AUDIENCE PAR MOYENS TECHNOLOGIQUES Guide d’utilisation de l’outil Microsoft Teams À l’intention des participants / partenaires

Août 2020

1. Participer à une audience

• Ce guide est destiné aux personnes qui participent à une audience tenue en salle virtuelle ou semi-virtuelle avec l’outil Microsoft Teams. Il explique les différentes étapes ainsi que les meilleures pratiques à suivre afin de se connecter à une audience tenue par moyens technologiques. Dans ce document le terme audience peut référer à différents types de rencontres, telles audience, conférence de règlement à l’amiable ou conférence de gestion. • Microsoft Teams est un logiciel de téléconférence utilisé pour communiquer avec d’autres personnes à l’aide d’un ordinateur, d’un ordinateur portable, d’une tablette, d’un appareil mobile ou d’un système de visioconférence.

2. Mise en garde et engagement

La personne qui accède à une audience, tenue par moyens technologiques, s’engage à :

• N’effectuer aucune captation d’images ou aucun enregistrement vidéo ou sonore de tout ou partie de l'audience tenue en salle virtuelle ou semi-virtuelle, sous quelque forme que ce soit. Le journaliste qui a prouvé sa qualité peut cependant effectuer son propre enregistrement sonore de cette audience, dans la mesure où il n’en fait aucune forme de diffusion ; • ne pas reproduire ou communiquer de quelque façon que ce soit tout ou partie des images ou de la voix de l'audience tenue en salle virtuelle ou semi-virtuelle; • ne pas partager l’identifiant reçu pour participer ou assister à une audience qui se tient à huis-clos ; • ne pas permettre à d'autres personnes d'assister avec elle à l'audience à huis clos tenue en salle virtuelle ou semi-virtuelle.

Ces règles s’appliquent à moins qu’un tribunal n’en décide autrement.

La contravention à ces règles pourrait être passible de poursuites judiciaires ou d’outrage au tribunal.

De plus, le fait pour vous de procéder à la connexion à la salle virtuelle ou semi-virtuelle confirme la prise de connaissance des conditions d’utilisation et l’engagement à les respecter.

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3. Configuration requise pour l’accès à Microsoft Teams

• Appareil intelligent ou ordinateur doté de • Avoir une connexion internet à débit élevé. Votre vitesse de capacités audio, vidéo* ou un système de connexion doit être supérieure à 2Mb/s; pour une meilleure visioconférence. expérience, 10Mb/s ou plus est recommandée** ; • Utiliser une caméra Web avec votre ordinateur. • Navigateur Google Chrome ou Microsoft Edge Chromium si En général, la plupart des caméras Web on utilise la version WEB. procurent une qualité vidéo adéquate. * https://docs.microsoft.com/fr-ca/microsoftteams/hardware-requirements-for-the-teams-app ** Vous pouvez vérifier votre vitesse Internet en utilisant le site : www.speedtest.net.

4. Recommandations techniques

• Pour utiliser le maximum des fonctionnalités • Dans la mesure du possible, si vous utilisez un ordinateur offertes par Microsoft Teams et une de bureau, se connecter sur le réseau internet avec un meilleure expérience, il est fortement câble et non pas avec le Wi-Fi. conseillé de télécharger, installer* et utiliser • L’utilisation d’un VPN est déconseillée lors d’une l’application Microsoft Teams. audience tenue par Microsoft Teams. • Si vous ne souhaitez pas télécharger l’outil • Veuillez permettre à votre appareil / ordinateur d’accéder Microsoft Teams, vous devrez utiliser le à votre microphone et à votre caméra quand cela vous navigateur Web Chrome ou Microsoft Edge sera demandé. Chromium. Dans ce cas d’utilisation, un • Fermer les autres applications de vidéoconférence (par seul participant sera visible à l’écran à la exemple : Skype, Zoom, etc.) sur votre appareil fois. (ordinateur, tablette ou téléphone intelligent). • L’utilisation d’un casque d’écoute peut éviter des problèmes audio.

Environnement Éviter la lumière directe du soleil. Positionner votre caméra pour qu’elle ne soit pas face à une fenêtre externe. Si ce n'est pas possible, fermer les stores ou les rideaux.

