REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI Numer egzemplarza: 1 PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH Jednostka kontrolowana: Urz ąd Gminy w Zadzimiu 3 grudnia 2009 roku – 28 Termin kontroli: stycznia 2010 roku Kontroluj ący Dominik Gołacki – inspektor (imi ę, nazwisko, Łukasz Szczepanik – inspektor stanowisko słu Ŝbowe ): Okres obj ęty kontrol ą 2008 - 2009 rok WK 601-2/55/2009 z dnia 12 Numer i data upowa Ŝnienia: listopada 2009 roku Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz. U. nr 112, poz.1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 I. INFORMACJE WST ĘPNE DANE O JEDNOSTCE Gmina Zadzim obejmuje obszar o powierzchni 144,36 km 2. PołoŜona jest w Województwie Łódzkim, w Powiecie Poddębickim. Siedziba Urzędu Gminy mieści się w Zadzimiu, pod adresem Zadzim 44 k. 99-232. Liczba mieszkańców Gminy Zadzim na dzień 4 grudnia 2009 roku wynosiła ogółem 5.363 osoby, w tym kobiet 2.640 i męŜczyzn 2.723. Stan bezrobocia na październik 2009 roku szacował się na poziomie 201 osób bezrobotnych w tym 83 kobiet i 118 męŜczyzn. Gmina Zadzim posiada nadane numery: − NIP 828-13-56-281, − REGON 730934341. Urząd Gminy w Zadzimiu posiada nadane numery: − NIP 828-11-06-963, − REGON 000547856. Kontrola ma charakter kontroli kompleksowej, obejmującej prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej i udzielania zamówień publicznych. II. USTALENIA OGÓLNE 1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI Przewodniczący rady gminy Funkcję Przewodniczącego Rady Gminy Zadzim od dnia 27 listopada 2006 roku pełni WIESŁAW TWARDOWSKI (uchwała nr I/1/06 Rady Gminy Zadzim z dnia 27 listopada 2006 roku). W kadencji Rady Gminy 2002-2006 Przewodniczącym Rady Gminy Zadzim był równieŜ Wiesław Twardowski (uchwała nr I/1/2002 Rady Gminy Zadzim z dnia 18 listopada 2002 roku). Wójt Wójtem Gminy Zadzim jest WŁODZIMIERZ OWCZAREK wybrany w wyborach bezpośrednich w dniu 12 listopada 2006 roku (zaświadczenie Gminnej Komisji Wyborczej z dnia 13 listopada 2006 roku), który złoŜył ślubowanie w dniu 6 grudnia 2006 roku. W poprzedniej kadencji Włodzimierz Owczarek równieŜ został wybrany na Wójta Gminy Zadzim (zaświadczenie Gminnej Komisji Wyborczej z dnia 8 listopada 2002 roku). Skarbnik gminy Skarbnikiem Gminy Zadzim jest KAZIMIERA WODZIŃSKA powołana na to stanowisko uchwałą Rady Gminy Zadzim nr XLII/234/06 z dnia 25 lipca 2006 roku. W okresie wcześniejszym stanowisko to zajmowała Maria Herman (uchwała nr XVI/80/91 Rady Gminy Zadzim z dnia 4 listopada 1991 roku). _____________________________________________________ 2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Sekretarz gminy Sekretarzem Gminy Zadzim jest CZESŁAW PĘDZIK, powołany na to stanowisko uchwałą nr V/19/07 Rady Gminy Zadzim z dnia 15 marca 2007 roku. Z dniem 1 stycznia 2009 roku stosunek pracy na podstawie powołania został przekształcony w stosunek pracy na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. W okresie wcześniejszym funkcje Sekretarza pełniła Danuta Ziętarska (uchwała nr IV/17/90 Rady Gminy Zadzim z dnia 10 lipca 1990 roku). 2. GMINNE (POWIATOWE ) JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNO ŚCI Jednostkami organizacyjnymi Gminy Zadzim są: − Zespół Szkół w Zadzimiu – jednostka budŜetowa, − Zespół Szkół w Zygrach – jednostka budŜetowa, − Szkoła Podstawowa im. Krystyny Wituskiej w Małyniu – jednostka budŜetowa, − Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Zadzimiu – jednostka budŜetowa, − Gminna Biblioteka Publiczna w Zadzimiu – jednostka budŜetowa, natomiast nadzór Gmina sprawuje nad: − Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Zadzimiu – zakład opieki zdrowotnej. W załączniku do Statutu Gminy Zadzim zostały wyszczególnione ww. jednostki oraz Szkoła Podstawowa im. Marszałka Polski Józefa Piłsudskiego w Iwoniu, która została zlikwidowana z dniem 31 sierpnia 2005 roku na podstawie uchwały nr XXIX/156/05 Rady Gminy Zadzim z dnia 19 kwietnia 2005 roku. PowyŜsze wskazuje na nieaktualizowanie Statutu. Gminna Biblioteka Publiczna w Zadzimiu, jako jednostka organizacyjna była prowadzona w formie jednostek budŜetowych. Taka forma organizacyjna była niezgodna z art. 2 w związku z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 13, poz. 123 ze zm.). Jednostki te powinny być prowadzone w formie samorządowych instytucji kultury. 