REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI

Numer egzemplarza: 1

PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH

Jednostka kontrolowana: Urz ąd Gminy Żychlin

5 wrze śnia – 28 pa ździernika Termin kontroli: 2011 roku

Urszula Podra żka – Krawczak Kontroluj ący główny inspektor kontroli (imi ę, nazwisko, Krystyna Gł ąb – inspektor stanowisko słu żbowe ): kontroli Ewa Chojka – inspektor kontroli

Okres obj ęty kontrol ą 2009 - 2010

WK 601-2/54/2011 Numer i data upowa żnienia: z dnia 10 sierpnia 2011 roku

Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz. U. nr 112, poz.1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

I. INFORMACJE WST ĘPNE

DANE O JEDNOSTCE

Gmina Żychlin położona jest w północno - wschodniej części powiatu kutnowskiego, w północnej części województwa łódzkiego, nad rzeką Słudwią, na Nizinie Środkowomazowieckiej, na obszarze pradoliny warszawsko-berlińskiej. Miasto leży w odległości 57 km od Łodzi i 111 km od Warszawy, przy drodze wojewódzkiej 583, w odległości 6 km od drogi krajowej E 30 Warszawa-Poznań. Gmina zajmuje powierzchnię 76,65 km 2, w tym 9 km 2 to powierzchnia miasta, a w jej skład wchodzi miasto Żychlin obejmujące 2 osiedla i 47 miejscowości wiejskich skupionych w 21 sołectwach. Na dzień 31 grudnia 2010 roku gmina liczyła 12.861 mieszkańców, z tego 8795 osób zamieszkałych na terenie miasta. W gminie funkcjonuje przemysł elektromaszynowy oraz rolno-spożywczy. W 2009 roku utworzono podstrefę Łódzkiej Specjalnej Strefy Ekonomicznej obejmującą 3 kompleksy o łącznej powierzchni 14,5 ha. Urząd Gminy Żychlin, ul. Norberta Barlickiego 15, 99-320 Żychlin, tel.(+48-24) 285- 10-06, fax (+48-24) 285-26-83, e-mail: [email protected], www.gminazychlin.pl Liczba ludności w Gminie Żychlin wynosiła: na dzień 31.12.2009 roku na dzień 31.12.2010 roku 13.026 mieszkańców 12.861 mieszkańców z tego: mężczyźni kobiety mężczyźni kobiety 0 – 18 lat 1.194 1.074 1.156 1.048 19 - 60 lat - 4.015 - 3.941 19 – 65 lat 4.370 - 4.347 - pow. 60 lat - 1.678 - 1.697 pow. 65 lat 695 - 672 - razem 6.259 6.767 6.175 6.686 Stopa bezrobocia według stanu na dzień 31 grudnia 2010 roku wynosiła na terenie powiatu kutnowskiego 16,6%, przy średniej w województwie łódzkim 11,4 % i średniej krajowej 11,5%. Na dzień 31 grudnia 2009 roku wskaźnik ten wynosił dla powiatu kutnowskiego 16,8%, średnia w województwie łódzkim 10,7 % i w kraju 10,9 %. Liczba bezrobotnych w Gminie Żychlin wynosiła na koniec 2009 roku 1048 osób, tj.12,50% ludności w wieku produkcyjnym, a na dzień 31 grudnia 2010 roku 1059 osób, tj.12,78%. Urząd Gminy w Żychlinie zarejestrowany jest w systemie REGON i posiada numer statystyczny 000526469 nadany przez Urząd Statystyczny w Łodzi, ul. Suwalska 29 zgodnie z zaświadczeniem o numerze identyfikacyjnym z dnia 6 maja 2009 roku, osoba prawna o nazwie Gmina Żychlin otrzymała numer REGON 611015514, co stwierdza zaświadczenie z dnia 29 kwietnia 2009 roku. Urząd Skarbowy w Kutnie nadał Urzędowi Gminy i Miasta w Żychlinie numer identyfikacyjny 775-15-32-623 zgodnie z decyzją z dnia 28 listopada 1996 roku, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Kutnie nadał Gminie Żychlin numer identyfikacji podatkowej 775-24-06-961 zgodnie z decyzją z dnia 2 lipca 2010 roku.

Przeprowadzona kontrola miała charakter kontroli kompleksowej dotyczącej gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Żychlin za okres 2009 rok – I półrocze roku 2011.

______2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

PODSTAWOWE WSKA ŹNIKI FINANSOWE

Kontrolę przeprowadzono z uwzględnieniem wyników analizy ekonomicznej jednostki, dokonanej przy użyciu oprogramowania ACL, na podstawie danych elektronicznych wygenerowanych za okres 4 lat z programu BESTIA. W ramach założeń metodologicznych analizą objęto, w szczególności: podstawowe wskaźniki, w tym wskaźniki zadłużenia, dynamikę dochodów, zaległości w podatkach oraz z tytułu najmu i dzierżawy składników majątkowych jednostki, stopień wykonania planu w stosunku do dochodów i wydatków wykonanych, przekroczenia planu wykazane w sprawozdaniu Rb- 28S, odsetki karne, zobowiązania, w tym także wymagalne, zwroty dotacji, kwoty wykazane jako „mylny wpływ” (§ 298) lub „różne opłaty i składki” (§ 443) oraz zmiany w paragrafach dokonane w ramach korekt sprawozdań. Przedstawione wy żej wyniki zawarto w 27 tabelach, które zamieszczono w aktach kontroli strony 1-6. W oparciu o dane wynikające ze sprawozdań: Rb-27S, Rb-28S, Rb-NDS, Rb-Z sporządzonych na 31 grudnia 2009 roku, 31 grudnia 2010 roku, kontrolujący ustalili następujące wskaźniki finansowe, które obrazują sytuację finansową Gminy Żychlin. Zestawienie wskaźników budżetowych charakteryzujących sytuację finansową Gminy Żychlin za lata 2008-2010 przedstawiono w tabeli:

LP SYMBOL I NAZWA WSKAŹNIKA ROK OBROTOWY WSKAŹNIKI BUDŻETOWE 2008 2009 2010 w % udział dochodów bieżących w dochodach 1 W 98,35 99,49 99,42 B1 ogółem

2 WB2 udział dochodów własnych w dochodach ogółem 49,32 44,80 48,08

udział nadwyżki operacyjnej w dochodach 3 W 9,73 10,76 - B3 ogółem udział wydatków majątkowych w wydatkach 4 W 16,10 19,38 14,18 B4 ogółem obciążenie wydatków bieżących wydatkami na 5 W 39,89 41,36 39,80 B5 wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń udział nadwyżki operacyjnej i dochodów ze 6 W 10,13 11,14 - B6 sprzedaży majątku w dochodach ogółem

7 WB7 wskaźnik samofinansowania 66,94 52,25 -2,45

Wskaźnik W B1 - udział dochodów bieżących w dochodach ogółem

W latach 2008-2010 zwiększył się z 98,35% do 99,42%.

Wskaźnik W B2 - udział dochodów własnych w dochodach ogółem

Ulegał wahaniom z 49,32% w 2008 obniżając się do 44,80% w roku 2009 i wzrastając do 48,08% w 2010 roku. Nadwyżka operacyjna wskazująca na różnicę między dochodami bieżącymi a wydatkami bieżącymi

______3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

NO = D b – Wb,

Db – dochody bieżące

Wb – wydatki bieżące w analizowanym okresie z 2.486.588,34 zł w 2008 roku, wzrosła do 2.954.170,76 zł za 2009 rok, a w roku 2010 wartość ta była ujemna - 254.783,08 zł, co świadczy o nie pokrywaniu przez jednostkę wydatków bieżących bieżącymi dochodami.

Wskaźnik W B3 - udział nadwyżki operacyjnej w dochodach ogółem

NO - nadwyżka operacyjna

DO - dochody ogółem określający stopień możliwości zwiększenia wydatków inwestycyjnych lub bieżących w stosunku do osiągniętych dochodów w roku 2008 wyniósł 9,73 %, wzrastając w roku 2009 roku do 10,76 %, w roku 2010 stając się deficytem operacyjnym, co wskazuje na spadek możliwości finansowania wydatków inwestycyjnych lub bieżących, których źródłem pokrycia są dochody bieżące.

Wskaźnik W B4 - udział wydatków majątkowych w wydatkach ogółem

Wm - wydatki majątkowe

WO - wydatki ogółem w analizowanym okresie wahał się z poziomu 16,10% w 2008 roku wzrastając do 19,38 % w roku 2009 i obniżając się do 14,18 % w 2010 roku.

Wskaźnik W B5 - określający obciążenie wydatków bieżących wydatkami na wynagrodzenia

Ww - wydatki na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń

Wb - wydatki bieżące wahał się od 39,89% w roku 2008 poprzez 41,36 % w 2009 roku, obniżając się w 2010 roku do 39,80 %.

Wskaźnik W B6 - udział nadwyżki operacyjnej i dochodów ze sprzedaży majątku w dochodach ogółem

NO - nadwyżka operacyjna ,

Sm - dochody ze sprzedaży majątku,

DO - dochody ogółem. z 10,13% w 2008 roku, wzrósł do 11,14 % w roku 2009 osiągając w 2010 roku wartość ujemną -0,41%.

______4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Wskaźnik W B7 - wskaźnik samofinansowania

NO - nadwyżka operacyjna,

Dm - dochody majątkowe,

Wm - wydatki majątkowe wykazywał na przestrzeni lat 2008-2010 tendencję spadkową zmniejszając się z 66,94% w roku 2008 do 52,25% w 2009 roku i osiągając w 2010 roku wartość ujemną - 2,45 %.

Sytuację finansową jednostki charakteryzują wskaźniki odniesione do liczby mieszkańców, które w latach 2008-2010 w Gminie Żychlin w przeliczeniu na mieszkańca na ostatni dzień każdego roku ujęte w poniższej tabeli, wynosiły:

LP SYMBOL I NAZWA WSKAŹNIKA ROK OBROTOWY WSKAŹNIKI NA MIESZKAŃCA 2008 2009 2010 w zł

1 WL1 transfery bieżące na mieszkańca 980,90 1.033,39 1.043,75

2 WL2 nadwyżka operacyjna na mieszkańca 188,38 226,79 -19,81

3 WL3 zobowiązania ogółem na mieszkańca 166,52 346,81 595,33 zobowiązania ogółem bez zobowiązań na 4 W 166,52 346,81 595,33 L4 projekty unijne na mieszkańca

Jak wynika z tabeli:

Wskaźnik W L1 – transfery bieżące na mieszkańca

W L1 =Tb : L

Tb – transfery bieżące (subwencja ogólna i dotacje bieżące), L – liczba mieszkańców jednostki samorządu terytorialnego wykazywał tendencję wzrostową z poziomu 980,90 zł w 2008 roku 1.033,39 zł w 2009 roku i 1.043,75 zł w roku 2010.

Wskaźnik W L2 – nadwyżka operacyjna na mieszkańca

NO – nadwyżka operacyjna, L – liczba mieszkańców w latach 2008 – 2010 przeliczona na mieszkańca nadwyżka operacyjna wzrosła z 188,38 zł w 2008 roku do 226,79 zł w 2009 roku, wykazując wartość ujemną w 2010 roku – 19,81 zł.

Wska źnik WL3 – zobowiązania ogółem na mieszkańca

WL3 = Zo : L

Zo – zobowiązania ogółem,

______5 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

L – liczba mieszkańców jednostki samorządu terytorialnego w okresie 2008-2010 wykazywały tendencję wzrostową z poziomu 166,52 zł w 2008 roku poprzez 346,81 zł w roku 2009 osiągając 595,33 zł w 2010 roku.

Wska źnik WL4 – zobowiązania ogółem bez zobowiązań na projekty unijne na mieszkańca W L4 =Zo _UE : L

Zo_UE – zobowiązania ogółem bez zobowiązań na projekty unijne tj. środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, L – liczba mieszkańców jednostki samorządu terytorialnego wykazywał wartości tożsame ze wskaźnikiem WL3 , co wskazuje na nie zaciąganie przez jednostkę w okresie 2008-2010 roku zobowiązań z tytułu umów zawartych na realizację projektów współfinansowanych ze środków, o których mowa w art.5 ust.3 ustawy o finansach publicznych z 2009 roku.

Zestawienie wskaźników charakteryzujących zobowiązania Gminy Żychlin za lata 2008- 2010 przedstawiono w tabeli: LP SYMBOL I NAZWA WSKAŹNIKA ROK OBROTOWY WSKAŹNIKI DLA ZOBOWIĄZAŃ 2008 2009 2010 w %

1 WZ1 udział zobowiązań ogółem w dochodach ogółem 8,60 16,46 29,61 zobowiązania ogółem bez zobowiązań na projekty 2 W 8,60 16,46 29,61 Z2 unijne w dochodach ogółem

3 WZ3 obciążenie dochodów ogółem obsługą zadłużenia 2,10 3,72 5,97 obciążenie dochodów ogółem obsługą zadłużenia 4 W 2,10 3,72 5,97 Z4 bez rat kapitałowych na projekty unijne

5 WZ5 obciążenie dochodów własnych obsługą zadłużenia 4,26 8,31 12,42 obciążenie dochodów bieżących wydatkami 6 W 92,23 92,92 107,00 Z6 bieżącymi i obsługą zadłużenia udział zobowiązań wymagalnych w 7 W 0,00 0,00 0,00 Z7 zobowiązaniach ogółem udział zobowiązań wymagalnych wobec ZUS, 8 W 0,00 0,00 0,00 U1 KRUS, NFZ w dochodach ogółem udział zobowiązań wymagalnych wobec ZUS, 9 W 0,00 0,00 0,00 U2 KRUS, NFZ w zobowiązaniach ogółem

Wskaźnik W Z1 – udział zobowiązań ogółem w dochodach ogółem

DO – dochody ogółem

ZO – zobowiązania ogółem, w okresie 2008-2010 wykazywał tendencję wzrostową z 8,60 % w 2008 do 16,46 % w 2009 i do 29,61 % w roku 2010.

Wskaźnik W Z2 – udział zobowiązań ogółem, bez zobowiązań na projekty unijne, w dochodach ogółem

______6 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

ZO - UE – zobowiązania ogółem bez zobowiązań na projekty unijne,

DO – dochody ogółem w latach 2008-2010 wykazywał wartości tożsame z wysokością wskaźnika WZ1 , co wskazuje na nie zaciąganie zobowiązań z tytułu umów zawartych na realizację projektów z udziałem środków, o których mowa w art. 5 ust.3 ustawy o finansach publicznych z 2009 roku.

Wskaźnik W Z3 – obciążenie dochodów ogółem obsługą zadłużenia

O – odsetki od zaciągniętych kredytów i pożyczek, R – spłata rat kapitałowych od zaciągniętych kredytów i pożyczek,

DO – dochody ogółem wykazywał tendencję wzrostową z 2,10 % w 2008 roku poprzez 3,72% w roku 2009 do 5,97% w 2010 roku.

Wskaźnik W Z4 – obciążenie dochodów ogółem obsługą zadłużenia bez zobowiązań na projekty unijne wynosił

O – odsetki od zaciągniętych kredytów i pożyczek, R - UE – spłata rat kapitałowych od zaciągniętych kredytów i pożyczek bez rat kapitałowych na projekty unijne,

DO – dochody ogółem w latach 2008-2010 kształtował się na poziomie równym ze wskaźnikiem WZ3 , co wskazuje na nie zaciąganie, a co za tym idzie spłaty zobowiązań, wynikających z zawartych umów na dofinansowanie projektów ze środków, o których mowa w art. 5 ust.3 ustawy o finansach publicznych w 2009 roku.

Wskaźnik W Z5 - obciążenie dochodów własnych obsługą zadłużenia

WZ5 =(O +R) : D w O – odsetki od zaciągniętych kredytów i pożyczek, R - spłata rat kapitałowych od zaciągniętych kredytów i pożyczek,

Dw – dochody własne wzrósł z poziomu 4,26% w roku 2008 do 8,31% w 2009 roku osiągając 12,42 % w 2010 roku.

Wskaźnik W Z6 – obciążenie dochodów bieżących wydatkami bieżącymi i obsługą zadłużenia

O – odsetki od zaciągniętych kredytów i pożyczek, R – spłata rat kapitałowych od zaciągniętych kredytów i pożyczek,

Db – dochody bieżące,

______7 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Wb - wydatki bieżące wykazywał tendencję wzrostową z 92,23 % w 2008 roku, zwiększając się do 92,92% w 2009 roku i do 107,00 % w 2010 roku.

Wskaźnik W Z7 – udział zobowiązań wymagalnych w zobowiązaniach ogółem wynosił 0,00

Zw– zobowiązania wymagalne,

ZO– zobowiązania ogółem był niezmienny w badanym okresie i wynosząc „0” świadczy o braku zobowiązań wymagalnych.

Również wskaźniki WU1 i WU2 wynoszące w latach 2008, 2009 i 2010 „0” wskazują na brak wymagalnych zobowiązań jednostki wobec ZUS-u, KRUS-u i NFZ.

Wyliczenie wskaźnika zadłużenia określonego w art. 243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych - dla 2010 roku Żychlin. Wzór:

gdzie poszczególne symbole oznaczają: R - planowaną na rok budżetowy łączną kwotę z tytułu spłaty rat kredytów i pożyczek, o których mowa w art. 89 ust. 1 pkt 2-4 oraz art. 90, oraz wykupów papierów wartościowych emitowanych na cele określone w art. 89 ust. 1 pkt 2-4 oraz art. 90, O - planowane na rok budżetowy odsetki od kredytów i pożyczek, o których mowa w art. 89 ust. 1 i art. 90, odsetki i dyskonto od papierów wartościowych emitowanych na cele określone w art. 89 ust. 1 i art. 90 oraz spłaty kwot wynikających z udzielonych poręczeń i gwarancji, D - dochody ogółem budżetu w danym roku budżetowym, Db - dochody bieżące, Sm - dochody ze sprzedaży majątku, Wb - wydatki bieżące, n - rok budżetowy, na który ustalana jest relacja, n-1- rok poprzedzający rok budżetowy, n-2 - rok poprzedzający rok budżetowy o dwa lata, n-3 - rok poprzedzający rok budżetowy o trzy lata.

______8 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Dane do wyliczenia wskaźnika zadłużenia: Symbol ROK (wartość w zł) 2007 2008 2009 2010 (n-3) (n-2) (n-1) (n) R 500.000,00 489.600,00 911.999,99 1.289.435,00 O 79.054,88 47.714,89 110.246,55 254.128,80 D 24.013.043,12 25.549.089,44 27.443.532,47 25.856.106,90 Db 23.925.640,27 25.128.104,00 27.302.942,63 25.706.459,70 Sm 87.402,85 101.326,44 104.361,24 147.986,00 Wb 21.016.137,90 22.641.515,66 24.348.771,87 25.961.242,78

Wyliczenie wg ww. wzoru: (1.289.435,00 + 254.128,80) : 25.856.106,90 ≤ 1/3 * {((27.302.942,63+104.361,24 –24.348.771,87 ):27.443.532,47 ) + ((25.128.104,00 + 101.326,44 – 22.641.515,66):25.549.089,44) + ((23.925.640,27 +87.402,85 – 21.016.137,90):24.013.043,12))} 0,05970≤ 0,1125 Wynik: wskaźnik zadłużenia na rok 2010 wynosił 0,05970 ≤ 0,1125 Wyliczenie wskaźnika zadłużenia określonego w art. 243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych - dla Gminy Żychlin na 2009 rok. Dane do wyliczenia wskaźnika zadłużenia: Symbol ROK (wartość w zł) 2006 2007 2008 2009 (n-3) (n-2) (n-1) (n) R 900.000,00 500.000,00 489.600,00 911.999,99 O 13.455,58 79.054,88 47.714,89 110.246,55 D 21.647.964,78 24.013.043,12 25.549.089,44 27.443.532,47 Db 21.628.082,78 23.925.640,27 25.128.104,00 27.302.942,63 Sm 9.882,00 87.402,85 101.326,44 104.361,24 Wb 19.637.875,29 21.016.137,90 22.641.515,66 24.348.771,87 Wyliczenie wg ww. wzoru: (911.999,99+110.246,55):27.443.532,47≤ 1/3 * {((25.128.104,00+101.326,44 – 22.641.515,66):25.549.089,44) + ((23.925.640,27+87.402,85 – 21.016.137,90):24.013.043,12) + ((21.628.082,78+9.882,00 – 19.637.875,29):21.647.964,78))} 0,0373≤ 0,1062 Wynik:

______9 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

wskaźnik zadłużenia na rok 2009 wynosił 0,0373 ≤ 0,1062 Określony w artykule 243 ustawy o finansach publicznych z 2009 roku dla Gminy Żychlin stosunek sumy spłat rat kredytów i pożyczek wraz z odsetkami do dochodów ogółem wyniósł na 2010 rok 0,05970 podczas gdy średnia arytmetyczna z ostatnich 3 lat dochodów bieżących powiększonych o dochody ze sprzedaży majątku i pomniejszonych o wydatki bieżące w stosunku do dochodów ogółem wyniosła 0,1125 , co wskazuje na spełnienie przez jednostkę wymogów dla budżetu wynikających z art.243 ustawy. Na rok 2009 stosunek spłat rat kredytów i pożyczek wraz z odsetkami do dochodów ogółem wyniósł 0,0373, podczas gdy średnia arytmetyczna z lat 2006, 2007 i 2008 dochodów bieżących powiększonych o dochody ze sprzedaży majątku i pomniejszonych o wydatki bieżące w stosunku do dochodów ogółem wyniosła 0,1062 . Nierówność 0,0373 ≤ 0,1062 wskazuje na spełnienie rygorów określonych art.243 ustawy o finansach publicznych.

II. USTALENIA OGÓLNE

1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI

Przewodnicz ący Rady Miasta Funkcję Przewodniczącego Rady Miejskiej w Żychlinie w kadencji 2006-2010 pełniła Zofia Barbara Pilarska wybrana przez Radę Miejską w Żychlinie uchwałą nr I/1/06 z dnia 27 listopada 2006 roku w sprawie wyboru Przewodniczącego Rady Miejskiej w Żychlinie. Funkcję tę pełniła do końca kadencji 2006 – 2010. Zastępcą Przewodniczącego Rady Miejskiej w Żychlinie uchwałą nr I/2/06 z 27 listopada 2006 roku w sprawie wyboru Wiceprzewodniczącego Rady Miejskiej w Żychlinie wybrano Roberta Stasiaka , który został odwołany z tej funkcji uchwałą nr XLV/224/09 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 1 października 2009 roku. Uchwałą nr XLV/225/09 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 1 października 2009 roku w sprawie wyboru Wiceprzewodniczącego, Wiceprzewodniczącym Rady Miejskiej w Żychlinie wybrany został Bogdan Kazimierz Głuszcz . Uchwałą nr I/1/10 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 2 grudnia 2010 roku w sprawie wyboru Przewodniczącego Rady Miejskiej w Żychlinie, Przewodniczącą Rady Miejskiej wybrana została Elżbieta Tarnowska (kadencja 2010 - 2014). Wiceprzewodniczącym Rady Miejskiej w Żychlinie uchwałą nr I/2/10 z dnia 2 grudnia 2010 roku w sprawie wyboru Wiceprzewodniczącego Rady Miejskiej w Żychlinie wybrany został Robert Arkadiusz Witeczek .

Burmistrz i zast ępca Burmistrz Gminy Zgodnie z zaświadczeniem Miejskiej Komisji Wyborczej w Żychlinie z dnia 2 grudnia 2006 roku w wyborach bezpośrednich przeprowadzonych w dniu 26 listopada 2006 roku Burmistrzem Gminy Żychlin wybrany został Grzegorz Ambroziak , który objął obowiązki z dniem 2 grudnia 2006 roku z chwilą złożenia ślubowania wobec Rady Miejskiej w Żychlinie. Grzegorz Ambroziak wybrany został ponownie na kadencję 2010-2014 Burmistrzem Gminy Żychlin, co stwierdza zaświadczenie Miejskiej Komisji Wyborczej z dnia 25 listopada 2010 roku i objął obowiązki z dniem 6 grudnia 2010 roku z chwilą złożenia ślubowania wobec Rady Miejskiej w Żychlinie.

______10 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Zast ępca Burmistrza W okresie objętym kontrolą funkcję zastępcy burmistrza pełnił Zbigniew Gałązka powołany zarządzeniem Burmistrza Gminy Żychlin nr 97/06 z dnia 12 grudnia 2006 roku. Po upływie kadencji 2006-2010 Burmistrza Gminy Żychlin w dniu 6 grudnia 2010 roku, i objęciu funkcji na kadencję 2010-2014 z dniem 6 grudnia 2010 roku Burmistrz Gminy nie powołał zastępcy burmistrza uznając, że osoba powołana 12 grudnia 2006 roku nadal pełni tę funkcję. Zgodnie z art. 26 ustawy o samorządzie gminnym, wójt(burmistrz) jest organem wykonawczym gminy, a jego kadencja rozpoczyna się w dniu rozpoczęcia kadencji rady gminy lub wyboru przez radę gminy i upływa z dniem upływu kadencji rady gminy, a wójt po upływie kadencji pełni swoją funkcję do czasu objęcia obowiązków przez nowo wybranego wójta. Zastępca wójta(burmistrza) pełni swoje obowiązki do czasu objęcia obowiązków przez nowo powołanego zastępcę wójta, a zgodnie z art. 28 e tej ustawy, wygaśnięcie mandatu wójta jest równoznaczne z odwołaniem jego zastępców. Nie ulega wątpliwości, że kadencja burmistrza wybranego na kadencję 2006-2010 upłynęła (i wtedy też wygasł jego mandat) w dniu 6 grudnia 2010 roku, tj. w dniu objęcia, poprzez złożenie ślubowania, obowiązków przez burmistrza wybranego na kadencję 2010-2014. W kontekście niejednolitości interpretacyjnych w tym zakresie, kontrolujące wskazują, zwłaszcza wobec szerokiego zakresu umocowań zastępcy Burmistrza Gminy Żychlin, że niejednoznaczne uregulowanie Jego statusu, może budzić wątpliwości i być ewentualnie przedmiotem podważania dokonywanych przez Niego ( w tym w imieniu organu) czynności.

Skarbnik Gminy Uchwałą nr 210/XXXIX/2001 Rady Gminy i Miasta Żychlin z dnia 30 lipca 2001 roku w sprawie powołania Skarbnika Gminy i Miasta Żychlin, na stanowisko Skarbnika Gminy i Miasta Żychlin powołana została Emilia Rajewska .

Sekretarz Gminy Sekretarzem Gminy Żychlin jest Waldemar Bartochowski , powołany na tę funkcję uchwałą nr IV/16/06 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 28 grudnia 2006 roku w sprawie powołania Sekretarza Gminy Żychlin. Zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych (Dz. U. nr 223, poz. 1458), stosunek pracy na podstawie powołania, z dniem 1 stycznia 2009 roku przekształcił się w stosunek pracy na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, o czym zainteresowany został poinformowany pismem Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 2 stycznia 2009 roku OP.1025/1/09.

2. GMINNE (POWIATOWE ) JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI

W Gminie Żychlin w analizowanym okresie funkcjonowało 12 gminnych jednostek organizacyjnych: 7 jednostek budżetowych, 2 zakłady budżetowe, 2 instytucje kultury oraz jedna spółka prawa handlowego, której jedynym udziałowcem jest Gmina Żychlin. Gmina Żychlin posiada ponadto udział w spółce Towarzystwo Budownictwa Społecznego w Zgierzu Sp. z o.o. Podstawowe dane dotycz ące jednostek organizacyjnych i prawnoorganizacyjne formy ich działalno ści wraz ze wskazaniem uchwał w sprawie ich utworzenia przedstawia zał ącznik nr 2 protokołu kontroli. W jednostce prowadzony jest rejestr instytucji kultury spełniający wymogi określone rozporządzeniem Ministra Kultury i Sztuki z dnia 17 lutego 1992 roku w sprawie sposobu

______11 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

prowadzenia rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 1992 roku, nr 20, poz.80), obejmujący instytucje kultury, dla których organizatorem jest Gmina Żychlin:

Akt utworzenia jednostki Data wpisu do rejestru Numer Nazwa i adres instytucji kultury instytucji kultury rejestrowy 1 Żychli ński Dom Kultury uchwała Nr 51/IX/91 Rady Gminy i ul. Fabryczna 3 Miasta w Żychlinie z dnia 5 marca 1991 r. w sprawie utworzenia Miejsko -Gminnego 99-320 Żychlin Ośrodka Kultury w Żychlinie, uchwała nr 132/XXVII/2000 w sprawie nadania Statutu dla Miejsko- Gminnego O środka Kultury, Sportu i Rekreacji, uchwała nr 22 wrze śnia 1999 r. VII/31/11 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 27 kwietnia 2011w sprawie zmiany uchwały nr 51/X/91 Rady Gminy i Miasta z dnia 5 marca 1991 r. w sprawie utworzenia MGOK w Żychlinie oraz nadania statutu Żychli ńskiemu Domu Kultury 2 Miejsko-Gminna Biblioteka Publiczna Uchwała Nr 84/XLVII/95 Rady Gminy i im. Marii Kownackiej w Żychlinie Miasta w Żychlinie z dnia 29 wrze śnia 1995 r. w sprawie przekształcenia ul. Ko ściuszki 13 Miejsko-Gminnej Biblioteki Publicznej w 99-320 Żychlin Żychlinie w Miejsko-Gminn ą Bibliotek ę Publiczn ą im. M. Kownackiej w Żychlinie, uchwała nr 166/XXXIII/2001 Rady Gminy 22 wrze śnia 1999 r. i Miasta Żychlin z dnia 6 lutego 2001 r. w sprawie nadania statutu dla MGBP w Żychlinie, uchwała nr 205/XXXVIII/2001 Rady Gminy i Miasta Żychlin z dnia 26 czerwca 2001 w sprawie zmiany Statutu MGBP im.Marii Kownackiej w Żychlinie

Dotacje podmiotowe dla instytucji kultury, prowadzących gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie z 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. z 1997 roku nr 110, poz.721), corocznie ujmowane są w budżecie gminy, co kontrolujące ustaliły na podstawie uchwał Rady Miejskiej w Żychlinie w sprawie uchwalenia budżetu nr XXXIII/171/08 na 2009 rok, nr LI/265/10 na 2010 rok i nr V/15/11 na rok 2011.

3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE

Statut gminy W okresie objętym kontrolą obowiązywał Statut Gminy Żychlin przyjęty uchwałą nr VII/38/03 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 10 kwietnia 2003 roku w sprawie uchwalenia Statutu Gminy Żychlin, która weszła w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 144, poz.1442 z 2 czerwca 2003 roku. Rada Miejska w Żychlinie dokonała zmian w wymienionym statucie: - uchwałą nr XI/57/03 z dnia 15 lipca 2003 roku, która weszła w życie z dniem 6 września 2003 roku po ogłoszeniu w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 232, poz.2173 z dnia 22 sierpnia 2003 roku, - uchwałą nr XXXIV/187/05 z dnia 24 maja 2005 roku, która weszła w życie z dniem 27 lipca 2005 roku, po ogłoszeniu w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 216, poz.2186 z dnia 12 lipca 2005 roku. Statut w swej treści zawierał postanowienia ogólne, zakres działania i zadania Gminy, określał jednostki pomocnicze Gminy oraz zasady ich podziału, łączenia, zniesienia,

______12 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

korzystania z będącego w ich gestii mienia oraz zasady gospodarki finansowej, określał organizację wewnętrzną i tryb pracy organów Gminy, zadania należące do wyłącznej właściwości rady, zadania i tryb pracy komisji stałych rady, tryb powoływania komisji doraźnych, zasady funkcjonowania klubów radnych, uprawnienia radnych i sołtysów. Statut określał zadania i uprawnienia burmistrza i zastępcy, sekretarza i skarbnika, zakres upoważnień udzielanych przez burmistrza. Należy zwrócić uwagę, że przedmiotowe uregulowania naruszały uprawnienia organu wykonawczego określone art.39 ustawy o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 roku nr 142, poz.1591). Statut określał zasady gospodarki finansowej gminy, ustalał stanowiska pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie wyboru, mianowania i powołania, zasady ogłaszania aktów prawa miejscowego i zawierał załączniki określające położenie i granice Gminy (załącznik nr 1), wzór herbu (załącznik nr 2), wykaz gminnych jednostek organizacyjnych (załącznik nr 3) obejmujący wykaz Ochotniczych Straży Pożarnych, które nie są jednostkami organizacyjnymi gminy ( we wprowadzonym uchwałą nr VII/30/11 z dnia 27 kwietnia 2011 roku Statucie Gminy Żychlin- jednostek OSP nie ujęto w wykazie jednostek organizacyjnych). Załącznikiem nr 4 do statutu był Regulamin Rady Miejskiej w Żychlinie, zawierający postanowienia ogólne, określał tryb pracy Rady, zasady przygotowywania, odbywania obrad sesji, tryb głosowania, zawartość uchwał, zasady ich podpisywania i ewidencjonowania, obowiązki radnych, uprawnienia (wykraczające poza ustawowe unormowania wynikające z art. 19 ust.2 ustawy o samorządzie gminnym) Przewodniczącego Rady, zasady technicznej obsługi sesji oraz zasady prowadzenia sesji wspólnych. Załącznikiem nr 5 do Statutu był Regulamin Komisji Rewizyjnej określający zasady działania komisji rewizyjnej, w tym zakres uprawnień kontrolnych i sposób przeprowadzania kontroli. Regulamin Komisji stałych rady, w którym określono zadania poszczególnych komisji rady oraz tryb ich pracy zawierał załącznik nr 6 do Statutu. Uchwałą nr VII/30/11 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 27 kwietnia 2011 roku w sprawie uchwalenia Statutu Gminy Żychlin uchylono uchwałę nr VII/38/03 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 10 kwietnia 2003 roku i wprowadzono Statut Gminy Żychlin , który wszedł w życie z dniem 24 czerwca 2011 roku po publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 168 poz.1676 z dnia 9 czerwca 2011 roku.

Regulamin organizacyjny urz ędu Organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Gminy w Żychlinie określał regulamin organizacyjny wprowadzony w życie z dniem 3 stycznia 2007 roku zarządzeniem nr 1/2007 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 2 stycznia 2007 roku ze zmianami wynikającymi z: - zarządzenia nr 5/08 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 26 lutego 2008 roku, - zarządzenia nr 6/11 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 23 lutego 2011 roku, - zarządzenia nr 31/11 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 19 kwietnia 2011 roku.

Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Na podstawie art.18 ust.2 pkt 9 lit. a ustawy o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 roku nr 142, poz.1591 ze zmianami) Rada Miejska w Żychlinie uchwałą nr IX/44/07 z dnia 29 maja 2007 roku w sprawie określenia zasad wydzierżawiania lub najmu przez Gminę Żychlin nieruchomości gruntowych będących jej własnością, ustaliła zasady wydzierżawiania lub najmu nieruchomości będących własnością Gminy Żychlin ustalając, że nieruchomości gruntowe oddane w najem w dniu wejścia w życie niniejszej uchwały, mogą być oddane w najem dotychczasowym najemcom bez przetargu na okres do 10 lat przy zachowaniu dotychczasowej wysokości czynszu, który może wzrosnąć w każdym następnym roku w porównaniu do roku poprzedniego o wskaźnik inflacji jednak

______13 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

nie mniej niż o 5%. Nieruchomości nie będące przedmiotem najmu w dniu wejścia w życie uchwały, lub których najemca zrzekł się prawa najmu, i w stosunku do których najemca nie wykonuje postanowień umowy, oddaje się w najem w drodze przetargu. Po upływie okresu najmu, nieruchomość może być oddana w formie bezprzetargowej na kolejny okres do 10 lat z określoną wyżej waloryzacją czynszu. Nieruchomości gruntowe sklasyfikowane rolniczo oddane w dniu wejścia w życie uchwały w dzierżawę lub użytkowane rolniczo na podstawie zawartych z Gminą Żychlin porozumień, mogą być do czasu trwałego ich wyłączenia z produkcji rolnej, oddane na okres do 10 lat w formie bezprzetargowej dotychczasowym dzierżawcom-użytkownikom przy zastosowaniu stawki czynszu dzierżawnego w wysokości określonej w przedmiotowej uchwale, zróżnicowanej w zależności od rodzaju użytku i klasy bonitacji w odniesieniu do określonych przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego stawek średniej krajowej ceny skupu pszenicy, z zastosowaniem zwolnienia z czynszu dzierżawnego nieużytków i rowów. Uchwałą określono terminy płatności czynszu dzierżawnego i obowiązek przetargowego oddawania w dzierżawę nieruchomości gruntowych niebędących w dniu wejścia w życie przedmiotowej uchwały przedmiotem dzierżawy, w stosunku do których dzierżawca zrzekł się prawa dzierżawy oraz nieruchomości, w stosunku do których dzierżawca nie wywiązuje się z umowy. Po upływie okresu, na który nieruchomość gruntowa została oddana w dzierżawę, nieruchomość może być oddana w dzierżawę w drodze bezprzetargowej na kolejny okres do 10 lat, z tym że do nieruchomości tych stosuje się zasady ustalania stawek czynszu dzierżawnego określonych przedmiotową uchwałą. Uchwała określa obowiązek, przed podpisaniem umów z dotychczasowymi najemcami lub dzierżawcami, podania do publicznej wiadomości na okres 21 dni wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę z podaniem okresu najmu lub dzierżawy, wysokości czynszu ze wskazaniem najemcy lub dzierżawcy oraz zamieszczenia ogłoszenia ze wskazaniem informacji, które muszą być w nim zawarte. Przedmiotowa uchwała weszła w życie 8 sierpnia 2007 roku po publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego z dnia 24 lipca 2007 roku nr 233, poz.2153.

Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego warto ści maj ątkowych pochodz ących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł Burmistrz Gminy Żychlin zarządzeniem nr 111/07 z dnia 17 grudnia 2007 roku w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzeniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu”, na podstawie art.15 a ust.2 w związku z art.2 pkt 8 ustawy z dnia 16 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu (tekst jednolity z 2003 roku Dz. U. nr 153, poz.1505)- obecnie ustawa o praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. nr 46, poz.276 z 2010 roku), wprowadził instrukcję w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu, ustanawiając koordynatorem do spraw współpracy z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej w Ministerstwie Finansów Sekretarza Gminy Waldemara Bartochowskiego. Załącznikami do przedmiotowego zarządzenia jest wzór powiadomienia GIIF oraz rejestru powiadomień do GIIF.Z treści zarządzenia wynika, że pracownicy jednostki właściwi merytorycznie z tytułu powierzonych im obowiązków winni zapoznać się z treścią instrukcji, brak informacji o zapoznaniu się z powyższym dokumentem przez pracowników.

______14 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

4. UNORMOWANIA W ZAKRESIE KONTROLI WEWN ĘTRZNEJ .

Unormowania w zakresie kontroli wewn ętrznej, w tym finansowej. Osoby odpowiedzialne. W okresie objętym kontrolą w Urzędzie Gminy w Żychlinie obowiązywał regulamin organizacyjny wprowadzony zarządzeniem nr 1/07 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 2 stycznia 2007 roku zmieniony zarządzeniem nr 5/08 z dnia 26 lutego 2008 roku w zakresie wprowadzenia dodatkowego Samodzielnego Stanowiska ds. Promocji Gminy, zarządzeniem nr 6/11 z 23 lutego 2011 roku powołującym Referat – Gminne Centrum Promocji i Informacji oraz zarządzeniem nr 31/11 z 19 kwietnia 2011 roku wprowadzającym zmiany w zakresie godzin pracy Urzędu. Regulamin określił podstawowe zasady kontroli funkcjonalnej i instytucjonalnej ustalając zakres nadzoru nad funkcjonowaniem Urzędu przez kierownictwo: zastępcę burmistrza, sekretarza i skarbnika, powierzając nadzór nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych Referatowi Finansowemu. Określił cele funkcjonowania w Urzędzie kontroli wewnętrznej oraz zadania Samodzielnego Stanowiska do Spraw Kontroli, do którego należy wykonywanie zadań kontrolnych(według zasad ustalonych w Regulaminie Kontroli Wewnętrznej stanowiącym załącznik nr 2 do regulaminu organizacyjnego) w Urzędzie Gminy w Żychlinie i nadzorowanych jednostkach w zakresie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości w oparciu o ustawę z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz.U. nr 155, poz.1014). Zauważyć należy, że w dacie wydania zarządzenia obowiązywała ustawa z dnia 30 czerwca 2005 o finansach publicznych (Dz.U. nr 249, poz.2104), która w art.46 i 47 zawiera uregulowania dotyczące kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych i jednostkach nadzorowanych. Zapoznanie się z procedurami określonymi Regulaminem Kontroli Wewnętrznej jako załącznikiem do regulaminu organizacyjnego, czego obowiązek wynika z § 6 regulaminu organizacyjnego, w dniu 5 stycznia 2007 roku potwierdzili kierownicy referatów, zobowiązując się do zapoznania z jego treścią podległych pracowników, oraz pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach. Brak informacji o zapoznaniu się z niniejszymi procedurami pracowników, których stanowiska zostały wprowadzone zmianami regulaminu z 2008 i 2011 roku. Regulamin organizacyjny określa odpowiedzialność kierowników referatów za właściwą organizację pracy referatów, prawidłowe i sprawne wykonywanie zadań oraz nadzór nad pracownikami, a załącznik nr 3 ustala zasady podpisywania pism i decyzji. Regulamin Kontroli Wewnętrznej funkcjonujący na podstawie art.44 i 47 ust.3 ustawy o finansach publicznych z 2005 roku określił rodzaje, formy i funkcje kontroli wewnętrznej, procedury kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, zasady wstępnej oceny celowości wydatków, cele i zadania kontroli, zasady, sposób i tryb przeprowadzania czynności kontrolnych, sposób dokumentowania ustaleń kontrolnych, uprawnienia i obowiązki kontrolujących i kontrolowanych, w tym tryb wnoszenia i rozpatrywania zastrzeżeń i ma zastosowanie do wewnętrznych komórek organizacyjnych urzędu oraz jednostek organizacyjnych (brak udokumentowania zapoznania się z tymi uregulowaniami kierowników jednostek organizacyjnych podlegających przedmiotowym uregulowaniom) i opracowany został na podstawie ustawy o rachunkowości, ustawy o finansach publicznych z 2005 roku i Prawa zamówień publicznych obejmując uregulowania w zakresie gromadzenia dochodów, wydatkowania środków publicznych, gospodarowania mieniem komunalnym i realizacji ustawy o zamówieniach publicznych. Określił, że w stosunku do podległych jednostek organizacyjnych przedmiotem kontroli winno być co najmniej 5% wydatków w danym roku i podlegają jej zasoby rzeczowe oraz inne aktywa i zarządzanie nimi. Określono kryteria (gospodarność, legalność, celowość, poprawność organizacyjna, zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym) dokonywania oceny badanego stanu faktycznego i funkcje: profilaktyczną, instruktażową i kreatywną, przeprowadzanych czynności kontrolnych dokonywanych według zasad

______15 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

legalności postępowania, prawdy obiektywnej i kontradyktoryjności oraz metod ich przeprowadzania. W regulaminie zawarto uregulowania dotyczące sposobu zapewnienia obiektywizmu i skuteczności kontroli wewnętrznej przeprowadzanej w formie kontroli wstępnej, bieżącej i następczej oraz czynności wykonywanych na poszczególnych etapach z określeniem terminów ich dokonywania, wskazując jako wykonawców pracowników na stanowiskach kierowniczych i pracowników upoważnionych do wykonywania określonych czynności kontrolnych. Określono zadania kontroli następczej polegającej na analizie uzyskanych efektów i ich porównanie z założonymi celami, sprawności działania operacyjnego, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości wskazania ich usunięcia, likwidacji przyczyn i skutków oraz wyeliminowanie z procesów ujawnionych nieprawidłowości, powierzając ją pracownikom na stanowiskach kierowniczych i stanowisku ds. kontroli. Ustalono zakres i zasady dokonywania kontroli formalnej, merytorycznej i rachunkowej określając formy i zasady samokontroli, kontroli instytucjonalnej i funkcjonalnej wskazując jako realizatorów stanowiska kierownicze w referatach i jednostkach organizacyjnych, zgodnie z zakresami czynności. Zgodnie z przedmiotowym regulaminem kontrola wewnętrzna wykonywana ma być na podstawie rocznego planu kontroli, zawierającego numer, podmioty kontrolowane, zakres tematyczny, okres objęty kontrolą i czas jej trwania, sporządzanego przez samodzielne stanowisko ds. kontroli, zatwierdzanego do 15 stycznia każdego roku przez Burmistrza Gminy Żychlin, z uwzględnieniem objęcia systematyczną kontrolą gospodarowania zasobami urzędu i jednostek organizacyjnych, w tym prawidłowości przeprowadzanych inwentaryzacji, działania kontroli funkcjonalnej, nieprawidłowości ujawnionych w wyniku kontroli wewnętrznych i zewnętrznych oraz skarg. W stosunku do jednostek organizacyjnych ustalono, że kontrole obejmują przestrzeganie procedur kontroli oraz zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków poprzez kontrole kompleksowe, coroczne kontrole problemowe w zakresie wydatków oraz sprawdzające w celu oceny działalności kontrolowanej jednostki, realizacji obowiązku ustalenia pisemnych procedur kontroli oraz ich przestrzegania. Załącznikami do regulaminu jest wzór:1/ oświadczenia o zapoznaniu się pracowników urzędu z Regulaminem Kontroli Wewnętrznej, 2/upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, 3/ wystąpienia o udzielenie pisemnego wyjaśnienia, 4/ protokołu kontroli(przeprowadzonej w komórce organizacyjnej), 5/ protokołu kontroli (w jednostce organizacyjnej). Ponadto jako podstawę kontroli finansowej wskazano odrębne uregulowania wewnętrzne, z których część znalazła odzwierciedlenie w określonej zarządzeniem nr 80/07 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 27 września 2007 roku dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, obejmującej: - instrukcję obiegu i kontroli dokumentów księgowych – stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia, która określa rodzaje dokumentów stanowiących podstawę zaciągania zobowiązań, dokonywania wydatków, sposób rejestrowania zewnętrznych dowodów księgowych, zasady ich obiegu, sprawdzania i zatwierdzania z ustaleniem osób uprawnionych do czynności sprawdzania pod względem merytorycznym z określeniem terminu, zasady weryfikacji dokumentów pod względem formalno-rachunkowym i sposób dokonywania tych czynności nie określając osób uprawnionych. Przedmiotowa instrukcja określa zasady funkcjonowania kasy i „podkasy” działającej w Miejsko- Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej, funkcjonujące w urzędzie dowody kasowe, zasady dokumentowania operacji kasowych, zasady wypłaty i terminy rozliczania zaliczek jednorazowych za wypłatę zasiłków dla podopiecznych w kasie MGOPS, zaliczek stałych i jednorazowych nie przewidziano, zasady ewidencjonowania, wystawiania i terminy rozliczania poleceń wyjazdu służbowego, zasady i terminy sporządzania raportów kasowych. W stosunku do dokumentów płacowych i rachunków określono sposób ich weryfikacji. Nie określono zasad i osób dokonujących weryfikacji zaliczek jednorazowych i kosztów podróży służbowych ustalając jedynie termin ich rozliczenia. Wskazano zasady dokumentowania obrotu bezgotówkowego, dysponowania funduszami celowymi, środkami specjalnymi i środkami na zadania wyodrębnione. Ustalono zasady

______16 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

ewidencjonowania zatwierdzonych dowodów księgowych, zasady ewidencjonowania materiałów, opisano wartości niematerialne i prawne(nie wskazano zasad ich ewidencjonowania), określono dokumenty stosowane w obiegu środków trwałych i zasady ewidencjonowania środków trwałych oraz prowadzenia ich ewidencji finansowo- księgowej, - instrukcję kasową – załącznik nr 2, która określiła sposób zabezpieczenia mienia i wartości pieniężnych, w tym depozytów, określa wymogi i odpowiedzialność kasjera, zasady przechowywania gotówki i papierów wartościowych, sposób dokumentowania operacji kasowych i wymogi wobec dokumentów stanowiących podstawę operacji kasowych, sposób i terminy sporządzania raportów kasowych, - instrukcję inwentaryzacyjną – załącznik nr 3, określającą zasady, tryb, metody i terminy przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów jednostki, cel i zakres inwentaryzacji, jej rodzaje i sposoby przeprowadzania, uszczegóławia tryb przeprowadzania spisu z natury, uzgadniania i weryfikacji sald, - dokumentację przetwarzania danych przy użyciu komputerów- załącznik nr 4, obejmującą wykaz, przeznaczenie, sposób działania i wykorzystywania programów komputerowych funkcjonujących w urzędzie. Ponadto, w Regulaminie Kontroli Wewnętrznej, jako dokumenty stanowiące podstawę kontroli finansowej wskazano zarządzenia: - w sprawie zasad w zakresie nadzoru gospodarowania środkami publicznymi- nr 8/2001 Burmistrza Gminy i Miasta Żychlin z 27 czerwca 2001 roku, - w sprawie kontroli wydatków ze środków publicznych w podległych i nadzorowanych jednostkach organizacyjnych- nr 39/19/2001 Zarządu Gminy i Miasta Żychlin z dnia 26 czerwca 2001 roku, -w sprawie ewidencjonowania i rozdziału materiałów biurowych i środków do utrzymania czystości- Burmistrza Gminy i Miasta Żychlin z dnia 16 lutego 2000 roku, oraz instrukcję regulująca gospodarkę samochodową- zarządzenie nr 2/2010 Burmistrza Gminy Żychlin. Dokumentem zawierającym elementy kontroli finansowej było zarządzenie nr 84/08 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 31 października 2008 roku w sprawie ustalenia zakładowego planu kont w Urzędzie Gminy w Żychlinie ze zmianami wynikającymi z zarządzenia nr 112/07 z dnia 17 grudnia 2007 roku i zarządzenia nr 101/a/08 z dnia 8 grudnia 2008 roku, którym w celu właściwego, usystematyzowanego i rzetelnego ewidencjonowania operacji finansowych i gospodarczych oraz zapewnienia rzetelnej sprawozdawczości określono plan kont dla budżetu Gminy Żychlin oraz dla jednostki budżetowej Urzędu Gminy Żychlin ustalając wykaz stosowanych kont bilansowych i pozabilansowych z opisem ich funkcjonowania, stosowanych powiązań i zapisów określając zasady ewidencjonowania operacji gospodarczych, z dniem 17 grudnia 2007 roku wprowadzając plan kont dla jednostki budżetowej do ewidencji podatków i opłat. Z dniem 1 stycznia 2011 roku zarządzeniem nr 3/11 Burmistrza Gminy Żychlin uchylono zarządzenie nr 84/08 i ustalono zakładowy plan kont dla Urzędu Gminy w Żychlinie obejmujący plan kont dla budżetu Gminy Żychlin, plan kont dla Urzędu Gminy w Żychlinie i plan kont do ewidencji podatków i opłat. W Urzędzie Gminy w Żychlinie do dnia kontroli nie wprowadzono odrębnych uregulowań dotyczących organizacji i zasad kontroli zarządczej w Urzędzie oraz w jednostkach organizacyjnych określonych w rozdziale 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych. W wyniku analizy dokumentacji dotyczącej funkcjonowania instytucjonalnej kontroli wewnętrznej zgodnie z unormowaniami przyjętymi przez jednostkę, kontrolujące ustaliły, że na 2009 rok terminowo opracowano i przyjęto plan kontroli obejmujący 17

______17 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

kontroli, w tym 2 kontrole w komórkach organizacyjnych urzędu, pozostałe w jednostkach organizacyjnych, z czego wykonano 14 kontroli, w tym 1 w referacie urzędu, w 5 przypadkach nie stwierdzając nieprawidłowości i nie wydając zaleceń, w 1 przypadku stwierdzone nieprawidłowości zostały podczas kontroli usunięte, wydano zalecenia pokontrolne nie stwierdzając nieprawidłowości skutkujących finansowo w 5 przypadkach, w 2 przypadkach stwierdzono nieprawidłowości skutkujące finansowo, wydano zalecenia. Plan kontroli został opracowany również na 2010 rok obejmując 10 kontroli, z których zrealizowano jedną - w Referacie Finansowym w zakresie prawidłowości składanych deklaracji podatkowych oraz egzekucji zaległości podatku od środków transportowych w 2010 roku. W Urzędzie prowadzona jest książka ewidencji kontroli prowadzona od 2001 roku do połowy 2010 roku, zawierająca zapisy dotyczące kontrolowanych jednostek, zakresu tematycznego, terminu kontroli. Wyja śnienia w sprawie sposobu zapewnienia realizacji procedur kontroli zarz ądczej stanowi ą zał ącznik nr 3 protokołu kontroli. W przedmiotowym wyjaśnieniu Burmistrz podnosi, iż wprowadzone uregulowania wewnętrzne jednostki, w szczególności Regulamin Kontroli Wewnętrznej, co znajduje odzwierciedlenie w regulaminie organizacyjnym i zakresie czynności pracownika na samodzielnym stanowisku ds. kontroli wewnętrznej, zapewniają funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej. Kontrolujące zauważają, że od czerwca 2010 roku nie udokumentowano funkcjonowania wprowadzonych uregulowań w zakresie kontroli instytucjonalnej. W zakresie kontroli instytucjonalnej sprawowanej, zgodnie z punktem 6 § 26 regulaminu organizacyjnego, w zakresie gospodarki finansowej w stosunku do gminnych jednostek organizacyjnych przez Referat Finansowy, Skarbnik Gminy wyjaśniła, że kontrola ta wykonywana jest na bieżąco ze względu na fakt prowadzenia księgowości tych jednostek przez Referat Finansowy. Na postawie dokumentacji znajdującej się w aktach osobowych Emilii Rajewskiej – Skarbnika Gminy Żychlin ustalono, że spełnia ona wymogi określone w art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz. 1240 ze zm.). Kierownik jednostki nie powierzył na piśmie Skarbnikowi Gminy obowiązków w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki. Sprawdzono, że zadania wynikające z regulaminu organizacyjnego dla Referatu Finansowego pokrywają się z zakresami czynności pracowników tego referatu. Stwierdzono, że nie wskazano osoby realizującej sprawowanie nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych. Jak wynika z wyjaśnień Skarbnika Gminy, zadanie to jest przez Nią realizowane poprzez bieżący nadzór nad pracą referatu, w którego zadaniach ujęto prowadzenie obsługi księgowej MGOPS, przedszkoli i szkół podstawowych, gimnazjum i liceum ogólnokształcącego. Nie uregulowano nadzoru nad gospodarką finansową samorządowego zakładu budżetowego. W zakresach czynności poszczególnych pracowników Referatu Finansowego ustalono zastępstwa w przypadku nieobecności innych pracowników referatu. Kasjer podpisał zobowiązanie o odpowiedzialności za właściwe przechowywanie i zabezpieczenie gotówki oraz o materialnej odpowiedzialności za powierzone pieniądze i inne wartości. W aktach osobowych pracownika, w zakresie czynności którego ujęto zastępowanie kasjera podczas jej nieobecności, znajduje się zobowiązanie o odpowiedzialności za powierzoną gotówkę i inne walory oraz przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzona gotówkę i inne wartości. Jak wynika z przedłożonego przez Skarbnika Gminy oświadczenia, pracownicy Referatu Finansowego na bieżąco byli zapoznawani z obowiązującymi w jednostce regulacjami w zakresie kontroli finansowej. Brak adnotacji potwierdzającej fakt wykonania powyższej czynności.

______18 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Oświadczenie Skarbnika Gminy Żychlin o zapoznawaniu na bie żą co pracowników Referatu Finansowego z regulacjami dotycz ącymi kontroli finansowej oraz testy kontrolne stanowi ą zał ącznik nr 4 protokołu kontroli. Podczas niniejszej kontroli, zebrano informacje dotyczącą szkoleń, w których uczestniczyli pracownicy Referatu Finansowego. Przedmiotowa informacja dotyczy roku 2009 i 2010 i stanowi zał ącznik nr 5 protokołu kontroli . Kontrolujące dokonały szczegółowej analizy przyjętych zasad obiegu dokumentów księgowych w konfrontacji z funkcjonującym w kontrolowanej jednostce przepływem dokumentacji. Kontroli prawidłowości rejestracji wpływających do jednostki dokumentów stanowiących podstawę zapisów w księgach rachunkowych oraz spełnianie określonych w instrukcji wymogów dokumentu księgowego, dokonano w oparciu o zaewidencjonowane dokumenty z miesięcy: grudzień 2009 roku i styczeń 2010 roku oraz grudzień 2010 i styczeń 2011 podlegające księgowaniu na koncie 201 – łącznie skontrolowano 125 wybranych losowo dokumentów księgowych dotyczących rozrachunków z dostawcami towarów i usług, które zestawiono w tabelach stanowi ących zał ącznik nr 29 protokołu kontroli. W Urzędzie Gminy w Żychlinie nie wprowadzono odrębnych unormowań w zakresie obiegu dokumentów wpływających do jednostki, obowiązującym uregulowaniem jest instrukcja kancelaryjna ustalona rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku (Dz. U. nr 112, poz. 1319 ze zm.) w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, a od 1 stycznia 2011 roku rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 roku (Dz. U. nr 14 poz.67). Zgodnie z powyższymi uregulowaniami, wpływającą do kancelarii jednostki korespondencję ewidencjonuje się w dzienniku podawczym pod datą wpływu, gdzie oznaczana jest numerem rejestrowym. Na wybranej próbie stwierdzono, że wszystkie dokumenty opieczętowano pieczęcią z prezentatą Urzędu z datą wpływu, w 40 przypadkach dokumentom nie nadano numeru z dziennika podawczego, stwierdzono przypadki braku podpisu osoby przyjmującej korespondencję, a wpisów nie odnaleziono w dzienniku korespondencji. Z informacji uzyskanych w Referacie Organizacyjno- Prawnym wynika, że wszystkie wpływające do jednostki dokumenty finansowe przekazywane są kasjerce, która prowadzi ich rejestr i po dokonaniu wpisu i nadaniu numeru przekazuje do osób uprawnionych do zatwierdzania dokumentów pod względem merytorycznym, czuwając nad terminowością obiegu tych dokumentów. Powyższy sposób obiegu dokumentów księgowych nie znajduje odzwierciedlenia w wewnętrznych uregulowaniach jednostki w zakresie obiegu dokumentów, określonych instrukcją obiegu i kontroli dokumentów księgowych (załącznik nr 1 do zarządzenia nr 80/07 z dnia 27 września 2007 roku), uregulowaniach wynikających z regulaminu organizacyjnego w odniesieniu do Referatu Finansowego oraz w zakresie czynności kasjera, natomiast z rozdziału III Realizacja rachunków załącznika nr 1 do zarządzenia 80/07 wynika, że zewnętrzne dowody księgowe po zarejestrowaniu za pokwitowaniem przekazywane są właściwym komórkom w celu sprawdzenia pod względem merytorycznym i pod względem formalno- rachunkowym, przy czym określono, że osobami upoważnionymi do zatwierdzania dowodów pod względem merytorycznym są kierownicy jednostek budżetowych, kierownicy referatów i stanowiska merytoryczne. Spośród kierowników 6 referatów zapis upoważniający do zatwierdzania rachunków pod względem merytorycznym odleziono w 4 zakresach czynności, w dokumentach 2 skontrolowanych akt osobowych dotyczących 2 kierowników jednostek: dyrektor Przedszkola Samorządowego nr 1 w Żychlinie i dyrektora zespołu Szkolno-Przedszkolnego, upoważnienia do zatwierdzania dokumentów pod względem merytorycznym nie odnaleziono. W instrukcji nie wskazano osób upoważnionych do sprawdzania dokumentów pod względem formalno- rachunkowym, zapis taki znajduje się w zakresach czynności 2 pracowników Referatu Finansowego i tylko te osoby dokonywały formalno-rachunkowej weryfikacji dokumentów. Na badanej

______19 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

próbie stwierdzono przypadki dokonywania w dzienniku korespondencji niechronologicznych wpisów, braku wpisu przyjętego przez Referat Finansowy dokumentu, braku nadania numeru z dziennika korespondencji, braku parafki osoby przyjmującej i ewidencjonującej korespondencję. W 9 przypadkach stwierdzono brak (co jest niezgodne z zapisem z pkt.1 rozdziału III - Realizacja rachunków, załącznika nr 1 do zarządzenia nr 80/07) lub nieprawidłowy opis dokumentu pod względem zastosowanej procedury określonej przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, w 2 przypadkach stwierdzono dokonywanie na dokumentach poprawek (skreśleń) dokonywanych niezgodnie z art.25 ustawy o rachunkowości, brak wskazania NIP przedszkola nabywającego usługę, nieprawidłowo podany NIP Urzędu Gminy. Stwierdzono przypadki rachunków i faktur płatnych gotówką, w których odbiór gotówki był kwitowany przez inne osoby, niż wystawca rachunku, w jednym przypadku – fakturę wystawiono na kwotę 250,00 zł, pokwitowano kwotę 230,00 zł, która została ujęta w ewidencji jednostki. Stwierdzono zatwierdzenie dokumentu pod względem merytorycznym przez osobę do tego nieupoważnioną – Przewodniczącą Rady Gminy. Przykładowe nieprawidłowo opisane dowody ksi ęgowe stanowi ą akta kontroli strony 7- 49. Po zarejestrowaniu w kasie Referatu Finansowego dokumenty księgowe przekazywane były do poszczególnych referatów w celu opisania ich pod względem merytorycznym, a legalność i zgodność wydatku z ustawą Prawo zamówień publicznych potwierdzają kierownicy poszczególnych referatów Urzędu. W przypadku jednostek organizacyjnych, dla których księgi rachunkowe prowadzi Referat Finansowy Urzędu Gminy dokumenty przyjmowane i ewidencjonowane są w jednostce organizacyjnej, skąd po dokonaniu opisu pod względem merytorycznym i określeniu podstaw wydatkowania środków w odniesieniu do ustawy Prawo zamówień publicznych, przekazywane były na dziennik korespondencyjny Urzędu. Następnie dokumenty podlegały, przez upoważnionych do tej czynności pracowników Referatu Finansowego, badaniu pod względem formalnym i rachunkowym, akceptowane przez Skarbnika Gminy (lub Jej zastępcę) i zatwierdzane do wypłaty przez kierownika jednostki. Zatwierdzone do wypłaty dokumenty stanowiły podstawę dokonania zapłaty w formie gotówki lub przelewu, a dokonanie tej czynności dokumentowano stosowna adnotacją zamieszczana na dokumencie. Wszystkie przyjęte do próby kontrolnej dokumenty księgowe zostały zatwierdzone pod względem merytorycznym, zawierają potwierdzenie kontroli pod względem formalnym i rachunkowym, zostały zaakceptowane przez Skarbnika Gminy lub Jego zastępcę oraz zatwierdzone do wypłaty przez Burmistrza Gminy lub Jego zastępcę.

5. KONTROLE ZEWN ĘTRZNE

Kontrole przeprowadzone przez RIO 1. Termin kontroli: 27 listopada 2007 roku – 30 stycznia 2008 roku Temat kontroli: Kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówie ń publicznych. Okres obj ęty kontrol ą: lata 2005 – 2007 Wyst ąpienie pokontrolne Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi pismem WK - 602/22/2008 z dnia 8 kwietnia 2008 roku Udzielenie odpowiedzi na Informacj ę o sposobie wykonania zalece ń pokontrolnych wyst ąpienie pokontrolne przesłał Burmistrz Gminy Żychlin do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi pismem nr: Fn.0911-3/2008 z dnia 30 kwietnia 2008 roku (wpływ do RIO 10 maja 2008 roku).

______20 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Kontrole przeprowadzone w zakresie gospodarki finansowej przez inne podmioty - lata 2008 - 2010 Kontrole w zakresie gospodarki finansowej przeprowadzone w Urz ędzie Gminy Żychlin przez inne podmioty zewn ętrzne w okresie 2008 -2010 zestawiono w tabeli stanowi ącej zał ącznik nr 6 protokołu kontroli.

6. BANK WYKONUJ ĄCY OBSŁUGĘ BANKOW Ą JEDNOSTKI

Wybór banku W kontrolowanym okresie bankową obsługę budżetu Gminy Żychlin wykonywał Bank Spółdzielczy w Żychlinie na podstawie umowy z dnia 30 grudnia 2005 roku zawartej między reprezentującym Gminę Żychlin Burmistrzem Zdzisławem Maciejem Wenclem z kontrasygnatą Skarbnika Emilii Rajewskiej, na podstawie oferty Banku z dnia 17 listopada 2005 roku. Umowa zawarta na okres od 1 stycznia 2006 roku do 31 grudnia 2010 roku, ustalała oprocentowanie środków na rachunku według zmiennej stopy procentowej, która na dzień zawarcia umowy wynosiła 0,7% w skali roku, z kwartalną kapitalizacją odsetek, oprocentowanie lokat terminowych w wysokości uzależnionej od okresu lokaty od 3,10% do 3,80% w skali roku z zastrzeżeniem możliwości zmiany wysokości oprocentowania środków pieniężnych bez konieczności wypowiadania umowy w przypadku zmiany redyskonta weksli w NBP. Strony postanowiły, że za usługi związane z otwieraniem i prowadzeniem rachunków Bank nie pobiera prowizji i opłat, a w zakresie nieuregulowanym umową mają zastosowanie postanowienia „Regulaminu otwierania i prowadzenia przez BS w Żychlinie rachunków bankowych dla podmiotów instytucjonalnych” oraz ustawa Prawo bankowe i Kodeks cywilny. Ze złożonej oferty wynika, że bank nie pobiera: opłat za przelewy na rachunki bankowe w systemie Eliksir, prowizji od wpłat gotówkowych, prowizji od wypłat gotówkowych oraz wszelkich innych kosztów związanych z obsługą rachunku bankowego. Zawarcie umowy zostało poprzedzone ustaleniem w dniu 17 listopada 2005 roku szacunkowej wartości zamówienia, zgodnie z którą zastosowano art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych pozyskując ofertę z Banku Spółdzielczego w Żychlinie. Zawarcie umowy zostało poprzedzone uchwałą nr XLI/230/05 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 2 grudnia 2005 roku podjętą na podstawie art. 134 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych. Aneksem nr 1/2010 z dnia 31 grudnia 2010 roku do umowy rachunku bankowego w złotych nr 37002-11-002408-01 z dnia 30 grudnia 2005 roku zmieniono zapis § 1 pkt 1 umowy, zastępując datę 31 grudnia 2010 roku datą 31 grudnia 2011 roku.

Rachunki bankowe Wielkość środków finansowych gromadzonych na poszczególnych rachunkach bankowych na dzień 31 grudnia 2010 roku obrazuje poniższa tabela:

Lp. Nazwa rachunku bankowego Saldo konta

1 Rachunek podstawowy bud żetu 505.093,46 2 Subkonto rachunku podstawowego bud żetu „Aktywni na wsi” 0,01 3 Subkonto rachunku podstawowego bud żetu „Nie czekaj poka ż co potrafisz” 497,18 4 Subkonto rachunku podstawowego bud żetu „Uczmy si ę i twórzmy na nowo” 11,69 5 Subkonto rachunku podstawowego bud żetu „Budowa kanalizacji sanitarnej w miejscowo ści Żychlin ul.1-go Maja i Pasieka” 253,21 6 Subkonto rachunku podstawowego bud żetu „Uczenie si ę przez cale życie- COMENIUS” 60.345,67 7 Subkonto rachunku podstawowego bud żetu „Sport furtk ą do społecznej integracji” 7,31

______21 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

8 Subkonto rachunku podstawowego bud żetu wydatki niewygasaj ące 3.879,63 9 Rachunek Fundusz Świadcze ń Socjalnych 467.920,07 10 Rachunek sum depozytowych 65.506,30 11 Rachunek sum depozytowych (młodociani) 0,14

W czasie postępowania kontrolnego dokonano sprawdzenia sald na dzień 31 grudnia 2010 roku na kontach księgowych, w porównaniu z saldami na rachunkach bankowych wg. wyciągów bankowych. Stwierdzono, że salda końcowe wykazane na poszczególnych kartach kontowych są zgodne z saldami końcowymi wg wyciągów bankowych.

