Delegatura w Białymstoku

LBI-4101-10-02/2012 P/12/134

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

I. Dane identyfikacyjne kontroli

Numer i tytuł kontroli P/12/134 – Funkcjonowanie funduszy sołeckich Jednostka Delegatura Najwyższej Izby Kontroli w Białymstoku przeprowadzająca kontrolę Kontroler Beata Pawłowska, specjalista kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli nr 080132 z dnia 05 czerwca 2012 r. Andrzej Juchnicki, doradca ekonomiczny, legitymacja służbowa nr 11840 [Dowód: akta kontroli str. 1] Jednostka Urząd Gminy , ul. Augustowska 53, 16-310 Sztabin (zwany w dalszej treści kontrolowana „Urzędem”) Kierownik jednostki Tadeusz Drągiewicz, Wójt Gminy Sztabin (zwany w dalszej treści „Wójtem”) kontrolowanej [Dowód: akta kontroli str. 2-3]

II. Ocena kontrolowanej działalności 1 Ocena ogólna Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie funkcjonowanie funduszu sołeckiego („funduszu”) w Gminie Sztabin w latach 2010-2012 (I półrocze).

Uzasadnienie W Urzędzie terminowo i prawidłowo tworzono fundusz na lata 2010-2012 oceny ogólnej i rozdysponowano jego środki na sołectwa, a także poprawnie w 2010 i 2011 roku realizowano wydatki ze środków funduszu.

III. Opis ustalonego stanu faktycznego

1. Organizowanie funduszu sołeckiego 1.1. Tworzenie funduszu sołeckiego Opis stanu Rada Gminy w terminach określonych w art. 6 i art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 20 lutego faktycznego 2009 r. o funduszu sołeckim2 podjęła uchwały w sprawie wyrażenia zgody na wyodrębnienie funduszu w budżecie Gminy na lata 2010, 2011 i 2012, tj. odpowiednio: 25 czerwca 2009 r., 5 marca 2010 r. i 11 marca 2011 r. [Dowód: akta kontroli str. 4] Inicjatorem wyodrębnienia funduszu w budżecie Gminy w latach 2010 i 2011 był Wójt, a w 2012 roku – radni Gminy (w konsekwencji niepodjęcia przez Radę Gminy, rekomendowanej przez Wójta uchwały o niewyodrębnianiu funduszu w 2012 roku). [Dowód: akta kontroli str. 4-5] Uchwały w sprawie wyrażenia zgody na wyodrębnienie w budżecie Gminy na lata 2010, 2011 i 2012 funduszu sołeckiego przekazano Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Białymstoku („RIO”), z zachowaniem terminów wynikających z art.

1 Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna 2 Dz. U. Nr 52, poz. 420 ze zm., zwana w dalszej treści „ustawą o fs”

2 90 ust. 1 w związku z art. 86 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym3, tj. 26 czerwca 2009 r., 10 marca 2010 r. i 17 marca 2011 r. RIO nie wniosło uwag do treści ww. uchwał. [Dowód: akta kontroli str. 6-8] Wysokość funduszu (według uchwał budżetowych) wynosiła w 2010 roku – 285.463 zł, a w 2011 roku – 321.410 zł. Rada Gminy nie dokonywała w tych latach zwiększenia wysokości funduszu, na podstawie art. 3 ust. 1 ustawy o fs. W budżecie Gminy na 2012 rok nie przewidziano środków na fundusz sołecki. Jak wyjaśnił przewodniczący Rady Gminy Paweł Karp, podczas konstruowania projektu budżetu na 2012 r. stwierdzono znaczny wzrost wydatków na wynagrodzenia nauczycieli. Mając na uwadze konieczność utrzymania oświaty na dotychczasowym poziomie organizacyjnym (bez likwidacji szkół) zdecydowano o odrzuceniu wniosków sołectw, co pozwoli zniwelować niedobór budżetowy w 2012 i nie będzie konieczności zaciągania zobowiązań finansowych. Tak więc Rada Gminy na posiedzeniu w dniu 16 grudnia 2011 r. podjęła uchwałę o odrzuceniu wszystkich wniosków sołectw jako niezgodnych ze strategią rozwoju gminy. Za zadanie strategiczne uznano bowiem utrzymanie oświaty na niezmienionym poziomie. Uchwalając budżet na 2010 rok Rada Gminy zmniejszyła kwotę funduszu ogółem o 26.771,33 zł, w stosunku do kwoty wyliczonej na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy o fs (312.234,33 zł), przy czym wielkość środków z funduszu przypadająca pięciu sołectwom nie została zmieniona, natomiast dla pozostałych 34 sołectw obniżono ją o około 10 %. Wójt wyjaśnił, że zmiana wysokości funduszu nastąpiła w celu zbilansowania budżetu. Nie zostały zmienione jedynie kwoty w sołectwach, w których planowano przeznaczyć środki na remont lub wyposażenie świetlicy (w tym w formie wkładu własnego w zadaniu współfinansowanym z budżetu Unii Europejskiej). [Dowód: akta kontroli str. 9-40, 102-103] Ustalone W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie nieprawidłowości stwierdzono nieprawidłowości.

