Die richtige Groupware Die Auswahl der passenden Groupware stellt Administratoren in der Praxis oft vor Probleme: Es fällt schwer, angesichts der vielen Produkte den Überblick zu behalten. Dieser Artikel hilft, eine geeignete Strategie zu finden.Markus Feilner 1 www.linuxtechnicalreview.de Grundlagen Der Groupware-Markt ist in Bewegung. Er hat nehmen aus? Sicher ist nur: Einfach loslegen, „… eine Flut von Software und Anbietern her­ ist der falsche Weg. Die Anschaffung und Inbe­ vorgebracht, deren Produkte ständig umbenannt, triebnahme einer Groupware erfordert einiges integriert und neu kombiniert werden (…)“. Das an Vorlauf, denn in jedem Unternehmen folgt Zitat aus der „Network World“ stammt aus dem die Arbeit im Team einem eigenen, gewachse­ Jahr 1994, und viel hat sich bis zum heutigen Tag nen Ablauf. Zahlreiche Firmen wissen spätes­ nicht geändert. tens seit SAP, was es heißt, das Unternehmen Wie also soll der Admin, der die passende der Software anzupassen. Groupware für sein Unternehmen sucht, vorge­ Im theoretischen Idealfall erfasst der Adminis­ hen? Auch hier hilft das dreizehn Jahre alte Zi­ trator die Bedürfnisse der Benutzer und die Pro­ tat: „Benutzer, die bereit sind, in den Group­ blemstellung des Unternehmens, verschafft sich ware­Markt einzusteigen, müssen sich entschei­ einen Marktüberblick über die verfügbaren Lö­ den. Sie haben die Wahl zwischen großen Lösun ­ sungen und entscheidet nach der angebotenen gen mit enormem Funktionsumfang und klei ­ Funktionalität, wobei er eine Gewichtung der nen Nischenprodukten, die ein oder zwei pas­ Features nach Must­Haves und Randbedingun­ sende Features enthalten. (…) Manche Produkte gen vornimmt. bieten volle Funktionalität für ein oder zwei ver­ schiedene Clients, fremde Programme werden Die zentralen Fragen nur teilweise unterstützt. Aber die Hersteller ha­ Aber in der Realität gibt es zwei Faktoren, die ben die strategische Bedeutung erkannt und ar­ die Wahlfreiheit des Admins von vorneherein beiten am Multiplattform­Client­Support“ [1]. stark einschränken, bevor er einen ersten Blick Und auch diese Aussage stimmt immer noch auf den Funktionsumfang der Groupware­Ser­ voll und ganz, das Angebot ist sogar noch vielfäl­ ver werfen kann: tiger geworden. Die zahlreichen Open­Source­ n Lizenzen und Preis: Bestehen etwaige Ein­ Groupware­Projekte haben nicht wirklich zur schränkungen bezüglich des Lizenzmodells? Übersichtlichkeit auf dem Markt beigetragen, Kommt sowohl Open­Source­, gemischt li­ und sogar ein einheitlicher Groupware­Standard zensierte sowie proprietäre Groupware­Soft­ für den Austausch und die gemeinsame Verein­ ware in Frage? Welche Einschränkungen gibt barung von Terminen fehlt immer noch [2]. es beim Budget? Der folgende Artikel erläutert typische Krite­ n Clients: Welche Betriebssysteme laufen auf rien, die Administratoren bei der Suche nach den Desktops? Welcher Groupware­Client der passenden Groupware abwägen sollten. kann eingesetzt werden? Reicht ein Web­ Client, sind die Benutzer mit dessen oft ein­ Problematischer Überfluss geschränkter Bedienbarkeit zufrieden? Die Vielfalt brachte auch neue Möglichkeiten: Oft sorgt die strategisch wichtige Lizenz­ und Während 1994 Lotus und Exchange den propri­ Kostenfrage für die ersten Ausschlusskriterien, etären Markt fast unter sich ausmachten, stehen und die Ablehnung von Web­Clients erzwingt heute zahlreiche professionelle Groupware­Sys­ häufig die Anschaffung teurerer Lösungen. Erst teme bereit, die nicht nur in Nischen gute Arbeit danach kommen in der Praxis Überlegungen, leisten. Reinen Open­Source­Produkten stehen welche Features und Funktionen denn neben Mischformen gegenüber, bei denen unter Linux den Standards E­Mail, Kalender sowie Adress­ kostenpflichtige Software zum Einsatz kommt. buch benötigt werden. Einen guten Überblick Dass dieses Modell funktioniert, zeigen nicht vermittelt der Artikel zur Marktübersicht in die­ zuletzt die Riesen Novell und IBM. Andere Pro­ sem Heft, welcher die Features der verschiede­ dukte verwenden freie Software und fügen ei­ nen Produkte in zahlreichen Tabellen gegen­ gene, lizenzpflichtige Komponenten hinzu. Und überstellt (Seite 6). für den Linux­Evangelisten gibt es Lösungen wie Citadel, Kolab, Egroupware oder Horde, die Lizenzen und Kosten vollständig Open­Source­Lizenzen unterliegen. Es ist auch durchaus sinnvoll, zunächst zu ent­ Die Bandbreite ist groß, und die Featurelisten scheiden, ob in einem Unternehmen überhaupt könnten nicht unterschiedlicher sein. Wo soll alle Lizenzmodelle in Frage kommen. Techni­ der IT­Leiter ansetzen, nach welchen Kriterien sche, organisatorische und bisweilen auch ideo­ wählt er die ideale Groupware für sein Unter­ logische Gründe sprechen häufig für oder gegen www.linuxtechnicalreview.de 2 Grundlagen lich. Proprietäre