7. KREDYTY , PO ŻYCZKI , OBLIGACJE , POR ĘCZENIA , AKCJE I UDZIAŁY W latach 2009-2010 Gmina Żychlin podpisała 16 umów kredytów długoterminowych z przeznaczeniem na sfinansowanie wydatków inwestycyjnych i spłatę zaciągniętych zobowiązań. Zestawienie podstawowych warunków umów kredytów zaci ągni ętych w latach 2009 - 2010 z okre śleniem trybu wynikaj ącego z Prawa zamówie ń publicznych stanowi zał ącznik nr 7 protokołu kontroli.

Uchwałą nr LI/265/10 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 25 stycznia 2010 roku w sprawie uchwalenia budżetu na 2010 rok ustalono dochody budżetu w łącznej wysokości 24.349.129,00 zł i wydatki w łącznej wysokości 29.994.129,00 zł, a różnicę między dochodami i wydatkami stanowiącą planowany deficyt budżetu w wysokości 5.645.000,00 zł, postanowiono pokryć przychodami pochodzącymi z zaciągniętych kredytów w wysokości 4.681.000,00 zł i wolnych środków wynikających z rozliczeń kredytów i pożyczek z lat ubiegłych, w wysokości 964.000,00 zł. Przychody budżetu zaplanowano w łącznej wysokości 7.446.081,00 zł, rozchody w wysokości 1.801.081,00 zł. Ustalono limit zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek z przeznaczeniem na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu w wysokości 230.000,00 zł, na finansowanie planowanego deficytu budżetu w wysokości 5.995.000 zł i na spłatę wcześniej zaciągniętych kredytów i pożyczek w wysokości 3.501.081 zł, określono limit wydatków na wskazane w budżecie wieloletnie programy inwestycyjne. Przedmiotową uchwałą Rada Miejska upoważniła Burmistrza Gminy w zakresie wykonania budżetu, do zaciągania kredytów na sfinansowanie przejściowego deficytu budżetu w wysokości 200.000,00 zł oraz zaciągania zobowiązań na finansowanie wydatków na wieloletnie programy inwestycyjne ujęte w przedmiotowej uchwale a także zobowiązań z tytułu umów, których realizacja w roku następnym jest niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania Gminy i termin zapłaty upływa w 2011 roku. W trakcie roku budżetowego dokonywano zmian, w wyniku których na dzień 31 grudnia 2010 roku, planowany deficyt budżetu jednostki wyniósł 4.786.016,00 zł (dochody 26.986.367,10 zł, wydatki 31.772.383,10), który zaplanowano pokryć kredytami w wysokości 4.681.000 zł i wolnymi środkami w wysokości 105.016,00 zł. Zaplanowane przychody zamknąć się miały kwotą 6.075.251,00 zł,(wykonanie 6.122.620,47 zł), w tym środki pochodzące z kredytów to 4.681.000,00 zł i wolnych środków 1.384.251,00 zł, wysokość rozchodów przeznaczonych na spłaty otrzymanych krajowych pożyczek i kredytów zaplanowano na 1.289.235,00 zł (wykonanie 1.289.435,00 zł), co stwierdzała uchwała nr LX/316/10 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 28 września 2010 roku w sprawie zmiany budżetu gminy na 2010 rok oraz zmiany uchwały nr LI/265/10 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 25 stycznia 2010 roku w sprawie uchwalenia budżetu na 2010 rok.

Na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego (art.89 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych)

______22 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

W 2010 roku Gmina Żychlin zaciągnęła 9 kredytów na łączną kwotę 4.428.369,00 zł z przeznaczeniem na sfinansowanie planowanego deficytu w kwocie 4.681.000,00 zł. Kredyty zaci ągni ęte na sfinansowanie planowanego deficytu bud żetu Gminy zestawiono w tabeli stanowi ącej zał ącznik nr 8 protokołu kontroli.

W wyniku analizy dokumentacji podstaw zaciągnięcia wszystkich powyższych zobowiązań kontrolujące ustaliły, że zadania inwestycyjne, na które zaciągano kredyty ujęte były jako zadania inwestycyjne do realizacji w 2010 roku w uchwałach Rady Gminy Żychlin, a wysokość planowanych nakładów inwestycyjnych uzasadniała zaciągnięcie zobowiązania w określonej wysokości. Spośród 9 zaciągniętych przez Gminę Żychlin kredytów na sfinansowanie planowanego deficytu na łączną kwotę 4.428.369,00 zł, do kontroli wybrano próbę 5 kredytów, na łączną kwotę 3.312.869,00 zł, dokonując następujących ustaleń: Na dzień zawierania umów: - z Bankiem Spółdzielczym w Żychlinie nr 8398/2408/2010 z dnia 30 kwietnia 2010 roku na kwotę 802.000 zł na zadanie Rewitalizacja Starówki Miejskiej –etap I- Plac 29 Listopada w Żychlinie, planowane nakłady na 2010 rok ustalone załącznikiem nr 3 do uchwały nr LIII/270/10 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 30 marca 2010 roku w dziale 900, rozdziale 90095, wynosiły 950.000 zł i miały zostać pokryte środkami pochodzącymi z kredytów i pożyczek, - z Bankiem Spółdzielczym w Aleksandrowie Łódzkim nr 1110481/376/05/2010 z dnia 1 lipca 2010 roku na kwotę 104.000 zł na zadanie Przebudowa budynku handlowego z przeznaczeniem na świetlicę wiejską oraz budowa zbiornika na nieczystości ciekłe w Drzewoszkach Wielkich - część II, planowane nakłady na 2010 rok ustalone załącznikiem nr 2 do uchwały nr LVI/286/10 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 31 maja 2010 roku w dziale 921, rozdziale 92109 wynosiły 104.000 zł i miały zostać pokryte środkami pochodzącymi z kredytów i pożyczek, - z Bankiem Spółdzielczym w Aleksandrowie Łódzkim nr 1110481/427/2010 z dnia 2 sierpnia 2010 roku na kwotę 1.536.000 zł na zadanie Przebudowa dróg w miejscowości Żychlin ulice Waryńskiego i Dąbrowskiego wraz z budową kanalizacji deszczowej, planowane na 2010 rok nakłady ustalone załącznikiem nr 2 do uchwały nr LVIII/309/10 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 7 lipca 2010 roku w dziale 600, rozdziale 60016, wynosiły 1.600.000 zł i miały pochodzić w kwocie 64.000 zł ze środków własnych i w kwocie 1.536.000 zł z kredytów i pożyczek, - z Bankiem Polskiej Spółdzielczości Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie nr 3428823/21/K/In/2010 z dnia 29 września 2010 roku na kwotę 546.000 zł na zadanie Rewitalizacja Starówki Miejskiej – wykonanie wodotrysku przy Pl. 29-go Listopada w Żychlinie, planowane na 2010 rok nakłady ustalone załącznikiem nr 5 do uchwały nr LX/316/10 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 28 września 2010 roku w dziale 900, rozdziale 90095, wynosiły 546.000 zł i miały pochodzić z kredytów i pożyczek, - z Bankiem Spółdzielczym w Aleksandrowie Łódzkim nr 1110481/714/2010 z dnia 16 grudnia 2010 roku na kwotę 324.869,00 zł na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu na 2010 rok ustalonego uchwałą nr LX/316/10 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 28 września 2010 roku, zgodnie z którą planowany deficyt budżetu wynosił 4.786.016 zł, a środki na jego pokrycie miały pochodzić w kwocie 105.016 zł z wolnych środków jako nadwyżki środków pieniężnych wynikającej z rozliczeń kredytów i pożyczek z lat ubiegłych oraz kredytów w wysokości 4.681.000,00 zł, Zobowiązania z tytułu przyjętych do analizy kredytów mieściły się w limicie zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek zaciąganych na sfinansowanie planowanego deficytu

______23 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

ustalonym przez organ stanowiący § 8 pkt 2 uchwały nr LI/265/10 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 25 stycznia 2010 roku w sprawie uchwalenia budżetu na 2010 rok. Kontrolujące przeanalizowały warunki wszystkich zawartych przez Miasto Rawa Mazowiecka umów o udzielenie kredytu na sfinansowanie planowanego deficytu jednostki zaciągniętych w 2010 roku. Podstawowe warunki zawartych umów uj ęto w tabeli stanowi ącej zał ącznik nr 7 protokołu kontroli. W wyniku analizy dokumentacji opisanych kredytów, kontrolujące ustaliły, że: - zaciągnięcie kredytu każdorazowo następowało po zawarciu stosownych umów przez, działającego w imieniu Gminy Żychlin, Burmistrza Gminy Żychlin, - każda z umów zawierała kontrasygnatę Skarbnika Gminy, - podstawą zaciągnięcia zobowiązania była uchwała nr LIV/278/10 z 14 kwietnia 2010 roku w sprawie zaciągnięcia kredytów długoterminowych ze zmianą wynikającą z uchwały nr LII/295/2010 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 28 sierpnia 2010 roku, - każdorazowo uzyskiwano, stosownie do art.91 ust.2 ustawy o finansach publicznych z 2009 roku, opinię składu orzekającego Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi, - w treści umów kredytowych wskazywano: zadanie inwestycyjne, na które środki miały być przeznaczone i termin jego realizacji, wysokość przyznanego kredytu, okres udostępnienia kredytu, warunki postawienia do dyspozycji- zabezpieczenia spłaty kredytów - weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową, sposób dokonania dyspozycji uruchomienia kredytu, terminy płatności i wysokość rat kapitałowych, terminy płatności odsetek, warunki wypowiedzenia kredytu, oprocentowanie kredytów wg. zmiennej stopy procentowej ustalonej przez bank w oparciu o stawkę WIBOR 3M dla trzymiesięcznych depozytów bankowych i marżę Banku, oprocentowanie na dzień zawierania umowy. Umowy nie były parafowane przez radcę prawnego, co nie było zgodne z zapisami załącznika nr 1 do zarządzenia nr 80/07 Burmistrza gminy Żychlin z dnia 27 września 2007 roku, - w całości wykorzystano środki przyznane w umowach kredytowych Bank Spółdzielczy w Aleksandrowie Łódzkim nr 1110481/427/2010 i nr 1110481/714/2010. Wpływy transz kredytów księgowano w organie po stronie konta Wn konta 133 i Ma konta 134 z ewidencją analityczną dla każdego z kredytów.

Na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych pożyczek i kredytów (art.89 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych) Gmina Żychlin nie zaciągała w latach 2009 -2010 zobowiązań na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych kredytów i pożyczek, co wynika z ewidencji księgowej i oświadczenia Skarbnika Gminy stanowi ącego zał ącznik nr 9 protokołu kontroli.

Na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego (art.89 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych) Gmina Żychlin nie zaciągała w latach 2009 i 2010 zobowiązań na pokrycie przejściowego deficytu budżetu, co wynika z oświadczenia Skarbnika Gminy stanowi ącego zał ącznik nr 10 protokołu kontroli.

Na wyprzedzające finansowanie działań finansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej (art.89 ust.1 pkt 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych).

______24 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Gmina Żychlin w latach 2009 -2010 nie zaciągała zobowiązań na wyprzedzające finansowanie działań finansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej. Oświadczenie w tym zakresie Skarbnika Gminy stanowi zał ącznik nr 11 protokołu kontroli.

Udzielone gwarancje i por ęczenia – 2009 - 2010 rok Gmina Żychlin w latach 2009, 2010 nie udzielała gwarancji i poręczeń, co wynika z oświadczenia skarbnika gminy, które stanowi zał ącznik nr 12 protokołu kontroli.

Wyemitowane papiery warto ściowe W latach 2009-2010 Gmina Żychlin nie emitowała papierów wartościowych, co wynika z oświadczenia Skarbnika Gminy, które stanowi zał ącznik nr 13 protokołu kontroli.

Posiadane akcje i udziały w spółkach prawa handlowego. Wnoszenie i wycena aportów rzeczowych Zgodnie z zakładowym planem kont dla Urzędu Gminy w Żychlinie określonym załącznikiem nr 2 do zarządzenia nr 84/06 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 31 października 2006 roku, na koncie 030 ewidencjonowane są długoterminowe aktywa finansowe. Do przedmiotowego konta prowadzona jest ewidencja analityczna pozwalająca na ustalenie składników zaewidencjonowanego majątku. Na dzień 31 grudnia 2010 roku saldo konta 030 obejmowało : Wn 030-2 - 260.797,00 zł stanowiące udziały w spółce „MIG-Ma” Sp. z o.o. z siedzibą w Żychlinie utworzonej na podstawie uchwały nr 130/XXV/92 Rady Gminy i Miasta w Żychlinie z dnia 26 października 1992 roku (Repertorium A nr 7851/92 z dnia 29 października 1992 roku) oraz Wn 030-1 – 337.227,00 zł wynikające z posiadanego przez Gminę Żychlin udziału w Towarzystwie Budownictwa Społecznego w Zgierzu Spółka z o.o. Objęcie przez Gminę Żychlin udziału w Towarzystwie Budownictwa Społecznego w Zgierzu Sp. z o.o. nastąpiło na podstawie uchwały nr XXIV/130/08 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 27 czerwca 2008 roku w sprawie wyrażenia zgody na przystąpienie przez Gminę Żychlin do Towarzystwa Budownictwa Społecznego w Zgierzu Spółka z o.o. oraz objęcie udziału w Towarzystwie Budownictwa Społecznego w Zgierzu Spółka z o.o., zgodnie z którą jeden udział o wartości 337.227,00 złotych został przez Gminę Żychlin pokryty aportem w formie niezabudowanej działki gruntu położonej z Żychlinie przy ul.Łąkowej, oznaczonej nr 841 o powierzchni 0,9290 ha uregulowanej w Księdze wieczystej KW nr 23451, zgodnie z § 3 niniejszej uchwały, przeznaczonej pod budownictwo mieszkaniowe wielorodzinne. Aktem notarialnym Repertorium A nr 3874/2009 z dnia 23 czerwca 2009 roku działający w imieniu i na rzecz Gminy Żychlin Burmistrz Grzegorz Ambroziak dokonał przeniesienia własności niezabudowanej nieruchomości składającej się z działki nr 841 o obszarze 0,9290 o wartości 337.227 zł na rzecz Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością Towarzystwo Budownictwa Społecznego przystępując do opisanej spółki i obejmując 1 udział o wartości 337.227 zł. Zawarcie aktu notarialnego poprzedzone zostało podaniem do publicznej wiadomości na okres od 3 lipca do 19 sierpnia 2008 roku (46 dni) wykazu nieruchomości przeznaczonej do wniesienia jako wkład niepieniężny, zawierającego wszystkie elementy określone ustępem 2 art.35 ustawy o gospodarce nieruchomościami z dnia 21 sierpnia 1997 roku (tekst jednolity z 30 listopada 2004 roku - Dz.U. nr 261, poz.2603), określając termin składania wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art.34 ust.1 pkt 1 i 2 cytowanej ustawy, na 18 sierpnia 2008 roku tj. nie krótszy niż 6 tygodni od dnia wywieszenia wykazu. Wykaz określał wartość nieruchomości na kwotę 337.227 zł zgodnie z wyceną sporządzoną w dniu 6 czerwca 2008 roku przez rzeczoznawcę majątkowego uprawnienia nr 3649, określającą

______25 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

wartość rynkową prawa własności nieruchomości gruntowej niezabudowanej dla potrzeb przekazania jako aport pod budownictwo mieszkaniowe. Kontrolujące stwierdziły, że na dzień podpisania aktu notarialnego przeniesienia własności przedmiotowej nieruchomości, tj. 23 czerwca 2009 roku, operat szacunkowy sporządzony 6 czerwca 2008 roku określający wartość nieruchomości na dzień 6 czerwca 2008 roku nie spełniał wymogów określonych w ust.3 i 4 art.156 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Przedmiotowa działka nie była objęta miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego, a w studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego, określono jej przeznaczenie do zabudowy i zagospodarowania według dominującej funkcji - mieszkaniowej wielorodzinnej i jednorodzinnej. Przekazanie nieruchomości na podstawie dowodu PT, nie zawierającego podpisu strony przejmującej, sporządzonego 22 grudnia 2009 roku określającego wartość inwentarzową nieruchomości oznaczonej nr działki 841 o pow.0,9290 ha w kwocie 27.800,00 zł, zaewidencjonowano na koncie Wn 800-1 Ma 011 w dniu 31 grudnia 2009 roku, objęcie 1 udziału o wartości 337.227,00 zł w Towarzystwie Budownictwa Społecznego Sp. z o.o. w Zgierzu zaewidencjonowano w dniu 31 grudnia 2009 roku na kontach Wn 030-1 Ma 240-4. Powyższe, wobec zawarcia aktu notarialnego przeniesienia własności nieruchomości w dniu 23 czerwca 2009 roku i powołanej w tym akcie uchwały nr 268 w przedmiocie podwyższenia kapitału zakładowego Spółki oraz ustalenia jako nabywcy 1 udziału Gminy Żychlin, podjętej na Nadzwyczajnym Zgromadzeniu Wspólników spółki z o.o. TBS w Zgierzu z dnia 23 czerwca 2009 roku, a także zawiadomienia Sądu Rejonowego w Kutnie V Wydział Ksiąg Wieczystych dotyczącego księgi wieczystej LD1K/00023451/5, z którego wynika że przeniesienie własności nieruchomości nastąpiło 23 czerwca 2009 roku i zostało wpisane do księgi wieczystej w dniu 16 lipca 2009 roku, wskazuje na nieprzestrzeganie art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości z 29 września 1994 roku(Dz. U. z 2002 roku nr 76, poz.694). Objęcie udziału o wartości 337.227,00 zł w Towarzystwie Budownictwa Społecznego w Zgierzu Spółka z o.o. zaewidencjonowano w dniu 31 grudnia 2009 roku na kontach Wn 030-1 Ma 240-4, co zostało opisane w rozdziale Sprawozdawczość i bilans jednostki niniejszego protokołu. Jak wynika z wyjaśnień inspektora Referatu Rolnictwa, Gospodarki Gruntami i Ochrony Środowiska, jednostka nie dysponuje dokumentem, z którego wynikałaby data podwyższenia kapitału zakładowego spółki z o.o. Towarzystwo Budownictwa Społecznego w Zgierzu. Kserokopia operatu szacunkowego, aktu notarialnego, dokumentu PT i wniosku Referatu Rolnictwa, Gospodarki Gruntami i Ochrony Środowiska, zawiadomienia z Kw LD1K/00023451/5, wydruk z konta 011 stanowi ą akta kontroli strony 50 - 78.

Stan zadłu żenia jednostki samorz ądu terytorialnego – 2010 rok Stan zadłużenia ustalony na podstawie sprawozdań z wykonania budżetu, tj. sprawozdań o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń – Rb – Z, sprawozdań Rb – 27S i Rb 28S za rok 2009, rok 2010 oraz I półrocze 2011 roku, bilansu za 2010 rok, uchwał budżetowych Rady Miejskiej w Żychlinie na 2010 i 2011 rok oraz na podstawie ewidencji księgowej za 2010 i 2011 rok przedstawiał się, jak niżej: Lp. Wyszczególnienie wg tytułów Kwota zadłu żenia na dzie ń 31 grudnia 31 grudnia 30 czerwca 2009 roku 2010 roku 2011 roku (w zł) (w zł) (w zł) 1 Kredyty 4.517.541,00 7.656.475,00 7.101.365,00 2 Po życzki 3 Przyj ęte depozyty

______26 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

4 Emisja papierów warto ściowych 5 Emisja obligacji samorz ądowych 6 Zobowi ązania wymagalne 7 Zobowi ązania wymagalne z tytułu gwarancji i por ęcze ń RAZEM 4.517.541,00 7.656.475,00 7.101.365,00 Planowane i zrealizowane kwoty dochodów i wydatków gminy Żychlin na 31 grudnia 2009 roku, 31 grudnia 2010 i 30 czerwca 2011 roku przedstawiają się następująco: Data planowane planowane zrealizowane planowane planowane zrealizowane dochody dochody dochody w wydatki wydatki wydatki przed zmianami po zmianach w złotych przed zmi anami po zmianach w w złotych złotych w złotych złotych 31.12.2009 24.810.911,00 28.988.511,70 27.443.532,47 30.992.911,00 34.203.264,70 30.202.575,96 31.12.2010 24.349.129,00 26.986.367,10 25.856.106,90 29.994.129,00 31.772.838,10 30.251.502,21 30.06.2011 24.564.540,68 25.936.923,94 14.314.363,36 25.079.768,68 26.452.151,94 13.075.872,82

Wartości wskaźnika zadłużenia określonego w art.170 ustawy o finansach publicznych z 2005 roku na dzień 31 grudnia 2009 roku, 31 grudnia 2010 roku i 30 czerwca 2011 roku przedstawiono w tabeli: Lp. wyszczególnienie zadłu ż enie na 31 grudnia zadłu żenie na 31 grudnia zadłu żenie na 30 czerwca wg tyt. dłu żnych 2009 roku 2010 roku 2011 roku /w zł./ /w zł./ /w zł./ Kwota % Kwota % Kwota %

1 2 3 4 5 6 7 8 1. Kredyty 4.517.541,00 16,46 7.656.475,00 29,61 7.101.365,00 49,61 2. Po życzki 3. Zobowi ązania wymagalne Łączna kwota 4.517.541,00 16,46 7.656.475,00 29,61 7.101.365,00 49,61 długu Z analizy powyższych danych wynika, że udział procentowy kwoty długu w stosunku do zrealizowanych dochodów za rok 2009, 2010 i 30 czerwca 2011 roku kształtował się na poziomie nie przekraczającym wartości określonej artykułem 170 ustawy o finansach publicznych z 2005 roku. W kontrolowanym okresie jednostka nie zaciągała kredytów i pożyczek, nie wyemitowała papierów wartościowych nie wliczanych do limitu zadłużenia. Specyfikacja zadłu żenia Gminy Żychlin - kredyty i po życzki zaci ągni ęte w latach ubiegłych maj ące znaczenie dla długu publicznego w okresie obj ętym kontrol ą przedstawia zał ącznik nr 13 protokołu kontroli.

Spłata zaci ągni ętych zobowi ąza ń - w szczególno ści z tytułu kredytów i po życzek Planowane kwoty /w złotych/ spłat oraz wykonanie na dzień 31 grudnia 2009 roku, 31 grudnia 2010 roku i 30 czerwca 2011 przedstawiają poniższe tabele: na 31 grudnia 2009r. na 31 grudnia 2010r.

planowane kwoty planowane wykonane planowane planowane wykonane spłat kwoty spłat kwoty spłat kwoty spłat kwoty spłat kwoty spłat przed zmianami po zmianach przed zmianami po zmianach. 1. Kredyty 889.600,00 889.600,00 889.600,00 1.801.081,00 1.289.235,00 1.289.435,00 2. Po życzki 22.400,00 22.400,00 22.399,99

______27 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

3. Odsetki od kredytów 199.800,00 119.834,00 110.080,86 350.000,00 270.000,00 254.128,80 4. Odsetki od po życzek 200,00 166,00 165,69 Razem 1.112.000,00 1.032.000,00 1.022.246,54 2.151.081,00 1.559 235,00 1.543 563,80

tytuł spłaty na 30 czerwca 2011r.

planowane planowane wykonane kwoty kwoty spłat kwoty spłat spłat przed zmianami Po zmianach 1. Kredyty 1.227.878,00 1.227.878,00 555.110,00 2. Po życzki 3. Odsetki od kredytów 530.000,00 530.000,00 293.493,78 4. Odsetki od po życzek Razem 1.757.878,00 1.757.878,00 848.603,78

Udział procentowy planowanej i wykonanej kwoty spłat w 2009 roku, 2010 roku i w I półroczu 2011 roku w stosunku do planowanych /po zmianach/ na dany rok dochodów gminy przedstawia poniższa tabela: na dzie ń 31 grudnia 2009 na dzie ń 31 grudnia 2010 na dzie ń 30 czerwca 2011 Tytuł spłaty roku roku roku

Planowane Wykonane Planowane Wykonane Planowane Wykonane po zmianach po zmianach po zmianach 1.Kredyt 3,07 3,07 4,78 4,78 4,73 2,14 2.Po życzki 0,08 0,08 3.Odsetki od kredytów 0,41 0,38 1,00 0,94 2,04 1,13 14.Odsetki od po życzek 0,00 0,00 Razem 3,56 3,53 5,78 5,72 6,78 3,27

Udział procentowy planowanych i wykonanych kwot spłat w 2009 roku, 2010 roku i na 30 czerwca 2011 roku w stosunku do zrealizowanych dochodów przedstawia tabela: L.p. na dzie ń 31 grudnia 2009 na dzie ń 31 grudnia 2010 na dzie ń 30 czerwca 2011 Tytuł spłaty roku roku roku

Planowane Wykonane Planowane Wykonane Planowane Wykonane po zmianach po zmianach po zmianach 1. Kredyty 3,24 3,24 4,99 4,99 8,58 3,88 2. Po życzki 0,08 0,08 3. Odsetki od kredytów 0,44 0,40 1,04 0,98 3,70 2,05 4. Odsetki od po życzek 0,00 0,00 Razem 3,76 3,72 6,03 5,97 12,28 5,93

Z analizy powyższych danych przestawiających udział procentowy kwoty planowanych i wykonanych spłat kredytów i pożyczek wraz z odsetkami w stosunku do planowanych (po zmianach) i zrealizowanych dochodów, wynika że łączna kwota planowanych do spłaty i faktyczna spłata zobowiązań nie przekraczała wartości określonych w art.169 ustawy o finansach publicznych z 2005 roku. Zestawienie spłat kredytów, po życzek i odsetek w roku 2009, w roku 2010 i w I półroczu 2011 roku przedstawia tabela stanowi ąca zał ącznik nr 15 protokołu kontroli. Terminowość spłat rat kredytów oraz odsetek od kredytów spłacanych w 2009 i 2010 roku obrazuje tabela „Terminowo ść spłat kredytów i po życzek w 2009 i 2010 roku” stanowi ąca zał ącznik nr 16 protokołu kontroli.

______28 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Kontrolujące przeanalizowały terminowość spłat zobowiązań zaciągniętych przed i w 2009 roku na próbie pięciu kredytów najwyższych kwotowo : - kredyt zaciągnięty w Banku Ochrony Środowiska S.A. w Warszawie Oddział w Łodzi ul. Piotrkowska 166/168 umową 12/2007/D/EFRWP/245/OŁ z dnia 29 listopada 2007 roku na kwotę 200.000 zł na okres od 29 listopada 2007 do 30 grudnia 2009 roku, postawiony do dyspozycji terminie od 29 listopada do 30 grudnia 2007 roku po uiszczeniu prowizji przygotowawczej, zabezpieczony wekslem in blanco z deklaracją wekslową, oświadczeniem o poddaniu się egzekucji do kwoty 400.000,00 zł spłacany w 5 równych ratach kwartalnych. Uchwała nr III/251/2007 Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi Zespół Zamiejscowy w Skierniewicach z dnia 4 października 2007 roku podjęta na podstawie uchwały nr XIII/58/07 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 19 września 2007, - kredyt zaciągnięty w Banku Spółdzielczym w Żychlinie umową nr 7880/2408/2008 z dnia 30 września 2008 roku na kwotę 445.000,00 zł na okres od 30 września 2009 do 20 grudnia 2011 roku, postawiony do dyspozycji w 3 transzach w dniach: 30.09.2008, 30.10.2008 i 30.11.2008 roku, zabezpieczony wekslem własnym in blanco z deklaracją wekslową, spłacany w 12 ratach kwartalnych, z aneksem nr 1/2408/2010 z dnia 27 września 2010 roku w zakresie przedłużenia okresu kredytowania z 20 grudnia 2011 roku na 20 grudnia 2014 roku, zmian harmonogramu spłat rat kapitałowych w zakresie ich wysokości i terminów. Uchwała nr III/172/2008 z dnia 1 września 2008 roku Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi Zespół Zamiejscowy w Skierniewicach podjęta na podstawie uchwały Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 19 sierpnia 2008 roku ze zmianą- Uchwała RIO nr III/200/2010 z dnia 19 sierpnia 2010 i Rady Miejskiej w Żychlinie nr LVII/298/10 z dnia 28 czerwca 2010 roku, - kredyt zaciągnięty w Banku Spółdzielczym w Żychlinie umową nr 7934/2408/2008 z dnia 24 listopada 2008 roku na kwotę 1.000.000,00 zł na okres od 28 listopada 2008 roku do 20 grudnia 2011 roku, postawiony do dyspozycji kredytobiorcy jednorazowo w dniu 28 listopada 2008 roku, zabezpieczony wekslem własnym in blanco z deklaracją wekslową, spłacany w 12 ratach kwartalnych. Uchwała Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi Zespół Zamiejscowy w Skierniewicach nr III/244/2008 z dnia 13 listopada 2008 roku podjęta na podstawie uchwały nr XXIX/152/08 Rady Miejskiej w Żychlinie, - kredyt zaciągnięty w Banku Spółdzielczym w Żychlinie umową nr 8214/2408/2009 na kwotę 420.000,00 zł na okres od 29 maja 2009 do 20 grudnia 2012 roku, postawiony do dyspozycji kredytobiorcy jednorazowo w dniu 29 maja 2009 roku, zabezpieczony wekslem in blanco z deklaracją wekslową, z aneksem nr 1/2408/2010 z dnia 27 września 2010 roku przedłużającym okres kredytowania do 20 grudnia 2013 roku i zmieniającym harmonogram – terminy i wysokość spłat rat kapitałowych kredytu do 20 grudnia 2013 roku oraz naliczania i pobierania odsetek kwartalnie do 20 grudnia 2013 roku. Uchwała Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi Zespół Zamiejscowy w Skierniewicach nr III/136/2009 podjęta w dniu 7 maja 2009 roku na podstawie uchwały Rady Miejskiej w Żychlinie nr XXXVII/193/09 z dnia 7 kwietnia 2009 roku ze zmianą uchwałą RIO nr III/209/2010 z dnia 19 sierpnia 2010 roku i Rady Miejskiej w Żychlinie nr LVII/301/10 z dnia 28 czerwca 2010 roku, - kredyt zaciągnięty w Mazowieckim Banku Regionalnym w Warszawie, Oddział w Płocku umową nr 3/INW/2009 z dnia 20 sierpnia 2009 roku na kwotę 1.398.000,00 zł postawiony do dyspozycji w dniu 24 sierpnia 2009 roku, zabezpieczony wekslem własnym in blanco z deklaracją wekslową, spłacany w 12 ratach kwartalnych, z aneksem nr 1/2010 z dnia 29 września 2010 roku w zakresie zmiany terminów naliczania i pobierania odsetek z kwartalnych do 20 grudnia 2012 roku na również kwartalne do grudnia 2015 roku oraz przedłużenia okresu spłat rat kapitałowych i zmiany ich wysokości z kwartalnego do 20 grudnia 2012 roku w równych ratach po 116.500 zł na kwartalne do 20 grudnia 2015 roku w ratach o zróżnicowanej

______29 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

wysokości. Uchwała Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi Zespół Zamiejscowy w Skierniewicach nr III/151/2009 z dnia 8 lipca 2009 roku podjęta na podstawie uchwały nr XLI/212/09 Rady Miejskiej w Żychlinie ze zmianą uchwałą RIO nr III/205/10 z dnia 19 sierpnia 2010 roku i Rady Miejskiej w Żychlinie nr LVII/305/10 z dnia 28 czerwca 2010 roku. Podstawowe warunki umów 5 spośród 15 pozyskanych przez Gminę Żychlin, spłacanych w 2009, 2010 i I półroczu 2011 roku kredytów przyjętych do próby w zakresie kontroli terminowości dokonywanych spłat rat i odsetek ujęto w poniższej tabeli: Lp Nazwa Kwota Stopa Prowizja Okres Data Zasady Zasady spłat podmiotu przyznanego oprocentow Spłaty uruchomienia spłat rat kredytu udzielaj ącego kredytu ania kredytu odsetek kredytu (w zł) wynikaj ąca z od kredytu Numer i data kwota oprocentow umowy umowy wykorzysta anie na nego kredytu dzie ń faktyczna data zawarcia uruchomienia umowy kredytu

1. Bank Ochrony 200.000,00 0,88% stopy 0,75% od 29.11.2007- miesi ęcznie w 5 równych Środowiska redyskontow przyznanej 30.06.2008 30.12.2007 w dniu 30 ratach po 12/2007/D/EFR ej weksli kwoty tj. do dnia 40.000,00 zł, WP/245/OŁ ustalanej 1.500,00 zł 30.12.2009 ka żdego do: 30.06.08, 29.11.2007 przez RPP, płatna do miesi ąca 30.09.08, lecz nie mniej dnia 30.06.09, ni ż 4% w uruchomienia 30.09.09, stosunku kredytu 30.12.09 rocznym 4,62% 2 Bank 445.000,00 WIBOR od 30.09.2008- naliczane 11 Spółdzielczy w 3M+0,15 pp 31.03.2009 127.000,00 zł, miesi ęcznie kwartalnych Żychlinie w stosunku do 30.10.2008- pobierane rat płatnych 7880/2408/2008 rocznym 20.12.2011 184.000,00 zł, w okresach do o statniego z 30.09.2008 z - 30.11.2008 - spłat rat dnia kwartału aneksem z dnia 134.000,00 zł kredytu od 27.09.2010 roku 6,74% 31.03.2009 (rata 38.000 zł) po 37.000 zł, z tym że raty za IV kwartał płatne do 20 grudnia 3 Bank 1.000.000,00 WIBOR 3M + od jednorazowo w naliczane 12 Spółdzielczy w 0,00 pp w 28.11. 2008 dniu miesi ęcznie kwartalnych Żychlinie stosunku do 28.11.2008 , pobierane rat: 8 po 7934/2408/2008 rocznym 20.12.2011 w okresach 84.000,00 zł z 24.11.2008 spłat rat i 4 po - kredytu 82.000,00zł, płatnych do ostatniego 6,69% dnia kwartału od 31.03.2009 do 20.12.2011, z tym że raty za IV kwartał płatne do 20 grudnia 4 Bank 420.000,00 WIBOR 3M + od jednorazowo w naliczane 12 Spółdzielczy w 0,00 pp w 29.05.2009 dniu miesi ęcznie kwartalnych Żychlinie stosunku do 29.05.2009 , pobierane rat po 8214/2408/2009 rocznym 20.12.2012 w okresach 35.000,00 zł , z 29.05.2009 z spłat rat płatnych do aneksem z - kredytu ostatniego

______30 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

27.09.2010 r. dnia kwartału od 4,62% 31.03.2010 do 20.12.20012, z tym że raty za IV kwartał płatne do 20 grudnia 5 Mazowiecki Bank 1.398.000,00 WIBOR od 31.03 jednorazowo w naliczane 12 Regionalny 3M+1,95 pp 2009 do dniu miesi ęcznie kwartalnych S.A. w - 20.12.2010 24.08.2009 , pobierane rat po Warszawie, 6,21% w okresach 116.500,00 zł Oddzia ł w Płocku spłat rat od 3/INW/2009 kredytu 31.03.2010 do 20.12.2012, z tym, że raty za IV kwartał płatne do 20 grudnia

W zawartych z bankami umowach, określono terminy spłat odsetek od kredytów, wysokość i terminy spłat rat kredytów, określono przyjęte zasady aktualizacji oprocentowania oraz oprocentowanie kredytu na dzień podpisywania umów. Za lata 2009, 2010 i I półrocze 2011 roku stwierdzono terminowość dokonywania spłat rat kapitałowych kredytów zgodnie z zawartymi umowami. Przekazanie środków związane z uruchomieniem kredytów ewidencjonowano Wn 133 Ma 134, spłaty rat kapitałowych Wn 134 Ma 133. Naliczenia odsetek dokonywano w oparciu o dane pozyskiwane telefonicznie z banku, księgując w organie Wn 909 Ma 134 i jednostce Wn 400 Ma 130 (do 31 grudnia 2010 roku) i Wn 751 Ma 130 (po wprowadzeniu zarządzenia nr 3/11 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 11 stycznia 2011 roku).

III. EWIDENCJA KSI ĘGOWA. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ .

1.O PIS PRZYJ ĘTYCH ZASAD RACHUNKOWO ŚCI . ZABEZPIECZENIE DANYCH PRZETWARZANYCH W SYSTEMACH INFORMATYCZNYCH .

Zasady prowadzenia rachunkowości określił Burmistrz Gminy Żychlin w zarządzeniu nr 80/07 z dnia 30 stycznia 2007 roku, ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniem nr 108/10 z dnia 15 września 2010 roku. Ponadto w zarządzeniu nr 131/09 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 30 grudnia 2009 roku, opisano zasady rachunkowości dotyczące środków unijnych z przeznaczeniem na finansowanie projektu „Budowa kanalizacji sanitarnej w miejscowości Żychlin, ul. 1-go Maja i we wsi Pasieka”. Ustalenia w zakresie zakładowego planu kont dla Urzędu Gminy Żychlin zawarto w zarządzeniu nr 84/06 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 31 października 2006 roku wraz ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniem nr 112/07 z dna 17 grudnia 2007 roku w zakresie ustalenia planu kont przeznaczonych do ewidencji podatków i opłat oraz zarządzeniem 101/a/08 z dnia 8 grudnia 2008 roku w zakresie ustalenia planu kont służących do ewidencji dochodów i wydatków realizowanych w ramach projektów finansowanych bądź współfinansowanych ze środków unijnych. W dniu 11 stycznia 2011 roku zarządzeniem nr 3/11 Burmistrz Gminy Żychlin ustalił nowy plan kont, opracowany w oparciu o art. 40 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1240 ze zm.) oraz rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu

______31 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 5 lipca 2010 roku (Dz. U. nr 128, poz. 861), który obowiązuje w kontrolowanej jednostce od dnia 1 stycznia 2011 roku. Wymieniona dokumentacja: - opisywała w języku polskim przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, - określała rok obrotowy, którym był rok budżetowy trwający od 1 stycznia do 31 grudnia, podzielony na okresy sprawozdawcze - najkrótszym okresem sprawozdawczym określono miesiąc, - opisywała metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób ustalenia wyniku finansowego, - zawierała wykaz i opisywała zasady funkcjonowania kont dla budżetu Gminy, - zawierała wykaz i opisywała zasady funkcjonowania kont jednostki budżetowej - Urzędu Gminy, - zawierała wykaz i opisywała zasady funkcjonowania kont dla ewidencji podatków i opłat, - opisywała system przetwarzania danych - w tym wykaz programów komputerowych finansowo-księgowych z zasadami ich funkcjonowania, - opisywała dokumentację operacji gospodarczych (dowody księgowe), zasady korygowania błędów w dowodach księgowych, kontrolę dokumentów i dowodów księgowych, zasady zawierania umów, wystawiania zleceń i zamówień, obieg dowodów księgowych, zasady sporządzania listy płac, opis dokumentów stanowiących podstawę do zaewidencjonowania operacji gospodarczych gotówkowych i bezgotówkowych, zasady wystawiania i rozliczania delegacji służbowych, zaliczek, zasady prowadzenia gospodarki materiałowej, ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych – instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych - załącznik nr 1 do zarządzenia nr 80/07 Burmistrza Gminy Żychlin, - opisywała sposób zabezpieczenia mienia i ochrony wartości pieniężnych – instrukcja kasowa – załącznik nr 2 zarządzenia nr 80/07 Burmistrza Gminy, - określała zasady, tryb i metody przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów jednostki – instrukcja inwentaryzacyjna – załącznik nr 3 do zarządzenia nr 80/07 Burmistrza Gminy Żychlin. W przyjętych zasadach rachunkowości nie odniesiono się stosowanych metod ochrony danych, w tym: dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywanych w nich zapisów , czego wymóg wynikał z art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2009 roku Dz. U. nr 152, poz. 1223 ze zm.). Ponadto przyjęte zasady rachunkowości nie regulowały kwestii dotyczących zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz sposobu uzgadniania sald kont analitycznych z zapisami kont syntetycznych, czego to wymóg wynikał z art. 10 ust. 1 pkt 3 ppkt a ww. ustawy. Z informacji udzielonych przez Skarbnika Gminy wynika, że w siedzibie Urzędu Gminy prowadzone są księgi rachunkowe dla kilku jednostek organizacyjnych, a mianowicie: Urzędu Gminy, Miejsko – Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz sześciu placówek oświatowych prowadzonych przez Gminę Żychlin. W treści ww. regulacji nie odnotowano faktu prowadzenia wspólnych ksiąg rachunkowych dla ww. jednostek jak również nie wskazano siedziby ich prowadzenia. Do prowadzenia ksiąg rachunkowych, jednostka wykorzystuje komputerowe programy opracowane przez firmę Usługi Informatyczne INFO-SYSTEM Roman i Tadeusz Groszek s.j.z siedzibą w Legionowie, a mianowicie: „Budżet”, „Auta”, „Księgowość zobowiązań

______32 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

środki transportowe”, „Księgowość zobowiązań podatki i opłaty”, „Płace”, „Środki trwałe”. Ponadto kontrolowana jednostka korzysta z oprogramowania innych firm tj. INFO – R Skoczków program „CHEOPS – dodatki mieszkaniowe”, Top – Team Warszawa programy: „TT – Pomoc” i „Świadczenia rodzinne” oraz firma SOFT – HART Płock „Zastosowanie informatyki”. Metody zabezpieczenia danych w systemach informatycznych zawarto w instrukcji zarządzania systemem informatycznym stanowiącej załącznik nr 2 do zarządzenia nr 32/06 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 22 czerwca 2006 roku w sprawie wprowadzenia polityki bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych i instrukcji zarządzania systemem informatycznym w Urzędzie Gminy w Żychlinie. W przedmiotowej instrukcji określono: sposoby i czas przechowywania nośników informacji w tym kopii informatycznych, zasady przydziału haseł dla użytkowników systemów komputerowych, metody i częstotliwość tworzenia kopii, sposób dokonywania przeglądów i konserwacji systemu i zbiorów danych osobowych.

2.U RZ ĄDZENIA KSI ĘGOWE

W księgach rachunkowych Urzędu Gminy w Żychlinie ewidencjonuje się wszystkie operacje finansowe dotyczące budżetu gminy, jednostek budżetowych (Urząd Gminy, Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej oraz placówki oświatowe) oraz podatków i opłat. Księgi rachunkowe jednostki obejmują zbiory zapisów księgowych obrotów i sald, które tworzą: − dziennik obrotów – zawierający chronologiczne ujęcie zdarzeń jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, a obroty liczone są w sposób ciągły, − księga główna – zawierająca chronologiczne zapisy w ujęciu syntetycznym, prowadzi się ją w sposób spełniający zasadę podwójnego zapisu, − księgi pomocnicze prowadzone w ramach kont księgi głównej – zapisy w ujęciu analitycznym uzgadniane z zapisami księgi głównej. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla zespołów: majątek trwały, rozrachunki i roszczenia, − zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych – sporządzane są na koniec okresu sprawozdawczego. Z zapisów ksiąg rachunkowych wynika, że ewidencjonuje się w nich operacje finansowe, które dotyczą innych jednostek organizacyjnych niż Urząd Gminy tj. Miejsko - Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Żychlinie, Przedszkole Samorządowe nr 2 w Żychlinie, Szkoła Podstawowa Nr 1 w Żychlinie, Szkoła Podstawowa Nr 2 w Żychlinie, Szkoła Podstawowa w Grabowie, Szkoła Podstawowa w Śleszynie, Publiczne Gimnazjum w Żychlinie oraz Liceum Ogólnokształcące w Żychlinie. Rachunkowość każdej jednostki budżetowej, mimo przekazania jej prowadzenia innej jednostce, powinna być prowadzona w odrębnych księgach rachunkowych, co wynika z przepisów art. 2 w powiązaniu z art. 4 ustawy o rachunkowości i zapewniać przejrzystość dokumentacji księgowej, a tym samym przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej jednostki w sprawozdaniach rocznych, tj. bilans, rachunek zysków i strat, zmiany w funduszu jednostki. Ponadto zapisy art. 4 ust. 5 ww. ustawy wskazują na jednoznaczny rozkład odpowiedzialności za prowadzone księgi rachunkowe każdej jednostki, zgodnie z którym to kierownik jednostki ponosi odpowiedzialności za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości. Kontrolujące stwierdziły, że przyjęte zasady rachunkowości wprowadzone w życie zarządzeniem nr 80/07 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 27 września 2007 roku wraz ze zmianami, nie zawierają wykazu stosowanych ksiąg rachunkowych oraz zasad ich prowadzenia. Powyższe pozostawało w sprzeczności z art. 10 ust. 1 pkt 3 ppkt b ustawy z dnia 29 września 1994 roku

______33 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

o rachunkowości. Z ustnych wyjaśnień Skarbnika Gminy wynika, że powyższa dyspozycja została zawarta w §1 ww. zarządzenia, w którym stwierdza się, że „w Urzędzie Gminy Żychlin rachunkowość prowadzona jest zgodnie z przepisami o rachunkowości i finansach publicznych”. Zdaniem kontrolujących taki zapis pozostawia dużą dowolność w prowadzeniu ksiąg rachunkowych i pozostaje w sprzeczność z art. 10 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, zgodnie z którymi kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości dostosowując je do potrzeb jednostki, natomiast regulacje zawarte w ww. ustawie, uwzględniają przepisy prawa również dla jednostek spoza sektora finansów publicznych, które nie mają zastosowania w kontrolowanej jednostce. Metodą rejestrową (ręcznie), prowadzone są księgi pomocnicze z tytułu: udzielonych pożyczek mieszkaniowych z ZFŚS, czynsze, opłaty za wieczyste użytkowanie, trwały zarząd, opłaty za przedszkole, opłaty za wyżywienie w stołówkach szkolnych. Księgi rachunkowe oznaczone nazwą jednostki oraz rokiem obrotowym, prowadzone są w sposób zapewniający trwałość zapisów. Po zakończeniu dnia tworzone są na serwerze kopie zabezpieczające dokonane zapisy księgowe, a po zamknięciu roku obrotowego księgi rachunkowe są przechowywane na elektronicznym nośniku danych, w formie zbiorów utrwalonych, dla których okres przechowywania wynosi jeden rok, ponadto wydruki papierowe z ksiąg rachunkowych przechowywane są w archiwum zakładowym, w okresie wskazanym przez kategorie archiwalną akt. Prawidłowość dokonywania ewidencji księgowej w dzienniku obrotów, skontrolowano na podstawie analizy operacji księgowych z okresu od 31 sierpnia 2010 roku do 1 września 2010 roku.

Wydruk operacji ksi ęgowych za okres od dnia 31 sierpnia 2010 roku (63 ostatnich dokumentów zaewidencjonowanych w danym dniu) do dnia 1 wrze śnia 2010 roku (46 pierwszych dokumentów zewidencjonowanych w danym dniu) stanowi zał ącznik nr 17 protokołu kontroli. Analiza wymienionych zapisów księgowych, wykazała że: - każdy zapis wskazuje kwotę i datę jego dokonania, - oznaczenie kont, na których ewidencjonowano przedmiotowe operacje (dekretacja, klasyfikacja budżetowa), - krótką i zrozumiałą treść operacji, - dowody księgowe były wolne od błędów rachunkowych, sprawdzone merytorycznie przez kierowników referatów bądź kierowników jednostek podległych, natomiast pod względem formalno - rachunkowym przez pracowników upoważnionych do wykonywania tych czynności, - zatwierdzenia dokumentów do wypłaty dokonywał Burmistrz Gminy lub jego Zastępca, - na fakturach bądź rachunkach umieszczano dwa numery indentyfikacyjne operacji księgowych, co utrudniało weryfikację dowodów księgowych z zapisami w dzienniku obrotów, a mianowicie faktury za zakupione usługi i materiały o numerach księgowych 7539/182 poz.1-55 zaewidencjonowano kosztowo na kontach Wn 400-(numer konta analitycznego); Ma 201 (numer kontrahenta), które ze wzglądu na numerację powinny znajdować się w przyjętej próbie kontrolnej, nie zostały w niej odnalezione. Z ustnych wyjaśnień pracownika merytorycznego wynika, że ww. dokumenty znajdują się pod dowodami zapłaty w dniu ich kasowego realizowania, a na przedmiotowe faktury dodatkowo nanoszony jest ten sam numer, którym oznaczono przelew zapłaty przedmiotowego zobowiązania. Taki sposób

______34 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

umieszczania dowodów księgowych ma usprawnić weryfikację terminowości i poprawności ich zapłaty. Kontrolujące stwierdziły, że zapisy przyjętych zasad rachunkowości wprowadzone zarządzeniem Burmistrza Gminy Żychlin nr 80/07 z dnia 27 września 2007 roku nie precyzują zasad nadawania numeracji dla poszczególnych operacji księgowych, co utrudniało weryfikację zapisów dziennika obrotów z dowodami księgowymi. Zgodnie z art.14 ust.2 i art.20 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, a podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwanej dalej „dowodami źródłowymi”. W myśl powyższego podstawą zapisów poniesionych kosztów jest rachunek, faktura, zawarta umowa, natomiast odzwierciedleniem poniesionych wydatków jest dokument przelewu bądź zapis operacji na wyciągu bankowym potwierdzającym dokonanie zapłaty przedmiotowego zobowiązania. - nadawano ten sam numer indentyfikacyjny dla kilku dowodów księgowych o podobnym charakterze wypłat, np. numerem 7560/182 oznaczono 24 przelewy dotyczące wypłaty wynagrodzenia za miesiąc wrzesień 2010 dla 24 pracowników, które zewidencjonowano na kontach: Ma 229/3, Wn 130/2 z datą 1 września 2010 roku, podobne przypadki stwierdzono dla dokumentów nr: 7559/182 – 14 dowodów księgowych, 7561/182 – 16 dowodów księgowych, 7562/182 – 7 dowodów księgowych, 7563/182 32 dowody księgowe, 7564/182 –8 dowodów księgowych, 7565/182 – 5 dowodów księgowych, 7566/182 – 6 dowodów księgowych, co pozostawało w sprzeczności z zapisami art. 24 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych. Szczegółowe ustalenia dokonane w trakcie analizy powy ższych dokumentów oraz ich ewidencji w ksi ęgach rachunkowych zawarto te ście stanowi ącym zał ącznik nr 18 protokołu kontroli. W celu sprawdzenia prawidłowości dokumentowania obrotu bezgotówkowego oraz ciągłości sald, kontroli poddano: - ostatni wyciąg bankowy z miesiąca grudnia 2010 roku – wyciąg nr 267 dokument numer 12749-12752/270 i stwierdzono, że na 31 grudnia 2010 roku saldo końcowe wyciągu wynosiło 505.093,46 zł i było zgodne z saldem początkowym wykazanym w pierwszym wyciągu bankowym z dnia 3 stycznia 2011 roku - nr wyciągu 1 dokument numer 21-26, - ostatni wyciąg bankowy z miesiąca czerwca 2010 roku – wyciąg nr 135 dokument numer 5759-5762/137 i stwierdzono, że na 30 czerwca 2011 roku saldo końcowe wyciągu wynosiło 623.625,02 zł i było zgodne z saldem początkowym wykazanym w pierwszym wyciągu bankowym z miesiąca lipca 2011 roku - wyciąg nr 136 dokument numer 5862-5866/138, - ostatni wyciąg bankowy z miesiąca grudnia 2010 roku (fundusz socjalny) – wyciąg nr 58 dokument numer 12765-66/270 i stwierdzono, że na 31 grudnia 2010 roku saldo końcowe wyciągu wynosiło 467.920,07 zł i było zgodne z saldem początkowym wykazanym w pierwszym wyciągu bankowym z miesiąca stycznia 2011 roku - nr wyciągu 1 dokument numer 27-28/1, - ostatni wyciąg bankowy z miesiąca czerwca 2011 roku (fundusz socjalny) – wyciąg nr 124 dokument numer 5763-70/137 i stwierdzono, że na 30 czerwca 2011 roku saldo końcowe wyciągu wynosiło 432.182,40 zł i było zgodne z saldem początkowym

______35 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

wykazanym w pierwszym wyciągu bankowym z miesiąca lipca 2011 roku - nr wyciągu 125 dokument numer 5867-75/138.

Zasady oraz prawidłowość ewidencjonowania operacji finansowych na poszczególnych kontach, przeanalizowano dodatkowo na podstawie przykładowych księgowań wymienionych niżej: - wpływ w grudniu subwencji oświatowej na styczeń roku następnego Wpływ subwencji oświatowej z przeznaczeniem na sfinansowanie planowanych wydatków w styczniu 2011 roku w kwocie 377.087,00 zł zewidencjonowano na podstawie wyciągu bankowego nr 263 poz. księgowa 1319/263 z dnia 22 grudnia 2010 roku. Operację ujęto na kontach księgi głównej organu - Wn 133-1, Ma 909. W dniu 3 stycznia 2011 roku na postawie polecenia księgowania (poz. księgowa 1/1) w całości przeksięgowano subwencję na dochody budżetu w roku następnym, ewidencjonując ją na kontach: organu Wn 909, Ma 901/1 oraz jednostki Wn 221/1, Ma 720 z klasyfikacją budżetową 758-75801-2920. - naliczenie przez kredytodawcę odsetek od kredytu oraz zapłata odsetek Sposób zaewidencjonowania w księgach rachunkowych zapłaty odsetek od kredytu (umowa kredytowa 1110481/671/2009 z dnia 21 października 2007 roku zawartą z BS Aleksandrów Łódzki) przeanalizowano na podstawie wyciągu bankowego nr 69 poz. księgowa nr 2498/69 z dnia 29 marca 2010 roku (konto podstawowe – Urząd Gminy), odsetki od kredytu w wysokości 12.938,02 zł za miesiąc marzec 2010 rok. Zapłatę odsetek od przedmiotowego kredytu zaewidencjonowano w następujący sposób: organ Wn 909, Ma 134-1 tytułem przypis odsetek bankowych; Wn 134-1, Ma 909 zapłata odsetek oraz w jednostce na kontach: Wn 400/10 koszty, Ma 130 – rachunek bieżący. Z informacji udzielonych przez Skarbnika Gminy wynika, że przedmiotowy kredyt był źródłem finansowania inwestycji „Modernizacja budynku przy ulicy Barlickiego 15a – etap II”, którą zakończono w dniu 30 kwietnia 2010 roku, a przyjęcie na stan środków trwałych nastąpiło w dniu 1 czerwca 2010 dokument OT 172/10. Analiza zapisów księgowych wykazała, że ujęcie odsetek od przedmiotowego kredytu na koncie kosztów w księdze głównej jednostki było niezgodne z zapisami załącznika nr 2 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 142, poz. 1020 ze zm.), zgodnie z którym operacje ujmujemy w księdze głównej urzędu - naliczenie wynagrodzenia wykonawcy na podstawie faktury Wn 080 - inwestycje, Ma 130 – rachunek bieżący jednostek budżetowych zapis równoległy Wn 810 - dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje Ma 800 - fundusz jednostki środków trwałych. Przeniesienie wartości zrealizowanego zadania inwestycyjnego Wn 011 - środki trwałe, Ma 080 - inwestycje. Od 2011 roku odsetki od przedmiotowego kredytu ewidencjonowane są na kontach jednostki Wn 751, Ma 130/2. - wpływ wadium na rachunek bankowy oraz zwrot tych środków Operacje dotyczącą wpłaty wadium na przebudowę budynku handlowego z przeznaczeniem na świetlicę wiejską oraz przebudowa zbiornika na nieczystości ciekłe w Drzewoszkach Wielkich- część II” przekazanego przez Firmę „MIG-MA” Spółka z o.o. Żychlin w kwocie 3.000,00 zł zaksięgowano na podstawie wyciągu bankowego nr 38 z dnia 4 marca 2010 roku poz. księgowa nr 1770-72/49 na kontach: wpływ zabezpieczenia Wn 139-2, Ma 240-1. Na podstawie pisma z dnia 8 kwietnia 2010 roku dokonano zwrotu wadium wraz z należnymi odsetkami w łącznej kwocie 3.002,36 zł wyciąg bankowy nr 63/2010 poz. księgowa nr 3056/77, ujęto na kontach: Wn 240-1, Ma 139-2.

______36 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- zapłata faktury za roboty związane z realizacją inwestycji Fakturę nr ZRBI 0018/10 wystawioną przez „MIG-MA” Spółka z o.o. Żychlin za wykonanie prac remontowych zgodnie z umową nr 33/2010 z dnia 7 kwietnia 2010 roku na kwotę 31.053,00 zł, zaewidencjonowano w urządzeniach księgowych: Wn 080-18, Ma 201-9. W dniu 14 września 2010 roku zapłacono za wykonane roboty remontowe, przedmiotową operację ujęto na kontach Ma 201-9, Wn 130-2 oraz równolegle przekazane środki na pokrycie wydatku inwestycyjnego zaksięgowano na kontach Wn 810-5 (numer inwestycji), Ma 800 – 18 fundusz jednostki (inwestycyjny). W dniu 2 grudnia 2010 roku na podstawie OT nr 175/10 poz. księgowa 10926/248 zewidencjonowano na koncie środków trwałych wartość zakończonej Wn 011 - środki trwałe, Ma 800-1 – fundusz jednostki. W dniu 31 grudnia 2010 roku na podstawie polecenia księgowania nr 12882/10 przeniesiono na fundusz inwestycje zakończone ujmując na kontach Wn 800-1, Ma 080. Kontrolujące stwierdziły, że dokument OT 175/10 nie zawierał informacji wymaganych przez druk przedmiotowego dokumentu a mianowicie: wskazania dekretu i kwoty operacji, nadanego numeru inwentarzowego, stopy umorzeniowej oraz podpisu osoby, której powierzono pieczę nad przyjętym środkiem trwałym.

3.S PRAWOZDAWCZO ŚĆ I BILANS JEDNOSTKI . ZGODNO ŚĆ DANYCH WYKAZYWANYCH W SPRAWOZDANIACH BUD ŻETOWYCH Z EWIDENCJ Ą KSI ĘGOWĄ

Z wykonania budżetu za 2010 rok oraz za I półrocze 2011 roku Gmina Żychlin sporządzała sprawozdania budżetowe określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 20, poz. 103) i w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. nr 43, poz. 247) oraz sprawozdania finansowe określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. nr 128, poz. 861). Wg powyższych jednostka sporządziła: - sprawozdania Rb-27S o dochodach budżetowych wg stanu na dzień 31 grudnia 2010 roku sporządzono dnia 18 lutego 2011 roku wraz z korektą z dnia 26 sierpnia 2011 roku, wg stanu na dzień 30 czerwca 2011 roku sporządzono dnia 20 lipca 2011 roku, - sprawozdanie Rb-28S o wydatkach budżetowych wg stanu na dzień 31 grudnia 2010 roku sporządzono dnia 18 lutego 2011 roku wraz z korektą z dnia 14 marca 2011 roku, wg stanu na dzień 30 czerwca 2011 roku sporządzono dnia 20 lipca 2011 roku, - sprawozdanie NDS o nadwyżce / deficycie za 2010 rok sporządzono dnia 18 lutego 2011 roku wraz z korektą z dnia 26 sierpnia 2011 roku, wg stanu na dzień 30 czerwca 2011 sporządzono dnia 20 lipca 2011 roku wraz z korektą z dnia 26 sierpnia 2011 roku, - sprawozdanie Rb-N o należnościach wg stanu na dzień 31 grudnia 2010 roku sporządzono dnia 18 lutego 2011 roku, wg stanu na dzień 30 czerwca 2011 sporządzono dnia 20 lipca 2011 roku, - sprawozdanie Rb-UN roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie należności na dzień 31 grudnia 2010 roku z dnia 18 lutego 2011 roku (sprawozdanie zerowe), - sprawozdanie Rb-ZN o stanie zobowiązań oraz należności Skarbu Państwa z tytułu wykonywania przez jednostki samorządu terytorialnego zadań zleconych wg stanu na dzień 31 grudnia 2010 roku z dnia 26 stycznia 2011 roku wraz z korektami z dnia

______37 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

11 marca 2011 roku i 18 marca 2011 roku, wg stanu na dzień 30 czerwca 2011 sporządzono dnia 7 lipca 2011 roku (sprawozdanie zerowe), - sprawozdanie Rb-Z o zobowiązaniach wg tytułów dłużnych na dzień 31 grudnia 2010 roku sporządzone dnia 18 lutego 2011 roku, wg stanu na dzień 30 czerwca 2011 sporządzono dnia 20 lipca 2011 roku, - sprawozdanie Rb-UZ roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie zobowiązań na dzień 31 grudnia 2010 roku według tytułów dłużnych sporządzone dnia 18 lutego 2011roku wraz z korektą z dnia 1 marca 2011 roku, - Rb-27ZZ – sprawozdanie z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami wg stanu na dzień 31 grudnia 2010 roku sporządzono dnia 27 stycznia 2011 roku oraz wg na dzień 30 czerwca 2011 sporządzono dnia 6 lipca 2011 roku dla rozdziału 750-75011, 852-85212, - sprawozdanie Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za rok 2010 z dnia 18 lutego 2011 roku, - Rb–30 – sprawozdanie roczne z wykonania planów finansowych samorządowych zakładów budżetowych wg stanu na dzień 31 grudnia 2010 roku sporządzono dnia 18 lutego stycznia 2011 roku, - Rb-50 – sprawozdanie o dotacjach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami za rok 2010 z dnia 26 stycznia 2011 roku z działów: 750- 75056, 751-75101, 751-75107, 751-75109 oraz dnia 31 stycznia 2011 roku z działów: 010-01095, 750-75011, 754-75414, 852-85212, 852-85213, 852-85295, wg stanu na dzień 30 czerwca 2011 sporządzono dnia 7 lipca 2011 roku z działów: 750-75056, 751-75101, 751-75109 oraz dnia 11 lipca 2011 roku z działów: 010- 01095, 750-75011, 754-75414, 852-85212, 852-85213, 852-85228, - Rb-ST – roczne sprawozdanie o stanie środków na rachunkach bankowych jednostek samorządu terytorialnego sporządzono dnia 18 lutego 2011 roku wraz z korektami z dnia 13 kwietnia 2011 roku oraz 26 sierpnia 2011 roku. Zgodność danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych z ewidencją księgową Sprawozdanie Rb-27S – z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego na 31 grudnia 2010 rok i na 30 czerwca 2011 roku Plan po zmianach wynosił 26.986.367,10 zł, dochody wykonane na 31 grudnia 2010 roku wynosiły 25.856.106,90 zł, co stanowiło 95,81% planu. Kwota wykonanych dochodów wykazana w sprawozdaniu wynikała z sumy ewidencji księgowej konta 901. Saldo końcowe należności pozostałych do zapłaty wynosiło ogółem 1.828.327,16 zł, w tym zaległości 1.728.007,56 zł wynikające z należności z tytułu: wieczystego użytkowania w wys. 2.782,00 zł, czynszów dzierżawnych i mieszkaniowych na kwotę 6.489,33 zł, podatku od nieruchomości w wysokości 239.082,14 zł, podatku rolnego na kwotę 70.141,28 zł, podatku leśnego – 241,00 zł, podatku od środków transportowych – 541,20 zł, należności z tytułu zaliczek alimentacyjnych – 670.115,59 zł, fundusz alimentacyjny – 630.815,03 zł, karty podatkowej – 42.400,00 zł, podatku od spadków i darowizn – 3.083,94 zł, podatek od czynności cywilno – prawnych – 470,00 zł, należności za pobyt bądź wyżywienie uczniów w placówkach oświatowych – 1.895,01 zł, należności za usługi PCK – 974,34 zł oraz należność z tytułu kary pieniężnej za nieterminowe wykonanie robót remontowych w wys. 58.976,70 zł. Na 30 czerwca 2011 roku plan po zmianach wynosił 25.936.923,94 zł, dochody wykonane wynosiły 14.314.363,36 zł, co stanowiło 55,19% planu. Saldo należności pozostałych do zapłaty wynosiło ogółem 5.058.567,75 zł, w tym zaległości 1.824.903,09 zł, które wynikały z należności z tytułu: wieczystego użytkowania w wys. 6.092,47 zł, czynszów dzierżawnych i mieszkaniowych na kwotę 8.427,11 zł, podatku od

______38 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

nieruchomości w wysokości 262.079,01 zł, podatku rolnego na kwotę 68.586,09 zł, podatku leśnego – 164,00 zł, podatku od środków transportowych – 2.481,55 zł, należności z tytułu zaliczek alimentacyjnych – 668.128,41 zł, funduszu alimentacyjnego – 755.807,23 zł, karty podatkowej – 21.036,19 zł, podatku od spadków i darowizn – 674,44 zł, podatek od czynności cywilno – prawnych – 204,00 zł, należności za pobyt bądź wyżywienie uczniów w placówkach oświatowych – 652,01 zł, należności za usługi opiekuńcze – 1.662,58 zł oraz należność z tytułu kary pieniężnej za nieterminowe wykonanie robót remontowych w wys. 28.908,00 zł. Sprawozdanie Rb-28S – z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego na 31 grudnia 2010 rok i na 30 czerwca 2011 roku Plan po zmianach wynosił 31.772.383,10 zł, wydatki wykonane to kwota 30.251.502,21 zł stanowiąca 95,21% planu. Kwota wykonania zgodna z ewidencją księgową wynikającą z konta 902. Zobowiązania wg powyższego sprawozdania na 31 grudnia 2010 roku wynosiły 907.439,33 zł i nie były to zobowiązania wymagalne. Plan po zmianach na 30 czerwca 2011 roku wynosił 26.452.151,94 zł, wykonanie wydatków wynosiło 13.075.872,82 zł, stanowiąc 49,43% planu. Stan zobowiązań wg danych za I półrocze 2011 roku wynosił ogółem 294.584,24 zł. Nie odnotowano zobowiązań wymagalnych. Sprawozdanie Rb-NDS o nadwyżce/deficycie - sporządzano w zakresie planu i wykonania. Dane dotyczące planu dla wymienionego okresu wykazano na podstawie planu budżetu jednostki, natomiast dane dotyczące wykonania wykazane zostały na podstawie kont księgowych, tj. dochody wykonane wykazane w sprawozdaniu Rb-NDS za 2010 rok w pozycji A (25.856.106,90 zł) odpowiadały kwocie konta księgowego 901. Dane wykazane za dwa kwartały 2011 roku (14.314.363,36 zł) odpowiadały kwocie kont 901 w 2011 roku. Wydatki wykazane w poz. B w sprawozdaniu NDS w wys. 30.251.502,21 zł za 2010 rok i w wys. 13.075.872,82 zł za pierwsze półrocze 2011 roku, odpowiadały kwocie konta księgowego 902. Ponadto dane wykazane w sprawozdaniu Rb-NDS w zakresie dochodów (w poz. A.), były zgodne z danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb-27S (kol. 7 – dochody wykonane), natomiast dane wykazane w poz. B sprawozdania Rb-NDS, wykazywały zgodność z danymi ze sprawozdania Rb-28S z kolumny 6 - wydatki wykonane. Sprawozdanie Rb-ST - stan środków na rachunku bieżącym jednostki samorządu terytorialnego, wykazany w rocznym sprawozdaniu Rb-ST (pkt I. sprawozdania) na 31 grudnia 2010 roku wynosił 570.088,16 zł w tym: środki pochodzące z dotacji i subwencji przekazane w grudniu na styczeń roku następnego w wys. 377.087,00 zł, środki na rachunku wydatków niewygasających w wys. 3.879,63 zł, środki niewykorzystanych dotacji w roku budżetowym w wys. 7.210,00 zł i był zgodny z saldem końcowym na dzień 31 grudnia 2010 roku rachunków bankowych. Kontrolujące stwierdziły, że środki przeznaczone na pokrycie wydatków niewygasających w wys. 3.879,63 zł, które przekazano na wyodrębniony rachunek bankowy w dniu 30 grudnia 2010 roku poz. księg. 12742/1 zostały zaksięgowane na kontach: Wn 902 (wydatki gminy), Ma 133-1 (wyodrębniony rachunek) oraz Wn 225, Ma 904 tytułem wpływu ww. środków. W dniu 31 grudnia 2010 roku poleceniem księgowania nr 12889/270 dokonano przeksięgowania wydatków poniesionych w 2010 roku na wynik wykonania budżetu Wn 961, Ma 902. Powyższa ewidencja była sprzeczna z zapisami załącznika 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zgodnie z którymi operacje dotyczące przekazania środków niewygasających powinny być ujęte na kontach: zatwierdzenie uchwały o planie

______39 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

wydatków niewygasających konta: Wn 903 (wydatki niewykonane), Ma 904 (wydatki niewygasające), przekazanie środków na wyodrębniony rachunek bankowy konta: Wn 140 (środki pieniężne w drodze), Ma 133 (rachunek podstawowy budżetu) oraz wpływ środków na rachunek wydatków niewygasających konta: Wn 133, Ma 140. Pod datą 31 grudnia danego roku obrachunkowego dokonuje się przeksięgowania niewykonanych wydatków na wynik wykonania budżetu ewidencjonując na kontach: Wn 961, Ma 903. W następnym roku budżetowym realizacja niewygasających wydatków powinna być odnotowana na kontach Wn 225 – rozliczenie wydatków niewygasających, Ma 133 (rachunek bankowy wydatków niewygasających), natomiast po zrealizowaniu wydatków na podstawie dokumentów rozliczeniowych operację księgujemy na kontach: Wn 904, Ma 225. Ponadto należy wskazać, że w okresie objętym kontrolą zakładowy plan kont nie przewidywał konta 903 i nie opisywał operacji ujmowanych na tym koncie. Zasady funkcjonowania przedmiotowego konta opisano w nowo obwiązującym planie kont, który został wprowadzony w życie z dniem 1 stycznia 2011 roku zarządzeniem nr 3/11 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 11 styczna 2011 roku. Sprawozdanie Rb-Z o stanie zobowiązań jednostki samorządu terytorialnego - w wyniku porównania sprawozdania Rb-Z o stanie zobowiązań wg stanu na dzień 31 grudnia 2010 rok z ewidencją księgową stwierdzono, że jednostka posiadała zadłużenie w kwocie 7.656.507,00 zł, które stanowiły: kredyty w wys. 7.656.475,00 zł (saldo konta 134) i pozostałe zobowiązania wymagalne w wys. 32,00 zł, które wynikały z niepełnej wpłaty II raty 2010 roku należnego podatku od środków transportowych, która została zapłacona w dniu 28 stycznia 2011 roku. Zagadnienia dotyczące kredytów długoterminowych opisano w rozdziale niniejszego protokołu dotyczącym kredytów i pożyczek. Z części B przedmiotowego sprawozdania wynikało, że jednostka nie udzielała poręczeń i gwarancji. Z informacji udzielonych przez Skarbnika wynika, że jednostka nie zawierała umów o terminach płatności powyżej sześciu miesięcy, bądź umów o odroczonych terminach płatności przypadających w latach następnych, jak również nie zaciągała zobowiązań na realizację programów i projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności z innych źródeł. Z części E przedmiotowego sprawozdania dotyczącego zobowiązań jednostek posiadających osobowość prawną z wyłączeniem jednostek samorządu terytorialnego z tytułu odsetek wynikało, że kontrolowana jednostka nie zaciągała ww. zobowiązań. Wg sprawozdania Rb-Z za pierwsze półrocze 2011 roku, jednostka na 30 czerwiec 2011 roku posiadała zadłużenie w wysokości 8.429.742,34 zł, które stanowiły kredyty długoterminowe w wys. 7.101.365,00 zł (saldo konta 134) i zobowiązania wymagalne z tytułu dostaw i usług w wys. 1.328.377,34 zł. Z wyjaśnień udzielonych przez Skarbnika Gminy Emilię Rajewską wynika, że wykazane zobowiązania wymagalne w całości dotyczyły Samorządowego Zakładu Budżetowego tj. Zakładu Gospodarki Komunalnej w Żychlinie, który zobowiązany był do zapłaty za dostarczone ciepło Firmie Energa Kogeneracja Sp. z o.o. w Elblągu. Na dzień 27 września 2011 roku zobowiązania wymagalne za ww. usługę zostały zapłacone w kwocie 423.674,93 zł. Zagadnienia dotyczące kredytów długoterminowych opisano w rozdziale niniejszego protokołu dotyczącym kredytów i pożyczek. Z części B przedmiotowego sprawozdania wynikało, że jednostka nie udzielała poręczeń i gwarancji. Z informacji udzielonych przez Skarbnika wynika, że jednostka nie zawierała umów o terminach płatności powyżej sześciu miesięcy, bądź umów o odroczonych terminach płatności przypadających w latach następnych jak również nie zaciągała zobowiązań na realizację programów i projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności z innych źródeł. Z części E przedmiotowego sprawozdania dotyczącego zobowiązań jednostek posiadających osobowość prawną z wyłączeniem jednostek samorządu terytorialnego z tytułu odsetek wynikało, że kontrolowana jednostka nie zaciągała ww. zobowiązań.

