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PRINT Livestock Project) SADC SECRETARIAT EUROPEAN DEVELOPMENT FUND Promotion of Regional Integration in the SADC Livestock Sector (PRINT Livestock Project) 9 ACP SAD 002 Report of a Mission to the Republic of Madagascar LIMS adoption mission (Stakeholder meeting, training, Elaboration of SoP) Lancement du système de statistiques harmonisées LIMS PRINT Report N°: PB-BB-LIMS-MAD-11-2008 by Dr. Pascal BONNET, Chief Technical Adviser, PRINT Dr. Berhanu Bedane Information specialist PRINT SADC Secretariat FANR Directorate, Millenium Office Park Kgale View P/Bag 0095 Gaborone Botswana Dates: 13th November – 20th November 2008 Acknowledgments Préambule – language used Afin de faciliter la lecture de ce document par les autorités et partenaires de la République de Madagascar et par les équipes techniques de la SADC, nous avons rédigé la majeure partie de ce document en français. Seuls les résumés et les points importants et structurels de la mission ont été traduits en anglais sous forme condensée dans le texte (encadrés), ou lorsque du matériel générique de LIMS a été utilisé. In order to facilitate the reading of the document by the authorities of the Republic of MADAGASCAR, the report is written in French with salient points translated into English and presented into condensed paragraphs (text boxes in italic). Also generic material of LIMS is presented in english too. LIMS adoption Mission Madagascar ©Pascal Bonnet & Berhanu Bedane Novembre 2008 Page 2 Index Summary / Résumé .................................................................................................................. 4 1. Objectifs de la mission / OBJECTIVE OF THE MISSION, context .............................. 6 2. INSTITUTION VISITED AND PERSONS MET / Institutions visitées et personnes rencontrées................................................................................................................................7 3. Mission d’adoption du LIMS / séminaire de sensibilisation, paramétrage et présentation du système pour MADAGASCAR / LIMS adoption mission stakeholder’s seminar, LIMS parameters for MADAGASCAR..................................................................... 9 3-1. Séminaire des acteurs du LIMS/ AIMS LIMS Stakeholder meeting....................... 10 3-2. Formation sur le système et l’application LIMS / Training on LIMS.................... 29 3-2-1 Validation des partitions et importance du choix des partitions techniques / Validation of Partitions................................................................................................... 45 3-2-2 Liste des villes et villages / Detailed spatial units: Villages ................................ 11 3-2-3 Formation sur les formats harmonisés de rapport en fichiers excel / training on Excel harmonized Template ............................................................................................. 13 3-3. Elaboration des premiers éléments d’une procédure standard pour les statistiques d’élevage / Drafting of first SoP’s for LIMS in MADAGASCAR ................................. 44 4. Contexte de la mise en place du LIMS pour la SADC/ BACKGROUND on LIMS context for SADC ................................................................................................................... 57 4. Conclusions et prospective / CONCLUSIONS & WAY FORWARD .......................... 59 Annexures / Annexes.............................................................................................................. 60 ANNEX I –Termes de référence de la mission / Terms of reference for the mission ......... 60 ANNEX II – CD (electronic annexes): contenu du CD laissé lors de la mission................ 62 ANNEX III – Comment sheets (a/ bugs & b/ templates/screens)........................................ 64 ANNEX IV – Proposed SoP sheet (excerpt to be improved by MS)................................... 78 Annexe V– Système HS nomenclature des douanes pour le commerce international, un extrait des contenus des annexes laissées pour utiliser avec le Module 5 du LIMS............ 99 Annexe VI– Partitions à retenir pour rendre le système compatible avec DEVinfo et les grandes bases de données orientées sur la lutte contre la pauvreté / Admin. Partitions to be implemented for MADAGASCAR (subject to edition) in view of interlinking them with development oriented IS like DEVinfo ............................................................................... 102 Annexe VII– Extraits des écrans DEVinfo MADAGASCAR........................................... 105 ANNEX VIII – Présentation faite au séminaire AIMS LIMS/ Presentation made at the Launching seminar............................................................................................................. 