REUNIÓN DEL DIRECTORIO LEGISLATIVO
SESIÓN ORDINARIA Nº 78-2015
11 DE AGOSTO DEL 2015
Acta de la reunión ordinaria celebrada por el Directorio Legislativo a las diez horas con veinte minutos del once de agosto del dos mil quince. Presentes los señores diputados Luis Alberto Vásquez Castro, Presidente en ejercicio y Marlene Madrigal Flores, Primera Secretaria en ejercicio. Asimismo estuvieron presentes el señor Antonio Ayales Esna, Director Ejecutivo; la señora Gloria Valerín Rodríguez (quien brindó asesoría durante la discusión del artículo 3) y los funcionarios de la Auditoría Interna, Avelino Álvarez Vega y Cindy Villalobos Fonseca (quienes brindaron asesoría durante la discusión del artículo 4).
ARTÍCULO 1.- Se lee y aprueba el acta de la sesión ordinaria N° 77-2015, celebrada por el Directorio Legislativo el 4 de agosto del 2015.
ARTÍCULO 2.- Se conoce oficio DM-1480-2015, con fecha 4 de agosto del 2015, suscrito por el señor Helio Fallas Venegas, Ministro de Hacienda, mediante el cual indica que con oficio AL-DFIN-OFI-0304-2015, recibió el anteproyecto de presupuesto de la Asamblea Legislativa para el 2016, por un monto de ¢35.305,2 millones, incluidos ¢1.160,2 millones de extralímite para el financiamiento de diversos rubros, en su mayoría asociados a la partida bienes duraderos, el cual ha sido analizado por la Dirección General de Presupuesto junto con los anteproyectos de todos los restantes órganos del Gobierno de la República.
Esta Administración ha tenido que hacer frente a una situación fiscal apremiante que requiere de esfuerzos y sacrificios, por tal razón, desde el Ministerio de Hacienda han insistido en mantener una serie de disposiciones tendientes a disminuir el déficit fiscal a través de la austeridad y la reducción del gasto público, respetando el régimen de derecho existente. Asimismo, se ha trabajado en la elaboración y presentación de proyectos de ley tendientes a incrementar los ingresos, combatir la evasión y elusión fiscal, así como a mejorar la eficiencia y gestión de los recursos públicos. Si bien confían en la existencia de un acuerdo nacional que permita al país contar con recursos adicionales con los cuales reducir el riesgo de crisis fiscal y fkminanciar proyectos de desarrollo, la inexistencia actual de esos ingresos aumenta las presiones deficitarias que hoy día les preocupa. Esto hace que el objetivo de alcanzar una mayor estabilidad fiscal sea una lucha de todos los sectores de la economía que requiere la participación y cooperación de todos los ciudadanos, especialmente de los que se han comprometido y tienen un rol decisivo en la dirección y desempeño de las instituciones del Gobierno de la República.
En ese esfuerzo por contener el déficit fiscal del país por el lado de los gastos, solicitan muy respetuosamente revisar nuevamente el anteproyecto de presupuesto de su representada para 2016, esto con el fin de ajustar los gastos y posponer proyectos para cuando la situación fiscal sea favorable, de manera que el anteproyecto que se remita, se ajuste a un monto igual o menor a los ¢ 34.155,0 millones comunicados mediante oficio DM-0725- 2015 del 14 de abril del presente año.
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 1
Dicho documento, cumpliendo con los requerimientos técnicos y legales establecidos, deberá remitirse a la Dirección General de Presupuesto Nacional a más tardar 3 días después del recibo de la presente, incluidos los ajustes a la programación presupuestaria que se deriven del ajuste de gasto solicitado.
SE ACUERDA: Avalar la siguiente resolución:
CONSIDERANDO
1. Conscientes de la situación fiscal por la que atraviesa el país la Asamblea Legislativa ha venido presentando presupuestos sumamente razonables y limitados. Estos procuran atender, casi de forma exclusiva, los denominados gastos ineludibles que tiene la institución, con el objeto de cumplir con el principio presupuestario de universalidad.
En esa línea, este Directorio Legislativo efectuó un análisis exhaustivo de la propuesta de anteproyecto de presupuesto para el 2016 y en sesión N° 66-2015, celebrada el 1 de junio del 2015, aplicó una rebaja aproximada a los ¢ 800 millones.
2. La ejecución presupuestaria global de la institución para los últimos años es cercana al 90%, tal y como se observa en el siguiente cuadro:
Cuadro No 1 Asamblea Legislativa Ejecución presupuestaria para los años indicados, cifras en colones
Presupuesto Año Devengado Ejecución Inicial Actual
2014 33,455,000,000.00 33,455,000,000.00 29,713,057,280.02 89% 2013 30,825,000,000.00 30,725,000,000.00 28,677,416,773.18 93% 2012 28,446,000,000.00 28,446,000,000.00 25,325,934,526.14 89%
3. El crecimiento del presupuesto institucional se ha venido moderando, incluso para el próximo año se observa una disminución respecto de los recursos inicialmente asignados para el presente:
Cuadro No 2 Asamblea Legislativa Presupuestos definitivos años indicados, en colones.
2013 30,725,000,000.00 8.01% 2014 33,455,000,000.00 8.89% 2015 35,361,990,998.96 5.70% 2016 35,305,218,752.50 -0.16% Fuente: Base de datos Área de Presupesto
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 2
4. En el presupuesto para el 2013 se incluyeron recursos por la suma de ¢700.0 millones para el pago de terrenos en donde se espera construir las instalaciones para la Asamblea Legislativa, recursos provenientes del superávit histórico de la Institución y que se ejecutaron en su gran mayoría.
5. Con muy buenos resultados se impulsó el programa de movilidad laboral voluntaria, el cual le ha permitido a la institución eliminar del presupuesto 23 plazas y ha moderado el crecimiento de las remuneraciones, tradicionalmente muy superior al del resto de subpartidas. Se espera continuar con la misma tendencia, con la proyección de eliminar 50 plazas más, con lo cual se contiene uno de los rubros que genera mayores costos en diferentes coletillas :
Cuadro No 3 Asamblea Legislativa Presupuesto total y en Remuneraciones años indicados, cifras en colones
Año Presupuesto Crecimiento Remuneraciones Crecimiento
2016 35,305,218,752.50 -0.16% 29,067,471,116.00 2.88% 2015 35,362,000,000.00 5.70% 28,252,987,000.00 3.63% 2014 33,455,000,000.00 8.53% 27,263,536,000.00 9.83% 2013 30,825,000,000.00 8.36% 24,823,963,700.00 7.70% 2012 28,446,000,000.00 na 23,049,541,000.00 na
Fuente: Base de datos Área de Presupesto
6. El presupuesto destinado a la cobertura de gastos fijos (servicios públicos, primas de seguro, contratos de servicios, publicación de proyectos de ley en La Gaceta, licenciamiento de equipo informático, combustible de los diputados y alquiler de edificaciones); así como los gastos operativos y proyectos de mantenimiento de la institución, es de aproximadamente 6 mil millones; para el próximo año se estima en 7.000 millones.
7. Este Órgano Colegiado ha venido adoptando una serie de acuerdos con el fin primordial de contener el gasto, siempre teniendo a la vista la frágil situación fiscal del país, por tanto, se hace imposible realizar un ajuste mayor, sin que ello signifique dejar de atender la operación básica de la Institución.
POR TANTO, se acuerda informar al señor Helio Fallas Venegas, Ministro de Hacienda que la Asamblea Legislativa ha realizado importantes esfuerzos hasta lograr una disminución en el presupuesto para el 2016, razón por la cual no es posible aplicar mayores recortes sin comprometer la operación básica de la Institución.
En virtud de lo anterior, se solicita al Ministerio de Hacienda continuar con el trámite respectivo. -801- ______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 3
ARTÍCULO 3.- Se conoce oficio AL-DVLE-OFI-0115-2015, suscrito por la señora Gloria Valerín Rodríguez, Directora de la División Legislativa, el cual se transcribe a continuación:
“En relación con el informe solicitado por el Directorio Legislativo, a propósito de los diferentes problemas que hemos sufrido en la Institución por falla de los sistemas informáticos además de otros problemas, le informo lo siguiente:
a) Sobre la conectividad de los servidores colocados en el Data Center del ICE
a.1. Como puede verse del oficio AL-DINF-OFI-0255-2015 de 10 de agosto del presente año, informe rendido a solicitud de esta División por la señora Roxana Murillo Alvarez, Jefe del Área de Soporte Técnico del Departamento de Informática, no le ha correspondido a ese Departamento lo concerniente a la contratación del servicio de telecomunicaciones.
Para la contratación del servicio de data center se autorizó el cargo a “nómina” y mientras se hacían las pruebas se contó con un enlace activo entre los sitios. En este contrato además, de acuerdo con lo expuesto por doña Roxana, quedó claro desde el 2014 que los costos por concepto de conectividad y por instalación de fibras, no estaban incluidos en el mismo (folio 141 del expediente de la contratación). Esto vuelve a reafirmarse por parte del contratista en la oferta presentada en mayo de 2015 (folio 267 del expediente).
De acuerdo con doña Roxana, tanto la conectividad hacia el data center como la instalación de fibras corresponderían a una ampliación de los servicios ya brindados por el proveedor, que se pagan por nómina.
Por otra parte, se indica en el mismo informe que antes de trasladar los servidores al data center, después de varias reuniones sostenidas entre el ICE, la empresa El Orbe, Informática y don Pedro Solano que estuvo en algunas, según indicó la señora Murillo telefónicamente, se llegó a varios acuerdos.
El último de esos acuerdos tenía que ver con la formalización de la ampliación del servicio de conectividad, puesto que la conectividad que entró a operar era la prueba para hacer las mediciones y ajustes de la definitiva, todo lo cual desemboca en el pago de servicios por un monto mayor al que se paga actualmente, por nómina, que no fue previsto presupuestariamente.
a.2 Doña Roxana indica en la nota que a ellos se les informó “al consultar con el proveedor y a lo interno… que únicamente se debía llenar un formulario que firma el Director Ejecutivo y que así se ha venido haciendo para las distintas ampliaciones.
Lo cierto es que la omisión en cuanto a presupuestar la suma necesaria para hacerle frente a ese pago por nómina, ocasiona ahora serios problemas a la Asamblea Legislativa, poniendo en riesgo la operación de una buena parte de sus sistemas informáticos, porque en cualquier caso (se pague o no) esto tendría graves consecuencias para la Asamblea Legislativa.
En el primer caso, para mantener el servicio de conectividad con los servidores, habría que haber hecho una erogación de varios millones de colones no prevista en el presupuesto del año 2015. Esto se está evitando gracias a la comprensión y esfuerzos del ICE, que no cobrará la ampliación de la conectividad por lo que queda del año. En el otro caso, habría que haber rescindido el contrato, traer de nuevo los servidores a la ______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 4
Asamblea, continuar con los mismos riesgos que teníamos, lo que al final habría representado enormes problemas y también el pago de los daños y perjuicios al ICE.
a.3 Por la gravedad de lo expuesto y por no poder determinar con exactitud a todos los responsables de la situación explicada, solicito a la Administración se inicie la investigación correspondiente para que se establezcan las responsabilidades por lo acontecido.
Adjunto a esta nota los documentos que son de conocimiento de esta División sobre este asunto. b) Sobre los problemas con el correo electrónico
De acuerdo con el oficio AL-DINF-OFI-0242-2015, de fecha 3 de agosto del 2015, suscrito por la señora Roxana Murillo Álvarez, Jefe del Área Soporte Técnico del departamento de Informática, se presentaron una serie de inconvenientes que provocaron que de manera repentina se le interrumpiera el servicio de correo electrónico a los usuarios. Lo anterior sucedió de manera reiterada y según el departamento de Informática se debió a varios factores los cuales fueron:
b.1 El mes de enero del 2015, los usuarios de la red de correo de Outlook 2007, y sistemas operativos Windows XP, dejaron de tener acceso al servidor de correo electrónico y permanecieron en estado de desconexión. El Departamento de Informática indicó que el certificado de correo electrónico se asociaba con el servicio “WEB Management Servicie” que estaba fuera de operación.
El problema se resolvió al renovar el certificado haciendo una nueva solicitud de certificado auto firmado. Además se volvió a asignar al servicio y se seleccionó la dirección “IP” correspondiente para la conexión de los clientes.
b.2 En el mismo mes de enero, los clientes de Windows XP estuvieron sin acceso al correo debido según el departamento de Informática, a una actualización automática del Exchange 2010, que fortaleció los mecanismos de validación para clientes Windows XP. Estos nuevos requerimientos no eran cumplidos por los clientes con Windows XP, quedándose sin acceso al servidor de correo.
Esto se solucionó al incluir información en el Directorio Activo para los usuarios con Windows XP.
b.3 En el mes de abril, uno de los nodos de los servidores de correo se quemó ante repetidas interrupciones de la energía eléctrica y los apagados abruptos que ocurrieron, dejando fuera de servicio el correo electrónico.
Las repetidas interrupciones del fluido eléctrico en las salas de servidores en el edificio principal y los consiguientes apagados anormales de todos los componentes de red que residen en esas salas, incluyendo los servidores de correo electrónico, dejaron sin funcionamiento el servicio.
Se solucionó el problema sustituyendo físicamente el nodo quemado y posteriormente se aplicaron de nuevo los procesos de recuperación.
b.4 En el mes de mayo se dieron dos nuevos inconvenientes con el correo, el primero producto de los cortes abruptos de energía eléctrica, uno de los switches principales (CORE) se apagó sin razón aparente dejando sin conectividad a todos los usuarios y sin acceso al correo electrónico. ______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 5
El problema fue debido a una degradación física del componente por las repetidas interrupciones del fluido electrónico y su apagado anormal, el cual fue solucionado por el reinicio del equipo cada vez que se apagaba, a su vez, se realizaron pruebas de diagnóstico sin éxito; también se implementó un procedimiento de monitoreo.
Otro de los problemas a partir de los cortes abruptos de energía eléctrica, fue que se corrompió la base de datos de “longon” impidiendo el ingreso a red de todos los usuarios. Se tuvo que reconstruir la base de datos.
b.5 En el mes de junio el problema con el correo fue que una tarjeta de fibra óptica del switch CORE que se venía apagando, dejó de operar. Los usuarios se quedaron sin tener acceso al correo electrónico debido al daño físico de la tarjeta de fibra óptica.
Se solucionó restableciendo temporalmente la conectividad mediante un enlace de cobre, bajando el rendimiento de la conectividad. Posteriormente se sustituyó el switch por uno similar que fue facilitado por un proveedor, en calidad de préstamo.
b.6 En el mes de julio del 2015 se interrumpió la conectividad hacia el correo electrónico, producto de la sustitución de la pared de fuego. Esto se solucionó al reversar el cambio.
b.7 El Departamento de Informática programó una reunión de trabajo con el personal de Data Soft, empresa que da soporte en servidores ambiente MICROSOFT, la que fue realizada el pasado viernes 7 de agosto hasta las 11 pm y en forma remota durante la tarde del sábado 8 (Ver informe AL-DINF-OFI-0258-2015 del día de hoy).
Como resultado del trabajo realizado estos dos días se tienen las siguientes conclusiones: El hardware estaba presentado problemas, el software era de Microsoft y su operación se había venido degradando por lo que se interrumpía el acceso a varios servicios, entre ellos el correo electrónico, Microsoft anunció que sacará del mercado ese software.
Como resultados esperados se tienen la continuidad en el acceso a los servicios con un mejor tiempo de respuesta.
La División Legislativa realizó el pasado 30 de julio una encuesta sobre el servicio de correo electrónico a todas las oficinas de los diputados de la Asamblea Legislativa. Solamente 20 de un total de 56 respondieron que el servicio había sido continuo, agregando la lentitud en el acceso al servicio y por otra parte, indicando en general respuesta satisfactoria del departamento de informática en la solución del problema. El día de hoy, después de la intervención reseñada antes, prácticamente ningún usuario ha reportado problemas de acceso al correo electrónico, por lo que aparentemente los problemas presentados pueden haber obedecido a los inconvenientes indicados por los técnicos y pueden haberse solucionado. c) Sobre los problemas con el Portal Legislativo
c.1 Contrataciones
A partir de la creación del Portal, indica doña Roxana Murillo, Jefa del Área de Soporte Técnico que se hicieron otras dos importantes contrataciones. (Anexo 2). En el 2013 se realiza la contratación para la actualización de la plataforma del Portal Legislativo que consistió en la compra de servidores y la creación de un ambiente para desarrollo e
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 6 implementación de la nueva versión del Portal que suponía la migración de la tecnología Microsoft Sharepoint 2007 a Microsoft SharePoint 2013.
Doña Roxana Murillo amplía (Anexo 3) indicando “(…) Nosotros ya contamos con esa nueva plataforma y quisimos aprovechar para trasladar el Portal actual a esa nueva plataforma, realizamos las pruebas y algunos ajustes sin embargo, las consultas al SIL no corren sobre la nueva plataforma razón por la que el Portal Legislativo se mantiene operando en su plataforma original. Rodolfo Desanti ha estado reprogramando las consultas con el fin de sustituirlas para que corran en la nueva plataforma y poder pasar el Portal actual pero no se ha concluido. Esta sería una medida temporal porque la contratación para el desarrollo e implementación de la nueva versión del Portal está por “salir”.”
En agosto del 2015 se contrata el desarrollo de una nueva versión del Portal Legislativo sobre la base de SharePoint 2013. Se trata del Contrato N° 6-2015, “Actualización y Mejoras Portal Legislativo”, adjudicada a DATASOFT SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA. (Anexo 4), para el rediseño y mejora del Portal Legislativo mediante la implementación de nuevas funcionalidades, requiriéndose expertos en la tecnología Microsoft SharePoint a partir de la versión 2007. c.2 Proyectos del Portal en proceso
El señor Luis Gerardo Chaves Rodríguez, encargado del Portal Legislativo informa sobre el estado de varios proyectos del Portal al mes de agosto del 2015. Dos de ellos no se han podido concluir por no haberse realizado la migración a Microsoft Sharepoint 2013, según se indicó antes.
Un Periódico Legislativo y el desarrollo de un Motor de búsqueda:
El Periódico Legislativo utiliza los medios audiovisuales para la difusión de la información legislativa. Se toma del Portal como fuente primaria de información como medio propio. Este proyecto se encuentra en espera de que se concrete la migración de la tecnología Microsoft Sharepoint 2007 a Microsoft Sharepoint 2013 que se inició en noviembre del 2013 y no se ha cumplido.
El proyecto para la utilización de un Motor de Búsqueda por su parte no ha podido operar en espera de que se complete la migración indicada, que una vez más debe decirse, no se ha concluido.
No obstante, en conversación telefónica sostenida con doña Roxana Murillo el 6 de agosto en horas de la tarde, Mayela Araya con ocasión de la consulta que le formulaba sobre contrataciones hechas por informática para el Portal Legislativo, aprovecha para comentarle que el señor Luis Chaves en reunión sostenida conmigo, le indicó que algunos proyectos del Portal estaban en espera de la migración del Sharepoint 2007 al 2013, iniciada desde el 2013, pero que a la fecha algunas de sus aplicaciones no han podido entrar en operación.
Al respecto doña Roxana Murillo indica que la contratación para la migración del Portal al Sharepoint 2013 finalizó y se canceló, lo que sucedió es que las consultas al SIL no corren sobre la nueva plataforma, razón por la que el Portal Legislativo se mantiene operando en su plataforma original. Con un funcionario de Informática se han estado reprogramando las consultas con el fin de sustituirlas para que corran en la nueva plataforma y poder pasar el Portal actual pero no se ha concluido eso (Anexo 3).
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 7
Se está en espera de una nueva solución que esta misma semana se adjudicó para el desarrollo e implementación de la nueva versión del Portal como ya fue indicado en el apartado I.
Recomendación:
Como consecuencia de decisiones en apariencia equivocadas, la Asamblea Legislativa ha sufrido daños de orden patrimonial, pues se han hecho contrataciones de software que resultaron incompatibles con los sistemas internos desarrollados por la Asamblea Legislativa, lo que a la postre ha significado que el Portal, que es en buena parte, la cara de la Asamblea Legislativa hacia el país y el mundo, siga siendo deficiente y hasta anacrónico. Por las razones anteriores, es el criterio de esta División que deben abrirse las investigaciones administrativas necesarias para establecer las responsabilidades del caso”.
SE ACUERDA: Avalar la siguiente resolución:
CONSIDERANDO, que del criterio vertido por la señora Gloria Valerín Rodríguez, Directora de la División Legislativa, mediante oficio AL- DVLE-OFI-0115, se extraen los siguientes elementos de interés para este Directorio Legislativo:
Que la Asamblea Legislativa realizó las gestiones de contratación para el servicio de Data Center al Instituto Costarricense de Electricidad, a fin de contar con un sitio seguro para alojar la información crítica que se genera.
Que uno de los acuerdos a los que se llegó durante el trámite del contrato fue la formalización de la ampliación del servicio de conectividad, puesto que la que entró a operar era la prueba para hacer las mediciones y ajustes de la definitiva, todo lo cual desembocó en el pago de servicios por un monto mayor al que se paga actualmente, por nómina, que no fue previsto presupuestariamente.
Que esa omisión presupuestaria para hacer frente a ese pago por nómina, puede ocasionar ahora serios problemas a la Asamblea Legislativa y pone en riesgo la operación de una buena parte de sus sistemas informáticos, porque en cualquier caso, esto podría tener graves consecuencias para la Institución, ya que para mantener el servicio de conectividad con los servidores, habría que haber hecho una erogación de varios millones no prevista en el presupuesto del 201 y en el otro caso, habría que rescindir el contrato, traer de nuevo los servidores a la Asamblea, continuar con el riesgo que se tiene y enfrentar también el pago de daños y perjuicios al ICE.
Que mediante oficio AL-DINF-OFI-0242-2015, la Jefa del Área de Soporte Técnico del Departamento de Informática, explica las razones por las cuales se presentaron una serie de inconvenientes que desencadenaron la interrupción del servicio de correo electrónico a los usuarios de manera reiterada durante los meses de enero, abril, mayo, junio y julio del 2015.
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 8
Que se han realizado contrataciones importantes para actualizar la plataforma del Portal Legislativo, que incluyen la compra de servidores y la creación de un ambiente para el desarrollo e implementación de la nueva versión del portal que suponía la migración de la tecnología Microsoft SharePoint 2007 a Microsoft SharePoint 2013; no obstante, se detectó que las consultas al SIL no corren sobre la nueva plataforma, razón por la que el Portal Legislativo se mantiene operando en su plataforma original.
Que la señora Valerín Rodríguez arriba a la conclusión de que como consecuencia de decisiones, en apariencia equivocadas, la Asamblea Legislativa ha sufrido daños de orden patrimonial, pues se han hecho contrataciones de software que resultaron incompatibles con los sistemas internos desarrollados, lo que a la postre ha significado que el Portal, que es en buena parte, la cara de la Institución hacia el país y el mundo, siga siendo deficiente y hasta anacrónico, razones por las cuales se deben abrir las investigaciones administrativas necesarias para establecer las responsabilidades del caso.
POR TANTO, el Directorio Legislativo, en uso de las facultades que le otorga el artículo 25 del Reglamento de la Asamblea Legislativa y con base en el criterio vertido por la señora Gloria Valerín Rodríguez, Directora de la División Legislativa, con oficio AL-DVLE-OFI-0115, se acuerda solicitar a la Auditoría Interna que, de inmediato, realice una investigación preliminar para determinar las causas de los problemas expuestos y los eventuales responsables del trámite de contratación del servicio de Data Center del ICE, así como del mal funcionamiento del correo electrónico interno y de la operatividad del Portal Legislativo.
