Der Landrat des Kreises Segeberg - Gemeindeprüfungsamt - Bericht über die Ordnungsprüfung beim Amt Trave-Land, den amtsangehörigen Gemeinden und den verwalteten Verbänden für die Haushaltsjahre 2010 – 2015 Band I GPA Kreis Segeberg Seite - 3 - Prüfungsbericht Amt Trave-Land Haushaltsjahre 2010 - 2015 Inhaltsverzeichnis Seite Band I 1. Zusammenfassung des Prüfungsergebnisses 8 2. Rechtsgrundlagen, Umfang der Prüfungstätigkeit, Behandlung des Prüfungsergebnisses, Allgemeines 13 2.1 Rechtsgrundlagen und Umfang der Prüfungstätigkeit 13 2.2 Behandlung des Prüfungsergebnisses 14 2.3 Allgemeines 15 3. Grundlagen und Führung der Finanzwirtschaft 18 3.1 Haushaltssatzungen, Haushaltspläne, Anlagen 18 3.2 Nachtragshaushaltssatzungen 19 3.3 Realsteuerhebesätze 20 3.4 Umlagen 22 3.5 Kredite, Verpflichtungsermächtigungen und Kassenkredite 24 3.6 Kasse und Buchführung 25 3.7 Jahresrechnungen des kameralen Haushaltsjahres 2010 26 3.8 Einführung der Haushaltswirtschaft mit doppelter Buchführung 28 3.9 Einzelbemerkungen Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse 2011 - 2015 33 4. Einzelbemerkungen zu laufender Verwaltungstätigkeit 69 4.1 Aufwendungen für ehrenamtliche Tätigkeit der Gemeindeorgane 69 4.2 Aufwendungen für ehrenamtliche Tätigkeit an die Mitglieder der freiwilligen Feuerwehr 81 4.3 Verwaltungskostenanteile 93 4.4 Schulen 99 4.5 Einrichtungen für Pflegebedürftige, Asylbewerber, Aussiedler, Wohnungslose 102 4.6 Kindertagesbetreuung in den Gemeinden Pronstorf, Rohlstorf und Seedorf 107 4.7 Kostenrechnende Einrichtungen Abwasserbeseitigung 121 4.8 Kostenrechnende Einrichtungen Wasserversorgung 187 4.9 Hundesteuer 206 GPA Kreis Segeberg Seite - 4 - Prüfungsbericht Amt Trave-Land Haushaltsjahre 2010 - 2015 Band II 5. Beschaffung von Feuerwehrfahrzeugen 215 5.1 Allgemeine Feststellungen 215 5.2 Feuerwehr-Einsatzleitwagen ELW und Rettungsgerät Schere/Spreize für das Amt Trave-Land 223 5.3 Feuerwehrfahrzeug LF 10/6 und Rettungsgerät Schere/Spreize für die Gemeinde Fahrenkrug 228 5.4 Feuerwehrfahrzeug MLF (StLF 10/6) für die Gemeinde Pronstorf 236 5.5 Feuerwehrfahrzeug HLF 10/6 für die Gemeinde Geschendorf 242 5.6 Zusammenfassung 248 6. Baumaßnahmen 249 6.1 Allgemeines 249 6.2 Haushaltsmäßige Abwicklung und Kostenüberblick 249 6.3 Kostenentwicklung 250 6.4 Ausschreibung und Vergabe der Bauleistungen 250 6.5 Bauabwicklung und Abrechnung 262 6.6 Architekten- und Ingenieurleistungen 274 7. Personalwirtschaft 280 7.1 Stellenpläne 280 7.2 Personalausgaben 282 7.3 Beihilfe 285 7.4 Abrechnungsverfahren 285 7.5 Personalsachbearbeitung – Allgemeines 285 7.6 Personalakten 286 7.7 Eingruppierung der Beschäftigten / Stellenbewertungen 288 7.8 Neueinstellungen im Bereich der tariflich Beschäftigten – Stufenzuordnung 289 7.9 Leistungsorientierte Bezahlung (LOB) 290 7.10 Beurteilung von Beamten 290 7.11 Beförderung von Beamten 291 7.12 Festsetzung der Beschäftigungszeit 291 7.13 Ausgleich für Sonderformen der Arbeit 292 7.14 Förderung der freiwilligen Altersversorgung / Entgeltumwandlung 292 7.15 Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) 292 7.16 Belehrungen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) 293 7.17 Belehrungen nach dem Infektionsschutzgesetz (IfSG) 294 