MØTEINNKALLING

Utvalg: Kommunestyret

Møtested: - Lyngdal kulturhus, store kinosal

Dato: 04.02.2021

Tidspunkt: 17:00

Forfall meldes til politisk sekretariat på epost [email protected] eller telefon 960 93 458. Varamenn møter kun ved spesiell innkalling.

Tilleggsinformasjon:

Møtet overføres via Lyngdal kommunes Nett-TV.

Ved starten av møtet blir det orienteringer om:

Kommuneplanens arealdel

Status investeringprosjekter

Oppfølging av budsjett 2021 – administrativ organisering

Gruppemøter mandag 1.februar: Kristelig Folkeparti - kl. 19.30: Kommunestyresalen på Konsmo / evt. via TEAMS Arbeiderpartiet - kl. 18.00: Via TEAMS Fremskrittspartiet – kl 18.00: Lyngdal rådhus, kantine/rådhuskjelleren / evt. via TEAMS Høyre - kl 18.30: Lyngdal rådhus, kommunestyresal / evt. via TEAMS Senterpartiet - kl. 19.00: Q43, Industriveien 8, Lyngdal / evt. via TEAMS Venstre - kl. 18.30: Q43, Industriveien 8, Lyngdal evt. via TEAMS Rødt - kl. 18.00: Lyngdal rådhus, møterom Servicekontor/Litago / evt. via TEAMS

1

Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur

2

2 Saksliste

UOFF Utvalgssaksnr. Tittel (Lukket) PS 1/2021 Godkjenning av innkalling og saksliste RS 1/2021 Orientering/Eventuelt PS 2/2021 Innbyggerinitiativ - endring av §9 i vedtekter for kommunale barnehager PS 3/2021 Vurdering av retningslinjer for støtte til lag og foreninger - mindretallsanke PS 4/2021 innkjøpsreglement for Lyngdal kommune PS 5/2021 Økonomi- og finansreglement PS 6/2021 Eierskapsmelding for Lyngdal kommune PS 7/2021 Revidering av folkevalgtes reglement for saksbehandling PS 8/2021 Søknad om midlertidig fritak for politiske verv FO 1/2021 Interpellasjon fra Venstre - Bekjempe barnefattigdom i Lyngdal kommune

3 PS 1/2021 Godkjenning av innkalling og saksliste RS 1/2021 Orientering/Eventuelt

4 SAKSFRAMLEGG

Arkivreferanse: 2020/6526-3 Arkivkode: A10 Saksbehandler: Bente Ingebretsen Adm.enhet: Barnehager Dato: 12.01.2021

Utvalg Møtedato Saksnummer

Kommunestyret 04.02.2021 2/2021

Innbyggerinitiativ - endring av §9 i vedtekter for kommunale barnehager

Kommunedirektørens anbefaling:

 Tilbud om 4- dagers plass gis i de barnehager som sokner til skoler med 4- dagers uke. Pr dd gjelder dette Byremo og Konsmo barnehage  Endringen innarbeides i §9 i vedtekter for kommunale barnehager i Lyngdal kommune

Bakgrunn for saken: I forbindelse med kommunesammenslåing ble det i Utvalg for barn og oppvekst politisk vedtatt nye vedtekter for kommunale barnehager i Lyngdal kommune gjeldende fra 23.01.20. Vedtektenes §9 om oppholdstid sier at Lyngdal kommune skal tilby 3- og 5- dagers plass. Barneskolene på Konsmo og Byremo barnehage har 4 dagers skole for klassetrinnene 1.-2. på Konsmo og 1.-3. på Byremo.

Foreldrerepresentanter i Byremo barnehage igangsatte høsten 2020 en underskriftskampanje i forbindelse med at tilbud om 4- dagers plass var blitt tatt bort i de nye vedtektene. Formålet med underskriftskampanjen var å få saken om 4- dagers plass til behandling i kommunestyret, og kommunen har i den forbindelse mottatt brev fra foreldregruppen. Underskriftskampanjen samlet inn 252 underskrifter, noe som utgjør over 2% av Lyngdal kommunes befolkning. Underskriftene er vedlagt brev som ble sendt til kommunen (se vedlegg). Kommuneloven §12-1 inneholder bestemmelser om innbyggerforslag.

5

§ 12-1.Innbyggerforslag Innbyggerne i kommunen eller fylkeskommunen kan fremme forslag som gjelder kommunens eller fylkeskommunenes virksomhet. Kommunestyret eller fylkestinget plikter selv å ta stilling til forslaget hvis minst to prosent av innbyggerne står bak det. Likevel er 300 underskrifter i kommunen eller 500 i fylket alltid tilstrekkelig. Kommunestyret eller fylkestinget skal selv ta stilling til om det aktuelle forslaget gjelder kommunens eller fylkeskommunens virksomhet.

Kommunestyret eller fylkestinget skal selv ta stilling til forslaget senest seks måneder etter at det er fremmet. Denne tidsfristen gjelder ikke hvis forslaget blir henvist til behandling i forbindelse med en pågående plansak etter plan- og bygningsloven. Forslagsstillerne skal informeres om vedtak som treffes, og om tiltak som gjennomføres som følge av forslaget.

I samme valgperiode kan det ikke fremmes forslag med samme innhold som et tidligere innbyggerforslag. Det kan heller ikke fremmes innbyggerforslag med samme innhold som en sak som er behandlet av kommunestyret eller fylkestinget i løpet av valgperioden. Kommunestyret eller fylkestinget skal selv ta stilling til om et forslag kan fremmes.

Et forslag som er fremmet etter reglene i denne paragrafen, og som blir nedstemt i kommunestyret eller fylkestinget, kan bare påklages dersom forvaltningsloven eller annen lov gir klagerett.

Betingelsene i §12-1 ansees oppfylt og med hjemmel i kommuneloven § 12-1 fremmes saken for kommunestyret.

Vurdering: Tidligere Lyngdal kommune hadde tilbud om 3- og 5- dagers plass, mens tidligere Audnedal kommune hadde tilbud om 3-, 4- og 5- dagers plass i barnehagene. Da vedtekter i forbindelse med kommunesammenslåingen ble utarbeidet ble det lagt vekt på et likt tilbud i alle de fire kommunale barnehagene i kommunen. I tillegg ble det presisert at 4- dagers tilbud vil medføre økte kostnader. Av disse årsaker ble det foreslått og vedtatt at barnehagene skal tilby 3- og 5- dagers plass.

I forbindelse med innbyggerinitiativet har kommunedirektøren foretatt en ny vurdering av plasstilbudet i barnehagene basert på tre punkter: - Pedagogisk - Brukerperspektiv - Økonomi

Pedagogisk: For det pedagogiske arbeid og kvalitet i barnehagen har det ingen betydning om barnehagene tilbyr 4- dagers plass eller ikke.

2

6

Brukerperspektiv: I prosessen med utarbeidelse av vedtekter for den nye kommunen ble forslag sendt på høring til samarbeidsutvalget i alle de fire kommunale barnehagene. Fattet i korthet ble følgende høringssvar mottatt ang §9 om oppholdstid: Nygård og Lyngtua barnehage: - ingen innspill Byremo og Konsmo barnehage: vil beholde 4- dagers plass med følgende begrunnelse: - Valgfrihet for foreldre - Skolestruktur; beholde 4- dagers tilbud så lenge skolen har 4 dagers uke - Økonomi; forskjell i betaling for et 4- og 5- dagers tilbud - Ikke pålegge foreldre mer enn hva de har behov for - Flere barn benytter seg av tilbudet

Det en ser ut i fra tidligere høringssvar er at det er barnehagene (Konsmo og Byremo) som sokner til 4- dagers skole som uttrykker ønsket og behovet for et 4- dagers tilbud. Det er også disse barnehagene som hadde dette tilbud før kommunesammenslåingen.

Begrunnelsene som kommer fra innbyggerinitiativet handler om valgfrihet, verdivalg, familiers økonomi, likestilling og forutsigbarhet for ansatte i barnehagen (se vedlegg) Reelle begrunnelser for de det gjelder.

Det er flere hensyn som skal tas i utarbeidelse av vedtekter for barnehagene, brukerperspektiv er ett av dem. Kommunedirektøren vurderer det som mer brukervennlig å tilby 4- dagers plass i barnehagene når skolene har 4- dagers uke. Dette gjelder Konsmo og Byremo barnehage. Lyngtua og Nygård barnehage sokner til skoler som har 5- dagers uke.

Økonomi: Å innføre 4- dagers plass i alle de fire kommunale barnehagene vil kunne ha en årlig kostnad på ca 400.000 grunnet økt pedagogtetthet i Lyngtua og Nygård barnehage. Med tilbud om 4- dagers plass i disse to barnehagene er det realistisk å anta at noen av dem som har 5- dagers plass i dag hadde valgt 4 dager. Det ville frigjort plasser til andre barn som betyr at antall barn i barnehagen hadde økt, men ikke antall plasser. Pedagognormen regnes ut i fra antall barn.

Byremo og Konsmo barnehage har i dag barn med 3-, 4- og 5- dagers tilbud da barna som allerede hadde 4 dager fikk beholde det da nye vedtekter ble vedtatt. Argumentasjon om kostnader for økt pedagogtetthet ved 4- dagers plass er ikke blitt brukt for disse to barnehagene. Det fordi disse to barnehagene må/bør tilby plass til alle barna som søker ved hovedopptaket da det ikke finnes alternative barnehager i nordre del av kommunen. Om det søkes 3-, 4-, eller 5- dagers plass, så er antall barn som søker det samme. Og det er antall barn som bestemmer pedagogtettheten, ikke antall plasser.

3

7 Det er «slakk» som kan være det som gjør driften kostbar ved flere deltidsplasser i disse to barnehagene. Opptaket høsten 2020 ble derimot styrt slik at barnehagene driver med minimal «slakk», og har i dag en effektiv drift. Med «slakk» menes ledig kapasitet enkelte dager som en ikke får fylt opp.

Kommunedirektøren vurderer det slik at å innføre 4- dagers tilbud i alle de fire kommunale barnehagene høyst sannsynlig vil medføre økte kostnader grunnet pedagognormen. Å innføre 4- dagers tilbud i kun Konsmo og Byremo barnehage vil ikke medføre økte kostnader. Driften vil være slik den er pr d.d. Alle barn som søker disse to barnehagene ved hovedopptaket får plass. Og det er som nevnt antall barn, ikke antall plasser som styrer pedagogtettheten. Det må også nevnes at det ikke vil medføre lavere kostnader når 4- dagers plassene som i dag er i disse to barnehagen dør ut av seg selv ved at barna begynner på skolen.

Konklusjon: Pedagogisk: For det pedagogiske arbeid og kvalitet i barnehagen har det ingen betydning om barnehagene tilbyr 4- dagers plass eller ikke.

Brukerperspektiv: Kommunedirektøren deler synet som kommer frem i tidligere høringssvar fra barnehagenes samarbeidsutvalg, og vurderer det som mer brukervennlig å tilby 4- dagers plass i barnehagene når skolene har 4- dagers uke. Dette gjelder Konsmo og Byremo barnehage. Lyngtua og Nygård barnehage sokner til skoler som har 5- dagers uke. I og med at skolene i kommunen fortsatt har ulik skoleuke foreslår kommunedirektøren nå at en også bør kunne differensiere tilbudet i barnehagene. Det gjøres ved at de barnehager som sokner til skoler med 4 - dagers uke skal ha mulighet for tilbud om 4- dagers plass.

Økonomi: Kommunedirektøren vurderer det slik at å innføre 4- dagers tilbud i alle de fire kommunale barnehagene høyst sannsynlig vil medføre økte kostnader på ca 400.000,- grunnet økt pedagogtetthet i Lyngtua og Nygård barnehage. Å innføre 4- dagers tilbud i kun Konsmo og Byremo barnehage vil ikke medføre økte kostnader. Praksisen vil da være slik den er pr d.d. Alle som søker disse to barnehagene ved hovedopptaket får plasstilbud, og det er her ikke plasstypen som avgjør pedagogtettheten, men kun antall søkere/barn.

Vedlegg: 1 Ønske om 4-dagers tilbud tilbake i barnehagene i Lyngdal kommune 2 Begrunnelser for at 3- og 4-dagers tilbud er attraktive og nødvendige tilbud 3 Oversikt bemanning 4 Liste over signaturer

4

8 5

9 Moåi'm"? zo/MD 13am znzn å I Cecilie Jansen Bransdal @ ,g{;;;;35,gE ä Butveitsveien 111 4528 Kollungtveit Byremo, 07.10.2020 Tlf: 41664811 E-post: 9 311: 211:»: 3:: gigg: Lii

]an Kristensen Ordfører i Lyngdal kommune Lyngdal rådhus Postboks 353, 4577 Lyngdal

Ønske om 4-dagers tilbud tilbake i barnehagene i Lyngdal kommune

I gamle Audnedal kommune har vi frem til sommeren 2020 hatt tilbud om 3, 4 og 5 dager i barnehagene. Fra og med høsten 2020 ble 4-dagers tilbudet tatt bort. Vi ønsker at dette skal bli tatt opp i kommunestyret til en ny vurdering, og ikke bare i utvalget slik det er blitt til nå.

Det burde være opp til hver enkelt familie å bestemme om de vil ha barna 3, 4 eller 5 dager i barnehagen. Dette handler om verdivalg og muligheten til å velge det som passer best for egne barn og egen familie. Det er viktig å presisere at vi ikke ønsker at 3—dagers tilbudet blir byttet ut med 4-dagers tilbud, men at det er et behov for å ha tilbudet om både 3, 4 og 5 dager.

50% av brukerne i Konsmo og Byremo barnehage benytter seg av deltidsplass i dag. 3- dagers tilbudet benyttes per i dag av 12%, og 4-dagers tilbudet benyttes av så mange som 32% i barnehagene på Konsmo og Byremo. For nye barn har det ikke vært mulig å søke om 4-dagers tilbud, så dette tallet kunne potensielt vært høyere. Vi vet allerede om noen som har valgt å ha barnet i barnehagen på Bjelland (nabokommunen) i stedet for på Byremo, for å kunne benytte seg av 4-dagers barnehage. Det er mange ulike og individuelle årsaker til at deltidsplass i barnehage velges, se vedlegg 1. Og det er, som tallene viser, av stor interesse og et stort behov for å ha disse ulike tilbudene.

Alternativet nå, med 3 eller 5 dager, vil medføre at de som ønsker å ha barneti barnehagen 4 dager vil måtte betale for 5 dager. Dette er selvsagt ikke en løsning som er ønskelig eller mulig for alle og det rammer barnefamiliers privatøkonomi. Dette vil også skape uforutsigbarhet for barnehagene ved at det da ikke nødvendigvis er faste dager barna kommer og ikke kommer.

Det andre alternativet for de som ønsker deltid i barnehagen er å gå ned til 3—dager. Det vil ikke medføre færre deltidsplasser, hvis alle med 4-dagers plass velger denne løsningen. Med tanke på ny pedagognorm vil det være dyrere med 3-dagers plass kontra 4 dager da det vil kreve samme antall pedagogstillinger (illustreres i vedlegg 2). Det vil i så tilfellet være økonomisk gunstig om 4-dagers tilbudet gjeninnføres på lik linje med 3—dagers tilbudet.

10 Kommuneøkonomi er som vi leser referat fra møte i utvalg for barn og oppvekst største begrunnelse for endringen som er gjort. Vi stiller dog spørsmål med denne begrunnelsen jfr overstående avsnitt. I tillegg vil de økonomiske konsekvensene være spekulative da man ikke vet utfallet av å fjerne 4-dagers tilbudet, og det er synd at dette skal være den mest tungtveiende grunnen til endring. Hva med å slå et slag for gode tilbud i kommunen, likestilling, valgfrihet og familieverdier, og faktisk verdsette den tiden foreldre ønsker å bruke med barna sine.

Vi ber deg om å ta saken opp i kommunestyret. Vedlagt ligger underskriftskampanje med 252 underskrifter (over 2 % av Lyngdal kommunes befolkning] (vedlegg 3). Vedlagt ligger også begrunnelser for at 3- og 4-dagers tilbud er attraktive og nødvendige tilbud (vedlegg 1) og oversikt over bemanning av pedagogisk ledere med 3, 4 og 5 dagers tilbud (vedlegg 2).

Vennlig hilsen Foreldrerepresentantene i Byremo barnehage; Lene Finseth Lislevand, Anvor Tveiten, Erik Haugen og Cecilie Jansen Bransdal (tidligere foreldrerepresentant)

3 vedlegg

11 Vedlegg 1:

Begrunnelser for at 3- og 4-dagers tilbud er attraktive og nødvendige tilbud:

Et verdivalg med ønske om å kunne ha barna hjemme noen dager i uka. Ikke alle ønsker å jobbe fulltid, men ønsker å prioritere tid med familien. Det burde legges til rette for at det kan være et like naturlig valg som det er for noen å jobbe fulltid. Tilbudene i kommunen burde legge opp til frihet til å velge, samtidig som man betaler for det man bruker av tilbud.

For noen barn er det godt å få en rolig dag/ avbrekk hjemme i en hektisk hverdag. Det vil variere fra familie til familie, og fra barn til barn om 3, 4 eller 5 dager i barnehage er det beste. Mange av oss som bor på bygda har lang kjørevei til jobb og det kan bli ekstra lange dager for barna de dagene de går i barnehagen og da er det ekstra viktig og ha muligheten til å kunne velge mellom 3, 4 eller 5 dager.

B-dagers tilbudet er viktig å beholde blant annet fordi dette er eneste alternativet som gir muligheten til å ha barna noen dager i barnehagen og samtidig ha de et par dager hjemme med redusert kontantstøtte.

3—dagers tilbudet vil for flere være et foretrukket alternativ, spesielt for de aller minste barna.

De som er kommunalt ansatt har bare anledning til å få permisjon 20%. Hvis de skal ha 40%, må de si opp deler av stillingen sin. Dette samsvarer ikke med at det kun er mulighet for 3 og 5 dager i barnehagen.

Mange fedre har gradert foreldrepermisjon, samtidig som barnet har barnehageplass. Dette gir mulighet for å ha barnet hjemme en dag i uka i opp til 1,5 år. Dette samsvarer heller ikke med dagens tilbud for barnehageplass. Det vil være en unødvendig økonomisk kostnad for barnefamilier å måtte betale for et tilbud man ikke bruker, ved å måtte betale for 5 dager i opp til 1,5 år når man kun bruker 4 dager. En kostnad som øker jo flere barn det er snakk om.

Med tanke på likestilling vil man som arbeidstaker være mer attraktiv for mange arbeidsgivere ved å jobbe 80 % kontra 60 %. Ofte er det kvinnen som velger å være hjemme med barn. For å stimulere til at kvinner velger alternativer hvor de gjør seg selv attraktive på arbeidsmarkedet, er det viktig at tilbudet om barnehageplass bidrar til dette.

Med deltidsplasser er det faste dager barnet kommer og det skaper større forutsigbarhet for ansatte i barnehagen og man kan bemanne deretter. Dermed vil deltidsplasser være med å skape et godt arbeidsmiljø med forutsigbarhet for ansatte i barnehagene.

12

Vedlegg 2:

Dversikt bemmanning med barn søm går 3 dager

Antall Bam Mandag Tissdag Onsdag "Farsdag-; Fredag Antall dager äam går i äøpez av en uke" $. i å 3. 3 2 i i å 3 3 å %. i 3 4__,_23 E å Z 3 24 i "å i 3 Tami: anla?! barn 5 5 5 is

Bemanning P. Pl. På. 663% QL På PL P’; 503$’:?L PL På 513 % PL PL BOL? BOU 29% ?L DE 40% EBU Pl”. = Pedagdgisic, leder dg BOU = aame- ag wrigdamsarlzeider

Dversikt bemmanning med barn sum går å dager

Antall ham lvåarædfag Tlmdag Onsdag Ttzrsdag Fre-dag Antall dager ‘ham går å iåfspet av en uke i å i i 1 l”. 2 %. i i i £ 3 E i i i å -*’§,....23 f. å i l 43 Z4 i 3. 3. å å Temiz antatt barn 5 5 5 5 2:3

Bemanning PL PT; PT: FL 50% Øl. FL Få Få. 333% ?L Pi På BOL? BOU 49 % PLGG 45% BDO BØLE BOL? BOL? BOU 303% äDU PL = Pedagagisk leder GagBGU = Esme» ag ungdamserlseider l

Dwersifiatt hemmanning med barn sum går 5 dager

Antall Bam fatal-idag Timdag Qnsd-ag Tarsdag Fredag Antall dager man går i mpg: av en uke i i Z % å 3. 5 2 3. Z å å å 5 3 å E å Z i S =‘i$.....23 3. å 1 E. 1 5 24 å f. i i å 5 Tmlzilä antaål barn 5 S 5 5 5 25

Bemanning På PL PL På. PL äää P3. P3; På. På FL Fi. 135% F”. BOL? BEL? BEL? BOL? EsDL§ 303% BUL? BOU BOL? SOL? EDI} BSL? 295% BUL?

= Fedägögisk leder tg äGU = Barne» ag Låflgdämäärlläldef

Kommentar: 24 barn på en avdeling vil kreve like stor stillingsprosent med pedagogisk leder (200% stilling) uansett om de har 3-, 4- eller 5—dagerstilbud. Dermed burde 4—dagerstilbudet kunne gjeninnføres på lik linje som 3—dagerstilbudet.

13

.1L«I«55/.l\JLl

Ønsker 4-dagerstilbud tilbake i barnehagene i Lyngdal kommune

146 mennesker har signert dette oppropet.

# Navn City Comment Dato 1. Cecilie Sveindal 2020-05-18 Bransdal 2. Stine Konsmo, Lyngdal Jeg er helt enig med teksten ovenfor her. 2020-05-18 Vigmostad 3. Marianne Konsmo 2020-05-18 Lislevand 4. Caroline Byremo Jeg ønsker å ha barnet mitt hjemme 1 dag i 2020-05-18 Nagy uken. Jeg vil ha nærhet til barnet uten at det går på økonomien løs. Vi har råd til 1 dag hjemme, men ikke 2. 5. Eva Hagen- Konsmo 2020-05-18 Løland

6. Lene Byremo 2020-05-18 Lislevand Arnt Reidar Byremo i 2020-05-18 Synnøve KOLLUNGTVEIT Har ikke lenger små barn, men støtter absolutt 2020-05-18 abrahamsen dette forslaget! 9. Helene Sveindal 2020-05-18 Storhei 10. Anna Kollungtveit 2020-05-18 Bransdal 11. Tina Ågedal Konsmo 2020-05-18 12. Anja Olsen Konsmo 2020-05-18 13. Ina Vasland Byremo Urettferdig at en stor kommune skal 2020-05-18 bestemme hva faniiliene trenger av barnehage tilbud. 14. Siri Refsnes Byremo 2020-05-18 15. Martine Konsmo 2020-05-18 Nygård 16. Birgitte Lian Kollungtveit Ønsker muligheten til 4 dagers plass 2020-05-18 17. Nina Aalstad Byremo Jeg ønsker å ha tilbud om 4 dagers barnehage! 2020-05-18 Mitt barn skal begynne på Bjelland da Byremo har tatt vekk dette tilbudet

18. Lars Sveindal 2020-05-18 Christian Storhei 19. Nina lkdahl Byremo 2020-05-18 Tveite 20. Christine Byremo 2020-05-18 Nordstrørn

L.u..-...I/______-.-m..-” ., -1.l,.2 ,.- _A._._..__ mht.- ._L__l’1__ _L:A.:14 -.- 1 JKA/Gnå A DFI 1 f\ nnnn .Ll«I«&\./A4\.ILI

# Navn City Comment Dato 21. Anvor Byremo 2020-05-18 Tveiten 22. Trine Byremo J eg signerer fordi jeg synes vi som foreldre 2020-05-18 Salvigsen bør kunne ha denne valgfriheten. 23. Maren Byremo 2020-05-18 Vasland 24. Emms Byremo Alle har ulik økonomi å ulike behov 2020-05-18 Usland Vasland

25. Linn Sveindal 2020-05-18 charlotte Reigstad 26. Kjetil Byremo 2020-05-18 Vasland 27. Anne rakel Byremo 2020-05-18 Haaland 28. Malin Byremo 2020-05-18 Tj elland 29. Ole Lian Kollungtveit 2020-05-18 30. Margarita Byremo 2020—05—l 8 Homung 31. Liv Vasland Byremo Tror ikke så små barn har godt av å være i 2020-05-18 barnehage så mye som 5 dager i uka. Man må ha mulighet til å velge det man synes passer best for sine egne barn/ egen familie. 32. Vigdis Sveindal 2020-05-18 Koppen 33. Lise Kollungtveit 2020-05-18 Smedsland 34. Tonje Olsen Byremo 2020-05-18 35. Kurt Even Byremo 2020-05-18 Tveiten 36. Elise Ås Konsmo 2020-05-18 Andersen

37. Marita Bø Konsmo 2020-05-18 38. Siv Hilde Konsmo 2020-05-18 Nilsen 39. Karoline Konsmo 2020-05-18 Flottorp Håland 40. Målfrid Kollungtveit 2020-05-18 Heimdal 41. Fredrik Byremo 2020-05-18 Vasland 42. Lise Løland Byremo 2020-05—1 8 43. Runar Byremo 2020-05-18 Valand

15 ,..A.A.... ,., /l______-_..,-...._- .- _A_/._: -., -4..-.,..- ___.1_‘ A..- L .- FL- _A.:A.: _ __ I.]7"\/()f\’3 A (V1 1 n "\f\’\f\ ).u.5w_/\J11

# Navn City Comment Dato 44. Unni Nilsen Konsmo 2020-05-l8 Husøy 45. Anne Marie Byremo 2020-05-18 Vasland 46. Hilde Byremo 2020-05-18 Ougland 47. Ånen Byremo 2020-05-18 Vasland 48. Gunn Elin Byremo Valgfriheten er Viktig 2020-05-18 Sørvåg 49. Marita Jomåsveien 462 Barn har godt av å ikke være i bhg hver dag! 2020-05-18 Johansen 50. Monica Byremo 2020-05-18 Håland 51. Tone Byremo 2020-05-18 Refsnes 52. Ann Jenny Kollungtveit Det er deilig å ha eit val om å ha barn delvis 2020-05-18 Kirkedam eller fullt i barnehage. 53. Randi Sveindal 2020-05-18 Byremo 54. Erik Haugen BYREMO 2020-05-18 55. Ronny Byremo 2020-05-18 Hårtveit 56. Heidi Helle Konsmo 2020-05-18 57. Jarle Helle Konsmo 2020-05-18 58. Madelin Konsmo i 2020-05-18 Olsen 59. Helge Nilsen Konsmo Valgfrihet for familiene. 2020-05-18 60. Ottar Byremo 2020-05-18 Salvigsen 61. Emma Konsmo Valgfritt for familie 2020-05-18 J oharme Nilsen 62. Helene Konsmo 2020-05-18 Øydna 63. Emil Byremo 2020-05-18 Nordstrøm 64. Ørjan Øydna Kosnmo Jeg signerer for dette gir familien frihet til og 2020-05-1 8 velge hva som er best for oss. Og synes valget mellom 5 og 3 dager er for stort. Økonomisk og Vi bruke 4 dager, for her har alltid en av oss voksene fri en dag i uka. Og er svært skuffet over at vi skulle slå sammen kommunene for å få bedre tilbud til innbyggerne. Det første som skj er er at dette tilbudet blir tatt bort. Så ønsker det sterk tilbake.

