02/2018

Kollaboratives Arbeiten mit Office-Suiten Titelthema Bürogemeinschaft Bitparade

26 Damit beim Austausch von Office-Dokumenten im Unternehmen alle Rädchen ineinandergreifen, buhlen inzwischen mehrere Anbieter von Office-Suiten mit Kollaborations-Features um Kunden. Cloud- oder On-

Premise-Lösungen sollen die Arbeit im Team erleichtern. Erik Bärwaldt www.linux-magazin.de

Arbeitsplatzrechnern keine Anwendun- gen installieren und betreuen, zugleich wartet de facto auf jedem modernen Computersystem ein Webbrowser. Als Nachteil schlägt eine potenziell geringere Zuverlässigkeit der Installation zu Buche: Fällt der Server aus, ist es nicht möglich, neue Dokumente anzulegen. Zusätzlich gibt es rein Cloud-basierte Programme, bei denen sowohl die Ap- plikationen als auch die Datenspeicher in der Cloud liegen. Der Vorteil: Server vor Ort zu installieren erweist sich we- gen der vielen Abhängigkeiten oft als umständlich und fehlerträchtig. Solche Clouddienste nutzen die Anwender hin- gegen als SaaS (Software as a Service, [2]). Dabei fällt die Installation einer Servervariante auf Systemen vor Ort weg

© alphaspirit, 123RF © alphaspirit, (On Premise) – die Betreiber verwalten die Dienste komplett zentral. Dokumente im Unternehmen per E-Mail- Client-Server-Strukturen halten Daten, Anhang von Mitarbeiter zu Mitarbeiter die ein Team gemeinsam bearbeitet, Neuland zu schieben, das empfinden viele Team- auf einem Server vor. Auf den Clients worker heute zu Recht als „so 90er“. Kein tummeln sich die entsprechenden Appli- Geht es um das Bearbeiten von Texten, Wunder: Office-Suiten ermöglichen ganz kationen, die dank des Mapi-Protokolls Tabellen und Präsentationen, spielen neue Formen kooperativer Arbeit, oft (Messaging Application Programming Groupware-fähige Lösungen noch nicht über die Cloud- oder Vor-Ort-Server. Der Interface, [1]) die gemeinsame Arbeit an so eine Rolle wie bei traditionellen kolla- Artikel richtet seinen Blick auf den recht den Dokumenten ermöglichen. Software- borativen Aufgabenstellungen: Projekt- unübersichtlichen Markt, der sich hierzu seitig implementierte Groupware-Funk- management-, PIM- oder CRM-Systeme entwickelt hat. tionen erlauben es, die Daten simultan legen bereits länger den Fokus auf Ko- zu nutzen. Zu den Beispielen für solche operation – als Einzelplatzversionen gibt Konzepte Anwendungen zählen Terminkalender, es sie teilweise nicht mehr. Adressverwaltungen oder Projektma- Am Rückstand in Sachen Teamwork Wie kollaboratives Arbeiten in der Pra- nagement-Software. im Büro arbeiten jedoch speziell unter xis aussieht, dafür gibt es keinen ein- Beim anderen Ansatz halten Web-basierte Linux zahlreiche Anbieter. Sie liefern heitlichen Ansatz. Die unterschiedlichen Lösungen Daten wie auch kollaborative Office-Suiten aus, die fit für den Ein- Methoden spiegeln sich auch in den Softwarepakete zentral auf einem selbst satz in Arbeitsgruppen sind. Einer der IT-Infrastrukturen wider. Grundsätzlich betreuten Server vor. Die Anwender Knackpunkte dabei: Arbeiten Anwender lässt sich aber zwischen einer Client- greifen über einen Webbrowser auf den in Umgebungen mit einem Spektrum an und Server-basierten kollaborativen Ar- Dienst zu. Dieses Konzept punktet vor Betriebssystemen, sollen die Team-Funk- beitsumgebung und Web-basierter Zu- allem mit einem geringeren administra- tionen nicht nur einfach sein. Mitarbeiter sammenarbeit unterscheiden. tiven Aufwand: Admins müssen auf den wollen auch ohne Umstände Dateien mit 02/2018 Titelthema ihren Kollegen tauschen. Beim Konvertie- ren zwischen den Dateiformaten wollen sie nicht auf Qualität verzichten.

E Collabora Online Bitparade

Hinter dem Team-orientierten Namen Collabora Online (Abbildung 1) verbirgt 27 sich ein alter Bekannter: Bei der Enter- prise-Office-Lösung aus Cambridge in Großbritannien [8] handelt es sich um

