Agradecimentos Ao Francisco À Íris Aos meus pais Agradeço, em primeiro lugar, a aposta incondicional dos professores Margarida Pino e Carlos Guardado, que em momentos menos positivos souberam transmitir-me a confiança necessária e, principalmente, pelos seus frutíferos ensinamentos. Agradeço à Presidência da República e, especialmente, à Drª. Graça Raposo (Directora da DSDA da PR), por permitir que este trabalho fosse possível e por criar todas as condições para a sua concretização. Ao Dr. Hélder Machado (Director da Biblioteca da Universidade Lusíada), colega e amigo sempre disponível e incansável na colaboração. Discutimos tantas ideias, partilhamos tantos documentos e tantas horas de trabalho. Por outro lado, foi quem me fez sentir a necessidade de complementar a minha formação investindo na área de Arquivo, tão necessária ao estudo dos acervos presidenciais, sem a qual a minha visão seria apenas parcial. Ao meu colega José Manuel Dias (Técnico profissional da Direcção de Serviços de Documentação da PR), cuja experiência profissional contribuiu para uma visão aprofundada de todo o acervo, bem como o seu enquadramento histórico, uma vez que acompanhou o processo de integração da Biblioteca do Conselho de Revolução no acervo da PR. Ao Prof. Doutor Renato dos Santos, colega de longa data, que do Brasil me foi enviando documentação muito preciosa e que, ainda do Brasil, me enviava palavras de encorajamento, marcadas pelo seu próprio percurso académico. Ao Dr. Eduardo Correia pela validação da documentação na área de Ciência política e pelo precioso auxílio na definição de conceitos políticos. Ao Carlos Soares pelo precioso auxílio na revisão e formatação dos textos. 1 À minha sobrinha Cláudia Mata pela ajuda providencial na recta final de entrega quando, pela conjuntura, o tempo se tornou ainda mais escasso. Aos meus queridos pais, sempre presentes, sempre prontos a ajudar e a recordar no momento exacto que devemos lutar pelos nossos sonhos. Agradeço, do fundo do coração, os seus ensinamentos ao longo da vida, cujos frutos, hoje vou recolhendo. No fundo, tudo o que sou hoje o devo aos meus pais, companheiros de caminhada. Ao Francisco, mais do que meu marido, meu companheiro inseparável em todas as “lutas”, entre tudo, a quem devo a minha carreira, todas as teses – as do passado e as do presente - e tudo o que de bom me tem acontecido, sem o seu apoio e total confiança eu nunca chegaria ao final do percurso. O único que acredita sempre em mim e cuja fé me faz avançar, sempre, sempre. À minha pequenina filha, que nasceu a acompanhar todo este “processo”… Carnaxide, 30 de Setembro de 2010 2 Sumário Resumo…………………………………………………………………………………..p.7 Abstract……………………………………………………………………………….....p.8 Glossário……….………………………………………………………………………...p.10 Índice de Abreviaturas…………………………………………………………………..p.14 Introdução…………………………………………………………………………….....p.15 1. A Arquivística e o Contexto Emergente dos Arquivos : o Público e o Privado………p.21 2. O Estatuto Jurídico dos Documentos de Titulares de Cargos Políticos: Práticas Internacionais (Portugal, Estados Unidos da América, França e Brasil)……………..…p.39 2.1. Regulamentação de Documentos Presidenciais: duas tradições consolidadas, EUA e Brasil…………………………………………………………………………………...p.62 3. O Regime Político Português, as Funções do Presidente da República e a Produção Documental…………………………………………………………………………..….p.70 3.1. Enquadramento Histórico: I República, Estado Novo e Democracia………p.70 3.2. O Sistema de Governo Semipresidencialista e os Poderes do Presidente da República à Luz da Constituição da República Portuguesa…………………………….p.77 3.3. O Órgão Presidente da República : Estatuto e Poderes Constitucionais…...p.83 3.4. As Actividades do Presidente da República e a Produção Documental…...p.86 3 3.5. A Instituição Presidencial Portuguesa: Os Serviços da Presidência da República, sua Génese (1912-1986) e Regulamentação……………………………..….p.89 4. A Documentação dos Mandatos do Presidente Ramalho Eanes (1976-1986) : Memória dos Grandes Debates no Plano Institucional………………………………………..…..p.97 4.1. António Ramalho Eanes : Nota Biográfica…………………………………p.98 4.2. A documentação proveniente dos Mandatos Presidenciais de Ramalho Eanes : Arquivo, Biblioteca e Museu……………………………………………………….…..p.104 4.3. Cronologia da Actividade Presidencial de Ramalho Eanes e Produção Documental : Contexto Político, Económico e Social da Época………………………p.109 5. Princípios para uma Metodologia de Organização da Documentação do Chefe de Estado………………………………………………………………………………….p.124 5.1. Procedimentos Metodológicos Adoptados na Organização da Documentação de Chefes de Estado: os Casos de França e Brasil……………………………………..