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Gemeinsames Ministerialblatt Saarland Vom 14

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Gemeinsames Ministerialblatt Saarland Vom 14 Gemeinsames Ministerialblatt Saarland vom 14. November 1997 GRUNDSÄTZE FÜR DATENÜBERMITTLUNG UND DATENTRÄGERAUSTAUSCH (DATENÜBERMITTLUNGS-GRUNDSÄTZE) Herausgegeben vom Bundesministerium des Innern Arbeitsgruppe 0 1 3 0 1 3 - 195 052 - 212 Neufassung 1997 21. Februar 1997 KBSt-Empfehlung Nr. 1197 vom 30. Juni 1997 Nach Nr. 18 Abs. 1 in Verbindung mit Nr. 17 Abs. 2 Ziff. 1 der Richtlinien für den Einsatz der Informationstechnik in der Bundesverwaltung (IT-Richtlinien) vom 18. August 1988 (GMBI S. 470) empfiehlt die Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informations- technik in der Bundesverwaltung im Bundesministerium des Innern (KBST) im Einvernehmen mit dem Interministeriellen Koordinierungsausschuß für Informationstechnik in der Bundesver- waltung (IMKA):, Bei der Abfassung oder Änderung von technischen Vorschriften zur Regelung von Daten- austauschverfahren sowie bei der Planung von Datenaustauschverfahren sind die Grund- sätze für Datenübermittlung und Datenträgeraustausch (Datenübermittlungs-Grundsätze) in der Neufassung vom 21.02.1997 anzuwenden. Der Kooperationsausschuß ADV Bund/Länder/Kommunaler Bereich (KoopA ADV) hat der Neu- fassung zugestimmt. Die KBSt-Empfehluhg Nr. 5190 vom 10. Oktober 1990 (GMBI 1990 S. 803, Banz Nr. 209a vom 9. November 1990) wird außer Kraft gesetzt. GRUNDSÄTZE FÜR DATENÜBERMITTLUNG UND DATENTRÄGERAUSTAUSCH (DATENUBERMITTLUNGS-GRUNDSÄTZE) Neufassung vom 21.02 .l997 Inhaltsübersicht 1 Allgemeines 1.1 Zielsetzung 1.2 Begriffsbestimmungen 1.3 Regelungsbedürftige Sachverhalte 1.4 Dokumentation 2.· Datenaustauscharten 2.1 Auswahlkriterien 2.2 Datenübermittlung 2.3 Datenträgeraustausch 3. Technische Mindestanforderungen 3.1 Zeichensatz 3.2 Datenelemente 3.3 Austauschformate 3.4 Datenkomprimierung 3.5 Verschlüsselung 4. organisatorische Mindestanforderungen 4.1 Sicherheit und Organisation 4.2 Datensicherung bei der Datenübermittlung 4.3 Datensicherung beim Datenträgeraustausch 5. Beratung ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --- Erläuterungen und Empfehlungen für IT-Planer Anhang zu den Erläuterungen und Empfehlungen für IT-Planer (Mustervordrucke) ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --- Zusammenstellung der für die Datenübermittlungs-Grundsätze relevanten deutschen, europäischen und internationalen Normen Allgemeines 1.1 Zielsetzung Die Grundsätze enthalten Mindestanforderungen an die Vollständigkeit und Richtigkeit von Da- tenübermittlungs- und Datenträgeraustauschregelungen, auf deren Einhaltung unter dem Ge- sichtspunkt einer ordnungsgemäßen Verarbeitung der übermittelten Daten sowie im Hinblick auf Sicherung und Prüfbarkeit der Informationsweitergabe nicht verzichtet werden kann. Bei der Abfassung oder Änderung von technischen Vorschriften in Form von - Rechtsvorschriften, - Verwaltungsvorschriften, - Dienstanweisungen, - sonstigen Richtlinien und Vereinbarungen, soweit diese den Austausch der Datenregeln, sind die Grundsätze zu berücksichtigen. Den technischen Vorschriften sind stets - europäische Normen und europäische Vornormen, - internationale Normen, wenn diese in Deutschland übernommen worden sind, zugrunde zu legen, soweit diese den geforderten technischen Spezifikationen in angemessener Weise gerecht werden. Darüber hinaus können die Grundsätze bei der Planung und dem Einsatz von IT-Verfahren, in denen Datenübermittlung und/oder Datenträgeraustausch relevant sind, Hilfestellung geben. 