1.2. Rozdysponowanie środków funduszu sołeckiego na sołectwa Opis stanu W badanym okresie składała się z 39 sołectw: Balinka, Budziski, Cisów, faktycznego , Czarny Las, Długie, , , , Huta, Jagłowo, , Janówek, Jasionowo, Jasionowo Dębowskie, Jastrzębna Druga, Jastrzębna Pierwsza, , Kamień, Karoliny, Komaszówka, Kopiec, Kopytkowo, , Krasnybór, Kryłatka, , Lebiedzin, Lipowo, , Motułka, , Podcisówek, Polkowo, Sosnowo, Sztabin, Ściokła, Wolne i Wrotki. [Dowód: akta kontroli str. 39-44] Wójt, zgodnie w art. 2 ust. 2 ustawy o fs, do 31 lipca roku poprzedzającego rok budżetowy przekazał sołtysom wszystkich 39 sołectw informacje o wysokości środków z funduszu przypadających na dane sołectwo w latach 2010, 2011 i 2012. Zgodnie z tymi informacjami wielkość fundusz na lata 2010 - 2012 została określona na: 312.234,33 zł, 321.410,51 zł i 313.993,73 zł. Żadnemu sołectwu nie przyznano środków w wysokości przekraczającej dziesięciokrotność kwoty bazowej ustalonej przez Urząd. [Dowód: akta kontroli str. 4, 39-50]

3 Dz. U. Nr z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.

3 Kwota bazowa (Kb), o której mowa w art. 2 ust. 1 ustawy o fs, dotycząca funduszu na 2010 r. została przez Urząd ustalona w wysokości 2.370,08 zł, na 2011 r. – 2.440,66 zł i na 2012 r. – 2.391,24 zł. Do ich obliczenia przyjęto prawidłowe (zgodne z danymi wynikającymi z rocznych sprawozdań budżetowych Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego) kwoty wykonanych dochodów bieżących Gminy w latach 2008-2010 (odpowiednio: 12.537.699,91 zł, 12.933.056,99 zł i 12.613.794,37 zł) oraz liczbę mieszkańców zamieszkałych na obszarze Gminy, ustaloną przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego wg stanu na koniec lat 2008-2010 (odpowiednio: 5.290, 5.299 i 5.275 osób)4. [Dowód: akta kontroli str. 39-44] W latach 2009-2011 od wszystkich sołtysów Wójt otrzymał wnioski o przyznanie środków z funduszu. Wpłynęły one w terminie określonym w art. 4 ust. 4 ustawy o fs (do 30 września roku poprzedzającego rok budżetowy) i zawierały dane wymagane art. 4 ust. 3 tej ustawy (wskazano przedsięwzięcia przewidziane do realizacji ze środków funduszu na obszarze sołectw wraz z oszacowaniem ich kosztów i uzasadnieniem). [Dowód: akta kontroli str. 51-56] Gmina posiadała uchwaloną 24 września 2004 r. „Strategię Ekorozwoju Społeczno- Gospodarczego Gminy Sztabin na lata 2004-2020”5. Przedsięwzięcia zgłoszone przez sołtysów do realizacji z funduszu w latach 2010, 2011 i 2012 były oceniane przez Wójta, między innymi pod względem zgodności z tą Strategią. Wszystkie wnioski o przyznanie środków z funduszu, złożone w badanym okresie, zostały zaakceptowane przez Wójta. [Dowód: akta kontroli str. 51-58] Sołectwa z terenu Gminy nie miały przyznanego prawa do uzyskiwania dochodów z mienia komunalnego przekazanego im do korzystania. Sytuacja ta nie uległa zmianie w wyniku powstania w Gminie funduszu. [Dowód: akta kontroli str. 59] Ustalone W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie nieprawidłowości stwierdzono nieprawidłowości.

Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie przestrzeganie zasad tworzenia funduszu Ocena cząstkowa sołeckiego i rozdysponowania jego środków na sołectwa.

2. Wykorzystanie środków funduszu sołeckiego 2.1. Realizacja wydatków budżetowych ponoszonych w ramach funduszu sołeckiego

Opis stanu Według ewidencji księgowej Urzędu, wydatki z funduszu wyniosły w 2010 r. – faktycznego 274.614,85 zł (96,2% planowanych wydatków), a w 2011 r. – 317.272,57 zł (98,7%). [Dowód: akta kontroli str. 60-66] W 2010 roku środki funduszu w wysokości 30.198,19 zł zostały wykorzystane jako część (z ogółem 45.760,74 zł) wkładu własnego Gminy przy realizacji projektu pn. „Modernizacja budynków świetlic wiejskich we wsiach Jastrzębna Druga, Kamień, Krasnoborki” współfinansowanego z budżetu Unii Europejskiej w ramach

4 Dane z publikacji GUS, dostępnych na stronie: http://www.stat.gov.pl/gus/ludnosc_PLK_HTML.htm 5 Strategia przyjęta uchwałą Rady Gminy z dnia 24 września 2004 r.

4 Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013, działanie „Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju” odpowiadające warunkom przyznania pomocy w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi”. Całkowita wartość projektu wyniosła 95.682,74 zł. W 2011 roku środki funduszu nie były wykorzystywane jako wkład własny Gminy przy realizacji projektów unijnych. [Dowód: akta kontroli str. 67-68] W 2011 roku ze środków ogólnych budżetu Gminy (poza pulą funduszu) współfinansowane były dwa zadania zgłoszone we wnioskach sołectw: wykonanie oświetlenia ulicznego we wsi Jasionowo Dębowskie. Wartość zadania wyniosła 24.000,01 zł, w tym z funduszu wydatkowano 6.736,22 zł, a z ogólnego budżetu Gminy - 17.263,79 zł, przebudowa drogi gminnej we wsi Jaminy. Wartość zadania wyniosła 120.114,47 zł, w tym z funduszu wydatkowano 9.494,17 zł, a z ogólnego budżetu Gminy - 110.620,30 zł. W 2010 roku ze środków ogólnych budżetu Gminy nie dofinansowywano przedsięwzięć realizowanych w ramach funduszu. [Dowód: akta kontroli str. 67, 69-77] Prawidłowość wykorzystania środków funduszu w latach 2010 – 2011 sprawdzono na przykładzie analizy wydatków w łącznej wysokości 201.459,37 zł (34,0% wydatków z funduszu ogółem w tych latach) poniesionych przez 24 sołectwa, z tego: w 2010 r. przez 12 sołectw6 – 97.009,66 zł (35,3% wydatków z 2010 roku) i w 2011 r. przez 12 sołectw7 – 104.449,71 zł (32,9% wydatków z 2011 roku). Środki funduszy przeznaczono głównie na: zakup żwiru do remontów dróg gminnych, remont i wyposażenie świetlic wiejskich/remiz, zagospodarowanie terenów gminnych, w tym wykonanie nowego ogrodzenia i postumentu krzyża we wsi Ewy, budowę przystanków autobusowych przy drogach gminnych. W wyniku analizy i oględzin przeprowadzonych 26 i 29 czerwca 2012 r. stwierdzono, że środki funduszu w badanym okresie wykorzystano zgodnie z przeznaczeniem wskazanym we wnioskach sołectw. Wydatki te związane były z realizacją zadań własnych Gminy, służyły poprawie warunków życia jej mieszkańców oraz były zgodne ze strategią rozwoju Gminy (art. 1 ust. 3 ustawy o fs). [Dowód: akta kontroli str. 69-90] W całości zrealizowane zostały 23 z analizowanych 24 przedsięwzięć, zgłoszonych we wnioskach sołectw. W jednym przypadku (Jastrzębna Pierwsza) wykonano jedno z dwóch zadań ujętych we wnioskach, tj. w świetlicy wiejskiej wymieniono stolarkę okienną i drzwiową, natomiast nie zakupiono do niej wyposażenia (ław i stołów). Młodszy referent ds. ewidencji działalności gospodarczej Anna Andrejczyk, odpowiedzialna za prowadzenie obsługi administracyjno-technicznej funduszu wyjaśniła, że stopień w jakim zostały zrealizowane wnioski zależało od aktywności sołtysa i mieszkańców sołectwa, których powiadomiono o wysokości przyznanych środków funduszu i warunkach ich wykorzystania. Wójt poinformował, że realizację zadania zgłoszonego przez sołectwo Jastrzębna Pierwsza opóźnił brak