A fin de facilitar la elaboración del citado informe, se encarga a la Dirección Ejecutiva para que, en caso necesario, facilite a ese Órgano Asesor, en calidad de préstamo, el personal administrativo que requiera. -810, 811-
ARTÍCULO 4.- Se conoce documento de Servicios Preventivos AL-AUIN-DSP-0006-2015, con fecha 5 de agosto del 2015, suscrito por el señor Avelino Álvarez Vega, Auditor Interno a.i., el cual se transcribe a continuación:
RESUMEN EJECUTIVO
La Auditoría analizó la información actualizada del proyecto de Normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información, consignada en el oficio AL-NT-PRO-0002-2015 del 26 de marzo de 2015 y sus anexos, relativos al resumen ejecutivo del estado actual del proyecto, la vinculación de las normas y el Plan general de este, que considera las recomendaciones del informe N° 12-2014 de la Auditoría Interna; así como la misiva AL-PNTI-OFI-0005-2015 del 9 de abril de 2015, mediante la cual se remite el referido documento al Directorio Legislativo para su análisis y aval y el artículo 28 de la sesión de ese órgano colegiado N°058-2015 del 28 de abril pasado, en que esa instancia dio por recibidos los oficios precitados.
Además revisó el informe N° 12-2014 del 5 de agosto de 2014, cuyas recomendaciones se refieren entre otros aspectos, al estado, la planificación y los informes de avance del proyecto.
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 9
El propósito es coadyuvar con la Administración para que esta se asegure de disponer de instrumentos apropiados para controlar el progreso del proyecto, en virtud del acuerdo adoptado por el Directorio Legislativo en el artículo 25 de la sesión ordinaria N° 71-2015, celebrada el 23 de junio de 2015, en el cual solicita al Comité Director que, entre otros asuntos, le presente informes trimestrales sobre el avance del proyecto hasta su conclusión; así como contribuir en el fortalecimiento del control interno relativo a la planificación de este, en el mejoramiento de la valoración de riesgo institucional y del proceso de dirección.
Resulta relevante examinar las características de la información actualizada del proyecto, especialmente en lo relativo a su planificación, por cuanto esta suministra los insumos necesarios para definir la línea base contra la que se compara su ejecución y se miden las desviaciones para controlar su gestión; los resultados de esta evaluación son precisamente los que se visualizan y comunican a través de los informes de avance, que con información confiable y útil, se convierten en herramientas valiosas para conocer el estado del proyecto y tomar decisiones relacionadas con su dirección.
La Auditoría encontró que la información actualizada del proyecto de NTGCTI, remitida para el análisis y aval del Directorio Legislativo, no reúne en forma suficiente los atributos fundamentales de calidad relativos a la confiabilidad y utilidad, a los que se refiere la norma 5.6 de las Normas de control interno para el sector público, lo que limita el apropiado seguimiento y control del proyecto de Normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información y expone a las instancias encargadas de la dirección del proyecto al riesgo de error en la toma de decisiones y adopción de acciones relativas a la gestión de este.
La referida documentación no manifiesta el cumplimiento efectivo de las disposiciones 4.1.1, 4.1.2, 4.1.3 y 4.1.4 del jerarca, establecidas en el acuerdo del artículo 2 de la sesión ordinaria N°022- 2014 del 26 de agosto de 2014, por cuanto no se observa un documento que posea en forma suficiente las características necesarias para constituir un Plan de proyecto actualizado, ni la definición de la fecha formal de término del proyecto como un todo; además, no refleja con claridad el desglose del trabajo requerido para la implementación de las normas y presenta algunas incongruencias y omisiones en el análisis de la situación actual de la institución en cuanto al cumplimiento de esa normativa. Tal información es relevante para la actualización del Plan del proyecto, así como su ejecución y respectivo control y seguimiento.
Se presentan a consideración del Directorio Legislativo sugerencias orientadas a instruir al Comité Director a fin de que revise la documentación remitida mediante el oficio AL-PNTI-OFI-0005-2015, relativa al resumen ejecutivo del estado actual del proyecto, la vinculación de las normas y el Plan general actualizado; realice los ajustes necesarios para que esta cumpla con las disposiciones del Directorio Legislativo consignadas en el artículo 2 de la sesión N°022-2014; considere e incorpore en lo que corresponda, las observaciones de la Auditoría realizadas en este Documento de Servicios Preventivos y presente al jerarca, con su aprobación, la documentación actualizada del proyecto; asegurándose de que reúna las características de calidad necesarias, en términos de su confiabilidad y utilidad para el seguimiento y control del proyecto y en consecuencia para la toma de decisiones, relacionadas con su proceso de dirección.
El artículo 22 de la Ley General de Control Interno, en el inciso d), establece que a este órgano auditor le corresponde, entre otros aspectos, “Asesorar, en materia de su competencia, al jerarca del cual depende; además, advertir a los órganos pasivos que fiscaliza sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento.”
De conformidad con esa disposición, la Auditoría Interna remite a la Primera Secretaría el presente Documento de Servicios Preventivos, en modalidad de asesoría, agradeciéndole su colaboración con el propósito de que se someta a conocimiento del Directorio Legislativo, a efecto de que disponga lo que estime pertinente.
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 10
El trabajo se origina con motivo de la recepción en esta unidad asesora de una copia digital del oficio AL-DRLE-OFI-0689-2015 del 30 de junio de 2015, por medio del cual la Dirección Ejecutiva comunica al Comité Director del proyecto de Normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información1, el artículo 25 de la sesión ordinaria del Directorio Legislativo N° 071- 2015, celebrada el 23 de ese mismo mes, en la que el jerarca acordó, entre otros aspectos, solicitar al referido Comité que le presente informes trimestrales sobre el avance del proyecto hasta su conclusión.
En virtud de lo anterior, debido a que este órgano auditor encontró oportunidades de mejora en la calidad de la información contenida en la documentación actualizada del proyecto que se dispuso, que es relevante para el seguimiento y control de este y en consecuencia para la toma de decisiones relacionadas con su proceso de dirección y; además, tiene referencias de que el equipo de proyecto está trabajando en la actualización y el formato del referido Plan de proyecto, considera conveniente realizar las siguientes observaciones, con el propósito de coadyuvar con la Administración a fin de que ésta se asegure de disponer de instrumentos apropiados para controlar el progreso del proyecto.
Este tipo de servicio está contemplado en el plan de trabajo de la Auditoría para el año 2015, con fundamento en la competencia establecida en el supra citado inciso d) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno; los servicios preventivos de asesoría y advertencia, instituidos en la norma 1.1.4 de las Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público y el artículo 58 del Reglamento de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna de la Asamblea Legislativa; respecto del deber de asesorar, en materia de su competencia, al jerarca del cual depende.
El alcance del trabajo se circunscribió al estudio del oficio AL-NT-PRO-0002-2015 del 26 de marzo de 2015 y sus anexos, relativos al resumen ejecutivo del estado actual del proyecto de NTGCTI, la vinculación de las normas y el Plan general del proyecto, que considera las recomendaciones del informe N°12-2014 de la Auditoría Interna; de la misiva AL-PNTI-OFI-0005-2015 del 9 de abril de 2015, mediante la cual se remite el referido documento al Directorio Legislativo para su análisis y aval y del artículo 28 de la sesión de ese órgano colegiado N° 058-2015 del 28 de abril pasado, en que esa instancia dio por recibido el oficio AL-PNTI-OFI-0005-2015 antes mencionado, suscrito por el coordinador del Comité Director del proyecto.
Comprendió además la revisión general del informe N°12-2014 del 5 de agosto de 2014, que se refiere entre otros aspectos, al estado, la planificación y los informes de avance del proyecto, a fin de determinar la implementación de sus recomendaciones por parte de la Administración en la documentación referida en el párrafo anterior.
El estudio se efectuó en apego con lo dispuesto en las Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público y las Normas generales de auditoría para el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República.
Como parte de la normativa aplicable al objeto del estudio, se utilizaron las Normas de control interno para el sector público2 y las NTGCTI. Además, se utilizó como referencia la Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (“PMBOK”) - Cuarta edición.
El trabajo fue realizado por la Licda. Cindy Villalobos Fonseca, Profesional 2B del Área de Auditoría de Tecnologías de Información, con la supervisión del Lic. Avelino Álvarez Vega, Subauditor Interno.
1 En adelante NTGCTI 2 En adelante NCISP
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 11
Los resultados, conclusiones y sugerencias de este Documento se expusieron en forma verbal al Lic. Antonio Ayales Esna, Director Ejecutivo y Coordinador del Comité Director del proyecto, al Lic. Pedro Solano García, Director de la División Administrativa, al Lic. Mario García Álvarez, en representación de la División Legislativa, a la Licda. Ana Castro Vega, Directora del Departamento de Informática, miembros del Comité Director del proyecto; y a las Licdas. Zaida Barrientos Solano y Yanina Solano Fernández, Administradora del proyecto y Secretaria del Comité respectivamente, con el propósito de conocer sus comentarios.
Es importante aclarar que la Auditoría realiza las siguientes observaciones sin perjuicio de que la Administración efectúe sus propios análisis sobre la documentación actualizada del proyecto y ejecute las mejoras que resulten consecuentes.
1. Información del proyecto de NTGCTI.
La documentación actualizada del proyecto de NTGCTI, remitida por medio del oficio AL- PNTI-OFI-0005-2015 para el análisis y aval del Directorio Legislativo, limita el apropiado seguimiento y control del proyecto, porque no refleja en su contenido el Plan general actualizado de este, en incumplimiento de las disposiciones 4.1.2 y 4.1.4 del Directorio Legislativo, establecidas en el acuerdo del artículo 2 de la sesión ordinaria N°022-2014 del 26 de agosto de 2014.
a) A raíz del informe de Auditoría N°12-2014 del 5 de agosto de 2014, el Directorio Legislativo dispuso en el artículo 2 de la sesión N°022-2014 del 26 de agosto de 2014, girar instrucciones al Comité Director del proyecto de implementación de las NTGCTI, a fin de que esa instancia realice las acciones necesarias para que, entre otros aspectos, se revise y documente la situación actual de la institución en cuanto al cumplimiento de las mencionadas normas; se actualice el Plan de proyecto, incorporando los ajustes producto de dicha revisión; se determine la fecha formal de término del proyecto y se remita el referido Plan de proyecto general actualizado al órgano colegiado. Para una mejor referencia, el detalle de las disposiciones adoptadas por el jerarca en dicha sesión se adjunta en el Anexo I de este Documento.
La Auditoría consultó al Comité Director del proyecto, en marzo del 2015, el avance de las acciones adoptadas por esa instancia para dar cumplimiento a las disposiciones del Directorio Legislativo mencionadas en el párrafo anterior. En respuesta, el órgano directivo indicó, por medio de la misiva AL-PNTI-OFI-0006-2015 del 13 de abril, que en reunión del 18 de febrero conoció y aprobó un informe sobre la situación actual de la institución en cuanto al cumplimiento de las referidas normas, suscrito por la Administración del proyecto, en el que se presenta la vinculación de las normas y el plan general del proyecto actualizado, tomando en cuenta las recomendaciones planteadas en el informe N°12-2014.
Además, señaló que mediante el oficio AL-NT-PRO-0002-2015 recibido por ese órgano el 7 de abril, se presentaron los documentos del proyecto que incorporan las observaciones realizadas por el Comité Director en la citada y que con nota AL-PNTI- OFI-0005-2015 del 9 de abril, solicitó al Directorio Legislativo su análisis y aval.
Por su parte, el documento AL-NT-PRO-0002-2015 expresa que se remite el resumen ejecutivo del estado actual del proyecto de NTGCTI, la vinculación de las normas y el Plan general del proyecto con las observaciones de la reunión del Comité antes mencionada, adicionando que con éstos se da respuesta a la solicitud del Directorio Legislativo de atender las recomendaciones del informe N°12-2014.
b) La Auditoría examinó los oficios precitados; no obstante, contrario a lo que se puede entender de sus enunciados, no encuentra que éstos, ni sus anexos, cumplan con las ______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 12 disposiciones del órgano colegiado, consignadas en los puntos 4.1.2 y 4.1.4 del acuerdo del artículo 2 de la sesión N°22-2014, por cuanto no se observa un documento que posea en forma suficiente las características necesarias para constituir un Plan de proyecto actualizado, según lo requerido, por lo tanto tampoco puede la Auditoría dar por cumplidas las recomendaciones relativas contenidas en el informe de auditoría N°12-2014. Sin embargo, la Auditoría tiene referencias de que el equipo de proyecto está trabajando en la actualización y el formato del referido Plan de proyecto.
Respecto de esa planificación, la Auditoría comentó en el inciso b) del punto 2.2 del Informe N°12-2014, los requerimientos a considerar por esta, establecidos por la Contraloría General de la República en el artículo 6 de la Resolución R-CO-26-2007, para lograr una implementación efectiva y controlada de lo establecido en las NTGCTI; entre ellos señaló que se deben considerar los costos estimados, así como la infraestructura y los recursos técnicos necesarios para la realización del proyecto; sin embargo, éstos no se ven reflejados en la documentación examinada para el estudio.
Tampoco consideran dichos documentos, otros aspectos que normalmente comprende un Plan de proyecto, mencionados en el inciso c) del punto 2.2 del informe precitado, que son necesarios para que este constituya un instrumento que permita guiar la ejecución y el control del proyecto a lo largo de todo su ciclo de vida.
Por ejemplo, no se observa la definición del alcance y la descripción detallada del proyecto y de los productos esperados; la estimación de los recursos económicos para completar el proyecto y la definición del presupuesto; la identificación de los requisitos de calidad de los productos a desarrollar; la documentación de las relaciones y necesidades de comunicación del personal y de los interesados que participarán en su desarrollo; la identificación de los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos y la planificación de las adquisiciones que serán requeridas para implementar el proyecto. Además, tal como se explica en el punto 2 siguiente, no se muestra con claridad la definición de las acciones necesarias para la ejecución del proyecto.
Un mayor seguimiento sobre el avance del proyecto que pretende el Directorio Legislativo con el acuerdo adoptado en el artículo 25 de la sesión ordinaria N° 071- 2015, requiere que la Administración retome la definición de un Plan de proyecto actualizado, por cuanto, tal y como explicó la Auditoría en el inciso b) del punto 2.3 del informe N°12-2014, este instrumento suministra información necesaria para definir la línea base contra la que se compara la ejecución del proyecto y se miden las desviaciones para controlar su gestión; los resultados de dicha evaluación son precisamente el insumo para elaborar los informes de avance que solicita el jerarca, de modo que estos reportes contengan información confiable y útil para ejercer un seguimiento efectivo del progreso del proyecto.
Lo anterior además es coherente y contribuye al cumplimiento de la norma 4.5.2 de las NCISP, la cual instituye al jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, el deber de establecer, vigilar el cumplimiento y perfeccionar las actividades de control necesarias para garantizar razonablemente la correcta planificación y gestión de los proyectos que la institución emprenda. Cabe señalar que los incisos c) y d) de dicha norma disponen que entre las actividades de control que se adopten para tales efectos, se debe contemplar la planificación, la supervisión y el control de avance del proyecto, considerando los costos financieros y los recursos utilizados, de lo cual debe informarse en los reportes periódicos correspondientes; la definición de las consecuencias de eventuales desviaciones y la ejecución de las acciones pertinentes y; el establecimiento de un sistema de información confiable, oportuno, relevante y competente para dar seguimiento al proyecto.
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 13
2. Cronograma del proyecto
No se muestra con claridad el desglose del trabajo requerido para la implementación de las normas.
Uno de los documentos anexos al oficio AL-NT-PRO-0002-2015 contiene lo que parece ser un cronograma; no obstante, se observa que lo que debería ser el detalle de las actividades en ese instrumento, corresponde más bien a un recuento de eventos y anotaciones ocurridos en su mayoría entre el 2008 y 2010.
Es importante aclarar que la definición de actividades que se establece en un cronograma, es el resultado de identificar las acciones específicas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto.
En ese sentido, los enunciados que se enlisten en dicho instrumento, deberían estar directamente relacionados con la obtención de un producto esperado del proyecto y no así con el registro de un hecho o una tarea propiamente operativa, como es el envío o recepción de un oficio o informe de avance, las convocatorias o asistencias a reuniones o capacitaciones, las comunicaciones enviadas por correo electrónico o las designaciones de personal en el equipo de proyecto, entre otros ejemplos que se visualizan en el documento que se anexa como cronograma.
La Auditoría encuentra además, que algunas de las tareas definidas en dicho documento no consignan un nivel de detalle suficiente para que los miembros del equipo del proyecto comprendan la labor que deben realizar, lo que puede repercutir en la consecución de los objetivos propuestos.
Entre otros ejemplos que se pueden citar, se observa que la actividad 159 no explica el trabajo que debe realizarse, tiene una duración de 401.75 días y se denomina “Actualización continua”; tampoco se visualiza la acción que requiere la actividad 164 denominada “Subcomisión de trabajo integrada por funcionarios OyM e Informática”, la cual tiene asignados 141 días; asimismo, la actividad 230 no refleja cuál es el producto asociado con su ejecución, por cuanto se limita a señalar “En espera de lo planteado por la Comisión de Control Interno como estrategia de implementación”, para lo cual dispone 359 días.
3. Omisiones en el análisis de la situación actual de la institución en cuanto al cumplimiento de las normas
El resumen ejecutivo y los anexos 1 y 2 del oficio AL-NT-PRO-0002-2015, se refieren a la revisión y documentación de la situación actual de la institución respecto del cumplimiento de las NTGCTI, lo cual es coherente con lo dispuesto en la recomendación 4.1.1 del informe N°12-2014.
El Anexo 1 “Vinculación normas técnicas y grupos de trabajo”, muestra la distribución de las normas entre el equipo de proyecto y un estimado del grado de cumplimiento de cada una en relación con los objetivos iniciales; este suplemento excluye el detalle individual de las subnormas de la 1.4.1 a la 1.4.7.
Por su parte, el Anexo 2 “Normas técnicas por grupos de trabajo”, de forma similar al Anexo 1, contiene una tabla por grupo de trabajo en la cual se hace referencia al número y la descripción de cada norma, su grado de cumplimiento y algunas actividades y productos relacionados; en este aparte sí se mencionan las subnormas precitadas.
De lo anterior se desprende que el Anexo 2 muestra un detalle más amplio de los datos que se expresan en el Anexo 1 en forma general; no obstante, dichos documentos presentan algunas incongruencias entre sí y omiten el detalle de información relevante para la ______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 14
actualización del Plan del proyecto y su respectiva ejecución y control; lo cual no manifiesta que éstos reúnan en forma efectiva los atributos fundamentales de calidad de la información, en cuanto a confiabilidad y utilidad, a los que se refiere la norma 5.6.1 y 5.6.3 de las NCISP.
La citada normativa establece que la información que es de interés para la consecución de los objetivos institucionales, debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas y sea emitida por la instancia competente; así como las características que la hagan útil para los distintos usuarios, en términos de pertinencia, relevancia, suficiencia y presentación adecuada, de conformidad con las necesidades específicas de cada destinatario. a) En casos como los que se comentan a continuación, la información suministrada sobre el progreso en la implementación de las normas no refleja confiabilidad para el seguimiento del proyecto, por cuanto se observa imprecisión en las estimaciones señaladas.
i. El Anexo 1 indica que el grado de cumplimiento de la norma 1.4 “Gestión de la seguridad de la información” es de 75%; sin embargo, el Anexo 2 señala que el avance de esta es de 63% y no del 75% antes mencionado; dichos porcentajes además no se concluyen del resultado de promediar los datos indicados en el Anexo 2 para las subnormas derivadas de la norma 1.4 (de 1.4.1 a la 1.4.7).
ii. La misma situación se presenta con la norma 1.2 “Gestión de la calidad”; el Anexo 1 señala un avance de 100% mientras que el Anexo 2 indica que corresponde más bien a un 95%.
iii. Tampoco coincide el promedio del porcentaje indicado en dichos anexos para la norma 3.4. El Anexo 1 manifiesta que el grado de cumplimiento de esta norma es de 50%; no obstante, el Anexo 2 señala que con el grupo de trabajo de Desarrollo de proyectos posee un 100% de avance y con el de Seguridad un 30%, por lo que tendría un promedio de 65% y no del 50% referido. b) No se incluye información suficiente en el análisis de la situación actual de la institución en cuanto al cumplimiento de la normativa, por cuanto no se consideran todas las actividades necesarias para la implementación de las NTGCTI, en inobservancia parcial de las disposiciones 4.1.1 y 4.1.2 del Directorio Legislativo, establecidas en acuerdo del artículo 2 de la sesión ordinaria N°022-2014.
i. La Auditoría observa que en la documentación revisada no se disponen tareas pendientes para completar la implementación del Sistema de Gestión de Calidad (SGC), cuyo diseño fue uno de los productos entregados por el grupo de Calidad a raíz de una contratación que este llevó a cabo para implementar la norma 1.2 que tiene asignada, la cual tiene un grado de cumplimiento de 100% según indica el Anexo 1 y de 95% conforme lo que señalan el resumen ejecutivo y el Anexo 2.
Por otra parte, la nota al pie de página del apartado que se refiere al grupo de Calidad en el Anexo 2 indica en lo que interesa: “La implementación no estaba dentro del alcance del proyecto, una vez que se elaboró el diseño del Sistema de Calidad pasó a ser parte de la actividad ordinaria del Departamento de Informática, por tanto responsabilidad de ese departamento. Asimismo, es importante mencionar que el seguimiento de la implementación es responsabilidad de Control interno.”
Debido a lo anterior, es importante recordar que la norma 1.2 de las NTGCTI, establece que la organización debe generar los productos y servicios de tecnologías de información
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 15
de conformidad con los requerimientos de sus usuarios, con base en un enfoque de eficiencia y mejoramiento continuo.
Es evidente que para lograr el cumplimiento de la precitada norma, lo que contribuye en mayor medida es la implementación del SGC y no su diseño, por lo que las labores necesarias para completar esa labor deberían considerarse todavía como parte del proyecto de NTGCTI y estar contempladas en el estudio de la situación actual al que se refieren los Anexos 1 y 2 y en consecuencia en su respectivo Plan, tal como explicó este órgano auditor en el inciso c) del punto 2.2 del informe N°12-2014 y quedó establecido en la disposición 4.1.2 del Directorio Legislativo.
ii. Según indica el Anexo 1, el grado de cumplimiento de las normas 4.1, 4.2, 4.3, 4.5 y 4.6 es de un 0% y falta implementación; de lo manifestado es claro que todavía hay trabajo pendiente para ajustar la gestión institucional a lo que dicha normativa requiere; sin embargo, la Auditoría observa que el Anexo 2 no desarrolla un detalle relacionado con esas normas, con excepción del inciso a) de la 4.2.
La Auditoría recuerda que el trabajo requerido para completar las normas 4.1, 4.2, 4.3, 4.5 y 4.6 con éxito, podría impactar significativamente el tiempo, costo y alcance establecidos para terminar el proyecto, por lo que incluir el resultado de su análisis en el examen de la situación actual antes mencionado, manifiesto en los Anexos 1 y 2, resulta indispensable a fin de considerar posteriormente las labores pendientes en la actualización del Plan de proyecto, de forma tal que ese instrumento posea información suficiente para ser de utilidad en el seguimiento y control del proceso que implementa las NTGCTI en la institución, lo cual además es coherente con lo que dispone el artículo 6 de la Resolución R-CO-26-2007 de la Contraloría General de la República, en relación con el deber de la Administración de planificar las actividades necesarias para la implementación de la citada normativa, contemplando entre otros aspectos, su estudio.
iii. El resumen ejecutivo indica que el grupo de trabajo de Riesgos tiene un grado de cumplimiento del 100% de conformidad con los objetivos planteados en el plan inicial, lo que sugiere que su trabajo ya finalizó; sin embargo, en el Anexo 1 se establece que el precitado grupo participa en la implementación de las normas 4.2 y 4.5, las cuales tienen un porcentaje de implementación de 0% según expresa el mismo documento. La situación comentada, según la información brindada, implicaría que el grupo de Riesgos no ha finalizado su labor y que requerirá incorporar en el Plan de proyecto, y su respectivo cronograma, las actividades pendientes para tal fin pero no se hace referencia a éstas en el Anexo 2, que es donde deberían precisarse los resultados del estudio de la situación actual del proyecto respecto del cumplimiento de la norma, a fin de considerar dicha información para actualizar el Plan de proyecto.