ein angepasstes Libre Office, Entwickler www.linux-magazin.de haben es für die Arbeit in der Cloud auf einem Server modifiziert. Collabora Online genießt Langzeitunter- stützung und ist plattformübergreifend erhältlich. Kostenpflichtige Supportleis- tungen gewährt der Hersteller über ver- schiedene Servicepartner weltweit. Da- rüber hinaus bieten die Briten mit der Collabora Online Development Edition (Code) eine weitere vom Collabora Office Core abgeleitete Lösung für Teamarbeit an, die ebenfalls Web-basiert arbeitet. Abbildung 1: Ein funktionell abgespecktes Libre Office mit Teamwork-Komponenten ist Collabora Online. Letztlich erlauben beide Varianten ihren Nutzern, Dokumente auf den Clients im komplette Office-Suite an. Sie glänzt im pakete und Hilfetexte. Weitere Varianten Webbrowser anzulegen und zu bearbei- Vergleich zum freien Original primär für andere Systeme stellt Collabora nicht ten. Das klappt, ohne dass die User die mit Verbesserungen an den Konvertie- zum Download bereit [11]. Office-Suite lokal auf den Desktop-Syste- rungsfiltern, wandelt also Dokumente men installieren müssen. besser in verschiedene Formate um. Funktionsmonster Die Development Edition ist jedoch im Derzeit steht Version 5.1 in einem gut Gegensatz zu Collabora Online von eher 680 MByte umfassenden Debian-Paket Im Vergleich zu einem lokal installierten experimentellem Charakter. Die Firma für 64-Bit-Hardware bereit. Interessierte Office-Paket bieten die Online-Varianten empfiehlt sie daher auch nicht für den stoßen zudem auf zusätzliche Sprach- einen deutlich verringerten Funktions- produktiven Einsatz in Unternehmen. Sie steht als Docker-Image für den Einsatz im Bemerkenswert Heimbüro bereit und dient eher zu Test- Neben herkömmlichen Groupware-Office-Sui- sie in einer Desktop-Variante, deren effektive zwecken [9]. Wer die beiden Pakete nut- ten, die das gesamte Spektrum der Büroarbeit Nutzung jedoch ein kommerzielles Konto beim zen möchte, braucht als Voraussetzung mit Texten, Tabellen und Präsentationen abde- Software-Entwickler erfordert. Die Texte las- eine Owncloud-, Nextcloud-, Pydio- oder cken, unterstützt Linux noch mehrere kleine sen sich Cloud-basiert und in verschlüsselter Seafile-Infrastruktur. Projekte, die Teilaufgaben lösen. Form auf den Servern des Herstellers ablegen. Als drittes Paket vertreibt die Firma die Besonders hervorzuheben sind dabei Etherpad Auf diese Weise machen Nutzer sie auch ande- Collabora Cloudsuite. Die stellt eine Kom- Lite [3] und Ethercalc [4]. Sie widmen sich ren Anwendern zugänglich. bination aus Online- und Desktop-Editor der kollaborativen Arbeit mit Texten und Ta- Prezi [6] ist eine in der neuen Version auf dar. Sie beinhaltet eine lokale Installation bellen. Beide Projekte arbeiten plattformüber- HTML 5 aufbauende und bei Anwendern recht von Collabora Office in Verbindung mit greifend und Web-basiert. Sie legen die ein- beliebte Online-Präsentationssoftware. Sie der Cloudvariante. So macht sie Doku- zelnen Texte oder Tabellen in Pads auf einem stellt ein virtuelles Whiteboard bereit und er- mente am Arbeitsplatz verfügbar und Webserver ab. Jeder Nutzer, der die jeweilige laubt den Zugriff von bis zu zehn Benutzern. schiebt sie simultan auf Smartphones URL kennt, kann an dem Text mitarbeiten. Die Die Software ist kostenpflichtig im Abonne- oder Tablets. Für die Cloudsuite gibt es Beiträge der unterschiedlichen Nutzer heben ment erhältlich und bietet keine nativen Linux- ebenfalls eine Demo [10]. diese Programme farblich hervor. So geht auch Applikationen zum lokalen Bearbeiten oder bei mehreren Anwendern, die simultan an ei- Abspielen von Präsentationen. nem Text oder einer Tabelle arbeiten, nicht der Dafür gibt es Sozi [7], ein freies Plugin für Offline Überblick verloren. Inkscape, das Prezi in seiner Funktion stark Die Software Celtx [5] gestattet kollaborati- ähnelt. Es benötigt jedoch im Gegensatz zu Für den Einsatz ohne Server bietet der ves Arbeiten an Drehbüchern und schießt sich älteren Prezi-Varianten nicht Adobes Flash- Hersteller mit Collabora Office außer- somit auf die Medienproduktion ein. Es gibt Technologie, sondern generiert SVG-Grafiken. dem eine auf Libre Office basierende 02/2018 Titelthema Bitparade

28 www.linux-magazin.de

Abbildung 2: Im rechten Fensterbereich sieht der Anwender alle wichtigen Daten zum Bearbeitungsstand eines Dokuments.

umfang in allen Bereichen an. Entspre- in allen Dokumenten über »Einfügen | Zugleich präsentiert das Online-Office chen die Editiermöglichkeiten auch bei Kommentar«. In einem Extrafenster gibt ihm diese Funktionen in der Listenan- anspruchsvollen Layouts noch weitge- er dann einen kurzen Kommentar ein, sicht am rechten Bildschirmrand, wo ein hend denen eines Libre Office, muss sich der nach einem Klick auf »Speichern« per Mausklick aufklappender Bereich der User bei den Formatieroptionen stark im Hauptfenster rechts vom eigentlichen wartet. So sieht er sofort alle relevanten einschränken. Dokument auftaucht. Die Kommentare Daten zum Bearbeitungsstand des aktu- Als Papierformate akzeptieren die On- der verschiedenen Mitarbeiter erscheinen ellen Dokuments (Abbildung 2), ohne line-Varianten lediglich DIN A4 und A5 alle untereinander. Das erlaubt es, ähn- sich durch unübersichtliche Menü-Hier- sowie die amerikanischen Letter- und lich wie bei der Kommentarfunktion von archien klicken zu müssen. Legal-Größen. Auch das Formatieren ein- offline genutzten Office-Paketen, Anmer- gefügter Tabellen stößt schnell an Gren- kungen leicht dem zugehörigen Kontext E Google Docs zen. Bei den Import- und Exportformaten im Dokument zuzuordnen. fehlen einige der weniger gebräuchlichen Änderungen in den Dokumenten verfolgt Suchmaschinenriese Google verwebt sein Dateiformate. Ein User kann Dokumente der jeweilige Nutzer ohne Mühe. Für jede Online-Office-Paket Google Docs [12] fest nur in vier Formaten auf sein lokales Sys- Applikation schaltet er über »Bearbeiten | mit vielen anderen Diensten des Unter- tem herunterladen, wobei die Software Änderungen verfolgen« eine Protokollier- nehmens. Das Paket selbst besteht aus zwischen Text-, Tabellen- und Präsenta- funktion ein und aus. Die ermöglicht es vier Komponenten: Google Docs, Google tionsformaten unterscheidet. auch, zwischen den einzelnen Änderun- Tabellen, Google Präsentationen und Positiv hervorzuheben ist die für das kol- gen zu blättern. Das verschafft dem An- Google Formulare. Die arbeiten jeweils laborative Arbeiten wichtige Kommen- wender einen schnellen Überblick über komplett Cloud-basiert. Folglich fehlen tarfunktion. Die erreicht der Anwender Versionen eines Dokuments. lokale Clients für Desktop-Rechner und sind auch keine On-Premise-Installatio- nen auf lokalen dedizierten Cloudservern möglich. Apps bietet Google lediglich für Smartphones und Tablets an, auf statio- nären Systemen operiert die Software im Webbrowser. Um mit Google Docs (Abbildung 3) zu arbeiten, benötigt der Anwender ein Konto beim Unternehmen. Ist das ein- gerichtet, kann er sich separat bei den Office-Paketen anmelden.

Funktionen

Google Docs bietet alle für kollaboratives Arbeiten nötigen Funktionen. Dazu zäh- len eine grundlegende Dokumentenbear- Abbildung 3: Google Docs arbeitet komplett Web-basiert, Clients gibt es nur für Smartphones und Tablets. beitung, Kommentare und auch die Frei- 02/2018 Titelthema gabe von Dateien für andere Anwender. Auf Wunsch bearbeiten zwei Anwender ein Dokument simultan. In diesem Fall sieht einer der Beteiligten anhand der

Cursorbewegungen nahezu in Echtzeit, Bitparade welche Änderungen sein Gegenüber ge- rade vornimmt. Ein Alleinstellungsmerkmal ist außerdem 29 das modulare Konzept. Dank ihm erwei- tern User die Applikationen mit Add-ons um Wörterbücher, aber auch Format-

vorlagen. Der Nachteil des Konzepts: www.linux-magazin.de Google bindet Docs eng an den eigenen Abbildung 4: Bei Anlage einer neuen Datei ist die Bedienoberfläche zunächst leer. Webbrowser: Viele Add-ons laufen daher nur in Chrome. »Datei | Herunterladen als« definiert. Die eine neue Datei öffnen, indem er auf das Docs besitzt übrigens keine Möglichkeit, einzelnen Optionen sind kontextsensitiv rote Plussymbol unten rechts im Browser Dokumente manuell zu speichern. Der einstellbar. klickt (Abbildung 4). Anbieter sichert diese vielmehr automa- Bei der Gelegenheit fällt auf, dass in der Das Präsentationsmodul hält wie viele lo- tisch in der Google Cloud. Der Download Exportfunktion ältere Microsoft-Formate kale Office-Applikationen eine Anzahl an und das Konvertieren der Daten erweisen fehlen. Google Docs tanzt zudem durch Vorlagen bereit. Sie liefern verschiedene sich allerdings als relativ flexibel: Der eine zu Beginn ungewöhnliche Benut- Übergänge, Designs und Formatieropti- Nutzer kann seine Dateien in verschie- zerführung aus der Reihe: Der Anwen- onen mit deren Hilfe ein User auch pro- denen Formaten auf sein lokales System der stößt nicht gleich zu Beginn auf ein fessionelle Präsentationen anlegt. Beim holen, wobei er die Wunschformate über leeres Dokument, sondern muss explizit Schriftenmanagement bindet es aller- 02/2018 Titelthema gebungen zu verwalten und Dateien zu übertragen. Er besitzt auch eine Cloud­ anbindung an unterschiedliche Dienste und Owncloud-Support. Ein CRM-System

Bitparade inklusive Rechnungslegungsmodul, eine Applikation zum Projektmanagement, ein Instant Messenger und ein Kalender 30 mit Time-Tracking-Funktion sind eben- falls an Bord. Die Enterprise-Variante bieten die Let- ten als Trial-Version an, die Nutzer nach

www.linux-magazin.de dem Registrieren für 30 Tage ausführlich testen dürfen. Der Community-Server steht zum kostenfreien Download auf der Webseite des Unternehmens bereit [15]. Funktionale Unterschiede zwischen der Community- und der Enterprise-Edition bestehen darin, dass sich erstere auf ma- Abbildung 5: Die Oberfläche von Onlyoffice und seinen Diensten wirkt recht aufgeräumt. ximal 20 Anwender beschränkt und es an einer integrierten Backup- und Res- dings eine Vielzahl von Schriftsätzen machen, geht bei der kollaborativen tore-Lösung mangelt. Außerdem fehlen zusätzlich in das Programm ein, immer- Arbeit mehrerer Anwender am selben der Community-Variante automatische hin mit einer rudimentären Vorschau. Es Dokument verloren. Aus diesem Grund Updates sowie eine Kommentarfunktion fehlen jedoch asiatische Schriften und empfiehlt sich eine Begrenzung der akti- beim gemeinsamen Bearbeiten von Do- eine Einstellmöglichkeit für asiatische ven Anwender. kumenten. Schriftsysteme. E Onlyoffice Systemanforderungen Kompatibilität Das früher Teamlab genannte und in Die On-Premise-Installation des Servers Google preist seine Office-Applikationen Lettland von der Firma Ascensio System aus Riga erfordert zudem einige Hard- als kompatibel zu Microsoft Office an. SIA entwickelte Onlyoffice [13] steht und Software-Voraussetzungen. Als Mi- Handelt es sich bei den Dokumenten um als freie Software unter der GNU GPLv3 nimalanforderung nennt der Hersteller einfache Texte, Tabellen oder Präsentati- und ist höchst flexibel. Neben den lokal einen Server mit Zweikern-CPU und onen, sehen in den Microsoft-Formaten installierbaren Desktop-Editors mit den 2 GHz Taktfrequenz, 2 GByte Arbeitsspei- gespeicherte Dokumente in Googles Of- üblichen Applikationen (Textverarbei- cher, ein Swapfile von 6 GByte Umfang fice-Applikation auch weitgehend iden- tung, Tabellenkalkulation und Präsen- sowie 40 GByte verfügbaren Festplatten- tisch aus. Bei Dokumenten, die Makros tationsprogramm) bietet Onlyoffice für speicher. Zudem muss auf dem Server ein in Tabellen einbetten oder sehr komplexe IT-Infrastrukturen in Firmen auch zwei Linux-Kernel in Version 3.10 oder einer Gestaltungselemente verwenden, kommt Server-basierte Varianten an. neueren laufen. es zu jedoch zu Abweichungen und teils Letztere kann ein Admin auf den Unter­ Je nach Installationsmethode gibt es noch fehlerhaften Formatierungen. nehmensservern installieren. Zur kos- weitere Software-Voraussetzungen. Ins- tenfreien Community-Edition zählt der talliert der User den Server manuell, setzt Nachteile Hersteller drei Komponenten: einen das einen MySQL-Datenbankserver, ei- Mail-­ und einen Document-Server sowie nen Nginx-Webserver, das Mono-Frame- Weil Docs eng mit den Google-Diensten eine als Community-Server bezeichnete work und die Node.js-Laufzeitumgebung verzahnt ist, besitzt es auch funktionell Group­ware-Lösung. Zudem gibt es eine voraus. Verwendet er Docker-Images, einige Nachteile: So müssen sämtliche kostenpflichtige Enterprise-Version. kommt noch eine Docker-Umgebung Teilnehmer an einer Sitzung ein Google- Auffällig ist die Vielzahl der Installa­ samt Daemon hinzu. Konto verwenden. Zusätzliche Nutzer tionsmöglichkeiten: Während es die Zum Glück sind alle Installationsmetho- lädt der Google-Docs-Anwender per E- Community-Edition in Form von vor- den gut dokumentiert, wobei die Anlei- Mail ein. Arbeiten mehr als zwei Nutzer kompilierten Paketen im Deb- und RPM- tungen zum Teil in holprigem Deutsch simultan an einem Dokument, geht zu- Paketformat sowie einem Docker-Image vorliegen. Zusätzlich verlinkt Onlyoffice dem der Überblick über Modifikationen gibt, steht die Enterprise-Edition auch über die Webseite auf Youtube-gehostete verloren, da Google Docs die Beiträge als Virtualbox- und VMware-Abbild mit Video-Anleitungen. der einzelnen Nutzer nicht deutlich von- jeweils rund 4 GByte Umfang [14] bereit. Beim Installieren der Server-Varianten einander unterscheidet. Die Funktion, Der Community-Server erlaubt es nicht sollten Nutzer darauf achten, die voraus- einzelne Modifikationen rückgängig zu nur, Dokumente in kollaborativen Um- gesetzten Pakete in möglichst aktuellen 02/2018 Titelthema Versionen zu installieren. Andernfalls kann es passieren, dass die Installation scheitert. So braucht Onlyoffice unter Ubuntu 16.04

