Ärenden Justering Förvaltningsdirektören Informerar

KALLELSE 1[2]

Kultur- och fritidsnämnden 2020-09-07

Datum, Tid: 2020-09-14, Kl. 19:00 Plats: Konferensrum Sillen, Munkhättevägen 49, 147 85 Tumba med digitalt deltagande via Teams

Ärenden Justering Förvaltningsdirektören informerar

1 Delårsrapport 2

2 Uppföljning internkontroll, delår 2

3 Förvaltningens omvärldsanalys 2021–2024

4 Yttrande över mål och budget 2021

5 Plan för effektivisering 2021

6 Återrapportering av Uppdrag Utreda intresset hos civilsamhället, att skapa medborgardriven mötesplats/föreningshus i Ungdomens hus loka-ler i Fittja

7 Fastställande av system för interkommunal ersättning

8 Återrapportering av Uppdrag att Utreda förutsättningar för och konse-kvenser av en samlokalisering av Medborgarcenter och bibliotek

9 Överföring av Fritidsbanken till kultur- och fritidsförvaltningen

10 Budgetprognos/månadsuppföljning juni

11 Rapport föreningsrevision 2020

12 Ändrade ordinarie öppettider på Tumba bibliotek från 1 oktober 2020

Botkyrka Kommun · Kultur- och fritidsförvaltningen Adress: Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Org.nr: 212000-2882 · Bankgiro: 624-1061 Hemsida: www.botkyrka.se · Medborgarcenter: 08-530 610 00 · E-post: medborgarcen- [email protected] KALLELSE 2[2]

Kultur- och fritidsnämnden 2020-09-07

13 Beslut om att utse dataskyddsombud och entlediga befintligt ombud

14 Uppdrag samverkan civilsamhället

15 Sammanträdesordning 2021

16 Anmälningsärenden

17 Delegationsbeslut

Meddela gärna förhinder till [email protected]. Välkomna!

Robert Aslan Sidra Amir ordf kultur- och fritidsnämnden nämndsekreterare

Kultur- och fritidsnämnden 2020-09-07 KOFN/2020-09-14

Muntlig redovisning - Förvaltningens omvärldsanalys 2021–2024 (KOF/2020:1)

Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av redovisningen om förvaltningens omvärldsanalys.

Botkyrka Kommun · Kultur- och fritidsförvaltningen Adress: Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Org.nr: 212000-2882 · Bankgiro: 624-1061 Hemsida: www.botkyrka.se · Kontaktcenter: 08-530 610 00 · E-post: [email protected] ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[1]

Kultur- och fritidsnämnden 2020-09-07 KOFN/2020-09-14

Yttrande över mål och budget 2021 (KOF/2020:73)

Förslag till beslut 1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner yttrandet över mål och budget 2021 med plan för 2022–2024 inklusive tillhörande bilagor. 2. Kultur- och fritidsnämnden föreslår att kommunfullmäktige tilldelar kultur- och fritidsnämnden kommunfullmäktiges utvecklingsmål 1:2 ”Botkyrkas barn och elever får en god och likvärdig utbildning” 3. Kultur- och fritidsnämnden föreslår att kommunfullmäktige beviljar överföringen av 545 000kr från socialnämnden till kultur- och fritidsnämnden avseende Fritidsbanken, som från och med den 1 januari 2021 organisatoriskt kommer att tillhöra kultur- och fritidsnämnden. 4. Kultur och fritidsnämnden föreslår att kommunfullmäktige godkänner de övriga förslag till justeringar av driftbudgetramen som framgår av bilaga 2. 5. Kultur och fritidsnämnden beslutar att inte påbörja nya investeringsprojekt under 2021 om det inte finns specificerat utrymme i driftbudgeten för att kompensera de kostnader som följer av investeringen.

Sammanfattning Kultur- och fritidsnämndens yttrande över mål och budget 2021 med plan för 2022- 2024 utgör de mål och förutsättningar som anger riktningen för nämndens arbete under 2021 och framåt. Med utgångspunkt i Politisk plattform för Mittenmajoriteten 2019–2022, i förvaltningens omvärldsanalys och utifrån kommunfullmäktiges förutsättningar till nämndernas yttrande till mål och budget, har nämnden tagit fram mål och budget för kommande år.

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-05 Dnr KOF/2020:73

Referens Mottagare Maria Grudin Kultur- och fritidsnämnden [email protected]

Yttrande över mål och budget 2021 Diarienummer: KOF/2020:73

Botkyrka Kommun · Kultur och fritidsförvaltningen Adress: Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Org.nr: 212000-2882 · Bankgiro: 624-1061 Hemsida: www.botkyrka.se · Kontaktcenter: 08-530 610 00 · E-post: [email protected] TJÄNSTESKRIVELSE 2[4]

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-05 Dnr KOF/2020:73

Ärendet Kultur- och fritidsnämndens yttrande över mål och budget 2021 med plan för 2022- 2024 utgör de mål och förutsättningar som anger riktningen för nämndens arbete under 2021 och framåt. Med utgångspunkt i Politisk plattform för Mittenmajoriteten 2019–2022, i förvaltningens omvärldsanalys och utifrån kommunfullmäktiges förutsättningar till nämndernas yttrande till mål och budget, har nämnden tagit fram mål och budget för kommande år Kultur- och fritidsnämnden verkar för att alla ska ha möjlighet att ta del av Botkyrkas rika kultur- och idrottsliv och till en rik fritid. Alla Botkyrkas barn och unga ska ges rätt förutsättningar för att lyckas i livet. För att det ska bli verklighet krävs aktiva åtgärder för jämställdhet och jämlikhet, för samma möjligheter oavsett kön eller stadsdel. Nämnden prioriterar därför målsättningar som utjämnar skillnader och som leder till ett breddat utbud som når fler. Inför 2021 och framåt bedömer nämnden följande områden som särskilt viktiga:  Tillgång till kultur för alla barn och unga  Tidiga läs- och språkutvecklande insatser bidrar till bättre resultat i skolan  Fritidsklubbarna - trygghetsskapande och meningsfulla mötesplatser  Utökad samverkan med föreningslivet för att lösa samhällsutmaningarna  Badhusen - viktiga för folkhälsan och för fullständigt betyg i grundskolan Kultur- och fritidsnämnden går mot ett alltmer ansträngt budgetläge. Den kommande planperioden kan vara den ekonomiskt tuffaste som kultur- och fritidsnämnden stått inför. Det tidigare beslutade effektiviseringskravet om 2% årligen kvarstår för alla nämnder, och inför 2021 har kultur- och fritidsnämnden ålagts effektiviseringskrav om 2,2%, motsvarande 5,7mkr. Samtliga nämnder har även krav på effektiviseringar inom central administration, vilket för kultur- och fritidsnämnden innebär 6%, fördelat på 1,5% årligen t.o.m. 2023. I de nya budgetförutsättningarna föreslås även att kultur- och fritidsnämnden under de kommande åren inte får den betydelsefulla volymkompensation som enligt gällande resursfördelningsmodell borde ha tilldelats. Ett problem som behöver tas i beaktande i budgetberedningen är att kultur- och fritidsnämnden inte fördelats ekonomiskt tillskott för drift för flera av de pågående, planerade och nyligen avslutade investeringsprojekten. Det innebär en ohållbar ekonomisk situation i längden, då nybyggnation eller upprustning medför ökade kostnader i form av underhållsåtgärder, högre hyror, kapitaltjänstkostnader och i vissa fall ökade krav på personalresurser. I takt med att investeringsprojekten färdigställs och de nya kostnaderna uppkommer binds kultur- och fritidsnämndens budget därför alltmer upp i anläggningskostnader. Som det ser ut i nuläget utifrån att nämnden de senaste åren inte har kompenserats fullt ut för utökade driftkostnader kopplat till investeringar, samt med pågående effektiviseringar och utebliven volymkompensation kommer Kultur- och

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-05 Dnr KOF/2020:73 fritidsnämnden inte att kunna möta behoven av investeringar inom befintlig ram utan att göra stora omfördelningar inom befintlig verksamhet. Resurser från personal och verksamhet behöver minska för att frigöra medel för högre hyror och kapitaltjänstkostnader, alternativt kommer nämnden att tvingas ta beslut om att skjuta upp eller helt avstå från att genomföra de investeringsprojekt som ligger i investeringsplanen inom given tidplan, eller överhuvudtaget. Ekonomiska konsekvenser av beslutet De ekonomiska konsekvenserna framgår av yttrandet till mål och budget 2021 med flerårsplan 2022–2024, samt de tillhörande bilagorna.

Helena Hellström Ann-Christine Lundberg Kultur- och fritidsdirektör Administrativ chef

Bilagor Kultur- och fritidsnämndens yttrande till mål och budget 2021 med flerårsplan 2022– 2024, samt bilagorna:

KFN Bilaga 1 – nämndens intäkter och bidrag KFN Bilaga 2 – preliminär budgetram 2021 Investeringsbilagor: KFN 3.01 Fittja äng, upprustning strandbad och idrott KFN 3.02 Utegym Brantbrinks IP KFN 3.03 Nämndens mindre investeringar KFN 3.04 Fritidsklubben Gulan KFN 3.05 Alby bibliotek, inventarier KFN 3.06 Tumba bibliotek, inredning, lokaler och inventarier KFN 3.07 Mötesplats Hogslaby och 4H, inventarier KFN 3.08 Björkhaga sporthall, inventarier och idrottsutrustning KFN 3.09 Botkyrka Cricketanläggning, idrottsutrustning KFN 3.10 Kultur- fritids- och idrottslokaler i Hallundaområdet KFN 3.11 Bibliotek Tullinge, inventarier KFN 3.12 Fritidsklubb fritidsgård Riksten, inventarier KFN 3.13 Sporthall Riksten KFN 3.15 Byte konstgräs och permanent isbana Alby folkhälsopark KFN 3.16 Botkyrka Cricketanläggning, återuppbyggnad KFN 3.17 Ny konstgräsplan Brantbrink KFN 3.18 Utveckling av idrottsytor i Storvretsparken och friluftsentré KFN 3.19 Bollplan och idrottsytor Riksten KFN 3.20 Reinvestering Tunaskolans byte konstgräs KFN 3.21 Reinvestering konstgräs Tullinge Trädgårdsstadsskolan KFN 3.29 Utökad besöksparkering Brantbrink

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-05 Dnr KOF/2020:73

______Expedieras till Kommunledningsförvaltningens budgetberedning

Innehållsförteckning 1 Mål och budget 2021 med flerårsplan 2022-2024 ...... 4 1.1 Inledning ...... 4 1.2 Väsentliga områden ...... 4 1.3 Nämndens mål och mått 2021 ...... 6 2 Det ekonomiska läget 2021-2024 ...... 15 3 Investeringsplan 2021-2024...... 16 1 Mål och budget 2021 med flerårsplan 2022-2024

1.1 Inledning Ett skolbarn tillbringar i snitt två timmar per dygn i skolan, resterande tid är fritid. På fritiden skapas och utvecklas viktiga relationer till andra barn och till vuxna, här utvecklar barnet intressen och formar sin identitet. Allt detta är viktiga skyddsfaktorer för att barnet ska må bra och lyckas senare i livet. Dessa väger upp de riskbeteenden som fritiden också kan föra med sig, såsom stillasittande, destruktiva relationer och riskfyllda situationer. Kultur- och fritidsnämnden verkar för att alla ska ha möjlighet att ta del av Botkyrkas rika kultur- och idrottsliv och till en rik fritid. Alla Botkyrkas barn och unga ska ges rätt förutsättningar för att lyckas i livet. För att det ska bli verklighet krävs aktiva åtgärder för jämställdhet och jämlikhet, för samma möjligheter oavsett kön eller stadsdel. Nämnden prioriterar därför målsättningar som utjämnar skillnader och som leder till ett breddat utbud som når fler. Kultur- och fritidsnämndens yttrande över mål och budget 2021 med plan för 2022- 2024 utgör de mål och förutsättningar som anger riktningen för nämndens arbete under 2021 och framåt. Med utgångspunkt i Politisk plattform för Mittenmajoriteten 2019–2022, i förvaltningens omvärldsanalys och utifrån kommunfullmäktiges förutsättningar till nämndernas yttrande till mål och budget, har nämnden tagit fram mål och budget för kommande år. Kultur- och fritidsnämnden föreslår att kommunfullmäktige tilldelar kultur- och fritidsnämnden kommunfullmäktiges utvecklingsmål 1:2 ”Botkyrkas barn och elever får en god och likvärdig utbildning”, då nämndens verksamheter, speciellt genom Botkyrka kulturella allemansrätt, bidrar till detta mål.

1.2 Väsentliga områden Fritiden utgör en stor del av unga människors liv. Där utvecklas viktiga relationer och barn och ungas identitet och självkänsla formas. Tillgång till bra fritidsaktiviteter är en skyddsfaktor för barn och unga. Forskning visar också att en fysiskt aktiv fritid tydligt hänger ihop med bättre hälsa och högre livskvalitet. Det är därför av stor vikt att verksamheter som riktar sig till barns fria tid når alla barn och unga i Botkyrka. Barn har rätt till lek, vila och fritid enligt Barnkonventionen som från 1 januari 2020 är lag i Sverige. Konventionen slår också fast att barn har rätt att fritt delta i det kulturella och konstnärliga livet. Tillgång till kultur för alla barn och unga Föräldrars utbildningslängd är den faktor som tydligast påverkar barn och ungas kulturvanor, där de barn som har föräldrar med eftergymnasial utbildning oftast är mer aktiva än de med föräldrar med endast förgymnasial/gymnasial utbildning. I Botkyrka är andelen högutbildade betydligt lägre än Sverigesnittet. Dessutom varierar utbildningsnivån mycket mellan stadsdelarna. Riktade insatser behöver därför göras gentemot föräldrar dels för att visa på det utbud och möjligheter till en aktiv fritid som finns för barn och unga i Botkyrka, samt visa på betydelsen av kulturaktiviteter för barn- och ungas utveckling. I detta arbete är kultur- och fritidsverksamheterna en viktig samarbetspartner till skolan och förskolan i arbetet med att säkra upp tillgång till kultur för alla barn. Som en följd av Coronapandemin har kultur- och fritidsnämndens verksamheter tagit ett avgörande digitalt kliv, men det digitala utbudet kan inte helt ersätta behovet att samlas och ses fysiskt. De första interna utvärderingarna av exempelvis kulturskolans digitala omställning, som på många sätt fungerat mycket väl, visar också att alla elever inte klarat av att följa med in i den digitala undervisningssituationen. Det kan handla om att elever inte har bra internetuppkoppling hemma, har dåliga förutsättningar att öva hemma på grund av trångboddhet eller inte har tillgång till något instrument. Frågan om likvärdig tillgång till kultur behöver fortsättningsvis drivas även med hänsyn till det digitala deltagandet. Tidiga läs- och språkutvecklande insatser bidrar till bättre resultat i skolan Att klara skolan är av avgörande betydelse för ens möjligheter att vara delaktig i samhället. Trots det lyckas inte alla barn i Botkyrka med sina skolresultat och förutsättningarna ser olika ut mellan kommundelarna. Av avgörande vikt för att lyckas i skolan är förmågan att läsa och skriva. Sverige har en lång historia av höga läsfärdigheter och samhället har formats utifrån förutsättningen att alla är läskunniga, men på senare år har svenskarnas läsfärdigheter gått ned. Tidiga läs- och språkutvecklande insatser gör skillnad. Med tidiga insatser menas till exempel att se till att barn redan i tidiga år kommer i kontakt med böcker och läsning och på så sätt får möjlighet att bygga ett rikt tal- och skriftspråk. Kultur- och fritidsnämnden bedömer det därför viktigt att stärka insatserna gentemot de minsta barnen och deras vuxna; genom språkutvecklande insatser utanför bibliotekslokalerna och särskilt i socioekonomiskt svaga områden. Det görs bland annat genom att projektet Bokstart blir permanent, där bibliotekarier går hem till familjer som just fått barn, med bokgåvor och information om barns språkutveckling och vikten av att läsa med och för det lilla barnet. Fritidsklubbarna - trygghetsskapande och meningsfulla mötesplatser Deltagandet i fritidsaktiviteter ser olika ut beroende på vilka socioekonomiska förutsättningar barnets familj har. Många av Botkyrkas barn lever till exempel trångbott och i familjer med begränsade ekonomiska resurser. För dessa barn är den öppna fritidsverksamheten en trygghetsskapande och meningsfull mötesplats ett par timmar efter skoldagen. Särskilt fritidsklubbarna som når barn i åldern 10–12 år kan spela en avgörande roll som skyddsfaktor för målgruppen. Här kan barnen umgås, leka, få läxhjälp och stimuleras till olika aktiviteter under ledning av trygga vuxna. Under hösten 2019 beslutade kultur- och fritidsnämnden om ett nytt utvecklingsprogram för de öppna fritidsverksamheterna. Med det på plats möjliggörs ett systematiskt kvalitetsarbete, med tydligare mål för verksamheterna och bättre rutiner för uppföljning. Centrala frågor återstår dock att lösa som är kopplad till avtalen med utförarorganisationerna av den öppna fritidsverksamheten, och om hur kravet på att all personal som arbetar på klubbarna har adekvat utbildning ska tillgodoses. I efterdyningarna av Coronapandemin finns risk att den psykiska ohälsan hos kommunens unga kan komma öka. Röster från unga människor vittnar om oro för framtiden, ökad ungdomsarbetslöshet, och oro för familjens ekonomi då föräldrar blivit arbetslösa. Den öppna fritidsverksamheten blir än mer viktigt som trygghetsskapande och meningsfull mötesplats för dessa barn och unga. Utökad samverkan med föreningslivet för att lösa samhällsutmaningarna Många Botkyrkabor engagerar sig inom kultur, idrott, friluftsliv och folkbildning. Med kontaktnät, förankring i lokalsamhället och sin roll som mötesplats och skola i demokrati, kan föreningarna spela en avgörande roll för att motverka segregation och kriminalitet och stärka trygghet och trivsel. Kommunen kan i sin tur bidra med resurser som föreningarna har behov av; till exempel finansiering, kompetens och lokaler. Kultur- och fritidsnämnden ser ett behov av att utöka och tydliggöra samverkan med föreningslivet för att lösa de samhällsproblem som definierats i mittenmajoritetens politiska plattform. En utmaning är att ta tillvara på kraften i det ideella engagemanget genom att öppna upp för fler möjligheter till samverkan, men samtidigt värna om ett fritt och självständigt föreningsliv som grundar sig i det ideella engagemanget snarare än i uppdrag mot ekonomisk ersättning. Coronapandemin har, liksom flyktingkrisen tidigare, visat på kraften i civilsamhället i tider av kris, när insatser bygger på frivillighet. Till exempel att ta emot extra många feriepraktikanter, handla mat till äldre och föra vidare viktig samhällsinformation till medborgare som inte nås i de vanliga kanalerna. Badhusen - viktiga för folkhälsan och för fullständigt betyg i grundskolan Utveckling av badhusen bör prioriteras för att möta de höga ohälsotalen i Botkyrka som delvis beror på för mycket stillasittande, eftersom badhusen är viktiga platser för att locka fysiskt inaktiva till rörelse. Utveckling av kommunens badhus är också viktigt för att kunna möta skolornas behov av simundervisning. Simkunnighet är livsviktigt, och också en förutsättning för att kunna få ett fullständigt betyg i grundskolan. De analyser som gjorts visar entydigt att den totala vattenytan för sim/bad- och folkhälsostärkande aktiviteter i Botkyrka kommun bör öka. Badhus ingår i det kommunala basutbudet, inte minst med tanke på att simkunnighet är en förutsättning för att få ett betyg i grundskolans idrottsämne och kommunens tydligt uttalade mål om att alla barn ska ges rätt förutsättningar för att lyckas i skolan. Folkhälsoaspekten är också viktig och blir än mer betydelsefull mot bakgrund av den demografiska utvecklingen i kommunen där antalet unga och äldre blir fler enligt befolkningsprognosen. Det ställer krav på utökad verksamhet och investeringar i verksamhetslokaler.

1.3 Nämndens mål och mått 2021

Område 1

Område 1 - Botkyrkaborna har egenmakt Skola Att alla barn ska ges rätt förutsättningar för att lyckas i skolan ska vara en självklarhet. Vi ser att det är skillnader i kvaliteten på utbildning beroende på vilken skola Botkyrkaeleven går på. Vi ser också att det idag finns en strukturell skolsegregation i Botkyrka. Skolor i områden med socioekonomiska utmaningar har generellt mycket lägre resultat.

Dessa skolor blir ofta bortvalda till förmån för andra skolor i andra områden eller till och med kommuner. Ingen ska känna sig tvungen att välja bort en av kommunens skolor. Det finnas attraktiva skolor och förskolor i alla våra stadsdelar.

Vi ser att utvecklingen börjar redan i förskolan, den lägger grunden för hela skolgången. Men även i förskolan finns det stora skillnader. Dessa kvalitetsskillnader måste vi bryta för annars riskerar de att påverka hela skolgången.

Botkyrka kommun har ett stort ansvar i att stärka upp det kompensatoriska arbetet på strukturell nivå och se till att alla skolor och förskolor har rätt förutsättningar för att ta tag i sina utmaningar. Sanningen är att hela samhället misslyckas om Botkyrkas barn och elever inte lyckas med studierna.

Jobb Det är Mittenmajoritetens tro att alla Botkyrkabor vill arbeta och göra rätt för sig. För att skapa fler arbetstillfällen och en starkare samhällsutveckling behöver Botkyrka kommun möjliggöra för fler företag och entreprenörer att etablera sig i kommunen samt ge möjlighet för fler Botkyrkabor att kompetensutvecklas och ta nya jobb.

Genom utveckling av större företagsområden, såsom Södra porten, kan fler företag flytta till kommunen och Botkyrka kan bli en central plats i Stockholmsregionen. Samtidigt behöver Botkyrka kommun arbeta för kompetensutveckling, för att Botkyrkaborna ska kunna bli vad de vill och arbeta med vad de vill. Kommunen behöver också arbeta för att matcha arbetssökande med jobb i Botkyrka. Botkyrka kommun ska även arbeta för ökad anställningsbarhet genom hela livet, med kompetensutveckling via bland annat Komvux. Med näringsliv kommer också fokus på god hållbar infrastruktur, såsom utvecklingen av Hågelbyleden och förbifart Tullinge. Infrastrukturen behöver möta framtidens företagande så att det kan ha bra och hållbara transporter. En sådan tillväxt kommer generera många vinster för Botkyrkas kortsiktiga och långsiktiga utveckling.

Botkyrkabor kan få jobb lokalt och infrastruktur byggs ut. Näringsliv drar till sig mer aktivitet och skapar kluster för mer levande stadsdelar. Fler arbetstillfällen i Botkyrka innebär också att fler pendlar till kommunen och får därmed en annan bild av Botkyrka.

Delaktighet I Botkyrka bor över 93 000 invånare och lika många experter på hur Botkyrka ska bli en bra och trivsam plats att bo och verka i. Detta ska synas i hur Botkyrka utformas och i hur livet mellan husen ska se ut.

Mittenmajoriteten ser problemet med att förtroendet för Botkyrka kommun och politiken är lägre på vissa platser i kommunen. För att kunna öka detta förtroende behöver fler kunna involveras i och vara med i utvecklingen av sitt område och hela Botkyrka.

Målet är att engagemang ska spela roll och vara en positiv kraft för Botkyrkas utveckling. Kommunen behöver bli bättre på att ta tillvara på Botkyrkabornas tankar och idéer och hitta nya, kreativa sätt att mötas. Samtidigt ska det starka föreningslivet involveras i utvecklingen av kommunen.

Fullmäktiges utvecklingsmål: 1:6 Botkyrkaborna är delaktiga i Botkyrkas utveckling

Nämndens mål: Botkyrkaborna upplever att de kan vara medskapare av kommunens kultur- och fritidsverksamheter. Mått Utfall 2019 Mål 2020 Mål 2021 Mål 2022 Mål 2023 Mål 2024 Andelen besökare som anser att de kan 70 % 73 % 75 % 76 % 77 % 78 % påverka verksamheten om de skulle vilja ökar. Andelen Botkyrkabor som upplever att 36 % 37 % 38 % 39 % 40 % Botkyrka är en plats där det är lätt att genomföra nya idéer och initiativ ökar. Andelen idrottsanläggningar där 15 % ökar ökar ökar ökar ökar föreningarna har formaliserat ansvar för trygghet och värdskap ökar. Antal idrottsanläggningar där föreningar har ett formaliserat ansvar för trygghet och värdskap är i dagsläget 4 (Skrevsta ridcenter, Botkyrka skyttecenter, Alby baseboll- och softballanläggning, Broängens IP)

Fullmäktiges utvecklingsmål: 1:7 Botkyrkaborna har förtroende för kommunen som organisation

Nämndens mål: Botkyrkaborna får snabb och korrekt återkoppling på synpunkter på kultur- och fritidsverksamheterna Mått Utfall 2019 Mål 2020 Mål 2021 Mål 2022 Mål 2023 Mål 2024 Andelen (%) synpunkter som besvaras 84 % ökar ökar ökar ökar ökar av Kultur- och fritidsförvaltningens verksamheter inom 10 dagar ökar Nämndens mål till Område 1

Nämndens mål: Ungas språk- och läsfärdigheter förbättras och läsandet ökar.

Mått Utfall 2019 Mål 2020 Mål 2021 Mål 2022 Mål 2023 Mål 2024 Andelen unga som anger att de läser på 48 % 49 % 50 % 51 % 52 % sin fritid ökar. Fritidsvaneundersökningen för barn och unga gjordes senast 2018; då angav 46% av de tillfrågade att de läser regelbundet på sin fritid.

Nämndens mål: Unga Botkyrkabor har möjlighet att prova på arbete inom kultur- och fritidsområdet.

Mått Utfall 2019 Mål 2020 Mål 2021 Mål 2022 Mål 2023 Mål 2024 Antalet unga Botkyrkabor som provar på 251 ökar ökar ökar ökar ökar arbete inom kultur- och fritidsområdet ökar 2018 provade 196 unga botkyrkabor på arbete inom kultur- och fritidsområdet.

Nämndens mål: Botkyrkabornas egenmakt stärks genom att deras digitala färdigheter förbättras

Mått Utfall 2019 Mål 2020 Mål 2021 Mål 2022 Mål 2023 Mål 2024 Minst 75 % av deltagarna i bibliotekens 86 % 75 % 75 % 75 % 75 % 75 % aktiviteter gällande digitala färdigheter anser att deras färdigheter förbättrats efter avslutad aktivitet

Område 2

Område 2 - Botkyrkaborna är trygga Omsorg Vi har en åldrande befolkning i Botkyrka och det är fantastiskt, men vi har fortfarande problem med att många Botkyrkabor inte är nöjda med omsorgen. Att som kommun lyckas ha nöjda och trygga Botkyrkabor börjar i den första kontakten och i det första mötet.

Livet slutar inte för att man blir äldre, livskvaliteten måste värnas genom att omsorg kan ges med en guldkant. Därför ska omsorgen utgå från individen och delaktighet och inflytande över omsorgsinsatser ska vara centrala. Ett omfattande arbete har satts igång med mer valmöjligheter inom omsorgen, men det finns mycket kvar att göra.

Det är svårt att rekrytera personal och intresset för omsorgsyrket är lägre än behovet som finns. Därför måste det tas nya tag för att tillgodose både personal och kompetens. Svårigheten i att rekrytera och utbilda personal är inte specifikt för Botkyrka, men det är en bidragande orsak till den låga graden av nöjdhet.

Botkyrkaborna är värda en bra omsorg.

Trygghet och trivsel I Botkyrka ska alla vara och känna sig trygga. Trygghet handlar både om reella hot och om känsla. Ett problem är att många Botkyrkabor inte känner sig trygga i kommunen. I Botkyrka ska man kunna vara trygg. Man ska dessutom trivas i sitt område. Trygghet och trivsel är grundläggande för att man ska vilja bo i Botkyrka och för att man ska vilja ta hand om sitt område. Därför ska arbetet mot kriminalitet vara högt prioriterat. Trygghet och trivsel handlar även om att ha levande och moderna stadsdelar där människor möts, där det är rent och snyggt, där det är upplyst och mycket mer. Botkyrkabor skapar tillsammans sina områden och gemenskap genom bland annat grannsamverkan.

Varje område ska utvecklas utifrån sin egen karaktär. Vissa områden ska ha mer stadskänsla medan andra ska ha mer natur och lantkänsla. Det ska också vara enkelt att resa inom och mellan stadsdelarna, för att kunna möta olika människor och ta till vara det som är bra i respektive område.

Kriminalitet I Stockholm verkar kriminella organisationer som starkt påverkar Botkyrka och oss Botkyrkabor. Att bekämpa de kriminella organisationerna och det faktum att kriminalitet finns, är inte Botkyrkas ensamma ansvar, utan hela Sveriges. Botkyrka ska däremot göra allt i sin makt för att motverka de kriminella organisationerna och den kriminalitet som påverkar oss Botkyrkabor. Detta ska göras i mycket nära samarbete med polisen, både aktivt och i det långsiktiga arbetet.

Fullmäktiges utvecklingsmål: 2:2 Botkyrkaborna känner sig trygga

Nämndens mål: Kultur- och fritidsnämndens mötesplatser upplevs som trygga, tillgängliga, inspirerande och välkomnande. Mått Utfall 2019 Mål 2020 Mål 2021 Mål 2022 Mål 2023 Mål 2024 Andelen besökare som anser att 93 % 94 % 95 % 95 % 96 % 97 % nämndens lokaler och anläggningar är trygga ökar. Andelen besökare som känner sig trygga 79 % 83 % 85 % 85 % 86 % 87 % utanför nämndens lokaler och anläggningar ökar.

Fullmäktiges utvecklingsmål: 2:3 Botkyrkaborna trivs i kommunen

Nämndens mål: Botkyrkabornas behov av gemenskap, rörelse och rikt kulturliv säkerställs i stadsbyggnadsprocessen. Mått Utfall 2019 Mål 2020 Mål 2021 Mål 2022 Mål 2023 Mål 2024 Antalet konstprojekt som skapas genom 1 ökar ökar ökar ökar ökar 1%-regeln ökar Under 2018 skapades 3 konstprojekt genom 1%-regeln.

Område 3

Område 3 - Botkyrkabor har ökad livskvalitet Boende Botkyrka ska vara en attraktiv plats att bo, verka och arbeta i. Intresset för att etablera sig i Botkyrka har varit högt under de senaste åren och vi ser att intresset från exploatörer är fortsatt högt. Därför fortsätter linjen, om att bygga på rätt plats, med rätt boendeform och på rätt sätt, att gälla. Vi ska också fortsätta bygga utifrån att tillföra den boendeformen som det finns minst av i berörd stadsdel. En utmaning är att Botkyrkabor ska kunna bo bra och ha råd att bo. Vissa bor trångt, andra bor under osäkra former. Därför ska kommunen fortsätta att bygga och ha billiga bostäder, samt systematiskt påverka region och stat för att minska bostadsbrist och segregation. Bostäder ska kunna prioriteras till grupper som har det svårt på bostadsmarknaden som unga vuxna och pensionärer.

Botkyrka har några av länets billigaste bostäder. Kan man inte bo i Botkyrka kan man inte bo alls i regionen. Detta har inneburit ett problem med trångboddhet och svartkontrakt. Ett problem som EBO (lagen om eget boende) också starkt bidragit till. Tillgången till billiga bostäder behöver hela regionen jobba med.

Ett annat problem Mittenmajoriteten identifierat är att det inte finns bostäder för Botkyrkabor som vill bo kvar i sin stadsdel när det börjar gå bra, familjen växer, barnen vill flytta hemifrån eller man bara vill ha större och finare. Resursstarka Botkyrkabor kan därför tvingas flytta från kommunen. Därför måste det byggas blandat, i alla stadsdelar för att Botkyrkaborna ska ha möjlighet att bo kvar i sin stadsdel oavsett hur livet ser ut. Det ger mer frihet åt Botkyrkaborna och kommunen blir en allt mer attraktiv plats. Detta kommer i sin tur ökaskattekraften i kommunen.

Klimat och miljö Klimatet är en av de största utmaningarna mänskligheten står inför. Miljö- och klimathot påverkar människors hälsa och välbefinnande. Tillsammans kan vi bemöta miljö- och klimathot genom små och stora åtgärder. Dessa åtgärder vill Mittenmajoriteten möjliggöra och kommer att jobba för genom Botkyrkas mål i klimatstrategin.

Botkyrka är och ska vara en framgångsrik kommun i miljö- och klimatomställningarna, både för den kommunala organisationen samtidigt som man möjliggör för Botkyrkabor att vara klimatsmarta. Det handlar både om klimathotet, men också om vår gemensamma miljö såsom rent vatten och odlingsbar mark. Det ska vara enkelt att göra en insats.

Botkyrka ska nå hållbarhetsmålen. Botkyrka klimatstrategi ska vara ledande i hela kommunens arbete. Botkyrkas organisation ska 2025 vara klimatneutral och Botkyrka som plats ska vara fossilbränslefri 2030. Det ska bli enklare för Botkyrkabor att resa klimatsmart, exempelvis med kollektivtrafik eller cykel.

Botkyrka ska fortsätta att vara en ledande kommun i klimatomställningarna och vara ett föredöme i att rädda våra naturvärden och skapa giftfria miljöer. Vi ska skapa möjligheter för Botkyrkaborna att vara klimatsmarta. Vi vill både minska Botkyrkas klimatpåverkan och ha bra beredskap för de klimatförändringar som kan komma.

Kultur och fritid Kultur i alla dess former bidrar till en levande demokrati. Den ger oss perspektiv på oss själva, våra medmänniskor, samhället vi lever i och vår gemensamma historia och kulturarv. Kultur gör världen lite större. Genom idrott, kultur, föreningsliv och folkbildning bygger människors förtroende för varandra. Det stärker samhället och demokratin. Kommunen ska därför möjliggöra för ett starkt och fritt civilsamhälle.

Tillgång till bra kultur- och fritidsaktiviteter är en skyddsfaktor för barn och unga, vilket kan bidra till att kompensera för svagare förutsättningar under uppväxten i övrigt. Många Botkyrkabor engagerar sig inom kultur, idrott, friluftsliv och folkbildning. Mer än hälften av befolkningen gör varje år någon ideell insats i föreningslivet. Med kontaktnät, förankring i lokalsamhället och sin roll som mötesplats och skola i demokrati, kan föreningarna spela en avgörande roll för att motverka segregation och kriminalitet och stärka trygghet och trivsel.

Fullmäktiges utvecklingsmål: 3:2 Botkyrkas barn och unga har en aktiv fritid

Nämndens mål: Botkyrkas barn och unga har goda möjligheter till en meningsfull fritid Mått Utfall 2019 Mål 2020 Mål 2021 Mål 2022 Mål 2023 Mål 2024 Andelen unga Botkyrkabor som upplever 85 % 85 % 85 % 85 % 85 % att de har goda möjligheter till en aktiv fritid är minst 85% Barn och ungas organiserade ökar ökar ökar ökar ökar Mått Utfall 2019 Mål 2020 Mål 2021 Mål 2022 Mål 2023 Mål 2024 idrottsaktiviteter ökar i de stadsdelar med lägst deltagande* Fritidsvaneundersökningen bland barn och unga görs vartannat år och skulle ha gjorts under våren 2020; men har skjutits fram på grund av den rådande Corona pandemin. *Ungas deltagande i föreningsidrott skiljer sig mellan olika samhällsgrupper. Bakgrund, familjesituation, bostadsort och föräldrarnas utbildningsnivå har stor betydelse. I Botkyrka precis som i landet i övrigt har ojämlikheten funnits under lång tid och inget tyder på att den har minskat på senare år Nämndens mål: Kvaliteten inom den öppna fritidsverksamheten ökar och är likvärdig inom hela kommunen Mått Utfall 2019 Mål 2020 Mål 2021 Mål 2022 Mål 2023 Mål 2024 Andelen fritidsledare med minst 47 % 55 % 60 % 70 % 71 % 72 % fritidsledarutbildning eller motsvarande ökar Flickors andel (%) av besöken på 42 % 40 % 42 % 43 % 44 % 45 % fritidsgårdarna ökar

Nämndens mål: Förutsättningarna för att delta i kulturskolans verksamhet är likvärdig för barn och unga mellan stadsdelarna

Målsatt mått: Andel (%) deltagare i kulturskolans Utfall Mål Utfall Mål Mål Mål verksamhet motsvarar målgruppens storlek Mål 2023 i varje stadsdel. 2018 2019 2019 2020 2021 2022

Hallunda/Norsborg (22%) * 12 % ökar 11% 15 % 18 % 22% 22% Alby (15%) * 17 % 15% 18% 15 % 15% 15% 15% Fittja (9%) * 8 % ökar 9% 9% 9% 9% 9% Tumba/Grödinge/Vårsta (31%)* 32 % minskar 33% 31% 31% 31% 31% Tullinge (23%) * 32 % minskar 29% 28 % 25 % 23% 23%

*Siffrorna i vänsterkolumnen anger hur stor del av den totala målgruppen för kulturskolan som 2023 beräknas finnas i varje stadsdel. Deltagare i kulturskolans verksamhet inkluderar öppen och skolnära verksamhet, och beräknas utifrån antal deltagartillfällen.

Nämndens mål: Förutsättningarna för att aktivera sig fysiskt i Botkyrka är jämlika och likvärdiga för flickor och pojkar Mått Utfall 2019 Mål 2020 Mål 2021 Mål 2022 Mål 2023 Mål 2024 Andelen flickor bland deltagarna vid 40 % 40 % 40 % 40 % 40 % organiserade spontanaktiviteter är minst 40% Flickors andel av idrottsföreningarnas 39 % 39 % 42 % 45 % 46 % 47 % totala deltagartillfällen ökar

Nämndens mål kopplat till Område 3

Nämndens mål: Botkyrkaborna har goda möjligheter till en meningsfull fritid

Mått Utfall 2019 Mål 2020 Mål 2021 Mål 2022 Mål 2023 Mål 2024 Andelen Botkyrkabor som är nöjda med 55 % 57 % 59 % 61 % 62 % möjligheten att ta del av kulturaktiviteter ökar. Andelen Botkyrkabor som är positiva till 80 % 80 % 80 % 80 % 80 % biblioteksverksamheten i kommunen är minst 80 % Kommunens medborgarundersökning genomfördes inte förra året; därför saknas utfall för 2019.

Nämndens mål: Förutsättningarna för att aktivera sig fysiskt i Botkyrka är jämlika och likvärdiga.

Mått Utfall 2019 Mål 2020 Mål 2021 Mål 2022 Mål 2023 Mål 2024 Andelen Botkyrkabor som är nöjda med ökar ökar ökar ökar ökar möjligheterna till motion och fysisk aktivitet ökar; främst i stadsdelar med lägre nöjdhetsgrad Andelen Botkyrkabor som är nöjda med möjligheterna till motion och fysisk aktivitet var, enligt medborgarundersökningen 2018, 67% i kommunen som helhet. Hur man upplever möjligheter till motion och fysisk aktivitet skiljer sig dock åt mellan stadsdelarna.

Nämndens mål: Botkyrkabor med behov av stöd har goda möjligheter till en meningsfull fritid

Mått Utfall 2019 Mål 2020 Mål 2021 Mål 2022 Mål 2023 Mål 2024 Andelen Botkyrkabor, 65 år och 71 % 72 % 73 % 74 % 74 % äldre, som är nöjda med möjligheten att utöva fritidsintressen i Botkyrka ökar. Andelen bidragsberättigade föreningar 42 % ökar ökar ökar ökar ökar som bedriver verksamhet för personer med funktionsnedsättning ökar Medborgarundersökningen gjordes inte förra året därför saknas utfall på hur äldre upplever möjligheten till fritidsintressen i Botkyrka 2019.

Nämndens mål: Botkyrkas civilsamhälle har tillgång till bra möteslokaler

Mått Utfall 2019 Mål 2020 Mål 2021 Mål 2022 Mål 2023 Mål 2024 Minst 1 möteslokal årligen anpassas och 1 1 1 1 1 1 utrustas enligt kriterierna i kommunens Policy- och riktlinjer för möteslokaler Vid förra året slut hade sex av de 16 lokaler som hyrs ut via kultur- och fritidsförvaltningen anpassats i enlighet med policyn.

Område 4

Område 4 - Kommunens organisation Botkyrkaborna har rätt att förvänta sig att den kommunala verksamheten bedrivs effektivt. Det är medborgarens fokus som ska avgöra hur vi spenderar våra gemensamma skattemedel och vår tid. Det handlar om att göra rätt saker vid rätt tillfälle på rätt sätt. Den kommunala organisationen ska vara öppen, modig, energisk och ansvarstagande. Alla Botkyrkabor ska få ett vänligt, respektfullt och sakkunnigt bemötande i sina kontakter med kommunens anställda. Ingen ska särbehandlas eller diskrimineras.

Vi ska knyta till oss och behålla kompetent personal. Kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare som erbjuder goda villkor och en bra arbetsmiljö, som tar tillvara de anställdas engagemang, kompetens och kreativitet och som litar på medarbetarnas förmåga att tillsammans förbättra verksamheterna. Det ska finnas goda möjligheter att utvecklas inom den kommunala organisationen. Kommunens anställda i allmänhet och cheferna i synnerhet ska spegla befolkningssammansättningen. Målet är att alla anställda som önskar det ska erbjudas heltidsanställning, 100% tjänstgöringsgrad. Heltidsarbete ökar det ekonomiska oberoendet och det positiva effekter för yrkenas attraktivitet, framtida kompetensförsörjning och jämställdhet.

För att behålla handlingsfriheten och säkra verksamhetens kvalitet och omfattning är det nödvändigt att kommunens ekonomi är stabil, under kontroll och långsiktigt balanserad. Resurser ska fördelas efter behov, tydliga prioriteringar ska ske så att pengar används till det som ger mest effekt för Botkyrkaborna. Genom framförhållning, tidiga insatser och förebyggande arbete undviker vi framtida kostnadsökningar, motverkar social utsatthet och värnar vår gemensamma miljö. En väl planerad försörjning med ändamålsenliga lokaler är centralt för en effektiv resursanvändning.

Fullmäktiges utvecklingsmål: 4:1 Kommunens organisation är resurseffektiv

Nämndens mål: Kultur- och fritidsnämnden har god ekonomisk hushållning Mått Utfall 2019 Mål 2020 Mål 2021 Mål 2022 Mål 2023 Mål 2024 Kultur- och fritidsnämndens prognoser 1,13 1 1 1 1 1 vid delårsrapport 1 avviker från årsutfallet med max 1 % Kultur- och fritidsnämndens nettoutfall är 0,97 1 1 1 1 1 inom beslutad budgetram

Prognos genom årsutfall/årsutfall följs upp en gång per år vid årsbokslut. Prognos/budget jämförelsen görs vid samtliga obligatoriska uppföljningar inkl. utfallet vid årsbokslut.

Fullmäktiges utvecklingsmål: 4:2 Botkyrkas anställda trivs och mår bra

Nämndens mål: Kultur- och fritidsförvaltningen attraherar, rekryterar, utvecklar och behåller rätt kompetens för verksamhetens behov. Mått Utfall 2019 Mål 2020 Mål 2021 Mål 2022 Mål 2023 Mål 2024 Personalomsättning på Kultur- och 12 minskar minskar minskar minskar minskar fritidsförvaltningen (antal nyanställda under året i % av antalet anställda) minskar Frisknärvaron för medarbetare på Kultur- 94,6/97,7 ökar ökar ökar ökar ökar och fritidsförvaltningen ökar (%) kvinnor/män. Kultur- och fritidsförvaltningens 80 81 ökar ökar ökar ökar genomsnittliga nivå på ett hållbart medarbetarengagemang ska öka. Personalomsättning (antal avslutade 11,4 % minskar minskar minskar minskar minskar under året i % av antalet anställda) minskar

Nämndens mål: Bemanningen på förvaltningen ska spegla sammansättningen i befolkningen. Mått Utfall 2019 Mål 2020 Mål 2021 Mål 2022 Mål 2023 Mål 2024 Andel bland de anställda med utländsk 43 % ökar ökar ökar ökar ökar bakgrund ökar. Andelen chefer med utländsk bakgrund 19 % ökar ökar ökar ökar ökar ökar.

Fullmäktiges utvecklingsmål: 4:3 Kommunen nyttjar digitaliseringens möjligheter till att ge bättre service till medborgarna och arbeta mer effektivt

Nämndens mål: Kultur- och fritidsförvaltningen nyttjar digitaliseringens möjligheter till att ge bättre service till medborgarna och arbeta mer effektivt Mått Utfall 2019 Mål 2020 Mål 2021 Mål 2022 Mål 2023 Mål 2024 Andelen digitaliserade processer inom ökar ökar ökar ökar ökar kultur- och fritidsförvaltningen ökar Kartläggning av digitaliserade processer och processer möjliga att digitalisera pågår. 2 Det ekonomiska läget 2021-2024 Kultur- och fritidsnämnden går mot ett alltmer ansträngt budgetläge. Den kommande planperioden kan vara den ekonomiskt tuffaste som kultur- och fritidsnämnden stått inför. Det tidigare beslutade effektiviseringskravet om 2% årligen kvarstår för alla nämnder, och inför 2021 har kultur- och fritidsnämnden, som enda nämnd i kommunen, ålagts effektiviseringskrav om 2,2%, motsvarande 5,7mkr. Samtliga nämnder har även krav på effektiviseringar inom central administration, vilket för kultur och fritidsnämnden innebär 6% årligen under planperioden. I de nya budgetförutsättningarna föreslås även att kultur- och fritidsnämnden under de kommande åren inte får den betydelsefulla volymkompensation som enligt gällande resursfördelningsmodell borde ha tilldelats. Den volymkompensation som nämnden tilldelades för 2020 är 4 mkr, vilket motsvarar ca 1,5% av budgeten och därmed utgör en betydelsefull summa. Enligt prognosen skulle kultur- och fritidsnämnden tilldelas 3 mkr för 2021, 3,3 mkr år 2022 och 3,6 mkr år 2023. I Förutsättningar till nämndernas yttrande till Mål och budget 2021 med flerårsplan 2022 – 2024 föreslås dock att kultur- och fritidsnämnden utesluts från volymkompensation under planperioden och därmed går miste om dryga 10 miljoner kronor i betydelsefull kompensation. Ett problem som behöver tas i beaktande i budgetberedningen är att kultur- och fritidsnämnden inte fördelats ekonomiskt tillskott för drift för flera av de pågående, planerade och nyligen avslutade investeringsprojekten. Det innebär en ohållbar ekonomisk situation i längden, då nybyggnation eller upprustning medför ökade kostnader i form av underhållsåtgärder, högre hyror, kapitaltjänst- kostnader och i vissa fall ökade krav på personalresurser. I takt med att investeringsprojekten färdigställs och de nya kostnaderna uppkommer binds kultur- och fritidsnämndens budget därför alltmer upp i anläggningskostnader. De kostsammaste projekten under föregående planperiod har varit upprustning av skolidrottshallar som byggdes som en del av miljonprogrammet och haft ett stort behov av underhåll och anpassning till dagens medborgares behov. Ett exempel är den pågående upprustningen av Kärsby sporthall till en kostnad av 24,3 mkr, där driftskompensation till nämnden saknas. Även i den kommande planperioden är det investeringar i nya faciliteter för utbildningsförvaltningens verksamhet som tar det mesta av investeringsbudgeten, för såväl kultur- och fritidsnämnden som för kommunen i stort. Beräknade driftmedel som nämnden inte kompenserats för överstiger nu 10 mkr för planperioden. Läget blir allt skarpare och i förlängningen kommer detta antingen att kräva ytterligare omfördelning av resurser från personal och verksamhet för att frigöra medel för högre hyror och kapitaltjänstkostnader, alternativt att nämnden kommer att tvingas ta beslut om att skjuta upp eller helt avstå från att genomföra de investeringsprojekt som ligger inom planperioden. Den pågående coronapandemins påverkan på kultur- och fritidsnämndens ansvarsområden är fortfarande svåröverskådlig, men det är troligt att exempelvis föreningslivets och kulturaktörers ekonomiska situation kommer att ha ett långvarigt ansträngt läge och eventuella behov av fortsatta stödåtgärder. Vi vet inte heller när de kommunala idrottsanläggningarna, badhus och rackethall kommer att återgå till normal beläggningsgrad och intäktsnivåer. Samtidigt har den digitala utvecklingen fått en skjuts som bidragit till nya arbetsmetoder och sätt att kommunicera med Botkyrkaborna, där det finns mycket positivt att hålla i och vidareutveckla, som på längre sikt också kan tänkas bidra till effektivisering och frigörande av personalresurser. 3 Investeringsplan 2021-2024 Kultur- och fritidsnämnden har ett stort antal pågående och planerade investeringsprojekt under de kommande åren. Investeringarna är en nödvändig följd av att kommunen växer och att kultur- och fritidsnämndens anläggningsbestånd är föråldrat och har ett stort underhållsbehov. Samtidigt växer kommunen med nya bostadsområden och förtätning av befintliga områden, vilket ställer krav på motsvarande ökning av infrastruktur och samhällsservice. Kultur- och fritidsanläggningar och -verksamhet pekas ut i såväl översiktsplan som i analyser kring trygghet och social sammanhållning som centrala när Botkyrka växer. Många av nämndens investeringar är också att betrakta som rena konsekvenser av investeringar i skolor eller som en följd av den inomkommunala fördelningen av ansvar för verksamhet och anläggningar styrda i skollagen. Det handlar om sporthallar som är en förutsättning för skolans idrottsundervisning samt fritidsklubbar vars förekomst och kvalitet regleras i skollagen. Men även badhus med goda möjligheter till simundervisning, där vi vet att bristande simkunskaper är den vanligaste orsaken till ett ofullständigt betyg i idrottsämnet. Detta gör att principen om kompensation för ökade kapitaltjänstkostnader för Utbildningsnämndens verksamheter även bör omfatta åtminstone de skolnära verksamheterna inom Kultur- och fritidsnämnden. Som det ser ut i nuläget utifrån att nämnden de senaste åren inte fullt ut kompenserats för utökade driftkostnader kopplat till investeringar, samt med pågående effektiviseringar och utebliven volymkompensation kommer Kultur- och fritidsnämnden inte att kunna möta behoven av investeringar inom befintlig ram utan att göra stora omfördelningar inom befintlig verksamhet. Inför att kommande investeringsprojekt ska startas kommer därför varje enskilt projekt att behöva prövas mot befintlig driftbudgetram för att se om det möjligt att genomföra projektet inom given tidplan, eller överhuvudtaget. I de investeringsbilagor som tillhör nämndens yttrande till Mål och budget redovisas de beräknade driftkostnaderna på varje enskilt projekt. 1

Investeringsplan Mål och budget 2021 med flerårsplan 2022-2024 (tkr) Kultur- och fritidsnämnden Ack. utfall Förvalt Projekt- Beslutad tom dec Bilaga, nr ning Status nr Investering (benämning) Beslutat år totalbudget 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030- Ny totalbudget Ev. TB

Pågående/planerade projekt Övriga fastighetsinvesteringar KFN 3.01 KoF B 6081 Fittja äng upprustning strandbad och idrott (Byte konstgräs Fittja) 2018 -8 400 -5 739 -561 -2 100 -8 400 0 KFN 3.18 KoF P 6360 Utveckling av idrottsytor i Storvretsparken och friluftsentré 2020 -10 000 -10 000 -10 000 0 KFN 3.19 KoF P 6361 Bollplan och idrottsytor (och ev evenemangsytor) Riksten 2020 -10 000 -5 000 -5 000 -10 000 0 KFN 3.20 KoF P 3248 Reinvestering Tunaskolans byte konstgräs, miljövänligt 2020 -3 000 -3 000 -3 000 0 KFN 3.21 KoF P 3247 Reinvestering konstgräs Tullinge trädgårdsstadsskola 2020 -3 500 -3 500 -3 500 0 KFN 3.17 KoF B20 6xxx Ny konstgräsplan Brantbrink 2020 -15 000 -1 000 -14 000 -15 000 0

Övriga investeringar KFN 3.03 KoF Å 3060 Nämndens mindre investeringar -2 000 -2 000 -2 000 -2 000 -2 000 -2 000 -2 000 -2 000 -2 000 -2 000 -2 000 KFN 3.04 KoF P 3272 Fritidsklubben Gulan, inventarier 2018 -800 -800 KFN 3.05 KoF P 6707 Alby bibliotek, inventarier 2018 -3 300 -1 000 -2 300 -3 300 0 KFN 3.06 KoF B20 6091 Tumba bibliotek, inventarier 2018 -5 125 -3 125 -2 000 -5 125 0 KFN 3.07 KoF P 6xxx Mötesplats Hogslaby och 4H, inventarier 2018 0 -850 -850 -850 KFN 3.08 KoF P 6090 Björkhaga sporthall, inventarier och idrottsutrustning 2018 -1 500 -1 500 -1 500 0 KFN 3.09 KoF B 6051 Botkyrka Cricketanläggning, idrottsutrustning 2018 -4 000 -989 -2 011 -1 000 -4 000 0 KFN 3.10 KoF P 6086 Kultur- fritids- och idrottslokaler i Hallundaområdet, inventarier 2018 -3 300 -3 000 -300 -3 300 0 KFN 3.11 KoF P 6088 Bibliotek Tullinge, inventarier 2018 -5 200 -2 000 -3 200 -5 200 0 KFN 3.12 KoF B 6080 Fritidsklubb/fritidsgård Riksten, inventarier 2018 -1 000 -173 -27 -200 -600 -1 000 0 KFN 3.13 KoF P 6092 Sporthall Riksten, idrottsutrustning 2018 -4 000 -4000 -4 000 0 KFN 3.14 KoF B20 6071 Kärsby Sporthall, inventarier 2018 -2 000 -2 000 Summa pågående/planerade projekt -80 125 -6 901 -10 724 -28 000 -12 600 -6 650 -4 800 -5 200 -14 200 -7 900 -2 000 -2 000 -2 000 -78 175 -850

Summa pågående/planderade projekt exkl bidrag -80 125 -6 901 -10 724 -28 000 -12 600 -6 650 -4 800 -5 200 -14 200 -7 900 -2 000 -2 000 -2 000 -78 175 -850

Nya projekt Övriga fastighetsinvesteringar KFN 3.02 3xxx Utegym Brantbrinks IP -1 500 KFN 3.15 3xxx Byte konstgräs och permanent isbana Alby folkhälsopark -3 500 Summa nya projekt 0 -5 000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Summa investeringsutgifter -80 125 -6 901 -10 724 -33 000 -12 600 -6 650 -4 800 -5 200 -14 200 -7 900 -2 000 -2 000 -2 000 -78 175 -850

Fastighetsinvesteringar i teknik- och fastighetsnämnden TN 6.4 KoF B 6111 Rödstu Hage 2017 -43 000 -42 006 -2 994 -45 000 -2 000 TN 6.10 KoF B 6107 Ridanläggning Skrefsta 2018 -20 000 -3 034 -16 966 -20 000 0 KFN 3.08 KoF B 6106 Björkhaga sporthall, nyetablering 2018 -68 700 0 -2 740 -14 520 -37 745 -13 695 -68 700 0 TN 6.12 KoF B 6105 Botkyrka Cricketanläggning 2018 -8 000 -3 187 -4 813 -8 000 0 KFN 3.16 KoF Botkyrka Cricketanläggning återuppbyggnad -8 000 -8 000 KFN 3.06 KoF B20 6xxx Tumba bibliotek 2018 -12 000 -10 000 -2 000 -12 000 0 KFN 3.04 KoF P 6263 Fritidsklubben Gulan 2018 -10 046 -500 -9 546 -10 046 0 KFN 3.13 KoF P 6087 Sporthall och idrottsytor Riksten 2018 -77 000 -3 000 -36 000 -38 000 -77 000 0 KFN 3.12 KoF P 6265 Ny fritidsklubb/fritidsgård Riksten 2018 -14 400 -1 900 -7 500 -5 000 -14 400 0 KFN 3.10 KoF P 6086 Kultur- fritids- och idrottslokaler i Hallundaområdet 2018 -113 000 -2 000 -6 000 -36 000 -39 000 -30 000 -113 000 0 KFN 3.14 KoF B 6071 Upprustning Kärsby sporthall 2019 -23 400 -769 -20 631 -2 000 -23 400 0 KFN 3.29 KoF B20 6xxx Utökad besöksparkering Brantbrink 2020 -7 000 -3 000 -4 000 -7 000 0 Kultur- och fritidsnämnden

Specifikation utifrån preliminära budgetramar

Utfall Budget Prel. Budget Plan (tkr) 2019 2020 2021 2022 2023 2024

-257 119 -262 550 -273 376 -275 034 -276 508 Kostnader -276 280 -278 541 -284 465 -294 795 -297 968 -299 970 Intäkter 29 451 21 422 21 915 22 419 22 934 23 462 Netto -246 829 -257 119 -262 550 -272 376 -275 034 -276 508

Specifikation intäkter*

(tkr) 2020 2021 2022 2023 2024

21 422 21 915 22 419 22 934 23 462 Lokalbokningen 5 238 5 320 5 442 5 568 5 696 5 827 Intäkter Bad och Rackethallen 8 954 9 325 9 539 9 759 9 983 10 213 Externa bidrag 6 381 0 0 0 0 0 Avgifter kulturskolan 4 575 4 178 4 274 4 372 4 473 4 576 Intäkter Hacksjön 1 503 1 607 1 644 1 682 1 720 1 760 Investeringsbidrag 174 0 0 0 0 0 Övriga intäkter 2 626 992 1 015 1 038 1 062 1 086 Netto 29 451 21 422 21 915 22 419 22 934 23 462

* = Gör gruppering av intäkterna Kultur- och fritidsnämnden - statsbidrag och övriga bidrag

Statsbidrag som fördelas generellt till kommunerna - ingen ansökan Kommunal kostnad kopplad till bidraget (tkr) Ansöks Utfall Utfall (tkr) från 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2019 2020 2021 2022 2023 2024

Statsbidrag

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Statsbidrag som ansökts tidigare och faller ut kommande år Kommunal kostnad kopplad till bidraget (tkr) Utfall Utfall (tkr) 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2019 2020 2021 2022 2023 2024

Statsbidrag Utvecklingsbidrag till Kulturskolor Kulturrådet 1 309 000 Stärkta bibliotek 2018 1 500 000 Stärkta bibliotek 2019 2 100 000 Stärkta bibliotek 2020 ansökt 3 700 000 belopp Läs- och litteraturfrämjande 100 000 insatser, litteratur genom drama, beviljat Läsfrämjande - Garanterat bra 50 000 böcker (Shared reading), beviljat Läs- och litteraturfrämjande 158 500 insatser, Folkbildningsdag på flera språk, sökt belopp Litteraturstöd KUR, KOF:s del 189 000 1 689 000 7 417 500 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Statsbidrag som nämnden kan/ har för avsikt att ansöka Kommunal kostnad kopplad till bidraget (tkr) Utfall Utfall (tkr) 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2019 2020 2021 2022 2023 2024

Statsbidrag Kulturkontaktnord (preliminärt) 0 70 70 Kulturrrådet (preliminärt) 50 50 Allmänna Arvsfonden (preliminärt) 200 200

0 0 320 320 0 0 0 0 0 0 0 0

Övriga bidrag (t ex EU-bidrag) Kommunal kostnad kopplad till bidraget (tkr) Utfall Utfall (tkr) 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2019 2020 2021 2022 2023 2024

Bidrag Tillgänglighetsanpassning Rödstu Arvsfonden 0 4 500 000 Hage IP Utveckling Rödstu Hage IP Riksidrottsförbu 0 2 000 000 ndet

0 6 500 000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Kultur- och fritidsnämnden Preliminära budgetar 2021 - 2024

(tkr) 2020 2021 2022 2023 2024

Ingående budget -257 119 -257 119 -262 550 -273 376 -275 034

Volymförändringar

Löne- och prisuppräkning -6 492 -6 552 -6 982 -7 169

Övriga prioriteringar Lokaler för fritidsklubben Gulan -811

Ökad drift för nytt bibliotek i Tullinge -5 350

Björkhaga sporthall, nyetablering -4 495

Ökade driftkostnader i samband med investering i kultur-, fritids- och idrottslokaler i -4 818 Hallundaskolan

Mötesplats Hogslaby och 4H x x

Alby bibliotek - kapitalkostnader som följd av -430 investering i inventarier och utrustning.

Effektiviseringsåtgärder 5 720 6 223 5 595 5 695

Effektivisering central administration 159 159 159

Summa Justeringar 0 -5 431 -10 826 -1 658 -1 474

Preliminära budgetramar 2021-2024 -257 119 -262 550 -273 376 -275 034 -276 508

Nämndens förslag till justeringar 2020 2021 2022 2023 2024 Mötesplats Hogslaby och 4H (uppdaterade -570 -1 760 siffror) Överföring Fritidsbanken till KFN från SN -545

Följande poster önskas senareläggas: Lokaler för fritidsklubben Gulan 811 -811 Ökad drift för nytt bibliotek i Tullinge 5 350 -5 350 Björkhaga sporthall, nyetablering 4 495 -4 495 Ökade driftkostnader i samband med investering i kultur-, fritids- och idrottslokaler i 4 818 -4 818 Hallundaskolan

Summa föreslagna justeringar 4 273 10 656 -5 065 -12 739 Underlag till investeringsprojekt 1 [4]

Kultur och fritidsförvaltningen 2020-06-01 KFN 3.01

Nämnd: Kultur och fritidsnämnden Projektets namn: Fittja äng upprustning strandbad och idrott (byte konstgräs Fittja) Handläggare: Johan Walther Bilagenummer: KFN 3.01

Underlag till investeringsprojekt

Beskrivning av projektet: Stora delar av projektet är färdigställda, men upprustning av strandbadet kvarstår för vilket medel föreslås skjutas fram till 2022.

Konstgräsplan med fossilfri fyllning och upprustad fotbollsarena invigdes våren 2019. I samband med byte av konstgräs uppdaterades även utrustning till fotbollsplanen i form av avbytarbås, målburar, komplettering av läktare, samt reparation av belysning och staket. Allt för att skapa en trevlig och välkomnande miljö för såväl idrottsutövare som publik.

Utegym på Fittja äng anlades under hösten 2019.

Fördjupade studier av vattenkvalitén på platsen för det tänkta utebadet har genomförts. Resultatet visar att vattenkvalitet i normala fall är tjänlig, men blir sämre vid riklig nederbörd då dagvattenutsläpp sker på flera punkter nära det planerade badet. Det planerade dagvattenprojektet som samhällsbyggnadsförvaltningen arbetar med skulle säkra att vattenkvaliteten i Fittjaviken blir stabilt god, därför föreslås investeringen i utebadet skjutas i tid för att sammanfalla med dagvattenprojektet. Med detta önskar förvaltningen flytta fram 2,1 mkr, som avsatts för utebadet i projektet, till 2022.

Motivering till projektet: Motivering till utveckling av projektet är att Fittja äng och ytor kring sporthallsområdet idag är ett område som används begränsat. Detta främst beroende på att utbudet av aktiviteter och sittplatser är begränsat samt känsla av trygghet är låg. Konstgräset används av föreningsliv samt för spontanspel, basketplanen är nyttjad i ganska liten grad och den stora ängen används mest soliga dagar. Potentialen i området är dock betydande och behovet av att utveckla detta till en positiv och trygg mötesplats stort. Ohälsotalen i området är höga och insatser för att främja bättre folkhälsa är ett behov. Upprustningen av strandbadet ökar möjligheterna till organiserad simundervisning från det närliggande badhuset och kan öka såväl simkunnighet som folkhälsa för boende i området. Genom detta projekt vill vi öka attraktivitet, tillgängligheten och tryggheten till Fittja äng, därigenom är det också ett jämställdhetsprojekt. Sveriges första folkhälsopark invigdes i Alby 2015 och har fallit Underlag till investeringsprojekt 2 [4]

Kultur och fritidsförvaltningen 2020-06-01 KFN 3.01 väl ut med att lyckas locka målgruppen tjejer/kvinnor samt öka känslan av delaktighet hos invånarna i området.

Investeringskalkyl Investeringsutgifter och kostnader redovisas med minustecken (-).

År Månad Beräknad verksamhetsstart 2022 05

Specificerad investeringskalkyl för byggprojekt redovisas i bilaga (Excel)

Ekonomiska effekter:

Komponentavskrivningar Komponenter År Belopp (tkr) Byte av konstgräs (klart) 10 -5 300 Nybyggnation utegym (klart) -1 000 Upprustning strandbad -2 100

Summa -8 400

Internränta

Summa

Kostnader som ingår i internhyran (Teknisk nämnd och verksamhetsnämnd) Lokalkostnad/ internhyra Delårseffekt Helårseffekt (tkr) (tkr) Kapitalkostnader ( Komponentavskrivningar + internränta) Övriga kostnader som ingår i internhyran Driftmedia Städkostnader (återvinning -100 granulat mm) Summa lokalkostnader (-) -100

Avgifter/ ersättning* (se ovan) 250 492 Underlag till investeringsprojekt 3 [4]

Kultur och fritidsförvaltningen 2020-06-01 KFN 3.01

Summa intäkter 492

Summa lokalkostnader 250 492

Driftkostnader för verksamheten (Verksamhetsnämnd) Driftkostnader för Delårseffekt Helårseffekt verksamheten (tkr) (tkr) Personalkostnader Kapitalkostnader -500 -984 Lokalkostnad/ Internhyra (se -100 ovan) Övrig drift -10 -30 Summa kostnader -510 -1 114

Summa intäkter

Summa nettokostnader -260 -622

Avdrag vid investering i befintlig verksamhetslokal

Avdrag Delårseffekt Helårseffekt (tkr) (tkr) Nuvarande internhyra (+) Ny internhyra (-) Justering mediakostnader(+)

Summa ökning internhyra

Avdrag för den del av om-/nybyggnation av befintlig verksamhetslokal som avser volymökning

Kapacitetsökning/ Delårseffekt Helårseffekt Volymökning (tkr) (tkr) Volym; antal *) Avdrag tkr (+) (ersättning utifrån resursfördelnings- modellen) *) tex antal fler förskolebarn, elever.

Kan driftkostnader finansieras inom befintlig preliminär budgetram? Ange (x) Ja Nej Delvis Lokalkostnad/internhyra X Övriga verksamhetskostnader X Underlag till investeringsprojekt 4 [4]

Kultur och fritidsförvaltningen 2020-06-01 KFN 3.01

Om nej eller delvis – Hur mycket finansieras inte inom befintlig budgetram?

Delårseffekt Helårseffekt (tkr)* (tkr)* Förslag till justering utöver -260 -622 budgetram *) Belopp skrivs in i sammanställningen preliminära budgetramar 2018-2021 – Förslag till ytterligare justeringar…

Motivering varför justeringen inte kan finansieras inom befintlig budgetram eller inom justering av volymförändringar (resursfördelningsmodellen)

Det som kvarstår i projektet avser investering i strandbad, för vilket det inte finns någon befintlig driftbudget. Det finns inget utrymme inom ordinarie budget att omfördela medel för att kostnadstäcka detta. Kultur och fritidsnämnden har heller inte fått någon volymkompensation i kommande års rambudget. Om driftmedel inte tillförs kommer nämnden troligen inte att kunna genomföra den kvarvarande delen av projektet.

Konsekvenser om nämnden inte medges medel för investeringsprojektet: Strandbadet kommer att vara fortsatt stängt för allmänheten och möjligheterna till att öka simkunnigheten och erbjuda en god fritid för boende i området kommer inte att öka. Platsen uppfyller då inte sin fulla potential som tillgänglig och attraktiv mötesplats. Hänvisning får istället göras till kommunens övriga utomhusbad. Underlag till investeringsprojekt 1 [3] Kultur och fritidsförvaltningen 2020-04-29 KFN 3.02

Underlag till investeringsprojekt Nämnd: Kultur- och fritidsnämnden Projektets namn: Utegym Brantbrinks IP Handläggare: Johan Walther Bilagenummer: KFN 3.02

Beskrivning Nybyggnation av modernt och tillgänglighetsanpassat utegym på Brantbrinks IP. Utegymmet ska ha miljövänliga materialval som samspelar med omgivningen, tydlig skyltning, belysning, viloplatser och utrustning för att fungera för breda målgrupper. Placering av det nya utegymmet stärker entré till spårsystem och friluftsliv, vilket blir möjligt i samband med planärende för uppförande av en tredje konstgräsplan på idrottsplatsen.

Motivering Brantbrinks IP är en av kommunens mest välbesökta idrottsanläggningar, med ett rikt föreningsliv och många motionärer som använder spårsystem och friluftsliv. Det befintliga mindre utegymmet på idrottsplatsen var det första som byggdes i kommunen (2010). Utrustningen är omodern, sliten och får inte godkänt i säkerhetsbesiktningen. Det är inte ekonomiskt försvarbart att laga och renovera utrustningen då det blir dyrare än att köpa nytt. Det saknas fallskyddsunderlag, belysning, skyltning, viloplatser och den nuvarande placeringen bakom orienteringens klubbstuga upplevs som otillgänglig både för personer med funktionsnedsättning och övriga grupper. Tullinge har idag endast ett utegym på Lida friluftsgård, utöver det som finns på Brantbrink.

Konsekvensbeskrivning Om nytt utegym inte byggs saknar en av kommunens mest välbesökta idrottsplatser ett modernt och tillgängligt utegym. Stadsdelen Tullinge har fortsatt endast ett välfungerande utegym, på Lida friluftsgård. I förlängningen blir det negativa effekter för folkhälsan, att behovet av utegym för motion är stort har blivit extra tydligt under coronakrisens restriktioner.

Ekonomi (inklusive tidplan)

KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Besök Munkhättevägen 45 · Kontaktcenter 08-530 610 00 Org.nr 212000-2882 · Bankgiro 624-1061 · Webb www.botkyrka.se BOTKYRKA KOMMUN 2 [3] Kultur & Fritidsförvaltningen 2020-04-29 3b

Tider Prel driftsättningsdatum (år) 2021 Prel driftsättningsdatum (mån) 6

Projektekonomi (tkr) Projektutgift -1 500 Investeringsbidrag 0 Tidigare budget 0 Tilläggsbudget 0

Justering av driftsättningsdatum Datum vid uppdatering 2020-04-29 Driftsättningsdatum (år) 2021 Driftsättningsdatum (mån) 10

Resultaträkning övriga investeringar, tkr 2021 2022 Avskrivningar -29 -59 Räntekostnader -13 -23 Driftkostnader 0 0 SUMMA -42 -82

Övriga kostnader i samband med investeringen

Övriga kostnader i samband med investeringen Belopp tkr Rivning 0 Sanering 0 Nedskrivning (återstående bokfört värde) 0 0 0 Summa 0

Andra investeringar till följd av projektet Andra ekonomiska konsekvenser BOTKYRKA KOMMUN 3 [3] Kultur & Fritidsförvaltningen 2020-04-29 3b

Övriga ekonomiska konsekvenser Avdrag vid investering i befintlig verksamhetslokal 0

Avdrag del av om-/nybyggnation av befintlig verksamhetslokal som avser Delårseffekt Helårseffekt Antal Tkr

Riskbedömning Finns inga särskilda risker att ta med i bedömningen.

Organisation Underlag till investeringsprojekt 1 [2]

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-06-01 KFN 3.03

Underlag till investeringsprojekt Nämnd: Kultur- och fritidsnämnden Projektets namn: Nämndens mindre investeringar Handläggare: Ann-Christine Lundberg Bilagenummer: KFN 3.03

Beskrivning Kultur- och fritidsnämnden har sedan ett antal år en egen investeringspott till förfogande som ökade från 1,5 mkr till 2,0 mkr 2018 och som sedan dess har legat på den nivån.

Medlen för nämndens mindre investeringar används bland annat till mindre anpassningar av lokaler, inköp av inventarier, e-utvecklingsprojekt, utegym, energibesparing och digital infrastruktur samt införande av olika kostnadseffektiva lösningar.

Motivering Med en egen investeringspott till förfogande förenklas hanteringen av mindre anpassningar och inköp samt energibesparande åtgärder och digital infrastruktur.

Konsekvensbeskrivning Om medel inte beviljas minimeras förvaltningens handlingsutrymme till löpande mindre investeringar och hanteringen försvåras utifrån beskrivning och motivering ovan.

Ekonomi (inklusive tidplan) Tider Prel driftsättningsdatum (år) 2021 Prel driftsättningsdatum (mån) 9

Projektekonomi (tkr) Projektutgift -2 000 Investeringsbidrag 0 Tidigare budget 0 Tilläggsbudget 0

KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Besök Munkhättevägen 45 · Kontaktcenter 08-530 610 00 Mobil 070-234 84 68 · E-post [email protected] Org.nr 212000-2882 · Bankgiro 624-1061 · Fax 08-530 616 66 · Webb www.botkyrka.se BOTKYRKA KOMMUN 2 [2] Kultur och fritidsförvaltningen

Justering av driftsättningsdatum

Datum vid uppdatering 2019-06-28 2020-06-01 Driftsättningsdatum (år) 2020 2021 Driftsättningsdatum (mån) 9 9

Resultaträkning övriga investeringar, tkr 2021 2022 Avskrivningar -50 -200 Räntekostnader -9 -30 Driftkostnader 0 0 SUMMA -59 -230

Övriga kostnader i samband med investeringen

Övriga kostnader i samband med investeringen Belopp (tkr) Rivning 0 Sanering 0 Nedskrivning (återstående bokfört värde) 0 Markinköp 0 Inhyrning evakueringslokal 0 0 0

Andra investeringar till följd av projektet

Andra ekonomiska konsekvenser Övriga ekonomiska konsekvenser Avdrag vid investering i befintlig verksamhetslokal 0

Avdrag del av om-/nybyggnation av befintlig verksamhetslokal som avser Delårseffekt Helårseffekt Antal Tkr

Riskbedömning Se konsekvensbeskrivning. Underlag till investeringsprojekt 1 [4]

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-19 KFN 3.04

Underlag till investeringsprojekt Nämnd: Kultur- och fritidsnämnden Projektets namn: Fritidsklubben Gulan, inventarier Handläggare: Ida Burén Bilagenummer: KFN 3.04

Beskrivning Fritidsklubben Gulan bedrivs i dagsläget i lokaler i Hammerstaskolan. Lokalerna är inte ändamålsenliga och skolan har stora problem att upplåta större ytor av utrymmesskäl. Stundtals måste fritidsklubben förlägga verksamheten utomhus oavsett årstid och väder.

Kultur-och fritidsförvaltningen inväntar utbildningsförvaltningens planer på omläggning av skolstrukturen i Hallunda och Norsborg innan det är möjligt att planera för en investering i en ny permanent lokal för Gulan. Hammerstaskolan kommer troligtvis fortsatt vara en skola för årskurs F-9. Nuvarande lokal kommer inte att räcka till kapacitetsmässigt på sikt och en investering i en permanent lokal för fritidsklubben Gulan behöver påbörjas 2023.

Motivering Fritidsklubbsverksamheten har sedan många år tillbaka bedrivits av Botkyrka Vi Unga i lokaler i Hammerstaskolan. De lokaler som tidigare använts för fritidsklubben är de skyddsrum som ligger i direkt anslutning under skolan. 2014 fattades beslut om att stänga verksamheten i de befintliga lokalerna då de efter utredning dömts ut av hälso-, arbetsmiljö- och säkerhetsskäl. Fritidsklubbsverksamheten flyttade då in i skolans klassrum. Under 2016 försvårades skolans situation och av utrymmesskäl fick fritidsklubben som en nödlösning bedrivas i ett kapprum vilket varken uppfyller fritidsklubbens behov eller fungerat särskilt väl för skolan. Under 2018 har en mer dräglig lösning tagits fram i Hammerstaskolan som innebär viss anpassning av befintliga lokaler där Gulan beräknas kunna bedriva sin verksamhet fr.o.m. augusti 2018. Denna lösning ger Gulan ett eget utrymme men ses fortfarande som tillfällig då lokalen, trots anpassningarna, inte uppfyller kraven för att kunna bedriva en god och kvalitativ fritidsklubbsverksamhet. Dels är ytan väldigt liten, det saknas RWC, kontor för personal och egen ingång till verksamheten. Detta är dock en bättre situation än fritidsklubben har haft de senaste åren och verksamheten bedöms kunna bedrivas här under en fortsatt övergångsperiod. En ny lokal med bättre förutsättningar är dock ett fortsatt stort behov.

KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Besök Munkhättevägen 49 · Kontaktcenter 08-530 610 00 E-post [email protected] Org.nr 212000-2882 · Bankgiro 624-1061 · Webb www.botkyrka.se BOTKYRKA KOMMUN 2 [4] Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-06-18 KFN 3.04

Osäkra faktorer att ta med i planeringen framåt är dels om högstadieverksamheten flyttar ut, vilket eventuellt kan innebära att befintliga ytor frigörs och kan tas i anspråk och anpassas för fritidsklubbsverksamheten. Det bör även tas i beaktande att skolans lokaler kan behöva användas för att ta emot elever från andra skolor under en evakueringsperiod då nya Borgskolan byggs. En nybyggnation för Gulan föreslås därför flyttas fram då den måste planeras utifrån dessa omständigheter. Om en förändring skulle resultera i att Hammerstaskolans mellanstadieverksamhet läggs ner eller flyttas finns inget elevunderlag för att bedriva fritidsklubb i anslutning till skolan. Förvaltningen avvaktar alltså utbildningsförvaltningens utredning och beslut avseende skolstrukturen i Hallunda och Norsborg.

I dialog med tekniska förvaltningen har nybyggnation föreslagits och kostnader är beräknade därefter. Det finns ingen anvisad mark för detta. Förvaltningen bedriver verksamheten inom skolans lokaler till dess att beslut är fattat för framtida utveckling.

Konsekvensbeskrivning Lämpliga och ändamålsenliga lokaler är en förutsättning för att verksamheten ska kunna ta emot alla de besökare som har rätt till fritidsklubbsverksamhet samt för att nå uppsatta mål och bedriva en kvalitativ verksamhet.

Ekonomi (inklusive tidplan)

Fastighet Övrig Tider Prel driftsättningsdatum (år) 2022 Prel driftsättningsdatum (mån) 2

Projektekonomi (tkr) Projektutgift -10 046 -800 Investeringsbidrag 0 0 Tidigare budget 0 0 Tilläggsbudget 0 0 BOTKYRKA KOMMUN 3 [4] Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-06-18 KFN 3.04

Justering av driftsättningsdatum Datum vid uppdatering 2019-06-28 2020-06-18 Driftsättningsdatum (år) 2022 2024 Driftsättningsdatum (mån) 2 2

Resultaträkning fastighetsinvestering, tkr 2022 2023 Avskrivningar -250 -299 Räntekostnader -145 -169 Fastighetskostnader -138 -169 SUMMA -532 -637

Resultaträkning övriga investeringar, tkr 2022 2023 Avskrivningar -67 -80 Räntekostnader -11 -12 Driftkostnader -75 -92 SUMMA -153 -184

Övriga kostnader i samband med investeringen

Övriga kostnader i samband med investeringen Belopp (tkr) Rivning 0 Sanering 0 Nedskrivning (återstående bokfört värde) 0 Markinköp 0 Inhyrning evakueringslokal 0 0 0

Andra investeringar till följd av projektet

Andra ekonomiska konsekvenser BOTKYRKA KOMMUN 4 [4] Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-06-18 KFN 3.04

Övriga ekonomiska konsekvenser Avdrag vid investering i befintlig verksamhetslokal 0

Avdrag del av om-/nybyggnation av befintlig verksamhetslokal som avser Delårseffekt Helårseffekt Antal Tkr

Riskbedömning

Organisation Underlag till investeringsprojekt 1 [3]

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-06-01 KFN 3.05

Underlag till investeringsprojekt Nämnd: Kultur- och fritidsnämnden Projektets namn: Alby bibliotek, inventarier Handläggare: Marie Johansen Bilagenummer: KFN 3.05

Beskrivning Alby bibliotek ligger idag undanskymt placerat bakom Alby centrum. Det är kommunens minsta bibliotekslokaler i förhållande till antalet invånare i stadsdelen och de är underdimensionerade utifrån befolkningsunderlaget. I ett växande Alby är behoven av en utvidgad biblioteksverksamhet stora. Med ett nytt bibliotek i Alby centrum blir det i högre grad en träffpunkt för stadsdelen och bidrar positivt till stadsutvecklingen.

Kultur‐ och fritidsförvaltningen för dialog med Botkyrkabyggen AB kring en omlokalisering av Alby bibliotek till nybyggda lokaler centralt på Alby torg. Den kommersiella förvaltaren av Alby centrum har tagit fram en rapport som tar ett helhetsgrepp kring befintligt och framtida fastighetsbestånd i centrum. Planen för utveckling av centrum beaktar de framtida biblioteksbehoven och är förankrad i styrelsen. Planen föreslår placering av ett nytt bibliotek i Torghuset, ett nytt hus som ska byggas. Projektet är en del i arbetet att skapa ett mer attraktivt och tryggt centrum. Det är oklart när Torghuset kan byggas eftersom det pågår en rad infrastrukturprojekt som påverkar platsen. Nu utreds den närliggande brons framtid och huruvida det kommer att behövas en detaljplaneändring för att få de planerade Torghusen till stånd.

Botkyrkabyggen har tidigare siktat på att erbjuda en kostnadsneutral lösning där kvadratmeterpriset sänks betydligt för att möjliggöra större ytor för biblioteket, men om så blir fallet är nu oklart. Vidare ämnar förvaltningen återanvända befintlig inredning i största möjliga mån. Dock tillkommer trots det vissa ytterligare investeringskostnader i form av anpassningar till nya lokaler och troligen ökade ytor.

Motivering Alby bibliotek är det till både yta och verksamhet det minsta biblioteket i kommunen i förhållande till folkmängd. I ett växande Alby är behoven av en växande biblioteksverksamhet stora. Det finns därtill ett stort behov av större, bättre funktionsanpassade miljöer för biblioteksverksamheten i Alby. En flytt av Alby bibliotek skulle gynna hela utvecklingen av Alby centrum.

Konsekvensbeskrivning Behoven av en ny placering av ett större och mer ändamålsenligt Alby bibliotek har beskrivits ovan och kan sammanfattas tillgänglighet för en ökande befolkning. Biblioteken ska bidra till att uppnå kommunens politiskt ställda mål som handlar om Botkyrkabornas möjlighet till medskapande och delaktighet i det demokratiska samhället, möjliggöra livslångt lärande liksom en meningsfull fritid. I förlängningen skapas så en god och trygg livsmiljö för invånarna.

KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Besök Munkhättevägen 49 · Kontaktcenter 08-530 610 00 E-post [email protected] Org.nr 212000-2882 · Bankgiro 624-1061 · Webb www.botkyrka.se BOTKYRKA KOMMUN 2 [3] Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-06-01 KFN 3.05

Om biblioteket ligger kvar på nuvarande plats i befintliga lokaler kommer många nyinflyttade Albybor inte att hitta till det, och följaktligen heller inte att göra det till sitt bibliotek. Potentialen i utökade och moderniserade lokaler kan inte utforskas, och de uppställda målen nås inte.

Ekonomi (inklusive tidplan) Tider Prel driftsättningsdatum (år) 2023 Prel driftsättningsdatum (mån) 11

Projektekonomi (tkr) Projektutgift -3 300 Investeringsbidrag 0 Tidigare budget 0 Tilläggsbudget 0

Justering av driftsättningsdatum

Datum vid uppdatering 2019-06-28 Driftsättningsdatum (år) 2023 Driftsättningsdatum (mån) 11

Resultaträkning övriga investeringar, tkr 2023 2024 Avskrivningar -28 -330 Räntekostnader -5 -50 Driftkostnader 0 0 SUMMA -32 -380

Utöver ovan redovisade kostnader tillkommer kostnad för en högre hyra för den framtida nya lokalen. Dock saknas i nuläget en siffra för den högre hyran. Förvaltningen kommer att ha en fortsatt dialog med Botkyrka Byggen för att få en beräknad hyra i samband med att hyresavtalet för de nya lokalerna tas fram. BOTKYRKA KOMMUN 3 [3] Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-06-01 KFN 3.05

Övriga kostnader i samband med investeringen

Övriga kostnader i samband med investeringen Belopp (tkr) Rivning 0 Sanering 0 Nedskrivning (återstående bokfört värde) 0 Markinköp 0 Inhyrning evakueringslokal 0 0 0 Andra investeringar till följd av projektet

Andra ekonomiska konsekvenser Övriga ekonomiska konsekvenser Avdrag vid investering i befintlig verksamhetslokal 0

Avdrag del av om-/nybyggnation av befintlig verksamhetslokal som avser Delårseffekt Helårseffekt Antal Tkr

Riskbedömning

Organisation Underlag till investeringsprojekt 1 [4]

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-06-01 KFN 3.06

Underlag till investeringsprojekt Nämnd: Kultur- och fritidsnämnden Projektets namn: Tumba bibliotek Handläggare: Marie Johansen Bilagenummer: KFN 3.06

Beskrivning Detta projekt har i enlighet med tidigare beslut och avsatta investeringsmedel påbörjats under 2020 och beräknas att färdigställas 2021.

Botkyrka kommun har tidigare skrivit avtal med centrumägaren Citycon om att hyra nya och större lokaler för Tumba bibliotek i utbyggnaden av Tumba centrum. För Tumba bibliotek handlar omlokalisering om att få verka i lokaler som med nödvändiga moderniseringar passar bibliotekets behov bättre, och skapar ökad tillgänglighet för befintliga och nya besökare, som annars inte hittar till biblioteket. Det senare genom att vara synlig både från utsidan av och inne i centrum. I planen ingår även fortsatt samlokalisering med Botkyrka Konsthalls Xetmuseum samt ateljé för bildpedagogisk verksamhet. Vidare samlokaliseras Fritidsbanken med biblioteket och förutsättningarna för en samlokalisering även med Medborgarkontoret utreds. Allt för att möjliggöra ökad service till medborgarna och samtidigt öka lokaleffektiviteten.

Citycons investeringsbeslut avseende en ny centrumbyggnad har skjutits fram på obestämd tid och det tidigare hyresavtalet kopplat till den byggnationen har upphört att gälla. Kultur- och fritidsförvaltningen har tillsammans med fastighetsförvaltningen och Citycon förhandlat fram en ny lösning där befintliga bibliotekslokaler i Tumba omdisponeras och moderniseras samt att intilliggande lokal (fd. Botkyrka konsthall och fd. kontorslokaler för Botkyrkabyggen) integreras i biblioteket som en ny och modern enhet. Tidigare lokal för konsthall behöver kompletteras invändigt med exempelvis innerväggar, golvbeläggning, innertak, eldragningar med mera anpassade till biblioteksverksamhet. En anpassning av de tidigare kontorslokalerna kommer också att ske.

Ovan investering i utökade bibliotekslokaler görs av centrumägaren som sedan nämnden hyr.

Motivering För Tumba bibliotek handlar en utökning till nya lokaler i Tumba centrum framförallt om att verka i nya större och moderniserade lokaler som passar bibliotekets och biblioteksbesökarnas behov bättre, med ökad tillgänglighet för

befintliga och nya besökare som annars inte hittar till biblioteket, genom att finnas synliga både från utsidan och inifrån centrum.

Konsekvensbeskrivning Behoven av en ny placering av ett större och mer ändamålsenligt Tumba bibliotek har beskrivits ovan och kan sammanfattas tillgänglighet för en ökande befolkning. Biblioteken ska bidra till att uppnå kommunens politiskt ställda mål som handlar om Botkyrkabornas möjlighet till medskapande och delaktighet i det demokratiska samhället, möjliggöra livslångt lärande liksom en meningsfull fritid. I förlängningen skapas så en god och trygg livsmiljö för invånarna.

Projektet pågår.

Ekonomi (inklusive tidplan)

Projekt Totalbudget (tkr) Inredning av lokal -12 000 Inventarier och utrustning -5 125

Justering av driftsättningsdatum Datum vid uppdatering 2019-06-26 2020-06-01 Driftsättningsdatum (år) 2020 2021 Driftsättningsdatum (mån) 6 3 BOTKYRKA KOMMUN 3 [4] Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-06-01 KFN 3.06

Driftskostnader för verksamheten Kultur och fritidsnämnden har kompenserats för de driftkostnader som tillkommer i samband med 2020 års rambudget.

Resultaträkning fastighetsinvestering, tkr 2022 2023 Avskrivningar -667 -4 000 Räntekostnader -35 -166 Fastighetskostnader 0 0 SUMMA -701 -4 166

Resultaträkning övriga investeringar, tkr 2022 2023 Avskrivningar -285 -1 708 Räntekostnader -15 -71 Driftkostnader 0 0 SUMMA -299 -1 779

Övriga kostnader i samband med investeringen

Övriga kostnader i samband med investeringen Belopp (tkr) Rivning 0 Sanering 0 Nedskrivning (återstående bokfört värde) 0 Markinköp 0 Inhyrning evakueringslokal 0 0 0

Andra investeringar till följd av projektet

Andra ekonomiska konsekvenser BOTKYRKA KOMMUN 4 [4] Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-06-01 KFN 3.06

Övriga ekonomiska konsekvenser Avdrag vid investering i befintlig verksamhetslokal 0

Avdrag del av om-/nybyggnation av befintlig verksamhetslokal som avser Delårseffekt Helårseffekt Antal Tkr

Riskbedömning

Organisation Underlag till investeringsprojekt 1 [4]

Kultur och fritidsförvaltningen 2020-06-01 KFN 3.07

Underlag till investeringsprojekt Nämnd: Kultur- och fritidsnämnden Projektets namn: Mötesplats Hogslaby och 4 H Gård, inventarier Handläggare: Åsa Anderljung Bilagenummer: KFN 3.07

Beskrivning Hågelby 4H-gård och järnåldersbyn Hogslaby är i stort behov av nya inomhuslokaler. Båda verksamheterna har nerslitna, icke funktionella och icke tillgänglighetsanpassade lokaler. Verksamheterna har inväntat kommunens större planer för Hågelbyparkens framtid under en längre tid.

Investeringsprojektet för nya inomhuslokaler i vilka de båda verksamheterna kan samlokaliseras, görs av Upplev Botkyrka AB och inkluderas i Vision Hågelby. Kultur- och fritidsnämndens investeringsprojekt avser medel för inventarier.

Motivering I de samlokaliserade inomhuslokalerna kommer 4H och järnåldersbyn Hogslaby bedriva sina pedagogiska verksamheter. De nya lokalerna ska utgå från de mått och standard som husföretag har för två förskoleavdelningar men med en utformning av fasader, fönster och tak som anpassas till den kulturhistoriska platsen.

Inventarier som behöver införskaffas är bord, stolar och hyllor för de två större samlingsrum där den pedagogiska verksamheten bedrivs, anpassad för att kunna omhänderta skolklasser och fritidsverksamhet. I lokalen finns även kapprum som skall utrustas med skoställ och avklädningsbänkar. Samt inventarier för gemensamt kontor och personalutrymmen.

Konsekvensbeskrivning Inventarierna är nödvändiga för att kunna bedriva verksamhet i lokalerna. BOTKYRKA KOMMUN 2 [4] Kultur och fritidsförvaltningen 2020-06-01 KFN 3.07

Ekonomi (inklusive tidplan)

Tider Prel driftsättningsdatum (år) 2023 Prel driftsättningsdatum (mån) 9

Projektekonomi (tkr) Projektutgift -850 Investeringsbidrag 0 Tidigare budget 0 Tilläggsbudget 0

Justering av driftsättningsdatum Datum vid uppdatering Driftsättningsdatum (år)

Resultaträkning övriga investeringar, tkr 2023 2024 Avskrivningar -21 -85 Räntekostnader -4 -14 Driftkostnader -547 -2 230 SUMMA -571 -2 329

I ovan driftskostnader ingår lokalhyra 1,211 miljoner kronor (beräknad av teknik och fastighetsförvaltningen på 400 kvm nybyggnation.) Den faktiska framtida hyresnivån för kultur- och fritidsförvaltningen kommer att bero på det slutgiltiga hyresavtalet med UBAB. BOTKYRKA KOMMUN 3 [4] Kultur och fritidsförvaltningen 2020-06-01 KFN 3.07

Övriga kostnader i samband med investeringen

Andra investeringar till följd av projektet Det stora investeringsprojektet avseende lokaler läggs fram av Upplev Botkyrka AB och inkluderas i Vision Hågelby.

Andra ekonomiska konsekvenser

Under förutsättning att bygginvesteringsprojektet av nya lokaler genomförs av Upplev Botkyrka AB vill kultur- och fritidsnämnden hyra dessa lokaler. Detta kommer att medföra en betydligt högre hyra och driftkostnader än vad som finns i befintlig budgetram. Driftkompensation är därför nödvändig för att kultur- och fritidsnämnden ska kunna ta lokalerna i anspråk.

Riskbedömning Inventarierna är nödvändiga för att kunna bedriva verksamhet i lokalerna.

Organisation Ärendet har en viss komplexitet då organisatoriskt ligger under flera förvaltningar och det kommunala bolaget Upplev Botkyrka AB. Bolaget kommer äska medel för investeringen som avser den nya verksamhetslokalen och Kultur och fritidsförvaltningen kommer att hyra dessa nya lokaler samt ansvara för inventarier och verksamhetsdrift. BOTKYRKA KOMMUN 4 [4] Kultur och fritidsförvaltningen 2020-06-01 KFN 3.07

Underlag till investeringsprojekt 1 [4]

2020-06-01 KFN 3.08

Nämnd: Kultur och fritidsnämnden Projektets namn: Björkhaga sporthall, inventarier och idrottsutrustning Handläggare: Johan Walther

Underlag till investeringsprojekt

Beskrivning av projektet: Inventarier till nybyggd fullstor sporthall med plats för 300 åskådare på en fast läktare samt serveringsdel. Sporthallen ska kunna delas i tre enheter med ridåvägg för skolans verksamhet samt linjeras för handboll, futsal, basket och innebandy.