4. Fecha de finalización del proyecto
No se visualiza en la documentación revisada para el estudio, la fecha formal de término del proyecto como un todo, en incumplimiento de la disposición 4.1.3 del Directorio Legislativo, establecida en el acuerdo del artículo 2 de la sesión ordinaria N°022-2014 e inobservancia del inciso a) de la norma 4.5.2 de las Normas de control interno para el Sector Público, en lo que corresponde.
a) El resumen ejecutivo del estado actual del proyecto de Normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información, señala que en promedio el grado de cumplimiento de la norma, de acuerdo con la vinculación realizada por los diferentes grupos de trabajo y los objetivos iniciales, es de un 93%; asimismo, presenta proyecciones sobre el grado de cumplimiento de los grupos de trabajo, de conformidad con los objetivos planteados en el plan inicial y menciona algunos de sus productos.
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 16
Además se hace referencia a un estimado para concluir las labores que se encuentran en proceso de desarrollo por parte del grupo de trabajo de Seguridad; no obstante, no se establece una posible fecha para la finalización del proyecto como un todo.
b) El plazo en que se planea alcanzar el cumplimiento de los objetivos del proyecto, tampoco se define en los anexos 1 y 2 del documento en revisión.
Por su parte, en el cronograma se pueden observar algunas tareas y títulos de agrupaciones de éstas, que finalizan en abril de 2016; sin embargo, esos enunciados no son suficientes para determinar la fecha de término del proyecto como un todo porque no manifiestan una indicación clara y precisa de labores relacionadas con el cierre del proyecto, como serían “Obtener aceptación del proyecto”, “Realizar revisión de cierre de proyecto”, “Cerrar el proyecto”, entre otras que podrían referirse a la finalización de todas las actividades para completar el proyecto, cuyo plazo formal debería definirse en su respectivo Plan.
La Auditoría aclara también que el cronograma es parte de la planificación de un proyecto y no constituye un plan en sí; si bien es una herramienta que se utiliza para gestionar el tiempo y administrar la finalización del proyecto dentro del plazo establecido, se debe tener presente que existen otras restricciones relacionadas, tales como el alcance, la calidad, el presupuesto, los recursos y riesgos, que se documentan en un Plan de proyecto y se deben equilibrar durante la ejecución de este porque pueden influir en su fecha de conclusión y su éxito.
Es necesario recordar que la fecha de finalización de un proyecto es información mínima que se requiere conocer para evaluar el avance del trabajo y medir su comportamiento real para la toma de decisiones. En ese sentido, el inciso a) de la norma 4.5.2 de las NCISP reafirma la importancia de definir la fecha de término de un proyecto, por cuanto instituye al jerarca y los titulares subordinados, la responsabilidad de contemplar dicho aspecto entre las actividades de control que se establezcan, a fin de garantizar razonablemente la correcta planificación y gestión de los proyectos que la institución emprenda.
5. Conclusiones
La información suministrada al Directorio Legislativo por medio de los oficios AL-NT-PRO- 0002-2015 y AL-PNTI-OFI-0005-2015, no reúne en forma suficiente los atributos fundamentales de calidad relativos a la confiabilidad y utilidad, a los que se refiere la norma 5.6 de las NCISP, lo que limita el apropiado seguimiento y control del proyecto de Normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información y expone a las instancias encargadas de la dirección del proyecto al riesgo de error en la toma de decisiones y adopción de acciones relativas a la gestión de este; no manifiesta el cumplimiento efectivo de las disposiciones 4.1.1, 4.1.2, 4.1.3 y 4.1.4 del jerarca, establecidas en el acuerdo del artículo 2 de la sesión ordinaria N°022-2014 del 26 de agosto de 2014, por cuanto no contiene un plan de proyecto actualizado, ni se observa la definición de la fecha formal de término del proyecto como un todo; además, no refleja con claridad el desglose del trabajo requerido para la implementación de las normas y presenta algunas incongruencias y omisiones en el análisis de la situación actual de la institución en cuanto al cumplimiento de esa normativa.
6. Sugerencias
Con el fin de coadyuvar con la Administración a fin de que esta se asegure de disponer de instrumentos apropiados para controlar el progreso del proyecto de implementación de las NTGCTI; así como contribuir en el fortalecimiento del control interno relativo a la planificación de este, en el mejoramiento de la valoración de riesgo institucional y del ______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 17
proceso de dirección, la Auditoría se permite presentar a consideración del Directorio Legislativo las siguientes sugerencias, en calidad de servicio preventivo de asesoría:
6.1 Girar instrucciones al Comité Director del proyecto de Implementación de las Normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información a fin de que:
6.1.1 Revise la documentación remitida mediante el oficio AL-PNTI-OFI-0005-2015, relativa al resumen ejecutivo del estado actual del proyecto, la vinculación de las normas y el Plan general actualizado; realice los ajustes necesarios para que esta cumpla con las disposiciones del Directorio Legislativo consignadas en el artículo 2 de la sesión ordinaria N°022-2014; considere e incorpore en lo que corresponda, las observaciones de la Auditoría realizadas en este Documento de Servicios Preventivos.
6.1.2 Presente al Directorio Legislativo, con su aprobación, la documentación actualizada del proyecto, en cuenta el plan general actualizado de este; asegurándose de que reúna las características de calidad necesarias, en términos de su confiabilidad y utilidad para el seguimiento y control del proyecto y en consecuencia para la toma de decisiones relacionadas con su proceso de dirección.
6.2 Solicitar al Comité Director del proyecto que informe a este órgano asesor, en el plazo de 15 días hábiles contados a partir de la fecha en que reciba la comunicación del respectivo acuerdo adoptado por el Directorio Legislativo, las acciones establecidas con el propósito de dar cumplimiento a las sugerencias de este documento dirigidas a esa dependencia, que sean aceptadas por la instancia superior y el plazo en que estima implementarlas, para efectos del proceso de seguimiento sobre la atención de las recomendaciones, observaciones, sugerencias y demás resultados derivados de los servicios de la Auditoría Interna, que realiza este órgano auditor en atención a la norma 2.11 “Seguimiento de acciones sobre resultados”, de las Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público.
La Auditoría está a disposición del Directorio Legislativo, para aclarar o complementar cualquier aspecto de este Documento que eventualmente se estime pertinente; asimismo, agradecerá se le comunique lo que disponga ese órgano legislativo en relación con las sugerencias propuestas a su consideración, para efectos del proceso de seguimiento indicado en el párrafo inmediato anterior.
Anexo 1
Disposiciones 4.1.1, 4.1.2, 4.1.3 y 4.1.4 del Directorio Legislativo, establecidas en el acuerdo del artículo 2 de la sesión ordinaria N°22-2014 del 26 de agosto de 2014
4.1.1. Ejecute las acciones correspondientes para que se revise y documente la situación actual de la institución en cuanto al cumplimiento de las Normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información, tomando en cuenta, entre otros aspectos, los productos terminados del proyecto en ejecución y; procurando que la elaboración de ese documento considere, al menos el análisis de la brecha entre lo requerido por las normas y la realidad institucional, que detalle el vínculo de cada norma específica, indicando si actualmente se cumple o no, respecto de lo que dispone la institución hasta el momento para dar cumplimiento a cada una; la definición de todas las actividades necesarias para su implementación; y los productos esperados asociados a esas tareas, en coherencia con lo que requiere el artículo 6 de la resolución R-CO-27-2006 de la Contraloría General de la República.
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 18
4.1.2. Realice las gestiones necesarias a fin de que se actualice el Plan de proyecto para la implementación de las Normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información, incorporando los ajustes que resulten producto de la revisión y el análisis a los que se refiere la recomendación 4.1.1 anterior. En la formulación del plan actualizado del proyecto, considere lo comentado por la Auditoría en el inciso c) del punto 2.2 de este informe, en relación con lo que un documento de ese tipo normalmente comprende y la implementación del Sistema de Gestión de Calidad como parte del proyecto, tomando en cuenta todas aquellas normas que son de aplicación en la institución de acuerdo con su realidad tecnológica, así como otros requerimientos que establece el artículo 6 de la Resolución R-CO-26-2007, disposición coherente con la responsabilidad que le asignan al jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, las normas 4.5.2 de las Normas de control interno para el Sector Público y 1.5 de las NTGCTI. También es importante que la planificación identifique con claridad cada una de las normas técnicas en relación con las tareas previstas por realizar para implementarlas.
4.1.3. Como parte de la definición del plan de proyecto actualizado para implementar las Normas técnicas indicadas, determine la fecha formal de término del proyecto como un todo, que considere la finalización de todas las tareas pendientes para cumplir con lo regulado en dicha normativa, en observancia del inciso a) de la norma 4.5.2 de las Normas de control interno para el Sector Público, en lo que corresponde.
4.1.4. Someta a conocimiento del Directorio Legislativo, en un plazo de treinta días hábiles a partir del recibido de la presente comunicación, el Plan de proyecto general actualizado para implementar las Normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información, una vez valorado y aprobado por parte de ese Comité Director, con el propósito de obtener el análisis, observaciones, conformidad y aprobación de la instancia superior.
SE ACUERDA: Acoger las siguientes sugerencias vertidas por la Auditoría Interna, mediante oficio de Servicios Preventivos AL-AUIN- DSP-0006-2015, con fecha 5 de agosto del 2015:
1. Instruir al Comité Director del proyecto de Implementación de las Normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información a fin de que realice lo siguiente:
. Revise la documentación remitida mediante el oficio AL-PNTI-OFI- 0005-2015, relativa al resumen ejecutivo del estado actual del proyecto, la vinculación de las normas y el plan general actualizado; realice los ajustes necesarios para que esta cumpla con las disposiciones del Directorio Legislativo consignadas en el artículo 2 de la sesión ordinaria N° 022-2014; considere e incorpore en lo que corresponda, las observaciones de la Auditoría realizadas en ese documento de servicios preventivos.
. Presentar a conocimiento de este Directorio Legislativo, con su aprobación, la documentación actualizada del proyecto, en cuenta el plan general actualizado de este; asegurándose de que reúna las características de calidad necesarias, en términos de su confiabilidad y utilidad para el seguimiento y control del proyecto y en consecuencia para la toma de decisiones relacionadas con su proceso de dirección.
2. Solicitar al Comité Director del proyecto que informe a la Auditoría Interna en el plazo de 15 días hábiles, contados a partir de la fecha en ______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 19
que reciba la comunicación del presente acuerdo, las acciones establecidas con el propósito de dar cumplimiento a las sugerencias de este documento dirigidas a esa dependencia, en el plazo en que estima implementarlas, para efectos del proceso de seguimiento sobre la atención de las recomendaciones, observaciones, sugerencias y demás resultados derivados de los servicios de la Auditoría Interna, que realiza este órgano auditor en atención a la norma 2.11 “Seguimiento de acciones sobre resultados”, de las Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público.
3. Se otorga al Comité Director una prórroga para que presente conjuntamente con lo requerido en los puntos anteriores, la respuesta a la solicitud planteada en el artículo 25 de la sesión 71-2015, celebrada el 23 de junio del 2015, donde se conoció y avaló el contenido del Documento de Servicios Preventivos Al-AUIN-DSP-0002-2015. -812-
ARTÍCULO 5.- ………..////////////
ARTÍCULO 6.- …..……./////////////
ARTÍCULO 7.- …………//////////
ARTÍCULO 8.- Se conoce oficio PAC-JF-074-15/16, con fecha 3 de agosto del 2015, suscrito por el diputado Marco Vinicio Redondo Quirós, Jefe de Fracción del Partido Acción Ciudadana, mediante el cual solicita nombrar a la señora Gabriela Cob Barboza, cédula No. 1-897-069, en el puesto No. 030640 de Asistente de Fracción Política 2, a partir del 1 de agosto de 2015 y hasta el 30 de abril del 2016.
La señora Cob Barboza estará ubicada en el despacho de la diputada Marcela Guerrero Campos.
SE ACUERDA: Nombrar a la señora Gabriela Cob Barboza, cédula No. 1-897-069, en el puesto No. 030640 de Asistente de Fracción Política 2, a partir del 1 de agosto de 2015 y hasta el 30 de abril de 2016.
La señora Cob Barboza estará ubicada en el despacho de la diputada Marcela Guerrero Campos. -802-
ARTÍCULO 9.- Se conoce oficio PAC-JF-075-15/16, con fecha 3 de agosto del 2015, suscrito por el diputado Marco Vinicio Redondo Quirós, Jefe de Fracción del Partido Acción Ciudadana, mediante el cual solicita modificar el acuerdo aprobado en la sesión de Directorio Legislativo, celebrada el 4 de agosto del 2015, en relación al nombramiento del señor Mariano Salas Naranjo, cédula No. 1-1423-0303 como Asesor de Fracción 1-R, para que se lea correctamente a partir del 1 de setiembre del 2015 y hasta el 30 de abril del 2018.
Esta solicitud se hace de conformidad con lo dispuesto en el oficio VMZ-110 suscrito por el diputado Víctor Hugo Morales Zapata.
SE ACUERDA: Con base en el solicitud planteada por el diputado Marco Vinicio Redondo Quirós, Jefe de Fracción del Partido Acción Ciudadana, mediante oficio PAC-JF-075-15/16, modificar el acuerdo
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 20
tomado por el Directorio Legislativo en el artículo 10 de la sesión No. 077-2015, para que se lea de la siguiente manera:
“SE ACUERDA: Nombrar al señor Mariano Salas Naranjo, cédula N° 1-1423-303, en el puesto N° 030651 de Asesor de Fracción Política 1R, a partir del 1 de setiembre del 2015 y hasta el 30 de abril del 2018.
El señor Salas Naranjo estará ubicado en el despacho del diputado Víctor Morales Zapata. ACUERDO FIRME.” -803-
ARTÍCULO 10.- Se conoce oficio DA-PUSC-190, de la Fracción del Partido Unidad Socialcristiana, mediante el cual se solicita el traslado administrativo en calidad de préstamo de la funcionaria Maureen Pereira Guzmán, del Departamento de Comisiones al despacho del diputado William Alvarado Bogantes, hasta el 30 de abril del 2018.
SE ACUERDA: Posponer para una próxima sesión, la solicitud planteada por la Fracción del Partido Unidad Socialcristiana, mediante oficio DA-PUSC- 190, tendiente a que se destaque temporalmente a la funcionaria Maureen Pereira Guzmán, en el despacho del diputado William Alvarado Bogantes.
ARTÍCULO 11.- Se conoce oficio GVV-JFFA-115-2015, con fecha 10 de agosto del 2015, suscrito por el diputado Gerardo Vargas Varela, Jefe de Fracción del Partido Frente Amplio, mediante el cual solicita nombrar a la señora Sofía Alejandra Guillén Pérez, cédula No. 1-1504-735, en el puesto No. 055822 de Asesor Especializado B, a partir del 16 de agosto del 2015 y hasta el 30 de abril del 2018.
La señora Guillén Pérez estará destacada en el área de asesores de la jefatura de fracción.
SE ACUERDA: Nombrar a la señora Sofía Alejandra Guillén Pérez, cédula No. 1-1504-735, en el puesto No. 055822 de Asesor Especializado B, a partir del 16 de agosto del 2015 y hasta el 30 de abril del 2018.
La señora Guillén Pérez estará destacada en el área de asesores de la jefatura de fracción. -804-
ARTÍCULO 12.- Se conoce nota con fecha 30 de julio del 2015, suscrita por la señora Lucía Calderón Víquez, mediante la cual presenta la renuncia al puesto No. 030628 de Trabajador Especializado 2, a partir del 30 de julio del 2015.
Se conoce oficio AL-DRPP-OFI-167-2015, con fecha 5 de agosto del 2015, suscrito por la señora Karla Granados Brenes, Directora del Departamento de Relaciones Públicas, Prensa y Protocolo, mediante el cual se refiere a la nota de la señora Lucía Calderón Víquez, cédula N° 4-200-720, en la cual presenta su renuncia a partir del 30 de julio del 2015.
Indica la señora Granados Brenes, que esa dirección está presentando ante la Asesoría Legal una consulta sobre la viabilidad jurídica de cambiar el perfil de la plaza y nombrar una persona según los intereses de esa dependencia y de la Asamblea Legislativa.
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 21
Se conoce oficio AL-DSGE-OFI-0304-2015, con fecha 5 de agosto del 2015, suscrito por el señor Luis Fernando Chacón Monge, Director del Departamento de Servicios Generales, mediante el cual remite el oficio AL- UUJI-OFI-0072-2015, suscrito por la señora Lidia Fallas Marín, Jefa de la Unidad de Ujieres, donde se refiere al acuerdo tomado por el Directorio Legislativo en el artículo 10 de la sesión N° 067-2015, celebrada el 2 de junio de 2015, donde se acordó destacar hasta por un año a partir del 8 de junio de 2015, el puesto N° 014572 de Ujier, ocupado por la señora Vanessa Gómez Aguilar, de la Unidad de Ujieres al Departamento de Relaciones Públicas, Prensa y Protocolo. Los alcances del oficio son avalados en su totalidad por su dirección.
Sobre el particular, indica que dicho acuerdo de Directorio Legislativo no contó con el visto bueno de esa Dirección ni de la jefatura de Ujieres; el traslado de la funcionaria fue realizado de manera inconsulta, sin mediar el procedimiento debido, tal acción ocasiona un desajuste en las funciones asignadas a la señora Gómez Aguilar y por consiguiente repercutirá en un aumento en el tiempo extraordinario.
Dado lo anterior, solicita con respeto se reconsideren los alcances del referido acuerdo.
En ese mismo sentido se conoce oficio AL-DSGE-OFI-0307-2015, con fecha 7 de agosto del 2015, suscrito por el señor Luis Fernando Chacón Monge, Director del Departamento de Servicios Generales, mediante el cual remite el oficio AL-UUJI-QFI-094-2015, que suscribe la señora Lidia Fallas Marín, Jefa de la Unidad de Ujieres, mediante el cual expone la situación surgida en esa Unidad, a raíz del cese del señor Mauricio Vargas Gómez quien se encontraba nombrado como ujier en sustitución por incapacidad de la señora Lucía Calderón Víquez, quien renunció recientemente y que la funcionaria Vanessa Gómez Aguilar fue destacada temporalmente en el Departamento de Relaciones Públicas Prensa y Protocolo. Sobre el particular solicita que se dé en calidad de préstamo a la Unidad de Ujieres la plaza vacante con el puesto No. 030628 y que se nombre en dicha plaza al señor Mauricio Vargas Gómez, cédula No. 2- 703-640 como ujier, a partir del día 10 de agosto de 2015.
Cabe destacar que el señor Vargas Gómez ha laborado de manera eficiente, en la Unidad de Ujieres, desde el pasado 9 de febrero de los corrientes, por lo que esa Dirección apoya la solicitud planteada por la señora Marín Fallas.
Agradeceré contar con su oportuna colaboración, para que esta solicitud sea elevada ante el Directorio Legislativo y al mismo tiempo se tome en cuenta la falta de personal que sufre la Unidad de Ujieres.
En ese mismo sentido se conoce oficio AL-UUJI-OFI-094-2015, con fecha 4 de agosto del 2015, suscrito por la señora Lidia Fallas Marín, Jefa de la Unidad de Ujieres, mediante el cual se refiere al acuerdo tomado en la sesión No. 045-2015, donde se nombró al señor Mauricio Vargas Gómez, cédula No. 2-703-640, en el puesto No. 030628 de Ujier, en sustitución de Lucía Calderón Víquez, quien se encuentra incapacitada.
La señora Calderón Víquez renunció al puesto, por lo que el señor Mauricio Vargas queda cesado.
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 22
Asimismo se refiere al acuerdo tomado en la sesión No. 062-2015, donde se destaca temporalmente y hasta por un año a partir del 8 de junio del 2015, el puesto No. 014572 de Ujier, ocupado por la señora Vanessa Gómez Aguilar, de la Unidad de Ujieres al Departamento de Relaciones Públicas, Prensa y Protocolo.
El 25 de junio pasado envió su desacuerdo por ese traslado, la cual se tomó sin previa consulta a la Dirección del Departamento de Servicios Generales y a esa jefatura, dejando en evidencia lo que ello conlleva.
A continuación se resume la problemática que está viviendo la Unidad de Ujieres debido a que los diferentes Directorios Legislativos en el transcurso de los años, han realizado de forma unilateral traslados del personal de esta Unidad a otras dependencias institucionales, en perjuicio directo de la gestión administrativa de la Unidad y consecuentemente del servicio que se brinda:
1. ANALISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
1.1 Disminución de plazas de la Unidad de Ujieres, a partir del año 2008 hasta el 2015
La Unidad de Ujieres se ha visto obligada a enfrentar en el transcurso de los años, una disminución sostenida de su capital humano por acuerdos del Directorio Legislativo relativos a traslados a otras unidades organizacionales, sin atender los criterios de la Dirección del Departamento de Servicios Generales y sobre las consecuencias adversas de esos movimientos, en el desarrollo de las funciones que competen a dicha Unidad.
1.2 Distribución actual de los funcionarios:
Los 43 funcionarios con que actualmente cuenta la Unidad, se distribuyen en la ejecución de las siguientes actividades:
35% son Ujieres Destacados quienes se encuentran ubicados en las Jefaturas de las Fracciones Políticas, Dirección Ejecutiva y Departamento de Recursos Humanos. 19% son ujieres a cargo de la atención de Comisiones Legislativas. 12% son funcionarios administrativos (no hacen funciones de Ujier). 16% son ujieres que le dan soporte a la Unidad de Correspondencia. 5% son ujieres encargados de montaje-desmontaje de actividades protocolarias. 2% es un ujier encargado de administrar bodega-Edificio Confetis. 5% son ujieres encargados de traslados varios de mobiliario, equipo, requisiciones entre otros. 5% son ujieres encargados de fiscalizar el trabajo de Nítidos.
En la distribución indicada, se denota que un porcentaje muy significativo (35%) corresponde a capital humano destacado en otras dependencias, sobre los cuales la Jefatura de Ujieres no tiene injerencia alguna, lo cual limita su disposición para que coadyuven en la ejecución de las labores propias de ésta, contando la misma solo con el 65% restante para hacerle frente a todas las funciones de las cuales es responsable. Ante este escenario, los traslados aprobados por el Directorio, han venido a agravar tal limitación.
1.3 Funciones de la Unidad de Ujieres:
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 23
Como complemento a lo anteriormente expuesto, es necesario tener claro la carga de funciones que tiene la Unidad de Ujieres en el engranaje institucional, las cuales se dificultan atender de la mejor manera, con un equipo de trabajo disminuido. A continuación se enlistan dichas funciones:
Distribución interna de correspondencia interinstitucional. Atención a sesiones de Plenario y Comisiones Legislativas. Montaje-desmontaje de actividades protocolarias de los señores y señoras diputadas y/o departamentos legislativos. Atención de Actividades Protocolarias de los señores y señoras diputadas. Atención de visitas de estudiantes. Distribución de periódicos y otro material documental. Atención del cafetín durante las sesiones del plenario legislativo. Traslados varios solicitados por fracciones políticas y/o dependencias legislativas. Administración de bodega de Ujieres, ubicada en el Edificio Confetis. Traslado de mobiliario y distribución de suministros a nivel institucional producto de requisiciones. Fiscalización del contrato de limpieza, Nítidos cuenta con 47 funcionarios, distribuidos en 14 edificios. Traslado de Documentación a Embajadas, Cancillería etc. Traslado y Control de reciclaje. Fiscalización del Contrato de Lavandería. Limpieza del Edificio Nortesa (no está incluida en el contrato de limpieza, debido a que fue alquilado después de tramitarse la licitación de limpieza). Control y custodia de activos distribuidos a nivel de toda la Asamblea Legislativa (La Unidad de Ujieres es responsable de alrededor de 800 activos). Suplir vacaciones o incapacidades de Ujieres destacados en: Fracciones Políticas, Departamento de Recursos Humanos o Dirección Ejecutiva.
