Kallelse GNU 2020-09-14
Total Page:16
File Type:pdf, Size:1020Kb
Sida KALLELSE 1(1) Datum 2020-09-14 Gemensam nämnd fr upphandling Jessica Hedlund Till Gemensam nämnd fr upphandlings ledamter Till ersättare fr kännedom Gemensam nämnd fr upphandling Tid: Måndag 14 september 2020, kl. 13:00 Plats: Folkets Hus, våning 4 Ärenden Dnr 1 Val av justerare 2 Anmälan av extra ärenden 3 Rapport kring UhCs arbete mot bakgrund av 2 - 3 Coronautbrottet 4 Budgetuppföljning augusti 2020 4 - 8 5 Budget 2021 9 - 11 6 Rapport från Upphandlingscenters chef 2020 12 - 18 7 Redovisning av delegationsbeslut 2020 19 - 26 Leif Pettersson Jessica Hedlund ordfrande nämndsekreterare Hemsida E-post Organisationsnr Ludvika kommun www.ludvika.se [email protected] 212000-2270 Postadress Besksadress Telefon Fax Bankgiro 771 82 Ludvika Dan Anderssons gata 1 0240-860 00 0240-866 87 467-5088 771 31 Ludvika 1 Sida TJÄNSTESKRIVELSE 1(2) Datum Diarienummer 2020-09-09 GNU 2020/ Upphandlingscenter Anders Karlin [email protected] Gemensam nämnd fr upphandlingssamverkan Information från Upphandlingscenter angående frsrjning av varor och tjänster under Corona-krisen Frvaltningens frslag till beslut Gemensamma nämnden fr upphandlingssamverkan godkänner redovisningen från Upphandlingscenter. Beskrivning av ärendet Rapport från Upphandlingscenters chef och avtalsansvarig strategisk upphandlare kring fljande punkter: - Så jobbar UhC med anledning av Coronautbrottet Fortsatt tryck på UhC avseende skyddsutrustning (smittskydd). UhC har omprioriterat i verksamheten. Så jobbar avtalsansvariga upphandlare. Aktuellt just nu i samverkande kommuner och UhC:s ”leveransfrmåga”. Avtal avseende frbands- och sjukvårdsmaterial (skyddsutrustning). - Avtal avseende livsmedel och livsmedelsprodukter Upphandlingscenter har fyra olika livsmedelsavtal med Grnsakshallen Sorunda AB. Avtalen är tecknade med Sorundas enhet i Mora. Sorunda är frutom leverantör till offentlig sektor också leverantör till restauranger runt om i Sverige vilket utgr en stor del av Sorundas omsättning. Som en direkt konsekvens av Covid-19 pandemin har Sorundas frsäljning till restaurangbranschen minskat kraftigt. Den 16/6 meddelades att Sorunda beslutat att dra ner på sin verksamhet vilket innebär att enheterna i Mora och Nyköping läggs ned från 1/11 2020. Beslutet innebär att UhC kommer att stå utan avtal från den 1/11 och de kommuner som ingår i avtalen kommer att stå utan frsörjning av de aktuella produkterna. Avtalen avser fljande produkter: Mjlk och mjlkprodukter, avtalsvärde ca 24 milj. kr/år Färska grnsaker, rotfrukter och frukt, avtalsvärde ca 15 milj. kr/år Ekologisk potatis och rotfrukter, avtalsvärde ca 3 milj. kr/år Ägg (endast Hedemora kommun), avtalsvärde ca 110 tkr/år 2 Datum Diarienummer Sida Ludvika kommun 2020-09-09 GNU 2020/ 2(2) Information från avtalsansvarig upphandlare på UhC om juridisk utredning, vidtagna åtgärder och pågående arbete samt planering av nya upphandlingar fr att klara frsörjningen av livsmedel till samverkande kommuner. Anders Karlin Chef Upphandlingscenter Bilagor Beslut skickas till Akten 3 Sida TJÄNSTESKRIVELSE 1(2) Datum Diarienummer 2020-09-09 GNU 2020/ Upphandlingscenter Anders Karlin [email protected] Gemensam