16 -41.‘- ,.. //—-A---. ..._._..-__ - ,.A_/._: -,, _A.__._-_ _,.__:._A. .-1_.-f'L_ _A.:L: - .- : ,1_."\fOf\’$ A n”: 1 n nnfln ;u&v IV; I

# Navn City Comment Dato 65. Else Håland Byremo 2020-05-18 66. Linda Qvale Konsmo Foreldre må få kunne velge selv hvor mange 2020-05-18 dager barna skal gå i bamehagen. 67. Linn Therese Konsmo 2020-05-18 Røsstad Svensen 68. Jørgen Konsmo Viktig 2020-05-18 Matias Froholt 69. Helene Lyngdal 2020-05-18 Sindland 70. Trine Stordal Byremo 2020-05-18 71. Brit Haaland 4529 Byremo 2020-05-18 72. Victoria Konsmo 2020-05-18 Grimestad 73. Guro Foss Byremo 2020-05-18 74. Andrea Konsmo 2020-05-18 Nepstad Fåland 75. Kristina H Byremo Foreldre bør kunne få valgfrihet til å 2020-05-19 Naglestad bestemme selv hva som passer best for sin familie og økonomi! 76. Anne Lise Byremo For barnas skyld! 2020-05-19 Flottorp 77. Jan Egil Lyngdal Valgfrihet til bernefamilier! 2020-05-19 Telhaug 78. Roy Foss Byremo 2020-05-19 79. Linda H Byremo For oss har 4 dagers tilbudet vært helt ideelt. 2020-05-19 Werdal Familier har ulike behov og derfor mener jeg at valgfriheten bør være tilstede. For meg handler ikke dette om «onsdagsfri» men muligheten for å velge 4 dager ut fra vårt behov. Hva som er barns beste ang antall dager i bhg vil variere fra familie til familie. 80. Eli Krisfm Byremo 2020-05-19 Tveiten 81. Karl Tveiten Byremo 2020-05-19 82. Eva Tveiten Byremo 2020-05-19 83. Bjøru Byremo 2020-05-19 Vasland 84. Bjarte Butveit 2020-05-19 Bransdal 85. Maren Berge Lyngdal 2020-05-20 86. Hallgeir Konsmo Familiene bør ha den valgfriheten, spesielt 2020-05-20 Fiddan med tanke på pappaperm som oftest tas ut som en dag i uka. 87. Lyngdal 2020-05-20

17 -A_4___._, //_-.__.,_. ____,..‘,_._ __ -1./-2 ,.”. _A_..._- _-...'__A. __1___Q__ ALILI ...,- Z_‘L_"\ /0I'\f'1 A n”! 1 n "\f\"\f\ ;u6v.2v1 I

# Navn City Comment Dato Lise Lotte Endresen 88. Lynn Lyngdal 2020-05-20 Lyngsvåg 89. Hanne Sævik Lyngdal 2020-05-20 90. Henriette Lyngdal 2020-05-20 Meling 91. Mette Vårdal Byremo 2020-05-20 92. Mette Ask Byremo Foreldre må få lov å velge det som er best for 2020-05-20 Rydlende dei. 93. Kristine Byremo 2020-05-20 Hårtveit 94. Gunvor Byremo Fri valgmulighet for den enkelte familie hva 2020-05-21 Mj åland som er best for deres barn og familie. 95. Sigrid Byremo Familiene må ha valfridom. 2020-05-21 Vasland 96. Elise Olsen Byremo 2020-05-21 97. Gaute Sveindal 2020-05-22 Koppen 98. Bente Fiddan Konsmo Absolutt enig i oppropet. 2020-05-22 99. Monica Konsmo 2020-05-22 Øidne 100. Harald Byremo 2020-05-22 Leland 101. Mari Friestad Byremo 2020-05-22 102. Georg Smedsland 2020-05-22 Smedsland 103. Monica Øvrebø 2020-05-22 Vedeld 104. Morten Lyngbakken 2020-05-23 Løland 105. Elisabeth Mygland 2020-05-24 Mygland 106. Christine Lauen 2020-05-25 Lauen 107. Merethe Lyngdal 2020-05-25 Djøseland 108. Tamara Lyngdal 2020-05-25 Pawlow 109. Camilla Byremo Jeg vil at barnefamilier skal ha muligheter til 2020-05-26 Vasland å velge. 110. Solvår Kollungtveit 2020-09-09 Heimdal 111. Arnt Reidar Byremo Ønsker tilbud om 4 dagers barnehage 2020-09-14 Lislevand 112. Byremo 2020-09-14

18 ‘l,.LA.._ .. . /I___._._-. , ,- ._ ,.- __ - ...g/..! ..., .\;____._._ _,__fi__ __L .- FL- -4._'A_2 ,. .- :.1__nrorv1 A n”: 1 l'\ "\I\’\('\ :.u.5vu\J; I

# Navn City Comment Dato Ronny Hårtveit 1 13. Elisabeth Byremo 2020-09-14 Aalvik Hornung 114. annemarit Lyngdal 2020-09-14 verdal Dugan 115. Aud Kirsten Byremo 2020-09-14 Stedj an 1 16. Eli Anne Konsmo 2020-09-14 Knudsen 1 17. Oddvar Byremo 2020-09-14 Pettersen 1 18. Heidi Byremo 2020-09-14 Hårtveit 119. Linn Therese Konsmo 2020-09-14 Røsstad— Svensen 120. Malin Byremo 2020-09-14 Tj elland 121. Anita Ro Byremo 2020-09-14 122. Emil Byremo 2020-09-14 Nordstrøm 123. Frode Byremo 2020-09-14 Tveiten 124. Brit Siren Byremo Alle bør kunne velge selv hvor mange dager 2020-09-14 Tveiten man vil ha barnet sitt i barnehagen. Og ikke kommunen. 125. Frank Byremo Det må være lov å kunne velge å gå 4 dager i 2020-09-14 Tveiten barnehagen i uka i Lyngdal kommune. 126. Øyvind Vestre sveindal 2020-09-14 Leland 127. Siri Refsnes Byremo 2020-09-15 128. Jorunn Byremo 2020-09-15 Leland 129. Olav Leland Byremo 2020-09-15 130. Bjørg Konsmo 2020-09-15 i Hamran 131. Camilla Lyngdal Blant annet fordi det er for mange 2020-09-16 Kvås økonomiske avgjørelser som skjer «over hode» på barnefamilier, både fra stat og kommune. 132. Bernt sigurd Konsmo 2020-09-16 Ougland 133. Jan Terje Konsmo 2020—09-16 Høyland 134. Konsmo 2020-09-16

19 Lu.- .. , ll...... -,,-. .____...... A -; I._1 ,...- _L______.___:__A. _..‘L,-f')__ _A.1A_I_._ IJ_’\fOf\’3 A fl”! 1 IX nnnn Luau I KIL :

# Navn City Comment Dato Trine Ougland 135. Tor Erik Byremo 2020-09-30 Leland 136. Alexander Lyngdal 2020-10-01 Hansen 137. Tone Byremo 2020—10—01 Refsnes 138. Jørgen Byremo 2020-10-01 Vasland 139. Stian Håland Håland 2020-10-01 140. Erik Leland Byremo 2020-10-01 141. Tom Kollungtveit 2020-10-03 Bransdal 142. Einar Sveindal 2020-10-04 Heimdal 143. Turid kollungtveit 2020—1 0—04 Almedal 144. Jan Egil Kollungtveit 2020-10-04 Almedal 145. Kj ell Terje Byremi 2020-10—05 Flottorp 146. Karl Kristian Bergan 5 2020-10-05 Vårdal

20 1- - ... Il_-____. ...-.-.. . ..;./-1-“ _1__.__._ ___.Z__; «L.- fi.- -A.:.L: -.- 2.17/1f0I'\’1 A l'\’7 1I\ ’1I'\’\l‘\

21

mf) uM a» r———— —

x a ,å. ':å- F frioffip 4‘/~51‘ ; RW» O? $ W24 V ‘*(mwe}\ Q” w

'n€‘;» M »/“;J (/‘\f‘(.~2.v‘\v&&&"

T o“<:‘:<>%33: WC?"/v<_::; å Å*a ‘gr:45% % fly‘ Lf/to %{Wa.Ly‘IT, å f [? ' r""~’V‘£? #5/we ‘(/ If /AM;/LJ

% ; s3 5 H %

22

Ønske ääi éäagersälbud tilbake i bamehagefie ä Lyägäaå kemmune

Deattte «er «en amdcemskmdfmskmaupamce Em MM mmhygem ä Lyngdal kommune. Bää med å støtt opp om bamefamifliers valgmufiighet fii å velge det som en" hest fer sin familie.,

Formålet med underskriftskampanjen er at saken här behandlet 1'1 kommunestyret

Dato Sted Navn

e» å] u~x(<1 5:/D "flå ~.r7lu-O ("f - V \/10%“20 å‘ffimma H f : sz,

K . ( 7 .-?”; ' , I’ f] —,Ø

//AIO.. .z“' S/,,...-\/Lil (L;///"L#£[V1. I

't -v å å f , ' 1v\ - jo ff/U- > e A A77/V" 9.’ ('7/Z"/7:‘ ‘Jo ac» far mo lNCG'L1.c;<»c'»<.ii"(.Å:rc-Kc og *: åkrefu» V 1-Io~'z«.t2a,m, UM: T fjo --33 Smet”m — kl-7‘L‘>+Do4, Le?

"040 4 44% //0-ad f , .au . / » - , a l "! $

4/I ‘ —? ' f; j! , _, ,, '//0 -- ib "’ /3;z.;»xz96«’—’¢L Mo ~20’ gu» e a fm Ønske om 4-dagerstilbud tilbake i barnehageneli Lyngdal kommuner

Dette er en underskriftskampanje for ALLE innhyggere i Lyngdal kommune. Bli med å støtt opp om barnefamiliers valgmulighet til å velge det som er-best forsin familie.

Formålet med underskriftskampanjen er at saken blir behandlet i kommunestyret.

Dato Sted Navn

’40- o revne ~3oL\seL- L,, HQJLLQ

\_/’+‘r:, \,,4 :.

fx (=; I=. H,,f L U .,/«,1,u u [7 faa.»

NJ — ;;!) ( L/x‘.7_ 914,0 fi) [f- » '? «CK I (X ÅÅ N i i , . . .,1/, å ’,r/ , X z , ( » xj-ä/lff « ,

; ] ik* i - ø!” x y , L7-i ; l/J Å ' ' ‘!‘~/v\'-A[.at » '\ ['I f***, \-K, f

A U /CV. l» (1/(,./(

, ; i " I'«°7"””. Jbd “0{—»?»:7.,*.-/.//

23 Ønske om 4-dagerstilbud tilbake i barnehageneki Lynda} kommune

Dette er en underskriftskampanje for ALLE innbyggere i Lyngdal kommune. Bli med å støtt opp om barnefamiliers valgmulighet til å velge det som er-best forsin favrnilie.

Formålet med underskriftskampanj en er at saken blir behandlet i kommunestyret.

Dato Sted Navn

<, m! /- "» f — —. -. ' . , N v » _ ' ) <5/’ ’7Z"v:‘

17 —/f£f** A1359 ** Ln,(,’-v"- L‘bc’==zLz(L/4. fil:/. ./ f j Y,w U _ ‘K. i k , . », ,, . 1 » I I — , I ‘L hz 4" ,. _ Å-w Il,-', og.-—”, '7‘ K, '=”3*x.-‘«. w. t”. ! f.; la,/i " , v i = 9 \ — ' ' "*- T . «, - N'»,a\

.— - ta g,: j; l ,, ( J,; v, — ' ; flu«x. ’ ) - 11;r t, 4, - ,, .,«-x / lx. L X _

_)“/‘M. N', " L UH" I (.il ,» ( , Lij J/Åå. L . t;

,» ,/'”, «» , — "'7J, . Vx .' ,' ,-' W‘ ' 1/' y,j , x fl, , /«V_‘ ',v"/Ev//~\ix J,”

' i 77 I ‘ V -’/5? k. /_,r / V . 4

, " / C '4’/I Z L /‘ C / Y /»' «'a uz «'( ' ”Å C» i."" a,, /‘ '7’/”

X ,-" fi) ,» ": / "77 93 , ;"; .\// __«V/ q, , 1/ L»-/(V, f/ øffr), If,‘ ll/?_:?:4é,€/«£2-/Z

24 ,,! jwrei1xj .

<§:L..? ; ,__, % pg» Ø/

‘A’

"M L», ,—'' ; «:. U , " ” *x " <, Wm i @_,,,.,.7..,,m.?/,..»-~ 3 ' N» 9 -

«q,, €” ”i)

.. »”: F ~33 i <./zmwié/,7L *’cf7u,(1 å% Lu.-kj....

f,...»...», ; ma w je, «mo...», V-Hm — xgx zl/w3 xu —» '-_

g”! ‘K.

"° ' » = . ‘ ;, —. [ l \.. f ., u = ,; . ,å g ” -3; **” 7yiK“Q4V-»\h&<2(““‘y"v“4-wnflr".av «—_ :E__=,1>..

"9!/’742g'~<3»“’;éOj¥9/2474 "WWW ?’>J;““’W‘g/;@f~9/ _

— las.å—, =22 å?

25 Ønske om 4-dagerstilbud tilbake i barnehagene i Lyngdal kommune

Dette er en underskriftskampanje for ALLE innbyggere i Lyngdal kommune. Bli med å støtt opp om barnefamiliers valgmulighet til å velge det som er best for sin familie.

Formålet med underskriftskampanjen er at saken blir behandlet i kommunestyret.

Dato Sted Navn

A! ’»:,7l k ' ' "];

!. i

26 Ønske om 4-dagerstilbud tilbake i barnehagene i Lyngdal kommune

Dette er en underskriftskampanje for ALLE innbyggere i Lyngdal kommune. Bli med å støtt opp om barnefamiliers valgmulighet til å velge det som er best for sin familie.

Formålet med underskriftskampanjen er at saken blir behandlet i kommunestyret.

Dato Sted Navn 0/ Jo og WA/éäöz [fff]

m ,, å , . , ZOÅZ/ :'(/(A k" "få" /4 Z. l 7" f? t 0 MLG Pant V's

«”Å/liraQD OMA/mur Eigil/Ju, 3 CA,‘

*.'1 —4. K ' ' f" /' j] W (' , ' Å «<; *1- ¢"L[C./ L" 7 (f/

v, L’ L l KLÅÅLTJQ ffd 17 _/1/‘ ,, 7‘)./2., « r v '/ = / 2&1/’. , . i " V éøblb"x'l*”* "FÅ-fa k.

å ' ' . > , . ; "* \, LN.-I‘ _."1__\ " . ‘.’- i,; '

4 " T’) i / S' (" , - .- *—1( V4 Li’; (, .1’/" ; c" '? i 'N , ‘H. .. ~—'\I " '” (/ //' j / L ‘ ,; .,”? '» .,»-

—"(l_ , .- '. . .,»

‘Ir//; .y)j{( '

, » ~«' [ju ;! _:\ ; '. It‘» :*:f°

;; .. I; d ' 4‘ '1 JA "I I 1.’), . "v../; «,, ,å, of

ho ZC ** L/CL/1/U\ —” Q/lot/v\A/'ui L; Pk/xéi-OJ/

'\ ' . \ » « j *, > Å _ , , M, P f ., i , «i /C‘ ;(- -)*j/Q MQ " /L—7"'”N»1L f «.4 «.me, ,A n j "Q ' . /7 '/ ’,%//C-20 «Ovsfwi 4;”/I ift/u 337 å i

27 7*?‘/37/97 ‘-/‘7‘3§U.{-34 9377 owa/Åg 07019 v”??? amw"å px/Wi (3? ' «"”/n 91595”?H”? out-Of 567 z J,» % WLP "‘€’°5;]f:

~ > \°""‘@7/X o). »Olf€1 (?,? V‘2§r>-Wd ¥*>~""L MHz,? 9v-. \4\r\{f 471;" 7l]; wm (ifb) on/~"<>~‘$v8 02“ Q

m 28 SAKSFRAMLEGG

Arkivreferanse: 2020/8533-3 Arkivkode: 009 Saksbehandler: Jan Seland Adm.enhet: Kultur Dato: 19.01.2021

Utvalg Møtedato Saksnummer

Kommunestyret 04.02.2021 3/2021

Vurdering av retningslinjer for støtte til lag og foreninger - mindretallsanke

Kommunedirektørens anbefaling:

Bakgrunn for saken: I kommunestyrets møte den 12.11.2020 hadde Steinar Bjørnstøl en interpellasjon som omhandlet kommunens retningslinjer for tildeling av økonomisk støtte til lag og foreninger. Ordfører foreslo i sitt svar at saken skulle gå videre til behandling i utvalg for kultur og samkaping. Dette utvlaget fikk saken til behandling den 10. desember i 2020. Der ble det gjort følgende vedtak:

Utvalget tar interpellasjonen til etterretning, men finner det vanskelig å fremme retningslinjer for dette. Gjeldende tildelingskriterier for utdeling av kulturmidler forblir uendret.

Det vises for øvrig til vedlagt protokoll fra dette møtet. Av protokollen fremgår det at Johan Ekeland (Ap) fremsatte en mindretallsanke, og ba om at saken ble behandlet av kommunestyret.

Videre vises det til kommunens reglement for folkevalgte hvor det står følgende avsnitt om mindretallsanke:

29 Mindretallsanke I saker hvor vedtak fattes i medhold av delegert myndighet kan ett medlem eller flere medlemmer forlange saken lagt fram for det nærmeste overordnede organ. Samme rett har ordfører. Krav om mindretallsanke må være framsatt før møtets slutt. I enkeltsaker der fylkesmannen etter lov er klageinstans, er det ikke mulighet for å utøve mindretallsanke.

Interpellasjonen samt ordførerens svar på interpellasjonen legges også ved saken.

På bakgrunn av dette legges saken frem for kommunestyret.

Vurdering: Siden saken har vært politisk behandlet i hovedutvalget har ikke administrasjonen har gjort andre vurderinger enn de som foreligger i saksfremlegget som gikk til utvalg for kultur og samskaping den 10. desember, jfr. vedlegg.

Konklusjon: Kommunestyret bes om å ta stilling til om vedtaket fra utvalg for kultur og samskaping den 10. desember skal opprettholdes.

Vedlegg: 1 Vurdering av retningslinjer for støtte til lag og foreninger 2 Svar på interpellasjon fra Venstre - Nei til kommunal støtte til organisasjoner som utestenger personer grunnet legning, kjønn, religion, funksjonsevne, etnisitet og sosial bakgrunn 3 Vedtak i Utvalg for kultur og samskaping 10.12.20: Vurdering av retningslinjer for støtte til lag og foreninger

2

30 SAKSFRAMLEGG

Arkivreferanse: 2020/8533-1 Arkivkode: 009 Saksbehandler: Ingrid Lyngmo Adm.enhet: Kultur og fritid Dato: 27.11.2020

Utvalg Møtedato Saksnummer

Utvalg for kultur og samskaping

Vurdering av retningslinjer for støtte til lag og foreninger

Kommunedirektørens anbefaling: Saken legges frem uten forslag til vedtak.

Bakgrunn for saken: 12. november 2020 ble det fremsatt en interpellasjon i kommunestyret av Venstres representant Steinar Bjørnstøl. Interpellasjonen omhandlet kommunens tildelinger til lag og foreninger. Bakgrunn for interpellasjonen var at man ønsket at kommunen ikke skulle yte støtte til organisasjoner som utestengte personer grunnet legning, kjønn, religion, funksjonsevne, etnisitet og sosial bakgrunn.

Ordføreren foreslo at saken må sees nærmere på, og at problemstillingen skulle sendes videre til utvalg for kultur og samskaping. Utvalget er delegert fullmakt til å vedta/ endre retningslinjer for tildeling av kultur og aktivetsmidler. Interpellasjonen og ordførerens fullstendige svar ligger vedlagt saken.

Vurdering:

31 Administrasjonen legger saken frem for utvalget uten videre vurdering. Det er ønskelig at utvalget diskuterer saken. På bakgrunn av utvalgets diskusjon vil administrasjonen eventuelt utarbeide en mer utfyllende sak til et senere møte.

Konklusjon: Utvalg for kultur og samskaping starter en diskusjon om saken før den eventuelt sendes tilbake til administrasjonen.

Vedlegg: 1 Svar på interpellasjon fra Venstre - Nei til kommunal støtte til organisasjoner som utestenger personer grunnet legning, kjønn, religion, funksjonsevne, etnisitet og sosial bakgrunn

2

32

Dokumentsenter

Notat

Deres ref: Vår ref: Saksbehandler: Direkte telefon: Arkivkode: Dato: 2020/6706-3 Berit Kolsrud Bogaard 223/&29 29.10.2020

Til: Kommunestyret

Svar på interpellasjon fra Venstre - Nei til kommunal støtte til organisasjoner som utestenger personer grunnet legning, kjønn, religion, funksjonsevne, etnisitet og sosial bakgrunn

Det foreligger interpellasjon av 27.10.20 fra representanten Steinar Bjørnstøl, Venstre:

Til ordfører - Vil du støtte følgende forslag? Lyngdal kommune vil si Nei til kommunal støtte til organisasjoner som utestenger personer grunnet legning, kjønn, religion, funksjonsevne, etnisitet og sosial bakgrunn. Lyngdal kommune har en lang og viktig tradisjon med å utbetale kommunal støtte til frivillige lag og foreninger. Dette arbeidet sørger for et viktig felleskap og samlende aktiviteter for kommunens innbyggere. Lag og foreninger forståes her som alt fra fotballklubb til menighet. Lyngdal skal være raus og inkluderende overfor alle mennesker, uavhengig av sosial bakgrunn og seksualitet. At mennesker fratas deltakelse i organisasjoner grunnet hvem de er, mener vi, strider mot de grunnleggende verdiene i Lyngdal kommune.

Venstre vil på bakgrunn av dette foreslå at følgende vedtak fattes: Kommunen skal ikke yte støtte til organisasjoner som utestenger personer grunnet legning, kjønn, religion, funksjonsevne, etnisitet og sosial bakgrunn.

33 Side 2

Ordfører besvarer interpellasjonen i kommunestyret 12.11.20:

Først vil jeg gi en status på midler som kommunen utbetaler i dag.

Kulturmidler, Olsok-fondet og direkte økonomisk støtte til lag og foreninger:

Lyngdal kommune gir støtte til idretts- og kulturarbeid gjennom kultur- og aktivitetsmidler og i forbindelse med kommunesammenslåingen ble det utarbeidet nye retningslinjer for tildeling av disse midlene – vedtatt i utvalg for kultur og samskaping 27.02-2020. Kultur- og aktivitetsmidlene skal stimulere til variert aktivitet og mangfold av tilbud i kommunen. Midlene tildeles lag og foreninger, stiftelser, velforeninger og museum, med sin virksomhet i Lyngdal kommune. Arbeid rettet mot barn og unge blir prioritert. Lag og foreninger som har sitt virke rettet mot andre målgrupper er også velkomne til å søke og det er dette tildeling av kulturmidler bygger på. Det er utvalg for kultur og samskaping som gjør vedtak om tildeling av kulturmidler, og medlemstall, aktivitet og beskrivelse av hvordan midlene tenkes brukt, legges til grunn for vurdering av søknadene.

Enkelte stiftelser får direkte støtte via budsjettmidler til drift, som Sveindal Museum, Stiftelsen Det Gamle Posthuset, Barnevandrersenteret og Stiftelsen Sælør skole. I tillegg er det avsatt budsjettmidler til enkelte lag og foreninger som utfører vedlikeholdsarbeid på frilufts- og turområder i kommunen.

Olsok-fondet er en støtteordning for kunst- og kulturlivet i kommunen. Tildeling av midlene går til lokale tiltak og det kan søkes om støtte til arrangement, kurs, prosjekt og scenisk virksomhet. Utvalg for kultur og samskaping gjør vedtak om tildeling av midler fra fondet. Kommunen stiller i dag ingen krav om innsyn i de enkeltes vedtekter, verdigrunnlag eller trostilhørighet for noen av disse ordningene.

Indirekte økonomisk støtte til lag og foreninger:

I tillegg til kulturmidler, Olsok-fond og driftsmidler gir kommunen støtte via ordninger med frikjøp av treningstid i haller for lag og foreninger som utøver idrett og fysisk aktivitet. Kommunen stiller heller ikke her krav om innsyn i de enkeltes vedtekter, verdigrunnlag eller trostilhørighet ved denne tildeling. Det jobbes for tiden med å utarbeide retningslinjer for utlån og utleie av kommunale bygg til lag og foreninger.

Økonomisk støtte til kirken og andre menigheter: De økonomiske forpliktelsene kommunene har til den lokale kirke, er regulert i kirkeloven for særskilte utgiftsområder. De viktigste er drifts- og lønnsutgifter for bruk av kirkene til gudstjenester og kirkelige handlinger, drifts- og lønnsutgifter for kirkegårdene og krematoriene, samt administrative utgifter for kirkelige fellesråd og menighetsråd. De økonomiske forpliktelsene som kommunene har overfor lokalkirken, er utdypet i rundskrivet V-5/2002 Kirken og kommunen – en veiledning. https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/rundskriv-v- 52002/id109020/

34 Side 3

Når det gjelder lovpålagte tilskudd til kirke og tros- og livssynssamfunn, utbetales disse både fra staten og fra de kommuner som har innbyggere tilhørende disse trossamfunnene. Det vises til rundskriv V-002/19B - tilskudd til tros- og livssynssamfunn utenom den Norske kirke - https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/rundskriv-v-00219b-tilskudd-til-tros--og-livssynssamfunn- utenom-den-norske-kirke/id2626963/

Størrelsen på tilskuddene er basert på medlemstall. Disse tilskuddene er kommunen pålagt å utbetale. Fra 2021 skal tilskudd til tros- og livssynssamfunn utenfor den norske kirke i sin helhet utbetales fra staten.

Pågående arbeid i kommunen:

I lov om likestilling og forbud mot diskriminering står det følgende i § 6: «Diskriminering på grunn av blant annet kjønn, graviditet, etnisitet, religion, livssyn, funksjonsnedsettelse, seksuell orientering, kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk, alder eller kombinasjoner av disse grunnlagene er forbudt».

Lyngdal kommune arbeider etter denne loven. Som arbeidsgiver har Lyngdal kommune etiske retningslinjer alle ansatte skal arbeide etter, og her heter at:

13. Likestilling, inkludering og mangfold

«Lyngdal kommune som arbeidsplass har som mål å gjenspeile mangfoldet i samfunnet. Dette betyr at vi må tilstrebe like muligheter for alle på tvers av alder, kjønn, etnisk bakgrunn, religion, politiske holdninger, seksuell orientering og funksjonsnivå. I dette ligger det en forventning om at de ansatte utforsker og respekterer forskjellene innad på arbeidsplassen, og i samfunnet forøvrig. Det handler også om å være bevisst og reflektert i forhold til egen rolle, og ha innsikt i hva andre gjør og hva deres roller er. En positiv holdning til mangfold betyr å erkjenne likheter, og i tillegg verdsette ulikheter».

Planarbeid for kommunens tjenester til innbyggere:

Lyngdal kommune har jobbet mye med likestilling og mangfold, og har flere prosjekter som dette inngår som relevant tematikk også fremover. Blant annet er levekår, likestilling, inkludering og mangfold uttalte gjennomgående perspektiver for hovedsatsinger i Regionplan Agder 2030. Regionplan Lister er nå ute på høring og i denne er det et uttalt mål at regionen og arbeidslivet skal være inkluderende, mangfoldig og likestilt. Regional plan for likestilling, inkludering og mangfold 2015- 2027 (LIM-planen) er også styringsverktøy kommunen skal jobbe etter. Plan- og bygningsloven slår fast at regionale planer skal legges til grunn for kommunale og statlige organers virksomhet i regionen og regionale planer er derfor relevante for kommunens arbeid. Per nå er det kommuneplanene for «gamle» Lyngdal og gamle Audnedal kommune som gjelder. I (gamle) Lyngdal kommunes kommuneplan – samfunnsdel- står det at alle barn og unge skal inkluderes, trives, oppleve mestring og få faglige utfordringer. Dette skal skje gjennom likestilling som grunnleggende

35 Side 4

prinsipp for all opplæring, og det skal skapes miljø som er preget av åpenhet, aksept og vennlighet. Gamle Audnedal kommunes plan har et avsnitt om likestilling, der det står at kommunen skal ha fokus på likestillingsarbeidet.

Ny kommuneplan for Lyngdal er for tiden under utarbeidelse. Den nye kommuneplanen har arbeidsgrupper som aktivt jobber med problemstillinger knyttet til mangfold og likestilling. Et av satsingsområdene for den nye planen er livskvalitet og levekår.

Ordførerens svar på interpellasjonen:

Ordføreren mener det må være et klart mål at kommunen skal ha gode levekår med like muligheter for alle, uavhengig av kjønn, alder, etnisitet, religion eller livssyn, funksjonsevne, seksuell orientering, kjønnsuttrykk eller kjønnsidentitet.

 Ordføreren ønsker derfor at saken som tas opp i interpellasjonen fra Venstres representant, Steinar Bjørnstøl må sees nærmere på, og foreslår at problemstillingen sendes videre til Utvalg for kultur og samskaping som er delegert fullmakt til å vedta/ endre retningslinjer for tildeling av kultur og aktivetsmidler.  I tillegg vil ordfører spille inn temaet til arbeidet med kommuneplanen, slik at problemstillingene får en god og grundig behandling i kommunens planverk.