Sporthallsprojektet är beslutat i kommunfullmäktige och medel för detta överförda till tekniska förvaltningen. Sporthallen kan inte börja byggas förrän matsalen (hus C) är riven. Hus C kan inte rivas förrän det nya huset är byggt och övriga skolbyggnader renoverats. Det innebär att slutdatum för både skolprojekt och ny sporthall förskjuts till 2023.

Detta investeringsunderlag avser nu inventarier och idrottsutrustning för sporthallen; 1,5 mkr.

Motivering till projektet: Björkhagaskolan byggs ut och elevantalet utökas vilket medför att nuvarande gymnastikhallsbyggnad behöver rivas och ersättas med fullstor sporthall. Kultur- och fritidsförvaltningens analys är att det finns ett behov från föreningslivet av fler idrottshallar samt att detta kommer öka den närmaste tio- årsperioden till följd av nybyggnation i närområdet, exempelvis Tumba skog. Hallens tillkomst möter därmed behoven från inomhusidrotterna i det lokala föreningslivet med en arena för såväl träning som evenemang.

Investeringskalkyl Investeringsutgifter och kostnader redovisas med minustecken (-).

År Månad Beräknad verksamhetsstart 2023 08

Specificerad investeringskalkyl för byggprojekt redovisas i bilaga (Excel) Underlag till investeringsprojekt 2 [4]

2020-06-01 KFN 3.08

Ekonomiska effekter:

Komponentavskrivningar Komponenter År Belopp (tkr) Inventarier 10 -1 500

Summa -1 500

Internränta

Summa

Kostnader som ingår i internhyran (Teknisk nämnd och verksamhetsnämnd) Lokalkostnad/ internhyra Delårseffekt Helårseffekt (tkr) (tkr) Kapitalkostnader -3 308 -3 308 ( Komponentavskrivningar + internränta) Övriga kostnader som ingår -427 -427 i internhyran Driftmedia -135 -265 Städkostnader -160 -275 Summa lokalkostnader (-) -4030 -4 275

Avgifter/ ersättning* (se ovan) Summa intäkter

Summa lokalkostnader -4 030 -4 275

Driftkostnader för verksamheten (Verksamhetsnämnd) Driftkostnader för Delårseffekt Helårseffekt verksamheten (tkr) (tkr) Personalkostnader -30 -60 Kapitalkostnader -100 -200 Lokalkostnad/ Internhyra (se -4 030 -4 275 ovan) Övriga driftkostnader -40 -110 Summa kostnader -4 200 -4 645 Underlag till investeringsprojekt 3 [4]

2020-06-01 KFN 3.08

Summa intäkter 75 150

Summa nettokostnader -4 125 -4 495

Avdrag vid investering i befintlig verksamhetslokal

Avdrag Delårseffekt Helårseffekt (tkr) (tkr) Nuvarande internhyra (+) - - Ny internhyra (-) Justering mediakostnader(+)

Summa ökning internhyra

Avdrag för den del av om-/nybyggnation av befintlig verksamhetslokal som avser volymökning

Kapacitetsökning/ Delårseffekt Helårseffekt Volymökning (tkr) (tkr) Volym; antal *) Avdrag tkr (+) (ersättning utifrån resursfördelnings- modellen) *) tex antal fler förskolebarn, elever.

Kan driftkostnader finansieras inom befintlig preliminär budgetram? Ange (x) Ja Nej Delvis Lokalkostnad/internhyra X Övriga verksamhetskostnader X

Medel om 4495tkr finns avsatt i den planerade driftsramen för 2022.

Om nej eller delvis – Hur mycket finansieras inte inom befintlig budgetram?

Delårseffekt Helårseffekt (tkr)* (tkr)* Förslag till justering utöver budgetram *) Belopp skrivs in i sammanställningen preliminära budgetramar 2018-2021 – Förslag till ytterligare justeringar… Underlag till investeringsprojekt 4 [4]

2020-06-01 KFN 3.08

Motivering varför justeringen inte kan finansieras inom befintlig budgetram eller inom justering av volymförändringar (resursfördelningsmodellen)

Konsekvenser om nämnden inte medges medel för investeringsprojektet: Den utbyggda Björkhagaskolan saknar tillräckliga lokaler för att bedriva undervisning i ämnet idrott och inomhusidrotterna i det lokala föreningslivet får fortsatt trångt i befintliga sporthallar. Underlag till investeringsprojekt 1 [4]

2020-07-01 KFN 3.09

Nämnd: Kultur och fritidsnämnden Projektets namn: Botkyrka Cricketanläggning Handläggare: Johan Walther Bilagenummer: KFN 3.09

Underlag till investeringsprojekt

Beskrivning av projektet: Skapa en regional cricketanläggning i Norsborg med två planer och tillhörande servicebyggnader med funktionerna kansli/förråd/kafeteria/omklädningsrum, arenabelysning och läktarsektion. Området behöver även inhägnas för att planerna inte ska vandaliseras och kunna skötas på hållbart sätt. Projektet ska genomföras i nära samarbete med nationella förbund, lokala föreningar och intresserade kommuner. Anläggningen är en regional angelägenhet och samtal pågår om att dela på driftkostnaden mellan intresserade kommuner samt externa medel från Riksidrottsförbundet för investeringskostnaden. Hela projektets omfattning:

 servicebyggnad med kafeteria, kansli, förråd och två omklädningsrum med dusch och wc  tävlingssekretariat  läktare för ca 200 åskådare  cricketplan träning + 3 burar  cricketplan huvudarena  arenabelysning  markarbeten för planjusteringar  sprinklersystem  inhägnad av cricketområde  skyltning

De medel som ansökts hos Riksidrottsförbundet avser sportutrustning, planbelysning och är en övrig investering som ombesörjs av kultur och fritidsförvaltningen.

Servicebyggnaden till den regionala cricketarenan färdigställdes i maj 2020 och en vecka efter slutbesiktningen totalförstördes den av brand. Investeringsmedel för projektet har tidigare beviljats och har bara delvis tagits i anspråk. Den del av medlen som kvarstår (1mkr) avser inköp kopplade till servicebyggnaden behöver nu senareläggas till 2022. Återuppbyggnaden av servicehuset hanteras i ett nytt separat projekt (KFN 3.16).

Motivering till projektet: Cricket är en av de snabbast växande idrotterna i Botkyrka, med lång tradition i kommunen. Den enkla anläggning som finns idag räcker inte till att möta behovet lokalt och regionalt. Cricket är en stor idrott bland många nyanlända och fungerar som ett verktyg för integration i samhället. Detta är också ett mycket bra sätt att stärka området Norsborg med aktiviteter och skapa en trygg mötesplats kring Kärsby äng. Underlag till investeringsprojekt 2 [4]

2020-07-01 KFN 3.09

Investeringskalkyl Investeringsutgifter och kostnader redovisas med minustecken (-).

År Månad Beräknad verksamhetsstart 2020 06

Beslutat (samtliga projekt som tas upp from 2018) Projekt Totalbudget (tkr) Cricketanläggning -9 000 Norsborg Idrottsutrustning -4 000

Avgifter/ Totalbudget *Investeringsbidrag och övriga intäkter.

Tilläggsbudget till redan beslutat projekt Projekt Totalbudget (tkr)

Specificerad investeringskalkyl

Ekonomiska effekter:

Komponentavskrivningar Komponenter År Belopp (tkr) Mark och byggnad 33 -6 000 Idrottsutrustning 10 -4 000 Belysning 20 -3 000

Summa -13 000

Internränta

Summa

Kostnader som ingår i internhyran (Teknisk nämnd och verksamhetsnämnd) Lokalkostnad/ internhyra Delårseffekt Helårseffekt (tkr) (tkr) Kapitalkostnader -180 -433 ( Komponentavskrivningar Underlag till investeringsprojekt 3 [4]

2020-07-01 KFN 3.09

+ internränta) Övriga kostnader som ingår -100 i internhyran Driftmedia -50 -130 Städkostnader -10 -30 Summa lokalkostnader (-) -240 -693

Avgifter/ ersättning* (se ovan) Summa intäkter -117 234

Summa lokalkostnader -123 -459

Driftkostnader för verksamheten (Verksamhetsnämnd) Driftkostnader för Delårseffekt Helårseffekt verksamheten (tkr) (tkr) Personalkostnader -50 -150 Kapitalkostnader -150 -260 Lokalkostnad/ Internhyra (se -123 -459 ovan) Övriga driftkostnader -50 -140 (leasing gräsklippare samt underhåll) Summa kostnader -373 -1 009

Summa intäkter 30 85

Summa nettokostnader -343 -924

Avdrag vid investering i befintlig verksamhetslokal

Avdrag Delårseffekt Helårseffekt (tkr) (tkr) Nuvarande internhyra (+) Ny internhyra (-) -113 -299 Justering mediakostnader(+)

Summa ökning internhyra -113 -299

Avdrag för den del av om-/nybyggnation av befintlig verksamhetslokal som avser volymökning

Kapacitetsökning/ Delårseffekt Helårseffekt Volymökning (tkr) (tkr) Volym; antal *) Avdrag tkr (+) (ersättning utifrån resursfördelnings- modellen) *) tex antal fler förskolebarn, elever. Underlag till investeringsprojekt 4 [4]

2020-07-01 KFN 3.09

Kan driftkostnader finansieras inom befintlig preliminär budgetram? Ange (x) Ja Nej Delvis Lokalkostnad/internhyra x Övriga verksamhetskostnader x

Om nej eller delvis – Hur mycket finansieras inte inom befintlig budgetram?

Delårseffekt Helårseffekt (tkr)* (tkr)* Förslag till justering utöver -343 -924 budgetram *) Belopp skrivs in i sammanställningen preliminära budgetramar 2018-2021 – Förslag till ytterligare justeringar…

Motivering varför justeringen inte kan finansieras inom befintlig budgetram eller inom justering av volymförändringar (resursfördelningsmodellen)

Projektet innebär en satsning på en ny typ av idrottsanläggning och är inte hänförlig till befolkningsökningen.

Konsekvenser om nämnden inte medges medel för investeringsprojektet: Cricketsportens utveckling i kommunen hindras och många av våra nyanlända missar en möjlighet att enklare integreras. Området Norsborg missar en chans till positiv uppmärksamhet i media och stärkta möjligheter för trygga fritidsaktiviteter. Den befintliga cricketplanen fortsätter att vara sårbar för vandalisering då den inte är inhägnad och svår att underhålla då gräsmattan inte är en plan yta. Underlag till investeringsprojekt 1 [4]

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-25 KFN 3.10

Underlag till investeringsprojekt Nämnd: Kultur- och fritidsnämnden Projektets namn: Kultur-, fritids- och idrottslokaler i Hallundaområdet Handläggare: Charlotta Ohlsson Bilagenummer: KFN 3.10

Beskrivning Nybyggnation av sporthall med fullstora mått och lokaler för öppen fritidsverksamhet, samt att utrymmen för kulturskola och föreningsliv samlokaliseras i skolans lokaler. Avsikten är att i hög grad integrera nyttjande av lokalerna för både dag och kvällsnyttjande. De delar som kultur- och fritidsförvaltningen ansvarar för är idrottsytorna och öppen fritidsverksamhet. Utbildningsförvaltningen ansvarar för de lokaler som på eftermiddags- och kvällstid nyttjas som möteslokaler och av Kulturskolan.

Utbildningsnämnden har under 2019 aviserat planen om att lägga om skolstrukturen i stadsdelarna Hallunda och Norsborg genom att bygga en grundskola för 1000 elever i årskurs F-9 på Borgskolans tomt (istället för den tidigare planerade högstadieskolan), som ska ersätta Brunnaskolan (F-9) och den befintliga Borgsskolan (F-5). ”Nya Borgskolan” beräknas idag stå klar för inflyttning2026/2027. Kultur- och fritidsförvaltningen kommer under året att bevaka vilka konsekvenser detta kommer att få på behov av idrottsytor, fritidsklubb, fritidsgård och kulturskola med särskilt fokus på ett tidigt samarbete med utbildningsförvaltningen.

Behovet av kultur- fritids- och idrottslokaler i Hallundaområdet måste koordineras både gällande utförande och tidsplan med utbildningsförvaltningens planer för den framtida skolstrukturen i Hallunda och Norsborg.

I dagsläget är den förgående investeringsbilagan det mest konkreta underlag som finns att tillgå så i avvaktan på att utbildningsförvaltningens utredning är klar och skolstrukturen definitivt beslutad utgår budgeten från ursprungsplanen. Budget för drift och investeringar ska därför betraktas som preliminära.

Kommunfullmäktige beslutade 2017 om justering av driftmedel som nu ligger i planen. Summan avser dock endast halvårseffekt och behöver korrigeras så att helårseffekt uppnås, annars kommer inte projektet att kunna genomföras i sin helhet.

KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Besök Munkhättevägen 49 · Kontaktcenter 08-530 610 00 Sms 072-450 78 70 · E-post [email protected] Org.nr 212000-2882 · Bankgiro 624-1061 · Webb www.botkyrka.se BOTKYRKA KOMMUN 2 [4] Kultur- och fritidsförvaltningen 2019-06-28 KFN 3.10

Motivering Kultur‐ och fritidsförvaltningen bedömer att med byggnation av ny och större skola samt med den planerade förtätningen i området behöver andelen idrott- och fritidsytor utökas för att möta behoven. De idrottsytor som finns i området har idag en hög nyttjandegrad både under dagtid av skolverksamhet samt kvällstid av idrottsföreningar och medborgare. Förvaltningen har i flera år sett behov av att utöka tillgången till öppen fritidsverksamhet i området. I dagsläget finns det enbart en fritidsklubb för barnen i området i inhyrda lokaler i Hallunda Folketshus, och närmsta fritidsgård ligger i Norsborg i Karsbyskolans lokaler. Förvaltningen ser möjlighet att samlokalisera idrottslokalen och lokalen för den öppna fritidsverksamheten för att uppnå goda effekter i verksamheterna och för ett effektivt resursutnyttjande.

Delar av skolans lokaler kan anpassas för att på eftermiddags- och kvällstid nyttjas som möteslokaler för föreningslivet, och för Kulturskolans undervisning. Kulturskolan har ett lokalprogram att använda, för att på tidigt stadie i planeringen anpassa ett par av skolans rum så att de även fungerar för kulturskolans undervisning efter skoltid. Behovet av skolnära lokaler är stort, i dagsläget hyr Kulturskolan lokaler bredvid Stjärnan i väntan på framtida permanent lösning.

Konsekvensbeskrivning Den nya skolan saknar lämpliga lokaler att bedriva undervisning i ämnet idrott och behovet för inomhusidrotterna i området blir svårare att tillgodose. Mötesplats för barn och unga saknas och liksom lämpliga lokaler för kreativ verksamhet och Kulturskola.

Ekonomi (inklusive tidplan) Projekt Totalbudget (tkr) Idrotts- och fritidslokaler i -113 000 Hallundaområdet Inventarier kultur och fritidslokaler -3 300 BOTKYRKA KOMMUN 3 [4] Kultur- och fritidsförvaltningen 2019-06-28 KFN 3.10

Justering av driftsättningsdatum

Datum vid uppdatering 2019-06-28 2020-01-18 Driftsättningsdatum (år) 2026 2027 Driftsättningsdatum (mån) 1 1

Driftkostnader för verksamheten (Verksamhetsnämnd)

Resultaträkning fastighetsinvestering, tkr 2024 2025 Avskrivningar -842 -3 368 Räntekostnader -493 -1 936 Fastighetskostnader -397 -1 618 SUMMA -1 732 -6 922

Resultaträkning övriga investeringar, tkr 2024 2025 Avskrivningar -83 -330 Räntekostnader -14 -54 Driftkostnader -175 -714 SUMMA -272 -1 098

Personalkostnader på ca 2,4 miljoner kronor årligen tillkommer.

Kommunfullmäktige beslutade 2017 att justera kultur- och fritidsnämndens budgetram med en utökning om 4818 tkr. Detta täcker knappt hälften av den beräknade driftbudgeten som kommer av investeringsprojektet. Om inte resterande medel tillskjuts kommer inte projektet att kunna genomföras i sin helhet.

Övriga kostnader i samband med investeringen BOTKYRKA KOMMUN 4 [4] Kultur- och fritidsförvaltningen 2019-06-28 KFN 3.10

Övriga kostnader i samband med investeringen Belopp (tkr) Rivning 0 Sanering 0 Nedskrivning (återstående bokfört värde) 0 Markinköp 0 Inhyrning evakueringslokal 0 0 0

Andra investeringar till följd av projektet Detta investeringsprojekt är nära kopplat till och beroende av Utbildningsnämndens investering i ”Nya Borgskolan”.

Andra ekonomiska konsekvenser Övriga ekonomiska konsekvenser Avdrag vid investering i befintlig verksamhetslokal 0

Avdrag del av om-/nybyggnation av befintlig verksamhetslokal som avser Delårseffekt Helårseffekt Antal Tkr

Riskbedömning Verksamhetsmedel saknas för att bedriva verksamheten som är tänkt att inrymmas i lokalerna.

Organisation Projektet behöver ingå i organisationen för Nya Borgskolan. Underlag till investeringsprojekt 1 [3]

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-06-11 KFN 3.11

Underlag till investeringsprojekt Nämnd: Kultur- och fritidsnämnden Projektets namn: Bibliotek Tullinge Handläggare: Marie Johansen Bilagenummer: KFN 3.11

Beskrivning Med förväntad befolkningsökning kommer Tullinge bibliotek inte ha tillräcklig kapacitet på nuvarande yta. Målet med en byggnation av nytt bibliotek är att göra Tullinge bibliotek till en centralt placerad mötesplats för alla åldrar i Tullinges lokalsamhälle. Utifrån medborgarens perspektiv är en central placering av en ny bibliotekslokal i anslutning till nuvarande centrum att föredra. Ett nytt bibliotek ingår i planeringen av utbyggnaden av Tullinge centrum, men vem som bygger och var är inte beslutat. Detta kommer att hanteras i kommande detaljplaneprocesser.

Då det idag inte finns någon beslutad placering för det nya biblioteket, är kostnadskalkylen baserad på uppskattning. Det troligaste är att det kommer att bli en extern förhyrning liknande den i Tumba, där en extern part investerar i anpassning och utveckling av bibliotekslokalerna som nämnden sedan hyr. Lokalen för nytt bibliotek i Tullinge ska omfatta bibliotekslokaler, kringutrymmen och förslagsvis samlokalisering med medborgarkontor.

Motivering Tullinge är i stort behov av nya lokaler för biblioteksverksamheten. Med förväntad befolkningsökning kommer Tullinge bibliotek inte att ha tillräcklig kapacitet på nuvarande yta. De nuvarande lokalerna har ett undanskymt läge på plan 2 i centrum, är för små, slitna och dåligt anpassade till modern biblioteksverksamhet.

Sammanfattningsvis är behovet av nya ändamålsanpassade och mer tillgängliga lokaler för biblioteksverksamheten i Tullinge stort och relativt akut. I dagsläget finns inga utpekade lokaler men samtal pågår med centrumägaren Balder. Kalkylen är beräknad på nyproduktion av 1 200 kvm biblioteksyta för att ge en indikation om kostnadsnivåer vad gäller investering och drift.

Konsekvensbeskrivning

KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Besök Munkhättevägen 49 · Kontaktcenter 08-530 610 00 E-post [email protected] Org.nr 212000-2882 · Bankgiro 624-1061 · Webb www.botkyrka.se BOTKYRKA KOMMUN 2 [3] Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-06-01 KFN 3.11

Behoven av en ny placering av ett större och mer ändamålsenligt Tullinge bibliotek har beskrivits ovan och kan sammanfattas tillgänglighet för en ökande befolkning. Biblioteken ska bidra till att uppnå kommunens politiskt ställda mål som handlar om Botkyrkabornas möjlighet till medskapande och delaktighet i det demokratiska samhället, möjliggöra livslångt lärande liksom en meningsfull fritid. I förlängningen skapas så en god och trygg livsmiljö för invånarna.

Om biblioteket ligger kvar på nuvarande plats i befintliga lokaler kommer många nyinflyttade Tullingebor inte att hitta till det, och följaktligen heller inte att göra det till sitt bibliotek. Potentialen i utökade och moderniserade lokaler kan inte utforskas, och de uppställda målen nås inte.

Ekonomi (inklusive tidplan)

Projekt Totalbudget (tkr) Inventarier -5200

Justering av driftsättningsdatum

Datum vid uppdatering 2019-06-26 2020-06-01 Driftsättningsdatum (år) 2024 2025 Driftsättningsdatum (mån) 9 9 BOTKYRKA KOMMUN 3 [3] Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-06-01 KFN 3.11

Nämnden har kompenserats för beräknade driftmedel i de preliminära budgetramarna som ligger i planen, eventuellt kan medlen tas i anspråk senare än vad som nu är planerat.

Övriga kostnader i samband med investeringen

Övriga kostnader i samband med investeringen Belopp (tkr) Rivning 0 Sanering 0 Nedskrivning (återstående bokfört värde) 0 Markinköp 0 Inhyrning evakueringslokal 0 0 0

Andra investeringar till följd av projektet

Andra ekonomiska konsekvenser Övriga ekonomiska konsekvenser Avdrag vid investering i befintlig verksamhetslokal 0

Avdrag del av om-/nybyggnation av befintlig verksamhetslokal som avser Delårseffekt Helårseffekt Antal Tkr

Riskbedömning Ingen särskild risk föreligger

Organisation Underlag till investeringsprojekt 1 [4]

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-04-27 KFN 3.12

Underlag till investeringsprojekt Nämnd: Kultur- och fritidsnämnden Projektets namn: Fritidsklubb/fritidsgård i Riksten Handläggare: Ida Burén Bilagenummer: KFN 3.12

Beskrivning Behovet av öppen fritidsverksamhet i Riksten beskrivs i kultur- och fritidsförvaltningens lokalbehovsplan. Fritidsklubbsverksamheten som tillfälligt bedrivs i lokaler på Rikstensskolan ska ingå i och synkroniseras med planeringen av byggnation av Rikstens skola nr 2 i detaljplan 6 (DP6), en 3- papallellig F-9 skola, som bedöms stå klar till år 2026/2027.

För att uppnå verksamhetsmässiga och ekonomiska fördelar placeras fritidsgård/klubb i sporthallsbyggnaden. Detta möjliggör samutnyttjande av ytor och en resurseffektiv driftsorganisation, samtidigt som tryggheten stärks genom vuxen närvaro på fler tider i lokalerna.

Då sporthallen ska placeras i närhet till den nya F-9 skolan i Riksten finns även möjlighet att fritidsgård/klubb-lokalerna kan utnyttjas av elever dagtid, under förutsättning att de får en flexibel utformning. För den öppna fritidsverksamhetens besökare innebär samlokalisering med sporthall att fysisk aktivitet blir lättillgänglig och nära.

Motivering Befolkningsprognosen styrker att det finns underlag i den målgrupp som verksamheten riktar sig till.

Kultur- och fritidsnämnden har beviljats investeringsmedel i Mål och budget för 2018 för att bygga en fritidsklubb i samband med byggnationen av Rikstens skola nr 2 i DP6. Som en temporär lösning driver Rikstens fritidsklubb sin verksamhet i tillfälliga lokaler sedan augusti 2019. Projektet bör nu planeras så att lokalen kan utökas till att även omfatta fritidsgårdsverksamhet, för vilket driftsmedel också behövs. Med resurser i form av driftmedel finns förutsättningar för att starta även fritidsgårdsverksamheten tidigare, i de tillfälliga lokalerna

Om den nya skolan skulle komma att inte omfatta högstadium bör heller inte fritidsgården förläggas här, i så fall krävs en utredning om alternativ placering och fritidsgården blir ett eget separat projekt.

KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Besök Munkhättevägen 49 · Kontaktcenter 08-530 610 00 Sms 070-155 06 83 · E-post [email protected] Org.nr 212000-2882 · Bankgiro 624-1061 · Webb www.botkyrka.se BOTKYRKA KOMMUN 2 [4] Kultur- och fritidsförvaltningen 2019-05-17 KFN 3.12

Konsekvensbeskrivning För de barn och ungdomar som bor och går i skola i Riksten innebär det långa avstånden till närmast befintliga fritidsgård att de i praktiken inte har tillgång till denna verksamhet. Därför är behovet stort av en lokalt placerad öppen fritidsverksamhet i Riksten. Den nuvarande lösningen för fritidsklubbsverksamheten är ansträngd och inte långsiktigt hållbar.

Ekonomi (inklusive tidplan)

Fastighet Övrig Tider Prel driftsättningsdatum (år) 2027 Prel driftsättningsdatum (mån) 9

Projektekonomi (tkr) Projektutgift -14 400 -1 000 Investeringsbidrag 0 0 Tidigare budget 0 0 Tilläggsbudget 0 0 14,4 mkr avser investeringsmedel för fastighet, projektet ligger hos teknik- och fastighetsnämnden. 1 mkr avser medel för inventarier till verksamheten.

Justering av driftsättningsdatum Datum vid uppdatering 2019-06-28 2020-06-18 Driftsättningsdatum (år) 2023 2027 Driftsättningsdatum (mån) 9 9

Resultaträkning fastighetsinvestering, tkr 2023 2024 Avskrivningar -107 -429 Räntekostnader -63 -247 Fastighetskostnader -41 -169 SUMMA -211 -844

Resultaträkning övriga investeringar, tkr BOTKYRKA KOMMUN 3 [4] Kultur- och fritidsförvaltningen 2019-05-17 KFN 3.12

2023 2024 Avskrivningar -25 -100 Räntekostnader -4 -16 Driftkostnader -225 -918 SUMMA -254 -1 034

Personalkostnader till följd av investeringen uppgår till 3,2 miljoner kronor per år.

Övriga kostnader i samband med investeringen

Övriga kostnader i samband med investeringen Belopp (tkr) Rivning 0 Sanering 0 Nedskrivning (återstående bokfört värde) 0 Markinköp 0 Inhyrning evakueringslokal 0 0 0

Andra investeringar till följd av projektet

Andra ekonomiska konsekvenser Fritidsklubbsverksamhet bedrivs redan och har sedan tidigare beviljats driftmedel. Om fritidsgårdsverksamhet ska startas upp behöver ytterligare driftmedel tillföras då detta är en utökning av en helt ny verksamhet för vilken det inte finns någon befintlig budget för personal, verksamhetsmedel eller övrigt drift. Övriga ekonomiska konsekvenser Avdrag vid investering i befintlig verksamhetslokal 0

Avdrag del av om-/nybyggnation av befintlig verksamhetslokal som avser Delårseffekt Helårseffekt Antal Tkr

Riskbedömning Utan driftmedel för fritidsgårdsverksamhet kan en sådan inte startas.

Organisation BOTKYRKA KOMMUN 4 [4] Kultur- och fritidsförvaltningen 2019-05-17 KFN 3.12

Projektet behöver samordnas med byggnationen av ny sporthall och Utbildningsnämndens projekt för den nya skolan. Underlag till investeringsprojekt 1 [4]

Kultur och fritidsförvaltningen 2020-08-19 KFN Bilaga 3.13

Nämnd: Kultur och fritidsnämnden Projektets namn: Sporthall Riksten, idrottsutrustning Handläggare: Johan Walther Bilagenummer: KFN 3.13

Underlag till investeringsprojekt

Beskrivning av projektet: Nybyggnation av idrottshall med spelmått 20 x 40 m som linjeras för innebandy, handboll, basket, futsal, badminton och volleyboll. Idrottshallen ska ligga i anslutning till ny F-9 skola i Riksten och fungera för skolidrott och föreningsidrott. Tidsplanen för den nya skolan har förskjutits och bedöms vara klar 2026, vilket innebär att även sporthallsprojektet senareläggs för att stå klar först när skolan tas i bruk.

Rikstens friluftsstad har planerats växa fram under många år och har nu kommit till ett genomförande av detaljplaneområde 5 och en inledning av behoven i område 6 där kultur- och fritidsbehoven ingår. I den första fasen är det anläggningar i närhet till ny skola som bör prioriteras. Sporthallen bör finnas på plats när den nya skolan öppnar, i nuläget är bedömningen från utbildningsförvaltningen att ny skola är klar 2026.

Investeringen medför stora driftkostnader för vilka det i nuläget inte finns täckning i de preliminära budgetramarna, vilket försvårar möjligheten att genomföra det.

Motivering till projektet: Rikstens friluftsstad har planerats växa fram under många år och har nu kommit till ett genomförande av detaljplaneområde 6 där kultur och fritidsbehoven ingår. I den första fasen är det anläggningar i närhet till ny skola som prioriteras. Sporthallen kommer att användas av både skola och lokalt föreningsliv, bland annat för tävlingsspel i innebandyns allsvenska och behöver därmed klara de arenakrav på publikservice och läktarkapacitet som ställs från specialidrottsförbund. Idrottshall med arenayta 25 x 45 m och plats för 500 åskådare på en fast läktare. Underlag till investeringsprojekt 2 [4]

Kultur och fritidsförvaltningen 2020-08-19 KFN Bilaga 3.13

Investeringskalkyl Investeringsutgifter och kostnader redovisas med minustecken (-).

År Månad Beräknad verksamhetsstart 2026 08

Nya projekt (samtliga projekt som tas upp from 2018) Projekt Totalbudget (tkr) Sporthall -77 000 Idrottsutrustning - 4 000

Avgifter/ Totalbudget Ersättningar (tkr)

*Investeringsbidrag och övriga intäkter.

Tilläggsbudget till redan beslutat projekt Projekt Totalbudget (tkr)

Specificerad investeringskalkyl för byggprojekt redovisas i bilaga (Excel)

Ekonomiska effekter:

Komponentavskrivningar Komponenter År Belopp (tkr) Mark - -3 850 Markanläggning 30 -7 700 Stomme 80 -33 110 Tak 40 -6 160 Fasad 25 -6 160 Värme, Sanitet 30 -8 470 El 30 -7 700 Invändigt bygg 10 -3 850

Internränta

Summa -2278 Underlag till investeringsprojekt 3 [4]

Kultur och fritidsförvaltningen 2020-08-19 KFN Bilaga 3.13

Kostnader som ingår i internhyran (Teknisk nämnd och verksamhetsnämnd) Lokalkostnad/ internhyra Delårseffekt Helårseffekt (tkr) (tkr) Kapitalkostnader -1 545 -3 708 ( Komponentavskrivningar + internränta) Övriga kostnader som ingår -100 i internhyran Driftmedia -150 Städkostnader -300 Summa lokalkostnader (-) -4 258

Avgifter/ ersättning* (se ovan) 75 150 Summa intäkter 75 150

Summa lokalkostnader -4 108

Driftkostnader för verksamheten (Verksamhetsnämnd) Driftkostnader för Delårseffekt Helårseffekt verksamheten (tkr) (tkr) Personalkostnader -100 Kapitaltjänstkostnad -475 Lokalkostnad/ Internhyra (se -4 108 ovan) Övriga driftkostnader -150 Summa kostnader -4 833

Summa intäkter -150

Summa nettokostnader - 4683

Avdrag vid investering i befintlig verksamhetslokal

Avdrag Delårseffekt Helårseffekt (tkr) (tkr) Nuvarande internhyra (+) Ny internhyra (-) Justering mediakostnader(+)

Summa ökning internhyra Underlag till investeringsprojekt 4 [4]

Kultur och fritidsförvaltningen 2020-08-19 KFN Bilaga 3.13

Avdrag för den del av om-/nybyggnation av befintlig verksamhetslokal som avser volymökning

Kapacitetsökning/ Delårseffekt Helårseffekt Volymökning (tkr) (tkr) Volym; antal *) Avdrag tkr (+) (ersättning utifrån resursfördelnings- modellen) *) tex antal fler förskolebarn, elever.

Kan driftkostnader finansieras inom befintlig preliminär budgetram? Ange (x) Ja Nej Delvis Lokalkostnad/internhyra x Övriga verksamhetskostnader x

Om nej eller delvis – Hur mycket finansieras inte inom befintlig budgetram?

Delårseffekt Helårseffekt (tkr)* (tkr)* Förslag till justering utöver - 4683 budgetram *) Belopp skrivs in i sammanställningen preliminära budgetramar 2018-2021 – Förslag till ytterligare justeringar…

Motivering varför justeringen inte kan finansieras inom befintlig budgetram eller inom justering av volymförändringar (resursfördelningsmodellen)

Projektet avser investering i en ny verksamhet i nybyggda lokaler, för vilken det inte finns någon befintlig budget. Det finns inget utrymme inom ordinarie budget att omfördela medel för att kostnadstäcka detta. Kultur och fritidsnämnden har heller inte fått någon volymkompensation i kommande års rambudget. Om driftmedel inte tillförs kommer nämnden troligen inte att kunna genomföra projektet.

Konsekvenser om nämnden inte medges medel för investeringsprojektet: Om projektet inte genomförs kommer skolan att sakna lämpliga lokaler för undervisning i ämnet idrott. Det kommer även att saknas ytor för idrott för föreningsliv och allmänhet i en växande stadsdel. Underlag till investeringsprojekt 1 [3]

Kultur och fritidsförvaltningen 2020-04-29 KFN 3.15

Underlag till investeringsprojekt Nämnd: Kultur- och fritidsnämnden Projektets namn: Byte konstgräs och permanent isbana Alby folkhälsopark Handläggare: Johan Walther Bilagenummer: KFN 3.15

Beskrivning Byte av konstgräs på 7-spelsplan och montering av kylrör under halva bollplanen, för att skapa förutsättning för en permanent konstfrusen isbana under vinterhalvåret. Det befintliga kylsystem som idag monteras på konstgräset återanvänds, men driftsäkras genom att läggas under konstgräset. I samband med byte installeras miljöriktiga åtgärder för att minimera granulatsvinn från planen samt minimera spridning av mikroplaster i miljö och dagvatten.

Motivering Konstgräset som ligger på planen var begagnat redan när det monterades 2015. Det har nu haft en livslängd på totalt 17 år och besiktning konstaterar att det inte längre är inte spelarsäkert. Därför kan planen inte användas till träning och tävling i sitt nuvarande skick. Planen saknar också miljöstationer såsom granulatfällor i brunnar, borststation och avrinning som minimerar att granulat kontaminerar dagvatten.

Den mobila isbana som monteras upp vid säsong varje år är mycket populär och har högt tryck från föreningar, skolor och allmänheten. Isbanan har visat sig inte vara tillräckligt driftsäker då det är känsligt för temperatursvängningar. Kylrören bör därför grävas ner i marken i samband med konstgräsbytet och blir då driftsäkert, samt säkrar en bättre driftsekonomi då dagens lösning är kostsam i både arbetstid såväl som energi. Vid installation av kylsystem flyttas befintlig kylaggregat till plats i anslutning till planen som ej stör verksamhetsytor som det gör idag.

Konsekvensbeskrivning Om åtgärder ej genomförs kommer planen inte att godkännas för seriespel av ansvariga organisationer, samt ej fungera för träning för föreningsliv då det föreligger stor risk för skador. Området har även ökande befolkningstillväxt vilket ställer krav på funktionella idrottsytor. Den mobila isbanan har visat sig

inte vara tillräckligt driftsäker och har ej kunnat erbjuda ismöjlighet i den utsträckning som starkt efterfrågas i området.

Ekonomi (inklusive tidplan)

Tider Prel driftsättningsdatum (år) 2021 Prel driftsättningsdatum (mån) 11

Projektekonomi (tkr) Projektutgift -3 500 Investeringsbidrag 0 Tidigare budget 0 Tilläggsbudget 0

Justering av driftsättningsdatum Datum vid uppdatering 2020-04-29 Driftsättningsdatum (år) 2021 Driftsättningsdatum (mån) 11

Resultaträkning övriga investeringar, tkr 2021 2022 Avskrivningar -22 -259 Räntekostnader -5 -59 Driftkostnader 0 0 SUMMA -27 -318 BOTKYRKA KOMMUN 3 [3] Kultur & Fritidsförvaltningen 2020-04-29 KFN3.15

Övriga kostnader i samband med investeringen Belopp (tkr) Rivning 0 Sanering 0 Nedskrivning (återstående bokfört värde) 0 Markinköp 0 Inhyrning evakueringslokal 0 0 0

Andra investeringar till följd av projektet

Andra ekonomiska konsekvenser

Övriga ekonomiska konsekvenser Avdrag vid investering i befintlig verksamhetslokal 0

Avdrag del av om-/nybyggnation av befintlig verksamhetslokal som avser Delårseffekt Helårseffekt Antal Tkr

Riskbedömning Ingen särskild risk föreligger

Organisation Kultur- och fritidsförvaltningen ansvarar för projektet Underlag till investeringsprojekt 1 [3] Kultur och fritidsförvaltningen

2020-07-01 KFN 3.16

Underlag till investeringsprojekt Nämnd: Kultur och fritidsnämnden Projektets namn: Botkyrka cricketanläggning återuppbyggnad Handläggare: Johan Walther Bilagenummer: KFN 3.16

Beskrivning Återuppbyggnad av nedbrunnen servicebyggnad till regional cricketarena, med funktionerna kansli/förråd/kafeteria/omklädningsrum/driftutrymmen och läktarsektion mot spelplanerna. Byggnaden färdigställdes i maj 2020 och en vecka efter slutbesiktningen totalförstördes den av brand. Kostnad för återuppbyggnad är densamma som tidigare beviljade medel för projektet, dvs 8 mkr. Försäkringsärende pågår och kommunens självrisk är ca 5 mkr.

Den nya byggnaden behöver brandsäkras med såväl flamsäkra material som säkerhetskameror, larm och sprinklersystem.

Motivering Botkyrka cricketcenter är en regional arena med riksintresse då den är landets mest kompletta arena för cricketsporten. Servicebyggnaden som brann ner till grunden innehöll funktioner som är vitala för att Botkyrka cricketcenter ska fungera för träning och tävling, såsom wc, omklädningsrum, sekretariat, kansli, kafeteria, förråd och driftutrymmen. Projektet har medfinansierats av Riksidrottsförbundet och Huddinge kommun.

Konsekvensbeskrivning

Om byggnaden ej återuppbyggs kommer cricketarenan inte att fungera på ett godtagbart sätt för träning och tävling. BOTKYRKA KOMMUN 2 [3] Kultur och fritidsförvaltningen 2020-07-01 KFN 3.23

Ekonomi (inklusive tidplan) Fastighet Övrig Tider Prel driftsättningsdatum (år) 2022 Prel driftsättningsdatum (mån) 5

Projektekonomi (tkr) Projektutgift -8 000 0 Investeringsbidrag 0 0 Tidigare budget 0 0 Tilläggsbudget 0 0

Justering av driftsättningsdatum Datum vid uppdatering Driftsättningsdatum (år) Driftsättningsdatum (mån)

Resultaträkning fastighetsinvestering, tkr 2022 2023 Avskrivningar -139 -238 Räntekostnader -81 -136 Fastighetskostnader -46 -81 SUMMA -266 -455

Övriga kostnader i samband med investeringen BOTKYRKA KOMMUN 3 [3] Kultur och fritidsförvaltningen 2020-07-01 KFN 3.23

Övriga kostnader i samband med investeringen Belopp (tkr) Rivning 0 Sanering 0 Nedskrivning (återstående bokfört värde) 0 Markinköp 0 Inhyrning evakueringslokal 0 0 0

Andra investeringar till följd av projektet Redan beviljade medel för inventarier till cricketcenter finns kvar (KFN 3.09)

Andra ekonomiska konsekvenser Övriga ekonomiska konsekvenser Avdrag vid investering i befintlig verksamhetslokal -266

Avdrag del av om-/nybyggnation av befintlig verksamhetslokal som avser Delårseffekt Helårseffekt Antal Tkr

Riskbedömning Den nya byggnaden behöver brandsäkras med såväl flamsäkra material som säkerhetskameror, larm och sprinklersystem.

Organisation Fastighetsinvestering som projektleds av teknik och fastighetsförvaltningen. Underlag till investeringsprojekt 1 [3]

Kultur och fritidsförvaltningen 2019-05-15 KFN 3.17

Underlag till investeringsprojekt Nämnd: Kultur- och fritidsnämnden Projektets namn: Ny konstgräsplan Brantbrink Handläggare: Johan Walther Bilagenummer: KFN 3.17

Beskrivning Anläggning av en tredje konstgräsplan med fullstora spelmått (ca 65 x 105 m) på Brantbrinks IP. Den nya konstgräsplanen får inte plats inom idrottsplatsområdet, utan behöver placeras på icke planlagd naturmark. Marken utgörs till huvuddelen av momark som är sandrik och lätt att anlägga idrottsanläggningar på. Samhällsbyggnadsförvaltningen har efter utredning bedömt att det finns så många intressenter som berörs att en planläggning kan behöva göras som prövar möjligheten att utöka idrottsområdet.

Då Brantbrinks två befintliga konstgräsplaner innehåller gummigranulat och inte biofill behöver en del särskild utrustning inhandlas för att säkerställa att den nya bollplanen inte kontamineras av gummigranulat.  Ny kombinerad harv/borste avsedd för biofyll  Maskinell utrustning för djup- och ytskiktsrengörning av granulat  En separat redskapsbärare med sopvals för harvning och borstning  Granulatspridare för påfyllning av granulat.  En konstgräsplog avsedd för biofyll

Kostnadsuppskattning för anläggande av ny fullstor konstgräsplan med biofill, inklusive markarbeten, driftutrustning/miljöåtgärder, inhägnad och belysning samt avbytarbås, målburar och resultattavla är 15 mnkr.

Investeringen medför nya driftkostnader för vilka det i nuläget inte finns täckning i de preliminära budgetramarna, vilket försvårar möjligheten att genomföra det.

Motivering En tredje fullstor fotbollsplan skapas för att tillgodose behovet av verksamhetsyta hos det lokala föreningslivet.

Konsekvensbeskrivning

KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Besök Munkhättevägen 49 · Kontaktcenter 08-530 610 00 Org.nr 212000-2882 · Bankgiro 624-1061 · Webb www.botkyrka.se BOTKYRKA KOMMUN 2 [3] Kultur- och Fritidsförvaltningen 2019-05-15 KFN 3.22

Om en tredje bollplan inte anläggs betyder det inga förbättrade möjligheter för de lokala fotbollsföreningarna att bedriva barn och ungdomsverksamhet på Brantbrinks IP.

Ekonomi (inklusive tidplan)

Tider Prel driftsättningsdatum (år) 2020 Prel driftsättningsdatum (mån) 12

Projektekonomi (tkr) Projektutgift -15 000 Investeringsbidrag 0 Tidigare budget 0 Tilläggsbudget 0

Justering av driftsättningsdatum Datum vid uppdatering 2019-08-07 Driftsättningsdatum (år) 2020 Driftsättningsdatum (mån) 12

Resultaträkning övriga investeringar, tkr 2020 2021 Avskrivningar 0 -1 033 Räntekostnader 0 -232 Driftkostnader 0 -306 SUMMA 0 -1 572 BOTKYRKA KOMMUN 3 [3] Kultur- och Fritidsförvaltningen 2019-05-15 KFN 3.22

Projektet avser investering i en helt konstgräsplan, för vilken det inte finns någon befintlig budget. Det finns inget utrymme inom ordinarie budget att omfördela medel för att kostnadstäcka detta. Kultur och fritidsnämnden har heller inte fått någon volymkompensation i kommande års rambudget. Om driftmedel inte tillförs kommer nämnden troligen inte att kunna genomföra projektet.

Övriga kostnader i samband med investeringen Belopp (tkr) Rivning 0 Sanering 0 Nedskrivning (återstående bokfört värde) 0 Markinköp 0 Inhyrning evakueringslokal 0 0 0

Andra investeringar till följd av projektet Då antalet besökare förväntas öka behövs fler parkeringsplatser för att trafiksituationen ska fungera. Utökade parkeringsplatser redovisas som ett särskilt projekt under Tekniska nämnden som ansvarar för utveckling av trafik- och parkeringslösningar.

Andra ekonomiska konsekvenser Övriga ekonomiska konsekvenser Avdrag vid investering i befintlig verksamhetslokal 0

Avdrag del av om-/nybyggnation av befintlig verksamhetslokal som avser Delårseffekt Helårseffekt Antal Tkr

Riskbedömning Samhällsbyggnadsförvaltningen har efter utredning bedömt att det finns så många intressenter som berörs att en planläggning kan behöva göras som prövar möjligheten att utöka idrottsområdet. Detta kan påverka tidsplan för genomförande och kostnader för detaljplaneändring.

Organisation Projektet är en så kallad övrig investering där kultur och fritidsförvaltningen ansvarar för budget och projektledning. Underlag till investeringsprojekt 1 [3] Kultur och fritidsförvaltningen 2020-06-01 KFN 3.18

Underlag till investeringsprojekt Nämnd: Kultur- och fritidsnämnden Projektets namn: Utveckling av idrottsytor i Storvretsparken och friluftsentré Handläggare: Johan Walther Bilagenummer: KFN 3.18

Beskrivning Befintligt konstgräs på 11-spelsplan (plan 2) är uttjänt och behöver bytas ut mot ett likvärdigt konstgräs som (plan 1). Vidare kommer olika miljöåtgärder installeras runt planerna för att möta de miljökrav som idag ställs för denna typ av idrottsanläggningar. Fotbollsplanens belysning kommer att bytas ut till miljövänligt LED alternativ för att möjliggöra nyttjande även kvällstid. En mindre läktare för ca 150 åskådare anläggs.

De nuvarande trasiga staketen runt idrottsplatsen byts ut, vilket stärker säkerheten och förhindrar otillåtna motorfordon att ta sig in på idrottsplatsen. Ytterligare trygghetsskapande åtgärder för utemiljön i form av belysning, skyltning, sittmöbler och ytor för spontanidrott genomförs. Idrottsplatsens befintliga kafeteria utökas och kommer närmare fotbollsplanerna. Det befintliga utegymmet flyttas från parkmark till idrottsplatsområdet och kompletteras med ny utrustning. En tillgänglighetsanpassad friluftsentré till spårsystemet Storvreten-Harbro-Brantbrink-Lida skapas från idrottsplatsen.

Projektet är en del i en mer omfattande strukturplan för Storvretsparken och genomförs i samverkan med samhällsbyggnadsförvaltningen som parallellt rustar upp parkområdet.

Investeringen medför nya driftkostnader för vilka det i nuläget inte finns täckning i de preliminära budgetramarna.

Motivering Befintligt konstgräs på plan 2 är uttjänt och behöver bytas för att fungera för träning, tävling och spontanidrott. Vidare saknar planen adekvat belysning. Om dessa åtgärder inte genomförs kommer planen endast fungera som träningsplan under de ljusa timmarna på dygnet. Storvreten är ett socialt utsatt område och besökarnas upplevda otrygghet på idrottsanläggningen är stor. För att stärka trygghet och säkerhet behöver områdets utemiljö rustas upp och fler vuxna besökare lockas att vara på platsen. Parallellt med

den fysiska upprustningen planerar det lokala föreningslivet i samverkan med Arbetsförmedlingen att tillsätta trivselvärdar, som kan bidra till att öka tryggheten. Projektet är en del i en mer omfattande strukturplan för Storvretsparken och genomförs i samverkan med samhällsbyggnadsförvaltningen.

Konsekvensbeskrivning Utan byte av konstgräs samt förstärkt belysning fortsätter nyttjandemöjligheten att vara begränsad, framför allt under kvällstid. Utan föreslagna invändiga och intilliggande utvändiga åtgärder kommer platsen fortfarande vara en plats med hög upplevd otrygghet, inte minst för flickor/kvinnor. Utan en tydlig friluftsentré kommer det vara fortsatt svårt för medborgarna att hitta ut i friluftsområdet.

Ekonomi (inklusive tidplan) Tider Prel driftsättningsdatum (år) 2021 Prel driftsättningsdatum (mån) 6

Projektekonomi (tkr) Projektutgift -10 000 Investeringsbidrag 0 Tidigare budget 0 Tilläggsbudget 0

Justering av driftsättningsdatum Datum vid uppdatering 2020-05-19 Driftsättningsdatum (år) 2021 Driftsättningsdatum (mån) 06

Resultaträkning övriga investeringar, tkr 2021 2022 Avskrivningar -399 -798 Räntekostnader -86 -148 Driftkostnader 0 0 SUMMA -485 -946 BOTKYRKA KOMMUN 3 [3] Kultur och fritidsförvaltningen 2020-06-01 KFN 3.18

Investeringen medför ökade driftkostnader för vilka det i nuläget inte finns utrymme för inom ordinarie budget. Kultur och fritidsnämnden har heller inte fått någon volymkompensation i kommande års rambudget. Om driftmedel inte tillförs kommer nämnden troligen inte att kunna genomföra projektet.

Övriga kostnader i samband med investeringen Övriga kostnader i samband med investeringen Belopp (tkr) Rivning 0 Sanering 0 Nedskrivning (återstående bokfört värde) 0 Markinköp 0 Inhyrning evakueringslokal 0 0 0

Andra investeringar till följd av projektet Projektet är en del i en mer omfattande strukturplan för Storvretsparken och genomförs i samverkan med samhällsbyggnadsförvaltningen.

Andra ekonomiska konsekvenser Övriga ekonomiska konsekvenser Avdrag vid investering i befintlig verksamhetslokal 0

Avdrag del av om-/nybyggnation av befintlig verksamhetslokal som avser Delårseffekt Helårseffekt Antal Tkr

Riskbedömning Om driftmedel inte tillförs kommer nämnden troligen inte att kunna genomföra projektet.

Organisation Detta är en övrig investering som samordnas och projektleds av kultur- och fritidsförvaltningen i samarbete med övriga berörda förvaltningar, i detta fall särskilt samhällsbyggnadsförvaltningen. Underlag till investeringsprojekt 1 [3]

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-06-01 KFN 3.19

Underlag till investeringsprojekt Nämnd: Kultur- och fritidsnämnden Projektets namn: Bollplan och idrottsytor (och ev evenemangsytor) Riksten Handläggare: Johan Walther Bilagenummer: KFN 3.19

Beskrivning Rikstens friluftsstad har nu kommit till ett genomförande av detaljplaneområde 5 och en inledning av behoven i område 6 där kultur och fritidsbehoven ingår. I den första fasen är det anläggningar i närhet till ny skola som bör prioriteras. Investeringsmedel för en ny sporthall i anslutning till skolan ligger i investeringsplanen med medel för att stå klar när den nya skolan öppnar, enligt nuvarande plan 2026.

För att uppnå effektivt nyttjande bör uteidrottsytorna placeras som en del av skolgårdsmiljö. Då kan de användas av elever på dagtid och av föreningsliv och spontanidrottare på kvällar och helger.

Projektets innehåll är nybyggnation av miljövänlig konstgräsplan med biofill och spelmått 70 x 40 m, samt inhägnad och planbelysning. Runt konstgräsplanen förläggs friidrottsanläggning i det mindre formatet med 200 m löparbanor med syntetunderlag, samt ansatsbanor för kast och hoppgrenar. Ett utegym förläggs i anslutning till spårsystem, dess utformning tas fram i dialog med boende i Rikstens friluftstad. På gamla flygfältet skapas förutsättningar för större evenemang genom att infrastruktur för tillfart, tillfällig parkering, el och v/a försörjning förberetts för att kunna hysa större evenemang inom idrott/friluft och kultur/musik.

Investeringen medför nya driftkostnader för vilka det i nuläget inte finns täckning i de preliminära budgetramarna, vilket försvårar möjligheten att genomföra det.

Motivering Rikstens friluftsstad är en ny stadsdel där antalet invånare ökar snabbt allteftersom i takt med att nya bostäder färdigställs. En del av utvecklingen är även en ny F-9 skola som ska placeras direkt i anslutning till det nya centrala vägstråket. I direkt anslutning till denna skola behövs idrottsytor inomhus samt utomhus för skolan men även för föreningslivets behov.

Den växande friidrottsföreningen i Tullinge saknar anpassad anläggning för friidrottens olika grenar.

Det saknas idag goda förutsättningar för spontant idrottande, vilket efterfrågas av många Rikstensbor, med utegym, löparbanor och konstgräsplan skulle dessa behov uppfyllas.

Konsekvensbeskrivning Då det är en ny idrottsplats för skola, föreningsliv och allmänhet som planeras behöver resurser i driftsorganisationen förstärkas i enlighet med nedan beräkning.

Ekonomi (inklusive tidplan)

Tider Prel driftsättningsdatum (år) 2027 Prel driftsättningsdatum (mån) 6

Projektekonomi (tkr) Projektutgift -10 000 Investeringsbidrag 0 Tidigare budget 0 Tilläggsbudget 0

Justering av driftsättningsdatum Datum vid uppdatering 2019-05-16 Driftsättningsdatum (år) 2027 Driftsättningsdatum (mån) 06

Resultaträkning övriga investeringar, tkr 2027 2028 Avskrivningar -383 -767 Räntekostnader -86 -148 Driftkostnader 25 51 SUMMA -444 -864 BOTKYRKA KOMMUN 3 [3] Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-06-01 KFN 3.19

Andra investeringar till följd av projektet

Andra ekonomiska konsekvenser Övriga ekonomiska konsekvenser Avdrag vid investering i befintlig verksamhetslokal 0

Avdrag del av om-/nybyggnation av befintlig verksamhetslokal som avser Delårseffekt Helårseffekt Antal Tkr

Riskbedömning Projektet avser investering i en ny idrottsplats, för vilken det inte finns någon befintlig driftbudget. Det finns inget utrymme inom ordinarie budget att omfördela medel för att kostnadstäcka de driftkostnader som investeringen medför. Kultur och fritidsnämnden har heller inte fått någon volymkompensation i kommande års rambudget. Om driftmedel inte tillförs kommer nämnden troligen inte att kunna genomföra projektet

Organisation Projektleds av kultur och fritidsförvaltningen då det är en övrig investering. Underlag till investeringsprojekt 1 [3]

Kultur och fritidsförvaltningen 2019-07-04 KFN 3.20

Underlag till investeringsprojekt Nämnd: Kultur- och fritidsnämnden Projektets namn: Reinvestering Tunaskolans byte konstgräs, miljövänligt Handläggare: Johan Walther Bilagenummer: KFN 3.20

Beskrivning Byte av befintligt konstgräs på 7-spelsplan samt anläggning av pad för att möjliggöra anläggande av miljövänligt konstgräs. Begagnat konstgräs skickas av miljöskäl på deponi. I samband med byte av konstgräs uppdateras även utrustning till fotbollsplanen i form av målburar, samt reparation av belysning och staket. Allt för att skapa en trevlig och välkomnande miljö för såväl idrottsutövare som publik. För att underlätta planskötseln köps triangelborste in, för att finnas permanent på anläggningen.

Investeringen medför driftkostnader för vilka det i nuläget inte finns täckning i de preliminära budgetramarna, vilket försvårar möjligheten att genomföra det.

Motivering Livslängden på denna generation konstgräs beräknades till att vara 8-10 år vilket varierar beroende på grad av användning. Besiktning av status på konstgräs på Tunaskolans BP (anlagd 2012) visar att den behöver bytas senast 2022. I samband med byte ersätts gummigranulat mot miljövänligt alternativ i form av Biofill. Detta betyder även att underlag i form av pad behöver installeras för att möjliggöra anläggandet.

Konsekvensbeskrivning Planen kommer inte att godkännas för seriespel av ansvariga organisationer, samt ej heller vara funktionell för hård belastning under föreningslivets träningspass.

Ekonomi (inklusive tidplan) Tider Prel driftsättningsdatum (år) 2022 Prel driftsättningsdatum (mån) 5

Projektekonomi (tkr) Projektutgift -3 000 Investeringsbidrag 0 Tidigare budget 0 Tilläggsbudget 0

Justering av driftsättningsdatum Datum vid uppdatering 2019-05-15 Driftsättningsdatum (år) 2022 Driftsättningsdatum (mån) 05

Resultaträkning övriga investeringar, tkr 2022 2023 Avskrivningar -146 -250 Räntekostnader -30 -44 Driftkostnader 0 0 SUMMA -176 -294

Kostnaden bedöms inte kunna täckas inom befintlig kapitaltjänstbudget.

Andra investeringar till följd av projektet BOTKYRKA KOMMUN 3 [3] Kultur- och Fritidsförvaltningen 2019-07-04 KFN 3.20

Andra ekonomiska konsekvenser

Övriga ekonomiska konsekvenser Avdrag vid investering i befintlig verksamhetslokal 0

Avdrag del av om-/nybyggnation av befintlig verksamhetslokal som avser Delårseffekt Helårseffekt Antal Tkr

Riskbedömning Investeringen medför driftkostnader för vilka det i nuläget inte finns täckning i de preliminära budgetramarna, vilket försvårar möjligheten att genomföra det.

Organisation Kultur- och fritidsförvaltningen ansvarar för projektet Underlag till investeringsprojekt 1 [3]

Kultur och fritidsförvaltningen 2019-07-04 KFN 3.21

Underlag till investeringsprojekt Nämnd: Kultur- och fritidsnämnden Projektets namn: Reinvestering konstgräs Tullinge trädgårdsstadsskola Handläggare: Johan Walther Bilagenummer: KFN 3.21

Beskrivning Byte av befintligt konstgräs på 7-spelsplan samt anläggning av pad för att möjliggöra anläggande av miljövänligt konstgräs. Begagnat konstgräs skickas av miljöskäl på deponi. I samband med byte av konstgräs uppdateras även utrustning till fotbollsplanen i form av målburar, samt reparation av belysning och staket. Allt för att skapa en trevlig och välkomnande miljö för såväl idrottsutövare som skolbarn kommer projektet att samordnas med utbildningsförvaltningens upprustning av skolgårdsmiljön.

Investeringen medför driftkostnader för vilka det i nuläget inte finns täckning i de preliminära budgetramarna, vilket försvårar möjligheten att genomföra det.

Motivering Livslängden på denna generation konstgräs beräknades till att vara 8-10 år vilket varierar beroende på grad av användning. Besiktning av status på konstgräs på Tullinge trädgårdsstadsskolans BP (anlagd 2012) visar att den behöver bytas senast 2022. I samband med byte ersätts gummigranulat mot miljövänligt alternativ i form av Biofill. Detta betyder även att underlag i form av pad behöver installeras för att möjliggöra anläggandet.

Konsekvensbeskrivning Planen kommer inte att godkännas för seriespel av ansvariga organisationer, samt ej heller vara funktionell för hård belastning under förenings- och skollivets aktiviteter.

Ekonomi (inklusive tidplan)

Tider Prel driftsättningsdatum (år) 2022 Prel driftsättningsdatum (mån) 5

Projektekonomi (tkr) Projektutgift -3 500

Investeringsbidrag 0 Tidigare budget 0 Tilläggsbudget 0

Justering av driftsättningsdatum Datum vid uppdatering 2019-05-15 Driftsättningsdatum (år) 2022 Driftsättningsdatum (mån) 5

Resultaträkning övriga investeringar, tkr 2022 2023 Avskrivningar -173 -297 Räntekostnader -35 -51 Driftkostnader 0 0 SUMMA -208 -348

Kostnaden bedöms inte kunna täckas inom befintlig kapitaltjänstbudget.

Andra investeringar till följd av projektet

Andra ekonomiska konsekvenser Övriga ekonomiska konsekvenser Avdrag vid investering i befintlig verksamhetslokal 0

Avdrag del av om-/nybyggnation av befintlig verksamhetslokal som avser Delårseffekt Helårseffekt Antal Tkr BOTKYRKA KOMMUN 3 [3] Kultur & Fritidsförvaltningen 2019-07-04 KFN 3.21

Riskbedömning Investeringen medför driftkostnader för vilka det i nuläget inte finns täckning i de preliminära budgetramarna, vilket försvårar möjligheten att genomföra det.

Organisation Kultur- och fritidsförvaltningen ansvarar för projektet Underlag till investeringsprojekt 1 [3]

Kultur och fritidsförvaltningen 2020-08-13 Bilaga KFN 3.29

Underlag till investeringsprojekt Nämnd: Kultur och fritidsnämnden Projektets namn: Utökad besöksparkering Brantbrink Handläggare: Johan Walther Bilagenummer: Bilaga KFN 3.29

Beskrivning För att utöka idrottsplatsens parkeringskapacitet föreslås en ny besöksparkering för ca 50 bilar, bakom Tullinge SK stugan mot Bertheliusvägen. Parkeringen utförs med beläggning av gräsarmeringssten och god belysning från nya master. Parkeringen bör innehålla ett par nya p-platser för rörelsehindrade. De nya parkeringsplatserna bör anslutas till befintlig parkering via grusväg mot Flottiljvägen eller med egen infart från Bertheliusvägen.

Besöksparkeringen nuvarande kapacitet är 140 parkeringsplatser.

Projektet pågår. Kultur och fritidsnämnden saknar dock kompensation för de nya driftkostnader som uppstår med anledning av investeringen.

Motivering Besöksparkeringen för idrottsplatsen behöver breddas och utökas. På kvällar och helger är parkeringssituationen idag delvis kaotisk och bilar står uppställda längs Flottiljvägen som är huvudled och trafikeras av bussar som då har svårt att komma fram.

Konsekvensbeskrivning Fortsatt kaotisk parkeringssituation på Brantbrinks IP kvällar och helger.

KULTUR OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Besök Munkhättevägen 49 · Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08-xxx xx xx · Sms xxx-xxx xx xx · E-post [email protected] Org.nr 212000-2882 · Bankgiro 624-1061 · Fax 08-xxx xxx xx · Webb www.botkyrka.se BOTKYRKA KOMMUN 2 [3] Kultur och fritidsförvaltningen 2020-08-13 Bilaga KFN 3.29

Ekonomi (inklusive tidplan) Fastighet Övrig Tider Prel driftsättningsdatum (år) 2020 Prel driftsättningsdatum (mån) 12

Projektekonomi (tkr) Projektutgift -7 000 0 Investeringsbidrag 0 0 Tidigare budget 0 0 Tilläggsbudget 0 0

Justering av driftsättningsdatum Datum vid uppdatering 2020-08-13 Driftsättningsdatum (år) 2021 Driftsättningsdatum (mån) 12

Övriga kostnader i samband med investeringen Resultaträkning fastighetsinvestering, tkr 2020 2021 Avskrivningar 0 -280 Räntekostnader 0 -120 Fastighetskostnader 0 -20 SUMMA 0 -421

Kultur och fritidsnämnden saknar i nuläget kompensation för de redovisade driftkostnader som uppstår som följd av investeringen. BOTKYRKA KOMMUN 3 [3] Kultur och fritidsförvaltningen 2020-08-13 Bilaga KFN 3.29

Övriga kostnader i samband med investeringen Belopp (tkr) Rivning 0 Sanering 0 Nedskrivning (återstående bokfört värde) 0 Markinköp 0 Inhyrning evakueringslokal 0 0 0

Andra investeringar till följd av projektet

Andra ekonomiska konsekvenser Övriga ekonomiska konsekvenser Avdrag vid investering i befintlig verksamhetslokal

Avdrag del av om-/nybyggnation av befintlig verksamhetslokal som avser Delårseffekt Helårseffekt Antal Tkr

Riskbedömning

Organisation ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[1]

Kultur- och fritidsnämnden 2020-09-07 KOFN/2020-09-14

Plan för effektivisering 2021 (KOF/2020:91)

Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner förslagen till effektiviseringar för 2021.

Sammanfattning I nämndernas budgetramar ingår årligen under perioden 2020 - 2023 krav på effektiviseringsåtgärder motsvarande omkring 2 procent av budgetomslutningen samt krav på effektiviseringar inom central administration.

Kultur- och fritidsnämnden har i Förutsättningar till nämndernas yttrande till Mål och budget 2021 med flerårsplan 2022 – 2024 ålagts ett effektiviseringsuppdrag om 2,2%, för 2021, vilket motsvarar ca 5,7 mkr. Av tjänsteskrivelsen framgår förslag på effektiviseringar för att uppnå kravet. En plan för effektiviseringen kopplat till den egna förvaltningens centrala administration beslutades av kultur- och fritidsnämnden hösten 2019 (KOF/2019:111) och omfattar effektiviseringar om totalt 6 procent, fördelat på 1,5 procent årligen. Detta motsvarar 159 tkr årligen t.o.m. 2023. De beslutade åtgärderna genomförs enligt plan.

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-06-17 Dnr KOF/2020:91

Referens Mottagare Ann-Christine Lundberg Kultur och fritidsnämnden [email protected]

Plan för effektivisering 2021 Diarienummer: KOF/2020:91

Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner förslagen till effektiviseringar för 2021.

Ärendet I samband med yttrandet till Mål och budget 2021 med flerårsplan 2022 - 2024 har samtliga nämnder fått i uppdrag att redovisa de effektiviseringsåtgärder som planeras på kort och lång sikt. Så görs i detta separata ärende som expedieras till kommunstyrelsens budgetberedning.

I nämndernas budgetramar ingår årligen under perioden 2020 - 2023 krav på effektiviseringsåtgärder motsvarande omkring 2 procent av budgetomslutningen samt krav på effektiviseringar inom central administration.

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-06-17 Dnr KOF/2020:91

En plan för effektiviseringen kopplat till den egna förvaltningens centrala administration beslutades av kultur- och fritidsnämnden hösten 2019 (KOF/2019:111) och omfattar effektiviseringar om totalt 6%, fördelat på 1,5 % årligen. Detta motsvarar 159 tkr årligen t.o.m. 2023. De beslutade åtgärderna har 2020 genomförts enligt plan, till exempel har effektivisering av motsvarande 0,5 tjänst inom kommunikation som genomförts fått helårseffekt. Innehåll och omfattning av stabens administrativa tjänster ses över och har kunnat förändras i samband med att personal slutat och nyrekryteringar genomförts. Detta arbete fortsätter enligt plan för att uppnå denna del av effektiviseringskravet.

Kultur- och fritidsnämnden har utöver detta i Förutsättningar till nämndernas yttrande till Mål och budget 2021 med flerårsplan 2022 – 2024 ålagts ett effektiviseringsuppdrag om 2,2%, för 2021, vilket motsvarar ca 5,7 mkr. Det totala effektiviseringskravet för planperioden ligger på drygt 23 mkr.

I framtagandet av nedan effektiviseringsförslag har hänsyn tagits till de förutsättningar som kommunfullmäktige lämnat med hänvisning till exempelvis möjlighet att organisera om, digitalisera och förändra hur vi arbetar. Medborgarens fokus har varit vägledande och förslagen är framtagna med ambitionen att vara långsiktigt hållbara och undvika generell neddragning, samt att i så liten utsträckning som möjligt direkt drabba medborgarna.

Några av förslagen är följder och helårseffekter av tidigare fattade beslut som ger långsiktiga utfall.

Effektiviseringsåtgärder Inför 2021 planeras i huvudsak följande effektiviseringsåtgärder vilka sammantaget uppgår till 5720 tkr;  Effekt av föregående års genomförda omorganisation (-480tkr)  Samlokaliseringar som ger reducerade hyreskostnader och lägre bemanningsbehov (ca -450tkr): o i Fittja (konsthall och bibliotek) samt o Tumba (bibliotek, fritidsbank och konsthall)  Minskad andel administrativ personal inom kulturskola och lokalbokning (-1440 tkr)  Minskade lokalkostnader1 (-2150 tkr)  Schemaförändring anläggningsdrift (-800tkr)  Minskade öppettider Rackethallen (-200tkr)  Minskad budget för Vi är Botkyrka-festivalen (-100tkr)  Minskad central reserv (-100tkr)

Ekonomiska konsekvenser av beslutet Beslutet innebär nya effektiviseringar om 5,7 miljoner kronor för 2021, samt tidigare beslutade effektiviseringar om 159tkr på central administration.

1 Varav 850tkr avser hyra för den lokal som tidigare var Ungdomens Hus. Effektiviseringen genomförs under förutsättning att nämnden godkänner ärende KOF/2019:35

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-06-17 Dnr KOF/2020:91

Helena Hellström Ann-Christine Lundberg Kultur och fritidsdirektör Administrativ chef

______Expedieras till Kommunstyrelsen Kommunledningsförvaltningen Budgetansvariga Kof

Kultur- och fritidsnämnden 2020-09-07 KOFN/2020-09-14

Återrapportering av Uppdrag Utreda intresset hos civilsamhället, att skapa medborgardriven mötesplats/föreningshus i Ungdomens hus loka-ler i Fittja (KOF/2019:35)

Förslag till beslut 1. Kultur- och fritidsnämnden tar del av återrapportering av uppdraget att utreda intresset hos civilsamhället att skapa medborgardriven mötesplats/föreningshus i Ungdomens hus lokaler i Fittja. 2. Kultur- och fritidsnämnden beslutar att avbryta uppdraget att utreda intresset hos civilsamhället att skapa medborgardriven mötesplats/föreningshus i Ungdomens hus lokaler i Fittja.

Sammanfattning Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av återrapporteringen och beslutar att avbryta uppdraget att utreda intresset hos civilsamhället att skapa medborgardriven mötesplats/föreningshus i Ungdomens hus lokaler i Fittja. Hyreskontraktet för lokalen (f d Ungdomens hus i Fittja) sägs upp och fastighetsvärden Botkyrkabyggen kan därmed utveckla egen verksamhet i huset. Kultur- och fritidsförvaltningen kommer inte vidare i ärendet. Arbetet påbörjades med att skapa förutsättningar för en avsiktsförklaring för hur den medborgardrivna mötesplatsen skall organiseras och drivas, samt säkerställa den långsiktiga finansieringen men de två parterna Botkyrka kommun och Botkyrkabyggen kunde inte komma fram till en gemensam inriktning och beslut. Under tiden har parterna utrett andra funktioner för huset, och Botkyrkabyggen ser nu möjlighet att flytta sitt områdeskontor från Krögarvägen till lokalen. Områdeskontoret blir även arbetsplats för trygghetsfältare samt Qvinna i Botkyrka. I planeringen kommer Botkyrkabyggen även

Kultur- och fritidsnämnden 2020-09-07 KOFN/2020-09-14 titta på plats för Föreningscentret (BoCenter) i lokalen eller annan lokal i Fittja. Områdeskontoret på Krögarvägen kommer att återställas till nya lägenheter. Även Coronapandemin har förändrat förutsättningarna för arbetet med den medborgardrivna mötesplatsen/föreningshuset. Redan etablerade mötesplatser i kommunen har drabbats av ekonomiska problem på grund av minskade intäkter. Coronapandemin drabbar även kommunens ekonomiska förutsättningar för verksamheter, både kortsiktigt och långsiktigt. Vid den tidpunkt då Coronapandemin bröt ut i mitten av mars avbröts arbetet med att skapa förutsättningarna för en avsiktsförklaring och organisation för driften av mötesplatsen, utan att de två parterna Botkyrka kommun och Botkyrkabyggen hade kommit fram till en gemensam inriktning och kunnat fatta de för ärendet nödvändiga beslut.

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-12 Dnr KOF/2019:35

Referens Mottagare Ida Burén Kultur- och fritidsnämnden [email protected]

Återrapportering av uppdrag Utreda intresset hos civilsamhället att skapa medborgardriven mötesplats/föreningshus i Ungdomens hus lokaler i Fittja Diarienummer: KOF/2019:35

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-12 Dnr KOF/2019:35

Även Coronapandemin har förändrat förutsättningarna för arbetet med den medborgardrivna mötesplatsen/föreningshuset. Redan etablerade mötesplatser i kommunen har drabbats av ekonomiska problem på grund av minskade intäkter. Coronapandemin drabbar även kommunens ekonomiska förutsättningar för verksamheter, både kortsiktigt och långsiktigt. Vid den tidpunkt då Coronapandemin bröt ut i mitten av mars avbröts arbetet med att skapa förutsättningarna för en avsiktsförklaring och organisation för driften av mötesplatsen, utan att de två parterna Botkyrka kommun och Botkyrkabyggen hade kommit fram till en gemensam inriktning och kunnat fatta de för ärendet nödvändiga beslut.

Ärendet Bakgrund I september 2019 beslutade kultur- och fritidsnämnden att ge kultur- och fri- tidsförvaltningen i uppdrag att stödja föreningslivet att påbörja den initiala fasen för att etablera en medborgardriven mötesplats i Fittja (KOF/2019:35). Beslutet föranleddes av en rapport som utredde intresset hos civilsamhället att skapa en medborgardriven mötesplats/föreningshus i lokalerna som tidigare användes till Ungdomens hus i Fittja. Rapporterna fastslår att etableringen bör starta med en initial fas och kultur- och fritidsnämnden beslöt därmed att uppdraget skulle redovisas i december 2020. Med stöd av rapporten tog kultur- och fritidsförvaltningen fram en plan för de steg som den initiala fasen skulle innehålla. Ett av dessa var att säkerställa långsiktig finansiering, där kommunen och fastighetsbolaget är avgörande parter i att lösa stora delar av finansieringen. Ett annat var att involvera etablerade civilsamhällesorganisationer för kompetens och verksamhetsstöd. Kontakt togs med organisationen Folkets hus och parker som har erfarenhet av att stödja utvecklingen av liknande mötesplatser på fler orter i Sverige. I samråd med dom påbörjade kultur- och fritidsförvaltningen arbetet med att skapa förutsättningarna för en avsiktsförklaring mellan parterna kommun, bostadsbolag och den paraplyförening som skulle bildas i syfte att driva mötesplatsen. I avsiktsförklaringen skulle också mötesplatsens organisation beskrivas med styrgrupp och arbetsgrupp.

Beskrivning av arbetets gång När arbetet påbörjades med att skapa förutsättningar för avsiktsförklaringen samt säkerställa den långsiktiga finansieringen kunde de två parterna Botkyrka kommun och Botkyrkabyggen inte komma fram till en gemensam inriktning och beslut. I kommunen pågår en särskild satsning på området Fittja, ”kreativa stadsmiljö för Fittja”, där kommunen samlar områdets olika parter och aktörer för att utveckla området, parallellt med detta arbetar även kommunen, Botkyrkabyggen, Polisen och Räddningstjänst med samverkan kring trygghet och säkerhet (EST). När förslaget om en medborgardriven mötesplats mötte dessa pågående processer stod det klart att lokal, fd Ungdomens Hus,

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-12 Dnr KOF/2019:35 uppfattades som en plats förknippad med stora risker, och tveksamheter att förslaget på så vis skulle stödja platsutvecklingen. Under tiden har även andra förslag på verksamheter för huset utretts, från kommunens sida fanns ett intresse att förlägga en familjecentral där. Botkyrkabyggen har utrett om deras områdeskontor i Fittja kan flytta till lokalen och i detta även rymma ytor och mötesrum för föreningslivet. Detta förslag kommer Botkyrkabyggen nu gå vidare om kommunen säger upp hyreskontraktet. Kultur- och fritidsförvaltningen avvaktade under denna tid med att koppla på den tredje parten, civilsamhället som skulle bilda paraplyföreningen. När sedan Coronapandemin utbröt i mitten av mars, avstannade arbetet till förmån för krisledning i redan befintligt etablerade verksamheter.

Konsekvenser med anledning av Coronapandemin Coronapandemin har slagit hårt mot de typer av samlingslokaler som en medborgardriven mötesplats är. Redan etablerade mötesplatser i kommunen har varit tvungna att stänga på grund av smittspridningsrisken, och har genom detta även drabbats av ekonomiska problem på grund av minskade intäkter. Situationen för dessa mötesplatser är i dagsläget ovisst och beroende av hur länge pandemin pågår. Coronapandemin drabbar även kommunens ekonomiska förutsättningar, både kortsiktigt och långsiktigt, och under våren höjdes Kultur- och fritidsnämnden mål för effektivisering från 2% till 2,2% i mål och budget 2021. De kommande årens budgetarbete kommer sannolikt att innebära ytterligare effektiviseringar och prioriteringar.

Verksamhetsmässig analys av beslutet Kultur- och fritidsnämnden sätter stort värde på civilsamhällets roll för Botkyrkas utveckling. Att alla Botkyrkabor känner sig delaktiga i Botkyrkas utveckling är en viktig politisk prioritering. Även samarbetet med föreningar spelar en central roll för att skapa trygghet och trivsel för Botkyrkas medborgare. Föreningarna bidrar till att stärka en känsla av mening, sammanhang, trygghet och delaktighet hos Botkyrkaborna.

Kultur- och fritidsnämnden gör bedömningen att föreningslivet och civilsamhällesaktörer har fortsatt tillgång till mötesplatser och föreningslokaler, även när den medborgardrivna mötesplatsen inte blir av. På Fittja Gård och i Albys Hjärta finns kostnadsfria mötesrum för föreningar att boka. I närheten ligger även Botkyrka Konsthall och Fittja Bibliotek, Mångkulturellt centrum, Subtopia och Hallunda Folketshus där föreningar och civilsamhällets aktörer kan mötas. Den medborgardrivna mötesplatsen syftade även till att skapa att skapa meningsfulla fritidsaktiviteter för barn och unga i området, vitalisera demokratin och främja inkludering och delaktighet i det lokala samhället. Detta arbete görs även genom kultur- och fritidsnämnden och kommunens övriga verksamheter i området.

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-12 Dnr KOF/2019:35

Ekonomiska konsekvenser av beslutet Hyreskontraktet för lokalen sägs upp och kostnaden på 858 000 kr/år används för att nå förhöjt effektiviseringsmål för 2021.

Helena Hellström Ida Burén Kultur- och fritidsdirektör Verksamhetschef kultur och ung fritid

______Expedieras till Botkyrkabyggen Kommunledningsförvaltningen EST gruppen Folketshus och parker Changers Hub

Kultur- och fritidsnämnden 2020-09-07 KOFN/2020-09-14

Fastställande av system för interkommunal ersättning (KOF/2020:90)

Förslag till beslut 1. Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av rapporten – utredning om interkommunal ersättning för fritidsklubbsverksamhet 2. Kultur- och fritidsnämnden beslutar att införa ett system med interkommunal ersättning (s.k. fritidsklubbspeng), där grundbeloppet beräknas årligen genom att budgetramen för fritidsklubbsverksamheten delas med antal barn 10–12 år som är folkbokförda i Botkyrka kommun. 3. Kultur- och fritidsnämnden ger kultur- och fritidsförvaltningen i uppdrag att vidare utreda scenario 2 och 3 och återrapportera till nämnden i september 2021.

Sammanfattning I december 2019 beslutade kultur- och fritidsnämnden (KOF/2019:13) att införa en tillfällig interkommunal ersättning om 3878 kronor per barn och läsår för ersättning av deltagande i fritidsklubbsverksamhet i annan kommun. Kultur- och fritidsförvaltningen fick även i uppdrag att ta fram ett permanent system för interkommunal ersättning. Beslutet fattades för att göra det möjligt för Botkyrkabarn att gå i fritidsklubb i annan kommun. Kultur- och fritidsnämndens beslut följer scenario 1 i Rambölls rapport. ”Botkyrka kommun ersätter andra kommuner med ett grundbelopp för folkbokförda elever från Botkyrka som går på fritidsklubb i annan kommun.” Förslaget innebär att förvaltningen tar fram ett grundbelopp som ska användas för att ersätta mottagande kommuner och friskolor för elever folkbokförda i Botkyrka för deras deltagande i fritidsklubbsverksamhet. Grundbeloppet införs inom ramen för hur fritidsklubbsverksamheten är organiserad med öppen och avgiftsfri verksamhet.

Kultur- och fritidsnämnden 2020-09-07 KOFN/2020-09-14

Grundbeloppet beräknas enligt principen att budgetramen för fritidsklubbsverksamheten delas med antal barn 10–12 år som är folkbokförda i Botkyrka kommun. För 2020 kommer grundbeloppet vara 4207 kronor. Kultur- och fritidsförvaltningen saknar medel inom befintlig ram för att täcka de kostnader som den interkommunala ersättningen av fritidsklubbsdeltagande innebär. För att säkerställa det åtagande som kommunen har enligt skollagen behöver nämnden/förvaltningen i kommande budgetarbete göra omfördelningar och budgetera för de ökade kostnaderna som beslutet medför.

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-26 Dnr KOF/2020:90

Referens Mottagare Vivianne Coly Kultur- och fritidsnämnden [email protected]

Fastställande av system för interkommunal ersättning Diarienummer: KOF/2020:90

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-26 Dnr KOF/2020:90

Kultur- och fritidsförvaltningen saknar medel inom befintlig ram för att täcka de kostnader som den interkommunala ersättningen av fritidsklubbsdeltagande innebär. För att säkerställa det åtagande som kommunen har enligt skollagen behöver nämnden/förvaltningen i kommande budgetarbete göra omfördelningar och budgetera för de ökade kostnaderna som beslutet medför.

Ärendet I december 2019 beslutade kultur- och fritidsnämnden (KOF/2019:13) att införa en tillfällig interkommunal ersättning om 3878 kronor per barn och läsår för ersättning av deltagande i fritidsklubbsverksamhet i annan kommun. Kultur- och fritidsförvaltningen fick även i uppdrag att ta fram ett permanent system för interkommunal ersättning. Beslutet fattades för att göra det möjligt för Botkyrkabarn att gå i fritidsklubb i annan kommun. Enligt skollagen 14 kap §14 samt kap. 25 §§9–15 ska en kommun som har en elev från en annan kommun i sin fritidsklubb ersättas av elevens hemkommun. Mottagande skola eller fristående aktör som inte ersätts av hemkommunen kan neka eleven möjlighet att delta i fritidsklubbsverksamhet. Fritidsklubbsverksamhet är olika organiserad i de olika kommuner. I Botkyrka har vi öppen och kostnadsfri fritidsklubb. Andra kommunerna där Botkyrkas barn skall kunna gå i fritidsklubbsverksamhet kan ha inskriven och avgiftsbelagd verksamhet där vårdnadshavaren betalar en avgift. Kostnaderna för att driva fritidsklubbsverksamhet varie-rar därmed mellan de samverkande kommunerna. Bakgrund Kultur- och fritidsförvaltningen gav i februari 2020, Ramböll i ett förnyat uppdrag att ta fram ett förslag på system för interkommunal ersättning. Uppdraget inkluderade följande frågor: • Kartlägga vilka kommuner och fristående skolor som berörs (kommuner och fristående skolor som tar emot Botkyrkabarn i sina fritidsklubbar). • Vilka olika system för ersättning används/sker mellan kommuner idag samt föreslå ett system utifrån Botkyrka kommuns förutsättningar. • Ta ställning om nytt system kräver registrering av elever genom inskriven verksamhet. • Utifrån kommunens förutsättningar, ta ställning till om nytt system kräver införande av föräldraavgift. • Ta fram riktlinjer samt i samarbete med utbildningsförvaltningen se över en modell för ersättning till andra kommuner och fristående skolor. • Ta fram ett grundbelopp för en fritidspeng.

Rapporten biläggs tjänsteskrivelsen, se bilaga 1.

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-26 Dnr KOF/2020:90

Slutsatser baserat på Rambölls rapport Kultur- och fritidsnämndens beslut följer scenario 1 i Rambölls rapport. ”Botkyrka kommun ersätter andra kommuner med ett grundbelopp för folkbokförda elever från Botkyrka som går på fritidsklubb i annan kommun.” Förslaget innebär att förvaltningen tar fram ett grundbelopp som ska användas för att ersätta mottagande kommuner och friskolor för elever folkbokförda i Botkyrka för deras deltagande i fritidsklubbsverksamhet. Systemet kräver inte ett införande av inskriven verksamhet i Botkyrkas fritidsklubbar. Grundbeloppet inkluderar inte heller någon föräldraavgift. Det kan medföra att Botkyrkaföräldrar med barn som går på fritidsklubb i annan kommun i vissa fall själva debiteras en föräldraavgift av mottagande kommun/fristående aktör. Kultur- och fritidsnämnden ger kultur- och fritidsförvaltningen i uppdrag att vidare utreda scenario 2 och 3 i Rambölls rapport, och återrapportera till nämnden i september 2021.

Underlag till beslutet om grundbeloppets storlek Genom ärende KOF/2019:13 beslutade kultur- och fritidsnämnden om en tillfällig interkommunal ersättning (grundbelopp) om 3 878kr per barn och läsår för fritidsklubbs-verksamhet. Beloppet räknades fram genom att budgetramen för fritidsklubbsverksamheten delas med antal barn 10–12 år som är folkbokförda i Botkyrka kommun. Fritidsklubbsverksamheten i Botkyrka bedrivs i öppen form. Detta innebär att det inte är nå-gon inskrivningsverksamhet samt att verksamheten är avgiftsfri för alla inom målgruppen. Alla inom målgruppen är därmed potentiella besökare. Rambölls kartläggning visar att de tillfrågade kommunerna; Stockholm, Huddinge, Salem och Södertälje praktiserar olika lösningar och beräkningsgrunder för den interkommunala ersättningen av fritidsklubbar. Kultur- och fritidsförvaltningen anser även fortsättningsvis att grundbeloppets storlek skall räknas ut genom att budgetramen för fritidsklubbsverksamheten delas med antal barn 10–12 år folkbokförda i Botkyrka kommun. Den öppna fritidsverksamheten kommer fortsättningsvis vara organiserad som öppen och avgiftsfri verksamhet. Därmed finns det heller inte något utrymme i befintlig budget att täcka kostnaderna som det nya systemet med interkommunal ersättning medför, genom att justera bidragsnivåerna till utförarna av fritidsklubbsverksamheten. Vi kommer heller inte kunna fakturera grannkommunerna någon ersättning om det finns barn från andra kommuner som går i Botkyrkas fritidsklubbar, genom att vi inte har inskriven verksamhet och på så vis kännedom om var barnen är skrivna. Förvaltningen ser därför att det rimligt att hålla grundbeloppet så lågt som möjligt. Grundbeloppet följer år (ej läsår) och räknas ut för kommande år, baserat på föregå- ende års budgetram för verksamheten och antal folkbokförda barn.

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-26 Dnr KOF/2020:90

Det framtagna förslaget refererar till den öppna driftformen av fritidsklubbsverksamheten, där alla i målgruppen är tilltänkta besökare. Bedömningen är därför att grundbeloppet bör beräknas genom att budgetramen för fritidsklubbsverksamheten delas med antal barn 10–12 år som är folkbokförda i Botkyrka kommun.

Administration av interkommunal fritidspeng Utbildningsförvaltningen administrerar idag utbetalningen av interkommunal skolpeng till andra kommuner och fristående aktörer. Utbildningsförvaltningen ställer sig positivt till förvaltningens förfrågan att samadministrera fritidsklubbspengen, men förvaltningarna behöver tillsammans titta närmare på hur det praktiskt ska gå till, samt vilka resurser som behövs för att genomföra detta. Ekonomiska konsekvenser av beslutet Vid tillfället för Rambölls utredning gick 27 Botkyrkabarn på fritidsklubbsverksamhet i annan kommun. Däremot var det ytterligare 514 Botkyrkabarn i åldersgruppen som hade en skolplacering i annan kommun eller hos fristående aktör och som därmed också var potentiella fritidsklubbsdeltagare. Kultur- och fritidsförvaltningen saknar medel inom befintlig ram för att täcka de kostnader som den interkommunala ersättningen av fritidsklubbsdeltagande innebär. För att säkerställa det åtagande som kommunen har enligt skollagen behöver nämnden/förvaltningen i kommande budgetarbete göra omfördelningar och budgetera för de ökade kostnaderna som beslutet medför.

Helena Hellström Ida Burén Kultur- och fritidsdirektör Verksamhetschef kultur och ung fritid

Bilagor 1. Rapport – Utredning om interkommunal ersättning för fritidsklubbsverksamhet 2. Kalkyl – mall för beräkning av fritidsklubbspeng

______Expedieras till Utbildningsförvaltningen

Beräkning av grundbelopp: Budget för fritidsklubbsverksamheten i Botkyrka divideras med antal barn i ålder 10-12år (folkbokförda i Botkyrka kommun)

Grundbelopp per barn och läsår Budget för fritidsklubbsverksamhet i Botkyrka 2020 16 828 000 kr Antal barn i åldern 10-12 år folkbokförda i Botkyrka 4 000 Grundbelopp (fritidsklubbspeng) 4 207 kr

ÖPPEN FRITIDSVERKSAMHET BOTKYRKA KOMMUN UTREDNING OM INTERKOMMUNAL ERSÄTTNING FÖR FRITIDSVERKSAMHET

Maj 2020

SAMMANFATTNING

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

1. Inledning 1

1.1 Om den öppna fritidsverksamheten i Botkyrka kommun 1 1.2 Bakgrund till följande utredning 1 1.3 Om Rambolls uppdrag 1 1.4 Rapportens disposition 2 1.5 Definitioner och begrepp i rapporten 2

2. Metod och genomförande 4

2.1 Uppdragets avgränsningar och datainsamling 4

3. Resultat från rambolls kartläggning 5

3.1 Kommuner erbjuder ofta fritidsklubb för barn upp till tretton år 5 3.2 Botkyrka elever går framförallt i fristående skolor i närliggande kommuner 5 3.3 Antal elever från andra kommuner som nyttjar Botkyrka kommuns fritidsklubbar 6 3.4 De flesta kommuner tar ut en föräldraavgift för fritidsklubben 6 3.5 Inskriven verksamhet för fritidsklubbarna i närliggande kommuner 7 3.6 Möjligheter för inskriven verksamhet i Botkyrka kommun 7 3.7 De olika system för ersättning som används mellan kommuner idag 7 3.8 Berörda kommuner bedriver avgiftsbelagd fritidsklubb 8 Beräkning av grundbelopp 9 3.9 Utbildningsförvaltningen sköter den interkommunala ersättningen för skolplaceringar i andra kommuner

4. Slutsatser och rekommendationer 12

1. INLEDNING

1.1 Om den öppna fritidsverksamheten i Botkyrka kommun Botkyrka kommun har en form för sin öppna fritidsverksamhet som grundas på frivillighet och öppenhet. Det innebär bland annat att medlemskap inte är ett krav för deltagande och att det löpande utbudet av aktiviteter är kostnadsfritt och tillgängligt för alla besökare. Det innebär att det inte sker registrering av besökare, varken av barn och unga från Botkyrka kommun eller annan kommun. Detta är ett tillvägagångsätt som inte alla kommuner använder sig av, utan det kan förekomma både registrering och avgift för deltagande i den öppna fritidsverksamheten i närliggande kommuner.

1.2 Bakgrund till följande utredning Uppdraget om förslag till system för interkommunal ersättning grundas i att barn som är boende i Botkyrka kommun går på avgiftsbelagd fritidsklubb i annan kommun, då de är elever i skolan i den kommunen. När ett barn går på fritidshem eller öppen fritidsverksamhet i annan kommun, givet att kommunen har mottagit barnet på rätt grunder, ska hemkommunen ersätta den andra kommunen för dess kostnader. Det innebär att en kommun har rätt att fakturera Botkyrka kommun för de barn vars hemkommun är Botkyrka, som nyttjar fritidshem eller öppen fritidsverksamhet. Kostnaden brukar benämnas grundbelopp, basbelopp eller fritidspeng och är en intern kostnad för drift av fritidsklubb som fastställt internt i kommunen.

Ramboll har i ett tidigare uppdrag bland annat konstaterat följande1:

• Att ett hundratal barn och unga från Botkyrka kommun har skolplacering i en annan närliggande kommun inom Stockholms län. Majoriteten av dessa elever går på en fristående skola. • Att Botkyrka kommun i dagsläget inte ersätter kommunala huvudmän eller fristående skolor för Botkyrkaelever som nyttjar deras fritidsklubb, trots att de har rätt till ersättningen. • En anledning till att Botkyrka kommun i dagsläget inte ersätter andra kommuner eller fristående skolor är för att Botkyrka kommun inte har fastställt ett sådant grundbelopp per elev. • Både aktuella kommuner och fristående verksamheter efterfrågar kompensation från Botkyrka kommun.

1.3 Om Rambolls uppdrag Botkyrka kommun gav Ramboll i uppdrag att ta fram ett förslag på system för interkommunal ersättning. Uppdraget om framtagande av förslag på system för interkommunal ersättning inkluderar följande:

• Kartlägga vilka kommuner och fristående skolor som berörs (kommuner och fristående skolor som tar emot Botkyrkabarn i sina fritidsklubbar) • Vilka olika system för ersättning används/sker mellan kommuner idag samt föreslå ett system utifrån Botkyrka kommuns förutsättningar • Ta ställning om nytt system kräver registrering av elever genom inskriven verksamhet • Utifrån kommunens förutsättningar, ta ställning till om nytt system kräver införande av föräldraavgift • Ta fram riktlinjer samt i samarbete med utbildningsförvaltningen se över en modell för ersättning till andra kommuner och fristående skolor • Ta fram ett grundbelopp för en fritidspeng

I arbetet med uppdraget skulle Ramboll beakta följande;

1. Utbildningsförvaltningen ses som en viktig samarbetspartner i framtagandet av system för interkommunal ersättning då de i dagsläget ansvarar för överföringen av den interkommunala skolpengen. I arbetet med uppdraget ska Ramboll säkerställa dialog med Utbildningsförvaltningen (UF) dels för att se hur de arbetar med

1 Utredningsrapport, Öppen fritidsverksamhet i Botkyrka kommun, utredning om avtal- och bidragsfördelning och interkommunal ersättning, Ramboll, för Botkyrka kommun (maj, 2019)

den interkommunala ersättningen och dels inhämta deras synpunkter och medskick om hur ett nytt system skulle kunna se ut.