______40 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Analiza sprawozdań Rb-Z i Rb- N wykazała, że jednostki dla których księgi rachunkowe prowadzone są w ich siedzibie, sporządzały sprawozdania jednostkowe za poszczególne okresy sprawozdawcze. Sprawozdanie Rb-PDP na 31 grudnia 2010 rok z wykonania dochodów podatkowych - wpływy z poszczególnych podatków, a zatem i skutki obniżenia górnych stawek podatków, skutki udzielonych ulg i zwolnień (wynikające z uchwał Rady Miejskiej w Żychlinie) oraz skutki finansowe decyzji wydanych przez Burmistrza Gminy na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa, dla poszczególnych podatków (umorzenia zaległości) wykazane zostały odrębnie, co było zgodne z zapisem § 3 ust. 1 pkt 6, 9 10 i 11 obowiązującej w roku 2010 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, będącej załącznikiem nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Kwoty dochodów z poszczególnych podatków w kolumnie „Wykonane” były zgodne z sumą odpowiadających tym podatkom paragrafów ze sprawozdania Rb-27S. Kwoty dotyczące skutków obniżenia górnych stawek podatkowych, skutków udzielonych ulg i zwolnień oraz skutków decyzji organu podatkowego, wydanych na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa, wykazane w kolumnach 3, 4, 5 i 6 sprawozdania PDP, były zgodne z kwotami skutków wykazanymi w sprawozdaniu Rb-27S. Kontrolujące na podstawie informacji przedłożonych przez merytoryczny referat, dokonały analizy prawidłowości wyliczenia skutków: Obniżenia górnych stawek podatkowych w podatku od nieruchomości osoby fizyczne - budynki mieszkalne – powierzchnia opodatkowania zgodnie z danymi, w posiadaniu których był organ podatkowy, wynosiła 159.905,35m², wg stawki ustawowej (0,65 zł) podatek stanowił kwotę 103.938,48 zł – wg stawek uchwalonych przez radę (0,55 zł) – kwota podatku wynosiła 87.947,94 zł, - różnica 15.990,54 zł; - budynki pod działalność gospodarczą – powierzchnia opodatkowania 14.441,39m², wg stawki ustawowej 20,51 zł podatek wynosił 296.192,90 zł, wg stawki lokalnej 19,81 zł podatek wynosił 286.083,93 zł – różnica wynikająca z powyższych danych 10.108,97 zł; - pozostałe budynki – przyjęta powierzchnia wg bazy danych 33.853,34m² x stawka ustawowa (6,88 zł) stanowiły kwotę podatku 232.910,98 zł, wg stawki lokalnej 4,23 zł – kwota podatku wynosiła 143.199,63 zł – skutek obniżenia 89.711,35 zł; - powierzchnia budynków zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie kwalifikowanym materiałem siewnym – wg danych jednostki powierzchnia wynosiła 48m², wg stawki ustawowej 9,57 zł kwota podatku wynosiła 459,36 zł wg stawki lokalnej 9,24 zł – podatek wynosił 443,52 zł – skutek obniżenia 15,84 zł ; - budynki pod działalność gospodarczą w zakresie udzielania świadczeń zdrowotnych – o powierzchni 217,02m² x stawka ustawowa 4,16 zł stanowiły kwotę podatku w wysokości 902,80 zł, wg stawki lokalnej 4,01 zł stanowiły kwotę podatku w wysokości 870,25 zł – różnica pomiędzy kwotami podatków wynosiła 32,55 zł; - grunty zajęte pod działalność gospodarczą – przyjęta powierzchnia 49.019,14m² x stawka ustawowa (0,77 zł ) stanowiły kwotę podatku 37.744,73 zł, wg stawki lokalnej 0,74 zł – kwota podatku wynosiła 36.274,16 zł – skutki obniżenia górnej stawki w tej kategorii opodatkowania wynosiły 1.470,57 zł; - grunty pozostałe – powierzchnia wg bazy danych 664.642,75m² x stawka ustawowa (0,39 zł) stanowiły kwotę podatku 259.210,67 zł, wg stawki lokalnej 0,11 zł podatek wynosił 73.110,70 zł – wyliczony na tej podstawie skutek obniżenia górnych stawek wynosił 186.099,97 zł.

______41 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Łącznie kwota skutków obniżenia górnych stawek podatkowych w 2010 roku w podatku od nieruchomości od osób fizycznych wynosiła 303.429,81 zł. Uwzględniając powstałe zmiany w powierzchniach opodatkowania w trakcie roku wyrażone kwotowo na (+) 2.973,04 zł i na (–) 1.562,01 zł) skutki obniżenia górnych stawek w podatku wynosiły 304.840,84 zł. Kwota wykazana w sprawozdaniach Rb-PDP i Rb-27S za 2010 rok wynosiła 603.967,65 zł, w tym od osób fizycznych 304.840,84 zł. W powierzchniach stanowiących podstawę wyliczenia kwot skutków obniżenia górnych stawek podatkowych nie uwzględniono przedmiotów opodatkowania zwolnionych z opłat podatku w drodze uchwały Rady Miejskiej, a mianowicie Rada uchwałą nr XLIX/250/09 z dnia 30 listopada 2009 roku zwolniła z opłat budynki lub ich części oraz grunty zajęte na potrzeby prowadzonej działalności w zakresie: działalności kulturalnej, wspierania i upowszechniania kultury fizycznej i sportu i ochrony przeciwpożarowej. : Zwolnione nieruchomości to: - (...) 1 Z powyższych danych wynika, że w kolumnie 3 sprawozdania Rb-PDP i kolumnie 12 sprawozdania Rb-27S - skutki obniżenia górnych stawek podatkowych organ podatkowy wykazał kwotę 603.967,65 zł, a winna być wykazana kwota 617.951,99zł (zaniżono wyliczone skutki o 13.984,34 zł). W kolumnie 4 sprawozdania Rb-PDP wskazującego kwotę skutków ulg i zwolnień udzielonych przez radę bez ulg i zwolnień ustawowych, organ podatkowy wykazał skutki od wymienionych wyżej zwolnionych przedmiotów opodatkowania, wyliczone wg stawek ustawowych, a nie wg stawek określonych przez radę. Wykazana kwota w kolumnie 4 sprawozdania Rb-PDP wg stanu na 31 grudnia 2010 roku wynosiła 25.814,43 zł, a winna wynosić 11.830,09 zł (zawyżono wyliczone skutki o kwotę 13.984,34 zł). Skutki obniżenia górnych stawek podatkowych w podatku od nieruchomości osoby prawne - grunty pod działalność gospodarczą – o powierzchni 1.244.675,37m² wg stawek ustawowych 0,77 zł stanowiły kwotę podatku 958.400,03 zł, wg stawek uchwalonych przez radę 0,74 zł kwota podatku 921.059,77 zł - różnica 37.340,26 zł; - grunty pozostałe – o powierzchni 458.383,75m² wg stawek ustawowych 0,39 zł stanowiły podatek 178.769,66 zł, wg stawek lokalnych 0,11 zł podatek wynosił 50.422,21 zł – różnica 128.347,45 zł; - budynki mieszkalne – powierzchnia 116.772,90m² wg stawek ustawowych 0,65 zł – stanowiły podatek 75.902,38 zł, wg stawek uchwalonych przez radę 0,55 zł – kwota podatku 64.225,09 zł - różnica 11.677,29 zł; - budynki pod działalność gospodarczą – powierzchnia 140.237,07m² wg stawek ustawowych 20,51 zł kwota podatku wynosiła 2.876.262,30 zł, wg stawek uchwalonych 19,81 zł - kwota podatku 2.778.096,35 zł – różnica 98.165,95 zł; - pozostałe budynki – powierzchnia 10.998,68m² wg stawek ustawowych 6,88 zł stanowiły kwotę podatku 75.670,91 zł, wg stawek uchwalonych przez radę 4,23 zł - kwota podatku 46.524,41 zł – różnica 29.146,50 zł;

1 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______42 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- budynki zajęte pod działalność w zakresie świadczeń zdrowotnych – o powierzchni 831,63m² wg stawki górnej 4,16 zł stanowiły podatek w wysokości 3.459,58 zł, wg stawki określonej przez radę 4,01 zł podatek wynosił 3.334,84 zł – różnica 124,74 zł; - powierzchnia budynków zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie kwalifikowanym materiałem siewnym – wg danych jednostki powierzchnia stanowiła 100m², wg stawki ustawowej 9,57 zł kwota podatku wynosiła 957,00 zł wg stawki lokalnej 9,24 zł – podatek wynosił 924,00 zł – skutek obniżenia 33 zł; Ogółem skutki obniżenia górnych stawek podatkowych w podatku od nieruchomości osób prawnych wynosiły 304.835,19 zł. Uwzględniając zmiany odnotawane w okresie sprawozdawczym, które stanowiły wartości kwotowe na (+) 128,52 zł i na (-) 5.858,14 zł, skutki obniżenia stawek podatkowych wyniosły na 31 grudnia 2010 roku 299.105,57 zł. W odniesieniu do kwoty skutków wynikających z wydanych przez Burmistrza Gminy na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa, decyzji w sprawie ulg w zapłacie podatku (wykazane w kolumnie 5 i 6 sprawozdania PDP), kontrolujące stwierdziły, że były one zgodne z kwotami skutków wykazanymi w sprawozdaniu Rb-27S i zgodne z faktycznie wydanymi decyzjami. Kontrol ę prawidłowo ści wyliczenia skutków obni żenia górnych stawek podatkowych przeprowadzono w oparciu o test stanowi ący zał ącznik nr 19 protokołu kontroli. Skutki obniżenia górnych stawek podatkowych w podatku od środków transportowych Skutki obniżenia górnych stawek podatkowych w podatku od środków transportowych osób fizycznych i prawnych wynosiły w 2010 roku 92.843,65 zł. Kontrolujące przeanalizowały prawidłowość wyliczenia całej kwoty skutków obniżenia górnych stawek podatkowych w przedmiotowym podatku, a dane zestawiono w tabeli stanowi ącej zał ącznik nr 20 protokołu kontroli. Skutki obniżenia górnych stawek dotyczące pojazdów pozostających własnością osób fizycznych wyliczone na 2010 rok wynosiły 71.665,06 zł, natomiast dla pojazdów pozostających własnością osób prawnych skutki te wynosiły 21.178,59 zł. Kontrolujące stwierdziły, że kwoty skutków obniżenia górnych stawek podatkowych w odniesieniu do wszystkich kategorii pojazdów, wykazane w sprawozdaniach za 2010 rok wyliczone zostały prawidłowo. Kwoty skutków wynikających z wydanych przez Burmistrza Gminy na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa decyzji w sprawie ulg w zapłacie podatku od środków transportowych (wykazane w kolumnie 6 sprawozdania PDP), były zgodne z kwotami skutków wykazanymi w sprawozdaniu Rb-27S i zgodne z faktycznie wydanymi decyzjami. Test dotycz ący prawidłowo ści wyliczenia skutków obni żenia górnych stawek podatkowych w podatku od środków transportowych stanowi zał ącznik nr 21 protokołu kontroli. Bilans organu (z wykonania budżetu) na dzień 31 grudnia 2010 roku Prawidłowość wykazywania danych w bilansie z wykonania budżetu samorządu terytorialnego, sprawdzono na podstawie bilansu sporządzonego w dniu 26 stycznia 2011 roku wraz z korektą z dni 26 sierpnia 2011 roku, wg stanu na dzień 31 grudnia 2010 roku. Bilans zamknął się sumą bilansową aktywów i pasywów w wysokości 827.343,17 zł. Stan aktywów i pasywów wykazany w bilansie na początek roku 2010 był zgodny ze stanem na 31 grudnia 2009 roku. Aktywa wg bilansu

______43 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

W poz. I. wykazano środki pieniężne w wysokości 570.088,16 zł, która wynikała z salda konta 133 i 225-3 oraz była zgodna z saldem końcowym wyciągów bankowych sporządzonych na dzień 31 grudnia 2010 roku: nr wyciągu 267 (rachunek bieżący budżetu) – 505.093,46 zł , wyciąg nr 34/2010 (rachunek Miejsko – Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Żychlinie) – 497,18 zł, nr wyciągu 3 (wyodrębniony rachunek bankowy dla Projektu Operacyjnego Kapitał Ludzki „Uczmy się”) – 11,69 zł, nr 1 wyciągu (wyodrębniony rachunek bankowy dla Projektu Operacyjnego Kapitał Ludzki „Aktywni na wsi”) – 0,01 zł, nr wyciągu 11 (rachunek bankowy „Kanalizacja”) – 253,21 zł, nr wyciągu 2 (wyodrębniony rachunek bankowy dla Projektu Komunikacja przez muzykę „Comenius”) – 60.345,67 zł, nr wyciągu 13 (wyodrębniony rachunek bankowy dla Projektu Operacyjnego Kapitał Ludzki „Sport furtką do społecznej integracji”) – 7,31 zł, nr wyciągu. Saldo wynikające z konta 225-3 dotyczyło środków na wydatki niewygasające, które znajdowały się na wyodrębnionym rachunku bankowym w wys. 3.879,63 zł (wyciąg nr 2). W poz. II – należności i rozliczenia wykazano saldo 257.255,01 zł, na które w całości składały się należności od budżetów (poz. II.2) tj. udziały w podatku dochodowym od osób prawnych w wys. 115.699,01 zł, udziały w podatku dochodowym od osób fizycznych w wys. 141.556,00 zł. Łączna kwota należności odpowiadała wartości salda konta 224-1 strony Wn. Pasywa wg bilansu W pozycji I.1. – zobowiązania finansowe wykazano wartość 7.656.475,00 zł i była ona zgodna z saldem konta 134 długoterminowych kredytów pozostających do spłaty w latach następnych. W poz. I.2 zobowiązania wobec budżetów - kwota 6.586,38 zł, na którą składały się: nadpłaty w funduszu alimentacyjnym w wys. 623,62 zł (strona Wn konta 224-1) oraz niewykorzystana dotacja w wys. 7.210,00 zł, która została przekazana na rachunek Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi w dniu 3 stycznia 2011 roku. Powyższe salda wynikały z ewidencji analitycznej do konta 224 i były zgodne z zapisami przedmiotowego konta syntetycznego. W poz. I.3 wykazano kwotę 2.000,00 zł wynikającą z salda konta 224/1 (strona Ma), którą w całości stanowiło zobowiązanie z tytułu wzajemnych rozliczeń ze Spółką „Mig – Ma” Żychlin. Wyja śnienie w powy ższej sprawie zło żyła Skarbnik Gminy Emilia Rajewska, które stanowi zał ącznik nr 22 protokołu kontroli. Z treści przedłożonego wyjaśnienia wynika, (...) 2 Zgodnie z treścią powyższego porozumienia zobowiązania uległy wzajemnej kompensacie, a różnica pomiędzy kwotą naliczonych odsetek a kwotą wynikającą z powyższej wierzytelności nie podlegała zwrotowi. W poz. II wykazano kwotę (-)7.214.805,21 zł wynikająca z sumy kwot wskazanych w poz. II.1 – 6 bilansu tj. niedoboru wykonania budżetu w wys. (-)4.395.395,31 zł, rezerwy na wydatki niewygasające w wys. 3.879,63 zł oraz skumulowanego niedoboru na zasobach budżetu (-)2.823.289,53 zł.

2 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______44 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

W poz. II.1.2 wykazano kwotę (-)4.395.395,31 zł wynikającą z salda konta 961 strony Wn Wykazana kwota niedoboru wykonania budżetu za 2010 rok była zgodna z danymi wykazanymi w sprawozdaniu budżetowym Rb- NDS w poz. C. W poz. II.3 wykazano kwotę 3.879,63 zł zgodną z saldem konta 904. W dniu 22 grudnia 2010 roku Rada Miejska w Żychlinie uchwałą nr III/9/10 podjęła decyzję w sprawie ustalenia wydatków nie wygasających z upływem roku budżetowego 2010, zatwierdzając plan wydatków w dziale 921 rozdziale 92120 w wys. 3.879,60 zł z przeznaczeniem na realizację dwóch zadań tj. Projektu gminnego programu opieki nad zabytkami oraz aktualizacji gminnej ewidencji zabytków dla Gminy Żychlin, wskazując ostateczny termin ich realizacji do dnia 30 kwietnia 2011 roku. Kwota 0,03 zł stanowiła kapitalizację odsetek bankowych naliczoną na dzień 31 grudnia 2010 rok od środków na rachunku bankowym. W poz. III wykazano saldo konta Ma 909 w wysokości 377.087,00 zł, wynikające z otrzymanej w grudniu 2010 roku subwencji oświatowej z przeznaczeniem na wydatki na 2011 roku. Kontrolowana jednostka w 2010 roku nie posiadała środków pochodzących z funduszy pomocowych. Dane wykazane w bilansie, odpowiadały danym wynikającym z ewidencji księgowej. Bilans organu sporządzony w dniu 26 sierpnia 2011 roku podpisali Burmistrz Gminy Grzegorz Ambroziak i Skarbnik Gminy Emilia Rajewska. Kwota wolnych środków wynosiła 384.014,12 zł i była ona zgodna z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej oraz z danymi wykazanymi w bilansie organu za 2010 rok i kwotą wykazaną w sprawozdaniu Rb-NDS za I półrocze 2011 roku w poz. D.17 – inne źródła przychodów. Zgodnie z uchwałą nr V/15/11 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 25 lutego 2011 roku w sprawie uchwalenia budżetu na 2011 rok nadwyżka z lat ubiegłych w wys. 53.777,00 zł oraz wolne środki w wys. 200.000,00 zł zaplanowano jako źródło pokrycia spłaty kredytów, których termin płatności przypadał na 2011 rok. Pozostałą kwotę wolnych środków przeznaczono na pokrycie wydatków bieżących. Wszystkie wykazane dane w bilansie odpowiadają danym zawartym w ewidencji księgowej jednostki. Bilans jednostki na dzień 31 grudnia 2010 roku Według „Bilansu jednostki budżetowej”, sporządzonego dla Urzędu Gminy w Żychlinie jako jednostki na dzień 31 grudnia 2010 roku, stan aktywów i pasywów wynosił 44.130.257,20 zł. Stan aktywów i pasywów wykazany w bilansie na początek roku 2010 był zgodny ze stanem odnotowanym na 31 grudnia 2009 roku. Kontrolą objęto wszystkie pozycje bilansu za 2010 rok a mianowicie: Aktywa Poz. A. II. Rzeczowe aktywa trwałe wykazano kwotę 40.048.308,91 zł , na którą składały się środki trwałe o wartości netto 39.583.066,65 zł oraz inwestycje rozpoczęte w kwocie 465.242,26 zł. Poz.II.1 Środki trwałe - wykazana w bilansie wartość wynosiła 39.583.066,65 zł, którą w całości stanowiły środki trwałe i wynikała z ewidencji konta 011 w kwocie 59.646.473,56 zł, pomniejszonej o wartość umorzenia środków trwałych w wys. 20.063.406,91 zł (saldo konta 071) z czego: - grunty stanowiły wartość – 12.445.551,08 zł, - budynki, lokale i obiekty inżynierii lądowej i wodnej (grupy 1 i 2) – o wartości 36.848.564,39 zł minus umorzenie 9.927.790,58 zł - wartość bilansowa środków 26.920.773,81 zł,

______45 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- urządzenia techniczne i maszyny (grupy od 3 do 6) – wartość wg ewidencji księgowej – 10.114.729,13 zł, minus umorzenie 9.897.987,37 zł, wartość po umorzeniu 216.741,76 zł, - środki transportu – grupa 7 wartość środków wynosiła 237.628,96 zł minus umorzenie 237.628,96 zł – wartość bilansowa (po umorzeniu) środków transportu wynosiła 0,00 zł. Wartości początkowe przyjęte do wyliczenia wartości bilansowej środków trwałych były zgodne z ich stanem na dzień 31 grudnia 2010 roku wynikającym z ksiąg inwentarzowych oraz z informacją o stanie mienia komunalnego sporządzoną według stanu na ostatni dzień 2010 roku. Dane o stanie mienia komunalnego na dzień 31 grudnia 2010 rok zawarto w informacji dotyczącej realizacji zadań przez Referat Rolnictwa, Gospodarki Gruntami i Ochrony Środowiska oraz w załączniku, w którym przedstawiono wielkość posiadanego majątku w ujęciu wartościowym z uwzględnieniem podziału na grupy klasyfikacji środków trwałych i działy podziałki klasyfikacji budżetowej. Powyższa dokumentacja stanowiła załącznik do sprawozdania z wykonania budżetu Gminy Żychlin za 2010 rok, które zostało zatwierdzone zarządzeniem nr 18/11 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 24 marca 2011 roku. Z treści informacji wynika, że jednostka przewiduje w 2011 roku uzyskanie dochodów z tytułu użytkowania wieczystego i zarządu, natomiast przedstawiona powierzchnia gruntów nie uwzględniała podziału na inne prawa majątkowe niż własność. Zdaniem kontrolujących, powyższa informacja nie wypełniała dyspozycji wynikającej z art. 267 ust. 1 pkt 3 ppkt a i b ustawy z dnia 29 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 157 poz. 1240 ze zm.) zgodnie z którym zarząd jednostki samorządu terytorialnego przedstawia, w terminie do 31 marca roku następującego po roku budżetowym, organowi stanowiącemu jednostki samorządu terytorialnego (...) informację o stanie mienia jednostki samorządu terytorialnego zawierającą (a) dane dotyczące przysługujących jednostce samorządu terytorialnego praw własności, (b) dane dotyczące: innych niż własność praw majątkowych, w tym w szczególności ograniczonych praw rzeczowych, użytkowania wieczystego, wierzytelności, udziałów w spółkach akcyjnych. Wyja śnienie w powy ższej sprawie zło żył Burmistrz Gminy Grzegorz Ambroziak, które stanowi zał ącznik nr 23 protokołu kontroli. Z treści przedłożonego wyjaśnienia wynika, że kontrolowana jednostka w latach poprzednich sporządzała informację o stanie mienia komunalnego z uwzględnieniem wszystkich wymaganych danych wynikających z art. 180 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249 poz. 2104 ze zm.). Jedynie w okresie przejściowym, za który to uważano okres dotyczący przedłożenia sprawozdań z wykonania budżetu gminy za rok 2010 wraz z załącznikami, w tym opisową informację o stanie mienia komunalnego, pominięto informacje w zakresie wskazania formy władania w odniesieniu do wybranych składników majątku. Z uwagi na okres przejściowy, w którym podjęto działania mające na celu dostosowanie informacji do wymogów prawnych, zdaniem wyjaśniającego, zachodzi potrzeba udoskonalenia programów komputerowych bądź zakupu nowego oprogramowania, które to mają ułatwić prawidłowe sporządzanie przedmiotowej informacji. Poz.A.II.2. Inwestycje rozpoczęte – wykazane w bilansie na kwotę 465.242,26 zł, były zgodne z wartością wynikającą z konta księgowego 080. Poz. A. IV. Długoterminowe aktywa finansowe – w bilansie wykazano kwotę 598.024,00 zł, które w całości stanowiły posiadane udziały w spółkach prawa handlowego, zaewidencjonowane na koncie 030. Wartość posiadanych przez Gminę udziałów w spółkach prawa handlowego wykazana w informacji o stanie mienia komunalnego była

______46 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

zgodna z wartością bilansową oraz wartością wynikająca z ksiąg rachunkowych wg stanu na 31 grudnia 2010 roku. Poz. B. Aktywa obrotowe – w bilansie wykazano wartość 3.483.924,29 zł, na którą składały się: zapasy w wys. 43.593,72 zł, należności krótkoterminowe w wys. 2.906.904,06 zł oraz środki pieniężne w wys. 533.426,51 zł. Poz. B.I.1.1.Materiały – wykazana wartość 43.593,72 zł stanowiła saldo konta 310, na którym ewidencjonowano zakup środków żywności oraz opału na potrzeby szkół i przedszkoli, które prowadzą stołówki szkolne. Poz. B.II.1.4 Pozostałe należności – wartość wykazana w bilansie to 2.906.904,06 zł i wynikała z salda kont: - 221/1 należności z tytułu podatków i opłat w łącznej kwocie 1.728.243,56 zł w tym: wieczystego użytkowania w wys. 2.782,00 zł, czynszów dzierżawnych i mieszkaniowych na kwotę 6.489,33 zł, podatku od nieruchomości w wysokości 239.082,14 zł, podatku rolnego na kwotę 70.141,28 zł, podatku leśnego – 241,00 zł, podatku od środków transportowych – 541,20 zł, należności z tytułu zaliczek alimentacyjnych – 670.115,59 zł, fundusz alimentacyjny – 630.815,03 zł, karty podatkowej – 42.400,00 zł, podatku od spadków i darowizn – 3.319,94 zł, podatek od czynności cywilno – prawnych – 470,00 zł, należności za pobyt bądź wyżywienie uczniów w placówkach oświatowych – 1.895,01 zł, należności za usługi PCK – 974,34 zł oraz należność z tytułu kary pieniężnej za nieterminowe wykonanie robót remontowych w wys. 58.976,70 zł, - 221/3 należności z tytułu odsetek od nieterminowych wpłat podatków i opłat w wys. 100.083,60 zł - 234/2 - rozrachunki z pracownikami strona Wn należności z tytułu udzielonych pracownikom pożyczek mieszkaniowych ze środków funduszu socjalnego w wys. 1.078.576,90 zł. Poz. B.III. Środki pieniężne - w bilansie wykazano wartość 533.426,51 zł, którą to w całości stanowiły środki pieniężne na rachunkach bankowych (poz.B.III.1.2 bilansu). w tym na rachunku środków depozytowych w wys. 65.506,44 zł (konto 139/2- wyciąg bankowy nr 209) oraz rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w wys. 467.920,07 zł (konto 135/1 wyciąg bankowy nr 259). Pasywa Poz. A.I. Fundusz jednostki na koniec okresu – wg bilansu 36.214.060,37 zł, wynikał z wartości wykazanych w zestawieniu zmian w funduszu jednostki: fundusz jednostki na początek roku obrotowego 31.389.724,17 zł, zwiększenia funduszu w ciągu roku budżetowego w łącznej kwocie 45.949.663,32 zł (tj. zysk bilansowy za rok ubiegły 6.564.157,98 zł, zrealizowane wydatki budżetowe 30.251.502,21 zł, dotacje, środki na inwestycje 4.281.556,75 zł oraz pozostałe zwiększenia – 4.852.446,38 zł otrzymane w wyniku komunalizacji grunty w kwocie 42.530,00 zł, zakup środków trwałych w wys. 18.351,76 zł, przeksięgowanie nadpłat z 2009 roku w wys. 45.586,77 zł, wartość zakończonych inwestycji w wys. 4.745.977,85 zł) oraz zmniejszenia funduszu 41.125.327,12 zł, na którą to wartość składały się: zrealizowane dochody 25.856.106,90 zł, dotacje i środki na inwestycje 2.651.459,84 zł, pokrycie amortyzacji 1.872.652,40 zł, oraz inne zmniejszenia – 10.745.107,98 zł tj. zdjęcie ze stanu środków trwałych w wys. 27.523,45 zł, przeksięgowanie zaległości z 2009 roku w wys. 1.276.897,66 zł oraz wartość zakończonych inwestycji w wys. 9.440.686,87. Fundusz jednostki na koniec okresu sprawozdawczego wynosił 36.214.060,37 zł (saldo konta 800 strona Ma) plus zysk netto 4.699.190,96 zł . Kontrolujące stwierdziły, że w poz. V.1. zestawienia zmian w funduszu jednostki za 2010 rok wykazano zysk netto w wys. 4.699.190,96 zł, natomiast saldo konta 860 strony Ma oraz wynosiło 4.690.868,08 zł.

______47 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Różnica stanowiła kwotę 8.322,88 zł . Z wyliczeń przedstawionych w sprawozdaniu rachunków zysków i strat jednostki za 2010 rok sporządzonego w dniu 26 sierpnia 2011 roku (korekta nr 2) kwota osiągniętego zysku wynosiła 4.690.868,08 zł. Poz.A.II.1.1 Zysk netto – wykazana kwota w bilansie 4.690.868,08 zł była zgodna z ewidencją księgową tj. saldem konta 860 oraz rachunkiem zysków i strat kontrolowanej jednostki. Poz. D. Zobowiązania krótkoterminowe i fundusze specjalne - wykazana kwota w bilansie 2.627.304,75 zł, na którą składały się: zobowiązania z tytułu dostaw i usług (poz.D.I.1.1 bilansu) w wys. 93.797,80 zł (saldo konta 201), zobowiązania wobec budżetów (poz.D.I.1.2 bilansu) w wys. 60.859,00 zł, którą w całości stanowił naliczony podatek od wynagrodzeń z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz jednorazowego dodatku uzupełniającego dla nauczycieli za 2010 roku (saldo konta 225/1), zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych (poz.D.I.1.3 bilansu) w wys. 266.158,04 zł wynikające z konta Ma 229/1, które stanowiły naliczone składki na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy od dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz jednorazowego dodatku uzupełniającego dla nauczycieli za 2010 rok, zobowiązania z tytułu wynagrodzeń (poz.D.I.1.4 bilansu) w wys. 474.868,51 zł dotyczyły naliczonego dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz jednorazowego dodatku uzupełniającego dla nauczycieli za 2010 rok (saldo konta 231), pozostałe zobowiązania (poz.D.I.1.5 bilansu) w wys. 123.924,07 zł wynikające z: nadpłat z tytułu opłat i podatków w wys. 8.089,26 (saldo konta 221 strona Ma), zobowiązań z tytułu wynagrodzenia w wys. 11.607,27 zł (saldo konta 229/3 w tym: wynagrodzenie z tytułu prac społecznie użytecznych w wys. 7.480,00 zł, wynagrodzeń pracowników w wys. 77,72 zł, świadczeń socjalnych w wys. 162,00 zł, zajęcia komorniczego wynagrodzeń w wys. 3.888,00 zł), naliczone odsetki od nieterminowych wpłat zobowiązań podatkowych w wys. 100.083,60 zł (saldo konta 290), odsetki od środków na rachunkach depozytowych w wys. 4.143,94 zł (saldo konta 240/1), sumy obce (poz.D.I.1.6 bilansu) w wys. 61.362,36 zł, na które składały się: zabezpieczenia należytego wykonania umów w wys. 20.371,32, wadia 39.399,51 zł, zobowiązania funduszu alimentacyjnego w wys. 1.496,75 zł oraz pozostałe zobowiązania w wys. 94,78 zł (saldo konta 240 sumy depozytowe) oraz fundusze specjalne – Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (poz.D.II.1.1 bilansu) w wys. 1.546.334,97 zł (saldo konta 851). Poz. F. Inne pasywa - wykazana kwota w bilansie 598.024,00 zł (saldo konta 240/3 – pozostałe rozrachunki z Towarzystwem Budownictwa Społecznego i 240/4 – pozostałe rozrachunki z Firmą MIG-MA). Powyższa kwota była równa wykazanej wartości salda konta 030 strony Wn. Z ustnych informacji pracownika merytorycznego wynika, że wykazana kwota to wartość udziałów w majątku spółek prawa handlowego wniesionych przez kontrolowaną jednostkę w postaci gruntów do kapitału zakładowego Towarzystwa Budownictwa Społecznego w kwocie 337.227,00 zł oraz Firmy MIG-MA w kwocie 260.797,00 zł. Kontrolujące stwierdziły, że ewidencja ww. składników majątku jednostki po stronie Ma konta 240 była sprzeczna z zapisami załącznika nr 3 do w rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zgodnie z którym na stronie Ma konta 240 ewidencjonuje się powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń, natomiast powyższa operacja stanowiła należność a nie zobowiązanie jednostki. Prawidłowa ewidencja wniesionych udziałów powinna być odnotowana na kontach: Wn 030 – długoterminowe aktywa finansowe, Ma 800 – fundusz jednostki. W związku z powyższym wartość wniesionych wkładów do spółek prawa handlowego powinna znajdować odzwierciedlenie w zestawieniu zmian w funduszu jednostki. Natomiast saldo

______48 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

konta 240 strony Ma oznacza wartość zobowiązań jednostki i w bilansie jednostki budżetowej powinno być wykazane w poz. D.I.1.5 – D.I.1.7. Wydruk operacji ksi ęgowych konta 030/1 dotycz ących ewidencji udziałów w spółkach prawa handlowego z 2009 roku stanowi zał ącznik nr 24 protokołu kontroli. Pierwszą wersję bilansu jednostki (w tym jednostek dla których księgowość prowadzona jest w Urzędzie Gminy) sporządzono w dniu 26 kwietnia 2011 roku. Wszystkie dane wykazane w bilansie (korekta z dnia 26 sierpnia 2011 roku) odpowiadają danym zawartym w ewidencji księgowej jednostki. Bilans jednostki (wersja pierwotna i korekta) podpisali Burmistrz Gminy Grzegorz Ambroziak i Skarbnik Gminy Emilia Rajewska. Kontrolujące stwierdziły, że nie sporządzano oddzielnego bilansu dla jednostek organizacyjnych MGOPS oraz szkół. Jak wyjaśniła Skarbnik Gminy obsługa finansowa tych jednostek jest w Urzędzie Gminy, dlatego też sporządzano jeden bilans dla wymienionych jednostek: Urzędu Gminy, Miejsko - Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz placówek oświatowych. Oddzielne bilanse sporządzał zakład budżetowy, Miejsko - Gminna Biblioteka Publiczna oraz Miejsko -Gminny Ośrodek Kultury, Sportu i Rekreacji w Żychlinie. Zgodność danych wykazanych w sprawozdaniach z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej oraz prawidłowość zapisów w księgach rachunkowych jednostki, sprawdzono przy wykorzystaniu programu ACL. W wyniku niniejszego badania stwierdzono co następuje: a) analiza danych wynikających z programu ewidencji księgowej dla kont organu w konfrontacji z danymi przedstawionymi w sprawozdaniach Rb 27S i Rb 28S uzyskanymi z programu Bestia za IV kwartał 2010 roku wykazała, że kontrolowana jednostka nie prowadziła ewidencji planu dochodów i wydatków budżetowych w podziałce klasyfikacji budżetowej za ww. okresy (tabela nr 1 i 2 ACL), b) zamknięcia ksiąg rachunkowych za rok obrachunkowy 2010 rok kontrolowana jednostka dokonała dopiero w dniu 12 października 2011 roku, podczas gdy, zgodnie z art. 12 ust.4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2009 roku Dz. U. nr 152 poz. 1223 ze zm.) ostatecznym terminem dopełnienia powyższego obowiązku był 15 lipca 2011 roku. Fakt nieterminowego zamknięcia ksiąg rachunkowych potwierdzają zapisy operacji ujęte w tabeli nr 3 ACL oraz wykazane luki w numeracji dziennika obrotów za 2010 roku wykazane w tabeli nr 4 ACL. Zewidencjonowana operacja księgowa w dniu 26 sierpnia 2011 roku dotyczyła korekty księgowań ujętych na kontach Wn 130, Ma 221 wraz z klasyfikacją budżetową 900-90095-970. W związku z zaistniałą pomyłką księgową, kontrolowana jednostka w dniu 26 sierpnia 2011 dokonała korekt w sprawozdaniach finansowych za 2010 rok, c) tabela nr 5 ACL przedstawia nieprawidłowe powiązania kont przeciwstawnych dla operacji księgowych zewidencjonowanych w 2010 roku, a mianowicie: - Wn 800/1 (fundusz jednostki), Ma 221/1 (należności z tytułu podatków i opłat) – 2 operacje - tytułem przeksięgowanie zaległości z 2009 roku na kwotę 1.276.897,66 zł oraz przeksięgowanie na kwotę 5.384.196,00 zł, - Wn 800/1, Ma 224 (konto analityczne - 2,25,27,28,29) - 5 operacji – tytułem przeksięgowanie dotacji na łączną kwotę 1.484.767,84 zł pod datą 31 grudnia 2010 roku, - Wn 224 (konto analityczne - 25,27,28), Ma 201/0 – 54 operacje – w tym: dotacja dla organizacji pozarządowych (42 operacje) na łączną kwotę 237.010,00 zł oraz za usługi opiekuńcze na łączną kwotę 167.166,00 zł.

______49 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Powyższe pozostaje w sprzeczności z unormowaniami wynikającymi z załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 142, poz. 1020 ze zm.) oraz załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 5 lipca 2010 roku (Dz. U. nr 128, poz. 861 ze zm.), zgodnie z którymi konto 800 nie występuje w korespondencji z kontami: 221 oraz 224. Operacje ewidencjonowane na koncie 221 drugostronnie ujmowane są na kontach zespołu „7”, a saldo końcowe konta 221 nie podlega przeksięgowaniu wraz z zamknięciem danego roku obrachunkowego. Natomiast w odniesieniu do konta 224 przeksięgowanie zrealizowanych dotacji budżetowych na ostatni dzień danego roku obrachunkowego występuje tylko w korespondencji z kontem 810 „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje”. Ponadto katalog kont przeciwstawnych do konta 224, dopuszcza ewidencję operacji tylko na koncie 130 „Rachunek bieżący”, d) zgodnie z zapisami zawartymi w tabeli nr 5 ACL stwierdzono przypadki, w których treść operacji wskazywała na błędnie zastosowaną dekretację, np. wypłatę dofinansowania wypoczynku letniego dla pracowników ujęto na kontach: Wn 851, Ma 229/3 (decyzja przyznania) i Wn 229/3, Ma 135/1 (wypłata świadczenia) bądź wypłatę przyznanej pożyczki mieszkaniowej zewidencjonowano na kontach Wn 234/2, Ma 229/3 (umowa pożyczki) i Wn 229/3, Ma 135/1 (wypłata pożyczki). Ujęcie przedmiotowych operacji na koncie 229/3 było niezgodne z ww. przepisami prawa, zgodnie z którymi konto 229/3 służy do ewidencji rozrachunków publicznoprawnych z innych tytułów a w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz PFRON, e) jak wynika z tabeli nr 6 ACL jednostka w 2010 roku nie prowadziła na koncie 901 i 902 ewidencji wg klasyfikacji budżetowej, co uniemożliwiało ustalenie stanu poszczególnych dochodów i wydatków w jednostkach. Powyższe pozostaje w sprzeczności z ww. unormowaniami. Tabele wynikowe wygenerowane z programu ACL stanowi ą zał ącznik nr 25 protokołu kontroli. Wyja śnienie w sprawie wymienionych wy żej nieprawidłowo ści zło żyła Skarbnik Gminy Emila Rajewska, które stanowi zał ącznik nr 26 protokołu kontroli. Z treści przedłożonego wyjaśnienia wynika, że zatwierdzenia sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z wykonania budżetu za 2010 rok Rada Miejska w Żychlinie dokonała w dniu 28 czerwca 2011 roku, co potwierdzała uchwała nr X/49/11. W sierpniu 2011 roku służby finansowe ponownie przeanalizowały wykonanie dochodów za rok 2010, w wyniku którego stwierdzono błędne zaksięgowanie kwoty 8.322,88 zł. W dniu 26 sierpnia 2011 roku dokonano korekty w zapisach księgowych ksiąg rachunkowych za 2010 rok. O powyższym fakcie Skarbnik Gminy Emilia Rajewska ustnie poinformowała Burmistrza Gminy oraz członków Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Żychlinie. Zamknięcia ksiąg rachunkowych organu i jednostki za 2010 rok dokonano w dniu 12 października 2011 roku. Kontrolujące, stwierdziły że powyższe wyjaśnienie nie precyzuje jakich operacji dotyczyła zaistniała pomyłka, i nie pozwala na zweryfikowanie rzetelności i poprawności treści dokonanych zapisów.

______50 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

IV. ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA

1. ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI I DOSTAWCAMI . TERMINOWO ŚĆ REGULOWANIA ZOBOWI ĄZA Ń (LATA 2009 - 2010)

Zakładowy plan kont stanowiący załącznik nr 1 do zarządzenia nr 84/2006 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 31 października 2006 roku, który obowiązywał do 2010 roku uwzględniał konto 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami. Z zapisów zawartych ww. regulacji wynika, że służy ono do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma – stan zobowiązań. Opis do przedmiotowego konta nie zawierał rozszerzenia stosowanego w celu zapewnienia i ustalenia należności i zobowiązań według poszczególnych kontrahentów. W dniu 11 stycznia 2011 roku zarządzeniem nr 3/11 Burmistrz Gminy Żychlin uwzględniając zmiany wynikające z art.40 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych oraz zmiany rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej wprowadził nowy plan kont, w którym opisano sposób stosowanych rozszerzeń do konta 201 i powiązań z kontami analitycznymi. Zapisy planu kont dotyczące konta 201 zarówno w poprzedniej jak i obecnie obowiązującej regulacji, nie odnosiły się do ewidencji zobowiązań wymagalnych - nie opisano ewentualnego rozszerzenia konta dla przedmiotowych zobowiązań . Zgodnie z art.8 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości – określając zasady rachunkowości w jednostce, należy zapewnić w niej możliwość wyodrębnienia wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności. Ponadto na podstawie § 15 ust.1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej - zakładowy plan kont powinien zawierać możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach. Wg bilansu stan konta 201 na 31 grudnia 2010 roku po stronie Wn (oznaczający stan należności z tytułu dostaw i usług) wynosił „0” zł, natomiast strona Ma konta (zobowiązania z tytułu dostaw i usług) wynosiła 93.797,80 zł. Na zobowiązania powyższe składały się faktury wystawione za dostawy i wykonane usługi oraz inne zobowiązania pieniężne , które zestawiono w tabeli stanowi ącej zał ącznik nr 27 protokołu kontroli. Wg zestawienia obrotów i sald księgi głównej zobowiązania z tytułu dostaw i usług na dzień na 30 czerwca 2011 roku wynosiły 225.373,74 zł (saldo konta 201 strona Ma), i nie były one zobowiązaniami wymagalnymi. Oświadczenie Skarbnika Gminy Żychlin Emilii Rajewskiej o niewymagalnych zobowi ązaniach stanowi ących saldo konta 201 wg stanu na dzie ń 30 czerwca 2011 roku stanowi zał ącznik nr 28 protokołu kontroli. Sprawdzenia prawidłowości zapisów operacji finansowych na koncie 201, oraz czy podstawą ich ujęcia w ewidencji były dokumenty spełniające wymogi dowodu określone w ustawie o rachunkowości i instrukcji obiegu dokumentów księgowych, terminowość regulowania zobowiązań, kontrolujące dokonały w oparciu o zarejestrowane faktury z

______51 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

miesięcy: grudnia 2009 roku (co trzydziesta faktura), stycznia 2010 roku (co dwudziesta faktura), grudnia 2010 roku (co trzydziesta faktura), stycznia 2011 roku (co dwudziesta faktura) oraz 10 największych kwotowo zapłaconych w 2010 roku i 28 faktur stanowiących saldo konta 201 na dzień 31 grudnia 2010 roku. Ogółem skontrolowano 164 dokumenty księgowe.

Skontrolowane faktury z miesi ęcy grudnia 2009, stycznia i grudnia 2010 roku oraz stycznia 2011 roku, dziesi ęciu najwi ększych kwotowo z 2010 roku zestawiono w tabeli stanowi ącej zał ącznik nr 29 protokołu kontroli. W wyniku analizy wykazanych w załączniku dokumentów księgowych stwierdzono, że: - ewidencji księgowej podlegały dokumenty – (faktury, listy płatnicze, listy zasiłkowe, listy dodatków mieszkaniowych) określone w instrukcji obiegu dokumentów księgowych, - dokumenty, w tym faktury będące podstawą zapisów księgowych, spełniały wymogi dotyczące dokumentu źródłowego określone przez art. 21 i 22 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, oraz w rozdziałach II i III przyjętych zasad rachunkowości, - stwierdzono przypadki nie rejestrowania faktur bądź rachunków w książce wpływu dokumentów zewnętrznych prowadzonej przez Referat Organizacyjno – Prawny, którego obowiązek wynikał z rozdziału III załącznika nr 1 do zarządzenia Burmistrza Gminy Żychlin nr 80/07 z dnia 27 września 2007 roku w sprawie dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, a mianowicie: faktura nr 37/09 z dnia 18 grudnia 2009 roku na kwotę 1.597,86 zł poz. księgowa nr 12.477/269 – wpływ do jednostki w dniu 17 grudnia 2009 roku, faktura nr 3 z dnia 12 stycznia 2010 roku na kwotę 1,122,30 zł poz. księgowa nr 378/15 – wpływ do jednostki w dniu 20 stycznia 2010 roku, faktura nr Wzser 1591/2010 z dnia 26 października 2010 roku na kwotę 3.585,86 zł poz. księgowa nr 547/20 – wpływ do jednostki w dniu 28 stycznia 2011 roku, faktura VAT nr 18/01/2011 z dnia 27 stycznia 2011 roku na kwotę 1.400,00 zł poz. księgowa nr 615/23 – wpływ do jednostki 28 stycznia 2011 roku. Ponadto odnotowano przypadki nie umieszczania na rachunkach daty wpływu do jednostki np. faktury dotyczące zakupu artykułów biurowych w ramach przyznanego stypendium (poz. 16 zestawienia wybranej próby do kontroli) , co utrudniało weryfikację terminowości zapłaty zobowiązania, - stwierdzono przypadki nieterminowego regulowania zaciągniętych zobowiązań z tytułu dostaw i usług, np. faktura nr 931/12/2009 na kwotę 472,50 zł wystawiona przez FHU „JAK – BUD” Żychlin z wyznaczonym terminem płatności 22 grudnia 2009 roku, wpłynęła do jednostki w dniu 17 grudnia 2009 roku została zrealizowana w dniu 23 grudnia 2009 roku, faktura FUKI/SK2R/3225/09 wystawiona przez Podlaski Region Sprzedaży na kwotę 141,15 zł z terminem płatności 19 października 2009 roku, wpłynęła do jednostki w dniu 17 grudnia 2009 roku a została zapłacona w dniu 23 grudnia 2009 roku. Podobne przypadki odnotowano w poz. 19, 51, ww. załącznika. Zobowiązania, które odnotowano w wybranej próbie nie były wykazywane w sprawozdaniach budżetowych i finansowych, gdyż były one regulowane w miesiącu, w którym powstały. - na przedmiotowym koncie ewidencjonowano operacje, których nie przewidywał katalog zdarzeń opisanych w zakładowym planie kont w odniesieniu do konta 201, a mianowicie: listy wypłaty zasiłków stałych bądź świadczeń rodzinnych udzielonych przez Miejsko – Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Żychlinie (poz.22 zestawienia zobowiązań wynikających z salda 201 na dzień 31 grudnia 2010 roku oraz poz. 35 zestawienia – wybrana próba do

______52 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

kontroli) , lista wypłat nr 1/2011 z tytułu diet dla sołtysów i przewodniczących zarządów osiedli za udział w sesji w dniu 22 grudnia 2010 roku w kwocie 950,00 zł (poz.11 zestawienia zobowiązań wynikających z salda 201 na dzień 31 grudnia 2010 roku), naliczone składki na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych za miesiąc grudzień 2010 rok w kwocie 2.934,00 zł (poz. 6 zestawienia zobowiązań wynikających z salda 201 na dzień 31 grudnia 2010 roku), listy wypłat dodatków mieszkaniowych – Wspólnota Mieszkaniowa Serbinów na kwotę 190,20 zł (poz. 30 zestawienia – wybrana próba do kontroli), - dokumenty stanowiące podstawę zapisów księgowych, poddano kontroli pod względem prawidłowości merytorycznej, formalno-rachunkowej czego potwierdzeniem są stosowne adnotacje na pieczątkach dokumentujących przeprowadzenie powyższych czynności, - kompletność i rzetelność dokumentów dotyczących danej operacji, zgodność wydatku z planem finansowym oraz ich celowość potwierdził na wymienionych dokumentach Skarbnik, - wydatek na dokumentach zatwierdzał Burmistrz Gminy bądź jego Zastępca, - dowody ujmowano na koncie 201, księgując je w korespondencji z kontem 400 (naliczenie) lub 080 (faktury za roboty inwestycyjne) i w chwili zapłaty z kontem 101 lub 130. Księgowania przedstawiały się następująco: (konto zespołu „4” lub 080, Ma 201, oraz Wn 201, Ma 130 lub 101), - na dokumenty nanoszono pozycję i numer księgowy, co umożliwiało ich sprawdzenie i powiązanie z zapisami w księgach rachunkowych.

Test kontroli prawidłowo ści prowadzenia ewidencji operacji gospodarczych i finansowych na koncie 201 – rozrachunki z dostawcami i odbiorcami w zakresie ewidencji zobowi ąza ń stanowi zał ącznik nr 30 protokołu kontroli.

2. ROZRACHUNKI PUBLICZNOPRAWNE

Konto 225 (jednostka) Na koncie 225, zgodnie z zakładowym planem kont, ustalonym dla jednostki, ewidencjonowano wszystkie rozliczenia z budżetami z tytułu: dotacji, podatków, nadwyżek środków obrotowych, wpłat zysku do budżetu, nadpłat w rozliczeniach z budżetami. Ewidencja szczegółowa zapewnia możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według każdego z tytułów rozrachunków z budżetem odrębnie. W tym celu można prowadzić konta pomocnicze do konta 225 w następujący sposób: 225-1 nazwa zobowiązania lub należności. Analityka do przedmiotowego konta w 2010 roku była prowadzona w podziale na: 225-1 Rozrachunki z tyt. podatku dochodowego od osób fizycznych, 225-2 Rozrachunki z tyt. podatku VAT. Obroty konta 225 na 31 grudnia 2010 roku wynosiły po stronie Wn 735.573,00 zł i po stronie Ma 796.432,00 zł. Saldo konta po stronie Ma wynosiło 60.859,00 zł, na które składały się zobowiązania z tytułu naliczonego podatku od dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2010 rok oraz jednorazowego dodatku uzupełniającego dla nauczycieli za 2010 roku (saldo konta 225/1). Z zapisów księgowych i dokumentacji płacowej wynika, że wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego dokonano w miesiącach: styczniu 2011 roku dla pracowników Urzędu Gminy i Przedszkoli oraz marcu 2011 roku dla pracowników pozostałych placówek oświatowych, Miejsko – Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Żychlinie oraz dla pracowników zatrudnionych w ramach robót publicznych przez Urząd Gminy Żychlin, natomiast wypłaty jednorazowego dodatku uzupełniającego dokonano

______53 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

w miesiącu styczniu 2011 roku. Biorąc pod uwagę datę dokonania wypłaty ww. wynagrodzeń, kontrolujące stwierdziły, że zakwalifikowanie naliczonego podatku od wynagrodzeń jako zobowiązania powstałego w roku 2010 było niezgodne z przepisami, gdyż z art.38 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity z 2010 roku Dz. U. nr 51, poz. 307 ze zm.), wynika że podatnicy zobowiązani są do pobrania zaliczek od wypłaconego wynagrodzenia i odprowadzenia ich na rachunek właściwego Urzędu Skarbowego do 20- go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zaliczki zostały pobrane. W związku z powyższym zobowiązanie podatkowe powstaje w dniu wypłaty wynagrodzenia, a nie w momencie naliczenia należnego wynagrodzenia. Dlatego też zobowiązanie podatkowe powinno być zaewidencjonowane na koncie 225-1 odpowiednio w miesiącu styczniu i marcu 2011 roku, na co wskazują zapisy art. 20 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Saldo konta 225 na dzień 30 czerwca 2011 roku wynosiło 2.828,00 zł, na które to składały się zobowiązania z tytułu podatku dochodowego od naliczonych wynagrodzeń dla pracowników Urzędu Gminy oraz Gimnazjum za miesiąc czerwiec 2011 w wys. 1.951,00 zł oraz podatek dochodowy od sprzedanych towarów i usług w wys. 877,00 zł. Terminowo ści zapłaty zobowi ąza ń, zgodno ści zadeklarowanych kwot podatku dochodowego od osób fizycznych z przekazywanymi przelewami za 2010 rok oraz I półrocze 2011 roku (Urz ąd Gminy Żychlin), przedstawiono w tabeli stanowi ącej zał ącznik nr 31 protokołu kontroli. W wyniku analizy dokumentacji płacowej i ewidencji księgowej prowadzonej dla Urzędu Gminy Żychlin z miesięcy: maja i września 2010 roku oraz stycznia 2011 roku stwierdzono, co następuje: - przekazywane zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych wynikały z tytułu umów o pracę, umów o dzieło, umów zlecenia, wynagrodzeń za odbyte posiedzenie Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz podlegających opodatkowaniu świadczeń socjalnych, - zobowiązania z tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, przekazywano do Urzędu Skarbowego w terminie zgodnym z art. 38 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób tj. do 20-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zaliczki zostały pobrane, - kontrolowana jednostka nie pobierała prowizji od przekazywanej do Urzędu Skarbowego kwoty zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Prawo pomniejszenia naliczonych zobowiązań z tytułu pobranej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych wynikało z zapisów art. 28 § 1 – Ordynacji podatkowej, zgodnie z którymi płatnikom i inkasentom przysługuje zryczałtowane wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa. Konto 225 (organ) Na przedmiotowym koncie ewidencjonowane są operacje dotyczące rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez jednostki wydatków niewygasających. Saldo konta 225 strona Wn na 31 grudnia 2010 rok wynosiło 3.879,63 zł, które w całości stanowiły wydatki niewygasające dotyczące realizacji zadań tj. Projektu gminnego programu opieki nad zabytkami oraz aktualizacji gminnej ewidencji zabytków dla Gminy Żychlin, których termin realizacji wyznaczono do dnia 30 kwietnia 2011 roku. Na dzień 30 czerwca 2011 roku saldo konta 225 wynosiło „0”.

______54 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Konto 229 służy do ewidencji rozrachunków innych, niż z budżetami rozrachunków publicznoprawnych, a szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Ewidencja szczegółowa prowadzona do kota 229 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według tytułów rozrachunków oraz podmiotów, z którymi dokonywane są rozliczenia. Analityka do konta 229 prowadzona jest komputerowo w podziałach na: - 229-1 rozrachunki z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, - 229-2 rozrachunki, - 229-3 rozrachunki. Kontrolujące stwierdziły, że nazwy kont analitycznych z numerem 2 i 3 nie pozwalają na ustalenie systematyki ewidencjonowanych na nich operacji księgowych, co utrudniało weryfikację poprawności dokonywanych zapisów na kontach ksiąg pomocniczych. Powyższe pozostawało w sprzeczności z zapisami art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 o rachunkowości, zgodnie z którym konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Analiza zapisów księgowych z miesięcy maja i września 2010 roku wykazała, że na koncie 229-2 ewidencjonowano operacje dotyczące dobrowolnych potrąceń od wynagrodzeń z tytułu ubezpieczenia społecznego prowadzonego przez Powszechny Zakład Ubezpieczeń. Natomiast na koncie 229-3 ujmowano operacje związane z wypłatą wynagrodzeń oraz pozostałych dobrowolnych potrąceń od wynagrodzeń. Kontrolujące, stwierdziły, że ujęcie na koncie 229 ww. operacji było sprzeczne z regulacjami zawartymi w obowiązującym na 2010 rok zakładowym planie kont wprowadzonym w życie zarządzeniem Burmistrza Gminy Żychliny nr 84/06 z dnia 31 grudnia 2006 roku oraz w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zgodnie z którymi konto 229 służy do ewidencji innych, niż z budżetami rozrachunków publicznoprawnych, a w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Wypłata wynagrodzeń pracowniczych wynikających z zawartych umów o pracę, umów zleceń, umów o dzieło oraz umów agencyjno prowizyjnych, ewidencjonowana jest na koncie 231 – rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, natomiast operacje związane z odliczeniem od płac dobrowolnych potrąceń ujmowane są na koncie 240 – pozostałe rozrachunki. Analiza zapisów operacji księgowych z miesiąca stycznia 2011 roku na kontach: 229, 231 i 240 wykazała, że operacje związane z wypłatą wynagrodzeń pracowniczych ewidencjonowane są na koncie 231, natomiast dobrowolne potrącenia od wynagrodzeń tj. składki na ubezpieczenie odprowadzane na konto Powszechnego Zakładu Ubezpieczeń, ewidencjonowano na koncie 240-6, składki i spłaty rat pożyczki na fundusz mieszkaniowy ewidencjonowano na koncie 234-4, składki i spłaty rat pożyczki z Pracowniczej Kasy Zapomogowo – Pożyczkową ewidencjonowano na koncie 240-7. Saldo kont: 229 wykazane na 31 grudnia 2010 roku po stronie Ma wynosiło 277.765,31 zł. Na wymienioną kwotę zobowiązań składały się: - naliczone składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne (konto 229/1) w wys. 266.158,04 zł od dodatkowego wynagrodzenia rocznego naliczonego za 2010 rok oraz jednorazowego dodatku uzupełniającego za 2010 rok, - wynagrodzenia w wys. 11.607,27 zł w tym: wynagrodzenie z tytułu prac społecznie użytecznych w wys. 7.480,00 zł, wynagrodzenie pracowników w wys.

______55 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

77,72 zł, świadczenia socjalne w wys. 162,00 zł oraz zajęcie komornicze wynagrodzeń w wys. 3.888,00 zł. Szczegółowe zestawienie zobowi ąza ń zewidencjonowanych na koncie 229-1 wg stanu na 31 grudnia 2010 roku w podziale na jednostki, dla których prowadzone s ą ksi ęgi rachunkowe i tytuły zobowi ąza ń, stanowi zał ącznik nr 32 protokołu kontroli . Persaldo konta 229 wykazane na 30 czerwca 2011 roku po stronie Ma wynosiło 7.931,49 zł. Strona Ma wynosiła 21.831,49 zł, na którą składały się zobowiązania wobec ZUS tj. naliczone składki społeczne i zdrowotne oraz składki na Fundusz Pracy od wypłaconych wynagrodzeń (roboty publiczne) za miesiąc czerwiec 2011 rok w wys. 18.782,49 zł (konto 229/1) oraz naliczone składki za ww. miesiąc na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Niepełnosprawnych w wys. 3.049,00 zł (konto 229/4). Strona Wn konta 229 oznaczająca stan należności wynosiła 13.900,00 zł i w całości stanowiły ją wypłacone pracownikom pożyczki z funduszu mieszkaniowego, które zaewidencjonowano na kontach: Wn 229/3, Ma 135/1 – przelewy na osobiste konta pracownicze poz. księgowa 5767/137. Z ustnych wyjaśnień pracownika merytorycznego wynika, że powstałe należności wynikają z faktu wypłacenia pracownikom w miesiącu czerwcu 2011 roku przyznanych pożyczek przeznaczonych na cele mieszkaniowe, natomiast przypis powstałych należności zewidencjonowano w następnym miesiącu na kontach: Wn 234, Ma 229/3, co potwierdzała lista wypłat nr 24/2011 za miesiąc czerwiec RK 31/2 poz. księgowa 5868/138. Kontrolujące stwierdziły, że ujęcie ww. operacji na koncie 229/3 było sprzeczne z obowiązującym w kontrolowanej jednostce planem kont oraz zapisami załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zgodnie z którymi konto 229 służy do ewidencji innych, niż z budżetami rozrachunków publicznoprawnych, a w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, natomiast powyższa operacja nie miała charakteru publicznoprawnego a jedynie dotyczyła rozliczeń z pracownikami, które prawidłowo powinny być ujęte na kontach: Wn 234, Ma 135 – wpłata przyznanej pożyczki Funduszu Mieszkaniowego. Analizy terminowości zapłaty zobowiązań oraz zgodności zadeklarowanych składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy od wynagrodzeń wynikających z list płac za miesiące maj i wrzesień 2010 roku oraz styczeń 2011 roku, naliczonych dla pracowników Urzędu Gminy Żychlin, dokonano w oparciu o zapisy ewidencji księgowej oraz deklaracje ZUS DRA za wskazane miesiące.

Zestawienie składek zadeklarowanych i podlegaj ących wpłacie na rzecz ZUS oraz Fundusz Pracy wraz z ich wpłatami 2010 rok (Urz ąd Gminy Żychlin) przedstawia tabela, która stanowi zał ącznik nr 33 protokołu kontroli . Jak wynika z przedstawionej dokumentacji składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz składki na Fundusz Pracy przekazywane były na rachunek Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w terminach określonych art.47 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity z 2007 roku Dz. U. nr 11, poz. 74 ze zm.). Występujące różnice pomiędzy zadeklarowanymi kwotami, a dokonanymi wpłatami, wynikały między innymi: z decyzji wydanych przez ZUS, dotyczących przekroczenia wysokości rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne przez niektórych pracowników, korekt dotyczących zwolnień chorobowych pracowników oraz innych drobnych korekt wynikających z zaokrągleń podstawy naliczenia ubezpieczenia społecznego. W wyniku analizy list wypłat wynagrodzeń dla pracowników Urzędu Gminy Żychlin za ww. miesiące kontrolujące stwierdziły, że w deklaracjach ujęto wszystkie zobowiązania z tytułu naliczonych składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy. Zapisy na kontach dotyczące

______56 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

naliczonych i zapłaconych składek ZUS, były zgodne z unormowaniami opisanymi w zakładowym planie kont. Kontrolowana jednostka na podstawie art.21 ust.2a ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jednolity z 18 stycznia 2008 roku Dz. U. nr 14, poz. 92), w okresie od stycznia do marca 2010 roku oraz od lipca 2010 roku do czerwca 2011 roku, była zobowiązana dokonywać miesięcznych wpłat na Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Wymagany wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosił 6%, natomiast liczba pracowników odpowiadająca różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych w Urzędzie Gminy Żychlin, kształtował się na poziomie od 0,9674 do 4,0860. Terminowość oraz wysokość zadeklarowanych składek na PFRON przekazywanych w 2010 roku oraz I półroczu 2011 roku przedstawiono w formie tabelarycznej. Tabela obrazuj ąca wielko ść zatrudnienia osób niepełnosprawnych w stosunku do ogółu zatrudnienia w Urz ędzie Gminy Żychlin w 2010 roku oraz w I półroczu 2011 roku oraz terminowo ść dokonywanych wpłat, stanowi zał ącznik nr 34 protokołu kontroli. Analiza dokumentacji źródłowej tj. (deklaracje, przelewy) wykazała, że naliczone składki na PFRON za 2010 rok ujmowano na kontach: Wn 400/5, Ma 201/120 – naliczone koszty składek na PFRON, Wn 201/120, Ma 130/2 - zapłata należności. Od stycznia 2011 roku przedmiotowe operacje ewidencjonowano na kontach: Wn 409, Ma 229/4 – naliczone składki, Wn 229-4, Ma 130/2- przelew składek na konto PFRON oraz w ewidencji analitycznej w dziale 750 – 75023 § 4140. Ponadto, kontrolujące stwierdziły, że nieterminowo przekazano deklarację DEK-I-a oraz składki za miesiąc styczeń 2010 rok, które odnotowano w dniu 24 lutego 2010 roku. Powyższe naruszało art. 49 ust.2 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, zgodnie z którym pracodawcy dokonują wpłat, o których mowa w ust. 1, w terminie do dnia 20 następnego miesiąca po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności powodujące powstanie obowiązku wpłat, składając równocześnie Zarządowi Funduszu deklaracje miesięczne.

3. POZOSTAŁE ROZRACHUNKI

Kontrolę ewidencji operacji gospodarczych na kontach 231, 234 i 240 przeprowadzono w oparciu o pisemną informację Skarbnika Gminy Żychlin w konfrontacji z zapisami na ww. kontach odnotowanymi w miesiącach: marcu i październiku 2010 roku oraz kwietniu 2011 roku. Informacja Skarbnika Gminy stanowi zał ącznik nr 35 protokołu kontroli . Zgodnie z powyższą informacją na: koncie 231 – rozrachunki z tytułu wynagrodzeń ewidencjonuje się rozrachunki z pracownikami jednostki i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczonych, zgodnie z odrębnymi przepisami do wynagrodzeń, a w szczególności należności za pracę wykonaną na podstawie stosunku pracy, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umów agencyjnych. Po stronie Wn ujmuje się: wypłaty pieniężne lub przelewy wynagrodzeń oraz zasiłków chorobowych objętych listą płac, potrącenia z wynagrodzeń obciążające pracownika, natomiast po stronie Ma konta 231 ujmuje się: zobowiązania jednostki z tytułu wynagrodzeń, wyksięgowania roszczeń spornych dotyczących wynagrodzeń. Do kont prowadzone są imienne szczegółowe ewidencje – karty wynagrodzeń poszczególnych pracowników i innych osób otrzymujących wynagrodzenia.

