Raport O Archiwach W Unii Europejskiej Po Rozszerzeniu

RAPORT O ARCHIWACH W UNII EUROPEJSKIEJ PO ROZSZERZENIU

POGŁ ĘBIONA WSPÓŁPRACA ARCHIWALNA W EUROPIE — PLAN DZIAŁANIA

WARSZAWA 2011

RAPORT O ARCHIWACH W UNII EUROPEJSKIEJ PO ROZSZERZENIU

POGŁ ĘBIONA WSPÓŁPRACA ARCHIWALNA W EUROPIE — PLAN DZIAŁANIA

Opracowany przez Grup ę Ekspertów Krajowych ds. Archiwów Pa ństw Członkowskich Unii Europejskiej oraz Instytucji i Organów UE na zamówienie Rady Unii Europejskiej

WARSZAWA 2011

Tytuł oryginału opublikowanego przez Komisj ę Europejsk ą w roku 2005: Report on archives in the enlarged European Union. Increased archival cooperation in Europe: action plan.

Tłumaczenie: Joanna Szyma ńska

Redakcja naukowa, przygotowanie do wydania polskiej wersji Raportu o archiwach w Unii Europejskiej po rozszerzeniu : Andrzej Biernat Władysław St ępniak Violetta Urbaniak

Naczelna Dyrekcja Archiwów Pa ństwowych, ul. Rakowiecka 2D, 02–517 Warszawa e-mail: [email protected]; http://www.archiwa.gov.pl

Spis tre ści

Wprowadzenie do wydania polskiego Wst ęp Zalecenia wykonawcze: Raport o archiwach w Unii Europejskiej po rozszerzeniu ______Cz ęść 1. Organizacja sektora archiwalnego w Europie 1a. Archiwa i instytucje europejskie 1b. Państwowe służby archiwalne w 25 pa ństwach członkowskich Unii Europejskiej 1c. Słu żby archiwalne jako cz ęść administracji publicznej: wzajemne relacje i współpraca 1d. Archiwa prywatne ______Cz ęść 2. Dost ęp do archiwów — aspekt instytucjonalny, techniczny i zawodowy 2a. Prawodawstwo unijne i krajowe zwi ązane z zarz ądzaniem i dost ępem do dokumentów i archiwów 2b. Pomoce archiwalne i opis dokumentów archiwalnych 2c. Dost ęp do dokumentów i archiwów on-line a nowe narz ędzia badawcze 2d. Portal internetowy do dokumentów i archiwów w Europie oraz europejskie projekty internetowe (Internet Gateway ) 2e. Praktyczne aspekty dost ępu: standardy pracowni naukowej 2f. Warto ściowanie i selekcja dokumentów 2g. Zarz ądzanie dokumentacj ą i archiwami ______Cz ęść 3. Rola archiwisty w XXI wieku. Szkolenie i uznanie dyplomów

3a. Rola archiwisty jako stra żnika pami ęci społecze ństwa 3b. Archiwista jako dostarczyciel autentycznych informacji i jego stosunki ze społecze ństwem: promowanie demokracji, odpowiedzialno ści i dobrego rz ądu 3c. Szkolenie archiwistów z naciskiem na przyszłe zadania 3d. Uznanie dyplomów studiów w dziedzinie archiwistyki w Europie

______Cz ęść 4. Ochrona materiałów archiwalnych oraz profilaktyka konserwatorska w archiwach europejskich 4a. Środki zapobiegania zniszczeniom w archiwach, powstałym na skutek kl ęsk żywiołowych i innych katastrof 4b. Ochrona i konserwacja dokumentacji i archiwów 4c. Budynki do celów archiwalnych: standardy i wymagania na poziomie krajowym i europejskim ______Cz ęść 5. Archiwa elektroniczne 5a. Autentyczno ść i przechowywanie w długim czasie dokumentów i archiwów elektronicznych 5b. Współpraca interdyscyplinarna w dziedzinie dokumentów i archiwów elektronicznych: DLM-Forum, normy, najlepsze praktyki ______Cz ęść 6. Plan Działania e-Europy i powi ązane działania na szczeblu europejskim ______Cz ęść 7. Archiwa audiowizualne ______Cz ęść 8. Aneksy 1. Lista ekspertów krajowych oraz przedstawicieli instytucji wspólnotowych i organów uczestnicz ących w przygotowaniu Raportu 2. Inni uczestnicy i eksperci pomocniczy uczestniczący w przygotowaniu Raportu 3. Propozycje działa ń i przyszłe kierunki 4. Wykaz skrótów

Wst ęp

1. Rezolucja z 6 maja 2003 r.

W zwi ązku z niedawnym rozszerzeniem Unii Europejskiej (UE), w wyniku którego liczba pa ństw członkowskich wzrosła z 15 do 25, oraz wobec szybkich zmian zachodz ących w funkcjonowaniu archiwów w ci ągu ostatnich dziesi ęciu lat, spowodowanych zwłaszcza rozwojem nowych technologii informatycznych, Rada Unii Europejskiej przyj ęła 6 maja 2003 r. Rezolucj ę o archiwach w pa ństwach członkowskich (1) . Rezolucja ta wezwała Komisj ę Europejsk ą do:

• Zwołania Grupy Ekspertów Krajowych ds. Archiwów, reprezentuj ących 15 dotychczasowych członków UE oraz 10 pa ństw przyst ępuj ących do UE, w celu zbadania sytuacji archiwów publicznych w Europie;

• Przedstawienia Radzie raportu zawieraj ącego zalecenia dotycz ące przyszłej, lepszej współpracy w sprawach archiwów na szczeblu europejskim.

Grupa Ekspertów Krajowych licz ąca ok. 50 przedstawicieli z 25 pa ństw członkowskich oraz instytucji i organów UE sporz ądziła Raport o archiwach w rozszerzonej Unii Europejskiej i uzgodniła tre ść Streszczenia wykonawczego raportu w czerwcu 2004 r.

Trzy plenarne spotkania Grupy Ekspertów Krajowych maj ące na celu przygotowanie raportu odbyły si ę w Brukseli (14 pa ździernika 2003 r., 17 lutego 2004 r. i 3 czerwca 2004 r.). Na prośbę zgromadzenia plenarnego Grupy Ekspertów Krajowych w okresie od grudnia 2003 do czerwca 2004 r. zorganizowano w Brukseli dodatkowe spotkania dwóch podgrup (roboczej grupy redakcyjnej oraz grupy opracowuj ącej zalecenia dotycz ące lepszej współpracy archiwalnej w Europie). Miały one na celu usprawnienie prac prowadzonych nad raportem oraz zagwarantowanie, by został przygotowany w terminie. Przedstawiciele Komisji przewodniczyli lub współprzewodniczyli zgromadzeniom plenarnym i spotkaniom dodatkowym. Komisja zapewniła obsług ę administracyjn ą obrad.

2. 1991–2004

Rezolucja z 6 maja 2003 r. uwzgl ędnia dotychczasowe działania zwi ązane z archiwami na poziomie europejskim. Z ide ą lepszej współpracy archiwów europejskich wyst ąpiła Holandia w drugiej połowie 1991 r., gdy sprawowała prezydencj ę w Unii Europejskiej. Rezultatem tego wyst ąpienia był pierwszy Raport o archiwach w Unii Europejskiej opublikowany przez Komisj ę Europejsk ą i dobrze przyj ęty przez Rad ę w 1994 r.

Nast ępne wnioski Rady z 17 czerwca 1994 r. doprowadziły do wielu wa żnych działa ń, a w szczególno ści do stworzenia europejskiego wielodyscyplinarnego DLM-Forum I, II, III (Bruksela 1996, 1999; Barcelona 2002) po świ ęconego dokumentom elektronicznym i archiwom oraz do powołania 7

INSAR ( Information Summary on Archives ), periodyku zawieraj ącego przegl ąd najnowszych osi ągni ęć w dziedzinie archiwów europejskich. Zarówno INSAR, jak i DLM-Forum s ą inicjatywami Komisji Europejskiej, które zostały rozwini ęte we współpracy z pa ństwami członkowskimi.

Podstawowym celem DLM-Forum jest badanie, wspieranie i wdra żanie szerszych form współpracy w dziedzinie dokumentów elektronicznych i archiwów zarówno na szczeblu wspólnotowym, jak i mi ędzy pa ństwami członkowskimi. W śród konkretnych osi ągni ęć DLM-Forum nale ży wymieni ć publikacje materiałów i wniosków DLM-Forum I, II i III ( INSAR European Archives News, Supplement II , 1997; Supplement IV , 2000; Supplement VII , 2002; http://europa.eu.int/historical_archives/dlm_forum); przygotowanie wielodyscyplinarnej instrukcji dotyczącej danych odczytywanych mechanicznie (INSAR , Supplement III , 1997); lepszy dost ęp do informacji elektronicznej dla obywateli: wzajemne relacje mi ędzy administracj ą publiczn ą i słu żbami archiwalnymi w dziedzinie dokumentów elektronicznych i archiwalnego zarz ądzania nimi ( INSAR , Supplement V, 2001); Europejskie wzorcowe wymagania dotycz ce zarz dzania dokumentacj elektroniczn (European Model Requirements [MoReq] for the management of electronic records ): Specyfikacje MoReq (MoReq specifications ) ( INSAR , Supplement VI , 2002). Wi ęcej szczegółów dotycz ących trwałych, priorytetowych działa ń DLM-Forum mo żna znale źć w dalszej cz ęś ci tego Raportu (rozdział 5b).

Podczas spotkania w Lundzie zorganizowanego 4 kwietnia 2001 r., w okresie szwedzkiej prezydencji, szefowie archiwów narodowych pa ństw członkowskich UE, bior ąc pod uwag ę nowe liczne opracowania po świ ęcone archiwom europejskim, które powstały po ogłoszeniu wspomnianej Rezolucji Rady z 1991 r. oraz Raportu Ekspertów Krajowych z 1994 r. (tzw. Czarna Ksi ęga), jak równie ż kieruj ąc si ę art. 151. traktatu ustanawiaj ącego Wspólnot ę Europejsk ą, dotycz ącym współpracy instytucjonalnej, zaproponowali nowy projekt rezolucji Rady w sprawie lepszej koordynacji spraw zwi ązanych z funkcjonowaniem archiwów w Europie. Projekt ten zmieniano i ulepszano w trakcie nast ępnych spotka ń zorganizowanych w okresie prezydencji Belgii, Hiszpanii, Danii i Grecji oraz doprowadzono do przyj ęcia wy żej wspomnianej Rezolucji Rady z 6 maja 2003 r., a tak że do zako ńczenia w 2005 r. prac nad tym Raportem (patrz punkt 1 powy żej).

3. Tre ść i układ Raportu

Zgodnie z Rezolucj ą Rady z 6 maja 2003 r. (por. punkty uchwały 8a–8e i 9) Grupa Ekspertów Krajowych przedyskutowała i uzgodniła tre ść i układ Raportu , który oprócz niniejszego wst ępu i głównego streszczenia składa si ę z nast ępuj ących o śmiu cz ęś ci:

• Cz ęść pierwsza (rozdziały 1a–1d) charakteryzuje organizacj ę sektora archiwalnego w Europie , a mianowicie: archiwa i instytucje europejskie, publiczne słu żby archiwalne w 25 pa ństwach członkowskich, wzajemne relacje i współprac ę mi ędzy słu żbami archiwalnymi i administracj ą publiczn ą, archiwa prywatne.

• Cz ęść druga (rozdziały 2a–2g) traktuje o instytucjonalnych, technicznych i zawodowych aspektach dost ępu do archiwów . Szczególn ą uwag ę zwraca na wła ściwe ustawodawstwo unijne i krajowe, pomoce archiwalne i opis archiwalny, dost ęp on-line oraz narz ędzia wyszukiwawcze, stworzenie portalu internetowego do dokumentów i archiwów w Europie

(Internet Gateway/Portal ) oraz współprac ę w tej dziedzinie w ramach projektów europejskich dotycz ących sieci komputerowych, standardy obowi ązuj ące w pracowniach naukowych, ocen ę i selekcj ę oraz inne aspekty dokumentu i zarz ądzania dokumentacj ą i archiwami.

• Cz ęść trzecia (rozdziały 3a–3d) omawia szczególn ą rol ę archiwisty w XXI w. jako stra żnika pami ęci społecze ństwa i osoby dostarczaj ącej obywatelom autentycznych informacji archiwalnych w celu podkre ślenia warto ści demokracji oraz wiarygodno ści i dobrego rz ądzenia. Rozdziały te poruszaj ą te ż kwestie przyszłych wymaga ń i potrzeb szkoleniowych oraz mo żliwo ści nostryfikacji dyplomów archiwistów w całej Europie, umo żliwiaj ąc im tym samym wykonywanie zada ń w XXI w.

• Cz ęść czwarta (rozdziały 4a–4c) promuje działania zapobiegaj ące zniszczeniom powstaj ącym w archiwach europejskich z powodu katastrof naturalnych i innych ; zabezpieczanie i konserwacj ę dokumentów oraz zasobów archiwów; krajowe i europejskie standardy i wymagania, jakie musz ą spełnia ć budynki przeznaczone na archiwa.

• Cz ęść pi ąta (rozdziały 5a–5b) skupia si ę na kwestii wzmacniania ogólnoeuropejskiej współpracy mi ędzydyscyplinarnej w zakresie autentyczno ści i długiego okresu przechowywania dokumentów i archiwów elektronicznych , a tak że bardziej szczegółowo na propagowaniu priorytetowych działa ń DLM-Forum (Document Lifecycle Management [Zarz ądzanie Cyklem Życia Dokumentu]) oraz na rozwoju Europejskiej Sieci DLM.

• Cz ęść szósta (rozdział 6) traktuje o mo żliwo ściach dalszej integracji , w szczególno ści inicjatywy e-Europe i Strategii Lizbo ńskiej, z innymi skorelowanymi działaniami dotycz ącymi archiwów na poziomie europejskim , a tak że o e-Europe Action Plans oraz projektach digitalizacji zasobów archiwalnych.

• Cz ęść siódma (rozdział 7) zwraca uwag ę na archiwa audiowizualne , których znaczenie stale wzrasta, zwłaszcza w kontek ście nowych zastosowa ń multimedialnych na poziomie krajowym i europejskim w nast ępstwie Rezolucji Rady z 24 listopada 2003 r. ( Official Journal of the European Communities C 295/5 of 5.12.2003).

• Cz ęść ósma zawiera nast ępuj ące cztery aneksy : 1. Wykaz ekspertów krajowych i przedstawicieli instytucji i organów Unii Europejskiej, którzy współpracowali przy tworzeniu Raportu ; 2. Wykaz innych współpracowników i ekspertów wspieraj ących, którzy pomogli opracowa ć Raport ; 3. Wykaz proponowanych konkretnych działa ń i przyszłych kierunków wzmo żonej współpracy archiwalnej w Europie; 4. Wykaz akronimów i skrótów.

Grupa Ekspertów Krajowych oraz specjali ści, współpracownicy i eksperci wspieraj ący zaanga żowani w prace nad Raportem postarali si ę, aby był on przyst ępny, dynamiczny i spójny (zob. aneksy 1. i 2. Raportu ). Uzyskali to, nawi ązuj ąc do szczegółowych odpowiedzi, jakich udzieliły służby archiwalne pa ństw członkowskich Unii Europejskiej, na pytania zawarte w przygotowanej w tym celu wspólnej ankiecie. Ponadto ustalili i zastosowali w praktyce okre ślony zestaw zasad edytorskich.

Ka żdy rozdział Raportu rozpoczyna si ę zwi ęzłym opisem proponowanych przyszłych działa ń i kierunków odnosz ących si ę do obszaru profesjonalnych działa ń archiwalnych, których dany rozdział dotyczy (zob. tabel ę w aneksie 3. Raportu ). Dalej zamieszczono tekst wyja śniaj ący bardziej szczegółowo aktualn ą sytuacj ę oraz naszkicowano perspektywy przyszłej bli ższej współpracy archiwalnej na poziomie europejskim.

Raport opracowano na podstawie ekspertyz krajowych słu żb archiwalnych działaj ących w rozszerzonej Unii Europejskiej. Jego autorzy zwracaj ą szczególn ą uwag ę na problemy archiwalne stoj ące przed nowymi pa ństwami członkowskimi UE.

4. Zalecenia wykonawcze — główne zadania archiwów w Europie

Raport opisuje ró żnorodno ść sytuacji archiwów w Europie wynikaj ącą głównie z ich odmiennych tradycji administracyjnych, historycznych i kulturowych, która stała si ę bardziej widoczna wraz z rozszerzeniem Unii Europejskiej i wł ączeniem do niej nowych pa ństw członkowskich. W tej sytuacji Grupa Ekspertów Krajowych zwraca uwag ę na konieczno ść koordynacji rozbie żnych do niedawna działa ń oraz na wymian ę informacji, wiedzy specjalistycznej i dobrych praktyk w dziedzinie zarz ądzania dokumentem i archiwami w całej Unii Europejskiej.

Zalecenia wykonawcze Raportu , którego brzmienie ustalono w trakcie plenarnego spotkania (Bruksela, 3 czerwca 2004 r.) Grupy Ekspertów Krajowych z 25 pa ństw członkowskich i instytucji UE, okre ślaj ą nast ępuj ące główne działania:

4.1. Działania zapobiegaj ące zniszczeniom w archiwach europejskich oparte na wnioskach wyci ągni ętych z do świadcze ń przeszłych — katastrof naturalnych, takich jak powodzie, które niedawno dotkn ęły wiele krajów w Europie i poza ni ą, i innych kataklizmów; konserwacja zniszczonych dokumentów i zasobów archiwów; opracowanie standardów budynków przeznaczonych na potrzeby archiwów.

4.2. Wzmocnienie europejskiej współpracy interdyscyplinarnej w dziedzinie dokumentów i archiwów elektronicznych, w szczególno ści w kwestii ich autentyczno ści oraz długoterminowego okresu przechowywania i dost ępu do nich.

4.3. Utworzenie i prowadzenie portalu internetowego do dokumentów i archiwów w Europie ( Internet Gateway/Portal ) w celu zapewnienia obywatelom UE łatwiejszego, ponad granicami, dost ępu do tak unikalnego zasobu informacji.

4.4. Monitorowanie ustawodawstwa krajowego i unijnego dotycz ącego zarz ądzania dokumentami i archiwami oraz dost ępu do nich na wczesnym etapie; stworzenie wykazu obowi ązuj ącego prawa archiwalnego i zwi ązanego z nim ustawodawstwa w ramach rozszerzonej Unii Europejskiej.

4.5. Analiza i doskonalenie metod zapobiegania kradzie ży dokumentów archiwalnych.

Szczegółowy opis znajduje si ę w pełnym tek ście Streszczenia wykonawczego .

5. Utworzenie oficjalnej Europejskiej Grupy Archiwów

Raport proponuje utworzenie oficjalnej Europejskiej Grupy Archiwów zło żonej z pa ństw członkowskich i instytucji UE skupiaj ącej si ę na propagowaniu i wdra żaniu konkretnych działa ń wskazanych w Raporcie , a w szczególno ści pięciu kategorii działa ń przedstawionych powy żej. Po trzech latach, na podstawie szczegółowego programu współpracy i koordynacji w zakresie spraw archiwalnych w Europie, wspomniana grupa powinna przygotowa ć pierwszy okresowy raport na temat wykonania głównych zada ń okre ślonych w Raporcie .

6. Słu żby archiwalne w XXI w.

W świecie nieustannych i szybkich zmian nowoczesne służby archiwalne s ą w XXI w. elementem ci ągło ści i stabilno ści, a ponadto zapewniaj ą solidne zaplecze dla pozyskiwania istotnych informacji oraz niezb ędnych dokumentów i materiałów archiwalnych, a przez to s ą jednym z warunków demokratycznego funkcjonowania naszych społecze ństw.

Raport podkre śla specyficzn ą odpowiedzialno ść i doniosły wkład słu żb archiwalnych pa ństw członkowskich oraz instytucji i organów UE w zachowanie wspólnego europejskiego dziedzictwa autentycznych dokumentów i archiwów, w dostarczanie obywatelom Unii Europejskiej informacji o lepszej jako ści oraz w zapewnienie ci ągło ści działa ń administracji publicznej i e-administracji. Raport kładzie nacisk na znaczenie badania zada ń, działalno ści i mo żliwo ści archiwów opartych na współpracy w kontek ście rozszerzonej UE.

Raport wzywa europejskie słu żby archiwalne do współdziałania i stałego poszerzania obszarów współpracy interdyscyplinarnej i ponadgranicznej obejmuj ącej w szczególno ści inne zawody zajmuj ące si ę pami ęci ą historyczn ą, takie jak bibliotekarzy i muzealników, jak również przedstawicieli bran ży ICT (technologie informatyczne i komunikacyjne), w tym projektantów systemów i wytwórców aplikacji.

Raport jest tak że adresowany do przedstawicieli innych zawodów zwi ązanych z pami ęci ą historyczn ą, a ponadto do szerszego odbiorcy: kierowników administracji publicznej, władz politycznych i finansowych, ekspertów z dziedziny prawa, badaczy, innych osób zarz ądzaj ących informacj ą i wreszcie ogólnie do zainteresowanych obywateli.

W tym sensie celem niniejszego Raportu jest zach ęcenie do wi ększej koordynacji, sprawniejszego dzielenia si ę wiedz ą, cz ęstszej wymiany najlepszych praktyk w coraz bardziej dynamicznie rozwijaj ącej si ę dziedzinie archiwów. Raport dostarcza równie ż ogólne instrukcje dotycz ące konkretnych działa ń i ich kierunków oraz spojrzenie na przyszł ą lepsz ą współprac ę w dziedzinie archiwów w Europie.

Przypisy

(1) Pełny tekst Rezolucji Rady z 6 maja 2003 r. (1) , jak opublikowano w Dzienniku Urz ędowym Wspólnot Europejskich ( Official Journal of the European Communities , 2003/C113/2), brzmi nast ępuj ąco:

RADA UNII EUROPEJSKIEJ, 1. Maj ąc na wzgl ędzie Rezolucj ę Rady z 14 listopada1991 r. o ustaleniach dotycz ących archiwów (2), a tak że decyzj ę Rady z 17 czerwca 1994 r. odno śnie pogł ębionej współpracy w dziedzinie archiwów (3), 2. Maj ąc na wzgl ędzie Raport grupy ekspertów o koordynacji archiwów w Unii Europejskiej opublikowany w 1994 r., 3. Bior ąc pod uwag ę trwaj ące działania zwi ązane z publicznym dost ępem do dokumentów i archiwów Unii Europejskiej, 4. Podkre śla znaczenie archiwów dla rozumienia historii i kultury Europy, 5. Podkre śla fakt, że dobrze zarz ądzane i dost ępne archiwa przyczyniaj ą si ę do umocnienia demokratycznych standardów naszych społecze ństw, szczególnie w okresie powa żnych przemian, 6. Uwa ża, że nale ży zwróci ć szczególn ą uwag ę na wyzwania zwi ązane z zarz ądzaniem archiwami w kontek ście rozszerzenia Unii Europejskiej, 7. Uwa ża, że konieczny jest dalszy rozwój i rozbudowa rozwi ąza ń i systemów ICT w dziedzinie archiwów, 8. Zwraca si ę do Komisji, by ta zebrała grup ę ekspertów — przedstawicieli równie ż pa ństw wchodz ących do Unii — wyznaczonych na wniosek odpowiednich władz krajowych w celu odniesienia si ę do nast ępuj ących kwestii: a) sytuacja archiwów publicznych w pa ństwach członkowskich Unii Europejskiej, w tym ró żne aspekty mo żliwej ewolucji archiwów w nadchodz ących latach, przy wzi ęciu pod uwag ę rozszerzenia UE; b) konsekwencje ró żnych aspektów rozwoju, jaki nast ąpił w ostatnich latach w dziedzinie archiwów, w tym zwłaszcza rozwoju nowych technologii; c) wspieranie konkretnych działa ń, takich jak:

• rozbudowa odpowiednich środków zapobiegania niszczeniu archiwów w katastrofach naturalnych, takich jak powód ź oraz konserwacja tych dokumentów i zasobów archiwów, a tak że

• umocnienie ogólnoeuropejskiej współpracy w dziedzinie autentyczno ści, długoterminowego przechowywania i dost ępno ści dokumentów i archiwów elektronicznych; d) rozwój współpracy, wymiany informacji i dobrych praktyk pomi ędzy słu żbami archiwalnymi; e) mo żliwo ści dalszej integracji pracy grupy ekspertów z odpowiednimi działaniami w tej dziedzinie na poziomie europejskim, w szczególno ści Plan Działania e-Europa. 9. Zwraca si ę do Komisji, by ta przedło żyła Radzie w pierwszej połowie 2004 r. raport o tych pracach, w tym o kierunkach przyszłej, pogł ębionej współpracy odno śnie archiwów na szczeblu europejskim. ______(1) Dokument ten nie posiada urz ędowego tłumaczenia na j ęzyk polski (przyp. red.). (2) OJC 314, 5 XII 1991, s. 2. (3) OJC 235, 23 VIII 1994.

Zalecenia wykonawcze: Raport o archiwach w Unii Europejskiej po rozszerzeniu

Mo żliwo ści przyszłych działa ń: priorytety

A. PODSTAWA

W nawi ązaniu do zalecenia Rady Ministrów Unii Europejskiej wyra żonego w Rezolucji z 6 maja 2003 r. (2003/C113/02) o archiwach w pa ństwach członkowskich, a w szczególno ści do punktów 8 (a), (b), (c), (d), (e) i 9 tej że, Zalecenia wykonawcze odnosz ą si ę do sytuacji archiwów publicznych w pa ństwach członkowskich, zwracaj ą przy tym szczególn ą uwag ę na fakt rozszerzenia UE i prawdopodobn ą ewolucj ę w przyszło ści słu żb archiwalnych oraz zarz ądzania dokumentami i archiwami. Uwzgl ędniaj ąc rozwój nowych technologii, sugeruj ą metody usprawnienia zarz ądzania dokumentami i archiwami oraz słu żbami publicznymi z my ślą o obywatelach Unii Europejskiej.

Na podstawie danych przedstawionych w Raporcie opracowanym przez Grup ę Ekspertów Krajowych zaproponowano okre ślone działania priorytetowe oraz wiele innych propozycji działa ń, które w okresie najbli ższych trzech lat równie ż wymaga ć b ędą rozwa żenia i zaanga żowania ze strony pa ństw członkowskich oraz instytucji UE. Proponowane działania priorytetowe wymieniono na pocz ątku ka żdego rozdziału, a nast ępnie zebrano je w formie tabeli w Aneksie 3. Raportu .

Proponowane działania priorytetowe prezentowane s ą tutaj w formie syntetycznej. Obejmuj ą metody zapobiegaj ące szkodom, ograniczaj ące je b ądź metody konserwacji uszkodzonych dokumentów i archiwów zniszczonych wskutek kl ęsk żywiołowych i innych katastrof. Ich zadaniem jest poprawa warunków ochrony dokumentów i archiwów, tak że budynków przeznaczonych na potrzeby archiwów, oraz zwi ększenie współpracy w kwestii autentyczno ści, przechowywania w długim czasie i dost ępno ści dokumentów i archiwów elektronicznych. Zalecenia sugeruj ą równie ż środki, które winny by ć podejmowane w celu zapobiegania kradzie żom, oraz działania, które nale ży wdra żać, aby odzyska ć skradzione dokumenty. Podkre ślaj ą ponadto znaczenie wkładu, jaki wnosz ą archiwa w demokratyczne funkcjonowanie społecze ństw za pomoc ą odpowiednich środków prawnych i standardów. Ponadto proponuj ą utworzenie portalu internetowego UE do dziedzictwa archiwalnego w Unii Europejskiej po rozszerzeniu. Wszystkie powy ższe działania mog ą zosta ć zrealizowane dzi ęki ulepszonej koordynacji i wymianie informacji oraz najlepszych praktyk na poziomie europejskim, a tak że z udziałem pa ństw członkowskich za po średnictwem oficjalnej grupy koordynuj ącej.

Uwzgl ędniono równie ż konieczno ść dalszego integrowania tych proponowanych działa ń z innymi planami działa ń na poziomie UE.

B. STRESZCZENIE GŁÓWNYCH PROPONOWANYCH DZIAŁA Ń

______

Proponowane działanie priorytetowe 1 Zabezpieczenie archiwów i zapobieganie ich zniszczeniom (Rezolucja Rady z 6 maja 2003 r., punkt 8c.1)

1.1. Środki ochrony archiwów przed zniszczeniem w wyniku kl ęsk żywiołowych i innych katastrof:

− Utworzenie modelowego planu działania maj ącego na celu ochron ę przed katastrofami oraz usuwanie ich skutków;

− Zbadanie mo żliwo ści stworzenia wyspecjalizowanych centralnych laboratoriów do sytuacji kryzysowych obejmuj ących swoim zasi ęgiem terytoria wielu krajów;

− Utworzenie Zespołów Szybkiego Reagowania do oceny zniszcze ń.

1.2. Zabezpieczanie i konserwacja dokumentów i zasobów archiwalnych:

− Pogł ębienie koordynacji i wymiany wiedzy w celu stworzenia programu UE do konserwacji zniszczonych dokumentów i zasobów archiwalnych w Europie;

− Budownictwo archiwalne: standardy i specyfikacje powinny zosta ć zaktualizowane na poziomie krajowym i europejskim oraz wdro żone do stosowania przy renowacji budynków archiwów i magazynów archiwalnych w budynkach rz ądowych lub w nowo powstaj ących budynkach przez interdyscyplinarn ą grup ę robocz ą zło żon ą z przedstawicieli pa ństw członkowskich Unii oraz instytucji unijnych.

______

Proponowane działanie priorytetowe 2 Umocnienie europejskiej współpracy interdyscyplinarnej w dziedzinie dokumentów i archiwów elektronicznych (Rezolucja Rady z 6 maja 2003 r., punkt 8c.2)

2.1. Podj ęcie ogólnoeuropejskiej współpracy maj ącej na celu ustalanie autentyczno ści, długoterminowe przechowywanie i dost ępno ść dokumentów i archiwów elektronicznych.

2.2. Aktualizacja, przegl ąd i rozszerzenie istniej ących wymogów słu żą cych tworzeniu systemów dokumentów i (danych) elektronicznych, takich jak MoReq, w celu usprawnienia działalno ści administracji w sektorze publicznym, a tak że po to, by taki dokument stał si ę oficjaln ą norm ą i/lub wymogiem w Unii Europejskiej. Jest to sprawa du żej wagi dla wszystkich pa ństw członkowskich, a w szczególno ści dla pa ństw nowo przyj ętych.

2.3. Usprawnienie Sieci i DLM-Forum. Niezb ędne b ędzie przeznaczenie funduszy na dalszy rozwój, tłumaczenia i organizacj ę DLM-Forum w Budapeszcie w 2005 r.

______

Proponowane działanie priorytetowe 3 Utworzenie i prowadzenie portalu internetowego do dokumentów i archiwów w Europie (Rezolucja Rady z 6 maja 2003 r., punkty 8b i 8e)

3.1. Stworzenie portalu internetowego/sieciowego do dokumentów i archiwów dla obywateli UE.

Wykorzystuj ąc rozwój Internetu i sieci rozległych oraz sukcesy kilku pa ństw członkowskich (zob. cz ęść 6. Raportu ) w dostarczaniu informacji milionom obywateli, młodzie ży i dzieciom, nale ży zaprojektowa ć i utworzy ć portal.

Powinien on zapewni ć ulepszony dost ęp, poł ączony z popraw ą warunków dla tych źródeł w pracowniach naukowych, w celach naukowych, edukacyjnych i informacyjnych.

______

Proponowane działanie priorytetowe 4 Legislacja unijna i krajowa dotycz ąca zarz ądzania archiwami i dost ępem do nich (Rezolucja Rady z 6 maja 2003 r., punkty 8a i 8d)

4.1. Projekty ustaw Unii Europejskiej i parlamentów krajowych maj ą cz ęsto nieprzewidywalny wpływ na zarz ądzanie dokumentacj ą i archiwami. Dlatego ogromne znaczenie dla obywateli pa ństw członkowskich UE ma fakt, by wszelkie implikacje nowych przepisów znane były z wyprzedzeniem, ażeby ochrona archiwów i dost ęp do nich nie były utrudnione. Z tego powodu nale ży monitorowa ć na poziomie europejskim i krajowym projekty ustaw dotycz ące dokumentów i archiwów oraz inne zwi ązane z nimi przepisy w celu wprowadzenia do procesu legislacji, gdy zajdzie taka potrzeba, profesjonalnej europejskiej wiedzy archiwalnej.

4.2. W celu wsparcia powy ższych działa ń istnieje potrzeba przeprowadzenia pogł ębionej analizy przepisów prawnych dotycz ących archiwów oraz innych z nimi powi ązanych zarówno na szczeblu krajowym, jak i europejskim; utworzenia bazy danych o tych że przepisach i innych z nimi zwi ązanych w ramach UE; przetłumaczenia przepisów krajowych i powi ązanych z nimi, a dotycz ących archiwów, na angielski, francuski i niemiecki oraz, je śli istnieje taka potrzeba, na inne oficjalne j ęzyki UE w celu umo żliwienia krajowym słu żbom archiwalnym w ró żnych krajach wła ściwego zrozumienia tych przepisów. Propozycja uwzględnia prace trwaj ące w Radzie Europy oraz w europejskim oddziale Mi ędzynarodowej Rady Archiwów (EURBICA).

______

Proponowane działanie priorytetowe 5 Kradzie ż akt archiwalnych

5.1. Nale ży przeanalizowa ć i ulepszy ć środki zapobiegaj ące kradzie żom materiałów archiwalnych oraz metody ich odzyskiwania. Na podstawie kwestionariusza nale ży opracowa ć plan działania i przedło żyć wykaz odpowiednich ulepsze ń.

C. UTWORZENIE OFICJALNEGO KOMITETU ARCHIWISTÓW (Rezolucja Rady z 6 maja 2003 r., punkty 8d, 8e i 9)

6.1. Utworzenie oficjalnej Grupy Archiwistów Państw Członkowskich i Instytucji UE. Ten komitet zajmie si ę wymian ą informacji i najlepszych praktyk, a tak że — przy zapewnieniu konsensusu i przestrzegania zasady subsydiarno ści — pogł ębianiem współpracy w dziedzinie archiwów w Europie, zgodnie z powy ższym. Grupa powinna obradowa ć dwa razy w roku, je śli zostanie to uznane za niezb ędne.

6.2. Stworzenie programu na pierwsze trzy lata w celu ustosunkowania si ę do kwestii podniesionych w Rezolucji Rady z 6 maja 2003 r. oraz w celu oceny post ępów i upowszechnienia rezultatów i najlepszych praktyk dla wykorzystania przez pa ństwa członkowskie i instytucje Unii Europejskiej.

6.3. Ocena przeprowadzona pod koniec okresu trzyletniego z zamiarem przedstawienia Radzie Ministrów UE sprawozdania z uzyskanych rezultatów oraz proponowanych dalszych działa ń.

CZ ĘŚĆ 1. ORGANIZACJA SEKTORA ARCHIWALNEGO W EUROPIE

1a. Archiwa i instytucje europejskie

Propozycje konkretnych działa ń

1. Opracowanie wspólnego programu szkole ń i/lub kursów dla słu żb archiwalnych instytucji i organów Unii Europejskiej.

2. Zapewnienie odpowiedniej ochrony dziedzictwa archiwalnego instytucji i organów UE przed zniszczeniem w wyniku katastrof naturalnych i innych zdarze ń: powodzi, trz ęsie ń ziemi, ataków terrorystycznych, zagro żeń bezpiecze ństwa i innych sytuacji kryzysowych (por. równie ż Rezolucj ę Rady z 6 maja 2003 r., punkt 8c) oraz zastosowanie uznanych standardów i wymaga ń krajowych oraz mi ędzynarodowych w celu modernizacji magazynów archiwalnych i innych pomieszcze ń magazynowych dla poprawy zabezpieczenia i dost ępu do dokumentów oraz zasobów archiwalnych zapisanych na no śniku papierowym, elektronicznym i multimedialnym.

3. Kontynuowanie zadania gromadzenia danych w celu ułatwienia koordynacji i współpracy mi ędzy słu żbami archiwalnymi instytucji i organów UE w dziedzinie unowocze śniania zarz ądzania dokumentami i archiwami elektronicznymi (por. równie ż Rezolucj ę Rady z 6 maja 2003 r., punkt 8c).

4. Dalsze umacnianie stosunków mi ędzy słu żbami archiwalnymi i administracj ą publiczn ą przez promowanie praktycznych rozwi ąza ń, takich jak poprawne stosowanie zasad archiwalnych, a tak że specjalistyczne prezentacje wiedzy z zakresu archiwistyki przeznaczone dla władz administracyjnych i innych przedstawicieli administracji instytucji i organów Unii Europejskiej.

5. Organizacja regularnej wymiany informacji i wiedzy z zakresu warto ściowania dokumentów i akt mi ędzy zainteresowanymi słu żbami archiwalnymi instytucji i organów Unii Europejskiej a pa ństwami członkowskimi UE, ze szczególnym uwzgl ędnieniem dokumentów UE.

6. Dalszy rozwój Grupy ds. Współpracy Archiwalnej mi ędzy instytucjami i organami Unii Europejskiej oraz dalsze wzmacnianie wi ęzi pomi ędzy t ą grup ą a Grup ą Ekspertów Krajowych 25 pa ństw członkowskich.

Przyszłe kierunki

7. Słu żby archiwalne instytucji i organów Unii Europejskiej b ędą czynnie uczestniczy ć w ogólnoeuropejskiej koordynacji działa ń priorytetowych w dziedzinie archiwów, szczególnie tych

wynikaj ących z niniejszego Raportu , jego poszczególnych rozdziałów i zalece ń wykonawczych.

8. Wspomaganie tworzenia oficjalnej Grupy Archiwistów Państw Członkowskich i Instytucji Unii Europejskiej w celu zapewnienia współpracy i koordynacji archiwów w Europie (por. równie ż Rezolucj ę Rady z 6 maja 2003 r., punkty 8c, d, e i 9).

9. Do wdro żenia i dalszego rozwoju działa ń w dziedzinie archiwów konieczne b ędzie zapewnienie specjalistycznego personelu i środków finansowych (patrz powy żej, punkty 1–8).

1. Organizacja i funkcjonowanie współpracy archiwalnej pomi ędzy instytucjami i organami UE

Instytucje i organy Unii Europejskiej: Parlament Europejski, Rada Unii Europejskiej, Komisja Europejska, Trybunał Sprawiedliwo ści Wspólnot Europejskich, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Komitet Regionów, Europejski Komitet Społeczno-Ekonomiczny, Europejski Bank Inwestycyjny maj ą wspólne podstawy prawne do publicznego udost ępnienia swoich archiwów historycznych. Ta wspólna podstawa prawna, ustalona przy współpracy pa ństw członkowskich i instytucji UE, odwołuje si ę przede wszystkim do przepisów UE z 1 i 8 lutego 1983 r. (OJ L43, 15 II 1983, s. 1–3, 14–15) i realizuje trzy główne cele:

• zach ęca do bada ń nad histori ą wspólnot europejskich;

• promuje społeczne zainteresowanie procesem pogł ębiania integracji europejskiej;

• promuje przejrzysto ść działa ń instytucji europejskich.

Z tego powodu zasada przejrzysto ści i dost ępno ści archiwów historycznych instytucji i organów UE jest wymieniana w grupie zada ń priorytetowych instytucji UE od roku 1983 a ż do dzi ś, a ostatnio została ponownie potwierdzona stosownymi przepisami (EC nr 1700/2003, OJ L243, 27 IX 2003, s. 1– 4).

Ze wzgl ędu na wspomnian ą podstaw ę prawn ą, ale te ż specyficzny charakter poszczególnych instytucji i organów UE, posiadaj ą one własne słu żby archiwalne odpowiedzialne za zarz ądzanie odpowiednimi dokumentami i archiwami. Odpowiedzialno ść ta rozci ąga si ę na cały cykl życiowy dokumentu, tj. dotyczy archiwów bie żą cych, przej ściowych i historycznych.

Ju ż od pocz ątku swojego działania ró żne instytucje i organy UE niezale żnie od specyficznych cech własnych, które s ą w pełni uznawane, miały świadomo ść , że ich słu żby archiwalne winny bli żej ze sob ą współpracowa ć w celu lepszego wykorzystania mo żliwo ści udost ępnienia archiwów historycznych ludno ści na podstawie wy żej wymienionych przepisów wspólnotowych. Dlatego rozwin ęła si ę trwała współpraca archiwalna nie tylko mi ędzy instytucjami i organami UE, ale te ż mi ędzy nimi i pa ństwami członkowskimi UE, a w szczególno ści pa ństwowymi słu żbami archiwalnymi 25 pa ństw członkowskich oraz archiwami 25 ministerstw spraw zagranicznych. Współpraca ta podkre śla wyra źny zwi ązek mi ędzy archiwami w pa ństwach członkowskich a instytucjami i organami Unii Europejskiej.

W ramach licznych działa ń własnych Komisja Europejska opublikowała w roku 1983 przewodnik pt. Otwarcie archiwów historycznych wspólnot europejskich w celu podkre ślenia wagi tego wydarzenia. Przy tej okazji ówcze śni dyrektorzy archiwów pa ństwowych pa ństw członkowskich stwierdzili w swoim adresie gratulacyjnym: „Jeste śmy przekonani, że ta inicjatywa Wspólnoty doprowadzi do coraz gł ębszej współpracy pomi ędzy Słu żbami Archiwalnymi Wspólnot Europejskich a ich odpowiednikami w Pa ństwach Członkowskich”.

Nast ępny praktyczny przewodnik został opracowany przez grup ę robocz ą ministerstw spraw zagranicznych oraz instytucji i organów Unii Europejskiej. Ten „Bł ękitny przewodnik” został opublikowany w 1995 r. w 11 oficjalnych j ęzykach UE jako zaktualizowana i rozszerzona druga wersja wymienionej wy żej publikacji. Kolejna, aktualna wersja elektroniczna 2004 jest w opracowaniu. Grupa robocza ministerstw spraw zagranicznych/instytucji UE działa pr ęż nie i spotyka si ę dwa razy w roku w ka żdej z unijnych prezydencji.

Poza tym ukazał si ę tak że pierwszy Raport o archiwach w Unii Europejskiej („Czarna Ksi ęga”) wydany sumptem Komisji Europejskiej w 1994 r. W nast ępstwie Decyzji Rady z 17 czerwca 1994 r. (OJC 235, 23 VIII 1994, s. 2) udało si ę zorganizowa ć i ustali ć nast ępne działania priorytetowe I, II i III europejskiego interdyscyplinarnego DLM-Forum (Bruksela 1996, 1999; Barcelona 2002) o archiwach elektronicznych (DLM = Document-Life-cycle Management , czyli zarz ądzanie cyklem życiowym dokumentów), a tak że rozpocz ąć wydawanie periodyku INSAR ( Information Summary on Archives ) zawieraj ącego przegl ąd nowo ści i osi ągni ęć archiwów europejskich .

Ze wzgl ędu na niedawne rozszerzenie Unii Europejskiej, a tak że na podstawie art. 151 Traktatu Wspólnot Europejskich, dotycz ącego współpracy instytucjonalnej, szefowie archiwów pa ństwowych pa ństw członkowskich UE zgłosili w trakcie spotkania w Lundzie w kwietniu 2001 r., w czasie prezydencji szwedzkiej, projekt nowej rezolucji Rady dotycz ącej wi ększej koordynacji archiwalnej w Europie. Korzystaj ąc z niesłabn ącego poparcia kolejnych prezydencji, hiszpa ńskiej i du ńskiej, ministrowie kultury pa ństw członkowskich przyj ęli poprawion ą wersj ę rezolucji z 6 maja 2003 r. w trakcie spotkania w Brukseli, podczas prezydencji greckiej. Rezolucja ta wzywa Komisj ę Europejsk ą do zwołania Grupy Ekspertów Krajowych i przedło żenia Radzie do połowy 2004 r. nowego raportu o archiwach w Unii Europejskiej po rozszerzeniu.

Wi ęcej szczegółów dotycz ących słu żb archiwalnych instytucji i organów UE znajduje si ę na stronie internetowej (adres w Aneksie 1. Raportu ).

2. Depozyt zasobów historycznych instytucji i organów Unii Europejskiej we Florencji

Europejski Instytut Uniwersytecki we Florencji (EUIF), interdyscyplinarny o środek studiów doktoranckich, zwraca szczególn ą uwag ę w swoich badaniach m.in. na histori ę integracji europejskiej. Na podstawie umowy depozytowej zawartej 17 grudnia 1984 r. mi ędzy wspólnotami europejskimi, reprezentowanymi przez Komisj ę Europejsk ą, a EUIF zdeponowano w instytucie ponad 40 tys. jednostek archiwalnych, po ich opracowaniu i udost ępnieniu społecze ństwu (zasada 30 lat) przez instytucje i organy UE. EUIF zapewnia ich przechowywanie i dost ęp. Ponadto instytucja ta zajmuje si ę gromadzeniem, w formie prywatnych depozytów, archiwów wa żnych osobisto ści oraz ruchów i

21 organizacji mi ędzynarodowych, które odegrały istotn ą rol ę w budowaniu zjednoczonej Europy. Wi ęcej szczegółów znajduje si ę na stronie internetowej (adres w Aneksie 1 . Raportu ).

3. Propozycje wspólnych działa ń archiwalnych i zapewnienie środków

W nast ępstwie wymiany informacji i wiedzy specjalistycznej w dziedzinie zarz ądzania dokumentami i zasobami archiwów mi ędzy instytucjami UE a pa ństwami członkowskimi UE, zwłaszcza w kontek ście przygotowania niniejszego Raportu oraz dyskusji przy okazji ró żnych spotka ń mi ędzyinstytucjonalnych, słu żby archiwalne instytucji i organów Unii Europejskiej proponuj ą nast ępuj ące wspólne działania w dziedzinie archiwów oraz sposoby zapewnienia środków:

3.1. Szkolenie i kształcenie archiwistów

Rozwój społecze ństwa informacyjnego — daleko si ęgaj ące tendencje w kierunku e-administracji oraz szybkie zmiany w digitalizacji i nowe technologie sprawiaj ą, że konieczne staje si ę ustawiczne szkolenie archiwistów w zwi ązku z modernizuj ącą si ę na pocz ątku XXI w. administracj ą publiczn ą. Niedawne rozszerzenie Unii Europejskiej oznacza wprowadzenie do niej po raz kolejny coraz wi ęcej odmiennych zwyczajów i kultur administracyjnych: liczni przedstawiciele nowych pa ństw członkowskich musz ą szybko i całkowicie zintegrowa ć si ę w ramach gabinetów, dyrekcji generalnych oraz słu żb instytucji i organów UE.

Dlatego zaproponowano poł ączenie rozbie żnych dotychczas wysiłków i rozdzielenie środków przez stworzenie koordynowanych programów szkole ń archiwalnych i/lub kursów dla słu żb archiwalnych wszystkich instytucji i organów UE. Tre ść proponowanego szkolenia modułowego, która powinna skupia ć si ę na kwestiach archiwalnych i rozwiązaniach praktycznych budz ących powszechne zainteresowanie oraz umacnia ć współprac ę archiwaln ą na poziomie mi ędzyinstytucjonalnym, zostanie szczegółowo opracowana przez oficjaln ą Grup ę ds. Współpracy Archiwalnej mi ędzy Instytucjami i Organami UE (zob. równie ż poni żej punkt 3.6).

Jak si ę przewiduje, pierwsza faza projektu rozpocznie si ę w 2005 r. i b ędzie realizowana przez dwa lata. Ka żde szkolenie nie powinno trwa ć krócej ni ż pół dnia i nie dłu żej ni ż dwa dni. Poszczególne prezentacje archiwalne przygotowane przez wszystkie instytucje i organy UE i/lub przez ka żdą z nich z osobna winny korzysta ć z wiedzy i do świadczenia ekspertów krajowych z 25 pa ństw członkowskich. Nale ży czynnie promowa ć praktyczne wizyty studyjne i sta że szkoleniowe dla pracowników instytucji UE oraz słu żb archiwalnych pa ństw członkowskich.

Szacunkowa wycena niezb ędnych środków: zebranie odpowiednio wyszkolonego personelu, mo żliwo ść ł ączonych ogłosze ń o przetargach, wizyty studyjne i sta że szkoleniowe, opracowanie szczegółowego harmonogramu jest aktualnie przygotowywana.

3.2. Budownictwo archiwalne i inne pomieszczenia magazynowe

Gł ębokie zmiany zachodz ące we współczesnym świecie powoduj ą rosn ące i realne zagro żenie dla wła ściwego i długoterminowego przechowywania oraz dost ępu do wspólnego dziedzictwa archiwalnego Europy. Rezolucja Rady z 6 maja 2003 r. w sposób uzasadniony i wyra źny wzywa do

22 podj ęcia środków zapobiegaj ących niszczeniu archiwów w wyniku kl ęsk żywiołowych i innych zdarze ń oraz działa ń konserwatorskich zniszczonych dokumentów i archiwów.

W pa ństwach członkowskich, takich jak ostatnio Francja, Niemcy, Wielka Brytania, Hiszpania, Portugalia, Holandia, Grecja, Cypr i Czechy istnieje wyra źna tendencja do wznoszenia nowych budynków przeznaczonych na potrzeby archiwów. Uwa ża si ę, że jest to dobra inwestycja, wspomagaj ąca wła ściwe i długoterminowe przechowywanie oraz dost ęp do archiwów Europy. Wspiera ona tak że przejrzysto ść i odpowiedzialno ść administracji publicznej oraz demokratyczne funkcjonowanie naszych społecze ństw.

Proponuje si ę nast ępuj ące rozwi ązania praktyczne i środki: a) Współpraca z ekspertami krajowymi (archiwistami, architektami, in żynierami, geologami) w celu ustalenia oraz dalszego opracowania standardów i wymogów przeznaczonych dla budownictwa archiwalnego nowego typu na poziomie krajowym i europejskim; b) Zastosowanie opracowanych standardów i wymogów do unowocze śnienia istniej ących budynków archiwalnych i innych pomieszcze ń magazynowych instytucji i organów Unii Europejskiej, przy uwzgl ędnieniu konieczno ści długoterminowego przechowywania i umo żliwienia powszechnego dost ępu do dokumentów na no śniku papierowym, elektronicznym i multimedialnym; c) Publikacja wspomnianych standardów i wymogów, w tym obowi ązuj ących norm bezpiecze ństwa oraz typowego/modułowego cahier des charges w j ęzykach Unii Europejskiej.

W przygotowaniu jest szczegółowy opis projektu i szacunkowa wycena kosztów realizacji punktów a), b) i c).

3.3. Zarz ądzanie dokumentami i archiwami elektronicznymi

Przepływ informacji mi ędzy ró żnymi instytucjami UE zwi ększył si ę znacznie w ci ągu ostatnich 10 lat, zwłaszcza dzi ęki szerokiemu i intensywnemu zastosowaniu nowoczesnych technologii informacyjnych. Rozszerzenie Unii Europejskiej i zwi ązane z tym procesem reformy administracyjne i proceduralne w ramach Konstytucji Europejskiej wi ążą si ę z dalsz ą potrzeb ą sprawniejszej koordynacji działa ń w tym zakresie.

Dlatego proponuje si ę kontynuowa ć gromadzenie danych zwi ązanych z aktualn ą i przewidywan ą sytuacj ą archiwów w celu ułatwienia koordynacji i współpracy mi ędzy słu żbami archiwalnymi instytucji i organów Unii Europejskiej w zakresie stałego unowocze śniania zarz ądzania ich dokumentacj ą i archiwami elektronicznymi, które s ą ze sob ą ści śle powi ązane. Współpraca ta obejmuje zharmonizowane zarz ądzanie seriami dokumentów i aktami elektronicznymi pochodz ącymi z ró żnych instytucji i organów UE; kompatybilno ść systemów archiwizowania w ró żnych działach administracji, obejmuj ącą cało ść cyklu życiowego dokumentu; post ępuj ące tworzenie sieci komputerowej (hiperlinki, idea à partir de la source ) mi ędzy bazami danych wła ściwych instytucji i organów UE; testowanie mo żliwo ści wspólnej rozbudowy i wymiany standardów metadanych; strategie migracji, formaty i inne stosowne działania, jak równie ż konieczne środki.

Ponadto, zgodnie ze szczegółowymi wymogami Rezolucji Rady z 6 maja 2003 r., instytucje i organy UE podejm ą aktywn ą współprac ę z Grup ą Ekspertów Krajowych z 25 pa ństw członkowskich, zwłaszcza w dziedzinie standardów, wymogów i najlepszych praktyk dotycz ących autentyczno ści, długoterminowego przechowywania i dost ępu do archiwów oraz dokumentów elektronicznych: wymiany informacji i wiedzy specjalistycznej, studiów interdyscyplinarnych; konkretnych zastosowa ń; kontynuacji priorytetowych zada ń DLM, takich jak aktualizacja i publikacja wieloj ęzyczna Projektu MoReq ( Model Requirements for electronic documents and archives management) oraz innych, powi ązanych wspólnych działa ń na poziomie instytucji, krajowym i europejskim .

3.4. Zwi ązek mi ędzy słu żbami archiwalnymi i administracj ą publiczn ą

Modernizacja systemów archiwalnych w gabinetach, dyrekcjach generalnych i słu żbach (np. projekt Komisji Europejskiej e-domec ) ró żnych instytucji i organów UE powinna by ć usprawniona dzi ęki zapewnieniu szybkiego zaanga żowania wyspecjalizowanych słu żb archiwalnych w proces podejmowania decyzji i inne procedury administracji publicznej. Kwesti ą ogromnej wagi dla zapewnienia przejrzysto ści i wła ściwego funkcjonowania słu żb administracyjnych jest promowanie inicjatyw proaktywnych i praktycznych rozwi ąza ń, takich jak stałe konsultacje dotycz ące poprawnego stosowania zasad archiwizowania, w tym tak że tworzenia akt (na no śniku papierowym, elektronicznym i multimedialnych); tworzenie i przechowywanie wykazów akt; warto ściowanie, przekazywanie, przejmowanie, odtajnianie, opracowywanie, przechowywanie i udost ępnianie dokumentów i archiwów.

Władze administracyjne i inne osoby podejmuj ące decyzje w instytucjach i organach UE powinny otrzymywa ć informacje o aktualnej sytuacji archiwów równie ż w celu zapewnienia regularnego dopływu koniecznych środków umo żliwiaj ących lepsz ą koordynacj ę mi ędzyinstytucjonaln ą w zarz ądzaniu aktami i archiwami w Unii Europejskiej.

3.5. Warto ściowanie i selekcja dokumentów

Odno śnie kwestii organizacyjnych zwi ązanych z warto ściowaniem i selekcj ą dokumentów instytucji i organów UE proponuje si ę wymian ę informacji i wiedzy specjalistycznej dotycz ących głównie dwóch aspektów:

• zbadania komplementarno ści dokumentów i akt wytwarzanych przez ró żne instytucje i organy UE;

• okresowej wymiany informacji i wiedzy specjalistycznej mi ędzy odpowiednimi słu żbami archiwalnymi instytucji i organów UE oraz pa ństwami członkowskimi UE, ze szczególnym uwzgl ędnieniem dokumentów UE i zarz ądzania nimi na szczeblu instytucji, krajowym i europejskim (por. równie ż rozdział 2f niniejszego Raportu ). Planowana, oficjalna Grupa Archiwistów Pa ństw Członkowskich i Instytucji UE powinnna zbada ć mo żliwo ści bliskiej współpracy i post ępuj ącej koordynacji w tej dziedzinie.

3.6. Rozwój działalno ści Grupy ds. Współpracy Archiwalnej mi ędzy Instytucjami i Organami UE

Z inicjatywy Rady Unii Europejskiej podj ęto kroki w celu utworzenia oficjalnej Grupy ds. Współpracy Archiwalnej między Instytucjami i Organami UE. Jej celem jest zbadanie, koordynacja i stałe wdra żanie wy żej wymienionych głównych działa ń (zob. punkty 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 i 3.5) oraz dalsze umacnianie współpracy mi ędzy instytucjami w dziedzinie zarz ądzania dokumentami i archiwami.

Wspomniana mi ędzyinstytucjonalna grupa ds. archiwów:

• Odbywa regularne spotkania, zwykle dwa razy w roku, by przedyskutowa ć szczególnie interesuj ące kwestie dotycz ące archiwów bie żą cych, przej ściowych i historycznych.

• Opracowuje szczegółowy plan pracy i harmonogram dla wymienionych wy żej głównych działa ń oraz innych spraw archiwalnych budz ących powszechne zainteresowanie na poziomie mi ędzyinstytucjonalnym.

• Wzmacnia blisk ą współprac ę z Grup ą Ekspertów Krajowych z 25 pa ństw członkowskich, a w przyszło ści uczestniczy ć b ędzie w działalno ści zaproponowanej przez oficjaln ą Grup ę Archiwistów Pa ństw Członkowskich i Instytucji UE; a) by korzysta ć bezpo średnio z informacji, wiedzy specjalistycznej i najlepszych praktyk w dziedzinie archiwów na poziomie krajowym i europejskim; b) by czynnie przyczynia ć si ę do koordynowania w ramach całej Europy działa ń priorytetowych w dziedzinie archiwów, wynikaj ących przede wszystkim z tekstu niniejszego Raportu oraz jego Zalece wykonawczych .

4. Wi ększa współpraca i koordynacja w dziedzinie archiwów w Europie (Rezolucja Rady z 6 maja 2003 r.): perspektywy

Rezolucja Rady z 6 maja 2003 r. o archiwach w pa ństwach członkowskich UE wyra źnie podkre śla znaczenie pracy szefów słu żb archiwalnych 25 pa ństw członkowskich oraz piln ą i rosn ącą potrzeb ę zwi ększenia współpracy i koordynacji dotycz ącej spraw archiwów w Europie. W tym kontek ście słu żby archiwalne instytucji i organów UE musz ą przeanalizowa ć swoje zadania, działania i mo żliwo ści w powi ększonej Unii Europejskiej. Dlatego odpowiednie instytucje i organy powinny progresywnie koordynowa ć i wspiera ć interdyscyplinarn ą wymian ę informacji, specjalistycznej wiedzy oraz najlepszych praktyk w dziedzinie archiwów, jak równie ż dzieli ć niewielkie, lecz konieczne środki. Byłoby bardzo korzystne dalsze umacnianie bliskich zwi ązków z ekspertami krajowymi pa ństw członkowskich, jak równie ż wspieranie idei utworzenia oficjalnego Komitetu Archiwistów Pa ństw Członkowskich i Instytucji UE.

W tym znaczeniu niniejszy Raport dostarcza wskazówek do konkretnych działa ń oraz przyszłych ukierunkowa ń dla lepszej, przyszłej współpracy w dziedzinie archiwów w Europie. Teraz, gdy udało si ę zgrupowa ć i powi ąza ć główne działania i kierunki, słu żby archiwalne pa ństw członkowskich i instytucji UE gotowe s ą wspólnie odnie ść si ę do „pal ących i pilnych” problemów archiwów w rozszerzonej Unii Europejskiej.

1b. Państwowe słu żby archiwalne w 25 pa ństwach członkowskich

Unii Europejskiej

Proponowane konkretne działania

W uznaniu znaczenia regularnych kontaktów oficjalnych maj ących na celu wymian ę informacji i wiedzy specjalistycznej słu żb archiwalnych pa ństw członkowskich UE między sob ą oraz ze słu żbami archiwalnymi instytucji i organów UE doradza si ę utworzenie stałego, oficjalnego Komitetu Archiwistów Pa ństw Członkowskich i Instytucji UE, aby zapewni ć wzmocnienie współpracy instytucjonalnej i profesjonalnej oraz koordynacji w sprawach archiwów w Europie (zob. tak że Rezolucj ę Rady z 6 maja 2003 r., punkty 8c, d, e i 9). Taki oficjalny Komitet Archiwistów powinien skupi ć si ę w szczególno ści na takich zagadnieniach, jak:

1. Dalszy rozwój standardów, norm i najlepszych praktyk w dziedzinie archiwów z zachowaniem specyficznych wymogów wy żej wymienionej Rezolucji Rady z 6 maja 2003 r., a tak że koordynacji priorytetowych działa ń dotycz ących archiwów w całej Europie, okre ślonych przede wszystkim w niniejszym Raporcie , w ró żnych jego rozdziałach oraz w Zaleceniach wykonawczych .

2. Utrzymanie i rozwój istotnych kontaktów i współpracy mi ędzy słu żbami archiwalnymi a administracj ą.

3. Zabezpieczanie i ochrona archiwów w Europie przed katastrofami naturalnymi i innymi zdarzeniami, takimi jak powodzie, trz ęsienia ziemi, ataki terrorystyczne, wojny, zagro żenie bezpiecze ństwa oraz przed innymi czynnikami.

4. Dalszy rozwój standardów, norm i najlepszych praktyk dotycz ących autentyczno ści, przekazywania, przechowywania w długim czasie, dostępno ści i rozpowszechniania dokumentów i archiwów elektronicznych.

5. Utworzenie i prowadzenie portalu internetowego do dokumentów i archiwów w Europie (Internet Gateway ).

6. Utrzymanie i stały rozwój takich istniej ących inicjatyw, jak europejskie interdyscyplinarne DLM- Forum dotycz ące archiwów elektronicznych czy periodyk INSAR.

7. Nadzorowanie post ępu w działaniach okre ślonych w punktach 1–6.

Przyszłe kierunki

8. Proponowany oficjalny Komitet Archiwistów powinien równie ż obficie korzysta ć z wiedzy specjalistów z innych dziedzin (prawników, specjalistów w dziedzinie terminologii informatycznych, architektów, in żynierów, geologów) odno śnie istotnych problemów i projektów archiwalnych.

9. Komitet powinien zawsze mie ć wzgl ąd na zasad ę subsydiarno ści.

10. Ponadto w celu umocnienia współpracy i koordynacji w dziedzinie archiwów na poziomie krajowym i europejskim niezb ędne jest zapewnienie koniecznych środków, o które zwrócono si ę w Rezolucji Rady z 6 maja 2003 r.

We wszystkich krajach Unii Europejskiej działaj ą na szczeblu krajowym słu żby archiwalne i mogłoby wydawa ć si ę uzasadnione przypuszczenie, że takie słu żby działaj ą podobnie w ka żdym z tych pa ństw. Prawda mo że by ć jednak nieco inna. Pa ństwowe słu żby archiwalne są odzwierciedleniem historii politycznej i kulturalnej danego kraju. Słu żby archiwalne posiadaj ące tradycje si ęgaj ące średniowiecza maj ą odmienny charakter od tych utworzonych w nieodległych czasach; narodowe archiwa pa ństwa federalnego ró żni ą si ę od tych w pa ństwie o silnej tradycji centralistycznej. Niektóre kraje uwa żaj ą archiwa za wytwór kultury, inne ł ącz ą je z dziedzin ą edukacji, środowiska, gospodarki lub sprawiedliwo ści. W pewnych pa ństwach krajowa słu żba archiwalna odpowiada za akta ka żdego ministerstwa i organizacji rz ądowej, w innych główne instytucje pa ństwowe maj ą własne słu żby archiwalne. Cz ęść krajowych słu żb archiwalnych posiada mocne zaplecze legislacyjne, dla innych podstawy prawne s ą bardzo ogólne lub nie ma ich wcale, a same słu żby opieraj ą swoj ą skuteczno ść na tradycyjnych praktykach i przestrzeganiu standardów zawodowych i etycznych.

Nie ma jednego „wła ściwego” sposobu działania krajowych słu żb archiwalnych, jednak godne podziwu jest to, jak wszystkie krajowe słu żby archiwalne pomimo znacznych ró żnic w podstawach administracyjnych i prawnych staraj ą si ę w podobny sposób wykonywa ć swoje obowi ązki wzgl ędem społecze ństwa, przy zachowaniu przyj ętych na świecie profesjonalnych standardów.

Nale ży pami ęta ć, że ustawodawstwo dotycz ące archiwów podlega nieustannym zmianom i jest w wielu krajach systematycznie i regularnie aktualizowane. Swoboda dost ępu do informacji, ochrona danych i administracja publiczna oddziałują na archiwa, podobnie jak ustawodawstwo Unii Europejskiej oraz Rady Europy. W niektórych krajach potrzeba tworzenia przepisów prawnych reguluj ących te dziedziny wywarła korzystny i wa żny wpływ na prawo archiwalne; w innych zainicjowała proces unowocze śniania przepisów prawnych; a wsz ędzie pomogła obudzi ć świadomo ść znaczenia archiwów w ramach tworz ących je instytucji administracji i kultury. Niniejszy rozdział jest wi ęc z konieczno ści tylko pobie żnym przegl ądem europejskich systemów archiwalnych w 2004 r.

Mimo wspomnianych ró żnic i rozbie żno ści krajowe słu żby archiwalne maj ą pewne obszary wspólne, które mog ą odnie ść korzy ści w wyniku wspólnych działa ń. Przede wszystkim archiwa s ą produktem administracji; a je śli posiadaj ą one funkcj ę kulturaln ą, to jest ona drugorz ędna wobec zadania głównego, jakim jest zarz ądzanie i nadzór nad zasobami archiwalnymi pozostaj ącymi pod ich opiek ą 27 lub tymi, które w przyszło ści otrzymają. Zmienia si ę jednak że relacja mi ędzy instytucjami archiwalnymi a wytwórcami akt. Podczas gdy materiały na no śniku papierowym mog ą zosta ć przekazane słu żbom archiwalnym w dowolnym momencie, materiały elektroniczne powinny znale źć si ę pod ich nadzorem z chwil ą utworzenia (zob. tak że rozdziały 5a i 5b niniejszego Raportu ). W rezultacie bardzo pomocne jest ka żde wsparcie i pomoc, jakie słu żby archiwalne mog ą otrzyma ć współdziałaj ąc z administracj ą pa ństwow ą. Grupa robocza powołana w celu zbadania tych relacji i opracowania wytycznych mogłaby okre śli ć na poziomie krajowym i europejskim rol ę słu żby archiwalnej w relacjach z administracj ą publiczn ą zarówno oczekiwan ą, jak i jej wła ściw ą. Powinna równie ż okre śli ć zadania administracji, je śli chodzi o zabezpieczenie archiwów. Cz ęść tych rozwa żań winna dotyczy ć kwestii bud żetowych.

Z drugiej strony archiwa i słu żby archiwalne są coraz bardziej zale żne od zmian zwi ązanych z technologi ą informatyczn ą. Cennym elementem współpracy byłaby podj ęta wspólnie przez krajowe słu żby archiwalne inicjatywa przeprowadzenia bada ń nad ogólnymi zasadami okre ślaj ącymi przekazywanie archiwów elektronicznych, ich udost ępnianie oraz sposoby rozpowszechniania informacji o nich, np. za po średnictwem projektowanego portalu internetowego do archiwów w Europie. Ogólnie rzecz bior ąc, chodzi o kontynuowanie poparcia dla priorytetowych działa ń DLM- Forum w dziedzinie archiwów elektronicznych.

Po trzecie, istniej ą pewne zagadnienia szczególne: zniszczenia archiwów spowodowane katastrofami naturalnymi i innymi, spory o archiwalia wynikaj ące z konfliktów zbrojnych, zakres w jakim dost ęp do archiwów jest rzeczywi ście wolny, harmonizacja przepisów o prawie autorskim oraz zasady dost ępu do dokumentów pochodzenia mi ędzynarodowego. Zagadnienia te wymagaj ą rozwa żenia i w miar ę mo żliwo ści rozwi ązania przez grup ę robocz ą anga żuj ącą krajowe słu żby archiwalne 25 pa ństw członkowskich oraz słu żby archiwalne instytucji i organów UE. Grupa ta spotykałaby si ę regularnie w celu rozpatrzenia wy żej wymienionych spraw oraz rozwi ązywania aktualnych problemów zwi ązanych z archiwami.

Zaleca si ę równie ż, by archiwa UE w sprawach dotycz ących kwestii archiwalnych utrzymywały harmonijne stosunki z innymi organizacjami mi ędzynarodowymi, takimi jak Rada Europy, UNESCO i Mi ędzynarodowa Rada Archiwów. W tym celu nale ży zapewni ć niezb ędne środki, tj. wyspecjalizowany personel oraz fundusze, które umo żliwi ą promowanie pogł ębionej współpracy i koordynacji archiwów w Europie.

Ankieta krajowych słu żb archiwalnych 25 pa ństw członkowskich UE

Na podstawie szczegółowych wymaga ń zawartych w Rezolucji Rady z 6 maja 2003 r. opracowano ankiet ę dotycz ącą krajowych słu żb archiwalnych pa ństw członkowskich UE. Ankieta miała form ę a) szczegółowego kwestionariusza przesłanego do wszystkich pa ństw członkowskich UE oraz b) konsultacji i dyskusji mi ędzy szefami archiwów krajowych prowadzonych w nast ępstwie.

Odpowiedzi zawarte w kwestionariuszu stanowi ą istotn ą podstaw ę niniejszego Raportu i jego poszczególnych rozdziałów po świ ęconych opracowaniu działalno ści archiwów na poziomie krajowym i UE. Niektóre wyniki ankiety prezentowane s ą w tym rozdziale w odniesieniu do krajowych słu żb archiwalnych pod nast ępuj ącymi tytułami: podstawa prawna, organ zarz ądzaj ący, obowi ązki

28 archiwum, Inicjatywy dwu- i wielostronne. Dane dotycz ące ministerstw nadrz ędnych nad słu żbami archiwalnymi poszczególnych pa ństw dost ępne s ą w tabeli 1. na ko ńcu tego rozdziału. Tabela 2. zawiera wykaz ministerstw, które nie przekazuj ą swoich materiałów archiwalnych do archiwów pa ństwowych.

______

Austria

Podstawa prawna

Ustawa o archiwach federalnych ( Bundesarchivgesetz ) z 17 sierpnia 1999 r.

Rozporz ądzenie rz ądu federalnego (Verordnung der Bundesregierung über nicht archivwürdiges Schriftgut des Bundes ) nr 366 z 27 wrze śnia 2002 r.

Rozporz ądzenie kanclerza ( Bundesarchivgutverordnung ) nr 367 z 27 wrze śnia 2002 r.

Ustawa o ochronie zabytków ( Denkmalschutzgesetz ), artykuły 24–25 z 19 sierpnia 1999 r.

Organ zarz ądzaj ący

Brak.

Obowi ązki archiwum

Austriackie Archiwum Pa ństwowe (Österreichisches Staatsarchiv ) jest odpowiedzialne za archiwa wszystkich federalnych instytucji rz ądowych z wyj ątkiem parlamentu, s ądów powszechnych i administracyjnych, uniwersytetów i kilku instytucji kulturalnych, w tym Hofmusikkapelle . Archiwa pa ństwowe przejmuj ą odpowiedzialno ść za dokumenty z chwil ą ich przekazania. Nie przeprowadzaj ą kontroli zbiorów archiwalnych organizacji rz ądowych, ale pełni ą funkcj ę doradcz ą, je śli zaistnieje taka potrzeba. Organizacje prowadz ące własne archiwa kieruj ą si ę zasadami okre ślonymi w Kanzlerordnung z 1992 r.

Dziewi ęć pa ństw federalnych ( Bundesländer ) Austrii (jak równie ż wi ększe miasta) posiada własne słu żby archiwalne, które s ą niezale żne od słu żby pa ństwowej i funkcjonuj ą na podstawie odr ębnego prawodawstwa. Austriackie Archiwum Pa ństwowe jest instytucj ą krajow ą odpowiedzialn ą za ochron ę (sprzeda ż, wywóz, itd.) zasobów.

Inicjatywy dwu- i wielostronne

Austriackie Archiwum Pa ństwowe anga żuje si ę w wiele inicjatyw dwustronnych, zwłaszcza we współprac ę z archiwami pa ństw Europy Wschodniej.

______

Belgia

Podstawa prawna

Ustawa z 24 czerwca 1955 r. Proponowana nowelizacja tej ustawy winna uwzgl ędni ć zwi ększenie zakresu odpowiedzialno ści władz lokalnych w ramach działa ń podejmowanych przez rz ąd lokalny.

Organ zarz ądzaj ący

Rada Naukowa ( Conseil Scientifique ) odpowiada za kwestie zawodowe oraz mianowanie stałych pracowników na wy ższe stanowiska. Komitet Zarz ądzaj ący ( Comité de Gestion ) odpowiada za wdra żanie programów zarz ądzania.

Obowi ązki archiwum

Archiwum Narodowe ( Archives générales du Royaume ) sprawuje nadzór nad wszystkimi archiwami pa ństwowymi, pozyskiwaniem archiwów prywatnych i publicznych, zabezpieczaniem dziedzictwa archiwalnego i udost ępnianiem go. Nie zajmuje si ę zarz ądzaniem cyklem życiowym dokumentów, jednak pełni funkcje doradcze, je śli zaistnieje potrzeba.

Gromadzi materiały archiwalne wszystkich ministerstw i organizacji publicznych na szczeblu krajowym i federalnym oprócz:

• Parlamentu i organów od niego zale żnych, takich jak Rz ądowe Biuro Obrachunkowe ( Cour des Comptes ),

• Ministerstwa Obrony,

• Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Jednak że Archiwum Narodowe odpowiedzialne jest za nadzór nad archiwami tych dwóch ministerstw.

Główny Archiwista Królestwa (Archiviste Général du Royaume ) nadzoruje zabezpieczanie materiałów archiwalnych w s ądach powszechnych i administracyjnych. Archiwum Narodowe dzieli si ę na trzy departamenty: Ogólne Archiwum Królestwa i Archiwum Pa ństwowe ( Archives Générales du Royaume et Archives de l’Etat à Anderlecht ); Archiwum Regionu Flamandzkiego ( Archives dans les provinces flamandes ); Archiwum Regionu Walo ńskiego ( Archives dans les provinces wallonnes et dans la

Communauté Germanophone ).

Inicjatywy dwu- i wielostronne

Brak, z wyj ątkiem porozumie ń podpisanych z Ministerstwem Sprawiedliwo ści.

______

Cypr

Podstawa prawna

Ustawa o archiwach pa ństwowych 208/91.

Organ zarz ądzaj ący

Istnieje komitet doradzaj ący ministrowi w sprawach archiwów, ale bez funkcji administracyjnej w odniesieniu do archiwów pa ństwowych.

Obowi ązki archiwum

Archiwum Państwowe (Cyprus State Archives ) jest miejscem przechowywania wszystkich materiałów archiwalnych powstałych w instytucjach rz ądowych oraz innych, podlegaj ących przepisom ustawy archiwalnej. Głównym zadaniem tej instytucji jest zachowanie tych materiałów do u żytku urz ędowego, ale równie ż w celu udost ępniania ich do u żytku publicznego. Odpowiedzialno ść za dokumenty rozpoczyna si ę z chwil ą przekazania ich do archiwum.

Inicjatywy dwu- i wielostronne

Archiwum Pa ństwowe współpracuje z rz ądowym Departamentem Informatyzacji w celu zapewnienia w przyszło ści dost ępno ści dokumentów elektronicznych, a tak że z Ministerstwem Edukacji i Kultury w celu popularyzacji swojej działalno ści.

______

Czechy

Podstawa prawna

Ustawa o archiwach z 1974 r. ze zmianami wprowadzonymi w 1992 i 2002 r.

Organ zarz ądzaj ący

Brak.

Obowi ązki archiwum

Zarz ąd Archiwów w Ministerstwie Spraw Wewn ętrznych odpowiada za zarz ądzanie archiwami wszelkiego typu, od zasobów Centralnego Archiwum Państwowego (przyszłe Archiwum Narodowe 1) po archiwa regionalne, wojewódzkie i powiatowe, w tym równie ż parlamentarne, miejskie, specjalistyczne i uniwersyteckie. Instytucja ta ustala zasady i praktyk ę zarz ądzania dokumentami oraz

1 Obecnie Archiwum Narodowe Republiki Czeskiej ( Národní archiv ) podległe Ministerstwu Spraw Wewn ętrznych (przyp. red.). 31 ich warto ściowania, jest tak że odpowiedzialna za zarz ądzanie cyklem życia dokumentów, które w przyszło ści do niej trafi ą.

Inicjatywy dwu- i wielostronne

Zarz ąd Archiwów w Ministerstwie Spraw Wewn ętrznych prowadzi centralny rejestr zbiorów archiwalnych, który obejmuje zespoły przechowywane w muzeach podległych Ministerstwu Kultury. Wydaje dwa periodyki archiwalne.

______

Dania

Podstawa prawna

Ustawa o archiwach publicznych z 1 lipca 2003 r.

Organ zarz ądzaj ący

Brak.