2. Kultur- och fritidsförvaltningen arbetar med att ta fram beräkningsgrunden för driftsbidraget som betalas ut till utförare av öppen fritidsverksamhet. Eftersom den nya beräkningsgrunden och grundbeloppet för den interkommunala ersättningen för fritidsklubbsdeltagare är beroende av varandra bör Ramboll i denna del i uppdraget föra dialog med ansvariga på kultur- och fritidsförvaltningen (KOF). Uppdraget redovisas genom följande rapport.

1.4 Rapportens disposition I kapitel 2 beskrivs kortfattat metod och genomförandet av uppdraget. I kapitel 3 presenterar vi resultatet från utredningen. Kapitel 4 består av Rambolls slutsatser och rekommendationer.

1.5 Definitioner och begrepp i rapporten I rapporten förekommer det flera definitioner och begrepp som är centrala i Rambolls uppdrag och återkommande i rapporten. Vi presenterar och beskriver begreppen nedan.

Definition av öppen fritidsverksamhet (fritidsklubb): Från och med höstterminen det år då eleven fyller 10 år får öppen fritidsverksamhet erbjudas i stället för fritidshem, om elever inte på grund av fysiska, psykiska eller andra skäl är i behov av sådant särskilt stöd i sin utveckling som endast kan erbjudas i fritidshem (kap 14, 7§). Den öppna fritidsverksamheten kallas ofta för fritidsklubbar och regleras under kapitel 25 i skollagen (annan pedagogisk omsorg). Fritidsklubb och öppen fritidsverksamhet erbjuds vanligtvis till elever mellan 10–13 år (åk 4–6).

Grundbelopp/basbelopp/fritidspeng: Grundbeloppet är en intern kostnad för drift av fritidsklubb. Beloppet grundar sig exempelvis i lokalkostnader, pedagogisk verksamhet, administrativa kostnader, ersättning för måltider m.m. Beloppet fastställs vanligtvis per elev och motsvarar kommunens totala interna kostnad för varje elev som deltar i fritidsklubbverksamhet. Beloppet varierar mellan kommuner. Om en elev har placering i en fritidsklubb som inte är elevens hemkommun har kommunen alltid rätt till ersättning. Det är alltid hemkommunens grundbelopp som är gällande, dvs. om en elev deltar på fritidsklubb i en annan kommun än sin hemkommun är det ändå hemkommunens ersättningsnivå och grundbelopp som gäller.

Föräldraavgift: Föräldraavgiften är en reducering av det aktuella basbelopp/grundbelopp/fritidspeng per elev. Det är upp till varje kommun att avgöra om fritidsklubben ska vara avgiftsbelagd. Enligt skollagen får en kommun samt fristående aktör ta ut en avgift för fritidsklubben (i skollagen benämnd annan pedagogisk omsorg) med reservation för att avgiften ska vara skälig.

Bild 1 Om grundbelopp och föräldraavgift2

2 Utredningsrapport, Öppen fritidsverksamhet i Botkyrka kommun, utredning om avtal- och bidragsfördelning och interkommunal ersättning, Ramboll, för Botkyrka kommun (maj, 2019)

Vad säger skollagen om interkommunal ersättning? Ramboll har stämt av tolkningen av skollagen med Skolverkets upplysningstjänst3 som bekräftar att när ett barn går på fritidshem eller öppen fritidsverksamhet i annan kommun, givet att kommunen har mottagit barnet på rätt grunder, ska hemkommunen ersätta den andra kommunen för dess kostnader. Det innebär att kommun NN har rätt att fakturera Botkyrka kommun för de barn vars hemkommun är Botkyrka, som nyttjar fritidshem eller öppen fritidsverksamhet.

Bild 2 skollagen om interkommunal ersättning 14 kap. Fritidshemmet 14 § En kommun som i sitt fritidshem har en elev från en annan kommun ska ersättas för sina kostnader för elevens utbildning i fritidshemmet av elevens hemkommun, om elevens skolgång i den mottagande kommunens förskoleklass, grundskola eller grundsärskola grundar sig på 9 kap. 13 § första stycket, 10 kap. 24, 25 eller 26 § eller 11 kap. 24 § andra stycket 2 eller 25 §. Även i andra fall då en kommun i sitt fritidshem har en elev från en annan kommun ska hemkommunen betala ersättning till den mottagande kommunen. Om kommunerna i ett sådant fall inte kommer överens om annat, ska ersättningen bestämmas med hänsyn till kommunens åtagande och elevens behov efter samma grunder som hemkommunen tillämpar vid fördelning av resurser till sina egna fritidshem. Har en elev ett omfattande behov av särskilt stöd, behöver hemkommunen inte lämna bidrag för det särskilda stödet, om betydande organisatoriska eller ekonomiska svårigheter uppstår för kommunen. Ersättningen enligt första eller andra stycket ska i förekommande fall minskas med belopp som huvudmannen tar ut enligt 12 §. 4

Se även kapitel 25, §§ 9–15

3 Se vidare i Utredningsrapport, Öppen fritidsverksamhet i Botkyrka kommun, utredning om avtal- och bidragsfördelning och interkommunal ersättning, Ramboll, för Botkyrka kommun (maj, 2019)

2. METOD OCH GENOMFÖRANDE

Genomförandet har bestått av tre faser (uppstart, datainsamling, och analys) och en genomgående tät dialog med representanter för kultur- och fritidsförvaltningen och utbildningsförvaltningen i Botkyrka kommun. Genomförandet har karaktäriserats av en explorativ ansats, där Ramboll löpande har sökt information från olika representanter från relevanta verksamheter och förvaltningar. Ramboll har utgått från följande tre metodologiska angreppssätt i arbetet med uppdraget:

• Ett strukturerat arbetssätt med stöd av en kartläggningsmall. • Ett inkluderande arbetssätt som innebär en löpande dialog med Botkyrka kommun och löpande avstämningar i syfte att skapa väl förankrade och genomförbara rekommendationer. • Triangulering som arbetssätt som innebär en ansats som karaktäriseras av användning av redan känd kunskap, fokus på omvärldsfaktorer som påverkar arbetet och en kombination av metoder för datainsamling och analys.

Uppstartsfasen bestod av dialog med beställaren (Vivianne Coly, Enhetschef Ung fritid), dokumentstudier, ett antal inledande intervjuer med Karl-Henrik Lindström, Ekonomichef Utbildningsförvaltningen samt Marina Pandis Klein Middelink, med ansvar för interkommunal ersättning för skolor i Botkyrka kommun och olika personer som arbetar med fritidsverksamhet på Sveriges kommuner och regioner samt framtagande av den kartläggningsmall som utgjort grunden för den datainsamling och analys som följer.

Datainsamlingen har bestått av strukturerade dokumentstudier och kvalitativa semi-strukturerade intervjuer. Ramboll har intervjuat representanter från Stockholm stad, Huddinge kommun, Salems kommun och Södertälje kommun. Ramboll har även intervjuat fritidsklubbar i Botkyrka kommun samt kommunala och fristående fritidsklubbar och skolor i de kommuner där botkyrkaelever vistas.

Ramboll har haft löpande avstämningar med Enheten Ung fritid i ett tidigt skede av analysen samt i samband med att rapportutkastet skickats in för att stämma av fortsatta vägval i arbetet med uppdraget. Innan slutlig avrapportering har Ramboll genomfört ett digitalt gemensamt analysmöte med Enheten Ung fritid för att säkerställa hög förståelse och användbarhet av Rambolls rekommendationer.

2.1 Uppdragets avgränsningar och datainsamling Uppdraget rör endast barn i åldersgruppen 10 – 13 år (åk 4-6) som går på fritidsklubb och öppen fritidsverksamhet. I vissa fall kan det även gälla fritidshem, beroende vilken form av fritidsverksamhet som kommunen erbjuder. Under arbetet med uppdraget har tillgång till personer att intervjua inneburit vissa begränsningar i datainsamlingen. Avstämningar har därför löpande skett med Enheten Ung fritid.

TILLVÄGAGÅNGSSÄTT I uppdraget har Ramboll varit i kontakt med och intervjuat flera kommuner i Stockholms län. Syftet med intervjuerna har varit att få uppgifter om antalet elever från Botkyrka kommun som nyttjar deras fritidsklubb. Intervjuerna har även syftat till att samla in kunskap om hur fritidsklubben fungerar i andra kommuner samt vilka system som kommunerna har för att ersätta utomkommunala barn som nyttjar deras fritidsklubb. Ramboll har framförallt varit i kontakt med de kommuner där vi vet att ett stort antal elever från Botkyrka går i skola (åk 4–6). Ramboll har varit i kontakt med Stockholms stad, Södertälje kommun, Huddinge kommun samt Salems kommun. Vi har även varit i kontakt med SKR för att undersöka om det finns någon praxis eller riktlinjer gällande uträkning av grundbelopp eller modeller för ersättning, som inte har visat sig vara fallet.

Därutöver har vi även undersökt och sammanställt genom webbsökningar hur verksamheten för öppen fritidsverksamhet ser ut i andra kommuner i Stockholms län.

3. RESULTAT FRÅN RAMBOLLS KARTLÄGGNING

I följande kapitel presenteras resultatet från Rambolls kartläggning.

3.1 Kommuner erbjuder ofta fritidsklubb för barn upp till tretton år Det är upp till varje enskild kommun att ta beslut om de vill erbjuda öppen fritidsverksamhet i stället för fritidshem för elever mellan 10–13 år. Rambolls kartläggning visar att merparten av kommunerna i Stockholms län erbjuder någon form av öppen fritidsverksamhet till elever från och med 10 år i stället för fritidshem. Det är relativt få kommuner som endast erbjuder fritidshem till och med 13 år. Den öppna fritidsverksamheten har däremot olika benämningar i kommunerna. Det kallas ofta fritidsklubb men kan också kallas något annat. I Huddinge kallas verksamheten exempelvis för öppet fritids. Innehållet i verksamheterna är däremot snarlik. I vissa kommuner erbjuds både fritidshem eller öppen fritidsverksamhet.

Bild 3 Kommuners former för fritidshem i Stockholms län

Kommuner som endast erbjuder fritidshem tom Kommuner som erbjuder öppen fritidsverksamhet 13 år from 10 år tom 13 år • Stockholm •Nynäshamn • Huddinge • Södertälje •Solna kommun • Haninge kommun •Sigtuna • Järfälla • Nacka • Ekerö kommun • Lidingö • Salem

3.2 Botkyrka elever går framförallt i fristående skolor i närliggande kommuner Kartläggningen visar att ett hundratal barn och unga från Botkyrka kommun har skolplacering i en annan närliggande kommun inom Stockholms län. Framförallt går eleverna från Botkyrka på skola i Stockholms stad eller Huddinge kommun. Ett mindre antal elever från Botkyrka har skolplacering i Södertälje eller Salems kommun (se Tabell 1).5 Majoriteten av eleverna som går i skola i annan kommun går på en fristående skola.

Tabell 1 Sammanställning över elever som har skolplacering i annan kommun

Kommun Regiform Åk 4 Åk 5 Åk 6 Totalt

Huddinge Kommunal skola 9 11 12 32

Friskola 14 18 70 102

Stockholm Kommunal skola 17 16 16 49

Friskola 114 100 107 321

Södertälje Kommunal skola 0 2 3 5

Friskola 4 2 6 12

Salem Kommunal skola 0 1 4 5

Friskola 6 7 2 15

Det är relativt få Botkyrkaelever som i dagsläget är inskriven på fritidsklubb i sina skolkommuner Ramboll har varit i kontakt med Stockholms stad, Södertälje kommun, Huddinge kommun samt Salems kommun för att få uppgifter om antalet elever från Botkyrka som har placering i deras kommun. Det rör sig om ett mindre antal elever som går på fritidsklubb i andra kommuner. Som mest är det 21 elever i Stockholms

5 Statistik från utbildningsförvaltningen i Botkyrka kommun. Utöver dessa kommuner har ett fåtal elever skolplacering i följande kommuner: Kristianstad, Gnesta, Haninge, Järfälla, Norrtälje, Solna, Göteborg, Täby, Vindeln kommun, Ljusnarsberg, Norrtälje, Nacka, Sollentuna.

kommun. I exempelvis Salems kommun är det endast ett folkbokfört barn från Botkyrka inskrivet på fritidsklubben.

• Huddinge kommun: har 5 elever placerade på öppen fritidsverksamhet som är folkbokförda i Botkyrka. • Stockholms stad: har 21 elever placerade på öppen fritidsverksamhet som är folkbokförda i Botkyrka. • Södertälje kommun: har 1 elev placerad på öppen fritidsverksamhet som är folkbokförd i Botkyrka. • Salems kommun: har 1 elev placerad på kommunal fritidsklubb som är folkbokförd i Botkyrka.

Ramboll har även kontaktat fristående skolor där botkyrkaelever går för att få information om skolan har öppen fritidsverksamhet/fritidsklubb samt om ungefär hur många elever det rör sig om. Ramboll har kommit i kontakt med 18 friskolor, varav några inte driver öppen fritidsverksamhet. Hos de 18 skolor som Ramboll kommit i kontakt med rör det sig om totalt 50 elever placerade på fritidsklubb tillhörande friskolor i Huddinge kommun, Salems kommun, Södertälje kommun och Stockholm stad.

3.3 Antal elever från andra kommuner som nyttjar Botkyrka kommuns fritidsklubbar Ramboll har varit i kontakt med fritidsklubbar i Botkyrka för att få information om hur många elever från andra kommuner som nyttjar Botkyrka kommuns fritidsklubbar. Eftersom klubbarna per definition inte är inskriven verksamhet saknar klubbarna siffror på detta. Några av klubbarna har kunnat ange ett ungefärligt antal om 1–2 elever, men har inte kunnat verifiera siffrorna.

3.4 De flesta kommuner tar ut en föräldraavgift för fritidsklubben Det är upp till varje kommun att besluta om de vill ta ut en avgift från föräldrarna. Fristående skolor i kommunerna har rätt att själva bestämma hur stor avgiften ska vara, med reservation för att avgiften måste vara skälig. Kartläggningen visar att det är vanligt att kommunerna tar ut en föräldraavgift för att elever ska få gå på deras fritidsklubb eller öppna fritidsverksamhet. Bland de friskolor som Ramboll har varit i kontakt med är de vanligt förekommande att en föräldraavgift tas ut.

Kartläggningen visar att kommunernas avgift oftast är per månad men ibland per termin. Avgiften är ofta ett fastställt belopp som alla, oavsett inkomstnivå, betalar. Avgiften är oberoende av hur mycket tid eleven spenderar på fritidsklubben. Om kommuner i stället erbjuder fritidshem till elever till och med 13 år regleras avgiften i stället utifrån föräldrarnas inkomstnivå samt i förhållande till en fastställd maxtaxa. Slutligen visar kartläggningen att nivån på avgiften skiljer sig mellan kommuner. I tabell 2 visar vi exempel på olika kommunala avgiftsnivåer.

Tabell 2 Exempel på olika kommuners avgiftsnivå

Kommun Avgift fritidsklubb Vad ingår: Stockholms stad Fast terminsavgift på 800 kr Måltider Huddinge kommun Fast månadsavgift på 409 kr Mellanmål Salems kommun 493–986 kr månad Södertäljes kommun Fast månadsavgift på 179 kr Måltider Haninge kommun Avgiftsfritt Järfälla kommun 600 per termin

Avgiften för fritidsklubben ska betalas oavsett om eleven är folkbokförd i samma kommun som fritidsklubben finns i eller är folkbokförd i en annan kommun. Det vanligaste tillvägagångsättet är att fakturan skickas direkt från hemkommunen. Dock framgår av kartläggningen att det kan se olika ut mellan vissa kommuner. Så här resonerar till exempel Södertälje kommun gällande fakturering av föräldraavgiften för elever som bor i en annan kommun:

”Alla kommuner gör olika. Vi kan välja två sätt, antingen så skickar vi ut avgiften till föräldern eller så skickar hemkommunen ut föräldraavgiften. En del kommuner har att hemkommunen bara kan göra det så då kan inte vi skicka ut avgiften. Men Södertälje kommun kan komma överens med den andra kommun om vad som funkar bäst. Ligger i deras system att de inte kan skicka ut. Om en kommun själva skickar ut föräldraavgiften för vår fritidsklubb - Då justerar vi upp grundbeloppet som vi begär från den andra kommunen. Har två listor,

en om vi tar ut föräldraavgift eller om den andra kommunen tar ut. Då regleras det på grundbeloppet om vi inte tar ut mer”

För fristående verksamhet kan det se olika ut. Ramboll har varit i kontakt med ett antal fristående skolor i Stockholms kommun, som fakturerar föräldrarna direkt och inte via kommunen.

3.5 Inskriven verksamhet för fritidsklubbarna i närliggande kommuner Ramboll konstaterar att majoriteten av kommunerna i Stockholms län tar ut en avgift för att delta i deras öppna fritidsklubb. Vi ser även att kommunerna har en inskriven verksamhet för deras fritidsklubbar som innebär att elever behöver ansöka om att de vill delta på fritidsklubben och eleverna registreras därefter. I vissa fall har kommunerna även vissa riktlinjer för vilka elever som får delta på fritidsklubben. Föräldrar behöver exempelvis ofta ha någon typ av sysselsättning för att få skriva in deras barn på fritidsklubben.

Även om en kommun har inskriven verksamhet för sina fritidsklubbar betyder inte det att fritidsklubben tar närvaro på eleverna varje gång. Bland de kommuner som Ramboll intervjuat skiljer sig detta åt. I Salems kommun exempelvis är elever inskrivna i verksamheten men de tar ingen närvaro för eleverna.

I de kommuner som Ramboll har intervjuat föranmäler sig elever till fritidsklubbarna varje termin. Personal på fritidsklubbarna tar ibland närvaro av eleverna men inte i alla fall. I Salems kommun behöver eleven anmälas till verksamheten och vara inskriven i verksamheten men behöver inte anmäla sig dagligen eller vid varje besök.

3.6 Möjligheter för inskriven verksamhet i Botkyrka kommun Ramboll har intervjuat flera representanter från fritidsklubbar i Botkyrka kommun (ombudsmän och föreståndare) för att få inspel kopplat till möjligheterna för att ha inskriven verksamhet. Representanterna ser inte några hinder med att införa inskriven verksamhet på liknande sätt som övriga kommuner, det vill säga en digital portal där föräldrarna kan föranmäla sina barn. Flera är positiva till något liknande system utifrån ett trygghetsperspektiv för föräldrarna och barnen.

3.7 De olika system för ersättning som används mellan kommuner idag Som Ramboll tidigare konstaterat ska kommuner ersättas om elever folkbokförda från andra kommuner nyttjar deras fritidsklubb. Ersättningen består av ett grundbelopp som respektive kommun fastställer. Kartläggningen visar att kommuner i Stockholms län praktiserar olika lösningar för den interkommunala ersättningen av fritidsklubbar. En del kommuner begär in ersättning från hemkommunen när utomkommunala elever deltar i deras fritidsklubb, och en del begär ingen ersättning alls. Systemet fungerar olika bra mellan olika kommuner.

Tabell 3 Grundbelopp

Kommun Grundbelopp Stockholms stad 7 212 kr/elev 2019 Huddinge kommun 13 021 kr (ej lokalkostnad inräknad)- Salems kommun Grundbeloppet är 23 109 kr för kommunal fritidsklubb i Salems kommun och 29 612 kr för fristående skola i eller utanför Salem (lokalkostnad inräknad). I fritidsklubb med kommunal huvudman utanför Salem, tex Botkyrka kommun, är bidragsbeloppet 27 122 kr per barn och år (lokalkostnad inräknad). Södertäljes kommun Grundbelopp kommunal: 11735 Grundbelopp friskola: 12 812

3.8 Berörda kommuner bedriver avgiftsbelagd fritidsklubb Ramboll har varit i kontakt med representanter från Stockholm stad, Huddinge kommun, Salems kommun och Södertälje kommun för att kartlägga deras verksamhet för öppen fritidsverksamhet. Vi har frågat om deras avgifter för fritidsklubb samt riktlinjer kring elever som deltar i deras fritidsklubbverksamhet från andra kommuner.

Tabell 4 Avgiftsbelagd fritidsklubb

Stockholm Huddinge Salem Södertälje Typ av verksamhet: Alla elever i Stockholm Erbjuder fritidsklubb för Sedan jan 2018 har Erbjuder Fritidsklubb – stad går begreppsmässigt i barn i åldrarna 10–13 år. Salem kommun infört för barn i åldern 10–13 en fritidsklubb från åk 4. Elever registreras i de fritidsklubb för elever åk. år. Fritidsklubbarna drivs Dvs +9 år. kommunala 5 och 6. Innan dess i kommunal regi och fritidsklubbarna erbjöds dessa elever att finns på de flesta skolor i gå på fritidshem. Det kommunen. För att ta del finns en kommunal av skolbarnomsorgen på fritidsklubb i kommunen, fritidsklubb måste fritidsgården Huset. vårdnadshavarna göra en Elever kan komma och gå ansökan hos som de vill i Barnomsorgen på verksamheten och Södertälje kommun. registreras inte.

Föräldraavgift och 800 kronor per termin. Fast föräldraavgift på Verksamheten är gratis, För barn på fritidsklubb regler för Avgiften inkluderar även 409 kronor per månad. dock krävs ett debiteras en fritidsklubb måltider. Avgift på enskilt ”gårdskort” med en månadsavgift som är en drivna fritidsklubbar kan kostnad på 30 kr/termin. procent av aktuellt vara olika. Gårdskortet ger eleverna basbelopp per termin möjlighet att låna uppdelat per månad datorer och dylikt, samt samt att 100 kronor per ger rabatter till olika månad debiteras för evenemang. Mellanmål, måltider. frukt och dryck säljs till Prisbasbeloppet för år reducerade priser på 2019 är 46 500 kr, vilket fritidsklubben. innebär att den totala avgiften för fritidsklubben blir 178 kr per månad under 2019.

Hur fungerar det Skolor i Stockholms stad Det görs inga Elever från andra skolor Skolor i Södertälje idag för kan fakturera specialundantag för tillåts gå på fritidsklubb i kommun kan fakturera Botkyrkaelever som föräldraavgiften till Botkyrkas föräldrar – de Salems fritidsklubb. föräldraavgiften till går på fritidsklubb i Botkyrkaföräldrar men gör behöver betala på Botkyrkaföräldrar men kommunen? det i olika utsträckning. föräldraavgiften. Vill Varken Södertälje gör det i olika också fakturera Botkyrka kommun eller fristående utsträckning. Varken Stockholms stad kommun för skolor i staden får eller fristående skolor i grundbeloppet men ersättning från Botkyrka Varken Södertälje staden får ersättning från nekas ersättning det i kommun för elever som kommun eller fristående Botkyrka kommun för dagsläget. deltar i deras skolor i staden får elever som deltar i deras fritidsklubbar. ersättning från Botkyrka

fritidsklubbar. kommun för elever som Det sker det en informell deltar i deras kvittningsprincip mellan fritidsklubbar. Stockholms stad och Botkyrka kommun för elever som deltar i verksamheterna i respektive kommun.

Kartläggningen visar att alla fyra kommuner bedriver öppen kommunal fritidsverksamhet i form av fritidsklubb för barn från och med 10 års ålder, i Stockholms stad får elever gå på fritidsklubb från och med att de är 9 år. I alla kommuner utom Salems kommun registreras eleverna som deltar på fritidsklubben. Huddinge kommun, Södertälje kommun samt Stockholms stad har en avgiftsbelagd fritidsklubb vilket innebär att de fakturerar en föräldraavgift för fritidsklubben som måste betalas för att elever ska få gå på fritidsklubben. Föräldraavgiften faktureras vanligtvis per år eller månadsvis. Föräldraavgiften beslutas årligen i respektive kommun och summan varierar mellan kommunerna. I exempelvis Stockholms stad kostar fritidsklubben 800 kr per termin. I Södertälje kommun faktureras föräldrarna en månadsavgift på 176 kr. Fristående skolor i kommunerna har rätt att själva bestämma hur stor avgiften ska vara, med reservation för att avgiften måste vara skälig.

Kartläggningen visar vidare att elever får delta på fritidsklubb i kommunal regi även om de inte är folkbokförda i skolkommunen. Däremot är det skolkommunens riktlinjer och avgifter som gäller för eleverna. Det innebär att det är skolkommunens föräldraavgift som gäller och ska betalas även om eleverna är bosatta i annan kommun. Eftersom föräldraavgiften är en reducerad summa som endast motsvarar en mindre del av kommunernas totala kostnad för fritidsklubben, vill skolkommunerna även ha ersättning från hemkommunen när elever från andra kommuner deltar i deras fritidsklubb.

Kommun i Stockholms län: ”Det är hemkommunens grundbelopp som styr vilken ersättning vi får för eleven. Så den kan skilja sig åt mellan kommuner. Vi vill såklart ha ersättning för de elever som går på öppet fritids hos oss men bor i annan kommun. Vi får inte det idag alltid”

Kartläggningen visar att närliggande kommuner till Botkyrka ersätter varandra för elever som deltar i fritidsklubb i en annan kommun. Exempelvis fakturerar Stockholms stad och Huddinge kommun varandra för elever som deltar i respektive fritidsklubbverksamhet. Däremot visar kartläggningen att Botkyrka kommun i dagsläget nekar andra kommuner ersättning för Botkyrkaelever som deltar i fritidsklubb i annan kommun.

Beräkning av grundbelopp Berörda kommuners grundbelopp framgår av tabell 3. Ramboll har undersökt hur kommunerna räknar ut grundbeloppet. Ramboll har också kontaktat SKR gällande hur grundbeloppet kan eller bör räknas ut. SKR saknar dock riktlinjer för hur grundbeloppet räknas ut.

Bild 4 Utblick Huddinge kommun grundbelopp

EXEMPEL PÅ UTRÄKNING AV GRUNDBELOPP, HUDDINGE KOMMUN Förvaltningen får en budgetram tilldelade sig från kommunfullmäktige som ska täcka all verksamhet (grundskola, fritidsverksamhet och särskola). Det är definierat hur mycket särskolan ska kosta, resten är samlat och ska täcka F-9 samt fritidsverksamhet (fritidshem samt fritidsklubb).

Steg 1 är att beräkna hur mycket intäkter kommunen förväntas ha under året, utöver skatteramen från nämnden. Dessa intäkter är t.ex. maxtaxa för fritidsverksamhet, intäkter från andra kommuner (interkommunal ersättning). Skatteramen plus intäkterna utgör en nettoram för fördelning av medel.

Utifrån nettoramen räknas administration bort, t.ex. personalkostnader, IT (som inte bör vara högre än 3 %, vilket är andelen som fristående aktörer kompenseras med). Efter det räknar man bort lokalkostnaderna. Därefter räknas annan ramfinansierad verksamhet bort, t.ex. modersmålsundervisning, skolskjuts, stöd till nyanlända.

Kvarstående belopp utgör det belopp som sedan fördelas ut som grundbelopp till F-9 samt fritidsverksamhet. Kommunen har timplanen som fördelningsgrund. Utifrån snittet på antalet timmar en elev har för förskoleklass, åk 1-3, åk 4-6 osv. tar de 78 % av dessa timmar är timplanen för fritidsverksamhet, ”fritidstimmarna”. 78 % för att personalkostnaderna är lägre för fritidspedagoger än för lärare. Utifrån detta får kommunen fram hur många procent från totala ramen som ska gå till respektive form. I Huddinge kommuns fall landar det i att ungefär 14 % av ramen som är kvar till fritidsverksamhet. Utifrån framräknad summa finns en nyckel som baseras på två faktorer- de som går i fritidshem åk 1-3 och de som går fritidsklubb 4-6. Det är inte helt tydligt hur faktorn räknas ut, men kontaktpersonen i Huddinge kommun antar att det beror på skillnader i personaltätheten.

Bild 4 Utblick Huddinge kommun grundbelopp

Sammanfattningsvis är det timplanen som utgör de huvudsakliga fördelningsnyckeln för att räkna fram grundbeloppet. Grundbeloppet fördelas lika oavsett om det är en kommunal fritidsklubb i Huddinge eller om det är fristående klubb i Huddinge alternativt i en annan kommun. Däremot får fristående aktörer administrationstillägg och lokalpeng, momskompensation enligt tabellen ovan.

För Huddinge kommun har beräkningen landat i ett grundbelopp på 13 021 kronor. Grundbeloppet täcker allt utom lokaler, administration och moms. En kommunal skola får 13 021 kronor, för de har fått sina lokalkostnader kompenserade på annat sätt, men fristående får ersättning enligt tabellen ovan.

Bild 5 Utblick Salems kommun grundbelopp

EXEMPEL PÅ UTRÄKNING AV GRUNDBELOPP, SALEMS KOMMUN

Fram till 2018 har Salems kommun erbjudit fritidshem för alla elever i årskurs F-6 och grundbeloppet var detsamma oavsett årskurs. 2019 verkställdes ett beslut om en besparing hos nämnden med 2 miljoner kronor inom fritidsverksamheten i grundskolan för elever i årskurs 5–6.

Ramen för fritidshem delas upp utifrån antal elever i årskurs F-4 (fritidshem) och årskurs 5–6 (fritidsklubb). Antal elever i skolbarnsomsorgen beräknas utifrån hur det såg ut per den 15 oktober året innan (nyttjandegrad) och den senaste befolkningsprognosen (maxantal).

Grundbeloppet för fritidsklubb sänktes till det grundbelopp som gav nämnden en besparing om 2 miljoner kronor. Det finns alltså ingen annan beräkningsgrund till varför grundbeloppet för fritidsklubb ser ut som det gör i Salems kommun. För år 2020 justerades grundbeloppet utifrån samma procentsats som 2019.

För övriga kommuner har Ramboll haft svårt att få information eller tillräckligt underlag om hur de räknar ut grundbeloppet som de ersätter fritidsklubbarna med. Se exempel på svar nedan.

”Jag har tyvärr ingen aning om hur det går till då vi får färdiga siffror, vet dock att den räknas upp varje år. Det är mycket nytt folk på KS och mycket frånvaro så jag tror att det är svårt att vända sig till dem. Jag skulle rekommendera dig att ta kontakt med annan kommun för att få hjälp om det inte kan vänta ett tag.” ”De högre upp (politikerna) som bestämmer beloppet. Man kan inte ta bort det.”

”Det är inte nämnden som beslutar om beloppet utan vi får det från KF. Det är ett schablonbelopp som uppräknas varje år. Ursprungligen vet jag inte vad beloppet grundades på, men trodde att det baserades på det tidigare anslaget”

4. SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER

I följande avsnitt presenterar Ramboll slutsatser av studien samt rekommendationer till Botkyrka kommun utifrån studiens uppdrag om att ta fram förslag på system för interkommunal ersättning.

DEN INTERKOMMUNALA ERSÄTTNINGEN BASERAS PÅ HEMKOMMUNENS GRUNDBELOPP Som grundregel baseras den interkommunala ersättningen på hemkommunens grundbelopp. Detta innebär att det är hemkommunens uträknade grundbelopp som skolkommunen ersätts med. Kommuner där botkyrkaelever vistas i är därför beroende av att Botkyrka kommun räknar ut ett grundbelopp att ersätta kommunerna med.

DE FLESTA KOMMUNER TAR UT EN FÖRÄLDRAAVGIFT FÖR FRITIDSKLUBBEN Det är vanligt att kommunerna samt de friskolor Ramboll har varit i kontakt med tar ut en föräldraavgift för att elever ska få gå på deras fritidsklubb eller öppna fritidsverksamhet. Avgiften för fritidsklubben ska betalas oavsett om eleven är folkbokförd i samma kommun som fritidsklubben finns i eller är folkbokförd i en annan kommun. Det vanligaste tillvägagångsättet är att fakturan skickas direkt från hemkommunen. Dock framgår det av kartläggningen att det kan se olika ut mellan vissa kommuner.

KOMMUNERNA HAR EN INSKRIVEN VERKSAMHET FÖR DERAS FRITIDSKLUBBAR Berörda kommuner har inskriven verksamhet för sina fritidsklubbar i olika former. I de kommuner som Ramboll har intervjuat föranmäler sig elever till fritidsklubbarna varje termin. Personal på fritidsklubbarna tar ibland närvaro av eleverna men inte i alla fall. Även om en kommun har inskriven verksamhet för sina fritidsklubbar betyder inte det att fritidsklubben tar närvaro på eleverna varje gång.

OKÄNT ANTAL ELEVER FRÅN ANDRA KOMMUNER SOM GÅR PÅ FRITIDSKLUBB I BOTKYRKA KOMMUN Då Botkyrka kommun inte har inskriven verksamhet finns inga uppgifter om hur många barn från andra kommuner som nyttjar den öppna fritidsverksamheten i Botkyrka kommun. Rambolls kontakter med berörda fritidsklubbar i Botkyrka kommun tyder dock på att det rör sig om ett fåtal elever.

FRITIDSKLUBBAR I BOTKYRKA SER INGET HINDER MED INSKRIVEN VERKSAMHET Flera fritidsklubbar i Botkyrka kommun som Ramboll har varit i kontakt med ser inga direkta hinder med att bedriva inskriven verksamhet. Om Botkyrka kommun registrerar elever eller kräver föranmälan till fritidsklubbarna ger det klubbarna och kommunen möjlighet att begära in ersättning för utomkommunala elever som nyttjar fritidsklubbarna i Botkyrka kommun. Det gör också att fritidsklubbarna själva och kommunen har bättre koll på var elever befinner sig.

RAMBOLL HAR IDENTIFIERAT TRE SCENARION (SYSTEM) FÖR BOTKYRKA KOMMUN Botkyrka kommun varken ersätter andra kommuner när Botkyrkaelever nyttjar fritidsklubb i andra kommuner, eller begär in ersättning när elever från andra kommuner går på fritidsklubb i Botkyrka. Ramboll har i tidigare uppdrag konstaterat att det är Botkyrka kommuns nuvarande driftform och ersättningsmodell för fritidsklubbar som både påverkar möjligheterna till att kompensera andra kommuner men också att kunna ta emot ersättning från andra kommuner för fritidsklubb.

Ramboll bedömer att Botkyrka kommun kan vidta olika åtgärder gällande registrering av elever, grundbelopp samt avgift beroende på vad Botkyrkas önskade scenario är. Ramboll anser att det finns tre potentiella scenarios i nuläget som vi kommer presentera samt beskriva vilka åtgärder som krävs för respektive scenario. Respektive scenario kräver olika många och omfattande åtgärder, vilket kommunen behöver ta i beaktande när de tar beslutet om vilket system de vill ha. Scenariona nedan är inte ömsesidigt uteslutande och kan kombineras, i delar eller helt.

• Scenario 1. Botkyrka kommun ersätter andra kommuner med ett grundbelopp för folkbokförda elever från Botkyrka som går på fritidsklubb i annan kommun. Det kräver att Botkyrka tar fram ett grundbelopp att ersätta kommunerna med. Det kräver inte att Botkyrka inför inskriven verksamhet hos fritidsklubbarna. Detta inkluderar inte föräldraavgiften, som därmed innebär att botkyrkaföräldrar i

vissa fall kan debiteras direkt eller att fritidsverksamheten inte får någon föräldraavgift för botkyrkabarn.

• Scenario 2. Botkyrka kommun kan både ersätta andra kommuner med ett grundbelopp för folkbokförda elever från Botkyrka som går på fritidsklubb i annan kommun och kan begära in ersättning för utomkommunala elever som nyttjar fritidsklubbarna i Botkyrka kommun. Det kräver att Botkyrka tar fram ett grundbelopp att ersätta kommunerna med. Det kräver också att Botkyrka inför inskriven verksamhet hos fritidsklubbarna. Detta inkluderar inte föräldraavgiften, som därmed innebär att botkyrkaföräldrar i vissa fall kan debiteras direkt eller att fritidsverksamheten inte får någon föräldraavgift för botkyrkabarn.

• Scenario 3. Botkyrka kommun säkerställer att en avgiftsfri fritidsklubb, det vill säga ingen föräldraavgift, för alla kommunbor oavsett om eleven går på fritidsklubb i Botkyrka eller annan kommun. Det innebär antingen att föräldraavgiften direkt justeras på samma faktura som för grundbeloppet eller att botkyrkaföräldrar i efterhand kan begära ersättning från Botkyrka kommun.

VAD INNEBÄR SCENARIO 1 Om kommunen endast är intresserad att kunna ersätta andra kommuner för Botkyrkaelever som deltar i fritidsklubb i andra kommuner, behöver Botkyrka ta fram ett grundbelopp/fritidspeng. I detta scenario behöver kommunen inte registrera elever på fritidsklubben om de inte vill, men det innebär samtidigt att de inte kan begära in ersättning för dessa elever från andra kommuner. Fram till relativt nyligen fanns inget beräknat grundbelopp för fritidsklubben i Botkyrka kommun. I dagsläget finns det ett preliminärt beräknat grundbelopp framtaget av Kultur- och fritidsförvaltningen. Men Ramboll bedömer att ytterligare beräkning krävs om Botkyrka kommun vill ta fram ett mer rimligt belopp (i relation till övriga kommuner) som går att ersätta andra kommuner med.

Dessutom behöver Kultur- och fritidsförvaltningen ta ställning till vilken förvaltning som ska ansvara för den interkommunala ersättningen för fritidsklubben. I dagsläget sköter handläggare på utbildningsförvaltningen den interkommunala ersättningen för förskola upp till gymnasieskolan.

VAD INNEBÄR SCENARIO 2 Om kommunen både vill kunna ersätta andra kommuner vid behov samt begära in ersättning för utomkommunala elever som nyttjar fritidsklubbarna i Botkyrka kommun behöver Botkyrka kommun både ta fram ett grundbelopp samt införa någon typ av registrering av elever som deltar på fritidsklubben i Botkyrka kommun. Detta skulle sannolikt innebära att kommunen behöver införa en inskriven verksamhet för sina fritidsklubbar. I dagsläget behöver elever som går på fritidsklubb i Botkyrka kommun varken föranmäla sig eller ta någon närvaro.

Frågor att ta ställning till är bland annat om elever bara ska kunna vara inskriven på en fritidsklubb eller om elever skrivs in för att kunna nyttja samtliga av Botkyrka kommuns fritidsklubbar. Vidare behöver kommunen ta ställning till hur inskrivningen av elever i så fall ska ske. Fritidshemmen i Botkyrka kommun är en inskriven verksamhet och föräldrar anmäler plats för sitt barn via en digital portal6 som sköts av utbildningsförvaltningen. Om Botkyrka kommun beslutar om att fritidsklubbarna ska vara inskriven verksamhet kan Kultur- och fritidsförvaltningen undersöka möjligheten att använda samma system eller i dialog med Utbildningsförvaltningen utveckla ett anmälningssystem.

Vid beslut om kommunen ska börja registrera elever som deltar på fritidsklubbarna är det relevant att även beakta omfattningen av utomkommunala elever som går på fritidsklubb i någon av Botkyrkas fritidsklubbar.

6 Anmälan till plats på fritidshem görs via denna länk: https://botkyrka.ist-asp.com/botkyrkapub/public/flow/k/_cAC5D86D1- B81D-FF6B-9411-D47D05C7767D_k460E3151-FC5A-D004-E136-C1630AD9DE1B

Om antalet elever bedöms vara relativt få kan den potentiella nyttan av att begära ersättning vägas mot omfattningen av den administrativa bördan som en registrering skulle kräva.

VAD INNEBÄR SCENARIO 3 Det tredje scenariot handlar om Botkyrka kommun i nuläget vill erbjuda en kostnadsfri fritidsklubb till alla Botkyrkabor oavsett om eleven går på fritidsklubb i Botkyrka eller i en annan kommun. I dagsläget är alla fritidsklubbar i Botkyrka kommun avgiftsfria. Det innebär att kommunen med nuvarande system säkerställer att alla barn och unga från Botkyrka får delta gratis på fritidsklubbar. Däremot behöver botkyrkabor som går på fritidsklubb i annan kommun fortfarande betala någon form av avgift eftersom majoriteten av kommuner inte har en avgiftsfri fritidsklubb som Botkyrka kommun. Ramboll har inga uppgifter om hur många botkyrkabor som idag behöver betala föräldraavgiften när de går på fritidsklubb i annan kommun. Däremot vet vi att föräldrar hört av sig till exempelvis utbildningsförvaltningen om föräldraavgiften, samt att kommuner och skolor kan neka elever tillgång till fritidsklubben om avgiften inte betalas.

För att Botkyrka kommun ska kunna säkerställa en avgiftsfri fritidsklubb för alla botkyrkabor behöver kommunen, vid behov, kunna betala föräldraavgiften för botkyrkabor som går på fritidsklubb i annan kommun. Detta skulle innebära att andra kommuner fakturerar avgiften till Botkyrka kommun. Som vi tidigare konstaterat tar kommuner ut olika hög föräldraavgift för fritidsklubb.

RAMBOLLS REKOMMENDATION Ramboll rekommenderar Botkyrka kommun att som minimum genomföra scenario 1. Om Botkyrka tar fram ett grundbelopp kan de ersätta andra kommuner och därmed följa skollagen. Fram till relativt nyligen fanns inget beräknat grundbelopp för fritidsklubben i Botkyrka kommun men i dagsläget finns det ett tillfälligt beräknat grundbelopp. Men Ramboll bedömer att ytterligare beräkning krävs om Botkyrka kommun vill ta fram ett mer rimligt belopp (i relation till övriga kommuner) som går att ersätta andra kommuner med. Med ett uträknat grundbelopp kan Botkyrka kommun ersätta andra kommunala huvudmän eller fristående skolor i de fall Botkyrkaelever nyttjar deras fritidsklubb.

Närliggande kommuner beräknar årligen kostnaderna för fritidsklubb per elev. Dessa kommuner kan därför begära ersättning för interkommunala elever som deltar i deras fritidsklubb samt ersätta andra kommuner. Kommunerna fastställer årligen ett grundbelopp per elev som ska motsvara kommunens interna kostnad för varje elev som deltar i fritidsklubben. Grundbeloppet grundar sig exempelvis i ersättning för måltider, administration, lokalkostnader och summan kan variera i kommunerna.

Ramboll vill uppmärksamma att även om Botkyrka kommun vidtar de åtgärder som behövs för att ersätta andra kommuner är det inte säkert att kommunen får in den ersättning de har rätt till. Rambolls kartläggning visar på att kommuner följer regelverket i olika hög utsträckning.

ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[2]

Kultur- och fritidsnämnden 2020-09-07 KOFN/2020-09-14

Återrapportering av Uppdrag att Utreda förutsättningar för och konsekvenser av en samlokalisering av Medborgarcenter och bibliotek (KOF/2019:145)

Förslag till beslut 1. Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av avrapporteringen av uppdraget att utreda förutsättningar för och konsekvenser av en samlokalisering av Medborgarcenter och bibliotek. 2. Kultur- och fritidsnämnden uppdrar åt förvaltningen att i samband med framtida lokalbehov för bibliotek ha fortsatt dialog och samverkan med Medborgarcenter, i syfte att hitta mer kostnadseffektiva gemensamma lokallösningar. 3. I samband med en planerad utökning av bibliotekets lokaler i Tumba uppdras förvaltningen att undersöka möjligheterna att dela dessa nya lokaler med medborgarkontor.

Utredningen visar att det finns vinster med en samlokalisering av verksamheterna både för Botkyrkaborna och för kommunen. Framförallt ses vinsterna för Botkyrkaborna kring tillgången till publika datorer och möjligheter att få stöd i att utföra sina ärenden digitalt. En samlokalisering ger möjligheten att möta Botkyrkaborna på ett mer samlat sätt och att samverka kring den information och upplysning som de söker på olika håll i kommunen.

Kultur- och fritidsnämnden 2020-09-07 KOFN/2020-09-14

En förutsättning för detta är att nya lokaler utformas på ett sätt som gynnar båda verksamheternas besökare. En lokalsamverkan leder inte automatiskt till dessa förbättringar. Ett tätare samarbete mellan verksamheterna behövs för att fördelarna med att dela lokaler ska få fullt genomslag.

Att samlokalisera verksamheterna kommer att innebära ökade kostnader initialt. Antingen i form av investeringar eller ökade ramar för att täcka ökade hyreskostnader. Inga av verksamheternas befintliga lokaler är lämpliga för att inhysa båda verksamheterna i nuläget. Då Medborgarcenter har nyrenoverade ändamålsenliga lokaler så måste samlokalisering planeras ihop med att lokaler ändå måste förändras av andra skäl för att en samlokalisering ska bli en ekonomisk effektivisering på kort sikt.

Båda verksamheterna har många medborgare som använder sig utav publika datorer och som behöver stöd med att kunna lösa sina ärenden digitalt. Kring denna fråga krävs en samverkan mellan bibliotek och Medborgarcenter redan nu.

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-10 Dnr KOF/2019:145

Referens Mottagare Marie Johansen Kultur- och fritidsnämnden [email protected]

Utredning av förutsättningar för och konsekvenser av samlokalisering av Medborgarcenter och bibliotek Diarienummer: KOF/2019:145

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-10 Dnr KOF/2019:145 verksamheterna behövs för att fördelarna med att dela lokaler ska få fullt genomslag.

Ärendet Tanken om att samlokalisera bibliotek och medborgarservice har funnits i Botkyrka sedan arbetet med Tullinge idéhus och nybyggnationen av Tumba centrum. Sedan båda projekten tagit andra vägar avbröts planeringsarbetet och besluten om samlokalisering genomfördes ej.

I plan för effektivisering av central organisation 2020–2023, som hösten 2019 lades fram för Kommunstyrelsen samt i olika tappningar för alla nämnder, finns möjligheten till samlokalisering av bibliotek och Medborgarcenter med som ett förslag till effektivisering. Det finns därutöver ett uppdrag i Kultur- och fritidsnämndens internbudget 2019 att närmre utreda möjligheter och konsekvenser av en samlokalisering. Som en konsekvens av detta har en utredning gjorts, se KS/2020:403.

I utredningen görs:

 en preliminär bedömning av uppdragen för respektive verksamhet och om de lämpar sig för samlokalisering  en preliminär bedömning av ekonomiska effekter

Praktiska möjligheter att samlokalisera undersöks som tex.  planerade ombyggnationer  behov av yta  nuvarande avtal för lokaler mm.

Konsekvenser för Botkyrkabon analyseras i samband med analysen av de olika delarna i utredningen.

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-10 Dnr KOF/2019:145

Utredningens slutsatser i korthet De respektive uppdragen Alla som söker kontakt med kommunen ska snabbt få svar via Medborgarcenter. Huvuduppgiften är att vara en öppen verksamhet som är enkel att nå via valfri kontaktkanal. Genom att erbjuda korrekt och lättbegriplig information och vägledning kring kommunens och andra aktörers verksamhet ska Medborgarcenter bidra till att öka invånarnas möjlighet att på ett enkelt och effektivt sätt kunna lösa sina vardagsärenden. Medborgarcenter bidrar till att Botkyrkaborna är välinformerade och får jämlika möjligheter att vara aktiva medskapare av sitt samhälle.1

Bibliotekslagen 2§ säger att det allmänna biblioteksväsendet ska verka för det demokratiska samhällets utveckling genom att bidra till kunskapsförmedling och fri åsiktsbildning. Biblioteken ska främja litteraturens ställning och intresset för bildning, upplysning, utbildning och forskning samt kulturell verksamhet i övrigt. Biblioteksverksamhet ska finnas tillgänglig för alla.

Enligt 7§ ska folkbiblioteken särskilt främja läsning och tillgång till litteratur. Folkbiblioteken ska verka för att öka kunskapen om hur informationsteknik kan användas för kunskapsinhämtning, lärande och delaktighet i kulturlivet. Uppdragen för medborgarkontor och bibliotek har ett flertal beröringspunkter. Det demokratifrämjande, kompensatoriska, informerande och tillgängliga arbetssättet förenar.

Det som förenar och det som skiljer verksamheterna åt Biblioteken är genom låga trösklar, en bredd av tjänster och aktiviteter och centrumnära lokaler tillgängliga för alla. Både bibliotek och medborgarkontor är placerade på platser där människor rör sig i sin vardag i anslutning till exempelvis annan service och handel. Det ger människor goda förutsättningar att ta del av verksamheternas utbud. Båda verksamheterna ger samhällsvägledning, som invånarna efterfrågar, utifrån sina olika utgångspunkter.

Bibliotek och medborgarkontor är öppna verksamheter med lokal förankring i området. Båda verksamheterna möter medborgare som behöver stöd och hjälp med att kunna lösa sina vardagsärenden. Oftast sker detta på biblioteken i samband med att medborgarna lånar bibliotekens publika datorer.

En djupare samverkan skulle främja arbetet med digital delaktighet och de krav som en allt mer digitaliserad vardag ställer på Botkyrkaborna. Detta är också ett arbete som skulle behöva ha sin egen resurs och plan

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-10 Dnr KOF/2019:145 inom ramen för båda verksamheterna. Ingen av verksamheterna uppfattar idag detta som ett huvuduppdrag.

Även demokratifrämjande arbete och arbete med information och utställningar skulle gynnas av samverkan mellan verksamheterna. Båda verksamheterna har tillgång till vissa broschyrer och information om kommunala och andra aktiviteter. Detta skulle kunna samordnas för ett tydligare erbjudande till Botkyrkabon. Utökade möjligheter för medborgarna att låna lokaler i sitt närområde vore också en tydlig vinst för Botkyrkaborna. Man kan också anta att nya personer skulle hitta till verksamheterna då de tillsammans drar en större målgrupp till lokalerna. Det skulle innebära att Botkyrkaborna på ett bättre sätt skulle ta del av det kommunen kan erbjuda.

Samtidigt skiljer sig grunduppdragen åt. Målgrupperna för de olika verksamheterna har, till stor del, skilda frågor. De vänder sig också till de olika verksamheterna i olika ärenden. Medborgarkontoren har mycket få frågor kring biblioteksverksamhet och biblioteken också en liten andel frågor som rör fördjupad samhällsvägledning. Däremot får båda verksamheterna frågor kring publika datorer, information och upplysning, kopiering samt skanning. Om biblioteken kunde hänvisa dessa till medborgarkontoren så skulle tid frigöras för bibliotekens grunduppdrag.

Gemensamma lokaler och rekommendationer kring utformning En samlokalisering av medborgarkontor och bibliotek skulle kunna ge ekonomiska och verksamhetsmässiga fördelar. Framförallt kring utställningsytor, publika datorer och samhällsinformation skulle en lokalsamverkan ge fördelar för verksamheten och Botkyrkabon. Det är då viktigt att det är lokaler som är utformade efter båda verksamheternas behov och det skulle också vara gynnsamt att utöka möjligheter för allmänheten att låna samlingslokaler.

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-10 Dnr KOF/2019:145

Ytor som med fördel skulle kunna delas med biblioteken är öppna ytor för väntan, lån av publika datorer, läsning av tidningar, bokningsbara rum samt utställning. Det förutsätter att den typen av ytor är tydligt avskilda från det som är biblioteksrum och medborgarkontorens mottagning. Med ett besökstryck på 70–100 personer om dagen på Alby och Hallunda medborgarkontor är risken annars stor att besöksgrupperna stör varandra. Medborgarkontorens kunder kan vara socialt utsatta och i väldigt känsliga situationer. Att handha dessa ärenden inne i biblioteksrummet skulle troligtvis försämra intrycket för både medborgarkontorens och bibliotekens besökare.

Samlade rekommendationer

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-10 Dnr KOF/2019:145

början för båda verksamheterna, snarare än att någon av verksamheterna att ”flyttar in” i den andra.  Det är inte ekonomiskt försvarbart att initiera en ombyggnation av lokalerna enbart i syfte att samlokalisera utifrån nuvarande förutsättningar. Men när biblioteken eller medborgarkontoren av andra skäl behöver uppdatera sina lokaler bör ställning tas till om en samlokalisering av verksamheterna är möjlig. I det läget har samlokalisering potential att ge både ekonomiska och verksamhetsmässiga fördelar.  Vid förlängning av befintliga hyresavtal bör hänsyn tas till om samlokaliseringsmöjligheter finns under avtalsperioden. Detta för att undvika avtal som leder till dubbelkostnader.  En ökad samverkan mellan bibliotek och medborgarkontor kring de Botkyrkabor som söker samhällsvägledning på biblioteken bör utformas i väntan på en ev. samlokalisering. En samsyn kring uppdragen är en förutsättning för att en samlokalisering ska bli lyckosam och förbättra servicen till Botkyrkabon. Grunden kan läggas redan nu.  Kommunen som helhet bör ta ett fastare grepp kring frågan om digital delaktighet och bibliotek och Medborgarcenter bör samverka kring detta.

Det innebär också att det nu finns en möjlighet att ge Botkyrkaborna ett mer samlat erbjudande i Tumba, där verksamheterna kan berika och ta stöd av varandra. Samtidigt finns förutsättningar att minska verksamheternas samlade lokalkostnad. Det bör undersökas skyndsamt då ombyggnadsplanerna redan kommit långt.

Ekonomiska konsekvenser av beslutet På lång sikt skulle en lokalsamverkan leda till besparingar gällande lokalkostnader. Det skulle dock initialt innebära ökande kostnader i form av investeringar eller ökade lokalhyror. Detta då inget av biblioteken är anpassat för att kunna inrymma ett medborgarkontor i dagsläget. En preliminär beräkning visar att den initiala kostnaden

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-10 Dnr KOF/2019:145 skulle kräva ett antal år för att återbetalas av den besparing som uppstår av att gemensamma ytor delas. Om bibliotek eller medborgarkontor däremot av andra skäl behöver uppdatera sina lokaler (tex. på grund av läge, för små ytor, behov av renovering mm) finns mer omedelbara ekonomiska vinster med att, i samband med det, även samlokalisera verksamheterna.

Besparingen när det gäller personella resurser är möjlig men mer osäker. Vid utsatta tider på dygnet skulle möjligtvis en samlokalisering leda till att verksamheterna skulle kunna dela på sin personella resurs för att undvika ensamarbete. Öppettiderna på de olika verksamheterna skulle sannolikt ha en större effekt på behovet av bemanning än en samlokalisering.

Marie Johansen Kultur- och fritidsdirektör Verksamhetschef Konst och bibliotek

Bilagor Tjänsteskrivelse – samlokalisering av Medborgarcenter och bibliotek. KS/2020:403 Samlokalisering av Medborgarcenter och bibliotek i Botkyrka - utredning. KS/2020:403

______Expedieras till Kommunledningsförvaltningen

Kommunledningsförvaltningen 2020-05-29 Dnr /KS 2020:403/

Referens Mottagare Itai Cabrera Fernández Kultur- och fritidsnämnden/Kommunstyrelsen/Fullmäkt [email protected] ige

Samlokalisering av medborgarcenter och bibliotek i Botkyrka.

Diarienummer: /KS/2020:403/

Förslag till beslut 1. Biblioteken och medborgarkontoren uppdras att samordna sina framtida lokalbehov i syfte att hitta mer kostnadseffektiva gemensamma lokallösningar. 2. I samband med utökningen av bibliotekens lokaler i Tumba uppdras verksamheterna att undersöka möjligheterna för medborgarkontoret och bibliotek att dela dessa nya lokaler. 3. Biblioteken och medborgarkontoren uppdras att samverka kring de medborgare som behöver stöd och hjälp, bland annat med att använda digitala kanaler för att lösa sina ärenden.

Sammanfattning I syfte att få till en mer kostnadseffektiv lokallösning för Bibliotek och Medborgarcenter samt kunna ge ett mer samlat bemötande till Botkyrkaborna har möjligheterna till samlokalisering mellan verksamheterna utretts. Utredningen visar att det finns vinster med en samlokalisering av verksamheterna både för Botkyrkaborna och för kommunen. Framförallt ses vinsterna för Botkyrkaborna kring tillgången till publika datorer och möjligheter att få stöd i att utföra sina ärenden digitalt. En samlokalisering ger möjligheten att möta Botkyrkaborna på ett mer samlat sätt och att samverka kring den information och upplysning som de söker på olika håll i kommunen. En förutsättning för detta är att nya lokaler utformas på ett sätt som gynnar båda verksamheternas besökare. En lokalsamverkan leder inte automatiskt till dessa förbättringar. Ett tätare samarbete mellan

Botkyrka Kommun · Kommunledningsförvaltningen Adress: Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Org.nr: 212000-2882 · Bankgiro: 624-1061 Hemsida: www.botkyrka.se · Kontaktcenter: 08-530 610 00 · E-post: [email protected] TJÄNSTESKRIVELSE 2[7]

Kommunledningsförvaltningen 2020-05-29 Dnr /KS 2020:403/ verksamheterna behövs för att fördelarna med att dela lokaler ska få fullt genomslag. Att samlokalisera verksamheterna kommer att innebära ökade kostnader initialt. Antingen i form av investeringar eller ökade ramar för att täcka ökade hyreskostnader. Inga av verksamheternas befintliga lokaler är lämpliga för att inhysa båda verksamheterna i nuläget. Då medborgarcenter har nyrenoverade ändamålsenliga lokaler så måste samlokalisering planeras ihop med att lokaler ändå måste förändras av andra skäl för att en samlokalisering ska bli en ekonomisk effektivisering på kort sikt. Båda verksamheterna har många medborgare som använder sig utav publika datorer och som behöver stöd med att kunna lösa sina ärenden digitalt. Kring denna fråga krävs en samverkan mellan bibliotek och medborgarcenter redan nu.

Ärendet Bakgrund Tanken om att samlokalisera bibliotek och medborgarservice har funnits i Botkyrka sedan arbetet med Tullinge idéhus och nybyggnationen av Tumba centrum. Sedan båda projekten tagit andra vägar avbröts planeringsarbetet och besluten om samlokalisering genomfördes ej.

I plan för effektivisering av central organisation 2020–2023, som hösten 2019 lades fram för Kommunstyrelsen samt i olika tappningar för alla nämnder, finns möjligheten till samlokalisering av bibliotek och medborgarcenter med som ett förslag till effektivisering. Det finns därutöver ett uppdrag i Kultur- och fritidsnämndens internbudget 2019 att närmre utreda möjligheter och konsekvenser av en samlokalisering. Som en konsekvens av detta har en utredning gjorts.

I utredningen görs:

 en preliminär bedömning av uppdragen för respektive verksamhet och om de lämpar sig för samlokalisering  en preliminär bedömning av ekonomiska effekter

Praktiska möjligheter att samlokalisera undersöks som tex.  planerade ombyggnationer  behov av yta  nuvarande avtal för lokaler mm.

Konsekvenser för Botkyrkabon analyseras i samband med analysen av de olika delarna i utredningen.

Kommunledningsförvaltningen 2020-05-29 Dnr /KS 2020:403/

Utredningens slutsatser i korthet De respektive uppdragen Alla som söker kontakt med kommunen ska snabbt få svar via medborgarcenter. Huvuduppgiften är att vara en öppen verksamhet som är enkel att nå via valfri kontaktkanal. Genom att erbjuda korrekt och lättbegriplig information och vägledning kring kommunens och andra aktörers verksamhet ska medborgarcenter bidra till att öka invånarnas möjlighet att på ett enkelt och effektivt sätt kunna lösa sina vardagsärenden. Medborgarcenter bidrar till att Botkyrkaborna är välinformerade och får jämlika möjligheter att vara aktiva medskapare av sitt samhälle.1

Enligt 7 § ska folkbiblioteken särskilt främja läsning och tillgång till litteratur. Folkbiblioteken ska verka för att öka kunskapen om hur informationsteknik kan användas för kunskapsinhämtning, lärande och delaktighet i kulturlivet. Uppdragen för medborgarkontor och bibliotek har ett flertal beröringspunkter. Det demokratifrämjande, kompensatoriska, informerande och tillgängliga arbetssättet förenar.

En djupare samverkan skulle främja arbetet med digital delaktighet och de krav som en allt mer digitaliserad vardag ställer på Botkyrkaborna.

1 Riktlinje för service till Botkyrkaborna via Botkyrkas medborgarcenter, KS/2018:46

Kommunledningsförvaltningen 2020-05-29 Dnr /KS 2020:403/

Detta är också ett arbete som skulle behöva ha sin egen resurs och plan inom ramen för båda verksamheterna. Ingen av verksamheterna uppfattar idag detta som ett huvuduppdrag.

Gemensamt Bibliotek • demokratifrämjande arbete Medborgarcenter • information och utställning • handläggning • språkfrämjande • publika datorer och arbete • vägledning i digitala kanaler • biblioteksfunktioner kring digital kompetens inklusive telefoni • utlån • Information och • fördjupad personlig service upplysningar via personligt möte

Kommunledningsförvaltningen 2020-05-29 Dnr /KS 2020:403/

Gemensamt • utställningsytor • grupprum/bokningsbara rum • publika datorer • sittytor • tidningar/tidsskrifter • rum för programverksamhet och utredningar

Bibliotek Medborgarkontor • biblioteksrum • Avskild mottagningsyta • packrum • telefonirum • tyst studierum och lugna • självservicedator läsplatser • handläggnings/ chefsyta

Samlade rekommendationer

Kommunledningsförvaltningen 2020-05-29 Dnr /KS 2020:403/

Möjlig samlokalisering i Tumba I Tumba är en utökning av biblioteksytan med 600 kvm på gång och beräknas stå klart i årsskiftet 2020–2021. Detta främst för att biblioteket i Tumba behöver uppdatera sina lokaler för att de ska bli ändamålsenliga. I samband med det ska också Fritidsbanken och Botkyrka konsthall flytta in, respektive ha, verksamhet i lokalerna. Utökningen av ytan gör att förutsättningarna finns för att även medborgarkontoret ska kunna flytta samman med övriga verksamheter och samtidigt följa den inriktning för gemensamma lokaler som utredningen föreslår. Det innebär också att det nu finns en möjlighet att ge Botkyrkaborna ett mer samlat erbjudande i Tumba, där verksamheterna kan berika och ta stöd av varandra. Samtidigt finns förutsättningar att minska verksamheternas samlade lokalkostnad. Det bör undersökas skyndsamt då ombyggnadsplanerna redan kommit långt.

Kommunledningsförvaltningen 2020-05-29 Dnr /KS 2020:403/

Om bibliotek eller medborgarkontor däremot av andra skäl behöver uppdatera sina lokaler (tex. på grund av läge, för små ytor, behov av renovering mm) finns mer omedelbara ekonomiska vinster med att, i samband med det, även samlokalisera verksamheterna.

X-direktör Chefstitel

Bilagor Bibliotek och medborgarkontor- En utredning av möjligheter till samlokalisering

______Expedieras till Förvaltningsdirektör KOF Digitaliserings- och kommunikationsdirektör Enhetschef Medborgarcenter Verksamhetschef biblioteken

Innehåll Bakgrund...... 3 Metod ...... 3 De både verksamheternas respektive uppdrag och hur dessa skulle kunna samspela...... 4 De respektive uppdragen...... 4 Det som förenar verksamheterna ...... 4 Gemensam uppgift kring digital delaktighet...... 5 Skiljelinjer i uppdragen...... 6 Öppettider...... 8 Analys och slutsatser...... 9 Ger lokalernas status en möjlighet till samlokalisering? ...... 10 Lokalerna och deras status ...... 10 Lokalbehov bibliotek ...... 10 Lokalbehov medborgarkontor...... 11 Nuvarande lokaler ...... 11 Nuvarande hyreskostnader...... 13 Avtal...... 14 Effektivisering av ytor ...... 14 Preliminär beräkning av besparing avseende lokalanvändning...... 15 Analys och slutsatser kring lokalsituationen...... 15 Viktiga faktorer för en lyckad samlokalisering...... 16 Analys och slutsatser...... 16 Samlade rekommendationer...... 17 Att undersöka vidare ...... 18

2 [17] BOTKYRKA KOMMUN 2020-08-27

Bakgrund Botkyrkas bibliotek och medborgarcenter bedriver en medborgarnära verksamhet som ligger i åtskilda fysiska lokaler. Båda verksamheterna finns med lokalt i kommunens olika kommundelar och har i vissa delar liknande uppdrag. Till både bibliotek och medborgarcenter kommer medborgare för att få stöd i att skriva ut, kopiera, använda digitala verktyg, uttolka myndighetsbeslut med mera. Utifrån denna sammantagna bild är det rimligt att tro att en ökad samordning och eventuell samlokalisering av verksamheterna skulle kunna ge såväl kvalitativa som ekonomiska nyttor för såväl Botkyrkas medborgare som den interna organisationen.

Tanken om att samlokalisera bibliotek och medborgarservice har funnits i Botkyrka sedan arbetet med Tullinge idéhus och nybyggnationen av Tumba centrum. Sedan båda projekten tagit andra vägar avbröts planeringsarbetet och besluten om samlokalisering genomfördes ej.

I plan för effektivisering av central organisation 2020–2023, som hösten 2019 lades fram för Kommunstyrelsen samt i olika tappningar för alla nämnder, finns förslag till att se över möjligheten till samordning av bibliotek och medborgarcenter med som ett förslag till effektivisering.1 Det finns därutöver ett uppdrag i Kultur- och fritidsnämndens internbudget 2019 att utreda möjligheter och konsekvenser av en samlokalisering.

Utredningen genomförs i ett första och eventuellt ett andra steg. I detta första görs:  en preliminär bedömning av uppdragen för respektive verksamhet och om de lämpar sig för samlokalisering  en preliminär bedömning av ekonomiska effekter

Även praktiska möjligheter att samlokalisera undersöks som tex.  planerade ombyggnationer  behov av yta  nuvarande avtal för lokaler mm.

Konsekvenser för Botkyrkabon analyseras i samband med analysen av de olika delarna i utredningen.

Metod Utredningen baserar sig främst på de skriftliga underlag som hänvisas till i texten. Även den utredning som Kultur- och fritidsförvaltningen tidigare gjort kring en ev. samlokalisering har legat till grund för och är i vissa delar inklippt i denna.2 Utöver det har en lokalinventering samt rundtur av lokalerna på både på bibliotek och medborgarcenter genomförts och i samband med det samtal med chefer och delar av medarbetarna. Områdesstrategerna (som idag har kontor på medborgarkontoren) samt deras chef har framfört sina behov av lokal närvaro Underlag kring lokaler och hyror har hämtats från Tekniska- och fastighetsförvaltningen. Vissa underlag har inte varit möjliga att få till denna utredning pga. krishantering kring Corona. Dessa är:  uppgift om exakta avtalslängder för lokalerna  besöksstatistik för båda verksamheterna

1 Plan för effektivisering av central organisation 2020–2023 (KS/2019:521) 2 Förutsättningar för och konsekvenser av samlokalisering av medborgarkontor och bibliotek; Tjänsteskrivelse Marie Johansen

3 [17] BOTKYRKA KOMMUN 2020-08-27

 aktuella uppgifter om hyresnivåer

Det har lösts genom att i vissa fall använda äldre uppgifter. Vissa delar i analysen har inte kunnat göras. Framförallt kring besöksflöden i lokalerna.

De både verksamheternas respektive uppdrag och hur dessa skulle kunna samspela. De respektive uppdragen för verksamheterna har undersökts i syfte att utröna om dessa skulle berikas av en samlokalisering. I detta stycke tas både likheter och skillnader upp och områden där möjligheterna till samverkan är stora lyfts fram.

De respektive uppdragen Alla som söker kontakt med kommunen ska snabbt få svar via medborgarcenter. Huvuduppgiften är att vara en öppen verksamhet som är enkel att nå via valfri kontaktkanal. Genom att erbjuda korrekt och lättbegriplig information och vägledning kring kommunens och andra aktörers verksamhet ska medborgarcenter bidra till att öka invånarnas möjlighet att på ett enkelt och effektivt sätt kunna lösa sina vardagsärenden. Medborgarcenter bidrar till att Botkyrkaborna är välinformerade och får jämlika möjligheter att vara aktiva medskapare av sitt samhälle.3

Biblioteken är genom låga trösklar, en bredd av tjänster och aktiviteter och centrumnära lokaler tillgängliga för alla. Både bibliotek och medborgarkontor är placerade på platser där människor rör sig i sin vardag i anslutning till exempelvis annan service och handel. Det ger människor goda förutsättningar att ta del av verksamheternas utbud. Båda verksamheterna ger samhällsvägledning, som invånarna efterfrågar, utifrån sina olika utgångspunkter.

Det som förenar verksamheterna I Biblioteksprogram för Botkyrka anges följande vision för folkbiblioteken:

Folkbiblioteken i Botkyrka, Bibliotek Botkyrka, är en motor i arbetet med lokal demokratiutveckling, mänskliga rättigheter och interkulturalitet i Botkyrka. Biblioteksverksamheten ska verka för ett långsiktigt hållbart samhälle genom att bidra till att minska ojämlikhet och möjlighetsskillnader. Biblioteken skapar interkulturella möten, bidrar till höjd kunskapsnivå och verkar för ökad folkhälsa.

Vidare beskrivs att biblioteken ska vara lättillgängliga och finnas där människor rör sig och att tröskeln ska vara låg för deltagande. Biblioteken ska också samverka brett inom kommunen men också med andra aktörer. Genom att stötta läsutvecklingen ger biblioteken ökade möjligheter till egenmakt. 3 Riktlinje för service till Botkyrkaborna via Botkyrkas medborgarcenter, KS/2018:46

4 [17] BOTKYRKA KOMMUN 2020-08-27

Som viktiga målgrupper tas, bland annat, personer som bott en kort tid i Sverige samt korttidsutbildade vuxna upp.

I Riktlinjer för service till Botkyrkaborna via Botkyrkas medborgarcenter

Medborgarcenter har som huvuduppgift att vara en öppen verksamhet som är enkel att nå via valfri kontaktkanal. Medborgarcenter ska erbjuda generösa öppettider och den som söker kommunen ska inte behöva passa olika verk- samhetsspecifika telefon och besökstider. Man ska kunna få svar direkt på fler talet av sina frågor vid en första kontakt med kommunens medborgarcenter.

Medborgarcenter ska arbeta med medborgarens fokus och sträva efter att i samverkan med medborgaren lösa dennes behov av service. Verksamheten syftar också till hjälp till självhjälp i de delar som rör mer ingående stöd i myndighetskontakter. Medborgarcenter har också ett viktigt uppdrag i att erbjuda jämlika möjligheter för Botkyrkaborna att vara medskapare av sitt samhälle. Detta görs bland annat genom att kontinuerligt informera om vad som är på gång i närområdet. Verksamheten är också en kanal för medborgarsynpunkter och ska jobba aktivt med demokratifrämjande insatser.

Lokalerna ska kännas välkomnande för alla samhällsgrupper och finnas där Botkyrkaborna samlas naturligt.

Båda verksamheterna har det gemensamt att de inte främst är myndighetsutövande utan är två instanser som baserar sig på frivillighet och ett stöttande och kompensatoriskt arbetssätt. Verksamheterna ska upplevas som lättillgängliga och ligger lokalt i Botkyrkas stadsdelar. De är också verksamheter som vänder sig till hela befolkningen och som inte riktar in sig på en specifik målgrupp. Man delar ett demokratistärkande uppdrag och en ambition att öka individens möjligheter till egenmakt. Medborgarcenter erbjuder kommunal- och samhällsinformation medan biblioteken också har en viss del kommunal information men snarare inriktar sig på samhället i stort genom tillgång till media och dagstidningar. Både bibliotek och medborgarkontor har också under olika perioder fungerat som utställningsytor för information kring pågående aktiviteter eller projekt i kommunen.

Gemensam uppgift kring digital delaktighet En allt större andel av medborgarnas kontakt med kommunen sker via digitala kanaler i olika form såsom mejl, telefon och sociala medier. Det är sannolikt att den utvecklingen kommer att fortsätta och öka i takt. Lika sannolikt är att somliga medborgare även framgent kommer att ha behov av fysiska möten för att erhålla adekvat kommunal service. Både bibliotek och medborgarkontor erbjuder tillgång till lånedatorer. I båda verksamheterna används denna möjlighet flitigt av Botkyrkaborna.

I Biblioteksprogram för Botkyrka kommun är digital delaktighet för vuxna som behöver öka sin digitala kompetens prioriterat, eftersom det möjliggör egenmakt.4 Insatserna bör vara av karaktären hjälp till självhjälp. Naturligtvis hjälper personalen besökaren vid behov, men utgångspunkten ska vara att det är stärkande för individen att nästa gång klara sin ärenden på egen hand. Även Medborgarcenter har i sina riktlinjer uppdrag att erbjuda Botkyrkaborna stöd i att använda digitala kanaler.5 Båda verksamheterna erbjuder också tillgång till publika datorer. Här finns ett gemensamt professionellt fokus att arbeta vidare på.

4 Biblioteksprogram för Botkyrka 2018–2022, KS/2016:674 5 Riktlinje för service till Botkyrkaborna via Botkyrkas medborgarcenter, KS/2018:46

5 [17] BOTKYRKA KOMMUN 2020-08-27

Skiljelinjer i uppdragen Biblioteken har som huvuduppdrag att bidra till läslust, språkutveckling och kulturuttryck6. Medborgarcenter har som största uppgift att erbjuda service till Botkyrkaborna via digitala och fysiska kanaler. En stor del av arbetet utgörs också av olika typer av handläggningsuppgifter och viss myndighetsutövning.7

Under mars genomförde samtliga sex bibliotek en frågeinventering, där alla frågor räknades och fördes in i formulär med förkategoriserade frågor. Totalt räknades 2795 frågor. 19 procent av dessa var ställda av barn.

Frågeinventeringen är endast ett utsnitt (två veckor i mars 2019) och ska därför tolkas med försiktighet. Undersökningen visar att de frågor som invånarna ställer på biblioteken rör sig över ett brett spektrum, från att hitta till toaletten till hjälp med kopiering, eller att hitta en viss bok. De vanligaste frågorna handlade om att hantera omlån, reservationer och annat kopplat till låneverksamheten. Frågor om kopiering, skanning och utskrifter är tillsammans de näst vanligaste. Därefter handlade frågorna om att hantera och boka dator. Bibliotekspersonalen lade alltså en stor del av sin arbetstid på att hjälpa till just med kopiering, utskrifter och bokning av datorer. Frågor om bank- och myndighetsärenden förekom ofta.

Biblioteken uttrycker att de får många frågor som har karaktären av samhällsvägledning och att många behöver stöd främst kring hanteringen av publika datorer och att utföra ärenden via dessa. Statistik visar också att en stor det av det som biblioteken fick frågor om under testperioden rörde just dessa områden. Biblioteken upplever att denna uppgift tar tid från deras kärnuppdrag som är att jobba språkfrämjande.

6 Biblioteksprogram för Botkyrka 2018–2022, KS/2016:674 7 Riktlinje för service till Botkyrkaborna via Botkyrkas medborgarcenter, KS/2018:46

6 [17] BOTKYRKA KOMMUN 2020-08-27

Fördelning av ärenden totalt på alla mbk (jan-nov 2018)

Övrigt Övriga myndigheter Vuxenutbildning Vof Vigsel Uf /övrigt Uf /Barnomsorg Soc/ övrigt Soc/ ek. bistånd Sbf Rec/ kopiering/ försäljning Migrationsverket Konsumentfrågor Kof Juridiska frågor Hyresgaranti Färdtjänst Fack/ a-kassa/ af Dödsbo CSN

AllmänBoende kommuninfo/ turism 0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 8000

På medborgarkontoren utgör också reception, kopiering och försäljning den fjärde största mängden ärenden. Helt dominerande är dock ärenden gällande barnomsorg, ekonomiskt bistånd och vägledning kring olika myndigheter. Ärenden gällande Kultur och fritidsverksamhet där också biblioteken ingår utgjorde 0,3% av frågorna som hanterades på medborgarkontoren under 2018. Det visar på att bibliotek och medborgarcenter når olika målgrupper och att målgrupperna också vet var de ska vända sig kring olika frågor. Både medborgarkontor och bibliotek får frågor i anknytning till ärenden som utförs vid de publika datorerna. Detta får ses som en naturlig konsekvens av att det är en tjänst båda verksamheterna erbjuder. Båda verksamheterna har också i sina styrande dokument i uppdrag att jobba med utvecklingen av digital delaktighet.

Öppettider Mån Tis Ons Tors Fre Lör Sön Timmar/vecka Alby bibliotek 10–16 12–19 12–19 10–16 12–16 12–16 stängt 34 Tullinge 11–19 11–19 11–19 10–19 11–17 11–15 stängt 43 bibliotek Fittja bibliotek 12–16 10–16 10–16 12–19 Stängt 12–16 stängt 27 Tumba bibliotek 9–20 9–20 9–20 9–20 11–17 11–15 11–15 58 Hallunda 12–19 10–19 12–19 10–19 12–16 12–16 stängt 40 bibliotek Vårsta bibliotek 8–20 8- 8–20 8–20 8–20 8–20 8–20 12 (15– 20.00 (10–

7 [17] BOTKYRKA KOMMUN 2020-08-27

19)8 (12– 14) 16) medborgarservice 10- 10- 8- 10- 10- stängt stängt 34,5 18.30 16.30 16.30 16.30 14.30

Biblioteken erbjuder ett större öppethållande än medborgarkontoren i områdena Tullinge, Tumba, Hallunda och Vårsta. I Fittja och Alby har medborgarkontoren idag ett större öppethållande än biblioteken. Medborgarkontoren har tidigare (före 2010) haft öppet på lördagar och varje em. till kl. 18.00. Inför ändrade öppettider gjordes en undersökning som visade på ett mycket lågt antal besökare efter kl. 16.30 och på lördagar. Även biblioteket i Tumba uppger att de får flest frågor av samhällsvägledningstyp på dagtid. De personliga besöken på medborgarkontoren är beroende av att andra verksamheter som kommunens fackhandläggare eller andra myndigheter har öppet eftersom det ofta innebär stöd i att ta kontakt med dessa. Det innebär att servicen efter kontorstid blir begränsad. Vid en samlokalisering måste en utvärdering av öppettiderna göras för att säkerställa att de är funktionella för målgruppen och att resurserna koncentreras till de tider då god service är möjlig. Det skulle kunna innebära att de olika verksamheterna har olika öppettider.

Analys och slutsatser

Uppdragen för medborgarkontor och bibliotek har flertalet beröringspunkter. Det demokratifrämjande, kompensatoriska, informerande och tillgängliga arbetssättet förenar. Samtidigt så skiljer sig grunduppdraget tydligt åt. Målgrupperna för de olika verksamheterna har i grunden ganska skilda frågor. De vänder sig också till de olika verksamheterna i olika ärenden. Medborgarkontoren har mycket lite frågor kring biblioteksverksamhet och biblioteken också en liten andel frågor som rör fördjupad samhällsvägledning eller handläggning. Däremot får båda verksamheterna frågor som rör information och upplysning kring var man kan vända sig med sin fråga. Ett gemensamt område som skulle gynnas av en djupare samverkan är arbetet med digital delaktighet och de krav som en allt mer digitaliserad vardag ställer på Botkyrkaborna. Detta är också ett arbete som skulle behöva ha sin egen resurs och plan inom ramen för båda verksamheterna. Ingen av verksamheterna uppfattar idag detta som ett huvuduppdrag.

8 Tiden inom parentes avser bemannad öppettid

8 [17] BOTKYRKA KOMMUN 2020-08-27

Även demokratifrämjande arbete och arbete med information och utställningar skulle kunna gynnas av samverkan mellan verksamheterna. Båda verksamheterna har tillgång till vissa broschyrer och information om kommunala och andra aktiviteter. Detta skulle kunna samordnas för ett tydligare erbjudande till Botkyrkabon. Utökade möjligheter för medborgarna att låna lokaler i sitt närområde likaså.

Man kan också anta att fler Botkyrkabor skulle kunna hitta till bibliotek respektive medborgarkontor genom att deras respektive målgrupper finns i samma lokaler. Verksamheterna skulle då tillsammans också planera ett gemensamt utbud och gemensamma aktiviteter. Ett besök på medborgarkontoret skulle kunna leda till ett deltagande på ett stickkafé eller biblioteket skulle kunna få hjälp av medborgarkontoret när det gäller att ta till vara Botkyrkabornas synpunkter på sitt närområde.

Biblioteken uttrycker att deras kärnverksamhet blir lidande av att de avsätter mycket tid till att svara på samhällsfrågor. Denna problematik delar Botkyrkas bibliotek med andra bibliotek i landet9. En samlokalisering med medborgarkontor skulle kunna avhjälpa delar av detta problem då personal specialiserad på att svara just på dessa frågor då skulle finnas tillgängliga i samma lokaler. Det skulle ge Botkyrkaborna mer kvalificerad vägledning och biblioteken en ökad möjlighet att jobba med sina övriga uppdrag.

Även andra verksamheter inom Botkyrka kommun uttrycker att de får hjälpa till med frågor som gränsar till samhällsvägledning. Detta är inte unikt för Botkyrkas bibliotek. Det har bland annat utrycks från förskole- och skolverksamhet, socialtjänst samt SFI. Botkyrkas medborgarcenter har en viktig uppgift i att stötta Botkyrkaborna i kontakten med myndigheter och i att hjälpa dem att utföra sina vardagsärenden. För att ge Botkyrkaborna bästa möjliga service måste därför samverkan och gränsdragningarna i uppdragen mellan medborgarcenter och alla kommunens verksamheter tydliggöras så att man i organisationen känner sig trygg i att hänvisa samhällsvägledningsfrågor till medborgarcenter.

Ger lokalernas status en möjlighet till samlokalisering? I detta stycke redogörs för praktiska möjligheter att samlokalisera. Stycket behandlar:  lokalernas nuvarande status  planerade ombyggnationer  behov av yta  nuvarande avtal för lokaler  Preliminär beräkning av ekonomiska konsekvenser.

Lokalerna och deras status Både bibliotek och medborgarkontor ligger centralt i eller i nära anslutning till centrumen i Tullinge, Tumba, Alby, Fittja och Hallunda. Hallunda bibliotek skiljer sig lite ifrån övriga verksamheter då det är placerat i Hallunda folkets hus och därmed ligger längre från centrumanläggningen. I Vårsta finns ett bibliotek men inget medborgarkontor.

Lokalbehov bibliotek Generellt finns på Botkyrkas bibliotek

9 SVT nyheter, https://www.svt.se/nyheter/lokalt/vast/sa-har-biblioteken-tagit-over-efter-arbetsformedlingen-1, 2020 03 31

9 [17] BOTKYRKA KOMMUN 2020-08-27

Publikt:  yta för böcker  en disk eller liknande för info  låneautomater för böcker  tidningshörna med mediedator  möjligheter till att sitta och läsa i biblioteksrummet  särskilda ytor för barn och unga  yta för broschyrer och utställning  kopiator/skrivare  lånedatorer för eget bruk  sökdatorer för att söka i bibliotekens utbud  ofta ett grupprum att boka  rum som biblioteket disponerar för planerade aktiviteter  ofta tyst rum för studier (ej i Alby)

Personalytor:  skrivbord, ofta egna platser  chefsrum (ej i Fittja och Vårsta)  lunchrum  sorteringsrum för böcker  kopiator/skrivare

Lokalbehov medborgarkontor Generellt finns på Botkyrkas medborgarkontor

Publikt:  väntyta  publika datorer  skrivare  mottagningsbord  yta för broschyrer/annan kommunal information.  skärmar med kommunal information  rum för utredningar och privata samtal med medborgare

Personalytor:  rum anpassat för telefoni(ljudklassat)  arbetsplats för chef/administration  kontor för områdesstrateg  yta för sekretesshandlingar  små kontorslandskap utan fasta platser (Fittja och Tumba)  lunchrum

Nuvarande lokaler

10 [17] BOTKYRKA KOMMUN 2020-08-27

Hallunda bibliotek Hallunda bibliotek är inrymt i stora och funktionella lokaler, som hyrs av Hallunda folketshus. Lokalerna upprustades invändigt 2011.

Hallunda medborgarkontor Ligger i Hallunda centrum i nyrenoverade lokaler. Är något trångt i personalytan och saknar samlingsrum eller litet konferensrum. Den publika ytan fungerar bra och har fem publika datorer och fyra mottagningsskrivbord samt plats för väntande medborgare. Antal besök/ dag: 70–100 personer

Fittja bibliotek Hyresvärden Fittja centrumfastigheter AB har gjort större om‐ och tillbyggnad av Fittja centrum. I samband med detta fick Fittja bibliotek och Botkyrka konsthall under 2019 nya och verksamhetsanpassade gemensamma lokaler i ett nybyggt hus i gatuplan. De är på så vis en lättillgänglig mötesplats för Fittjas invånare. Sammantaget har båda verksamheterna uppdaterade lokaler och funktioner för publika delar och personalutrymmen, som uppfyller dagens och framtida behov med en växande befolkning.

Fittja medborgarkontor Nyrenoverad lokal inne i centrumanläggningen. Lokalen har bra ytor för administrativt arbete och möjlighet till mindre konferensrum. Väntytan och ytan för publika datorer är dock trång. Sammantaget bedöms ytan vara tillräcklig men lokalens utformning gör att den publika ytan blir för liten.

Alby bibliotek Alby bibliotek ligger undanskymt placerat bakom Alby centrum. Det är kommunens minsta bibliotekslokaler i förhållande till antalet invånare i stadsdelen. Biblioteket har inget tyst läsrum eller grupprum att låna annat än för bibliotekens programverksamhet. Lokalerna renoverades 2008. I ett växande Alby är behoven av en utvidgad biblioteksverksamhet stora. Med ett nytt bibliotek i Alby centrum skulle det i högre grad bli en träffpunkt för stadsdelen och bidra positivt till stadsutvecklingen.

Alby medborgarkontor Ligger i nyrenoverade lokaler i ett bra läge precis innanför ingången till Alby centrum. Lokalen har rymliga publika ytor och tillräckliga personalytor. Har ca 70 besökare / dag som mest.

Tullinge bibliotek De nuvarande bibliotekslokalerna i Tullinge har ett undanskymt och svårtillgängligt läge på plan 2 i Tullinge centrum. Hissen är inte dimensionerad på ett sådant sätt att den kan anses uppfylla tillgänglighetskrav. Hösten 2017 skedde en invändig omgestaltning av lokalerna, men de är fortfarande dåligt anpassade till modern biblioteksverksamhet och är för små. Med förväntad befolkningsökning kommer Tullinge bibliotek inte ha tillräcklig kapacitet på nuvarande yta. I befintligt beredningsgruppdrag är målet med en byggnation av nytt bibliotek att göra Tullinge bibliotek till en centralt placerad mötesplats för alla åldrar i Tullinges lokalsamhälle. Utifrån medborgarens perspektiv är en central placering av en ny bibliotekslokal i anslutning till nuvarande centrum att föredra. Ett nytt bibliotek ingår i planeringen av utbyggnaden av Tullinge centrum.

Tullinge medborgarkontor Har centralt placerade lokaler i ett undanskymt källarläge. Lokalen är större än vad som är nödvändigt för verksamheten och den publika ytan är mycket rymlig i förhållande till det mycket lilla antalet

11 [17] BOTKYRKA KOMMUN 2020-08-27

personliga besök. Kontoret används mest för att svara i telefon och utföra administrativa uppgifter. Lokalen har ett väl tilltaget konferensrum.

Tumba bibliotek Tumba bibliotek har i dagsläget små och icke ändamålsenliga lokaler i Tumba centrum. Under 2018 skedde en invändig omgestaltning av lokalerna i syfte att göra dem mer attraktiva och överblickbara och skapa bättre flöde i lokalen. I samband med detta knöts även konsthallens verksamhet Xet-museet närmare biblioteket genom att entrén till muséet numera går genom biblioteket. Biblioteket planerar att hyra in konsthallens och Botkyrkabyggens tidigare lokaler i anslutning till biblioteket. Det ger ytterligare 600 kvm yta och en stor glasad yta mot Tumba torg. Inflyttning beräknas till årsskiftet 2020–2021.

För Tumba bibliotek handlar omlokalisering om att få verka i lokaler som passar bibliotekets behov bättre, få ändamålsenliga personal‐ och kontorslokaler och skapa bättre tillgänglighet för befintliga och nya besökare, som annars inte hittar till biblioteket. Det senare genom att vara synlig både från utsidan av och inne i centrum. I planen ingår även fortsatt samlokalisering med Konsthallens Xet-museet samt ateljé för bildpedagogisk verksamhet.

Tumba medborgarkontor Ligger i rymliga och ändamålsenliga lokaler på Tumba torg i nära anslutning till nuvarande bibliotek. Väntytan är rymlig men möjligheten till att ha utställningar begränsas något av att så stor del av fasaden är i glas. Medborgarcenters stab har ett 6 arbetsplatser på kontoret. Plats för en konsumentvägledare finns också på kontoret.

Vårsta bibliotek Vårsta bibliotek har tillräckligt stora och funktionella lokaler i fint skick efter en upprustning inför satsningen på meröppet10 2012.

Vårsta saknar medborgarkontor.

Nuvarande hyreskostnader

Bra kr/kv Årshyra Fastighet, Förvaltnin Byggnadsnamn Fastighet (m²) m 2020 hyresobj. Adress g Bibliotek Byatomten Alby 2 460 1177 553 873 Byatomten 2 KOF Bibliotek 1 254 Hallunda Vickern 5 1042 1177 642 Vickern 5 KOF Bibliotek Tullinge Slätten 1 799 1177 962 053 Slätten 1 KOF Bibliotek Tumba 1 455 Tumba centrum 1 1209 1177 722 Tumba centrum 1 KOF Fittja Forbonden 3 388 bibliotek (nya) 4 1048 3161 60911 Forbonden 4 KOF Vårsta Vårsta Vårsta Ringvägen 2, 147 70 Bibliotek 1:339 475 A 571 934 1:339 Grödinge KOF Medborgar- Byatomten 254 1089 282 968 Byatomten Albyvägen 2–4, 145 59 KLF

10 Meröppet innebär att biblioteket kan nyttjas av medborgarna även när det inte är bemannat alla dagar kl. 8:00-20:00. 11 Avser sammanlagd hyra för Fittja bibliotek och konsthall.

12 [17] BOTKYRKA KOMMUN 2020-08-27

kontor Alby 2 2 Norsborg Medborgar- Forbonden 179 1089 199 414 Forbonden Fittjavägen 3–9, 145 51 KLF kontor Fittja 4 4 NORSBORG Medborgar- kontor Hallunda torg, 145 68 Hallunda Kornet 15 178 1089 198 300 Kornet 15 Botkyrka KLF Medborgar- Nyängsvägen 3 A-C, 146 kontor Tullinge Slätten 1 260 1089 289 652 Slätten 1 30 TULLINGE KLF Medborgar- Tumba Tumba Tumba torg 101, 147 85 kontor Tumba centrum 1 255 1089 284 082 centrum 1 Tumba KLF Tillägg Alby MBK 304 500 KLF Tillägg Fittja MBK 282 252 KLF Tillägg Tumba MBK 78 966 KLF

10 106 967

Avtal Alla medborgarkontor med undantag för Tumba har nyligen tecknat femåriga avtal. Klf har möjlighet att säga upp avtalen i förtid med sex månaders uppsägningstid. Kostnaden för kommunen kommer dock att kvarstå. Tekniska förvaltningen bedömer inte att andra verksamheter idag har behov av att ta över medborgarkontorens lokaler. Lokalerna är anpassade efter samhällsvägledning och andra verksamheter i kommunen har inte samma typ av behov.

Effektivisering av ytor Medborgarkontor och bibliotek har vissa gemensamma uppdrag som skulle kunna utföras i gemensamma ytor. Dessa uppdrag är främst kring kommunikation, demokrati och självservicedatorer där man skulle kunna tänka sig att bibliotek och medborgarkontor gemensamt ansvarar för en loungeyta med tillgång till sittplatser, publika datorer, tidningar och tidskrifter samt utställningsytor. Med fördel skulle också publika bokningsbara rum finnas kopplade till denna yta. Möjligheter att samlas är efterfrågat i alla kommundelar, detta har framkommit tydligt under de Botkyrkadialoger som hållits under 2019 och är också ett behov som uttrycks av områdesstrategerna i stadsdelarna. Det bör också vara möjligt för bibliotek och medborgarkontor att använda gemensamma ytor även för interna möten, färdtjänstutredningar eller andra typer av enskilda samtal och raster.

Ytor som enligt bedömning även i fortsättningen skulle behöva vara separata är mottagningsyta för respektive kundgrupp. Samt telefonirum för medborgarkontoren och packrum för biblioteken. Även arkiveringsmöjligheter och utskriftsmöjligheter måste finnas i respektive verksamhet. Behoven av dessa ytor varierar dock beroende på område då mängden personliga möten på medborgarkontoren skiljer sig mycket mellan stadsdelarna.

13 [17] BOTKYRKA KOMMUN 2020-08-27

Gemensamt • utställningsytor • grupprum/bokningsbara rum • publika datorer • sittytor • tidningar/tidsskrifter • Rum för programverksamhet och utredningar

Bibliotek Medborgarkontor • avskild mottagningsyta • biblioteksrum • telefonirum • Packrum • Självservicedator • Tyst studierum och lugna läsplatser • Handläggnings/chefsyta

Gemensamma personalutrymmen Fikarum Internt konferensrum Förråd Vissa kontorsytor

Vissa Preliminär beräkning av besparing avseende lokalanvändning. För att kunna få fram en uppskattning av den kostnadsbesparing som skulle kunna uppstå vid samlokalisering har jag utgått ifrån att det som idag är publik yta på respektive medborgarkontor skulle kunna minskas för att istället delas med bibliotek. Jag har också utgått ifrån att kostnad för denna yta skulle vara samma som idag. Det är en grov uppskattning då separat yta för mottagning av medborgarkontorens kunder skulle behövas. Det kan dock vägas upp av att andra ytor som konferensrum och rastutrymmen blir gemensamma. Kostnader för ombyggnation och iordningsställande av befintliga eller nya lokaler skulle också tillkomma. När kostnaden för ombyggnation av fyra medborgarkontor uppskattades av tekniska förvaltningen under 2018 blev det en beräknad investeringskostnad på 5470 tkr. För fem kontor skulle motsvarande kostnad bli 6838 tkr. Det skulle innebära att det skulle ta ca 17 år innan en kostnadsbesparing uppstår för kommunen.