6 Ewy, Hruskie, Jagłowo, Jastrzębna Pierwsza, Jastrzębna Druga, Jasionowo, Kamień, Karoliny, Lebiedzin, Ostrowie, Sztabin i Wrotki 7 Balinka, Czarniewo, Długie, Fiedorowizna, Huta, Jaminy, Jasionowo Dębowskie, Jaziewo, Kopiec, Krasnoborki, Mogilnice, Polkowo

5 zdecydowania rady sołeckiej, jakie stoły miały być zakupione. Decyzję podjęto w okresie późnojesiennym co spowodowało, że wykonawca nie był w stanie zrealizować zamówienia w bieżącym roku i zostało ono przeniesione do wykonania w roku następnym. [Dowód: akta kontroli str. 69-77,91-93] Funkcjonowanie funduszu nie wpłynęło znacząco na aktywność obywatelską w Gminie. Co prawda czterech z pięciu sołtysów zapytanych w ww. sprawie oświadczyło, że mieszkańcy sołectw byli zadowoleni z funkcjonowania funduszu i interesowali się przeznaczeniem środków przypadających na ich sołectwa, jednak nie miało to odzwierciedlenia we wzroście frekwencji na zebraniach wiejskich dotyczących funduszu. W 2009 roku w zebraniach tych uczestniczyło średnio 378 osób, w 2010 roku 359 osób, a w 2011 roku 355 osób, tj. 6,7%, 6,4% i 6,4% mieszkańców gminy wg stanu na dzień 30 czerwca danego roku. [Dowód: akta kontroli str. 39-50, 94-101] Słabe zainteresowanie mieszkańców wsi (niska frekwencja na zebraniach wiejskich) uważane było w Urzędzie za jeden z ważniejszych problemów związanych z funkcjonowaniem funduszu. W wyjaśnieniach Wójt podał, że „zainteresowanie funduszem przez wieś kończyło się praktycznie na złożeniu wniosku przez sołtysa, a całą pracę związaną z realizacją musieli przejąć pracownicy Urzędu, co przy 39 sołectwach nałożyło na nich dodatkowe obowiązki.” Jako istotny problemem związany z funkcjonowaniem funduszu wskazano także konieczność podejmowania uchwały o wyodrębnieniu środków na fundusz do 31 marca, bez wiedzy o wysokości budżetu gminy na następny rok, co powodowało trudności z jego bilansowaniem. [Dowód: akta kontroli str. 102-103] Ustalone W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie nieprawidłowości stwierdzono nieprawidłowości. 2.2. Udzielanie i realizacja zamówień publicznych

Opis stanu W latach 2010-2011 Gmina udzieliła - w trybach określonych ustawą z dnia 29 faktycznego stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych8 - pięciu zamówień o łącznej wartości netto 530.250,58 zł na realizację zadań sfinansowanych lub współfinansowanych środkami funduszu: czterech w trybie przetargu nieograniczonego: dwóch na dostawę pospółki żwirowej do remontu dróg o nawierzchni gruntowej na terenie Gminy; w 2010 roku o wartości 150.233,60 zł i w 2011 roku o wartości 194.583,48 zł, na wykonanie w 2010 roku modernizacji budynków świetlic wiejskich w Jastrzębnej Drugiej, Kamieniu i Krasnoborkach o wartości 79.573,26 zł, na wykonanie w 2011 roku nawierzchni asfaltowej na ulicach wokół parku wiejskiego w Jaminach o wartości 97.654,04 zł;