36 SAKSFRAMLEGG

Arkivreferanse: 2020/8533-1 Arkivkode: 009 Saksbehandler: Ingrid Lyngmo Adm.enhet: Kultur og fritid Dato: 27.11.2020

Utvalg Møtedato Saksnummer

Utvalg for kultur og 10.12.2020 33/2020 samskaping

Vurdering av retningslinjer for støtte til lag og foreninger

Kommunedirektørens anbefaling: Saken legges frem uten forslag til vedtak.

Utvalg for kultur og samskapings Behandling 10.12.2020:

Johan Ekeland, AP fremmet følgende forslag til vedtak: Administrasjonen får i oppdrag å legge frem en sak for kommunestyret på bakgrunn av Venstres interpellasjon.

Ådne Fardal Klev, SP fremmet følgende forslag til vedtak: Utvalget tar interpellasjonen til etterretning, men finner det vanskelig å fremme retningslinjer for dette. Gjeldende tildelingskriterier for utdeling av kulturmidler forblir uendret.

Avstemming: Forslagene fra Ekeland og Klev ble satt opp mot hverandre og stemt over. Forslaget til Klev fikk 5 stemmer (Klev, SP, Solås og Hoveland, Krf, Foss Langøy, Frp og Hansen, H) og ble vedtatt. Forslaget til Ekeland fikk to stemmer (1 Ekeland,Ap og 1 Risbakken Rosfjord, H) og falt.

37

Johan Ekeland ba om at vedtaket ble anket inn til kommunestyret. Administrasjonen vil følge opp anken og lage sak til kommunestyret.

Utvalg for kultur og samskapings Vedtak 10.12.2020:

Utvalget tar interpellasjonen til etterretning, men finner det vanskelig å fremme retningslinjer for dette. Gjeldende tildelingskriterier for utdeling av kulturmidler forblir uendret.

Bakgrunn for saken: 12. november 2020 ble det fremsatt en interpellasjon i kommunestyret av Venstres representant Steinar Bjørnstøl. Interpellasjonen omhandlet kommunens tildelinger til lag og foreninger. Bakgrunn for interpellasjonen var at man ønsket at kommunen ikke skulle yte støtte til organisasjoner som utestengte personer grunnet legning, kjønn, religion, funksjonsevne, etnisitet og sosial bakgrunn.

Ordføreren foreslo at saken må sees nærmere på, og at problemstillingen skulle sendes videre til utvalg for kultur og samskaping. Utvalget er delegert fullmakt til å vedta/ endre retningslinjer for tildeling av kultur og aktivetsmidler. Interpellasjonen og ordførerens fullstendige svar ligger vedlagt saken.

Vurdering: Administrasjonen legger saken frem for utvalget uten videre vurdering. Det er ønskelig at utvalget diskuterer saken. På bakgrunn av utvalgets diskusjon vil administrasjonen eventuelt utarbeide en mer utfyllende sak til et senere møte.

Konklusjon: Utvalg for kultur og samskaping starter en diskusjon om saken før den eventuelt sendes tilbake til administrasjonen.

Vedlegg: 1 Svar på interpellasjon fra Venstre - Nei til kommunal støtte til organisasjoner som utestenger personer grunnet legning, kjønn, religion, funksjonsevne, etnisitet og sosial bakgrunn

2

38 SAKSFRAMLEGG

Arkivreferanse: 2021/119-1 Arkivkode: 601 Saksbehandler: Kristine S Valborgland Adm.enhet: Plan og næring Dato: 09.01.2021

Utvalg Møtedato Saksnummer

Formannskapet 21.01.2021 4/2021

Kommunestyret 04.02.2021 4/2021

Innkjøpsreglement for Lyngdal kommune

Kommunedirektørens anbefaling:

Vedlagte forslag til innkjøpsreglement for Lyngdal kommune vedtas.

Kommunedirektøren får fullmakt til å oppdatere og forbedre reglementet fortløpende. Ved vesentlige endringer skal reglementet opp til ny politisk behandling i formannskapet.

Formannskapets behandling av sak 4/2021 i møte den 21.01.2021:

Kommunedirektørens anbefaling:

Vedlagte forslag til innkjøpsreglement for Lyngdal kommune vedtas.

Kommunedirektøren får fullmakt til å oppdatere og forbedre reglementet fortløpende. Ved vesentlige endringer skal reglementet opp til ny politisk behandling i formannskapet.

Formannskapets Behandling 21.01.2021:

39 Johan Ekeland, Ap presiserte følgende under avsnitt 3.2: Lyngdal kommune skal søke å innrette våre avtaler – ta ut ordet «søke».

Avstemming: Kommunedirektørens anbefaling ble enstemmig vedtatt.

Formannskapets Vedtak 21.01.2021:

Forslag til innkjøpsreglement for Lyngdal kommune vedtas. Kommunedirektøren får fullmakt til å oppdatere og forbedre reglementet fortløpende. Ved vesentlige endringer skal reglementet opp til ny politisk behandling i Formannskapet.

Bakgrunn for saken:

Det er ikke utarbeidet reglement for innkjøp i den nye kommunen. Medarbeiderne har forholdt seg til reglementer som var gjeldende i de gamle kommunene samt lovverket. Administrasjonen har nå prioritert oppgaven med å lage nytt reglement.

Det er viktig at kommunen har et eget reglement for innkjøp. Det gjøres innkjøp for betydelige beløp i kommunen, og det er viktig at kommunen forholder seg til regelverket og har gode rutiner og god internkontroll på området.

Vurdering:

Det vises til det vedlagte reglementet.

Det er tatt utgangspunkt i flere kommuners innkjøpsreglement, samtidig er det lagt vekt på et kort reglement som redegjør for de viktigste reglene på området og hvordan vi skal håndtere regelverket i kommunen. Det er viktig at reglementet blir et godt arbeidsredskap og gir tilfredsstillende oversikt for medarbeidere med innkjøpsansvar. Ved mer kompliserte problemstillinger bør innkjøpskoordinator konsulteres.

Forslag til reglement er gjennomgått administrativt i tillegg til at det er kvalitetssikret av jurist med spisskompetanse på anskaffelsesregelverket.

2

40 Det foreslås at kommunedirektøren får fullmakt til å foreta jevnlige oppdateringer og forbedringer av reglementet. Ved vesentlige endringer bør reglementet opp til ny politisk behandling. Det foreslås at det er tilstrekkelig med formannskapet.

For å få god kvalitet på innkjøpsområdet i Lyngdal kommune er det også jobbet med rutiner og maler, og det er laget et system for enkel tilgang på rammeavtalene og de enkelte kontraktene. Flere i organisasjonen er i gang med e-læringskurs innen innkjøp og det vil bli jobbet med forbedring av innkjøpsprosessene i 2021. Det vil også bli gjennomført opplæring av de med innkjøpsansvar når reglementet er vedtatt.

Konklusjon:

Forslag til innkjøpsreglement for Lyngdal kommune vurderes som hensiktsmessig og dekkende ut fra behovet. Forbedringer og oppdateringer av reglementet bør vurderes fortløpende. Kommunedirektøren bør få fullmakt til å foreta alle endringer som ikke er vesentlige eller må antas å ha politisk interesse. Det bør være tilstrekkelig at endringer som skal behandles politisk behandles av formannskapet.

Vedlegg: 1 Forslag til innkjøpsreglement Lyngdal kommune

3

41

Innkjøpsreglement Lyngdal kommune

Vedtatt av Lyngdal kommunestyre SAK XX/2021 XX.XX 2021

42 Innhold 1. Formål ...... 2 2. Ansvar og organisering ...... 2 3. Prinsipper som skal hensyntas ved anskaffelser ...... 3 3.1. De fem lovbestemte grunnleggende prinsipper for offentlige anskaffelser ...... 3 3.2. Kommunens prinsipper for innkjøp...... 5 4. Forholdet til offentlig innkjøpsordning og egne reglementer og delegasjoner ...... 7 4.1. Offentlig innkjøpsordning ...... 7 4.2. Forholdet til egne reglementer og rutiner, budsjettvedtak og delegasjon ...... 7 5. Innkjøpsprosessen for varer og tjenester som er omfattet av rammeavtaler ...... 8 6. Innkjøpsprosessen for varer og tjenester som ikke er omfattet av rammeavtaler ...... 8 6.1. Innkjøp under kr 100.000 ...... 9 6.2. Innkjøp mellom kr 100.000 og de nasjonale terskelverdiene ...... 9 6.3. Innkjøp over de nasjonale terskelverdiene ...... 10 6.4. Særskilt om anskaffelse av helse- og sosialtjenester under og over EØS-terskelverdi ..... 11 6.5 Særskilt om plan- og designkonkurranser ...... 11 7. Dokumentasjon, offentlighet, taushetsplikt, habilitet mm...... 11 7.1. Forholdet til Offentlighetsloven, taushetsplikt og habilitet ...... 11 7.2. Arkivering ...... 12 7.3. Anskaffelsesprotokoll ...... 12 8. Internkontroll ...... 13 8.1. Kontrollhandlinger ...... 13 8.2. Utarbeidelse av rutiner, maler mm ...... 13 9. Oversikt over rammeavtaler, faglitteratur, maler mm...... 14

Behandlet i FS 19.01.2021 – sak 4/21 Sist revidert administrativt: XX.XX.XXXX side 1

43 1. FORMÅL

Reglementet skal bidra til å fremme effektiv ressursbruk i Lyngdal kommune slik at ressursene blir brukt på mest mulig måte. Innkjøpene skal være i henhold til lover og regler og kommunens prinsipper for innkjøp.

Formålet med regelverket om offentlige anskaffelser går fram av anskaffelsesloven § 1:

«Loven skal fremme effektiv bruk av samfunnets ressurser. Den skal også bidra til at det offentlige opptrer med integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte.»

Reglementet er ikke en uttømmende liste over samtlige bestemmelser kommune må forholde seg til ved gjennomføring av innkjøp, men er ment som en kortfattet oversikt over sentrale bestemmelser.

2. ANSVAR OG ORGANISERING

Kommunedirektør, kommunalsjefer og virksomhetsledere har budsjettansvar. Innkjøpsansvaret følger budsjettansvaret og kan delegeres. Når fullmakt til å gjøre innkjøp delegeres skal det også påsees at det blir gitt opplæring i kommunens innkjøpsrutiner og vedkommende skal få tilgang til nødvendig informasjon.

Den som kjøper inn skal kontrollere at det er budsjettdekning for innkjøpet.

Kommunedirektøren v/ Kommunalsjef Plan og Næring har det overordnede og strategiske ansvaret for innkjøp. Dette innebærer at kommunalsjef har ansvaret for at kommunen har oppdatert innkjøpsreglement, rutiner og maler som er nødvendige for å sikre innkjøp av god kvalitet i tråd med gjeldende regelverk. Kommunalsjef skal også sørge for et system for opplæring og at det foreligger oppdatert oversikt over rammeavtaler og andre innkjøpsavtaler.

Innkjøpskoordinator er kommunens kontaktperson overfor offentlig innkjøpsordning og har ansvaret for å videreformidle og koordinere arbeidet med nye rammeavtaler. Innkjøpskoordinator er også kommunens interne kontaktperson på innkjøpsfaglige avklaringer og har ansvaret for å tildele tilgang til relevant informasjon om avtaler.

Behandlet i FS 19.01.2021 – sak 4/21 Sist revidert administrativt: XX.XX.XXXX side 2

44 3. PRINSIPPER SOM SKAL HENSYNTAS VED ANSKAFFELSER

3.1. De fem lovbestemte grunnleggende prinsipper for offentlige anskaffelser

De grunnleggende prinsippene følger av lov om offentlige anskaffelser § 4.

De grunnleggende prinsipper gjelder for alle anskaffelser med en anslått verdi som er lik eller overstiger kr 100.000 eksl. mva som er terskelverdien for når lov om offentlige anskaffelser kommer til anvendelse.

De grunnleggende prinsippene har to hovedfunksjoner:

• De kan danne et selvstendig grunnlag for plikter og rettigheter for Lyngdal kommune og de aktuelle leverandørene. • Prinsippene fungerer også som momenter for fortolkningen av lov og forskrifter.

Det er derfor viktig å sette seg inn i disse prinsippene og forholde seg til disse ved anskaffelser.

Prinsippet om forholdsmessighet:

De beslutninger som treffes og de tiltak som settes i verk er forholdsmessige i forhold til de mål som ønskes oppnådd. Dette betyr at de ressursene som settes inn på anskaffelsesprosessen skal stå i forhold til anskaffelsens art, omfang, verdi og kompleksitet.

Kravet til forholdsmessighet har hovedsakelig to sider. For det første følger det av prinsippet at plikter og rettigheter som utledes av andre prinsipper, skal tilpasses den enkelte anskaffelsens art og omfang (kompleksitet og verdi). Den andre siden av kravet til forholdsmessighet er at kravene oppdragsgiver stiller til leverandørene i konkurransen og ytelsen som skal anskaffes, skal stå i forhold til anskaffelsen art og omfang. Det skal dermed ikke stilles strengere krav enn det som er nødvendig for å realisere formålet med anskaffelsen. Dette er meget sentralt for å realisere lovens formål om effektiv bruk av samfunnets ressurser, særlig ved de mindre anskaffelsene under den nasjonale terskelverdien.

Prinsippet om konkurranse:

Hovedregelen er at det skal avholdes konkurranse, dvs flere skal inviteres til å gi inn pris. En tommelfingerregel er at det bør innhentes tilbud fra minst t re leverandører. Der anskaffelsens verdi er tett opp mot krav til kunngjøring, bør det som hovedregel inviteres 4-5 leverandører. Kravet til konkurranse gjelder så langt det er mulig. Kun unntaksvis er det mulig å tildele en kontrakt direkte til

Behandlet i FS 19.01.2021 – sak 4/21 Sist revidert administrativt: XX.XX.XXXX side 3

45 en leverandør uten konkurranse. Slike tildelinger skal godkjennes av kommunalsjef Plan og Næring og begrunnes særskilt.

I kravet til konkurranse ligger det ikke bare at det skal gjennomføres en konkurranse, men også at konkurransen skal være reell. Foretar oppdragsgiver handlinger som vil svekke konkurransen uten saklig grunn eller hjemmel i regelverket, vil dette kunne være i strid med regelverket selv om det ikke foreligger brudd på konkrete bestemmelser i regelverket. Oppdragsgiver skal derfor ikke fastsette vilkår i konkurransegrunnlaget som medfører at enkelte leverandører får en uberettiget konkurransefordel.

Prinsippet om likebehandling:

Det er forbud mot diskriminering på bakgrunn av nasjonalitet eller lokal tilhørighet i tillegg til et generelt likebehandlingsprinsipp som dekker all forskjellsbehandling. Prinsippet er ikke et generelt forbud mot forskjellsbehandling, men innebærer at alle potensielle leverandører skal gis like muligheter. Dette oppnås gjennom at like tilfeller skal behandles likt og ulike tilfeller behandles ulikt med mindre noe annet er saklig og objektivt begrunnet. For å vurdere om to tilfeller lovlig kan behandles forskjellig må det derfor først vurderes om tilfellene er sammenlignbare. Dette er spesielt viktig i forhold til når Lyngdal kommune gir ut informasjon etter forespørsel til leverandører. Informasjonen må i størst mulig grad gis på likt og til alle. Det er lettest å sørge for lik informasjon ved skriftlighet.

Utslag av kravet til likebehandling er blant annet at kriteriene som fastsettes for deltakelse og tildeling i en konkurranse, skal være objektive og ikke-diskriminerende. Det skal videre ikke brukes standarder og tekniske spesifikasjoner som kan hindre konkurranse.

Prinsippet om forutberegnelighet:

Anskaffelsesprosessen skal være forutsigbar for leverandørene og skal sikre åpenhet i alle stadier i prosessen. Kravet om forutberegnelighet skal gjøre det mulig for leverandørene å vurdere om de vil delta i konkurransen og leverandørene skal kunne stole på at de opplysningene som blir gitt blir fulgt. Et krav som kan utledes av kravet til forutberegnelighet, er kravet til klarhet. Av dette følger blant annet at oppdragsgiver skal utforme anskaffelsesdokumentene på en måte som medfører at alle aktsomme tilbydere forstår de på samme måte.

Følgende forhold må klart fremgå av konkurransedokumentene:

• Hva som skal anskaffes • Hvordan konkurransen gjennomføres • Hvilke krav til leverandørene som vil gjelde • Hvilke kriterier som skal legges til grunn for valg av leverandør • Omfang og lengde på kontrakten

Behandlet i FS 19.01.2021 – sak 4/21 Sist revidert administrativt: XX.XX.XXXX side 4

46 Prinsippet om etterprøvbarhet:

Kravet om etterprøvbarhet skal ivareta leverandørenes rettsikkerhet og gjøre det mulig for både leverandører og eventuelle tredjeparter, å sjekke om Lyngdal kommune har fulgt reglene som gjelder for konkurransen og dermed opptrådt på en måte som forvalter samfunnets ressurser effektivt. Hensynet til etterprøvbarhet skal ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessen.

Dette betyr at det er viktig å kunne dokumentere prosessen i Lyngdal kommune og at dokumenter blir arkivert på en tilfredsstillende måte. Dette skal skje ved føring av anskaffelsesprotokoll, referater og andre skriftlige nedtegnelser over vurderinger og beslutninger i anskaffelsesprosessen.

3.2. Kommunens prinsipper for innkjøp

Miljøkrav

I anskaffelsesloven § 5 står det at offentlige oppdragsgivere skal “innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning, og fremme klimavennlige løsninger der det er relevant”.

Av anskaffelsesforskriftens § 7-9 følger det at kommunen er pliktig til å minimere miljøbelastningen ved anskaffelser og kan stille miljøkrav og kriterier i alle trinn av anskaffelsesprosessen der det er relevant og knyttet til leveransen. Der miljø brukes som tildelingskriterium bør det som hovedregel vektes minimum 30%.

Det er et mål at miljøbelastningen ved offentlige anskaffelser skal minimeres. I arbeidet knyttet til miljøansvar i offentlig anskaffelser har sentrale myndigheter et særlig fokus på tiltak knyttet til klima og energi-, helse- og miljøfarlige kjemikalier-, og biologisk mangfold.

Lyngdal kommune skal i hver enkelt anskaffelse vurdere om det skal stilles klima og miljøkrav. For innkjøp over kr 100.000 ekskl. mva skal dette fremgå av anskaffelsesprotokollen.

Livssykluskostnader

Ved å ta hensyn til anskaffelsens levetid og livssykluskostnader (de kostnadene anskaffelsen gir i hele levetiden) skal en forhindre at anskaffelser blir evaluert ut fra innkjøpsprisen alene. Totalkostnadene gjennom hele levetiden innbefatter foruten prisen på produktet/tjenesten, bl.a. kostnader til drift og vedlikehold, bruk og utfasing (destruere/kassere/selge/gi bort) av anskaffelsen. Lyngdal kommune skal vurdere om det er hensiktsmessig å ta hensyn til livssykluskostnader i alle anskaffelser.

Behandlet i FS 19.01.2021 – sak 4/21 Sist revidert administrativt: XX.XX.XXXX side 5

47 Tiltak mot sosial dumping

I anskaffelsesloven § 5 (2) fremkommer det at hensynet til arbeidsforhold og sosiale forhold kan ivaretas ved at oppdragsgiveren stiller egnede krav og kriterier knyttet til ulike trinn i anskaffelsesprosessen. Det er en forutsetning at kravene og kriteriene har tilknytning til leveransen.

Hvilke krav som skal stilles i den konkrete anskaffelsen, vil blant annet være avhengig av hva oppdragsgiver skal anskaffe, kontraktens størrelse og varighet og hvilke potensielle menneskerettighetsbrudd risikoen relaterer seg til.

Lyngdal kommune skal innrette våre avtaler slik at våre leverandører forplikter seg til aktivt å medvirke til å forhindre sosial dumping. Avtaler der dette er særlig relevant bør innrettes med følgende elementer:

• Leverandørene skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatt hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av allmenngjøringsforskrift, tariffavtale, regulativ eller det som er normalt på det stedet arbeidet utføres og for vedkommende yrke. Det er daglig leder hos leverandøren (les: virksomheten) som er ansvarlig for at denne kontraktbestemmelsen blir etterlevd. • Alle avtaler leverandøren inngår for utføring av arbeid under kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. • Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, anses dette som mislighold av avtalen. Oppdragsgiver har i så tilfelle rett til å holde tilbake betaling til det er dokumentert at forholdet er brakt i orden.

Bygg- og anleggskontrakter og renholdskontrakter bør inkludere de gjeldende «Seriøsitetskrav» utviklet av KS, Difi, BnL og Fellesforbundet. Se vedlegg.

Etisk handel

Lyngdal kommune skal gjennom sine anskaffelser motvirke brudd på grunnleggende menneskerettigheter og respektere bl.a følgende regler:

• Forbud mot barnearbeid (FNs barnekonvensjon artikkel 32, ILO-konvensjon nr. 138 og 182) • Forbud mot tvangsarbeid/slavearbeid (ILO-konvensjon nr. 29 og 105) • Forbud mot diskriminering (ILO-konvensjoner nr. 100 og 111) • Organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger (ILO-konvensjon nr. 87 og 98)

Lærlinger

Anskaffelsesloven § 7(1) pålegger statlige, fylkeskommunale og kommunale myndigheter og offentligrettslige organer å stille krav om bruk av lærlinger i offentlige kontrakter.

Det er obligatorisk å stille krav om bruk av lærlinger dersom vilkårene for dette er oppfylt. Nærmere regler om bruk av lærlinger er gitt i forskrift om plikt til å stille krav om bruk av lærlinger i offentlige kontrakter (lærlingeforskriften).

Behandlet i FS 19.01.2021 – sak 4/21 Sist revidert administrativt: XX.XX.XXXX side 6

48 Se forskrift om plikt til å stille krav om bruk av lærlinger i offentlige kontrakter: https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2016-12-17- 1708?q=bruk%20av%20lærlinger%20i%20offentlige

4. FORHOLDET TIL OFFENTLIG INNKJØPSORDNING OG EGNE REGLEMENTER OG DELEGASJONER

4.1. Offentlig innkjøpsordning Lyngdal kommune er med i innkjøpssentralen Offentlig Fellesinnkjøp på Agder (OFA). OFA er et organ for felles innkjøpstjenester, felles inngåelse av rammeavtaler for varer og tjenester og et organ for veiledning og rådgivning hos de deltakende kommuner og for leverandørutvikling.

4.2. Forholdet til egne reglementer og rutiner, budsjettvedtak og delegasjon Handlingene til kommunens ansatte skal være preget av høy etisk bevissthet innen alle områder. Kommunen har vedtatt etiske retningslinjer og disse skal bidra til å sette normer og prinsipper for god handling. De etiske retningslinjene skal også ligge til grunn for prosessene innen innkjøp.

Innkjøpsfullmakten må delegeres. Dette gjøres i kommunens delegeringssystem «KS Delegering». Det er ikke nødvendig å delegere fullmakt til bagatellmessige innkjøp, dette kan gjøres muntlig av leder.

For å kunne gjøre innkjøp må det være budsjettdekning. Dersom innkjøper ikke har budsjettansvar må innkjøpene avklares med nærmeste leder med budsjettansvar. Innkjøp må være i henhold til ansvarlig økonomistyring og økonomireglementet.

Ved inngåelse av kontrakter må det sikres tilstrekkelig forfallstid på fakturaer, dvs. minimum en måned fra fakturadato til forfallsdato. Lyngdal kommune skal i sine kontrakter stille krav om bruk av elektronisk faktura i godkjent standardformat, jf. forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser.

Behandlet i FS 19.01.2021 – sak 4/21 Sist revidert administrativt: XX.XX.XXXX side 7

49 5. INNKJØPSPROSESSEN FOR VARER OG TJENESTER SOM ER OMFATTET AV RAMMEAVTALER

Det skal ved innkjøp undersøkes om kommunen har en rammeavtale for aktuell vare/tjeneste, i så fall skal innkjøpet gjøres hos denne leverandøren (avrop). Å gjøre avrop vil si å tildele kontrakt i samsvar med vilkårene i rammeavtalen. Man slipper da hele prosessen med utlysing og tildeling.

Oversikt over alle kommunens rammeavtaler ligger i Compilo. De konkrete rammeavtalene ligger på kommunes side i EU-Supply. De som trenger tilgang til avtalene må ta kontakt med innkjøpskoordinator for brukernavn og passord.

Når nye rammeavtaler inngås lagres også disse i Elements.

Hvis det er behov for en ny rammeavtale, evt. om det er spørsmål om praktiseringen av en gjeldende rammeavtale, skal dette tas opp med kommunens innkjøpskoordinator, som avklarer dette med samarbeidskommunene i OFA.

6. INNKJØPSPROSESSEN FOR VARER OG TJENESTER SOM IKKE ER OMFATTET AV RAMMEAVTALER

Denne prosessen følges når det er avklart at det ikke foreligger en rammeavtale.

De fem lovfestede prinsippene for innkjøp skal alltid være en del av beslutningene som gjøres. Likeledes skal kommunens prinsipper for innkjøp følges. Se kapittel 3.

Beregning av anskaffelsens verdi – jfr. anskaffelsesforskriften § 5-4: Fremgangsmåten for å beregne anskaffelsens verdi følger av anskaffelsesforskriften § 5-4. Der fremgår det bl.a. at kontraktens verdi skal beregnes på grunnlag av et anslag over den samlede betalingen eksl. mva og inkludert enhver form for opsjoner. Ved delkontrakter for ensartede varer skal samlet verdi for alle delkontrakter legges til grunn. Ved anskaffelser der kontrakten går over flere år skal samlet verdi for avtalens lengde legges til grunn. Ved tidsubegrensede kontrakter legges samlet verdi tilsvarende 4 år til grunn.

Se ellers Veileder for offentlige anskaffelser kap. 5.4.

Behandlet i FS 19.01.2021 – sak 4/21 Sist revidert administrativt: XX.XX.XXXX side 8

50 6.1. Innkjøp under kr 100.000 Anskaffelser under kr 100.000 eksl. mva er unntatt fra anskaffelsesregelverket. Prinsippene som er beskrevet i kapittel 3 i innkjøpsreglementet skal likevel hensyntas, men prinsippet om forholdsmessighet vil ha større vekt her siden anskaffelsen har liten verdi.

Det bør i størst mulig grad unngås småinnkjøp da kommunens samlede kostnader med å behandle fakturaer er betydelig.

Viser ellers til «Rutine for innkjøp i Lyngdal kommune».

6.2. Innkjøp mellom kr 100.000 og de nasjonale terskelverdiene

Regelverk:

Anskaffelsesloven og -forskriftens del I

Særskilte bestemmelser:

Den leverandøren som blir tildelt kontrakt må fremlegge skatteattest for skatt og merverdiavgift når kontraktens verdi overstiger kr 500.000.

Pr 01.01.2021 er de nasjonale terskelverdiene:

• Kr 1,3 mill ekskl. mva. for anskaffelse av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeid • Kr 1,3 mill ekskl. mva. for anskaffelse av «særlige tjenester»

Opplistingen over «særlige tjenester» ligger i vedlegg 2 til anskaffelsesforskriften, og gjelder bl.a. catering, organisering av arrangementer, bidragsordninger mm.

Oppsummert:

Det er de fem prinsippene som følger av loven som skal legges til grunn for anskaffelsesprosessen. Prinsippet om forholdsmessighet betyr at jo høyere verdi, jo høyere krav til hvordan prinsippene om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet og etterprøvbarhet er ivaretatt. Jo høyere beløp, jo flere bør inviteres til å bli med i konkurransen.

Det må gjøres en konkret vurdering av hvordan anskaffelsesprosessen skal håndteres i hvert tilfelles, og dette må fremgå av anskaffelsesprotokollen som bør utarbeides fortløpende under prosessen.

Skatteattest skal kreves ved innsendelse av tilbud på kontrakter over kr 500.000.

Det er anledning til å bruke en frivillig kunngjøring på Doffin for å publisere konkurransen.

Se for øvrig særlig anskaffelsesforskriftens kapittel 7 for fellesbestemmelser som også gjelder for anskaffelser som omfattes av forskriftens del I.