Obowi ązki archiwum

Archiwum Pa ństwowe składa si ę z Archiwum Narodowego ( Statens Arkiver Rigsarkivet. Rigsarkivet ) gromadz ącego materiały archiwalne centralnych instytucji rządowych; czterech archiwów regionalnych (Landsarkiver ) mieszcz ących si ę w Kopenhadze, Odense, Wyborgu i Aabenraa, które przechowuj ą archiwalia lokalnej administracji rz ądowej; archiwum instytucji sektora gospodarczego (Erhvervsarkivet ); Du ńskich Archiwów Danych ( Dansk Data Arkiv ). Archiwa Grenlandii i Wysp Owczych zarz ądzane s ą niezale żnie przez samorz ądy tych regionów. Jedynie Archiwum Parlamentu (Folketing ) i instytucji mu podległych nie wchodzi w skład Archiwum Pa ństwowego. Cho ć instytucja ta ma prawo do przeprowadzania kontroli i doradzania w sprawie zabezpieczania materiałów archiwalnych, które w przyszło ści stan ą si ę cz ęś ci ą jej zasobu, to nie ponosi jednak oficjalnie za nie odpowiedzialno ści a ż do momentu ich przej ęcia.

Inicjatywy dwu- i wielostronne

Archiwum Pa ństwowe zało żyło teleinformatyczn ą baz ę danych umo żliwiaj ącą dost ęp do archiwów prywatnych.

______

Estonia

Podstawa prawna

Ustawa o archiwach z 25 marca 1998 r.

Organ zarz ądzaj ący

Brak.

Obowi ązki archiwum

Narodowa słu żba archiwalna działa na poziomie krajowym i jednocze śnie odpowiada za dziesi ęć regionalnych archiwów pa ństwowych. Jego cz ęś ci ą jest równie ż Narodowe Archiwum Filmowe. Archiwum Narodowe (Rahvusarhiiv ) gromadzi materiały archiwalne wszystkich centralnych i regionalnych organów władzy, w tym Parlamentu. Przed przekazaniem archiwalia pozostaj ą pod opiek ą organizacji je wytwarzaj ących, cho ć Archiwum Narodowe sprawuje funkcje doradcze i nadzorcze. Okre śla ono równie ż zasady post ępowania w dziedzinie archiwów. Istniej ą dwa archiwa miejskie (Tallin i Narva), które s ą zarz ądzane niezale żnie.

Inicjatywy dwu- i wielostronne

Prowadzona jest współpraca z bibliotekami i muzeami nad projektem skomputeryzowania narodowego dziedzictwa archiwalnego. Archiwum Narodowe prowadzi krajowy rejestr archiwów umo żliwiaj ący dost ęp do archiwów publicznych i prywatnych w pa ństwie.

______

Finlandia

Podstawa prawna

Ustawa o archiwach 831/1994 ze zmianami wprowadzonymi w latach 1999, 2000 i 2004, oraz Dekret o narodowej słu żbie archiwalnej 832/1994 ze zmianami wprowadzonymi w 2000 i 2004 r.

Organ zarz ądzaj ący

Brak. Istnieje jednak ciało doradcze wspieraj ące narodow ą słu żbę archiwaln ą w opracowaniu polityki i strategii, a tak że w utrzymywaniu kontaktów z instytucjami partnerskimi.

Obowi ązki archiwum

Narodowa słu żba archiwalna sprawuje nadzór nad archiwami wszystkich organizacji rz ądowych, równie ż tych, które nie przekazuj ą jej materiałów archiwalnych. Archiwum Narodowe ( Kansallisarkisto ) nie otrzymuje akt:

• Parlamentu i instytucji mu podległych,

• Ministerstwa Obrony,

• Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Narodowa słu żba archiwalna odpowiada tylko cz ęś ciowo za Archiwum Parlamentu oraz Greckiego Ko ścioła Prawosławnego Finlandii. Archiwum Prezydenta jest przekazywane do Archiwum Narodowego. Urz ędy i instytucje samorz ądowe nie przekazuj ą wytworzonych przez siebie materiałów

33 archiwalnych do zasobów archiwów pa ństwowych, jednak że narodowa słu żba archiwalna ma prawo do ich nadzoru.

Inicjatywy dwu- i wielostronne

Archiwum Narodowe prowadzi wielostronny projekt mający na celu utworzenia bazy danych o archiwach prywatnych.

______

Francja

Podstawa prawna

Ustawa z 17 lipca 1978 r. o dost ępie do dokumentów administracyjnych oraz Livre II Code du Patrimoine . Ten drugi akt ma zastosowanie zgodnie z rozporz ądzeniami z 3 grudnia 1979 r. i 1 grudnia 1980 r.

Ustawa o informatyzacji, bazach danych i wolno ści dost ępu do informacji z 6 stycznia 1978 r.

Ustawa 2000–321 dotycz ąca praw obywateli w instytucjach administracji publicznej z 12 kwietnia 2000 r.

Organ zarz ądzaj ący

Rada Najwy ższa ds. Archiwalnych ( Conseil supérieur des archives ) doradza ministrowi kultury w sprawach archiwów.

Obowi ązki archiwum

Dyrekcja Archiwów Francji ( Direction des Archives de France ) odpowiada za archiwa w całym kraju. Archiwum Narodowe (Archives nationales ) otrzymuje materiały archiwalne organów administracji szczebla krajowego, w tym Parlamentu, jednak z wyj ątkiem:

• Ministerstwa Obrony,

• Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Dyrekcja Archiwów Francji sprawuje nadzór nad wszystkimi instytucjami publicznymi gromadz ącymi materiały archiwalne, doradza tak że w kwestii zarz ądzania dokumentami, tak że tymi, których nie przejmie.

Inicjatywy dwu- i wielostronne

Dyrekcja Archiwów Francji utrzymuje kontakty techniczne z innymi instytucjami publicznymi, takimi jak Biblioteka Narodowa, jednak nie tworzy wspólnych sieci. Współpraca opiera si ę na wył ącznej odpowiedzialno ści Dyrekcji Archiwów Francji za wszystkie archiwa publiczne w kraju.

______

Grecja

Podstawa prawna

Ustawa 1946/91 o Głównym Archiwum Pa ństwa i inne przepisy.

Organ zarz ądzaj ący

Istnieje niezale żna rada doradzaj ąca w sprawach technicznych i merytorycznych, ale bez funkcji administracyjnej w odniesieniu do archiwów.

Obowi ązki archiwum

Główne Archiwum Pa ństwa ( ω ) odpowiada za narodow ą słu żbę archiwaln ą i sprawuje nadzór nad regionaln ą słu żbą archiwaln ą (zarówno prefektur, jak i miast posiadaj ących szczególne obowi ązki w zakresie archiwizacji dokumentów). Główne Archiwum Pa ństwa otrzymuje materiały archiwalne wszystkich organów administracji, z wyj ątkiem:

• Ministerstwa Obrony,

• Ministerstwa Spraw Zagranicznych,

• Ministerstwa Zamówie ń Publicznych.

Główne Archiwum Pa ństwa zapewnia profesjonalne i techniczne wsparcie dla słu żb archiwalnych tych instytucji, ale nie ma prawa nadzoru. Nie uczestniczy w zarz ądzaniu cyklem życiowym dokumentów, które otrzyma w przyszło ści — odpowiedzialno ść za nie przejmuje dopiero w momencie ich przej ęcia. Ustawa 2846/2000 okre śla, że wszystkie dokumenty premiera, ministrów, wiceministrów i Sekretariatu Generalnego Gabinetu Ministrów są gromadzone i b ędą przekazane niezale żnej władzy publicznej. Tak zebrane materiały archiwalne w cało ści lub w cz ęś ciach przejmuje Główne Archiwum Pa ństwa z chwil ą upływu okresu przewidzianego w przepisach.

Inicjatywy dwu- i wielostronne

W chwili obecnej brak.

______

Hiszpania

Podstawa prawna

Ustawa o hiszpa ńskim dziedzictwie narodowym 16/1985 i dekret królewski 111/1986 zmieniony dekretem królewskim 496/1994. Na prac ę archiwów pa ństwowych wpływa tak że du ża liczba innych ustaw:

Dekret z 22 listopada 1901 r. o archiwach pa ństwowych;

Dekret królewski 139/2000 o składzie, działalno ści i zadaniach Wysokiej Komisji ds. Dokumentów Administracyjnych;

Dekret królewski 1164/2002 o ochronie dziedzictwa archiwalnego, brakowaniu dokumentów i przechowywaniu dokumentów w formacie innym ni ż oryginalny;

Dekret królewski 1969/1999, reguluj ący kwesti ę wydawania karty u żytkownika archiwów pa ństwowych i innych w Hiszpanii.

Organ zarz ądzaj ący

Wysoka Komisja ds. Archiwów doradza rz ądowi w sprawach archiwalnych. Wysoka Komisja Kwalifikacyjna Dokumentów Archiwalnych odpowiada za zatwierdzanie zasad ochrony i dost ępu, decyduje te ż w przypadkach odmowy dost ępu.

Obowi ązki archiwum

Poddyrekcja Generalna Archiwów Pa ństwowych (Subdirección General de los Archivos Estatales ) odpowiada za wszystkie działania zwi ązane z nadzorem, przechowywaniem i upowszechnianiem dziedzictwa archiwalnego Hiszpanii — za budownictwo archiwalne, projekty dotycz ące reprografii i komputeryzacji, zaopatrzenie techniczne itd. Kieruje, nadzoruje i doradza archiwom pa ństwowym, jak równie ż koordynuje i współpracuje ze słu żbą archiwaln ą regionów autonomicznych, organizuje doszkalanie zawodowe i prowadzi mi ędzynarodow ą współprac ę archiwaln ą. Odpowiada równie ż, za po średnictwem Wysokiej Komisji Oceny Dokumentów Administracyjnych, za zarz ądzanie cyklem życiowym dokumentów, które przejmie w przyszło ści. Wszystkie materiały archiwalne wytworzone przez instytucje pa ństwowe trafiaj ą do archiwów pa ństwowych oprócz:

• archiwów wojskowych,

• archiwów parlamentarnych.

Poddyrekcja Generalna Archiwów Pa ństwowych jest jednak odpowiedzialna za koordynacj ę całego hiszpa ńskiego systemu archiwalnego.

Inicjatywy dwu- i wielostronne

Poddyrekcja Generalna Archiwów Pa ństwowych zapewnia współprac ę mi ędzy archiwami wojskowymi i lokalnej administracji rz ądowej a innymi współpracuj ącymi archiwami publicznymi i prywatnymi na podstawie zawartych porozumie ń oraz dzi ęki udzielaniu im pomocy. Zarz ądza równie ż projektem „Hiszpa ńskie archiwa w sieci” i prowadzi Rejestr Hiszpa ńskiego Dziedzictwa Dokumentacyjnego — rodzaj przewodnika po archiwach obszaru j ęzyka hiszpa ńskiego, który jest dost ępny dla całego świata posługuj ącego si ę tym j ęzykiem.

______

Holandia

Podstawa prawna

Ustawa o archiwach 1995 ( Archiefwet 1995 ) wdra żana na podstawie Dekretu o archiwach (Archiefbesluit ).

Organ zarz ądzaj ący

Brak. Rada Kultury ( Raad voor Cultuur ) doradza jednak ministrowi w sprawach archiwów na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym, ponadto konieczna jest jej opinia przy sporz ądzaniu wykazów akt do brakowania oraz wykazów dokumentów przeznaczonych do przechowywania wieczystego. Nie sprawuje nadzoru ani kontroli nad Archiwum Narodowym.

Obowi ązki archiwum

Archiwum Narodowe (Nationaal Archief ) jest odpowiedzialne za wszystkie materiały archiwalne w zbiorach pa ństwowych od momentu przekazania przez wytwórc ę akt oraz za realizacj ę zada ń okre ślonych przez ministra. Nie odpowiada za archiwa miejskie i regionalne ani za archiwa zarz ądów wodnych. Realizowane s ą zmiany organizacyjne maj ące na celu utworzenie Archiwum Narodowego oraz niezale żnych O środków Historii Regionalnej w stolicy ka żdego z regionów. Nadzór nad zarz ądzaniem dokumentacj ą Parlamentu i innych instytucji pa ństwowych został przekazany Inspektoratowi Akt Publicznych w 2001 r. Inspektorat przeprowadza kontrol ę wszystkich archiwów instytucji, które nie zostały jeszcze przekazane do Archiwum Narodowego, natomiast minister spraw wewn ętrznych koordynuje zarz ądzanie archiwami przechowywanymi w ministerstwach. Archiwum Narodowe ma jednak w gestii akta wszystkich ministerstw i innych organizacji publicznych na szczeblu krajowym, w tym Parlamentu.

Inicjatywy dwu- i wielostronne

Archiwum Narodowe jest zaanga żowane w wiele inicjatyw dwustronnych, zwłaszcza we współprac ę z archiwami Europy Wschodniej.

______

Irlandia

Podstawa prawna

Ustawa o archiwach z 1986 r.

Organ zarz ądzaj ący

Rada Doradcza Archiwum Narodowego ( National Archives Advisory Council ).

Obowi ązki archiwum

Archiwum Narodowe ( National Archives ) jest odpowiedzialne za materiały archiwalne wszystkich instytucji rz ądowych z wyj ątkiem Parlamentu i Ministerstwa Obrony. Dokumenty Ministerstwa Obrony podlegaj ą Ustawie o archiwach, ale s ą przechowywane w specjalnym, odr ębnym archiwum. Niektóre instytucje bud żetowe, np. odpowiadaj ące za zarz ądzanie słu żbą zdrowia, posiadaj ą pewien stopie ń niezale żno ści w zarz ądzaniu własnymi materiałami archiwalnymi.

Inicjatywy dwu- i wielostronne

We współpracy z Archiwum Narodowym Kanady realizowany jest program digitalizacji historycznych spisów powszechnych. Irlandia uczestniczy tak że w programie INTERPARES.

______

Litwa

Podstawa prawna

Ustawa o archiwach z 30 marca 2004 r., nr IX–2086. Wchodzi w życie 1 stycznia 2005 r.

Statut Litewskiego Departamentu Archiwów przyj ęty 14 kwietnia 1995 r. (Uchwała nr 542) ze zmianami wprowadzonymi w roku 1998 i 2002.

Regulacje w sprawie pa ństwowego zasobu archiwalnego przyj ęte 13 maja 1996 r. (Rozporz ądzenie pa ństwowe nr 556).

Regulacje w sprawie zabezpieczenia, przechowywania, przejmowania, prowadzenia bada ń i dost ępu do pa ństwowego zasobu archiwalnego przyj ęte 12 kwietnia 1996 r. (Rozporz ądzenie pa ństwowe nr 452).

Regulacje o rejestrze litewskiego zasobu archiwalnego z 19 kwietnia 1996 r. (Rozporz ądzenie pa ństwowe nr 480).

Organ zarz ądzaj ący

Litewski Departament Archiwów podlega premierowi państwa. Instytucja ta jest organem administracyjnym współtworz ącym polityk ę pa ństwa w dziedzinie zarz ądzania cyklem życiowym dokumentacji i odpowiedzialnym za administrowanie archiwami pa ństwowymi. Departament wydaje rozporz ądzenia dotycz ące zarz ądzania aktami i archiwami, które s ą wi ążą ce dla wszystkich organów publicznych.

Obowi ązki archiwum

Krajową słu żbę archiwaln ą tworz ą: Departament Archiwów Litwy przy Rz ądzie Republiki Litewskiej (Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba) oraz pi ęć pa ństwowych i dziesi ęć regionalnych archiwów. Archiwa pa ństwowe i regionalne odpowiadaj ą za przechowywanie, zarz ądzanie i udost ępnianie powierzonych im materiałów archiwalnych, jak również za nadzór i kontrol ę zarz ądzania dokumentacj ą

38 i materiałami archiwalnymi we wszystkich instytucjach publicznych. Odpowiedzialno ść za zarz ądzanie i przechowywanie dokumentacji w okresie przed jej przekazaniem do archiwum pa ństwowego lub regionalnego ponosi aktotwórca. Prawo zobowi ązuje wszystkie instytucje administracji publicznej do przekazywania do archiwów pa ństwowych lub regionalnych wszelkich dokumentów, które według krajowej słu żby archiwalnej zostan ą zaliczone do kategorii o trwałej warto ści historycznej. Archiwa te pozyskuj ą równie ż archiwa osób prywatnych, znanych organizacji i przedsi ębiorstw o istotnym znaczeniu narodowym.

Inicjatywy dwu- i wielostronne

Departament Archiwów współpracuje z Ministerstwem Spraw Wewn ętrznych nad udost ępnieniem dokumentów instytucji publicznych, z Ministerstwem Edukacji i Nauki nad projektami edukacyjnymi oraz z Komitetem Rozwoju Społecze ństwa Informatycznego nad projektem wymiany dokumentów elektronicznych w ramach administracji publicznej. Departament Archiwów i krajowa słu żba archiwalna współpracuj ą równie ż z Parlamentem przy opracowywaniu dokumentacji parlamentarnej na potrzeby elektronicznych baz danych.

Je śli chodzi o inicjatywy mi ędzynarodowe, to krajowa słu żba archiwalna utrzymuje ścisł ą współprac ę dwu- i wielostronn ą z pa ństwami bałtyckimi i nordyckimi, a tak że z Polsk ą i Rosj ą w kwestiach dotycz ących ich wspólnego dziedzictwa, której celem jest wymiana informacji archiwalnych, organizacja wystaw i szkole ń specjalistycznych. W ostatnich latach krajowa słu żba archiwalna uczestniczy w finansowanych przez UE programach partnerskich z udziałem archiwistów z krajów Europy.

______

Luksemburg

Podstawa prawna

Ustawa z 28 grudnia 1988 r. o reorganizacji pa ństwowych instytucji kulturalnych. Rozporz ądzenie z 15 stycznia 2001 r. o korzystaniu ze zbiorów archiwów pa ństwowych.

Organ zarz ądzaj ący

Brak.

Obowi ązki archiwum

Archiwum Narodowe (Archives nationales de Luxembourg ) odpowiada za gromadzenie dokumentów o znaczeniu historycznym zarówno publicznych, jak i prywatnych, za opracowanie i przechowywanie akt dla celów administracyjnych i historycznych oraz doradztwo organizacjom publicznym i prywatnym, je śli zaistnieje potrzeba. Ze wzgl ędu na brak ustawy o archiwach żadne ministerstwo ani instytucja administracji publicznej nie s ą zobowi ązane do przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum Narodowego. Nie ma równie ż żadnych uregulowa ń dotycz ących nadzoru archiwalnego. W praktyce tylko Ministerstwo Spraw Zagranicznych prowadzi własne archiwum. 39

Inicjatywy dwu- i wielostronne

Biblioteka Archiwum Narodowego poł ączona jest z innymi bibliotekami w kraju za pomoc ą elektronicznego systemu zwanego ALEPH.

______

Łotwa

Podstawa prawna

Ustawa o archiwach z 26 marca i 1 maja 1991 r. ze zmianami z 21 pa ździernika 1993 r. i 23 listopada 2000 r. W przygotowaniu nowa ustawa.

Organ zarz ądzaj ący

Dyrekcja Generalna Archiwów Pa ństwowych Łotwy (Latvijas Nacion l arh va administr cija ) podlega Ministerstwu Kultury. Instytucja ta jest organem administracyjnym, który współtworzy polityk ę pa ństwa w dziedzinie archiwów i odpowiada za zarz ądzanie archiwami pa ństwowymi.

Obowi ązki archiwum

System pa ństwowej słu żby archiwalnej składa si ę z Dyrekcji Generalnej Archiwów Pa ństwowych Łotwy; 15 archiwów pa ństwowych (Łotewskie Archiwum Historyczne, Łotewskie Archiwum Pa ństwowe, Łotewskie Archiwum Dokumentów Audiowizualnych, Archiwum Pa ństwowe Danych Pracowniczych, 11 regionalnych archiwów pa ństwowych); Fachowej Biblioteki Archiwów Pa ństwowych oraz Centralnego Laboratorium Reprografii i Konserwacji Dokumentów. Pa ństwowa słu żba archiwalna odpowiada za nadzór i kontrol ę archiwów wszystkich publicznych (pa ństwowych i miejskich) instytucji. Prawo zobowi ązuje wszystkie instytucje administracji publicznej do przekazywania wszelkich dokumentów o trwałej warto ści historycznej do archiwów pa ństwowych, które pozyskuj ą równie ż archiwa osób prywatnych, organizacji społecznych i przedsi ębiorstw o znaczeniu narodowym.

Inicjatywy dwu- i wielostronne

Pa ństwowa słu żba archiwalna realizuje inicjatyw ę łączenia wszystkich archiwów publicznych w system informacji o zbiorach archiwalnych dost ępny on-line.

______

Malta

Podstawa prawna

Ustawa o archiwach pa ństwowych z 1990 r.

Organ zarz ądzaj ący

Komitet Doradczy Archiwum Narodowego ( National Archives Advisory Committee ) doradza ministrowi w ogólnych sprawach archiwów, ale nie nadzoruje ich bezpo średnio.

Obowi ązki archiwum

Archiwum Narodowe (National Archives ) odpowiada za wszystkie materiały archiwalne wytworzone przez malta ńsk ą administracj ę rz ądow ą, Parlament, premiera i prezydenta. Dokumentacja o statusie prywatnym i akta notarialne, do których maj ą zastosowanie odr ębne przepisy, jak równie ż archiwa instytucji prywatnych, takich jak Ko ściół katolicki i partie polityczne, nie s ą przejmowane przez Archiwum Narodowe. Archiwum Narodowe nie ma równie ż prawa do nadzoru tych zbiorów. Natomiast zarz ądzanie dokumentacj ą bie żą cą pozostaje w kompetencji jej wytwórców.

Inicjatywy dwu- i wielostronne

Jedyna wspólna inicjatywa z Towarzystwem Geologicznym z Utah.

______

Niemcy

Podstawa prawna

Ustawa o archiwach federalnych ( Bundesarchivgesetz ) z 6 stycznia 1988 r. ze zmianami z 5 czerwca 2002 r. Ustawy o archiwach 16 pa ństw federalnych ( Länder ).

Organ zarz ądzaj ący

Brak.

Obowi ązki archiwum

Archiwum Federalne ( Bundesarchiv ) udost ępnia materiały archiwalne wytworzone przez centralne urz ędy i instytucje pa ństwa federalnego oraz jego poprzedników, w tym przez Ministerstwo Obrony oraz archiwa przemysłu filmowego. Od roku 1990 dostępne s ą tak że archiwa byłej NRD. Słu żba archiwalna w poszczególnych landach odpowiada za archiwa rz ądów lokalnych. Archiwa parlamentarne i akta byłych słu żb specjalnych NRD przechowywane s ą przez specjalne instytucje.

Słu żba archiwalna w Niemczech ma wył ączne prawo na podstawie ustawy archiwalnej do dokonywania oceny dokumentacji w celu jej wieczystego przechowywania, a tak że do opracowania planu takiej oceny wspólnie z instytucjami tworz ącymi archiwa. Otrzymuje ona regularnie materiały archiwalne i udost ępnia je społecze ństwu po upływie 30 lat od ich wytworzenia. Przedstawiciele słu żby archiwalnej uczestnicz ą w pracach rz ądowych zespołów projektowych na ró żnych szczeblach, które dotycz ą wprowadzenia e-administracji oraz automatyzacji działalno ści administracyjnej.

Archiwa federalne i landowe koordynuj ą swoje działania, zwłaszcza w kwestiach prawnych oraz dotycz ących przechowywania, mikrofilmowania i zastosowania technologii informatycznej, w drodze regularnych spotka ń szefów archiwów i wspólnych grup roboczych.

Archiwum Federalne prowadzi narodow ą baz ę danych spu ścizn archiwalnych dost ępn ą w Internecie.

Inicjatywy dwu- i wielostronne

Archiwum Federalne współpracuje z Bibliotek ą Niemieck ą ( Deutsche Bibliothek ) nad długoterminowym udost ępnianiem materiałów elektronicznych i jest partnerem w innych podobnych inicjatywach. Współdziała równie ż ze słu żbami archiwalnymi krajów Europy Wschodniej i Rosji w celu zwi ększenia dost ępno ści do materiałów archiwalnych powstałych w XX w. Niektóre archiwa pa ństwowe bior ą równie ż udział we wspólnych działaniach w Europie.

______

Polska

Podstawa prawna

Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 14 lipca 1983 r.

Organ zarz ądzaj ący

Rada Archiwalna, ciało doradcze.

Obowi ązki archiwum

Naczelny Dyrektor Archiwów Pa ństwowych zarz ądza 32 archiwami, w tym trzema centralnymi (Archiwum Główne Akt Dawnych, Archiwum Akt Nowych, Archiwum Dokumentacji Mechanicznej), 29 pa ństwowymi z 50 oddziałami terenowymi i ekspozyturami. Pa ństwowy system archiwalny jest odpowiedzialny za zarz ądzanie dokumentacj ą wytworzon ą w instytucjach sektora publicznego, w tym w instytucjach rz ądowych szczebla centralnego i lokalnego, samorz ądowych i przedsi ębiorstwach, jak równie ż za zarz ądzanie archiwami historycznymi. Jednak że funkcje te nie obejmuj ą archiwów niektórych instytucji centralnych, które same zarz ądzaj ą swoj ą dokumentacj ą:

• Ministerstwa Obrony Narodowej,

• Ministerstwa Spraw Zagranicznych,

• Kancelarii Prezydenta,

• Parlamentu,

• Słu żb Specjalnych,

• Instytutu Pami ęci Narodowej, który gromadzi akta dotycz ące represji wobec narodu polskiego (głównie w czasie okupacji nazistowskiej i re żimu komunistycznego).

Tym niemniej instytucje te s ą zobowi ązane do przestrzegania przepisów ustawy archiwalnej, a tak że do przekazywania swoich materiałów archiwalnych (oprócz materiałów tajnych, niezb ędnych do bie żą cej działalno ści) do archiwów pa ństwowych po upływie 50 lat od ich wytworzenia. Archiwa pa ństwowe nie maj ą prawa do nadzoru materiałów archiwalnych tych instytucji, jednak mog ą udziela ć im konsultacji w tym zakresie. Mog ą równie ż nadzorowa ć przechowywanie dokumentów o znaczeniu historycznym w zbiorach instytucji niezale żnych.

Do zakresu działania archiwów historycznych wchodzi w szczególno ści gromadzenie, przechowywanie i udost ępnianie własnych zasobów, a tak że nadzór nad post ępowaniem z materiałami archiwalnymi, które w przyszło ści zostan ą przekazane do zasobu archiwów pa ństwowych. Wydaj ą odpisy i wypisy z przechowywanych dokumentów, jak równie ż oparte na nich za świadczenia. Prowadz ą te ż badania w dziedzinie archiwistyki i dyscyplin pokrewnych.

Inicjatywy dwu- i wielostronne

Na szczeblu mi ędzynarodowym Naczelny Dyrektor Archiwów Pa ństwowych nawi ązał dwu- i wielostronne umowy o współpracy z archiwami pa ństwowymi innych pa ństw europejskich. W ostatnim czasie polskie archiwa doł ączyły do projektów UE, takich jak: CULTIVATE CEE, DELOS CEE (5FP), SEPIA i TAPE (Culture 2000). Archiwa pa ństwowe uczestnicz ą w projekcie Rady Europy Reconstitution of the Memory of Poland .

Naczelny Dyrektor Archiwów Pa ństwowych współpracuje przede wszystkim z Ministerstwem Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie ochrony dziedzictwa kultury, a tak że z Ministerstwem Nauki i Informatyzacji nad projektami dotycz ącymi dokumentów elektronicznych w sektorze publicznym oraz rozwoju społecze ństwa informacyjnego. Naczelny Dyrektor Archiwów Pa ństwowych oraz pa ństwowa słu żba archiwalna współpracuj ą tak że w sprawach szczególnych z instytucjami, takimi jak: Ministerstwo Spraw Wewn ętrznych (archiwizowanie akt stanu cywilnego), Ministerstwo Sprawiedliwo ści (zarz ądzanie aktami s ądowymi) oraz instytucjami odpowiedzialnymi za ochron ę danych osobowych. Działa oficjalna strona internetowa archiwów pa ństwowych zapewniaj ąca podstawowe informacje i dost ęp do krajowej bazy danych o archiwach. We współpracy z NASK (Naukowa i Akademicka Sie Komputerowa ) opracowana została strona internetowa „Skarby Archiwów Polskich”, prezentuj ąca skany najwa żniejszych dokumentów w historii Polski. Wspólny projekt z Polsk ą Bibliotek ą Internetow ą ma za zadanie udost ępni ć dziedzictwo kulturowe on-line.

______

Portugalia

Podstawa prawna

Ustawa ( Decreto-Lei ) nr 47/2004 z 3 marca 2004 r. okre ślaj ąca zasady przekazywania akt do archiwów pa ństwowych.

Ustawa ( Decreto-Lei ) nr 60/97 z 20 marca 1997 r. ustanawiaj ąca misj ę i struktur ę organizacyjn ą archiwów pa ństwowych.

Ustawa ( Decreto-Lei ) nr 16/93 z 23 stycznia 1993 r. (ze zmianami w 1994 i 2001 r.) wyznaczająca podstawy prawne dziedzictwa archiwalnego.

Organ zarz ądzaj ący

Rada Najwy ższa ds. Archiwów ( Conselho Superior de Arquivos ) doradza ministrowi kultury w sprawach archiwalnych, ale nie ma funkcji nadzorczej nad słu żbami archiwalnymi.

Obowi ązki archiwum

Archiwum Narodowe ( Arquivos Nacionais of Torre do Tombo ) jest odpowiedzialne za nadzór techniczny nad archiwami wszystkich instytucji rz ądowych, samorz ądów miejskich, przedsi ębiorstw publicznych, a tak że archiwami prywatnymi uznanymi za cz ęść dziedzictwa narodowego. Zarz ądza 16 archiwami regionalnymi gromadz ącymi materiały archiwalne lokalnych organów władz centralnych, a tak że akta metrykalne i stanu cywilnego, akta s ądowe i notarialne, które na mocy ustawy musz ą by ć im przekazane. Do niedawna nie istniał obowi ązek prawny przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów pa ństwowych przez wszystkie instytucje pa ństwowe. Ustawa ( Decreto-Lei nr 47/2004 ) z 3 marca 2004 r. okre śla zasady przekazywania do Archiwum Narodowego akt dokumentacji rz ądowej wytworzonej przez instytucje publiczne. Poni ższe instytucje maj ą własne słu żby archiwalne:

• Ministerstwo Obrony,

• Ministerstwo Finansów,

• Ministerstwo Spraw Zagranicznych,

• Ministerstwo Robót Publicznych,

• Parlament,

• Prezydent Republiki,

• Rz ądowe Biuro Obrachunkowe ( Tribunal de Contas ).

Archiwum Narodowe ma jednak prawo nadzoru nad archiwaliami tych instytucji, wi ęc w tym stopniu odpowiada równie ż za cykl życiowy ich dokumentacji.

Inicjatywy dwu- i wielostronne

Narodowa słu żba archiwalna współpracuje z innymi słu żbami publicznymi w dziedzinie tworzenia wytycznych i standardów. Koordynuje program rz ądowy (PARAM) wspieraj ący rozwój archiwów miejskich, a zwłaszcza budow ę budynków archiwalnych.

______

Słowacja

Podstawa prawna

Ustawa o archiwach i rejestrach nr 395/2002 oraz rozporz ądzenie Ministra Spraw Wewn ętrznych nr 628/2002.

Organ zarz ądzaj ący

Brak.

Obowi ązki archiwum

Zarz ąd Archiwów Pa ństwowych (Oddelenie archívnych informa ných služieb ) jest departamentem w ramach Ministerstwa Spraw Wewn ętrznych. Krajow ą słu żbę archiwaln ą tworz ą 2 archiwa pa ństwowe, 8 archiwów regionalnych i 37 oddziałów lokalnych. Struktura ta pokrywa obszar całego kraju oraz cał ą dziedzin ę administracji archiwów, w tym nadzór archiwalny nad materiałami archiwalnymi nieprzekazanymi do sieci archiwów pa ństwowych. Krajowa słu żba archiwalna prowadzi rejestr aktotwórców oraz rejestr dziedzictwa archiwalnego. Sprawuje równie ż profesjonalny, pa ństwowy nadzór nad wytworzon ą dokumentacj ą, archiwami i materiałami archiwalnymi przechowywanymi przez instytucje, które nie tworz ą własnych archiwów. Zatwierdza instrukcje kancelaryjne, wykazy akt aktotwórców, decyduje o rozmieszczeniu akt i ograniczeniu dost ępu do przej ętych archiwów. Ministerstwo Spraw Wewn ętrznych ma prawo do nakładania grzywny za nieprzestrzeganie zasad i standardów archiwalnych. Archiwa poni ższych instytucji nie s ą przekazywane do Archiwum Narodowego (Slovenský národny archív ):

• Parlamentu,

• Ministerstwa Obrony,

• Ministerstwa Spraw Zagranicznych,

• Ministerstwa Spraw Wewn ętrznych,

• Kancelarii Prezydenta Republiki Słowacji.

Inicjatywy dwu- i wielostronne

Zawarto dwustronne umowy o współpracy z innymi pa ństwami (Austria, Niemcy, Polska, Rosja, Turcja, W ęgry). Słowackie Archiwum Narodowe uczestniczy w EVK4 — 2002–2010 projekt MIP — Metale nietrwałe w papierze ( Transitional Metals in Paper ) zatwierdzonym przez Komisj ę Europejsk ą.

______

Słowenia

Podstawa prawna

Ustawa o archiwach i instytucjach archiwalnych z 27 marca 1997 r. ( Uradni list Republike Slovenije , nr 20/97)

Organ zarz ądzaj ący

Brak.

Obowi ązki archiwum

Ogólny nadzór nad archiwami pa ństwowymi i rejonowymi sprawuje Ministerstwo Kultury, a nie Archiwum Narodowe Słowenii (Arhiv Republike Slovenije ). Struktura ta jest obecnie w reorganizacji. Archiwum Narodowe Słowenii odpowiada za materiały archiwalne wytworzone przez organa pa ństwa, okre śla zasady zarz ądzania zasobem archiwalnym oraz odgrywa kluczow ą rol ę w zapewnianiu fachowego doradztwa. W chwili obecnej wszystkie archiwa instytucji rz ądowych podlegaj ą Ministerstwu Kultury. Archiwum odpowiada tak że za zarz ądzanie cyklem życia dokumentów przeznaczonych do trwałego przechowywania, nawet jeśli nadal pozostaj ą one u aktotwórcy.

Inicjatywy dwu- i wielostronne

Prowadzonych jest kilka projektów mi ędzynarodowych oraz ogólna współpraca z ministerstwami, zwłaszcza z Ministerstwem Spraw Wewn ętrznych w dziedzinie przepisów dotycz ących regulacji i edukacji zwi ązanej z zarz ądzaniem dokumentacj ą. Aktualnym priorytetem wielu ministerstw jest zabezpieczenie archiwów elektronicznych. Słowenia zawarła specjalne umowy w sprawie archiwów z pa ństwami takimi, jak: Austria, Chorwacja, Czarnogóra, Czechy, Macedonia, Polska i Rosja, a tak że porozumienia kulturalne, w których archiwa stanowi ą wa żny element, z Chinami, Włochami, Francj ą i Niemcami.

______

Szwecja

Podstawa prawna

Ustawa o wolno ści prasy 1949:105 zmieniona 1998:1438. Ustawa o archiwach 1990:782. Rozporz ądzenie o archiwach 1991:446 z pó źniejszymi zmianami.

Organ zarz ądzaj ący

Narodowa Rada Archiwalna posiada ograniczony zakres kompetencji. Odpowiada w szczególno ści za coroczny audyt Archiwum Narodowego oraz przedkładanie rz ądowi propozycji bud żetu.

Obowi ązki archiwum

Archiwum Narodowe ( Riksarkivet ) wraz z regionalnymi władzami archiwalnymi ( landsarkiv ) odpowiada za nadzór nad archiwami sektora rz ądowego i publicznego. Pełni funkcj ę doradcz ą w stosunku do dwupoziomowej administracji samorz ądowej, która posiada własne słu żby archiwalne. Do obu odnosi si ę to samo ustawodawstwo. Archiwum Narodowe przejmuje materiały archiwalne wszystkich instytucji rz ądowych, w tym Parlamentu i nadzoruje wszystkie archiwa oprócz tworzonych przez Parlament. Odpowiada za zarz ądzanie cyklem życiowym dokumentów dopiero, gdy wejd ą one w posiadanie archiwów.

Inicjatywy dwu- i wielostronne

Archiwum Narodowe sprawuje kontrol ę nad pa ństwow ą baz ą danych archiwów.

______

Węgry

Podstawa prawna

Ustawa LXVI o dokumentacji publicznej, archiwach publicznych i ochronie archiwów prywatnych z 1995 r.

Organ zarz ądzaj ący

Rada Archiwalna jako ciało profesjonalne posiadaj ące kompetencje wydawania opinii dotycz ących archiwów dla Ministerstwa Dziedzictwa Kulturowego. Archiwum Narodowe podlega bezpo średnio Departamentowi Archiwów w Ministerstwie Dziedzictwa Kulturowego.

Obowi ązki archiwum

Archiwum Narodowe (Magyar Országos Levéltár ) nadzoruje Archiwum Prezydenta i jego urz ędu, Archiwum Parlamentu oraz archiwa: ministerstw, sądów, kancelarii parlamentarnego rzecznika praw obywatelskich, Trybunału Konstytucyjnego, S ądu Najwy ższego, Biura Prokuratora Generalnego, Pa ństwowego Urz ędu Kontroli, Narodowego Banku W ęgier, instytucji b ędących poprzednikami wymienionych organów, a tak że wszystkich krajowych instytucji i fundacji publicznych, które nie prowadz ą własnych archiwów. Wyj ątkami s ą:

• Ministerstwo Obrony,

• Główny Urz ąd Statystyczny,

• Organy podlegaj ące bezpo średnio Ministerstwu Środowiska i Zasobów Wodnych,

• Pa ństwowe Słu żby Bezpiecze ństwa.

Archiwum Narodowe odpowiada za przejmowanie, przechowywanie, opracowanie i udost ępnianie dokumentacji o trwałej warto ści wytworzonej przez wy żej wymienione instytucje. Dlatego jest uprawnione do nadzoru nad zarz ądzaniem cyklem życia, w tym nad zasadami zarządzania 47 dokumentacj ą, jej warto ściowania, brakowania i kierowania zasobami na podstawie uprawnie ń w kwestii regulacji dotycz ących zarz ądzania dokumentami.

Inicjatywy dwu- i wielostronne

Archiwum Narodowe prowadzi wspólny projekt z Bibliotek ą Narodow ą Széchényi (Országos Széchényi Könyvtár )), którego celem jest ratowanie dokumentów wytworzonych na kwa śnym papierze, organizuje te ż wystawy w kraju i za granic ą lub w nich uczestniczy oraz bierze udział w ró żnych projektach dotycz ących digitalizacji dziedzictwa kulturalnego. Archiwum Narodowe zawarło porozumienia dwustronne (Austria, Polska, Słowacja) lub weszło do wspólnego programu ochrony dokumentacji (Holandia). Strona internetowa Archiwum Narodowego daje dost ęp do pomocy archiwalnych wy ższego rz ędu, jego zbiorów oraz periodyku internetowego ArchivNet.

______

Wielka Brytania

Pod wzgl ędem archiwalnym Wielka Brytania podzielona jest na trzy zupełnie niezale żne obszary: Angli ę i Wali ę, Północn ą Irlandi ę, Szkocj ę. Materiały archiwalne wytworzone przez rz ąd Zjednoczonego Królestwa jako cało ść (głównie: obrona, sprawy zagraniczne, ubezpieczenia społeczne, cło i akcyza, makroekonomia i inne mniejsze działy) przekazywane s ą do Archiwum Narodowego ( National Archives ) w Londynie, dawnego Biura Akt Publicznych ( Public Record Office ). W ramach wy żej wymienionych dziedzin wszystkie dokumenty odnoszące si ę całkowicie lub w przewa żaj ącej mierze do Szkocji lub Północnej Irlandii przekazywane s ą wła ściwej słu żbie archiwalnej. Jednak że oprócz ogólnej współpracy nie istniej ą formalne zale żno ści administracyjne mi ędzy słu żbami archiwalnymi tych trzech krajów. Ustawodawstwo jest przestarzałe i najprawdopodobniej w okresie kilku najbli ższych lat zostanie znowelizowane w Anglii i Szkocji.

______

Anglia, Walia i rz ąd Zjednoczonego Królestwa

Podstawa prawna

Ustawa o dokumentacji publicznej z 1958 r. ze zmianami z 1967 r.

Organ zarz ądzaj ący

Rada Doradcza przy Lordzie Kanclerzu ( Lord Chancellor’s Advisory Council ) doradza mu w sprawach archiwalnych. Komisja Manuskryptów Historycznych ( Historical Manuscripts Commission ) ponosi całkowit ą odpowiedzialno ść za akta prywatne i jest obecnie cz ęś ci ą Archiwum Narodowego.

Obowi ązki archiwum

Archiwum Narodowe odpowiada za dokumenty ministerstw i instytucji rz ądowych, których zakres działania dotyczy Zjednoczonego Królestwa, a tak że Anglii i Walii. Parlament angielski posiada własne

48 słu żby archiwalne. Dokumentacja wytworzona na szczeblu lokalnym przez organa rz ądu centralnego jest zwykle przechowywana w wyznaczonych archiwach lokalnych, zazwyczaj w Biurze Akt Hrabstwa (County Record Office ). Archiwum Narodowe ma prawo do nadzoru tych miejsc przechowywania materiałów archiwalnych.

Inicjatywy dwu- i wielostronne

Archiwum Narodowe rozwija sie ć teleinformatyczn ą „Dost ęp do archiwów” (Access to Archives ), która w przyszło ści zapewni dost ęp do pomocy archiwalnych wy ższego rz ędu we wszystkich archiwach publicznych Anglii i Walii.

______

Irlandia Północna

Podstawa prawna

Ustawa o dokumentacji publicznej (Północnej Irlandii) z 1923 r.

Organ zarz ądzaj ący

Biuro Akt Publicznych przy Radzie Archiwalnej Irlandii Północnej ( Public Record Office of Northern Ireland Advisory Board ) doradza ministrowi w sprawach zawodowych.

Obowi ązki archiwum

Archiwum Irlandii Północnej ( Public Record Office of Northern Ireland ) jest jedynym archiwum publicznym w Irlandii Północnej. Jest odpowiedzialne za materiały archiwalne wytworzone w zwi ązku z działalno ści ą rz ądow ą w Irlandii Północnej, wł ącznie z tymi, które powstały w wyniku działania departamentów rz ądu Zjednoczonego Królestwa, a które dotycz ą całkowicie lub w znacznej cz ęś ci Irlandii Północnej.

Inicjatywy dwu- i wielostronne

W chwili obecnej brak.

______

Szkocja

Podstawa prawna

Ustawa o dokumentacji publicznej (Szkocji) z 1937 r.

Organ zarz ądzaj ący

Szkocka Rada Doradcza ds. Dokumentacji ( Scottish Records Advisory Council ) jest organem statutowym doradzaj ącym ministrowi w sprawach archiwalnych.

Obowi ązki archiwum

Zwierzchnik archiwów Szkocji (Keeper ) jako szef Archiwum Narodowego Szkocji ( National Archives of Scotland ) odpowiada za materiały archiwalne wszystkich instytucji pa ństwowych (oprócz akt stanu cywilnego), akta Parlamentu i s ądów powszechnych oraz przekazane przez departamenty rz ądu centralnego akta dotycz ące w cało ści lub w znacznej cz ęś ci Szkocji. Ka żdy system zarz ądzania dokumentacj ą, który wprowadzany jest przez władze lokalne, wymaga aprobaty szefa Archiwum Narodowego.

Inicjatywy dwu- i wielostronne

Archiwa szkockie zapewniaj ą dost ęp do pomocy archiwalnych wy ższego rz ędu w archiwach publicznych Szkocji.

______

Włochy

Podstawa prawna

Dekret Prezydenta nr 1409 z 30 wrze śnia 1963 r.

Dekret prawny nr 368 z 20 pa ździernika 1998 r.

Dekret prawny nr 4 z 22 stycznia 2004 r. obowi ązuj ący od 1 maja 2004 r.

Dekret Prezydenta nr 173 z 10 czerwca 2004 r.

Organ zarz ądzaj ący

Brak.

Obowi ązki archiwum

Administracja Archiwów Pa ństwowych (L'amministrazione archivistica ) składa si ę z Naczelnej Dyrekcji Archiwów (Direzione Generale per gli Archivi ), Centralnego Archiwum Pa ństwowego (Archivio Centrale dello Stato ), 105 archiwów pa ństwowych i 20 superintendentur, wszystkie pod nadzorem Departamentu Archiwów i Bibliotek. Administracja Archiwów Pa ństwowych odpowiada za archiwa pa ństwa włoskiego z okresu przed jego zjednoczeniem, akta s ądowe i administracyjne (nienale żą ce do kategorii dokumentacji bie żą cej) instytucji rz ądowych, wszelkie dokumenty i archiwa prywatne znajduj ące si ę w jej posiadaniu. Sprawuje równie ż nadzór nad archiwami instytucji publicznych i prywatnych, których działalno ść ma znaczenie historyczne.

Archiwa pa ństwowe przejmuj ą materiały archiwalne wszystkich instytucji rz ądowych oprócz:

• Ministerstwa Obrony,

• Ministerstwa Spraw Zagranicznych,

• Izby Deputowanych i Senatu,

• Prezydenta Republiki,

• Trybunału Konstytucyjnego.

Wszelkie akta nieprzekazane do archiwów pa ństwowych pozostaj ą pod opiek ą ich wytwórców, jednak że Administracja Archiwów Pa ństwowych odpowiada za zarz ądzanie cyklem życiowym dokumentów, które w przyszło ści przejmie.

Inicjatywy dwu- i wielostronne

W ramach pa ństwowej sieci archiwalnej (SIUSA) administracja pełni rol ę partnera ł ącz ącego w sobie elementy publiczny i administracyjny, ale tylko na potrzeby wewn ętrzne.

Wnioski

Jak ju ż wspomniano, charakterystyka działalno ści archiwów pa ństwowych w 25 pa ństwach członkowskich UE dowodzi istnienia wielu istotnych sprzeczno ści. Nie powinno to dziwi ć, zwa żywszy że na ich rozwój miały wpływ odmienne czynniki historyczne, prawne i kulturowe. Dwie zał ączone tabele pokazuj ą, jak ró żne pozycje zajmuj ą archiwa pa ństwowe poszczególnych pa ństw członkowskich UE w strukturach rz ądowych własnych krajów, a tak że ró żnice w rodzaju akt przez nie przechowywanych. Niemo żliwe jest wskazanie „typowej” narodowej słu żby archiwalnej odzwierciedlaj ącej jaki ś ogólny wzór, który mo żna by zastosowa ć w wi ększym lub mniejszym stopniu w całej Unii Europejskiej.

Niezmiernie istotna jest ochrona tej zdrowej ró żnorodno ści oraz szacunek dla zasady subsydiarno ści. Oczywi ście niewła ściwe byłoby nawet my ślenie o „modelu” narodowej słu żby archiwalnej do ogólnego zastosowania w pa ństwach członkowskich. Nale ży jednak zauwa żyć, że słu żby archiwalne w całej Unii Europejskiej stoj ą przed nowymi wspólnymi wyzwaniami, takimi jak: ochrona archiwów przed zniszczeniem w wyniku katastrof naturalnych i spowodowanych przez człowieka, efektywne zarz ądzanie dokumentami elektronicznymi i trwałe przechowanie archiwów elektronicznych, przestrzeganie coraz liczniejszych i bardziej skomplikowanych wymogów prawa, cz ęsto ustanawianych na szczeblu Unii Europejskiej. Proponowany portal internetowy do archiwów europejskich ( Internet Gateway ) umo żliwiłby ponad 450 mln. obywateli UE poszerzenie wiedzy oraz zrozumienie historii i kultury innych pa ństw członkowskich UE dzi ęki dost ępowi do informacji on-line we własnych domach lub w instytucjach kulturalnych i o światowych. Nale żałoby wi ęc stworzy ć obecnie wspóln ą infrastruktur ę takiego europejskiego portalu archiwalnego.

Żadna narodowa słu żba archiwalna w Unii Europejskiej nie jest w stanie, działaj ąc w izolacji, samodzielnie wypracowa ć propozycji rozwi ąza ń wszystkich wymienionych wyzwa ń. Pewien stopie ń koordynacji działa ń, w postaci powołanego na podstawie prawa oficjalnego Komitetu Archiwistów, wymagaj ący wzgl ędnie skromnych nakładów finansowych, umo żliwi ju ż istniej ącym mechanizmom współpracy dalszy rozwój i zainicjuje nowe wspólne programy.

TABELA 1. MINISTERSTWA ODPOWIEDZIALNE ZA NARODOWE SŁU ŻBY ARCHIWALNE

Spraw Kultury Edukacji Wewn ętrznych Sprawiedliwo ści Premier Nauki

Austria +

Belgia +

Cypr +

Czechy +

Dania +

Estonia +

Finlandia +

Francja +

Grecja +

Hiszpania +

Holandia* +

Irlandia +

Litwa +

Luksemburg +

Łotwa +

Malta +

Niemcy +

Polska +

Portugalia +

Słowacja +

Słowenia +

Szwecja +

Węgry +

Wielka Brytania** +

Włochy +

• w Holandii Ministerstwo Kultury jest równie ż Ministerstwem Edukacji • w Wielkiej Brytanii archiwa rz ądowe oraz Anglii i Walii podlegaj ą Departamentowi Lorda Kanclerza (Ministerstwo Sprawiedliwo ści), w Irlandii Północnej Ministerstwu Kultury, Sztuki i Sportu, a w Szkocji premierowi

TABELA 2. MINISTERSTWA, KTÓRYCH MATERIAŁY ARCHIWALNE NIE S Ą PRZEKAZYWANE DO ARCHIWÓW PA ŃSTWOWYCH

Spraw Spraw Sprawiedli- Parlament Obrony Finansów Zagranicznych Wewn ętrznych wo ści

Austria +

Belgia + + +

Cypr

Czechy

Dania +

Estonia

Finlandia + +

Francja + +

Grecja + + + +

Hiszpania + +

Holandia

Irlandia + +

Litwa

Luksemburg +

Łotwa +

Malta

Niemcy +

Polska + + + + +

Portugalia + + + +

Słowacja + + + +

Słowenia

Szwecja

Węgry +

Wielka Brytania +

Włochy + + +

* z wyj ątkiem akt tajnych lub poufnych

1c. Słu żby archiwalne jako cz ęść administracji publicznej: wzajemne relacje i współpraca

Propozycje konkretnych działa ń

1. Promowanie trwałej i wzmo żonej współpracy mi ędzy słu żbami archiwalnymi i wła ściw ą administracj ą publiczn ą, a zwłaszcza ustalenie modelu zarz ądzania dokumentacj ą i materiałami archiwalnymi. Szczególn ą uwag ę nale ży zwróci ć na warto ściowanie, opracowanie i przekazywanie dokumentacji i materiałów archiwalnych w zale żno ści od zwyczajów legislacyjnych i administracyjnych danego pa ństwa.

2. Organizacja konferencji europejskiej na temat wzajemnych relacji i współpracy mi ędzy słu żbami archiwalnymi i administracj ą publiczn ą.

3. Aktualizacja i wdro żenie szkolenia z zakresu archiwistyki dla osób podejmuj ących decyzje w administracji publicznej i innej.

4. Opracowanie zwi ęzłego opisu projektu, w tym konkretnych działa ń zgodnie z powy ższymi punktami 1–3.

Przyszłe kierunki

5. Dalszy rozwój kluczowych powi ąza ń mi ędzy archiwistami i wytwórcami dokumentacji, zwłaszcza w dziedzinie zarz ądzania dokumentami i archiwami elektronicznymi, obejmuj ący cały cykl życiowy dokumentu.

6. Dalsze wzmacnianie roli archiwistów w tworzeniu e-administracji.

1. Słu żby archiwalne jako cz ęść administracji publicznej

Publiczne słu żby archiwalne s ą cz ęś ci ą nowoczesnej administracji publicznej we wszystkich krajach Unii Europejskiej i jako takie przyczyniaj ą si ę do rozwoju zarz ądzania dokumentami w ramach administracji oraz społecze ństwa informacyjnego. Archiwa s ą niczym Janus, maj ą dwie twarze. Jako cz ęść administracji publicznej zapewniaj ą przechowanie dokumentacji o trwałej warto ści do u żytku rz ądu i administracji oraz jako tytuły prawne. Z drugiej strony dostarczaj ą one równie ż obywatelowi środków kontroli efektywno ści administracji, administracji za ś stwarzaj ą okazj ę do wykazania si ę

54 osi ągni ęciami. W krajach, gdzie obowi ązuje prawo dost ępu do informacji, dokumenty i/lub dane s ą dost ępne zarówno na poziomie administracji, jak i archiwów.

Celem działalno ści archiwalnej jest zapewnienie, by przyczyny działa ń politycznych, społecznych i kulturalnych, jak równie ż ich skutki, były jawne dzi ęki udost ępnieniu materiałów archiwalnych, które nie zostały zmienione przez upływ czasu, miejsce lub pami ęć publiczn ą wydarze ń, które dokumentuj ą. Działalno ść taka musi by ć oparta na bliskiej współpracy i porozumieniu mi ędzy administracj ą publiczn ą i słu żbami archiwalnymi. Słu żby archiwalne ukazuj ą wydarzenia w szerokim kontek ście i gwarantuj ą przejrzysto ść administracji.

Taki podział pracy oferuje synergi ę mi ędzy dwiema grupami specjalistów w ramach administracji publicznej, którzy mog ą współpracowa ć na rzecz obywateli, daj ąc im mo żliwo ść sprawdzenia źródeł decyzji i zbadania powodów danych działa ń rz ądu. Grupy te działaj ą autonomicznie, ale współpracuj ą ze sob ą, a żeby w ten sposób słu żby archiwalne mogły wykaza ć przejrzysto ść w administracji publicznej, co w społecze ństwie demokratycznym ma zasadnicze znaczenie. Dlatego obie twarze Janusa są zwrócone ku stronie wewn ętrznej, na tworzenie i rozwój dokumentacji dla potrzeb administracyjnych, ale te ż na zewn ątrz, na korzystanie z tej dokumentacji w celach badawczych — dwa odr ębne, lecz uzale żnione wzajemnie od siebie działania zwi ązane z dokumentacj ą. Dokładny charakter i rola słu żb archiwalnych s ą uzale żnione od tradycji prawnych i administracyjnych danego pa ństwa.

2. Korzy ści, jakie zapewniaj ą administracji słu żby archiwalne

Wiele słu żb archiwalnych, zwłaszcza w Europie Północnej, udziela konsultacji organom administracji w zakresie zarz ądzania dokumentacj ą od momentu jej wytworzenia a ż po decyzje dotycz ące jej ostatecznego losu. Wszystkie takie słu żby przejmuj ą od administracji dokumentcj ę o trwałej warto ści, przechowuj ą j ą i udost ępniaj ą. W taki sposób realizuj ą potrzeby społeczne, ale jakie inne korzy ści oferuj ą one administracji publicznej?

2.1. Zapewnienie przejrzysto ści i wiarygodno ści

Przejrzysto ść i wiarygodno ść maj ą kluczowe znaczenie we współczesnej demokracji. Dlatego warunkiem koniecznym zarówno dla przejrzysto ści, jak i wiarygodno ści jest sprawne zarz ądzanie dokumentacj ą oraz niezawodne systemy przechowywania akt. Administracje s ą finansowane z podatków, dlatego obywatele powinni mie ć pewno ść , że wykonuj ą one wła ściwie swoje obowi ązki. Udost ępniaj ąc swoj ą dokumentacj ę, administracje mog ą pokaza ć, że wykonuj ą swoje obowi ązki wła ściwie i terminowo. Od kiedy słu żby archiwalne udost ępniaj ą dokumenty wytworzone przez administracj ę kompleksowo i w odpowiednim kontek ście, umo żliwiaj ą kontrol ę działa ń administracyjnych. Zwi ększa to przejrzysto ść tam, gdzie na podj ęte decyzje miały wpływ czynniki zewn ętrzne, a czasami najwy ższe władze. Otwarte archiwa zwi ększaj ą zaufanie społeczne do administracji i wykazuj ą, w ramach dozwolonych przez prawo, że nic nie jest ukrywane.

2.2. Uczenie si ę na podstawie do świadczenia

Urz ędy administracji posiadaj ą w swoich własnych archiwach bogate źródła wiedzy i do świadczenia wskazuj ące na najlepsze praktyki i minimalizuj ące konieczno ść konsultacji z ekspertami zewn ętrznymi. Dokumentacja pokazuje, w jaki sposób rozwiązywano podobne problemy wcze śniej oraz jakie konsekwencje wynikaj ą z pewnych linii działa ń, a tak że jakie środki były niezb ędne; w ten sposób archiwa poprawiaj ą jako ść wykonywanej pracy.

Minione do świadczenia mog ą by ć wykorzystane w celu usprawnienia bie żą cych działa ń i poprawy wyników, dlatego dobrze zorganizowane i dost ępne archiwa maj ą swój bezpo średni wkład w skuteczno ść administracji. Powiedzenie „przyszło ść potrzebuje przeszło ści” ma zastosowanie zarówno do administracji, jak i społecze ństwa oraz jednostek.

Korzy ści z takiej współpracy nie musz ą by ć zawsze oczywiste dla pracowników administracji, w opinii których problemy wymagaj ą natychmiastowych rozwi ąza ń. Tym niemniej archiwa mog ą wskaza ć mo żliwe kierunki działania, jak równie ż pokaza ć nast ępstwa rozwi ąza ń, które zastosowano w przeszło ści na podobne problemy. Spojrzenie wstecz jest zawsze pouczaj ące, ale zbyt cz ęste patrzenie wstecz mo że sparali żowa ć obecne działania. Nale ży zachowa ć równowag ę. Słu żby archiwalne rozwi ązuj ą konflikt mi ędzy niezmienn ą przeszło ści ą a potrzeb ą działania w tera źniejszo ści. Bior ą one odpowiedzialno ść za dokumenty, które utraciły ju ż aktualno ść , a w takim razie staj ą si ę powiernikami pami ęci dost ępnej wtedy, kiedy to konieczne.

2.3. Zewn ętrzna ocena procesów administracyjnych

Dzi ęki procesowi zarz ądzania dokumentacj ą słu żby archiwalne zapewniaj ą zewn ętrzn ą ocen ę procesu administracyjnego. Oddzielenie dokumentacji bie żą cej od tej, która jest wynikiem zako ńczonych procesów administracyjnych, słu ży nie tylko samej administracji, ale równie ż społecze ństwu. Wyra źny rozdział mi ędzy wewn ętrzn ą prac ą administracji a kontrol ą tej pracy przez osoby z zewn ątrz umo żliwia słu żbom archiwalnym zarówno przyjrzenie si ę intencjom przy świecaj ącym tworzeniu dokumentacji, jak i udost ępnianie jej obywatelom.

3. Ramy organizacyjne

Słu żby archiwalne działaj ące w ramach władz lokalnych czy centralnych lub wszystkich innych organów administracji publicznej podlegaj ą prawu i regulacjom oraz ponosz ą zazwyczaj wył ączn ą odpowiedzialno ść za materiały archiwalne organu administracji, któremu słu żą . Dlatego instytucje rz ądowe i słu żby archiwalne tworz ą jedno ść zapewniaj ącą skuteczno ść administracji publicznej.

3.1. Ró żnica funkcjonalna i wspólne działania

Ka żdy urz ąd, publiczny czy prywatny, mo że zorganizowa ć własne słu żby archiwalne i w ten sposób zapewni ć podział zakresów odpowiedzialno ści przedstawionej wy żej. Jednak że gdy działaj ą ju ż słu żby archiwalne powołane w celu realizacji potrzeb danego ministerstwa czy urz ędu administracji, to skłaniaj ą si ę one ku temu, by sta ć si ę bardziej otwarte na wpływ grup reprezentuj ących specyficzne,

56 krótkotrwałe interesy. Poza tym, jedna słu żba archiwalna obsługuj ąca kilku twórców dokumentacji gwarantuje wyra źniejszy podział mi ędzy wykorzystaniem dokumentacji współcze śnie i w przyszło ści.

Główny cel tworzenia dokumentacji jest czysto administracyjny. Jest ona jednym z narz ędzi administracji. Wykonanie pewnego zadania oznacza z administracyjnego punktu widzenia, że zamkni ęte akta sprawy staj ą si ę z czasem coraz mniej u żyteczne. W takim momencie administracja i archiwa wspólnie rozstrzygaj ą, co zrobi ć z aktami, zwłaszcza tymi o trwałej warto ści.

Druga połowa ubiegłego wieku to okres o żywionej debaty na temat relacji mi ędzy administracj ą a słu żbami archiwalnymi wynikaj ącej z ró żnych koncepcji w tej dziedzinie, np. ameryka ńskiej dotycz ącej cyklu życiowego dokumentacji oraz australijskiej mówi ącej o trwaniu w czasie (kontinuum) archiwów. Obie koncepcje d ążą do zbli żenia obszarów administracyjnego i archiwalnego, jednak że natrafiaj ą na odmienne europejskie tradycje administracyjne i są ró żnie pojmowane. Zakres ró żnic jest szeroki — od bliskiej współpracy słu żb archiwalnych z organami administracji, gdzie zarządzanie dokumentacj ą opiera si ę na ustawie, jak to ma miejsce w wi ększo ści pa ństw Europy Północnej, po systemy, gdzie proces ten odbywa si ę na podstawie dobrych praktyk i do świadczenia zawodowego.

W praktyce, niezale żnie od tych ró żnic, dokumentacja nie jest tworzona dla celów archiwalnych i będzie trwale przechowywana tylko na mocy decyzji archiwisty.

Ró żne narodowe tradycje administracyjne skutkuj ą ró żnymi definicjami terminu „archiwa”. W niektórych pa ństwach termin ten oznacza wszelk ą dokumentacj ę, w tym równie ż bie żą cą, w innych natomiast archiwa to instytucje przechowuj ące dokumenty i udost ępniaj ące je obywatelom z chwil ą, gdy dokumentacja ta traci znaczenie aktualne. Ró żnica ta znajduje si ę w centrum dyskusji o ścisłych lub lu źnych zwi ązkach mi ędzy administracj ą a słu żbami archiwalnymi.

Nowe pa ństwa członkowskie w sposób szczególny do świadczyły braku społecznej ci ągło ści, archiwa za ś pomagaj ą naprawi ć historyczne krzywdy i jeszcze raz zwi ąza ć społecze ństwo z jego przeszło ści ą.

3.2. E-administracja a słu żby archiwalne

Wraz z nadej ściem czasów e-administracji i biura bez dokumentów papierowych coraz istotniejsza staje si ę profesjonalna dyskusja na temat administracyjnej roli dokumentacji. Skoro informacja cyfrowa nie jest uzale żniona od żadnego konkretnego no śnika, nale ży przyjrze ć si ę nowym metodom zapewniania zarówno kontekstu, jak i autentyczno ści dokumentacji, oraz zachowania dowodu post ępowania administracyjnego, którego wynikiem s ą dokumenty elektroniczne.

Słu żby archiwalne odci ąż aj ą administracj ę, zachowuj ąc i oceniaj ąc dokumentacj ę elektroniczn ą, ale przechowywanie informacji cyfrowej wi ąż e si ę z nowymi pytaniami o wzajemne relacje mi ędzy nimi. Czy słu żby archiwalne powinny uczestniczy ć w procesie wytwarzania akt? Czy powinny dawa ć administracji instrukcje dotycz ące sposobu zarz ądzania nimi?

Słu żby archiwalne mog ą posługiwa ć si ę swoj ą wiedz ą w doradzaniu organom administracji, ścisła współpraca mi ędzy nimi jest niezwykle istotna. Dowodem potwierdzaj ącym przeprowadzenie post ępowania administracyjnego s ą wła śnie same dokumenty papierowe lub elektroniczne, za ś słu żby

57 archiwalne musz ą posługiwa ć si ę swoj ą wiedz ą w dziedzinie zarz ądzania aktami papierowymi i elektronicznymi, a żeby wypracowa ć praktyczne rezultaty w tym zakresie.

Wszelkie porady udzielane administracji przez słu żby archiwalne musz ą wspiera ć jej cele i zadania, wzmacnia ć dobr ą komunikacj ę i zapobiega ć nieporozumieniom.

4. Praktyczna współpraca

Dokumentacja wytworzona przez administracj ę jest gromadzona i ewidencjonowana w ró żny sposób. Z jednej strony wynika to z potrzeby administracji do koordynowania działa ń, z drugiej za ś odzwierciedla sposób zarz ądzania dokumentacj ą i potrzeb ę dostarczania informacji. Wytworzona dokumentacja ukazuje, w jaki sposób kształtowała się wewn ętrzna zale żno ść oraz jak tworzono dokumenty i zarz ądzano nimi, a tak że dostarcza wgl ądu w organizacyjn ą infrastruktur ę jednostki. Struktury administracji kształtuj ą si ę pod wpływem narodowej tradycji, która ró żni si ę w zale żno ści od środowiska administracyjnego. Pomimo ró żnic istnieje wiele podobie ństw, które pozwalaj ą znale źć wspólne sposoby post ępowania z dokumentacj ą i jej archiwalizowaniem, na których opiera si ę wspólna analiza dokumentacji.

Procedury administracyjne okre ślaj ą form ę dokumentacji, jednak tylko w wypadku nadania dokumentom analogowej lub cyfrowej. Na przykład rezultatem komunikacji ustnej s ą inne formy archiwalne, o ile nie s ą zachowane w postaci notatki lub pisemnych instrukcji (odpowiednio, w wypadku administracji ustnej lub hierarchicznej).

Analiza procedur administracyjnych wspomaga proces warto ściowania, opracowania i udost ępniania, wyja śnia proces administracyjny i pozwala archiwistom na tworzenie takiej struktury wiedzy, która umo żliwia administracji korzystanie z jej własnych do świadcze ń. W Europie Północnej taka mo żliwo ść powstaje zwykle, gdy dokumentacja pozostaje w gestii administracji.

5. Od dokumentacji bie żą cej do historycznej

W trakcie przejmowania dokumentacji przez archiwa przemieszczeniu podlega ogromna ilo ść materiału. Prawo archiwisty do oceny przej ętego materiału jest najwa żniejsz ą form ą okre ślenia metamorfozy dokumentacji z narz ędzia administracji w surowy materiał badawczy. Administracja i słu żby archiwalne zwykle współpracuj ą przy realizacji czterech działa ń: opracowania odpowiednich procedur zarz ądzania dokumentacj ą w ramach organu administracji, warto ściowania, przekazania, oceny i przej ęcia dokumentacji. Czynno ści te w zale żno ści od obowi ązuj ących przepisów i tradycji administracyjnej realizowane będą ró żnie w celu zapewnienia wła ściwego sposobu przechowywania dokumentacji.

5.1. Przekazywanie

Czynno ść ta polega na rozmieszczeniu dokumentacji bie żą cej. Mogą j ą inicjowa ć archiwa, lecz zwykle nale ży ona do zada ń administracji. Pa ństwowe słu żby archiwalne cz ęsto pełni ą rol ę doradcz ą, nadzorcz ą i koordynuj ącą wobec tej czynno ści.

5.2. Warto ściowanie: współpraca mi ędzy administracj ą i słu żbami archiwalnymi (por. równie ż rozdział 2f Raportu ) Pa ństwowe słu żby archiwalne s ą uprawnione do podejmowania ostatecznej decyzji dotycz ącej oceny warto ści dokumentacji danego organu administracyjnego, który znajduje si ę pod ich nadzorem, po konsultacji z nim.

5.2.1. Ocena warto ści na miejscu

Archiwi ści podejmuj ą si ę oceny dokumentacji na miejscu, przegl ądaj ąc jednostk ę po jednostce, i gromadz ąc szczegółow ą wiedz ę o materiałach, które powinny zosta ć zachowane. Łatwo jest jednak w takiej sytuacji straci ć poczucie kontekstu, a sam proces anga żuje wiele czasu i środków.

5.2.2. Ocena warto ści na podstawie spisów dokumentacji

Ocena odbywa si ę na podstawie przygotowanych przez administracj ę spisów wszystkich akt zarówno przeznaczonych do wybrakowania, jak i do przechowywania. Zale ży to oczywi ście od istnienia tego rodzaju spisów, co poci ąga za sob ą znaczne nakłady.

5.2.3. Ocena funkcjonalna

Ocena warto ści funkcjonalnej jest metod ą zarówno najbardziej zło żon ą, jak i najbardziej elastyczn ą. Decyzj ę o zniszczeniu lub zachowaniu całych serii dokumentacji podejmuje si ę z wyprzedzeniem, dlatego te ż jest ona niezale żna od czasu, w którym dokumentacja bywa uznana za nieaktualn ą. Administracja nie inicjuje procesu oceny i dlatego jest wystarczaj ąco do ść czasu, by z wyprzedzeniem podj ąć odpowiednie decyzje dotycz ące oceny. Metody oceny archiwa mog ą wypracowa ć we współpracy z administracj ą, jednak że pozostaj ą one odpowiedzialne za decyzje wynikaj ące z ich zastosowania. Nietrudno jest podj ąć decyzj ę o brakowaniu jednostek pozbawionych trwałej warto ści. Stanowi ona mniejsze obci ąż enie dla archiwów i administracji, aczkolwiek takie decyzje powinny by ć okresowo analizowane.

5.3. Przekazywanie

Przeniesienie materiałów archiwalnych do archiwów wynika z procesu kwalifikowania i nie wymaga osobnej decyzji. Wi ąż e si ę ono równie ż z przeniesieniem odpowiedzialno ści zarówno za ocen ę, jak i przekazywanie w tych systemach, gdzie ocena nie le ży w gestii administracji.

5.4. Przejmowanie

Ostatni etap przekazywania akt administracyjnych do archiwów skutkuje integracj ą nowo przeniesionych materiałów z innymi w archiwum oraz ich udost ępnieniem w pracowni naukowej.

5.5. Na styku organów administracji i słu żb archiwalnych

Ten moment wzajemnego oddziaływania tworzy si ę z chwil ą przej ęcia materiałów archiwalnych przez archiwa a wraz z nimi odpowiedzialno ści za nie z aktotwórcy. Przejmowanie mo że nast ąpi ć pod koniec okresu przekazywania akt lub wtedy, gdy dokumentacja została umieszczona w archiwum przej ściowym i podlega opracowaniu przez archiwistów jeszcze przed jej przeniesieniem do archiwum.

Bliska współpraca w tej dziedzinie niesie wiele korzy ści. Jedn ą z nich jest mo żliwo ść udost ępnienia akt natychmiast po przekazaniu do archiwum. Ze wspólnych działa ń wynikaj ą tak że korzy ści finansowe. Archiwa korzystaj ą z oryginalnych rejestrów dokumentacji i mog ą zaplanowa ć przeznaczenie koniecznych środków, za ś organ tworz ący akta otrzymuje bezpo średnie wsparcie w zarz ądzaniu swoimi materiałami archiwalnymi.

5.6. Archiwa przej ściowe

Archiwa przej ściowe zarz ądzane profesjonalnie s ą korzystne dla obu stron. W szczególno ści uwalniaj ą aktotwórc ę od konieczno ści zarz ądzania t ą dokumentacj ą w okresie dłu ższym ni ż wymagany. Kwalifikowanie i przekazywanie zachodz ą w tym samym czasie, za ś warto ściowanie mo żna przeprowadzi ć wtedy, gdy archiwa uznaj ą to za stosowne. Słu żby archiwalne przejmuj ą odpowiedzialno ść za dostarczanie aktotwórcy tych dokumentów, które mog ą by ć potrzebne, jak równie ż za zniszczenie akt ju ż niepotrzebnych z chwil ą upływu okresu ich przechowywania.

Obowi ązkiem archiwów jest trwałe, niezmienne zachowanie dokumentacji działalno ści pa ństwa, rz ądu lub instytucji. Proces oceny słu ży temu celowi, poniewa ż dokumentacja staje si ę dost ępna z chwil ą jej przekształcenia w zasoby archiwalne.

Nie tylko badacze korzystaj ą z archiwów, lecz równie ż, a mo że przede wszystkim u żywaj ą ich ci, którzy dokumenty wytworzyli.

6. Zarz ądzanie archiwami i wiedz ą

Nowym wyzwaniem stoj ącym przed zarz ądzaniem wiedz ą, które jest czym ś wi ęcej ni ż tylko zarz ądzaniem informacj ą, jest nadanie wiedzy odpowiedniego kontekstu i tła. Dlatego to jest wła śnie to, co słu żby archiwalne cały czas oferuj ą administracji. Skutecznie działaj ące słu żby archiwalne wnosz ą swój wkład w proces legitymizacji pa ństwa w jego relacjach z obywatelami oraz przyczyniaj ą si ę do zwi ększenia przejrzysto ści jego działa ń.

1d. Archiwa prywatne

Propozycje konkretnych działa ń

1. Słu żby archiwalne powinny doradza ć w sprawie konserwacji i udost ępniania archiwów prywatnych (standardy, normy, najlepsze praktyki).

2. Nale ży wspiera ć współprac ę mi ędzy słu żbami archiwalnymi a archiwami prywatnymi w celu zachowania, opisania oraz upowszechniania wiedzy i informacji o takich archiwach wsz ędzie tam, gdzie to mo żliwe.

Przyszłe kierunki

3. Nale ży prowadzi ć badania metod kontroli przemieszczania archiwów prywatnych w granicach Unii Europejskiej i poza ni ą, a tak że roszcze ń dotycz ących restytucji skradzionych lub nielegalnie wywiezionych dokumentów archiwalnych.

4. Nale ży przeprowadzi ć analiz ę pewnych aspektów ustawodawstwa europejskiego odno śnie przechowywania archiwów prywatnych i dost ępu do nich.

Definicja archiwów publicznych/pa ństwowych i prywatnych

Definicja poj ęcia „archiwa publiczne” jest inna w ka żdym kraju, jednak zwykle za „publiczne” uznaje si ę (i definiuje w ustawach) archiwa centralnych instytucji administracyjnych pa ństwa i najwy ższych urz ędników pa ństwa. Wi ększo ść pa ństw za „publiczn ą” uznaje równie ż dokumentacj ę upa ństwowionych przedsi ębiorstw oraz innych instytucji i osób bezpo średnio finansowanych przez pa ństwo. Archiwa samorz ądów regionalnych, okr ęgowych i miejskich oraz innych instytucji publicznych lub o charakterze publicznym, takich jak ko ścioły, partie polityczne czy zwi ązki zawodowe, są publiczne lub prywatne w zale żno ści od obowi ązuj ącego systemu administracyjnego i prawnego oraz roli, jak ą dana instytucja odgrywa w życiu publicznym. W ró żnych pa ństwach sytuacja oczywi ście wygl ąda inaczej ze wzgl ędu na ró żnice historyczne.

W wi ększo ści wypadków archiwa „prywatne” nie s ą wyra źnie zdefiniowane w ustawach o archiwach — faktycznie w ogóle nie s ą zdefiniowane. Jednak de facto , je śli nie de iure , przyjmuje si ę, że nale żą do nich wszystkie te archiwa, które nie zostały zdefiniowane jako „publiczne”. Przewa żnie do archiwów prywatnych nale żą akta organizacji, agencji i instytucji pozarz ądowych, archiwa organizacji

61 prywatnych całkowicie niezwi ązanych z rz ądem (w tym sprywatyzowanych przedsi ębiorstw od daty ich prywatyzacji) oraz wi ększo ść archiwów rodzinnych i osobistych.

Warto ść dziedzictwa

Archiwa prywatne — tam, gdzie s ą powszechnie dost ępne do bada ń — odgrywaj ą niezmiernie wa żną rol ę w uzupełnianiu, potwierdzaniu, a cz ęsto podwa żaniu źródeł oficjalnych znajduj ących si ę w archiwach „publicznych”. Bez w ątpienia zawieraj ą one cz ęsto informacje i dowody historyczne o znacznej warto ści nie tylko dla wła ściciela archiwum. Znaczenie to rozci ąga si ę cz ęsto na histori ę wspólnot lub narodów, wkraczaj ąc czasami w sfer ę mi ędzynarodow ą. Dlatego historia pisana byłaby o wiele ubo ższa bez dost ępu do archiwów prywatnych, które w wielu krajach stały si ę warto ściow ą cz ęś ci ą szerszego dziedzictwa narodowego i pami ęci zbiorowej. Władze publiczne próbuj ą, z ró żnym zaanga żowaniem i energi ą, zapewni ć ochron ę, zachowanie i dost ęp do tych akt.

