REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI
Numer egzemplarza: 1
PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH
Jednostka kontrolowana: Urz ąd Gminy w Zadzimiu
3 grudnia 2009 roku – 28 Termin kontroli: stycznia 2010 roku
Kontroluj ący Dominik Gołacki – inspektor (imi ę, nazwisko, Łukasz Szczepanik – inspektor stanowisko słu Ŝbowe ):
Okres obj ęty kontrol ą 2008 - 2009 rok
WK 601-2/55/2009 z dnia 12 Numer i data upowa Ŝnienia: listopada 2009 roku
Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz. U. nr 112, poz.1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
I. INFORMACJE WST ĘPNE
DANE O JEDNOSTCE
Gmina Zadzim obejmuje obszar o powierzchni 144,36 km 2. PołoŜona jest w Województwie Łódzkim, w Powiecie Poddębickim. Siedziba Urzędu Gminy mieści się w Zadzimiu, pod adresem Zadzim 44 k. 99 232. Liczba mieszkańców Gminy Zadzim na dzień 4 grudnia 2009 roku wynosiła ogółem 5.363 osoby, w tym kobiet 2.640 i męŜczyzn 2.723. Stan bezrobocia na październik 2009 roku szacował się na poziomie 201 osób bezrobotnych w tym 83 kobiet i 118 męŜczyzn. Gmina Zadzim posiada nadane numery: − NIP 828 13 56 281, − REGON 730934341. Urząd Gminy w Zadzimiu posiada nadane numery: − NIP 828 11 06 963, − REGON 000547856. Kontrola ma charakter kontroli kompleksowej, obejmującej prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej i udzielania zamówień publicznych.
II. USTALENIA OGÓLNE
1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI
Przewodniczący rady gminy Funkcję Przewodniczącego Rady Gminy Zadzim od dnia 27 listopada 2006 roku pełni WIESŁAW TWARDOWSKI (uchwała nr I/1/06 Rady Gminy Zadzim z dnia 27 listopada 2006 roku). W kadencji Rady Gminy 2002 2006 Przewodniczącym Rady Gminy Zadzim był równieŜ Wiesław Twardowski (uchwała nr I/1/2002 Rady Gminy Zadzim z dnia 18 listopada 2002 roku).
Wójt Wójtem Gminy Zadzim jest WŁODZIMIERZ OWCZAREK wybrany w wyborach bezpośrednich w dniu 12 listopada 2006 roku (zaświadczenie Gminnej Komisji Wyborczej z dnia 13 listopada 2006 roku), który złoŜył ślubowanie w dniu 6 grudnia 2006 roku. W poprzedniej kadencji Włodzimierz Owczarek równieŜ został wybrany na Wójta Gminy Zadzim (zaświadczenie Gminnej Komisji Wyborczej z dnia 8 listopada 2002 roku).
Skarbnik gminy Skarbnikiem Gminy Zadzim jest KAZIMIERA WODZIŃSKA powołana na to stanowisko uchwałą Rady Gminy Zadzim nr XLII/234/06 z dnia 25 lipca 2006 roku. W okresie wcześniejszym stanowisko to zajmowała Maria Herman (uchwała nr XVI/80/91 Rady Gminy Zadzim z dnia 4 listopada 1991 roku).
______2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Sekretarz gminy Sekretarzem Gminy Zadzim jest CZESŁAW PĘDZIK, powołany na to stanowisko uchwałą nr V/19/07 Rady Gminy Zadzim z dnia 15 marca 2007 roku. Z dniem 1 stycznia 2009 roku stosunek pracy na podstawie powołania został przekształcony w stosunek pracy na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. W okresie wcześniejszym funkcje Sekretarza pełniła Danuta Ziętarska (uchwała nr IV/17/90 Rady Gminy Zadzim z dnia 10 lipca 1990 roku).
2. GMINNE (POWIATOWE ) JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNO ŚCI
Jednostkami organizacyjnymi Gminy Zadzim są:
− Zespół Szkół w Zadzimiu – jednostka budŜetowa,
− Zespół Szkół w Zygrach – jednostka budŜetowa,
− Szkoła Podstawowa im. Krystyny Wituskiej w Małyniu – jednostka budŜetowa,
− Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Zadzimiu – jednostka budŜetowa,
− Gminna Biblioteka Publiczna w Zadzimiu – jednostka budŜetowa, natomiast nadzór Gmina sprawuje nad:
− Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Zadzimiu – zakład opieki zdrowotnej. W załączniku do Statutu Gminy Zadzim zostały wyszczególnione ww. jednostki oraz Szkoła Podstawowa im. Marszałka Polski Józefa Piłsudskiego w Iwoniu, która została zlikwidowana z dniem 31 sierpnia 2005 roku na podstawie uchwały nr XXIX/156/05 Rady Gminy Zadzim z dnia 19 kwietnia 2005 roku. PowyŜsze wskazuje na nieaktualizowanie Statutu. Gminna Biblioteka Publiczna w Zadzimiu, jako jednostka organizacyjna była prowadzona w formie jednostek budŜetowych. Taka forma organizacyjna była niezgodna z art. 2 w związku z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 13, poz. 123 ze zm.). Jednostki te powinny być prowadzone w formie samorządowych instytucji kultury.
3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE
Statut gminy Uchwałą nr XII/60/03 Rady Gminy Zadzim z dnia 27 listopada 2003 roku przyjęło Statut Gminy Zadzim.
Regulamin organizacyjny urz ędu W okresie objętym kontrolą obowiązywał Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy w Zadzimiu wprowadzony zarządzeniem nr 58/V/08 Wójta Gminy Zadzim z dnia 28 marca 2008 roku.
______3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Uchwałą nr IV/23/03 Rady Gminy Zadzim z dnia 18 lutego 2003 roku zostały określone zasady zbycia, obciąŜania nieruchomości gruntowych, wydzierŜawiania lub najmu na okres dłuŜszy niŜ 3 lata oraz przyznania pierwszeństwa w nabyciu lokali mieszkalnych i określenia warunków sprzedaŜy lokali. Uchwała ta została zmieniona uchwałami Rady Gminy Zadzim: nr XVIII/88/04 z dnia 29 marca 2004 roku i nr XL/222/06 z dnia 1 czerwca 2006 roku.
Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego warto ści maj ątkowych pochodz ących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł Zarządzeniem nr 74/V/08 Wójta Gminy Zadzim z dnia 1 sierpnia 2008 roku została wprowadzona w Urzędzie Gminy w Zadzimiu instrukcja postępowania w sprawach przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałania finansowemu terroryzmowi.
4. UNORMOWANIA W ZAKRESIE KONTROLI WEWN ĘTRZNEJ (FINANSOWEJ ).
Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne. Zagadnienia z zakresu kontroli finansowej zostały wprowadzone w Urzędzie Gminy w Zadzimiu następującymi zarządzeniami Wójta Gminy Zadzim: − nr 155/IV/06 z dnia 2 stycznia 2006 roku – załącznik nr 3 – Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy w Zadzimiu, − nr 160/IV/06 z dnia 3 lutego 2006 roku – Regulamin kontroli wewnętrznej. Zgodnie z tymi aktami zakres kontroli finansowej w badanej jednostce obejmuje całość procesów związanych z pobieraniem i gromadzeniem dochodów, dokonywaniem wydatków, zaciąganiem zobowiązań finansowych oraz gospodarowaniem majątkiem gminy. Kontrola wewnętrzna pracowników i poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu stanowi ogół działań realizowanych pod względem: zgodności z prawem, gospodarności, rzetelności, celowości, legalności, przejrzystości, zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym, która powinna być dokonywana na etapie wstępnym, bieŜącym i następnym. Unormowania ujęte w ww. aktach obejmują wszystkie zagadnienia określone w art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.). Wszyscy pracownicy potwierdzili otrzymanie ww. instrukcji i regulaminu. Zgodnie z Regulaminem organizacyjnym Urzędu Gminy w Zadzimiu, w skład Referatu finansowo podatkowego wchodziły następujące stanowiska do spraw: − inspektor ds. księgowości budŜetowej szkół i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, − inspektor ds. księgowości budŜetowej Urzędu Gminy i Gminnej Biblioteki Publicznej, − inspektor ds. wymiaru zobowiązań pienięŜnych, − inspektor ds. księgowości podatkowej, − inspektor ds. opłat i obsługi kasowej, − inspektor ds. płac. Nadzór nad Referatem powierzony został Kierownikowi tego Referatu.
______4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontroli zgodności wykonywanych faktycznie czynności z zapisami zawartymi w Regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy Zadzim oraz zakresami czynności poddano czterech pracowników Referatu finansowo podatkowego. Stwierdzono na podstawie sporządzonych przez Skarbnika Gminy informacji dotyczących wykonywanych czynności pracowników Referatu finansowo podatkowego, Ŝe jeden z pracowników nie wykonywał wszystkich czynności wynikających z jego zakresu czynności, tj.: osoba zajmująca stanowisko podinspektora ds. opłat i obsługi kasowej, natomiast podinspektor ds. księgowości budŜetowej szkół i GOPS oraz podinspektor ds. księgowości budŜetowej Urzędu Gminy i Gminnej Biblioteki Publicznej wykonywali więcej czynności niŜ wynikało to z ich zakresów czynności toŜsamych z zapisami zwartymi w Regulaminie organizacyjnym. Zwrócono równieŜ uwagę, Ŝe zakres czynności jednego z pracowników odbiegał od postanowień obowiązującego na dzień przeprowadzenia kontroli Regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy w Zadzimiu, tj.: podinspektor ds. opłat i obsługi kasowej. W zakresach czynności zostały ustalone zastępstwa w przypadku nieobecności osób zajmujących ww. stanowiska pracy. Na podstawie zakresu czynności pracowników, Regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy w Zadzimiu i ewidencji księgowej stwierdzono, Ŝe w badanej jednostce prowadzono wspólnie księgi rachunkowe Urzędu Gminy w Zadzimiu i Gminnej Biblioteki Publicznej w Zadzimiu, jak równieŜ Urząd prowadził ewidencję księgową Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zadzimiu i szkół z terenu gminy, natomiast sprawozdania finansowe dla wymienionych jednostek były sporządzane wspólnie. PowyŜsze było niezgodne z art. 4 ust. 1, 2 i 3 w związku z art. 2 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2009 r., Dz. U. nr 152, poz. 1223 ze zm.), z których wynika obowiązek prowadzenia przez jednostki organizacyjne odrębnych ksiąg rachunkowych celem zapewnienia ujmowania w księgach wyłącznie zdarzeń gospodarczych związanych z danymi jednostkami, a w konsekwencji rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego kaŜdej z nich, a takŜe w celu umoŜliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki sprawozdań finansowych. Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości ponoszą kierownicy jednostek organizacyjnych, stosownie do art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Przejęcie wykonania obsługi finansowo księgowej jednostek organizacyjnych przez słuŜby pracownicze Urzędu Gminy nie uchyla obowiązku odrębnego prowadzenia ksiąg rachunkowych dla jednostek organizacyjnych, tj. takiego prowadzenia ksiąg, które umoŜliwi wyodrębnienie ewidencji zdarzeń gospodarczych dotyczących danych jednostek i sporządzanie sprawozdań finansowych. Zgodnie ze zmianą ustawy o rachunkowości obowiązującą do 1 stycznia 2009 roku, dokonaną ustawą z dnia 18 marca 2008 roku o zmianie ustawy o rachunkowości (Dz. U. nr 63, poz. 393), księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki, przy czym mogą być one prowadzone na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej poza siedzibą jednostki albo oddziału, w przypadku określonym w art. 13 ust. 2 i 3 oraz w razie powierzenia ich prowadzenia podmiotowi prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkach art. 11 ust. 1 i 3. W myśl art. 76a ust. 1 ustawy o rachunkowości, w brzmieniu nadanym od dnia 1 stycznia 2009 roku usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą, w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, polegają na świadczeniu usług w zakresie czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2 5. Urząd Gminy nie jest podmiotem prowadzącym działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, tak więc od 1 stycznia 2009 roku nie moŜe prowadzić ksiąg rachunkowych swoich jednostek (wyjątek stanowią szkoły zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (tekst
______5 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 256, poz. 2572 ze zm.). Jednostki te mogą prowadzić księgi rachunkowe w swojej siedzibie, albo mogą zlecić to prowadzenie odpowiednim podmiotom. Ewidencja księgowa szkół była prowadzona odrębnie, natomiast SP ZOZ u w ogóle nie była prowadzona w Urzędzie Gminy w Zadzimiu. Kierownik jednostki powierzył na piśmie Skarbnikowi Gminy obowiązki i odpowiedzialność w zakresie określonym w art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Na podstawie dokumentacji znajdującej się w aktach osobowych Skarbnika Gminy ustalono, Ŝe spełnia on wymagania wynikające w art. 45 ust. 2 ww. ustawy. Kontroli przestrzegania unormowań kontroli wewnętrznej dokonano na podstawie tych samych dokumentów źródłowych, co w teście dotyczącym konta 201 – rozrachunki z dostawcami i odbiorcami, w dalszej części protokołu. W wyniku kontroli stwierdzono: − wszystkie dokumenty zostały opisane oraz sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, − zatwierdzenia do wypłaty dokonywał Wójt, przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy lub jego Zastępca, − dla kaŜdego ze sprawdzonych dokumentów finansowo księgowych zostały określone procedury obiegu i kontroli.
Kontrola finansowa wobec jednostek organizacyjnych Ogólne zagadnienia z zakresu kontroli finansowej wobec jednostek organizacyjnych Gminy Zadzim zostały zawarte w: − Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Urzędzie Gminy w Zadzimiu – stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 155/IV/06 Wójta Gminy Zadzim z dnia 2 stycznia 2006 roku, − Regulaminie kontroli wewnętrznej wprowadzonej zarządzeniem nr 160/IV/06 Wójta Gminy Zadzim z dnia 3 lutego 2006 roku. W związku z faktem prowadzenia ewidencji księgowej jednostek podległych wspólnie z ewidencją Gminy lub przez pracowników Urzędu Gminy, faktury wystawione zarówno na Gminę Zadzim, jak i na jej jednostki podległe były sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym przez pracowników Urzędu Gminy lub jednostek podległych. Zatwierdzenia dokumentów do wypłaty, w tym faktur wystawionych na jednostki organizacyjne Gminy, dokonywał Wójt Gminy Zadzim. Biorąc pod uwagę postanowienia obowiązującego w badanym okresie art. 44 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, to kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. PowyŜsze wskazuje, iŜ kierownicy: jednostek oświatowych, GOPS u i Gminnej Biblioteki Publicznej, nie wykonywali obowiązków w zakresie kontroli finansowej. W myśl postanowień art. 67 ust. 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 1991 roku o zakładach opieki zdrowotnej (tekst jednolity z 2007 r., Dz. U. nr 14, poz. 89 ze zm.) nadzór nad zakładami opieki zdrowotnej sprawuje podmiot, który utworzył zakład, natomiast zgodnie z § 7 ust. 2 w zw. z § 7 ust. 1 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 18 listopada 1999 roku w sprawie szczegółowych zasad sprawowania nadzoru nad samodzielnymi publicznymi zakładami opieki zdrowotnej i nad jednostkami transportu sanitarnego (Dz. U. nr 94, poz. 1097) – podmiot sprawujący nadzór przeprowadza kontrole okresowe, które są
______6 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
podejmowane co najmniej raz w roku. Kontrolujący ustalili, Ŝe Gmina Zadzim nie przeprowadziła Ŝadnej kontroli w latach 2007 2009 w jednostce nadzorowanej Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Zadzimiu – czym naruszyła ww. przepisy. W 2009 roku zostało przeprowadzonych 6 kontroli wewnętrznych (dotyczących 5 stanowisk pracy w Urzędzie Gminy i 1 stanowiska pracy GOPS u) w zakresie wykonywania czynności słuŜbowych pod względem merytorycznym i formalnym. Kontrole te nie były przeprowadzane pod względem finansowym. Osoby przeprowadzające czynności kontrolne zostały upowaŜnione do przeprowadzenia kontroli na podstawie zarządzenia nr 106/V/09 Wójta Gminy Zadzim z dnia 1 kwietnia 2009 roku. Załącznikiem do zarządzenia był plan przedmiotowych kontroli na 2009 rok, który został wykonany w całości. Z przeprowadzonych czynności kontrolnych sporządzono protokoły. W latach 2007 i 2008 kontrole wewnętrzne nie były przeprowadzane w badanej jednostce. Testy do kontroli dotyczące wewnętrznych procedur kontroli i realizacji obowiązków organu jst wynikających z ustawy o finansach publicznych stanowią załącznik nr 2 do protokołu kontroli.
5. KONTROLE ZEWN ĘTRZNE
Kontrole przeprowadzone przez RIO Ostatnia kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona została w okresie od 28 sierpnia do 28 października 2005 roku przez starszych inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi: Jerzego Turbińskiego i Andrzeja Kowalczyka.
Kontrole przeprowadzone w zakresie gospodarki finansowej przez inne podmioty - lata 2008 - 2009 W ww. okresie w Urzędzie Gminy w Zadzimiu zostały przeprowadzone następujące kontrole gospodarki finansowej, przez: − Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi w dniach 27 października – 4 listopada 2008 roku w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji celowych w kwocie 250.000,00 zł pochodzących z rezerwy celowej utworzonej w ustawie budŜetowej na rok 2007 (cz. 84, poz. 4), przekazanych Gminie Zadzim z przeznaczeniem na realizację zadań związanych z usuwaniem skutków klęsk Ŝywiołowych, − Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi w dniu 23 lutego 2009 roku w zakresie realizacji zadania inwestycyjnego pn.: „Przebudowa i rozbudowa budynku SP ZOZ w Zadzimiu”, − Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi w dniach 11 marca – 24 marca 2009 roku w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji celowych w kwocie 286.200,00 zł pochodzących z rezerwy celowej utworzonej w ustawie budŜetowej na rok 2008, przekazanych Gminie Zadzim z przeznaczeniem na realizację zadań związanych z usuwaniem skutków klęsk Ŝywiołowych, − NajwyŜszą Izbę Kontroli Delegatura w Łodzi w dniach 20 luty 20 marca 2009 roku w zakresie prawidłowości zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej, − Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi w zakresie prawidłowości realizacji zadania inwestycyjnego w ramach Narodowego Programu Przebudowy Dróg Lokalnych (nie określono okresu przeprowadzenia kontroli).
______7 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
6. KREDYTY , PO śYCZKI , OBLIGACJE , POR ĘCZENIA , AKCJE I UDZIAŁY
Zaci ągni ęte kredyty i po Ŝyczki - 2008 rok i I półrocze 2009 roku
Na sfinansowanie planowanego deficytu budŜetu jednostki samorządu terytorialnego (art.82 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych) Nazwa podmiotu lub Kwota Wysoko ść raty banku Nr umowy z po Ŝyczki lub kredytu i data Przeznaczenie Okres spłaty Uchwała organu udzielaj ącego dnia kredytu jej stanowi ącego kredytu lub (w zł) uruchomienia po Ŝyczki 1 2 3 4 5 6 7 BO Ś S.A. 1905/07/200 2.000.000 Sfinansowanie Ostatni dzie ń 500.000 zł - Uchwała Nr Oddział w Łodzi 8/1245/F/OB deficytu kwartału od marca 04.08.2008 r., XX/112/08 Rady R z dnia bud Ŝetowego w 2009 r. do 500.000 zł - Gminy Zadzim z 01.08.2008 r. 2008 r. i spłat ę 31.12.2016 r. po 08.10.2008 r., dnia 3 lipca wcze śniej 62.500,00 zł 600.000 zł - 2008 r. zaci ągni ętych 27.11.2008 r., zobowi ąza ń 400.000 zł - 29.12.2008 r. Rejonowy Bank 169/2009/M z 2.600.000 Sfinansowanie Ostatni dzie ń Do wysoko ści Uchwała Nr Spółdzielczy w dnia deficytu bud Ŝet. kwartału od marca 1.000.000 zł - XXXII/165/09 Malanowie 25.06.2009 r. w 2009 r. i 2010 r. do 26.06.2009 r. Rady Gminy spłat ę 31.12.2019 r. po Do wysoko ści Zadzim z dnia 6 wcze śniej 65.000,00 zł 1.800.000 zł - maja 2009 r. zaci ągni ętych 30.09.2009 r. zobowi ąza ń Do wysoko ści 2.600.000 zł - 15.12.2009 r. Umowy zostały podpisane ze strony Gminy Zadzim przez Wójta Gminy – Włodzimierza Owczarka oraz kontrasygnowane przez Skarbnika Gminy – Kazimierę Wodzińską. Wymienione uchwały w tabeli w sprawie zaciągnięcia kredytów zostały pozytywnie zaopiniowane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi. Wpływy rat kredytów zostały zaewidencjonowane po stronie Wn konta 133 i Ma konta 134 – Kredyty bankowe. Syntetyka i analityka konta 134 prowadzona była w systemie komputerowym. Zgodnie z uchwałą budŜetową Gminy Zadzim na rok 2008 nr XV/80/08 Rady Gminy Zadzim z dnia 25 stycznia 2008 roku, deficyt budŜetu gminy został ustalony w wysokości 991.409,00 zł, natomiast w uchwale budŜetowej na 2009 rok nr XXVII/137/08 Rady Gminy Zadzim z dnia 30 grudnia 2008 roku, w wysokości 1.642.483,00 zł. W piśmie z dnia 18 stycznia 2010 roku Kazimiera Wodzińska – Skarbnik Gminy oświadczyła, Ŝe planowany deficyt budŜetu Gminy Zadzim na dzień podjęcia uchwał i zawarcia umów wyszczególnionych w ww. tabeli przedstawiał się następująco: − 3 lipca 2008 roku 991.409,00 zł, − 1 sierpnia 2008 roku 991.409,00 zł, − 6 maja 2009 roku 1.544.599,00 zł, − 25 czerwca 2009 roku 1.544.599,00 zł.
______8 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kredyty udzielone Gminie Zadzim w 2008 i I połowie 2009 roku, zostały przez nią zaciągnięte na finansowanie deficytu budŜetowego na dany rok i równocześnie na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań, bez określenia (w umowach oraz uchwałach) jaka część kredytu została przeznaczona na dany cel, w związku z czym kontrolujący nie mogli się odnieść czy wartość zaciągniętych kredytów była niŜsza czy wyŜsza od planowanego deficytu. Oświadczenie Skarbnika Gminy – Kazimiery Wodzińskiej z dnia 18 stycznia 2010 roku dotyczące wysokości planowanego deficytu, określonego na dzień podjęcia uchwał i zawarcia umów w sprawie zaciągnięcia kredytu i poŜyczki na pokrycie planowanego deficytu budŜetowego i spłaty wcześniej zaciągniętych zobowiązań stanowi załącznik nr 3 do protokołu kontroli. Na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych poŜyczek i kredytów (art.82 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych) W badanym okresie Gmina Zadzim nie zaciągnęła kredytów i poŜyczek na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych, natomiast zaciągnęła kredyty na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań łącznie z kredytami na sfinansowanie planowanego deficytu budŜetowego – co zostało opisane wcześniej. Skarbnik Gminy – Kazimiera Wodzińska w piśmie z dnia 18 stycznia 2010 roku potwierdziła niezaciąganie przez Gminę kredytów i poŜyczek na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych w 2008 roku i I połowie 2009 roku. Oświadczenie Skarbnika Gminy – Kazimiery Wodzińskiej w sprawie niezaciągania w 2008 roku i I półroczu 2009 roku kredytów i poŜyczek na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych stanowi załącznik nr 4 do protokołu kontroli.
Na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budŜetu jednostki samorządu terytorialnego (art.82 ust.1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych) Na podstawie uchwał budŜetowych na 2008 i 2009 rok, Wójt Gminy został upowaŜniony do zaciągania kredytów i poŜyczek krótkoterminowych na pokrycie występującego w ciągu roku deficytu budŜetu do wysokości odpowiednio: 1.000.000,00 zł i 1.700.000,00 zł. W 2008 roku i w I połowie 2009 roku Gmina Zadzim nie zaciągnęła kredytów i poŜyczek na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budŜetu jednostki samorządu terytorialnego. PowyŜsze potwierdził Skarbnik Gminy – Kazimiera Wodzińska w piśmie z dnia 18 stycznia 2010 roku. Oświadczenie Skarbnika Gminy – Kazimiery Wodzińskiej w sprawie nie zaciągania w 2008 roku i I półroczu 2009 roku kredytów i poŜyczek na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budŜetowego jednostki samorządu terytorialnego stanowi załącznik nr 5 do protokołu kontroli.
Udzielone gwarancje i por ęczenia – 2006 – I półrocze 2009 rok W okresie od 2006 roku do końca I połowy 2009 roku Gmina Zadzim nie udzieliła Ŝadnych gwarancji ani poręczeń, co zostało potwierdzone przez Skarbnika Gminy – Kazimierę Wodzińską w piśmie z dnia 18 stycznia 2010 roku. Oświadczenie Skarbnika Gminy – Kazimiery Wodzińskiej w sprawie nie udzielania Ŝadnych gwarancji ani poręczeń w 2008 roku i I półroczu 2009 roku stanowi załącznik nr 6 do protokołu kontroli.
Wyemitowane papiery warto ściowe W badanym okresie Gmina Zadzim nie emitowała papierów wartościowych. W piśmie z dnia 18 stycznia 2010 roku Skarbnik Gminy – Kazimiera Wodzińska potwierdziła powyŜsze
______9 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Oświadczenie Skarbnika Gminy – Kazimiery Wodzińskiej w sprawie nie wyemitowania papierów wartościowych przez Gminę Zadzim w 2008 roku i I połowie 2009 roku stanowi załącznik nr 7 do protokołu kontroli.
Posiadane akcje i udziały w spółkach prawa handlowego. Wnoszenie i wycena aportów rzeczowych Na dzień 31 grudnia 2008 roku oraz 30 czerwca 2009 roku saldo konta 030 – Długoterminowe aktywa finansowe, stanowiło kwotę 10.000,00 zł, na którą składało się 10 akcji o wartości nominalnej 1.000,00 zł kaŜda Spółki Akcyjnej Łódzkiego Centrum Handlowego „Zjazdowa” w Łodzi. Kontrolującym okazano akt notarialny Rep. A nr 535/2000 z dnia 26 stycznia 2000 roku dotyczący oświadczenia o objęciu ww. akcji. Zarząd Gminy Zadzim został upowaŜniony do nabycia przedmiotowych akcji uchwałą nr X/52/99 Rady Gminy Zadzim z dnia 25 czerwca 1999 roku.
Stan zadłu Ŝenia jednostki samorz ądu terytorialnego – 2008 rok i I połowa 2009 roku Stan zadłuŜenia przedstawiał się następująco: Wyszczególnienie wg tytułów Kwota zadłu Ŝenia na dzie ń Kwota zadłu Ŝenia na dzie ń Lp. dłu Ŝnych 31.12.2008 roku 30.06.2009 roku 1. Kredyty 5.805.089,00 6.297.419,00 2. Po Ŝyczki 114.803,00 75.336,33 3. Przyj ęte depozyty - - 4. Emisja papierów warto ściowych - - 5. Emisja obligacji samorz ądowych - - 6. Zobowi ązania wymagalne - - 7. Zobowi ązania wymagalne z tytułu - - gwarancji i por ęcze ń RAZEM 5.919.892,00 6.372.755,33
PowyŜsze zadłuŜenie wynikało z wcześniej opisanych przy punkcie „Na sfinansowanie planowanego deficytu budŜetu jednostki samorządu terytorialnego” zaciągniętych przez Gminę Zadzim w 2008 i I półroczu 2009 roku kredytów oraz z zaciągniętych kredytów i poŜyczek przed rokiem 2008, które zostały wyszczególnione w załączniku do protokołu. Wykaz zaciągniętych kredytów i poŜyczek przez Gminę Zadzim przed 2008 rokiem stanowi załącznik nr 8 do protokołu kontroli. Rada Gminy do wszystkich zaciągniętych kredytów i poŜyczek przed 2008 rokiem podjęła stosowne uchwały, w których upowaŜniła Wójta Gminy Zadzim do zaciągnięcia tych zobowiązań, zgodnie z art. 60 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 2000 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.). Odnośnie jednego kredytu i dwóch poŜyczek tj.: − kredyt udzielony przez Bank Spółdzielczy w Szadku na kwotę 735.752,00 zł – umowa nr 2/2005 z dnia 04 października 2005 roku, − poŜyczka udzielona przez WFOŚiGW w Łodzi na kwotę 132.797,00 zł – umowa nr 60/OW/P/2006 z dnia 16 sierpnia 2006 roku, − poŜyczka udzielona przez WFOŚiGW w Łodzi na kwotę 120.000,00 zł – umowa nr 121/OA/2006 z dnia 10 października 2006 roku,
______10 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
kontrolującym nie okazano opinii regionalnej izby obrachunkowej o moŜliwości spłaty tych zobowiązań, co świadczy o nieprzestrzeganiu postanowień art. 83 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych. Zgodnie z tym przepisem w przypadku ubiegania się przez jednostkę samorządu terytorialnego o udzielenie kredytu lub poŜyczki, organ wykonawczy tej jednostki jest obowiązany uzyskać opinię regionalnej izby obrachunkowej o moŜliwości spłaty kredytu lub poŜyczki. Analogiczne unormowania zostały zawarte w ustawie dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.), gdzie w art. 49 ust. 2 zawarto, iŜ w przypadku ubiegania się przez jednostkę samorządu terytorialnego o udzielenie kredytu lub poŜyczki, regionalna izba obrachunkowa, na wniosek jednostki samorządu terytorialnego, wydaje opinię o moŜliwości spłaty kredytu lub poŜyczki. Organ wykonawczy nie wystąpił w ogóle o wydanie ww. opinii odnośnie tych poŜyczek. Stan zadłuŜenia przedstawiony w powyŜszym zestawieniu był zgodny z danymi zawartymi w sprawozdaniu Rb Z sporządzonym za okres od początku roku do 31 grudnia 2008 roku, jak równieŜ z per saldami kont 134 i 260, na których to kontach prowadzona była ewidencja odpowiednio kredytów i poŜyczek, w rozbiciu na poszczególnych kredyto i poŜyczkodawców. Podczas analizy ewidencji księgowej oraz przeliczania wysokości spłat rat wszystkich kredytów kontrolujący stwierdzili, Ŝe na dzień 31 grudnia 2008 roku i 30 czerwca 2009 roku, w trakcie spłat rat kredytu udzielonego przez Bank Millennium w Warszawie o/Łódź na podstawie umowy z dnia 11 października 2004 roku nr 01/EFRWP/04 zawartej na kwotę 459.198,00 zł, wystąpiła na koncie 134 nadwyŜka spłacanego zobowiązania w wysokości 1.836,00 zł. Kontrolujący nie ustalali momentu i przyczyny powstania tej nadwyŜki. W sprawozdaniach Rb Z za ww. okresy uwzględniono per salda konta 134 pomimo tego, Ŝe w obu tych okresach kwota 1.836,00 zł stanowiła naleŜność, a nie zobowiązanie. Tak więc przedmiotowe sprawozdania nie wykazywały faktycznej kwoty zobowiązań Gminy Zadzim w tych okresach o tą kwotę, co naruszyło postanowienia § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej (Dz. U. nr 115, poz. 781 ze zm.). W dniu 17 listopada 2009 roku Bank przekazał kwotę 1.836,00 zł na rachunek Urzędu. W piśmie z dnia 14 stycznia 2010 roku Kazimiera Wodzińska – Skarbnik Gminy wyjaśniła, Ŝe w rozmowie telefonicznej w październiku 2009 roku z pracownikiem Banku została poinformowana o pozostałości środków pienięŜnych na rachunku bankowym, który został utworzony do spłaty przedmiotowego kredytu. W dniu 19 października 2009 roku został wypełniony wniosek o zwrot środków i zamknięcie rachunku. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy – Kazimiery Wodzińskiej w sprawie zwrotu środków w kwocie 1.836,00 zł przez Bank Millenium Łódź stanowi załącznik nr 9 do protokołu kontroli. Na koncie analitycznym 260 2 na koniec badanych okresów widnieją salda w wysokości 38.003,00 zł po stronie Ma. Kwota ta dotyczyła umowy poŜyczki zawartej z WFOŚiGW nr 174/OA/P/2004 w dniu 22 września 2004 roku. Kontrolującym okazano pismo nr WF 4735/OA/137 04/06 z dnia 28 lipca 2006 roku, w którym Zastępca Prezesa WFOŚiGW w Łodzi poinformował Wójta Gminy Zadzim o umorzeniu w wysokości 38.003,00 zł poŜyczki udzielonej Gminie na podstawie ww. umowy. Warunkiem umorzenia było: przeznaczenie całości umorzonej kwoty poŜyczki na zadanie: „Budowa kolektora sanitarnego wraz z przyłączeniami w miejscowości Zadzim” oraz zawarcie z WFOŚiGW umowy umorzeniowej, a następnie złoŜenie w WFOŚiGW w Łodzi faktur potwierdzających uruchomianie środków z umorzenia na ww. cel nie później niŜ w terminie do dnia 31 października 2006 roku.
______11 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontrolującym okazano dokumenty potwierdzające spełnienie ww. warunków w tym, umowę nr U06046/04174 o umorzenie z dnia 8 sierpnia 2006 roku zawartą pomiędzy Gminą Zadzim a WFOŚiGW w Łodzi, w sprawie umorzenia poŜyczki – umowa nr 174/OA/P/2004 – w kwocie 38.003,00 zł. Kwota ta zastała wyksięgowana z konta 260 2 dopiero w dniu 1 października 2009 roku, czyli ponad 3 lata później niŜ powinna. Tak późne wyksięgowanie umorzonej poŜyczki świadczy o prowadzeniu ewidencji księgowej w sposób nierzetelny i błędny, tj. niezgodnie z art. 24 ust. 2 i 3 w związku z art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Jednocześnie spowodowało to zawyŜenie wysokości wykazanych zobowiązań w ww. sprawozdaniach, co świadczy sporządzeniu ww. sprawozdań Rb Z nieprawidłowo pod względem merytorycznym czym naruszono postanowienia § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budŜetowej. Akta kontroli strony nr 1 13.
Stan zadłuŜenia na dzień 31 grudnia 2008 roku. Na stan zadłuŜenia na dzień 31 grudnia 2008 roku złoŜyły się kwoty poŜyczki i kredytów pozostające do spłaty w wysokości 5.919.892,00 zł, (z czego poŜyczka w wysokości 114.803,00 zł i kredyty w wysokości 5.805.089,00 zł) – zgodnie ze sprawozdaniem Rb Z. Zestawienia przedstawiające stany zadłuŜenia na: 31 grudnia 2008 roku oraz 30 czerwca 2009 roku stanowią załącznik nr 10 do protokołu kontroli. Biorąc pod uwagę kwotę wykonanych dochodów w 2008 roku – 13.116.522,46 zł (sprawozdanie Rb 27S od początku roku do 31 grudnia 2008 roku) oraz wysokość zobowiązań na koniec 2008 roku – 5.919.892,00 zł, wskaźnik zadłuŜenia na dzień 31 grudnia 2008 roku kształtował się na poziomie 45,13 % a więc relacja, o której mowa w art. 170 ust. 1 ustawy o finansach publicznych została zachowana. Zgodnie z uchwałą budŜetową łączna kwota planowanych do spłaty w 2008 roku rat kredytów i poŜyczek oraz odsetek od tych kredytów i poŜyczki, ustalona została w łącznej wysokości 1.419.153,00 zł (w tym odsetki – 243.200,00 zł). Biorąc pod uwagę relację kwoty planowanej do spłaty do planowanych dochodów (10.303.114,00 zł) wskaźnik zadłuŜenia wyniósł 13,77%, w związku, z czym wskaźnik zadłuŜenia wynikający z art. 169 ust. 1 ustawy o finansach publicznych nie przekroczył 15% planowanych na dany rok budŜetowy dochodów jednostki samorządu terytorialnego.
Stan zadłuŜenia na dzień 30 czerwca 2009 roku Na stan zadłuŜenia na dzień 30 czerwca 2009 roku złoŜyły się kwoty poŜyczki i kredytów pozostające do spłaty w wysokości 6.372.755,33 zł, (z czego poŜyczka w wysokości 75.336,33 zł i kredyty w wysokości 6.297.419,00 zł) – zgodnie ze sprawozdaniem Rb Z. Biorąc pod uwagę kwotę planowanych dochodów na 2009 rok – 11.840.218,00 zł oraz wysokość zobowiązań wykazanych w Rb Z na koniec I półrocza 2009 roku – 6.372.755,33 zł, wskaźnik zadłuŜenia na dzień 30 czerwca 2009 roku kształtował się na poziomie 53,82%, a więc relacja, o której mowa w art. 170 ust. 2 ustawy o finansach publicznych została zachowana. Zgodnie z uchwałą budŜetową łączna kwota planowanych do spłaty w 2009 roku rat kredytów i poŜyczek oraz odsetek od tych kredytów i poŜyczki, ustalona została w łącznej wysokości 1.477.560,00 zł (w tym odsetki – 442.820,00 zł). Biorąc pod uwagę relację kwoty planowanej do spłaty do planowanych dochodów (11.840.218,00 zł) wskaźnik zadłuŜenia wyniósł 12,48%, w związku, z czym wskaźnik zadłuŜenia wynikający z art. 169 ust. 1 ustawy o finansach publicznych nie przekroczył 15% planowanych na dany rok budŜetowy dochodów jednostki samorządu terytorialnego.
______12 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Gmina Zadzim nie zaciągnęła kredytów i poŜyczek, które nie podlegałyby wliczeniu do limitu zadłuŜenia.
Spłata zaci ągni ętych zobowi ąza ń - w szczególno ści z tytułu kredytów i po Ŝyczek Kontroli poddano spłatę rat oraz odsetek od zaciągniętych zobowiązań z tytułu kredytów i poŜyczki przypadających do spłaty w 2008 roku i w I połowie 2009 roku – nie stwierdzono aby badana jednostka poniosła wydatki związane z nieterminowym regulowaniem rat i odsetek od zaciągniętych kredytów i poŜyczek. Zestawienie przedstawiające terminowość spłacania w 2008 roku i I w połowie 2009 roku rat i odsetek od zaciągniętych kredytów i poŜyczki przez Gminę Zadzim stanowi załącznik nr 11 do protokołu kontroli. W uchwale budŜetowej na 2008 rok limit spłat rat poŜyczek i kredytów został ustalony w wysokości 1.175.953,00 zł, a odsetek od tych zobowiązań w wysokości 231.200,00 zł. Wysokość zabezpieczonych środków na spłatę odsetek w 2008 roku została zwiększona o kwotę 56.000,00 zł (do kwoty 287.200,00 zł) na podstawie uchwały nr XXVII/141/08 Rady Gminy Zadzim z dnia 30 grudnia 2008 roku. Na 2009 rok zostały określone limity w uchwale budŜetowej w wysokościach odpowiednio: 1.034.740,00 zł i 442.820,00 zł. Łącznie w 2008 roku Gmina Zadzim dokonała spłat rat zaciągniętych kredytów i poŜyczki w wysokości 1.175.953,00 zł, a odsetek w wysokości 287.131,82 zł (razem 1.463.084,82 zł). Natomiast w I połowie 2009 roku dokonała spłat rat od kredytów i poŜyczek w wysokości 547.136,67 zł, a odsetki w wysokości 163.926,18 zł (razem 711.062,85 zł). Zgodnie z kartą wydatków prowadzoną dla działu 757 – Obsługa długu publicznego, rozdziału 75702 Obsługa papierów wartościowych, kredytów i poŜyczek jednostek samorządu terytorialnego, § 8070 Odsetki i dyskonto od skarbowych papierów wartościowych, kredytów i poŜyczek oraz innych instrumentów finansowych, związanych z obsługą długu krajowego, w 2008 roku jednostka wydatkowała łącznie kwotę 287.131,82 zł, a w I połowie 2009 roku kwotę 163.926,18 zł. Gmina Zadzim nie przekroczyła wysokości zabezpieczonych środków na spłatę odsetek od zaciągniętych kredytów i poŜyczek w 2008 roku. Ewidencja księgowa spłaty zaciągniętych kredytów i poŜyczki była prowadzona na kontach, odpowiednio 134 – Kredyty bankowe i 260 – Zobowiązania finansowe, w korespondencji z kontem 133, natomiast spłata odsetek od tych zobowiązań ewidencjonowana była na kontach Wn 400 – Koszty według rodzaju i Ma 130 – Rachunki bieŜące jednostek budŜetowych. Dokonywanie ewidencji spłaty odsetek od kredytów i poŜyczek na koncie 400 było niezgodne z postanowieniami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 142, poz. 1020 ze zm.). Prawidłowo ewidencja ta prowadzona powinna być na kontach Wn 750 – Przychody i koszty finansowe i Ma 130.
______13 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
III. EWIDENCJA KSI ĘGOWA. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ .
1. OPIS PRZYJ ĘTYCH ZASAD RACHUNKOWO ŚCI . ZABEZPIECZENIE DANYCH PRZETWARZANYCH W SYSTEMACH INFORMATYCZNYCH .
Zasady rachunkowości dla Urzędu Gminy w Zadzimiu zostały wprowadzone następującymi zarządzeniami Wójta Gminy Zadzim: a) nr 154/IV/06 z dnia 2 stycznia 2006 roku: − załącznik nr 1 – Zakładowy plan kont dla budŜetu Gminy Zadzim, − załącznik nr 2 – Zakładowy plan kont dla jednostki budŜetowej w Urzędzie Gminy w Zadzimiu, b) nr 155/IV/06 z dnia 2 stycznia 2006 roku: − załącznik nr 1 – Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych w Urzędzie Gminy w Zadzimiu, − załącznik nr 2 – Instrukcja w sprawie ewidencji i poborów podatków i opłat w Urzędzie Gminy w Zadzimiu, − załącznik nr 3 – Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej w Urzędzie Gminy w Zadzimiu, c) nr 159/IV/06 z dnia 3 lutego 2006 roku – Instrukcja dotycząca sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz systemu słuŜącego ochronie danych osobowych i ich zbiorów, d) nr 73/V/08 z dnia 1 sierpnia 2008 roku w sprawie zmian zarządzenia w sprawie przyjęcia zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Gminy w Zadzimiu. W powyŜszych regulacjach zawarte zostały zasady rachunkowości, które odpowiadają wymogom określonym w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit b i c oraz w art. 10 ust.1 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Nie określono natomiast: roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, jak równieŜ przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń odnośnie zakładowego planu kont Urzędu, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ww. ustawy. W zakładowym planie kont dla jednostek i zakładów budŜetowych oraz funduszy celowych Urzędu Gminy w Zadzimiu w zakresie przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń na poszczególnych kontach polityka rachunkowości odnosi się do załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetu jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752, Dz. U. nr 128, poz. 1069). Art. 10 ust. 1 pkt 3 lit a ustawy o rachunkowości wymaga posiadanie przez jednostkę dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady rachunkowości, w tym zasady klasyfikacji zdarzeń na poszczególnych kontach. Tak więc naleŜy stwierdzić, Ŝe w Urzędzie Gminy w Zadzimiu nie zostały określone sposoby prowadzenia ksiąg rachunkowych w zakresie zasad klasyfikacji zdarzeń na poszczególnych kontach, czym naruszono postanowienia art. 10 ust. 1 pkt 3 lit a ww. ustawy. NaleŜy zauwaŜyć, Ŝe wyŜej przytoczone rozporządzenie przestało obowiązywać z dniem 30 czerwca 2006 roku, jak równieŜ nie zawiera takich kont jak 021, 022, 130 1 i innych, które
______14 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zostały wskazane w zakładowym planie kont jako konta syntetyczne – co dodatkowo wskazuje na niedostosowanie się do art. 10 ust. 1 pkt 3 lit a ww. ustawy. W zakładowym planie kont dla Urzędu Gminy w Zadzimiu jako konta syntetyczne wykazano m.in. konta: 020 – Wartości niematerialne i prawne, 021 – Podstawowe wartości niematerialne i prawne, 022 Pozostałe wartości niematerialne i prawne, 130 1, 130 2, 130 3, 135 1, 135 2, 135 3 i wiele tego typu innych kont – z podaniem tylko ich nazwy. W dalszej części zakładowego planu kont zawarto „wykaz kont syntetycznych, do których naleŜy prowadzić ewidencję analityczną”, gdzie krótko opisano przy niektórych kontach zasady prowadzenia ich analityki. Opisy te pokrywały się w stosunku do niektórych kont wskazanych jako konta syntetyczne w pierwszej części zakładowego planu kont, natomiast do niektórych kont np.: z zespołu 1, nie wskazano aby w ogóle prowadzona była do nich analityka. PowyŜsze wskazuje na nierzetelne sporządzenie zakładowego planu kont dla Urzędu Gminy w Zadzimiu, w tym na nieścisłości w określeniu, które konta są syntetyczne, a które analityczne. Zgodnie z danymi zawartymi w Instrukcji dotyczącej sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz systemu przetwarzania danych i ich zbiorów, ewidencja księgowa w Urzędzie Gminy prowadzona jest w oparciu o następujące programy komputerowe: − BudŜet WIN – księgowość budŜetowa z planowaniem – od 1 stycznia 2003 roku, − Podatki WIN – system wymiaru podatków lokalnych od osób fizycznych – od 1 stycznia 2006 roku, − KSGZOB WIN – system księgowości podatków i opłat – od 1 stycznia 2006 roku, − JGU WIN – system wymiaru podatku od nieruchomości dla osób prawnych wraz z księgowością podatkową – od 1 stycznia 2006 roku, − AUTA WIN – system wymiaru podatków od środków transportowych wraz z księgowością podatkową – od 1 stycznia 2006 roku, − PŁACE WIN – system kadrowo płacowy – od 1 stycznia 2006 roku, − KASA WIN – system księgowości kasy Urzędu – od 1 stycznia 2006 roku, − PRZELEWY – program drukujący przelewy bankowe oraz prowadzący ich rejestrację – od 1 kwietnia 2001 roku, − ŚRODKI TRWAŁE WIN – od 1 stycznia 2006 roku – faktycznie ewidencja księgowa środków trwałych nie była prowadzona przy uŜyciu tego programu, tylko ręcznie. Zgodnie z art. 9 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe były prowadzone w języku polskim i w walucie polskiej.