Lösungen bieten Unternehmen häufig den Vorteil, Supportverträge und SLAs direkt beim Hersteller einkaufen zu können, was direkt zu der Frage der Kosten führt. Ein festes Budget als Vorgabe wirkt genauso limitierend wie der Zwang, einen externen Dienstleister zu bestimmten Konditionen zu finden. Letzteres erweist sich vor allem in ländlichen Regionen immer noch als genereller Hemmschuh für Li­ nux und freie Software. Gutes Linux­Consulting ist seltener und meist erheblich teurer als Win­ dows­Dienstleister. Eindeutig für Open­Source­Lösungen spricht, dass zunächst keine Anschaffungs­ oder Lizenz­ kosten anfallen. Admins mit genügend Know­ how können mehr selbst reparieren, und Unter­ nehmen werden unabhängig von Produktzyklen Abbildung 1: Das Minimum für eine Groupware eines Herstellers. ist ein Mailserver, der Adressdaten und Termine Viele Unternehmen, die freie Produkte einset­ für ein Team verwalten kann und diese den Cli- zen, berichten von anfänglich höherem Schu­ entprogrammen zur Verfügung stellt. lungsaufwand, aber langfristig deutlich niedri­ geren Kosten. Auffällig ist dabei der Unterschied freie Software, und manchmal fällt die Entschei­ zwischen Teams, welche in Sachen Groupware dung am Ende auf Grund von Empfehlungen unerfahren sind, und Teams, die von beispiels­ für das eine oder das andere Produkt. Eine erste weise Microsoft Exchange zu einer anderen Lö­ Auslese nach den drei Lizenzmodellen „Kom­ sung migrieren. Administratoren und Trainer plett frei“, „Teilweise frei“ und „Proprietär“ ver­ haben es immer leichter, wenn Anwender keine kleinert das Feld der möglichen Lösungen erheb ­ Groupware­Erfahrung haben. Das gleiche Phä­ Abbildung 2: Thunderbird (hier in Version 2.0) als E-Mail-Client existiert identisch auf Linux, Mac und Windows. Seine Groupware-Funktionen sind aber noch sehr eingeschränkt. 3 www.linuxtechnicalreview.de Grundlagen nomen beobachten Consultants übrigens auch im Umfeld von Betriebssystem­Migrationen. Die Lizenzart spielt dagegen erfahrungsgemäß immer dann keine Rolle, wenn ein pragmati­ scher Ansatz im Vordergrund steht. Hier ent­ scheidet die Funktionalität in Kombination mit den zu erwartenden Kosten. Alle Groupware­ Systeme erfüllen heute die Minimalanforde­ rung, Adressen, Termine und E­Mails im Team zu verwalten (Abbildung 1). Aber darüber hi­ naus existiert für die verschiedenen Produkte eine fast unüberschaubare Fülle an Zusatzfunk­ tionen bis hin zu Modulen für CRM (Customer Relationship Management), Support, Ticketing, Projektmanagement, Zeiterfassung und Doku­ mentenmanagement. Die Evaluation und Aus­ wahl des richtigen Produktes dauert da schnell einige Monate. Abbildung 3: Evolution bringt unter Ubuntu bereits Plugins für Groupware- Server mit. Neben dem Exchange- und Groupwise- bietet auch Scalix ein Freier Client, freier Konnektor? eigenes Plugin, zuverlässig funktioniert jedoch keines. Als wichtigstes Kriterium dient beinahe immer die Wahl des Clientprogramms. Die verfügba­ MS Exchange als Server arbeitet verständlicher­ ren Groupware­Clients Outlook (MS), Evoluti­ weise lediglich mit Outlook zuverlässig zusam­ on (Gnome) und Kontact (KDE) arbeiten in der men. Aber für fast alle Groupware­Projekte ist Regel nur mit wenigen Serverprodukten zusam­ der Windows­Mailer immer­­ noch das Maß der men. Daher muss der Admin meist die Server­ Dinge. Zahlreiche Open­Source­Systeme brin­ komponente nach dem gewünschten Client aus­ gen proprietäre Outlook­Plugins mit, welche die wählen. Soll beispielsweise Windows auf den notwendigen Funktionen für den Zugriff auf Arbeitsplätzen laufen, dann ist Outlook Pflicht. den Server installieren. Es gibt unverständlicherweise immer noch kei­ Einen freien Konnector gibt es allerdings immer nen andereren Groupware­Client für das Micro­ noch nicht, auch bei Kolab, Open­Xchange und soft­Betriebssystem [3]. anderen Projekten muss das Unternehmen Geld Problematisch wird es, wenn im Zuge einer Mi­ in die Hand nehmen. Die Kosten bleiben aller­ gration Linux und Windows gemischt zum Ein­ dings erträglich und liegen meistens unter 50 satz kommen. Nur wenige Groupware­Produkte Dollar pro Arbeitsplatz. Anwenderberichten zu­ können gleichzeitig Outlook sowie Evolution folge ist die Qualität der Anbindung jedoch sehr oder Kontact zufrieden stellend anbinden. Wäh­ unterschiedlich – hier hilft also nur testen, tes­ rend in homogenen Netzen sowohl für Linux als ten, testen. auch für Windows funktionierende Groupware Freie MAPI­Implementierungen, welche Out­ im Angebot ist, ergibt sich in gemischten Netzen look ohne Plugin an einem Linux­Server an­ meist automatisch ein Web­Client als Standard binden, sind in der Entwicklung (siehe Artikel für die Linux­Desktops. über Openchange ab Seite 50) – Zarafa bietet für Für die umfangreichen proprietären