8 Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 ze zm., zwana w dalszej treści „upzp”

6 jednego w trybie z wolnej ręki – zamówienie uzupełniające o wartości 8.206,20 zł udzielone w 2010 roku na dostawę pospółki żwirowej do remontu dróg o nawierzchni gruntowej na terenie Gminy. W przypadku pozostałych zamówień nie stosowano przepisów upzp ze względu na ich wartość, która nie przekroczyła wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro. [Dowód: akta kontroli str. 104-111] Prawidłowość udzielania zamówień publicznych sprawdzono na podstawie analizy trzech postępowań o łącznej wartości netto 256.093,84 zł (48,3% wartości zamówień udzielonych w trybie upzp): dwóch w trybie przetargu nieograniczonego (na dostawę pospółki żwirowej w 2010 roku oraz wykonanie nawierzchni asfaltowej na ulicach wokół parku w Jaminach) oraz postępowanie z wolnej ręki (uzupełniające na dostawę pospółki żwirowej). Stwierdzono, że oba postępowania w trybie przetargu nieograniczonego przeprowadzono zgodnie z zasadami określonymi w upzp, w tym: we właściwym terminie i zgodnie z zasadami określonymi w art. 32-34 upzp ustalono szacunkową wartość zamówień, dla każdego z zamówień opracowano SIWZ, zawierającą elementy wskazane w art. 36 ust. 1 upzp, ogłoszenia o przetargach zawierały wszystkie elementy wymagane art. 41 upzp oraz publikowane były w miejscach określonych w art. 40 upzp, z zachowaniem terminów określonych w art. 43 upzp, otwarcie ofert nastąpiło w dniu upływu terminu ich składania, wyboru ofert dokonano na podstawie kryteriów ocen określonych w SIWZ, spośród ofert spełniających wymogi SIWZ, zgodnie z art. 91 upzp; z wybranymi oferentami zawarto pisemne umowy, z zachowaniem terminów wskazanych w art. 94 ust. 1 upzp. Określone w umowach warunki były zgodne z przedstawionymi w wybranej ofercie, zgodnie z art. 92 ust. 1 wykonawcom, którzy złożyli oferty przekazano informację o wyborze najkorzystniejszej oferty, osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia złożyły oświadczenia, o których mowa w art. 17 ust. 2 upzp; zgodnie z art. 95 upzp w Biuletynie Zamówień Publicznych zamieszczono ogłoszenia o udzielonych zamówieniach. Zamówienie uzupełniające na dostawę pospółki żwirowej udzielone w trybie z wolnej ręki spełniało warunki określone w art. 67 ust. 1 pkt 7 upzp, w tym m.in. było przewidziane w ogłoszeniu o zamówieniu dla zamówienia podstawowego udzielonego w trybie przetargu nieograniczonego. [Dowód: akta kontroli str. 112-123, 298-301] Objęte badaniem zamówienia zostały zrealizowane zgodnie z umowami i specyfikacjami istotnych warunków zamówienia. [Dowód: akta kontroli str. 140-159] Ustalone W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nieprawidłowości stwierdzono następującą nieprawidłowość:

Urząd nie zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych („BZP”) ogłoszenia o udzieleniu w 2010 roku zamówienia uzupełniającego w trybie z wolnej ręki na

7 dostawę pospółki żwirowej do remontu dróg o nawierzchni gruntowej o wartości brutto 10.011,56 zł (8.206, 20 zł bez podatku VAT), co było niezgodne z art. 95 ust. 1 upzp. [Dowód: akta kontroli str. 121] Inspektor ds. zamówień publicznych i inwestycji Janusz Lotkowski, odpowiedzialny za prowadzenie spraw związanych z realizacją procedur udzielania zamówień publicznych przez Gminę wyjaśnił, że ww. nieprawidłowość wynikała z omyłki związanej z faktem, że w Gminie po raz pierwszy udzielano zamówienia w trybie z wolnej ręki. [Dowód: akta kontroli str. 124]

Ocena cząstkowa Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie realizację wydatków budżetowych ponoszonych w ramach funduszu sołeckiego oraz udzielanie i realizację zamówień publicznych.