2. URZ ĄDZENIA KSI ĘGOWE
W Urzędzie Gminy w Zadzimiu księgi rachunkowe prowadzone w większości w systemie komputerowym składały się z: − dziennika, − księgi głównej, − ksiąg pomocniczych – analityka do konta 011 i 071 była prowadzona ręcznie, − zestawień: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, − wykazu składników aktywów i pasywów oraz zestawienia zmian w funduszu jednostki,
______15 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
co było zgodne z art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Kontroli poddano prawidłowość dokonywania zapisów księgowych w księdze głównej i dzienniku na próbie dokumentów źródłowych i ewidencji księgowej ujętych pod wyciągiem bankowym z dnia 21 maja 2009 roku nr 103 (nr księgowy wyciągu 278) od nr pozycji 4220 do nr 4240. W wyniku analizy tych dokumentów stwierdzono następujące nieprawidłowości: − wszystkie poddane kontroli zapisy księgowe nie zawierały daty dowodu, jeŜeli róŜniła się ona od daty dokonania operacji, co było niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości, − ewidencji księgowej dokumentów źródłowych dokonywano pod datą wykonania przelewu, mimo iŜ data wpływu do Urzędu dokumentów była wcześniejsza, co świadczy o niesystematycznym prowadzeniu ewidencji księgowej, o czym mowa w art. 24 ust. 4 pkt 2 i art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości, − Ŝadna z operacji, która tego wymagała nie została ewidencjonowana na koncie 201, co było niezgodne z zakładowym planem kont oraz rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Ewidencji dokonywano bezpośrednio w koszty – konto 400, − zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej nie były powiązane ze sobą w sposób umoŜliwiający ich sprawdzenie, natomiast udokumentowanie zapisów nie pozwalało na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, czym naruszono art. 23 ust. 4 i art. 24 ust. 4 pkt 1 ww. ustawy. Wszystkie dowody księgowe posiadały nadane numery ewidencyjne, które nie były w jakikolwiek sposób wykorzystane w ewidencji księgowej. Odrębne numery ewidencyjne były nadawane na wyciągach bankowych i tylko po nich była moŜliwość powiązania dziennika z księgą główną, jednak poszczególne operacje naleŜało wyszukiwać po ich wartościach. Zestawienie dotyczące prawidłowości stosowania urządzeń księgowych sporządzone na podstawie próby dokumentów poddanych szczegółowej kontroli stanowi załącznik nr 12 do protokołu kontroli. Kontroli poddano pojedyncze, losowo wybrane operacje finansowe, pod kątem prawidłowości ich ewidencjonowania, tj.: a) wpłata podatku od nieruchomości na rachunek bankowy Urzędu ewidencja podatku prowadzona była w sposób następujący: Wn 130 Rachunek bieŜący jednostek budŜetowych w korespondencji z kontem 221 – NaleŜności z tytułu dochodów budŜetowych po stronie Ma, b) wpływ dotacji celowej w dniu 18 lutego 2009 roku na rachunek bankowy Gminy Zadzim wpłynęła dotacja celowa z Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi w wysokości 5.206,00 zł. Dotację zaewidencjonowano na kontach: Wn 133 – Rachunek budŜetu i Ma 901 – Dochody budŜetu. Przekazanie dotacji do Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej nastąpiło w dniu 19 lutego 2009 roku, co zostało zaewidencjonowane na kontach: Wn 223 – Rozliczenie wydatków budŜetowych i Ma 133, c) wpływ w grudniu subwencji oświatowej na styczeń roku następnego w dniu 22 grudnia 2008 roku wpłynęła na rachunek bankowy Gminy subwencja oświatowa z Ministerstwa Finansów w wysokości 283.281,00 zł. Ewidencji dokonano na kontach: Wn 133 i Ma 909 Rozliczenia międzyokresowe. Przeksięgowania subwencji dokonano na
______16 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
dochody budŜetu Gminy w roku następnym po stronie Wn konta 909 Rozliczenia międzyokresowe i po stronie Ma konta 901, d) zapłata faktury za roboty związane z realizacją inwestycji – w dniu 26 sierpnia 2008 roku została wystawiona faktura nr 132/D/2008 przez firmę Włodan Andrzej Włodarczyk, Cecylia Włodarczyk S.J., na kwotę 193.379,67 zł brutto, za modernizację drogi dojazdowej do gruntów rolnych w miejscowości Bratków. Ewidencji dokonano na kontach: Wn 080 Inwestycje (środki trwałe w budowie) i Ma 130. Przeniesienie wartości zrealizowanego zadania ujęto na kontach Wn 011 Środki trwałe i Ma 080. Inwestycja ta nie została ujęta na kontach 810 – Dotacje budŜetowe oraz środki z budŜetu na inwestycje i Ma 800 – Fundusz jednostki, co było niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Zgodnie z protokołem odbioru z dnia 27 sierpnia 2008 roku droga w tym dniu została przekazania do eksploatacji, a pomimo tego ujęcia na koncie 011, na podstawie dokumentu OT, dokonano w dniu 31 grudnia 2008 roku, co spowodowało naruszenie postanowień art. 16d ust. 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz. 654 ze zm.), w myśl którego składniki majątku, o których mowa w art. 16a 16c, wprowadza się do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z art. 9 ust. 1, najpóźniej w miesiącu przekazania ich do uŜywania. Późniejszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, o których mowa w art. 16h ust. 1 pkt 4. Ewidencja na koncie 080 odnośnie wszystkich inwestycji dróg gminy była prowadzona na jednym koncie analitycznym, co było niezgodne zarówno z zakładowym planem kont, jak i z ww. rozporządzeniem. We wspomnianych regulacjach zawarto wymóg prowadzenia ewidencji analitycznej konta 080 wg poszczególnych zadań inwestycyjnych wykazując ponoszone koszty w celu skalkulowania ceny nabycia lub wytworzenia poszczególnych środków trwałych. Do wartości środka trwałego nie zostały wliczone koszty poniesione na wykonanie dokumentacji technicznej przebudowy drogi – 6.100,00 zł brutto i koszty związane z usługą pełnienia funkcji inspektora nadzoru budowlanego – 3.170,16 zł (razem: 9.270,16 zł), co było niezgodne z art. 16g ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, w myśl którego za cenę nabycia uwaŜa się kwotę naleŜną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do uŜywania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montaŜu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji (…).
3. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ I BILANS JEDNOSTKI . ZGODNO ŚĆ DANYCH WYKAZYWANYCH W SPRAWOZDANIACH BUD śETOWYCH Z EWIDENCJ Ą KSI ĘGOW Ą
Sprawdzono prawidłowość sporządzenia niŜej wymienionych sprawozdań: 1. Rb 27S – sprawozdanie z wykonania planu dochodów budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2007 roku i 31 grudnia 2008 roku,
______17 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2. Rb 28S – sprawozdanie z wykonania planu wydatków budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2008 roku, 3. Rb Z – sprawozdanie o stanie zobowiązań jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2008 roku, 4. Rb NDS – sprawozdanie o nadwyŜce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2008 roku, 5. Rb ST – sprawozdanie o stanie środków na rachunkach bankowych jednostki samorządu terytorialnego na koniec 2008 roku. Sprawozdania zostały podpisane przez Skarbnika Gminy oraz Wójta Gminy lub Sekretarza Gminy. Sekretarz Gminy posiadał stosowne upowaŜnienie do zatwierdzania sprawozdań budŜetowych. Rb 27S Dochody wykazane w sprawozdaniach Rb 27S za 2007 i 2008 rok odpowiadały sumie sald kont: 901 – Dochody budŜetu i 907 – Dochody z funduszy pomocowych. W zakresie rocznych sprawozdań: skutki obniŜenia górnych stawek podatków, skutki udzielonych ulg i zwolnień wynikające z uchwał gminy oraz skutki finansowe decyzji wydanych przez Wójta na podstawie Ordynacji podatkowej dla poszczególnych podatków wykazane zostały odrębnie, zarówno w 2007, jak i w 2008 roku. Ustalono, iŜ w przypadku finansowych skutków decyzji wydanych przez Wójta Gminy w oparciu o Ordynację podatkową, równieŜ dla poszczególnych podatków, wyodrębniono oddzielnie kwoty powstałe z tytułu umorzenia zaległości podatkowych oraz kwoty rozłoŜenia na raty i odroczenia terminu płatności. PowyŜsze było zgodne z zapisem zawartym w § 3 ust. 1 pkt 10 i 11 załącznika nr 34 – Instrukcja sporządzania sprawozdań budŜetowych w zakresie budŜetów jednostek samorządu terytorialnego do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budŜetowej. Wpływy z podatku rolnego i podatku od nieruchomości od osób fizycznych, pobierane w formie łącznego zobowiązania pienięŜnego, wykazane zostały w Rb 27S za 2007 i 2008 rok w kwotach odrębnych dla poszczególnych podatków, co było zgodne z § 3 ust. 1 pkt 6 załącznika nr 34 ww. Instrukcji. Kontrolujący ustalili, Ŝe wpłaty dokonywane w formie łącznego zobowiązania podatkowego były rozksięgowywane na poszczególne podatki. Rb 28S Wydatki wykazane w sprawozdaniu Rb 28S za 2008 rok odpowiadały kwotom wykazanym w ewidencji księgowej kont: 902 – Wydatki budŜetu + 908 – Wydatki z funduszy pomocowych. Na dzień 31 grudnia 2008 roku Gmina posiadała zobowiązania ogółem w wysokości 89.121,54 zł. Nie zostały wykazane Ŝadne zobowiązania wymagalne oraz wydatki niewygasające. Na podstawie kart wydatków niŜej wymienionych działów, rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budŜetowej dokonano porównania kwot wydatkowanych, wykazanych w ewidencji księgowej z danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb 28S: 010/01009/2630, 010/01095/4440, 750/75011/4300, 750/75011/4410, 750/75023/4440, 750/75023/4740 754/75405/6170, 754/75414/4210, 852/85219/4440 i 921/92116/4740. W wyniku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości. Rb Z Zgodnie ze sprawozdaniem Rb Z za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2008 roku kontrolowana jednostka posiadała zobowiązania, wg tytułów dłuŜnych wynikających z zaciągniętych kredytów i poŜyczki, w łącznej wysokości 5.919.892,00 zł. Kwota ta była zgodna z sumą sald wykazanych po stronie Ma na kontach: 134 – Kredyty bankowe – 5.805.089,00 zł i 260 – Zobowiązania finansowe – 114.803,00 zł.
______18 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W sprawozdaniu nie zostały wykazane Ŝadne zobowiązania wymagalne oraz zobowiązania wynikające z zawartych umów o terminie płatności za okres dłuŜszy niŜ 6 miesięcy przypadających w latach następnych. Prawidłowość zawartych danych w sprawozdaniu Rb Z za 2008 rok została szczegółowo opisana przy temacie „Kredyty, poŜyczki, obligacje, poręczenia, akcje i udziały”. Rb NDS W wyniku porównania danych zawartych w sprawozdaniu Rb NDS ze sprawozdaniami Rb 28S i Rb 27S za 2008 rok stwierdzono:
- kwoty dochodów wykazane w sprawozdaniu Rb NDS w kolumnach „Plan (po zmianach)” i „Wykonanie” odpowiadały kwotom wykazanym w kolumnach „Plan (po zmianach)” i „Dochody wykonane (wpływy minus zwroty)” w sprawozdaniu Rb 27S, co było zgodne z § 10 ust. 1 pkt 1 ppkt a załącznika nr 34 ww. Instrukcji, − kwoty wydatków wykazane w sprawozdaniu Rb NDS w kolumnie „Plan (po zmianach)” i „Wykonanie” odpowiadały kwotom wykazanym w kolumnie „Plan (po zmianach)” i „Wydatki wykonane” w sprawozdaniu Rb 28S, co było zgodne z § 10 ust. 1 pkt 2 załącznika nr 34 ww. Instrukcji. Ustalono równieŜ, iŜ: − wykazana nadwyŜka stanowiła róŜnicę pomiędzy dochodami a wydatkami, co było zgodne z § 10 ust. 1 pkt 3 załącznika nr 34 ww. Instrukcji. Wartość ta była zgodna z wartością wykazaną w bilansie organu za 2008 rok w pozycji II.1 NadwyŜka (+) lub niedobór ( ) wykonania budŜetu, − kwota wykazana w pkt D „Finansowanie” w kolumnie „Wykonanie” sprawozdania Rb NDS stanowiła róŜnicę pomiędzy przychodami ogółem a rozchodami ogółem, co było zgodne z § 10 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 34 ww. Instrukcji, − kwota wykazana w pkt D21 – spłaty kredytów i poŜyczek, odpowiadała sumie kwot z przelewów spłaconych rat poŜyczek i kredytów. Rb ST Stan środków na rachunku budŜetu jednostki samorządu terytorialnego (wiersz I sprawozdania) wykazany w rocznym sprawozdaniu Rb ST na koniec 2008 roku wyniósł kwotę 438.495,21 zł. Wykazany stan środków finansowych był zgodny z danymi i wykazanymi w bilansie organu za 2008 rok w pozycji „Środki pienięŜne” oraz saldem kont 133. Stan dotacji i subwencji przekazanych w grudniu na styczeń następnego roku wynikał z salda konta 909 – Rozliczenia okresowe, tj.: 283.281,00 zł, natomiast stan środków niewykorzystanych dotacji stanowił wartość 63.546,08 zł, co było zgodne z saldem konta 224. Nie wykazano Ŝadnych kwot w pozycjach: stan środków na rachunkach wydatków budŜetowych i stan środków funduszy pomocowych, co było zgodne z danymi wykazanymi w zestawieniu obrotów i sald za 2008 rok.
Bilans z wykonania budŜetu za 2008 rok Prawidłowość wykazania danych w bilansie sprawdzono na podstawie bilansu sporządzonego na dzień 31 grudnia 2008 roku, który został podpisany przez Skarbnika Gminy – Kazimierę Wodzińską i Sekretarza Gminy – Czesława Pędzik (który posiadał stosowne upowaŜnienie), oraz na podstawie ewidencji księgowej (zestawienia obrotów i sald kont budŜetu) za rok 2008.
______19 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Porównanie danych zawartych w bilansie z wykonania budŜetu za 2008 rok Gminy Zadzim z zestawieniem obrotów i sald stanowi załącznik nr 13 do protokołu kontroli. W wyniku analizy ww. dokumentów stwierdzono m.in.: − na koncie 140 – Inne środki pienięŜne ewidencjonowano środki pienięŜne, które faktycznie były naleŜnościami. Środki takie powinny być ujmowane na kontach rozrachunkowych – zespołu drugiego, − w pozycji bilansu „Fundusze pomocowe (bez poz. 1.4)” oraz w pozycji „Skumulowana nadwyŜka lub niedobór na zasobach budŜetu (+, )” wykazano w częściach saldo konta 960 Skumulowana nadwyŜka lub niedobór na zasobach budŜetu. Prawidłowo w pozycji „Fundusze pomocowe (bez poz. 14)” powinno zostać wykazane saldo Ma konta 967, a w pozycji „Skumulowana nadwyŜka lub niedobór na zasadach budŜetu (+, )” saldo konta 960. Wartość wykazanych środków pienięŜnych w bilansie była zgodna z potwierdzeniami sald na dzień 31 grudnia 2008 roku. Akta Kontroli strony nr 14 17
Bilans Urzędu Gminy za 2008 rok Według „Bilansu jednostki budŜetowej” sporządzonego dla Urzędu Gminy w Zadzimiu jako jednostki na dzień 31 grudnia 2008 roku, który został podpisany przez Skarbnika Gminy – Kazimierę Wodzińską i Sekretarza Gminy – Czesława Pędzik (który posiadał stosowne upowaŜnienie), stan aktywów i pasywów stanowił kwotę 15.408.507,37 zł. Prawidłowość sporządzenia bilansu jednostki sprawdzono na podstawie tego bilansu oraz zestawienia obrotów i sald. Porównanie danych zawartych w bilansie jednostki za 2008 rok Urzędu Gminy w Zadzimiu z zestawieniem obrotów i sald stanowi załącznik nr 14 do protokółu kontroli. Wartość Fundusz jednostki wykazana w ww. bilansie była zgodna z Zestawieniem zmian w funduszu jednostki sporządzonym na koniec 2008 roku. Stwierdzono równieŜ zgodność wykazanego zysku w bilansie z Rachunkiem zysków i strat na dzień 31 grudnia 2008 roku. Sprawdzenia prawidłowości wykazania w bilansie wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych dokonano na podstawie zestawienia zbiorczego umorzenia środków trwałych na dzień 31 grudnia 2008 roku i zestawienia umorzenia wartości niematerialnych i prawnych. Wspomniana tabela umorzeniowa do konta 011 prowadzona była w rozbiciu na poszczególne działy klasyfikacji budŜetowej, a kaŜdy dział składał się z grup klasyfikacji środków trwałych (łącznie z grupą 0, od której nie było liczone umorzenie). W związku z faktem prowadzenia analityki konta 011 tylko w ksiąŜkach środków trwałych (bez rozbicia na poszczególne grupy w ewidencji komputerowej), z naruszeniem art. 24 ustawy o rachunkowości, tj. nierzetelnie, błędnie, niesprawdzalnie i niebieŜąco, kontrolujący sprawdzenia prawidłowości wykazania danych w bilansie dokonali na podstawie tabel umorzeniowych. Nieprawidłowości i uchybienia dotyczące prowadzenia ewidencji na koncie 011 zostały opisane w dalszej części protokołu przy temacie „Ewidencja majątku gminy. Inwentaryzacja”. Łączna wartość umorzenia środków trwałych wykazana w zbiorczej tabeli umorzeniowej była zgodna z ewidencją księgową kont 071 prowadzoną odrębnie dla Urzędu, Oświaty i GOPS u. Brak było natomiast zgodności pomiędzy zbiorczą tabelą umorzeniową a szczegółowymi tabelami umorzeniowymi w odniesieniu do ustalenia posiadanych środków trwałych – co zostało opisane poniŜej podczas szczegółowej analizy posiadanych środków transportowych przez Urząd Gminy oraz jednostki podległe. W szczegółowych tabelach umorzeniowych występowały błędy rachunkowe, jak
______20 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
na przykład: błędnie podsumowano umorzenia działu 801, czy nieprawidłowo zsumowano wartości grupy 7 w tabeli dotyczącej działu 754. Wartość środków trwałych w cenie nabycia lub zakupu wykazana w zbiorczej tabeli umorzeniowej tj. 28.555.968,39 zł, na podstawie której wykazano środki trwałe w bilansie, była niezgodna z sumą sald po stronie Ma kont 011 wykazanych w zestawieniach obrotów i sald poszczególnych jednostek na koniec 2008 roku tj. łącznie 28.491.866,12 zł. RóŜnica stanowi wartość 64.102,27 zł. Tak więc naleŜy stwierdzić, Ŝe wartości ujęte w bilansie odnośnie środków trwałych zostały wykazane niezgodnie z ewidencją księgową. Wskazane nieprawidłowości, chociaŜby błędy rachunkowe, sugerują iŜ suma aktywów i pasywów nie powinny być ze sobą zgodne, a pomimo tego wskazują tą samą wartość 15.408.507,37 zł. śaneta Kujawa – podinspektor ds. księgowości budŜetowej szkół i GOPS w piśmie z dnia 14 stycznia 2010 roku wyjaśniła, Ŝe tabele umorzeniowe za 2008 rok sporządzone zostały na podstawie tabel umorzeniowych za rok 2007. Dane zawarte w tabelach umorzeniowych za 2008 rok nie zostały uprzednio uzgodnione i zaktualizowane według danych zawartych ewidencji księgowej. Wyjaśnienie śanety Kujawy – podinspektora ds. księgowości budŜetowej szkół i GOPS z dnia 14 stycznia 2010 roku w sprawie sposobu sporządzenia tabel umorzeniowych za 2008 rok stanowi załącznik nr 15 do protokołu kontroli. Grunty Łączna wartość gruntów wykazana w zbiorczej tabeli umorzeniowej oraz w ewidencji analitycznej środków trwałych wynosiła wartość 95.517,00 zł, tj. zgodnie z danymi wykazanymi w bilansie. Z ksiąg środków trwałych nie jest moŜliwe ustalenie, jakie grunty posiadała Gmina, z uwagi iŜ zapisy w niej prowadzone zawierały tylko określenia np.: „grunty”, „grunty pod OSP”, „grunty pozostałe”, „grunty wysypisko”, z podaniem wartości początkowej i w kilku przypadkach wskazaniem zmian tej wartości. W ewidencji nie wyszczególniono poszczególnych działek z określeniem ich wartości, powierzchni, daty nabycia lub zbycia, tak więc nie było moŜliwe na podstawie tej ewidencji ustalenie wartości początkowej poszczególnych działek, czym naruszono postanowienia rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Zgodnie z informacją o stanie mienia komunalnego, stanowiącego załącznik do projektu budŜetu na 2009 roku, Gmina posiadała na dzień 31 października 2008 roku 97 działek o powierzchni łącznej 46,9382 ha. W związku z nierzetelnym prowadzeniem analitycznej ewidencji księgowej gruntów, kontrolujący nie mieli moŜliwości porównania danych zawartych w informacji o stanie mienia komunalnego z ewidencja księgową. Na prośbę kontrolujących BoŜena Krajewska – podinspektor ds. planowania przestrzennego, wydawania zezwoleń i mienia komunalnego sporządziła zestawienia zbytych gruntów przez Gminę Zadzim w 2008 i 2009 roku. Z zestawień tych wynika, Ŝe w 2008 roku sprzedano następujące działki o nr: − 319/1 w Iwonie za kwotę 32.605,00 zł, akt notarialny z dnia 5 maja 2008 roku, − 187/8, 193/2 i 194 w Zygrach za kwotę 28.200,00 zł, akt notarialny z dnia 5 maja 2009 roku, − 299/2 w Zadzimiu za kwotę 1.014,00 zł, akt notarialny z dnia 28 sierpnia 2008 roku. Razem: 61.819,00 zł Na dzień przeprowadzenia kontroli sprzedane ww. działki nie zostały ujęte w ewidencji księgowej konta 011, zarówno analitycznej jak i syntetycznej, co
______21 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
świadczy o niesprawdzalnym, błędnym i niebieŜącym prowadzeniu ewidencji księgowej gruntów, czym naruszono art. 24 ustawy o rachunkowości. Na prośbę kontrolujących BoŜena Krajewska – podinspektor ds. planowania przestrzennego, wydawania zezwoleń i mienia komunalnego, sporządziła wykaz gruntów będących własnością Gminę Zadzim, w którym miała wykazać wartość początkową kaŜdego z gruntów zgodnie z dokumentacją źródłową. Ze sporządzonego zestawienia wynika, iŜ tylko jedna działka o nr 28 połoŜona w miejscowości Grabina o powierzchni 0,12 ha posiadała w dokumentacji źródłowej określenie wartości tj. 19.760,00 zł. Przy kilkunastu działkach wykazano ich wartość określoną w 2009 roku przez rzeczoznawcę majątkowego w kwocie łącznej 570.890,00 zł (wartość jednej działki podano łącznie z wartością naniesień). Na dzień przeprowadzania kontroli tj. 30 grudnia 2009 roku, w ewidencji księgowej nie zostały ujęte ww. wartości. Zestawienie przedstawiające wykaz gruntów będących na stanie Gminy Zadzim na dzień 28 grudnia 2009 roku sporządzone przez BoŜenę Krajewską – podinspektora ds. planowania przestrzennego, wydawania zezwoleń i mienia komunalnego, stanowi załącznik nr 16 do protokołu kontroli. W inwentaryzacji przeprowadzonej na koniec 2008 roku ujęto grunty w arkuszu spisu z natury nr 39 w wartościach i w sposób (pod ogólnymi określeniami typu „Grunty pod UG Zadzim” – 647,00 zł, „Grunty pod straŜnicami OSP” – 1.864,06 zł itd.) taki sam, jak w tabelach umorzeniowych i ewidencji analitycznej konta 011. Wartości niematerialne i prawne Wykazane dane w bilansie w pozycji „wartości niematerialne i prawne” były zgodne z danymi zawartymi w tabeli umorzeniowej dotyczącej tych wartości. W ewidencji księgowej prowadzonej komputerowo funkcjonowały 3 konta syntetyczne dotyczące wartości niematerialnych i prawnych tj.: − 020 – Wartości niematerialne i prawne, − 021 – Podstawowe wartości niematerialne i prawne, − 022 – Pozostałe wartości niematerialne i prawne. Zgodnie z opisem konta 020 w zakładowym planie kont ewidencja analityczna powinna być prowadzona w rozbiciu na konta: 021 – dla wartości powyŜej 3.500,00 zł i 022 – dla wartości poniŜej 3.500,00 zł. Faktycznie ewidencja syntetyczna prowadzona była na wszystkich trzech kontach, przy czym na koncie 020 w 2008 ujęto tylko zakup trzech programów na łączną wartość 1.180,00 zł. Suma wartości początkowych z tabeli umorzeniowej wartości niematerialnych i prawnych na dzień 31 grudnia 2008 roku stanowiła kwotę 68.128,94 zł, natomiast saldo konta 021 na ten sam dzień po stronie Wn stanowiło kwotę 70.255,95 zł (róŜnica: 2.127,01 zł) kontrolujący nie wzięli tu pod uwagę sald kont 020 jednostek podległych z uwagi, iŜ ich salda były niŜsze od kwoty 3.500,00 zł. W tabeli umorzeniowej nie zostały ujęte 3 programy zakupione w 2008 roku o łącznej wartości 1.827,01 zł (+ 300,00 zł błąd rachunkowy co zostało opisane dalej), a ujęte na koncie 021. KaŜdy z ww. 3 programów został nabyty za kwotę niŜszą o 3.500,00 zł, tak więc nie powinny one być ujęte na koncie 021 lecz na koncie 022. Na wartość umorzenia za 2008 rok składały się dwa inne programy o wartości łącznej 450,00 zł, których wartość początkowa nie przekraczała kwoty 3.500,00 zł. Łączna wartości początkowa wyliczona w tabeli umorzeniowej wartości niematerialnych i prawnych została błędnie zsumowana. Wykazana wartość w tabeli stanowiła kwotę 68.128,94 zł, a dokonując prawidłowego sumowania otrzymujemy wartość 68.428,94 zł (róŜnica wynosi 300,00 zł).
______22 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Stwierdzono równieŜ dwukrotne umorzenie programu komputerowego Sowa, raz w 100% w 2008 roku i od 2007 roku stopniowo wg stawki 30% co zostało opisane w dalszej części protokołu, przy temacie „Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych – konto 020. Prawidłowość stosowanych odpisów umorzeniowych”. PowyŜsze wskazuje, iŜ wykazanie w bilansie za 2008 rok wartości niematerialnych i prawnych na podstawie tabeli umorzeniowej było niezgode z ewidencją księgową Urzędu Gminy w Zadzimiu. Dokonując porównania tylko informacji zawartych w Instrukcji dotyczącej sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz systemu przetwarzania danych i ich zbiorów, gdzie zostały wyszczególnione programy komputerowe stosowane w Referacie finansowo podatkowym, z tabelą umorzeniową wartości niematerialnych i prawnych, naleŜy stwierdzić, Ŝe w tabeli umorzeniowej nie uwzględniono następujących programów: AUTA WIN, KASA WIN, PRZELEWY i ŚRODKI TRWAŁE WIN. Ewidencja szczegółowa do konta 021 nie była prowadzona, co było niezgodne z postanowieniami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. W ewidencji środków trwałych prowadzonej ręcznie wyszczególniono zaledwie 4 programy komputerowe, w grupie IV, przy których nie zawarto informacji umoŜliwiających naleŜyte obliczanie umorzenia wartości niematerialnych i prawnych, podział według ich tytułów lub osób odpowiedzialnych. Jednym z nich był program Woda o wartości początkowej 3.690,00 zł, który został zlikwidowany (zgodnie z ww. ewidencją) w dniu 31 grudnia 2005 roku, w pełnej wartości. W tabeli umorzeniowej natomiast wspomniany program był wyszczególniony, równieŜ w wartości początkowej 3.690,00 zł (umorzony w 100%). PowyŜsze wskazuje na prowadzenie ewidencji i umorzenia wartości niematerialnych i prawnych z naruszeniem przepisów ustawy o rachunkowości, w tym z art. 24, oraz ww. rozporządzenia. Inwentaryzacją na koniec 2008 roku nie objęto w ogóle wartości niematerialnych i prawnych. Środki transportu Zgodnie ze zbiorczym zestawieniem umorzenia środków trwałych na dzień 31 grudnia 2008 roku wartość początkowa środków trwałych grupy 7 stanowiła kwotę łączną 1.324.300,70 zł , natomiast zgodnie z sumami zestawień poszczególnych działów szczegółowych tabel umorzeniowych środków trwałych wartość łączna grupy 7 stanowi kwotę 1.303.744,62 zł. RóŜnica wynosi kwotę 20.556,08 zł, która stanowiła róŜnicę wartości zlikwidowanych pojazdów w 2008 roku tj. Robura: 27.780,56 zł – Star OSP JeŜew: 7.224,48 zł = 20.556,08 zł. NaleŜy zauwaŜyć, iŜ takie równanie jest nieprawidłowe z uwagi na wyksięgowanie pod datą 31 grudnia 2008 roku obu pojazdów z syntetycznego konta 011, co przemawia za dokonaniem sumy wartości zlikwidowanych środków transportu i w ogóle nie wykazywania ich w tabelach umorzeniowych. W tym przypadku suma wynosi wartość 35.005,04 zł. W związku z powyŜszym kontrolujący ustalili, Ŝe w bilansie Urzędu za 2008 roku była wykazana wartość samochodu Robur (27.780,56 zł) pomimo, Ŝe został on wyksięgowany z konta 011 na koniec tego roku (bez wyksięgowania z ewidencji analitycznej środków trwałych). Sumując natomiast wartości początkowe poszczególnych środków transportowych ujętych w szczegółowych tabelach umorzeniowych, łączna ich
______23 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wartość wynosi kwotę 1.296.520,14, co świadczy o błędach rachunkowych przy sumowaniu wartości zbiorczych w poszczególnych działach tych tabel. Dokonując porównań ewidencji środków trwałych, tabel umorzeniowych oraz informacji o stanie mienia komunalnego, dokumentacji z przeprowadzonej inwentaryzacji na koniec 2008 roku oraz informacji sporządzonej przez BoŜenę Krajewską – podinspektora ds. planowania przestrzennego, wydawania zezwoleń i mienia komunalnego – pod kątem posiadanych przez Urząd Gminy w Zadzimiu oraz jednostki podległe środków transportowych stwierdzono, co następuję: − do dnia przeprowadzania kontroli nie wyksięgowano z ewidencji analitycznej dwóch pojazdów o łącznej wartości 35.005,04 zł (wyksięgowane w ewidencji syntetycznej) oraz nie ujęto 3 pojazdów o łącznej wartości 71.953,00 zł, naruszając tym samym art. 24 ustawy o rachunkowości i art. 16d ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Z okazanej dokumentacji wynika, Ŝe wyŜej wspomniane wyksięgowane w ewidencji tylko syntetycznej 2008 roku pojazdy tj. Robur o wartości 27.780,56 zł i Star o wartości 7.224,48 zł zostały zdemontowane odpowiednio w dniach: 13 lipca 2007 roku i 11 sierpnia 2007 roku. Odnośnie Robura okazano decyzję Starosty Poddębickiego z dnia 31 lipca 2007 roku w sprawie wyrejestrowania pojazdu, z której wynikało kiedy dokonano jego demontaŜu oraz protokół likwidacji składników majątku z dnia 29 grudnia 2008 roku gdzie równieŜ ujęto ten pojazd – brak było natomiast zaświadczenia o demontaŜu. Odnośnie Stara okazano tylko decyzje Starosty Poddębickiego z dnia 27 września 2007 roku w sprawie wyrejestrowania pojazdu oraz zaświadczenie o demontaŜu z dnia 11 sierpnia 2007 roku. Niesporządzenie protokołu z likwidacji Stara było niezgodne z postanowieniami Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Urzędzie Gminy w Zadzimiu. Zgodnie z regulacjami zawartymi w instrukcji, likwidacji zuŜytych lub nienadających się do uŜytkowania środków trwałych dokonuje komisja powołana przez Wójta; komisja ze swoich czynności sporządza protokół, w którym podaje sposób likwidacji środka trwałego; protokół podlega zatwierdzeniu przez Wójta. Wyksięgowania z syntetyki dokonano na podstawie dokumentów PK. Zgodnie z rozdziałem V Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Urzędzie Gminy w Zadzimiu, dowodem rozchodu środków trwałych jest m.in. protokół likwidacji „LT”. Niesporządzenie takiego dokumentu odnośnie Stara, świadczy o nieprzestrzeganiu regulacji wewnętrznych w tym zakresie, − w ewidencji środków trwałych w grupie 7 została ujęta m.in. koparko ładowarka o wartości 69.540,00 zł, która nie jest środkiem transportu. Zgodnie z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. nr 112, poz. 1317 ze zm.), pojazd ten powinien zostać ujęty w grupie 5 Specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty, podgrupie 58 Maszyny do robót ziemnych, budowlanych i drogowych, rodzaju 580 – Maszyny do robót ziemnych i fundamentowych, − w informacji o stanie mienia komunalnego stanowiącej załącznik do projektu budŜetu na 2009 rok zapisano ogólnie, Ŝe gmina posiada łącznie 31 środków transportowych, bez podania wartości, w tym: 6 szt. autobusów szkolnych, 17 szt. samochodów straŜackich, 8 szt. środków transportu Urzędu Gminy (w tym 2 szt. koparko ładowarek). Z informacji sporządzonej przez pracownika merytorycznego wynika natomiast, Ŝe na dzień 31 grudnia 2008 roku Gmina posiadała łącznie 32 szt. środków transportu. W ewidencji syntetycznej konta
______24 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
011 widnieją tylko dwa wcześniej wspomniane wyksięgowania: Robura i Stara, w całym 2008 roku. Informacja pracownika merytorycznego nie zawiera tych dwóch pojazdów, tak więc informacja o stanie mienia komunalnego powinna wskazywać łącznie 33 pojazdy a nie 31. PowyŜsze wskazuje na nieprawidłowe sporządzenie informacji o stanie mienia komunalnego, − rozbieŜność pomiędzy ewidencją analityczną a tabelami umorzeniowymi i informacją pracownika merytorycznego stanowi kwotę 192.709,96 zł, a nie biorąc pod uwagę wartości koparko ładowarek, to o kwotę 26.769,96 zł. W tabelach umorzeniowych oraz w ewidencji analitycznej nie został w ogóle wykazany ciągnik C 330, który został wskazany w informacji pracownika merytorycznego, jak równieŜ w inwentaryzacji za 2008 roku (arkusz spisu z natury nr 258), przy czym w inwentaryzacji podano ciągnik C 330 wraz z przyczepą, z dopiskiem „otrzymano nieodpłatnie z Powiatu P ce” – w obu przypadkach bez podania wartości. Brak wprowadzenia do ewidencji księgowej ciągnika i przyczepy potwierdza niebieŜące, niesprawdzalne, błędne i nierzetelne prowadzenie tej ewidencji w zakresie środków transportowych (art. 24 ustawy o rachunkowości). Zgodnie z treścią art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości, jeŜeli nie jest moŜliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, a w szczególności przyjętego nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny – jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaŜy takiego samego lub podobnego przedmiotu. − w dokumentacji inwentaryzacyjnej, w arkuszu spisu z natury nr 258, wyszczególniono równieŜ cyt.: „sam. cięŜarowy „Star” szt. 1 – otrzymany z OSP Chodaki”. Nie określono przy nim wartości oraz, jak i przy wszystkich innych środkach transportu numerów rejestracyjnych. W ewidencji księgowej konta 011, tabelach umorzeniowych oraz zestawieniu posiadanych przez Gminę Zadzim na koniec 2008 roku środków transportowych pojazd taki nie został ujęty. W ustnym wyjaśnieniu BoŜena Krajewska – podinspektor ds. planowania przestrzennego, wydawania zezwoleń i mienia komunalnego stwierdziła, Ŝe otrzymała Stara o nr rejestracyjnych EPD L810 od OSP Chodaki, a nie ujęła go w swoim zestawieniu poniewaŜ pojazd ten jest niezdatny do uŜycia i czeka na złomowanie, − samochód Star o wartości 23.771,40 zł został ujęty w inwentaryzacji (arkusz nr 24) jako pojazd znajdujący się na stanie OSP w Zygrach, co było zgodne z ewidencją analityczną konta 011, natomiast w zestawieniu sporządzonym przez BoŜena Krajewska – podinspektora ds. planowania przestrzennego, wydawania zezwoleń i mienia komunalnego, pojazd ten został przypisany OSP JeŜew, natomiast OSP Zygry zgodne z tym zestawieniem uŜytkuje Stara o wartości 34.775,00 zł (pojazd ten nie został w ogóle ujęty w analityce konta 011). Ostatni opisany pojazd oraz Magirus będące w uŜytkowaniu OSP Ralewice o wartości 34.800,00 zł, zgodnie z ww. zestawieniem, nie zostały w ogóle wykazane w inwentaryzacji. W arkuszu nr 10 wykazano na stanie OSP JeŜew Stara o wartości łącznej 12.998,26 zł (na którą zgodnie ze spisem składały się wartości: 7.224,48 zł i 5.773,78 zł). W zestawieniu pracownika merytorycznego wykazano przy OSP JeŜew Stara o wartości 23.771,40 zł i 5.773,78 zł. Wartość 7.224,48 zł nie została w ogóle wykazana w tym zestawieniu. W ewidencji analitycznej konta 011 wykazano natomiast, iŜ Star o wartości 7.224,48 zł uŜytkowany jest przez OSP JeŜew, a Star o wartości 5.773,78 zł przez OSP Wierzchy. Według zestawienia pracownika merytorycznego oraz arkusza spisu z natury OSP Wierzchy uŜytkuje Jelcza o wartości 50.000,00 zł.
______25 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Jak opisano wcześniej Star o wartości 7.224,48 zł został zezłomowany w dniu 11 sierpnia 2007 roku, a pomimo tego jego wartość została wykazana w inwentaryzacji na dzień 31 sierpnia 2008 roku (arkusz spisu z natury nr 10). W wyjaśnieniu z dnia 5 stycznia 2010 roku Jerzy Modrzejewski inspektor ds. obronnych i ochrony przeciwpoŜarowej i Andrzej Kwiatos – podinspektor ds. gospodarki komunalnej i drogownictwa stwierdzili, Ŝe w arkuszu spisu z natury wartość zlikwidowanego samochodu została pomyłkowo wpisana, zamiast będącego na stanie innego Stara. Wyjaśnienie z dnia 5 stycznia 2010 roku Jerzego Modrzejewskiego inspektora ds. obronnych i ochrony przeciwpoŜarowej i Andrzeja Kwiatosa – podinspektora ds. gospodarki komunalnej i drogownictwa w sprawie wykazania w inwentaryzacji za 2008 rok pojazdu marki Star w wartości 7.224,48 zł stanowi załącznik nr 17 do protokołu kontroli. − autokary szkolne ujęte w ewidencji analitycznej konta 011 oraz w zestawieniu pracownika merytorycznego, o łącznie wartości 635.443,87 zł, nie zostały w ogóle ujęte w inwentaryzacji. Informacje o stanie posiadanych środków transportowych przez Urząd Gminy w Zadzimiu oraz jednostki podległe Gminie na dzień 31 grudnia 2008 roku i 21 grudnia 2009 roku stanowią załącznik nr 18 do protokołu kontroli. Akta kontroli strony nr 18 84. W wyniku analizy bilansu Urzędu Gminy w Zadzimiu i zestawienia obrotów i sald stwierdzono równieŜ m.in.: a) w zestawieniu obrotów i sald sporządzonym dla Oświaty zostało wykazane konto 330 – Towary z saldem po stronie Wn w wartości 3.610,91 zł. Kontrolujący ustalili, Ŝe jednostki oświaty z terenu Gminy Zadzim nie prowadzą Ŝadnej działalności handlowej, a na koncie 330 ujmowane były artykuły Ŝywnościowe na potrzeby wyŜywienia uczniów. Stołówki szkolne nie prowadziły działalności gospodarczej związanej z usługami gastronomicznymi. Ewidencja artykułów Ŝywnościowych powinna być prowadzona na koncie 310 – Materiały, b) w pozycji bilansu – Środki pienięŜne na rachunku bankowym została wykazana kwota ( ) 6.169.711,21 zł. Na wartość tą złoŜyła się suma sald strony Wn kont 131, 135, 139 Urzędu Gminy i 131 Oświaty oraz saldo Ma konta 130 Urzędu w kwocie ( ) 6.340.921,65 zł. Na początku roku 2008 roku w przedmiotowym bilansie wykazano wartość ( ) 10.664.655,44 zł. W wyjaśnieniu z dnia 28 grudnia 2009 roku Kazimiera Wodzińska – Skarbnik Gminy stwierdziła, Ŝe do sierpnia 2008 roku na koncie 130 księgowano wpłaty dochodów, a dotacje i subwencje księgowano tylko w organie na koncie 133 z pominięciem ewidencji memoriałowej na koncie 130. W związku ze zmianą cyt.: „rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15.04.2008 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości” od miesiąca maja 2008 roku do przychodów urzędu jednostek samorządu terytorialnego zalicza się dochody budŜetu jednostek samorządu terytorialnego nieujęte w planach finansowych innych samorządowych jednostek budŜetowych (m.in. dotacje i subwencje). Na podstawie dokumentu PK z dnia 31 sierpnia 2008 roku dokonano w tym samym dniu m.in. przypisu na konto 130 po stronie Wn dotacji i subwencji, które wpłynęły na rachunek Gminy w okresie od 1 stycznia do 31 sierpnia 2008 roku, w łącznej wysokości 5.794.180,33 zł, z czego dotacje – 1.593.896,33 zł i subwencje – 4.200.284,00 zł. Na podstawie ewidencji księgowej kont 133 i 130 za wrzesień 2008 roku, kontrolujący stwierdzili, Ŝe wpływ dotacji i subwencji był ujmowany na obu kontach,
______26 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wyjaśnienie Skarbnika Gminy – Kazimiery Wodzińskiej z dnia 28 grudnia 2009 roku w sprawie ujemnego salda konta 130 w 2008 roku stanowi załącznik nr 19 do protokołu kontroli. c) na podstawie zestawień obrotów i sald za 2008 rok kontrolujący wyliczyli róŜnice sumy sald kont 011 i 020 (021) (do sumy tej nie uwzględniono sald kont 020, których wartość była niŜsza niŜ 3.500,00 zł) w stosunku do sumy sald kont 071 tj.: 28.562.122,07 zł 7.420.023,78 zł, co dało kwotę 21.142.098,29 zł. Do kwoty tej dodano wartość akcji i udziałów 10.000,00 zł, otrzymując 21.152.098,29 zł tj.: wartość aktywów netto jaka powinna zostać wykazana w bilansie Urzędu Gminy w Zadzimiu na dzień 31 grudnia 2008 roku. Faktycznie jednak w bilansie tym wykazano wartość aktywów trwałych netto w wysokości 21.152.249,29 zł , czyli za duŜo w stosunku do zestawień obrotów i sald o kwotę 151,00 zł. Akta kontroli strony nr 85 116 Podsumowując przeprowadzoną analizę bilansu Urzędu Gminy w Zadzimiu na dzień 31 grudnia 2008 roku naleŜy stwierdzić, Ŝe został on sporządzony w sposób niezgodny do postanowieniami ustawy o rachunkowości. RównieŜ ewidencja księgowa opisana w tym temacie narusza regulacje w ww. ustawie, ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych i polityce rachunkowości badanej jednostki .
IV. ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA
1. ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI I DOSTAWCAMI . TERMINOWO ŚĆ REGULOWANIA ZOBOWI ĄZA Ń (LATA 2008 - 2009)
201 – rozrachunki z dostawcami i odbiorcami W zakładowym planem kont w stosunku do konta 201 odnotowano tylko, Ŝe ewidencja analityczna powinna być prowadzona komputerowo wg poszczególnych kontrahentów zakładając oddzielne konta pomocnicze na kaŜdego kontrahenta. W ewidencji księgowej prowadzonej w Urzędzie Gminy w Zadzimiu nie było w ogóle prowadzone konto 201, a wydatki ewidencjonowane były m.in. bezpośrednio w koszty, w korespondencji z kontem 080 i innymi kontami. Wymóg prowadzenia konta rozrachunkowego z kontrahentami wynika z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, jak równieŜ zostało to uregulowane w zakładowym planie kont Urzędu. W myśl postanowienia art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości konta ksiąg pomocniczych powinny być prowadzone m.in. dla rozrachunków z kontrahentami, natomiast w badanej jednostce brak jest chociaŜby syntetyki konta 201. PowyŜsze nie daje moŜliwości stwierdzenia wystąpienia zobowiązań wymagalnych. Szczegółowej analizie poddano dokumenty źródłowe ujęte w segregatorach w grudniu 2008 roku i styczniu 2009 roku, w wyniku czego, nie stwierdzono wystąpienia zobowiązań wymagalnych. Dokumenty źródłowe wystawione i wymagalne w 2008 roku, a ujęte w ewidencji księgowej 2009 roku, miały datę wpływu ze stycznia 2009 roku. W wielu
______27 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
przypadkach, gdzie nie określono daty wpływu, daty sprawdzenia pod względem merytorycznym formalnym i rachunkowym równieŜ były określone na styczeń 2009 roku. W wyniku analizy ujętych dowodów źródłowych w segregatorach za grudzień 2008 roku i styczeń 2009 roku stwierdzono m.in.: − wydatki ujęte w raporcie kasowym nr 2009/0001 sporządzonym za okres 5 7 stycznia 2009 roku, w łącznej wysokości 835,26 zł, zostały poniesione na podstawie 4 faktur wystawionych: dwie w dniu 5 stycznia 2009 roku i po jednej w dniach 6 stycznia 2009 roku oraz 29 grudnia 2008 roku. Zgodnie z danymi zawartymi w raporcie, wydatki te zostały poniesione w dniu 5 stycznia 2009 roku. Na trzech fakturach drugostronnie dokonano sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz podano informacje o wysokości wydatku strukturalnego (w kaŜdym przypadku 0,00 zł) w dniu 6 stycznia 2009 roku, natomiast jedna faktura została sprowadzona pod względem merytorycznym w dniu 6 stycznia 2009 roku, a informacja o wysokości wydatku strukturalnego i sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym w dniu 7 stycznia 2009 roku. Na kaŜdej fakturze odnotowano datę otrzymania gotówki z kasy na dzień 5 stycznia 2009 roku. Faktury zostały kontrasygnowane przez Skarbnika oraz zatwierdzone do wypłaty przez Wójta Gminy. W oświadczeniu z dnia 16 grudnia 2009 roku Zofia Cieślikowska – podinspektor ds. wymiaru i obsługi kasowej stwierdziła, Ŝe w ww. raporcie kasowym wypłaty powinny być ujęte pod datami 6 i 7 stycznia 2009 roku, natomiast określenie daty faktycznej wypłaty na dzień 5 stycznia 2009 roku zostało pomyłkowo wpisane na dokumentach źródłowych. Oświadczenie z dnia 16 grudnia 2009 roku Zofii Cieślikowskiej – podinspektora ds. wymiaru i obsługi kasowej w sprawie nieprawidłowych dat dotyczących wypłat gotówkowych z kasy Urzędu ujętych w raporcie kasowym nr 2009/0001 stanowi załącznik nr 20 do protokołu kontroli. Akta kontroli strony nr 123 131. Szczegółowej kontroli poddano dokumenty źródłowe z okresu II połowy 2008 roku i 2009 roku dotyczące głównych wykonawców, którzy wykonali zadania inwestycyjne pn.: „Przebudowa drogi gminnej Sikory DzierŜązna Szlachecka Dąbrówka” i „Przebudowa i rozbudowa budynku SP ZOZ w Zadzimiu”. Wyszczególnienie dokumentów księgowych, które zostały poddane kontroli przy temacie dotyczącym rozrachunków z dostawcami i odbiorcami stanowi załącznik nr 21 do protokołu kontroli. W wyniku kontroli ww. dokumentów stwierdzono następujące nieprawidłowości: − wszystkie zapisy księgowe nie zawierały daty dowodów, jeŜeli róŜniły się one od dat dokonania operacji, co było niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy rachunkowości, − ewidencji dokonywano dopiero pod datą uiszczenia zapłaty, co świadczy, Ŝe dziennik i księga główna były prowadzone niesystematycznie, czym naruszono postanowienia art. 24 ust. 4 pkt 2 i art. 15 ust. 1 ww. ustawy, − zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej nie były powiązane ze sobą w sposób umoŜliwiający ich sprawdzenie, natomiast udokumentowanie zapisów nie pozwało na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, czym naruszono art. 23 ust. 4 i art. 24 ust. 4 pkt 1 ww. ustawy. Wszystkie dowody księgowe posiadały nadane numery ewidencyjne, które nie były w jakikolwiek sposób wykorzystane w ewidencji księgowej. Odrębne numery ewidencyjne były nadawane na wyciągach bankowych i tylko po nich była moŜliwość powiązania dziennika z księga główną, jednak poszczególne operacje naleŜało wyszukiwać po ich wartościach.
______28 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Test do kontroli prawidłowości prowadzenia ewidencji operacji gospodarczych i finansowych na koncie 201 rozrachunki z dostawcami i odbiorcami w zakresie ewidencji zobowiązań stanowi załącznik nr 22 do protokołu kontroli.
2. ROZRACHUNKI PUBLICZNOPRAWNE
Konto 229 – pozostałe rozrachunki publicznoprawne W zakładowym planie kont w stosunku do konta 229 odnotowano tylko, Ŝe ewidencja analityczna powinna być prowadzona na kontach pomocniczych wg tytułów rozrachunków. Ewidencja analityczna prowadzona była według następujących tytułów rozrachunkowych: 229–1 – rozrachunki publiczno prawne PZU, 229–2 – rozrachunki publiczno prawne PJ, 229 3 – rozrachunki publiczno prawne PKZP, 229 4 – rozrachunki publiczno prawne ZFM, 229 5 – rozrachunki publiczno prawne CU, 229 6 – rozrachunki publiczno prawne opł. eks, 229–7 rozrachunki publiczno prawne ZUS, 229 8 – rozrachunki publiczno prawne FP, 229 9 – zajęcie wynagrodzenia, 229 10 – potrącenia na wypoczynek. Ujmowanie na koncie 229 składek pracowników z tytułu: ubezpieczeń, Pracowniczej Kasy Zapomogowo PoŜyczkowej, Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, Zakładowego Funduszu Mieszkaniowego, funduszu prac i zajęć komorniczych było sprzeczne z postanowieniami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Rozrachunki te powinny być ewidencjonowane na koncie 240. Sprawdzono terminowość zapłaty zobowiązań z tytułu naliczonych składek na ubezpieczenia społeczne od wynagrodzeń pracowników Urzędu za miesiące sierpień październik 2008 roku oraz styczeń marzec 2009 roku. Po przeanalizowaniu poddanych kontroli dokumentów źródłowych oraz wydruków ewidencji księgowej stwierdzono, Ŝe pochodne od wynagrodzeń były przekazywane na rachunek Zakładu Ubezpieczeń Społecznych do dnia 5 go następnego miesiąca zgodnie z art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity z 2007 r., Dz. U. nr 11, poz. 74 ze zm.). Zestawienie przedstawiające terminowość i wysokości zapłaty zobowiązań z tytułu naliczonych składek na ubezpieczenia społeczne od wynagrodzeń za okres: sierpień październik 2008 roku i styczeń marzec 2009 roku stanowi załącznik nr 23 do protokołu kontroli. W wyniku analizy dokumentacji źródłowej stwierdzono przekazanie za miesiąc luty 2009 roku środków na składki z tytułu ubezpieczenia społecznego za mało o kwotę 899,91 zł i za mało z tytułu funduszu pracy o kwotę 35,73 zł – niŜ wynikało to z deklaracji ZUS P DRA. Ustalono, Ŝe przyczyną takiej sytuacji było nieprawidłowe wypłacenie wynagrodzenia jednemu z pracowników w grudniu 2008 roku, a róŜnice powstałe z tego tytułu odnośnie zobowiązań wobec ZUS wyrównano w lutym 2009 roku.
______29 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Odprowadzanie składek na rzecz PFRON W wyniku sprawdzenia dokumentów źródłowych za miesiące marzec maj 2008 i 2009 roku kontrolujący stwierdzili, Ŝe pracownicy Urzędu Gminy w Zadzimiu sporządzali i przesyłali Informacje miesięczne o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych na podstawie art. 21 ust. 2f z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych (tekst jednolity z 2008 r., Dz. U. nr 14, poz. 92 ze zm.). Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosił mniej niŜ 6%. Zbadane informacje były sporządzone w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczyły informacje. 225 – rozrachunki z budŜetami W zakładowym planie kont w stosunku do konta 225 odnotowano tylko, Ŝe ewidencja analityczna powinna być prowadzona komputerowo na kontach pomocniczych wg tytułów rozrachunków. W 2008 roku ewidencja analityczna prowadzona była według następujących tytułów rozrachunkowych: 225 1 – rozrachunki z budŜetami podatek dochodowy, 225 2 – rozrachunki z budŜetami – VAT. Tak prowadzona ewidencja analityczna zapewniała ustalenie stanu naleŜności i zobowiązań według kaŜdego z tytułów rozrachunków z budŜetem odrębnie. Urząd Gminy w Zadzimiu sporządził deklarację roczną o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT 4R) za 2008 rok. Na deklaracji brak było daty sporządzenia oraz daty złoŜenia w Urzędzie Skarbowym. Kontroli poddano terminowość zapłaty zobowiązań z tytułu naliczonych, a następnie pobranych zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników Urzędu za miesiące luty grudzień 2008 rok (tj. wszystkich zaliczek wpłaconych do US w 2008 roku). Po przeanalizowaniu poddanych kontroli dowodów księgowych i ewidencji księgowej stwierdzono, iŜ zaliczki przekazywane były do Urzędu Skarbowego do dnia 20 go miesiąca następującego po miesiącu, w którym te zaliczki zostały pobrane, co było zgodne z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 14, poz. 176 ze zm.). Ewidencji przekazanych zaliczek podatku dokonywano na kontach Wn 225 i Ma 130. Kontroli poddano równieŜ terminowość sporządzania deklaracji VAT 7 oraz odprowadzania podatku VAT do Urzędu Skarbowego za miesiące marzec maj 2008 i 2009 rok. W wyniku analizy dokumentów źródłowych oraz ewidencji księgowej stwierdzono, Ŝe Gmina Zadzim sporządzała deklaracje VAT 7 w terminie do 25 dnia miesiąca następnego zgodnie z art. 99 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54, poz. 535 ze zm.). Z deklaracji tych wynika, iŜ odprowadzenia podatku naleŜnego od towarów i usług do Urzędu Skarbowego powinno zostać dokonane tylko za miesiące: kwiecień i maj 2008 roku. Odprowadzenia podatku dokonywano do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy, co było zgodne z art. 103 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Odprowadzenie podatku VAT do US ewidencjonowane było na koncie 225, prowadzonym dla Urzędu Gminy, co było zgodne z postanowieniami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Kontrolujący stwierdzili, Ŝe podatek VAT był równolegle
______30 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
ewidencjonowany w księgach rachunkowych organu na koncie 240, co naruszało postanowienia ww. rozporządzenia.
3. POZOSTAŁE ROZRACHUNKI
W dniu 18 stycznia 2010 roku Skarbnik Gminy – Kazimiera Wodzińska sporządziła na potrzeby kontroli informację dotyczącą dokonywanych księgowań ewidencji gospodarczych na kontach 231, 234 i 240. Na podstawie tej informacji oraz analizy ewidencji księgowej dokonano sprawdzenia prawidłowości ujmowania operacji gospodarczych na ww. kontach. Informacja z dnia 18 stycznia 2009 roku Skarbnika Gminy – Kazimiery Wodzińskiej dotycząca dokonywanych księgowań na kontach 231, 234 i 240 stanowi załącznik nr 24 do protokołu kontroli. Konto 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń W zakładowym planie kont w stosunku do konta 231 podano tylko nazwę konta. Na podstawie ewidencji księgowej za październik i listopad 2008 roku oraz czerwiec 2009 roku ustalono, Ŝe na koncie 231 księgowane były następujące operacje: Wn Ma a) potr ącenia: a) koszty brutto wynagrodzenia, − ZUS, podatku, PZU, PJ, PKZP, ZFM, CU, b) koszty brutto diety Przewodnicz ącego Rady Gminy, b) wypłata: c) zasiłek ZUS, − wynagrodze ń, d) koszty prowizji brutto, − diety Przewodnicz ącego Rady Gminy, e) koszty brutto wynagrodzenia PO KL. − zasiłku, − prowizji za wod ę i ścieki, − godziny nadliczbowe, − ekwiwalentu za urlop, − PO KL, c) zwrot mylnie przekazanego wynagrodzenia – ze znakiem (-). Ewidencjonowanie diet Przewodniczącego Rady Gminy na koncie 231, zamiast na koncie 240 – Pozostałe rozrachunki, spowodowało naruszenie postanowień rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Wymienione w tabeli operacje związane z naliczaniem i wypłacaniem prowizji za wodę i ścieki dotyczyły zawartych umów zlecenie z osobami fizycznymi na pobór przez te osoby opłat za wodę u odbiorców wody korzystających z usług Stacji Uzdatniania Wody. Jedna z osób fizycznych zawarła z Wójtem Gminy Zadzim umowę zlecenie na pobór opłat za wodę i ścieki. W umowach określono terminy poborów i rozliczania się ze zleceniodawcą oraz terminy i wysokość wypłacania prowizji od zebranych i odprowadzonych opłat. Stosownie do wymogów wynikających z art. 17 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości ewidencja analityczna do konta 231 prowadzona była jako imienna ewidencja wynagrodzeń pracowników zapewniająca uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia – w formie kart wynagrodzeń. Konto 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami
______31 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W zakładowym planie kont w stosunku do konta 234 odnotowano tylko, Ŝe ewidencja analityczna powinna być prowadzona na kontach pomocniczych wg tytułów rozrachunków i poszczególnych pracowników. Ewidencja analityczna do tego konta prowadzona była w rozbiciu na: poŜyczki mieszkaniowe dla pracowników i zaliczki dla pracowników. Na podstawie ewidencji księgowej za październik i listopad 2008 roku oraz czerwiec 2009 roku ustalono, Ŝe na koncie 234 księgowane były następujące operacje: Wn Ma
− rozliczenie zaliczki – ze znakiem ujemnym, − spłata po Ŝyczek, − rozliczenie zaliczek – ze znakiem dodatnim, − rozliczenie zaliczek. − wypłata zaliczek, − wypłata po Ŝyczek. Ewidencja szczegółowa do konta 234 nie była prowadzona w sposób zapewniający moŜliwość ustalenia stanu naleŜności, roszczeń i zobowiązań z poszczególnymi pracownikami według tytułów rozrachunków, co było niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, jak równieŜ z zakładowym planem kont. Konto 240 – Pozostałe rozrachunki W zakładowym planie kont w stosunku do konta 240 odnotowano tylko, Ŝe ewidencja analityczna powinna być prowadzona wg poszczególnych tytułów rozrachunków. Na podstawie ewidencji księgowej za październik i listopad 2008 roku oraz czerwiec 2009 roku ustalono, Ŝe na koncie 240 księgowane były następujące operacje: Wn Ma a) koszty za prowadzenie rachunku bankowego, a) zwrot mylnie przekazanej kwoty, b) mylne ksi ęgowania. b) refundacja za energi ę ZOZ. Ewidencja szczegółowa do konta 240 prowadzona była w rozbiciu na 28 kont analitycznych. W wyniku jej weryfikacji ustalono, Ŝe ewidencję prowadzono według jednostek i osób z uwzględnieniem poszczególnych rozrachunków, roszczeń i zakresów działalności. Podczas analizy poszczególnych kont pomocniczych stwierdzono, Ŝe w trzech przypadkach nie dokonano zwrotu zabezpieczeń naleŜytego wykonania umów, które dotyczyły: − Przedsiębiorstwa WielobranŜowego InŜ. Bud zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy na przebudowie budynku po dawnej Gminnej Spółdzielni w Zadzimiu na ośrodek zdrowia w wysokości 2.167,80 zł, które powinno zostać zwrócone wykonawcy w dniu 31 sierpnia 2006 roku, − Przedsiębiorstwa WielobranŜowego InŜ. Bud – zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy na remont budynku Szkoły Podstawowej w Małyniu w wysokości 626,00 zł, które powinno być zwrócone w dniu 7 września 2007 roku, − Przedsiębiorstwa Robót InŜynieryjno Drogowych Turdrog zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy na przebudowę drogi w miejscowości Rzechta w wysokości 3.000,00 zł, które powinno zostać zwrócone wykonawcy w dniu 17 sierpnia 2007 roku. Niedokonanie zwrotu ww. zabezpieczeń naleŜytego wykonania umów świadczy o nieprzestrzeganiu postanowień art. 151 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.).
______32 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Dodatkowo kontrolujący stwierdzili, Ŝe na koncie 240 prowadzonym w ewidencji księgowej organu były równieŜ ujmowane kwoty dotyczące zabezpieczania naleŜytego wykonania umów oraz wniesionych wadiów. Wartość zabezpieczeń i wadiów na koniec 2008 roku zaewidencjonowanych na tym koncie stanowiła kwotę 18.826,80 zł, z czego zabezpieczenia 8.146,80 zł i wadia 10.680,00 zł. Ujmowanie na koncie 240 organu wspomnianych środków było sprzeczne z zasadami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Środki te powinny być ewidencjonowane tylko w jednostce.
V. GOSPODARKA KASOWA
1. ZABEZPIECZENIE WARTO ŚCI PIENI Ęś NYCH I DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA . KONTROLA KASY . INSTRUKCJA KASOWA
Instrukcja kasowa i druków ścisłego zarachowania Zagadnienia dotyczące gospodarki pienięŜnej oraz druków ścisłego zarachowania uregulowane zostały w Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej w Urzędzie Gminy w Zadzimiu, stanowiącej załącznik nr 3 do zarządzenia nr 155/IV/06 Wójta Gminy Zadzim z dnia 2 stycznia 2006 roku. Zgodnie z tą instrukcją do druków ścisłego zarachowania naleŜą: − czeki gotówkowe, − kwitariusze przychodowe K 103, − arkusze spisu z natury, − bloczki opłaty targowej, − konta kwitariusze inkasa zobowiązania pienięŜnego. Stan druków ścisłego zarachowania w porównaniu z prowadzoną ewidencją został sprawdzony podczas kontroli kasy. W trakcie kontroli kasy stwierdzono nieprawidłowość polegającą na niedostosowaniu się do postanowień Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej w Urzędzie Gminy, zgodnie z którymi kontrola kasy powinna być przeprowadzana raz na kwartał przez Skarbnika lub przez jego Zastępcę, na dowód czego powinien być sporządzony protokół. Ostania kontrola kasy została przeprowadzona w dniu 30 października 2007 roku, natomiast sprawdzenia stanu gotówki w kasie i druków ścisłego zarachowania dokonano jeszcze przy inwentaryzacji przeprowadzonej na koniec roku 2008 roku . Protokół kontroli kasy Urzędu Gminy w Zadzimiu przeprowadzonej w dniu 3 listopada 2009 roku stanowi załącznik nr 1 do protokołu kontroli.
2. DOKUMENTOWANIE OPERACJI KASOWYCH
Udzielanie i rozliczanie zaliczek Zasady udzielania i rozliczania zaliczek zostały określone w Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Urzędzie Gminy w Zadzimiu, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 155/IV/06 Wójta Gminy Zadzim z dnia 2 stycznia 2006 roku. W myśl postanowień ww. instrukcji zaliczki jednorazowe powinny być rozliczane w terminie
______33 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
określonym we wniosku, lecz nie dłuŜszym niŜ 7 dni, a zaliczki stałe w terminie do 30 grudnia. Szczegółowej kontroli poddano zaliczki jednorazowe udzielone w okresie od 1 stycznia 2008 roku do 30 czerwca 2009 roku, następującym pracownikom: − Jerzemu Modrzejewskiemu – inspektorowi ds. obronnych i ochrony przeciwpoŜarowej, − Barbarze Matyjasik – podinspektor ds. samorządu, kultury, sportu, ochrony zdrowia i archiwum zakładowego, − Małgorzacie Kuna – Dyrektorowi Zespołu Szkół w Zadzimiu, − Ostaszewska ElŜbieta – Kierownikowi Urzędu Stanu Cywilnego. W wyniku analizy dokumentów źródłowych stwierdzono: − wszystkie wnioski o zaliczki zostały podpisane przez Skarbnika i zatwierdzone do wypłaty przez Wójta Gminy. Zostały równieŜ sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, − wypłata zaliczek z kasy Urzędu była ewidencjonowana w raporcie kasowym oraz na kontach Wn 234 i Ma 101, − na większości wniosków o zaliczki jednorazowe określono terminy rozliczenia nie przekraczające 7 dni od daty pobrania zaliczki. Niedostosowanie się do Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Urzędzie Gminy w Zadzimiu, co do określenia terminu rozliczania zaliczek jednorazowych stwierdzono odnośnie zaliczek udzielonych: Barbarze Matysik w dniach 14 sierpnia 2008 roku, 10 września 2008 roku – przekroczenie terminu odpowiednio o: 6 i 74 dni, Jerzemu Modrzejewskiemu w dniu 11 września 2008 roku – przekroczenie terminu o 7 dni, Małgorzacie Kuna w dniu 18 lutym 2009 roku przekroczenie terminu o 8 dni, − kwoty pobranych zaliczek jednorazowych były rozliczane nie później niŜ w ciągu 7 dni od dnia pobrania zaliczki. Nie wszyscy pracownicy przy rozliczaniu zaliczek przedkładali druk „rozliczenie zaliczek”, jak np.: Jerzy Modrzejewski do zaliczek z dnia: 24 lipca, 29 października 2008 roku, Barbara Matyjasik do zaliczki z dnia 10 września 2008 roku, co było sprzeczne z postanowieniami Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Urzędzie Gminy w Zadzimiu. W tych przypadkach rozliczania zaliczek dokonywano tylko na podstawie dowodów zakupu, − na drukach rozliczenia zaliczek wpisywane były dokumenty potwierdzające poniesione wydatki, − do druków rozliczenia zaliczek dołączone były faktury potwierdzające dokonanie wydatku, − rozliczenia zaliczek były podpisywane przez Skarbnika Gminy i zatwierdzane do wypłaty przez Wójta Gminy, − wielokrotnie zaliczki jednorazowe były wydatkowane na inne materiały niŜ wynikało to z wniosków o zaliczki. Przykładowo: Jerzy Modrzejewski we wniosku o zaliczkę z dnia 24 lipca 2008 roku wpisał, iŜ wydatkuje ją na zakup materiałów biurowych, faktycznie jednak dokonał zakupu oprócz materiałów biurowych, artykułów spoŜywczych i środków czystości, Barbara Matysiak we wniosku z dnia 14 sierpnia 2008 roku określiła, Ŝe pobiera zaliczkę na opłaty za zawodników GKS Pisia, faktycznie wydatkowała pobraną zaliczkę równieŜ na wynagrodzenie dla sędziego.
______34 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wszystkie przeanalizowane zaliczki pobrane przez Jerzego Modrzejewskiego zostały wydatkowane równieŜ na inne cele niŜ wynikało to z wniosków o zaliczki. W takich przypadkach ewidencja poboru i rozliczenia zaliczek była ewidencjonowana w następujący sposób (na przykładzie zaliczki Jerzego Modrzejewskiego z dnia 29 października 2008 roku): pobranie zaliczki na zakup materiałów biurowych wysokości 1.500,00 zł: Wn 234 i Ma 101; z zaliczki wydatkowano łącznie kwotę 1.012,61 zł, z czego na materiały biurowe i środki czystości – 776,24 zł, na papier do drukarek – 103,57 zł, na chryzantemy i świeczki – 132,80 zł. Kwota niewykorzystanej zaliczki – 487,39 zł, którą pracownik wpłacił na rachunek Gminy w dniu 31 października 2008 roku. Rozliczenie zostało ujęte na kontach Wn 400 i Ma 234 w wartości 776,24 zł – materiały biurowe i środki czystości, Wn 234 i Ma 130 w kwocie ze znakiem minus ( ) 723,76 zł suma wydatków na papier, chryzantemy, świeczki i niewykorzystaną zaliczkę. Dodatkowo wydatki na zakup chryzantemy i świeczek zostały ujęte na koncie Wn 400 i Ma 130 – 236,37 zł, co spowodowało ujęcie wydatków nie przewidzianych we wniosku o zaliczkę w kosztach, oraz wyrównało saldo konta 130 do kwoty faktycznie pobranej zaliczki. PowyŜsza ewidencja rozliczenia zaliczek była prowadzona niezgodnie z postanowieniami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. NaleŜy równieŜ zwrócić uwagę, Ŝe zaliczka pobrana została z kasy Urzędu, natomiast zwrotu dokonano na rachunek bankowy. Zaliczka, jak sama nazwa wskazuje, nie jest wydatkiem i powinna zostać rozliczona w miejscu jej pobrania, w tym przypadku z kasą, co daje moŜliwość rozliczenia się jej w kasie i dokumentach kasowych. Prawidłowo ewidencja zaliczek powinna być prowadzona w następujący sposób: a) pobranie zaliczki z kasy: 234/101, b) zwrot nieprawidłowo pobranej zaliczki: 101/234, c) rozliczenie poniesionych wydatków z zaliczki: 400/234, d) techniczny zapis ukazujący w kasie faktycznie poniesione wydatki z zaliczki: ze znakiem minus wartość zwróconej zaliczki 101/101, − zwrot niewykorzystanych części zaliczek był wpłacany na rachunek bądź bezpośrednio do kasy Urzędu. Gospodarka kasowa Kontrolą, na okoliczność sprawdzenia prawidłowości prowadzenia raportów kasowych oraz dokumentowania operacji kasowych, objęto róŜne rodzaje raportów kasowych wydatkowych: - RK nr 2008/0034 za okres od 1 do 9 grudnia 2008 roku, - RK nr 2008/0035 za okres od 10 do 17 grudnia 2008 roku, - RK nr 2008/0045 za dzień 11 grudnia 2008 roku, - RK nr 2008/0046 za dzień 16 grudnia 2008 roku, - RK nr 2008/0047 za dzień 18 grudnia 2008 roku,
______35 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- RK nr 2008/0118 za dzień 12 grudnia 2008 roku, - RK nr 2008/0119 za dzień 15 grudnia 2008 roku, - RK nr 2008/0120 za dzień 16 grudnia 2008 roku, - RK nr 2008/0121 za dzień 17 grudnia 2008 roku, - RK nr 2008/0122 za dzień 18 grudnia 2008 roku. W wyniku kontroli stwierdzono: − raporty kasowe były sporządzane w systemie komputerowym, − raporty kasowe były sporządzane dziennie lub za okresy kilkudniowe, co było zgodne z regulacjami zawartymi w Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej w Urzędzie Gminy w Zadzimiu, − raporty kasowe zostały podpisane przez osobę sporządzającą, natomiast brak było na nich podpisu Skarbnika Gminy, potwierdzającego sprawdzenie przez niego prawidłowości sporządzenia raportów kasowy. Brak przeprowadzania kontroli raportów kasowych przez Skarbnika Gminy świadczy o niedostosowaniu się do postanowień art. 45 ust. 3 ustawy o finansach publicznych oraz Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej, w związku z regulaminem kontroli wewnętrznej Urzędu Gminy w Zadzimiu, − wszystkie dokumenty źródłowe dotyczące wypłat z kasy były sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, kontrasygnowane przez Skarbnika oraz zatwierdzone do wypłaty przez Wójta Gminy, − dekretacje były dokonywane zbiorczo na raportach kasowych, − osoby na rzecz których dokonano wypłaty ze środków z kasy, odnotowywały ten fakt własnoręcznym podpisem na dokumentach źródłowych oraz podawały datę otrzymania z określeniem liczbowym i słownym wypłaconej kwoty, − ewidencji księgowej raportów dokonywano na kontach 101 – Kasa w korespondencji z innymi odpowiednimi kontami jak np.: 400 czy 234. Zwrócono uwagę, Ŝe ewidencja wypłat diet radnych i sołtysów była dokonywana tylko na kontach: Wn 101 i Ma 400 – Koszty wg rodzajów, z pominięciem ujęcia tych wydatków na koncie 240, co było niezgodne z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
______36 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
VI. WYKONYWANIE BUD śETU JEDNOSTKI. ZAGADNIENIA OGÓLNE
1. INFORMACJE OGÓLNE – 2008 ROK .
Dochody i przychody bud Ŝetu
Plan dochodów budŜetu Gminy Zadzim w 2008 roku ustalono w wysokości 13.127.290,00 zł, w tym dochody własne w wysokości 3.117.206,00 zł oraz dotacje, subwencje i inne środki w wysokości 10.010.084,00 zł. Łącznie w 2008 roku kontrolowana jednostka uzyskała dochody w wysokości 13.116.522,00 zł.
Plan Wykonanie Wyszczególnienie po zmianach (zł) (zł) DOCHODY OGÓŁEM 13.127.290 13.116.522 z tego : Dochody własne 3.117.206 3.188.676 Dotacje 4.216.592 4.134.354 z tego: - z bud Ŝetu Wojewody 3.575.978 3.506.255 - z funduszy celowych 640.614 628.099 * WFO Ś i GW 277.285 277.189 * TFOGR 160.000 121.958 * KBW 818 818 * EFS 70.149 69.556 * bud Ŝet pa ństwa 3.714 3.682 * PFRON - 26.221 * dot. z s ąsiednich gmin 28.648 28.675 * Fundacja Wspomagania Wsi 100.000 100.000 Środki zagraniczne Inne Subwencja 5.793.492 5.793.492 PRZYCHODY 2.167.362 2.002.125 z tego: Kredyty i po Ŝyczki 2.167.362 2.000.000 Nadwy Ŝka z lat poprzednich Inne (wolne środki) 2.125
Wydatki i rozchody bud Ŝetu
Plan wydatków budŜetu Gminy Zadzim na rok 2008 ustalono w wysokości 14.118.699,00 zł, w tym wydatki bieŜące w wysokości 11.293.767,00 zł i wydatki majątkowe w wysokości 2.824.932,00 zł. Łącznie w 2008 roku kontrolowana jednostka wydatkowała kwotę 13.934.429,00 zł.
______37 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Plan Wykonanie Wyszczególnienie po zmianach (zł) (zł) WYDATKI OGÓŁEM 14.118.699 13.934.429 z tego: Wydatki maj ątkowe 2.824.932 2.810.624 Wydatki bie Ŝą ce 11.293.767 11.123.805 ROZCHODY 1.175.953 1.175.653 w tym: spłata kredytów i po Ŝyczek 1.175.953 1.175.653
2 PRZESTRZEGANIE ZASAD GOSPODARKI FINANSOWEJ OKRE ŚLONYCH W ART .138 PKT 3 USTAWY O FINANSACH PUBLICZNYCH
W oparciu o dokumentację dotyczącą 2008 roku tj.: sprawozdanie Rb 28S, karty wydatków, układ wykonawczy Gminy Zadzim, uchwały Rady Gminy Zadzim w sprawie zmian w budŜecie – sprawdzono przestrzeganie zasad gospodarki finansowej określonej w art. 138 pkt 3 ustawy o finansach publicznych w następujących działach, rozdziałach i paragrafach klasyfikacji budŜetowej: 010/01009/2630, 010/01095/4440, 750/75011/4300, 750/75011/4410, 750/75023/4440, 750/75023/4740, 754/75405/6170, 754/75414/4210, 852/85219/4440 i 921/92116/4740.
W wyniku kontroli ww. paragrafów w poszczególnych rozdziałach klasyfikacji budŜetowej stwierdzono dokonanie wydatku z przekroczeniem zakresu upowaŜnienia do wydatkowania środków publicznych w dziale 750, rozdziale 75011, § 4300 o kwotę 336,27 zł. Do przekroczenia doszło w następujący sposób: w układzie wykonawczym na rok 2008 zaplanowano wydatki w ww. paragrafie w wysokości 3.600,00 zł. Do dnia 13 listopada 2008 roku wydatkowano kwotę 3.481,27 zł. Na podstawie dwóch faktur za nadzór serwisowy nad system SEL WIN za listopad 2008 roku w dniu 11 grudnia 2008 roku poniesiono wydatek w wysokości 455,00 zł. Dodatkowo dnia 31 grudnia 2008 roku zaksięgowano wydatek w wysokości 455,00 zł, z tytułu zapłaty za ww. usługi za grudzień 2008 roku, na podstawie dwóch faktur z dnia 31 grudnia 2008 roku, które wpłynęły do Urzędu w dniu 12 stycznia 2009 roku, a zapłaty za nie dokonano dnia 15 stycznia 2009 roku. Ostatniego dnia 2008 roku w przedmiotowym paragrafie zaewidencjonowano kwotę / / 791,27 zł jako przeksięgowanie z zadań własnych, na podstawie dokumentu PK nr 759 co spowodowało, Ŝe na koniec roku wydatki zamknęły się kwota 3.600,00 zł.
VII. WYKONYWANIE BUD śETU. REALIZACJA DOCHODÓW BUD śETOWYCH
1. DOCHODY Z PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH - 2008 – 2009
1) Rachunkowo ść w zakresie podatków i opłat. Plan kont
W okresie 2008 2009 wymiar i pobór podatku rolnego, od nieruchomości i leśnego od osób fizycznych prowadzony był w systemie komputerowym „Podatki” firmy U.I. Info System R. i T. Groszek S.C. Program pozwalał wprowadzić pełne informacje dotyczące
______38 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
podmiotów i przedmiotów opodatkowania. UmoŜliwiał on wydruk treści decyzji podatkowych podatku od nieruchomości i podatku rolnego dla osób fizycznych, pokwitowań dowodu wpłaty, upomnień wzywających do zapłaty oraz tytułów wykonawczych dotyczących postępowań egzekucyjnych. System „Podatki” spełnia wymagania rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 roku w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. nr 107, poz. 1138) gdzie zostały określone zasady prowadzenia ewidencji podatkowej nieruchomości, w tym zakres informacji objętych przedmiotową ewidencją. Ewidencja szczegółowa naleŜności budŜetowych w zakresie przypisów, odpisów, wpłat podatku i odsetek prowadzona była na koncie 221. Test nr 1 stanowi załącznik nr 25 do protokołu kontroli.
2) Organizacja wymiaru i poboru podatków i opłat (inkaso)
W okresie objętym kontrolą podstawę poboru podatków w drodze inkasa stanowiła uchwała Rady Gminy Zadzim nr XIII/62/03 z dnia 9 grudnia 2003 roku w sprawie zarządzenia poboru podatku rolnego, podatku leśnego, podatku od nieruchomości osób fizycznych w drodze inkasa oraz określenia inkasentów i wysokości wynagrodzenia za inkaso. Zgodnie ze wskazaną uchwałą pobór podatków w drodze inkasa przeprowadzany był we wszystkich sołectwach, a wynagrodzenie dla inkasentów było przypisane do sołectwa (progi 6, 7, 8, 10, 12, 15 procent). Ponadto zgodnie z uchwałą nr XV/83/08 Rady Gminy Zadzim z dnia 25 stycznia 2008 roku w sprawie zmiany powyŜszej uchwały, wprowadzono wynagrodzenie ryczałtowe dla inkasentów wysokości 200,00 zł kwartalnie. Terminy rozliczania się inkasentów, z trzech losowo wybranych sołectw, z pobranych podatków przedstawia poniŜsza tabela: (…) 1 Z kontroli dokumentacji źródłowej wynika, Ŝe: − inkasenci zebrane kwoty wpłacali do banku, − wypłata wynagrodzenia następowała w kasie Urzędu Gminy (podpisy sołtysów na listach płac) w terminach do 25 dnia ostatniego miesiąca w kwartale, zgodnie z umowami zawartymi z inkasentami, − rozliczenie pobranych kwot następowało w terminie ustawowym, tj. w dniu następnym po ostatnim dniu, w którym winna nastąpić wpłata podatku, co było zgodne z art. 47 § 4a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.). Wysokość wypłaconego inkasa była zgodna z uchwałą Rady Gminy, − poboru podatków przez sołtysów dokonywano zgodnie z rozdziałem IV Instrukcji w sprawie ewidencji poboru podatków i opłat w Urzędzie Gminy Zadzim, stanowiącej załącznik nr 2 do zarządzenia nr 155/IV/06 Wójta Gminy Zadzim z dnia 2 stycznia 2006 roku w sprawie przyjętych zasad rachunkowości w Urzędzie Gminy Zadzim,
1 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______39 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zgodnie z oświadczeniem Skarbnika Gminy nie prowadzono konta 991 – rozrachunki z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków podlegających przypisaniu na kontach podatników, co było niezgodne z § 12 ust. 1 pkt 1 lit. b rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych naleŜności budŜetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 112, poz. 761). Oświadczenie Kazimiery Wodzińskiej – Skarbnika Gminy, w sprawie nieprowadzenia konta 991 stanowi załącznik nr 26 do protokołu kontroli.
Realizację dochodów własnych Gminy w latach 2007 2008 roku przedstawiono w poniŜej zamieszczonych tabelach: Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w 2007 roku Udział Procent Plan Wykonanie procentowy Lp. Wyszczególnienie Wykonania (w zł) (w zł) w wykonaniu planu bud Ŝetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD śETOWE – 12.693.758 12.822.612 101,02 ogółem 1. Podatek od nieruchomo ści 674.000 683.910 101,47 5,33 2. Podatek rolny 391.300 398.142 101,75 3,11 3. Podatek le śny 32.000 35.003 109,39 0,28 4. Podatek od środków 82.000 102.016 124,41 0,80 transportowych 5. Opłaty lokalne 32.500 27.959 86,03 0,22 6. Pozostałe dochody własne 1.554.994 1.688.650 108,60 13,17 DOCHODY WŁASNE 2.766.794 2.935.680 106,10 22,90
Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło Ŝonych przez Urz ąd Gminy w Zadzimiu. Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w 2008 roku Udział Procent Plan Wykonanie procentowy Lp. Wyszczególnienie Wykonania (w zł) (w zł) w wykonaniu planu bud Ŝetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD śETOWE – 13.127.290 13.116.522 99,92 ogółem 1. Podatek od nieruchomo ści 754.000 749.078 99,35 5,71 2. Podatek rolny 500.547 501.065 100,11 3,82
______40 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
3. Podatek le śny 37.800 38.011 100,56 0,29 4. Podatek od środków 82.900 82.111 99,05 0,63 transportowych 5. Opłaty lokalne 30.000 23.852 79,51 0,19 6. Pozostałe dochody własne 1.711.959 1.794.559 104,83 13,69 DOCHODY WŁASNE 3.117.206 3.188.676 102,30 24,31
Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło Ŝonych przez Urz ąd Gminy w Zadzimiu.
3) Podatek od nieruchomo ści
Stawki podatku od nieruchomości na 2008 rok określiła Rada Gminy Zadzim uchwałą nr XIII/69/07 z dnia 12 grudnia 2007 roku. Uchwała ta w § 2 zwalniała z podatku od nieruchomości: budynki lub ich części, budowle oraz grunty słuŜące do realizacji zadań publicznych gminy z wyjątkiem zajętych na cele ochrony zdrowia, budynki lub ich części, budowle oraz grunty wykorzystywane na cele: a) ochrony przeciwpoŜarowej, b) kultury oraz kultury fizycznej i sportu, c) zaopatrzenia w wodę, d) oczyszczania i odprowadzania ścieków, e) składowania odpadów, f) wytwarzania, przesyłania i dystrybucji ciepła, budynki mieszkalne. PowyŜsze zwolnienia nie obejmują budynków lub ich części, budowli oraz gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Stawki podatku od nieruchomości na 2009 rok określiła Rada Gminy Zadzim uchwałą nr XXVI/129/08 z dnia 15 grudnia 2008 roku. Prawidłowość przyjętych przez Radę Gminy stawek podatku od nieruchomości, skontrolowano porównując je ze stawkami określonymi w: obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 26 lipca 2007 roku w sprawie wysokości górnych granic stawek kwotowych w podatkach i opłatach lokalnych (M.P. nr 46, poz. 557) do stawek przyjętych na 2008 rok oraz obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 29 lipca 2008 roku w sprawie górnych granic stawek kwotowych podatków i opłat lokalnych w 2009 roku (M.P. z dnia 14 sierpnia 2008 roku). W okresie 2008 2009 obowiązywała uchwała Rady Gminy nr XXVI/135/04 z dnia 7 grudnia 2004 roku w sprawie określenia wysokości stawek podatku od nieruchomości, zarządzenia jego poboru w drodze inkasa, wyznaczenia inkasentów i ustalenia wynagrodzenia za inkaso oraz określenia wzorów formularzy informacji o nieruchomościach i deklaracji na podatek od nieruchomości. Test nr 1 stanowi załącznik nr 27 do protokołu kontroli. Podatek od nieruchomości od osób prawnych
______41 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W okresie objętym kontrolą ilość podatników – osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej – będących podatnikami ww. podatku wynosiła: − w 2008 roku – 22, − w 2009 roku – 22. Wpływy z podatku od nieruchomości od osób prawnych: − w 2007 roku wyniosły 485.663,00 zł i stanowiły 16,54 % wykonanych dochodów własnych, − w 2008 roku wyniosły 481.528,00 zł i stanowiły odpowiednio 15,10 % wykonanych dochodów własnych. Kontrolą objęto prawidłowość określenia wysokości podatku, terminowość wpłat rat podatku oraz zakres podejmowanych przez organ podatkowy czynności windykacyjnych wobec pięciu losowo wybranych podatników w latach 2008 2009, co stanowi 23% podatników podatku od nieruchomości na terenie gminy. Ustalenia w powyŜszym zakresie obrazują tabele nr 1 3 stanowiące załącznik do protokołu kontroli. Tabele 1, 2, 3 w sprawie podatku od nieruchomości od osób prawnych stanowią załącznik nr 28 do protokołu kontroli. Test nr 2 stanowi załącznik nr 29 do protokołu kontroli. Test nr 3 stanowi załącznik nr 30 do protokołu kontroli. W wyniku kontroli ustalono, co następuje: deklaracje w latach 2008 2009 zostały złoŜone przez wszystkich badanych podatników, nie wszyscy podatnicy złoŜyli deklaracje w terminie ustawowym, tj. do 15 stycznia, zgodnie z art. 6 ust. 9 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Opóźnienie wynosiło do 33 dni. Deklaracja podatnika (…) 2 złoŜona została w dniu 17 lutego 2009 roku, czyli po terminie II raty podatku, podatnik zobowiązanie wpłacił w terminie (mimo niezłoŜenia deklaracji). Organ podatkowy wobec niezłoŜenia deklaracji nie wydał decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego, czym naruszono art. 21 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, który stanowi, Ŝe jeŜeli w postępowaniu podatkowym organ podatkowy stwierdzi, Ŝe podatnik, mimo ciąŜącego na nim obowiązku, nie zapłacił w całości lub części podatku, nie złoŜył deklaracji albo Ŝe wysokość zobowiązania podatkowego jest inna niŜ wykazana w deklaracji, organ podatkowy wydaje decyzję, w której określa wysokość zobowiązania podatkowego, deklaracje opatrzone są pieczątką daty wpływu do organu podatkowego zgodnie z § 6 ust. 11 załącznika do rozporządzenia z dnia 22 grudnia 1999 roku Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319 ze zm.), − deklaracje objęte kontrolą były prawidłowe pod względem zastosowanej stawki podatkowej, − deklaracje objęte kontrolą zostały złoŜone zgodnie z formularzem ustalonym przez Radę Gminy,
2 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______42 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
− w naliczeniu podatku nie stwierdzono błędów rachunkowych, kwoty podatku określone w deklaracjach były zaokrąglane do pełnych dziesiątek groszy stosownie do zapisów art. 63 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, który stanowi, Ŝe podstawę opodatkowania, kwoty podatków, z zastrzeŜeniem § 2, odsetki za zwłokę, opłaty prolongacyjne, oprocentowanie nadpłat oraz wynagrodzenia przysługujące płatnikom i inkasentom zaokrągla się do pełnych złotych w ten sposób, Ŝe końcówki kwot wynoszące mniej niŜ 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyŜsza się do pełnych złotych, - deklaracje podatkowe zawierają adnotację pracownika organu podatkowego o sprawdzeniu poprawności deklaracji, co potwierdza dokonanie przez organ podatkowy czynności sprawdzających, wynikających z art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa, stwierdzono dokonanie przypisu podatku pod datą inną niŜ złoŜenia deklaracji w siedzibie organu podatkowego. Postępowanie takie narusza art. 24 ust. 5 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości, w powiązaniu z § 4 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych naleŜności budŜetowych dla organów jednostek samorządu terytorialnego, (…) 3. Podatek od nieruchomości od osób fizycznych W okresie objętym kontrolą ilość podatników – wynosiła: − w 2008 roku – 76, − w 2009 roku – 84. Wpływy z podatku od nieruchomości od osób fizycznych: − w 2007 roku wyniosły 198.249,00 zł i stanowiły 6,75 % wykonanych dochodów własnych, − w 2008 roku wyniosły 267.550,00 zł i stanowiły odpowiednio 8,39 % wykonanych dochodów własnych. Prawidłowość ustalania naleŜności podatkowych, terminowość doręczania decyzji wymiarowych oraz terminowość wpłat podatku od nieruchomości za lata 2008 2009 sprawdzono poddając kontroli dokumentację podatkową losowo wybranych podatników podatku od nieruchomości. Ustalenia w powyŜszym zakresie obrazują poniŜsze tabele nr 3 i 4. Tabela nr 3 obrazująca wymiar podatku oraz terminowość wpłat wybranych podatników, w podatku od nieruchomości od osób fizycznych, za 2008 rok stanowi załącznik nr 32 do protokołu kontroli. Tabela nr 4 obrazująca wymiar podatku oraz terminowość wpłat wybranych podatników, w podatku od nieruchomości od osób fizycznych, za 2009 rok stanowi załącznik nr 33 do protokołu kontroli. Testy nr 4 i 5 stanowi załącznik nr 34 do protokołu kontroli. Kontrolujący ustalili, co następuje:
3 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art. 293 § 1 oraz § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______43 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- kwoty podatku od nieruchomości ustalono w prawidłowych wysokościach tj. wg stawek podatku ustalonych przez Radę Gminy, decyzje doręczano drogą pocztową (zwrotne poświadczenia odbioru w dokumentacji), przez sołtysów, za potwierdzeniem odbioru z podaniem daty odbioru i własnoręcznym podpisem podatnika, - decyzje w latach 2008 2009 doręczano nie później niŜ 14 dni przed ustawowym terminem płatności zobowiązania podatkowego stosowanie do art. 47 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, wyjątkiem jest decyzja podatkowa za 2009 rok wystawiona na podatnika o numerze konta (…) 4 doręczona w dniu 5 marca 2009 roku, przypis podatku nie następował pod datą skutecznie doręczonej decyzji wymiarowej, co ustalono w oparciu o wszystkie badane decyzje wymiarowe z lat 2008 2009 wystawione dla podatników objętych kontrolą oraz wydruki z kart kontowych podatników. Art. 21 § 1 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa przewiduje, Ŝe zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość tego zobowiązania. Natomiast § 4 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych naleŜności budŜetowych dla organów jednostek samorządu terytorialnego stanowi, Ŝe do udokumentowania przypisów słuŜą decyzje , w przypadkach nieterminowych wpłat podatku przez podatnika (…) 5 za 2008 rok I, II i IV rata oraz za 2009 rok I, II, III i IV rata odsetek nie pobierano zgodnie z art. 54 § 1 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa (kwota odsetek niŜsza niŜ 6,60 zł), w przypadkach nieterminowych wpłat podatku przez podatnika (…) 6 za 2009 rok II rata (termin płatności 15 maja 2009 roku) odsetek nie pobierano. Kontrolujący ustalili, iŜ od kwoty 15.653,00 zł zaległego podatku gmina powinna pobrać odsetki wysokości 59,00 zł, podatnikom zalegającym w opłatach podatku upomnienia nie były wystawiane przed terminem kolejnej raty podatku. Postępowanie takie było sprzeczne z postanowieniami § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 ze zm.). Zgodnie z powołanym przepisem, jeŜeli naleŜność nie zostanie zapłacona w terminie określonym w decyzji lub wynikającym z przepisu prawa, wierzyciel, z zastrzeŜeniem ust. 2, wysyła do zobowiązanego upomnienie,
4 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 5 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 6 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______44 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
z tytułu zaległości podatników objętych próbą nie były wystawiane tytuły wykonawcze, postępowanie takie było sprzeczne z postanowieniami § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Zgodnie z powołanym przepisem, po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel wystawia tytuł wykonawczy, - decyzje wobec podatników o numerach kont (…) 7 kierowane były na osoby fizyczne z oznaczeniem rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Kontrolujący wskazują, Ŝe postępowanie takie było niezgodne z art. 3 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, który wskazuje zakres podmiotowy podatników podatku od nieruchomości. Podatnikiem jest osoba fizyczna, nie zaś prowadzona przez nią działalność gospodarcza, decyzje podatkowe generowane były przez system komputerowy. W pouczeniu zawartym w decyzji znajdował się zapis: „Wójt Gminy Zadzim działając na podstawie przepisów regulujących wymiar podatku od nieruchomości (podstawa prawna na odwrocie ) oraz uchwały nr XIII/69/08 (odpowiednio uchwały nr XXVI/129/08 na 2009 rok) Rady Gminy Zadzim z dnia 12 grudnia 2007 roku (odpowiednio 15 grudnia 2008 roku na 2009 rok) ustala wymiar podatku”. Kontrolujący wskazują, Ŝe tylko niektóre z badanych decyzji na odwrocie posiadają uzasadnienie prawne, pouczenie o moŜliwości złoŜenia odwołania, a takŜe informacje o obowiązku zgłaszania zmian do podatków. Postępowanie takie narusza art. 210 § 4, 6 i 7 ustawy Ordynacja podatkowa, wszystkie decyzje wymiarowe generowane przez system komputerowy za lata 2008 2009 nie posiadają symbolu literowego komórki organizacyjnej wydającej decyzję (w przypadku podatków Referatu Finansowego – RF). Jest to sprzeczne z art. 18 ust. 2 pkt 1 załącznika do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, podatnik o numerze konta (…) 8, opłacał podatek od gruntów i budynków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Zgodnie z wyjaśnieniami pracownika referatu finansowo podatkowego opodatkowane powierzchnie na wniosek podatnika, zostały wydzielone z posiadanego przez niego gospodarstwa rolnego i opodatkowane na osobnym koncie. Wyjaśnienie Sławomira Wawrzyniaka – podinspektora w referacie finansowo podatkowym, w sprawie podstawy opodatkowania na koncie (…) 9, stanowi załącznik nr 35 do protokołu kontroli.
7 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 8 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 9 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______45 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Udzielone ulgi w zapłacie podatku w zakresie podatku od nieruchomości (np. umorzenie zaległości, rozłoŜenie na raty, odroczenie terminu płatności) Zgodnie z wyjaśnieniami pracownika referatu finansowo podatkowego w 2008 oraz 2009 roku nie były przyjmowane wnioski ani wydawane decyzje w sprawach o udzielenie ulgi, umorzenia lub zwolnienia w podatku od nieruchomości osób fizycznych i prawnych. Wyjaśnienie Sławomira Wawrzyniaka – podinspektora w referacie finansowo podatkowym, w sprawie nieudzielania ulg, umorzeń i zwolnień, stanowi załącznik nr 36 do protokołu kontroli.