nämnd fr upphandlingssamverkan Budgetuppfljning augusti 2020 Frslag till beslut Gemensamma nämnden fr upphandlingssamverkan godkänner redovisningen av verksamhetsberättelse (delår) och budgetuppfljningen per den sista augusti samt prognos fr 2020. Beskrivning av ärendet Upphandlingscenter har tagit fram verksamhetsberättelse delår 2020 och budgetuppfljning per augusti 2020. Ekonomi i balans och prognos fr helår är ett nollresultat. Den budgeterade omslutningen fr 2020 uppgår till 19,9 mnkr. Fr vakans/fräldraledighet samt sjukfrånvaro har konsultinsatser krävts fr att utfra de upphandlingar som angetts i upphandlingsplanen. Behovet av viss konsultinsats bedms kvarstå året ut. Kostnader fr konsultstd ersätts med minskade lnekostnader. Fr perioden redovisas ett positivt utfall med 1,7 mnkr. Överskottet består av mer intäkter med 0,2 mnkr i huvudsak beroende på tillkommande intäkter fr direktupphandling/annonsering. Av dessa intäkter avser 0,1 mnkr ersättning fr sjukln på grund av Corona pandemin. Lägre lnekostnader redovisas med 2,3 mnkr som beror på sjukfrånvaro, vakanser och fräldraledigheter, men som istället krävt mer konsultinsatser med 0,9 mnkr. Två strategiska upphandlare har under året arbetat cirka 300-500 arbetstimmar med att hjälpa samverkande kommuner att få fram skyddsmaterial på grund av Coronapandemin. Fr att kompensera detta har konsultinsats behvts med cirka 200 timmar. Statsbidrag har skts fr kompensation fr denna extra kostnad med 0,2 mnkr. Anders Karlin Chef Upphandlingscenter Bilagor: Bilaga 1 Budgetuppföljning GNU augusti 2020 Bilaga 2 GNU verksamhetsberättelse delår 2020 4 Datum Diarienummer Sida Ludvika kommun 2020-09-09 GNU 2020/ 2(2) Beslut skickas till Akten 5 BUDGETUPPFÖLJNING - DRIFTBUDGET 2019 UpphandlingsCenter FBR Intäkter Verksamhet Årsbudget Prognos Prognos Prognos 2020 April Augusti Oktober Upphandlingscenter 19 965 19 965 19 965 Summa 19 965 19 965 19 965 0 Kostnader Verksamhet Årsbudget Prognos Prognos Prognos 2020 April Augusti Oktober Upphandlingscenter 19 965 19 965 19 965 Summa 19 965 19 965 19 965 0 Netto Verksamhet Årsbudget Prognos Prognos Prognos 2020 April Augusti Oktober Upphandlingscenter 0 0 0 0 Summa 0 0 0 0 Kommentarer augusti Se verksamhetsberättelse delår 2020. 6 STYRELSEN OCH NÄMNDERNAS VERKSAMHETSBERÄTTELSER Gemensam nämnd fr upphandlingssamverkan Gemensam nämnd fr upphandlingssamverkan (GNU) NÄMNDENS UPPDRAG Projekt Återbruk i den offentliga affären drivs i sam- arbete med Länsstyrelsen/UDD. En projektledare Den gemensamma nämnden för upphandling (GNU) jobbar halvtid på UhC. Syftet är att ka återanvänd- består av Falun, Borlänge, Avesta, Gagnef, Hedemora, ning och återvinning i upphandlingen. Ludvika och Säter. Verksamheten leds politiskt av en gemensam nämnd fr upphandlingssamverkan, som Den gemensamma nämnden (GNU) har haft två består av en ledamot från varje samverkande kommun. sammanträden. GNU har fastställt Nämndplan fr perioden 2020-2022. Nämndplanen visar på mål GNU:s uppgift är att på grundval av samarbetsavtal, och de viktigaste prioriteringarna fr perioden. reglemente och fastställd gemensam upphandlingspolicy och med std av UhC, svara fr alla upphandlingar med Årlig strategisk ägardialog