3. Refundacja z budżetu państwa części wydatków poniesionych w ramach funduszu sołeckiego Opis stanu Wójt w terminach określonych w § 2 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia faktycznego 25 stycznia 2010 r. w sprawie trybu zwrotu części wydatków gmin wykonanych w ramach funduszu sołeckiego9, złożył Wojewodzie Podlaskiemu wnioski o zwrot części poniesionych wydatków w ramach funduszu w 2010 i 2011 r. (odpowiednio: 4 maja 2011 r. i 9 maja 2012 r.). Wnioski zostały sporządzone wg wzoru określonego w załączniku do ww. rozporządzenia. [Dowód: akta kontroli str. 160,164] Kwota wydatków poniesionych w ramach funduszu, wykazana we wnioskach przekazanych wojewodzie wynikała z ewidencji księgowej Urzędu i wynosiła: w 2010 r. – 274.614,85 zł, a w 2011 r. – 317.272,57 zł.

Biorąc pod uwagę wielkości kwot bazowych w Gminie (Kb) w 2010 i 2011 r.10 oraz średnich kwot bazowych w kraju (Kbk) obliczonych w tych latach przez Ministra Finansów11 wnioskowano o refundację z budżetu państwa 20% poniesionych wydatków, zgodnie z art. 2 ust. 5 pkt 2 ustawy o fs. [Dowód: akta kontroli str. 61-66, 160-161, 164-165] Gmina w 2011 roku otrzymała z rezerwy celowej budżetu państwa zwrot 20% zrealizowanych w 2010 roku wydatków w ramach funduszu, tj. 54.922,97 zł. Do 24 lipca 2012 roku Gmina nie otrzymała refundacji wydatków poniesionych w ramach funduszu w 2011 roku. [Dowód: akta kontroli str. 162-163] Ustalone W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie nieprawidłowości stwierdzono nieprawidłowości.

Ocena cząstkowa Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność Urzędu w badanym obszarze.

9 Dz. U. Nr 21, poz. 106 10 2.370,08 zł w 2010 r. i 2.440,66 zł w 2011 r. 11 2.312,09 zł w 2010 r. i 2.399,29 zł w 2011 r.

8 4. System kontroli zarządczej Opis stanu W Urzędzie wprowadzono uregulowania dotyczące zasad funkcjonowania faktycznego adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej12, o której mowa w art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych13. Ustalono cele, zasady i zakres funkcjonowania kontroli zarządczej, osoby upoważnione do nadzoru nad procesami z nią związanymi, a także zasady zarządzania ryzykiem. W styczniu 2011 i 2012 roku Wójt, Sekretarz oraz Skarbnik złożyli oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok, z których wynikało, że w Urzędzie przestrzegano polityki dotyczącej zarządzania ryzykiem. [Dowód: akta kontroli str. 167-188] Zadania związane z realizacją funduszy sołeckich zostały – zgodnie z regulaminem organizacyjnym Urzędu – przypisane: osobie na stanowisku pracy ds. ewidencji działalności gospodarczej (bezpośrednio podlegającej Sekretarzowi Gminy), do obowiązków której należało m. in. prowadzenie obsługi administracyjno-technicznej funduszu, osobie na stanowisku pracy ds. kasowych oraz płac i ubezpieczeń (bezpośrednio podlegającej Skarbnikowi Gminy), do obowiązków której należała obsługa finansowo-księgowa funduszu, osobie na stanowisku pracy ds. zamówień publicznych i inwestycji, do obowiązków której należało prowadzenie całokształtu spraw związanych z realizacją procedur zamówień publicznych w gminie w zakresie robót inwestycyjnych, remontowych, usług, zakupów i sprzedaży mienia ruchomego. [Dowód: akta kontroli str. 189-206] W zakresie spraw objętych kontrolą NIK, system kontroli zarządczej Urzędu był skuteczny. Stwierdzona w pkt 2.2 niniejszego wystąpienia nieprawidłowość, polegająca na niezamieszczeniu w BZP ogłoszenia o udzielonym zamówieniu wystąpiła przed opracowaniem w Urzędzie zasad kontroli zarządczej i miała charakter jednostkowy. [Dowód: akta kontroli str. 124] W okresie objętym kontrolą żaden z pracowników Urzędu nie brał udziału w szkoleniach, których przedmiotem była problematyka funduszu. We wrześniu 2009 r. dwóch pracowników, tj. zastępca Skarbnika i młodszy referent ds. ewidencji działalności gospodarczej, wzięli udział w szkoleniu pt. „Fundusz sołecki jako forma zaspokajania zbiorowych potrzeb mieszkańców i integracji społecznej”, zorganizowanym przez Fundację Rozwoju Demokracji Lokalnej Podlaskie Centrum. [Dowód: akta kontroli str. 207-209] Urząd nie organizował dla sołtysów odrębnych szkoleń, obejmujących zagadnienia dotyczące funduszu. Z wyjaśnień młodszego referenta ds. ewidencji gospodarczej Anny Andrejczuk wynika, że mieszkańcy sołectw byli informowani o kryteriach i warunkach przeznaczenia środków finansowych z funduszu, a ponadto sołtysom przekazane zostały poradniki i ulotki o funduszu. Zagadnienia dotyczące ww. problematyki omawiane były także na sesjach Rady Gminy, w których uczestniczyli sołtysi. [Dowód: akta kontroli str. 210-214, 219-297]