…p.124 5.2. O Arquivo Presidencial Fernando Henrique Cardoso : Conceito Pessoal : Aplicação de Princípios Arquivísticos à Documentação de Biblioteca, Museu e Centros de Documentação………………………………………………………………………….p.131 5.3. Perspectivas para uma Análise da Documentação Produzida ao Longo dos Mandatos de Ramalho Eanes (1976-1986)…………………………………………….p.140 6. Proposta de Plano de Preservação Digital a Aplicar ao Fundo da Presidência da República……………………………………………………………………………….p.148 6.1. Factores decisivos………………………………………………………….p.151 6.2. Planeamento do Plano de Preservação Digital (PPD)……………………..p.151 4 6.3. Levantamento de Categorias de Formatos e Aplicações e Características dos Ficheiros……………………………………………………………………………......p.152 6.4. Caracterização de formatos e aplicações…………………………………..p.152 6.4.1. Proposta de Formatos de Preservação Normalizados e Estratégias de Preservação………………………………………………………………….….p.154 6.4.2. Escolha das Aplicações Informáticas……………………………p.160 6.4.3. Soluções de armazenamento……………………………………..p.160 6.4.4. Cópias de segurança……………………………………………..p.162 6.4.5. Os Metadados: Levantamento e Soluções Propostas…………....p.163 6.5. Recursos a Afectar………………………………………………………...p.165 Conclusão………………………………………………………………………………p.169 Bibliografia……………………………………………………………………………..p.177 Anexos…………………………………………………………………………………p.192 ANEXO 1 – Processos de viagens ao estrangeiro do PR Ramalho Eanes…….p.193 ANEXO 2 – Cronologia de Acontecimentos Históricos (1974-1986)………...p.203 ANEXO 3 – Glossário de Tipos de Eventos (Brasil)………………………….p.226 ANEXO 4 – Exemplos de Descrição Técnica (Brasil)………………………...p.238 ANEXO 5 – Anexo B das Recomendações…………………………………..p.241 5 ANEXO 6 – Modelo Brasileiro de Preenchimento Campos Base de Dados (Descrição)……………………………………………………………………………p.250 ANEXO 7 – Glossário de Documentos………………………………………p.257 ANEXO 8 – Tabela de Selecção……………………………………………...p.291 ANEXO 9 – Legislação do Brasil…………………………………………….p.300 ANEXO 10 – Tabela de Correspondência entre Isad(G) E Ead……………..p.338 ANEXO 11 – Anexo A das recomendações para a produção de PPD………p.340 ANEXO 12 – Modelo de metadados da Biblioteca Nacional da Austrália….p.344 6 Resumo Princípios para uma metodologia de tratamento da documentação do Chefe de Estado, baseando-se no estudo do “Acervo Documental do Presidente Ramalho Eanes”: definindo- se princípios de organização e tratamento da documentação na sua vertente biblioteconómica, arquivística e museológica, com vista à sua disponibilização e à preservação da memória nacional. Apresenta-se uma proposta de plano de preservação digital a aplicar ao fundo documental da Presidência da República. 7 Abstract The main purpose of the archives, libraries, museums and documentation centers is to gather, to process and to disseminate relevant information. These institutions are able to cover, as thoroughly as possible, a vast field of investigation, using several sources and research techniques. The archives, libraries, museums and documentation centers, all share a common purpose, as they play an important role in the social, cultural and administrative process of the societies. The differences between these institutions are visible on the way in which its repertoire is created, as well as the types of documents they keep: the library keeps the printed and audiovisual products of the cultural, technical and scientific activities; the archive keeps odd materials (for example, reports and material evidences from law suits), of the working and intellectual activities of people. Therefore, if the information is widely disseminated through a detailed analysis, using the documents recorded in different supports, becoming more relevant when it is combined with other data, from other sources. This work goes beyond the simple content of the documents, as all this information is part of the “collective memory”. In our days, there is a widespread recognition of the importance of the documents and archives, visible on the concept of “memory”. When one tries to understand the past, the documents are viewed as instruments at the service of the political power, and at the same time revealing a deep knowledge regarding the exact insight about the past. The memory and the history are two correlated concepts, in the current definition of the historical science. In these processes, the role of the archive is obviously important, as it produces a record for history. The institutions in charge of the preservation of the social memory do it mainly by taking charge of the documents, through the archives management. The memory is therefore considered as a set of information and/or organic documents, in other words, as a reference framing, and not as simply gathering or storage of information. 8 In the XXI st century, the archivistic approach is in continuous change, related to the new information technologies and the ideas of the power hidden in the documents. With the