1.4 Faltante diario de personal:
El Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional en un estudio realizado el año pasado determinó que el personal de la Unidad de Ujieres es insuficiente para las labores que se realizan, determinando aproximadamente un faltante de 12 funcionarios, de ahí que se toma la decisión de ampliar el servicio externo de limpieza a prácticamente el 100% del área institucional de limpieza, para minimizar en parte el efecto de falta de personal.
Otro factor importante de ser analizado y que afecta la capacidad operativa diaria de esta Unidad, son las ausencias de los funcionarios producto de incapacidades, y/o vacaciones. A continuación se detalla:
A. POR MOTIVOS DE INCAPACIDADES :
De un total de 225 días de ausencias por motivos de incapacidades apenas un 26% se suplió, nombrándose una persona sustituta en la Unidad de Ujieres, en tanto que para un 74% no se aplicó un remplazo para la persona incapacitada, con el agravante que para casi 100 días se hizo un nombramiento pero la persona no se destacó en la Unidad de Ujieres. b. POR MOTIVOS DE VACACIONES:
Cantidad de personal de vacaciones de enero a junio del 2015
De un total de 202,5 días de ausencias por motivos de vacaciones apenas un 40 % se suplió, nombrándose una persona sustituta en la Unidad de Ujieres, en tanto que para un 60% no se aplicó un remplazo para dicha persona.
En resumen, del análisis anterior se obtiene que de la cantidad de funcionarios incapacitados y de vacaciones que reporta la Unidad de Ujieres, semanalmente hay un ______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 24 faltante de alrededor de 4 funcionarios producto de dichos factores, los mismos que atentan contra la mejor prestación del servicio.
1.5 Longevidad de los funcionarios:
Otro factor importante de analizar en la Unidad de Ujieres es la longevidad de los funcionarios, un 72.09% de los ujieres, 31 funcionarios, tienen edad comprendida entre los 46 y 60 años, 6.91% tiene una edad entre 61 y 65 años; y apenas un 21% tienen edad menor a los 45 años.
Del total de 43 funcionarios actuales un 39% tienen algún problema de salud que obliga a la Jefatura a adecuarles sus funciones o reubicarlos en algunas funciones/actividades donde no se expongan a situaciones que atenten contra su salud. Dicha situación, incide directamente en el recargo de funciones e incrementa el rubro de incapacidades.
Por tanto, una situación de esta naturaleza debe ser considerada para que no se realicen traslados de personal a otras dependencias.
En resumen, se observa claramente la problemática en lo que respecta a la disposición de capital humano con que cuenta la Unidad de Ujieres, incidiendo directamente sobre la ejecución de sus funciones, lo cual evidencia que ésta no se encuentra en capacidad de perder más plazas, producto de traslados o movilidad laboral; ya que se expone a riesgos de una mayor afectación en el desarrollo de sus competencias y la prestación de los servicios que apoyan a otras Unidades Institucionales.
De conformidad con lo expuesto, se considera necesario sugerir a esta Dirección gestionar ante el Directorio Legislativo dar en calidad de préstamo a la Unidad de Ujieres la plaza vacante con el puesto No. 030628 y que se nombre al Sr. Mauricio Vargas Gómez, cédula No. 2-703-640, como ujier; ya que dicho funcionario estuvo cubriendo la incapacidad de la señora Lucía Calderón Víquez, a partir del 09 de febrero del 2015 y hasta que la titular permaneciera incapacitada. Dicho recurso humano ayudó grandemente a cubrir parte de la necesidad que tiene la Unidad de Ujieres en cuanto a falta de personal.
SE ACUERDA: Tomar las siguientes disposiciones:
1. Aceptar la renuncia de la señora Lucía Rosaura Calderón Víquez, cédula N° 4-200-720, en el puesto N° 030628 de Trabajador Especializado 2, a partir del 30 de julio del 2015.
2. Con base en las potestades que le otorga a este Órgano Colegiado el artículo 25 del Reglamento de la Asamblea Legislativa, reasignar el puesto vacante N° 030628 de Trabajador Especializado 2 a Ujier y trasladarlo presupuestariamente al Departamento de Servicios Generales, específicamente a la Unidad de Ujieres.
3. Nombrar interinamente al señor Mauricio Vargas Gómez, cédula N° 2-703-640, en el puesto N° 030628 de Ujier, a partir del 10 de agosto del 2015.
Este nombramiento se realiza por tres meses y será prorrogado por periodos iguales hasta que el Directorio Legislativo ordene la realización del concurso interno para este puesto.
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 25
Este nombramiento queda sujeto a la verificación de los requisitos por parte del Departamento de Recursos Humanos. -816-
ARTÍCULO 13.- Se conoce oficio AL-DRHU-OFI-1806-2015, con fecha 28 de julio del 2015, suscrito por el señor Hugo Cascante Micó, Director del Departamento de Recursos Humanos, mediante el cual indica que con oficio AL-DDEI-OFI- 043-2015, se les informó, como parte del procedimiento de evaluación del desempeño, que la señora Cristina Constenla Martínez se encuentra con un permiso sin goce de salario; sin embargo, al revisar el SIRHAL dentro del apartado “Acciones de Personal” se constata que la dependencia funcional de la servidora en cuestión, es la Defensoría de los Habitantes.
Al respecto se realiza consulta al Departamento de Asesoría Legal, quienes indican que no realizaron el trámite sobre el convenio sino que lo hizo el Directorio Legislativo pasado.
Así las cosas, se analiza la información contenida en la relación de puestos y el expediente personal de la funcionaria, constatándose que se encuentra en calidad de préstamo mediante convenio interinstitucional en la Defensoría de los Habitantes.
En razón de lo anterior, se le comunica por correo electrónico a la señora Constenla Martínez el 9 de julio del 2015, acerca del inconveniente presentado, y se le anexa tanto el formulario del Grupo Laboral Profesional, como el Manual de Evaluación del Desempeño para los Funcionarios de la Asamblea Legislativa, con el propósito de que la jefatura inmediata la califique y no crearle afectación salarial a la funcionaria.
Mediante oficio DH-0558-2015 de fecha y recibido el 28 de julio del 2015, suscrito por la Defensora de los Habitantes, señora Montserrat Solano Carboni traslada la Evaluación del Desempeño correspondiente al período 2014-2015 de la servidora Cristina Constenla Martínez, cédula No. 6-334- 127.
Por lo anterior, solicita elevar al Directorio Legislativo para que se autorice en forma extemporánea, tomar en cuenta la evaluación del desempeño de la señora Constenla Martínez.
SE ACUERDA: Instruir al Departamento de Recursos Humanos a fin de que tramite de forma extemporánea la calificación de servicio de la señora Cristina Constenla Martínez, cédula Nº 6-334-127, correspondiente al periodo 2014-2015, la cual no fue presentada en la fecha establecida. -806-
ARTÍCULO 14.- Se conoce nota con fecha 3 de agosto del 2015, suscrita por la señora Yolanda Leitón Varela, cédula N° 1-508-899, puesto N° 103464 de Ujier, mediante la cual solicita permito sin goce de salario, con el propósito de cuidar a su suegra, a quien van a operar en los próximos días. Rige a partir del 13 y hasta el 28 de agosto del 2015.
La anterior solicitud cuenta con el visto bueno de la señora Lidia Fallas Marín, Jefa de la Unidad de Ujieres.
SE ACUERDA: Otorgar permiso sin goce de salario a la señora Yolanda Leitón Varela, cédula No. 1-508-899, en el puesto No. 103464 de Ujier,
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 26
con el propósito de que atienda asuntos personales. Rige a partir del 13 y hasta el 28 de agosto del 2015. 805-
ARTÍCULO 15.- Se conoce oficio AL-USEG-OFI-0273-2015, con fecha 28 de julio del 2015, suscrito por la señora Magaly Camacho Carranza, Jefa de la Unidad de Seguridad y Vigilancia, mediante el cual remite nombre de los agentes de seguridad que disfrutarán de su periodo de vacaciones, en los meses de setiembre y octubre 2015, así como el de los funcionarios que los sustituirán con el fin de que sea elevado al Directorio Legislativo.
Los funcionarios sustitutos se encuentran actualmente realizando vacaciones desde hace más de un año y antes de ser nombrados cumplieron con todo el proceso estipulado en el acuerdo de sesión ordinaria Nº 145-2009, celebrada por el Directorio Legislativo el 22 de abril 2009, artículo 25, donde cumplen con el perfil del Manual de Puestos, exámenes psicológicos por parte del licenciado Carlos Arguedas Rodríguez para laborar en seguridad, así como la idoneidad en el uso de armas, experiencia y capacitación en el área del seguridad.
Cinthya Loaiza Umaña, céd. Nº 3-355-076, ingresó el 7 de octubre 2013 Funcionario Cédula Nº Puesto Cargo Periodo José Ramírez Solís 1-652-787 30613 Agente de Seguridad 7 al 20 de setiembre 2015 Adrián Rojas Morera 1-1150-271 013178 Agente de Seguridad 21 setiembre al 4 de octubre 2015
José Valverde Vargas, céd. Nº 3-445-552, ingresó el 1° de julio 2014 Funcionario Cédula Nº Puesto Cargo Periodo Guillermo Valenciano 4-132-263 78854 Agente de Seguridad 24 al 30 de agosto 2015 permiso Solís sin goce de salario Freddy Gutiérrez Umaña 1-563-104 14624 Agente de Seguridad 31 de agosto al 27 de setiembre 2015 Alejandro Madriz 3-230-982 75 Agente de Seguridad 28 setiembre al 11 octubre 2015 Martínez
Guillermo Valenciano Solís, céd. 4-132-263, Agente de Seguridad en propiedad Funcionario Cédula Nº Puesto Cargo Periodo Giovanni Jiménez Ramírez 3-235-219 351314 Agente de Seguridad 24 al 30 de agosto 2015
Godofredo Ureña Rubí, céd. Nº 1-753-712, ingresó el 18 de marzo 2013 Funcionario Cédula Nº Puesto Cargo Periodo Guillermo Valenciano 4-132-263 78854 Agente de Seguridad 14 al 27 setiembre 2015 Solís Marvin Cruz López 5-146-601 94144 Agente de Seguridad 28 setiembre al 18 de octubre 2015
SE ACUERDA:
1. Nombrar a la señora Cinthya Loaiza Umaña, cédula No. 3-355-076, en el puesto No. 030613 de Agente de Seguridad, en sustitución del señor José Ramírez Solís, cédula No. 1-652-787, quien disfrutará su período de vacaciones del 7 al 20 de setiembre del 2015.
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 27
2. Nombrar a la señora Cinthya Loaiza Umaña, cédula No. 3-355-076, en el puesto No. 013178 de Agente de Seguridad, en sustitución del señor Adrián Rojas Morera, cédula No. 1-1150-271, quien disfrutará su período de vacaciones del 21 de setiembre al 4 de octubre del 2015.
3. Nombrar al señor José Valverde Vargas, cédula No. 3-445-552, en el puesto No. 078854 de Agente de Seguridad, en sustitución del señor Guillermo Valenciano Solís, cédula No. 4-132-263, quien disfrutará de un permiso sin goce de salario del 24 al 30 de agosto del 2015.
4. Nombrar al señor José Valverde Vargas, cédula No. 3-445-552, en el puesto No. 014624 de Agente de Seguridad, en sustitución del señor Freddy Gutiérrez Umaña, cédula No. 1-563-104, quien disfrutará de su período de vacaciones del 31 de agosto al 27 de setiembre del 2015.
5. Nombrar al señor José Valverde Vargas, cédula No. 3-445-552, en el puesto No. 000075 de Agente de Seguridad, en sustitución del señor Alejandro Madriz Martínez, cédula No. 3-230-982, quien disfrutará de su período de vacaciones del 28 de setiembre al 11 de octubre del 2015.
6. Otorgar permiso sin goce de salario al señor Guillermo Valenciano Solís, cédula No. 4-132-263, en el puesto No. 078854 de Agente de Seguridad del 24 al 30 de agosto del 2015.
7. Nombrar al señor Guillermo Valenciano Solís, cédula No. 4-132-263, en el puesto No. 351314 de Supervisor de Turno, en sustitución del señor Giovanni Jiménez Ramírez, cédula No. 3-235-219, quien disfrutará de su período de vacaciones del 24 al 30 de agosto del 2015.
8. Nombrar al señor Godofredo Rubí, cédula No. 1-753-712, en el puesto No. 078854 de Agente de Seguridad, en sustitución del señor Guillermo Valenciano Solís, cédula No. 4-132-263, quien disfrutará de su período de vacaciones del 14 al 27 de setiembre del 2015.
9. Nombrar al señor Godofredo Rubí, cédula No. 1-753-712, en el puesto No. 094144 de Agente de Seguridad, en sustitución del señor Marvin Cruz López, cédula No. 5-146-601, quien disfrutará de su período de vacaciones del 28 de setiembre al 18 de octubre del 2015.
Finalmente, se solicita a la Jefa de la Unidad de Seguridad y Vigilancia que proponga mecanismos de asignación de roles, de manera que las sustituciones no impliquen un aumento en la partida de salarios. -817, 818-
ARTÍCULO 16.- Se conoce nota con fecha 8 de julio del 2015, suscrita por el señor Javier Domínguez Morales, Presidente de la Asociación Nacional de Oficiales Mayores de los Congresos de los Estados y Distrito Federal, A.C. (ANOMAC), mediante la cual remite invitación para el señor Antonio Ayales, Director Ejecutivo, para que participe como conferencista en la XXIV ______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 28
Asamblea Internacional, en la ciudad de Quintana Roo, Chetumal, los días 27, 28, 29 y 30 de agosto del año en curso.
Los Oficiales Mayores y Secretarios de los Congresos de los Estados de la República Mexicana tienen encomendadas, entre otras tareas, aquellas que tienen que ver con el apoyo jurídico-parlamentario, de los señores diputados para favorecer el debido cumplimiento de sus elevadas funciones. En consecuencia, sus conocimientos y experiencia son verdaderamente valiosos para el perfeccionamiento de las labores de apoyo técnico al Poder Legislativo.
Por otra parte, la XXIV Asamblea Internacional, les permitirá ampliar sus horizontes de conocimiento y vivencias, al contar con la presencia y participación de representaciones homologas de Canadá, Estados Unidos, Costa Rica, República del Salvador, Belice, Chile, Argentina, Perú, España, Italia, Uruguay y Paraguay.
La organización de la Asamblea cuenta con el invaluable apoyo y respaldo de la H. “XIV” Legislatura del Congreso del Estado de Quintana Roo.
SE ACUERDA: Autorizar la participación del señor Antonio Ayales, en la XXIV Asamblea Internacional de la Asociación Nacional de Oficiales Mayores de los Congresos y del Distrito Federal A. C. (ANOMAC), la cual se realizará en la ciudad de Quintana Roo, Chetumal, México, los días 27, 28, 29 y 30 de agosto del 2015.
Dado que el señor Ayales Esna cubre los costos de participación en este viaje, únicamente se le otorgan el pasaporte de servicio y la póliza de viaje. -800-
ARTÍCULO 17.- Se conoce oficio AL-DPCI-OFI-301-2015, con fecha 3 de agosto del 2015, suscrito por el señor Juan Carlos Chavarría Herrera, Director del Departamento de Participación Ciudadana, mediante el cual recuerda que de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento a la Ley No. 8759, el Galardón Ambiental Legislativo deberá ser entregado el día 24 de agosto de cada año, fecha en que se celebra el Día de los Parques Nacionales.
No obstante lo anterior, en consideración a la agenda de los miembros del Directorio Legislativo que dificulta que puedan movilizarse fuera de la Institución ese día, se recomienda proceder de la siguiente manera:
1. Se defina el miércoles 26 de agosto como la fecha en la cual se entregará a la Escuela de la Tigra de San Carlos, el primer Galardón Ambiental Legislativo, dedicado al indio “Cabécar Antonio Zúñiga”.
2. Autorizar la contratación de un microbús para transportar una representación de 20 estudiantes y 5 docentes desde La Tigra de San Carlos a la Asamblea Legislativa, así como una visita al Museo de los Niños y el regreso a La Tigra.
3. Uso de la sala de sesiones del Plenario Legislativo a partir de las 9:30 a.m. para el acto protocolario de entrega del Galardón Ambiental Legislativo.
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 29
4. Trasmisión digital, convocatoria de medios de comunicación e invitaciones a cargo de los departamentos de Relaciones Públicas, Prensa y Protocolo y Participación Ciudadana.
5. Contratación de un almuerzo para los 25 representantes de la Escuela de La Tigra de San Carlos, el cual será compartido con los integrantes del Directorio Legislativo, así como los seis integrantes del jurado calificador. Este almuerzo, según lo defina el Directorio Legislativo, podrá ofrecerse en la Asamblea Legislativa o en el Museo de los Niños.
6. Indicarle al Departamento de Financiero que realice el depósito correspondiente al Galardón Ambiental Legislativo, a favor de la Junta Administrativa de la Escuela la Tigra, el día 26 de agosto, para lo cual de previo dicho departamento emitirá un acta de entrega indicando que el monto depositado en esa fecha no podrá ser utilizado para fines distintos a los establecidos en la Ley No. 8759, que suscribirá quien ostente la representación legal de la Junta de Educación conjuntamente con la Directora del centro educativo galardonado.
Para estos efectos el Presidente de la Junta de Educación es el señor Tobías Herrera Rodríguez, cédula 2-318-332 y la Directora de la Escuela, la señora Ligia Cordero Pérez, cédula 1-724-327.
7. Instruir al Departamento de Proveeduría para que realice la compra y el grabado de un trofeo o estatuilla para ser entregada conjuntamente con el monto establecido por ley.
8. Se autorice al Departamento de Participación Ciudadana para que se cursen las respectivas invitaciones a la Ministra de Educación Pública, Ministro de Ambiente y Energía y los integrantes del jurado calificador.
SE ACUERDA: En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley N° 8759, Creación del Galardón Legislativo, dedicado este año al indio Cabécar Antonio Zúñiga, encargar a la Administración para coordine los actos de entrega del primer lugar, asignado a la escuela de la Tigra de San Carlos, el miércoles 26 de agosto del 2015, para lo cual se autoriza lo siguiente:
1. Contratación de un microbús para 20 estudiantes y 5 docentes desde La Tigra de San Carlos a la Asamblea Legislativa y viceversa (incluyendo una visita al Museo de los Niños), hasta por un monto de ¢ 150.000,00.
Se encarga al Departamento de Relaciones Públicas Prensa y Protocolo para que garantice dentro de la contratación del microbús, que este cumpla con los requerimientos que exige la ley (documentos, permisos y revisión técnica al día, licencia del conductor adecuada y vigente, autorización para transportar estudiantes, así como cualquier otro requisito necesario).
2. Uso del Plenario Legislativo a partir de las 9:30 a.m., para el acto protocolario de entrega de dicho premio.
3. Contratación de un almuerzo para 25 personas (hamburguesa, papas y refresco).
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 30
4. Instruir al Departamento Financiero para que realice el depósito correspondiente al Galardón Ambiental Legislativo, a favor de la Junta Administrativa de la Escuela la Tigra, el día 26 de agosto, para lo cual, previamente dicho departamento deberá emitir un acta de entrega indicando que el monto depositado en esa fecha no podrá ser utilizado para fines distintos a los establecidos en la Ley No. 8759, que suscribirá quien ostente la representación legal de la Junta de Educación conjuntamente con la Directora del centro educativo galardonado. Para estos efectos el Presidente de la Junta de Educación es el señor Tobías Herrera Rodríguez, cédula 2-318-332 y la Directora de la Escuela, la señora Ligia Cordero Pérez, cédula 1-724-327.
5. Elaboración de una placa para ser entregada conjuntamente con el monto establecido.
6. Autorizar al Departamento de Participación Ciudadana para que se cursen las respectivas invitaciones a la Ministra de Educación Pública, al Ministro de Ambiente y Energía y los integrantes del jurado calificador, las cuales deberán ser suscritas por el Presidente de la Asamblea Legislativa.
Se encarga al Departamento de Relaciones Públicas, Prensa y Protocolo para que bride el apoyo logístico en la realización de dicha actividad. -808, 807-
ARTÍCULO 18.- Se conoce oficio AL-DSPA-OFI-035-2015, con fecha 18 de junio del 2015, suscrito por el señor Ricardo Agüero Salazar, Director del Departamento de Servicios Parlamentarios, mediante el cual indica que en los últimos meses y por razones ajenas a su voluntad, ha visto disminuido de manera importante el recurso humano de su departamento, viéndose afectada en mayor medida la Unidad de Actas. Siendo más concreto, el Directorio anterior dispuso, sin consultarle sobre las repercusiones, el traslado del señor Max Gutiérrez al Departamento de Recursos Humanos; el de la señora Ruth Waters al Departamento de Participación Ciudadana; darle la movilidad laboral al compañero Alfredo Salazar y a finales del presente mes, concluye el nombramiento interino del compañero Adrián Rojas Jaén, todos ellos, reitera, funcionarios de la Unidad de Actas.
Dicho lo anterior, el recargo de funciones ha tenido consecuencias de mayor agotamiento por la sobrecarga hacia las demás personas que cumplen con esa importante labor que, a base de un gran esfuerzo, siguen cumpliendo de la mejor manera posible. No obstante le resulta de urgente necesidad contar con más recurso humano que les permita mantener su habitual nivel de eficiencia y con esa finalidad, solicita al Directorio Legislativo la respetuosa solicitud de que a la mayor brevedad posible, les asignen más personal para la Unidad de Actas.
Algo similar ocurre con la Unidad de Sonido y Grabación que cuenta solo con tres funcionarios, dos de los cuales están dedicados a atender las sesiones del Plenario Legislativo, uno en cabina en la sala de sesiones y otro en su departamento grabando la sesión, tanto de manera constante, como en los tractos que se requieren para la transcripción.
Queda solo uno para atender actividades que con bastante regularidad superan la capacidad para ofrecer un servicio eficiente. El cuarto funcionario ______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 31
que les resulta indispensable, también el Directorio anterior dispuso trasladarlo a Ujieres.
SE ACUERDA: Solicitar al señor Ricardo Agüero Salazar, Director del Departamento de Servicios Parlamentarios, que proponga a este Directorio Legislativo una solución a la falta de personal de esa dependencia, con el propósito de que esta sea valorada. -819-
ARTÍCULO 19.- Se conoce AL-DRHU-OFI-1797-2015, con fecha 24 de julio del 2015, suscrito por el señor Hugo Cascante Micó, Director del Departamento de Recursos Humanos, mediante el cual remite el informe No. 011-2015, relacionado con la reasignación del puesto Nº 107204 ocupado por la funcionaria Leatitia María Mejías Medina, ubicado en la División Administrativa Institucional. Esto con el fin de que sea elevado a conocimiento y resolución final del Directorio Legislativo.
Agrega que para la elaboración del informe, se acató lo dispuesto en el Manual de Procedimientos para la Reasignación de Puestos de la Asamblea Legislativa, el Reglamento para la Clasificación y Valoración de Puestos, el Manual Descriptivo de Clases y otra normativa vinculante, resultando el informe en cuestión.