Medborgarkontor: Årshyra: Minskning av Internhyra/kvm Besparing/år: mottagningsyta i och år kvadratmeter: Alby 282 968 113 1114 kr ~ 126 tkr (1114 kr/kvm) Tullinge 289 652 51 1114 kr ~ 57 tkr (1114 kr/kvm) Fittja 199 414 58 1114 kr ~ 65 tkr (1114 kr/kvm) Tumba 284 082 78 1114 kr ~ 87 tkr (1114 kr/kvm) Hallunda 198 300 60? 12 1114 kr ~ 67 tkr (1114 kr/kvm) Totalt: 360 402 tkr

12 Uppskattad yta då bra ritning saknas

14 [17] BOTKYRKA KOMMUN 2020-08-27

Analys och slutsatser kring lokalsituationen Medborgarcenter har ändamålsenliga lokaler i alla kommundelar. I Fittja och Hallunda är lokalerna något trånga medan lokalerna i Tumba, Tullinge och Alby skulle kunna vara mindre. Biblioteken har ändamålsenliga lokaler i Hallunda och Fittja. Biblioteken i Alby, Tullinge och Tumba är för trånga. I Tumba är en utökning av biblioteksytan med 600 kvm på gång och beräknas stå klart i årsskiftet 2020–2021. Möjlighet att verksamheterna flyttar samman i befintliga lokaler finns inte i något område. Biblioteken har i många fall trånga lokaler och medborgarkontorens lokaler är ändamålsenliga. Medborgarcenter har, med den organisation som finns idag, behov av rum för telefoni i varje kontor. Arbetsplatser i bakomytan skulle också behövas samt ett rum som lämpas sig för handläggning av utredningar och känsligare ärenden. Ytor som med fördel skulle kunna delas med biblioteken är öppna ytor för väntan, lån av publika datorer, läsning av tidningar, bokningsbara rum samt utställning. Det förutsätter att den typen av ytor är tydligt avskilda från det som är biblioteksrum och medborgarkontorens mottagning. Med ett besökstryck på 70–100 personer om dagen på Alby och Hallunda medborgarkontor är risken annars stor att besöksgrupperna stör varandra. Medborgarkontorens kunder kan vara socialt utsatta och i väldigt känsliga situationer. Att handha dessa ärenden inne i biblioteksrummet skulle troligtvis försämra intrycket för både medborgarkontorens och bibliotekens besökare.

Möjligheterna till besparingar av lokalkostnader på kort sikt är liten. Det tar många år att få tillbaka en initial investering som behövs för att lokalerna ska fungera för båda verksamheterna. I det fall verksamheterna behöver byggas om av andra skäl kan däremot en besparing göras genom en samlokalisering. Denna utveckling är trolig tex. i Tumba eller Tullinge där biblioteken behöver uppdatera sina lokaler då de idag inte är tillräckliga.

Viktiga faktorer för en lyckad samlokalisering Linda Söderkvist har i sin magisteruppsats studerat samlokalisering av folkbibliotek och medborgarkontor.13 Hon har hittat några faktorer som är viktiga för en lyckad samlokalisering:

 En lokal anpassad efter båda verksamheternas behov. Att en verksamhet ”flyttar in ” i en annan försvårar samarbetet och trängsel i lokalen kan leda till en sämre arbetsmiljö.  Verksamhetsmål och inriktning. Tydliga och samspelande verksamhetsmål underlättar uppdelningen av uppgifter.  Typen av medborgarkontor. I de fall medborgarkontoret har myndighetsutövning bör skillnaden mellan verksamheterna markeras tydligt för att inte folkbiblioteken ska förlora sitt förtroende som neutral samhällsinstitution.  Personalens attityd till samlokaliseringen. För att samlokaliseringen ska fungera väl måste det finnas förståelse mellan de olika personalgrupperna kring varandras respektive kompetenser och uppgifter.

13 ”två flugor i en smäll”- samlokalisering av medborgarkontor och folkbibliotek, Linda Söderkvist, Magisteruppsats, 20 poäng, Vt. 2003 Institutionen för ABM, estetik och kulturstudier Handledare: Lena Milton Uppsatser inom biblioteks- och informationsvetenskap, nr 161

15 [17] BOTKYRKA KOMMUN 2020-08-27

Trots att uppsatsen gjordes för ett antal år sedan så motsvarar de faktorer författaren tar upp väl mot de tendenser som denna utredning visar.

Analys och slutsatser Medborgarkontor och bibliotek har beröringspunkter i sina uppdrag. Framförallt gällande samhällsinformation, demokrati och egenmakt samt användningen av digitala verktyg. Man kan anta att målgrupperna, i alla fall till viss del, överlappar varandra. Båda verksamheterna har också liknande krav på sina publika lokaler och delar ambitionen att finnas centralt i områdena och vara lättillgängliga. Biblioteken uttrycker att samhällsvägledningsuppgifter spiller över till deras medarbetare då medborgarna behöver hjälp framförallt vid de publika datorerna. Detta är inte unikt för biblioteken utan Botkyrkaborna söker samhällsinformation och stöd där de befinner sig och i den kontakt med kommunen som de har. Även skolor, förskolor och SFI är exempel på verksamheter som få hjälpa till med samhällsvägledning.

Statistiken visar att Botkyrkaborna vänder sig till medborgarkontor och bibliotek främst kring olika frågor. Det innebär att Botkyrkaborna oftast hittar rätt med sitt ärende. Ett område där överlappningen är tydlig är dock just kring att lösa sina ärenden digitalt. Båda verksamheterna har i sina respektive styrdokument uppgiften att jobba med frågan men ingen av verksamheterna har avsatt specifik resurs till detta. Ett förtydligande kring hur detta arbete ska bedrivas och vem som har huvudansvar skulle kunna underlätta samverkan kring de medborgare som behöver stöd och hjälp kring det digitala. Detta är en fråga som kommunen skulle behöva adressera oavsett frågan om lokalsamverkan.

En samlokalisering skulle bidra till att nya målgrupper får upp ögonen för respektive verksamhet. Genom att använda sig av varandras respektive expertområden skulle man kunna utforma ett gemensamt utbud som skulle ge Botkyrkaborna ett mer heltäckande bemötande. Framförallt kring samhällsinformation, demokrati, utställning och digitala hjälpmedel är denna koppling tydligt. Bibliotekens besökare skulle kunna få upp ögonen för det stöd de kan få via ett medborgarkontor samtidigt som medborgarkontorens besökare blir introducerade i bibliotekens utbud.

En samlokalisering av medborgarkontor och bibliotek skulle kunna ge både verksamhetsmässiga och ekonomiska fördelar. Det är då viktigt att det är lokaler som är utformade efter båda verksamheternas behov och det skulle också vara gynnsamt att utöka möjligheter för allmänheten att låna samlingslokaler. Medborgarkontoren kan inte ”flytta in” i bibliotekens nuvarande lokaler. Medborgarkontorens besökare är i dagsläget, på de flesta platser, för många och det stöd som besökarna efterfrågar är för djupgående för att passa att ha i helt gemensamma lokaler.

Mycket av det som behövs kring samverkan mellan verksamheterna förutsätter ett tätare samarbete mellan medborgarkontor och bibliotek och liknande riktlinjer och gränssättningar kring samhällsvägledning. Detta kommer inte lösas automatiskt av en samlokalisering. Större förståelse av varandras verksamheter måste finnas och biblioteken måste i större utsträckning hänvisa till medborgarkontoren för att på så sätt kunna frigöra tid till sitt huvuduppdrag.

På lång sikt skulle en lokalsamverkan kunna leda till besparingar gällande lokalkostnader. Det skulle kräva en betydande initial investering då inget av biblioteken är anpassat för att kunna inrymma ett medborgarkontor i dagsläget. Det skulle ta ett antal år innan den initiala investeringen i nya lokaler skulle vara återbetald. Därför bör en samlokalisering planeras i samband med att lokalerna behöver byggas om av andra skäl. Då finns det tydliga ekonomiska vinster med en samlokalisering.

16 [17] BOTKYRKA KOMMUN 2020-08-27

Besparingen när det gäller personella resurser är mer osäker då medborgarcenter idag har en öppettid som är koncentrerad till dagtid och ett längre öppethållande för att motsvara bibliotekens nivå skulle innebära en minskad bemanning dagtid. Det skulle riskera att öka sårbarheten i bemanningssituationen på medborgarcenter och därmed leda till en större personalkostnad i form av vikarier.

Samlade rekommendationer

 En samlokalisering av bibliotek och medborgarkontor ger ökade möjligheter att ge Botkyrkaborna ett samlat utbud och möjligheter för verksamheterna att genom samverkan ge ett bättre sammantaget erbjudande. Det kan också antas att nya personer kommer att hitta till verksamheterna genom att medborgarkontor och bibliotek finns i samma lokaler.  Kommunen som helhet bör ta ett fastare grepp kring frågan digital delaktighet och bibliotek och medborgarcenter bör samverka kring detta.  Det finns både verksamhetsmässiga och på sikt ekonomiska fördelar med en samlokalisering. Detta kräver dock att lokaler utformas från början för båda verksamheternas behov. Förutsättningar för någon av verksamheterna att ”flytta in” i den andra finns inte.  Det är inte ekonomiskt försvarbart att initiera en ombyggnation av lokalerna enbart i syfte att samlokalisera. Då biblioteken eller medborgarkontoren av andra skäl behöver uppdatera sina lokaler bör ställning tas till om en samlokalisering av verksamheterna är möjlig. Då finns också möjlighet till en ekonomisk effektivisering även på kort sikt.  Vid förlängning av befintliga hyresavtal bör hänsyn tas till om samlokaliseringsmöjligheter finns under avtalsperioden. Detta för att undvika avtal som leder till dubbelkostnader.  En ökad samverkan mellan bibliotek och medborgarkontor kring de Botkyrkabor som söker samhällsvägledning på biblioteken bör utformas i väntan på en ev. samlokalisering. En samsyn kring uppdragen är en förutsättning för att en samlokalisering ska bli lyckosam och grunden kan läggas redan nu.

Att undersöka vidare  I Tumba jobbar Kultur- och fritidsförvaltningen med att ta fram planer för en utbyggnad av biblioteket. I samband med det bör en fördjupad undersökning av förutsättningar för samlokalisering av bibliotek och medborgarkontoret i Tumba att göras.  En fördjupad undersökning enligt tidigare fastställd plan bör göras men då med Tumbafokus.14

14 Uppdragsbeskrivning utredning samlokalisering av bibliotek och medborgarcenter 2020

17 [17] ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[2]

Kultur- och fritidsnämnden 2020-09-07 KOFN/2020-09-14

Överföring av Fritidsbanken till kultur- och fritidsförvaltningen (KOF/2020:26)

Sammanfattning Fritidsbanken är som ett bibliotek fast med sport- och fritidsprylar. Fri- tidsbankskonceptet har tre viktiga regler; att alla får låna, att allt är gratis och att utrustningen är återbrukad. Fritidsbanken har funnits i Botkyrka under socialpsykiatriska enheten på socialförvaltningen, sedan 2018. Personer med funktionsnedsättning har med stöd av handledare haft sysselsättning med att renovera och iordningställa donerad idrotts- och friluftsutrustning som lånats ut från lokaler på Dalvägen i Tumba. Verksamheten har varit uppskattad av de Botkyrkabor som nyttjat den, men inte lyckats nå många och därmed haft liten utlåning. Socialförvaltningen och kultur- och fritidsförvaltningen är överens om en flytt av Fritidsbanken till sistnämnda förvaltning. Motivet är att öka utlåningen genom att utnyttja synergier av att finnas organisatoriskt nära idrott, fritids och biblioteksverksamhet. Fritidsbanken kommer att ha nya lokaler i anslutning till det upprustade Tumba bibliotek och därmed ha god tillgänglighet för Botkyrkaborna. Organisationsförändringen innebär att budget för personella resurser förs över från socialförvaltning till kultur- och fritidsförvaltningen. Målsättningen är att sysselsättning för personer med funktionsnedsättning även i fortsättningen kommer att kunna möjliggöras i Fritidsbanken.

Kultur- och fritidsnämnden 2020-09-07 KOFN/2020-09-14

Kultur- och fritidsnämnden fastställer därför organisationsförändringen där ansvaret för Fritidsbanken överförs från socialförvaltningen till kultur- och fritidsförvaltningen och verksamhetsområdet Bad, idrott och motion, från och med den 1 januari 2021. Organisationsförändringen gäller från och med den 1 januari 2021, under förutsättning att även socialnämnden godkänt förändringen.

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-12 Dnr KOF/2020:26

Referens Mottagare Linus Söderling Kultur- och fritidsnämnden [email protected]

Överföring av Fritidsbanken till kultur- och fritidsförvaltningen Diarienummer: KOF/2020:26

Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden föreslår att kommunfullmäktige fastställer organisationsförändringen där Fritidsbanken överförs från socialnämnden till kultur- och fritidsnämnden från och med den 1 januari 2021. Sammanfattning Fritidsbanken är som ett bibliotek fast med sport- och fritidsprylar. Fri- tidsbankskonceptet har tre viktiga regler; att alla får låna, att allt är gratis och att utrustningen är återbrukad. Fritidsbanken har funnits i Botkyrka under socialpsykiatriska enheten på socialförvaltningen, sedan 2018. Personer med funktionsnedsättning har med stöd av handledare haft sysselsättning med att renovera och iordningställa donerad idrotts- och friluftsutrustning som lånats ut från lokaler på Dalvägen i Tumba. Verksamheten har varit uppskattad av de Botkyrkabor som nyttjat den, men inte lyckats nå många och därmed haft liten utlåning. Socialförvaltningen och kultur- och fritidsförvaltningen är överens om en flytt av Fritidsbanken till sistnämnda förvaltning. Motivet är att öka utlåningen genom att utnyttja synergier av att finnas organisatoriskt nära idrott, fritids och biblioteksverksamhet. Fritidsbanken kommer att ha nya lokaler i anslutning till det upprustade Tumba bibliotek och därmed ha god tillgänglighet för Botkyrkaborna. Organisationsförändringen innebär att budget för personella resurser förs över från socialförvaltning till kultur- och fritidsförvaltningen. Målsättningen är att sysselsättning för personer med funktionsnedsättning även i fortsättningen kommer att kunna möjliggöras i Fritidsbanken. Kultur- och fritidsnämnden fastställer därför organisationsförändringen där ansvaret för Fritidsbanken överförs från socialförvaltningen till kultur- och fritidsförvaltningen och verksamhetsområdet Bad, idrott och motion, från och med den 1 januari 2021. Organisationsförändringen gäller från och med den 1 januari 2021, under förutsättning att även socialnämnden godkänt förändringen.

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-12 Dnr KOF/2020:26

Ärendet Fritidsbanken är som ett bibliotek fast med sport- och fritidsprylar. Här kan man låna utrustning för en aktiv fritid, som t.ex. skidor, skridskor, inlines, flytvästar, snowboards och mycket mer. Utlåningstiden är 14 dagar. Fritidsbankskonceptet har tre viktiga regler: • Alla får låna • Allt är gratis • Återbrukad utrustning Varumärket Fritidsbanken ägs av Fritidsbanken Sverige ideell förening där alla huvudmän som driver en lokal Fritidsbank är medlemmar. Fritidsbanken Sverige har ett nationellt kansli i Karlstad med tjänstemän som arbetar med Fritidsbankens utveckling, nyetablering, marknadsföring, utbildning, etc. Medlemskapet i Fritidsbanken Sverige kostar 2500 kr/år för en kommun. Fritidsbanken har funnits i Botkyrka under socialpsykiatriska enheten på socialförvalt- ningen, sedan 2018. Personer med funktionsnedsättning har med stöd av handledare haft sysselsättning med att renovera och iordningställa donerad idrotts- och friluftsutrustning som lånats ut från lokaler på Dalvägen i Tumba. Verksamheten har varit uppskattad av de Botkyrkabor som nyttjat den, men inte lyckats nå många och därmed haft liten utlåning. Kultur- och fritidsförvaltningen har sedan tidigare två utlåningsverksamheter, i Alby folkhälsopark och på Brunna idrottsplats, med liknande koncept som Fritidsbanken. Samordningsvinsterna med att hantera kommunikation, personella resurser och lokallösningar inom en och samma förvaltning för all utlåningsverksamhet är uppenbara. Socialförvaltningen och kultur- och fritidsförvaltningen är därför överens om en flytt av Fritidsbanken till sistnämnda förvaltning. Motivet är att öka utlåningen genom att utnyttja synergier av att finnas organisatoriskt nära idrott, fritids och biblioteksverksamhet. Målsättningen är att den verksamhet för personer med behov av särskilt stöd som varit kopplad till Fritidsbanken, ska fortsätta hos kultur- och fritidsförvaltningen. Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår att Fritidsbanken organisatoriskt inom förvaltningen tillhör verksamhetsområdet Bad, idrott och motion, där ansvar för utlåningsverksamhet av idrotts- och friluftsutrustning ligger sedan tidigare. Fritidsbanken kommer att ha nya lokaler i anslutning till det upprustade Tumba bibliotek och därmed ha god tillgänglighet för Botkyrkaborna. Ekonomiska konsekvenser av beslutet Som en konsekvens av organisationsförändringen överförs 545 000 kr för personella kostnader för Fritidsbanken från socialförvaltningen till kultur- och fritidsförvaltningen. Kostnader för att anpassa lokaler i Tumba bibliotek till att kunna hysa Fritidsbanken hanteras inom pågående investeringsprojekt.

Helena Hellström Linus Söderling

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-12 Dnr KOF/2020:26

Kultur- och fritidsdirektör Verksamhetschef bad, idrott och motion

Bilagor Bilaga 1 medlemskap Fritidsbanken

______Expedieras till Socialförvaltningen

Kultur- och fritidsnämnden 2020-09-07 KOFN/2020-09-14

Budgetprognos/månadsuppföljning juni (KOF/2020:101)

Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner budgetprognosen för juni 2020.

Sammanfattning Den ekonomiska prognosen i delår 1 utgick från antagandet att verksamheterna, som under våren kraftigt påverkats av Coronapandemin, efter sommaren skulle återgå i normalläge gällande genomförande av aktiviteter, öppethållande och bemanning. Detta kan vi inte se när juniprognosen presenteras då inga restriktionslättnader skett och verksamheten framgent ser en minskad efterfrågan på hallar, bad mm. Förvaltningens reserv för oförutsedda kostnader redovisas som ett överskott för att tas i anspråk och balansera övriga verksamheters prognostiserade underskott. Överskotten beror på försenade projekt och uteblivna driftkostnader för dessa, minskade personalkostnader i form av vakanser samt minskade evenemang och inställda aktiviteter. Dessa uteblivna kostnader har skapat utrymme för att kunna täcka upp för de stödpaket och insatser gentemot föreningar och kulturaktörer, som beviljats i spåren av Corona. Utförligare redogörelse återfinns i bifogad rapport ”Ekonomisk rapport med helårsprognos juni 2020”

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-26 Dnr KOF/2020:101

Referens Mottagare Johan Lundström Kultur och fritidsnämnden [email protected]

Budgetprognos/månadsuppföljning juni Diarienummer: KOF/2020:101

Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner budgetprognosen för juni 2020.

Sammanfattning

Den ekonomiska prognosen i delår 1 utgick från antagandet att verksamheterna, som under våren kraftigt påverkats av Coronapandemin, efter sommaren skulle återgå i normalläge gällande genomförande av aktiviteter, öppethållande och bemanning. Detta kan vi inte se när juniprognosen presenteras då inga restriktionslättnader skett och verksamheten framgent ser en minskad efterfrågan på hallar, bad mm. Förvaltningens reserv för oförutsedda kostnader redovisas som ett överskott för att tas i anspråk och balansera övriga verksamheters prognostiserade underskott. Överskotten beror på försenade projekt och uteblivna driftkostnader för dessa, minskade personalkostnader i form av vakanser samt minskade evenemang och inställda aktiviteter. Dessa uteblivna kostnader har skapat utrymme för att kunna täcka upp för de stödpaket och insatser gentemot föreningar och kulturaktörer, som beviljats i spåren av Corona. Utförligare redogörelse återfinns i bifogad rapport ”Ekonomisk rapport med helårsprognos juni 2020” Ekonomiska konsekvenser av beslutet Kultur- och fritidsnämndens juniprognos för helåret visar ett överskott om 500 tkr mot budget.

Helena Hellström Ann-Christine Lundberg Kultur och fritidsdirektör Administrativ chef

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-26 Dnr KOF/2020:101

Bilagor Bilaga 1 - Ekonomisk rapport med helårsprognos juni 2020

______Expedieras till Budgetansvariga kultur och fritidsförvaltningen Kommunledningsförvaltningen

Verksamhet (i Utfall period Prognos helår Bokslut 2019 Budget 2020 Avvikelse 2020 miljoner kronor) 2020 2020 Intäkter (+) 29,5 13,2 23,6 23,9 0,3 Kostnader (-) -276,3 -149,9 -280,7 -280,5 0,2 Netto (+/-) -246,8 -136,7 -257,1 -256,6 0,5

Förvaltningen hade i den ekonomiska prognosen i delår 1 antagit att verksamheterna, som under våren kraftigt påverkats av coronapandemin, efter sommaren skulle återgå i normalläge gällande genomförande av aktiviteter, öppethållande och bemanning. Detta kan vi inte se när juniprognosen presenteras då inga restriktionslättnader skett och verksamheten framgent ser en minskad efterfrågan på hallar, bad mm. I huvudsak är det prognostiserade överskottet en konsekvens av de projekt som ännu inte blivit färdigställda, där nämnden har driftmedel men kapitaltjänstkostnader ännu inte fallit ut. Vidare har vakanser och inställda evenemang bidragit till att prognosen kunnat förbättrats. Detta till en sådan grad att de underskott som görs till följd av Corona, framförallt på verksamhetsområdet Bad, idrott och motion, kan räddas inom nämndens egen ram. Hade det inte funnits omständigheter som bidragit till överskott hade nämnden inte kunnat ta merkostnaderna till följd av Corona utan att lämna ett underskott. Intäkterna i prognosen väntas på totalen gå över budget p.g.a att de rekvirerade bidragen inom Konst och bibliotek täcker upp för de intäktsbortfall verksamheten Bad, idrott och motion tappar i form av minskade lokalintäkter, dock ska dessa intäkter gå plus minus noll med de kostnader verksamheten lyfter i enlighet med statsbidragen. Det prognostiserade utfallet för kapitaltjänst visar fortsatt ett stort underskott, vilket framförallt syns på verksamhetsområdet Bad, idrott och motion. Vidare har verksamheterna genomfört de beslutade stödpaketen för att gynna föreningar och kulturaktörer som farit illa ekonomiskt till följd av Corona, vilket också bidrar till underskott på dessa budgetposter. Förvaltningens reserv för oförutsedda kostnader redovisas som ett överskott för att tas i anspråk och balansera övriga verksamheters prognostiserade underskott. Överskotten beror på försenade projekt och uteblivna driftkostnader för dessa, minskade personalkostnader i form av vakanser samt minskade evenemang och inställda aktiviteter. Dessa uteblivna kostnader har skapat utrymme för att kunna täcka upp för de stödpaket och insatser gentemot föreningar och kulturaktörer, som beviljats i spåren av Corona. Vissa osäkerhetsfaktorer finns med juniprognosen som kommer att bli tydligare till delår 2, de är bland annat i anspråkstaganden av anläggningar där investeringar bedrivits under året där förvaltningen nu har tillgång till lokalerna och avskrivningskostnader ska börja att belasta Kultur och fritid. Vidare förväntas också regeringen annonsera ut riktlinjer hur kulturen och evenemangen inom området ska förhålla sig i dessa Coronatider, vilket kan få betydelse för om och hur vissa av höstens planerade evenemang ska genomföras.

Kultur- och fritidsnämnden, Ekonomisk rapport med helårsprognos 2(4) Ekonomisk uppföljning och analys

Driftuppföljning

Uppföljning och analys

UTFALL UTFALL UTFALL AVVIKELSE Kultur och- BUDGET PROGNOS BUDGET - Fritidsnämnden Jan 20 - Juni Jan 19 - Juni Jan 19 - Mån 20 19 13 19 PROGNOS NÄMND Intäkter 0,0 0,0 8,6 0,0 0,0 0,0 Kostnader -243,5 -244,4 -517,0 -574,6 -553,0 21,6 Netto -243,5 -244,4 -508,4 -574,6 -553,0 21,6 GEMENSAM VERKSAMHET Intäkter 10,3 13,1 54,9 26,0 24,0 -2,0 Kostnader -7 007,3 -6 591,8 -13 141,4 -23 977,5 -16 332,8 7 644,7 Netto -6 997,0 -6 578,7 -13 086,5 -23 951,5 -16 308,8 7 642,7 BAD, IDROTT OCH MOTION Intäkter 6 371,5 8 144,5 16 366,3 17 318,2 13 567,4 -3 750,8 Kostnader -65 048,6 -50 902,7 -105 614,4 -119 057,5 -121 741,8 -2 684,3 Netto -58 677,1 -42 758,2 -89 248,1 -101 739,3 -108 174,4 -6 435,1 KULTUR OCH UNG FRITID Intäkter 2 616,9 4 675,9 8 139,2 5 238,0 5 135,5 -102,5 Kostnader -51 935,3 -26 807,5 -55 877,9 -93 075,6 -93 498,0 -422,4 Netto -49 318,4 -22 131,6 -47 738,7 -87 837,6 -88 362,5 -524,9 KONST OCH BIBLIOTEK Intäkter 4 170,8 4 199,3 3 198,0 1 022,3 5 123,4 4 101,1 Kostnader -23 936,5 -19 591,6 -37 144,2 -44 038,3 -48 342,8 -4 304,5 Netto -19 765,7 -15 392,3 -33 946,2 -43 016,0 -43 219,4 -203,4 TOTALT Intäkter 13 169,5 17 489,7 29 450,6 23 604,5 23 850,3 245,8 Kostnader -149 889,9 -148 252,3 -276 279,9 -280 723,5 -280 468,4 255,1 Netto -136 720,4 -130 762,6 -246 829,3 -257 119,0 -256 618,1 500,9 (Observera att utfallet jan-juni 2019 inte är jämförbart med resultatet på verksamhetsnivå för 2020 då verksamheten genomgått en omorganisation till 2020) Nämnd och Gemensam verksamhet: Liksom i delår 1-rapporteringen prognostiseras det ett större överskott här för att täcka de övriga verksamhetsområdena som brottas med underskott, framför allt Bad, idrott och motion. En stor del av överskottet här beror på att nämnden blivit kompenserad i driftbudgeten för projekt som ännu inte blivit färdigställda, vidare har nämnden fått lokalhyrestäckning för fördyrande lokalhyra i biblioteket i Tumba, där vi ännu inte fått en dyrare lokalhyra. Detsamma gäller för flera projekt. Nämnden tar i anspråk den reserv som finns för att täcka oförutsedda kostnader för att hjälpa till att täcka underskott.

Kultur- och fritidsnämnden, Ekonomisk rapport med helårsprognos 3(4)

Bad Idrott och Motion Verksamhetsområdet Bad, idrott och motion prognostiserar ett stort underskott om ca -6,4 mkr, en försämring jämte delår 1 med ca 900 tkr, som till stor del är en direkt följd av coronapandemins påverkan och vidtagna åtgärder för att mildra de negativa effekterna. Försämringen på intäktssidan som i prognosen uppgår till ca 1,4 mkr, grundar sig i att verksamheten när prognosen delår 1 lades utgick från att hösten skulle ligga närmare ett normalläge för föreningsaktiviteter och att uthyrningar skulle komma igång. Samma utgångsläge ser verksamheten inte längre som troligt och därför försämras prognosen av intäkterna ifrån föreningar och privatpersoner på alla intäktsslag ute i verksamheterna. Det finns en stor osäkerhetsfaktor kring uthyrning av lokaler under hösten beroende på hur smittläget utvecklar sig, ytterligare avstämning och prognos över de totala intäktsbortfallen kommer att göras till delår 2, då kommer också sommaren att närmare utvärderas. På kostnadssidan har verksamheten haft en handlingsplan för att öka tryggheten på utomhusbaden, kostnaden för den uppgår till ca 400 tkr hittills och är en bidragande faktor till att kostnaden här överskrider budget. Ytterligare kostnader har tillkommit till följd av force majeure i spårsystemet Harbro-Lida som behövt åtgärdas till en kostnad om ca 300 tkr, för att garantera säkerhet för motionärerna.

Kultur och Ung fritid Verksamhetsområdet Kultur och ung fritid beräknar en negativ prognos med ett underskott på ca -500tkr vid årets slut, det är en förbättring jämte prognosen delår 1 med ca 500 tkr. Detta grundar sig dels i intäkter verksamheten ska rekvirera för öppethållande av fritidsgårdar under sommaren och förväntade ersättningar för sjuklönekostnader. Även inom Kultur och ung fritid är det coronapandemins effekter som påverkar resultatet negativt. Till delår 1 prognostiserades ett större kulturstöd inom verksamhetsområdet som bidrog till underskottet. Detta till trots har verksamheten kunnat förbättra prognosen och det beror till stor del på de evenemang som ställts in som det fanns avsatta driftmedel för i budgeten. Precis som resten av förvaltningen förväntade sig verksamheten att kunna hålla en del av evenemangen men då inga restriktionslättnader skett kommer verksamheten att generera ett stort överskott på de kostnadsposter som utgör evenemang, resor, kurser, inträde, projekt mm som har ställts in till följd av Corona. Vidare redovisas minskade kostnader för omorganisation av ledning inom verksamhetsområdet och uppsägning av lokaler.

Konst och Bibliotek Verksamhetsområdet Konst och bibliotek prognostiserar ett underskott i linje med det som presenterades vid delår 1. Biblioteken har ökade kostnader till följd av Corona med exempelvis ökade kostnader för e-medier samt för IT och IT-material, som en konsekvens av att många aktiviteter skiftats till digitala kanaler. Kostnader för sms till Bookit är också en utgiftspost som har ökat. Anledningen till att det är så pass stora avvikelser i prognosen på intäkts respektive kostnadssidan beror på de statsbidrag verksamhetsområdet rekvirerat från Kulturrådet, dessa intäkter tar ut dess kostnader så summan av dem blir noll.

Åtgärder med anledning av budgetavvikelse Vi ser varken större indicier eller avvikelser som inte kan tas i egen ram, som pekar på att Kultur och fritidsnämnden skulle gå med underskott 2020. Därför presenteras inte här några åtgärder.

Kultur- och fritidsnämnden, Ekonomisk rapport med helårsprognos 4(4) ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[1]

Kultur- och fritidsnämnden 2020-09-07 KOFN/2020-09-14

Rapport föreningsrevision 2020 (KOF/2020:92)

Förslag till beslut 1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner rapporten ” Rapport: Föreningsbidrag - granskning av föreningar och studieförbund med kommunalt bidrag år 2019”. 2. Kultur- och fritidsnämnden uppdrar åt förvaltningen att återrapportera åtgärder senast vid nämndsammanträdet 7 december.

Sammanfattning Enligt kultur- och fritidsnämndens beslut i december 2019 skulle en revision genomföras av följande föreningar och studieförbund under 2020 (KOF/2019:164):  Suryoyo förening i Tumba  Grödinge Sportklubb  Aktiv Tumba  ABF Botkyrka-Salem På uppdrag av kultur- och fritidsnämnden har revisionen utförts av Pricewaterhousecoopers (PwC) och redovisas i ” Rapport: Föreningsbidrag - granskning av föreningar och studieförbund med kommunalt bidrag år 2019”. Efter slutförd granskning har brister/avvikelser har noterats i olika grad och omfattning.

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-06-17 Dnr KOF/2020:92

Referens Mottagare Yasmine Nechma Kultur- och fritidsnämnden [email protected] Ida Burén [email protected]

Rapport föreningsrevision 2020 Diarienummer: KOF/2020:92

Ärendet På uppdrag av kommunfullmäktige genomför kultur- och fritidsnämnden årliga kontroller av hur föreningsbidragen används. Tre föreningar och ett studieförbund väljs därför årligen ut för revision. Under 2020 har en revision genomförts på följande föreningar för verksamhet som bedrivits under 2019:  Suryoyo föreningen i Tumba  Grödinge Sportklubb

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-06-17 Dnr KOF/2020:92

 Aktiv Tumba  ABF Botkyrka-Salem Syftet med granskningen är delvis att följa upp föreningens och studieförbundets användning av bidraget utifrån en ekonomisk synvinkel och Botkyrka kommuns bidragsreglemente. Revisionens funktion är dessutom ett stöd till föreningarna då avvikelser kan identifieras och i sin tur följas upp. Efter genomförd granskning av PwC har revisorerna noterat brister/avvikelser i olika grad och omfattning. Tre av fyra föreningar och studieförbund har på ett övergripande sätt har kunnat redovisa hur erhållet bidrag har använts. Revisorerna bedömer att Suryoyo förening i Tumba endast delvis kunnat göra detta. Föreningen har väsentliga avvikelser avseende bokföring samt har inte helt kunnat styrka hur erhållna bidrag har använts. Även föreningen Aktiv Tumba har väsentliga avvikelser i hur bidrag från kommunen använts i förhållande till kommunens bidragsregler.

Uppföljningsmöten Samtliga föreningar och studieförbundet har bjudits in till uppföljningsmöte av PwC. Mötena hölls för att föreningarna och studieförbundet skulle kunna bemöta och eventuellt komplettera de brister som granskningen påvisat. Deltagande parter under dessa möten har varit revisorer från PwC, föreningskonsulent från kultur- och fritidsförvaltningen samt representanter från föreningen/studieförbundet. Samtliga föreningar och studieförbund närvarade vid inbokade uppföljningsmöten.

Sammanställning av genomförd granskning Aktiv Tumba Rapportens iakttagelser:  Föreningen har under 2019 inte tagit ut medlemsavgifter. Detta är ett villkor för att vara bidragsberättigad i Botkyrka kommun.  Aktiv Tumba har under 2019 haft 5 medlemmar, för att uppfylla Botkyrka kommuns allmänna villkor krävs att föreningen har minst 10 medlemmar.  I bokföringen noteras flertal fakturor som betalats med föreningsmedel men som är utställda till privatperson som är medlem i föreningen.  Flera utgifter noteras i bokföringen som antingen använts för privat bruk eller saknar tydlig koppling till föreningens verksamhet.  Föreningen har inte upprättat någon balansräkning för verksamhetsåret 2019. Förvaltningens kommentarer och åtgärder: Förvaltningen bedömer att Aktiv Tumba inte är bidragsberättigad. För att åter bli bidragsberättigad bör föreningen se till att samtliga underlag för kostnader och intäkter finns i bokslutspärmen. Föreningen bör även se till att alla kostnader har en tydlig koppling till verksamheten samt att alla fakturor är utställda till föreningen och ej dess

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-06-17 Dnr KOF/2020:92

medlemmar. Aktiv Tumba bör dessutom arbeta för att utöka antalet medlemmar och införa en medlemsavgift för att på så vis uppfylla förvaltningens villkor för föreningsbidrag. Vidare föreslår förvaltningen att föreningen återbetalar den delen av bidraget som inte uppfyller riktlinjerna och inte är kopplad till verksamheten. Förvaltningen kommer att följa upp att Aktiv Tumba agerat utifrån rekommendationerna och förvaltningens förslag till åtgärder. Därefter tar förvaltningen ställning till vidare åtgärder vilka återrapporteras senast vid nämndsammanträdet 7 december. Om föreningen vid uppföljningen inte uppvisar vidtagna åtgärder kan kultur- och fritidsnämnden kräva tillbaka redan utbetalt bidrag. Suryoyo förening i Tumba Rapportens iakttagelser:  Suryoyo förening i Tumba har inte kunnat tillhandahålla revisorerna en bokslutspärm. PwC har erhållit underlag i form av kvittenser för föreningens hyreskostnad samt inbetalda medlemsavgifter. Tillräckliga underlag för övriga intäkter och kostnader saknas.  Kontant inbetalda medlemsavgifter har inte satts in på föreningens bankkonto. Dessa anges vidare ha spenderats på föreningsaktiviteter för vilka kvitton ej har kunnat presenteras i samband med revisionen. Förvaltningens kommentarer och åtgärder: Revisorer från PwC har tillsammans med förvaltningen träffat Suryoyo förening i Tumba för ett uppföljningsmöte. De gjordes medvetna om noterade avvikelser och fick bemöta dessa, se bilaga. Förvaltningens förslag till åtgärd är att föreningen ser till att samtliga underlag för kostnader och intäkter hittas i en bokslutspärm. Föreningen bör även införa en kronologi och systematik i bokföringsunderlaget. Vidare bör samtliga medlemsavgifter överföras till föreningens bankkonto. Föreningen bör dessutom införa ett system för inbetalning av medlemsavgifter så att det på kvittenserna tydligt framgår vilka medlemmar som medlemsavgifterna avser. Förvaltningen bedömer att Suryoyo förening i Tumba bör anlita professionellt stöd för att bokföringen ska uppnå en godtagbar nivå. Förvaltningen kommer att följa upp om Suryoyo förening i Tumba agerat utifrån rekommendationerna och förvaltningens förslag till åtgärder. Förvaltningen kommer till dess att avvakta med utbetalning av beviljat stöd. Efter uppföljning tar förvaltningen ställning till ytterligare åtgärder vilka redovisas senast vid nämndsammanträdet 7 december. Om föreningen vid uppföljningen inte uppvisar vidtagna åtgärder kan kultur- och fritidsnämnden kräva tillbaka redan utbetalt bidrag, alternativt hålla inne utbetalning av beviljat stöd. ABF Botkyrka-Salem Rapportens iakttagelser:  Ansöknings- och avtalshandlingar samt kompletterande bilagor för medlemsföreningar och organisationer med samarbetsavtal med ABF Botkyrka-

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-06-17 Dnr KOF/2020:92

Salem är inte fullständiga för något av 6 kontrollerade stickprov.  En analys av ABF Botkyrka-Salems huvudsakliga kostnadsposter avseende folkbildningsverksamhet visar att åtminstone två tredjedelar av de granskade kostnaderna är overheadkostnader. Förvaltningens kommentarer och åtgärder: Under granskningens gång har studieförbundet ABF Botkyrka Salem framfört synpunkter av principiell karaktär som rör granskningen, och att riktlinjerna för det kommunala bidraget till Studieförbunden inte är villkorade på något särskilt sätt, annat än att verksamheten ska ligga i linje med kommunens mål för dessa medel. ABF Botkyrka Salem har i samband med detta hävdat den fria folkbildningens roll och att man som organisation självständigt äger frågan om hur man organiserar sin verksamhet. Detta har främst gällt rapportens andra iakttagelse; att folkbildningsverksamhet granskade kostnader visar att åtminstone två tredjedelar är overheadkostnader. ABF Botkyrka Salem menar att de sköter sitt folkbildningsuppdrag bäst genom att ha en större administrativ överbyggnad med gemensamma personalresurser och lokaler. Förvaltningen ser att värde i att fortsätta diskutera hur bidraget till studieförbunden skall bedömas. Det är endast andra gången som studieförbunden ingår i föreningsrevisionen och fler studieförbund behöver granskas innan förvaltningen kan dra slutsatser baserat på gemensamma iakttagelser. Förvaltningen ser ändå ett behov av att ABF Botkyrka Salem tydliggör vilka kostnader de inbegriper i overhead-begreppet. Genom att ABF Botkyrka Salem bedriver såväl bidragsfinansierad som uppdragsfinansierad verksamhet, och att uppdragsfinansierad verksamhet räknas som intäkter till den bidragsfinansierade folkbildningsverksamheten så är det extra viktigt att kunna särskilja intäkter och kostnader för olika verksamheter på ett rättvisande sätt. ABF Botkyrka Salem samlar 45 medlemsföreningar och 47 samarbetsföreningar. Granskningen visar att rutinerna brister när det gäller hanteringen av vilka handlingar som dessa föreningar skall lämna in till ABF Botkyrka Salem. I rapporten framgår att Stockholms länsbildningsförbund, har antagit nya riktlinjer i mars 2020, i vilka det anges att studieförbund för medlemsföreningar och samarbetsorganisationer, ska inhämta ett antal uppgifter, däribland stadgar, verksamhetsplan och verksamhetsberättelse. ABF Botkyrka-Salem beskriver utifrån detta att en översyn och uppdatering av ansökningshandlingar och bilagor rörande studieförbundets medlemsföreningar och organisationer med samarbetsavtal ska genomföras under verksamhetsåret 2020. Förvaltningen föreslår följande åtgärder som redovisas inför nämndsammanträdet den 7 december:  Studieförbundet redovisar sina overheadkostnader för folkbildningsverksamheten genom att visa upp sina räkenskaper för denna, samt redogör för förvaltningen vilka principer man använder när den uppdragsfinansierade verksamheten betalar overhead till den bidragsfinansierade folkbildningen, samt vilka summor det handlar om. Resultaten av dessa redogörelser behöver sedan diskuteras vidare med målsättningen att båda parter kommer överens om hur och varför ABF

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-06-17 Dnr KOF/2020:92

Botkyrka Salem fördelar sina overhead- och gemensamma kostnader utifrån syftet med studieförbundsbidraget och åtagandet med uppdragsverksamheten. Därefter kan rapportens iakttagelse att kostnaden för overhead bedöms som stor, besvaras.  En uppföljning görs där ABF Botkyrka Salem redovisar hur det går med arbetet att samla in medlemsföreningarnas uppgifter enligt Stockholms länsbildningsförbunds nya riktlinjer.  En ny granskning av studieförbundet görs 2022, för verksamhetsår 2021, för att följa upp åtgärderna samt för att stödja den principiella frågan om hur studieförbundsbidraget skall hanteras och bedömas.

Grödinge Sportklubb Rapportens iakttagelser:  Grödinge sportklubbs bokföring uppfyller de grundläggande kraven för kronologi och systematik.  Vid stickprovskontroll av föreningens intäkter och kostnader under 2019 noteras ett fåtal avvikelser. Förklaringar har erhållits som bedöms rimliga.  Inga avsevärda avvikelser har inom ramen för granskningen noterats i bokföringsunderlag eller i föreningens medlemsregister och övriga handlingar. Förvaltningens kommentarer och åtgärder: Efter uppföljningsmöte bedömer förvaltningen att Grödinge Sportklubb är bidragsberättigad. I enlighet med revisorernas rekommendation bör föreningen säkerställa att inbetalda medlemsavgifter kan verifieras mot fakturanummer genom verksamhets-/ekonomisystem.

Ekonomiska konsekvenser av beslutet Beslutet får inga ekonomiska konsekvenser.

Helena Hellström Linus Söderling Kultur- och fritidsdirektör Verksamhetschef Bad, idrott och motion

Bilagor

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-06-17 Dnr KOF/2020:92

Rapport: Föreningsbidrag - granskning av föreningar och studieförbund med kommunalt bidrag år 2019 ______Expedieras till:  Suryoyo förening i Tumba  Grödinge Sportklubb  Aktiv Tumba  ABF Botkyrka-Salem

Revisionsrapport

Innehållsförteckning

Sammanfattning och rekommendationer 2

Inledning 5

Bakgrund 5

Uppdrag och Syfte 5

Upplägg och genomförande 6

Granskningsresultat 7

Aktiv Tumba 7

Iakttagelser 7

Suryoyo Föreningen i Tumba 10

Iakttagelser 10

ABF Botkyrka-Salem Studieförbund 12

Iakttagelser 12

GRÖDINGE SK 21

Iakttagelser 21

Sammanfattning och rekommendationer

Kultur- och fritidsnämnden har beslutat att uppdra åt sin förvaltning att genomföra en granskning av följande föreningar och studieförbund:

● Aktiv Tumba ● Suryoyo Förening i Tumba ● ABF Botkyrka-Salem Studieförbund ● Grödinge SK

Syftet med granskningen är att följa upp föreningarnas och studieförbundets ekonomiska hantering av föreningsbidraget samt utreda föreningarnas och studieförbundets insatser i relation till de bidragsregler som kultur- och fritidsnämnden beslutat.

Granskningen avseende föreningarna innefattar bland annat föreningsuppgifter, medlemsantal och verksamhetsvolym. Vidare sker uppföljning av huruvida föreningen/studieförbundet uppfyller de allmänna villkoren för föreningsbidrag.

I detta sammanhang bör påpekas att syftet inte är att göra en regelrätt revision av föreningens/studieförbundets räkenskaper vilket åligger föreningens egna revisorer. Granskningen har som avsikt att följa upp medelshanteringen och dylikt utifrån de krav som kultur- och fritidsnämnden kan ställa i egenskap av bidragsgivare. Vi har inom ramen för uppdraget bjudit in samtliga föreningar och studieförbundet till enskilda möten för att diskutera våra iakttagelser vilka också kommunicerats via e-post.

Granskningen har belyst viktiga områden såsom föreningens/studieförbundets insatser i relation till de bidragsregler som kultur- och fritidsnämnden beslutat om. Avseende dessa vill vi lyfta fram följande iakttagelser:

● Vi har inte kunnat stämma av medlemsavgifter på individnivå för samtliga föreningar utan endast kunnat kontrollera om medlemsavgifter har betalats in, samt göra en övergripande bedömning av frekvens i förhållande till angivet medlemsantal.

Efter genomförd granskning bedömer vi att tre av fyra granskade föreningar och studieförbund på ett övergripande sätt har kunnat redovisa hur erhållet bidrag har använts. Suryoyo förening i Tumba bedöms endast delvis ha kunnat göra detta. För föreningen Aktiv Tumba noteras väsentliga avvikelser avseende hur erhållna bidrag från kommunen använts samt i förhållande till kommunens Bidragsregler för ideella föreningar i Botkyrka kommun. För Suryoyo förening i Tumba noteras väsentliga avvikelser avseende föreningens bokföring samt att föreningen ej till fullo kunnat styrka hur erhållna bidrag har använts. Nedan presenteras väsentliga iakttagelser/avvikelser per förening och studieförbundet samt rekommendationer avseende respektive förening och studieförbundet:

Aktiv Tumba ● Föreningen har under verksamhetsåret 2019 ej tagit ut medlemsavgifter vilket är ett krav för att vara bidragsberättigad i Botkyrka kommun. Föreningen har vidare under 2019 haft 5 medlemmar, för att uppfylla krav för att vara bidragsberättigad i Botkyrka kommun krävs att föreningen har 10 medlemmar. ● I föreningens bokföring noteras ett flertal fakturor vilka betalats med föreningsmedel men som är utställda till privatperson vilken är medlem i föreningen. ● I föreningens bokföring noteras flera utgifter vilka antingen använts för privat bruk eller saknar tydlig koppling till föreningens verksamhet. ● Föreningen har ej upprättat någon balansräkning avseende verksamhetsåret 2019.

Vi rekommenderar föreningen att tillse att ändamålsenliga underlag för samtliga föreningens kostnader och intäkter återfinns i föreningens bokslutspärm. Vidare rekommenderar vi föreningen att tillse att samtliga föreningens kostnader har en tydlig koppling till föreningens verksamhet samt att alla fakturor är utställda till föreningen. Slutligen rekommenderar vi föreningen att utöka antalet medlemmar samt av dessa inhämta medlemsavgifter i enlighet med Botkyrka kommuns allmänna villkor för att vara bidragsberättigad i kommunen.

Suryoyo Förening i Tumba ● Föreningen har ej kunnat tillhandahålla bokföringsunderlag i form av en bokslutspärm. Underlag har erhållits för föreningens hyreskostnad samt i form av kvittenser för inbetalda medlemsavgifter. Tillräckliga underlag för föreningens övriga intäkter och kostnader saknas. ● De medlemsavgifter föreningen enligt utsago samt kvittenser har inhämtat har varit i form av kontanter vilka inte satts in på föreningens bankkonto. Kontant inbetalda medlemsavgifter anges vidare ha spenderats på föreningsaktiviteter för vilka kvitton ej har kunnat presenteras i samband med revisionen.

Vi rekommenderar föreningen att tillse ändamålsenliga underlag för föreningens samtliga kostnader och intäkter återfinns i en bokslutspärm samt att tillse kronologi och systematik i bokföringsunderlaget. Vidare rekommenderar vi föreningen att inhämta och eller överföra inhämtade medlemsavgifter till sitt bankkonto, detta för att säkerställa spårbarhet och transparens i dessa intäkter och deras nyttjande. I relation till detta rekommenderar vi att föreningen på kvittens för inbetalning av medlemsavgift tydliggör vilka medlemmar en inbetalning av medlemsavgift/er avser.

ABF Botkyrka-Salem Studieförbund ● Ansöknings- och avtalshandlingar samt kompletterande bilagor för medlemsföreningar och organisationer med samarbetsavtal med ABF Botkyrka-Salem är inte fullständiga för något av 6 kontrollerade stickprov. ● En analys av ABF Botkyrka-Salems huvudsakliga kostnadsposter avseende folkbildningsverksamhet visar att åtminstone två tredjedelar av de granskade kostnaderna är av så kallad overhead-karaktär.

Vi rekommenderar att studieförbundet säkerställer att erforderliga avtal och underlag för medlemsföreningar och organisationer med samarbetsavtal finns tillgängliga i studieförbundets handlingar. Studieförbundet rekommenderas även att systematisera och dokumentera stickprovsbaserade kontroller att verksamhet för vilken studieförbundet har arrangörsansvar genomförs i enlighet med inrapporterade uppgifter genom oannonserade besök. Vidare rekommenderar vi att studieförbundet till grund för sin ekonomiska och verksamhetsmässiga rapportering tydliggör vilka principer som används för att fördela s.k. overheadkostnader och gemensamma kostnader på olika verksamheter såsom exempelvis folkbildningsverksamheten. Fördelningen av dessa kostnader bör ske löpande så att aktuella och rättvisande resultatrapporter kan erhållas för olika verksamhetsområden under året. Det är viktigt att dessa principer för fördelning av overhead och gemensamma kostnader är väl dokumenterade. Studieförbundet bedriver såväl bidragsfinansierad som uppdragsfinansierad verksamhet vilket gör det extra viktigt att kunna särskilja intäkter och kostnader för olika verksamheter på ett rättvisande sätt.

Grödinge SK ● Föreningens bokföring bedöms uppfylla de grundläggande kraven för kronologi och systematik. ● Vid stickprovskontroll avseende ett urval av föreningens intäkter och kostnader under 2019 noteras ett mindre antal avvikelser. Förklaringar vilka bedöms rimliga har erhållits för dessa. ● Inga väsentliga avvikelser har inom ramen för granskningen noterats i föreningens bokföringsunderlag eller relaterat till föreningens medlemsregister och övriga handlingar.

Vi rekommenderar föreningen säkerställa att inbetalda medlemsavgifter kan verifieras mot fakturanummer genom föreningens verksamhets-/ekonomisystem.

Inledning Bakgrund Kultur- och fritidsförvaltningen delar årligen ut bidrag till föreningar och studieförbund som bedriver verksamhet i Botkyrka kommun. Se bilagor:

● Bidragsregler för ideella föreningar i Botkyrka ● Regler och riktlinjer för stöd till studieförbund

Kultur- och fritidsförvaltningen fördelar sedan 2019 bidrag till studieförbunden baserat på beräkningar som bygger på Folkbildningsrådets uträkningsmodell Statsbidrag till studieförbund 2018. Det fördelas i huvudsak utifrån inrapporterade antal studietimmar det senaste verksamhetsåret och ett snitt av antal inrapporterade studietimmar de två åren dessförinnan samt antal unika deltagare. Se bilaga: Studieförbundsbidrag Botkyrka kommun.

Uppdrag och Syfte Kommunstyrelsen i Botkyrka har gett kultur- och fritidsnämnden i uppdrag att årligen lämna en rapport om insyns- och kontrollverksamheten gällande den kommunala bidragsgivningen. Årets revision omfattar 3 föreningar och 1 studieförbund.

Uppdraget består av två huvudsakliga delar:

1. granskning av föreningens och studieförbundets ekonomiska hantering av bidraget. 2. granskning av föreningens och studieförbundets insatser i relation till de bidragsregler som kultur och fritidsnämnden beslutat.

För att uppnå ovanstående ingår i uppdraget att:

● följa upp föreningens och studieförbundets bidragsanvändning utifrån ekonomisk synvinkel som omfattar räkenskapsåret 2019 alternativt senaste brutna räkenskapsår som idrottsföreningar ofta har. ● genomföra stickprovsmässig granskning som omfattar budget- och redovisningsmaterial (föreningsuppgift, ansökningar mm) samt medlemsregister. ● för mottagare av aktivitetsbidrag bedöma rimlighet i rapporterade aktiviteter och deltagartillfällen. ● granska studieförbundens overheadkostnader och bedöma rimligheten i relation till utbetalda medel. ● granska föreningens och studieförbundets inlämnade underlag (stadgar, årsmöteshandlingar etc.) gentemot bidragsreglernas allmänna villkor.

Förvaltningen vill också i uppdraget förtydliga och säkerställa ansvarsfördelningen mellan de egna handläggarna och de externa revisorerna

Upplägg och genomförande Med utgångspunkt i denna uppdragsbeskrivning formulerar PwC ett uppdragsavtal inklusive en fast kostnadsangivelse, för underskrift av ansvariga chefer.

Kultur- och fritidsförvaltningens föreningsansvariga stämmer av med den av PwC utsedda projektledaren.

Förvaltningens ansvarig informerar föreningarna och studieförbundet om den kommande revisionen och vad den innebär.

Kultur- och fritidsförvaltningens föreningsansvariga förser PwC:s revisorer med de ansökningar, bidragsregler och andra handlingar som bedöms relevanta inom ramen för granskningen.

Föreningarna och studieförbundet lämnar in det efterfrågade materialet direkt till PwC. Om underlag saknas ska en deadline sättas då föreningen senast har möjlighet att lämna in kompletteringar. Kommunikationen gällande eventuella kompletteringar görs direkt mellan PWCs revisorer och föreningarna samt studieförbundet.

Ett utkast på revisionsrapporten ska skickas till förvaltningens föreningsansvariga och till respektive förening och studieförbund inför mötena.

PwC bokar möten som genomförs tillsammans med förvaltningens föreningsansvariga, föreningarna och studieförbundet för att gå igenom utfallet. Föreningarna och studieförbundet har då möjlighet att bemöta eventuella brister som framkommit i granskningen.

En skriftlig rapport skickas till förvaltningens föreningsansvariga inom avsatt tid. Den slutgiltiga rapporten ska i slutsatsen återge PwC:s professionella bedömning av standard, rimlighet och eventuella brister av föreningarnas och studieförbundets inlämnade underlag och information. Rapporten bör även ge rekommendationer om vilka insatser som bör göras för att komma tillrätta med eventuella brister.

Utifrån rapporten tar förvaltningen vidare ett förslag om huruvida åtgärder eller stödinsatser behöver sättas in, och för detta vidare till kultur- och fritidsnämnden för beslut.

Granskningsresultat

Aktiv Tumba Iakttagelser Allmänt Aktiv Tumba är en ideell förening. Föreningen är registrerad i och bedriver verksamhet i Botkyrka kommun. Värt att notera är att två av grundkriterierna för att vara bidragsberättigad är att föreningens säte och verksamhet finns inom Botkyrka kommun.

Bidrags- och egenfinansiering Enligt föreningens ekonomiberättelse för 2019 uppgår de totala rörelseintäkterna för 2019 till 210 000 kronor, varav 70 000 kronor avser erhållna kommunala bidrag i form av projektstöd. Föreningen har vidare erhållit 80 000 kr i sponsring från kommunen. Föreningens övriga intäkter består av sponsring från Botkyrkabyggen AB om 30 000 kr samt ersättning för tivoliverksamhet i samband med en festival föreningen anordnat under 2019 från BJ Event Teknik om 20 000 kr. Dessa övriga intäkter har kunnat verifieras mot erhållna underlag i form av samarbetsavtal undertecknat av såväl representant för sponsorer som föreningen.

Inga medlemsavgifter eller annan egenfinansiering noteras i föreningens intäkter. Vid samtal med representant för föreningen framkommer att man ej tagit ut medlemsavgifter för år 2019. Av de allmänna villkoren i Bidragsregler för ideella föreningar i Botkyrka kommun framgår att föreningar för att vara bidragsberättigade: “...ska ha en egen ekonomi som innefattar medlemsavgifter”. Detta krav har Aktiv Tumba inte uppfyllt år 2019.

Erhållna medel från Botkyrka kommun vilka har kunnat styrkas mot underlag från Aktiv Tumba består av följande:

● Evenemangsbidrag – Aktiv Tumba 70 000 kronor ● Medfinansiering av Storvretsfestivalen 18 maj 10 000 kronor ● Sponsring Botkyrka kommun 80 000 kronor

Underlag för evenemangsbidrag har verifierats genom underlag i form av två delegationsbeslut avseende tilldelat evenemangsbidrag om 30 000 kronor respektive 40 000 kr. Underlag för medfinansiering har verifierats genom underlag för faktura utställd till Botkyrka kommun från Aktiv Tumba samt insättningsavi om 10 000 kronor till Aktiv Tumba från Botkyrka kommun. Underlag för sponsring Storvretsfestivalen 2019 om 80 000 kronor verifieras genom mejl från medarbetare vid Botkyrka kommun till Aktiv Tumba.

Föreningen har ej kunnat inkomma med deltagarlistor eller deltagarantal för de två festivaler föreningen genomfört under 2019. Detta eftersom föreningen vid de två festivaler som anordnats under 2019 ej registrerat antalet deltagare.

Villkor för evenemangsbidrag - Medlemsantal, medlemsavgifter och redovisning av genomförda evenemang

För att en förening ska vara berättigad till Evenemangsbidrag ska föreningen vara bidragsberättigade i Botkyrka kommun. För att vara bidragsberättigade i Botkyrka kommun ska föreningen uppfylla följande krav:

● Vara registrerad i Botkyrka kommuns föreningsregister (InterbookGo) ● Ha verksamhet i Botkyrka kommun ● Ha minst 10 stycken medlemmar (7 stycken medlemmar om ni är en ungdomsförening) varav minst 51 procent av dem bor i Botkyrka. ● Ladda upp årsmötesprotokoll, verksamhetsberättelse, ekonomisk berättelse samt revisionsberättelse från ert senaste årsmöte i era föreningskonto i InterbookGo.

Aktiv Tumba är registrerade som ideell förening med säte i Botkyrka kommun. Vi har erhållit Aktiv Tumbas medlemsregister. Föreningen hade år 2019 endast 5 medlemmar. Av Botkyrka kommuns bidragsregler avseende evenemangsbidrag framgår att föreningar ska ha minst 10 medlemmar för att vara bidragsberättigade enligt de allmänna villkoren i Bidragsregler för ideella föreningar i Botkyrka kommun.

Av medlemsregistret framgår vidare endast förnamn och efternamn. Kompletterande uppgifter har erhållits av vilka medlemmarnas personnummer framgår och utifrån vilket det har varit möjligt att kontrollera samtliga medlemmars folkbokföringsadress. Fyra av fem medlemmar i föreningen är folkbokförda i Botkyrka kommun.

Kostnadsstruktur och verksamhetsvolym Enligt föreningens ekonomirapport uppgår föreningens totala kostnader för räkenskapsåret 2019 till 193 394 kronor. I föreningens ekonomiska rapport redovisas föreningens kostnader uppdelat för bankkostnader kontanta betalningar, kortbetalningar och interna betalningar. En analys av fakturaunderlag i föreningens bokslutspärm visar att föreningen inte har några stora återkommande kostnadsposter. Föreningens största enskilda kostnadsposter är följande:

● Projektering, hyra av utrustning och affischdesign och print Tumba familjefestival 17-19/5-19 83 752 kronor ● Inköp Elgiganten 21 063 kronor ● Markhyra Botkyrka kommun 10 519 kronor ● Uljo Music 10 000 kronor ● Återbetalning lån 10 000 kronor

Vid sidan av dessa kostnadsposter framgår att föreningens bokslutspärm att föreningen har haft ett antal mindre utgiftsposter under 2019.

Bokföring Mindre ideella föreningar omfattas normalt inte av bokföringslagen. Detta under

förutsättning att ingen näringsverksamhet bedrivs och att tillgångarna inte överstiger 1,5 mnkr.

Vidare har vi granskat att det finns tillfredsställande underlag till bokföringsposterna samt att fakturorna är ställda till föreningen. I detta sammanhang kan nämnas att syftet inte är att genomföra en regelrätt revision av föreningens räkenskaper, utan granskningen sker med avsikt på kultur- och fritidsnämndens krav och regler i egenskap av bidragsgivare.

Vi har efterfrågat föreningens balansräkning avseende år 2019. I intervju framkommer att föreningen har inte upprättat någon balansräkning för år 2019 och det har inte heller på annat sätt varit möjligt att på ett tillfredsställande sätt stämma av föreningens balansomslutning per 2019-12-31.

Nedan lämnas synpunkter kring standarden på föreningens bokföring:

● Bokföringen är inte organiserad kronologiskt utan baserat på betalmetod enligt beskrivning under rubrik: Kostnadsstruktur och betalningsvolym ovan. Vidare är bokföringen inte organiserad systematiskt utan uppdelad per betalningssätt (kontant, kort, banköverföring). ● Underlag för föreningens kostnader enligt bokslutspärm har kunnat stämmas av mot underlag i form av kvitton, offerter eller fakturaunderlag. Undantag härvidlag är kostnad noterad som Återbetalning lån om totalt 10 000 kronor. För denna kostnad saknas erforderligt underlag i bokslutspärm. I intervju uppges att föreningsmedlem lånat ut pengar till föreningen i syfte att betala föreningskostnader eftersom föreningen just då saknade egna medel. Av erhållna kompletterande kontoutdrag från föreningens konto år 2018 stöds att föreningsmedlem tillskjutit totalt 10 000 kr till föreningens ekonomi till grund för återbetalningen av lån om 10 000 kr. Förklaringen bedöms rimlig. ● Av föreningens bokföring framgår flera utgifter vilka inte bedöms ha en tydlig koppling till föreningens verksamhet. ○ Två kvitton noteras för köp av bensin om totalt 1682 kronor. Av kvitto framgår inte att köpet är utställt till föreningen. I intervju uppges att kostnaden avser en av föreningsrepresentant uppskattad schablonkostnad för transporter i samband med föreningens anordnade festivaler år 2019. Vi har ej erhållit underlag för att dessa transporter, t ex dokumentation över körsträckor och deras syfte. ○ Inköp av dator (enligt kvitto; “Gaming-dator”) samt tillhörande produkter/tjänster om totalt 21 063 kronor. I intervju beskrivs att datorn finns hemma hos föreningsrepresentant och att den ska användas för föreningsverksamhet, i huvudsak hantering av räkenskaper, upprättande av

dokument och mejlkorrespondens. En tillfredsställande förklaring till varför en så relativt dyr dator inhandlats, i förhållande till de angivna funktionskraven och andra datorer på marknaden, har ej erhållits. ○ Inköp av årskort Storvretsbadet Herr om totalt 3 000 kronor vilket använts privat av föreningsmedlem. ○ Ytterligare mindre inköp noteras vilka inte på ett tydligt och rimligt sätt kan kopplas till föreningens aktivitet och vilka inte är utställda till föreningen. T ex identifieras inköp från: InterSport (224,25 kronor), Tumba kiosk (650 kronor) och P-service kontrollavgift (400 kronor). ● Fakturaunderlag och offerter är i regel utställda till föreningen. Undantag härvidlag noteras för ett antal telefonabonnemangsfakturor om totalt 2 041 kronor samt en faktura från Vattenfall om 2 945,65 kronor vilken inte är utställd till föreningen utan till en av föreningens medlemmar. I intervju beskrivs att föreningen tidigare har haft ett företagsabonnemang men att man bytt till privatabonnemang skrivet på föreningsrepresentant eftersom det medförde en lägre månadskostnad. Avseende noterad faktura från Vattenfall, även den utställd till föreningsrepresentant, uppges att den avser en uppskattad schablonkostnad för kostnader relaterat föreningsverksamhet under år 2019. Underlag för att styrka detta har ej kunnat erhållas.

Suryoyo Föreningen i Tumba Iakttagelser Allmänt Suryoyo Föreningen i Tumba är en ideell förening. Föreningen är registrerad i och bedriver verksamhet i Botkyrka kommun. Värt att notera är att två av grundkriterierna för att vara bidragsberättigad är att föreningens säte och verksamhet finns inom Botkyrka kommun.

Bidrags- och egenfinansiering Enligt föreningens resultatrapport uppgår de totala rörelseintäkterna för 2019 till 102 181 kronor, varav 66 013 kronor avser erhållna kommunala bidrag och övriga erhållna bidrag. Det kommunala bidraget från Botkyrka kommun uppgår enligt föreningen till 37 138 kronor. Föreningens egenfinansiering består av försäljning av läsk, kaffe, te och bullar samt medlemsavgifter vilka enligt resultatrapporten uppgår till 5 035 kronor respektive 29 250 kronor. Medlemsavgifternas andel av föreningens rörelseintäkter är därmed 28,6 procent.

I föreningens verksamhetsplan uppges huvudområdena vara barn- och ungdomsverksamhet, språk- och kulturell verksamhet, social- och pedagogisk verksamhet, idrottsverksamhet, utbildningsverksamhet samt kvinnoverksamhet. I föreningens årsberättelse återges mer specifikt att aktiviteter genomförts inom hemspråksundervisning, bordtennis, matlagning, historia samt sport. Föreläsningar uppges har skett inom spelberoende, diskriminering, historia och kultur. Föreningen har

även erbjudit utbildningshjälp för barn inom engelska, svenska och matematik. Vid granskning av deltagarlistor kan aktiviteter urskiljas för följande ämnesområden:

- bakning - dans - historia - matlagning - sömnad - pussel

Medlemsantal och medlemsavgifter Enligt Botkyrka kommuns bidragsregler måste 51 procent av föreningens deltagare vara bosatta i Botkyrka kommun för att föreningen ska vara bidragsberättigad. Vi har erhållit Suryoyos förening i Tumbas medlemsregister. Av medlemsregistret framgår förnamn, efternamn och personnummer. För att kontrollera att medlemmar är skrivna inom Botkyrka kommun har vi genomfört kontroll av 20 slumpvis utvalda stickprov. Kontrollen har gjorts mot Infotorg och syftar till att verifiera existens och folkbokföringsadress. Ursprungligen valdes 16 stickprov ut, men då fyra av dessa inte gick att identifiera genom registrerat personnummer kompletterades urvalet med ytterligare fyra stickprov varvid totalt antal stickprov uppgår till 20 stycken. Enligt erhållen medlemsrapport hade föreningen år 2019 till antalet 398 medlemmar. Erhållna medlemslistor uppvisar dock totalt 237 medlemmar.

Stickprovskontrollen visar att 16 av 20 medlemmar vid tiden för stickprovskontroll var bosatta i Botkyrka kommun. Resterande fyra gav ingen träff i InfoTorg. Vidare framgår av stickprovskontrollen att 7 av de 16 medlemmar som kunde identifieras via personnummer i Infotorg är över 20 år gamla.

Av kommunens bidragsregler framgår också att föreningens ekonomi måste innefatta medlemsavgifter. Som framgår i resultatsammanställningen ovan har föreningen erhållit 29 250 kronor i medlemsavgifter. Vi har inte kunnat verifiera dessa intäkter mot kontoutdrag då bokslutspärm saknas. Vid stickprovskontroll mot handskrivet kvittensblock fanns kvitton för åtta av tio slumpvis utvalda namn. Dessa återfanns även i medlemsregistret. Det framgår från kvittenser att varje betalare även betalar för andra medlemmars avgifter (i regel mellan 2-6 stycken ytterligare). Namn på dessa framgår inte på respektive kvitto.

Kostnadsstruktur och verksamhetsvolym Enligt resultatrapporten uppgår föreningens totala kostnader för räkenskapsåret 2019 till 167 724 kronor. De största enskilda posterna är följande:

● Lokalhyra 91 224 kronor ● Aktivitetskostnader 36 165 kronor ● Elkostnader 15 600 kronor

Vi har inte kunnat verifiera kostnader för lokalhyra mot hyresavtal. Vid jämförelse av resultatsammanställning mot kontoutdrag visar kontoutdraget hyreskostnader om totalt 59 992 kronor avseende år 2019. Dock har vi erhållit föreningens hyresavier motsvarande 90 091 kronor med förklaring att ett antal betalningar gått från ordförandens privata konto. Förklaringen godtas efter kontroll av verifierande underlag. Föreningens aktivitetskostnader har inte kunnat verifieras mot underlag då sådana inte erhållits. Kontaktperson för föreningen har uppgett att inga kostnadsunderlag finns sparade hos föreningen avseende 2019. Avseende posten elkostnader visar kontoutdraget totalt 10 717 kronor under år 2019. Elkostnaderna har inte kunnat styrkas med några giltiga underlag.

Bokföring Mindre ideella föreningar omfattas normalt inte av bokföringslagen. Detta under förutsättning att ingen näringsverksamhet bedrivs och att tillgångarna inte överstiger 1,5 mnkr.

Mot den bakgrunden har vi endast granskat föreningens bokföring utifrån vad som kan anses vara en godtagbar miniminivå, dvs. att bokföringen är kronologisk (löpande bokfört efter datum med angivande av verifikationsnummer) och systematisk (bokfört på likvidkonto samt på kostnads- och/eller intäktskonto). Vidare har vi granskat huruvida det finns tillfredsställande underlag till bokföringsposterna samt att fakturorna är ställda till föreningen. I detta sammanhang kan nämnas att syftet inte är att genomföra en regelrätt revision av föreningens räkenskaper, utan granskningen sker med avsikt på kultur- och fritidsnämndens krav och regler i egenskap av bidragsgivare.

● Föreningen har inte kunnat uppvisa något bokföringsunderlag utöver kontoutdrag och hyresavier avseende hela år 2019. På fråga uppges att bokföringsunderlag inte finns tillgängliga för föreningen. Detta kan enligt Botkyrka kommuns bidragsregler komma att medföra återbetalningsskyldighet och/eller att beviljade bidrag ej utbetalas. En förening som avsiktligen uppger felaktiga uppgifter kan nekas bidrag.

ABF Botkyrka-Salem Studieförbund Iakttagelser

Arbetarnas Bildningsförbund (ABF) är enligt deras verksamhetsberättelse Sveriges ledande studieförbund. Studieförbundet erbjuder studiecirklar, kurser, föreläsningar samt kulturarrangemang i alla landets kommuner. ABF består av 51 avdelningar på lokal nivå, 22 distrikt på regional nivå och en förbundsexpedition på nationell nivå. Varje enhet är en egen juridisk person med fristående styrelse samt egna medlems- och samarbetsorganisationer. Förbundsstämman är högsta beslutande organ. Den består av 140 ombud, dels utsedda av de nationellt anslutna medlemsorganisationerna, dels av ABFs avdelningar och distrikt. Förbundsstämman sammanträder vartannat år.

Det är på lokala ABF-avdelningar som individer kan gå en studiecirkel. Förutom studiecirklar erbjuder många avdelningar även kurser, föreläsningar och kulturevenemang. ABF-distriktet är en regional serviceenhet för de lokalavdelningar som finns i området. I distrikten anordnas ofta utbildningar för cirkelledare och kurser som förbereder personer inför exempelvis styrelsearbete. Förbundsexpeditionen fungerar som ett stöd för hela ABF-organisationen. Både administrativt stöd som ekonomi och IT men även genom att stödja utvecklingen av verksamheten i hela landet.

Idéprogrammet “Gör en annan värld möjlig!” är studieförbundets ideologiska kompass i vardagen och fungerar som en grund för planering och prioriteringar i verksamheten. ABFs riktlinjer 2019-2022 beskriver prioriteringar för perioden och hjälper organisationens förmåga att omvandla idéprogrammets visioner till konkret verksamhet.

ABFs folkbildningsverksamhet finansieras till största delen med bidrag från stat, landsting och kommun samt med avgifter från deltagare och medlemsorganisationer. Syftet med statsbidraget är som följer:

● stödja verksamhet som bidrar till att stärka och utveckla demokratin, ● bidra till att göra det möjligt för människor att påverka sin livssituation och skapa engagemang att delta i samhällsutvecklingen, ● bidra till att utjämna utbildningsklyftor och höja bildnings- och utbildningsnivån i samhället, och ● bidra till att bredda intresset för och öka delaktigheten i kulturlivet.

Vidare regleras stödet via villkor och kriterier som är fastställda av Folkbildningsrådet. För att erhålla statsbidrag för folkbildningsinsatser krävs att ABF är godkända av folkbildningsrådet för denna verksamhet. ABF Botkyrka-Salem (studieförbundet) är en avdelning inom ABF varför de godkänns som del av hela ABF. Av § 8 i Folkbildningsrådets styrelses protokoll daterat 2020-03-18 framgår att ABF på ett tillfredsställande sätt har följt statsbidragvillkoren 2019 och därmed fortsatt är ett statsbidragsberättigat studieförbund.

Botkyrka kommuns riktlinjer för stöd till studieförbund är som följer:

● att skapa positiva fritidsmiljöer och mötesplatser ● att stimulera de studieförbund som har idéer om nya verksamhetsformer/områden med avsikt att genomföra prioriterade verksamheter ● att främja studieförbundens medverkan i samhällelig verksamhet ● att stimulera studieförbundens engagemang för demokrati och integration och mot rasism och främlingsrädsla ● att ge kommuninvånarna goda möjligheter att deltaga i och uppleva ett brett kulturutbud ● att främja jämställdhet och likabehandling ● att främja folkhälsa och friskvård ● att ungdomar ska ges möjlighet till inflytande och att deras engagemang, skapande förmåga samt kritiska tänkande tas tillvara som en resurs

Stödet till studieförbunden utformas så att det också leder till ett ökat nyttjande av kommunens lokaler.

Enligt Botkyrka kommuns regler kan stöd utgå till av Folkbildningsrådet godkänt studieförbund som har verksamhet inom Botkyrka kommun. Vidare utgår stöd endast till studieförbunden som för verksamhet i tobak-, drog- och alkoholfri miljö samt till studieförbund som stödjer och arbetar i enlighet med Botkyrka kommuns övergripande alkohol- och drogpolicy.

Av ABF Botkyrka-Salems verksamhetsplan 2019-2022 framgår att studieförbundets egna formulerade mål för sin verksamhet överensstämmer med de som uttrycks i Botkyrka kommuns riktlinjer för stöd till studieförbund. Eftersom den praktiska verksamhet som ABF Botkyrka-Salem syftar till att bedriva i huvudsak genomförs av ABF Botkyrka-Salems medlemsföreningar och organisationer med samarbetsavtal är det centralt hur ABF Botkyrka-Salem tillser att dessa föreningar följer Botkyrka kommuns riktlinjer för stöd till studieförbund.

Bidragsgrundande verksamhetsvolym åren 2017-2019 Botkyrka kommun fördelar stöd till studieförbund enligt fördelningen: Organisationsbidrag (10 %), Tillgänglighetsbidrag (8 %), Verksamhetsbidrag Studiecirkel (62 %), Verksamhetsbidrag Annan folkbildningsverksamhet (5 %), samt Verksamhetsbidrag Kulturprogram (15 %). Samtliga kategorier fördelas i huvudsak baserat på inrapporterade studietimmar samt antal deltagare. Fördelningen av bidrag för de tre kategorierna verksamhetsbidrag studieförbund kan erhålla sker enligt följande:

1. Verksamhetsbidrag Studiecirkel (62 %) samt Annan folkbildningsverksamhet (5 %) fördelas baserat på 2 delar: a. 25 % på timmar och 25 % på deltagare senaste slutrapporterade verksamhetsår b. 25 % på timmar och 25 % på slutrapporterade deltagare på medelvärdet av två år dessförinnan 2. Verksamhetsbidrag Kulturprogram (15 %) a. 50 % på antal arrangemang senast slutrapporterade verksamhetsår b. 50 % på antal arrangemang på medelvärdet av två år dessförinnan

Av detta framgår att ABF Botkyrka-Salems ersättning från Botkyrka kommun i huvudsak utgår från antalet registrerade arrangemang, deltagare och studietimmar under de 3 senaste verksamhetsåren. I tabellen nedan redovisas uppgifter för detta uppdelat på ovanstående tre verksamhetsområden åren 2017-2019.

Tabell 1 - Antal arrangemang, deltagare och studietimmar registrerade av ABF Botkyrka-Salem, per verksamhetsform, åren 2017-2019

Verksamhetsform År Arrangemang Deltagare Studietimmar

Studiecirkel

2017 593 4 238 28 125

2018 489 3 482 25 882

2019 458 3 340 25 051

Kulturprogram

2017 486 76 597 7 074

2018 1 028 83 310 9 252

2019 1 169 86 420 10 521

Annan folkbildningsverksamhet

2017 147 1 496 3 304

2018 173 1 470 5 252

2019 215 2 210 4 568

Av tabellen ovan framgår att antalet studietimmar inom ramen för studiecirkelverksamhet minskat med cirka 3 000 stycken mellan år 2017 och 2019, motsvarande en minskning om cirka 12,3 procent. En motsvarande trend noteras för antalet arrangerade studiecirklar och antalet deltagare vid dessa. Dessa arrangemang har minskat med cirka 29,5 procent och antalet deltagare har minskat med cirka 26,9 procent mellan år 2017 och 2019. Samtidigt noteras under samma period en ökning både avseende kulturprogram och annan folkbildningsverksamhet, vilka successivt har ökat i antal arrangemang, deltagare och studietimmar under perioden.

Registrering av medlems- och samarbetsorganisationer Dokumentet Information gällande ansökan om medlemskap/samarbetsavtal har erhållits inom ramen för denna revision. Av dokumentet framgår att föreningar vilka ämnar ansöka om medlemskap í ABF Botkyrka-Salem skall dela ABF:s grundstenar. Dessa anges i linje med det som ovan beskrivits vara att:

● främja, och själv delta i, en samhällsomdaning i överensstämmelse med arbetarrörelsens grundläggande värderingar ● utbilda sina anslutna organisationers medlemmar för uppgifter i föreningsliv, arbetsliv och samhälle ● skapa förutsättningar för delaktighet och valfrihet i utbildning och kulturliv för alla människor.

Ansökningar om medlemskap skall göras genom ifyllda blankett: Ansökan om medlemskap. Genom ansökan bekräftar föreningen att den accepterar ABF:s stadgar. Till ansökan måste följande bilagor bifogas:

● aktuella föreningsstadgar ● verksamhetsberättelse föregående år

● verksamhetsplan för innevarande år

Vid ingång av samarbetsavtal tecknar ABF Botkyrka-Salem och den aktuella föreningen ett avtal. Genom avtalet intygar föreningen att:

● all studie- och kulturverksamhet rapporteras genom ABF Botkyrka-Salem ● i studie- och kulturverksamhet arbeta i enlighet med ABFs mål

Som del av denna revision har en lista begärts ut avseende samtliga föreningar eller organisationer vilka är medlemmar i eller har samarbetsavtal med ABF Botkyrka-Salem. Enligt erhållen sammanställning har ABF Botkyrka-Salem 45 medlemsföreningar och 47 samarbetsföreningar. Utifrån erhållen lista har ett stickprovsurval av 3 medlemsföreningar respektive 3 organisationer med samarbetsavtal valts ut slumpvis, för vilka ansökningshandlingar (inkl. bilagor) efterfrågats.

För 3 av 6 stickprov har ansökningshandling eller avtal om medlemskap eller samarbetsavtal erhållits. Att notera är att dessa handlingar ej avser år 2019. Inte för något stickprov har fullständiga underlag för de bilagor som ska komplettera ansökan erhållits. För de tre stickprov där ansöknings- eller avtalshandlingar erhållits har föreningsstadgar även erhållits. För två stickprov är dock dessa inte behandlade året för ansökan och för det sista stickprovet framgår ej om och i så fall när stadgarna är antagna. Inte för något stickprov har en verksamhetsplan för innevarande ansökningsår eller år 2019 erhållits. Endast för ett stickprov har en verksamhetsberättelse avseende året inför ansökningsår eller år 2018 erhållits. För tre stickprov, två avseende medlemsföreningar och ett avseende en organisation med samarbetsavtal har inga ansöknings-/avtalshandlingar eller bilagor erhållits.

I intervju beskriver representant från ABF Botkyrka-Salem att ansökningsprocessen för att bli medlemsförening eller organisationer med samarbetsavtal inte görs om årligen efter det att en förening/organisation har blivit medlem eller ingått samarbetsavtal med ABF Botkyrka-Salem. Aktuella underlag i form av aktuella stadgar, verksamhetsberättelse föregående år och verksamhetsplan för innevarande år inhämtas därför inte löpande av ABF Botkyrka-Salem. I intervju beskrivs vidare att flera föreningar eller organisationer har varit medlemmar eller haft samarbetsavtal med ABF Botkyrka-Salem under många år, varför det sannolikt finns brister avseende tillgång till dessa föreningars/organisationers ansökningshandlingar och bilagor till ansökningar hos ABF Botkyrka-Salem. Stockholms läns bildningsförbund har i mars 2020 antagit nya riktlinjer att följa för folkbildningsverksamhet med föreningar och grupper vilka anges gälla samtliga studieförbund i Stockholms län. I riktlinjer anges att studieförbund för medlemsföreningar och samarbetsorganisationer ska inhämta ett antal uppgifter, däribland stadgar, verksamhetsplan och verksamhetsberättelse. Representant för ABF Botkyrka-Salem beskriver utifrån detta att en översyn och uppdatering av ansökningshandlingar och bilagor rörande studieförbundets medlemsföreningar och organisationer med samarbetsavtal ska genomföras under verksamhetsåret 2020. En sådan översyn har dock ej inletts vid tid för revision (t.o.m. maj 2020).

Dokumentation och uppföljning av verksamhet För registrering av genomförd verksamhet samt uppföljning av densamma används verksamhetssystemet Gustav. Av STUV 2019 med anvisningar och bilagor framgår att varje lokalavdelning (t ex ABF Botkyrka-Salem) är en egen juridisk person och därmed har ansvar för de uppgifter man rapporterar i Gustav. Till stöd för medarbetare inom ABF vid registrering i Gustav finns dokumenten: Regler 2019 för statsbidragsberättigad folkbildningsverksamhet samt STUV-anvisningar med bilagor (2019). Dokumenten anger vilka kontroller ABF, respektive avdelning inom ABF (t ex ABF Botkyrka-Salem) samt respektive registrerande handläggare ska göra i samband med att verksamhet registreras i Gustav. En central del i att tillse korrekt registrering av verksamhet är att närvarolistor och kulturreporter kontrolleras så att de fyllts i korrekt.

Närvarolistor och Kulturrapporter Arbetet i studiecirkel eller annan folkbildningsverksamhet ska dokumenteras genom en närvarolista som förs vid varje sammankomst. Verksamhet enligt kulturprogram ska dokumenteras genom en kulturrapport. I intervju uppger personal kopplad till ABF Botkyrka-Salem att man vid start av ett arrangemang skapar en närvarolista i Gustav. Den skickas till angiven cirkelledare eller kulturprogramsledare och innehåller då redan de uppgifter som STUV 2019 kräver. Ledare för studiecirkel eller annan folkbildningsverksamhet, och i förekommande fall vikarie, ska med sin namnteckning/signatur intyga uppgifternas riktighet. Kulturrapporter signeras av representant från studieförbundet, vilket i intervju i regel beskrivs vara den ledare som svarar för arrangemanget på ABF Botkyrka-Salems vägnar.

Närvarolistan ska innehålla följande uppgifter:

● Verksamhetsår ● Förbund och avdelning ● Arrangemangstyp, verksamhetsform och arrangemangsnummer ● Ämne/rubrik ● Deltagare med namn och kontaktuppgifter (till exempel adress, telefon, e-post) ● Deltagares närvaro per datum och sammankomst

Av en erhållen sammanställning framgår att totalt 1 842 arrangemang registrerats av ABF Botkyrka-Salem år 2019. En stickprovskontroll avseende 16 stycken arrangemang baserat på ett slumpvist urval utifrån erhållen sammanställning av genomförda arrangemang under 2019 har genomförts. För dessa stickprov har närvarolistor/kulturreporter efterfrågats.

Genomförd stickprovskontroll omfattar 10 kulturprogram och 4 studiecirklar för vilka underlag i form av närvarolistor eller kulturrapporter har erhållits. Samtliga dessa underlag har en enhetlig utformning. Uppgifter om arrangörskap, verksamhetsform, arrangemangsnummer, förbund och avdelning, verksamhetsår samt antal deltagare per datum och sammankomst framkommer på samtliga dessa. På närvarolistorna framgår även deltagarnas namn och kontaktuppgifter, medan kulturrapporterna endast innehåller information om medverkande/artist, publikantal samt andel kvinnor i publik. Signatur för

intygande av riktighet avseende lämnade uppgifter, av ansvarig ledare för studiecirkeln respektive representant från studieförbundet samt av ansvarig för slutrapport på ABF Botkyrka-Salem finns för dessa 14 av 16 stickprov. Dessa stickprov bedöms korrekt hanterade.

För två stickprov (ett avser en studiecirkel och ett avser ett kulturprogram) har endast skärmklipp för registrerade uppgifter i Gustav erhållits, samt i ett fall även kompletterande material (ifylld blankett vilken beskriver planerad eller genomförd verksamhet samt affisch för verksamheten). I intervju uppges studieförbundet har sökt övergå till en digital registreringsprocess för de uppgifter som tidigare har dokumenterats och inhämtats av ABF Botkyrka-Salem via närvarolistor och kulturreporter. Dessa två stickprov är exempel på denna hantering. Förklaringen accepteras.

Egenkontroller ABF Botkyrka-Salem I intervju beskriver anställd vid ABF Botkyrka-Salem att hela avdelningens verksamhet avseende år 2019 planeras att bli föremål för internrevision inom ABF. Inför denna beskrivs att ABF Botkyrka-Salem genomför en egen kontroll av sina underlag. Som ett led i denna har en checklista avseende särskilda granskningar 2020 tagits fram. Checklistan omfattar bl.a. 20 kontrollpunkter mot vilka kontroll av samtliga inrapporterade och dokumenterade närvarolistor och andra underlag för arrangemang för vilka ABF Botkyrka-Salem har arrangörsansvar uppges ska genomförts. Vi har som del i denna revision erhållit underlag för genomförd kontroll omfattande en del av studieförbundet underlag samt de fel som noterats i samband med denna genomgång. Avseende ABF Botkyrka-Salems studiecirkelverksamhet har fel noterats för totalt 17 arrangemang. Det vanligaste noterade felet är då att arbetsplan saknas. Ett fel har noterats för arrangemang avseende annan folkbildningsverksamhet och totalt 5 fel har noterats för kulturprogramsverksamhet. Det vanligaste felet avseende kulturprogramsverksamhet är att det saknas underskrift av den som slutrapporterar på avdelningen eller administrativa avdelningen vid ABF Botkyrka-Salem.

Oannonserade besök Under år 2019 anger studieförbundsrepresentant att totalt 11 oannonserade besök vid arrangemang som anordnas genom ABF Botkyrka-Salem och för vilka de har arrangörsansvar har genomförts. Samtliga kontroller bedöms ha genomförts utan anmärkning. Ingen av kontrollerna har dokumenterats. I intervju beskrivs att dessa kontroller i första hand har varit informell och mest genomförts i syfte att kontrollera att ett planerat arrangemang ägt rum, att deltagare var närvarande samt för att stämma av med den av ABF Botkyrka-Salem godkända ledaren.

Ekonomi Det är utifrån erhållna underlag samt beskrivningar i intervju med representanter från ABF Botkyrka-Salem svårt att på ett tydligt sätt bryta ut och redovisa vilka av studieförbundets kostnader som är direkt hänförliga till de bidrag som erhållits för folkbildningsverksamhet av Botkyrka kommun. Detta utifrån att studieförbundet enligt resultaträkning erhållit 667 966 kr i kommunbidrag år 2019 men samtidigt erhållit 4 177

090 kr i statsbidrag relaterat till samma verksamhet. Av övergripande resultaträkning för ABF Botkyrka-Salem år 2019 framgår vidare att studieförbundet har totala intäkter om 20 563 022 kr samt totala kostnader om 19 918 199 kr. Av studieförbundets samlade intäkter och kostnader beskrivs en relativt stor andel vara hänförliga till annan verksamhet än folkbildningsverksamhet. Till exempel beskrivs ABF Botkyrka-Salem driva fritidsgårdar i Botkyrka kommun och för det erhålls projektbidrag med cirka 11 mnkr. Studieförbundet beskrivs vidare till exempel ha en gemensam expedition och kansli vilken hanterar administration och handläggning av studieförbundets verksamhet. Det är mot denna bakgrund även svårt att exakt redogöra för hur stora overheadkostnader ABF Botkyrka-Salem har i förhållande till sin folkbildningsverksamhet.

En nedbruten resultaträkning vilken anges avgränsad till intäkter och kostnader relaterade studieförbundets folkbildningsverksamhet har erhållits från controller vid ABF Botkyrka-Salem. I studieförbundets ekonomisystem bokas intäkter och kostnader på olika kostnadsställen baserat på vilken typ av verksamhet de avser och det anges genom detta gå att redovisa intäkter och kostnader som bokats på kostnadsställen vilka avser folkbildningsverksamhet från de som avser studieförbundets övriga verksamhet. Inom ramen för revisionen har en sammanställning över ABF Botkyrka-Salems kostnadsställen erhållits.

Ett stickprovsurval om 6 stycken konton från ABF Botkyrka-Salems nedbrutna resultaträkning för folkbildningsverksamheten gjorts för att kontrollera att studieförbundet har haft de kostnader som finns upptagna i resultaträkning, att kostnader är hänförliga folkbildningsverksamheten samt att erforderliga underlag finns för föreningens kostnader. Konton för stickprovskontroll har valts ut baserat på ekonomisk- och verksamhetsmässig betydelse. För dessa 6 konton har transaktionslistor avseende år 2019 efterfrågats. Utifrån erhållna transaktionslistor har totalt 25 transaktioner valts ut slumpmässigt för stickprovskontroll. Kontona är (antal stickprov inom parentes): 5011 Hyra för fasta lokaler (2 st), 5014 Tillfällig förhyrning (2 st.), 7211 Månadsavlönade medarbetare (3 st), 7011 Löner verksamhet (4 st), 4280 Kostnadsersättningar (9 st.) samt 4230 Övriga kurskostnader (5 st.). Stickprovskontrollens syfte är att kontrollera att studieförbundet haft dessa kostnader, att ändamålsenliga underlag för kostnaderna finns utifrån vilka det går att avgöra vad kostnaden avser samt att översiktligt bedöma om kostnaderna motsvarar det som anges i resultaträkning och av medarbetare vid ABF Botkyrka-Salem.

Fakturaunderlag för hyreskostnader har erhållits. Underlag i form av avstämningslistor för utbetald lön samt anställningsavtal har erhållits för stickprov avseende månadsavlönade medarbetare. Kontrollräkning avseende två av stickproven samt avstämning mot anställningsavtal för ett av stickproven har genomförts.

Underlag för övriga kurskostnader i form av fakturor har erhållits. För ett par av stickproven har kompletterande förklaring avseende vad kostnaden är hänförlig till för aktivitet efterfrågats och erhållits.

Underlag avseende stickprov för utbetald kostnadsersättning har erhållits i form av sammanställning över genomförda aktiviteter under angiven period 2019 samt underlag för förenings/organisations kostnader under denna period i form av hyresfakturor. För två av stickproven har vidare kontroll gjorts att underlag i form av närvarolistor för inrapporterad aktivitet finns i ABF Botkyrka-Salems redovisningsmaterial. För utbetalda löner/ersättning till cirkelledare/kulturprogramsledare har avstämning gjorts mot erhållna avstämningslistor för aktuell lön. Anställningsavtal finns inte för cirkelledare/kulturprogramsledare. För två av stickproven har kontroll istället gjorts att underlag i form av närvarolistor för inrapporterad aktivitet finns i ABF Botkyrka-Salems redovisningsmaterial. Avstämning mot erhållna underlag inom ramen för stickprovskontrollen har genomförts utan väsentliga anmärkningar.

Resultaträkningen för ABF Botkyrka-Salems folkbildningsverksamhet har en kostnadsomslutning om cirka 6 100 tkr. Av resultaträkningen framgår att studieförbundets huvudsakliga intäkter relaterat till folkbildningsverksamheten är ovan refererade kommunbidrag och statsbidrag. I resultaträkningen ingår även en intäkt om cirka 1 100 tkr vilken beskrivs avse kompensation för nedlagd arbetstid för handläggning och administration till studieförbundets övriga verksamhet, t ex fritidsgårdarna.

Utifrån granskning av resultaträkningen, kontrollerade stickprov samt avstämning med studieförbundets controller har en överskådlig uppdelning skett av studieförbundets huvudsakliga kostnadsposter. Uppdelningen har skett utifrån vad som direkt kan relateras till folkbildningsverksamhet respektive kostnader som i huvudsak avser intern administration och handläggning. Studieförbundets huvudsakliga kostnader relaterat till folkbildningsverksamhet är enligt nedan1. Inom parentes anges om kostnaderna i huvudsak är av overhead-karaktär eller verksamhetskaraktär.