har genomfrts med re- undantag av direktupphandlingar och vad som i Lag om korddeltagande från samverkande kommuner. offentlig upphandling definieras som byggentreprenader samt konkurrensutsättningar enligt Lag (2008:962) om valfrihetssystem. EKONOMI Ekonomi i balans och prognos fr helår är ett nollresultat. VERKSAMHET – väsentliga händelser under Den budgeterade omslutningen fr 2020 uppgår till 19,9 mnkr. Fr vakans/fräldraledighet samt sjukfrånvaro perioden har konsultinsatser krävts för att utfra de upphandlingar som angetts i upphandlingsplanen. Behovet av viss kon- Frsrjning av varor och tjänster till samverkande sultinsats bedms kvarstå året ut. Kostnader fr konsult- kommuner. Hg prioritet avseende skydds-utrustning std ersätts med minskade lnekostnader. (smittskydd). UhC har omprioriterat i verksamhet. Strategiska upphandlare jobbar Fr perioden redovisas ett positivt utfall med 1,7 mnkr. dagligen med leverans- och avtalsfrågor kopplat Överskottet består av mer intäkter med 0,2 mnkr i till Coronapandemin. huvudsak beroende på tillkommande intäkter för direkt- upphandling/annonsering. Av dessa intäkter avser Innan semestern meddelades nedläggning av 0,1 mnkr ersättning fr sjukln på grund av Corona pan- Grnsakshallen Sorunda AB, vilket resulterat i demin. Lägre lnekostnader redovisas med 2,3 mnkr som uppsägning av fyra strategiska livsmedelsavtal. beror på sjukfrånvaro, vakanser och fräldraledigheter, Hg prioritet att säkerställa leverans av dessa men som istället krävt mer konsultinsatser med 0,9 mnkr. livsmedel åt våra samverkande kommuner. Två strategiska upphandlare har under året arbetat cirka Kvalitativ upphandling. 53 % av årets upphandlingar 300-500 arbetstimmar med att hjälpa samverkande har avslutats enligt beslutad upphandlingsplan 2020. kommuner att få fram skyddsmaterial på grund av Coro- Totalt 241 upphandlingar/uppdrag avseende varor napandemin. Fr att kompensera detta har konsultinsats och tjänster varav 127 är annonserade/genomfrda. behvts med cirka 200 timmar. Statsbidrag har skts fr kompensation fr denna extra kostnad med 0,2 mnkr. Ökad efterfrågan. Utver upphandlingsplanen märks en kad efterfrågan på tjänster i form av 32 st nya beställningar av upphandlingsprojekt och 31 beställ- MEDARBETARE da direktupphandlingar. Upphandlingscenter har kontor i Ludvika och satellit- Samordningsgrad fr upphandlingar, att flera sam- kontor i Borlänge, Falun, Avesta, Gagnef, Hedemora verkande kommuner deltagit. 68 % samordnade och Säter och vi ska vara 25 st. medarbetare. upphandlingar. Målnivå > 80 %. Rekrytering och introduktion/inskolning har skett av nya medarbetare. Hg andel upphandlingar med socialt ansvarsfull upphandling. 35 % med social hållbarhet (syssel- I varje kommun finns en kommunansvarig upphandlare sättningskrav/praktikplatser). Målnivå >30 %. placerad med utkad tillgänglighet på plats, fr att vara Upphandlingscenters kontakt i kommunen. Regional tillväxt. 56 % avtal med lokala/regionala leverantrer. Målnivå > 65 %. UhC:s organisation består av tre team som upphandlar inom olika varu- och tjänsteområden samt team Verk- Avtalsfrvaltning med fokus på kad beställarkompe- samhetsstd. tens i kommunerna. Utöver detta har det även frekommit