______57 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Saldo konta na 31 grudnia 2010 roku wnosiło po stronie Ma 474.868,51 zł, na które składały się należności z tytułu wynagrodzeń tj. dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2010 rok w wys. 447.646,33 zł oraz jednorazowego dodatku uzupełniającego dla nauczycieli w wys. 27.222,18 zł. Saldo konta na 30 czerwca 2011 roku wnosiło po stronie Ma 44.505,01 zł, na które składały się należności z tytułu wynagrodzeń za miesiąc czerwiec 2011 roku w tym: wynagrodzenie pracowników – roboty publiczne oraz prace społecznie użyteczne w kwocie 44.332,69 zł, ekwiwalent za urlop dla pracownika Przedszkola w wys. 162,34 zł oraz dodatek wiejski dla nauczycieli w kwocie 9,98 zł. Analiza księgowań z ww. miesięcy wykazała, że na powyższym koncie dokonywano zapisów operacji wymienionych przez Skarbnika Gminy Żychlin. W celu sprawdzenia zgodności naliczonych dla pracowników wynagrodzeń netto z wysokością przekazanych kwot na indywidualne konta bankowe, przeanalizowano wynagrodzenia dla 5 pracowników z listy płac za ww. miesiące 2010 roku. Kontrolowane listy wypłaty wynagrodzeń pracowniczych podpisane były przez osobę sporządzającą, sprawdzone merytorycznie przez pracownika kadr, sprawdzone pod względem rachunkowym przez pracownika referatu finansowego oraz Skarbnika. Listy zatwierdzał Burmistrz Gminy bądź jego Zastępca. Wypłaty wynagrodzeń dokonywano za pośrednictwem banku lub kasy. Taka weryfikacja dokumentów wynikała z obowiązującej w jednostce instrukcji obiegu dokumentów księgowych. Nieprawidłowości w powyższym zakresie nie stwierdzono; koncie 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami dokonuje się ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia, tj. wypłaconych pracownikom zaliczek i innych sum do wyjaśnienia, należności z tytułu pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, należności i roszczenia od pracowników z tytułu niedoborów i szkód, zapłacone zobowiązania wobec pracowników. Na stronie Ma ujmowane są w szczególności rozliczone zaliczki i zwroty środków pieniężnych, wpływy należności od pracowników, inne rozliczenia z pracownikami np. zwrot środków za zapłacone przez pracowników faktury tytułem zakupu materiałów bądź usług na potrzeby urzędu. Saldo konta 234 strona Wn na dzień 31 grudnia 2010 roku wynosiło 1.078.576,90 zł, natomiast na dzień 30 czerwca 2011 roku wynosiło 1.269.513,40 zł. Powyższe należności w całości stanowiły pozostające do spłaty pożyczki mieszkaniowe wypłacone z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych pracownikom Urzędu Gminy oraz pracownikom placówek oświatowych i Miejsko – Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. Analiza zapisów dokonanych na koncie w przyjętych do kontroli miesiącach wykazała, że były one zgodne z obowiązującymi zasadami ewidencji. koncie 240 – pozostałe rozrachunki (jednostka) ujmuje się krajowe i zagraniczne należności i roszczenia oraz zobowiązania nieobjęte ewidencją na kontach 201 - 234, różnego rodzaju rozliczeń, a także krótko i długoterminowe należności funduszy celowych, sum depozytowych, sum na zlecenie. Na przedmiotowym koncie ewidencjonuje się rozrachunki z tytułu sum potrąconych pracownikom z list płac, dokonywanych na podstawie ich dobrowolnych oświadczeń tj. dobrowolne ubezpieczenia bądź składki, niedobory i szkody, rozliczenie nadwyżek w składnikach majątkowych, błędy i korekty w wyciągach bankowych, roszczenia sporne, odpisanie przedawnionych zobowiązań. Saldo konta 240 strony Ma na dzień 31 grudnia 2010 roku wynosiło 663.530,44 zł, na które składały się zobowiązania: z tytułu wpłat za wykonanie przyłącza kanalizacyjnego w wys. 20.371,32 zł, wadia w wys. 39.399,51 zł, zobowiązania funduszu alimentacyjnego w wys. 1.496,75 zł, odsetki od środków na rachunkach depozytowych w wys. 4.143,94 zł i pozostałe zobowiązania w wys. 94,78 (saldo konta 240/1),

______58 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

kapitalizacja odsetek od środków na wyodrębnionym rachunku bankowym, w ramach którego realizowano projekt „Młodociani” w wys. 0,14 zł oraz mylnie zaewidencjonowane wniesione udziały w spółkach prawa handlowego w łącznej kwocie 598.024,00 zł, co szczegółowo opisano w rozdziale III pkt 3 sprawozdawczość i bilans jednostki. Saldo przedmiotowego konta strona Ma na dzień 30 czerwca 2011 roku wynosiło 645.898,75 zł, na co składały się salda kont analitycznych: - 240-1 – sumy depozytowe w łącznej kwocie 47.828,75 zł z tego: wadia w wys. 39.399,51 zł, odsetki bankowe 4.348,25 zł, opłata skarbowa w wys. 90,00 zł zobowiązania funduszu alimentacyjnego w wys. 1.290,99 zł, wpłaty za przyłącze kanalizacyjne w wys. 2.700,00 zł (wg zawartych umów dotyczących partycypacji w kosztach wykonania przyłącza na terenie posesji), - 240/3 – pozostałe rozrachunki udziały kapitałowe w Towarzystwie Budownictwa Społecznego w kwocie 337.227,00 zł , - 240/4 – pozostałe rozrachunki udziały kapitałowe w Firmie MIG-MA Żychlin w kwocie 260.797,00 zł , - 240/7 - potrącenia PZU w kwocie 46,00 zł. koncie 240 - pozostałe rozrachunki (organ) prowadzona jest ewidencja innych rozrachunków związanych z realizacją budżetu, z wyjątkiem rozrachunków i rozliczeń ujmowanych na kontach: 222, 223, 224, 225, 227, 228, 250 i 260. W kontrolowanym okresie na przedmiotowym koncie nie odnotowano żadnych operacji księgowych.

V. GOSPODARKA KASOWA

1. ZABEZPIECZENIE WARTO ŚCI PIENI ĘŻ NYCH I DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA . KONTROLA KASY . INSTRUKCJA KASOWA

Zabezpieczenie warto ści pieni ęż nych i druków ścisłego zarachowania opisano w protokole kontroli kasy przeprowadzonej w dniu 18 pa ździernika 2011 roku, stanowi ącym zał ącznik nr 1 protokołu kontroli. W Urzędzie Gminy Żychlin zasady gospodarki kasowej zawarte zostały w instrukcji kasowej, stanowiącej załącznik nr 2 do zarządzenia nr 80/07 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 27 września 2007 roku w sprawie dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości. W niniejszej instrukcji opisano: wymagane wyposażenie pomieszczenia kasy, zasady transportu gotówki z banku, uwarunkowania i kwalifikacje, które musi spełniać osoba pełniąca stanowisko kasjera, zasady przechowywania gotówki i druków ścisłego, dokumentację kasową, zasady sporządzania dokumentów kasowych oraz zasady kontroli kasy.

2. DOKUMENTOWANIE OPERACJI KASOWYCH

Prawidłowość dokumentowania operacji kasowych w okresie objętym kontrolą, sprawdzono w oparciu o wymienione niżej raporty kasowe sporządzone wg stanu na dzień: - 24 maja 2010 roku – raport kasowy nr 2/2010 – sumy depozytowe, - 9 sierpnia 2010 roku – raport kasowy nr 27/2010 – ZFŚS, - 9 sierpnia 2010 roku – raport kasowy nr 161/2010 – budżet, - 20 sierpnia 2010 roku – raport kasowy nr 35/2010 – ZFŚS, - 20 sierpnia 2010 roku – raport kasowy nr 161/2010 – budżet, - 11 października 2010 roku – raport kasowy nr 35/2010 – ZFŚS,

______59 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- 11 października 2010 roku – raport kasowy nr 197/2010 – budżet, - 28 października 2010 roku – raport kasowy nr 37/2010 – ZFŚS, - 28 października 2010 roku – raport kasowy nr 6/2010 – MGOPS, - 28 października 2010 roku – raport kasowy nr 210/2010 – budżet, - 14 luty 2011 rok – raport kasowy nr 30/2011 – budżet, - 21 luty 2011 rok – raport kasowy nr 7/2011 - ZFŚS, - 21 luty 2011 rok – raport kasowy nr 35/2011 – budżet, - 5 maja 2011 rok – raport kasowy nr 19/2011 – ZFŚS, - 5 maja 2011 rok – raport kasowy nr 86/2011 – budżet, - 20 maja 2011 rok – raport kasowy nr 98/2011- budżet. Na podstawie przeanalizowanych raportów ustalono co następuje: - raporty kasowe sporządzane były ręcznie na każdy dzień, w którym dokonywano operacji kasowych, - odnotowano w nich operacje dotyczące jednostek, dla których prowadzone są księgi rachunkowe tj. Urząd Gminy, Miejsko – Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej oraz placówki oświatowe, - sporządzane raporty kasowe dotyczyły: uzyskanych wpłat z podatków i opłat lokalnych, opłaty skarbowej oraz innych opłat niepodatkowych, wpłat rat pożyczek mieszkaniowych, zwrotów poniesionych wydatków za energię elektryczną, zwrotu wadium oraz wydatków bieżących, wydatków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, wydatków związanych z wypłatą zasiłków dla podopiecznych MGOPS, - sprawdzenia raportów kasowych wraz z załączonymi do nich dowodami księgowymi, dokonywał pracownik Referatu Finansowego, - dowody księgowe zawierały datę wypłaty i podpisy osób pobierających gotówkę z kasy, - na dowody kasowe nanoszono numerację i pozycję raportu kasowego, zgodnie z wymogami zawartym w instrukcji kasowej, - udokumentowaniem wydatków ujętych w raportach były dowody źródłowe: rachunki, listy wypłat świadczeń, polecenia wyjazdu służbowego, wnioski o zaliczki, listy wypłat, dokumenty stanowiące podstawę wypłaty z kasy, - sprawdzane były merytorycznie, formalnie i rachunkowo oraz zawierały podpisy osób zatwierdzających dokumenty do wypłaty, - na dowodach załączonych do raportów kasowych, nanoszono dekretację oraz klasyfikację budżetową środków, z których dokonywano wydatków, - każdy dokument wypłaty zawierał datę i kwotę wypłaty oraz podpis osoby pobierającej gotówkę, - zebrane wpłaty na koniec każdego dnia odprowadzono na rachunek bankowy. Gotówka pobierana z banku w danym dniu na bieżące wydatki, realizowana była w tym samym dniu, - odnotowano przypadki niezachowania przyjętej systematyki dokumentowania operacji księgowych w zakresie prowadzonych zbiorów raportowania oraz błędnego ich ewidencjonowania na kontach księgi głównej, a mianowicie operacje dotyczące spłaty rat pożyczki mieszkaniowej przekazywanej z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, którą pracownicy wpłacali do kasy Urzędu Gminy ewidencjonowano w raportach kasowych „Budżet” ewidencjonując na kontach Wn 101, Ma 140. Przyjętą wpłatę odprowadzano na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, co odnotowywano na kontach Wn 140, Ma 101. Fakt uregulowania należności przez pracownika odnotowano na kontach w momencie ewidencjonowania operacji zewidencjonowanych na wyciągu bankowym ww. rachunku, tj. Wn 135, Ma 234/2. Zgodnie z zapisami obowiązującego zakładowego planu kont oraz załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów

______60 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, powyższe operacje powinny być odnotowane na kontach: Wn 101, Ma 234 – wpłata raty pożyczki do kasy, Wn 140, Ma 101 – odprowadzenie na rachunek bankowy otrzymanej wpłaty, Wn 135, Ma 140 – wpływ na rachunek bankowy wpłaty. W trakcie prowadzonej kontroli dokonano zmian w stosowanej dekretacji dla ww. operacji księgowych i były one ewidencjonowane poprawnie, - na wypłaty dokonywane z kasy każdorazowo pobierano gotówkę na podstawie czeku. Powyższą operację ewidencjonowano na kontach: Wn 101, Ma 130 na postawie operacji księgowych rejestrowanych w raporcie kasowym. Powyższe pozostawało w sprzeczności z zapisami obowiązującego zakładowego planu kont oraz załącznika nr 3 ww. rozporządzenia, zgodnie z którymi powyższa operacja powinna być zaewidencjonowana na kontach: Wn 140, Ma 130 – na podstawie operacji wskazanych w wyciągu bankowym i równolegle Wn 101, Ma 140 – na podstawie operacji księgowych wskazanych w raporcie kasowym.

Udzielanie i rozliczanie zaliczek Zasady udzielania i rozliczania zaliczek, określone zostały w rozdziale IV. Gospodarka Kasowa, zawartym w Instrukcji obiegu dokumentów księgowych wprowadzonej zarządzeniem nr 80/07 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 27 września 2007 roku w sprawie dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości. W powyżej wymienionych unormowaniach ustalono, że z kasy na polecenie kierownika jednostki, dokonuje się wypłat zaliczek jednorazowych na wypłatę zasiłków dla podopiecznych w kasie Miejsko – Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Żychlinie. Rozliczeń z pobranej zaliczki należy dokonywać w dniu pobrania zaliczki. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się rozliczenie zaliczki w dniu następnym. W pozostałych przypadkach nie określono zasad udzielania i rozliczania zaliczek. Z oświadczenia złożonego przez Skarbnika Gminy Emilię Rajewską wynika, że w kontrolowanym okresie nie wypłacano zaliczek stałych i jednorazowych na poczet zakupu towarów i usług bądź wynagrodzeń dla pracowników Urzędu Gminy w Żychlinie. Oświadczenie w powy ższej sprawie zło żyła Skarbnik Gminy Emilia Rajewska, które stanowi zał ącznik nr 36 protokołu kontroli. W roku 2010 odnotowano obroty na koncie 234-1 „Wypłacane zaliczki” w kwocie 4.171.225,45 zł oraz na koncie 234-3 „Zaliczki Szkoła Podstawowa nr 1” na kwotę 6.559,96 zł. Z zapisów księgowych na przedmiotowych kontach wynika, że odnotowane zaliczki dotyczyły wypłaty zasiłków dla podopiecznych Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Żychlinie oraz wydatków związanych z programem Comenius realizowanych przez Szkołę Podstawową nr 1 w Żychlinie. Kontrolą objęto pięć wypłaconych pracownikom Miejsko – Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Żychlinie zaliczek z przeznaczeniem na wypłatę świadczeń socjalnych dla podopiecznych i stwierdzono: - zaliczki przyznawane były na cel określony we wcześniej cytowanych zarządzeniu, - zaliczki wypłacane były po uprzednim zatwierdzeniu przez kierownika jednostki, bądź osobę przez niego upoważnioną i Skarbnika Gminy, - zaliczki rozliczane były w wymaganych terminach.

______61 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

VI. WYKONYWANIE BUD ŻETU JEDNOSTKI. ZAGADNIENIA OGÓLNE

1. INFORMACJE OGÓLNE – 2010 ROK .

Dochody i przychody bud żetu

Plan Wykonanie Wyszczególnienie po zmianach (zł) (zł) DOCHODY OGÓŁEM 26.986.367,10 25.856.106,90 Dochody bie żą ce Dochody maj ątkowe Dotacje 6.610.896,02 6.439.692,13 z tego: - z bud żetu Wojewody 6.516.280,02 6.362.179,03 - z funduszy celowych np. WFO Ś

i GW (wymieni ć z jakich i ile) Środki zagraniczne - - Inne (Dotacja rozwojowa) 243.088,08 204.279,05 Subwencja 6.779.747,00 6.779.747,00 PRZYCHODY 6.075.251,00 6.122.620,47 z tego: Kredyty i po życzki 4.681.000,00 4.428.369,00 Nadwy żka z lat poprzednich 1.394.251,00 1.694.251,47 Inne (np. prywatyzacja)

Wydatki i rozchody bud żetu.

Plan Wykonanie Wyszczególnienie po zmianach (zł) (zł) WYDATKI OGÓŁEM 31.772.383,10 30.251.502,21 z tego: Wydatki maj ątkowe 4.549.721,00 4.290.259,43 Wydatki bie żą ce 27.222.662,00 25.961.242,78 ROZCHODY 1.289.235,00 1.289.435,00 w tym: spłata kredytów i po życzek 1.289.235,00 1.289.235,00

2 PRZESTRZEGANIE ZASAD GOSPODARKI FINANSOWEJ OKRE ŚLONYCH W ART .254 PKT 3 USTAWY Z DNIA 27 SIERPNIA 2009 ROKU O FINANSACH PUBLICZNYCH

Kontrolujące sprawdziły przestrzeganie w roku 2009 i w 2010 zasad gospodarki finansowej określonych w art. 254 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych dokonując analizy dokonanych wydatków na dzień 15 września

______62 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

2009 roku i 15 listopada 2010 roku w następujących podziałkach klasyfikacji budżetowej: Dział 750 Administracja publiczna rozdział 75023 – urzędy gmin: − § 4010 – wynagrodzenia osobowe pracowników, − § 4210 – zakup materiałów i wyposażenia, − § 4260 – zakup energii, − § 4300 – zakup pozostałych usług.

Wykonanie na dzień 15 wrzesień 2009 rok Klasyfikacja Plan Wykonanie % wykonania planu 750 75023 § 4010 1.436.773,00 875.704,57 60,95 750 75023 § 4210 62.074,00 45.070,30 72,60 750 75023 § 4260 53.450,00 46.363,67 86,74 750 75023 § 4300 57.000,00 52.294,26 91,74

Wykonanie na dzień 15 listopada 2010 rok Klasyfikacja Plan Wykonanie % wykonania planu 750 75023 § 4010 1.360.835,00 1.095.135,92 80,47 750 75023 § 4210 145.159,00 119.387,39 82,24 750 75023 § 4260 68.764,00 45.412,70 66,04 750 75023 § 4300 90.465,00 77.340,74 85,49

Dział 600 Transport i łączność, rozdział 60016 drogi publiczne gminne: − § 4270 – zakup usług remontowych, − § 4210 – zakup materiałów i wyposażenia, − § 4300 – zakup usług pozostałych, − § 4170 – wynagrodzenia bezosobowe- umowy zlecenia.

Wykonanie planu na 15 września 2009 rok Klasyfikacja Plan Wykonanie % wykonania planu 600 60016 § 4270 189.800,00 145.633,51 76,73 600 60016 § 4210 24.419,00 19.489,37 79,81 600 60016 § 4300 90.000,00 88.115,33 97,90

Wykonanie planu na 15 listopada 2010 rok Klasyfikacja Plan Wykonanie % wykonania planu 600 60016 § 4270 204.251,00 131.921,90 64,58 600 60016 § 4210 11.400,00 9.780,00 85,79 600 60016 § 4300 386.030,00 352.239,03 91,25 600 60016 § 4170 348,00 347,20 99,77

Na podstawie wydruków z księgi rachunkowej, na podstawie uchwał organu stanowiącego i aktów wykonawczych - zarządzeń Burmistrza Gminy stwierdzono, że

______63 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

wydatki na dzień 15 września 2009 roku i 15 listopada 2010 roku w dziale 600 rozdziale 60016 i § 4270, 4210, 4300, 4170 zostały wykonane w granicach kwot określonych w planie finansowym. Plan finansowy w księgach rachunkowych zmieniano zgodnie z zarządzeniami podejmowanymi przez Burmistrza Gminy Żychlin.

VII. WYKONYWANIE BUD ŻETU. REALIZACJA DOCHODÓW BUD ŻETOWYCH

1. DOCHODY Z PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH - 2009 - 2010.

1) Rachunkowo ść w zakresie podatków i opłat. Plan kont

Organizacja wymiaru podatków i księgowania, prowadzona jest na podstawie uregulowań wewnętrznych zawartych w załączniku nr 3 do zarządzenia nr 84/06 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 17 grudnia 2006 roku ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniem nr 112/07 z 17 grudnia 2007 roku. W przywołanych zarządzeniach, unormowania w tym zakresie ograniczono tylko do ustalenia planu kont do ewidencji podatków i opłat. Nie odniesiono się do opisu dokumentacji dotyczącej przypisów i odpisów, wpłat, wygaśnięcia zobowiązań, zwrotów oraz opisu ksiąg rachunkowych dotyczących ewidencji podatków i opłat. Wg obowiązującego w jednostce zakładowego planu kont, do księgowości podatkowej odnoszą się: − konto 101 – służące do ewidencji wpływów i zwrotów z tytułu podatków, dokonywanych za pośrednictwem kasy, po stronie Wn księguje się wpływ gotówki z tytułu podatków, po stronie Ma zwroty nadpłat i wpłat nienależnych w korespondencji z kontem 221 – należności z tytułu dochodów budżetowych, − konto 130 – na koncie ewidencjonuje się wpływy i zwroty z tytułu podatków, dokonywane za pośrednictwem banku, w korespondencji z kontem 221, − konto 221 – należności jednostki z tytułu dochodów budżetowych. Na stronie Wn konta 221 ujmowane są ustalone na dany rok budżetowy przypisy z tytułu dochodów budżetowych i zwroty nadpłat. Po stronie Ma ujmuje się wpłaty należności z tytułu dochodów budżetowych oraz odpisy należności. Do ww. konta ewidencja szczegółowa prowadzona jest według dłużników i podziałek klasyfikacji budżetowej, − konto 226 – do ewidencji należności podatkowych zahipotekowanych lub zabezpieczonych zastawem skarbowym. Konto funkcjonuje w korespondencji z kontem Ma 221- Należności z tytułu dochodów budżetowych lub Wn 130 – Rachunek bieżący, − konto 750 – do ewidencji odpisów i przypisów z tytułu podatków oraz odsetek za zwłokę i innych należności w korespondencji z kontem 221. Obecnie obowiązującym w tym zakresie jest zarządzenie nr 3 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 11 stycznia 2011 roku. Prawidłowość dokonanych zapisów księgowych oraz zapisów na kontach podatników przeanalizowano w oparciu o materiały źródłowe (deklaracje podatkowe, decyzje umorzeniowe, dowody wpłaty). Testy dotycz ące przestrzegania zasad rachunkowo ści podatkowej stanowi ą zał ącznik nr 37 protokołu kontroli

______64 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

2) Organizacja wymiaru i poboru podatków i opłat (inkaso)

W Urzędzie Gminy Żychlin, ewidencję podatków i opłat prowadzi trzech pracowników Referatu Finansowego. Wymiar, ewidencja i windykacja podatku od nieruchomości, podatku rolnego oraz od środków transportowych prowadzone są z wykorzystaniem programu firmy „INFO-SYSTEM” T.I. Groszek- „Księgowość zobowiązań, wersja 2007 2.25.801.14” i „AUTA” wersja 1997 rok. Ewidencja analityczna (konta 221), prowadzona jest w formie odrębnych kont, oddzielnie dla każdego podatnika. Na poszczególnych kontach ewidencjonowane są przypisy, odpisy, zaległości, odsetki i nadpłaty. Na koniec każdego roku budżetowego ustalane są stany kont zobowiązań. Zgodnie z informacją merytorycznych pracowników, wpłat podatków w Gminie Żychlin dokonywano za pośrednictwem poczty, bezpośrednio na rachunek bankowy, bądź w kasie Urzędu Gminy. Pobór podatków rolnego i od nieruchomości od osób fizycznych odbywa się również w drodze inkasa, w oparciu o uchwałę Rady Miejskiej w Żychlinie nr V/23/07. Wg powyższej uchwały inkasentami podatków byli sołtysi danego sołectwa. Wysokość wynagrodzenia za inkaso rada ustaliła na 8% zainkasowanych kwot podatków. W celu sprawdzenia terminowości rozliczeń inkasentów, prawidłowości wypłat wynagrodzeń za pełnione czynności, kontrolujące przeanalizowały rozliczenia inkasentów z tytułu II, III i IV raty podatków z 2010 roku z czterech sołectw: Biała, Chochołów, Grabów i Pasieka. Zestawienie wyników analizy przedstawiono w niniejszych tabelach (...) 3

Realizację dochodów Gminy z tytułu podatków i opłat lokalnych w latach 2009-2010 i I połowa 2011, przedstawiono w poniżej zamieszczonych tabelach:

Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w 2009 roku Udział Procent Plan Wykonanie procentowy Lp. Wyszczególnienie Wykonania (w zł) (w zł) w wykonaniu planu bud żetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD ŻETOWE - 28 988 511,70 27 443 532,47 94,67 94,67 ogółem 1. Podatek od nieruchomo ści 5 588 852,00 5 276 453,40 94,41 19,23 2. Podatek rolny 514 467,00 507 662,10 98,68 1,85 3. Podatek le śny 987,00 833,00 84,40 0,00 4. Podatek od środków 120 170,00 118 460,94 98,58 0,43 transportowych 5. Opłaty lokalne 578 171,00 365 663,77 63,24 1,33 6. Pozostałe dochody własne 6 889 837,00 6 024 988,39 87,45 21,95 DOCHODY WŁASNE 13 692 484,00 12 294 061,60 89,79 44,80

Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło żonych przez Urz ąd Gminy w Żychlinie Tabela

3 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______65 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Plan i realizacja dochodów własnych w 2010 roku Udział Procent Plan Wykonanie procentowy Lp. Wyszczególnienie Wykonania (w zł) (w zł) w wykonaniu planu bud żetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD ŻETOWE - 26 986 367,10 25 856 106,90 95,81 95,81 ogółem 1. Podatek od nieruchomo ści 5 588 852,00 5 488 194,05 98,20 21,23 2. Podatek rolny 514 838,00 504 197,88 97,93 1,95 3. Podatek le śny 1 013,00 749,00 73,94 0,00 4. Podatek od środków 125 483,00 126 778,25 101,03 0,49 transportowych 5. Opłaty lokalne 369 459,00 320 803,61 86,83 1,24 6. Pozostałe dochody własne 6 752 991,00 5 991 665,93 88,73 23,17 DOCHODY WŁASNE 13 352 636,00 12 432 388,72 93,11 48,08 Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło żonych przez Urz ąd Gminy w Żychlinie Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w 2011 roku Udział Procent Plan Wykonanie procentowy Lp. Wyszczególnienie Wykonania (w zł) (w zł) w wykonaniu planu bud żetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD ŻETOWE – 25 936 923,94 14 314 363,36 55,19 55,19 ogółem 1. Podatek od nieruchomo ści 5 688 852,00 2 830 516,79 49,76 19,77 2. Podatek rolny 545 315,00 282 235,52 51,76 1,97 3. Podatek le śny 1 021,00 596,00 58,37 0,00 4. Podatek od środków 114 729,00 76 242,40 66,45 0,53 transportowych 5. Opłaty lokalne 397 091,00 171 705,70 43,24 1,20 6. Pozostałe dochody własne 6 655 362,00 3 369 945,19 50,64 23,54 DOCHODY WŁASNE 13 402 370,00 6 731 241,60 50,22 47,02 Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło żonych przez Urz ąd Gminy w Żychlinie

3) Podatek od nieruchomości W 2009, 2010 i 2011 roku obowiązywały stawki podatku od nieruchomości określone uchwałami Rady Miejskiej w Żychlinie: - nr XXXI/161/08 z dnia 28 listopada 2008 roku w sprawie określenia wysokości rocznych stawek podatku od nieruchomości obowiązujących w roku 2009 – opublikowana w Dz. Urz. Woj. Łódzkiego nr 377 z dnia 15 grudnia 2008 roku, poz. 3612, - nr XLIX/250/09 z dnia 30 listopada 2009 roku określającej wysokości rocznych stawek podatku od nieruchomości obowiązujące w 2010 roku – opublikowana w Dz. Urz. Woj. Łódzkiego nr 389 z dnia 17 grudnia 2009 roku, poz. 3469, - nr LXI/330/10 z dnia 9 listopada 2010 roku w sprawie określenia wysokości rocznych stawek podatku od nieruchomości obowiązujących w 2011 roku – opublikowana w Dz. Urz. Woj. Łódzkiego nr 362 z dnia 15 grudnia 2010 roku, poz. 3378. Wymienionymi wyżej uchwałami rada zwolniła z opodatkowania w każdym roku podatkowym budynki i grunty lub ich części zajęte na potrzeby prowadzonej statutowej działalności w zakresie związanym z prowadzeniem działalności kulturalnej, wspierania i upowszechniania kultury fizycznej, sportu, ochrony przeciwpożarowej.

______66 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Wzór formularzy deklaracji na podatek od nieruchomości i informacji o nieruchomościach niezbędnych do wymiaru podatku od nieruchomości, określała uchwała Rady Miejskiej w Żychlinie nr XV/76/07 z dnia 26 listopada 2007 roku, opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 376 z dnia 14 grudnia 2007 roku, poz. 3455. Wszystkie ww. uchwały przekazano do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi Zespół Zamiejscowy Skierniewice. Testy dotycz ące uchwał w sprawie podatku od nieruchomo ści stanowi ą zał ącznik nr 38 protokołu kontroli

Podatek od nieruchomości od osób prawnych W 2009 podatkiem od nieruchomości objęto 47 osób prawnych. Przypis dla tej grupy podatników wynosił w 2009 roku 4.970.947,00 zł i stanowił 17% planowanych dochodów ogółem i 36,3% planowanych dochodów własnych. W 2010 roku podatkiem od nieruchomości objęto 48 osób prawnych, dla których przypis wynosił 4.970.256,00 zł i stanowił 18,4% planowanych dochodów budżetowych i 37% planowanych dochodów własnych. W 2011 roku podatkiem od nieruchomości objęto 47 osób prawnych, dla których przypis wynosił 4.879.381,00 zł i stanowił 18,8% planowanych dochodów budżetowych i 36,4% planowanych dochodów własnych. Zastawienie podatników podatku od nieruchomo ści osoby prawne stanowi zał ącznik nr 39 protokołu kontroli. Pod względem prawidłowości zadeklarowanego podatku, terminowości wpłat, powszechności opodatkowania, kontrolą objęto 20 podatników podatku od nieruchomości osoby prawne z najwyższym kwotowo przypisem podatku. W dalszej części niniejszego protokołu, podatnicy identyfikowani będą wg numeru konta podanego w wykazie załączonym do protokołu. Informacje zawarte w przedłożonych deklaracjach oraz indywidualnych kartach kontowych dla wybranych podatników zestawiono w tabeli stanowi ącej zał ącznik nr 40 protokołu kontroli. Analiza dokumentacji źródłowej (deklaracje, karty kontowe, wydruki z ewidencji gruntów) wykazała, co następuje: - (...) 4; - (...) 5; - (...) 6 - (...) 7

4 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 5 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 6 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak

______67 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- (...) 8 - stawki podatków przyjęte w deklaracjach i ich korektach były zgodne ze stawkami wynikającymi z uchwały Rady Miejskiej w Żychlinie, - wszyscy podatnicy złożyli deklaracje podatkowe na 2009, 2010 i 2011 rok. (...) 9 - porównano stany wynikające z deklaracji podatkowych na 2009, 2010 i 2011 rok (...) 10 ; - złożone przez podmioty prawne deklaracje podatkowe i ich korekty na 2009 i 2010 rok, zawierają adnotację pracownika organu podatkowego (podpis osoby przyjmującej i analizującej deklarację). Jednak stwierdzone i opisane wyżej nieprawidłowości w deklaracjach podatkowych wskazują, że czynności sprawdzające, których wymóg wynika z art.272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 roku Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.), były niedokładne i upoważniają do stwierdzenia, że ograniczyły się one tylko do podpisu osoby przyjmującej deklaracje; - z przedłożonej dokumentacji oraz ustnych wyjaśnień merytorycznego pracownika ds. wymiaru podatków wynika, że organ podatkowy nie korzystał w okresie objętym kontrolą z uprawnień wynikających z art. 281 i następnych ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa i nie przeprowadzał kontroli u osób prawnych w zakresie zgodności zadeklarowanego przez podatników podatku, kontrola terminowości wpłat przedmiotowego podatku wykazała, że (...) 11 Na 31 grudnia 2009 rok zaległości w przedmiotowym podatku wynosiły 101.907,98 zł oraz na 31 grudnia 2010 roku odnotowano zaległości w przedmiotowym podatku w wysokości 75.408,00 zł. Prawidłowość podejmowania działań windykacyjnych do zaległości w podatku od nieruchomości – osoby prawne, opisano w punkcie 7 niniejszego rozdziału protokołu. Kontrol ę w zakresie wymiaru podatku od nieruchomo ści osoby prawne przeprowadzono w oparciu o testy stanowi ące zał ącznik nr 41 protokołu kontroli.

7Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 8 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 9 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 10 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 11 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak

______68 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Podatek od nieruchomości od osób fizycznych Dochody uzyskane w 2009 roku przez Gminę Żychlin z tytułu podatku od nieruchomości od osób fizycznych wynosiły 578.227,11 zł. Uzyskana kwota dochodów stanowiła 4,7% wykonanych dochodów własnych i 2,11% wykonanych dochodów ogółem. W roku 2010 dochody z tytułu ww. podatku wynosiły 609.549,16 zł i stanowiły odpowiednio 4,9% uzyskanych za dany okres dochodów własnych i 2,36% wykonanych dochodów ogółem, natomiast w I półroczu 2011 roku dochody z tytułu podatku od nieruchomości osoby fizyczne wynosiły 375.591,07 i stanowiły 5,58% dochodów własnych i 2,62% dochodów ogółem. Z ewidencji podatkowej wynika, że podatkiem od nieruchomości od osób fizycznych objętych było w 2009 roku 2.582 podatników, w 2010 roku 2.914 podatników i w 2011 roku 3.310 podatników. Wśród podatników podatku od nieruchomości - osoby fizyczne, zarejestrowani byli także podatnicy prowadzący działalność gospodarczą w stałej siedzibie na terenie Gminy Żychlin: w 2009 roku 98 podatników, w 2010 roku 102 podatników, a w 2011 roku 104 podatników. Kontrolę w zakresie wymiaru podatku od nieruchomości i prawidłowości przedmiotu opodatkowania, przeprowadzono w oparciu o próbę podatników prowadzących działalność gospodarczą na terenie Gminy Żychlin, (próba wybranych podatników – co 20 podatnik z rejestru). Wykaz podatników obj ętych kontrol ą wraz z informacjami podlegaj ącymi analizie kontroluj ących zestawiono tabelach stanowi ących zał ącznik nr 42 protokołu kontroli. Analiza wymienionych decyzji wykazała, co następuje: − w wydanych decyzjach wymiarowych, zastosowano stawki podatku zgodne z uchwałą Rady Miejskiej w Żychlinie, − organem wydającym decyzje był Burmistrz Gminy, z upoważnienia którego podpisywała je inspektor Sławomira Wasińska. W aktach osobowych ww. pracownika nie odnaleziono przedmiotowego upoważnienia, jedynie zapis w zakresie czynności z dnia 11 marca 2002 roku wskazywał na możliwość podpisywania przez pracownika decyzji wymiarowych w imieniu organu podatkowego. Należy wskazać, że decyzje dotyczące indywidualnych spraw podatkowych należą do wyłącznej kompetencji wójta, (burmistrza, prezydenta miasta), będących organem podatkowym. Wydanie decyzji w imieniu tego organu przez zastępcę lub innych pracowników może nastąpić wyłącznie na podstawie pisemnego upoważnienia wójta, (burmistrza, prezydenta miasta) ustalającego zakres tego upoważnienia zgodnie z art. 39 ust. 1 i ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym w związku z art. 13 ust. 1 pkt 1 i art. 143 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa), − decyzje doręczane były podatnikom przez sołtysów, co poświadczały potwierdzenia odbioru decyzji, które zawierały datę i podpis odbierającego, adres podatnika oraz numer decyzji; decyzje doręczane pocztą posiadały potwierdzenia ich odbioru z wpisanym numerem decyzji, imieniem i nazwiskiem adresata, adresem zamieszkania, datą odbioru i podpisem podatnika. Decyzje doręczono w terminach umożliwiających terminową zapłatę I raty podatku, − (...) 12

12 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach

______69 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

− z przedłożonej dokumentacji oraz ustnych wyjaśnień merytorycznego pracownika ds. wymiaru podatków wynika, że organ podatkowy w latach 2009 – 2010 nie korzystał z uprawnień wynikających z art. 281 i następnych ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa i nie przeprowadzał kontroli u podatników podatku od nieruchomości osoby fizyczne, w zakresie zgodności wykazanych w informacjach podstaw opodatkowania. W roku 2011 takie czynności miały miejsce w zakresie sprawdzenia powierzchni użytkowej budynków przeznaczonych do prowadzenia działalności gospodarczej. Do czynności kontrolnych ww. zakresie Burmistrza Gminy Żychlin w dniu 7 lipca 2011 roku wydał upoważnienia imienne dla sześciu pracowników Urzędu Gminy w Żychlinie. Jak wynika z informacji udzielonych przez pracownika merytorycznego ustalenia zawarte w protokołach kontrolnych są obecnie weryfikowane z danymi wynikającymi z ewidencji organu podatkowego, − (...) 13 , − (...) 14 Na 31 grudnia 2009 rok zaległości w przedmiotowym podatku wynosiły ogółem 149.563,93 zł (w tym zaległości 2009 roku - 93.815,33 zł), na 31 grudnia 2010 roku zaległość w podatku od nieruchomości osoby fizyczne wynosiła 163.674,14 zł (w tym zaległości 2010 roku – 101.157,42 zł), na 30 czerwca 2011 roku zaległości podatkowe odnotowano na kwotę 176.909,05 zł (w tym zaległości I półrocza 2011 roku – 72.954,03 zł). Prawidłowość podejmowania działań windykacyjnych do zaległości w podatku od nieruchomości – osoby fizyczne, opisano w punkcie 4 niniejszego rozdziału protokołu. Kontrol ę zagadnie ń zwi ązanych z podatkiem od nieruchomo ści osoby fizyczne przeprowadzono w oparciu o testy, które stanowi ą zał ącznik nr 43 protokołu kontroli .

Udzielone ulgi w zapłacie podatku w zakresie podatku od nieruchomości (np. umorzenie zaległości, rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności) 2009 rok

Ilo ść Kwota obj ęta Rodzaj decyzji wydanych decyzji decyzjami (zł) Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek 33* 154.334,18* Rozło żenie zapłaty podatku na raty 0 0 Odroczenie terminu płatno ści podatku 3** 85.395,00 Rozło żenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej 2*** 522,00 Odroczenie zapłaty zaległości podatkowej 1**** 369,30 *Osoby prawne: 136.144,50 + 3.156,48 odsetki - 12 decyzji; osoby fizyczne: 3.226,40 + 11.806,82 odsetki - 21 decyzji , składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 13 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 14 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak

______70 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

** decyzje dotycz ą tylko osób prawnych *** decyzje dotycz ą osób fizycznych ( w tym decyzja , której termin płatno ści wyznaczono w tym samym roku co wydana decyzj ę na kwot ę 98,00 zł) **** decyzje dotycz ą tylko osób fizycznych

2010 rok

Ilo ść Kwota obj ęta Rodzaj decyzji wydanych decyzji decyzjami (zł) Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek 34* 55.009,63 Rozło żenie zapłaty podatku na raty 0 0 Odroczenie terminu płatno ści podatku 3** 102.764,00 Rozło żenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej 1 280,10 Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej 2**** 15.514,30 * osoby prawne: 49.539,33 + 747,70 odsetki 9 decyzji, osoby fizyczne : 3.847,30 + 875,30 odsetki 25 decyzji, ** decyzje dotycz ą tylko osób prawnych, *** decyzje dotycz ą osób fizycznych (w tym decyzja , której termin płatno ści wyznaczono w tym samym roku co wydano decyzja na kwot ę 93,00 zł) **** osoby prawne 15.000,00 zł 1 decyzja, osoby fizyczne : 514,30 zł 1 decyzja,

2011 rok (wg stanu na 30 czerwca 2011)

Ilo ść Kwota obj ęta Rodzaj decyzji wydanych decyzji decyzjami (zł) Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek 7* 283,00 Rozło żenie zapłaty podatku na raty 0 0 Odroczenie terminu płatno ści podatku 1** 27.699,00 Rozło żenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej 2*** 531,80 Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej 0 0 *osoby fizyczne : 283,00 - 7 decyzji , w tym 2 pozytywne ** osoby prawne *** osoby fizyczne Powyższe dane przeanalizowano z danymi wynikającymi ze sprawozdań Rb – PDP i Rb- 27S za 2009 i 2010 rok oraz I półrocze 2011 roku i stwierdzono, że skutki zastosowanych ulg ww. okresie były zgodne z danymi wykazanymi w sprawozdaniach. Udzielone ulgi w stosunku do podatników podatku od nieruchomości - osoby prawne. W 2009 roku w stosunku do podatników podatku od nieruchomości – osoby prawne wydano 12 decyzji umarzających zaległości na kwotę główną 136.144,50 zł i odsetki na kwotę 3.156,48 zł, w roku 2010 wydano 9 decyzji umarzających kwotę zaległości 49.539,33 zł i kwotę odsetek w wysokości 747,70 zł. Celem sprawdzenia prawidłowości postępowania organu podatkowego przy udzielaniu ulg w zapłacie podatku od nieruchomości podatnikom - osobom prawnym, analizie poddano udokumentowanie 100% wydanych w okresie objętym kontrolą decyzji dotyczących umorzenia zaległości podatkowych. Informacje z analizowanych decyzji zestawiono w tabeli stanowi ącej zał ącznik nr 44 protokołu kontroli. Z powyższego zestawienia wynika, że: - wszystkie sprawy z wniosków podatników, dotyczących umorzeń zaległości, odsetek, zgodnie z art. 207 ustawy Ordynacja podatkowa, zostały załatwione w drodze decyzji; - organem wydającym decyzje był Burmistrz Gminy Żychlin;

______71 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- na 12 decyzji umorzeniowych wydanych w 2009 roku i 9 wydanych w 2010 roku 11 z 2009 roku i 8 z 2010 roku dotyczyło tego samego podmiotu, tj. samorządowego zakładu budżetowego - Zakładu Gospodarki Komunalnej; - decyzje zawierały uzasadnienie faktyczne i prawne ich wydania, zgodnie z art.210 ustawy Ordynacja podatkowa; - wydanych decyzji w odniesieniu do Zakładu Gospodarki Komunalnej nie dokumentował materiał dowodowy (w większości przypadków pod wydaną decyzją załączony był jedynie wniosek podatnika). Jak wyjaśnił pracownik merytoryczny przygotowujący przedmiotowe decyzje, jest to samorządowy zakład budżetowy, który plany finansowe, sprawozdania z jego wykonania przedkłada do Urzędu, stąd znana jest organowi podatkowemu jego sytuacja finansowa. W odniesieniu do dwóch pozostałych podatników, w stosunku do których zastosowano ulgi, przed wydaniem decyzji zebrano materiał dowodowy (wzywając podatników do jego uzupełnienia – postanowienie z 10 września 2009 roku); - (...) 15 - (...) 16 - wydane w 2009 i 2010 roku decyzje stanowiły pomoc publiczną de minimis, udzieloną na podstawie rozporządzenia Komisji (WE) nr 1998/2006 z dnia 15 grudnia 2006 roku w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu do pomocy de mini mis (Dz. Urz. WE L 379/5 z 28 grudnia 2006 roku). Informowano podatnika o powyższym fakcie w wydanej decyzji, która stanowiła jednocześnie zaświadczenie o udzieleniu niniejszej pomocy.; - przedsiębiorcy ubiegający się o pomoc, przedstawiali organowi podatkowemu informacje o pomocy udzielonej im w okresie trzech kolejnych lat, poprzedzających złożenie wniosku; - w postępowaniach podatkowych zakończonych wydaniem decyzji w sprawie umorzenia zaległości w przedmiotowym podatku, nie brali udziału pracownicy urzędu podlegający wyłączeniu z udziału w postępowaniu na podstawie art. 130 ustawy Ordynacja podatkowa, co potwierdził Burmistrz Gminy w o świadczeniu stanowi ącym zał ącznik nr 45 protokołu kontroli. Udzielone ulgi w stosunku do podatników podatku od nieruchomości - osoby fizyczne Prawidłowość postępowania przy wydawaniu decyzji w zakresie umorzeń, odroczeń i rozłożeń na raty zapłatę podatku od nieruchomości od osób fizycznych, kontrolujące sprawdziły w oparciu o wybraną losowo próbę podatników (co szósta decyzja). Wykaz decyzji zastosowanych ulg i zwolnie ń z podatku od nieruchomo ści osoby fizyczne za lata 2009-2010 oraz I półrocze 2011 rok zestawiono tabelach stanowi ących zał ącznik nr 46 protokołu kontroli. Z przedstawionych informacji wynika, że:

15 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 16 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______72 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- wszystkie sprawy z wniosków podatników, dotyczących umorzeń odroczeń i rozłożenia na rat zaległości podatkowych, zgodnie z art. 207 ustawy Ordynacja podatkowa, zostały załatwione w drodze decyzji; - decyzje zawierały uzasadnienie faktyczne i prawne ich wydania, zgodnie z art. 210 ustawy Ordynacja podatkowa; - organem wydającym decyzje był Burmistrz Gminy, - instytucję umorzenia zastosowano wyłącznie do podatków, co do których upłynął termin płatności; - (...) 17 , - (...) 18 - w postępowaniach podatkowych zakończonych wydaniem decyzji w sprawie umorzenia zaległości w przedmiotowym podatku, nie brali udziału pracownicy urzędu podlegający wyłączeniu z udziału w postępowaniu na podstawie art. 130 ustawy Ordynacja podatkowa, co potwierdził Burmistrz Gminy w o świadczeniu stanowi ącym zał ącznik nr 45 protokołu kontroli. Kontrol ę zagadnie ń zwi ązanych z udzielaniem ulg w zapłacie podatku od nieruchomo ści osoby prawne i osoby fizyczne przeprowadzono w oparciu o testy, które stanowi ą zał ącznik nr 47 protokołu kontroli.

4) Podatek rolny

Zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 2006 roku, Dz. U. nr 136, poz. 969 ze zm.), podstawę obliczania stawki podatku rolnego stanowiła średnia cena skupu żyta za pierwsze trzy kwartały roku poprzedzającego rok podatkowy. W 2009 roku średnia cena skupu żyta za 1 dt. wynosiła 55,80 zł (Komunikat Prezesa GUS 17 października 2008 roku - M.P. nr 81, poz. 717), w roku 2010 średnia cena skupu żyta za 1 dt za okres pierwszych trzech kwartałów 2009 wynosiła 34,10 zł (Komunikat Prezesa GUS z dnia w sprawie średniej ceny skupu żyta z dnia 19 października 2009 roku (M.P. nr 68, poz. 886) i w 2011 roku średnia cena skupu żyta wynosiła 37,64 zł za 1dt. W kontrolowanym okresie Rada Miejska w Żychlinie korzystała z uprawnienia wynikającego z art. 6 ust. 3 ustawy o podatku rolnym i w każdym roku budżetowym obniżyła średnią cenę skupu żyta za 1dt, a mianowicie: - uchwałą nr XXXI/160/08 z dnia 28 listopada 2008 roku, którą opublikowano w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego z dnia 15 grudnia 2008 roku nr 377 poz.3911, obniżyła średnią cenę skupu żyta za 1dt do kwoty 31,35 zł, która stanowiła podstawę do obliczenia podatku rolnego w roku podatkowym 2009. Stawka podatku za 1 ha przeliczeniowy wyniosła 78,37 zł (31,35 zł x 2,5q = 78,38 zł), - uchwałą nr XLIX/249/09 z dnia 30 listopada 2009 roku, którą opublikowano w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego z dnia 17 grudnia 2009 roku nr 389 poz.3468, obniżyła średnią cenę skupu żyta za 1dt do kwoty 31,35 zł, która

17 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 18 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______73 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

stanowiła podstawę do obliczenia podatku rolnego w roku podatkowym 2010. Stawka podatku za 1 ha przeliczeniowy wyniosła 78,37 zł (31,35 zł x 2,5q = 78,38 zł), - uchwałą nr LXI/329/10 z dnia 9 listopada 2010 roku, którą opublikowano w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego z dnia 15 grudnia 2010 roku nr 362 poz.3377, obniżyła średnią cenę skupu żyta za 1dt do kwoty 31,35 zł, która stanowiła podstawę do obliczenia podatku rolnego w roku podatkowym 2011. Stawka podatku za 1 ha przeliczeniowy wyniosła 78,37 zł (31,35 zł x 2,5q = 78,38zł).

Podatek rolny od osób fizycznych Planowane dochody z podatku rolnego od osób fizycznych w 2009 roku wynosiły 509.700,00 zł i w 2010 roku 509.700,00 zł. Dochody uzyskane z tytułu podatku rolnego od osób fizycznych w 2009 roku wynosiły 502.253,00 zł, i stanowiły 4% wykonanych dochodów własnych gminy i 1,8 % wykonanych dochodów ogółem. W 2010 roku uzyskane z powyższego tytułu dochody to kwota 498.882,30 zł stanowiąca 4% wykonanych dochodów własnych i 1,9% wykonanych dochodów ogółem.

Podatek rolny od osób prawnych Uzyskane w 2009 roku dochody z niniejszego podatku od osób prawnych wynosiły 4.767,00 zł i stanowiły 0,04% wykonanych dochodów własnych. Przypis podatku rolnego wynikający z decyzji wydanych na 2009 rok z uwzględnieniem zmiany w ciągu roku wynosił 7.093,02 zł. Uzyskane w 2010 roku dochody z tytułu podatku rolnego od osób prawnych wynosiły 5.315,58 zł i stanowiły 0,04% wykonanych dochodów własnych. Przypis podatku rolnego wynikający z decyzji wydanych na 2010 rok z uwzględnieniem zmiany w ciągu roku wynosił 6.999,02 zł. Kontrolę w zakresie podatku rolnego ograniczono do udzielonych ulg i zwolnień ustawowych i zastosowanych na podstawie decyzji organu stanowiącego oraz windykacji zaległości w przedmiotowym podatku.

Udzielone ulgi i zwolnienia w zakresie podatku rolnego (w szczególności ulga inwestycyjna i z tytułu nabycia gruntów) Udzielone w 2009, 2010 i 2011 roku ulgi i zwolnienia w zakresie podatku rolnego obrazuje poniższa tabela:

2009 2010 2011 Kwota Ilo ść decyzji Kwota Ilo ść decyzji Kwota Rodzaj decyzji Ilo ść decyzji ulgi lub (szt.) ulgi lub (szt.) ulgi lub (szt.) zwolnienia zwolnienia zwolnienia (zł) (zł) (zł) Ulga 3 12.817,00 75.198,00 X x inwestycyjna 3 Zwolnienie z tytułu 15 3.920,00 1.528,00 X x nabycia 12 gruntów Ulga 0 0 0 0 X x żołnierska Ulgi na podstawie decyzji organu podatkowego Umorzenie 39 4.443,20 22 4.167,80 + zaległości, 3 571,00 7,60 odsetek w tym: + 2 odmowy

______74 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

1 bez 1.618,10 1 bez rozpatrzenia, odsetki rozpatrzeni 2 odmowy a 6 umorzenie 1 postępowania umorzenie postępowan ia 1.573,99 + Rozłożenie na 1.986,90 + raty zapłaty 83,00 2 2 65,50 0 0 podatku Skutek Skutek (zaległości) 1.110,90 + 83 9 Odroczenie 8 3.313,90 + terminu w tym 1.739,00 988,00 w tym: 57,00 zapłaty 1 odmowa Skutek 4 (bez skutku) 1 bez Skutek – podatku 0 1 bez rozpatrzenia 335,00 (zaległości) rozpatrzenia

Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów Kontrolujące dokonały sprawdzenia prawidłowości udzielania zwolnień w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów w oparciu o 10 wydanych w 2010 roku decyzji (...) 19

Ulgi inwestycyjne W 2009 i w 2010 roku Burmistrz Gminy Żychlin na wniosek podatników wydał po trzy w każdym roku decyzje pozytywne w sprawie udzielenia ulg inwestycyjnych. Przeanalizowano prawidłowość postępowania przy udzieleniu wszystkich ulg inwestycyjnych. (...) 20

W wyniku kontroli ww. dokumentów stwierdzono, że: - decyzje wydał Burmistrz Gminy Żychlin, - wszystkie decyzje wydano na uprzednio złożone przez podatników wnioski, do których załączono oryginały faktur i rachunków dokumentujących poniesione wydatki na realizowaną inwestycję, - pracownicy organu podatkowego celem potwierdzenia wykonania danej inwestycji przeprowadzili w gospodarstwach rolnych oględziny, z których sporządzono protokoły, - wysokości ulg inwestycyjnych objętych niniejszymi decyzjami były zgodne z art. 13 ust.2 ustawy o podatku rolnym, - zakończenie budowy nowych budynków potwierdził Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w Kutnie stosownym zaświadczeniem. W powyższym zagadnieniu nieprawidłowości nie stwierdzono.

19 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 20 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______75 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Ulgi w zapłacie podatku na podstawie decyzji organu podatkowego (umorzenia, odroczenia) W 2009 roku Burmistrz Gminy Żychlin wydał 38 decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych w tym dwie negatywne. Kwota umorzenia wynikająca z wydanych decyzji wynosiła łącznie 6.061,30 zł, w tym 1.618,10 zł to wartość umorzonych odsetek. Ponadto w 2009 roku wydano dwie decyzje dotyczące rozłożenia na raty zapłaty podatku i zaległości na kwotę 1.656,99 zł i odroczono termin zapłaty należności podatkowej w drodze 7 decyzji podatkowych na kwotę 1.739,00 zł. W 2010 roku organ podatkowy wydał 21 decyzji w tym dwie odmowne. Kwota umorzenia wynosiła 4.175,40 zł, w tym 7,60 zł odsetki. Dwoma decyzjami w 2010 roku rozłożono na raty zapłatę należności na kwotę 2.052,40 zł i na podstawie czterech decyzji odroczono termin zapłaty. W roku 2011 w okresie do 30 czerwca 2011 roku Burmistrz wydał trzy decyzje umorzeniowe na kwotę 571,00 zł. Dane dotyczące umorzenia zaległości podatkowych ujęto w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-PDP za 2009, 2010 i I półrocze 2011 roku. Wszystkie wydane decyzje dotyczyły należności podatkowych w podatku rolnym osób fizycznych. Prawidłowość postępowania przy wydawaniu decyzji w zakresie umorzeń, odroczeń i rozłożeń na raty zapłaty przedmiotowego podatku i zaległości, kontrolujące sprawdziły w oparciu o wybraną losowo próbę 20 decyzji (wyselekcjonowaną wybierając co piątą decyzję umorzeniową z roku 2009 i 2010 oraz trzy wydane decyzje w okresie do 30 czerwca 2011 roku), oraz po dwie pierwsze decyzje odroczeniowe wydane w 2009 i 2010 roku. Zebrane informacje zestawiono w tabeli stanowi ącej zał ącznik nr 48 protokołu kontroli. Analiza materiałów dotyczących wyżej wymienionych decyzji wykazała, że: - wszystkie sprawy z wniosków podatników, dotyczących umorzenia zaległości oraz odroczenia terminów płatności zaległości podatkowych oraz rat podatku rolnego, zostały załatwione w drodze decyzji, zgodnie z art. 207 ustawy Ordynacja podatkowa; - decyzje wydawał Burmistrz lub z jego upoważnienia Zastępca Burmistrza; - wszystkie decyzje zawierały uzasadnienie faktyczne i prawne; - (...) 21 ; - przed wydaniem decyzji (...)22 , organ podatkowy nie poinformował podatnika o możliwości zapoznania się i wypowiedzenia w sprawie zebranego materiału dowodowego, co pozostawało w sprzeczności z art. 123 ustawy Ordynacja podatkowa , zgodnie z którym organy podatkowe zobowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań; - w decyzjach odraczających termin zapłaty podatku (zaległości) 23

21 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 22 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

23 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w

______76 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- stwierdzono przypadki przeprawiania danych zawartych w decyzjach , w sposób niedozwolony , a mianowicie (...) 24

Zgodnie z art. 215 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa oczywiste omyłki w wydanej decyzji organ podatkowy może prostować w drodze postanowienia. W wyżej opisanych przypadkach, przeprawiono pierwotnie zamieszczone dane.

5) Podatek od środków transportowych

Stawki podatku od środków transportowych zostały określone: - na rok 2009, uchwałą Rady Miejskiej w Żychlinie nr XXXI/162/08 z dnia 28 listopada 2008 roku – opublikowaną w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego z dnia 15 grudnia 2008 roku nr 377, poz. 3616; - na rok 2010, uchwałą Rady Miejskiej w Żychlinie nr XLIX/251/09 z dnia 30 listopada 2009 roku, ze zmianami wprowadzonymi uchwałą nr L/259/09 z 30 grudnia 2009 roku - ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 389 poz. 3470 z dnia 17 grudnia 2009 roku pierwsza z wymienionych uchwał i z dnia 30 stycznia 2010 roku nr 27, poz. 184 druga uchwała; - na rok 2011, uchwałą nr LXI/331/10 z dnia 9 listopada 2010 roku, opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 355 poz. 3186 z dnia 10 grudnia 2010 roku. Na rok 2009, 2010 i 2011 Rada Miejska w Żychlinie nie zastosowała zwolnień w opłatach podatku od środków transportowych. W toku kontroli stwierdzono, że Gmina Żychlin po upływie danego miesiąca weryfikuje z Wydziałem Komunikacji informacje podatkowe dotyczące stanu pojazdów podlegających opodatkowaniu. Ostatnie informacje w wymienionym zakresie otrzymano w dniu 7 września 2011 roku i dotyczyły one zmian zaistniałych w okresie od 1 - 31 sierpnia 2011 roku.

Podatek od środków transportowych – osoby fizyczne Plan w dziale 756 rozdz. 75616 § 0340 – podatek od środków transportowych od osób fizycznych wyniósł w 2009 roku 83.441,00 zł, a wykonanie 83.522,64 zł, co stanowiło 0,3% wykonanych dochodów budżetowych i 0,68% wykonanych dochodów własnych. Plan w dziale 756 rozdz. 75616 § 0340 – ogółem podatek od środków transportowych od osób fizycznych wyniósł w 2010 roku 88.754,00 zł, a wykonanie 89.468,25 zł co stanowiło 0,34% wykonanych dochodów budżetowych i 0,7% wykonanych dochodów własnych.

aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 24 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______77 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Planowane dochody z powyższego tytułu w 2011 roku wynosiły 78.000,00 zł, do 30 czerwca 2011 roku wykonano je w kwocie 50.097,40 zł. Z ewidencji podatkowej wynika, że podatkiem objęto w 2009 roku 30 podatników posiadających 70 pojazdów, w 2010 roku 32 podatników (73 pojazdy) i w 2011 roku 34 podatników (86 pojazdów). Należność wynikająca z przypisu roku 2009 wynosiła 85.027,30 zł, należność wynikająca z przypisu 2010 roku (przypis minus odpis plus saldo początkowe) wynosiła 89.977,00 zł i przypis na 2011 rok stanowił kwotę 98.372,55 zł Kontrolą objęto poprawność zastosowania stawek podatku, terminowość oraz powszechność opodatkowania największych podatników podatku od środków transportowych posiadających w roku 2009 34 pojazdy, w 2010 31 pojazdów i w 2011 31 pojazdów. Terminowo ść składania deklaracji podatkowych, zgodno ść zastosowanych stawek ze stawkami uchwalonymi przez Rad ę Miejsk ą w Żychlinie oraz terminowo ść wpłat rat podatku sprawdzonych na przykładzie wybranej próby podatników w latach 2009 – 2011 przedstawiono w tabeli stanowi ącej zał ącznik nr 49 protokołu kontroli. Wysokość przypisu dla wybranej próby wynosiła: - 2009 rok – 45.536,00 zł, - 2010 rok – 42.109,00 zł, - 2011 rok – 46.259,00 zł. Analiza danych wynikających z dokumentów źródłowych wykazała, że: - organ podatkowy otrzymuje z Wydziału Komunikacji Starostwa Powiatowego w Kutnie miesięczne informacje podatkowe dotyczące pojazdów podlegających opodatkowaniu; - (...) 25 - (...) 26 - (...) 27 - (...) 28 - deklaracje składane przez podatników były poprawiane w sposób nieczytelny, nieprawidłowy (wymazywano pojedyncze cyfry, korektorowano je), bez parafy

25 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 26 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 27 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 28 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak

______78 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

podatnika akceptującego te zmiany. Szczegółowo pozycje z powyższymi nieprawidłowościami wskazano w tabelach stanowi ących zał ącznik 49 protokołu kontroli, - na deklaracjach odnotowywano daty wpływu deklaracji do organu podatkowego, z których wynika, że w 2009 roku terminu złożenia deklaracji wynikającego z art. 9 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych tj. do 15 lutego danego roku podatkowego, nie zachował jeden podatnik z badanej próby i w 2011 dwóch podatników; - deklaracje posiadały podpis pracownika przyjmującego deklaracje, nie mniej odnotowane nieprawidłowości wskazują na niedokładną ich weryfikację, a takich czynności weryfikacyjnych deklaracji, od organu podatkowego wymaga art. 272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 roku Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.); - (...) 29 Na 31 grudnia 2009 roku oraz na 31 grudnia 2010 roku odnotowano zaległości w przedmiotowym podatku w kwotach: − na dzień 31 grudnia 2009 roku – 4.589,90 zł, − na dzień 31 grudnia 2010 roku – 509,20 zł. Działania windykacyjne podejmowane przez jednostkę w celu wyegzekwowania powyżej przedstawionych zaległości, omówiono w punkcie 7 niniejszego rozdziału protokołu.

Podatek od środków transportowych – osoby prawne Planowane dochody w dziale 756 rozdz. 75615 § 0340 – podatek od środków transportowych od osób prawnych wynosiły w 2009 roku 36.729,00 zł, a wykonano je w kwocie 34.938,30 zł, co stanowiło 0,3% dochodów własnych. Planowane dochody z powyższego tytułu w roku 2010 wynosiły 36.729,00 zł, a wykonano je w kwocie 37.310,00 zł, co stanowiło 0,3% wykonanych dochodów własnych jednostki. Planowane dochody z powyższego tytułu w 2011 roku wynosiły 36.729,00 zł, do 30 czerwca 2011 roku wykonano je w kwocie 26.145,00 zł, co stanowiło 58% przypisu i 71% planowanych do uzyskania z tego tytułu dochodów. Na terenie Gminy Żychlin w 2009 roku funkcjonowało 8 podmiotów prawnych posiadających 33 pojazdy podlegające opodatkowaniu. W 2010 roku zarejestrowano 10 podmiotów posiadających 35 pojazdów i w 2011 12 podmiotów posiadających 42 pojazdy podlegające opodatkowaniu. Należność z wymienionego powyżej podatku (salda początkowe plus przypis minus odpis) w 2009 roku wynosiła 34.938,30 zł, w 2010 roku 37.342,00 zł i na 2011 rok 44.765,00 zł. Kontrolę poprawności zastosowania stawek podatku, terminowości oraz powszechności opodatkowania przeprowadzono w oparciu o dokumentację źródłową dotyczącą 4 podmiotów prawnych z największym przypisem, posiadających łącznie w 2009, w 2010 i w 2011 roku 27 pojazdów podlegających opodatkowaniu.

29 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______79 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Wymiar podatku w wybranej próbie wynosił: - 2009 roku – 28.622,00 zł i stanowił 81,23% przypisu, - 2010 roku – 28.707,00 zł i stanowił 76,87% przypisu, - 2011 roku – 34.836,50 zł i stanowił 77,82% przypisu. Terminowo ść składania deklaracji podatkowych od środków transportowych – osoby prawne, zgodno ść zastosowanych stawek ze stawkami uchwalonymi przez Rad ę Miejsk ą w Żychlinie w wybranej próbie podatników w latach 2009 – 2010 - 2011 oraz terminowo ść wpłat rat podatku przedstawiono w tabelach stanowi ących zał ącznik nr 50 protokołu kontroli. Analiza zestawionych w ww. tabeli informacji wykazała, że: - w badanej próbie wszyscy podatnicy złożyli deklaracje podatkowe na dany rok podatkowy; - (...) 30 - stawki podatku zawarte w deklaracjach podatkowych zostały określone zgodnie z uchwałami Rady Miejskiej w Żychlinie, - (...) 31 - Niniejsze zagadnienie skontrolowano z wykorzystaniem testów, które stanowi ą zał ącznik nr 51 protokołu kontroli.

Udzielone ulgi w zakresie podatku od środków transportowych (np. umorzenie zaległości, rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności)

2009 rok

Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji wydanych decyzji obj ęta decyzjami (szt.) (zł) Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek 6 3.548,71* Rozło żenie zapłaty podatku na raty - - Odroczenie terminu płatno ści podatku - - Rozło żenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej - - Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej - - *w tym odsetki 154,10zł wszystkie decyzje dotycz ą osób fizycznych

2010 rok

Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji wydanych decyzji obj ęta decyzjami (szt.) (zł)

30 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 31 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______80 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek 5 5.674,50* Rozło żenie zapłaty podatku na raty - - Odroczenie terminu płatno ści podatku - - Rozło żenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej - - Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej - - *w tym osoby prawne 1000,00 zł (...) 32 Kwota umorzeń zaległości wynikająca z niniejszych decyzji wynosiła w 2009 roku 3.394,50 zł zaległość główna i 154,10 zł odsetki. W 2010 roku umorzeniem objęto zaległość w kwocie głównej 5.674,50 zł i 2.023,90 zł odsetki. Powyższe kwoty wynikające z decyzji były zgodne z danymi wykazanymi w sprawozdaniach Rb-27 S i Rb-PDP sporządzonymi na 31 grudnia 2009 roku i 31 grudnia 2010 roku Sprawdzono prawidłowość postępowania przy wydaniu wszystkich decyzji umorzeniowych, a dane wynikaj ące z analizowanego materiału źródłowego zestawiono w tabeli stanowi ącej zał ącznik nr 52 protokołu kontroli. Z przeanalizowanej dokumentacji w powyższym zakresie wynika, że: - wszystkie sprawy z wniosków podatników, dotyczących umorzeń zaległości, odsetek, zgodnie z art. 207 ustawy Ordynacja podatkowa, zostały załatwione w drodze decyzji; - organem wydającym decyzje był Burmistrz Gminy Żychlin; - organ podatkowy przed wydaniem decyzji przeprowadził postępowanie wyjaśniające wymagane przepisami art. 122 i 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa; - decyzje zawierały uzasadnienie faktyczne i prawne ich wydania zgodnie z art.210 ustawy Ordynacja podatkowa; - (...) 33 - przed wydaniem decyzji negatywnych lub w części negatywnych, wydanych w 2010 roku, organ podatkowy nie informował podatnika o możliwości zapoznania się i wypowiedzenia w sprawie zebranego materiału dowodowego, czego wymóg wynikał z art. 123 ustawy Ordynacja podatkowa; - w postępowaniach podatkowych zakończonych wydaniem decyzji w sprawie ulg w zapłacie przedmiotowego podatku, nie brali udziału pracownicy urzędu podlegający wyłączeniu z udziału w postępowaniu na podstawie art.130 ustawy Ordynacja podatkowa, co potwierdził Burmistrz Gminy w o świadczeniu stanowi ącym zał ącznik nr 53 protokołu kontroli.