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5. *Installation de Microsoft Teams

• Pour installer Microsoft Teams sur votre ordinateur ou votre appareil intelligent, utilisez le lien suivant, qui

vous guidera :https://www.microsoft.com/fr-ca/microsoft-365/microsoft-teams/download-app#desktopAppDownloadregion • Vous pouvez aussi, lors de la réception de votre convocation par courriel, cliquer sur le texte Rejoindre la réunion Microsoft Teams ; • La première utilisation d’une telle convocation, vous guidera vers une fenêtre de choix ;

Vous pouvez ignorer cette 1 étape, en cliquant sur la deuxième option (2), si vous ne voulez pas installer l’application 2 Microsoft Teams et utiliser la version du navigateur Web. 3 • Cliquez sur le premier choix (1) ; « Télécharger l’application Windows » et suivez les étapes proposées. • Cette installation est nécessaire une seule fois ; lors de vos prochaines connexions, vous pourrez ignorer cette étape et choisir l’option (3) ; Ouvrir votre application Teams.

6. Se joindre à une audience

Vous recevrez une invitation à une audience Teams par courriel. Le jour de l’audience, veuillez cliquer sur le lien « Rejoindre la réunion Microsoft Teams » dans le corps du courriel.

Joindre l’audience par téléphone

Cliquez sur ce Dans le cas où vous 1 lien pour joindre voulez vous joindre à l’audience l’audience par téléphone, utilisez un des deux numéros indiqués dans le courriel de l’invitation. Composez par la suite Joindre l’audience par un système de visioconférence Visio le numéro qui apparaît • Pour connecter un système de visioconférence à la réunion Teams, composez le juste en bas suivi du numéro à 10 chiffres situé après ID de la conférence VTC suivi de symbole carré (#). @teams.justice.gouv.qc.ca et ce à l’aide de la manette ou du panneau tactile du Dans l’exemple ci- système de visioconférence. contre : • Exemple de composition : [email protected] 955050218#

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Selon votre situation, les fenêtres Teams suivantes s’ouvriront avec l’apparence ci-dessous :

Cas 1 : Vous n’avez pas de compte MJQ/TEAMS ou vous Cas 2 : Vous disposez d’un compte MJQ/TEAMS vous connectez par un système de visioconférence

2

Inscrivez votre nom en Cliquez sur ce bouton respectant les instructions Cliquez sur ce bouton 2 pour rejoindre l’audience 3 pour rejoindre plus bas l’audience

À cette étape vous êtes dans la salle d’attente. 4 Attendez qu’on vous fasse entrer (virtuellement). Dans le Cas 2, on passe directement à l’étape 5

L’audience s’ouvrira par 5 la suite

Pour vous identifier :

Inscrivez votre nom, de la façon suivante, pour faciliter le déroulement de l’audience et l’identification des participants. Pour les avocats : Me Nom (partie représentée) Pour les parties : Prénom, Nom (précisez : demandeur, défendeur ou autre) Pour les autres participants : Prénom, Nom (précisez votre qualité : témoin, expert, interprète) Pour les personnes qui assistent à une audience publique : la mention peut se limiter à inscrire public Pour les personnes qui assistent à une audience à huis clos : Prénom, Nom (précisez votre qualité : personne expressément autorisée par le juge, journaliste, avocat, notaire, stagiaire en droit)

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7. Testez votre installation

Avant une première connexion, dans les jours précédents ou au plus tard une heure avant le début de

l’audience, il est nécessaire d’effectuer un test de connexion avec le Service des ressources audiovisuelles

et électroniques (SRAVE) du ministère de la Justice du Québec.

Si le technicien est occupé lors du test de connexion, veuillez réessayer un peu plus tard. Si vous éprouvez des difficultés de connexion ou si vous n’êtes pas en mesure de rejoindre un technicien du SRAVE pour effectuer un test de connexion, veuillez communiquer avec le service technique. Référez-vous au coordonnées de la salle d’environnement test du SRAVE, comme indiqué plus bas, .

Environnement test du SRAVE – Service d’assistance Pour toutes questions concernant la visioconférence, un technicien est à l’écoute pour vous répondre du lundi au vendredi 08h00 à 17h00. ______Par l’application Teams en cliquant sur le lien suivant : Rejoindre la réunion Microsoft Teams ______En utilisant un système de visioconférence,

Composez : [email protected]

______

Depuis une ligne téléphonique, composez : 1(581) 319-2194 Canada, Québec (Numéro payant) 1(833) 450-1741 Canada (Numéro gratuit) ID de conférence : 475 793 860# ______

Pour commencer le test, vous devez vous connecter en suivant les étapes du point (6) « Se joindre à une audience ».