4) Podatek rolny
Podstawą naliczania podatku rolnego w 2008 roku na terenie gminy Zadzim była uchwała Rady Gminy Zadzim nr XIII/68/07 z dnia 12 grudnia 2007 roku w sprawie obniŜenia średniej ceny skupu Ŝyta dla celów podatku rolnego na terenie Gminy Zadzim. Wskazaną uchwałą Rada Gminy ustaliła średnią cenę skupu Ŝyta dla ustalania podatku rolnego na 35 zł za 1 kwintal. Podstawą naliczania podatku rolnego w 2009 roku na terenie gminy Zadzim była uchwała Rady Gminy Zadzim nr XXVI/128/08 z dnia 15 grudnia 2008 roku w sprawie obniŜenia średniej ceny skupu Ŝyta dla celów podatku rolnego na terenie Gminy Zadzim. Wskazaną uchwałą Rada Gminy ustaliła średnią cenę skupu Ŝyta dla ustalania podatku rolnego na 35 zł za 1 kwintal. Podatek rolny od osób fizycznych W okresie objętym kontrolą ilość podatników – wynosiła: − w 2008 roku – 2638, − w 2009 roku – 2686. Wpływy z podatku rolnym od osób fizycznych: − w 2007 roku wyniosły 396.894,00 zł i stanowiły 13,51 % wykonanych dochodów własnych, − w 2008 roku wyniosły 499.746,00 zł i stanowiły odpowiednio 15,68 % wykonanych dochodów własnych. Prawidłowość ustalania naleŜności podatkowych, terminowość wpłat podatku rolnego i podatku opłacanego w formie łącznego zobowiązania pienięŜnego obrazują tabele 6 i 7. Tabela nr 6 obrazująca wymiar podatku oraz terminowość wpłat wybranych podatników, w podatku od nieruchomości od osób fizycznych, za 2008 rok stanowi załącznik nr 37 do protokołu kontroli. Tabela nr 7 obrazująca wymiar podatku oraz terminowość wpłat wybranych podatników, w podatku od nieruchomości od osób fizycznych, za 2009 rok stanowi załącznik nr 38 do protokołu kontroli. Kontrolujący ustalili: w decyzjach stosowano stawki podatku zgodne z uchwałami Rady Gminy, nie stwierdzono w decyzjach podatkowych błędów rachunkowych, naleŜny podatek rolny został naliczony prawidłowo – dla gruntów gospodarstw rolnych od 1 ha przeliczeniowego wynosił równowartość 2,5 q Ŝyta, − przeliczenia hektarów uŜytków rolnych na hektary przeliczeniowe dokonano prawidłowo, − decyzje doręczano drogą pocztową (zwrotne poświadczenia odbioru w dokumentacji), lub przez sołtysów, za potwierdzeniem odbioru z podaniem daty odbioru i własnoręcznym podpisem podatnika,
______46 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
− decyzje w latach 2008 2009 doręczano w terminie nie późniejszym niŜ 14 dni przed ustawowym terminem płatności zobowiązania podatkowego stosowanie do art. 47 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, − przypis podatku nie następował pod datą skutecznie doręczonej decyzji wymiarowej, co ustalono w oparciu o wszystkie badane decyzje wymiarowe z lat 2008 – 2009 wystawione dla podatników objętych kontrolą oraz wydruki z kart kontowych podatników. Art. 21 § 1 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa przewiduje, Ŝe zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość tego zobowiązania. Zgodnie z § 4 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych naleŜności budŜetowych dla organów jednostek samorządu terytorialnego do udokumentowania przypisów słuŜą decyzje, − w przypadkach nieterminowych wpłat, odsetek nie pobierano zgodnie z art. 54 § 1 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa (kwota odsetek niŜsza niŜ 6,60 zł), − decyzje podatkowe nie posiadały elementów wyszczególnionych w art. 210 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa – patrz część protokołu: podatek od nieruchomości osób fizycznych, Kontrolą objęto opodatkowanie nieruchomości, na których dokonano zmiany wysokości opodatkowania w trakcie 2008 i 2008 roku, terminowość złoŜenia informacji na podatek oraz prawidłowość ustalenia wysokości podatku i terminowość jego zapłaty w oparciu o losowo wybrane zdarzenia podatkowe z 2008 i 2009 roku. Ustalenia w powyŜszym zakresie obrazuje tabela nr 8. Tabela nr 8 obrazująca zmiany w wymiarze podatku dokonane w trakcie roku podatkowego, stanowi załącznik nr 39 do protokołu kontroli. W trakcie kontroli ustalono: odnośnie podatnika o numerze konta (…) 10 Podatek rolny od osób prawnych Na terenie Gminy Zadzim opodatkowano: − 6 podatników w 2008 roku, − 6 podatników w 2009 roku. Wpływy z podatku rolnego od osób prawnych: − w 2007 roku wyniosły 1.249,00 zł i stanowiły 0,04 % wykonanych dochodów własnych, − w 2008 roku wyniosły 1.319,00 zł i stanowiły odpowiednio 0,04 % wykonanych dochodów własnych. Kontrolą objęto prawidłowość określenia wysokości podatku, terminowość wpłat rat podatku oraz zakres podejmowanych przez organ podatkowy czynności windykacyjnych wobec poniŜszych, losowo wybranych podatników. Ustalenia w powyŜszym zakresie obrazuje tabela nr 9.
10 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______47 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Tabela nr 9 obrazująca wymiar podatku oraz terminowość wpłat wybranych podatników, w podatku rolnym od osób prawnych, za 2008 i 2009 rok stanowi załącznik nr 40 do protokołu kontroli.
Terminowość wpłat rat podatku oraz zakres podejmowanych przez organ podatkowy czynności windykacyjnych wobec pięciu losowo wybranych podatników w latach 2008 2009. Ustalenia w powyŜszym zakresie obrazują tabele nr 10 i 11 stanowiące załącznik do protokołu kontroli . Tabele nr 10 i 11 obrazujące terminowość wpłat wybranych podatników, w podatku rolnym od osób prawnych , za 2008 i 2009 rok stanowią załącznik nr 41 do protokołu kontroli. W wyniku kontroli stwierdzono: podatnicy stosowali prawidłowe stawki podatku zgodne z uchwałami Rady Gminy, nie stwierdzono w deklaracjach błędów rachunkowych, naleŜny podatek rolny został naliczony prawidłowo – dla gruntów gospodarstw rolnych od 1 ha przeliczeniowego wynosił równowartość 2,5 q Ŝyta, − przeliczenia hektarów uŜytków rolnych na hektary przeliczeniowe dokonano prawidłowo, deklaracje na podatek rolny w wypadku podatników o numerach kont (…) 11 nie były składane w terminie do 15 stycznia roku podatkowego, co stanowi naruszenie art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy o podatku rolnym, złoŜone przez podatników deklaracje w sprawie podatku rolnego na 2008 i 2008 rok zawierają adnotacje pracownika organu podatkowego o sprawdzeniu poprawności informacji, co potwierdza dokonanie przez organ podatkowy czynności sprawdzających, wynikających z art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa, podatnicy stosowali formularze przyjęte w gminie Zadzim, podatnicy (…) 12 opłacali podatek nieterminowo. Odsetek nie pobierano, gdyŜ ich wielkość była mniejsza niŜ 6,60 zł, o czym stanowił art. 54 § 1 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa, podatnik o numerze konta (…) 13
Udzielone ulgi i zwolnienia w zakresie podatku rolnego (w szczególności ulga inwestycyjna i z tytułu nabycia gruntów) 2008 rok
Ilo ść decyzji Rodzaj decyzji Kwota (szt.) ulgi lub zwolnienia
11 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 12 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 13 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______48 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
(zł) Ulga inwestycyjna 7 66.024,58 Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów 16 2.279,38 Ulga Ŝołnierska 4 320,21 Umorzenie zaległo ści, odsetek 17 8.073,00 Rozło Ŝenie na raty zapłaty podatku (zaległo ści) 1 1840,00 Odroczenie terminu zapłaty podatku (zaległo ści) - -
2009 rok
Kwota Ilo ść decyzji Rodzaj decyzji ulgi lub zwolnienia (szt.) (zł) Ulga inwestycyjna 6 77.070,96 Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów 5 825,58 Ulga Ŝołnierska - - Umorzenie zaległo ści, odsetek 9 2.358,00 Rozło Ŝenie na raty zapłaty podatku (zaległo ści) - - Odroczenie terminu zapłaty podatku (zaległo ści) - - Kontrolą objęto następujące decyzje: w sprawie umorzenia zaległości podatkowych wraz z odsetkami: 1. 3113 II/5/08 z dnia 2 kwietnia 2008 roku w sprawie umorzenia I raty zaległego podatku rolnego za 2008 rok w kwocie 160,00 zł – data wpływu wniosku 1 marca 2008 roku, 2. 3113 II/7/08 z dnia 2 kwietnia 2008 roku w sprawie umorzenia I raty zaległego podatku rolnego za 2008 rok w kwocie 211,00 zł – data wpływu wniosku 14 marca 2008 roku, 3. 3113 II/8/08 z dnia 2 kwietnia 2008 roku w sprawie umorzenia I raty zaległego podatku rolnego za 2008 rok w kwocie 131,00 zł – data wpływu wniosku 17 marca 2008 roku, 4. 3113 II/1/09 z dnia 19 kwietnia 2009 roku w sprawie umorzenia I raty zaległego podatku rolnego za 2009 rok w kwocie 281,00 zł – data wpływu wniosku 19 marca 2009 roku, 5. 3113 II/8/09 z dnia 15 października 2009 roku w sprawie umorzenia III raty zaległego podatku rolnego za 2009 rok w kwocie 293,00 zł – data wpływu wniosku 25 września 2009 roku, 6. 3113 II/7/09 z dnia 8 października 2009 roku w sprawie umorzenia VI raty zaległego podatku rolnego za 2008 rok i I raty zaległego podatku za 2009 rok w kwocie 456,00 zł – data wpływu wniosku 11 września 2009 roku, o zastosowaniu ulgi Ŝołnierskiej: 1. 3111 II/1/2008 z dnia 10 kwietnia 2008 roku w sprawie zastosowania ulgi Ŝołnierskiej w podatku rolnym za okres od 1 kwietnia 2008 roku do 31 października 2008 roku w wysokości 40 % wymiaru podatku,
______49 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2. 3111 II/2/2008 z dnia 9 maja 2008 roku w sprawie zastosowania ulgi Ŝołnierskiej w podatku rolnym za okres od 1 maja 2008 roku do 31 lipca 2008 roku w wysokości 40 % wymiaru podatku, 3. 3111 II/3/2008 z dnia 14 sierpnia 2008 roku w sprawie zastosowania ulgi Ŝołnierskiej w podatku rolnym za okres od 1 sierpnia 2008 roku do 28 lutego 2009 roku w wysokości 40 % wymiaru podatku, 4. 3111 II/3/2008 z dnia 16 grudnia 2008 roku w sprawie zastosowania ulgi Ŝołnierskiej w podatku rolnym za okres od 1 stycznia 2009 roku do 31 sierpnia 2009 roku w wysokości 40 % wymiaru podatku, o przyznaniu ulgi inwestycyjnej: 1. 3111 III/8/08 z dnia 28 października 2008 roku w sprawie przyznania ulgi inwestycyjnej w podatku rolnym w wysokości 25 % udokumentowanych rachunkami nakładów inwestycyjnych w kwocie 12.634,65 zł – data złoŜenia wniosku 8 października 2008 roku, 2. 3111 III/4/09 z dnia 24 czerwca 2009 roku w sprawie przyznania ulgi inwestycyjnej w podatku rolnym w wysokości 25 % udokumentowanych rachunkami nakładów inwestycyjnych w kwocie 4.932,92 – data złoŜenia wniosku 3 czerwca 2009 roku, 3. 3111 III/5/09 z dnia 24 lipca 2009 roku w sprawie przyznania ulgi inwestycyjnej w podatku rolnym w wysokości 25 % udokumentowanych rachunkami nakładów inwestycyjnych w kwocie 20.851,00 – data złoŜenia wniosku 25 czerwca 2009 roku, 4. 3111 III/6/09 z dnia 23 lipca 2009 roku w sprawie przyznania ulgi inwestycyjnej w podatku rolnym w wysokości 25 % udokumentowanych rachunkami nakładów inwestycyjnych w kwocie 27.026,90 – data złoŜenia wniosku 30 czerwca 2009 roku, o przyznaniu ulgi z tytułu nabycia gruntów: 1. 3111 I/9/08 z dnia 11 sierpnia 2008 roku w sprawie zwolnienia w okresie od dnia 1 sierpnia 2008 roku do dnia 30 kwietnia 2013 roku od podatku powierzchni gruntów (…) 14 , zakupionych na powiększenie gospodarstwa rolnego. Zastosowano obniŜkę w podatku rolnym dotyczącą ww. gruntów od dnia 1 maja 2013 roku do dnia 30 kwietnia 2014 roku o 75 %, w okresie od dnia 1 maja 2014 roku do dnia 30 kwietnia 2015 roku o 50 %, wniosek z dnia 10 lipca 2008 roku, 2. 3111 I/10/08 z dnia 1 września 2008 roku w sprawie zwolnienia w okresie od dnia 1 września 2008 roku do dnia 31 stycznia 2013 roku od podatku powierzchni gruntów (…) 15 , zakupionych na powiększenie gospodarstwa rolnego. Zastosowano obniŜkę w podatku rolnym dotyczącą ww. gruntów od dnia 1 lutego 2013 roku do dnia 31 stycznia 2014 roku o 75 %, w okresie od dnia 1 lutego 2014 roku do dnia 31 stycznia 2015 roku o 50 %, wniosek z dnia 7 sierpnia 2008 roku, 3. 3111 I/5/09 z dnia 26 października 2009 roku w sprawie zwolnienia w okresie od dnia 1 października 2009 roku do dnia 30 września 2014 roku od podatku powierzchni
14 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 15 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak
______50 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
gruntów (…) 16 , zakupionych na powiększenie gospodarstwa rolnego. Zastosowano obniŜkę w podatku rolnym dotyczącą ww. gruntów od dnia 1 października 2014 roku do dnia 30 września 2015 roku o 75 %, w okresie od dnia 1 października 2015 roku do dnia 30 września 2016 roku o 50 %, wniosek z dnia 29 września 2009 roku. W trakcie kontroli ustalono: 1. wyŜej wymienione decyzje zostały wydane przez Wójta, lub osobę upowaŜnioną – Sekretarza Gminy, 2. decyzje wydano na pisemne wnioski podatników, 3. wszystkie decyzje zawierały uzasadnienie prawne,, 4. uzasadnienia faktyczne zawarte w decyzjach były zgodne ze złoŜonymi wnioskami podatników, 5. we wszystkich decyzjach organ podatkowy wykazywał okresy, których dotyczyły udzielone ulgi, 6. organ podatkowy przeprowadzał czynności sprawdzające niezbędne do ustalenia zgodności stanu faktycznego z wnioskiem i oświadczeniem podatnika, 7. wszystkie sprawy z wniosków podatników dotyczących ulg: inwestycyjnej, Ŝołnierskiej, zwolnienia z tytułu zakupu gruntów i umorzenia zaległości zostały załatwione w drodze decyzji, zgodnie z art. 207 ustawy Ordynacja podatkowa, 8. instytucji umorzenia nie stosowano wyłącznie do zaległości podatkowych, co jest niezgodne z art. 67a § 1 pkt 3 ustawy Ordynacja podatkowa, postępowanie takie dotyczy decyzji 3113 II/5/08 i 3113 II/7/08 w przypadku których podatnicy złoŜyli wnioski przed terminem płatności raty podatku, 9. nie stwierdzono aby w postępowaniach podatkowych brali udział pracownicy organu podatkowego podlegający wyłączeniu od udziału w postępowania na podstawie art. 130 ww. ustawy, 10. we wszystkich decyzjach znajdowało się uzasadnienie faktyczne zgodnie z art. 210 § 1 pkt 6 i art. 210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa, 11. wszystkie decyzje zostały poprzedzone zebraniem materiału uzasadniającego wnioski podatników, zgodnie z art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, 12. do wszystkich wniosków składanych przez podatników dotyczących umorzenia zaległości były dołączone protokoły o stanie majątkowym podatnika, 13. wysokość podatku wskutek zastosowania ulgi Ŝołnierskiej obniŜano o 40% zgodnie z art. 13a ust. 2 ustawy o podatku rolnym, 14. do wniosków o przyznanie ulgi inwestycyjnej dołączane były kserokopie faktur dotyczących poniesionych wydatków na zakup i instalację urządzeń wymienionych w art. 13 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku rolnym, 15. kwota przyznanych ulg wynosiła 25% udokumentowanych rachunkami nakładów inwestycyjnych – zgodnie z art. 13 ust. 2 ww. ustawy,
16 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak
______51 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
16. ulgę inwestycyjną organ podatkowy stosował od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym złoŜono wniosek zgodnie z art. 13 d ust. 3 ww. ustawy, 17. do wniosków o przyznanie ulgi z tytułu nabycia gruntów były dołączane akty notarialne zakupu, 18. w decyzjach o przyznanie ulgi z tytułu nabycia gruntów prawidłowo wskazano okres zwolnienia 5 lat licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaŜy gruntów, zaś zastosowanie ulgi następowało od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym złoŜono wniosek zgodnie z art. 13 d ust. 3 ustawy o podatku rolnym. Po okresie zwolnienia w I roku podatnikom obniŜano podatek rolny o 75%, natomiast w II roku jego wysokość obniŜona będzie o 50%, 19. odpisów zastosowanych ulg i zwolnień dokonywano na kontach podatników w prawidłowych wysokościach, 20. (…) 17 . Wyjaśnienie Sławomira Wawrzyniaka – podinspektora w referacie finansowo podatkowym, w sprawie zastosowania ulg w przypadku podatnika 310194, stanowi załącznik nr 42 do protokołu kontroli. Test nr 6 w sprawie umorzenia zaległości podatkowych, stanowi załącznik nr 43 do protokołu kontroli. Akta kontroli strona nr 12.
5) Podatek od środków transportowych
Podstawą wymiaru podatku od środków transportowych na terenie Gminy Zadzim w 2008 roku była uchwała Rady Gminy Zadzim z dnia 12 grudnia 2007 roku nr XIII/70/07 w sprawie określenia wysokości stawek podatku od środków transportowych na 2008 rok. Podstawą wymiaru podatku od środków transportowych na terenie Gminy Zadzim w 2009 roku była uchwała Rady Gminy Zadzim z dnia 15 grudnia 2008 roku nr XXVI/130/08 w sprawie określenia wysokości stawek podatku od środków transportowych na 2009 rok. Na podstawie wskazanych uchwał zwolnieniu z podatku podlegają: autobusy przeznaczone wyłącznie do dowozu dzieci do szkół, pojazdy wykorzystywane na cele ochrony przeciwpoŜarowej z wyjątkiem pojazdów, o których mowa w art. 8 pkt 2, 4 i 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, samochody cięŜarowe wykorzystywane do realizacji zadań w zakresie oświaty oraz do wywoŜenia śmieci z kontenerów z wyjątkiem pojazdów, o których mowa w art. 8 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Zwolnienia powyŜsze nie obejmują pojazdów wykorzystywanych do prowadzenia działalności gospodarczej. Podatek od środków transportowych – osoby fizyczne
17 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak
______52 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W okresie objętym kontrolą ilość podatników – osób fizycznych – będących podmiotami ww. podatku wynosiła: − w 2008 roku – 33 podatników, − w 2009 roku – 36 podatników. Ustalenia co do prawidłowości naliczania oraz zapłaty podatku obrazują tabele nr 12 i 13. Tabele nr 12 i 13 obrazujące prawidłowość naliczenia oraz terminowość wpłat wybranych podatników, w podatku od środków transportowych od osób fizycznych, za 2008 i 2009 rok stanowią załącznik nr 44 do protokołu kontroli. Test nr 1 w sprawie podatku od środków transportowych za 2008 rok stanowi załącznik nr 45 do protokołu kontroli. Test nr 2 w sprawie podatku od środków transportowych za 2009 rok stanowi załącznik nr 46 do protokołu kontroli. W wyniku kontroli ustalono, co następuje: w przypadku podatnika o numerze konta (…) 18 stwierdzono przypadek złoŜenia deklaracji na podatek na 2008 rok po upływie ustawowego terminu, co stanowiło naruszenie art. 9 ust. 6 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, który przewidywał, Ŝe podatnicy zobowiązani są składać, w terminie do dnia 15 lutego właściwemu organowi podatkowemu, deklaracje na podatek od środków transportowych na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru. Deklarację podpisano w dniu 18 marca 2008 roku, deklaracje nie posiadały daty wpływu do organu podatkowego, co stanowi naruszenie art. 6 ust. 11 załącznika do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, który stanowi, Ŝe na kaŜdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego, co skutkuje brakiem moŜliwości kontroli terminowości jej złoŜenia,
w przypadkach nieterminowych wpłat podatku przez podatników odsetek nie pobierano, gdy nie przekraczały one kwoty 6,60zł, zgodnie z art. 54 § 1 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa, w przypadku podatnika o numerze konta (…) 19 stwierdzono przypadek złoŜenia deklaracji na podatek od środków transportowych po upływie ustawowego terminu, co stanowiło naruszenie art. 9 ust. 6 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Deklarację podpisano w dniu 25 marca 2008 roku za 2008 rok i w dniu 1 czerwca 2009 roku za 2009 rok. Wobec nie złoŜenia korekty przez
18 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 19 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______53 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
podatnika organ podatkowy winien wezwać podatnika do złoŜenia deklaracji na podstawie art. 274a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, (…) 20 .
Podatek od środków transportowych – osoby prawne (…) 21 Udzielone ulgi w zakresie podatku od środków transportowych (np. umorzenie zaległości, rozłoŜenie na raty, odroczenie terminu płatności) W latach 2008 – 2009 nie przyjęto wniosków, ani nie wydawano decyzji w sprawach o udzielenie ulg i zwolnień w podatku od środków transportowych od osób fizycznych i prawnych. Oświadczenie Sławomira Wawrzyniaka – podinspektora w referacie finansowo podatkowym, w sprawie nie udzielania ulg, zwolnień i umorzeń w podatku od środków transportowych za lata 2008 2009, stanowi załącznik nr 48 do protokołu kontroli. W latach 2008 2009 przyjęto do realizacji i wydano jedną decyzję w sprawie umorzenia zaległości podatkowej w podatku od środków transportowych. Umorzenia dokonano na rzecz podatnika o numerze konta 100020. W toku kontroli wydania decyzji umarzającej zaległości podatkowe kontrolujący stwierdzili: decyzja została wydana przez Wójta, decyzję wydano na pisemny wniosek podatnika, decyzja zawiera uzasadnienie prawne, uzasadnienie faktyczne zawarte w decyzji było zgodne ze złoŜonym wnioskiem podatnika, organ podatkowy dokonał niezbędnych czynności do ustalenia stanu faktycznego w zakresie zgodności z wnioskiem i oświadczeniem podatnika o jego sytuacji materialnej uzasadniającej umorzenie zaległości podatkowej, instytucję umorzenia zastosowano do zaległości podatkowej, nie stwierdzono, aby w postępowaniu podatkowym brali udział pracownicy organu podatkowego podlegający wyłączeniu od udziału w postępowania na podstawie art. 130 ww. ustawy, do wniosku złoŜonego przez podatnika dotyczącego umorzenia zaległości był dołączony protokół o stanie majątkowym podatnika. Test nr 3 w sprawie umorzenia zaległości podatkowych, stanowi załącznik nr 49 do protokołu kontroli. Test nr 4 w sprawie sprawozdawczości, stanowi załącznik nr 50 do protokołu kontroli.
20 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 i § 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 21 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 i § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______54 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
6) Opłata targowa
W 2008 roku na terenie gminy obowiązywała uchwała nr XIII/71/07 Rady Gminy Zadzim z dnia 12 grudnia 2007 roku w sprawie opłaty targowej i sposobu jej poboru, natomiast w 2009 roku na terenie gminy obowiązywała uchwała nr XXVI/131/08 Rady Gminy Zadzim z dnia 15 grudnia 2008 roku w sprawie opłaty targowej i sposobu jej poboru. Wysokość dziennej stawki opłaty targowej od sprzedaŜy w obydwu uchwałach uchwalono w zaleŜności od: wystawionych na sprzedaŜ sztuk w przypadku zwierząt wyszczególnionych w uchwale, sposobu sprzedaŜy lub powierzchni gruntu zajętej pod stragan. PowyŜsze uchwały zgodne były z uregulowaniami zawartymi w art. 15 i 16 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Kwota uzyskanych dochodów z tytułu opłaty targowej w 2007 i 2008 roku nie przekroczyła 0,6% wykonanych dochodów własnych Gminy w kaŜdym roku, w związku, z czym odstąpiono od czynności kontrolnych.
Wysoko ść Rok uzyskanych dochodów (zł) 2007 1.155,00 2008 857,00
7) Terminowo ść podejmowania czynno ści windykacyjnych w odniesieniu do zaległo ści podatkowych
Podatek od nieruchomości i podatek rolny od osób prawnych Kontrolujący w oparciu o wydruki kart kontowych losowo wybranych podatników o numerach (…) 22 w podatku rolnym ustalili, Ŝe naleŜności w przypadku osób prawnych wpłacane były w terminach ustawowych. Sporadycznie występują opóźnienia rzędu od 1 do 9 dni ( patrz tabele nr 9, 10 i 11 stanowiące załączniki nr 40 i 41 do protokołu kontroli ). Zgodnie z oświadczeniem Ewy Rzepki w 2008 i 2009 roku nie były wystawiane upomnienia ani tytuły wykonawcze na podatników będących osobami prawnymi w podatku od nieruchomości i podatku rolnym. Oświadczenie Ewy Rzepki – podinspektora ds. księgowości podatkowej dotyczące wystawiania upomnień i tytułów wykonawczych za 2008 i 2009 rok w podatku od nieruchomości i podatku rolnym od osób prawnych stanowi załącznik nr 51 do protokołu kontroli. Podatek od nieruchomości, łączne zobowiązanie pienięŜne, podatek rolny – III rata 2008 roku (termin zapłaty 15 września 2008 roku) Prawidłowość czynności windykacyjnych w stosunku do podatników ww. podatków w stosunku do osób fizycznych obrazuje tabela nr 14. Podatek od nieruchomości, łączne zobowiązanie pienięŜne, podatek rolny – I rata 2009 roku (termin zapłaty 15 marca 2009 roku)
22 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______55 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Prawidłowość czynności windykacyjnych w stosunku do podatników ww. podatków w stosunku do osób fizycznych obrazuje tabela nr 15. Największe zaległości na dzień 31 grudnia 2008 roku – podatnicy inni niŜ ww. Prawidłowość czynności windykacyjnych w stosunku do podatników ww. podatków w stosunku do osób fizycznych obrazuje tabela nr 16. Tabele nr 14, 15 i 16 obrazujące czynności windykacyjne podjęte przez organ podatkowy stanowią załącznik nr 52 do protokołu kontroli. W wyniku analizy dokumentacji źródłowej ustalono, co następuje: Rada Gminy nie skorzystała z uprawnienia z art. 57 § 7 ustawy Ordynacja podatkowa i nie wprowadziła opłaty prolongacyjnej, - ewidencja upomnień prowadzona była w systemie komputerowym zgodnie z załącznikiem nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541). ewidencja tytułów wykonawczych prowadzona była zgodnie z załącznikiem nr 8 wskazanego wyŜej rozporządzenia, (…) 23 . Test nr 7 dotyczący czynności windykacyjnych stanowi załącznik nr 54 do protokołu kontroli. Terminowość podjętych czynności windykacyjnych w podatku od środków transportowych w latach 2008 2009 Terminowość podjętych przez Organ podatkowy czynności windykacyjnych w stosunku do podatników podatku od środków transportowych obrazują tabele. Tabele obrazujące czynności windykacyjne podjęte przez organ podatkowy stanowią załącznik nr 55 do protokołu kontroli. W wyniku analizy dokumentacji źródłowej ustalono, co następuje: zgodnie z oświadczeniem pracownika organu podatkowego w 2008 roku nie wystawiano upomnień i tytułów wykonawczych w sprawie zaległości podatkowych w podatku od środków transportowych od osób fizycznych i prawnych, w roku 2009 nie wystawiano tytułów wykonawczych w podatku od środków transportowych od osób fizycznych i prawnych, Oświadczenie Ewy Rzepki – podinspektora w referacie finansowo podatkowym, w sprawie nie wystawiania upomnień i tytułów wykonawczych w podatku od środków transportowych za 2008 i 2009 rok, stanowi załącznik nr 56 do protokołu kontroli. - rejestr upomnień prowadzony był w sposób zgodny z załącznikiem nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, odsetki od dokonywanych przez podatników nieterminowych wpłat podatku naliczano zgodnie z art. 53 § 1 i 3 oraz art. 54 § 1 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa,
23 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______56 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
w stosunku do badanych podatników o numerach kont: (…) 24 upomnienia wystawiano zbyt późno – po upływie terminu kolejnej raty podatku. Postępowanie takie jest sprzeczne z postanowieniami § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Zgodnie z powołanym przepisem, jeŜeli naleŜność nie zostanie zapłacona w terminie określonym w decyzji lub wynikającym z przepisu prawa, wierzyciel, z zastrzeŜeniem ust. 2, wysyła do zobowiązanego upomnienie, z zagroŜeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia, − (…) 25 . Zgodnie z art. 9 ust. 6 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych podatnicy zobowiązani są do składania deklaracji na podatek od środków transportowych w terminie do 15 lutego roku podatkowego, natomiast art. 11 ust. 1 cytowanej ustawy stanowi, iŜ podatek płatny jest w terminach do 15 lutego i 15 września kaŜdego roku. Organ podatkowy w ramach czynności sprawdzających wobec braku deklaracji oraz wpłat podatku winien w wcześniejszym terminie wszcząć postępowanie zmierzające do ustalenia wysokości podatku . Podatnik nie złoŜył w terminie deklaracji w sprawie środków transportowych na 2009 rok. W dniu 20 lipca 2009 roku podatnik zwrócił się z wnioskiem o umorzenie podatku od środków transportowych za 2008 rok ze względu na trudną sytuację finansową. Organ podatkowy w tym samym dniu sporządził protokół w sprawie opisu warunków gospodarczych gospodarstwa rolnego. Zgodnie z cytowanymi powyŜej przepisami organ podatkowy w ramach czynności sprawdzających winien wezwać podatnika do złoŜenia deklaracji . W dniu 18 września 2009 roku organ podatkowy wezwał podatnika do złoŜenia deklaracji w sprawie podatku od środków transportowych. Podatnik deklarację złoŜył w dniu 29 września 2009 roku, − podatnik o numerze konta (…) 26 deklaracje na podatek od środków transportowych złoŜył w dniu 18 kwietnia 2008 roku za 2008 rok i w dniu 29 września 2009 roku za 2009 rok. Postępowanie takie było sprzeczne z art. 9 ust. 6 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Ustalenia jak powyŜej, − podatnik o numerze konta (…) 27 deklaracje na podatek od środków transportowych złoŜył w dniu 11 grudnia 2008 roku za 2008 rok i w dniu 19 marca 2009 roku za 2009 rok. Postępowanie takie było sprzeczne z art. 9 ust. 6 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Ustalenia jak powyŜej,
24 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 25 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 26 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 27 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak
______57 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
− podatnik o numerze konta (…) 28 . Organ podatkowy nie wystawił tytułu egzekucyjnego po upływie siedmiu dni od daty doręczenia upomnienia, co jest sprzeczne z postanowieniem § 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. (…) 29 − podatnik o numerze konta (…) 30 Test nr 5 w sprawie czynności windykacyjnych w podatku od środków transportowych stanowi załącznik nr 57 do protokołu kontroli. Akta kontroli strona nr 121.
2. DOCHODY Z MAJ ĄTKU
W latach 2006 – 2009 według oświadczenia BoŜeny Krajewskiej Gmina Zadzim nie nabywała Ŝadnych nieruchomości. Oświadczenie BoŜeny Krajewskiej co do nie nabywania gruntów przez Gminę Zadzim w latach 2006 – 2009, stanowi załącznik nr 58 do protokołu kontroli. Zasady zbywania, obciąŜania, wydzierŜawiania gruntów na terenie Gminy Zadzim regulowały: uchwała nr IV/23/03 Rady Gminy w Zadzimiu z dnia 18 lutego 2003 roku w sprawie zasad zbycia, obciąŜenia nieruchomości gruntowych, wydzierŜawienia lub najmu na okres dłuŜszy niŜ 3 lata oraz w sprawie przyznania pierwszeństwa w nabyciu lokali mieszkalnych i określenia warunków sprzedaŜy lokali, uchwała nr XVIII/88/04 Rady Gminy w Zadzimiu z dnia 29 marca 2004 roku w sprawie zmiany uchwały dotyczącej zasad zbycia, obciąŜenia nieruchomości gruntowych, wydzierŜawienia lub najmu na okres dłuŜszy niŜ 3 lata oraz w sprawie przyznania pierwszeństwa w nabyciu lokali mieszkalnych i określenia warunków sprzedaŜy lokali, uchwała nr XL/222/06 Rady Gminy w Zadzimiu z dnia 1 czerwca 2006 roku w sprawie zmiany uchwały nr IV/23/03 Rady Gminy w Zadzimiu z dnia 18 lutego 2003 roku w sprawie zasad zbycia, obciąŜenia nieruchomości gruntowych, wydzierŜawienia lub najmu na okres dłuŜszy niŜ 3 lata oraz w sprawie przyznania pierwszeństwa w nabyciu lokali mieszkalnych i określenia warunków sprzedaŜy lokali.
2.1. Dochody z tytułu sprzeda Ŝy nieruchomo ści
W latach 2008 – 2009 Gmina Zadzim zbyła w drodze przetargu nieograniczonego 3 nieruchomości połoŜone we wsiach: Iwonie, Zygry, Otok. W trybie bezprzetargowym zbyto 1 nieruchomość połoŜoną w Zadzimiu.
28 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 29 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 30 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak
______58 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wykaz nieruchomości zbytych przez Gminę Zadzim, sporządzony przez BoŜenę Krajewską – stanowi załącznik nr 59 do protokołu kontroli. Dochody ze sprzedaŜy nieruchomości lub ich części (w tym lokali) 2008 rok 2009 rok Plan po Plan po Plan Wykonanie Plan Wykonanie zmianach zmianach 100.000 100.000 62.319 155.000 100.000 18.840
Przyjęta do kontroli próba stanowi 50 % wartości sprzedanych ogółem nieruchomości (w 2008 i 2009 roku). SPRZEDAś W TRYBIE PRZETARGU USTNEGO NIEOGRANICZONEGO DZIAŁEK O NR 187/8, 193/2, 194 O ŁĄCZNEJ POWIERZCHNI 1.923 M2 POŁOśONYCH W MIEJSCOWOŚCI ZYGRY W wyniku kontroli dokumentacji dotyczącej sprzedaŜy działek stwierdzono, co następuje: − uchwałą nr V/25/07 Rady Gminy w Zadzimiu z dnia 15 marca 2007 roku w sprawie przeznaczenia nieruchomości do sprzedaŜy w drodze ustnego przetargu nieograniczonego, wyraŜono zgodę na sprzedaŜ nieruchomości wyszczególnionych w załączniku do niniejszej uchwały. Zgodnie z załącznikiem do sprzedaŜy przeznaczono działki połoŜone w miejscowości Zygry o numerach: 187/5 (o powierzchni 0,23 ha), 193 (o powierzchni 0,02 ha), 194 (o powierzchni 0,02 ha), − stosownie do postanowień art. 35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz. 2603 ze zm.) Wójt Gminy Zadzim zarządzeniem nr 51/V/08 z dnia 7 stycznia 2008 roku sporządził i podał do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaŜy w drodze przetargu ustnego nieograniczonego. W wykazie figurowała nieruchomość połoŜona w miejscowości Zygry o numerach działek 187/8, 193/2, 194 o łącznej powierzchni 1.923 m² (0,1923 ha) , co świadczy o rozbieŜności między numerami działek i ich powierzchniami wskazanymi w uchwale, a numerami działek i powierzchniami wyszczególnionymi w załączniku do zarządzenia. RozbieŜność ta wynikała z nowego podziału geodezyjnego działek, przeprowadzonego po dacie podjęcia uchwały. PowyŜszy wykaz wywieszono na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy na okres 21 dni. Na wykazie zamieszczono informację dotyczącą terminu wywieszenia na tablicy ogłoszeń (8 stycznia 2008 – 28 stycznia 2008 roku). W wykazie podano wszystkie informacje wymagane art. 35 ust. 2 ww. ustawy, w tym informację o terminie do złoŜenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i pkt 2. Informację o wywieszeniu wykazu obejmującego przeznaczone do sprzedaŜy nieruchomości podano do publicznej wiadomości równieŜ przez zamieszczenie w prasie lokalnej, tablicy sołeckiej oraz na stronie internetowej Urzędu Gminy stosownie do postanowień art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Podana w wykazie cena nieruchomości to kwota 12.440,00 zł, − wartość omawianej nieruchomości ustalono w oparciu o operat szacunkowy, sporządzony przez Rzeczoznawcę Majątkowego (uprawnienia nr 3022), w dniu 25 lutego 2008 roku Wójt Gminy sporządził ogłoszenie zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami,
______59 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
ogłoszenie o przetargu ustnym nieograniczonym na zbycie nieruchomości, wywieszone zostało na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w dniu 26 lutego 2008 roku (zamieszczone do dnia 27 marca 2008 roku). Ogłoszenie o przetargu ustnym nieograniczonym zamieszczone zostało na stronie internetowej Urzędu Gminy, a takŜe tablicy sołeckiej. Ogłoszenie podane zostało do publicznej wiadomości po upływie terminów określonych w art. 34 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 oraz ust. 4 ustawy, zgodnie z zapisami art. 38 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. W ogłoszeniach zawarto wszystkie informacje zamieszczone w wykazie oraz czas, miejsce i warunki przetargu. Ponadto w ogłoszeniu o przetargu ustnym nieograniczonym zawarto informacje wymagane w § 13 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz. 2108 ze zm.), termin przetargu wynikający z ogłoszeń to dzień 1 kwietnia 2008 roku, godzina 13:00, − skład osobowy komisji przetargowej (skład trzyosobowy) do przeprowadzenia czynności związanych z przeprowadzeniem przetargu ustnego nieograniczonego na sprzedaŜ nieruchomości, ustalony został na podstawie zarządzenia nr 56/V/2008 Wójta Gminy Zadzim z dnia 6 marca 2008 roku, − termin wpłaty wadium ustalono do dnia 27 marca 2008 roku, tj. stosownie do zapisów § 4 ust. 6 ww. rozporządzenia Rady Ministrów, który stanowi, Ŝe wyznaczony termin wniesienia wadium powinien być ustalony w taki sposób, aby umoŜliwił komisji przetargowej stwierdzenie, nie później niŜ 3 dni przed przetargiem, Ŝe dokonano wpłaty. Wysokość wadium ustalono stosownie do postanowień § 4 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów, w wysokości 10% ceny wywoławczej – 1.244,00 zł, − do wyznaczonego terminu, wadium wniosło 7 zainteresowanych podmiotów. Wpłata wadium nastąpiła w dniach od 25 marca do 27 marca 2008 roku, − wysokość postąpienia ustalono zgodnie z zapisami § 14 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości w kwocie 130,00 zł (1% ceny wywoławczej), − członkowie komisji przetargowej w dniu 1 kwietnia 2008 roku, złoŜyli oświadczenia, iŜ nie łączą ich Ŝadne stosunki prawne lub rodzinne z uczestnikami przetargu, − protokół z przeprowadzonego przetargu ustnego nieograniczonego w sprawie sprzedaŜy na własność nieruchomości podpisano w dniu 1 kwietnia 2008 roku. Ustalona w przetargu cena nieruchomości to kwota: 28.200,00 zł. W protokole z przeprowadzonego przetargu zawarto wszystkie informacje wynikające z § 10 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości, − zwrotu wadium pozostałym uczestnikom przetargu dokonano w dniu 1 kwietnia 2008 roku, w dniu 9 kwietnia 2008 roku sporządzono i podano do publicznej wiadomości informację o wyniku przetargu, zgodnie z postanowieniami § 12 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości, − stosownie do zapisów art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, pismem z dnia 14 kwietnia 2008 roku, Urząd Gminy poinformował wyłonionego w przetargu nabywcę, o miejscu podpisania aktu notarialnego w sprawie sprzedaŜy przedmiotowej
______60 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
nieruchomości (zawiadomienie odebrano 18 kwietnia 2008 roku). Termin podpisania umowy wyznaczony został na dzień 5 maja 2008 roku, − cena nieruchomości została zapłacona nie później niŜ do dnia zawarcia umowy przenoszącej własność, zgodnie z wymogami wynikającymi z art. 70 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami (bankowy dowód wpłaty z dnia 16 kwietnia 2008 roku w kwocie 26.965,00 zł). Wpłacone przez nabywcę wadium w wysokości 1.244,00 zł zostało zaliczone na poczet ceny nieruchomości, − akt notarialny Rep. A nr 1214/2008 w sprawie sprzedaŜy przedmiotowej nieruchomości sporządzony został w dniu 5 maja 2008 roku. SPRZEDAś W TRYBIE PRZETARGU USTNEGO NIEOGRANICZONEGO NIERUCHOMOŚCI ZABUDOWANEJ O NUMERZE DZIAŁKI 79/2 O POWIERZCHNI 1.563 M2 POŁOśONEJ W MIEJSCOWOŚCI OTOK W wyniku kontroli dokumentacji dotyczącej sprzedaŜy działek stwierdzono, co następuje: − uchwałą nr XXIII/120/08 Rady Gminy w Zadzimiu z dnia 24 września 2008 roku w sprawie przeznaczenia nieruchomości do sprzedaŜy w drodze ustnego przetargu nieograniczonego, wyraŜono zgodę na sprzedaŜ nieruchomości wyszczególnionych w załączniku do niniejszej uchwały. Zgodnie z załącznikiem do sprzedaŜy przeznaczono działkę połoŜoną w miejscowości Otok o numerze 79/1 o powierzchni 0,62 ha (6200 m²), − w dniu 8 maja 2009 roku do Urzędu Gminy wpłynęło pismo osoby fizycznej wnioskującej o informowanie jej o wycenie i przetargu w związku z chęcią zakupu wskazanej nieruchomości, − stosownie do postanowień art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami Wójt Gminy Zadzim zarządzeniem nr 118/V/09 z dnia 26 czerwca 2009 roku sporządził i podał do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaŜy w drodze przetargu ustnego nieograniczonego. W wykazie figurowały nieruchomości połoŜone w miejscowości Otok o numerach działek 79/2 o powierzchni 1563 m² oraz 79/3 o powierzchni 4679 m², co świadczy o rozbieŜności między numerami działek i ich powierzchniami wskazanymi w uchwale a numerami działek i powierzchniami wyszczególnionymi w załączniku do zarządzenia. RozbieŜność ta wynikała z nowego podziału geodezyjnego działek, przeprowadzonego po terminie podjęcia uchwały, PowyŜszy wykaz wywieszono na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy na okres 21 dni. Na wykazie zamieszczono informację dotyczącą terminu wywieszenia na tablicy ogłoszeń (29 czerwca 2009 do 20 lipca 2009 roku) W wykazie podano wszystkie informacje wymagane art. 35 ust. 2 ww. ustawy, w tym informację o terminie do złoŜenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 ww. ustawy. Informację o wywieszeniu wykazu obejmującego przeznaczone do sprzedaŜy nieruchomości podano do publicznej wiadomości równieŜ przez zamieszczenie w prasie lokalnej, tablicy sołeckiej oraz na stronie internetowej Urzędu Gminy stosownie do postanowień art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Podana w wykazie cena nieruchomości 79/2 to kwota 18.650,00 zł, nieruchomości 79/3 to kwota 34.030,00 zł, wartość omawianej nieruchomości ustalono w oparciu o operat szacunkowy, sporządzony przez Rzeczoznawcę Majątkowego (uprawnienia nr 3022),
______61 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
w dniu 17 sierpnia 2009 roku Wójt Gminy sporządził ogłoszenie zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, ogłoszenie o przetargu ustnym nieograniczonym na zbycie nieruchomości, wywieszone zostało na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w dniu 18 sierpnia 2009 roku (zamieszczone do dnia 17 września 2009 roku). Ogłoszenie o przetargu ustnym nieograniczonym zamieszczone zostało na stronie internetowej Urzędu Gminy, a takŜe na tablicy sołeckiej. Ogłoszenie podane zostało do publicznej wiadomości po upływie terminów określonych w art. 34 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 oraz ust. 4 ustawy, zgodnie z zapisami art. 38 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. W ogłoszeniach zawarto wszystkie informacje zamieszczone w wykazie oraz czas, miejsce i warunki przetargu. Ponadto w ogłoszeniu o przetargu ustnym nieograniczonym zawarto informacje wymagane w § 13 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości, termin przetargu wynikający z ogłoszeń to dzień 18 września 2009 roku, godzina 14:30, − skład osobowy komisji przetargowej (skład trzyosobowy) do przeprowadzenia czynności związanych z przeprowadzeniem przetargu ustnego nieograniczonego na sprzedaŜ nieruchomości, ustalony został na podstawie zarządzenia nr 128/V/2009 Wójta Gminy Zadzim z dnia 17 sierpnia 2009 roku, − termin wpłaty wadium ustalono do dnia 14 września 2009 roku, tj. stosownie do zapisów § 4 ust. 6 ww. rozporządzenia Rady Ministrów, który stanowi, Ŝe wyznaczony termin wniesienia wadium powinien być ustalony w taki sposób, aby umoŜliwił komisji przetargowej stwierdzenie, nie później niŜ 3 dni przed przetargiem, Ŝe dokonano wpłaty. Wysokość wadium ustalono stosownie do postanowień § 4 ust. 2 ww. rozporządzenia Rady Ministrów, w wysokości 10% ceny wywoławczej – 1.865,00 zł, w dniu 26 sierpnia 2009 roku pisemnie poinformowano wnioskującą osobę fizyczną o terminie przetargu, cenie wywoławczej nieruchomości, terminie złoŜenia i wysokości wadium, − do wyznaczonego terminu, wadium wniosła 1 osoba. Wpłata wadium nastąpiła w dniu 11 września 2009 roku, − wysokość postąpienia ustalono zgodnie z zapisami § 14 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości w kwocie 190,00 zł (1% ceny wywoławczej), − członkowie komisji przetargowej w dniu 18 września 2009 roku złoŜyli oświadczenia, iŜ nie łączą ich Ŝadne stosunki prawne lub rodzinne z uczestnikami przetargu, − protokół z przeprowadzonego przetargu ustnego nieograniczonego w sprawie sprzedaŜy na własność nieruchomości podpisano w dniu 18 września 2009 roku. Ustalona w przetargu cena nieruchomości to kwota: 18.840,00 zł. W protokole z przeprowadzonego przetargu zawarto wszystkie informacje wynikające z § 10 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości, − w dniu 28 września 2009 roku sporządzono i podano do publicznej wiadomości informację o wyniku przetargu, zgodnie z postanowieniami § 12 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości ,
______62 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
− stosownie do zapisów art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, pismem z dnia 28 września 2009 roku, Urząd Gminy poinformował wyłonionego w przetargu nabywcę, o miejscu podpisania aktu notarialnego w sprawie sprzedaŜy przedmiotowej nieruchomości (zawiadomienie odebrano 28 września 2009 roku). Termin podpisania umowy wyznaczony został na dzień 7 października 2009 roku, − cena nieruchomości została zapłacona nie później niŜ do dnia zawarcia umowy przenoszącej własność, zgodnie z wymogami wynikającymi z art. 70 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami (bankowy dowód wpłaty z dnia 6 października 2009 roku w kwocie 16.975,00 zł). Wpłacone przez nabywcę wadium w wysokości 1.865,00 zł zostało zaliczone na poczet ceny nieruchomości, − akt notarialny Rep. A nr 3119/2009 w sprawie sprzedaŜy przedmiotowej nieruchomości sporządzony został w dniu 7 października 2009 roku. Ponadto ustalono, iŜ powstała w wyniku podziału niezabudowana nieruchomość połoŜona w miejscowości Otok o numerze działki 79/3 o powierzchni 4.679 m² nie została zbyta, gdyŜ we wskazanym w ogłoszeniu terminie nikt nie dokonał wpłaty wadium.