1.2 Begriffsbestimmungen Datenaustausch i. S. dieser Grundsätze bedeutet, daß Daten zwischen einer abgebenden Stel- le und einer, empfangenden Stell auf Datenträgern oder durch Datenübermittlung ausgetauscht werden. Dabei können beide Stellen die Datenübermittlung initiieren. Die Datenübermittlungs-Grundsätze beschränken sich im folgenden auf den Austausch digitaler Daten. Daten werden im Sinne der DIN 44 300 und DIN 44 302 verstanden. Von der Datenübermittlung, die allein vom Absender initiiert wird, ist der - ggf. gegenseitige - Zugriff auf Informationen als Datenabruf zu unterscheiden. 1.3 Regelungsbedürftige Sachverhalte Bei der Gestaltung von Datenübermittlung und Datenträgeraustausch ist die Vollständigkeit der regelungsbedürftigen Sachverhalte anhand der folgenden Liste und der nachfolgend beschrie- benen weiteren technischen und organisatorischen Erfordernisse zu prüfen: - Rechtliche Grundlage, - Zweck und Anwendungsbereich, - Teilnahmeberechtigte oder -verpflichtete, - Anmeldeverfahren, - Beginn und Turnus des Datenaustausches, - Zulassung von Datenabruf, - Datenschutz, - Haftung, - Kostenregelung,. - Übergangsbestimmung, - Bearbeitungsfristen, - Verfügbarkeit, - Datenaustauschart und ihre technischen Anforderungen - Zeichensatz, - Datenelemente und -formate - Komprimierung, - Verschlüsselung, - Versandwege, Datenübermittlungswege, - Bereitstellung, Pflege und Verbleib der Datenträger, - Datensicherung - Prüfung und Fehlerbehandlung, - Systemverantwortliche Stelle / Ansprechpartner. 1.4 Dokumentation Jedes Datenaustauschverfahren ist von der regelnden Stelle vollständig und in dem für Beteilig- te und für Prüfzwecke erforderlichen Detaillierungsgrad zu dokumentieren. Als Anhaltspunkt für die Dokumentation kann die Aufzählung in Abschnitt 1.3 dienen. 2.· Datenaustauscharten 2.1 Auswahlkriterien Der Datenaustausch kann mittels Datenübermittlung oder durch Datenträger erfolgen. Zur Aus- wahl der Datenaustauschart dienen insbesondere die folgenden Kriterien: - Verbreitungsgrad, - Grad der Standardisierung, - Datenmenge, Datenstruktur, - Terminsituation, Zeitbedarf, - Verfügbarkeit, - Datensicherheit, - Ausfallsicherheit, - Funktionsfähigkeit, - Funktionsfähigkeit in Ausnahmesituationen, - Anpassungsfähigkeit, - Stand der Automation und maschinelle Ausrüstung bei den Beteiligten, - organisatorische und ergonomische Randbedingungen, - Kosten, Gesamtwirtschaftlichkeit. 2.2 Datenübermittlung Für die Datenübermittlung ist grundsätzlich die Auswahl aus genormten Kommunikationsdiens- ten, insbesondere - Dateiübermittlung, -zugriff und -verwaltung (FTAM) - Nachrichtenübermittlungsdienst (MHS), und eine Entscheidung über das zu verwendende Netz zu treffen. Die Empfehlungen des Europäischen Beschaffungshandbuchs für offene Systeme - EPHOS (Zuropean Procurement Handbook for Cppn Systems ) sind zu berücksichtigen. Bei Nutzung von Kommunikationsdiensten aus Anwendungen heraus sollte nach Möglichkeit eine genormte Schnittstelle eingesetzt werden. 