106 ANNEX IX – Liste des Modules et écrans correspondants au système LIMS / List of Components – Modules and Templates of the harmonized system for Livestock statistics in SADC.................................................................................................................................. 107 ANNEX X – Presentation made at the Launching seminar............................................... 109 ANNEX XI – Installation and Running Procedures with Vista and Access 2007............. 110 LIMS adoption Mission Madagascar ©Pascal Bonnet & Berhanu Bedane Novembre 2008 Page 3 BACK TO OFFICE MISSION REPORT Summary / Résumé Country : Madagascar Mission team : Pascal Bonnet PRINT CTA, Berhanu Bedane Information specialist Dates : 13th November – 20th November 2008 Venue : Hotel Le Colbert Antananarivo, Ministère de l’Agriculture de l’élevage et de la pêche (MAEP) Introduction: mission rationale and objective The Livestock Sector Unit (LSU) in the Food, Agriculture and Natural Resources (FANR) Directorate of the SADC Secretariat is entrusted to promote regional integration and sustainable livestock development. The PRINT Livestock Project in FANR became operational in July 2005. The project’s specific objective is to establish a Livestock information management system (LIMS) in Animal Production and Health, Marketing and Trade. The generation of up-to-date and reliable information (with regionally harmonized procedures, terminology and data) will assist the coordinating role of FANR as well as the development of harmonized policies and strategies in the SADC livestock sector. The mission team comprised two SADC staff, namely, Dr. Pascal Bonnet (Animal Health & Livestock Economist, CTA PRINT – CIRAD), and Dr Berhanu Bedane PRINT information specialist. Summary of SADC PRINT mission: The mission comprised one major element: • The launching of the SADC LIMS system in Madagascar with three components: o the organisation of a AIMS-LIMS Stakeholders workshop with potential contributors to LIMS and potential users of the system o a training of trainers from various institutions (cf. list in annexes) o some meetings with key stakeholders in view of their participation to the system, and the group drafting of SoP’s for the management of LIMS Additionally the situation analysis of the LS sector in MADAGASCAR was improved in view of guiding the implementation of the LIMS in the country. Detailed ToR’s and timetable of the mission are provided in full in the annexe. Funding of mission: PRINT DL, corresponding budget line in PE4 / Addendum number 1 LIMS adoption Mission Madagascar ©Pascal Bonnet & Berhanu Bedane Novembre 2008 Page 4 Disclaimer Este relatorio representa apenas o ponto de vista dos seus autores e não poderá em quaisquer circunstâncias ser considerado uma posição oficial da SADC e da Comissão Europeia ou como um qualquer compromisso formal da sua parte. Este documento e eventuais ficheiros anexos são apenas pensados para o(a) destinatário(a) e podem conter informação privilegiada e/ou confidencial. Se devem utilizar este documento, por favor usem a citação correcta seguinte: Report of a LIMS adoption mission to the republic of Madagascar, PRINT Report N° PB-BB-LIMS- MAD-11-2008, By Dr. Pascal BONNET, Chief Technical Adviser, Dr. Berhanu Bedane Information specialist PRINT, LIMS Stakeholder seminar, Training on LIMS application and first LIMS SoP’s Ce rapport exprime uniquement le point de vue de ses auteurs et ne saurait en aucun cas être considéré comme une position officielle de la SADC ou de la Commission européenne ou comme un engagement formel de leur part. Ce document et les fichiers et annexes qui y sont joints sont destinés uniquement à la personne à laquelle ils sont adressés et peuvent contenir des informations privilégiées et confidentielles. Si vous utilisiez ce document à des fins de référence bibliographique merci d’utiliser la citation suivante : Report of a LIMS adoption mission to the republic of Madagascar, PRINT Report N° PB-BB-LIMS- MAD-11-2008, By Dr. Pascal BONNET, Chief Technical Adviser, Dr. Berhanu Bedane Information specialist PRINT, LIMS Stakeholder seminar, Training on LIMS application and first LIMS SoP’s This report represents solely the views of its author and cannot in any circumstances be regarded as an official position of the SADC or the European Commission or as a formal commitment from the EC. This document and the possible attached files and annexes are intended solely for their addressee and may contain information that is privileged and/or confidential. If you intend to use this document as a citation, please use the following citation: Report of a LIMS adoption mission to the republic of Madagascar, PRINT Report N° PB-BB-LIMS- MAD-11-2008, By Dr. Pascal BONNET, Chief Technical Adviser, Dr. Berhanu Bedane Information specialist
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