Sammanträdesprotokoll 1(2) 2019-09-16
Total Page:16
File Type:pdf, Size:1020Kb
Sida SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(2) Sammanträdesdatum 2019-09-16 Gemensam nämnd fr upphandling Plats och tid Folkets Hus, våning 4 måndag den 16 september 2019 kl. 13:30 – 16:45 Beslutande ledamter Leif Pettersson (S) Mari Jonsson (S) Mats Dahlberg (M) Fredrik Jarl (C) Mats Nilsson (S) Ej beslutande ersättare Övriga närvarande Tjänstemän Övriga Anders Karlin, chef upphandlingscenter Lars Isacsson (S), adjungerad ledamot Marina Hasselstrm, upphandlingschef Dan Nygren, The New Branch § 22 Maria Östgren, kommunsekreterare Underskrifter Sekreterare Paragrafer § 18-24 Maria Östgren Ordfrande Leif Pettersson (S) Justerande Mari Jonsson (S) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Gemensam nämnd fr upphandling Sammanträdesdatum 2019-09-16 Paragrafer § 18-24 Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Frvaringsplats fr protokollet Protokollet frvaras på kanslienheten, Stadshuset Underskrift Justerandes sign Utdragsbestyrkande 1 Sida SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2(2) Sammanträdesdatum 2019-09-16 Gemensam nämnd fr upphandling Ärendelista Val av justerande § 18 Anmälan av extra ärenden 3 § 19 Adjungering av Avesta kommun 4 § 20 Budgetuppföljningar 2019 2019/67 5 § 21 Budget 2020 2019/17 6 - 7 § 22 Innovation och innovationsupphandling 2019/122 8 § 23 Rapport från Upphandlingscenters chef 2019/20 9 - 10 2019 § 24 Redovisning av delegationsbeslut 2019 2019/21 11 - 19 Justerandes sign Utdragsbestyrkande 2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(1) 2019-09-16 Gemensam nämnd fr upphandling § 18 Dnr Dnr. Ändring i fredragningslistan Beslut Gemensamma nämnden fr upphandlingssamverkan godkänner ändringen i fredragningslistan. Beskrivning av ärendet Fljande ärende läggs till: - Adjungering av Avesta kommun. ______ Justerandes sign Utdragsbestyrkande 3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(1) 2019-09-16 Gemensam nämnd fr upphandling § 19 Dnr Dnr. Adjungering av Avesta kommun Beslut Gemensamma nämnden fr upphandlingssamverkan beslutar att utse Avesta kommun som adjungerad ledamot i nämnden till och med 31 december 2019. Beskrivning av ärendet Avesta kommun har ansökt om inträde i gemensamma nämnden fr upphandlingssamverkan från och med 1 januari 2020. Fram till dess beslutas att utse Avesta kommun som adjungerad ledamot i nämnden. ______ Beslut skickas till Samtliga samverkande kommuner Avesta kommun Akten Justerandes sign Utdragsbestyrkande 4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(1) 2019-09-16 Gemensam nämnd fr upphandling § 20 Dnr 2019/67 Budgetuppfljningar 2019 Beslut Gemensamma nämnden fr upphandlingssamverkan godkänner redovisningen av verksamhetsberättelse (delår) och budgetuppfljningen per den sista augusti samt prognos för 2019. Beskrivning av ärendet Upphandlingscenter har tagit fram verksamhetsberättelse och budgetupp- fljning per augusti 2019. Budgeten kommer att hållas. Prognosen fr årets slut är ett nollresultat. Ökad omsättning med 800 tkr i frhållande till budget redovisas i frsta hand på grund av ett utkat uppdrag och implementerings- och frberedelsearbete infr anslutning av Avesta kommun till GNU from den 1 januari 2020. 500 tkr beror på beslut om utkat uppdrag från och med 2019-10-01. Resterande 300 tkr beror på beställningar avseende direktupphandlingar och att icke samverkande kommuner medverkar i strategiska upphandlingar av varor och tjänster. Fr att bemta den kade efterfrågan har och kommer konsultstd att behva avropas från slutet ramavtal, vilket medfr en kostnadskning med motsvarande belopp. Konsultstd kommer även att avropas från slutet ramavtal fr att täcka upp fr fräldraledigheter under året. Beslutsunderlag 1. Budgetuppföljning GNU augusti 2019. 2. GNU verksamhetsberättelse delår 2019. ______ Beslut skickas till Samverkande kommuner inkl. Avesta kommun fr kännedom Akten Justerandes sign Utdragsbestyrkande 5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(2) 2019-09-16 Gemensam nämnd fr upphandling § 21 Dnr 2019/17 Budget 2020 Beslut Frslag till budget 2020 fastställs under frutsättning att ett likalydande frslag godkänns av samtliga medlemskommuner. Beskrivning av ärendet Upphandlingscenter har tagit fram frslag till budget fr år 2020. Gemensamma nämnden fr upphandlingssamverkan beslutade 2019-02-11 att verlämna frslag till budget 2020 till respektive kommun fr samråd och att därefter tas upp på nämndens mte 2019-09-16 fr fastställande. Gemensamma nämnden fr upphandlingssamverkan beslutade 2019-06-13 att freslå fullmäktige i samverkande kommuner att anta Avesta kommun som ny medlem från och med 1 januari 2020. Ett reviderat frslag till budget 2020 (inklusive Avesta kommun) har därefter verlämnats till respektive kommun fr samråd. Budgeten bygger på ett utkat grunduppdrag enligt reviderat samarbetsavtal. Fr.o.m. den 1 januari 2020 utökas uppdraget fr nämnden (UhC) med Avesta kommun som ansluter som samverkande kommun. UhC rekryterar tre strategiska upphandlare, med koppling till det utökade uppdraget. UhC erhåller mot denna bakgrund ett årligt ägartillskott på 2,2 mnkr from 2020-01-01 fr det utökade uppdraget från de samverkande kommunerna. Budgeten bygger vidare på ofrändrat antal samverkande kommuner d.v.s. Falun, Borlänge, Ludvika, Hedemora, Säter och Gagnef. Inget nytt kommunalt bolag eller frbund ansluter till upphandlingssamverkan. I budgeten finns inga investeringar eller nya projekt/satsningar ver 100 tkr. Presenterat budgetfrslag utgår i huvudsak från budget 2019 med en uppräkning, som kommunicerats med Upphandlingscenters Samrådsgrupp, avseende personalkostnader (2,5 % på lnekostnaderna) och vriga omkostnader (1,5 %). Intäkterna för bolag/kommunalfrbund är uppräknade med 2,5 %. Intäkter avseende de samverkande kommunernas beställningar av direkt- upphandlingar och annonseringar bedms kunna ligga på ofrändrad nivå. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 6 2(2) Befolkningsuppgift fr frdelning av medlemsbidragen är preliminär. SCB publicerar befolkningstalen för sista kvartalet 2019 i februari månad 2020. Information om budgetfrslag 2020 har lämnats till samrådsgrupp fr UhC. Frslag reviderad budget 2020 inklusive Avesta kommun Kommun Befolkning Andel Andel i kr inkl. Andel i kr exkl. Skillnad i kr i % Avesta enligt Avesta enligt reviderad ursprungligt budget 2020 budgetfrslag 2020 Falun 58 923 29,7 % 5 621 649 kr 5 625 148 kr -3499 kr Borlänge 52 224 26,3 % 4 982 519 kr 4 984 221 kr -1702 kr Ludvika 26 946 13,6 % 2 570 829 kr 2 580 339 kr -9510 kr Hedemora 15457 7,8 % 1 474 701 kr 1 480 010 kr -5309 kr Säter 11 123 5,6 % 1 061 209 kr 1 066 395 kr -5186 kr Gagnef 10 271 5,2 % 979 922 kr 979 887 kr 35 kr Avesta 23 323 11,8 % 2 225 170 kr 170 735 100,0 % 18 916 000 kr 16 716 000 kr -25170 kr Kommentar: Kostnadsfrdelning utifrån befolkningsnivå 2018-12-30. Frslaget till reviderad budget år 2020 innebär ingen kostnadsökning för dagens sex samverkande kommuner. Avesta kommun har ansvar fr egen kostnad om ca 2,2 mnkr fr.o.m. år 2020 samt en engångsavgift om ca 0,5 mnkr för år 2019. Utkade upphandlingsresurser fr UhC innebär strre mjligheter till specialisering och en säkrare leveransfrmåga m.m. vilket kommer alla sex samverkande kommuner till godo, som en ytterligare kvalitetshjning. Beslutsunderlag Budgetsammandrag 2019-2020 fr gemensam nämnd fr upphandling. Behandling Leif Pettersson (S) freslår en ändring av beslutet enligt fljande: Frslag till budget 2020 fastställs under frutsättning att ett likalydande frslag godkänns av samtliga medlemskommuner. Ordföranden frågar om nämnden kan besluta enligt eget lagt ändringsfrslag och finner att nämnden gr det. Nämnden uppmärksammar att det på två ställen i tjänsteskrivelsen står fel datum: - I frsta stycket hänvisas till dagens mte, rätt datum är 2019-09-16. - I andra stycket hänvisas till ett tidigare beslut, rätt datum är 2019-06-13. ______ Beslut skickas till Samverkande kommuner inkl. Avesta kommun fr kännedom Akten Justerandes sign Utdragsbestyrkande 7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(1) 2019-09-16 Gemensam nämnd fr upphandling § 22 Dnr 2019/122 Innovation och innovationsupphandling Beslut Gemensam nämnd fr upphandlingssamverkan noterar informationen. Beskrivning av ärendet Dan Nygren, The New Branch, presenterar en frstudie om innovation och innovationsupphandling som han gjort på uppdrag av Upphandlingsdialog Dalarna, UDD. Beslutsunderlag 1. Frstudie UDD och innovation i Dalarna. 2. Enkät till offentliga aktrer i Dalarna. ______ Beslut skickas till Samverkande kommuner inkl. Avesta kommun fr kännedom Akten Justerandes sign Utdragsbestyrkande 8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(2) 2019-09-16 Gemensam nämnd fr upphandling § 23 Dnr 2019/20 Rapport från Upphandlingscenters chef 2019 Beslut 1. Gemensamma nämnden fr upphandlingssamverkan godkänner redovisningen från Upphandlingscenters chef. 2. Nämndplan fr 2020 behandlas vid nämndens sammanträde i februari nästa år. Beskrivning av ärendet Rapport från Upphandlingscenters chef kring fljande punkter: - Omvärldsanalys Vad händer i upphandlarsverige och SKL referensgrupp upphandling. - Remiss Upphandlingsplan 2020 Nyheter, hanteringen och tidplan. - Anslutning av Avesta kommun till GNU (UhC) Handlingsplan, aktiviteter och status i frberedelsearbetet. - Upphandlingsdialog Dalarna (UDD) Det vergripande målet är att fler småfretag i Dalarna ska lägga anbud och delta i de offentliga upphandlingarna. - Väsentliga händelser på Upphandlingscenter Aktuella personal- och verksamhetsfrågor. - Upphandlingsplan 2019 och nya beställningar Hur går det fr oss och uppföljning. - Nämndplan 2019-2021 Fokus på de sex inriktningsmålen och uppfljning. - Gemensam Controllergrupp Samverkan kring inkpsstyrning och avtalsuppfljning i kommunerna. - Rättssäkra offentliga affärer Information