Prawa osobiste a obowi ązek publiczny

W jakim zakresie to szersze zainteresowanie dziedzictwem kulturowym w archiwach prywatnych modyfikuje lub uchyla uprawnienia zwi ązane z własno ści ą prywatn ą — prawa, które same w sobie s ą uj ęte w przepisach prawnych? A zwłaszcza, jakie prawo (je śli w ogóle) powinno mie ć pa ństwo w stosunku do archiwów prywatnych, by decydowa ć o udost ępnieniu, zarz ądzaniu lub kwalifikowaniu archiwów prywatnych? Odpowiedzi zawarte w przepisach i praktyce ró żnych pa ństw europejskich ró żni ą si ę w zale żno ści od podstawowego zało żenia dotycz ącego „dziedzictwa” oraz równowagi mi ędzy dziedzin ą prywatn ą a publiczn ą. Nie ma modelu idealnego lub zalecanego do u żytku ogólnego: zbyt wiele zale ży od tego, co w danym miejscu uznaje si ę za mo żliwe do zaakceptowania. Niemniej według „Czarnej Ksi ęgi” wydanej w 1994 r.: „Głównym celem prawidłowo realizowanych działa ń maj ących na celu ochron ę jest zagwarantowanie, że zbiory dokumentów s ą zachowane w taki sposób, by mo żliwe było korzystanie z nich”. To jest wymaganie minimalne. Niektóre pa ństwa poszły dalej, nawet znacznie dalej.

Interwencjoniz czy leseferyzm?

Na jednym ko ńcu spectrum znajduj ą si ę takie systemy administracyjne i prawne, które w niewielkim stopniu lub w ogóle nie ingeruj ą w archiwa prywatne — zatem wła ściciele mog ą dowolnie, z nielicznymi wyj ątkami, niszczy ć lub w inny sposób dysponowa ć swoimi archiwami. Na drugim ko ńcu skali znajd ą si ę przepisy (cho ć nie zawsze regularnie stosowane) zezwalaj ące na znaczny poziom ingerencji i kontroli. Na przykład we Włoszech konstytucja chroni całe dziedzictwo archiwalne zarówno prywatne, jak i pa ństwowe; wła ściciele archiwów prywatnych maj ą obowi ązek współpracy z pa ństwem, a inspektorzy nadzoru archiwalnego (superintendenci) danego regionu odpowiadaj ą za rozpoznawanie i zakwalifikowanie archiwów prywatnych do dziedzictwa narodowego. Uznane za nale żą ce do dziedzictwa narodowego zbiory podlegaj ą ścisłej ochronie, a mo żliwo ści ich przemieszczania, sprzeda ży i wywozu s ą bardzo ograniczone.

Pomi ędzy tymi dwoma skrajno ściami jest miejsce na ró żnego rodzaju kompromisy mi ędzy własno ści ą prywatn ą a obowi ązkiem publicznym pa ństwa (tak że jednostki), by chroni ć dziedzictwo archiwalne. Na

62 przykład w Hiszpanii wszystkie prywatne dokumenty maj ące ponad 100 lat mog ą potencjalnie podlega ć ochronie ze strony pa ństwa, podobnie jak dokumentacja instytucji prywatnych posiadaj ąca ponad 40 lat. We Francji akta mo żna zaliczy ć do dziedzictwa publicznego na mocy porozumienia stron, cho ć nie dzieje si ę to cz ęsto. Państwo teoretycznie ma obowi ązek zareagowa ć, je śli zbiory s ą w niebezpiecze ństwie, jednak jak dotychczas nie było to konieczne.

Ramy instytucjonalne — zasoby archiwów publicznych i prywatnych

W wi ększo ści przypadków zasoby archiwów publicznych, w tym (tam, gdzie wyst ępuj ą) narodowych, federalnych, regionalnych i czasem lokalnych, maj ą prawo do przyjmowania archiwów prywatnych w charakterze darów, depozytów lub zakupów. W niektórych przypadkach przej ęte zasoby archiwów prywatnych poddawane s ą takiej samej procedurze udost ępniania, opracowania i konserwacji jak zasoby publiczne. Cz ęś ciej jednak pozostaj ą one zale żne od innych ogranicze ń prawnych, takich jak prawa autorskie. Zdarza si ę, że to archiwa pa ństwowe lub ich Centralny Zarz ąd Archiwalny sprawuje nadzór lub kontrol ę nad archiwami prywatnymi, podczas gdy osobne komisje bądź inne ciała okre ślaj ą na przykład, co stanowi dziedzictwo narodowe, a co mo że by ć wywo żone.

Wi ększo ść pa ństw, je śli nie wszystkie, posiada tak że „archiwa prywatne” w innym sensie, tj. prywatnych instytucji archiwalnych. W zale żno ści od obowi ązuj ących przepisów mog ą one by ć obj ęte ustaw ą, za ś pa ństwo mo że wspiera ć je finansowo za pomoc ą regularnych subwencji lub na zasadzie indywidualnych dotacji w zamian za pewne zobowi ązania, np. za publikacj ę lub przekazanie pa ństwu bądź do narodowego rejestru archiwów informacji o kontek ście oraz warunkach udost ępniania zasobu.

W niektórych przypadkach archiwa publiczne maj ą ustawowy obowi ązek udzielania pomocy wła ścicielom archiwów prywatnych uznanych za składniki dziedzictwa narodowego.

Narodowe rejestry archiwów a archiwa prywatne

W coraz wi ększej grupie pa ństw prowadzi si ę jaki ś rodzaj narodowego rejestru lub spisu archiwów, w celu odnotowania istnienia, lokalizacji i charakteru archiwów prywatnych. Nie ma w ątpliwo ści, że prace tego typu nasiliły si ę znacznie w UE po roku 1994, jak równie ż, że z pojawieniem si ę Internetu rejestry te, dost ępne publicznie, s ą coraz cz ęś ciej wykorzystywane przez badaczy jako wa żne pomoce archiwalne słu żą ce do ich potrzeb. Nie jest jasne, w jakim stopniu rejestry te mog ą przyczyni ć si ę do kontroli swobodnego przemieszczania dóbr kultury 2.

Cele i zakres rejestrów tego typu ró żni ą si ę w zale żno ści od pa ństwa. W niektórych przypadkach rejestr jest publicznie dost ępnym narz ędziem badawczym, w innych mo że by ć to tylko oficjalny wykaz, niedost ępny jeszcze w domenie publicznej. Niektóre „rejestry” obejmuj ą wył ącznie te zasoby prywatne, które zostały oficjalnie przez pa ństwo ocenione i zaliczone do posiadaj ących warto ść dziedzictwa narodowego. W niektórych pa ństwach prywatni wła ściciele archiwów zobowi ązani s ą nawet do zgłaszania swoich zasobów do prowadzonych przez pa ństwo rejestrów. Na tej podstawie wła ścicielom lub kustoszom archiwów prywatnych udziela si ę pewnych przywilejów lub korzy ści

2 Zob. „Czarna Ksi ęga”, wyd. 1994, s. 68. 63 finansowych (takich jak dotacje na plany przechowywania archiwów lub prawo do odzyskania skradzionych zasobów niezale żnie od jakichkolwiek ogólnych zasad przedawnienia). Jednakowo ż, na archiwa prywatne mog ą zosta ć nało żone pewne ograniczenia (np. archiwa umieszczone w rejestrze musz ą by ć poddawane kontroli pa ństwowej oraz nie mog ą zosta ć zniszczone, wył ączone czy wywiezione).

Istniej ą równie ż inne typy rejestrów narodowych, przede wszystkim w Wielkiej Brytanii, które s ą wył ącznie źródłem informacji o charakterze i lokalizacji opisywanych archiwów. Wpisanie zbiorów do takiego rejestru nie przes ądza o ich warto ści historycznej, nie uprawnia wła ściciela do pomocy finansowej na ich przechowywanie, nie ogranicza te ż jego swobody w zakresie decydowania o losach zbiorów. Te cele mo żna osi ągn ąć za pomoc ą innych środków lub uzyska ć je raczej w wyniku porozumie ń ni ż regulacji prawnych.

Ograniczenia wywozu archiwów prywatnych

Swobodny przepływ dóbr kultury w granicach Unii Europejskiej i poza nimi regulowany jest za pomoc ą dyrektyw i rozporz ądze ń wydanych w latach 1992–1993 oraz odpowiednich przepisów pa ństw członkowskich, które nadały im moc prawn ą. Pomimo harmonizacji tych form kontroli ochrona dziedzictwa ka żdego pa ństwa przed wywozem za granic ę oraz konieczno ść odzyskiwania skradzionych lub nielegalnie wywiezionych materiałów archiwalnych, nawet w ramach UE, pozostaje przedmiotem stałej troski wielu respondentów ankiety, o której mowa wy żej. Niektóre pa ństwa przyznały prawo instytucjom pa ństwowym b ądź niektórym z tych instytucji, takim jak archiwa narodowe czy biblioteki narodowe do żą dania kopii zast ępczych dziedzictwa narodowego podlegaj ącego wywozowi (zob. równie ż rozdział 2e, punkt 2).

Inne ograniczenia prawne

W niektórych pa ństwach członkowskich dost ęp do pewnych kategorii archiwów prywatnych lub jego brak okre śla ustawa. Ustawodawstwo o najszerszym zakresie odnosi si ę do ochrony danych i dost ępu do nich podmiotów, których dane te, przechowywane w archiwum, dotycz ą. Ograniczenia mog ą równie ż dotyczy ć dokumentacji i archiwów maj ących lub mog ących mie ć znaczenie dla interesu publicznego, który jest wa żniejszy ni ż sprawy własno ści prywatnej, jak np. sprawozdania finansowe przedsi ębiorstw, dane przemysłu farmaceutycznego, dane o zdrowiu obywateli. Prawo do swobodnego wykorzystania informacji zawartych w archiwach jest obj ęte tak że krajowym i mi ędzynarodowym prawem autorskim. Prawo autorskie ogranicza swobod ę badaczy do reprodukowania lub cytowania obszernych fragmentów tekstu z archiwów prywatnych niezale żnie od tego, czy s ą przechowywane w zasobach publicznych, czy nie.

Prawo pierwokupu

W pewnych krajach archiwa pa ństwowe lub publiczne maj ą prawo pierwokupu, je śli archiwa prywatne, uznane za dziedzictwo narodowe, s ą oferowane na sprzeda ż.

Post ępy od roku 1994

Po roku 1994 daje si ę zauwa żyć pewien post ęp w zach ęcaniu wła ścicieli archiwów prywatnych do cz ęstszego udost ępniania ich zasobów oraz w ochronie tych archiwów przed wywozem i rozproszeniem. Respondenci ankiety zaznaczaj ą, że stało si ę tak raczej dzi ęki nieustannym i nieoficjalnym staraniom, a tak że dzi ęki edukacji i zach ętom ni ż jakimkolwiek nowym aktom prawnym czy regulacjom administracyjnym. Podj ęto jednak pewne nowe środki, takie jak np. zach ęty podatkowe wprowadzone w Słowenii w 1997 r., które uprawniaj ą wła ścicieli archiwów prywatnych do ulg podatkowych w zamian za ponoszenie kosztów finansowych przechowywania archiwów prywatnych.

Wnioski

Znaczenie archiwów prywatnych oraz ich wkład, który mog ą wnosi ć do szerzej pojmowanego dziedzictwa kulturowego, s ą niekwestionowane.

Tak jak dzieje si ę to od 1994 r., władze publiczne powinny dokłada ć wszelkich stara ń, by wspiera ć zachowanie i ochron ę archiwów prywatnych za pomoc ą dost ępnych środków prawnych i finansowych, a tak że utrzymuj ąc trwałe kontakty z osobami i instytucjami, do których takie zasoby nale żą .

Powszechny dost ęp do Internetu i komputerów ogromnie ułatwił i przyspieszył rozpowszechnianie informacji o archiwach zarówno w granicach danego pa ństwa, jak i poza nimi. Wszystkie pa ństwa prowadz ące narodowe rejestry archiwów lub podobne zestawienia informacji o archiwach prywatnych są zach ęcane do udost ępniania mo żliwie jak najwi ęcej danych zarówno o archiwach publicznych, jak i prywatnych w domenie publicznej (bez naruszenia poufno ści, wra żliwo ści, bezpiecze ństwa narodowego czy praw podmiotów, których dane te dotycz ą).

Odno śnie swobodnego przepływu i wywozu dóbr kultury mo żna odnie ść wra żenie, że dyrektywy i rozporz ądzenia z lat 1992–1993 spełniły u żyteczn ą rol ę w ochronie archiwów i doprowadziły do sformułowania specjalnych przepisów w wielu krajach UE, a w wielu przypadkach zostały wdro żone bez wi ększych trudno ści dla władz archiwalnych. Tym niemniej, nale ży jeszcze wykona ć bardzo du żo pracy zwi ązanej z monitorowaniem kradzie ży materiałów archiwalnych i mo żliwo ści nielegalnego handlowania nimi.

CZ ĘŚĆ 2. DOST ĘP DO ARCHIWÓW — ASPEKT INSTYTU- CJONALNY, TECHNICZNY I ZAWODOWY

2a. Prawodawstwo unijne i krajowe zwi ązane z zarz ądzaniem i dost ępem do dokumentów i archiwów

Propozycje konkretnych działa ń

1. Prowadzenie wykazu i monitorowanie projektów ustaw i innych przepisów o dokumentach i archiwach na szczeblu krajowym i europejskim.

2. Okre ślenie skoordynowanego zadania monitorowania projektów legislacji dotycz ącej archiwów i z ni ą powi ązanej w ramach Unii Europejskiej, a żeby nowe przepisy podkre ślały znaczenie efektywnego zarz ądzania dokumentami i archiwami.

3. Podj ęcie bada ń nad prawodawstwem archiwalnym i z nim powi ązanym na szczeblu krajowym i europejskim dla wy żej wymienionych celów (zob. punkty 1. i 2. powy żej).

4. Utworzenie i prowadzenie bazy danych dotycz ącej prawodawstwa archiwalnego i powi ązanego z nim w ramach pa ństw członkowskich oraz instytucji UE.

Przyszłe kierunki

5. Przetłumaczenie prawodawstwa archiwalnego i powiązanego z nim na angielski, francuski i niemiecki, a tak że na inne oficjalne j ęzyki Unii Europejskiej, je śli oka że si ę to konieczne, przy zachowaniu kontroli jako ści prowadzonej przez wła ściwe narodowe słu żby archiwalne.

6. Zbadanie mo żliwo ści dalszego dostosowania ustawodawstwa archiwalnego i zwi ązanego z nim w pa ństwach członkowskich i instytucjach UE.

7. Szacunkowe koszty: funkcja monitoruj ąca (270 tys. euro w okresie trzech lat); badanie przez wyspecjalizowany personel (60 tys. euro rocznie); utworzenie bazy danych prawnych, w tym koszt personelu i oprogramowania (300 tys. euro w okresie trzech lat).

1. Podstawa

1.1. Informacje ogólne

W ci ągu ostatnich dekad nast ąpił gwałtowny rozwój w dziedzinie zarz ądzania dokumentami/archiwami. Poruszamy si ę w kierunku całkowitej administracji elektronicznej (e-

68 administracji), w ramach której dokumenty s ą wytwarzane, otrzymywane i przetwarzane elektronicznie za pomoc ą systemów komputerowych. Wymagania nało żone na administracj ę publiczn ą w zakresie skuteczno ści i szybko ści działania oraz współpracy z innymi instytucjami i obsługi obywateli przyspieszaj ą rozwój w tej dziedzinie. Deklarowanym celem rz ądów i parlamentów jest, by administracja dała przykład korzystania z technologii informatycznych. Dlatego przepisy prawa i inne regulacje okre ślaj ące zasady publicznego dost ępu, autentyczno ści, itp. s ą zasadnicze dla rozwoju administracji opartej na IT, a tak że dla długoterminowego zachowania dziedzictwa kulturowego dnia dzisiejszego i przyszło ści.

Zarz ądzanie dokumentami jest zwi ązane z problemem dost ępu, podobnie jak i z zachowaniem dziedzictwa kulturowego zarówno w krótkiej, jak i długiej perspektywie. Realizacja tych dwóch celów wymaga jasnych, spójnych i zrozumiałych działa ń. W przeciwnym razie istnieje ryzyko obni żenia warto ści prawnej oraz wydajno ści i skuteczno ści administracyjnej. Wa żne jest, by prawodawstwo obejmowało wszystkie aspekty zarz ądzania cyklem życiowym dokumentu. (Uwaga: terminu dokumenty u żywa si ę tutaj zamiast terminu dokumentacja).

Co wi ęcej, pogł ębiaj ąca si ę współpraca i swobodny przepływ informacji/dokumentów w Unii Europejskiej maj ą ogromny wpływ na te kwestie i zmuszaj ą władze/słu żby archiwalne do aktywnego udziału w procesie legislacyjnym na poziomie krajowym oraz ponadnarodowym.

Wa żna praca legislacyjna zwi ązana jest tak że z ochron ą dziedzictwa kulturowego ka żdego pa ństwa. Od dawien dawna notuje si ę kradzie że w archiwach, bibliotekach i muzeach, jak również tendencje do czerpania korzy ści z wywozu i sprzeda ży bezcennych obiektów dziedzictwa narodowego poza granicami kraju. Dlatego wiele krajów wprowadziło przepisy zapobiegaj ące nielegalnemu wywozowi zabytków i archiwów. Tym problemem zajmowano si ę tak że na szczeblu ponadnarodowym, a obecnie w ramach Unii Europejskiej.

Odpowiedzi na ankiet ę maj ą wielk ą warto ść , ale jest oczywiste, że nie mo żna porównywa ć ich bezpo średnio ze sob ą. Powodem jest to, że koncepcje i terminologia nie odpowiadaj ą sobie wzajemnie. Dlatego konieczne jest przeprowadzenie pogł ębionych studiów nad ustawodawstwem archiwalnym i z nim powi ązanym.

1.2. Ustawodawstwo ponadnarodowe

Najwa żniejsze wi ążą ce instrumenty prawne UE to: rozporz ądzenia, dyrektywy i decyzje.

Rozporz ądzenia stosuje si ę bezpo średnio w pa ństwach członkowskich, bez dalszych działa ń legislacyjnych.

Z drugiej strony dyrektywy pozostawiaj ą form ę i metod ę wdro żenia w gestii pa ństwa członkowskiego, pod warunkiem osi ągni ęcia rezultatu okre ślonego przez ten dokument. Dyrektywa po wdro żeniu obejmuje swoim wpływem obywateli.

Decyzja jest wi ążą ca w cało ści dla tego, do kogo jest adresowana. Procedury przygotowywania wy żej wymienionych aktów prawnych bywaj ą czasami długie i skomplikowane. Jako że instrumenty te w ró żny sposób reguluj ą zarz ądzanie dokumentami, jest niezmiernie wa żne, by władze archiwalne

69 uczestniczyły w negocjacjach i pracach poprzedzaj ących wprowadzenie tych aktów prawnych na poziomie krajowym i ponadnarodowym.

1.3. Ustawodawstwo krajowe

W ci ągu ostatnich dziesi ęcioleci przepisy dotycz ące spraw archiwalnych obj ęły coraz wi ęcej sektorów życia społecznego. Wcze śniej prawodawstwo archiwalne obejmowało generalnie sprawy tradycyjnie postrzegane jako archiwalne. Obecnie za ś szybko zachodz ące zmiany powoduj ą, że wiele aspektów ustawodawstwa, oprócz ści śle dotycz ących prawa archiwalnego, wpływa bezpo średnio na najwa żniejsze dziedziny zarz ądzania archiwami/dokumentacj ą/dokumentami.

Jednak że nale ży zdawa ć sobie spraw ę, że ró żna historia, tradycje prawne i do świadczenia pa ństw, równie ż tych krajów europejskich, które posiadaj ą wspólne zachodnie tradycje, spowodowały znaczne ró żnice w tre ści, interpretacji i stosowaniu legislacji archiwalnej i powi ązanej z ni ą.

W pa ństwach członkowskich notuje si ę ogromny rozwój ró żnych obszarów legislacji, który przynajmniej cz ęś ciowo spowodowany jest wdra żaniem dyrektyw unijnych do prawodawstwa krajowego. Zmusza to władze archiwalne do uczestnictwa w czynno ściach zwi ązanych z przygotowaniem przepisów, jako że pó źniej b ędą one regulowały ich prac ę. Te niezb ędne i wa żne czynno ści mo żna postrzega ć jako zupełnie nowe zadania. Z odpowiedzi na pytania ankiety wynika, że archiwa narodowe w ró żny sposób anga żuj ą si ę w te prace.

2. Dost ęp do dokumentów (wolno ść informacji/tajemnica/zielony dokument)

2.1. Poziom unijny

Artykuł 255 Traktatu amsterdamskiego

W 1997 r. zako ńczono negocjacje w sprawie Traktatu amsterdamskiego, którego nowy artykuł nr 255 przewidywał swobodny dost ęp do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady oraz jej Komisji, w celu podkre ślenia otwarto ści prac tych instytucji. Ka żda z nich musiała opracowa ć dodatkowe przepisy proceduralne okre ślaj ące dost ęp do dokumentów. W zgodzie z powy ższym, Parlament Europejski i Rada UE wydały w maju 2001 r. rozporz ądzenie okre ślaj ące dost ęp publiczny do swoich dokumentów.

Rozporz ądzenie w sprawie publicznego dost ępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady oraz jej Komisji

Zasady te stosuje si ę zarówno do dokumentów wytwarzanych na miejscu, jak i otrzymywanych przez wymienione instytucje. Zgodnie z definicj ą podan ą w rozporz ądzeniu termin „dokument” oznacza wszelk ą tre ść , niezale żnie od no śnika (zapisan ą na papierze, w formie elektronicznej lub jako nagranie d źwi ękowe, wizualne i audiowizualne). Ustalono ponadto, że instytucje b ędą nale życie zarz ądzały dokumentami, aby ułatwi ć korzystanie z prawa dost ępu gwarantowanego rozporz ądzeniem. O ile to mo żliwe, dokumenty powinny by ć dost ępne powszechnie w formie elektronicznej lub za po średnictwem rejestru wskazuj ącego na miejsce ich przechowywania.

Słowami kluczowymi rozporz ądzenia s ą „dokumenty” i „wła ściwe procedury administracyjne”. Dyrektywa definiuje termin „dokument”. Ponadto stwierdza si ę, że celem rozporz ądzenia jest promowanie wła ściwych praktyk administracyjnych okre ślaj ących dost ęp do dokumentów.

Ograniczenia dost ępu motywuje si ę zabezpieczeniem okre ślonych interesów publicznych i prywatnych sprecyzowanych szczegółowo w rozporz ądzeniu.

Dyrektywa w sprawie ponownego wykorzystywania informacji sektora publicznego

Jednym z celów dyrektywy (2003/98/EC) jest stworzenie warunków prowadz ących do rozwoju usług sieciowych obejmuj ących cał ą wspólnot ę. Informacja sektora publicznego jest wa żnym podstawowym materiałem do tworzenia produktów w postaci kontentu cyfrowego i świadczenia usług w formie cyfrowej, a wraz z rozwojem usług bezprzewodowych mo że sta ć si ę jeszcze wa żniejszym zasobem informacji. Szeroki, ponadgraniczny zasi ęg b ędzie miał istotne znaczenie w tym kontek ście. Szersze mo żliwo ści ponownego wykorzystania dokumentów sektora publicznego pozwol ą na lepsze użytkowanie informacji i przyspiesz ą rozwój gospodarczy.

Stwierdza si ę ponadto, że istniej ą znaczne ró żnice w przepisach prawnych i praktykach stosowanych w pa ństwach członkowskich, co przyczynia si ę do powstania barier. Dlatego nale ży podj ąć działania maj ące na celu niewielk ą cho ćby standaryzacj ę przepisów prawnych i praktyk. Mówi si ę tak że, że dyrektywa ta korzysta z istniej ących w pa ństwach członkowskich procedur dost ępu do informacji i jako taka nie zmienia przepisów o dost ępie do dokumentów przechowywanych przez instytucje sektora publicznego.

W dyrektywie definiuje si ę i stosuje zarówno termin „dokument”, jak i „instytucja sektora publicznego”. Zgodnie z dyrektyw ą, wył ączone są spod jej działania dokumenty przechowywane przez instytucje edukacyjne, badawcze i kulturalne. W pa ństwach członkowskich, w których obowi ązuj ą przepisy o swobodzie informacji, ten rodzaj prawa stosuje si ę zazwyczaj wobec dokumentów sektora publicznego przekazywanych do analogicznych instytucji archiwalnych. W tym przypadku dyrektywa nie obowi ązuje.

2.2. Poziom krajowy

Jak zauwa żono powy żej, ustawodawstwo reguluj ące dost ęp ró żni si ę znacznie w pa ństwach członkowskich w zale żno ści od ich historii i tradycji prawnych. Jedn ą z przyczyn tej sytuacji jest ró żne zastosowanie terminologii, np. dotycz ącej archiwów, dokumentacji i dokumentów. Obecnie coraz cz ęś ciej w Unii Europejskiej termin „akta” zast ępuje si ę okre śleniem „dokumenty”. W niektórych krajach prawo rozró żnia dokumenty i archiwa (zob. np. Zalecenie Rady Europy o dost ępie do archiwów z roku 2000 i o dost ępie do oficjalnych dokumentów z 2002 r.). Konieczne jest, by przepisy prawne precyzyjnie rozró żniały i stosowały te terminy.

W niektórych pa ństwach członkowskich dost ęp do archiwów reguluje zarówno ustawa o dost ępie do informacji, jak i ustawodawstwo dotycz ące archiwów, podczas gdy w innych jest on okre ślony tylko w tej pierwszej. Kilka pa ństw członkowskich UE przyj ęło ju ż ustaw ę o dost ępie do informacji lub s ą na

71 etapie jej przyjmowania. Jednak, jak stwierdzono powy żej, na podstawie danych z ankiety nie mo żna porówna ć tych przepisów, ale z biegiem czasu ró żnice pewnie b ędą si ę zaciera ć.

Ograniczenia prawa dost ępu

Prawo dost ępu do archiwów zawsze jest ograniczone. W społecze ństwach demokratycznych ograniczenia s ą szczegółowo okre ślone prawem i proporcjonalne do poziomu koniecznej ochrony. Istniej ą zasadniczo dwa sposoby rozwi ązywania tej kwestii na szczeblu krajowym: udost ępnienie archiwów publicznych i archiwaliów z chwil ą, gdy staj ą si ę one oficjalnymi dokumentami, przy ograniczeniach okre ślonych w ustawie o informacjach niejawnych i ogólnym okresie karencji trwaj ącym zwykle 20–30 lat. Pewne wra żliwe informacje mog ą by ć obj ęte dłu ższym okresem karencji. Jak powiedziano wcze śniej, w zale żno ści od tradycji historycznych, kulturalnych i prawnych istnieje kilka rozwi ąza ń. Jedn ą z tendencji popularnych w nowych pa ństwach członkowskich, które przeszły okres demokratyzacji po roku 1989, jest zapewnienie dost ępu do dokumentów i archiwów.

3. Rejestracja i inwentaryzacja

3.1. Poziom unijny

W rozporz ądzeniu dotycz ącym dost ępu publicznego do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady oraz jej Komisji zapisano, że dla zapewnienia skuteczno ści praw obywatelskich konieczne jest udost ępnienie rejestru dokumentów. W tym kontek ście najwa żniejszym narz ędziem jest utworzony rejestr dokumentów, który mo żna postrzega ć jako jedn ą z praktyk dobrego zarz ądzania dokumentami. W przeciwnym razie zarówno urz ędnicy, jak i obywatele b ędą mieli trudno ści z okre śleniem, jakie dokumenty posiadaj ą, a je śli b ędą w stanie to zrobi ć, to trudno b ędzie zlokalizowa ć miejsce przechowywania potrzebnych dokumentów.

Rejestr powinien zawiera ć numer referencyjny ka żdego dokumentu, jego temat i/lub krótki opis zawarto ści, dat ę jego otrzymania lub sporz ądzenia i rejestracji. Opisy sporz ądzane s ą w sposób zgodny z przepisami o ochronie danych tajnych. Instytucje europejskie uruchomi ą takie rejestry do czerwca 2002 r.

3.2. Poziom krajowy

Jak wynika z odpowiedzi zawartych w ankiecie, wiele krajów posiada przepisy okre ślaj ące zasady rejestracji i inwentaryzacji. Na tym etapie niemo żliwe jest opisanie szczegółowo warunków obowi ązuj ących w ka żdym z pa ństw UE, jako że opisane w ankiecie koncepcje i uprawnienia znacznie si ę ró żni ą. Ponadto nie jest jasne, czy pomoce archiwalne przygotowane przez wytwórc ę dokumentów zostan ą zaakceptowane bez zmian przez słu żby archiwalne, czy te ż zmodyfikowane lub zamienione na całkiem nowe. Jedn ą z przyczyn tego stanu rzeczy jest ró żne rozumienie w ró żnych krajach tego wszystkiego, co stanowi istot ę dokumentacji i materiałów archiwalnych. Konieczne tutaj b ędzie pogł ębione badanie w celu wyja śnienia tej sytuacji. B ędzie to tak że wa żne w trakcie tworzenia portalu do archiwów w Europie (por. rozdział 2d).

4. Ustawodawstwo archiwalne (uprawnienia władz archiwalnych)

Wszystkie pa ństwa Unii Europejskiej posiadaj ą słu żby archiwalne na szczeblu krajowym, jak to opisano w rozdziale 1b. Słu żba archiwalna ka żdego z pa ństw odzwierciedla jego histori ę polityczn ą i kulturaln ą, jak równie ż tradycj ę prawn ą. Zwykle funkcje i uprawnienia słu żb archiwalnych reguluje ustawa. W celu zapewnienia, że wła ściwe, poprawne i autentyczne dokumenty s ą wytwarzane, przechowywane, inwentaryzowane i zabezpieczane, jak równie ż by unikn ąć dublowania działa ń zwi ązanych z zarz ądzaniem, słu żby archiwalne powinny uczestniczy ć od najwcze śniejszego etapu (proaktywnie) w planowaniu i rozwijaniu dokumentu elektronicznego oraz systemu informacyjnego, a tak że we wdra żaniu odpowiednich zasad i praktyk przechowywania dokumentów. Rola słu żb archiwalnych w tym zakresie powinna by ć jasno okre ślona w ustawie, aby zapewni ć kontrol ę nad całym cyklem życiowym dokumentu.

5. Ochrona danych

5.1. Poziom unijny

24 pa ździernika 1995 r. została wydana Dyrektywa o ochronie danych osobowych, ich przetwarzaniu i swobodnym przepływie. Jej celem jest wyznaczenie wspólnego, zharmonizowanego poziomu ochrony praw i swobód jednostki w stosunku do przetwarzania danych osobowych w pa ństwach członkowskich UE. Swobodny przepływ danych osobowych mi ędzy pa ństwami UE zakłada, że można je przesyła ć z jednego pa ństwa członkowskiego do drugiego, ale równie ż, że podstawowe prawa jednostki b ędą chronione. Aby usun ąć przeszkody na drodze swobodnego przepływu danych osobowych, poziom ochrony musi by ć równy we wszystkich pa ństwach członkowskich. Dyrektywa winna by ć wdro żona w pa ństwach członkowskich w ci ągu trzech lat od jej przyj ęcia.

Komisja przygotowała i przedstawiła Radzie i Parlamentowi Europejskiemu raport na podstawie dyrektywy (Pierwszy raport o wdro żeniu dyrektywy o ochronie danych osobowych, 15 V 2003 r.). Powstał on z opó źnieniem spowodowanym zwłok ą pa ństw członkowskich we wł ączaniu zapisów dyrektywy do prawa krajowego.

5.2. Poziom krajowy

Dyrektywa jest obecnie wdra żana we wszystkich, równie ż nowych, pa ństwach członkowskich. W trakcie tego procesu wyst ąpiły pewne trudno ści zwi ązane z zakresem danych, ich usuwaniem i zgod ą podmiotu udzielaj ącego informacji. Kwestie te interpretowano bardzo ró żnie. Na przykład w Niemczech dyrektywa nie ma wpływu na informacje osobowe przechowywane przez słu żby archiwalne. Tymczasem w Szwecji sytuacja jest całkiem inna — nie wyst ępuj ą tu wyj ątki w odniesieniu do tego rodzaju legislacji dotycz ącej dokumentów przechowywanych przez słu żby archiwalne.

Dlatego istnieje pilna potrzeba koordynacji wysiłków słu żb archiwalnych w Europie dotycz ących wprowadzenia tej dyrektywy, aby były one w stanie wywi ąza ć si ę ze swoich obowi ązków. Nale ży równie ż stwierdzi ć, że na poziomie krajowym obowi ązuje wiele ró żnych uregulowa ń, które okre ślaj ą, jak w ramach poszczególnych działów nale ży zarz ądza ć wra żliwymi danymi osobowymi. Główn ą kwesti ą jest w nich cz ęsto problem usuwania danych. 73

6. Usuwanie danych

Usuwanie danych jest najbardziej drastyczn ą metod ą podejmowan ą przez instytucje w stosunku do oficjalnych dokumentów. Jej skutek jest nieodwracalny z chwil ą zastosowania. Odnosi si ę to nie tylko do całkowitego zniszczenia dokumentów. Informacja ginie równie ż w trakcie przetwarzania dokumentów, np. podczas elektronicznego przekazywania danych z jednej platformy komputerowej na drug ą.

Powy ższa dyrektywa o ochronie danych okre śla w artykule 5. kwesti ę ich usuwania, zakazuj ąc przetwarzania danych osobowych niezgodnie z ich wyjściowym celem. Przetwarzanie danych do celów historycznych, statystycznych lub naukowych nie b ędzie uznawane za niezgodne z przeznaczeniem, je śli pa ństwa członkowskie ustanowi ą odpowiednie zabezpieczenia. Dane osobowe nie powinny by ć przechowywane dłu żej ni ż to konieczne z powodów, z których je zgromadzono lub przetworzono. Pa ństwa członkowskie ustanowi ą odpowiednie zabezpieczenia wobec danych osobowych przechowywanych przez długi okres ze względu na ich znaczenie historyczne, statystyczne lub naukowe.

Raport zajmuje si ę niszczeniem dokumentów tak że w rozdziale 2f.

7. Prawa autorskie

7.1. Poziom unijny

Istniej ą trzy dyrektywy o bezpo średnim znaczeniu dla prawa autorskiego: Dyrektywa Rady 91/250 o ochronie prawnej programów komputerowych, Dyrektywa Rady 96/9 o ochronie prawnej baz danych oraz Dyrektywa 2001/29/EC Parlamentu Europejskiego i Rady dotycz ąca standaryzacji pewnych aspektów prawa autorskiego i praw pokrewnych w społecze ństwie informacyjnym. Wszystkie te dyrektywy s ą wa żne dla administracji archiwalnej, ale najbardziej zasadnicza i najpilniejsza jest ostatnia z nich. Jej celem jest harmonizacja prawa unijnego z nieratyfikowanym jeszcze traktatem WIPO ( World Intellectual Property Organization , Światowa Organizacja Własno ści Intelektualnej). Unia podpisała traktat w imieniu 25 pa ństw członkowskich. Dyrektywa przyj ęta 22 maja 2001 r. nakazuje pa ństwom członkowskim ujednolicenie i wprowadzenie swoich praw w życie do grudnia 2002 r.

7.2. Poziom krajowy

Z kwestionariusza ankiety wynika, że kilka pa ństw przyj ęło dyrektyw ę o prawach autorskich, jednak z odpowiedzi nie mo żna wnioskowa ć, w jaki sposób. Niezb ędne byłoby dokładniejsze zbadanie sprawy. Dyrektywa ta niew ątpliwie wpływa na mo żliwo ści przechowywania, utrzymania i udost ępniania materiałów archiwalnych pozostaj ących w zbiorach instytucji archiwalnych niezale żnie, czy s ą organizacjami sektora publicznego, czy prywatnego.

8. Wywóz dóbr kultury

8.1. Poziom unijny

Utworzenie rynku wewn ętrznego spowodowało konieczno ść wprowadzenia środków prawnych, zapewniaj ących jednolit ą kontrol ę przewozu dóbr kultury przez zewn ętrzne granice wspólnoty. Zgodnie z Rozporz ądzeniem Rady (EEC 3911/92) z grudnia 1992 r. o wywozie dóbr kultury (z poprawkami zawartymi w pó źniejszych rozporz ądzeniach, z których najnowsze to Rozporz ądzenie 974/2001 z 14 maja 2001 r.) wywóz dóbr kultury poza terytorium wspólnoty/Unii powinien odbywa ć si ę na podstawie licencji wywozowej wydanej przez odpowiednie władze pa ństwa członkowskiego na pro śbę zainteresowanej osoby. W świetle rozporz ądzenia takiej licencji nie otrzyma osoba chc ąca wywie źć przedmioty chronione przepisami o narodowym dziedzictwie artystycznym, historycznym i archeologicznym w danym pa ństwie członkowskim. Dyrektywa wspiera pa ństwa członkowskie w ich działaniach zmierzaj ących do zabezpieczenia zabytków nielegalnie wywiezionych poza ich terytorium. Musz ą one zosta ć zwrócone.

8.2. Poziom krajowy

Pa ństwa członkowskie posiadaj ą od dawna przepisy okre ślaj ące zasady wywozu dóbr kultury. Przewa żnie istnieje te ż bardzo dobra współpraca w tej dziedzinie mi ędzy muzeami, bibliotekami i słu żbami archiwalnymi. Problemy wyst ępuj ą w zwi ązku z kontrol ą wywozu i to wła śnie one musz ą zosta ć rozwi ązane dzi ęki odpowiedniej legislacji i współpracy z policj ą, słu żbą celn ą i innymi instytucjami.

Ści śle wi ąż e si ę z nimi problem nasilaj ących si ę kradzie ży dokumentów. Istnieje kilka przyczyn tego zjawiska. W śród nich nale ży wymieni ć m.in. rosn ącą warto ść rynkow ą dokumentów i powstawanie sieci przest ępczych na tym polu. Z do świadczenia wynika, że niezwykle trudno jest odzyska ć dokumenty historyczne wystawione na sprzeda ż za granic ą, nawet je śli nie do podwa żenia jest ich pochodzenie publiczne. Konieczna zatem jest koordynacja prac w tej dziedzinie w całej Europie oraz ustanowienie prawa na ka żdym niezb ędnym poziomie, by umo żliwi ć restytucj ę wywiezionych i skradzionych dóbr.

9. Przepisy specjalne

Istnieje wiele przykładów przepisów krajowych oraz unijnych, które maj ą ogromny wpływ na zarz ądzanie dokumentami i materiałami archiwalnymi.

Na poziomie unijnym oprócz wspomnianych dyrektyw o ochronie danych i o prawie autorskim mo żna wymieni ć nast ępuj ące obszary jako przykłady: autentyczno ść podpisów cyfrowego lub elektronicznego (ró żne dyrektywy), Dyrektywa UE o dost ępie publicznym do informacji o środowisku naturalnym oraz Dyrektywa Rady 90/313/EEC (2003/4/EC z 28 stycznia 2003 r.). Pierwsze dotycz ą jednego z najwa żniejszych obszarów pracy archiwalnej, czyli autentyczno ści i wiarygodno ści dokumentów. Druga jest przykładem, jak dyrektywa mo że wpływa ć na udost ępnienie archiwów prywatnych w słu żbach archiwalnych sektora publicznego.

Na poziomie krajowym obowi ązuje mnóstwo przepisów, które maj ą wi ększy lub mniejszy wpływ na zarz ądzanie dokumentami i materiałami archiwalnymi. Zwykle dziel ą si ę one na dwa rodzaje: akty zwi ązane z okre ślon ą dziedzin ą społeczn ą lub z konkretnymi procedurami. Przykładem pierwszego typu dokumentów s ą przepisy dotycz ące danych statystycznych, celnych, policyjnych, związanych z podatkami, pomoc ą społeczn ą, dokumentacj ą medyczn ą, itp. Przykładem aktów drugiego typu s ą przepisy mówi ące o procedurach składania podpisu cyfrowego lub analogowego, procedurach administracyjnych i inne.

10. Wnioski

Słu żby archiwalne powinny mie ć rozeznanie we wszystkich wy żej wymienionych typach przepisów i regulacji, aby wła ściwie wykonywa ć swoje obowi ązki. Jednym z wa żnych zada ń jest funkcja monitorowania, której nie mo żna wykonywa ć bez znajomo ści obowi ązuj ącego prawa oraz proponowanych nowelizacji. Słu żby archiwalne musz ą by ć zdolne do wywierania wpływu oraz współpracy w procesie podejmowania decyzji. Dlatego niezb ędne wydaje si ę opracowanie danych o ustawach dotycz ących archiwów i zwi ązanych z nimi regulacjach na szczeblu krajowym i europejskim. Same teksty nie s ą tu wystarczaj ące, konieczne b ędzie przygotowanie komentarzy i analiz w celu wyja śnienia tradycji prawnych, administracyjnych i kulturalnych danego pa ństwa. Dlatego utworzenie bazy danych ustaw o archiwach podniesie poziom świadomo ści decydentów, urz ędników, archiwistów oraz innych specjalistów zajmuj ących si ę informacj ą w odniesieniu do prawodawstwa archiwalnego na poziomie krajowym i unijnym dotycz ącego zarz ądzania i dost ępu do dokumentów i archiwów. Działania te powinny tak że uwzgl ędnia ć bie żą ce prace Rady Europy, Europejskiego Oddziału Mi ędzynarodowej Rady ds. Archiwów (EURBICA) oraz Programu Komisji Europejskiej „Wymiana Danych Administracyjnych” ( Interchange of Data between Administrations , IDA2).

2b. Pomoce archiwalne i opis dokumentów archiwalnych

Propozycje konkretnych działa ń

1. Utworzenie portalu internetowego do dokumentów i archiwów w Europie ( Internet Gateway ) z mo żliwo ściami przeszukiwania zasobów słu żb archiwalnych pa ństw członkowskich oraz instytucji Unii Europejskiej (zob. równie ż rozdział 2d).

2. Wspieranie konwersji katalogów i innych pomocy archiwalnych dost ępnych na no śniku papierowym oraz innych tradycyjnych no śnikach na formaty cyfrowe dost ępne on-line.

3. Promocja rozwoju odpowiednich i przyst ępnych w cenie narz ędzi słu żą cych do opisu materiałów archiwalnych on-line.

4. Zbadanie mo żliwo ści porównania istniej ących najlepszych praktyk tworzenia pomocy archiwalnych i opisu archiwalnego w pa ństwach członkowskich w celu ich wykorzystania w dalszym rozwoju mi ędzynarodowych standardów w tej dziedzinie.

Przyszłe kierunki

5. Zbadanie mo żliwo ści utworzenia wirtualnej pracowni naukowej w postaci cyfrowej (zob. równie ż rozdział 2e).

6. Promowanie uczenia si ę przez Internet obsługi narz ędzi słu żą cych do korzystania z archiwów

(zob. równie ż wst ępne obliczenia kosztów portalu internetowego w rozdziale 2d).

Wst ęp

Pomoce archiwalne s ą najwa żniejszym narz ędziem umo żliwiaj ącym obywatelom dost ęp do archiwów. Zastosowanie technologii informatycznych i telekomunikacyjnych ułatwia korzystanie z nich oraz zwi ększa ich zakres. Prezentacje internetowe pomocy archiwalnych umo żliwiaj ą zdalny dost ęp do opisów materiałów archiwalnych z dowolnego miejsca i o dowolnej porze oraz pomagaj ą przygotowa ć si ę do prowadzenia poszukiwa ń w archiwach. Słu żby archiwalne wprowadziły ogromne ulepszenia w tej dziedzinie w okresie kilku ostatnich lat. Na podstawie tych do świadcze ń mo żna b ędzie uzyska ć zupełnie now ą jako ść dost ępu do zasobów archiwalnych, gdy olbrzymia masa pomocy archiwalnych stanie si ę dost ępna do przeszukiwania on-line, za ś poł ączone wyszukiwanie obejmuj ące celowo wybrane pomoce archiwalne, zasoby archiwalne, słu żby archiwalne i kraje stanie si ę mo żliwe.

Poł ączone pomoce archiwalne dost ępne ponad granicami pa ństwowymi, niczym brama ( Gateway ) do archiwów w Europie, poprawi ą koordynacj ę, wymian ę informacji i dobrych praktyk mi ędzy słu żbami archiwalnymi w starych i nowych pa ństwach członkowskich. Zostanie rozszerzony zakres profesjonalnej debaty, która skupi si ę bardziej na rezultatach w celu ułatwienia korzystania z zasobów archiwalnych obywatelom Unii.

1. Metody opisu i tworzenie pomocy archiwalnych

Pomoce archiwalne s ą tworzone dla u żytkowników archiwów. Pozawalaj ą one na dost ęp do jednostek archiwalnych, dostarczaj ąc informacje o nich, wł ącznie z kodem referencyjnym (sygnatura), dzi ęki któremu dokumenty mo żna zidentyfikowa ć i zamówi ć do wykorzystania w pracowni naukowej. Pomoce zawieraj ą opis zasobów archiwalnych, które mog ą pozostawa ć na ró żnych poziomach organizacji, w formie przewodników po zasobach lub inwentarzy pojedynczych i zło żonych zespołów.

Pomoce archiwalne mog ą by ć publikowane lub nie, podr ęczne lub elektroniczne, opracowane przez słu żby archiwalne, aktotwórc ę, archiwum przej ściowe lub historyczne w celu ustanowienia fizycznej i/lub intelektualnej kontroli nad danymi i archiwami.

Podstawowe pomoce archiwalne obejmuj ą miejscowe, regionalne lub krajowe opisowe bazy danych, przewodniki, inwentarze, rejestry, katalogi, specjalne spisy, indeksy, inwentarze analityczne, spisy zdawczo-odbiorcze oraz dokumentacj ę oprogramowania dla dokumentacji elektronicznej.

Od czasu wprowadzenia ICT do archiwów nowa technika została zaadaptowana do tworzenia nowych postaci pomocy archiwalnych. Najpierw przez długi okres czasu u żywano baz danych. Zintegrowały one opisy odpowiadaj ące jednostkom archiwalnym i umo żliwiły ró żnokierunkowe przeszukiwanie zbiorów. W niektórych przypadkach s ą one u żywane do tworzenia publikowanych pomocy archiwalnych wy ższego rz ędu. Aplikacji baz danych u żywano zwłaszcza do przejmowania i opracowywania du żych partii materiałów archiwalnych przejmowanych przez słu żby archiwalne oraz równocze śnie do tworzenia wykazów i charakterystyki aktotwórców, u żywanych jako podstawa do opracowania pomocy archiwalnych. Starsze materiały archiwalne w mniejszym stopniu były wprowadzane do baz danych. Bazy danych u żywane s ą przede wszystkim do opisu nowych nabytków, a mniej do retrokonwersji istniej ących ju ż pomocy archiwalnych.

Główn ą cz ęś ci ą istniej ących pomocy archiwalnych jest wykaz jednostek archiwalnych w postaci pojedynczych jednostek archiwalnych w ró żnych ich postaciach. Przewodniki po zbiorach archiwalnych zawieraj ą opisy poszczególnych zespołów. Drukowane pomoce archiwalne na poziomie zespołów posiadaj ą zwykle standardowe elementy i składaj ą si ę ze strony tytułowej, prezentuj ącej zwykłe informacje bibliograficzne, wprowadzenia z wyja śnieniem zawarto ści oraz wykazu opracowanych jednostek archiwalnych. Spis tre ści oddaje struktur ę pomocy archiwalnej, a wi ęc równie ż zespołów w niej opisanych. Ju ż w formie drukowanej pomoc archiwalna pozwala wi ęc na prowadzenie poszukiwa ń. Indeksy zamieszczone w aneksach ułatwiaj ą dost ęp do poszczególnych opisów. Pomoce archiwalne odzwierciedlaj ą swoj ą form ą tradycje narodowe działalno ści archiwalnej, jak równie ż układ wewn ętrzny dokumentacji wytworzonej przez ró żne kancelarie stosuj ące odmienne techniki biurowe. W odniesieniu do starszych materiałów archiwalnych tradycyjne pomoce archiwalne

78 pozostaj ą dominującą form ą a ż do czasu wprowadzenia technologii internetowych. Pewna unifikacja zaczyna si ę z chwil ą wykorzystania Internetu do udost ępnienia pomocy archiwalnych. Nadal jednak podstawow ą form ą, zmieniaj ącą si ę w zale żno ści od kraju, pozostaje tradycyjna pomoc archiwalna. Taka prezentacja pozwala na poszukiwanie przez opisy i znajdowanie nowych wyników, nieznanych wcze śniej i dlatego niewykorzystanych jako hasła wyszukiwawcze.

Zasadnicz ą cech ą fachowych metod opisu jest przekazanie informacji na temat kontekstu jako niezb ędnego elementu do dalszych poszukiwa ń. Materiał archiwalny tworzony w wyniku działania organizacji i słu żą cy jej wewn ętrznym celom komunikacji nie mo że by ć zrozumiały bez znajomo ści kontekstu, w jakim został wytworzony. Warto ść i znaczenie dokumentu, a tak że jego zrozumienie, wzrasta z chwil ą skojarzenia go z innymi, zwi ązanymi z nim dokumentami. Dlatego pochodzenie dokumentu ma fundamentalne znaczenie jako wskazówka w procesie nadawania układu zespołowi archiwalnemu.

Nast ępn ą wa żną ide ą le żą cą u podstawy opisu archiwalnego jest kolejno ść post ępowania od ogółu do szczegółu, od zbiorowego do indywidualnego, od zbiorów lub zespołu do dokumentu. Post ępowanie to ma trzy wa żne implikacje w odniesieniu do wspólnych standardów zawodowych. Pierwsza zasada mówi, że informacja opisowa musi odpowiada ć poziomowi opisu. Wspólne cechy zespołu (zbioru) opisuje si ę tylko na odpowiednim poziomie, podczas gdy serie lub akta na poziomach im odpowiadaj ących. Metoda ta pozwala unikn ąć zb ędnego nadmiaru opisu na ró żnych poziomach hierarchii. Kolejna zasada mówi o ł ączeniu ka żdego poziomu opisu z bezpo średnio wy ższym poziomem. Stosowanie tych zasad dokładnie okre śli pozycj ę opisywanej jednostki w hierarchii, a tak że zapewni konieczne poł ączenie z informacj ą kontekstualn ą. Trzecia zasada mówi, że informacja powinna by ć zawsze opisywana na najwy ższym odpowiednim poziomie, dzi ęki czemu zwi ązki mi ędzy poziomami pomog ą u żytkownikowi zobaczy ć szerszy obraz.

Kontekst jest kluczow ą cz ęś ci ą opisu archiwalnego, a jego waga wzrasta wraz z rozwojem technik elektronicznych. To warunek konieczny dla zrozumienia tre ści dokumentu lub serii dokumentów, których opis został sporz ądzony w systemie opartym na papierze, ale tak że wtedy, gdy u żywa si ę metod elektronicznych opisu, jako że relacje, które były jasne i widoczne na papierze, staj ą si ę tutaj mniej oczywiste i widoczne. Kontekst nabiera szczególnie du żego znaczenia przy bardziej zaawansowanych sposobach wyszukiwania, ponad granicami lub domenami, staj ąc si ę wówczas nawet bardziej istotny.

2. Pomoce archiwalne dost ępne on-line

Internet zwi ększył funkcjonalno ść istniej ących pomocy archiwalnych, poszerzaj ąc mo żliwo ść poszukiwania przez opisy. Pozwala korzysta ć z linków mi ędzy tekstami, a to z kolei umo żliwia lepsze poruszanie si ę przez teksty bez konieczno ści kontaktu fizycznego, jak np. w przypadku ksi ąż ki. Tam, gdzie indeks w ksi ąż ce papierowej wskazywał stron ę jednostki, dost ęp on-line pozwala dotrze ć do niej bezpo średnio. Jednak że tak du ża elastyczno ść mo że spowodowa ć utrat ę orientacji. Dlatego zasady wykorzystania/u życia pomocy archiwalnych i poszukiwa ń informatycznych omówione w podr ęczniku o jako ści internetowych stron instytucji kultury, które opracowała Grupa Robocza nr 5 programu

Minerva, są u żyteczne dla projektowania stron dostępu. Nowe sposoby korzystania z archiwów, mo żliwe dzi ęki integracji technologii internetowych, mo żna podzieli ć ze wzgl ędu na typy strategii prowadzenia bada ń, jakie oferuj ą one u żytkownikom.

Pomoce archiwalne dost ępne on-line zwykle umo żliwiaj ą u żytkownikom stosowanie czterech strategii wyszukiwania, co stanowi du żą ró żnorodno ść mo żliwo ści dost ępu do zbiorów. S ą to nast ępuj ące strategie oparte na pomocach archiwalnych dost ępnych w Internecie:

• Spisy tre ści, które mo żna rozwin ąć i zwin ąć , pokazuj ące cał ą struktur ę zespołu, a tak że pomocy archiwalnej z jej ró żnymi cz ęś ciami, jak wst ęp, spis jednostek i aneksy po lewej stronie ekranu oraz pozwalaj ące na nawigacj ę przez cały opis. Klikni ęcie na nagłówek klasyfikacji wywołuje wy świetlenie odpowiednich plików w środkowej cz ęś ci monitora. Orientacj ę ułatwiaj ą nagłówki stron, aktualizowane ka żdym naci śni ęciem na spis tre ści. • Wyszukiwanie na podstawie tekstu dzi ęki ł ączeniu wyników ze struktur ą prezentacji. Je śli prezentacja daje obie mo żliwo ści, u żytkownik sam wybiera sposób post ępowania. • Udost ępnia si ę, oprócz tych dwóch metod, spis haseł wzorcowych lub haseł indeksu, wskazuj ących, jakie hasła lub terminy opisuj ący archiwista uwa żał za wa żne. • Uporz ądkowany wykaz jednostek mo że by ć przegl ądany jak ksi ąż ka, gdzie drzewko nawigacyjne i nagłówek s ą aktualizowane i wskazuj ą miejsce wewn ątrz pomocy archiwalnej.

Powy ższe cztery zastosowania mog ą wyst ępowa ć ł ącznie i wymiennie, a tak że osobno, jako sposoby wyszukiwania.

Prezentacje tego typu mog ą wychodzi ć z formatu tekstowego lub formatów baz danych. Wszystkie dane niezale żnie od ich postaci wyj ściowej udaje si ę przetworzy ć na formaty XML i HTML. W ci ągu ostatnich lat wiele słu żb archiwalnych poczyniło znaczne post ępy w konwersji pomocy archiwalnych. Korzystaj ą one z mi ędzynarodowych standardów organizacji danych, które umo żliwiaj ą ich u życie w ró żnych konfiguracjach, takich jak import do baz danych, konwersja na HTML lub przygotowanie wydruków pomocy archiwalnych. Wykorzystuje si ę wszystkie sposoby publikacji: poza Internetem rozprowadza si ę równie ż CD-ROMy i publikacje na no śniku papierowym, co umo żliwia rozpowszechnianie wiedzy o zasobach, a równie ż ułatwia korzystanie z nich, niezale żnie od warunków i miejsca pobytu (dom, muzeum, biblioteka lub inne archiwum). Rosn ąca kompatybilno ść aplikacji i formatów danych pozwala na zastosowanie takich metod dost ępu, które s ą najbardziej wła ściwe zarówno w odniesieniu do pyta ń stawianych przez u żytkowników, jak i charakteru materiału archiwalnego. Dzi ęki nowym standardom mi ędzynarodowym, przyj ętym przez społeczno ść archiwistów w ostatnich latach, mo żliwe s ą ró żne rodzaje prezentacji pomocy archiwalnych.

Oprócz strukturalnego sposobu udost ępniania informacji w Internecie wiele archiwów w Unii Europejskiej rozbudowało w ostatnich latach portale internetowe z dost ępem do swoich zasobów. Niektóre pa ństwa utworzyły tak że Krajowy Rejestr Archiwów ( National Register of Archives ) umo żliwiaj ący przegl ąd zasobów w krajowych instytucjach archiwalnych. Centralne bazy danych zawieraj ą cz ęsto opisy archiwaliów publicznych i prywatnych przechowywanych w archiwach, bibliotekach i muzeach.

Utworzenie baz danych, zwłaszcza jako centralnych punktów dost ępu do poł ączonych prezentacji opisów archiwalnych, upowszechniło nowe zastosowania wyszukiwarek internetowych. Z jednej strony dane s ą poł ączone ze skanami dokumentów jako ilustracjami lub przykładami, co pozwala użytkownikom zapozna ć si ę ze struktur ą i zawarto ści ą konkretnych akt, a tym samym przyzwyczai ć si ę do korzystania z materiałów archiwalnych jeszcze przed skorzystaniem z pracowni naukowej. Obrazy cyfrowe mog ą by ć poł ączone z opisem oryginalnych dokumentów. W ten sam sposób dokumenty elektroniczne przekazane słu żbom archiwalnym mog ą zosta ć udost ępnione za po średnictwem opisów. Nowym trendem jest poł ączenie z opisami wzorcowymi, które z kolei mo żna łączy ć z opisami na ka żdym poziomie. Te zawiera ć mog ą informacj ę o twórcy zespołu, autorach listów, twórcach i tematyce fotografii.

Aktualizacja baz danych cz ęsto odbywa si ę za pomoc ą manualnego wprowadzania danych i redakcji przez archiwist ę, a nie przez automatyczne przetwarzanie informacji. Zawarto ść centralnej bazy danych cz ęsto nie wy świetla si ę w wyszukiwarkach, jednak informacja rozpowszechniana jest dzi ęki linkom i zamieszczaniu informacji o stronach. Niezbędne jest opracowanie nowych narz ędzi tworzenia i aktualizacja głównych portali archiwalnych, które automatyzuj ą wi ększo ść pracy lub integruj ą j ą z przyj ętą praktyk ą opracowywania. S ą one koniecznym warunkiem do wprowadzenia ekonomicznie uzasadnionych modeli utrzymywania w długim czasie portali z informacjami o opisach archiwalnych.

3. Standardy opisu archiwalnego i pomocy archiwalnych

Prac ę nad standardami mi ędzynarodowymi rozpocz ęto z ch ęci wymiany informacji opisowych mi ędzy archiwami w podobny sposób, w jaki wymienia si ę pomoce archiwalne w celu pozyskania informacji o zasobach innych słu żb archiwalnych w poszczególnych instytucjach. Wymiana danych cyfrowych wymaga jednolitych formatów. Wyró żni ć mo żna dwa ró żne podej ścia do tej kwestii, które przyj ęto w ostatnich latach. Oba jako punkt wyj ścia przyj ęły układ pomocy archiwalnych i przedstawiły go w taki sposób, aby mo żna było dokona ć wymiany danych. Pierwsze podej ście to ISAD(G), opracowany przez Komitet ds. Opisu Archiwalnego przy Mi ędzynarodowej Radzie ds. Archiwów (ICA). Drugie to EAD, zaprojektowany przez grup ę robocz ą Towarzystwa Archiwistów Ameryka ńskich i zastosowany w kilku krajach europejskich. EAD opracowany został zgodnie z regułami XML jako definicja typu dokumentu.

Hasła wzorcowe jako wykaz nazw własnych, stworzone w celu identyfikacji osób lub miejsc, pozostaj ą nieco na marginesie zainteresowania archiwistów, jako że bł ędy w pisowni lub zmiana nazwy cz ęsto nie przeszkadzaj ą w znalezieniu poszukiwanej informacji. Jednak że wyja śnienia ł ączone z wzorcow ą pisowni ą w bibliotecznych hasłach wzorcowych s ą coraz cz ęś ciej postrzegane jak zorganizowane w podobny sposób pojedyncze hasła w przewodnikach po zbiorach lub w opracowanych na podstawie standardu Marc pomocach archiwalnych. Dlatego opracowano kilka projektów mi ędzynarodowych zmierzaj ących do znalezienia sposobu wykorzystania haseł wzorcowych w archiwach. Poczyniono te ż kilka prób standaryzacji. Podej ścia te zwi ązane s ą z testami z tezaurusami — funkcji aktotwórców, które miałyby dostarcza ć równie ż podstawowej informacji dotycz ącej kontekstu, w formie zorganizowanej i cyfrowej, dla łatwiejszej wymiany danych i ich uzyskiwania. Standardy opracowane w ten sposób odnosz ą si ę do dwóch standardów opisowych, jakimi s ą ISAAR (CPF) oraz EAC.

ISAD(G)

ISAD(G) ( International Standard on Archival Description [General ]; Mi ędzynarodowy Standard Opisu Archiwalnego [Ogólny]) został przyj ęty przez Mi ędzynarodow ą Rad ę ds. Archiwów w pierwszej wersji w 1993 r. i drugiej, poprawionej, w 2000 r. Celem standardu jest wymiana elementów opisu (danych opisowych) mi ędzy ró żnymi systemami archiwalnymi. Składa si ę on z wielu elementów, które stosowa ć mo żna na ró żnych poziomach, takich jak: dokumenty, jednostka, seria, zespół. Skupia si ę on na pojedynczych jednostkach opisu i nie zawiera elementów innych cz ęś ci pomocy archiwalnych. ISAD(G) nie ł ączy si ę z wymaganiami technicznymi i mo że by ć stosowany z ró żnymi modelami opisu 3.

ISAAR (CPF)

ISAAR ( International Standard on Archival Authority Records [Corporate Bodies, Persons, Families ]; Mi ędzynarodowy Standard Archiwalnych Haseł Wzorcowych [ciał zbiorowych, osób, rodzin]) powstał w relacji do ISAD (G) jako system kontroli wzorcowej nazw organizacji oraz nazwisk osób i rodzin. Nazwy powi ązane s ą z opisami odpowiadaj ącymi ogólnie strukturze zawarto ści pojedynczych haseł w przewodnikach po zasobach. Nowa wersja standardu zostanie zaprezentowana podczas Mi ędzynarodowego Kongresu o Archiwach 2004 4.

EAD

EAD jest pierwszym internetowym standardem dla archiwów. Podczas gdy ISAD(G) ujednolica struktur ę pojedynczej jednostki opisu i jest nakierowany na baz ę danych, EAD ujednolica struktur ę tekstu pomocy archiwalnej i pozwala na wi ększ ą elastyczno ść dotycz ącą na przykład powtarzalno ści elementów. Stosowany jest w celu ograniczenia redundancji przy porównywaniu ró żnych poziomów opisu. EAD pozwala na udost ępnianie pomocy archiwalnych w charakterystycznym dla nich układzie, wraz z informacj ą ogóln ą, tu ż obok informacji szczegółowych na tym samym poziomie. Umo żliwia te ż wprowadzenie do pomocy archiwalnej dodatkowych informacji w formie tekstowej wyja śniaj ących sposoby post ępowania, kryteria warto ściowania oraz inne interesuj ące u żytkownika kwestie. EAD powstał w USA i został, jak dotychczas, przyj ęty przez słu żby archiwalne kilku krajów europejskich. Jego zalet ą jest mo żliwo ść nadania układu wewn ętrznego tekstu pomocy archiwalnych.

Wywodzi si ę z systemu TEI ( Text Encoding Initiative ; Projekt Kodowania Tekstu), a jego pierwotnym zadaniem było definiowanie standardowej struktury organizacyjnej tekstu pomocy archiwalnych. Pierwotnie napisany w j ęzyku SGML, od 2000 r. jest konwertowany na XML.

Korzystanie z internetowej prezentacji opisu w EAD umo żliwia jej pogł ębianie i dopracowanie w trakcie prezentacji, a tak że pozwala potencjalnemu u żytkownikowi uzyska ć ogóln ą wiedz ę o zespole na bardzo wczesnym etapie prac archiwalnych. Daje te ż mo żliwo ść informowania u żytkowników o

3 Mi dzynarodowy standard opisu archiwalnego. Cz ogólna. ISAD(G). Wersja 2. Norma przyj ta przez Komitet ds. standaryzacji opisu. Sztokholm, Szwecja, 19-22 wrze nia 1999 r. , oprac. H. Wajs, Warszawa 2005 (przyp. red.). 4 Mi dzynarodowy standard archiwalnych haseł wzorcowych stosowanych do archiwów ciał zbiorowych, osób i rodzin, ISAAR (CPF), wersja II , Warszawa 2006 (przyp. red.).

82 dalszych fazach opracowania. Mo żna te ż doda ć informacj ę dotycz ącą oceny warto ści oraz innych prac archiwalnych w celu uczynienia działalno ści archiwalnej przejrzyst ą dla potencjalnych użytkowników.

EAD jest u żywany przez kilka du żych portali pa ństwowych i naukowych, takich jak A2A i Archives HUB w Wielkiej Brytanii oraz RLG i OAC w USA. Znalazł te ż zastosowanie do prezentacji zasobów archiwów pa ństwowych w kilku krajach europejskich, takich jak Francja, Hiszpania, Holandia i Niemcy. Inne portale pa ństwowe planuj ą wykorzysta ć ten system jako wewn ętrzny format wymienny. EAD zdefiniowany jako DTD, a wkrótce dost ępny tak że jako schemat XML, ze wzgl ędu na swoj ą elastyczno ść mo że by ć stosowany zgodnie z przyj ętą najlepsz ą praktyk ą do ró żnych aplikacji lub specjalnych wyszukiwarek. Jest to wygodny format dla wymiany informacji w ramach portalu archiwalnego w Europie. Opracowany na bazie j ęzyka XML, jest niezale żny od u żytych technologii i jest tak że standardem otwartym. Jego aplikacje pozwalaj ą wykorzysta ć te same dane do prezentacji w ró żnych formatach, włączaj ąc druk. Ponadto mo że by ć automatycznie przetwarzany z formatu okre ślonego przez DTD lub schematu XML na inne formaty.

EAC

EAC ( Encoded Archival Context ; Kodowany Kontekst Archiwalny) jest nowym standardem pozwalaj ącym na elektroniczne opracowywanie przewodników po zasobach archiwalnych zawieraj ących informacj ę na poziomie opisu powy żej inwentarza zespołu archiwalnego. Podobnie jak EAD, zdefiniowany został za pomoc ą DTD w formacie XML i mo żna go wdra żać bezpo średnio z wykorzystaniem edytorów XML lub z aplikacjami do automatycznej konwersji. W projektach ameryka ńskich i mi ędzynarodowych, takich jak LEAF ( Linking and Exploring Authority Files [Łączenie i Badanie Plików Wzorcowych]), jest u żywany w wersji alfa, a wkrótce dost ępny b ędzie w wersji beta. Pierwsza próba zastosowania tego sytemu do pełnego portalu internetowego nast ąpiła w projekcie LEADERS w szkole SLAIS ( School of Library, Archives and Information Studies) przy University College w Londynie. Tymczasem EAC wykorzystywany jest zamiast rekordów MARC do opisów bibliograficznych pomocy archiwalnych tam, gdzie tradycja przewodników po zbiorach nie funkcjonowała. System rekordów MARC dla pomocy archiwalnych zawierał model danych podobny do opisu zespołów w przewodnikach i dlatego EAC wydaje si ę by ć zamiennikiem tradycyjnych form prezentacji internetowych przewodników po zasobach, podobnie jak EAD dla pomocy archiwalnych na poziomie zespołu.

EAC opracowano pierwotnie do wymiany danych pod kontrol ą wzorcow ą, jak w bibliotekach. Jednak że w archiwach obja śnienia terminów kontrolowanego dost ępu s ą bardziej interesuj ące, poniewa ż dostarczaj ą one informacji o kontekstach niezb ędnych do zrozumienia zawarto ści zasobów. Cz ęść obja śniaj ąca zawiera wszystkie kategorie standardowych haseł wyst ępuj ących w przewodnikach po zasobach, w tym tak że opis pochodzenia i linki do pomocy archiwalnych dost ępnych on-line, dlatego mo że by ć przydatnym instrumentem prezentacji internetowych na tym poziomie. EAC jest tak że narz ędziem do gromadzenia danych dla wspólnego portalu archiwów w Europie, jako że dane mo żna przekazywa ć wtedy, kiedy s ą dost ępne, bez oczekiwania na kompletny

83 przewodnik. Poza tym dane — zakodowane w XML — mo żna wykorzystywa ć do ró żnych celów i prezentacji.

Przy zastosowaniu specjalnych arkuszy portal b ędzie oferował prezentacje zasobów w ró żny sposób, w zale żno ści od kraju. Mo żliwe b ędzie przy tym wyszukiwanie informacji ze wszystkich współpracuj ących archiwów.

Istniej ą inne standardy, interesuj ące z punktu widzenia archiwów, opracowane poza archiwistyk ą, jednak wykorzystywane czasem do celów archiwalnych. S ą to np. Dublin Core, czy OAI ( Open Archives Initiative [Projekt Otwarte Archiwa]). Testy wykazały jednak, że oba systemy s ą zbyt uproszczone i ogólne, by mogły by ć wykorzystane do celów archiwalnych lub jako wsparcie dost ępu do zasobów archiwalnych.

4. Konwersja pomocy archiwalnych na formaty dost ępne on-line

Istniej ące dotychczas w archiwach pomoce archiwalne maj ą posta ć drukowanych tomów, wydruków, plików zapisanych w edytorze tekstów, kartotek lub rekordów w bazach danych. Spo śród nich najbardziej zagro żone s ą kartoteki, jako że zwykle istniej ą tylko w jednym egzemplarzu i s ą nara żone na przypadkowe lub zamierzone zaburzenie ich układu. Wraz z rosn ącym zastosowaniem technologii internetowych ró żne formy pomocy archiwalnych konwertowane s ą na jednolite formaty, które pozwalaj ą na ró żnorodne u życie, jak np. druk całych tomów lub ich cz ęś ci czy wymiana danych z innymi archiwami, portalami lub aplikacjami informatycznymi. Format XML okre ślony przez W3C wydaje si ę by ć najbardziej warto ściowy, jako że ł ączy ogromn ą elastyczno ść z prostot ą u życia.

Konwersja pomocy archiwalnych ju ż istniej ących w formacie elektronicznym mo że nast ępowa ć automatycznie, pod warunkiem że maj ą one spójn ą struktur ę. Dane z plików tekstowych musz ą wi ęc by ć wolne od jakichkolwiek znaków formatowania oraz przekształcone w tabele, aby zapewni ć ich wewn ętrzn ą spójno ść . Dane z baz danych s ą bezpo średnio przetwarzane na format XML dzi ęki zdefiniowaniu struktury przez DTD lub schemat XML, a stamt ąd mog ą zosta ć przetworzone na zestandaryzowane struktury, takie jak EAD. Pliki tekstowe o zmiennej strukturze, które nie mogą by ć przekształcone w form ę spójnej tabeli, łatwo otagowa ć bezpo średnio w formacie XML, zgodnie z podstaw ą komercyjnych lub bezpłatnych edytorów XML.

Digitalizacja pomocy archiwalnych sporz ądzonych na no śniku papierowym odbywa si ę za po średnictwem OCR ( Optical Character Recognition [Optyczne Rozpoznawanie Symboli]) lub przepisywania przez wynaj ętych wykonawców b ądź specjalistyczne centra digitalizacji. Techniki OCR mo żna ł ączy ć z automatycznym rozpoznawaniem struktury i konwersj ą na struktury XML-DTD. Dotychczasowe wewn ętrzne pomoce archiwalne wyst ępuj ą cz ęsto w postaci ksi ąż kowej, cho ć niedrukowanej i niepublikowanej. Używane wielokrotnie do aktualizacji danych o zasobach nosz ą ślady wielu poprawek lub uzupełnie ń wprowadzonych odr ęcznie. To samo mo żna powiedzie ć o kartotekach sporz ądzonych odr ęcznie lub na maszynie, a czasem wyst ępuj ących w formie wydrukowanych formularzy. W tych wypadkach przepisywanie jest najbardziej oszcz ędn ą i najszybsz ą form ą konwersji. Karty mo żna skanowa ć na miejscu, a obrazy w postaci skanów mog ą by ć u żywane do przepisywania tekstu w komputerze. W ten sposób wyj ściowe pomoce archiwalne nie opuszczaj ą

84 swojego stałego miejsca i mog ą by ć stale wykorzystywane, podczas gdy przepisywanie odbywa si ę w innym miejscu.

Dobrze zaplanowane projekty digitalizacji pomocy archiwalnych oznaczaj ą efektywny finansowo sposób przetwarzania ogromnej liczby pomocy archiwalnych, dzi ęki czemu niebawem pierwszym krokiem w korzystaniu z zasobów archiwalnych b ędzie przegl ądanie strony internetowej instytucji lub poł ączonych pomocy archiwalnych na wspólnym portalu. U żytkownicy archiwów b ędą mogli, nie ruszaj ąc si ę z miejsca, wybra ć zasoby, które chc ą zbada ć.

Ponadto pomoce archiwalne dost ępne on-line, z linkami do skanów dokumentów, s ą bardzo proste w użyciu i staj ą si ę ju ż standardowym narz ędziem słu żą cym do umieszczania kontekstu do cyfrowej zawarto ści na stronie internetowej, a tak że do przesyłania obrazów zamówionych przez użytkowników. Pomoce archiwalne w sieci prezentuj ą, dzi ęki swojej strukturze, opisy towarzysz ących im dokumentów oraz ich zwi ązki tre ści i pochodzenia. S ą niezast ąpionym źródłem obja śnie ń kontekstualnych, niezb ędnych do zrozumienia dokumentów zdigitalizowanych powstałych w postaci elektronicznej.

Dost ęp za pośrednictwem Internetu do pomocy archiwalnych i powi ązanych z nimi dokumentów w postaci elektronicznej znacznie ułatwia prowadzenie bada ń naukowych, historycznych i technicznych. Dost ęp on-line pozwala badaczom z całego świata korzysta ć ze wspomnianych materiałów bez przerwy przez 24 godziny na dob ę, przez cały rok, jak równie ż czerpa ć korzy ści z szerokiego zakresu wolnego dost ępu do informacji zapewnianej przez słu żby archiwalne pa ństw członkowskich i instytucji UE.

2c. Dost ęp do dokumentów i archiwów on-line a nowe narz ędzia badawcze

Propozycje konkretnych działa ń

1. Utworzenie i rozbudowanie portalu internetowego do dokumentów i archiwów w Europie (zob. równie ż rozdział 2d).

2. Wdro żenie Zasad z Lund dotycz ących digitalizacji dokumentów i archiwów.

3. Promowanie demokracji w naszych społecze ństwach przez swobodniejszy dost ęp do zbiorów archiwalnych pa ństw członkowskich i instytucji UE.

4. Koordynacja i monitorowanie procesu realizacji wy żej wymienionych konkretnych działa ń nr 1–3 przez grup ę robocz ą ad hoc , która zdawa ć b ędzie regularnie raporty z post ępów oficjalnemu Komitetowi Archiwistów Pa ństw Członkowskich i Instytucji UE.

Przyszłe kierunki

5. Silniejsze zaanga żowanie w organizacj ę działa ń DLM-Forum i wspieranie zastosowania nowych technologii do dokumentów i archiwów (zob. równie ż rozdział 5b).

6. Nawi ązanie kontaktów z IFAP ( Information For All Programme [Informacja dla wszystkich programów]) UNESCO.

1. Digitalizacja dokumentów i zasobów archiwalnych

Słu żby archiwalne pa ństw członkowskich UE przechowuj ą ogromn ą liczb ę dokumentów historycznych i administracyjnych tworz ących istotn ą cz ęść dziedzictwa kulturowego ludzko ści. Nie b ędą one miały mo żliwo ści zdigitalizowania wszystkich dokumentów papierowych. Istnieje jednak kilka strategii, które usprawni ą obsług ę u żytkowników w kontek ście digitalizacji:

1. Digitalizacja na żą danie;

2. Digitalizacja w celu poprawy wygody u żytkowania;

3. Digitalizacja w celu dost ępu on-line.

Rozwój tych strategii obejmuje ustalenie kryteriów wyboru jednostek lub zespołów do digitalizacji, projekt oprogramowania, w tym wybór standardów technicznych, formatów do przechowywania,

86 warunków dystrybucji danych, jak równie ż warunki długoterminowego dost ępu do danych cyfrowych. Implikuje to decyzj ę, jak ą form ę powinny mie ć kopie-matki jako podstawa do dalszej digitalizacji i reprodukcji. Ogólnie rzecz bior ąc, mikrofilmy s ą nadal uwa żane za najta ńszy no śnik do długoterminowego przechowywania kopii-matek ze względu na to, że formaty cyfrowe i szeroko ść pasma transmisji danych o du żej obj ęto ści mog ą wci ąż rozwija ć si ę coraz szybciej.

Projekty digitalizacji umo żliwiaj ą lepsze u żytkowanie kopii-matek dokumentów archiwalnych na mikrofilmach oraz pozwalaj ą rozpocz ąć proces digitalizacji bezpo średnio od oryginalnych dokumentów.

2. Internet i słu żby archiwalne

Internet jest nowoczesnym narz ędziem w działalno ści archiwów, które mog ą wykorzystywa ć jego rozwój w nast ępuj ących kierunkach:

a) Mo żliwo ść uzyskania wizualizacji obrazów cyfrowych dokumentów archiwalnych na ekranie komputera, w domu i w pracy.

b) Dost ęp do stron internetowych specjalizuj ących si ę w informacji o słu żbach archiwalnych oraz ró żnych systemach administracji urz ędów i podmiotów prywatnych.

c) Dost ęp do baz danych na temat bibliografii archiwalnych, katalogów dokumentów, tworzenie elektronicznych przewodników archiwalnych i kolekcji dokumentalnych.

d) Wykaz adresów poczty elektronicznej instytucji archiwalnych w celu komunikowania si ę z nimi za jej po średnictwem.

e) Mo żliwo ść komunikacji on-line z centralami systemu archiwalnego.