2.2. Dochody z tytułu u Ŝytkowania wieczystego nieruchomo ści, u Ŝytkowania, zarz ądu
Zgodnie z oświadczeniem BoŜeny Krajewskiej w latach 2006 2009 Gmina Zadzim nie przekazała w uŜytkowanie wieczyste ani zarząd Ŝadnych nieruchomości. Oświadczenie BoŜeny Krajewskiej co do nie przekazywania w wieczyste uŜytkowanie ani zarząd gruntów przez Gminę Zadzim w latach 2006 – 2009, stanowi załącznik nr 60 do protokołu kontroli. Dochody z uŜytkowania wieczystego nieruchomości, uŜytkowania, zarządu 2008 rok 2009 rok Plan po Plan po Plan Wykonanie Plan Wykonanie zmianach zmianach 4000 4.000 2.829 4000 4.000 1.318 Zgodnie z przedłoŜoną ewidencją Gmina Zadzim zawarła 15 umów wieczystego uŜytkowania gruntów. Zgodnie z oświadczeniem BoŜeny Krajewskiej w grudniu 2009 roku na podstawie umowy z 3 listopada 2009 roku zawartej z rzeczoznawcą majątkowym (uprawnienia nr 3022) dokonano oszacowania wartości nieruchomości oddanych w wieczyste uŜytkowanie przez Gminę Zadzim, w wyniku czego w dniu 22 grudnia 2009 roku sporządzono pisma wypowiadające dotychczas obowiązujące opłaty i ustalające nowe wysokości opłat zgodne z aktualnymi wycenami nieruchomości. Oświadczenie BoŜeny Krajewskiej, co do aktualizacji opłat rocznych z tytułu wieczystego uŜytkowania gruntów, stanowi załącznik nr 61 do protokołu kontroli. Kontrolą objęto terminowość wpłat opłaty rocznej i podejmowanie czynności windykacyjnych w stosunku do umowy wieczystego uŜytkowania gruntów połoŜonych w Zadzimiu działka nr 224/1. W wyniku kontroli dokumentów źródłowych stwierdzono: - małŜeństwo – osoby fizyczne nabyli udział w wysokości ¼ prawa wieczystego uŜytkowania działki 224/1 aktem notarialnym Repetytorium A Nr 3527/98 w dniu 11 sierpnia 1998 roku,
______63 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
we wrześniu 2004 roku rzeczoznawca majątkowy (uprawnienia nr 3022) sporządził operat szacunkowy dla nieruchomości 224/1 i 224/2. Zgodnie z operatem wartość działki 224/1 wynosiła 10.661,00 zł, w dniu 18 marca 2005 roku Urząd Gminy w Zadzimiu skierował do uŜytkownika wieczystego pismo nr 72240 2/2005 w sprawie naliczania opłaty rocznej za uŜytkowanie wieczyste nieruchomości przeznaczonej na cele mieszkaniowe, stanowiącej własność Gminy Zadzim. Urząd Gminy w Zadzimiu ustalił wysokość opłaty w wysokości 26,65 zł rocznie, wraz z wyrównaniem za 4 miesiące 2004 roku w wysokości 8,90 zł. Pismo zostało doręczone w dniu 25 marca 2005 roku, w dniu 25 listopada 2009 roku został sporządzony operat szacunkowy szacujący rynkową wartość nieruchomości na kwotę 28.650,00 zł, w dniu 22 grudnia 2009 roku Urząd Gminy w Zadzimiu skierował pismo IK.72240 2/05/2009 w sprawie aktualizacji opłaty rocznej za uŜytkowanie wieczyste nieruchomości zabudowanej, zlokalizowanej w miejscowości Zadzim. Urząd Gminy ustalił wysokość opłaty rocznej na 71,60 zł (1% wartości gruntów naliczonej z udziału w wysokości ¼ powierzchni działki przypadającej uŜytkownikowi) z początkiem 2010 roku. PowyŜsze pismo doręczono uŜytkownikowi wieczystemu w dniu 30 grudnia 2009 roku, uŜytkownik w dniu 4 stycznia 2010 roku wpłacił naleŜność z tytułu opłat za wieczyste uŜytkowanie gruntu za lata 2005 2009 w kwocie 142,15 zł. Zgodnie z oświadczeniem Zofii Cieślikowskiej w latach 2005 2009 w związku z zaległościami nie były wystawiane upomnienia. Oświadczenie Zofii Cieślikowskiwej – podinspektora w referacie finansowo podatkowym, w sprawie niewystawiania upomnień z tytułu zaległości za uŜytkowanie wieczyste nieruchomości w Zadzimiu, stanowi załącznik nr 62 do protokołu kontroli. Kontrolą objęto terminowość wpłat opłaty rocznej i podejmowanie czynności windykacyjnych w stosunku do umowy wieczystego uŜytkowania gruntów połoŜonych w miejscowości Wierzchy – działka nr 50. W wyniku kontroli dokumentów źródłowych stwierdzono: - w dniu 5 października 2000 roku podpisano protokół uzgodnień pomiędzy Gminą Zadzim a Gminną Spółdzielnią „Samopomoc Chłopska” ustalający zasady przekazania nieruchomości w prawo wieczystego uŜytkowania. Opłatę roczną ustalono jako 3% wartości gruntu (wartość gruntu ustalona została na kwotę 41.450,00 zł) na kwotę 1.243,50 zł. Zgodnie z § 6 protokołu uzgodnień opłata roczna miała podlegać aktualizacji na skutek zmian wartości gruntu w okresach co dwa lata, w dniu 25 października 2000 roku aktem notarialnym Repertorium A nr 4214/2000 Gmina Zadzim zawarła umowę o oddanie gruntu w wieczyste uŜytkowanie i przeniesienie praw własności zabudowań na rzecz Gminnej Spółdzielni „Samopomoc Chłopska”, w dniu 14 lutego 2001 roku aktem notarialnym Repertorium A nr 471/2001 Gminna Spółdzielnia „Samopomoc Chłopska” zbyła opisywaną nieruchomość na rzecz osób fizycznych, uŜytkownik wieczysty opłaty rocznej z tytułu wieczystego uŜytkowania za 2006 rok dokonał w dniu 18 kwietnia 2006 roku w kwocie 1.243,50 zł, uŜytkownik wieczysty opłaty rocznej z tytułu wieczystego uŜytkowania za 2007 rok dokonał w dniu 4 kwietnia 2007 roku w kwocie 1.243,50 zł, opłata z tytułu wieczystego uŜytkowania nie była waloryzowana od dnia zawarcia umowy (od 2000 roku), do końca 2009 roku. W dniu w dniu 9 grudnia 2009 roku został sporządzony operat szacunkowy szacujący rynkową wartość nieruchomości na kwotę 191,500,00 zł,
______64 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
w dniu 22 grudnia 2009 roku Urząd Gminy w Zadzimiu skierował pismo IK.72240 42/97/2009 w sprawie aktualizacji opłaty rocznej za uŜytkowanie wieczyste nieruchomości zabudowanej, zlokalizowanej w miejscowości Wierzchy. Urząd Gminy ustalił wysokość opłaty rocznej na 5.745,00 zł (3% wartości gruntów) z początkiem 2010 roku. PowyŜsze pismo doręczono uŜytkownikowi wieczystemu w dniu 29 grudnia 2009 roku, uŜytkownik wieczysty opłat rocznych z tytułu wieczystego uŜytkowania za 2008 rok i część 2009 roku dokonał w dniu 11 stycznia 2010 roku w kwocie 2.398,90 zł. Zgodnie z oświadczeniem Zofii Cieślikowskiej w latach 2008 2009 w związku z zaległościami nie były wystawiane upomnienia. Oświadczenie Zofii Cieślikowskiwej – podinspektora w referacie finansowo podatkowym, w sprawie niewystawiania upomnień z tytułu zaległości za uŜytkowanie wieczyste nieruchomości Wierzchy działka nr 50, stanowi załącznik nr 63 do protokołu kontroli. Kontrolą objęto terminowość wpłat opłaty rocznej i podejmowanie czynności windykacyjnych w stosunku do umowy wieczystego uŜytkowania gruntów połoŜonych w miejscowości Zadzim – działki nr 233/4. W wyniku kontroli dokumentów źródłowych stwierdzono: w dniu 11 kwietnia 2000 roku aktem notarialnym Repertorium A nr 1546/2000 Gminna Spółdzielnia „Samopomoc Chłopska” zbyła prawo wieczystego uŜytkowania opisywanej nieruchomości na rzecz osób fizycznych, uŜytkownik wieczysty opłaty rocznej z tytułu wieczystego uŜytkowania za 2006 rok dokonał w dniu 29 grudnia 2006 roku w kwocie 1.155,40 zł, uŜytkownik wieczysty opłaty rocznej z tytułu wieczystego uŜytkowania za 2007 rok dokonał w dniu 30 marca 2007 roku w kwocie 1.155,40 zł, uŜytkownik wieczysty opłaty rocznej z tytułu wieczystego uŜytkowania za 2008 rok dokonał w dniu 22 kwietnia 2008 roku w kwocie 1.155.40 zł, od nieterminowo pobranych wpłat nie pobrano odsetek, opłata z tytułu wieczystego uŜytkowania nie była waloryzowana od dnia zawarcia umowy (od 1999 roku), do końca 2009 roku. W dniu 24 listopada 2009 roku został sporządzony operat szacunkowy szacujący rynkową wartość nieruchomości na kwotę 92.970,00 zł, w dniu 22 grudnia 2009 roku Urząd Gminy w Zadzimiu skierował pismo IK.72240 29a/96/2009 w sprawie aktualizacji opłaty rocznej za uŜytkowanie wieczyste nieruchomości zabudowanej, zlokalizowanej w miejscowości Zadzim. Urząd Gminy ustalił wysokość opłaty rocznej na 2.789,10 zł (3% wartości gruntów) z początkiem 2010 roku. PowyŜsze pismo doręczono uŜytkownikowi wieczystemu w dniu 28 grudnia 2009 roku.
2.3. Dochody z tytułu najmu i dzier Ŝawy nieruchomo ści
Zgodnie z ustnym oświadczeniem Sekretarza Gminy w latach 2008 2009 Gmina Zadzim zawarła 2 umowy najmu lokali mieszkalnych. W latach 2008 – 2009 Gmina Zadzim zawarła umowy najmu na 3 lokale uŜytkowe połoŜone w Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej w Zadzimiu. Wykaz umów najmu zawartych przez Gminę Zadzim, sporządzony przez BoŜenę Krajewską – stanowi załącznik nr 64 do protokołu kontroli. W latach 2008 – 2009 Gmina Zadzim zawarła 2 umowy dzierŜawy na grunty rolne połoŜone w miejscowościach Zygry i Grabina.
______65 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wykaz nieruchomości wydzierŜawionych przez Gminę Zadzim, sporządzony przez BoŜenę Krajewską – stanowi załącznik nr 65 do protokołu kontroli. Dochody z najmu i dzierŜawy składników majątkowych 2008 rok 2009 rok Plan po Plan po Plan Wykonanie Plan Wykonanie zmianach zmianach 20.000 20.000 21.598 20.000 20.000 20.687 Kontrolą objęto zawarcie umowy najmu lokalu mieszkalnego – Grabina 27 lokal nr 4. W toku czynności kontrolnych stwierdzono: podstawą zawierania umów na lokale socjalne na terenie Gminy Zadzim była uchwała Rady Gminy w Zadzimiu z dnia 18 lutego 2003 roku nr IV/22/03 w sprawie ustalenia zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Zadzim. Załącznik do wskazanej uchwały regulował zasady wynajmowania lokali mieszkalnych, w dniu 30 maja 2008 roku do Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zadzimiu wpłynęło pismo osoby fizycznej w sprawie przyznania mieszkania komunalnego. Do pisma dołączono postanowienie Sądu Rejonowego w Łasku (…) 31 , konsekwencją czego była utrata miejsca zamieszkania. Sąd Rejonowy w postanowieniu nie określił uprawnienia eksmitowanych do lokalu socjalnego, w dniu 3 czerwca 2008 roku pracownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zadzimiu przeprowadził wywiad środowiskowy w związku ze złoŜonym pismem o przydzielenie mieszkania komunalnego. W opinii pracownika socjalnego podanie naleŜało uznać za zasadne, w dniu 11 czerwca 2008 roku Ŝona wnoszącego złoŜyła oświadczenie, co do stanu majątkowego rodziny, w dniu 24 lipca 2008 roku Wójt Gminy Zadzim zarządzeniem 73/08 powołał trzyosobową komisję do rozpatrzenia wniosku o przyznanie mieszkania komunalnego z mieszkaniowego zasobu Gminy Zadzim, w dniu 24 lipca 2008 roku komisja przeprowadziła wizję lokalną u wnioskodawcy i potwierdziła fakty wskazane w uzasadnieniu wniosku. Z prac komisji sporządzono protokół, stwierdzający wniosek o przyznanie mieszkania komunalnego za zasadny. Protokół z prac komisji podpisany został przez 2 pracowników Urzędu Gminy – przewodniczącego komisji Mariana Ufnalskiego oraz członka komisji Marię Miśkiewicz (kierownik GOPS) oraz z strony wnioskodawcy przez Ŝonę wnioskodawcy. Postępowanie takie było niezgodne z zarządzeniem Wójta Gminy Zadzim z 24 lipca 2008 roku nr 73/08 w sprawie powołania komisji do rozpatrzenia wniosku wnioskodawcy o przyznanie mieszkania socjalnego z mieszkaniowego zasobu Gminy Zadzim. We wskazanym zarządzeniu Wójt powołał komisję w składzie: Marian Ufnalski (przewodniczący) oraz Maria Miśkiewicz i Teresa Urbaniak (członkowie), Akta kontroli strona nr 120.
31 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______66 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
przyznanie lokalu zostało zaakceptowane przez Wójta zgodnie z § 9 pkt 3 załącznika do uchwały w sprawie ustalania zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Zadzim. Decyzja Wójta nie była sporządzona w formie odrębnego dokumentu, a stanowiła adnotację na protokole z prac komisji, zgodnie z § 9 pkt 4 wskazanego załącznika decyzja o oddaniu w najem lokalu mieszkalnego została poddana do publicznej wiadomości poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy Zadzim, zgodnie z adnotacją na protokole z prac komisji wywieszono go na tablicy ogłoszeń urzędu w dniach od 24 lipca do 8 sierpnia 2008 roku, w dniu 1 sierpnia 2008 roku zawarto umowę najmu lokalu mieszkalnego pomiędzy Gminą Zadzim, reprezentowaną przez Włodzimierza Owczarka – Wójta Gminy Zadzim a wnioskodawcą. Umowę ze strony najemcy podpisał wnioskodawca, ze strony wynajmującego z upowaŜnienia Wójta Sekretarz Gminy Czesław Pędzik. W toku kontroli nie przedstawiono kontrolującym upowaŜnienia wydanego dla Sekretarza Gminy Czesława Pędzik do zastępowania Wójta przy zaciąganiu zobowiązań przez Gminę Zadzim. Postępowanie takie naruszało zapis art. 46 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, który stanowi, iŜ oświadczenie woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem składa jednoosobowo wójt albo działający na podstawie jego upowaŜnienia zastępca wójta samodzielnie albo wraz z inną upowaŜnioną przez wójta osobą.
Kontrolą objęto zawarcie umowy najmu lokalu mieszkalnego – Grabina 27 lokal nr 6. W toku czynności kontrolnych stwierdzono: - w dniu 10 lipca 2009 roku do Urzędu Gminy wpłynął wyrok Sądu Rejonowego Łasku z dnia 13 marca 2009 roku sygnatura akt C 171/08 w sprawie przeciwko osobom fizycznym o opróŜnienie lokalu mieszkalnego. Sąd w wyroku nakazał pozwanym opróŜnienie wraz z mieniem budynku mieszkalnego (…) 32 , orzekł o uprawnieniu pozwanych do lokalu socjalnego, a takŜe nakazał wstrzymanie wykonania opróŜnienia lokalu mieszkalnego do czasu złoŜenia pozwanym przez Gminę Zadzim oferty zawarcia umowy najmu lokalu mieszkalnego, w dniu 21 lipca 2009 roku Urząd Gminy wystosował do Sądu Rejonowego w Poddębicach pismo informujące o przyznaniu lokalu socjalnego dla zainteresowanych, w dniu 21 lipca 2009 roku Urząd Gminy wystosował pismo do zainteresowanych w sprawie złoŜenia oferty zawarcia umowy najmu lokalu socjalnego, w dniu 23 października 2009 roku zawarto umowę najmu lokalu mieszkalnego, czynsz został nieprawidłowo ustalony w wysokości 1,41 zł za 1 m², co dawało kwotę 53,15 zł. Wysokość czynszu ustalono na podstawie zarządzenia Wójta Gminy Zadzim 61/IV/04 w sprawie ustalenia stawki podstawowej czynszu za 1 m² powierzchni uŜytkowej lokali mieszkalnych w gminie Zadzim. Zgodnie ze wskazanym zarządzeniem stawka podstawowa wynosiła 2,34 zł. Uchwała Rady Gminy w Zadzimiu z dnia 29 marca 2004 roku nr XVIII/87/04 w sprawie uchwalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy Zadzim na lata 2004 – 2009 w rozdziale IV pkt 6 obniŜyła opłaty za
32 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______67 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
czynsz dla lokali mieszkalnych połoŜonych w byłej szkole w Grabinie o 40 % stawki bazowej, natomiast dla lokali socjalnych połoŜonych w tym budynku obniŜono czynsz o 50 % stawki bazowej. Zgodnie z rozdziałem I pkt 7 wskazanej uchwały lokale o powierzchni 37,90 m² wykazane zostały jako lokale socjalne. Zgodnie z wyjaśnieniami Sekretarza Gminy w zawartej umowie pomyłkowo zastosowano błędną stawkę. Nieprawidłowość została usunięta przez zawarcie aneksu nr 1 z dnia 14 stycznia 2010 roku. Oświadczenie Czesława Pędzik – Sekretarza Gminy, co do nieprawidłowego zastosowania stawki dla lokalu mieszkalnego, stanowi załącznik nr 66 do protokołu kontroli. Akta kontroli strona nr 119. Kontrolą objęto następujące umowy najmu lokali uŜytkowych zawarte w 2009 roku: 1. umowa z dnia 9 stycznia 2009 roku na najem lokalu uŜytkowego – zakład fryzjerski. Czynsz ustalono w wysokości 60,39 zł płatny do 10 kaŜdego miesiąca, 2. umowa z dnia 9 stycznia 2009 roku na najem lokalu uŜytkowego – gabinet stomatologiczny. Czynsz ustalono w wysokości 533,14 zł płatny do 10 kaŜdego miesiąca, W toku czynności kontrolnych stwierdzono: odpowiednio w dniach 1 grudnia 2008 roku (dla zakładu fryzjerskiego) i 28 listopada 2008 roku (dla gabinetu stomatologicznego) wpłynęły wnioski o wynajęcie wskazanych lokali. Wnioskującymi były osoby, które były najemcami wskazanych lokali w okresie poprzedzającym zawarcie badanych w toku kontroli umów, w dniu 15 grudnia 2008 roku Rada Gminy w Zadzimiu podjęła uchwały nr XXVI/132/08 i XXVI/133/08 w sprawie wynajmu lokali uŜytkowych. Lokale zgodnie ze wskazanymi uchwałami miały zostać wynajęte wnioskującym. W uchwałach wskazano, iŜ zawarcie umów najmu nastąpi w trybie bezprzetargowym, w dniu 17 grudnia 2008 roku Wójt Gminy Zadzim wydał zarządzenia o nr nr 89/V/08 oraz 90/V/08 w sprawie podania do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości – lokali uŜytkowych do oddania w najem. W załącznikach do wskazanych zarządzeń wskazano powierzchnie lokali, a takŜe wysokość opłat z tytułu najmu. Powierzchnia lokalu przeznaczonego na zakład fryzjerski wynosiła 11 m², stawka czynszu 4,50 zł za 1 m² plus 22% podatek VAT. Powierzchnia lokalu pod gabinet stomatologiczny wynosiła 23 m², stawka czynszu 19,00 zł za 1 m², powyŜsze wykazy wywieszono na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy na okres 21 dni. Na wykazach zamieszczono informację dotyczącą terminu wywieszenia na tablicy ogłoszeń (od 18 grudnia 2008 roku do 7 stycznia 2009 roku), Informację o wywieszeniu wykazów podano do publicznej wiadomości równieŜ przez zamieszczenie w prasie lokalnej, tablicy sołeckiej oraz na stronie internetowej Urzędu Gminy stosownie do postanowień art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, w dniu 9 stycznia 2009 roku zawarto umowy najmu wskazanych lokali uŜytkowych. Umowy zostały zawarte na okres 3 lat (od 1 stycznia 2009 roku do 31 grudnia 2011 roku), w umowach wskazano, iŜ najemcy obowiązani są ponosić wszelkie świadczenia publiczne związane z wynajmowaną nieruchomością, w umowach wskazano, iŜ najemcy obowiązani są ponosić wszelkie koszty związane z wynajmowaną nieruchomością w tym za energię elektryczną, wodę, kanalizację oraz opłatę z tytułu centralnego ogrzewania, w umowach nie zawarto klauzuli waloryzacyjnej z tytułu opłacanego czynszu.
______68 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontrolą objęto umowę dzierŜawy zawartą w 2008 roku: umowa z dnia 1 września 2008 roku na dzierŜawę nieruchomości połoŜonej w miejscowości Zygry – wydobycie kruszywa. Czynsz ustalono w wysokości 5.050,00 zł płatny do 15 kaŜdego miesiąca. W toku czynności kontrolnych stwierdzono: uchwałą nr XIX/108/08 Rada Gminy w Zadzimiu z dnia 23 maja 2008 roku w sprawie wydzierŜawienia nieruchomości wyraziła zgodę na wydzierŜawienie na okres 10 lat nieruchomości gruntowej o numerach działek 51 i 52 o łącznej powierzchni 3,62 ha z przeznaczeniem na wydobycie kruszywa. Rada Gminy wskazała takŜe, iŜ wyłonienie dzierŜawcy miało nastąpić w drodze przetargu. W uchwale ustalono takŜe wywoławczą wartość czynszu: w pierwszym przetargu czynsz miesięczny nie niŜszy niŜ 5.000,00 zł, gdyby zaś przetarg ten został nierozstrzygnięty w drugim przetargu wysokość czynszu ustalono na niemniej niŜ 4.000,00 zł miesięcznie, stosownie do postanowień art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami Wójt Gminy Zadzim zarządzeniem nr 63/V/08 z dnia 26 maja 2008 roku sporządził i podał do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do wydzierŜawienia w drodze przetargu ustnego nieograniczonego. PowyŜszy wykaz wywieszono na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy na okres 21 dni. Na wykazie zamieszczono informację dotyczącą terminu wywieszenia na tablicy ogłoszeń (27 maja 2008 do 16 czerwca 2008) Informację o wywieszeniu wykazu obejmującego przeznaczone do dzierŜawy nieruchomości podano do publicznej wiadomości równieŜ przez zamieszczenie w prasie lokalnej, tablicy sołeckiej oraz na stronie internetowej Urzędu Gminy stosownie do postanowień art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, w dniu 18 czerwca 2008 roku Wójt Gminy sporządził ogłoszenie, ogłoszenie o przetargu ustnym nieograniczonym na wydzierŜawienie nieruchomości, wywieszone zostało na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w dniu 18 czerwca 2008 roku (zamieszczone do dnia 23 lipca 2008 roku). Ogłoszenie o przetargu ustnym nieograniczonym zamieszczone zostało na stronie internetowej Urzędu Gminy, a takŜe tablicy sołeckiej, termin przetargu wynikający z ogłoszeń to dzień 23 lipca 2008 roku, godzina 11:00, − skład osobowy komisji przetargowej (skład trzyosobowy) do przeprowadzenia czynności związanych z przeprowadzeniem przetargu ustnego nieograniczonego na dzierŜawę nieruchomości, ustalony został na podstawie zarządzenia nr 65/V/2008 Wójta Gminy Zadzim z dnia 18 czerwca 2008 roku, − termin wpłaty wadium ustalono do dnia 18 lipca 2008 roku, wysokość wadium ustalono na 10% ceny wywoławczej – 500,00 zł, do wyznaczonego terminu, wadium wniosły 2 osoby. Wpłata wadium nastąpiła w dniach 16 i 18 lipca 2008 roku, − wysokość postąpienia ustalono w kwocie 50,00 zł (1% ceny wywoławczej), − członkowie komisji przetargowej w dniu 23 lipca 2008 roku, złoŜyli oświadczenia, iŜ nie łączą ich Ŝadne stosunki prawne lub rodzinne z uczestnikami przetargu, − protokół z przeprowadzonego przetargu ustnego nieograniczonego w sprawie wydzierŜawienia nieruchomości podpisano w dniu 23 lipca 2008 roku. Ustalona w przetargu miesięczna wysokość czynszu to 5.050,00 zł,
______69 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
w dniu 1 września 2008 roku zawarto umowę dzierŜawy oraz przekazano nieruchomość dzierŜawcy na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego, umowa dzierŜawy zawierała klauzulę waloryzacyjną – wydzierŜawiający zastrzegł sobie prawo do podwyŜszania czynszu dzierŜawnego o wskaźnik inflacji, (…) 33 . Kontrolą objęto terminowość wpłat czynszu i podejmowanie czynności windykacyjnych przez Gminę Zadzim. W toku kontroli ustalono: zgodnie z oświadczeniem Zofii Cieślikowskiej ewidencja opłat za czynsz i uŜytkowanie wieczyste była prowadzona bez uŜycia technik informatycznych, Oświadczenie Zofii Cieślikowskiwej – podinspektora w referacie finansowo podatkowym, w sprawie prowadzenia ewidencji opłat za czynsz i uŜytkowanie wieczyste, stanowi załącznik nr 67 do protokołu kontroli. wpłaty czynszów za najem mieszkań, lokali uŜytkowych i opłat za wieczyste uŜytkowanie gruntów oraz opłat eksploatacyjnych (dostarczanie wody) były dokonywane w większości przypadków w kasie urzędu. Ewidencję wpłat, przekazania ich na dochody Urzędu i na rachunek bankowy urzędu dokonywano na następujących kontach: Wn 101 w korespondencji z kontem 222 – Rozlicznie dochodów budŜetowych (Ma) oraz Wn 222 i Ma 101, następnie Wn 130 w korespondencji z kontem 730 – SprzedaŜ towarów i wartość ich zakupu (Ma). PowyŜsza ewidencja przedmiotowych dochodów badanej jednostki była prowadzona niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. WyŜej wskazane dochody powinny być ewidencjonowane na kontach: Wn 101 i Ma 221, Wn 221 i Ma 750, natomiast przekazanie gotówki z kasy do banku powinno być ujmowane w następujący sposób: Wn 130 i Ma 101. Kontrolą objęto terminowość wpłat czynszu i podejmowanie czynności windykacyjnych w stosunku do losowo wybranych umów najmu lokali mieszkalnych w 2008 i 2009 roku. Lokal mieszkalny Grabina 27 mieszkanie nr 1 Terminy wpłat czynszu za 2008 rok obrazuje tabela: Lp Najemca Termin zapłaty za poszczególne miesi ące oraz wpłacone kwoty (w zł) . I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII
1. 1 62,04 62,04 62,04 62,04 62,04 62,04 62,04 62,04 62,04 62,04 62,04 62,04 09.01 01.02 03.03 01.04 05.05 02.06 01.07 05.08 01.09 01.10 03.11 01.12 Terminy wpłat czynszu za 2009 rok obrazuje tabela: Lp Najemca Termin zapłaty za poszczególne miesi ące oraz wpłacone kwoty (w zł)
33 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 oraz § 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______70 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
. I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII
1. 2 62,04 62,04 62,04 62,04 62,04 62,04 62,04 62,04 62,04 62,04 62,04 62,04 05.01 05.02 03.03 06.04 05.05 25.05 01.07 04.08 01.09 01.10 02.11 03.12 W toku kontroli ustalono: czynsz pobierany był w wysokości zgodnej z umową z dnia 26 maja 2004 roku, najemca opłacał czynsz w terminie przewidzianym w umowie (do 10 dnia miesiąca). Lokal mieszkalny Grabina 27 mieszkanie nr 4 Terminy wpłat czynszu za 2009 rok obrazuje tabela: Lp Najemca Termin zapłaty za poszczególne miesi ące oraz wpłacone kwoty (w zł) . I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII
1. 3 ------79,95 79,95 79,95 --- 79,95 21.09 26.10 26.10 18.12 W toku kontroli ustalono: czynsz za 2008 rok miesiące sierpień – wrzesień oraz 2009 rok miesiące styczeń – lipiec oraz listopad nie został opłacony, w dniu 28 września 2009 roku Urząd Gminy w Zadzimiu skierował do najemcy upomnienie w trybie art. 11 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu Cywilnego (tekst jednolity 2005 r., Dz. U. nr 31 poz. 266 ze zm.). Poinformowano najemcę, iŜ zalega w czynszu za okres 12 miesięcy na kwotę 959,40 zł. W dniu 26 października 2009 roku najemca dokonał wpłaty zaległego czynszu za miesiąc wrzesień 2009 roku i bieŜącego za miesiąc październik 2009 roku i według informacji uzyskanej od pracownika ustnie zobowiązał się do uregulowania zaległości. Kontrolą objęto terminowość wpłat czynszu i podejmowanie czynności windykacyjnych w stosunku do losowo wybranych umów najmu lokali uŜytkowych 2009 roku. Lokal wynajmowany na zakład fryzjerski – Zadzim 63. Terminy wpłat czynszu dzierŜawnego za 2009 rok obrazuje tabela: Lp Najemca Termin zapłaty za poszczególne miesi ące oraz wpłacone kwoty (w zł) . I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII
1. 4 53.68 60,39 60,39 60,39 60,39 60,39 60,39 60,39 60,39 60,39 60,39 60,39 21.01 19.02 20.03 19.04 18.05 12.06 17.07 17.08 18.09 16.10 16.11 18.12
W toku czynności kontrolnych stwierdzono: czynsz miesięczny w badanym okresie wynosił 60,39 zł brutto, czynsz płatny według umowy płatny był z góry do 10 dnia kaŜdego miesiąca,
______71 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
w dniu 14 stycznia 2009 roku Urząd Gminy wystawił fakturę VAT nr 8/2009 przedmiotem, której był czynsz za miesiąc styczeń 2009 roku. Fakturę wystawiono na kwotę 53,68 zł brutto (44,00 zł netto). Postępowanie takie było niezgodne z umową zawartą w dniu 9 stycznia 2009 roku (postanowienia umowy zgodnie z § 3 pkt 2 obowiązywały od 1 stycznia 2009 roku). Kwota 53,68 zł wyliczona została na podstawie umowy zawartej na najem lokalu obowiązującej do 31 grudnia 2008 roku. Wskutek powyŜszego postępowania dochody Gminy uszczuplono o 6,71 zł brutto, - Ŝadna z wpłat czynszu w 2009 roku nie została dokonana w terminie wynikającym z umowy. Opóźnienie wynosiło do 10 dni. Od nieterminowo dokonanych wpłat nie pobierano odsetek. Analogiczna nieprawidłowość, co do naliczenia czynszu za miesiąc styczeń 2009 roku wystąpiła w przypadku umowy najmu gabinetu stomatologicznego. W dniu 14 stycznia 2009 roku Urząd Gminy wystawił fakturę VAT nr 11/2009 przedmiotem, której był czynsz za miesiąc styczeń 2009 roku. Fakturę wystawiono na kwotę 505,02 zł brutto (414,00 zł netto). Postępowanie takie było niezgodne z umową zawartą w dniu 9 stycznia 2009 roku, która ustanawiała czynsz wysokości 533,14 zł brutto (postanowienia umowy zgodnie z § 3 pkt 2 obowiązywały od 1 stycznia 2009 roku). Kwota 505,02 zł wyliczona została na podstawie umowy zawartej na najem lokalu obowiązującej do 31 grudnia 2008 roku. W dniu 16 stycznia 2009 roku opłacono czynsz zgodnie z fakturą, wskutek powyŜszego postępowania dochody Gminy uszczuplono o 28,12 zł brutto.
Kontrolą objęto terminowość wpłat czynszu i podejmowanie czynności windykacyjnych w stosunku do umowy zawartej w 2008 roku na dzierŜawę nieruchomości połoŜonej w miejscowości Zygry za 2008 i 2009 rok. W wyniku kontroli dokumentów źródłowych stwierdzono:
zgodnie z umową zawartą w dniu 1 września 2008 roku czynsz dzierŜawny płatny był do 15 dnia miesiąca, za dany miesiąc z góry, w umowie nie zawarto klauzuli o naliczaniu odsetek od nieterminowych wpłat czynszu, najemca zaległy czynsz za miesiące wrzesień – listopad 2008 roku opłacił w dniu 15 grudnia 2008 roku. Do dnia zapłaty zaległości wydzierŜawiający nie dokonał Ŝadnych czynności mających na celu wyegzekwowanie zaległości, w dniu 8 grudnia 2008 Gmina Zadzim wystawiła fakturę VAT nr 139/2008 na czynsz dzierŜawny za miesiące od września do grudnia 2008 roku. Postępowanie takie jest niezgodne z zawartą umową. Terminy wpłat czynszu dzierŜawnego za 2009 rok obrazuje tabela: Lp Najemca Termin zapłaty za poszczególne miesi ące oraz wpłacone kwoty (w zł) . I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII
1. Spółka 5.050,00 5.050,00 5.050,00 5.050,00 5.050,00 5.050,00 5.050,00 5.050,00 5.050,00 5.050,00 5.050,00 5.050,00 jawna
28.01 26.02 19.03 30.04 20.05 30.06 27.07 01.09 24.09 29.10 26.11 05.01
czynsz wpłacano w prawidłowej wysokości,
______72 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Ŝadna z wpłat czynszu w 2009 roku nie została dokonana w terminie wynikającym z umowy. Opóźnienie wynosiło do 20 dni. Od nieterminowo dokonanych wpłat nie pobierano odsetek. ILOŚĆ Tezy TAK NIE PRÓBA BŁĘDÓ W 1 Czy zachowano procedury oddania nieruchomości w najem lub dzierŜawę w zakresie obowiązku podania do publicznej V 3 wiadomości wykazu (art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami). 2 Czy zachowano procedury oddania nieruchomości w najem lub dzierŜawę w zakresie obowiązku zorganizowania przetargu V 3 (umowy na czas nieoznaczony lub oznaczony dłuŜszy niŜ 3 lata) (art.37 ust.4 ustawy o gospodarce nieruchomościami). 3 Czy w umowach określono stawki czynszu z tytułu najmu i dzierŜawy oraz terminy ich V 3 wnoszenia. 4 Czy najemca (dzierŜawca) terminowo v 5 3 dokonywał wpłat z tytułu czynszu. 5 Czy od nieterminowych wpłat pobrano odsetki za opóźnienie w zapłacie w prawidłowej v 51 28 wysokości. 6 Czy w umowie zawarto klauzule waloryzacyjne v 5 5 w zakresie wysokości czynszu. 7 Czy ww. klauzule były stosowane. v 5 8 Czy w przypadku zaległości przekraczających naleŜność za okres półroczny (przy wpłatach miesięcznych) lub roczny (przy wpłatach v 5 1 kwartalnych, półrocznych, rocznych) podejmowano czynności windykacyjne. 9 Czy udzielono ulg w zapłacie czynszu niezgodnie z obowiązującymi przepisami (uchwała organu v X stanowiącego). 10 Czy dopuszczono do przedawnienia naleŜności v X jednostki samorządowej z tytułu czynszu. 11 Czy prowadzono ewidencję księgową dochodów z tytułu najmu (dzierŜawy) w sposób v 5 prawidłowy.
______73 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
VIII. WYKONYWANIE BUD śETU. REALIZACJA WYDATKÓW BUD śETOWYCH
1. WYDATKI (DOTACJE ) NA REALIZACJ Ę ZADA Ń POWIERZONYCH NA PODSTAWIE UMOWY JEDNOSTKOM SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH - 2008 ROK
Dotacja na rzecz Spółki Wodnej w Kłoniszewie W dniu 23 marca 2008 roku wpłynął do Urzędu Gminy w Zadzimiu wniosek Spółki Wodnej w Kłoniszewie o przyznanie dotacji (wniosek z dnia 27 marca 2008 roku) w kwocie 2.500,00 zł na cele statutowe spółki. Zgodnie z Statutem Spółki Wodnej Kłoniszew, celami spółki były: wykonanie, utrzymanie oraz eksploatacja urządzeń słuŜących do melioracji wodnych, a takŜe prowadzenie racjonalnej gospodarki wodnej na terenach zmelioryzowanych, a w szczególności: właściwej gospodarki wodnej na uŜytkach rolnych, organizowanie prawidłowej agrotechniki na terenach zmelioryzowanych. W uchwale budŜetowej na 2008 rok nr XV/80/08 z dnia 25 stycznia 2008 roku przewidziano wydatki na rzecz dotacji dla spółek wodnych w wysokości 10.000,00 zł. W dniu 10 września 2008 roku została zawarta umowa dotacji pomiędzy Gminą Zadzim, reprezentowaną przez Wójta Gminy, a Spółką Wodną w Kłoniszewie, przyznająca Spółce w 2008 roku dotację w wysokości 2.000,00 zł z przeznaczeniem na cele statutowe. Realizacja zadania zgodnie z umową nastąpić miała w 2008 roku. Spółka zobowiązała się do rozliczenia otrzymanej dotacji w terminie 30 dni po zakończeniu realizacji zadania. W umowie zbyt ogólnie zapisano cele, na które przekazano środki (cele statutowe spółki wodnej). Zgodnie z art. 131 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych umowa powinna określać szczegółowy opis zadania, w tym cel, na jaki dotacja została przyznana. Umowa nie zawierała postanowień, co do trybu kontroli wykonywania zadania, a jedynie zobowiązanie Spółki do poddania się kontroli w kaŜdym czasie, co było niezgodne z art. 131 ust. 2 pkt 4 w związku z art. 176 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Akta kontroli strony nr 117 118. Dotację Gmina Zadzim przekazała w dniu 25 września 2008 roku, w wysokości określonej w umowie. § 6 umowy dotacji stanowił, iŜ Spółka Wodna zobowiązuje się do rozliczenia otrzymanej dotacji w terminie 30 dni po zakończeniu realizacji zadania. Rozliczenie powinno zawierać sprawozdanie merytoryczne i finansowe, a takŜe załączone zestawienia wydatków, opisane kserokopie rachunków i faktur oraz inne dokumenty uzasadniające poniesione wydatki. W toku kontroli okazano kserokopię faktury VAT nr 91/08 wystawionej w dniu 5 grudnia 2008 roku przez Przedsiębiorstwo Handlowo Usługowe na rzecz nabywcy: Spółki Wodnej Kłoniszew. Przedmiotem usługi była konserwacja rowu melioracyjnego, wartość świadczonej usługi to 2000,00 zł. Na odwrocie faktury znajdowało się oświadczenie Skarbnika Spółki potwierdzające wykonanie konserwacji rowu melioracyjnego w miejscowości Kłoniszew w kierunku Małynia. NaleŜy wskazać, iŜ przedstawionej faktury nie moŜna utoŜsamiać ze sprawozdaniem merytoryczno finansowym, co stanowiło naruszenie § 6 umowy. Akta kontroli strona nr 116.
______74 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Finansowanie działalności Gminnego Klubu Sportowego w Zadzimiu W uchwale budŜetowej na 2008 rok nr XV/80/08 z dnia 25 stycznia 2008 roku przewidziano wydatki na Kulturę i Sport w wysokości 20.960 zł, z tego 18.960 zł w rozdziale 92605 – Zadania z zakresu kultury fizycznej i sportu oraz 2.000 zł w rozdziale 92696 – Pozostała działalność. Zarządzeniem Wójta Gminy Zadzim z dnia 30 września 2008 roku nr 80/V/08 w sprawie zmiany w budŜecie gminy i układzie wykonawczym dokonano przeniesienia z rozdziału 92695 – Pozostała działalność do rozdziału 92605 – Zadania w zakresie kultury fizycznej i sportu kwoty 1.000,00 zł. Zarządzeniem Wójta Gminy Zadzim z dnia 31 grudnia 2008 roku nr 93/V/08 w sprawie zmiany w budŜecie gminy i układzie wykonawczym dokonano przeniesienia z rozdziału 92695 – Pozostała działalność do rozdziału 92605 – Zadania w zakresie kultury fizycznej i sportu kwoty 1.000,00 zł. Zgodnie ze sprawozdaniem opisowym z wykonania budŜetu Gminy Zadzim za 2008 rok, opracowanym przez Skarbnika Gminy Zadzim, zatwierdzonym przez Wójta Gminy Zadzim z dnia 19 marca 2009 roku, w dziale 926 – Kultura fizyczna i sport, wydatkowano środki w wysokości 20.209,00 zł. Wydatki zostały poniesione na nagrody dla uczestników Gminnej Ligi Halowej Piłki NoŜnej – Zadzim 2008 w wysokości 132,75 zł oraz dofinansowanie działalności Gminnego Klubu Sportowego w Zadzimiu w wysokości 20.075,78 zł. Wydatki na działalność GKS Zadzim zostały poniesione bezpośrednio z budŜetu Gminy Zadzim na podstawie dokumentów źródłowych. Akta kontroli strony nr 132 137. Wysokość poniesionych przedmiotowych wydatków w 2008 roku wykazanych w karcie wydatków rozdziału 92605 była zgodna ze sprawozdaniem Rb 28S za 2008 rok oraz sprawozdaniem opisowym za ten okres. Analizie poddano następujące, losowo wybrane, dokumenty źródłowe i księgowe: umowa zlecenia z dnia 27 września 2007 roku zawarta pomiędzy Wójtem Gminy Zadzim – Włodzimierzem Owczarkiem (zleceniodawcą), a trenerem sekcji piłki noŜnej (zleceniobiorcą). Przedmiotem umowy było zlecenie prowadzenia treningów piłki noŜnej MłodzieŜowej DruŜyny w Gminnym Klubie Sportowym w Zadzimiu. Ustalono wynagrodzenie na kwotę 300,00 zł. Umowę zawarto na okres od 27 września 2007 roku do 31 grudnia 2007 roku. W dniu 24 grudnia 2007 roku podpisano aneks do umowy nr 1 (znak sprawy 1162/2/4/2007), ustalający od 1 stycznia 2008 roku nowe warunki wynagrodzenia na kwotę 330,00 zł oraz zmieniający okres obowiązywania do 30 czerwca 2008 roku. W toku kontroli zbadano polecenia przelewu wynagrodzenia z dnia 31 stycznia 2008 roku (za miesiąc styczeń 2008 roku) oraz polecenie przelewu wynagrodzenia z dnia 30 kwietnia 2008 roku (za miesiąc kwiecień 2008 roku), faktura VAT nr 320/2008 z dnia 9 kwietnia 2008 roku wystawiona przez Przedsiębiorstwo Produkcyjno Handlowo Usługowe na rzecz Urzędu Gminy w Zadzimiu. Przedmiotem sprzedaŜy było 21 par obuwia sportowego o łącznej wartości 3.498,60 zł, do faktury dołączono polecenie przelewu wskazanej naleŜności z dnia 15 maja 2008 roku, faktura VAT nr 756/2008 z dnia 6 sierpnia 2008 roku wystawiona przez Przedsiębiorstwo Produkcyjno Handlowo Usługowe na rzecz Urzędu Gminy w Zadzimiu. Przedmiotem sprzedaŜy było 20 kostiumów piłkarskich o łącznej wartości 2.000,00 zł, do faktury dołączono polecenie przelewu wskazanej naleŜności z dnia 21 sierpnia 2008 roku, rachunek nr 8/08 z dnia 12 marca 2008 roku wystawiony przez Zespół Szkół w Zadzimiu na rzecz GKS Zadzim z tytułu wynajmu sali gimnastycznej w okresie od 2 stycznia 2008 roku do 5 marca 2008 roku, w ilości 9 godzin, na kwotę 180,00 zł, rachunek nr 23/08 z dnia 3 czerwca 2008 roku wystawiony przez Zespół Szkół w Zadzimiu na rzecz GKS Zadzim z tytułu „wyjazdu na mecze” – przewóz zawodników na
______75 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
mecze na kwotę 573,13 zł, rachunek nr 25/08 z dnia 5 czerwca 2008 roku wystawiony przez Zespół Szkół w Zadzimiu na rzecz GKS Zadzim z tytułu „wyjazdu na mecz do Zgierza” – przewóz zawodników na mecz na kwotę 183,00 zł, rachunek nr 29/08 z dnia 10 czerwca 2008 roku wystawiony przez Zespół Szkół w Zadzimiu na rzecz GKS Zadzim z tytułu „wyjazd na mecz do Gałkówka” – przewóz zawodników na mecz na kwotę 234,24 zł, rachunek za sędziowanie meczu z dnia 20 kwietnia 2008 roku na kwotę 105,00 zł brutto, rachunek nr 0096 z dnia 23 marca 2008 roku wystawiony przez Łódzki Związek Piłki NoŜnej na rzecz GKS Zadzim z tytułu opłaty regulaminowej zawodnika w kwocie 208,00 zł, polisa umowy ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków nr 000969 z dnia 14 października 2008 roku z tytułu ubezpieczenia zawodników Gminnego Klubu Sportowego. W toku czynności kontrolnych badanych dokumentów stwierdzono: umowa zlecenia z dnia 27 września 2008 roku oraz aneks nr 1 do wskazanej umowy z dnia 24 grudnia 2008 roku nie zostały kontrasygnowane przez Skarbnika Gminy, co naruszało art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym, lista płac za miesiąc styczeń 2008 roku sporządzona dla trenera piłki noŜnej nie została podpisana przez Wójta, co stanowiło naruszenie art. 60 ust. 2 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym, faktura 320/2008 wpłynęła do Urzędu Gminy w Zadzimiu w dniu 6 maja 2008 roku, została opłacona w ciągu 14 dni od daty wpływu, umowę ubezpieczenia w imieniu ubezpieczającego – Urzędu Gminy w Zadzimiu zawarł Prezes Gminnego Klubu Sportowego w Zadzimiu – Tadeusz Blaźlak, postępowanie takie naruszało art. 31 ustawy o samorządzie gminnym, Oświadczenie Czesława Pędzik – Sekretarza Gminy, w sprawie zawarcia umowy ubezpieczenia stanowią załącznik nr 68 do protokołu kontroli. dokumenty zostały opisane, sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym oraz pod względem merytorycznym. Analiza wskazuje, iŜ Gmina Zadzim poniosła wydatki na działalność GKS Zadzim w łącznej wysokości 20.075,78 zł . Dokumentacja źródłowa wskazuje, Ŝe Gmina finansowała działalność bieŜącą i utrzymanie GKS Zadzim, co nie naleŜy do zadań własnych Gminy określonych w art. 7 ustawy o samorządzie terytorialnym. NaleŜy wziąć pod uwagę, iŜ kilka rachunków, za które zapłaciła Gmina zostało wystawionych na Klub. Zgodnie ze statutem Gminny Klub Sportowy w Zadzimiu jest stowarzyszeniem posiadającym osobowość prawną. W ramach Klubu działają sekcje: piłki noŜnej „Pisia Zygry” oraz piłki siatkowej „Wiktoria Zadzim”. W oświadczeniu Sekretarz Gminy – Czesław Pędzik stwierdził, Ŝe GKS Zadzim jest klubem sportowym prowadzącym rozgrywki ligowe, które zaliczane są do współzawodnictwa sportowego organizowanego i prowadzonego na najwyŜszym lub kilku najwyŜszych poziomach rywalizacji w piłce noŜnej, czyli podlega regulacjom ustawy z dnia 29 lipca 2005 roku o sporcie kwalifikowanym (Dz. U. nr 155, poz. 1298 ze zm.). Oświadczenie Czesława Pędzik – Sekretarza Gminy, w sprawie prowadzenia rozgrywek ligowych przez GKS Zadzim, stanowi załącznik nr 69 do protokołu kontroli.