6) Opłata targowa

Na terenie Gminy Żychlin funkcjonują dwa targowiska - plac targowy przy ul 3-go Maja 11 oraz targowisko na terenie stadionu sportowego na osiedlu „Wyzwolenie”. Dzierżawcą

32 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 33 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak

______81 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

nieruchomości, przy ul. 3-go Maja 11 jest Spółka z o.o. „Mig-Ma w Żychlinie natomiast zarządcą drugiej z wymienionych nieruchomości jest Miejsko Gminny Ośrodek Kultury Sportu i Rekreacji w Żychlinie na podstawie decyzji nr 7242-325/1/97 z dnia 15 grudnia 1997 roku. Zasady wydzierżawiania przez Gminę Żychlin nieruchomości gruntowych będących jej własnością, określała uchwała Rady Miejskiej nr IX/44/07 z dnia 29 maja 2007 roku, zgodnie z którą nieruchomości gruntowe pozostające w dniu wejścia w życie niniejszej uchwały w dzierżawie, mogą być oddane w dzierżawę dotychczasowym użytkownikom – dzierżawcom bez przetargu na okres 10 lat przy zastosowaniu stawki czynszu dzierżawnego w wysokości stanowiącej równowartość stawek średniej krajowej ceny skupu pszenicy, określonej przez Prezesa GUS. W dniu 15 stycznia 2008 roku Burmistrz Gminy Żychlin Grzegorz Ambroziak zawarł umowę ze Spółką z o.o. Mig-Ma Żychlin w przedmiocie oddania spółce w dzierżawę nieruchomości zabudowanej położonej w Żychlinie przy ul. 3-go Maja 11 (plac targowy) oznaczonej w rejestrze ewidencji gruntów numerem działki 139 o powierzchni 1,6680 ha, z przeznaczeniem na targowisko. Umowę zawarto na okres od 1 stycznia 2008 roku do dnia 31 grudnia 2012 roku. Dzierżawca zobowiązany został do ponoszenia wszelkich kosztów związanych ze zwykłym korzystaniem z przedmiotu dzierżawy oraz do dozoru powierzonego przedmiotu dzierżawy, pobierania opłaty targowej zgodnie z obowiązującymi uchwałami Rady Miejskiej, zapewnienia dozoru weterynaryjnego, prowadzenia prac porządkowych i konserwacyjnych, wykonywania drobnych napraw bieżących, okresowej dezynfekcji urządzeń sanitarnych oraz placu. Czynsz dzierżawny określono w wysokości 156,50 zł netto plus podatek łącznie brutto 190,93 zł, płatny z góry do 20 dnia każdego miesiąca. W latach 2009 - 2010 zapisano wzrost czynszu miesięcznego o wskaźnik inflacji nie mniej, niż o 5% wysokości stawki. Rada Miejska w Żychlinie uchwałą nr XV/77/07 z dnia 26 listopada 2007 roku ze zmianami wprowadzonymi uchwałą nr XVIII/99/08 z dnia 30 stycznia 2008 roku określiła dzienne stawki opłaty targowej, terminy płatności oraz sposób jej poboru. Wg powyższej uchwały pobór opłaty targowej odbywał się w formie inkasa a inkasentem opłaty targowej ustanowiono Spółkę z o.o. „Mig-Ma” z wynagrodzeniem miesięcznym 6% wpływów z opłaty targowej. Opłata targowa pobierana za pokwitowaniem, którym był bilet- druk ścisłego zarachowania wydany i zaewidencjonowany w Urzędzie Gminy w Żychlinie. Wpływy z zebranej opłaty targowej w pełnej wysokości podlegały odprowadzeniu do kasy Urzędu w terminie do następnego dnia roboczego po jej pobraniu. Należne wynagrodzenie z tytułu inkasa przekazywane miało być na konto inkasenta do 10-go dnia każdego miesiąca, w rozliczeniu za miesiąc poprzedzający ten, w którym następowało przekazanie ww. wynagrodzenia, na podstawie faktury VAT wystawionej przez inkasenta. Wysokość wynagrodzenia z tytułu inkasa określone w umowie to 5% wpływów z opłaty targowej, natomiast wg cytowanej wyżej uchwały Rady Miejskiej, wynagrodzenie za inkaso ustalono na poziomie 6% zainkasowanej kwoty. Należy zauważyć, że zgodnie z art. 19 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, jeżeli rada zarządza pobór opłaty targowej w drodze inkasa, to rada też, określa inkasenta i wysokość wynagrodzenia za inkaso. Ustalone więc przez radę wynagrodzenie za inkaso w wysokości 6% winno znaleźć odzwierciedlenie w zapisach przedmiotowej umowy dzierżawy. Gmina zastrzegła sobie prawo kontroli dzierżawionej nieruchomości pod względem wykorzystania jej zgodnie z treścią umowy. Uchwałą nr 71/XIV/99 z dnia 22 czerwca 1999 roku, Rada Miejska w Żychlinie wprowadziła regulamin targowisk na terenie gminy Żychlin. Zgodnie z powyższą nadzór nad prowadzeniem targowisk i ich funkcjonowaniem sprawuje Referat Budownictwa,

______82 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska. Regulamin nie określał dni, w których czynne są targowiska, co było niezbędne do wypełnienia i weryfikacji wypełnienia dyspozycji wynikającej z § 3 pkt 9 uchwały Rady Miejskiej nr XV/77/07 z dnia 26 listopada 2007 roku, który określał, że „wpływy z zebranej opłaty targowej w pełnej wysokości podlegają odprowadzeniu do kasy Urzędu w terminie do następnego dnia roboczego po dniu pobrania opłaty targowej”. Z wyjaśnień merytorycznego pracownika wynika, że targowisko przy ul 3-go Maja czynne jest w czwartki, natomiast na stadionie przy os. „Wyzwolenie” w soboty. Prawidłowość pobierania i rozliczania inkasa opłaty targowej przeanalizowano na podstawie wpłat dokonanych przez inkasenta w miesiącu maju 2010 roku. Informacje zestawiono w tabelach stanowi ących zał ącznik nr 54 protokołu kontroli. Z przeanalizowanych materiałów wynika, że: - inkasentami opłaty targowej byli przedstawiciele spółki „Mig-Ma”, - dowodami uiszczenia opłaty targowej były bilety, ewidencjonowane w gminie jako druki ścisłego zarachowania, - w rejestrze druków ścisłego zarachowania dokonywano poprawek w sposób niedozwolony, a mianowicie poprawiano pojedyncze zapisy, skreślano bez zamieszczenia stosownych adnotacji. Właściwy sposób dokonywania poprawek stwierdzonych błędów w zapisach, określa art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, - inkasenci rozliczali się z pobranych opłat zgodnie z ustaleniami zawartymi w uchwale rady (w czwartki i poniedziałki), tj. w dniu, w którym pobrano opłatę (czwartek) i w następnym dniu roboczym po dniu, w którym opłatę zebrano (poniedziałek), - inkasenci pobierali opłaty wg stawek uchwalonych przez radę, co potwierdzają przedkładane do rozliczenia grzbiety bloczków o poszczególnych nominałach (2 zł, 8 zł, 10 zł, 11 zł,15 zł), - na odcinku biletu pozostającego u inkasenta nie nanoszono dat ich wydania, ograniczono się tylko do ujęcia daty na pierwszym i ostatnim bilecie wydanym w danym dniu, - wynagrodzenie za inkaso wypłacono inkasentowi (spółce z o.o. Mig-Ma”) w dniu 2 czerwca 2010 roku przelewem (nr dokumentu księgowego 4677/114), na podstawie faktury VAT nr 0199/10 z dnia 31 maja 2010 roku w wysokości 1.197,66 zł. Kwota wynagrodzenia wynikała z wielkości: wartość zainkasowanych kwot w maju 2010 roku to 19.961,00 zł i 6% ich wartości stanowiło kwotę 1.197,66 zł, - w uchwałach określających wysokość stawek opłaty targowej i ustalenia ramowego regulaminu targowisk na terenie Gminy Żychlin, nie wprowadzono zapisu dotyczącego możliwości kontroli przez Gminę w zakresie prawidłowości inkasa opłaty targowej. W umowie nr 20/2008 z 15 stycznia 2008 roku, Gmina zastrzegała sobie prawo do kontroli ale w zakresie wykorzystania dzierżawionej nieruchomości. Jak wyjaśnił kontrolującym merytoryczny pracownik, Gmina takich kontroli nie przeprowadzała. Nie kontrolowano również prawidłowości pobierania opłat targowych. Kontrolujące posiadły wiedzę o funkcjonowaniu innych miejsc na terenie Gminy Żychlin, w których odbywał się handel, a z których to miejsc nie odnotowano wpłat opłaty targowej. Wyja śnienie w powy ższej kwestii zło żył Burmistrz Gminy, które stanowi zał ącznik nr 55 protokołu kontroli. Wg wyjaśnienia Burmistrza w przypadku stwierdzenia procederu sprzedaży dokonywanej bez zezwoleń na chodnikach czy parkingach, dokonuje się telefonicznych zgłoszeń na

______83 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

komisariat celem podjęcia stosownych interwencji. Jeżeli osoba handlująca posiada zgodę właściciela terenu, na którym handluje, pobierana jest opłata targowa.

7) Terminowo ść podejmowania czynno ści windykacyjnych w odniesieniu do zaległo ści podatkowych

Zaległości w poszczególnych podatkach oraz zestawienie działań windykacyjnych, podejmowanych przez jednostkę w okresie objętym kontrolą, przedstawiają poniższe tabele, sporządzone na podstawie prowadzonej w jednostce ewidencji upomnień i tytułów wykonawczych. Ewidencja upomnień spełniała wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 ze zm.). Zgodnie z załącznikiem nr 3 cytowanego wyżej rozporządzenia, zawierała ona: nr ewidencyjny upomnienia, datę jego wystawienia, nr konta zobowiązanego, nazwę i adres zobowiązanego, rodzaj, okres i kwotę należności. Odbiór upomnień potwierdzali podatnicy. Ewidencja tytułów wykonawczych prowadzona jest wg wzoru określonego w załączniku nr 8 do cytowanego rozporządzenia. Na podstawie prowadzonej ewidencji tytułów i upomnień oraz dokumentacji pozostającej w referacie dochodów, podejmowane przez kontrolowaną jednostkę działania windykacyjne w odniesieniu do zaległości w poszczególnych podatkach, zestawiono w niniejszych tabelach:

2009 rok

Kwota zaległo ści Kwota Kwota odsetek Upomnienia Tytuły wykonawcze Kwota Rodzaj na koniec roku (z wyegzekwow naliczona na wyegzekwowan podatku uwzgl ędnieniem anych koniec roku ych zaległo ści lat ubiegłych) Ilo ść Warto ść Ilo ść Warto ść odsetek

Podatek od nieruchomo ści – 38.156,80 149.563,93 540 118.905,54 10 17.491,00 9.540,00 79.760,61 osoby fizyczne* Podatek od nieruchomo ści – 27.208,00 101.907,98 42 86.831,77 2 520,00 428,70 43.778,90 osoby prawne Podatek rolny – 18.960,70 63.321,59 437 138.500,17 96 22.138,84 3.250,00 33.335,44 osoby fizyczne Podatek rolny – 2.502,40 1.684,08 ------osoby prawne Podatek le śny - 168,00 - - - - - 31,00 Podatek od środków 1.961,81 4.589,90 10 4.892,80 8 3.659,30 523,73 2.536,44 transportowych osoby fizyczne Podatek od środków 7,59 297,80 ------transportowych osoby prawne

2010 rok

Rodzaj Kwota odsetek Kwota Kwota Kwota Upomnienia Tytuły wykonawcze

______84 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

podatku naliczona na zaległo ści na wyegzekwowan wyegzekwow koniec roku koniec roku (z Ilo ść Warto ść Ilo ść Warto ść ych odsetek anych uwzgl ędnienie zaległo ści m lat ubiegłych) Podatek od nieruchomo ści – 40.132,10 163.674,14 801 248.594,27 42 63.451,34 2.977,00 58.251,28 osoby fizyczne* Podatek od nieruchomo ści – 35.134,00 75.408,00 17 39.780,72 11 15.650,00 - - osoby prawne Podatek rolny – 18.817,90 68.457,78 546 281.339,60 104 26.665,32 1.436,00 31.179,17 osoby fizyczne Podatek rolny – 2.630,00 1.683,50 ------osoby prawne Podatek le śny 16,60 509,20 ------Podatek od środków 16,60 509,20 15 9.057,10 3 2.301,00 142,83 3.079,21 transportowych osoby fizyczne Podatek od środków - 32,00------transportowych osoby prawne

Windykacja zaległości w podatku od nieruchomości Zaległości w podatku od nieruchomości osoby prawne na 31 grudnia 2009 roku wynosiły 101.97,98 zł i na 31 grudnia 2010 roku wynosiły 75.408,00 zł. Największych dłużników w podatku od nieruchomości – osoby prawne zestawiono w poniższej tabeli. (...) 34

Działania windykacyjne w odniesieniu do zaległości odnotowanych na 31 grudnia 2009 roku przeprowadzono w oparciu o program kontroli koordynowanej „Windykacja podatków na przykładzie podatku od nieruchomości”. Dane zestawiono w tabelach (WP1, WP2, WP3, WP4, WP5, WP6) stanowi ących zał ącznik nr 56 protokołu kontroli. W celu wyegzekwowania wykazanych zaległości organ podatkowy podejmował niżej wymienione działania: - (...) 35 - (...) 36

34 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 35 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______85 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- (...) 37 ; - (...) 38 - (...) 39 - (...) 40 Wyja śnienie w powy ższej sprawie zło żył Burmistrz Gminy Żychlin, które stanowi zał ącznik nr 57 protokołu kontroli. - (...) 41

Wyja śnienie w sprawie stwierdzonych nieprawidłowo ści w podejmowaniu działa ń windykacyjnych, zło żył Burmistrz Gminy, które stanowi zał ącznik nr 57 .protokołu kontroli. Zgodnie z wyjaśnieniem, nieprawidłowo podejmowane działania windykacyjne wynikały z przyczyn organizacyjnych i personalnych, a mianowicie przeciążenie obowiązkami pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za dany obszar działalności, zmiany personalne na zajmowanym stanowisku spowodowane długotrwałą nieobecnością pracownika (ciąża i opieka nad dzieckiem). Ponadto jak wyjaśnia Burmistrz na odnotowaną sytuację miał wpływ znaczny wzrost ilości podatników zalegających z opłatami podatku. Konieczność realizacji przez Gminę nowych zadań uniemożliwiała w danym momencie zatrudnienia pracownika, którego zadaniem była by skuteczna windykacja zaległości podatkowych. Pracownika, któremu powierzono przedmiotowy zakres spraw, zatrudniono dopiero w październiku 2010 roku. Z danych zestawionych w tabeli WP 2 stanowi ącej zał ącznik nr 56 protokołu wynika, że z zaległości w podatku od nieruchomości – osoby prawne powstałych w 2008 roku w

36 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 37 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 38 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 39 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 40 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 41 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______86 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

kwocie 47.765,08 zł, działaniami windykacyjnymi do 31 grudnia 2010 roku objęto kwotę 8.950,00 zł – wystawiając tytuły wykonawcze i na kwotę 9.250,08 zł wystawiono upomnienia, w wyniku których w okresie do 31 grudnia 2010 roku wyegzekwowano kwotę 25.305,58 zł stanowiącą 53% zaległości powstałych w roku 2008. Zaległość w wysokości 13.389,50 zł umorzono w drodze decyzji organu podatkowego. W odniesieniu do zaległości powstałych w roku 2009, kwotę 7.220,00 zł objęto tytułami wykonawczymi, na kwotę 16.965,90 zł wystawiono upomnienia wzywające do zapłaty. W wyniku powyższych działań, w terminie do 31 grudnia 2010 roku z zaległości powstałych w 2009 roku wyegzekwowano kwotę 43.778,90 zł stanowiącą 85% zaległości powstałych w danym roku. Zaległości nie objęto zabezpieczeniem hipotecznym lub zastawem skarbowym. Zaległości w podatku od nieruchomości osoby fizyczne na 31 grudnia 2009 roku wynosiły 149.563,93 zł, w tym zaległość bieżącego roku 93.815,33 zł. Na 31 grudnia 2010 roku zaległość w przedmiotowym podatku wynosiła 163.674,14 zł w tym zaległość roku 2010 stanowiła kwotę 101.157,42 zł. Zaległość w przedmiotowym podatku na 30 czerwca 2011 wynosiła 176.909,05 zł, w tym zaległość roku I półrocza 2011 roku wynosiła 72.954,03 zł.

Kontrolę działań windykacyjnych do zaległości za 2008 i 2009 rok podjętych przez organ podatkowy przeprowadzono w oparciu o wybraną próbę podatników – największych dłużników w przedmiotowym podatku wg stanu na 31 grudnia 2009 roku w oparciu o przyjętą próbę kontroli koordynowanej. (...) 42 Dane dotyczące podjętych przez organ podatkowy działań windykacyjnych w stosunku do dłużników przedstawionych powyższym zestawieniu zawarto w tabelach WP3 stanowi ących zał ącznik nr 56 protokołu kontroli . Analiza powyższej dokumentacji wg stanu na dzień 31 grudnia 2010 roku wykazała co następuje: - (...) 43 Powyższa analiza wykazała, że organ podatkowy podejmował działania egzekucyjne z dużym opóźnieniem czasowym w stosunku do powstałych zaległości bądź ich zaniechał, co naruszało zapisy § 5 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 ze zm.), zgodnie z którym po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel wystawia tytuł wykonawczy. Ponadto kontrolujące stwierdziły, że organ podatkowy ograniczył się tylko do wystawienia tytułów wykonawczych. Nie skorzystano z innych możliwości wynikających z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 roku Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.), która poprzez art. 34 umożliwia jednostce samorządu terytorialnego

42 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 43 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______87 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

zabezpieczenie swoich wierzytelności poprzez ustanowienie hipoteki przymusowej na wszystkich nieruchomościach podatnika, oraz poprzez art. 43 utworzenie zastawu skarbowego na wszystkich będących własnością podatnika oraz stanowiących współwłasność łączną podatnika i jego małżonka rzeczach ruchomych oraz zbywalnych prawach majątkowych. Największych dłużników w podatku od nieruchomości – osoby fizyczne wg stanu na dzień 31 grudnia 2010 rok zestawiono w poniższych tabelach (...) 44 Kontrol ę podj ętych działa ń windykacyjnych w odniesieniu do zaległo ści w podatku od nieruchomo ści osoby prawne i osoby fizyczne przeprowadzono w oparciu o testy, które stanowi ą zał ącznik nr 60 protokołu kontroli. Windykacja zaległości w podatku rolnym od osób fizycznych Zaległość w podatku rolnym od osób fizycznych, na koniec 2009 roku wynosiła 63.321,59 zł. Na dzień 31 grudnia 2010 roku, zaległość w przedmiotowym podatku wynosiła 68.457,78 zł. Największe zaległości w przedmiotowym podatku posiadali niżej wymienieni podatnicy (...) 45 : Z opisanego wyżej stanu faktycznego wynika, że działania windykacyjne mające na celu wyegzekwowanie zaległości podatkowych w podatku rolnym, podejmowano z opóźnieniem, a mianowicie tytuły wykonawcze wystawiano po upływie roku i więcej od wystawienia upomnienia i ustawowego terminu zapłaty danej raty. Jedyną formą zabezpieczenia było wystawienie tytułu wykonawczego. Nie zastosowano innych możliwych form zabezpieczenia zaległości wynikających z ustawy Ordynacja podatkowa jak np. ustanowienie hipoteki przymusowej. Powyższe działania były sprzeczne z przepisami § 3 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541 ze zm.), zgodnie z którymi po upływie terminu płatności danego zobowiązania wystawia się dłużnikowi upomnienie określając termin jego zapłaty, a w myśl § 5 ust.1 cytowanego rozporządzenia po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wystawia się tytuł wykonawczy. Ponadto w oparciu o art. 34§1, art.41 ustawy Ordynacja podatkowa, bezskuteczność działań windykacyjnych powinna skutkować ustanowieniem innych form zabezpieczenia należności jednostki. Organ podatkowy takich działań nie podejmował. Działania windykacyjne w odniesieniu do zaległości w podatku od środków transportowych Zaległości w podatku transportowym – osoby prawne na 31 grudnia 2009 rok, 31 grudnia 2010 rok oraz 30 czerwca 2011 roku wraz z wykazem dłużników przedstawia poniższa tabela (...) 46 :

44 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 45 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 46 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______88 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Kontrol ę prawidłowo ści działa ń windykacyjnych przeprowadzono w oparciu o testy stanowi ące zał ącznik nr 62 protokołu.

2. DOCHODY Z MAJ ĄTKU

Realizacja zadań związanych z gospodarowaniem nieruchomościami stanowiącymi własność Gminy Żychlin, zgodnie z obowiązującym Regulaminem organizacyjnym Urzędu Gminy Żychlin, została powierzona Referatowi Rolnictwa, Gospodarki Gruntami i Ochrony Środowiska, którego kierownikiem w kontrolowanym okresie był Józef Czekalski, od stycznia 2011 roku Urząd nie zatrudnia kierownika tego referatu, a obowiązki kierownika, zgodnie z zakresem czynności, wykonuje inspektor Zofia Pietrzak. Dokument przedłożony kontrolującym jako informacje o stanie mienia komunalnego sporządzone stosownie do postanowień art. 180 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz art.267 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku (Dz.U. nr 157, poz.1240), nie spełniał wymogów wyżej powołanych przepisów, obejmując informację z realizacji zadań przez Referat Rolnictwa, Gospodarki Gruntami i Ochrony Środowiska, co opisano w rozdziale „Sprawozdawczość i bilans jednostki”. Rada Miejska w Żychlinie na podstawie art.18 ust.2 pkt 9 lit. a ustawy o samorządzie gminnym, uchwałą nr IX/44/07 z dnia 29 maja 2007 roku w sprawie określenia zasad wydzierżawiania lub najmu przez Gminę Żychlin nieruchomości gruntowych będących jej własnością, ustaliła zasady wydzierżawiania lub najmu nieruchomości będących własnością Gminy Żychlin, co opisano w rozdziale II pkt.3 „Unormowania wewnętrzne”.

2.1. Dochody z tytułu sprzeda ży nieruchomo ści

Dochody ze sprzeda ży nieruchomo ści lub ich cz ęś ci (w tym lokali)

W budżecie Gminy Żychlin na 2009 rok zaplanowano dochody z tytułu sprzedaży nieruchomości stanowiących własność Gminy Żychlin w dziale 700 rozdziale 70005 § 0870 sprzedaż składników majątkowych , w wysokości 250.000,00 zł, podczas gdy zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych(Dz. U. nr 107, poz.726), dochody z tytułu sprzedaży nieruchomości należy klasyfikować w dziale 700, rozdział 70005 § 0770, natomiast § 0870 służy do ujmowania dochodów uzyskanych ze sprzedaży składników majątkowych będących rzeczami ruchomymi. Na 2010 rok zaplanowano dochody z tego tytułu na 150.000,00 zł w dziale 700 rozdział 70005 § 0870, podczas gdy zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów , wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. nr 38, poz.207), dochody z tytułu sprzedaży nieruchomości należy klasyfikować w dziale 700, rozdział 70005 § 0770, natomiast w § 0870 podlegają ewidencji dochody uzyskane ze sprzedaży składników majątkowych będących rzeczami ruchomymi. Rada Miejska w Żychlinie w latach 2009-2010 nie dokonywała zmian budżetu w tym zakresie. Planowane i wykonane dochody ze sprzedaży składników majątkowych w latach 2009- 2010 obrazuje tabela:

______89 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

31.12.2009 rok 31.12.2010 rok. Plan Plan po zmianach Wykonanie Plan Plan po zmianach Wykonanie 250.000,00 250.000,00 104.361,24 150.000,00 150.000,00 147.986,00

Dochody z tytułu sprzedaży nieruchomości zaplanowano w oparciu o dane Referatu Rolnictwa, Gospodarki Gruntami i Ochrony Środowiska sporządzone, jak wynika z wyjaśnień inspektora tego referatu, na podstawie uchwał Rady Miejskiej w Żychlinie: nr XXXVII/202/05 z 30 sierpnia 2005 roku (0,71 ha działki 8/1 i 8/2), nr XLVI/257/06 z dnia 23 marca 2006 roku(0,54 ha działka nr 18/2), nr XXII/119/08 z dnia 28 maja 2008 roku (0,0732 ha i 0,0862 ha działki nr 598/15 i 598/16), nr XXII/122/08 z dnia 28 maja 2008 roku ( 963 m2 działki nr 567/11, 567/7 i 5789/5) w sprawie zbycia nieruchomości gruntowych w trybie przetargu ustnego, według wartości nieruchomości ustalonych na podstawie wiedzy z rozeznania rynku dokonanego przez pracowników referatu.

Liczba sprzedanych nieruchomo ści (w tym lokali) 2009 rok 2010 rok Ilo ść ogółem 3 Ilo ść ogółem 1 w tym: w tym: w trybie bezprzetargowym 0 w trybie bezprzetargowym 0 (w tym lokali) 0 ( w tym lokali) 0

W latach 2009 - 2010 dokonano sprzedaży 4 nieruchomości gruntowych w drodze przetargu ustnego nieograniczonego. Ponadto wniesiony został wkład niepieniężny – nieruchomość gruntowa niezabudowana numer ewidencyjny 841 o powierzchni 0,9290 ha o wartości 337.227,00 zł na rzecz Towarzystwa Budownictwa Społecznego w Zgierzu Spółka z o.o. w związku z objęciem przez Gminę Żychlin udziału w tej spółce, co zostało opisane w rozdziale II niniejszego protokołu - „Posiadane akcje i udziały w spółkach prawa handlowego. Wnoszenie i wycena aportów rzeczowych”.

SPRZEDAŻ NIERUCHOMOŚCI W TRYBIE PRZETARGU USTNEGO NIEOGRANICZONEGO Szczegółowej kontroli poddano dokumentację źródłową dotyczącą wszystkich przeprowadzonych postępowań: dwóch przetargów nieograniczonych przeprowadzonych na sprzedaż nieruchomości położonej w obrębie Buszków (poz.1), czterech przetargów nieograniczonych dotyczących nieruchomości w obrębie Tretki (poz.2), pięciu przetargów na sprzedaż nieruchomości przy ul. Łukasińskiego (poz. 3) i dwóch postępowań na sprzedaż w drodze przetargu ustnego nieograniczonego nieruchomości przy ul. Orłowskiej (poz.4), tj: 1) działek nr 8/1 i 8/2 o łącznej powierzchni 0,71 ha obręb Buszków (2009 rok), 2) działki nr 18/2 o powierzchni 0,54 ha obręb Tretki (2009 rok); 3) działki nr 598/15 o powierzchni 0,0732 ha ul.Waleriana Łukasińskiego w Żychlinie (2009 rok); 4) działek nr 567/11, nr 567/13, nr 578/5 o łącznej powierzchni 0,0923 ha przy ul. Orłowskiej w Żychlinie (2010 rok); Szczegółowe zestawienie danych uzyskanych w wyniku przeprowadzonej kontroli trybu przeprowadzenia sprzeda ży nieruchomo ści w drodze przetargu ustnego nieograniczonego stanowi zał ącznik nr 63 protokołu kontroli. W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono: -nieruchomości zostały sprzedane na podstawie decyzji organu stanowiącego wyrażonych uchwałami:

______90 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

ad.1) nr XXXVII/202/05 z dnia 30 sierpnia 2005 roku w sprawie zbycia nieruchomości gruntowej w trybie przetargu ustnego nieograniczonego, ad.2) nr XLVI/257/06 z dnia 23 marca 2006 roku w sprawie zbycia nieruchomości zabudowanej w trybie przetargu ustnego nieograniczonego, ad.3) nr XXII/119/08 z dnia 28 maja 2008 roku w sprawie zbycia nieruchomości gruntowych w trybie przetargu ustnego nieograniczonego, ad.4) nr XXII/122/08 z dnia 28 maja 2008 roku w sprawie zbycia nieruchomości gruntowych w trybie przetargu ustnego nieograniczonego ze zmianą wynikającą z uchwały nr XLV/233/09 z dnia 1 października 2009 roku; - wykazy nieruchomości przeznaczonych do zbycia w drodze przetargu zostały podane do publicznej wiadomości poprzez wywieszenie zarządzeń Burmistrza Gminy Żychlin na tablicy Urzędu Gminy w Żychlinie z zachowaniem terminu wynikającego z art. 35 ust. 1 (okres 21 dni) ustawy o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. nr 261, poz. 2603 ze zm.), oraz zamieszczone na stronie internetowej Urzędu Gminy Żychlin. Informacje o wywieszeniu wykazów zostały opublikowane w „Naszym Tygodniku Kutno”, lokalnym cotygodniowym dodatku do Polska Dziennik Łódzki, obejmującym powiat kutnowski i łęczycki. Wykazy zawierały określone art.35 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami informacje, ceny ustalano na podstawie wartości określonej operatem szacunkowym, z tym, że w przypadku nieruchomości poz.1- obręb Buszków, zamiast określenia „cena” w wykazie wpisano „wartość” nieruchomości. Terminy składania wniosków wynikające z art.34 ust.1 tej ustawy, określano zgodnie z wymogiem pkt.1 ust.1 tegoż artykułu. W wykazach nie zamieszczano opisu nieruchomości, w rubryce „opis nieruchomości” umieszczano jedynie informację o tym, czy przedmiotem zbycia jest nieruchomość zabudowana czy niezabudowana z informacją o jej przeznaczeniu. Terminy kolejnych przetargów wyznaczane były zgodnie z art.39 ust.1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, wobec czego, zgodnie z ust.3 art.39 ustawy, właściwy organ nie miał obowiązku ponownego sporządzania wykazu, - ogłoszenia o przetargach publikowano w wymaganych terminach zgodnych z art.38 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami i § 6 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz.U. nr 207, poz.2108). Z notatek załączonych do ogłoszeń wynika, że w celu ustalenia sposobu publikacji ogłoszeń, dokonywano przeliczenia ceny zgodnie z ust.6 § 6 przedmiotowego rozporządzenia w dacie zamieszczania ogłoszenia na tablicy ogłoszeń. W powyższych notatkach brak określenia ceny nieruchomości w euro oraz wartości euro według kursu ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na dzień dokonania przeliczenia. Ogłoszenia zamieszczano na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy, w gazecie lokalnej – „Nasz Tygodnik Kutno”- dodatek dla powiatu kutnowskiego i łęczyckiego do Dziennika Polska Dziennik Łódzki, a w przypadku nieruchomości opisanej w poz.1 i poz.2, także w gazecie ogólnopolskiej Rzeczpospolita. W przypadku IV przetargu dotyczącego sprzedaży nieruchomości opisanej w poz. nr 2 i I przetargu na nieruchomość opisaną w poz. 4, brak udokumentowania zamieszczenia ogłoszeń na stronie internetowej Gminy Żychlin , podczas gdy zgodnie z ust.7 § 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku ogłoszenie winno być zamieszczone na stronach internetowych właściwego organu. Ogłoszenia na tablicy ogłoszeń Urzędu były podawane do publicznej wiadomości w terminach zgodnych z ust. 1 § 13 (co najmniej 30 dni przed datą przetargu) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku i zawierały: datę i miejsce przetargu, wynikające z katastru oznaczenie nieruchomości przeznaczonych do zbycia w drodze przetargu ustnego nieograniczonego, ich oznaczenie

______91 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

w księdze wieczystej, informacje o powierzchni, nie opisywano nieruchomości a jedynie określano ich przeznaczenie. Wysokość wadium ustalano zgodnie z § 4 ust.2 rozporządzenia z 14 września 2004 roku, określając formę i termin jego wniesienia. Wpłata nie później niż na 3 dni przed dniem otwarcia przetargu stanowiła warunek udziału w postępowaniu. W ogłoszeniach zawarto informacje o zaliczeniu wadium wpłaconego przez uczestnika, który wygrał przetarg na poczet ceny nabycia nieruchomości, nie wskazano jednak informacji o zasadach zwrotu wadium określonych w § 4 ust.7 cytowanego rozporządzenia, oraz obowiązku przedłożenia dowodu wniesienia wadium komisji przetargowej przed otwarciem przetargu (§ 4 ust.5), brak informacji o zobowiązaniach i obciążeniach lub ich braku, ciążących na zbywanych nieruchomościach. Każdorazowo ogłoszenia zawierały zastrzeżenie dotyczące możliwości unieważnienia ogłoszonego przetargu, podczas gdy art. 38 ust.4 ustawy o gospodarce nieruchomościami określa uprawnienie organu do odwołania przetargu jedynie z ważnych powodów, a informacja o odwołaniu przetargu z określeniem przyczyny, podlega upublicznieniu na zasadach określonych w art.38 ust.2. W jednym przypadku (nieruchomość przy ulicy Orłowskiej- poz.4), Burmistrz Żychlina skorzystał z tego uprawnienia zamieszczając w dniu przetargu, tj. 20 maja 2010 roku na tablicy ogłoszeń Urzędu i na stronie internetowej informację o unieważnieniu przetargu nie podając przyczyn , co jest niezgodne z art.38 ust.4 ustawy o gospodarce nieruchomościami. W tej sprawie pracownik Urzędu Gminy sporządził notatkę, z której wynikało, że Przewodniczący Komisji przetargowej powołanej zarządzeniem nr 46/10 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 18 maja 2010 roku podał do publicznej wiadomości informacje o fakcie unieważnienia przez Burmistrza Gminy Żychlin przetargu ogłoszonego na 20 maja 2010 roku. Kserokopia ogłoszenia o przetargu, notatki słu żbowej z dnia 20 maja 2010 roku i „informacji RGO.7211- 388/1/2010” stanowi ą akta kontroli strony 79 - 82. W ogłoszeniach określano ceny wywoławcze nieruchomości gruntowych, zgodnie z postanowieniami art. 67 ust 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, w wysokościach określonych na podstawie wartości nieruchomości wynikających ze sporządzonych przez rzeczoznawców majątkowych operatów szacunkowych aktualnych w rozumieniu art. 156 ust. 3 i 4 tej ustawy, stosując zasady ustalania cen wynikające z ustępu 2 art.67. W przypadku nieruchomości opisanej w poz.2 (nieruchomość zabudowana w obrębie Tretki nr ewidenc.18/2), sporządzony przez rzeczoznawcę majątkowego (uprawnienia nr 3649) na dzień 8 maja 2008 roku operat nie zawiera informacji o aktualizacji przed II przetargiem ogłoszonym 23 kwietnia 2009 roku na dzień 28 maja 2009 roku, III przetargiem ogłoszonym w dniu 22 lipca 2009 roku i przed IV przetargiem ogłoszonym w dniu 28 września 2009 roku, wobec czego nie spełniał wymogu określonego w art.156 ust.3 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Kserokopie wyci ągu z operatu szacunkowego sporz ądzonego 8 maja 2008 roku przez rzeczoznawc ę uprawnienia nr 3649, ogłosze ń o II i IV przetargu oraz protokołów przetargu stanowi ą akta kontroli strony 83 - 95. W przypadku, gdy przetarg zakończył się wynikiem negatywnym, ogłoszenie o kolejnych przetargach zawierało informacje dotyczące terminu przeprowadzenia poprzednich przetargów, których terminy określano zgodnie z art.39 ustawy o gospodarce nieruchomościami, a wyznaczona w ogłoszeniach o kolejnych przetargach cena wywoławcza nieruchomości, była ustalana zgodnie z art. 67 ust. 2 w związku z art. 39 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. W ogłoszeniach określano wysokość wadium w kwotach wyliczonych zgodnie z ust.2 § 4 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie

______92 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

nieruchomości, ustalając formę gotówkową, termin jego wniesienia 3 dni przed datą przetargu i miejsce wpłaty– kasę Urzędu Gminy. - wpłaty wadium były dokonywane w wysokościach i terminach wskazanych w ogłoszeniach o przetargach, zgodnie z § 4 cytowanego powyżej rozporządzenia i ewidencjonowane na kontach Wn 139, Ma 240. W ogłoszeniach zawierano informacje o skutkach uchylenia się od zawarcia umowy sprzedaży, nie określano terminu i sposobu zwrotu wadium. - komisje przetargowe powoływane były zarządzeniami Burmistrza Gminy w składzie zgodnym z § 8 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku. Członkowie Komisji przetargowych nie składali oświadczeń o braku istnienia okoliczności powodujących wyłączenie z udziału w postępowaniu, adnotacji w tym zakresie nie zamieszczano w protokołach przetargowych, co uniemożliwia stwierdzenie spełnienia wymogu § 9 przedmiotowego rozporządzenia. - z przeprowadzonych postępowań zostały sporządzone protokoły zawierające zapisy odnośnie terminu i miejsca przeprowadzenia przetargów, oznaczenie nieruchomości w katastrze i księgach wieczystych (z tym, że w przypadku I, II i IV przetargu dotyczącego nieruchomości opisanej w poz. 2, nie wskazano oznaczenia księgi wieczystej obejmującej przedmiotową nieruchomość) , brak w protokołach informacji o obciążeniach i zobowiązaniach dotyczących zbywanych nieruchomości. Określono osoby dopuszczone do uczestniczenia w przetargu wskazując numer dokumentu wpłaty wadium, podano cenę wywoławczą nieruchomości oraz najwyższą cenę uzyskaną w licytacji. Brak dat sporządzenia wszystkich protokołów wskazuje na nieprzestrzeganie § 10 ust.1 pkt 11 rozporządzenia. Protokoły zawierają imiona i nazwiska członków komisji, bez wskazania danych przewodniczącego. Zaniechanie wskazania przedmiotowych danych i składanie podpisów w formie parafki przez członków komisji, uniemożliwiało kontrolę wypełniania dyspozycji wynikającej z § 10 ust.3, a brak adnotacji o sporządzonej ilości egzemplarzy uniemożliwia weryfikację spełnienia wymogu określonego w §10 ust 2 rozporządzenia z dnia 14 września 2004 roku. Protokoły przetargów zakończonych wyłonieniem nabywcy, podpisały osoby wyłonione jako nabywcy nieruchomości. W przypadku wszystkich skontrolowanych przetargów postąpienie ceny wynosiło 1% ceny wywoławczej z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych (zgodnie z § 14 pkt.3 rozporządzenia), nie wynikało ono jednak z ustalenia dokonanego przez uczestników (zgodnie z § 14 pkt. 3 rozporządzenia), nie określano jednoznacznie terminu wniesienia dopłaty do ceny nabycia. Kserokopia protokołu z IV przetargu ustnego nieograniczonego na sprzeda ż nieruchomo ści oznaczonej nr działki 18/2, stanowi akta kontroli strony 96 – 97. - w sytuacji zakończenia postępowania wynikiem negatywnym ze względu na brak wpływu wadiów w wymaganym terminie, kontrolowana jednostka nie sporządzała informacji o wynikach przetargów, czym naruszyła § 12 wymienionego rozporządzenia Rady Ministrów, zgodnie z którym w przypadku nie zaskarżenia w wyznaczonym terminie czynności związanych z przeprowadzeniem przetargu albo w razie uznania skargi za niezasadną, właściwy organ podaje do publicznej wiadomości, wywieszając informację o wyniku przetargu w siedzibie właściwego urzędu na okres 7 dni. Brak sporządzenia oraz wywieszenia wspomnianej informacji stwierdzono w przypadku wszystkich postępowań zakończonych wynikiem negatywnym. W przypadkach, gdy przetarg zakończono wyłonieniem nabywcy nieruchomości, informacje o wynikach postępowań zostały podane do publicznej wiadomości poprzez zamieszczenie na tablicy urzędu na okres 7 dni. Informacje nie zawierały wszystkich elementów określonych wymogami § 12 pkt 2 ww. rozporządzenia - we wszystkich przypadkach stwierdzono brak informacji o numerze księgi wieczystej.

______93 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

W przedłożonej dokumentacji źródłowej dotyczącej przeprowadzonych przetargów na zbycie nieruchomości zakończonych wyłonieniem nabywcy stwierdzono brak potwierdzenia zawiadomienia osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie podpisania umowy sprzedaży, co stanowiło naruszenie art. 41 ustawy o gospodarce nieruchomościami . Z ustnych wyjaśnień pracownika Referatu Rolnictwa, Gospodarki gruntami i Ochrony Środowiska wynika, że termin i kancelarię wskazaną do zawarcia aktu notarialnego jednostka uzgadniała z nabywcami nieruchomości telefonicznie. Umowy sprzedaży zostały zawarte w formie aktów notarialnych. Kontrolujące stwierdziły brak w dokumentacji jednostki wypisów aktów notarialnych dotyczących przeniesienia własności nieruchomości opisanej w poz.1 i w poz.4. Przy podpisywaniu umów Gminę Żychlin reprezentował Burmistrz Gminy Grzegorz Ambroziak; Wpłacone przez nabywców nieruchomości wadia, zostały zaliczone na poczet ceny nabycia nieruchomości i na pisemny wniosek pracownika Referatu Rolnictwa, Gospodarki Gruntami i Ochrony Środowiska były przeksięgowywane i zaewidencjonowane na kontach Wn 240 Ma 139 i Wn 130 Ma 221. Wpłat pozostałej części należności dokonywano przed zawarciem aktów notarialnych, tj. zgodnie z art. 70 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, z tym że w protokołach przetargu na zbycie nieruchomości nie wskazywano jednoznacznie wymaganej daty dokonania dopłaty. Cenę nabycia nieruchomości uiszczano przed zawarciem aktu notarialnego, zgodnie z art.70 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, na podstawie wystawianych przez jednostkę faktur, co ewidencjonowano na kontach Wn 130 Ma 221. Zbycie nieruchomości zaewidencjonowano na kontach jednostki Wn 800 Ma 011, na podstawie dokumentów PT sporządzonych przez Referat Gospodarki Gruntami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska.

NABYWANIE NIERUCHOMOŚCI Na 2010 rok na wydatki inwestycyjne w dziale 700 rozdziale 70005 § 6060, zgodnie z uchwałą budżetową, zaplanowano 30.000,00 zł - nabycie nieruchomości powiększających majątek Gminy Żychlin. Zmian planu dokonano uchwałą nr LIII/270/10 Rady Miejskiej z Żychlinie z dnia 30 marca 2010 roku (załącznik nr 2) ustalając planowane wydatki w tym zakresie na 40.000,00 zł. W dniu 30 marca 2010 roku Rada Miejska w Żychlinie podjęła uchwałę nr LIII/275/10 w sprawie nabycia nieruchomości zabudowanej, oznaczonej jako działka gruntu o nr 685 o powierzchni 0,0499 ha, położonej w Żychlinie ul.1 Maja 17, za cenę 40.000,00 zł. W wyniku kontroli procedury nabycia powyższej nieruchomości ustalono, że: -nabywana nieruchomość nie była objęta miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego, a studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego dla tego obszaru przyjęte uchwałą Rady Gminy i Miasta Żychlin nr 214/XXIX/2001 Rady Gminy i Miasta Żychlin z dnia 30 lipca 2001 roku określa jej lokalizację w terenach zabudowanych przeznaczonych do zabudowy wg. dominującej funkcji usługowej, centrotwórczej śródmieścia oraz usługi ogólnodostępne poza strefą śródmiejską; - uchwałą nr LIII/275/10 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 30 marca 2010 roku, organ stanowiący wyraził zgodę na nabycie nieruchomości za cenę 40.000,00 zł, uzasadniając tę decyzję potrzebą zwiększenia zasobu mieszkań komunalnych. Zakupu dokonano na wniosek właścicielki – notatka służbowa z propozycją kwoty 60.000,00 zł; - sporządzony przez rzeczoznawcę majątkowego ( posiadającego uprawnienia nr 2473) operat wyceny wartości nieruchomości gruntowej zabudowanej, sporządzony na dzień 23 marca 2010 roku, określał wartość rynkową części gruntowej na 15.100,00 zł i naniesień budowlanych na 46.600,00 zł, tj. łącznie 61.700,00 zł;

______94 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- w dniu 6 kwietnia 2010 roku spisany został między właścicielką gruntu i działającymi w imieniu Gminy Żychlin: Zbigniewem Gałązką - Zastępcą Burmistrza, Zofią Pietrzak (pracownik Referatu Rolnictwa, Gospodarki Gruntami i Ochrony Środowiska), Krzysztofem Anyszką- kierownikiem Referatu Budownictwa, Planowania i Inwestycji protokół, w którym ustalono cenę nabycia w wysokości 40.000,00 zł i poniesienie przez Gminę Żychlin kosztów sporządzenia aktu notarialnego. Okazane kontrolującym dokumenty nie zawierały kontrasygnaty Skarbnika Gminy. - aktem notarialnym repertorium A 3036/2010 z dnia 18 maja 2010 roku przed notariuszem w Kutnie, działający w imieniu Gminy Żychlin Burmistrz Gminy nabył przedmiotową nieruchomość za cenę 40.000,00 zł ponosząc koszty przedmiotowego aktu wraz z podatkiem VAT i opłatą sądową. - cena nabycia została przez gminę zapłacona w dniu 26 maja 2010 roku przelewem 4349/109, co zostało zaewidencjonowane na kontach Wn 080-4 Ma 201-1 i Wn 201 Ma 130, - koszt sporządzenia aktu notarialnego w kwocie 1.978,60 zł został zapłacony przez Gminę Żychlin przelewem w dniu 26 maja 2010 roku na podstawie faktury nr 59/2010 z 18 maja 2010 roku, co zaewidencjonowano Wn 400-4 Ma 201-1 i Wn 201 Ma 130 na kwotę 1.978,60 zł, - koszt operatu szacunkowego wynoszący 1.403,00 zł na podstawie faktury VAT FS 37/2010 zapłaciła gmina przelewem w dniu 2 kwietnia 2010 roku, co zaksięgowano na kontach Wn 400-4, Ma 201-1 i Wn 201, Ma 130. - nieruchomość przyjęto na stan środków trwałych dokumentem OT z dnia 24 maja 2010 roku na wartość 40.000,00 zł, ewidencjonując tę operację na kontach Wn 011 Ma 800-1. Jednostka nie ujęła w wartości wprowadzanego majątku kosztów jego pozyskania tj. aktu notarialnego w kwocie 1.978,60 zł i operatu szacunkowego na 1.403,00 zł. W dniu 31 grudnia 2010 roku nabyty środek trwały w wartości 40.000,00 zł został zaewidencjonowany na kontach Wn 800-1 Ma 080- 4. Koszty związane z nabyciem nieruchomości zostały zaklasyfikowane w dziale 700, rozdział 70005 § 4300 tj. jako koszty bieżące. Przyjęcie wartości nabytego środka trwałego w wysokości obejmującej wyłącznie kwotę zapłaconą za zakup nieruchomość, bez uwzględnienia kosztów bezpośrednio związanych z zakupem jest niezgodne z określonymi w art.28 ust.2 ustawy o rachunkowości, zasadami ustalenia ceny nabycia. Kserokopie dokumentu OT, faktur z kancelarii notarialnej i rzeczoznawcy maj ątkowego oraz wydruki z ewidencji klasyfikacji bud żetowej stanowi ą akta kontroli strony 98 – 111. Środki finansowe z przeznaczeniem na nabycie nieruchomości zostały zabezpieczone w budżecie Gminy na 2010 rok w dziale 700 rozdziale 70005 § 6060 w kwocie 40.000,00 zł i tak ujęto realizację zakupu inwestycyjnego. Wydatki związane zakupem nieruchomości (akt notarialny, operat szacunkowy) zaklasyfikowano jako „zakup usług pozostałych” ujmując je w dziale 700 rozdziale 70005 § 4300. Nabycie przez Gminę Żychlin przedmiotowej nieruchomości, jak wynika z wyciągu z sesji nr LIII/10 z dnia 30 marca 2010 roku, Burmistrz uzasadniał faktem objęcia przedmiotowej nieruchomości, będącej w połowie własnością Gminy, strategią rewitalizacji i możliwością, po dokonaniu remontu za kwotę ok.60.000 zł, pozyskania mieszkań komunalnych. Na mocy decyzji nr RGO.7211-410/2/2010 z dnia 29 lipca 2010 roku, która stała się ostateczna 24 września 2010 roku, Burmistrz Gminy Żychlin przekazał w trwały zarząd Zakładowi Gospodarki Komunalnej w Żychlinie z dniem 25 maja 2010 roku nieruchomość zabudowaną oznaczoną jako działka nr 685 o pow.0,0499 ha na czas nieoznaczony.

______95 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Decyzja o ustanowieniu trwałego zarządu wydana na podstawie art.45 ustawy o gospodarce nieruchomościami zawierała wszystkie elementy określone ust.2 tego artykułu, poza ustaleniem terminu zagospodarowania nieruchomości, nie udokumentowano wypełnienia art.44 ust.2 ustawy oraz przekazania nieruchomości zgodnie z ust.3 art.45 ustawy o gospodarce nieruchomościami. W postępowaniu zastosowanie miały przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, nadanie klauzuli ostateczności nastąpiło 24 września 2010 roku, zapis o oddaniu nieruchomości w trwały zarząd z dniem 25 maja 2010 roku decyzją wydaną 29 lipca 2010 roku jest bezprzedmiotowy, a brak protokołu zdawczo- odbiorczego uniemożliwił ustalenie daty faktycznego objęcia nieruchomości w trwały zarząd.

ZAMIANA NIERUCHOMOŚCI Uchwałą nr XXIV/135/08 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 27 czerwca 2008 roku zmienioną uchwałą nr XXXII/170/08 Rady Miejskiej z dnia 22 grudnia 2008 roku, organ stanowiący wyraził zgodę na zbycie niezabudowanych nieruchomości stanowiących własność Gminy Żychlin o numerach ewidencyjnych 1017/7 o pow. 0,0605 ha, nr 1017/8 o pow. 0,0274 ha, nr 1017/9 o pow.0,0003 ha, nr 1017/14 o pow.0,0205 ha, nr 1017/16 o pow. 0,0003 ha i 973 o pow.0,0819 ha, łącznie 0,1909 ha uregulowanych w Kw 37104, obecnie LD1K/00043778/9, w trybie bezprzetargowym na rzecz Zakładu Maszyn Elektrycznych „Emit” jako nieruchomości zamiennych w ramach odszkodowania za działki nabyte przez gminę. Jak określono w decyzji RGO.7430/15/08 z dnia 22 sierpnia 2008 roku, która stała się ostateczna w dniu 9 września 2008 roku, wydanej na wniosek Zakładu Maszyn Elektrycznych „Emit” w Żychlinie, który wpłynął 9 maja 2008 roku, o zatwierdzenie podziału nieruchomości, będącej własnością Skarbu Państwa w użytkowaniu wieczystym wnioskodawcy, zgodnie z projektem podziału sporządzonym przez uprawnionego geodetę, zaewidencjonowanym w Starostwie Powiatowym w Kutnie Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w dniu 7 marca 2008 roku(nr 211.4- 103/2008), z dniem 9 września 2008 roku nieruchomość nr ewidencyjny działki 962/17 o pow. 0,0346 ha, na mocy art. 98 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, przeszła z mocy prawa, jako działka wydzielona pod drogę gminną ul.Okoniewskiego, na własność Gminy Żychlin. Zgodnie z art. 98 prawo użytkowania wieczystego w stosunku do działek wydzielonych pod drogi publiczne wygasło. Nieruchomości nr działki z 1028/3 o pow.0,6461 ha, nr 1032/3 o pow.0,0435 ha, nr 1033/2 o pow. 0,0156 ha, na mocy decyzji RGO.7430/16/08 z dnia 22 sierpnia 2008 roku wydanej na wniosek z dnia 20 marca 2008 roku złożony 9 maja 2008 roku zatwierdzającej projekt podziału, sporządzony przez geodetę uprawnionego, zaewidencjonowany w Starostwie Powiatowym w Kutnie Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w dniu 7 marca 2008 roku za nr 211.4- 103/2008) zostały wydzielone pod drogi gminne ul.Dobrzelińską. Z dniem 9 września 2008 roku, w którym decyzja zatwierdzająca podział stała się ostateczna, jak określono w przedmiotowej decyzji, działki wydzielone pod drogi gminne z mocy prawa przeszły na własność Gminy Żychlin. Zgodnie z art.98, ustanowione na wydzielonych, na wniosek użytkownika wieczystego, pod drogi gminne działkach stanowiących własność Skarbu Państwa, prawo użytkowania wieczystego wygasło. Z dokumentacji okazanej kontrolującym nie wynika czy organ wydający decyzję podziałową dokonał ustalenia czy drogi gminne, obejmujące części działek podlegających podziałowi w dniu 31 grudnia 1998 roku były urządzone, czy i kiedy nadano im kategorię drogi gminnej, tj. czy miał zastosowanie art. 73 ust.1 ustawy z dnia 13 października 1998 roku przepisy wprowadzające ustawę reformującą administrację publiczną (Dz. U. nr 133, poz. 872 ze zm.) na mocy którego z dniem 1 stycznia 1999 roku działki, na których posadowione były drogi, przeszły na własność gminy. Z wyjaśnień pracownika merytorycznego

______96 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

referatu wynika, że drogi ul. Dobrzelińska i Okoniewskiego nie były w dniu 31 grudnia 1998 roku zlokalizowane na działkach wydzielonych wyżej opisanymi decyzjami podziałowymi. Sporządzonym na dzień 12 stycznia 2009 roku przez rzeczoznawcę majątkowego nr 3639 operatem szacunkowym określającym wartość rynkową prawa własności nieruchomości stanowiącej drogi, obejmującym działki nr 962/17, 1028/3 1032/3 i 1033/2 ustalono wartość przedmiotowych nieruchomości na 70.429 zł. Sporządzony w dniu 12 stycznia 2009 roku przez rzeczoznawcę majątkowego uprawnienia nr 3649 operat szacunkowy określający wartość rynkową nieruchomości dla potrzeb zbycia na rzecz Zakładów Maszyn Elektrycznych „Emit” działek nr 937 (błąd w numeracji działki popr. na str 2 ), 1017/8,10917/9 1017/16, 1917/14 uregulowanych w KW 37104 i LD1K/00043778/9, określił wartość nieruchomości na kwotę 25.145 zł. W dniu 3 lipca 2008 roku do 28 lipca 2008 roku wywieszono na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta w Żychlinie wykaz nieruchomości zawierający: określenie położenia działek, powierzchnię, oznaczenie wynikające z katastru nieruchomości i ksiąg wieczystych, formę zbycia (zamiana) oraz wartość szacunkową tj. wszystkie elementy wymagane art. 35 ustawy o gospodarce nieruchomościami, z określeniem terminu od 3 lipca do 18 sierpnia 2008 roku zgłaszania wniosków osób, którym przysługuje uprawnienie pierwszeństwa w nabyciu na podstawie art.34 ust.1 pkt 1 i 2 ustawy. Informację o wywieszeniu przedmiotowego wykazu zamieszczona w Nasz Tygodnik Kutno cotygodniowym dodatku do Dziennika Polska Dziennik Łódzki w dniu 11 lipca 2008 roku i na stronie internetowej Gminy Żychlin. W dniu 18 listopada 2008 roku Burmistrz Gminy działający w imieniu Gminy Żychlin i reprezentujące Zakład Maszyn Elektrycznych „Emitel” wiceprezes zarządu i prokurent podpisali protokół uzgodnień dotyczący ekwiwalentnej zamiany powyższych nieruchomości. Aneksem do protokołu uzgodnień z dnia 18 listopada 2008 roku dokonano zmian polegających na określeniu, że przedmiotowe nieruchomości nie są przedmiotem zamiany, lecz stanowią nieruchomości zamienne jako odszkodowanie za grunty wydzielone pod drogi gminne, przejęte przez gminę i określono, że koszt aktu notarialnego ponoszą strony po połowie. Aktem notarialnym repertorium A 2330/2009 z dnia 16 lipca 2009 roku- umowa przenosząca własność nieruchomości zamiennej, Burmistrz Gminy Żychlin przeniósł własność dziełek nr 973, 1017/7,1017/8, 1017,9, 1017/14 i 1017/16 o łącznej powierzchni 1909 m2 na rzecz Zakładu Maszyn Elektrycznych „Emit” Spółka Akcyjna jako nieruchomość zamienną za działki wydzielone pod drogi gminne. Przyjęcie nieruchomości nastąpiło na podstawie dokumentu PT(RGO.7211- 300/51/2/2009) z dnia 22 grudnia 2009 roku określającego wartość inwentarzową nieruchomości oznaczonej jako działki nr 1017/7,1017/8, 1017/9 i 1017/6 o łącznej powierzchni 885 m2 oraz działki 1017/5 o powierzchni 205 m2, na kwotę 14.360,18 zł oraz PT(RGO.7211-300/42/2/2009) z dnia 22 grudnia 2009 roku określającego wartość inwentarzową działki nr 973 o powierzchni 819 m2 na kwotę 4.700,00 zł. Na podstawie faktury 124/2009 z 16 lipca 2009 roku, Gmina Żychlin uiściła 50% kosztów aktu notarialnego w kwocie 485,56 zł, co zostało zaewidencjonowane na kontach Wn 400-4, Ma 201-1 i Wn 201-1 Ma 101, z klasyfikacją budżetową dział 700, rozdział 7005, § 4300. Ponadto Gmina poniosła koszty sporządzenia operatów szacunkowych nieruchomości gruntowych działki nr 973,1017/7, 1017/8, 1017/9, 1017/16 oraz działek nr 962/17,1028/3,1032/3 i 1033/2 na podstawie faktury 4/2009 z dnia 19 stycznia 2009 roku, w kwocie 5.490 zł, co zaewidencjonowano Wn 400-4 Ma 201-86 i Wn 201-86 Ma 130-2 z klasyfikacją budżetową dział 700, rozdział 7005 § 4300.

______97 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Nieruchomości nr działek 967/17 o powierzchni 346 m2, 1028 o powierzchni 6461 m2, 1032/3 o powierzchni 435 m2 i nr 1033/2 o powierzchni 156 m2 tj. łącznie 7398 m2 zostały przejęte na stan środków trwałych dokumentem OT RGO.6810.383.1 z dnia 28 października 2011 roku tj. w trakcie trwania kontroli z wartością wynikającą z ustalonej protokołem uzgodnień wartości działek stanowiących nieruchomości zamienne. W wartości nabytych i oddanych jako nieruchomości zamienne działek nie uwzględniono poniesionych przez Gminę Żychlin kosztów sporządzenia operatów szacunkowych nieruchomości i kosztów sporządzenia aktu notarialnego.

2.2. Dochody z tytułu u żytkowania wieczystego nieruchomo ści, użytkowania, zarz ądu

Dochody z użytkowania wieczystego nieruchomości, użytkowania, zarządu Dochody Gminy Żychlin w latach 2009 i 2010 z powyższego tytułu kształtowały się następująco: 2009 rok 2010rok Plan po Plan po Plan Wykonanie Plan Wykonanie zmianach zmianach 113.716,00 136.181,00 136.243,68 114.000,00 133.781,00 135.830,98 i pochodziły z tytułu umów użytkowania wieczystego zawartych przed 2009 rokiem, zgodnie z którymi w użytkowanie wieczyste oddano 32,8847 ha oraz opłat z tytułu trwałego zarządu, w którym zgodnie z decyzjami obowiązującymi na 31 grudnia 2009 roku znajdowało się 27.2472 ha, w tym 8.8583 ha nieodpłatnie na podstawie art.81 o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 roku nr 256, poz.2572), użytkowanych przez gminne jednostki organizacyjne. Na 31 grudnia 2010 roku w użytkowaniu wieczystym było 32,4986 ha, a w trwałym zarządzie 26.7494,95 ha. W latach 2009-2010 Gmina Żychlin nie zawierała umów dotyczących oddania gruntów w wieczyste użytkowanie, dzierżawę i najem. Zestawienie umów u żytkowania wieczystego z wysoko ści ą naliczonych opłat na dzie ń 31 grudnia 2009 i 31 grudnia 2010 roku stanowi zał ącznik nr 64 protokołu kontroli. W kontrolowanym okresie Gmina Żychlin nie dokonywała aktualizacji opłat z tytułu wieczystego użytkowania. Ostatnie aktualizacje opłat z tego tytułu, przeprowadzono w 2008 roku i dotyczyły one użytkowników wieczystych (76) działek pod garażami, Energa-Operator S.A, Koła Łowieckiego i Powszechnej Spółdzielni Spożywców. Kontrolujące przeanalizowały tryb postępowania przy aktualizacji opłat z tytułu użytkowania wieczystego dokonanych w stosunku do 2 użytkowników wieczystych uiszczających najwyższe opłaty: 1) Energa-Operator S.A Oddział w Płocku, ul. Wyszogrodzka 106: - wypowiedzenia opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego działek o numerach 741/2 i 1508/2 dokonano pismem RGO.7211-378/1/08 z dnia 10 grudnia 2008 roku doręczonym 17 grudnia 2008 roku, - pismo zawierało ofertę przyjęcia od 2009 roku nowej opłaty rocznej, przeliczonej zgodnie z art. 72 ustawy o gospodarce nieruchomościami przy zastosowaniu 1% stawki i wartości nieruchomości określonej aktualnym w rozumieniu art. 156 ust.3 i 4 ustawy operatem szacunkowym, określającym jej wartość na kwotę 5.822,00 zł, - dokonano prawidłowego naliczenia opłaty rocznej w wysokości 58,22 zł. Ustalenia nowej opłaty dokonano na wniosek użytkownika wieczystego, który zgodnie z art.72 ust.3 pkt 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami, winien mieć naliczoną opłatę

______98 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

według stawki 1%, a nie jak dotychczas 3%. Właściwy organ dokonał aktualizacji wartości nieruchomości jednocześnie przychylając się do wniosku o zmianę stawki procentowej. Użytkownika poinformowano o ustalonej w dniu 12 listopada 2008 roku przez rzeczoznawcę majątkowego, posiadającego uprawnienia nr 3649, wartości rynkowej prawa własności nieruchomości gruntowej dla potrzeb aktualizacji opłat z tytułu użytkowania wieczystego oraz możliwości zapoznania się z przedmiotowym operatem. 2) Koło Łowieckie Jeleń w Żychlinie ul. Sienkiewicza 49: - wypowiedzenia dotychczasowej opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego działki nr 1232/1 ustalonej ostatnio na 504,00 zł dokonano pismem RGO.7211-97/1/2008 z dnia 10 grudnia 2008 roku doręczonym w dniu 18 grudnia 2008 roku, - pismo zawierało ofertę przyjęcia nowej opłaty rocznej od 2009 roku w wysokości 1.311,84 zł wynikającej z ustalonej w dniu 12 listopada 2008 roku przez rzeczoznawcę majątkowego o uprawnieniach nr 3649, wartości rynkowej prawa własności nieruchomości gruntowej dla potrzeb aktualizacji opłaty z tytułu użytkowania wieczystego, - przy zastosowaniu stawki procentowej opłaty rocznej określonej, zgodnie z art.72 ust.3 pkt 5 ustawy o gospodarce nieruchomościami, w wysokości 3% i określonej aktualnym w rozumieniu art.156 ust.3 i 4 tej ustawy, wartości nieruchomości w wysokości 43.728,00 zł ustalono prawidłowo opłatę roczną na 1.311,84 zł. Wystosowane do w/w użytkowników pisma wypowiadające dotychczasowe opłaty i zawierające propozycje nowych opłat rocznych zawierały, stosownie do art.78 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, pouczenie o możliwości złożenia wniosku o ustalenie, że aktualizacja opłaty jest nieuzasadniona albo uzasadniona w innej wysokości, co nie zwalnia użytkownika wieczystego z obowiązku uiszczania opłat w dotychczasowych wysokościach. Kontrolę terminowości dokonywanych przez użytkowników wieczystych wpłat przeprowadzono na próbie 4 użytkowników wieczystych z najwyższym kwotowo przypisem: 2 użytkowników wieczystych w 2009 roku nie posiadających zaległości na 31 grudnia 2009 roku i 2 użytkowników wieczystych w 2010 roku nie posiadających zaległości na 31 grudnia 2010 roku, stwierdzając, że wpłat za rok 2009 dokonano w wymaganych wysokościach w terminie 13 marca 2009 i 31 marca 2009 roku, wpłat za 2010 rok dokonano w 1 przypadku w dniu 30 marca 2010 roku, w drugim przypadku 23 listopada 2010 roku, w wymaganych wysokościach. W przypadku wpłaty dokonanej 23 listopada 2010 roku nie wysłano do użytkownika wieczystego upomnienia, a wpłaty dokonano bez pisemnego wezwania przelewem wraz z odsetkami w wysokości 6,40 zł. Stan zaległości z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste na dzień 31 grudnia 2009 roku wynosił 2.137,02 zł, a na 31 grudnia 2010 roku 2.782,00 zł. Zestawienie zaległo ści w opłatach z tytułu u żytkowania wieczystego stanowi zał ącznik nr 65 protokołu kontro li. Kontrolujące przeanalizowały postępowanie mające na celu wyegzekwowanie zaległości w stosunku do 2 użytkowników wieczystych spośród 23 zalegających z opłatami za 2009 rok, którzy dokonali wpłaty w 2010 roku oraz 2 spośród 13 użytkowników zalegających z opłatami za 2010 rok, którzy dokonali wpłat w roku 2011 ustalając, że : - w stosunku do użytkowników zalegających z opłatami za 2009 rok: 1) użytkownik poz.6 tabeli - wystosowano wezwanie z dnia 9 kwietnia 2009 roku, wpłaty dokonano 26 marca 2010 roku - nie naliczono i nie pobrano odsetek, które zostały pobrane 20 kwietnia 2011 roku przy wpłacie opłaty za 2011 rok,

______99 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

2) użytkownik poz.3 tabeli - wezwanie doręczono 19 sierpnia 2009 roku, wpłaty dokonano 12 lutego 2010 roku z odsetkami w wysokości 2,20 zł; - w stosunku do użytkowników zalegających z opłatą za 2010 rok: 1) użytkownik poz.8 tabeli - wystosowano upomnienie 10 maja 2010 roku i 24 listopada 2010 roku, wpłaty dokonano 28 lipca 2011 roku z odsetkami w kwocie 2,50 zł, 2) użytkownik poz. 27 tabeli - upomnienie z 10 maja 2010 roku, 11 października 2010 roku i 24 listopada 2010 roku, wpłaty dokonano 25 lipca 2011 roku z odsetkami w kwocie 10,80 zł. Przeprowadzono kontrolę działań podejmowanych w stosunku do 4 użytkowników wieczystych posiadających najwyższe kwotowo zaległości wykazane na dzień 31 grudnia 2010 roku: - użytkownik nr kartoteki 145: zaległość na 31 grudnia 2010 roku 221,29 zł dotyczy opłat za lata 2008-2010. Po wystosowaniu wezwań do zapłaty uzyskano nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym z dnia 28 lutego 2011 roku na zaległość za okres od 1 kwietnia 2008 do 2010 roku -pozew z dnia 30 grudnia 2010. Jednostka wystąpiła o nadanie klauzuli wykonalności. Wobec braku potwierdzenia odbioru przez zobowiązanych, Sąd zobowiązał gminę do wskazania ich adresu, po czym uchylił nakaz zapłaty i zawiesił postępowanie wobec braku możliwości doręczenia nakazu zapłaty. W wyniku kolejnego pozwu w postępowaniu upominawczym wniesionego 30 sierpnia 2011 roku Gmina uzyskała nakaz zapłaty na kwotę 221,29 zł wraz z odsetkami, 13 października 2011 roku Gmina wystąpiła o nadanie klauzuli wykonalności nakazowi zapłaty, - użytkownik nr kartoteki 64: zaległość na 31 grudnia 2010 roku 164,40 zł. W stosunku do zaległości z lat 2004-2007 uzyskano nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym z dnia 19 marca 2008 roku z klauzulą wykonalności, złożono wniosek o wszczęcie egzekucji do Komornika Sądu Rejonowego. Na zaległość w kwocie 164,40 zł z okresu 2009-2011 użytkownik złożył wniosek o odroczenie terminu płatności, zobowiązując się do spłaty zadłużenia, wobec czego, na podstawie uchwały nr LX/317/10 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 28 września 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad, sposobu i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłaty należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny przypadających Gminie Żychlin lub jej jednostkom podległym oraz wskazania organu i osób do tego uprawnionych, po przeprowadzeniu postępowania przygotowano porozumienie, dotyczące odroczenia zaległych opłat z tytułu użytkowania wieczystego z terminem do 30 września 2011 roku. Porozumienie to nie zostało podpisane przez dłużnika. Gmina nie podjęła w stosunku do przedmiotowej zaległości dalszych działań. - użytkownik nr kartoteki 103: zaległość na 31 grudnia 2010 roku 1.011,20 zł. W wyniku pozwu obejmującego zaległość za lata 2008-2010 złożonego 29 sierpnia 2011 roku, uzyskano nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym z dnia 28 września 2011 roku, na kwotę 196,95zł. Wcześniejsze postępowanie egzekucyjne, obejmujące zaległości z tytułu użytkowania wieczystego za okres 2004-2007 okazało się bezskuteczne - Komornik Sądu Rejonowego w Kutnie zwrócił wierzycielowi wyrok zaoczny z dnia 17 kwietnia 2008 roku, postanowieniem z 30 grudnia 2008 roku umarzając postępowanie wobec bezskuteczności egzekucji, określając koszty na kwotę 110,47 zł. Postanowieniem z 22 lipca 2008 Komornik Sądowy umorzył postępowanie egzekucyjne i zwrócił tytuł wykonawczy wobec bezskuteczności egzekucji nakazu zapłaty wydanego 18 listopada 2004 roku na zaległości od 1992 do 2002 roku, określając koszty postępowania na 109,80 złotych,

______100 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- w stosunku do użytkownika wieczystego kartoteka nr 49, na 31 grudnia 2010 roku posiadającego zaległość z tytułu użytkowania wieczystego w kwocie 582,60 zł nie podejmowano działań egzekucyjnych. Wyja śnienie Skarbnika Gminy w sprawie egzekucji nale żno ści z tytułu u żytkowania wieczystego od u żytkownika nr 49 stanowi zał ącznik nr 66 protokołu kontroli. Z analizy działań podejmowanych w zakresie egzekwowania zaległości z tytułu użytkowania wieczystego wynika, że po upływie terminu płatności wystawiano upomnienia, a od wpłat dokonywanych po terminie pobierano odsetki. W przypadku dłużników zalegających z opłatami jednostka uzyskiwała sądowe tytuły wykonawcze, kierowane do egzekucji komorniczej. W stosunku do dłużnika – nr kartoteki 49, który zmarł w 2000 roku, podjęto działania mające na celu ustalenie spadkobierców, jednak nie podjęto innych działań egzekucyjnych w stosunku do ustalonego spadkobiercy poza skierowaniem wezwań do zapłaty. Opłatom z tytułu trwałego zarządu na 31 grudnia 2009 roku podlegały nieruchomości o łącznej powierzchni 18.3889 ha, a opłaty z tego tytułu ustalono na 30.638,96 zł, na 31 grudnia 2010 roku nieruchomości oddane odpłatnie w trwały zarząd stanowiły łącznie 17.8911,95 ha, opłaty z tego tytułu naliczono w wysokości 30.391,05 zł. Tabela - zestawienie nieruchomo ści stanowi ących własno ść Gminy Żychlin oddanych w trwały zarz ąd ze stanem na 31 grudnia 2009 roku i 31 grudnia 2010 roku z okre śleniem opłat z tytułu trwałego zarz ądu stanowi zał ącznik nr 67 protokołu kontroli. W kontrolowanym okresie właściwy organ wydał dwie decyzje: RGO.7211-324/1/2010 i RGO.7211-250/1/2010 z 22 stycznia 2010 roku dotyczące wygaszenia z dniem 1 stycznia 2010 roku trwałego zarządu nieruchomości oznaczonych jako działka nr 1182/3 o pow.1038 m2 i 1183 o pow.906 m2 z opłatą roczną 309,60 zł oraz nieruchomości oznaczonej jako działka 207/5 o pow.2712 m2 z opłatą roczną 352,13 zł, ustanowionego na rzecz Zakładu Gospodarki Komunalnej w Żychlinie. Na podstawie decyzji nr RGO.7211-410/2/2010 z dnia 29 lipca 2010 roku, która stała się ostateczna się 24 września 2010 roku, Burmistrz Gminy Żychlin przekazał w trwały zarząd Zakładowi Gospodarki Komunalnej w Żychlinie z dniem 25 maja 2010 roku nieruchomość zabudowaną oznaczoną jako działka nr 685 o pow.0,0499 ha na czas nieoznaczony ustalając opłatę roczną stosownie do wartości nieruchomości ustalonej na 40.000,00 zł. Decyzja zawierała wszystkie określone art.45 ustawy o gospodarce nieruchomościami elementy, właściwie określono stawkę opłaty rocznej w kwocie 120 zł, na podstawie ceny nieruchomości określonej aktualnym w rozumieniu art.156 ustawy operatem szacunkowym, stosując określoną art.83 ust.2 pkt 2 stawkę procentową w wysokości 0,3% ( zgodnie z celem określonym w decyzji). Stosownie do art. 82 ustawy o gospodarce nieruchomościami opłata z tytułu trwałego zarządu winna być uiszczona za 2010 rok najpóźniej do dnia 25 października 2010 w wysokości proporcjonalnej do pozostałego w danym roku okresu trwałego zarządu tj. za 3 miesiące 2010 roku, w kwocie wynikającej z wyliczenia: 120 zł: 12 m-cy x 3 m-ce = 30,00 zł. Kartoteka prowadzona przez Referat Finansowy dla trwałego zarządcy Zakładu Gospodarki Komunalnej w Żychlinie nie zawiera korekty przypisu opłaty z tytułu trwałego zarządu za 2009 rok wynikającej z przedmiotowej decyzji o przekazaniu w trwały zarząd. Decyzjami nr RGO.7211-388/1/2009 z dnia 17 listopada 2009 roku, która stała się ostateczna 4 stycznia 2010 roku i RGO.7211-326/1/2009 z 17 listopada 2009 roku, która stała się ostateczna 4 stycznia 2010 roku, przekazano Zakładowi Gospodarki Komunalnej w Żychlinie w trwały zarząd nieruchomość składającą się z działek nr 565, 567/4, 567/6 i 567/14 o łącznej powierzchni 1060 m2 z opłatą roczną 921,95 zł i nieruchomość oznaczoną jako działka nr 1179/2 o powierzchni 796 m2 ustalając opłatę roczną w wysokości 71,10 zł. Decyzje zawierały wszystkie elementy określone art. 45 ustawy o gospodarce nieruchomościami, a procentowa stawka opłaty rocznej ustalona

______101 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

została zgodnie z art.82 ust.2 pkt.2 tej ustawy. Wobec faktu, że decyzje stały się ostateczne w dniu 4 stycznia 2010 roku, zarządca miał obowiązek dokonać zapłaty opłaty z tytułu trwałego zarządu, stosownie do art.82 ustawy o gospodarce nieruchomościami, najpóźniej do 4 lutego 2010 roku opłaty z tytułu korzystania z nieruchomości za 2009 rok, proporcjonalnie do okresu pozostałego w danym roku do wykorzystania, w kwocie : 71,10:12m-cy x 1 m-c=9,93 zł i 921,95: 12 m-cy x 1 m-c =76,83 zł, tj. łącznie 86,76 zł. Kartoteka trwałego zarządcy za 2009 rok nie zawiera korekty naliczenia opłaty rocznej z tytułu trwałego zarządu przekazanych powyższymi decyzjami nieruchomości. Decyzjami: - RGO.7211-250/1/2010 z dnia 22 stycznia 2010 roku, która stała się ostateczna 15 lutego 2010 roku, - RGO.7211-324/1/2010 z dnia 22 stycznia 2010 roku, która stała się ostateczna 15 lutego 2010 roku, Burmistrz Gminy Żychlin postanowił o wygaszeniu trwałego zarządu w stosunku do: - nieruchomości przy ul. Barlickiego oznaczonej jako działka nr 207/5 o pow.2712 m2, dla której opłata z tytułu trwałego zarządu(wyliczona zgodnie z wyjaśnieniem pracownika Referatu Gospodarki Gruntami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska proporcjonalnie w stosunku do opłaty ustalonej decyzją RGG.7211-250/1/04 i powierzchni objętej tą decyzja nieruchomości), wynosiła 352,13 zł rocznie, - nieruchomości przy ul. Mickiewicza oznaczonej jako działka nr 1182/2 o pow.1038 m2 i nr 1183 o pow.906 m2, dla której opłata roczna ustalona decyzją RGG.7211-324/1/04 wynosiła 309,60 zł. Powyższe wpływało na zmniejszenie opłaty z tytułu trwałego zarządu o 661,73 zł w skali roku. W wyniku kontroli kartoteki prowadzonej dla trwałego zarządcy kontrolujące ustaliły, że przypisów z tytułu opłat za trwały zarząd za 2009 i 2010 rok dokonywano jednorazowo do 30 marca danego roku, nie dokonując jego korekt wynikających z wydawanych przez Burmistrza Gminy decyzji. Z art.82 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami wynika obowiązek uiszczania przez trwałego zarządcą opłat rocznych, w wysokościach proporcjonalnych do okresu trwałego zarządu pozostałego do wykorzystania w danym roku. Decyzje nr RGO.7211-250/1/2010, RGO.7211-324/1/2010, RGO.7211-388/1/2009, RGO.7211-326/1/200, nr RGO.7211-410/2/201, kopia kartoteki dotycz ącej opłat z tytułu trwałego zarz ądu stanowi ą akta kontroli strony 112 – 120. Kontrolujące dokonały kontroli wysokości i terminowości dokonywanych przez Zakład Gospodarki Komunalnej wpłat z tytułu trwałego zarządu ustalając: - określona na 2009 rok opłata roczna płatna do 31 marca 2009 roku, zgodnie z naliczeniem przekazanym przez Referat Gospodarki Gruntami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska, wynosiła 29.645,91 zł. Na wniosek trwałego zarządcy złożony nie później niż na 14 dni przed upływem terminu uiszczenia opłaty rocznej, zgodnie z art.82 ust 3 ustawy, właściwy organ może ustalić inny termin uiszczenia tej opłaty nieprzekraczający danego roku kalendarzowego. Na wniosek zarządcy z dnia 16 marca 2009 roku, bez potwierdzenia wpływu na sekretariat Urzędu (wpływ potwierdzony z datą 16 marca 2009 roku - podpis nieczytelny bez pieczęci), działający w zastępstwie Burmistrza Zastępca Burmistrza ustalił termin płatności opłaty rocznej za 2009 rok na 30 października 2009 roku. Wniosek z dnia 16 marca 2009 roku i pismo RGO.7216-3/2/09 stanowi ą akta kontroli strony 121 – 122.