A continuación se extraen las conclusiones y recomendaciones de dicho informe:
CONCLUSIONES:
a) Las tareas que integran el puesto Nº 107204 no corresponden a la clasificación de Ujier.
b) Se evidencia un cambio sustancial y permanente en las funciones que integran al puesto Nº 107204, las cuales se ajustan a la clase de “Técnico”, a partir de 12 de mayo 2014 con su traslado de la Unidad de Ujieres a la División Administrativa Institucional a sus nuevas funciones que se conceptualizan con un Perfil Asistencial - Técnico -Secretarial.
c) De acuerdo con los documentos existentes en el expediente personal de la funcionaria Leatitia Mejías Medina, ocupante del puesto Nº 107204, cuenta con los requisitos establecidos para la clase de “Técnico nivel 1”, según el Manual de Clasificación de Puestos vigente.
RECOMENDACIONES:
1. En apego a lo dispuesto en el artículo 7 y 15 del Reglamento para la Clasificación y Valoración de Puestos, al numeral 1 y 14, del Manual de Procedimientos para las Reasignaciones de Puestos de la Asamblea Legislativa y de acuerdo con el análisis realizado en este informe, se recomienda reasignar el puesto Nº 107204, ocupado en propiedad por la funcionaria Leatitia María Mejías Medina, de la clase Ujier a Técnico Nivel 1, ubicado presupuestariamente en la División Administrativa Institucional.
2. Esta reasignación representa un costo mensual de ¢ 150.619.74.
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 32
Por lo anteriormente indicado comunica este informe a la Dirección Ejecutiva para que sea del conocimiento del Directorio Legislativo y se determine lo procedente.
SE ACUERDA: Posponer para la próxima sesión que realice este Órgano Colegiado el conocimiento y resolución del oficio AL-DRHU- OFI-1797-2015, suscrito por el señor Hugo Cascante Micó, Director del Departamento de Recursos Humanos, mediante el cual remite el informe No. 011-2015, relacionado con la reasignación del puesto Nº 107204 ocupado por la funcionaria Leatitia María Mejías Medina.
ARTÍCULO 20.- Se conoce AL-DRHU-OFI-1798-2015, con fecha 24 de julio del 2015, suscrito por el señor Hugo Cascante Micó, Director del Departamento de Recursos Humanos, mediante el cual remite el informe No. 012-2015, relacionado con la reasignación del puesto Nº 112315, ocupado por la funcionaria Xiomara Rojas Acevedo, ubicada en el Departamento de Servicios Técnicos. Esto con el fin de que sea elevado a conocimiento y resolución final del Directorio Legislativo.
Para la elaboración del informe, se acató lo dispuesto en el Manual de Procedimientos para la Reasignación de Puestos de la Asamblea Legislativa, el Reglamento para la Clasificación y Valoración de Puestos, el Manual Descriptivo de Clases y otra normativa vinculante, resultando el informe en cuestión.
A continuación se extraen las conclusiones y recomendaciones de dicho informe:
CONCLUSIONES:
1. Las tareas que integran el puesto Nº 112315, no corresponden a la clasificación de Ujier.
2. Se evidencia un cambio sustancial y permanente en las funciones que integran al puesto Nº 112315, las cuales que se ajustan a la clase de “Profesional”, a partir de 16 de febrero de 2014, con su traslado físico al Departamento de Servicios Técnicos.
3. De acuerdo con los documentos existentes en el expediente personal de la funcionaria ocupante del puesto Nº 112315, cuenta con los requisitos establecidos para la clase de “Profesional 1 nivel B”, según el Manual de Clasificación de Puestos vigente.
RECOMENDACIONES:
1. En apego a lo dispuesto en el artículo 7 y 15 del Reglamento para la Clasificación y Valoración de Puestos, al numeral 1 y 14, del Manual de Procedimientos para las Reasignaciones de Puestos de la Asamblea Legislativa y de acuerdo con el análisis realizado en este informe se recomienda reasignar el puesto Nº 112315, ocupado en propiedad por la funcionaria Xiomara Rojas Acevedo, de la clase Ujier a la clase Profesional 1 Nivel B, ubicado presupuestariamente en el Departamento de Servicios Técnicos.
2. Esta reasignación representa un costo mensual de ¢437.866.13
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 33
Por lo anteriormente indicado comunica este informe a la Dirección Ejecutiva para que sea del conocimiento del Directorio Legislativo y se determine lo procedente.
SE ACUERDA: Posponer para la próxima sesión que realice este Órgano Colegiado el conocimiento y resolución del oficio AL-DRHU- OFI-1798-2015, suscrito por el señor Hugo Cascante Micó, Director del Departamento de Recursos Humanos, mediante el cual remite el informe No. 012-2015, relacionado con la reasignación del puesto Nº 112315, ocupado por la funcionaria Xiomara Rojas Acevedo.
ARTÍCULO 21.- Se conoce oficio AL-DRHU-OFI-1787-2015, con fecha 22 de julio del 2015, suscrito por el señor Hugo Cascante Micó, Director del Departamento de Recursos Humanos, mediante el cual remite el informe N° 010-2015, con fecha julio 2015, sobre la atención a solicitud de reasignación del puesto N° 038278, ocupado por la señora Lilliana Salas Salazar y ubicado en el Departamento de Participación Ciudadana. Esto con el fin de que sea elevado a conocimiento y resolución del Directorio Legislativo.
Agrega que para la elaboración del informe se acató lo dispuesto en el Manual de Procedimientos para la Reasignación de Puestos de la Asamblea Legislativa, el Reglamento para la Clasificación y Valoración de Puestos, el Manual Descriptivo de Clases y otra normativa vinculante, resultando el informe en cuestión.
A continuación se extraen las conclusiones y recomendaciones de dicho informe:
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:
La clasificación del puesto 038278 de Profesional 2 B, no corresponde con las actividades y responsabilidades que integran el puesto.
La estructura organizacional del Departamento de Participación Ciudadana, cuenta con el área de Formación Cívica-Legislativa, donde se ubica el puesto N° 038278.
Ello en apego a las responsabilidades y obligaciones de la Administración de velar por el uso adecuado de los recursos institucionales y por ende públicos.
Que una vez analizados los argumentos expuestos por la señora Salas Salazar esa dependencia, apegada al principio de legalidad de la Administración Pública, al artículo 16 de la "Ley General de la Administración Pública" que indica: "... 1. En ningún caso podrán dictarse actos contrarios a reglas unívocas de la ciencia o de la técnica, o a principios elementales de justicia, lógica o conveniencia", bajo los preceptos emanados mediante diferentes pronunciamientos de la Procuraduría y la Contraloría General de la República, respecto a la sana disposición de recursos públicos y la interpretación restrictiva en materia presupuestaria a que estamos sometidos por imperativo legal, y al de salvaguarda del erario conferido a los jerarcas de la administración activa, no encuentra justificación que sustente la creación del cargo de Subdirección del Departamento de Participación Ciudadana.
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 34
Las clasificaciones de los puestos similares en cuanto a responsabilidades, obligaciones y actividades de la Asamblea Legislativa son de Profesional Jefe 1.
De acuerdo con las funciones y responsabilidades, grado de complejidad y coordinación, a la consecuencia del error y en general a la naturaleza de las actividades mismas y con el propósito de dar uniformidad y equilibrio a las clasificaciones de los puestos de la Institución, la clasificación del puesto N° 038278 en estudio, se ajusta a la clase de Profesional Jefe 1.
RECOMENDACIONES:
Reasignar el puesto 038278 de Profesional 2 B a Profesional Jefe 1.
Realizar la consulta correspondiente ante el Departamento Financiero a fin de corroborar la existencia de recursos económicos para el movimiento señalado.
Estudio de costos:
No. de Funcionario Cédula Salario Actual Salario según reasignación Diferencia puesto propuesta 038278 Lilliana Salas Salazar 2-394-306 ¢1.964.239.95 ¢2.239.001,05 ¢274.760.00 Profesional 2 B Profesional Jefe 1
La señora Salas Salazar cumple con los requisitos estipulados en el Manual de Puestos de la Asamblea Legislativa para la clase propuesta: Licenciatura o título superior en una carrera universitaria atinente al área de actividad. Experiencia profesional como licenciada mínima de 7 años, al menos 18 meses de experiencia en supervisión de personal, incorporada al colegio profesional respectivo.
Por lo anteriormente indicado comunica este informe a la Dirección Ejecutiva para que sea del conocimiento del Directorio Legislativo y se determine lo procedente.
SE ACUERDA: Posponer para la próxima sesión que realice este Órgano Colegiado el conocimiento y resolución del oficio AL-DRHU- OFI-1787-2015, suscrito por el señor Hugo Cascante Micó, Director del Departamento de Recursos Humanos, mediante el cual remite el informe N° 010-2015, sobre la solicitud de reasignación del puesto N° 038278, ocupado por la señora Lilliana Salas Salazar.
ARTÍCULO 22.- Se conoce nota con fecha 20 de julio del 2015, suscrita por señora Ana Helky Hidalgo Coto, mediante la cual se refiere a la resolución de Recursos Humanos AL-DRHU-OFI-1675-2015, recibida en la secretaría del Departamento de Proveeduría el pasado 2 de los corrientes, en el cual se rechaza su recurso de revocatoria con apelación en subsidio, contra el informe N° 006-2015, elaborado por el Departamento de Recursos Humanos y que se le deniega la reasignación del puesto que ocupa en propiedad N° 014599.
A continuación se transcribe el documento de cita: ______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 35
“Las consideraciones de hecho y de derecho se presentaron en el Recurso de Revocatoria con Apelación en Subsidio que va a conocer el Directorio Legislativo, no obstante, como complemento a lo anterior, me refiero entre otros, a los argumentos de rechazo presentados por Recursos Humanos.
1.- EI Departamento de Recursos Humanos no logra acreditar la justificación del NO cambio de funciones; se dedica en su respuesta a transcribir las definiciones de "cambio sustancial" y "permanencia del cambio"; no se atiende la prueba que consta en autos, el que laboré en el Área de Contratación Administrativa y posteriormente me trasladaron al Área de Gestión y Control, en la cual laboro en la actualidad; no se realizó una comparación de las funciones de las referidas áreas para concluir que no existe cambio sustancial en mis funciones.
2.- La naturaleza de las funciones que se desarrollan en las referidas áreas, son totalmente distintas; como prueba se establece el organigrama vigente del Departamento de Proveeduría, donde se compone, entre otras, de éstas dos áreas funcionales.
3.- Por otra parte, deseo se considere el plazo que se tomó el Departamento de Recursos Humanos para resolver en primera instancia, la gestión realizada de reasignación de mi puesto; se vulneraron los principios de debido proceso y derecho de defensa, principio de legalidad y de buena fe, toda vez que el famoso "plazo razonable" que a discreción se toma el Departamento de Recursos Humanos no es más que un atropello y un abuso de la discrecionalidad administrativa aludida.
Todo lo anterior lo fundamento por lo siguiente: a.- el 22 de enero de 2015 entregué la solicitud de estudio de Reasignación en la Secretaría de dicho Departamento. b.- hasta el 25 de marzo de 2015, se me realizó la entrevista por parte de un personero del Departamento de Recursos Humanos. c.- el 26 de marzo de 2015, se llevó a cabo la entrevista a mi Jefe inmediato y se presentó la entrevista autoaplicada a dicho departamento. d.- el 21 de mayo de 2015, se emite el oficio AL-DRHU-OFI-1286-2015 por parte de Recursos Humanos, donde se comunica el informe N° 006-2015 elaborado del el Área de Provisión y Aplicación del Recurso Humano, que contiene la denegatoria de la reasignación de mi puesto.
Como se puede apreciar, el Departamento de Recursos Humanos demoró un plazo de 4 meses, para emitir el informe donde se desestima llevar a cabo la reasignación al puesto N° 014599, se vulneran los artículos 15, 16 y 17 de la Ley General de la Administración Pública (LGAP).
Es evidente que la duración excesiva y no justificada de los procesos administrativos implica una clara violación al principio de derecho de defensa, pues los reclamos y recursos puestos a conocimiento de la Administración deben ser resueltos, por razones de seguridad jurídica, en plazos razonablemente cortos.
4.- Asimismo solicita se considere el plazo que se tomó el Departamento de Recursos Humanos para resolver el Recurso de Revocatoria que se presentó el 1 de junio de 2015 y fue comunicada su resolución el 2 de julio de 2015. No existe fundamento legal alguno que establezca el plazo discrecional adoptado para emitir el acto administrativo.
5.- Respecto de la falta de motivación del acto emanado por el Departamento de Recursos Humanos; la motivación de las resoluciones administrativas, al incidir en los derechos de los administrados, es necesaria en el tanto constituye un parámetro de legalidad de la actuación administrativa y su ausencia restringe o limita las posibilidades de su tutela judicial. En el contexto constitucional, el requerimiento de motivación de los actos y resoluciones administrativos implica imponer una limitación al poder público, en el tanto, se le obliga a apegarse el principio de legalidad, reconocido en el artículo 11 de la Constitución Política, y a la necesidad de invocar un criterio razonable en la toma de sus decisiones. Se trata de un mecanismo de interdicción de la arbitrariedad de los poderes públicos que garantiza la • imparcialidad de la Administración, de ahí que no es una mera formalidad sino un requisito sustancial que permite al administrado conocer las razones del proceder ______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 36 administrativo; la motivación de los actos administrativos es una exigencia del principio constitucional del debido proceso así como del derecho de defensa e implica una referencia a hechos y fundamentos de derecho, de manera que el administrado conozca los motivos por los cuales ha de ser sancionado o por los cuales se le deniega una gestión que afecta sus intereses o incluso sus derechos subjetivos; situación que carece el informe 0006-2015 citado.
- PRINCIPIO DE INTERDICCION DE LA ARBITRARIEDAD, RAZONABILIDAD Y PROPORCIONALIDAD DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS, (ver voto 2004- 14421 de las 11:00 hrs. del 17 de diciembre de 2004, Sala Constitucional).
La regulación de los elementos constitutivos de carácter sustancial objetivos (motivo, contenido y fin) o subjetivos (competencia, legitimación e investidura) y formales (procedimiento y motivación) del acto administrativo, tienen por objeto racionalizar la función o conducta administrativa y, sobre todo, dotarla de logicidad o razonabilidad, evitando que las administraciones públicas sorprendan a los administrados con actos contradictorios, absurdos, desproporcionados o irracionales. Un aspecto de primer orden en todo acto administrativo es la proporcionalidad en sentido estricto entre los medios empleados por la administración pública respectiva y los fines que se pretenden lograr con éste, así como la idoneidad o necesidad de su contenido y, desde luego, cuando resulta aflictivo o de gravamen, la ponderación de su intervención o impacto mínimo. Precisamente por lo anterior, ha surgido en el Derecho Constitucional contemporáneo, como uno de los principios rectores de la función administrativa el de la interdicción de la arbitrariedad, de acuerdo con el cual la conducta administrativa debe ser suficientemente coherente y razonablemente sustentada en el bloque de legalidad, de modo que se baste y explique por sí misma. En nuestro ordenamiento jurídico constitucional tal principio dimana de lo establecido en la primera parte del artículo 11 de la Constitución Política al preceptuar que "Los funcionarios públicos son simples depositarios de la autoridad. Están obligados a cumplir los deberes que la ley les impone y no pueden arrogarse facultades no concedidas en ella. No sobra, por lo demás, advertir, que la arbitrariedad no debe ser confundida con la discrecionalidad administrativa, esto es, con la posibilidad que tiene todo ente u órgano público de escoger entre varias opciones o soluciones (contenido), todas igualmente justas, ante el planteamiento de una necesidad determinada (motivo) y el uso de conceptos jurídicos indeterminados para atender un problema (motivo) los cuales suponen un margen de apreciación positiva y negativa y un halo de incertidumbre, pero que, en último término, admiten una única solución justa.
Dadas las consideraciones anteriores, con base en los artículos 11, 15, 16 y 17 de la Ley General de la Administración Pública, los artículos 11, 39 y 41 de la Constitución Política, solicita con respeto se considere en todos sus extremos su recurso de revocatoria con apelación en subsidio presentado contra del informe Técnico N° 006-2015 comunicado mediante oficio AL-DRHU-OFI-1286-2015 de Recursos Humanos, respecto a la desestimación de la solicitud de reasignación del puesto N° 014599 ocupado por la suscrita”.
En ese mismo sentido se conoce recurso de revocatoria con apelación en subsidio presentado por la funcionaria Ana Helky Hidalgo Coto contra lo indicado en el oficio AL-DRHU-OFI-1286- 2015 donde se desestima la solicitud de reasignación de su puesto N° 014599 ocupado en propiedad, en el Área de Gestión y Control del Departamento de Proveeduría, por la consideraciones de hecho y de derecho que se transcriben a continuación:
“CONSIDERACIONES DE HECHO
1.- Según se demostró en autos, las labores se ejercen desde el año 2011, de forma permanente y continua, según se desprende de los documentos aportados para el estudio y de la entrevista realizada a la Licda. Sonia Vega Solano, superior inmediata de la suscrita.
Previo al año 2011, la suscrita prestaba labores en el Área de Contratación Administrativa de esa Proveeduría; en aquella, me abocaba a elaborar carteles de contratación directa o licitación, tramitar el proceso de contratación, llevar al coordinación del proceso de compra, hasta la elaboración de la Recomendación de Adjudicación, a efecto de que fuese firmada por los Directores involucrados en el proceso y luego se enviaba a la Dirección Ejecutiva para que se procediera con la adjudicación. Hoy ______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 37 día, NO elaboro carteles de contratación directa ni de licitación, NO coordino el proceso de compra; laboro en un área totalmente diferente. I De lo expuesto se comprueba el cambio de funciones de manera sustancial, respecto de las ejercidas al día de hoy.
No obstante lo anterior, en la conclusión del referido estudio se establece que: "...aunque la funcionaria Hidalgo Coto ha cambiado de labores, esto no representa un cambio sustancial y permanente...".
Tal aseveración carece de validez y fundamento, hoy ejerzo funciones de forma permanente y las mismas son totalmente diferentes, sea el cambio SÍ es sustancial.
2.- Se aduce que el nivel de responsabilidad de las labores ejecutadas está en función del desenlace de una cadena de ejecutores, no obstante, pareciera que no se atendieron y entendieron las labores que se desarrollan en el Área de Gestión y Control.
Para efectos de un mejor entendimiento, la labor que se desarrolla se asemeja a un gran filtro de toda la documentación de ejecución de pago, entiéndase la Orden de Pedido, la Factura Comercial, el control de entrada o las boletas de inspección, según proceda, el acta de recepción, entre otros. Se analizan, se confrontan con lo adjudicado y con lo ejecutado, de presentarse alguna diferencia se detiene el trámite y se solicita se corrija el error, se aporte alguna otra documentación adicional que respalde el trámite; posteriormente, se alimentan los registros informáticos que se llevan en el Área, se confeccionan las notas de envío al Departamento Financiero para que se proceda con el pago.
El Departamento Financiero revisa la documentación enviada, nótese que revisan exactamente lo mismo que ya fue revisado en el Área de Gestión y Control, y de encontrarse alguna diferencia lo devuelves al Área. En otras palabras se realiza la misma revisión, es otro control.
A pesar de que la labor que efectúan los funcionarios del Departamento Financiero, es la misma labor que yo ejecuto en el Departamento de Proveeduría, en aquel departamento, sus funcionarios SÍ han sido calificados en puestos de Profesional 2B, no obstante en la Proveeduría se nos califica como Profesional IB; no existe justicia, se violenta el principio de igualdad.
Lo anterior es otra justificante para NO concederme la reasignación, a pesar de realizar las mismas labores que un Profesional 2B pero ubicado en el Departamento Financiero.
La legalidad administrativa implica también para la Administración, la imposibilidad de extralimitar el desempeño de sus funcionarios, fuera de los parámetros establecidos, para el puesto específico de que se trate; pues lo contrario significaría admitir, un enriquecimiento injusto para la Administración, al verse beneficiada con servicios ajenos y distintos a los remunerados al funcionario.
3.- La igualdad, sólo es violada cuando la desigualdad está desprovista de una justificación objetiva y razonable. Pero además, la causa de justificación del acto considerado desigual, debe ser evaluada en relación con la finalidad y sus efectos, de tal forma que debe existir, necesariamente, una relación razonable de proporcionalidad entre los medios empleados y la finalidad propiamente dicha. Es decir, que la igualdad debe entenderse en función de las circunstancias que concurren en cada supuesto concreto en el que se invoca, de tal forma que la aplicación universal de la ley, no prohíbe que se contemplen soluciones distintas ante situaciones distintas, con tratamiento diverso. Todo lo expresado quiere decir, que la igualdad ante la ley no puede implicar una igualdad material o igualdad económica real y efectiva.
El criterio de calificación y evaluación debe ser objetivo, pues no se trata de dar paso a la subjetividad o arbitrariedad, sino por el contrario establecer un mecanismo para sustentar si procede o no la reasignación.
Se trata en esencia de un solo régimen regulado por un estatuto que en esencia está sometido a parámetros de constitucionalidad y legalidad, en especial sobre los temas de proporcionalidad e igualdad. En ese marco, existen una serie de derechos y obligaciones bajo una serie de principios como legalidad, idoneidad comprobada, ausencia de libre disposición de la relación, sometimiento a los esquemas del derecho público, inamovilidad relativa, derecho de, entre otros, que confluyen al ______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 38 mantenimiento de la carrera administrativa; resulta contradictorio a los principios enunciados el pretender encasillar en una categoría rígida, sin permitir escalar dentro de la carrera, inclusive se está en presencia de una presunta inconstitucionalidad.
Se tiene derecho al pago de las diferencias precisamente en cumplimiento de ese principio constitucional que manda que en igualdad de condiciones y eficiencia se debe retribuir el mismo salario. Es claro que, con el desempeño de mi persona, el interés institucional se vio favorecido y aún en conocimiento de que ejecuta desde el 2011, con la misma remuneración correspondiente al profesional IB, me encomendaron esas funciones. Obsérvese la responsabilidad derivada por parte del administración, quien procedió en razón de un acto originado de las mismas autoridades administrativas y que a mi criterio implicaba no contrariar la legalidad administrativa y obedecer en aquella oportunidad una orden de la Dirección Departamental de traslado a otra área, lo que provocó más bien es resultar un perjuicio como servidora y un enriquecimiento por parte de la Administración.
Las categorías establecidas por la Administración no pueden ser rígidas, deben adecuarse al tiempo y circunstancias sobrevinientes, en aras de salvaguardar los derechos de los trabajadores y el principio de igualdad. '
CONSIDERACIONES DE DERECHO
-Artículo 15 del Manual de Procedimientos para la Reasignación de Puestos de la Asamblea Legislativa. -Artículo 7 del Reglamento para la Clasificación y Valoración de Puestos de la Asamblea Legislativa.
PETITORIA
-Se acoja en todos sus extremos el presente Recurso de Revocatoria y por consiguiente se modifique el referido informe IM° 006-2015 elaborado por el Área de Provisión y Aplicación del Recurso Humano, del Departamento de Recursos Humanos.
-De no prosperar el Recurso de Revocatoria, trasladar el presente recurso ante el superior jerárquico, sea el Directorio Legislativo, para que en apelación conozca el recurso incoado.”
Asimismo se conoce resolución del Departamento de Recursos Humanos al recurso de revocatoria con apelación en subsidio interpuesto por la funcionarla Ana Helky Hidalgo Coto contra lo indicado en el oficio AL- DRHU-OFI-1286- 2015.
Departamento de Recursos Humanos San José, a las catorce horas del día 25 de junio del dos mil quince.