3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE Statut gminy Uchwałą nr XII/60/03 Rady Gminy Zadzim z dnia 27 listopada 2003 roku przyjęło Statut Gminy Zadzim. Regulamin organizacyjny urz ędu W okresie objętym kontrolą obowiązywał Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy w Zadzimiu wprowadzony zarządzeniem nr 58/V/08 Wójta Gminy Zadzim z dnia 28 marca 2008 roku. _____________________________________________________ 3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Uchwałą nr IV/23/03 Rady Gminy Zadzim z dnia 18 lutego 2003 roku zostały określone zasady zbycia, obciąŜania nieruchomości gruntowych, wydzierŜawiania lub najmu na okres dłuŜszy niŜ 3 lata oraz przyznania pierwszeństwa w nabyciu lokali mieszkalnych i określenia warunków sprzedaŜy lokali. Uchwała ta została zmieniona uchwałami Rady Gminy Zadzim: nr XVIII/88/04 z dnia 29 marca 2004 roku i nr XL/222/06 z dnia 1 czerwca 2006 roku. Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego warto ści maj ątkowych pochodz ących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł Zarządzeniem nr 74/V/08 Wójta Gminy Zadzim z dnia 1 sierpnia 2008 roku została wprowadzona w Urzędzie Gminy w Zadzimiu instrukcja postępowania w sprawach przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałania finansowemu terroryzmowi. 4. UNORMOWANIA W ZAKRESIE KONTROLI WEWN ĘTRZNEJ (FINANSOWEJ ). Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne. Zagadnienia z zakresu kontroli finansowej zostały wprowadzone w Urzędzie Gminy w Zadzimiu następującymi zarządzeniami Wójta Gminy Zadzim: − nr 155/IV/06 z dnia 2 stycznia 2006 roku – załącznik nr 3 – Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy w Zadzimiu, − nr 160/IV/06 z dnia 3 lutego 2006 roku – Regulamin kontroli wewnętrznej. Zgodnie z tymi aktami zakres kontroli finansowej w badanej jednostce obejmuje całość procesów związanych z pobieraniem i gromadzeniem dochodów, dokonywaniem wydatków, zaciąganiem zobowiązań finansowych oraz gospodarowaniem majątkiem gminy. Kontrola wewnętrzna pracowników i poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu stanowi ogół działań realizowanych pod względem: zgodności z prawem, gospodarności, rzetelności, celowości, legalności, przejrzystości, zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym, która powinna być dokonywana na etapie wstępnym, bieŜącym i następnym. Unormowania ujęte w ww. aktach obejmują wszystkie zagadnienia określone w art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.). Wszyscy pracownicy potwierdzili otrzymanie ww. instrukcji i regulaminu. Zgodnie z Regulaminem organizacyjnym Urzędu Gminy w Zadzimiu, w skład Referatu finansowo-podatkowego wchodziły następujące stanowiska do spraw: − inspektor ds. księgowości budŜetowej szkół i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, − inspektor ds. księgowości budŜetowej Urzędu Gminy i Gminnej Biblioteki Publicznej, − inspektor ds. wymiaru zobowiązań pienięŜnych, − inspektor ds. księgowości podatkowej, − inspektor ds. opłat i obsługi kasowej, − inspektor ds. płac. Nadzór nad Referatem powierzony został Kierownikowi tego Referatu. _____________________________________________________ 4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ZADZIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Kontroli zgodności wykonywanych faktycznie czynności z zapisami zawartymi w Regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy Zadzim oraz zakresami czynności poddano czterech pracowników Referatu finansowo-podatkowego. Stwierdzono na podstawie sporządzonych przez Skarbnika Gminy informacji dotyczących wykonywanych czynności pracowników Referatu finansowo-podatkowego, Ŝe jeden z pracowników nie wykonywał wszystkich czynności wynikających z jego zakresu czynności, tj.: osoba zajmująca stanowisko podinspektora ds. opłat i obsługi kasowej, natomiast podinspektor ds. księgowości budŜetowej szkół i GOPS oraz podinspektor ds. księgowości budŜetowej Urzędu Gminy i Gminnej Biblioteki Publicznej wykonywali więcej czynności niŜ wynikało to z ich zakresów czynności toŜsamych z zapisami zwartymi w Regulaminie organizacyjnym. Zwrócono równieŜ uwagę, Ŝe zakres czynności jednego z pracowników odbiegał od postanowień obowiązującego na dzień przeprowadzenia kontroli Regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy w Zadzimiu, tj.: podinspektor ds. opłat i obsługi kasowej. W zakresach czynności zostały ustalone zastępstwa w przypadku nieobecności osób zajmujących ww. stanowiska pracy. Na podstawie zakresu czynności pracowników, Regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy