Die Richtige Groupware
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Die richtige Groupware Die Auswahl der passenden Groupware stellt Administratoren in der Praxis oft vor Probleme: Es fällt schwer, angesichts der vielen Produkte den Überblick zu behalten. Dieser Artikel hilft, eine geeignete Strategie zu finden.Markus Feilner 1 www.linuxtechnicalreview.de Grundlagen Der Groupware-Markt ist in Bewegung. Er hat nehmen aus? Sicher ist nur: Einfach loslegen, „… eine Flut von Software und Anbietern her ist der falsche Weg. Die Anschaffung und Inbe vorgebracht, deren Produkte ständig umbenannt, triebnahme einer Groupware erfordert einiges integriert und neu kombiniert werden (…)“. Das an Vorlauf, denn in jedem Unternehmen folgt Zitat aus der „Network World“ stammt aus dem die Arbeit im Team einem eigenen, gewachse Jahr 1994, und viel hat sich bis zum heutigen Tag nen Ablauf. Zahlreiche Firmen wissen spätes nicht geändert. tens seit SAP, was es heißt, das Unternehmen Wie also soll der Admin, der die passende der Software anzupassen. Groupware für sein Unternehmen sucht, vorge Im theoretischen Idealfall erfasst der Adminis hen? Auch hier hilft das dreizehn Jahre alte Zi trator die Bedürfnisse der Benutzer und die Pro tat: „Benutzer, die bereit sind, in den Group blemstellung des Unternehmens, verschafft sich wareMarkt einzusteigen, müssen sich entschei einen Marktüberblick über die verfügbaren Lö den. Sie haben die Wahl zwischen großen Lösun sungen und entscheidet nach der angebotenen gen mit enormem Funktionsumfang und klei Funktionalität, wobei er eine Gewichtung der nen Nischenprodukten, die ein oder zwei pas Features nach MustHaves und Randbedingun sende Features enthalten. (…) Manche Produkte gen vornimmt. bieten volle Funktionalität für ein oder zwei ver schiedene Clients, fremde Programme werden Die zentralen Fragen nur teilweise unterstützt. Aber die Hersteller ha Aber in der Realität gibt es zwei Faktoren, die ben die strategische Bedeutung erkannt und ar die Wahlfreiheit des Admins von vorneherein beiten am MultiplattformClientSupport“ [1]. stark einschränken, bevor er einen ersten Blick Und auch diese Aussage stimmt immer noch auf den Funktionsumfang der GroupwareSer voll und ganz, das Angebot ist sogar noch vielfäl ver werfen kann: tiger geworden. Die zahlreichen OpenSource n Lizenzen und Preis: Bestehen etwaige Ein GroupwareProjekte haben nicht wirklich zur schränkungen bezüglich des Lizenzmodells? Übersichtlichkeit auf dem Markt beigetragen, Kommt sowohl OpenSource, gemischt li und sogar ein einheitlicher GroupwareStandard zensierte sowie proprietäre GroupwareSoft für den Austausch und die gemeinsame Verein ware in Frage? Welche Einschränkungen gibt barung von Terminen fehlt immer noch [2]. es beim Budget? Der folgende Artikel erläutert typische Krite n Clients: Welche Betriebssysteme laufen auf rien, die Administratoren bei der Suche nach den Desktops? Welcher GroupwareClient der passenden Groupware abwägen sollten. kann eingesetzt werden? Reicht ein Web Client, sind die Benutzer mit dessen oft ein Problematischer Überfluss geschränkter Bedienbarkeit zufrieden? Die Vielfalt brachte auch neue Möglichkeiten: Oft sorgt die strategisch wichtige Lizenz und Während 1994 Lotus und Exchange den propri Kostenfrage für die ersten Ausschlusskriterien, etären Markt fast unter sich ausmachten, stehen und die Ablehnung von WebClients erzwingt heute zahlreiche professionelle GroupwareSys häufig die Anschaffung teurerer Lösungen. Erst teme bereit, die nicht nur in Nischen gute Arbeit danach kommen in der Praxis Überlegungen, leisten. Reinen OpenSourceProdukten stehen welche Features und Funktionen denn neben Mischformen gegenüber, bei denen unter Linux den Standards EMail, Kalender sowie Adress kostenpflichtige Software zum Einsatz kommt. buch benötigt werden. Einen guten Überblick Dass dieses Modell funktioniert, zeigen nicht vermittelt der Artikel zur Marktübersicht in die zuletzt die Riesen Novell und IBM. Andere Pro sem Heft, welcher die Features der verschiede dukte verwenden freie Software und fügen ei nen Produkte in zahlreichen Tabellen gegen gene, lizenzpflichtige Komponenten hinzu. Und überstellt (Seite 6). für den LinuxEvangelisten gibt es Lösungen wie Citadel, Kolab, Egroupware oder Horde, die Lizenzen und Kosten vollständig OpenSourceLizenzen unterliegen. Es ist auch durchaus sinnvoll, zunächst zu ent Die Bandbreite ist groß, und die Featurelisten scheiden, ob in einem Unternehmen überhaupt könnten nicht unterschiedlicher sein. Wo soll alle Lizenzmodelle in Frage kommen. Techni der ITLeiter ansetzen, nach welchen Kriterien sche, organisatorische und bisweilen auch ideo wählt er die ideale Groupware für sein Unter logische Gründe sprechen häufig für oder gegen www.linuxtechnicalreview.de 2 Grundlagen lich. Proprietäre Lösungen bieten Unternehmen häufig den Vorteil, Supportverträge und SLAs direkt beim Hersteller einkaufen zu können, was direkt zu der Frage der Kosten führt. Ein festes Budget als Vorgabe wirkt genauso limitierend wie der Zwang, einen externen Dienstleister zu bestimmten Konditionen zu finden. Letzteres erweist sich vor allem in ländlichen Regionen immer noch als genereller Hemmschuh für Li nux und freie Software. Gutes LinuxConsulting ist seltener und meist erheblich teurer als Win dowsDienstleister. Eindeutig für OpenSourceLösungen spricht, dass zunächst keine Anschaffungs oder Lizenz kosten anfallen. Admins mit genügend Know how können mehr selbst reparieren, und Unter nehmen werden unabhängig von Produktzyklen Abbildung 1: Das Minimum für eine Groupware eines Herstellers. ist ein Mailserver, der Adressdaten und Termine Viele Unternehmen, die freie Produkte einset für ein Team verwalten kann und diese den Cli- zen, berichten von anfänglich höherem Schu entprogrammen zur Verfügung stellt. lungsaufwand, aber langfristig deutlich niedri geren Kosten. Auffällig ist dabei der Unterschied freie Software, und manchmal fällt die Entschei zwischen Teams, welche in Sachen Groupware dung am Ende auf Grund von Empfehlungen unerfahren sind, und Teams, die von beispiels für das eine oder das andere Produkt. Eine erste weise Microsoft Exchange zu einer anderen Lö Auslese nach den drei Lizenzmodellen „Kom sung migrieren. Administratoren und Trainer plett frei“, „Teilweise frei“ und „Proprietär“ ver haben es immer leichter, wenn Anwender keine kleinert das Feld der möglichen Lösungen erheb GroupwareErfahrung haben. Das gleiche Phä Abbildung 2: Thunderbird (hier in Version 2.0) als E-Mail-Client existiert identisch auf Linux, Mac und Windows. Seine Groupware-Funktionen sind aber noch sehr eingeschränkt. 3 www.linuxtechnicalreview.de Grundlagen nomen beobachten Consultants übrigens auch im Umfeld von BetriebssystemMigrationen. Die Lizenzart spielt dagegen erfahrungsgemäß immer dann keine Rolle, wenn ein pragmati scher Ansatz im Vordergrund steht. Hier ent scheidet die Funktionalität in Kombination mit den zu erwartenden Kosten. Alle Groupware Systeme erfüllen heute die Minimalanforde rung, Adressen, Termine und EMails im Team zu verwalten (Abbildung 1). Aber darüber hi naus existiert für die verschiedenen Produkte eine fast unüberschaubare Fülle an Zusatzfunk tionen bis hin zu Modulen für CRM (Customer Relationship Management), Support, Ticketing, Projektmanagement, Zeiterfassung und Doku mentenmanagement. Die Evaluation und Aus wahl des richtigen Produktes dauert da schnell einige Monate. Abbildung 3: Evolution bringt unter Ubuntu bereits Plugins für Groupware- Server mit. Neben dem Exchange- und Groupwise- bietet auch Scalix ein Freier Client, freier Konnektor? eigenes Plugin, zuverlässig funktioniert jedoch keines. Als wichtigstes Kriterium dient beinahe immer die Wahl des Clientprogramms. Die verfügba MS Exchange als Server arbeitet verständlicher ren GroupwareClients Outlook (MS), Evoluti weise lediglich mit Outlook zuverlässig zusam on (Gnome) und Kontact (KDE) arbeiten in der men. Aber für fast alle GroupwareProjekte ist Regel nur mit wenigen Serverprodukten zusam der WindowsMailer immer noch das Maß der men. Daher muss der Admin meist die Server Dinge. Zahlreiche OpenSourceSysteme brin komponente nach dem gewünschten Client aus gen proprietäre OutlookPlugins mit, welche die wählen. Soll beispielsweise Windows auf den notwendigen Funktionen für den Zugriff auf Arbeitsplätzen laufen, dann ist Outlook Pflicht. den Server installieren. Es gibt unverständlicherweise immer noch kei Einen freien Konnector gibt es allerdings immer nen andereren GroupwareClient für das Micro noch nicht, auch bei Kolab, OpenXchange und softBetriebssystem [3]. anderen Projekten muss das Unternehmen Geld Problematisch wird es, wenn im Zuge einer Mi in die Hand nehmen. Die Kosten bleiben aller gration Linux und Windows gemischt zum Ein dings erträglich und liegen meistens unter 50 satz kommen. Nur wenige GroupwareProdukte Dollar pro Arbeitsplatz. Anwenderberichten zu können gleichzeitig Outlook sowie Evolution folge ist die Qualität der Anbindung jedoch sehr oder Kontact zufrieden stellend anbinden. Wäh unterschiedlich – hier hilft also nur testen, tes rend in homogenen Netzen sowohl für Linux als ten, testen. auch für Windows funktionierende Groupware Freie MAPIImplementierungen, welche Out im Angebot ist, ergibt sich in gemischten Netzen look ohne Plugin an einem LinuxServer an meist automatisch ein WebClient als Standard binden, sind in der Entwicklung (siehe Artikel für die LinuxDesktops. über Openchange ab Seite 50) – Zarafa bietet für Für die umfangreichen proprietären