______76 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zgodnie z art. 2 ust. 2 i 3 tej ustawy jednostki samorządu terytorialnego mogą wspierać, w tym finansowo, rozwój sportu kwalifikowanego, przy czym organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego musi w drodze uchwały, określić warunki i tryb wspierania, w tym finansowego, rozwoju sportu kwalifikowanego. Rada Gminy Zadzim nie podjęła wspomnianej uchwały, a koszty funkcjonowania Klubu Gmina pokrywała na bieŜąco. Akta kontroli strony nr 138 187.
2. WYDATKI OSOBOWE Wydatki na wynagrodzenia - 2008 rok Plan i wykonanie wydatków na wynagrodzenia w 2008 roku
2008 rok Lp. Dział Rozdział Paragraf % Plan po zmianach Wykonanie 1 2 3 4 5 6 7 1 010 01095 4010 27.363 27.281 99,70 2 400 40002 4010 69.048 68.790 99,62 3 600 60016 4010 - - - 4 750 75011 4010 50.000 50.000 100,00 5 750 75020 4010 - - - 6 750 75023 4010 843.216 842.753 99,94 7 750 75095 4010 - - - 8 801 80101 4010 1.596.153 1.595.971 99,98 9 801 80103 4010 148.611 148.503 99,92 10 801 80104 4010 - - - 11 801 80110 4010 792.248 791.393 99,89 12 801 80113 4010 160.986 160.837 99,90 13 801 80148 4010 59.734 59.657 99,87 14 852 85212 4010 26.832 26.832 100,00 15 852 85219 4010 122.990 115.783 94,14 16 854 85401 4010 78.089 76.997 98,60 17 854 85412 4010 2.000 1.832 91,60 18 900 90003 4010 - - - 19 900 90001 4010 12.159 12.139 99,83 20 900 90095 4010 50.300 50.259 99,91 21 921 92116 4010 63.263 62.890 99,41
Razem 4.102.992 4.091.917 99,73
3. WYDATKI NA DOSTAWY MATERIAŁÓW I USŁUG Zakup samochodu cięŜarowego EPD H619 W dniu 27 stycznia 2009 roku zawarto umowę sprzedaŜy między sprzedającym Spółką Jawną a kupującym: Gminą Zadzim reprezentowaną przez Wójta Gminy
______77 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zadzim – Włodzimierza Owczarka na zakup samochodu cięŜarowego STAR 200 o numerze rejestracyjnym EPD H619. Zawarcie umowy ze względu na niską wartość jej przedmiotu nie podlegało przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z oświadczeniem Mariana Ufnalskiego, zawarcie umowy kupna pojazdu poprzedzone było rozeznaniem rynku. Oświadczenie Mariana Ufnalskiego – Kierownika Referatu inwestycyjno komunalnego, w sprawie zawarcia umowy sprzedaŜy samochodu cięŜarowego stanowi załącznik nr 70 do protokołu kontroli. Umowę z strony sprzedającego podpisał jeden z wspólników spółki, ze strony kupującego z upowaŜnienia Wójta Sekretarz Gminy Czesław Pędzik. Zgodnie z wyjaśnieniami Sekretarza Gminy podpisał on umowę zakupu środka transportowego w zastępstwie Wójta, przebywającego na urlopie wypoczynkowym, po telefonicznym upowaŜnieniu. W toku kontroli nie przedstawiono kontrolującym upowaŜnienia wydanego dla Sekretarza Gminy Czesława Pędzik do zastępowania Wójta przy zaciąganiu zobowiązań przez Gminę Zadzim. Postępowanie takie naruszało zapis art. 60 ust. 2 pkt 1 o samorządzie gminnym, który stanowi, iŜ Wójtowi przysługuje wyłączne prawo zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budŜetowej kwotach wydatków, w ramach upowaŜnień udzielonych przez radę gminy. NaleŜy zauwaŜyć, iŜ w treści umowy jako osobę reprezentującą Gminę Zadzim wskazano Wójta Gminy. Oświadczenie Czesława Pędzik – Sekretarza Gminy, w sprawie zawarcia umowy sprzedaŜy samochodu cięŜarowego stanowi załącznik nr 71 do protokołu kontroli. Akta kontroli strony nr 188 194. Umowa sprzedaŜy samochodu cięŜarowego nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy, czym naruszono postanowienia art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym. W dniu 27 stycznia 2009 roku spółka jawna wystawiła fakturę nr 01/ST/09 dokumentującą sprzedaŜ samochodu cięŜarowego Star 200 na rzecz Gminy Zadzim. Wartość przedmiotu sprzedaŜy określono na 10.000,00 zł netto (12.200,00 zł brutto). Wydatek w wysokości 10.000,00 zł na zakup samochodu cięŜarowego został pokryty ze środków budŜetu Gminy z działu 400 – Wytwarzanie i zaopatrywanie w wodę, rozdział 40002 – Dostarczanie wody, § 6060 – Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budŜetowych w dniu 5 lutego 2009 roku. Zgodnie z załącznikiem nr 2 do uchwały Rady Gminy w Zadzimiu z dnia 30 grudnia 2008 roku nr XXVII/137/08 w sprawie uchwalenia budŜetu gminy na 2009 rok w wydatkach budŜetu gminy na 2009 rok w dziale 400, rozdziale 40002 zapisano wydatki majątkowe na kwotę 100.000,00 zł. Zgodnie z załącznikiem nr 4 wskazanej wyŜej uchwały w planie nakładów na inwestycje na 2009 rok zapisano w dziale 400 kwotę 100.000,00 zł na cel: wymiana sieci wodociągowej w Zadzimiu. W 2009 roku w Gminie Zadzim obowiązywało ponadto zarządzenie Wójta Gminy Zadzim z dnia 14 stycznia 2009 roku nr 94/V/09 w sprawie układu wykonawczego budŜetu gminy Zadzim na 2009 rok. W załączniku nr 2 wskazanego zarządzenia zapisano w dziale 400, rozdziale 40002, § 6060 Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budŜetowych na kwotę 100.000,00 zł. W dniu 23 lutego 2009 roku uchwałą nr XXIX/151/09 w sprawie zmiany w budŜecie gminy na 2009 rok i układzie wykonawczym dokonano zwiększenia po stronie wydatków w dziale 400, rozdziale 40002, § 6060 – Wydatki na zakupy
______78 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
inwestycyjne jednostek budŜetowych na kwotę 10.000,00 zł. W planie nakładów na inwestycje na 2009 rok, który stanowił załącznik nr 2 do wskazanej uchwały, w dziale 400 zapisano wydatki na zakup samochodu cięŜarowego w kwocie 10.000,00 zł. PowyŜsze wskazuje, iŜ samochód cięŜarowy został zakupiony z naruszeniem postanowień art. 138 pkt 3 w związku z art. 189 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym w toku wykonywania budŜetu jednostki samorządu terytorialnego obowiązuje zasada mówiąca, Ŝe dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Akta kontroli strony nr 195 235.
4. WYDATKI INWESTYCYJNE
Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych w latach 2007 – 2008
2007 rok 2008 rok Plan po Plan po Dział Rozdział Paragraf Wykonanie Wykonanie zmianach zmianach (zł) (zł) (zł) (zł) 400 40002 6050 80.000 78.933 - - 600 60013 6050 - - 19.000 18.815 600 60014 6050 - - 21.500 21.498 600 60016 6050 1.205.000 1.204.959 755.500 755.078 600 60078 6050 346.800 346.573 688.200 687.822 750 75023 6050 808.300 807.200 - - 801 80101 6050 322.300 322.217 - - 851 85195 6050 - - 751.300 739.066 900 90001 6050 16.000 - - - 900 90015 6050 20.000 17.274 - - 900 90095 6050 18.100 18.056 - - 921 92120 6050 341.180 327.030 491.632 491.308 Razem 3.157.680 3.122.242 2.727.132 2.713.587 Wydatki bud Ŝetowe 12.867.425 12.561.611 14.118.699 13.934.429 ogółem % udziału wydatków inwestycyjnych w 24,54 24,85 19,31 19,47 wydatkach ogółem
Dane nie dotycz ą zakupów inwestycyjnych środków trwałych (tylko inwestycje sensu stricte).
Źródła finansowania realizowanych inwestycji w latach 2007-2008 W kontrolowanym okresie przeznaczono na inwestycje środki finansowe, pochodzące z następujących źródeł:
______79 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wyszczególnienie 2007 rok 2008 rok Ogółem środki finansowe 3.122.242 2.713.587
Z tego: Środki własne z bud Ŝetu gminy 2.231.924 1.080.602 Dotacje z bud Ŝetu pa ństwa, funduszy celowych i 730.318 1.133.485 innych źródeł Kredyty i po Ŝyczki 160.000 499.500 Zestawienie zamówień publicznych udzielonych w latach 2007 i 2008 przez Gminę Zadzim stanowi załącznik nr 72 do protokołu kontroli.
Ewidencja ksi ęgowa wydatków inwestycyjnych
W latach objętych kontrolą, ewidencja księgowa wydatków inwestycyjnych prowadzona była komputerowo. Analityka do konta 080 nie była prowadzona odrębnie na poszczególne zadania inwestycyjne. Sposób prowadzenia ewidencji księgowej (kosztowej) zadań inwestycyjnych nie umoŜliwia wyodrębnienia kosztów inwestycji według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych oraz skalkulowanie kosztu wytworzenia poszczególnych obiektów środków trwałych. Wartość inwestycji nie była ujmowana na kontach 800 i 810. Taki sposób prowadzenia rozliczania inwestycji był sprzeczny z regulacjami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetu jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
Organizacja procesu inwestycyjnego (planowanie i nadzór)
Zgodnie z Regulaminem organizacyjnym Urzędu Gminy w Zadzimiu zadania z zakresu nadzoru i realizacji inwestycji zostały powierzone Kierownikowi Referatu inwestycyjno komunalnego. Komisje przetargowe były powoływane przez Wójta Gminy jednorazowo do przeprowadzenia danego postępowania. Do zarządzeń w sprawie powoływania komisji dołanczany był regulamin pracy komisji przetargowej. Za 2008 rok Gmina Zadzim sporządziła roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach, które przekazała Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 2 marca 2009 roku, co było zgodne z art. 98 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2007 r., Dz. U. nr 223, poz. 1655 ze zm.).
Kontrola realizacji wybranych inwestycji
Poprawienie dostępności komunikacji gminy – przebudowa drogi gminnej Sikory DzierŜązna Szlachecka Dąbrówka, gmina Zadzim ETAP PRZYGOTOWANIA INWESTYCJI (PROJEKTY, KOSZTORYSY) W wyniku przeprowadzonego przetargu nieograniczonego o wartości zamówienia w wysokości 29.791,90 euro na wykonanie dokumentacji projektowej technicznej wraz z kosztorysami na przebudowę drogi gminnej Sikory DzierŜązna Dąbrówka Ruda JeŜewska, została zawarta w dniu 21 kwietnia 2006 roku umowa pomiędzy Gminą Zadzim, reprezentowaną przez Wójta Gminy, a Biurem Projektowym Wektor. Przedmiotem umowy było wykonanie dokumentacji projektowej wraz mapami do celów projektowych,
______80 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
kosztorysem inwestorskim, kosztorysem ślepym i przedmiarem robót przebudowy ww. drogi, za wynagrodzenie w wysokości 146.400,00 zł brutto, w terminie do dnia 30 grudnia 2006 roku. Umowa nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy – Marię Herman, czym naruszono postanowienia art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym. Zgodnie z tym przepisem jeŜeli czynność prawna moŜe spowodować powstanie zobowiązań pienięŜnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budŜetu) lub osoby przez niego upowaŜnionej. Dokumentacja projektowa została sporządzona we wrześniu 2006 roku, a jej wersja ze zmniejszonym zakresem o jedną z dróg w grudniu 2006 roku, przez tego samego wykonawcę. Biuro Projektowe Wektor wystawiło w dniu 5 października 2006 roku fakturę nr 29/10/2006 za wykonanie dokumentacji projektowej w wysokości 146.400,00 zł brutto. Zapłaty dokonano w dniu 12 października 2006 roku. Faktura została opisana, sprawdzona pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, zatwierdzona przez Wójta Gminy do wypłaty, przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy, z podaniem podziałki klasyfikacji budŜetowej 600 – Transport i łączność, 60016 – Drogi publiczne gminne, 6050 – Wydatki inwestycyjne jednostek budŜetowych. Zmniejszenie zakresu dokumentacji projektowej zostało wykonane za darmo przez Biuro Projektowe Wektor – zgodnie z ustnym wyjaśnieniem Kierownika Referatu inwestycyjno komunalnego – Mariana Ufnalskiego. Zmniejszenie zakresu było związane z rezygnacją z wykonania jednego odcinka drogi, który został przewidziany do przebudowy w innym postępowaniu przetargowym niŜ przedmiotowe. Na podstawie karty wydatków działu 600, rozdziału 60016, § 6050 kontrolujący nie stwierdzili, aby Gmina poniosła dodatkowe koszty z tytułu sporządzenia dokumentacji w pomniejszonym zakresie w grudniu 2006 roku. Kosztorysy inwestorskie i przedmiary robót, dla 4 odcinków dróg w pomniejszonym zakresie zostały uaktualnione w październiku 2008 roku , przez Biuro Projektowe Wektor. Wartość kosztorysowa przebudowy dróg gminnych w miejscowości Sikory, DzierŜązna, Zygmuntów, Dąbrówka, Nowy Feliksów o długości 4.146,43 m została ustalona w wysokości netto 1.472.897,64 zł (brutto 1.796.935,12 zł). Na wartość tą składały się 4 odcinki drogi, których określenie nazw w dokumentacji technicznej i przetargowej jest stosowane na przemian w zaleŜności, czy dany odcinek jest określony jako odległość pomiędzy dwoma wsiami, czy przez jakie wioski przechodzi – nie występują natomiast rozbieŜności co do długości danego odcinka. Uaktualnienie dokumentacji projektowej (o zmniejszonym zakresie) zostało przeprowadzone na zlecenie Wójta Gminy Zadzim z dnia 3 listopada 2008 roku. W zleceniu tym określono wynagrodzenia dla wykonawcy w wysokości 34.160,00 zł brutto i na tą kwotę wykonawca wystawił fakturę w dniu 1 grudnia 2008 roku. Aktualizacji dokonano w związku art. 35 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niŜ 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeŜeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. W oświadczeniu z dnia 22 stycznia 2010 roku Marian Ufnalski – Kierownik Referatu inwestycyjno komunalnego stwierdził, Ŝe ww. dokumentacja została przekazana w dniu 21 listopada 2008 roku, natomiast zapis na kosztorysie inwestorskim „październik 2008 r.” jest omyłką pisarską projektanta. Oświadczenie z dnia 22 stycznia 2010 roku Mariana Ufnalskiego – Kierownika Referatu inwestycyjno komunalnego w sprawie określenia daty na kosztorysie inwestorskim dotyczącym zadania pn.: „Poprawienie dostępności komunikacji gminy – przebudowa drogi gminnej Sikory DzierŜązna Szlachecka Dąbrówka” stanowi załącznik nr 73 do protokołu kontroli.
______81 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W dniu 6 listopada 2008 roku Wójt Gminy Zadzim – Włodzimierz Owczarek złoŜył oświadczenie o posiadanym prawie do dysponowania nieruchomościami na cele budowlane, na których miała zostać przeprowadzona inwestycja. Tego samego dnia, zamiar wykonania robót budowlanych polegających na przebudowie przedmiotowych dróg gminnych, Wójt zgłosił do Starostwa Powiatowego w Poddębicach. W odpowiedzi pismem z dnia 18 grudnia 2008 roku Starosta Poddębicki poinformował Gminę o niezgłaszaniu sprzeciwu w stosunku do ww. zgłoszenia. PRAWIDŁOWOŚĆ STOSOWANIA PRZEPISÓW O ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH Postępowanie pn.: „Poprawienie dostępności komunikacyjnej gminy – przebudowa drogi gminnej Sikory DzierŜązna Szlachecka Dąbrówka” zostało przeprowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2007 roku, Dz. U. nr 223, poz. 1655 ze zm.). Zarządzeniem nr 52/V/09 Wójta Gminy Zadzim z dnia 21 stycznia 2009 roku została powołana trzyosobowa komisja przetargowa do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o zamówienie publiczne. Ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone: w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 22 stycznia 2009 roku i na stronie internetowej zamawiającego w dniu 26 stycznia 2009 roku oraz w siedzibie zamawiającego w dniu 22 stycznia 2009 roku. Ogłoszenia zawierały wszystkie elementy wymagane art. 41 ustawy Prawo zamówień publicznych, w którym termin składania ofert określono nie krótszy niŜ 20 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, zgodnie z art. 43 ust. 1 ww. ustawy. Kryterium wyboru oferty była cena 90% i okres gwarancji – 10%. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia zatwierdzona została przez Wójta Gminy Zadzim. W punkcie dotyczącym warunków udziału w postępowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków zamawiający określił, Ŝe w postępowaniu mogą wziąć udział wykonawcy, którzy m.in. spełniają warunki udziału w postępowaniu zawarte w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. W zakresie znajdowania się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia wykonawcy powinni wykazać się: odpowiednim potencjałem ekonomicznym tj. suma środków własnych i zdolności kredytowej musi być równa co najmniej wysokości złoŜonej oferty, oraz Ŝe są ubezpieczeni od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej – złoŜą polisę lub inny dokument ubezpieczenia potwierdzający, Ŝe wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej. W kolejnym punkcie dotyczącym wykazu oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu w zakresie sytuacji ekonomicznej i finansowej, zamawiający wymagał złoŜenia odpowiednich dokumentów, które potwierdzałyby warunki udziału w postępowaniu. Dodatkowo, odnośnie tego samego warunku, zamawiający wymagał załączenia do oferty „sprawozdania finansowego albo jego części”, a jeŜeli podlega ono badaniu przez biegłego rewidenta zgodnie z przepisami o rachunkowości równieŜ z opinią odpowiednio o badanym „sprawozdaniu albo jego części”, a w przypadku wykonawców niezobowiązanych do sporządzania sprawozdania finansowego innych dokumentów określających obroty oraz zobowiązania i naleŜności – za okres nie dłuŜszy niŜ ostatnie trzy lata obrotowe, a jeŜeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – za ten okres. Pomimo Ŝądania przedłoŜenia ww. dokumentów zamawiający nie określił sposobu oceny spełnienia warunku ekonomicznego i finansowego na podstawie tych dokumentów. Takie sporządzenie specyfikacji świadczy o niedostawaniu się zamawiającego do
______82 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
postanowień art. 36 ust. 1 pkt 5 i 6 ww. ustawy, zgodnie z którymi specyfikacja powinna zawierać m.in. warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków i wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu. Wskazuje to równieŜ na fakt, Ŝe postępowanie było obarczone wadą. Akta kontroli strony nr 236 260. Oferty złoŜyli następujący wykonawcy (w terminie określonym w specyfikacji i ogłoszeniu), którzy zaproponowali ceny brutto i okres gwarancji: - Przedsiębiorstwo Robót Drogowych i Mostowych Sp. z o.o. 1.659.993,65 zł, 60 miesięcy, - Firma Drogowa Dromak Krakowski, Ośrodek, Rosiński S.J. 1.954.353,06 zł, 60 miesięcy, - Przedsiębiorstwo Drogowe Lambdar Sp. z o.o. 1.937.237,61 zł, 36 miesięcy, - Starbag Sp. z o.o. 1.762.336,99 zł, 36 miesięcy, - Markbud Sp. z o.o. 1.485.116,33 zł, 60 miesięcy, - Bud trans Roboty Budowlano Drogowe 1.545.413,49 zł, 60 miesięcy, - Sidrog Sp. z o.o. 1.600.163,12 zł, 60 miesięcy, - Przedsiębiorstwo Robót InŜynieryjno Drogowych Turdrog Zygmunt Kucharski 1.615.554,63 zł, 60 miesięcy, - Przedsiębiorstwo Robót Drogowych S.A. Poddębice 1.250.206,72 zł, 60 miesięcy, - Włodan Andrzej Włodarczyk S.J. 1.234.821,04 zł, 60 miesięcy. Tylko jeden wykonawca wniósł wadium w formie pieniądza (zwrócono mu je niezwłocznie po rozstrzygnięciu przetargu), natomiast pozostali wykonawcy wnieśli wadium w formie gwarancji ubezpieczeniowych. Jednym z warunków udziału w postępowania, które zostały zawarte w ogłoszeniu o zamówieniu i specyfikacji istotnych warunków zamówienia, było wykazanie się przez wykonawców odpowiednim potencjałem technicznym tj. określeniem Ŝe posiadają: wytwórnię masy bitumicznej, rozkładarkę do masy i tłucznia, walce stalowe i statyczne, koparkę, frezarkę, równiarkę, sprzęt czyszczący i samochody samowyładowcze. Wykonawcy: Przedsiębiorstwo Robót Drogowych i Mostowych Sp. z o.o., Przedsiębiorstwo Drogowe Lambdar Sp. z o.o., Starbag Sp. z o.o. nie spełnili ww. wymagania gdyŜ nie wykazali w swojej ofercie, iŜ posiadają sprzęt czyszczący. Dodatkowo wykonawca Starbag Sp. z o.o. nie wykazał, iŜ posiada frezarkę. W oświadczeniu z dnia 22 stycznia 2010 roku Marian Ufnalski – Kierownik Referatu inwestycyjno komunalnego – przewodniczący komisji przetargowej w przedmiotowym postępowaniu – potwierdził niespełnienie warunków udziału w postępowaniu przez ww. wykonawców z uwagi na nie wykazanie odpowiedniego potencjału technicznego wymaganego przez zamawiającego. Oferty tych wykonawców nie były ofertami najkorzystniejszymi pod względem oceny kryteriów oceny, a w punktacji oceny były na miejscach 7, 8 i 10, w związku z czym zamawiający nie Ŝądał uzupełnienia tych ofert. śądanie uzupełnienia spowodowałoby przedłuŜenie terminu oceny, a oferty te i tak nie zostałyby wybrane. Oświadczenie z dnia 22 stycznia 2010 roku Mariana Ufnalskiego – Kierownika Referatu inwestycyjno komunalnego w sprawie nie spełniania przez trzech wykonawców warunków udziału w postępowaniu pn.: „Poprawienie dostępności komunikacji gminy – przebudowa drogi gminnej Sikory DzierŜązna Szlachecka Dąbrówka” stanowi załącznik nr 74 do protokołu kontroli.
______83 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W dokumentacji okazanej kontrolującym brak było jakiejkolwiek informacji na temat niespełnienia przez ww. wykonawców warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający nie wezwał wykonawców w celu uzupełnienia brakujących dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, do czego był zobowiązany na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, jak równieŜ wykonawcy ci nie zostali wykluczeni z postępowania na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 2 ww. ustawy, a ich oferty nie zostały odrzucone – art. 24 ust. 4 tej ustawy. Wszyscy członkowie komisji przetargowej oraz kierownik zamawiającego złoŜyli w dniu składania i otwarcia ofert pisemne oświadczenia o istnieniu lub braku okoliczności skutkujących wyłączeniem z postępowania o udzielenie zamówienia.
Zamawiający sporządził protokół z postępowania o udzielenie zamówienia (druk ZP 2) wraz z załącznikami, w którym zawarł m.in.: − wartość zamówienia została ustalona na kwotę 1.472.897,64 zł w dniu 21 stycznia 2009 roku. Kontrolujący stwierdzili nieścisłość w tym punkcie tj. w dniu 21 stycznia 2009 roku została powołana komisja przetargowa na to zadanie, natomiast określenie wartości zamówienia zostało ustalone w listopadzie 2008 roku, − bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podał kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na finansowanie zamówienia tj. 1.900.000,00 zł, − wymagane warunki udziału w postępowaniu spełniło 10 wykonawców, − nie wykluczono Ŝadnego wykonawcy i nie odrzucono Ŝadnej oferty, − w takcie postępowania nie wniesiono protestów i odwołań, − ofertę najkorzystniejszą złoŜył wykonawca Włodan Andrzej Włodarczyk S.J. Protokół został zatwierdzony przez Wójta Gminy Zadzim. Wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą został poinformowany o wyborze jego oferty oraz został zaproszony do podpisania umowy. Pozostali wykonawcy równieŜ zostali poinformowani o wyborze oferty najkorzystniejszej. Informacje te zawierały wszystkie elementy wymagane art. 92 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Informacja o wyborze oferty najkorzystniejszej została równieŜ zamieszczona na stronie internetowej zamawiającego i w miejscu publicznie dostępnym w jego siedzibie. Zamawiający zamieścił ogłoszenie o udzieleniu zamówienia na stronie Biuletynu Zamówień Publicznych, w myśl postanowień art. 95 ust. 1 ww. ustawy. PRAWIDŁOWOŚĆ FINANSOWANIA INWESTYCJI (ZGODNOŚĆ Z UMOWĄ, POTWIERDZANIE WYKONANIA ROBÓT) W dniu 23 marca 2009 roku została zawarta umowa nr 1/2009 pomiędzy Gminą Zadzim, reprezentowaną przez Wójta Gminy, a firmą Włodan Andrzej Włodarczyk S.J. Przedmiotem umowy była poprawa dostępności komunikacji gminy – przebudowa drogi gminnej Sikory – DzierŜązna Szlachecka – Dąbrówka. Termin rozpoczęcia robót ustalono na dzień 30 marca 2009 roku, a zakończenia do dnia 30 czerwca 2009 roku. Wynagrodzenie zostało ustalone w wysokości 1.234.821,04 zł brutto (netto 1.012.148,39 zł). Wykonawca udzielił 60 miesięcy gwarancji na roboty objęte umową. Umowa została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy. Wykonawca Włodan Andrzej Włodarczyk S.J. pismem z dnia 12 lutego 2009 roku przedłuŜył termin związania ofertą do dnia 30 marca 2009 roku, natomiast w załączeniu przedłoŜył gwarancję ubezpieczeniową zapłaty wadium do ww. dnia. PrzedłuŜenie tego terminu było
______84 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
związane z oczekiwaniem zamawiającego na otrzymanie wszystkich potwierdzeń doręczenia informacji o wyborze oferty najkorzystniejszej do wykonawców. Zamawiający nie Ŝądał wniesienia zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy. Dziennik budowy został wydany w dniu 8 maja 2009 roku. Tego samego dnia został protokolarnie przekazany plac budowy, a dnia kolejnego rozpoczęły się prace budowane. Protokół odbioru został spisany w dniu 30 czerwca 2009 roku. Nie zawarto w nim negatywnych uwag co do przedmiotu robót. NADZÓR INWESTORSKI W dniu 23 marca 2009 roku została zawarta umowa pomiędzy Gminą Zadzim, reprezentowaną przez Wójta Gminy, a właścicielem Firmy Projektowo Wykonawczej Linia, na pełnienie funkcji inspektora nadzoru inwestorskiego podczas realizacji przedmiotowego zadania. Umowa została zawarta od dnia 30 marca do 30 lipca 2009 roku, za wynagrodzeniem w wysokości 20.242,97 zł brutto. Umowa nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy – Kazimierę Wodzińską, co było niezgodne z art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym. ROZLICZENIE INWESTYCJI I PRZYJĘCIE NA STAN ŚRODKÓW TRWAŁYCH Z tytułu realizacji przedmiotowej inwestycji Urząd Gminy w Zadzimiu poniósł następujące koszty brutto:
- 146.400,00 zł – na podstawie faktury nr 29/10/2006 z dnia 5 października 2006 roku, wystawionej przez Biuro Projektowe Wektor za wykonanie dokumentacji projektowej,
- 34.160,00 zł – na podstawie faktury nr 23/12/2008 z dnia 1 grudnia 2008 roku, wystawionej przez Biuro Projektowe Wektor, za wykonanie aktualizacji dokumentacji projektowej,
- 617.410,52 zł – na podstawie faktury nr 63/D/2009 z dnia 29 maja 2009 roku, wystawionej przez firmę Włodan Andrzej Włodarczyk S.J., za przebudowę drogi. Podstawą wystawienia faktury był protokół odbioru częściowego z dnia 29 maja 2009 roku, w którym stwierdzono wykonanie robót prawidłowo,
- 9.760,00 zł – na podstawie faktury nr 10/06/2009 z dnia 4 czerwca 2009 roku, wystawionej przez Biuro Projektowe Wektor, za pełnienie nadzoru autorskiego w miesiącu maju 2009 roku. Pełnienie funkcji inspektora nadzoru autorskiego w maju i czerwcu 2009 roku zostało zlecone przez Sekretarza Gminy Zadzim pismem z dnia 28 kwietnia 2009 roku, za wynagrodzeniem w wysokości 19.520,00 zł,
- 20.242,57 zł – na podstawie faktury nr 4/06/2009 z dnia 30 czerwca 2009 roku, wystawionej przez Firmę Projektowo Wykonawczą Linia, za pełnienie funkcji inspektora nadzoru,
- 617.410,52 zł – na podstawie faktury nr 85/D/2009 z dnia 30 czerwca 2009 roku, wystawionej przez firmę Włodan Andrzej Włodarczyk S.J., za przebudowę drogi. Podstawą wystawienia faktury był protokół odbioru robót z dnia 30 czerwca 2009 roku, w którym stwierdzono wykonanie robót prawidłowo i przekazano drogę do eksploatacji,
- 248,88 zł – na podstawie faktury nr 225/2009/1 z dnia 2 lipca 2009 roku, wystawionej przez Agencję Reklamową Kameleon Dariusz Chlebicz, za wykonanie dwóch sztuk tablic informacyjnych. Wykonanie dwóch tablic informacyjnych zostało zlecone przez
______85 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Sekretarza Gminy Zadzim pismem z dnia 8 czerwca 2009 roku, za wynagrodzenie w wysokości 248,88 zł,
- 9.760,00 zł – na podstawie faktury nr 13/07/2009 z dnia 7 lipca 2009 roku, wystawionej przez Biuro Projektowe Wektor, za pełnienie nadzoru autorskiego w miesiącu czerwcu 2009 roku, Razem: 1.455.392,49 zł Wymienione faktury zostały opisane, sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, zatwierdzone do wypłaty przez Wójta Gminy, przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy, z podaniem podziałki klasyfikacji budŜetowej: dział 600 – Transport i łączność, 60016 – Drogi publiczne gminne, § 6050 – Wydatki inwestycyjne jednostek budŜetowych. Wydatki te były ewidencjonowane na koncie 080 8, gdzie ujmowane były wszystkie wydatki dotyczące inwestycji drogowych. RównieŜ karta wydatków nie była prowadzona odrębnie dla tej inwestycji. Takie prowadzenie ewidencji księgowej inwestycji świadczy o niedostosowaniu się do postanowień rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Dokument OT został wystawiony 14 lipca 2009 roku na kwotę 1.274.583,61 zł. Do wartości środka trwałego nie wliczono wydatków poniesionych na wykonanie dokumentacji projektowej i jej aktualizacji oraz na wykonanie 2 tablic informacyjnych, tj. razem kwoty 180.808,88 zł, czym naruszono postanowienia art. 28 ust. 2 w związku z art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości oraz art. 16g ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Ewidencji na koncie 011 po stronie Ma dokonano w korespondencji z kontem 080. ZABEZPIECZENIE ŚRODKÓW W BUDśECIE NA REALIZACJĘ ZADANIA INWESTYCYJNEGO I ŹRÓDŁA FINANSOWANIA W dniu 15 kwietnia 2009 roku została zawarta umowa nr 12/NPPDL/FE.V.009 pomiędzy Gminą Zadzim, reprezentowaną przez Wójta Gminy, a Wojewodą Łódzkim, o dofinansowanie środkami pochodzącymi z budŜetu państwa w wysokości 617.411,00 zł projektu pn.: „Poprawa dostępności Gminy Zadzim w ramach projektu „Kraina bez barier” etap I: przebudowa drogi gminnej Sikory DzierŜązna Szlachecka Dąbrówka o długości 4.146,43 mb”. Zakończenie realizacji projektu ustalono na dzień 30 czerwca 2009 roku, a złoŜenie wniosku o wypłatę dotacji do dnia 4 grudnia 2009 roku. Gmina zobowiązała się do prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu (§ 5 ust. 1 pkt 2) oraz umieszczenia i utrzymania dwóch tablic informacyjnych. Umowa została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy. Gmina nie dostosowała się do postanowień umowy w zakresie prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu. Wniosek o wypłatę dotacji został sporządzony w dniu 15 lipca 2009 roku, natomiast sprawozdanie końcowe z realizacji projektu zostało sporządzone w dniu 21 sierpnia 2009 roku (brak daty wpływu do ŁUW w Łodzi). Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi przekazał środki na rachunek Gminy w dniu 3 sierpnia 2009 roku w wysokości 617.410,26 zł. Rok 2006 W uchwale budŜetowej na 2006 rok nr XXXVII/200/05 Rady Gminy Zadzim z dnia 29 grudnia 2005 roku, w załączniku inwestycyjnym, zostały przewidziane środki na
______86 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
„Dokumentacje na budowę dróg” w wysokości 120.000,00 zł . Zwiększenia środków w dziale 600, rozdziale 60016, § 6050 na dokumentację o kwotę 26.000,00 zł dokonano w dniu 1 czerwca 2006 roku uchwałą nr XL/226/06 Rady Gminy Zadzim. Do końca roku nie zmieniono wysokości kwoty zabezpieczonej na przedmiotowe zadanie w załączniku inwestycyjnym. Ze sprawozdania z wykonania budŜetu gminy Zadzim za 2006 rok nie da się jednoznacznie wskazać jaką kwotę wydatkowano tylko i wyłącznie na to zadanie. Łącznie w rozdziale 60016 w 2006 roku na „dokumentację na budowę dróg gminnych i aktualizację kosztorysów inwestycyjnych” wydatkowano kwotę 152.378,00 zł. Na podstawie ewidencji księgowej rozdziału 60016, § 6050 kontrolujący stwierdzili, Ŝe na kwotę 152.378,00 zł składało się: − 146.400,00 zł – wydatki wykonania dokumentacji w przedmiotowym postępowaniu, − 2.928,00 zł – wydatki poniesione na aktualizację kosztorysów inwestorskich dotyczących przebudowy dróg gminnych: w miejscowości Bratków, Pałki Wola Flaszczyna, Wola Flaszczyna Pietrachy, Pietrachy Wola Zaleska, − 3.050,00 zł – wydatki na dokumentacje na drogę Małyń Józefów. Z powyŜszego wynika, Ŝe na zadanie pn.: „Poprawienie dostępności komunikacji gminy – przebudowa drogi gminnej Sikory DzierŜązna Szlachecka Dąbrówka” w 2006 roku wydatkowano tylko kwotę 146.400,00 zł. Umowa na wykonanie dokumentacji projektowej technicznej wraz z kosztorysami na przebudowę drogi gminnej Sikory DzierŜązna Dąbrówka Ruda JeŜewska została zawarta w dniu 21 kwietnia 2006 roku przez Wójta Gminy Zadzim – Włodzimierza Owczarka, w której wartość wynagrodzenia ustalono w wysokości 146.400,00 zł, czyli o 26.000,00 zł więcej niŜ środki zabezpieczone w budŜecie gminy na dzień zawarcia umowy. PowyŜsze świadczy o niedostosowaniu się Wójta do postanowień art. 60 ust. 2 pkt 1 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym Wójtowi przysługuje wyłączne prawo do zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budŜetowej kwotach wydatków, w ramach upowaŜnień udzielonych przez radę gminy. Zapłaty za ww. dokumentację dokonano w dniu 12 października 2006 roku w wysokości 146.400,00 zł, a na ten dzień środki zabezpieczone w budŜecie wynosiły kwotę 146.000,00 zł, czyli za mało o 400,00 zł. Zatwierdzenia do wypłaty dokonał Wójt Gminy, naruszając tym samym postanowienia art. 138 pkt 3 w związku z art. 189 ust. 1 ustawy o finansach publicznych w myśl którego w toku wykonywania budŜetu jednostki samorządu terytorialnego obowiązuje zasada gospodarki finansowej, iŜ dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. W myśl postanowień art. 45 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych złoŜenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo oznacza, Ŝe zobowiązania wynikające z operacji mieści się w planie finansowym jednostki. Pomimo braku zabezpieczenia środków w budŜecie Gminy, Skarbnik – Kazimiera Wodzińska dokonała kontrasygnaty drugostronnie na fakturze dotyczącej ww. dokumentacji. Akta kontroli strony nr 270 286. Rok 2008
______87 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W uchwale budŜetowej na 2008 rok (nr XV/80/08 Rady Gminy Zadzim z dnia 25 stycznia 2008 roku), w załączniku inwestycyjnym na 2008 rok, wyszczególniono tylko w dziale 600 dwie pozycje: − pn.: „Modernizacja dróg gminnych” gdzie zabezpieczono środki w wysokości 540.000,00 zł, które miały pochodzić z zaciągniętych kredytów, − pn.: „Odbudowa dróg uszkodzonych w czasie powodzi” gdzie zabezpieczono środki własne w wysokości 50.000,00 zł. Zarówno w uchwale budŜetowej, jak i w sprawozdaniu z wykonania budŜetu za 2008 rok nie wyszczególniono zadania pn.: „Poprawienie dostępności komunikacji gminy – przebudowa drogi gminnej Sikory DzierŜązna Szlachecka Dąbrówka”. W sprawozdaniu jedynie zawarto, iŜ kwotę 137.860,00 zł wydatkowano łącznie na wykonanie kilku dokumentacji projektowo kosztorysowych na modernizację dróg gminnych i dojazdowych do gruntów rolnych, na przebudowę mostku i aktualizację dokumentacji na przedmiotowe zadanie. W związku z powyŜszym kontrolujący dokonali analizy całego rozdziału 60016 pod kątem zabezpieczenia środków na wydatki z niego poniesione, w wyniku czego nie stwierdzono nieprawidłowości. Rok 2009 W uchwale budŜetowej gminy Zadzim (nr XXVII/137/08 Rady Gminy Zadzim z dnia 30 grudnia 2008 roku), w załączniku nr 4 – plan nakładów inwestycyjnych, zostały zaplanowane środki w wysokości 1.800.000,00 zł na poprawę dostępności komunikacyjnej Gminy Zadzim. Źródłami finansowania miały być środki własne i zaciągnięte kredyty w wysokości po 900.000,00 zł. Zmniejszenia zaplanowanych środków na to zadanie o kwotę 450.000,00 zł dokonano na podstawie uchwały nr XXX/154/09 Rady Gminy Zadzim z dnia 1 kwietnia 2009 roku. Równocześnie dokonano zmian w źródłach finansowania, których struktura przedstawiała się następująco: 282.589,00 zł – środki własne, 617.411,00 zł – dotacje i 450.000,00 zł – kredyty. Kredyt, wskazany jako źródło finansowania, był to kredyt zaciągnięty w Rejonowym Banku Spółdzielczym w Malanowie w dniu 25 czerwca 2009 roku (nr umowy 169/2009/M) na kwotę 2.600.00,00 zł. Kredyt został zaciągnięty na sfinansowanie deficytu budŜetowego w 2009 roku i spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Przebudowa i rozbudowa budynku Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Zadzimiu ETAP PRZYGOTOWANIA INWESTYCJI (PROJEKTY, KOSZTORYSY) W dniu 7 stycznia 2008 roku została zawarta umowa pomiędzy Gminą Zadzim, reprezentowaną przez Wójta Gminy, a Biurem Projektowym Diament, na wykonanie inwentaryzacji istniejącego budynku oraz kompletnej dokumentacji projektowo kosztorysowej na przebudowę i rozbudowę SP ZOZ w Zadzimiu. Wynagrodzenie dla wykonawcy ustalone zostało w wysokości 60.390,00 zł brutto (netto 49.500,00 zł). Termin wykonania przedmiotu umowy określono do dnia 15 marca 2008 roku. Umowa nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy, co było niezgodne z art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym. Wybór wykonawcy nie został poprzedzony przeprowadzeniem postępowania przetargowego z uwagi, iŜ wartość zamówienia stanowiła kwotę niŜszą niŜ równowartość kwoty 14.000 euro wyraŜonej w złotówkach polskich. W oświadczeniu z dnia 25 stycznia 2010 roku Marian Ufnalski – Kierownik Referatu inwestycyjno komunalnego stwierdził, Ŝe przed udzieleniem zlecenia na wykonanie ww. dokumentacji sprawdził ceny rynkowe, jakie w tym
______88 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
czasie projektanci oferowali. Analizę rynku przeprowadził telefonicznie z czterema biurami projektowymi. Cena jaką zaproponowało Biuro Projektowe Diament nie była wyŜsza od ceny jakie w tym czasie były na rynku. Oświadczenie z dnia 25 stycznia 2010 roku Mariana Ufnalskiego – Kierownika Referatu inwestycyjno komunalnego dotyczące przeprowadzenia badania rynku pod względem ceny przed zleceniem wykonania dokumentacji projektowo kosztorysowej na zadanie pn.: „Przebudowa i rozbudowa budynku SP ZOZ w Zadzimiu” stanowi załącznik nr 75 do protokołu kontroli. Dokumentacja projektowa została przekazana Gminie w dniu 26 lutego 2008 roku. Wartość zamówienia została w niej ustalona na kwotę netto 624.361,50 zł (brutto 761.721,02 zł). Decyzją nr 219/2008 z dnia 3 lipca 2008 roku Starosta Poddębicki zatwierdził projekt budowlany i udzielił pozwolenia na budowę Gminie Zadzim, obejmującego przebudowę i rozbudowę budynku SP ZOZ w Zadzimiu. Pozwolenie zostało wydane z wymogiem zachowania m.in. warunku prowadzenia przez kierownika budowy dziennika budowy. PRAWIDŁOWOŚĆ STOSOWANIA PRZEPISÓW O ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH Postępowanie pn.: „Przebudowa i rozbudowa SP ZOZ w Zadzimiu” zostało przeprowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2007 r., Dz. U. nr 223, poz. 1655 ze zm.). Zarządzeniem nr 62/V/08 Wójta Gminy Zadzim z dnia 21 kwietnia 2008 roku została powołana trzyosobowa komisja przetargowa do przygotowania i przeprowadzenia ww. postępowania o zamówienie publiczne. Ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone: w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 25 kwietnia 2008 roku, na stronie internetowej zamawiającego w dniu 29 kwietnia 2008 roku oraz w siedzibie zamawiającego w dniu 25 kwietnia 2008 roku. Ogłoszenie zamieszczone w BZP zawierało wszystkie elementy wymagane w art. 41 ustawy Prawo zamówień publicznych, w którym termin składania ofert określono nie krótszy niŜ 20 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, zgodnie z art. 43 ust. 1 ww. ustawy. Kryterium wyboru oferty były: cena 70%, termin wykonania – 20% i okres gwarancji – 10%. Termin składnia ofert określono na 19 maja 2008 roku. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia została zatwierdzona przez Wójta Gminy Zadzim. Kontrolujący stwierdzili w niej nieprawidłowość analogiczną jak we wcześniej opisanym postępowaniu, dotyczącą przedłoŜenia przez wykonawców sprawozdań finansowych. Dodatkowo w specyfikacji na przebudowę i rozbudowę budynku SP ZOZ w Zadzimiu, zamawiający w warunkach udziału w postępowaniu i opisie sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków, Ŝądał wykazania się odpowiednim potencjałem ekonomicznym, tj. suma środków własnych i zdolność kredytowa musiały być równe, co najmniej wysokości złoŜonej oferty. W kolejnym punkcie dotyczącym oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, zamawiający nie Ŝądał przedłoŜenia Ŝadnego dokumentu potwierdzającego sumę wysokości środków i zdolności kredytowej. PowyŜsze wskazuje na sporządzenie specyfikacji niezgodnie z postanowieniami art. 36 ust. 1 pkt 5 i 6 ustawy Prawo zamówień publicznych, oraz Ŝe postępowanie było obarczone wadą. Akta kontroli strony nr 287 314. Oferty złoŜyli następujący wykonawcy (w terminie określonym w specyfikacji i ogłoszeniu), którzy zaproponowali ceny brutto, termin wykonania i okres gwarancji: 1. Przedsiębiorstwo Instalacyjno Budowlane Eko Serwis Sp. z o.o. 609.139,01 zł, 30 października 2008 roku, 60 miesięcy,
______89 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2. Przedsiębiorstwo Handlowo Budowlane Zambud II Bartłomiej Bieniek 780.333,25 zł, 31 grudnia 2008 roku, 60 miesięcy, 3. Przedsiębiorstwo Drogowe InŜynierii Środowiska i Melioracji Ekomel S.A. 673.608,81 zł, 15 października 2008 roku, 60 miesięcy, 4. Zakład Budowlany Bud Bet 540.173,73 zł, 15 października 2008 roku, 84 miesięcy. Dwóch wykonawców wniosło wadium – 12.000,00 zł w formie pieniądza w dniu 16 maja 2008 roku (zwrócono im je dopiero w dniu 18 września 2008 roku), natomiast pozostali wykonawcy wnieśli wadium w formie gwarancji ubezpieczeniowych. Wadium wniesione w formie pieniądza zostało zwrócone wykonawcom dopiero po prawie 3 miesiącach od dnia upływu terminu związania ofertą i od dnia zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, co było niezgodne z postanowieniami art. 46 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. Dodatkowo ich zwrotu dokonano w wartości wniesionej, a nie z naliczonymi odsetkami (rachunek Gminy, na który były wpłacane wadia był oprocentowany), czym naruszono wymóg zawarty w art. 46 ust. 4 ww. ustawy, zgodnie z którym jeŜeli wadium wniesiono w pieniądzu, zamawiający zwraca je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez wykonawcę. Jednym z warunków udziału w postępowaniu, który został zawarty w ogłoszeniu o zamówieniu i specyfikacji istotnych warunków zamówienia, było wykazanie się przez wykonawców odpowiednim doświadczeniem, tj.: w ostatnich 3 latach, a jeŜeli okres prowadzenia działalności był krótszy to w tym okresie, zrealizowali co najmniej 3 roboty budowlane toŜsame lub w wyŜszej wartości i charakterze. Wykonawca Przedsiębiorstwo Drogowe InŜynierii Środowiska i Melioracji Ekomel S.A. wykazał 7 robót wykonanych w ciągu ostatnich 3 lat (załączając do nich referencje i protokoły odbioru), przy czym tylko 2 roboty odpowiadały wymaganiom postawionym przez zamawiającego w zakresie wartości tych robót. Zamawiający nie wezwał wykonawcy w celu uzupełnienia brakujących dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, do czego był zobowiązany na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, jak równieŜ nie wykluczył tego wykonawcy z postępowania na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 2 ww. ustawy, a ich oferty nie zostały odrzucone – art. 24 ust. 4 tej ustawy. Akta kontroli strony nr 315 346. Zakład Budowlany Bud Bet w swojej ofercie nie załączył dokumentów i oświadczeń potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu tj.: − wykazu potwierdzającego, Ŝe dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia (min. 25 osób), − wykazu wykonanych w ciągu ostatnich 3 lat, 3 robót budowlanych o toŜsamej lub wyŜszej wartości i charakterze, − sprawozdania finansowego lub jego części, a jeŜeli podległy one badaniu przez biegłego rewidenta równieŜ opinii z tych badań, a w przypadku wykonawców niezobowiązanych do sporządzania sprawozdania finansowego innych dokumentów potwierdzających obroty oraz zobowiązania i naleŜności – za okres nie dłuŜy niŜ trzy ostatnie lata obrotowe, a jeŜeli okres prowadzenia działalności był krótszy, to za ten okres dokumenty te nie były niezbędne do spełnienia warunków udziału w postępowaniu, co zostało opisane wcześniej,
______90 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
− wykazu osób posiadających uprawnienia do sprawowania funkcji kierowniczych i budowlanych w zakresie budownictwa, instalacji c.o., wod kan i instalacji elektrycznych. Pismem z dnia 19 maja 2008 roku Wójt Gminy wezwał tego wykonawcę o uzupełnienia 3 pierwszych wymienionych powyŜej dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, wyznaczając termin do dnia 23 maja 2008 roku. Wykonawca uzupełnił dokumenty (brak daty wpływu do zamawiającego). W ofercie Zakład Budowlany Bud Bet wykazał tylko dwie roboty budowlane podobne pod względem wartości i charakteru z przedmiotem postępowania, do których dołączył referencje i protokoły odbioru. W uzupełnionej dokumentacji wykonawca załączył wykaz, w którym ujął jedną inwestycję zrealizowaną na rzecz Gminy Zadzim – bez dołączenia referencji i protokołu odbioru dotyczących tej inwestycji. Dodatkowo dokumentacje przetargową uzupełnił o jedną referencję i protokół odbioru, które juŜ były w ofercie oraz jedną referencję i protokół odbioru dotyczące innego zadania (spełniającego wymogi zamawiającego) jednak bez wykazania go w wykazie wykonanych robót. Dodatkowo z własnej inicjatywy wykonawca uzupełnił dokumentację o wykaz osób posiadających odpowiednie uprawnienia do wykonania przedmiotu postępowania. Do ww. dokumentacji wykonawca załączył równieŜ zaświadczenie z banku z dnia 15 kwietnia 2008 rok, potwierdzające jego potencjał ekonomiczny. Do oferty natomiast wykonawca załączył opinię banku wydaną w dniu 28 stycznia 2008 roku, czyli ponad 3 miesiące przed terminem składania ofert. Zgodnie z § 1 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 roku w sprawie rodzajów dokumentów, jakich moŜe Ŝądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. nr 87, poz. 605 ze zm.) informacja banku potwierdzająca wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, nie moŜe być wystawiona wcześniej niŜ 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. O uzupełnienie oferty o aktualną opinię banku wykonawca nie został wezwany przez zamawiającego na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. W zakresie sprawozdania finansowego Zakład Budowlany Bud Bet uzupełnił dokumentacje o oświadczenie, iŜ nie podlega badaniu bilans przez biegłego oraz dołączył „Zaświadczenie o wysokości obrotów w podatku od wartości i usług” za lata 2005 2007, w których wykazane były tylko wartości obrotów podlegających opodatkowaniem podatku VAT w danym roku. W zaświadczeniach przedstawionych przez wykonawcę nie zostały wykazane pełne obroty (a tylko stanowiące podstawę opodatkowania podatkiem VAT), jak równieŜ zobowiązania i naleŜności. Akta kontroli strony nr 347 393. Wszyscy członkowie komisji przetargowej oraz kierownik zamawiającego złoŜyli w dniu składania i otwarcia ofert pisemne oświadczenia o istnieniu lub braku okoliczności skutkujących wyłączeniem z postępowania o udzielenie zamówienia. Zgodnie z drukiem ZP 21 oraz drukami ZP 20 sporządzonymi indywidualnie przez kaŜdego z członków komisji przetargowej najkorzystniejszą ofertę złoŜył wykonawca nr 4 Zakład Budowlany Bud Bet. W dalszej kolejności jako najkorzystniejsze zostały uznane oferty: nr 3 Przedsiębiorstwo Drogowe InŜynierii Środowiska i Melioracji Ekomel S.A., nr 1 Przedsiębiorstwo Instalacyjno Budowlane Eko Serwis Sp. z o.o. i nr 2 Przedsiębiorstwo Handlowo Budowlane Zambud II Bartłomiej Bieniek. Kontrolujący stwierdzili, Ŝe nieprawidłowo dokonano wyliczenia punktów dotyczących kryterium terminu wykonania przedmiotu postępowania, u wykonawcy nr 1 i 2. Spowodowało to nieprawidłowe ustalenie kolejności najkorzystniejszych ofert. Dokonując prawidłowych przeliczeń najkorzystniejszą
______91 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
ofertę złoŜył, tak jak poprzednio wykonawca nr 4, natomiast dalsze pozycje zajmowali: nr 1, nr 3 i nr 2. W oświadczeniu z dnia 26 stycznia 2010 roku Marian Ufnalski – Kierownik Referatu inwestycyjno komunalnego potwierdził, Ŝe nieprawidłowo wyliczono kryterium terminu wykonania zadania, który był spowodowany błędem rachunkowym oraz wpisaniem wyników obliczeń dotyczących oferty nr 1 do danych oferty nr 2, i w drugą stronę. Oświadczenie z dnia 26 stycznia 2010 roku Mariana Ufnalskiego – Kierownika Referatu inwestycyjno komunalnego w sprawie nieprawidłowo wyliczonego kryterium terminu wykonania zadania w postępowaniu pn.: „Przebudowa i rozbudowa SP ZOZ w Zadzimiu” stanowi załącznik nr 76 do protokołu kontroli. W informacji o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (Druk ZP 17), zatwierdzonej przez Wójta Gminy, nie stwierdzono, aby którykolwiek z wykonawców nie spełnił warunków udziału w postępowaniu.