Diligencia de recurso de revocatoria con apelación en subsidio, promovida por la funcionaria Ana Helky Hidalgo Coto, cédula de identidad N° 1-0779-0112, mediante escrito recibido en este Departamento el 1 de junio del 2015, dentro de los plazos establecidos en la reglamentación vigente, objetando la recomendación emanada en el Informe Técnico N.° 006-2015, comunicado a la interesada mediante oficio N° AL-DRHU- OFI-1286-2015 el día 21 de mayo del 2015, con respecto a la desestimación de la solicitud de la reasignación del puesto N.° 014599 (Profesional 1B) ocupado en propiedad por la señora Hidalgo Coto.
CONSIDERANDO:
PRIMERO: Que la servidora Hidalgo Coto cédula de identidad N° 1-0779-0112, funcionaria del Departamento de Proveeduría, presentó formulario de solicitud de estudio de reasignación con fecha 22 de enero del 2015, con el respectivo visto bueno del Director del Departamento del puesto N° 014599 (Profesional 1B) ocupado en propiedad por dicha señora.
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 39
SEGUNDO: Que mediante Informe Técnico N.° 006-2015 de mayo 2015 se atiende la solicitud planteada y mediante oficio AL-DRHU-OFI-1286-2015 se le comunica y se adjunta copia del informe citado en el cual se recomienda mantener la clasificación del puesto N° 014599 como Profesional 1B.
TERCERO: Que mediante oficio recibido en este Departamento, el 1 de junio del 2015, la señora Hidalgo Coto presentó recurso de revocatoria con apelación en subsidio contra lo resuelto en el informe Técnico N° 006-2015, comunicado mediante oficio N° AL-DRHU- OFI-1 286-2015, según los siguientes argumentos esgrimidos:
En cuanto consideraciones de hecho:
Punto 1) De conformidad con el Reglamento para la Clasificación y Valoración de Puestos Acuerdo N° 43-06-07 de conformidad con la Sesión N° 34-2006, celebrada por el Directorio Legislativo 6 de diciembre de 2006, en su artículo 3) indica:
La reasignación de un puesto significa: “Cambio que se realiza en la clasificación de un puesto, con motivo de una variación sustancial y permanente en sus tareas.
Según Oficio Gestión-212-2010. Referente a Reasignación de puestos de fecha 17 de agosto del 2010 Dirección General del Servicio Civil indica:
Cambio Sustancial, puede implicar un cambio en la naturaleza de las funciones, por ejemplo, cuando se pasa de labores de oficina a labores técnicas en un determinado campo de actividad, pero bien puede ser dentro del mismo, por ejemplo, cuando se pasa de labores técnicas en un campo de actividad a labores profesionales en el mismo campo.
Permanencia del Cambio, implica el análisis del tiempo trascurrido desde el momento en que el servidor asumió las nuevas responsabilidades en relación con las que originalmente caracterizaban al puesto ocupado’’.
Referente al caso que nos ocupa, en el Informe Técnico N° 006-2015 de mayo 2015 señala: “... las tareas asignadas a la servidora Hidalgo Coto se logró establecer que el nivel de dificultad relativa, responsabilidad compartida en tanto que es el desenlace de una cadena de ejecutores y ella funciona en el control de lo realizado por otros, consecuencia del error, repercusiones; las funciones, actividades y tareas que desempeña la servidora objeto de este informe corresponden a los niveles profesionales, no obstante le corresponde seguir procesos establecidos en los que fundamenta los criterios y acciones realizadas. En este mismo sentido criterios como iniciativa, creatividad y toma de decisiones en su medio laboral están supeditadas a la aplicación del conocimiento y experiencia en los procedimientos en el área donde se ubican sus funciones y a la supervisión intermedia del Jefe de Área con quién labora, aunado a la trascendencia de las labores que desarrolla”.
En el Informe Técnico mencionado, la frase .. aunque la funcionaria Hidalgo Coto ha cambiado de labores, esto no representa un cambio sustancial y permanente. En este sentido se debe determinar si el cambio es sustancial o no, es el nivel de complejidad, responsabilidad del puesto, consecuencia del error, entre otros factores, que motiven un nivel de clasificación y por ende salarial superior o inferior en el puesto. El cambio debe suponer mayor o menor exigencia en cuanto a estudios y competencias especiales, para el desempeño del puesto específico.
Punto 2) En relación con este tema mediante Oficio Gestión -212-2010 de fecha 17 de agosto del 2010 se señala:
“Al respecto, es preciso señalar que dicho principio general obedece entre otras, a la necesidad de dar garantía técnica y jurídica al acto de reasignación, tomando en consideración que si bien un cambio de tareas en un puesto puede obedecer a cambios en los procesos de trabajo, en la ______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 40 tecnología, en los objetivos de la dependencia donde se ubica, en muchos casos, depende del enriquecimiento o empobrecimiento que su ocupante haga del mismo.
En este sentido, es importante tener presente que en la actualidad el sistema clasificado de puestos del Régimen de Servicio Civil, se caracteriza por ser mixto, es decir, valora las funciones de un puesto, su nivel de complejidad y responsabilidad en cuanto al servicio que justifica el cambio de tareas, pero también toma en consideración, las competencias, habilidades, destrezas o bien limitantes, que le agrega la persona que se desempeña en el mismo. ”
De conformidad con lo anterior en Oficio As. Leg. 1236-07 de fecha 13 de diciembre del 2007 del Departamento de Asesoría Legal, señala lo siguiente:
“(...) a) Las reasignaciones son variaciones sustanciales y permanentes de tareas, funciones y responsabilidades del puesto, no del servidor;
b) Son las mismas necesidades del servicio las que justifican el cambio en las tareas;
c) El cambio en la condición académica del servidor, no necesariamente debe implicar una reasignación de puesto, pero para que una reasignación proceda, el servidor si debe cumplir con los requisitos y la atenencia dispuestos en los Manuales respectivos.
Esto fue así apuntado por la Procuraduría General de la República al señalar que:
“(...) todo acto de reasignación debe buscar la eficiencia de la Administración y la idoneidad de los funcionarios para la prestación de los servicios, dentro del área en la que se desempeñan y de conformidad con los requisitos de sus puestos, ya que “...técnicamente una reasignación se justifica cuando sobreviene una valoración en las tareas y responsabilidades, pero como producto de las necesidades del servicio; o sea, de que por alguna razón (por ejemplo modernización), con el transcurso del tiempo surge la imperiosa necesidad de cambiar la clasificación, en razón de que las funciones y responsabilidades requeridas para la debida prestación del servicio son diferentes.” (P.G.R. C-190-2001. El resaltado es del original)
Lo anterior implica que el estudio que nos ocupa, es que funcionarios con categorías a la de profesional 1 en cuanto al servicio prestado en el área donde se desenvuelve sus funciones imposibilita el cambio clasificatorio, ya que las funciones ahí desarrolladas no requieren de condiciones profesionales superiores. Así las cosas, es absolutamente claro que las prestaciones del servidor se denegaron, no porque no tenga las condiciones profesionales, personales o académicas para optar por niveles profesionales superiores, sino porque las necesidades del servicio no requieren un ajuste en la categoría y el nivel que ostenta.
Se debe agregar que la reasignación se implementa al puesto, al existir variaciones sustanciales y permanentes de tareas, funciones y responsabilidades del mismo, no del funcionario, por lo que tener las condiciones profesionales, personales o académicas no garantiza la aprobación de la reasignación, pero el cumplimiento de dichas condiciones son requisitos indispensables por parte del servidor a reasignar.
Punto 3) En este punto cabe agregar, que en Oficio Gestión Circular-10-2008 de 12 de junio del 2008 establece:
“Cabe destacar, que este proceder; no responde a una decisión desigual o arbitraria, contrario se sustenta en la prevalencia de leyes que regulan la actuación de los funcionarios públicos, así como diversas sentencias emitidas por Sala Constitucional. Al respecto considérese el voto número 3932-95 de las 15:33 horas del 18 de julio de 1995, que en lo que nos interesa dispone: ______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 41
“...La Constitución Política en el artículo 11 instaura el Principio de Legalidad, sentando además las bases constitucionales del deber de objetividad e imparcialidad de los funcionarios públicos, al señalar que estos están sometidos a la Constitución y a las leyes, aquí nace el fundamento de las incompatibilidades, el funcionario público no puede estar en una situación donde haya colisión entre interés público e interés privado."
En este mismo orden de ideas, el artículo 3 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito, Ley N° 8422, dispone lo siguiente:
“Artículo 3o- Deber de Probidad. El funcionario público estará obligado a orientar su gestión a la satisfacción del interés público. Este deber se manifestará, fundamentalmente, al identificar y atender las necesidades colectivas prioritarias, de manera planificada, regular, eficiente, continua y en condiciones de igualdad para los habitantes de la República; asimismo, al demostrar rectitud y buena fe en el ejercicio de las potestades que le confiere la ley; asegurarse de que las decisiones que adopte en cumplimiento de sus atribuciones se ajustan a la imparcialidad y a los objetivos propios de la institución en la que se desempeña y, finalmente, al administrar los recursos públicos con apego a los principios de legalidad, eficacia, economía y eficiencia, rindiendo cuentas satisfactoriamente”.
Al respecto, en Oficio As. Leg. 1236-07 de fecha 13 de diciembre del 2007 menciona lo siguiente:
“Así, es perfectamente válido pensar que con fundamento en estudios técnicos particulares se pueda determinar que, en razón de la estructura lógico-formal de la Institución, y dependiendo del nivel de complejidad y exigencia de las funciones de cada despacho, éstas puedan ser realizadas por técnicos o profesionales de un nivel determinado, de manera tal que nombrar en dichos puestos a colaboradores con niveles superiores lo que generaría es un desperdicio impropio e improcedente de recursos.
Valga reiterar que dichas limitantes no quieren decir que las personas que ocupan los puestos no cumplan con los requisitos necesarios para optar por otros de mayor complejidad, o no merezcan ser tomados en cuenta para un puesto con una categoría mayor, sino que, insistimos, la organización y las necesidades del servicio no requieren que el código en cuestión sea elevado a una categoría superior. ”
Para concluir, para que una reasignación sea procedente debe darse un cambio sustancial y permanente de tareas, funciones y responsabilidades del puesto, en razón de las necesidades del servicio, además del cumplimiento de los requisitos y atinencias requeridas en los Manuales respectivos.
Punto 4) En este punto, es criterio de este Departamento mantener lo dispuesto en el Informe Técnico N° 006-2015 de fecha mayo 2015.
Por todo lo expuesto anteriormente este Departamento mantiene su criterio vertido en el Informe Técnico 006-2015 de mayo 2015, donde se recomienda desestimar la solicitud de reasignación del puesto N° 014599, ocupado en propiedad por la servidora Ana Helky Hidalgo Coto, ubicado en el Departamento de Proveeduría.
POR TANTO, EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS RESUELVE:
Artículo 1 - Confirmar en todos sus extremos las consideraciones y argumentaciones indicadas en el Informe Técnico N. ° 006-2015 con respecto a la solicitud de reasignación del puesto N° 014599, ocupado por la funcionaria Ana Helky Hidalgo Coto, portadora de la cédula de identidad N° 1-0779- 0112 y que se encuentra ubicado en el Departamento de Proveeduría. ______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 42
Por lo tanto se mantiene la clasificación del puesto N° 014599, como Profesional 1B. De la misma manera, se da traslado a la copia de esta resolución y la documentación que le dio origen a la Dirección Ejecutiva dentro de los plazos legales correspondientes, para que se atienda lo relacionado con la apelación interpuesta por la funcionaria Hidalgo Coto.
Finalmente, se conoce oficio AL-DALE-PRO-0497-2015, con fecha 27 de julio del 2015, suscrito por la señora Reyna Marín Jiménez, Directora del Departamento de Asesoría Legal, mediante el cual se refiere al recurso de revocatoria presentado por la servidora Ana Helky Hidalgo Coto contra el oficio del Departamento de Recursos Humanos AL-DRHU-OFOI-1286-2015, mediante el cual se le rechaza su solicitud de reasignación de Profesional 1B a Profesional 2 B.
Sobre el particular manifiesta lo siguiente:
1.- Como es de su conocimiento, la Procuraduría General de la República, al amparo de la normativa correspondiente, en diferentes pronunciamientos ha sostenido que por reasignación debe entenderse aquel cambio que opera en el puesto, con motivo de una variación sustancial y permanente de las tareas y responsabilidades del servidor (artículos 105 y siguientes del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil).
Se trata de una modificación en el puesto que obedece a “…cambios sustanciales y permanentes en sus tareas, actividades y responsabilidades, como consecuencia de modificaciones en los objetivos y/o procesos de trabajo, que impliquen la obtención de productos o servicios más eficientes…” (artículo 110 R.E.S.C.).
Lo anterior tiene como finalidad última el garantizar que todo acto de reasignación busque la eficiencia de la Administración y la idoneidad de los funcionarios para la prestación de los servicios, dentro del área en la que se desempeñan y de conformidad con los requisitos propios de sus puestos, ya que, “… técnicamente una reasignación se justifica cuando sobreviene una valoración en las tareas y responsabilidades, pero como producto de las necesidades del servicio; o sea, de que por alguna razón (por ejemplo modernización), con el transcurso del tiempo surge la imperiosa necesidad de cambiar la clasificación, en razón de que las funciones y responsabilidades requeridas para la debida prestación del servicio son diferentes.” (P.G.R. C-190-2001. El resaltado es del original)
2- Ahora bien, refiriéndonos al escrito presentado por la servidora solicitante, objeto concreto de esta consulta, en el punto 1, lleva razón la recurrente, pues no queda claro el razonamiento que esgrime el Departamento de Recursos Humanos para justificar la no existencia del cambio de funciones requerido, pues en realidad no consta en el informe de cita que se haya hecho comparación o valoración alguna que entre las áreas en que laboró y labora actualmente la señora Hidalgo Coto y los niveles de responsabilidad de cada una de estas.
Claro está que tampoco es de conocimiento de esta Asesoría Legal, la técnica que utiliza el Departamento de Recursos para concluir si existe o no un cambio sustancial en las funciones que permita acreditar o no una reasignación, pues este es el Órgano Técnico con capacidad de decidir lo referente a este asunto. En razón de lo anterior, si bien no resulta resorte de ______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 43 este Departamento Legal referirse a asuntos fuera de nuestra competencia, si se estima necesario que el informe de cita sea claro y puntual sobre tales extremos, para que la servidora interesada conozca los motivos de rechazo y con ello pueda ejercer su derecho de defensa.
En cuanto al punto 2, también lleva razón la recurrente, porque obviamente, cada Área Departamental realiza funciones diferentes, sin que ello sea consecuencia necesaria de un cambio sustancial en las funciones de sus funcionarios. Razón de más para que el informe del Departamento de Recursos Humanos detalle clara y puntualmente los criterios técnicos que sustentan su rechazo.
En cuanto a la vulnerabilidad de los principios de debido proceso, derecho de defensa, principio de legalidad y de buena fe, a los cuales se refiere en el punto 3 de su escrito, en relación con su solicitud de reasignación y el tiempo transcurrido para la notificación del informe No. 006-2015, considera este Despacho que no existe tal transgresión, ya que no existen plazos fijos establecidos para tales efectos ni en el Reglamento para la Clasificación y Valoración de Puestos ni en el Manual de Procedimientos para las Reasignaciones de Puestos de la Asamblea Legislativa. Además se cumplieron todos y cada uno de los pasos o etapas para tramitar una reasignación, establecidos en el Manual de cita.
En relación con lo argumentado en el punto 4 de su recurso, lleva razón la funcionaria quejosa, en el sentido que el artículo 352 de la Ley General de la Administración Pública, dispone que el órgano emisor tiene un plazo de 8 días naturales para resolver un recurso de revocatoria, siendo que la resolución de dicho recurso se extendió a un plazo de un mes calendario. Sin embargo, la resolución fuera de plazo no conlleva un silencio positivo en favor de la interesada, es decir, no significaba ni debe entenderse que por dicha desatención procesal se tenga que declarar con lugar el recurso planteado, como en efecto sucedió.
En cuanto a la falta de motivación del acto emanado por el Departamento de Recursos Humanos, considera esta Asesoría Legal que lleva parte de razón aquí la recurrente, pues ese Despacho al emitir el informe sobre la reasignación debió ser mucho más claro y explícito en su justificación, de modo que se desarrollaran todos y cada uno de los motivos por los cuales no se consideró que existiera un cambio sustancial en las funciones de la servidora Hidalgo Coto, con cotejos, semejanzas o diferencias entre las funciones anteriores y actuales y valoraciones relacionadas con el nivel profesional que las realiza, consideraciones todas que permiten determinar si el cambio de funciones operado resulta o no ser sustancial y porqué.
Concluye el Informe Técnico No. 006-2015, del cual se aportó copia, que aunque la funcionaria Ana Helky Hidalgo Coto, ha cambiado de labores, no representa un cambio sustancial y permanente, por lo cual el Departamento de Recursos Humanos se ve limitado de tramitar la reasignación, pues según su dicho, las labores que realiza la citada funcionaria en el Área de Gestión y Control, se ajustan a la clase de Profesional 1 nivel B según lo establecido en el Manual de Clases de Puestos de la Asamblea Legislativa y en el Manual de Funciones y Estructura de la Organización Técnico- Administrativa de la Asamblea Legislativa; elementos que, reiteramos, deben ser puntualmente desarrollados y técnicamente justificados en el informe de cita, para que la servidora tenga conocimiento claro de las consideraciones
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 44
de hecho y de derecho por las cuales no procede su solicitud; aspecto que insistimos, se echa de menos en el desarrollo del informe de cita.
Así las cosas, si bien el Departamento de Recursos Humanos, de conformidad con el Manual de Organización Institucional, es el órgano técnico institucional que conoce y tramita lo relativo a la clasificación de puestos, el reclutamiento y selección de personal, así como cualquier otro aspecto relacionado con la administración de recursos humanos; también es deber de dicho Departamento argumentar en forma clara, razonada y lo más sólidamente posible los aspectos, elementos y criterios en los que se sustenta un caso de reasignación, sobre todo cuando la misma es rechazada; esto con el fin de no causarle indefensión a la solicitante, pues es con base en estos argumentos es que la parte interesada podrá basarse al momento de presentar cualquier alegato sobre su disconformidad.
Por todo lo anterior, esa Asesoría Legal estima que se debería declarar con lugar el recurso planteado por la servidora quejosa, únicamente en el cuanto al hecho que el informe No. 006-2015, carece de la motivación y justificación suficiente para declarar sin lugar la reasignación de la señora Hidalgo Coto. En tal sentido, lo procedente será que el Departamento de Recursos Humanos realice las correcciones correspondientes.
SE ACUERDA: Con base en el criterio vertido por el Departamento de Asesoría Legal, mediante oficio AL-DALE-PRO-0497-2015, avalar parcialmente el recurso de apelación planteado por la señora Ana Helky Hidalgo Coto, contra lo dispuesto en el oficio del Departamento de Recursos Humanos AL-DRHU-OFOI-1286-2015, en el cual se rechaza su solicitud de reasignación de Profesional 1B a Profesional 2 B, únicamente en cuanto al hecho de que el informe N° 006-2015, carece de la motivación y justificación suficientes para declarar sin lugar la reasignación de la funcionaria.
En virtud de lo anterior, se devuelve la solicitud de la funcionaria Hidalgo Coto al Departamento de Recursos Humanos para que este remita a conocimiento de este Directorio Legislativo, un informe en el que conste una comparación o valoración de las labores que desarrollaba la servidora, primero en el Área de Contratación Administrativa y posteriormente en el Área de Gestión y Control, del que se logre demostrar los motivos de su posición en cuanto al cambio sustancial de funciones de la servidora. -820, 821-
ARTÍCULO 23.- SE ACUERDA: Tomar las siguientes disposiciones:
1. Solicitar al Departamento de Recursos Humanos que en un plazo de quince días naturales a partir del recibido de la presente comunicación, informe a la población legislativa acerca de los parámetros que emplea para realizar un adecuado y oportuno análisis de las solicitudes de reasignación planteadas por los servidores legislativos.
2. Solicitar a la Dirección Ejecutiva que, a la luz de lo que dispone la Ley de Simplificación de Trámites y en un plazo de un mes, proponga a este Órgano Colegiado una modificación a la normativa que rige la materia de reasignaciones en la Institución (Reglamento para la Clasificación y Valoración de Puestos, Manual de Procedimientos
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 45
para las reasignaciones de Puestos, etc.), a fin de que se establezcan plazos específicos por medio de los cuales los administrados puedan recibir una respuesta expedita a sus solicitudes. -822, 823-
ARTÍCULO 24.- Se conoce oficio XPQ-0013-08-2015, con fecha 4 de agosto del 2015, suscrito por la señora Xinia Pérez Quesada, mediante el cual solicita que se le traslade del Departamento de Servicios de Salud a otro departamento en la institución en el cual se le asignen funciones y condiciones ambientales que resguarden según la Ley 6727 y el 195 del Código de Trabajo, el riesgo que corre por el acoso u hostigamiento laboral y sexual. Incluso con base en la Ley de Acoso Sexual en el Empleo y la Docencia, la Convención do Pará do Belem de Brasil así como la Ley de no Discriminación contra las Mujeres, que Costa Rica ha suscrito, así como todas las convenciones discutidas en el seno del CEDAW, las cuales en teoría deberían respetarse, por lo cual, agradecería reconsiderar el mantenerla en la Oficina de Discapacidad.
SE ACUERDA: Desestimar la solicitud planteada por la señora Xinia Pérez Quesada, tendiente a que se reubique su código a otra dependencia de la Institución; esto en estricto apego a lo dispuesto en la resolución de las dieciséis horas y treinta y dos minutos del treinta y uno de julio del dos mil quince, emitida por el Tribunal Contencioso Administrativo y Civil de Hacienda, en la que, entre otras cosas, se ordena expresamente “la reinstalación de la señora Pérez Quesada en su puesto de trabajo y con goce salario”.
Consecuentemente, a la luz de lo dispuesto por el Directorio Legislativo en el artículo 2 de la sesión N° 148-2012, celebrada el 21 de noviembre del 2012, la funcionaria deberá continuar prestando sus servicios en el Departamento de Servicios de Salud, específicamente a la Unidad Técnica de Discapacidad. -824-
ARTÍCULO 25.- Se conoce oficio AL-DALE-PRO-0510-2015, suscrito por la señora Reyna Marín Jiménez, Directora del Departamento de Asesoría Legal, mediante el cual se refiere al acuerdo tomado por el Directorio Legislativo en el artículo 23 de la sesión No. 071-2015, relacionado con el recurso de revisión presentado por el exdiputado Federico Tinoco Carmona contra lo resuelto en el artículo 18 de la sesión No. 044-2015, del 19 de febrero del 2015, en el cual se rechaza el recurso de apelación interpuesto por el citado exdiputado contra el cobro de la suma pagada por esta Asamblea Legislativa en el Proceso OR.S.PUB.HOSTI.SEX.Y/O LABORAL, No. 07-000367-0166-LA de XVB contra CFTC y el ESTADO, y se ordena a la Administración a continuar con el proceso.
Sobre el particular indica que el recurso de revisión es según el tratadista Ernesto Chacón Jinesta, una limitación a la “cosa juzgada administrativa”, es la forma de quebrar un acto firme obtenido de forma ilícita, fraudulenta o injusta para que el procedimiento administrativo se reabra y se resuelva con arreglo a la legalidad o al ordenamiento jurídico (bloque de legalidad).
Este instrumento se encuentra regulado en el artículo 353 de la Ley General de la Administración Publica, en el cual se establece de manera taxativa, una serie de las causales que autorizan a utilizar este medio de impugnación contra los actos finales y firmes.
De lo manifestado por el señor recurrente en su recurso, se debe inferir, porque él no lo señala, que su disconformidad se encasilla en relación con el ______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 46 inciso a) del artículo 353, no siendo posible de ninguna forma interpretar que se pudiera referir a las demás causales.