W tym nowym kontek ście digitalizacja dokumentów i ich udost ępnianie przez Internet jest ogromnym wyzwaniem dla archiwów w całej Europie. Oferta on-line da pocz ątek nowej rzeczywisto ści: wirtualny dost ęp do dokumentów wi ąż e si ę z dost ępem do baz danych zawieraj ących obrazy cyfrowe, a tym samym umo żliwia powstanie „archiwów wirtualnych”.

3. Dost ęp do dokumentów i archiwów on-line

Udost ępnienie archiwów w sieci oznacza, że oryginały dokumentów b ędą chronione przed skutkami intensywnego u żytkowania. Samo propagowanie informacji o systemach archiwalnych i dokumentach ma wpływ na wzrost warto ści europejskiego dziedzictwa archiwalnego.

Równie ż ustawodawstwo uznaje nowe dokumenty elektroniczne powstaj ące w wyniku zastosowania nowych technologii w administracji. Upowszechnienie Internetu poci ąga za sob ą konieczno ść standaryzacji przepisów o archiwach oraz rozwi ązania problemów dotycz ących praw autorskich, zwłaszcza w przypadku dokumentów ikonograficznych (fotografii, plakatów, map i preprintów).

Zachowanie dziedzictwa dokumentacyjnego w powa żny sposób wspierane jest przez Internet, który umo żliwia udost ępnianie elektronicznych przewodników po archiwach dokumentów i kolekcjach, a tak że ich kontrol ę i stał ą aktualizacj ę.

Dost ęp do archiwów w sieci oznacza uproszczenie i promowanie bada ń naukowych, kulturalnych i technicznych. Badacze s ą obsługiwani 24 godziny na dob ę siedem dni w tygodniu z ka żdego miejsca na świecie.

Wpływ dost ępu on-line na zasoby archiwalne przejawia si ę wzrostem liczby badaczy i u żytkowników korzystaj ących z pomocy słu żb archiwalnych. Ju ż dzi ś imponuj ąca jest liczba u żytkowników stron internetowych o zawarto ści zwi ązanej z dziedzictwem kulturowym, a szczególnie stron takich projektów jak CHIM, AER i MINERVA.

4. Udost ępnianie dokumentów i archiwów on-line

Dost ęp on-line wi ąż e si ę z konieczno ści ą ustalenia priorytetów dotycz ących upowszechnienia dokumentów w sieci. We wszystkich projektach europejskich, bankach obrazów i znormalizowanych opisach udost ępnionych w sieci znajduj ą si ę przede wszystkim nast ępuj ące zestawy:

a) Zbiory dokumentów najcz ęś ciej poszukiwanych przez badaczy.

b) Zbiory istotne dla wspólnej historii, takie jak np. dokumenty o znacznej warto ści historycznej dla kilku krajów lub regionów jednocze śnie.

c) Dokumenty bardzo stare, których strata lub zniszczenie byłyby niepowetowane.

d) Dokumenty trudne w przegl ądaniu osobistym oraz takie, których no śnik jest szczególnie podatny na zniszczenie, jak mapy, preprinty, plakaty, fotografie na starych no śnikach, a tak że pergaminy.

5. Dost ęp wirtualny do dokumentów i archiwów

Dost ęp wirtualny umo żliwia jednocze śnie trzy ró żne typy usług i kontroli. S ą to:

a) Identyfikacja i autoryzacja u żytkownika.

b) Sporz ądzenie statystyki u żytkowników (profile u żytkowników, kierunki bada ń, najcz ęś ciej poszukiwane dokumenty, cz ęstotliwo ść dost ępu, itd.).

c) Wirtualna pracownia naukowa umo żliwiająca tworzenie nowej przestrzeni informacyjnej w sieci z zasobami wielu ró żnych archiwów.

Skany dokumentów stanowi ą kluczowe narz ędzie w badaniach i upowszechnianiu wiedzy. Badania naukowe przez Internet podkre ślaj ą rol ę słu żb reprograficznych archiwów.

Nowe „archiwa wirtualne” dostarcz ą badaczom i u żytkownikom dwa typy reprodukcji:

a) Reprodukcje wirtualne. Polegaj ą na otwarciu cyfrowego obrazu (skanu) dokumentu archiwalnego lub jego poprawionej wersji (podkre ślenie kolorów, oczyszczenia tła, powi ększenie) na ekranie własnego komputera lub terminalu sieciowego. W tym wypadku użytkownik nie mo że otrzyma ć cyfrowej kopii dokumentu, co zapobiega niekontrolowanemu dost ępowi osób trzecich.

b) Reprodukcja fizyczna. U żytkownik mo że otrzyma ć kopi ę dokumentu na dowolnym no śniku (kserokopia, mikrofilm, kopia cyfrowa, fotografia), co jest coraz cz ęstsz ą praktyk ą we wszystkich systemach archiwalnych.

Dost ęp on-line umo żliwia równie ż wewn ętrzne zarz ądzanie ró żnymi archiwami w systemie, jako że s ą one poł ączone za pomoc ą Intranetu. Dzi ęki systemowi zarz ądzania archiwami mo żna pracowa ć on- line, wykorzystuj ąc jednocze śnie opisy dokumentów i zarz ądzanie informacj ą mi ędzy archiwami w systemie.

Dost ęp do cyfrowych dokumentów w Internecie mo że wymaga ć dodatkowych elementów pozwalaj ących umie ści ć informacje w kontek ście, np. sieciowych pomocy archiwalnych lub naukowych baz danych. Dzi ęki takim uzupełniaj ącym zasobom badawczym mo żna uzyska ć rozeznanie w danym systemie archiwalnym, a tak że cenne informacje słu żą ce nawigacji, zwłaszcza gdy prowadzi si ę poszukiwania baz danych dost ępnych w Internecie.

Upowszechnianie za po średnictwem Internetu oznacza dalszy post ęp w kierunku swobodnego dost ępu do informacji, a tak że rzeczywist ą demokratyzacj ę dost ępu do archiwów.

2d. Portal internetowy do dokumentów i archiwów w Europie oraz europejskie projekty internetowe (Internet Gateway )

Propozycje konkretnych działa ń

1. Utworzenie i utrzymanie portalu internetowego do dokumentów i archiwów w Europie, prowadzonego przez narodowe słu żby archiwalne jednego z pa ństw członkowskich UE we współpracy z narodowymi słu żbami archiwów pozostałych pa ństw członkowskich i instytucjami UE.

2. Utworzenie grupy roboczej ad hoc zło żonej ze specjalistów z Niemiec, Francji, Wielkiej Brytanii, Hiszpanii, Polski i W ęgier, której zadaniem b ędzie koordynacja budowy portalu i przedstawianie regularnych sprawozda ń o post ępie prac oficjalnemu Komitetowi Archiwistów Pa ństw Członkowskich i Instytucji UE, który planuje się powoła ć.

Przyszłe kierunki

3. Umo żliwienie wszystkim obywatelom pa ństw członkowskich UE prowadzenia przez Internet poszukiwa ń informacji przechowywanych w formie cyfrowej, niezale żnie od pa ństwa, w którym jest przechowywana, dost ępu do niej i ści ąganie kopii interesuj ących dokumentów, o ile pozwalaj ą na to przepisy o prawie autorskim.

4. Wst ępny szacunek kosztów wynosi 1,6 mln euro na sprz ęt, oprogramowanie i specjalistyczny personel (5 osób) w czasie realizacji pierwszej fazy projektu w okresie pierwszych dwóch lat.

Wst ęp

Rosn ąca szybko liczba archiwów, które wykorzystuj ą Internet do upowszechniania własnych zasobów, oraz ich coraz wi ększe umiej ętno ści w posługiwaniu si ę nowymi technologiami sprawiaj ą, że utworzenie portalu internetowego, ł ącz ącego wysiłki i wiedz ę fachow ą na poziomie krajowym i europejskim, staje si ę priorytetem w śród innych konkretnych działa ń dotycz ących archiwów w Europie. Wiele pa ństw członkowskich utworzyło ju ż swoje portale krajowe. Istnieje te ż kilka programów ponadnarodowych, które znacznie ułatwi ą budow ę portalu i dostarcz ą mu bogatej zawarto ści.

Cel portalu

Głównym celem projektu jest zapewnienie obywatelom UE wspólnego portalu, który umo żliwi im dost ęp do informacji o archiwach w Europie i potrzebnych im materiałów archiwalnych, niezale żnie od ich miejsca zamieszkania w Unii Europejskiej. Oznacza ć to b ędzie, że archiwa całej Unii stan ą si ę po raz pierwszy w pełni dost ępne dla obywateli UE i w znacznym stopniu wzbogac ą rozumienie ró żnorodnych aspektów kultury i historii europejskiej. Portal zjednoczy rozproszone wcze śniej projekty sieciowe w pa ństwach członkowskich UE i b ędzie stanowił pot ęż ny katalizator w likwidowaniu pozostało ści barier na drodze do łatwego dost ępu do informacji w Unii Europejskiej. Zapewni obywatelom wygodne i przyjazne „okno” z 24-godzinnym dost ępem do informacji o archiwach w rozszerzonej Unii Europejskiej oraz o wa żnych i autentycznych materiałach, które przechowuj ą, jak równie ż do wirtualnego katalogu archiwów w UE.

Aby osi ągn ąć ten podstawowy cel, portal musi spełnia ć nast ępuj ące warunki:

• Z chwil ą uruchomienia musi spełnia ć oczekiwania obywateli całej Unii Europejskiej, zapewniaj ąc im dost ęp do całej masy kluczowych i interesuj ących informacji, by pobudzi ć ich wyobra źni ę, oraz gwarantuj ąc najwy ższe standardy obsługi — takie, które z powodzeniem mog ą konkurowa ć pod wzgl ędem funkcjonalno ści z najpopularniejszymi komercyjnymi stronami www.

• Zadaniem portalu b ędzie równie ż pomoc pa ństwom członkowskim przez nieodpłatne dostarczanie wszystkich koniecznych narz ędzi dost ępnych w domenie publicznej, jak równie ż opartych na otwartych standardach, a tak że przez długotrwałe utrzymywanie usług tej strony, niezale żnie od kosztów utrzymania technicznego i personelu, który wspierany b ędzie przez współprac ę z DLM-Forum.

Pierwsze kroki w kierunku utworzenia portalu internetowego

1. Przeprowadzenie analizy najbardziej zaawansowanych portali krajowych i funkcjonuj ących stron www, obecnie dost ępnych, która stanowi ć b ędzie pouczaj ący przewodnik mówi ący o tym, jak nale ży realizowa ć z sukcesem pierwsze fazy projektu.

2. Opracowanie długoterminowego planu biznesowego i zarz ądzania, zawieraj ącego zapisy na temat centralnego zaplecza technicznego, zdecentralizowanych dostaw zawarto ści i wielu punktów dost ępu dla u żytkowników publicznych.

3. Wskazanie w śród pa ństw członkowskich UE jednego archiwum narodowego, które gotowe jest pełni ć rol ę gospodarza portalu we współpracy z innymi narodowymi słu żbami archiwalnymi.

4. Zbadanie mo żliwo ści przygotowania wirtualnej wystawy prezentuj ącej dokumenty o szerokim znaczeniu europejskim, pochodz ące ze wszystkich pa ństw członkowskich UE, oraz jej przypuszczalnej skuteczno ści w promowaniu korzystania z portalu.

5. Po dwóch latach, pod koniec realizacji pierwszej fazy projektu, zostanie przeprowadzona ogólna ocena jego realizacji w celu wykazania jego pełnego potencjału w nast ępnych fazach prac.

Struktura portalu

Główn ą cz ęść europejskiego portalu powinna tworzy ć jednolita pomoc archiwalna o kilku poziomach. W centrum winny znale źć si ę wszystkie dane z archiwalnych prezentacji internetowych, z mo żliwo ści ą poszukiwa ń wielokierunkowych i w celowo wybranych kombinacjach. Jako że integracja jednolitej pomocy archiwalnej b ędzie wymagała u życia wspólnych standardów danych, mo żna j ą poł ączy ć z rodzajem wyszukiwarki Google za pomoc ą linków do innych archiwalnych pomocy internetowych oraz baz danych, takich jak np. kolekcje r ękopisów. Zewn ętrzne poziomy portalu powinny składa ć si ę z linków do jednolitych katalogów drukowanych pomocy archiwalnych i innych przewodników, oferuj ąc w ten sposób informacj ę o innych formach i kanałach. Poł ączenie trzech poziomów portalu daje centralny punkt dost ępu do wszelkich archiwalnych informacji opisowych bez wzgl ędu na ich no śnik. Powinno si ę je uzupełni ć z jednej strony informacj ą o instytucjach współpracuj ących, ich godzinach pracy, siedzibach, a tak że o historii i szczególnych warunkach pracy, wraz z informacj ą o zasobach. Z drugiej strony portal powinien tak że oferowa ć obszar pomocy i narz ędzi szkoleniowych dla odwiedzaj ących stron ę tak, by mogli przygotowa ć si ę do korzystania z archiwów. Mo żna tutaj udost ępnia ć obrazy cyfrowe dokumentów, a żeby pokaza ć przykładowe materiały archiwalne, prezentowa ć galerie lub oferowa ć u żytkownikom mo żliwo ść zdobywania on-line wiedzy o archiwach, prywatnych i publicznych materiałach archiwalnych oraz z zakresu historii.

Archiwa on-line

Rosn ąca szybko liczba archiwów u żywaj ących Internetu do prezentowania własnych zasobów oraz ich do świadczenie i umiej ętno ści w posługiwaniu si ę nowymi technologiami, które uzyskały, sprawiaj ą, że wiele z nich mo że funkcjonowa ć obecnie jako centra specjalistycznej wiedzy zwi ązanej z gromadzeniem, administrowaniem i prezentowaniem zorganizowanych tre ści. Archiwa w Europie dysponuj ą zasobami obejmuj ącymi dokumenty od współczesnych, zapewniaj ących przejrzysto ść niedawnych wydarze ń, po akta si ęgaj ące w bardzo odległ ą przeszło ść . Internet pomógł uczyni ć archiwa nieodzownym, profesjonalnym źródłem informacji o przeszło ści i korzeniach wspólnej to żsamo ści społecze ństw. Ponadto pogł ębił profesjonaln ą debat ę na temat najlepszych praktyk w wymiarze ponadnarodowym. Jednak najwybitniejsze osiągni ęcia s ą ju ż dzi ś widoczne na wielu stronach internetowych. Powstała ogromna ilo ść internetowych stron archiwalnych oraz portali regionalnych i krajowych, które dostarczaj ą informacje o instytucjach archiwalnych lub pozwalaj ą poszukiwa ć informacji opisowych, dostarczanych przez ró żne instytucje do wspólnej wyszukiwarki.

Normalizacja mi ędzynarodowa

Słu żby archiwalne poczyniły znaczny post ęp w opracowaniu standardów mi ędzynarodowych, dzi ęki którym niemal ka żdy obywatel mo że skorzysta ć z dost ępu do zorganizowanych danych. W ostatnich latach okazało si ę, że najlepiej do tego celu nadaje si ę standard EAD oparty na XML. Wielka Brytania skorzystała z niego, opracowuj ąc baz ę danych A2A (Access to Archives [Dost ęp do Archiwów]) stanowi ącą cz ęść Sieci Archiwów Pa ństwowych Wielkiej Brytanii (UK National Archives Network ), która obejmuje ok. 7 mln akt i ponad 350 instytucji przechowuj ących materiały archiwalne. We Francji pomoce archiwalne Centrum Historycznego Archiwum Narodowego konwertuje si ę na EAD w celu

92 umieszczenia ich na stronie archiwum, zaś archiwom departamentalnym doradza si ę rozpoczyna ć projekty IT od wprowadzenia EAD. W Niemczech Archiwum Federalne oferuje na swojej stronie 90 internetowych pomocy archiwalnych. Korzysta z narz ędzia, które konwertuje pomoce archiwalne na EAD, a w przygotowaniu jest portal narodowy, który wykorzysta EAD jako wewn ętrzny format wymiany. Równie ż w Holandii, Szwecji i Szwajcarii rozpocz ęto prace z EAD. Główn ą korzy ści ą płyn ącą ze stosowania tej platformy jest mo żliwo ść zapewnienia zorganizowanego opisu, wolnego od redundancji na ró żnych poziomach. Stosuje si ę go w archiwach, muzeach i bibliotekach wtedy, gdy konieczne jest przedstawienie skontekstualizowanego opisu. EAD zapewnia harmonizacj ę trzech ró żnych domen w nowy sposób. Pozwala na kodowanie zapisów analogowych z mo żliwo ści ą konwersji na inne standardy, takie jak ISAD(G) lub MARC i jest dzi ęki temu otwarty dla wymiany danych mi ędzy wyszukiwarkami. Zakodowane w EAD pomoce archiwalne mo żna z łatwo ści ą prezentowa ć przy pomocy znormalizowanych narz ędzi portali. Oferuj ą one łatw ą w u życiu struktur ę strony, której trzeba raz si ę nauczy ć i mo żna ponownie z niej korzysta ć. (por. Minerva WG5: Handbook for quality in cultural Web sites: improving quality for citizens [Podr cznik jako ci stron kulturalnych www: poprawianie jako ci dla obywateli ]).

Zastosowany jako format standardowy we wspólnym archiwalnym portalu internetowym archiwów w Europie, EAD jest wystarczaj ąco elastyczny, by z jednej strony wyrównywa ć ró żnice w opisach, a z drugiej strony pozwala ć na uwypuklenie charakterystycznych cech współpracuj ących o środków archiwalnych. Dane zakodowane w EAD mo żna prezentowa ć na ró żne sposoby za pomoc ą ró żnych arkuszy stylów, dzi ęki czemu do szukania tego samego materiału wykorzysta ć mo żna ró żne strategie wyszukiwania. U żytkownik wybiera, czy skorzysta z nawigacji hipertekstowej w strukturze pomocy archiwalnej, czy u żyje jej jako ksi ąż ki, czy te ż poszuka kluczowych słów w bazie danych. EAD rozwija si ę ponadto w standard mi ędzynarodowy do wymiany danych opisów archiwalnych i z pewno ści ą oka że si ę pomocny do tworzenia zwi ązków z innymi portalami narodowymi i ponadpa ństwowymi.

Europejskie projekty internetowe

Poni ższa lista europejskich projektów internetowych ma przede wszystkim na celu zilustrowanie specyficznego wkładu archiwów w prace nad rozwojem technologii informatycznej w Europie. Nie jest to lista wyczerpuj ąca, cho ć wyra źnie wskazuje na zalety utworzenia portalu internetowego do archiwów w Europie jako miejsca poł ączenia rozbie żnych wysiłków i dzielenia si ę zasobami.

______

Czechy

Zasób archiwalny w Czechach www.mvcr.cz/archivy/peva

Program PEvA to wyj ątkowa baza danych z informacjami o 144 475 zespołach archiwalnych (72 639 484 mb półek akt) i 109 593 pomocach archiwalnych. Te zespoły archiwalne (zasób archiwalny) przechowywane są w: Centralnym Archiwum Pa ństwowym w Pradze, 7 archiwach okr ęgowych (w

2002 r. 72 okr ęgowe archiwa pa ństwowe poł ączono z archiwami regionalnymi przy zachowaniu poprzedniej nazwy), 5 archiwach miejskich, wybranych archiwach specjalnych, kilkudziesi ęciu instytucjach kulturalnych oraz archiwalnych. Baza danych składa si ę z haseł obejmuj ących: nazw ę zespołu; nazw ę archiwum, w którym dany zespół jest przechowywany; miejsce pochodzenia zespołu; nazw ę twórcy w oryginalnym j ęzyku i pisowni; daty graniczne zespołu; informacj ę o pomocach archiwalnych dost ępnych w archiwum, które przechowuje zespół. Dane dost ępne s ą tak że w j ęzykach angielskim, niemieckim i francuskim, jednak wła ściwa baza danych nie mo że zosta ć przetłumaczona na inne j ęzyki z powodów technicznych. Wyszukiwanie nale ży wi ęc prowadzi ć na bazie słów czeskich. Szczegółowe pytania nale ży kierowa ć na adres: [email protected].

______

Estonia

Esto ński Rejestr Archiwalny http://arhiiviregister.ra.ee/index

Informacja o dokumentach publicznych i archiwach przechowywanych w agencjach rz ądowych i archiwach publicznych dost ępna jest na powy ższej stronie internetowej.

______

Finlandia

VAKKA — Baza Danych Archiwalnych i Archiwalne Pomoce Internetowe Narodowych Słu żb Archiwalnych Finlandii http://www.narc.fi/atengl.html

Baza danych VAKKA jest internetow ą, referencyjn ą baz ą danych zawieraj ącą informacje o zasobach Archiwum Narodowego i jego oddziałów regionalnych; program bazy działa równie ż jako narz ędzie opisu materiału archiwalnego. VAKKA ma wielopoziomow ą struktur ę zgodn ą ze standardami ISAD(G) oraz ISAAR (CPF) i w chwili uko ńczenia b ędzie zawierała informacje opisowe materiału archiwalnego aż do poziomu jednostki wraz z informacjami dodatkowymi. Projekt rozpocz ęto w 1992 r., a baza danych zacz ęła działa ć w Internecie w 1997 r. Z poziomu jednostki istnieje poł ączenie z archiwami cyfrowymi zawieraj ącymi zdigitalizowany materiał analogowy w postaci obrazu. Równie ż z poziomu jednostki bazy danych VAKKA istnieje bezpo średni link do zdigitalizowanej zawarto ści tej samej jednostki, je śli została zdigitalizowana. Dost ęp internetowy do Archiwum Cyfrowego: http://digi.narc.fi.

Pa ństwowy Rejestr Archiwów Prywatnych http://narc.fi/yksark.html

Pa ństwowy Rejestr Archiwów Prywatnych (Finlandia) jest referencyjn ą baz ą danych zawieraj ącą wzorcowe informacje o twórcach zespołów oraz podstawowe dane na temat zespołów. Obecnie baza

94 zawiera dane dotycz ące archiwów prywatnych przechowywanych w: Archiwum Narodowym, 7 archiwach regionalnych i 12 głównych repozytoriach archiwów prywatnych. Zakres bazy jest systematycznie poszerzany o zbiory nowych instytucji.

______

FRANCJA

Centrum Historyczne Archiwum Narodowego ( Centre historique des Archives Nationales , CHAN) http://222.archivesnatinales.culture.gouv.fr/chan

Na stronie internetowej CHAN, w oknie wyszukiwarek, istniej ą ju ż linki do kodowanych narz ędzi wyszukiwawczych XML/EAD. Siedem elektronicznych wyszukiwarek to: wykaz zasobów archiwów prywatnych, Archiwum Napoleona, zbiory Pabla Picassa, Krajowe Stowarzyszenie Deportowanych i Rodzin Ofiar Mauthausen, Archiwum rodziny Dampierre, Zbiory Jean-René Bernarda, zbiory rodziny Le Rebours. Prezentowane wersje zapisane s ą w formacie HTML i wyposa żone w indeks. Ju ż dzi ś strona CHAN umo żliwia wyszukiwanie haseł, poszczególnych lub kilku jednocze śnie, na dziewi ęciu z baz danych. CHAN stworzyło baz ę danych archiwalnych do bada ń nad aktami naturalizacyjnymi z lat 1814–1853 (aplikacja NATNUM). Aplikacja ETANOT ( ETAt des NOTaires de Paris ) zawiera informacje o blisko 3 tys. notariuszy paryskich odnotowanych w bazie danych konwertowanej z pliku tekstowego na format XML. Hasła w XML s ą zgodne z EAC.

BORA (Baza Danych na Temat Archiwów i Bada ń w Nich Prowadzonych) http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/Page_database/BORA

Dyrekcja Archiwów Francji wdra ża obecnie baz ę danych BORA zaprojektowan ą ostatecznie jako narodowy portal informacyjny zawieraj ący opis wszystkich zasobów archiwalnych francuskiej administracji publicznej, który opracowano zgodnie z mi ędzynarodowym standardem opisowym ISAD(G). BORA umo żliwia u żytkownikom odnalezienie interesuj ących tre ści bezpo średnio przez Internet. Obecnie składa si ę z dwóch podelementów, archiwów prywatnych i zasobów fotograficznych, które wkrótce maj ą by ć wł ączone w now ą wersj ę aplikacji. Baza mo że zosta ć rozszerzona na inne typy plików (ksi ęgi wieczyste, rejestry stanu cywilnego, archiwa notarialne). Jest systematycznie poszerzana o wcze śniej sprawdzane pliki przekazywane przez instytucje kulturalne i finansowe, które je przechowywały (2 tys. haseł opisowych źródeł przechowywanych przez 2 pa ństwowe centra archiwalne oraz 16 archiwów regionalnych). Aplikacja BORA jest rozbudowywana na bazie platformy SDX, narz ędzia do korzystania z dokumentów XML przy u życiu wyszukiwarki Lucene. Hasła uporz ądkowane s ą zgodnie z EAD 1.0.

Francusko-kanadyjski portal współpracy administracyjnej mi ędzy archiwami http://www.archivescanadafrance.org

Uruchomiony w listopadzie 2003 r. w ramach obchodów upami ętniaj ących zało żenie pierwszej francuskiej osady w Ameryce Północnej. Oferuje badaczom wirtualn ą wystaw ę oraz baz ę danych zawieraj ącą ju ż ponad 20 tys. haseł, opracowanych w SML/EAD, dokumentów pochodz ących z zasobów francuskich i kanadyjskich ( National Historic Archives Centre [Pa ństwowy O środek Archiwów Historycznych], Overseas Archives Centre [O środek Archiwów Zagranicznych], Library and Archives Canada [Biblioteka i Archiwa Kanady], National Archives of Quebec [Archiwum Pa ństwowe Quebecu]) oraz obrazy stronic dokumentów. Pliki opisowe zostały przeniesione z bazy danych i funkcjonuj ą obecnie niezale żnie od strony technicznej. Dzi ęki linkom mi ędzy dokumentami tworz ą one grupy źródeł i organiczne serie. Nowa wersja bazy pozwoli na umieszczenie wyszukiwanej jednostki cyfrowej w kontek ście, a tak że okre ślenie źródła lub serii, do której nale ży, i zidentyfikowanie innych jednostek tej grupy.

Oficjalny portal genealogiczny http://www.France-genealogie.fr

Dyrekcja Archiwów Francji we współpracy z Francusk ą Federacj ą Genealogiczn ą planuje uruchomi ć we Francji oficjalny portal genealogiczny. Zapewni on bezpo średni dost ęp do wszystkich mo żliwych źródeł genealogicznych, powinien równie ż obejmowa ć opcje poszukiwa ń w ró żnych bazach danych. We wst ępnej fazie projektu portal wyposa żono w technologi ę zarz ądzania informacj ą ZOPE/CPS3, która ułatwia administrowanie danymi i ich aktualizacj ę. Druga faza b ędzie obejmowa ć opracowanie prototypu zastosowania protokołu OAI-PMH ( Open Archive Initiative Protocol for Metadata Harvesting [Otwarty Protokół Archiwalny Kolekcjonowania Metadanych]) w celu scentralizowania metadanych dotycz ących ró żnych źródeł, bez przenoszenia ich z pierwotnego miejsca.

Centrum Posiadło ści Zamorskich (Centre des archives d’outre-mer ) http://www.archivesnationales.culture.gouv.fr/caom/Djazair/pages/etatCivil/etat.html

Jest to zamierzony na du żą skal ę projekt współpracy mi ędzy Centrum Posiadło ści Zamorskich a registratur ą akt Ministerstwa Spraw Zagranicznych maj ący na celu digitalizacj ę i skatalogowanie mikrofilmów dokumentów działu europejskiego archiwum MSZ, które wytworzono w Algierii mi ędzy 1830 a 1962 r. Docelowo u żytkownicy otrzymaj ą program komputerowy pozwalaj ący na wyszukiwanie w bazie danych skanów świadectw na podstawie nazwy miasta, daty, typu świadectwa, imion i nazwisk. Za po średnictwem Internetu dost ęp jest mo żliwy tylko do bazy danych (imiona, nazwiska, miasta, daty, typy dokumentów). Dane umieszczane s ą w sieci stopniowo, w miar ę post ępów projektu (obecnie dost ępnych jest 1 010 000 dokumentów). Planuje si ę, że prace przy bazie zostan ą zako ńczone w roku 2004.

______

HISZPANIA

AER (Archivos Españoles en RED ) — Archiwa hiszpa ńskie w Internecie http://aer.mcu.es/sgae/index_aer.jsp; http://www.aer.es

AER jest pionierskim projektem na skal ę światow ą, którego celem jest udost ępnienie w Internecie zawarto ści archiwów hiszpa ńskich zarówno w postaci opisów, jak i obrazów cyfrowych dokumentów przechowywanych przez główne archiwa w Hiszpanii. Platforma AER umo żliwia natychmiastowy, nieodpłatny dost ęp do ponad 14 mln obrazów dokumentów, ł ącz ąc obraz z opisem archiwalnym. Wirtualny dost ęp do archiwaliów prowadzi do powa żnych zmian w obszarze bada ń: do identyfikacji użytkownika archiwum i akredytacji dzi ęki „wirtualnej” Pa ństwowej Karcie Badacza, a tak że do „wirtualnej” pracowni naukowej, która pozwala na stworzenie nowego obszaru w Internecie, gdzie mo żna korzysta ć ze źródeł archiwalnych z 11 ró żnych archiwów pa ństwowych w Hiszpanii. Informacja archiwalna uporz ądkowana jest w sposób hierarchiczny, z zastosowaniem zasady wielopoziomowo ści opisu, od najogólniejszego do najbardziej szczegółowego, zgodnie z ISAD(G). Informacja kontekstualna jest podstawą opisu archiwalnego, st ąd standardy (ISAAR [CPF]) przyj ęte dla rozwi ązania problemu opisu kontekstu. Portal AER mierzy si ę z fundamentalnym wyzwaniem sieci dotycz ącym kontekstualizacji obiektów i integracji tych kontekstów w struktury informacji. Jednym z głównych celów AER jest ułatwienie i promowanie bada ń naukowych. Aplikacja AER oferuje dwie główne opcje kryteriów wyszukiwania — wyszukiwanie proste, dla przeci ętnego u żytkownika Internetu zainteresowanego zwykle najogólniejszymi informacjami; oraz wyszukiwanie zaawansowane i specjalistyczne, dla badaczy i archiwistów, które pozwala na zło żone i dogł ębne wykorzystanie przy zastosowaniu ró żnorodnych kryteriów. Projekt AER posiada takie narzędzie, jak Dziennik Badacza, który został opracowany przez grupy u żytkowników w celu ułatwienia bada ń. Pozwala on badaczom przegl ądaj ącym AER na przeprowadzenie własnych poszukiwa ń dokumentów i obrazów w czasie. Narz ędzie o nazwie Cyfrowe dokumenty i obrazy daje u żytkownikom szans ę korzystania z wyczerpuj ącego przewodnika po udost ępnionych do przegl ądania dokumentach, zespołach i zbiorach. Korzystaj ą oni równie ż ze strony z linkami do uzupełniaj ących informacji w AER oraz z Forum badacza, gdzie ka żdy u żytkownik mo że umie ści ć pytania i odpowiedzi na dowolny temat. AER powstał we współpracy z innymi du żymi projektami europejskimi, takimi jak Plan Lund, oferuj ącymi zaawansowan ą form ę digitalizacji (pod wzgl ędem ilo ści i jako ści).

Przewodnik elektroniczny po archiwach Hiszpanii i Ameryki Łaci ńskiej http://aer.mcu.es/sgae/index_censo_guia.jsp

Przewodnik elektroniczny po archiwach Hiszpanii i Ameryki Łaci ńskiej jest przewodnikiem po zasobach i kolekcjach przechowywanych w tych archiwach. Dostarcza on informacji o archiwach i opisach dokumentacji przechowywanej w ka żdym z nich, na poziomie zawarto ści i kolekcji. Obecnie za po średnictwem Internetu mo żna skorzysta ć z ponad 40 tys. archiwów w Hiszpanii i Ameryce Łaci ńskiej (Kolumbia, Argentyna, Boliwia, Kostaryka, Chile, El Salvador, Gwatemala, Nikaragua,

Paragwaj, Wenezuela, Brazylia, Meksyk), aktualnie wł ączane s ą dane z Kuby. Z rejestru ka żdego archiwum w tym przewodniku mo żna przej ść za pomoc ą linków do innych źródeł internetowych (e- maili, stron internetowych, pomocy archiwalnych w formacie elektronicznym). Przez Internet mo żliwa jest równie ż aktualizacja informacji, a wymian ę danych wspomaga j ęzyk SGML/XML, w jakim s ą zapisane.

Do opisu tre ści i kolekcji u żywa si ę EAD, za ś do opisu archiwów Departament Archiwów Pa ństwowych opracował DTD, Kodowany Przewodnik Archiwalny ( Encoded Archival Guide , EAG), reguluj ący elektroniczne oznaczenia (tagi) ogólnych informacji o placówkach archiwalnych, u żywany obecnie w wersji Alfa 0.2. Przewodnik Elektroniczny jest narzędziem słu żą cym do promowania w Internecie informacji, dost ępnych w j ęzyku hiszpa ńskim, o zasobach archiwów. Jest to równie ż portal informacyjny, który dostarcza informacji o archiwach i zawarto ści dokumentów, a tak że oferuj ący globalny ogl ąd archiwów strefy j ęzyka hiszpa ńskiego dzi ęki coraz bardziej szczegółowemu wyszukiwaniu. Jest skutecznym instrumentem normalizacji opisu archiwalnego i konsolidacji mi ędzynarodowych standardów w śród społeczno ści profesjonalnych archiwistów.

Przewodnik źródłowy http://www.cultura.mecd.es/archivos/jsp/plantillaAncho.jsp?id=5

Składa si ę z serii niezale żnych i powi ązanych baz danych. Ka żda z nich zawiera dane o dokumentach dotycz ących tego samego obiektu, które s ą przechowywane w ró żnych archiwach zarówno w Hiszpanii, jak i w innych krajach europejskich i Ameryki Południowej (Argentyna, Kuba, Chile, Kostaryka, Francja, Włochy, wkrótce doł ączy do nich Kolumbia). Wykazy obejmuj ą poziom dokumentu lub jednostki archiwalnej, jak i poziomy wy ższe (sekcja, zawarto ść , seria), a informacja zorganizowana jest zgodnie z mi ędzynarodowymi standardami opisu archiwalnego. Przewodnik źródłowy ł ączy 191 753 wykazy, których co miesi ąc przybywa, rozpowszechniane za po średnictwem nast ępuj ących baz danych: Historia Hiszpanii, Historia Europy, Hiszpańska Wojna Domowa, Ruch Uchod źców i Robotników, Historia Ameryki, oraz Nauka i Technologia. Osi ągni ęte wyniki poszukiwa ń pozwalaj ą na wgl ąd do opisanych jednostek. Badacz mo że odnale źć poszukiwany dokument u żywaj ąc 16 pól wyszukiwanych pojedynczo lub w sposób kombinowany. Dost ęp uzyskuje si ę przez stron ę internetow ą Archiwum Pa ństwowego Hiszpanii podlegaj ącego Ministerstwu Kultury, która ł ączy z przegl ądark ą pozwalaj ącą na wyszukiwanie ogólne w dziedzinach najcz ęś ciej odwiedzanych przez użytkowników archiwów. Rezultatem wyszukiwania s ą strony, których wykazy umo żliwiaj ą poł ączenie z plikami opisowymi. Badacz lokalizuje dokumenty za pomoc ą 16 pól opisu, pojedynczo lub ł ącznie.

Wystawy i wizyty wirtualne http://www.cultura.mecd.es/archivos/jsp/plantillaAncho.jsp?id=7

To forma popularyzacji zasobów archiwalnych przez SGAE (Poddyrekcja Generalna Archiwów Pa ństwowych) obejmuj ąca siedem wystaw oraz trzy wizyty wirtualne w trzech z najwa żniejszych archiwów generalnych ( Archivo de la Corona de Aragón [Archiwum Królestwa Aragonii], Archivo General de Indias [Generalne Archiwum Indii], Archivo General de Simancas [Generalne Archiwum

Simancas]). S ą to powi ązane ze sob ą podró że przez wirtualne obrazy ró żnych typów dokumentów (mapy, plany, piecz ęcie, herby szlacheckie, fotografie, r ękopisy i formularze). Ich tematyka jest ró żnorodna: odczytywanie i interpretacja średniowiecznych piecz ęci; fotografie z okresu wojny domowej w Hiszpanii; proces kolonizacji i urbanizacji Nowego Świata; znaczenie obszaru Morza Śródziemnego jako skrzy żowania kultur; rozwój sztuki iluminacji w XVI i XVII w.; posta ć cesarza Karola V i jego czasy. Za po średnictwem tej strony internetowej odwiedzaj ący mo że zbli żyć si ę do archiwum w ka żdym wymiarze: budynków, otoczenia, historii i zawarto ści zasobu. Pod wzgl ędem technicznym prezentuje ona atrakcyjny, zrozumiały język i grafik ę umo żliwiaj ącą serfowanie oraz łatw ą podró ż ka żdą tras ą. Informacje s ą zawsze obja śniane za pomoc ą tabel i map umieszczanych w kontek ście.

Bibliografia archiwalna http://www.cultura.mecd.es/archivos/jsp/plantillaAncho.jsp?id=6

Link jest dost ępny przez stronę internetow ą Archiwum Pa ństwowego Hiszpanii podlegaj ącego Ministerstwu Kultury. Strona zawiera informacje o specjalistycznym oddziale Biblioteki CIDA (Centro de Información Documental de Archivos [Dokumentalne Centrum Informacji Archiwalnej]) oraz baz ę danych umo żliwiaj ącą dost ęp do jej katalogu bibliograficznego. Osoby odwiedzaj ące stron ę korzystaj ą z 35 tys. opisów artykułów pochodz ących z publikacji periodycznych, ró żnorodnych materiałów, monografii archiwalnych, z czego 9 tys. odnosi si ę do przewodników, katalogów i inwentarzy archiwów hiszpa ńskich, jak równie ż głównych archiwów Europy i Ameryki. Dane te s ą stale aktualizowana. Baza danych pozwala u żytkownikom na wyszukiwanie za pomoc ą haseł (wyszukiwanie ogólne, autor, tytuł, materiał, miejsce publikacji i wydawca) i oferuje wykaz wyników. Ka żdy wynik prowadzi do pliku zawieraj ącego szczegółow ą informacj ę o zawarto ści i typie publikacji opisanej przez tytuł i deskryptory.

______

HOLANDIA

Archieven.nl www.archieven.nl

Wspólna wyszukiwarka do zasobów niemal wszystkich wi ększych archiwów Holandii, tak że z mo żliwo ściami przegl ądania.

DTNA — Cyfrowe pomoce Archiwum Narodowego http://www.nationaalarchief.nl/collectie/zoeken/Default.asp

Archiwum Narodowe zamierza zdigitalizowa ć wszystkie pomoce archiwalne na no śniku papierowym, które s ą obecnie dost ępne w pracowni naukowej — jest ich ok. 5 tys. Zdecydowano si ę na EAD, a dokładniej na jego wersj ę XML jako format digitalizacji. Jednym z najwa żniejszych zada ń projektu jest

99 pogł ębienie wiedzy o korzystaniu z EAD i XML. Jak dotychczas, w sieci dost ępnych jest 40 pomocy archiwalnych.

Genlias www.genlias.nl

Od ponad 200 lat władze holenderskie rejestruj ą urodziny, śluby i zgony w aktach stanu cywilnego. Genlias udost ępnia informacje z tych oficjalnych dokumentów. Rejestr si ęga do roku 1811, zatem informacje o przodkach pochodz ą nawet z 1780 r. Jest to projekt realizowany wspólnie przez lokalne ośrodki historii i Archiwum Narodowe.

TANAP — Ku nowej erze partnerstwa www.tanap.net

Du ży projekt bazuj ący na zasobach archiwów Holenderskiej Kompanii Wschodnioindyjskiej (VOC) przechowywanych w Indonezji, Indiach, Sri Lance, Afryce Południowej i Holandii. Archiwum Narodowe współpracuje przy tym projekcie z Uniwersytetem w Lejdzie oraz z archiwami i uczonymi z Azji i Afryki. Obejmuje on zastosowanie aplikacji cyfrowych w celu usprawnienia dost ępu do archiwów VOC. Dotyczy te ż kilku innych sfer działa ń. de Woonomgeving http://www.dewoonomgeving.nl/index.cfm

De Woonomgeving (Środowisko życia) dysponuje danymi i mapami z ksi ąg wieczystych pocz ąwszy od 1832 r. Projekt jest finansowany przez Ministerstwo Kultury. Istnieje mo żliwo ść powi ązania go ze znacznie wi ększ ą liczb ą informacji na temat środowiska historycznego miejsca zamieszkania ka żdego obywatela Holandii.

______

LITWA

Litewski Departament Archiwów http://www.archyvai.lt

Portal archiwów litewskich (http://www.archyvai.lt) posiada wersj ę angielsk ą z danymi na temat sytemu archiwów pa ństwowych Litwy, ich struktury administracyjnej, warunków dost ępu, usług, przepisów prawnych o archiwach, itp. Portal umo żliwia wej ście do Bazy Danych Archiwów Pa ństwowych, która zawiera informacje o zespołach archiwalnych przechowywanych w litewskich archiwach pa ństwowych, ich strukturze, a tak że aktotwórcach dokumentów nale żą cych do litewskiego narodowego zasobu archiwalnego. Pierwotna baza danych, z której informacje przeniesiono do nowo powstałej Bazy Danych Archiwów Pa ństwowych, zawiera opisy na dwóch poziomach: 21 411 opisów na poziomie zespołów i 47 823 na poziomie podzespołów (inwentarze). Opisy s ą zgodne z normami

100 mi ędzynarodowymi ISAD(G) 2000, Ottawa (ISBN 0–9696035–5–X) oraz EAD, wersja 2002 Stowarzyszenia Archiwistów Ameryka ńskich, Chicago 2002 (ISBN 1–931666–00–8).

Na portalu archiwów litewskich cz ęsto mo żna znale źć informacje dotycz ące takich inicjatyw, jak np. wystawy monograficzne prezentuj ące zdigitalizowane zbiory poszczególnych archiwów. Litewskie Archiwum Audiowizualne (ostatnio wcielone do Centralnego Archiwum Pa ństwowego Litwy) digitalizuje kolekcje fotografii, dokumenty audio i video, które w przyszło ści b ędą tak że dost ępne na portalu.

______

NIEMCY

Protokoły Rady Ministrów Rz ądu Federalnego ( Kabinettsprotokolle der Bundesregierung ) http://www.bundesarchiv.de/kabinettsprotokolle/web/index.jsp

Jest to internetowa wersja serii drukowanej, która w chwili obecnej obejmuje lata 1957–1958 i jest uzupełniana wstecz, do 1949 r. Zgodnie z zasad ą 30 lat b ędzie ona powi ększana o jeden tom ka żdego roku, a jej wersja internetowa uka że si ę 18 miesi ęcy pó źniej. Zdigitalizowane ksi ęgi drukowane przeniesiono do XML, dzi ęki czemu pliki s ą dost ępne nieodpłatnie za po średnictwem wyszukiwarki Lucene. S ą one prezentowane hierarchicznie, dla ułatwienia nawigacji, wł ącznie z wszystkimi przypisami i odno śnikami poł ączonymi wzajemnie linkami. Dla innych projektów digitalizacji tekstów udost ępnione zostanie narz ędzie wyszukiwawcze.

Niemieckie Kroniki Filmowe w Internecie ( Deutsche Wochenschauen im Internet ) http://www.wochenschau-archiv.de/

Mo żna tu ogl ąda ć nieodpłatnie pliki video zawieraj ące ponad 5,7 tys. niemieckich kronik filmowych przesyłanych z pr ędko ści ą 56 lub 250 kB/s. Klipy wyszukuje si ę według miejsca, daty, przedmiotu albo osób. Filmy pochodz ą z zasobu filmowego Archiwum Federalnego. Projekt digitalizacji przeprowadza si ę we współpracy z kilkoma partnerami, jak np. z Fundacj ą Defa. Wybrane kopie mo żna zamawia ć.

Archiwa Prywatne i Spu ścizny w Archiwach Niemieckich ( Nachlässe in deutschen Archiven ) http://www.bundesarchiv.de/findbuecher/stab/db_nachlass/index.php

Jest to główna baza danych na temat zbiorów prywatnych w Niemczech oraz w archiwach obszaru języka niemieckiego. Została utworzona, by zast ąpi ć poprawion ą wersj ę inwentarza drukowanego, opracowanego w 1971 r. przez Wolfganga Mommsena. Na podstawie kwestionariusza zebrano informacje o nowo nabytych zbiorach. Obecnie baza zawiera dane o 21 tys. kolekcji. Link internetowy prowadzi do słu żb archiwalnych, które zapewniaj ą u żytkownikom dost ęp oraz informuj ą o ewentualnych jego ograniczeniach. Narz ędzie jest obecnie poszerzane o funkcj ę, która pozwoli

101 współtwórcom bazy danych samodzielnie aktualizowa ć swoje dane. Gospodarzem bazy jest Archiwum Federalne.

Archiwa Północnej Nadrenii-Westfalii w Internecie (NRW-Archive im Internet ) http://www.archive.nrw.de

Baza danych zawieraj ąca informacje o wszystkich słu żbach archiwalnych w Północnej Nadrenii- Westfalii, na wszystkich szczeblach administracji, a tak że o przedsi ębiorstwach, Kościołach, mediach i archiwach prywatnych. Oferuje wyszukiwanie słów kluczowych w przewodnikach po zbiorach wszystkich archiwów współpracuj ących oraz dost ęp do ró żnych map w układzie geograficznym. Wybrane obiekty prezentowane s ą, wraz ze wskazaniem ich miejsca, w hierarchicznej strukturze zasobów. Baza danych zawiera ogólne informacje o godzinach pracy i lokalizacji archiwów, a tak że o szczególnych wydarzeniach. Na stronie dost ępne s ą równie ż wszystkie wydania, od 1999 r., czasopisma „Der Archivar”.

Pomoce archiwalne Zarz ądu Krajowego Archiwów Badenii-Wirtembergii dost ępne on-line ( On-line-Findmittel der Staatlichen Archivverwaltung Baden-Württemberg ) http://www.lad-bw.de/fr-olf.htm

Portal oferuje dost ęp do wszystkich pomocy archiwalnych na poziomie zespołów, jak równie ż do przewodników po zbiorach siedmiu archiwów pa ństwowych Badenii-Wirtembergii, prezentowanych w tej samej zorganizowanej formie ułatwiaj ącej nawigacj ę po kategoriach hierarchicznych jednostek opisowych, zgodnie z zasad ą opracowania lub opart ą na pochodzeniu zespołów. Ka żda słu żba archiwalna prezentuje przewodnik po cało ści zasobu wraz z linkami do pomocy archiwalnych na poziomie zespołów tam, gdzie to mo żliwe. Pomoce archiwalne mo żna przeszukiwa ć nie tylko za po średnictwem nawigacji hiperlinkowej, lecz równie ż indywidualnie lub w poł ączeniu. Internetowe pomoce oparte s ą na MIDOSAon-line i prezentowane bezpo średnio z bazy danych MySQL przy użyciu PHP-scripts.

______

POLSKA

Archiwa pa ństwowe http://www.archiwa.gov.pl

Strona główna Naczelnej Dyrekcji Archiwów Pa ństwowych zapewnia zintegrowany dost ęp on-line do usług elektronicznych archiwów pa ństwowych:

SEZAM (System Ewidencji Zasobu Archiwalnego)

Baza danych SEZAM w obecnej wersji zawiera informacje o narodowym zasobie archiwalnym przechowywanym w archiwach pa ństwowych, archiwach instytucji naukowych (Archiwum Polskiej Akademii Nauk w Warszawie i Oddziale w Poznaniu, Archiwum Nauki Polskiej Akademii Nauk i

102

Polskiej Akademii Umiej ętno ści w Krakowie, Archiwum Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu, Biblioteka Uniwersytecka w Warszawie), archiwach polskich instytucji za granic ą (Instytut Józefa Piłsudskiego w Nowym Jorku, Polski Instytut Naukowy w Nowym Jorku) oraz w innych zbiorach publicznych (Stowarzyszenie Archiwum „Solidarno ści”, Muzeum Pierwszych Piastów w Lednicy). Opisy archiwalne bazy SEZAM odpowiadaj ą normie ISAD(G).

Inwentarze Zespołów Archiwalnych

Zintegrowana baza danych zawierająca 3 bazy elektronicznych inwentarzy 12 741 zespołów: IZA — inwentarze zespołów z 65 archiwów pa ństwowych oraz z Muzeum Pierwszych Piastów w Lednicy, Archiwum Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu, Stowarzyszenia Archiwum „Solidarno ści”, Instytutu Józefa Piłsudskiego w Nowym Jorku, Polskiego Instytutu Naukowego w Nowym Jorku. SCRINIUM — baza danych dokumentów wytworzonych do ko ńca XVIII w. przechowywanych w Archiwum Pa ństwowym w Krakowie, Archiwum Pa ństwowym w Toruniu, Archiwum Pa ństwowym we Wrocławiu oraz w jego oddziałach w Kamie ńcu Z ąbkowickim i Lubaniu. KITA (Komputerowa Informacja Techniczna) — baza danych dokumentacji technicznej z Archiwum Pa ństwowego w Bydgoszczy, Archiwum Pa ństwowego w Siedlcach oraz Muzeum Pierwszych Piastów w Lednicy.

PRADZIAD — Baza danych Program Rejestracji Akt Metrykalnych i Stanu Cywilnego

Zawiera informacje o ksi ęgach metrykalnych i stanu cywilnego przechowywanych we wszystkich archiwach pa ństwowych (stan na 2006 r.), a tak że w Ksi ąż nicy Pomorskiej im. Stanisława Staszica w Szczecinie, Archiwum Archidiecezjalnym w Łodzi, Archiwum Archidiecezjalnym w Poznaniu, Archiwum Diecezjalnym w Drohiczynie, Archiwum Diecezjalnym we Włocławku oraz o ksi ęgach metrykalnych wyznania moj żeszowego i rzymskokatolickiego przechowywanych w Urz ędzie Stanu Cywilnego m.st. Warszawy

Reconstitution of the Memory of Poland

Realizacj ę programu Reconstitution of the Memory of Poland rozpocz ęto w 1998 r. Jego celem było dostarczenie informacji o źródłach do historii Polski i narodu polskiego z lat 1772–1945 przechowywanych poza granicami Polski. Poszukiwania archiwalne przeprowadzono w Austrii, Białorusi, Francji, Mołdowie, Niemczech, Rosji, Ukrainie i Włoszech.

Archiwa pa ństwowe uczestnicz ą w najwa żniejszych krajowych projektach dotycz ących tworzenia zasobów cyfrowych.

Polska Biblioteka Internetowa (PBI) www.pbi.edu.pl

PBI oferuje zeskanowane wersje arcydzieł literatury i najwa żniejszych dokumentów historycznych. Archiwa pa ństwowe s ą jednym z wi ększych dostawców źródeł archiwalnych prezentowanych w PBI.

103

Skarby archiwów polskich www.polska.pl/archiwa/index.htm

Prezentuje najcenniejsze dokumenty zwi ązane z wa żnymi i interesuj ącymi wydarzeniami w polskiej historii. Obiektom towarzyszy szczegółowy komentarz opisuj ący zawarto ść i kontekst historyczny danego dokumentu.

Miasta polskie w dokumencie archiwalnym www.polska.pl/miasta/index.htm

Zawiera około tysi ąca cyfrowych archiwaliów stanowi ących dokumentalno-historyczny portret kilkunastu polskich miast.

______

PORTUGALIA

IANTT (Instituto dos Arquivos Nacionais. Torre do Tombo ) — Instytut Archiwum Pa stwowego. Torre do Tombo http://www.iantt.pt/

Strona internetowa dostarczaj ąca informacji o archiwach pa ństwowych i sprawach archiwalnych profesjonalistom oraz wła ścicielom, posiadaczom i dysponentom dokumentów archiwalnych. Na stronie Fundos e Colecções mo żna korzysta ć on-line z bazy danych zasobów Archiwum Narodowego (Torre do Tombo ). Zawiera ona informacje o dokumentach archiwalnych, głównie na poziomie zespołów, ich zakresie, datach i pomocach archiwalnych, jak równie ż — w zale żno ści od post ępów w opracowaniu — o zawarto ści akt, ich układzie, powi ązanych jednostkach opisowych oraz publikacjach.

Projekt TT ON LINE, maj ący na celu digitalizacj ę akt przechowywanych w Archiwum Narodowym, jest współfinansowany przez POC ( Programa Operacional da Cultura ), zarz ądzaj ący funduszami UE. Archiwalia zostały wybrane według ich warto ści historycznej i kulturalnej. Na stronie IAN/TT umieszczone zostan ą cyfrowe obrazy dokumentów.

Archiwum Regionalne w Porto (Arquivo Distrital do Porto ) http://www.adporto.org/

Archiwum Regionalne w Porto opracowało DigitArq — projekt sponsorowany przez POC i Archiwum Narodowe Portugalii. Jego główne cele to: konwersja starych pomocy archiwalnych na standardy archiwalne, budowa systemu informacyjnego w celu przyjmowania danych oraz zarz ądzania danymi otrzymanymi wcze śniej, opracowanie wyszukiwarki internetowej umo żliwiaj ącej prowadzenie poszukiwa ń w tym tworzonym systemie, rozbudowa aplikacji informatycznej i programów umo żliwiaj ących zarz ądzanie obiektami zdigitalizowanymi oraz wł ączenie ich do wspomnianego systemu.

104

______

SŁOWENIA

Wszystkie archiwa publiczne posiadaj ą bazy danych zespołów i zbiorów (przewodniki po zespołach i zbiorach), które s ą dost ępne za po średnictwem Internetu, nie maj ą one jednak formy jednolitej. Dost ępne s ą na stronie ka żdego archiwum. Linki są dost ępne na stronie: http://www.gov.si/ars/6a.htm.

Zasoby i Zbiory Słowenii http://www.gov.si/ars, http://sigov3.sigov.si/arhiv/

Baza danych zawiera trzy grupy zasobów dost ępnych w j ęzyku słowe ńskim. Pierwsz ą i najwa żniejsz ą z nich tworz ą dane o zespołach i zbiorach w archiwach Słowenii (1797 zespołów i kolekcji zawieraj ących ponad 15,334 mb materiałów archiwalnych na no śniku papierowym). Opisy zespołów opieraj ą si ę na standardzie ISAD(G). Oprócz tytułu, daty powstania, rozmiaru pojedynczych zespołów, krótkiego opisu zawarto ści, historii zespołu i literatury, opisy zawieraj ą tak że szczegółow ą histori ę twórcy zespołu. Szuka ć mo żna w katalogu wszystkich zespołów i zbiorów, zaś odno śnie dziedzin i działalno ści — na podstawie klasyfikacji zawarto ści (administracja publiczna, sprawiedliwo ść , obrona, gospodarka, kultura, stowarzyszenia itd.), a tak że słów kluczowych (przeszukiwanie pełnego tekstu).

Druga grupa obejmuje zdigitalizowane mapy katastralne z XIX w. (2406 katastrów i 28 tys. map katastralnych). Cyfrowe obrazy map poł ączone s ą z danymi typu nazwa okresu, numer seryjny gminy katastralnej oraz z nazwami geograficznymi według pisowni oryginalnej i współczesnej (dziedzina: druga nazwa „k.o.”).

Trzecia grupa zawiera dane filmów archiwalnych przechowywanych w Słowe ńskim Archiwum Filmowym. Kolekcja składa si ę z licznych filmów, które wyprodukowano po roku 1905. Elementami znacz ącymi s ą: tytuł, twórca filmu (re żyser, producent, aktor, itd.), rok produkcji i kluczowe terminy (w pełnym tek ście).

______

SZWECJA

NAD — Baza Danych Archiwów Pa ństwowych (Szwecja) http://www.nad.ra.se

Archiwum Narodowe Szwecji uruchomiło Baz ę Danych Archiwów Pa ństwowych (NAD) w 1990 r. Obejmuje ona zbiory archiwów pa ństwowych oraz prowincjonalnych w Szwecji, jak równie ż archiwa prywatne wpisane do Rejestru Narodowego. W latach 1993–1998 baza ta była publikowana w postaci płyty CD. W tym samym czasie zacz ęto stosowa ć format zgodny z MARC-AMC jako format wymienny. W 1993 r. wprowadzono system ARKIS I do zarz ądzania zbiorami archiwalnymi w archiwach pa ństwowych i regionalnych. Obecnie zast ąpił go ARKIS II, który umo żliwia opis wielopoziomowy zgodnie z ISAD(G) i EAD. Zaprojektowano go do administrowania wszystkich działa ń archiwalnych, w tym np. do lokalizacji dokumentów. Zarówno ARKIS I, jak i ARKIS II, zostały wyposa żone w hasła 105 wzorcowe dla instytucji i osób prawnych — w ten sposób spełniaj ą one wymogi ISAAR (CPF). W chwili obecnej NAD oferuje w Internecie wył ącznie dane z archiwów pa ństwowych i prowincjonalnych. Nowy system, który umo żliwi wyszukiwanie informacji o archiwach prywatnych, jest w trakcie rozbudowy. B ędzie on korzystał z EAC jako formatu wymiennego. NAD b ędzie wi ęc przede wszystkim indeksem aktotwórców w Szwecji, z linkami do opisów archiwalnych w systemie ARKIS II lub poza nim.

______

WIELKA BRYTANIA

Archiwum Narodowe ( The National Archives, TNA ) http://www.nationalarchives.gov.uk

Główna strona internetowa Archiwum Narodowego Zjednoczonego Królestwa udost ępnia szeroki zakres usług elektronicznych. Podstaw ą jest Katalog zbiorów TNA — archiwów rz ądu centralnego, sądów i innych organów pa ństwowych. Katalog jest pot ęż nym i zaawansowanym narz ędziem uzyskiwania informacji, który udost ępniono w Internecie w marcu 2001 r. jako cz ęść szerszej strategii rozbudowy dost ępu do publicznych zbiorów archiwalnych. Aktualnie obejmuje opisy 9,5 mln rekordów. Działa jako aplikacja sieciowa w SQL i korzysta z EAD do importu i eksportu danych. Jest zgodna z ISAD(G): General International Standard Archival Description, with the International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families 5, ISAAR (CPF) 2004: International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families 6, National Council on Archives, Rules for the Construction of Personal, Place and Corporate Names , 1997 ( Narodowa Rada Archiwów, Zasady tworzenia nazw własnych i firm ), a tak że z Tezaurusem UNESCO, je śli chodzi o indeks przedmiotowy.

Dost ępny na stronie TNA serwis Dokumenty on-line ( Documents On-line ) umo żliwia dost ęp do zwi ększaj ącej si ę liczby wybranych źródeł, w tym do akt dokumentuj ących posiedzenia rz ądu (minuty, memoranda), a tak że do pełnego wyboru testamentów obronionych przed sądem w Canterbury oraz indeksu odznaczonych za udział w I wojnie światowej. Inne dost ępne w sieci akta obejmuj ą Archiwum Internetowe Rz ądu Wielkiej Brytanii oferujące wybór stron rz ądowych archiwizowanych regularnie od sierpnia 2003 r.

Strona TNA zapewnia równie ż dost ęp do indeksu ciał zbiorowych, osób i rodzin Narodowego Rejestru Archiwów ( National Register of Archives, NRA ). Indeks działa jako pomoc archiwalna obejmuj ąca ponad 44 tys. niepublikowanych wykazów i katalogów, które opisuj ą zbiory archiwalne w Zjednoczonym Królestwie oraz kopie zagraniczne przechowywane w czytelniach TNA w Kew pod Londynem. NRA to jedno z pierwszych archiwów umieszczonych i dost ępnych w sieci, poł ączone linkami z innymi źródłami udost ępnianymi przez Internet. ARCHON ( Archives On-line [Archiwa On-

5 Zob. wy żej, przyp. 3 (przyp. red.). 6 Zob. wy żej, przyp. 4 (przyp. red.).

106 line]) to baza danych zawieraj ąca informacje o ponad 3 tys. registratur, o środków archiwalnych, bibliotek, muzeów i innych instytucji przechowuj ących archiwalia na całym świecie. Zawiera ona nazwy, adresy, URL i inne informacje słu żą ce do kontaktu, a tak że godziny, w jakich instytucje te s ą otwarte, oraz inne informacje.

SCAN (Scottish Archive Network ) — Szkocka Sie ć Archiwów http://www.scan.org.uk

Szkocka Sie ć Archiwów ł ączy opisy ponad 29 tys. kolekcji z 52 archiwów szkockich oraz udost ępnia szczegółow ą baz ę danych, dane słu żą ce do kontaktu, jak równie ż informacj ę o czasie pracy ka żdego archiwum. Strona oferuje tak że Baz ę Wiedzy ( Knowledge Base ) skupiaj ącą si ę na typach akt, podmiotach i miejscach. Sie ć prowadzi stron ę internetow ą www.scottishdocuments.com, która daje dost ęp do cyfrowych kopii testamentów Szkotów z lat 1500–1901, oraz umo żliwia korzystanie z wykładów z paleografii na www.scottishhandwriting.com.

A2A (Access to Archives ) — Dost ęp do archiwów http://www.a2a.org.uk

Access to Archives (A2A) jest angielskim odcinkiem tworzonej sieci brytyjskich archiwów pa ństwowych. Projekt opracowany w Archiwum Narodowym umo żliwia nie tylko retrokonwersj ę pomocy archiwalnych lokalnych angielskich instytucji archiwalnych, bibliotek i muzeów, lecz równie ż inwentaryzowanie na bie żą co. Obecnie A2A obejmuje zasoby ponad 350 instytucji archiwalnych, a tym samym ok. 6,9 mln rekordów haseł inwentarzowych. Dotychczas z bazy skorzystało 3,8 mln użytkowników, którzy ści ągn ęli 8,4 mln danych.

Korzystając z sukcesu projektu A2A, partnerskie konsorcjum państwowych, regionalnych i samorz ądowych instytucji archiwalnych pod przewodnictwem Archiwum Narodowego promuje projekt Linking Arms . W zale żno ści od dost ępnych funduszy projekt ma na celu realizacj ę wizji brytyjskiej Narodowej Rady Archiwów (NCA), która od 1998 r. wspiera utworzenie jednego wspólnego portalu z dost ępem do wszystkich zasobów archiwalnych w Wielkiej Brytanii. Dokument NCA z 2003 r., (Interoperability Protocol ) zalecaj ący stosowanie standardów archiwalnych i technicznych w celu ułatwienia interoperacyjno ści i wymiany danych został przyj ęty jako podstawa dla funkcjonalnego rozwoju inicjatywy Linking Arms .

W ęzeł archiwalny ( Archives Hub ) http://www.archiveshub.ac.uk

Archives Hub zapewnia jeden punkt dost ępu do opisów materiałów archiwalnych przechowywanych przez szkoły wy ższe w Wielkiej Brytanii. Zwykle s ą to opisy na poziomie zbioru, ale tam, gdzie to jest mo żliwe odsyłaj ą one do inwentarzy. Program umo żliwiaj ący korzystanie z Archives Hub i zapewniaj ący jego funkcjonalno ść jest kompatybilny z EAD i XML.

107

Migracje (Moving Here ) http://www.movinghere.org.uk

Jest to baza danych oferuj ąca cyfrowe wersje fotografii, map, przedmiotów, dokumentów i nagra ń z 30 regionalnych i pa ństwowych instytucji archiwalnych, muzeów i bibliotek, które dokumentuj ą 200 lat migracji do Anglii. Strona skupia si ę głównie na społecznościach: karaibskiej, irlandzkiej, żydowskiej i południowo-azjatyckiej, ale nieustannie si ę rozrasta. Udost ępnia wystawy, relacje, fotografie i kolekcj ę ponad 150 tys. zeskanowanych i opisanych rekordów. Wyszukiwarka umo żliwia przegl ądanie całej strony, dostarczaj ąc rezultaty poszukiwania w katalogu, wystawach i relacjach.

______

WŁOCHY

Przewodnik po archiwach Włoch (Guida degli Archivi di Stato Italiani ) http:/archivi.beniculturali.it

Ten godny uwagi projekt przeniósł na format cyfrowy cztery tomy publikacji pt. Guida degli Archivi di Stato Italiani wydanej w 1981 i 1996 r. i zawieraj ącej krótkie opisy wszystkich zespołów przechowywanych w ponad 100 włoskich archiwach pa ństwowych. Usługi on-line dost ępne s ą przez portal: ARCHIVI http://archivi.beniculturali.it.

PROJEKT IMAGO II

Przy realizacji projektu IMAGO II współpracuj ą archiwa pa ństwowe w Cagliari (ju ż w sieci), Florencji, Lukce, Perugii, Rzymie, Turynie (ju ż w sieci), Wenecji i Mediolanie. Udost ępnia on wersje cyfrowe oryginalnych dokumentów wraz z opisem i mo żliwo ści ą przeszukiwania na miejscu lub on-line. Wi ększo ść archiwów pa ństwowych zaanga żowanych w projekt IMAGO II planuje publikacj ę internetow ą jego rezultatów na tyle, na ile pozwol ą dost ępne środki finansowe.

Projekt portalu Archivi

Portal Archivi , ci ągle aktualizowany, funkcjonuje od 1997 r. i dostarcza informacji o Administracji Archiwów Pa ństwowych Włoch, zapewniaj ąc dost ęp do stron internetowych archiwów działaj ących na terytorium Włoch oraz oferuj ąc wiele stałych usług internetowych. Aktualnie powstaje jego nowa wersja, ści śle przestrzegaj ąca standardów interoperacyjno ści i zasad przechowywania. Od roku 2003 sukcesywnie wykonuje si ę kopie zabezpieczaj ące serwerów w cyklu tygodniowym, wypalane na no śnikach optycznych. Archivi działa jak portal dost ępu do stron po świ ęconych centralnym i lokalnym organom administracji archiwalnej.

Archiwa i Nadzór ( Archivi e Soprintendenze )

Udost ępnia baz ę danych 144 archiwów pa ństwowych i ich oddziałów oraz 19 agencji nadzoru archiwalnego działaj ących na terytorium Włoch. W tym znaczeniu Archivi działa równie ż jako

108 dostawca usług dla sieci organizacji archiwalnych, które aktualizuj ą baz ę danych i mog ą zakłada ć swoje własne autonomiczne strony na nieodpłatnie dost ępnym serwerze głównym.

Archiwum miasta Florencji (Archivio di Stato di Firenze ) http://archiviodistato.firenze.it/Welcome.html

Strona internetowa Archiwum miasta Florencji zawiera informacje o strukturze organizacji, projektach, funduszach archiwalnych, a tak że o wielu zasobach archiwalnych dost ępnych w Internecie. Z jednej strony mamy w sieci informacje o archiwach i ich usługach, zwłaszcza o zarz ądzaniu zamówieniami na kopie dokumentów, na specjalnych formularzach, oraz wiadomo ści niezb ędne do otrzymania zgody na kopiowanie. Z drugiej strony mamy strony internetowe z linkami do innych stron z danymi o zasobach archiwalnych Archivio di Stato (Gli strumentti della ricerca ). Strona ze spisem tre ści ( Elenco dei fondi ) ułatwia przegl ąd zawarto ści archiwów dzi ęki indeksom lub spisom tre ści w układzie alfabetycznym oraz listom typologicznym i funkcjom nawigacyjnym, takim jak sieciowe drzewko indeksowe. Obecnie opracowywany przewodnik internetowy opisze ró żne zawarto ści, serie, aktotwórców oraz inne wewn ętrzne i zewn ętrzne aspekty dokumentów. Oferowane s ą ró żne formy dost ępu, w j ęzyku angielskim i włoskim, dost ęp do wyszukiwarki o czterech zakresach tematycznych: zawarto ść , aktotwórca, kontekst polityczny oraz archiwa i ich kolekcje dokumentów. Inwentarze internetowe ( inventari on-line ) oferuj ą wykaz 16 linków do ró żnych zbiorów dokumentów. Strona zawarto ści ka żdego inwentarza składa si ę z wprowadzenia do zawarto ści i wskazówek dotycz ących nawigacji i dost ępu do inwentarza. Strona „archiwów cyfrowych” ( archivi digitalizzati ) zapewnia dost ęp do dwóch zbiorów dokumentów w formacie cyfrowym po świ ęconych historii rodziny Médici ( Mediceo avanti il Principato y Acqusti e doni , 383 ). To „elektroniczne archiwum” mo żna zwiedza ć przez hasła swoistego inwentarza. Badacz musi si ę zarejestrowa ć, a nast ępnie ści ągn ąć ( plug-in download ) cyfrowe obrazy archiwaliów. Przewodnik tematyczny (guide tematiche ) w chwili obecnej oferuje dost ęp do strony internetowej dotycz ącej Catasto Generale Toscano . Strona Banku danych zewn ętrznych (Banche dati esterne ) zawiera link do dwóch internetowych projektów informacyjnych, zewn ętrznych wobec Archiwum miasta Florencji (Catasto of 1427 y Tratte of Office Holders 1282–1532 ). Ponadto dost ępna jest strona zawieraj ąca ró żne dokumenty on-line zwi ązane z publikacjami przygotowanymi przez personel florenckiego archiwum, jak równie ż z cyfrowymi wersjami dokumentów administracyjnych, danych dotycz ących działalno ści i pracy archiwistów. Na stronie instytucji archiwalnych natkn ąć si ę można równie ż na zorganizowan ą list ę linków do ró żnych słu żb archiwalnych i innych instytucji, które posiadaj ą dokumenty archiwalne w całych Włoszech.

Region Lombardia, Archiwum miasta Mediolanu i Inspektorat Nadzoru Archiwalnego (Regione Lombardia, Archivio di Stato di Milano e Soprintendenza Archivistica ) http://plain.unipv.it/

Łączy ć, komunikowa ć, wi ąza ć to kluczowe słowa portalu Lombardia Historyczna ( Lombardia Storica ) powstałego w wyniku eksperymentalnego projektu realizowanego przez region Lombardia, archiwum w Mediolanie (Archivio di Stato di Milano ) oraz Inspektorat Nadzoru Archiwalnego (Soprintendenza Archivistica ), czyli dwa du że oddziały Administracji Archiwów Pa ństwowych. W projekt 109 zaanga żowanych jest wiele innych instytucji, które dziel ą si ę zasobami informacyjnymi. Głównymi zasobami archiwalnymi dost ępnymi na tej stronie s ą: aktualny projekt opisów archiwalnych zawieraj ący opis zespołów archiwalnych (VIII–XX w.) przechowywanych w archiwum okr ęgowym oraz w Archiwum miasta Mediolanu; opis instytucji miejskich i ko ścielnych (XII–XX w.); odpisy dokumentów (w formacie XML DTD) z VIII–XII w. ( Codice Diplomatico della Lombardia medievale ); odpisy niektórych dokumentów dotycz ących prze śladowania czarownic w Valtellina z XV–XVII w. Strona ta łączy i skutecznie integruje tak ró żne źródła opisowe, wspomagaj ąc krzy żowe metody wyszukiwania i uzyskiwania informacji. System informacji archiwalnej został opracowany zgodnie ze standardami ISAD(G) i ISAAR (CPF), jak równie ż z krajow ą norm ą zwi ązan ą z pa ństwowym projektem SIUSA. Opisy archiwalne zostały przeniesione do bazy danych z ró żnych innych, wcze śniejszych projektów. W celu usprawnienia wyszukiwania i pobierania informacji opracowuje si ę obecnie procedury i narz ędzia (np. spisy haseł kluczowych), które umo żliwią odwoływanie si ę do innych systemów informacji (o historii sztuki lub z innych instytucji dziedzictwa kulturalnego).

Archiwum Historyczne Banku Intesa http://gea.bancaintesa.it/archivio/index.htm

Archiwum to przechowuje zespoły i akta wytworzone przez trzy z najwi ększych prywatnych banków włoskich. Niedawno uruchomiło stron ę internetow ą, która zawiera pełny i szczegółowy opis dokumentów tych banków wraz z cyfrowymi obrazami wszystkich dokumentów wa żnych zespołów, takich jak akta Raffaella Mattiolego.

Inne projekty europejskie

Projekt Calimera www.calimera.org

Calimera jest projektem realizowanym dzi ęki współpracy instytucji kulturalnych (bibliotek publicznych, muzeów i archiwów). Powstaje na bazie osi ągni ęć programu Pulman Network of Excellence , który przygotował ju ż ście żki promowania najlepszych praktyk w śród instytucji regionalnych w całej Europie i tworzy podstaw ę programu Calimera. Projekt b ędzie równie ż czerpał z powi ązanych działa ń w obszarze programu Dziedzictwo dla wszystkich (Heritage for All ) oraz z innych przedsi ęwzi ęć sieciowych, jak projekty CHIMER, CIPHER, COINE, FP5, a tak że takich wspólnych inicjatyw, jak ACTIVATE, MUSICNETWORK, TRIS, BEASTS, SEIN oraz podj ętych niedawno w zwi ązku z FP6, np. BRICKS, DELOS, EPOCH i PRESTOSPACE. Calimera korzysta tak że z zalece ń i wskazówek dotycz ących digitalizacji opracowywanych w ramach programu MINERVA na potrzeby instytucji regionalnych.

Główne cele projektu:

• Umo żliwienie regionalnym instytucjom kulturalnym zarówno korzystania z rezultatów Programu Information Society Technologies RTD 2002–2006 (Technologie Społecze ństwa Informacyjnego

110

RTD 2002–2006), jak i wnoszenia wkładu własnego do jego realizacji przez rozwijanie własnych mo żliwo ści i kompetencji (zob.: program RTD FP).

• Zach ęcanie regionalnych instytucji kulturalnych do zgłaszania programów poprzez koordynacj ę działa ń władz lokalnych, okre ślenie problemów badawczych, tworzenie wspólnych grup roboczych i ułatwianie dyskusji na te tematy oraz łączenie w tym działaniu władz pa ństwowych, regionalnych i przedstawicieli przemysłu.

• Wspomaganie regionalnych instytucji kulturalnych w ich nowej roli — kluczowych instytucji, dzi ęki którym nowoczesne technologie mog ą by ć wykorzystywane dla potrzeb zwykłych obywateli, w tym dzieci, pracowników i emerytów tworz ących społecze ństwo informacyjne, wykorzystuj ących europejskie dziedzictwo kulturalne dla własnych potrzeb (zob. Karta Obywatela 7).

• Wspomaganie regionalnych instytucji kulturalnych jako po średnicz ących mi ędzy procesem modernizacji technologicznej a jego odbiorcami, a tak że tworz ących i zapewniaj ących dost ęp do dziedzictwa intelektualnego i turystyki kulturalnej oraz okre ślaj ących kryteria funkcjonalno ści i łatwo ści stosowania (zob. e-Europe 2005 ).

• Wspieranie strategii zachowania wspólnej społecznej pami ęci europejskiej w całej ró żnorodno ści, wspieranie gospodarki opartej na wiedzy w Europie.

• Intensyfikacja dzielenia si ę najlepszymi praktykami przez instytucje regionalne polegaj ąca na wydawaniu zalece ń i wytycznych oraz propagowaniu widocznych działa ń popularyzatorskich.

• Udział w rozszerzaniu Europejskiej Przestrzeni Badawczej (European Research Area ), zwłaszcza przez wspieranie zaanga żowania tych krajów Europy Południowo-Wschodniej, które mog ą w przyszło ści kandydowa ć jako członkowie Unii Europejskiej.

Projekt SEPIA http://www.knaw.nl/ecpa/sepia/home.html

Public Record Office (obecnie The National Archives of the United Kingdom, TNA [Archiwum Narodowe Zjednoczonego Królestwa]) było jednym z partnerów projektu SEPIA ( Safeguarding European Photographic Images for Access [Konserwacja i Udost ępnianie Fotografii Europejskich]), który działał pilota żowo przez rok, a nast ępnie został przedłu żony na dalsze trzy lata, do wrze śnia 2003 r. SEPIA nadzorowana była przez ECPA ( European Commission for Preservation and Access [Europejska Komisja ds. Zachowania i Dost ępu]) w Amsterdamie i wspierana przez holendersk ą Królewsk ą Akademi ę Sztuk Pi ęknych i Nauki (KNAW). Oprócz ECPA i TNA partnerami projektu były takie pa ństwa, jak: Francja, Dania, Finlandia, Hiszpania, Holandia, Irlandia, Niemcy, Norwegia, Polska, Szwecja i Wielka Brytania. Zadaniem projektu była konserwacja oryginalnych kolekcji fotograficznych przechowywanych w instytucjach europejskich (archiwa, biblioteki, muzea, galerie sztuki, instytuty badawcze), a jednocze śnie zach ęcanie do udost ępniania ich publiczno ści za pomoc ą

7 Citizen charters in the EU report of IPSG-meeting in Vienna (2006), (przyp. red.).

111 skomputeryzowanych systemów katalogowych, digitalizacji i upowszechnienia w Internecie. W ramach projektu odbyły si ę dwie konferencje mi ędzynarodowe (Kew, Helsinki) oraz kilka profesjonalnych spotka ń specjalistów (na temat katalogowania w Sztokholmie i Madrycie; o problemach konserwacji i przechowywania w procesie digitalizacji fotografii w Pary żu; o etyce digitalizacji w Kew). W ramach projektu SEPIA organizowano szkolenia dla instruktorów konserwacji materiałów fotograficznych, a na stronie internetowej prezentowano wystawy na temat „Budowanie Europy” przedstawiaj ące fotografie pochodz ące z partnerskich kolekcji. Opublikowano równie ż (on-line i na no śniku papierowym) SEPIADES, czyli zestaw zalece ń dotycz ących katalogowania fotografii, materiały źródłowe do szkole ń instruktorów, ksi ąż kę o konserwacji fotografii, protokoły i wnioski z różnych konferencji i wydarze ń specjalistycznych. ECPA nadal prowadzi stron ę internetow ą SEPIA (http://www.knaw.nl/ecpa/sepia/home.html).

