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Tagungsmarkt der Zukunft Es ist Ihnen vielleicht gleich beim Titel aufgefallen: Irgendwas ist anders an diesem Trendmagazin. Während wir sonst einen gesamtgesellschaftlichen Trend und seine Auswirkungen auf den Tourismus beleuchtet haben, haben wir uns diesmal dafür entschieden, ein deutlich begrenzteres Thema zu wählen. Warum? Weil wir der Meinung sind, dass das wichtige Thema „Tagungsmarkt der Zukunft“ unbedingt aufgegriffen werden sollte. Schließlich ist die Geschäftsreisebranche gerade für Nordrhein- Westfalen enorm wichtig und so vieles tut sich auf dem Tagungsmarkt in letzter Zeit. Das hat uns insbesondere das Forschungsprojekt „Future Meeting Space“ gezeigt, an dem wir uns in den vergangenen Jahren beteiligt und aus dem wir wichtige Erkenntnisse gewonnen haben. Diese, aber auch weitere Informationen und Best-Practice-Beispiele, sind in unsere neue Edition des Trendmagazins eingeflossen. Da wir es nicht dabei belassen wollen, von Innovativem zu schreiben, haben wir für das Trendmagazin erstmals auch mit einem längeren Audio-Format experimentiert. In einem Experteninterview spricht Tonia Haag, die Autorin des Trendmagazins, mit unserem Produktmanager Businesstourismus, Veit Lawrenz, über den Tagungsmarkt der Zukunft. Wenn Sie also lieber hören als lesen, können Sie gleich weiter zum Gespräch klicken – oder sie kombinieren beides, um auch die vielen Best-Practice- Beispiele nicht zu verpassen. Wir freuen uns jedenfalls, wenn Sie uns an [email protected] ein kurzes Feedback senden, wie Ihnen unser Audio-Experiment gefallen hat und ob Sie sich mehr davon wünschen. Wofür auch immer Sie sich entscheiden, fürs Hören oder Lesen oder auch für beides: Wir wünschen wie immer viel Spaß und neue Erkenntnisse. Inhalt 1. Tagungsmarkt, quo vadis? ............................................................................................. 2 2. Die zehn wichtigsten Trends für den Tagungsmarkt der Zukunft im Überblick ................ 3 3. Neues vom Tagungsmarkt – Ein Expertengespräch zum Hören ..................................... 6 4. Best-Practice-Beispiele aus NRW .................................................................................. 7 5. Best-Practice-Beispiele über NRW hinaus ...................................................................... 8 6. Für eilige Leser: Ein Fazit in sieben Thesen ................................................................... 9 1 1. Tagungsmarkt, quo vadis? Für Deutschland haben Geschäftsreisebranche und Tagungsmarkt einen enormen Stellenwert. Seit Jahren liegt die Kongress- und Tagungsdestination Deutschland im europäischen Vergleich an der Spitze, weltweit finden lediglich in den USA mehr MICE-Veranstaltungen statt als hier. Knapp drei Millionen Veranstaltungen mit über 400 Millionen Teilnehmern waren es zuletzt innerhalb eines Jahres in Deutschland, wie aus dem im Mai veröffentlichten Meeting- & Event-Barometer 2018/19 hervorgeht. Gerade auch für NRW spielt der Tagungsmarkt eine bedeutende Rolle. Etwa ein Drittel der Gäste sind Geschäftsreisende. Um auch in Zukunft ganz oben mitzuspielen, ist es nötig, sich auf veränderte Ansprüche der Tagungsteilnehmer einzustellen. So gehört etwa heute, anders als noch vor zehn Jahren, schnelles Internet bzw. WLAN zum Standard, ohne den es in den meisten Fällen kaum möglich sein wird, sich am Markt zu behaupten (Ausnahme siehe Digital Detox). Was sich ebenfalls ändert, ist der Platzbedarf. Zwar werden auch große Konferenzsäle nach wie vor gesucht. Zunehmend sind aber auch kleinere, flexible Raumeinheiten gefragt, um auch die Arbeit in kleineren Gruppen zu ermöglichen, wie sie etwa bei Barcamps, aber durchaus auch bei Arbeitsgruppen während eines großen Kongresses, üblich ist. Eine Entwicklung, die im Freizeitbereich schon länger zu beobachten ist, schlägt sich zudem inzwischen auch auf den Tagungsmarkt nieder: Erlebnisse und Außergewöhnliches sind gefragt. Ein trister Konferenzraum kann da nicht mithalten. Was sich nicht geändert hat und wohl auch in Zukunft im Mittelpunkt stehen dürfte, ist der Wunsch der Teilnehmer nach Wissenserwerb. Das Forschungsprojekt „Future Meeting Space“ kommt zu dem Ergebnis, dass das Erlangen von Wissen nicht nur der größte Motivationsfaktor für den Besuch einer Veranstaltung ist, er beeinflusse auch am stärksten, ob Teilnehmer mit dem Besuch der Veranstaltung zufrieden waren. Durch die Einbindung interaktiver Formate in die Veranstaltung können Veranstalter die Vermittlung von Wissen und damit die Zufriedenheit der Teilnehmer unterstützen. Denn durch das gemeinsame Erarbeiten von Ergebnissen werden Inhalte nachhaltiger vermittelt und erinnert – auch das ein Ergebnis des Forschungsprojekts. Besondere visuelle oder haptische Erfahrungen wie das Beschreiben von Wänden oder