● Lönekostnader medarbetare och ombudsman, totalt cirka: 2 400 tkr (Kostnader relaterade till ledning, handläggning och administration av studieförbundets verksamhet och därmed i huvudsak en overheadkostnad.) ● Lokalkostnader, totalt cirka: 954 tkr (Kostnadsfördelning mellan overhead och verksamhet kompliceras av kostnadsfördelningen avseende studieförbundets fasta lokalkostnader, se mer utförlig beskrivning nedan.) ● Sociala avgifter enligt lag och avtal, totalt cirka: 852 tkr (Kostnader inom denna kategori relaterade lönekostnader och därmed i huvudsak en overheadkostnad.) ● Övriga inköp och verksamhetstjänster, totalt cirka: 809 tkr ○ Varav kostnadsersättning: 486 tkr (Avser direkt kostnadsersättning för genomförda arrangemang till medlemsföreningar och eller organisationer med samarbetsavtal och alltså en direkt verksamhetsrelaterad kostnad.) ○ Varav övriga kurskostnader: 223 tkr (Avser både kostnader hänförliga utbildning av cirkelledare och kostnader för fortbildning av ABF

1 Ett flertal ytterligare kostnadsposter framgår av erhållen resultaträkning. Dessa avser bland annat IT och telefoni, pensionskostnader, representation, kostnadsersättningar m.m..

Botkyrka-Salems egen personal. Posten avser alltså så väl overhead som direkt verksamhetsanknutna kostnader) ● Resursteamavgift samt Gemensamma avgift till förbundet: 767 tkr (Avser ersättning till ABF centralt för kostnader relaterat administration och handläggning i samband med ansökan om statsbidrag. Kostnaderna är därmed av overhead karaktär.) ● Löner verksamhet, totalt cirka: 315 tkr (Avser löner/ersättning till cirkelledare, kulturprogramledare m.m. och är alltså direkt verksamhetsrelaterade kostnader.)

Sammanställningen omfattar sammantaget kostnader om cirka 5 997 tkr. Kostnader om 4 019 tkr är i huvudsak av overhead-karaktär, motsvarande cirka 67 procent av analyserade kostnader ovan (5 997 tkr). Kostnader om totalt cirka 801 tkr är i huvudsak direkt verksamhetsanknutna, motsvarande cirka 13,4 procent. Lokalkostnader 954 tkr samt övriga kurskostnader 223 tkr omfattar både overhead- och verksamhetsrelaterade kostnader, motsvarande cirka 19,6 procent av analyserade kostnader ovan (5 997 tkr).

Indelningen av studieförbundets lokalkostnader i overheadkostnader relaterat verksamhetsrelaterade kostnader kompliceras av att lokalkostnaderna i huvudsak avser fasta lokalkostnader relaterat till studieförbundets lokaler i Botkyrka. I dessa lokaler ingår både en expeditionslokal (kontor) och verksamhetslokaler. Dessa lokalkostnader motsvarar huvuddelen av studieförbundets fasta lokalkostnader om cirka 612 tkr. ABF Botkyrka-Salem uppger att fördelningen av yta i kvadratmeter mellan verksamhetslokaler och expeditionslokaler är cirka 20 respektive 80 procent. Kostnader för tillfällig förhyrning om cirka 93 tkr anges endast avse verksamhetslokaler.

Andelen direkt kostnadsersättning till föreningar/organisationer i förhållande till studieförbundets totala kostnader är begränsad, cirka 8,1 procent av analyserade kostnader (5 997 tkr). Detta beskrivs i intervju bero på att studieförbundet fr.o.m. år 2016 försökt förändra sitt arbetssätt bort från regelrätt kostnadsersättning till föreningar vilka anordnar studiecirklar, kulturprogram eller annan folkbildningsverksamhet till att vara mer av ett administrativt stöd till medlemsföreningar eller organisationer med samarbetsavtal. I detta administrativa stöd beskrivs i intervju ingå att ta en större roll i att planera och marknadsföra arrangemang samt att ta ett tydligare arrangörsansvar. På grund av detta anser studieförbundet att en tydlig uppdelning av kostnader i så kallade overheadkostnader (interna personal-, hyres- och mediakostnader) från kostnader avseende direkt stöd till ABF Botkyrka-Salems medlemsföreningar och organisationer med samarbetsavtal för genomförda arrangemang riskerar att bli missvisande.

GRÖDINGE SK Iakttagelser Allmänt Grödinge SK är en ideell idrottsförening. Föreningen är registrerad i och bedriver sin verksamhet i Botkyrka kommun. Värt att notera är att två av grundkriterierna för att vara

bidragsberättigad är att föreningens säte och verksamhet finns inom Botkyrka kommun. Föreningen uppfyller dessa krav.

Bidrags- och egenfinansiering

Enligt föreningens resultatrapport för verksamhetsåret 2019 uppgår de totala intäkterna till 642 533 kronor, varav 200 331 kronor anges vara i form av erhållna kommunala bidrag från Botkyrka kommun. Föreningen noterar i resultatrapport en betydande egenfinansiering. Egenfinansieringen består till del av medlemsavgifter vilka enligt resultatrapporten uppgår till 365 675 kronor, motsvarande 56,9 procent av föreningens samlade intäkter. Andra betydande källor till egenfinansiering är cafeteria (42 895 kronor) samt försäljning föreningskläder (31 830 kronor). Vi har inte kunnat verifiera dessa intäktsposter via underlag i bokslutspärm. Vid intervju svarar representanter från föreningen att Grödinge SK genomgått en digitaliseringsprocess vilken medfört att merparten av föreningens försäljning betalas via betaltjänsten Swish. För att överskådligt kontrollera rimligheten i transaktionerna har kostnader för inköp till cafeterian samt klädförsäljning jämförts med intäktssidan för försäljningen av dessa, samt med transaktionslistan för betalningarna. Beloppen bedöms rimliga.

Föreningen bedriver idrottsverksamhet för ungdomar och klassificeras därmed som en idrottsförening enligt kommunens bidragsregler. Idrottsföreningar kan söka aktivitetsbidrag och anläggningsbidrag. Aktivitetsbidragets storlek baseras på antalet sammankomster/deltagartillfällen samt medlemmarnas ålder och kön.

Medlemsantal och -avgifter

Enligt Botkyrka kommuns bidragsregler ska minst 51 procent av medlemmarna i föreningen vara bosatta i Botkyrka kommun för att föreningen ska vara bidragsberättigad. Vi har erhållit Grödinge SK:s medlemsregister. Av medlemsregistret framgår förnamn, efternamn, personnummer, kontaktuppgifter samt adress. Vi har genomfört en stickprovskontroll av 32 medlemmar, vilka valts ut slumpmässigt, för att kontrollera existens och folkbokföringsadress. Kontrollen har gjorts mot Infotorg. Samtliga kontrollerade medlemmar var vid tidpunkten för kontrollen folkbokförda inom Botkyrka kommun. Vidare framgår av kontrollen att 6 av 32 kontrollerade medlemmar är över 20 år gamla. Av erhållen medlemsförteckning framgår att föreningen år 2019 hade 283 stycken aktiva medlemmar (exklusive tränare). Vid intervju meddelar representanter för föreningen att det finns medlemmar inom föreningen som är över 20 år gamla. Dessa tillhör i regel Grödinge SK:s seniorlag. Enligt uppgift från föreningen utgör denna typ av spelare 21% av de aktiva medlemmarna (per 20200423). Procentsatsen anges ge en indikation kring var nivån legat även under år 2019. Förklaringen bedöms rimlig.

Av kommunens bidragsregler framgår också att föreningens ekonomi måste innefatta medlemsavgifter. Som nämnts ovan uppges i resultatsammanställningen att föreningen erhållit 365 675 kronor i medlemsavgifter. Det finns ett antal bokföringsorder avseende medlemsavgifter i bokslutspärm, dock har vi inte till fullo kunnat verifiera dessa intäkter mot bankkontoutdrag då underlagen i bokslutspärmen endast innefattar ett

plusgirokontoutdrag med betalarens namn och betalningsreferens. Vid intervju med representanter från föreningen framkommer att fakturorna finns i deras system, men att det inte skulle vara administrativt försvarbart att skriva ut alla dessa för inkludering i bokföringen. Begärda stickprov har inte kunnat levereras då föreningen nyligen bytt ut sitt administrativa system. Vid bytet har gamla fakturor försvunnit.

Kostnadsstruktur och verksamhetsvolym

Enligt resultatrapporten uppgår föreningens totala kostnader för räkenskapsåret 2019 till 635 036 kronor. De största enskilda posterna är följande:

Plan/Hallhyra 141 285 kronor Kostnader A-lag 105 534 kronor Idrottskläder/Material 100 439 kronor Löner Tjänstemän 63 600 kronor Förbundsavgifter 57 250 kronor Kostnadsersättningar/förmåner 31 500 kronor Inköp Sportcafé 24 522 kronor Programvara 22 569 kronor

Vid en överskådlig genomgång av bokföringspärmar konstateras att ovanstående poster är i linje med underlagen.

Bokföring

Mindre ideella föreningar omfattas normalt inte av bokföringslagen. Detta under förutsättning att ingen näringsverksamhet bedrivs och att tillgångarna inte överstiger 1,5 mnkr.

Vidare har vi urvalsmässigt granskat att det finns tillfredsställande underlag till bokföringsposterna samt att fakturorna är ställda till föreningen. I detta sammanhang kan nämnas att syftet inte är att genomföra en regelrätt revision av föreningens räkenskaper, utan granskningen sker med avsikt på kultur- och fritidsnämndens krav och regler i egenskap av bidragsgivare.

Föreningens balansomslutning uppgår till 286 955 kronor. Tillgångarna består av kundfordringar och övriga kortfristiga fordringar, bankmedel på checkräkningskonto uppgående till 72 271 kronor, bankmedel på plusgiro uppgående till 114 327 kronor samt 7 036 kronor i kassan. Tillgångarna omfattar även förutbetalda kostnader och upplupna intäkter uppgående till 60 700 kronor. Nedan lämnas synpunkter kring standarden på föreningens bokföring:

● Bokföringen bedöms uppfylla de grundläggande kraven kring kronologi och systematik. ● Vid stickprovskontroll av erhållet bokföringsunderlag avseende fem större intäkter saknas underlag för fyra kontrollerade poster: ○ B33: Sveriges riksidrottsförbund 2019-03-06; 49 000 kronor. På fråga uppges att det endast finns digitala kvittenser för dessa bidrag. ○ B97: Botkyrka kommun 2019-06-25; 40 969 kronor. På fråga uppges att underlag för bidrag aldrig erhålls från kommunen. ○ B69: Botkyrka kommun 2019-05-08; 50 000 kronor. På fråga uppges att underlag för bidrag aldrig erhålls från kommunen. ○ B27: Dagskassa 2019-02-21; 53 450 kronor. Anges i intervju avse försäljning i kiosk och av utrustnings relaterat förenings verksamhet. Intäkter har inkommit kontant och framförallt genom swishbetalningar. Swishbetalningar genererar inget fysiskt underlag varför systematiskt dokumentation för dessa intäkter ej tagits av föreningen utöver transaktionslista/kontoutdrag. ● Föreningen uppvisar överlag en väsentlig mängd swishinbetalningar vilka överlag saknar verifikation utöver kontoutdragsspecifikation. Dock konstateras genom rimlighetsanalys att totala kostnader för inköp och tillhörande försäljning av sportkläder samt cafeteriaprodukter står i proportion till de intäkter som genererats. ● Vid stickprovskontroll av 16 stycken slumpvis utvalda transaktioner konstaterades följande: ○ Tio transaktioner kontrollerades utan anmärkning. ○ En transaktion (B65) innehöll verifikationer där fakturorna var ställda till privatperson och inte till föreningen. Dock fanns ett dokument intill verifikationen vilket förklarar fakturornas koppling till föreningen. Förklaringen bedöms som rimlig då utlägget avsåg utrustning till domare. ○ Två transaktioner (B87 & B138), vilka sannolikt avser medlemsavgifter, saknar verifikation vilket tydligt anger vad inbetalningen avser. ○ Bokförd utbetalning av lön avseende 2019-09-25 för kansli saknar både kontoutdrag samt verifikation (verifikations-ID saknas därmed). Föreningen undersökte frågan och inkom med förklaring att betalningen är bokförd (A18) men utbetald på fel månad (31/12). ● Samtliga stickprov har bokförts på lämpligt konto. ● Bokslutspärmarna har överskådligt kontrollerats i sin helhet utan betydande anmärkningar.

2020-06-01

Jesper Häggman Anders Hägg

Projektledare Uppdragsledare

Denna rapport har upprättats av Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB (org nr 556029-6740) (PwC) på uppdrag av Botkyrka kommun enligt de villkor och under de förutsättningar som framgår av Uppdragsbrev och uppdragsbeskrivning från 2020-01-15 respektive 2019-12-17. PwC ansvarar inte utan särskilt åtagande, gentemot annan som tar del av och förlitar sig på hela eller delar av denna rapport.

25 ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[1]

Kultur- och fritidsnämnden 2020-09-07 KOFN/2020-09-14

Ändrade ordinarie öppettider på Tumba bibliotek från 1 oktober 2020 (KOF/2020:97)

Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar om justerade öppettider Tumba bibliotek enligt kultur- och fritidsförvaltningens förslag. De nya tiderna gäller som ordinarie öppettider från och med 2020-10-01.

Sammanfattning På Tumba bibliotek är det få besökare både den första och den sista öppettimmen måndag-torsdag, men högre tryck övriga tider på dagarna samt på fredagar vid stängning, och kultur- och fritidsförvaltningen önskar nu justera öppettiderna utifrån besöksunderlag. Justerade öppettider leder också till mer kontinuitet då tillfälliga stängningar vid möten och utbildningar för personalen kan undvikas.

Med ett justerat öppethållande uppnås:

 Medborgaren får en bättre service under öppettiderna då öppethållande sker med ordinarie personal, och fler av dem kan bemanna vid högt besökstryck.  Medborgare får möta biblioteket i uppsökande verksamhet i större utsträckning.  Medborgarna får ett pålitligt öppethållande som inte behöver anpassas utifrån APT, personalmöten, utbildningar mm.  Bättre arbetsmiljö för personal och trygghet för besökare, om biblioteket stänger samtidigt som de flesta andra butiker i centrum, då hotfulla situationer kan undvikas.

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-07 Dnr KOF/2020:97

Referens Mottagare Marie Johansen Kultur- och fritidsnämnden [email protected]

Ändrade ordinarie öppettider på Tumba bibliotek från 1 oktober 2020 Diarienummer: KOF/2020:97

Med ett justerat öppethållande uppnås:

Ärendet Biblioteken är till för alla, men biblioteken når inte alla med sin verksamhet. Av den anledningen arbetar Bibliotek Botkyrka numera uppsökande i allt högre utsträckning, för att nå medborgarna där de befinner sig, med läsfrämjande och språkutvecklande

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-07 Dnr KOF/2020:97 aktiviteter. Biblioteksrummen och öppethållandet av dem är mycket viktiga ur många aspekter, och bör anpassas efter hur behoven ser ut. På Tumba bibliotek är det få besökare både den första och den sista öppettimmen måndag-torsdag, men högre tryck övriga tider på dagarna samt på fredagar vid stängning, och kultur- och fritidsförvaltningen önskar nu justera öppettiderna utifrån besöksunderlag. Tumba bibliotek är det bibliotek som har mest generösa öppettider inom Bibliotek Botkyrka, och också i jämförelse med andra jämnstora bibliotek i länet. Statistiken visar dock att det är få besökare både den första och den sista besökstimmen: Tumba bibliotek har mellan 15 och 25 besökare mellan kl. 9 och 11 måndag-torsdag, och då innefattar snittet även av personal inbokade grupper så som förskolor och klassbesök. Mellan kl. 19 och 20 vistas i snitt 5 personer i biblioteket inklusive 2 personal. Andra tider på dagen har Tumba bibliotek mycket högt besökstryck som kräver hög personaltäthet, och på fredagar finns behov av ett längre öppethållande visar besöksmönstren.

De generösa öppettiderna innebär också att biblioteket tvingas hålla stängt för besökare vid de tillfällen som bibliotekspersonalen har gemensamma personalmöten och utbildningar. På senare år har klagomål och synpunkter förekommit från medborgare vid sådana tillfällen, för att biblioteket är stängt när de förväntar sig ett öppethållande. Att vikarier istället ersätter ordinarie personal är inte heller ultimat för besökaren.

För att kunna erbjuda medborgarna en kontinuitet behöver biblioteken schemalägga gemensamma möten såsom exempelvis obligatoriska APT:n, till en gemensam dag för samtliga bibliotek, och statistiken visar att onsdagar är bäst lämpade för detta. Tumba biblioteks öppettid synkas då med kommunens övriga bibliotek, som öppnar endera kl. 11 eller kl. 12 på onsdagar.

En justering av öppettiderna enligt förslaget innebär inte att tillgängligheten minskar, trots minskning i antalet timmar. Fler medarbetare får tid för att arbeta uppsökande och på så sätt ökar tillgängligheten för medborgaren. Medborgaren får därutöver bättre service under öppettiderna då öppethållande sker med ordinarie personal, och fler kan bemanna vid högt besökstryck. Medborgarna får ett pålitligt öppethållande som inte behöver anpassas utifrån personalmöten, utbildningar mm. Om biblioteket håller samma öppettider som de flesta butikerna i centrum, leder det till bättre arbetsmiljö för personalen och ökad trygghet för besökare, då hotfulla situationer kan undvikas.

Nuvarande öppettider (vid ej coronasituation):

Måndag 09-20 Tisdag 09-20 Onsdag 09-20 Torsdag 09-20 Fredag 11-17 Lördag 12-16 Söndag 12-16

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-07 Dnr KOF/2020:97

Nya öppettider från 1 oktober 2020 (vid ej coronasituation):

Måndag 10-19 Tisdag 10-19 Onsdag 11-19 Torsdag 10-19 Fredag 11-18 Lördag 12-16 Söndag 12-16

Ekonomiska konsekvenser av beslutet Beslutet får inga ekonomiska konsekvenser.

Helens Hellström Marie Johansen Kultur- och fritidsdirektör Verksamhetschef Konst och bibliotek

Kultur- och fritidsnämnden 2020-09-07 KOFN/2020-09-14

Beslut om att utse dataskyddsombud och entlediga befintligt ombud (KOF/2020:89)

Förslag till beslut 1. Kultur- och fritidsnämnden utser Carl Lidén Högselius till dataskyddsombud för kultur- och fritidsnämnden från och med den 1 oktober 2020. 2. Kultur- och fritidsnämnden entledigar Sidra Amir som dataskyddsombud för kultur- och fritidsnämnden från och med den 1 oktober 2020. 3. Kultur- och fritidsnämnden ger kultur- och fritidsdirektören rätt att underteckna anmälan till Datainspektionen om nytt dataskyddsombud samt entledigande av befintligt dataskyddsombud.

Sammanfattning Dataskyddsförordningen (GDPR) 1 gäller som lag i alla EU:s medlemsländer från och med den 25 maj 2018. Kultur- och fritidsnämnden är ansvarig för att behandling av personuppgifter inom nämndens ansvarsområde sker i enlighet med Dataskyddsförordningen. Enligt Dataskyddsförordningens artikel 37 ska den personuppgiftsansvarige utnämna ett dataskyddsombud om personuppgiftsbehandling genomförs av en myndighet eller ett offentligt organ, vilket innefattar kultur- och fritidsnämnden.

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-10 Dnr KOF/2020:89

Referens Mottagare Sidra Amir Kultur- och fritidsnämnden [email protected]

Beslut om att utse dataskyddsombud och entlediga befintligt ombud Diarienummer: KOF/2020:89

Ärendet Dataskyddsförordningen (GDPR) gäller som la.g i alla EU:s medlemsländer från och med den 25 maj år 2018.

Dataskyddsombudets uppgifter Den övergripande och viktigaste uppgiften för ett dataskyddsombud är att övervaka att nämnden och förvaltningen följer dataskyddsförordningen. Det innebär bland annat att samla in information om hur nämnden och förvaltningen behandlar personuppgifter,

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-10 Dnr KOF/2020:89 kontrollera att dessa följer bestämmelser och interna styrdokument och att informera och ge råd inom nämnden och förvaltningen. Dataskyddsombudet ska också ge råd om konsekvensbedömningar, vara kontaktperson för Datainspektionen, vara kontaktperson för de registrerade och personalen inom nämnden och förvaltningen samt samarbeta med Datainspektionen, till exempel vid inspektioner. Dataskyddsombudet har inget eget ansvar för att nämnden och förvaltningen följer dataskyddsförordningen. Det ansvaret ligger alltid hos den personuppgiftsansvarige (nämnden). Dataskyddsombudet ska alltid vara inblandat om nämnden eller förvaltningen gör, eller överväger att göra, en konsekvensbedömning för behandling av personuppgifter.

Vem kan vara dataskyddsombud? Dataskyddsombudet ska bland annat ha kunskaper om dataskyddsförordningen, känna organisationens kärnverksamhet, hur organisationen behandlar personuppgifter och veta hur organisationens informationsteknik och IT-säkerhet fungerar samt ha förmåga att sprida information och etablera en dataskyddskultur inom organisationen. Därför är också dataskyddsombudets personliga egenskaper viktiga. Ju mer komplex personuppgiftsbehandlingen är och ju större mängd känsliga uppgifter som behandlas, desto mer sakkunskap behöver dataskyddsombudet. Dataskyddsombudet ska kunna arbeta självständigt och oberoende, utan att bli påverkad av andra inom organisationen. Det är därför viktigt att dataskyddsombudet inte har andra arbetsuppgifter som kan krocka med rollen som dataskyddsombud. Dataskyddsombudet ska ha resurser för att kunna utföra sina uppgifter inom organisationen. Till exempel måste dataskyddsombudet ha tillräckligt med tid för uppgifterna, och få tillgång till den information som behövs. Dataskyddsombudet har också rätt till vidareutbildning. Kultur- och fritidsnämnden föreslås att utse Carl Lidén Högselius till dataskyddsombud för kultur- och fritidsnämnden från och med den 1 oktober 2020 samt att entlediga Sidra Amir som dataskyddsombud från och med samma datum.

Ekonomiska konsekvenser av beslutet Beslutet får inga ytterligare ekonomiska konsekvenser för Botkyrka kommun.

Helena Hellström Ann-Christine Lundberg Kultur- och fritidsdirektör Administrativ chef

______Expedieras till Kommunledningsförvaltningen

Kultur- och fritidsnämnden 2020-09-07 KOFN/2020-09-14

Uppdrag samverkan civilsamhället (KOF/2020:46)

Förslag till beslut 1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner kultur-och fritidsförvaltningens svar på uppdraget och överlämnar det till kommunstyrelsen. 2. Kultur- och fritidsnämnden ger kultur-och fritidsförvaltningen i uppdrag att gå vidare med de avtal och åtgärder som framgår av tjänsteskrivelsen.

Sammanfattning I mål och budget 2020, med flerårsplan 2021 – 2023, fick samtliga nämnder i uppdrag att gå igenom sina verksamheter och pröva om civilsamhället istället ska kunna vara utförare och i de fall det är möjligt ingå överenskommelse om Idéburet offentligt partnerskap (IOP) eller andra former av samverkansavtal. En första redovisning av vilka IOP:er och samverkansavtal som nämnderna har eller har för avsikt att teckna gjordes till kommunstyrelsens budgetberedning den 15 maj. Ytterligare en redovisning, föreliggande text, görs till kommunstyrelsens budgetberedning den 7 september 2020. Den första delredovisningen visade att det finns en omfattande samverkan med civilsamhället inom kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområden. Denna andra delredovisning visar på ytterligare möjligheter till samverkan som finns. Nya samverkansavtal/IOP:er med civilsamhället är möjliga inom följande områden:  Kulturstödsavtal för ett rikt kulturliv  Bredda aktiviteterna för målgruppen 16–19 år  Biblioteksverksamhet i Vårsta  Värdskap och tillsyn av idrottsanläggningar  Ytterligare fritidsgårdar och fritidsklubbar som drivs av föreningar och studieförbund

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-13 Dnr KOF/2020:46

Referens Mottagare Anna-Stina Takala Kultur- och fritidsnämnden [email protected]

Uppdrag samverkan civilsamhället Diarienummer: KOF/2020:46

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-13 Dnr KOF/2020:46

Bakgrund I mål och budget 2020, med flerårsplan 2021 – 2023, fick samtliga nämnder i uppdrag att gå igenom sina verksamheter och pröva om civilsamhället istället ska kunna vara utförare och i de fall det är möjligt ingå överenskommelse om Idéburet offentligt partnerskap (IOP) eller andra former av samverkansavtal. En första redovisning av vilka IOP:er och samverkansavtal som nämnderna har eller har för avsikt att teckna gjordes till kommunstyrelsens budgetberedning den 15 maj. Ytterligare en redovisning av möjliga framtida IOP:er ska göras till kommunstyrelsens budgetberedning den 7 september 2020.

Samverkan med civilsamhället inom kultur- och fritidsverksamheterna Inom kultur- och fritidsnämndens verksamheter finns en lång tradition av samverkan med civilsamhället för att tillsammans skapa goda möjligheter till en meningsfull fritid för Botkyrkaborna. Samverkan finns på många olika nivåer och former; alltifrån 1-åriga eller fleråriga samverkansavtal, eller bidrag och stöd som kan sökas av civilsamhället, till stöd för olika arrangemang i form av exempelvis samordningsinsatser och lokaler. Det är dock endast ett fåtal av de civilsamhällesaktörer som kultur- och fritidsförvaltningen samarbetar med som är anslutna till kommunens plattform1 för idéburna organisationer. Av kultur- och fritidsnämndens totala budget 2019 gick cirka 20 procent till civilsamhället. En strategi bör vara att när Kultur- och fritidsförvaltningen upprättar ny samverkan, eller omförhandlar befintliga avtal, ska IOP-formen alltid övervägas som en möjlighet. Om IOP-formen genomförs som ett sätt att driva verksamheter, behöver samtidigt stöd och uppföljning av verksamheterna stärkas. Detta därför att verksamheterna då delvis hamnar utanför de ordinarie kommunala uppföljningssystemen. För varje nytt avtal behöver räknas in tid för planering och utformning av partnerskapet. Detta krävs som en förberedelse inför att överföra driften av verksamheten till IOP-formen.

Förvaltningen menar att framtida IOP:er bör syfta till att stärka platsperspektivet, medborgarens delaktighet och civilsamhället som medaktör.

Tänkbara framtida avtal med civilsamhället Nedan beskrivs de nya IOP:er och avtal som är tänkbara med civilsamhället inom kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområden:

Kulturstödsavtal för ett rikt kulturliv I juni 2020 skrevs ett treårigt IOP- avtal med Abf Botkyrka/Salem för samarbete med evenemanget This is Alby. Avtalet syftar till att genom medskapande processer

1 https://www.botkyrka.se/kommun--politik/hallbar-utveckling-och-manskliga-rattigheter/samverkan- med-ideburna-organisationer.html

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-13 Dnr KOF/2020:46 möjliggöra för unga vuxna Botkyrkabors egen kulturella och kreativa utveckling. Att genom konst och kulturverksamhet skapa engagemang och framtidstro samt att frigöra och stärka den potential som finns bland unga vuxna i Botkyrka. Samverkan kan ske inom ramen för Kultursamverkan och stöd.

Med Tumba bruksmuseum pågår ett arbete med att skapa en IOP mellan stiftelsen Tumba bruksmuseum, Statens historiska museer, Statens Fastighetsverk och Botkyrka kommun. Samarbetet syftar att leda till utveckling av platsen där Tumba Bruksmuseum driver sin verksamhet, så att den blir mer attraktiv som besöksmål och verksamhet för Botkyrkaborna. Upprinnelsen till samarbetet är att Tumba bruksmuseums stiftelsekapital håller på att ta slut, så museet behöver ekonomiskt stöd från fler parter än stiftelsen, för att klara driften av verksamheten. I arbetet med IOP-samarbetet ligger därför ett behov/krav på resursförstärkning på ca 1 500 000 kr/år från kommunens sida.

IOP för att bredda aktiviteterna för målgruppen 16–19 år Under 2019 tog kultur- och fritidsnämnden beslut om ett nytt bidrag för att stimulera och stötta civilsamhällets aktörer att rikta kultur- och fritidsaktiviteter till unga 16–19 år. Bidraget togs som en följd av ”utvecklingen av kommunens arbete för unga vuxna (KS/2018:633)”. I beslutet framgår också att bidraget skall fördelas genom samarbeten med IOP-avtalsform. För närvarande är den totala summan 500 000 kr. För att stödja samverkan med ideella organisationer och föreningar som ska bedriva olika kultur- och fritidsaktiviteter beslöt nämnden att dessa samarbeten skall tecknas som IOP avtal. Samtal förs under vår/sommar 2020 med Studiefrämjandet Stockholms Län om att driva fritidsverksamhet för unga 16-19 år med funktionsnedsättning. Målgruppen är unga som går på gymnasiets särskilda program och verksamheten planeras att bedrivas i lokaler i Albys hjärta, varje lördag under ett par timmar på eftermiddagen. Detta kan förhoppningsvis starta redan till hösten 2020, beroende av utvecklingen av Coronapandemin. Biblioteksverksamhet På Vårsta bibliotek är vänföreningen (Vårsta Biblioteks Vänner) viktig för att driva bibliotekets programverksamhet. Man kan tänka sig ett driftsansvar för vänföreningen. I princip fungerar det redan som en IOP. Med IOP kunde samarbetet formaliseras med att någon i vänföreningen också bemannar biblioteket utöver programkvällar tillsammans med en person i bibliotekspersonalen. Det innebär dock ingen effektivisering i pengar, utan snarare frigörs personalresurser på Tumba bibliotek. Förvaltningen kan ta initiativ till att presentera IOP som en avtalsmodell för vänföreningen.

Bad, idrott och motion IOP med platsen som utgångspunkt kan vara ett optimalt upplägg för samverkan. Fler förvaltningar behöver i så fall involveras, eftersom uppdragen inte bara berör Kultur och fritids verksamheter. Man skulle kunna bestämma sig för ett pilotområde, där detta sätt att organisera verksamheten först prövas.

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-13 Dnr KOF/2020:46

Ett rimligt innehåll i avtalen kan gälla uppdrag för föreningar om ansvar för tillsyn och ökat värdskap på anläggningar kvällar och helger, mot ekonomisk ersättning. Generella IOP:er, till exempel ”Trygghet i Storvreten”, skulle kunna skrivas, men det är viktigt med en gränsdragningslista som reglerar ansvaret kring det konkreta, som till exempel sophämtning. Avtalen skulle kunna innebära subventionerad upplåtelse av anläggning och lokal mot att föreningen tar ökat ansvar för tillsyn av anläggningarna och service till besökare på vardagkvällar och helger. Sociala projekt som ligger utanför föreningens ordinarie verksamhet skulle också kunna bakas in i IOP-avtalen. Hyresreduktion innebär ett intäktstapp för förvaltningen, vilket kan kompenseras med minskade driftkostnader.

Följande är förslag där avtal skulle kunna tecknas med föreningar:

Lokal förening (Botkyrka ridsällskap) – avtal för Skrefsta ridanläggning IOP kring löpande drift, tillsyn och verksamhet på Skrefsta ridanläggning skulle innebära att driftskompensation för ökad hyra, efter anläggningens upprustning, förs över till föreningen från kultur- och fritidsförvaltningen. Ingen effektivisering. Avtal för drift och verksamhet på Skrefsta ridanläggning med Botkyrka ridsällskap skulle kunna vara på plats till 1januari 2021. Lokal förening (Botkyrka Boxningsklubb) – avtal för Brunna IP Avtal för trygghet och tillsyn på kvällar och helger på Brunna IP innebär intäktsbortfall på 60 000 kr för boxningslokal, vilket vägs upp av beräknad besparing på motsvarande summa för minskad skadegörelse på lokalerna. I avtalet ska även ingå särskilda träningsgrupper på dagtid för seniorer, personer med Parkinsons sjukdom, särskoleklasser och nyanlända unga. Avtal för Brunna IP med Botkyrka boxningsklubb skulle kunna vara på plats till 1 januari 2021. Lokala föreningar – avtal för trygghet och en välkomnande miljö Som en konsekvens av planerad schemaförändring för driftpersonalen minskar bemanning på kvällar och helger på idrottsanläggningarna. Därför kan flera avtal behöva skapas i syfte att öka trygghet och stärka en välkomnande miljö, för alla besökare i idrottsmiljöerna.

Fritidsgårdar och fritidsklubbar som drivs av föreningar och studieförbund Den öppna fritidsverksamheten i Botkyrka drivs till stor del redan genom samarbetsavtal med föreningar och studieförbund. Kultur- och fritidsförvaltningen utreder vidare hur Botkyrkabornas framtida behov av öppen fritidsverksamhet kan driftas och utvecklas genom samverkan med civilsamhället.

Ekonomiska konsekvenser av beslutet En första uppskattning av de ekonomiska konsekvenserna av förslagen framgår av denna tjänsteskrivelse. Vid beslut om att gå vidare med ett eller flera samverkansavtal/IOP:er behöver mer detaljerade beräkningar göras.

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-13 Dnr KOF/2020:46

Helena Hellström Ann-Christine Lundberg Kultur- och fritidsdirektör Administrativ chef

______Expedieras till Kommunledningsförvaltningen

Kultur- och fritidsnämnden 2020-09-07 KOFN/2020-09-14

Sammanträdesordning 2021(KOF/2020:62)

Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner sammanträdesordningen för 2021.

Sammanfattning Kultur- och fritidsnämnden beslutar varje höst om datum för nämndsammanträden följande år. Följande datum föreslås för 2021; 26 januari, 8 februari, 19 april, 17 maj, 13 september, 15 november och 6 december.

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-09-03 Dnr KOF/2020:62

Referens Mottagare Maria Grudin Kultur- och fritidsnämnden [email protected]

Sammanträdesordning 2021 Diarienummer: KOF/2020:62

Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner sammanträdesordningen för 2021.

Ärendet Kultur- och fritidsnämnden beslutar varje höst om datum för nämndsammanträden följande år. I kultur- och fritidsförvaltningens förslag till sammanträdesordning för 2021 har hänsyn tagits till Botkyrka kommuns tidplan för budget- och uppföljningsprocessen, kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges mötestider, kommunledningsförvaltningens förvaltningsberedning, kommunstyrelseberedningen och fullmäktigegruppernas mötestider. Hänsyn har också tagits till kultur- och fritidsnämndens önskemål om antal mötestillfällen samt nämndens årshjul. Följande datum för nämndens sammanträden 2021 föreslås; 26 januari, 8 februari, 19 april, 17 maj, 13 september, 15 november och 6 december.

Ekonomiska konsekvenser av beslutet Beslutet får inga ekonomiska konsekvenser

Helena Hellström Ann-Christine Lundberg Kultur- och fritidsdirektör Administrativ chef

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-09-03 Dnr KOF/2020:62

Bilagor Bilaga 1: Datum för ordförandeberedningar och oppositionsberedningar 2021. ______Expedieras till Kommunledningsförvaltningen och kultur- och fritidsförvaltningen

Referens Mottagare Maria Grudin

Bilaga 1 - Datum för ordförande- och oppositionsberedningar 2021

Ordförandeberedningar inom kultur- och fritidsnämnden genomförs följande datum klockan 14.00 – 16.30 under 2021;

13 januari 27 januari 31 mars 4 maj 1 september 27 oktober 24 november

Oppositionsberedningar inom kultur- och fritidsnämnden genomförs följande datum klockan 16.00 – 17.00 under 2021;

19 januari 2 februari 13 april 11 maj 7 september 9 november 30 november

Kultur- och fritidsförvaltningen Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Besök Munkhättevägen 45 · Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt /HandläggareTelefon/ Sms·/HandläggareMobilTelefon/ · E-post [email protected] Org.nr 212000-2882 · Bankgiro 624-1061 · Fax 08-530 616 66 · Webb www.botkyrka.se ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[2]

Kultur- och fritidsnämnden 2020-09-02 KOFN/2020-09-14

Anmälningsärenden (KOF/2020:1)

Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av informationen.

Ärenden Följande ärenden har anmälts till nämnden:

Länsstyrelsen: 2020-07-16 Beslut om tillstånd till ingrepp i fornlämning med villkor om arkeologisk undersökning i form av schaktningsövervakning

Kommunfullmäktige: §57 KF 2020-06-16 Beslut om återtagande och omfördelning av budgetmedel från kultur- och fritidsnämnden till kommunstyrelsens medel till för-fogande, KS/2020:324

Kommunstyrelsen: §43 KS 2020-05-28 Återrapportering av lämnade uppdrag från kommunstyrelsen och kommunfullmäktige 2020, KS/2020:148 § 69 KS 2020-05-04 Revidering policy för informationssäkerhet i Botkyrka kommun, KS/2019:715 §70 KS 2020-05-04 Revidering av riktlinjer för upphandling och inköp, KS/2020:163 §77 KS 2020-05-04 Äskanden ur statsbidraget för finsk förvaltning 2020, KS/2020:117

Kultur- och fritidsnämnden 2020-09-02 KOFN/2020-09-14

§78 KS 2020-05-04 Ansökan till Kulturrådet om utvecklingsbidrag till Kulturskolan 2020, KS/2020:278 §90 KS 2020-06-08 Uppdaterade riktlinjer för Idéburna och offentliga partnerskap (IOP), KS/2019:441 §91 KS 2020-06-08 Modell för politisk insyn i upphandlingar, KS/2019:43 §92 KS 2020-06-08 Uppföljning och analys av nämndernas aktivitetsplaner för strategi och riktlinjer för ett jämlikt Botkyrka samt värdegrund, KS/2020:305 §93 KS 2020-06-08 Ny samordningsstruktur för att förverkliga Strategi för ett jämlikt Botkyrka, KS/2020:191 §94 KS 2020-06-08 Mål och riktlinjer för nationella minoriteters rättigheter, KS/2019:363 §95 KS 2020-06-08 Ansökan om medel från Kulturrådet för Stärkta bibliotek, KS/2020:344 §54 KS 2020-06-18 Delårsrapport 1 2020 – Kommunen, KS/2020:253

Kultur- och fritidsförvaltningen: 2020-08-12 Yttrande gällande detaljplan Hallunda 4:20, Hallunda gård (SBF/2016:182), KOF/2020:100 2020-01-13 – 2020-06-25 Kultur- och fritidsförvaltningens anställningsbeslut januari – juni 2020.

Datum Beteckning 2020-07-16 431-14095-2020

Enheten för kulturmiljö Anders Biwall

IP-Only Networks AB [email protected]

Uppdrag Arkeologi I Sverige AB [email protected]

Beslut om tillstånd till ingrepp i fornlämning med villkor om arkeologisk undersökning i form av schaktningsövervakning

Beslut Länsstyrelsen ger IP-Only Networks AB tillstånd till ingrepp i inom fornlämning L2017:4607, L2017:4025, L2017:4182 och L2015:5738 samt inom fornlämnings- området till fornlämningen L2017:4606 i enlighet med ansökan inom fastigheterna Östra Bröta 1:21, Bröthagen 3:1, Pipartorpet 4:1 och Lundby 1:83, Botkyrka och Nynäshamns kommuner (bilaga 2). Länsstyrelsen beslutar att en arkeologisk undersökning i form av schaktningsövervakning ska genomföras. Länsstyrelsen tilldelar Uppdrag arkeologi i Sverige AB att utföra den arkeologiska undersökningen. Kostnaden för undersökningen ska betalas av IP-Only Networks AB i enlighet med dennes kostnadsansvar. Beslutet är giltigt till och med 2021-07-16.

Villkor för företagaren  Ni ska uppfylla ert kostnadsansvar genom betalning till undersökaren. En specificerad redovisning av kostnaderna finns i bifogad bekräftelse med kostnadsberäkning (bilaga 4).  Berörd personal hos er och underentreprenörer ska vara informerade om och följa beslutet.  Ni ansvarar för att marken är tillgänglig för undersökningen och att Uppdrag arkeologi i Sverige AB har tillträde genom att nödvändiga tillstånd finns.

Villkor för undersökaren  Undersökningen ska utföras av Uppdrag arkeologi i Sverige AB i enlighet med bifogade generellt förfrågningsunderlag och bekräftelse med kostnadsberäkning (bilaga 3 och 4).

Postadress Besöksadress Telefon E-post/webbplats Länsstyrelsen Stockholm Regeringsgatan 66 010-223 10 00 [email protected] Box 22067 www.lansstyrelsen.se/stockholm PageFax 1 of 12 104 22 STOCKHOLM 010-223 11 10 Beslut 2 (4)

Datum Beteckning 2020-07-16 431-14095-2020

 En avvikelseanmälan ska omedelbart göras till Länsstyrelsen om det uppstår omständigheter som förändrar förutsättningarna eller påverkar villkoren i generellt förfrågningsunderlag och bekräftelse med kostnadsberäkning.  Ni ska fakturera IP-Only Networks AB för upparbetade kostnader. Faktureringen ska ske enligt överenskommelse mellan IP-Only Networks AB och Uppdrag arkeologi i Sverige AB. Slutfakturering får inte ske innan rapport har färdigställts.

Motivering till beslutet Länsstyrelsen bedömer att aktuella fornlämningen inte är av sådan betydelse att den utgör hinder för arbetsföretaget under förutsättning att berörda delar av fornlämningen undersöks och dokumenteras. Syftet med schaktningsövervakningen är att dokumentera berörda lämningar och kulturlager.

Beskrivning av ärendet IP-Only Networks Ab planerar att utföra ett schaktningsarbete för nyförläggning av fiberkabel inom ett flertal fornlämningar samt inom fornlämningsområdet till en fornlämning. En beskrivning av fornlämning, fornlämningsmiljön samt genomförandet av undersökningen finns beskrivet i generellt förfrågningsunderlag och bekräftelse med kostnadsberäkning.

Val av undersökare Valet motiveras av att Uppdrag arkeologi i Sverige AB, uppfyller nödvändiga krav på kompetens och lämplighet. Länsstyrelsen har utsett Uppdrag arkeologi i Sverige AB genom direktval. Kostnaden understiger 5 prisbasbelopp, som är gränsen för när ett anbudsförfarande kan krävas.

Kostnader IP-Only Networks Ab har skriftligen till länsstyrelsen bekräftat att IP-Only Networks AB mottagit information om kostnadsansvar och beräknad kostnad. Kostnaden är beräknad till löpande timkostnad på 740 kronor. Därtill tillkommer kostnader för resor, hyreskostnader, rapportering samt eventuella analyser och konservering. Giltighetstid för den beräknade kostnaden finns i bifogad bekräftelse med kostnadsberäkning.

Page 2 of 12 Beslut 3 (4)

Datum Beteckning 2020-07-16 431-14095-2020

Information IP-Only Networks Ab och Uppdrag arkeologi i Sverige AB bör snarast träffa avtal utifrån de förutsättningar som anges i detta beslut. Kontaktpersoner framgår av undersökningsplanen. Detta beslut är fattat enligt 2 kap. kulturmiljölagen. Behövs tillstånd enligt någon annan lag får detta sökas särskilt.

Bestämmelser som beslutet grundas på Beslutet fattas med stöd av 2 kap 12–14§ kulturmiljölagen (1988:950) och Riksantikvarieämbetets föreskrifter och allmänna råd om uppdragsarkeologi (KRFS 2017:1). Val av undersökare har skett i enlighet med 19–20 §§ i Riksantikvarieämbetets föreskrifter och allmänna råd om uppdragsarkeologi (KRFS 2017:1) samt 7 § förordningen om kulturminnen (1988:1188).

Du kan överklaga beslutet Se bilaga 1.

Beslutande Beslutet har fattats av handläggare Anders Biwall.

Denna handling har godkänts digitalt och saknar därför namnunderskrift.

Bilagor 1. Överklagandehänvisning förvaltningsrätten 2. Karta över undersökningsområdet 3. Förenklat förfrågningsunderlag 4. Bifogad bekräftelse med kostnadsberäkning

Kopia med bilagor Riksantikvarieämbetet, [email protected] Botkyrka kommun, [email protected] Nynäshamns kommun, [email protected] Stockholms läns museum, [email protected]

Så här hanterar länsstyrelsen personuppgifter Information om hur vi hanterar dessa hittar du på www.lansstyrelsen.se/dataskydd.

Page 3 of 12 Bilaga 1Beslut 4 (4) Överklagandehänvisning förvaltningsrätten Datum Beteckning 2020-07-16 431-14095-2020 Du kan överklaga beslutet Om du inte är nöjd med länsstyrelsens beslut, kan du skriftligen överklaga beslutet hos förvaltningsrätten.

Hur överklagar jag beslutet? Länsstyrelsen måste pröva att överklagandet har kommit in i rätt tid, innan det skickas vidare tillsammans med handlingarna i ärendet. Därför ska du lämna eller skicka din skriftliga överklagan till Länsstyrelsen Stockholm antingen via e-post; [email protected], eller med post; Länsstyrelsen Stockholm, Box 22067, 104 22 Stockholm.

Tiden för överklagande Ditt överklagande måste ha kommit in till länsstyrelsen inom tre veckor från den dag du fick del av beslutet. Om det kommer in senare kan överklagandet inte prövas. I ditt överklagande kan du be att få ytterligare tid till att utveckla dina synpunkter och skälen till att du överklagar. Sedan är det förvaltningsrätten som beslutar om tiden kan förlängas. Parter som företräder det allmänna ska ha kommit in med sitt överklagande inom tre veckor från den dag då beslutet meddelades.

Ditt överklagande ska innehålla  vilket beslut som överklagas, beslutets datum och diarienummer,  hur du vill att beslutet ska ändras, samt  varför du anser att länsstyrelsens beslut är felaktigt. Skriv också följande uppgifter, om du inte tidigare lämnat dem:  person- eller organisationsnummer,  telefonnummer där du kan nås dagtid (med undantag för nummer som avser ett hemligt mobilabonnemang som behöver uppges endast om rätten begär det),  e-postadress, och  annat som har betydelse för att domstolen ska kunna nå dig. Om du har handlingar som du anser stödjer din överklagan så bör du bifoga kopior på dessa. Kontakta länsstyrelsen i förväg om du behöver bifoga filer som är större än 15 MB via e-post.

Ombud Om du anlitar ett ombud som sköter överklagandet åt dig ska ombudet underteckna skrivelsen, bifoga en fullmakt i original från dig samt uppge sitt eget namn, adress och telefonnummer.

Behöver du veta mer? Har du ytterligare frågor kan du kontakta länsstyrelsen via e-post, [email protected], eller via växeltelefonnummer 010-223 10 00. Ange diarienummer 14095-2020.

Page 4 of 12 Länsstyrelsens Dnr: 14095-2020 $

Teckenförklaring

Undersökningsområden

RAÄ Lämningar (KMR) punkt Ej kulturhistorisk lämning

Fornlämning

Ingen antikvarisk bedömning

Möjlig fornlämning

Övrig kulturhistorisk lämning RAÄ Lämningar (KMR) linje Ej kulturhistorisk lämning

Fornlämning

Ingen antikvarisk bedömning

Möjlig fornlämning

Övrig kulturhistorisk lämning

0 250 500 1 000 1 500 2 000 Page 5 of 12 Meter Förfrågningsunderlag 1 (5)

Datum Beteckning 2020-07-15 431-14095-2020

Enheten för kulturmiljö Anders Biwall

Uppdrag Arkeologi AB [email protected]

Arkeologisk undersökning i form av schaktnings- övervakning inom fornlämning L2017:4607, L2017:4025, L2017:4182 och L2015:5738 samt inom fornlämningsområdet till fornlämningen L2017:4606, inom fastigheterna Östra Bröta 1:21, Bröthagen 3:1, Pipartorpet 4:1 och Lundby 1:83, Botkyrka och Nynäshamns kommuner, Stockholms län

Länsstyrelsen inbjuder er att utföra arkeologisk undersökning i form av schaktningsövervakning inom fornlämning L2017:4607, L2017:4025, L2017:4182 och L2015:5738 samt inom fornlämningsområdet till fornlämningen L2017:4606, inom fastigheterna Östra Bröta 1:21, Bröthagen 3:1, Pipartorpet 4:1 och Lundby 1:83, Botkyrka och Nynäshamns kommuner (bilaga 1). IP-Only Networks AB planerar att utföra ett schaktningsarbete för nyförläggning av fiberkabel i anslutning till ovan nämnda fornlämningar. Syftet med undersökningen är att med ett vetenskapligt arbetssätt dokumentera om fornlämning framkommer Undersökningen ska genomföras enligt anvisningarna i Generellt förfrågningsunderlag. Använd den digitalt översända mallen för bekräftelse (bilaga 2). Beslut om arkeologisk undersökning kommer att fattas enligt 2 kapitlet 12 och 14 §§ kulturmiljölagen (SFS 1988:950, KML) efter att underskriven bekräftelse inkommit till Länsstyrelsen. Beslutet kommer att tas med villkor enligt 2 kap 13 och 14 §§ kulturmiljölagen (1988:950) och Riksantikvarieämbetets föreskrifter och allmänna råd om uppdragsarkeologi (KRFS 2017:1). Val av undersökare sker i enlighet med 19–20 §§ i Riksantikvarieämbetets föreskrifter och allmänna råd om uppdragsarkeologi (KRFS 2017:1) samt 7 § kulturmiljöförordningen (1988:1188).

Kontakter Uppdragsgivare/kontakt: IP-Only Networks AB , [email protected] Ombud: Alexandra Gustafsson, 076-135 96 75 eller Oscar Adolfsson, 073-545 09 44 Länsstyrelsens handläggare: Anders Biwall, 010-223 13 30, [email protected]

Postadress Besöksadress Telefon E-post/webbplats Länsstyrelsen Stockholm Regeringsgatan 66 010-223 10 00 [email protected] Box 22067 www.lansstyrelsen.se/stockholm PagePageFax 6 1 of of 12 6 104 22 STOCKHOLM 010-223 11 10 Förfrågningsunderlag 2 (5)

Datum Beteckning 2020-07-15 431-14095-2020

Tidplan Sista dag för inlämnande av bekräftelse: 2020-07-17 Undersökningen ska utföras: sommaren/hösten 2020 Preliminär redovisning ska vara Länsstyrelsen tillhanda senast: 2 veckor efter avslutat fältarbete Manus för rapport ska vara Länsstyrelsen tillhanda senast: 8 veckor efter avslutat fältarbete Länsstyrelsen ska ha granskat manus senast: 4 veckor efter manuset inkommit till Länsstyrelsen Godkänd rapport ska vara Länsstyrelsen tillhanda senast: 2 veckor efter att Länsstyrelsen godkänt manus. Ekonomisk uppföljning ska ha inkommit till Länsstyrelsen senast: 2 veckor efter inlämnad rapport

Bilagor: 1. Karta 2. Bekräftelse med kostnadsberäkning

PagePage 7 2 of of 12 6 Förfrågningsunderlag 3 (5)

Datum Beteckning 2020-07-15 431-14095-2020

Generellt förfrågningsunderlag för [2020] Undersökningen ska vara av vetenskapligt god kvalitet och genomföras till en kostnad som inte är högre än vad som är motiverat med hänsyn till omständigheterna. Målgrupper för undersökningen är Länsstyrelsen och IP-Only Networks AB.

Personal, organisation och kvalitetssäkring Personal, organisation och kvalitetssäkring ska motsvara de uppgifter som lämnats till Länsstyrelsen i intresseanmälan gällande innevarande år avseende: 1. organisation 2. ekonomiska förhållanden och administrativa rutiner 3. erfarenhet, vetenskaplig skicklighet och måluppfyllelse av tidigare undersökningar 4. interna system för kvalitetssäkring och egenkontroll 5. system för långsiktig kunskapsuppbyggnad och kommunikation 6. rutiner för hantering, förvaring och konservering av fornfynd 7. rutiner för upprättande av dokumentationsmaterial 8. rutiner för hantering av upphovsrättsligt skyddade bilder och texter Avvikelser från de uppgifter som lämnats i intresseanmälan till Länsstyrelsen och som berör det aktuella ärendet ska kompletteras i samband med inlämnandet av er bekräftelse av uppdraget.

Rapportering För rapporteringen gäller anvisningarna i Riksantikvarieämbetets Vägledning för tillämpning av Kulturmiljölagen. Uppdragsarkeologi. Undersökningens resultat ska redovisas i en rapport. Rapportens omfattning ska anpassas till undersökningens resultat. Rapporten ska omfatta  skalenliga planer och beskrivningar  redovisning av metoder och genomförande  grundläggande arkeologiska tolkningar  en värdering av måluppfyllelsen i relation till förenklat förfrågningsunderlag och bekräftelse med kostnadsberäkning. Undersökaren ska registrera fornminnesinformation som uppdraget genererar enligt följande:  Lämningsinformation ska registreras i enlighet med gällande praxis. Länsstyrelsen kommer att godkänna lämningsinformationen senast innan ärendet avslutas. I samband med Länsstyrelsens godkännande blir lämningsinformationen publik.

PagePage 8 3 of of 12 6 Förfrågningsunderlag 4 (5)

Datum Beteckning 2020-07-15 431-14095-2020

 Den av Länsstyrelsen godkända rapporten, eventuella analysrapporter och andra bilagor laddas upp i högupplöst format (PDF A) via Länsstyrelsens e- tjänst för komplettering eller yttrande enligt tidsplan.  I samband med att rapport, eventuella analysrapporter och andra bilagor levereras till Länsstyrelsen ska motsvarande laddas upp i högupplöst format (PDF A) i Riksantikvarieämbetets digitala system. Rapporten läggs då in i Forndok. Länsstyrelsen ska meddelas när rapporten lagts in.  En digital rapport ska skickas till företagaren.  Undersökta ytor (SHAPE* eller GeoJSON) ska laddas upp i Fornreg i samband med att rapporten levereras digitalt till Riksantikvarieämbetet.  Fyndlista ska levereras enligt Riksantikvarieämbetets instruktion.  Övrigt digitalt dokumentationsmaterial laddas upp i Riksantikvarieämbetets digitala system i den mån de tekniska förutsättningarna finns.  När ärendet avslutas hos Länsstyrelsen kan undersökaren inte längre komplettera lämningsinformationen. Som villkor för tilldelning av undersökningen gäller att dokumentationsmaterialet och all rapportering får publiceras och spridas av staten med en så kallad CC BY- licens (Creative Commons Attribution 4.0 International Public License som är översatt till svenska Creative Commons Erkännande 4.0 Internationella Publika Licens). Lantmäteriets kartor omfattas inte av licensen. Undersökaren ansvarar för att avtal finns för eventuellt upphovsrättsligt skyddade bilder och texter så att publicering med CC BY licens är möjlig.

Fynd Undersökaren har i årets ”Intresseanmälan” redovisat rutiner för hantering, förvaring och konservering av fornfynd (11 § punkt 7 KRFS 2017:1). Fynd ska omhändertas enligt Riksantikvarieämbetets anvisningar i ”Fysiskt omhändertagande av arkeologiskt fyndmaterial” och ”Vägledning för tillämpning av kulturmiljölagen” Uppdragsarkeologi”. Fynden ska samlas in och hanteras med utgångspunkt i undersökningens syfte och ambitionsnivå. Fynden ska efter eventuell selektion och konservering lämnas till det museum som Riksantikvarieämbetet anvisar. Fynden ska vid överlämnandet till vara konserverade, beskrivna, ordnade och digitalt registrerade.

Uppföljning  När Länsstyrelsens beslut vunnit laga kraft skapas ett ärende i undersökningsregistret.  Undersökaren skickar ett igångsättningsmeddelande för fältarbetet med e-post till Länsstyrelsen. Undersökaren kan påbörja uppdraget i Fornreg.  Länsstyrelsen kan komma att göra fältbesök under pågående undersökning.

PagePage 9 4 of of 12 6 Förfrågningsunderlag 5 (5)

Datum Beteckning 2020-07-15 431-14095-2020

 När fältarbetet avslutats skickar undersökaren ett meddelande med e-post till Länsstyrelsen.  Länsstyrelsen ska omgående underrättas om större avvikelser och förändringar i förhållande till förfrågningsunderlag, undersökningsplan eller beslut (s k avvikelseanmälan).  Länsstyrelsen ska meddelas om man önskar byta ut personal i projektledningen.  Omfördelningar inom budget ska godkännas av Länsstyrelsen  Ekonomisk redovisning för undersökningen och den faktiska kostnaden ska redovisas till Länsstyrelsen i enlighet med tidsplan. Företagaren ska endast faktureras för de kostnader som gått åt för undersökningen inklusive rapportering. Uppställningen av den ekonomiska redovisningen ska följa den ordning som är i bekräftelse med kostnadsberäkning.

PagePage 10 5 of of 6 12 Länsstyrelsens Dnr: 14095-2020 $

Teckenförklaring

Undersökningsområden

RAÄ Lämningar (KMR) punkt Ej kulturhistorisk lämning

Fornlämning

Ingen antikvarisk bedömning

Möjlig fornlämning

Övrig kulturhistorisk lämning RAÄ Lämningar (KMR) linje Ej kulturhistorisk lämning

Fornlämning

Ingen antikvarisk bedömning

Möjlig fornlämning

Övrig kulturhistorisk lämning

0 250 500 1 000 1 500 2 000 2 500 3 000 3 500 4 000 PagePage 11 6 of of 6 12 Meter

Arkeologisk undersökning i form av schaktningsövervakning inom fornlämning L2017:4607, L2017:4025, L2017:4182 och L2015:5738 samt inom fornlämningsområdet till fornlämningen L2017:4606, inom fastigheterna Östra Bröta 1:21, Bröthagen 3:1, Pipartorpet 4:1 och Lundby 1:83, Botkyrka och Nynäshamns kommuner, Stockholms län

Bekräftelse

IP-Only Networks AB planerar att utföra schaktningsarbeten för nyförläggning av fiberkabel i anslutning till ovan rubricerade fornlämningar. Länsstyrelsen Stockholm har bedömt att arbetet utmed de aktuella sträckorna, vilka sammanlagt uppgår till drygt 1,4 km, ska omfatta en arkeologisk undersökning i form av schaktningsövervakning. Uppdrag arkeologi i Sverige AB åtar sig att utföra undersökningen enligt anvisningarna i Länsstyrelsens Förfrågningsunderlag 2020-07-15 och Generellt förfrågningsunderlag 2020 samt enligt kostnadsberäkningen nedan. Länsstyrelsens beteckning: 431-14095-2020 Projektnr UA: 20028 Undersökare: Uppdrag arkeologi AB, Enspännargatan 56 bv, 165 57 Hässelby. Tfn 073 662 34 00, e-post: [email protected] Ansvarig chef: Richard Grönwall, tfn 073 662 34 00, e-post: [email protected] Projektledare: Richard Grönwall, tfn 073 662 34 00, e-post: [email protected]

Kostnadsberäkning

Projektledning samt fält-, rapport-, och redaktionellt arbete görs på löpande räkning, timkostnad: 740 kr/tim. Tillkommer gör kostnader för resor: 850 kr/dag, hyra av GPS: 1070 kr/dag, kartmaterial: 2000 kr. Kostnader för analyser samt konservering av fynd kan tillkomma. Samtliga ovan redovisade kostnader anges exklusive moms.

Hässelby 2020-07-15

Richard Grönwall, ansvarig chef och projektledare

PagePage 12 1 of of 1 12 PROTOKOLLSUTDRAG 1[2]

Kommunfullmäktige 2020-06-16 ID: KS/2020:324

§ 57 Beslut om återtagande och omfördelning av budgetmedel från kultur- och fritidsnämnden till kommunstyrelsens medel till förfogande (KS/2020:324)

Beslut Kommunfullmäktige återtar budgetmedel, 250 000 kronor, från kultur- och fritidsnämnden och omfördelar dessa till kommunstyrelsens medel till förfogande.

Sammanfattning Kommunstyrelsen har 2020-06-08 § 87 lämnat ett förslag till beslut i vilket kommunstyrelsen beslutade för egen del: 1. Kommunstyrelsen utökar Upplev Botkyrka AB uppdragsersättning med 250 000 kronor för 2020. Utökningen finansieras genom kommunstyrelsens medel till förfogande. 2. Beviljade medel om 250 000 kronor ska användas för att utforma sommar- och höstaktiviteter på Lida, Hågelby och Subtopia 2020. 3. Aktiviteterna ska vara utformade i enlighet med den uppdragsbeskrivning som finns för Vi är Botkyrka- festivalen. 4. Aktiviteternas genomförande ska ske utifrån Folkhälsomyndighetens rekommendationer.

Krisledningsnämnden beslutade 2020-05-14, § 20, att överta beslutanderätt rörande utformning och genomförande av festivalen "Vi är Botkyrka" (vidare benämnt festivalen) från kultur- och fritidsnämnden. Beslutet om övertagande innebar även disponering av avsatta medel för festivalen. Budget för festivalen uppgår till 750 000 kronor.

Vidare fattade krisledningsnämnden beslutet, 2020-05-14, § 21, att ställa in festivalen med tillhörande prisutdelningsceremoni för Botkyrkas kultur- och idrottsstipendier med anledning av Coronapandemin. Stipendieceremonin ska genomföras senare under 2020.

I samband med beslutet uppdrogs kultur- och fritidsnämnden att omfördela delar av festivalens budgetmedel, 500 000 kronor, för att komplettera utbudet av aktiviteter under sommaren. Aktiviteterna skulle tas fram med hjälp av Botkyrkas föreningsliv, lokala och externa kulturaktörer med flera. Målgrupp för dessa aktiviteter skulle vara barn och unga. Planeringen skulle i möjligaste mån göras i enlighet med festivalens mål

Kommunfullmäktige 2020-06-16 ID: KS/2020:324 och syfte.

Återstående budgetmedel för festivalen, 250 000 kronor, ska omfördelas till Upplev Botkyrka AB i syfte att utforma aktiviteter på Lida, Hågelby och Subtopia under sommar och höst 2020. Aktiviteterna ska gå i linje med den uppdragsbeskrivning och det syfte som finns för Vi är Botkyrka-festivalen, se bilaga till tjänsteskrivelsen. Vid utformning och genomförande av dessa aktiviteter ska Folkhälsomyndighetens rekommendationer beaktas. Festivalens syfte är att fler Botkyrkabor känner till och är engagerade i en aktiv fritid. Att fler Botkyrkabor känner förtroende för kommunen och upplever möjlighet att påverka utbud och innehåll. Festivalen syftar även till att stärka bilden av Botkyrka som en kreativ och kontrastrik plats full av möjligheter.

Kommunledningsförvaltningen redogör för ärendet i tjänsteskrivelse 2020-05-15.

Propositionsordning Ordföranden konstaterar att det finns ett förslag till beslut och det är kommunstyrelsens förslag. Ordföranden finner att kommunfullmäktige beslutar enligt kommunstyrelsens förslag. _____

Expedieras till: Kultur- och fritidsnämnden

Kommunfullmäktige 2020-05-28 ID: KS/2020:148

§ 43 Återrapportering av lämnade uppdrag från kommunstyrelsen och kommunfullmäktige 2020 (KS/2020:148)

Beslut 1. Kommunfullmäktige har tagit del av uppdragsrapporteringen. 2. Kommunfullmäktige anser följande uppdrag slutförda: (KS/2015:771), (KS/2016:325), (KS/2018:22), (KS/2017:686), (KS/2019:423), (KS/2019:705), (KS/2015:411, (VON har återrapporterat sitt åtagande)), (KS/2018:580), (KS/2018:634), (KS/2018:192), (KS/2017:255).

Sammanfattning Kommunstyrelsen har 2020-05-04 § 65 lämnat ett förslag till beslut. Två gånger om året sammanställer förvaltningen en redogörelse över samtliga lämnade uppdrag från kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige behandlade den förra återrapporteringen 2019-11-25, § 164. Bifogad redogörelse, vid redovisningstillfället, innehåller totalt 106 uppdrag. Av redogörelsen framgår det huruvida uppdragen är slutförda eller om fortsatt arbete pågår. De uppdrag som anses slutförda är grönmarkerade i bifogad redogörelse och förvaltningen föreslår därmed att kommunfullmäktige anser uppdragen slutförda. Totala antalet uppdrag: 106 Antal genomförda uppdrag: 12 Antal kvarvarande uppdrag: 94 Kommunledningsförvaltningen har för avsikt att framgent systematisera och skapa en mer sammanhållen uppföljning av lämnade uppdrag. Detta för att säkerställa en bättre leverans av underlag som svarar upp mot de uppdrag som lämnats till förvaltningen. Kommunledningsförvaltningen redogör för ärendet i tjänsteskrivelse 2020-02-27.

I ärendet yttrar sig Ebba Östlin (S).

Yrkanden Ebba Östlin (S) föreslår att kommunfullmäktige beslutar enligt kommunstyrelsens förslag.

Kommunfullmäktige 2020-05-28 ID: KS/2020:148

Expedieras till: Samtliga nämnder

Kommunstyrelsen 2020-05-04 ID: KS/2019:715

§ 69 Revidering policy för informationssäkerhet i Botkyrka kommun (KS/2019:715)

Beslut Kommunstyrelsen antar reviderad policy för informationssäkerhet i Botkyrka kommun. Sammanfattning I enlighet med uppdrag definierat i KS 2019-06-03, § 117 ” Svar på revisionsskrivelse - Granskning av informationssäkerhet” har existerande policydokument ” Policy för informationssäkerhet i Botkyrka kommun” genomgått en översyn med resultatet att en ny och omarbetad version av dokumentet ” Policy för informationssäkerhet i Botkyrka kommun” är klar för beslut. Beredning av ärendet har skett internt på kommunledningsförvaltningen av informationssäkerhetsansvarige i samråd med enhetschef för kommunarkiv och registratur. Framtagandet av policyn har föregåtts av en remiss inom kommunledningsförvaltningen där Chef för Digitalisering, IT-chef, och kommunjurist deltog. De synpunkter som lämnades har tagits i beaktande och inarbetats i valda delar. Efter fastställande kommer denna policy att kommuniceras på Botkyrka kommuns intranät samt externa webbplats. Kommunledningsförvaltningen redogör för ärendet i tjänsteskrivelse 2020-03-12. Propositionsordning Ordföranden konstaterar att det finns ett förslag till beslut och det är ordförandeförslaget. Ordföranden finner att kommunstyrelsen beslutar enligt ordförandeförslaget. _____

Expedieras till: Samtliga nämnder och förvaltningar Enhetschef kommunarkiv & registratur Mikael Dahlin, kommunledningsförvaltningen Botkyrka kommuns styrdokument

Diarienummer: KS/2019:715 Dokumentet är beslutat av: Kommunstyrelsen Dokumentet beslutades den: 2020-05-04 Dokumentet gäller för: Samtliga nämnder och förvaltningar Dokumentet gäller till den: Tillsvidare

______Dokumentet ersätter: Dokumentansvarig är: Kommunstyrelsen För revidering av dokumentet ansvarar: Kommunstyrelsen För uppföljning av dokumentet ansvarar: Enheten för kommunarkiv och registratur Relaterade dokument:

Policy för Informations- säkerhet Inledning Informationssäkerhetspolicyn fastställs av Kommunstyrelsen och anger Botkyrka Kommuns (BK) grundläggande synsätt och viljeinriktning på en övergripande nivå. Omfattning Informationssäkerhet är en del av kommunens informationsförvaltning och syftar till att information behandlas korrekt under informationens hela livscykel. Denna policy omfattar all information som behandlas inom BK’s verksamhet oberoende av hur och vart informationen behandlas. Med behandling avses: en åtgärd eller kombination av åtgärder, oberoende av om de utförs automatiserat eller ej. Avsikt Behovet av skyddsåtgärder för BK’s information ska definieras utifrån en informationssäkerhetklassning Information ska tilldelas en informationssäkerhetsklassning i vart och ett av följande skyddsområden: Konfidentialitet att information i strid med lagkrav, regler, riktlinjer eller avtal inte tillgängliggörs eller delges obehörig

Riktighet att information skyddas mot oönskad förändring eller borttag, oavsett om den är avsiktlig eller oavsiktlig.

Tillgänglighet att information är tillgänglig i förväntad utsträckning, för behöriga användare och inom önskad tid

Denna policy är grunden för Botkyrka Kommuns intention att på ett systematiskt och kontrollerat sätt upprätthålla informationssäkerhet. Ansvarig för denna policy är informationssäkerhetansvarig på kommunledningsförvaltningen. Mål  Att motsvara krav och relevanta förväntningar som finns på verksamhetens behandling av information, nu och i framtiden  Att arbetet med informationssäkerhet blir en naturlig och integrerad del i verksamheten.  Att skapa goda förutsättningar för fortsatt digitalisering av verksamheten. Begreppsförklaringar

Begrepp Förklaring Information Information som skapas, tas emot och behandlas som bevis och/eller som en tillgång av en organisation eller person för att uppfylla legala förpliktelser eller för art utföra transaktioner i verksamheten, oavsett typ av medium och format. Övergripande definieras information i det här dokumentet som all form av strukturerad och ostrukturerad data. Behandling en åtgärd eller kombination av åtgärder, oberoende av om de utförs automatiserat eller ej, såsom insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring. PROTOKOLLSUTDRAG 1[2]

Kommunstyrelsen 2020-05-04 ID: KS/2020:163

§ 70 Revidering av riktlinjer för upphandling och inköp (KS/2020:163)

Beslut 1. Kommunstyrelsen fastställer nya riktlinjer för upphandling och inköp. 2. Kommunstyrelsen ger kommunledningsförvaltningen i uppdrag att fortsätta arbetet att utveckla stödprocessen anskaffning och i synnerhet sett till planering av anskaffningsbehov och förvaltningarnas medverkan i kravställning. Sammanfattning Nu gällande upphandlings- och inköpspolicy fastställdes av kommunfullmäktige i mars 2017 och vid samma tid fastställdes också tillhörande riktlinjer av kommunstyrelsen. Kommunledningsförvaltningen har då det gått tre år sedan nuvarande policy och riktlinjer beslutades gjort en översyn av riktlinjerna och tagit fram förslag till uppdatering av dessa. Underlaget för denna översyn baseras både på observationer av kommunens revisorer, upphandlingsenhetens arbete med internkontroll samt de kontakter upphandlingsenheten har med enskilda medarbetare och chefer i kommunen. De åtgärder som föreslås är en uppdatering av riktlinjerna för upphandling och inköp. Ändringarna gäller följande: - Riktlinjerna har kortats ned i omfattning, främst genom att ta bort dubblerad text och detaljerade beskrivningar. - Uppdatering har gjorts av nya regler i LOU inklusive nya beloppsgränser. - Det kommuninterna gränsvärdet vid ett prisbasbelopp när digitala direktupphandlingar ska genomföras har höjts till 100 000 kr för att minska administrativ börda för verksamheterna att konkurrensutsätta relativt små inköp. - Undantag har lagts till kopplat till regler för digital direktupphandling i situationer kring brådska, ensamrätt, konstnärliga tjänster samt vid överprövning. - Komplettering av riktlinjerna för det nya inköpssystemet där beställningar normalt ska göras och godkännas i förväg av chef. Förvaltningarna ska utse behöriga beställare. Ändringarna i riktlinjerna föranleder inte några större ekonomiska konsekvenser och inte heller behov av finansiering av åtgärder som följd av detta. I övrigt konstateras vissa områden där rutiner och arbetssätt kan ses över utan att detta föranleder en ändring i styrdokumenten.

Kommunstyrelsen 2020-05-04 ID: KS/2020:163

Kommunledningsförvaltningen redogör för ärendet i tjänsteskrivelse 2020-04-01. Propositionsordning Ordföranden konstaterar att det finns ett förslag till beslut och det är ordförandeförslaget. Ordföranden finner att kommunstyrelsen beslutar enligt ordförandeförslaget. _____

Expedieras till: Samtliga nämnder och förvaltningar Upphandlingschef Peter Norén, kommunledningsförvaltningen Botkyrka kommuns styrdokument

Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler

Diarienummer: KS/2020:163 Dokumentet är beslutat av: Kommunstyrelsen Dokumentet beslutades den: 4 maj 2020 Dokumentet gäller för: Alla nämnder Dokumentet gäller till den: 4 maj 2025

______Dokumentet ersätter: KS/2017:271 Dokumentansvarig är: Kommunstyrelsen För revidering av dokumentet ansvarar: Upphandlingschef För uppföljning av dokumentet ansvarar: Upphandlingschef Relaterade dokument: Upphandlings- och inköpspolicy

Riktlinjer för upphandling och inköp Riktlinjerna är avsedda att förtydliga och utveckla bestämmelserna i policyn.

Riktlinjerna gäller alla inköp och upphandlingar av varor, tjänster och entreprenader. Upphandling definieras som köp, leasing, hyra eller hyrköp. Bestämmelserna omfattar Botkyrka kommuns samtliga nämnder och förvaltningar. Botkyrka kommun benämns nedan kommunen.

Riktlinjerna ska stödja verksamheterna i sitt uppdrag att säkerställa att varor, tjänster och entreprenader med rätt kvalitet och funktion till rätt kostnad anskaffas.

1. All anskaffning av varor, tjänster och entreprenader ska baseras på en helhetssyn där Botkyrka kommuns bästa har företräde framför enskild verksamhets intresse Kommunen är en upphandlande myndighet. Det innebär att värdet på det som ska köpas in eller upphandlas måste beräknas för hela den upphandlande myndigheten. Alla upphandlingar över direktupphandlingsgränsen1 i kommunen ska genomföras av kommunens upphandlingsenhet i samverkan med utsedda sakkunniga företrädare för verksamheterna.

Upphandlingsenheten ansvarar särskilt för upphandlingar av återkommande behov av produkter eller tjänster som kan vara aktuella för hela kommunen. Upphandlingsenheten kommer att göra en bedömning av hur anskaffningen ska genomföras. Anskaffningen ska baseras på vad som är bäst för kommunen som helhet i syfte att uppnå bästa möjliga affärsvillkor.

Genom att samordna och samverka vid upphandlingar över direktupphandlingsgränsen kan Botkyrka kommun också aktivt påverka kvalitet, miljö, sociala och etiska hänsyn.

Kommunens upphandlingsenhet verkar som inköpscentral för de helägda kommunala bolagen. Bolagen ges möjlighet att anmäla sitt intresse att delta i gemensam upphandling och efter avslutad upphandling få information om avtalen.

När det är lämpligt och möjligt, ska upphandlingar samordnas med andra kommuner, myndigheter och organisationer för att tillvarata de ekonomiska fördelar som samordning och ökade inköpsvolymer kan ge.

1 Värdet (2020) uppgår till högst 615 312 kronor, inklusive värdet av eventuella options- och förlängningsklausuler. För specifika välfärdstjänster är direktupphandlingsgränsen 2 156 469 kronor. Vid upphandling har alla en skyldighet att delta i diskussioner om samordning även om det innebär jämkning av det egna behovet. Helhetens behov ska alltid vara det primära. Vid oenighet ska frågan om samverkan och samordning hanteras av kommunledningsgruppen.

2. Alla inköp och upphandlingar ska utföras affärsmässigt så att förtroendet för kommunen tillvaratas Botkyrka kommuns inköp och upphandlingar ska genomföras enligt en anskaffningsprocess som är affärsmässig och professionell med hög kompetens och trovärdighet.

Alla medarbetare som utför inköp och upphandlingar inom kommunen ska ha god kännedom om gällande lagstiftning. Vidare ska medarbetarna ha kunskap om kommunens tillämpliga styrdokument. Medarbetare från verksamheten som deltar i upphandlingsarbetet ska inhämta nödvändig kunskap relaterat till den produkt eller tjänst som ska upphandlas.

Alla inköp och upphandlingar ska genomföras enligt de grundläggande EU- principerna om ickediskriminering, likabehandling, transparens (öppenhet och förutsebarhet), proportionalitet och ömsesidigt erkännande samt övriga för upphandlingsområdet och för respektive verksamhetsområde styrande lagar och författningar.

Krav som ställs i respektive upphandling ska syfta till att uppnå nämnders och verksamheters mål för verksamhetsområdet. Kraven ska också säkerställa kvalitet och pris för de varor, tjänster och entreprenader som upphandlas.

3. Alla inköp och upphandlingar ska ta tillvara de konkurrensmöjligheter som finns för aktivt bidra till att fler aktörer kan verka på marknaden. All anskaffning ska konkurrensutsättas för att tillvarata de konkurrensmöjligheter som finns.

För att fler aktörer långsiktigt ska kunna verka på marknaden ska kommunens genomföra upphandlingar så att fler aktörer ges möjlighet att delta.

Botkyrka kommun ska sträva efter att ha en varierad leverantörsbas där såväl stora som små företag ingår. Kommunen ska aktivt informera det lokala näringslivet om hur kommunens upphandlingsprocess genomförs.

Upphandlingar ska, där det är möjligt, delas upp i mindre delar så att fler aktörer kan delta och konkurrera. Hänsyn ska tas till tas till aktörers behov av information och framförhållning, genom exempelvis dialog och information på hemsidan om kommande upphandlingar. 4. De upphandlade ramavtalen ska alltid användas För att underlätta inköp och effektivisera upphandlingsverksamheten tecknar Botkyrka kommunen ramavtal för varor och tjänster som köps frekvent.

Avtalstrohet mot tecknade ramavtal skapar förutsättningar för att uppnå bra affärsmässiga villkor och innebär att vår trovärdighet som kund ökar. Finns ramavtal ska dessa alltid användas.

Före inköp eller upphandling ska en kontroll göras om ramavtal finns. Vid eventuella avsteg från tecknade ramavtal ska alltid skälen för detta dokumenteras i en tjänsteanteckning som diarieförs av verksamheten.

Beställningar görs i normalfallet i kommunens inköps- och fakturahanteringssystem med ett godkännande av chef i förväg. Endast i undantagsfall ska köp göras direkt i butik. Alla beställningar ska göras av utsedda medarbetare för respektive verksamhet. Behöriga beställare ska meddelas till upphandlingsenheten och ges utbildning i kommunens rutiner och systemstöd.

5. Direktupphandlingar ska genomföras så att konkurrensen tillvaratas Direktupphandlingsgränsen är fastställd i lagen om offentlig upphandling och värdet beräknas för hela kommunen. Ett anskaffningsbehov får inte delas upp i mindre delar i syfte att komma under gränsen för direktupphandling.

Direktupphandling får endast användas om ramavtal saknas, om avtalsvärdet är lågt2 och i förekommande fall om synnerliga skäl föreligger. Direktupphandlingar ska genomföras så att konkurrensen tillvaratas. Ett avtal som tecknats på felaktiga grunder kallas för en otillåten direktupphandling. Ett sådant avtal kan ogiltigförklaras av domstol.

Direktupphandlingar över 100 000 kronor per anskaffningstillfälle ska genomföras digitalt i kommunens upphandlingsverktyg. I normalfallet ska då förfrågan ställas till minst tre leverantörer eller publiceras i upphandlingsverktygets annonsdatabas. Dessa direktupphandlingar får endast göras av medarbetare som har genomgått internutbildning.

Undantag till reglerna om digitala direktupphandlingar gäller:  Brådskande situationer som inte kunnat hanteras genom bättre planering, exempelvis placeringar inom socialtjänsten.

2 Om det totala avtalsvärdet för kommunen understiger direktupphandlingsgränser enligt LOU, i normalfallet 615 312 kronor (år 2020).  Begränsad konkurrens i form av situation med ensamrätt eller där kommunen har vetskap om att anbud av andra skäl inte kan lämnas av flera företag.  Köp av konstnärliga tjänster och verk av unik karaktär som undantas lagen om offentlig upphandling.  Köp under pågående överprövning av en genomförd upphandling om tidigare ramavtal har upphört.

Avstämning ska i dessa undantagsfall göras med upphandlingsenheten innan direktupphandlingen genomförs.

Enligt lagen om offentlig upphandling har kommunen uppföljningsplikt för direktupphandlingar inom kommunen. Genom att direktupphandlingar överstigande 100 000 kr genomförs i kommunens upphandlingsverktyg dokumenteras de korrekt enligt kraven i LOU.

I undantagsfallen ovan behöver en särskild dokumentationsblankett fyllas i och diarieföras av verksamheten.

6. Upphandlingar ska genomföras så att Botkyrka kommuns anskaffning verkar för en hållbar samhällsutveckling Som en naturlig del i varje upphandling ska hänsyn tas till flera olika perspektiv för att främja en hållbar utveckling.

Miljö- och klimathänsyn Botkyrka kommun ska genom miljö- och klimatanpassad upphandling bidra till en god livsmiljö med minsta möjliga negativa miljö- och klimatpåverkan. De långsiktiga miljö- och klimatvinsterna ska prioriteras framför kortsiktiga ekonomiska vinster. Botkyrka kommun ska fungera som en pådrivande kraft. Alla upphandlingar ska därför prövas och bedömas för miljö- och klimatanpassad upphandling.

Mer långtgående miljökrav ska i första hand ställs på de varu-, tjänst- och entreprenadområden som har en stor miljö- och klimatpåverkan och/eller upphandlas i stor omfattning.

När det är möjligt ska kommunen ställa krav på och prioritera miljö- och klimatanpassade varor, tjänster och entreprenader. De miljö- och klimatkrav som utformas ska vara relevanta och kopplade till föremålet för upphandlingen. De krav som ställs ska gå att verifiera och/eller kontrollera.

Icke-diskriminering Ett särskilt avtalsvillkor avseende icke-diskriminering ska tillämpas vid entreprenad och tjänsteupphandlingar för att säkerställa att våra leverantörer följer antidiskrimineringslagstiftningen och värnar principen om alla människors lika värde och rätt att bli behandlade på lika villkor.

Villkoret innebär att leverantörer och eventuella underleverantörer, som denne anlitar i det aktuella avtalet, inte diskriminerar någon på grund av kön, etnicitet, funktionsnedsättning, ålder eller sexuell läggning.

Etiska hänsyn Botkyrka kommun ska i sin upphandling, där det är möjligt, ta hänsyn till FN:s barnkonventions artikel 32 som numera också är svensk lag3. Botkyrka kommun ska verka för att varor som levereras är framställda under förhållanden som är förenliga med Internationella arbetsorganisationens (ILO)4 åtta kärnkonventioner samt leva upp till det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet.

För att uppfylla ställda krav enligt ovan ska leverantörer intyga att offererade varor är framställa under förhållanden som förenliga med FN:s barnkonvention artikel 32 och ILO:s åtta kärnkonventioner.

Rättvisehandelprodukter Kommunen är en diplomerad Fairtrade City. Fairtrade är en produktmärkning med uttalat mål att motverka fattigdom och stärka människors inflytande och handlingskraft med syfte att skapa förändring och utveckling. Diplomeringen visar att vi gemensamt med kommunens näringsidkare engagerar oss för etisk konsumtion.

För att fortsätta vara Fairtrade City ska kommunen successivt öka andelen rättvisehandelsprodukter genom upphandlingar.

Socialt ansvarsfull upphandling Botkyrka kommun ska alltid pröva förutsättningarna för att ställa sociala krav i alla upphandlingar, som inte är direktupphandlingar.

Sociala krav kan handla om att leverantören ska skapa anställnings- och sysselsättningsmöjligheter för personer som står långt från arbetsmarknaden,

3 Lagen (2018:1197) om Förenta nationernas konvention om barnets rättigheter 4 ILO:s kärnkonventioner är: Nr 29 Om tvångs- eller obligatoriskt arbete Nr 87 Om föreningsfriheten och organisationsrätten Nr 98 Om organisationsrätten och den kollektiva förhandlingsrätten Nr 100 Om lika lön för män och kvinnor Nr 105 Om avskaffande av tvångsarbete Nr 111 Om diskriminering vid anställning och yrkesutövning Nr 138 Om minimiålder för arbete Nr 182 Förbud mot värsta formerna av barnarbete men också användas för att främja jämlikhet och jämställdhet, program för social integration samt främja den sociala ekonomins utveckling.

Arbetsrättsliga villkor Botkyrka kommun ska aktivt verka för att motverka svart arbetskraft och osunda arbetsförhållanden hos de leverantörer kommunen tecknar avtal med.

Upphandlingsenheten och verksamheten ska för vissa branscher eller upphandlingsområden ställa arbetsrättsliga krav vid kontraktets genomförande efter en behövlighetsprövning. De särskilda kontraktsvillkoren som ska ställas måste stå i proportion till kontraktsföremålet och i övrigt uppfylla krav på transparens, likabehandling, ömsesidigt erkännande samt icke- diskriminerande.

Krav om arbetsrättsliga villkor gäller till exempel lön, semester och arbetstid med utgångspunkt från centrala kollektivavtal vid fullgörande av kontrakt och koncessioner.

Meddelarfrihet Den grundlagsfästa yttrandefriheten, meddelarfriheten och meddelarskyddet enligt tryckfrihetsförordningen och regeringsformen ska även gälla anställda hos privata leverantörer som utför verksamhet åt Botkyrka kommun.

Vid upphandlingar av tjänster inom vård, skola och omsorg ska kommunen ställa krav så att anställda hos leverantören omfattas av motsvarande meddelarfrihet som gäller för anställda i kommunen. Leverantören ska också tillförsäkra att allmänhetens insyn i verksamheten enligt kommunallagen. Villkor om meddelarfrihet och allmänhetens insyn kan även ställas i andra upphandlingar.

Tillgänglighet och användbarhet För att alla människor, oavsett funktionsförmåga, ska kunna vara delaktiga i samhället och leva ett självständigt liv är tillgänglighet och användbarhet en förutsättning. Det innebär att alla på jämlika villkor ska kunna ta del av exempelvis offentliga byggnader, utbildning, arbetsmarknad, transport, kommunikation och information.

Bristande tillgänglighet leder till diskriminering, utanförskap och ökad ohälsa. Bristande tillgänglighet ingår som en ny form av diskriminering i svensk diskrimineringslagstiftning. I kommunen får ingen uppleva diskriminering på grund av bristande tillgänglighet. Alla upphandlingar ska grunda sig på synsättet universell design. Med universell design som riktlinje fokuserar vi på den mänskliga mångfald som kännetecknar verkligheten.

Ekonomisk hållbarhet Genom att ta hänsyn till varans eller tjänstens hela livscykel skapas ett långsiktigt hållbart Botkyrka som bidrar till ett resurseffektivt samhälle. Fokus ska ligga på kostnader relaterade till produkten och inte endast till priset.

Vid upphandlingar av vissa varor och fastighetsinvesteringar som medför kostnader för energianvändning, drift och underhåll ska en bedömning göras för om utvärderingen ska grundas på livscykelkostnader.

Förutom att de totala kostnaderna vid investeringar blir så låga som möjligt medför metoden i de flesta fall även lägre energianvändningen och mindre påverkan på miljön.

Innovation För att möta framtidens utmaningar inom välfärd och tillväxt för långsiktigt hållbara lösningar ska kommunen när det är lämpligt och ändamålsenligt använda sig av innovationsvänliga upphandlingar som främjar ny teknik och nya lösningar vid upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader.

Behov av innovationsvänlig upphandling ska i god tid anmälas till kommunens upphandlingsenhet.

7. Upphandlade avtal och leverantörer ska följas upp Upphandlingar och upphandlingsavtal ska aktivt följas upp, såväl inom verksamheter som övergripande på kommunnivå. Uppföljning ska göras av ekonomiskt utfall, krav som angivits i avtalet och krav som ställts på varan, tjänsten eller entreprenaden och leverantören vid upphandlingstillfället.

Upphandlingsenheten ansvarar för att följa upp de kommersiella villkoren i samtliga avtal. För förvaltningsspecifika avtal ansvarar verksamheten för att följa upp de krav som ställts på pris och kvalitet. Upphandlingsenheten bistår verksamheten vid behov som ombud vid reklamationer och tvister.

Upphandlingsenheten ansvarar för kontroll av att leverantörer sköter sina förpliktelser avseende skatt och sociala avgifter under hela avtalstiden.

I det fall leverantörer inte uppfyller ställda krav i upphandlingen eller inte fullgör sina skyldigheter till samhället avseende skatter och sociala avgifter ska avtalet sägas upp om det är rättsligt möjligt och inte särskilda omständigheter föranleder annat. Vid direktupphandlingar över 100 000 kronor per anskaffningstillfälle ansvarar den medarbetare som handlägger direktupphandling att kontakt tas med upphandlingsenheten för genomförande av kontroll av att leverantören betalar skatter och sociala avgifter till samhället.

En internkontrollplan fastställs årligen av kommunstyrelsen i samband med att avrapportering av genomförd internkontroll sker.

8. Fastställa och besluta ansvar så att inköps- och upphandlingsverksamheten bedrivs i överensstämmelse med lagen offentlig upphandling, annan lag och författning, denna policy med tillhörande tillämpningsanvisningar och riktlinjer.

Kommunfullmäktige Fastställer och beslutar inköps- och upphandlingspolicyn.

Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har inom ramen för sitt ansvar uppgiften att övervaka upphandlingsverksamheten i kommunen.

Kommunstyrelsen får vidta lämpliga åtgärder om bristande följsamhet mot denna policy skulle komma fram vid uppföljning eller på annat sätt. Kommunstyrelsen ska vid behov lyfta strategiska inköpsfrågor för beslut i kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen beslutar och fastställer och beslutar riktlinjer för inköps och upphandlingspolicyn.

Nämnd Nämnd ska fastställa delegations- och verkställighetsförteckning som omfattar inköps- och upphandlingsärenden för nämndens verksamhetsområde. I de fall fastställd delegations- och verkställighetsförteckning inte omfattar nivån på aktuellt inköps- och upphandlingsärende ska nämnden fatta beslut.

Kommunledningsförvaltningen Kommunledningsförvaltningen ska stödja kommunstyrelsens i dess roll att övervaka upphandlings- och inköpsverksamheten i kommunen. Kommunledningsförvaltningen ska vid behov göra uppföljningar av kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet. Kommunledningsförvaltningen ska stödja nämnderna genom att tillhandahålla en stödprocess för upphandlings- och inköpsverksamheten.

Kommundirektör Kommundirektören är processägare för stödprocessen anskaffning och fastställer den. Upphandlingschef Upphandlingschefen har på uppdrag av kommundirektören det strategiska ansvaret för upphandlings- och inköpsverksamhetens utveckling, samordning, uppföljning och kvalitetssäkring i enlighet med gällande policy och riktlinjer samt fastställd stödprocess.

Upphandlingschefen ansvarar för att stödprocessen utformas så att upphandlingar genomförs enligt gällande lagstiftning.

Upphandlingschefen ansvarar för att upphandlings- och inköpsverksamheten i kommunen bedrivs i syfte uppnå kommunfullmäktiges fastställda mål.

Upphandlingschefen ansvarar för att ramavtal för frekventa varor och tjänster tecknas för verksamheternas behov.

Förvaltningsdirektör Förvaltningsdirektör ansvarar för att förvaltningens anskaffning av varor, tjänster och entreprenader sker enligt inköps- och upphandlingspolicy och riktlinjer samt fastställd stödprocess för inköps- och upphandlingsverksamheten.

Förvaltningsdirektör ansvarar för att fastställd delegations- och verkställighetsförteckning som omfattar inköps- och upphandlingsärenden för nämndens verksamhetsområde följs.

Förvaltningsdirektör ansvarar för att fatta beslut om avsteg från inköps- och upphandlingspolicy och riktlinjer samt fastställd stödprocess för inköps- och upphandlingsverksamheten. Sådana avsteg ska rapporteras till nämnd och upphandlingsenheten på kommunledningsförvaltningen.

Förvaltningsdirektör ansvarar att planera förvaltningens behov av anskaffning av varor, tjänster och entreprenader på tre års sikt.

Verksamhetsansvarig chef Verksamhetsansvarig chef ansvarar för att planera sin verksamhets behov av anskaffning av varor, tjänster och entreprenader på tre års sikt.

Verksamhetsansvarig chef ansvarar för att säkerställa att alla medarbetare som beställer varor och tjänster eller genomför direktupphandlingar har nödvändig kompetens samt följer kommunens upphandlings- och inköpspolicy och riktlinjer samt övriga styrdokument som gäller för kommunens inköps- och upphandlingsverksamhet. Verksamhetsansvarig chef ansvarar för att planera sin verksamhets behov av anskaffning av varor, tjänster och entreprenader på tre års sikt. Uppgifterna ska rapporteras till förvaltningsledningen och innehålla en bedömning av storleken på och arten av de objekt/tjänster som prognosticerats.