LTS zum Beispiel nicht die von Ubuntu Bitparade bereitgestellten, sondern die offiziellen Node.js-Pakete von der Projektseite. Die in Ubuntus Repositories sind veraltet, 31 was eine Installation des Onlyoffice- Servers verhindert. Kurzum: Anwender sollten strikt den Anleitungen folgen, um

Inkonsistenzen zu vermeiden. www.linux-magazin.de

Zugriff

Ist der Server erfolgreich installiert, er- reicht ihn der User von jeder Arbeits- Abbildung 6: Onlyoffice Desktop Editors mit dem Community-Server im Einsatz. station im Intranet aus. Es genügt, die entsprechende IP-Adresse einzugeben, Bereits ein erster Blick macht deutlich, Projekte, ein CRM-System, einen E-Mail- um auf der Portalseite zu landen. Hier dass Onlyoffice anders als Google Docs Client sowie Symbole für die Nutzerver- nimmt er zunächst einige Authentifizie- oder Collabora Office eine komplette Um- waltung und Community-Aktivitäten auf rungseinstellungen vor und meldet sich gebung für das kollaborative Arbeiten der Startseite. damit am Server an. Der leitet ihn an den liefert. So finden sich neben dem Doku- Alle diese Applikationen warten unter ei- Arbeitsbildschirm weiter. mentenmanager auch Schaltflächen für ner einheitlich gestalteten Oberfläche und 02/2018 Titelthema kumente vollständig bearbeiten. Wichtig: Andere Sui- ten, etwa Libre Of-

Bitparade fice, lassen sich nicht so ohne Weiteres mit dem Community-Ser- 32 ver koppeln. Es klappt zwar, zieht aber in he- terogenen Umgebun- gen mit Microsoft-For-

www.linux-magazin.de maten teilweise einen erheblichen Aufwand an Nachbearbeitun- gen nach sich. Aufgrund der teils schlechten Konver- tierungsfilter produ- Abbildung 7: Bereits einfache ODF-Dokumente stellen die Konvertierungsfilter von Onlyoffice vor Probleme. ziert Libre Office für aktuelle Microsoft- geben beim Anklicken in einem überla- von Textverarbeitungen, Tabellenkalku- Formate bereits bei den einfachen Mus- gernden Fenster jeweils einen Überblick lationen oder Präsentationsprogrammen terdokumenten des Community-Servers der Grundfunktionen (Abbildung 5). liefert jedoch der gesondert zu integrie- Layoutfehler. Die Filter des lettischen rende Document-Server. Lokal auf den Office-Pakets sind im Vergleich viel aus- Office-Suite Arbeitsplätzen bietet ihn zudem Only­ gereifter und zeigen diese Fehler nicht office Desktop Editors [16]. (Abbildung 6). Im On-Premise-Betrieb gestattet es Only­ Diese Software steht unter der freien Ein weiterer Nachteil für eine Zusam- office nicht, Web-basiert Dokumente zu AGPLv3-Lizenz und stellt anders als die menarbeit: Es fehlt die Möglichkeit, an bearbeiten. Das erfordert zusätzlich die Web-basierten Mitbewerber eine voll- einem Dokument simultan zu arbeiten. Installation des Document-Servers, was wertige Office-Suite dar. Für Linux sind Immerhin bietet der Community-Server ein Unterschied zu reinen Online-Umge- unterschiedliche Deb- und RPM-Pakete eine Versionshistorie für die einzelnen bungen wie Google Docs ist. Der Anwen- erhältlich, die aber nur einige Derivate Dokumente. So lässt sich zumindest spä- der stößt nach einem Klick auf den ent- des freien Betriebssystems unterstützen. ter nachvollziehen, welcher Anwender sprechenden Button im System lediglich Eine distributionsübergreifend einsetz- welches Dokument zuletzt bearbeitet hat. auf einen komfortablen Dateimanager. bare portable Variante (rund 217 MByte Der ermöglicht es auch, Dokumente frei- groß) stellt der lettische Hersteller eben- Online zugeben und im Team daran zu arbeiten. falls bereit. Hier ist zu beachten, dass es Die eigentlichen Bearbeitungsfunktionen Onlyoffice Desktop Editors nur für 64-Bit- Den Document-Server stellt Ascensio Hardware gibt. System SIA gesondert als freie Software Nach dem Download zum Download bereit. Daneben bietet installiert es der Admin die Firma noch eine rein Cloud-basierte lokal auf den Worksta- Lösung an. Die kostet für den persönli- tions und bindet es in chen Gebrauch nichts. Sie erfordert es die Serverdienste ein. lediglich, sich zu registrieren und das Ist die Desktop-Suite Konto per E-Mail zu aktivieren. Nach installiert, importiert dem Anmelden landet der Anwender di- der Anwender die auf rekt beim Dokumentenmanager. dem Community-Ser- Die Bedienoberflächen der On-Premise- ver hinterlegten Do- und der Online-Variante sind identisch. kumente problemlos Anders als bei der Servervariante für In- in die lokal installierte tranets liefert Onlyoffice Online die Edi- Office-Suite und be- toren für Texte, Tabellen und Präsentatio- arbeitet sie dort. Der nen bereits mit. Der Anwender integriert Vorteil dieser Arbeits- auf Wunsch zudem Clouddienste, zum weise: So lassen sich Beispiel Google, Dropbox, Box oder Yan- Abbildung 8: In einem eigenen kleinen Dialog gibt der Anwender Dokumente auch sehr anspruchs- dex.Disk, in Onlyoffice. Dazu klickt er bei für Gruppen und andere Nutzer frei. voll formatierte Do- den großen Dienstleistern auf einen Start- 02/2018 Titelthema button und authentifiziert sich. Lokal Per Mausklick integrieren Nutzer zudem Hat der Anwender eine On-Premise- gehostete Cloudlösungen wie Nextcloud viele Dienste von Drittanbietern (Abbil- Lösung entweder in der Pro- oder der oder Owncloud setzten die Anbindung dung 9). Dazu zählen neben Cloudspei- Community-Variante installiert [18] oder per Webdav-Protokoll um. chern, die der Anwender simultan nutzen die Cloudinfrastruktur aktiviert, gelangt