Behandlet i FS 19.01.2021 – sak 4/21 Sist revidert administrativt: XX.XX.XXXX side 9

51 6.3. Innkjøp over de nasjonale terskelverdiene

A. Anskaffelser mellom nasjonal terskelverdi og EØS-terskelverdiene

Regelverk:

Anskaffelsesforskriftens del I og II

Pr 01.01.2021 er EØS-terskelverdiene:

• Kr 2,05 mill ekskl. mva for andre oppdragsgiveres vare- og tjenestekontrakter og plan og designkonkurranser (gjelder kommunen) • Kr 51,5 mill ekskl. mva for bygge- og anleggskontrakter • Kr 7,2 mill ekskl. mva. for kontrakter om særlige tjenester og kjøp av Helse- og sosialtjenester etter anskaffelsesforskriften del IV. (se kapittel 6.4)

Oppsummert:

Regelverket gjelder kontrakter som er over de nasjonale terskelverdiene, men som ikke overskrider EØS-terskelverdiene. Regelverket gjelder også for anskaffelse av «særlige tjenester».

Tillatte anskaffelsesprosedyrer er åpen tilbudskonkurranse eller begrenset tilbudskonkurranse.

• Åpen tilbudskonkurranse: Alle interesserte kan gi inn tilbud. • Begrenset tilbudskonkurranse: Alle interesserte kan levere forespørsel om å få bli med, men det er bare de leverandørene som oppfyller de kravene til kvalifikasjoner som kommunen har satt som vil bli invitert til å levere tilbud i konkurransen. Grensen for de som blir med videre kan ikke settes lavere enn tre tilbydere.

Maler for disse to konkurranseformene ligger på www.anskaffelser.no

Konkurransen skal utlyses på Doffin i fastsatt skjema via kommunens digitale verktøy EU-Supply.

B. Anskaffelser over EØS-terskelverdiene

Regelverk:

Anskaffelsesloven og -forskriftens del I og III

Oppsummert:

Alle slike anskaffelsesprosesser gjøres i samarbeid med Plan og Næring, evt skal Plan og Næring informeres om prosessen.

Det er mulighet for å gjennomføre markedsundersøkelser for å forberede anskaffelsen og gi informasjon til leverandørene om sine planer og behov.

Behandlet i FS 19.01.2021 – sak 4/21 Sist revidert administrativt: XX.XX.XXXX side 10

52 Det er flere mulige tillatte anskaffelsesprosedyrer, se Anskaffelsesforskriften § 13-1.

Konkurransen skal utlyses på TED-databasen via kommunens digitale verktøy EU-Supply.

6.4. Særskilt om anskaffelse av helse- og sosialtjenester under og over EØS-terskelverdi

Anskaffelsesforskriftens del I, II og IV

Oppsummering:

Ved anskaffelser under kr 7,2 mill ekskl. mva. får kun forskriftens del I anvendelse. Her kan kommunen fritt velge hvilke leverandører vi ønsker å invitere til å inngi tilbud.

Dersom kontraktens beløp er på over kr 7,2 mill ekskl. mva. må regelverket i anskaffelsesforskriftens del IV følges. Konkurranse kan enten kunngjøres ved en alminnelig kunngjøring eller en forhåndskunngjøring.

Alle slike anskaffelsesprosesser over kr 7,2 mill ekskl. mva. gjøres i samarbeid med Plan og Næring.

6.5 Særskilt om plan- og designkonkurranser

Regelverk:

Anskaffelsesforskriftens del I, II og III og V

Oppsummering:

Alle slike anskaffelsesprosesser gjøres i samarbeid med Plan og Næring.

7. DOKUMENTASJON, OFFENTLIGHET, TAUSHETSPLIKT, HABILITET MM.

7.1. Forholdet til Offentlighetsloven, taushetsplikt og habilitet Iht. anskaffelsesforskriften § 7-3 gjelder offentlighetsloven for allmennhetens innsyn i dokumenter knyttet til offentlige anskaffelser. Dette vil si både leverandører, presse, politikere og privatpersoner. Hovedregelen er altså at dokumentene er offentlige, men med de unntak for gjelder i Ofentlighetsleoven kapittel 3 (§§13-27), se også reglene om taushetsplikt i forvaltningsloven § 13.

Behandlet i FS 19.01.2021 – sak 4/21 Sist revidert administrativt: XX.XX.XXXX side 11

53

Det er spesielt viktig å merke seg at forretningshemmeligheter er omfattet av taushetsplikt. Det er viktig å beskytte leverandørenes interesser slik at forhold som har betydning for konkurranseforholdet, ikke gjøres kjent for andre.

Tilsvarende gjelder reglene i forvaltningsloven om habilitet. Habilitetsreglene skal hindre at kommunen treffer uriktige avgjørelser fordi det blir tatt usaklige hensyn i saksbehandlingen. Kravet til habilitet er skjerpet i en konkurransesituasjon og allmennheten må kunne ha tillit til at ingen av leverandørene blir favorisert og at konkurransen er åpen og reell. Dette betyr at vi har en aktiv plikt til å forhindre at noen som er med i beslutningsprosessen har bindinger til aktuelle leverandører.

7.2. Arkivering Alle relevante dokumenter knyttet til anskaffelsesprotokollen skal arkiveres i Elements. Det er viktig å merke dokumenter med forhold unntatt fra innsynsretten med «unntatt offentlighet».

7.3. Anskaffelsesprotokoll Det skal føres anskaffelsesprotokoll for alle kjøp over kr. 100 000 ekskl. mva., jf. anskaffelsesforskriftens §§ 7-1, 10-5 og 25-5.

Protokollen skal beskrive vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele innkjøpsprosessen. Dette for å dokumentere at lov, forskrifter og prinsippene for offentlige anskaffelser er fulgt.

Det er utarbeidet maler for anskaffelsesprotokoller som finnes under «Innkjøp» i Compilo. Innkjøper har ansvar for at anskaffelsesprotokoll blir skrevet. Dersom det er opprettet et prosjekt, skal anskaffelsesprotokollen arkiveres i Elements på aktuelt prosjekt. Er det ikke opprettet prosjekt, skal anskaffelsesprotokollen arkiveres i mappen «Anskaffelsesprotokoller år XXXX» i Elements.

Behandlet i FS 19.01.2021 – sak 4/21 Sist revidert administrativt: XX.XX.XXXX side 12

54 8. INTERNKONTROLL

8.1. Kontrollhandlinger Det kjøpes inn for betydelige beløp i Lyngdal kommune. Det må derfor foretas noen kontrollhandlinger for å sikre at det er sannsynlig at lov og forskrifter i størst mulig grad overholdes.

Virksomhetslederne og Kommunalsjefene har ansvaret for internkontroll på innkjøp på sitt område. Innkjøp over kr 100.000 som ikke følger av rammeavtaler må derfor godkjennes særskilt av virksomhetsleder og kommunalsjef. Ved behov for bistand og råd skal det tas kontakt med innkjøpskoordinator.

Kommunedirektøren v/ Kommunalsjef Plan og Næring har ansvaret for overordnet kontroll av at lover og regler for offentlige anskaffelser i Lyngdal kommune. Alle anskaffelser over de nasjonale terskelverdiene skal drøftes med innkjøpskoordinator.

Ved årets utløp skal det tas nødvendige stikkprøver av innkjøp med utgangspunkt i leverandørreskontroen.

8.2. Utarbeidelse av rutiner, maler mm Kommunalsjef for Plan og Næring har ansvaret for at det foreligger nødvendige rutiner og maler og at disse er tilstrekkelig oppdatert.

Kommunalsjef har også ansvaret for at det er et system for informasjon om innkjøp i Lyngdal kommune og at det er tilstrekkelig grunnleggende kompetanse på området. Kommunalsjef har ansvaret for å innhente nødvendig spisskompetanse i anskaffelser som krever dette.

Behandlet i FS 19.01.2021 – sak 4/21 Sist revidert administrativt: XX.XX.XXXX side 13

55 9. OVERSIKT OVER RAMMEAVTALER, FAGLITTERATUR, MALER MM.

Lov, forskrift og veileder:

• Lov om offentlige anskaffelser (Anskaffelsesloven): https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2016-06-17-73?q=offentlig%20anskaffelser

• Forskrift om offentlige anskaffelser (Anskaffelsesforskriften): https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2016-08-12-974?q=anskaffelsesforskriften

• Veileder til reglene om offentlige anskaffelser (Anskaffelsesforskriften): https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/veileder-offentlige-anskaffelser/id2581234/

Egne maler og rutiner:

Følgende maler ligger under «Innkjøp» i Compilo»: • Mal for anskaffelsesprotokoll for innkjøp mellom kr 100.000 og de nasjonale terskelverdiene • Mal for anskaffelsesprotokoll for innkjøp over de nasjonale terskelverdiene

Det er utarbeidet en egen innkjøpsrutine som også ligger i Compilo.

Det ligger også en oversikt over terskelverdiene og oversikt over lover og regler som gjelder for de ulike intervallene.

Oversikt over alle rammeavtalene ligger i Compilo som et excel-ark.

Tilgang til de detaljerte avtalene får du via lenke på framsida i Compilo:

Behandlet i FS 19.01.2021 – sak 4/21 Sist revidert administrativt: XX.XX.XXXX side 14

56 SAKSFRAMLEGG

Arkivreferanse: 2020/8555-2 Arkivkode: 210 Saksbehandler: Elin Rugland Falkum Adm.enhet: Økonomi Dato: 06.01.2021

Utvalg Møtedato Saksnummer

Formannskapet 21.01.2021 3/2021

Kommunestyret 04.02.2021 5/2021

Økonomi- og finansreglement

Kommunedirektørens anbefaling:

Økonomireglement og finansreglement for Lyngdal kommune vedtas med virkning fra 01.01.2021.

Formannskapets behandling av sak 3/2021 i møte den 21.01.2021:

Kommunedirektørens anbefaling:

Økonomireglement og finansreglement for Lyngdal kommune vedtas med virkning fra 01.01.2021.

Formannskapets Behandling 21.01.2021:

Unni Nilsen Husøy tiltrådte møtet igjen til behandling av denne saken.

Avstemming: Kommunedirektørens anbefaling ble enstemmig vedtatt.

Formannskapets Vedtak 21.01.2021:

57 Økonomireglement og finansreglement for Lyngdal kommune vedtas med virkning fra 01.01.2021.

Bakgrunn for saken: Det er utarbeidet nytt økonomireglement og finansreglement for den nye kommunen. Kommunen er pliktig til å ha dette iht kommunelovens § 14-2 d) og e).

Vurdering: Økonomireglementet bygger på reglementet fra tidligere Audnedal kommune med noen tilpasninger og oppdateringer i hht lovverk og ny kommune.

Formålet med økonomireglementet er å: - bidra til en effektiv og forsvarlig økonomiforvaltning i kommunen - bidra til en bedre økonomistyring - bidra til å utarbeide samordnede og realistiske planer for egen virksomhet og økonomi, og for lokalsamfunnets utvikling - gi de folkevalgte et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag

Økonomireglementet angir blant annet rapporteringshyppighet til kommunestyret og internt (side 5), kommunestyrets plikter (side 8) og delegeringer (side 9). Det er også innarbeidet finansielle måltall i økonomireglementet, basert på det som er innarbeidet i budsjettet for 2021 (side8).

Finansreglement bygger også på tidligere Audnedal kommune sitt reglement med tilpasninger og oppdateringer i hht lovverk og ny kommune. Dette er gjennomgått av en uavhengig instans slik Forskrift av 18.11.2019 nr 1520 Forskrift og garanti og gjeldsforvaltning § 7 sier. (se vedlagte uttalelse).

Kommunens formål med finansreglementet er å lage rammer og retningslinjer for hvordan kommunens finansielle midler og finansielle forpliktelser skal forvaltes. Bestemmelsene skal hindre kommunen i å ta en vesentlig finansiell risiko i finans- og gjeldsforvaltningen, og sikre at løpende betalingsforpliktelser kan innfris ved forfall.

Finansforvaltningen deles i tre:  Plassering av kortsiktig likviditet (kap 2): Kommunen skal til enhver tid ha midler med lav risiko og høy likviditet til å dekke løpende forpliktelser. (bank og evnt rentefond).  Gjeld (kap 3): Låneporteføljen skal primært styres mot å oppnå så lave lånekostnader som mulig, kombinert med størst mulig grad av forutsigbarhet.  Plassering langsiktig (kap 4): Rammene er utformet for å unngå vesentlig finansiell risiko samtidig som man må ha en viss risiko for å oppnå en fornuftig avkastning.

2

58 Konklusjon: Økonomi- og finansreglement trer i kraft med virkning fra 01.01.2021.

3

59

Finansreglement Lyngdal kommune Vedtatt av Kommunestyret den XXXXXX

60

LYNGDAL KOMMUNE 1 61 Innhold

1 1. Formål, målsetting, lovhjemler og risiko ...... 3 1.1 Formål ...... 3 1.2 Hvem reglementet gjelder for ...... 3 1.3 Hjemmel ...... 3 1.4 Gyldighet ...... 3 1.5 Generelle rammer og begrensinger ...... 3 2 Avkastningsmål, rammer og begrensninger som gjelder for finansforvaltningen av midler som skal forvaltes med lav risiko og høy likviditet. (kortsiktig likviditet) ...... 4 2.1 Formål ...... 4 2.2 Hovedprinsipper i finansstrategien for midler som skal forvaltes med lav risiko og høy likviditet ...... 4 2.3 Innskudd i bank ...... 4 2.4 Rentefond ...... 5 2.5 Direkte eie av verdipapirer ...... 5 3 Rammer og retningslinjer for forvaltning av gjeldporteføljen og øvrige finansieringsavtaler ...... 5 3.1 Formål ...... 5 3.2 Låneopptak ...... 6 3.3 Refinansiering ...... 6 3.4 Rentebinding og bruk av sikringsinstrumenter ...... 6 4 Rammer og retningslinjer for plassering av midler med lang tidshorisont (langsiktig likviditet) ...... 7 4.1 Formål ...... 7 4.2 Hovedprinsipper i finansstrategien ...... 7 4.3 Avkastningsmål ...... 7 4.4 Rammer for plasseringer og regler for forvaltning...... 7 4.5 Verdiregulering og bufferfond ...... 8 5 Rapportering ...... 9 6 Etiske retningslinjer ...... 9

2 LYNGDAL KOMMUNE 62 1. Formål, målsetting, lovhjemler og risiko

1.1 Formål Kommunens formål med finansreglementet er å lage rammer og retningslinjer for hvordan kommunens finansielle midler og finansielle forpliktelser skal forvaltes. Bestemmelsene skal hindre kommunen i å ta en vesentlig finansiell risiko i finans- og gjeldsforvaltningen, og sikre at løpende betalingsforpliktelser kan innfris ved forfall. Finansreglementet skal også inneholde bestemmelser om hvilke avkastningsmål som skal ligge til grunn for finansforvaltningen.

1.2 Hvem reglementet gjelder for Reglementet gjelder for Lyngdal kommune. Reglementet gjelder også for virksomhet i kommunale foretak etter kommuneloven kapittel 9 og interkommunalt politisk råd etter kommuneloven kapittel 18 og kommunalt oppgavefellesskap etter kapittel 19. I den grad disse virksomhetene har en egen finans- og gjeldsforvaltning skal denne utøves i tråd med dette reglementet, eller i tilfellet med interkommunalt samarbeid, etter et omforent finansreglement som er godkjent av kommunestyret.

1.3 Hjemmel Dette reglementet er utarbeidet på bakgrunn av:

• Lov om kommuner og fylkeskommuner av 22. juni 2018 §14-13 • Forskrift om kommuners og fylkeskommuners finans- og gjeldsforvaltning (sist endret 01.01.2017)

1.4 Gyldighet Reglementet trår i kraft fra 1.1.2021 og gjelder inntil nytt Finansreglementet blir vedtatt av kommunestyret.

Kommunedirektøren skal fortløpende vurdere om det er nødvendig å endre finansreglementet for å unngå vesentlig finansiell risiko og overholde betalingsforpliktelsen.

1.5 Generelle rammer og begrensinger Kommunestyret skal selv gjennom fastsettelse av dette finansreglement, ta stilling til hva som er tilfredsstillende avkastning og vesentlig finansielle risiko, jfr. kommunelovens §14-13

Det tilligger Kommunedirektøren å inngå avtaler i overensstemmelse med dette reglementet.

Det tilligger Kommunedirektøren med hjemmel i dette finansreglement, å utarbeide nødvendige fullmakter/instrukser/rutiner for de enkelte forvaltningsformer som er i overensstemmelse med kommunens overordnede økonomibestemmelser. Fullmakter gitt til Kommunedirektøren i dette dokument kan videre delegeres av rådmannen.

Finansielle instrumenter og/eller produkter som ikke er eksplisitt tillatt brukt gjennom dette reglementet, kan ikke benyttes i kommunens finans- og gjeldsforvaltning.

Kommunen kan i sin finans- og gjeldsforvalting benytte seg av andre finansielle instrumenter, såkalte avledede instrumenter/derivater. Slike instrumenter skal være konkret angitt under de enkelte forvaltningsformer og må benyttes innenfor risikorammene for underliggende aktiva eller gjeld og skal inngå ved beregning av finansiell risiko.

Plassering av kommunens midler i verdipapirer, skal skje ihht etiske kriterier. Kriteriene er beskrevet under pkt 6. Så langt det er praktisk mulig skal disse etiske kriterier også gjelde for plasseringer i verdipapirfond.

LYNGDAL KOMMUNE 3 63 Rammer for forvaltning av henholdsvis kommunens midler med lav risiko og høy likviditet, gjeldsporteføljen og midler som forvaltes med lang tidshorisont, omtales i fortsettelsen hver for seg.

Kommunedirektøren kan inngå avtaler om forvaltning eller annen rådgivning knyttet til finans- og gjeldsforvaltningen i Lyngdal kommune.

2. Avkastningsmål, rammer og begrensninger som gjelder for finansforvaltningen av midler som skal forvaltes med lav risiko og høy likviditet. (kortsiktig likviditet)

2.1 Formål Kommunen skal til enhver tid ha midler med lav risiko og høy likviditet (inkludert trekkrettigheter) til å dekke løpende forpliktelser.

Plassert overskuddslikviditet skal over tid gi en god og konkurransedyktig avkastning innenfor definerte krav til likviditet og risiko, hensyntatt tidsperspektiv på plasseringene.

Avkastningsmål for ledig likviditet og andre midler med lav risiko og høy likviditet, som trengs til dekning av kommunens løpende forpliktelser de neste tre måneder er kommunens innskuddsrente (3 mnd Nibor +/- margin) hos hovedbankforbindelse. Avkastningsmål for ledig likviditet og andre midler med lav risiko og høy likviditet, utover hva som trengs til dekning av kommunens løpende forpliktelser de neste tre måneder er kommunens innskuddsrente (3 mnd Nibor +/- margin) hos hovedbankforbindelse pluss 0,10 %-poeng.

2.2 Hovedprinsipper i finansstrategien for midler som skal forvaltes med lav risiko og høy likviditet

Kommunedirektøren gis fullmakt til å plassere kommunens midler med lav risiko og høy likviditet i bankinnskudd og rentefond. Alle plasseringer skal gjøres i norske kroner (NOK).

Kommunen kan inngå rammeavtale for å ivareta det løpende behov for banktjenester. Kommunedirektøren har fullmakt til å inngå avtale om trekkrettighet.

Kommunens midler med lav risiko og høy likviditet plasseres i kommunens hovedbank, eventuelt supplert med innskudd i andre større spare- eller forretningsbanker, innenfor følgende begrensninger:

Ledig likviditet og andre midler med lav risiko og høy likviditet, utover hva som trengs til dekning av kommunens løpende forpliktelser de neste tre måneder kan plasseres etter de retningslinjer som følger av punktene 2.3, 2.4 og 2.5. Investeringshorisonten kan ikke overstige den investeringshorisont som avdekkes via likviditetsprognoser.

2.3 Innskudd i bank For bankinnskudd gjelder følgende begrensninger:

4 LYNGDAL KOMMUNE 64 a) Innskudd i norske finansinstitusjoner og utenlandske finansinstitusjoner etablert i Norge. Finansinstitusjonen skal ha en forvaltningskapital på minimum NOK 1 MRD, en rating på minimum BBB+ og kommunens samlete innskudd i finansinstitusjonen skal ikke overstige 2 % av institusjonens forvaltningskapital. Begrensingen gjelder ikke flytende innskudd hos kommunens hovedbankforbindelse. b) Bankinnskudd skal ha maksimalt 6 måneders tidsbinding

2.4 Rentefond Plassering av overskuddslikviditet i rentefond klassifisert som pengemarkedsfond m/ lav risiko, pengemarkedsfond. Jfr. Verdipapirfondenes bransjestandard for informasjon og klassifisering av rentefond innenfor følgende beløpsbegrensninger:

Pengemarkedsfond Pengemarkedsfond m/lav risiko

Volum 0-100 % 0-70 %

Maksimal maks 15 % av fondets maks 10 % av fondets andel i forvaltningskapital FK fondet (FK)

For plassering i pengemarkedsfond gjelder følgende:

• Midler kan kun plasseres i fond forvaltet av selskap med bred verdipapirforvaltning og som inngår som en del av anerkjent institusjon/finanskonsern. • Det skal ikke være begrensninger på uttaksretten i fondene som benyttes, og midlene skal alltid være tilgjengelige på få dager.

2.5 Direkte eie av verdipapirer Det skal ikke foretas enkeltanskaffelser av verdipapirer. Plasseringer i rentemarkedet skal gjøres som innskudd i bank eller rentefond.

3. Rammer og retningslinjer for forvaltning av gjeldporteføljen og øvrige finansieringsavtaler

3.1 Formål Kommunens lån skal sammensettes med sikte på å sikre en balansert og optimal finansiering av kommunens kortsiktige og langsiktige kapitalbehov. Låneporteføljen skal primært styres mot å oppnå så lave lånekostnader som mulig, kombinert med størst mulig grad av forutsigbarhet.

LYNGDAL KOMMUNE 5 65 3.2 Låneopptak Låneopptakene skal vurderes opp mot likviditetsbehov, vedtatte investeringsbudsjett og forventninger om fremtidig renteutvikling.

Med utgangspunkt i kommunestyrets vedtak skal det gjennomføres låneopptak, herunder godkjenning av lånevilkår, og for øvrig forvaltning av kommunens innlån etter de retningslinjer som framgår av dette reglementet, og i tråd med bestemmelsene i kommunelovens § 14-14 om låneopptak.

Kommunedirektøren gis fullmakt til å innhente tilbud, valg av långiver og lånetype samt godkjenne rente- og avdragsvilkår (herunder signere lånedokumenter)

Kommunedirektøren er ansvarlig for at alle lånedokumenter med tilhørende dokumentasjon arkiveres og oppbevares på en forsvarlig måte.

Forvaltningen legges opp i henhold til følgende;

• Låneporteføljen skal bestå av færrest mulig lån, dog slik at refinansieringsrisikoen ved ordinære låneforfall begrenses. • Under ellers like forhold vil det være formålstjenlig at kommunen fordeler låneopptakene på flere långivere. • Det kan kun tas opp lån i norske kroner.

3.3 Refinansiering Kommunedirektøren gis fullmakt til enhver tid å velge å refinansiere lån ut fra en strategisk finans- og gjeldsforvaltning.

Refinansieringsrisikoen skal reduseres ved å spre tidspunkt for renteregulering/forfall. Lån som forfaller og skal refinansieres innen en periode på 12 måneder skal ikke overstige mer enn 50 % av total gjeldsportefølje. Kommunens gjennomsnittlige løpetid på innlån skal minimum være 3 år. Bestemmelsen i dette avsnitt sees i sammenheng.

3.4 Rentebinding og bruk av sikringsinstrumenter Kommunedirektøren gis fullmakt til å vurdere hvilke rentebindinger som til enhver tid er gunstigst for kommunen.

For å oppnå ønsket rentebinding, gis det anledning til å ta i bruk framtidige renteavtaler (FRA) og rentebytteavtaler (SWAP). Rentesikringsinstrumentene skal kun benyttes for sikring av lånerenten, og vilkårene for sikring ihht KRS 11 skal alltid være oppfylt, sikringsdokumentasjon skal følgelig etableres for alle etableringer av rentesikringsinstrumenter. Beregninger av gjennomsnittlig gjenværende rentebinding skal inkludere FRA- og SWAP-kontrakter.

6 LYNGDAL KOMMUNE 66 4. Rammer og retningslinjer for plassering av midler med lang tidshorisont (langsiktig likviditet)

4.1 Formål Forvaltning av kommunens langsiktige finansielle aktiva har som formål å forvalte frigjort kapital fra salget av aksjene i Agder Energi og andre midler etter kommunestyrets vedtak. Forvaltningen skal sikre en langsiktig avkastning som kan bidra til å gi innbyggerne i Lyngdal kommune ett godt tjenestetilbud. Det styres etter en investeringshorisont på 5 år samtidig som en søker en rimelig årlig bokført avkastning.

Unntatt fra bestemmelsene om minstekrav til spredning og bred eksponering i aksjemarkedet er kommunens aksjer plassert i Agder Energi og andre strategiske aksjer anskaffet etter kommunestyrets vedtak.

4.2 Hovedprinsipper i finansstrategien 4.2.1 Ansvarsforhold

Kommunedirektøren gis fullmakt til å plassere kommunens midler med lang tidshorisont ihht dette finansreglement.

4.2.2 Avkastningsmål For å kunne oppfylle finans- og gjeldsforvaltningen formål skal midler med lang tidshorisont til enhver tid forvaltes etter følgende kriterier:

• Sikkerhet • Risikospredning • Likviditet • Avkastning

Forvaltningen av kommunens langsiktige kapital bør gi en meravkastning på 1 % over 3 måneders NIBOR over tid. Ved rapportering skal porteføljen måles mot dette målet.

4.2.3 Rammer for plasseringer og regler for forvaltning. Kommunedirektøren gis fullmakt til å plassere kommunens midler med lang tidshorisont etter retningslinjer gitt nedenfor.

Midlene skal plasseres etter følgende maksimums- og minimumsrammer (% av andel langsiktige finansielle aktiva):

Minimum % Maksimum %

Bank/Pengemarked 10 100

Obligasjoner 0 50

Aksjemarkedet 0 40

Eiendomsmarkedet 0 30

LYNGDAL KOMMUNE 7 67 Kredittrammer for plasseringer i rentebærende instrumenter Investeringer i rentebærende instrumenter skal være som andel i verdipapirfond. Midler kan kun plasseres i fond forvaltet av selskap med bred verdipapirforvaltning og som inngår som en del av anerkjent institusjon/finanskonsern, jfr. pkt 2.4 a).

Pengemarkedsplasseringer skal ha minste gjennomsnittlige kredittrating "Investment grade", dvs. rating tilsvarende BBB- eller bedre.

For plasseringer innen obligasjoner kan inntil 10% av totalporteføljens samlede eksponering ha en eksponering med høyere kredittrisiko enn Investment Grade.

Rammer for plassering av anleggsobligasjoner / hold til forfall Ved eventuelle investeringer i anleggsobligasjoner / hold til forfall skal maksimal løpetid være 10 år, og det skal tilstrebes best mulig spredning i løpetiden. Maksimalt 20% av totalporteføljen kan plasseres i anleggsobligasjoner.

Rammer med hensyn til renterisiko for rentebærende instrumenter som føres som omløpsmidler Den gjennomsnittlige løpetiden for rentebærende papirer som er bokført som omløpsmidler (pengemarkedet og obligasjoner), skal tilpasses renteforventningene og ikke overstige 4 år.

Rammer for plasseringer i aksjerelatert risiko Plasseringer i aksjemarkedet skal forvaltes etter en konservativ risikoprofil, og det skal tilstrebes god spredning mellom ulike sektorer og regioner for å sikre en mest mulig veldiversifisert portefølje.

Det kan investeres i norske og utenlandske aksjefond. Kommunedirektøren gis fullmakt til å beholde verdipapirer anskaffet innenfor rammene av tidligere reglement så lenge dette anses hensiktsmessig.

For aksjeplasseringer utenfor Norge tillates disse å ligge åpen mht. valutaeksponering mot norske kroner.

Rammer for plassering i eiendomsmarkedet: Plassering i eiendomsmarkedet kan kun gjøres i fond, sameier, kommandittselskap og aksjeselskap. Eksponering i eiendom skal samlet sett være uten belåning og primært i Norge, subsidiært fond med nordisk fokus.