EUAN (European Union Archive Network ) — Sie ć Archiwów Unii Europejskiej http://www.euan.org

Jest to projekt finansowany przez program Komisji Europejskiej INFO2000, którego członkami s ą: archiwa pa ństwowe Szkocji (koordynator), Szwecji i Włoch oraz Mi ędzynarodowy Instytut Historii Społecznej w Amsterdamie i Szkocka Sie ć Archiwów ( Scottish Archive Network Ltd. ). W ramach projektu EUAN poddano analizie zarówno centralne, jak i sieciowe sposoby wymiany danych z inwentarzy archiwalnych. Ustalono równie ż, że najbardziej odpowiedni dla potencjalnych użytkowników jest opis na poziomie zespołu jako podstawa prezentowania zasobów archiwalnych. Dzi ęki projektowi powstał prosty, oparty na XML, model roboczy zbierania opisów na poziomie zespołu i prezentowania ich na pojedynczym serwerze. Udało si ę zbada ć, jak system b ędzie funkcjonował jako narz ędzie do wyszukiwania źródeł.

Projekt EAN (European Archival Network ) — Europejska Sie ć Archiwalna http://www.european-archival.net/

Strona internetowa EAN została zainicjowana 15 maja 1998 r. na Europejskim Szczycie ds. Archiwów w Bernie, w Szwajcarii, zorganizowanym przez Oddział Europejski Mi ędzynarodowej Rady ds. Archiwów (ICA). Gospodarzem strony s ą szwajcarskie archiwa federalne. EAN dostarcza informacji wszystkim archiwom europejskim. Stanowi platform ę wyszukiwania danych dla i o archiwach, jak równie ż platform ę wymiany i kontaktu dla archiwów w Europie i na świecie.

Obecnie projekt obejmuje 49 krajów europejskich i 3 inne (USA, Kanada i Izrael). Instytucje archiwalne przedstawiaj ą si ę zgodnie z zaleceniem, by podawa ć podstawowe dane o sobie w formie znormalizowanej (szwajcarskie Archiwum Federalne zgłosiło propozycj ę w tej sprawie). Ka żde archiwum pa ństwowe jest zach ęcane do przyj ęcia standardu ISAD(G) do opisów zespołów archiwalnych w Internecie.

112

LEAF (Linking and exploring authority files ) — Korzystanie z plików wzorcowych http://www.crxnet.com/leaf i http://www.library.yale.edu/eac/

Projekt LEAF rozpocz ął si ę w marcu 2001 r. i był współfinansowany przez program Komisji Europejskiej Information Society Technologies (Technologie Społecze ństwa Informacyjnego). Zadaniem projektu jest opracowanie architektonicznego modelu sieciowego systemu wyszukiwania danych wzorcowych dotycz ącego istniej ących nazw i nazwisk. Ma na celu automatyczne okre ślenie potrzeb u żytkownika na podstawie pliku wzorcowego z powszechnymi nazwami. Trzy główne cele projektu LEAF to: a) zapewnienie ogólnego dost ępu do danych wzorcowych (dotyczy kataloguj ących, bibliotekarzy i u żytkowników, itp.); b) poprawa jako ści istniej ących wzorców; c) poprawienie funkcji wyszukiwania i odzyskiwania danych w ró żnych aplikacjach. Metody/kroki przyj ęte w celu osi ągni ęcia wyznaczonych celów to: zapisanie wszystkich rozproszonych wzorców w centralnym systemie; poł ączenie wzorców dotycz ących tego samego podmiotu; opisanie wzorców w celu ulepszenia zawarto ści i zamieszczenia dodatkowych informacji; wspieranie usług zewn ętrznych; zapisanie rezultatów wyszukiwania w paneuropejskim Centralnym Pliku Wzorcowym Nazw (Central Name Authority File ). Je śli u żytkownik LEAF znajdzie wzorcow ą nazw ę w bazie danych i zechce uzyska ć wi ęcej informacji zwi ązanej z plikiem wzorcowym, mo że pój ść za linkiem do archiwum, gdzie dane prezentowane s ą w kontek ście. Wa żna cz ęść projektu LEAF to aplikacja XML w postaci EAC (Encoded Archival Context ) słu żą ca do „opisu warunków, w jakich dany dokument został wytworzony i był wykorzystany”. Dotyczy to identyfikacji i cech osób, organizacji i rodzin, które wytworzyły akta, korzystały z nich lub s ą ich przedmiotem, a tak że zale żno ści mi ędzy nimi.

ERPANET www.erpanet.org.

Wirtualne biuro informacyjne i baza danych gromadz ąca wiedz ę na temat przechowywania zdigitalizowanych obiektów dziedzictwa kultury i nauki. Partnerzy: Uniwersytet w Glasgow, Instytut Nauk Archiwalnych i Bibliotekarstwa w Urbino, Archiwum Federalne Szwajcarii, Archiwum Narodowe Holandii.

OAI (Open Archives Initiative ) — Program Otwarte Archiwa http://www.openarchives.org

Program Otwarte Archiwa rozwija i promuje standardy kompatybilno ści maj ące na celu ułatwienie efektywnego udost ępniania tre ści. Jest rezultatem wysiłków maj ących na celu usprawnienie dost ępu do archiwów e-print jako sposobu do zwi ększania dost ępno ści obiegu informacji naukowej. Stałe wspieranie tych działa ń jest podstaw ą całego programu. Protokół Zbierania Metadanych Programu Otwarte Archiwa (Open Archives Metadata Harvesting Protocol ) składa si ę z sze ściu polece ń lub czasowników i działa na platformie HTTP POST lub GET. Celem programu jest usprawnienie konfiguracji repozytoriów zgodnych z OAI dzi ęki łatwo dost ępnym narz ędziom internetowym, takim jak np. libwww-perl9. Struktura wszystkich wymogów programu OAI jest oparta na adresie url oraz

113 przekazywanych parametrach. Aktualna wersja protokołu OAI (OAI-PMH V2.0) korzysta z Dublin Core jako formatu wymiennego. OAI zajmuje si ę zwłaszcza metadanymi bibliograficznymi, ale przewiduje si ę równie ż korzystanie z programu do wymiany metadanych wzorcowych.

114

2e. Praktyczne aspekty dost ępu: standardy pracowni naukowej

Propozycje konkretnych działa ń

1. Sprawdzenie i uzgodnienie regulaminów przyj ętych w pracowniach naukowych archiwów w całej Unii Europejskiej.

2. Koordynowanie sposobów przeciwdziałania kradzie ży dokumentów archiwalnych.

Przyszłe kierunki

3. Zbadanie mo żliwo ści stworzenia porównywalnych regulaminów pracowni naukowych oraz wprowadzenie karty u żytkownika archiwów w pa ństwach członkowskich Unii Europejskiej i w całej Europie.

4. Zbadanie mo żliwo ści utworzenia wirtualnej pracowni naukowej (zob. równie ż rozdział 2b).

5. Zintensyfikowanie wykorzystania zasobów archiwalnych dost ępnych zarówno na miejscu, jak i on-line w celach edukacyjnych.

6. Uwzgl ędniaj ąc rozwój planu działania dotycz ącego skoordynowanych sposobów przeciwdziałania kradzie ży dokumentów archiwalnych oceniono, że na ten cel nale ży przeznaczy ć kwot ę 30 tys. euro (wyspecjalizowana kadra przez rok).

Wst ęp

Zapewnienie dost ępu do dokumentów i archiwów jest jedn ą z najwa żniejszych funkcji publicznej słu żby archiwalnej; ka żdy ma prawo dost ępu do archiwów publicznych. Korzystanie z dokumentów archiwalnych tradycyjnie odbywa si ę w pracowniach naukowych. Pracownia naukowa jest więc publicznym obliczem archiwów i niemal wszystko, co dzieje si ę na jej zapleczu wpływa na jej działalno ść . Dlatego wa żne jest, aby tej cz ęś ci działalno ści po świ ęci ć uwag ę i uczyni ć j ą tak profesjonaln ą, jak to mo żliwe.

Coraz wi ększy dost ęp do dokumentów i archiwów wymaga wykorzystania Internetu. Dzieje si ę to zwłaszcza wtedy, gdy szuka si ę szybkich odpowiedzi na (w miar ę) proste pytania oraz w trakcie przygotowa ń do bada ń naukowych. Pomimo szybko rosn ącej liczby wyszukiwarek oraz archiwów dost ępnych przez Internet, osobista wizyta w pracowni naukowej nadal b ędzie konieczna, poniewa ż raczej nie mo żna spodziewa ć si ę, że odpowiednio zasobny bud żet umo żliwi digitalizacj ę wszystkich

115 starszych dokumentów. Niemniej, wykorzystanie mo żliwo ści oferowanych przez Internet mo że jednak w du żym stopniu ułatwi ć do nich dost ęp.

1. Regulamin pracowni naukowej

1.1. Wst ępne zamierzenia

Archiwa pa ństwowe we wszystkich pa ństwach członkowskich Unii Europejskiej maj ą swoje strony internetowe zawieraj ące ogólne informacje dost ępne dla wszystkich. Tre ść tych informacji bardzo ró żni si ę od siebie. Na niektórych stronach najwi ększ ą uwag ę po świ ęca si ę historii danej instytucji, inne strony oferuj ą pełny zakres informacji i usług. Niemal wszystkie strony internetowe dostarczaj ą równie ż informacji w j ęzyku innym ni ż oficjalnie obowi ązuj ący w danym kraju. Dla osób z innych pa ństw byłoby przydatne, gdyby przynajmniej pewne podstawowe wiadomo ści były dost ępne w wi ęcej ni ż jednej wersji j ęzykowej. W zale żno ści od lokalizacji danego o środka archiwalnego, informacje te powinny by ć podawane po angielsku, francusku i/lub hiszpa ńsku .

W celu usprawnienia wykorzystania stron internetowych doradza si ę opracowanie wspólnego formatu podawania informacji lub danych praktycznych, takich jak adres i godziny otwarcia archiwum, warunki korzystania, regulamin pracowni naukowej, dost ępno ść pewnych usług (badania naukowe, kopiowanie, sprzeda ż wydawnictw itd.) oraz przewodnika po zasobie. Kolejnym krokiem byłby dost ępny on-line przewodnik po wszystkich europejskich archiwach oraz ich zasobach.

1.2. Godziny otwarcia

Czas pracy archiwum i czas, w którym udostępniane są dokumenty, znacznie si ę ró żni ą. W raporcie Archiwa w Unii Europejskiej , opracowanym w 1994 r., minimalna liczba godzin pracy zalecana archiwom pa ństwowym to 40 godzin tygodniowo. Jednak nie jest tak wsz ędzie. Obecnie godziny otwarcia archiwów państwowych w 25 pa ństwach członkowskich Unii Europejskiej mieszcz ą si ę w przedziale od 26 do 61 godzin tygodniowo; w 6 krajach archiwa pa ństwowe s ą otwarte przez mniej ni ż 40 godzin tygodniowo. W całym tym czasie powinien by ć obecny wykwalifikowany personel w celu zapewnienia profesjonalnej obsługi.

1.3. Warunki korzystania

Warunkiem skorzystania z pracowni naukowej w archiwum jest spełnienia pewnych formalno ści. Je śli zasady korzystania zostan ą udost ępnione w Internecie, oszcz ędzi to czas u żytkowników archiwum i jego pracowników. Wprawdzie dane takie s ą przewa żnie podane na wi ększo ści stron internetowych archiwów pa ństwowych oraz innych du żych instytucji prowadz ących działalno ść archiwaln ą, jednak że nie zawsze mo żna je łatwo dostrzec, a warunki korzystania tak że znacznie si ę ró żni ą.

Powszechn ą praktyk ą jest rejestracja korzystaj ących. Sposób rejestrowania, niezale żnie od tego, czy odbywa si ę r ęcznie, czy elektronicznie, powinien by ć chroniony zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. Korzystaj ący z archiwów powinni by ć poinformowani o wykorzystaniu rejestrów w celach statystycznych. Zaleca si ę wprowadzenie wspólnych zasad dotycz ących statystyki (co i jak rejestrowa ć).

116

Doradza si ę przeprowadzenie badania po świ ęconego mo żliwej standaryzacji zasad dost ępu w całej Unii Europejskiej oraz opracowania wspólnego sposobu podawania w Internecie praktycznych informacji dla u żytkowników.

1.4. Ograniczenie dost ępu

W kwestii dost ępu do archiwów niezwykle wa żne jest, a żeby wszyscy u żytkownicy traktowani byli jednakowo. W ka żdym przypadku powinno unika ć si ę preferowania jakiejkolwiek kategorii użytkowników ze wzgl ędu na narodowo ść , wykształcenie lub rodzaj prowadzonych bada ń. Jak dotychczas, tylko jedno pa ństwo członkowskie nie udost ępnia pewnej grupy archiwaliów go ściom zagranicznym.

We wszystkich archiwach ro śnie liczba materiałów archiwalnych, do których dostęp jest ograniczony. Powodem tego mog ą by ć regulacje urz ędowe, prawna ochrona prywatno ści, ale tak że ochrona oryginałów dokumentów. Istotne jest, aby zasady reguluj ące t ę kwesti ę, podobnie jak mo żliwo ści wyst ąpienia wyj ątków od istniej ących ogranicze ń, były jasne dla wszystkich u żytkowników. Informacja o tym, że zezwolenie na korzystanie nie oznacza automatycznie pozwolenia na otrzymanie kopii powinna by ć jednoznaczna. Dlatego u żywanie aparatów cyfrowych, skanerów r ęcznych, aparatów GSM, itp. powinno by ć zakazane. W niektórych okoliczno ściach zaleca si ę udost ępnienie specjalnego, zabezpieczonego pomieszczenia do korzystania z dokumentów o ograniczonym dost ępie.

1.5. Korzystanie z dokumentów

Dokumenty zamawiane przez u żytkowników powinny by ć dokładnie rejestrowane, najlepiej w sposób elektroniczny; rejestracja ta musi by ć dost ępna przez pewien okres czasu po udost ępnieniu, a żeby móc zlokalizowa ć brakuj ące dokumenty.

Wiele archiwów ze wzgl ędu na bezpiecze ństwo oraz z powodów praktycznych ogranicza liczb ę dokumentów, jak ą u żytkownicy mog ą jednorazowo otrzyma ć. W 1994 r. zalecano jednorazowe udost ępnianie jedynie trzech jednostek. Generalnie jednak lepiej jest nie ogranicza ć liczby dokumentów zamawianych przez u żytkowników jednorazowo, a ogranicza ć liczb ę dokumentów, które użytkownik mo że mie ć na biurku w tym samym czasie (nie powinna ona nigdy przekracza ć trzech dokumentów). Je śli zasada ta stanowi ć b ędzie utrudnienie dla pewnych typów (seryjnych) badań naukowych, nale ży opracowa ć kryteria lub reguły uwzgl ędniaj ące wyj ątki.

Wsz ędzie lub niemal wsz ędzie w pracowni naukowej nale ży zapewni ć dost ęp do elektryczno ści, aby umo żliwi ć u żytkownikom korzystanie z laptopów.

1.6. Ochrona oryginalnych dokumentów

Korzystanie z oryginałów mo że doprowadzi ć do ich zniszczenia. Istnieje pewna liczba specjalnych środków, które mo żna przedsi ęwzi ąć , gdy u żytkownicy pracuj ą z oryginalnymi dokumentami, np. pisanie tylko ołówkiem lub u żywanie laptopa i noszenie r ękawiczek. Coraz wi ęcej archiwów nie udost ępnia w pracowni naukowej dokumentów sporz ądzonych na no śnikach podatnych na łatwe uszkodzenie lub cz ęsto zamawianych, dostarczaj ąc użytkownikowi w zamian ich kopi ę lub mikrofilm.

117

W takich przypadkach powinno si ę zwraca ć uwag ę na jako ść wykonanych kopii. Ze wzgl ędu na ochron ę dokumentów raczej nie nale ży wykonywa ć ich kserokopii, lecz skanowa ć je. Oprócz wymienionych środków nale ży równie ż zwróci ć uwag ę na temperatur ę i wilgotno ść powietrza w pracowni naukowej.

Jednakowe zasady korzystania z materiałów archiwalnych obowi ązuj ące we wszystkich pracowniach naukowych archiwów na terenie Unii Europejskiej zwiększyłyby świadomo ść znaczenia wieczystego przechowywania dokumentów.

1.7. Przewodniki i inne pomoce archiwalne

Do pracy z materiałami archiwalnymi potrzebne s ą pomoce archiwalne. Ich brak nie mo że stanowi ć uzasadnienia odmowy dost ępu do dokumentów. Ogromnie pomocne jest, gdy u żytkownik mo że korzysta ć z pomocy archiwalnych w innym miejscu ni ż tylko w pracowni naukowej, np. w bibliotece, a najlepiej za po średnictwem Internetu. W przypadku wa żnych zasobów archiwalnych zaleca si ę wprowadzenie dwu- lub wieloj ęzycznych przewodników po zasobie.

Dost ęp do archiwów elektronicznych stanowi nowy problem dla u żytkowników pracowni naukowej. Zaleca si ę, aby personel pracowni naukowej był w stanie udzieli ć praktycznych wskazówek dotycz ących wykorzystania materiałów archiwalnych. Na poziomie europejskim mo żna wykona ć badanie na temat ujednolicenia instrukcji przeznaczonych dla u żytkowników.

1.8. Obsługa u żytkownika

Obsługa u żytkowników obejmuje dostarczanie informacji oraz wykonywanie kopii na życzenie. Wraz z pojawieniem si ę Internetu oraz poczty elektronicznej usługi te powinny zosta ć ponownie zweryfikowane. Coraz cz ęś ciej pro śby o informacje przesyłane są za po średnictwem poczty elektronicznej, jednak że pytania nie s ą zazwyczaj konkretne, natomiast użytkownicy oczekuj ą szybkiej odpowiedzi. W takich okoliczno ściach zalecane jest osi ągni ęcie konsensusu w kwestii zakresu realizacji tego typu usług.

Kopie (tradycyjne, a tak że cyfrowe i skany) mog ą by ć zamawiane we wszystkich archiwach pa ństwowych. Nale ży te ż w znacznym stopniu poprawi ć udost ępniane on-line informacje o cenach, sposobie zamawiania kopii oraz terminie ich wykonania. Rzadko bowiem podaje si ę informacje wyja śniaj ące konieczno ść wniesienia opłat w przypadku publikacji zamówionych kopii. Czas, w którym dost ępne s ą usługi reprograficzne powinien pokrywa ć si ę z czasem pracy pracowni naukowej. Doradza si ę wprowadzenie kryteriów oraz procedury wykonywania naprawd ę pilnych zamówie ń kopii.

2. Zabezpieczenie przed kradzie żą

Coraz wi ęcej dokumentów archiwalnych posiada warto ść komercyjn ą i chocia ż wi ększo ść archiwów wzmocniło środki ostro żno ści, kradzie ż pozostaje powa żnym problemem.

Istnieje wiele przyczyn tej sytuacji. Z jednej strony w ci ągu ostatnich dziesi ęcioleci wzrosła liczba i ró żnorodno ść u żytkowników wykorzystuj ących materiały archiwalne. Z drugiej strony warto ść rynkowa, któr ą osi ągaj ą dokumenty, prowokuje do przest ępstwa. Ceny niektórych dokumentów na

118 publicznych aukcjach mog ą jedynie sprzyja ć rozwojowi handlu archiwaliami, skoro maj ą one teraz warto ść inwestycyjn ą.

Ponadto w ostatnich latach pojawiły si ę wyspecjalizowane siatki przest ępcze. Zaobserwowano, że siatki takie ł ącz ą złodziei, odbiorców skradzionych dóbr oraz profesjonalistów o w ątpliwej reputacji, którzy mog ą zapewni ć rynek zbytu dla dokumentów wyniesionych z publicznych kolekcji. Ostatnie przypadki pokazały, że kradzie ż dokumentów wymienionych w opisach archiwalnych mo że by ć dokonana dzi ęki skorumpowanym profesjonalistom.

2.1. Środki bezpiecze ństwa w pracowni naukowej

Mo żliwa jest poprawa bezpiecze ństwa dzi ęki wła ściwemu zaprojektowaniu pracowni naukowej oraz surowszym środkom bezpiecze ństwa. Oprócz legitymowania u żytkowników i udost ępniania kopii zamiast oryginalnych dokumentów istniej ą ró żne inne środki ostro żno ści w pracowniach naukowych, np. monitoring, zakaz wnoszenia toreb lub teczek papierowych, dostarczanie korzystaj ącym specjalnego papieru, wa żenie papieru wnoszonego i wynoszonego (uwaga: ci ęż ar papieru mo że si ę zmienia ć w zale żno ści od warunków otoczenia), itd.

Zaleca si ę, by korzystaj ący zawsze legitymowali si ę kart ą u żytkownika archiwów (ze zdj ęciem), gdy pobieraj ą dokumenty, oraz by dokładnie rejestrowa ć wszystkie zamówienia na dokumenty. Dzi ęki temu nawet po dłu ższym czasie b ędzie jasne, z których dokumentów korzystały konkretne osoby. Personel pracowni naukowej powinien dokładnie obserwowa ć u żytkowników. Dokładny opis zasobów archiwalnych jest pomocny, gdy nale ży okaza ć dowód własno ści skradzionych dokumentów.

2.2. Zapobieganie kradzie ży i nielegalnemu handlowi dokumentami archiwalnymi

W celu zapobiegania kradzie ży nale ży przedsi ęwzi ąć takie kroki, jak:

− Zobowi ązanie antykwariuszy do rejestrowania przyjmowanych obiektów oraz ich pochodzenia;

− Zwrócenie si ę do notariuszy z pro śbą, aby przekazywali informacje o (wa żnych) prywatnych dokumentach archiwalnych zachowanych w mieniu spadkowym;

− Utworzenie wyspecjalizowanych wydziałów policji, na podobie ństwo ju ż istniej ących w niektórych krajach;

− Monitorowanie katalogów sprzeda ży antyków;

− Rejestrowanie wypo życze ń cennych dokumentów archiwalnych w pracowniach naukowych archiwów;

− Zapewnienie nietykalno ści osobom, które w dobrej wierze weszły w posiadanie skradzionych dokumentów archiwalnych i zwracaj ą je archiwom.

Pilnie zaleca si ę przeprowadzenie bada ń porównawczych dotycz ących skuteczno ści podj ętych środków. Nale ży usprawni ć wymian ę informacji mi ędzy archiwami i bibliotekami dotycz ących kradzieży i złodziei.

119

Szczególne niebezpiecze ństwo zagra ża prywatnym zbiorom archiwalnym, które nie zawsze są przeznaczone do przechowywania w zasobach archiwów pa ństwowych. W niektórych pa ństwach istnieje rynek handlu prywatnymi archiwaliami. Na takich targach antyków mo żna znale źć skradzione z archiwów publicznych dokumenty.

Walka z nielegalnym handlem starymi dokumentami, niezale żnie od tego, czy jest prowadzona na poziomie krajowym czy europejskim, dopiero si ę rozpoczyna. Do świadczenie z ró żnymi procesami odzyskiwania dokumentów, np. podj ętymi przez Dyrekcj ę Archiwów Francji, pokazuje obecnie, że wi ększo ść słu żb archiwalnych nie jest przygotowana do zmierzenia si ę ze zjawiskiem kradzie ży dokumentów lub konieczno ści ą ich odzyskiwania.

Niedawne do świadczenia dowodz ą, że dyrektorzy archiwów publicznych dysponuj ą ograniczonymi środkami umo żliwiaj ącymi odzyskanie podstawowych cz ęś ci dziedzictwa narodowego. Praktycznie nie mo żna za żą da ć zwrotu takich dokumentów, je śli s ą wystawione na sprzeda ż za granic ą, nawet je żeli bezsprzecznie s ą one dobrami publicznymi. Nawet je żeli dyrektywa Unii Europejskiej dopuszcza praktyk ę zgłaszania takiego żą dania w wypadku dokumentów, które opu ściły kraj pochodzenia po 1993 r., to okre ślenie daty opuszczenia kraju przez dokument, oprócz przypadku oczywistej kradzie ży, jest wła ściwie niemo żliwe.

Istnieje niebezpiecze ństwo, że pozbawieni skrupułów handlarze, chc ąc unikn ąć żą dania zwrotu dokumentów w kraju ich pochodzenia, wystawi ą je na sprzeda ż za granic ą i praktyka ta b ędzie si ę upowszechnia ć, poniewa ż kierownictwo archiwów nie posiada środków, by temu zapobiec.

2.3. Współpraca europejska

W tych okoliczno ściach jest po żą dane, a nawet pilne, podj ęcie w całej Europie skoordynowanych wysiłków maj ących na celu zwrócenie uwagi opinii publicznej na takie praktyki, ażeby umo żliwi ć pa ństwom odzyskanie ich obiektów dziedzictwa, które wyniesione zostały ze zbiorów publicznych. Ta współpraca powinna opiera ć si ę na:

− Dzieleniu si ę dokładnymi informacjami na temat działa ń dotycz ących odzyskiwania materiałów archiwalnych w ka żdym pa ństwie członkowskim Unii;

− Stworzeniu europejskiej bazy danych skradzionych dokumentów, porównywalnej do bazy danych skradzionych dzieł sztuki;

− Zwi ększeniu koordynacji mi ędzy archiwami, władzami s ądowymi i policj ą, ażeby przeciwdziała ć działaniom siatki odbiorców;

− Wspólnym apelu do ró żnych rz ądów europejskich z zamiarem zwrócenia ich uwagi na t ę niepokoj ącą sytuacj ę oraz na zbadaniu sposobów lepszej ochrony dziedzictwa narodowego.

3. Europejska karta u żytkownika

Niemal w ka żdym archiwum u żytkownicy musz ą wylegitymowa ć si ę, nim b ędą mogli skorzysta ć z materiałów archiwalnych. Cz ęsto te ż musz ą posiada ć kart ę u żytkownika. W wi ększo ści przypadków karta umo żliwia dost ęp do jednego archiwum. Nale ży dokładnie obserwowa ć do świadczenia

120 niektórych krajów w stosowaniu karty u żytkownika archiwów pa ństwowych, któr ą mo żna posługiwa ć si ę w wielu archiwach publicznych. Doradza si ę utworzenie grupy roboczej w celu zbadania mo żliwo ści wprowadzenia porównywalnych minimalnych standardów dla karty u żytkownika archiwów w pa ństwach członkowskich Unii Europejskiej.

4. Wirtualna pracownia naukowa

Coraz cz ęś ciej u żytkownicy archiwów rozpoczynaj ą swoje poszukiwania w Internecie. Du żym krokiem naprzód w umo żliwieniu dost ępu do archiwów powinno by ć utworzenie (europejskiej) wirtualnej pracowni naukowej. Termin ten, u żyty tutaj w szerszym znaczeniu, oznacza korzystanie z wszystkich zasobów archiwalnych on-line, a nie tylko dost ęp do archiwów elektronicznych. Pierwszym krokiem winno by ć udost ępnienie on-line instrukcji u żytkownika i pomocy archiwalnej, lecz w przyszło ści powinno by ć mo żliwe korzystanie z samych dokumentów. W tym celu pomocny byłby wspólny format europejski (zob. te ż rozdział 2c).

5. Wykorzystanie archiwów w celach edukacyjnych

W zale żno ści od tradycji kulturowej danego kraju słu żby archiwalne koncentruj ą si ę na działalno ści edukacyjnej, takiej jak wystawy, wizyty i wycieczki z przewodnikiem, wydawnictwa i kursy. Dzi ęki rozró żnianiu odmiennych grup u żytkowników oraz przystosowywaniu oferty do ich zainteresowa ń kontakt z archiwami stanie si ę mo żliwy dla wi ększej cz ęś ci społecze ństwa. Wykorzystuj ąc Internet, mo żna dotrze ć do młodych ludzi ogólnie interesuj ących si ę histori ą i/lub innymi tematami bada ń. Mo żna pomóc szkołom, prowadz ąc kursy on-line i udost ępniaj ąc w ten sam sposób dokumenty, które mog ą by ć wykorzystane w klasie. Dalszym krokiem b ędzie stworzenie „rynku historycznego”, czyli interaktywnej strony, gdzie ka żdy badacz, profesjonalista i amator mógłby umieszcza ć swoje obserwacje, odpisy dokumentów, przypisy i odsyłacze do innych pomocy archiwalnych.

Wsparcie działa ń edukacyjnych jest bardzo potrzebne. Jest to istotny sposób słu żą cy zapoznaniu Europejczyków z dziedzictwem archiwalnym ró żnych pa ństw członkowskich Wspólnoty.

121

2f. Warto ściowanie i selekcja dokumentów

Propozycje konkretnych działa ń

1. Zorganizowanie wizyt maj ących na celu ocen ę i okresow ą wymian ę informacji w kwestii warto ściowania i selekcji dokumentacji mi ędzy zainteresowanymi słu żbami archiwalnymi pa ństw członkowskich Unii Europejskiej i instytucji unijnych, zwłaszcza z uwzgl ędnieniem dokumentacji unijnej.

2. Przeprowadzenie multidyscyplinarnych bada ń nad warto ściowaniem i selekcj ą dokumentacji w ró żnych krajach Unii Europejskiej.

3. Upowszechnianie wiedzy specjalistycznej na temat dokumentowania decyzji dotycz ących warto ściowania na poziomie krajowym i europejskim (np. za po średnictwem European Archive News , seria wydawnicza INSAR).

Przyszłe kierunki

4. Zbadanie mo żliwo ści rozwoju narodowych i/lub europejskich wymogów wzorcowych (= wzoru proceduralnego) warto ściowania i selekcji dokumentów.

Wst ęp

W kwestii warto ściowania i selekcji dokumentacji ustawodawstwo i regulacje prawne ró żni ą si ę znacznie w poszczególnych krajach, zwłaszcza je śli chodzi o funkcjonowanie archiwów pa ństwowych. W dobie przenikaj ących si ę wzajemnie w Unii Europejskiej procesów administracyjnych, społecznych, ekonomicznych, itp. zalecenia europejskie byłyby pomocne w poszerzeniu obszaru działalno ści archiwalnej w celu poprawy jako ści warto ściowania oraz przyj ęcia strategii gromadzenia archiwów opartej na szerokich badaniach naukowych procesu tworzenia dokumentów.

W wi ększo ści pa ństw członkowskich Unii Europejskiej zasady gromadzenia materiałów archiwalnych są ustalane na poziomie krajowym, natomiast Unia Europejska okre śla swoje własne. Współpraca pomi ędzy wszystkimi krajami Unii Europejskiej a Komisj ą Europejsk ą, maj ąca na uwadze koordynacj ę strategii europejskiej ze strategiami krajowymi, miałaby bardzo pozytywne znaczenie dla tworzenia stron internetowych lub innych działa ń.

Wszystkie pa ństwa członkowskie Unii Europejskiej u żywaj ą metody tworzenia próbek ( sampling ), zwłaszcza w przypadku akt spraw ( case files ). Nie mo żna jednak stwierdzi ć, że taka praktyka jest

122 rzeczywi ście wydajna i konieczna (ze wzgl ędu na istnienie wielu ró żnych metod). Badania i dyskusja wewn ątrz INSAR byłyby bardzo przydatne, skoro tak wiele zale ży od warto ściowania i selekcji dokumentacji elektronicznej.

Ustawodawstwo i przepisy prawa dotycz ące warto ściowania i selekcji dokumentacji

W wi ększo ści krajów europejskich główne zasady ochrony, konserwacji i archiwizacji dokumentów s ą regulowane przez ustawodawstwo dotycz ące archiwów. Przepisy te odnosz ą si ę jednak głównie do przekazywania materiałów o znaczeniu historycznym do archiwów pa ństwowych. Zazwyczaj nie s ą one precyzyjne co do kryteriów selekcji podmiotu odpowiedzialnego za jej przeprowadzenie oraz samej formy oceny i selekcji.

Ponadto zakres działalno ści pa ństwowych słu żb archiwalnych jest ró żny w poszczególnych krajach:

− W niektórych krajach pa ństwowe słu żby archiwalne są odpowiedzialne za cały proces zarz ądzania publiczn ą dokumentacj ą i materiałami archiwalnymi, w innych ta odpowiedzialno ść spoczywa na aktotwórcy do chwili przekazania dokumentów do archiwów pa ństwowych, które maj ą wi ększy lub mniejszy wpływ na warto ściowanie i brakowanie otrzymanych dokumentów;

− W niektórych krajach zakres odpowiedzialno ści pa ństwowych słu żb archiwalnych nie obejmuje całego kraju i dotyczy tylko dokumentów i archiwów rz ądu centralnego, a administracja lokalna posiada swoje własne rozporz ądzenia i przepisy prawne (dotyczy to nie tylko pa ństw federacyjnych);

− W niektórych pa ństwach zasady i procedury warto ściowania dokumentacji ciał legislacyjnych s ą wył ączone spod nadzoru pa ństwowych słu żb archiwalnych; cz ęsto dotyczy to te ż dokumentów Ministerstwa Obrony i Spraw Zagranicznych;

− W poszczególnych krajach regulacje prawne dotycz ące warto ściowania i selekcji dokumentacji wytworzonej przez organizacje pełni ące funkcje publiczne, np. szkoły i instytuty naukowe albo prywatne jednostki i partie polityczne, znacznie się ró żni ą;

− W niektórych krajach wprowadza si ę zarz ądzanie dokumentami we współpracy z archiwami pa ństwowymi lub poza nimi, w innych jednak do takiej współpracy nie dochodzi, co prowadzi do du żych ró żnic w sposobach i procedurach warto ściowania.

Oprócz ustawy o archiwach, która ustanawia standardy natury ogólnej, ró żne pa ństwa posiadaj ą inne ustawy reguluj ące zasady przechowywania ró żnych typów dokumentacji, które pa ństwowe słu żby archiwalne musz ą uwzgl ędnia ć, chocia ż nie uczestniczyły w opracowywaniu tych ustaw. We wszystkich krajach specjalne klauzule dotycz ą dokumentów stanu cywilnego (akty urodzenia, ślubu, zgonu). Znacznie rzadziej osobne przepisy odnosz ą si ę do dokumentacji o charakterze fiskalnym czy dotycz ącej środowiska naturalnego, świadcze ń rentowych i emerytalnych, ubezpieczenia zdrowotnego, zatrudnienia, danych statystycznych, itp.

Wydaje si ę równie ż, że pa ństwowe słu żby archiwalne nie zawsze uczestniczyły we wprowadzaniu do pa ństwowego systemu prawnego Dyrektywy Unii Europejskiej z 1995 r. dotycz ącej ochrony danych,

123 chocia ż zachowanie danych osobowych w celach historycznych, statystycznych czy naukowych jest konieczne.

Metody warto ściowania

Warto ściowanie, czyli proces oceny dotychczasowych i potencjalnych nabytków w celu podj ęcia decyzji o ich wystarczaj ąco długotrwałej warto ści badawczej, uzasadniaj ącej koszt przechowywania ich w archiwach, jest bardzo wa żne, poniewa ż okre śla, które dokumenty b ędą przechowywane, a które zniszczone.

Istnieje wiele sposobów oceny. Główne strategie u żywane do przeprowadzania oceny to: inwentaryzacja, wykaz akt, funkcjonalne warto ściowanie.

Pierwsza z metod polega na dokładnym zbadaniu i opisaniu wszystkich dokumentów wytworzonych przez jednostk ę administracyjn ą lub jej odpowiednik. Opis zawiera informacje o tym, kto i dlaczego wytworzył te dokumenty, a tak że o ich wykorzystaniu i zawarto ści. Po opisaniu informacje s ą analizowane pod wzgl ędem pierwszorz ędnych lub drugorz ędnych cech pozwalaj ących na okre ślenie minimalnego okresu przechowywania oraz na wskazanie dokumentów o potencjalnej warto ści wieczystej. Przedmiotem zainteresowania jest przeważnie okre ślona dokumentacja. Metoda ta, generalnie stosowana we wszystkich krajach, z natury ignoruje zwi ązki pomi ędzy poszczególnymi aktotwórcami i ich dokumentacj ą.

Druga metoda uwzgl ędnia przede wszystkim ocen ę znaczenia funkcji merytorycznych oraz wynikaj ącej z nich działalno ści instytucji rz ądowych. Ocena przydatno ści zaczyna si ę na najwy ższym poziomie schematu organizacyjnego — oceniane s ą funkcje organizacji, niezale żnie od granic administracyjnych. Ko ńcowym rezultatem jest identyfikacja funkcjonalnych komórek organizacyjnych. Archiwista przechodzi nast ępnie do identyfikacji i oceny dokumentacji wytworzonej w ramach tych jednostek. Ta metoda została przyj ęta przez wiele krajów europejskich w ró żnej formie. W niektórych pa ństwach (np. w Niemczech, Francji i wielu krajach Europy Środkowo-Wschodniej) metoda funkcjonalna czasem wykraczała poza same funkcje organizacji i badała ogólne znaczenie danej funkcji dla społecze ństwa. Ta poszerzona metoda funkcjonalna prowadzi do zwracania wi ększej uwagi na warto ść informacyjn ą dokumentacji i materiałów archiwalnych.

W rzeczywisto ści w wi ększo ści pa ństw obie metody s ą u żywane jednocze śnie. W niektórych pa ństwach istniej ą strategie krajowe, które zmierzaj ą mniej lub bardziej do anga żowania prywatnych instytucji i osób zarówno w działania administracyjne i prawne, jak i polityczne, ekonomiczne, społeczne, religijne, naukowe, kulturalne, sportowe...

Istnienie programów i instytucji europejskich, które obejmuj ą wszystkie kraje i nieuchronnie wkraczaj ą na teren polityki pa ństwowej oraz publicznych i prywatnych działa ń na poziomie pa ństwowym, nie wydaje si ę mie ć wpływu na proces oceny dokumentacji w pa ństwach członkowskich Unii Europejskiej. Ka żde pa ństwo opracowuje swoj ą własn ą strategi ę bez zrozumienia, co robi si ę w tej samej dziedzinie w innych pa ństwach i instytucjach europejskich.

124

Koordynacja i harmonizacja naszych strategii przyczyniłaby si ę z pewno ści ą do stworzenia wspólnego europejskiego dziedzictwa archiwalnego, co przyniosłoby harmonijne współistnienie zasobów archiwalnych archiwów pa ństwowych oraz archiwów instytucji unijnych.

Próbki reprezentatywne dokumentacji/ocena archiwów elektronicznych

Selekcja reprezentatywna jest form ą oceny/brakowania, która jest wykorzystywana w przypadku du żych serii dokumentacji. Metoda wybierania przykładowej dokumentacji ma na celu wybór przykładu dotycz ącego całej populacji, zwi ązków (przy zastosowaniu lub nie metod statystycznych) dotycz ących wytwórcy dokumentu, jego powinno ści i zada ń, organizacji, a tak że formy, funkcji i zawarto ści samej dokumentacji.

Przykładowa dokumentacja jest przeznaczona do trwałego przechowywania i ma słu żyć jako podstawa do wnioskowania o charakterze i zawarto ści cało ści dokumentacji; uznaje si ę j ą za wystarczaj ącą, je żeli chodzi o cele i metody przyszłych bada ń naukowych oraz generalnie interesuj ącą z badawczego punktu widzenia.

Podstawowym problemem tworzenia próbki reprezentatywnej jest wybór wła ściwej techniki i okre ślenie wielko ści tej że dokumentacji. Najpowszechniejszymi metodami tworzenia próbek są:

− Systematyczne (lub numeryczne) tworzenie próbek, czyli technika, w której pierwsza cz ęść próbki jest wybierana losowo, a nast ępnie proces ten kontynuuje si ę, zachowuj ąc proporcjonalne odst ępy mi ędzy próbką a baz ą; metoda ta jest najcz ęś ciej u żywana ze wzgl ędu na jej techniczn ą prostot ę;

− Chronologiczne tworzenie próbek, wykorzystuj ące z zasady dat ę utworzenia dokumentu;

− Losowe tworzenie próbek, oparte na wykorzystaniu tablic z losowymi numerami lub tym podobne metody.

Innymi metodami tworzenia próbek są:

− Tworzenie próbek alfabetycznych (dla akt personalnych);

− Tworzenie próbek topograficznych, w tym próbek na podstawie typów i serii archiwaliów, jak równie ż technik opartych na okre śleniu obszaru (aktotwórcy, terytoria, itp.);

− Tworzenie próbek według dat urodzenia, stosowane w krajach nordyckich, oparte na zasadzie, że dokumenty dotycz ące osób urodzonych w okre ślonym dniu ka żdego miesi ąca s ą zatrzymywane do przechowywania wieczystego;

− Tworzenie próbek jako ściowych, celowych lub wybiórczych charakteryzuj ące si ę subiektywno ści ą.

Do warto ściowania i brakowania dokumentacji stosowa ć mo żna w tym samym czasie wi ęcej ni ż jedn ą metod ę lub ka żdą z nich z osobna.

Tworzenie próbki jest opcj ą, gdy:

− Zawarto ść informacyjna dokumentacji jest relatywnie niewielka i/lub ilo ść unikatowych 125

informacji jest mała;

− Dokumentacja jest raczej jednorodna, je żeli chodzi o form ę, i cz ęś ciowo w odniesieniu do zawarto ści;

− Objęto ść dokumentacji jest ogromna.

W tym ostatnim przypadku konieczno ść tworzenia próbek pojawia si ę, gdy wi ększo ść akt, które stanowi ą źródło próbek, jest przenoszona do środowiska elektronicznego. Do tej pory w teoretycznych zało żeniach oceny zaledwie zaczęto uwzgl ędnia ć warto ściowanie i selekcj ę dokumentacji elektronicznej. Wielu archiwistów wydaje si ę s ądzi ć, że inna metoda oceny tej ostatniej nie jest w zasadzie konieczna, z wyj ątkiem okre ślenia okresu, w którym skuteczne działanie mo że by ć podj ęte w celu wyboru i zachowania dokumentacji.

W tym zakresie nale ży jednak przeprowadzi ć wiele bada ń dotycz ących stosowania tej metody w odniesieniu do oceny oraz oceny i tworzenia próbek dokumentacji elektronicznej.

126

2g. Zarz ądzanie dokumentacj ą i archiwami

Propozycje konkretnych działa ń

1. Wspieranie współpracy europejskiej w zakresie zarz ądzania dokumentacj ą i archiwami, szczególnie inicjatyw DLM-Forum (zob. rozdział 5b).

2. Promowanie szkole ń na temat zarz ądzania dokumentacj ą i archiwami dla administracji i użytkowników ze szczególnym uwzgl ędnieniem cyklu życiowego dokumentu.

3. Proponowanie kroków wspieraj ących lepsze poznanie ró żnych tradycji administracyjnych w Europie.

Przyszłe kierunki

4. Zbadanie, jak tworzenie profesjonalnej sieci w zakresie zarz ądzania dokumentacj ą i archiwami mo że by ć systematycznie rozwijane.

1. Dlaczego potrzebujemy skoordynowanego zarz ądzania dokumentacj ą i archiwami?

Koordynacja i skuteczno ść zarz ądzania dokumentacj ą i archiwami s ą niezb ędne dla sprawno ści administracyjnej, przejrzysto ści i odpowiedzialno ści prawnej, a tak że dla wydajno ści usług informacyjnych i zachowania europejskiego dziedzictwa archiwalnego.

1.1. Definicje

Istnieje wiele definicji zarz ądzania dokumentacj ą (i archiwami). Norma ISO 15489 (Informacja i dokumentacja. Zarz ądzanie dokumentami. Cz ęść 1. Zasady ogólne) podaje definicj ę, która okre śla nast ępuj ące podstawowe elementy:

blok zarz ądzania odpowiedzialny za skuteczne i systematyczne kontrolowanie wytwarzania, przekazywania, utrzymania, u żytkowania i kwalifikowania dokumentacji, w tym procesy uzyskiwania i przechowywania dowodów i informacji o zakresie działalno ści merytorycznej wyra żonej w dokumentacji.

Zarz ądzanie archiwami obejmuje tradycyjnie historyczn ą cz ęść cyklu życiowego dokumentów. Troszczy si ę o dokumenty, które zostały przeznaczone do trwałego przechowywania, a wi ęc zostały przekazane do archiwów historycznych. Nim dojdzie do przeniesienia tych dokumentów do archiwów, obowi ązek troski o nie spoczywa na aktotwórcy. Poj ęcie zarz ądzania materiałami archiwalnymi

127 zazwyczaj obejmuje nadanie układu i opracowanie materiałów archiwalnych oraz wi ążą cą si ę z tym działalno ść informacyjn ą, a tak że problemy bazy lokalowej, wyposa żenia, itp. W krajach, w których poj ęcie archiwów obejmuje równie ż bie żą cą dokumentacj ę, zarz ądzanie materiałami archiwalnymi mo że obejmowa ć czynno ści, które faktycznie nale żą do zarz ądzania dokumentacj ą.

Poj ęcie cyklu życiowego jest istotne w zwi ązku z zarz ądzaniem dokumentacj ą i archiwami. Cykl życiowy składa si ę z czterech podstawowych faz: wytworzenia lub przejęcia dokumentów, przechowywania, u żytkowania i kwalifikowania (tzn. brakowania lub przekazania do archiwum historycznego). Zamiast okre ślenia „cykl życiowy” u żywa si ę czasami terminu „kontinuum” w celu podkre ślenia współzale żno ści mi ędzy tymi fazami.

Nale ży podkre śli ć, że w wielu krajach zarz ądzanie archiwami (z lub bez zarz ądzania dokumentacj ą) nale ży do zada ń administracji, a nie tylko archiwów historycznych.

1.2. Potrzeby i korzy ści

Istnieje tendencja traktuj ąca zarz ądzanie dokumentacj ą i archiwami jako dwie odr ębne funkcje o całkowicie odmiennych zadaniach. Tego podziału nie da si ę dzi ś obroni ć.

Pojawienie si ę systemów informacyjnych oraz dokumentu elektronicznego poci ąga za sob ą potrzeb ę koordynacji. Je śli wzgl ędy archiwalne nie b ędą brane pod uwag ę podczas planowania i tworzenia systemów, długoterminowe przechowywanie i u żytkowanie dokumentów elektronicznych mo że okaza ć si ę niemo żliwe. Warto ściowanie i brakowanie, techniki długoterminowego przechowywania informacji w postaci elektronicznej oraz mo żliwa potrzeba zabezpieczenia tre ści w celu długoterminowego przechowywania (papier, mikrofilm) nale żą do kwestii, którymi trzeba si ę zaj ąć ju ż na etapie planowania. Je śli zostan ą przesuni ęte na pó źniejsze etapy, decyzje w tych sprawach mog ą okaza ć się bardziej skomplikowane i kosztowne.

Nale ży podkre śli ć, że istnienie postaci elektronicznej nie oznacza, że warto ściowanie i brakowanie dokumentacji jest zb ędne. Je śli pozwoli si ę na nieograniczony i nieokre ślony wzrost liczby informacji w bazach danych, systemach zarz ądzania dokumentami, itp. na dłu ższ ą met ę wpłynie to na przechowywanie i przydatno ść tych informacji.

Pomimo rewolucji IT liczba materiałów archiwalnych na no śnikach tradycyjnych (np. papier) równie ż regularnie wzrasta. Brak koordynacji pomi ędzy zarz ądzaniem dokumentacj ą i archiwaliami mo że mie ć katastrofalne konsekwencje. Sposób, w jaki dokumenty s ą rejestrowane i przechowywane podczas fazy aktywnej, ma podstawowy wpływ na ich pó źniejsz ą dost ępno ść i kwalifikowanie. W odniesieniu do warto ściowania i brakowania sposób, w jaki dokumenty s ą przechowywane przez cały cykl życiowy, ma decyduj ące znaczenie. Je śli dokumentacja o ró żnych okresach przechowywania jest wymieszana i przechowywana razem, to identyfikacja i wydzielenie materiałów, które maj ą stał ą warto ść archiwaln ą i maj ą by ć wieczy ście przechowywane, mo że wymaga ć du żego nakładu pracy. Systemy przechowywania dokumentacji powinny to uwzgl ędnia ć i w zwi ązku z tym nadawa ć odpowiedni ą struktur ę serii lub cało ści wytworzonej dokumentacji. Przewodni ą zasad ą winno by ć to, że podstawowa struktura zespołu archiwalnego powinna by ć ustalona we wczesnej fazie cyklu

128

życiowego dokumentacji, gdy podlega ona procesowi zarz ądzania. W celu osi ągni ęcia tego celu mo żna wykorzysta ć wykazy akt, plany akt.

Oprócz warto ściowania i brakowania nios ą one dodatkow ą potencjaln ą korzy ść , poniewa ż mo żna unikn ąć kosztownego przyporz ądkowania w archiwum historycznym. Istnieje kilka okre ślonych korzy ści, które wynikaj ą z koordynacji zarz ądzania dokumentacj ą i archiwami. Wi ążą si ę one z:

− Przejrzysto ści ą, wolnym dost ępem do informacji, odpowiedzialno ści ą prawn ą:

Zarz ądzanie dokumentacj ą i archiwaliami odgrywa główn ą rol ę w zapewnieniu przejrzysto ści administracyjnej i realizacji zasady wolnego dost ępu do informacji. Je śli dokumentacja i archiwalia b ędą w złym stanie, to prawo do korzystania z nich stanie si ę martwe. To samo równie ż dotyczy prawnej odpowiedzialno ści aktotwórców. W du żym stopniu ta odpowiedzialno ść opiera si ę na dokumentacji. S ą to kwestie istotne we wszystkich fazach cyklu życiowego dokumentów, co oznacza, że koordynacja zarz ądzania dokumentacj ą i archiwami ma żywotne znaczenie.

− Efektywno ści ą administracyjn ą, dobrze wykonywanymi usługami informacyjnymi, ograniczeniem kosztów:

Dokładnie zaplanowane i wspólne zarz ądzanie dokumentacj ą i archiwami zwi ększa wydajno ść administracyjn ą i redukuje koszty. Łatwiej znale źć informacje w archiwach (zarówno bie żą cych, jak i historycznych), które s ą uporz ądkowane, maj ą wystarczaj ącą liczb ę pomocy archiwalnych — takich, z których usuni ęto dokumenty, których termin przechowywania wygasł. Zwi ększona efektywno ść usług informacyjnych przynosi korzy ść zarówno klientom wewn ętrznym, jak i zewn ętrznym, tzn. samej administracji i obywatelom. Ograniczenie kosztów wi ąż e si ę z szybsz ą obsług ą, zmniejszeniem liczby dokumentów (brakowanie) oraz lepszym zarz ądzaniem dokumentami i systemami elektronicznymi (unika si ę ponownego wykonywania tych samych czynno ści). Zarz ądzanie dokumentacj ą i archiwami musi by ć ści śle ze sob ą powi ązane, je śli cele te maj ą by ć osi ągni ęte.

− Europejskim dziedzictwem archiwalnym:

Synchronizacja zarz ądzaniem dokumentacj ą i archiwami jest konieczna w celu zabezpieczenia archiwalnego dziedzictwa Europy. Cz ęść dokumentacji wytworzonej przez administracj ę i inne organizacje tworzy materiały archiwalne, które b ędą przechowywane wieczy ście dla celów naukowych, prawnych i kulturalnych. Cały cykl życiowy dokumentacji musi by ć z góry zaplanowany, by umo żliwi ć identyfikacj ę dokumentów i materiałów archiwalnych, które zostan ą przeniesione do archiwów historycznych zgodnie z wcze śniej okre ślonymi zasadami albo w wersji papierowej, elektronicznej, albo w formie multimedialnej.

2. Stan zarz ądzania dokumentacj ą i archiwami w pa ństwach członkowskich Unii Europejskiej

Sytuacja dotycz ąca relacji mi ędzy zarz ądzaniem dokumentacj ą i archiwami w sektorze publicznym pa ństw członkowskich Unii Europejskiej znacznie si ę ró żni. Tak że rola narodowych słu żb archiwalnych w doradzaniu i nadzorowaniu władz administracyjnych w kwestii zarz ądzania dokumentacj ą jest

129 odmienna. Dzieje si ę tak ze wzgl ędu na ró żnice w tradycjach administrowania i archiwizowania, które odzwierciedla prawna struktura tych pa ństw.

W niektórych krajach UE prawo archiwalne dotycz ące archiwów i zwi ązane z nim przepisy zawieraj ą wyra źne regulacje dotycz ące zarz ądzania dokumentacj ą. Ponadto wi ększo ść przepisów odnosz ących si ę do archiwów zawiera elementy, które mo żna zastosowa ć do zarz ądzania dokumentacj ą, chocia ż nie wyst ępuj ą bezpo średnie odniesienia. Ró żne ustawy dotycz ące archiwów upowa żniaj ą zazwyczaj odpowiednie archiwa pa ństwowe (albo podobne władze) do doradzania i nadzorowania w sprawach archiwizacji i nadzorowania, cz ęsto równie ż w kwestii zarz ądzania dokumentacj ą lub pewnymi jej aspektami. Zarz ądzanie dokumentacj ą mo że by ć te ż regulowane specjalnymi przepisami, dekretami lub rozporz ądzeniami ministerialnymi. W niektórych krajach ustawodawstwo dotycz ące wolno ści dost ępu do informacji podkre śla wag ę zarz ądzania dokumentacj ą.

W pa ństwach członkowskich UE istnieje spore zró żnicowanie dotycz ące prawnych i statutowych podstaw zarz ądzania dokumentacj ą. Jednak że wyra źna jest tendencja do zwi ększenia roli procesu zarz ądzania dokumentacj ą oraz okre ślenia jego zwi ązku z procesem zarz ądzania archiwami. Mo żna twierdzi ć, że nawet istniej ące struktury prawne, bez wzgl ędu na ich zró żnicowanie, daj ą mo żliwo ść rozwoju procesu zarz ądzania dokumentacj ą i skoordynowania go z zarz ądzaniem archiwami.

Tak że w sferze edukacji i szkolenia na temat zarz ądzania dokumentacj ą i archiwami istnieje wiele ró żnic pomiędzy pa ństwami członkowskimi. W wi ększo ści krajów edukacja i szkolenia dotycz ące archiwów s ą dobrze zorganizowane, lecz status zarz ądzania dokumentacj ą wydaje si ę gorzej zorganizowany. Zarz ądzanie dokumentacj ą stanowi cz ęsto, w ró żnym stopniu, cz ęść programów dokształcania archiwalnego, lecz w ró żnych krajach nadal poszukuje swojego miejsca w sferze edukacyjnej. Odnosi si ę to szczególnie do szkolnictwa wy ższego.

Koordynacja zarz ądzania dokumentacj ą i archiwami musi odgrywa ć wa żną rol ę w programach edukacyjnych i szkoleniowych. W Europie obie spokrewnione profesje, archiwistów i zarz ądzaj ących dokumentacj ą, powinny wspólnie korzysta ć z podstawowych zasad i metod.

130

CZ ĘŚĆ 3. ROLA ARCHIWISTY W XXI WIEKU. SZKOLENIE I UZNANIE DYPLOMÓW

131

132

3a. Rola archiwisty jako stra żnika pami ęci społecze ństwa

Propozycje konkretnych działa ń

1. Promowanie zasady, zgodnie z któr ą w XXI w. archiwista powinien zajmowa ć si ę całym kontinuum cyklu życiowego dokumentu.

2. Organizowanie wizyt badawczych i/lub szkole ń dla archiwistów w pa ństwach członkowskich Unii Europejskiej i instytucjach unijnych.

3. Dalsze kształtowanie roli archiwisty jako stra żnika pami ęci społecze ństwa, zgodnie z etyk ą zawodow ą, we wszystkich pa ństwach członkowskich i instytucjach UE.

4. Wspieranie działa ń, które zwi ększ ą dost ęp do pami ęci zbiorowej społecze ństw europejskich.

Przyszłe kierunki

5. Wzmocnienie roli odgrywanej przez archiwistów w skali ogólnoeuropejskiej we współpracy z innymi dyscyplinami w całej Europie, tak że z ekspertami technologii ITC i innymi specjalistami w dziedzinie informatyki.

1. Społecze ństwo i archiwista w XXI w.

Jak wspomniano w cz ęś ci 1. i 2. tego Raportu , słu żby archiwalne odgrywaj ą podstawow ą rol ę w społecze ństwie, realizuj ąc cztery główne funkcje okre ślone przez XXXVI Mi ędzynarodow ą Konferencj ę Okr ągłego Stołu Archiwów CITRA 2002:

a) Gwarantowanie wła ściwego funkcjonowania organizacji publicznych i prywatnych, administracyjnych i gospodarczych;

b) Zachowanie pami ęci społecze ństwa przez tworzenie bazy źródłowej historii indywidualnej i zbiorowej;

c) Zabezpieczenie obywatelom i pa ństwom dowodów potwierdzaj ących ich prawa;

d) Umo żliwienie obywatelom korzystania z ich prawa dost ępu do oficjalnych informacji, a rz ądom do uzasadnienia ich działalno ści.

Z bada ń opinii publicznej i innych źródeł wiadomo, że członkowie ogółu społecze ństwa w wielu krajach Unii Europejskiej wysoko ceni ą archiwa, kojarz ąc je z pami ęci ą i histori ą. Paradoksalnie, dla wi ększo ści ten pozytywny odbiór nie opiera si ę na bezpo średnim do świadczeniu wynikaj ącym z ich 133 obecno ści w archiwum historycznym. Społecze ństwo uwa ża archiwa za cz ęść pami ęci zbiorowej i źródło wiedzy o przeszło ści. Bez wzgl ędu na znaczenie tych funkcji archiwów, stanowi ą one jedynie cz ęść misji archiwisty. Archiwista w XXI w. musi zagwarantowa ć nie tylko to, że dokumentacja i materiały archiwalne s ą tworzone i zarz ądzane jako świadectwa słu żą ce odpowiedzialno ści i pami ęci, lecz tak że to, że s ą zabezpieczane, a żeby społecze ństwo było pewne swej przyszło ści. Działalno ść archiwalna — pocz ąwszy od wytworzenia i zarz ądzania po wykorzystanie dokumentacji i materiałów archiwalnych — oznacza zachowanie autentycznych świadectw ludzkiej działalno ści i do świadcze ń przez wieki.

Do jakiego stopnia mamy prawo mówi ć o roli archiwisty, a nie o roli i funkcjonowaniu słu żb archiwalnych? Ustawodawstwo dotycz ące archiwów nie odwołuje si ę na ogół do roli i obowi ązków archiwisty. W wi ększo ści krajów definicja roli archiwisty wynika po średnio z przepisów dotycz ących archiwów pa ństwowych lub archiwisty pa ństwowego. Jednak że Kodeks etyczny archiwisty , opracowany przez Mi ędzynarodow ą Rad ę Archiwów i uchwalony w trakcie obrad Mi ędzynarodowego Kongresu Archiwów, oraz kilkana ście podr ęczników i dokumentów programowych sporz ądzonych przez zawodowe stowarzyszenia archiwalne okre ślaj ą lub sugeruj ą oczekiwany zakres działania i rol ę archiwisty. Mog ą by ć one podsumowane nast ępuj ąco: archiwista to stra żnik pami ęci społecze ństwa (wi ąż e si ę to z wy żej wspomnianymi głównymi funkcjami a–b) oraz dostawca autentycznych informacji i wi ęzi ze społecze ństwem, które prowadz ą do wi ększej demokracji, odpowiedzialno ści i dobrego rz ądzenia (wi ąż e si ę to z wy żej wymienionymi głównymi funkcjami c–d).

2. Rola archiwisty jako stra żnika pami ęci społecze ństwa

Rola ta nie ogranicza si ę wył ącznie do roli kustosza archiwów wytworzonych przez administracj ę pa ństwow ą, wykonuj ącego czynno ści zwi ązane z zarz ądzaniem tymi archiwami (zob. rozdział 1c). Pami ęć społeczna nie jest ulokowana jedynie w archiwach, lecz te ż u wła ściciela źródeł, tworz ąc struktur ę lokalnej, regionalnej i narodowej pami ęci oraz historii, ale te ż historii i to żsamo ści politycznych, religijnych oraz innych grup społecznych, a tak że historii życia jednostek i rodzin. Ludzie uczestnicz ą w procesie gromadzenia, chronienia, opisywania i wzbogacania dziedzictwa kulturowego. Rola archiwisty w XXI w., w tych współdziałaj ących społeczno ściach, ewoluuje w kierunku roli po średnika i współtwórcy pami ęci kulturowej.

3. Profesjonalne stowarzyszenia archiwalne w XXI w.

Z powodu specyfiki dokumentacji i materiałów archiwalnych archiwista staje wobec etycznych wyzwa ń wynikaj ących ze sprzeczno ści interesów rz ądu i obywateli (dost ęp, ochrona danych, itp. — zob. cz ęść 2). Radz ąc sobie z tymi wyzwaniami, archiwista powinien polega ć na profesjonalnych stowarzyszeniach, wobec których winien tak że składa ć relacje ze swojej działalno ści. Stowarzyszenia te powinny by ć autonomiczne i niezale żne od publicznych władz archiwów. Nale ży promowa ć zakładanie profesjonalnych stowarzysze ń archiwistów oraz współprac ę mi ędzy nimi we wszystkich pa ństwach członkowskich Unii Europejskiej. Ustawodawstwo dotycz ące archiwów (zob. cz ęść 2) powinno uwzgl ędnia ć społeczne role archiwisty. Nale ży umie ści ć w nim klauzul ę o rozwi ązywaniu

134 etycznych kwestii zawodowych na drodze odwoływania si ę do opinii archiwisty oraz, w miar ę konieczno ści, do pomocy stowarzysze ń archiwistów w pa ństwach członkowskich Unii Europejskiej.

135

3b. Archiwista jako dostarczyciel autentycznych informacji i jego stosunki ze społecze ństwem: promowanie demokracji, odpowiedzialno ści i dobrego rz ądu

Propozycje konkretnych działa ń

1. Zorganizowanie wizyt studialnych i/lub pomocy finansowej na szkolenia zawodowe archiwistów w pa ństwach członkowskich i instytucjach Unii Europejskiej.

2. Zach ęcanie do wymiany profesjonalnych informacji i kompetencji przez konferencje, seminaria i spotkania na temat odpowiedzialno ści i dobrego rz ądu.

Przyszłe kierunki

3. Zbadanie, w jaki sposób zawód archiwisty mo że przyczyni ć si ę do umocnienia praw społecznych, ekonomicznych i praw człowieka w całej Unii Europejskiej.

1. Rola archiwisty jako dostarczyciela autentycznych informacji i jego zwi ązek ze społecze ństwem Dostarczanie informacji przez archiwa to co ś wi ęcej ni ż dostarczanie danych, które mo żna wyszuka ć przez naci śni ęcie klawiszy. Ludzie szukaj ą informacji, które mog ą ich poł ączy ć z innymi lud źmi. Wykorzystuj ą Internet, aby mie ć dost ęp do „powa żnych tre ści”, żeby nada ć znaczenie ich własnej przeszło ści, tera źniejszo ści lub przyszło ści. Archiwista staje przed wyzwaniem, aby pokaza ć, że archiwa nie s ą gorsze pod tym wzgl ędem od Internetu i mog ą zaoferowa ć nawet wi ększe mo żliwo ści. Archiwa s ą sfer ą publiczn ą w społecze ństwie obywatelskim, gdzie ludzie si ę spotykaj ą, spierają, dyskutuj ą, wymieniaj ą informacje oraz wykorzystuj ą je w swym twórczym dialogu z dominuj ącym dyskursem w ramach społecze ństwa obywatelskiego.

Archiwa, biblioteki, muzea i inne instytucje pami ęci maj ą zwi ązek z umysłami i pami ęci ą ludzi. Jednak tym, co odró żnia archiwa od innych instytucji pami ęci jest fakt, że wspomnienia indywidualne i wspólna pami ęć , które przechowuj ą, nie są definiowane w kategoriach dziedzictwa kulturowego — lokuje si ę je jako element cyklu życiowego. Dokumentacja i materiały archiwalne uciele śniaj ą zwi ązek pomi ędzy świadectwami, odpowiedzialno ści ą i pami ęci ą.

136

2. Promowanie demokracji, odpowiedzialno ści i dobrego rz ądu

Bez świadectw nie ma odpowiedzialno ści i nie istnieje pami ęć . Odpowiedzialno ść i pami ęć s ą zawarte w dokumentacji i materiałach archiwalnych, jako że s ą one świadectwami, nie tylko świadectwami działalno ści, nie tylko świadectwami w znaczeniu prawnym, ale równie ż świadectwami faktu historycznego, który albo jest 1) cz ęś ci ą samej działalno ści, albo 2) mo że zosta ć odnaleziony przez działalno ść , albo 3) w inny sposób jest zawarty w dokumentach i archiwach oraz ich archiwalnej charakterystyce. Dokumentacja i archiwa słu żą jako dowód działalno ści oraz świadectwo zewn ętrznej pami ęci zbiorowej i indywidualnej. S ą one świadectwami wspieraj ącymi z jednej strony odpowiedzialno ść , a z drugiej pami ęć . Archiwi ści i słu żby archiwalne powinny podkre ślać w swoich programach społecznych t ę podwójn ą jako ść dowodow ą archiwaliów, poniewa ż jest ona słabiej rozumiana przez społecze ństwo ni ż warto ść kulturowa archiwów.

Jawno ść jest niezb ędna dla odpowiedzialno ści i dobrego rz ądu (zob. rozdział 2a). Parlament Europejski ogłosił, że „Jawno ść umo żliwia obywatelom branie wi ększego udziału w procesie podejmowania decyzji i gwarantuje, że administracja cieszy si ę wi ększym uznaniem i jest sprawniejsza oraz bardziej odpowiedzialna wobec obywatela w systemie demokratycznym”. Jednym ze sposobów osi ągni ęcia jawno ści jest udost ępnienie dokumentów i archiwów, co — jak wspomniano w rozdziałach 1c i 2a — umo żliwia odtworzenie działa ń i ich przyczyn. Archiwi ści powinni promowa ć dost ęp i szanowa ć prywatno ść , zwłaszcza jednostek, których dotyczy dokumentacja i materiały archiwalne.

3. Wyzwania dla archiwisty w XXI w.

W pa ństwach członkowskich Unii Europejskiej archiwista zaczyna odgrywa ć coraz wa żniejsz ą rol ę. Nowe priorytety społeczne oraz nowe technologie s ą głównymi czynnikami, które stoj ą za zwi ększaniem si ę znaczenia roli archiwisty w XXI w. Zmieniaj ące si ę współcze śnie oczekiwania społeczne wobec funkcji archiwisty s ą wynikiem zmniejszenia si ę ogranicze ń miejsca, czasu i no śnika w zwi ązku z rozwojem nowoczesnych technologii informacyjnych i komunikacyjnych w „erze dost ępu”. Fakty te zwi ększaj ą oczekiwania obywateli dotycz ące swobodnego dost ępu do autentycznych informacji 24 godziny na dob ę, siedem dni w tygodniu, gdziekolwiek zdarzy im si ę przebywa ć.

Prawie we wszystkich nowych pa ństwach członkowskich Unii Europejskiej tysi ące obywateli odkryło ostatnio archiwa publiczne jako źródło świadectw umo żliwiaj ących im uzasadnienie i korzystanie z praw człowieka i obywatela. Jednak że ta rola jest mniej dostrzegalna w innych krajach i nie jest jeszcze wystarczaj ąco doceniona przez społecze ństwo jako znacz ąca rola archiwisty.

Wyzwaniem dla archiwistów wykorzystuj ących nowo zdobyty presti ż społeczny (jako dostarczyciele świadectw wspieraj ących prawa człowieka i obywatela), zwłaszcza w nowych pa ństwach członkowskich Unii Europejskiej, jest wzmocnienie i rozwój ich innych ról. Poza tym, skoro poprzednio kojarzono ich z re żimem i pa ństwem, maj ą teraz, zgodnie z przepisami prawa, zmieni ć si ę w stra żników archiwów „narodu, przez naród i dla narodu”. Okre ślonym obowi ązkiem archiwisty jest dostarczenie wła ściwej tre ści i kontekstu tak, by obywatele mieli gwarancj ę, że informacje, które otrzymuj ą s ą autentyczne.

137

Archiwi ści ze starych pa ństw członkowskich, korzystaj ąc z do świadczenia swoich kolegów z nowych pa ństw członkowskich UE, powinni słu żyć do świadczeniem i pomoc ą w wypełnianiu roli stra żnika pami ęci społecze ństwa. Ta wzajemna pomoc archiwistów powinna by ć promowana i ułatwiana na poziomie europejskim. Nale ży zwi ększy ć przepływ informacji przez zało żenie banku informacji, opracowanie wytycznych, publikowanie najlepszych praktyk, modeli działalno ści, strategii marketingowych, itp. Powinny towarzyszy ć temu warsztaty, seminaria i inne formy szkoleniowe zarówno na miejscu, jak i pozwalaj ące na uczenie si ę na odległo ść . Przy upowszechnianiu wiedzy nale żałoby wykorzysta ć współczesne technologie informacyjne i komunikacyjne.

Raport DigiCULT, opublikowany przez Komisj ę Europejsk ą w 2002 r., zdecydowanie doradza instytucjom pami ęci wyj ście poza umo żliwianie tylko dost ępu i dostarczanie materiału źródłowego. Musz ą one oferowa ć „usługi, które maj ą równie ż zwi ązek z życiem ludzi”. Jedn ą z kluczowych kwestii, rozpoznan ą w raporcie jest tworzenie nowych narz ędzi, a nie jedynie poszerzanie istniej ących produktów i usług. Wiedza i kompetencje archiwistów, bibliotekarzy i kustoszy muzealnych dotycz ące zasobów i kolekcji musz ą zosta ć wykorzystane do „budowy bogatego w wiedz ę, multimedialnego źródła informacji, które dostarczy wyja śnie ń i wskazówek, jak równie ż dodatkowego kontekstu” (zob. równie ż rozdziały 2b, 2c, 2d). Archiwista b ędzie anga żowany w lokaln ą, krajow ą i coraz cz ęś ciej mi ędzynarodow ą współprac ę z bibliotekarzami, kustoszami muzealnymi oraz innymi „stra żnikami pami ęci” i dostarczycielami tre ści. Odbiorcy stan ą si ę te ż globalni, odwiedzaj ąc wirtualne pracownie naukowe i magazyny przez 24 godziny na dob ę.

Nowe technologie informacyjne i komunikacyjne (zob. równie ż punkty 7 i 8b Rezolucji Komisji z 6 maja 2003 r.) oferuj ą nowe mo żliwo ści i stanowi ą nowe wyzwania. Archiwi ści powinni wypełnia ć swoj ą rol ę, wykorzystuj ąc szerzej nowe technologie informacyjne i komunikacyjne. Jednak że nie poci ąga to za sob ą ewolucji archiwisty w specjalist ę ITC. Archiwi ści musz ą wiedzie ć, jak u żywa ć nowych technologii (zob. rozdział 3c), ale znacznie wa żniejsze jest, by rozumieli strategiczne konsekwencje nowoczesnych technologii dla ich własnej roli i związków ze społecze ństwem w XXI w. oraz stale je aktualizowali, by zapewni ć obywatelowi europejskiemu szeroki dost ęp do autentycznych informacji.

138

3c. Szkolenie archiwistów z naciskiem na przyszłe zadania

Propozycje konkretnych działa ń

1. Organizacja szkolenia archiwalnego i rozpowszechnianie wiedzy o archiwach w śród osób podejmuj ących decyzje administracyjne i innych kadr kierowniczych.

2. Opracowanie podstawowych schematów kompetencji archiwalnych w XXI w. oraz zbadanie mo żliwo ści ustanowienia europejskiego modelu kompetencji w tej dziedzinie.

3. Organizacja szkole ń dla archiwistów zgodnie z działaniami priorytetowymi okre ślonymi w Zaleceniach wykonawczych i innych rozdziałach niniejszego Raportu .

4. Organizacja konferencji europejskich, seminariów i spotka ń w celu rozpowszechniania dost ępnej wiedzy na temat kompetencji, najlepszych praktyk oraz innych do świadcze ń zawodowych we wszystkich pa ństwach członkowskich i instytucjach UE.

Przyszłe kierunki

5. Zbadanie mo żliwo ści utworzenia europejskiego centrum ustawicznego doskonalenia kwalifikacji archiwalnych, podlegaj ącego proponowanemu Komitetowi Archiwistów Pa ństw Członkowskich i Instytucji UE.

6. Wspieranie mobilno ści archiwistów w granicach Unii Europejskiej.

Wst ęp

Wydany przez Komisj ę Europejsk ą w 1994 r. raport Archiwa w Unii Europejskiej podkre ślał ogromne znaczenie rozwoju zawodowego kształcenia archiwalnego oraz zach ęcał do zwi ększenia współpracy europejskiej w tej dziedzinie. Min ęło 10 lat, a problemy te wci ąż pozostaj ą w centrum zainteresowania. Są one ści śle zwi ązane z wydarzeniami, które pojawiły si ę ju ż na horyzoncie lub zbli żały si ę z zawrotn ą szybko ści ą i które sprawiły, że praca archiwisty stała si ę zbiorem nieustannie zmieniaj ących si ę umiej ętno ści. Rozwój społecze ństwa informacyjnego ze wszystkimi tego konsekwencjami, kultura digitalizacji i nowych technologii, ró żnorodno ść umiej ętno ści wymaganych przez profesjonalistów w dziedzinie kultury (czyli wiedza techniczna niekoniecznie zwi ązana wył ącznie ze specjalizacj ą, lecz równie ż z zarz ądzaniem i komunikacj ą), powszechno ść podej ścia interdyscyplinarnego, wzrost liczby i poziomu zamówie ń składanych przez u żytkowników archiwów to tylko kilka elementów z tych najwa żniejszych.

139

Anga żuj ąc si ę w post ępy cywilizacyjne, archiwi ści s ą ich świadomi, ale czasami trudno im zaakceptowa ć konieczno ść nowego zdefiniowania własnego miejsca w społecze ństwie i podkre ślenia kluczowej roli, jak ą mog ą i powinni w nim pełni ć. Paradoksem jest, że niemal w ka żdym kraju archiwistom jest coraz trudniej spełnia ć stawiane im wymagania, przy jednoczesnej świadomo ści, że są w społecze ństwie nie do zast ąpienia, je śli ma ono wła ściwie funkcjonowa ć. Archiwi ści s ą wsz ędzie, ale nigdzie nie s ą rozpoznawalni.

Czy to nie ten wła śnie paradoks le ży u podstaw tak znacz ących ró żnic w systemach szkole ń archiwalnych w Europie, żeby przyjrze ć si ę tylko jednej sprawie? Wydaje si ę, że ten brak spójno ści stanowi odzwierciedlenie pewnej trudno ści z okre śleniem, kim wła ściwie powinien by ć współczesny archiwista. Nawet w pa ństwach o wielowiekowej „tradycji archiwalnej” szkolenie archiwistów jest dziedzin ą zaniedban ą i spełnia potrzeby tego szybko rozwijaj ącego si ę zawodu zaledwie na podstawowym, żeby nie powiedzie ć tradycyjnym, poziomie. Wyja śnia to cz ęś ciowo ró żnorodno ść systemów szkolenia archiwistów nawet w pojedynczym pa ństwie. Każda z metod szkoleniowych jest prób ą sprostania uznanemu i rosn ącemu zapotrzebowaniu na profesjonalistów, którzy potrafi ą osi ągn ąć wysoki stopie ń specjalizacji.

Czy w tych okoliczno ściach Unia Europejska mo że i powinna działa ć jak katalizator, jak jednocz ąca siła nap ędowa działa ń maj ących na celu ustanowienie przemy ślanego i realistycznego systemu szkole ń archiwalnych, przy zachowaniu świadomo ści narodowych tradycji i ich specyficznych cech?