Zamawiający sporządził protokół z postępowania o udzielenie zamówienia (druk ZP 2) wraz z załącznikami, w którym zawarł m.in.: − wartość zamówienia została ustalona na kwotę 761.721,02 zł w dniu 18 kwietnia 2008 roku. Kontrolujący stwierdzili nieścisłość w tym punkcie, gdyŜ faktycznie wartość zamówienia została ustalona w lutym 2008 roku, w momencie otrzymania dokumentacji technicznej. Zamawiający podał w protokole wartość zamówienia w kwocie brutto, pomimo Ŝe zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z naleŜytą starannością. Tak więc wartość zamówienia określona w protokole postępowania powinna zostać wykazana w wartości netto, − bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podał kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na finansowanie zamówienia tj. 500.000,00 zł, − wymagane warunki udziału w postępowaniu spełniło 4 wykonawców, − nie wykluczono Ŝadnego wykonawcy i nie odrzucono Ŝadnej oferty, − w takcie postępowania nie wniesiono protestów i odwołań, − ofertę najkorzystniejszą złoŜył wykonawca Zakład Budowlany Bud Bet Hieronim Moczydłowski. Protokół został zatwierdzony przez Wójta Gminy Zadzim. Wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą został poinformowany o wyborze jego oferty oraz został zaproszony do podpisania umowy drogą telefoniczną. Pozostali wykonawcy równieŜ zostali poinformowani o wyborze oferty najkorzystniejszej. Informacje te zawierały wszystkie elementy wymagane w art. 92 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych; zostały równieŜ zamieszczone na stronie internetowej zamawiającego i w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego. Zamawiający zamieścił ogłoszenie o udzieleniu zamówienia na stronie Biuletynu Zamówień Publicznych w dniu 25 czerwca 2008 roku. PRAWIDŁOWOŚĆ FINANSOWANIA INWESTYCJI (ZGODNOŚĆ Z UMOWĄ, POTWIERDZANIE WYKONANIA ROBÓT) Wykonawca, właściciel Zakładu Budowlanego Bud Bet, w piśmie z dnia 24 czerwca 2008 roku wyraził zgodę na podpisanie umowy po terminie związania ofertą i na warunkach
______92 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
określonych w ofercie. Decyzję tą uzasadnił swoją nieobecnością w Firmie w terminie związania ofertą. W dniu 24 czerwca 2008 roku została zawarta umowa nr 3/2008 pomiędzy Gminą Zadzim, reprezentowaną przez Wójta Gminy, a firmą Zakład Budowlany Bud Bet. Przedmiotem umowy było wykonanie przebudowy i rozbudowy budynku SP ZOZ w Zadzimiu. Termin rozpoczęcia robót ustalono na dzień 10 lipca 2008 roku, a zakończenia do dnia 15 października 2008 roku. Wynagrodzenie zostało ustalone w wysokości 540.173,73 zł brutto (netto 442.765,34 zł). Wykonawca udzielił 84 miesięcy gwarancji na roboty objęte umową. Umowa została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy. Zamawiający nie Ŝądał wniesienia zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy. W dniu 10 lipca 2008 roku został protokolarnie przekazany plac budowy. Na podstawie art. 41 ust. 4 ustawy Prawo budowane, Czesław Pędzik – Sekretarz Gminy zawiadomił pismem z dnia 11 sierpnia 2008 roku Państwowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Poddębicach o terminie rozpoczęcia robót budowlanych z dniem 19 sierpnia 2008 roku . Dziennik budowy został wydany w dniu 11 sierpnia 2008 roku , natomiast pierwsze wpisy robót budowlanych są dokonane od dnia 10 lipca 2008 roku . Akta kontroli strony nr 394 405. Pismem z dnia 15 września 2008 roku Kierownik SP ZOZ w Zadzimiu zwrócił się z prośbą do Wójta Gminy Zadzim o przesunięcie do dnia 31 października 2008 roku terminu przeniesienia gabinetów lekarskich, gabinetu rehabilitacyjnego oraz zabiegowego z dotychczasowych pomieszczeń SP ZOZ do zastępczych. Prośbę swoją uzasadnił tym, Ŝe wcześniejsze przeniesienie gabinetów lekarskich moŜe spowodować niewywiązanie się z podpisanej przez ZOZ umowy z NFZ oraz przerwanie ciągłości leczenia i rehabilitacji pacjentów. W notatce słuŜbowej ze spotkania w dniu 15 września 2008 roku przedstawiciela wykonawcy oraz Kierownika SP ZOZ w Zadzimiu zostały zawarte te same informacje co w ww. piśmie. Tego samego dnia wykonawca wystąpił z wnioskiem o przedłuŜeniu terminu zakończenia robót do dnia 20 listopada 2008 roku, w związku z ww. pismami. W dniu 10 października 2008 roku został podpisany aneks nr 1 do umowy nr 3/2008, na podstawie którego dokonano przesunięcia terminu zakończenia robót na dzień 20 listopada 2008 roku. Zakład Budowlany Bud Bet zgłosił do zamawiającego zakończenie robót w dniu 20 listopada 2008 roku. Protokół odbioru został spisany w dniu 27 listopada 2008 roku. Nie zawarto w nim negatywnych uwag, co do przedmiotu robót i uznano obiekt zdolny do uŜytku. Wójt Gminy Zadzim zlecił Zakładowi Budowlanemu Bud Bet, pismem z dnia 24 listopada 2008 roku, wykonanie i montaŜ ścianek z laminatu HPL w budynku SP ZOZ w Zadzimiu (gabinety rehabilitacyjne). Prace miały zostać wykonane do dnia 15 grudnia 2008 roku, za wynagrodzeniem 12.200,00 zł brutto. Wykonawca wystawił fakturę w dniu 16 grudnia 2008 roku (data wpływu do Urzędu: 23 grudnia 2008 roku), natomiast Marian Ufnalski – Kierownik Referatu inwestycyjno komunalnego potwierdził merytoryczne wykonanie zlecenia w dniu 23 grudnia 2008 roku drugostronnie na fakturze. Zlecenie nie zostało kontrasygnowane przez Skarbnika Gminy, co naruszyło postanowienia art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym. W ustnej wypowiedzi Marian Ufnalski stwierdził, Ŝe ww. zlecenie nie przejawiało Ŝadnych przesłanek do udzielenia zamówienia z wolnej ręki, o czym mowa w art. 67 ustawy Prawo zamówień publicznych. Dodał, iŜ nie miało ono związku z zamówieniem podstawowym i nie było konieczne do zakończenia inwestycji.
______93 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zgodnie z dokumentacją projektową prace, które miały zostać wykonane obejmowały roboty budowlane obejmujące przebudowę i rozbudowę w zakresie: stropów, ścian, dachów, stolarki okiennej i drzwi wejściowych, docieplenia budynku, tynków wewnętrznych i glazury, stolarki drzwiowej, posadzki, malowania, opaski, chodników i parkingów. Tak więc nie dotyczyły one wewnętrznego wyposaŜenia ZOZ u w ścianki z laminatu zamontowanye pomiędzy stanowiskami rehabilitacyjnymi. NADZÓR INWESTORSKI W dniu 24 czerwca 2008 roku została zawarta umowa pomiędzy Gminą Zadzim, reprezentowaną przez Wójta Gminy, a Przedsiębiorstwem WielobranŜowym InŜ. Bud., na pełnienie funkcji inspektora nadzoru inwestorskiego podczas realizacji przedmiotowego zadania. Umowa została zawarta od dnia 10 lipca do 31 listopada 2008 roku, za wynagrodzeniem w wysokości 26.236,57 zł brutto. Umowa nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy, co było niezgodne z art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym. ROZLICZENIE INWESTYCJI I PRZYJĘCIE NA STAN ŚRODKÓW TRWAŁYCH Z tytułu realizacji przedmiotowej inwestycji i wykonania ścianek z laminatu Urząd Gminy w Zadzimiu poniósł następujące koszty brutto:
- 60.390,00 zł – na podstawie faktury nr 49/08 z dnia 26 lutego 2008 roku, wystawionej przez Biuro Projektowe Diament, za wykonanie inwentaryzacji i dokumentacji projektowej. Zapłaty dokonano w dniu 14 marca 2008 roku,
- 269.169,99 zł – na podstawie faktury nr 09/10/2008 z dnia 2 października 2008 roku, wystawionej przez Zakład Budowlany Bud Bet, za wykonanie budowy i rozbudowy budynku administracyjnego. Podstawą wystawienia faktury był protokół odbioru częściowego z dnia 2 października 2008 roku, w którym stwierdzono wykonanie robót prawidłowo. Protokół został sporządzony bez udziału inwestora. Zapłaty dokonano w dniu 15 października 2008 roku,
- 100.000,00 zł – na podstawie faktury nr 08/11/2008 z dnia 3 listopada 2008 roku, wystawionej przez Zakład Budowlany Bud Bet, za wykonanie budowy i rozbudowy budynku administracyjnego. Podstawą wystawienia faktury był protokół odbioru częściowego z dnia 3 listopada 2008 roku, w którym stwierdzono wykonanie robót prawidłowo. Protokół został sporządzony bez udziału inwestora. Zapłaty dokonano w dniu 6 listopada 2008 roku,
- 171.003,73 zł – na podstawie faktury nr 11/11/2008 z dnia 27 listopada 2008 roku, wystawionej przez Zakład Budowlany Bud Bet, za wykonanie budowy i rozbudowy budynku administracyjnego. Podstawą wystawienia faktury był protokół odbioru częściowego z dnia 27 listopada 2008 roku, w którym stwierdzono wykonanie robót prawidłowo. Protokół został sporządzony bez udziału inwestora. Zapłaty dokonano w dniu 28 listopada 2008 roku,
- 26.236,57 zł – na podstawie faktury nr 21/2008 z dnia 28 listopada 2008 roku, wystawionej przez Przedsiębiorstwo WielobranŜowe InŜ. Bud., za pełnienie nadzoru inwestorskiego. Zapłaty dokonano w dniu 11 grudnia 2008 roku,
- 12.200,00 zł – na podstawie faktury nr 11/12/2008 z dnia 16 grudnia 2008 roku, wystawionej przez Zakład Budowlany Bud Bet, za wykonanie ścianek z laminatu HPL w Ośrodku Zdrowia w Zadzimiu. Zapłaty dokonano w dniu 23 grudnia 2008 roku,
______94 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- 65,90 zł – na podstawie decyzji ZNS/168/08 z dnia 23 grudnia 2008 roku wydanej przez Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny w Poddębicach, za dokonanie odbioru higieniczno sanitarnego pomieszczeń przeznaczonych na SP ZOZ w Zadzimiu. Na decyzji nie odnotowano daty wpływu , natomiast jej sprawdzenia dokonano w dniu 7 stycznia 2009 roku. Zapłaty dokonano w dniu 8 stycznia 2009 roku, tj. przed dniem wymagalności. Wydatek ten został ujęty w karcie wydatków i w ewidencji księgowej w 2008 roku, w związku z czym moŜna domniemywać, Ŝe decyzja wpłynęła do Urzędu w 2008 roku. Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny w Poddębicach w dniu 23 grudnia 2008 roku wydał stanowisko w sprawie zgodności wykonania obiektu budowlanego z projektem budowlanym, na podstawie m.in. art. 56 ust. 1 ustawy Prawo budowlane. Razem: 639.066,19 zł Wymienione faktury i rachunek zostały opisane, sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, zatwierdzone do wypłaty przez Wójta Gminy, przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy lub jego zastępcy, z podaniem podziałki klasyfikacji budŜetowej: dział 851 – Ochrona zdrowia, 85195 – Pozostała działalność, § 6050 – Wydatki inwestycyjne jednostek budŜetowych. W karcie wydatków ww. klasyfikacji budŜetowej łączna wartość zadania została określona na kwotę 639.066,28 zł. RóŜnica pomiędzy faktycznie poniesionymi wydatkami a ujętymi w karcie wydatków stanowiła kwotę 0,09 zł. Kontrolujący odstąpili od ustalania przyczyn tej nieprawidłowości, z uwagi na jej niską wartość. Wszystkie ww. wydatki zostały ujęte na koncie 080 2, na którym ewidencjonowane były wydatki inwestycyjne łącznie dla przedmiotowego zadania oraz dla zadania pn.: „Modernizacja istniejącego budynku SP ZOZ”. Takie prowadzenie ewidencji księgowej nie pozwalało na wyodrębnienie kosztów inwestycji według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych oraz skalkulowanie kosztu wytworzenia, co jest wymagane rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Dokument OT nr 4/08 został wystawiony 31 grudnia 2008 roku na kwotę 639.00,38 zł, na którą złoŜyły się wydatki poniesione na: dokumentację projektowo techniczną, wynagrodzenie dla wykonawcy przedmiotu inwestycji, usługę inspektora nadzoru oraz wykonanie ścianek z laminatu. Do wartości środka trwałego nie wliczono wydatku poniesionego na dokonanie odbioru higieniczno sanitarnego o wartości 65,90 zł, czym naruszono postanowienia art. 28 ust. 2 w związku z art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości oraz art. 16g ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Ewidencji na koncie 011 dokonano po stronie Ma w korespondencji z kontem 080. ZABEZPIECZENIE ŚRODKÓW W BUDśECIE NA REALIZACJĘ ZADANIA INWESTYCYJNEGO I ŹRÓDŁA FINANSOWANIA Rok 2008 W uchwale budŜetowej na 2008 rok nr XV/80/08 Rady Gminy Zadzim z dnia 25 stycznia 2008 roku, w dziale 851, rozdziale 85195 zostały zabezpieczone środki w wysokości 550.000,00 zł. Z układu wykonawczego wynika (zarządzenie nr 53/VI/08 Wójta Gminy Zadzim z dnia 8 lutego 2008 roku), iŜ środki te dotyczyły w całości § 6050. W załączniku inwestycyjnym, stanowiącym załącznik do uchwały budŜetowej, wyszczególniono w dziale 851 zadanie pn.: „Modernizacja budynku SP ZOZ i punktów lekarskich” zostały
______95 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
przewidziane środki w wysokości 550.000,00 zł, których źródłem finansowania miały być środki własne. Zwiększenia zaplanowanych wydatków w rozdziale 85195, § 6050 dokonano o kwotę 70.000,00 zł (do kwoty 620.000,00 zł) na podstawie uchwały nr XIX/110/08 Rady Gminy Zadzim z dnia 23 maja 2008 roku. W załączniku inwestycyjnym została wskazana kwota w wysokości 620.000,00 zł na modernizację budynku SP ZOZ i punktów lekarskich, która w całości miała pochodzić z budŜetu Gminy. Pismem nr FN.I 30111 166/2008 z dnia 30 października 2008 roku Dyrektor Wydziału Finansów i BudŜetu Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi poinformował Wójta Gminy Zadzim o zwiększonym planie dotacji celowej na 2008 rok dla Gminy Zadzim o kwotę 310.000,00 zł – w dziale 851, rozdziale 85121, § 6330, z przeznaczeniem na inwestycje pn.: „Przebudowa i rozbudowa budynku SP ZOZ w Zadzimiu”. Zwiększenia środków w budŜecie o kwotę 310.000,00 zł dokonano uchwałą nr XXIV/123/08 Rady Gminy Zadzim z dnia 28 października 2008 roku w dziale 851, rozdziale 85121, § 6050. Równocześnie zmniejszono wydatki w dziale 851, rozdziale 85195, § 6050 o kwotę 310.000,00 zł. W załączniku inwestycyjnym na zadanie pn.: „Modernizacja budynku SP ZOZ i punktów lekarskich” zabezpieczono środki w wysokości 620.000,00 zł, gdzie źródłami finansowania były środki własne i dotacja w wysokościach 310.000,00 zł. W kolejnym piśmie z Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi nr FN.I 30111 166/kor 2/2008 z dnia 24 listopada 2008 roku, Wójt Gminy został poinformowany o zmianie klasyfikacji udzielonej dotacji z działu 85121 do działu 85195. W związku z tym pismem oraz innymi przeniesieniami pomiędzy rozdziałami i zwiększeniami wydatków, uchwałą nr XXVI/136/08 Rady Gminy Zadzim z dnia 15 grudnia 2008 roku, w dziale 851, rozdziale 85195, § 6050 łącznie zwiększono plan wydatków o kwotę 441.300,00 zł. Na samo zadanie inwestycyjne pn.: „Rozbudowa budynku SP ZOZ i punktów lekarskich” (zmiana nazwy zadania) zostały zabezpieczone środki w wysokości 651.300,00 zł, z czego źródłami finansowania miały być środki własne w wysokości 341.300,00 zł i dotacja w wysokości 310.000,00 zł. W sprawozdaniu z wykonania budŜetu gminy Zadzim za 2008 rok w części opisowej w ogóle nie zostało wspomniane o przeprowadzeniu w 2008 roku przedmiotowej inwestycji. Dopiero w tabelarycznym zestawieniu poniesionych wydatków według podziałki klasyfikacji budŜetowej wykazano, Ŝe w dziale 851, rozdziale 85195, § 6050 poniesiono łącznie wydatki inwestycyjne w wysokości 739.066,00 zł z zaplanowanej kwoty 751.300,00 zł. Zabezpieczenie środków w budŜecie gminy na 2008 rok na zadanie pn.: „Przebudowa i rozbudowa SP ZOZ w Zadzimiu”, w porównaniu z zaciągniętymi zobowiązaniami oraz poniesionymi wydatkami, kontrolujący przedstawili równieŜ w formie tabelarycznej, co przedstawiono poniŜej: Zaci ągni ęte zobowi ąza ń Na dzie ń podj ęcia uchwał: wynikaj ących z zawartych Poniesione wydatki umów lub zlece ń warto ść Uchwały Rady dzie ń na warto ść zabezpieczonych dzie ń na który Gminy Zadzim który zabezpieczony środków zgodnie z warto ść została warto ść została ch środków w zał ącznikiem (w zł) okre ślona (w zł) okre ślona 851/85195/6050 inwestycyjnym wysoko ść wysoko ść (w zł) bud Ŝetowa na 2008 rok nr 550.000,00 zł 550.000,00 60.390,00 7.01.2008 60.390,00 14.03.2008 XV/80/08 z dnia
______96 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
25.01.2008 r. nr XIX/110/08 z 620.000,00 zł 620.000,00 626.800,30 24.06.2008 329.559,99 15.10.2008 dnia 23.05.2008 r. nr XXIV/123/08 z 310.000,00 zł 620.000,00 639.000,30 24.11.2008 626.800,29 11.12.2008 dnia 28.10.2008 r. 751.300,00 zł nr XXVI/136/08 z 100.000,00 zł 651.300,00 639.066,20 23.12.2008 639.000,29 23.12.2008 dnia 15.12.2008 r. dotyczyło innego zadania inwestycyjnego 31.12.2008 639.066,19 7.01.2009 RóŜnica w zabezpieczeniu środków pomiędzy podziałką klasyfikacji budŜetowej a załącznikiem inwestycyjnym wynikała z zabezpieczenia środków na zadanie oprócz w rozdziale 85195, równieŜ w rozdziale 85121, co było związane z pismami z ŁUW w Łodzi na podstawie których został narzucony rozdział 85121. W związku z tym kontrolujący badając zabezpieczenie środków na inwestycje brali pod uwagę zaplanowane środki w załączniku inwestycyjnym. Jak wynika z powyŜszej tabeli, Wójt Gminy Zadzim zaciągnął zobowiązania nie mające pokrycia w uchwale budŜetowej, wg stanu na: 24 czerwca i 24 listopada 2008 roku, a przekraczające środki zaplanowane w budŜecie o kwoty odpowiednio: 6.800,30 zł i 19.000,30 zł. Pierwsze z wymienionych przekroczeń powstało wskutek zawarcia w dniu 24 czerwca 2008 roku dwóch umów: na wykonanie przedmiotu postępowania i na usługi inspektora nadzoru, natomiast drugie w momencie zlecenia dodatkowych robót na kwotę 12.200,00 zł w dniu 24 listopada 2008 roku. PowyŜsze świadczy o niedostosowaniu się do postanowień art. 60 ust. 2 pkt 1 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym Wójtowi przysługuje wyłączne prawo do zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budŜetowej kwotach wydatków, w ramach upowaŜnień udzielonych przez radę gminy. Na dzień 11 grudnia 2008 roku w budŜecie gminy były zabezpieczone środki na przedmiotowe zadanie w wysokości 620.000,00 zł. Do dnia 11 grudnia 2008 roku wydatkowano kwotę 600.563,72 zł, natomiast w tym dniu poniesiono wydatek w wysokości 26.236,57 zł za pełnienie funkcji inspektora nadzoru, co dało wartość 626.800,29 zł. Zapłata za usługę inspektora nadzoru przyczyniła się do dokonania wydatku w wysokości przekraczającej środki zabezpieczone w budŜecie gminy o kwotę 6.800,29 zł, naruszając tym samym postanowienia art. 138 pkt 3 w związku z art. 189 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. W wyjaśnieniu z dnia 2 lutego 2010 roku Kazimiera Wodzińska – Skarbnik Gminy stwierdziła, Ŝe w 2008 roku zabezpieczono łącznie środki finansowe na przedmiotowe zadanie w kwocie 651.300,00 zł, a wydatkowano tylko 639.000,29 zł. Zaciągnięcie zobowiązania i wydatkowanie środków spowodowane było brakiem konsultowania umów na wykonawstwo i nadzór nad inwestycją. Oświadczenie z dnia 2 lutego 2010 roku Kazimiery Wodzińskiej – Skarbnika Gminy w sprawie niezabezpieczenia środków na zadanie pn.: „Przebudowa i rozbudowa budynku SP ZOZ w Zadzimiu” stanowi załącznik nr 77 do protokołu kontroli. Akta kontroli strony nr 406 465.
______97 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
IX. EWIDENCJA MAJ ĄTKU GMINY. INWENTARYZACJA
1. ZASADY EWIDENCJI SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (EWIDENCJA ILO ŚCIOWA , ILO ŚCIOWO –WARTO ŚCIOWA )
Zasady ewidencji składników majątkowych zostały określone w załączniku nr 1 – Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Urzędzie Gminy w Zadzimiu, do zarządzenia nr 155/IV/06 Wójta Gminy Zadzim z dnia 2 stycznia 2006 roku w sprawie przyjęcia zasad rachunkowości w Urzędzie Gminy w Zadzimiu, w których określono m.in.: − za środki trwałe uwaŜa się nieruchomości, maszyny, urządzenia, środki transportu oraz inne przedmioty o przewidywanym okresie uŜytkowania dłuŜszym niŜ rok i wartości przekraczającej 3.500,00 zł, które naleŜy ewidencjonować na koncie 011, − środki trwałe o wartości powyŜej 100,00 zł i przewidywanym okresie uŜytkowania powyŜej jednego roku, powinny być ewidencjonowane na koncie 013, − wartości niematerialne i prawne, których wartość przekracza 3.500,00 zł powinny być finansowane ze środków na inwestycje i ewidencjonowane na koncie 021 – Podstawowe wartości niematerialne i prawne, − wartości niematerialne i prawne, których wartość nie przekracza 3.500,00 zł powinny być finansowane ze środków bieŜących i jednorazowo odpisywane w koszty, a ich ewidencja powinna być prowadzona na koncie 022 – Pozostałe wartości niematerialne i prawne, − umorzenie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych o wartości powyŜej 3.500,00 zł nalicza się na koniec kaŜdego roku. W Instrukcji zawarto, Ŝe umorzenie ww. środków i wartości miało być wyliczane na podstawie rocznych stawek amortyzacji określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów. Stawki amortyzacyjne dla środków trwałych są określone w załączniku nr 1 do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, natomiast stawki amortyzacyjne dla poszczególnych wartości niematerialnych i prawnych powinny zostać ustalone przez podatników, zgodnie z art. 16m ust. 3 tej ustawy. Majątek Gminy Zadzim tj.: nieruchomości, jak równieŜ środek transportu, został ubezpieczony.
5. EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH – KONTO 011, 013.
2.1. Urz ądzenia ksi ęgowe
Konto 011 – środki trwałe W zakładowym planie kont w stosunku do konta 011 odnotowano tylko, Ŝe ewidencja analityczna powinna być prowadzona komputerowo wg klasyfikacji rodzajowej środków trwałych oraz wg działów klasyfikacji budŜetowej. Ewidencja analityczna środków trwałych była prowadzona w 6 księgach, z których kaŜda dotyczyła jednego lub kilku działów klasyfikacji budŜetowej, a kaŜdy dział składał się z grup klasyfikacji środków trwałych. Ewidencja ta umoŜliwiała ustalenie wartości początkowych poszczególnych środków trwałych – z wyjątkiem gruntów. Brak było natomiast określenia osób lub komórek organizacyjnych, którym powierzono środki trwałe, oraz naleŜytego obliczenia umorzenia i amortyzacji (przy większości środkach nie
______98 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
podano stawek umorzeniowych). Zapisy ujęte w księgach były prowadzone niesystematycznie i niechronologicznie np.: dokonywano ewidencji na kilku stronach grupy 4 następnie ewidencjonowano grupę szóstą na jednej stronie i znowu grupę 4. śadna z grup nie została podsumowana na Ŝaden rok – w kilku przypadkach dokonano takiego podsumowania za pomocą ołówka, ale bez określenia konkretnych dat. Wielokrotnie w ewidencji ujmowano środki: których wartość była niŜsza od kwoty 3.500,00 zł, bez określenia daty nabycia i zawsze bez określenia dokumentu stwierdzającego nabycie. W przypadkach zmiany wartości początkowej podawano tylko kwotę o jaką zmieniła się wartość środka trwałego lub od razu wartość po zmianie, bez podania daty i podstawy zmiany. śadna z poszczególnych stron nie została podsumowana w sposób trwały – sporadycznie dokonano tego ołówkiem. W grupie IV ujęto kilka programów komputerowych, które powinny zostać zaewidencjonowane na koncie 020. Szczegółowa analiza grupy 0 – grunty i grupy 7 – środki transportowe została opisana szczegółowo wcześniej przy temacie „Sprawozdawczość i bilans jednostki. Zgodność danych wykazywanych w sprawozdaniach budŜetowych z ewidencją księgową”, gdzie stwierdzono raŜące naruszenia zasad ewidencji tych środków trwałych. Taki sposób prowadzenia ewidencji środków trwałych świadczy o nieprzestrzeganiu postanowień zawartych w: − rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, − przyjętych zasadach rachunkowości w Urzędzie Gminy w Zadzimiu, − art. 23 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości – określające sposoby i części składowe zapisu księgowego, − art. 16 ust. 1 ww. ustawy – wymagającego prowadzenia ksiąg pomocniczych w sposób systematyczny, − art. 24 ww. ustawy – wymagającego prowadzenia ksiąg rachunkowych rzetelnie, bieŜąco, sprawdzalnie i bezbłędnie. Konto 013 – pozostałe środki trwałe W zakładowym planie kont w stosunku do konta 013 odnotowano tylko, Ŝe ewidencja analityczna powinna być prowadzona ilościowo wartościowo, komputerowo, oddzielnie dla poszczególnych jednostek budŜetowych. Ewidencja pozostałych środków trwałych, podlegających ewidencji ilościowo wartościowej prowadzona była w systemie komputerowym. Zapisy w niej prowadzone umoŜliwiały ustalenie wartości początkowej środków trwałych oddanych do uŜywania, którym nadano numery inwentarzowe. W ww. ewidencji: nie określono miejsca znajdowania się poszczególnych przedmiotów bądź osób, u których się one znajdowały, czym naruszono postanowienia rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Przedmiotowa ewidencja nie wskazywała w Ŝaden sposób sald i sumy obrotów na poszczególne okresy sprawozdawcze, a pracownicy Urzędu nie potrafili dokonać
______99 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wydruku lub choćby zrobić podglądu sald i obrotów za dany rok. Księgowania były w niej prowadzone w sposób niesystematyczny i niechronologiczny. W wydruku z ewidencji szczegółowej z dnia 1 stycznia 2009 roku, znajdującego się w materiałach z inwentaryzacji przeprowadzonej za 2008 rok, wynika Ŝe stan pozostałych środków trwałych stanowi wartość 227.550,52 zł , natomiast saldo syntetycznego konta 013 na dzień 31 grudnia 2008 roku stanowi wartość 476.492,85 zł . PowyŜsze wskazuje, Ŝe ewidencja syntetyczna jest niezgodna z analityką – odnośnie konta 013, a w ewidencji analitycznej nie ujęto na dzień 31 grudnia 2008 roku pozostałych środków trwałych o wartości 248.942,33 zł. Na analitycznym koncie 013 zostało zaewidencjonowanych wiele pozostałych środków trwałych o wartości poniŜej 100,00 zł (szczególnie w latach 2006 2007), jak równieŜ kilka środków o wartości powyŜej 3.500,00 zł. PowyŜsze analizy świadczą o prowadzeniu ewidencji księgowej pozostałych środków trwałych w Urzędzie Gminy w Zadzimiu z naruszeniem zasad określonych w ww. rozporządzeniu, ustawie o rachunkowości oraz polityce rachunkowości Urzędu.
2.2. Udokumentowanie obrotów na kontach (zwi ększenia, zmniejszenia) - 2008 rok
Konto 011 Zgodnie z ewidencją księgową saldo i obroty konta 011 Urzędu w 2008 roku przedstawiały się w sposób następujący: B.O. na dzień 1 stycznia 2008 roku: 20.639.131,62 zł, Obroty Wn: 2.076.277,79 zł, Obroty Ma: 173.326,10 zł, B.Z. na dzień 31 grudnia 2008 roku: 22.542.083,31 zł. Wykaz dokumentów poddanych kontroli dotyczących zwiększenia i zmniejszania obrotów na koncie 011 w 2008 roku stanowi załącznik nr 78 do protokołu kontroli. Sprawdzono prawidłowość prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz prawidłowość dokonywania odpisów amortyzacyjnych na próbie składników majątku Urzędu Gminy w Zadzimiu w 2008 i 2009 roku w łącznej wysokości 975.676,94 zł (z czego wprowadzone na stan składniki majątku w kwocie łącznej: 879.847,57 zł, a zdjęte ze stanu w kwocie łącznej: 95.729,37 zł). W wyniku analizy dokumentacji źródłowej stwierdzono: − do ewidencji środków trwałych, większość z poddanych kontroli zakupionych/wytworzonych środków trwałych, była wprowadzana z naruszeniem postanowień art. 16d ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zgodnie z którym składniki majątku, o których mowa w art. 16a 16c, wprowadza się do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z art. 9 ust. 1, najpóźniej w miesiącu przekazania ich do uŜywania, − do ewidencji konta 011 prowadzonej komputerowo wprowadzano środki trwałe w dniu 31 grudnia 2008 roku, a do ewidencji szczegółowej w większości przypadków w dniu zapłaty za fakturę, pomimo innej daty określonej na OT lub bez określenia konkretnej daty ewidencji. Dowodzi to prowadzenia ksiąg rachunkowych: niesystematycznie, niechronologicznie, niebieŜąco, nierzetelnie, niesprawdzalnie i błędnie w zakresie konta 011
______100 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
(art. 14 ust. 1 pkt 1, art. 15 ust. 1 i 2, art. 16 ust. 1 i art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), − ujęcia w ewidencji syntetycznej autobusu nabytego w 2008 roku o wartości 62.220,00 zł dokonano w księgach Urzędu Gminy, natomiast ewidencji analitycznej w księdze środków trwałych prowadzonej dla oświaty, − odpisy amortyzacyjne były obliczane na podstawie prawidłowych stawek amortyzacyjnych (określonych w załączniku nr 1 do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych), jednak w kilku przypadkach nieprawidłowo wyliczono amortyzacje, co wynikało z niedostosowania się do postanowień art. 16h ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zgodnie z którym odpisów amortyzacyjnych dokonuje się: od wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, z zastrzeŜeniem art. 16k, począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym ten środek lub wartość wprowadzono do ewidencji, z zastrzeŜeniem art. 16e, (…). Łącznie nieprawidłowo wyliczono amortyzację na kwotę 459,92 zł. W jednym przypadku zakupiony środek trwały o wartości powyŜej 3.500,00 zł został umorzony w 100%, co zostało opisane dalej, − środki trwałe ewidencjonowane były na koncie 080 w dniu dokonania zapłaty za faktury, − na koncie 011 ewidencji środków trwałych dokonywano dopiero w dniu 31 grudnia 2008 roku, z pominięciem kont 800 i 810, a bezpośrednio z kontem 080. W jednym przypadku ewidencji zakupionego komputera o wartości 3.900,00 zł dokonano na kontach Wn 011 i Ma 071, umarzając tym samym środek trwały o wartości powyŜej 3.500,00 zł w 100%. Prawidłowo ewidencja środków trwałych powinna odbywać się w następujący sposób: Wn 080 i Ma 201, Wn 201 i Ma 130, Wn 810 i Ma 800 oraz Wn 011 i Ma 080. Zapłata za zakupione środki trwałe była ewidencjonowana w następujący sposób: dla środków o niŜszej wartości np.: komputery – Wn 400 i Ma 130, dla inwestycji drogowych czy zakupionego autokaru – Wn 080 i Ma 130, − w kilku przypadkach nie ujęto środków trwałych w ewidencji analitycznej konta 011, pomimo wykazania ich w ewidencji syntetycznej, jak równieŜ odwrotnie – z ewidencji syntetycznej wyksięgowano budynek o wartości 95.729,37 zł natomiast nie dokonano tego w ogóle w ewidencji szczegółowej co potwierdza niezgodność pomiędzy ewidencją analityczną a syntetyczną konta 011, brakiem uzgadnia sald i prowadzenia tej ewidencji z naruszeniem art. 24 ustawy o rachunkowości. Ww. budynek o wartości 95.729,37 zł wyksięgowany w dniu 31 grudnia 2009 roku z ewidencji syntetycznej (Wn 071 i Ma 011), był ujęty w tabelach umorzeniowych za 2008 rok czyli równoznacznie został uwzględniony w bilansie Urzędu za 2008 roku, jak równieŜ został wykazany w inwentaryzacji za 2008 rok w arkuszu spisu z natury nr 30. Budynek ten został wyksięgowany na podstawie sporządzonego dokumentu PK i decyzji nr 1/2008 z dnia 14 lutego 2008 roku wydanej przez Starostę Poddębickiego dla OSP w Zadzimiu w sprawie udzielenia pozwolenia na wykonanie rozbiórki budynku byłej szkoły podstawowej – tzw. „starej straŜnicy OSP”. Nie sporządzono Ŝadnej innej dokumentacji dotyczącej rozbiórki tego budynku (choćby dokumentu LT czy protokołu z rozbiórki), co było niezgodne z postanowieniami Instrukcji obiegi i kontroli dowodów księgowych w Urzędzie Gminy w Zadzimiu. Zgodnie z ustnymi wyjaśnieniami pracowników Urzędu Gminy w Zadzimiu, rozbiórkę wykonali straŜacy OSP Zadzim.
______101 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W wyjaśnieniu z dnia 5 stycznia 2010 roku Jerzy Modrzejewski inspektor ds. obronnych i ochrony przeciwpoŜarowej i Andrzej Kwiatos – podinspektor ds. gospodarki komunalnej i drogownictwa stwierdzili, Ŝe ujęte budynki w arkuszu spisu z natury to – pierwszy o wartości 95.729,37 zł to budynek istniejącej nowej straŜnicy OSP , a drugi o wartości 24.601,99 zł, który był w częściowej rozbiórce w czasie przeprowadzanej inwentaryzacji. Dodali równieŜ, Ŝe nie posiadają Ŝadnego innego dokumentu odnośnie rozbiórki budynku oprócz decyzji na wyburzenie obiektu. Wyjaśnienie z dnia 5 stycznia 2010 roku Jerzego Modrzejewskiego inspektora ds. obronnych i ochrony przeciwpoŜarowej i Andrzeja Kwiatosa – podinspektora ds. gospodarki komunalnej i drogownictwa w sprawie zinwentaryzowania budynku o wartości 95.729,37 zł stanowi załącznik nr 79 do protokołu kontroli. Wójt Gminy Zadzim – Włodzimierz Owczarek w ustnej wypowiedzi stwierdził, iŜ przedmiotowa nieruchomość wraz z naniesieniami została przekazana przez Gminę Zadzim w formie darowizny na rzecz OSP w Zadzimiu w 2003 roku. Kontrolującym okazano akt notarialny potwierdzający słowa Wójta Gminy tj. Rep. A nr 478/2003 z dnia 27 lutego 2003 roku. Wyksięgowanie tej nieruchomości w 2008 roku tylko z ewidencji syntetycznej, czyli po 5 latach od jej przekazania, potwierdza nierzetelnie prowadzenia ewidencji księgowej, − w jednym przypadku stwierdzono ujęcie na koncie 011 wartości nabytych środków trwałych w kwocie łącznej wynikającej bezpośrednio z faktury (tj. łącznie 13.820,01 zł) oraz równolegle na koncie 013 tylko części wydatków ujętych na fakturze w kwocie 6.860,01 zł, co spowodowało podwójną ewidencję kwoty 6.860,01 zł. Świadczy to o nieprawidłowym prowadzeniu ewidencji na ww. kontach. Ewidencja ta szczegółowo została opisana w załączniku do protokołu. Dwa zakupione zestawy komputerowe za łączną kwotę 10.210,99 zł zostały rozksięgowane na trzech kontach: tj.: 011 – komputery w kwocie 6.130,01 zł, 013 – monitory i drukarka w kwocie 2.318,00 zł oraz 020 – programy komputerowe typu OEM w kwocie 1.762,99 zł. Kontrolujący zwracają uwagę, Ŝe zestaw komputerowy składa się m.in. z takich podzespołów jak: komputer, monitor, mysz, klawiatura, programy komputerowe ale tylko typu OEM do danego komputera, drukarka nie sieciowa, kamera, głośniki itp. Elementy te tworzące jedną całość i funkcjonujące jako odrębny zestaw powinny być ewidencjonowane w jednej kwocie na koncie 011 – z uwzględnieniem postanowień polityki rachunkowości obowiązującej w danej jednostce, − do kilku wartości początkowych środków trwałych nie zostały doliczone wydatki poniesione na ich wytworzenie takie jak: koszty przygotowania dokumentacji projektowej i koszty poniesione za usługi pełnienia funkcji inspektora nadzoru budowlanego. Łącznie w badanej próbie nie uwzględniono dodatkowych kosztów wytworzenia środków trwałych w wysokości 119.746,91 zł, − koszty poniesione na wykonanie dokumentacji technicznej oraz na usługi pełnienia funkcji inspektora nadzoru były ewidencjonowane na kontach: Wn 080 i Ma 130, a zbiorczo na koniec roku były wyksięgowywane z konta 080 w korespondencji z kontem 800 (Wn). Prowadzona ewidencja na koncie 011, jak równieŜ na kontach: 013, 020 i 400 dowodzi o niedostosowaniu się do unormowań zawartych w: ustawie o rachunkowości, ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu
______102 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz polityce rachunkowości Urzędu Gminy w Zadzimiu. Konto 013 Zgodnie z ewidencją księgową syntetyczną saldo i obroty konta 013 Urzędu w 2008 roku przedstawiały się w sposób następujący: B.O. na dzień 1 stycznia 2008 roku: 376.040,57 zł, Obroty Wn: 50.440,93 zł, Obroty Ma: 0,00 zł, B.Z. na dzień 31 grudnia 2008 roku: 426.481,50 zł. Wykaz dokumentów poddanych kontroli dotyczących zwiększenia obrotów na koncie 013 w 2008 roku stanowi załącznik nr 80 do protokołu kontroli. Sprawdzono prawidłowość prowadzenia ewidencji pozostałych środków trwałych oraz prawidłowość dokonywania odpisów umorzeniowych na próbie składników majątku Urzędu Gminy w Zadzimiu w 2008 i I połowie 2009 roku w łącznej wysokości 55.541,42 zł. W wyniku analizy dokumentacji źródłowej stwierdzono: − wprowadzenia pozostałych środków trwałych na konto 013 syntetyczne dokonywano na dzień zapłaty faktury, co w większości miało miejsce w tym samym okresie sprawozdawczym. W kilku przypadkach stwierdzono prowadzenie ww. ewidencji w kolejnych okresach sprawozdawczych, co było niezgodne z art. 24 ust. 3, w związku z art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeŜeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, − w badanej próbie nie ewidencjonowano na koncie 013 syntetycznym środków trwałych o wartości poniŜej 100,00 zł, natomiast ujęto sprzęt nagłaśniający o wartości powyŜej 3.500,00 zł, tj. w kwocie 14.914,00 zł, co było niezgodne z polityką rachunkowości Urzędu Gminy w Zadzimiu, − umorzenia na koncie 072 dokonywano pod datą ewidencji pozostałych środków trwałych, w wysokości 100% ich wartości, − z badanej próby w ewidencji analitycznej konta 013 nie ujęto pozostałych środków trwałych o łącznej wartości 8.838,32 zł, co świadczy o naruszeniu art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W myśl tego przepisu konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej, − ewidencji dokonywano na koncie 013 w korespondencji z kontem 072, a wydatek na kontach Wn 400 i Ma 101/130. Prowadzenie w ten sposób ewidencji pozostałych środków trwałych było niezgodne z postanowieniami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, − rozksięgowywanie zestawów komputerowy na kontach 011, 013 i 020 zostało opisane w punkcie wcześniejszym,
______103 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
− w jednym przypadku dokonano zakup komputera wraz z oprogramowaniem typu OEM za łączna kwotę 1.983,39 zł. Wartość komputera została ujęta na koncie syntetycznym 013 1.829,00 zł, natomiast wartość oprogramowania – 154,39 zł została zaewidencjonowana bezpośrednio w koszty. Wymienione wyŜej nieprawidłowości świadczą, Ŝe ewidencja pozostałych środków trwałych prowadzona była niezgodnie z postanowieniami ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz polityką rachunkowości Urzędu Gminy w Zadzimiu.
