Møtebok fra kontrollutvalget i Etnedal, fellesmøte for Valdres 20.03.17 ______
Til Møte 02/2017 Kontrollutvalget i Etnedal kommune Sak nr. 03-06/2017
Møtested: Kommunestyresalen, Nord Aurdal Møtedato: Mandag 20.03. 2017 Møtetidspunkt: Kl. 09.00 – 13.00
Til stede: Håvard Telstø Etnedal, leiar Inger Anne Lysthaug Etnedal, nestleiar Syver Thon Etnedal, medlem
Andre som var til stede på møtet: Reidar Schlytter Sør-Aurdal, leder Harald Liodden Sør-Aurdal, nestleder Linda Skogly Sør-Aurdal, medlem Unni Noraker Nord-Aurdal, leiar Knut Ove Hennum Nord- Aurdal, nestleiar Per W. Strandmo Nord-Aurdal, medlem Arnfinn Beito Øystre Slidre, leder Trond Vidar Solhaug Øystre Slidre, nestleder Olle Rosendal Vestre Slidre, leder Frode Rolandsgard Vestre Slidre, nestleder Anne Marte Før Vestre Slidre, medlem Bjørn Bjørneseth Vang, leiar Håkon Offergaard Jevne Vang, nestleiar Jorunn Karlsen, Vang, medlem Fraværende: Bente A. Rakstad Øystre Slidre, medlem
Fra Revisjonen: Åge Sandsengen Revisjonssjef Kommunerevisjonen IKS (sak 1/2017 + orient) Dagny Thon Hovrud Revisor Kommunerevisjonen IKS
For øvrig møtte: Kåre Helland Ordfører i Sør-Aurdal (sak 1/2017 + orient) Eivind Brenna Ordfører Vestre Slidre (sak 1/2017) Vidar Eltun Ordfører Vang(sak 1/2017) Tone Meisdalen Varaordfører Nord-Aurdal (sak 1/2017 + orient)
Pål Andreassen Virksomhetsleder Nord-Aurdal (orientering fra rådmannen i Nord-Aurdal) Mette Elin Gjevre Avdelingsleder Nord-Aurdal (orientering fra rådmannen i Nord-Aurdal)
Kontrollutvalget i Etnedal kommune Leder Håvard Telstø , 979 79 185
Møtebok fra kontrollutvalget i Etnedal, fellesmøte for Valdres 20.03.17 ______
Godkjenning av innkalling og sakliste:
Vedtak: Enstemmig godkjent.
Valg av møteleder:
Forslag Reidar Schlytter
Vedtak: Enstemmig vedtatt..
Før møte ble det drøftet om lukking av møte i sak 03/17 Prioritering av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll.
Møte vedtok å lukke møte i sak 03/17 Prioritering av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll med hjemmel i koml. § 31, jf. offl. § 24.
Vedtak: Enstemmig vedtatt
Orienterings-/diskusjonssaker:
Orientering fra revisjonen:
Ingen orientering fra revisjonen.
Orientering fra rådmann i Nord Aurdal vedr status Barnevernet Valdres. (Interkommunalt samarbeid for NAK, EK, SAK og ØSK med NAK som vertskommune)
Pål Andreassen, Virksomhetsleder Nord-Aurdal og Mette Elin Gjevre, Avdelingsleder Nord-Aurdal møtte for rådmannen og orienterte fra barnevernet m.a. om tilsyn fra fylkesmannen (Beitostølsaken) Har satt i gang endringsarbeid etter tilsynet. Har nå to teamledere på plass. En har ansvar for undersøkelse og hjelpetiltak, en har ansvar for å følge opp barn i fosterhjem og institusjon. Har nå utvida samarbeid med BUF-etat med fokus på tidlig innsats for barn i risikosituasjon. Bl.a. har de samarbeid med barnehagene for å oppdage barn som ikke har det bra. Fokus på familier der en har mistanke/kunnskap om rusproblem, psykiatri, vold etc.
Antall meldinger fra de samarbeidende kommuner er relativt stabilt. Noe varierende fra kommune til kommune. Det samme gjelder tiltak.
Endringer i saker siste år? Flere saker på samlivsbrudd og konflikter mellom foreldre. Får meldinger både fra foreldra og fra familievernkontoret.
Kontrollutvalget i Etnedal kommune Leder Håvard Telstø , 979 79 185
Møtebok fra kontrollutvalget i Etnedal, fellesmøte for Valdres 20.03.17 ______Virksomhetsleder orienterte om «Beitostølsaken» og tilsynsrapporten fra fylkesmannen i Oppland. Etter å ha fulgt opp rapporten, ble det gjennomført systemrevisjon fra fylkesmannen. Det ble ikke avvik på systemrevisjonen. Orienterte om bakgrunnen for ulike KOSTRA – tall for de ulike kommunene. Trend: Netto driftsutgifter pr. tiltak har økt. Tungt å rekruttere inn personell. Må derfor benytte konsulenter noe som er fordyrende.
Kommunens egenandel for barn i institusjon er kr.60 000,- pr mnd Barn i fosterhjem koster det halve. Fått ned antall fristovertredelser. Hatt en nedgang/bedring på ca. 10 %. Derimot en liten økning i antall barn uten godkjent tiltaksplan.
Vedtak: Kontrollutvalget tar orientering fra felles barnevern til etterretning.
Enstemmig vedtak.
Sak 03/2017: Sekretariatsordning for kontrollutvalgene i Valdres
Dokumenter til saken Notat vedrørende sekretariatsordningen av 15.03.2017 av Reidar Schlytter
Bakgrunn: Kommunene i Valdres etablerte en midlertidig sekretariatsløsning i 2013, som gikk ut 31.12.2016. Ordningen ble forlenget av kommunestyret gjeldende ut 2017, i den hensikt å etablere en mer permanent ordning.