4.3 Verdiregulering og bufferfond Den avkastningen som Lyngdal kommune oppnår på midler med lang tidshorisont skal, under forutsetning av et positivt netto driftsresultat, disponeres i følgende rekkefølge:

(1) Inntektsføre budsjettert avkastningen i driftsregnskapet (2) Avsette til bufferfond, jfr 4.3.2

Bufferfond (verdireguleringsfond) Av den avkastning Lyngdal kommune oppnår på forvaltning av den langsiktige kapitalen skal det hvert år avsettes av avkastning til oppbygging av et bufferfond. Bufferfondet skal bygges opp slik at det utgjør 40 % av maksimal aksjeandel/alternativ, jfr. punkt 4.2.3

Bufferfondet skal brukes for å utligne effekten på driftsresultatet av svingninger i aksjekursene, dessuten til å dekke inn mindre avkastning enn budsjettert i driftsregnskapet.

8 LYNGDAL KOMMUNE 68

5 Rapportering

Kommunedirektøren skal i forbindelse med tertialrapportering pr. 30. april og pr 31. august og i årsmeldingen legge frem rapport for kommunestyret som viser status for kommunens porteføljer, gi en beskrivelse og vurdering av kommunens finansielle risiko og avkastning, sammenholdt med målene, rammene og begrensingene for forvaltningen som er fastsatt i finansreglementet.

Rapportene skal ihht forskriftens §4 inneholde:

• en vurdering av eventuelle vesentlige markedsendringer og endringer i kommunens finansielle risiko. • sammensetning og markedsverdien av de finansielle midlene, både samlet og for hver gruppe av midler. • Sammensetning og verdien av de finansielle forpliktelsene, både samlet og for hver gruppe av forpliktelser. • løpetiden for de finansielle forpliktelsene, og om verdien av lån som forfaller og må refinansieres innen 12 måneder. • aktuelle markedsrenter og kommunens egne rentebetingelser. • avvik mellom kravene i finansreglementet og den faktiske forvaltningen.

Kommunedirektøren stiller følgende minimumskrav til den månedlig rapportering fra rådgivere:

• En oversikt over porteføljens sammensetning ift plasseringsrammen gitt i punkt 4.2.3>Porteføljen skal spesifiseres på de enkelte plasseringer. • Markedsverdi samlet og fordelt på de ulike type aktiva • Bekreftelse på at plasseringene ligger innenfor reglementet • Prognose for årets avkastning • Rapportering avkastning i fht avkastningskrav • Endring i risikoeksponering. • Bekreftelse på at plasseringene er i samsvar med de etiske retningslinjer jf pkt 6 overholdes.

6 Etiske retningslinjer

Finans- og gjeldsforvaltningen i Lyngdal kommune skal minimum baseres på forvaltningsløsninger som forholder seg til Statens Pensjonsfond Utlands etiske retningslinjer og eksklusjoner. Forvaltere som kommunen benytter skal ha sluttet seg til FNs prinsipper for ansvarlige investeringer (UNPRI).

LYNGDAL KOMMUNE 9 69 7 Håndtering av avvik og vurdering og kvalitetssikring av finansiell risiko

7.1 Håndtering av avvik Hvis det avdekkes avvik fra finansreglementet, skal det iverksettes nødvendige tiltak. Avviket slik det har fremstått, og eventuelt økonomisk konsekvens av avviket dersom det er vesentlig, skal uten ugrunnet opphold rapporteres til kommunestyret. Hvis det er nødvendig for å unngå vesentlig finansiell risiko, blant annet for å sikre at løpende betalingsforpliktelser kan innfris, skal kommunestyret selv endre finansreglementet.

7.2 Vurdering og kvalitetssikring av finansiell risiko Dette skal vurderes forløpende administrativt, og skal fremgå av den politiske rapporteringa. Rapporteringa skal beskrive den finansielle risikoen på følgende nivåer:

• Ledig likviditet og andre midler beregnet til driftsformål • Gjeldsporteføljen og øvrige finansieringsavtaler • Midler med lang tidshorisont (langsiktig likviditet)

Er den finansielle risikoen vesentlig endret, skal Kommunedirektøren orientere kommunestyret snarest.

7.3 Kvalitetssikring Forskrift om kommuners og fylkeskommuners finans- og gjeldsforvaltning pålegger kommunestyret å la uavhengig instans vurdere om finansreglementet legger rammer for en finans- og gjeldsforvaltning som er i tråd med kommunelovens regler og reglene i finans- og gjeldsforskriften. I tillegg skal uavhengig instans med tilstrekkelig kunnskap om finans- og gjeldsforvaltning vurdere rutinene for finans- og gjeldsforvaltningen. Kommunedirektøren pålegges ansvar for at slike eksterne vurderinger innhentes. Kvalitetssikring av finansreglement skal finne sted ved hver endring av reglementet, og før kommunestyret vedtar nytt, endret finansreglement. I denne sammenheng skal det også rapporteres på utført kvalitetssikring av rutinene.

10 LYNGDAL KOMMUNE 70 Forklaring av enkelte ord og uttrykk

Finansinstrumenter. Obligasjoner, sertifikater, verdipapirfond, aksjer mm.

Portefølje. En samling av ulike verdipapirer.

Løpetid. Tiden frem til et verdipapir forfaller til betaling, m.a.o. tiden frem til lånet (som verdipapiret representerer) skal tilbakebetales av den som har lånt pengene.

Varighet / durasjon. Et begrep for løpetid der man også tar hensyn til når obligasjonen har rente- og avdragsbetalinger, m.a.o. når långiver får tilbake deler av de pengene han har lånt ut, kontantstrømmene. Varigheten defineres som veid gjennomsnittlig løpetid av alle betalingene av renter og avdrag, og hvor vektene er nåverdiene av disse betalingsstrømmene.

Rentefølsomhet / volatilitet. Et verdipapirs rentefølsomhet viser den mulige endringen i verdipapirets verdi ved en ett (1) prosentpoengs endring i markedsrenten. Man regner også ut rentefølsomheten for hele porteføljen. Dette kalles porteføljens gjennomsnittlige rentefølsomhet. Verdipapirer med lang løpetid har stor rentefølsomhet og er utsatt for store kursbevegelser ved endringer i markedsrenten. I tider med fallende rentenivå øker obligasjonenes kursverdi og da mest for de med lang løpetid.

Systematisk risiko i aksjemarkedene (generell markedsrisiko) Systematisk risiko er forbundet med sannsynligheten for at det aktuelle aksjemarkedet vil stige eller falle – både på kort og lang sikt.

Usystematisk risiko i aksjemarkedet (selskapsrisiko) Usystematisk risiko er forbundet med risikoen for at verdien av det aktuelle investeringsobjekt (selskap) en investerer i, vil stige eller falle i forhold til verdien på markedet – både på kort og lang sikt.

Sertifikater Sertifikater er rentebærende verdipapirer med løpetid inntil 12 måneder. Risikoen ved plassering i slike papirer er avhengig av hvem som legger ut slike lån. Likviditetsrisikoen er lavere enn særinnskudd i bank. Imidlertid er annenhåndsomsetningen i sertifikater meget lav, slik at kostnaden ved å gå inn og ut av sertifikater er betydelig høyere enn tilsvarende transaksjoner i pengemarkeds-fond.

Obligasjoner Obligasjoner er rentebærende verdipapirer med løpetid over 1 år. Risikoen ved plassering i slike papirer er avhengig av hvem som legger ut slike lån. Låntagers soliditet, obligasjonens durasjon, samt likviditeten i det enkelte papir avgjør risikoen ved plassering i en obligasjon. Når det generelle rentenivået går opp, synker kursverdien på obligasjoner og motsatt når renten går ned.

Verdipapirfond Forvaltningsselskaper tilbyr andeler i verdipapirfond. Når man plasserer i et verdipapirfond blir en andelseier i fondet. Man eier dermed en del av en større portefølje av verdipapirer. For mindre og mellomstore investorer kan det være vanskelig å bygge opp en portefølje av verdipapirer med en balansert risikoeksponering. En diversifisert portefølje reduserer risikoen som ligger i enkeltpapirer både m.h.t. kredittrisiko, renterisiko (kursrisiko) og likviditetsrisiko. Fond fremstår derfor som et lønnsomt og trygt alternativ til bankinnskudd og direkte investeringer i verdipapirmarkedet.

LYNGDAL KOMMUNE 11 71 Pengemarkedsfond Pengemarkedsfond defineres som rentefond hvis verdi som følge av renteendringer kun påvirkes av endringer i 0 – 12 måneders pengemarkedsrente. Dette innebærer at pengemarkedsfond kun kan investere i rentepapirer med gjenværende rentebinding lik eller mindre enn 365 dager. Pengemarkedsfond gir over tid, som regel innskyterne bedre avkastning enn bankinnskudd. Bruk av pengemarkedsfond sikrer god spredning av kredittrisiko.

Obligasjonsfond Obligasjonsfond består av papirer med en gjennomsnittlig løpetid over ett år. I disse fondene vil kursutslagene være større enn i pengemarkedsfondene, ved endringer i rentenivået. Historiske data tilsier imidlertid at avkastningen over tid vil være høyere enn i pengemarkedsfondene.

Aksjefond En investering i aksjefond reduserer risikoen ved å være i aksjemarkedet betydelig i forhold til å investere i enkeltaksjer. Som en konservativ investor bør man imidlertid unngå investeringer i de mest spekulative aksjefondene. Dessuten legges det vekt på å sørge for å oppnå en risikospredning også når det gjelder en plassering i aksjefond, d.v.s. at man sprer beløpet på fond med forskjellig investeringsprofil. På den måten oppnås en relativt bred eksponering i aksjemarkedet.

Referanseindeks Det benyttes representative indekser for å evaluerer enkeltplasseringers avkastning og risiko i forhold til markedet som helhet. Målsettingen er å oppnå en avkastning som er høyere enn valgt referanseindeks til fondet.

Egenkapitalbevis Et verdipapir som kan utstedes av bl.a. sparebanker og gjensidige forsikringsselskap. Egenkapitalbeviset er ikke en eierandel på samme måte som aksjer, men den gir utbytte på omtrent samme måte. Egenkapitalbevis er en del av egenkapitalen hos den som utsteder bevisene.

Egenkapitalinstrumenter Med egenkapitalinstrumenter menes aksjer, egenkapitalbevis, andeler i verdipapirfond samt andre instrumenter som indirekte eller direkte er plassering i foretaks egenkapital eller er avledet av egenkapitalinstrumenter (derivat).

NIBOR, Norwegian Interbank Offered Rate, en pengemarkedsrente som angir hvor høy rente banker og andre aktører i pengemarkedet må betale for å byttelåne valuta en periode.

12 LYNGDAL KOMMUNE 72

LYNGDAL KOMMUNE 13 73

Postadresse: Telefon: +47 38 33 40 00 E-post: [email protected] Postboks 353, 4577 lyngdal Org.nr.: 922 421 498 www.lyngdal.kommune.no

74

Økonomireglement Lyngdal kommune Vedtatt kommunestyret XXXXXX

75

Økonomireglement for Lyngdal Kommune

Innhold Generelt om økonomireglementet ...... 3 Bakgrunn ...... 3 Formål ...... 3 Inndeling ...... 3 Oppdateringer ...... 3 Kommunens plan- og økonomisystem ...... 3 Kommuneplanens langsiktige del ...... 4 Økonomiplan/årsbudsjett ...... 4 Tertialrapporter...... 4 Intern rapportering ...... 4 Årsregnskap, årsberetning og nasjonal rapportering ...... 5 Årshjul for rapportering ...... 5 Årsbudsjett og økonomiplan ...... 5 Oppstilling og fordeling ...... 6 Disposisjonsfullmakter i budsjettsaker ...... 7 Økonomisk kontroll og fastsetting av finansielle måltall ...... 7 Kommunestyrets plikter ...... 8 Måltall ...... 8 Investering ...... 8 Drift: ...... 8 Delegasjonsreglement i budsjettsaker ...... 9 Drift: ...... 9 Disponering av områdenes overskudd/underskudd i regnskapsavslutningen ...... 9 Overskudd ...... 9 Underskudd ...... 10 Strykninger ...... 10 Økonomimodellen og kontoplan ...... 11 Økonomimodellen...... 11 Kontoplanen – internt og eksternt ...... 11 Internt ...... 11 Arten ...... 11

1 Økonomireglement Lyngdal Kommune – vedtatt av kommunestyret XXXXXX

76

Ansvar ...... 11 Funksjon ...... 11 Prosjekt ...... 11 Diverse ...... 12 Balansen ...... 12 Eksternt ...... 12

2 Økonomireglement Lyngdal Kommune – vedtatt av kommunestyret XXXXXX

77

Generelt om økonomireglementet

Bakgrunn

Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven), LOV-2018-06-22-83, og forskrifter FOR-2019-06-07-714 danner grunnlaget for økonomireglementet. Formål

Formålet med økonomireglementet er å:

• bidra til en effektiv og forsvarlig økonomiforvaltning i kommunen • bidra til en bedre økonomistyring • bidra til å utarbeide samordnete og realistiske planer for egen virksomhet og økonomi, og for lokalsamfunnets utvikling • gi de folkevalgte et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag

Inndeling

Økonomireglementet er delt inn i følgende kapitler:

• Generelt om økonomireglementet • Kommunens plan- og økonomisystem • Årsbudsjett og økonomiplan • Delegasjonsreglement i budsjettsaker • Økonomimodellen og kontoplan I tillegg vedtar kommunestyret kommunens reglement for finansforvaltning som en egen sak. Oppdaterte versjoner av kommunens rutiner innen økonomi skal være lett tilgjengelig gjennom det elektroniske kvalitetssystemet compilo. Avvikshåndtering skjer gjennom den løpende regnskapsoppfølgingen og økonomirapporteringene til kommunestyret.

Oppdateringer

Kommunes økonomireglement skal være gjenstand for løpende oppdateringer og godkjennes av kommunestyret minst en gang hver valgperiode.

Kommunens plan- og økonomisystem

Det kommunale økonomisystemet består av 5 hovedelementer:

• Kommuneplanens langsiktige del • Økonomiplan/årsbudsjett • Tertialrapporter • Intern rapportering • Årsregnskap, årsberetning og nasjonal rapportering • Årshjul for rapportering

3 Økonomireglement Lyngdal Kommune – vedtatt av kommunestyret XXXXXX

78

Kommuneplanens langsiktige del

Kommuneplanens langsiktige del trekker opp målsettinger og hovedprioriteringer for kommunen. Kommuneplanen har et 12 års perspektiv. Kommunens planstrategi behandles i hver kommunestyreperiode. Det tas opp behovet for rullering av kommuneplanen.

Økonomiplan/årsbudsjett

Økonomiplanen har et 4-årig perspektiv og rulleres hvert år. Økonomiplanen utarbeides med bakgrunn i vedtatte kommunale planer og innenfor de økonomiske rammer som gjelder for planperioden. De totale drifts- og investeringsrammer vil være avgjørende for når i planperioden prioriterte tiltak/prosjekter kan realiseres. Ved budsjettering av investeringsprosjekter skal også driftsmessige konsekvenser av prosjektene innarbeides i budsjett og økonomiplan. Årsbudsjettet er identisk med første året i økonomiplanen. Økonomiplanen og årsbudsjettet behandles med vedtak i kommunestyret i desember. Tertialrapporter

I henhold til kommunelovens § 14-5 så skal Kommunedirektøren minst to ganger i året rapportere til kommunestyret om utviklingen i inntekter og utgifter, sammenhold med årsbudsjettet. Dette gjelder både drift og investering. Hvis utviklingen tilsier vesentlige avvik, skal Kommunedirektøren foreslå endringer i årsbudsjettet. Gjennom året rapporteres det til kommunestyret:

• 1. tertialrapport pr 30.04. • 2. tertialrapport pr 31.08. I forbindelse med rapporteringene foretas det budsjettreguleringer etter behov. Intern rapportering Ut over tertialrapportering skal det minst hver 2.mnd rapporteres på drift, utviklingen i inntekter og utgifter, sammenholdt med årsbudsjettet. Avdelingsleder skal rapportere til sin virksomhetsleder. Virksomhetsledere og kommunalsjefer videre til kommunalsjef økonomi. Rapporteringen skal være i henhold til mal fastsatt av kommunedirektøren. Kommunalsjef økonomi utarbeider en samlet rapport til kommunaldirektøren som danner grunnlag for tertialrapportene. Kommunedirektøren kan innføre hyppigere rapportering ved behov.

4 Økonomireglement Lyngdal Kommune – vedtatt av kommunestyret XXXXXX

79

Årsregnskap, årsberetning og nasjonal rapportering

Kommunen er pålagt å gi løpende informasjon om ressursbruk og tjenesteproduksjon til bruk i nasjonale informasjonssystemer, rapportering i KOSTRA (KOmmune-STat-Rapportering), jfr. kommuneloven § 16-1 og forskrift om rapportering per 22.02. hvert år. Kommunestyret skal behandle årsregnskapet innen 30.06. påfølgende år, jfr. kommuneloven § 14-3 og regnskapsforskriften § 10. Kommunedirektøren skal utarbeide årsberetning innen 31.03. Kommunedirektøren skal i tillegg til å avlegge regnskap for kommunen, også utarbeide konsolidert regnskap, der regnskap for kommunale foretak inngår.

Årshjul for rapportering

Oppsummert vil følgende frister og rapporteringsdato gjelde i forhold til plan- og økonomisystemet:

Sak Rapportdato Frist Kommunedirektørens forslag til budsjett Ca 5.11 og økonomiplan 1.tertial 30.04. Ca 3 uker etter rapportdato 2.tertial 31.08. Ca 3 uker etter rapportdato Månedsrapportering 28.02., 30.6, 31.10 Ca 5 dager etter rapportdato Avleggelse av årsregnskap 31.12. 22.02. Utarbeidelse av årsberetning 31.03. Vedtak i kommunestyret om årsregnskap 30.06. og årsberetning

Årsbudsjett og økonomiplan

Formålet med utarbeidelse av årsbudsjett og økonomiplan er å realisere målsetninger fastsatt i kommuneplanens langsiktige del, planlegge nye tiltak og føre kontroll med kommunens ressurstilgang og ressursbruk. Budsjettarbeidet vil også gi informasjon om virkningene av fortsatt drift på dagens nivå. Ansvaret for å utarbeide en helhetlig økonomiplan/årsbudsjett ligger hos Kommunedirektøren. Formannskapet har ansvaret for å utarbeide en innstilling til kommunestyret i økonomiplan- og årsbudsjettsaken. Økonomiplanen skal:

• gjelde for fire år • angi hvilken retning kommunen tenker å gå i fremtiden • danne grunnlag for årsbudsjettene

5 Økonomireglement Lyngdal Kommune – vedtatt av kommunestyret XXXXXX

80

• følge opp og videreføre satsingsområder som er trukket opp i kommuneplanens langsiktige mål, målstyringsdokumenter og sentrale vedtak som er gjort Årsbudsjettet skal:

• utgjøre første året i økonomiplanen og gjelde for ett år • bygge på prioriteringer i økonomiplanen

• være bevilgningsdokument dvs. at vedtatt budsjett angir hvilke netto rammer kommunestyret har bevilget til kommunens virksomhet det kommende året. Rammene er bindende for rammeområdene.

Økonomiplanen og årsbudsjettet innlemmes i samme dokument. Tidsplan for arbeidet:

Ledergruppa starter budsjettarbeidet mars

Strategikonferanse med kommunestyret mai/ juni

Rundskriv fra kommunedirektøren juni

Administrativ behandling i enhetene og stabene august - september

Frist for enhetene og stabene Ca 1. oktober

Kommunedirektørens forslag presenteres Ca 1.november

Formannskapet november/desember

Hovedutvalgene november/desember

Kommunestyret desember

Oppstilling og fordeling

Kommunestyret skal vedta driftsbudsjettet på nettoramme innen rammeområdene og investeringsbudsjettet for det enkelte prosjekt. Økonomiplanen skal vedtas netto innen rammeområdene på lik linje med årsbudsjettet. Kommunen opererer med følgende rammeområder:

• Kommunedirektørens stab • Barnehager • Skole 1.-7.trinn • Skole 8.-10.trinn og voksenopplæring • Teknisk tjenester • Kultur • Arealforvaltning og miljø • Habilitering • Forebygging og livsmestring • Servicesenter helse og velferd • Hjemmetjenester

6 Økonomireglement Lyngdal Kommune – vedtatt av kommunestyret XXXXXX

81

• Institusjonstjenester • Fellesområde

Innenfor hvert rammeområde er det flere områder fordelt på ansvar fastsatt i den interne kontoplanen. Virksomhetsleder kan flytte budsjettmidler internt innenfor sitt rammeområde.

Disposisjonsfullmakter i budsjettsaker I dette økonomireglement tas det utgangspunkt i at kommunestyret vedtar nettorammer pr virksomhet. Dette medfører at man gjennom budsjettrapportene gjennom året må periodisere budsjettet for å kunne vurdere om nettorammen på et gitt tidspunkt er overskredet eller om man er innenfor de vedtatte bevilgninger. Har en virksomhet overskredet det periodiserte budsjettet må Kommunedirektøren vurdere om overskridelsene er av en slik art at faren for at kommunestyrets bevilgning på årsbasis ikke er tilstrekkelig. Kan ikke overskridelsen, etter kommunedirektørens vurdering dekkes inn i løpet av året, eller av fondsreserver for rammeområdet, skal kommunestyret orienteres. Kommunedirektøren vurderer om det skal fremmes sak om tilleggsbevilgning. Dette skjer som hovedregel i tertialrapportene. Hvis utviklingen tilsier vesentlige avvik, skal kommunedirektøren foreslå endringer i årsbudsjettet jfr kommunelovens §14-5. Behandling av økonomiplanen og årsbudsjettet skal skje i henhold til kommuneloven §§ 14-3, og budsjettforskriften §§ 3 og 4.

Økonomisk kontroll og fastsetting av finansielle måltall Ny kommunelov stiller krav til økonomisk kontroll og styring. Kommunestyret skal i økonomiplanen vise hvordan langsiktige utfordringer, mål og strategier i kommunale planer skal følges opp. Jfr. § 14-4 avsnitt I. Økonomiplanen og årsbudsjettet skal vise kommunestyrets prioriteringer og bevilgninger og de målene og remissene som økonomiplanen bygger på, samt utvikling i kommunens økonomi, utvikling i gjeld og langsiktige forpliktelser. Jfr. § 14-4 avsnitt II. Økonomiplanen og årsbudsjettet skal settes opp i balanse og være realistiske, fullstendige og oversiktlige. Jfr. § 14-4 avsnitt III.

7 Økonomireglement Lyngdal Kommune – vedtatt av kommunestyret XXXXXX

82

Kommunestyrets plikter Måltall For at kommunen skal ha så god økonomistyring som mulig bør følgende hovedprinsipper og måltall for kommunens økonomi gjelde:

• Netto driftsresultat på minimum 1,75% av driftsinntektene • Frie driftsfond på minimum 8-10% av driftsinntektene (verdireguleringsfond og bufferfond regnes ikke med her). • Lånegjeld på maksimum 75% av driftsinntektene. Størrelsen på lånegjelden skal sees i sammenheng med størrelsen på kapitalfondet.

En sunn og bærekraftig kommuneøkonomi tilsier positive netto driftsresultater, ikke for høy lånegjeld og et disposisjonsfond som overstiger premieavvik i balanseregnskapet.

Investering Kommunestyret skal vedta investeringsbudsjettets inntektsside (finansiering) og fordele rammen på de enkelte prosjektene.

Drift: Kommunestyret skal fatte vedtak i årsbudsjettsaken i henhold til kommuneloven § 14-2 og budsjettforskriften § 4. Av budsjettvedtaket skal nettobevilgning pr. rammeområde komme frem. Kommunestyret skal i tilknytning til den økonomiske rammen gi mål og premisser for tildelingen, jfr. kommuneloven § 14-4.

Mål og premisser skal utarbeides i den grad de er nødvendige for å klargjøre hva kommunestyret ønsker å oppnå med bevilgningen. Kommunestyret må selv foreta endringer i budsjettposter som gjelder:

• frie disponible inntekter (skatt, rammetilskudd mv.) • finansutgifter/-inntekter, renter og utbytte • til finansiering av utgifter ført opp i investeringsbudsjettet • bruk og avsetninger til generelt disposisjonsfond Kommunestyret skal selv foreta budsjettjusteringer dersom det rapporteres om behov for rammeendringer.

8 Økonomireglement Lyngdal Kommune – vedtatt av kommunestyret XXXXXX

83

Delegasjonsreglement i budsjettsaker Fullmakten etter dette reglement er begrenset til budsjettsaker som ikke omfatter: ▪ tiltak som antas å påføre kommunen økonomiske forpliktelser utover økonomiplanens rammer ▪ tiltak som strider mot de mål, premisser og prioriteringer som er lagt til grunn for kommunestyrets vedtak Med de begrensninger som følger av ovenstående samt budsjettforskriftene, gjelder følgende fullmakter:

Drift: Kommunedirektøren gis fullmakt til å: • disponere bundne driftsfond • fordele kommunestyrets nettoramme på ulike ansvar, funksjoner og arter innenfor alle rammeområder, samt å foreta budsjettendringer innen de samme rammeområder • foreta tekniske justeringer mellom rammeområdene som f.eks fordeling av lønnsreserve, pensjon, korrigeringer mellom rammeområdene. • disponere «øremerkede» disposisjonsfond til formålet til fondet. Disponeringen av midlene skal i utgangspunktet ikke benyttes til å øke driftsnivået, men brukes til å finansiere ekstraordinære tiltak. • Avsette/bruk av ubundne investeringsfond • Å fordele kommunestyret sin nettoramme på de ulike ansvar og arter innenfor alle virksomhetene samt å foreta budsjettendringer innenfor de samme virksomheter. Det er en forutsetning at endringer i inntekter/utgifter som er vesentlige, eller må antas å ha politisk interesse, likevel skal legges fram for kommunestyret/formannskapet/hovedutvalg, selv om de egentlig kunne vært behandlet administrativt. • Foreta avsetning og bruk av bufferfond og verdireguleringsfond ihht retningslinjer fastsatt i finansreglementet.

I henhold til kommunelovens § 14-5 er det ikke til hinder for at kommunestyret kan gi et underordnet organ myndighet til å avgjøre at deler av en bevilgning i driftsbudsjettet skal benyttes til å finansiere utgifter i investeringsbudsjettet. Det er en forutsetning at endringer i inntekter/utgifter som er vesentlige eller av prinsipiell karakter, likevel skal legges fram for kommunestyret/formannskapet.

Disponering av områdenes overskudd/underskudd i regnskapsavslutningen

Overskudd Med overskudd (mindreforbruk) menes at et område har en nettoutgift som er mindre enn bevilget budsjettramme. Under forutsetning av at kommunen som helhet har et udisponert netto driftsresultat, vil Kommunedirektøren vurdere om området får beholde hele eller deler av overskuddet.

9 Økonomireglement Lyngdal Kommune – vedtatt av kommunestyret XXXXXX

84

Vurdering og anbefaling til vedtak legges frem for kommunestyret i forbindelse med behandling av regnskapet. Hvis en resultatenhet mottar vesentlige ekstraordinære inntekter, skal dette kommenteres særskilt i rapporteringen til kommunestyret. I henhold til ny kommunelov så skal kommunedirektøren avsette overskudd til disposisjonsfond før regnskapet avlegges. Underskudd Med underskudd (merforbruk) menes at området har en nettoutgift som er større enn bevilget budsjettramme.

Et underskudd skal vurderes inndekket fra områdets budsjettramme i påfølgende budsjettår eller senest det andre året etter at det oppsto jfr. Kommuneloven § 14-1. Spesielle forhold kan imidlertid føre til at hele eller deler av underskuddet dekkes sentralt, dvs. at området ikke trekkes i påfølgende års budsjettramme. Vurdering og anbefaling til vedtak legges frem for kommunestyret i forbindelse med behandling av regnskapet. I henhold til ny kommunelov så skal kommunedirektøren dekke eventuelt merforbruk før regnskapet avlegges.