______102 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

W 2009 roku wpłat dokonywano: 3 listopada 2009 roku w kwocie 3.645,91 zł, 5 listopada 2009 roku w kwocie 8.000 zł, 6 listopada 2009 roku w kwocie 10.000 zł, 12 listopada 2009 roku w wysokości 4.000 zł, 13 listopada 2009 roku - 2.000 zł, 16 listopada 2009 roku - 2000 zł to jest po wymaganym, ustalonym pismem RGO.7216- 3/2/09 terminie płatności. Na wniosek Zakładu Gospodarki Komunalnej z dnia 3 grudnia 2009 roku, Burmistrz Gminy pismem Fn. 71402-1-10/09 z dnia 31 grudnia 2009 roku, działając na podstawie uchwały Rady Miejskiej w Żychlinie nr XLVII/261/06 z dnia 25 kwietnia 2006 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłaty należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa, przypadających Gminie Żychlin lub jej jednostkom organizacyjnym, umorzył odsetki w kwocie 2.336,85 zł od nieterminowej wpłaty. - określona na 2010 rok opłata roczna płatna, zgodnie z art.82 ustawy o gospodarce nieruchomościami, do 31 marca 2010 roku zgodnie z informacją przekazaną do Referatu Finansowego wyniosła 30.271,05 zł. Na wniosek trwałego zarządcy złożony nie później niż na 14 dni przed upływem terminu uiszczenia opłaty rocznej, zgodnie z art.82 ust 3 ustawy, właściwy organ może ustalić inny termin uiszczenia tej opłaty nieprzekraczający danego roku kalendarzowego. Na wniosek z dnia 17 marca 2010 roku złożony 1 kwietnia 2010 roku Burmistrz Gminy Żychlin dokonał pismem RGO.7216-3/2/10 z dnia 26 marca 2010 roku przesunięcia terminu płatności opłaty rocznej za 2010 rok na dzień 31 sierpnia 2010 roku. Jak wynika z daty wpływu wniosku Zakładu Gospodarki Komunalnej w Żychlinie, określony ustawo termin złożenia wniosku przez trwałego zarządcę nie został dotrzymany, a Burmistrz Gminy niewłaściwie zastosował art.82 ust.3, decyzję o przesunięciu terminu datowaną 26 marca 2010 roku podejmując przed wpływem wniosku . Wniosek z 17 marca 2010 roku z dat ą wpływu 1 kwietnia 2010 roku i pismo RGO.7216-3/2/10 datowane 26 marca 2010 roku stanowi ą akta kontroli strony 123 - 124. Prolongowany termin zapłaty w 2010 roku został dotrzymany poprzez dokonanie wpłat w dniach: 16 sierpnia 2010 roku w kwocie 5.271,05 zł, 31 sierpnia 2010 roku 25.000,00 zł.

2.3. Dochody z tytułu najmu i dzier żawy nieruchomo ści

Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Rada Gminy i Miasta Żychlin uchwałą nr 256/XLVIII/2002 z dnia 26 marca 2002 roku na podstawie art.18 ust.2 pkt.15, art.41 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym oraz art.4 i art.21 ust.1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz.U. z 2001 roku nr 71, poz.733) podjęła uchwałę określającą zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Żychlin ze zmianami wynikającymi z uchwały nr VI/33/03 z dnia 28 lutego 2003 roku, uchwały nr LIII/292/06 z dnia 26 października 2006 roku i uchwały nr LII/269/109 z dnia 26 lutego 2010 roku. Uchwałą nr VIII/35/11 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 31 maja 2011 roku przyjęto Wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Żychlin na lata 2011-2015. Planowane i wykonane dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych pochodziły z czynszu dzierżawnego i czynszu najmu nieruchomości i najmu lokali użytkowych pozostających w zarządzie Gminy i przedstawia je poniższa tabela: 2009 rok 2010 rok Plan po Plan po Plan Wykonanie Plan Wykonanie zmianach zmianach

______103 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

61.826,00 61.826,00 58.645,55 61.826,00 61.826,00 56.571,52

Zestawienie umów najmu nieruchomo ści oddanych na cele nierolnicze na dzie ń 31 grudnia 2009 i 31 grudnia 2010 roku stanowi zał ącznik nr 68 protokołu kontroli. W latach 2009 i 2010 nie zawierano nowych umów najmu i dzierżawy nieruchomości. Najem nieruchomości Wszystkie umowy najmu zostały zawarte w dniu 15 stycznia 2008 roku na podstawie zasad ustalonych uchwałą nr IX/44/07 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 29 maja 2007 roku w sprawie określenia zasad wydzierżawiania lub najmu przez gminę Żychlin nieruchomości gruntowych będących jej własnością. Warunki umów i przestrzeganie zasad oddawania w najem ustalonych powołaną uchwałą, przeanalizowano przyjmując do próby 2 umowy najmu: - RGO.6018/1/3-2/1/2009 umowa nr 30/2008 z dnia 15 stycznia 2008 roku na grunt o powierzchni 36,00 m2 z miesięczną stawką czynszu 3,56 zł/m 2, - RGO.6918/1/2-3/5/2009 umowa nr 15/2008 z dnia 15 stycznia 2008 roku na grunt o powierzchni 24,00 m2 z „porozumieniem najmu” z dnia 24 kwietnia 2008 roku, z miesięczną stawką czynszu 3,56 zł/m 2. Umowy zawarte na czas określony od 1 stycznia 2008 roku do 31 grudnia 2017 roku (10 lat) zawierają: określenie wynajmowanej powierzchni, zapisy dotyczące wzrostu opłat, które nie są tożsame z zapisami wynikającymi z wykazu nieruchomości, gdyż określono „wzrost czynszu miesięcznego w latach o wskaźnik inflacji” nie określając, że jest to wzrost coroczny. Umowa nr 15/2008 uzupełniona została o „porozumienie najmu” zawarte 24 kwietnia 2008 roku między Wynajmującym, Dotychczasowym Najemcą i Najemcą, zgodnie z którym wobec sprzedaży pawilonu handlowego przez Dotychczasowego Najemcę, Wynajmujący oddaje Najemcy, zgodnie z zarządzeniem nr 58/07 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 8 sierpnia 2007 roku w drodze bezprzetargowej grunt pod przenośnym pawilonem handlowym o pow.28,20 m2, gdyż tylko dotychczasowi najemcy złożyli wniosek o ich najem. Zawarcie przedmiotowego „porozumienia” nie zostało poprzedzone podaniem do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości określonego art.35 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami i § 3 uchwały nr IX/44/07 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 29 maja 2007 roku. Ponadto, w oparciu o ustalenia powyższej uchwały stwierdzono, że tryb oddania w najem był niezgodny z zasadami wydzierżawiania lub najmu określonymi przedmiotową uchwałą, której załącznik w §1 określa, że nieruchomości gruntowe nie będące w dniu wejścia w życie uchwały i w stosunku do których najemca zrzekł się prawa najmu – oddaje się w najem w drodze przetargu. Kopie umowy najmu nr 15/2008 z dnia 15 stycznia 2008 roku, „porozumienia najmu” z dnia 24 kwietnia 2008 roku, zarz ądzenia 58/07Burmistrza Gminy Żychlin z 8 sierpnia 2007 roku i uchwały nr IX/44/07 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 29 maja 2007 roku stanowi ą akta kontroli strony 125 – 140. Wykaz nieruchomości poprzedzający zawarcie umów z dnia 15 stycznia 2008 roku stanowiący załącznik nr 3 do zarządzenia Burmistrza Gminy Żychlin nr 58/07 z dnia 8 sierpnia 2007 roku w sprawie podania do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem, w dzierżawę na okres dłuższy niż trzy lata, był wywieszony na tablicy ogłoszeń w okresie od 8 sierpnia do 5 września 2007 roku, tj. w okresie 28 dni spełniającym wymóg art. 35 ustawy o gospodarce nieruchomościami. W dokumentacji Referatu Gospodarki Gruntami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska na zarządzeniu dokonano adnotacji, że nie wpłynął żaden wniosek dotyczący uwag i zastrzeżeń, wpłynęły oświadczenia osób chcących podpisać umowy.

______104 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Wykaz zawierał wszystkie elementy określone uchwałą nr IX/44/07 Rady Miejskiej w Żychlinie, tj. okres najmu, wysokość czynszu, wskazanie przyszłego najemcy, zawierał ponadto elementy określone art.35 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, tj: powierzchnię, oznaczenie według księgi wieczystej i katastru nieruchomości, opis nieruchomości, okres najmu, terminy wnoszenia opłat, informacje o przeznaczeniu do oddania w najem, pod nazwą „wysokość miesięczna opłaty” określono stawki czynszu najmu za 1 m 2 powierzchni netto, wskazano 22% podatek VAT, zasady aktualizacji opłat (coroczny wzrost w stosunku do roku ubiegłego o wskaźnik inflacji, lecz nie mniej niż 5%) i termin płatności do 20 dnia każdego miesiąca. Zgodnie z wyjaśnieniem pracownika Referatu Gospodarki Gruntami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska Zofii Pietrzak, stawka czynszu dzierżawnego określona w wykazie nieruchomości przeznaczonych do najmu wynikała z obowiązującej na dzień sporządzania wykazu wysokości zawartej w umowach najmu z dotychczasowymi najemcami. Kontrolujące ustaliły, że zgodnie z zapisami w wykazie, czynsz najmu był w styczniu 2009 roku i styczniu 2010 roku waloryzowany, o czym najemcy byli pisemnie informowani i co znajduje odzwierciedlenie w przypisach dokonywanych na kartotekach najemców. Powyższe sprawdzono na próbie przyjętej do kontroli umów najmu- najemcy nr 24 i nr 29. Dokonano kontroli terminowości dokonywanych przez w/w najemców wpłat z tytułu czynszu najmu, w wyniku czego ustalono: -najemca nr kartoteki 24 dokonywał wpłat przelewami bankowymi comiesięcznie w wynikających z umowy wysokościach, nie zachowując terminów płatności określonych umową, od zaległości nie pobierano odsetek, - najemca nr kartoteki 25 dokonywał wpłat nieterminowo, od zaległości nie pobierano odsetek. Zaległo ści w opłatach z tytułu czynszu najmu i na 31 grudnia 2009 i 31 grudnia 2010 roku przedstawia tabela stanowi ąca zał ącznik nr 69 protokołu kontroli. Kontrolujące dokonały analizy podejmowanych czynności windykacyjnych w stosunku do dłużników zalegających z opłatami czynszu najmu na dzień 31 grudnia 2010 roku w stosunku do najemcy, który nie dokonał wpłaty do dnia kontroli. Zaległość w kwocie 1.423,37 zł, poz. 3 tabeli – zaległości w opłatach: 7 maja 2010 roku Gmina wystąpiła z pozwem w postępowaniu upominawczym na zaległości z tytułu czynszu najmu za okres od stycznia 2006 roku do 21 grudnia 2007 roku uzyskując 10 czerwca 2010 roku nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym, który po nadaniu klauzuli wykonalności przekazano do egzekucji Komornikowi przy Sądzie Rejonowym w Kutnie. W wyniku powyższych działań zajęte zostały wierzytelności należne od Naczelnika Urzędu Skarbowego w Gostyninie. Postanowieniem z dnia 7 grudnia 2010 roku dokonano zajęcia rachunku bankowego. Postanowieniem z dnia 3 stycznia 2011 roku zajęto wierzytelność należną dłużnikowi z Urzędu Skarbowego w Kutnie, a postanowieniem z 4 maja 2011 roku, wobec zbiegu wierzytelności, sprawa została przekazana Komornikowi przy Sądzie Rejonowym w Gostyninie, który po uiszczeniu przez Gminę zaliczki na wydatki i usunięciu braków formalnych, podjął czynności egzekucyjne. W dniu 7 września 2010 roku, wobec wniosku dłużnika, Burmistrz Gminy Żychlin odmówił umorzenia odsetek od zaległości z tytułu czynszu najmu, które na dzień rozstrzygnięcia wynosiły 633,40 zł. Do dnia kontroli uzyskano poprzez egzekucję komorniczą zwrot kosztów poniesionych przez Gminę z tytułu postępowania egzekucyjnego. Odsetek i należności głównej nie uregulowano.

Umowy dzierżawy

______105 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Zestawienie umów dzier żawy gruntów rolnych na 31 grudnia 2009 i 31 grudnia 2010 roku stanowi zał ącznik nr 70 protokołu kontroli. Kontrolujące przeanalizowały zgodność trybu zawierania umów dzierżawy gruntów rolnych z uregulowaniami uchwały nr IX/44/07 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 29 maja 2007 roku, przyjmując próbę 2 umów zawartych: - w dniu 7 września 2007 roku na okres od 1 września 2007 do 31 sierpnia 2017 roku (dzierżawca kartoteka nr 8), - w dniu 27 października 2008 roku 1 września 2008 do 31 sierpnia 2009 roku z aneksem przedłużającym okres dzierżawy do 31 sierpnia 2010 roku (dzierżawca kartoteka nr 25). Wykazy nieruchomości podano do publicznej wiadomości zarządzeniem nr 58/07 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 8 sierpnia 2007 roku i zarządzeniem nr 76/08 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 23 września 2008 roku. Wywieszono je na wymagany art.35 ustawy o gospodarce nieruchomościami okres na tablicy ogłoszeń Urzędu, zawierały one wszystkie elementy wymagane uchwałą nr IX/44/07 w sprawie zasad wydzierżawiania lub najmu przez Gminę Żychlin nieruchomości gruntowych będących jej własnością oraz art.35 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Czynsz dzierżawny naliczano zgodnie z postanowieniami § 2 załącznika do uchwały nr IX/44/07 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 29 maja 2007 roku, co ustalono na przyjętej do analizy prawidłowości oddania w dzierżawę, próbie 2 dzierżawców. Na tej samej próbie dokonano analizy terminowości i prawidłowości uiszczania opłat z tytułu dzierżawy ustalając, że : - opłaty dokonywane przez dzierżawcę nr 8 w prawidłowo przypisanej wysokości ( 953,93 zł - I rata 2009, II rata 2009 -916,28 zł, za 2010: I rata - 828,45 zł, II rata - 856,37 zł), uiszczane były w obowiązujących terminach: I rata za 2009 rok do 28 lutego ( wpłata z 20 lutego 2009), II rata do 30 września – wpłata 16 września 2009 roku i za rok 2010: I rata do 28 lutego - wpłata 22 lutego 2010 roku, II rata do 30 września wpłacona 10 września 2010 roku, - opłaty dokonywane przez dzierżawcę nr 25 były przypisywane w zgodnej z umową i stawkami ustalonymi uchwałą wysokości ( I rata 2009 roku – 353,35 zł, II rata 2009 roku -338,66 zł, I rata 2010 roku - 305,90 zł, II rata 2010 roku -316,52 zł) uiszczano w terminach I rata - termin do 28 lutego 2009 roku - wpłata 21 lutego 2009 roku, II rata do 30 września 2009 roku wpłacona 12 listopada 2009 roku, od której naliczono i pobrano odsetki 5,20 zł, za 2010 rok: I rata płatna do 28 lutego wpłacona 18 marca 2010 roku – nie naliczono i nie pobrano odsetek, II rata płatna do 30 września wpłata 29 września 2010 roku. Zaległości w opłatach z tytułu dzierżawy na 31 grudnia 2009 i 2010 nie występowały. Najem lokali Gmina posiadała 3 zawarte w 2009 i 2010 umowy najmu na lokale u żytkowe, których zestawienie stanowi zał ącznik nr 71 protokołu kontroli. Zasady gospodarowania mieniem komunalnym przy wynajmowaniu lokali użytkowych określone zostały zarządzeniem Burmistrza nr 22/03 z dnia 22 kwietnia 2003 roku w oparciu o art.30 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym zmienionym zarządzeniem Burmistrza Gminy Żychlin nr 19/2009 z dnia 3 marca 2009 roku: - ustalono minimalne stawki czynszu za 1 m 2 (nie określając czy stawki dotyczą czynszu miesięcznego) powierzchni użytkowej lokali użytkowych w zależności od rodzaju działalności,

______106 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- ustalono, że wynajem opróżnionego lokalu odbywać się będzie w oparciu o przeprowadzony przetarg nieograniczony lub ograniczony na wysokość czynszu, - upoważniono do określenia branży handlowej dla opróżnianego lokalu Dyrektora Zakładu Gospodarki Komunalnej w Żychlinie, a w przypadku lokali nie będących w administracji Zakładu Gospodarki Komunalnej, Burmistrza Gminy Żychlin, - ustalenie ceny wywoławczej przy przetargach, pozostawiono w gestii administratorów, z tym że nie mogła być ona niższa, niż określona przedmiotowym zarządzeniem. W zarządzeniu, z dniem 3 marca 2009 roku dokonano zmian wprowadzając zapis, że „przetarg można nie przeprowadzać w przypadkach szczególnie uzasadnionych, w tym konieczności zmiany przedmiotu umowy najmu z dotychczasowym najemcą z przyczyn nie leżących po jego stronie(…)”. Zarządzenia powyższe nie znajdują oparcia w przyjętych przez Gminę Żychlin unormowaniach określających zasady gospodarowania mieniem gminy. Art. 30 ustawy o samorządzie gminnym, powierza wójtowi (burmistrzowi) wykonywanie uchwał rady gminy wskazując w zakresie jego zadań m.in. gospodarowanie mieniem komunalnym. Natomiast art.18 ust.2 pkt 9 tej ustawy, określając kompetencje rady gminy ustala, że do jej wyłącznej właściwości należy podejmowanie uchwał w sprawach majątkowych gminy, przekraczających zakres zwykłego zarządu, dotyczących zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony. W przypadku nie ustalenia powyższych zasad, zgody rady gminy wymaga zawarcie kolejnej umowy po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat. Zmian w tym zakresie dokonano art.2 ustawy z dnia 24 sierpnia 2007 roku o zmianie ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2007roku nr 173, poz.1218), obowiązującym od 22 października 2007 roku. Rada Miejska w Żychlinie uchwałą nr IX/44/07 z dnia 29 maja 2007 roku określiła zasady wydzierżawiania lub najmu przez Gminę Żychlin nieruchomości gruntowych będących jej własnością. Zasady te opisano w rozdziale „Unormowania ogólne. Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym”.

Kontrolujące przeanalizowały podstawy zawarcia wszystkich umów najmu lokali użytkowych obowiązujących w 2009 i 2010 roku, ustalając że : (...) 47 W wyniku kontroli terminowości dokonywania wpłat przez najemców w/w lokali użytkowych ustalono, że są one dokonywane terminowo w obowiązujących wysokościach. W przypadku jednego najemcy zaległość odnotowana na dzień 31 grudnia 2010 roku w kwocie 776,84 zł dotyczyła jednomiesięcznego czynszu za grudzień 2010 w kwocie 664,49 zł i raty w wysokości 110,75 zł wynikającej z porozumienia zawartego 26 stycznia 2010 roku dotyczącego rozłożenia na raty płatne od 27 lutego 2010 roku do 27 stycznia 2011 roku, zaległości w wysokości 1.328,98 zł z tytułu czynszu za listopad i grudzień 2009 roku, została zapłacona w dniu 3 stycznia 2011 roku, od należności naliczono i pobrano odsetki w kwocie 2,70 zł. Zestawienie zaległo ści w czynszu najmu lokali na 31 grudnia 2009 i 31 grudnia 2010 stanowi zał ącznik nr 72 protokołu kontroli Zaległość dotycząca czynszu najmu ujęta w poz. 1 i 4 powyższej tabeli wynikała z obciążenia najemców lokali mieszkalnych w budynkach szkolnych kwartalną opłatą za wodę, której naliczenia dokonano w grudniu 2010 roku, natomiast faktury zostały przekazane najemcom w styczniu 2011 roku i niezwłocznie uregulowane. Zaległości w

47 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak

______107 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

poz. 2 i 3 tabeli – zaległości w czynszu za lokale, dotyczą najmu lokali mieszkalnych w budynkach szkół. Informacja o obciążeniach przekazywana jest comiesięcznie przez dyrektora szkoły Referatowi Finansowemu. Zaległości w opłatach z tytułu najmu w/w lokali mieszkalnych na 31 grudnia 2010 roku wynosiły: - (...) 48 Kserokopie dokumentów dotycz ących egzekucji czynszu najmu przedmiotowego lokalu stanowi ą akta kontroli strony 141- 156. Testy w zakresie dzier żawy i najmu nieruchomo ści stanowi ą zał ącznik nr 73 protokołu kontroli.

3. POZOSTAŁE DOCHODY

3.1. Dochody z tytułu zaj ęcia pasa drogowego

Rada Miejska w Żychlinie uchwałą nr XXI/119/04 z dnia 28 czerwca 2004 roku w sprawie ustalenia wysokości opłat za zajęcie 1m 2 pasa drogowego dla dróg, których zarządcą jest Gmina Żychlin ustaliła wysokość stawek opłat za zajęcie pasa drogowego na cele niezwiązane z budową, przebudową, remontem, utrzymaniem i ochroną dróg oraz stawki opłat za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń infrastruktury technicznej niezwiązanych z potrzebami zarządzania drogami lub potrzebami ruchu drogowego, umieszczania w pasie drogowym obiektów budowlanych niezwiązanych z potrzebami zarządzania drogami lub potrzebami ruchu drogowego oraz reklam, zajęcie pasa drogowego na prawach wyłączności w innych celach. W roku 2009 dochody Gminy Żychlin z tego tytułu wobec planu 12.000,00 zł wyniosły 5.187,37 zł, a w 2010 roku planowano je w wysokości 12.000,00 zł, wykonując w kwocie 3.396,06 zł. W 2009 roku wydano 8 decyzji na zajęcie pasa drogowego oraz 15 decyzji ustalających opłaty roczne za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń niezwiązanych z potrzebami ruchu drogowego, w 2010 roku wydano 4 decyzje na zajęcie pasa drogowego oraz 16 decyzji na umieszczenie w pasie drogowym urządzeń niezwiązanych z potrzebami ruchu drogowego, a zadania z tego zakresu realizował Referat Budownictwa, Planowania i Inwestycji.

Ilo ść wydanych Wysoko ść Wysoko ść Rok decyzji wymierzonych opłat uzyskanych dochodów (szt.) (zł) (zł) 2009 23 3.177,37 3.177,37 2010 20 3.369,08 3.396,06

Wykaz wydanych w 2009 i 2010 roku decyzji na zaj ęcie pasa drogowego z wysoko ści ą opłat i terminem dokonania wpłat stanowi zał ącznik nr 74 protokołu kontroli.

48 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak

______108 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Kontrolujące, dokonując doboru próby na podstawie wysokości naliczonej opłaty przeanalizowały 2 decyzje najwyższe kwotowo, zezwalające na zajęcie pasa drogowego: 1) Decyzja BPI.5548-11/2009 z dnia 15 maja 2009 roku wydana na wniosek z dnia 11 maja 2009 roku, ustalająca opłatę w wysokości 12,75 zł, stała się ostateczna 29 maja 2009 roku. Termin wpłaty 13 czerwca 2009 roku - wpłaty dokonano 29 maja 2009 roku ( dow. nr 5010/144), 2) Decyzja 11/2010 z dnia 6 sierpnia 2010 roku wydana na wniosek z dnia 5 sierpnia 2010 roku, ustalająca opłatę za zajęcie pasa drogowego 567,00 zł, stała się ostateczna w dniu 20 sierpnia 2010 roku. Wniosek nie zawierał załączników wynikających z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego (Dz.U. z 2004 roku nr 140, poz.1481). Termin wpłaty upływał 3 września 2010, dokonano jej 11 sierpnia 2010 (dow. ks. Nr 6928/166). Kontrolujące stwierdziły prawidłowość dokonania naliczeń opłat wynikających z postanowień art. 40 ust.5 ustawy o drogach publicznych (Dz.U. z 2004 roku nr 204, poz.2086), a mianowicie z: − iloczynu m 2 zajmowanej powierzchni pasa, stawki opłaty za 1 m 2 i liczby dni zajmowania pasa drogowego, przy wykorzystaniu stawek określonych w uchwale Rady Miejskiej w Żychlinie. Decyzje wydawano terminowo, stwierdzono przypadek braku załączników określonych w druku wniosku i rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 roku. Na decyzjach naniesiono określenie daty, w którym decyzja stała się ostateczna, ustalono 14 – dniowy termin do zapłaty licząc od dnia, w którym decyzja stała się ostateczna, Po upływie okresu, na jaki decyzje zostały wydane, dokonano oględzin pasa drogowego, na okoliczność czego sporządzane były protokoły odbioru, sprawdzono prawidłowość odtworzenia zajmowanych elementów pasa drogowego zgodnie z cytowanym rozporządzeniem. Opłaty uiszczane były, zgodnie z art. 40 ust.13 ustawy o drogach publicznych, w terminie do 14 dni od daty kiedy decyzja o zezwoleniu na zajęcie pasa drogowego, stała się ostateczna. Decyzje ustalające opłaty roczne za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń niezwiązanych z potrzebami ruchu drogowego wydawano corocznie za umieszczenie urządzeń na podstawie wcześniejszych decyzji zezwalających na zajęcie pasa drogowego, podczas gdy zgodnie z art.40 ust.11 opłatę za zezwolenie na zajęcie pasa drogowego jak również za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń niezwiązanych z potrzebami ruchu drogowego, nalicza i pobiera właściwy zarządca drogi w drodze decyzji administracyjnej przy udzielaniu zezwolenia na zajęcie pasa drogowego. Kontrolujące przeanalizowały decyzje: 1) Decyzja 1/09 z dnia 9 stycznia 2009 roku, która stała się ostateczna w dniu 2 lutego 2009 roku dotycząca decyzji BGK.5548-23a/2005 z dnia 2 września 2005 roku. Powyższą decyzją ustalono opłatę za okres od 1 stycznia 2009 do 31 grudnia 2009 roku w kwocie 747,84 zł i termin płatności 14 dni od daty ostateczności, tj. do 16 lutego 2009 roku, wpłaty dokonano 28 stycznia 2009 roku (dow.ks.639/22), 2) Decyzja BPI.5548-02/10 z 4 stycznia 2010 roku, która stała się ostateczna w dniu 21 stycznia 2010 roku, ustalająca opłatę 1.121,76 zł za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2010 roku i termin płatności 14 dni od dnia, kiedy decyzja stała się ostateczna. Wpłaty dokonano w dniu 7 maja 2010 roku, nie naliczono i nie pobrano odsetek.

______109 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Kontrolujące stwierdziły prawidłowość dokonywania naliczeń opłat wyliczonych stosownie do postanowień art. 40 ust.5 ustawy o drogach publicznych z tytułu umieszczenia w pasie drogowym urządzeń infrastruktury technicznej niezwiązanych z potrzebami zarządzania drogami lub potrzebami ruchu drogowego wyliczonych na podstawie iloczynu, ustalonych przez organ stanowiący na podstawie art. 40 ust.8 ustawy o drogach, stawek opłat i powierzchni rzutu poziomego urządzenia. Decyzje wydano na okres roczny na podstawie wcześniej wydanych decyzji zezwalających na umieszczenie urządzeń infrastruktury technicznej niezwiązanych z potrzebami zarządzania drogami lub potrzebami ruchu drogowego , określano 14- dniowy termin zapłaty od dnia kiedy decyzja stała się ostateczna. Coroczne wydawanie decyzji określających wysokość opłaty za umieszczenie urządzeń niezwiązanych z potrzebami zarządzania drogami lub potrzebami ruchu drogowego nie znajduje oparcia w przepisach ustawy o drogach, której art. 40 ust 11 określa, że decyzję o opłatach wydaje się przy udzielaniu zezwolenia, a art. 40 ust.13a ustala termin uiszczania opłaty rocznej do 15 stycznia z góry za dany rok. W podstawach prawnych decyzji o opłatach rocznych nieprawidłowo powołano art.40 ust2 pkt 3,5,11 i 13, niewłaściwie też określając publikator – powołano Dz.U z 2004 roku nr 71, poz.2086 ze zmianami, podczas gdy podstawą wydanych decyzji był art. 40 ust.1,2, 3, 5, 11, 13 i 13 a ustawy o drogach publicznych- Dz.U. z 2004 roku nr 204, poz.2986 ze zmianami. Coroczne wydawanie decyzji, które przymiot ostateczności uzyskiwały 14 dni od daty doręczenia, skutkowało ustalaniem w nich terminu uiszczenia opłaty przekraczającego termin wynikający z art. 40 ust.13 a ustawy o drogach publicznych, podczas gdy art.40 d ustawy o drogach publicznych reguluje zasady pobierania odsetek od nieterminowo dokonywanych wpłat i egzekucji tych należności. Kserokopie decyzji BPI.5548-01/09 z dnia 9 stycznia 2009 roku i BPI.5548-02/10 z dnia 4 stycznia 2010 roku stanowi ą akta kontroli strony 157-162. Uchwałą nr XLVII/261/06 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 25 kwietnia 2006 roku w oparciu o art.43 ustawy o finansach publicznych z 2005 roku Rada Miejska w Żychlinie ustaliła szczegółowe zasady i tryb umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłaty należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy Ordynacja podatkowa, przypadających Gminie Żychlin lub jej jednostkom organizacyjnym. Na jej podstawie Burmistrz Gminy Żychlin pismem Fn. 71402-1-10/09 z dnia 31 grudnia 2009 roku umorzył w 2009 roku odsetki w kwocie 2.336,85 zł z tytułu nieterminowej wpłaty opłat za trwały zarząd Zakładowi Gospodarki Komunalnej w Żychlinie, co zostało opisane w rozdziale „Dochody z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości, użytkowania, zarządu”. W dniu 28 września 2010 roku Rada Miejska w Żychlinie, w związku z art.59 ust.1-3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych, uchwałą nr LX/317/10 ustaliła szczegółowe zasady, sposób i tryb umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłaty należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny przypadających Gminie Żychlin lub jej jednostkom podległym oraz wskazania organu i osób do tego uprawnionych. Na podstawie przedmiotowej uchwały w 2010 roku Gmina Żychlin nie dokonywała umorzeń należności.

3.2. Inne dochody

OPŁATA ADIACENCKA Gmina Żychlin nie osiągała w 2009 i w 2010 roku dochodów z tytułu opłat adiacenckich z tytułu wzrostu wartości nieruchomości powstałej w wyniku jej podziału, a Rada Miejska w Żychlinie nie podjęła uchwały o ustaleniu stawki procentowej opłaty adiacenckiej na podstawie art.98 a ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz opłat adiacenckich z tytułu wzrostu wartości nieruchomości wynikającej ze stworzenia warunków do podłączenia nieruchomości do urządzeń infrastruktury technicznej albo stworzenia

______110 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

warunków do korzystania z wybudowanej drogi. Rada Miejska w Żychlinie nie ustaliła, na podstawie art.146 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, stawki opłaty adiacenckiej. Oświadczenie w sprawie nie podj ęcia przez Gmin ę Żychlin uchwał w sprawie ustalenia stawki opłaty adiacenckiej zło żył Sekretarz Gminy Żychlin i stanowi ono zał ącznik nr 75 protokołu kontroli.

RENTA PLANISTYCZNA Dla Gminy Żychlin nie uchwalono miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego dla obszaru całego miasta, obowiązujące ustalenia miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego wynikają z uchwały nr 134/XIX/96 Rady Gminy i miasta Żychlin z dnia 26 września 1996 roku oraz uchwały Rady oraz uchwały Rady Miejskiej w Żychlinie nr XLII/234 z dnia 16 grudnia 2005 roku, które zachowały moc obowiązującą, nie dają one podstaw do ustalania i pobierania opłaty planistycznej. Wyja śnienia dotycz ące braku ustalania opłaty z tytułu wzrostu warto ści nieruchomo ści wynikaj ących ze zmian miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego zło żył Sekretarz Miasta i stanowi ą one zał ącznik nr 75 protokołu kontroli.

VIII. WYKONYWANIE BUD ŻETU. REALIZACJA WYDATKÓW BUD ŻETOWYCH

1. WYDATKI NA ZADANIA Z ZAKRESU POMOCY SPOŁECZNEJ - 2010 ROK

1.1. Informacje ogólne

Miejsko - Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Żychlinie – jednostka budżetowa, powołany został uchwałą Rady Gminy i Miasta Żychlin nr 50/IX/91 z dnia 5 marca 1991 roku. Obsługę finansowo-księgową ośrodka prowadzi Urząd Gminy w Żychlinie. Szczegółowy zakres działania MGOPS określał statut stanowiący załącznik do uchwały nr IV/17/06 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 28 grudnia 2006 roku zmieniającej Uchwałę nr 50/IX/91 Rady Gminy i Miasta w Żychlinie z dnia 5 marca 1991 roku (...), który opublikowano w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 44 poz. 367 z dnia 23 lutego 2007 roku. MGOPS realizuje własne i zlecone zadania z zakresu pomocy społecznej polegające, w szczególności na: - przyznawaniu i wypłacaniu przewidzianych ustawą świadczeń, - analizie i ocenie zjawisk rodzących zapotrzebowanie na świadczenia pomocy społecznej, - pracy socjalnej, - realizacji zadań wynikających z rozeznanych potrzeb społecznych, - rozwijanie nowych form pomocy społecznej i samopomocy w ramach zidentyfikowanych potrzeb. Zarządzeniem nr 81/07 z dnia 28 września 2007 roku Burmistrz Gminy Żychlin, powierzył obowiązki Kierownika Miejskiego - Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Żychlinie Barbarze Sitkiewicz. Z dokumentacji znajdującej się w aktach osobowych Kierownika MOPS wynika, że spełniał on wymogi art. 122 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (tekst jednolity z dnia 17 czerwca 2008 roku Dz. U. nr 115 poz. 728 ze zm.).

______111 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

1.2. Wydatki na zadania z zakresu pomocy społecznej

Wydatki MGOPS-u za 2010 rok klasyfikowano w dziale 852 - pomoc społeczna. Plan wydatków na dzień 31 grudnia 2010 roku na zadania zlecone zaklasyfikowane w tym dziale wynosił 3.295.310,00 zł, z czego wydatkowano kwotę 3.294.302,62 zł, co stanowiło 99,97% planu, natomiast plan wydatków na zadania własne wynosił 4.940.464,00 zł i wykonano je w wysokości 4.679.521,11 zł, co stanowiło 94,72 % planu. Plan wydatków zaklasyfikowanych w powyższym dziale na dzień 30 czerwca 2011 roku wynosił 7.694.972,01 zł, z czego wydatkowano kwotę 3.648.626,84 zł, co stanowiło 47,42% planu w tym na zadania zlecone plan określał kwotę 3.329.081,00 zł, z czego wydatkowano 1.655.144,74 zł, co stanowiło 49,72% planu, natomiast plan wydatków na zadania własne wynosił 4.365.891,01 zł i wykonano je w wysokości 1.993.482,10 zł, co stanowiło 45,66 % planu. Wykonanie zada ń finansowych i rzeczowych w 2010 oraz w I półroczu 2011 roku przez Miejsko - Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej przedstawiono w tabelach stanowi ących zał ącznik nr 76 protokołu kontroli.

2. WYDATKI (DOTACJE ) NA REALIZACJ Ę ZADA Ń POWIERZONYCH NA PODSTAWIE UMOWY JEDNOSTKOM SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH - 2010 ROK Plan i wykonanie wydatków w zakresie udzielenia dotacji na realizację zadań powierzonych w 2010 roku przedstawia poniższa tabela:

Zadanie dział, rozdział, Plan pierwotny Plan końcowy Wykonanie wg Wykonanie paragraf (w zł) (w zł) sprawozdań (w zł) % 801 rozdział 80195 § 2800 15 000,00 15 000,00 14 999,85 100,00 851 rozdział 85153 § 2800 5 000,00 4 600,00 4 597,50 99,95 851 rozdział 85153 § 2810 0,00 2 000,00 2 000,00 100,00 851 rozdział 85153 § 2820 8 500,00 6 900,00 6 900,00 100,00 851 rozdział 85154 § 2800 33 000,00 37 810,00 37 809,41 100,00 851 rozdział 85154 § 2810 0,00 16 500,00 16 500,00 100,00 851 rozdział 85154 § 2820 52 500,00 27 900,00 27 900,00 100,00 851 rozdział 85195 § 2800 2 500,00 0,00 0,00 0,00 851 rozdział 85195 § 2820 0,00 2 500,00 2 500,00 100,00 852 rozdział 85295 § 2820 22 000,00 22 000,00 21 829,00 99,22 921 rozdział 92195 § 2800 7 500,00 6 600,00 6 600,00 100,00 921 rozdział 92195 § 2820 8 500,00 9 400,00 9 400,00 100,00 926 rozdział 92605 § 2800 11 000,00 27 700,00 27 699,60 100,00 926 rozdział 92605 § 2820 48 000,00 31 300,00 25 680,80 82,05 Ogółem dotacje 213 500,00 210 210,00 204 416,16* 97,24 *Niewykorzystane środki dotacji na kwotę 812,19 zł zwrócono w 2011 roku. Rada Miejska w Żychlinie uchwałą nr L/262/09 z dnia 30 grudnia 2009 roku przyjęła na 2010 rok Program Współpracy Gminy Żychlin z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na rok 2010. Program, o którym mowa wyżej, zakładał współpracę Gminy Żychlin z organizacjami pozarządowymi na 2010 rok w następujących obszarach: - upowszechnianie kultury fizycznej i sportu,

______112 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- nauka, edukacja, oświata i wychowanie, - porządek i bezpieczeństwo publiczne oraz przeciwdziałanie patologiom społecznym, - pomoc społeczna, tym pomoc rodzinom i osobom w trudnej sytuacji życiowej oraz wyrównywanie szans tych rodzin i osób, - krajoznawstwo oraz wypoczynek dzieci i młodzieży, - ochrona i promocja zdrowia, - kultura, sztuka, ochrona dóbr kultury i tradycji. W ramach przyjętych priorytetów współpracy z organizacjami pozarządowymi w 2010 roku, Gmina Żychlin miała wspierać bądź powierzać realizację zadań publicznych w ramach zaplanowanych środków finansowych w budżecie gminy na 2010 rok. Ponadto w przyjętym programie współpracy z organizacjami pozarządowymi przewidziano działania w postaci niefinansowego wspierania ich działalności, związanej z realizacją zadań Gminy np. prowadzenie działalności promocyjnej i informacyjnej, konsultacji i pomocy merytorycznej dla wspólnie realizowanych projektów, wspieranie organizacji pozarządowych w pozyskiwaniu środków z innych źródeł itp. Zestawienie danych dotycz ących udzielonych dotacji w 2010 rok na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych stanowi zał ącznik nr 77 protokołu kontroli.

Burmistrz Gminy Żychlin na mocy zarządzenia nr 7/2008 z dnia 11 marca 2008 roku wraz ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniem 17/09 z dnia 2 marca 2009 roku powołał trzyosobowy Zespół Opiniujący Oferty. Regulamin pracy ww. organu został określony w załączniku nr 1 do zarządzenia nr 7/2008 z dnia 11 marca 2008 roku. Zgodnie z powyższą regulacją Zespół Opiniujący dokonuje oceny formalnej składanych ofert, a następnie każdy z członków zespołu dokonuje oceny merytorycznej wg kryteriów określonych w ogłoszeniu o konkursie, poprzez przyznanie określonej liczby punktów w skali od 0-5. Suma przyznanych punktów w ocenie merytorycznej oferty za spełnienie przez nią wyznaczonych kryteriów, które zostały opisane w ogłoszeniu o konkursie, stanowiła podstawę wyliczenia procentowej wysokości przyznawanej dotacji, a mianowicie: przy łącznej liczbie punktów 30-32 - 60% wnioskowanej kwoty dotacji, 33 – 36 - 80% wnioskowanej kwoty dotacji, 37 – 40 - 100% wnioskowanej kwoty dotacji. Organizator konkursu zastrzegał sobie prawo zmniejszenia kwot dotacji w ramach posiadanych środków finansowych. Wyniki oceny oraz uzasadnienie wyboru oferty odnotowywane w karcie oceny ofert, której wzór stanowił załącznik do zarządzenia 8/2008 z dnia 11 marca 2008 roku. Ponadto każdy z członków Zespołu Opiniującego był zobowiązany, na pięć dni przed dniem oceny ofert, do złożenia pisemnego oświadczenia o braku podstaw do wyłączenia go z prac związanych z opiniowaniem złożonych ofert. Po dokonanej ocenie ofert Zespół Opiniujący wybierał najkorzystniejsze oferty i proponował wysokość środków przeznaczonych na realizację zadania. Z postępowania konkursowego sporządzano protokół wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zarządzenia nr 7/2008 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 11 marca 2008 roku. Z danych przedstawionych w zał ączniku nr 77 protokołu kontroli, wynika że kontrolowana jednostka na podstawie art. 13 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie udzieliła w 2010 roku dotacji na realizację zadań publicznych w łącznej wysokości 210.039,00 zł z czego: - dotacje dla jednostek sektora finansów publicznych (cztery placówki oświatowe) - 88.910,00 zł, - dotacje dla instytucji kultury (Miejsko – Gminna Biblioteka Publiczna w Żychlinie)- 2.800,00 zł, - dotacje dla podmiotów spoza sektora finansów publicznych – 118.329,00 zł.

Kontroli poddano wydatki związane z przyznaniem dotacji w ramach realizacji zadań z zakresu:

______113 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- upowszechniania kultury fizycznej i sportu (dział 926 rozdział 92605) przewidziano środki w wys. 59.000,00 zł, do kontroli wybrano ofertę złożoną przez Miejski Klub Sportowy Żychlin – Sekcja Piłki Nożnej, któremu przyznano najwyższą kwotowo dotację w wys. 11.550,00 zł, - pomoc społeczna, w tym pomoc rodzinom i osobom w trudnej sytuacji życiowej oraz wyrównywanie szans tych rodzin i osób, zadanie pn. „Prowadzenie punktu wydawania żywności dla mieszkańców Gminy Żychlin”, na którego realizację przewidziano środki w budżecie gminy w dziale 852 rozdziale 85295, w wys. 22.000,00 zł. Do kontroli wybrano oferty złożone przez: Fundację „Szansa” w Żychlinie, dotacja w wys. 12.000,00 zł, Polski Komitet Pomocy Społecznej Zarząd Okręgowy w Łodzi dotacja w wys. 2.774,00 zł, Parafialny Zespół Charytatywny Caritas w Żychlinie dotacja w wys. 7.055,00 zł, - porządek i bezpieczeństwo publiczne oraz przeciwdziałanie patologiom społecznym w ramach realizacji Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, zadanie pn. „Udzielanie rodzinom z problemem uzależnień pomocy psychospołecznej i prawnej, a w szczególności ochroną przed przemocą w rodzinie”, na którego realizację przewidziano środki w budżecie gminy w dziale 851 rozdziale 85154 w wys. 14.000,00 zł. Kontroli poddano ofertę złożoną przez Fundację „Szansa” w Żychlinie, której przyznano dotację w wys. 14.000,00 zł. Przyjęta do kontroli próba stanowił 39% wydatków wynikających z przyznanych dotacji na rzecz jednostek spoza sektora finansów publicznych, w oparciu o ustawę z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

Szczegółowe ustalenia w zakresie analizy dokumentacji wybranych do kontroli dotacji przedstawiono w tabeli, stanowi ącej zał ącznik nr 78 protokołu kontroli. W wyniku analizy przyjętych do kontroli ofert stwierdzono że: - ogłoszenia o otwartym konkursie ofert opublikowano zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o pożytku publicznym i wolontariacie (Dz. U. nr 96 poz. 873 ze zm.), tj. z trzydziestodniowym wyprzedzeniem, - w celu zastosowania wymogu wynikającego z art. 13 ust. 2 pkt 7 wspomnianej ustawy w treści ogłoszenia podano informację o wysokości dotacji przekazanych w 2009 roku organizacjom pozarządowym oraz podmiotom wymienionym w art.3 ust. ww. ustawy na realizację zadań publicznych tego samego rodzaju, - wykorzystano formularz ofertowy zgodny z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 roku w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. nr 264, poz. 2207); - oferty oceniono zgodnie z zasadami i kryteriami oceny, określonymi w ogłoszeniu o konkursie. Uzasadnienie ocen dokumentowano w kartach konkursowych sporządzanych do poszczególnych ofert, - w badanej próbie stwierdzono, że dwa podmioty ubiegające się o dotację na współfinansowanie zadań publicznych tj. Stowarzyszenie Aktywizacji Bezrobotnych Rejonu Żychlińskiego oraz Fundacja „Szansa” w Żychlinie złożyły opisowe sprawozdanie finansowe za 2009 rok, podczas gdy zgodnie z zapisami składanego przez ww. podmioty druku ofertowego wymagane było złożenie sprawozdania finansowego tj. bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej. Złożone przez ww. oferentów sprawozdania finansowe nie zawierały wszystkich wymaganych informacji o sytuacji finansowej jednostki. Należy zauważyć, że zgodnie z art. 52 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, ostatecznym terminem sporządzenia

______114 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej jest 31 marzec roku następnego, jeżeli dany rok obrachunkowy jest rokiem kalendarzowym. Zamawiający w ogłoszeniu o konkursie zawarł wymóg złożenia sprawozdania finansowego za rok poprzedni jednak nie sprecyzował czy dotyczy to roku 2008, za który to każdy oferent mógł przedstawiać sprawozdanie finansowe czy też za 2009 rok, którego to termin sporządzenia upływał w dniu 31 marca 2010 roku. Biorąc pod uwagę wyznaczony termin składania ofert tj. 16 marca 2010 roku, prowadziło to do dowolności interpretacji przez oferentów zapisów w tym zakresie. Zespół Opiniujący uznał złożone przez oferentów sprowadzania finansowe jako poprawne i tym samym uznał że przedłożone oferty spełniają wymogi formalne, - z uwagi na ograniczoną wysokość zaplanowanych środków w budżecie gminy wysokość udzielonych dotacji na realizację zadania pn. upowszechnianie kultury fizycznej i sportu, w każdym przypadku obniżono przyznaną kwotę dotacji o 42% w stosunku do kwot dotacji zaproponowanych przez Zespół Opiniujący po przeprowadzonej ocenie ofert, - w przypadku udzielenia dotacji w kwocie niższej, niż wnioskowana podmioty aneksowały wnioski na realizację zadania dostosowując planowane koszty do wysokości przyznanych środków, - protokołem z dnia 25 marca 2010 roku Zespół Opiniujący Oferty przedłożył do akceptacji Burmistrza, propozycję przyznania dotacji poszczególnym oferentom uwzględniając wysokość środków zaplanowanych w budżecie gminy, - wyniki konkursu publikowano na stronie internetowej Urzędu Gminy Żychlin oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie jednostki, - stwierdzono nieterminowe przekazanie dotacji dla Polskiego Komitetu Pomocy Społecznej Zarząd Okręgowy w Łodzi na realizację zadania pn. „Prowadzenie punktu wydawania żywności dla mieszkańców Gminy Żychlin”. Zgodnie z § 2 ust.2 umowy nr 59/2010 z dnia 16 kwietnia 2010 roku przekazanie środków finansowych miało nastąpić w terminie 14 dni od dnia podpisania umowy, tj. do 30 kwietnia 2010 roku. Jak wynika z zapisów księgowych i dokumentacji źródłowej (wyciąg bankowy), dotację przekazano w dniu 10 maja 2010 roku tj. 10 dni po ustalonym przez strony umowy terminie, - w sprawozdaniu końcowym przedłożonym przez Parafialny Zespół Charytatywny „Caritas” na realizację zadania pn. „Prowadzenie punktu wydawania żywności dla mieszkańców Gminy Żychlin”, wykazano wydatki związane z zakupem paliwa sfinansowane środkami pochodzącymi z przekazanej dotacji w wys. 5.589,01 zł w celu przetransportowania żywności z magazynów. Potwierdzeniem zakupu były kserokopie faktur wystawionych na ww. podmiot, natomiast nie dołączono rozliczenia zużytego paliwa uwzględniającego: miejscowości, z których transportowano żywność, ilość przejechanych kilometrów, rodzaj samochodów wykorzystywanych do transportu oraz przeciętne spalanie paliwa przez te pojazdy, - na złożonych przez podmioty dotowane sprawozdaniach finansowych nie odnotowano faktu przeprowadzenia weryfikacji danych wykazanych w przedmiotowej dokumentacji przez pracownika merytorycznego, - przekazanie dotacji dla ww. podmiotów ewidencjonowano na kontach Wn 201/1, Ma 130-2, co było sprzeczne z zapisami obowiązującego w kontrolowanej jednostce planu kont oraz w załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 142, poz. 1020 ze

______115 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

zm.), zgodnie z którymi powyższa operacja powinna być odnotowana na koncie 224, które służy do ewidencji rozliczenia przez organ dotujący udzielonych dotacji budżetowych na stronie Wn konta 224 ujmuje się wartość dotacji przekazanych przez organ dotujący, a na stronie Ma - wartość dotacji uznanych za wykorzystane i rozliczone, w korespondencji z kontem 810. Zwrot niewykorzystanych środków datacji przekazywanych przez poszczególne podmioty ujmowano na kontach: Wn 224/25, Ma 130-2. Należy zauważyć, że ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 224 powinna zapewniać możliwość ustalenia wartości przekazanych dotacji, według jednostek oraz przeznaczenia dotacji.

Testy z zakresu udzielania dotacji dla podmiotów z poza sektora finansów publicznych stanowi ą zał ącznik nr 79 protokołu kontroli. Z dokumentacji przedłożonej do kontroli wynika, że Gmina Żychlin w oparciu o art. 13 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w 2010 roku udzieliła dotacji na realizację zadań publicznych czterem placówkom oświatowym na łączną kwotę 88.910,00 zł. Obszary, w których realizowano przedmiotowe zadania publiczne oraz wysokość przyznanych dotacji przedstawia poniższa tabela. Obszar do którego Nazwa placówki o światowej zadanie zostało Zespół Szkół Nr Szkoła Zespół Szkolno – Szkoła zaklasyfikowane 1 w Żychlinie Podstawowa Nr 1 Przedszkolny Podstawowa w Żychlinie w Żychlinie w Grabowie Nauka, edukacja, o świata 11.400,00 3.600,00 i wychowanie Porz ądek i bezpiecze ństwo 16.300,00 17.710,00 6.500,00 1.900,00 publiczne oraz przeciwdziałanie patologiom społecznym Krajoznawstwo 3.800,00 oraz wypoczynek dzieci i młodzie ży Upowszechnianie kultury 12.900,00 4.100,00 10.700,00 fizycznej i sportu Razem 44.400,00 21.810,00 17.200,00 5.500,00

Kontrolujące stwierdziły, że przyznanie dotacji ww. jednostkom organizacyjnym Gminy Żychlin oraz instytucji kultury tj. Miejsko – Gminnej Bibliotece Publicznej w Żychlinie, było sprzeczne z przyjętym programem współpracy Gminy Żychlin z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na rok 2010 oraz art.3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zgodnie z którymi organizacjami pozarządowymi są: nie będące jednostkami sektora finansów publicznych, w rozumieniu ustawy o finansach publicznych, niedziałające w celu osiągnięcia zysku osoby prawne lub jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, którym odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, w tym fundacje i stowarzyszenia. Ponadto działalność pożytku publicznego może być prowadzona także przez: osoby prawne i jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej, o stosunku Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancjach wolności sumienia i wyznania, jeżeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności pożytku publicznego; stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego; spółdzielnie socjalne; spółki akcyjne i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz kluby sportowe będące spółkami działającymi na podstawie przepisów ustawy z dnia 18 stycznia 1996 r. o kulturze fizycznej (Dz.U. z 2007 roku nr 226, poz. 1675, ze zm.), które nie działają w celu osiągnięcia zysku oraz

______116 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

przeznaczają całość dochodu na realizację celów statutowych oraz nie przeznaczają zysku do podziału między swoich członków, udziałowców, akcjonariuszy i pracowników. Ponadto zgodnie z zapisami art. 9 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 roku Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.) w celu wykonywania zadań gmina może tworzyć jednostki organizacyjne (...). Należy zauważyć, że placówki oświatowe są jednostkami budżetowymi w rozumieniu art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1240 ze zm.) tj. jednostkami organizacyjnymi sektora finansów publicznych nie posiadającymi osobowości prawnej, które pokrywają swoje wydatki z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Zgodnie z powyższym, środki wykazane przez placówki oświatowe ubiegające się o przyznanie dotacji na współfinansowanie zadania publicznego jako wkład własny są środkami budżetu gminy i powinny w całości być odprowadzone na rachunek bieżący gminy, natomiast jednostka samorządu terytorialnego powinna w pełni sfinansować realizację danego zadania bez przeprowadzania postępowania konkursowego o udzielenie dotacji. Ponadto należy podnieść, że zgodnie z art. 9 pkt 3 i 13 ww. ustawy sektor finansów publicznych tworzą, między innymi, jednostki budżetowe jak również samorządowe instytucje kultury, które to nie mieszczą się w pojęciu organizacji pozarządowych w rozumieniu art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Szczegółową kontrolą objęto dokumenty źródłowe dotyczące udzielenia dotacji Zespołowi Szkół Nr 1 w Żychlinie w ramach wsparcia na wykonanie zadania publicznego z zakresu nauka, edukacja, oświata i wychowanie, na realizację którego zaplanowano środki w budżecie gminy w wysokości 15.000,00 zł. Ww. placówka oświatowa złożyła ofertę na wykonanie zadania pn. „Jestem więc tworzę” na formularzach określonych w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 roku w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego ramowego, wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. nr 264, poz. 2207) i zawierała ona niezbędne dane określone w art. 14 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Do przedmiotowej załączono: statut szkoły, uchwałę nr 248/XLVI/2020 Rady Gminy i Miasta Żychlin z dnia 31 stycznia 2002 roku w sprawie utworzenia Zespołu Szkół w Żychlinie, wykonanie budżetu Gimnazjum oraz Liceum Ogólnokształcącego wchodzących w skład Zespołu Szkół za 2009 rok, które zawierało informację o poniesionych wydatkach w ujęciu klasyfikacji budżetowej przez daną placówkę oświatową. Z treści przedmiotowego wniosku wynikało, że celem zadania było wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów Gminy Żychlin w odniesieniu do form przyswajania wiedzy, wszechstronny rozwój dzieci i młodzieży, organizacja czasu wolnego dzieci, młodzieży i dorosłych oraz promocja Gminy. Osiągnięcie powyższych celów miało nastąpić poprzez organizowanie zajęć pozalekcyjnych, warsztatów i zajęć rozwijających zdolności i zainteresowania i umiejętności uczniów, zwiększenie dostępności do specjalistycznej pomocy psychologiczno – pedagogicznej i logopedycznej, promowanie rozwoju edukacyjnego i zawodowego uczniów oraz współpraca z rodzicami w tym zakresie. Przewidywany koszt wykonania zadania wynosił 29.460,00 zł z czego 15.000,00 zł planowano sfinansować ze środków przyznanej dotacji, natomiast 14.460,00 zł ze środków własnych bądź środków uzyskanych z innych źródeł tj. wpłat i opłat adresatów. Zgodnie z drukiem ofertowym oraz zapisami pkt 2 ppkt 2 b ogłoszenia o konkursie zamawiający żądał od oferenta załączenia sprawozdania finansowego tj. bilansu, rachunków zysków i strat oraz informacji dodatkowej jak również sprawozdania merytorycznego z działalności jednostki za ubiegły rok, jednak z

______117 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

uwagi fakt prowadzonej ewidencji księgowej dla ww. jednostki przez Urząd Gminy oraz braku możliwości wyodrębnienia danych stanowiących podstawę sporządzenia ww. sprawozdań dla tej jednostki, odstąpiono od przedmiotowego wymogu. W dniu 19 marca 2010 roku Zespół Opiniujący uznał przedmiotową ofertę za spełniającą wymogi formalne i dokonał jej oceny merytorycznej przyznając 37 punktów, co uprawniało do przyznania dotacji w pełnej wysokości. Z uwagi na ograniczoność środków zaplanowanych na realizację ww. zadania oraz faktu ubiegania się o współfinansowanie tego samego zadania przez jeszcze jedną placówkę oświatową, przyznaną dotację obniżono do kwoty 11.400,00 zł. W dniu 31 marca 2010 roku przedłożono aneks do przedmiotowej oferty dostosowując zakres realizacji zadania do wysokości przyznanych środków dotacji oraz środków własnych. W dniu 16 kwietnia 2010 roku pomiędzy Gminą Żychlin reprezentowaną przez Burmistrza Gminy Żychlin Grzegorz Ambroziak a Dyrektorem Zespołu Szkół nr 1 w Żychlinie zawarto umowę nr 45/2010, której przedmiotem było przekazanie dotacji w wys. 11.400,00 zł na realizację zadania publicznego nr 2 „Nauka, edukacja, oświata i wychowanie”, które to szczegółowo określonego w złożonej przez Zleceniobiorcę ofercie. Dotacja określona w umowie na kwotę 11.400,00 zł została przekazana w dniu 29 kwietnia 2010 roku. Z powyższego wynika, że dotacja przekazana była terminowo. Zespół Szkół nr 1 w Żychlinie w dniu 22 grudnia 2010 roku złożył sprawozdanie końcowe z wykonania przedmiotowego zadania. Zgodnie ze złożonym sprawozdaniem całkowity koszt zadania wyniósł 21.369,85 zł w tym koszty pokryte z uzyskanej dotacji wynosiły 11.399,85 zł i środki własne 9.970,00 zł. Różnica w kwocie 0,15 zł niewykorzystanej dotacji została zwrócona terminowo tj. w dniu 14 grudnia 2010 roku. Z ustnych wyjaśnień udzielonych przez pracownika merytorycznego Małgorzatę Szymańską wynika, że na podstawie przedłożonego sprawozdania oraz kserokopii faktur dotyczących poniesionych wydatków na realizację przedmiotowego zadania, przeprowadzono kontrolę prawidłowości wykorzystania udzielonej dotacji. Jednak wniosków z dokonanej weryfikacji merytorycznej oraz rachunkowej przedłożonej dokumentacji nigdzie nie odnotowano. Kserokopia dokumentacji dotycz ącej udzielenia dotacji dla ww. placówki o światowej stanowi akta kontroli strony 163 - 197.

3. DOTACJE NA RZECZ SZKÓŁ NIEPUBLICZNYCH (ART .90 USTAWY O SYSTEMIE OŚWIATY ) - 2010 ROK Uchwałą nr XLVII/240/09 z dnia 10 listopada 2009 roku wraz ze zmianami wprowadzonymi uchwałą nr XLIX/254/09 z dnia 30 listopada 2009 roku Rada Miejska w Żychlinie ustaliła zasady udzielania dotacji dla niepublicznych szkół i przedszkoli działających na terenie Gminy oraz określiła tryb i zakres kontroli prawidłowości ich wykorzystania. W powyższych aktach wskazano jakie podmioty mogą się ubiegać o przyznanie środków, sposób wyliczenia kwoty dotacji przypadającej na jednego ucznia, wymaganą dokumentację, terminy składania dokumentów, zakres i zasady kontroli wykorzystania dotacji, zasady zwrotu bądź wyrównania dotacji. Załącznikiem do niniejszych uchwał był: wzór informacji o aktualnej liczbie dzieci wg stanu na określony dzień. Na podstawie rejestru niepublicznych szkół i placówek oświatowych działających na terenie Gminy Żychlin ustalono, że w 2010 roku działalność oświatową prowadziły dwie placówki oświatowe tj. Społeczna Szkoła Podstawowa w Orątkach, którą wpisano do ewidencji Niepublicznych Szkół i Placówek pod numerem ZOK-4320/NSP/1/2006 oraz Społeczne Przedszkole w Orątkach zarejestrowane pod numerem ZOK-

______118 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

4320/NSP/2/2006. Wyżej wymienione placówki swoją działalność rozpoczęły od dnia 1 września 2002 roku i do dnia 30 września 2006 roku organem prowadzącym była osoba fizyczna, natomiast od dnia 1 października 2006 roku do chwili obecnej nadzór nad działalnością ww. szkoły i przedszkola sprawuje Stowarzyszenie Rozwoju Wsi Orątki i Okolic. Na podstawie wniosków określających planowaną liczbę dzieci uczęszczających w 2010 roku złożonych w dniu 28 września 2009 roku przez ww. podmioty, w budżecie Gminy Żychlin (uchwałą nr LI/265/10 z dnia 25 stycznia 2010 roku w sprawie uchwalenia budżetu na 2010 rok oraz zarządzeniem nr 5/10 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 10 lutego 2010 roku) na 2010 rok przewidziano środki dotacji w działach: 801-80104-2540 (przedszkola) w wys. 33.000,00 zł oraz 801-80101-2540 (szkoły podstawowe) w wysokości 155.000,00 zł. Wydatki na dotację dla Społecznej Szkoły Podstawowej, zwiększono w ciągu roku o kwotę 9.192,00 zł (uchwałą nr LIII/270/10 z dnia 30 marca 2010 roku oraz zarządzeniem 28/10 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 31 marca 2010 roku w sprawie zmian w budżecie na 2010 rok). Z danych wykazanych w sprawozdaniu RB-28S za 2010 rok wynika, że kwota przekazanej dotacji dla ww. szkoły, wynosiła 164.192,00 zł, natomiast kwota dotacji dla przedszkola wynosiła 33.000,00 zł. Kontrolujące dokonały analizy dokumentacji dotyczącej udzielonej dotacji dla ww. placówek oświatowych prowadzonych przez Stowarzyszenie Rozwoju Wsi Orątki i Okolice. Wg wniosku złożonego w dniu 28 września 2009 roku planowana liczba dzieci/ uczniów na 2010 rok wynosiła: - w Społecznej Szkole Podstawowej w Orątkach w okresie: od stycznia do sierpnia 2010 roku - 28 uczniów, natomiast od września do grudnia 2010 roku 23 uczniów, - w Społecznym Przedszkolu w Orątkach w okresie od stycznia do sierpnia 2010 roku - 9 dzieci, natomiast od września do grudnia 2010 roku 10 dzieci. Analiza przedmiotowych wniosków wykazała, że w treści nie zawarto wymaganych § 6 pkt 2 pkt. a i c ww. uchwały danych, tj. daty i numeru zaświadczenia o wpisie do ewidencji prowadzonej przez Gminę Żychlin oraz daty i numeru decyzji nadającej uprawnienia szkoły publicznej, wskazania nazwy banku i numeru rachunku bankowego, na który ma być przekazywana dotacja. W dniu 15 stycznia 2010 roku pomiędzy Gminą Żychlin reprezentowaną przez Burmistrza Gminy Żychlin Grzegorza Ambroziaka a organem prowadzącym Stowarzyszeniem Rozwoju Wsi Orątki i Okolice zostały zawarte umowy nr 18/2010 oraz 19/2010, których przedmiotem było przekazanie dotacji na działalność oświatową tj. na prowadzenie Społecznej Szkoły Podstawowej w Orątkach w wys. 155.000,00 zł oraz na prowadzenie Społecznego Przedszkola w Orątkach w wys. 33.000,00 zł. Zgodnie z zapisami § 2 pkt 1 niniejszej uchwały, ustalono miesięczną kwotę dotacji na jednego ucznia Przedszkola, która wynosiła 75% ustalonych w budżecie Gminy Żychlin wydatków bieżących, ponoszonych w przedszkolach publicznych w przeliczeniu na jednego ucznia. Zgodnie z powyższym kwota przypadająca na jednego ucznia w 2010 roku wynosiła 3.537,00 zł, co wynikało z danych przedstawionych w uchwale nr XLVII/240/09 z dnia 30 listopada 2009 roku, a mianowicie planowane wydatki bieżące w przedszkolach prowadzonych przez Gminę to 999.787,00 zł, planowana średnia liczba uczniów z uwzględnieniem średniej liczby godzin pobytu dziecka w przedszkolu wynosiła 212 (wyliczenie kwoty: 999.787,00 zł/212 uczniów x 75% = 3.537,00 zł rocznie na jednego ucznia). Natomiast kwotę przysługującą na jednego ucznia Niepublicznej Szkoły ustalono w wysokości 100% kwoty przewidzianej na jednego ucznia w części oświatowej subwencji ogólnej otrzymywanej na 2010 rok przez Gminę Żychlin, co wynikało z zapisów § 3 ww. uchwały (kwota planowanej subwencji oświatowej przypadająca na

______119 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

jednego ucznia 5.886,00 zł x 26,33 średnia liczba uczniów). Umowy zawierały kontrasygnatę Skarbnika Gminy. W miesiącu marcu 2011 roku dokonano ponownego wyliczenia kwoty subwencji przysługującej na jednego ucznia i tym samym skorygowano kwotę dotacji zwiększając ją o 9.192,00 zł. Kontrolujące dokonały analizy terminowości oraz poprawności wyliczenia przekazywanej dotacji ww. placówkach oświatowych w 2010 roku, co przedstawia poniższa tabela: Miesi ąc na Społeczne Przedszkole w Or ątkach Społeczna Szkoła Podstawowa w Or ątkach który Liczba dzieci Przekazana Data przekazania Liczba dzieci Przekazana Data przekazano wg stanu na kwota Wyci ąg bankowy wg stanu na kwota dotacji przekazania dotacj ę pierwszy dzie ń dotacji pierwszy dzie ń Wyci ąg miesi ąca miesi ąca bankowy Data zło żenia Data zło żenia wniosku wniosku

Stycze ń 9 2.750,00 15-01-2010 28 25-01-2010 25-01-2010 12.917,00 15-01-2010 Luty 9 2.750,00 09-02-2010 28 12.917,00 09-02-2010 01-02-2010 01-02-2010 Marzec 9 2.750,00 17-03-2010 28 12.917,00 17-03-2010 12-03-2010 12-03-2010 Kwiecie ń 9 2.750,00 16-04-2010 28 12.917,00 16-04-2010 09-04-2010 09-04-2010 Maj 9 2.750,00 14-05-2010 28 12.917,00 14-05-2010 10-05-2010 10-05-2010 Czerwiec 9 2.750,00 15-06-2010 28 17.513,00* 15-06-2010 08-06-2010 08-06-2010 Lipiec 9 2.750,00 14-07-2010 28 13.682,00 14-07-2010 13-07-2010 13-07-2010 Sierpie ń 9 2.750,00 13-08-2010 28 13.682,00 13-08-2010 12-08-2010 12-08-2010 Wrzesie ń 15 2.750,00 15-09-2010 22 13.682,00 15-09-2010 13-09-2010 13-09-2010 Pa ździernik 15 2.750,00 14-10-2010 22 13.682,00 14-10-2010 12-10-2010 12-10-2010 Listopad 15 2.750,00 15-11-2010 22 13.682,00 15-11-2010 09-11-2010 09-11-2010 Grudzie ń 15 2.750,00 09-12-2010 21 13.682,00 09-12-2010 14-12-2010 14-12-2010 Razem 33.000,00 164.190,00 * wyrównanie za miesiące I-V 2010 rok w łącznej kwocie 3.831,00 zł Z powyższych ustaleń wynika, że: - dotacje dla niepublicznych placówek oświatowych były przekazywane w 1/12 ustalonego planu w terminach umownych, - wyrównania zaniżonej kwoty dotacji dokonywano w prawidłowych wysokościach, - z miesięcznych informacji za 2010 rok składanych przez organ prowadzący wynika, że do Społecznego Przedszkola Orątkach uczęszczało jedno dziecko z poza terenu Gminy Żychlin. Z zapisów dokumentacji księgowej, jak również z ustnych informacji udzielonych przez Kierownika Referatu Oświaty i Zdrowia Haliny Wiśniewskiej wynika, że kontrolowana jednostka nie występowała z wnioskiem do innych gmin o refundację poniesionych kosztów związanych z nauczaniem dzieci nie będących mieszkańcami terenu Gminy Żychlin. Należy zauważyć, że taką możliwość przewidywały zapisy § 2 ust 2 uchwały nr XLVII/2040/09 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 10 listopada 2009 roku oraz art.90 ust. 2c ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (tekst jednolity z 2004 roku Dz. U. 256, poz. 2572 ze zm.), zgodnie z którym jeżeli do przedszkola wymienionego w ust. 1, uczęszcza uczeń nie będący mieszkańcem Gminy Żychlin, koszty udzielonej dotacji zgodnie z art. 90 ust.2c ustawy o systemie oświaty ponosi gmina, której mieszkańcem jest ten uczeń,

______120 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Wyja śnienie w powy ższej sprawie zło żyła Kierownik Referatu O światy i Zdrowia Halina Wi śniewska, które stanowi zał ącznik nr 80 protokołu kontroli. Z treści przedłożonego wyjaśnienia, wynika że kontrolowana jednostka prowadziła rozmowy z Gminą Pacyna w sprawie zawarcia porozumienia na refundację kosztów udzielonej dotacji na dziecko, jednak nie uzyskała jej akceptacji, - kwota przekazanych dotacji w 2010 roku dla poszczególnych niepublicznych placówek oświatowych po rozliczeniu przez Urząd Gminy w terminie do 31 stycznia 2011 roku nie uległa zmianie. Zgodnie z zapisami § 6 pkt 12 i 15 ww. uchwały oraz § 5 ust. 1-8 umów nr 18/2010, 19/2010 z dnia 15 stycznia 2010 roku zawartych z organem prowadzącym oraz art. 90 ust. 3e ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (tekst jednolity z 2004 roku Dz. U. nr 256, poz. 2572 ze zm.), Burmistrz bądź upoważniony przez niego pracownik, zobowiązany był do przeprowadzenia kontroli w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji. Kontrola powinna obejmować zgodność stanu faktycznego liczby uczniów wskazanych w miesięcznych informacjach, weryfikowanych na podstawie dokumentacji organizacyjnej i dokumentacji przebiegu nauczania oraz w zakresie wykorzystania rozliczanych wydatków na podstawie dokumentacji finansowej. W toku postępowania kontrolnego stwierdzono, że Urząd Gminy Żychlin nie skorzystał z możliwości przeprowadzenia takich czynności kontrolnych w odniesieniu do 2010 roku jak i lat poprzednich.

Wyja śnienie w powy ższej sprawie zło żył Burmistrz Gminy Grzegorz Ambroziak, które stanowi zał ącznik nr 81 protokołu kontroli. Wg wyjaśnienia Burmistrza Gminy, czynności kontrolne w siedzibie niepublicznych placówek oświatowych, którym przyznano dotacje nie zostały przeprowadzone z uwagi na spiętrzony zakres obowiązków stanowiska Kierownika Referatu Oświaty i Zdrowia. W miesiącu listopadzie bieżącego roku planowane jest przeprowadzenie przedmiotowych kontroli. Kontrolujące stwierdziły, że zapisy zawarte w § 6 pkt 8 ww. uchwały, odnoszące się sposobu oraz wymaganej dokumentacji dotyczącej ostatecznego rozliczenia udzielonych dotacji były nieprecyzyjne i nie pozwalały na weryfikację poprawności dokonywanych wydatków przez podmiot dotowany zgodnie z ich przeznaczeniem. W myśl przytoczonego przepisu prawa, obowiązek ostatecznego rozliczenia należał do Urzędu Gminy, który to w terminie do 31 stycznia roku następnego, w oparciu o dane zawarte w miesięcznych informacjach o liczbie dzieci miał zweryfikować wysokość przekazanych środków w stosunku do przysługującej kwoty dotacji w zależności od liczby dzieci uczęszczających do niepublicznych placówek oświatowych w poszczególnych miesiącach danego roku. Należy zauważyć, że przedmiotowa informacja nie zawierała danych o wysokości lub przeznaczeniu wydatkowanych środków. Ponadto zaniechanie czynności kontrolnych przez Burmistrza Gminy Żychlin nie pozwalało na stwierdzenie czy dotację wydatkowano zgodnie z przeznaczeniem.

4. WYDATKI OSOBOWE 4.1.Wydatki na wynagrodzenia - 2010 rok W kontrolowanej jednostce na dzień 31 grudnia 2010 roku zatrudnionych było 88 osób. Plan i wykonanie wydatków na wynagrodzenia w 2010 roku przedstawiały się następująco:

______121 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Ogółem na dzień: Plan Wykonanie %

31 grudnia 2010 rok 751 75101§ 4010 1.949,00 1.949,00 100 750 75011 § 4010 94.123,00 94,123,00 100 750 75023 § 4010 1.360.835,00 1.307.230,32 96,06 750 75095 § 4010 400.000,00 319.896,25 79,97

W ciężar § 4010 księgowano wypłaty należności pracowników, które obrazuje poniższa tabela: 2010

Wyszczególnienie Rozdz. 75023 Rozdz. 75011 Rozdz. 75095 Rozdz . 75101 liczba liczba liczba liczba kwota os. kwota os. kwota os. kwota os. Wyn. zasadnicze 938.798,52 37 61.327,28 4 800.734,44 175 1.949,00 1 Dodatek sta żowy 144.541,71 32 19.894,30 4 52.912,10 94 Dodatek specjalny 29.247,28 2 0 0 0 Dodatek funkcyjny 92.432,43 9 7.920,00 1 0 wynagr.za czas chor. 8.510,08 13 410,32 1 32.934,36 109 Premia 0 0 0 0 0 Godziny nadliczbowe 0 0 0 0 0 Nagrody uznaniowe 67.000,00 39 0 0 5.000,00 6 Nagrody jubileuszowe 26.700,30 6 4.571,10 2 0 Ekwiwalent za urlop 0 0 0 0 84,32 2 Refundacja 571.768,97 Razem 1.307.230,32 138 94.123,00 12 319.896,25 386 1.949,00 1

Prawidłowo ść ustalania i wypłaty wynagrodze ń na rzecz pracowników jednostki

W kontrolowanym okresie ustalanie warunków pracy i płacy dla Burmistrza Gminy, określała Rada Miasta Żychlin. Pozostałym pracownikom w tym: Zastępcy Burmistrza, Skarbnikowi i Sekretarzowi, wysokość wynagrodzenia wynikającego ze stosunku pracy ustalał Burmistrz. Kontrolą wynagrodzeń z uwzględnieniem stanowisk, kategorii zaszeregowania i składników wynagrodzenia, objęto dokumenty źródłowe (akta osobowe listy wypłat wynagrodzenia za miesiące: marzec i wrzesień 2010 roku), dotyczące pracowników administracji samorządowej i pracowników obsługi Urzędu Gminy Żychlin zatrudnionych na nw. stanowiskach: - Burmistrza Gminy, - Zastępcy Burmistrza, - Sekretarza Gminy, - Skarbnika Gminy, - Inspektora Referatu Finansowego, - Pracownik obsługi – sprzątaczka. W czasie postępowania kontrolnego stwierdzono, że do dnia 5 grudnia 2010 roku wynagrodzenie dla Burmistrza Gminy Grzegorza Ambroziaka, określone uchwałą Rady Miejskiej w Żychlinie nr VIII/37/07 z dnia 19 kwietnia 2007 roku wynosiło:

______122 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- wynagrodzenie zasadnicze - 4.600,00 zł, - dodatek funkcyjny - 1.500,00 zł, - dodatek specjalny - 30% wynagrodzenia zasadniczego - i dodatku funkcyjnego co stanowiło - 1.830,00 zł, - dodatek stażowy 11% wynagrodzenia zasadniczego z uwzględniłem wzrostu o 1% za każdy rok pracy - 506,00 zł, Razem - 8.436,00 zł. W dniu 6 grudnia 2010 roku Rada Miejska w Żychlinie podjęła uchwałę nr II/5/10 ustalając nową stawkę wynagrodzenia dla Burmistrza Gminy, która wynosiła: - wynagrodzenie zasadnicze - 5.000,00 zł, - dodatek funkcyjny - 1.900,00 zł, - dodatek specjalny - 30% wynagrodzenia zasadniczego - i dodatku funkcyjnego co stanowiło - 2.070,00 zł, - dodatek stażowy 11% wynagrodzenia zasadniczego z uwzględniłem wzrostu o 1% za każdy rok pracy - 750,00 zł, Razem - 9.720,00 zł. W naliczeniu wynagrodzenia dla Burmistrza Gminy nieprawidłowości nie stwierdzono. Na podstawie art.39 ust.1 i 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych (Dz. U. nr 223, poz. 1458), Burmistrz Gminy Żychlin zarządzeniem nr 34/2009 z dnia 16 kwietnia 2009 roku wprowadził Regulamin wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w Urzędzie Gminy Żychlin, który to określał wymagania kwalifikacyjne i szczegółowe warunki wynagradzania, warunki przyznawania oraz warunki i sposób wypłacania premii i nagród, dodatku funkcyjnego i specjalnego. Załącznikiem do regulaminu była tabela minimalnych wymagań kwalifikacyjnych niezbędnych do wykonywania obowiązków na poszczególnych stanowiskach. Ponadto wypłatę wynagrodzeń w formie nagród określono w regulaminie wypłat nagród okolicznościowych oraz innych nagród dla pracowników Urzędu Gminy i Miasta w Żychlinie wprowadzonego zarządzeniem nr 10/2000 Burmistrza Gminy i Miasta Żychlin z dnia 29 sierpnia 2000 roku. Powyższy regulamin przewidywał możliwość przyznania pracownikom Urzędu Gminy i Miasta Żychlin nagród okolicznościowych z okazji: dnia utworzenia samorządu terytorialnego tj. 26 maja, jubileuszu zakładu, odzyskania niepodległości, tj. 11 listopada oraz innych nagród tj. za sporządzenie bilansu rocznego pracownikom Referatu Finansowego oraz pracownikom nadzorującym i odpowiedzialnym za wynik finansowy. Nagrody mogły być przyznawane w ramach posiadanych środków finansowych na wynagrodzenia. W wyniku kontroli wynagrodzeń pozostałych wyżej wymienionych pracowników, ustalono, co następuje: - wynagrodzenie zasadnicze wypłacone pracownikom, wynikało z zapisów §3.1 obowiązującego regulaminu wynagradzania oraz tabel zamieszczonych w załączniku nr 1 do rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 roku w sprawie wynagradzania pracowników (Dz. U. nr 50, poz. 398), a w przypadku pracowników mianowanych, tj. Skarbnika Gminy, Zastępcy Burmistrza oraz Inspektora Referatu Finansowego wynagrodzenia były wypłacane według stawek określonych w ustawie o pracownikach samorządowych z dnia 21 listopada 2008 roku (Dz. U. nr 223, poz. 1458 ze zm.), - kwalifikacje pracowników zajmujących wymienione stanowiska, były zgodne z wymaganiami określonymi w cytowanym rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 roku w sprawie wynagradzania pracowników oraz ustawy o pracownikach samorządowych z dnia 21 listopada 2008 roku (Dz. U. nr 223, poz. 1458 ze zm.),

______123 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- dodatek funkcyjny otrzymywali: Sekretarz w wysokości 80% najniższego wynagrodzenia zasadniczego dla pracowników samorządowych w I kategorii zaszeregowania, Skarbnik w wysokości 85% najniższego wynagrodzenia zasadniczego dla pracowników samorządowych w I kategorii zaszeregowania oraz Zastępca Burmistrza w wysokości 90% najniższego wynagrodzenia zasadniczego dla pracowników samorządowych w I kategorii zaszeregowania, co było zgodne z ustaleniami regulaminu wynagradzania oraz rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 roku, - zmian wysokości wynagrodzenia dla kontrolowanej próby pracowników, dokonano w dniu 1 kwietnia 2008 roku dla Skarbnika Gminy, Zastępcy Burmistrza, oraz pracownika obsługi, natomiast zmian wynagrodzenia Sekretarza oraz Inspektora Referatu Finansowego dokumentem z dnia 6 grudnia 2008 roku, co odzwierciedlają angaże, - w treści dokumentacji akt osobowych pracownika gospodarczego, nie zawarto informacji dotyczącej kategorii zaszeregowania danego stanowiska, co utrudniało weryfikację przyznanego wynagrodzenia zasadniczego, - pracownicy otrzymywali nagrody pieniężne przyznawane zgodnie z obowiązującym regulaminem wypłat nagród okolicznościowych oraz innych nagród (...) finansowane z funduszu nagród. W uzasadnieniu przyznanych nagród wskazywano: „z okazji dnia utworzenia samorządu terytorialnego”, „wykazaną inicjatywę w pracy”, „prawidłową realizację zadań samorządowych wchodzących w zakres prac Referatu Finansowego” bądź „sporządzenie bilansu rocznego”. - karty wynagrodzeń odzwierciedlają dane zawarte w angażach, - listy płac oraz karty wynagrodzeń pracowników prowadzono komputerowo, - skontrolowane listy wypłat dla pracowników Urzędu za miesiąc październik 2010 roku na kwotę 109.071,20 zł oraz marzec 2011 roku na kwotę brutto 109.568,73 zł, były sprawdzone merytorycznie przez Sekretarza Gminy, podpisane przez osobę sporządzającą oraz przez Skarbnika Gminy. Listy do wypłaty zatwierdzał Burmistrz Gminy, co było zgodne z zapisami instrukcji obiegu dokumentów księgowych, funkcjonującej w Urzędzie.

Wypłata odpraw i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy W okresie objętym kontrolą wypłacono jedną odprawę rentową. (...) 49 Z akt osobowych ww. pracownika wynika, że posiadał on 32 lata stażu pracy i zgodnie z art. 38 ust. 3 pkt. ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych wysokość odprawy emerytalnej stanowiła równowartość sześciomiesięcznego wynagrodzenia, tj. kwotę 23.708,40 zł. Ponadto pracownik przedłożył zakładowi pracy decyzje nr I 1371865/25 z dnia 23 grudnia 2010 roku o całkowitej niezdolności do pracy i przyznanym świadczeniu rentowym od dnia 12 grudnia 2010 roku. W dniu 17 stycznia 2011 roku zgodnie z listą płac nr 5/2011 wypłacono odprawę rentową – wyciąg bankowy nr 12/2011. Nieprawidłowości w naliczaniu wysokości odprawy nie stwierdzono.

49 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak

______124 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Z uwagi na rozwiązanie stosunku pracy z pracownikami w roku 2010 wypłacono ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy dwóm pracownikom zatrudnionym w ramach prac interwencyjnych na łączną kwotę 84,32 zł, natomiast w I półroczu 2011 roku jednemu pracownikowi na kwotę 3.000,64 zł. Na podstawie pisma OP.1120/3/11 z dnia 16 lipca 2010 roku wypłacono pracownikowi Urzędu Gminy ekwiwalent za niewykorzystany urlop w wymiarze: 14 dni za 2010 rok oraz 2 dni za 2011 rok. Wysokość ekwiwalentu naliczono w oparciu o przeliczenie wynagrodzenia przez współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu, który w 2010 roku wynosił 21,08, natomiast w roku 2011 wynosił 21,00. W związku z powyższym wysokość ekwiwalentu łącznie wynosiła 3.000,64 zł, z tego: - za 2010 rok: wynagrodzenie brutto: 3.951,40: 21,08 = 187,45 zł x 14 dni = 2.624,30 zł - za 2011 rok: wynagrodzenie brutto: 3.951,40: 21,00 = 188,16 zł x 2 dni = 376,34 zł. i w takiej wysokości ekwiwalent wypłacono na podstawie listy płac nr 6/2011 z dnia 17 stycznia 2011 roku, wyciąg bankowy nr 12/2011. Kontrolujące stwierdziły, że zastosowanie przy wyliczeniach ww. ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop, współczynnika ustalonego dla roku 2010 pozostawało w sprzeczności z zapisami art. 171 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeksu Pracy (tekst jednolity z 1997 roku Dz. U. 1998 nr 21, poz. 94 ze zm.), zgodnie z którym w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Biorąc pod uwagę fakt nabycia przez pracownika praw do wypłaty przedmiotowego ekwiwalentu, które to miało miejsce w miesiącu lipcu 2011 roku, prawidłowym było zastosowanie w stosunku do wszystkich dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, współczynnika ustalonego dla roku 2011 tj. 21,00. W związku z powyższym zakład pracy powinien wypłacić ww. pracownikowi ekwiwalent w wysokości 3.010,56 zł (3.951,40: 21,00 = 188,16 zł x 16 dni = 3.010,56 zł). Dokonano analizy prawidłowości wykorzystania urlopu wypoczynkowego za 2010 rok przez kierownictwo jednostki i stwierdzono, że na dzień 30 czerwca 2011 roku został on przez ww. pracowników całości wykorzystany.

4.2. Zakładowy Fundusz Świadcze ń Socjalnych

Odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych naliczono w oparciu o przepisy ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 roku Dz. U. nr 70, poz. 335 ze zm.). W Urzędzie Gminy Żychlin obowiązuje regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, zatwierdzony przez Burmistrza Gminy Żychlin w dniu 23 kwietnia 2010 roku, opracowany w oparciu o ustawę z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Regulamin zawiera zapisy dotyczące osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń, przeznaczenia środków ZFŚS, zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych, zasady udzielenia pomocy w zakresie spraw mieszkaniowych oraz opisuje zasady gospodarowania funduszem. W oparciu o dokumenty źródłowe stwierdzono, że w 2010 roku 100% naliczanego funduszu przeznaczono na świadczenia w ramach działalności socjalnej (pożyczki mieszkaniowe, dofinansowanie do wypoczynku pracowników, pomoc losową dla pracowników oraz emerytów). Zestawienie przyznanych świadcze ń socjalnych w 2010 roku przedstawiono w formie tabelarycznej stanowi ącej zał ącznik nr 82 protokołu kontroli.

______125 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Zgodnie z uchwałą Rady Miejskiej w Żychlinie nr LI/265/10 z dnia 25 stycznia 2010 roku oraz zarządzeniem nr 5/10 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 10 lutego 2010 roku planowany odpis środków na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych dla pracowników Urzędu Gminy Żychlin na 2010 rok wynosił 114.000,00 zł zł. Zarządzenim Burmistrza Gminy Żychlin nr 42/10 z dnia 6 maja 2010 roku oraz nr 146/10 z dnia 26 listopada 2010 roku dokonano zmniejszenia planu do kwoty 107.928,00 zł z czego: - w dziale 750 rozdział 75011 § 4440 plan pierwotny 4.000,00 zł, plan ostateczny 4.000,00 zł, - w dziale 750 rozdział 75023 § 4440 plan pierwotny 50.000,00 zł, plan ostateczny 43.928,00 zł, - w dziale 750 rozdział 75095 § 4440 plan pierwotny 60.000,00, zł plan ostateczny 60.000,00 zł. Wyliczenia odpisu dokonano w oparciu o art. 5 ust. 1,2 i 6 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Przyjęta podstawa do naliczenia funduszu dla pracownika, to kwota 1.047,84 zł, tj. 37,50% przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w II półroczu 2009 roku – 2.794,25 zł, natomiast dla emeryta roczna kwota odpisu wynosiła 174,64 zł (6,25% x 2.794,25 zł). Wyliczona wysokość odpisu na 2010 rok wynosiła 107.927,52 zł z tego: - odpis podstawowy na pracownika – 1.047,84 x 100 etatów = 104.784,00 zł, - odpis na emerytów – 174,64 x 18 osób = 3.143,52 zł. W trakcie kontroli sprawdzono terminy przekazania w 2010 roku środków wynikających z odpisów na rachunek bankowy funduszu. Środki przekazywano w terminach jak niżej: - 24 marca 2010 roku – 85.500,00 zł (wyciąg bankowy nr 58 rachunek ZFŚS), - 30 września 2010 roku – 24.524,00 zł (wyciąg bankowy nr 194, rachunek ZFŚS), Terminy przekazania środków na rachunek bankowy zakładowego funduszu określają przepisy art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, w myśl których równowartość odpisów oraz zwiększeń, pracodawca winien przekazać na odrębny rachunek bankowy do dnia 30 września tego roku kalendarzowego, którego odpis dotyczy, z tym, że do dnia 31 maja tego roku powinien przekazać kwotę stanowiącą co najmnej 75% równowartości dokonanych odpisów. Jak wynika z powyższych danych kontrolowana jednostka przekazała środki w prawidłowych wysokościach z zachowaniem terminów. W miesiącu grudniu 2010 roku dokonano ponownego przeliczenia wielkości faktycznego zatrudnienia, zgodnie z którym w dniu 3 grudnia 2010 roku dokonano zwrotu środków w kwocie 2.096,00 zł zł - wyciąg bankowy nr 239/2010 – rachunek funduszu socjalnego. Kontrolujące przeprowadziły analizę dokumentacji w zakresie przyznawania pożyczek mieszkaniowych z Zakładowego Funduszu Mieszkaniowego, pracownikom Urzędu Gminy Żychlin w roku 2010, na podstawie umów: - nr 02/2010 z dnia 6 stycznia 2010 roku – wpłacona w dniu 8 stycznia 2010 roku, poz. księgowa 159-63/5, - nr 04/2010 z dnia 11 marca 2010 roku wpłacona w dniu 16 marca 2010 roku, poz. księgowa 2127-30/57, - nr 14/2010 z dnia 6 lipca 2010 roku wpłacona w dniu 8 lipca 2010 roku – raport kasowy ZFŚS nr 21/2. Analiza unormowań wynikających z regulaminu, w konfrontacji z dokumentami dotyczącymi udzielonych pożyczek mieszkaniowych, wykazała co następuje: - wnioski składały osoby zainteresowane zaciągnięciem pożyczki mieszkaniowej z ZFŚS,

______126 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- umowy pożyczki zawierały wszystkie wymagane ustalenia, tj. wysokość przyznanej pożyczki, okres spłaty z wyszczególnieniem wysokości rat oraz pouczenie o konsekwencjach w przypadku nie wywiązania się z warunków umowy, - umowy podpisywał Burmistrz Gminy, pożyczkobiorca oraz dwóch poręczycieli, - potrącenia rat spłaty pożyczek zgodnie z § 3 umowy, dokonywano co miesiąc z należnego miesięcznego wynagrodzenia za pracę pracownika, - powyższą operacje ewidencjonowano na kontach: Wn 234, Ma 229-3 lista wypłat, Wn 229/3, Ma 135/1 przelew środków na rachunek bankowy pracownika, co było sprzeczne z zapisami załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Powyższą nieprawidłowość opisano w rozdziale IV punkt 2 – rozrachunki publicznoprawne.

4.3. Wydatki na podró że słu żbowe pracowników - 2010 rok

Wydatki na podróże służbowe pracowników Urzędu Gminy Żychlin ewidencjonowane w rozdziale 75023 § 4410 i w 2010 roku wynosiły one 5.261,66 zł, natomiast za I półrocze 2011 roku wynosiły 1.757,41 zł. Zgodnie z rejestrem poleceń wyjazdów służbowych, w 2010 roku wydano 310 poleceń, natomiast do dnia 30 czerwca 2011 roku - 115. Zasady zlecania i rozliczania kosztów podróży służbowych pracowników Urzędu Gminy, określał rozdział IV dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia Burmistrza Gminy Żychlin nr 80/07 z dnia 27 września 2007 roku. Drukami poleceń zgodnie z zapisami instrukcji, gospodaruje pracownik Wydziału Organizacyjno – Prawnego Urzędu Gminy. Sprawdzono prawidłowość wystawionych i rozliczonych poleceń wyjazdów służbowych pracowników Urzędu Żychlin losowo wybranych do kontroli, które zaewidencjonowano w 2010 roku w rejestrze delegacji pod numerami: - 88/2010 wydana 22 marca 2010 roku – rozliczona 26 marca 2010 roku Raport kasowy 60/11, podróż odbyta własnym samochodem nie wskazano pojemności silnika i marki samochodu, - 51/2010 wydana 17 luty 2010 roku – rozliczona 24 luty 2010 roku Raport kasowy nr 38, poz. 14, - 31/2010 wydana 2 lutego 2010 roku – rozliczona 11 lutego 2010 roku Raport kasowy 29 poz.27, podróż odbyta własnym samochodem nie wskazano pojemności silnika i marki samochodu, - 52/2010 wydana 18 lutego 2010 roku – rozliczona 24 lutego 2010 roku Raport kasowy nr 38 poz.15, - 53/2010 wydana 18 lutego 2010 roku – rozliczona 24 lutego 2010 roku Raport kasowy nr 38 poz.15, - 50/2010 wydana 16 lutego 2010 roku – rozliczona 22 lutego 2010 roku raport kasowy nr 38, poz. 13, podróż odbyta własnym samochodem nie wskazano pojemności silnika i marki samochodu, - 72/2010 wydana 9 marca 2010 roku – rozliczona 18 marca 2010 roku Raport kasowy nr 54, poz. 25, - 73/2010 wydana 9 marca 2010 roku – rozliczona 18 marca 2010 roku Raport kasowy nr 54, poz. 26, - 89/2010 wydana 23 marca 2010 roku – rozliczona 24 marca 2010 roku Raport kasowy nr 60, poz. 12,

______127 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- 120/2010 wydana 6 maja 2010 roku – rozliczona 20 maja 2010 roku Raport kasowy nr 96, poz.13. Analiza przedmiotowej dokumentacji wykazała, że: - wydane polecenia wyjazdów służbowych ujęto w rejestrze prowadzonym przez pracownika Wydziału Organizacyjno - Prawnego, - na poleceniach wskazano numer zgodny z rejestrem, termin odbycia podróży służbowej, miejsce i cel podróży, środek transportu, - potwierdzeniem odbytej podróży była data i pieczątka instytucji, do której delegowano pracownika, - zlecającym wyjazd był Burmistrz Gminy bądź jego Zastępca, - pod poleceniami wyjazdów służbowych, odbytych samochodem nie będącym własnością pracodawcy, znajdowały się wnioski pracowników zaakceptowane przez osoby upoważnione, natomiast nie wskazywano marki oraz pojemności silnika samochodu co utrudniało weryfikację zastosowanej stawki za przejechany kilometr,

- wysokość wypłacanych kosztów wynikała z iloczynu przejechanych kilometrów i stawki wynikającej z rozporządzenia z dnia 25 marca 2002 roku Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.), - zastosowano prawidłowe stawki do wyliczenia diet, - delegacje rozliczano w ustalonym wewnętrznie 14 dniowym terminie, - przedłożone do realizacji polecenia, sprawdzane były merytorycznie, pod względem formalno-rachunkowym, akceptowane przez Skarbnika i zatwierdzane do wypłaty przez Burmistrza bądź jego Zastępcę. Rozliczenie kosztów samochodów służbowych W kontrolowanym okresie jednostka posiadała jeden samochodów służbowych tj. Skoda Octawia EKU55HX, który wykorzystywano do przejazdów służbowych pracowników Urzędu Gminy, Miejsko – Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz członków Rady Miejskiej w Żychlinie. Zasady korzystania z samochodu służbowego określono w instrukcji regulującej sprawy gospodarki samochodowej w Urzędzie Gminy w Żychlinie stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 2/2010 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 4 stycznia 2010 roku. Wg powyższej instrukcji osobami upoważnionymi do wydawania zgody na korzystanie z samochodu służbowego byli Kierownik Referatu Organizacyjno – Prawnego bądź inna osoba upoważniona przez Burmistrza Gminy. Podstawę do korzystania z samochodów służbowych stanowiła karta drogowa. Wyjazdy służbowe odbyte ww. pojazdem odnotowywano w rejestrze wyjazdów. Ponadto sporządzano miesięczne zestawienie wyjazdów służbowych. Weryfikację kart drogowych, rozliczenia za zakupione paliwo i materiały eksploatacyjne prowadzi pracownik Referatu Organizacyjno - Prawnego. Kontrolę prawidłowości rozliczeń paliwa, przebieg kilometrów i kosztów utrzymania samochodu służbowego oraz poprawności wypełniania kart drogowych przeprowadza co najmniej raz w roku Referat Finansowy Urzędu Gminy. Zgodnie z zapisami pkt. 4 przedmiotowej instrukcji, w przypadku stwierdzenia występujących przepałów paliwa Referat Organizacyjno – Prawny wnioskuje do Burmistrza o obciążenie kierowcy kwotą należną za paliwo, natomiast w przypadku oszczędności paliwa ww. referat wnioskuje do Burmistrza o nagrodę dla kierowcy w wysokości ½ kwoty stanowiącej równowartość zaoszczędzonego paliwa. Z ustnych informacji udzielonych przez pracownika dokonującego miesięcznych rozliczeń przejazdów i zużycia paliwa przez samochód służbowy, wynika że przyjęta norma zużycia paliwa dla ww. pojazdu wynosiła 7,1 litra na 100 km i ustalono ją w oparciu o warunki techniczne pojazdu i informacje zawarte w karcie pojazdu. W treści przyjętej instrukcji bądź innym dokumencie nie odnaleziono

______128 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

zapisów odnoszących się do ustalenia normy zużycia paliwa. W świetle powyższego kontrolujące stwierdziły, że zapisy odnoszące się do premiowania bądź obciążania za nieprawidłowe zużycie paliwa kierowcy są bezprzedmiotowe. W celu sprawdzenia zasad korzystania z samochodów służbowych, dokonywania ewidencji kart drogowych i prawidłowości ich rozliczania, kontrolujące przeanalizowały na podstawie rozliczonych kart drogowych oraz faktur za zakupione paliwo dla samochodu służbowego z miesięcy: lutego i sierpnia 2010 roku – karty drogowe od numeru 19/2010 z dnia 1 lutego 2010 roku do numeru 38/2010 z dnia 26 lutego 2010 roku – karty drogowe od numeru 148/2010 z dnia 2 sierpnia 2010 roku do numeru 168/2010 z dnia 31 sierpnia 2010 roku. W wyniku powyższych czynności kontrolnych stwierdzono, że: - karty drogowe zawierały wszystkie dane wymagane zapisami instrukcji dotyczącej zasad korzystania z samochodu służbowego, tj. datę wystawienia, imię i nazwisko kierowcy, podpis osoby zlecającej wyjazd, ilość paliwa przy wyjeździe i powrocie, godzinę wyjazdu, miejscowość docelową, ilość przejechanych kilometrów, podpis osoby korzystającej z przejazdu. Ponadto karty zawierały policzoną liczbę przejechanych kilometrów i zużycie paliwa, - miesięczne rozliczenia zawierały dane: stan paliwa na początek miesiąca, zakup paliwa w trakcie miesiąca, stan paliwa na koniec miesiąca, zużycie faktyczne paliwa, stan licznika na początek i koniec miesiąca, liczbę przejechanych w ciągu miesiąca kilometrów, były one weryfikowane przez Skarbnika Gminy i zatwierdzane przez Kierownika Referatu Organizacyjno – Prawnego, - zakupione paliwo kierowca odnotowywał na karcie wpisując miejsce zakupu i ilość, natomiast na odwrocie rachunku wskazywano samochód i numer karty drogowej na której ujęto fakt zakupu paliwa, - zlecającymi wyjazd samochodem służbowym był: Burmistrz, Zastępca Burmistrza oraz Sekretarz Gminy, czego potwierdzeniem był podpis na każdej karcie drogowej, - z akt osobowych pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowcy wynika, że nie wypłacano nagród z tytułu stwierdzonej oszczędności paliwa, ani też nie obciążano pracownika za nadmierne zużycie paliwa. Nieprawidłowości w powyższym zakresie nie stwierdzono.

Podróże zagraniczne Na podstawie prowadzonej ewidencji wyjazdów służbowych oraz sprawozdań Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2010 roku, stwierdzono, że jednostka nie wydatkowała środków na pokrycie kosztów podróży zagranicznych pracowników Urzędu Gminy Żychlin.

______129 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

4.4. Wydatki na wypłaty diet i zwrot kosztów podró ży słu żbowych dla radnych oraz członków władz jednostek pomocniczych - 2010 rok

Zasady wypłaty diet W okresie objętym kontrolą tj. w 2007 roku diety dla radnych wypłacane były na podstawie uchwały nr 9/II/2002 Rady Gminy i Miasta Żychlin z dnia 28 listopada 2002 roku w sprawie ustalenia wysokości oraz zasad wypłaty diet dla radnych Rady Gminy i Miasta Żychlin oraz uchwały nr XIV/71/07 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 26 października 2007 roku zmieniającej uchwałę nr 9/II/2002 Rady Gminy i Miasta Żychlin z dnia 28 listopada 2002 roku w sprawie ustalenia wysokości oraz zasad wypłaty diet dla Radnych Rady Gminy i Miasta Żychlin. Ustalono, że radnym za udział w pracach organów Gminy przysługuje miesięczna zryczałtowana dieta w wysokości: - dla Przewodniczącego Rady – 45% maksymalnej wysokości diety określonej w art. 25 ust. 6 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, - dla Wiceprzewodniczącego Rady – 35% maksymalnej wysokości diety określonej w art. 25 ust. 6 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, - dla Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej – 27% maksymalnej wysokości diety określonej w art. 25 ust. 6 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, - dla Przewodniczących pozostałych komisji – 22,5% maksymalnej wysokości diety określonej w art. 25 ust. 6 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, - dla pozostałych radnych – 20,3% maksymalnej wysokości diety określonej w art. 25 ust. 6 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym. Zgodnie z wyżej wymienioną uchwałą, diety wypłacane są w kasie Urzędu Gminy w Żychlinie w terminie do dnia 15 każdego miesiąca lub przekazywane na wskazany rachunek bankowy. Podstawą do wypłaty diety są listy obecności. Za każdą nieobecność w obradach sesji i posiedzeniach komisji dokonywano potrąceń w wysokości 50,00 zł. Uchwałą nr XV/81/07 z dnia 26 listopada 2007 roku zmieniająca uchwałę nr XIX/102/04 Rady Miejskiej w Żychlinie z dnia 28 kwietnia 2004 roku w sprawie ustanowienia zasad przysługiwania diet oraz zwrotu kosztów podroży służbowych dla przewodniczących organów wykonawczych jednostek pomocniczych, Rada Gminy Żychlin, ustaliła zryczałtowane diety dla przewodniczących rad sołeckich i przewodniczących zarządów osiedli w Gminie Żychlin w wysokości 50,00 zł. Ww. uchwałą ustalono, że diety przysługują po potwierdzeniu podpisem na liście obecności udziału w Sesji Rady Miejskiej. Lista obecności stanowiła podstawę do wypłaty diet.

Prawidłowość wypłaty diet Łączna kwota wypłaconych diet dla radnych w 2010 roku wynosiła 129.207,35 zł, które sklasyfikowano w rozdziale 75022 § 3030. Prawidłowość wypłaty diet radnym skontrolowano na podstawie list wypłat z miesięcy: październik 2010 rok (9.833,77 zł) oraz kwiecień 2010 rok (9.733,77 zł). Kontrolą objęto wydatki przeznaczone na wypłaty diet dla radnych w 2010 roku na łączną kwotę 19.567,54 zł, co stanowiło 15% wydatków poniesionych w rozdziale 75022 § 3030. W czasie kontroli stwierdzono, że: - wysokość wypłaconych diet była zgodna z wartością, określoną w cytowanych uchwałach Rady Miejskiej w Żychlinie, - dietę wypłacano przelewem w terminie: za miesiąc październik w dniu 6 października 2010 roku wyciąg bankowy nr 205/2010 oraz raport kasowy nr 194 poz. 6 z dnia 6

______130 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

października 2010 roku, za miesiąc kwiecień w dniu 7 kwietnia 2010 roku - wyciąg bankowy nr 75/2010 oraz raport kasowy nr 67, poz. 13 z dnia 7 kwietnia 2010 roku, - wysokość wypłaconych w ciągu miesiąca diet Przewodniczącemu Rady i radnym nie przekraczała dopuszczalnych wysokości określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie maksymalnej wysokości diet przysługujących radnemu gminy (Dz. U. nr 61, poz. 710) tj. 50% półtora krotności kwoty bazowej (art. 25 ust. 6 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym tekst jednolity z 2001 roku Dz. U. nr 142 poz. 1591 ze zm.). Kwota bazowa, określona w ustawie budżetowej na 2010 rok w wysokości 1.835,35 x 150% = 2.649,69 zł (2.649,69 x 50% = 1.376,51 zł). Listy wypłat były sporządzane przez inspektora Referatu Finansowego, sprawdzane pod względem merytorycznym przez Przewodniczącą Rady oraz formalno-rachunkowym przez Skarbnika Gminy, a następnie zatwierdzane do wypłaty przez Burmistrza bądź jego Zastępcę, posiadały klasyfikację budżetową. Kontrolujące stwierdziły, że dokonana weryfikacja ww. dokumentów pod względem merytorycznym przez Przewodniczącego Rady Miejskiej pozostawała sprzeczności z zapisami wynikającymi z obowiązującej instrukcji obiegu dokumentów, zgodnie z którą do dokonywania sprawdzenia dokumentu pod względem merytorycznym upoważnia się kierowników jednostek budżetowych oraz kierowników referatów i stanowiska merytoryczne, - operacje związane z wypłatą diet ewidencjonowano na kontach: Wn 400-7 Ma 201-1 naliczenie wg listy oraz 201-1, Ma 101 wypłata dokonana w kasie i 201-1, Ma 130-2 przekazanie należności na rachunek bankowy, co było sprzeczne z zapisami załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zgodnie z którymi powyższa operacja powinna być odnotowana na koncie 240 – pozostałe rozrachunki . W zakresie prawidłowości ustalenia i wypłaty diet dla sołtysów za uczestnictwo w sesji Rady Miejskiej kontrolą objęto listy wypłat za miesiące: kwiecień (900,00 zł) i maj (800,00 zł). Kontrola wykazała: - diety dla sołtysów wypłacono w wysokości ustalonej przez Radę Miejską w Żychlinie tj. w kwocie 50,00 zł, - wypłata diet dokonywana była w kasie Urzędu, odbiór gotówki w kasie potwierdzony został podpisem sołtysa, - do list wypłat załączono do listy obecności na sesji Rady Miejskiej w Żychlinie, - listy wypłat zostały sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym przez Skarbnika Gminy Żychlin oraz zatwierdzone przez Burmistrza Gminy, - operacje związane z wypłatą diet ewidencjonowano na kontach: Wn 400-7 Ma 201-1 naliczenie wg listy oraz 201-1, Ma 101 wypłata dokonana w kasie i 201-1, Ma 130-2 przekazanie należności na rachunek bankowy. Powyższe pozostawało w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, co opisano wyżej.

______131 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

5. WYDATKI INWESTYCYJNE

Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych w latach 2009 – 2010 Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych z uwzględnieniem podziałki klasyfikacji budżetowej przedstawiają tabele stanowi ące zał ącznik nr 83 protokołu kontroli.

Źródła finansowania realizowanych inwestycji w latach 2009 - 2010

Źródła 2009 rok 2010 rok 2011 rok na 30.06 finansowania inwestycji (zł) (zł) (zł) Środki własne z bud żetu Gminy 1.141.486,26 225.821,84 18.443,05 Kredyty i po życzki 3.214.311,55 4.064.437,59 Dotacje 1.498.006,28 Środki z bud żetu Unii Europejskiej - RAZEM: 5.583.804,09 4.290.259,43 18.443,05

Ewidencję wydatków inwestycyjnych w okresie do 31 grudnia 2010 roku prowadzono w oparciu o zarządzenie nr 84/06 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 31 października 2006 roku w sprawie ustalenia zakładowego planu kont w Urzędzie Gminy w Żychlinie zmienione zarządzeniem nr 112/07 z dnia 17 grudnia 2007 roku i nr 191/a/08 z dnia 8 grudnia 2008 roku. W dniu 11 stycznia 2011 roku Burmistrz zarządzeniem nr 3/11 ustalił zakładowy plan kont obwiązujący od 1 stycznia 2011 roku. Wg powyższych zasad do ewidencji rozpoczętych i realizowanych inwestycji oraz rozliczania kosztów inwestycji na uzyskane efekty służy konto 080, które w miarę potrzeb rozszerza się dodając po myślniku cyfrę 1, 2… itd. Saldo konta 080 na 31 grudnia 2009 roku wynosiło 848.735,19 zł i dotyczyło niezakończonych inwestycji: - Modernizacja budynku przy ul. Barlickiego - 607.133,13 zł (okres realizacji zadania październik 2009 - marzec 2010 rok), - Infrastruktura Osiedla Orłowskiego – 241.602,06 zł (inwestycja obejmująca przygotowanie terenów pod budownictwo mieszkaniowe – drogi, kanalizacja, realizowana od 1999 roku. Jak wyjaśnił merytoryczny pracownik do zamknięcia realizacji projektu pozostało wykonanie jednej drogi i stąd brak rozliczenia dotychczas poniesionych nakładów. Jak wynika z planowanych i realizowanych inwestycji w 2009, 2010 i 2011 roku na niniejsze zadanie nie planowano żadnych środków. Stąd niezrozumiałym jest działanie jednostki w tym zakresie. Kontrolujące zauważają, że fakt rozliczenia, a więc i przejęcia zakończonej inwestycji ( a ta w kilku jej etapach została zakończona) na stan środków trwałych, wynikają z obowiązujących przepisów, a mianowicie ustawy o rachunkowości, która poprzez art.20 ust. 1 ustawy wprowadza obowiązek ujmowania w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego wszystkich operacji, które nastąpiły w danym okresie, oraz przez art. 24 ust.2 nakazuje prowadzenie ewidencji środków trwałych rzetelnie, tak, aby zapisy w niej dokonane odzwierciedlały stan rzeczywisty. Jak wyjaśnił pracownik, osiedle skanalizowano, wykonano drogi, wiele działek jest już zasiedlonych, dlatego też poniesione wydatki związane z tym zadaniem powinny zostać rozliczone i odnotowane w ewidencji środków trwałych. Saldo konta 080 na 31 grudnia 2010 roku wynosiło 465.242,26 zł i dotyczyło niezakończonych inwestycji: - Utworzenie kompleksu sportowo-rekreacyjnego w m. Dobrzelin – część I – kwota 223.640,20 zł ( drugi etap realizowano w 2011 roku), - Infrastruktura Osiedla Orłowskiego – 241.602,06 zł.

______132 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Organizacja procesu inwestycyjnego (planowanie i nadzór)

Zadania inwestycyjne realizowane w okresie objętym kontrolą, zostały zaplanowane przez Radę Miejską w Żychlinie, w uchwałach budżetowych na lata 2009, 2010 i 2011. Ujęto je w załącznikach zadań inwestycyjnych. Ewentualnych zmian w trakcie roku budżetowego, dotyczących wysokości środków finansowych przeznaczonych na ich realizację, dokonywała Rada Miejska w drodze uchwał. Do przygotowania i przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia każdorazowo powoływana jest zarządzeniem Burmistrza Gminy komisja przetargowa. Zasady i organizację pracy komisji określał regulamin wprowadzony zarządzeniem nr 24/2003 z dnia 6 maja 2003 roku, który wskazywał również w zakresy obowiązków poszczególnych jej członków. Zgodnie z rozdziałem VII § 27 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy w Żychlinie, prowadzenie spraw związanych z planowaniem i realizacją zadań w zakresie zamówień publicznych realizowanych w urzędzie przypisano Referatowi Budownictwa, Planowania Przestrzennego i Inwestycji. W przedmiotowym punkcie brak szczegółowych wskazań w zakresie odpowiedzialności za przygotowanie, nadzór, koordynację i kontrolę realizowanych zadań inwestycyjnych przez Gminę. Kierownikiem wymienionego referatu jest Krzysztof Anyszka. Z analizy jego zakresu czynności wynika, że sprawuje on min. nadzór nad prowadzeniem inwestycji gminnych.

Kontrola realizacji wybranych inwestycji

Wykaz zadań inwestycyjnych realizowanych w 2009, 2010 i 2011 roku przez Gminę Żychlin przedstawiono w zał ączniku nr 84 protokołu kontroli . Wszystkie udzielone w okresie 2009-2010 zamówienia publiczne ujęto w stosownym rejestrze.

Rewitalizacja starówki miejskiej – wykonanie wodotrysku przy Placu 29- Listopada w Żychlinie – przetarg nieograniczony o wartości poniżej kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art.11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. Etap przygotowania inwestycji W dniu 16 kwietnia 2010 roku pomiędzy Gminą Żychlin reprezentowaną przez Burmistrza Grzegorza Ambroziaka, a firmą „Jacom” Jacek Malinowski Pruszowice zawarto umowę nr 67/2020, której przedmiotem było: wykonanie projektu budowlano- wykonawczego elementu małej architektury – fontanny zlokalizowanej na Placu 29-go Listopada w Żychlinie. Zakres rzeczowy projektu obejmował: architekturę fontanny, konstrukcję fontanny, technologię wody fontanny, instalację elektryczną fontanny, sterowanie fontanny, kosztorys inwestorski, przedmiary robót, specyfikacje techniczne wykonania i odbioru robót. Umowa nie obejmowała opracowania projektu przyłączy, uzyskania pozwolenia na budowę i nie obejmowała nadzoru autorskiego podczas realizacji zadania. Za wykonanie przedmiotu umowy ustalono wynagrodzenie ryczałtowe w wys. 24.400,00 zł brutto. Wyboru wykonawcy zadania dokonano w trybie art.4 ust.8 ustawy Prawo zamówień publicznych. W przedłożonym kontrolującym materiale źródłowym nie odnaleziono dokumentacji, wskazującej na zasadność wyboru tego, a nie innego wykonawcy do opracowania powyższej dokumentacji, dlatego też kontrolujące poprosiły o wyja śnienie w powy ższej sprawie, które stanowi zał ącznik nr 85 protokołu kontroli . Należy zauważyć, że jednostka samorządu terytorialnego nie musi stosować ustawy Prawo zamówień publicznych do zamówień których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych

______133 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

równowartości kwoty 14.000 euro, należy jednak wskazać, że ma obowiązek stosować zasady wnikające z ustawy o finansach publicznych, która w art. 254 pkt 3 i 4 określa, że dokonywanie wydatków następować ma w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, oraz zlecanie zadań do wykonania następować ma na zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty. Nie można tu zatem mówić o dowolności przy wyborze wykonawcy do wykonania zadań o wartościach umożliwiających niestosowanie ustawy Prawo zamówień publicznych. Wg wyjaśnienia, zamawiający przed dokonaniem wyboru wykonawcy ww. zadania, za pomocą internetu dokonał szczegółowego przeglądu firm świadczących tego typu usługi. Aby uzyskać możliwie dużo informacji o produkcie, zamawiający zlustrował okoliczne większe ośrodki miejskie (Płock, Skierniewice, Łowicz, Sochaczew), które posiadają tego typu obiekty. Stąd wybór tej właśnie firmy, która opracowała min. dokumentację do wykonania fontanny w Mieście Skierniewice i została dobrze oceniona. W dniu 31 maja 2010 roku Gmina Żychlin zgłosiła do Starostwa Powiatowego w Kutnie zamiar przystąpienia do budowy zlokalizowanego centralnie na Placu 29-go Listopada wodotrysku zaprojektowanego w formie dwóch przenikających się okręgów o średnicy 11 i 10,5 m. Zarządzeniem nr 66/10 Burmistrz Gminy powołał czteroosobową komisję przetargową do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na realizację zadania pn. „Rewitalizacja starówki miejskiej – wykonanie wodotrysku przy pl. 29-go Listopada w Żychlinie” . Szacunkową wartość zamówienia na kwotę 466.691,80 zł netto (121.565,98 euro) określił Burmistrz Gminy w dniu 17 czerwca 2010 roku w oparciu o kosztorys inwestorski, który zawierał: wartość robót inżynieryjnych – elementy fontanny 122.087,77 zł, wartość robót elektrycznych 59.441,00 zł i roboty inżynieryjne i budowlane – niecka fontanny 285.163,04 zł. Prawidłowość stosowania przepisów o zamówieniach publicznych Specyfikację istotnych warunków zamówienia podpisaną przez Przewodniczącego Komisji Przetargowej, zatwierdził w dniu 17 czerwca 2010 roku kierownik zamawiającego - Burmistrz Gminy Grzegorz Ambroziak. Specyfikacja zawierała wszystkie informacje wymagane art. 36 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z dnia 20 listopada 2007 roku Dz. U. nr 223, poz. 1655 ze zm.). Wg specyfikacji, termin wykonania zadania określono na dzień 11 października 2010 roku. Ustalono wymagania dotyczące wadium wynoszącego 10.000,00 zł, wniesionego w dopuszczalnych przez prawo formach. Termin związania ofertą ustalono zgodnie z art.85 ust.1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, na 30 dni od terminu upływu składania ofert. Oferty należało składać do 2 lipca 2010 roku do godz. 11 00 (termin zgodny z art. 43 ust.1 pkt 1 cytowanej ustawy – nie mniej, niż 14 dni od daty zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Jedyne kryterium stosowane przy ocenie ofert stanowiła cena. Specyfikacja informowała, że zamawiający będzie żądał od wykonawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 10% oferowanej ceny brutto. W rozdziale V specyfikacji, zamawiający określił warunki, jakie muszą spełniać wykonawcy, natomiast w rozdziale VI opisano wymagane dokumenty, potwierdzające spełnienie tychże warunków. Warunki określono w sposób jednoznaczny i precyzyjny, przy użyciu sformułowań przekonujących o możliwości ich spełnienia . Integralną część specyfikacji stanowiły załączniki: formularz ofertowy, wzory oświadczeń o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art.22 ust.1 ustawy Prawo zamówień, wzory oświadczeń o braku podstaw do wykluczenia z udziału w postępowaniu (art.24 ust.1 ustawy) i oświadczenia w zakresie art.24 ust.1 pkt 2 ustawy,

______134 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

projekt umowy, wzór wykazu wykonanych robót budowlanych, dokumentacja projektowa (w branżach architektonicznej, konstrukcyjnej, instalacyjnej elektrycznej), przedmiary robót, specyfikacje techniczne wykonania i odbioru robót. Specyfikacja dostępna była w siedzibie Urzędu Gminy Żychlin oraz na stronie internetowej zamawiającego www.bip.gminazychlin.pl. Ogłoszenie o zamówieniu publicznym na powyższe roboty, przekazano Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 17 czerwca 2010 roku - opublikowano je w Biuletynie Zamówień Publicznych na portalu UZP 171736-2010. Zamieszczono je na stronie internetowej Urzędu Gminy w dniu 17 czerwca 2010 roku oraz opublikowano na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego w okresie od 17 czerwca do 5 lipca 2010 roku. Informacje zawarte w ogłoszeniu publikowanym na stronach internetowych, były tożsame z informacjami zawartymi w ogłoszeniu przekazanym do Biuletynu Zamówień Publicznych i spójne z informacjami zawartymi w specyfikacji. W treści ogłoszenia zawarto dane wymagane art. 41 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. W terminie wyznaczonym do składania ofert tj. do dnia 2 lipca 2010 roku do godz. 11. 00 do zamawiającego wpłynęły 2 oferty: - oferta nr 1 Firmy GUTKOWSKI Gutkowski Jan Leszno ul. 17 stycznia 92, z ceną ofertową 913.511,28 zł brutto, 748.779,74 zł netto – wadium wniesiono w formie gwarancji bankowej WBK nr M0002212, - oferta nr 2 Firmy Handlowo-Usługowej RAF-DET Rafał Kalinowski Plac Wolności 16 Żychlin, z ceną ofertową 540.831,29 zł brutto, 443.304,34 zł netto. Przed otwarciem ofert zamawiający podał kwotę jaką zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zadania, tj. 148.000,00 zł brutto. Jak wyjaśnił kontrolującym merytoryczny pracownik, taka kwota wynikała z załącznika inwestycyjnego do uchwały budżetowej na 2010 rok. Należy zauważyć, że wartość szacunkowa zadania, określona przez Burmistrza Gminy na podstawie kosztorysów inwestorskich wynosiła 466.691,80 zł netto. Na dzień przeprowadzenia niniejszego postępowania zamawiający posiadał zabezpieczone w budżecie niespełna 26% środków określonych na podstawie wartości zadania ustalonej w kosztorysie. Komisja w pełnym składzie dokonała w dniu 2 lipca 2009 roku otwarcia złożonych ofert . Członkowie komisji złożyli oświadczenia o braku istnienia okoliczności powodujących wyłączenie ich z udziału w postępowaniu. Przedmiotowe oświadczenie złożyli również Burmistrz i Zastępca Burmistrza Gminy . Z uwagi na wartość ofert przedłożonych zamawiającemu, komisja zgodnie z ust.23 regulaminu pracy komisji wystąpiła z wnioskiem do Burmistrza Gminy o zajęcie stanowiska w przedmiocie unieważnienia przedmiotowego postępowania. Wartość najkorzystniejszej oferty przekraczała kwotę, jaką zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Uchwałą nr LVIII/309/10 z dnia 7 lipca 2010 roku Rada Miejska w Żychlinie zwiększyła wysokość środków na przedmiotowe zadanie do kwoty 546.000,00 zł (załącznik inwestycyjny nr 2). W dniu 8 lipca 2010 roku komisja dokonała oceny złożonych ofert w zakresie poprawności wniesienia wadium oraz spełnienia przez oferentów warunków udziału w postępowaniu. Na podstawie art. 26 ust.3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2010 roku Dz. U. nr 113, poz. 759), komisja przetargowa prowadząca postępowanie, postanowiła wezwać oferenta nr 2 Firmę Handlowo-Usługową „RAF-DET” Rafał Klinowski do uzupełnienia w terminie do 14 lipca 2010 roku

______135 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

brakujących w ofercie dokumentów. Wykonawca bowiem, wykazując spełnienie warunków określonych w art.22 ust.1 ustawy, zaznaczył że polegał on będzie na zasobach firmy „JacoM” Jacek Michał Malinowski sp. z o.o. z Wrocławia i podmiot ten będzie brał udział w realizacji części zamówienia. Oferta nie zawierała aktualnych zaświadczeń właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzających niezaleganie z opłacaniem podatków i składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne bądź stosownych potwierdzeń o uzyskaniu ulg w zapłacie wymienionych zobowiązań publicznoprawnych. W ustalonym przez zamawiającego terminie, tj. w dniu 13 lipca 2010 roku wykonawca przedłożył brakujące dokumenty potwierdzone za zgodność z oryginałem zaświadczenia o niezaleganiu przez wykonawcę w podatkach oraz zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek społecznych i zdrowotnych. W dniu 14 lipca 2010 roku komisja dokonała weryfikacji dokumentów stanowiących uzupełnienie oferty nr 2, w wyniku której stwierdzono, że dokumenty złożone przez wykonawcę potwierdzają spełnienie warunków udziału w postępowaniu określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Komisja sporządziła dokumentację podstawowych czynności z postępowania i zaproponowała wybór firmy Handlowo- Usługowej „RAF-DET” Rafał Kalinowski Żychlin jako najkorzystniejszej z uwagi na najniższą cenę 540.831,29 zł brutto. Prace komisji odzwierciedlała dokumentacja (druk ZP-17 oraz druki ZP-20). Wynik prac komisji (protokół ZP-2 wraz z załącznikami) i wybór wymienionej firmy, na wykonawcę przedmiotowego zadania zatwierdził Burmistrz Gminy Żychlin Grzegorz Ambroziak. Kontrolujące dokonały analizy złożonych ofert i ich oceny. Stwierdzono, że oferent nr 2 Firma Handlowo – Usługowa „RAF-DET” oświadczył, że część zamówienia dotyczącą technologii fontanny i automatyki wykona z udziałem podwykonawcy Firmy „JacoM” Jacek Malinowski Wrocław. Ponadto w celu spełnienia stawianych przez zamawiającego warunków, skorzystał z wiedzy i doświadczenia wymienionego podmiotu, przedstawiając zrealizowane przez wskazanego podwykonawcę - firmę „JacoM” Jacek Malinowski zadania w przedmiotowym zakresie wraz z referencjami. Na tę okoliczność, zgodnie z wymogiem zamawiającego określonym w rozdziale V ust.2 specyfikacji istotnych warunków zamówienia, podwykonawca złożył oświadczenie, w którym wyraził gotowość współpracy z Firmą Handlowo-Usługową RAF-DET Rafał Kalinowski oraz udostępnił firmie referencje dotyczące zrealizowanych przez niego dotychczas zadań. Analiza kosztorysów inwestorskich wykonanych dla zamawiającego oraz kosztorysu przedłożonego przez wykonawcę nr 2 w zakresie robót obejmujących instalację wodną fontanny oraz robót elektrycznych i automatyki, wykazała te same wartości kwotowe poszczególnych części z uwagi na fakt wykonywania ich przez ten sam podmiot, który występował w przedmiotowym postępowaniu jako wykonawca - na zlecenie zamawiającego- dokumentacji projektowej dla zadania, oraz jako podwykonawca Firmy Handlowo-Usługowej „RAF-DET” Rafał Kalinowski Żychlin. Złożone przez wykonawców oferty w ocenie kontrolujących spełniały warunki określone przez zamawiającego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zgodnie z art.92 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zamawiający w dniu 16 lipca 2010 roku zawiadomił wykonawców o wyniku postępowania oraz uzasadnił wybór najkorzystniejszej oferty (w załączeniu zwrotne potwierdzenia odbioru zawiadomień), zamieścił taką informację na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego w okresie od 16 lipca do 2 sierpnia 2010 roku, oraz wyniki prac komisji opublikował na stronie internetowej Urzędu Gminy (BIP) w dniu 16 lipca 2010 roku.

______136 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Zamawiający zgodnie z art.46 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych, dniu 19 lipca 2010 roku zwrócił oryginał gwarancji bankowej nr M0002212 z dnia 30 czerwca 2010 roku firmie „GUTOWSKI” Jan Gutowski Leszno, wniesione jako wadium w niniejszym postępowaniu (z załączeniu zwrotne potwierdzenie odbioru). W dniu 30 lipca 2010 roku pomiędzy Gminą Żychlin, reprezentowaną przez Burmistrza Grzegorza Ambroziaka z kontrasygnatą Skarbnika Gminy, a Firmą Handlowo-Usługową „RAF-DET” Żychlin reprezentowaną przez właściciela Rafała Kalinowskiego spisano umowę nr 97/10, której przedmiotem było wykonanie zadania „Rewitalizacja starówki miejskiej – wykonanie wodotrysku przy pl. 29-Listopada w Żychlinie”, wg szczegółowego zakresu wynikającego z dokumentacji technicznej i harmonogramu rzeczowo- finansowego stanowiących załączniki do przedmiotowej umowy. Za wykonanie zadania określono wynagrodzenie, zgodne z ceną podaną w ofercie w wysokości 540.831,29 zł brutto, w tym podatek VAT 97.526,95 zł. Wartość netto zadania wynosiła 443.304,34 zł. Umowa z zał ącznikiem stanowi akta kontroli strony 198 - 207. W § 12 umowy ustalono warunki rozliczenia za wykonane roboty, które przewidywały rozliczanie robót fakturami częściowymi, wystawionymi po wykonaniu każdego z etapów robót określonych w harmonogramie w oparciu o protokół częściowego odbioru potwierdzonego przez inspektora nadzoru i kierownika robót, zestawienia wartości wykonanych robót sporządzonego przez wykonawcę, potwierdzonego przez inspektora nadzoru i zatwierdzonego przez zamawiającego. W przypadku wykonania robót przez podwykonawcę - podstawą wystawienia faktury było zestawienie robót wykonanych przez podwykonawcę, zatwierdzone przez inspektora nadzoru i kierownika robót z określeniem zakresu wykonanych przez podwykonawcę prac i ich wartością i kopią faktury wystawionej przez podwykonawcę za wykonanie przez niego roboty z uwiarygodnioną kopią przelewu bankowego lub innego dokumentu świadczącego o dokonaniu zapłaty podwykonawcy należnego wynagrodzenia. Wartość faktur częściowych nie mogła przekroczyć 70% wartości całego wynagrodzenia. Rozliczenie wykonania całego przedmiotu umowy, miała stanowić faktura końcowa, wystawiona w oparciu o końcowy protokół odbioru robót, zestawienie wartości wykonanych robót, oświadczenie podwykonawcy o otrzymaniu od wykonawcy pełnego wynagrodzenia za wykonane przez niego roboty. Zamawiający zobowiązał się do zapłaty faktur w terminie 30 dni od daty ich przedłożenia. W § 13 umowy określono warunki realizacji robót przy udziale podwykonawców. Zgodnie z powyższymi na zawarcie umowy o roboty budowlane z podwykonawcą, wykonawca był zobowiązany posiadać zgodę zamawiającego, którą wyrażał brakiem sprzeciwu do treści przedłożonej zamawiającemu umowy z podwykonawcą lub jej projektu. Pełną odpowiedzialność z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania robót przez podwykonawcę ponosił wykonawca. Termin zakończenia robót określono na dzień 11 października 2010 roku. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia publicznego, zamawiający przesłał do Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 5 sierpnia 2010 roku i zamieszczono je na portalu UZP pod numerem 239066-2010. Zgodnie z art. 95 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza, niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust.8 cytowanej ustawy, zamawiający niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego, zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Urzędu Zamówień Publicznych. Przekazanie ogłoszenia bez zbędnej zwłoki można uznać za dokonane jeżeli następuje w następnym dniu roboczym po zawarciu umowy. W innych przypadkach należy wykazać, że przekazanie ogłoszenia zaraz po zawarciu umowy nie było możliwe. W opisywanym przypadku ogłoszenie przekazano do UZP w szóstym dniu po podpisaniu umowy z wykonawcą.