1. Szkolenie pocz ątkowe

1.1. Ró żnorodno ść systemów

Jak to podkre ślono we wst ępie, mimo wysiłków podj ętych przez wiele pa ństw, nie istnieje żaden spójny model szkole ń nawet na poziomie krajowym. Oferowane szkolenia pocz ątkowe mo żna zaklasyfikowa ć w zale żno ści od stosowanych podej ść lub tradycji. Podej ście „historyczne” skupia si ę na nauczaniu przedmiotów zwi ązanych z histori ą. Podej ście administracyjne zwraca szczególn ą uwag ę na kwestie zarz ądzania. Podej ście zawodowe oparte jest na praktycznej nauce i wdra żaniu standardów; szkolenie „na stanowisku”, któremu poddawani s ą sta żyści słu żb archiwalnych (zwykle w archiwach pa ństwowych); podej ście „zintegrowane”, dla którego archiwa stanowi ą jedn ą z dziedzin nauk informacyjnych; oraz podej ście zwi ązane z cało ści ą cyklu życiowego dokumentu, podkre ślaj ące zarz ądzanie dokumentacj ą w administracji (lub archiwach bie żą cych). Szkolenia „archiwalne” oferuj ą równie ż instytucje, takie jak biblioteki oraz innej specjalno ści.

Czasem ró żnorodne systemy ł ączy si ę w jeden (Finlandia), cz ęsto całkowicie przemodelowany w praktyczny, scentralizowany i skoordynowany sposób (Holandia), a czasem buduje si ę nowy system przez dodanie elementów do ju ż istniej ącego (Francja). W niektórych pa ństwach system jest po prostu niewystarczaj ący (Wielka Brytania), wzgl ędnie nowy (Grecja) lub nie do ść rozwini ęty (Malta, Luksemburg). W wi ększo ści pa ństw członkowskich UE istnieje jednak wyra źna świadomo ść problemu, która czasem dała pocz ątek refleksji bądź doprowadziła do fundamentalnych reform (Holandia, 1996). Wszystkie pa ństwa członkowskie próbuj ą — na miar ę swoich tradycji administracyjnych, istniej ących

140 systemów szkół wy ższych i dost ępnych środków finansowych — rozbudowa ć swoje systemy szkole ń archiwalnych, cho ć stosowane metody s ą ró żne i ró żne te ż są efekty tych prób.

Poni ższa charakterystyka wskazuje na pewien post ęp lub kontynuacj ę trendu w ci ągu ostatnich 10 lat:

− W niektórych krajach panuje tendencja do decentralizacji; edukacja archiwalna, pod ró żnymi nazwami, oferowana jest na poziomie regionalnym, a nie tylko krajowym.

− Ró żne poziomy szkole ń trwaj ą od kilku tygodni do kilku lat i ko ńcz ą si ę nadaniem ró żnych tytułów, od „licencjonowanego archiwisty” po „wykwalifikowanego asystenta”. W wi ększo ści pa ństw wymaga si ę jednak stopnia uniwersyteckiego, zwłaszcza w przypadku zatrudnienia na stanowisku archiwisty w sektorze publicznym.

− Wi ększo ść pa ństw, gdzie systemy szkolenia rozwin ęły si ę w ci ągu ostatnich 10 lat, preferuje edukacj ę wy ższ ą, a nie szkoły archiwalne, które postrzega si ę raczej jako szkoły specjalistyczne lub podyplomowe.

− Zwi ązki mi ędzy naukami archiwistycznymi a poszczególnymi dyscyplinami s ą inne w ka żdym kraju, a ich charakter zale ży od poziomu finansowania albo umów z uniwersytetem lub władzami. Najpowszechniejszy jest zwi ązek z naukami humanistycznymi (historia) ze wzgl ędu na podobie ństwa w przedmiocie nauki (równie ż nauk pomocniczych). Tym niemniej, wyra źna jest tendencja do otwierania samodzielnych katedr archiwistyki przy kierunkach zwi ązanych z naukami informacyjnymi i komunikacyjnymi, jako rodzaj nowej orientacji naukowej.

− Wiele pa ństw ma narastaj ące problemy z rekrutacj ą studentów na kursy podyplomowe i specjalistyczne. Młodzi ludzie szukaj ą pracy natychmiast po otrzymaniu dyplomu, stypendia są rzadkie, a przy tym łatwiej je uzyska ć studentom, którzy odbyli ju ż przynajmniej sze ściomiesi ęczny sta ż praktyczny.

− Ze wzgl ędu na konieczno ść ł ączenia szkole ń praktycznych z nauczaniem teoretycznym zapewnianym przez uniwersytet, a tak że w sytuacji braku praktyk zawodowych, słu żby archiwalne (archiwa narodowe) opracowały własne programy szkoleniowe.

− Niektóre pa ństwa w ró żnym stopniu zainteresowały si ę ju ż podj ęciem współpracy mi ędzynarodowej w celu wypełnienia luk w szkoleniach archiwalnych. Niestety, niewiele z nich korzysta z europejskich programów mobilno ści zawodowej, takich jak np. Erasmus. Mogłoby si ę wydawa ć, że archiwistom trudno dosta ć si ę do tych programów. Nale ży jednak zapyta ć, czy dzieje si ę tak ze wzgl ędu na problemy administracyjne, czy te ż nieadekwatno ść samych programów, a mo że brak przygotowania ze strony archiwistów?

1.2. Rozwój programów szkolenia archiwistów

W przypadku szkole ń podstawowych utrzymuje si ę tendencja, by zbli żać je jak najbardziej do praktycznej rzeczywisto ści archiwów. Trzeba jednak zauwa żyć, że nauczyciele i twórcy programów nauczania cz ęsto znajduj ą si ę w niewygodnej pozycji. Problemem jest zaspokojenie potrzeb i wymogów pracodawców oraz proponowanego przez nich zakresu obowi ązków, a jednocze śnie

141 zapewnienie edukacji na tak wysokim poziomie, który usatysfakcjonuje uniwersytet i przekona, że ma on do czynienia z kierunkiem o tym samym statusie co inne dyscypliny. Istotne staj ą si ę w takiej sytuacji nast ępuj ące obserwacje:

− W wi ększo ści krajów istniej ą trudno ści z utrzymaniem równowagi mi ędzy teori ą i praktyk ą w programach szkoleniowych. W niektórych przypadkach kandydaci do pracy na stanowisku archiwisty s ą historykami, bibliotekarzami, filologami lub absolwentami innych kierunków studiów. Zostali oni przeszkoleni na stanowisku i nabyli swoje umiej ętno ści praktyczne, zdobywaj ąc do świadczenie. Tymczasem młodzi, świe żo wykształceni archiwi ści rekrutowani są na podstawie podstawowej wiedzy teoretycznej, której nigdy nie mieli okazji sprawdzi ć w praktyce. Warto zauwa żyć, że w niewielu pa ństwach (w tym takich, których słu żby archiwalne są dobrze „dofinansowane”) istniej ą mo żliwo ści zdobycia do świadczenia zawodowego w dziedzinach takich, jak dokument elektroniczny, EAD czy zarz ądzanie dokumentacj ą.

− W Europie jest znaczne zapotrzebowanie na wykwalifikowanych specjalistów na poziomie asystenckim, jednak prawie nie ma szkole ń dla tego poziomu kompetencji.

− Trudno jest znale źć wła ściw ą równowag ę mi ędzy kursami akademickimi, skupionymi na przedmiotach „historycznych”, i oferuj ącymi nowe metody szkolenia, które wychodz ą naprzeciw nowym profesjom i wymaganiom pracodawców, takimi jak np. zarz ądzanie dokumentami elektronicznymi, zastosowanie EAD, przepisy prawa, telekomunikacja, itp. Niektórym krajom udało si ę ju ż, czasem z zadowalaj ącym wynikiem, zintegrowa ć te tematy z programem nauczania.

− Powy ższe wskazuje na to, że wci ąż jest miejsce na dalsze dyskusje mi ędzy pracodawcami, wykładowcami i stowarzyszeniami zawodowymi, cho ć w niektórych pa ństwach członkowskich nowe kursy powstaj ą w wyniku kroków podj ętych wspólnie przez szkoły lub uniwersytety i stowarzyszenia zawodowe.

− Nale ży równie ż zauwa żyć, że deklaracja bolo ńska jako czynnik unifikuj ący w programach nauczania jest uwzgl ędniana dotychczas w mniejszo ści krajów, do których jest skierowana .

1.3. Specjalna dziedzina szkole ń: restauracja i konserwacja

Pewna liczna pa ństw członkowskich prowadzi obecnie specjalne, prywatne lub publiczne kursy w dziedzinie restauracji i konserwacji archiwaliów. Są to kursy uniwersyteckie (sztuki pi ękne) lub prowadzone przez wyspecjalizowane instytucje. Czasem sami archiwi ści mog ą skorzysta ć z podstawowej wersji kursu. Poziomy szkole ń i wydawane dyplomy ró żni ą si ę jako ści ą, a niektóre pa ństwa maj ą w ofercie wył ącznie kursy na poziomie podstawowym lub średnim. Wi ększo ść pa ństwowych słu żb archiwalnych posiada pracownie konserwacji i prowadzi pracownie restauracji archiwaliów, i w tym celu zatrudnia specjalistów. Wyra źna staje si ę jednak tendencja, by tego typu prace zleca ć firmom prywatnym.

142

Ponadto nale ży zauwa żyć, że sami archiwi ści cz ęsto nie dysponuj ą wystarczaj ącą wiedz ą, by przeprowadza ć nawet najprostsze zabiegi konserwacyjne, takie jak np. sprawdzanie warunków środowiskowych i ocena ich wpływu na dokumenty.

2. Szkolenie pracowników w trakcie pracy

Organizacja szkole ń w miejscu pracy, podobnie jak szkolenia podstawowe, jest raczej chaotyczna i ró żni si ę znacznie w zale żno ści od pa ństwa członkowskiego UE. W pewnych sytuacjach odpowiedzialno ść za prowadzenie szkole ń ponosi pracodawca, w innych nikt nie jest do tego zobowi ązany. Aktywno ść w tej dziedzinie przejawiaj ą cz ęsto stowarzyszenia zawodowe. Niektóre uniwersytety organizuj ą sesje szkoleniowe dla pracowników, podczas gdy publiczne słu żby archiwalne, głównie archiwa pa ństwowe, prowadz ą szkolenia w miejscu pracy przede wszystkim dla swoich pracowników. W ostateczno ści mo żna szuka ć odpowiednich kursów w s ąsiednim kraju. Dlatego Dyrekcja Archiwów Francji, która oferuje kompletne kursy szkoleniowe dla archiwistów w słu żbie publicznej we Francji, otworzyła niedawno takie szkolenia dla partnerów z UE, cho ć trzeba przyzna ć, że z niewielkim sukcesem — niew ątpliwie z powodów finansowych, ale zapewne równie ż i dlatego, że kursy prowadzone s ą po francusku. Szkolenie pracowników ma prawie zawsze form ę krótkich sesji (co znacznie utrudnia organizacj ę zada ń praktycznych), skoncentrowanych na zagadnieniach specjalistycznych.

3. Oczekiwania pa ństw członkowskich UE wobec szkole ń zawodowych w kontek ście współpracy europejskiej Cho ć z jednej strony wymienione wy żej fakty ilustruj ą ogromne ró żnice w systemach i metodach szkole ń zawodowych, to z drugiej strony istniej ą znaczne podobie ństwa w potrzebach, jakie wyra żaj ą pa ństwa członkowskie.

3.1. Struktura i forma kursu

Wśród swoich szczególnych potrzeb pa ństwa członkowskie UE podkre ślaj ą nast ępuj ące punkty:

− Istnieje wyra źna potrzeba okre ślenia, a nast ępnie monitorowania, standardów kwalifikacji zawodowych, przy jednoczesnym utrzymaniu ró żnorodno ści w tym zakresie w ramach UE.

− Krajowi eksperci powinni by ć szkoleni jako potencjalni wykładowcy. Szkolenia wykładowców traktowane jako sposób upowszechniania wiedzy zawodowej wydaj ą si ę by ć podstawowym i ostatecznie tanim sposobem zapewniania szkole ń.

− Wiele pa ństw chciałoby widzie ć wi ększe mo żliwo ści studiowania, udziału w seminariach lub warsztatach zagranicznych (b ądź mi ędzynarodowych) w dziedzinach mało popularnych lub nieobj ętych żadnymi szkoleniami, ale równie ż zwi ększenie mo żliwo ści w zakresie wymiany do świadcze ń.

− Na li ście życze ń pojawił si ę kilka razy pomysł stworzenia siatki wymiany do świadcze ń zawodowych, cho ć jej charakter nigdy nie został w pełni zdefiniowany. Jednak z perspektywy ró żnic w systemach na szczeblu lokalnym, a tak że braku reform, trudno sobie wyobrazi ć

143

harmonizacj ę na szczeblu europejskim, mo żliw ą do przeprowadzenia w jakikolwiek systematyczny sposób, nawet je śli istnieje wyra źna grupa umiej ętno ści docelowych, które mo żna kształtowa ć u wszystkich.

3.2. Program i forma kursu

Programy nauczania w wi ększo ści pa ństw zawieraj ą luki i nie s ą wystarczaj ące. Istnieje wyra źna potrzeba opracowania standardów lub systemów, które zagwarantuj ą archiwi ście nabycie odpowiednich kompetencji, wystarczaj ących we współczesnym społecze ństwie.

Zapotrzebowanie dotyczy dwóch głównych punktów:

− Zainteresowania przedmiotami zwi ązanymi głównie z zarz ądzaniem, rol ą archiwisty w społecze ństwie, problemami z zakresu prawa i legislacji (przede wszystkim dost ęp do archiwów, ochrona danych i prawa autorskie, itp.), czyli tematami, które łatwiej poddaj ą si ę dyskusjom, wymianie do świadcze ń opartych na studiach przypadków i analizie porównawczej.

− Specjalistycznych szkole ń personelu archiwalnego w nast ępuj ących kierunkach: warto ściowanie i opis archiwalny; zarz ądzanie dokumentacj ą; standaryzacja, poszczególne normy ISO; i ogólnie wszystkie przedmioty zwi ązane z nowymi technologiami i ich wpływem na praktyk ę archiwaln ą (konserwacja archiwów elektronicznych, zarz ądzanie informacj ą elektroniczn ą, tematy zwi ązane z digitalizacj ą, itp.), Wspomnie ć nale ży te ż konserwacj ę i restauracj ę, jako że w opinii sporej liczby pa ństw członkowskich s ą to dziedziny, w których współpraca na polu szkole ń zawodowych b ędzie najłatwiejsza do osi ągni ęcia, gdy ż: problemy, jak równie ż techniki, s ą w wi ększo ści wsz ędzie takie same.

Konieczne jest poł ączenie teorii z praktyk ą. Sensowne byłoby przedstawienie udanych rozwi ąza ń problemów albo schematów organizacyjnych opracowanych dla projektów krajowych.

Je śli chodzi o form ę i metody szkole ń, to najbardziej po żą dane byłyby krótkie sesje szkoleniowe i warsztaty zagraniczne lub z udziałem ekspertów z zagranicy. Takie sesje szkoleniowe nale ży kierowa ć do okre ślonej grupy odbiorców, bior ąc pod uwag ę nie tylko dan ą specjalizacj ę, ale równie ż odpowiadaj ące jej zadania. Dla zwi ększenia skuteczno ści mo żna nawet pomyśle ć o dopasowaniu tematów do potrzeb danej grupy uczestników.

Szkolenia on-line jako sposób przekazywania do świadcze ń i praktyk, a tak że podstawowej wiedzy i standardów, zaleca wiele pa ństw. Nale żałoby si ę jednak zastanowi ć, jak takie szkolenia powinny być zorganizowane, je śli wzi ąć pod uwag ę docelowych odbiorców, poziom szkolenia i mo żliwo ść otrzymania dyplomu po jego zako ńczeniu.

Wniosek: jakie umiej ętno ści s ą potrzebne archiwi ście XXI w.?

Rola archiwisty, jak j ą opisano w rozdziałach 3a i 3b niniejszego Raportu , powinna si ę zawiera ć w całej swojej ró żnorodno ści w opracowywanych programach szkoleniowych, które umo żliwi ą europejskim profesjonalistom uzyskanie niezb ędnych umiej ętno ści.

144

Z tego punktu widzenia profil archiwisty XXI w. okre ślaj ą nast ępuj ące zasady:

− Gruntowna znajomo ść podstawowych wymogów zarz ądzania dokumentacj ą w całym cyklu życiowym, w tym przechowywanie zabezpieczaj ące.

− Umiej ętno ść korzystania z najnowszych technologii komputerowych i komunikacyjnych.

− Znajomo ść struktur, procedur i systemów administracyjnych, a tak że dokumentów wytwarzanych przez administracj ę.

− Wiedza na temat historii instytucji i ewolucji systemów administracji.

− Stały rozwój umiej ętno ści komunikacyjnych.

− Znajomo ść dwóch lub trzech j ęzyków obowi ązuj ących w Unii Europejskiej.

− Otwarto ść na europejsk ą współprac ę interdyscyplinarn ą z ekspertami innych dziedzin i profesji.

145

3d. Uznanie dyplomów studiów w dziedzinie archiwistyki w Europie

Propozycje konkretnych działa ń

1. Organizacja projektu maj ącego na celu zebranie aktualnych informacji o dokumentach i kwalifikacjach w zarz ądzaniu dokumentacj ą i archiwami obowi ązuj ących w pa ństwach członkowskich UE, w tym w szczególno ści nast ępuj ących danych: poziom oferowanych kwalifikacji (licencjat, magisterium), kryteria przyjmowania na kursy, czas ich trwania, program i główne moduły w programach nauczania z zakresu zarz ądzania dokumentacj ą i archiwami, a tak że ró żni organizatorzy kursów.

2. Przeprowadzenie analizy istniej ących programów ustawicznego doskonalenia zawodowego dla archiwistów z pa ństw członkowskich UE. Analiza powinna tak że dostarczy ć informacji o istniej ących procedurach certyfikacji i akredytacji, a tak że o tym, w jaki sposób s ą one organizowane i oceniane.

3. Porównanie uznawania dyplomów archiwistów z uznaniem dyplomów innych zawodów w Europie.

Przyszłe kierunki

4. Sformułowanie wspólnych kryteriów i wymogów wobec dyplomów archiwistów lub kwalifikacji równorz ędnych w Europie.

5. Zbadanie mo żliwo ści rozwoju kariery zawodowej archiwistów przez stałe doskonalenie zawodowe i zdobywanie dodatkowych kwalifikacji potwierdzonych certyfikatem.

1. Informacje ogólne

Okre ślenie archiwista/zarz ądca dokumentacji u żywane jest w tej cz ęś ci Raportu w odniesieniu do całego zagadnienia kształcenia archiwistów.

1.1. Kwalifikacje wst ępne

Systemy uzyskiwania kwalifikacji archiwisty/zarz ądcy dokumentacji znacznie ró żni ą si ę w ró żnych pa ństwach UE. Nie wszystkie pa ństwa członkowskie wymagaj ą od osób pracuj ących na stanowisku archiwisty/zarz ądcy dokumentacji jakiegokolwiek formalnego dokumentu potwierdzaj ącego kwalifikacje. Niektóre pa ństwa zapewniaj ą wykształcenie na poziomie licencjatu, inne na poziomie

146 magisterskim. Gdzie indziej proponuje si ę dwa stopnie szkolenia archiwistów: dla pracowników wykonuj ących obowi ązki akademickie i tych, których obowi ązki nie mają takiego charakteru.

Tam, gdzie istniej ą formalne kursy archiwalne, ró żne s ą zasady przyjmowania studentów na takie kierunki. Wi ększo ść pa ństw członkowskich wymaga od kandydatów dyplomu pierwszego stopnia, a niektóre z nich (Belgia, Niemcy, Francja) uwa żaj ą, że powinien to by ć dyplom historyka. Inne, jak Wielka Brytania, cho ć wci ąż zatrudniaj ą wi ększo ść archiwistów z wykształceniem historycznym, coraz cz ęś ciej przyjmuj ą studentów innych kierunków (np. prawo, informatyka, j ęzyki). Niektóre pa ństwa członkowskie prowadz ą specjalne instytuty (np. Escuelas de Archivos para España e Iberoamérica i Escuela Taller w Hiszpanii), podczas gdy w innych kształcenie w dziedzinie archiwistyki odbywa si ę na uniwersytetach, jak np. w Wielkiej Brytanii na wydziałach historii i informacji naukowej, przy czym cz ęść zaj ęć prowadzona jest ł ącznie, z udziałem studentów bibliotekoznawstwa lub informacji naukowej.

Kształcenie trwa zwykle od roku do trzech lat dla studentów dziennych. Coraz popularniejsze w Wielkiej Brytanii staj ą si ę studia zaoczne prowadzone „na odległo ść ” przez szkoły, takie jak np. Uniwersytet Walijski oferuj ący kształcenie w dziedzinie archiwistyki i zarz ądzania dokumentacj ą czy Uniwersytet w Northumbrii kształc ący w zakresie zarz ądzania dokumentacj ą.

Poza tym, studia na kierunku zarz ądzanie i/lub zarz ądzanie dokumentacj ą s ą czasami ł ączone z bibliotekoznawstwem, jak np. w Grecji, która oferuje poł ączony program studiów bibliotekarskich i archiwistycznych lub w Wielkiej Brytanii, gdzie kilka uniwersytetów oferuje kursy zarz ądzania dokumentacj ą/archiwami jako jednostk ę lub moduł wchodz ący w skład programu nauczania na kierunku bibliotekoznawstwo i informacja naukowa.

Programy nauczania oferowane na kursach powinny by ć elastyczne, otwarte na zmiany i poszerzane w zale żno ści od potrzeb społeczno ści archiwistów w danym kraju. W Wielkiej Brytanii np. maj ą obowi ązkowo wprowadzony moduł zarz ądzania archiwami i dokumentacj ą. Nie wszystkie pa ństwa członkowskie, w których mo żna uzyska ć formalne wykształcenie z zakresu archiwistyki, oferuj ą zarz ądzanie dokumentacj ą i archiwami w ramach szkolenia podstawowego, cho ć zwykle maj ą świadomo ść rosn ącej wagi tego szkolenia. Wi ększo ść pa ństw członkowskich uznaje obecnie, że archiwista powinien zajmowa ć si ę całym cyklem zarz ądzania dokumentacj ą i archiwami, ze świadomo ści ą, że znaczenie tych zada ń b ędzie rosn ąć , tak samo jak znaczenie ICT. W niektórych pa ństwach członkowskich zarz ądzanie (personelem, bud żetem, projektami) jest wykładane w ramach szkolenia podstawowego, podczas gdy w innych tego si ę nie robi.

1.2. Kształcenie podyplomowe — ustawiczne doskonalenie zawodowe

Wa żnym elementem kariery zawodowej archiwisty/zarz ądcy dokumentacji jest mo żliwo ść kształcenia podyplomowego umo żliwiaj ącego aktualizacj ę umiej ętno ści nabytych wcze śniej. Programy tego typu musz ą by ć regularnie analizowane i aktualizowane, aby zapewni ć archiwistom/zarz ądcom dokumentacji umiej ętno ści pozwalaj ące na podj ęcie wyzwa ń, które pojawiaj ą si ę w miejscu pracy. Wi ększo ść pa ństw członkowskich rozumie znaczenie ustawicznego doskonalenia zawodowego archiwistów/zarz ądców dokumentacji po uzyskaniu kwalifikacji podstawowych, cho ć nie wsz ędzie

147 takie programy w pełni funkcjonuj ą. Niektóre pa ństwa pod ąż aj ą szlakami przetartymi przez inne kraje, jak np. holendersk ą Archiefschool w Amsterdamie lub Stage International w Pary żu. W innych pa ństwach korzysta si ę z programów opracowanych przez stowarzyszenia zawodowe — tak jest np. w Wielkiej Brytanii, gdzie Stowarzyszenie Archiwistów (Society of Archivists ) proponuje zorganizowane programy szkoleniowe zako ńczone uzyskaniem uprawnie ń. Tam, gdzie programy takie istniej ą, odnosz ą si ę one równie ż do nowych aspektów zawodu (dokumenty elektroniczne, wolny dost ęp do informacji, ochrona danych, itp.), umiej ętno ści zarz ądzania, itp., jednak nie we wszystkich pa ństwach w chwili obecnej powstały w pełni opracowane programy nauczania tego typu.

1.3. Certyfikacje akredytacje

Niektóre stowarzyszenia, jak np. Stowarzyszenie Archiwistów Brytyjskich i Irlandzkich (Society of Archivists of the United Kingdom and Ireland ), oferuj ą dodatkowy specjalny rodzaj członkowstwa, tzw. licencjonowanego archiwisty/zarz ądcy dokumentacji, który mo żna uzyska ć po zaliczeniu pełnego programu szkole ń, wypracowuj ąc sobie dokumentacj ę ( portfolio ) osi ągni ęć zawodowych, która podlega ocenie specjalnego zespołu. Licencja jest coraz cz ęś ciej postrzegana jako forma awansu zawodowego, ale nie jest obowi ązkowa dla wszystkich wykwalifikowanych pracowników.

Sekcja Stowarzyszenia Profesjonalnego Zarz ądzania Aktami i Archiwami przy Międzynarodowej Radzie ds. Archiwów ICA/SPA (Section for Professional Records Management and Archival Associations within the International Council on Archives , ICA/SPA ) rozpocz ęła niedawno prac ę nad projektem zbierania informacji dotycz ących poziomu kwalifikacji wymaganych do podj ęcia pracy archiwisty/menad żera dokumentów w ró żnych krajach, jak równie ż tego, czy istnieje obowi ązek uzyskania certyfikatu uprawnie ń w zawodzie. Unia Europejska powinna opracowa ć własny projekt tego typu niezale żnie od tego mi ędzynarodowego projektu.

1.4. Rola zawodowych stowarzysze ń archiwistów

Tam, gdzie istniej ą stowarzyszenia archiwistów, ich rola istotnie si ę ró żni. W niektórych pa ństwach członkowskich stowarzyszenia anga żuj ą si ę intensywnie w organizacj ę szkole ń podstawowych i podyplomowych, a w innych ograniczaj ą swój udział wył ącznie do kursów podyplomowych. W kilku pa ństwach UE stowarzyszenia zawodowe współpracuj ą z instytucjami edukacyjnymi w przygotowaniu i aktualizacji programów nauczania w szkołach i na uniwersytetach, które maj ą w ofercie zarz ądzanie dokumentacj ą i archiwami. W Wielkiej Brytanii, gdzie współpraca ta ma podstawy formalne, archiwi ści ze stowarzyszenia nadzoruj ą systemy szkolenia w trybie pi ęcioletnim. Z kwalifikacjami uzyskanymi na takim szkoleniu mo żna zapisa ć si ę na szkolenie prowadzone przez Stowarzyszenie Archiwistów, w wyniku którego absolwenci mog ą uzyska ć licencj ę. Jak wida ć, rola stowarzysze ń zawodowych mo że by ć niezwykle istotna na wszystkich etapach szkole ń.

1.5. Rekrutacja do zawodu archiwisty

Niektóre pa ństwa członkowskie zetkn ęły si ę ostatnio, z ró żnych przyczyn, z problemem niedoboru archiwistów/zarz ądców dokumentacji. Powodów tego stany rzeczy jest kilka. We Włoszech np. jest to ograniczenie naboru do pa ństwowych słu żb archiwalnych, podczas gdy w Wielkiej Brytanii przyczyn ą

148 problemów mog ą by ć trudno ści w naborze wystarczaj ącej liczby studentów na szkolenia podstawowe, co z kolei prawdopodobnie spowodowane jest zmianami w finansowaniu nauczania. Nale ży zbada ć inne mo żliwo ści i metody naboru personelu oraz prowadzenia szkolenia archiwistów, takie jak np. rozszerzenie ju ż istniej ących kursów korespondencyjnych. Mo że wchodzi ć w gr ę zatrudnianie osób wykształconych w innych pa ństwach, a trudno ści zwi ązane z tym rozwi ązaniem omawia si ę poni żej.

1.6. Przyszłe mo żliwo ści rozwoju

Niniejszy rozdział po świ ęcony jest przede wszystkim uznawaniu poziomu kwalifikacji z zakresu archiwistyki w skali Europy. Istniej ą dwa sposoby, które mo żna zastosowa ć do przeprowadzenia misji badawczej, odno śnie wymaganych w państwach członkowskich kwalifikacji w zakresie zarz ądzania archiwami i dokumentacj ą:

− Przygotowanie spisu dyplomów i równorz ędnych kwalifikacji, które dane pa ństwo uznaje za obowi ązkowe przy naborze do pracy; zadanie b ędzie wzgl ędnie łatwe do wykonania.

− Przygotowanie listy bardziej szczegółowej ni ż wspomniany wy żej spis, na której znajdzie si ę informacja o wymogach stawianych kandydatom i programom szkole ń. Pozwoliłaby ona instytucjom szkoleniowym i pracodawcom porówna ć kwalifikacje — w ten sposób pracodawca we Francji b ędzie wiedział, że kandydat ze stopniem magistra z Wielkiej Brytanii jest wykwalifikowanym archiwist ą/zarz ądc ą dokumentacji, a kandydat z Niemiec przeszedł inny rodzaj szkolenia w zarz ądzaniu dokumentacj ą i archiwami. Dodatkowe informacje dotycz ące podyplomowych procedur przyznawania licencji/certyfikacji pozwoliłyby potencjalnym pracodawcom na ścisłe okre ślenie oczekiwa ń, jakie mog ą stawia ć np. licencjonowanemu archiwi ście z pa ństwa członkowskiego UE w odniesieniu do podstawowych kwalifikacji.

Je śli jednak proces bolo ński ma na celu harmonizacj ę kwalifikacji, a nie jedn ą z wy żej przedstawionych opcji uznawania dyplomów, oznacza to, że trudno ści s ą wi ększe i trzeba w du żo wi ększym stopniu zwróci ć uwag ę na warunki i sytuacj ę danego kraju. Główna trudno ść w harmonizacji szkole ń, a zatem i kwalifikacji w całej Unii Europejskiej tkwi w tym, że nabywana wiedza opera si ę na wiedzy z zakresu historii, kultury, prawa i j ęzyka pa ństwa, w którym odbywa si ę szkolenie. Pozostałe czynniki, jakie trzeba b ędzie wzi ąć pod uwag ę, to ró żne instytucje szkol ące, ró żne wymogi stawiane kandydatom, ró żne rezultaty szkole ń wynikaj ące z oczekiwa ń pracodawców i stowarzysze ń zawodowych, ró żny czas trwania kursów oraz inne źródła finansowania w ka żdym z pa ństw członkowskich.

System, który umo żliwiłby skuteczne rozró żnienie kwalifikacji archiwistycznych uzyskiwanych w pa ństwach członkowskich rzeczywi ście byłby przydatny, tymczasem jednak formalna harmonizacja kwalifikacji w dziedzinie archiwów wydaje si ę znacznie bardziej skomplikowana. Jest jednak pewne, że wzajemne uznanie dyplomów archiwistów lub innych kwalifikacji tego typu przyniosłoby wiele korzy ści profesji archiwalnej, mo żliwo ściom rozwoju kariery zawodowej, mobilno ści i lepszemu zrozumieniu ró żnych tradycji administracyjnych w Europie.

149

CZ ĘŚĆ 4. OCHRONA MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH ORAZ PROFILAKTYKA KONSERWATORSKA W ARCHIWACH EUROPEJSKICH

150

151

4a. Środki zapobiegania zniszczeniom w archiwach, powstałym na skutek kl ęsk żywiołowych i innych katastrof

Propozycje konkretnych działa ń

1. Wprowadzanie w życie Deklaracji 25 państw o sposobach zapobiegania zniszczeniom w archiwach w Europie, uzgodnionej w czasie spotkania szefów archiwów narodowych (archiwistów narodowych) w Atenach w czerwcu 2003 r.

2. Ulepszenie środków koordynacji i wymiany wiedzy specjalistycznej w celu opracowania Europejskiego Programu Ochrony i Ratownictwa dla Archiwów dotycz ącego zapobiegania zniszczeniom dokumentów i archiwów oraz ich konserwacji w Europie (por. Rezolucja Rady z 6 maja 2003 r., punkt 8c.2).

3. Wykonanie zwi ęzłego opisu tego Europejskiego Programu Ochrony i Ratownictwa dla Archiwów oraz sporz ądzenie odpowiedniego planu działania, w tym okre ślenie zapotrzebowania na wyspecjalizowany personel, warsztaty techniczne i specjalistyczny sprz ęt. Przybli żone koszty wynios ą ok. 2,8 mln euro w okresie trzech lat.

Przyszłe kierunki

4. Utworzenie Grup Szybkiego Reagowania w celu oceny zniszcze ń i podejmowania innych odpowiednich kroków.

5. Zbadanie mo żliwo ści zorganizowania centralnych laboratoriów interwencyjnych działaj ących ponadgranicznie w sytuacjach kryzysowych, które zagra żaj ą zniszczeniem dokumentów i archiwów, takich jak powodzie, po żary, ataki terrorystyczne, katastrofy wojenne, zagro żenie bezpiecze ństwa i inne typy ryzyka.

Wst ęp

W ostatnich latach coraz cz ęś ciej zagra żaj ą Europie powodzie o ogromnej sile niszczenia spowodowane przez wylewaj ące rzeki. Powodzie nie zamykaj ą si ę w granicach jednego pa ństwa, a wywołane przez nie zniszczenia od dawna nie s ą ju ż spraw ą jednego narodu. Opinia publiczna zwraca te ż coraz cz ęś ciej uwag ę na obiekty kultury, takie jak zabytki architektoniczne czy artystyczne, ulegaj ące destrukcyjnym wpływom katastrof naturalnych. W coraz wi ększym stopniu podejmuje si ę

152

środki zapobiegaj ące zniszczeniom zbiorów archiwalnych w postaci pisanej i audiowizualnej, stanowi ących wa żną i niezast ąpion ą cz ęść europejskiego dziedzictwa kulturowego.

Pot ęż na powód ź, która dotkn ęła Europ ę latem 2002 r., przyniosła ogromne, do dzi ś nieoszacowane zniszczenia zbiorów archiwalnych i bibliotecznych. Bardzo cz ęsto niemo żliwe jest przeprowadzenie wła ściwej wyceny gigantycznych kosztów naprawczych. Zatem dla tych archiwów europejskich, które le żą na terenach zagro żonych powodziami lub w inny sposób nara żone s ą na zalanie, spraw ą nieodzown ą staje si ę radzenie z takimi problemami, jak:

• Zapobieganie zalaniom archiwów i innych budynków, w których przechowuje si ę archiwalia i bie żą ce dokumenty do celów rz ądowych, wymiaru sprawiedliwo ści i administracyjnych;

• Podejmowanie środków maj ących na celu ratowanie zniszczonych dokumentów i archiwów oraz ograniczenie szkód na wypadek katastrofy;

• Usuni ęcie wywołanych powodzi ą zniszcze ń dokumentów i archiwów za pomoc ą zabiegów konserwatorskich.

Cele i wytyczne dla stworzenia planowanego zało żenia Europejskiego Programu Ochrony i Ratownictwa dla Archiwów Wobec wspomnianych wy żej dotkliwych zniszcze ń europejskiego dziedzictwa kulturowego konieczne jest lepsze przygotowanie archiwów w Europie na katastrofalne powodzie, takie jak ta z 2002 r. Wst ępnie nale ży przygotowa ć warunki do wymiany wiedzy i do świadcze ń, np. podczas warsztatów, wykładów lub konferencji.

Celem takich spotka ń b ędzie wyci ągni ęcie wniosków na przyszło ść , opartych na wspólnej wiedzy i specjalistycznych umiej ętno ściach, w celu zminimalizowania nieporównywalnie wysokich kosztów zniszcze ń powodziowych przez inwestowanie w odpowiednim czasie w środki zapobiegawcze, a żeby całkowicie unikn ąć zniszcze ń tego typu.

Najlepszym sposobem na unikni ęcie strat i zniszcze ń spowodowanych przez wylewaj ące rzeki i inne katastrofy jest przechowywanie zasobów archiwalnych w specjalnie do tego celu przeznaczonych budynkach, odpowiadaj ących mi ędzynarodowym standardom (zob. równie ż rozdział 4c). Budynki powstawałyby w odpowiednich miejscach, gdzie niebezpiecze ństwo powodzi i innych katastrof zostałoby wyeliminowane w mo żliwie najwi ększym stopniu.

Ponadto raporty wskazuj ą, że słu żby archiwalne powinny koniecznie upowszechnia ć swoj ą wiedz ę na temat zapobiegania zniszczeniom, w formie konsultacji, wśród wytwórców dokumentacji. Procedury zapobiegawcze winny by ć stosowane nie tylko w archiwach, lecz równie ż w registraturach ministerstw, sądów i innych urz ędów administracji publicznej, poniewa ż pozwoli to unikn ąć zniszcze ń dokumentacji bie żą cej, która mo że by ć zakwalifikowana jako materiały archiwalne. Wydaje si ę zatem, że wielu zniszcze ń dokumentacji administracji publicznej i s ądownictwa, spowodowanych wylaniem rzek w Europie, mo żna było unikn ąć , gdyby budynki lub powierzchnie magazynowe zostały zaprojektowane podobnie jak budynki przeznaczone celowo dla archiwów.

153

Ze wzgl ędu na nieprzewidywalno ść nadchodz ących katastrof i potencjalnie gigantyczn ą skal ę zniszcze ń, które mog ą spowodowa ć, wydaje si ę logiczne, by wprowadzi ć programy ochrony i ratowania dokumentacji i archiwów, które opieraj ą si ę nie tylko na wytycznych obowi ązuj ących w danym kraju, ale odnosz ą si ę do wi ększych obszarów Europy. Istnieje konieczno ść bli ższej współpracy ekspertów w tej dziedzinie. Dlatego jest potrzeba ustanowienia Europejskiego Porozumienia ( European Network ) słu żą cego ocenie i zarz ądzaniu sytuacjami kryzysowymi, w tym tak że konserwacji zniszczonej dokumentacji i innych rodzajów zbiorów archiwalnych. Taka inicjatywa europejska powinna zacz ąć si ę jak najszybciej, najlepiej za po średnictwem Internetu, od wymiany takich informacji tematycznych, jak:

• Wykaz ekspertów wraz z ich danymi kontaktowymi;

• Informacja o odpowiednich środkach i najlepszych praktykach w przypadku katastrofy;

• Wykaz dost ępnego sprz ętu i wyposa żenia, które mo żna przetransportowa ć na miejsce kryzysu;

• Informacja o najbli żej poło żonym przydatnym sprz ęcie, takim jak chłodnie, osuszacze, liofilizatory, osuszacze pró żniowe i komory fumigacyjne.

Konieczne s ą tak że ustawiczne badania odpowiednich metod naprawy zniszcze ń. Przede wszystkim warto byłoby znale źć niedrog ą i skuteczn ą metod ę osuszania zasobów archiwalnych i bibliotecznych, która zredukowałaby niepo żą dane i szkodliwe efekty do minimum.

W celu przedsi ęwzi ęcia wy żej wymienionych kroków nale ży szybko i skutecznie powoła ć Europejski Program Ochrony i Ratownictwa dla Archiwów. Powinien on poło żyć nacisk na potrzeb ę stworzenia europejskiej sieci, której celem byłaby ochrona dokumentacji i archiwów oraz zbadanie mo żliwo ści utworzenia i sfinansowania przynajmniej czterech regionalnych ponadgranicznych o środków kompetencji zlokalizowanych w czterech regionach Europy, zazwyczaj zagro żonych powodziami. Ośrodki te, współpracuj ące z istniej ącymi profesjonalnymi laboratoriami konserwacji archiwaliów, powinny zosta ć wyposa żone w specjalistyczny sprz ęt i personel, a tak że winny być w stanie szybko mobilizowa ć ekspertów i specjalistów wraz z odpowiednim sprz ętem. Jeden z nich powinien pełni ć rol ę o środka koordynuj ącego w ramach Unii Europejskiej.

Faza pocz ątkowa (trzy lata): Europejski Program Ochrony i Ratownictwa dla Archiwów

Przybli żone koszty fazy pocz ątkowej Europejskiego Programu Ochrony i Ratownictwa dla Archiwów przewidzianej do realizacji w okresie trzech lat to 2,8 mln euro, w tym koszty przeprowadzenia analizy mo żliwo ści zatrudnienia specjalistów w ka żdym z o środków kompetencji, szkole ń personelu, instalacji internetowej sieci informacyjnej oraz współpracy i koordynacji w tej dziedzinie.

154

4b. Ochrona i konserwacja dokumentacji i archiwów

Propozycje konkretnych działa ń

1. Usprawnienie koordynacji działa ń i wymiany do świadcze ń w celu uruchomienia Europejskiego Programu Ochrony i Ratownictwa dla Archiwów, ze szczególnym uwzgl ędnieniem konserwacji zespołów archiwalnych i dokumentów zniszczonych w Europie (por. Rezolucj ę Rady z 6 maja 2003 r., punkt 8c.2) (zob. rozdział 4a).

2. Opracowanie wspólnego zestawu standardów i zalece ń dla budynków archiwalnych, ze szczególnym uwzgl ędnieniem potrzeby zapewnienia autentyczno ści, przechowywania w długim czasie oraz dost ępno ści dokumentacji elektronicznej i materiałów archiwalnych (zob. równie ż rozdziały 4c, 5a i 5b).

Przyszłe kierunki

3. Rozwój modelowego planu działania w sytuacjach kryzysowych: zbadanie mo żliwo ści utworzenia specjalistycznych centralnych laboratoriów interwencyjnych działaj ących ponad granicami w sytuacjach kryzysowych, zagra żających zniszczeniem archiwów, takich jak powodzie, po żary, ataki terrorystyczne, katastrofy wojenne, zagro żenie bezpiecze ństwa i inne ryzyko; uwzgl ędnienie potrzeby powołania Grup Szybkiego Reagowania do oceny skali zniszcze ń i podejmowania innych odpowiednich działa ń.

4. Przeprowadzenie analizy wpływu zmian klimatycznych na przechowywanie dokumentacji i materiałów archiwalnych w Europie.

5. Przeprowadzenie analizy metod konserwacji zniszczonej dokumentacji i materiałów archiwalnych sporz ądzonych na no śnikach papierowych, elektronicznych i multimedialnych.

6. Zbadanie specjalnych sposobów zabezpieczania przechowywanej dokumentacji i materiałów archiwalnych (zob. równie ż rozdział 4c).

Wst ęp

Przechowywanie materiałów archiwalnych nale ży do fundamentalnych zada ń instytucji archiwalnych. Jest to warunek wst ępny mo żliwo ści udost ępniania dokumentów i realizacji prawa swobodnego dost ępu do informacji, przyczyniaj ący si ę do przejrzysto ści, a wi ęc i skuteczno ści polityki pa ństwa. Pomimo tego, że przechowywanie i konserwacja materiałów archiwalnych obejmuje bardzo

155 szeroki zakres działa ń, wspólny wysiłek pa ństw członkowskich rozszerzonej Unii Europejskiej powinien koncentrowa ć si ę przede wszystkim na nast ępuj ących tematach:

1. Koordynacja działa ń konserwatorskich w stosunku do materiałów archiwalnych zniszczonych w katastrofach, analiza ryzyka i planowanie kryzysowe

1.1. Koordynacja zabiegów konserwatorskich w stosunku do materiałów archiwalnych zniszczonych w katastrofach W zwi ązku z Rezolucj ą Rady z 6 maja 2003 r. o archiwach w pa ństwach członkowskich oraz ich odpowiedzialno ści ą w dziedzinie ochrony i zachowania dziedzictwa kulturowego Europy, szefowie archiwów narodowych (archiwi ści narodowi) pa ństw członkowskich oraz kandyduj ących do Unii Europejskiej, uczestnicz ący w spotkaniu zorganizowanym w Atenach w dniach 5-6 czerwca 2003 r., omówili problem ochrony archiwów europejskich przed katastrofami takimi jak powodzie oraz sposoby usuwania lub ograniczania zniszcze ń archiwów i uznali, że konieczne jest:

• Przechowywanie materiałów archiwalnych w specjalnie zaprojektowanych budynkach w taki sposób, by zagro żenie powodzi ą i innymi katastrofami (szybkimi procesami niszczenia) zostało ograniczone w mo żliwie najwi ększym zakresie.

• Zastosowanie wszystkich istniej ących środków technicznych i metod organizacyjnych w celu zapobiegania lub ograniczania strat i zniszcze ń dokumentacji i materiałów archiwalnych.

• Przygotowanie i przeszkolenie personelu archiwalnego w dziedzinie zapobiegania katastrofom na specjalnie organizowanych w tym celu szkoleniach na temat szybkiego i skutecznego przeciwdziałania takim sytuacjom.

• Zorganizowanie za pomoc ą Internetu europejskiej wymiany wiedzy i do świadcze ń mi ędzy ekspertami w tej dziedzinie. Równie ż zach ęcanie do stosowania najlepszych praktyk, zakupu odpowiedniego sprz ętu i współpracy ze specjalistycznymi instytucjami publicznymi zajmuj ącymi si ę zarz ądzaniem kryzysowym i konserwacj ą zniszczonej dokumentacji i materiałów archiwalnych.

• Poło żenie nacisku na potrzeb ę ustanowienia europejskiej sieci zapobiegania i zarz ądzania kryzysami oraz zbadanie mo żliwo ści utworzenia centrum koordynacji, które b ędzie w stanie szybko zmobilizowa ć ekspertów i inny specjalistyczny personel w tej dziedzinie.

1.2. Analiza ryzyka i planowanie kryzysowe

Jednocze śnie nale ży podejmowa ć codzienne działania w celu zminimalizowania potencjalnych zagro żeń dla zasobów archiwalnych. Cho ć nigdy nie uda si ę całkowicie wyeliminowa ć ryzyka, wielu wydarzaj ącym si ę katastrofom mo żna zapobiec lub zredukowa ć ich niszcz ący skutek, je śli b ędą stosowane pełne i skuteczne procedury oceny ryzyka, których rezultaty zostan ą nast ępnie wykorzystane do wyeliminowania lub zminimalizowania zidentyfikowanych zagro żeń. Na podstawie wyników analizy ryzyka nale ży opracowa ć plan kryzysowy, który musi by ć regularnie aktualizowany. Pomimo opublikowania ró żnych po żytecznych wytycznych (równie ż wydanych w grudniu 1997 r. przez

156

Komitet ds. Zapobiegania Katastrofom ICA) i zorganizowania kilku konferencji na ten temat, planowanie kryzysowe nie spotyka si ę z nale żyt ą uwag ą.

Zwa żywszy na zwi ększaj ące si ę obecnie zagro żenie atakami terrorystycznymi w ró żnych cz ęś ciach świata, nale ży bardzo powa żnie traktowa ć analiz ę ryzyka, planowanie kryzysowe i zapobieganie takim zjawiskom.

Nale ży zbada ć mo żliwo ści współpracy z działaniami Bł ękitnej Tarczy w tej dziedzinie. Bł ękitna Tarcza to odpowiednik Czerwonego Krzy ża w odniesieniu do dóbr kultury, symbol przyj ęty przez konwencj ę hask ą w 1954 r. na oznaczenie obiektów kultury, chroni ący je przed atakiem w przypadku konfliktu zbrojnego. Bł ękitna Tarcza to równie ż nazwa mi ędzynarodowego komitetu zało żonego w 1996 r. dla ochrony światowego dziedzictwa kultury zagro żonego wojnami. Mi ędzynarodowy Komitet Bł ękitnej Tarczy ( International Committee of the Blue Shield, ICBS) działa w muzeach, archiwach, miejscach historycznych i bibliotekach. Jego misj ą jest ochrona światowego dziedzictwa kulturowego przez koordynacj ę przygotowa ń i reakcji na sytuacje kryzysowe. (http://www.ifla.org/blueshield.htm).

2. Odpowiednie warunki przechowywania i bezpiecze ństwo materiałów archiwalnych jako podstawowe wymogi ich zachowania Wła ściwe warunki przechowywania i bezpiecze ństwo materiałów archiwalnych s ą fundamentem ich nale żytego zachowania. Istnieje wiele przypadków zagro żenia dokumentów poddanych wcze śniej zabiegom konserwatorskim, lecz przechowywanych w niewła ściwych warunkach, np. ska żeniem mikrobiologicznym.

Dlatego ogromne znaczenie ma analiza wpływu zmian klimatycznych na przechowywanie materiałów archiwalnych, szczególnie za ś warunków „mikroklimatycznych” w magazynach — np. jako ści powietrza i obecno ści zanieczyszcze ń (tlenki siarki), temperatury, wzgl ędnej wilgotno ści, jako ści opakowa ń, obwolut i lotnych zwi ązków organicznych otoczenia. Na du żą skal ę mo żna wykluczy ć lub ograniczy ć czynniki niszcz ące dzi ęki odpowiednim wewn ętrznym warunkom przechowywania.

Pomimo wielu wytycznych i zalece ń w tej dziedzinie, istniej ących w ró żnych pa ństwach, tylko Standard Brytyjski BS 5454 (poprawiony w 2000 r.) oraz ISO 11799 Informacja i dokumentacja — przechowywanie dokumentów, wymogi dla materiałów archiwalnych i bibliotecznych (oparty na wy żej wymienionym standardzie BS, ale pod pewnymi wzgl ędami mniej rygorystyczny) w cało ści i wyczerpuj ąco odnosz ą si ę do zalece ń zwi ązanych z przechowywaniem i organizacj ą wystaw materiałów archiwalnych. Dlatego popularyzowanie wła ściwych standardów mi ędzynarodowych oraz ich praktycznego zastosowania mo że stworzy ć podstaw ę prawn ą dla poprawienia jako ści budynków archiwalnych i przestrzeni magazynowych w pa ństwach rozszerzonej Unii Europejskiej, a tym samym zapewni ć podstawowe warunki dla wła ściwego przechowywania i bezpiecze ństwa archiwaliów i usług archiwalnych.

Wła ściwe budynki archiwów w sposób oczywisty warunkuj ą odpowiednie przechowywanie i bezpiecze ństwo zbiorów archiwalnych, dlatego po świ ęcona im jest wa żna cz ęść tego Raportu .

157

3. Kopie matki i kopie u żytkowe — mikrofilmowanie/digitalizacja jako metody zachowania oryginałów Zachowanie archiwaliów oryginalnych dzi ęki produkowaniu ich kopii matek (dla bezpiecze ństwa) oraz kopii u żytkowych (duplikatów), najcz ęś ciej na mikrofilmach, cieszy si ę w Europie dług ą tradycj ą. Gazety, ksi ąż ki, r ękopisy i archiwalia utrwala si ę od dziesi ęcioleci na mikrofilmach, żeby zabezpieczy ć je przed niebezpiecznym niszczeniem papieru i innymi negatywnymi czynnikami, a tak że by zapewni ć przetrwanie informacji, które zawieraj ą. U żytkownicy korzystaj ą z kopii u żytkowych zamiast z zagro żonych oryginałów, natomiast mikrofilmy zabezpieczające przechowywane s ą w innych miejscach, w odpowiednich warunkach, oddzielnie od oryginałów. Przenoszenie obrazów zagro żonych materiałów archiwalnych na inne media w celu ochrony i/lub stałego zast ąpienia oryginałów wymaga systemów, w ramach których wytwarza si ę mo żliwie najlepszej jako ści reprodukcje z uwzgl ędnieniem czynników ekonomicznych przechowywania w długim okresie czasu, zapewniaj ących dost ęp za przyst ępn ą cen ę. Mikrofilm ma tak ą zalet ę, że w przeciwie ństwie do innych, nowoczesnych mediów informacyjnych materiał, na którym jest sporz ądzony, nie podlega żadnym zasadniczym zmianom technicznym, za ś informacja przechowywana analogowo jest dost ępna bezpo średnio i bez nadmiernego wysiłku, a poza tym mo że by ć z łatwo ści ą poddana digitalizacji dzi ęki skanerom do mikrofilmowania.

Gwałtowny rozwój w dziedzinie technologii informatycznej oraz nieustannie rosn ąca szybko ść transmisji obrazów dokumentów stwarza nowe mo żliwo ści u żytkowania materiałów archiwalnych. Digitalizacja jest bez w ątpienia tym czynnikiem, który nieustannie zwi ększa dost ęp do archiwaliów oraz ich u żytkowanie. Wydaje si ę, że mo żliwo ści s ą nieograniczone, korzy ści namacalne, za ś ze wszystkich stron narasta presja, by wykorzystywa ć nowe media równie ż do celów zabezpieczenia zasobów archiwalnych.

Nale ży gruntownie przeanalizowa ć zalety i wady tych dwóch technik w kontek ście ich najlepszego i najskuteczniejszego wykorzystania do zachowania zbiorów archiwalnych.

4. Badania nad konserwacj ą zniszczonych dokumentów i materiałów archiwalnych na no śnikach papierowych, elektronicznych i multimedialnych Z materialnego punktu widzenia archiwalia wytworzone na no śniku papierowym stanowi ą wi ększo ść wszystkich zasobów archiwów. Dokumenty historyczne zagro żone zwłaszcza przez korozj ę atramentow ą (atramentu żelazowo-galusowego), jak równie ż dokumenty ju ż zniszczone, składaj ą si ę na znaczn ą cz ęść dziedzictwa kulturowego. Nale ży jednak pami ęta ć o du żej ró żnorodno ści no śników stosowanych w archiwach i konieczno ści konserwacji tak że dokumentów na innych no śnikach, np. na elektronicznych i multimedialnych. Z tego powodu państwa członkowskie w rozszerzonej UE powinny wspólnie, skoncentrowanym wysiłkiem wspiera ć badania naukowe, projekty i zastosowania odpowiednich metod, zabiegów i materiałów słu żą cych zachowaniu, konserwacji i restauracji zagro żonych i zniszczonych materiałów archiwalnych.

158

5. Wspieranie bada ń i naukowej oceny technologii i urz ądze ń do masowego odkwaszania oraz innych odpowiednich metod przechowywania ksi ąż ek i dokumentów na kwa śnym papierze Pomimo wielu post ępów w dziedzinie zachowania archiwaliów jednym z najpowa żniejszych i wci ąż nierozwi ązanych problemów pozostaje samodestrukcyjny efekt kwa śnego papieru na zasoby archiwalne całego świata. „Bomba z opó źnionym zapłonem” — jak cz ęsto nazywa si ę ograniczony czas życia kwa śnego papieru wytwarzanego maszynowo, i zaklejonego przy pomocy kwa śnych klejów żywicznych, od połowy XIX w. do dzi ś dnia — zagra ża ogromnej cz ęś ci papierowego dziedzictwa kulturowego cywilizacji ludzkiej. Eksperci od dawna zdaj ą sobie spraw ę z problemu degradacji kwa śnego papieru, co zostało dobrze udokumentowane w dużej liczbie publikacji naukowych i bada ń prezentowanych na licznych konferencjach, itd. To wła śnie wsparcie i ocena naukowo-badawcza technologii i urz ądze ń do masowego odkwaszania oraz innych odpowiednich metod zachowania dokumentów i ksi ąż ek na kwa śnym papierze musz ą sta ć si ę jednym z najwa żniejszych elementów skoncentrowanych i skoordynowanych wysiłków pa ństw członkowskich w rozszerzonej Unii Europejskiej.

Problem ten jest ści śle zwi ązany z wytwarzaniem nowych dokumentów papierowych. Oczywiste jest, że wykorzystanie trwałego i wytrzymałego papieru zapewni najlepsze rozwi ązanie kwestii długoterminowego przechowywania papierowego dziedzictwa kulturowego dla przyszłych pokole ń.

6. Zach ęcanie aktotwórców do stosowania trwałego papieru w odniesieniu do cz ęś ci dokumentacji kwalifikowanej jako materiały archiwalne Ju ż w 1992 r. Kongres MRA w Montrealu zalecał wytwórcom dokumentów u żywanie trwałego papieru w procesie tworzenia dokumentacji i materiałów archiwalnych. Zmiany w przemy śle papierniczym wprowadziły na rynek papier alkaliczny, który spełnia wymogi ISO 9706 dla trwałego papieru, a w pewnych przypadkach równie ż norm ę ISO 11108 dla papieru archiwalnego. Niektóre pa ństwa rozwa żaj ą mo żliwo ść wprowadzenia przepisów nakazuj ących aktotwórcom stosowanie trwałego papieru w procesie wytwarzania dokumentacji i materiałów archiwalnych, które mog ą sta ć si ę cz ęś ci ą zasobów archiwalnych po ich ocenie i przeniesieniu do archiwów. Działania takie mog ą znacznie pomóc w rozwi ązaniu problemu zachowania współczesnej dokumentacji papierowej oraz maj ą kluczowe znaczenie z punktu widzenia długoterminowego jej przechowywania.

7. Problem długoterminowego przechowywania dokumentów i archiwów elektronicznych; autentyczno ść i zawarto ść musi zosta ć zachowana niezale żnie od technologii, techniki czy metody zachowania Nale ży rozwi ąza ć problem długoterminowego przechowywania dokumentów i archiwów elektronicznych, przy czym ich autentyczno ść i tre ść musz ą zosta ć zachowane niezale żnie od technologii, techniki czy metody zachowania — takie s ą jednomy ślne wnioski wynikaj ące z odpowiedzi pa ństw członkowskich UE na pytanie 40. ankiety. Tylko niewielu specjalistów działa w tej dziedzinie i pomimo rozporz ądze ń prawnych jej dotycz ących, przyj ętych w niektórych pa ństwach, oraz kilku realizowanych projektów, nie ma satysfakcjonuj ących wyników odpowiadaj ących zło żono ści problemu. Z jednej strony nowe technologie informacyjne i komunikacyjne oferuj ą nowe, ekscytuj ące mo żliwo ści, z drugiej za ś stwarzaj ą i powoduj ą problemy dotycz ące zachowania dokumentów i archiwów elektronicznych, które nie mog ą — przy tym stanie wiedzy technicznej i istniej ącym wyposa żeniu —

159 uzyska ć zadowalaj ącego rozwi ązania w wi ększo ści archiwów pa ństw członkowskich UE. Problem jest tak że ści śle zwi ązany z brakiem urz ądze ń do digitalizacji dokumentów i materiałów archiwalnych na no śnikach klasycznych (papier, pergamin) w celu polepszenia dost ępu za pomoc ą nowych technologii.

Przy szybkim rozwoju technologii informacyjno-komunikacyjnych poszerza si ę nieustannie przepa ść mi ędzy ich praktycznym zastosowaniem we wszystkich sferach działalno ści ludzkiej a piln ą i rosn ącą potrzeb ą wła ściwego rozwi ązania problemu długoterminowego przechowania nowych no śników w archiwach. Sytuacja wymaga skoncentrowanych i skoordynowanych wysiłków wszystkich pa ństw członkowskich maj ących na celu wspólne opracowanie, sprawdzenie i wprowadzenie w życie odpowiednich rozwi ąza ń i konkretnych środków w tej dziedzinie.

8. Rozwój w dziedzinie ochrony materiałów fotograficznych

Od swoich narodzin w 1839 r. fotografia w sposób istotny przyczynia si ę do poszerzenia ludzkiej wiedzy. Materiały fotograficzne w zbiorach archiwalnych mo żna podzieli ć na dwie grupy: 1) dokumenty oryginalne (negatywy lub pozytywy) przechowywane w archiwach jako materiały historyczne; 2) dokumenty wyprodukowane we własnej działalno ści archiwów jako mikrofilmy zabezpieczaj ące, mikrofilmy-kopie, itp. Wiadomo od dawna, że odpowiednie warunki przechowywania materiałów fotograficznych, które ró żni ą si ę od innych „klasycznych” dokumentów, mog ą znacznie przedłu żyć życie materiałów fotograficznych. Z drugiej strony konserwacja fotografii jest procesem trudnym, wymagaj ącym wiedzy chemicznej i fotochemicznej. Istotnym wkładem w rozwi ązanie tego problemu jest projekt ECPA Sepia (http://www.knaw.nl/ecpa/sepia 8) dotycz ący konserwacji materiałów fotograficznych oraz publikacja Les collections photographiques — Guide de conservation preventive , B. Lavédrine et. all, ARSAG, Paris 2000. Ze wzgl ędu na brak wi ększej liczby instytucji i ekspertów zajmuj ących si ę profesjonalnym zabezpieczeniem i konserwacj ą materiałów fotograficznych warto będzie rozwin ąć i skoordynowa ć europejskie działania równie ż w tej dziedzinie.

9. Opracowanie zalece ń i standardów dotycz ących eksponowania archiwaliów

Głównym celem słu żb archiwalnych jest gromadzenie, profesjonalne opracowywanie i udost ępnianie materiałów archiwalnych do celów publicznych, jak równie ż jednoczesne ich zabezpieczanie i konserwacja. Wystawy s ą pot ęż nym narz ędziem udost ępniania wybranych dokumentów szerokiej publiczno ści. Powinny by ć one pouczaj ące, atrakcyjne i bezpieczne. Mimo że wystawy mog ą skomplikowa ć starania konserwatorskie, to nie mo żna unikn ąć wystawiania oryginalnych dokumentów. Dlatego konieczne jest podj ęcie kroków maj ących na celu zminimalizowanie ryzyka zniszczenia oryginałów w trakcie wystaw krajowych i mi ędzynarodowych. Obecnie jedyny standard w cało ści po świ ęcony wystawianiu dokumentów archiwalnych to standard francuski Norme NF Z 40-010 Prescriptions de conservation des documents graphiques et photographiques dans le cadre d´une exposition. AFNOR Juin 2002 (Wymagania zwi zane z zachowaniem ekspozycji materiałów graficznych i fotograficznych ) opublikowany w czerwcu 2002 r. Aby unikn ąć rozbie żno ści wynikaj ących z ró żnych przepisów w pa ństwach członkowskich, nale żałoby opracowa ć zalecenia, które ujednolic ą polityk ę w tej dziedzinie. Taki jest równie ż wniosek z obrad Mi ędzynarodowego Sympozjum

8 Link jest nieaktualny (przyp. red.). 160

„Wystawianie materiałów archiwalnych i bibliotecznych oraz dzieł sztuki sporz ądzonych na papierze: standardy zachowania” 9, które odbyło si ę w Lublanie w dniach 5–6 czerwca 2003 r.

10. Opracowanie minimalnych (podstawowych) wymogów dla programów nauczania konserwatorów i wł ączenie ich do programów wszystkich szkół i kursów tej specjalno ści istniej ących w krajach europejskich Na podstawie ankiety przygotowanej na potrzeby niniejszego Raportu oraz odpowiedzi archiwów pa ństwowych z pa ństw członkowskich mo żliwe jest poczynienie pewnych wniosków. Cho ć wi ększo ść pa ństwowych słu żb archiwalnych i wiele archiwów publicznych w Unii Europejskiej deklaruje, że publiczne słu żby archiwalne wyposa żone s ą we własne pracownie konserwatorskie i posiadaj ą wyspecjalizowany personel, to w wielu krajach takie warunki (pracownie) istniej ą faktycznie, ale bez fachowego personelu. S ą te ż pa ństwa, gdzie nie działaj ą żadne słu żby lub pracownie konserwatorskie.

Interesuj ący jest te ż fakt, że wi ększo ść pa ństw członkowskich UE zapewnia odmienny sposób kształcenia konserwatorów — od szkół specjalistycznych na poziomie średnim i wy ższym, po ró żne typy kursów i szkole ń w miejscu pracy. Istniej ą te ż pa ństwa członkowskie w ogóle nie oferuj ące takiego wykształcenia.

W zwi ązku z tym wydaje si ę celowe opracowanie minimalnych (podstawowych) wymogów dla programów nauczania konserwatorów, które powinny być wł ączone do programów wszystkich szkół i kursów tej specjalno ści istniej ących w krajach europejskich. Świadectwo uko ńczenia takiego kursu gwarantowałoby minimalny akceptowalny poziom wykształcenia konserwatora w pa ństwach członkowskich rozszerzonej Unii Europejskiej i przyspieszyłoby zapełnianie braków kadrowych w pracowniach konserwatorskich.

Jednak że nie tylko konserwatorzy troszcz ą si ę o zachowanie dokumentów. Nale ży podkre śli ć, że codzienna profilaktyka konserwatorska i odpowiednie obchodzenie si ę z dokumentami i materiałami archiwalnymi na co dzie ń nale żą do zakresu obowi ązków archiwistów, dlatego szkolenie archiwistów w dziedzinie zabezpieczania dokumentów i materiałów archiwalnych powinno sta ć si ę nieodł ączn ą cz ęś ci ą obowi ązuj ących programów nauczania.

9 Zalecenia zostały opublikowane: Exhibiting archival and library material and works of art on paper , red. J. Vodopivec, Arhiv Republike Slovenije 2004, ISBN 61613776X, 9789616137768, ss. 224, (przyp. red.).

161

4c. Budynki do celów archiwalnych: standardy i wymagania na poziomie krajowym i europejskim

Propozycje konkretnych działa ń

1. Utworzenie interdyscyplinarnej Grupy Roboczej zło żonej z archiwistów, architektów, in żynierów i geologów, której zadaniem będzie opracowanie i rozbudowanie standardów i wymaga ń dotycz ących wznoszenia budynków nowego typu do celów archiwalnych. Grupa Robocza powinna odby ć ok. osiem spotka ń, aby opracowa ć standardy i typowy/modułowy plan wymaga ń dla nowych budynków archiwalnych. Szczegółowy plan jest w przygotowaniu.

2. Opracowanie procedur reguluj ących zastosowanie tych standardów i wymaga ń na szczeblu krajowym i europejskim, obejmuj ących zabezpieczenia i ochron ę przed powodziami, trz ęsieniami ziemi, atakami terrorystycznymi, wojnami i innymi czynnikami destrukcyjnymi (por. Rezolucj ę Rady z 6 maja 2003 r., punkt 8c.1).

Przyszłe kierunki

3. Zbadanie, w jaki sposób te nowe standardy i wymagania nale ży zastosowa ć do unowocze śniania istniej ących budynków archiwalnych i innych miejsc przechowywania archiwaliów w budynkach rz ądowych.

4. Zapewnienie regularnych danych i raportów z postępów prac Grupy Roboczej oraz proponowanego oficjalnego europejskiego Komitetu Archiwistów Pa ństw Członkowskich i Instytucji UE.

5. Publikacja standardów i wykazu wymaga ń dla nowych budynków archiwalnych (tytuł roboczy: DUCHEIN 2) w oficjalnych j ęzykach Unii Europejskiej.

1. Wst ęp

Zachowanie dokumentów i materiałów archiwalnych oraz zapobieganie ich zniszczeniom rozpoczyna si ę od budynków, w których s ą magazynowane. Osi ągni ęcie dobrych warunków przechowania mo że oznacza ć adaptacj ę istniej ących budynków do u żytku w charakterze magazynów archiwalnych lub wybudowanie nowych magazynów. W obu przypadkach służby archiwalne i odpowiednie władze administracyjne winny przestrzega ć ści śle okre ślonych zasad. Cho ć zastosowanie tych zasad poci ąga za sob ą zwi ększenie kosztów w krótkim czasie, to w dłu ższej perspektywie stanowi rozwi ązanie

162 bardziej korzystne finansowo, poniewa ż dokumenty i materiały archiwalne wymagaj ą ci ągłej opieki. Ponadto wła ściwe warunki przechowywania materiałów archiwalnych oznaczaj ą mniejsze nakłady na ich przechowywanie i konserwacj ę. Dlatego budowa nowych, specjalnie zaprojektowanych budynków przeznaczonych dla archiwów jest uwa żana za inwestycj ę konieczn ą a) dla przechowywania w długim czasie autentycznych dokumentów i materiałów archiwalnych; b) przejrzysto ści i lepszej jako ści informacji dla obywateli.

Oto kilka znanych i akceptowanych zasad wznoszenia pomieszcze ń archiwalnych:

• Teren pod budow ę musi by ć stabilny, wolny od zagro żeń trz ęsieniem ziemi, powodzi ą, zapadni ęciem si ę lub ska żeniem, a powietrze w okolicy powinno by ć wolne od zanieczyszcze ń tak dalece jak to mo żliwe.

• Przechowywanie, wewn ętrzna działalno ść archiwów oraz ich funkcje publiczne winny by ć jasno zaplanowane i rozdzielone od siebie.

• Przestrze ń magazynowa powinna by ć zbudowana w taki sposób, by zminimalizowa ć potrzeb ę zewn ętrznej interwencji w celu utrzymania wła ściwej temperatury lub wilgotno ści.

• Doprowadzenie elektryczno ści oraz instalacja elektryczna powinny by ć izolowane, aby wykluczy ć ryzyko po żaru; zabronione jest umieszczanie instalacji wodnych w magazynach.

• Wymagane jest spójne rozwi ązanie, pod wzgl ędem architektonicznym i organizacyjnym, wymaga ń ochrony przeciwpo żarowej. Nale ży tak że uwzgl ędni ć potrzeb ę opracowania systemu automatycznego gaszenia po żarów.

Powy ższe zasady s ą cz ęś ci ą standardów i wytycznych omówionych w niniejszym Raporcie , cho ć w rzeczywisto ści s ą one znacznie bardziej szczegółowe i dokładne.

Europejski przegl ąd praktyk budowlanych, standardów i programów wskazuje, jak bardzo rozbie żne są stanowiska administracji do spraw budynków archiwalnych w ró żnych pa ństwach członkowskich. Tym niemniej, potrzeba wyposa żenia publicznych słu żb archiwalnych w wi ększo ści pa ństw członkowskich UE dała pocz ątek trwaj ącej dyskusji nad regulacjami, które umo żliwi ą lepsze zachowanie i ułatwi ą dost ęp do zasobów archiwalnych. Na poziomie europejskim istnieje tendencja do harmonizacji ró żnych istotnych regulacji we wspólne standardy europejskie, które złagodz ą rozbieżno ści mi ędzy praktykami krajowymi, a jednocze śnie uwzgl ędni ą ró żnice geograficzne, klimatyczne i administracyjne.

2. Standardy i wytyczne dla budownictwa archiwalnego

Wielka Brytania i Niemcy maj ą własne normy dotycz ące budynków archiwalnych. W pierwszym przypadku jest to Standard Brytyjski 5454: 2000, prawdopodobnie najcz ęś ciej przywoływany na forum mi ędzynarodowym standard budowy pomieszcze ń archiwalnych u żywany jako odniesienie nie tylko w Wielkiej Brytanii, ale tak że w innych krajach, np. na Cyprze i w Danii; wcze śniejsza wersja tego standardu cytowana jest przez Michela Ducheina w jego publikacji pt. Budynki archiwalne i ich wyposa enie (Les Batiments D'archives: Construction et equipements ) wydanej w Pary żu w 1988 r.

163

Praca Ducheina ( Pratique Archivistique Française , Paris 1991) stanowi równie ż podstaw ę dla francuskich standardów budowy pomieszcze ń archiwalnych (trwaj ą wła śnie prace nad aktualizacj ą publikacji Ducheina i przygotowaniem jej do wydania pod roboczym tytułem DUCHEIN 2). Mo żna domniemywa ć, że zarówno standard brytyjski, jak i „Duchein” stanowi ą podstaw ę tego, co niektóre pa ństwa, jak np. W ęgry i Polska, nazywaj ą „literatur ą przedmiotu” — prace, do których nale ży si ę odnie ść , przygotowuj ąc projekt architektoniczny budynku archiwalnego. Narodowy standard niemiecki Anforderungen an die Aufbewahrung von Archiv- und Bibliotheksgut jest ulepszon ą wersj ą innego podstawowego standardu mi ędzynarodowego, ISO 11799 Information and documentation — Document storage requirements for archive and library materials (Informacja i dokumentacja — wymogi przechowywania dokumentów dla archiwów i bibliotek ).

Podobnie w Hiszpanii istniej ą wytyczne dotycz ące budownictwa archiwalnego pt. Budowanie Archiwów , wydane przez Ministerstwo Kultury jako zalecenie techniczne (Simonet Barrio, J.E., Recomendaciones para la edificación de archivos , Madrid, Dirección de Archivos Estatales, 1991). W roku 2003 opublikowano we współpracy ze Stowarzyszeniem Archiwów Ameryki Łaci ńskiej (Asociación Latinoamerica de Archivos, ALA) dokument pt. Budynki archiwalne w klimacie tropikalnym przy niskich nakładach finansowych .

Wiele krajów — takich jak Czechy, Estonia, Finlandia, Grecja, Holandia, Hiszpania, Łotwa, Cypr, Polska, Słowenia, Szwecja i Włochy — opracowało lub jest w trakcie opracowywania ogólnych, własnych standardów i zalece ń dotycz ących budownictwa archiwalnego. Cz ęść tych krajowych wytycznych ma charakter wył ącznie doradczy, jednak np. w Szwecji wszystkie pomieszczenia archiwalne w sektorze publicznym musz ą spełnia ć normy okre ślone przez Archiwum Narodowe w dziedzinie planowania, budowy i utrzymania przestrzeni magazynowej archiwów (1994:6 z pó źniejszymi zmianami), przy czym lokalne władze zwykle równie ż stosuj ą si ę do nich. Narodowa słu żba archiwalna Finlandii posiada podobne zalecenia dotycz ące budowy lub adaptacji budynków do celów archiwalnych, stosowane przez wszystkie władze (te rozporz ądzenia maj ą wkrótce zosta ć zrewidowane). W Polsce archiwa pa ństwowe maj ą wytyczne zwi ązane z budynkami archiwalnymi oparte na przepisach prawa, standardach krajowych i mi ędzynarodowych oraz na literaturze przedmiotu. Wytyczne te odnosz ą si ę zarówno do budowy, funkcjonowania, jak i wyposa żenia (szczególnie przestrzeni magazynowych) budynków. Tak że Słowacja posługuje si ę podobnymi, wymagaj ącymi zasadami dotycz ącymi nowych budynków archiwalnych, zgodnie z definicj ą zawart ą w Ustawie o archiwach i archiwach zakładowych, a tak że z pó źniejszymi zarz ądzeniami.

3. Programy budownictwa archiwalnego

Istnieje du ża ró żnorodno ść programów budowy budynków do celów archiwalnych. W niektórych krajach — takich, jak np. Grecja, Łotwa, Słowacja, W ęgry i Włochy — w chwili obecnej nie ma takich programów. W innych, np. w Niemczech, Holandii i Wielkiej Brytanii, nie istnieje jeden ogólny program, cho ć w ostatnim czasie powstało kilka nowych celowo wzniesionych budynków archiwalnych. W Niemczech np. Bundesarchiv uko ńczyło niedawno budow ę nowego magazynu archiwalnego w Dahlwitz-Hoppegarten w Brandenburgii, a tak że nowego budynku archiwalnego i adaptacji dwóch istniej ących dla Oddziału Filmowego Archiwum Federalnego w Berlin-Lichterfelde. Wi ększo ść

164 niemieckich landów i wiele miast postawiło nowe budynki archiwów lub planuje to zrobi ć. W Holandii w ostatnich latach otwarto znaczn ą liczb ę nowych budynków archiwalnych, takich jak Zeeuws Archief i Rijksarchief w Limburgu. Wi ększo ść Regionalnych O środków Historycznych ma w planach albo budow ę nowych budynków przeznaczonych dla archiwów, albo adaptacj ę istniej ących pomieszcze ń na potrzeby publiczne. Dotyczy to Het Utrechts Archief , Historisch Centrum Overijssel i Gelders Archief . W Wielkiej Brytanii budow ę archiwów prowadzi si ę w zale żno ści od dost ępnych środków. Na szczeblu pa ństwowym rozbudowano Archiwum Narodowe Zjednoczonego Królestwa w Kew; wzniesiono te ż dodatkowy budynek, Thomas Thomson House , dla pomieszczenia zasobów Archiwum Narodowego Szkocji (1995), które nadal poszukuje możliwo ści rozbudowy. W ostatnich latach fundusz z loterii pa ństwowej (Heritage Lottery Fund , HLF) znacznie przyczynił si ę finansowo do wybudowania nowych pomieszcze ń dla archiwów akt lokalnych (jak np. w Surrey, Oxfordshire, Denbigshire, a ostatnio w Norfolk). Inne Programy HLF s ą w trakcie realizacji. Nale ży jednak wzi ąć pod uwag ę, że sukces tych projektów zale ży od skuteczno ści przedstawionej aplikacji, a nie spójnego planu pa ństwa.

W innych pa ństwach programy budowy archiwów s ą ograniczone do archiwów narodowych. W niektórych z nich, takich jak Cypr i Luksemburg, realizowane s ą wła śnie takie projekty budowlane, poniewa ż pa ństwa te s ą zbyt małe, by budować w nich wi ęcej budynków archiwalnych. Słowenia, chocia ż posiada archiwa lokalne w kilku miejscach w kraju, ogranicza swój program narodowy do jednego tylko budynku Archiwum Narodowego — budynku II przy ulicy Roška w Lublanie. Projekt obejmuje renowacj ę i adaptacj ę starego budynku archiwalnego, przy czym uko ńczenie pomieszcze ń magazynowych przewidziano na 2005 r. Inne archiwa (w tym Słowe ńskie Archiwum Filmowe, Oddział Restauracji i Konserwacji, O środek Szkolenia Zawodowego Archiwistów, Oddział Akt I, II i III, oraz Departament Rz ądowych Akt Administracyjnych po roku 1945) zaczn ą działa ć w 2007 r.

Pa ństwa, w których budownictwo archiwalne dotyczy przede wszystkim archiwów narodowych, to np. Szwecja, gdzie Riksarkivet planuje rozbudow ę sieci archiwów pa ństwowych w obliczu rosn ącej ilo ści akt przekazywanych przez agencje rz ądowe, oraz Dania, gdzie wci ąż trwa debata na temat planów nowego budynku dla archiwum narodowego.