Strykninger Rent teknisk skal driftsregnskapet avsluttes i tråd med budsjettet og eventuelt reglement. Dersom denne anvendelsen medfører regnskapsmessig merforbruk (underskudd), skal den foreløpige anvendelsen revurderes. Revurderingen er regulert i regnskapsforskriftens (§ 9, første ledd for driftsregnskapet), og er omtalt som strykninger. Strykninger gjennomføres inntil merforbruket (underskuddet) reduseres mest mulig, eller elimineres helt. Man skal ikke gjennomføre strykninger som gir en merinntekt (overskudd). Kommunedirektøren kan foreta strykninger som følger: Hvis driftsregnskapet viser et merforbruk skal dette reduseres så mye som mulig ved å: 1) Stryke overføring til investering 2) Stryke avsetning til disposisjonsfond 3) Stryke inndekning av tidligere års merforbruk. Hvis investeringsregnskapet viser et merforbruk skal merforbruket reduseres så mye som mulig ved å: 1) Stryke overføring fra drift 2) Stryke bruk av lån 3) Stryke bruk av ubundet investeringsfond

10 Økonomireglement Lyngdal Kommune – vedtatt av kommunestyret XXXXXX

85

Økonomimodellen og kontoplan Økonomimodellen Regnskapet og budsjettet blir delt inn i følgende hoveddeler:

• Bevilgningsbudsjett/-regnskap, som består av o Investeringsbudsjett/-regnskap o Driftsbudsjett/-regnskap

• Balanseregnskap Budsjettet settes opp i henhold til obligatoriske skjemaer i budsjettforskriftens § 12. Regnskapet føres i egne skjemaer i henhold til regnskapsforskriftens § 4. I tillegg gis noteopplysninger spesifisert i regnskapsforskriftens § 5 og i egen kommunal regnskapsstandard nr. 6. Balansen settes opp i henhold til skjema i regnskapsforskriften.

Kontoplanen – internt og eksternt

Internt Ved bokføring i investerings- og driftsregnskapet benyttes kontostreng som består av følgende begreper: • Art • Ansvar • Funksjon • Prosjekt • Aktivitet Arten Beskriver type ressursinnsats som benyttes for å produsere en tjeneste (for eksempel lønn, forsikring). På noen områder er det anvendelsesområdet som beskriver arten (for eksempel undervisningsmateriell, kontorutgifter). Artene består av fem siffer hvor det første bestemmer kontoklasse (1=drift, 3=investering). Neste 3 siffer utgjør artskonto i KOSTRA. Ansvar Brukes for å vise hvem som har det budsjettmessige ansvaret for de utgifter og inntekter som bokføres. Hvert ansvar består av fire siffer. Ansvarene er knyttet til en avdeling, og det er avdelingsleder som har budsjettansvar for tilhørende ansvar. Funksjon Skal vise hva som produseres med ressursene (for eksempel grunnskole). Funksjonen består av fire siffer. Prosjekt Brukes bl.a. for å samle inntekter og utgifter på tvers av funksjoner og ansvar og brukes også til å spesifisere inntekter og utgifter knyttet til bestemte prosjekter. Dette er obligatorisk for investeringsprosjektene. Prosjektbegrepet skal også brukes for driftsprosjekter der det kreves.

11 Økonomireglement Lyngdal Kommune – vedtatt av kommunestyret XXXXXX

86

Diverse Brukes blant annet for å samle inntekter og utgifter under et investeringsprosjekt igjen. Balansen Er stilt opp etter de regler som gjelder for balanseoppstilling i vedlegg til regnskapsforskriften. Eksternt Kommunelovens §§ 16-1 og 16-2 pålegger kommunene å rapportere regnskapstall kvartalsvis, og ved årets slutt. Egen forskrift definerer hvordan dette gjøres, og det gis også ut egen veiledning årlig fra departementet. Den interne kommunale kontoplanen er bygget opp med bakgrunn i obligatorisk oppbygging i KOSTRAs konto- og funksjonsinndeling. Kommunene må rapportere sine drifts- og investeringsregnskap på to dimensjoner, fordelt på to kontoklasser. Det er tresifrede koder for arter og funksjoner. Foran funksjonskoden rapporteres et siffer for drift (1) og et for investering (0). Balansen er også bygget opp med bakgrunn i KOSTRAs krav til rapportering på ulike hoved- og undergrupper av balanseposter. Det lages også egne begreper knyttet til sektorinndeling, som kun benyttes i ekstern rapportering.

12 Økonomireglement Lyngdal Kommune – vedtatt av kommunestyret XXXXXX

87 88 SAKSFRAMLEGG

Arkivreferanse: 2021/120-1 Arkivkode: 009 Saksbehandler: Kristine S Valborgland Adm.enhet: Plan og næring Dato: 09.01.2021

Utvalg Møtedato Saksnummer

Formannskapet 21.01.2021 7/2021

Kommunestyret 04.02.2021 6/2021

Eierskapsmelding for Lyngdal kommune

Kommunedirektørens anbefaling:

Følgende prinsipper for eierstyring vedtas:

1.Lyngdal kommunes skal være en ansvarlig, langsiktig og forutsigbar eier som er preget av åpenhet.

2.Kommunens eierskap skal fremme samfunnsansvarlig drift og bærekraftig samfunnsutvikling, i tråd med FNs bærekrafts mål.

3.Lyngdal kommune skal utøve sin eierrolle gjennom aktiv bruk av generalforsamlinger, representantskapsmøter, eiermøter og bevisst oppnevning av styrerepresentanter.

4.Styret skal utarbeide etiske regler for virksomheten.

5.Kommunens eierskap skal ikke urettmessig medføre andre konkurransevilkår, verken fordeler eller ulemper, sammenlignet med selskaper uten kommunal eierandel.

6.Godtgjøring til styrets medlemmer fremgår av vedtatt reglement for folkevalgt i den enkelte kommune. Dersom styrets medlem er fra administrasjonen inngår dette i ordinær arbeidsgodtgjørelse.

89 7.Styret skal ha en bred og god kompetanse, kjennskap til sitt samfunnsansvar, foretakets egenart og Lyngdal kommunes formål med selskapet.

8.Ved etablering av nye selskap eller samarbeid skal Lyngdal kommune vurdere hvilken form som er mest hensiktsmessig bl.a. med hensyn til mulighetene for politisk styring og kontroll, habilitet, ivaretakelsen av publikums behov og rettigheter, og rasjonell økonomisk drift.

9.Lyngdal kommune skal i løpet av hver valgperiode gi en obligatorisk opplæring av og informasjon om selskapenes virksomhet og styring til folkevalgte.

10.Lyngdal kommune vil foreta løpende selskaps- og/eller forvaltningskontroll med selskapene og samarbeidene. Kontrollen foretas av kontrollutvalget, etter plan godkjent av kommunestyret.

Eierskapsmeldinga vedtas med disse prinsippene.

Formannskapets behandling av sak 7/2021 i møte den 21.01.2021:

Kommunedirektørens anbefaling:

Følgende prinsipper for eierstyring vedtas:

1.Lyngdal kommunes skal være en ansvarlig, langsiktig og forutsigbar eier som er preget av åpenhet.

2.Kommunens eierskap skal fremme samfunnsansvarlig drift og bærekraftig samfunnsutvikling, i tråd med FNs bærekrafts mål.

3.Lyngdal kommune skal utøve sin eierrolle gjennom aktiv bruk av generalforsamlinger, representantskapsmøter, eiermøter og bevisst oppnevning av styrerepresentanter.

4.Styret skal utarbeide etiske regler for virksomheten.

5.Kommunens eierskap skal ikke urettmessig medføre andre konkurransevilkår, verken fordeler eller ulemper, sammenlignet med selskaper uten kommunal eierandel.

6.Godtgjøring til styrets medlemmer fremgår av vedtatt reglement for folkevalgt i den enkelte kommune. Dersom styrets medlem er fra administrasjonen inngår dette i ordinær arbeidsgodtgjørelse.

7.Styret skal ha en bred og god kompetanse, kjennskap til sitt samfunnsansvar, foretakets egenart og Lyngdal kommunes formål med selskapet.

8.Ved etablering av nye selskap eller samarbeid skal Lyngdal kommune vurdere hvilken form som er mest hensiktsmessig bl.a. med hensyn til mulighetene for politisk styring og kontroll, habilitet, ivaretakelsen av publikums behov og rettigheter, og rasjonell økonomisk drift.

2

90

9.Lyngdal kommune skal i løpet av hver valgperiode gi en obligatorisk opplæring av og informasjon om selskapenes virksomhet og styring til folkevalgte.

10.Lyngdal kommune vil foreta løpende selskaps- og/eller forvaltningskontroll med selskapene og samarbeidene. Kontrollen foretas av kontrollutvalget, etter plan godkjent av kommunestyret.

Eierskapsmeldinga vedtas med disse prinsippene.

Formannskapets Behandling 21.01.2021:

Kommunedirektørens anbefaling ble enstemmig vedtatt.

Formannskapets Vedtak 21.01.2021:

Følgende prinsipper for eierstyring vedtas:

1.Lyngdal kommunes skal være en ansvarlig, langsiktig og forutsigbar eier som er preget av åpenhet.

2.Kommunens eierskap skal fremme samfunnsansvarlig drift og bærekraftig samfunnsutvikling, i tråd med FNs bærekrafts mål.

3.Lyngdal kommune skal utøve sin eierrolle gjennom aktiv bruk av generalforsamlinger, representantskapsmøter, eiermøter og bevisst oppnevning av styrerepresentanter.

4.Styret skal utarbeide etiske regler for virksomheten.

5.Kommunens eierskap skal ikke urettmessig medføre andre konkurransevilkår, verken fordeler eller ulemper, sammenlignet med selskaper uten kommunal eierandel.

6.Godtgjøring til styrets medlemmer fremgår av vedtatt reglement for folkevalgt i den enkelte kommune. Dersom styrets medlem er fra administrasjonen inngår dette i ordinær arbeidsgodtgjørelse.

7.Styret skal ha en bred og god kompetanse, kjennskap til sitt samfunnsansvar, foretakets egenart og Lyngdal kommunes formål med selskapet.

8.Ved etablering av nye selskap eller samarbeid skal Lyngdal kommune vurdere hvilken form som er mest hensiktsmessig bl.a. med hensyn til mulighetene for politisk styring og kontroll, habilitet, ivaretakelsen av publikums behov og rettigheter, og rasjonell økonomisk drift.

9.Lyngdal kommune skal i løpet av hver valgperiode gi en obligatorisk opplæring av og informasjon om selskapenes virksomhet og styring til folkevalgte.

10.Lyngdal kommune vil foreta løpende selskaps- og/eller forvaltningskontroll med selskapene og samarbeidene. Kontrollen foretas av kontrollutvalget, etter plan godkjent av kommunestyret.

3

91

Eierskapsmeldinga vedtas med disse prinsippene.

Bakgrunn for saken:

Kommunestyret skal minst en gang i valgperioden utarbeide en eierskapsmelding som skal vedtas av kommunestyret, jfr kommuneloven § 26-1:

KS har utarbeidet en veiledning og anbefaling om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. Se link her: https://www.ks.no/contentassets/fb95418a8bab40d69235844e212abb6f/ks-anbefalinger- eierstyring_digital.pdf Administrasjonen har i høst oppdatert informasjon om selskaper som kommunen har eierinteresser og laget et utkast til en eierskapsmelding.

Det er lagt vekt på å lage en kort og oversiktlig eierskapsmelding der de vesentligste forholdene er tatt med:  Kommunens prinsipper for eierstyring  Oversikt over selskaper og andre virksomheter som kommunen har eierinteresser i.  Kommunens formål med eierinteressen

Saksfremlegget fokuserer derfor på forhold som er viet mindre plass i eierskapsmeldinga.

Alternative selskapsformer for utskilling av virksomhet for kommuner:  Interkommunale selskaper (IKS). Reguleres av egen lov om interkommunale selskaper. Eget rettssubjekt.  Aksjeselskap (AS). Reguleres av Aksjeloven. Eget rettssubjekt.  Samvirkeforetak (SA). Reguleres av Lov om samvirkeforetak. Har medlemmer, ikke eiere.  Stiftelser (S). Reguleres av Lov om Stiftelser. Eget rettssubjekt.

4

92

I tillegg følgende alternative organisasjonsmodeller som reguleres av kommuneloven:  Interkommunalt politisk råd  Kommunale oppgave-fellesskap  Vertskommune-samarbeid

For interkommunale selskaper etter gammel kommunelovs § 27 (§ 27 selskap) så er ikke dette en tillatt organisasjonsform lenger og selskapene må omdannes innen 01.01.2024. Selskaper som er opplistet som «interkommunale samarbeid i kapittel 6 i vedlegget må gjennomgås i løpet av året, og de som da må omdannes må det settes i gang en prosess på.

Vurdering:

Viser til vedlagte forslag til eierskapsmelding.

Det er tatt utgangspunkt i flere kommunens eierskapsmelding i tillegg til Staten og KS sine anbefalinger i forhold til å utarbeide prinsipper for eierstyring. Disse er samlet i følgende 10 prinsipper:

1. Lyngdal kommunes skal være en ansvarlig, langsiktig og forutsigbar eier som er preget av åpenhet. 2. Kommunens eierskap skal fremme samfunnsansvarlig drift og bærekraftig samfunnsutvikling, i tråd med FNs bærekrafts mål. 3. Lyngdal kommune skal utøve sin eierrolle gjennom aktiv bruk av generalforsamlinger, representantskapsmøter, eiermøter og bevisst oppnevning av styrerepresentanter. 4. Styret skal utarbeide etiske regler for virksomheten. 5. Kommunens eierskap skal ikke urettmessig medføre andre konkurransevilkår, verken fordeler eller ulemper, sammenlignet med selskaper uten kommunal eierandel. 6. Godtgjøring til styrets medlemmer fremgår av vedtatt reglement for folkevalgt i den enkelte kommune. Dersom styrets medlem er fra administrasjonen inngår dette i ordinær arbeidsgodtgjørelse. 7. Styret skal ha en bred og god kompetanse, kjennskap til sitt samfunnsansvar, foretakets egenart og Lyngdal kommunes formål med selskapet. 8. Ved etablering av nye selskap eller samarbeid skal Lyngdal kommune vurdere hvilken form som er mest hensiktsmessig bl.a. med hensyn til mulighetene for politisk styring og kontroll, habilitet, ivaretakelsen av publikums behov og rettigheter, og rasjonell økonomisk drift. 9. Lyngdal kommune skal i løpet av hver valgperiode gi en obligatorisk opplæring av og informasjon om selskapenes virksomhet og styring til folkevalgte. 10. Lyngdal kommune vil foreta løpende selskaps- og/eller forvaltningskontroll med selskapene og samarbeidene. Kontrollen foretas av kontrollutvalget, etter plan godkjent av kommunestyret.

Det er ønskelig med en tilbakemelding til administrasjonen om hvordan opplæring og informasjon om eierstyring skal legges opp.

I eierskapsmeldinga er alle selskaper og virksomheter som Lyngdal kommunen har eierinteresse i listet opp. Disse er også klassifisert etter følgende tre formål:  Finansielt motivert: Målet er høy avkastning (utbytte til kommunen) over tid

5

93  Tjenesteproduksjonsmessig motivert: Selskapet utøver tjenesteproduksjonen på områder kommunen har ansvar for som en alternativ organisering til at kommunens ordinære avdelinger eller virksomheter kunne gjort det.  Politisk motivert: Eierengasjementet er motivert ut fra f.eks. ønske om innsyn og innflytelse på selskapets virksomhet, å posisjonere kommunen på fagfeltet, gi en indirekte støtte til selskapets formål og virksomhet. Ofte vil eierskapet være motivert ut fra flere av de ovenfor nevnte forholdene.

Konklusjon:

De ti prinsippene for eierstyring antas å være dekkende for de områder som bør omtales i kommunens prinsipper, jfr KS sin anbefaling.

I den politiske behandlingen bør disse drøftes grundig i forhold til om dette er prinsipper for eierstyring som samsvarer med god politisk styring i Lyngdal kommune.

Politikerne bør også gå gjennom formålet med samarbeidet og gjøre endringer der administrasjonens forslag til formål ikke stemmer med politisk oppfatning.

Det anbefales at fremlagte forslag til eierskapsmelding vedtas og der prinsippene vedtas særskilt.

Vedlegg: 1 Eierskapsmelding 2020 2024 Lyngdal kommune utkast til politisk behandling

6

94

EIERSKAPSMELDING 2020-

2024 Lyngdal kommune

0 LYNGDAL KOMMUNE

95

Innhold

1.0 Introduksjon ...... 2 2.0 Lyngdal kommune som eier ...... 3 3.0 Lyngdal kommunes prinsipper for eierstyring ...... 5 3.1 KS sine anbefalte områder som eierprinsipper skal omhandle ...... 5 3.2 Kommunenes overordnede prinsipper for eierstyring ...... 6 4. Utdyping av de overordnede prinsippene...... 7 5. Forankring av eierskapsmeldingen ...... 10 6. Oversikt over selskaper som kommunen har eierinteresser i...... 11

1 LYNGDAL KOMMUNE

96

Eierskapsmelding 2020-2024

1.0 Introduksjon

Med eierstyring menes den styringen kommunen har med selskaper, foretak og andre virksomheter som kommunen har eierinteresse eller tilsvarende interesse i, og den måten kommunen forvalter sitt eierskap på. En eierskapsmelding vil kunne gi flere ringvirkninger utover det å sikre nødvendig styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre lokalpolitikernes ansvar. Den vil bidra til å skaffe tilveie en oversikt over kommunens samlede virksomhet, den vil gi de folkevalgte en mulighet til å sette seg inn i de juridiske styringsmulighetene som ligger i de ulike selskapsformene og den vil bidra til mer åpenhet overfor omverden i forhold til den samlede kommunale virksomhet. Gjennom eierskapsmelding kan kommunen gi mer overordnede styringssignaler til selskapsstyrene, for eksempel politiske målsettinger knyttet til miljø, likestilling, etikk osv.

I henhold til kommuneloven § 26-1 skal kommuner utarbeide en eierskapsmelding minst én gang i valgperioden. Denne vedtas av kommunestyret og skal inneholde:

a. kommunenes prinsipper for eierstyring b. en oversikt over selskaper, kommunale foretak og andre virksomheter som kommunen har eierinteresser eller tilsvarende interesse i c. kommunens formål med sine eierinteresser eller tilsvarende interesser i virksomhetene nevnt i bokstav b.

Lyngdal kommune har direkte eierandeler i aksjeselskaper og interkommunale selskaper. Disse selskapene forvalter store verdier. Lyngdal kommune deltar i interkommunale- og vertskommune samarbeid. Kommunen har også engasjement i stiftelser.

Gjennom eierskapsmeldingen etablerer kommunestyret de overordnede prinsipper for kommunens eierstyring og kommunens formål og forvaltning av eierposisjoner. Videre omhandles eiers forventninger til samfunnsansvar. Eierskapsmeldingen legger videre rammeverket for rådmannens oppfølging av selskapene.

Kort oppsummert;

Kommunen skal minst én gang i valgperioden utarbeide en eierskapsmelding Det er viktig at kommunen har et bevisst forhold til eierskapet og eierstyringen Administrasjonen har ingen rolle i utøvelsen av eierstyringen

2 LYNGDAL KOMMUNE

97

2.0 Lyngdal kommune som eier

Visjon, mål og verdier

I henhold til intensjonsavtalen ved sammenslåingen av tidligere Audnedal og «gamle» Lyngdal kommune, var målsettingen innenfor næringsutviklingen;

- Næringsutviklingen skal bygge på eksisterende satsinger og naturlige fortrinn (eksempelvis primærnæring, prosessindustri, treklynge, handel, turisme). Næringsutviklingen skal baseres på vekst i alle deler av kommunen.

- Kommunen skal være en attraktiv kommune for etablering av nye arbeidsplasser. Kommunen skal arbeide aktivt for etablering av private og offentlige (statlige og fylkeskommunale) virksomheter.

Intensjonsavtalen om interkommunalt samarbeid;

- Nye kommunegrenser vil medføre en grundig gjennomgang av alle interkommunale samarbeid. Enkelte samarbeid vil det være naturlig å videreføre uansett kommunestruktur.

- Forholdet til nabokommunene i Lindesnes- og Listerregionen blir viktig å videreutvikle i en ny kommunestruktur.

- Det viktig å videreføre samarbeidet til Flekkefjord sykehus og legevakten.

Lyngdal kommune tar stilling til formål med eierskapet i de ulike selskaper og virksomheter. Det kan være hensiktsmessig å inndele selskapene etter formål der eierskapet er finansielt motivert (F) eller om det anses som i hovedsak et virkemiddel for tjenesteproduksjon kommunen uansett har ansvar for (T), eller om eierskapet er mer indirekte politisk motivert ut fra et ønske om å være en bidragsyter til selskapets formål (P). Ut fra dette vil en samlet sett kunne operere med følgende hovedinndeling:

Finansielt motivert (F) Målet er høy avkastning (utbytte til kommunen) over tid

Tjenesteproduksjonsmessig motivert (T) Selskapet utøver tjenesteproduksjonen på områder kommunen har ansvar for som en alternativ organisering til at kommunens ordinære avdelinger eller virksomheter kunne gjort det.

Politisk motivert (P) Eierengasjementet er motivert ut fra f.eks. ønske om innsyn og innflytelse på selskapets virksomhet, å posisjonere kommunen på fagfeltet, gi en indirekte støtte til selskapets formål og virksomhet.

Ofte vil eierskapet være motivert ut fra flere av de ovenfor nevnte forholdene.

Lyngdal kommune har eierskap til i alt 40 selskaper, omfanget omfatter;

• 11 AS (generalforsamlingen er eierorgan)

3 LYNGDAL KOMMUNE

98

• 6 IKS (representantskapet er eierorgan • 9 IS-selskap (interkommunale samarbeid) • 8 VKS (Vertskommunesamarbeid) • 6 stiftelser (selveide)

Etter ny kommunelov er hovedsakelig alternative organisasjonsmodeller for kommunen følgende;

K Interkommunalt politisk råd o Kommunalt oppgave fellesskap •Reguleres av kommuneloven m Vertskommune-samarbeid m u Interkommunalt selskap (IKS) n Aksjeselskap (AS) •Reguleres av andre særlover e Samvikreforetak, forening Når det gjelder stiftelser er de selvstendige rettssubjekter på linje med andre, men de er ikke «eid» av utenforstående i tradisjonell forstand. Styret er stiftelsens øverste organ. Noen stiftelser kan ha fastsatt i sine vedtekter at f.eks. kommunen skal oppnevne styremedlemmer. Noe mer utdypende om stiftelser vil det derfor ikke legges vekt på i eierskapsmeldingen. Stiftelsene kommunen har interesse i er for øvrig; - Listerrådet - Stiftelsen Barnas Anne-Cath. Vestly-Museum - Stiftelsen Det gamle Posthuset - Stiftelsen Mandal- Lindesnes- Audnedal- Marnardal- Åseral - Stiftelsen Sælør skole - Sørlandets Kompetansefond For interkommunale selskap (IS-selskap, tidligere §27-selskap) må kommunen, om arbeidet skal fortsette, omdanne disse til interkommunalt politisk råd eller kommunalt oppgavefelleskap, i henhold til kommuneloven av 2018 innen 01.01.2024. Kort oppsummert;

• Næringsutviklingen skal baseres på vekst i alle deler av kommunen • Vurdere formål med eierskapet, og inndeling av motivasjonen av eierskapet • Lyngdal kommune har eierskap til i alt ca. 41 selskaper med stort og smått • Stiftelser er selvstendige rettssubjekter, og legges derfor ikke vekt på i eierskapsmeldingen • Avklare, innen 01.01.2024, hvilke paragrafer interkommunale selskap (IS- selskap, tidligere §27-selskap) skal reguleres etter, §§ 17, 18, 19, eller 20

4 LYNGDAL KOMMUNE

99

3.0 Lyngdal kommunes prinsipper for eierstyring

3.1 KS sine anbefalte områder som eierprinsipper skal omhandle KS har utarbeidet en anbefaling om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. Dette dokumentet tar opp følgende områder som viktig å ta stilling til når kommunen skal utarbeide egne eierprinsipper.

• Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte • Vurderinger og valg av selskapsform • Fysisk skille mellom monopol og konkurransevirksomhet • Utarbeidelse av eierskapsmeldinger • Utarbeidelse og revidering av styringsdokumenter • Eiermøter • Eierorganets sammensetning og funksjon • Gjennomføring av generalforsamlinger og representantskapsmøter • Sammensetningen av styret • Valgkomite og styreutnevnelser • Kjønnsmessig balanse i styrene • Rutiner for å sikre riktig kompetanse i selskapene • Styresammensetning i konsernmodell • Oppnevnelse av vararepresentanter • Habilitetsvurderinger • Godtgjøring av styreverv • Registrering av styreverv • Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettssubjekter • Utarbeidelse av etiske retningslinjer • Særlig om administrasjonssjefens rolle i kommunale foretak • Utøvelse av tilsyn og kontroll

De overordnede prinsippene gjengitt nedenfor bygger i stor grad på statens gjeldende eierskapspolitikk og anbefalinger fra KS. Prinsippene for god eierstyring har til hensikt å klargjøre roller og tydeliggjøre hvordan kommunen agerer som eier. Oversikt over selskaper kommunen har eierinteresser i, med formål, fremgår av eierskapsmeldingens kapittel 6.

5 LYNGDAL KOMMUNE

100

3.2 Kommunenes overordnede prinsipper for eierstyring

1. Lyngdal kommunes skal være en ansvarlig, langsiktig og forutsigbar eier som er preget av åpenhet.

2. Kommunens eierskap skal fremme samfunnsansvarlig drift og bærekraftig samfunnsutvikling, i tråd med FNs bærekrafts mål.

3. Lyngdal kommune skal utøve sin eierrolle gjennom aktiv bruk av generalforsamlinger, representantskapsmøter, eiermøter og bevisst oppnevning av styrerepresentanter.

4. Styret skal utarbeide etiske regler for virksomheten.

5. Kommunens eierskap skal ikke urettmessig medføre andre konkurransevilkår, verken fordeler eller ulemper, sammenlignet med selskaper uten kommunal eierandel.

6. Godtgjøring til styrets medlemmer fremgår av vedtatt reglement for folkevalgt i den enkelte kommune. Dersom styrets medlem er fra administrasjonen inngår dette i ordinær arbeidsgodtgjørelse.

7. Styret skal ha en bred og god kompetanse, kjennskap til sitt samfunnsansvar, foretakets egenart og Lyngdal kommunes formål med selskapet.

8. Ved etablering av nye selskap eller samarbeid skal Lyngdal kommune vurdere hvilken form som er mest hensiktsmessig bl.a. med hensyn til mulighetene for politisk styring og kontroll, habilitet, ivaretakelsen av publikums behov og rettigheter, og rasjonell økonomisk drift.

9. Lyngdal kommune skal i løpet av hver valgperiode gi en obligatorisk opplæring av og informasjon om selskapenes virksomhet og styring til folkevalgte.

10. Lyngdal kommune vil foreta løpende selskaps- og/eller forvaltningskontroll med selskapene og samarbeidene. Kontrollen foretas av kontrollutvalget, etter plan godkjent av kommunestyret.

Prinsippene kommer i tillegg til gjeldende lovgivning på området, samt eventuelle bestemmelser om eierstyring fastsatt for det enkelte selskap i vedtekter, aksjonæravtale eller eierstrategier.

6 LYNGDAL KOMMUNE

101

4. Utdyping av de overordnede prinsippene

1. Langsiktighet og åpenhet

Lyngdal kommunes skal være en ansvarlig, langsiktig og forutsigbar eier som er preget av åpenhet.

Lyngdal kommune eierskap skal vise åpenhet om kommunens eierskap og eierutøvelse, så som ved etableringen, ved valg og fastsettelse av honorarer, ved formuleringen av arbeidsoppgavene og kravene til selskapet/samarbeidet. Dette med unntak ved behandling av saker underlagt taushetsplikt, personalsaker, saker av forretningsmessig karakter, og lignende.

2. Samfunnsansvar og bærekraftig utvikling

Kommunens eierskap skal fremme samfunnsansvarlig drift og bærekraftig samfunnsutvikling, i tråd med FNs bærekrafts mål.