2.3. Prawidłowo ść stosowanych odpisów umorzeniowych - 2008 rok
Konto 071 – umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych W zakładowym planie kont w stosunku do konta 071 odnotowano tylko, Ŝe ewidencja analityczna powinna być prowadzona komputerowo wg działów klasyfikacji budŜetowej z podziałem na poszczególne rodzaje środków trwałych i podstawowych wartości niematerialnych i prawnych. Zgodnie z ewidencją księgową saldo i obroty konta 071 Urzędu w 2008 roku przedstawiały się w sposób następujący: B.O. na dzień 1 stycznia 2008 roku: 4.698.703,61 zł, Obroty Wn: 173.326,10 zł, Obroty Ma: 791.637,59 zł, B.Z. na dzień 31 grudnia 2008 roku: 5.317.015,10 zł. Prawidłowość zastosowania stawek amortyzacyjnych i wyliczenia umorzenia została opisana wcześniej przy temacie „Udokumentowanie obrotów na kontach (zwiększenia, zmniejszenia) 2008 i I półrocze 2009 roku” oraz „Sprawozdawczość i bilans jednostki. Zgodność danych wykazywanych w sprawozdaniach budŜetowych z ewidencją księgową”, niniejszego protokołu. Wartość umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych ujętych w działach klasyfikacji budŜetowej tabel umorzeniowych dotyczących ewidencji księgowej prowadzonej dla Urzędu Gminy w Zadzimiu była zgodna ewidencją dokonaną na koncie 071. W 2008 roku naliczenia umorzenia dokonano w dniu 31 grudnia, co zostało zaewidencjonowane na kontach: Wn 401 Amortyzacja i Ma 071. Saldo konta 401 (Ma) zostało przeniesione na konto 860 – Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy (Wn), natomiast przeniesienia pokrycia kosztów amortyzacji dokonano na kontach Wn 761 – Pokrycie amortyzacji i Ma 860. Równowartość naliczonej amortyzacji została ujęte po stronie Wn konta 800 – Fundusz jednostki i Ma 761. Konto 072 – umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych W zakładowym planem kont w stosunku do konta 072 odnotowano tylko jego nazwę. Zgodnie z ewidencją księgową saldo i obroty konta 072 Urzędu w 2008 roku przedstawiały się w sposób następujący:
______104 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
B.O. na dzień 1 stycznia 2008 roku: 443.668,42 zł, Obroty Wn: 117,12 zł, Obroty Ma: 61.711,42 zł, B.Z. na dzień 31 grudnia 2008 roku: 505.262,72 zł. Kontroli umorzenia pozostałych środków trwałych (rok 2008 i I połowa 2009) dokonano na podstawie dokumentów przyjętych do kontroli przy analizie konta 013, co zostało opisane w pkt „Udokumentowanie obrotów na kontach (zwiększenia, zmniejszenia) 2008 i I półrocze 2009 roku” niniejszego protokołu.
6. EWIDENCJA WARTO ŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH – KONTO 020. PRAWIDŁOWO ŚĆ STOSOWANYCH ODPISÓW UMORZENIOWYCH
W zakładowym planie kont w stosunku do konta 020 odnotowano m.in., Ŝe ewidencja analityczna powinna być prowadzona komputerowo, oddzielnie dla podstawowych wartości niematerialnych i prawnych – 021 (o wartości powyŜej 3.500,00 zł) oraz pozostałych wartości niematerialnych i prawnych – 022 (o wartości równej lub niŜszej 3.500,00 zł). Zgodnie z ewidencją księgową suma sald i obrotów kont 020, 021 i 022 Urzędu w 2008 roku przedstawiały się w sposób następujący: B.O. na dzień 1 stycznia 2008 roku – 85.006,70 zł, Obroty Wn – 8.941,60 zł, Obroty Ma 0,00 zł, B.Z. na dzień 31 grudnia 2008 roku – 93.948,30 zł. Sposób i miejsce prowadzenia ewidencji wartości niematerialnych i prawnych został opisany wcześniej w niniejszym protokole. Brak prowadzenia ewidencji szczegółowej wartości niematerialnych i prawnych został opisany szczegółowo wcześniej przy temacie „Sprawozdawczość i bilans jednostki. Zgodność danych wykazywanych w sprawozdaniach budŜetowych z ewidencją księgową”. RównieŜ niektóre programy komputerowe ujęte na kontach 020 i 021 zostały opisane wcześniej przy sprawdzaniu kont 011 i 013. Na koncie 020 w 2008 roku ujęto 3 programy komputerowe o łącznej wartości 1.180,00 zł, które zaewidencjonowano bezpośrednio w korespondencji z kontem 071, czyli dokonano od nich umorzenia w 100%. Na koncie 071 dokonuje się ewidencji umorzeń, które są dokonywane stopniowo, czyli od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych o wartości przekraczającej 3.500,00 zł. Na koncie 021 w 2008 roku ujęto trzy programy komputerowe o łącznej wartości 1.827,01 zł, co było sprzeczne z postanowieniami planu kont, który przewidywał ewidencję na koncie 021 wartości niematerialnych i prawnych o wartościach powyŜej 3.500,00 zł. Dodatkowo programy te były typu OEM, czyli powinny zostać ujęte wraz z zestawami komputerowymi, do których zostały przypisane. Drugostronnie ewidencji dokonano bezpośrednio z kontem 072 lub 800, co było niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetu jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. W dniu 31 grudnia 2008 roku została dokonana ewidencja programu Sowa na kwotę 5.934,59 zł na koncie 021, na którą składały się:
______105 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
− dwie faktury wystawione przez firmę Sokrates software Leszek Masadyński, wystawione w dniu 1 grudnia 2006 roku na kwoty: 850,00 zł – za czytnik laserowy do programu Sowa i 4.890,00 zł – za oprogramowanie Sowa, − faktura wystawiona przez firmę InGold Dariusz Karolczak w dniu 12 grudnia 2006 roku , na kwotę 194,59 zł, za instalację oprogramowania Sowa i dojazd do klienta. Pomimo, Ŝe wartość ww. oprogramowania przewyŜszała kwotę 3.500,00 zł, ewidencji dokonano w korespondencji z kontem 072, czyli dokonano umorzenia w 100% w dniu wprowadzenia do ewidencji. Dodatkowo przedmiotowy program był umarzany od 2007 roku metodą liniową wg stawki 30%, poniewaŜ w 2007 roku był uwzględniony w tabelach umorzeniowych, pomimo niewprowadzenia go do ewidencji księgowej. PowyŜsze wskazuje na dwukrotne umarzanie programu Sowa oraz niebieŜące prowadzenie ewidencji wartości niematerialnych i prawnych – art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy o rachunkowości. W 2009 roku (oprócz opisanych we wcześniejszych tematach programów komputerowych) ujęto program o wartości 720,00 zł na koncie 020, w korespondencji z kontem 072, co było niezgodne z ww. rozporządzeniem. Dokonując podsumowania ewidencji wartości niematerialnych i prawnych w Urzędzie Gminy w Zadzimiu naleŜy stwierdzić, Ŝe jest ona prowadzona z naruszeniem postanowień ww. rozporządzenia, ustawy o rachunkowości i polityki rachunkowości Urzędu.
7. EWIDENCJA POZOSTAŁYCH SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (MATERIAŁY , FINANSOWY MAJ ĄTEK TRWAŁY )
Zgodnie z zakładowym planem kont ewidencja analityczna do konta 310 – Materiały powinna być prowadzona na kartach kontowych ilościowo wartościowo wg poszczególnych rodzajów materiałów. W Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Urzędzie Gminy w Zadzimiu zawarto, Ŝe materiały nabyte w niewielkich ilościach i do bezpośredniego zuŜycia księguje się bezpośrednio w koszty. Faktycznie jednak w ewidencji księgowej Urzędu konto 310 w ogóle nie funkcjonowało. Pomimo tego w dokumentacji z przeprowadzonej inwentaryzacji na koniec 2008 roku, w arkuszach spisu z natury nr 254, 255 i 262 dokonano spisu sprzętu znajdującego się w magazynach (kuchenka gazowa, biurko, krzesła, odkurzacze, szafy konferencyjne, telewizor, magnetowid itd.), natomiast w arkuszu nr 281 dokonano spisu znajdującego się na stanie miału węglowego i węgla groszku. Łączna wartość w ww. spisach z natury posiadanych zasobów w magazynach i opału została oszacowana na kwotę 24.087,45 zł. W myśl rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych konto 310 słuŜy do ewidencji zapasów materiałów, w tym takŜe opakowań i odpadków, znajdujących się w magazynach własnych i obcych oraz we własnym i obcym przerobie. PowyŜsze wskazuje, Ŝe w Urzędzie Gminy w Zadzimiu powinno być prowadzone konto 310. Zakupiony opał był ewidencjonowany bezpośrednio w koszty. Testy dotyczące ewidencji majątku stanowią załącznik nr 81 do protokołu kontroli.
______106 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
8. INWENTARYZACJA
5.1. Instrukcja inwentaryzacyjna. Terminy przeprowadzania inwentaryzacji
Instrukcja inwentaryzacyjna obowiązująca na dzień przeprowadzenia kontroli, została wprowadzona zarządzeniem nr 150/IV/05 Wójta Gminy Zadzim z dnia 28 grudnia 2005 roku.
5.2. Prawidłowo ść przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji
Ostatnia inwentaryzacja składników majątkowych będących w posiadaniu Urzędu Gminy w Zadzimiu została przeprowadzona na dzień 31 grudnia 2008 roku na podstawie zarządzenia nr 92/V/08 Wójta Gminy Zadzim z dnia 29 grudnia 2008 roku. Zgodnie z tym aktem, zarządzone zostało sporządzenie spisu z natury składników majątku gminy tj.: środków trwałych, pozostałych środków trwałych w uŜyciu, materiałów, księgozbioru, środków pienięŜnych, papierów wartościowych i druków ścisłego zarachowania, według stanu na dzień 31 grudnia 2008 roku. Inwentaryzacją miano objąć składniki majątku: Urzędu Gminy w Zadzimiu, SP ZOZ w Zadzimiu, Gminnej Biblioteki Publicznej w Zadzimiu i filiach, jednostki OSP, stacje Uzdatniania Wody, Oczyszczalnie Ścieków, Składowiska Odpadów Komunalnych oraz mienia komunalnego na terenie gminy Zadzim. Do przeprowadzenia spisu z natury wyznaczona został trzyosobowa komisja inwentaryzacyjna oraz dwu i trzyosobowe zespoły spisowe. Zgodnie z okazaną dokumentacją inwentaryzacyjną objęto: − środki trwałe – zinwentaryzowane przy uŜyciu spisów z natury. Inwentaryzacji poddano m.in.: grunty, środki transportowe, budynki i lokale, obiekty inŜynierii lądowej i wodnej, pozostałe środki trwałe itp. W spisie z natury zostały zinwentaryzowane m.in. grunty i wodociągi, czyli trudno dostępne oglądowi środki trwałe, co było niezgodne z art. 26 ust.1 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Wskazane środki trwałe inwentaryzuje się przez porównanie danych księgowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikację realnej wartości tych składników majątku. Przeprowadzenie w ten sposób inwentaryzacji ww. środków trwałych świadczy, iŜ tylko dokonano ich spisania z analitycznej ewidencji księgowej. Przy niektórych ujętych w spisach z natury środkach trwałych nie określono ich wartości, co było wymagane art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Zagadnienia dotyczące przeprowadzenia inwentaryzacji gruntów, środków transportowych oraz wartości niematerialnych i prawnych zostały opisane przy temacie „Sprawozdawczość i bilans jednostki. Zgodność danych wykazywanych w sprawozdaniach budŜetowych z ewidencją księgową”, niniejszego protokołu. Przekazana przez Gminę Zadzim w formie darowizny nieruchomość wraz z naniesieniami o wartości księgowej 95.729,37 zł na rzecz OSP w Zadzimiu w dniu 27 lutego 2003 roku, wyksięgowana z konta 011 w grudniu 2008 roku (tylko z syntetyki), została wykazana w arkuszu spisu z natury nr 30. Pomimo tego nie stwierdzono Ŝadnych róŜnic inwentaryzacyjnych, co świadczy o nierzetelnym przeprowadzeniu czynności inwentaryzacyjnych. Zagadnienie to zostało opisane wcześniej podczas analizy konta 011, − materiały, − księgozbiór,
______107 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
− środki pienięŜne i druki ścisłego zarachowania. Zgodnie z ustnym oświadczeniem Skarbnika Gminy Kazimiery Wodzińskiej, inwentaryzacja w takim zakresie jest przeprowadzana od co najmniej 3 lat. Inwentaryzacją nie objęto innych składników aktywów i pasywów, w tym min.: − środków pienięŜnych zgromadzonych na rachunkach bankowych, wartości niematerialnych i prawnych, inwestycji rozpoczętych, naleŜności, − funduszu jednostki, funduszy celowych i specjalnych, zobowiązań, kredytów i poŜyczek, rozliczeń międzyokresowych, rozrachunków z dostawcami i odbiorcami, − autokarów uŜytkowanych przez szkoły oraz budynków, w których funkcjonują szkoły i są przez nie uŜytkowane, − długoterminowych aktywów finansowych – konto 030 – nie przeprowadzono inwentaryzacji tych składników aktywów pomimo wykazania ich w zarządzeniu Wójta Gminy Zadzim w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji na dzień 31 grudnia 2008 roku, co było niezgodne z postanowieniami art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz zarządzenia nr 92/V/08 Wójta Gminy Zadzim z dnia 29 grudnia 2008 roku. W wyjaśnieniu z dnia 28 stycznia 2010 roku Kazimiera Wodzińska – Skarbnik Gminy stwierdziła, Ŝe brak przeprowadzenia spisu za 2008 rok papierów wartościowych, środków pienięŜnych na rachunkach bankowych, wartości niematerialnych i prawnych, funduszu jednostki i pozostałych funduszy spowodowany był zaszłościami z lat ubiegłych kiedy to składniki te były pominięte przy przeprowadzaniu inwentaryzacji. Przyczyną były równieŜ braki kadrowe. Dodatkowo oświadczyła, Ŝe autokary i budynki szkolne spisywane są w inwentaryzacji w poszczególnych placówkach oświatowych. Wyjaśnienie z dnia 28 stycznia 2010 roku Kazimiery Wodzińskiej – Skarbnika Gminy w sprawie nie przeprowadzenia pełnej inwentaryzacji za 2008 rok stanowi załącznik nr 82 do protokołu kontroli. Dwa z trzech zespołów spisowych sporządziły sprawozdania opisowe z przebiegu spisu majątku, w których podało ogólne informacje z przebiegu inwentaryzacji. Kontrolującym nie okazano takiego sprawozdania sporządzonego przez zespół wyznaczony do przeprowadzenia spisu w Gminnej Bibliotece Publicznej w Zadzimiu oraz podległych filiach w Iwoniu, Małyniu i Zygrach. Sprawozdanie z przebiegu rocznej inwentaryzacji składników majątku zostało sporządzone (brak określenia daty sporządzenia) przez komisję inwentaryzacyjną. W Ŝadnym z ww. sprawozdań nie odniesiono się czy wystąpiła nadwyŜka lub niedobór w składnikach majątku. W dokumentacji znajdowały się oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych sprzed przeprowadzenia inwentaryzacji, jak po jej przeprowadzeniu. Nie stwierdzono w nich jakichkolwiek uwag do rzetelności z podjętych czynności podczas dokonywania spisów z natury. Akta kontroli strony nr 466 479.
______108 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
X. ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE USTAW ORAZ POROZUMIE Ń Z JEDNOSTKAMI SAMORZ ĄDU TREYTORIALNEGO I ORGANAMI ADMINISTRACJI RZ ĄDOWEJ. POMOC FINANSOWA
ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE POROZUMIE Ń - 2008 ROK
Porozumienie z Komendą Powiatową Policji w Poddębicach. W dniu 29 kwietnia 2008 roku Rada Gminy w Zadzimiu podjęła uchwałę nr XVIII/102/08 w sprawie zawarcia porozumienia z Komendantem Wojewódzkiej Policji w Łodzi. Rada wyraziła wolę zawarcia porozumienia na zwiększenie ilości partoli policyjnych na terenie Gminy Zadzim. W dniu 30 kwietnia 2008 roku zawarto porozumienie pomiędzy Gminą Zadzim reprezentowaną przez Wójta Gminy – Włodzimierza Owczarka a Komendą Powiatową Policji w Poddębicach reprezentowana przez Komendanta Powiatowej Policji w Poddębicach – podinspektora Marka Krzemińskiego w sprawie zorganizowania słuŜb ponadnormatywnych policjantów ze środków finansowych Gminy Zadzim. Gmina Zadzim zobowiązała się do przekazania środków finansowych w kwocie 3.500,00 zł, z przeznaczeniem na rekompensatę pienięŜną za czas słuŜby policjantów posterunku policji w Pęczniewie przekraczających normę określoną w art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 roku o policji (tekst jednolity 2007 r., Dz. U. nr 43 poz. 277 ze zm.). Strony ustaliły, iŜ rekompensata za pełnienie sześciogodzinnej słuŜby przez jednego policjanta wynosi 125,00 zł brutto. Termin pełnienia słuŜb ustalono od 1 maja 2008 roku do 31 listopada 2008 roku. W toku kontroli dokumentów źródłowych ustalono: porozumienie zawierało elementy określone w art. 13 ust. 4b ustawy o policji, porozumienie nie zostało kontrasygnowane przez Skarbnika Gminy, co naruszało art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym, nieprzestrzegano § 1 pkt 1 porozumienia, który stanowił, iŜ Gmina jest zobowiązana do przekazywania środków w miesięcznych ratach po 500,00 zł, w terminie do 25 kaŜdego miesiąca, począwszy od maja 2008 roku. Termin przekazania środków i ich wysokość obrazuje tabela: Termin zapłaty za poszczególne miesi ące oraz wpłacone kwoty (w zł)
V VI VII VIII IX X XI
kwota 1000,00 -- -- 1000,00 500,00 500,00 500,00 data 30.05 21.08 25.09 23.10 24.11
wpłat środków dokonywano zgodnie z § 1 pkt 2 na rzecz Wojewódzkiego Funduszu Wsparcia Policji, podpisania porozumienia dokonano bez zabezpieczenia środków w budŜecie gminy, co świadczy o nie zastosowaniu się do art. 60 ust. 2 pkt 1 ustawy o samorządzie gminnym, który stanowi, iŜ Wójtowi przysługuje wyłączne prawo zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budŜetowej kwotach wydatków, w ramach upowaŜnień udzielonych przez radę gminy. Wójt
______109 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Gminy Zadzim przeniesienia środków: z działu 754, rozdziału 75412, paragrafu 4300 – Zakup usług pozostałych, do rozdziału 75405, paragrafu 3000 – Wpłaty jednostek na fundusz celowy, wysokości 3.500,00 zł dokonał zarządzeniem z dnia 27 maja 2008 roku nr 64/IV/08 w sprawie zmian w układzie wykonawczym budŜetu Gminy Zadzim na 2008 rok, polegającym na przeniesieniu środków, w dniu 18 grudnia 2008 roku zgodnie z § 3 pkt 1 porozumienia Komenda Wojewódzka Policji w Łodzi przedłoŜyła sprawozdanie z wykorzystania całości środków. Zgodnie z przedłoŜonym sprawozdaniem wydatkowano 3.499,92 zł. Niewykorzystana część środków w kwocie 0,08 zł została przekazana na rachunek Gminy. Akta kontroli strony nr 506 517. Umowa o udzieleniu pomocy rzeczowej Powiatowi Poddębickiemu przez Gminę Zadzim W dniu 24 września 2008 roku Rada Gminy w Zadzimiu podjęła uchwałę nr XXIII/117/08 w sprawie udzielenia pomocy rzeczowej Powiatowi Poddębickiemu na realizację zadania pod nazwą „Przebudowa chodnika w ciągu drogi powiatowej 3720E w miejscowości Zadzim”. W dniu 16 października 2008 roku zawarto umowę pomiędzy Gminą Zadzim reprezentowaną przez Wójta Gminy – Włodzimierza Owczarka, a Powiatem Poddębickim reprezentowanym przez Stanisława Olasę i Danutę Pecynę. Na podstawie umowy Gmina udziela pomocy rzeczowej przy realizacji zadania pod nazwą „Przebudowa chodnika w ciągu drogi powiatowej 3720E Zadzim Zalesie”. Wartość udzielonej pomocy rzeczowej ustalono do wysokości 21.498,47 zł brutto. Zakres rzeczowy umowy uzgodniono jako: budowę chodnika o długości 92,70 m. W wyniku umowy Gmina zobowiązała się do rozbiórki starego chodnika i ułoŜenia nowego chodnika z kostki betonowej o grubości 6 cm wraz z krawęŜnikami i obrzeŜami. W toku kontroli dokumentów źródłowych ustalono: wartość udzielonej pomocy rzeczowej wyliczono w oparciu o kosztorys ofertowy sporządzony przez firmę PPHU „BUDMAL”. Zgodnie z oświadczeniem Mariana Ufnalskiego wybór wskazanej firmy poprzedzony był telefonicznymi rozmowami z innymi firmami, co do ustalenia cen za wykonanie robót, Oświadczenie Mariana Ufnalskiego – Kierownika Referatu inwestycyjno komunalnego, w sprawie wyboru wykonawcy chodników przy drodze wojewódzkiej i powiatowej, stanowi załącznik nr 83 do protokołu kontroli . umowa nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy, co naruszało art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym, środki finansowe na realizację zadania zostały wydatkowane z działu 600, rozdziału 60014, paragrafu 6050. Zabezpieczenia środków dokonano uchwałą Rady Gminy w Zadzimiu z dnia 24 września 2008 roku nr XXIII/119/08 w sprawie zmiany w budŜecie gminy na 2008 rok i układzie wykonawczym, zgodnie z oświadczeniem Mariana Ufnalskiego remont chodnika przy drodze powiatowej wykonany został z materiałów powierzonych przez Starostwo Powiatowe w Poddębicach, Oświadczenie Mariana Ufnalskiego – Kierownika Referatu inwestycyjno komunalnego, w sprawie materiałów do budowy chodnika, stanowi załącznik nr 84 do protokołu kontroli. zgodnie z oświadczeniem Mariana Ufnalskiego remont chodnika przy drodze powiatowej oraz remont chodnika przy drodze wojewódzkiej nie wymagał zlecenia przez Gminę wykonania dokumentacji projektowo kosztorysowej, Oświadczenie Mariana Ufnalskiego – Kierownika Referatu inwestycyjno komunalnego, w sprawie dokumentacji projektowo kosztorysowej, stanowi załącznik nr 85 do protokołu kontroli.
______110 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
w dniu 16 października 2008 roku Gmina Zadzim reprezentowana przez Wójta Gminy – Włodzimierza Owczarka, zawarła umowę z firmą PPH „BUDMAL” Jan Kisiela na modernizację chodnika w ciągu drogi powiatowej nr 3720E w miejscowości Zadzim. Zakres rzeczowy przedmiotu umowy określał kosztorys ofertowy stanowiący załącznik do umowy. Termin realizacji umowy określono od 16 do 31 października 2008 roku, plac budowy przekazano 16 października 2008 roku, odbioru robót zgodnie z protokołem dokonano w dniu 17 października 2008 roku, w dniu 17 października 2008 roku wykonawca wystawił fakturę nr 49/08 z tytułu wykonania robót na kwotę 21.498,47 zł, zapłaty faktury dokonano w dniu 17 października 2007 roku. Akta kontroli strony nr 261 269. Umowa o udzieleniu pomocy rzeczowej Województwu Łódzkiemu przez Gminę Zadzim W dniu 24 września 2008 roku Rada Gminy w Zadzimiu podjęła uchwałę nr XXIII/118/08 w sprawie udzielenia pomocy rzeczowej dla Województwa Łódzkiego na realizację zadania pod nazwą „Budowa chodnika w ciągu drogi wojewódzkiej nr 479 w miejscowości Zadzim”. W dniu 17 października 2008 roku zawarto umowę pomiędzy Gminą Zadzim reprezentowaną przez Wójta Gminy – Włodzimierza Owczarka, a Województwem Łódzkim reprezentowanym przez Włodzimierza Fisiaka i Witolda Stępnia. Na podstawie umowy Gmina udziela pomocy rzeczowej przy realizacji zadania pod nazwą „Budowa chodnika w ciągu drogi wojewódzkiej nr 479 w miejscowości Zadzim”. Wartość udzielonej pomocy rzeczowej ustalono do wysokości 18.820,00 zł brutto. Zakres rzeczowy umowy uzgodniono jako: budowę chodnika o długości 129,60 m i szerokości 1,70 m, termin realizacji zadania określono do 15 listopada 2008 roku. W wyniku umowy Województwo Łódzkie zobowiązało się do dostarczenia 240m² kostki betonowej, 140 sztuk krawęŜników betonowych, oraz 140 sztuk obrzeŜy betonowych. Gmina Zadzim zobowiązała się do zakupu piasku i cementu oraz sfinansowania robót budowlanych związanych z remontem chodnika. W toku kontroli dokumentów źródłowych ustalono: - wartość udzielonej pomocy rzeczowej wyliczono w oparciu o kosztorys ofertowy sporządzony przez firmę PPHU „BUDMAL” Jan Kisiela, który opiewał na kwotę 18.815,33 zł. Zgodnie z oświadczeniem Mariana Ufnalskiego wybór wskazanej firmy poprzedzony był telefonicznymi rozmowami z innymi firmami, co do ustalenia ceny za wykonanie robót (oświadczenie stanowi załącznik do protokołu w części dotyczącej porozumienia na budowę chodnika przy drodze powiatowej nr 3720E), umowa została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy, środki finansowe na realizację zadania zostały wydatkowane z działu 600, rozdziału 60013, paragrafu 6050. Zabezpieczenia środków dokonano uchwałą Rady Gminy w Zadzimiu z dnia 24 września 2008 roku nr XXIII/119/08 w sprawie zmiany w budŜecie gminy na 2008 rok i układzie wykonawczym, w dniu 16 października 2008 roku Gmina Zadzim reprezentowana przez Wójta Gminy – Włodzimierza Owczarka, zawarła umowę z firmą PPH „BUDMAL” Jan Kisiela na modernizację chodnika w ciągu drogi wojewódzkiej nr 479 w miejscowości Zadzim. Umowa nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy, co naruszało art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym. Zakres rzeczowy przedmiotu umowy określał kosztorys ofertowy stanowiący załącznik do umowy. Termin realizacji umowy określono od 17 do 31 października 2008 roku. W dniu 22 października 2008 roku wykonawca wystawił fakturę VAT nr 52/08 na kwotę 18.815,33 zł z tytułu budowy chodnika przy drodze wojewódzkiej. Urząd Gminy dokonał przelania środków na konto wykonawcy w dniu 23 października 2008 roku.
______111 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
XI. ROZLICZENIA BUD śETU Z SAMORZ ĄDOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI
1. DOTACJE PRZEKAZYWANE NA RZECZ ZAKŁADÓW BUDśETOWYCH I GOSPODARSTW POMOCNICZYCH – WYSOKO ŚĆ I RODZAJ - 2008 I I POŁOWIE 2009 ROKU
Na terenie gminy Zadzim nie funkcjonują zakłady budŜetowe i gospodarstwa pomocnicze, i tym samym w budŜecie gminy na 2008 i 2009 rok, nie planowano oraz nie dokonywano wydatków z tytułu dotacji na rzecz zakładów budŜetowych i gospodarstw pomocniczych.
2. DOTACJE NA RZECZ PUBLICZNYCH SAMODZIELNYCH ZAKŁADÓW OPIEKI ZDROWOTNEJ – 2008 I I POŁOWIE 2009 ROKU
Zgodnie z informacją z dnia 28 stycznia 2010 roku udzieloną przez Skarbnika Gminy – Kazimierę Wodzińską, w 2008 i I połowie 2009 roku nie były udzielane przez Gminę Zadzim dotacje na rzecz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej. Informacja z dnia 28 stycznia 2010 roku Kazimiery Wodzińskiej – Skarbnika Gminy w sprawie nie udzielania dotacji przez Gminę Zadzim na rzecz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej w 2008 i I połowie 2009 roku stanowi załącznik nr 86 do protokołu kontroli.
XII. USTALENIA KO ŃCOWE. ZAŁ ĄCZNIKI.
Porozumienie z Urzędem Skarbowym w Poddębicach W dniu 18 kwietnia 2008 roku zawarto porozumienie pomiędzy Urzędem Skarbowym w Poddębicach reprezentowanym przez pełniącego obowiązki Naczelnika Urzędu Skarbowego – Franciszka Boguszewskiego, a Urzędem Gminy w Zadzimiu reprezentowanym przez Wójta Gminy – Włodzimierza Owczarka. Porozumienie dotyczyło nawiązania współpracy w zakresie utworzenia na terenie Urzędu Gminy punktu przyjmowania zeznań podatkowych przez pracowników Urzędu Skarbowego w Poddębicach w dniach od 21 – 30 kwietnia 2008 roku. Wójt Gminy zobowiązał się do udostępnienia: pomieszczenia w ramach którego obsługiwani będą interesanci, zamykanej szafy lub biurka do przechowywania dokumentów w danym dniu dyŜuru, telefonu w celu kontaktowania się z siedzibą Urzędu Skarbowego w Poddębicach. W porozumieniu nie zawarto zapisów, co do odpłatności korzystania z pomieszczenia. Porozumienie z Komendą Wojewódzką Policji w Łodzi W dniu 18 kwietnia 2008 roku zawarto porozumienie pomiędzy Gminą Zadzim reprezentowaną przez Wójta Gminy – Włodzimierza Owczarka a Komendą Wojewódzką Policji w Łodzi reprezentowaną przez Komendanta Wojewódzkiego Policji w Łodzi – młodszego inspektora Lecha Biernata. Gmina zobowiązała się do przekazania Komendzie środków finansowych w wysokości 18.500,00 zł z przeznaczeniem na dofinansowanie zakupu samochodu osobowego dla Komendy Policji w Poddębicach (pojazd przeznaczony dla Posterunku Policji w Pęczniewie). W toku kontroli dokumentów źródłowych ustalono:
______112 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
w dniu 10 marca 2008 roku Rada Gminy w Zadzimiu podjęła uchwałę nr XVI/92/08 w sprawie zmiany w budŜecie gminy na 2008 rok i układzie wykonawczym. Zmiana ta między innymi zwiększyła wydatki o kwotę 20.000,00 zł w dziale 754, rozdziale 75405, paragrafie 6170 – Wpłaty jednostek na fundusz celowy – zakup samochodu dla KP Policji, porozumienie nie zostało kontrasygnowane przez Skarbnika Gminy, co naruszało art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym, środki finansowe przekazano w dniu 26 czerwca 2008 roku na konto Funduszu Wsparcia Policji Komendy Wojewódzkiej w Łodzi zgodnie z § 3 porozumienia, rozliczenia środków Komenda Wojewódzka Policji w Łodzi dokonała w dniu 23 grudnia 2008 roku, co było sprzeczne z treścią § 4 porozumienia, w którym przyjęto jako ostateczny termin rozliczenia środków datę 20 grudnia 2008 roku. Akta kontroli strony nr 480 505.
Protokół zawiera 119 ponumerowanych i zaparafowanych stron. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w ksiąŜce kontroli pod pozycją 7 /2009.
W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielały niŜej wymienione osoby: 1. Włodzimierz Owczarek – Wójt Gminy, 2. Czesław Pędzik – Sekretarz Gminy, 3. Kazimiera Wodzińska Skarbnik Gminy, 4. Marian Ufnalski – Kierownik Referatu Inwestycyjno Komunalnego, 5. śaneta Kujawa – podinspektor ds. księgowości budŜetowej szkół i GOPS, 6. Jerzy Modrzejewski inspektor ds. obronnych i ochrony przeciwpoŜarowej, 7. Andrzej Kwiatos – podinspektor ds. gospodarki komunalnej i drogownictwa, 8. Sławomir Wawrzyniak – podinspektor w referacie finansowo podatkowym, 9. Ewa Rzepka – podinspektor ds. księgowości podatkowej, 10. Zofia Cieślikowska – podinspektor w referacie finansowo podatkowym, 11. BoŜena Krajewska – podinspektor ds. planowania przestrzennego, wydawania zezwoleń i mienia komunalnego, oraz inne osoby w ramach potrzeb.
Integralną częścią protokołu są następujące załączniki: 1. Protokół kontroli kasy w Urzędzie Gminy w Zadzimiu z dnia 28 grudnia 2009 roku. 2. Testy do kontroli dotyczące wewnętrznych procedur kontroli i realizacji obowiązków organu jst wynikających z ustawy o finansach publicznych. 3. Oświadczenie Skarbnika Gminy – Kazimiery Wodzińskiej z dnia 18 stycznia 2010 roku dotyczące wysokości planowanego deficytu określonego na dzień podjęcia uchwał i zawarcia umów w sprawie zaciągnięcia kredytu i poŜyczki na pokrycie planowanego deficytu budŜetowego i spłaty wcześniej zaciągniętych zobowiązań. 4. Oświadczenie Skarbnika Gminy – Kazimiery Wodzińskiej w sprawie nie zaciągania w 2008 roku i I półroczu 2009 roku kredytów i poŜyczek na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych. 5. Oświadczenie Skarbnika Gminy – Kazimiery Wodzińskiej w sprawie nie zaciągania w 2008 roku i I półroczu 2009 roku kredytów i poŜyczek na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budŜetowego jednostki samorządu terytorialnego. 6. Oświadczenie Skarbnika Gminy – Kazimiery Wodzińskiej w sprawie nie udzielania Ŝadnych gwarancji ani poręczeń w 2008 roku i I półroczu 2009 roku. 7. Oświadczenie Skarbnika Gminy – Kazimiery Wodzińskiej w sprawie nie wyemitowania papierów wartościowych przez Gminę Zadzim w 2008 roku i I połowie 2009 roku. 8. Wykaz zaciągniętych kredytów i poŜyczek przez Gminę Zadzim przed 2008 rokiem.
______113 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
9. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy – Kazimiery Wodzińskiej w sprawie zwrotu środków w kwocie 1.836,00 zł przez Bank Millenium Łódź. 10. Zestawienia przedstawiające stany zadłuŜenia na: 31 grudnia 2008 roku oraz 30 czerwca 2009 roku. 11. Zestawienie przedstawiające terminowość spłacania w 2008 roku i I w połowie 2009 roku rat i odsetek od zaciągniętych kredytów i poŜyczki przez Gminę Zadzim. 12. Zestawienie dotyczące prawidłowości stosowania urządzeń księgowych sporządzone na podstawie próby dokumentów poddanych szczegółowej kontroli. 13. Porównanie danych zawartych w bilansie z wykonania budŜetu za 2008 rok Gminy Zadzim z zestawieniem obrotów i sald. 14. Porównanie danych zawartych w bilansie jednostki za 2008 rok Urzędu Gminy w Zadzimiu z zestawieniem obrotów i sald. 15. Wyjaśnienie śanety Kujawy – podinspektora ds. księgowości budŜetowej szkół i GOPS z dnia 14 stycznia 2010 roku w sprawie sposobu sporządzenia tabel umorzeniowych za 2008 rok. 16. Zestawienie przedstawiające wykaz gruntów będących na stanie Gminy Zadzim na dzień 28 grudnia 2009 roku sporządzone przez BoŜenę Krajewską – podinspektora ds. planowania przestrzennego, wydawania zezwoleń i mienia komunalnego. 17. Wyjaśnienie z dnia 5 stycznia 2010 roku Jerzego Modrzejewskiego inspektora ds. obronnych i ochrony przeciwpoŜarowej i Andrzeja Kwiatosa – podinspektora ds. gospodarki komunalnej i drogownictwa w sprawie wykazania w inwentaryzacji za 2008 rok pojazdu marki Star w wartości 7.224,48 zł. 18. Informacje o stanie posiadanych środków transportowych przez Urząd Gminy w Zadzimiu oraz jednostki podległe Gminie na dzień 31 grudnia 2008 roku i 21 grudnia 2009 roku. 19. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy – Kazimiery Wodzińskiej z dnia 28 grudnia 2009 roku w sprawie ujemnego salda konta 130 w 2008 roku. 20. Oświadczenie z dnia 16 grudnia 2009 roku Zofii Cieślikowskiej – podinspektora ds. wymiaru i obsługi kasowej w sprawie nieprawidłowych dat dotyczących wypłat gotówkowych z kasy Urzędu ujętych w raporcie kasowym nr 2009/0001. 21. Wyszczególnienie dokumentów księgowych, które zostały poddane kontroli przy temacie dotyczącym rozrachunków z dostawcami i odbiorcami. 22. Test do kontroli prawidłowości prowadzenia ewidencji operacji gospodarczych i finansowych na koncie 201 rozrachunki z dostawcami i odbiorcami w zakresie ewidencji zobowiązań. 23. Zestawienie przedstawiające terminowość i wysokości zapłaty zobowiązań z tytułu naliczonych składek na ubezpieczenia społeczne od wynagrodzeń za okres: sierpień październik 2008 roku i styczeń marzec 2009 roku. 24. Informacja z dnia 18 stycznia 2009 roku Skarbnika Gminy – Kazimiery Wodzińskiej dotycząca dokonywanych księgowań na kontach 231, 234 i 240. 25. Test nr 1 zasady rachunkowości podatkowej. 26. Oświadczenie Kazimiery Wodzińskiej – Skarbnika Gminy, w sprawie nieprowadzenia konta 991. 27. Test nr 1 – uchwały w sprawie podatku od nieruchomości. 28. Tabele 1, 2, 3 w sprawie podatku od nieruchomości od osób prawnych. 29. Test nr 2 – podatek od nieruchomości osoby prawne. 30. Test nr 3– podatek od nieruchomości osoby prawne. 31. Wyjaśnienie Zdzisławy Stec w zastępstwie Skarbnika Gminy, w sprawie zmiany podstawy opodatkowania na koncie (…) 34 .
34 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______114 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
32. Tabela nr 3 obrazująca wymiar podatku oraz terminowość wpłat wybranych podatników, w podatku od nieruchomości od osób fizycznych, za 2008 rok. 33. Tabela nr 4 obrazująca wymiar podatku oraz terminowość wpłat wybranych podatników, w podatku od nieruchomości od osób fizycznych, za 2009 rok. 34. Testy nr 4 i 5 – podatek od nieruchomości. 35. Wyjaśnienie Sławomira Wawrzyniaka – podinspektora w referacie finansowo podatkowym, w sprawie podstawy opodatkowania na koncie (…) 35 . 36. Wyjaśnienie Sławomira Wawrzyniaka – podinspektora w referacie finansowo podatkowym, w sprawie nieudzielania ulg, umorzeń i zwolnień. 37. Tabela nr 6 obrazująca wymiar podatku oraz terminowość wpłat wybranych podatników, w podatku od nieruchomości od osób fizycznych, za 2008 rok. 38. Tabela nr 7 obrazująca wymiar podatku oraz terminowość wpłat wybranych podatników, w podatku od nieruchomości od osób fizycznych, za 2009 rok. 39. Tabela nr 8 obrazująca zmiany w wymiarze podatku dokonane w trakcie roku podatkowego. 40. Tabela nr 9 obrazująca wymiar podatku oraz terminowość wpłat wybranych podatników, w podatku rolnym od osób prawnych, za 2008 i 2009 rok. 41. Tabele nr 10 i 11 obrazujące terminowość wpłat wybranych podatników, w podatku rolnym od osób prawnych, za 2008 i 2009 rok. 42. Wyjaśnienie Sławomira Wawrzyniaka – podinspektora w referacie finansowo podatkowym, w sprawie zastosowania ulg w przypadku podatnika 310194. 43. Test nr 6 w sprawie umorzenia zaległości podatkowych. 44. Tabele nr 12 i 13 obrazujące prawidłowość naliczenia oraz terminowość wpłat wybranych podatników, w podatku od środków transportowych od osób fizycznych, za 2008 i 2009 rok. 45. Test nr 1 w sprawie podatku od środków transportowych za 2008 rok. 46. Test nr 2 w sprawie podatku od środków transportowych za 2009 rok. 47. Wyjaśnienie Sławomira Wawrzyniaka – podinspektora w referacie finansowo podatkowym, w sprawie księgowań na koncie (…) 36 . 48. Oświadczenie Sławomira Wawrzyniaka – podinspektora w referacie finansowo podatkowym, w sprawie nie udzielania ulg, zwolnień i umorzeń w podatku od środków transportowych za lata 2008 – 2009. 49. Test nr 3 w sprawie umorzenia zaległości podatkowych. 50. Test nr 4 w sprawie sprawozdawczości. 51. Oświadczenie Ewy Rzepki – podinspektora ds. księgowości podatkowej dotyczące wystawiania upomnień i tytułów wykonawczych za 2008 i 2009 rok w podatku od nieruchomości i podatku rolnym od osób prawnych. 52. Tabele nr 14, 15 i 16 obrazujące czynności windykacyjne podjęte przez Organ podatkowy. 53. Oświadczenie Sławomira Wawrzyniaka – podinspektora w referacie finansowo podatkowym (…) 37 .
35 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 36 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 37 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______115 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
54. Test nr 7 dotyczący czynności windykacyjnych. 55. Tabele obrazujące czynności windykacyjne podjęte przez organ podatkowy, 56. Oświadczenie Ewy Rzepki – podinspektora w referacie finansowo podatkowym, w sprawie nie wystawiania upomnień i tytułów wykonawczych w podatku od środków transportowych za 2008 i 2009 rok. 57. Test nr 5 w sprawie czynności windykacyjnych w podatku od środków transportowych. 58. Oświadczenie BoŜeny Krajewskiej, co do nie nabywania gruntów przez Gminę Zadzim w latach 2006 – 2009. 59. Wykaz nieruchomości zbytych przez Gminę Zadzim, sporządzony przez BoŜenę Krajewską. 60. Oświadczenie BoŜeny Krajewskiej, co do nie przekazywania w wieczyste uŜytkowanie ani zarząd gruntów przez Gminę Zadzim w latach 2006 – 2009. 61. Oświadczenie BoŜeny Krajewskiej, co do aktualizacji opłat rocznych z tytułu wieczystego uŜytkowania gruntów. 62. Oświadczenie Zofii Cieślikowskiwej – podinspektora w referacie finansowo podatkowym, w sprawie niewystawiania upomnień z tytułu zaległości za uŜytkowanie wieczyste nieruchomości w Zadzimiu. 63. Oświadczenie Zofii Cieślikowskiwej – podinspektora w referacie finansowo podatkowym, w sprawie niewystawiania upomnień z tytułu zaległości za uŜytkowanie wieczyste nieruchomości Wierzchy działka nr 50. 64. Wykaz umów najmu zawartych przez Gminę Zadzim, sporządzony przez BoŜenę Krajewską. 65. Wykaz nieruchomości wydzierŜawionych przez Gminę Zadzim, sporządzony przez BoŜenę Krajewską. 66. Oświadczenie Czesława Pędzik Sekretarza Gminy, co do nieprawidłowego zastosowania stawki dla lokalu mieszkalnego. 67. Oświadczenie Zofii Cieślikowskiwej – podinspektora w referacie finansowo podatkowym, w sprawie prowadzenia ewidencji opłat za czynsz i uŜytkowanie wieczyste. 68. Oświadczenie Czesława Pędzik – Sekretarza Gminy, w sprawie zawarcia umowy ubezpieczenia. 69. Oświadczenie Czesława Pędzik – Sekretarza Gminy, w sprawie prowadzenia rozgrywek ligowych przez GKS Zadzim. 70. Oświadczenie Mariana Ufnalskiego – Kierownika Referatu inwestycyjno komunalnego, w sprawie zawarcia umowy sprzedaŜy samochodu cięŜarowego. 71. Oświadczenie Czesława Pędzik – Sekretarza Gminy, w sprawie zawarcia umowy sprzedaŜy samochodu cięŜarowego. 72. Zestawienie zamówień publicznych udzielonych w latach 2007 i 2008 przez Gminę Zadzim. 73. Oświadczenie z dnia 22 stycznia 2010 roku Mariana Ufnalskiego – Kierownika Referatu inwestycyjno komunalnego w sprawie określenia daty na kosztorysie inwestorskim dotyczącym zadania pn.: „Poprawienie dostępności komunikacji gminy – przebudowa drogi gminnej Sikory DzierŜązna Szlachecka Dąbrówka”. 74. Oświadczenie z dnia 22 stycznia 2010 roku Mariana Ufnalskiego – Kierownika Referatu inwestycyjno komunalnego w sprawie nie spełniania przez trzech wykonawców warunków udziału w postępowaniu pn.: „Poprawienie dostępności komunikacji gminy – przebudowa drogi gminnej Sikory DzierŜązna Szlachecka Dąbrówka”. 75. Oświadczenie z dnia 25 stycznia 2010 roku Mariana Ufnalskiego – Kierownika Referatu inwestycyjno komunalnego dotyczące przeprowadzenia badania rynku pod względem ceny przed zleceniem wykonania dokumentacji projektowo kosztorysowej na zadanie pn.: „Przebudowa i rozbudowa budynku SP ZOZ w Zadzimiu”. 76. Oświadczenie z dnia 26 stycznia 2010 roku Mariana Ufnalskiego – Kierownika Referatu inwestycyjno komunalnego w sprawie nieprawidłowo wyliczonego kryterium terminu wykonania zadania w postępowaniu pn.: „Przebudowa i rozbudowa SP ZOZ w Zadzimiu”.
______116 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
77. Oświadczenie z dnia 2 lutego 2010 roku Kazimiery Wodzińskiej – Skarbnika Gminy w sprawie niezabezpieczenia środków na zadanie pn.: „Przebudowa i rozbudowa budynku SP ZOZ w Zadzimiu”. 78. Wykaz dokumentów poddanych kontroli dotyczących zwiększenia i zmniejszania obrotów na koncie 011 w 2008 roku. 79. Wyjaśnienie z dnia 5 stycznia 2010 roku Jerzego Modrzejewskiego inspektora ds. obronnych i ochrony przeciwpoŜarowej i Andrzeja Kwiatosa – podinspektora ds. gospodarki komunalnej i drogownictwa w sprawie zinwentaryzowania budynku o wartości 95.729,37 zł. 80. Wykaz dokumentów poddanych kontroli dotyczących zwiększenia obrotów na koncie 013 w 2008 roku. 81. Testy dotyczące ewidencji majątku. 82. Wyjaśnienie z dnia 28 stycznia 2010 roku Kazimiery Wodzińskiej – Skarbnika Gminy w sprawie nie przeprowadzenia pełnej inwentaryzacji za 2008 rok. 83. Oświadczenie Mariana Ufnalskiego – Kierownika Referatu inwestycyjno komunalnego, w sprawie wyboru wykonawcy chodników przy drodze wojewódzkiej i powiatowej. 84. Oświadczenie Mariana Ufnalskiego – Kierownika Referatu inwestycyjno komunalnego, w sprawie materiałów do budowy chodnika. 85. Oświadczenie Mariana Ufnalskiego – Kierownika Referatu inwestycyjno komunalnego, w sprawie dokumentacji projektowo kosztorysowej. 86. Informacja z dnia 28 stycznia 2010 roku Kazimiery Wodzińskiej – Skarbnika Gminy w sprawie nie udzielania dotacji przez Gminę Zadzim na rzecz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej w 2008 i I połowie 2009 roku. 87. Wykaz akt kontroli.
Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i podpisano w dniu 18 kwietnia 2010. Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami pozostawiono w Urzędzie Gminy w Zadzimiu.
Kierownika jednostki i Skarbnika poinformowano o przysługującym mu prawie odmowy podpisania protokołu i złoŜenia w ciągu 3 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyjaśnień, co do przyczyn tej odmowy.
Kontrolujący: Jednostka kontrolowana: ...... …………..….…………………………………...... (Dominik Gołacki) (Wójt Gminy Zadzim) ...... …………..….………………………………………….. (Łukasz Szczepanik ) (Skarbnik Gminy Zadzim) Kwituję odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli:
______117 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
...... (data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej)
______118