Do pa ństw, które realizuj ą program budowlany, zalicza si ę Estonia posiadaj ąca „Plan rozwoju zarz ądzania dokumentacj ą i archiwami 2002–2005”, który zakłada budow ę lub rozbudow ę trzech budynków dla Archiwum Narodowego w latach 2002–2008. Ponadto w latach 2000–2003 Archiwum Narodowe przej ęło na potrzeby archiwum cztery budynki w ró żnych miejscach kraju, trzy wybudowane i jeden adaptowany. We Francji funkcjonuje program modelowy opublikowany pierwotnie przez Ducheina i zaktualizowany przez Rosine Cleyet-Michaud’a w 1999 r. Finlandia ma plany na okres do 2010 r., m.in. plan budowy nowego budynku archiwum regionalnego.

W 1988 r. portugalski Instituto Português de Arquivos (IPA) — jego nast ępc ą jest obecnie Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo (IAN/TT) — podj ął inicjatyw ę rz ądow ą budowy sieci archiwów lokalnych ( arquivos distritais ). W tym czasie tylko jeden region miał budynek wybudowany do celów archiwalnych, dzisiaj jest ich ju ż 13, z czego cz ęść to adaptacje istniej ących wcze śniej. Tam, gdzie było to mo żliwe, wybrany do adaptacji budynek miał walory estetyczne lub historyczne i w ten sposób łączył ide ę ochrony dziedzictwa z funkcjami publicznymi. Program Pomocowy dla Sieci Archiwów

165

Miejskich (Programa de Apoio à Rede de Arquivos Municipais, PARAM), czyli projekt dla archiwów lokalnych ( arquivos municipais ), zapocz ątkowany został przez IAN/TT w 1998 r. z zadaniem niesienia pomocy samorz ądom miejskim w realizacji własnych programów archiwalnych, w tym nie tylko przy budowie nowych pomieszcze ń, ale tak że w ka żdym innym aspekcie zarz ądzania — wyposa żenie, umeblowanie, ICT.

W Hiszpanii równie ż realizowany jest program budowy nowych archiwów i adaptacji ju ż istniej ących. W chwili obecnej uko ńczono budow ę siedmiu prowincjonalnych archiwów historycznych i jednego archiwum regionalnego oraz renowacj ę i rozbudow ę sze ściu archiwów ogólnych. W 2003 r. Regionalne Archiwum Historyczne w León (Archivo Histórico Municipal de León ) otrzymało nagrod ę za renowacj ę opart ą na modelu Europejskiej Fundacji Zarz ądzania Jako ści ą ( European Foundation for Quality Management , EFQM).

W Republice Czeskiej w latach 1990–2002 zbudowano 21 budynków archiwów pa ństwowych i miejskich, 28 innych poddano modernizacji, za ś 8 budowli zabytkowych przebudowano na potrzeby archiwów. Te osi ągni ęcia w poł ączeniu z przestrzeganiem wy żej wymienionych standardów umo żliwiły wybudowanie jednego z najnowocze śniejszych budynków archiwalnych w Europie, kompleksu Praga- Chodovec (dla Archiwum Narodowego, Regionalnego i Miejskiego w Pradze), uko ńczonego w 2001 r.

Polska i Włochy nie maj ą żadnych szczegółowych planów budowy nowych pomieszcze ń, jednak to pierwsze pa ństwo przeznaczyło pewne środki finansowe na remont i modernizacj ę istniej ących budowli, za ś Włochy post ępuj ą zgodnie ze swoj ą tradycyjn ą zasad ą modernizacji du żej liczby zabytkowych budynków z my ślą o znalezieniu dla nich jakiej ś nowej funkcji, w tym cz ęsto archiwalnej.

4. Przestrzeganie standardów i wytycznych

W Hiszpanii, Portugalii, Słowacji i Szwecji wszystkie pomieszczenia magazynowe archiwów spełniaj ą obowi ązuj ące normy krajowe, a przynajmniej te, które obowi ązywały w chwili budowy. We Francji ok. 75% budynków archiwów departamentowych spełnia wymogi, cho ć na szczeblu gminnym dotyczy to niewielkiej liczby budowli. Je śli chodzi o budynki archiwów pa ństwowych, to sytuacja jest zró żnicowana. Na W ęgrzech przybli żona liczba budynków spełniaj ących wymogi i normy to, jak powiedziano, „około połowy”. W Holandii „du ża liczba istniej ących budynków archiwów odpowiada standardom i wytycznym”, a pozostałym dano pi ęć lat na wprowadzenie koniecznych zmian. W Finlandii „tylko magazyny materiałów archiwalnych” s ą zgodne z normami, cho ć bior ąc pod uwag ę standardy, wydaje si ę jednak, że wymogi s ą bardzo wysokie. W Słowenii trzy publiczne instytucje archiwalne (na siedem) mieszcz ą si ę w zmodernizowanych budynkach, odpowiadaj ących krajowym standardom. Jedynym budynkiem w pa ństwie wybudowanym specjalnie na potrzeby archiwum jest cz ęść magazynowca Archiwum Narodowego Słowenii, przy ulicy Zvezdarska w Lublanie, który powstał w latach 70. XX w. Inne budynki zaadaptowano w zale żno ści od mo żliwo ści finansowych.

W ka żdym pa ństwie sytuacja przedstawia si ę inaczej. Niewiele budynków na terenie Belgii, Cypru, Estonii, Łotwy i Wielkiej Brytanii odpowiada obowi ązuj ącym standardom. Greckie Główne Archiwum Pa ństwa przeniosło si ę w 2004 r. do swojego pierwszego budynku odpowiadającego w pełni nowoczesnym normom archiwalnym. Trudno jest oceni ć znaczenie tych danych, gdy ż s ą zale żne w

166 pewnym stopniu od rygorów stosowanych standardów. Mo żliwe że budynek uznany za odpowiedni w jednym pa ństwie, w innym nie zyskałby uznania. Warto zauwa żyć, że zarówno Cypr, jak i Wielka Brytania, uwa żaj ą standard BS5454, który same stosuj ą, za „bardzo wymagaj ący”.

W ró żnych krajach mamy do czynienia z ró żnymi warunkami. Portugalia ze swoim opracowanym na 15 lat programem budowy archiwów ma ogromne szanse sprosta ć nowoczesnym wymogom. Z drugiej strony kierunek polityki archiwalnej Włoch, skierowanej na adaptacj ę zabytkowych budynków, musi by ć nadzorowany przez architektów specjalizuj ących si ę w renowacji.

5. Standardy stosowane w archiwach przej ściowych

W Estonii, Hiszpanii, Luksemburgu i Szwecji pomieszczenia archiwów przej ściowych spełniaj ą te same normy co wła ściwe budynki archiwów. W Finlandii sytuacja jest podobna, cho ć stosuje si ę ni ższy poziom zabezpiecze ń przeciwpo żarowych. W innych pa ństwach, np. w Belgii, we Włoszech, a tak że w znacznym stopniu w Portugalii, nie ma specjalnych wymaga ń odno śnie pomieszcze ń archiwów przej ściowych.

We Francji jest kilka przykładów pre-archivages wśród archiwów departamentalnych, jak np. l’Orne. W Niemczech budynki Bundesarchiv w du żym stopniu odpowiadaj ą niemieckim standardom. W Holandii budynki archiwów przej ściowych przestrzegaj ą ogólnych standardów, ale zasady ich dotycz ące s ą mniej surowe. W Słowenii i na Łotwie nie istniej ą archiwa przej ściowe, jednak ministerstwa i inne instytucje publiczne maj ą obowi ązek zapewni ć powierzchni ę magazynow ą, spełniaj ącą obowi ązuj ące standardy, na dokumentacj ę i materiały archiwalne. W Wielkiej Brytanii magazyny archiwów przej ściowych mog ą, ale nie musz ą, spełnia ć standardów stosowanych do budynków mieszcz ących wieczyste materiały archiwalne, zwykle jednak stosuje si ę wobec nich zasady dobrych praktyk, ł ącznie z zabezpieczeniem przed nieupowa żnionym dost ępem, ochron ą przed czynnikami klimatycznymi, ogniem, itp. Nale ży zatem zastanowi ć si ę nad zastosowaniem standardów i wymogów krajowych oraz mi ędzynarodowych równie ż wobec magazynów archiwów zakładowych i innych przestrzeni magazynowych w budynkach administracji publicznej.

6. Wnioski

Kwestionariusz ankiety wyra źnie wskazuje, że słu żby archiwalne w całej Europie anga żuj ą si ę w budow ę nowych budynków do celów archiwalnych lub adaptację istniej ących pomieszcze ń na swoje potrzeby. Ze wzgl ędu na to, że wła ściwe przechowywanie dokumentów i archiwów jest warunkiem niezb ędnym do zachowania europejskiego i krajowego dziedzictwa kulturalnego, opracowanie i zastosowanie standardów i wytycznych dotycz ących budowy archiwów staje si ę spraw ą du żej wagi, zwłaszcza gdy w Europie stale przybywa nowych budynków, które s ą przeznaczone dla archiwów.

167

CZ ĘŚĆ 5. ARCHIWA ELEKTRONICZNE

168

169

5a. AUTENTYCZNO ŚĆ I PRZECHOWYWANIE W DŁUGIM CZASIE DOKUMENTÓW I ARCHIWÓW ELEKTRONICZNYCH

Propozycje konkretnych działa ń

1. Utworzenie Grupy Roboczej ds. autentyczno ści i przechowywania w długim czasie dokumentów i archiwów elektronicznych.

2. Opracowanie dalszych procedur koniecznych do kontroli autentyczno ści, w tym wiarygodno ści prawnej, dokumentów w pa ństwach członkowskich i instytucjach UE.

3. Koordynacja działa ń priorytetowych z DLM oraz przedstawienie problemu przechowywania w długim czasie dokumentów i archiwów elektronicznych jako odr ębnego tematu podczas DLM- Forum w Budapeszcie w 2005 r.

4. Przeprowadzenie analizy zastosowania podpisu elektronicznego i innych równorz ędnych środków w pa ństwach członkowskich UE.

5. Opracowanie spójnego planu, w tym konkretnych działa ń, zgodnie z powy ższymi punktami (1–4).

Przyszłe kierunki

6. Opracowanie modeli i wytycznych proceduralnych dotycz ących przesyłania dokumentów i archiwów elektronicznych.

7. Zapewnienie, że Grupa Robocza DLM ds. rozwoju nowych technologii i ich zastosowania w zarz ądzaniu dokumentami i archiwami przekazywa ć b ędzie regularnie informacje i raporty z post ępów prac na r ęce planowanego oficjalnego Komitetu Archiwistów Pa ństw Członkowskich i Instytucji UE.

1. Wst ęp

Praktyczne oddzielenie formy i tre ści w dokumentach elektronicznych sprawia, że nale ży przyło żyć ogromn ą wag ę do ich kontekstu. Środki zapewnienia autentyczno ści dokumentów i archiwów elektronicznych s ą w du żym stopniu identyczne ze środkami ich zachowania. Ostatnia cz ęść niniejszego rozdziału zawiera przegl ąd najwa żniejszych kroków praktycznych, które mo żna podj ąć , by

170 zapobiec lub zredukowa ć utrat ę aspektów formalnych dokumentów i archiwalnych materiałów elektronicznych w procesie rejestracji elektronicznej.

Rozwa żaj ąc kwesti ę autentyczno ści dokumentów i archiwalnych materiałów elektronicznych, mo żna za punkt wyj ścia przyj ąć zasad ę, że problem jest identyczny jak w przypadku dokumentów i materiałów archiwalnych na no śnikach tradycyjnych (papier, itp.). W obu przypadkach forma, tj. wygl ąd w najszerszym znaczeniu, mo że podlega ć zmianom spowodowanym rozkładaj ącym si ę z biegiem czasu no śnikiem, konwersj ą, zabezpieczaniem, kopiowaniem lub transkrypcj ą.

Dokumenty i archiwalne materiały elektroniczne podlegaj ą specyficznym warunkom: a żeby móc w ogóle „zaistnie ć” — w celu odczytania — zale żą , w znacznie wi ększym stopniu ni ż dokumenty i materiały archiwalne na no śnikach tradycyjnych (papier, pergamin), od urz ądze ń, które same s ą elektroniczne (oprogramowanie, no śniki, maszyny) i zmieniaj ą si ę w szybkim tempie.

2. O autentyczno ści

Nale ży wyja śni ć tytułem wst ępu, że „autentyczno ść ” w kontek ście IT nie mo że by ć rozumiana tak samo jak oryginalno ść , wa żno ść czy prawdziwo ść . W tym kontek ście autentyczno ść oznacza „tylko” wiarygodno ść przedstawienia — autentyczno ść oznacza, że wolno nam polega ć na „pozornym” wygl ądzie danego przedmiotu.

W zwi ązku z dokumentami i materiałami archiwalnymi pojawia si ę wymiar czasowy, który oznacza, że autentyczno ść jest głównie kwesti ą wiarygodno ści tekstualnej opisu przeszłych wydarze ń, a nie autentyczno ści czy prawdziwo ści takich wydarze ń.

Dla przykładu: je żeli kto ś sfałszował podpis, to dane dokumenty nie s ą tym, za co si ę podaj ą, nie s ą autentyczne, lecz są fałszywe. Je śli nast ępnie przeniesie si ę je do archiwum, pozostaj ą fałszywe, wci ąż s ą tylko falsyfikatami. Z drugiej strony mo żemy opisa ć je jako autentyczne, poniewa ż w sposób wiarygodny „wygl ądaj ą” na dokumenty podrobione, na „autentyczne” falsyfikaty.

3. Autentyczno ść absolutna i wzgl ędna

Je śli w danym kontek ście autentyczno ść jest kwesti ą wiarygodności lub rzetelnego przedstawienia opisu, pojawia si ę nowe pytanie: o stopie ń wiarygodno ści i rzetelno ści, jako że jako ści te trudno uzyska ć w znaczeniu bezwzgl ędnym. Wiarygodno ść i rzetelno ść nie s ą jako ściami bezwzgl ędnymi, a w konsekwencji autentyczno ść jest czym ś wzgl ędnym. Nale ży wi ęc spodziewa ć si ę nieporozumie ń i niezgodno ści: autentyczno ść mo że by ć oceniana ró żnie.

Jako przykład kłopotów z autentyczno ści ą mo żna poda ć pytanie o to, kiedy metal nazwiemy „złotem”. Czy musi by ć czystym złotem, czy te ż wystarczy 24, 18, 14, czy 8 karatów? Z zasady kwestie takie rozwi ązuje definicja zawarta np. w przepisach reguluj ących handel metalami szlachetnymi. Je śli wyjdziemy poza ści śle rozumiane przepisy prawa, pozostaje po prostu konwencja j ęzykowa. Zarówno jednak prawo, jak i konwencje j ęzykowe, zmieniaj ą si ę z upływem czasu. Dlatego nawet „autentyczno ść ” złota jest wzgl ędna.

171

Kolejnym przykładem mo że by ć zabytkowy dokument pergaminowy z oderwanym rogiem i złaman ą piecz ęci ą. Czy warunkiem autentyczno ści mo że sta ć si ę wymóg dost ępno ści w jego oryginalnej postaci? W praktyce nie dzieje si ę tak cz ęsto. Odnotowujemy zniszczenia i braki w dokumencie, tym niemniej uznajemy go za autentyk.

Autentyczno ść dokumentu mo żna jednak zało żyć tylko wtedy, gdy znany jest nam zwi ązek danego dokumentu z nast ępuj ącymi faktami: kiedy powstał, gdzie był dotychczas przechowywany. Autentyczno ść takiego dokumentu mo że by ć oceniana na podstawie jego tre ści. Z tej perspektywy samo materialne istnienie podniszczonego pergaminu nie b ędzie warunkiem oceny jego autentyczno ści, poniewa ż mo że by ć on dost ępny tylko w formie pó źniejszych transkrypcji zachowanego tekstu. Oznacza to, że autentyczno ść nie zale ży — lub nie zale ży w decyduj ącym stopniu — od faktu, czy dany dokument jest oryginalny.

4. Autentyczny czy oryginalny: forma czy tre ść

Czy mo żna jednak posun ąć si ę dalej? Czy mo żna spiera ć si ę, że tre ść jest wa żniejsza od formy przy ocenie autentyczno ści? W naszej opinii to mo żliwe, je śli zało żymy, że wi ększ ą wag ę musimy przykłada ć do tre ści ni ż do postaci dokumentu. Je śli natomiast przyjmiemy, że tre ść i posta ć zewn ętrzna to równorz ędne elementy oceny autentyczno ści, to powinni śmy zmierza ć do zrównania okre ślenia „autentyczny” z okre śleniem „oryginał”. Nale ży jednak rozró żnia ć oba te poj ęcia. O ile okre ślenie „oryginalno ści” postaci zewn ętrznej ma znaczenie absolutne — jest to kwestia albo tak, albo nie — o tyle autentyczno ść to jako ść wzgl ędna.

5. Rozdział formy i tre ści

Powy ższe rozwa żania prowadz ą do pytania, czy rozdzielenie formy i tre ści mo że przebiega ć bez naruszenia autentyczno ści i mo żliwo ści oceny. W naszej opinii jest to cz ęsto mo żliwe, np. w przypadkach, gdy forma nie decyduje o tre ści.

Przykładem mo że by ć znów stary, pergaminowy dokument z oderwanym rogiem i złaman ą piecz ęci ą. Je śli odnowimy go tak, że b ędzie w zasadzie zbudowany z nowych, współczesnych materiałów, to nadal b ędziemy uwa żać go za dokument autentyczny, poniewa ż celem konserwacji było zachowanie tre ści, tekstu raczej ni ż formy, tj. wi ększ ą uwag ę przykładano do pisma i rysunku piecz ęci ni ż do gładko ści powierzchni pergaminu czy te ż połysku piecz ęci. Je śli tekst wci ąż jest czytelny, to opiszemy odrestaurowany dokument jako autentyczny.

Są jednak przypadki, w których forma ma du że znaczenie w ocenie autentyczno ści.

6. Zale żno ść od kontekstu bez wzgl ędu na rozdział formy i tre ści

Oprócz rozwa żań dotycz ących przewagi tre ści nad form ą musimy wzi ąć pod uwag ę zwi ązek z otoczeniem, tj. musimy zało żyć, że oddzielaj ący tre ści od formy nie maj ą świadomego interesu we wpływaniu na wynik, lecz czyni ą to bezstronnie i w dobrej wierze. Autentyczno ść zale ży od zwi ązku dokumentu z otoczeniem niezale żnie od tego, czy dokonano rozdziału formy od tre ści. Nale ży jednak przyzna ć, że zale żno ść ta jest wi ększa i ma wi ększe znaczenie wła śnie wtedy, gdy rozdzielenia

172 dokonano. Jakby nie było, bardzo niewiele rzeczy na tym świecie istnieje bez zwi ązku ze swoim otoczeniem — dotyczy to tak że autentyczno ści.

Wró ćmy wi ęc do przykładu starego, uszkodzonego dokumentu na pergaminie. Oczywi ście stwierdzi ć mo żemy, że jego autentyczno ść w pewnym stopniu jest niezale żna od otoczenia i okoliczno ści. Mo żna np. okre śli ć wiek papieru i atramentu za pomoc ą bada ń chemicznych. Kto jednak podejmie si ę okre ślania autentyczno ści dokumentu wył ącznie na podstawie analizy chemicznej i fizycznej, je śli otrzyma dokument osobno, bez dokumentów poprzedzaj ących go i wiedzy o jego zwi ązku z otoczeniem? Autentyczno ść dokumentu b ędzie dla wielu osób łatwiejsza do przyj ęcia, je śli znany będzie kontekst, taki jak zwi ązek dokumentu z ówczesn ą sytuacj ą lub wiedza, że przechowywany był w bezpiecznych warunkach.

Jak stwierdzili śmy wy żej, bezpiecze ństwo autentyczno ści b ędzie zale żało cz ęś ciej i w wi ększym stopniu od kontekstu, je śli rozdzielimy tre ść od formy dokumentu. Z zasady dotyczy to zarówno dokumentów na papierze, jak i na no śnikach elektronicznych.

7. Dokumenty papierowe: rozdział formy od tre ści

Przykładem dokumentu papierowego mo że by ć wysłane pismo, które przechodzi przez nast ępuj ące formy:

1. Dokument sporz ądzany przez wystawc ę;

2. Dokument zarejestrowany przez wystawc ę;

3. Dokument przechowywany i u żytkowany w archiwum wystawcy;

4. Dokument przeniesiony z archiwum wystawcy do innego archiwum.

Kiedy dokument zostaje sporz ądzony i przesłany do odbiorcy, ma on pewn ą form ę (etap 1), lecz rejestracji u nadawcy podlega on w zupełnie innej formie, np. kopii kalkowej lub kserokopii albo odwrotnie, to wystawca zatrzymuje oryginał (etap 2), podczas gdy odbiorca otrzymuje czarno-biały faks o bardzo niskiej jako ści.

Dokument trafia do akt w postaci kopii kalkowej i po jakim ś czasie w archiwum wytwórcy niemal przestaje by ć czytelny, dlatego zostaje przeniesiony na mikrofilm (etap 3), je śli takiego przeniesienia nie dokonano jako standardowej procedury z chwil ą odesłania do innego archiwum (etap 4).

Fundamentalny problem autentyczno ści i rozdziału formy od tre ści pojawi si ę w przypadku dokumentu na papierze w kilku sytuacjach.

W chwili wytworzenia dokumentu nale ży oceni ć, w jakim stopniu mo żna rozdzieli ć jego form ę i tre ść bez nieodwracalnej utraty autentyczno ści. Czy obejdziemy si ę bez drukowanego nagłówka, zadowalaj ąc si ę kopi ą, konceptem czy kopi ą kalkow ą? Czy te ż musimy mie ć dokument z nagłówkiem, dlatego przyjmiemy kserokopi ę? Czy czerwone podkre ślenia i wykre ślenia s ą tak wa żne, że potrzebny nam dokument w kolorze? Czy te ż wystarczy czarno-biała kserokopia? A czy papier i znak wodny nie maj ą znaczenia? Czy do kserokopii nale ży u żyć tego samego papieru?

173

Kiedy dokument jest przechowywany i u żywany przez organ b ędący jego wytwórc ą lub przenosi si ę go do innego archiwum, nale ży znów oceni ć, w jakim stopniu mo żna rozdzieli ć jego form ę i tre ść bez nieodwracalnej utraty autentyczno ści. Czy mo żemy sobie pozwoli ć na zniszczenie dokumentu w codziennym u życiu, przenosz ąc jego zawarto ść na kserokopi ę lub mikrofilm w chwili, gdy grozi całkowity rozpad oryginału? Czy te ż powinni śmy z cał ą ostro żno ści ą przechowywa ć nietkni ęty oryginał, chyba że zaistnieje sytuacja, gdy autentyczno ść jest niezb ędna?

Podany przykład papierowego dokumentu mo że wydawa ć si ę zbyt odległy, ale z zasady problem autentyczno ści w tym wypadku jest identyczny z dokumentami elektronicznymi.

W praktyce autentyczno ść dokumentów elektronicznych znacznie bardziej i cz ęś ciej zale ży od kontekstu, ni ż ma to miejsce w przypadku dokumentów papierowych. Przyczyn ą tego stanu rzeczy jest tempo, w jakim zmieniaj ą si ę urz ądzenia warunkuj ące istnienie dokumentu elektronicznego.

8. Przykład rozdziału formy i tre ści dokumentu elektronicznego

Zale żno ść od środowiska mo żna zilustrowa ć na powy ższym przykładzie wysyłanego dokumentu, ale tym razem w formie elektronicznej.

Załó żmy, że dokument powstaje w edytorze tekstów i zostaje przesłany poczt ą elektroniczn ą jako zał ącznik (w zwykłym formacie danego programu edytuj ącego teksty) (etap 1). Gdy odbiorca czyta tekst w swoim programie komputerowym, istnieje znaczne ryzyko, że forma dokumentu została w jaki ś sposób zmieniona, a on sam ma inny wygl ąd w chwili dor ęczenia ni ż w momencie wysłania.

Głównym tego powodem jest fakt, że zwykły format danych edytora tekstów wymaga konwersji, aby otrzyma ć odtworzony dokładnie wierny obraz, tymczasem nie wszystkie programy s ą tak samo dobre w przetwarzaniu danych jednego formatu na inny.

Uwa żamy zwykle, że gdy dokument trafia do akt sprawy (etap 2) po stronie nadawcy (wytwórcy archiwum), nie b ędzie problemu z okre śleniem autentyczno ści, jako że istnieje kopia elektroniczna wysłanego dokumentu. W rzeczywisto ści jednak dzieje si ę tak rzadko, poniewa ż je śli kopia elektroniczna wyst ępuje w zwykłym formacie danych edytora tekstu, to jej wygl ąd na ekranie komputera kolegi b ędzie inny ju ż chwil ę po wysłaniu, jak ma to miejsce w przypadku komputera odbiorcy dokumentu. Jedn ą z przyczyn jest zale żno ść wysłanego dokumentu od danych, których nie ma w komputerze odbiorcy; mo że to by ć wszystko — od odpowiedniej czcionki do wła ściwego arkusza kalkulacyjnego dost ępnego tylko po stronie nadawcy.

Dokument przechowywany w aktach nadawcy przez kilka lat, a nawet kilka miesi ęcy, mo że by ć trudny do odczytania na komputerze nadawcy, poniewa ż zmieniony został np. edytor tekstów, a wi ęc ryzyko odkształce ń jest du żo wi ększe (etap 3). W rzeczywisto ści nie jest nawet pewne, czy dokument w ogóle da si ę odczyta ć w nowym programie.

Je śli jednak nowy program poradzi sobie z odtworzeniem dokumentu zapisanego w starym formacie, mog ą wyst ąpi ć dodatkowe problemy z autentyczno ści ą, je śli w celu ułatwienia korzystania z dokumentu nadawca zapisze list w nowym formacie i w ten sposób zast ąpi format oryginalny innym. Podobnie, nowe problemy z autentyczno ści ą mog ą pojawi ć si ę z chwil ą przekazania dokumentu do

174 innego archiwum, np. do archiwów pa ństwowych, które ze wzgl ędu na efektywno ść mog ą tylko przyj ąć dokument w formacie, który znacznie si ę ró żni od wyj ściowego formatu dokumentu u nadawcy (etap 4).

9. Elementy i autentyczno ść

W pewnym uproszczeniu problemy dotycz ące rozdziału formy i tre ści mo żna przywoła ć z uwzgl ędnieniem metadanych dokumentu. Je śli poprawne przesłanie wszystkich metadanych na inny format oka że si ę trudne lub niemo żliwe — czego konsekwencj ą jest konieczno ść rozdzielenia formy i tre ści — nale ży podj ąć si ę oceny, jak wa żne s ą okre ślone metadane dla autentyczno ści dokumentu.

10. Dokumenty elektroniczne i zwi ększona konieczno ść rozdzielenia tre ści i formy

Te dwa przykłady maj ą pokaza ć, jak bardzo zasadnicze problemy z autentyczno ści ą oraz rozdziałem tre ści i formy, w przypadku dokumentów papierowych, przypominaj ą te z dokumentami elektronicznymi, cho ć w praktyce s ą one cz ęstsze w przypadku dokumentów elektronicznych, ze wzgl ędu na ich du żą zale żno ść od zmieniaj ących si ę urz ądze ń.

Tu spotykamy si ę z pytaniem, czy zale żno ść t ę mo żna sprowadzi ć do tego samego poziomu co w przypadku dokumentów papierowych, a je śli nie, to cho ć zmniejszy ć. W praktyce odpowied ź brzmi tak lub nie w zale żno ści od sytuacji. Bardziej szczegółowa odpowied ź wymagałaby znajomo ści przyj ętej strategii zachowania dokumentu elektronicznego.

W skrócie trzy dominuj ące strategie opisa ć mo żna nast ępuj ąco:

Strategia muzealna: unikamy oddzielania formy of tre ści, a w zamian staramy si ę zachowa ć te stare urz ądzenia, no śniki i programy, które posłu żyły do wytworzenia dokumentu.

Strategia emulacji: cz ęś ciowo unikamy oddzielania formy od tre ści, a w zamian przenosimy dane do nowego medium i urz ądzenia, tworz ąc programy, które na śladuj ą te stare programy, przy pomocy których wytworzono dane.

Strategia migracji: oddzielamy form ę od tre ści, przenosz ąc dane na nowe urz ądzenia, no śniki i nowe formaty.

Je śli zwracamy uwag ę wył ącznie na autentyczno ść , wybran ą strategi ą b ędzie strategia muzealna, ewentualnie emulacji, przewa żaj ące nad strategi ą migracji. Jednak że wybór jednej ze strategii wymienionych jako pierwsze oznaczałby zagro żenie dla dokumentów elektronicznych, gdy ż żadna z nich nie mo że by ć wykorzystana w praktyce. Niewa żne, jak s ą atrakcyjne, jednak technicznie i ekonomicznie s ą niemo żliwe do zastosowania. Mo żemy mie ć nadziej ę, że pewnego dnia osi ągniemy taki poziom standaryzacji w dziedzinie IT, że korzystna oka że si ę strategia emulacji, ale poniewa ż nie stanie si ę to w najbli ższej przyszło ści, musi ona pozosta ć wizj ą utopijn ą.

W praktyce zachodzi konieczno ść stosowania strategii migracji. Paradoksalnie musimy zmienia ć, żeby zachowywa ć. Mo żemy jednak redukowa ć rozmiar i cz ęstotliwo ść rozdziału formy od tre ści, je śli tam, gdzie to mo żliwe, b ędziemy stosowa ć si ę do standardów, najlepiej standardów oficjalnych lub dost ępnych standardów rynkowych.

175

11. Zwi ązek autentyczno ści z zachowaniem dokumentów i archiwów elektronicznych

Inicjatywy, które podj ęto dla zabezpieczenia autentyczno ści dokumentów i archiwów elektronicznych, nakładaj ą si ę w bardzo du żym stopniu na te, które maj ą na celu ich bezpieczne zachowanie.

Zapobieganie jest najwa żniejsze: nale ży unika ć problemów lub zredukowa ć je ju ż na starcie. Pojawiaj ące si ę problemy przysparzaj ą kosztów i mog ą okaza ć si ę bardzo trudne do rozwi ązania. Przede wszystkim nale ży by ć przygotowanym na sytuacje, w których trudno b ędzie rozdzieli ć form ę dokumentu od jego tre ści lub odnotowa ć ró żnice mi ędzy form ą nios ącą dan ą tre ść a form ą, do której ma by ć ona przeniesiona. Powy ższy przykład wysyłanego dokumentu w jego czterech etapach ilustruje, co mo żna zrobi ć:

Przyj ąć i wdro ż yć oprogramowanie przed tworzeniem dokumentu

Nale ży unika ć aplikacji i funkcji utrudniaj ących oddzielanie formy od tre ści, bo takie utrudnienie spowoduje problemy z okre śleniem autentyczno ści. W powy ższym przykładzie nadawca mo że ograniczy ć u życie formatów i w ten sposób ułatwi ć prezentacj ę dokumentu (etap 1).

Ogólnie rzecz bior ąc, powinni śmy unika ć formatów dynamicznych lub takich, które mo żna rozwin ąć w kilku ró żnych kierunkach i na kilku poziomach. Łatwiej jest zarejestrowa ć nagranie audio lub video ni ż arkusz kalkulacyjny czy dokument w edytorze tekstów zawieraj ący ukryte przypisy. Powodem jest to, że nagrania audio i video s ą ci ągłe w strukturze i przeznaczone do odtwarzania tylko w jednej formie. W przeciwie ństwie do nich arkusze kalkulacyjne mo żna prezentowa ć w ró żnych formach, jako cyfry lub diagramy, a tekst jako dokument z przypisami lub bez nich, z dynamicznymi linkami (hiperlinki) do innych cz ęś ci dokumentu, lub cz ęś ci innych dokumentów.

Zabezpieczy ć dane, rejestruj ąc je jak najszybciej po ich wytworzeniu

Gdy dokument z powy ższego przykładu został napisany, powinien on jak najszybciej zosta ć sklasyfikowany (etap 2). Pó źniejsze sklasyfikowanie zwi ększa ryzyko braków lub zniekształce ń. Klasyfikuj ąc dokument bezzwłocznie, troszczymy si ę o jego spójno ść , zaś tre ść zostaje zwi ązana tak, ażeby dokument nie tworzył poł ączonych cz ęś ci wykraczaj ących poza zasi ęg archiwum. Dokument mo że np. zawiera ć zał ącznik w postaci arkusza kalkulacyjnego. Ewidencjonuj ąc dokument niezwłocznie, mo żemy wyeliminowa ć ryzyko przesuni ęcia, wykasowania lub wprowadzenia zmian w tre ści.

W ybra ć form ę w zale żno ści od przeznaczenia i autentyczno ści, rzadkie wykorzystanie

Gdy dokument z powy ższego przykładu jest przechowywany i u żywany w archiwum wystawcy (etap 3), powinni śmy trzyma ć si ę tego, w jakim celu przechowujemy dokument i wybra ć form ę, która odda cel posiadania dokumentu. Jeste śmy skłonni uwa żać, że zabezpieczamy dokument, aby chroni ć jego autentyczno ść , a nie ułatwia ć codzienny u żytek. Te dwa cele nie powinny si ę nakłada ć tylko dlatego, że dokumenty elektroniczne, w przeciwie ństwie do papierowych, mog ą z łatwo ści ą zosta ć u żyte do wytwarzania nowych dokumentów. Nie powinni śmy pozwala ć na kompromis i wybiera ć form ę, która ułatwia korzystanie, ale osłabia autentyczno ść . Gdy żadna pojedyncza forma nie spełnia tych dwóch funkcji, co cz ęsto si ę zdarza, nale ży postawi ć na pierwszym miejscu autentyczno ść , a ponowny u żytek 176 na drugim. Mo żemy te ż zdecydowa ć si ę zapisa ć tre ść dokumentu w ró żnych formach, w zale żno ści od jego przeznaczenia, tj. wybra ć jedn ą form ę dla zachowania autentyczno ści a inn ą do u żytku. Gdy naszym celem jest ponowne wykorzystanie dokumentu, skupiamy si ę na edycji, rozmiarze i pr ędko ści, a nie na nienaruszalno ści, wygl ądzie, itp. Je śli decydujemy si ę na zachowanie tre ści w formie ułatwiaj ącej ponowne wykorzystanie, musimy pami ęta ć o tym, by odwoła ć si ę do formy autentycznej zawsze wtedy, gdy tworzymy dokument, którego autentyczno ść ma znaczenie.

Dlatego przykładowy dokument powinien zosta ć sklasyfikowany jako graficzne odwzorowanie (np. w graficznym formacie TIFF) w celu zachowania autentyczno ści. Je śli mamy potrzeb ę ponownego wykorzystania dokumentu, mo że on, jak wspomniano wy żej, pozosta ć w formacie edytora tekstu.

Zapewni ć przyszłe transformacje i przyszłe oddzielenie tre ści i formy

Zazwyczaj nie powinno si ę zapisywa ć danych w systemie w jednej formie, nie bior ąc pod uwag ę tego, jak mo żna je odzyska ć w innej.

Nim przeniesiemy dokument z archiwum wytwórcy do innego archiwum (etap 4) nale ży zbada ć, w jaki sposób transfer zostanie wykonany. Trzeba też uwzgl ędni ć fakt, że po pewnym czasie zajdzie potrzeba dokonania innych transformacji i ponownego rozdzielenia formy od tre ści. To wła śnie w taki sposób zachowany b ędzie dokument, je śli nasz ą strategi ą zachowania jest strategia migracji.

Jako że transfer do innego archiwum nast ąpi w przyszło ści, mamy tylko ograniczone mo żliwo ści zbadania, co nale ży wzi ąć pod uwag ę. Zapobiegawczo nie powinni śmy przenosi ć tre ści dokumentu w formie, z której nie b ędzie mo żna w odpowiednim czasie oddzieli ć tre ści, nawet gdy wydaje nam si ę, że w przyszło ści uda si ę ten problem rozwi ąza ć.

Ponadto, je śli mamy dokładne informacje o formie, do której b ędzie przeniesiona zawarto ść dokumentu, nale ży te informacje wzi ąć pod uwag ę. Je śli wiemy, że dokument przeniesiony b ędzie do innego archiwum, np. rz ądowego lub archiwum przedsi ębiorstwa, powinni śmy uwzgl ędni ć form ę, jak ą stosuje przyjmuj ące archiwum i dostosowa ć nasz ą procedur ę do tej formy. Nale ży to zrobi ć nie tylko z powodów ekonomicznych, ale równie ż, a mo że przede wszystkim, w celu zabezpieczenia autentyczno ści, jako że nawet najbardziej ostro żna transformacja mo że zagrozi ć autentyczno ści.

12. Post ępy zwi ązane z autentyczno ści ą dokumentów i archiwów elektronicznych oraz warto ść dowodowa dokumentów cyfrowych Jak si ę okazuje, istnieje kilka trendów. Dominuje taki, w którym tej samej tre ści słu ży kilka form. Mo żna wi ęc uzyska ć swoje informacje, np. wyci ąg z banku, na papierze, w WAP, HTML, DjVu, Excelu i w pliku PDF. Ten ogólny trend oddzielania tre ści od formy powinien sugerowa ć, że mniejsz ą wag ę przykłada si ę do formy a wi ększ ą do tre ści, niezale żnie od otoczenia.

I odwrotnie, zdarza si ę, że wybiera si ę tylko kilka formatów jako te, które mog ą by ć u żyte w celu zachowania autentyczno ści i warto ści ewidencyjnej dokumentu.

177

13. Wnioski

Rosn ąca w praktyce potrzeba rozdzielania tre ści i formy dokumentów mo że oznacza ć zarówno wi ększe znaczenie kontekstu dokumentów i archiwów elektronicznych, jak równie ż praktycznych kroków słu żą cych zminimalizowaniu braków w aspekcie formalnym. Przykład, w którym opisujemy tendencj ę do przedstawiania jednej tre ści w kilku formach, ma na celu pokazanie, że kwestia warto ści dowodowej oraz autentyczno ści dokumentów i archiwów elektronicznych nie jest do ko ńca wyja śniona i zasługuje na dalsz ą debat ę i współprac ę interdyscyplinarn ą na szczeblu europejskim.

178

5b. Współpraca interdyscyplinarna w dziedzinie dokumentów i archiwów elektronicznych: DLM-Forum, normy, najlepsze praktyki

Propozycje konkretnych działa ń

1. Koordynacja działa ń priorytetowych DLM-Forum ( Document Lifecycle Management [Zarz ądzanie Cyklem Życiowym Dokumentu]), a w szczególności dalszy rozwój projektu MoReq ( Model Requirements [Wymogi Wzorcowe]), w tym dodanie wymogów non-functional , przegl ądu zawarto ści metadanych oraz wspieranie i upowszechnienie nowej wersji raportu MoReq w oficjalnych j ęzykach Unii Europejskiej.

2. Przygotowanie i organizacja przyszłych spotka ń i seminariów DLM-Forum.

3. Zaplanowanie i organizacja nast ępnej konferencji DLM-Forum w sprawie dokumentów i archiwów elektronicznych w Budapeszcie (lub innym miejscu) jesieni ą 2005 r.

4. Opracowanie zwi ęzłego opisu planu działania Europejskiej Sieci DLM na lata 2005–2007, w tym konkretnych działa ń wymienionych w punktach 1–3 (przybli żone koszty: 330 tys. euro przez trzy lata), w celu dalszego promowania współpracy interdyscyplinarnej w dziedzinie dokumentów i archiwów elektronicznych w Europie.

Przyszłe kierunki

5. Analiza procedur certyfikacyjnych projektu MoReq, przy jednoczesnej wymianie profesjonalnych do świadcze ń, najlepszych praktyk i edukacji; działanie w dziedzinie długoterminowego przechowywania i kwestii prawnych; ustalenie priorytetów i celów finansowania DLM-Forum.

6. Wspieranie DLM-Forum i DLM Sieci EEIG ( European Economic Interest Group [Europejska Grupa Interesu Ekonomicznego]) oraz dostarczanie regularnych informacji planowanemu oficjalnemu Komitetowi Archiwistów Państw Członkowskich i Instytucji UE.

1. Wst ęp

E-administracja staje si ę w Europie faktem, co oznacza, że coraz cz ęś ciej mamy do czynienia z dokumentami i archiwami elektronicznymi. Przepisy prawa, normy i standardy zmuszaj ą nas do współpracy na poziomie ponadnarodowym w ramach Unii Europejskiej. Konieczne wi ęc jest wykorzystanie wzajemnych do świadcze ń, najlepszych praktyk i rozwi ąza ń w zarz ądzaniu 179 dokumentami i archiwami elektronicznymi czy w dziedzinie dost ępu, czy te ż długoterminowego przechowywania autentycznych informacji. Forum i Sie ć DLM odniosły pod tym wzgl ędem sukces i przyniosły wa żne rezultaty (zob. http://www.dlm-network.org). Współpraca i koordynacja, jak i zarz ądzanie projektami priorytetowymi w ramach europejskiej Sieci DLM stały si ę faktem. Rozbudowa Sieci DLM jest z tego punktu widzenia wypełnieniem ró żnic, jakie powstały mi ędzy pa ństwami członkowskimi UE. Aby kontynuowa ć interdyscyplinarne działania na szczeblu krajowym i europejskim niezb ędne s ą fundusze, zgodnie z wy żej wymienionymi celami.

2. DLM-Forum 1996

Prace nad DLM zacz ęły si ę w odpowiedzi na raport ekspertów Archiwa w Unii Europejskiej i zostały zatwierdzone we Wnioskach Rady UE w czerwcu 1994 r. Doprowadziły one do spotkania pierwszego interdyscyplinarnego europejskiego DLM-Forum w Brukseli w 1996 r. Konferencj ę zorganizowała Komisja Europejska przy bliskiej współpracy pa ństw członkowskich. Uczestniczyło w niej ponad 300 ekspertów i przedstawicieli administracji publicznej, słu żb archiwalnych, przemysłu i nauki. Głównym tematem konferencji była koncepcja cyklu życiowego dokumentów i archiwów.

DLM-Forum 1996 wyra źnie pokazało, że kwestie dotycz ące zachowania i dost ępu do dokumentów i archiwów elektronicznych nie s ą wył ącznie zadaniem archiwistów, ale tak że przedstawicieli innych profesji — prawników, pracowników administracji, audytorów i dostawców usług w zakresie ICT. Akronim DLM zinterpretowano przy tej okazji jako: Données Lisibles par Machine (dane odczytywane maszynowo). Konferencja przyj ęła do realizacji 10 punktów (zob. protokół Proceedings DLM-Forum 1996, INSAR European Archives News , zał ącznik II, 1997, s. 50–354; http://www.dlm-network.org) stanowi ących podstaw ę pracy w nast ępnych latach.

3. DLM-Forum 1999

Drugie DLM-Forum odbyło si ę w Brukseli w pa ździerniku 1999 r. pod hasłem „Obywatele Europy a informacja elektroniczna: pami ęć społecze ństwa informacyjnego”. Około 400 specjalistów i przedstawicieli administracji publicznej, słu żb archiwalnych, nauki i przemysłu zebrało si ę, by przedyskutowa ć problem zachowania trwałej pami ęci społecze ństwa informacyjnego i zapewnienia obywatelom Europy lepszego i łatwego dost ępu do dokumentów elektronicznych. Forum było kolejnym, wa żnym krokiem w kierunku rzeczywistej współpracy interdyscyplinarnej na szczeblach krajowym i europejskim w dziedzinie zarz ądzania dokumentami i archiwami elektronicznymi. We wnioskach z Forum (zob. protokół Proceedings DLM-Forum 1999 , INSAR European Archives News , zał ącznik IV, 2000, s. 340–343; zob. http://www.dlm-network.org) podkre ślono potrzeb ę zbli żenia użytkowników i przemysłu technologii informacyjnych i komunikacyjnych. W tym celu sformułowano specjalne przesłanie do przedsi ębiorców strefy ICT, w którym Forum odniosło si ę do wszystkich głównych problemów (zob. protokół DLM-Forum 1999 , INSAR European Archives News , zał ącznik IV, 2000, s. 346–348; zob. http://www.dlm-network.org). Ponadto drugie DLM-Forum poczyniło post ępy w opracowaniu modułowego europejskiego programu szkoleniowego zarz ądzania dokumentami elektronicznymi (E-TERM) dla przedstawicieli administracji, archiwistów i specjalistów z zakresu informacji. Poza tym Forum, wraz z interdyscyplinarnym Komitetem Monitoruj ącym DLM, zaapelowało

180 do Komisji Europejskiej o wsparcie planu działania DLM w dziedzinie dokumentów elektronicznych w okresie 1999–2004.

4. DLM-Forum 2002

Trzecie Forum DLM odbyło si ę w Barcelonie w maju 2002 r., w okresie prezydencji Hiszpanii. Du ży udział przedsi ębiorców strefy ICT sprawił, że było to pierwsze Forum nowej generacji. Głównym celem było przesuni ęcie na pó źniejszy termin spraw zwi ązanych z najnowszymi do świadczeniami zawodowymi i wnioskami i skupienie si ę na problemach dost ępu oraz zachowania informacji elektronicznej, a tak że na prezentacji konkretnych rezultatów i najlepszych praktyk. Forum zgromadziło ok. 600 ekspertów i przedstawicieli administracji publicznej, słu żb archiwalnych, nauki i przemysłu. Szczególnie podkre ślono fakt, że informacja sektora publicznego odgrywa fundamentaln ą rolę we wła ściwym funkcjonowaniu rynku wewn ętrznego. Now ą i specyficzn ą cech ą tego Forum było aktywne zaanga żowanie przemysłu ICT. Forum w Barcelonie podkre śliło, że przemysł ICT stawił czoła wyzwaniu, które rzuciło DLM-Forum 1999 w specjalnym przesłaniu do przemysłu. Pozytywna odpowied ź, zaanga żowanie w rozwi ązywanie pal ących problemów oraz dyskusja z administracj ą publiczn ą i słu żbami archiwalnymi na temat konkretnych rozwi ąza ń i najlepszych praktyk to główne zdobycze Forum 2002. Sze ść białych ksi ąg ( six industry white papers ) przemysłu informacyjnego zaprezentowanych podczas DLM-Forum 2002 dotyczyło takich kwestii, jak: dost ęp u żytkownika i ochrona informacji; dost ępno ść w długim czasie i przechowywanie; edukacja, szkolenia i współpraca. Są to sprawy o bezpośrednim znaczeniu dla zachowania oraz dost ępno ści dokumentów i archiwów dla obywatela europejskiego, ł ącz ące si ę z działaniami w sektorze publicznym.

Wnioski trzeciego DLM-Forum 2002 dotyczyły nast ępuj ących pi ęciu głównych problemów:

− Stałego wspierania współpracy z przemysłem ICT;

− Progresywnego zastosowania ustale ń wynikaj ących z europejskiego modelu dokumentów programowych zarz ądzania dokumentami i archiwami elektronicznymi (MoReq);

− Post ępów w edukacji zawodowej i szkoleniu w zarz ądzaniu dokumentami i archiwami elektronicznymi. W tym kontek ście podkre ślono wag ę ustawicznego doskonalenia kompetencji, standardów i zakresów wiedzy;

− Badania mo żliwo ści koordynacji regulacji prawnych i standardów dotycz ących administracji elektronicznej na szczeblach regionalnym, krajowym i europejskim, które wpływaj ą na zarz ądzanie dokumentacj ą i archiwami elektronicznymi;

− Zainicjowania Europejskiej Sieci Doskonało ści DLM w dziedzinie dokumentacji i archiwów elektronicznych jako jednego z głównych osi ągni ęć DLM-Forum 2002.

Akronim DLM zinterpretowano jako: Document Lifecycle Management (Zarz ądzanie Cyklem Życiowym Dokumentu), dla odzwierciedlenia szerszego zakresu inicjatyw. Szczegóły w protokole Proceedings DLM-Forum 2002, INSAR European Archives News, 2002 , zał ącznik VII, s. 594–602; (http://www.dlm-network.org).

181

5. Post ępy po 2002 r.: Europejska Sie ć DLM

Na podstawie wniosków z Forum w Barcelonie uzgodniono zało żenie Europejskiej Sieci DLM EEIG jako osoby prawnej przy DLM-Forum jako ciele zało życielskim. Uznanie DLM-Forum jako EEIG znacznie ułatwiło np. aplikowanie do 6. Programu Ramowego, bowiem forma joint venture ułatwia składanie wniosków o dofinansowanie, bez powodowania odpowiedzialno ści prawnej zwi ązanej z umowami handlowymi dla archiwów pa ństwowych.

Istotne jest kontynuowanie serii publikacji INSAR. Najwa żniejsze i najnowsze du że studia to Lepszy dost p obywatela Europy do informacji elektronicznej (2001) oraz Wymogi wzorcowe dla zarz dzania aktami elektronicznymi (2002). Seria INSAR Information Summary on Archives (Streszczenie informacyjne o archiwach ), publikowana przez Komisj ę Europejsk ą przy bliskiej współpracy z pa ństwami członkowskimi, okazała si ę mie ć ogromn ą warto ść informacyjn ą dla archiwistów w całej Europie. Tu ż po zako ńczeniu obrad konferencji opublikowano cało ściowe protokoły z edycji DLM- Forum, które s ą powszechnie u żywane.

Odbyło si ę kilka spotka ń w celu opracowania procedur i planów przyszłych działa ń. Plenarne posiedzenie zorganizowano w Brukseli, w czerwcu 2003 r., w celu omówienia i zrozumienia potrzeb i priorytetów ka żdej z uczestnicz ących w nim organizacji. Od tego czasu stało si ę to podstaw ą pracy DLM-Forum. Przedyskutowano formuł ę przyszłych spotka ń; życzeniem uczestników było skupienie si ę na dogł ębnej wymianie informacji i wiedzy w dziedzinie dokumentacji i archiwów elektronicznych, a tym samym zorganizowanie dłu ższych spotka ń (dwu i pół dniowych), zamiast dotychczasowych jednodniowych. Now ą formuł ę przetestowano i zaaprobowano w trakcie spotkania DLM-Forum w Dublinie w marcu 2004 r. Prace w Dublinie prowadzono w czterech grupach roboczych na nast ępuj ące tematy:

− Wymiana informacji o do świadczeniach praktycznych, kierunkach, wytycznych, najlepszych praktykach, edukacji i potrzebach nowych pa ństw członkowskich;

− MoReq — dalsza rozbudowa i certyfikacja wymogów wzorcowych dla systemów zarz ądzania dokumentami i archiwami elektronicznymi;

− Długoterminowe przechowywanie i aspekty prawne;

− Priorytety i cele finansowania DLM-Forum.

Raporty grup roboczych wykazywały zaskakuj ącą zbie żno ść pogl ądów, a to wró żyło dobrze na przyszło ść .

Głównym celem jest utworzenie funkcjonalnej sieci zarz ądców informacji i tre ści oraz u żytkowników dokumentacji elektronicznej i zasobów zdigitalizowanych. DLM dostarczy platform ę dla współpracy interdyscyplinarnej mi ędzy archiwistami, administracj ą publiczn ą, nauk ą i przemysłem ICT.

Ustalenia zało życielskie oraz dotycz ące członkostwa poczyniono w nast ępstwie spotka ń i nie wniesiono nowych postulatów. Prace zało życielskie zako ńczono a swój akces ogłosiło 25 organizacji. Nale ży podkre śli ć, że ka żda z narodowych słu żb archiwalnych pa ństw członkowskich posiada prawo do pi ęciu głosów, w porównaniu z jednym głosem przypadaj ącym na inne kategorie członków, co daje

182 narodowym słu żbom archiwalnym skuteczn ą kontrol ę nad DLM-Forum i stawia je w silnej pozycji, umo żliwiaj ącej wywieranie wpływu na przyszłe kierunki Forum.

Kolejne DLM Forum zorganizowano w Holandii, za prezydencji holenderskiej. Archiwum Narodowe Holandii było gospodarzem spotkania w Hadze w dniach 18–20 pa ździernika 2004 r. Prowadzono tak że rozmowy z rz ądem w ęgierskim i Archiwum Narodowym W ęgier w sprawie organizacji nast ępnej du żej konferencji DLM-Forum na jesieni 2005 r. Dzieje si ę tak zgodnie z trzyletnim cyklem du żych konferencji DLM. Za wielk ą zalet ę uznano organizacj ę DLM-Forum 2005 w jednym z nowych pa ństw członkowskich UE.

Jak ju ż podkre ślono, to narodowe słu żby archiwalne pa ństw członkowskich s ą sił ą nap ędow ą stoj ącą za przyszłymi inicjatywami DLM. Zasady i praktyki archiwalne musz ą stanowi ć podstaw ę tych działa ń. Aby osi ągn ąć po żą dane rezultaty, archiwi ści musz ą współpracowa ć z innymi sektorami i organizacjami, takimi jak przedsi ębiorstwa grupy ICT, administracja publiczna, prawnicy, u żytkownicy i badacze. Zada ń jest du żo i s ą one zło żone, co wymaga odpowiednich środków finansowych. Z wielu wzgl ędów istniało w przeszło ści sporo rozbie żno ści dotycz ących zarz ądzania dokumentacj ą i archiwami. Ostatnio jednak daje si ę odczu ć rosn ące porozumienie, nie tylko w zakresie przepisów, które prowadz ą ku zgodzie i cz ęstszym kontaktom mi ędzy narodowymi słu żbami archiwalnymi pa ństw i instytucji UE. Kwestie takie, jak autentyczno ść i przechowywanie w długim czasie dokumentacji i archiwów elektronicznych maj ą du że znaczenie tak że dla sektora prywatnego. DLM-Forum mo że funkcjonowa ć jako wa żny uczestnik we wzmacnianiu wi ęzi mi ędzy przedsi ębiorstwami pionu ICT, administracj ą publiczn ą i światem archiwów w prezentowaniu najlepszych praktyk i rozwi ąza ń oraz koordynowaniu post ępów w dziedzinie standaryzacji, legislacji i edukacji, a tak że dzi ęki swojej funkcji wspierania stałej wymiany informacji i rozwijania nowych inicjatyw.

W czasie wszystkich spotka ń Europejskiej Rady Archiwistów Pa ństwowych (EBNA), od czasu spotkania w Atenach w 2003 r., odbywaj ą si ę regularne prezentacje osi ągni ęć DLM-Forum i wyników jego prac. Po działaniach podj ętych w nast ępstwie Rezolucji Rady z 6 maja 2003 r. o archiwach w pa ństwach członkowskich UE oraz w zwi ązku z Raportem o archiwach w rozszerzonej Unii Europejskiej , wydanym przez Komisj ę Europejsk ą i zaprezentowanym Radzie Ministrów, DLM-Forum wydało wiele o świadcze ń o post ępach w swoich pracach, które realizowane s ą zgodnie z harmonogramem.

183

Cz ęść 6. Plan działania e-Europy i powi ązane działania na szczeblu europejskim

Propozycje konkretnych działa ń

1. Sporz ądzenie projektu programu udost ępniania wizerunków wa żnych dokumentów historycznych i archiwów historycznych ka żdego z pa ństw członkowskich i instytucji UE jako zasobów cyfrowych w ramach europejskiego portalu internetowego archiwów w Europie, zgodnie z Zasadami z Lund (zob. rozdział 2d).

2. Promowanie rozwoju ponadgranicznych projektów digitalizacyjnych słu żb archiwalnych pa ństw członkowskich i instytucji UE.

Przyszłe kierunki

3. Upowszechnianie wiedzy o innych powi ązanych działaniach w tej dziedzinie, takich jak projekty MINERVA i ERPANET, w śród słu żb archiwalnych pa ństw członkowskich UE, a żeby mogły one uwzgl ędni ć w pełni t ę działalno ść przy planowaniu przyszłych projektów digitalizacyjnych.

4. Wspieranie słu żb archiwalnych w całej Unii Europejskiej oraz ich odpowiedniego wkładu w opracowanie i wykonanie przyszłych planów działania e-Europy oraz podobnych programów.

1. e-Europa i Strategia Lizbo ńska

Inicjatywa utworzenia Europy elektronicznej (e-Europy) została zgłoszona przez Komisj ę Europejsk ą pod koniec 1999 r. i uzyskała poparcie, jako cz ęść Strategii Lizbo ńskiej dotycz ącej modernizacji gospodarki europejskiej, ze strony obraduj ącej w Feira Rady Europejskiej. Program e-Europa ma jeden bardzo ambitny cel: zapewni ć dost ęp do Internetu ka żdemu obywatelowi, szkole i przedsi ębiorstwu oraz wykorzysta ć nowe mo żliwo ści dla rozwoju gospodarczego, zatrudnienia i zniwelowania wykluczenia informacyjnego. Pierwszy Plan Działania e-Europa z lat 2000–2002 miał trzy cele: 1) ta ńszy, szybszy i bezpieczniejszy Internet; 2) inwestowanie w ludzi i umiej ętno ści; 3) stymulowanie korzystania z Internetu. Plan składał si ę z 64 punktów docelowych, z których niemal wszystkie udało si ę zrealizowa ć do 2002 r.

Drugim etapem jest Plan Działania e-Europa 2005, przyj ęty przez Rad ę UE w Sewilli. Jego celem jest wprowadzenie w Europie nowoczesnych usług internetowych on-line (administracja elektroniczna,

184 edukacja przez Internet, usługi medyczne w sieci) oraz promowanie dynamicznego środowiska biznesu internetowego. Wytyczne realizowane b ędą dzi ęki szerokiemu udost ępnieniu stałego ł ącza internetowego w konkurencyjnych cenach oraz bezpiecznej infrastrukturze informacyjnej. Dalsze informacje: http://europa.eu.int/information_society/eeurope/2005/index_en.htm.

2. Plany Działania e-Europa i digitalizacja

„Europejskie zasoby wiedzy (kultura, nauka) s ą unikalnym dobrem publicznym tworz ącym wspóln ą i rozwijaj ącą si ę pami ęć naszych zró żnicowanych społecze ństw oraz dostarczaj ącym podstaw wiedzy dla rozwoju naszych działa ń w kierunku społecze ństwa informacyjnego” — Zasady z Lund: wnioski ze spotkania pa ństw członkowskich UE, Lund, 4 kwietnia 2001 r.

Powy ższe zdanie stanowi fundament działa ń podj ętych przez Komisj ę UE i pa ństwa członkowskie w celu rozbudowania mechanizmów koordynacji programów digitalizacyjnych, zwłaszcza w odniesieniu do zawarto ści europejskich archiwów, bibliotek i muzeów. Digitalizacja jest kluczowym, pierwszym krokiem do wygenerowania cyfrowej tre ści, która znajdzie si ę u podstaw całkowicie zdigitalizowanej Europy i zapewni kapitał intelektualny gospodarce opartej na wiedzy. Digitalizacja ma istotne znaczenie zarówno dla zachowania europejskiego dziedzictwa kulturowego i jego ró żnorodno ści, jak i lepszego dost ępu obywateli UE do tego dziedzictwa.

Plan Działania e-Europa 2002 rozpoznawał fundamentalne znaczenie digitalizacji, a jednym z jego celów było stymulowanie obecno ści europejskich zasobów w globalnej sieci, a żeby w pełni wykorzysta ć szanse stworzone dzi ęki rozpowszechnieniu technologii cyfrowych. Jeden z punktów stwierdza, że „działania na szczeblu krajowym zostan ą uzupełnione wi ększ ą koordynacj ą programów digitalizacyjnych w całej Europie, aby zapewni ć szerszy dost ęp do europejskiego dziedzictwa kulturowego”.

W realizacj ę projektów i programów digitalizacyjnych w całej Europie zaanga żowano wiele osób i wysiłku zarówno intelektualnego, jak i finansowego. Jednak że działania te s ą wci ąż wysoce fragmentaryczne, a pojawiaj ące si ę liczne przeszkody zagra żaj ą osi ągni ęciom i gospodarczej trwało ści tych inicjatyw w dłu ższym okresie czasu.

Przeszkody obejmuj ą:

• Niejednorodne podej ście do digitalizacji;

• Ryzyko zwi ązane ze stosowaniem nieodpowiednich technologii i niewła ściwych standardów;

• Wyzwania stawiane przez wymogi przechowywania w długim czasie oraz dost ępu do obiektów zdigitalizowanych;

• Brak spójno ści i konsekwencji w stosunku do praw własno ści intelektualnej;

• Brak synergii mi ędzy programami kulturalnymi i nowymi technologiami.

Zatem lepsza świadomo ść działa ń podejmowanych w innych pa ństwach (jak i w danym kraju) na poziomie polityki i projektów, znajomo ść wytycznych, rozwój najlepszych praktyk i promowanie

185 standardów wspomagaj ących współdziałanie przyczyni ą si ę zarówno do zapewnienia lepszego dost ępu do zdigitalizowanych zasobów, jak i do poprawy efektywno ści programów digitalizacyjnych.

Państwa członkowskie, zgodnie z głównymi wnioskami spotkania w Lund, powinny:

• Powoła ć forum koordynacji;

• Wspiera ć opracowanie europejskiego stanowiska wobec polityki i programów;

• Rozbudowa ć mechanizmy promowania dobrych praktyk i doskonalenia umiej ętno ści;

• Działa ć w sposób skoordynowany w celu udost ępnienia i wyeksponowania cyfrowego dziedzictwa kulturalnego i naukowego Europy.

Komisja Europejska mo że ułatwi ć realizacj ę celów e-Europy przez:

• Popieranie działa ń koordynacyjnych;

• Umożliwienie tworzenia centrów kompetencji;

• Wspieranie rozwoju analizy porównawczej dla standardów dotycz ących praktyki digitalizacyjnej;

• Wspieranie struktury umo żliwiaj ącej tworzenie wizji zasobów europejskich;

• Udzielanie pomocy pa ństwom członkowskim w promowaniu dost ępu i wiedzy obywateli, dzi ęki ulepszaniu jako ści i u żyteczno ści tre ści, oraz rozwoju wspólnych przedsi ęwzi ęć e-Europy.

W ramach tej struktury Komisja Europejska sfinansowała program MINERVA, zgodnie z zało żeniami Programu Technologii Społecze ństwa Informacyjnego ( Information Society Technologies Programme , IST), jako narz ędzie działania słu żą ce do wdra żania koordynacji mi ędzy pa ństwami członkowskimi, przez wspieranie odbywaj ących si ę co dwa lata spotka ń ich przedstawicieli, oraz do zarz ądzania działaniami ró żnych grup roboczych, niezb ędnymi do osi ągni ęcia zało żonych celów. Prace projektu zostały ostatnio poszerzone o zadanie pozyskiwania intensywniejszego wkładu nowych pa ństw członkowskich i wł ączenie ich projektów digitalizacyjnych do wspólnego programu. MINERVA opublikowała wspólnie z Komisj ą Europejsk ą wiele dokumentów i raportów podsumowuj ących działania podj ęte na szczeblu europejskim oraz w pa ństwach członkowskich, a przede wszystkim dwa roczne raporty z post ępów prac.

Nasze organizacje chroni ące dziedzictwo kulturalne oraz instytucje pami ęci i kultury — archiwa, biblioteki i muzea — stają przed podobnymi wyzwaniami w zetkni ęciu z potencjalnymi mo żliwo ściami oferowanymi przez technologie informacyjne i komunikacyjne. Wyzwania te maj ą charakter techniczny i organizacyjny, wymagaj ą przewarto ściowania podstawowych paradygmatów, koncepcji i organizacji pracy po to, by zastosowa ć najlepsze technologie, wykorzysta ć potencjał komercyjny, zapewni ć długotrwały rozwój i źródło umiej ętno ści koniecznych do zarz ądzania tym procesem. Cz ęść przeprowadzonych prac obejmuje: okre ślenie i promowanie najlepszych praktyk, opracowanie praktycznych wytycznych wspieraj ących dobre praktyki oraz standardów technicznych koniecznych do wspierania innowacyjno ści, kompatybilno ści i trwałego rozwoju zasobów cyfrowych. Dokumenty te omawia si ę z pa ństwami członkowskimi i specjalistami, a nast ępnie stopniowo tłumaczy na ró żne

186 języki Unii Europejskiej, by umo żliwi ć korzystanie z nich archiwom, bibliotekom i muzeom wdra żaj ącym programy digitalizacyjne.

3. Wkład projektów naukowych finansowanych przez UE

Powy ższe działania wspierane s ą równie ż przez prace podj ęte w innych projektach badawczych finansowanych przez programy IST, które badaj ą mo żliwo ści innowacyjnych zastosowa ń nowych technologii. Znaczna cz ęść tych projektów wspiera działania i funkcjonowanie archiwów, czy to przez tworzenie cyfrowych wersji ich zasobów, czy te ż przez dostarczanie nowych mo żliwo ści dost ępu za po średnictwem Internetu lub interfejsów VR do zbadania archiwów lokalnych. Zajmuj ą si ę one tak rozległymi tematami jak: skanowanie i odczytywanie danych r ękopi śmiennych lub tekstów maszynowych z adnotacjami; zaawansowana obróbka obrazu do restauracji zniszczonych dokumentów; systemy informatyczne umo żliwiaj ące dostęp do materiałów archiwalnych; automatyczne generowanie metadanych ze skanowania dokumentów drukowanych.

Wkład w rozwój i rozpowszechnienie wiedzy na temat zachowania zasobów cyfrowych wnosz ą równie ż działania finansowane w ramach projektów badawczych. Ich znaczenie dla archiwów, muzeów i bibliotek zostało podkre ślone w Rezolucji Rady z 25 czerwca 2002 r. o zachowaniu pami ęci jutra — przechowaniu zasobów cyfrowych dla przyszłych pokole ń. Projekt ERPANET został uruchomiony w celu upowszechniania informacji, najlepszych praktyk i umiej ętno ści w dziedzinie cyfrowego zachowywania dziedzictwa kulturowego i obiektów badawczych. Jest on prowadzony przez HAT II, Uniwersytet w Glasgow, Archiwum Federalne Szwajcarii oraz Archiwum Narodowe Holandii w jego konsorcjum, wraz z Uniwersytetem w Urbino. Projekt ł ączy pami ęć organizacji (muzeów, bibliotek, archiwów) z ITC i przemysłem komputerowym, instytutami badawczymi, organizacjami rz ądowymi (w tym samorz ądami lokalnymi), przemysłem rozrywkowym i artystycznym oraz sektorem komercyjnym dzi ęki serii działa ń generuj ących świadomo ść i wiedz ę, które obejmuj ą warsztaty i seminaria, studium przypadku, rozbudow ę podstawowej wiedzy i wytycznych dobrych praktyk.

187

Cz ęść 7. Archiwa audiowizualne

Propozycje konkretnych działa ń

1. Podj ęcie działa ń zgodnych z Rezolucj ą Rady z 24 listopada 2003 r. (OJ EU C 295/5, 5 XII 2003) o egzemplarzu obowi ązkowym dzieł kinematograficznych w Unii Europejskiej.

2. Ustalenie kryteriów opisu i przechowywania nagrań audiowizualnych w archiwach europejskich.

Przyszłe kierunki

3. Promowanie wspólnych standardów i najlepszych praktyk dla migracji istniej ących materiałów audiowizualnych na nowoczesne formaty cyfrowe.

4. Opracowanie wspólnych standardów dla baz danych archiwów filmowych w celu umo żliwienia ich współpracy.

Wst ęp

Po roku 2000 przyj ęto na szczeblu europejskim cztery dokumenty zwi ązane z ochron ą dziedzictwa filmowego:

− Rezolucja Rady z 26 czerwca 2000 r. o zachowaniu i konserwacji europejskiego dziedzictwa kinematograficznego wzywa pa ństwa członkowskie do współpracy w dziedzinie restauracji i konserwacji, a tak że zach ęca do stopniowego upowszechniania w sieci europejskich zbiorów archiwalnych (2000/C 193/01);

− Komunikat Komisji Europejskiej z 26 wrze śnia 2001 r. o pewnych aspektach prawnych dotycz ących dzieł kinematograficznych i audiowizualnych bada prawne deponowanie dzieł audiowizualnych jako jeden ze sposobów zachowania i ochrony europejskiego dziedzictwa audiowizualnego oraz tworzy grup ę ekspertów w dziedzinie kina (COM(2001)534 ostateczny);

− Rezolucja Rady z 24 listopada 2003 r. o egzemplarzu obowi ązkowym dzieł kinematograficznych w Unii Europejskiej proponuje opracowanie wydajnego systemu gromadzenia egzemplarzy obowi ązkowych i ochrony dzieł kinematograficznych, stanowi ących cz ęść dziedzictwa audiowizualnego; projekt zyskał poparcie publiczne na szczeblu krajowym i europejskim (2003/C 295/03);

188

− Komunikat Komisji do Rady, Parlamentu Europejskiego, Komitetu Społeczno-Ekonomicznego i Komitetu Regionów z 19 marca 2003 r. w nast ępstwie komunikatu Komisji z 26 wrze śnia 2001 r., który zawiera propozycj ę zalecenia Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie dziedzictwa filmowego (COM (2004)171 ko ńcowy).

Na szczeblu mi ędzynarodowym konwencja Rady Europy w sprawie ochrony dziedzictwa audiowizualnego z 8 listopada 2001 r. przewiduje, że ka żda ze stron powinna wprowadzi ć obowi ązek przekazywania w depozyt materiałów filmowych wyprodukowanych lub współprodukowanych na jej terytorium i stanowi ących cz ęść jej dziedzictwa audiowizualnego.

W czasie ostatnich trzech dziesi ęcioleci podj ęto w ramach UNESCO oraz innych organizacji europejskich i światowych wiele inicjatyw zmierzaj ących do opracowania mi ędzynarodowych i ponadnarodowych instrumentów prawnych i/lub standardów profesjonalnych słu żą cych zapewnieniu mo żliwie najlepszego przechowywania materiałów audiowizualnych. Główn ą przyczyn ą tych wysiłków były straty takich materiałów, poniesione z wielu ró żnych powodów w przeszło ści.

Wiele lat temu najwa żniejszym czynnikiem był brak świadomo ści, nawet w śród archiwistów, bibliotekarzy, kuratorów muzealnych i innych odpowiedzialnych specjalistów. Drugim powodem jest rozkład fizyczny i chemiczny materiałów spowodowany niewła ściwym przechowywaniem. Trzecim wa żnym powodem strat w materiałach filmowych w kilku krajach jest wci ąż niewystarczaj ąca podstawa prawna. Czwarty powód to brak profesjonalnej współpracy mi ędzy wyspecjalizowanymi instytucjami i tradycyjnymi słu żbami archiwów publicznych, bibliotek i muzeów na szczeblu krajowym i mi ędzynarodowym. Ostatni ą przyczyn ą, cho ć w żaden sposób nie najmniej wa żną, jest oczywisty brak dofinansowania przez rz ądy, a tak że odpowiedzialne instytucje prywatne lub półprywatne.

W niniejszym rozdziale nie podejmujemy próby ponownego zdefiniowania tego, czym s ą materiały audiowizualne w Europie, nale ży jednak wymieni ć przynajmniej te materiały, które w definicj ę si ę wpisuj ą. Termin „audiowizualny” zdecydowanie wyklucza dokumenty tekstowe (tradycyjne i elektroniczne), a w najszerszym znaczeniu obejmuje wszystkie inne rodzaje materiałów archiwalnych. Mo że to nas prowadzi ć do definicji terminu „archiwa audiowizualne”, która obejmie:

1. Mapy, plany, projekty, rysunki itd.;

2. Obrazy nieruchome;

3. Nagrania d źwi ękowe;

4. Filmy kinowe;

5. Materiały telewizyjne.

Materiały te s ą z definicji dobrami kultury i cz ęś ci ą dziedzictwa kulturowego, jednak niekoniecznie pozostaj ą one w gestii słu żb archiwalnych, bibliotek czy muzeów. Mog ą zosta ć zachowane przez jedn ą lub kilka z tych instytucji. Słu żby archiwalne s ą z zasady odpowiedzialne za materiały o unikalnym charakterze, podczas gdy biblioteki gromadz ą produkty podlegaj ące dystrybucji lub wielokrotnie skopiowane i rozprowadzone w śród u żytkowników. Muzea mog ą gromadzi ć przedmioty obu rodzajów, jednak nie s ą ograniczone do obiektów artystycznych. Porównuj ąc te ogólne

189 rozró żnienia z codzienn ą praktyk ą, nale ży przyzna ć, że rozró żnienia i podziały, nawet w ramach tego samego pa ństwa, nie s ą wcale jasne.

Słu żby archiwalne, biblioteki i muzea s ą odpowiedzialne wspólnie jako kustosze za trwałe zachowanie dóbr kulturalnych, w tym materiałów audiowizualnych. W Europie ta wspólna odpowiedzialno ść jest powszechnie kojarzona z obowi ązkiem publicznym. Wiele „instytucji kulturalnych” jest z tego powodu prowadzonych i finansowanych przez rz ąd lub inne instytucje publiczne. Powinny one unika ć rywalizacji i ł ączy ć wysiłki w celu efektywnego wykonywania swojej pracy.

Dlatego niniejszy rozdział proponuje na pocz ątek nast ępuj ące spostrze żenie: niezale żnie od tradycji kulturalnych i struktur administracyjnych danego kraju publiczne słu żby archiwalne, współpracuj ąc z muzeami i bibliotekami, maj ą obowi ązek odpowiedniego zachowania materiałów archiwalnych, czy to pod swoj ą własn ą opiek ą, czy te ż w ramach innych wyspecjalizowanych instytucji, takich jak archiwa, biblioteki i muzea. W sytuacji, gdy nie udaje im się spełnia ć tego zadania, powinny zwróci ć uwag ę rz ądu na istniej ący problem.

Cele i specyfikacje

Pewne odmiany materiału audiowizualnego traktuje się w tym rozdziale bardziej szczegółowo.

1. Z perspektywy archiwisty działaj ącego w sektorze publicznym nie ma ró żnicy między odpowiedzialno ści ą za tradycyjne dokumenty papierowe z jednej strony oraz mapy, plany, projekty czy rysunki z drugiej strony. Instytucje publiczne i prywatne wytwarzaj ą wiele ró żnych rodzajów materiałów, z których ka żdy tradycyjnie był przejmowany przez publiczne słu żby archiwalne lub archiwa prywatne. Dlatego w niniejszym rozdziale nie zajmujemy si ę zachowaniem takich materiałów.

2. W dziedzinie obrazów nieruchomych nale ży rozró żni ć tradycyjne ryciny i fotografie. Rysunki i ryciny archiwizuje si ę w sposób porównywalny do dokumentów papierowych, jednak fotografie wymagaj ą innego podej ścia technicznego. Z tego powodu w kilku pa ństwach europejskich powstała tradycja przechowywania fotografii, nawet tych pochodzenia publicznego, w archiwach filmowych, a nie w tradycyjnych archiwach publicznych. Ró żnice w traktowaniu archiwów fotograficznych i papierowych wynikaj ą z kwestii technicznych, dlatego nie b ędziemy si ę nimi zajmowa ć w niniejszym rozdziale.

3. Nagrania d źwi ękowe s ą produkowane przez rz ąd i inne agencje publiczne, a tak że publiczne i prywatne instytucje nadawcze. Problemy prawne i techniczne archiwizowania nagra ń nie ró żni ą si ę znacznie od tych zwi ązanych z materiałami filmowymi. Z drugiej strony trzeba zauwa żyć, że ocena materiałów d źwi ękowych Parlamentu oraz instytucji rz ądowych ró żni si ę w zale żno ści od tego, czy wykonały je same władze, czy inni nadawcy. Prowadzi to w rezultacie do sytuacji, gdy materiały o trwałej warto ści niekoniecznie przekazywane s ą do odpowiedniego archiwum pa ństwowego, lecz w zale żno ści od pochodzenia trafiaj ą do ró żnych archiwów publicznych lub prywatnych. Nawet jednak archiwista działaj ący w sektorze publicznym mo że posun ąć si ę dalej. Je śli cało ść materiału dźwi ękowego wytwarzanego przez władze publiczne, takie jak np. ministerstwa, charakteryzuje si ę ni ższ ą jako ści ą i ilo ści ą ni ż nagrania wytwarzane przez nadawców publicznych, można podj ąć 190

decyzj ę o przekazywaniu materiałów archiwalnych pochodzenia rz ądowego do archiwów innych ni ż publiczne słu żby archiwalne, pod warunkiem że dostęp do danych (nagrania d źwi ękowe) gwarantuj ą badaczom przepisy prawa zwi ązane z archiwami.