Establece el inciso a) del artículo 353 de cita lo siguiente:
“Artículo 353.-
1.- Podrá interponerse recurso de revisión ante el jerarca de la respectiva Administración contra aquellos actos finales firmes en que concurra alguna de las circunstancias siguientes:
a) Cuando al dictarlos se hubiere incurrido en manifiesto error de hecho que aparezca de los propios documentos incorporados al expediente;...”
Ahora bien, hay que recordarle al recurrente, según lo establecen los artículos 199 y siguientes de la Ley General de la Administración Pública, que el servidor público debe responder ante los terceros y ante la propia Administración cuando hayan actuado con dolo o culpa grave en el desempeño de sus funciones o con ocasión de su cargo. Se considera entonces, que hay dolo o culpa grave cuando en el desempeño de sus labores el servidor emite o comete actos manifiestamente ilegales, no sin olvidar que cuando se incurre en desobediencia, el servidor se hace acreedor de una responsabilidad en lo personal, como ocurrió en este caso concreto.
En lo tocante al plazo de prescripción para ejercer la acción de regreso por dineros pagados por la Administración Pública por concepto de indemnización a un tercero, producto de una condena judicial recaída de manera solidaria en su contra por una falta del funcionario público, como en el caso que nos ocupa, lo procedente será atender el plazo dispuesto en el artículo 198 en concordancia con el 207 de la Ley General de la Administración Pública, que establece el período cuatrienal de prescripción.
Puntualmente, establecen los numerales de cita lo siguiente:
“Artículo 198.- El derecho de reclamar la indemnización a la Administración prescribirá en cuatro años, contados a partir del hecho que motiva la responsabilidad.
El derecho de reclamar la indemnización contra los servidores públicos prescribirá en cuatro años desde que se tenga conocimiento del hecho dañoso”.
“Artículo 207.- Vencidos los plazos de prescripción a que se refiere el artículo 198 de esta ley, el Estado no hará reclamaciones a sus agentes por daños y perjuicios.”
En ese sentido, es importante tener presente que la acción de regreso en el caso que nos ocupa, tiene origen en una relación trilateral, esto es, cuando se justifica por el pago de la indemnización que la Administración Pública ha efectuado en favor de un administrado-damnificado como consecuencia de una falta personal (dolo o culpa grave) de un funcionario público.
En este sentido, el autor Ernesto Jinesta en su Tratado de Derecho Administrativo (Tomo II) indica que el plazo de prescripción para que el ______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 47 funcionario responda por los daños que le cause a la Administración es de cuatro años iniciados a partir de la sentencia condenatoria que fija a la Administración el pago de una indemnización a un tercero; lo anterior de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 198 y 207 de cita. En este supuesto, la acción de regreso tiene un punto de inicio diferente al conocimiento efectivo que tenga el ente público del hecho dañoso o falta personal del funcionario.
“El punto de inicio para contabilizar la prescripción cuatrienal de los artículos 198 y 207 de la LGAP, se aplica para la acción de regreso establecida en el artículo 210 de la LGAP, siendo que no opera para la acción de recuperación de la pagado establecida en los numerales 203 a 209 de la ley citada, puesto que, la Administración Pública puede ejercerla cuando ha sido efectivamente condenada a pagar una indemnización y no a partir de cuándo conoce la falta personal del funcionario, sin haber sido condenada a un dar o haber pagado efectivamente.” (pag. 252)
Lo anterior implica que si bien el plazo de recuperación de los cuatros años se inicia con la sentencia firme, este sufre de interrupciones, mediante los cuales se tendrán que contabilizar nuevamente los plazos.
En el caso en concreto, la sentencia en firme se dictó el 18 de julio de 2012, al resolverse el recurso de casación interpuesto por las partes, siendo que una primera interrupción de la prescripción operó con el depósito de ¢12.000.000 realizado por el señor Tinoco Carmona el 5 de octubre del 2012, a favor de la señora XVB; un segundo plazo se presenta con el depósito hecho por esta Asamblea Legislativa en el mes de agosto del 2013 por un monto de ¢7.000.000,oo a favor de la parte actora, y la última interrupción se presenta con el segundo depósito hecho también por esta Asamblea Legislativa en el mes de noviembre del 2013 por un monto de ¢5.000.000. De modo que la prescripción cuatrienal comienza nuevamente a computarse a partir del este mes de noviembre del 2013, siendo que finalizaría en el mes de noviembre de 2017.
Estando claramente establecidos los plazos de la prescripción cuatrienal respecto a la acción de regreso de la Administración, esa Asesoría Legal es del criterio de que no lleva razón el aquí exdiputado recurrente lo planteado en su recurso, pues el artículo 208 citado por el quejoso, está concebido y pensado para el supuesto en que el actor del proceso judicial haya interpuesto el proceso de responsabilidad únicamente contra la Administración Pública, renunciando a la solidaridad del funcionario, ya sea porque así lo eligió o bien por cuanto la falta personal es anónima, sobre todo por cuanto en este proceso, al no intervenir el funcionario o servidor, no se discute su falta personal. (En este sentido véase Jinesta, Ernesto; pág. 254)
Amén de lo expuesto en líneas anteriores, vemos pues que en la sentencia No. 531 del Tribunal de Trabajo, Sección Primera, Segundo Circuito Judicial de San José, de las nueve horas cuarenta minutos del veintitrés de diciembre del dos mil once, mediante la cual se declaró con lugar la demanda interpuesta por XVB, en contra del Estado y CFTC, y se les condenó en forma solidaria a pagar a la actora la suma de veinte millones de colones por concepto de daño moral y por concepto de honorarios de abogado el 20% de la condenatoria, lo que hace un total de ¢24.000.000, no establece la cuota de responsabilidad de los demandados, es decir del señor ______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 48
Tinoco Carmona ni el Estado. La decisión de pagar el 50% de la condenatoria fue directamente del señor Tinoco Carmona y no derivado del texto de la sentencia.
Es por esta razón que corresponde que la Asamblea entable un procedimiento administrativo en contra del señor Tinoco Carmona, para que a través de este se establezca dicha cuota de responsabilidad, que reiteramos, no consta en la sentencia referida y se emita una resolución final que servirá para emitir la certificación del adeudo que será título ejecutivo en el proceso judicial de recuperación, en caso de no lograrse el pago efectivo en vía administrativa.
Por todo lo anteriormente dicho, ese despacho es del criterio de que se deberá declarar sin lugar el recurso de revisión planteado por el señor Tinoco Carmona, y ordenar que se prosiga con el proceso administrativo de cobro.
SE ACUERDA: Avalar la siguiente resolución:
CONSIDERANDO:
Que el señor Federico Tinoco Carmona presentó recurso de revisión, en el cual deja constando su inconformidad con lo acordado en el artículo 18 de la sesión No. 044-2015.
Que de lo manifestado por el recurrente en su recurso, se debe inferir, porque él no lo señala, que su disconformidad se encasilla en relación con el inciso a) del artículo 353, no siendo posible de ninguna forma interpretar que se pudiera referir a las demás causales.
Que según lo establecen los artículos 199 y siguientes de la Ley General de la Administración Pública, el servidor público debe responder ante los terceros y ante la propia Administración cuando hayan actuado con dolo o culpa grave en el desempeño de sus funciones o con ocasión de su cargo.
Que hay dolo o culpa grave cuando en el desempeño de sus labores el servidor emite o comete actos manifiestamente ilegales, no sin olvidar que cuando se incurre en desobediencia, el servidor se hace acreedor de una responsabilidad en lo personal, como ocurrió en este caso concreto.
Que en lo tocante al plazo de prescripción para ejercer la acción de regreso por dineros pagados por la Administración Pública por concepto de indemnización a un tercero, producto de una condena judicial recaída de manera solidaria en su contra por una falta del funcionario público, como en el caso que nos ocupa, lo procedente será atender el plazo dispuesto en el artículo 198 en concordancia con el 207 de la Ley General de la Administración Pública, que establece el período cuatrienal de prescripción.
Que el plazo de prescripción para que el funcionario responda por los daños que le cause a la Administración es de cuatro años
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 49
iniciados a partir de la sentencia condenatoria que fija a la Administración el pago de una indemnización a un tercero
Que en la sentencia No. 531 del Tribunal de Trabajo, Sección Primera, Segundo Circuito Judicial de San José, de las nueve horas cuarenta minutos del veintitrés de diciembre del dos mil once, mediante la cual se declaró con lugar la demanda interpuesta por XVB, en contra del Estado y CFTC, y se les condenó en forma solidaria a pagar a la actora la suma de veinte millones de colones por concepto de daño moral y por concepto de honorarios de abogado el 20% de la condenatoria, lo que hace un total de ¢24.000.000, no establece la cuota de responsabilidad de los demandados, es decir del señor Tinoco Carmona ni el Estado. La decisión de pagar el 50% de la condenatoria fue directamente del señor Tinoco Carmona y no derivado del texto de la sentencia.
POR TANTO, el Directorio Legislativo, en uso de las facultades que le otorga el artículo 25 del Reglamento de la Asamblea Legislativa y con base en el criterio vertido por el Departamento de Asesoría Legal mediante AL-DALE-PRO-05-10-2015, rechazar el recurso de revisión presentado por el exdiputado Federico Tinoco Carmona contra lo resuelto en el artículo 18 de la sesión No. 044-2015, del 19 de febrero del 2015,
Se instruye a la Administración para que continúe con el trámite de cobro al exlegislador Tinoco Carmona. -825, 826-
ARTÍCULO 26.- SE ACUERDA: Avalar la siguiente resolución:
CONSIDERANDO
1. Que durante la sesión celebrada el 2 de mayo del 2015 por la parte de la Comisión Permanente de Asuntos Hacendarios, su Presidente, diputado Ottón Solís Fallas, ordenó que esta se extendiera hasta la media noche.
2. No obstante lo anterior, por acuerdo de mayoría, se dispuso romper el quórum a las 9 p.m. y solicitar al Directorio Legislativo que no se rebajara la dieta, en virtud de que proseguir con la sesión atentaba contra los derechos de los asesores, quienes a las nueve de la noche cumplieron doce horas de laborar, según lo establece la normativa vigente.
3. Que el diputado José Ramírez Aguilar solicitó que no se aplicara el rebajo de la dieta correspondiente a ese día; sin embargo, no ha sido posible el reintegro de la suma correspondiente.
POR TANTO, se acuerda informar al diputado José Ramírez Aguilar, que de conformidad con la normativa que rige la materia, sean los artículos 33 y siguientes del Reglamento de la Asamblea Legislativa, lamentablemente no será posible realizar el reconocimiento de la dieta correspondiente al día 20 de abril de los corrientes, esto por cuanto al momento de que se tomó la lista de los diputados presentes no se encontraba en el recinto para acreditar su asistencia. -827-
ARTÍCULO 27.- Se conoce oficio AL-DSDI-OFI-39-15-16, con fecha 6 de agosto del 2015, suscrito por el señor Marco William Quesada Bermúdez, Director del ______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 50
Departamento de Secretaría del Directorio, mediante el cual remite la moción de orden del diputado Vargas Corrales, la cual fue aprobada por el Plenario Legislativo en sesión ordinaria Nº 49, celebrada el martes 4 de agosto de 2015, la cual se transcribe a continuación:
“Moción de orden
CONSIDERANDO:
1. Que la delegación de costa rica que participó en los juegos de las olimpiadas especiales realizadas en los Ángeles, Estados Unidos, tuvo una destacada e histórica participación.
2. Que han sido un ejemplo de excelencia, disciplina, perseverancia y con gran sacrificio han puesto en alto el nombre de costa rica.
3. Que los 216 atletas nacionales participantes en esas olimpiadas especiales lograron un total de 207 medallas.
4. Que en dicho evento obtuvieron la mayor cantidad de medallas hasta ahora logrado por el país en estas justas.
5. Que estos atletas con el apoyo de sus padres, entrenadores y empresas patrocinadoras merecen nuestro reconocimiento y admiración.
POR TODO LO ANTERIOR
Solicitar a esta asamblea legislativa realizar un homenaje a estos deportistas, cuerpo técnico y padres de familia en reconocimiento por su dedicación, esmero y ejemplo de superación”.
SE ACUERDA: Con base en la moción aprobada por el Plenario Legislativo en la sesión ordinaria N° 49, celebrada el 4 de agosto del 2015 y en apoyo a la destacada participación de la delegación de Costa Rica en las olimpiadas especiales realizadas en los Ángeles, Estados Unidos, autorizar a la Administración para que realice las gestiones necesarias a fin de llevar a cabo un homenaje a los atletas en el salón de Expresidentes de la República.
Por otra parte, dado que se ha establecido una capacidad máxima en los diferentes salones institucionales, a la luz de las recomendaciones brindadas por el Comité Institucional de Emergencias, se encarga al Departamento de Relaciones Públicas, Prensa y Protocolo para que fije la fecha de la actividad, coordine con los organizadores una representación de 30 atletas y un acompañante por cada uno, así como la confección de un pergamino para los 216 deportistas.
Asimismo se encarga a esa dependencia para que ofrezca la ayuda logística necesaria para la realización de la actividad. -831-
ARTÍCULO 28.- Se conoce oficio AL-WAB-OFI-312-2015, con fecha 28 de julio del 2015, suscrito por el diputado William Alvarado Bogantes, mediante el cual remite convocatoria suscrita por la señora Liliana Fellener, Secretaria de Comisiones del Parlamento Latinoamericano, para participar en la reunión
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 51
de la Comisión de Asuntos Políticos, a celebrarse los días 19 y 20 de agosto del 2015, en la ciudad de Brasilia, Brasil.
Por lo anterior, solicita los gastos de transporte y viáticos correspondientes para asistir a dicha actividad.
SE ACUERDA: Autorizar la participación del diputado William Alvarado Bogante en la reunión de la Comisión de Asuntos Políticos, Municipales y de la Integración, a celebrarse los días 19 y 20 de agosto del 2015, en la ciudad de Brasilia, Brasil.
Asimismo se acuerda otorgar al legislador Alvarado Bogantes los tiquetes aéreos y los viáticos correspondientes, de conformidad con lo que establece el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos y con el itinerario de vuelo.
Se ratifica el acuerdo tomado por el Directorio Legislativo en el artículo 9 de la sesión Nº 010-2014, en el sentido de que el legislador que cancele algún viaje autorizado por el Directorio Legislativo, deberá asumir de su propio peculio el costo del boleto aéreo siempre y cuando este haya sido formalmente emitido por la agencia de viajes correspondiente.
Finalmente, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 del citado reglamento, una vez concluida la participación del legislador en dicha actividad, se le solicita remitir a la Comisión de Relaciones Internacionales el respectivo informe de misión. -799-
ARTÍCULO 29.- Se conoce oficio SPF-FPLN-II-059-2015, con fecha 3 de agosto del 2015, suscrito por la diputada Sandra Piszk Feinzilber, mediante el cual informa al Presidente de la Asamblea Legislativa que entre los acuerdos alcanzados en la reunión de la Comisión de Derechos Humanos, Justicia y Políticas Carcelarias del Parlamento Latinoamericano, la cual tiene el honor de presidir, celebrada en la ciudad de Panamá, realizada entre el 30 de julio y el 1 de agosto, Costa Rica logró que la próxima reunión de dicho órgano se realice en nuestro país los días 22, 23 y 24 de octubre del año en curso.
Por lo tanto, solicita muy respetuosamente todo el apoyo logístico y financiero que la Asamblea Legislativa pueda brindar para la correcta realización de una actividad de tal relevancia. Se refiere al Salón de Próceres y Libertadores de América del Castillo Azul, apoyo del Departamento de Comisiones, traslados de los representes de Parlamentos Latinoamericanos (entre el aeropuerto, los hoteles donde se hospeden las delegaciones, el Congreso y otros lugares oficiales donde se realicen actividades) alimentación, personal de apoyo y todas aquellas particularidades que estarán definiendo y comunicando de manera razonable y oportuna.
Agradece de antemano la atención y consideración que se brinde a esta solicitud y reitera la importancia que para nuestro país representa la organización de actividades de alto nivel internacional que apuntan al fortalecimiento y promoción de normativa en materia de derechos humanos.
SE ACUERDA: Posponer para la próxima sesión que celebre este Órgano Colegiado, el conocimiento y resolución del oficio SPF-FPLN-II- 059-2015, suscrito por la diputada Sandra Piszk Feinzilber, en el que ______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 52
solicita el apoyo logístico y financiero para que se lleve a cabo en nuestro país la próxima reunión de la Comisión de Derechos Humanos, Justicia y Políticas Carcelarias del Parlamento Latinoamericano.
ARTÍCULO 30.- SE ACUERDA: Con motivo de la visita que realizará el señor Eduardo Bhatia, Presidente del Congreso de Puerto Rico y dos asistentes a nuestro país los días 25 y 26 de agosto del 2015, instruir a la Administración a gestionar lo siguiente:
1. Transporte del aeropuerto a la Institución y viceversa reservación del salón diplomático.
2. Servicio de alimentación:
a. Un almuerzo para 12 personas y siete cenas, para el martes 25. b. Un almuerzo para ocho personas, el miércoles 26 de agosto en la zona de Poás de Alajuela.
3. Recibimiento del señor Eduardo Bhatia, en el Plenario Legislativo, quien se referirá al tema de las pequeñas y medianas empresas (MIPYMES).
Se encarga al Departamento de Relaciones Públicas, Prensa y Protocolo para que ofrezca la ayuda logística necesaria para la organización de esta actividad.
ARTÍCULO 31.- SE ACUERDA: Instruir a la Administración con el propósito de que asigne los siguientes espacios en el parqueo institucional (apartamentos Lamm):
Dos para la Presidencia Dos para la Primera Secretaría Dos para la Segunda Secretaría Tres para la Presidencia (visitas) -829-
ARTÍCULO 32.- Se conoce oficio AL-UUJI-OFI-096-2015, con fecha 10 de agosto del 2015, suscrito por la señora Lidia Fallas Marín, Jefa de la Unidad de Ujieres, mediante el cual indica que debido a la necesidad imperante de contar con personal de apoyo en las funciones de ujier, por cuanto en los últimos meses han perdido varias plazas, solicita al Directorio Legislativo, que en caso de aprobarse el permiso sin goce de salario de la señora Yolanda Leitón Varela, el cual comprende del 13 al 28 de agosto del año en curso, se nombre como ujier y mientras la titular se encuentre ausente, a una de las siguientes personas:
NOMBRE NO. CÉDULA DESCRIPCIÓN Marco A. Hernández 1-757-846 Ha laborado como ujier en otras Trigueros oportunidades y se ha destacado por ser un excelente trabajador.
Jehuddy Leal Gutiérrez 1-1449-327 A la fecha no ha laborado para la institución
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 53
SE ACUERDA: Nombrar al señor Marco Hernández Trigueros, cédula No. 1-757-846, en el puesto No. 103464 de Ujier, en sustitución de la señora Yolanda Leitón Varela, cédula 1-508-899, quien disfruta de un permiso sin goce de salario. Rige a partir del 13 y hasta el 28 de agosto del 2015.
El señor Hernández Trigueros estará destacado en el Departamento de Servicios Generales, específicamente en la Unidad de Ujieres.
El anterior nombramiento queda sujeto a la verificación de requisitos por parte del Departamento de Recursos Humanos. -830-
ARTÍCULO 33.- Se conoce oficio C-191-2015, con fecha 23 de julio del 2015, suscrito por el señor Jorge Andrés Oviedo Álvarez, Procurador Adjunto mediante el cual indica que con la aprobación de la señora Procuradora General de la República se refiere al artículo 27 de la sesión No. 042-2015, donde se le solicita criterio acerca de la procedencia de adecuar el horario que cumplen los funcionarios de la Unidad de Seguridad y Vigilancia, de manera que se ajusten a las mismas condiciones del resto de funcionarios legislativos.
La consulta la realiza el Directorio Legislativo en ejercicio de la función administrativa que el artículo 25 del Reglamento de la Asamblea Legislativa le otorga. Así se aporta, conforme lo exige el artículo 4 de la Ley Orgánica de la Procuraduría General, el criterio de la Asesoría Legislativa N.° As. Leg. 163-2014 de 27 de marzo de 2014.
En este oficio N.° As. Leg. 163-2014 de 27 de marzo de 2014, se indicó, con fundamento en el artículo 136 del Código de Trabajo, que la diferenciación entre la jornada de trabajo de los agentes de seguridad y la de los demás funcionarios de la Asamblea es razonable por la naturaleza de sus funciones.
Para atender la consulta, se examinarán los siguientes extremos: a.- En orden a la jornada máxima de trabajo de los funcionarios de vigilancia y seguridad, b.- En relación con el artículo 10 del Reglamento Autónomo de Servicio de la Asamblea Legislativa.
A.- EN ORDEN A LA JORNADA MAXIMA DE TRABAJO DE LOS FUNCIONARIOS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD.
El tema de la jornada máxima de trabajo de los agentes de seguridad y vigilancia ha sido examinado por la jurisprudencia judicial y administrativa y existe consenso en cuanto al alcance de la regulación.
En este sentido, debe indicarse que, en efecto, se ha señalado que la jornada de trabajo de los agentes de vigilancia y seguridad se rige ya sea por el numeral 136 o por el 143, ambos del Código de Trabajo, según sea el tipo de guarda vigilante o dormilón.
Luego, conviene indicar que el artículo 136 del Código de Trabajo, en su segundo párrafo, reconoce la posibilidad de establecer jornadas de trabajo, en determinados casos y según lo exijan según la naturaleza de las labores, que no excedan las 10 horas en jornada diurna ni de 8 horas en jornada mixta siempre que el trabajo semanal no exceda las 48 horas. Esto bajo la condición de que el trabajo, por su condición, no sea insalubre ni peligroso.
Asimismo, debe apuntarse que el numeral 143 del Código de Trabajo permite que en el caso de empleados que no están sujetos a fiscalización o que ejercen labores discontinuas y que requieren su sola presencia, la jornada diaria máxima de trabajo pueda ser de 12 horas.
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 54
Ahora bien, conviene reiterar que la jurisprudencia ha distinguido y establecido que en el caso de los guardias vigilantes, su jornada se rige por el numeral 136 del Código de Trabajo. Por el contrario, en el supuesto del guardia dormilón, su jornada la rige el numeral 143 de ese mismo cuerpo legal.