Page 6 Une fois votre connexion établie (point 6), effectuez ensuite les manipulations 1,2 et 3 illustrées ci-dessous.

Cliquer sur les trois points 1 de la barre Teams

2 Puis cliquer sur le bouton Paramètres Vous serez dirigé vers le menu (3)

3

L’aspect visuel de ce menu peut changer d’une version à une autre et d’un type d’appareil à un autre.

Assurez-vous de :

• Tester les haut-parleurs en cliquant sur le symbole du haut-parleur pour générer le signal sonore. Si vous n’entendez pas le signal sonore, vérifier le volume de votre appareil. • Tester le microphone en parlant et en vérifiant que la barre de son (barre de modulation) réagit à votre voix. • Tester la caméra en vérifiant que vous apparaissez à l’écran. Les options de caméra s’affichent dans un menu déroulant si vous en avez plusieurs.

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8. Fonctions disponibles lors de l’audience

Caméra Son Autres actions Main levée Fenêtre de Quitter la clavardage réunion « Activer la caméra » « Activer le son » Lorsque vous Pour demander la pour montrer votre pour participer à la cliquez sur l’icône parole, cliquez sur La fenêtre de « Raccrocher » image en temps réel conversation. points de l’icône Main levée conversation est permet de quitter aux autres suspension, un et recliquez sur masquée par l’audience. Celle-ci (recommandé). « Désactiver le sous-menu l’icône Main levée défaut. Veuillez peut se poursuivre son » pour éviter présente des pour annuler la n’utiliser la sans vous. « Désactiver la les bruits de fond fonctions demande de parole conversation que caméra » pour lorsque les autres supplémentaires. «Baisser la main ». pour y exprimer un masquer votre image. participants problème

Une photo de profil ou parlent. Veuillez n’utiliser technique en vos initiales ce bouton que lors appuyant sur : s’afficheront. de la réalisation du « Afficher la test de votre conversation » installation.

Consignes • Si vous n’avez pas la parole, mettre toujours votre microphone en sourdine. Omettre de le faire pourrait perturber les autres participants. La permission du juge est requise pour prendre la parole. • Il est recommandé, lorsqu’une salle d’audience physique est nécessaire, de fermer les haut-parleurs des ordinateurs, tablettes ou téléphones intelligents afin d’éviter les retours de son.

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9. Dépannage Cette section explique les problèmes susceptibles de survenir lors d’une audience tenue avec l’outil Microsoft Teams et suggère des étapes de résolution.

Problème Cause(s) possible(s) Solution «Je me suis connecté à l’audience, Votre connexion réseau a eu un mais ensuite j’ai été subitement Essayez de vous reconnecter. ralentissement ou une coupure déconnecté de la rencontre» Essayez de vous connecter sur le réseau avec un câble et non avec le Wi-Fi. «Je perçois plusieurs coupures au Votre connexion réseau n’est pas Assurez-vous que vous n’êtes pas niveau de la vidéo et du son» assez rapide. connecté sur un VPN. Vérifier que votre vitesse de connexion est supérieure à 10Mb/s. Le haut-parleur d’un partenaire est Le partenaire devra éloigner le haut- «On entend un écho» proche de son microphone parleur de son microphone. Les partenaires doivent mettre leur Un partenaire a laissé son «On entend du bruit de fond» microphone en sourdine lorsqu’ils n’ont microphone ouvert pas la parole. Branchez le câble du microphone et Le câble du microphone est peut-être attendez que l’ordinateur ait fini d’installer débranché ou endommagé. les pilotes USB. Le bouton « Son » sur l’application Vérifiez que le bouton « Son » sur TEAMS est désactivé. l’application TEAMS est activé ou « Mute Le bouton « Mute » sur le casque » sur le casque d’écoute est désactivé. «Les partenaires ne peuvent pas d’écoute est activé. m’entendre.» Vérifiez que vous avez cliqué sur Les permissions d’utilisation du «Autoriser» lorsque la page Web vous a microphone sur la page Web n’ont demandé l’autorisation d’utiliser le pas été accordées microphone. Une application en arrière-plan utilise Fermez toute autre application pouvant déjà le microphone utiliser le microphone.

Pour l’assistance, veuillez vous adresser aux ressources d’aides du SRAVE au 1(514) 393-2537 ou 1(866) 423-3248

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