I henhold til intensjonsavtalen, er det viktigste for en kommune er å sikre vekst og utvikling. For å lykkes med dette må man yte tjenester av god kvalitet til innbyggerne og legge til rette for gode vilkår for næringslivet. Lyngdal kommunes hovedmål ihht intensjonsavtalen er følgende;

• Etablere en livskraftig og attraktiv kommune • Sikre og videreutvikle kvalitet i tjenestene til innbyggerne • Etablere en økonomisk solid kommune

Bærekraftig utvikling

Figur 1 - FNs bærekraftmål

7 LYNGDAL KOMMUNE

102

3. Aktivt eierskap

Lyngdal kommune skal utøve sin eierrolle gjennom aktiv bruk av generalforsamlinger, representantskapsmøter, eiermøter og bevisst oppnevning av styrerepresentanter.

Selskapene skal sørge for effektivitet og langsiktighet i sin virksomhet. Alle prosesser, tjenester og varer skal produseres under de beste forhold for bl.a. økonomi, miljø og sosiale forhold. Selskapene/samarbeidene skal bidra til at både kommunen, lokalsamfunnet og bedriften får best mulig omdømme. Selskaper og samarbeid der kommunen er eier, skal gjennom helhetstenking sørge for at innbyggerne får varer og tjenester av høy kvalitet til lavest mulig pris.

Lyngdal kommune eierskap vil fremme sine eiersynspunkter i selskapene gjennom eierorganene. Kommune fremmer sine interesser overfor selskapene gjennom generalforsamling, representantskap og eier/dialogmøter.

4. Etiske retningslinjer

Styret skal utarbeide etiske regler for virksomheten.

5. Konkurransevilkår

Kommunens eierskap skal ikke urettmessig medføre andre konkurransevilkår, verken fordeler eller ulemper, sammenlignet med selskaper uten kommunal eierandel.

Selskaper eller samarbeid som driver både monopolvirksomhet og konkurransevirksomhet, skal fysisk og formelt holde disse virksomhetene atskilt.

6. Lønn og godtgjørelser

Godtgjøring til styrets medlemmer fremgår av vedtatt reglement for folkevalgt i den enkelte kommune. Dersom styrets medlem er fra administrasjonen inngår dette i ordinær arbeidsgodtgjørelse.

Kommune er pådriver for at lønns- og kostnadsnivået i selskapene er i samsvar med praksis og utvikling i egen kommune. Styrets godtgjøring skal følge av vedtatt reglement for folkevalgte. Daglig leders lønnsnivå i selskap der kommunen er en betydelig eier skal ligge på et konkurransedyktig nivå, men ikke være lønnsledende.

7. Styrer – valg, sammensetting og krav til medlemmer

Styret skal ha en bred og god kompetanse, kjennskap til sitt samfunnsansvar, foretakets egenart og Lyngdal kommunes formål med selskapet.

Ved valg til styringsorganer vil Lyngdal kommune eierskap påse at styret får nødvendig kompetanse. Hvert kjønn skal være representert med minst 40 %. Vararepresentanter skal

8 LYNGDAL KOMMUNE

103

normalt velges i nummerrekkefølge. Styremedlemmer i morselskap bør ikke sitte i styret til datterselskap.

Kommunestyret velger hvem som skal representere Lyngdal kommune som eier i bl.a. generalforsamlinger i AS, representantskapet i IKS og andre kommunalt eide selskap. Valgt representant er bundet av de politiske vedtakene der slike foreligger i saker som skal behandles i selskapenes eierorganer. Valgt representant må sørge for hensiktsmessig tilbakemelding til kommunestyret om informasjon og vedtak i eierorganene.

8. Etablering av nye selskap eller samarbeid

Ved etablering av nye selskap eller samarbeid skal Lyngdal kommune vurdere hvilken form som er mest hensiktsmessig bl.a. med hensyn til mulighetene for politisk styring og kontroll, habilitet, ivaretakelsen av publikums behov og rettigheter, og rasjonell økonomisk drift.

Ved etablering av nye selskap eller samarbeid skal Lyngdal kommune vurdere hvilken form som er mest hensiktsmessig bl.a. med hensyn til mulighetene for politisk styring og kontroll, habilitet, ivaretakelsen av publikums behov og rettigheter, og rasjonell økonomisk drift.

9. Informasjon og opplæring

Lyngdal kommune skal i løpet av hver valgperiode gi en obligatorisk opplæring av og informasjon om selskapenes virksomhet og styring til folkevalgte.

Alle selskaper mv skal selv vurdere hvilken skolering som er nødvendig for styremedlemmer, og sørge for at slik skolering blir gitt så snart som mulig etter at en valgt representant er trådt i funksjon. Ved behov skal skolering gis løpende.

10. Årsmelding og måloppnåelse

Lyngdal kommune vil foreta løpende selskaps- og/eller forvaltningskontroll med selskapene og samarbeidene. Kontrollen foretas av kontrollutvalget, etter plan godkjent av kommunestyret.

Alle selskaper mv skal hvert år utarbeide fyldig årsmelding, der det særskilt kommenteres om og i hvilken utstrekning målene er nådd. Også ellers når kommunen eller styret finner grunn til det, skal det lages slik informasjon. Selskapets styret er ansvarlig for å sikre måloppnåelse og ivareta kontrollfunksjonen knyttet til ansvaret for den løpende forvaltningen av selskapet på vegne av eier.

9 LYNGDAL KOMMUNE

104

5. Forankring av eierskapsmeldingen

Oppfølging av kommunens eierskapsmelding Alle selskaper oppfordres til å minst en gang i året ta initiativ til å presentere sin virksomhet for kommunestyret, gjennom besøk eller informasjonsskriv. Årshjul for eierskapsmelding Tidsangivelsene er veiledende og grovt sortert, det vil være avvik i forhold til arbeid med enkeltselskaper eller som følge av annen aktivitet fortløpende.

1.kvartal 2.kvartal 3.kvartal 4.kvartal Januar/ februar: Mai/Juni: August: Oktober: Resultatrapportering på Dialog med Oversikt over og Kommunestyret leveranse/ enkeltselskap for oppdatering av behandler årlig oppdragsavtaler og innspill til budsjett- viktig selskaps- eierskapsrapport resultater fra aktuelle prosess for neste år informasjon. selskap til bruk i Inkludert Kommunestyret kommunens årsrapport Eierskapsmelding styremedlemmer, behandler behandles av honorarer m.v. årsrapport fra Mars: kommunestyret enkeltselskap Forberede styrevalg minimum hvert 4. år. etter behov Oppnevnelse av Selskapene avholder representanter til generalforsamlinger og generalforsamlinger, representantskapsmøter representantskap o.l. Kommunestyret får informasjon om årsrapport fra de ulike selskapene (årsrapport, link til nettside e.l.)

Løpende - ikke dato-festet • Eiermøter med enkelte selskap • Informasjon om selskapenes samfunnsansvar

10 LYNGDAL KOMMUNE

105

6. Oversikt over selskaper som kommunen har eierinteresser i

Selskapene er inndelt etter organisasjonsform og formål. Aksjeselskap:

Selskap Eierandel % Formål Agder Energi AS 2,74 % Finansielt motivert og politisk motivert Amento AS 28,57 % Tjensteproduksjonsmessig motivert Lyngdal Recycling AS 100,00 % Tjensteproduksjonsmessig, finansielt og politisk motivert Lindesnesregionen Næringshage AS 1,30 % Tjensteproduksjonsmessig motivert Lister Kompetanse AS 15,00 % Tjensteproduksjonsmessig motivert Lister Nyskaping AS 3,65 % Tjensteproduksjonsmessig motivert Mandal havn Strømsvika Holding AS 14,29 % Tjensteproduksjonsmessig, finansielt og politisk motivert Q 4 3 - Q FIRE TRE AS 50,00 % Tjensteproduksjonsmessig motivert RFL AS (Ren.sel. Farsund og Lyngdal) 40,30 % Tjensteproduksjonsmessig motivert USUS AS - Visit Sørlandet 1,06 % Tjensteproduksjonsmessig motivert Varodd AS 0,21 % Tjensteproduksjonsmessig motivert

Interkommunale selskaper (IKS)

Selskap Eierandel % Formål Brannvesenet Sør IKS 18,98 % Tjensteproduksjonsmessig motivert Interkommunale arkiv Vest-Agder (IKAVA) 7,81 % Tjensteproduksjonsmessig motivert KomRev Sør IKS 16,50 % Tjensteproduksjonsmessig motivert Sørlandsbadet IKS 85,00 % Tjensteproduksjonsmessig motivert Vest-Agder Museet IKS 2,00 % Tjensteproduksjonsmessig motivert Konsesjonskraft IKS 0,35 % Tjensteproduksjonsmessig og finansielt motivert

Interkommunale samarbeid

Selskap Formål Agder Sekretariat Tjensteproduksjonsmessig motivert Innkjøpssentralen Offentlig Fellesinnkjøp på Agder (OFA) Tjensteproduksjonsmessig motivert Lister Friluftsråd Tjensteproduksjonsmessig motivert Lister opplæringskontor Tjensteproduksjonsmessig motivert Lister Pedagogiske Senter Tjensteproduksjonsmessig motivert Listersamarbeidet Tjensteproduksjonsmessig motivert Skjærgårdsparken Lister Tjensteproduksjonsmessig motivert Driftsassistansen i Vestra Agder (DIVA) Tjensteproduksjonsmessig motivert Nullvisjonen i Lister Tjensteproduksjonsmessig motivert

11 LYNGDAL KOMMUNE

106

Vertskommunesamarbeid

Selskap Formål Byremo interkommunale ungdomsskole (samarbeid med Hægebostad) Tjensteproduksjonsmessig motivert Flekkefjord interkom. Legevakt Tjensteproduksjonsmessig motivert Interkommunal arbeidsgiverkontroll i Vestre Agder Tjensteproduksjonsmessig motivert Legevaktsamarbeid med Åseral, Audnedal og Hægebostad Tjensteproduksjonsmessig motivert Lister barnevern Tjensteproduksjonsmessig motivert Lister byggesakstilsyn Tjensteproduksjonsmessig motivert Lister PPT Tjensteproduksjonsmessig motivert Miljørettet helsevern i Lister Tjensteproduksjonsmessig motivert

12 LYNGDAL KOMMUNE

107 SAKSFRAMLEGG

Arkivreferanse: 2019/25-20 Arkivkode: 033 Saksbehandler: Kjell Olav Hæåk Adm.enhet: Kommunedirektør Dato: 27.01.2021

Utvalg Møtedato Saksnummer

Kommunestyret 04.02.2021 7/2021

Revidering av folkevalgtes reglement for saksbehandling

Kommunedirektørens anbefaling: Folkevalgtes reglement for saksbehandling får følgende tillegg/endringer: 1. Pkt. 1.6 Deltakelse av andre enn organets medlemmer. Ekstra setning i første avsnitt: En representant for ungdomsrådet har møte- og talerett i Kommunestyret og utvalg for barn og oppvekst.

2. Pkt 1.10 Forslag. Et ekstra tredje avsnitt: Representant for ungdomsrådet kan i saker som gjelder ungdom be møteleder om å få fremme forslag. Hvis det er konsensus blant alle medlemmene, kan ungdommen deretter få fremme sitt forslag.

3. Pkt. 1.11 Avstemninger. Ekstra setning i andre avsnitt: Ved uenighet avgjør organet, med alminnelig flertall, avstemningsmåten. Det tas inn et tillegg i femte avsnitt om avstemning i budsjettsaker: I budsjettsaker finnes det i kommunelovens § 11-9, 3. ledd, egne regler. Tilleggsforslag skal voteres over etter at realitetsforslag er stemt over. Tilleggsforslag er forslag som ikke er alternativ til det fremlagte forslag i saken. Fremsettes flere tilleggsforslag avgjør organet avstemmingsrekkefølgen med alminnelig flertall etter forslag fra møteleder.

4. Pkt. 1.14 Mindretallsanke. Følgende tillegg i andre avsnitt (se uthevet skrift): I enkeltsaker der fylkesmannen etter lov er klageinstans og i enkeltsaker der formannskapet opptrer som klagenemnd, er det ikke mulighet for å utøve mindretallsanke.

108

Bakgrunn for saken: Kommunestyret kan etter kommunelovens §11-12 fastsette et reglement som spesifiserer saksbehandlingen i folkevalgte organer. Et slikt reglement ble vedtatt av kommunestyret den 17.10.2019. Det er behov for å gjøre noen endringer og presiseringer i det vedtatte reglmentet.  Deltakelse av andre enn organets medlemmer punkt 1.6 og Forslag punkt 1.10  Avstemninger punkt 1.11  Mindretallsanke punkt 1.14

Vurdering: Deltakelse av andre enn organets medlemmer pkt. 1.6 og Forslag pkt. 1.10: Ungdomsrådet møter fast i kommunestyret og hovedutvalget for barn og oppvekst. Deltakelsen er ikke regulert i reglementet. Kommuneloven § 10-9, 1.ledd åpner ikke opp for at andre enn medlemmer av kommunestyret har forslagsrett: Medlemmer av kommunestyret og fylkestinget kan fremme forslag som gjelder kommunens eller fylkeskommunens virksomhet, for kommunestyret eller fylkestinget.

Fylkesrådmannen har behandlet en lignende sak og gjorde denne vurderingen I forhold til ungdommens fylkesutvalg:

Kommunedirektøren anbefaler at det i reglementets pk. 1.6 tas inn en setning i første avsnitt der det står: En representant for ungdomsrådet har møte- og talerett i Kommunestyret og utvalg for barn og oppvekst. Videre anbefales det at det tas inn et avsnitt 3 i punkt 1.10 om forslag: Representant for ungdomsrådet kan i saker som gjelder ungdom be møteleder om å få fremme forslag. Hvis det er konsensus blant alle medlemmene, kan ungdommen deretter få fremme sitt forslag.

Avstemninger punkt 1.11: Det har ved noen anledninger blitt diskusjon om avstemningsrekkefølgen i saker der det er flere forslag. Det bør derfor i reglementet tas inn en presisering om at det er organet ved alminnelig flertall som til slutt vedtar avstemningsrekkefølgen dersom det er uenighet I KS sin veileder «Møtet er satt» om avstemningsrekkefølge står følgende: Om voteringer over utsettelsesforslag vises til kapittel 13. Her omtales de forslagene som foreligger til realitetsvotering. Voteringsrekkefølgen kan i mange saker være viktig. Dersom det er uenighet om rekkefølgen, avgjør det folkevalgte organet selv voteringsrekkefølgen ved alminnelig flertall. Er det bare ett forslag til realitetsbehandling er saken grei; da voteres det for og imot dette forslaget

2

109 (innstillingen som forelå til møtet). Dersom det er fremmet mange forslag, skal de tas i en viss rekkefølge. Det vanlige er at det mest «ytterliggående» forslaget tas opp til votering først. Det bør også tas inn en presisering om avstemninger i budsjettsaker.

Mindretallsanke punkt 1.14: Formannskapet hadde i sist møte opp en klagesak til behandling som klagenemnd. I den forbindelse kom spørsmålet om mindretallsanke opp. Spørsmålet ble forelagt Statsforvalteren (tidligere fylkesmannen) som svarte følgende: Hei, det er ikke anbefalt at man lar en mindretallsankeordning omfatte situasjoner der saker behandles av formannskapet som klagenemnd, men kommunestyret kan likevel bestemme i reglementet at ordningen også skal omfatte slike situasjoner. Se rundskriv H-12/94 - Veiledning om intern klage i kommuner og fylkeskommuner, punkt II: Det er videre ikke gitt at reglement for formannskapet/fylkesutvalget skal gjelde fullt ut når organet fungerer som klagenemnd. Eksempelvis vil reglementet ofte inneholder en bestemmelse om at et mindretall kan anke en avgjørelse inn for kommunestyret eller fylkestinget. Om dette skal gjelde også når formannskapet/fylkesutvalget fungerer som klagenemnd, er et spørsmål kommunestyret/fylkestinget må ta standpunkt til. Slike mindretallsankeordninger vil imidlertid i realiteten medføre at det innføres et ekstra trinn i klagebehandlingen, og vil etter departementets syn være lite hensiktsmessige, jf. også det som er sagt foran om kommunestyret/fylkestinget som klageorgan. Lenke: https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/rundskriv-h-1294/id272435/ Når det gjelder hva kommunens reglement konkret bestemmer, skal jeg være tilbakeholden med å tolke saksbehandlingsregler kommunen selv har gitt seg, men man kan vel si at spørsmålet kunne ha vært tydeligere avklart i reglementet. Det forhold at det ikke er anbefalt å la mindretallsankeordningen omfatte slike situasjoner som dette, kan muligens i seg selv være et tolkningsmoment, dvs. at det kan tale for at man tolker reglementet slik at klagesaker ikke omfattes av mindretallsankeordningen med mindre dette tydelig framgår. Til syvende og sist hadde det jo vært en fordel om man fikk en avklaring fra kommunestyret selv og at dette ble uttrykkelig omtalt i reglementet.

Kommunedirektøren anbefaler at rådene fra Statsforvalteren og departementet følges opp i reglementet.

Konklusjon: Deltakelse av andre enn organets medlemmer punkt 1.6 og Forslag punkt 1.10: Det tas inn i pkt. 1.6 at en representant for ungdomsrådet har møte- og talerett i kommunestyret og hovedutvalget for barn og oppvekst og i pkt. 1.10 at ungdomsrådsrepresentanten har begrenset forslagsrett. Avstemninger punkt 1.11: Det tas inn presiering om at ved uenighet er det organets flertall som bestemmer avstemningsrekkefølgen etter forslag fra leder. Det tas også inn en presisering om avstemning i budsjettsaker. Mindretallsanke punkt 1.14: Kommunedirektøren anbefaler å endre reglementet pkt. 1.14 slik at det blir tatt inn en presisering om at det ikke kan utøves mindretallsanke i enkeltsaker der formannskapet opptrer som klagenemnd.

Vedlegg:

3

110 1 Reglement for folkevalgte - Saksbehandling og møtegodtgjørelser - revidert etter vedtak i formannskapet 27.2.20

4

111

REGLEMENT FOR FOLKEVALGTE Saksbehandling, innsynsrett og økonomiske vilkår – gjeldende fra 17.10.2019

Sist revidert 27.2.2020

112

2 LYNGDAL KOMMUNE 113 INNHOLD

1 DEL I: SAKSBEHANDLING I FOLKEVALGTE ORGANER ...... 5 1.1 Saksforberedelse og møteform ...... 5 1.2 Fastsetting av møter - innkalling - saksliste ...... 5 1.3 Rett og plikt til å delta i møte ...... 5 1.4 Inhabilitet og fritak av personlige grunner ...... 6 1.5 Møteoffentlighet - åpne eller lukkede møter ...... 6 1.6 Deltakelse av andre enn organets medlemmer ...... 6 1.7 Vedtaksførhet og møtegjennomføring ...... 6 1.8 Endring av saksliste ...... 7 1.9 Møteledelse og ordskifte ...... 7 1.10 Forslag ...... 7 1.11 Avstemninger ...... 8 1.12 Prøveavstemning ...... 8 1.13 Stemmemåten ...... 8 1.14 Mindretallsanke ...... 8 1.15 Lovlighetskontroll ...... 9 1.16 Internkontroll og rapportering til kommunestyret ...... 9 1.17 Klage ...... 9 1.18 Forespørsel (interpellasjon) ...... 9 1.19 Eldreråd, råd for personer med funksjonsnedsettelser og ungdomsråd ...... 10 1.20 Orden i møtesalen ...... 10 1.21 Møtebok ...... 10 2 DEL II: FOLKEVALGTES INNSYNSRETT ...... 11 2.1 Vedtak om innsyn ...... 11 2.2 Tidspunkt for rett til innsyn ...... 11 2.3 Særregler for innsyn i taushetsbelagte opplysninger med videre ...... 11 2.4 Fremgangsmåte ved krav om innsyn – forholdet til administrasjonen ...... 11 3 DEL III: ØKONOMISKE VILKÅR FOR FOLKEVALGTE ...... 12 3.1 DEL A – ARBEIDSGODTGJØRING ...... 12 3.2 Generelle bestemmelser ...... 12 3.3 Ordfører ...... 12 3.4 Varaordfører ...... 12 3.5 Kommunestyret ...... 13

LYNGDAL KOMMUNE 3 114 3.6 Formannskapet ...... 13 3.7 Utvalg, nemnder og råd ...... 13 3.8 Registrering og utbetaling av godtgjøring ...... 14 3.9 DEL B – DEKNING AV UTGIFTER OG ØKONOMISK TAP ...... 14 3.10 Generelle bestemmelser ...... 14 3.11 Legitimert tap av inntekt ...... 14 3.12 Ulegitimert tap av inntekt ...... 14 3.13 Reisegodtgjørelse ...... 15 3.14 Godtgjøring/refusjon av utgifter til stedfortreder og omsorgsarbeid ...... 15 3.15 Utbetaling av godtgjørelser, erstatning av tapt arbeidsinntekt og påførte utgifter ...... 15 3.16 DEL C – RETT TIL FRI FRA ARBEID ...... 16 3.17 Møteplikt og krav på fri fra arbeid ...... 16 3.18 Praktisering av fri for politiske møter ...... 16 3.19 DEL D – DIVERSE BESTEMMELSER ...... 16 3.20 Fortolkning og saksbehandling ved klagesaker ...... 16 3.21 Vedtak og Ikrafttredelse ...... 16

4 LYNGDAL KOMMUNE 115 DEL I: SAKSBEHANDLING I FOLKEVALGTE ORGANER

Kommunestyret fastsetter i medhold av kommunelovens (KL) § 11–12 reglement med nærmere regler for saksbehandlingen i folkevalgte organer. Delegeringsreglementet viser hvilken avgjørelsesmyndighet og innstillingsrett kommunestyret har delegert til faste utvalg og kommunedirektøren.

Saksforberedelse og møteform

Sakene som fremmes til de folkevalgte organene skal normalt være forberedt av administrasjonen.

Kommunedirektøren skal påse at saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet. Utredningen skal gi et faktisk og rettslig grunnlag for å treffe vedtak. Dette følger av § 13-1.

Kommunestyret kan beslutte at folkevalgte organer skal ha adgang til ha fjernmøter jfr § 11-7. Hastesaker kan behandles skriftlig eller i hastefjernmøte etter bestemmelsene i § 11-8.

Fastsetting av møter - innkalling - saksliste Ordføreren setter opp møteplan hvert år. Sekretariatet sørger for innkalling til det enkelte møte med opplysninger om tid og sted for møtet og hvor dokumentene er publisert. Sekretariatet sørger for kunngjøring av møter som skal holdes for åpne dører.

Sakslisten skal ved eget sakskart eller ved klar inndeling angi:

 Hvilke saker som er unntatt offentlighet og som sådan skal behandles for lukkede dører.  Øvrige saker som skal behandles for åpne dører.

Saklisten er offentlig, også for saker unntatt offentlighet. Den skal konkret angi den enkelte sak, evt anonymisert for saker som skal behandles for lukkede dører. I tillegg til faste medlemmer sendes innkalling med sakskart til varamedlemmer og andre i henhold til egen plan for utsendelse.

Rett og plikt til å delta i møte Medlemmer av et folkevalgt organ plikter å delta i organets møter hvis de ikke har gyldig forfall. Gyldig forfall med begrunnelse meldes straks til sekretariatet/ordfører slik at varamedlem kan innkalles.

Gyldig forfall foreligger hvis sykdom eller andre hindringer gjør det umulig eller svært vanskelig å møte. Uoppsettelig arbeid som forretningsreiser og store familiebegivenheter som bryllup, jubileer og begravelser kan være eksempler på andre hindringer.

Eksempler på ugyldig forfall er fritidsaktiviteter og mindre familiebegivenheter som fødselsdager og middagssammenkomster.

LYNGDAL KOMMUNE 5 116 Inhabilitet og fritak av personlige grunner Bestemmelsene om inhabilitet i forvaltningslovens kap. 2 gjelder ved behandlingen av saker i folkevalgte organer, med de særreglene som følger av KL § 11-10.

Medlemmer som antar at det kan foreligge inhabilitet i en sak, skal snarest mulig melde fra til administrasjonen.

Organet avgjør selv om det foreligger inhabilitet eller grunnlag for fritak av personlige grunner. Gyldig forfall under møtet skal straks meddeles til møteleder, og varamedlem som er til stede trer inn.

Møteoffentlighet - åpne eller lukkede møter Alle har rett til å være til stede i møter i folkevalgte organer og møter skal holdes for åpne dører dersom ikke annet følger av § 11-5.

Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til personvern eller andre tungtveiende offentlige interesser tilsier det. Vilkår for å lukke et møte og debatt om lukking reguleres av § 11-5.

Hvis noen ber om det, og hvis det ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet, skal møtelederen gi tillatelse til å gjøre opptak av eller overføre lyd eller bilde fra åpne møter, jfr § 11-6.

Deltakelse av andre enn organets medlemmer Ordføreren har møte-, tale og forslagsrett i alle kommunale folkevalgte organer, jfr § 6-1. I kontrollutvalget har ordføreren likevel bare møte- og talerett. Ordføreren kan la et annet medlem av kommunestyret representere seg i de organene som vedkommende ikke er medlem av.

Kommunedirektøren har møte- og talerett i alle kommunale folkevalgte organer, jfr § 13-1. Dette med unntak av kontrollutvalget. Underordnede kan utøve denne retten på kommunedirektørens vegne.

Vedtaksførhet og møtegjennomføring For at et folkevalgt organ skal kunne treffe et vedtak, må minst halvparten av medlemmene være til stede under forhandlingene og avgi stemme i den aktuelle saken.

Et vedtak treffes med flertallet av de avgitte stemmene hvis ikke annet følger av lov. I andre saker enn de som gjelder valg, er møtelederens stemme avgjørende hvis antallet stemmer for og imot et forslag er likt.

Ved møtets åpning foretas derfor opprop for å konstatere hvem som er til stede. Organet er vedtaksført når minst halvparten av organets medlemmer er til stede. Er organet vedtaksført, erklærer møteleder møtet for satt. Fra dette tidspunkt og fram til møtets slutt kan ikke noen av medlemmene forlate møtet uten å melde fra til møteleder på forhånd. Medlemmer eller varamedlemmer som møter etter at opprop er foretatt, må melde seg for møteleder før de tar sete.

6 LYNGDAL KOMMUNE 117 Endring av saksliste Sakene behandles i den rekkefølge de er angitt på sakskartet, hvis ikke organet bestemmer annet. Dersom en sak tatt opp til behandling, kan ikke møtet avsluttes før saken er avgjort ved avstemning eller organet vedtar å utsette behandlingen.

Saker som ikke er nevnt i innkallingen eller der saksdokumentene ikke er sendt ut sammen med innkallingen, kan ikke tas opp til realitetsavgjørelse hvis møteleder eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg dette.

Et folkevalgt organ kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak som er oppført på den utsendte sakslisten. Saker som ikke tas opp til behandling utsettes til neste møte.

Møteledelse og ordskifte Behandlingen av den enkelte sak starter med at møteleder viser til innstillingen og gjør rede for eventuelle nye opplysninger eller dokumenter i saken. Møteleder spør om noen vil ha ordet i saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig avgjør møtelederen rekkefølgen mellom dem.

Møtelederen kan, når det anses å være av betydning for ordskiftet, tillate replikk og svar på denne i forbindelse med siste talers innlegg for å rette på misforståelser, framkomme med nye opplysninger, spørsmål eller svar på direkte spørsmål. Medlemmene skal rette sine ord til møteleder, ikke til forsamlingen. Vedkommende skal holde seg nøye til den sak eller den del av saken ordskiftet gjelder. Møteleder skal se til at dette blir gjort.

Det skal vises høvisk framferd, og det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre. Heller ikke er det lov å lage ståk eller uro som uttrykk for misnøye eller bifall. Overtrer noen reglementets ordensbestemmelser eller pålegg fra møteleder, skal møteleder advare vedkommende. Retter medlemmet seg ikke etter dette, kan møtelederen ta fra vedkommende ordet eller ved avstemning la organet avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra resten av møtet. Møteleder må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet, eller for å rette misforståelser fra talerens side.

Før ordskiftet i en sak er begynt og under ordskiftet, kan organet selv bestemme at taletiden skal avgrenses til et bestemt antall minutter for hvert innlegg. Fra dette kan det gjøres unntak for kommunedirektør og saksordfører som er valgt som talsmann for partigruppe.

Forslag Møtende medlemmer i et organ har forslagsrett.

Det kan fremmes nye forslag i en sak som er oppe til behandling inntil saken er tatt opp til votering. Forslagene må ha sammenheng med den saken som behandles. Dersom ikke må det anses som ny sak.