2.3 Datenträgeraustausch Für den Datenaustausch mittels Datenträger (außer Papier) ist grundsätzlich die Auswahl aus den nachstehenden genormten Dätenträgern zu treffen: - optische, - magnetooptische oder - magnetische Datenträger. Beispiele hierfür sind CD-ROM, Disketten, Magnetbänder und Magnetbandkassetten. Als genormte Datenträger sind in Zukunft auch Datenträger nutzbar (Chip-Karten), die sich der Speicherung von Daten in integrierten Schaltkreisen (IC) bedienen. Zur Kennzeichnung und Abgrenzung von Daten sind grundsätzlich die für die Datenträger ge- normten Kennsätze (Datenformate) zu verwenden. 3. Technische Mindestanforderungen Zeichensatz Von Stellen der öffentlichen Verwaltung ist in Datenäustauschregelungen der Zeichensatz ge- mäß DIN 66303-ARV 8 zugrunde zu legen; dies gilt auch bei Verwendung reduzierter Zeichen- vorräte. Entsprechend ist zu verfahren, wenn von Stellen der öffentlichen Verwaltung aufgrund von mit- teilungspflichtigen Daten mit Dritten auszutauschen sind. Der Zeichensatz gemäß DIN 66303-ARV 8 enthält die Ziffern, die Groß- und Kleinbuchstaben und weitere Schriftzeichen (Sonderzeichen) sowie nationale Buchstaben und Buchstaben mit diakritischen Zeichen oder Akzenten, die in verschiedenen westeuropäischen Sprachen ver- wendet werden. Er ermöglicht damit die Verwendung der Umlaute und des ß für eine korrekte deutschsprachige Namensschreibung. 3.2 Datenelemente Die Darstellung und Bedeutung der verwendeten Datenelemente ist eindeutig festzulegen. So- weit Normen für Datenelemente vorliegen, sind diese anzuwenden, z B. für - die Darstellung des Geschlechts von Menschen, - die Darstellung von Datum und Uhrzeit, - die Darstellung von Ländernamen. 3.3 Austauschformate Die Gestaltung des Sätzaufbaus bei strukturierten Daten sowie die Verwendung geeigneter Dokumenten- und Grafikformate sind festzulegen. Soweit Normen für Austauschformate vorlie- gen sind diese anzuwenden, z. B. für - Dokumentenformate, - Grafikformate, - strukturierte Daten im Bereich Handel, Verwaltung und Transport. 3.4 Datenkomprimierung Soweit dies bei allen Beteiligten technisch möglich ist, kann der Austausch der Daten aus wirt- schaftlichen Gründen in komprimierter Form erfolgen. Soweit Normen für Datenkomprimierung vorliegen, sind diese anzuwenden, z.B. für - Standbilder, - Bewegtbilder. 3.5 Verschlüsselung Soweit Normen für Verschlüsselung vorliegen, sind diese anzuwenden, z.B. für - asymmetrische Verfahren, - symmetrische Verfahren. 4. Organisatorische Mindestanforderungen 4.1 Sicherheit und Organisation Datenaustauschregelungen und Organisation der an dem Verfahren beteiligten Stellen sind so zu gestalten, daß die auszutauschenden Daten in erforderlichem Umfang gegen unberechtigten Zugriff, Mißbrauch, Veränderung, Verlust und Zerstörung gesichert werden können. Anforderungen an die automatisierte Verarbeitung von personenbezogenen Daten sind, soweit sie für den Datenschutz von Bedeutung sind, im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und in den Datenschutzgesetzen der Länder festgelegt,
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