In heterogenen Umgebungen ist ein Vor- kann, auch Programme zur Zwei-Faktor- er nach erfolgreicher Anmeldung zu- Bitparade teil, dass auch Onlyoffice Online gängige Authentifizierung. Auf Wunsch bindet nächst in ein übersichtliches Portal, das Formate unterstützt. Dazu zählen die der Nutzer auch seine Kontakte aus sozi- primär ein Kalender ausfüllt. Am linken in Libre und Open Office verwendeten alen Netzwerken in das CRM-Modul ein. vertikalen Bildschirmrand befinden sich 33 Dateiformate der Open Document Foun- die für den Erstanwender nötigen Kon- dation, aber auch das PDF-, CSV-, Epub- E Egroupware figurations- und Dienste-Optionen. Als oder HTML-Format. Hier treten aber teils Administrator richtet er neue Gruppen

erhebliche Einschränkungen auf. Die in Kaiserslautern entwickelte kolla- und Anwender mitsamt den passenden www.linux-magazin.de Ein gravierender Nachteil von Onlyoffice borative Lösung Egroupware [17] bringt Rechten ein (Abbildung 10). Online besteht darin, dass die Cloudlö- ebenso wie Onlyoffice eine komplette Ar- Anders als in Onlyoffice wartet die sung Dokumente beim Upload von einer beitsumgebung mit. Sie beschränkt sich Office-Suite bei Egroupware nicht mit lokalen Instanz zwangsweise in das ak- nicht auf reine Dokumentenbearbeitung aussagekräftigen Symbolen auf der Por- tuelle Microsoft-Format Office Open XML mit Hilfe einer Office-Suite. Der Anwen- talseite, sondern ist gut versteckt: Über konvertiert. Die Datei legt es dann wahl- der kann das Paket ebenfalls 30 Tage lang den Dateimanager links in der vertikalen weise allein oder zusammen mit der Ori- kostenfrei testen und sich dazu ein Konto Options­liste im unteren Bereich gelangt ginaldatei in der Cloud ab. Beim Konver- in der Cloud anlegen. Dazu gibt er ledig- der Nutzer zur kollaborativen Dokumen- tieren traten im Test allerdings schon bei lich die E-Mail-Adresse an und aktiviert tenbearbeitung. Er zeigt die vorhandenen einfachen Dokumenten im ODF-Format den Zugang darüber. Datenbestände in Listenform an. Probleme auf, die eine Nachbearbeitung Der Anbieter richtet Egroupware danach Über horizontale Buttons oberhalb der erforderten (Abbildung 7). einmalig ein, die Zugangsdaten liefert Liste legt der User Dokumente an. Ein Auch wenn User nicht alle unterstütz- das pfälzische Unternehmen wiederum Klick auf das Plus-Symbol öffnet eine ten Formate bearbeiten dürfen, toppt der per E-Mail. Die kommerziell vertriebe- Auswahl der Dokumenttypen, die der Funktionsumfang der einzelnen Editoren nen Varianten stellen den Anwendern integrierte Collabora-Server unterstützt: deutlich den anderer Online-Lösungen unterschiedlich dimensionierte Cloudzu- Neben Textdokumenten zählen dazu Ta- wie Google Docs. Onlyoffice Online er- gänge in Deutschland bereit. Die Daten bellen und Präsentationen. laubt es zwar nicht, ein Dokument si- lagern in deutschen Rechenzentren und Hat er einen Dokumententyp, einen Da- multan mit zwei Nutzern zu bearbeiten, unterliegen somit auch deutschen Daten- teinamen und das Dateiformat gewählt, bietet aber eine Kommentarfunktion und schutz- und Sicherheitsrichtlinien. formatiert die ​Collabora-Office-Kompo- eine Option, Dokumente zu teilen. So bearbeiten es weitere Anwender, auch auf mobilen Plattformen (Abbildung 8).