Saksopplysninger: Se notat vedlagt av Reidar Schlytter.
Vurdering: Fremgår av notat vedlagt av Reidar Schlytter.
Behandling i møtet: Reidar Schlytter gikk gjennom aktuelle §§ i KOMMUNELOVEN kap 12. Tok også opp sekretariatets oppgave.
Moment som vart drøfta og påpekt: Kostnadsspørsmålet ved en alternativ løsning ville vært interessant å få belyst. Bør ha klarere oppgavefordeling mellom sekretariat og revisjonen. Bestiller-/utførerrollen bør drøftes nærmere. Bruk av revisjonen som rådgivere kan være problematisk ved senere kontroller. Revisors rolle i kontrollutvalga ble berørt.
Forslag til vedtak: Det nedsettes et utvalg bestående av en fra hvert kontrollutvalg som får i oppdrag å komme med forslag til sekretariatsløsning med bakgrunn i vedlagte utredning og betraktninger som kom fram på fellesmøte 20.03.17. Kontrollutvalget i Etnedal kommune Leder Håvard Telstø , 979 79 185
Møtebok fra kontrollutvalget i Etnedal, fellesmøte for Valdres 20.03.17 ______
Alternativene utredes med kostnader og fordeler/ulemper ved de ulike løsningene og legges fram for kommunestyrene. Herunder skal hvilke oppgaver tillegges sekretariatet. Eventuelt hvordan skal nødvendig juridisk kompetanse innhentes.
Innstillinga bør være klar innen sommerferien.
Sekretariatene innkaller til første møte.
Vedtak: Det nedsettes et utvalg bestående av en fra hvert kontrollutvalg som får i oppdrag å komme med forslag til sekretariatsløsning med bakgrunn i vedlagte utredning og betraktninger som kom fram på fellesmøte 20.03.17.
Alternativene utredes med kostnader og fordeler/ulemper ved de ulike løsningene og legges fram for kommunestyrene. Herunder hvilke oppgaver skal tillegges sekretariatet, og hvordan nødvendig juridisk kompetanse skal innhentes.
Innstillinga bør være klar innen sommerferien.
Sekretariatene innkaller til første møte.
Enstemmig vedtatt.
Sak 04/2017 Generelt om risiko- og vesentlighetsvurderinger innen regnskapsrevisjon
Dokument i saken: Ingen.
Saksopplysninger: Kommunerevisjonen planlegger regnskapsrevisjonen i den hensikt å utføre en effektiv revisjon, der revisjonsressursene settes inn på områdene med høy og middels risiko for vesentlige feil/ kritikkverdige forhold og tilsvarende lavere ressursbruk på andre områder.
Revisjonen vil orientere om hovedprinsippene om dette i møtet, fra revisjonsstrategi til revisjonsplan med konkrete eksempler og kostnadsnivå.
Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar informasjon fra revisjonen til orientering.
Vurderinger i møtet: Revisjonssjefen presiserte KU sitt ansvar for å følge opp revisjonsbrev fra revisjonen
Kontrollutvalget i Etnedal kommune Leder Håvard Telstø , 979 79 185
Møtebok fra kontrollutvalget i Etnedal, fellesmøte for Valdres 20.03.17 ______Vedtak: Kontrollutvalget tar informasjon fra revisjonen til orientering.
Enstemmig vedtatt.
05/2017 Prioritering forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Møtet vedtok å lukke møte med hjemmel i koml. § 31, jf. offl. § 24!
Dokument i saken: Detaljplan gjennomgås i møtet.
Saksopplysninger: Kommunerevisjonen orienterer om: . Sentrale ferdigstilte og pågående forvaltningsrevisjonsprosjekter/selskapskontroller. . Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller som kan vurderes.
Kontrollutvalgene orienterer kort om: . Bestilte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller, herunder interkommunale prosjekter. . Prosjekter utvalgene ønsker å bestille.
Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar informasjon fra revisjonen til orientering, herunder: . Prioriterte oppgaver siden forrige fellesmøte. . Prioriteringsliste over fremtidige oppgaver.
Vurderinger i møtet:
Vedtak: Kontrollutvalget tar informasjon fra revisjonen til orientering, herunder: . Prioriterte oppgaver siden forrige fellesmøte. . Prioriteringsliste over fremtidige oppgaver.
Enstemmig vedtatt
Sak 06/2017: Revisors erklæring om uavhengighet og kompetanse
Bakgrunn: Kontrollutvalget skal etterse at revisor innehar nødvendig kompetanse og er uavhengig i forhold til jobben
Saksopplysning Se vedlagt bekreftelse fra revisor av 13.03.2017. Kontrollutvalget i Etnedal kommune Leder Håvard Telstø , 979 79 185
Møtebok fra kontrollutvalget i Etnedal, fellesmøte for Valdres 20.03.17 ______
Vurdering: Revisor har god kompetanse og anerkjennelse innen kommunal revisjon i Norge, og vurderingen rundt habilitet og uavhengighet kan det gis full tilslutning til.
Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar revisors bekreftelse til etterretning.
Vedtak: Kontrollutvalget tar revisors bekreftelse til etterretning. Enstemmig vedtatt.
Fagernes, 20.03.17
Reidar Schlytter Sekretariatsansvarlig
Kopi sendt til: Postmottak, ordfører, rådmann og revisjon.
Møtebok godkjent:
Etnedal,
______Håvard Telstø Inger Anne Lysthaug Syver Thon
Kontrollutvalget i Etnedal kommune Leder Håvard Telstø , 979 79 185