PROTOKOLLSUTDRAG 1[1]

Kommunstyrelsen 2020-05-04 ID: KS/2020:117

§ 77 Äskanden ur statsbidraget för finsk förvaltning 2020 (KS/2020:117)

Beslut Kommunstyrelsen fördelar statsbidraget i enlighet med förslaget i kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse 2020-04-01. Sammanfattning Botkyrka kommun är en förvaltningskommun för det finska språket sedan 2010. Det betyder att kommunen har förbundit sig till att ge ett extra skydd för bevarandet av det finska språket och den finska kulturen. I praktiken innebär det exempelvis att kommunen vid efterfrågan har ett särskilt ansvar att erbjuda förskola, annan pedagogisk omsorg och äldreomsorg på finska. För de merkostnader förvaltningsområdet för det finska språket innebär ger Länsstyrelsen årligen ett statsbidrag om 1 320 000 till Botkyrka kommun. Av statsbidraget kan 10 procent äskas av sverigefinska föreningar. Enligt minoritetslagen ska kommunen ”ge de nationella minoriteterna möjlighet till inflytande i frågor som berör dem och så långt det är möjligt samråda med minoriteterna i sådana frågor”. Statsbidraget är en sådan fråga. För att ge minoritetsgrupperna bättre möjlighet till inflytande har sedan hösten 2019 en nystart skett för kommunens arbete med minoritetsgrupperna. I tjänsteskrivelsen presenteras förslag till fördelning av statsbidrag inom Botkyrka kommuns organisation och till sverigefinska föreningar. Statsbidraget föreslås nyttjas huvudsakligen inom följande fyra områden: Information och samordning, främjande och synliggörande av det finska språket och den finska kulturen, öppen förskola och äldreomsorg. Kommunledningsförvaltningen redogör för ärendet i tjänsteskrivelse 2020-04-01. Propositionsordning Ordföranden konstaterar att det finns ett förslag till beslut och det är ordförandeförslaget. Ordföranden finner att kommunstyrelsen beslutar enligt ordförandeförslaget. _____

Expedieras till: Kultur- och fritidsförvaltningen Socialförvaltningen Teknik- och fastighetsförvaltningen Utbildningsförvaltningen Vård- och omsorgsförvaltningen

Kommunledningsförvaltningen 2020-04-01 Dnr KS/2020:117

Referens Mottagare Sara Bylund Kommunstyrelsen [email protected]

Äskanden ur statsbidraget för finsk förvaltning 2020 Diarienummer: KS/2020:117

Förslag till beslut Kommunledningsförvaltningens förslag till kommunstyrelsen: Kommunstyrelsen fördelar statsbidraget i enlighet med förslaget i kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse 2020-04-01. Sammanfattning Botkyrka kommun är en förvaltningskommun för det finska språket sedan 2010. Det betyder att kommunen har förbundit sig till att ge ett extra skydd för bevarandet av det finska språket och den finska kulturen. I praktiken innebär det exempelvis att kommunen vid efterfrågan har ett särskilt ansvar att erbjuda förskola, annan pedagogisk omsorg och äldreomsorg på finska. För de merkostnader förvaltningsområdet för det finska språket innebär ger Länsstyrelsen årligen ett statsbidrag om 1 320 000 till Botkyrka kommun. Av statsbidraget kan 10 procent äskas av sverigefinska föreningar. Enligt minoritetslagen ska kommunen ”ge de nationella minoriteterna möjlighet till inflytande i frågor som berör dem och så långt det är möjligt samråda med minoriteterna i sådana frågor”. Statsbidraget är en sådan fråga. För att ge minoritetsgrupperna bättre möjlighet till inflytande har sedan hösten 2019 en nystart skett för kommunens arbete med minoritetsgrupperna. I tjänsteskrivelsen presenteras förslag till fördelning av statsbidrag inom Botkyrka kommuns organisation och till sverigefinska föreningar. Statsbidraget föreslås nyttjas huvudsakligen inom följande fyra områden: Information och samordning, främjande och synliggörande av det finska språket och den finska kulturen, öppen förskola och äldreomsorg. Ärendet Bakgrund Sedan 2010 ingår Botkyrka kommun i förvaltningsområde för det finska språket. Det betyder att kommunen har förbundit sig till att ge ett extra skydd för bevarandet av det finska språket och den finska kulturen enligt Lag (2009:724) om nationella minoriteter och minoritetsspråk. Det förstärkta skyddet innebär bland annat att enskilda har rätt att

Botkyrka Kommun · Kommunledningsförvaltningen Adress: Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Org.nr: 212000-2882 · Bankgiro: 624-1061 Hemsida: www.botkyrka.se · Medborgarcenter: 08-530 610 00 · E-post: [email protected] TJÄNSTESKRIVELSE 2[5]

Kommunledningsförvaltningen 2020-04-01 Dnr KS/2020:117 använda finska vid muntlig och skriftlig kontakt med kommunens myndigheter. Kommunen har exempelvis ett särskilt ansvar att erbjuda förskola, annan pedagogisk omsorg och äldreomsorg till hel eller väsentlig del på finska, om någon i kommunen önskar detta. Lagen ger också utrymme för lokala lösningar inom många av kommunens verksamhetsområden. För att underlätta för kommunerna och regionerna utbetalas årligen ett statsbidrag ut. Det är avsett att användas till de merkostnader som uppkommer med anledning av de rättigheter som enskilda har enligt lagen om nationella minoriteter och minoritetsspråk och till åtgärder för att stödja användningen av finska, meänkieli och samiska. Länsstyrelsen i Stockholm exemplifierar merkostnader som porto, omorganisation, skyltning, flaggning och översättning. Länsstyrelsen har även skrivit detta, då kommunledningsförvaltningen tidigare ställde ytterligare frågor till dem om merkostnader; ”Gällande merkostnader är det upp till kommunen och samrådet med minoriteten som får avgöra samt att det ingår i en långsiktig planering dvs mål och riktlinjer för det minoritetspolitiska arbetet”. Nedan presenteras förslag till fördelning av statsbidrag inom Botkyrka kommuns organisation. Möjlighet till inflytande Enligt minoritetslagen ska kommunen ”ge de nationella minoriteterna möjlighet till inflytande i frågor som berör dem och så långt det är möjligt samråda med minoriteterna i sådana frågor”. Statsbidraget är en sådan fråga. För att ge minoritetsgruppen bättre möjlighet till inflytande har sedan hösten 2019 en nystart skett för arbetet med minoritetsgrupperna i allmänhet, med sverigefinnarna i synnerhet. Sedan dess har Botkyrka kommun ett nära samarbete med representanter från Sverigefinska skolan (föräldrar), Tullinge-Tumba finska förening och Botkyrkas finska PRO. En del personer inom den romska minoritetsgruppen har finska som modersmål. Med hjälp av en romsk brobyggare som varit anställd på kommunledningsförvaltningen gjordes ett försök att även involvera romska representanter i samarbetet. Ingen av de tillfrågade var intresserade vid det tillfället. Inom denna mindre grupp med sverigefinska representanter och olika förvaltningsrepresentanter, har gemensamma diskussioner skett om vad statsbidraget borde användas till. Samtliga ansåg att vi kan samverka ännu mer för att dra större nytta av statsbidraget, dels för att nå en större målgrupp, dels för att lyckas främja det finska språket och kulturen i än högre grad än tidigare. Under 2020 har två öppna samråd ordnats där kommunrepresentanter från olika förvaltningar samt politiker deltagit. Önskemålen från samråden fungerar som medskick till statsbidragsfördelningen samt till arbetet med mål och riktlinjer för Botkyrka kommuns minoritetspolitiska arbete. Under snart två månader har även en enkät riktat till minoritetsgrupperna funnits på Botkyrkas webbsida på svenska och finska. Från de svaren har vi också fått medskick till denna statsbidragsfördelning. Huvudområden där statsbidraget föreslås användas Dessa förvaltningar har lämnat förslag på äskande för merkostnader eller för insatser kopplade till synpunkter inkomna från den sverigefinska gruppen:

Kommunledningsförvaltningen 2020-04-01 Dnr KS/2020:117 utbildningsförvaltningen, kultur- och fritidsförvaltningen, tekniska- och fastighetsförvaltningen, socialförvaltningen och kommunledningsförvaltningen. Statsbidraget föreslås nyttjas huvudsakligen inom följande områden: 1. Information och samordning 2. Främjande och synliggörande av det finska språket och den finska kulturen 3. Öppen förskola 4. Äldreomsorg Ur höstens samarbete, genom samråden samt medskick från enkäterna vet vi att mer än det som statsbidraget täcker efterfrågas av den sverigefinska gruppen. De önskemålen kommer så långt som möjligt att hörsammas inom det ordinarie arbetet. Information och samordning Än mer och tydligare information än det som kommunen hittills har givit efterfrågas av den sverigefinska gruppen. Därför vill vi använda en del av statsbidraget till merkostnader för en större informationssatsning. Det handlar exempelvis om att via affischer och annonser informera om kommunens olika tjänster, främst tjänster som berör lagkravet för förvaltningskommun för det finska språket men även om vad det förstärkta lagkravet innebär. På kommunens hemsida finns viss information på svenska och finska om nationella minoriteters rättigheter. Till lanseringen av nya botkyrka.se har nya texter tagits fram. En god intern och extern samordning behövs för att kunna möta upp de förväntningar som finns hos den sverigefinska gruppen. En del av statsbidraget, men mindre än tidigare, går fortsatt till att täcka lönekostnader för detta. Målsättningen är att statsbidraget inte alls ska användas för löneomkostnader. Främjande och synliggörande Den sverigefinska gruppen har efterfrågat tvåspråkig skyltning i kommunhuset, biblioteken, de äldreboenden som erbjuder finskspråkig verksamhet, förskoleavdelningar som erbjuder finsk verksamhet samt skyltning utanför medborgarkontoren i Hallunda och Tumba (se bilaga 2). Kommunen kommer under 2020 att sätta upp skyltar på finska i vissa offentliga utrymmen. De avväganden som gjort för skyltning på finska på offentliga platser är att det initialt under 2020 kommer att sättas upp skyltar i/utanför kommunhuset, Tumba bibliotek, Alby äng och Silverkronans vård- och omsorgsboenden samt medborgarkontoren i Tumba och Hallunda. Beslut om ytterligare tvåspråkig skyltning förutsätter vidare uppdrag där avvägningar synliggörs i relation till de behov och önskemål som finns inom den sverigefinska gruppen samt de ekonomiska val och prioriteringar som kan göras inom området. Kultur- och fritidsförvaltningen arbetar med olika evenemang som gynnar det finska språket och/eller kulturen, exempelvis sagostunder och teater, både enskilt och i samarbete med de sverigefinska föreningarna. Föreningarna tar också själva initiativ för att bevara sin kultur och sitt språk. Den sverigefinska gruppen har många olika förslag om hur det finska språket och kulturen kan främjas, exempelvis genom att visa mer

Kommunledningsförvaltningen 2020-04-01 Dnr KS/2020:117 finsk film. En del kan göras inom kommunens ordinarie verksamhet, men för att nå längre föreslås nyttjande av statsbidrag. Öppen förskola Den sverigefinska gruppen efterfrågar öppen förskola på finska. Detta finns inte idag och kräver en viss omorganisation av nuvarande verksamhet. I förslag till fördelning av statsbidrag ingår detta. Förhoppningen är att ha finsktalande personal och verksamhet på plats i Storvreten från och med i höst. Äldreomsorg Botkyrka kommun erbjuder tre avdelningar på två vård- och omsorgsboenden med finsktalande personal. Verksamheterna bedrivs på Alby äng och Silverkronans vård- och omsorgsboenden. Platserna är efterfrågades men har inte helt kunnat fyllas med finsktalande brukare. Statsbidrag söks för att kunna sätta ytterligare guldkant på de äldres vardag samt för att kunna ge än bättre information på finska även till anhöriga och vårdgivare. Föreningsbidrag Kommunstyrelsen har sedan tidigare fastställt att 10 procent av statsbidraget årligen delas ut till föreningar som arbetar för det finska språket och/eller kulturen. För år 2020 lämnades två ansökningar in, från Botkyrka finska PRO och Tullinge Tumba finska förening. Båda föreningarna vill främst använda statsbidraget till att erbjuda den sverigefinska gruppen i Botkyrka olika former av aktiviteter. Förslag på fördelning av statsbidrag 2020 Kommunledningsförvaltningen lämnar med utgångspunkt från dessa förslag ett förslag till prioritering för fördelning av statsbidrag 2020. I bilaga 1 finns mer detaljerade uppgifter om äskandena. Fördelning av statsbidrag 2020 Äskande 2020 Förslag 2020 KLF 558 550 558 550 KoF 172 450 172 450 UF 53 000 53 000 VoF 285 000 285 000 TF 65 000 65 000 SocF 60 000 60 000 Tullinge -Tumba FF 66 000 66 000 Botkyrka finska PRO 60 000 60 000 Summa 1 320 000 1 320 000

Leif Eriksson Elif Koman André Kommundirektör Hållbarhetsdirektör

Kommunledningsförvaltningen 2020-04-01 Dnr KS/2020:117

Bilagor Bilaga 1: Äskanden från förvaltningar och föreningar Bilaga 2: Medborgarförslag – revitalisera och synliggöra finska språket i form av tvåspråkig skyltning ______Expedieras till Vård- och omsorgsförvaltningen Utbildningsförvaltningen Kultur- och fritidsförvaltningen Tekniska- och fastighetsförvaltningen Socialförvaltningen

Överst är den aktivitet förvaltningen/föreningen prioriterar först. Den som är minst viktig ligger sist.

Kommunledningsförvaltningens äskande

Kultur‐ och fritidsförvaltningens äskande

Vård‐ och omsorgsförvaltningens äskande

Utbildningsförvaltningens – språkcentrums äskande

Teknik‐ och fastighetsförvaltningens äskande

Socialförvaltningens äskande

Äskande från föreningen PRO Botkyrka finska, 60 000kr

Äskande från Tullinge Tumba finska förening, 66 000kr

PROTOKOLLSUTDRAG 1[2]

Kommunstyrelsen 2020-05-04 ID: KS/2020:278

§ 78 Ansökan till Kulturrådet om utvecklingsbidrag till Kulturskolan 2020 (KS/2020:278)

Beslut Kommunstyrelsen godkänner kultur- och fritidsnämndens ansökan om 1 760 260 kronor till Kulturrådet för utvecklingsbidrag till Kulturskolan för 2020 och vårterminen 2021. Sammanfattning Sedan 2016 fördelar Kulturrådet utvecklingsbidrag till de kommunala kulturskolorna. Bidragets syfte är att hjälpa kulturskolor att utvecklas. Att prova nya metoder, arbeta mer med riktade insatser och att nå nya målgrupper är exempel på vad bidraget kan användas till. Kultur- och fritidsnämnden har sökt och beviljats medel sedan 2017. Föreliggande ansökan är fjärde gången och gäller för tidsperioden 1 april 2020 till 30 juni 2021. Med de ansökta medlen vill Botkyrka kulturskola bidra till att alla barn ska ges rätt förutsättningar för att lyckas i skolan. Planerade insatser syftar till att öka deltagande av barn och unga bosatta i Hallunda och Norsborg i Kulturskolans verksamhet, göra ett pilotarbete med anpassad kulturskola för unga med psykisk ohälsa samt öka utbudet av kulturskoleaktiviteter för elever i grundsärskolan och gymnasiesärskolan. Enligt kultur- och fritidsnämndens delegationsordning får nämnden själv besluta om att ansöka om medel upp till 25 prisbasbelopp. Ansökningar därutöver ska beslutas av kommunstyrelsen. Skulle kommunstyrelsen inte bevilja kultur- och fritidsnämndens ansökan om 1 760 260 kronor till Kulturrådet, drar nämnden tillbaka sin ansökan. Kultur- och fritidsnämnden behandlade ärendet 2020-04-21, § 42. Kultur- och fritidsförvaltningen redogör för ärendet i tjänsteskrivelse 2020-02-18. Propositionsordning Ordföranden konstaterar att det finns ett förslag till beslut och det är ordförandeförslaget. Ordföranden finner att kommunstyrelsen beslutar enligt ordförandeförslaget. Protokollsanteckning Robert Aslan (S) anför till protokollet att han vid yrkanderätt hade yrkat bifall till ordförandeförslaget. _____

Expedieras till: Kultur- och fritidsnämnden

Kommunstyrelsen 2020-05-04 ID: KS/2020:278

Kommunstyrelsen 2020-06-08 ID: KS/2019:441

§ 90 Uppdaterade riktlinjer för Idéburna och offentliga partnerskap (IOP) (KS/2019:441)

Beslut Kommunstyrelsen antar riktlinjer för idéburet offentligt partnerskap (IOP). Reservation Mats Einarsson (V) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget yrkande. Sammanfattning Kommunledningsförvaltningen har med stöd av arbetsmarknads- och vuxen- utbildningsförvaltningen tagit fram förslag till riktlinjer för idéburet offentligt partnerskap (IOP). Riktlinjerna svarar mot ett behov av sammanhållen riktning i kommunen kring hur initiativ om överenskommelser av idéburet offentligt partnerskap ska hanteras. Idéburet offentligt partnerskap som samverkansmodell stöds av bland annat Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) och har fått bred förankring i landets kommuner. Den praxis som har utvecklats är underlag för de kriterier som gäller för Botkyrka kommuns riktlinjer om idéburet offentligt partnerskap. Den lokala överenskommelsen om samverkan mellan Botkyrka kommun och idéburna organisationer innehåller principer om dialog, demokrati, öppenhet och insyn, självständighet och oberoende, kvalitet, långsiktighet, mångfald och utveckling. Alla IOP-överenskommelser ska grunda sig i den gemensamma värdegrunden som utgörs av principerna. Riktlinjer för idéburet offentligt partnerskap har skickats på remiss till kommunens förvaltningar. Kommunledningsförvaltningen redogör för ärendet i tjänsteskrivelse 2020-02-11. Yrkande Ebba Östlin (S) yrkar bifall till ordförandeförslaget. Mats Einarsson (V) lämnar ett ändringsyrkande, bilaga 7. Propositionsordning Ordföranden ställer förslagen mot varandra och finner att kommunstyrelsen beslutar enligt ordförandeförslaget. _____

Kommunstyrelsen 2020-06-08 ID: KS/2019:441

Expedieras till: Samtliga nämnder och förvaltningar AB Botkyrkabyggen Botkyrka Stadsnät AB Mångkulturellt centrum Tillväxt Botkyrka AB Upplev Botkyrka AB Hållbarhetsdirektör Elif Koman André, kommunledningsförvaltningen Utvecklingsledare Lumnije Mehmeti, kommunledningsförvaltningen Utredare Rana Dyab, kommunledningsförvaltningen Utvecklingsledare Christina Grefveberg, kommunledningsförvaltningen Botkyrka kommuns styrdokument

Kommunstyrelsen 2030-06-08

YRKANDE

Uppdaterade riktlinjer för idéburna och offentliga partnerskap (IOP)

I de hittills gällande riktlinjerna för idéburet-offentligt partnerskap (IOP), antagna av Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden 2017-08-31, anges som ett av villkoren för IOP att verksamheten sker på initiativ av den idéburna organisationen. Villkoret är hämtat från organisationen Forum – Idéburna organisationer med social inriktning, vars rekommendationer Bot- kyrka i riktlinjerna uttryckligen ansluter sig till.

I det nu föreliggande förslaget har den första villkorspunkten ändrats till: ”Den specifika verksamheten sker på initiativ av den idéburna organisationen eller av kommunen.” (sid 6, vår kursivering)

Detta en väsentlig förändring. Den ursprungliga formuleringen, dvs kravet att initiativet ska komma från den idéburna organisationen, syftar till att stärka civilsamhällets position i förhållande till kommunen när en överens- kommelse diskuteras och motverka att kommunen tar egna initiativ i syfte att föra över verksamhet och ansvar till en idéburen organisation utan att denna själv sett behovet av det.

Jag yrkar Att orden ”eller av kommunen” stryks

Mats Einarsson (V)

Riktlinjer idéburet offentligt partnerskap

Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler

Diarienummer: KS/2019:441 Dokumentet är beslutat av: Kommunstyrelsen Dokumentet beslutades den: 8 juni 2020 Dokumentet gäller för: Samtliga nämnder och kommunala bolag Dokumentet gäller till den: Tillsvidare, senast 2024

______Dokumentet ersätter: Ersätter Riktlinjer Idéburet offentligt partnerskap antagna av Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden 2017-08-31 (AVUX/2017:41) Dokumentansvarig är: Kommunstyrelsen För revidering av dokumentet ansvarar: Kommunstyrelsen För uppföljning av dokumentet ansvarar: Kommunstyrelsen Relaterade dokument: Strategi för arbetsmarknad, näringsliv och idéburen sektor (KS /2016:275), Policy för arbetsintegrerade sociala företag, Strategi för ett jämlikt Botkyrka (KS/2014:612)

Riktlinjer

Innehållsförteckning Inledning ...... 4 Samverkan med idéburna organisationer ...... 4 Idéburet offentligt partnerskap (IOP) som modell för samarbete...... 5 När kan ett partnerskap ingås? ...... 6 Juridiska aspekter ...... 6 Uppföljning ...... 7 Begrepp ...... 7 Referenser ...... 7 Bilaga: Handledning till riktlinjerna ...... 8

Inledning Samverkan med idéburna organisationer är en förutsättning för lokal hållbar utveckling. Idéburna organisationer är verksamma nära de individer de stödjer. De lyssnar in och förmedlar människors erfarenheter och har möjlighet att utveckla arbetssätt och metoder som bättre svarar mot de behov som finns lokalt. Föreningarnas närhet till individers vardag bidrar till att bredda analysen om de livsvillkor och förutsättningar som olika grupper lever med. Genom samverkan kan kommunen stödja idéburet engagemang som formar den lokala utvecklingen i hållbar riktning. Idéburet offentligt partnerskap (IOP) är en modell för stärkt samverkan mellan Botkyrka kommun och idéburna organisationer.

Riktlinjerna beskriver vad som är viktigt när vi utformar en överenskommelse om IOP mellan Botkyrka kommun och idéburna organisationer. Riktlinjerna är en vägledning för hur vi kan forma och utveckla samverkan genom partnerskap. Riktlinjerna beskriver den balans som eftersträvas i relationen mellan kommunen och idéburna organisationer som beslutat att tillsammans ta ansvar för lokal hållbar utveckling.

Idéburet offentligt partnerskap som samverkansmodell stöds av bland annat Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) och har fått bred förankring i landets kommuner1. Den praxis som har utvecklats är underlag för de kriterier som gäller för Botkyrka kommuns riktlinjer om idéburet offentligt partnerskap.

Samverkan med idéburna organisationer Samverkan med idéburen sektor är ett prioriterat område. De idéburna organi- sationernas roll och funktion är nödvändig för förverkligandet av ett hållbart och jämlikt Botkyrka.

Den lokala överenskommelsen i Botkyrka beskriver de gemensamma utgångs- punkterna för samverkan mellan idéburna organisationer och Botkyrka kommun.2 Den är en gemensam samverkansförklaring som syftar till att skapa strukturer för ömsesidigt samarbete och partnerskap mellan idéburna organisationer och kommunen. Den lokala överenskommelsen innehåller principer om dialog, demokrati, öppenhet och insyn, självständighet och oberoende, kvalitet,

1Utveckla idéburet offentligt partnerskap i kommuner, landsting och regioner, SKL Rapport 2017. 2 Överenskommelsen Botkyrka, Idéburna organisationer och Botkyrka kommun i samverkan för ett socialt, ekonomiskt och ekologiskt hållbart Botkyrka (AVUX/2016:55 KS/2016:639)

4 långsiktighet, mångfald och utveckling. Alla IOP-överenskommelser ska grunda sig i den gemensamma värdegrunden som utgörs av principerna.

Den lokala överenskommelsen säkerställer idéburna organisationers roll och funktion som jämbördiga parter i samarbetet med kommunen. Det innebär att arbetet som planeras och utvecklas ska genomföras på ett sätt som ser till att jämlikt inflytande, mandat och lika villkor präglar hela arbetsprocessen.

Idéburet offentligt partnerskap som modell för samarbete Idéburet offentligt partnerskap är en samverkansmodell mellan offentlig och idéburen sektor. Det är en modell som syftar till att stödja en specifik verksamhet som hanterar en komplex samhällsutmaning. IOP ger verksamheten möjlig- het att aktivt delta och bidra till en lösning som stärker en positiv och hållbar samhällsutveckling.

Överenskommelse om idéburet offentligt partnerskap:  Adresserar komplexa samhällsutmaningar som ingen aktör kan lösa ensam,  bygger på ett gemensamt identifierat samverkansbehov, där kommunen och den idéburna organisationen har ett delat engagemang, ägarskap och styrning,  är inte en beställning i syfte att tillgodose behov som kommunen på förhand definierat utan att involvera idéburna organisationer,  kommunen ska inte ensidigt och i detalj ange vad som ska utföras och hur,  är inte villkorat med sanktioner om överenskommelsen tar annan form än det som bestämts initialt,  är en längre samfinansierad insats med gemensam uppföljning, utvär- dering och beslut,  kännetecknas av ömsesidigt förtroende där oförutsedda händelser löses i god anda,  utformas inte som ett kommersiellt avtal,  formaliseras i skrift och handling och definieras av samfinansiering och ömsesidighet i samverkansrelationen  bedömning om IOP är lämplig görs utifrån varje enskild situation.

När kan ett partnerskap ingås? För att en idéburen organisation ska bli aktuell för dialog om idéburet offentligt partnerskap ska följande kriterier vara uppfyllda:  Den specifika verksamheten sker på initiativ av den idéburna organisationen eller av kommunen.  Den specifika verksamheten är inte en del av det normerande före- ningsbidraget.  Det finns ingen marknad eller konkurrenssituation att vårda.  Bägge parterna är med och finansierar insatser i verksamheten, via pengar eller andra resurser.  Den idéburna organisationen och kommunen avser att driva verksamheten under längre tid.

Ett idéburet offentligt partnerskap bör tillämpas när:  Verksamheten bidrar till lokal hållbar utveckling i kommunen och de idéburnas delaktighet skapar positiva mervärden för Botkyrkaborna.  Varken kommunen eller den idéburna organisationen vill göra den verksamhetsbedrivna delen till en leverantör på den fria marknaden.

Juridiska aspekter Den lagstiftning som samverkansmodellen idéburet offentligt partnerskap be- höver förhålla sig till är i huvudsak Kommunallagen, Lagen om offentlig upphandling och EU:s statsstödsregler. IOP som modell för att nå gemensamma samhällsmål, enligt de kriterier som gäller för dessa, är vanligtvis förenliga med allmänintresset och i enlighet med Kommunallagen. 3

Överenskommelse om partnerskap handlar inte om ett kommersiellt kontrakt utifrån ett av beställaren framtaget upphandlingsdokument. Ett IOP är ett partnerskap med gemensamma och avgränsade åtaganden under en given tidsperiod. Det är viktigt att vid varje enskild överenskommelse om partnerskap göra en bedömning om IOP är den lämpliga formen för den verksamhet som ska ut- föras. De juridiska förutsättningarna ska bedömas vid varje enskilt fall och varje IOP ska förankras med jurister på demokrati- och kansliavdelningen på kommunledningsförvaltningen.

IOP ersätter inte föreningsbidrag. Den organisation som utformar en överens- kommelse om IOP kan fortfarande få föreningsbidrag eller delta i upphandlingar där kommunen köper en tjänst.

3 SKL rapport 2017 sid 15 ff

Uppföljning Uppföljning av överenskommelsen om idéburet offentligt partnerskap sker inom ramen för det specifika partnerskap som tas fram.

Riktlinjerna för idéburet offentligt partnerskap ska följas upp av kommunled- ningsförvaltning för att säkerställa att de är praktiskt användbara och förenliga med närliggande regelverk. Riktlinjernas aktualitet prövas vid nya lagförslag eller nationella rekommendationer.

Definition av begrepp Civilsamhället räknas som den tredje sektorn där offentliga och privata är de övriga två sektorerna. Flera olika benämningar används för att beskriva civil- samhällets organisationer. Inom ramen för den lokala överenskommelsen mellan Botkyrka kommun och civila samhällets sektor har vi valt att använda begreppet idéburna organisationer4.

Idéburna organisationer är till exempel en förening, studieförbund, folkhögs- kola, ekonomisk förening, arbetsintegrerade sociala företag, stiftelse, koopera- tiv, icke-vinstdrivna sociala företag och aktiebolag.

Ett begrepp som används i vår kommun är den sociala ekonomin. Med det menar vi föreningar, organisationer och sociala företag som bidar till service och där kommunen inte med självklarhet är ensam utförare. Verksamheten har all- männytta eller medlemsnytta och vinstintresset är inte den främsta drivkraft.

Referenser Överenskommelsen Botkyrka, Idéburna organisationer och Botkyrka kommun i samverkan för ett socialt, ekonomiskt och ekologiskt hållbart Botkyrka (AVUX/2016:55, KS/2016:639) EU:s direktiv 2014/24/EU Idéburet offentligt partnerskap – vilka möjligheter erbjuder EU-rätten? Forum idéburna organisationer med social inriktning, Front Advokater -www.social- forum.se Kommunallagen (2017:725) Lag (2016:1145) om offentlig upphandling

4 Beskrivning finns bland annat i Strategi för näringsliv, arbetsmarknad och idéburen sektor (KS/2016:275).

Utveckla idéburet offentligt partnerskap i kommuner, landsting och regioner, Rapport från utvecklingsarbetet 2017. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) Palett för ett stärkt civilsamhälle, SOU 2016:13 Ordning och reda i välfärden, SOU 2016:78 Demokrativillkor för bidrag till civilsamhället, SOU 2019:35 En tydlig definition av idéburna aktörer i välfärden, dir 2018:46

Bilaga: Handledning till riktlinjerna Till riktlinjerna finns som separat bilaga en handledning för idéburet offentligt partnerskap. Handledningen är ett stöd för att forma en överenskommelse om idéburet offentligt partnerskap och säkerställa att regelverk och riktlinjer följs.

PROTOKOLLSUTDRAG 1[2]

Kommunstyrelsen 2020-06-08 ID: KS/2019:43

§ 91 Modell för politisk insyn i upphandlingar (KS/2019:43)

Beslut 1. Kommunstyrelsen fastställer förslaget till modell där prioriteringar av upphandlingar för politisk insyn görs årligen utifrån upphandlingsplan för att ange vilka upphandlingar där upphandlingsstrategier ska fastställas av nämnd. 2. Kommunstyrelsen beslutar att ändra delegationsordningen i enlighet med tjänsteskrivelsens bilaga 2. 3. Kommunstyrelsen anmodar övriga nämnder att ändra sina respektive delegationsordningar i enlighet med tjänsteskrivelsens bilaga 3. 4. Kommunstyrelsen ger kommunledningsförvaltningen i uppdrag att stödja övriga förvaltningar i deras arbete att ändra delegationsordningar i enlighet med tjänsteskrivelsens bilaga 3. Reservationer Samtliga ledamöter för Moderaterna, Sverigedemokraterna och Vänsterpartiet reserverar sig mot beslutet till förmån för egna yrkanden. Sammanfattning Här beskrivs en modell för hur de förtroendevaldas insyn och påverkan i strategiskt viktiga upphandlingar kan öka. I arbetet har vi analyserat förutsättningar för att göra detta möjligt på bästa sätt samt identifierat andra åtgärder till förbättringar i kommunens arbetssätt. Den modell för politisk insyn i strategiskt viktiga upphandlingar som presenteras består av följande: 1. Årligen görs en prioritering utifrån upphandlingsplanen av respektive nämnd vilka upphandlingar där politisk insyn ska ske. Normalt baseras urvalet på de upphandlingar som klassificerats A. 2. För de utpekade upphandlingarna beslutar nämnden att fastställa förslag till upphandlingsstrategi som tas fram av upphandlingsenheten i samarbete med ansvariga verksamhetschefer. 3. Kommungemensamma upphandlingar hanteras inom ramen för utskottet Botkyrka som organisation (UBO). Förvaltningsspecifika upphandlingar hanteras inom respektive nämnd. 4. Nämnden fattar i normalfallet inte beslut att godkänna upphandlingsdokument. 5. Då upphandlingen överstiger förvaltningsdirektörens delegation tas tilldelningsbeslut av nämnden, som tidigare.

Kommunstyrelsen 2020-06-08 ID: KS/2019:43

Utöver detta har tydliggörande gjorts av formerna för då upphandlingsärenden hanteras i nämnd samt hur nämndernas delegationsordningar är utformade kopplat till dessa frågor. Utskottet Botkyrka som organisation behandlade ärendet 2020-05-27, § 12. Kommunledningsförvaltningen redogör för ärendet i tjänsteskrivelse 2020-04-23. Yrkande Ebba Östlin (S) yrkar avslag på samtliga yrkanden. Stina Lundgren (M) yrkar i enlighet med inlämnad protokollsanteckning samt avslag på Mats Einarssons (V) ändringsyrkande. Martin Inglot (SD) och Anne Rosensvärd (SD) lämnar ett tilläggsyrkande, bilaga 8. Mats Einarsson (V) lämnar ett ändringsyrkande, bilaga 9. Propositionsordning Ordföranden ställer ordförandeförslaget mot respektive yrkande från (M), (SD) och (V) och finner att kommunstyrelsen beslutar enligt ordförandeförslaget. Protokollsanteckning Den föreslagna modellen för politisk insyn för upphandlingar är bra. Moderaterna förutsätter att samtliga förtroendevalda ska ha samma möjlighet till insyn, så att den styrande majoriteten inte har ensamrätt till informationen. Vi yrkar på att det i bilaga 2, punkterna X2 och X7 samt i bilaga 3, punkterna E2, E3 och E7 framgår tydligt att det skall anmälas till delegationsbeslut och inte som det står idag. Stina Lundgren (M) _____

Expedieras till: Samtliga nämnder och förvaltningar Bitr. kommundirektör Helena Karlsson, kommunledningsförvaltningen Upphandlingschef Peter Norén, kommunledningsförvaltningen Kommunjurist Ann-Kristin Vesterlund, kommunledningsförvaltningen Kommunjurist Ann Gustafsson, kommunledningsförvaltningen Botkyrka kommuns styrdokument

Kommunledningsförvaltningen 2020-04-23 Dnr KS/2019:43

Referens Mottagare Peter Norén Kommunstyrelsen [email protected] Utskottet Botkyrka som organisation

Modell för politisk insyn i upphandlingar Diarienummer: KS/2019:43

Förslag till beslut Utskottet Botkyrka som organisation föreslår åt kommunstyrelsen att; 1. Kommunstyrelsen fastställer förslaget till modell där prioriteringar av upphandlingar för politisk insyn görs årligen utifrån upphandlingsplan för att ange vilka upphandlingar där upphandlingsstrategier ska fastställas av nämnd. 2. Kommunstyrelsen beslutar att ändra delegationsordning i enlighet med bilaga 2. 3. Kommunstyrelsen anmodar övriga nämnder att ändra sina respektive delegationsordningar i enlighet med bilaga 3. 4. Kommunstyrelsen ger kommunledningsförvaltningen i uppdrag att stödja övriga förvaltningar i deras arbete att ändra delegationsordningar i enlighet med bilaga 3. Sammanfattning Här beskrivs en modell för hur de förtroendevaldas insyn och påverkan i strategiskt viktiga upphandlingar kan öka. I arbetet har vi analyserat förutsättningar för att göra detta möjligt på bästa sätt samt identifierat andra åtgärder till förbättringar i kommunens arbetssätt. Den modell för politisk insyn i strategiskt viktiga upphandlingar som presenteras består av följande: 1. Årligen görs en prioritering utifrån upphandlingsplanen av respektive nämnd vilka upphandlingar där politisk insyn ska ske. Normalt baseras urvalet på de upphandlingar som klassificerats A. 2. För de utpekade upphandlingarna beslutar nämnden att fastställa förslag till upphandlingsstrategi som tas fram av upphandlingsenheten i samarbete med ansvariga verksamhetschefer. 3. Kommungemensamma upphandlingar hanteras inom ramen för utskottet Botkyrka som organisation (UBO). Förvaltningsspecifika upphandlingar hanteras inom respektive nämnd.

Kommunledningsförvaltningen 2020-04-23 Dnr KS/2019:43

4. Nämnden fattar i normalfallet inte beslut att godkänna upphandlingsdokument. 5. Då upphandlingen överstiger förvaltningsdirektörens delegation tas tilldelningsbeslut av nämnden, som tidigare. Utöver detta har tydliggörande gjorts av formerna för då upphandlingsärenden hanteras i nämnd samt hur nämndernas delegationsordningar är utformade kopplat till dessa frågor.

Ärendet Bakgrund I januari 2019 gavs biträdande kommundirektör och upphandlingschef ett beredningsuppdrag av kommunstyrelsens ordförande som formulerades: ”Många av de politiska beslut som kommunledningen tar hamnar i slutskedet av genomförandet på en upphandling av någon form. Beroende på hur upphandlingarna görs kan effekten och slutprodukten bli mycket olika. I och med att kommunledningen kommer göra en hel del förändringar och vilja kunna följa beslutet behövs att den politiska ledningen involveras i upphandlingarna och i upphandlingarnas slutprodukt så som förfrågningsunderlag med mera. - Att utreda hur politiken kan involveras i framtagandet av upphandlingsunderlag som är av stor politisk vikt.”

Detta arbete har letts av upphandlingschefen och påbörjades under våren samma år och slutfördes under hösten 2019. I detta arbete presenterades såväl analys som förslag både för förvaltningarnas representanter inom SPUG anskaffa varor och tjänster samt för de förtroendevalda i utskottet Botkyrka som organisation. I arbetet har lärdomar dragits utifrån de ärenden som har hanterats för beslut i flera av nämnderna. Analys Strategiskt viktig upphandling I vårt arbete har vi utgått från den förväntan som kommunens förtroendevalda har uttryckt att få ökad insyn i upphandlingar som de upplever politiskt viktiga. Följande egenskaper kännetecknar dessa upphandlingar: - Stor påverkan på Botkyrkaborna - Av stor betydelse för den kommunala organisationen - Stort ekonomiskt värde. Att enbart utgå från ekonomiskt värde vore för snävt och risk att då förbise upphandlingar som är av stort intresse för de förtroendevalda. Det kan finnas nog så viktiga upphandlingar, även om de inte omsätter stora monetära belopp.

Kommunledningsförvaltningen 2020-04-23 Dnr KS/2019:43

Upphandlingsenheten har redan påbörjat ett arbete att prioritera upphandlingar och ramavtal utifrån klassificering A/B/C där A utgör de mest prioriterade upphandlingarna och C omfattar mindre viktiga upphandlingar. Denna klassificering ska anges i den upphandlingsplan som tas fram årligen. Sannolikt är det i gruppen A som upphandlingar av politiskt intresse finns. Vår bedömning är dock att det inte är alla upphandlingar av typ A som genererar ett politiskt intresse. Politisk påverkan i upphandlingsärenden Det finns en önskan att som förtroendevald bli mer involverad i dessa upphandlingar som vi kallar strategiskt viktiga upphandlingar, typ A med den modell som beskrevs innan. Kommunledningsförvaltningen har då utgått från kommunens anskaffningsprocess för att analysera närmare i vilka skeenden den politiska insynen kan ske och vad det får för konsekvenser. Nedan beskrivs kommunens upphandlingsprocess på övergripande nivå där de mest centrala beslutspunkterna illustreras med röda romber:

I skriften Förtroendevald i upphandlingsprocessen1 från SKR beskrivs detta närmare. I tabellen nedan finns en sammanfattning av förvaltningens bedömning av möjligheter till påverkan och konsekvenser för arbetet sett till när i processen det sker.

1 https://skr.se/tjanster/merfranskl/rapporterochskrifter/publikationer/fortroendevaldiupphandlingsprocesse n.30093.html

Kommunledningsförvaltningen 2020-04-23 Dnr KS/2019:43

Tidigt Mitti Sent Exempel i Upphandlings- Upphandlings- Tilldelnings-beslut figuren ovan strategi dokument Typ av Översiktligt Detaljerat Översiktligt dokument Typ av Vägval Detaljer Minimal påverkan Stor påverkan Liten påverkan påverkan Konsekvenser Påverkan innan Stora Lagbrott att bryta mot arbete lagts ned i konsekvenser för upphandlingsrättsliga fel riktning nedlagt arbete principer och tidplan Rekommendationen ur detta hänseende är att det mest lämpliga är insyn i ett tidigt skede genom att nämnden får ta del av och i vissa fall fastställa upphandlingsstrategier. I fallet med kommungemensamma upphandlingar som faller under kommunstyrelsens ansvar hanteras dessa ärenden enklast via utskottet Botkyrka som organisation (UBO). Det är mer lämpligt att i den politiska processen fastställa upphandlingsstrategier än att godkänna upphandlingsdokument. De senare är mycket detaljerade i sin natur. Ändringar sent i arbetet skulle få stor påverkan på tidplaner och nedlagt arbete som går till spillo. Det är vidare viktigt att inse att för de tilldelningsbeslut som fattas i nämnd sett till stora ekonomiska värden, så är möjligheten att påverka utfallet av upphandlingen i det skedet obefintlig. Tilldelningsbeslut baseras på den utvärderingsmodell som är beskriven i upphandlingen och får inte påverkas av godtycke. Politisk insyn i upphandlingsärenden I detta arbete och i löpande kontakter med de förtroendevalda har förvaltningen konstaterat ett behov att tydliggöra arbetsformerna då upphandlingsärenden ska avgöras i nämnd. Många av nämndledamöterna upplever idag att det är svårt att sätta sig in i upphandlingsärenden med kort varsel. En försvårande omständighet vid hantering av upphandlingsärenden är att de omgärdas av sekretess från det att upphandlingsarbetet inleds till dess att tilldelningsbeslut är fattat. Många gånger har nämndledamöterna därför först i sammanträdet fått resultatet av en upphandling presenterat för sig då det varit svårt att dela informationen i förväg. Detta upplevs ofta som svårt och upplever som förtroendevald att man inte ges de bästa förutsättningarna i beslutsfattandet. I vissa fall då upphandlingsdokument gjorts tillgängliga i förväg så att ledamoten kan läsa igenom materialet noggrant har man känt en större nöjdhet med hanteringen. Det har till dags dato saknats en enhetlig rutin för hur dessa frågor ska hanteras. Genom att tydliggöra detta och sprida goda exempel mellan nämnderna så kan arbetet underlättas framöver.

Behov att ensa delegationsordningar

Kommunledningsförvaltningen 2020-04-23 Dnr KS/2019:43

I arbetet har vi konstaterat att nämndernas delegationsordningar idag sett till upphandlingsärenden är spretiga och har flera luckor sinsemellan. Det är dessutom angeläget att samordna innehållet i kommunstyrelsens delegationsordning i förhållande till de övriga nämnderna. Detta eftersom det är upphandlingsenheten vid kommunledningsförvaltningen som genomför samtliga upphandlingar. I arbetet att ensa delegationsordningar har förslag tagits fram i bilaga 2 och 3. Utgångspunkten med denna genomgång sammanfattas nedan: - En genomgång har gjorts för att tydliggöra när upphandlingsärenden ska beslutas av nämnden, anmälas till nämnden i form av delegationsbeslut och när det ska ses som verkställighet. En väsentlig skillnad är att gränsen för när kommungemensamma ramavtal ska anmälas till Kommunstyrelsen har höjts från 100 000 kronor till 25 miljoner kronor. - Det ska vara enhetligt mellan nämnderna hur upphandlingsärenden hanteras. Undantag kan gälla högre beloppsgränser i samhällsbyggnadsnämnden och tekniska nämnden. - Samordning behöver finnas mellan kommunstyrelsen och övriga nämnder vad gäller mandat för upphandlingschef och upphandlare. - Komplettering av hur förekommande beslut i upphandlingar hanteras då det tidigare visat sig finnas luckor rörande exempelvis avbrytande av upphandling, utlämnande av handlingar, företräda kommunen i domstol, ingå i inköpssamarbeten med andra organisationer mm.

Förslag till modell för politisk insyn i upphandling Nedan sammanfattas den modell för politisk insyn i strategiskt viktiga upphandlingar som tagit fram: 1. Årligen görs en prioritering utifrån upphandlingsplanen av respektive nämnd vilka upphandlingar där politisk insyn ska ske. Normalt baseras urvalet på de upphandlingar som klassificerats A. 2. För de utpekade upphandlingarna beslutar nämnden att fastställa förslag till upphandlingsstrategi som tas fram av upphandlingsenheten i samarbete med ansvariga i förvaltningen. 3. Kommungemensamma upphandlingar hanteras inom ramen för utskottet Botkyrka som organisation UBO. Förvaltningsspecifika upphandlingar hanteras inom respektive nämnd. 4. Nämnden fattar i normalfallet inte beslut att godkänna upphandlingsdokument. 5. Då upphandlingen överstiger förvaltningsdirektörens delegation tas tilldelningsbeslut av nämnden, som tidigare. Utöver ovanstående modell har en beskrivning tagits fram i bilaga 1 för en arbetsform vid nämndsammanträden så att ledamöterna ges bättre förutsättningar att sätta sig in i upphandlingsärenden.

Kommunledningsförvaltningen 2020-04-23 Dnr KS/2019:43

För att tydliggöra förvaltningarnas arbete i upphandlingsärenden så har också förslag utarbetats i bilaga 2 och 3 för delegationsordningar som ska vara mer ändamålsenliga än dagens.

Ekonomiska konsekvenser av beslutet Förslagen i denna tjänsteskrivelse syftar till att tydliggöra arbetsgången men påverkar inte resursåtgången i arbetet totalt sett så att det skulle uppstå ekono-miska konsekvenser. Med de nya arbetssätten kommer i viss mån mer arbete läggas på förankring i nämnd och att dokumentera ställningstaganden i upp-handlingen. En förväntan är dock att detta lilla merarbete ska kompenseras med mer effektivt genomförda upphandlingar.

Inte heller själva implementeringen bedöms kräva särskilda resurser, utan kan hanteras i förvaltningarnas löpande utvecklingsarbete.

Helena Karlsson Peter Norén Bitr. kommundirektör Upphandlingschef

Bilagor 1. Rutin för upphandlingsärenden vid nämndsammanträden 2. Ändringar i delegationsordning för kommunstyrelsen 3. Ändringar i delegationsordning för övriga nämnder 4. Mall för upphandlingsstrategi ______Expedieras till Kommunstyrelsens ordförandeberedning, Kommunstyrelsen, Utskottet Botkyrka som organisation, Helena Karlsson, btr. kommundirektör Peter Norén, upphandlingschef

Kommunledningsförvaltningen Upphandlingsenheten 2020-04-22 KS/2019:43

Bilaga 1 - Rutin för upphandlingsärenden vid nämndsammanträden Nedan beskrivs de olika momenten i arbetet att hantera upphandlingsärenden som ska beslutas i nämnd. Det gäller både eventuella upphandlingsstrategier och då tilldelningsbeslut ska fattas.

Sekretess- och jävsförbindelse Samtliga personer1 som tar del av dokument i upphandlingsärenden ska skriva under en sekretess- och jävsförbindelse i syfte att klargöra det personliga ansvaret innan man tar del av sekretessbelagd information.

 Upphandlingsenheten tillhandahåller dessa båda blanketter.  Ifyllda blanketter diarieförs i upphandlingsärendet.

Muntlig föredragning vid ordförandeberedning Muntlig föredragning för nämndordförande vid ordförandeberedning inför sammanträdet.

 Verksamhetschef ansvarar för att ta fram tjänsteskrivelse inför beslut.  Upphandlare ansvarar för att ta fram tilldelningsbeslut och utvärderingsrapport som ingår som bilaga i tjänsteskrivelse.  Verksamhetschef ansvarar för att bjuda in upphandlare.

Handlingar tillgängliga för genomläsning i förväg2 Handlingar görs tillgängliga för genomläsning under en timme före gruppmöten i syfte att ledamöter ska ges tillräcklig tid att förbereda sig och bli pålästa inför beslut.

 Nämndsekreterare bokar lokal och kallar ledamöter till mötet.  Kan om det är mer lämpligt också förläggas till annan dag förenämndsammanträdet  Nämndsekreterare och upphandlare deltar.  Skriftligt material ska vara numrerat och får ej tas från lokalen.  Fotografering, avskrift och liknande är inte tillåtet.  Vid dessa möten får inte frågor om sakinnehåll ställas eftersom alla ledamöter ska ha samma information.

Föredragning vid nämndsammanträden Muntlig föredragning av ärende och frågor i nämndsammanträde före beslut.

1 Omfattar tjänstepersoner, politiska förtroendevalda, politiska sekreterare samt i förekommande fall också fackligt förtroendevalda. 2 Utgår vid digitala nämndsammanträden som exempelvis vid smittspridning.

KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Post Botkyrka kommun, 14785 Tumba · Besök Munkhättevägen 45 · Kontaktcenter Direkt · Sms 070-2345705 · E-post [email protected] Org.nr 212000-2882 · Bankgiro 624-1061 · Fax · Webb www.botkyrka.se BOTKYRKA KOMMUN Bilaga 2 [2] Kommunledningsförvaltningen Upphandlingsenheten 2020-04-22 KS/2019:43

 Sammanträdet genomförs utan allmänheten  Verksamhetsansvarig chef och upphandlare deltar.

Omedelbar justering av protokoll Om det gäller tilldelningsbeslut så ska omedelbar justering göras av protokoll.

 Nämndsekreterare meddelar upphandlare när justering är klar. Bilaga 1 [2]

Kommunledningsförvaltningen Upphandlingsenheten 2020-04-22 KS/2019:43

Bilaga 2 - Ändringar i delegationsordning för kommunstyrelsen X. Upphandling

Ärendegrupp/ärende Lag m.m. Delegat Kommentar

X 1 Genomföra upphandling av LOU mfl Upphandlingschef Delegationsbeslut varor/tjänster som är kommungemensam med ett Behörigheten innefattar rätten värde över 25 miljoner att initiera en upphandling där (25 000 000) kronor behov av vara/tjänst finns i flera förvaltningar.

X 2 Genomföra upphandling av LOU mfl Upphandlingschef Verkställighetsåtgärd (ska inte varor/tjänster som är anmälas till nämnd) kommungemensam med ett värde under 25 miljoner Behörigheten innefattar rätten (25 000 000) kronor att initiera en upphandling där behov av vara/tjänst finns i flera förvaltningar.

X 3 Genomföra upphandling av LOU mfl Upphandlare Verkställighetsåtgärd (ska inte varor/tjänster som är anmälas till nämnd). kommungemensam Behörigheten innefattar rätten att godkänna förfrågningsunderlag, fatta tilldelningsbeslut och att teckna ramavtal efter avslutad upphandling.

X 4 Delta i LOU mfl Upphandlingschef Delegationsbeslut upphandlingssamarbeten Omfattar anslutning till inköpscentraler samt enskilda upphandlingar där samarbete sker med andra kommuner.

X 5 Föra talan i LOU mfl Upphandlingschef Delegationsbeslut förvaltningsdomstol och avge eller yttranden till kommunjurist tillsynsmyndigheter i upphandlingsärenden

KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Post Botkyrka kommun, 14785 Tumba · Besök Munkhättevägen 45 · Kontaktcenter Direkt · Sms 070-2345705 · E-post [email protected] Org.nr 212000-2882 · Bankgiro 624-1061 · Fax · Webb www.botkyrka.se BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 2 [2] Kommunledningsförvaltningen Upphandlingsenheten 2020-04-22 KS/2019: 43

X 6 Sekretessbelägga i OSL Upphandlingschef Delegationsbeslut handlingar rörande inköp och eller upphandling kommunjurist Omfattar alla inköpsrelaterade handlingar såsom: upphandlingsdokument, anbud, avtal, beställningar och fakturor.

X 7 Avbryta pågående LOU mfl Upphandlingschef Verkställighetsåtgärd (ska ej upphandling anmälas till nämnd)

X 8 Övergå i förhandlat LOU mfl Upphandlingschef Verkställighetsåtgärd (ska ej förfarande anmälas till nämnd)

Kan tillämpas i speciella fall som framgår av LOU.

X 9 Genomföra ändringar i LOU mfl Upphandlingschef Verkställighetsåtgärd (ska ej ingångna ramavtal som avser eller upphandlare anmälas till nämnd) kommungemensamma varor/tjänster Behörigheten gäller samma befattning som beslutade om upphandlingen då den inleddes.

Avser avtalsförlängningar, prisjusteringar och andra ändringar i ingångna ramavtal. Bilaga 1 [3]

Kommunledningsförvaltningen Upphandlingsenheten 2020-04-22 KS/2019:43

Bilaga 3 - Ändringar i delegationsordningar för övriga nämnder E. Upphandling

Ärendegrupp/ärende Lag m.m. Delegat Kommentar

E 1 Genomföra upphandling av LOU mfl Förvaltningsdirektör Delegationsbeslut (ska anmälas varor och tjänster till ett värde till nämnden). tio miljoner (10 000 000 ) Behörigheten innefattar rätten kronor, vid varje enskilt att godkänna upphandlingstillfälle förfrågningsunderlag, fatta tilldelningsbeslut och att teckna avtal efter avslutad upphandling. Denna typ av förvaltningsspecifik anskaffning av varor och tjänster ska ske med stöd av kommunens upphandlingspolicy och genomföras av Upphandlingsenheten.

E 2 Genomföra upphandling av LOU mfl Verksamhetschef Verkställighetsåtgärd (ska inte varor och tjänster till ett värde anmälas till nämnd) tre miljoner (3 000 000 ) kronor, vid varje enskilt Behörigheten innefattar rätten upphandlingstillfälle att godkänna förfrågningsunderlag, fatta tilldelningsbeslut och att teckna avtal efter avslutad upphandling. Denna typ av förvaltningsspecifik anskaffning av varor och tjänster ska ske med stöd av kommunens upphandlingspolicy och genomföras av Upphandlingsenheten.

E 3 Genomföra upphandling av LOU mfl Enhetschef Verkställighetsåtgärd (ska inte varor och tjänster till ett värde anmälas till nämnd) en miljoner (1 000 000 ) kronor,

KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Post Botkyrka kommun, 14785 Tumba · Besök Munkhättevägen 45 · Kontaktcenter Direkt · Sms 070-2345705 · E-post [email protected] Org.nr 212000-2882 · Bankgiro 624-1061 · Fax · Webb www.botkyrka.se BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 2 [3] Kommunledningsförvaltningen Upphandlingsenheten 2020-04-22 KS/2019: 43

vid varje enskilt Behörigheten innefattar rätten upphandlingstillfälle att godkänna förfrågningsunderlag, fatta tilldelningsbeslut och att teckna avtal efter avslutad upphandling. Denna typ av förvaltningsspecifik anskaffning av varor och tjänster ska ske med stöd av kommunens upphandlingspolicy och genomföras av Upphandlingsenheten.

E 4 Fatta beslut om avsteg från LOU mfl Förvaltningsdirektör Delegationsbeslut kommunens policy, riktlinjer och regler avseende Förvaltningsdirektör ansvarar upphandling/anskaffning för att fatta beslut om avsteg från kommunens interna inköps- och upphandlingspolicy samt tillhörande riktlinjer.. Sådana avsteg ska rapporteras till nämnd och Upphandlingsenheten på Kommunledningsförvaltningen

E 5 Föra talan i LOU mfl Upphandlingschef Delegationsbeslut förvaltningsdomstol och avge eller kommunjurist yttranden till tillsynsmyndigheter i upphandlingsärenden

E 6 Sekretessbelägga i OSL Upphandlingschef Delegationsbeslut handlingar rörande inköp och eller kommunjurist upphandling Omfattar alla inköpsrelaterade handlingar såsom: upphandlingsdokument, anbud, avtal, beställningar och fakturor. BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 3 [3] Kommunledningsförvaltningen Upphandlingsenheten 2020-04-22 KS/2019: 43

E 7 Avbryta pågående LOU mfl Upphandlingschef Verkställighetsåtgärd (ska ej upphandling anmälas till nämnd)

E 8 Genomföra ändringar i LOU mfl Förvaltningsdirektör, Verkställighetsåtgärd (ska ej ingångna ramavtal som avser verksamhetschef, anmälas till nämnd) förvaltningspecifika enhetschef varor/tjänster Behörigheten gäller samma befattning som beslutade om upphandlingen då den inleddes. Avser avtalsförlängningar, prisjusteringar och andra ändringar i ingångna ramavtal. Genomförs av Upphandlingsenheten. Bilaga 1 [1]

Kommunledningsförvaltningen Upphandlingsenheten 2020-04-22 KS/2019:43

Bilaga 4 - Mall för upphandlingsstrategi Nedan redovisas innehållet i den mall för upphandlingsstrategier som används av upphandlingsenheten.

DELEGATIONSFÖRTECKNING OCH VERKSTÄLLIGHETSFÖRTECKNING (BILAGA), DNR KS/2019:43 ANTAGEN AV KOMMUNSTYRELSEN I BOTKYRKA KOMMUN 8 JUNI 2020. Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 Innehåll Generella regler för delegation från kommunstyrelsen...... 4 Förord...... 4 Delegation av beslutanderätt...... 4 Direkt delegation och vidaredelegation...... 4 Syfte ...... 4 Aktuella lagrum ...... 5 Beslut som inte får delegeras...... 5 Beslut i kommunallagens mening och verkställighetsåtgärder...... 5 Jäv...... 6 Kommunstyrelsen får återkalla delegation och även överta ett ärende trots delegation ...... 6 Hänskjutande av ärende till kommunstyrelsen...... 6 Villkorad delegation ...... 7 Ersättare för delegat ...... 7 Utformning av delegationsbeslut...... 7 Anmälan av delegationsbeslut ...... 7 Överklagande ...... 8 MBL-förhandling...... 8 Medelstäckning för beslut...... 8 Uppdelning av inköp ...... 8 I delegationsförteckningen förekommer följande beslutsfattare:...... 9 Förkortningar ...... 9 Delegationsförteckning ...... 11 A Delegation till kommunstyrelsens ordförande och 1:e vice ordförande ...... 11

1(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 Delegation till anställda och andra förtroendevalda än kommunstyrelsens ordförande samt 1:e vice ...... 12 ordförande ...... 12 B. Allmänna ärenden – beslut internt inom kommunledningsförvaltningen...... 12 C. Allmänna ärenden – kommunövergripande beslut ...... 15 D. Personalärenden– beslut internt inom kommunledningsförvaltningen...... 16 Anställning m.m...... 16 Resor, konferenser m.m...... 17 Övrigt...... 17 Arbetsmiljö...... 18 Omplacering, disciplinära åtgärder och avstängning ...... 19 Uppsägning m.m...... 19 E. Personalärenden – kommunövergripande beslut...... 21 F. Ekonomiärenden - både interna och kommunövergripande beslut ...... 22 G. Upphandling – både interna och kommunövergripande beslut...... 26 Kommunledningsförvaltningens verkställighetsförteckning (bilaga)...... 29 Ledning/styrning ...... 29 Ekonomi ...... 32 Verksamhet ...... 33 Personuppgiftshantering...... 35 Personalärenden ...... 38

2(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 Generella regler för delegation från kommunstyrelsen

Förord Kommunstyrelsen är den nämnd som utgör kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Kommunstyrelsen har ett ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Styrelsen leder och samordnar planeringen och uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamheter, bland annat genom aktiverande och normerande styrning, i syfte att främja en hållbar samhällsutveckling och en verksamhet som utgår från kommunmedlemmarnas rättigheter och behov. Styrelsen ska följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning och fortlöpande i samråd med nämnderna följa upp de fastställda målen och återrapportera till fullmäktige.

Delegation av beslutanderätt Med delegation av beslutanderätt avses kommunstyrelsens rätt att låta någon annan fatta beslut å kommunstyrelsens vägnar. Nämnden kan endast delegera beslut som faller inom dess verksamhetsområde enligt lag och reglemente. Mottagaren av delegerad beslutanderätt benämns delegat.

Direkt delegation och vidaredelegation Kommunstyrelsen kan delegera beslutanderätt direkt till förtroendevalda och anställda, 6 kap. 37 § och 7 kap. 5 § kommunallagen (2017:725). Kommunstyrelsen kan också delegera beslut till kommundirektören, som sedan delegerar vidare till tjänstemän (så kallad ”vidaredelegation”), 7 kap. 6 § KL.

Det av stor vikt att vissa grupper av tjänstemän, framförallt kommunjurister, har en oberoende ställning i förhållande till andra tjänstemän. Detta för att säkerställa att kommunjuristerna kan agera objektivt och rättssäkert i sin tjänsteutövning. Kommunjuristernas oberoende ställning är stärkt genom direkt delegation från kommunstyrelsen, som innebär att kommunjuristernas delegerade beslutanderätt inte kan ändras på tjänstepersonnivå, utan endast av kommunstyrelsen.

Syfte Syftet med att kommunstyrelsen kan delegera sin beslutanderätt är att ge de förtroendevalda möjlighet att ägna mer tid och uppmärksamhet åt planering, riktlinjer och andra frågor av större betydelse. Vidare är syftet att åstadkomma en effektivare verksamhet genom kortare beslutsvägar och snabbare handläggning och att därigenom uppnå bättre service och ökad effektivitet. Delegationsordningen är också ett arbetsinstrument som reglerar de anställdas befogenheter.

3(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 Aktuella lagrum I 6 kap. 37–40 §§ samt 7 kap. 5–8 §§ KL framgår de regler som gäller för delegering av beslutsrätten, det vill säga rätten att besluta på en nämnds vägnar. En nämnd får uppdra åt presidiet, ett utskott, en anställd, en ledamot eller ersättare att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Nämnden kan inte besluta om en så kallad ”blandad delegering”, det vill säga till anställd och förtroendevald i förening. Nämnden ska även besluta i vilken utsträckning beslut som har fattats med stöd av delegation ska anmälas till den. Delegation kan göras såväl i hela ärendegrupper som i enskilda ärenden. Ett ärende kan också delegeras helt eller delvis. Läget i ett ärende kan vara det att nämnden har tagit ställning i sak men att det krävs vissa formella kompletteringar som hindrar nämnden från att slutligen avgöra ärendet. I stället för att ta upp ärendet på nytt kan nämnden delegera den slutliga beslutanderätten.

Beslut som inte får delegeras Beslutanderätten får inte delegeras när det gäller ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats. Beslutanderätten får inte heller delegeras i ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt och inte heller i ärenden som väckts genom medborgarförslag och som lämnats över till nämnden. Beslutanderätten får inte heller delegeras när det gäller ärenden som enligt lag eller annan författning inte får delegeras.

Beslut i kommunallagens mening och verkställighetsåtgärder Med beslut i delegeringsbestämmelserna avses endast beslut i kommunallagens mening. Kännetecknande för ett beslut i kommunallagens mening är att det föreligger alternativa lösningar och att beslutsfattaren måste göra vissa överväganden eller bedömningar. I den kommunala förvaltningen vidtas en mängd åtgärder som inte kan anses som beslut i lagens mening. Dessa brukar kallas för ”rent förberedande åtgärder” eller ”rent verkställande åtgärder”. Några klassiska exempel på rent verkställande åtgärder är avgiftsdebitering enligt en fastställd taxa och tilldelning av daghemsplats enligt en klar turordningsprincip. Det får alltså inte finnas utrymme för självständiga bedömningar. Sådan verksamhet ankommer normalt på de anställda. Rätten för de anställda att vidta sådana åtgärder grundas inte på delegering. Den följer i stället av den arbetsfördelning mellan de förtroendevalda och de anställda som måste finnas för att den kommunala verksamheten ska kunna fungera. Praktiskt sett kan en mycket stor del av den kommunala verksamheten antas höra till området ren verkställighet även om gränsen mellan vad som hör till beslut i lagens mening och vad som är ren verkställighet kan vara svår att dra. Den förändring som den kommunala verksamheten genomgår genom ökad målstyrning och decentralisering kan leda till att gränsen förskjuts. Fler åtgärder än tidigare kan därigenom komma att hänföras till ren verkställighet. Finns det klara målsättningar för verksamheten är det mycket som talar för att många vardagliga åtgärder inom förvaltningen som tidigare rättsligt sett har ansetts som beslut kan hänföras till ren verkställighet även om de innefattar ett visst mått av självständigt ställningstagande och inte bara är ett rent mekaniskt verkställande av beslut. Det kan till exempel gälla interna frågor om inköp, fastighetsförvaltning och personaladministration där intresset av laglighetsprövning inte kan vara särskilt stort. Det är av central betydelse att delegationsbeslut är överklagbara. Beslut som är att anse som rent verkställande och förberedande, det vill säga beslut där utrymmet för egen självständig

4(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 prövning är mycket begränsat och verkställande och förberedande åtgärder kan inte överklagas. I flera rättsfall har slagits fast att utrymmet för vad som är rent verkställande eller förberedande ska tolkas restriktivt.

Syftet med att redovisa vissa verkställighetsåtgärder i delegationsförteckningen är att genom exemplifiering ge en hänvisning om vem som får vidta olika verkställighetsåtgärder. Verkställighetsåtgärderna fastställs inte av kommunstyrelsen. För fullständig verkställighetsförteckning, se separat verkställighetsförteckning (bilaga) för kommunledningsförvaltningen.

Jäv En delegat får inte delta i handläggning av ärenden och i beslut där hon eller han är jävig.

En delegat är jävig om:  saken angår honom eller henne själv eller hans eller hennes make, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för den förtroendevalde själv eller någon närstående,  han eller hon eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång,  ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som han eller hon själv är knuten till,  han eller hon har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken, eller  det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet för hans eller hennes opartiskhet i ärendet.

I fall då delegaten bedöms vara jävig ska ärendet omedelbart överlämnas till närmast överordnad chef eller till kommunstyrelsen. Reglerna om jäv finns i 6 kap. 28 – 32 §§ kommunallagen. Kommunens policy och riktlinjer avseende jäv ska efterlevas i alla situationer.

Kommunstyrelsen får återkalla delegation och även överta ett ärende trots delegation Nämnden kan när som helst återkalla delegering. Det kan göras generellt men det kan också göras i ett särskilt ärende. Kommunstyrelsen har också rätt att utan vidare ta över ett delegerat ärende och fatta beslut i ärendet. Det kan tänkas förekomma när ett ärende oförmodat har fått en principiell vikt och det därför är påkallat att nämnden själv beslutar i ärendet.

Hänskjutande av ärende till kommunstyrelsen Ett ärende kan i ett enskilt fall vara av sådan beskaffenhet att nämnden bör besluta i ärendet, trots att ärendet har delegerats. I nedan angivna fall ska delegaten inte nyttja sin beslutanderätt, utan hänskjuta ärendet till kommunstyrelsen för beslut:  ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet,

5(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08  framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats,  ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt,  ärenden som väckts genom medborgarförslag och som lämnats över till nämnden, eller  ärenden som enligt lag eller annan författning inte får delegeras.

Villkorad delegation Kommunstyrelsen får uppställa villkor i samband med att ärenden delegeras, till exempel att beslut ska fattas efter samråd.

Ersättare för delegat Vid förfall för ordinarie delegat övertas delegatens beslutanderätt av en tjänsteförrättande eller tillförordnad ersättare, om en sådan är utsedd. Om ingen tjänsteförrättande eller tillförordnad ersättare är utsedd, övertas delegatens beslutanderätt av närmast överordnad chef om inte en särskild ersättare är utpekad i delegationsordningen eller delegationsförteckningen. Om en särskild ersättare är utpekad i delegationsordningen eller delegationsförteckningen övertar den särskilda ersättaren delegatens beslutanderätt istället för närmast överordnad chef. Vid förfall även för den tjänsteförrättande eller tillförordnade ersättaren (om en sådan är utsedd) eller den särskilt utpekade ersättaren övertar den ursprunglige delegatens närmast överordnade chef beslutanderätten.

Utformning av delegationsbeslut I princip gäller samma regler för delegerade beslut som för beslut i nämnden. Det innebär att beslut alltid måste dokumenteras och följa befintlig mall för delegationsbeslut. Ett beslut ska innehålla uppgifter om:

Ärendet (ärendeidentifiering) Beslut Beslutsdatum Motivering Delegat

Beslut ska alltid vara undertecknat av delegaten.

Anmälan av delegationsbeslut När ett beslut fattats med stöd av delegation ska det anmälas till kommunstyrelsen. Alla delegationsbeslut ska anmälas, oavsett om beslutet kan överklagas genom laglighetsprövning eller genom förvaltningsrättsligt överklagande. Anmälan är viktig för att kunna beräkna överklagandetiden för laglighetsprövning.

6(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 Däremot behöver verkställighetsåtgärder (det vill säga sådant som inte är beslut i kommunstyrelsens mening, där det inte finns utrymme för självständiga bedömningar) inte anmälas till kommunstyrelsen. Verkställighetsåtgärder kan anmälas till kommunstyrelsen om det är av informationsintresse för styrelsen. Till exempel ska beslut i fråga om att lämna ut PIN-kod till betalkortskortinnehavare i de fall det anses nödvändigt (F 12), som är en verkställighetsåtgärd, alltid anmälas eftersom det är av informationsintresse för styrelsen.

Delegationsbeslut ska anmälas till kommunstyrelsen vid kommunstyrelsens nästa sammanträde. Respektive delegat ansvarar för att beslutet lämnas till nämnden för anmälan. Delegat ska lämna anmälan av delegationsbeslut till administratör vid kommunkansliet, som tillser att delegationsbeslut anmäls till kommunstyrelsen. En mall för anmälan av delegationsbeslut finns tillgänglig på kommunens intranät Botwebb, i kommunens ärende- och dokumenthanteringssystem samt i kommunens ärendehandbok.

Överklagande Delegationsbeslut kan överklagas på samma sätt och enligt samma regler som för beslut fattade av kommunstyrelsen. Det sker med stöd av regler i kommunallagen och speciallagstiftning.

MBL-förhandling Delegat svarar i förekommande fall för att förhandlingsskyldighet enligt lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet och/eller befintliga samverkansavtal fullgörs innan beslut fattas.

Medelstäckning för beslut Innan ett beslut fattas är delegaten skyldig att kontrollera att planerat beslut ryms inom ramen för egen budget, det vill säga att medelstäckning finns för avsett ändamål.

Uppdelning av inköp Uppdelning av inköp för att komma under lagstadgade beloppsgränser och kommunen beslutade beloppsgränsningar får inte förekomma.

7(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 I delegationsförteckningen förekommer följande beslutsfattare: Arkivarie Avdelningschef Biträdande enhetschef Biträdande kommundirektör Ekonomidirektör Enhetschef Enhetschefen för IT- och telefonistöd Enhetschefen för IT-utvecklingsenheten Förhandlingschef HR-direktör (Human Resource-direktör) IT-chef Kanslidirektör Kommundirektör Kommunikations- och digitaliseringsdirektör Kommunjurist Kommunstyrelsens ordförande och 1:e vice ordförande Kommunstyrelsens presidium Registrator Säkerhetschef Upphandlare (tjänsteperson anställd på kommunens upphandlingsverksamhet) Upphandlingschef Utskottet Botkyrka som organisation Utskottet Botkyrka som plats

När det i förteckningen anges obestämd chef, till exempel avdelningschef och enhetschef, avser beslutanderätten den chef som ansvarar för berörd verksamhet/enhet. Samtliga beslut som enligt förteckningen får fattas av enhetschefen vid kommunledningsförvaltningens it-enhet får även fattas av den biträdande enhetschefen vid kommunledningsförvaltningens it-enhet.

8(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 Förkortningar

Benämning Förkortning Allmän dataskyddsförordning, Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 DSF april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG Allmänna bestämmelser AB Förvaltningslag (2017:900) FL Förordning (1982:270) om allmänna flaggdagar Förordning (1982:270) Lag (1970:498) om skydd för vapen och vissa andra officiella beteckningar Lag (1970:498) Kameraövervakningslag (2013:460) Lag (2013:460) Kommunallag (2017:725) KL Tryckfrihetsförordningen (1949:105) TF Lag (1982:80) om anställningsskydd LAS Lag (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet MBL Lag (2016:1145) om offentlig upphandling LOU Lagen (1970:498) om skydd för vapen och vissa andra officiella Lag (1970:498) beteckningar Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) OSL Semesterlag (1977:480) SemL

Delegationsförteckningen gäller fr.o.m. 2019-06-03 och tills vidare.

9(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 Delegationsförteckning A Delegation till kommunstyrelsens ordförande och 1:e vice ordförande A

Ärendegrupp/ärende Lag m.m. Delegat Kommentar

A 1 Beslut i fråga om sponsring upp till ett Kommunstyrelsens Delegationsbeslut. värde av maximalt femtiotusen (50 000) ordförande Beslut ska fattas i enlighet med kommunens policy för kronor sponsring.

A 2 Beslut i fråga om förtroendevaldas Kommunstyrelsens Delegationsbeslut. tjänsteresor utanför Sverige ordförande Beslutanderätten gäller endast för tjänsteresor utanför Sverige som genomförs som del i förtroendeuppdrag i kommunstyrelsen. Beslut ska föregås av samråd med budgetansvarig. Reserapport ska lämnas till den som fattat beslut om resan senast två månader efter resans slut. Den som fattat beslut om resan avgör om en reserapport även ska avläggas till kommunstyrelsen. Beslut om förtroendevaldas resor inom Sverige hanteras som verkställighet.

A 3 Beslut i fråga om kommundirektörens Kommunstyrelsens Delegationsbeslut. tjänsteresor utanför Sverige. ordförande Beslut ska föregås av samråd med budgetansvarig. Reserapport ska lämnas till den som fattat beslut om resan senast två månader efter resans slut. Den som fattat beslut om resan avgör om en reserapport även ska avläggas till kommunstyrelsen.

A 4 Beslut i fråga om kommunstyrelsens Kommunstyrelsens 1:e vice Delegationsbeslut. ordförandes tjänsteresor ordförande Beslut ska föregås av samråd med budgetansvarig.

10(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 Reserapport ska lämnas till den som fattat beslut om resan senast två månader efter resans slut. Den som fattat beslut om resan avgör om en reserapport även ska avläggas till kommunstyrelsen.

A 5 Beslut i ärenden som är så brådskande Kommunstyrelsens Delegationsbeslut. att nämndens avgörande inte kan avvaktas. ordförande Denna beslutanderätt ska användas restriktivt.

A 6 Beslut om anställning av Kommunstyrelsens Delegationsbeslut. kommundirektör, tillika förvaltningschef, för ordförande Samråd ska ske med övriga presidiet före beslut. Se även kommunledningsförvaltningen separat direktörsinstruktion.

A 7 Beslut om avslut av kommundirektörens Kommunstyrelsens Delegationsbeslut. anställning ordförande Samråd ska ske med övriga presidiet före beslut. Delegationen omfattar rätt att fatta beslut om överenskommelse om avgångsvederlag, beslut om uppsägning och avsked.

Delegation till anställda och andra förtroendevalda än kommunstyrelsens ordförande samt 1:e vice ordförande B. Allmänna ärenden – beslut internt inom kommunledningsförvaltningen B

Ärendegrupp/ärende Lag m.m. Delegat Kommentar

B 1 Fastställa intern organisation för Kommundirektör, Delegationsbeslut. förvaltningen biträdande kommundirektör var för sig

11(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08

B 2 Underteckna handlingar för att fullfölja Kommundirektör, Verkställighetsåtgärd. av kommunstyrelsen fattade beslut biträdande kommundirektör, avdelningschef, IT-chef, biträdande enhetschef, var för sig

B 3 Beslut om att lämna ut allmän handling TF Handläggande tjänsteperson Verkställighetsåtgärd. OSL Beslut om att lämna ut handlingen fattas av den som har handlingen i sin vård, t.ex. handläggare, registrator eller Beslut om att inte lämna ut handling samt arkivarie. beslut om förbehåll i samband med att handling utlämnas

- Rörande samtliga ärenden (förutom Handläggande tjänsteperson, Verkställighetsåtgärd. upphandlingsenhetens ärenden) vid behov efter samråd med Om tjänsteperson finner att det finns hinder för utlämnande, chef eller kommunjurist ska hen vägra att lämna ut handlingen. Beskedet kan lämnas muntligt. I samband med att tjänstepersonen - Rörande upphandlingsenhetens Upphandlingschef, vid behov lämnar ett negativt besked ska hen upplysa sökanden om ärenden efter samråd med att ett skriftligt beslut krävs för att beslutet ska kunna kommunjurist överklagas till kammarrätten. Skriftligt beslut ska motiveras med en hänvisning till den lagparagraf beslutet grundar sig på och skälen till beslutet samt innehålla en besvärshänvisning, det vill säga information om hur beslutet kan överklagas till kammarrätten.

Yttrande över överklagande av beslut att Kommunjurist Verkställighetsåtgärd. inte lämna ut allmän handling

B 4 Föra kommunens talan, samt Kommunjurist Delegationsbeslut. befullmäktiga ombud att föra kommunens Behörigheten inbegriper rätten att fatta beslut om att inleda talan rättsliga förfaranden, utföra och bevaka kommunens talan i

12(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 - i mål och ärenden inför skiljenämnder rättsprocesser, överklaga såväl dom som beslut samt avge - i mål och ärenden vid över- och yttrande i rättsprocesser. Häri ingår också rätten att underdomstolar framställa och bemöta ersättnings- och/eller - i mål och ärenden vid exekutionssäten ansvarsyrkanden. I tillämpliga ärenden är dock respektive - i mål och ärenden vid nationella och handläggare den som ansvarar för ärendet, med stöd av internationella myndigheter kommunjurist. Delegatens behörighet inbegriper även rätten att Ävenså: befullmäktiga ombud, i enskilt ärende, motsvarande den - rätt att ingå förlikning, inför eller under en behörighet som följer av till delegaten delegerat rättsprocess, upp till ett bemyndigande. värde/förlikningslikvid om maximalt en miljon Vid förlikning som innebär kostnad krävs samråd med (1 000 000) kr. berörd förvaltningschef före beslut. Av beslutet ska framgå att samråd ägt rum före beslut.

Bemyndigande att föra kommunens talan inför domstol och andra myndigheter i upphandlingsärenden har i särskild ordning delegerats i H 11, i personal- och arbetsrättsliga ärenden i E 2 och i arbetstvister i D 7. Delegationen i H 11, E 2 respektive D 7 inskränker emellertid inte den allmänna delegationen att föra kommunens talan enligt B 7, utan talan i dessa ärenden kan följaktligen föras med stöd av såväl B 7 som H 11, E 2 respektive D 7.

B 5 Att anta eller förkasta ackord, i eller utom Kommunjurist, Delegationsbeslut. konkurs ekonomidirektör, var för sig Ekonomidirektör dock efter samråd med kommunjurist.

B 6 Beslut i fråga om remiss ska besvaras Kanslidirektör Delegationsbeslut. eller inte samt besvarande av remiss. Behörigheten avser endast yttrande över remiss som inte är av principiell betydelse, då ärenden av principiell betydelse inte får delegeras.

13(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 C. Allmänna ärenden – kommunövergripande beslut Med kommunövergripande beslut avses beslut som inte bara rör kommunledningsförvaltningen, utan som rör en eller fler förvaltningar förutom kommunledningsförvaltningen. C

Ärendegrupp/ärende Lag m.m. Delegat Kommentar

C 1 Utse ansvarig utgivare 5 kap 2 § TF Kommundirektör Delegationsbeslut.

C 2 Underteckna handlingar för att fullfölja Kommundirektör, Verkställighetsåtgärd. av kommunstyrelsen fattade beslut biträdande kommundirektör, avdelningschef, var för sig

C 3 Beslut i fråga om tillstånd att använda Lag Kommunikations- och Delegationsbeslut. kommunens heraldiska vapen (1970:498) digitaliseringsdirektör

C 4 Beslut i fråga om kommunens officiella Förordning Kanslidirektör Delegationsbeslut. flaggning (1982:270)

C 5 Yttrande för kommunens räkning över Lag Säkerhetschef Delegationsbeslut. ansökningar om tillstånd till allmän (2013:460) kameraövervakning

C 6 Beslut i fråga om att inrätta Utskottet Botkyrka som plats Delegationsbeslut. tidsbegränsade arbetsgrupper inom ramen och Utskottet Botkyrka som för respektive utskotts verksamhetsområden organisation, var för sig.

C 7 Beslut i ärenden som avser kommunen Utskottet Botkyrka som plats Delegationsbeslut. som plats och som inte är av principiell betydelse

14(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 C 8 Beslut i ärenden som avser kommunen Utskottet Botkyrka som Delegationsbeslut. som organisation och som inte är av organisation principiell betydelse

C 9 Beslut i fråga om att anta Kanslidirektör Delegationsbeslut. informationshanteringsplan avseende kommunstyrelsens verksamhet

C 10 Beslut i fråga om vilka nämnder som Kanslidirektör Delegationsbeslut. ska besvara extern remiss Gäller dock inte i ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet då de träffas av delegationsförbudet i 6 kap. 38 § KL.

C 11 Beslut i fråga om att skicka intern Kanslidirektör Delegationsbeslut. remiss till andra nämnder Beslut ska efter samråd med kommunstyrelsens ordförande.

D. Personalärenden– beslut internt inom kommunledningsförvaltningen D

Ärendegrupp/ärende Lag m.m. Delegat Kommentar

Anställning m.m.

D 1 Anställa ny medarbetare på vakant befattning eller inrätta en ny tjänst som

a) avdelningschef Kommundirektör Delegationsbeslut.

b) enhetschef Avdelningschef Delegationsbeslut.

15(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 c) övriga medarbetare Avdelningschef, Delegationsbeslut. enhetschef, biträdande enhetschef, var för sig

D 2 Beslut i arbetsrättsliga tvister avseende Biträdande kommundirektör Delegationsbeslut. kommunledningsförvaltningen och dess medarbetare.

Resor, konferenser m.m.

D 3 Beslut ifråga om medarbetares Biträdande kommundirektör Delegationsbeslut. tjänsteresor utanför Europeiska unionen Beslut måste föregås av samråd med budgetansvarig. (EU) och Europeiska samarbetsområdet Reserapport ska lämnas till den som fattat beslut om resan (EES). senast två månader efter resans slut. Den som fattat beslut om resan avgör om en reserapport även ska avläggas till kommunstyrelsen. Beslut om medarbetares tjänsteresor inom EU och EES bedöms som verkställighet.

D 4 Beslut i fråga om förvaltningschefers Kommundirektör Delegationsbeslut. tjänsteresor utanför Europeiska unionen Beslut måste föregås av samråd med budgetansvarig. (EU) och Europeiska samarbetsområdet Reserapport ska lämnas till den som fattat beslut om resan (EES. senast två månader efter resans slut. Den som fattat beslut om resan avgör om en reserapport även ska avläggas till kommunstyrelsen.

Övrigt

D 5 Beslut om att utse tillförordnad chef (”tf chef”), upp till ett (1) år

16(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 a) förvaltningschef, avdelningschef Kommundirektör Delegationsbeslut. b) enhetschef Avdelningschef Delegationsbeslut. c) övriga medarbetare Avdelningschef, Verkställighetsåtgärd. enhetschef, biträdande enhetschef, var för sig

D 6 Beslut om indragning av befattning Delegationsbeslut. a) förvaltningschef, avdelningschef Kommundirektör b) övriga medarbetare Avdelningschef

Arbetsmiljö

D 7 Vidta åtgärder och fatta beslut i Verkställighetsåtgärd. arbetsmiljöärenden avseende Enskild chefs skyldigheter, ansvar och beslutanderätt i arbetsmiljöärenden framgår och följer av den a) samtliga medarbetare vid Närmast överordnad chef arbetsmiljöfördelning som kommunstyrelsen fastställer. kommunledningsförvaltningen (förutom kommundirektör)

b) kommundirektör Kommunstyrelsens ordförande

17(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 Omplacering, disciplinära åtgärder och avstängning

D 8 Beslut i fråga om att meddela AB Delegationsbeslut. disciplinpåföljd i form av skriftlig varning för Efter samråd med HR på aktuell förvaltning. a) förvaltningschef Kommundirektör b) avdelningschef Kommundirektör

Avdelningschef c) enhetschef

Enhetschef, biträdande d) övriga medarbetare enhetschef, var för sig

D 9 Avstängning av AB Delegationsbeslut. Efter samråd med HR på aktuell förvaltning. a) förvaltningschef Kommundirektör b) avdelningschef Kommundirektör c) enhetschef Avdelningschef d) övriga medarbetare Enhetschef

Uppsägning m.m.

D 10 Beslut i fråga om fortsatt anställning Delegationsbeslut. efter uppnådd pensionsålder

Förvaltningschef (ej kommundirektör), avdelningschef Kommundirektör

18(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08

Övriga medarbetare Avdelningschef respektive enhetschef, var för sig

D 11 Träffa överenskommelse med anställd Delegationsbeslut. på kommunledningsförvaltningen om avgångsvederlag upp till ett belopp motsvarande maximalt två (2) årslöner avseende: a) medarbetare Biträdande kommundirektör

b) förvaltningschefer, avdelningschefer Kommundirektör Vid överenskommelse med förvaltningschef ska samråd ske med kommunstyrelsens presidium och verksamhetsnämndens ordförande, som ansvarar för samråd med nämndens presidium.

D 12 Uppsägning från arbetsgivarens sida LAS Kommundirektör Delegationsbeslut. Efter samråd med kommunens HR-direktör eller förhandlingschef, var för sig. Vid uppsägning av förvaltningschef ska beslut föregås av samråd med kommunstyrelsens presidium och verksamhetsnämndens ordförande som ansvarar för samråd med nämndens presidium.

D 13 Avskedande av förvaltningschef, LAS Kommundirektör Delegationsbeslut. avdelningschef, enhetschef Efter samråd med kommunens HR-direktör eller och övriga medarbetare förhandlingschef, var för sig. Vid uppsägning av förvaltningschef ska beslut föregås av samråd med kommunstyrelsens presidium och verksamhetsnämndens ordförande som ansvarar för samråd med nämndens presidium.

19(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 E. Personalärenden – kommunövergripande beslut Med kommunövergripande beslut avses beslut som inte bara rör kommunledningsförvaltningen, utan som rör en eller fler förvaltningar förutom kommunledningsförvaltningen. E

Ärendegrupp/ärende Lag m.m. Delegat Kommentar

E 1 Anställning av förvaltningschef Kommundirektör Delegationsbeslut. Beslutet ska föregås av samråd med presidiet i aktuell nämnd (dvs den nämnd vars ansvarsområde förvaltningschefen ska vara verksam i), samt samråd med kommunstyrelsens presidium. Beslutet ska även föregås av samråd med HR-direktör. Beslut ska fattas i enlighet med kommunens vid var tid gällande riktlinjer avseende anställningsvillkor för förvaltningschefer.

E 2 Träffa/ingå kollektivavtal HR-direktör och Delegationsbeslut. förhandlingschef, var för sig Vid principiella beslut om kollektivavtal ska beslutet alltid föregås av samråd med kommunstyrelsens ordförande.

E 3 Beslut i fråga om arbetsrättsliga tvister HR-direktör och Delegationsbeslut. förhandlingschef, var för sig

E 4 Föra kommunens talan, samt HR-direktör och Delegationsbeslut. befullmäktiga ombud att föra kommunens förhandlingschef, var för sig Vid behov, i samråd med kommunjurist. talan, inför domstol och andra myndigheter i Ifrågavarande delegation inskränker inte den allmänna personal- och arbetsrättsliga ärenden delegationen att föra kommunens talan enligt B 7. Talan i personal- och arbetsrättsliga ärenden kan således föras med stöd av såväl B 7 och E 4.

20(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 E 5 Beslut i fråga om omplacering till annan Förvaltningschef på Delegationsbeslut. förvaltning mottagande förvaltning, HR- Efter samråd med HR på aktuella förvaltningar. direktör, förhandlingschef, var för sig

F. Ekonomiärenden - både interna och kommunövergripande beslut F

Ärendegrupp/ärende Lag m.m. Delegat Kommentar

F 1 Teckna kommunövergripande avtal som Kommundirektör, Delegationsbeslut. kommunfullmäktige har beslutat att biträdande kommundirektör, Ex ersättning till utomstående organisationer och föreningar kommunstyrelsen ska svara för. avdelningschef, var för sig enligt beslut i budget t.ex. kopieringsavtal, STIM/SAMI-avtal och statistiktjänster.

F 2 Föra kommunens talan samt bemyndiga Ekonomidirektör Delegationsbeslut. ombud i den kommungemensamma Vid behov, i samråd med kommunjurist. internbanken i Södertälje, att för Botkyrka Botkyrka kommuns internbank bedrivs operativt i kommuns räkning samverkan med Huddinge respektive Södertälje kommun, - företräda kommunen i frågor som rör inom ramen för den infrastruktur som finns i Södertälje finansiella transaktioner kommun. - besluta om samt genomföra finansiella affärstransaktioner - uppta lån inom den av kommunfullmäktige beslutade låneramen - nyttja finansieringsinstrument, - underteckna skuldebrev, derivatkontrakt och andra lånehandlingar

21(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 - i övrigt underteckna erforderliga handlingar i samband med genomförande av transaktioner.

F 3 Förnyelse av kommunens borgen i Ekonomidirektör Delegationsbeslut. samband med omsättning eller omplacering av befintliga lån

F 4 Beslut i fråga om utdelning av Alby och Ekonomidirektör Delegationsbeslut. Hågelby fond.

F 5 Beslut i fråga om kommunal Avdelningschef samt Delegationsbeslut. hyresgaranti, ansöka om statligt bidrag för enhetschef för Hyresgarantin innebär att kommunen går in som utfärdade hyresgarantier samt redovisning medborgarcenter, var för sig borgensman för hyresgäst och garanterar att hyran blir av utfärdade hyresgarantier till av staten betald. Hyresgarantin omfattar maximalt sex anvisad myndighet. betalningstillfällen och gäller två år från det att åtagandet börjat gälla

F 6 Beslut i fråga om att utge skadestånd i Kommundirektör, Delegationsbeslut. enskilt fall intill ett belopp som ej överstiger biträdande kommundirektör, två miljoner (2 000 000) kronor. var för sig

F 7 Beslut i ansökningsärenden avseende Kommunikations- och Delegationsbeslut. digitaliseringsfonden. digitaliseringsdirektör

22(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 F 8 Ansökan om externa medel för Med ”åtagande” avses inte återrapportering till beslutade projekt- och utvecklingsarbeten, bidragsgivaren, utan andra, mer omfattande åtaganden från t.ex. stats- och EU-bidrag: kommunens sida, t.ex. medfinansiering. Beviljade medel rekvireras av respektive avdelningschef. Kopia på ansökan/ beslut skickas till ekonomiavdelningen.

a) externa medel om maximalt en Kommundirektör Delegationsbeslut. miljon (1 000 000) kronor som kräver åtagande från kommunen i någon form

b) externa medel som inte kräver Avdelningschef och Verkställighetsåtgärd. åtagande från kommunen (ingen enhetschef, var för sig beloppsgräns)

F 9 Bemyndiga och utse beslutsattestanter Delegationsbeslut. för kommunledningsförvaltningen avseende: Bemyndigande ska ske utifrån gällande reglemente för a) alla anställda förutom Kommundirektör budgetansvar och attest och intern kontroll. Beslut om att kommundirektör utse andra attestanter än beslutsattestanter, t ex mottagningsattestanter, är verkställighet. b) kommundirektör Kommunstyrelsens ordförande

F 10 Beslut i fråga om att lämna ut PIN-kod Redovisningschef vid KLF Verkställighetsåtgärd (ska anmälas till nämnden, trots att till betalkortskortinnehavare (i de fall det verkställighetsåtgärder som huvudregel inte behöver anses nödvändigt) anmälas till nämnden). Med ”betalkort” avses kontokort med kredit utställt av kommunens upphandlade bank. Utlämnande av PIN-kod till betalkortsinnehavare lämnas som huvudregel inte ut. Utlämnanden får endast ske i enlighet med kommunens vid var tid gällande riktlinjer om betalkort.

23(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08

F 11 Beslut i fråga om kassering Ekonomidirektör Delegationsbeslut. (kassationsbeslut) och försäljning av lösöre Efter samråd med kommunjurist, p.g.a. risken för över ett (1) basbelopp upp till ett belopp om överträdelse av kommunallagen och en miljon (1 000 000) kronor vid varje enskilt konkurrenslagstiftningen tillfälle.

F 12 Beslut i fråga om avskrivning av fordran Kommundirektör, Delegationsbeslut. till ett uppskattat värde av hundratusen (100 ekonomidirektör, var för sig Efter samråd med kommunjurist, p.g.a. risken för 000) kronor i varje enskilt fall. överträdelse av kommunallagen och konkurrenslagstiftningen

F 13 Beslut i fråga om nedskrivning av Regler för Ekonomidirektör Verkställighetsåtgärd. fordran upp till ett värde av tvåhundratusen ekonomisk Efter samråd med kommunjurist, p.g.a. risken för (200 000) kronor i varje enskilt fall. förvaltning överträdelse av kommunallagen och konkurrenslagstiftningen

Beslut i fråga om nedskrivning av fordran till Ekonomidirektör Delegationsbeslut. ett värde mellan tvåhundratusen (200 000) Efter samråd med kommunjurist, p.g.a. risken för kronor och femhundratusen (500 000) kronor överträdelse av kommunallagen och i varje enskilt fall. konkurrenslagstiftningen

F 14 Teckna avtal om försäljning av tjänster Kommundirektör, Verkställighetsåtgärd. inom verksamhetsområdet som inte är av biträdande kommundirektör, Efter samråd med kommunjurist, p.g.a. risken för principiell betydelse upp till ett värde om var för sig överträdelse av kommunallagen och 100 000 (etthundratusen) kronor vid varje konkurrenslagstiftningen. enskilt tillfälle.

Teckna avtal om försäljning av tjänster inom Kommundirektör, Delegationsbeslut. verksamhetsområdet som inte är av biträdande kommundirektör, Efter samråd med kommunjurist, p.g.a. risken för principiell betydelse till ett värde mellan var för sig överträdelse av kommunallagen och etthundratusen (100 000) kronor och konkurrenslagstiftningen.

24(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 tremiljoner (3 000 000) kronor vid varje enskilt tillfälle.

F 15 Beslut om utbetalning av Avdelningschef Delegationsbeslut. föreningsbidrag med ett belopp om högst Avser föreningsbidrag som inte ska handläggas av kultur- etthundratusen (100 000) kronor vid varje och fritidsnämnden eller socialnämnden enskilt tillfälle.

F 16 Beslut om att ingå Artikel 28 Kanslidirektör, Delegationsbeslut. personuppgiftsbiträdesavtal för nämndens DSF avdelningschef, var för sig räkning

G. Upphandling – både interna och kommunövergripande beslut G

Ärendegrupp/ärende Lag m.m. Delegat Kommentar

G 1 Påbörja upphandling av ramavtal för LOU mfl Upphandlingschef Delegationsbeslut varor/tjänster som är kommungemensamma med ett värde över tjugofem miljoner Behörigheten innefattar rätten att initiera en upphandling (25 000 000) kronor där behov av vara/tjänst finns i flera förvaltningar.