A este efecto, se ha definido el guardia vigilante aquel guarda "con reloj marcador" que, ciertamente, deben permanecer vigilantes y atentos durante su prestación de servicios. De otro lado, se ha definido el guarda dormilón no se encuentran sujetos a fiscalización por parte del patrono, no tienen obligación de permanecer en vigilia durante toda su jornada, y si lo desean, pueden inclusive dormir a lo largo de ella. Al respecto, conviene citar la sentencia de la Sala Segunda de la Corte Suprema de Justicia N.° 432-2014 de las 9:40 horas del 14 de mayo de 2014, que reitera el criterio expuesto en los votos N.° 278-2001 de las 10:30 horas del 23 de mayo de 2001, N.° 25-2002 de las 10 horas del I de febrero de 2002, N.° 982-2006 de las 10 horas del 25 de octubre de 2006 y N.° 856 -2012 10:25 horas del 21 de setiembre de 2012:
En el caso de los trabajadores que realizan labores de vigilancia se han establecido dos categorías en relación con la jornada que desempeñan: "guarda vigilante", referida a los que están sujetos a los límites de las jornadas diurna o nocturna, razón por la cual su jornada ordinaria será de 8 o de 6 horas, respectivamente; y, "guarda dormilón", que comprende aquellos trabajadores que están excluidos de los límites establecidos, por lo cual quedan sujetos a una jornada ordinaria de 12 horas diarias, cuando realizan sus actividades sin fiscalización superior inmediata, en atención a lo dispuesto por el artículo 143 del Código de Trabajo. En este sentido, resulta de interés transcribir lo ya explicado en el fallo de esta Sala No. 278 de las 10:30 horas del 23 de mayo de 2001: "Con base en este numeral (se refiere al 143 del Código de Trabajo), nuestra jurisprudencia ha dado un tratamiento distinto a los vigilantes "dormilones" o "sin reloj marcador", y "con reloj marcador". Los primeros no se encuentran sujetos a fiscalización por parte del patrono, no tienen obligación de permanecer en vigilia durante toda su jornada, y si lo desean, pueden inclusive dormir a lo largo de ella. Para ellos, se ha establecido una jornada ordinaria de doce horas, a tenor del numeral 143 supra citado, toda vez que el trabajo requiere únicamente su presencia. En el grupo de los guardas "con reloj marcador", los trabajadores deben permanecer vigilantes y atentos durante su prestación de servicios. Por ello, se ha estimado que su jornada sí es la contenida en el artículo 136 del Código de Trabajo". (En Igual sentido, pueden consultarse los votos n. ° 25 de las 10 horas del I de febrero de 2002 y 982 de las 10 horas del 25 de octubre de 2006). En el voto 856, 10:25 horas del 21 de setiembre de 2012, se indicó: "En efecto, para calificar de guarda dormilón, con el fin de aumentar los límites de la jornada ordinaria y no pagar horas extra después de las 8 horas de trabajo continuo si es diurna o de 6 si es nocturna, deben darse ciertas condiciones tales como tener un lugar adecuado para dormir y no requerir el servicio de vigilancia constante, además de haberse así estipulado en el contrato de trabajo, cuya demostración corresponde al empleador y debe hacerlo con prueba indubitable. Si no lo hace se debe presumir la contratación para labores continuas de vigilancia, porque no puede atribuirse la carga probatoria a quien no tiene el poder de confeccionar el contrato y hacer que el empleador lo firme o que consigne fielmente las condiciones reales de la contratación. Para esas situaciones, ante la duda debe resolverse a favor del trabajador". (La negrita es agregada). (Ver también la resolución de la Contraloría General R-DAGJ-323-2005 de las 11:00 horas del 7 de junio de 2005)
En igual sentido, conviene citar el dictamen de este órgano superior consultivo, C- 439-2014 de 1 de diciembre de 2014:
La consulta formulada, busca dilucidar la cantidad de horas que deben prestar servicio los agentes de seguridad que laboran para el consultante.
Ante tal disyuntiva, conviene, referirse brevemente a las jornadas máximas dispuestas por el ordenamiento jurídico, señalando, primariamente, que nuestra Carta Magna, las determina en el artículo 58, al disponer lo siguiente:
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 55
''La jornada ordinaria de trabajo diurno no podrá exceder de ocho horas diarias y cuarenta y ocho horas a la semana. La jornada ordinaria de trabajo nocturno no podrá exceder de seis horas diarias y treinta y seis a la semana. El trabajo en horas extraordinarias deberá ser remunerado con un cincuenta por ciento más de lo sueldos o salarios estipulados. Sin embargo, estas disposiciones no se aplicarán en los casos de excepción muy calificados, que determine la ley."
Por su parte, el ordinal 136 del Código de Trabajo, apunta:
"...La jornada ordinaria de trabajo efectivo no podrá ser mayor de ocho horas en el día, de seis en la noche y de cuarenta y ocho horas por semana.
Sin embargo, en los trabajos que por su propia condición no sean insalubres o peligrosos, podrá estipularse una jornada ordinaria diurna hasta de diez horas y una jornada mixta hasta de ocho horas, siempre que el trabajo semanal no exceda de las cuarenta y ocho horas.
Las partes podrán contratar libremente las horas destinadas a descanso y comidas, atendiendo a la naturaleza del trabajo y a las disposiciones legales"
Las normas transcritas, no solo, delimitan claramente las jornadas en que deben prestar servicio los funcionarios, dependiendo del momento en que desarrollen sus labores - diurna, nocturna o mixta-, sino que, además, señalan la posibilidad de excepcionar de tales lapsos temporales a los primeros, cuando se susciten las circunstancias que la Ley establezca para tal efecto, en nuestro bloque de juridicidad, están dispuestas en el canon 143 del Código de Trabajo, el cual apunta:
"Quedarán excluidos de la limitación de la jornada de trabajo los gerentes, administradores, apoderados y todos aquellos empleados que trabajan sin fiscalización superior inmediata: los trabajadores que ocupan puestos de confianza; los agentes comisionistas y empleados similares que no cumplan su cometido en el local del establecimiento; los que desempeñan funciones discontinuas o que requieran su sola presencia; y las personas que realizan labores que por su indudable naturaleza no están sometidas a jornada de trabajo.
Sin embargo, estas personas no estarán obligadas a permanecer más de doce horas diarias en su trabajo y tendrán derecho, dentro de esa jornada, a un descanso mínimo de una hora y media."
Así las cosas, tomando en consideración las labores que realizan los guardas, que son discontinuas y que basta con su sola presencia y las condiciones que plantea el numeral 143 ya mencionado, no cabe duda que, los primeros se encuentran dentro de las excepciones por este planteadas y, por ende, su jornada diurna máxima es de doce horas.
Tocante al punto en estudio, este órgano técnico asesor, ha indicado lo siguiente:
"De lo expuesto hasta aquí, queda claro que el espíritu de las disposiciones normativas que regulan las diversas jornadas de trabajo en nuestro medio, son limitativas. No obstante, el propio texto del numeral 58 constitucional posibilita en su párrafo segundo las excepciones calificadas que determine la ley, para posibilitar que algunos grupos de servidores tales como los guardas o agentes de seguridad, el personal que desempeña puestos de dirección y administración, los choferes, agentes y otros, descritos en el numeral 143 del Código de Trabajo, así como el servicio doméstico, regulado en el numeral 104 inciso c) del mismo código, puedan prestar servicios de hasta doce horas ordinarias al día, sin la consecuente remuneración extraordinaria... "[2]
En idéntico sentido, recientemente, señaló:
"... Se extrae de toda la doctrina citada hasta aquí, un común denominador, cual es que, en tratándose de la índole de las funciones o tareas de trabajadores o funcionarios que tienen a cargo la vigilancia o custodia de bienes, y/o personas, la jornada a que se encontrarían sujetos a cumplir, es la del régimen de excepción, en cuanto se estima un límite máximo de doce horas para ejercer su labor calificada como intermitente...
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 56
"...De toda la normativa internacional precitada, se puede colegir que no obstante la existencia imperante de los límites de las jornadas ordinarias de trabajo, siempre se tiende a exceptuar de la regla general, a ciertos trabajadores o empleados que por el carácter de sus labores se les requieren día con día, en jornadas más amplias, -hasta un máximo determinado de horas- que cada país miembro establecerá en su ordenamiento. Labores que podrían ser, las de los vigilantes o guardas, que aunque deben permanecer dentro del centro de trabajo, basta su sola presencia para la efectividad del servicio, caracterizado, generalmente, por ser "intermitente", en tanto se mantienen vigilando los objetos materiales e inmateriales constantemente; y otras veces en actividad, cuando se presentan situaciones que requieren su fuerza física, por decirlo de algún modo..." [3]
Tocante al horario nocturno, aplicable a los sujetos en estudio, deben analizarse las funciones a desempeñar, ya que, de estas dependerá la cantidad de horas que deban permanecer en su lugar de trabajo.
Tenemos, entonces, que sí la labor asignada refiere, únicamente, a pernoctar en el lugar, manteniéndose, desde luego, el agente de seguridad, atento a las distintas circunstancias que se puedan presentar, el horario será de 12 horas diarias. Distinto sucede, cuando debe permanecer vigilante de forma permanente, en cuyo caso el lapso temporal citado será de 6 horas.
En esta línea, se ha manifestado la jurisprudencia patria, al disponer:
"...Sobre esa figura, en nuestro voto n° 2000-966 de las 9:30 horas del 29 de noviembre del año 2000, explicamos:
"III.-... Sobre el concepto de "guarda dormilón" o "guarda relojero", jurisprudencialmente se ha hecho esa diferencia real, en el género de los trabajadores que se dedican a la actividad de vigilancia nocturna. El "guarda dormilón", es quien cumple su función con sólo pernoctar en el lugar; eso sí, estando atento a las circunstancias que se pueden presentar durante su jornada. Su función es básicamente de respeto, a fin de dar a entender a los demás que, los bienes o propiedades dejados bajo su custodia, no están abandonados, sino que se encuentran al resguardo de alguien en particular. Contrariamente a ello, se considera la figura del "guarda relojero”, como aquel que debe, obligatoriamente, mantenerse despierto y alerta, ejecutando su labor de modo constante, independientemente de la obligación de llevar un registro de marcas. Si bien esta obligación puede constituir un indicio revelador de aquella condición, del llamado "guarda relojero", no implica por sí misma, un requisito para poder considerar, dentro de este concepto, la labor de los vigilantes; pues lo fundamental es si se requiere de un esfuerzo constante, o no.
La figura del vigilante nocturno, no es ajena al tratamiento y al estudio doctrinal. En términos generales, se habla de ¡a figura del "sereno”. Dice Cabanellas, en la obra Compendio de Derecho Laboral, Tomo I, Buenos Aires, Bibliográfica Omeba, 1968, pag. 520; que, la palabra sereno responde a la idea de vigilancia por la seguridad de las cosas muebles e inmuebles, confiadas a su custodia, y que lleva implícita que la misma ha de prestarse en horas en que la actividad de la industria y el comercio exigen que se vele por las cosas sometidas a su guarda. En forma expresa dice, el citado tratadista: "En realidad, el trabajo que realizan los serenos se concreta en una labor intermitente en ocasiones o que requiere la sola presencia del trabajador en el lugar del trabajo; causa por la cual, si se exceptúan del régimen establecido para la generalidad de los trabajadores, es por razón del menor esfuerzo exigido... El trabajo del sereno es intermitente por cuanto se interrumpe o cesa y prosigue o se repite en forma sucesiva, sin que se le exija atención permanente. Es normal que, a intervalos irregulares, los serenos lean o escriban durante su permanencia en el local, que tomen diversos refrigerios y hasta que disfruten de ciertos pasatiempos, como la radio y la televisión; todo lo cual configura una prestación físicamente llevadera, dentro de lo ingrato de la soledad y lo nocturno. Ahora bien, cuando las tareas de vigilancia o custodia llevan aparejada la obligación de ejecutar una actividad cualquiera, en forma regular o periódica, se modifica esa situación". La anterior cita permite aclarar aquellos dos conceptos, manejados jurisprudencialmente, con base en los cuales se distinguen los dos tipos de jornadas diversas, respecto de tales vigilantes nocturnos. De esta manera, algunos de ellos tienen un límite en seis horas de prestación ordinaria, en tanto que para otros, la jornada ordinaria se amplía a un máximo de doce horas, según la ______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 57 doctrina de nuestro artículo 143 del Código de i a materia, el cual, en lo que interesa, dice: ''Quedan excluidos de la limitación de la jornada de trabajo... los que desempeñen funciones discontinuas o que requieren su sola presencia... Sin embargo, estas personas no estarán obligadas a permanecer más de doce horas diarias en su trabajo y tendrán derecho, dentro de esa jornada, a un descanso mínimo de una hora y media”. (Sala Segunda de la Corte Suprema de Justicia, voto 2013-000332 de las nueve horas cuarenta y cinco minutos del veintisiete de marzo de dos mil trece.)
Sin perjuicio de lo expuesto, valga indicar que, en el caso de los agentes de seguridad del Museo Calderón Guardia, que deben permanecer en vigilia y por ende, su horario nocturno es de 6 horas diarias, nada obsta, que laboren en roles de doce horas por día, siempre y cuando, el tiempo trabajado no supere las 36 horas semanales.
Tal circunstancia obedece a que, lo planteado no sobrepasa el máximo determinado, por el ordenamiento jurídico, respecto al lapso temporal que debe laborarse por semana y se aplica a funcionarios que se encuentran inmersos en los casos de excepción planeados en el canon 143 del Código de Trabajo.
Así, se ha establecido por esta Procuraduría, la cual, al desarrollar ¡a temática que no ocupa, determinó:
"...Siendo así, con el objetivo de lograr mayor claridad sobre el punto consultado, nos permitimos hacer una transcripción parcial del voto 2005-08069. En esta oportunidad, la Sala Constitucional señaló:
"... II.- Sobre la regulación de los horarios de trabajo. Sobre este tema la Sala en la sentencia número 2000-01325 de las quince horas con veintisiete minutos de i nueve de febrero del dos mil en lo conducente indicó lo siguiente:
"...La disconformidad del recurrente radica en el establecimiento de condiciones laborales abusivas a los funcionarios de la Caja Costarricense del Seguro Social de nivel profesional, pues alega que los somete a un régimen de trabajo contrario a la Constitución. Sobre el tema que nos ocupa, la Sala ha reiterado en otras oportunidades que la determinación de la jornada laboral obedece a la naturaleza de la función que se desempeñe en cada dependencia. (Ver en ese sentido, por ejemplo, la sentencia número 3560-94) Por otra parte, lo que sí tiene rango constitucional es el respeto unívoco a la limitación establecida en el numeral 58 de la Constitución Política , en relación con el numeral 136 del Código de Trabajo, la cual constituye uno de los pilares de nuestro sistema de protección de los derechos de los trabajadores, de manera que lo que se debe determinar es si en la especie están siendo los profesionales en ciencias médicas de la Caja Costarricense de Seguro Social a laborar una jornada que sobrepase los máximos antes indicados..."
Con base en este precedente lo único que se puede revisar en el caso concreto, es si la jornada que se cuestiona está más allá de los límites constitucionalmente establecidos o no.
III. - Sobre el caso concreto. En el orden de ideas, expuesto en el considerando anterior, estima este Tribunal que no son de recibo los alegatos de los recurrentes por cuanto queda claro de las consideraciones realizadas tanto del texto constitucional como de la jurisprudencia de esta Sala que la Administración no ha actuado fuera de los parámetros establecidos constitucionalmente para las jornadas laborales. En el presente caso, según se desprende del informe rendido bajo juramento, tanto el turno diurno como el nocturno cumplen con las cuarenta y ocho y treinta y seis horas respectivamente establecidas por la Constitución Política, por cuando el horario laboral actual es durante el turno de día cuatro turnos de doce horas con treinta y seis horas de descanso entre la mayoría de los turnos cumpliendo así con el máximo de cuarenta y ocho horas semanales, durante la noche se estableció un topo (sic) máximo de jornada de treinta y seis horas por semana, dividido en tres jornadas de doce horas cada una, con períodos de descanso entre días laborales, en algunos casos, de más de setenta y dos horas, por lo que evidente (sic) que no existe violación alguna al horario laboral constitucional y legal.
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 58
III. A partir de los anteriores elementos de juicio, estima la Sala que, en la especie, no se aprecia lesión de los preceptos constitucionales enunciados, al menos en lo que interesa en esta sede. Si durante la tramitación del establecimiento de los horarios, ha habido o no quebrantos de orden legal o invalideces procesales, debe recordarse a los interesados que ellas no necesariamente trascienden al ámbito de competencia de esta Sala. Lo anterior sin perjuicio de que, en la instancia administrativa o judicial pertinente, pueda hacer valer y prosperar esos alegatos." (Resolución No. 2005-08069 de las nueve horas con cuarenta y siete minutos del veinticuatro de junio del dos mil cinco de la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia. El resaltado es nuestro.)
Según es posible derivar de la cita anterior, la Sala Constitucional es clara en señalar que la fijación de los turnos laborales diurnos y nocturnos debe hacerse en atención a los parámetros constitucionales y legales, de conformidad con los cuales, el primero no debe superar las cuarenta y ocho horas semanales, mientras que la jornada nocturna tiene un tope máximo de treinta y seis horas semanales.
De esta manera, propiamente en lo que atañe al turno nocturno, el tope máximo laboral puede fijarse como diario, de seis horas, o bien, semanal, de treinta y seis horas, siendo posible una distribución distinta a la ordinaria -de seis horas diarias-, esto último siempre que se haga en armonía con los criterios de razonabilidad y proporcionalidad, y estemos en presencia de un caso que con figure una excepción a las normas generales sobre la materia, como pasamos a explicar de seguido...
A partir de lo anterior, se evidencia la conformidad con los parámetros constitucionales y legales del horario laboral nocturno que aquí se analiza -doce horas por treinta y seis a la semana-, máxime que, tal y como acertadamente observa el Tribunal Constitucional, este horario prevé períodos de descanso suficientes entre días laborales.
En abono a lo expuesto, cabe agregar que, el criterio seguido por la Sala Constitucional en punto a un tope máximo diario o bien semanal, es compartido también por la Sala Segunda de la Corte Suprema de Justicia, la que mediante resolución No. 95- 412-LAB de las nueve horas y veinte minutos del siete de diciembre de mil novecientos noventa y cinco -anterior al voto que venimos estudiando-, fue precisa al indicar que las disposiciones transcritas Imponen los siguientes límites máximos a las jornadas según si son diurnas, ocho horas diarias o cuarenta y ocho semanales; nocturnas, seis diarias o treinta y seis semanales; mixtas, siete u ocho horas diarias, dependiendo de la actividad y, de esa forma, será también la semanal." (El resaltado es nuestro)
Ahora bien, es menester aclarar que no obstante las particularidades de la jornada laboral analizada, estamos frente a una jornada ordinaria nocturna, esto en virtud de que no se supera el tope máximo laboral semanal, en consecuencia, es evidente que no podría pretenderse bajo estas condiciones el pago de horas extras sin que ello resultara violatorio de las disposiciones constitucionales y legales..
...la jornada laboral nocturna tiene un tope máximo de treinta y seis horas semanales, lo cual implica que pueden establecerse jomadas distintas a la ordinaria -de seis horas diarias- sin que ello lesione los parámetros constitucionales y legales en materia de jornadas laborales, reiteramos, siempre que se respete el máximo semanal de treinta y seis horas y que se trate de una de las excepciones reconocidas por la ley... "[4]
Así las cosas, debe concluirse que la jornada máxima de trabajo de los trabajadores del área de seguridad y vigilancia se rige por los numerales 136, párrafo segundo, y 143 del Código de Trabajo, según sean guardia vigilantes o dormilones respectivamente.
Pero, en todo caso, se impone advertir que estos numerales permiten un tratamiento especial y diferenciado de la jornada laboral de los empleados de seguridad y vigilancia pues faculta que se pacte una jornada máxima que excede a aquella que se aplica como regla general, al resto de los trabajadores, la cual se ha estipulado en a 8 horas máximo en jornada diurna y de 6 horas máximo en jornada nocturna. ______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 59
EN RELACIÓN CON EL ARTÍCULO 10 DEL REGLAMENTO AUTÓNOMO DE SERVICIOS DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA.
El artículo 10 del Reglamento Autónomo de Servicios de la Asamblea Legislativa, N.° 40 de 31 de enero de 2007, es la norma que regula la jornada laboral de los funcionarios de la Asamblea Legislativa.
Esa norma establece que, por regla general, la jornada ordinaria de trabajo es única y continua de 9 horas de lunes a jueves y de 3 horas los viernes.
No obstante, el mismo artículo 10 establece que en el caso de los funcionarios de la Unidad de Seguridad y Vigilancia, su jornada laboral se debe regir por el numeral 136 del Código de Trabajo. Es decir que la jornada laboral de esos funcionarios de Seguridad y Vigilancia, no se rige por la regla general prevista en ese artículo 10 del Reglamento Autónomo de Servicio de la Asamblea Legislativa sino por las disposiciones, de especial aplicación, que están previstas en el numeral 136 del Código de Trabajo.
Luego, es claro que la distinción que el artículo 10 realiza, tiene su fundamento en la propia Ley, específicamente en el numeral 136 del Código de Trabajo.
Así las cosas, los funcionarios de la Unidad de Seguridad y Vigilancia están sometidos a una jornada máxima que no exceda las 10 horas en jornada diurna ni de 8 horas en jornada mixta siempre que el trabajo semanal no exceda las 48 horas. Por su interés se transcribe el artículo 10 del Reglamento en comentario:
Artículo 10.-La jornada ordinaria de trabajo comprenderá una jornada única y continua de nueve horas de lunes a jueves y de tres horas los días viernes. Para el cumplimiento de dicha jornada se establece un horario que dará inicio a las nueve horas y concluirá a las dieciocho horas, de lunes a jueves, y de las nueve a las doce horas los días viernes. Dicha jornada incluye una hora para el almuerzo y quince minutos para el café de la tarde.
No se verán afectos al horario señalado, los servidores (as) de las Unidades de Seguridad y Vigilancia y de Ujieres, así como cualquier otro personal cuyas actividades, por su naturaleza, tienen establecidos roles específicos, los cuales serán confeccionados por la respectiva jefatura. En el caso de los servidores de la Unidad de Seguridad y Vigilancia, su jornada laboral estará sujeta a lo previsto en el párrafo primero del artículo 136 del Código de Trabajo.
Se reconocerá como tiempo extraordinario el que exceda a la jornada establecida en este artículo, según sea el caso.
En consecuencia, es claro el artículo 10 del Reglamento Autónomo de Servicios ha establecido una jornada máxima diaria diferenciada - distinta de la común de los funcionarios legislativos - para los funcionarios de la Unidad de Seguridad y Vigilancia. Esta diferenciación obedece, tal y como se infiere del propio párrafo segundo del artículo 10, a la necesidad, dada la naturaleza de las funciones de esa Unidad y de los bienes jurídicos que resguardan, de que la jornada de sus funcionarios se ajuste a los roles específicos de servicio que se determinen como necesarios para una eficiente y eficaz prestación de sus servicios.
Igualmente, debe concluirse que por tratarse de una distinción basada en la Ley, no se requiere adecuar la jornada de los funcionarios de seguridad y vigilancia a la del resto de los funcionarios de la Asamblea Legislativa.
CONCLUSION
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 60
Con fundamento en lo expuesto se concluye que el artículo 10 del Reglamento Autónomo de Servicios ha establecido una jornada máxima diaria diferenciada - distinta de la común de los funcionarios legislativos - para los funcionarios de la Unidad de Seguridad y Vigilancia de la Asamblea Legislativa. Asimismo, debe indicarse que, por disposición expresa de esa norma reglamentaria, la jornada de los funcionarios de Seguridad y Vigilancia se rige por lo previsto en el numeral 136 del Código de Trabajo, de tal forma que esos funcionarios están sometidos a una jornada máxima que no exceda las 10 horas en jornada diurna ni de 8 horas en jornada mixta siempre que el trabajo semanal no exceda las 48 horas.
Igualmente, se concluye que por tratarse de una distinción basada en la ley, no se requiere adecuar la jornada de los funcionarios de seguridad y vigilancia a la del resto de los funcionarios de la Asamblea Legislativa.
SE ACUERDA: Dar por recibido el oficio C-191-2015, suscrito por el señor Jorge Andrés Oviedo Álvarez, Procurador Adjunto mediante el cual emite criterio acerca de la procedencia de adecuar el horario que cumplen los funcionarios de la Unidad de Seguridad y Vigilancia, de manera que se ajusten a las mismas condiciones del resto de funcionarios legislativos, en atención al acuerdo tomado por el Directorio Legislativo en el artículo 27 de la sesión No. 042-2015.
Asimismo, a la luz del referido criterio, el cual es vinculante para la Institución, se rechaza el requerimiento planteado por los funcionarios que ocupan puestos de agentes de seguridad, técnicos de monitoreo y supervisores de turno, dado que su jornada se ajusta a lo dispuesto en la normativa vigente.
Comuníquese a todas las instancias involucradas en el tema. -832, 815, 833, 834-
Se levanta la sesión a las 12:35 m. d.
______SESIÓN ORDINARIA N° 078-2015 11 de agosto del 2015 Página N° 61