das Darstellen von Ergebnissen mithilfe von Knetmasse helfen ebenfalls bei der Vermittlung von Wissen. Ein weiteres Ergebnis des Forschungsprojekts ist die Erkenntnis, dass innovative Veranstaltungsformate eine höhere Teilnehmerzufriedenheit fördern. Dies umfasst sowohl den sinnvollen Einsatz digitaler Medien und neuer Technik als auch neue, besonders interaktive Formate. Diese Erkenntnis kann Tourismus NRW auch aus eigenen Praxiserfahrungen bestätigen. Unter anderem hat der Verband bereits mit Barcamps und Worldcafés experimentiert. Der Forschungsverbund „Future Meeting Space“ leitet aus seinen Untersuchungen zudem eine wichtige Handlungsempfehlung ab: Es sollte nicht auf Technik verzichtet werden, weil davon ausgegangen wird, dass weniger Technikaffine unter den Teilnehmern sein könnten. Vielmehr sollte in solchen Fällen eine niederschwellige Hilfestellung bei der Nutzung der Technik angeboten werden. Um erfolgreich zu sein und positiv im Gedächtnis zu bleiben, sollten Veranstaltungen ihre Teilnehmer auch überraschen bzw. tiefgreifend beeinflussen und im besten Fall sogar zu Verhaltensänderungen führen. Das Forschungsprojekt spricht in seiner Ergebnisstudie in dem Zusammenhang von Disruption und kommt zu dem Ergebnis, dass der Grad des Disruption darüber entscheidet, wie dauerhaft sich Teilnehmer an eine Veranstaltung erinnern. Dabei dürfte die Wahrscheinlichkeit, eine Veranstaltung weiterzuempfehlen, bei positiven und dauerhaften Erinnerungen steigen. Eine weitere interessante Erkenntnis des „Future Meeting Space“-Projekts betrifft das Thema Netzwerken, das für viele Veranstaltungsbesucher nach wie vor eine hohe Wichtigkeit besitzt: Die 2 Länge der Veranstaltung hat demnach keinen Einfluss auf erfolgreiches Netzwerken. Wesentlich wichtiger sei es, Teilnehmer bei der Vernetzung zu unterstützen (siehe auch Trend Netzwerken). Dies gelte insbesondere für zurückhaltendere Teilnehmer. Auch der Einsatz neuer Technologien könne dabei helfen, Diskussionen zwischen den Teilnehmern anzuregen. 2. Die zehn wichtigsten Trends für den Tagungsmarkt der Zukunft im Überblick Das Forschungsprojekt „Future Meeting Space“, hat untersucht, welche Trends und Anforderungen den Tagungsmarkt in den kommenden Jahr prägen werden. Hier die wichtigsten Erkenntnisse im Überblick: Netzwerken Das Positive für Tagungshotels und andere -locations vorab: Trotz zahlreicher neuer virtueller Austauschmöglichkeiten ist nicht davon auszugehen, dass es in absehbarer Zukunft keine Präsenzveranstaltungen mehr geben wird. Zu den zentralen Erkenntnissen des Forschungsprojekts gehört die Tatsache, dass persönliche Kontakte nach wie vor geschätzt werden. Netzwerken ist für Tagungsteilnehmer nach Wissensvermittlung und der Inspiration durch neue Ideen der wichtigste Grund, eine Tagung zu besuchen. Was bedeutet das für Anbieter? Während der Veranstaltung sollte es genügend Raum zum Netzwerken geben. Dies kann durch den Einsatz neuer interaktiver Veranstaltungsformate (siehe Trend Interaktion) sogar parallel zur Wissensvermittlung geschehen, da Teilnehmer hierbei automatisch ins Gespräch kommen. Auch einfache Platzwechsel der Teilnehmer, die fester Bestandteil der Veranstaltung sind, können helfen. Zusätzlich kann Technik unterstützen, etwa eine Matching-App, in der Teilnehmer vorab ihre thematischen Interessen angeben und so in der Pause passende Gesprächspartner finden können. Interaktion Auch in Zukunft wird es sicherlich weiterhin Frontalvorträge geben und je nach Veranstaltungsziel kann dies durchaus auch sinnvoll sein. Daneben haben sich in den vergangenen Jahren jedoch zahlreiche neue Tagungsformate wie Barcamps, Worldcafés oder Fishbowls entwickelt, die die Teilnehmer zu Akteuren werden lassen. Kern der neuen Formate ist der Austausch. Neues Wissen wird dabei nicht nur passiv konsumiert, die Beteiligten setzen sich vielmehr aktiv mit einer Frage, einer neuen Technik oder auch einem Konzept auseinander und bringen unterschiedliche Meinungen und Aspekte ein. Das Barcamp geht dabei sogar so weit, dass es kein Tagungsthema vorgibt. Stattdessen erstellen die Teilnehmer ihre eigene Agenda mit Themen, die sie gegenwärtig interessieren. Dadurch können auch sehr aktuelle Fragestellungen behandelt werden. Was bedeutet das für Anbieter? Insbesondere ändern sich die Ansprüche an Räumlichkeiten. Gerade bei Barcamps oder Worldcafés sind mehrere kleinere Räume von Vorteil, da in Kleingruppen diskutiert wird. Ein größerer Raum, der für das Klären des Tagesablaufs, einen Impulsvortrag oder eine Feedbackrunde genutzt werden kann, ist in den meisten Fällen jedoch ebenfalls wichtig. Steht nur ein großer Raum zur Verfügung, sollte zumindest dafür gesorgt werden, dass sich die einzelnen Gruppen gut verteilen, um sich in Ruhe unterhalten zu können. Auch flexibles Mobiliar, das sich die Teilnehmer