7.18 Amtsangehörige Gemeinden und Zweckverbände 295 GPA Kreis Segeberg Seite - 5 - Prüfungsbericht Amt Trave-Land Haushaltsjahre 2010 - 2015 8. Organisation 296 8.1 Allgemeines zur Organisation des Amtes Trave-Land 296 8.2 Aufbauorganisation 297 8.3 Interne Dienstanweisungen / Richtlinien / Dienstvereinbarungen 304 8.4 Ortsrecht 309 8.5 Ortsrecht der amtsangehörigen Gemeinden 313 8.6 Wirtschaftlichkeitsberechnungen 314 8.7 Compliance; Internes Kontrollsystem 314 8.8 Fazit zur Organisation des Amtes Trave-Land 315 9. Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) 317 9.1 Grundsätzliches 317 9.2 Einführung des DMS in der Amtsverwaltung 318 9.3 Dokumentation zum DMS 319 9.4 Aktuelle Einsatzbedingungen 320 9.5 Empfohlene Maßnahmen 322 9.6 Zusammenfassung 324 10. Informationstechnik 325 10.1 Allgemeines 325 10.2 Lizenzverwaltung 326 10.3 IT-Beschaffungen 327 10.4 Datenschutz 333 10.5 Datensicherheit 345 10.6 Satzungsrechtliche Bestimmungen in Bezug auf die Zulässigkeit zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten 357 10.7 Hinweise für die Administration 358 10.8 Schriftgut in elektronischen Ablagen 360 10.9 Informationssicherheitsmanagement (ISM) 360 10.10 Zusammenfassung 361 11. Schlussbemerkungen 362 Anlage 1 Einzelfeststellungen aus dem Bereich der Personalprüfung GPA Kreis Segeberg Seite - 6 - Prüfungsbericht Amt Trave-Land Haushaltsjahre 2010 - 2015 Abkürzungsverzeichnis ABS Anwendung Betrieb Sicherheit AD Active Directory AfA Absetzung für Abnutzung (Abschreibung) AGG Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz AO Amtsordnung BAT Bundesangestelltentarifvertrag BauGB Baugesetzbuch BEM Betriebliches Eingliederungsmanagement Doppik Doppelte Buchführung in Konten DSVO Datenschutzverordnung EDV Elektronische Datenverarbeitung EntschVO Entschädigungsverordnung EntschVOfF Entschädigungsverordnung freiwillige Feuerwehren EVB Ergänzende Vertragsbedingungen FAG Finanzausgleichsgesetz GemHVO-Doppik Gemeindehaushaltsverordnung-Doppik GemHVO-Kameral Gemeindehaushaltsverordnung-Kameral GkZ Gesetz über kommunale Zusammenarbeit GO Gemeindeordnung GPA Gemeindeprüfungsamt GVOBl. Schl.-H. Gesetz- und Verordnungsblatt für Schleswig-Holstein GWG Geringwertige Wirtschaftsgüter IT Informationstechnik KAG Kommunalabgabengesetz KAV Kommunaler Arbeitgeberverband KGSt Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement KLR Kosten- und Leistungsrechnung KPG Kommunalprüfungsgesetz LBG Landesbeamtengesetz LDSG Landesdatenschutzgesetz LOB Leistungsorientierte Bezahlung NachwG Nachweisgesetz SGB Sozialgesetzbuch GPA Kreis Segeberg Seite - 7 - Prüfungsbericht Amt Trave-Land Haushaltsjahre 2010 - 2015 SÜVO Selbstüberwachungsverordnung SV Sozialversicherung TVöD / TVÜ Tarifvertrag öffentlicher Dienst / Überleitungstarifvertrag Tz. Textziffer in diesem Bericht ULD Unabhängiges Landeszentrum Datenschutz VAK Versorgungsausgleichskasse VBL Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder VKA Vereinigung der kommunalen Arbeitgeber WZV Wege-Zweckverband GPA Kreis Segeberg Seite - 8 - Prüfungsbericht Amt Trave-Land Haushaltsjahre 2010 - 2015 1. Zusammenfassung des Prüfungsergebnisses Die wesentlichen Prüfungsfeststellungen zu den einzelnen geprüften Bereichen sind