4. Filmy kinowe ró żni ą si ę w istotny sposób od materiałów na no śniku papierowym:

a) Dokumenty papierowe przej ęte przez publiczne słu żby archiwalne były i s ą w wi ększo ści pochodzenia rz ądowego, podczas gdy znaczna cz ęść materiału kinematograficznego, zwłaszcza filmy, powstaje w spółkach prywatnych.

b) No śnik informacji filmowej (acetony, poliester) potrzebuje innego rodzaju opieki ni ż materiały papierowe.

c) W wielu pa ństwach europejskich publiczne słu żby archiwalne maj ą prawo przejmowania kopii filmów kinowych na zasadzie egzemplarza obowi ązkowego lub na podstawie depozytu. Od kiedy eksperci, zwłaszcza filmowi, zdali sobie spraw ę, że historyczna warto ść filmów kinowych przewy ższa znacznie wszelkie zyski wypracowane w trakcie pokazów i przeróbek, zdecydowano si ę powoła ć specjalne archiwa filmowe, zamiast współpracowa ć z publicznymi słu żbami archiwalnymi. Nawet w krajach, w których rz ąd przej ął inicjatyw ę przechowywania filmów w instytucjach publicznych, słu żby archiwów pa ństwowych nie zostały zaproszone do współpracy. Czasem filmy produkowane przez instytucje pa ństwowe, w szczególno ści dokumentalne, przekazuje si ę do archiwów publicznych, podczas gdy filmy produkowane przez organizacje prywatne, w tym kinowe, tam nie trafiaj ą. Z powodów technicznych zdarza si ę nawet, że filmy produkowane przez instytucje pa ństwowe s ą składane lub przekazywane do archiwów prywatnych b ądź specjalnych archiwów publicznych. Czasem brak archiwalnych regulacji prawnych lub pomini ęcie w nich kwestii dotycz ących filmów nie jest przeszkod ą, gdy ż wprowadzono prawny obowi ązek egzemplarza obowi ązkowego. Ogólnie rzecz bior ąc, do lat 70. XX w. ustalenia dotycz ące przechowywania materiałów filmowych ró żni ą si ę znacznie w zale żno ści od pa ństwa, jednak nie oznacza to, że wsz ędzie warunki te s ą satysfakcjonuj ące. Przypadki Estonii, Litwy, Niemiec, Słowenii i prawdopodobnie kilku innych pa ństw, gdzie Archiwum Narodowe (Federalne) odpowiada tak że za prywatnie produkowane filmy kinowe, są wyj ątkami potwierdzaj ącymi reguł ę.

5. Istnieje wiele podobie ństw i wspólnych problemów w dziedzinie archiwów filmowych i telewizyjnych. Główna ró żnica to fakt, że w wielu krajach telewizyjne materiały archiwalne gromadzi si ę do u żytku wył ącznie spółek telewizyjnych i z tego powodu nie s ą one łatwo dost ępne dla obywateli. Ró żnica mi ędzy przedsi ębiorstwami publicznymi i prywatnymi jest teoretycznie znaczna, w praktyce jednak odnosi si ę wra żenie, że niektóre publiczne instytucje nadawcze traktuj ą archiwa telewizyjne jak swoj ą własno ść , nie gwarantuj ąc dost ępu osób trzecich niezale żnie od tego, czy potrzeby tych osób wynikaj ą z prac naukowo-badawczych, czy te ż nie.

W świetle tych obserwacji wydaje si ę rozs ądne, by bardziej szczegółowo omówi ć odpowiedzialno ść archiwów publicznych za filmy kinowe i materiały telewizyjne.

191

Filmy kinowe

Celem Konwencji Rady Europy z 8 listopada 2001 r. po świ ęconej ochronie dziedzictwa audiowizualnego jest „zapewnienie ochrony europejskiemu dziedzictwu audiowizualnemu oraz podkre ślenie jego warto ści zarówno jako formy artystycznej, jak i zapisu przeszło ści, za pomoc ą tworzenia zbiorów, ich przechowywania i udost ępnienia obrazów filmowych do celów kulturalnych, naukowych i badawczych w interesie publicznym” (art. 1). Polityka Unii Europejskiej w pełni popiera opini ę Rady Europy. Jednak tylko siedem pa ństw członkowskich (Austria, Francja, Grecja, Litwa, Portugalia, Słowacja, W ęgry) podpisało dotychczas tę konwencj ę, a zaledwie jedno (Litwa) zdołało j ą ratyfikowa ć. Konwencja nie weszła jeszcze w życie.

Dokument zobowi ązuje sygnatariuszy do wprowadzenia „ środkami legislacyjnymi lub innymi odpowiednimi sposobami” instytucji egzemplarza obowi ązkowego „obrazów filmowych, tworz ących cz ęść dziedzictwa audiowizualnego”. Jej zakres ogranicza si ę do „dzieł kinematograficznych”.

„Dzieła kinematograficzne” oznaczaj ą „materiał filmowy ka żdej długo ści, w szczególno ści kinowe dzieła fabularne, animowane i dokumentalne, które powstały dla pokazów kinowych”. Definicja ta jest wystarczaj ąca ekonomicznie i profesjonalnie, tym bardziej że egzemplarz obowi ązkowy przewiduje składanie „materiału filmowego stanowi ącego cz ęść dziedzictwa audiowizualnego, wyprodukowanego lub współprodukowanego na terytorium danej Strony”. Lepiej jest tolerowa ć ró żnice definicji mi ędzy „materiałem filmowym” a „dziełami kinematograficznymi” ni ż próbowa ć na pró żno zdefiniowa ć ró żnice mi ędzy nimi. Decyduj ącym post ępem w śród tych wszystkich definicji jest wyra żenie: „stanowi ące cz ęść dziedzictwa audiowizualnego…”, gdy ż umo żliwia ono pa ństwom członkowskim okre ślenie na ich własne potrzeby, które materiały powinny nale żeć do dziedzictwa narodowego. W praktyce konwencja europejska odnosi si ę wył ącznie do dzieł kinematograficznych, lecz jednocze śnie otwiera prawn ą ście żkę do zachowania innych materiałów audiowizualnych, poniewa ż umo żliwia sporz ądzanie protokołów rozszerzaj ących działanie konwencji zarówno w teorii, jak i praktyce, na inne materiały filmowe poza kinematografi ą. Protokoły maj ą takie same znaczenie prawne jak konwencja.

Zobowi ązania wynikaj ące z konwencji w żaden sposób nie zakłócaj ą działania umów mi ędzynarodowych w sprawie ochrony praw autorskich i pokrewnych. Żaden zapis konwencji nie mo że by ć interpretowany jako sprzeczny z tak ą ochron ą. Jest równie ż jasne, że wa żne i obowi ązuj ące pozostaj ą przepisy prawa pa ństwowego w tej dziedzinie. Archiwi ści dobrze wiedz ą, że prawa autorskie i pokrewne nigdy nie usprawiedliwiaj ą nieprzemy ślanej polityki archiwum, ale s ą czasem nadu żywane jako wymówka dla zawodowych niedoci ągni ęć.

Bior ąc pod uwag ę ró żne systemy prawne pa ństw europejskich, konwencja wprowadza dalekowzroczne ogólne zobowi ązanie do stworzenia instytucji egzemplarza obowi ązkowego, nakładaj ąc na pa ństwa obowi ązek wykonania go za pomoc ą „ środków prawnych albo innych odpowiednich metod”.

Taka jest profesjonalna odpowiedzialno ść słu żb archiwalnych pa ństw członkowskich. Powinny one czu ć si ę moralnie zobowi ązane do podejmowania najlepszych mo żliwych wyborów. Problemem politycznym, charakterystycznym dla wi ęcej ni ż jednego państwa, jest nie brak dobrej woli po stronie

192 rz ądów, lecz ich niech ęć do nakładania jakichkolwiek zobowi ąza ń na producentów filmowych. W takiej sytuacji archiwi ści powinni wyja śni ć, że koszt przekazania kopii jakiegokolwiek filmu do archiwów w odpowiednim czasie z pewno ści ą jest ni ższy od kosztów odtwarzania zniszczonego filmu jaki ś czas pó źniej. Nieratyfikowanie konwencji jest ekonomicznie niem ądre, poniewa ż wywieranie w chwili obecnej nacisku na to, by przekaza ć lub zakupi ć dodatkow ą kopi ę dzieła kinematograficznego dla archiwum, pozwoli z pewno ści ą zaoszcz ędzi ć środki w przyszło ści. Archiwi ści zdołali przekona ć Rad ę Europy, że decyzja dotycz ąca rodzaju materiałów audiowizualnych, które stanowi ą dziedzictwo kulturalne danego pa ństwa, musi by ć podejmowana przez samo pa ństwo.

Konwencja nie wyznacza instytucji archiwalnych, które bior ą odpowiedzialno ść , ale w sposób bardzo liberalny pozostawia decyzj ę pa ństwom członkowskim, które mog ą wyznaczy ć „jedn ą lub wi ęcej” instytucji archiwalnych do zapewnienia „przechowywania, opracowania, restauracji i udost ępniania zdeponowanego materiału”. Pozwala nawet, by wyznaczone organy były prywatne lub publiczne, jednak podkre śla, że nie mog ą one podlega ć bezpo średniej ani po średniej kontroli jakiejkolwiek osoby prawnej lub fizycznej zaanga żowanej w działalno ść gospodarcz ą sektora medialnego. Ta regulacja umo żliwia podejmowanie wszelkich odpowiednich decyzji w ramach systemu prawno- administracyjnego danego pa ństwa, na poziomie federalnym lub innym, niezale żnie od jego tradycji prawnych.

Z drugiej strony istnieje potrzeba, by strony, a zwłaszcza rz ądy, nadzorowały wykonanie zada ń przez wyznaczone instytucje. Obowi ązek ten musi zosta ć potraktowany powa żnie, je śli system ma działa ć sprawnie.

Jako że dzieła kinematograficzne mo żna zachowa ć odpowiednio tylko pod warunkiem przeprowadzenia mo żliwie najlepszej konserwacji, wydaje si ę jasne, że konwencja powinna zobowi ązywa ć rz ądy do zapewnienia archiwom koniecznych środków na wykonywanie funkcji gromadzenia egzemplarza obowi ązkowego, a szczególnie przechowywania i konserwacji. Smutny fakt utraty tak wielu dzieł kinematograficznych w przeszło ści sprawił, że obecnie my ślimy o konieczno ści przeznaczenia odpowiednich kwot na zachowanie dziedzictwa audiowizualnego w przypadku, gdy materiały nie s ą chronione na zasadzie egzemplarza obowi ązkowego. Wnioski s ą proste: konwencja nie stosuje si ę do materiałów przej ętych przez archiwa w przeszło ści, lecz do materiałów, które s ą nara żone na bezpo średnie niebezpiecze ństwo całkowitego zniszczenia. Jako że zawsze istnieje konflikt mi ędzy zobowi ązaniem do deponowania dzieł a prawami własno ści, mog ą zaistnie ć przypadki, gdy egzemplarz obowi ązkowy nie spełni swoich zada ń. Dlatego konwencja zwraca si ę do stron z zach ętą do promowania dobrowolnego przekazywania w depozyt materiałów filmowych, w tym materiałów pomocniczych stanowi ących cz ęść dziedzictwa audiowizualnego danego pa ństwa. Ka żdy dobrowolny depozyt powinien zosta ć zabezpieczony umow ą z wła ścicielem praw. Zawarte b ędą w niej warunki deponowania materiału filmowego oraz jego udost ępniania u żytkownikom.

W trakcie prac nad przygotowaniem konwencji zebrani w Strasburgu eksperci wszystkich kierunków (prawnicy i specjali ści z ró żnych dziedzin) czynili du że wysiłki, by zapobiec marnowaniu pieni ędzy. Dlatego m.in. konwencja pozwala, by strony powoływały wspólne instytucje archiwalne, publiczne i

193 dobrowolne, aby unikn ąć sytuacji, w której rz ądy przekonuj ą, że nie s ą w stanie samodzielnie finansowa ć własnych słu żb archiwalnych w tej dziedzinie.

Na podstawie do świadcze ń archiwisty działaj ącego w sektorze publicznym nale żałoby doda ć kilka uwag na temat konieczno ści współpracy mi ędzynarodowej pa ństw członkowskich Unii Europejskiej i nie tylko. Cz ęsto nie dostrzega si ę tak, jak życzyłby sobie tego archiwista, ró żnicy mi ędzy archiwum filmowym a cinemathèque (kinoteka), francuskim okre śleniem używanym w j ęzyku angielskim. Cinemathèques gromadz ą filmy, które same uwa żaj ą za warto ściowe; archiwum filmowe zwykle uprawnione jest do gromadzenia dzieł z pewnego zakresu. Jednak skoro dzieła kinematograficzne mo żna z łatwo ści ą kopiowa ć, marnuje si ę pieni ądze i energi ę, poniewa ż nie ma wystarczaj ącej współpracy z innymi instytucjami ani potwierdzenia ich profesjonalnych kompetencji. Powinni śmy wi ęc przyj ąć zalecenie konwencji, by podejmowa ć współprac ę nie tylko w granicach danego kraju, lecz tak że mi ędzynarodow ą. Doprowadzi ona do podziału obci ąż eń finansowych i zabezpieczy zachowanie kopii filmów o warto ści historycznej bez zb ędnego ich dublowania. Je śli zaistnieje uzasadniona potrzeba zachowania danego filmu w wi ęcej ni ż jednym archiwum, duplikat odrestaurowanego filmu spełni t ę funkcj ę lepiej ni ż renowacja kilku kopii po kolei. Nale ży wzmocni ć wa żną rol ę Mi ędzynarodowej Federacji Archiwów Filmowych (International Federation of Film Archives , FIAF), (zob. www.fiafnet.org), w celu jak najlepszego wykorzystania malej ących środków wobec rosn ących wyzwa ń.

Maj ąc na wzgl ędzie brak pewno ści co do ratyfikacji Konwencji Rady Europy i daty jej wej ścia w życie, wa żną rol ę odegra z pewno ści ą propozycja zalecenia Rady i Parlamentu Europejskiego w sprawie ochrony dziedzictwa filmowego w Unii Europejskiej. Zaleca ona pa ństwom członkowskim w szczególno ści:

− Zgromadzenie katalogów i zachowanie dziedzictwa audiowizualnego wytworzonego ze środków publicznych;

− Promowanie harmonizacji katalogowania filmów archiwalnych przy pomocy standardów mi ędzynarodowych i europejskich;

− Zatwierdzanie wyboru kopii filmowych do restauracji;

− Ustanowienie instytucji dobrowolnego depozytu filmowego dla dzieł innych ni ż dzieła kinowe i materiały komercyjne;

− Opracowanie standardów wymiany informacji i danych.

Komisja Europejska wyda mandat standaryzacyjny Europejskiemu Komitetowi Standaryzacyjnemu (European Committee of Standarization , CEN) w pierwszej połowie 2005 r. Nowy standard pozwoli na interoperacyjno ść baz danych archiwów filmowych tak, by mo żliwa była wymiana informacji i danych. Projekt mandatu analizuje obecnie grupa ekspertów filmowych nim zostanie on przedło żony do oceny Komitetowi Zarz ądzaj ącemu.

Komisja Europejska zamierza równie ż rozwa żyć finansowanie projektu badawczego w dziedzinie przechowywania w długim czasie i restauracji filmów, jak równie ż ułatwi ć negocjowanie standardowej

194 umowy mi ędzy archiwum a wła ścicielami praw autorskich w celu umo żliwienia u żytkownikom dost ępu do zdeponowanych dzieł.

Zalecenie ma zosta ć przyj ęte w połowie 2005 r. Od tego momentu pa ństwa członkowskie b ędą co drugi rok informowa ć Komisj ę Europejsk ą o działaniach podj ętych w odpowiedzi na zalecenie. Komisja będzie monitorowa ć i ocenia ć, w jakim zakresie ustalenia konwencji s ą efektywne, jak równie ż zdecyduje, czy istnieje potrzeba podejmowania dalszych działa ń. Dyrekcja Generalna Komisji Europejskiej ds. Edukacji i Kultury ( European Commission’s Directorate General „Education and Culture” , EAC) równie ż podkre śla znaczenie zalecenia i wspiera ochron ę dziedzictwa w archiwach historycznych Europy.

Materiały telewizyjne

Archiwalizowanie materiałów telewizyjnych jest jeszcze trudniejsze od zachowania materiałów filmowych. Rada Europy nie odniosła si ę do problemów w tej dziedzinie w tym samym dokumencie, który dotyczy dzieł filmowych. W tym znaczeniu konwencja jest tylko parasolem, który umo żliwia zawieranie dodatkowych porozumie ń i protokołów dotycz ących ochrony materiałów filmowych innych ni ż filmy kinowe.

Rada Europy sporz ądziła protokół o ochronie produkcji telewizyjnych, który definiuje „produkcj ę telewizyjn ą” jako „ka żdy materiał filmowy, inny ni ż dzieło kinematograficzne, przeznaczony do transmisji przez nadajnik naziemny, kabel, satelit ę lub innym sposobem, do odbioru publicznego, z wyj ątkiem materiałów filmowych transmitowanych na indywidualne żą danie oraz interaktywnych materiałów filmowych”. Zobowi ązanie ka żdego z pa ństw do deponowania wszystkich produkcji telewizyjnych stanowi ących cz ęść dziedzictwa audiowizualnego ograniczone jest do tych produkcji, „które zostały po raz pierwszy nadane publicznie przez nadawców na terytorium pa ństwa po wej ściu w życie niniejszego protokołu”. M ądro ść ekonomiczna tego ograniczenia jest podkre ślona i wyja śniona w drodze zaproszenia ka żdego kraju, by „opracował system oceny, selekcji lub testowania produkcji telewizyjnych, które mog ą zosta ć obj ęte obowi ązkiem egzemplarza obowi ązkowego, w celu odpowiedniego zdefiniowania i zachowania telewizyjnych elementów dziedzictwa audiowizualnego”. Ten artykuł protokołu wskazuje na potrzeb ę oceny ogromnych ilo ści materiału telewizyjnego zgodnie z tradycyjnymi metodami archiwalnymi w celu unikni ęcia dwóch niebezpiecze ństw: nieograniczonego, a tym samym ekonomicznie niewykonalnego, przechowywania wszystkich materiałów z jednej strony, z drugiej za ś ograniczenia liczby powodów archiwalizowania materiałów telewizyjnych tylko i wył ącznie na podstawie potrzeb stacji telewizyjnych.

Nie ma potrzeby, by omawia ć wszystkie elementy protokołu o produkcjach telewizyjnych, które s ą w gruncie rzeczy podobne lub takie same jak zapisy konwencji, oprócz konieczno ści wi ększego brakowania na podstawie oceny ni ż ma to miejsce w przypadku dzieł filmowych. To co zdecydowanie ró żni te dwa dokumenty, to wyznaczenie miejsc deponowania. W przeciwie ństwie do konwencji rekomendacja stanowi, że jedna lub wi ęcej stacji nadawczych mo że by ć wyznaczona jako miejsce deponowania egzemplarza obowi ązkowego. Z wielu prawnych, finansowych i innych powodów zezwolono na wyj ątek od reguły okre ślonej w konwencji, która zakazuje instytucjom czerpi ącym zyski

195 z dzieł kinematograficznych na funkcjonowanie w charakterze miejsce deponowania egzemplarza obowi ązkowego. W celu osi ągni ęcia prawnie dozwolonych, a przy tym finansowo realistycznych i profesjonalnie satysfakcjonuj ących rezultatów, protokół wymaga, by wszelkie ustalenia dotycz ące miejsc deponowania egzemplarza obowi ązkowego dzieł telewizyjnych podejmowano zgodnie z protokołem. W praktyce oznacza to podpisanie jednego lub kilku porozumie ń mi ędzy stronami, tj. mi ędzy rz ądem a miejscami deponowania, w celu zapewnienia ochrony interesu publicznego. Mo żliwo ść zawarcia jednej lub wi ęcej umów jest zalet ą, z której nale ży korzysta ć dla wyrównania ró żnych warunków prawnych, na podstawie których działaj ą nadawcy publiczni i prywatni. Interes publiczny zakłada najdogodniejszy dost ęp dla badaczy i u żytkowników. Takie były dwa główne powody sporz ądzenia protokołu: dost ęp i ochrona.

Dodatkowo nale ży wspomnie ć, że rz ąd szwedzki otrzymał w maju 2004 r. raport komisji rz ądowej dotycz ący zarówno prawnych, jak i finansowych problemów zwi ązanych z zachowaniem i przekazaniem nagra ń audiowizualnych do archiwów.

Wnioski

Wiele narodowych lub federalnych słu żb archiwalnych w Unii Europejskiej nie jest w pełni odpowiedzialnych za struktury organizacyjne, w ramach których przechowuje si ę zbiory audiowizualne w ich krajach. Najogólniej rzecz bior ąc, europejskie instrumenty prawne winny by ć wdra żane zgodnie z odpowiednimi kompetencjami organizacyjnymi danej administracji pa ństwowej. Dopóki interes publiczny chroniony jest wła ściwie nie ma potrzeby uniformizacji, niezale żnie od tego, czy archiwa filmowe lub d źwi ękowe s ą cz ęś ci ą centralnych władz archiwalnych. Dotyczy to zwłaszcza archiwów telewizyjnych. Wi ększo ść narodowych słu żb archiwalnych załamałaby si ę pod ci ęż arem odpowiedzialno ści za archiwa telewizyjne i zbiory nadawców, gdyby zobligowano je do roztoczenia opieki nad archiwami telewizyjnymi lub instytucji nadawczych. Z punktu widzenia archiwisty nie ma odwrotu od rozwi ązania, zgodnie z którym przedsi ębiorstwa same ponosz ą odpowiedzialno ść za własne archiwa, podczas gdy publiczne słu żby archiwalne maj ą obowi ązek kontroli działalno ści archiwalnej takich przedsi ębiorstw, publicznych i prywatnych, a żeby zapewni ć przechowywanie i dost ęp do zbiorów w słu żbie interesu publicznego.

Odno śnie ochrony dziedzictwa filmowego w Unii Europejskiej, Komisja Europejska kontynuuje swój wkład w realizacj ę zamierze ń okre ślonych w Rezolucji Rady z 24 listopada 2003 r. (OJ EU C 295/5, 5 XII 2003), skupiaj ąc si ę zwłaszcza na wy żej wymienionych propozycjach do Zalece ń Rady i Parlamentu Europejskiego odno śnie ochrony dziedzictwa filmowego w Unii Europejskiej.

196

CZ ĘŚĆ 8. ANEKSY

197

198

Aneks 1.

Lista ekspertów krajowych oraz przedstawicieli instytucji wspólnotowych i organów uczestnicz ących w przygotowaniu Raportu

1. EKSPERCI PA ŃSTW CZŁONKOWSKICH

______AUSTRIA CZECHY

Prof. Dr Lorenz MIKOLETZKY Dr Vacslav BABI ČKA Generaldirektor Director Österreichisches Staatsarchiv State Central Archives in Prague Generaldirektion Archivní 4 Nottendorfergasse 2 CZ-149 01 PRAHA 4 — Chodovec A-1030 WIEN tel: +420 984 811 111 tel.:+43 1 795 405 04 fax:+420 974 847 214 fax:+43 1 795 401 09 e-mail: [email protected] e-mail: [email protected] [email protected] www.oesta.gv.at www.mvcr.cz/archivy Dr Manfred FINK Dr Michal WANNER Direktor der Abteilung Archiv der Republik Administration of Archives Prague Österreichisches Staatsarchiv Milady Horakove 133 Nottendorfergasse 2 CZ-166 21 PRAHA 6 A-1030 WIEN tel.:+420 233 320 274 tel.:+43 1 795 401 00 fax:+420 233 341 049 fax:+43 1 795 401 09 e-mail: [email protected] e-mail: [email protected] www.mvcr.cz www.oesta.gv.at ______DANIA BELGIA Johan Peter NOACK Herman COPPENS Rigsarkivar Archiviste général du Royaume a.i. Danish National Archives Archives Générales du Royaume Rigsdagsgarden 9 Rue de Ruysbroeck 2 DK-1218 KØBENHAVN K B-1000 BRUXELLES tel.:+45 33 92 33 10 tel.:+32 2 513 76 80 fax:+45 33 15 32 39 fax:+32 2 513 76 81 e-mail: [email protected] e-mail: [email protected] [email protected] [email protected] www.sa.dk/ra arch.arch.be Poul OLSEN ______Chief Consultant Rigsarkivar CYPR Danish National Archives Kyriaki HADJOULLI Rigsdagsgarden 9 Cyprus State Archives Officer DK-1218 KØBENHAVN K Cyprus State Archives tel.:+45 33 92 33 10 Ministry of Justice and Public Order fax:+45 33 15 32 39 CY-1461 NICOSIA e-mail: [email protected] tel.:+357 223 02 664 www.sa.dk/ra fax:+357 226 67 680 ______e-mail: [email protected] [email protected] ESTONIA

Toivo JULLINEN Head of Development Bureau

199

National Archives of Estionia fax:+33 1 40 27 66 06 J. Liivi 4 e-mail: [email protected] EE-50409 TARTU www. archivesnationales.culture.gouv.fr tel.:+372 7 387 500 Christine MARTINEZ fax:+372 7 387 510 Archives de France e-mail: [email protected] 60, rue des Francs-Bourgeois [email protected] F-75141 PARIS CEDEX 03 www.ra.ee tel.:+33 1 40 27 60 00 ______fax:+33 1 40 27 66 06 FINLANDIA e-mail: [email protected] www. archivesnationales.culture.gouv.fr Jussi NUORTEVA ______General Direktor GRECJA National Archives of Finland Rauhankatu 17 Georgios GIANNAKOPOULOS P.O. Box 258 Director FIN-00171 HELSINKI General State Archives of Greece tel.:+358 9 228 521 Dafnis 61 fax. : +358 9 176 302 GR – 15452 PSYCHIKO e-mail: [email protected] tel.:+30 210 678 22 02 [email protected] fax:+30 210 678 22 66 www.narc.fi e-mail: [email protected] Raimo POHJOLA www.gak.att.sch.gr Deputy Director General ______National Archives of Finland HISZPANIA P.O. Box 258 FIN-00171 HELSINKI Elisa DE SANTOS CANALEJO tel.:+358 9 228 52 248 Subdirección General de los Archivos Estatales fax:+358 9 176 302 Plaza del Rey 1, Planta 0 e-mail: [email protected] E-28071 MADRID www.narc.fi tel.:+34 91 701 72 64 Jari LYBECK fax:+34 91 701 74 03 Director e-mail: [email protected] Provincial Archives of Hämeenlinna www.cultura.mecd.es/archivos Arvi Kariston katu 2A Blanca DESANTES FIN-13100 HÄMEENLINNA Head of Programmation and Coordination of tel.:+358 3 656 4620 Subdirección General de los Archivos Estatales fax:+358 3 653 3810 Plaza del Rey 1, Planta 0 e-mail: [email protected] E-28071 MADRID www.narc.fi tel.:+34 91 701 71 29 ______fax:+34 91 701 74 03 FRANCJA e-mail: [email protected] www.cultura.mecd.es/archivos

Martine de BOISDEFFRE Teresa MARTIN Directrice des Archives de France Subdirección General de los Archivos Estatales 60, rue des Francs-Bourgeois Plaza del Rey 1, Planta 0 F-75141 PARIS CEDEX 03 E-28071 MADRID tel.:+33 1 40 27 60 00 tel.:+34 91 701 72 64 fax:+33 1 40 27 66 06 fax:+34 91 701 74 03 e-mail: [email protected] e-mail: [email protected] www.archivesnationales.culture.gouv.fr www.cultura.mecd.es/archivos Gérard ERMISSE Chef de l'Inspection générale des Archives de France 56, rue des Francs-Bourgeois F-75003 PARIS tel.:+33 1 40 27 67 01

200

L-1475 LUXEMBURG ______tel.:+352 478 66 60 HOLANDIA fax:+352 47 46 92 e-mail: [email protected] Dr Maarten VAN BOVEN [email protected] Director www.etat.lu Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen Prins Willem Alexanderhof 20 Serge HOFFMANN Postbus 90520 Conservateur Archives Nationales NL-2509 LM DEN HAAG Archives Nationales de Luxembourg tel.:+31 70 331 54 00 Plateau du St. Esprit fax:+31 70 331 55 40 L-1475 LUXEMBURG e-mail: [email protected] tel.:+352 478 66 83 [email protected] fax:+352 47 46 92 www.nationaalarchief.nl e-mail: [email protected] www.etat.lu Dr Yvonne BOS-ROPS Nationaal Archief ______Postbus 90520 ŁOTWA NL-2509 LM DEN HAAG tel.:+31 70 331 54 00 Valdis ŠT ĀLS fax:+31 70 331 55 40 Director General e-mail: [email protected] State Archives www.nationaalarchief.nl Šķū nu iela 11 LV-1050 RIGA ______tel.:+371 721 25 39 IRLANDIA fax:+371 721 39 94 e-mail: [email protected] David CRAIG www.arhivi.lv Director of the National Archives National Archives Mara SPRUDZA Bishop Street Deputy Director General IRL-DUBLIN 8 Directorate General of Latvia State Archives tel.:+353 1 4072 313 Šķū nu iela 11 fax:+353 1 4072 333 LV-1050 RIGA e-mail: [email protected] tel.:+371 772 25 39 [email protected] fax:+371 721 39 94 www.nationalArchiwa.ie e-mail: [email protected] ______www.arhivi.lv LITWA ______

Viktoras DOMARKAS MALTA Deputy Director General Lithuanian Archives Department Philip BORG Mindaugo 8 Director Librairies and Archives National Archives of Malta LT-3106 VILNIUS Santo Spirito tel.:+370 5 265 2249 Hospital Street fax:+370 5 265 2314 MT-RABAT e-mail: [email protected] tel.:+356 214 598 63 www.archyvai.lt fax:+356 214 500 78 ______e-mail: [email protected] LUKSEMBURG [email protected] www.librairies-archives.gov.mt Josée KIRPS ______Directrice Archives Nationales de Luxembourg NIEMCY Plateau du St. Esprit Prof. Dr. Hartmut WEBER

Präsident des Bundesarchivs

201

Bundesarchiv Prof. dr Maria HALPERN-PEREIRA Potsdamer Straße 1 Former Director D-56075 KOBLENZ Instituto dos Arquivos Nacionais tel.:+49 261 505 200 Torre do Tombo (IAN/TT) fax:+49 261 505 295 e-mail: [email protected] Maria do CARMA FARINHA [email protected] Subdirector www.bundesarchiv.de Instituto dos Arquivos Nacionais Torre do Tombo (IAN/TT) Dr Angelika MENNE-HARITZ Alameda da Universidade Direktorin beim Bundesarchiv P-1649-010 LISBOA Bundesarchiv tel.:+351 21 781 15 00 Postfach 450 569 fax:+351 21 793 72 30 D-12175 BERLIN e-mail: [email protected] tel.:+49 1888 7770 0 www.iantt.pt fax:+49 1888 7770 112 e-mail: [email protected] Maria de LURDES HENRIQUES [email protected] Division of Communication and External Relations www.bundesarchiv.de Instituto dos Arquivos Nacionais Torre do Tombo (IAN/TT) ______Alameda da Universidade POLSKA P-1649-010 LISBOA tel.:+351 21 781 15 00 Prof. Daria NAŁ ĘCZ fax:+351 21 793 72 30 Naczelny Dyrektor Archiwów Pa ństwowych e-mail: [email protected] Naczelna Dyrekcja Archiwów Pa ństwowych www.iantt.pt ul. Długa 6 PL-00-950 WARSZAWA Ana CANNAS tel.:+48 22 831 32 06 Responsable Gabinete de Estudos e Planeamento fax:+48 22 831 75 63 Téchnico (GEPT) e-mail: [email protected] Instituto dos Arquivos Nacionais [email protected] Torre do Tombo (IAN/TT) www.archiwa.gov.pl Alameda da Universidade P-1649-010 LISBOA Władysław ST ĘPNIAK tel.:+351 21 781 15 00 Zast ępca Naczelnego Dyrektora fax:+351 21 793 72 30 Archiwów Pa ństwowych e-mail: [email protected] Naczelna Dyrekcja Archiwów Pa ństwowych www.iantt.pt ul. Długa 6 PL-00-950 WARSZAWA ______tel.:+48 22 831 95 84 SŁOWACJA fax:+48 22 831 92 22 e-mail: [email protected] Maria SPANKOVA www.archiwa.gov.pl Archives and Registries Department Krizkova 7 ______SK-811 04 BRATISLAVA PORTUGALIA tel.:+421 2 5249 60 51-3 fax:+421 2 5249 45 30 Prof. Dr Pedro DIAS e-mail: [email protected] Director www.civil.gov.sk Instituto dos Arquivos Nacionais Torre do Tombo (IAN/TT) ______Alameda da Universidade SŁOWENIA P-1649-010 LISBOA tel.:+351 21 781 15 00 Vladimir ZUMER fax:+351 21 793 72 30 Head of the Slovene Archival Centre e-mail: [email protected] for Professional Development [email protected] Archives of the Republic of Slovenia www.iantt.pt Zvezdarska 1 SI-1127 LJUBLJANA

202 tel.:+386 1 24 14 200 e-mail: [email protected] fax:+386 1 24 14 269 www.natarch.hu e-mail: [email protected] Ferenc KÜNSTLER www.gov.si Chief Counsellor of the Department for Archives Natalija GLAZAR Hungarian Ministry of Cultural Heritage Counsellor to the Director Wesselényi u. 20-22 Archives of the Republic of Slovenia HU-1077 BUDAPEST Zvezdarska 1 tel.:+36 1 413 28 19 SI-1127 LJUBLJANA fax:+36 1 413 28 13 tel.:+386 1 24 14 212 e-mail: [email protected] fax:+386 1 24 14 269 www.natarch.hu e-mail: [email protected] ______www.gov.si WIELKA BRYTANIA Sabina MELAVC Permanent Representation of Slovenia Sarah TYACKE av. Marnix 30 Keeper of the National Archives of the United Kingdom B-1000 BRUXELLES National Archives of the United Kingdom tel.:+32 2 512 44 66 KEW, RICHMOND, SURREY, TW9 4DU fax:+32 2 512 09 97 tel.:+44 208 876 3444 e-mail: [email protected] fax:+44 208 392 5286 e-mail: [email protected] [email protected] SZWECJA www.nationalarchives.gov.uk

Tomas LIDMAN David LEITCH Riksarkivet National Archives of the United Kingdom National Archives of Sweden KEW, RICHMOND, SURREY, TW9 4DU Fyrvekarbacken 13-17 tel.:+44 208 392 5262 P.O. Box 12541 fax:+44 208 392 5221 S-10229 STOCKHOLM e-mail: david.leitch@ nationalarchives.gov.uk tel.:+46 8 737 63 50 www. nationalarchives.gov.uk.gov.uk fax:+46 8 737 64 74 ______e-mail: [email protected] [email protected] WŁOCHY www.ra.se/ra Salvatore ITALIA Claes GRANSTRÖM Direttore Generale Deputy Director General Ministero per i Beni e le Attività Culturali Riksarkivet Via Gaeta 8a National Archives of Sweden I-00185 ROMA Fyrvekarbacken 13-17 tel.:+39 06 699 233 25 P.O. Box 12541 +39 06 699 0678 S-10229 STOCKHOLM fax:+39 06 679 2336 tel.:+46 8 737 63 50 +39 06 696 54290 fax:+46 8 737 64 74 e-mail: [email protected] e-mail: [email protected] archivi.beniculturali.it www.ra.se/ra Maria Pia RINALDI MARIANI ______Italian Archival Administration WĘGRY V. San Girolamo Emiliani 19 I-00152 ROMA Dr Lajos GECSÉNYI tel.:+39 06 582 310 35 Director General fax:+39 06 884 16 97 National Archives of Hungary e-mail: [email protected] Bécsi kapu tér 2-4 HU-1014 BUDAPEST tel.:+36 1 225 2800 fax:+36 1 225 2817

203

2. PRZEDSTAWICIELE KOMISJI

Frank BRADY Erna VAN HERREWEGHE Co-Chairmain of the Group of Experts Deputy Secretary of the Group of Experts Secretariat General – SG.B.3 Secretariat General – SG.B.3 200, rue de la Loi 200, rue de la Loi JECL 03/44 JECL 03/47 B-1049 BRUSSELS B-1049 BRUSSELS tel.:+32 2 295 20 62 Tel.:+32 2 296 04 34 fax:+32 2 299 09 62 Fax:+32 2 296 10 95 e-mail: [email protected] E-mail: [email protected] Hans HOFMANN Olivier HUGON-NICOLAS Co-Chairman of the Group of Experts Historical Archives of the European Commission Directorate General Education and Culture (EAC) Secretariat General – SG.B.3 200, rue de la Loi 200, rue de la Loi B100 08/21 JECL 03/38 B-1049 BRUSSELS B-1049 BRUSSELS tel.:+32 2 298 43 59 tel.:+32 2 295 20 53 e-mail: [email protected] fax:+32 2 296 10 95 Philippe PETIT e-mail: [email protected] Directorate General Education and Culture (EAC) europa.eu.int/historical_archives/index_en.htm 200, rue de la Loi Jocelyne COLLONVAL B 100 07/8 Secretary of the Group of Experts tel.:+32 2 296 57 37 Secretariat General – SG.B.3 e-mail: [email protected] 200, rue de la Loi Jecl 03/62 B-1049 BRUSSELS tel.:+32 296 21 81 fax:+32 296 10 95 e-mail: [email protected] Patrick CADELL Former Keeper of the Records of Scotland 11a, Tipperlin Road EDINBURGH EH10 5ES MIDLOTHIAN SCOTLAND tel.:+44 1 31 535 14 06 fax:+44 1 31 535 14 30 e-mail: [email protected] Marie-Christine VERVAET Deputy Secretary of the Group of Experts Secretariat General – SG.B.3 200, rue de la Loi JECL 03/36A B-1049 BRUSSELS tel.:+32 2 295 05 57 fax:+32 2 296 10 95 e-mail: [email protected]

204

3. PRZEDSTAWICIELE INNYCH INSTYTUCJI

Mario TONELOTTO Gilberto MOGGIA European Parliament European Court of Auditors Plateau Kirchberg 12, rue Alcide de Gasperi PB 1601 L-1615 LUXEMBURG L-2929 LUXEMBURG tel.:+352 4398 45410 tel.:+352 22 224 fax:+352 4398 46430 fax:+352 43 94 93 e-mail: [email protected] e-mail: [email protected] www.eca.eu.int www.europarl.eu.int/home/default_en.htm Lourdes MARTINEZ de ANTONANA Andréas BAGIAS Committee of the Regions European Parliament 101, rue Belliard Plateau Kirchberg B-1040 BRUSSELS PB 1601 tel.:+32 2 282 20 58 L-2929 LUXEMBURG fax:+32 2 282 23 25 tel.:+352 23 277 e-mail: [email protected] fax.: +352 43 94 93 www.cor.eu.int e-mail: [email protected] www.europarl.eu.int/home/default_en.htm Jean-Marc LIBERT European Economic and Social Committee Willem STOLS 99, rue Belliard Council of the European Union B-1000 BRUSSELS 175, rue de la Loi tel.:+32 2 546 94 56 B-1048 BRUSSELS fax:+32 2 513 48 93 tel.:+32 2 285 72 92 e-mail: [email protected] fax:+32 2 285 81 24 www.esc.eu.int e-mail: [email protected] http://ue.eu.int Alan MURDOCK European Investment Bank Roland RÖLKER 100, boulevard Konrad Adenauer Council of the European Union L-2950 LUXEMBURG 175, rue de la Loi tel.:+352 43 79 21 38 B-1048 BRUSSELS fax:+352 43 79 31 91 tel.:+32 2 285 71 80 e-mail: [email protected] fax:+32 2 285 81 24 www.eib.eu.int e-mail: [email protected] http://ue.eu.int Guus VAN DOMBURG European Central Bank Fernando SANCHEZ MARTIN Records Management & ECB Archives Council of the European Union Kaiserstrasse 29 175, rue de la Loi D-60311 FRANKFURT am MAIN B-1048 BRUSSELS tel.:+49 69 1344 8522 tel.:+32 2 285 66 55 fax:+49 69 1344 6640 fax:+32 2 285 81 24 e-mail: [email protected] e-mail: [email protected] www.ecb.int http://ue.eu.int Jean PALAYRET Jochen STREIL European University Institute Court of Justice of the European Union Villa il Poggiolo L-2925 LUXEMBURG Piazza T.A. Edison, 11 tel.:+352 4303 3370 I-50133 FIRENZE fax:+352 4303 2600 tel.:+39 055 4685 620 e-mail: [email protected] fax:+39 055 5737 28 http://curia.eu.int e-mail: [email protected]

www.iue.it/ECArchives

205

Aneks 2.

Inni uczestnicy i eksperci pomocniczy uczestnicz ący w przygotowaniu Raportu

ANDERSON Peter [email protected]

BANAT-BERGER Françoise [email protected]

BARTELEIT Sebastian [email protected]

BISCHOFF Frank [email protected]

BO NIELSEN Anders [email protected]

BORIVOJ Indra [email protected]

CARNICER Dolores [email protected]

CASANOVA Maria Conceiçặo [email protected]

CLEYET-MICHAUD Rosine [email protected]

CONDE Maria Luisa [email protected]

CZAPELSKA Aleksandra [email protected]

DELMAS Marie-Claude [email protected]

DUROVIC Michal [email protected]

FARRUGIA Charles [email protected]

FIDALGO Maria José [email protected]

FORDE Helen [email protected]

HALLAM SMITH Elizabeth [email protected]

HANUS Jozef [email protected]

HEALY Susan Susan.healy@ nationalarchives.gov.uk

HERMODSSON Anna-Karin [email protected]

HORNFELDT Törbjörn [email protected]

HORSMAN Peter [email protected]

JANSSON Per [email protected]

KETELAAR Eric [email protected]

KITCHING Chris [email protected]

KÖRMENDY Lajos [email protected]

KRISTIANSSON Göran [email protected]

DE LAMBERTERIE Isabelle [email protected]

LEPPANEN Markku [email protected]

MAC FARLANE Ian ian.macfarlane@ nationalarchives.gov.uk

206

MARGUIN-HAMON Elsa [email protected]

MERCER Helen [email protected]

MICHA Ś Anna [email protected]

NOUGARET Christine [email protected]

OLDENHAGE Klaus [email protected]

OSTHOLM Britt-Marie [email protected]

PALM Jonas [email protected]

POIVRE Joël [email protected]

RAAB Carl-Michael [email protected]

ROSOWSKA Ewa [email protected]

SALGADO José Maria [email protected]

SANCHEZ MAIRENA Alfonso [email protected]

SCHIRO Joseph [email protected]

SEQUEIRA Jo ặ [email protected]

SZÖKE Zoltan [email protected]

THOMASSEN Theo [email protected]

TIIDOR Ruth [email protected]

LA TORRE José Luis [email protected]

TURNER Margaret [email protected]

VODOPIVEC Jedert [email protected]

YEO Geoffrey [email protected]

207

ANEKS 3.

Propozycje działa ń i przyszłe kierunki

Pogł ębiona współpraca archiwalna w Europie — tematy, propozycje konkretnych działa ń, przyszłe kierunki

Tematy Propozycje konkretnych działa ń Przyszłe kierunki

1a. Archiwa 1. Opracowanie wspólnego programu szkole ń 7. Słu żby archiwalne instytucji i organów Unii i instytucje i/lub kursów dla słu żb archiwalnych instytucji i Europejskiej b ędą czynnie uczestniczy ć w europejskie organów Unii Europejskiej. ogólnoeuropejskiej koordynacji działa ń 2. Zapewnienie odpowiedniej ochrony dziedzictwa priorytetowych w dziedzinie archiwów, archiwalnego instytucji i organów UE przed szczególnie tych wynikaj ących z niniejszego zniszczeniem w wyniku katastrof naturalnych i Raportu , jego poszczególnych rozdziałów i innych zdarze ń: powodzi, trz ęsie ń ziemi, zalece ń wykonawczych. ataków terrorystycznych, zagro żeń 8. Wspomaganie tworzenia oficjalnej Grupy bezpiecze ństwa i innych sytuacji kryzysowych Archiwistów Pa ństw Członkowskich i Instytucji (por. równie ż Rezolucj ę Rady z 6 maja 2003 r., Unii Europejskiej w celu zapewnienia punkt 8c) oraz zastosowanie uznanych współpracy i koordynacji archiwów w Europie standardów i wymaga ń krajowych oraz (por. równie ż Rezolucj ę Rady z 6 maja 2003 r., mi ędzynarodowych w celu modernizacji punkty 8c, d, e i 9). magazynów archiwalnych i innych 9. Do wdro żenia i dalszego rozwoju działa ń w pomieszcze ń magazynowych dla poprawy dziedzinie archiwów konieczne b ędzie zabezpieczenia i dost ępu do dokumentów oraz zapewnienie specjalistycznego personelu i zasobów archiwalnych zapisanych na no śniku środków finansowych (patrz powy żej, punkty 1– papierowym, elektronicznym i multimedialnym. 8). 3. Kontynuowanie zadania gromadzenia danych w celu ułatwienia koordynacji i współpracy mi ędzy słu żbami archiwalnymi instytucji i organów UE w dziedzinie unowocze śniania zarz ądzania dokumentami i archiwami elektronicznymi (por. równie ż Rezolucj ę Rady z 6 maja 2003 r., punkt 8c). 4. Dalsze umacnianie stosunków mi ędzy słu żbami archiwalnymi i administracj ą publiczn ą przez promowanie praktycznych rozwi ąza ń, takich jak poprawne stosowanie zasad archiwalnych, a tak że specjalistyczne prezentacje wiedzy z zakresu archiwistyki przeznaczone dla władz administracyjnych i innych przedstawicieli administracji instytucji i organów Unii Europejskiej. 5. Organizacja regularnej wymiany informacji i wiedzy z zakresu warto ściowania dokumentów i akt mi ędzy zainteresowanymi słu żbami archiwalnymi instytucji i organów Unii Europejskiej a pa ństwami członkowskimi UE, ze szczególnym uwzgl ędnieniem dokumentów UE. 6. Dalszy rozwój Grupy ds. Współpracy Archiwalnej mi ędzy instytucjami i organami Unii Europejskiej oraz dalsze wzmacnianie wi ęzi pomi ędzy t ą grup ą a Grup ą Ekspertów Krajowych 25 pa ństw członkowskich.

1b. Pa ństwowe W uznaniu znaczenia regularnych kontaktów 8. Proponowany oficjalny Komitet Archiwistów słu żby archiwalne oficjalnych maj ących na celu wymian ę informacji i powinien równie ż obficie korzysta ć z wiedzy w 25 pa ństwach wiedzy specjalistycznej słu żb archiwalnych specjalistów z innych dziedzin (prawników, członkowskich pa ństw członkowskich UE mi ędzy sob ą oraz ze specjalistów w dziedzinie terminologii Unii Europejskiej słu żbami archiwalnymi instytucji i organów UE informatycznych, architektów, in żynierów, doradza si ę utworzenie stałego, oficjalnego geologów) odno śnie istotnych problemów i Komitetu Archiwistów Pa ństw Członkowskich i projektów archiwalnych. Instytucji UE, aby zapewni ć wzmocnienie 9. Komitet powinien zawsze mie ć wzgl ąd na współpracy instytucjonalnej i profesjonalnej oraz zasad ę subsydiarno ści. koordynacji w sprawach archiwów w Europie (zob. tak że Rezolucj ę Rady z 6 maja 2003 r., 10. Ponadto w celu umocnienia współpracy i punkty 8c, d, e i 9). Taki oficjalny Komitet koordynacji w dziedzinie archiwów na poziomie Archiwistów powinien skupi ć si ę w szczególno ści krajowym i europejskim niezb ędne jest na takich zagadnieniach, jak: zapewnienie koniecznych środków, o które zwrócono si ę w Rezolucji Rady z 6 maja 2003 208

1. Dalszy rozwój standardów, norm i najlepszych r. praktyk w dziedzinie archiwów z zachowaniem specyficznych wymogów wy żej wymienionej Rezolucji Rady z 6 maja 2003 r., a tak że koordynacji priorytetowych działa ń dotycz ących archiwów w całej Europie, okre ślonych przede wszystkim w niniejszym Raporcie , w ró żnych jego rozdziałach oraz w Zaleceniach wykonawczych . 2. Utrzymanie i rozwój istotnych kontaktów i współpracy mi ędzy słu żbami archiwalnymi a administracj ą. 3. Zabezpieczanie i ochrona archiwów w Europie przed katastrofami naturalnymi i innymi zdarzeniami, takimi jak powodzie, trz ęsienia ziemi, ataki terrorystyczne, wojny, zagro żenie bezpiecze ństwa oraz innymi czynnikami. 4. Dalszy rozwój standardów, norm i najlepszych praktyk dotycz ących autentyczno ści, przekazywania, przechowywania w długim czasie, dost ępno ści i rozpowszechniania dokumentów i archiwów elektronicznych. 5. Utworzenie i prowadzenie portalu internetowego do dokumentów i archiwów w Europie (Internet Gateway ). 6. Utrzymanie i stały rozwój takich istniej ących inicjatyw, jak europejskie interdyscyplinarne DLM-Forum dotycz ące archiwów elektronicznych czy periodyk INSAR. 7. Nadzorowanie post ępu w działaniach okre ślonych w punktach 1–6. 1c. Słu żby archi- 1. Promowanie trwałej i wzmo żonej współpracy 5. Dalszy rozwój kluczowych powi ąza ń mi ędzy walne jako cz ęść mi ędzy słu żbami archiwalnymi i wła ściw ą archiwistami i wytwórcami dokumentacji, administracji administracj ą publiczn ą, a zwłaszcza ustalenie zwłaszcza w dziedzinie zarz ądzania publicznej: modelu zarz ądzania dokumentacj ą i dokumentami i archiwami elektronicznymi, wzajemne relacje materiałami archiwalnymi. Szczególn ą uwag ę obejmuj ący cały cykl życiowy dokumentu. i współpraca nale ży zwróci ć na warto ściowanie, 6. Dalsze wzmacnianie roli archiwistów w opracowanie i przekazywanie dokumentacji i tworzeniu e-administracji. materiałów archiwalnych w zale żno ści od zwyczajów legislacyjnych i administracyjnych danego pa ństwa. 2. Organizacja konferencji europejskiej na temat wzajemnych relacji i współpracy mi ędzy słu żbami archiwalnymi i administracją publiczn ą. 3. Aktualizacja i wdro żenie szkolenia z zakresu archiwistyki dla osób podejmuj ących decyzje w administracji publicznej i innej. 4. Opracowanie zwi ęzłego opisu projektu, w tym konkretnych działa ń zgodnie z powy ższymi punktami 1–3. 1d. Archiwa 1. Słu żby archiwalne powinny doradza ć w 3. Nale ży prowadzi ć badania metod kontroli prywatne sprawie konserwacji i udost ępniania archiwów przemieszczania archiwów prywatnych w prywatnych (standardy, normy, najlepsze granicach Unii Europejskiej i poza ni ą, a tak że praktyki). roszcze ń dotycz ących restytucji skradzionych 2. Nale ży wspiera ć współprac ę mi ędzy słu żbami lub nielegalnie wywiezionych dokumentów archiwalnymi a archiwami prywatnymi w celu archiwalnych. zachowania, opisania oraz upowszechniania 4. Nale ży przeprowadzi ć analiz ę pewnych wiedzy i informacji o takich archiwach wsz ędzie aspektów ustawodawstwa europejskiego tam, gdzie to możliwe. odno śnie przechowywania archiwów prywatnych i dost ępu do nich. 2a. Prawodawstwo 1. Prowadzenie wykazu i monitorowanie 5. Przetłumaczenie prawodawstwa archiwalnego i unijne i krajowe projektów ustaw i innych przepisów o powi ązanego z nim na angielski, francuski i zwi ązane z dokumentach i archiwach na szczeblu niemiecki, a tak że na inne oficjalne j ęzyki Unii zarz ądzaniem krajowym i europejskim. Europejskiej, je śli oka że si ę to konieczne, przy i dost ępem do 2. Okre ślenie skoordynowanego zadania zachowaniu kontroli jako ści prowadzonej przez dokumentów monitorowania projektów legislacji dotycz ącej wła ściwe narodowe słu żby archiwalne. i archiwów archiwów i z ni ą powi ązanej w ramach Unii 6. Zbadanie mo żliwo ści dalszego dostosowania Europejskiej, a żeby nowe przepisy podkre ślały ustawodawstwa archiwalnego i zwi ązanego z

209

znaczenie efektywnego zarz ądzania nim w pa ństwach członkowskich i instytucjach dokumentami i archiwami. UE. 3. Podj ęcie bada ń nad prawodawstwem 7. Szacunkowe koszty: funkcja monitoruj ąca (270 archiwalnym i z nim powi ązanym na szczeblu tys. euro w okresie trzech lat); badanie przez krajowym i europejskim dla wy żej wyspecjalizowany personel (60 tys. euro wymienionych celów (zob. punkty 1. i 2. rocznie); utworzenie bazy danych prawnych, w powy żej). tym koszt personelu i oprogramowania (300 4. Utworzenie i prowadzenie bazy danych tys. euro w okresie trzech lat). dotycz ącej prawodawstwa archiwalnego i powi ązanego z nim w ramach pa ństw członkowskich oraz instytucji UE. 2b. Pomoce 1. Utworzenie portalu internetowego do 5. Zbadanie mo żliwo ści utworzenia wirtualnej archiwalne i opis dokumentów i archiwów w Europie ( Internet pracowni naukowej w postaci cyfrowej (zob. dokumentów Gateway ) z mo żliwo ściami przeszukiwania równie ż rozdział 2e). archiwalnych zasobów słu żb archiwalnych pa ństw 6. Promowanie uczenia si ę przez Internet obsługi członkowskich oraz instytucji unii europejskiej narz ędzi słu żą cych do korzystania z archiwów (zob. równie ż rozdział 2d). (zob. równie ż wst ępne obliczenia kosztów 2. Wspieranie konwersji katalogów i innych portalu internetowego w rozdziale 2d). pomocy archiwalnych dost ępnych na no śniku papierowym oraz innych tradycyjnych no śnikach na formaty cyfrowe dost ępne on- line. 3. Promocja rozwoju odpowiednich i przyst ępnych w cenie narz ędzi słu żą cych do opisu materiałów archiwalnych on-line. 4. Zbadanie mo żliwo ści porównania istniej ących najlepszych praktyk tworzenia pomocy archiwalnych i opisu archiwalnego w pa ństwach członkowskich w celu ich wykorzystania w dalszym rozwoju mi ędzynarodowych standardów w tej dziedzinie. 2c. Dost ęp do 1. Utworzenie i rozbudowanie portalu 5. Silniejsze zaanga żowanie w organizacj ę dokumentów i internetowego do dokumentów i archiwów w działa ń DLM-Forum i wspieranie zastosowania archiwów on-line a Europie (zob. równie ż rozdział 2d). nowych technologii do dokumentów i archiwów nowe narz ędzia 2. Wdro żenie Zasad z Lund dotycz ących (zob. równie ż rozdział 5b). badawcze digitalizacji dokumentów i archiwów. 6. Nawi ązanie kontaktów z IFAP ( Information For 3. Promowanie demokracji w naszych All Programme [Informacja dla wszystkich społecze ństwach przez swobodniejszy dost ęp programów]) UNESCO. do zbiorów archiwalnych pa ństw członkowskich i instytucji UE. 4. Koordynacja i monitorowanie procesu realizacji wy żej wymienionych konkretnych działa ń nr 1– 3 przez grup ę robocz ą ad hoc , która zdawa ć będzie regularnie raporty z post ępów oficjalnemu Komitetowi Archiwistów Pa ństw Członkowskich i Instytucji UE. 2d. Portal 1. Utworzenie i utrzymanie portalu internetowego 3. Umo żliwienie wszystkim obywatelom pa ństw internetowy do do dokumentów i archiwów w Europie, członkowskich UE prowadzenia przez Internet dokumentów prowadzonego przez narodowe słu żby poszukiwa ń informacji przechowywanych w i archiwów archiwalne jednego z pa ństw członkowskich formie cyfrowej, niezale żnie od pa ństwa, w w Europie oraz UE we współpracy z narodowymi słu żbami którym jest przechowywana, dost ępu do niej i europejskie projekty archiwów pozostałych pa ństw członkowskich i ści ąganie kopii interesuj ących dokumentów, o internetowe instytucjami UE. ile pozwalaj ą na to przepisy o prawie (Internet Gateway ) 2. Utworzenie grupy roboczej ad hoc zło żonej ze autorskim. specjalistów z Niemiec, Francji, Wielkiej 4. Wst ępny szacunek kosztów wynosi 1,6 mln Brytanii, Hiszpanii, Polski i W ęgier, której euro na sprz ęt, oprogramowanie i zadaniem b ędzie koordynacja budowy portalu i specjalistyczny personel (5 osób) w czasie przedstawianie regularnych sprawozda ń o realizacji pierwszej fazy projektu w okresie post ępie prac oficjalnemu Komitetowi pierwszych dwóch lat. Archiwistów Pa ństw Członkowskich i Instytucji UE, który planuje si ę powoła ć. 2e. Praktyczne 1. Sprawdzenie i uzgodnienie regulaminów 3. Zbadanie mo żliwo ści stworzenia aspekty dost ępu: przyj ętych w pracowniach naukowych archiwów porównywalnych regulaminów pracowni standardy pracowni w całej Unii Europejskiej naukowych oraz wprowadzenie karty naukowej 2. Koordynowanie sposobów przeciwdziałania użytkownika archiwów w pa ństwach kradzie ży dokumentów archiwalnych członkowskich Unii Europejskiej i w całej Europie. 4. Zbadanie mo żliwo ści utworzenia wirtualnej

210

pracowni naukowej (zob. równie ż rozdział 2b). 5. Zintensyfikowanie wykorzystania zasobów archiwalnych dost ępnych zarówno na miejscu, jak i on-line w celach edukacyjnych. 6. Uwzgl ędniaj ąc rozwój planu działania dotycz ącego skoordynowanych sposobów przeciwdziałania kradzie ży dokumentów archiwalnych oceniono, że na ten cel nale ży przeznaczy ć kwot ę 30 tys. euro (wyspecjalizowana kadra przez rok). 2f. Warto ściowanie 1. Zorganizowanie wizyt maj ących na celu ocen ę 4. Zbadanie mo żliwo ści rozwoju narodowych i/lub i selekcja i okresow ą wymian ę informacji w kwestii europejskich wymogów wzorcowych (= wzoru dokumentów warto ściowania i selekcji dokumentacji mi ędzy proceduralnego) warto ściowania i selekcji zainteresowanymi słu żbami archiwalnymi dokumentów. pa ństw członkowskich Unii Europejskiej i instytucji unijnych, zwłaszcza z uwzgl ędnieniem dokumentacji unijnej. 2. Przeprowadzenie multidyscyplinarnych bada ń nad warto ściowaniem i selekcj ą dokumentacji w ró żnych krajach Unii Europejskiej. 3. Upowszechnianie wiedzy specjalistycznej na temat dokumentowania decyzji dotycz ących warto ściowania na poziomie krajowym i europejskim (np. za po średnictwem European Archive News , seria wydawnicza INSAR). 2g. Zarz ądzanie 1. Wspieranie współpracy europejskiej w zakresie 4. Zbadanie, jak tworzenie profesjonalnej sieci w dokumentacj ą zarz ądzania dokumentacj ą i archiwami, zakresie zarz ądzania dokumentacj ą i i archiwami szczególnie inicjatyw DLM-Forum (zob. archiwami mo że by ć systematycznie rozdział 5b). rozwijane. 2. Promowanie szkole ń na temat zarz ądzania dokumentacj ą i archiwami dla administracji i użytkowników ze szczególnym uw ęgl ę- dnieniem cyklu życiowego dokumentu. 3. Proponowanie kroków wspieraj ących lepsze poznanie ró żnych tradycji administracyjnych w Europie. 3a. Rola archiwisty 1. Promowanie zasady, zgodnie z któr ą w XXI w. 5. Wzmocnienie roli odgrywanej przez jako stra żnika archiwista powinien zajmowa ć si ę całym archiwistów w skali ogólnoeuropejskiej we pami ęci kontinuum cyklu życiowego dokumentu. współpracy z innymi dyscyplinami w całej społecze ństwa 2. Organizowanie wizyt badawczych i/lub szkole ń Europie, tak że z ekspertami technologii ITC i dla archiwistów w pa ństwach członkowskich innymi specjalistami w dziedzinie informatyki. Unii Europejskiej i instytucjach unijnych. 3. Dalsze kształtowanie roli archiwisty jako stra żnika pami ęci społecze ństwa, zgodnie z etyk ą zawodow ą, we wszystkich pa ństwach członkowskich i instytucjach UE. 4. Wspieranie działa ń, które zwi ększ ą dost ęp do pami ęci zbiorowej społecze ństw europejskich. 3b. Archiwista jako 1. Zorganizowanie wizyt studialnych i/lub pomocy 3. Zbadanie, w jaki sposób zawód archiwisty dostarczyciel finansowej na szkolenia zawodowe mo że przyczyni ć si ę do umocnienia praw autentycznych archiwistów w pa ństwach członkowskich i społecznych, ekonomicznych i praw człowieka informacji instytucjach Unii Europejskiej. w całej Unii Europejskiej. i jego stosunki ze 2. Zach ęcanie do wymiany profesjonalnych społecze ństwem: informacji i kompetencji przez konferencje, promowanie seminaria i spotkania na temat demokracji, odpowiedzialno ści i dobrego rz ądu. odpowiedzialności i dobrego rz ądu 3c. Szkolenie 1. Organizacja szkolenia archiwalnego i 5. Zbadanie mo żliwo ści utworzenia europejskiego archiwistów z rozpowszechnianie wiedzy o archiwach w śród centrum ustawicznego doskonalenia naciskiem na osób podejmuj ących decyzje administracyjne i kwalifikacji archiwalnych, podlegaj ącego przyszłe zadania innych kadr kierowniczych. proponowanemu Komitetowi Archiwistów 2. Opracowanie podstawowych schematów Pa ństw Członkowskich i Instytucji UE. kompetencji archiwalnych w XXI w. oraz 6. Wspieranie mobilno ści archiwistów w zbadanie mo żliwo ści ustanowienia granicach Unii Europejskiej europejskiego modelu kompetencji w tej dziedzinie. 3. Organizacja szkole ń dla archiwistów zgodnie z

211

działaniami priorytetowymi okre ślonymi w Zaleceniach wykonawczych i innych rozdziałach niniejszego Raportu . 4. Organizacja konferencji europejskich, seminariów i spotka ń w celu rozpowszechniania dost ępnej wiedzy na temat kompetencji, najlepszych praktyk oraz innych do świadcze ń zawodowych we wszystkich pa ństwach członkowskich i instytucjach UE. 3d. Uznanie 1. Organizacja projektu maj ącego na celu 4. Sformułowanie wspólnych kryteriów i dyplomów studiów zebranie aktualnych informacji o dokumentach wymogów wobec dyplomów archiwistów lub w dziedzinie i kwalifikacjach w zarz ądzaniu dokumentacj ą i kwalifikacji równorz ędnych w Europie. archiwistyki w archiwami obowi ązuj ących w pa ństwach 5. Zbadanie mo żliwo ści rozwoju kariery Europie członkowskich UE, w tym w szczególno ści zawodowej archiwistów przez stałe nast ępuj ących danych: poziom oferowanych doskonalenie zawodowe i zdobywanie kwalifikacji (licencjat, magisterium), kryteria dodatkowych kwalifikacji potwierdzonych przyjmowania na kursy, czas ich trwania, certyfikatem. program i główne moduły w programach nauczania z zakresu zarz ądzania dokumentacj ą i archiwami, a tak że ró żni organizatorzy kursów. 2. Przeprowadzenie analizy istniej ących programów ustawicznego doskonalenia zawodowego dla archiwistów z pa ństw członkowskich UE. Analiza powinna tak że dostarczy ć informacji o istniej ących procedurach certyfikacji i akredytacji, a tak że o tym, w jaki sposób s ą one organizowane i oceniane. 3. Porównanie uznawania dyplomów archiwistów z uznaniem dyplomów innych zawodów w Europie. 4a. Środki 1. Wprowadzanie w życie Deklaracji 25 państw o 4. Utworzenie Grup Szybkiego Reagowania w zapobiegania sposobach zapobiegania zniszczeniom w celu oceny zniszcze ń i podejmowania innych zniszczeniom w archiwch w Europie, uzgodnionej w czasie odpowiednich kroków. archiwach, spotkania szefów archiwów narodowych 5. Zbadanie mo żliwo ści zorganizowania powstałym na (archiwistów narodowych) w Atenach w centralnych laboratoriów interwencyjnych skutek kl ęsk czerwcu 2003 r. działaj ących ponadgranicznie w sytuacjach żywiołowych i 2. Ulepszenie środków koordynacji i wymiany kryzysowych, które zagra żaj ą zniszczeniem innych katastrof wiedzy specjalistycznej w celu opracowania dokumentów i archiwów, takich jak powodzie, Europejskiego Programu Ochrony i po żary, ataki terrorystyczne, katastrofy Ratownictwa dla Archiwów dotycz ącego wojenne, zagro żenie bezpiecze ństwa i inne zapobiegania zniszczeniom dokumentów i typy ryzyka. archiwów oraz ich konserwacji w Europie (por. Rezolucja Rady z 6 maja 2003 r., punkt 8c.2). 3. Wykonanie zwi ęzłego opisu tego Europejskiego Programu Ochrony i Ratownictwa dla Archiwów oraz sporz ądzenie odpowiedniego planu działania, w tym okre ślenie zapotrzebowania na wyspecjalizowany personel, warsztaty techniczne i specjalistyczny sprz ęt. Przybli żone koszty wynios ą ok. 2,8 mln euro w okresie trzech lat. 4b. Ochrona 1. Usprawnienie koordynacji działa ń i wymiany 3. Rozwój modelowego planu działania w i konserwacja do świadcze ń w celu uruchomienia sytuacjach kryzysowych: zbadanie mo żliwo ści dokumentacji Europejskiego Programu Ochrony i utworzenia specjalistycznych centralnych i archiwów Ratownictwa dla Archiwów, ze szczególnym laboratoriów interwencyjnych działaj ących uwzgl ędnieniem konserwacji zespołów ponad granicami w sytuacjach kryzysowych, archiwalnych i dokumentów zniszczonych w zagra żaj ących zniszczeniem archiwów, takich Europie (por. Rezolucj ę Rady z 6 maja 2003 r., jak powodzie, po żary, ataki terrorystyczne, punkt 8c.2) (zob. rozdział 4a). katastrofy wojenne, zagro żenie 2. Opracowanie wspólnego zestawu standardów i bezpiecze ństwa i inne ryzyko; uwzgl ędnienie zalece ń dla budynków archiwalnych, ze potrzeby powołania Grup Szybkiego szczególnym uwzgl ędnieniem potrzeby Reagowania do oceny skali zniszcze ń i zapewnienia autentyczno ści, przechowywania podejmowania innych odpowiednich działa ń. w długim czasie oraz dost ępno ści 4. Przeprowadzenie analizy wpływu zmian dokumentacji elektronicznej i materiałów klimatycznych na przechowywanie archiwalnych (zob. równie ż rozdziały 4c, 5a i dokumentacji i materiałów archiwalnych w 5b). Europie. 5. Przeprowadzenie analizy metod konserwacji

212

zniszczonej dokumentacji i materiałów archiwalnych sporz ądzonych na no śnikach papierowych, elektronicznych i multimedialnych. 6. Zbadanie specjalnych sposobów zabezpieczania przechowywanej dokumentacji i materiałów archiwalnych (zob. równie ż rozdział 4c). 4c. Budynki do 1. Utworzenie interdyscyplinarnej Grupy 3. Zbadanie, w jaki sposób te nowe standardy i celów archiwalnych: Roboczej zło żonej z archiwistów, architektów, wymagania nale ży zastosowa ć do standardy i in żynierów i geologów, której zadaniem będzie unowocze śniania istniej ących budynków wymagania na opracowanie i rozbudowanie standardów i archiwalnych i innych miejsc przechowywania poziomie krajowym i wymaga ń dotyczących wznoszenia budynków archiwaliów w budynkach rz ądowych. europejskim nowego typu do celów archiwalnych. Grupa 4. Zapewnienie regularnych danych i raportów z Robocza powinna odby ć ok. osiem spotka ń, post ępów prac Grupy Roboczej oraz aby opracowa ć standardy i typowy/modułowy proponowanego oficjalnego europejskiego plan wymaga ń dla nowych budynków Komitetu Archiwistów Pa ństw Członkowskich i archiwalnych. Szczegółowy plan jest w Instytucji UE. przygotowaniu. 5. Publikacja standardów i wykazu wymaga ń dla 2. Opracowanie procedur reguluj ących nowych budynków archiwalnych (tytuł roboczy: zastosowanie tych standardów i wymaga ń na DUCHEIN 2) w oficjalnych j ęzykach Unii szczeblu krajowym i europejskim, Europejskiej. obejmuj ących zabezpieczenia i ochron ę przed powodziami, trz ęsieniami ziemi, atakami terrorystycznymi, wojnami i innymi czynnikami destrukcyjnymi (por. Rezolucj ę Rady z 6 maja 2003 r., punkt 8c.1). 5a. Autentyczno ść 1. Utworzenie Grupy Roboczej ds. 6. Opracowanie modeli i wytycznych i przechowywanie autentyczno ści i przechowywania w długim proceduralnych dotycz ących przesyłania w długim czasie czasie dokumentów i archiwów dokumentów i archiwów elektronicznych. dokumentów i elektronicznych. 7. Zapewnienie, że Grupa Robocza DLM ds. archiwów 2. Opracowanie dalszych procedur koniecznych rozwoju nowych technologii i ich zastosowania elektronicznych do kontroli autentyczno ści, w tym w zarz ądzaniu dokumentami i archiwami wiarygodno ści prawnej, dokumentów w przekazywa ć b ędzie regularnie informacje i pa ństwach członkowskich i instytucjach UE. raporty z post ępów prac na r ęce planowanego 3. Koordynacja działa ń priorytetowych z DLM oficjalnego Komitetu Archiwistów Pa ństw oraz przedstawienie problemu Członkowskich i Instytucji UE. przechowywania w długim czasie dokumentów i archiwów elektronicznych jako odr ębnego tematu podczas DLM-Forum w Budapeszcie w 2005 r. 4. Przeprowadzenie analizy zastosowania podpisu elektronicznego i innych, równorz ędnych środków w pa ństwach członkowskich UE. 5. Opracowanie spójnego planu, w tym konkretnych działa ń, zgodnie z powy ższymi punktami (1–4). 5b. Współpraca 1. Koordynacja działa ń priorytetowych DLM- 5. Analiza procedur certyfikacyjnych projektu interdyscyplinarna Forum ( Document Lifecycle Management MoReq, przy jednoczesnej wymianie w dziedzinie [Zarz ądzanie Cyklem Życiowym Dokumentu]), profesjonalnych do świadcze ń, najlepszych dokumentów i a w szczególno ści dalszy rozwój projektu praktyk i edukacji; działanie w dziedzinie archiwów MoReq ( Model Requirements [Wymogi długoterminowego przechowywania i kwestii elektronicznych: Wzorcowe]), w tym dodanie wymogów non- prawnych; ustalenie priorytetów i celów DLM-Forum, normy, functional , przegl ądu zawarto ści metadanych finansowania DLM-Forum. najlepsze praktyki oraz wspieranie i upowszechnienie nowej 6. Wspieranie DLM-Forum i DLM Sieci EEIG wersji raportu MoReq w oficjalnych j ęzykach (European Economic Interest Group Unii Europejskiej. [Europejska Grupa Interesu Ekonomicznego]) 2. Przygotowanie i organizacja przyszłych oraz dostarczanie regularnych informacji spotka ń i seminariów DLM-Forum. planowanemu oficjalnemu Komitetowi 3. Zaplanowanie i organizacja nast ępnej Archiwistów Pa ństw Członkowskich i Instytucji konferencji DLM-Forum w sprawie UE. dokumentów i archiwów elektronicznych w Budapeszcie (lub innym miejscu) jesieni ą 2005 r. 4. Opracowanie zwi ęzłego opisu planu działania Europejskiej Sieci DLM na lata 2005–2007, w tym konkretnych działa ń wymienionych w punktach 1–3 (przybli żone koszty: 330 tys. euro przez trzy lata), w celu dalszego

213

promowania współpracy interdyscyplinarnej w dziedzinie dokumentów i archiwów elektronicznych w Europie. Cz ęść 6. Plan 1. Sporz ądzenie projektu programu 3. Upowszechnianie wiedzy o innych działania e-Europy udost ępniania wizerunków wa żnych powi ązanych działaniach w tej dziedzinie, i powi ązane dokumentów historycznych i archiwów takich jak projekty MINERVA i ERPANET, działania na historycznych ka żdego z pa ństw wśród słu żb archiwalnych pa ństw szczeblu członkowskich i instytucji UE jako zasobów członkowskich UE, a żeby mogły one europejskim cyfrowych w ramach europejskiego portalu uwzgl ędni ć w pełni t ę działalno ść przy internetowego archiwów w Europie, zgodnie z planowaniu przyszłych projektów Zasadami z Lund (zob. rozdział 2d). digitalizacyjnych. 2. Promowanie rozwoju ponadgranicznych 4. Wspieranie słu żb archiwalnych w całej Unii projektów digitalizacyjnych słu żb archiwalnych Europejskiej oraz ich odpowiedniego wkładu w pa ństw członkowskich i instytucji UE. opracowanie i wykonanie przyszłych planów działania e-Europy i podobnych programów. Cz ęść 7. Archiwa 1. Podj ęcie działa ń zgodnych z Rezolucj ą Rady z 3. Promowanie wspólnych standardów i audiowizualne 24 listopada 2003 r. (OJ EU C 295/5, 5 XII najlepszych praktyk dla migracji istniej ących 2003) o egzemplarzu obowi ązkowym dzieł materiałów audiowizualnych na nowoczesne kinematograficznych w Unii Europejskiej. formaty cyfrowe. 2. Ustalenie kryteriów opisu i przechowywania 4. Opracowanie wspólnych standardów dla baz nagra ń audiowizualnych w archiwach danych archiwów filmowych w celu europejskich. umo żliwienia ich współpracy.

214

Aneks 4.

Wykaz skrótów

AER Archivos Españoles en Red (Archiwa Hiszpa ńskie w Sieci)

BS British Standard (Standard Brytyjski)

CHIM Computer and Human Integrated Manufacturing (Produkcja Człowiek Plus Komputer) DLM Document Lifecycle Management (Zarz ądzanie Cyklem Życia Dokumentu)

EAC Encoded Archival Context (Kodowany Kontekst Archiwalny)

EAD Encoded Archival Description (Kodowany Opis Archiwalny)

EBNA European Board of National Archives (Europejska Rada Archiwów Pa ństwowych) e-domec Electronic archiving and Document Management in the Commission (Archiwizacja Elektroniczna i Zarz ądzanie Dokumentami w Komisji) EU European Union (Unia Europejska)

EUAN European Union Archive Network (Sie ć Archiwów Unii Europejskiej)

FIAF Fédération Internationale des Archives du Film (Mi ędzynarodowa Federacja Archiwów Filmowych) ICA International Council on Archives (Mi ędzynarodowa Rada Archiwów)

ICA/SPA Section for Professional Records Management and Archival Associations within the International Council on Archives (Sekcja Profesjonalnego Zarz ądzania Aktami i Stowarzysze ń Archiwalnych w ramach Mi ędzynarodowej Rady Archiwów) ICA-CDS International Council on Archives — Committee on Descripte Standards (Komitet ds, Standardów Opisu w ramach ICA) INSAR Information Summary on Archives (Streszczenie Informacyjne o Archiwach)

ISAAR (CPF) International Standard on Archival Authority Records (Corporations, Persons, Families) (Mi ędzynarodowy Standard Archiwalnych Danych Wzorcowych (Przedsi ębiorstwa, Osoby, Rodziny) ISAD(G) International Standard on Archival Description (General) (Mi ędzynarodowy Standard Opisu Archiwalnego (Ogólny)) ISO International Standard Organization (Mi ędzynarodowa Organizacja Standaryzacyjna) IT Information Technologies (Technologie Informacyjne)

LEAF Linking and Exploring Authority Files (Ł ączenie i Stosowanie Plików Wzorcowych) MARC Machine-Readable Cataloguing (Katalogowanie Maszynoczytane)

MoReq Model Requirements for electronic documents and Archives management (Wymogi Wzorcowe dla zarz ądzania dokumentami i archiwami elektronicznymi) NAD National Archival Database (Baza Danych Archiwów Pa ństwowych)

NRA UK National Register of Archives (Narodowy Rejestr Archiwów Wielkiej Brytanii) OAI Open Archiwa Initiative (Otwarta Inicjatywa Archiwalna)

215

OAI-PMH Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (Protokół Zbierania Metadanych Otwartej Inicjatywy Archiwalnej) PDF Portable Document Format (Przeno śny Format Dokumentu)

SCAN Scottish Archive Network (Szkocka Sie ć Archiwów)

SLAIS School of Library, Archiwa and Information Studies (Szkoła Bibliotekoznawstwa, Archiwistyki i Informatyki) TEI Text Encoding Initiative (Inicjatywa Kodowania Tekstu)

WAP Wireless Application Protocol (Protokół Aplikacji Bezprzewodowej)

XML Extensible Markup Language (Rozszerzalny J ęzyk Znaczników)

216