12 Zarządzenie Wójta z 31 grudnia 2010 r. w sprawie zasad organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Sztabin oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Sztabin 13 Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.

9 Gmina nie była zobowiązana do prowadzenia audytu wewnętrznego. [Dowód: akta kontroli str. 215-218] Badanie ankietowe, w którym uczestniczyli wszyscy sołtysi (39) wykazało, że: wszyscy ankietowani zapoznali się z przepisami dotyczącymi funkcjonowania funduszu, większość sołtysów (32) uczestniczyło w szkoleniu obejmującym problematykę funduszu, wiedzę na temat zasad funkcjonowania funduszu pozyskiwano głównie od pracowników urzędu (36) oraz dodatkowo z Internetu (3) i ze Stowarzyszenia Sołtysów Województwa Podlaskiego (1), większość (30) sołtysów uważała, że fundusz prawidłowo funkcjonuje w ich sołectwach. Ponadto sołtysi zwracali uwagę m.in. na: niewielką ilość środków pieniężnych przyznanych sołectwu z funduszu (13), brak odpowiedniej pomocy ze strony pracowników Urzędu (1), większość (37) ankietowanych uważała, że pomoc pracowników Urzędu w realizacji funduszu była wystarczająca, jako korzyści dla mieszkańców sołectwa, wynikające z funkcjonowania funduszu wskazywano: stworzenie warunków działania i rozwoju sołectwa (22), wzrost zainteresowania mieszkańców sprawami sołectwa (20), zwiększenie integracji mieszkańców (14), poprawę stanu dróg (5). Dwóch sołtysów nie widziało korzyści w funkcjonowaniu funduszu. [Dowód: akta kontroli str.219-297] Ustalone W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie nieprawidłowości stwierdzono nieprawidłowości.

Ocena cząstkowa Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie system kontroli zarządczej w obszarze funkcjonowania funduszu sołeckiego.

IV. Uwagi i wnioski Wnioski pokontrolne Przedstawiając powyższe oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, Najwyższa Izba Kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli14, wnosi o przestrzeganie obowiązku zamieszczania w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszeń o udzielonych zamówieniach w trybie z wolnej ręki.

V. Pozostałe informacje i pouczenia Prawo zgłoszenia Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach; jeden dla zastrzeżeń kierownika jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli. Zgodnie z art. 54 ustawy o NIK, kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. Zastrzeżenia zgłasza się do Dyrektora Delegatury NIK w Białymstoku.

14 Dz.U. z 2012 r. poz. 82.

10 Obowiązek Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK proszę o poinformowanie Najwyższej Izby Kontroli, poinformowania w terminie 30 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie wykonania NIK o sposobie wykorzystania uwag wniosku pokontrolnego oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia i wykonania wniosków tych działań. W przypadku wniesienia zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, termin przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu zastrzeżeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego.

Białystok, 27 sierpnia 2012 r.

Kontroler p.o. Dyrektora Doradca ekonomiczny Delegatury NIK w Białymstoku Andrzej Juchnicki Barbara Chilińska

...... podpis podpis

11