nachfolgend zusammengefasst dargestellt. Das Gemeindeprüfungsamt des Kreises Segeberg hat beim Amt Trave-Land, den amtsangehörigen Gemeinden und angeschlossenen Verbänden eine Ordnungs- prüfung und Organisations- und Wirtschaftlichkeitsprüfung nach den Vorschrif- ten des Kommunalprüfungsgesetzes für die Haushaltsjahre 2010 bis 2015 durch- geführt. Die Ordnungsprüfung erfolgte Themen bezogen und wurde querschnittsartig und vergleichend über das Amt, die Gemeinden und die Verbände durchgeführt. Dazu wurde für die einzelnen Prüffelder eine repräsentative Auswahl von Gemeinden in die Prüfung einbezogen. Im Ergebnis wurde nur ein Prüfungsbericht für das Amt Trave-Land erstellt. Die Verwaltung hat eigenverantwortlich dafür Sorge zu tragen, dass Feststellungen, Hinweise und Empfehlungen beim Amt und bei allen Gemein- den und Verbänden berücksichtigt werden. In den Prüfungszeitraum fällt als wesentlichste Veränderung die Umstellung der Haushalts- und Wirtschaftsführung des Amtes und aller Gemeinden und Verbände ab dem 01.01.2011 auf die doppelte Buchführung in Konten (Doppik) . Die Haushaltssatzungen wurden im Prüfungszeitraum ordnungsgemäß, aber viel- fach nicht rechtzeitig erlassen. Die Verwaltung sollte trotz der hohen Anzahl der auf- zustellenden Haushalte stets bemüht sein, dass die Haushaltssatzungen rechtzeitig zu Beginn eines Haushaltsjahres in Kraft treten und damit Zeiten mit vorläufiger Haushaltsführung vermieden werden. Die Realsteuerhebesätze entsprachen in einigen Gemeinden nicht den Nivellie- rungssätzen des Finanzausgleichsgesetzes. Zur Vermeidung finanzieller Nachteile wird allen Gemeinden empfohlen, die Realsteuerhebesätze auf die Nivellierungssät- ze anzuheben und zu halten. Die vier in den Haushaltsjahren 2010 bis 2016 durchgeführten überörtlichen Prü- fungen der Amtskasse / der Finanzbuchhaltung des Amtes Trave-Land haben ergeben, dass die Amtskasse / Finanzbuchhaltung die ihr nach den Bestimmungen der Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO-Kameral / GemHVO-Doppik) oblie- genden Aufgaben im Wesentlichen ordnungsgemäß erfüllt hat. Auf die entspre- chenden Prüfungsberichte wird verwiesen. Die Jahresrechnungen des letzten kameralen Haushaltsjahres 2010 wurden bis auf eine Ausnahme fristgerecht beschlossen und bis auf die Vermögensübersich- ten auch vollständig aufgestellt. GPA Kreis Segeberg Seite - 9 - Prüfungsbericht Amt Trave-Land Haushaltsjahre 2010 - 2015 Mit Einführung der Doppik zum 01.01.2011 war es erforderlich, eine Eröffnungsbi- lanz aufzustellen. Die Eröffnungsbilanzen zum 01.01.2011 konnten nur mit zeitli- cher Verzögerung aufgestellt werden, die jedoch in einem vertretbaren Rahmen ge- blieben ist. Die Jahresabschlüsse der Haushaltsjahre 2011 bis 2015 lagen zur Prüfung vor. Die Aufstellung der Jahresabschlüsse und die Beschlussfassungen in den Vertretungen erfolgten teilweise nicht fristgerecht aber ebenfalls in einem ver- tretbaren Rahmen. Insbesondere im Vergleich mit anderen Kommunen ist die zeitli- che Komponente der Eröffnungsbilanzen und der Jahresabschlüsse beim Amt Tra- ve-Land positiv hervorzuheben. In der Begründung zum Doppik-Einführungsgesetz wird an die überörtlichen Prü- fungsinstanzen appelliert, zeitnah nach der Umstellung