Bezahlschranke

Der für Bildungseinrichtungen und den nicht-kommerziellen Gebrauch vorge- sehenen Online-Lösung fehlen jedoch, im Vergleich mit dem dedizierten Server, weitere Module zum kollaborativen Ar- beiten. Dazu gehören alle Zusatzappli- kationen vom Terminkalender über das CRM-System bis hin zum E-Mail-Server und dem Projektmanager. Diese erhalten nur zahlende Anwender, denen das Unternehmen 30 Tage lang kostenfrei eine funktional nicht einge- schränkte Testversion anbietet. Sie besitzt den vollen Funktionsumfang des On-Pre- mise-Enterprise-Servers und beherrscht damit verschiedene Backup- und Restore- Optionen sowie das gesamte Spektrum kollaborativer Arbeit bis hin zum Chat einzelner Anwender miteinander. Abbildung 9: Onlyoffice lässt sich durch Apps erweitern. 02/2018 Titelthema der GNU GPLv2 ste- hende Community- Variante, die der User über die Webseite des

Bitparade Herstellers für Open Suse, SLES, Fedora, RHEL, Centos, Debian 34 und Ubuntu erhält [18]. Der Server steckt aber auch in den Repositories ei-

www.linux-magazin.de niger Distributionen, wozu etwa Alt-Linux, Open Mandriva, Ma- geia und Rosalab Linux zählen. Als abhängige Pakete zieht die Installation zum Beispiel den Apache-Webserver so- Abbildung 10: Dem Portal merkt ein Beobachter zunächst nicht an, dass er in ihm auch kollaborativ mit Dokumenten arbeiten kann. wie PHP automatisch nach. Zudem pflegt nente die Dateien in das freie ODF-For- dere Egroup­ware-Komponenten erlaubt, der Anwender verschiedene Zusatzmo- mat. Alternativ wählt der Nutzer auch ohne im Webbrowser navigieren zu müs- dule, die er zunächst nicht mitinstalliert, proprietäre Microsoft-Formate, die sich sen (Abbildung 11). manuell in die Suite ein. aber auf die beiden aktuellen Varianten Die vorhandenen Dokumente speichern Als Hardware-Voraussetzungen für den beschränken. Ein Dokument im TXT- die Cloudvarianten grundsätzlich auch Betrieb eines On-Premise-Servers gibt der Format oder als PDF-Datei zu speichern in der Cloud ab. Der User kann sie bei Hersteller 8 GByte Arbeitsspeicher, min- erlaubt die Software nicht. Bedarf von dort auf den lokalen Massen- destens 50 GByte freien Massenspeicher Nach Eingabe der grundlegenden Datei- speicher herunterladen. Dazu dient der sowie ein 64-Bit-Betriebssystem an. Als Angaben öffnet sich in einem Pop-up- Dialog »Datei | Herunterladen als«, der Webbrowser auf den Clients empfiehlt er Fenster der Collabora-Editor. Dazu muss auch ein Konvertieren ins PDF-Format Firefox, Chrome oder Safari. der User Pop-up-Fenster im Webbrowser ermöglicht. Freigaben für andere Nutzer Während für kleine Unternehmen ein generell erlauben oder eine Ausnahme im zum kollaborativen Bearbeiten richtet der einziger Server für alle Komponenten zu zugehörigen Einstellungsdialog gewäh- Eigentümer einer Datei ein, indem er die genügen scheint, raten die Entwickler ren. Alternativ klickt er im Dateimanager Option per rechtem Mausklick aus dem bei mittleren und großen Organisationen mit der rechten Maustaste auf die ange- Kontextmenü auswählt. dazu, die einzelnen Dienste auf mehrere legte Datei und wählt »Öffnen«. Dann Server zu verteilen. E-Mail-Server wie erscheint der Collabora-Editor in einem On Premise Dovecut, Postfix oder Cyrus lassen sich Reiter des Webbrowsers. ebenso wie die benötigten Webserver Der Vorteil: So dürfen mehrere Dateien Ebenso wie Onlyoffice bietet Egroupware Apache oder Nginx und Datenbankser- simultan aktiv sein, was einen schnellen einen gleichnamigen Server zur lokalen ver (empfohlen werden Maria DB oder Zugriff auf den Dateimanager oder an- Installation an. Dafür gibt es eine unter MySQL) separat einspielen. Der lokal

Tabelle 1: Kollaborative Office-Suiten im Überblick Collabora Online/​Office Google Docs Onlyoffice Egroupware Online-Server und Apps ja ja ja ja On-Premise-Server ja nein ja ja Lokal zu nutzendes Office ja nein ja nein Groupware-Funktionen nein nein ja ja Import- und Exportfunktion ja ja ja ja ODF-Unterstützung ja ja ja ja Community-Version ja nein ja ja Enterprise-Varianten ja ja (in G-Suite integriert) ja ja Integration fremder Clouddienste ja nein ja nein Kostenpflichtiger Support ja nein ja ja 02/2018 Titelthema installierte Commu- nity-Server – ebenso die kostenpflichtige Enterprise-Version –

bietet alle Groupware- Bitparade Funktionen, bringt aber per Default kei- nen Collabora-Server 35 mit. Eine kollabora- tive Dokumentenbe- arbeitung ist erst mög-

lich, wenn der Admin www.linux-magazin.de einen Cloud-basierten oder zusätzlich lokal installierten Colla- bora-Server integriert. Dokumentation und Support Abbildung 11: Egroupware öffnet verschiedene Reiter für die einzelnen Applikationen.