G 2 Påbörja upphandling av ramavtal för LOU mfl Upphandlingschef Verkställighetsåtgärd (ska inte anmälas till nämnd) varor/tjänster som är kommungemensamma med ett värde under tjugofem miljoner Behörigheten innefattar rätten att initiera en upphandling (25 000 000) kronor där behov av vara/tjänst finns i flera förvaltningar.

25(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 G 3 Genomföra upphandling av ramavtal för LOU mfl Upphandlare Verkställighetsåtgärd (ska inte anmälas till nämnd). varor/tjänster som är kommungemensamma Behörigheten innefattar rätten att godkänna förfrågningsunderlag, fatta tilldelningsbeslut och att teckna ramavtal efter avslutad upphandling.

G 4 Delta i upphandlingssamarbeten LOU mfl Upphandlingschef Delegationsbeslut

Omfattar anslutning till inköpscentraler samt enskilda upphandlingar där samarbete sker med andra kommuner.

G 5 Föra talan i förvaltningsdomstol och LOU mfl Upphandlingschef eller Delegationsbeslut avge yttranden till tillsynsmyndigheter i kommunjurist upphandlingsärenden

G 6 Beslut om att inte lämna ut handling OSL Upphandlingschef eller Verkställighetsåtgärd samt beslut om förbehåll i samband med att kommunjurist handling utlämnas för handlingar rörande Omfattar alla inköpsrelaterade handlingar såsom: inköp och upphandling upphandlingsdokument, anbud, avtal, beställningar och fakturor.

G 7 Avbryta pågående upphandling LOU mfl Upphandlingschef Verkställighetsåtgärd (ska ej anmälas till nämnd)

G 8 Övergå i förhandlat förfarande LOU mfl Upphandlingschef Verkställighetsåtgärd (ska ej anmälas till nämnd)

Kan tillämpas i speciella fall som framgår av LOU.

G 9 Beslut om upphandling eller annan Upphandlingschef Delegationsbeslut. anskaffning av varor och tjänster som är Behörigheten innefattar att initiera upphandling och att

26(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 kommungemensam upp till ett värde om fem teckna avtal med vald leverantör. miljoner (5 000 000) kronor vid varje enskilt anskaffningstillfälle.

G 10 Genomföra ändringar i ingångna LOU mfl Upphandlingschef eller Verkställighetsåtgärd (ska ej anmälas till nämnd) ramavtal som avser kommungemensamma upphandlare varor/tjänster Behörigheten gäller samma befattning som beslutade om upphandlingen då den inleddes.

Avser avtalsförlängningar, prisjusteringar och andra tillåtna ändringar i ingångna ramavtal.

27(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08

Kommunledningsförvaltningens verkställighetsförteckning (bilaga) Kommunledningsförvaltningens delegationsordning kompletteras av nedanstående förteckning över ärenden som bedömts såsom ren verkställighet. Verkställighetsförteckningen syftar till att tydliggöra var i organisationen som enskilda frågor och ärenden ska beslutas och handläggas samt klarlägga respektive chefs behörighet och befogenhet. Beslut i de ärenden som listas i nedanstående förteckning betraktas inte som beslut i kommunallagens mening och behöver inte anmälas till kommunstyrelsen.

Ärende Ansvar Kommundirektör Avdelningschef/ Enhetschef Anmärkning Biträdande KD Ledning/styrning Mindre omorganisation inom x Samråd ska ske med biträdande förvaltningschef avdelning/enhet före beslut.

Representation och uppvaktningar x x x Kommunens riktlinjer för representation och uppvaktningar ska följas. Egen representation och personliga omkostnader ska alltid godkännas av närmast överordnad chef.

Med personlig omkostnad avses exempelvis: - egna utlägg i tjänsten; - inköp av mobiltelefon; - mobiltelefonräkningar; - inköp av dator, annan teknisk utrustning samt inventarier; - kurser, utbildningar och konferenser; - medlemskap i branschföreningar;

28(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 - prenumerationer och andra förmåner som är beskattningsbara; - representation; samt - resekostnader (t ex taxiresor)

Underteckna handlingar för att fullfölja av x x Även kanslidirektör, IT-chef och biträdande It- kommunstyrelsen fattade beslut (beslut enhetschef. internt inom kommunlednings- förvaltningen)

Underteckna handlingar för att fullfölja av x x kommunstyrelsen fattade beslut (kommunövergripande beslut)

Vidta åtgärder och fatta beslut i x x x Närmas överordnad chef. Enskild chefs arbetsmiljöärenden avseende samtliga skyldigheter, ansvar och beslutanderätt i medarbetare vid kommunlednings- arbetsmiljöärenden framgår och följer av den förvaltningen (förutom arbetsmiljöfördelning som kommunstyrelsen kommundirektören) fastställer.

Vidta åtgärder och fatta beslut i Kommunstyrelsens Enskild chefs skyldigheter, ansvar och arbetsmiljöärenden avseende ordförande beslutanderätt i arbetsmiljöärenden framgår och kommundirektören följer av den arbetsmiljöfördelning som kommunstyrelsen fastställer.

Beslut om att lämna ut allmän handling Beslut om att lämna ut handlingen fattas av den som svarar för vården av handlingen, t ex handläggare, registrator eller arkivarie.

Om tjänsteperson finner att det finns hinder för Beslut om att inte lämna ut handling utlämnande, ska hen vägra att lämna ut samt beslut om förbehåll i samband med

29(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 att handling utlämnas: handlingen. Beskedet kan lämnas muntligt. I samband med att tjänstepersonen lämnar ett negativt besked ska hen upplysa sökanden om att ett skriftligt beslut krävs för att beslutet ska kunna överklagas till kammarrätten. Skriftligt beslut ska motiveras med en hänvisning till den lagparagraf beslutet grundar sig på och skälen till beslutet samt innehålla en besvärshänvisning, det vill säga information om hur beslutet kan överklagas till kammarrätten.

- Rörande samtliga ärenden Handläggande tjänsteperson, vid behov efter (förutom upphandlingsenhetens samråd med jurist ärenden)

- Rörande upphandlingsenhetens Upphandlingschef, vid behov efter samråd med ärenden jurist

Yttrande över överklagande av beslut att Kommunjurist inte lämna ut allmän handling

Rättelse av skrivfel och liknande, FL 36§ Delegat i ursprungsbeslut. Omfattar uppenbara felaktigheter och skrivfel, räknefel och annat liknande förbiseende.

Ändring av beslut eller överklagat beslut, Delegat i ursprungsbeslut. Myndigheten får och FL 37-39§§ ska ändra beslut under vissa förutsättningar och får ändra ett överklagat beslut så länge överklagandet och övriga handlingar ännu inte överlämnats till högre instans.

30(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 Prövning om överklagande kommit in i Delegat i ursprungsbeslut rätt tid, FL 45§

Ta emot kallelser och delgivningar x Även behörig tjänsteperson. Vid behov efter samråd med jurist.

Ekonomi Budgetansvar x x x Även biträdande enhetschef.

Fastställa kontoförteckning Ekonomidirektör

Beslut om att utse andra attestanter än x x beslutsattestant, t ex mottagningsattestanter.

Utse tjänstepersoner för att öppna anbud Upphandlingschef Kommunens upphandlingschef utser två tjänstepersoner som, vid varje enskilt tillfälle, gemensamt öppnar anbud.

Ansökan om externa medel för x x Med ”åtagande” avses inte återrapportering till beslutade projekt- och bidragsgivaren, utan andra, mer omfattande utvecklingsarbeten, åtaganden från kommunens sida, t.ex. t.ex. stats- och EU-bidrag som inte medfinansiering. Beviljade medel rekvireras av kräver åtagande från kommunen (ingen respektive avdelningschef. Kopia på ansökan/ beloppsgräns) beslut skickas till ekonomiavdelningen.

Beslut i fråga om att lämna ut PIN-kod till Redovisningschef vid Ska anmälas till nämnden. betalkortskortinnehavare (i de fall det KLF Med ”betalkort” avses kontokort med kredit utställt anses nödvändigt) av kommunens upphandlade bank. Utlämnande av PIN-kod till betalkortsinnehavare lämnas som huvudregel inte ut. Utlämnanden får endast ske i

31(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 enlighet med kommunens vid var tid gällande riktlinjer om betalkort.

Beslut i fråga om att återkalla betalkort Redovisningschef vid Med ”betalkort” avses kontokort med kredit utställt för det fall det använts ovarsamt, felaktigt KLF av kommunens upphandlade bank. Beslut i fråga eller om fastställda regler för användning om att återkalla betalkort ska fattas i enlighet med inte följts. kommunens vid var tid gällande riktlinjer om betalkort.

Beslut i fråga om tilldelande av x x x Närmast överordnad chef. drivmedelskort till anställd Beslut i fråga om tilldelande av drivmedelskort till anställd ska fattas i enlighet med kommunens vid var tid gällande riktlinjer om drivmedelskort.

Beslut i fråga om att återkalla x x x Närmast överordnad chef. drivmedelskort för det fall det använts Beslut i fråga om att återkalla drivmedelskort ska ovarsamt, felaktigt eller om fastställda fattas i enlighet med kommunens vid var tid regler för användning inte följts. gällande riktlinjer om drivmedelskort.

Motta samt kvittera till kommunen Ekonomidirektör ’ tilldömda medel

Verksamhet Verksamhetsansvar inom tilldelat x x x ansvarsområde

Teckna interna uppdragsöverens- x x x kommelser inom ramen för eget ansvars- /verksamhetsområde

Besluta om samt genomföra upphandling x x x Även biträdande enhetschef.

32(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 eller annan anskaffning av varor och Gäller hela avtalets ekonomiska värde. Upp- tjänster som inte är kommungemensam delning av inköp för att komma under belopps- till ett värde upp till etthundratusen gränsen får inte förekomma. Kända följd- (100 000) kronor, vid varje enskilt investeringar ska inräknas. Samråd ska ske med anskaffnings- /upphandlingstillfälle berörd avdelningschef.

Besluta om samt genomföra Upphandlingschef Uppdelning av inköp för att komma under kommungemensamma upphandlingar beloppsgränsen får inte förekomma. Kända följd- upp till ett värde om etthundratusen investeringar ska inräknas. Samråd ska ske med (100 000) kronor. berörd avdelningschef.

Avrop av varor och tjänster utifrån x x x Avrop förutsätter att planerad beställning ryms upphandlade avtal (ramavtal) inom ramen för egen budget, dvs. medelstäckning finns för avsett ändamål.

Beslut i fråga om kassation och x x Efter samråd med kommunjurist, p g a risken för försäljning av lösöre i varje enskilt fall överträdelse av kommunallagen och upp till ett belopp motsvarande ett (1) konkurrenslagstiftningen. basbelopp

Beslut i fråga om nedskrivning av fordran Ekonomidirektör Efter samråd med kommunjurist, p.g.a. risken för upp till ett värde av tvåhundratusen överträdelse av kommunallagen och (200 000) kronor i varje enskilt fall. konkurrenslagstiftningen.

Teckna avtal om försäljning av tjänster x Efter samråd med kommunjurist, p.g.a. risken för inom verksamhetsområdet som inte är överträdelse av kommunallagen och av principiell betydelse upp till ett värde konkurrenslagstiftningen. om 100 000 (etthundratusen) kronor vid varje enskilt tillfälle.

Hantera ärenden hos inkassoföretag och Handläggande tjänsteperson. Vid behov kan

33(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 kronofogdemyndigheten samråd ske med jurist.

Motta samt kvittera till kommunen Behörig tjänsteperson tilldömda saker och handlingar

Motta samt kvittera till kommunen ställda Behörig tjänsteperson försändelser

Personuppgiftshantering Beslut om att bifalla den registrerades Handläggande tjänsteperson begäran om bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör honom eller henne håller på att behandlas, tillgång till personuppgifterna och information om ändamål m.m. med behandlingen. (”Rätt till information”). Artikel 15 i DSF.

Beslut om att helt eller delvis avslå Handläggande tjänsteperson, vid behov i samråd begäran från en registrerad om att få med chef eller jurist. information om huruvida personuppgifter som rör honom eller henne håller på att behandlas, få tillgång till personuppgifterna och information om ändamål m.m. med behandlingen. (”Rätt till information”). Artikel 15 DSF.

Beslut om att bifalla den registrerades Handläggande tjänsteperson. begäran om att få felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne rättade eller ofullständiga personuppgifter kompletterade. (”Rätt till

34(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 rättelse”). Artikel 16 i DSF.

35(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08

36(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 Beslut om att helt eller delvis avslå den Handläggande tjänsteperson, vid behov i samråd registrerades begäran om att få felaktiga med chef eller jurist. personuppgifter som rör honom eller henne rättade eller ofullständiga personuppgifter kompletterade. (”Rätt till rättelse”). Artikel 16 DSF.

37(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08

38(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 Beslut om att bifalla den registrerades Handläggande tjänsteperson. begäran om att få sina personuppgifter raderade. (”Rätt till radering”). Artikel 17 i DSF.

39(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08

Beslut om att helt eller delvis avslå den Handläggande tjänsteperson, vid behov i samråd registrerades begäran om att få sina med chef eller jurist. personuppgifter raderade. (”Rätt till radering”). Artikel 17 DSF.

Beslut om att bifalla den registrerades Handläggande tjänsteperson. begäran om att begränsa personuppgiftsbehandling. (”Rätt till begränsning av behandling”). Artikel 18 DSF.

Beslut om att helt eller delvis avslå den Handläggande tjänsteperson, vid behov i samråd registrerades begäran om att begränsa med chef eller jurist. personuppgiftsbehandling. (”Rätt till begränsning av behandling”). Artikel 18 DSF.

40(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08

Underrätta varje mottagare till vilken Handläggande tjänsteperson. personuppgifterna har lämnats ut om rättelser eller radering av personuppgifter eller begränsningar av behandling, om inte detta visar sig vara omöjligt eller medför en oproportionell ansträngning. Informera den registrerade om dessa mottagare på den registrerades begäran. Artikel 19 i DSF.

Beslut om att bifalla den registrerades Handläggande tjänsteperson. begäran om få ut de personuppgifter som rör honom eller henne samt överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. (”Dataportabilitet”). Artikel 20 i DSF.

Beslut om att helt eller delvis avslå den Handläggande tjänsteperson, vid behov i samråd registrerades begäran om få ut de med chef eller jurist. personuppgifter som rör honom eller henne samt överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. (”Dataportabilitet”). Artikel 20 DSF.

Beslut om att i enlighet med den Handläggande tjänsteperson. registrerades invändningar sluta behandla den registrerades personuppgifter. Artikel 21 i DSF.

Beslut om att fortsätta behandling av Handläggande tjänsteperson, vid behov i samråd personuppgifter trots den registrerades med chef eller jurist.

41(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 invändningar på grund av för kommunen berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än den registrerades intressen, rättigheter och friheter eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk. (”Rätt att göra invändningar”). Artikel 21 DSF.

Anmälan av personuppgiftsincident till x Information till biträdande kommundirektör och Datainspektionen. Artikel 33 DSF. kommunstyrelsens ordförande.

Informera personer som drabbas av x Personer som drabbas av en personuppgiftsincident. Artikel 34 DSF. personuppgiftsincident ska omedelbart informeras om det är stor risk att deras rättigheter och friheter kan påverkas, till exempel om det finns risk för id-stöld eller bedrägeri, eller om det finns risk att personer utsätts för hot, våld eller annat men, t.ex. om personer har skyddad identitet.

Personalärenden Visstidsanställning, vikariat, utse tillförordnad chef eller tjänsteförrättande chef, lönesättning m.m. Beslut om allmän visstidsanställning eller x x Även biträdande enhetschef. vikariat upp till 6 månader inom befintlig personalbudget

Beslut om att utse tillförordnad chef (”tf x x chef”), upp till ett (1) år. Gäller dock ej att utse tillförordnad förvaltningschef,

42(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 avdelningschef eller enhetschef, då dessa beslutstyper är delegationsbeslut.

Beslut om att utse egen ersättare x x x Under kortare frånvaro/tjänstledighet, (tjänsteförrättande chef, ”tjf chef”) under t ex semester, äger chef rätt att utse sin egen maximalt sju (7) veckor ersättare. Beslut ska fattas i enlighet med kommunens riktlinjer om tjänsteförrättande befattningar.

Lönesättning av förvaltningschef och x avdelningschef

Lönesättning av medarbetare x x x Närmast överordnad chef.

Lönesättning av chef/medarbetare vid x Biträdande s.k. ”kvarköp” kommundirektör

Beslut i fråga om lönetillägg för x x x Närmaste överordnad chef. Beslut ska fattas specificerad och tidsbegränsad utifrån kommunens lönepolicy. arbetsuppgift

Beslut i fråga om övertidsersättning i de x x x Närmast överordnad chef. fall anställningen medger övertidsersättning.

Beslut i fråga om ersättning för friskvård x x x Närmast överordnad chef.

43(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 Arbetstid Bevilja medarbetare rätt att arbeta på x x x Närmast överordnad chef. distans upp till sex månader per beslutstillfälle

Beordra övertids-/fyllnadstjänstgöring x x x Närmast överordnad chef.

Resor, konferenser m m Beslut i fråga om medarbetares x x x Närmast överordnad chef. deltagande i utbildning, konferens och planeringsaktivitet

Beslut i fråga om egen x x x Närmast överordnad chef. medverkan/deltagande i konferens utbildnings- och planeringsaktivitet med egna enheten, där övernattning ingår

Beslut i fråga om kommundirektörens x Biträdande kommundirektör. tjänsteresor inom Sverige Beslut måste föregås av samråd med budgetansvarig.

Reserapport ska lämnas till den som fattat beslut om resan senast två månader efter resans slut. Den som fattat beslut om resan avgör om en reserapport även ska avläggas till kommunstyrelsen.

Beslut om medarbetares och x x x Närmast överordnad chef. förvaltningschefers tjänsteresor inom Beslut måste föregås av samråd med Europeiska unionen (EU) och budgetansvarig. Europeiska samarbetsområdet (EES)

44(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 Reserapport ska lämnas till den som fattat beslut om resan senast två månader efter resans slut. Den som fattat beslut om resan avgör om en reserapport även ska avläggas till kommunstyrelsen.

Beslut om förtroendevaldas tjänsteresor Kanslidirektör Beslut ska tas i samråd med nämndordföranden. inom Sverige som genomförs som en del Reserapport ska lämnas till den som fattat beslut av förtroendeuppdrag i kommunstyrelsen om resan senast två månader efter resans slut. Den som fattat beslut om resan avgör om en reserapport även ska avläggas till kommunstyrelsen.

Beslut om förtroendevaldas tjänsteresor utanför Sverige finns i KS delegationsordning A2.

Beslut i fråga om medarbetares x x x Närmast överordnad chef. användande av egen bil i tjänsten samt Beslut ska tas i enlighet med kommunens policy beslut i fråga om att godkänna avseende resor. milersättning och i förekommande fall fast bilersättning samt ersättning för parkeringsavgift

Godkännande av ledighet Bevilja ledighet enligt lag eller avtal. x x x Närmast överordnad chef. Vid var tid gällande kollektivavtal ska beaktas. Beslutanderätten omfattar även annan ledighet än semester som medarbetare har rätt till enligt lag eller avtal. Avstämning bör ske med kommunens HR-funktion om det är fråga om annan ledighet än semester och föräldraledighet.

45(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08

Beslut i fråga om tjänstledighet utöver x x x Närmast överordnad chef. lagstadgad ledighet

Beslut i fråga om ledighet för enskild x x x Närmast överordnad chef, efter samråd med HR- angelägenhet med bibehållen lön direktör vid KLF. Under ledighet för enskilda angelägenheter kan medarbetare, om synnerliga skäl finns, medges att få behålla lönen under sammanlagt högst tio (10) arbetsdagar per kalenderår. Som synnerliga skäl ska anses nära anhörigs svårare sjukdom eller bortgång, begravning och gravsättning av urna samt bouppteckning efter sådan anhörig. Med nära anhörig avses exempelvis make, maka, registrerad partner, sambo, barn, föräldrar, syskon, svärföräldrar, barnbarn samt mor- och farföräldrar. Vid barns svårare sjukdom utges förmån enligt momentet endast om medarbetaren saknar rätt till ersättning enligt socialförsäkringsbalken.

Omplacering/avslut av anställning, särskild ålderspension, omställningsförmåner m.m. Beslut i fråga om omplaceringsärenden x x x Närmast överordnad chef. Efter samråd med HR inom egen enhet på aktuell förvaltning.

Beslut i fråga om omplacering till annan x x Även biträdande kommundirektör. enhet inom förvaltningen Efter samråd med HR på aktuell förvaltning.

Mottaga uppsägning från medarbetare x x x Närmast överordnad chef.

46(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08

Beslut i fråga om förkortad x x x Närmast överordnad chef. uppsägningstid för medarbetare

Beslut i fråga om förtida avslut av x x x Närmast överordnad chef. visstidsanställning

Varsel och besked om anställningens x x x Närmast överordnad chef. upphörande, till tidsbegränsad anställd medarbetare

Beslut i fråga om att bevilja x Biträdande Beslut ska fattas i enlighet med riktlinjer för omställningsförmåner enligt kommundirektör, omställning och rörlighet i Botkyrka Omställningsavtal (KOM-KL för HR-direktör, medarbetare hos kommunal förhandlingschef, var arbetsgivare) vid övertalighet för sig

Beslut i fråga om särskild ålderspension x Efter samråd med HR på aktuell förvaltning och och särskild avtalspension enligt gällande pensionsavtal.

Utfärda tjänstgöringsbetyg x x x Närmast överordnad chef.

Förhandlingsskyldighet enligt 11– 14, 38 §§ medbestämmandelagen (MBL) Förhandling inom eget ansvarsområde x x x Närmast överordnad chef. Reglerna om förhandlingsskyldighet enligt 11–14 §§ och 38 § MBL innebär att arbetstagarorganisationerna har medinflytande i frågor som arbetsgivaren ensam beslutar om. Arbetsgivaren ska exempelvis på eget initiativ

47(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 genomföra förhandling med de kollektivavtalsbärande arbetstagarorganisationerna (s.k. primär förhandlings- skyldighet) innan beslut fattas om viktigare förändring av verksamheten. Det ska dock noteras att kommunen har tecknat ett samverkansavtal som förtydligar och delvis modifierar tillämpningen av MBL.

Förhandling som berör fler verksamhets- x Biträdande Efter samråd med HR på aktuell förvaltning. områden inom kommunlednings- kommundirektör, förvaltningen (inklusive förhandling som HR-direktör, överklagats från förvaltningsnivå som tas förhandlingschef, var upp på kommuncentral nivå) för sig

Skadehantering Beslut om ersättning till medarbetare för x x Efter samråd med kommunjurist och återanskaffning av stulen eller skadad försäkringssamordnare. personlig egendom, upp till ett värde av två (2) basbelopp, i de fall där det kan antas att ersättning skulle ha lämnats av kommunens ansvarsförsäkring, om det inte hade varit för att ersättningsbeloppet ryms inom kommunens självrisk

Övrigt Beslut om minnesgåva x x x Närmast överordnad chef.

Beställa företagshälsovårdsinsatser x x x Närmast överordnad chef.

Beslut i fråga om 1:a-dagsintyg för x

48(44) Dnr KS/2019:43 Datum 2020-06-08 förvaltningschef, avdelningschef

Beslut i fråga om 1:a-dagsintyg för x enhetschef

Beslut i fråga om 1:a-dagsintyg för övriga x x Även biträdande enhetschef. medarbetare

Beslut i fråga om förbud mot utövande av x bisyssla för förvaltningschef, avdelningschef

Beslut i fråga om förbud mot utövande av x x bisyssla för enhetschef

Beslut i fråga om förbud mot utövande av x x bisyssla för övriga medarbetare

49(44) 2020-06-08

Kommunstyrelsen

Tilläggsyrkande

91 Modell för politisk insyn i upphandlingar (KS201943)

Sverigedemokraterna välkomnar den nya modellen för politisk insyn i strategiskt viktiga upphandlingar. Vi delar Kommunledningsförvaltningens bild att det är av vikt och samhällsnytta att Botkyrkas förtroendevalda får en bättre insyn i kommunens upphandlingar.

Den svenska modellen har länge byggt på transparens och demokratisk förankring. Den föreslagna höjningen i bilaga 2 för när kommungemensamma ramavtal ska anmälas till Kommunstyrelsen avviker från detta. Det är därför Sverigedemokraternas uppfattning att den bör ligga kvar på nuvarande nivå som är 100 000 kronor och inte höjas till 25 miljoner kronor.

Med hänvisning till ovanstående föreslås kommunstyrelsen besluta:

- Att gränsen för när kommungemensamma ramavtal ska anmälas till Kommunstyrelsen inte höjs från 100 000 kronor till 25 miljoner kronor.

För Sverigedemokraterna Botkyrka,

Martin Inglot Anne Rosensvärd

Kommunstyrelsen 2030-06-08

YRKANDE

Modell för politisk insyn i upphandlingar

Det har sedan länge funnits ett uttalat önskemål ökad politisk insyn i och beslutande- rätt över upphandlingsärenden och tidigare former för detta har inte fungerat. Många upphandlingar är till sin natur politiska eftersom deras utformning och inriktning på- verkar sådant som miljö, jämställdhet, mänskliga rättigheter, principen om barnets bästa, lokalt näringsliv etc. De förtroendevalda får ta ansvar för upphandlingars konsekvenser, även när de helt och hållet utformats och genomförts inom förvaltningen. Det är därför välkommet att en modell för politisk insyn i upphandlingar nu har pre- senterats.

Den föreslagna modellen förefaller rimlig och väl värd att pröva, men den bör utvär- deras efter att ha tillämpats en tid. Vänsterpartiet föreslår dock en mindre förändring. I likhet med hur det föreslås fungera på nämndnivå, bör beslut enligt punkt 1 (beslut om vilka upphandlingar där politisk insyn ska ske) och 2 (fastställa förslag till upphandlingsstrategi), när det gäller kommunövergripande upphandlingar, fattas av kommunstyrelsen, inte ”hanteras inom ramen för utskottet Botkyrka som organisation (UBO”.

Jag yrkar att beslutspunkt 1 ändras enligt följande:

Kommunstyrelsen fastställer förslaget till modell där prioriteringar av upphandlingar för politisk insyn görs årligen utifrån upphandlingsplan för att ange vilka upphandlingar där upphandlingsstrategier ska fastställas av nämnd. Motsvarande beslut gäl- lande kommunövergripande upphandlingar bereds av utskottet för Botkyrka som organisation (UBO) och fattas av kommunstyrelsen. att modellen utvärderas senast 2022-12-31.

Mats Einarsson (V)

PROTOKOLLSUTDRAG 1[1]

Kommunstyrelsen 2020-06-08 ID: KS/2020:305

§ 92 Uppföljning och analys av nämndernas aktivitetsplaner för strategi och riktlinjer för ett jämlikt Botkyrka samt värdegrund (KS/2020:305)

Beslut Kommunstyrelsen godkänner uppföljning av nämndernas aktivitetsplaner för förverkligandet av Ett jämlikt Botkyrka. Sammanfattning Kommunfullmäktige gav 2018 alla nämnder i uppdrag att utifrån kommunens värdegrund och strategi och riktlinjer för ett jämlikt Botkyrka ta fram och inleda genomförandet av en aktivitetsplan för nämndens verksamheter (2018:575). Aktivitetsplanerna är inget styrdokument utan redovisar vad nämnderna ska göra på aktivitetsnivå. Uppföljning och analys har gjorts av inkomna aktivitetsplaner. Aktivitetsplanerna visar en tydlig ambition och vilja hos samtliga att skapa de bästa förutsättningarna för en jämlikhetsintegrerad verksamhet och arbetsplats. De förflyttningar som gjorts och den utveckling som redovisats visar på att Botkyrka kommun är en öppen och lärande organisation. Utskottet Botkyrka som organisation behandlade ärendet 2020-05-27, § 16. Kommunledningsförvaltningen redogör för ärendet i tjänsteskrivelse 2020-05-11. Propositionsordning Ordföranden konstaterar att det finns ett förslag till beslut och det är ordförandeförslaget. Ordföranden finner att kommunstyrelsen beslutar enligt ordförandeförslaget. _____

Expedieras till: Samtliga nämnder

Kommunledningsförvaltningen 2020-05-11 Dnr KS/2020:305

Referens Mottagare Malin Johansson Kommunstyrelsen Utskottet Botkyrka som organisation

Uppföljning och analys av nämndernas aktivitetsplaner för strategi och riktlinjer för ett jämlikt Botkyrka samt värdegrund (KS/2020:305) Förslag till beslut Utskottet Botkyrka som organisation föreslår åt kommunstyrelsen; 1. Kommunstyrelsen godkänner uppföljning av nämndernas aktivitetsplaner för förverkligandet av Ett jämlikt Botkyrka. Sammanfattning Kommunfullmäktige gav 2018 alla nämnder i uppdrag att utifrån kommunens värdegrund och strategi och riktlinjer för ett jämlikt Botkyrka ta fram och inleda genomförandet av en aktivitetsplan för nämndens verksamheter (2018:575). Aktivitetsplanerna är inget styrdokument utan redovisar vad nämnderna ska göra på aktivitetsnivå. Uppföljning och analys har gjorts av inkomna aktivitetsplaner. Aktivitetsplanerna visar en tydlig ambition och vilja hos samtliga att skapa de bästa förutsättningarna för en jämlikhetsintegrerad verksamhet och arbetsplats. De förflyttningar som gjorts och den utveckling som redovisats visar på att Botkyrka kommun är en öppen och lärande organisation.

Ärendet

Som en del i att förverkliga Ett jämlikt Botkyrka gav kommunstyrelsen 2018-10-26 §221 uppdrag till alla nämnder att utifrån kommunens värdegrund och strategi och riktlinjer för ett jämlikt Botkyrka ta fram och inleda genomförandet av en aktivitetsplan för nämndernas verksamheter. Utifrån nämndernas redovisning i delår två gör kommunledningsförvaltningen en sammanställning och analys av nämndernas arbete. Sammanställningen ska ligga till grund för diskussion i berörda samordnings- och processutvecklingsgrupper samt i strategisk grupp för platsutveckling (SGP), strategisk grupp för organisation (SGO) och kommunledningsgruppen (KLG).

Delrapportering till kommunfullmäktige görs vid samma tidpunkt som redovisning av delår 2 samt en slutredovisning vid samma tidpunkt som redovisning av årsredovisning. Kommunstyrelsens ordförande har begärt att ärendet ska gå upp separat sammanträdet efter delår 2 för att även omfatta kommunledningsförvaltningens analys av aktivitetsplanerna. Nämndernas aktivitetsplaner redovisas i en gemensam sammanställning. Syftet är att samla och

Botkyrka Kommun · Kommunledningsförvaltningen Adress: Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Org.nr: 212000-2882 · Bankgiro: 624-1061 Hemsida: www.botkyrka.se ·Medborgarcenter: 08-530 610 00 · E-post: [email protected] TJÄNSTESKRIVELSE 2[6]

Kommunledningsförvaltningen 2020-05-11 Dnr KS/2020:305 lyfta de gemensamma erfarenheterna vilka är relevanta för det fortsatta arbetet fram.

Medskick Jämlikhetsarbetet är en ständigt pågående utvecklingsprocess. Den samlade bedömningen för Botkyrkas utvecklingsarbete är att både kunskapen och insatserna varierar. För att kommunorganisationen kollektivt ska kunna ta viktiga kliv i att förbättra livssituationen för Botkyrkabor behövs ett systematiskt och återkommande utvecklingsarbete. Det bör utgå från en gemensam utgångspunkt om var vi befinner oss i det utvecklingsarbetet och hur vi ska prioritera för att nå önskade mål. De målen måste få se olika ut och utgå från respektive nämnds uppdrag och behov men gemensamt är att vi tillämpar ett enhetligt arbetssätt och struktur för uppföljning och utveckling. Det hanteras inom ramen för kommungemensam samordning för förverkligandet av ett Jämlikt Botkyrka.

Inledning En ohälsosam och icke jämlik organisation har sämre förutsättningar att skapa ett hållbart och jämlikt Botkyrka och för Botkyrkaborna. Kommunens uppdrag och ansvar, styrning och ledning men även alla medarbetares ansvar är central i förverkligandearbetet. Ledarskapet och kommunikation utgör en viktig del. Hur vi når målen ser olika ut beroende på förvaltning, verksamhet och arbetsplats, och vissa jämlikhetsdimensioner kan vara mer relevanta för en verksamhet och arbetsplats än andra, men utgångspunkten och strukturen behöver vara gemensam. Strategi för ett jämlikt Botkyrka slår fast: • Botkyrka ska vara en interkulturell plats som präglas av samarbeten och möten över grupp- och stadsdelsgränser, jämlika livschanser och social sammanhållning. • I Botkyrka ska alla flickor, pojkar, kvinnor och män ha samma makt att forma sina liv och samhället. • I Botkyrka ska alla ha rätt till ett självständigt liv, egen sexualitet och integritet. • Botkyrka ska vara lättillgängligt för alla – här blir en funktionsnedsättning inte till ett funktionshinder. • Botkyrka ska vara en plats där alla invånare ska ha möjlighet till ett långt liv med god hälsa och välbefinnande.

Jämlikhetsstrategin slår fast att Botkyrka inom varje dimension ska:

1. Förbättra förutsättningarna för alla Botkyrkabors liv, idag och i framtiden.

2. Styra mot en jämlik och jämställd fördelning av makt, pengar och resurser.

3. Mäta och synliggöra skillnaderna.

Botkyrka Kommun · Kommunledningsförvaltningen Adress: Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Org.nr: 212000-2882 · Bankgiro: 624-1061 Hemsida: www.botkyrka.se ·Medborgarcenter: 08-530 610 00 · E-post: [email protected] TJÄNSTESKRIVELSE 3[6]

Kommunledningsförvaltningen 2020-05-11 Dnr KS/2020:305

4. Åtgärda omotiverade skillnader och lyfta goda exempel.

5. Analysera hur planerade åtgärder och beslut påverkar jämlikheten.

6. Förbättra våra arbetssätt så att olika grupper av flickor och pojkar, kvinnor och män får del av verksamheten på lika villkor och med hög kvalitet.

Värdegrunden slår fast att:

1. I Botkyrka har vi medborgarens fokus.

2. Botkyrkaborna möts av en kommun som är transparent och lätt att förstå där olikheter och mångfald är en tillgång.

3. Botkyrkaborna möts av en kompetent och ansvarsfull organisation.

4. Botkyrkaborna möts av en modig, flexibel och anpassningsbar kommun.

5. Genom engagemang, energi och empati får Botkyrkaborna det de har rätt till.

Uppföljning och analys av nämndernas aktivitetsplaner

Generellt Många aktiviteter i nämndernas handlingsplaner handlar om att erbjuda chefer och medarbetare olika former av stöd och kompetensförsörjning. Det är bra och nödvändigt, men kan inte vara ett egensyfte i sig. Verksamheterna och arbetsplatserna måste tydligare kunna beskriva hur den nya kompetensen används för att hitta nya grepp och lösningar och ge ökad kvalitet. Detta görs på vissa förvaltningar men inte på alla.

Samtliga nämnder arbetar aktivt mot diskriminering och kränkande särbehandling och med den gemensamma värdegrunden på arbetsplatsen. I utbildningsnämndens aktivitetsplan görs en viktig koppling i att en jämlik arbetsplats fri från diskriminering skapar en effektiv och hälsosam organisation som har medborgarens fokus och som därmed kan tillhandahålla tjänster med hög kvalitet. Hur vi mår och agerar på arbetsplatsen påverkar hur vi bemöter Botkyrkaborna och utför vårt jobb.

Genomgående är att aktivitetsplanerna formulerar aktiviteter och tidplan. Flertalet ger information om ansvarig samt om uppföljning av aktiviteter. I flertalet av aktivitetsplanerna görs tydliga kopplingar till vilka resultat planerade aktiviteter ska leda till för Botkyrkaborna med ett fokus på de invånare verksamheten möter. Där finns hos flera av nämnderna ett långsiktigt medborgarfokus. Kopplingen till Botkyrka som plats är inte lika tydligt uttalad, men finns där indirekt.

Flera av nämnderna har integrerat aktiviteterna i den ordinarie styrningen. Samtliga förvaltningar redogör för målstyrda aktiviteter på ett övergripande och strategiskt plan.

Botkyrka Kommun · Kommunledningsförvaltningen Adress: Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Org.nr: 212000-2882 · Bankgiro: 624-1061 Hemsida: www.botkyrka.se ·Medborgarcenter: 08-530 610 00 · E-post: [email protected] TJÄNSTESKRIVELSE 4[6]

Kommunledningsförvaltningen 2020-05-11 Dnr KS/2020:305

Teknik- och fastighetsförvaltningen och kultur- och fritidsförvaltningen ger flera exempel på verksamhetsnära och mer konkreta mål. I flertalet av aktivitetsplaner har samtliga jämlikhetsdimensioner lyfts fram och integrerats i planerade aktiviteter och speglar en god förståelse för dess betydelse.

I några aktivitetsplaner saknas information om nuläget vilket var ett av medskicken i föregående sammanställning och analys. Utbildningsförvaltningen redovisar kort ett nuläge. För att kunna göra rätt prioriteringar behövs ett nuläge. Öppenhet och ansvarstagande är en viktig del för att skapa tillit och förtroende för kommunen hos invånarna. En del i detta är att kunna motivera de beslut som tas och de prioriteringar som görs.

Ett genomgående drag är att det inte framgår hur nämnderna prioriterar bland de olika jämlikhetsdimensionerna. Alla dimensioner berör inte alla verksamheter och arbetsplatsen i samma utsträckning och prioriteringar kan variera över tid men detta behöver beskrivas. Vård- och omsorgsförvaltningen har prioriterat tre jämlikhetsdimensioner i aktivitetsplanen och ger en motivering till varför. Teknik och fastighetsförvaltningen har integrerat jämlikhetsdimensionerna på ett tydligt sätt i sina aktiviteter, vilket är positivt.

Uppföljning och analys av värdegrunden Många nämnder lyfter insatser som arbetar med delar av värdegrunden, men aktiviteter för att omsätta hela värdegrunden i praktiken saknas. Många av nämndernas aktiviteter har en direkt koppling till värdegrunden, men kopplingen lyfts inte fram. Främst görs kopplingar till aktiviteter för en jämlik arbetsplats som exempelvis arbetsmiljö- och antidiskrimineringsarbete. Den gemensamma värdegrunden ska genomsyra alla aktiviteter och möten i kommunen. För att de ska ske behöver vi sätta ord på och förstå det betyder i praktiskt i vardagen och i våra relationer.

Interkulturell utveckling Majoriteten av nämnderna beskriver inte aktiviteter kopplade till interkulturell utveckling, vissa aktiviteter har förhållningssättet integrerat utan att det redovisas. Det viktiga är utfallet men det tyder på en ojämn förståelse för det interkulturella förhållningssättet i praktiken.

Utbildningsförvaltningen lyfter särskilt den interkulturella jämlikhetsdimensionen som återfinns i planerade aktiviteter som i framtagandet av ett interkulturellt kunskapsunderlag. Teknik- och fastighetsförvaltningen lyfter det interkulturella perspektivet i extern kommunikation. Vård- och omsorgsförvaltningen har planerat för en grundkurs för chefer i interkulturalitet för chefer.

Det interkulturella förhållningssättet återfinns också outtalat i flera av arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen aktiviteter genom att dialog, möten och mångfald beskrivs som utgångspunkt och tillgång. Socialförvaltningens gör kopplingen till interkultur i arbetet men beskriver inte hur.

Botkyrka Kommun · Kommunledningsförvaltningen Adress: Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Org.nr: 212000-2882 · Bankgiro: 624-1061 Hemsida: www.botkyrka.se ·Medborgarcenter: 08-530 610 00 · E-post: [email protected] TJÄNSTESKRIVELSE 5[6]

Kommunledningsförvaltningen 2020-05-11 Dnr KS/2020:305

Jämställdhet Majoriteten av nämnderna redovisar på olika sätt insatser och medvetenhet om jämställdhetsaspekter i verksamheterna och på arbetsplatsen. Socialförvaltningen lyfter sitt våldsförebyggande arbete inom Mentors in Violence Prevention (MVP) som ett genusförändrande och normkritiskt förhållningssätt. Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen tar upp kön som bakgrundsvariabel i brukarundersökningar. De följer upp och analyserar resultat och mål utifrån juridiskt kön och har kön som övergripande indelningsgrund i verksamheterna. Också Vård- och omsorgsförvaltningen har en genomgående integrering av jämställdhet i verksamheterna. Samhällsbyggnadsförvaltningen har som mål att redovisa de mått där det är möjligt utifrån juridiskt kön och stadsdel. De tar också hänsyn till ålder och kön i planering. På teknik och fastighetsförvaltningen är jämställdhet integrerad på arbetsplatsen och i verksamheterna och i planerade aktiviteter.

Hedersrelaterat våld och förtryck (HRV) Alla förvaltningar har inte redovisat aktiviteter inom HRV. En fördjupning av vilka förvaltningar där frågan kan tänkas ha relevans bör göras.

Socialförvaltningen har under perioden 2016 - 2019 haft ett särskilt samordningsansvar för HRV. Det uttrycks i aktiviteter för att kontinuerlig skapa samsyn, samarbeten och kunskapsutbyten med andra verksamheter. MVP är en sådan insats. Utbildningsförvaltningen har kompetensutveckling för medarbetare för att bättre upptäcka och bemöta utsatta barn och i MVP ryms denna dimension. Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen erbjuder chefer och medarbetare utbildning hedersrelaterat våld och förtryck och arbetar med att fånga upp HRV i verksamheterna. Teknik- och fastighetsförvaltningen arbetar med frågan med inriktning på HBTQ (till exempel omklädningsrum).

Funktionsrätt och tillgänglighet De flesta förvaltningar redovisar insatser. Vård- och omsorgsförvaltningen har en aktivitet där Socialstyrelsens dialogunderlag för äldreomsorgen anpassas för att kunna användas även på funktionshinderområdet. Samhällsbyggnadsförvaltningen beskriver att möten bokas i så stor utsträckning som möjligt i tillgänglighetsanpassade lokaler. Teknisk- och fastighetsförvaltningen integrerar tillgänglighet i verksamheten i planerade aktiviteter och möteslokaler. Förvaltningen har ett uttalat och aktivt fokus på funktionsrätt. Det finns integrerat i verksamheterna och i aktiviteter. Teknik och fastighetsförvaltningen samt Utbildningsförvaltningen ingår också i Funktionsrättsrådet.

Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen använder tolk vid funktionsnedsättning och tillgänglighetsperspektivet när de bjuder in till möten samt vid skyltning. Kultur- och fritidsförvaltningen tillgänglighetsanpassar lokaler och gör kartläggningar och utredningar av tillgänglighet, till exempel på biblioteken och badhus. Socialförvaltningen arbetar med att underlätta för människor med psykisk ohälsa.

Jämlik hälsa De flesta förvaltningar redovisar insatser. Kultur- och fritidsförvaltningen kopplar sportaktiviteter samt insatser för att stärka inkludering, utbildning och en hållbar

Botkyrka Kommun · Kommunledningsförvaltningen Adress: Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Org.nr: 212000-2882 · Bankgiro: 624-1061 Hemsida: www.botkyrka.se ·Medborgarcenter: 08-530 610 00 · E-post: [email protected] TJÄNSTESKRIVELSE 6[6]

Kommunledningsförvaltningen 2020-05-11 Dnr KS/2020:305 arbetsmarknad, samt Botkyrkabors möjlighet att utsmycka platsen, till jämlik hälsa. Teknik och fastighetsförvaltningen kopplar insatser i utemiljöer till hälsa, hållbara och jämlika miljöer, fritidsaktiviteter samt dialog med Botkyrkabor. Samhällsbyggnadsförvaltningen satsar på att möjliggöra jobb för unga genom feriearbete, aktiviteter för att främja att invånare cyklar, grönstrukturprogram som bland annat lägger, fokus på de sociala aspekterna, rökfria miljöer, tillgängliggöra naturreservat, naturskola.

Utbildningsförvaltningen har inget uttalat hälsoperspektiv men jobbar aktivt med värdegrund, mot trakasserier och diskriminering i skolan. Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen aktiviteter för jämlik hälsa är inriktade på att skapa förutsättningar till egenmakt, delaktighet och sammanhang genom arbete och de arbetar aktivt mot diskriminering i bemötande. För vård- och omsorgsförvaltningen utgör jämlik hälsa en del av deras dagliga verksamhet och är en uttalad prioritering i aktivitetsplanen. Även för socialförvaltningens är insatser för jämlik hälsa en del av deras dagliga verksamhet. De är inriktade på att motverka missbruk, psykisk ohälsa med mera.

Ekonomiska konsekvenser av beslutet Eventuella kostnader hanteras inom ram.

Helena Karlsson Elif Koman André Biträdande kommundirektör Hållbarhetsdirektör

__ Expedieras till Alla nämnder Utskottet Botkyrka som organisation

Botkyrka Kommun · Kommunledningsförvaltningen Adress: Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Org.nr: 212000-2882 · Bankgiro: 624-1061 Hemsida: www.botkyrka.se ·Medborgarcenter: 08-530 610 00 · E-post: [email protected] PROTOKOLLSUTDRAG 1[2]

Kommunstyrelsen 2020-06-08 ID: KS/2020:191

§ 93 Ny samordningsstruktur för att förverkliga Strategi för ett jämlikt Botkyrka (KS/2020:191)

Beslut 1. Kommunstyrelsen godkänner ny samordningsstruktur för förverkligandet av Ett jämlikt Botkyrka. 2. Kommunstyrelsen upphäver tidigare beslut KS 2018-10-26 §221 om årlig uppföljning av aktivitetsplaner. Deltar ej Samtliga ledamöter för Sverigedemokraterna deltar ej i beslutet. Sammanfattning 1/1 - 2020 flyttade kommunledningsförvaltningen ansvaret för att leda och samordna förverkligandet av Strategi för ett jämlikt Botkyrka från Samordning- och stödenheten till avdelning Hållbar samhällsutveckling. Förslaget på ny samordningsstruktur utgår från input från förvaltningarna som visar att den tidigare samordningen inte till fullo givit önskvärd effekt. Förslaget har arbetats fram tillsammans med förvaltningsrepresentanter som ingått i den tidigare samordningen samt en representant från SGP (strategisk grupp för platsutveckling), på uppdrag av biträdande kommundirektör. Den nya samordningen skapar mer utrymme för att utifrån behov och förutsättningar hos varje enskild förvaltning arbeta mer fokuserat där insatser behövs. På så sätt tydliggörs medborgarens fokus och hur insatserna bidrar till att förbättra livssituationen för dem som berörs. Utskottet Botkyrka som organisation behandlade ärendet 2020-05-27, § 17. Kommunledningsförvaltningen redogör för ärendet i tjänsteskrivelse 2020-05-13. Propositionsordning Ordföranden konstaterar att det finns ett förslag till beslut och det är ordförandeförslaget. Ordföranden finner att kommunstyrelsen beslutar enligt ordförandeförslaget. Särskilt yttrande Anders Thorén (TUP), Carl Widercrantz (TUP), Camilla Jägemalm (TUP) och Karin Nakamura Lindholm (TUP) lämnar ett särskilt yttrande, bilaga 10. _____

Kommunstyrelsen 2020-06-08 ID: KS/2020:191

Expedieras till: Samtliga nämnder

Kommunledningsförvaltningen 2020-05-13 Dnr KS/2020:191

Referens Mottagare Helena Rojas Kommunstyrelsen Utskottet Botkyrka som organisation

Förslag på samordningsstruktur för att förverkliga Strategi för ett jämlikt Botkyrka Förslag till beslut Utskottet Botkyrka som organisation förslag till kommunstyrelsen: 1. Kommunstyrelsen godkänner ny samordningsstruktur för förverkligandet av Ett jämlikt Botkyrka. 2. Kommunstyrelsen upphäver tidigare beslut KS 2018-10-26 §221 om årlig uppföljning av aktivitetsplaner. Sammanfattning 1/1 - 2020 flyttade kommunledningsförvaltningen ansvaret för att leda och samordna förverkligandet av Strategi för ett jämlikt Botkyrka från Samordning- och stödenheten till avdelning Hållbar samhällsutveckling. Förslaget på ny samordningsstruktur utgår från input från förvaltningarna som visar att den tidigare samordningen inte till fullo givit önskvärd effekt. Förslaget har arbetats fram tillsammans med förvaltningsrepresentanter som ingått i den tidigare samordningen samt en representant från SGP (strategisk grupp för platsutveckling), på uppdrag av biträdande kommundirektör. Den nya samordningen skapar mer utrymme för att utifrån behov och förutsättningar hos varje enskild förvaltning arbeta mer fokuserat där insatser behövs. På så sätt tydliggörs medborgarens fokus och hur insatserna bidrar till att förbättra livssituationen för dem som berörs.

Ärendet Strategi för ett jämlikt Botkyrka beslutades av kommunfullmäktige i maj 2017. Förverkligandearbetet av strategin har fram till december 2019 samordnats av Samordning- och stödenheten på kommunledningsförvaltningen. 1/1 - 2020 flyttade kommunledningsförvaltningen ansvaret för att leda och samordna förverkligandet av Strategi för ett jämlikt Botkyrka till Avdelning hållbar samhällsutveckling. Förslaget på ny samordning utgår från input från förvaltningarna som visar att den tidigare organisation inte till fullo givit önskvärd effekt. Förslaget har arbetats fram tillsammans med förvaltningsrepresentanter som ingått i den tidigare samordningen samt en

Kommunledningsförvaltningen 2020-05-13 Dnr KS/2020:191 representant från SGP (Strategisk grupp för platsutveckling), på uppdrag av biträdande kommundirektör. Den tidigare strukturen för jämlikhetsarbetet hade två parallella organisationer, en för platsprocessen och en för Botkyrka som organisation. Den uppdelningen har visat sig vara ineffektiv eftersom alla jämlikhetsaspekter sammanblandades i ett arbetssätt. I praktiken innebar det att organisationens arbetsrättsliga jämlikhetsåtaganden och jämlika utfall för Botkyrkaborna stöptes i samma form. Resultatet blev otydliga arbetssätt och bristande fokus på medborgarens perspektiv. Den nya samordningen skapar mer utrymme för att utifrån behov och förutsättningar hos varje enskild förvaltning jobba mer fokuserat där insatser behövs. På så sätt tydliggörs medborgarens fokus och hur insatserna bidrar till att förbättra livssituationen för dem som berörs. Detta arbetssätt underlättar även arbetet för förvaltningarna och knyter förbättringarna och utvecklingen närmare praktiken och medarbetarnas vardag.

Den nya samordningen bygger på lärdomar om de utmaningar som funnits med tidigare samordning. En viktig lärdom är att jämlikhetsarbetet internt inte bör separeras mellan plats och organisation. För Botkyrkaborna är den interna organisationsstrukturen oviktig och vi behöver jobba mer enhetlig för att lämna starkare avtryck på platsen. Det gör vi genom att hantera jämlikhetsfrågorna utifrån de mål och syften som ska förverkligas. Ett nödvändigt steg i det arbetet är att förverkliga riktlinjerna för jämlik arbetsplats och jämlik verksamhet utifrån separata spår. Detta för att bättre fokusera på behov som ska tillgodoses. Arbetsgivarens jämlikhetsåtaganden har ett annat syfte och mål än säkerställandet av jämlika villkor för Botkyrkaborna. För att vi som organisation ska bli skarpare i vårt jämlikhetsarbete behöver vi veta hur situationen i Botkyrka ser ut utifrån ett jämlikhetsperspektiv, arbeta systematiskt och förbättra villkoren där det behövs.

Den nya jämlikhetssamordningen förhåller sig till ovan och är inriktad på att: 1. Ge input till återrapportering inför verksamhetsberättelserna, till analysdagarna och förutsättningarna för mål och budgetplaneringen, vara ett underlag inför beslut om målsättning, prioriteringar och resurssättning.

2. Vara ett stöd för jämlikhetssamordnarna på förvaltningarna i deras arbete att integrera jämlikhetsstrategin i nämndernas mål- och uppföljningsarbete.

3. En kommungemensam ”enkel” jämlikhetsanalys görs under samma tidsperiod som omvärldsanalysen och stadsdelsanalyserna.

Den nya samordningen förutsätter att: 3. KLG (kommunens ledningsgrupp) justerar uppdraget för kvalitets SPUGens (samordnings- och processutvecklingsgrupp) uppdrag med plats- och medborgarfokus. 4. Jämlikhet hanteras under SPUG kvalitet- och verksamhetsutveckling samt SPUG kompetensförsörjning under en testperiod på cirka ett år. Beslut om slutlig form fattas efter utvärdering. 5. Jämlikhetsstrategin uppdateras för att rymma också andra politiskt prioriterade perspektiv (barnrätt, nationella minoriteter och HBTQ).

Kommunledningsförvaltningen 2020-05-13 Dnr KS/2020:191

Förslag på organisation och ansvarsfördelning

Jämlikhetsstrategin slår fast att Botkyrka inom varje dimension ska:

1. Förbättra förutsättningarna för alla Botkyrkabors liv, idag och i framtiden. 2. Styra mot en jämlik och jämställd fördelning av makt, pengar och resurser. 3. Mäta och synliggöra skillnaderna. 4. Åtgärda omotiverade skillnader och lyfta goda exempel. 5. Analysera hur planerade åtgärder och beslut påverkar jämlikheten. 6. Förbättra våra arbetssätt så att olika grupper av flickor och pojkar, kvinnor och män får del av verksamheten på lika villkor och med hög kvalitet.

Den organisation vi föreslår förhåller sig till de sex punkterna ovan och till att främja samverkan inom kommunen och med andra aktörer.

Strategiskt ansvar

Avdelning Hållbar samhällsutveckling på kommunledningsförvaltningen leder det strategiska utvecklingsarbetet för ett förverkligande av strategi för ett jämlikt Botkyrka. Styrning sker från avdelning hållbar samhällsutveckling på klf och granskning i kommunkoncernens jämlikhetssamordning genom kommunens strategiska grupp för platsutveckling (SGP). I det strategiska ansvaret ingår:

- Kommunövergripande samordning och omvärldsbevakning av frågor inom de fem dimensionerna och mänskliga rättigheter.

- Nulägesanalys av kommunens insatser inom de fem dimensionerna med fokus på den enskilde invånarens mänskliga rättigheter.

- Kommunövergripande analys och uppföljning av jämlikhet och stöd till kvalitetsutveckling av kommunens jämlikhetsarbete.

- Kommunövergripande förhållningssätt från ord till handling - förstå nyanserna utan att relativisera för att säkra Botkyrkabornas mänskliga rättigheter.

- Stödja strategisk samverkan internt och externt med fokus på medborgarens mänskliga rättigheter.

Operativt ansvar för jämlikhet Avdelning samhällsutveckling på kommunledningsförvaltningen ansvarar för att samordna kommunövergripande insatser. I detta ingår:

Kommunledningsförvaltningen 2020-05-13 Dnr KS/2020:191

- Stödja kommunens förvaltningar att arbeta förebyggande och strukturerat genom utvecklade arbetssätt.

- Bistå med expertis och sakkunskap inom de olika jämlikhetsdimensionerna.

- Utbilda och informera inom kunskapsområdet.

- Stärka samverkansprocesser mellan olika sektorer/professioner för ökat utfall av de politiska ambitionerna för jämlikhet.

- Uppmuntra samverkansprojekt med aktörer i civilsamhället.

- Sammanställa kommunorganisationens jämlikhetsanalys.

Övriga förvaltningars operativa ansvar Alla förvaltningar ansvarar för att identifiera sitt ansvar i förverkligandet av strategi för ett jämlikt Botkyrka. I detta ryms:

- Förvaltningsspecifika analyser och uppföljning av utvecklingsområden inom jämlikhet.

- Förhållningssätt från ord till handling - förstå nyanserna utan att relativisera för att säkra grundläggande mänskliga rättigheter.

- Att förvaltningar som möter barn och unga ska ta ett ansvar för att förverkliga barnets rättigheter i praktiken. Förvaltningar ska ta ett gemensamt ansvar för att Botkyrkas barn och unga ska ha grundläggande kunskap om sina rättigheter.

Ekonomiska konsekvenser av beslutet Eventuella kostnader hanteras inom ram.

Helena Karlsson Elif Koman André Biträdande kommundirektör Hållbarhetsdirektör

______Expedieras till Alla nämnder Utskottet Botkyrka som organisation

Kommunstyrelsen Särskilt yttrande 2020-06-08

Ärende 93: Ny samordningsstruktur för att förverkliga Strategi för ett jämlikt Botkyrka

Vi har inget emot en ny samordningsstruktur som underlättar förvaltningarnas arbete. Däremot vill vi med detta yttrande tydliggöra vår inställning till strategin för ett jämlikt Botkyrka och andra liknande dokument som tenderar att vara alltför otydliga och byråkratiska för att fylla sitt syfte.

På vilket sätt är vi en mer jämlik kommun jämfört med våra grannkommuner som inte tar fram lika ambitiösa strategidokument? Vilken skillnad gör strategierna/dokumenten för invånarna i Botkyrka?

Kanske har strategin en för hög ambitionsnivå, som tyvärr innebär att målen blir orealistiska? Mål som är ouppnåeliga kan i sin tur minska motivationen i organisationen. Tänk om Botkyrka istället kunde utmärka sig i praktisk kommunalpolitik som gjorde skillnad i vardagen.

Anders Thorén (TUP) Carl Widercrantz (TUP)

Camilla Jägemalm (TUP) Karin Nakamura Lindholm (TUP)

PROTOKOLLSUTDRAG 1[1]

Kommunstyrelsen 2020-06-08 ID: KS/2019:363

§ 94 Mål och riktlinjer för nationella minoriteters rättigheter (KS/2019:363)

Beslut Kommunstyrelsen antar riktlinjer för nationella minoriteters rättigheter och Botkyrka som förvaltningskommun för det finska språket. Sammanfattning Nationella minoriteter i Sverige har ett grundskydd i enighet med lagen (2009:724) om nationella minoriteter och minoritetsspråk. Regeringens beslut om att förstärka minoritetslagen trädde i kraft 2019-01-01. Den förstärkta lagen innebär att kommuner bland annat är ålagda att anta mål och riktlinjer för sitt minoritetspolitiska arbete. I lag (2009:724) ska nationella minoriteter ges möjlighet till inflytande i frågor som berör dem och så långt det är möjligt ska samråd genomföras. Samråden ska särskilt främja barn och ungas möjligheter till inflytande i frågor som berör dem. Samtliga nationella minoritetsgrupper har givits möjlighet till inflytande och delaktighet i mål och riktlinjerna för Botkyrka kommun. Mål och riktlinjerna är en vägledning för hur Botkyrka kommun ska arbeta för att leva upp till lagen om nationella minoriteter och minoritetsspråk och de förstärkta rättigheterna för det finska språket i kommunen. Utskottet Botkyrka som organisation behandlade ärendet 2020-05-27, § 18. Kommunledningsförvaltningen redogör för ärendet i tjänsteskrivelse 2020-04-30. Propositionsordning Ordföranden konstaterar att det finns ett förslag till beslut och det är ordförandeförslaget. Ordföranden finner att kommunstyrelsen beslutar enligt ordförandeförslaget. _____

Expedieras till: Samtliga nämnder och förvaltningar Botkyrka kommuns styrdokument

Kommunledningsförvaltningen 2020-04-30 Dnr KS/2019:363

Referens Mottagare Sara Bylund Kommunstyrelsen [email protected] Utskottet Botkyrka som organisation

Mål och riktlinjer för nationella minoriteters rättigheter Diarienummer: KS/2019:363

Förslag till beslut Utskottet Botkyrka som organisations förslag till kommunstyrelsen:

1. Kommunstyrelsen antar riktlinjer för nationella minoriteters rättigheter och Botkyrka som förvaltningskommun för det finska språket.

Sammanfattning Nationella minoriteter i Sverige har ett grundskydd i enighet med lagen (2009:724) om nationella minoriteter och minoritetsspråk. Regeringens beslut om att förstärka minoritetslagen trädde i kraft 2019-01-01. Den förstärkta lagen innebär att kommuner bland annat är ålagda att anta mål och riktlinjer för sitt minoritetspolitiska arbete. I lag (2009:724) ska nationella minoriteter ges möjlighet till inflytande i frågor som berör dem och så långt det är möjligt ska samråd genomföras. Samråden ska särskilt främja barn och ungas möjligheter till inflytande i frågor som berör dem. Samtliga nationella minoritetsgrupper har givits möjlighet till inflytande och delaktighet i mål och riktlinjerna för Botkyrka kommun. Mål och riktlinjerna är en vägledning för hur Botkyrka kommun ska arbeta för att leva upp till lagen om nationella minoriteter och minoritetsspråk och de förstärkta rättigheterna för det finska språket i kommunen.

Ärendet Kommunen har lagstadgade skyldigheter enligt lagen (2009:724) om nationella minoriteter och minoritetsspråk. Sverige har fem nationella minoriteter: samer, sverigefinnar, tornedalingar, romer och judar. Gemensamt för minoriteterna är att de har befolkat Sverige under en lång tid och har lång historisk anknytning till landet. Tillhörigheten till en nationell minoritet baserar sig på självidentifikation och en individ kan identifiera sig med en eller flera identiteter. Det finns fyra kriterier för att en grupp ska betraktas som en nationell minoritet i Sverige:

Kommunledningsförvaltningen 2020-04-30 Dnr KS/2019:363

 En grupp med uttalad samhörighet och som till antalet i förhållande till resten av befolkningen har en icke dominerande ställning i samhället.  Ha någon religiös, språklig, traditionell och/eller kulturell tillhörighet som skiljer sig från majoriteten av befolkningen.  En uttalad vilja och strävan för självidentifikation och bibehållande av sin identitet.  Ha historiska och långvariga band med Sverige.

Regeringens beslut om att förstärka lagen om nationella minoriteter och minoritetsspråk trädde i kraft i januari 2019. Den förstärkta lagen innefattar bland annat att samtliga kommuner är ålagda att ta fram mål och riktlinjer för arbetet med nationella minoriteter och minoritetsspråk. För att ge minoritetsgrupperna möjlighet till inflytande i arbetet med mål och riktlinjer har det skett ett samarbete med representanter från den sverigefinska minoritetsgruppen i Botkyrka kommun sedan hösten 2019. Tillsammans med två utvecklingsledare på kommunledningsförvaltningen har dessa planerat samråd och utformat en enkät för att samla in synpunkter om kommunens minoritetspolitiska arbete. Samråden var öppna för samtliga minoriteter och genomfördes i februari och mars 2020. Under samråden fick nationella minoriteter möjlighet till att uttrycka sina synpunkter om kommunens minoritetspolitiska arbete samt förslag till mål och riktlinjer. En webbenkät fanns tillgänglig på svenska och finska på kommunens hemsida under januari-mars 2020 där samtliga nationella minoritetsgrupper har svarat. Kommunen har tagit fram mål och riktlinjer med utgångspunkt i synpunkter från samråden och enkäten. Se Bilaga 2 för sammanfattning av synpunkter. Informationsspridning om samråd och enkät Affischer och broschyrer med information på svenska och finska om samråd och enkäten har satts upp på flera offentliga platser i kommunen. Ett aktivt arbete med att sprida denna information har skett genom att kontakta föreningar/församlingar/organisationer som representerar nationella minoriteter i Botkyrka. I de fall då en minoritetsgrupp inte har en aktiv förening/församling/organisation har nationella organisationer och föreningar som representerar nationella minoriteter blivit informerade om att sprida informationen om samråd och enkäten. Detta med förhoppningen om att nå individer som identifierar sig tillhöra någon eller några av de nationella minoriteterna i Botkyrka. Genom ett aktivt informationsspridande har förhoppningen även varit att skapa inflytande och delaktighet för barn och unga i det minoritetspolitiska arbetet. Grundskydd och förstärkt lagstadgat skydd genom förvaltningsområden Grundskyddet i lagen (2009:724) gäller för samtliga fem nationella minoriteter. Det innebär att:  Kommuner och regioner ska på lämpligt sätt informera nationella minoriteter om deras rättigheter och det allmännas ansvar.

Kommunledningsförvaltningen 2020-04-30 Dnr KS/2019:363

 Det allmänna ska skydda och främja de nationella minoritetsspråken och främja nationella minoriteters möjlighet att behålla och utveckla sin kultur i Sverige. Barns utveckling av en kulturell identitet och användning av det egna minoritetsspråket ska främjas särskilt.  Kommunen ska ge de nationella minoriteterna möjlighet till inflytande i frågor som berör dem och så långt det är möjligt samråda med dessa i sådana frågor. Förvaltingskommun för det finska språket Det förstärkta skyddet gäller de kommuner som tillhör ett förvaltningsområde för samiska, finska och meänkieli. Botkyrka är en förvaltningskommun för det finska språket. Det betyder att kommunen har förbundit sig till att ge ett extra skydd för bevarandet av det finska språket och den finska kulturen. Det förstärkta skyddet innebär bland annat att enskilda invånare har rätt att använda finska vid muntlig och skriftlig kontakt med kommunen. Om det finns personal som kan något av språken meänkieli eller samiska har enskilda invånare rätt att använda även dessa språk i kontakt med kommunen. Som förvaltningskommun för det finska språket har kommunen ett särskilt ansvar att erbjuda förskola, annan pedagogisk omsorg och äldreomsorg till hel eller väsentlig del på finska, om någon i kommunen önskar detta. Barn ska erbjudas plats i förskola där hela eller västenlig del av utbildningen bedrivs på finska, om dess vårdnadshavare begär det. Det förstärkta skyddet inom äldreomsorgen innebär att den som ansöker om bistånd inom ramen för äldreomsorgen i kommunen ska få information om möjligheterna till service och omvårdnad på finska. Om kommunen har tillgång till personal med språkkunskaper i övriga minoritetsspråk ska hel eller väsentlig del av den service och omvårdnad erbjudas inom ramen för äldreomsorgen. Tydliggörande av ansvar och uppföljning av mål och riktlinjer Mål och riktlinjerna (Bilaga 1) är en vägledning för hur Botkyrka kommun ska arbeta för att leva upp till lagen om nationella minoriteter och minoritetsspråk och de förstärkta rättigheterna för det finska språket. Mål och riktlinjerna tydliggör hur kommunen ska leva upp till det minoritetspolitiska arbetet genom att förtydliga ansvar, rättigheter, samordning och uppföljning. Väsentliga delar är att samråd genomförs för att ge minoritetsgrupperna möjlighet till inflytande i frågor som berör dem, att nationella minoritetsspråk och kulturer skyddas och bevaras samt att informationsskyldigheten kontinuerligt uppfylls av kommunen. Mål och riktlinjerna bör följas upp inom ramen för kommunens strategi för ett jämlikt Botkyrka. Detta för att betona de nationella minoriteternas rättigheter som en del av jämlikhetsarbetet och social hållbarhet. Samtliga nämnder berörs av mål och riktlinjerna i sina ordinarie verksamheter. Genom att nämnder ansvarar för att dessa mål och riktlinjer följs i den befintliga strukturen bidrar det till en långsiktig utveckling och effektivisering av kommunens minoritetspolitiska verksamhet. Ekonomiska konsekvenser av beslutet Majoriteten av aktiviteterna i mål och riktlinjerna täcks av statsbidraget för Botkyrka som förvaltningskommun för det finska språket. I stort sett allt av genomförandet i mål och riktlinjerna är krav enligt minoritetslagen. Det kan tillkomma extra arbetstid vid

Kommunledningsförvaltningen 2020-04-30 Dnr KS/2019:363 genomförandet av riktlinjerna för berörda förvaltningar. Samordnaren för nationella minoriteter på kommunledningsförvaltingen är anställd för att leda, samordna och stödja det övergripande arbetet med att tillgodose nationella minoriteternas rättigheter. Det anses därför inte tillkomma extra arbetstid för kommunledningsförvaltingens del.

Leif Eriksson Elif Koman André Kommundirektör Hållbarhetsdirektör

Bilagor Bilaga 1: Mål och riktlinjer Bilaga 2: Sammanfattning av synpunkter ______Expedieras till Samtliga nämnder och förvaltningar.

Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler

Diarienummer: KS/2019:363 Dokumentet är beslutat av: Kommunstyrelsen Dokumentet beslutades den: 8 juni 2020 Dokumentet gäller för: Samtliga nämnder Dokumentet gäller till den: 8 juni 2025

______Dokumentet ersätter: Dokumentansvarig är: Kommunstyrelsen För revidering av dokumentet ansvarar: Kommunstyrelsen För uppföljning av dokumentet ansvarar: Kommunstyrelsen Relaterade dokument: Strategi för ett jämlikt Botkyrka (KS/2014:612)

Inledning De nationella minoriteternas rättigheter är en viktig fråga för mänskliga rättigheter i Botkyrka kommun. I kommunen arbetar vi för att nuvarande och kommande generationer ska säkras en god miljö, hälsa, ekonomisk och social välfärd och rättvisa – det är så vi utvecklar ett hållbart Botkyrka.

De nationella minoriteterna i Sverige är sverigefinnar, judar, romer, tornedalingar och urfolket samer. Gemensamt för minoriteterna är att de har befolkat Sverige under en lång tid och har lång historisk anknytning till landet. Tillhörigheten till en nationell minoritet baserar sig på självidentifikation och en individ kan identifiera sig med en eller flera identiteter. Statliga och regionala myndigheter samt kommuner ska skydda och främja de nationella minoritetsspråken och främja nationella minoriteters möjlighet att behålla och utveckla sin kultur i Sverige. Det finns ett särskilt fokus på barns möjligheter att utveckla en kulturell identitet och att kunna använda det egna minoritetsspråket. Kommunen har en skyldighet att informera nationella minoriteter om deras rättigheter och samråda med dessa grupper för att ge möjlighet till inflytande i frågor som berör dem. Enligt den förstärkta lagen (2009:724) om nationella minoriteter och minoritetsspråk ska varje kommun anta mål och riktlinjer för sitt minoritetspolitiska arbete.

För att ge nationella minoriteter inflytande i arbetet med dessa mål och riktlinjer har synpunkter och önskemål från samråd och en enkätundersökning beaktas i målsättningarna. Syftet med mål och riktlinjerna är att tydliggöra hur Botkyrka kommun lever upp till det minoritetspolitiska arbetet och att levandegöra ansvar, rättigheter, samordning och uppföljning. Målområden och tillvägagångssätt I detta avsnitt presenteras Botkyrka kommuns tre målområden och tillvägagångssätt för att uppfylla dessa målområden. Målområdena utgår från internationella och nationella konventioner och lagar om mänskliga rättigheter samt från synpunkter från nationella minoriteter i Botkyrka kommun.

1 Rätten till information och synliggörandet av nationella minoritetsspråk För att nationella minoriteter i Botkyrka kommun ska vara medvetna om sina rättigheter ska informationen från kommunen vara tydlig, synlig och tillgänglig. Informationen ska anpassas efter nationella minoriteters rättigheter och särskilt fokus ska vara på samhällsviktig information. Kommunen ska kartlägga personal med språkkompetens inom relevanta minoritetsspråk för att möjliggöra rätten till att kontakta kommunens verksamheter på sitt minoritetsspråk.

Tillvägagångssätt  Kartläggning av personal som kan finska, meänkieli och samiska inom kommunens förvaltningar.  Finskspråkiga invånare ska ges möjlighet att använda det finska språket vid muntliga och skriftliga kontakter med kommunen om önskemål finns.  Informationssatsning om den förstärkta minoritetslagen och information om tillgänglig service på finska.  Skyltning på finska på utvalda offentliga platser.  Information på romani chib på kommunens hemsida.  Riktad information till barn och unga inom nationella minoritetsgrupper om möjligheter att organisera sig och andra möjligheter som ung i Botkyrka.

2 Skydd av nationella minoriteters språk och kultur Nationella minoriteter bosatta i Botkyrka kommun ska kunna utveckla sin fulla potential och ha samma förutsättningar i samhället som majoritetsbefolkningen. Kommunen ska motverka diskriminering och utsatthet av de nationella minoriteterna i alla dess verksamheter. Detta ska ske genom bland annat uppmärksammande av de nationella minoriteternas språk, historia och kultur i kommunens verksamheter En elev som tillhör någon av de nationella minoritetsgrupperna ska erbjudas modersmålsundervisning i sitt nationella minoritetsspråk. Rätten till modersmålsundervisning i nationella minoritetsspråk gäller från och med grundskolan till gymnasieskolan. Språket behöver inte vara elevens dagliga umgängesspråk hemma. Elever i gymnasieskolan och gymnasiesärskolan måste dock ha goda kunskaper i språket för att ha rätt att läsa ett nationellt minoritetsspråk. Tillvägagångssätt  Kompetensutvecklande insatser om minoritetslagstiftningen och de nationella minoriteternas rättigheter för tjänstepersoner på ledningsnivå i kommunen.  Kulturevenemang för att synliggöra och främja det finska språket och det finska kulturarvet.  Den som önskar det ska få tillgång till äldreomsorg med finsktalande personal på vård- och omsorgsboenden samt inom hemtjänst.  Tillhandahålla öppen förskola med finskspråkig personal.  Barn och ungdomar ska informeras om rätten till modersmålsundervisning i de nationella minoritetsspråken.  Barn och ungdomar ska uppmuntras till modersmålsundervisning i de nationella minoritetsspråken.

3 Rätten till delaktighet och inflytande För att stärka nationella minoriteters möjligheter till inflytande ska nationella minoriteter årligen ges möjlighet till dialog för att uttrycka vilka behov som finns för att uppfylla deras rättigheter i kommunen. Kommunen ska samordna olika råd eller samverkansgrupper för att dessa ska vara aktiva i samråden. Samråden ska vara öppna för alla nationella minoriteter. Ett särskilt deltagande bland barn och unga ska främjas och politiskt deltagande på samråden ska uppmuntras.

Tillvägagångssätt  Genomföra öppna samråd årligen för samtliga nationella minoriteter i frågor som berör dem.  Verka för politisk närvaro vid samråden.  Samverka med den sverigefinska befolkningen för att kartlägga behov för Botkyrka som förvaltningskommun för det finska språket.

Ansvar och uppföljning  Kommunledningsförvaltningen har huvudansvaret för att kommunövergripande leda, samordna och stödja arbetet.  Samtliga nämnder ansvarar för nationella minoriteters rättigheter inom ordinarie arbetsområde.  Samtliga nämnder ansvarar för uppföljning av sitt arbete med nationella minoriteters rättigheter med utgångspunkt från mål och riktlinjerna.  Kommunstyrelsen ansvarar för uppföljning av mål och riktlinjerna inom ramen för Botkyrka kommuns strategi för ett jämlikt Botkyrka.

BILAGA 1[1]

Kommunledningsförvaltningen 2020-04-30 KS/2019:363

Referens Mottagare Sara Bylund Kommunstyrelsen

Bilaga 2: Sammanfattning av synpunkter Enligt lagen (2009:724) om nationella minoriteter och minoritetsspråk ska förvaltningsmyndigheter ge de nationella minoriteterna möjlighet till inflytande i frågor som berör dem och så långt det är möjligt samråda med minoriteterna i sådana frågor. Samråd ska genomföras med syfte att kunna beakta deras synpunkter och behov i kommunens beslutsfattande. Nedan presenteras en sammanfattning av synpunkter om kommunens minoritetspolitiska arbete utifrån två samråd och enkätsvaren.

 En önskan om mer finsktalande personal på äldreboenden.  Att hemtjänst på finska bör utökas i både tillgänglighet och kvalitet.  En önskan om mer och samlad information om kommande aktiviteter och service.  Att kommunen skapar en samlad mötesplats för alla nationella minoritetsgrupper.  Att modersmål erbjuds på skoltid och att det bör finnas mer tid för modersmålsundervisning.  En önskan om aktiviteter för språkutveckling hos barn.  Att kommunen uppmärksammar ensamma äldre som inte kan svenska.  Bättre utbud av finskspråkiga böcker och tidningar på biblioteken.  Bättre utbud av teaterföreställningar och filmvisningar.  Att tjänstepersoner i kommunen utbildas i minoritetslagen.  En önskan om information om hur man kan engagera sig i minoritetspolitiska frågor.  En önskan om information om kommunens förskoleverksamhet och öppen förskoleverksamhet på finska.  Att det genomförs en satsning på barn och ungas språkutveckling.  Att civilsamhället får möjlighet till att engagera sig i det minoritetspolitiska arbetet.  Att alla beslut följs upp.

Kommunstyrelsen 2020-06-08 ID: KS/2020:344

§ 95 Ansökan om medel från Kulturrådet för Stärkta bibliotek (KS/2020:344)

Beslut 1. Kommunstyrelsen godkänner kultur- och fritidsnämndens ansökan om totalt 3 749 000 kronor till Kulturrådet, uppdelat i två ansökningar om 2 025 000 kronor respektive 1 724 000 kronor. 2. Kommunstyrelsen beviljar, om Kulturrådet bifaller ansökan om investering i biblioteksbil, kultur- och fritidsnämnden att ta emot sökta medel och att investeringsram för aktuellt projekt utökas med beviljad summa. Sammanfattning Kulturrådet har fått regeringens uppdrag att genomföra en treårig satsning för att stärka biblioteksverksamheten i Sverige. Kommunerna har möjlighet att ansöka om medel för denna satsning. Kultur- och fritidsnämnden beslutar att ansöka om totalt 3 749 000 kronor (2 025 000 kronor respektive 1 724 000 kronor) för att stärka uppsökande satsningar och viss utvidgad verksamhet inom Botkyrka kommuns bibliotek. Satsningarna ska riktas mot prioriterade målgrupper i enlighet med Botkyrkas biblioteksprogram och gällande verksamhetsmål. Enligt kultur- och fritidsnämndens delegationsordning ska ansökningar över tjugofem (25) prisbasbelopp beslutas av kommunstyrelsen. Skulle kommunstyrelsen inte god- känna kultur- och fritidsnämndens ansökan om 3 749 000 kronor till Kulturrådet, alternativt någon av de två delansökningarna om 2 025 000 kronor respektive 1 724 000 kronor, drar nämnden tillbaka berörd ansökan. Kultur- och fritidsnämnden behandlade ärendet 2020-05-14, § 47. Kultur- och fritidsförvaltningen redogör för ärendet i tjänsteskrivelse 2020-04-16. Propositionsordning Ordföranden konstaterar att det finns ett förslag till beslut och det är ordförandeförslaget. Ordföranden finner att kommunstyrelsen beslutar enligt ordförandeförslaget. Särskilt yttrande Martin Inglot (SD) och Anne Rosensvärd (SD) lämnar ett särskilt yttrande, bilaga 11. _____

Expedieras till: Kultur- och fritidsnämnden

Kommunstyrelsen 2020-06-08 ID: KS/2020:344

Kommunstyrelsen

Särskilt yttrande

95 Ansökan om medel från Kulturrådet för Stärkta bibliotek

Sverigedemokraterna ställer sig positiva till att kultur- och fritidsnämnden ansöker om externa medel för att främja sitt arbete för att minska kommunens egna utgifter, särskilt i dessa svåra tider.

Sverigedemokraterna anser att kultur- och fritidsnämnden träffar fel med sina satsningar på andra språk än svenska. Det är Sverigedemokraternas uppfattning att dessa prioriterade målgrupper skulle gynnas mer av att ha fler böcker tillgängliga på lätt svenska och att det är böckernas innehåll som bör justeras för att vara så brett tillgängliga som möjligt – inte att det svenska språket prioriteras bort.

Vidare ställer sig Sverigedemokraterna kritiska till om en biblioteksbil fyller någon funktion. Här ser vi i stället att kultur- och fritidsnämnden bör lyfta digitala lösningar dels för miljön, dels för komforten och därmed ett utökat nyttjande av biblioteksverksamheten.

För Sverigedemokraterna Botkyrka,

Martin Inglot Anne Rosensvärd PROTOKOLLSUTDRAG 1[3]

Kommunfullmäktige 2020-06-16 ID: KS/2020:253

§ 54 Delårsrapport 1 2020 – Kommunen (KS/2020:253)

Beslut 1. Kommunfullmäktige har behandlat delårsrapport 1 för perioden januari – april 2020 enligt 8 kapitlet 20 a § kommunallagen. 2. Kommunfullmäktige beslutar medge teknik- och fastighetsnämnden 57 miljoner kronor i utökad investeringsram för projektet Dagvatten Riksten. Anslaget finansieras genom ökad upplåning. 3. Kommunfullmäktige beslutar medge teknik- och fastighetsnämnden 3,2 miljoner kronor i utökad investeringsram för projektet Dagvattenanläggning Segersjö. Anslaget finansieras genom ökad upplåning. 4. Kommunfullmäktige beslutar medge teknik- och fastighetsnämnden 1,5 miljoner kronor i utökad investeringsram för projektet va-utbyggnad Skårdal. Anslaget finansieras genom ökad upplåning.

Sammanfattning Kommunstyrelsen har 2020-06-08 § 84 lämnat ett förslag till beslut.

Delårsrapport 1 2020 har upprättats utifrån inlämnade delårsrapporter från respektive förvaltning samt av kommunledningsförvaltningen genomförd övergripande uppföljning och analys.

Vintern och våren har inneburit en turbulent tid och alla tidigare prognoser/bedömningar har omvärderats utifrån den Coronapandemi som världen befinner sig i just nu. Sveriges kommuner och regioner (SKR) gav i slutet av april ingen prognos utan har istället tagit fram ett scenario för sina beräkningar av tillväxt. Osäkerheten hur ekonomin kommer att utveckla sig är väldigt hög.

Den bedömning som vi gör för kommunen i denna delårsrapport är en mycket osäker prognos som bygger på SKR:s underlag och en relativt positiv bedömning som i stort innebär att vi går in i ett normalläge efter sommaren.

Det ekonomiska resultatet för perioden är negativt med 115 miljoner kronor. Prognosen för året uppgår till 104 miljoner kronor, vilket är 53 miljoner bättre än budgeterat resultat. I prognosen ingår alla de extra generella statsbidrag som regeringen aviserat till och med den 26 maj. Balanskravsresultatet beräknas till 98 miljoner kronor.

Kommunfullmäktige 2020-06-16 ID: KS/2020:253

Prognosen över verksamhetens nettokostnader innebär ett överskridande av budget med 17 miljoner kronor, varav 15 miljoner kronor avser nämnderna och 2 miljoner kronor avser de gemensamma posterna.

Årets skatteintäkter beräknas understiga budget med 154 miljoner kronor. Skatteintäktsberäkningen utgår från SKR:s bedömningar från den 29 april. Med de stödpaket i form av extra statsbidrag som regeringen aviserat under året överstiger de generella statsbidragsintäkterna budget med 207 miljoner kronor. Sammantaget ger det ett överskott för skatter och bidrag med 53 miljoner kronor mot budget.

Finansnettot beräknas ge ett positivt utfall på cirka 6 miljoner kronor och ett överskott mot budget på 22 miljoner kronor. Överskottet förklaras främst av en realiserad kursvinst, fondutdelning på placerade medel och lägre räntekostnader.

Nettoinvesteringarna för perioden uppgår till 133 miljoner kronor. Enligt nämndernas bedömningar kommer investeringarna att uppgå till omkring 925 miljoner kronor för hela 2020, vilket är betydligt högre än investeringarna under de senaste åren. Prognosen innebär en kraftigt ökad investeringstakt under slutet av året.

Baserat på genomförda investeringar hittills i år och tidigare års investeringsvolym bedömer vi att kommunens egen upplåning kommer att öka med cirka 300 miljoner kronor under 2020.

Nämnderna har rapporterat risk för att många mål kommer att bli svåra att uppnå till följd av den pågående pandemin. Riskerna handlar bland annat om hög sjukfrånvaro som innebär att uppdrag och arbetsuppgifter senareläggs eller uteblir. På grund av vikten av social distansering har aktiviteter ställts in och färre har besökt verksamheterna, vilket till exempel påverkat kommunens medborgardialoger, daglig verksamhet, dagverksamheterna, aktiviteter för barn och unga. Utbildningsförvaltningen signalerar om utebliven kunskap till följd av sjukfrånvaro bland barn och unga i förskola och skola.

Kommunledningsförvaltningen redogör för ärendet i tjänsteskrivelse 2020-05-25.

I debatten yttrar sig Mats Einarsson (V), Stina Lundgren (M), Ebba Östlin (S), Ing- Marie Viklund (L), Lars Johansson (L), Yngve RK Jönsson (M) och Niklas Gladh (MP).

Yrkanden Ebba Östlin (S), Ing-Marie Viklund (L) och Lars Johansson (L) föreslår att kommunfullmäktige beslutar enligt kommunstyrelsens förslag.

Kommunfullmäktige 2020-06-16 ID: KS/2020:253

Särskilda yttranden Mats Einarsson (V) lämnar ett särskilt yttrande, bilaga 2.

Lars Johansson (L) ansluter sig till det särskilda yttrandet från Vänsterpartiet.

Stina Lundgren (M) lämnar samma särskilda yttrande som i kommunstyrelsen. _____

Expedieras till: Samtliga nämnder

Kommunledningsförvaltningen 2020-05-25 Dnr KS/2020:253

Referens Mottagare Monica Blommark Kommunstyrelsen [email protected]

Delårsrapport 1 2020 – kommunen Diarienummer: KS/2020:253

Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige har behandlat delårsrapport 1 för perioden januari – april 2020 enligt 8 kapitlet 20 a § kommunallagen. Kommunfullmäktige beslutar medge teknik- och fastighetsnämnden 57 miljoner kronor i utökad investeringsram för projektet Dagvatten Riksten. Anslaget finansieras genom ökad upplåning. Kommunfullmäktige beslutar medge teknik- och fastighetsnämnden 3,2 miljoner kronor i utökad investeringsram för projektet Dagvattenanläggning Segersjö. Anslaget finansieras genom ökad upplåning. Kommunfullmäktige beslutar medge teknik- och fastighetsnämnden 1,5 miljoner kronor i utökad investeringsram för projektet va-utbyggnad Skårdal. Anslaget finansieras genom ökad upplåning.

Kommunstyrelsen beslutar för egen del: Kommunstyrelsen beslutar medge vård- och omsorgsnämnden 9,5 miljoner kronor i utökad driftbudget för ökade lokalkostnader efter ombyggnad av vård- och omsorgsboendet Tunängen. Anslaget finansieras genom avsatta medel till kommunstyrelsens förfogande.

Sammanfattning Delårsrapport 1 2020 har upprättats utifrån inlämnade delårsrapporter från respektive förvaltning samt av kommunledningsförvaltningen genomförd övergripande uppföljning och analys. Utbildningsnämnden har inte beslutat sin delårsrapport innan denna tjänsteskrivelse lämnats. Vintern och våren har inneburit en turbulent tid och alla tidigare prognoser/

Kommunledningsförvaltningen 2020-05-25 Dnr KS/2020:253 bedömningar har omvärderats utifrån den Coronapandemi som världen befinner sig i just nu. Sveriges kommuner och regioner (SKR) gav i slutet av april ingen prognos utan har istället tagit fram ett scenario för sina beräkningar av tillväxt. Osäkerheten hur ekonomin kommer att utveckla sig är väldigt hög. Den bedömning som vi gör för kommunen i denna delårsrapport är en mycket osäker prognos som bygger på SKR:s underlag och en relativt positiv bedömning som i stort innebär att vi går in i ett normalläge efter sommaren. Det ekonomiska resultatet för perioden är negativt med 115 miljoner kronor. Prognosen för året uppgår till 104 miljoner kronor, vilket är 53 miljoner bättre än budgeterat resultat. I prognosen ingår alla de extra generella statsbidrag som regeringen aviserat till och med den 26 maj. Balanskravsresultatet beräknas till 98 miljoner kronor. Prognosen över verksamhetens nettokostnader innebär ett överskridande av budget med 17 miljoner kronor, varav 15 miljoner kronor avser nämnderna och 2 miljoner kronor avser de gemensamma posterna. Årets skatteintäkter beräknas understiga budget med 154 miljoner kronor. Skatteintäktsberäkningen utgår från SKR:s bedömningar från den 29 april. Med de stödpaket i form av extra statsbidrag som regeringen aviserat under året överstiger de generella statsbidragsintäkterna budget med 207 miljoner kronor. Sammantaget ger det ett överskott för skatter och bidrag med 53 miljoner kronor mot budget. Finansnettot beräknas ge ett positivt utfall på cirka 6 miljoner kronor och ett överskott mot budget på 22 miljoner kronor. Överskottet förklaras främst av en realiserad kursvinst, fondutdelning på placerade medel och lägre räntekostnader. Nettoinvesteringarna för perioden uppgår till 133 miljoner kronor. Enligt nämndernas bedömningar kommer investeringarna att uppgå till omkring 925 miljoner kronor för hela 2020, vilket är betydligt högre än investeringarna under de senaste åren. Prognosen innebär en kraftigt ökad investeringstakt under slutet av året. Baserat på genomförda investeringar hittills i år och tidigare års investeringsvolym bedömer vi att kommunens egen upplåning kommer att öka med cirka 300 miljoner kronor under 2020. Nämnderna har rapporterat risk för att många mål kommer att bli svåra att uppnå till följd av den pågående pandemin. Riskerna handlar bland annat om hög sjukfrånvaro som innebär att uppdrag och arbetsuppgifter senareläggs eller uteblir. På grund av vikten av socialdistansering har aktiviteter ställts in och färre har besökt verksamheterna, vilket till exempel påverkat kommunens medborgardialoger, daglig verksamhet, dagverksamheterna, aktiviteter för barn och unga. Utbildningsförvaltningen signalerar om utebliven kunskap till följd av sjukfrånvaro bland barn och unga i förskola och skola.

Ärenden i samband med delårsrapporten Lokalkostnader Tunaängen vård- och omsorgsboende I Mål och budget 2020 med flerårsplan 2021 – 2023 finns 9,5 miljoner kronor avsatt för ökade hyror i samband med att ombyggnationen av vård- och omsorgsboendet

Kommunledningsförvaltningen 2020-05-25 Dnr KS/2020:253

Tunängen (före detta Samariten). Vård- och omsorgsnämnden har nu inkommit med utredning av lokalkostnaderna som visar ökade lokalkostnader på 9,7 miljoner kronor för boendet och avropar de 9,5 miljoner kronor som finns avsatta för ändamålet.

Dagvatten Riksten, projekt 6282 För att kunna fortsätta utbyggnaden av Riksten behöver dagvattnet hanteras både lokalt och i en samlad anläggning. Teknik- och fastighetsnämndens projekt Dagvatten Riksten avser den samlade anläggningen med syfte att rena dagvatten så att ingen försämring av miljökvalitetsnormerna för yt- eller grundvatten sker. Anläggningen är också tänkt att kunna hantera översvämningsrisker i området.

Under 2017 så gjordes det en förprojektering och under hösten 2018 genomfördes geotekniska undersökningar som ett underlag inför detaljprojekteringen som påbörjades under 2019. Projektets nuvarande budget på 18 miljoner kronor utgick från en förstudie som gjordes 2017. Under efterföljande förprojektering och detaljprojektering med justeringar bland annat utifrån försvarsmaktens kompletterade utredning har kalkylerna fördjupats och visar på en investeringsutgift på 75 miljoner kronor. De nya förutsättningarna innebär därmed ett behov av en utökad ram med 57 miljoner kronor.

Dagvattenanläggning Segersjö, projekt 6283 Som en åtgärd för att minska övergödningen i Segersjön, Uttran och Utterkalven har två dagvattenanläggningar detaljprojekterats under våren 2019. Byggstart för dammarna vid Segersjön blir preliminärt under 2020. För projektet har teknik- och fastighetsnämnden 2,8 miljoner kronor i investeringsbudget. Till följd av svåra markförhållanden och en tillkommande väg för att kunna sköta om anläggningen bedöms investeringsutgiften för utbyggnad av dammarna till 6 miljoner kronor. De nya förutsättningarna innebär därmed ett behov av en utökad ram med 3,2 miljoner kronor.

Va-utbyggnad Skårdal, projekt 6285 Teknik- och fastighetsnämnden bygger ut allmänt vatten och avlopp till Skårdal och utökar verksamhetsområdet dit. Projektet innebär en ledningsdragning på cirka 900 meter och anslutning av 26 fastigheter. För projektet finns 4,5 miljoner kronor avsatt i budget. När utbyggnaden startade i oktober 2019 valdes en arbetsmetod som innebär att både vatten- och spillvattenledningarna kommer att anläggas djupare än det projekterade förslaget. Anledningen var att slippa återkommande underhållskostnader för värmekabel och el och därmed lägre kostnader under livscykeln. Ändringen medför ökade transport- och återställningsutgifter på grund av större schaktyta, vilket medfört en bedömd investeringsutgift på 6 miljoner kronor. De nya förutsättningarna innebär därmed ett behov av en utökad ram med 1,5 miljoner kronor.