Forslag skal leveres skriftlig og undertegnet til møtelederen så tidlig som mulig i ordskiftet. Møteleder kan likevel tillate muntlige forslag ved forslag om utsettelse og valg.

LYNGDAL KOMMUNE 7 118 Avstemninger Når ordskiftet er ferdig tar møtelederen saken opp til avstemning. Fra da av og fram til saken er avgjort, må det ikke være ordskifte om saken og det er heller ikke anledning til å ta opp annen sak til behandling.

Er saken delt opp, eller skal det stemmes over flere forslag, setter møtelederen fram forslag til rekkefølgen for avstemning. Blir det ordskifte om dette, skal møtelederen nøye se til at medlemmene holder seg til spørsmålet om avstemning.

Medlemmer som er til stede når sak tas opp til avstemning, plikter å stemme. De kan ikke forlate møtet før avstemningen er ferdig. Ved valg og vedtak om ansettelse er det adgang til å stemme blankt, jfr § 8-1.

For å treffe et vedtak, må minst halvparten av medlemmene ha vært til stede under forhandlingene og avgitt stemme i den aktuelle saken, jfr § 11-9. Et vedtak treffes med flertall av de avgitte stemmene hvis ikke noe annet følger av kommuneloven eller valgloven § 9-3 andre ledd. I andre saker enn de som gjelder valg, er møtelederens stemme avgjørende hvis antallet stemmer for og imot et forslag er likt.

Se særskilte bestemmelser for kommunestyrets behandling av økonomiplan/årsbudsjett, jfr § 11-9 (3).

Prøveavstemning

Før endelig avstemning i en sak kan organet vedta prøveavstemning.

Stemmemåten Avstemning foretas på en av disse måter:

a. Ved stilltiende godkjenning, når ikke noen uttaler seg mot et forslag som møteleder setter fram med spørsmål om noen har noe å uttale mot det. b. Ved at møtelederen oppfordrer medlemmene til å markere sitt standpunkt ved angitt stemmetegn. Når møtelederen bestemmer det, eller ett av medlemmene krever det, holdes kontrastemming. Krav om kontrastemming må settes fram straks etter at møtelederen har sagt fra om resultatet av avstemningen. c. Ved navneopprop med ja eller nei som svar. Navneopprop kan foretas hvis det etter kontraprøver i jfr pkt b fortsatt kan være uklarhet om stemmegivningen. Bestemmelse om navneopprop avgjøres etter samme regler som ved krav om kontraprøver. Opprop skjer i henhold til den samme liste som nyttes ved møtets åpning. d. Ved valg av medlemmer til folkevalgte organer skal dette skje ved forholdsvalg hvis minst ett medlem krever det. I andre tilfeller skal medlemmene velges ved avtalevalg. Leder og nestleder for folkevalgte organer skal velges ved flertallsvalg. Dette i henhold til KL 7-4.

Mindretallsanke I saker hvor vedtak fattes i medhold av delegert myndighet, kan ett medlem eller flere medlemmer forlange saken lagt fram for det nærmeste overordnede organ. Samme rett har ordfører. Krav om mindretallsanke må være framsatt før møtets slutt.

8 LYNGDAL KOMMUNE 119 I enkeltsaker der fylkesmannen etter lov er klageinstans, er det ikke mulighet for å utøve mindretallsanke.

Lovlighetskontroll Tre eller flere medlemmer av kommunestyret kan sammen bringe avgjørelser truffet av folkevalgt organ inn for departementet til kontroll av avgjørelsens lovlighet. Krav om lovlighetskontroll må fremmes innen 3 uker fra avgjørelse ble truffet. Kreves lovlighetskontroll i samme møte, innføres dette i møteprotokollen.

Internkontroll og rapportering til kommunestyret Kommunen skal ha internkontroll med administrasjonens virksomhet for å sikre at lover og forskrifter følges. Kommunedirektøren er ansvarlig for internkontrollen, som skal være systematisk og tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold.

Minst en gang i året skal kommunedirektøren rapportere til kommunestyret om internkontroll og resultater fra statlig tilsyn.

Klage Enkeltvedtak kan påklages av en part eller andre med rettslig klageinteresse i henhold til reglene i forvaltningsloven eller særlovgivningen.

For klagesaker som ikke behandles etter regler i særlov gjelder:

 Kommunestyret er klageinstans for enkeltvedtak truffet av formannskapet i førsteinstans.  For enkeltvedtak truffet av annet folkevalgt organ er formannskapet klageinstans oppnevnt etter forvaltningslovens § 28, 2.ledd.

Forespørsel (interpellasjon) Alle medlemmer kan stille spørsmål til lederen, også om saker som ikke står på sakslisten.

Forslag som settes fram i forbindelse med forespørsel, kan ikke tas opp til realitetsavgjørelse hvis møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmer motsetter seg det, jfr § 11-3 5. ledd.

Forespørsel som fremmes direkte i møte, kan ikke forlanges besvart i samme møte. Forespørsel som ønskes besvart i berammet møte (interpellasjon), skal være meldt skriftlig til fellestjenesten/postmottaket senest innen kl. 12.00 7 dager (1 uke) før møtet

LYNGDAL KOMMUNE 9 120 Eldreråd, råd for personer med funksjonsnedsettelser og ungdomsråd I forkant av saker som gjelder henholdsvis eldre, personer med funksjonsnedsettelse og ungdom, skal det/de aktuelle rådene gis rett til å uttale seg i saken.

Hvilke oppgaver, organisering og øvrig saksbehandling som er gjeldende for rådene er fastsatt i departementets forskrift.

Orden i møtesalen Møtelederen skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen. Møtelederen skal se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres fra noen kant. Hvis tilhørerne (publikum) ved meningsytring, eller på annen måte forstyrrer forhandlingene, eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møtelederen eller organet pålegge vedkommende tilhørere, eller samtlige tilhørere å forlate møtesalen.

Oppslag, tegninger og lignende må ikke være anbrakt eller anbringes i salen under møtene, med mindre møteleder eller organet samtykker.

Møtebok Det skal føres møtebok for møter i alle folkevalgte organer. Møteboken skal inneholde angivelse av hvert møte med møtested og tid, innkallingens dato, fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer. Trer noen fra eller til under forhandlingene, anføres dette slik at møteboken sammenhold med medlemsfortegnelsen viser hvem som har deltatt i den enkelte sak. Videre anføres hvem som møtte fra kommuneadministrasjonen.

Dersom det blir vedtatt at et møte skal lukkes, skal hjemmelen for vedtaket tas inn i møteboken. For øvrig skal møteboken vise gangen i forhandlingen, fortløpende saksnummer for det enkelte kalenderår, og hva saken gjelder (tittel). Møtelederen eller organet avgjør om det skal tillates noen protokolltilførsel. Eventuell avvisning anmerkes i protokollen.

Møteprotokollen godkjennes etter nærmere bestemmelse av organet. Med unntak av de delene som er unntatt fra offentlighet, skal møteboken være lett tilgjengelig for allmennheten. Lenke via kommunens hjemmeside er standard.

10 LYNGDAL KOMMUNE 121

DEL II: FOLKEVALGTES INNSYNSRETT

Kommunestyret og andre folkevalgte organer har utvidet rett til innsyn i saksdokumenter.

Vedtak om innsyn Kommunestyret har rett til innsyn i ale kommunale saksdokumenter, med unntak av de begrensninger som følger av KL § 11-3.

Andre folkevalgte organer har, med de samme begrensningene, rett til alle saksdokumenter som omhandler de delene av kommunens virksomhet som ligger innenfor organets virkeområde.

Hvis et folkevalgt organ ønsker å kreve innsyn i saksdokumenter, må et vedtak om å kreve innsyn treffes med minst tre stemmer eller med flertallet av de avgitte stemmene i organet. Hvis et folkevalgt organ ønsker å kreve innsyn i saksdokumenter som gir kunnskap om taushetsbelagte opplysninger i henhold til forvaltningsloven § 13b, må et vedtak treffes med flertallet av stemmene i organet. Tidspunkt for rett til innsyn Retten til innsyn inntrer når saken er fremlagt/utsendt til politisk behandling. Med saksfremstillingen skal følge en oversikt over alle vesentlige dokumenter som er tilsendt, innhentet eller utarbeidet i tilknytning til saken, med unntak av interne arbeidsdokumenter for administrasjonen. For saker som avgjøres i administrasjonen gjelder retten til innsyn først fra det tidspunkt saken er ferdigbehandlet. Særregler for innsyn i taushetsbelagte opplysninger med videre I utgangspunktet omfatter ikke folkevalgtes rett til innsyn taushetsbelagte opplysninger. Kommunestyret og andre folkevalgte organ kan imidlertid ved flertallsvedtak kreve innsyn i taushetsbelagte opplysninger når det er et klart behov for dette ved behandling av en konkret sak i vedkommende organ, jfr forvaltningsloven § 13 b nr. 2 og 4. Folkevalgte plikter å bevare taushet om dokumenter de får innsyn i når disse er underlagt taushetsplikt etter lov. Når en sak behandles for lukkede dører etter kommuneloven § 11-5, plikter de folkevalgte å bevare taushet om opplysninger som etter lov er underlagt taushetsplikt.

Medlemmer av folkevalgte organ skal undertegne taushetserklæring i forkant av innsyn i taushetsbelagte opplysninger.

Fremgangsmåte ved krav om innsyn – forholdet til administrasjonen Henvendelser om innsyn i saksdokumenter skal behandles straks. Slike henvendelser til administrasjonen skal fortrinnsvis skje til kommunedirektøren eller til den som har sekretariatsansvar for det organ som skal behandle saken. Forespørsler til administrasjonen om

LYNGDAL KOMMUNE 11 122 saker som er under behandling skal besvares positivt med en kort redegjørelse for behandlingsmåte, tidsplan med videre. DEL III: ØKONOMISKE VILKÅR FOR FOLKEVALGTE

Kommunelovens kap. 8 omhandler rettigheter og plikter for folkevalgte. Kommunestyret gir selv forskrift om arbeidsgodtgjøring og dekning av utgifter og økonomisk tap i forbindelse med kommunale tillitsverv.

DEL A – ARBEIDSGODTGJØRING Generelle bestemmelser Utvalg, nemnder og komiteer henstilles om å organisere sin møtevirksomhet slik at møtene så langt mulig legges etter ordinær arbeidstid.

Vilkårene for arbeidsgodtgjøring gjelder de kommunalt folkevalgte i Lyngdal kommune som etter bestemmelsene i kommunelovens kap. 8 har krav på godtgjørelse. For andre representasjoner, se pkt 34.

Medlemmer til statlige nemnder er ikke å anse som kommunale tillitsmenn og omfattes ikke av reglene. Det er staten som fastsetter og utbetaler møtegodtgjøring til medlemmene av forliksrådet. Ordfører Ordførerens godtgjøring settes til 100 % av godtgjøringen til stortingsrepresentantene. Godtgjørelsen delutbetales hver måned. Denne godtgjøringen dekker ordførerens deltakelse i alle styrer, råd og utvalg.

Øvrige betingelser:  Samme rett til sykepenger som ansatte i kommunen, jfr § 8-8  Samme rett til ytelser ved yrkesskade som ansatte i kommunen, jfr § 8-9  Permisjon gis som øvrige ansatte i kommunen  Ettergodtgjøring gis 1,5 mnd fra fratredelse, og inntil 3 mnd dersom han/hun ikke går inn i nytt arbeid ved fratredelse  Ytelser ved dødsfall i hht Hovedtariffavtalens kap 1 § 10 – gruppelivsforsikring  Deltakelse i kommunens pensjonsordning Varaordfører Varaordførerens godtgjøring settes til 20 % av ordførerens godtgjøring. Godtgjørelsen delutbetales hver måned. Denne godtgjøringen dekker varaordførerens deltakelse i alle styrer, råd og utvalg. Godtgjørelsen dekker ikke en eventuelt tapt arbeidsgodtgjøring.

Øvrige betingelser:  Samme rett til sykepenger som ansatte i kommunen, jfr § 8-8  Samme rett til ytelser ved yrkesskade som ansatte i kommunen, jfr § 8-9

12 LYNGDAL KOMMUNE 123  Permisjon gis som øvrige ansatte i kommunen  Ettergodtgjøring gis 1,5 mnd fra fratredelse, og inntil 3 mnd dersom han/hun ikke går inn i nytt arbeid ved fratredelse  Ytelser ved dødsfall i hht Hovedtariffavtalens kap 1 § 10 – gruppelivsforsikring  Deltakelse i kommunens pensjonsordning

Kommunestyret Møtende medlemmer godtgjøres med kr 2000 pr. møte.

Vararepresentanter Vararepresentanter godtgjøres på samme måte som faste medlemmer dersom de deltar på hele møtet. Dersom vararepresentanter kun deltar på deler av møte, så godtgjøres de med 1/3 av møtesats på møter med varighet på 0-2 timer og 2/3 av møtesats på møter med varighet over 2 timer.

Formannskapet Møtende medlemmer godtgjøres med kr 2000 pr møte.

Vararepresentanter Vararepresentanter godtgjøres på samme måte som faste medlemmer dersom de deltar på hele møtet. Dersom vararepresentanter kun deltar på deler av møte, så godtgjøres de med 1/3 av møtesats på møter med varighet på 0-2 timer og 2/3 av møtesats på møter med varighet over 2 timer.

Utvalg, nemnder og råd Møtende medlemmer av følgende utvalg godtgjøres med kr. 2000 pr møte. Leder godtgjøres med kr. 3000 pr. møte:

 Utvalg barn og oppvekst  Utvalg helse og velferd  Utvalg kultur og samskaping  Utvalg miljø, plan og teknisk  Kontrollutvalget

Møter i andre utvalg, råd og komiteer som er vedtatt av kommunestyret, formannskapet eller et av utvalgene skal godtgjøres med kr 1200 pr møte så fremt det ikke blir gitt annen godtgjørelse. Leder godtgjøres med kr. 1500 pr møte.

Folkevalgtes deltakelse på informasjonsmøter, opplæring, konferanser og temamøter etter invitasjon fra administrasjonen, godtgjøres med kr. 1200 pr møte.

Krav om møtegodtgjøring fremsettes av den folkevalgte dersom ikke en representant fra administrasjonen er til stede og foretar registrering.

Særskilt for de lovpålagt rådene og partssammensatt utvalg  Møtende medlemmer i ungdomsrådet godtgjøres med kr. 750,- per møte  Folkevalgte som møter i de lovpålagte rådene eldrerådet, råd for personer med funksjonsnedsettelse og ungdomsrådet samt styringsgrupper og annet godtgjøres med halv sats når de møter i andre møter enn egne rådsmøter. Dette innbefatter møter i arbeidsgrupper, informasjonsmøter, opplæring, konferanser og temamøter.

LYNGDAL KOMMUNE 13 124  Møtende medlemmer og varamedlemmer av partssammensatt utvalg, som ikke er politisk valgt, godtgjøres med kr. 1200 pr møte.

Møter i direkte tilknytning til hverandre Dersom det avholdes flere møter i ulike folkevalgte organer i direkte tilknytning til hverandre, så gis det halv møtesats for det/de påfølgende møtene.

Vararepresentanter Vararepresentanter godtgjøres på samme måte som faste medlemmer dersom de deltar på hele møtet. Dersom vararepresentanter kun deltar på deler av møte, så godtgjøres de med 1/3 av møtesats på møter med varighet på 0-2 timer og 2/3 av møtesats på møter med varighet over 2 timer.

Registrering og utbetaling av godtgjøring Lønnsfunksjonen er ansvarlig for utbetaling av fast og variabel godtgjøring. Krav må settes fram i henhold til de enhver tid gjeldende rutiner, skjemaer og/eller elektroniske løsninger.

Kommunalsjefene har ansvar for registrering og attestasjon av møtegodtgjørelsen for de respektive utvalgene og videre forsendelse til kommunedirektøren for anvisning – enten løpende - eller innen 1.6. og 1.12. hvert år.

Den enkelte leder i kommunale utvalg som ikke er tilknyttet en kommunalsjef, har ansvaret for registrering av antall møter for de enkelte medlemmer og varamedlemmer og videre forsendelse til kommunedirektøren for anvisning – enten løpende – eller innen 1.6. og 1.12. hvert år.

DEL B – DEKNING AV UTGIFTER OG ØKONOMISK TAP

Generelle bestemmelser Utvalg, nemnder og komiteer henstilles om å organisere sin møtevirksomhet slik at møtene så langt mulig legges etter ordinær arbeidstid.

Vilkårene for dekning av utgifter og økonomisk tap gjelder de personene som har et kommunalt tillitsverv, og som etter bestemmelsene i kommunelovens kap. 8 har krav på godtgjørelse. Kommunens valgte representanter i andre fora, f eks representasjon i felleskommunale, interkommunale og private foretak er også omfattet av bestemmelsene.

Legitimert tap av inntekt Mot legitimasjon godtgjøres lønnstrekk og/eller tap i næring.

Som legitimasjon kreves:

 Erklæring fra arbeidsgiver på lønnstapets størrelse, inkl. feriepenger. Arbeidsgiver bekrefter lønnstap ved å signere utfylt skjema for dekning av utgifter og økonomisk tap.  Attest fra ligningsmyndighet over siste lignings pensjonsgivende inntekt. Dagsatsen beregnes ved å dividere beløpet med 230 og timesatsen beregnes ut fra 7,5 timers dag.

14 LYNGDAL KOMMUNE 125 Maksimal utbetaling av legitimert tapt arbeidsinntekt settes til kr 3.600 (3 x ulegitimert sats) pr dag og kr 450 pr time, inkludert feriepenger og eksklusive arbeidsgiveravgift og pensjon.

Ulegitimert tap av inntekt Dersom det synliggjøres inntektstap, kan dette dekkes som ulegitimert tapt arbeidsinntekt.

Ulegitimert tapt arbeidsinntekt dekkes pr møtedag ut fra protokollert møtetid. Maksimal utbetaling av ulegitimert tapt arbeidsinntekt settes til kr 1200 pr dag og kr 150 pr time.

Tapt arbeidsinntekt etter denne bestemmelsen beregnes fram til kl 1600 på hverdager.

Reisegodtgjørelse Alle som har et kommunalt tillitsverv har krav på skyss-, kost- og overnattingsgodtgjøring for reiser i forbindelse med vervet. Reiseutgifter dekkes etter reglene i det til enhver gjeldende kommunale reiseregulativet. Den enkelte reise må overstige 5 km t/r, og det godtgjøres da for hele kjørelengden.

Kommunale ombud med nedsatt funksjonsevne får dekket utgiftene til drosje dersom det er behov for det.

Godtgjøring/refusjon av utgifter til stedfortreder og omsorgsarbeid Dokumenterte utgifter til stedfortreder og omsorgsarbeid (barnepass, stell av syke og eldre og lignende) i forbindelse med møter på kveldstid dekkes inntil ulegitimert sats, jfr pkt 41.

Udokumenterte utgifter til omsorgsarbeid kan refunderes med inntil kr 300,- mot egenoppgave.

Omsorgsutgifter og utlegg til stedfortreder kan ikke kreves dersom det er utført av ektefelle/samboer eller egne barn.

Utbetaling av godtgjørelser, erstatning av tapt arbeidsinntekt og påførte utgifter Krav om reisegodtgjøring, bekreftelse på tilstedeværelse ved møter, befaringer og lignende som gir rett til tapt arbeidsinntekt og/eller refusjon av påførte utgifter, skal attesteres av vedkommende utvalgsleder, sekretær eller vedkommende administrative leder.

Krav oversendes politisk sekretariat innen 1.6. og 1.12. for attestasjon. Kommunedirektøren anviser.

Krav som ikke er fremmet innen 1.7 året etter, faller bort.

LYNGDAL KOMMUNE 15 126 DEL C – RETT TIL FRI FRA ARBEID

Møteplikt og krav på fri fra arbeid Politisk virksomhet fører ofte til fravær fra det ordinære arbeidet. Det følger av § 8-2 at arbeidstakere har krav på fri fra sitt arbeid når det er nødvendig på grunn av møteplikt i kommunale folkevalgte organer.

Dette kan medføre utfordringer for den enkelte arbeidsgiver, arbeidstaker og selvstendig næringsdrivende. Det må gjøres klare avtaler for hvordan man skal forholde seg gjennom perioden som folkevalgt. Dette er ordførers oppgave å håndtere.

Praktisering av fri for politiske møter Politikere som jobber i Lyngdal kommune og som er politikere i Lyngdal kommune: Det innvilges permisjon med lønn for møtets varighet, inkludert nødvendig reisetid fra og til arbeidsstedet. Gjenværende arbeidstid utføres som vanlig, eventuelt med tilpassede arbeidsoppgaver. Alternativt kan det avtales avspasering dersom dette er mulig for tjenesten. Belastning for permisjon med lønn dekkes av tjenesten hvor politiker er tilsatt. Dersom det medfører en urimelig belastning på tjenesten, kan det vurderes en sentral belastning av kostnadene. Det forutsetter minimum 10 dagers permisjon pr år, for at en slik vurdering av sentral kostnadsdekning skal vurderes.

Politikere som jobber i Lyngdal kommune og som er politikere i andre kommuner: Det innvilges permisjon med lønn for møtets varighet, inkludert nødvendig reisetid fra og til arbeidsstedet. Gjenværende arbeidstid utføres som vanlig, eventuelt med tilpassede arbeidsoppgaver. Alternativt kan det avtales avspasering dersom dette er mulig for tjenesten. Belastning for permisjon med lønn dekkes av tjenesten hvor politiker er tilsatt. Dersom det medfører mer enn 10 dagers permisjon pr år, sendes belastning for permisjonskostnad til den kommunen der vedkommende er politiker.

DEL D – DIVERSE BESTEMMELSER Fortolkning og saksbehandling ved klagesaker Formannskapet er tillagt avgjørelse omkring tolkning eller klagesaker for økonomiske vilkår. Ved fortolkning legges kommunelovens bestemmelser i kap 8 til grunn.

Kommunedirektøren forestår saksbehandlingen ved klagesaker og spørsmål om fortolkning. Disse sakene forutsettes lagt fram for formannskapet så raskt som mulig etter at de er oppstått.

Reglementet justeres årlig tilsvarende SSB sin endring i konsumprisindeks.

Reglementet for kommunestyreperioden 2023-2027 behandles høsten 2022.

Vedtak og Ikrafttredelse Reglement for saksbehandling for folkevalgte organer og folkevalgtes innsynsrett er vedtatt 17.10.2019.

Reglement for økonomiske vilkår for folkevalgte er vedtatt 21.11.2019.

16 LYNGDAL KOMMUNE 127 Ikrafttredelse 17.10.2019

LYNGDAL KOMMUNE 17 128

18 LYNGDAL KOMMUNE 129 Postadresse: Telefon: +47 38 33 40 00 E-post: [email protected] Postboks 353, 4577 lyngdal Org.nr.: 922 421 498 www.lyngdal.kommune.no

130 SAKSFRAMLEGG

Arkivreferanse: 2021/358-4 Arkivkode: 080/&16 Saksbehandler: Kjell Olav Hæåk Adm.enhet: Kommunedirektør Dato: 27.01.2021

Utvalg Møtedato Saksnummer

Kommunestyret 04.02.2021 8/2021

Søknad om midlertidig fritak for politiske verv

Kommunedirektørens anbefaling: Søknad fra Torill Espeland, KrF, om fritak for alle politiske verv ut 2021 innvilges.

Bakgrunn for saken: Torill Espeland, KrF, har søkt om fritak for alle politiske verv i Lyngdal kommune ut 2021. Hun har følgende verv:  Kommunestyret (fast medlem)  Formannskapet (fast medlem, 1. varamedlem er Stein Asle Johnsen, H)  Planutvalget (fast medlem, 1. varamedlem er Stein Asle Johnsen, H)  Forhandlingsutvalget (fast medlem, 1. varamedlem er Jon-Are Åmaland, KrF)  Hovedutvalg helse og velferd (4.varamedlem)  Investeringsutvalget (5.varamedlem)

Vurdering: Bestemmelsen for midlertidig fritak finner vi i kommuneloven § 7-9. Her står følgende:

Hvis en folkevalgt ikke kan ivareta vervet sitt uten at det fører til vesentlig ulempe for han eller henne, kan kommunestyret eller fylkestinget etter søknad frita den folkevalgte for vervet midlertidig eller for resten av valgperioden. Når søknaden vurderes, skal det legges vekt på om grunnlaget for søknaden var kjent på det tidspunktet da den folkevalgte

131 samtykket i å bli valgt. Den som ikke har nådd stemmerettsalderen, har krav på fritak hvis han eller hun søker om det.

En folkevalgt som har fått innvilget midlertidig fritak, har ikke rett til å tre inn igjen i vervet før fritaksperioden er over.

Søknad fra Torill Espeland er unntatt offentlighet og er derfor ikke lagt ved saken. Kommunedirektøren bekrefter at søknaden er vurdert å ligge innenfor kriteriene for fritak etter kommuneloven §7-9. Dersom kommunestyret ønsker innsikt i søknaden må møtet lukkes under behandling av saken. Dokumenter unntatt offentlighet vil da bli lest opp i møtet.

Dersom fritak innvilges kommer spørsmålet om suppleringsvalg opp. Bestemmelsen om suppleringsvalg ved midlertidig fritak finner vi i kommuneloven § 7-10, 2.ledd. Her står følgende: Hvis en folkevalgt i andre organer enn kommunestyret og fylkestinget er innvilget fritak i minst tre måneder, kan kommunestyret eller fylkestinget selv velge et settemedlem for den perioden fritaket gjelder. Ved valg av et settemedlem skal rekkefølgen på listen for varamedlemmer følges.

I kommentarutgaven til kommuneloven står det følgende til dette avsnittet: Etter denne bestemmelsen kan kommunestyret velge et midlertidig medlem, et såkalt settemedlem, dersom et fast medlem i andre organer enn dem selv har fått fritak fra vervet i minst tre måneder. Som man ser, er det opp til kommunestyrets eget skjønn om dette skal gjøres, og kompetansen kan ikke delegeres. Kommunestyret står for øvrig ikke fritt med hensyn til hvem som kan velges til settemedlem. De må velge første medlem på varamedlemslisten, og dette kan være en fra et annet parti enn den som har fått fritak.

Når det gjelder suppeleingsvalg til organer der hun er varamedlem gjelder § 7-10, 6.ledd der det står følgende: Hvis antallet varamedlemmer eller en gruppes varamedlemmer til formannskapet, fylkesutvalget eller et annet folkevalgt organ som er valgt av kommunestyret eller fylkestinget, er blitt for lavt, kan kommunestyret eller fylkestinget selv velge ett eller flere faste eller midlertidige varamedlemmer. Disse varamedlemmene skal velges fra den gruppen som har et for lavt antall varamedlemmer (suppleringsvalg). Hvis det viser seg at denne framgangsmåten fører til at ett kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av varamedlemmene til organet eller gruppens varamedlemmer, skal det, hvis det er mulig, velges nytt varamedlem fra det underrepresenterte kjønnet. Formannskapet eller fylkesutvalget kan få delegert myndighet til å velge varamedlemmer til andre organer.

Konklusjon: Søknad om midlertidig fritak for alle politiske verv i Lyngdal kommune innvilges. Det er opp til kommunestyret å avgjøre om det skal velges fast settemedlem og holdes suppleringsvalg til organer der hun er varamedlem.

2

132

3

133 SAKSFRAMLEGG

Arkivreferanse: 2019/110-6 Arkivkode: F03/&29 Saksbehandler: Berit Kolsrud Bogaard Adm.enhet: Dokumentsenter Dato: 18.01.2021

Utvalg Møtedato Saksnummer

Kommunestyret 04.02.2021 1/2021

Interpellasjon fra Venstre - Bekjempe barnefattigdom i Lyngdal kommune

Bakgrunn for saken:

Det foreligger interpellasjon av 15.01.21 fra representanten Steinar Bjørnstøl, Venstre:

Barn som vokser opp i fattigdom påvirkes av foreldrenes inntekt. Fattigdom er aldri barnets feil, fordi barn ikke kan ta egne valg for å komme ut av fattigdommen. Barn er ikke bare "en del av" sine foreldre, men lever sine egne liv og former sin egen fremtid.

Buf.Dir.No sine sider viser at Lyngdal er dårligst i Lister når det gjelder å bekjempe barnefattigdom.

Hva gjør Lyngdal kommune for å bekjempe barnefattigdom?

Ordfører besvarer interpellasjonen i Kommunestyret 04.02.21.

134