Die Egroupware-Suite existiert seit meh- mentation und – zusammen mit Colla- reren Jahren, ist den Kinderschuhen bora – auch den besten Support im Test- Infos längst entwachsen und gut dokumen- feld. Bei den Cloud-basierten Diensten [1] Microsoft-Programmierschnittstelle Mapi: tiert. Die Hersteller bieten Tutorials und punktet Egroupware außerdem damit, [https://​­de.​­wikipedia.​­org/​­wiki/​­Messaging_ Video-Anleitungen im Internet an, halten dass die Server komplett in deutschen Application_Programming_Interface] aber auch regelmäßig Webinare ab. Eine Rechenzentren laufen und ihre Nutzer [2] SaaS-Definition: [https://​­de.​­wikipedia.​­org/​ eigene Supportplattform können Enter- von deren strengen Datenschutzrichtli- ­wiki/​­Software_as_a_Service] prise-Kunden in unterschiedlich dimensi- nien profitieren. [3] Etherpad Lite: [https://​­yourpart.​­eu] onierten Paketen nutzen. Für diese muss Im Vergleich ist der rein Cloud-basierte [4] Ethercalc: [https://​­ethercalc.net]​­ der Admin einen eigenen Benutzer inklu- Dienst von Google zwar auch bei langsa- [5] Celtx: [https://​­www.​­celtx.​­com] sive Passwort anlegen. Zudem enthalten meren Onlinezugängen flott unterwegs, [6] Prezi: [https://​­prezi.​­com] die kostenpflichtigen Angebote persönli- liefert jedoch nur Grundfunktionen. Zu- [7] Sozi: [http://​­sozi.​­baierouge.​­fr] chen Support anhand fester Zeitkontin- dem ist er fest in das Google-Universum [8] Collabora: [https://​­collaboraoffice.​­com] gente. Das Linux-Magazin hat auch den mit intransparentem Datenschutz nach [9] Vergleich der Varianten: [https://​www.­ Support seitens der Hersteller überprüft, US-Standard eingebunden. collaboraoffice.​­com/​­code/​­#​­what_is_code] wobei die Egroupware GmbH telefonisch Ein Manko aller Probanden ist die teils [10] Collabora Cloudsuite: und per E-Mail problemlos erreichbar ziemlich mäßige Qualität der Konvertie- [https://​­www.​­collaboraoffice.​­com/​ war und kompetent Auskunft gab. rungsfilter: Collabora Online formatiert ­solutions/​­collabora‑cloudsuite/] in Egroupware selbst einfache, mit Open [11] Collabora-Office-Testversion: Fazit Office erzeugte ODF-Dokumente stellen- [https://​­www.​­collaboraoffice.​­com/​ weise fehlerhaft. Auch Onlyoffice schei- ­solutions/​­collabora‑office/] Im Praxiseinsatz konnten vor allem die tert mitunter schon an simplen ODF-Do- [12] Google Docs: [https://​­www.​­google.​­com/​ beiden Groupware-Probanden Egroup- kumenten. ­intl/​­de/​­docs/​­about/] ware und Onlyoffice punkten. Beiden ge- Für alle Anwendungen gilt jedoch, dass [13] Onlyoffice: [https://​­​­onlyoffice.​­com/​­de/] lingt es, die Office-Suiten nahezu nahtlos sie funktional inzwischen längst ausge- [14] Enterprise-Testversion: [https://​­​­onlyoffice.​ mit Groupware-Funktionen zu ergänzen. reift und fit für den produktiven Einsatz ­com/​­de/​­enterprise‑edition‑free.​­aspx] Onlyoffice hat knapp die Nase vorn: Die sind. Anwendern, die plattformübergrei- [15] Community-Variante von Onlyoffice: Suite wirkt ergonomisch wie aus einem fend im Team arbeiten möchten, bieten [https://​­www.​­onlyoffice.​­com/​­de/​ Guss. Daneben sind ihre Anwendungen sie dabei häufig einen echten Mehrwert ­download.​­aspx] gegenüber dem Duo Egroupware und​ im Vergleich zu lokalen Einzelplatzsyste- [16] Onlyoffice Desktop Editors: Collabora vollständiger deutsch lokali- men. Trotzdem empfiehlt sich vor dem [https://​­www.​­onlyoffice.​­com/​­de/​ siert. Während Collabora die deutsche Einführen einer Lösung zunächst eine ­download‑desktop.​­aspx] Sprache stellenweise noch recht unvoll- praxisorientierte Evaluierung. Andern- [17] Egroupware: [https://​­egroupware.​­org] ständig spricht, bringt Onlyoffice nahezu falls entsteht nachträglich womöglich [18] Community-Pakete: komplett deutsche Tooltipps mit. ein erhöhter Arbeitsaufwand, wenn der [https://​­software.​­opensuse.​­org/​­download.​ Dagegen bietet vor allem Egroupware Admin Infrastruktur und Dokumente an- ­html?​­project=server%3AeGroupWare&​ eine deutlich bessere deutsche Doku- passen muss. (kki) n ­package=egroupware‑epl]