Leif Eriksson Johan Westin Kommundirektör Ekonomidirektör

Kommunledningsförvaltningen 2020-05-25 Dnr KS/2020:253

Bilagor Delårsrapport 1 2020 – kommunen

______Expedieras till Samtliga nämnder

- Delårsrapport 1 2020 Perioden januari – april - Prognos för hela året

Innehållsförteckning

Sidan Sammanfattning 3

Avvikelserapportering mål 3

Ekonomiskt utfall för perioden med prognos för året 4

Ekonomiska sammanställningar 10

SAMMANFATTNING Nämnderna har rapporterat risk för att många mål kommer att bli svåra att uppnå till följd av den Vintern och våren har inneburit en turbulent tid och pågående pandemin. Riskerna handlar bland annat alla tidigare prognoser/bedömningar har omvärde- om hög sjukfrånvaro som innebär att uppdrag och rats utifrån den Coronapandemi som världen arbetsuppgifter senareläggs eller uteblir. På grund av befinner sig i just nu. Sveriges kommuner och vikten av socialdistansering har aktiviteter ställts in regioner (SKR) gav i slutet av april ingen prognos och färre har besökt verksamheterna, vilket till utan har istället tagit fram ett scenario för sina exempel påverkat kommunens medborgardialoger, beräkningar av tillväxt. Osäkerheten hur ekonomin daglig verksamhet, dagverksamheterna, aktiviteter kommer att utveckla sig är väldigt hög. för barn och unga. Utbildningsförvaltningen signalerar om risk för utebliven kunskap till följd av Den bedömning som vi gör för kommunen i denna sjukfrånvaro bland barn och unga i förskola och delårsrapport är en mycket osäker prognos som skola. bygger på SKR:s underlag och en relativt positiv bedömning som i stort innebär att vi går in i ett AVVIKELSERAPPORTERING – MÅL normalläge efter sommaren. För att svara upp mot kommunfullmäktiges mål har Det ekonomiska resultatet för perioden är negativt nämnderna i Mål och budget 2020 med flerårsplan med 115 miljoner kronor. Prognosen för året uppgår 2021 – 2023 formulerat egna mål med tillhörande till 104 miljoner kronor, vilket är 53 miljoner bättre målsatta mått. Vid denna tid på året finns bara i än budgeterat resultat. I prognosen ingår alla de extra undantagsfall mätningar som avser 2020. Nämnder- generella statsbidrag som regeringen aviserat till och nas delårsrapportering innehåller istället en avvi- med den 26 maj. Balanskravsresultatet beräknas till kelserapportering i de fall nämnden bedömer att det 98 miljoner kronor. faktiska utfallet kraftigt kommer att avvika mot upp- satt mål. Prognosen över verksamhetens nettokostnader inne- bär ett överskridande av budget med 17 miljoner Flertalet av kommunens nämnder varnar för att kronor, varav 15 miljoner kronor avser nämnderna många mål kommer bli svåra att uppnå. Detta med och 2 miljoner kronor avser de gemensamma anledning av den pandemi som covid-19 förorsakat. posterna. Samtliga av kommunfullmäktiges målområden och utvecklingsmål bedöms påverkas av situationen. Årets skatteintäkter beräknas understiga budget med Sjukfrånvaron bland personalen har varit hög under 154 miljoner kronor. Skatteintäktsberäkningen utgår februari till april, och många nämnder gör från SKR:s bedömningar från den 29 april. Med de bedömningen att det finns en risk för att den förblir stödpaket i form av extra statsbidrag som regeringen fortsatt hög. Därmed finns det uppdrag och aviserat under året överstiger de generella arbetsuppgifter kopplade till målen som inte kan statsbidragsintäkterna budget med 207 miljoner genomföras eller får skjutas på framtiden. Det kronor. Sammantaget ger det ett överskott för skatter ansträngda personalläget har också i några fall och bidrag med 53 miljoner kronor mot budget. inneburit att planerade enkäter och undersökningar, som ligger till grund för bedömning av målutfallet, Finansnettot beräknas ge ett positivt utfall på cirka 6 inte har genomförts. Detta kommer in sin tur miljoner kronor och ett överskott mot budget på 22 innebära att det kan bli svårt att följa upp nämn- miljoner kronor. Överskottet förklaras främst av en dernas måluppfyllelse och därmed även kommun- realiserad kursvinst, fondutdelning på placerade fullmäktiges utvecklingsmål. medel och lägre räntekostnader. Utifrån Folkhälsomyndighetens rekommendationer Nettoinvesteringarna för perioden uppgår till 133 om social distansering och regeringens beslut om att miljoner kronor. Enligt nämndernas bedömningar förbjuda sammankomster med över 50 personer, har kommer investeringarna att uppgå till omkring 925 många nämnder fått ställa in aktiviteter som ligger miljoner kronor för hela 2020, vilket är betydligt som en del i arbete med måluppfyllelse. Som högre än investeringarna under de senaste åren. exempel kan nämnas medborgardialoger, daglig Prognosen innebär en kraftigt ökad investeringstakt verksamhet, dagverksamhet, aktiviteter för barn och under slutet av året. unga. Den sociala distanseringen har även lett till att färre besöker inom de kommunala verksamheterna Baserat på genomförda investeringar hittills i år och vilket också påverkar möjligheten till målupp- tidigare års investeringsvolym bedömer vi att fyllelse. kommunens egen upplåning kommer att öka med cirka 300 miljoner kronor under 2020. Vidare har även den höga sjukfrånvaron bland barn på förskolan och elever i grundskolan förorsakat risk för utebliven kunskap och därmed minskad målupp- 3

fyllelse. Utbildningsnämnden ser nu över möjlig- kronor. Kommunen har enligt kommunallagen tre år heten till utökad lovskola under sommaren och på sig att återställa underskottet. Det innebär att den utökad undervisningstid under kommande läsår. kommunala budgeten har minskats med 7,5 miljoner kronor per år. Det tillsammans med kända och Hur pandemin kommer att påverka kommunens okända effekter i skatteunderlaget gör att prognosen medborgare och verksamheter under resterande året för året blir högst osäker. Ett eventuellt ytterligare är svårt att bedöma. Folkhälsomyndighetens tapp i skatteintäkter kan ge kommunen ett underskott bedömning är att läget kommer vara fortsatt all- även för 2020. varligt året ut och att nuvarande rekommendationer kommer kvarstår ytterligare en tid. Kommunled- BEFOLKNINGSUTVECKLING ningsförvaltningen gör därför bedömningen att det Efter det första kvartalet 2020 uppgår Botkyrkas finns risk för negativa avvikelser gällande målupp- befolkning till 94 839 personer. Det är en ökning fyllelsen på kommunfullmäktiges utvecklingsmål med 233 personer sedan årsskiftet. Jämfört med vid årets slut. samma tidpunkt förra året är ökningen 1 270 personer. Befolkningsökningen under det första EKONOMISKT UTFALL FÖR PERIO- kvartalet 2020 är mindre än under motsvarande DEN MED PROGNOS FÖR ÅRET period 2019. Utöver de folkbokförda finns cirka 1 200 personer i Migrationsverkets mottagnings- OMVÄRLDEN system som bor i Botkyrka, men som inte är skrivna Efter en period av hög tillväxt började det vända i i kommunen. slutet på 2019, bedömningen var att Sverige skulle gå in i en mer normal konjunktur under de Befolkningsökningen under det första kvartalet 2020 kommande åren. Bedömningarna från Sveriges beror till största del på ett positivt födelseöverskott kommuner och regioner (SKR) under hösten var att (födda minus döda). Kommunen har ett litet positivt kommande planeringsperiod skulle börja med två flyttnetto, vilket beror på inflyttning från utlandet. I svaga år med tillväxt. Orsaken till det var framförallt den totala befolkningsökningen finns en justerings- en försvagad arbetsmarknad och minskad konsum- post som omfattar 99 personer. tion. SKR:s bedömning var en BNP ökning på cirka 1 procent för 2020 och lätt ökande därefter. 278 Vintern och våren har inneburit en turbulent tid och alla tidigare prognoser/bedömningar har omvärde- 190 rats utifrån pandemin världen befinner sig i just nu. 131 Och de senaste månaderna har inneburit en global konjunkturkollaps. SKR gav i slutet av april ingen 3 prognos utan tog istället fram ett scenario för sina beräkningar av tillväxt. Utifrån scenariot bedöms BNP för 2020 minska med 4 procent. En skillnad -31 från hösten med drygt 5 procentenheter. Osäkerheten hur ekonomin kommer att utveckla sig är väldigt hög -147 -156 i detta läge och det finns väldigt många osäkerhets- faktorer. Enligt kommunens senaste befolkningsprognos från I SKR:s scenario beräknas ett dramatiskt fall i svensk i mars beräknas befolkningen vid utgången av 2020 produktion och sysselsättning fram till sommaren, uppgå till cirka 95 900 personer. samt en markant rekyl under det andra halvåret i år. Trots återhämtningen under hösten är bedömningen DELÅRSRESULTATET OCH PROGNOSER att vårens nedgång ger negativt BNP tillväxt för året. Kommunens ekonomi var redan vid ingången till Kollapsen i svensk ekonomi kommer ge en 2020 ansträngd med en försvagad konjunktur och ett betydande inverkan på skatteunderlaget och bedöm- demografiskt tryck. 2019 års balanskravsresultat var ningen är att det ökar med endast 0,9 procent mot negativt och i fastställd budget för 2020 ingick mer normalt ca 3,5 procent. Regeringen har under effektiviseringskrav för samtliga nämnder. Till detta våren kommit med ett antal stödpaket till offentlig läggs den nu pågående Coronapandemin som fått sektor och det kommer att hjälpa en del men inte hela stor påverkan på såväl verksamhet som de ekono- vägen. miska förutsättningarna. Den bedömning som före- ligger för året är en mycket osäker prognos som För Botkyrka innebär det att 2020 blir ett relativt bygger på ett relativt positivt scenario som i stort osäkert år. Botkyrka kommun lämnade 2019 med ett innebär att vi går in i ett normalläge efter sommaren. underskott enligt balanskravet med 22,7 miljoner Utveckling framöver är svår att bedöma och det går 4

inte i detta läge att ha en fullständig och klar bild främst på försäljningen av Riksteatern. Minskningen över läget. Det troliga är att det kommer att ta lång förklaras främst av lägre intäkter i form av riktade tid att överblicka effekterna av pandemin. bidrag från staten.

Resultatet Verksamhetens kostnader har för perioden ökat med Resultatet för perioden januari – april är negativt 30 miljoner kronor, vilket motsvarar 1,4 procent med 115 miljoner kronor. I periodens resultat har jämfört med samma period föregående år. Personal- effekterna av en sämre skatteprognos slagit igenom, kostnaderna inklusive arbetsgivaravgifter och pen- men av de extra tillskott som staten utlovat i sionskostnader har ökat med drygt 46 miljoner, generella statsbidrag ingår bara den del som hittills vilket motsvarar 3,8 procent. Varuinköpen har är beslutad. minskat med 10 procent. Minskningen gäller för många av nämnderna och kan förklaras av den I april förra året var delårsresultatet positivt med minskade aktivitet som skett inom många verksam- 35,6 miljoner kronor. Skillnaden mellan åren heter de senaste månaderna. Bidrag och transfere- förklaras till stor del av orealiserade förluster på ringar har ökat med 12 procent och beror till stor del placerade pensionsmedel på grund av den nedgång på ökade kostnader för försörjningsstöd till privat som skett på börsen under året. personer och på extra bidrag till föreningar. Minskningen av övriga kostnader förklaras av Nämndernas nettokostnader uppgick i april till 1 870 minskat konsultstöd och andra köp av tjänster under miljoner kronor, vilket motsvarar en ökning med 27 pågående pandemi. miljoner kronor (1,5 procent) jämfört med samma period förra året. De procentuellt största nettokost- Helårsprognosen för 2020 är mycket osäker nadsökningarna återfinns hos miljö- och hälso- beroende på rådande pandemisituation. Nämndernas skyddsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, utbild- och den övergripande bedömningen bygger i stort på ningsnämnden och socialnämnden. att vi går in i ett verksamhetsmässigt normalläge efter sommaren. Skatteintäkterna beräknas utifrån I tabellerna nedan framgår hur verksamheternas SKR:s prognos från den 29 april. Generella externa intäkter och kostnader har utvecklats för statsbidrag ingår med de belopp som aviserats till perioden januari till april 2020 jämfört med 2019. I och med den 25 maj. Prognosen bygger också på att tabellen ingår inte skattemedel och finansiella börsen stabiliserar sig. Med detta sagt visar poster. prognosen ett resultat på 104 miljoner kronor. Det ger ett resultat som är 58 miljoner kronor bättre än Verksamhetens intäkter i April April % årets budgeterade resultat på närmare 46 miljoner miljoner kronor 2020 2019 kronor. I resultatet ingår framförallt ett överskott på Taxor och avgifter 105 100 5,3 generella statsbidrag samt finansnettot. Nämnderna Externa bostads- och 31 34 -9,6 redovisar däremot ett sammantaget negativt resultat lokalhyror jämfört med budget. För utförligare beskrivning se Försäljning av 56 53 4,1 verksamhet avsnittet Nämndernas prognoser. Bidrag från staten med 150 166 -9,6 flera Prognos jämfört med budget i miljoner kronor Övriga 34 32 6,2 verksamhetsintäkter Summa verksamhetens 376 385 -2,5 intäkter 58,3 53,1 Verksamhetens kostna- April April % der i miljoner kronor 2020 2019 22,3 Personalkostnader 1 266 1 219 3,8 Varor 93 103 -10,0 Entreprenad och köp av 446 443 0,7 verksamhet Verksamhet Skatter och Finansnetto Totalt Externa lokalhyror 65 73 -11,3 -17,1 bidrag Bidrag och 90 81 12,1 transfereringar Övriga 198 209 -5,1 Skatte- och generella statsbidragsintäkter verksamhetskostnader Skatteintäkterna för årets fyra första månader är 38 Summa verksamhetens 2 158 2 128 1,4 kostnader miljoner lägre än vad de var vid samma period förra året och drygt 81 miljoner kronor lägre än periodens Verksamhetens intäkter är 9 miljoner kronor (2,5 budget. Minskningen beror på den kraftiga nedgång procent) lägre jämfört med samma period föregå- som skett i produktion och sysselsättning i Sverige ende år. Förändringen vad gäller lokalhyror beror och i världen till följd av Coronapandemin. 5

Årets resultat enligt resultaträkning Regeringen har för att begränsa de negativa 104,1 effekterna av nedgången aviserat extra statsbidrags- (prognos) intäkter till kommunsektorn under flera tillfällen - reducering av samtliga reavinster -5,7 -/+ orealiserade vinster och förluster i under året. För Botkyrka innebär det ett tillskott på - värdepapper 219 miljoner kronor för året. I beloppet ingår även de 32 miljoner som aviserades i januari till välfärdssatsningar. Resultat enligt balanskravsavstämning 98,4

I nuläget täcker de extra generella statsbidragen med En avstämning mot balanskravet indikerar i dags- viss marginal upp för dämpningen av skatteunder- läget ett positivt resultat på 98 miljoner kronor. lagets utveckling. Detta under förutsättning att Däremot har vi ett underskott från 2019 på totalt 22,7 krisen inte blir mer omfattande än SKR:s nuvarande miljoner kronor som måste balanseras mot resultatet beräkningar från den 29 april. inom tre år.

Finansnetto Investeringar Finansnettot för perioden är negativt med 30 Nettoinvesteringarna uppgår till och med april till miljoner kronor, vilket är drygt 120 miljoner kronor 133 miljoner och är därmed cirka 50 miljoner lägre lägre än samma period föregående år. Förklaringen än förra året vid motsvarande tid. Av investeringarna till avvikelsen ligger främst i att det i år bokförts ligger 114 miljoner på teknik- och fastighetsnämn- orealiserade kursförluster på placeringarna i den. Det något lägre utfallet i år beror till stor del på pensionsportföljen till ett belopp av närmare 40 mil- att det var fler fastighetsinvesteringar i produktion joner kronor netto jämfört med förra årets vinst på vid samma tidpunkt förra året. 75 miljoner kronor. Jämfört med april föregående år har både ränteintäkterna och räntekostnaderna ökat Enligt nämndernas bedömningar kommer investe- svagt med mellan 1 och 2 miljoner kronor. ringarna för 2020 att uppgå till omkring 925 miljoner kronor. De större projekten för året är: Prognosen för året innebär ett överskott i finansnettot på ungefär 6 miljoner kronor. Jämfört • Upprustning av Falkbergsskolan med budget är prognosen 22 miljoner kronor bättre. • Förskolan Måsen Överskottet mot budget förklaras främst av en rea- • Hågelby upprustning liserad kursvinst samt en fondutdelning på placerade • Dagvattenhantering i norra Botkyrka medel och lägre räntekostnader. I prognosen ingår inte den orealiserade kursförlusten som redovisas för Upplåning perioden. Hade denna förlust tagits med i det Vid utgången av april uppgår kommunens totala prognostiserade resultatet hade den räknats av i upplåning inklusive vidareutlåning till bolagen till balanskravsavstämningen, eftersom en kursförlust 4 812 miljoner kronor, vilket är 120 miljoner kronor som inte är realiserad inte ska ingå i balanskravs- mer än vid det senaste årsskiftet. Ökningen ligger på resultatet. Botkyrkabyggen som ökat sin skuld med 200 miljoner kronor medan Söderenergi och kommunen Balanskrav minskat sina skulder med omkring 40 miljoner Enligt kommunallagens krav på god ekonomisk kronor vardera. Sedan samma tid föregående år är hushållning ska kommunen styra sin verksamhet så den totala skuldökningen 445 miljoner kronor varav att årets intäkter är större än de totala kostnaderna. cirka 130 miljoner avser kommunens skuld, cirka Det finns alltså ett krav på balans mellan intäkter och 110 miljoner avser Söderenergi och 200 miljoner kostnader. avser Botkyrkabyggen.

När vi i prognosen beräknar om vi uppfyller Total upplåning i April April balanskravet utgår vi från det redovisade resultatet miljoner kronor 2020 2019 rensat från vissa poster som inte ingår i den egentliga Botkyrka kommun 1 477 1 344 verksamheten. Främst rensar vi bort realisations- Södertörns Energi 492 492 vinster och orealiserade vinster och förluster i värde- Söderenergi 489 381 papper, men också reservering av medel till eller användning av medel från resultatutjämnings- Botkyrkabyggen 2 100 1 900 reserven påverkar beräkningen av balanskravsre- Botkyrka Stadsnät 250 245 sultatet. Övrigt 4 5

Totalt 4 812 4 367

Baserat på genomförda investeringar hittills i år tidi- högre markintäkter än budgeterat och högre intäkter gare års investeringsvolym bedömer vi att kommu- på bygglov. I prognosen ingår lägre nens egen upplåning kommer att öka med cirka 300 entreprenadkostnader tack vare den milda vintern. miljoner kronor under 2020. Det finns också vakanta tjänster som inte kommer att besättas inom den närmsta tiden, vilket innebär lägre Pensionsplaceringar personalkostnader än budgeterat. På grund av den För den pensionsskuld som avser åren före 1998 rådande pandemin bedöms det även bli lägre (PA-KL) avsatte kommunen 400 miljoner kronor i kostnader för inhyrda konsulter. samband med försäljningen av kommunens energibolag år 2000. Värdet på denna avsättning För exploateringsverksamheten prognostiseras en uppgick den sista april till 826 miljoner kronor. nettovinst på 30 miljoner kronor. Jämfört med årsskiftet har avsättningen minskat i värde med 28 miljoner kronor, motsvarande 2,9 Miljö- och hälsoskyddsnämnden procent. Samtliga placeringar har utvecklats ungefär Miljö- och hälsoskyddsnämnden prognostiserar ett i linje med sina index. mindre överskott mot budget 2020. Prognosen bygger på att de årsavgifter för tillsyn som företagen fått Placeringar i miljoner kronor April Andel anstånd med i tre månader till följd av Coronapande- 2020 % min kommer att faktureras senare i år. Tillståndsav- Svenska aktier 190,5 23 gifterna uppgår till 6 miljoner kronor. Globala aktier 178,5 22 Räntebärande placeringar, inklusive 457,4 55 Teknik- och fastighetsnämnden förlagslån Kommuninvest Prognosen för teknik- och fastighetsnämnden ligger Summa 826,4 100 i dagsläget på cirka minus 9 miljoner kronor. VA- verksamheten prognostiserar ett mindre överskott. Vid utgången av perioden har portföljen en övervikt på räntebärande placeringar. Utvecklingen på Lokalförsörjning och fastighet prognostiserar det aktiemarknaden har varit mycket svag under februari största underskottet. Den största anledningen till den och mars månad. Under 2019 minskades andelen lägre prognosen är avvikelser på kostnadssidan för aktier för att reducera risken i portföljen. energimedia, städ och avhjälpande underhåll. Prog- nosen för intäkterna ligger över budget med 5 NÄMNDERNAS PROGNOSER miljoner kronor till följd av tillkommande objekt Nämndernas bedömningar är med anledning av samt ökad tidsskrivning mot byggprojekt. Drift- pågående Coronapandemi mycket osäkra och bygger service prognostiserar ett överskott med 2 miljoner i stort på att vi går in i ett verksamhetsmässigt kronor trots uteblivna intäkter inom transportservice. normalläge efter sommaren. Orsaken till överskottet är att effektiviseringsarbetet som utfördes under 2019 inom städverksamheten Regeringen har under våren aviserat flera riktade slår igenom tydligt under 2020. bidrag till kommunsektorn. Det gäller bland annat merkostnader för hälso- och sjukvård samt omsorg Kultur- och fritidsnämnden till följd av Covid-19, äldreomsorgslyft och yrkes- Kultur- och fritidsnämnden prognostiserar ett inriktad utbildning. Konsekvenser och eventuella mindre överskott mot budget 2020. Corona- behov av medfinansiering ingår inte i föreliggande pandemin har inneburit intäktsbortfall och ökade prognoser. kostnader i form av det beslutade stödpaketet till föreningslivet, vilket framförallt påverkar resultatet I nämndernas prognoser ingår en värdering av effek- för verksamhetsområdet Bad, idrott och motion. Det terna av att staten tar över kommunens sjuklöne- verksamhetsområdet prognostiserar ett underskott kostnader för de första 14 dagarna för perioden april på cirka 5 miljoner kronor. Även verksamhets- – juli. området Kultur och ung fritid prognostiserar ett underskott på cirka 1 miljon kronor. Dessa Kommunstyrelsen underskott vägs dock upp med viss marginal av Kommunstyrelsens prognos innebär ett överskott överskott i andra delar av nämndens verksamheter. mot budget på drygt 7 miljoner kronor Överskottet förklaras främst av lägre personalkostnader på grund Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden av tillfälliga vakanser, lägre lokalkostnader samt att Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden digitaliseringsfonden inte bedöms utnyttjas full ut. prognostiserar ett överskott mot budget på drygt 13 miljoner kronor. Överskottet förklaras nästan Samhällsbyggnadsnämnden uteslutande av beräknade effekter av Coronapan- Samhällsbyggnadsnämnden redovisar i sin prognos demin, i synnerhet inom daglig verksamhet där ett överskott mot budget på cirka 3 miljoner kronor. transportkostnaderna för deltagarna har minskat De positiva avvikelserna mot budget beror främst på kraftigt och en del av personalen har lånats ut till 7

vård- och omsorgsförvaltningen. Dessutom bedöms boenden i egen regi, vilket har vägts in i prognosen planerade arbeten med utbildning och digital tjänste- per april. utveckling inte kunna genomföras i den omfattning som tänkt, vilket innebär att budgeterade medel på 2 Överskottet inom funktionsnedsättningsområdet miljoner kronor inte kommer att förbrukas. handlar om ett lägre prognostiserat antal externa platser än vad som budgeterats tillsammans med Utbildningsnämnden lägre avtalspriser. Överskottet inom nämndens Utbildningsnämnden prognostiserar ett underskott centrala verksamheter består främst av vakanta mot budget på 40 miljoner kronor. Nämnden har ett tjänster samt ännu inte fördelade budgetmedel. löfte från den centrala politiska ledningen om en tilläggsbudget på 25 miljoner kronor. Om tilläggs- BOLAGENS RESULTAT OCH PROGNOSER budgeten beaktas i prognosen uppgår underskottet Till delårsrapporterna gör kommunen inte någon till 15 miljoner kronor. sammanställd redovisning över kommunkoncernen och dess ingående bolag. Bolagens delårsresultat och En större negativ avvikelse mot budget redovisas prognos/budget för året redovisas nedan. inom grundskoleverksamheten som visar ett underskott på närmare 38 miljoner kronor. Underskottet AB Botkyrkabyggen beror främst på fler externt placerade elever än AB Botkyrkabyggen redovisar för perioden ett budgeterat och att några skolenheter i kommunal resultat på 38 miljoner kronor. Resultatet är i nivå regi inte har ekonomin i balans. med samma period föregående år, men är 28 miljoner kronor bättre än budget. Avvikelsen mot Åtgärdsplaner har tagits fram både på central nivå budget beror på att bolaget har haft ökade intäkter och på enhetsnivå. På enhetsnivå har cheferna i relaterade till tillvalsförsäljning, korttidsparkering budgetarbetet sammanställt åtgärdsplaner som om- samt en ökad kundfakturering. Bolaget har under fattar ekonomiska effekter 2020 av både vidtagna perioden haft lägre kostnader än budgeterat på grund och planerade åtgärder. Åtgärdsplanernas effekter av varmare väderlek, alltmer fastighetsskötsel i egen följs upp kontinuerligt. regi samt lägre reparationskostnader. Under 2020 har två bränder samt Coronapandemin påverkat Socialnämnden verksamheten för bolagets lokalgäster och lett till Socialnämndens prognos innebär ett underskott mot hyresrabatter. Verksamheten förväntas fortlöpa budget på 38 miljoner kronor. Underskottet förklaras enligt plan och prognosen för 2020 uppgår till 83 främst av att kostnaderna för verksamheterna barn miljoner kronor. och unga samt vuxna både med och utan beroendeproblem är högre än budgeterat, vilket Upplev Botkyrka AB beror på en bedömning av fler årsplaceringar än Upplev Botkyrka AB redovisar för perioden ett budget. Kostnaderna för försörjningsstöd har också positivt resultat på 0,3 miljoner kronor. Resultatet är ökat och är i prognosen 10 miljoner högre än budget, cirka 0,5 miljoner kronor högre än både budget och inklusive den tilläggsbudget på 10 miljoner kronor föregående års resultat för motsvarande period. som nämnden tilldelats under året. Jämfört med Resultatet beror bland annat på att bolaget har haft nämndens kostnader för 2019 är det främst kostna- flertalet långtidssjukskrivna och bra beläggning med derna för vuxna missbrukare, försörjningsstöd och stora evenemang tidigt under året som inte var gemensam verksamhet som ökar. budgeterade. Då stora delar av bolagets verksamhet påverkas av Coronapandemin innebär prognosen för Vård- och omsorgsnämnden helåret ett resultat på minus 1,2 miljoner kronor. Vård- och omsorgsnämndens helårsprognos visar totalt en budget i balans. Äldreomsorgen prognos- Tillväxt Botkyrka AB tiserar ett underskott på 23 miljoner kronor medan Tillväxt Botkyrka AB redovisar för perioden ett funktionsnedsättningsområdet och centrala verk- nollresultat, vilket är i linje med både budgeterat samheter prognostiserar överskott på 8 miljoner resultat och resultat för samma period föregående år. kronor respektive 15 miljoner kronor. Även prognosen för året ligger på ett nollresultat. Bolaget har anpassat sin verksamhet för att möta det Äldreomsorgens underskott beror på att det är färre tillfälligt utökade uppdrag som kommunstyrelsen externa platser än planerat som har kunnat avslutas, gav bolaget i april. Syftet med uppdraget är att ge vilket främst beror på att många brukare som bor på bolaget möjlighet att arbeta långsiktigt med att bistå externa platser i nuläget inte visar intresse att byta företagen så att arbetstillfällen kan behållas. till ett kommunalt boende. Dessutom har den pågående pandemin försvårat arbetet att erbjuda Botkyrka Stadsnät AB brukare boende i kommunen. Åtgärder planeras för Botkyrka Stadsnät AB redovisar för perioden ett att öka beläggningsgraden på vård- och omsorg- resultat på 4 miljoner kronor. Resultatet är högre än samma period förra året och högre än budgeterat, 8

vilket förklaras av högre intäkter till följd av att fler Söderenergi AB kunder har anslutit sig till det öppna stadsnätet. Söderenergi AB redovisar ett resultat på 5 miljoner Prognosen för helåret är ett positivt resultat på 4,9 kronor för perioden. Resultatet är 75 miljoner kronor miljoner kronor. Prognosen utgår från en fortsatt god lägre än budgeterat och 50 miljoner kronor lägre än försäljning dock med ökade ränte- och avskrivnings- samma period förra året. Resultatförsämringen beror kostnader. framför allt på sämre produktionsmarginal, vilket främst förklaras av lägre volymer i eget nät och i Södra Porten Holding AB exporterad volym. Detta beror i sin tur på kraftigt Södra Porten Holding AB:s resultat uppgår till minus lägre elpris, varmt väder och högre relativa 0,1 miljoner kronor för perioden. Resultatet ligger i bränslekostnader. Bolagets prognos för helåret inne- linje med budget och i samma nivå med resultatet för bär ett resultat på minus 57 miljoner kronor. samma tidsperiod föregående år. Under 2020 kommer en ny förstudie, ny näringslivsanalys och en SRV återvinning AB ny affärsplan att tas fram för Södra Porten. Första SRV Återvinning AB har inte lämnat efterfrågade markförsäljningen beräknas kunna ske under 2022 uppgifter till delårsbokslutet. eller 2023. Prognosen för helåret är positiv och uppgår till 4 miljoner kronor.

April Prognos Södertörns Fjärrvärme AB Koncernbolag Södertörns Fjärrvärme AB redovisar för perioden ett 2020 2020 resultat på 67 miljoner kronor. Periodens resultat AB Botkyrkabyggen 38,0 83,0 är 7 miljoner lägre än budget, men cirka 20 miljoner Upplev Botkyrka AB 0,3 -1,2 högre än samma period förra året. Tillväxt Botkyrka AB 0,0 0,0 Botkyrka Stadsnät AB 4,0 4,7 Bolagets intäkter är lägre än budgeterat och också Botkyrka Södra Porten AB -0,1 4,0 lägre än förra året. Förklaringen till de lägre Söderenergi AB 5,0 -57,0 intäkterna är att det har varit en mild vinter i år. Södertörns Fjärrvärme AB 67,0 80,0 Bolaget har haft en del engångskostnader under SRV återvinning AB Ingen uppgift första delen av året, men trots detta ligger kostnaderna lägre än budgeterade kostnader. Verksamhetens förväntade utveckling beror en del på kommunernas utbyggnadstakt, vilken har bromsats för tillfället. Prognosen för helåret uppgår till 80 miljoner kronor.

BUDGETUTFALL I APRIL / HELÅRSPROGNOS 2020

DRIFTREDOVISNING

April April Budget Prognos Avvikelse 2020 2019 Förändring 2020 2020 2020 Miljoner kronor Not utfall utfall 19/20 helår helår helår

Kommunstyrelsen -108,5 -106,3 2% -331,9 -324,4 7,5 Revision -1,2 0,1 -1300% -4,6 -4,6 0,0 Samhällsbyggnadsnämnden -44,5 -49,8 -11% -167,1 -164,0 3,1 Samhällsbyggnadsnämnden, exploatering -1,7 0,0 0% 0,0 30,0 30,0

Miljö- och hälsoskyddsnämnden -7,1 -2,4 196% -18,2 -18,1 0,1 Teknik- och fastighetsnämnden 1,5 -203,0 -101% -0,6 -9,3 -8,7 Teknik- och fastighetsnämnden, VA -0,5 -1,6 -69% 0,0 0,0 0,0

Kultur- och fritidsnämnden -82,1 -59,1 39% -257,1 -256,9 0,2 Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden -87,4 -91,1 -4% -269,0 -255,5 13,5 Utbildningsnämnden -903,0 -742,6 22% -2 633,7 -2 673,8 -40,1

Socialnämnden -246,8 -212,7 16% -669,9 -708,2 -38,3 Vård- och omsorgsnämnden -388,3 -373,7 4% -1 167,3 -1 167,3 0,0 KS/KF förfogande -40,4 -22,4 18,0

Summa nämndernas nettokostnader -1 869,6 -1 842,2 1,5% -5 559,9 -5 574,5 -14,6

Gemensamma poster 1 -3,9 11,4 -134% 42,4 39,9 -2,5 Avdrag avskrivningar 4 91,2 88,4 3% 288,0 270,0 -18,0

Summa -1 782,3 -1 742,4 2% -5 229,5 -5 264,6 -35,1

RESULTATRÄKNING

April April Budget Prognos 2020 2019 2020 2020 Miljoner kronor Not utfall utfall helår helår

Verksamhetens intäkter 2,10 375,8 385,6 - - Verksamhetens kostnader 3,10 -2 158,2 -2 128,0 -5 229,5* -5 264,6* Avskrivningar 4,10 -91,2 -88,4 -288,0 -270,0 Verksamhetens nettokostnader -1 873,6 -1 830,8 -5 517,5 -5 534,6

Skatteintäkter 5 1 188,5 1 226,5 3 810,0 3 655,8 Generella statsbidragsintäkter och utjämning 6 599,8 550,1 1 769,1 1 976,4 Verksamhetens resultat -85,3 -54,2 61,6 97,6

Finansiella intäkter 7,10 67,4 111,3 65,7 92,6 Finansiella kostnader 8 -96,9 -21,5 -81,5 -86,1 Resultat efter finansiella poster -114,8 35,6 45,8 104,1

Extraordinära poster 0,0 Årets resultat -114,8 35,6 45,8 104,1 *nettobudget

BALANSRÄKNING

April April December Miljoner kronor Not 2020 2019 2019 Tillgångar Anläggningstillgångar Immateriella anläggningstillgångar 4,3 0,8 1,9 Materiella anläggningstillgångar Mark, byggnader och tekniska anläggningar 6 119,8 5 753,0 6 060,1 Maskiner och inventarier 156,4 159,5 158,8 Summa materiella anläggningstillgångar 6 276,2 5 912,5 6 218,9 Finansiella anläggningstillgångar Aktier och andelar i dotter- och intressebolag 11 708,9 709,0 708,9 Långfristiga fordringar 12 3 348,7 3 037,6 3 195,5 Summa finansiella anläggningstillgångar 4 057,6 3 746,6 3 904,4 Summa anläggningstillgångar 10 338,1 9 659,1 10 125,2

Bidrag till infrastruktur Bidrag till infrastruktur 13 2,3 2,8 2,8 Summa bidrag till infrastruktur 2,3 2,8 2,8

Omsättningstillgångar Exploateringsmark -10,8 16,6 13,8 Förråd med mera 1,1 1,0 1,1 Kortfristiga fordringar 14 484,9 378,6 490,0 Kortfristiga placeringar 15 826,4 829,2 854,4 Kassa och bank -54,1 62,5 68,1 Summa omsättningstillgångar 1 247,6 1 287,9 1 427,4 Summa tillgångar 11 587,9 10 950,6 11 555,4

Eget kapital, avsättningar och skulder Eget kapital Eget kapital 4 749,0 4 543,4 4 665,0 Periodens resultat -114,8 35,6 81,7 Resultatutjämningsreserv 0,0 50,0 50,0 Övrigt eget kapital 0,0 73,9 2,3 Summa eget kapital 4 634,2 4 702,9 4 749,0

Avsättningar Avsättningar för pensioner och liknande förpliktelser 16 673,1 588,1 653,7 Andra avsättningar 17 6,2 4,2 5,5 Summa avsättningar 679,2 592,3 659,2

Skulder Långfristiga skulder 18 3 322,7 4 037,7 3 176,0 Kortfristiga skulder 19 2 951,9 1 617,7 2 971,3 Summa skulder 6 274,6 5 655,4 6 147,3

Summa eget kapital, avsättningar och skulder 11 587,9 10 950,6 11 555,5

Ställda säkerheter och ansvarsförbindelser Pensionsförpliktelser som inte har tagits upp bland skulder eller avsättningar (inklusive särskild löneskatt 24,26 %) 1 489,1 1 525,9 1 498,3

11 [19]

INVESTERINGSREDOVISNING

Avvikelse Totalt Avvikelse Utfall prognos - Beslutad utfall tom Total prognos - Budget april Prognos budget Miljoner kronor totalbudget april 2020 prognos budget 2020 2020 2020 2020 Kommunstyrelse -27,6 -3,9 -21,6 6,0 -19,7 -2,7 -13,1 6,6 Samhällsbyggnadsnämnd -266,4 -66,3 -235,4 31,0 -129,4 -3,4 -95,8 33,6 Teknisk nämnd -4 239,0 -935,7 -3 915,7 323,3 -1 026,1 -113,7 -743,2 282,9 Kultur- och fritidsnämnd -75,5 -26,0 -75,9 -0,4 -41,5 -5,3 -36,3 5,2 Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnd -4,7 -0,5 -4,7 0,0 -4,7 -0,5 -4,7 0,0 Utbildningsnämnd -39,5 -5,4 -40,0 -0,5 -22,0 -3,5 -15,7 6,3 Socialnämnd -4,0 0,0 -3,0 1,0 -4,0 0,0 -3,0 1,0 Vård- och omsorgsnämnd -51,5 -13,7 -22,1 29,4 -12,9 -3,5 -13,4 -0,5 Summa -4 708,2 -1 051,4 -4 318,3 389,9 -1 260,3 -132,6 -925,2 335,1

Utfall inkomster april 2020: 22,0 Utfall utgifter april 2020: 154,6

Ombudgeteringar beslutade i april: 7,0

12 [19]

NOTER April April December Miljoner kronor 2020 2019 2019

Not 1 Gemensamma och interna poster Intäkter Internränta 25,4 25,5 76,6 Schablonbidrag flyktingar 14,8 22,7 57,2 Statsbidrag minoritetsspråk 1,3 - - Kalkylerad pension 69,9 61,3 187,6 Komponentavskrivningar - - - Realisationsvinst 0,9 2,4 34,1 Differens po pålägg - - 10,6 Arrenden tomträtter f.d. Stockholms stad 8,9 8,6 17,5 Justering nämnderna 1,9 0,0 -1,5 Summa intäkter 123,1 120,5 382,1

Kostnader Fastighetsavgift -0,4 -0,5 -1,3 Pensionsutbetalningar -33,3 -33,5 -99,2 Förändring semesterlöneskuld -32,9 -32,2 -5,9 Förändring timlöner mm 10,9 8,9 -1,7 Nedskrivning intäktsfordringar -0,8 1,4 -0,5 Pensioner, avsättning -13,9 -15,1 -69,1 Pensioner, avgiftsbestämd del -50,9 -32,6 -150,5 Finansiell leasing -0,5 -0,7 0,3 Upplupna löneökningar -4,2 -4,5 - Arbetsmiljö och hälsa i fokus -0,2 - -8,5 Förvaltningsavgifter 0,0 -0,3 -0,6 Nedskrivning anläggningstillgångar -0,1 - -9,6 Övriga kostnader -0,7 -0,4 Summa kostnader -127,0 -109,1 -347,0 Summa netto -3,9 11,4 35,1

Not 2 Verksamhetens intäkter Taxor och avgifter 105,0 99,7 303,6 Externa bostads- och lokalhyror 31,2 34,5 103,3 Försäljning av verksamhet 55,6 53,5 160,5 Bidrag från staten med flera 149,9 165,9 540,8 Övriga verksamhetsintäkter 34,0 32,1 134,0 Summa verksamhetens intäkter 375,8 385,6 1 242,2

Not 3 Verksamhetens kostnader Personalkostnader -1 265,7 -1 219,4 -3 586,9 Varor -92,8 -103,1 -306,9 Entreprenad och köp av verksamhet -446,2 -442,9 -1 363,9 Externa lokalhyror -65,1 -73,5 -205,9 Bidrag och transfereringar -90,4 -80,6 -249,6 Företagens skattekostnader - - - Köp av tjänster och övriga verksamhetskostnader -198,0 -208,6 -626,7 Summa verksamhetens kostnader -2 158,24 -2 128,0 -6 339,9

13 [19]

April April December Miljoner kronor 2020 2019 2019 Not 4 Avskrivningar Avskrivningar immateriella anläggningstillgångar -0,3 -0,1 -0,4 Avskrivningar maskiner, inventarier och tekniska anläggningar -12,1 -12,4 -36,9 Avskrivningar fastigheter och tekniska anläggningar -78,8 -75,9 -230,3 Nedskrivningar* -0,1 0,0 -17,2 Summa avskrivningar -91,2 -88,4 -284,7

Not 5 Skatteintäkter Preliminär kommunalskatt 1 275,4 1 244,9 3 734,6 Preliminär slutavräkning innevarande år -45,2 -18,4 -39,9 Slutavräkningsdifferens föregående år -41,7 0,0 2,2 Summa skatteintäkter 1 188,5 1 226,5 3 696,9

Not 6 Generella statsbidragsintäkter Inkomstutjämningsbidrag 394,6 385,1 1 155,3 Regleringsbidrag/-avgift 32,2 21,7 65,1 Kostnadsutjämningsbidrag 90,7 66,1 198,2 Bidrag för LSS-utjämning 11,2 16,8 50,5 Kommunal fastighetsavgift 49,1 47,4 141,8 Generella statsbidrag från staten 22,0 13,0 39,9 Summa generella statsbidragsintäkter och utjämning 599,8 550,1 1 650,8

Not 7 Finansiella intäkter Ränteintäkter 16,0 14,5 42,8 Realiserad kursvinst, placerade medel 7,0 5,3 35,9 Orealiserad vinst placerade medel 36,5 75,6 68,3 Fondutdelning placerade medel 2,0 10,6 12,5 Aktieutdelning koncernbolag och andra företag 0,0 0,0 6,0 Borgensavgift 5,5 4,9 20,2 Övriga finansiella intäkter 0,5 0,4 1,4 Summa finansiella intäkter 67,4 111,3 187,1

Not 8 Finansiella kostnader Räntekostnader -17,2 -15,8 -52,0 Internränta under byggtid 0,0 0,0 - Orealiserad förlust, placerade medel -74,0 0,0 - Realiserad förlust, placerade medel 0,0 0,0 - Räntekostnad, pensioner -5,5 -5,4 -17,0 Bankkostnader -0,3 -0,3 -0,6 Övriga finansiella kostnader 0,0 0,0 -1,2 Summa finansiella kostnader -96,9 -21,5 -70,8

Not 9 Jämförelsestörande poster Verksamhetens intäkter och kostnader Försäljning av exploateringsfastighet (exploateringsnetto) 16,4 0,0 26,3 Försäljning av Riksteatern 0,0 0,0 25,4 Försäljning av Samariten* 2,4 2,4 7,2 Avskrivningar Nedskrivning materiella anläggningstillgångar -0,1 0,0 -17,2 Finansiella intäkter Kommuninvest överskottsutdelning 0,0 8,8 8,8 Avkastning pensionsavsättning 45,4 82,7 107,9 Summa jämförelsestörande poster 64,1 93,9 158,4

14 [19]

April April December Miljoner kronor 2020 2019 2019 Not 9 Jämförelsestörande poster, fortsättning * Försäljning av vårdboendet 2017 Samariten betraktas som en sale and leaseback affär vilket innebär att reavinsten har periodiserats. På förutbetalda intäkter bokades med 114,4 miljoner kronor för 2017 som kommer att fördelas till resultatet 16 år framåt i tiden. Köpeskillingen för Samariten var 299 miljoner kronor.

Not 10 Ej likviditetspåverkande poster Avskrivningar 91,2 88,4 267,5 Varav nedskrivningar 0,1 0,0 17,2 Upplösning av bidrag till infrastruktur 0,0 0,0 Avsättningar till pensioner 18,7 20,5 86,1 Resultat avseende VA 0,0 0,0 0,0 Övriga avsättningar 0,7 3,2 1,9 Övriga ej likviditetspåverkande poster 0,0 2,3 Summa ej likviditetspåverkande poster 110,6 208,9 375,0

Not Poster som redovisas i annan sektion Realisationsresultat vid försäljning av -1,4 0,0 -61,9 anläggningstillgångar Samariten sale and leaseback -2,4 -2,4 -4,3 Del- och slutredovisning exploatering 0,0 0,0 -8,4 Realisationsresultat vid försäljning av 0,0 0,0 -1,9 kommunkoncernföretag Summa poster som redovisas i annan sektion -3,8 -2,4 -76,5

Not 11 Aktier och andelar Tillväxt Botkyrka AB 1,1 1,1 1,1 Södra Porten AB 102,5 102,5 102,5 AB Botkyrkabyggen (8 200 á 1 000 kr) 8,2 8,2 8,2 AB Botkyrkabyggen (Nyemission 2008) 15,0 15,0 15,0 AB Botkyrkabyggen (aktier överförda från Botkyrka Kommunfastigheter) 450,0 450,0 450,0 Botkyrka Stadsnät AB 16,5 16,5 16,5 Hågelbyparken AB - 0,1 - Upplev Botkyrka AB 3,1 3,1 3,1 Södertörns Energi AB (20 á 50 000 kr) 5,0 5,0 5,0 Sydvästra Stockholmsregionens VA-verksamhet (20 á 1 000 kr) 0,0 0,0 0,0 SRV återvinning AB (700 á 500 kr) 0,3 0,3 0,3 Stockholmsregionens Försäkrings AB (77 553 á 100 kr) 7,7 7,7 7,7 Kommuninvest 48,8 48,8 48,8 Vårljus AB 0,8 0,8 0,8 Övriga 0,2 0,2 0,2 Bostadsrätter 49,7 49,7 49,7 Summa aktier och andelar i dotter- och intressebolag 708,9 709,0 708,9

Not 12 Långfristiga fordringar Lån till kommunala bolag 3 335,0 3 023,8 3 181,5 Uppskjuten skattefordran - 0,0 - Övrig utlåning 14,7 14,7 14,8 Avgår kortfristig del av långfristig fordran -1,0 -0,8 -0,8 Summa långfristiga fordringar 3 348,7 3 037,7 3 195,5

Not 13 Bidrag till infrastruktur Bidrag till statlig infrastruktur* 2,8 5,6 5,6 Avgår upplöst bidrag** -0,6 -2,8 -2,8 Summa långfristiga fordringar 2,3 2,8 2,8 * Bidrag till Trafikverket som avser gång och cykelväg Skyttbrink - Tullinge station. **Upplösning av bidraget görs på 10 år och eftersom avtal skrevs 2015 så har 5 år upplösts för 2019. 15 [19]

April April December Miljoner kronor 2020 2019 2019 Not 14 Kortfristiga fordringar Kundfordringar 52,6 37,5 67,6 Skattefordran 64,1 64,0 94,0 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter 189,5 142,3 152,9 Upplupen fastighetsavgift 64,6 57,8 61,6 Momsfordran 33,3 31,4 42,1 Kortfristiga fordringar koncern 31,7 1,5 31,7 Övriga kortfristiga fordringar 48,1 44,6 39,4 Kortfristig del av långfristig fordran 1,0 0,8 0,8 Summa kortfristiga fordringar 484,9 379,8 489,9

Not 15 Kortfristiga placeringar Räntefonder 382,1 429,5 520,3 Aktiefonder 369,0 399,7 334,1 Summa kortfristiga placeringar 751,0 829,2 854,4 Enligt ny redovisningslag, LKBR har placerade medel värderats till lägsta värdet av anskaffnings- och marknadsvärdet.

Not 16 Avsättningar för pensioner och liknande förpliktelser Exklusive garantipension, visstidspension, särskild ålderspension och särskild avtalspension Ingående avsättning 651,7 565,9 565,9 Ingående avsättning OPF-KL* 1,2 1,2 1,2 Nya förpliktelser under året 19,6 0,0 82,5 Varav Nyintjänad pension 14,7 17,3 64,4 Ränte- och basbeloppsuppräkning 4,8 5,4 17,0 OPF-K* 0,0 0,0 -0,5 Övrig post 0,1 -1,5 1,6 Årets utbetalningar -5,2 -4,6 -13,4 Förändring av löneskatt 4,9 4,1 16,7 Summa pensionsavsättning 672,2 587,8 652,9

Garantipension, visstidspension, särskild ålderspension och särskild avtalspension Ingående avsättning 0,8 0,4 0,4 Nya förpliktelser under året 0,1 -0,1 0,0 Varav Nyintjänad pension 0,0 0,0 0,0 Ränte- och basbeloppsuppräkning 0,0 0,0 0,0 Övrig post 0,0 0,0 0,0 Årets utbetalningar -0,1 -0,1 0,3 Förändring av löneskatt 0,0 0,0 0,1 Summa garantipension mm 0,8 0,2 0,8

Utgående balans, pensionsavsättning 673,1 588,1 653,7 Aktualiseringsgrad (%) 96,0 96,0 96,0

Not 17 Andra avsättningar Avsättning bidrag till statlig infrastruktur 5,6 5,6 5,6 Ianspråktagna avsättningar -3,0 -3,0 -3,0 Summa utgående avsättning statlig infrastruktur 2,6 2,6 2,6

Övriga avsättningar 3,6 1,6 2,9 Summa andra avsättningar 6,2 4,2 5,5

16 [19]

April April December Miljoner kronor 2020 2019 2019 Not 18 Långfristiga skulder Kommuninvest -4 612,5 -4 367,5 -4 492,5 Finansiell leasing -5,2 -1,9 -2,9 Förinbetalda anslutningsavgifter VA -124,4 -99,0 -116,0 VA investeringsfond -54,2 -53,2 -54,2 Förinbetalda gatukostnadsersättningar -53,3 -55,4 -54,0 Investeringsbidrag -60,6 -40,6 -43,8 Övriga långfristiga skulder 0,0 0,0 0,0 Avgår kortfristig del 1 587,5 580,0 1 587,5 Summa långfristiga skulder -3 322,7 -4 037,7 -3 176,0

Not 19 Kortfristiga skulder Upplupna arbetsgivaravgifter och preliminär skatt -115,3 -108,3 -116,6 Kortfristig leasingskuld -1,3 -2,0 -1,3 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter -385,5 -277,5 -349,7 Kommande års amorteringar* -1 587,5 -580,0 -1 587,5 Leverantörsskuld -146,4 -184,2 -208,3 Momsskuld -1,7 -2,4 -5,6 Semesterlöneskuld -335,5 -307,2 -236,2 Upplupna löner -32,2 -29,1 -39,0 Särskild löneskatt pensioner -57,6 -57,5 -95,9 Pensioner avgiftsbestämd del -71,0 -38,2 -117,9 Till kreditinstitut -200,0 0,0 -200,0 Övriga kortfristiga skulder -17,9 -31,2 -13,3 Summa kortfristiga skulder -2 951,9 -1 617,7 -2 971,3 * Omföringen mellan kortfristiga skulder och upptagna lån avser den del av långfristiga skulder som skall lösas kommande år och därför klassificeras som kortfristig i samband med bokslutet.

Not 20 Pensionsförpliktelser som inte har tagits upp bland skulderna eller avsättningarna Ingående ansvarsförbindelse 1 205,8 1 234,3 1 234,3 Aktualisering 0,0 0,0 -1,8 Ränteuppräkning 4,7 4,9 14,5 Basbeloppsuppräkning 8,4 9,7 29,1 Övrig post 2,4 1,3 -3,1 Årets utbetalningar -22,9 -22,2 -67,2 Summa pensionsförpliktelser 1 198,4 1 228,0 1 205,8 Löneskatt 24,26% 290,7 297,9 292,5 Utgående ansvarsförbindelse 1 489,1 1 525,9 1 498,3 Beräkningsgrund för pensioner framgår av avsnittet Redovisningsprinciper.

17 [19]

Redovisningsprinciper 2020 Följande avskrivningstider tillämpas normalt i Delårsbokslutet är upprättad i enlighet med lagen om kommunen: kommunal redovisning och rekommendationer från Avskrivnings- Rådet för kommunal redovisning, förutom att gatu- Objekt intervall i år kostnadsersättningar och investeringsbidrag redovisas Verksamhetsfastigheter 3–80 enligt RKR 18.1 från september 2009. Fastigheter för affärsverksamhet 10–50 Publika fastigheter (gator, vägar, Förändrade redovisningsprinciper parker och VA) 10–50 Från och med 1 januari 2019 trädde ny lagstiftning i Uthyrda fastigheter 10–80 kraft för kommunal redovisning, Lag (2018:597) om kommunal bokföring och redovisning (LKBR). Hyrda fastigheter 10–33 Botkyrka kommun har anpassat sin bokföring och Maskiner och inventarier 3–12 redovisning efter denna lag. Särskilt placerade medel rättas och värderas enligt lag till marknadsvärdet. Bilar och transportmedel 3–12

Principerna för redovisning av infrastrukturella bidrag En individuell bedömning görs som utgår från en ändrades i årsbokslutet 2019 retroaktivt och rättelse samlad bedömning av nyttjandeperioden för respek- skedde i jämförelseåret 2018. Enligt RKR R12 ska tive tillgångstyp. För tillgångar där nyttjandeperioden väsentliga fel under tidigare perioder, om det är styrs i avtal används den perioden som avskriv- möjligt, retroaktivt rättas i de första finansiella rap- ningstid. Omprövning av nyttjandeperioden sker om porter som godkänns för utfärdande efter upptäckten det finns nya omständigheter. Om en ny bedömning av av felet. Rättelse ska göras genom omräkning av nyttjandeperioden avviker från tidigare fastställd jämförelsetalen för den tidigare period eller de tidigare avskrivningstid görs ändring om beloppet är väsent- perioder där felet finns. Enligt god redovisningssed ligt. ska fel som avser tidigare räkenskapsår rättas i den årsredovisning eller årsbokslut som upprättas efter det Finansiella tillgångar och finansiella skulder att felet upptäckts. En finansiell tillgång eller finansiell skuld redovisas i balansräkningen enligt de avtalsmässiga villkoren. Det Gränsdragning mellan kostnad och investering innebär att köp och försäljning av finansiella tillgångar Tillgångar avsedda för stadigvarande bruk eller redovisas per månad med datum i texten som anger innehav med en nyttjandeperiod på minst tre år affärsdagen. En finansiell tillgång tas bort från klassificeras som anläggningstillgång om beloppet balansräkningen när den avtalsenliga rätten till överstiger gränsen för mindre värde. Gränsen för kassaflödet från tillgången har upphört eller reglerats. mindre värde är 47 300 kr och gäller som gemensam Detsamma gäller när de risker och fördelar som är gräns för materiella och immateriella tillgångar samt förknippade med innehavet i allt väsentligt överförts för finansiella leasingavtal. För pågående byggprojekt till annan part. En finansiell skuld tas bort från som inte ianspråktagits har tidigare år ackumulerad balansräkningen när förpliktelsen fullgjorts, annul- internränta lagts till anskaffningsvärdet. Internräntan lerats eller på annat sätt upphört. på dessa byggprojekt är borttagen 2018. Avskrivning av materiella anläggningstillgångar görs med linjär Finansiella tillgångar som inte innehas i syfte att avskrivning för den beräknade nyttjandeperioden, det generera avkastning eller värdestegring värderas vid vill säga med lika stora nominella belopp varje år, första redovisningstillfället till anskaffningsvärde, baserat på anskaffningsvärdet exklusive eventuellt inklusive eventuella transaktionsutgifter direkt hän- restvärde. För några verksamhetsfastigheter används förliga till förvärvet av tillgången. annuitet som beräkningsmetod och för övriga investeringar nominell/linjär beräkningsmetod. Finansiella omsättningstillgångar värderas efter första redovisningstillfället till det lägsta av anskaffnings- På tillgångar i form av mark, konst och pågående värde och försäljningsvärde, med avdrag för beräknad arbeten görs inga avskrivningar. försäljningskostnad. Finansiella anläggningstillgångar värderas till anskaffningsvärde med avdrag för Kommunen använder en blandmodell med två olika nedskrivningar. Finansiella skulder värderas vid första tillvägagångsätt vid fördelningen av en investering på redovisningstillfället till anskaffningsvärde. Efter komponenter. Det som avgör om komponentavskriv- första redovisningstillfället redovisas kortfristiga ning ska tillämpas beror på vilken typ av investering finansiella skulder till anskaffningsvärde, medan som avses. Byggprojekt fördelas på komponent vid långfristiga skulder värderas till upplupet anskaff- tidpunkten för i anspråkstagande och reinvesteringar ningsvärde. fördelas på komponent direkt vid kontering av fakturan. Finansiella tillgångar i form av aktier och fonder tas upp till anskaffningsvärdet om de gäller kommunens företag. Kommunens portfölj för pensionsmedel i

18 [19]

form av marknadsnoterade fonder och finansiella instrument är klassificerad som omsättningstillgångar Kapitalbindningstid talar om hur långa lån kommunen och dessa värderas till marknadsvärde. har i genomsnitt.

Pensionsskulden Kapitalkostnad är ett samlingsbegrepp för internränta Förpliktelser för pensionsåtaganden för anställda i och avskrivningar på kommunens anläggningar i an- kommunen är beräknade enligt den så kallade RIPS17- läggningsregistret. Belastar verksamheternas resultat. modellen och värden inhämtas från KPA som ligger till grund för redovisningen. Kommunen redovisar Kortfristig fordran och skuld avser fordran, lån eller enligt den så kallade blandmodellen. Pensionsåtagan- skuld som förfaller till betalning inom ett år. den för anställda i de företag som ingår i den kommunala koncernen redovisas enligt K3. För avtal med Likviditet visar kommunens betalningsförmåga på kort eventuell samordningsklausul utgår beräkningen från sikt. Beräknas genom att dividera omsättningstill- förhållanden som är kända vid bokslutstillfället. Om gångar (minus varulager) med kortfristiga skulder. inget annat är känt görs beräkningen utifrån att ingen samordning kommer att ske. Visstidsförordnanden Långfristig fordran och skuld avser fordran, lån eller som ger rätt till särskild avtalspension redovisas som skuld som förfaller till betalning senare än ett år från en avsättning när det är troligt att de kommer att leda bokslutsdatum. till utbetalningar. Avtal som inte har lösts ut redovisas som en ansvarsförbindelse. Nettoinvesteringar är investeringsutgifter efter avdrag för investeringsbidrag.

Ordlista Nettokostnader avser driftkostnader efter avdrag för Anläggningstillgångar är tillgångar som kommunen avgiftsintäkter, ersättningar och andra driftintäkter. tänker äga och använda under längre tid och som inte är av mindre värde, till exempel fastigheter, inven- Nominell metod innebär att avskrivning sker med lika tarier och finansiella tillgångar. stort belopp varje år och ränta beräknas på investeringens bokförda värde. Metoden ger minskade kapi- Annuitetsmetoden fördelar investeringens taltjänstkostnader eftersom räntan beräknas på ett kapitaltjänstkostnader, internränta och avskrivningar, successivt lägre bokfört värde (jmf med annuitet). med lika stora belopp för varje år av tillgångens ekonomiska livslängd (jmf med nominell metod). Omsättningstillgångar är tillgångar som inte är avsedda för stadigvarande bruk eller innehav, det vill Avskrivning är en fördelning av anläggningstillgångars säga tillgångar som på kort sikt kan omvandlas till värdeminskning beräknat på anskaffningsvärde och likvida medel. Hit räknas tillgångar i kassa, bank, nyttjandeperiod. kortfristiga placeringar, kortsiktiga fodringar och förråd. Derivat är finansiella instrument som innebär överenskommelser om förpliktelser vid en given Periodisering innebär att kostnader och intäkter framtida tidpunkt. Värdet på ett derivat är kopplat till fördelats till den redovisningsperiod de hör. en underliggande tillgång eller skuld. De vanligaste derivatinstrumenten är optioner, terminer och Räntebindningstid talar om hur lång tid kommunen har swappar. bundit räntan i genomsnitt.

Eget kapital är den del av tillgångarna som finansierats Rörelsekapital är skillnaden mellan omsättnings- med egna medel och är skillnaden mellan samtliga tillgångar och kortfristiga skulder. tillgångar och samtliga skulder. Det speglar kommunens finansiella ställning på kort sikt. Finansnetto är skillnaden mellan finansiella intäkter och kostnader. Soliditet visar kommunens betalningsförmåga på lång sikt. Beräknas genom att man dividerar eget kapital Internränta är ränta för de anläggningstillgångar som med tillgångarna. en viss verksamhet använder.

19 [19]

Kommunfullmäktige 2020-06-16

SÄRSKILT YTTRANDE

Delårsrapport 1 2020 – kommunen (KS/2020:253)

Delårsrapporten redovisar ett negativt resultat för perioden, men prognostiserar ett helårsresultat på 104 mkr, 53 mkr bättre än budget. Förklaringen är huvudsakligen aviserade förstärkta statsbidrag som kompenserar för minskade skatteintäkter och ger ett visst överskott i förhållande till budget på intäktssidan.

Samtidigt väntas verksamheterna sammantaget gå med 15 mkr i underskott på helårsbasis. Skillnaderna mellan nämnderna är dock stora. Flertalet nämnder räknar med en budget i balans eller med mindre överskott, medan teknik- och fastighets- nämnden, utbildningsnämnden och socialnämnden prognostiserar underskott. Allvar- ligast är läget i socialnämnden, där prognosen är ett underskott på 38 mkr.

På socialnämndens möte dagen efter kommunstyrelsemötet beslutade nämnden god- känna en lång lista med åtgärder för att åstadkomma en budget i balans 2020: av- veckling av ej lagstadgad verksamhet (ej preciserat vilken), indragna tjänster, minskning av externa placeringar, stramare riktlinjer för ekonomiskt bistånd, köpstopp för extern öppenvård m.m. En del av dessa åtgärder kan vara motiverade, t.ex. att över- föra insatser från externa utförare till egen regi, men det är uppenbart att åtgärderna också kommer att gå ut över värdefulla och viktiga insatser, inte minst inom det före- byggande arbetet. Socialnämnden har tidigare varnat för att de strama ekonomiska ramarna kan innebära att nämnden och förvaltningen får svårt att leva upp ens till lagens minimikrav. Läget är inte bättre nu, det är värre.

Det är inte rimligt att en för den generella välfärden så central verksamhet som soci- altjänsten ska tvingas till drastiska nedskärningar, samtidigt som kommunen som helhet förväntas göra ett resultat som är dubbelt så stort som det budgeterade. De höjda statsbidrag som riksdagen beslutat om var självfallet inte avsedda att förbättra kommunernas resultat, utan att värna välfärden i ekonomiskt svåra tider. Kommunen bör därför snarast besluta om hur de höjda statsbidragen ska komma verksamheterna till del så att kortsiktiga och skadliga nedskärningar så långt som möjligt undviks.

Vänsterpartiet yrkade i kommunstyrelsen att socialnämnden skulle beviljas 20 mkr i utökad driftsbudget i syfte att värna det förebyggande sociala arbetet, säkra rättssä- kerheten och medborgarnas sociala rättigheter och undvika nedskärningar som i ett längre perspektiv medför ökade sociala kostnader samt att kommunledningsförvalt- ningen skulle uppdras att snarast återkomma med förslag till ytterligare fördelning av de ökade statsbidragen till verksamheterna. Båda yrkandena röstades ner av samtliga övriga partier.

Vänsterpartiet Mats Einarsson (V)

1[6] Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-12 Dnr KOF/2020:100

Referens Mottagare Åsa Anderljung, samordnare kulturmiljö Samhällsbyggnadsförvaltningen Ida Burén, verksamhetschef kultur och ung [email protected] fritid

Yttrande gällande detaljplan Hallunda 4:20, Hallunda gård Sammanfattning Arbete pågår med att ta fram en detaljplan för bostäder, förskola och äldreboende med mera i Hallunda. Samråd för planförslaget har pågått mellan den 22 juni 2020 till och med 16 augusti 2020. Kultur-och fritidsförvaltningen har begärt att få förlängd svarstid fram till den 15 september 2020.

Det område som detaljplanen omfattar ingår i ett riksintresse för kulturmiljövården (riksintresset kulturmiljövården; Bornsjön). Gården och de fornlämningar som finns i området, är uttryck för Länsstyrelsens bedömning av platsen som riksintressant. Ny bebyggelse behöver därmed ta hänsyn till de historiska sambanden i området, dvs att man även i framtiden kan förstå hur denna plats har haft en bebyggelsekontinuitet under flera tusen år. Kultur- och fritidsförvaltningen bedömer att exploateringen vid Hallunda gård riskerar att skada riksintresset, då den i vissa delar inte följer råden och riktlinjerna i den för detaljplanen framtagna kulturmiljöutredningen.

Enligt kulturmiljöutredningen bör: -Områdets olika kulturhistoriska miljöer bör vara läsbara och eventuell ny bebyggelse bör förhålla sig till avseende karaktär och volym. Denna anpassning blir svårast vid byggnationen nära ekonomibyggnaderna och att volymerna är så stora att gårdens och fornlämningarnas dominans i landskapet riskerar att gå förlorade.

-Ny bebyggelse anpassas till skala som underordnar sig gårdsmiljön i område B och C, det är viktigt att läsbarheten av gårdsmiljön är områdets fokus och ska dominera i landskapet. I område B och C planeras bebyggelse upp till 6 våningar vilket kommer riskera läsbarheten av kulturmiljön.

Detaljplanen exploaterar mer än vad riktlinjerna i både kommunens översiktsplan och kulturmiljöprogram anger. Översiktsplanen anger en ”småskalig bebyggelse i en gles stadsbygd”, och kulturmiljöprogrammet anger i sina riktlinjer ”skydd för bronsålderslämningar och järnåldersgravfält från närgången bebyggelse eller andra ingrepp i miljön”.

Kultur- och fritidsförvaltningen Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Besök /HandläggareAdress/ · Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt /HandläggareTelefon/ Sms·/HandläggareMobilTelefon/ · E-post [email protected] Org.nr 212000-2882 · Bankgiro 624-1061 · Fax 08-530 616 66 · Webb www.botkyrka.se BOTKYRKA KOMMUN 2[6] Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-12 Dnr KOF/2020:100

Detaljplaneområdet ingår i riksintresset Bornsjön där kommunen håller på att ta fram fyra detaljplaner. För att undvika att den sammanlagda (kumulativa) effekten på hela riksintresset blir allt för omfattande bör därför skalan i byggnationen hållas nere.

I yttrandet har även förslag på mindre justeringar av plankartan och planbeskrivningen tagits med.

Bakgrund Nu pågår ett arbete med att ta fram en detaljplan för bostäder, förskola och äldreboende med mera i Hallunda. Samråd för planförslaget har pågått mellan den 22 juni 2020 till och med 16 augusti 2020. Kultur- och fritidsförvaltningen har begärt att få förlängd svarstid fram till den 15 september 2020.

Planförslaget finns tillgängligt i sin helhet på kommunens hemsida https://www.botkyrka.se/planhallundagard

Kultur- och fritidsförvaltningens samordnare för Kulturmiljö har ingått i en arbetsgrupp som tagit fram detaljplanen men när den slutgiltiga versionen nu presenteras, så gör kultur- och fritidsförvaltningen bedömningen att planen på flera punkter inte följer de råd och riktlinjer som kulturmiljöutredningen ( WSP. Hallunda gård, Fördjupad kulturmiljöutredning 180920) la fram.

Enligt kultur- och fritidsnämndens reglemente åligger det nämnden att verka för att miljöer med viktiga kulturhistoriska värden bevaras, och att avge yttrande och remissvar i ärenden som hör till nämndens verksamhetsområde.

Yttrande Detaljplanen för Hallunda gård planerar för nya bostäder i en mycket unik kulturhistorisk miljö. Detaljplanen har försökt att anpassa exploateringen efter både kultur- och naturmiljön. Stor hänsyn har tagits till gårdsmiljön vid Hallunda gård och planen innehåller skydds- och varsamhetsbestämmelser för befintliga byggnaderna på gården. Planen har följt rekommendationerna från kulturmiljöutredningen när det gäller byggnaderna vid Hallunda gård. BOTKYRKA KOMMUN 3[6] Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-12 Dnr KOF/2020:100

Detaljplanen och kulturmiljön När det gäller kulturmiljön i sin helhet har dock planen gått längre i exploateringsgrad än vad översiktsplanen föreslår. I översiktsplanen står att man vid Hallunda gård ”vill utveckla området för bostäder i en småskalig attraktiv miljö. Hänsyn måste tas till de kulturhistoriska värdena” och platsen har markerats som ett område med gles stadsbygd. I den framtagna detaljplanen planerar man för 600–800 bostäder, vilket gör att delar av detaljplaneområdet har flerbostadshus upp till sexvåningar.

Bedömningen är att byggplanerna i området i närheten av Tomtbergavägen är alltför tätt och högt. Här följer inte detaljplanen översiktsplanen om en småskalig bebyggelse i en gles stadsbygd och det gör att kulturmiljön inte respekteras.

Riksintresset för kulturmiljö Hela detaljplanen ingår i ett riksintresse för kulturmiljövården, och just vid Hallunda gård finns flera av de unika uttrycken för riksintresset väl synliga. Det gäller den; långa bebyggelsekontinuiteten från bronsåldern fram till idag, herrgårdsmiljön och äldre vägar. I WSP:s fördjupade kulturmiljöutredning lyfter man fram den gamla vägsträckningen från gårdsmiljön och söderut som ett mycket känsligt område. Planen har behållit en viss öppenhet i detta läge, men höjden på husen och tätheten gör att den historiska läsbarheten ändå blir svår att uppfatta. I miljökonsekvensbeskrivningen bedöms hela planen ha en måttlig negativ skada på kulturmiljön då den man bedömer att läsbarheten av den agrara miljön går förlorad.

För att ta hänsyn till riksintresset för kulturmiljövården är det viktigt att ny bebyggelse tar hänsyn till de historiska sambanden i området, dvs att man även i framtiden kan förstå hur denna plats har använts under flera tusen år. I kulturmiljöutredningens riktlinjer framhåller man att Hallunda gårds dominerande och höga placering i landskapet beaktas. I den förslagna detaljplanen med flervåningshus upp till sex våningar kommer Hallunda gårds höga placering i landskapet inte längre gå att uppfattas.

Fornlämningarna finns kvar men förlorar sitt sammanhang När det gäller fornlämningarna, bör enligt kulturmiljöutredningen, Hallundaröset och gravfältet söder om Tomtbergavägen också vara läsbara och eventuell ny bebyggelse bör förhålla sig till avseende karaktär och volym och fornlämningarnas dominans i landskapet bör respekteras. BOTKYRKA KOMMUN 4[6] Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-12 Dnr KOF/2020:100

De flesta fornlämningar har bevarats i planen men den nya bebyggelsen kommer på vissa ställen mycket nära och de kommer att bli svårt att läsa av den historiska berättelsen i landskapet då fornlämningarna får bebyggelse nära inpå.

Det finns flera exempel på detta:

• Bronsåldersröset som landmärke i landskapet behöver respekteras, dvs. att rösets höjd är betydligt högre än omgivande ny bebyggelse. Det är svårt att avgöra hur bebyggelsen i Trädgård-, skogshus och gårdskvarteren kommer påverka vyn och sikten mot bronsåldersröret. Det är främst via den nya gatan röset kommer att synas. Det saknas gatuvyer som illustrerar hur röset kommer att synas och respekteras i den nya detaljplanen.

• Detaljplanen planerar en bebyggelse på fornlämningen Botkyrka 803, som är en boplatslämning. Det är inte säkert om denna byggnation möjlig då det är Länsstyrelsen som av gör om fornlämningen får grävas bort.

• I nära anslutning till denna boplatslämning finns skålgropar som förmodligen är från bronsåldern. Denna miljö har bevarats i detaljplanen, men den behöver markeras på plankartan med R. På denna plats bör en skylt sättas upp för att beskriva skålgroparna och varför de finns på denna plats. Den nya kulturstigen bör passera denna plats.

• Ytterligare en plats som behöver värnas är platsen mellan vagnlidret, ladugården, tegelboden och brandboden, hur ska denna plats användas och hur leds besökarna in mellan den nya bebyggelsen vidare in mot trädgården. Denna plats bör tillhöra trädgårdsrummet och kännas tillgänglig för besökare. I planen har denna plats blivit en parkering. För att platsen ska vara inbjudande och möjlig att förstå det historiska sammanhanget bör platsen inte vara asfalterad utan beläggas med gräsarmering eller grus och parkeringen behöver tydligt begränsas så att verksamheterna i ladorna kan använda utemiljön för sina verksamheter.

• Vård och omsorgsboendet är tänkt att byggas i fyra våningar i nära anslutning till ett järnåldersgravfält. Med den höjden riskerar gravfältet sydväst om boendet helt försvinna bakom husfasader.

För att uppfatta den historiska läsbarheten behöver man även efter planens genomförande att kunna uppfatta fornlämningarnas samband. Enligt den föreslagna planen finns fornlämningarna kvar men sambanden mellan dem blir svåra att uppfatta.

Den sammanlagda skadan på riksintresset kan bli för stor BOTKYRKA KOMMUN 5[6] Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-12 Dnr KOF/2020:100

Botkyrka kommun har flera detaljplaner på gång inom riksintresset kulturmiljövården; Bornsjön. Det är detaljplanerna vid Prästviken, Kyrkogården vid Botkyrka kyrka och Södra porten. Dessa detaljplaner kan få en sammanlagd stor negativ effekt på riksintresset så att det riskerar att påtagligt skadas. Ett riksintresse tål inte för många ingrepp. Det kan leda till att hela riksintresset får en sammantagen (kumulativ) alltför stor skada.

Det är Länsstyrelsen som avgör om detta sker, men kommunen har en skyldighet att se till att planera så att riksintressen inte skadas. I den fördjupade kulturmiljöutredningen har man tagit fram vilka delar av området som är mycket känsligt, känsligt och tåligt. De mycket känsliga områdena har i stort respekterats, medan de känsliga och tåliga områdena betraktas som möjliga att bebygga. Planen har tolkat de tåliga områdena som att det är möjligt att bygga 3–6 våningshus. Det är en alltför generös tolkning då hela miljön ligger i nära anslutning till Hallunda gård och de fornlämningar som är uttryck för riksintresset Bornsjön.

Detaljplanen följer inte riktlinjerna i kommunens kulturmiljöprogram Hallunda gård finns med i kommunens kulturmiljöprogram. Planen följer inte kulturmiljöprogrammets riktlinjer om Hallunda gård att skydda bronsålderslämningar och järnåldersgravfält från närgången bebyggelse eller andra ingrepp i miljön. I lokalt perspektiv är Hallunda gård en av få välbevarade herrgårdarna i kommunen. Genom planen finns en möjlighet att värna och tillgängliggöra miljön för allmänheten. Det är kultur- och fritidsförvaltningen positiv till, men menar att om den planerade byggnationen närmast Tomtbergavägen blir så hög att hela kulturmiljön riskerar att kännas inklämd och läsbarheten av kulturhistoriska berättelsen går förlorad.

Plankartan och legenden Generellt finns fornlämningsområdena markerade på plankartan men det saknas en förklaring i legenden. Det bör också finnas en tydlig markering med ett R för att markera på fornlämningarna så de är lätta hitta.

Parkeringen nedanför röset bör regleras hur parkeringen utformas. Den bör anläggas med gräsarmering för att sträva efter en så grön parkering som möjligt.

På gården vid vård och omsorgsboendet finns en övrig kulturhistorisk lämning (Botkyrka 791) i form av en färdväg som bör markeras i kartmaterialet och tas hänsyn till när man anlägger vård och omsorgsboendets gård. BOTKYRKA KOMMUN 6[6] Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-08-12 Dnr KOF/2020:100

Planbeskrivning

Visa i sektionsritningar och gatubilder hur de känsliga kulturmiljöerna kommer att uppfattas i det nya bostadsområdet. Det gäller framförallt hur Hallunda gård, bronsåldersröse och järnåldersgravfältet söder om Tomtbergavägen kommer att synas i stadsmiljön. De behöver även efter utbyggnaden av området höjas över övrig bebyggelse.

Kulturspårets nya sträckning bör kompletteras med nya skyltar som handlar om Hallunda gård, ekonomibyggnaderna, orangeriet, skålgroparna och boplatsen, mfl. Ställen. Då gårdsmiljön och skogen ska bli mer tillgänglig för allmänheten är det viktigt att presentera i planbeskrivningen var Hälsans stig, naturstigar och kulturspåren ska gå.

Kultur- och fritidsdirektör Verksamhetschef kultur och ung fritid

______Expedieras till Kultur- och fritidsnämnden ANMÄLAN AV DELEGATIONSBESLUT 1 [6]

Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-01-20 Kultur- och fritidsförvaltningen

Månad: Januari- juni 2020 Inlämnas till nämndsekreterare senast 2 veckor innan nämnd

Besluts- Beslut Delegat datum 2020-01-13 Anställningsbeslut Visstid Marianne Ericsson Musikpedagog 10 % Tf. enhetschef Fr o m 2019-12-20—2020-06-17 2020-01-08 Anställningsbeslut Tillsvidare Marianne Ericsson Musikpedagog 50 % Tf. enhetschef Fr o m 2020-01-08 2020-01-09 Anställningsbeslut Visstid Ulrika Höglund Badbiträde Timavlönad enhetschef Fr o m 2020-01-01—2020-12-31 2019-12-20 Anställningsbeslut Visstid Berivan Yildiz Kulturpedagog Timavlönad enhetschef Fr o m 2020-01-01—2020-10-31 2020-01-21 Anställningsbeslut Visstid Stein Gloppestad Musiklärare 80 % Tf. enhetschef Fr o m 2020-01-20—2020-01-31 2019-12-30 Anställningsbeslut Visstid Jenny Öström Biblioteksassistent 60 % enhetschef Fr o m 2020-01-01—2020-01-31 2019-12-31 Anställningsbeslut Visstid Jenny Öström Biblioteksassistent Timavlönad enhetschef Fr o m 2019-09-25—2020-06-30 2019-12-16 Anställningsbeslut Visstid Marianne Ericsson Musiklärare 13 % Tf. enhetschef Fr o m 2019-12-20—2020-06-17 2019-12-13 Anställningsbeslut Visstid Marianne Ericsson Musiklärare 20 % Tf. enhetschef Fr o m 2019-12-19—2020-06-17 2020-01-07 Anställningsbeslut Visstid Ulrika Höglund Sporthallspersonal Timavlönad enhetschef Fr o m 2020-01-07—2020-12-31 2019-11-19 Anställningsbeslut Provanställning Vivianne Coly Aktivitetslots 100 % enhetschef Fr o m 2019-10-18—2020-04-17 2020-01-30 Anställningsbeslut Visstid Marianne Ericsson Danslärare Timavlönad Tf. enhetschef Fr o m 2020-01-30—2020-06-17 2020-01-29 Anställningsbeslut Visstid Miriam Andersson-Blecher Konsthallsvärd Timavlönad enhetschef Fr o m 2020-01-21—2020-06-30

KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Post Botkyrka kommun, · Besök · Kontaktcenter Direkt 070-886 10 75 · Sms · E-post [email protected] Org.nr 212000-2882 · Bankgiro 624-1061 · Fax · Webb www.botkyrka.se BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 2 [6] Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-01-20

Besluts- Beslut Delegat datum 2020-01-31 Anställningsbeslut Visstid Marianne Ericsson Musiklärare Timavlönad Tf. enhetschef Fr o m 2020-01-31—2020-06-17 2020-01-21 Anställningsbeslut Visstid Stein Gloppestad Musiklärare Timavlönad Tf. enhetschef Fr o m 2020-01-31—2020-06-16 2020-01-21 Anställningsbeslut Visstid Stein Gloppestad Musiklärare Timavlönad Tf. enhetschef Fr o m 2020-01-31—2020-06-16 2020-01-21 Anställningsbeslut Visstid Stein Gloppestad Musiklärare Timavlönad Tf. enhetschef Fr o m 2020-01-31—2020-06-16 2020-01-23 Anställningsbeslut Visstid Vivianne Coly Fritidsledare Timavlönad enhetschef Fr o m 2020-01-01—2020-04-12 2020-01-23 Anställningsbeslut Visstid Vivianne Coly Fritidsledare Timavlönad enhetschef Fr o m 2020-01-01—2020-04-12 2020-01-23 Anställningsbeslut Visstid Vivianne Coly Fritidsledare Timavlönad enhetschef Fr o m 2020-01-01—2020-04-12 2020-01-13 Anställningsbeslut Visstid Jenny Öström Biblioteksassistent Timavlönad enhetschef Fr o m 2020-01-01—2020-06-30 2020-01-27 Anställningsbeslut Visstid Marianne Ericsson Danslärare Timavlönad Tf. enhetschef Fr o m 2020-01-27—2020-06-17 2019-12-16 Anställningsbeslut Visstid Marianne Ericsson Musiklärare 5 % Tf. enhetschef Fr o m 2019-12-20—2020-06-17 2020-02-05 Anställningsbeslut Visstid Marianne Ericsson Musiklärare Timavlönad Tf. enhetschef Fr o m 2020-02-06—2020-06-17 2020-02-06 Anställningsbeslut Visstid Marianne Ericsson Danslärare Timavlönad Tf. enhetschef Fr o m 2020-02-06—2020-06-17 2020-01-21 Anställningsbeslut Visstid Stein Gloppestad Musiklärare Timavlönad Tf. enhetschef Fr o m 2020-01-31—2020-06-16 BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 3 [6] Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-01-20

Besluts- Beslut Delegat datum 2020-02-01 Anställningsbeslut Tillsvidare Jenny Öström Bibliotekarie 50 % enhetschef Fr o m 2020-02-01 2020-01-02 Anställningsbeslut Visstid Ingela Jansson Idrottsplatsarbetare Timavlönad enhetschef Fr o m 2020-01-01—2020-06-30 2020-02-14 Anställningsbeslut Visstid Stein Gloppestad Musiklärare Timavlönad Tf. enhetschef Fr o m 2020-02-14—2020-06-17 2020-02-01 Anställningsbeslut Tillsvidare Jenny Öström Biblioteksassistent 40 % enhetschef Fr om 2020-02-01 2020-02-04 Anställningsbeslut Visstid Marianne Ericsson Musiklärare Timavlönad Tf. enhetschef Fr o m 2020-02-04—2020-06-17 2019-10-01 Anställningsbeslut Visstid Jenny Öström Biblioteksassistent Timavlönad enhetschef Fr o m 2019-09-25—2020-06-30 2020-02-04 Anställningsbeslut Visstid Marianne Ericsson Musiklärare Timavlönad Tf. enhetschef Fr o m 2020-02-04—2020-06-17 2020-02-26 Anställningsbeslut Vikariat Jenny Öström Biblioteksassistent 75 % enhetschef Fr o m 2020-03-01—2020-04-30 2020-02-01 Anställningsbeslut Visstid Jenny Öström Biblioteksassistent Timavlönad enhetschef Fr o m 2019-09-25—2020-06-30 2020-03-02 Anställningsbeslut Visstid Marianne Ericsson Koordinator Timavlönad Tf. enhetschef Fr o m 2020-03-02—2020-12-31 2020-03-05 Anställningsbeslut Tillsvidare Jenny Öström Bibliotekarie 100 % enhetschef Fr o m 2020-04-01 2020-03-10 Anställningsbeslut Tillsvidare Vivianne Coly Aktivitetslots 50 % enhetschef Fr o m 2020-03-01 2020-04-21 Anställningsbeslut Visstid Miriam Andersson-Blecher Konsthallsvärd Timavlönad enhetschef Fr o m 2020-05-01—2020-09-30 BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 4 [6] Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-01-20

Besluts- Beslut Delegat datum 2020-04-21 Anställningsbeslut Visstid Miriam Andersson-Blecher Konsthallsvärd Timavlönad enhetschef Fr o m 2020-05-01—2020-09-30 2020-04-14 Anställningsbeslut Visstid Jenny Öström Biblioteksassistent 75 % enhetschef Fr o m 2020-05-01—2020-06-30 2020-04-09 Anställningsbeslut Visstid Marie Johansen Bibliotekarie 75 % verksamhetschef Fr o m 2020-04-15—2020-07-15 2020-04-10 Anställningsbeslut Tillsvidare Ida Burén Aktivitetslots 50 % verksamhetschef Fr o m 2020-04-18 2020-04-10 Anställningsbeslut Tillsvidare Ida Burén Aktivitetslots 100 % verksamhetschef Fr o m 2020-04-18 2020-04-10 Anställningsbeslut Tillsvidare Ida Burén Samordnare 100 % verksamhetschef Fr o m 2020-04-15 2020-03-23 Anställningsbeslut Visstid Ulrika Höglund Badbiträde Timavlönad enhetschef Fr o m 2020-03-12—2020-12-31 2020-03-17 Anställningsbeslut Visstid Ida Burén Fritidsledare Timavlönad verksamhetschef Fr o m 2020-03-16—2020-09-30 2020-04-21 Anställningsbeslut Visstid Miriam Andersson-Blecher Konsthallsvärd Timavlönad enhetschef Fr o m 2020-05-01—2020-09-30 2020-05-14 Anställningsbeslut Tillsvidare Ida Burén Aktivitetslots 100 % verksamhetschef Fr o m 2020-06-01 2020-05-05 Anställningsbeslut Vikariat Anja Dahlstedt Administrativ chef 100 % Förvaltningsdirektör Fr o m 2020-06-01—2021-01-31 2020-04-16 Anställningsbeslut Visstid Ingela Jansson Idrottsplatsarbetare Timavlönad enhetschef Fr o m 2020-03-02—2020-08-31 2020-04-22 Anställningsbeslut Vikariat Ida Burén Enhetschef 100% verksamhetschef Fr o m 2020-06-01—2021-05-31 BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 5 [6] Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-01-20

Besluts- Beslut Delegat datum 2020-06-09 Anställningsbeslut Visstid Jenny Öström Biblioteksassistent Timavlönad enhetschef Fr o m 2020-07-01—2021-06-30 2020-06-09 Anställningsbeslut Visstid Jenny Öström Biblioteksassistent Timavlönad enhetschef Fr o m 2020-07-01—2021-06-30 2020-06-09 Anställningsbeslut Visstid Jenny Öström Biblioteksassistent Timavlönad enhetschef Fr o m 2020-07-01—2021-06-30 2020-06-09 Anställningsbeslut Visstid Jenny Öström Bibliotekarie Timavlönad enhetschef Fr o m 2020-07-01—2021-06-30 2020-06-12 Anställningsbeslut Visstid Maria Grudin Ekonom Timavlönad Tf. Administrativ chef Fr o m 2020-08-01—31 2020-06-09 Anställningsbeslut Visstid Jenny Öström Biblioteksassistent Timavlönad enhetschef Fr o m 2020-07-01—2021-06-30 2020-06-09 Anställningsbeslut Visstid Jenny Öström Biblioteksassistent Timavlönad enhetschef Fr o m 2020-07-01—2021-06-30 2020-06-09 Anställningsbeslut Visstid Jenny Öström Biblioteksassistent Timavlönad enhetschef Fr o m 2020-07-01—2021-06-30 2020-06-11 Anställningsbeslut Visstid Helena Berhan Biblioteksassistent 50 % enhetschef Fr o m 2020-07-01—2020-08-31 2020-06-16 Anställningsbeslut Visstid Helena Berhan Bibliotekarie 50 % enhetschef Fr o m 2020-07-20—2020-08-31 2020-06-10 Anställningsbeslut Vikariat Helena Berhan Biblioteksassistent 50 % enhetschef Fr o m 2020-07-01—2020-12-31 2020-06-11 Anställningsbeslut Visstid Helena Berhan Biblioteksassistent 50 % enhetschef Fr o m 2020-07-01—2020-08-31 2020-06-17 Anställningsbeslut Visstid Ida Burén Fritidsledare 50 % enhetschef Fr o m 2020-06-15—2020-07-03 BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 6 [6] Kultur- och fritidsförvaltningen 2020-01-20

Besluts- Beslut Delegat datum 2020-06-16 Anställningsbeslut Visstid Jenny Öström Biblioteksassistent Timavlönad enhetschef Fr o 2020-07-01—2021-06-30 2020-06-09 Anställningsbeslut Visstid Jenny Öström Bibliotekarie 100 % enhetschef Fr o m 2020-09-01—2021-06-30 2020-06-09 Anställningsbeslut Vikariat Jenny Öström Biblioteksassistent 75 % enhetschef Fr o m 2020-07-01—2020-11-30 2020-06-15 Anställningsbeslut Tillsvidare Maria Grudin Nämndsekreterare 100 % Tf. Administrativ chef Fr o m 2020-09-14 2020-06-02 Anställningsbeslut Visstid Jenny Öström Biblioteksassistent Timavlönad enhetschef Fr o m 2020-07-01—2021-06-30 2020-06-30 Anställningsbeslut Tillsvidare Ida Burén Enhetschef 100 % verksamhetschef Fr o m 2020-07-01 2020-07-01 Anställningsbeslut Visstid Stein Gloppestad Handledare feriepraktik Timavlönad enhetschef Fr o m 2020-06-18—2020-07-03 2020-06-29 Anställningsbeslut Visstid Jenny Öström Bibliotekarie Timavlönad enhetschef Fr o m 2020-07-01—2021-06-30 2020-06-25 Anställningsbeslut Visstid Jenny Öström Biblioteksassistent Timavlönad enhetschef Fr o m 2020-07-01—2021-06-30 ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[3]

Kultur- och fritidsnämnden 2020-08-14 KOFN/2020-09-14

11 Delegationsbeslut (KOF/2020:2)

Delegationsbeslut Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av delegationsbesluten.

Ärendet Kultur- och fritidsnämnden har överlåtit sin beslutanderätt till ordförande och tjänsteman enligt kultur- och fritidsnämndens delegationsordning. Beslut som fattats med stöd av delegering ska anmälas till nämnden. Följande beslut har fattats med stöd av delegering:

Kultur- och fritidsnämndens ordförande Beslut om krisstöd på 1 712 000 till kulturaktörer som drabbats särskilt av Coronakrisen genom stora intäktsbortfall. Beslutet fattat av kultur- och fritidsnämndens ordförande Robert Aslan 2020-05-14. Beslut om att ställa in Botkyrka Seniorvecka 2020. Beslutet fattat av kultur- och fritidsnämndens ordförande Robert Aslan 2020-05-29. Beslut om ändrade öppettider inom Bibliotek Botkyrka i sommar med anledning av coronaviruset. Beslutet fattat av kultur- och fritidsnämndens ordförande Robert Aslan 2020-06-10. Beslut om fortsatt ändrade lånevillkor inom Bibliotek Botkyrka med anledning av coronaviruset. Beslutet fattat av kultur- och fritidsnämndens ordförande Robert Aslan 2020-06-18. Beslut om en handlingsplan med ett antal åtgärder som ansvarar för verksamhet, drift och underhåll av kommunens utebad. Följande åtgärder har vidtagits angående Utebad i Botkyrka 2020: 1. Handlingsplanen för Botkyrkas utebad 2020 godkänns.

Kultur- och fritidsnämnden 2020-08-14 KOFN/2020-09-14

2. Kultur- och fritidsnämnden avsätter 100 000 kronor ur befintlig budgetram för genomförandet av de extra insatser som handlingsplanen innebär. 3. Kultur- och fritidsnämnden föreslår att krisledningsnämnden beslutar att utökad kostnad om 134 000 kronor för genomförande av extra insatser för utebad 2020 hanteras i samband med årsredovisning 2020. Beslutet fattat av kultur- och fritidsnämndens ordförande Robert Aslan 2020-06-09. Beslut om tillfällig stängning av Fittjabadet mellan 27 juni – 16 augusti och förstärkt trygghet av Slagstabadet. Beslutet fattat av kultur- och fritidsnämndens ordförande Robert Aslan 2020-06-24. Beslut om ändrade öppettider inom konst och bibliotek till och med oktober 2020 med anledning av coronaviruset. Beslutet fattat av kultur- och fritidsnämndens ordförande Robert Aslan 2020-08-27.

Förvaltningsdirektör

Beslut om fördelning ur Kreativa fonden om 10 000 kronor till sökande Riyou Makaya för projektet ”Flashmob Botkyrka 2020”. Beslut fattat av tf. kultur- och fritidsdirektör Ann-Christine Lundberg 2020-07-15. Beslut om fördelning ur Kreativa fonden om 9 900 kronor till sökande Ramazan Dincer för projektet ”Sommarlov”. Beslut fattat av tf. kultur- och fritidsdirektör Ann-Christine Lundberg 2020-07-15. Beslut om fördelning ur Kreativa fonden om 10 000 kronor till föreningen Balett och RSG-skolan Vackra rosen för projektet ”Dansen vid sjön”. Beslut fattat av tf kultur- och fritidsdirektör Linus Söderling 2020-07-29. Beslut om Evenemangsbidrag om 35 000 kronor till föreningen Sillviks vänner för evenemanget ”Musik på Sillvik”. Beslut fattat av tf. kultur- och fritidsdirektör Marie Johansen 2020-08-06.

Verksamhetschef

Beslut om indragning av befattning enhetschef på Botkyrka kulturskola. Beslutet fattat av verksamhetschef Ida Burén 2020-05-08. Beslut om förstärkning av stöd på 135 000 kronor till sommarlovsaktiviteter 2020. Beslutet fattat av verksamhetschef Ida Burén 2020-05-08. Beslut om ändrade öppettider konsthall och bibliotek v. 21–22. Beslutet fattat av verksamhetschef Marie Johansen 2020-05-12. Beslut om tillfällig stängning av Tullinge bibliotek 2020-05-29 på grund av en planeringsdag. Beslutet fattat av verksamhetschef Marie Johansen 2020-05-20. Beslut om förstärkning av stöd på 135 000 kronor till sommarlovsaktiviteter 2020. Beslutet fattat av verksamhetschef Linus Söderling 2020-05-27.

Kultur- och fritidsnämnden 2020-08-14 KOFN/2020-09-14

Beslut om tillfällig stängning av Musikhuset Norsborg på grund av personalbrist. Beslutet fattat av verksamhetschef Ida Burén 2020-05-29. Beslut om ändrade öppettider konsthall och bibliotek v. 23–24. Beslutet fattat av verksamhetschef Marie Johansen 2020-05-29. Beslut om förstärkning på 10 000 kronor till Fittja IF:s sommarlovsaktiviteter. Beslut fattat av verksamhetschef Linus Söderling 2020-06-16. Beslut om att hålla Drömdeg öppet under sommaren 2020 med ordinarie handläggningstider med anledning av Coronakrisen. Beslutet fattat av verksamhetschef Ida Burén 2020-06-18.