______137 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

W dniu 3 sierpnia 2010 roku zamawiający złożył do referatu finansowego dyspozycję wypłaty wadium wpłaconego w gotówce przez firmę „RAF-DET”. Przekazu środków wraz odsetkami w łącznej kwocie 10.007,86 zł dokonano na konto firmy w dniu 18 sierpnia 2010 roku. Zgodnie z ustaleniami zawartymi w § 14 umowy nr 97/10 wykonawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 10% wynagrodzenia umownego brutto, tj. kwotę 54.084,00 zł w formie gwarancji ubezpieczeniowej Towarzystwa UNIQA nr 953-A 244486 z dnia 30 lipca 2010 roku, z terminem ważności od 30 lipca 2010 roku do 11 października 2010 roku w zakresie roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy. Ponadto wykonawca przedłożył gwarancję nr 953-A 244487 z dnia 30 lipca 2010 roku na kwotę 16.225,00 zł (30 % kwoty zabezpieczenia należytego wykonania umowy), jako zabezpieczenie roszczeń zamawiającego z tytułu nieusunięcia lub nienależytego usunięcia wad i usterek ujawnionych w okresie ważności gwarancji, tj. do dnia 11 października 2013 roku. W dniu 10 września 2010 roku, wykonawca przedłożył zamawiającemu, zgodnie z zapisami § 13 umowy nr 97/10 z dnia 30 lipca 2010 roku, do akceptacji umowę nr 145/F/10 z dnia 30 sierpnia 2010 roku, zawartą pomiędzy wykonawcą – Firmą – Handlowo-Usługową „RAF-DET” a podwykonawcą firmą „JacoM” sp. z o.o. Wrocław na realizację etapu robót obejmującego wykonanie technologii fontanny. Wartość wynagrodzenia ustalono na 152.396,00 zł netto. Zamawiający - Gmina Żychlin wniósł o wprowadzenie do przedstawionej umowy zapisów zobowiązujących podwykonawcę do powiadomienia zamawiającego o dokonaniu przez wykonawcę zapłaty za zrealizowane roboty stanowiące przedmiot niniejszej umowy. Aneks nr 1 do umowy 145/F/1 uwzględniający wskazania zamawiającego przedłożono do Urzędu Gminy w Żychlinie w dniu 23 września 2010 roku. Do umowy nr 97/10 z dnia 30 lipca 2010 roku strony spisały jeden aneks w dniu 11 października 2010 roku, którym wydłużono termin zakończenia realizacji zadania z 11 października 2010 roku do 30 października 2010 roku, którą to zmianę uzasadniono zewnętrznymi warunkami pogodowymi (obfite opady deszczu), uniemożliwiającymi prowadzenie robót budowlanych. Do aneksu załączono dane meteorologiczne z sierpnia i września 2010 roku. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia (rozdział XVIII ust.3) oraz w umowie, dopuszczono możliwość zmian terminu realizacji zadania spowodowanego warunkami atmosferycznymi, w szczególności intensywnymi opadami deszczu przekraczającymi 7 dni kalendarzowych w miesiącu. Okres wydłużenia terminu realizacji zadania, miał się równać ilości dni występowania niekorzystnego zjawiska. Wykonawca dokumentował 19 dni występowania niekorzystnych warunków atmosferycznych i o taką liczbę dni wydłużono aneksem termin realizacji zadania. Zmieniając aneksem termin wykonania robót, zamawiający zażądał od wykonawcy aktualizacji ważności gwarancji zabezpieczającej roszczenia z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy, oraz gwarancji zabezpieczającej właściwe usunięcie wad i usterek którą wykonawca złożył w dniu 11 października 2010 roku z terminem ważności do 29 listopada 2010 roku i do 14 listopada 2013 roku. Prawidłowość finansowania inwestycji (zgodność z umową, potwierdzenia odbioru robót) W dniu 9 sierpnia 2010 roku dokonano protokolarnego przekazania przez inwestora - Gminę Żychlin placu budowy wykonawcy - Firmie Handlowo-Usługowej „RAF-DET”. Fakt ten odnotowano w dzienniku budowy nr 2/2010. Termin realizacji przedmiotu umowy ustalono na 30 październik 2010 rok. Umowa nr 97/10 przewidywała częściowe fakturowanie robót, z tym że wysokość wynagrodzenia wypłaconego na podstawie faktur częściowych nie mogła przekroczyć 70% ogólnej ich wartości.

______138 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Analiza zapisów dziennika budowy oraz dokumentacji odbiorowej z realizacji zadania wykazała, że rozliczenia wykonanych robót dokonywano w oparciu o: - protokół odbioru z dnia 6 października 2010 roku obejmujący zakres robót wykonanych w okresie od 9 sierpnia do 6 października 2010 roku. Komisja w składzie przedstawicieli Gminy oraz wykonawcy dokonała odbioru robót inżynierskich i budowlanych o wartości 150.000,zł netto. Do protokołu załączono zestawienie wartości wykonanych robót podpisane przez wykonawcę, inspektora nadzoru i Zastępcę Burmistrza. Protokół stwierdzał, że roboty zostały wykonane zgodnie z umową i projektem a ich zakres jest zgodny z zapisami harmonogramu rzeczowo-finansowego zadania. W myśl zapisów § 10 ust. 6 umowy, na dzień rozpoczęcia odbioru częściowego wykonawca zobowiązany był do przekazania komisji odbiorowej dokumentów potwierdzających jakość zastosowanych materiałów (certyfikaty, deklaracje zgodności, aprobaty techniczne. Takich dokumentów pod protokołem odbioru z dnia 6 października 2010 roku nie odnotowano . Na podstawie niniejszego protokołu wykonawca wystawił fakturę nr 159/SKL/10/2010 z dnia 6 października 2010 roku na kwotę 150.000,00 zł netto, 183.000,00 zł brutto (33% ogólnej wartości zadania). Prawidłowość wykonanych robót na fakturze potwierdził merytoryczny pracownik – Kierownik Referatu Budownictwa, Planowania i Inwestycji. Zabezpieczenie środków w budżecie oraz sprawdzenie formalno rachunkowe faktury potwierdziła Skarbnik Gminy. Należność wynikającą z faktury przekazano na konto wykonawcy poleceniem przelewu w dniu 15 października 2010 roku – wyciąg bankowy nr 212. Wydatek zaewidencjonowano na kontach księgowych: 080/25, 201/141 201/141-130-2 przyjmując klasyfikację budżetową: dział 900 rozdział 90095 § 6050, - protokół z dnia 29 października 2010 roku z odbioru wykonanych w okresie od 6-29 października 2010 roku robót obejmujący roboty inżynieryjne i budowlane o wartości 111.775,57 zł i roboty związane z elektryką i automatyką o wartości 47.552,80 zł, łączna kwota netto wykonanych robót to 159.328,37 zł - 69% całej wartości netto zadania. Do protokołu załączono zestawienie wartości wykonanych robót podpisane przez wykonawcę, inspektora nadzoru oraz zaakceptowane przez Zastępcę Burmistrza występującego jako kierownik zamawiającego. Protokół stwierdzał poprawność wykonanych robót, ich zgodność z projektem i umową. Na podstawie niniejszego protokołu wykonawca wystawił w dniu 29 października 2010 roku fakturę nr 178/SKL/10/2010 o wartości 159.328,37 zł netto, 194.380,61 zł brutto. Zobowiązanie z niej wynikające opłacono poleceniem przelewu z dnia 24 listopada 2010 roku – wyciąg bankowy nr 239 po końcowym odbiorze robót. W przedłożonej kontrolującym dokumentacji, tak jak opisano wyżej, nie odnaleziono dokumentów potwierdzających jakość zastosowanych materiałów (certyfikatów, deklaracji zgodności, aprobat technicznych), których przedłożenia wymagał § 10 ust. 6 umowy nr 97/10, - protokół z odbioru robót z dnia 12 listopada 2010 roku za roboty obejmujące elektrykę, automatykę i instalację wodną o wartości łącznej 133.975,97 zł. Komisja odbiorowa w składzie jak zapisano wyżej, dokonała odbioru przedmiotowych robót potwierdzając ich zgodność z projektem, umową i harmonogramem rzeczowo- finansowym. Protokół zawierał zestawienie wartości wykonanych robót. Sporządzono go w dniu wyznaczonym jako dzień końcowego odbioru robót. Na podstawie niniejszego protokołu wykonawca wystawi fakturę nr 190/SKL/11/2010 w dniu 18 listopada 2010 roku na kwotę 133.957,97 zł netto, 163.450,68 zł brutto. Po zsumowaniu wartości wynikających z wszystkich wymienionych wyżej faktur, przedmiotowa faktura była fakturą końcową, a jej zapłaty dokonano poleceniem przelewu w dniu 29 listopada 2010 roku. W dniu 29 października 2010 roku wykonawca Firma Handlowo-Usługowa „RAF-DET” Rafał Kalinowski zgłosił gotowość wykonania zadania pn. „Rewitalizacja starówki miejskiej – wykonanie wodotrysku przy pl. 29-go Listopada w Żychlinie”.

______139 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Zarządzeniem nr 130/10 z dnia 5 listopada 2010 roku Burmistrz Gminy Żychlin powołał komisję końcowego odbioru robót w składzie dwóch przedstawicieli Gminy, inspektora nadzoru i przedstawiciela wykonawcy, wyznaczając rozpoczęcie prac odbiorowych na 12 listopada 2010 roku. Komisja stwierdziła, że obiekt nie posiada wad i usterek, wykonane roboty odpowiadają przeznaczeniu i nadają się do eksploatacji a wartość wykonanych robót wynosiła 540.831,29 zł brutto. Ponadto ustalono, że rozruch wodotrysku dokonany w dniu odbioru będzie trwał do 22 listopada 2010 roku, a koszty zakupu wody i jej zrzutu, koszt obsługi, w tym oczyszczenia koszy, dysz jak również przygotowania wodotrysku do okresu zimowego, obciążą wykonawcę. Komisji odbiorowej zostały przedłożone dokumenty: geodezyjna inwentaryzacja powykonawcza, atesty, certyfikaty, aprobaty techniczne na wbudowane materiały. Łącznie zamawiający wypłacił wykonawcy wynagrodzenie w wysokości 540.831,29 zł brutto 443.304,34 zł netto. Jak zapisano wyżej, przedmiotowe zadanie realizowano z udziałem podwykonawcy, którego poprzez stosowne zapisy w umowach zobowiązano do przekazywania zamawiającemu informacji dotyczących realizacji zapłaty przez wykonawcę wynagrodzenia za roboty wykonane przez podwykonawcę. W związku z powyższym podwykonawca firma „JacoM” sp. z o.o. Wrocław przekazała Gminie Żychlin następujące dokumenty: - w dniu 29 września 2010 roku kopię faktury nr 36/09/10 za dostawę urządzeń do fontanny o wartości 16.561,29 zł brutto, 13.574,83 zł netto wraz z kopią protokołu, w którym wyszczególniono koszty poszczególnych elementów, - w dniu 18 października 2010 roku przedłożono informację o zapłacie przez wykonawcę należności wynikających z ww. faktury załączając kopie przelewu bankowego, - w dniu 21 października 2010 roku kopię faktury nr 39/10/10 z dnia 18 października 2010 roku za kolejną dostawę urządzeń do fontanny na kwotę 121.119,38 zł brutto, - w dniu 5 listopada 2010 roku kopię faktury nr 43/10/10 z dnia 27 października 2010 roku za dostawę urządzeń do fontanny na kwotę 48.242,45 zł brutto, - w dniu 1 grudnia 2010 roku informację o zapłacie przez generalnego wykonawcę należności za faktury nr 39/10/10 i 43/10/10 i tym samym podwykonawca stwierdził całkowite rozliczenie za wykonanie przedmiotu umowy nr 145/F/10. Zabezpieczenie środków w budżecie na realizację zadania inwestycyjnego Realizację zadania inwestycyjnego pn. „Rewitalizacja starówki miejskiej Plac 29-go Listopada – wykonanie wodotrysku”, Rada Miejska w Żychlinie zaplanowała w uchwałach: - nr LVI/284/10 z dnia 31 maja 2010 roku w sprawie zmiany budżetu Gminy Żychlin na 2010 rok, określając w załączniku nr 3 – „Zadania inwestycyjne do realizacji w 2010 roku”, na przedmiotowe zadanie środki w kwocie 148.000,00 zł, - uchwałą nr LVIII/309/10 z dnia 7 lipca 2010 roku, którą zwiększono zaplanowane środki o 398.000,00 zł do kwoty 546.000,00 zł. Na dzień 30 lipca 2010 roku, tj. na dzień podpisania umowy, Gmina na przedmiotowe zadanie zabezpieczyła środki w kwocie 546.000,00 zł, natomiast wartość zaciągniętych zobowiązań wynosiła 540.831,29 zł (nie uwzględniając kosztów wykonania dokumentacji projektowej w wysokości 24.400,00 zł, które to koszty pokryto z wydatków bieżących). Na dzień podpisania umowy z inspektorem nadzoru, tj. na 10 sierpnia 2010 roku zaciągnięte przez jednostkę zobowiązania dotyczące przedmiotowej inwestycji wynosiły 545.831,29 zł, przy zabezpieczonych w budżecie środkach w wysokości 546.000,00 zł.

______140 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Środki na pokrycie wydatków związanych z przedmiotową inwestycją pochodziły z kredytu inwestycyjnego zaciągniętego w Banku Polskiej Spółdzielczości Spółka Akcyjna Ochrony Środowiska w wysokości 546.000,00 zł. Rozliczenie inwestycji i przyjęcie na stan środków trwałych Szczegółowe zestawienie wydatków dokonanych na dzień 30 kwietnia 2011 rok na kontrolowane zadanie inwestycyjne przedstawiają poniższe tabele : Lp. Wykonawca Przedmiot f-ry Nr i data f-ry Warto ść brutto/netto 1. Firma Handlowo-Usługowa „RAF- Rewitalizacja starówki- 159/SKL/10/2010 z 183.000,00/ DET” Rafał Kalinowski Żychlin wykonanie wodotrysku- dnia 6.10.2010 150.000,00 roboty inżynieryjne i budowlane 2. Firma Handlowo-Usługowa „RAF- Rewitalizacja starówki- 178/SKL/10/2010 z 194.380,61/ DET” Rafał Kalinowski Żychlin wykonanie wodotrysku- 29.10.2010 159.328,24 roboty in żynieryjne, budowlane oraz elektryka i automatyka 3. Firma Handlowo-Usługowa „RAF- Rewitalizacja starówki- 190/SKL/11/2010 z 163.450,68/ DET” Rafał Kalinowski Żychlin wykonanie wodotrysku- 18.11.2010 133.975,97 elektryka, automatyka i instalacja wodna 4. Zakład Usługowy „Pomiary i Za sprawowanie nadzoru 107/2010 z 5.000,00/ instalacje elektryczne” Krzysztof inwestorskiego 1.12.2010 4.098,36 Zdu ńczyk Źychlin 5. Ogółem wydatki 545.831,29 brutto/ 447.402,57 netto Wydatki poniesione na powyższe zadanie wg faktur wynosiły ogółem 545.831,29 zł brutto, 447.402,57 zł netto. Z ewidencji księgowej konta 080 dla powyższego zadania wynika, że na realizację „Rewitalizacja starówki miejskiej – wykonanie wodotrysku przy Placu 29-go Listopada w Żychlinie” wydatkowano łącznie kwotę netto 447.402,57 zł, brutto 545.831,29 zł. W dniu 21 grudnia 2010 roku wykonany obiekt przekazano na stan środków trwałych, na podstawie OT nr 177/10 z dnia 21 grudnia 2010 roku. Środek trwały o wartości 545.831,29 zł zaksięgowano na kontach Wn 011/Ma 800-1. Przyjęta do ewidencji wartość wodotrysku nie ujmowała kosztów związanych z wykonaniem dokumentacji technicznej dla przedmiotowego obiektu, które wynosiły 24.400,00 zł. Nadzór inwestorski Zgodnie z zapisami § 9 ust.1 umowy nr 97/10 z dnia 30 lipca 2010 roku z wykonawcą zadania „Rewitalizacja starówki miejskiej - wykonanie wodotrysku przy Placu 29-go Listopada w Żychlinie”, nadzór nad robotami stanowiącymi przedmiot umowy miał pełnić Krzysztof Zduńczyk, posiadający uprawnienia budowlane i elektryczne nr 56/94. Na podstawie umowy nr 97/I z dnia 10 sierpnia 2010 roku Burmistrz Gminy Żychlin Grzegorz Ambroziak powierzył Krzysztofowi Zduńczykowi Zakład Usługowy „Pomiary i Instalacje Elektryczne” w Żychlinie, sprawowanie w pełnym zakresie obowiązków inspektora nadzoru nad realizacją robót związanych z wykonaniem wodotrysku przy pl. 29-go Listopada w okresie od 10 sierpnia 2010 rok do czasu zakończenia robót i 30 dni od daty protokolarnego ich odbioru. Z tytułu wykonania przedmiotu umowy ustalono wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości 5.000 zł brutto. Inspektora nadzoru wybrano z pominięciem ustawy Prawo zamówień publicznych z uwagi na wartość przedmiotu zamówienia.

______141 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

W dniu 1 grudnia 2010 roku inspektor nadzoru wystawił fakturę nr 107/2010 na kwotę 5.000,00 zł brutto, którą to jednostka kontrolowana opłaciła poleceniem przelewu z dnia 6 grudnia 2010 roku – wyciąg bankowy nr 250. Przestrzeganie przez jednostkę przyjętych procedur kontroli Wg uregulowań wewnętrznych, do przeprowadzenia postępowań, Burmistrz Gminy powoływał każdorazowo zarządzeniem komisję. Tryb i zasady pracy komisji określał regulamin. Jak opisano wyżej, w uregulowaniach wewnętrznych jednostki nie odniesiono się do zasad przeprowadzania postępowań przy udzielaniu zamówień publicznych. Odpowiedzialność za prawidłową realizację inwestycji ponosił Kierownik Referatu Budownictwa, Planowania i Inwestycji, co wynikało z regulaminu organizacyjnego jednostki oraz z zakresu czynności. Ww. pracownik podpisywał przygotowaną dokumentację, stwierdzał prawidłowość merytoryczną wykonania zadania na fakturach oraz uczestniczył w procedurach odbiorowych wykonanych robót. Zgodnie z ustaleniami instrukcji obiegu i kontroli dokumentów (rozdział III), faktury za wykonane roboty wraz z dołączonym do nich protokołem odbioru robót, sprawdzał pod względem merytorycznym Kierownik Referatu Budownictwa, Planowania i Inwestycji, pod względem formalno – rachunkowym faktury weryfikował oraz akceptował Skarbnik. Fakturę opisaną, sprawdzoną merytorycznie, formalnie i rachunkowo zatwierdzał do wypłaty Burmistrz Gminy. Faktury nosiły adnotacje o trybie zastosowania procedury wynikającej z ustawy prawo zamówień publicznych. Dane dotycz ące badanego zadania inwestycyjnego stanowi ą zał ącznik nr 86 protokołu kontroli.

Utworzenie kompleksu sportowo-rekreacyjnego w m. Dobrzelin- część I. Wartość całego zadania 620.940,37 zł – 161.745,34 euro, wartość części I 280.923,99 zł – tryb zamówienia przetarg nieograniczony.

Etap przygotowania inwestycji

W dniu 17 listopada 2009 roku pomiędzy Gminą Żychlin reprezentowaną przez Burmistrza Grzegorza Ambroziaka, a Firmą „Projektowanie i nadzór” Kutno ul. Niemcewicza 7, zawarto umowę, której przedmiotem było opracowanie dla inwestycji „Utworzenie kompleksu sportowo-rekreacyjnego w miejscowości Dobrzelin” dokumentacji technicznej. Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy określono jako ryczałtowe na kwotę 20.000,00 zł brutto, z terminem jej wykonania w okresie 7 dni od daty podpisania przedmiotowej umowy, tj. do 24 listopada 2009 roku. Wykonawca zobowiązał się do opracowania w wersji papierowej i elektronicznej: projektu technicznego w branżach budowlanej i elektrycznej, przedmiarów robót dla każdej branży, kosztorysu inwestorskiego, specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych. Zamiar wykonania robót budowlanych związanych z utworzeniem kompleksu sportowo- rekreacyjnego w Dobrzelinie, na nieruchomościach oznaczonych numerami działek 73/15, 69/7 i 73/1, zgłoszono Staroście Kutnowskiemu w dniu 4 grudnia 2009 roku. Zgłoszenie podpisał z up. Burmistrza Gminy Kierownik Referatu Budownictwa, Planowania i Inwestycji Krzysztof Anyszka. Termin rozpoczęcia robót określono w zgłoszeniu na 20 stycznia 2010 roku. W oparciu o projekt techniczny ustalono, że w ramach planowanej inwestycji przewidziano do wykonania: na działce 69/7: chodniki z kostki betonowej, boisko wielofunkcyjne z poliuretanu, ogrodzenie terenu z siatki na cokole, ogrodzenie z płyt betonowych, ogrodzenie z kształtowników, bramy, dwóch furtek, uporządkowanie terenu, zasianie trawy i

______142 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

zasadzenie krzewów, ustawienie ławeczek oraz śmietników, wykonanie oświetlenia parkowego, na działce 73/1: wykonanie parkingu (teren utwardzony), dojście do terenu rekreacyjnego (teren utwardzony), wydzielenie terenu rekreacyjnego (teren utwardzony), wydzielenie terenu na ognisko, ustawienie altany rodzinnej, ustawienie ławeczek, wykonanie oświetlenia parkowego, na działce 73/15: uporządkowanie terenu (wywóz nadmiaru ziemi, zniwelowanie terenu), wykonanie boiska do piłki nożnej (trawiaste), boiska do gry w piłkę plażową, montaż urządzeń do ćwiczeń, ogrodzenie terenu (z siatki na obrzeżu betonowym), bramy, trzech furtek i ławeczek.

Wartość zamówienia, wg kosztorysu inwestorskiego ustalił na kwotę 620.940,37 zł netto (161.745,34 euro) Kierownik Referatu Budownictwa, Planowania i Inwestycji Urzędu Gminy w Żychlinie w dniu 8 lipca 2010 roku. Jednocześnie określił szacunkową wartość zamówienia dla części robót objętych dokumentacją techniczną, a mianowicie do realizacji zadania przewidzianego na działkach nr 73/15 i 73/1, które zaplanowano do realizacji w 2010 roku o wartości 280.923,99 zł. Tym samym ustalono wysokość żądanego od wykonawców wadium w kwocie 5.000,00 zł. Prawidłowość stosowania przepisów o zamówieniach publicznych W dniu 9 lipca 2010 roku, działający z upoważnienia Burmistrza Gminy Żychlin Zastępca Zbigniew Gałązka, zatwierdził specyfikację istotnych warunków zamówienia dla zadania współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi”, objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013, pn.” Utworzenie kompleksu sportowo-rekreacyjnego w miejscowości Dobrzelin – część I”. Specyfikacja w opisie przedmiotu zamówienia uwzględniała utworzenie kompleksu sportowo-rekreacyjnego w zakresie rzeczowym mniejszym, niż określono to w projekcie technicznym. Roboty miały obejmować teren dwóch działek nr 73/1 i 73/15 i polegać miały na: ścięciu, karczowaniu krzaków i podszyć, utwardzeniu terenu wokół terenu rekreacyjnego z klinca drogowego, wykonanie parkingu dla samochodów i montażu elementów małej architektury (ławeczek i altany), zagospodarowanie terenu działki nr 73/15, budowę boiska do piłki nożnej, budowę boiska do piłki plażowej, zestaw urządzeń do ćwiczeń (drabinka), montaż ławeczek i ogrodzenie z siatki na obrzeżu betonowym. Zgodnie z zapisami specyfikacji do postępowania załączono kosztorys nakładczy na zakres ww. robót, określonych robotami częściowymi. Zakres robót związany z zagospodarowaniem działki nr 69/7 wynikający z dokumentacji technicznej zaplanowano do realizacji w ramach nowego postępowania w 2011 roku. Specyfikacja zawierała wszystkie informacje wymagane art. 36 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 8 czerwca 2010 roku (Dz. U. nr 113, poz. 759 ze zm.), w tym: - termin wykonania przedmiotu zamówienia – do 29 października 2010 roku, - zamawiający wymagał wniesienia wadium w wysokości 5.000,00 zł , - zamawiający określił wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy na poziomie 10% ceny ofertowej brutto, - miejsce i termin składania ofert – do 26 lipca 2010 roku do godz. 11.00, (termin zgodny z art. 43 ust.1 – nie mniej, niż 20 dni od daty ogłoszenia o zamówieniu), - termin związania ofertą - 30 dni od daty upływu terminu składania ofert (zgodnie z art.85 ust.1 pkt 1 cytowanej wyżej ustawy), tj. do 24 sierpnia 2010 roku, - opis kryteriów przy wyborze ofert oraz sposób oceny ofert - jedynym kryterium była cena wykonania zadania z wagą 100% - liczona wg wzoru (cena oferty najniższej: cena oferty badanej x 100 pktx100%), - nie dopuszczono możliwości składania ofert wariantowych i ofert częściowych,

______143 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- nie przewidywano udzielenia zamówień uzupełniających. Integralną część specyfikacji stanowiły załączniki: wzory formularza i wzory oświadczeń, projekt umowy, wzór wykazu wykonanych robót, dokumentacja projektowa, kosztorys nakładczy, specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót budowlanych. Specyfikację opublikowano na stronach internetowych zamawiającego: www.bip.gminazychlin.pl jako załącznik do ogłoszenia. Ogłoszenie o przedmiotowym zamówieniu publicznym, przekazano do Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 9 lipca 2010 roku – zamieszczone w Biuletynie Urzędu Zamówień Publicznych pod numerem 202242-2010. Opublikowano je w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy Żychlin w dniu 9 lipca 2010 roku, wywieszono na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego w okresie od 9 – 27 lipca 2010 roku. W treści ogłoszenia zawarto dane wymagane art. 41 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Treść ogłoszenia publikowana we wskazanych miejscach, była zgodna i spójna z informacjami zawartymi w specyfikacji. W terminie wyznaczonym na przygotowanie ofert, tj. w dniu 20 i 21 lipca 2010 roku do zamawiającego wpłynęły od wykonawców „Mig-Ma” spółki z ograniczoną odpowiedzialnością Żychlin oraz od wykonawcy „NOVA” Jerzy Łebski Łowicz, zapytania dotyczące zapisów treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia dotyczących: doprecyzowania elementów konstrukcyjnych altany (przekroje i rodzaje materiałów) i wymiarów oraz rodzaju ścian altany. Odpowiedzi na powyższe, zamawiający przekazał wykonawcom w dniu 20 i 21 lipca 2010 roku (faksem), opublikował wyjaśnienie na swojej stronie internetowej, oraz za pomocą poczty (w załączeniu zwrotne potwierdzenie odbioru). W wyznaczonym do składania ofert terminie, tj. do 26 lipca 2010 roku do godz. 11.00, do zamawiającego wpłynęło pięć ofert: - oferta nr 1 Przedsiębiorstwa Handlowo-Usługowego PROBUD s.c. Władysławów 11 A Sochaczew, z ceną ofertowa 337.883,36 zł brutto, 276.953,57 zł netto – wadium w formie gwarancji, - oferta nr 2 SPORTPROJEKT Sp. z o.o. Szczecin ul Sosnowa 6A, z ceną ofertową 184.736,71 zł brutto, 151.423,53 zł netto – wadium w formie gwarancji ubezpieczeniowej, - oferta nr 3 „NOVA” Jerzy Łebski Łowicz ul Powstańców 2, z ceną ofertową 307.743,24 zł brutto, 252.248,56 zł netto – wadium w gotówce przelew z dnia 26.07.2010 roku, - oferta nr 4 P.P.H.U ANGELA Sławomir Wojtczak Ozorków ul Zagajnikowa 7, z ceną ofertową 278.977,02 zł brutto, 228.669,69 zł netto – wadium w gotówce – przelew bankowy z 26.07.2010 roku, - oferta nr 5 „Mig-Ma” sp. z o.o. Żychlin ul. Barlickiego 15, z ceną ofertową 239.484,04 zł brutto, 196.298,39 zł netto – wadium wniesiono w formie gwarancji ubezpieczeniowej. Wg zapisów protokołu z przeprowadzonego postępowania, zamawiający bezpośrednio przed otwarciem ofert, przekazał informację o wysokości przeznaczonych środków na sfinansowanie przedmiotowego zamówienia, a mianowicie 250.000,00 zł brutto. Zarządzeniem nr 76/10 z dnia 9 lipca 2010 roku Burmistrz powołał komisję przetargową do przygotowania i przeprowadzenia niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na „Utworzenie kompleksu sportowo-rekreacyjnego w m. Dobrzelin część I” Przedłożona kontrolującym dokumentacja z postępowania, wykazała, że zgodnie z art.17 ustawy Prawo zamówień publicznych, pracownicy biorący w nim udział, złożyli w dniu 26 lipca 2010 roku oświadczenia o braku istnienia okoliczności powodujących wyłączenie

______144 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

ich z udziału w postępowaniu. Oświadczenie takie złożył również Burmistrz Grzegorz Ambroziak jako kierownik zamawiającego. Należy zauważyć, że jednym z wykonawców ubiegających się o udzielenie niniejszego zamówienia publicznego była spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Mig-Ma” Żychlin ul. Barlickiego. Jak wynika z dokumentacji przedłożonej do niniejszego postępowania (odpis z Rejestru Przedsiębiorców), jedynym wspólnikiem w spółce jest Gmina Żychlin – posiadająca 100% udziałów. Zgodnie z art.156 Kodeksu spółek handlowych, jedyny wspólnik wykonuje wszystkie uprawnienia przysługujące zgromadzeniu wspólników, a podjęte przez niego działania w ramach kompetencji zgromadzenia wspólników, są działaniami samej spółki. Dlatego też, wykazany stosunek prawny w jakim pozostawała Gmina Żychlin i spółka „Mig-Ma”, stanowił podstawę do wyłączenia z udziału w przedmiotowym postępowaniu, na podstawie art.17 ust.1 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych, Burmistrza Gminy występującego jako kierownik zamawiającego, którego udział mógł budzić uzasadnione wątpliwości co do Jego bezstronności. Odpis z Rejestru Przedsi ębiorców oraz o świadczenie zło żone przez Burmistrza na druku ZP-11 stanowi ą akta kontroli strony 208 – 215. Komisja przeprowadzająca postępowanie, na druku ZP-12 odnotowała fakt złożenia pięciu ofert. Dokonano ich otwarcia i weryfikacji pod względem ich kompletności i prawidłowości wniesienia wadiów. Dwóch oferentów dokonało wpłaty wadiów przelewem na konto bankowe zamawiającego, w związku z czym komisja przetargowa podjęła czynności mające na celu ustalenie terminowości jego wniesienia (wystąpiono do banku o potwierdzenie wpływu środków na rachunek zamawiającego). Z potwierdzenia banku wynikało ze oferent nr 4 P.P.H.U. ANGELA Sławomir Wojtczak Ozorków, wniósł wadium po upływie terminu składania ofert, tj. wpłaty dokonano w kasie banku w dniu 26 lipca 2010 roku po godzinie 11.00. W dniu 2 sierpnia 2010 roku komisja wznowiła prace. Po weryfikacji ofert komisja wnioskowała: o wykluczenie z postępowania oferenta nr 4, (P.P.H.U. ANGELA), który wniósł wadium po upływie terminu składania ofert (art. 24.ust.2 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych), - o złożenie wyjaśnień w terminie do 6 sierpnia 2010 roku przez oferentów nr 2 „SPORTPROJEKT” Szczecin i nr 5”Mig-Ma” Żychlin, w sprawie elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny z uwagi na fakt, iż ceny zaproponowane przez wymienionych wykonawców w sposób znaczący odbiegały od wartości szacunkowej zamówienia ustalonego przez zamawiającego i od średniej ceny grupy ofert o zbliżonych cenowo (art.90 ust.1 cytowanej ustawy), - o wezwanie oferenta nr 5 „Mig-Ma” Żychlin do uzupełnienia w terminie do 6 sierpnia 2010 rok dokumentu potwierdzającego spełnienie warunków udziału w postępowaniu. Oferent na potwierdzenie o niezaleganiu w podatkach, złożył nieaktualne zaświadczenie, tj. z 20 kwietnia 2010 roku, podczas gdy zamawiający żądał potwierdzenia wystawionego nie wcześniej, niż trzy miesiące przed upływem terminu składania ofert, - o wezwanie oferentów nr 2 SPORTPROJEKT sp. z o.o. Szczecin i nr 3 NOVA Jerzy Łebski Łowicz do uzupełnienia w terminie do 6 sierpnia 2010 roku dokumentów potwierdzających doświadczenie wykonawców, tj. wykazanie się wykonaniem dwóch robót związanych z budową obiektów rekreacyjno-sportowych, o wartości jednej z wymienionych robót co najmniej 200.000,00 zł brutto, potwierdzonych referencjami, - o wezwanie wykonawcy nr 1 do złożenia w terminie do 6 sierpnia 2010 roku wyjaśnienia do treści złożonej oferty w zakresie przedstawionych przez wykonawcę referencji, potwierdzających prawidłowość wykonanych przez niego robót. Na załączonych do oferty referencjach stwierdzono nieczytelną pieczęć nagłówkową

______145 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

zamawiającego oraz pieczęć osoby wystawiającej referencje, które budziły wątpliwość komisji co do prawdziwości załączonych dokumentów. W ustalonym przez zamawiającego terminie tylko jeden oferent nr 2 (SUPERPROJEKT) nie złożył wyjaśnień dotyczących zaproponowanej ceny (wyjaśnienie złożono dopiero 9 sierpnia 2010 roku), w związku z czym w myśl zapisów art. 90 ust.3 ustawy Prawo zamówień publicznych, ofertę odrzucono. W dniu 10 sierpnia 2010 roku komisja dokonała weryfikacji dokumentów stanowiących uzupełnienie ofert złożonych w dniu 26 lipca 2010 roku, w wyniku której stwierdzono, że dokumenty złożone przez pozostałych wykonawców potwierdzają spełnianie warunków udziału w postępowaniu określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Za najkorzystniejszą uznano ofertę nr 5 złożoną przez spółkę z o.o. „Mig-Ma” Żychlin ul. Barlickiego 15, z ceną ofertową 239.484,04 zł brutto, 196.298,39 zł netto. Zgodnie z wyjaśnieniem wykonawcy z dnia 6 sierpnia 2010 roku, zaoferowana cena za wykonanie przedmiotowej usługi obejmowała pełen zakres obowiązków wynikających ze specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Powodem zaoferowania tak niskiej ceny były czynniki obiektywne, a mianowicie: niskie koszty zatrudnienia pracowników spółki, duże doświadczenie pracowników spółki, niski koszt wykorzystania sprzętu z uwagi na brak dojazdu, transportu i ochrony poza godzinami na placu budowy, co skutkowało możliwością obniżenia kosztów, posiadanie zasobów materiałowych zakupionych wcześniej przez wykonawcę. Kontrolujące dokonały analizy złożonych ofert pod względem spełniania wymogów specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz analizy oceny ofert dokonanej przez komisję i nieprawidłowości nie stwierdzono. Wykonawcy biorący udział w postępowaniu spełniali warunki określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz przedłożyli żądane przez zamawiającego dokumenty. Zgodnie z art.92 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zamawiający w dniu 11 sierpnia 2010 roku (faksem) oraz pocztą zawiadomił wykonawców o wyborze wykonawcy, wykluczeniu oferentów i odrzuceniu oferty oraz uzasadnił swoje działania (w załączeniu zwrotne potwierdzenia odbioru zawiadomień nadanych w dniu 12 sierpnia 2010 roku), zamieścił taką informację na tablicy ogłoszeń w dniu 11 sierpnia 2010 roku, oraz wyniki prac komisji opublikował na stronie internetowej Urzędu Gminy w Żychlinie w dniu 12 sierpnia 2010 roku. W dniu 19 sierpnia 2010 roku zamawiający działając w oparciu o art.85 ust.2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, wnioskował do wybranego wykonawcy – spółki „Mig-Ma” o zgodę na przedłużenie terminu związania ofertą o 30 dni, tj. do 23 września 2010 roku z jednoczesną deklaracją o przedłużeniu okresu ważności wadium na przedłużony okres związania ofertą. Wykonawca w dniu 25 sierpnia 2010 roku złożył aneks nr 1 do gwarancji ubezpieczeniowej zapłaty wadium nr GWo/56/2010-071-3103 z dnia 22 lipca 2010 roku, który wydłużał okres jego ważności do 23 września 2010 roku. W dniu 10 września 2010 roku pomiędzy Gminą Żychlin reprezentowaną przez Burmistrza Grzegorza Ambroziaka przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy a spółką z ograniczoną odpowiedzialnością „Mig-Ma” ul. Barlickiego 15 Żychlin reprezentowaną przez Prezesa Zarządu, spisano umowę nr 99/10, na podstawie której zamawiający powierzył wykonawcy wykonanie robót związanych z ”Utworzeniem kompleksu sportowo-rekreacyjnego w miejscowości Dobrzelin – część I” – zadanie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi” objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich w latach 2007-2013. Szczegółowy zakres rzeczowy przedmiotu umowy określały: dokumentacja techniczna, specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót budowlanych, harmonogram rzeczowo-finansowy, oferta wykonawcy i kosztorys ofertowy , które stanowiły integralną

______146 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

część umowy. Strony ustaliły za wykonanie przedmiotu umowy wynagrodzenie w wysokości 196.298,39 zł netto, 239.484,04 zł brutto (podatek VAT 22%) oraz termin jego realizacji do 29 października 2010 roku. Wykonawca udzielił zamawiającemu 36 - miesięcznego okresu rękojmi na zakres robót wykonanych na podstawie umowy i gwarancji na wmontowane urządzenia zgodnej z gwarancją producenta. Zabezpieczenie wykonania umowy określono na 10% kwoty wynagrodzenia brutto, co stanowiło kwotę 23.948,40 zł. Wykonawca wniósł je w formie gwarancji ubezpieczeniowej Towarzystwa Ubezpieczeniowego PZU S.A nr GKDo/78/2010-071- 3103 z dnia 7 września 2010 roku ważną: do 28 listopada 2010 roku do wysokości 23.948,40 zł w zakresie roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy i do dnia 13 listopada 2013 roku do wysokości 7.184,52 zł w zakresie roszczeń z tytułu rękojmi za wady fizyczne i udzielonej gwarancji jakości. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia publicznego, zamawiający przesłał Urzędowi Zamówień Publicznych w dniu 13 września 2010 roku, które opublikowano w Biuletynie Zamówień Publicznych Suplemencie nr 287960-2010. Kserokopia umowy 99/10 z dnia 10 wrze śnia 2010 roku stanowi akta kontroli strony 216 – 226. W dniu 28 października 2010 roku do umowy nr 99/10 spisano aneks, którym zmieniono termin zakończenia robót określony w § 3 ust. 3 umowy wydłużając go do 8 listopada 2010 roku (o 11 dni). Uzasadnieniem podjętych ustaleń były niekorzystne zewnętrzne warunki pogodowe (obfite opady deszczu przez 10 dni września) uniemożliwiające prowadzenie robót budowlanych w okresie trwania umowy, które potwierdzono wydrukami z danych meteorologicznych. Możliwość zmian terminu realizacji zadania bez konsekwencji dla wykonawcy, wynikała z §3 ust. 4 umowy nr 99/10 oraz rozdziału XVIII specyfikacji.

Prawidłowość finansowania inwestycji (zgodność z umową, potwierdzenie odbioru robót) Plac budowy przekazano wykonawcy w dniu 15 września 2010 roku co potwierdzał spisany na tę okoliczność protokół oraz adnotacja w dzienniku budowy. Termin realizacji poszczególnych etapów robót określał harmonogram rzeczowo-finansowy. Zgodnie z treścią § 12 umowy nr 99/10 z 10 września 2010 roku określającego warunki płatności za wykonane roboty, podstawę rozliczenia wynagrodzenia miały stanowić faktury częściowe, wystawiane po wykonaniu każdego z etapów robót, określonych w harmonogramie rzeczowo-finansowym oraz faktura końcowa wystawiona po wykonaniu i odbiorze całości robót. Podstawę wystawienia faktur częściowych i końcowej stanowiły protokół odbioru częściowego i protokół odbioru końcowego podpisane przez inspektora nadzoru i kierownika robót oraz zestawienia wartości wykonanych robót. Wartość faktur częściowych nie mogła przekraczać 70% wynagrodzenia określonego umową . Termin zapłaty wynagrodzenia ustalono na 30 dni od daty doręczenia do zamawiającego faktury wraz z wymienionymi dokumentami. Jak wynika z dokumentów rozliczeniowych wykonawca rozliczał się na podstawie niżej wymienionych dokumentów: - f-ry VAT ZRBI 0026/10 z dnia 10 grudnia 2010 roku na kwotę 156.296,15 zł brutto, 128.111,60 zł netto. Wpływ faktury do zamawiającego odnotowano w dniu 20 grudnia 2010 roku. Fakturę wystawiono na podstawie protokołu odbioru częściowego z dnia 11 listopada 2010 roku. Protokół podpisała komisja w składzie: przedstawicieli Gminy oraz wykonawcy realizującego zadanie. Komisja stwierdziła wykonanie w 100% ogrodzenia działki 73/15, w 89,12% zagospodarowanie terenu działki nr 73/15, w 53,39% boiska do gry w piłkę nożną, w 100% boiska do piłki siatkowej, w 100% montaż urządzenia do

______147 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

ćwiczeń, w 65% terenu rekreacyjnego. Prawidłowość i zgodność z umową wykonanych robót potwierdził w protokole inspektor nadzoru oraz wykonawca. Prawidłowość merytoryczną wykonania zadania na fakturze stwierdził Kierownik Referatu Budownictwa, Planowania i Inwestycji. Zabezpieczenie środków w budżecie oraz sprawdzenie formalno rachunkowe faktury potwierdziła Skarbnik. Do wypłaty zatwierdził Burmistrz Gminy. Należność z niej wynikającą przekazano na konto wykonawcy poleceniem przelewu w dniu 23 grudnia 2010 roku – wyciąg bankowy nr 261/10. Wydatek zaewidencjonowano na kontach księgowych: 080/17-201/9, 201/9-130, przyjmując klasyfikację budżetową: dział 900 rozdział 90095 § 6050, - f-ry VAT nr ZRBI 0023/10 z dnia 29 października 2010 roku (wpływ do zamawiającego 3 listopada 2010 roku), na kwotę 63.646,16 zł brutto, 52.168,98 zł netto, (z korektą faktury z dnia 3 listopada 2010 roku zmniejszającą wartość wykonanych robót o 302,11 zł), wystawiona na podstawie protokołu odbioru robót wykonanych w okresie od 14 września – 25 października 2010 roku. Wg powyższego oraz wg zapisów dziennika budowy, w powyższym okresie wykonano: utwardzenie placu działki 73/1, wykonanie w 35% terenu rekreacyjnego na działce nr 73/1 i zagospodarowano teren na działce 73/1. Prawidłowość wykonanych prac jak w protokole wyżej potwierdził inspektor nadzoru i przedstawiciel wykonawcy. Prawidłowość merytoryczną wykonania zadania na fakturze stwierdził Kierownik Referatu Budownictwa, Planowania i Inwestycji Krzysztof Anyszka. Zabezpieczenie środków w budżecie oraz sprawdzenie formalno rachunkowe faktury potwierdziła Skarbnik. Dyspozycję wypłaty środków wydał Burmistrz Gminy. Należność wynikającą z faktury przekazano wykonawcy poleceniem przelewu w dniu 2 grudnia 2010 roku, wyciąg bankowy nr 246/10 ewidencjonując wydatek w sposób opisany wyżej. Zgodnie z zapisami §10 ust. 6 umowy nr 99/10 wykonawca zobowiązany był na dzień rozpoczęcia odbioru częściowego robót, przedłożyć komisji odbiorowej dokumenty potwierdzające jakość zastosowanych materiałów (certyfikaty, deklaracje zgodności, aprobaty techniczne). Takich dokumentów w przedłożonej kontrolującym dokumentacji nie odnaleziono. Z powyższych faktur wynika, że wykonawca wykonał roboty o łącznej wartości 219.640,20 zł brutto. Wartość zadania wg oferty wykonawcy i wg umowy nr 99/10 z dnia 10 września 2010 roku wynosiła 239.484,04 zł brutto. Jak ustaliły kontrolujące zamawiający odstąpił od umowy na wykonanie przedmiotowych robót. W dzienniku budowy pod datą 2 listopada 2010 roku, inspektor nadzoru dokonał wpisu o nieobecności wykonawcy na budowie, o czym poinformował zamawiającego. Pismem nr BPI 70-23-16/2009/2010 z dnia 2 listopada 2010 roku zamawiający wezwał wykonawcę do kontynuowania robót określonych w umowie nr 99/10. Adnotacja w dzienniku bodowy z dnia 5 listopada 2010 roku, ponownie informowała o braku wykonawcy na placu budowy, co skutkowało podjęciem przez zamawiającego w dniu 5 listopada 2010 roku decyzji o odstąpieniu od umowy. W dniu 5 listopada 2010 roku oświadczenie o odstąpieniu od umowy Gmina Żychlin przekazała wykonawcy spółce „Mig-Ma”. Wykonawca w dniu 8 listopada 2010 roku przekazał zamawiającemu oświadczenie o nie zgłaszaniu żadnych roszczeń wobec Gminy z tytułu odstąpienia od umowy. W dniu 12 listopada 2010 roku komisja w składzie przedstawicieli zamawiającego, inspektora nadzoru i przedstawiciela wykonawcy dokonała inwentaryzacji placu budowy „Utworzenie kompleksu sportowo-rekreacyjnego w m. Dobrzelin- część I”. Komisja stwierdziła, że odbierany obiekt posiadał wady i usterki. Roboty odpowiadały przeznaczeniu, jednak z uwagi na fakt niedokończenia robót budowlanych, obiekt nie nadawał się do eksploatacji w zakresie działki 73/1 i działki 73/15. Nie zrealizowano robót wymienionych w poz. 1.15, 1.16, 1.17, 1.19, 1.20 kosztorysu powykonawczego. Z powyższego wynikało, że z umownego zakresu robót, wykonawca nie zrealizował robót polegających na zagospodarowaniu terenu, tj. nie dostarczono oraz nie rozplantowano

______148 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

ziemi w określonych miejscach, nie wykonano trawników parkowych, nie zrealizowano prac pielęgnacyjnych nawierzchni trawiastych boiska do gry w piłkę nożną oraz nie dokonano jego oznaczenia (ręczne malowanie linii). Wartość niewykonanych robót wyniosła 19.843,84 zł brutto. Treść umowy spisanej z wykonawcą zadania nie zawierała konkretnych zapisów dotyczących konsekwencji dla wykonawcy w przypadku odstąpienia od umowy z jego winy. W § 11 ust. 3 umowy ujęto ustalenie o treści „w przypadku odstąpienia od niniejszej umowy, strona odstępująca zapłaci karę umowną w wysokości 20% wartości wynagrodzenia umownego za całość zadania”. Powyższy zapis zatem należało odnosić do sytuacji odstąpienia od umowy z winy zamawiającego, zważywszy, że zgodnie z art. 145 ustawy Prawo zamówień publicznych prawo odstąpienia od umowy przysługuje zamawiającemu. Nie miej jednak w § 11 ust.4 umowy ustalono, że „ w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przez wykonawcę z jego winy zobowiązania będącego przedmiotem umowy jest on zobowiązany do pokrycia wynikłej szkody w pełnej wysokości, bez względu na wartość zastrzeżonych kar umownych”. W trakcie realizacji niniejszego zadania zaistniała opisana sytuacja, jednak zamawiający nie dochodził od wykonawcy żadnych roszczeń. Wyja śnienie w powy ższej sprawie zło żył Burmistrz Gminy, które stanowi zał ącznik nr 87 protokołu kontroli. Zgodnie z wyjaśnieniem, okres realizacji niniejszego zadania przypadł na okres niekorzystnych warunków atmosferycznych, które uniemożliwiały zakończenie robót w zakresie określonym w umowie. Powyższe zdarzenie, jak wyjaśnił Burmistrz, nie znalazło stosownych zapisów w umowie. Natomiast w odniesieniu do zapisu wynikającego z § 11 ust.4, Burmistrz wyjaśnił, że zamawiający nie poniósł żadnej szkody, w związku z czym nie naliczano kar umownych. Należy zauważyć, że samo niewykonanie zamówienia jest dla zamawiającego niewątpliwą szkodą, bowiem niezrealizowane roboty należało wykonać w roku następnym, co związane było z wyborem kolejnego wykonawcy. Ceny materiałów niezbędnych do ich realizacji mogły również ulec zmianie, co teoretycznie przekładać się mogło na wzrost kosztów wykonania poszczególnych prac. Jednak z uwagi na brak konkretnych zapisów w umowie zabezpieczających interes zamawiającego w takich przypadkach, zamawiający nie mógł ubiegać się o odszkodowanie, wynikające bezpośrednio z umowy. Podstawą do wystąpienia o odszkodowanie, tytułem zaniechania przez spółkę „Mig-Ma” realizacji pewnego zakresu robót, Gmina mogła dochodzić na ogólnych zasadach określonych w kodeksie postępowania cywilnego po zdefiniowaniu szkody jaką z tego tytułu poniosła. Natomiast wiedzę o tym w jakim okresie będzie realizowana dana inwestycja (czy będzie to sprzyjający okres do wegetacji i wzrostu trawy) posiadał i zamawiający i wykonawca, a mimo to, zamawiający przeprowadził postępowanie przetargowe i przedmiotowe roboty ujął w zakresie robót wyznaczonych do wykonania, a wykonawca przyjął to zadanie w pełni do realizacji. Niezrealizowany zakres robót wykonał wykonawca wybrany w 2011 roku do realizacji II części zadania „Utworzenie kompleksu sportowo-rekreacyjnego w m. Dobrzelin”. Wg uaktualnionego kosztorysu inwestorskiego, opracowanego do realizacji w 2011 roku II części zadania, wartość niezrealizowanych robót z umowy nr 99/10 wynosiła 23.851,15 zł brutto, tj. o 4.007,31 zł więcej, niż ich wartość wykazana w kosztorysie ofertowym wykonawcy robót. Kserokopia dokumentacji dotycz ącej faktu odst ąpienia od umowy stanowi ą akta kontroli strony 227- 234.

______149 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Zabezpieczenie środków w budżecie na realizację zadania inwestycyjnego

Realizację kontrolowanego zadania inwestycyjnego, Rada Miejska w Żychlinie zaplanowała w uchwale nr LI/265/10 z dnia 25 stycznia 2010 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Żychlin na 2010 rok. W tabeli nr 3a obrazującej – Zadania inwestycyjne do realizacji w 2010 roku- stanowiącej integralną część wymienionej uchwały, w dziale 900 rozdziale 9005 ujęto zadanie pn. „Utworzenie kompleksu sportowo-rekreacyjnego w miejscowości Dobrzelin” z planowaną kwotą środków w wysokości 250.000,00 zł. Wartość zadania wg podpisanej umowy wynosiła 239.484,04 zł brutto. Wartość umowy spisanej z inspektorem sprawującym nadzór nad przebiegiem prac przy realizacji zadania wynosiła 4.000,00 zł brutto. Łączna wartość umów stanowiła kwotę 243.484,04 zł. Jak wynika więc z powyższego opisu, Gmina posiadała w wymaganej wysokości środki w budżecie na realizację niniejszej inwestycji. Środki na pokrycie wydatków związanych z przedmiotową inwestycją pochodziły z kredytu zaciągniętego w Banku Polskiej Spółdzielczości Spółka Akcyjna Oddz. w Łodzi w wysokości 244.000,00 zł. Nadzór inwestorski

Zgodnie z zapisami § 9 ust.1 umowy nr 99/10 z dnia 10 września 2010 roku z wykonawcą przedmiotowego zadania, nadzór nad realizacją robót z ramienia zamawiającego sprawował – właściciel firmy Usługi Projektowe i Nadzory „MAWIKON” s. c. Krzysztof Majtczak Kutno, posiadający uprawnienia budowlane do projektowania nr LOD/9844/P00K/07Ł. Pełnienie funkcji inspektora nadzoru powierzył ww. Burmistrz Gminy w umowie nr 100/2010 z dnia 10 września 2010 roku. Okres obowiązywania umowy to: dzień jej podpisania do 30 dni od daty protokolarnego odbioru wykonania zadania. Z tytułu wykonania przedmiotu umowy ustalono wynagrodzenie ryczałtowe w kwocie 4.000,00 zł brutto, płatne po wykonaniu zadania w terminie 14 dni od daty przedłożenia faktury. Przedmiotowe wynagrodzenie wypłacono inspektorowi w dniu 23 grudnia 2010 roku – wyciąg bankowy nr 261, na podstawie faktury nr 54/2010 z dnia 21 grudnia 2010 roku. Umowę zawarto w trybie art.4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, po rozeznaniu rynku. Do pięciu wykonawców skierowano telefoniczne zapytania o oferty w sprawie pełnienia funkcji inspektora nadzoru. W odpowiedzi, trzech potencjalnych wykonawców złożyło swoje oferty, z których najkorzystniejszą cenowo była oferta wybranej firmy Usługi Projektowe i Nadzory „MAWIKON” s.c. K. Majtczak Kutno. Z wyboru wykonawcy pełniącego funkcję inspektora nadzoru, sporządzono stosowną dokumentację (protokół z wyboru oferty, pod który załączono przedłożone oferty). Rozliczenie inwestycji i przyjęcie na stan środków trwałych Wg konta 080 oraz przedłożonych rachunków, na przedmiotową inwestycję wydatkowano środki w łącznej kwocie 223.640,20 zł. Zestawienie kosztów obrazuje poniższa tabela: Lp. Wykonawca Przedmiot f-ry Nr i data f-ry Warto ść brutto/netto 1. „Mig-Ma” sp. z o.o. Zychlin Wykonanie robót głównych ZRBI 0026/10 z 156.296,15/ 10.12.2010 128.111,60 2. „Mig-Ma” sp. z o.o. Zychlin Wykonanie robót głównych ZRBI 0023/10 z 63.646,16/ 29.10.2010 52.168,98 3. „Mig-Ma” sp. z o.o. Zychlin Wykonanie robót głównych ZRBI 2/10 z -302,11/ 3.11.2010 (korekta -247,63 do fak.23/10

______150 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

4. Usługi Projektowe i Nadzory Pełnienie nadzoru 54/2010 z 4.000,00/ „MAWIKON” s.c. K. Majtczak Kutno inwestorskiego 21.1.2010 3.278,69 Razem x x 223.640,19/ 183.311,64 Rozliczenia wydatków związanych z przedmiotowym zadaniem nie dokonano w 2010 roku, z uwagi na fakt, że w 2011 roku zaplanowano realizację II części zadania, po zakończeniu której zostanie dokonane rozliczenie i przekazanie obiektu.

Przestrzeganie przez jednostkę przyjętych procedur kontroli Analiza funkcjonujących procedur kontroli wewnętrznej w konfrontacji z przestrzeganiem ich przy realizacji przedmiotowej inwestycji wykazała, że do przeprowadzenia postępowania, Burmistrz Gminy powołał zarządzeniem komisję, której tryb i zasady pracy określono w regulaminie. Wg ustaleń regulaminu organizacyjnego jednostki oraz z zakresu czynności, odpowiedzialność za prawidłową realizację inwestycji ponosił Kierownik Referatu Budownictwa, Planowania i Inwestycji. Ww. pracownik podpisywał przygotowaną dokumentację, stwierdzał prawidłowość merytoryczną wykonania zadania na fakturach oraz uczestniczył w procedurach odbiorowych wykonanych robót. Z przeanalizowanej dokumentacji wynika, że kierownik referatu nadzorujący odbiory nie żądał od wykonawcy przedłożenia stosownych dokumentów potwierdzających jakość użytych materiałów, których wymóg złożenia wynikał z umowy. Umowę w sprawie zamówienia, zgodnie z instrukcją obiegu i kontroli dokumentów księgowych, podpisał Burmistrz z kontrasygnatą Skarbnika i parafował radca prawny. Stwierdzona nieprecyzyjność zapisów w umowie w zakresie zabezpieczenia interesów Gminy, wykazała że kontrola projektu umowy w tym zakresie nie była wystarczająca. Faktury za wykonane roboty, zgodnie z rozdziałem III, IV instrukcji obiegu dokumentów księgowych wraz z dołączonym protokołem odbioru robót, sprawdzane pod względem merytorycznym przez kierownika merytorycznego referatu. Pod względem formalno – rachunkowym faktury oceniał oraz podpisywał Skarbnik jednostki. Opisaną i sprawdzoną fakturę zatwierdził do wypłaty kierownik jednostki. Dane dotycz ące niniejszego zadania stanowi ą zał ącznik nr 88 protokołu kontroli. Utworzenie kompleksu sportowo-rekreacyjnego w miejscowości Dobrzelin – część II –wartość zadania 397.780,40 brutto Realizacja przedmiotowego zadania przebiegała w oparciu o dokumentację techniczną opracowaną dla całości zadania „Utworzenie kompleksu sportowo-rekreacyjnego w m. Dobrzelin”, wykonaną przez Firmę „Projektowanie i Nadzór” Krzysztof Majtczak Kutno ul. Niemcewicza 7 na podstawie umowy z dnia 17 listopada 2009 roku. Powyższe zostało opisane w punkcie wyżej. Aktualizacji dokumentacji technicznej dokonał jej wykonawca w dniu 15 marca 2011 roku, dostosowując ją do robót zlokalizowanych na działce nr 69/7 (budowa boiska wielofunkcyjnego o nawierzchni poliuretanowej, wykonanie ciągów komunikacyjnych, wykonanie ogrodzenia, wykonanie oświetlenia parkowego, porządkowanie terenu- wykonanie trawników krzewów i roślin) oraz robót niewykonanych z I części zadania mających miejsce na działce 73/15, z uwagi na fakt odstąpienia zamawiającego od umowy. Dokumentację w zakresie branży elektrycznej sporządzoną na dzień 20 listopada 2009 roku, zaktualizował również jej wykonawca - Krzysztof Zduńczyk w dniu 15 marca 2011 roku.

______151 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Wykonanie oświetlenia parkowego na działce nr 69/7 objęto pozwoleniem na budowę nr 67/2010 z dnia 18 lutego 2010 roku, natomiast pozostały zakres robót objęto zgłoszeniem wykonania robót budowlanych. Szacunkową wartość całego zamówienia (część I i II) wg zaktualizowanej dokumentacji na dzień 1 kwietnia 2011 roku określono na kwotę 643.828,10 zł (167.707,24 zł euro). Szacunkową wartość zamówienia na II część zadania „Utworzenie kompleksu sportowo- rekreacyjnego w m. Dobrzelin” ustalił na podstawie kosztorysu inwestorskiego w dniu 1 kwietnia 2011 roku Kierownik Referatu Budownictwa, Planowania i Inwestycji na kwotę 386.194,56 zł netto. Prawidłowość stosowania przepisów o zamówieniach publicznych przy wyborze wykonawcy zadania Specyfikację istotnych warunków zamówienia zatwierdził w dniu 1 kwietnia 2011 roku kierownik zamawiającego – Burmistrz Gminy Grzegorz Ambroziak. Specyfikacja zawierała wszystkie informacje wymagane art. 36 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2010 roku Dz. U. nr 113, poz. 759 ze zm.). Wg specyfikacji zamawiający nie dopuszczał składania ofert częściowych i wariantowych oraz nie przewidywał udzielenia zamówień uzupełniających. Zamawiający nie dopuszczał porozumiewania się drogą elektroniczną. Termin wykonania zadania określono na dzień 31 sierpnia 2011 roku. Ustalono wymagania dotyczące wadium wynoszącego 8.000,00 zł (2,9% wartości zamówienia) i jego wniesienia w dopuszczalnych przez prawo formach. Termin związania ofertą ustalono zgodnie z art.85 ust.1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, na 30 dni od terminu upływu składania ofert. Oferty należało składać do 18 kwietnia 2011 roku do godz. 11.00, (termin zgodny z art. 43 ust.1 cytowanej ustawy – nie mniej, niż 14 dni od daty ogłoszenia o zamówieniu – ogłoszenie miało miejsce w dniu 1 kwietnia 2011 roku). Jedyne kryterium stosowane przy ocenie ofert stanowiła cena. Sposób wyliczenia ceny wg wzoru: (wartość oferty najniższej cenowo: ceny badanej oferty) x 100 x 100%. Specyfikacja informowała, że zamawiający będzie żądał od wykonawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy, w wysokości 10% oferowanej ceny robót. W rozdziale V specyfikacji, zamawiający określił warunki, jakie muszą spełniać wykonawcy, natomiast w rozdziale VI opisano wymagane dokumenty, potwierdzające spełnienie tychże warunków. Warunki określono w sposób jednoznaczny i precyzyjny, przy użyciu sformułowań przekonujących o możliwości ich spełnienia . Integralną część specyfikacji stanowiły załączniki: formularz ofertowy, wzory oświadczeń wymaganych od wykonawców, projekt umowy, wzór wykazu wykonanych robót, wzór wykazu osób uczestniczących w realizacji zadania, dokumentacja techniczna, kosztorysy nakładcze, specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót, wykaz nasadzeń krzewów i roślin. Specyfikację można było uzyskać w siedzibie Urzędu Gminy Żychlin oraz dostępna była na stronach internetowych zamawiającego www.bip.gminazychlin.pl. Kontrolujące nie stwierdziły niezgodności treści specyfikacji z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.

Zarządzeniem nr 21/11 z dnia 1 kwietnia 2011 roku Burmistrz Gminy powołał do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego „Utworzenie kompleksu sportowo-rekreacyjnego w miejscowości Dobrzelin cz. II” trzyosobową komisję w składzie przewodniczący i dwóch członków. Ogłoszenie o zamówieniu publicznym na powyższe roboty budowlane, przekazano Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 1 kwietnia 2011 roku i opublikowano je w Biuletynie Zamówień Publicznych na portalu UZP 61534-2011. Zamieszczono je na stronie internetowej Urzędu Gminy Żychlin w dniu 1 kwietnia 2011 roku oraz

______152 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

opublikowano na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego w okresie od 1 kwietnia do 19 kwietnia 2011 roku. Informacje zawarte w ogłoszeniu publikowanym na stronach internetowych, były tożsame z informacjami zawartymi w ogłoszeniu przekazanym do Biuletynu Zamówień Publicznych i spójne z informacjami zawartymi w specyfikacji. W treści ogłoszenia zawarto dane wymagane art. 41 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. W terminie wyznaczonym na przygotowanie ofert, tj. w dniu 7 kwietnia, 12 kwietnia i 13 kwietnia 2011 roku do zamawiającego wpłynęły od wykonawców – ALUMAST S.A. Wodzisław Śląski, Z.H.U.P. MIRS Mirosław Różycki Bełchatów – Poręby i ACTVA LONGIN WITKOWSKI Łódź, zapytania dotyczące zapisów treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a mianowicie: o możliwość zastosowania równoważnego rozwiązania dla przyjętych w specyfikacji słupów oświetleniowych aluminiowych, stalowych na słupy z innego materiału, o dokument potwierdzający spełnienie warunku związanego z doświadczeniem wykonawcy, określonym w rozdziale V pkt 1 lit b specyfikacji istotnych warunków zamówienia i uszczegółowienie parametrów technicznych nawierzchni poliuretanowej boiska oraz jego kolorystykę. Zamawiający niezwłocznie faksem przekazał odpowiedzi podmiotom występującym z pytaniami oraz za pośrednictwem poczty (zwrotne potwierdzenia odbioru załączono pod pismo wyjaśniające) i wyjaśnienia opublikował na stronie internetowej urzędu. W terminie wyznaczonym do składania ofert, tj. do dnia 18 kwietnia 2011 roku do godz. 11 00 do zamawiającego wpłynęły 4 oferty. Wg notatki sporządzonej z otwarcia ofert były to oferty: - oferta nr 1 Przedsiębiorstwa Wielobranżowego GRETA SPORT Ilona Stańczyk Jaworowa 2 Dabrowa Górnicza, z ceną ofertową 333.675,60 zł netto, 410.420,99 zł brutto – wadium wniesiono w dniu 18 kwietnia 2011 roku w formie gwarancji ubezpieczeniowej PZU nr GWo/59/2011-041-05-00, - oferta nr 2 SPORTPROJEKT sp. z o.o. Szczecin, z ceną ofertową 429.437,95 zł netto, 528.208,68 zł brutto – wadium wniesiono w dniu 18 kwietnia 2011 roku w formie gwarancji ubezpieczeniowej UNIQA nr 953-A-282871, - oferta nr 3 Konsorcjum: Lider „BUDROX Przedsiębiorstwo Budownictwa Ogólnego i Zagospodarowanie Terenów Zielonych spółka z o.o. Gostynin i partner Firma Usługowo- Konsultingowa Michał Brzeziński Gostynin, z ceną ofertową 351.029,43 zł netto, 431.766,20 zł brutto – wadium wniesiono w formie gwarancji bankowej banku PKO SA nr 66/2011 w dniu 18 kwietnia 2011 roku, - oferta nr 4 „Mig-Ma” sp. z o.o. Żychlin, z ceną ofertową 294.844,43 zł netto, 362.658,65 zł brutto – wadium wniesiono w formie gwarancji ubezpieczeniowej PZU S.A. nr GWo/17/2011-071-3103 Członkowie komisji w dniu otwarcia ofert, tj. 18 kwietnia 2011 roku złożyli na drukach ZP-11 oświadczenia na podstawie art.17 ustawy Prawo zamówień publicznych, o nie podleganiu wyłączeniu z postępowania . Przedmiotowe oświadczenie jako kierownik zamawiającego złożył także w tym samym dniu Burmistrz Gminy Grzegorz Ambroziak. I tak jak opisano w postępowaniu dotyczącym realizacji I części niniejszego zadania, jednym z wykonawców biorących udział w przedmiotowym postępowaniu, była spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Mig-Ma” Żychlin ul. Barlickiego, w której 100% udziałów posiadała Gmina Żychlin. Powyższe więc wskazuje, że Gmina jako jedyny wspólnik spółki, zgodnie z art.156 Kodeksu spółek handlowych, wykonuje wszystkie uprawnienia przysługujące zgromadzeniu wspólników, a podjęte przez niego działania w ramach kompetencji zgromadzenia wspólników, są działaniami samej spółki. Wykazany powyżej stosunek prawny w jakim pozostawała Gmina Żychlin i spółka „Mig- Ma”, stanowił podstawę do wyłączenia z udziału w przedmiotowym

______153 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

postępowaniu, na podstawie art.17 ust.1 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych, Burmistrza Gminy występującego jako kierownik zamawiającego, którego udział mógł budzić uzasadnione wątpliwości co do Jego bezstronności. Odpis z Rejestru Przedsi ębiorców, o świadczenie zło żone przez Burmistrza na druku ZP-1 oraz protokół z post ępowania ZP-PN zatwierdzony przez Burmistrza stanowi ą akta kontroli strony 235 – 247. Bezpośrednio przed otwarciem ofert, co wynika z protokołu podstawowych czynności ZP- PN, zamawiający podał wysokość środków finansowych, jakie ma zabezpieczone w budżecie na realizację niniejszego zadania, a mianowicie: 414.820,00 zł brutto. Komisja przetargowa dokonała weryfikacji złożonych ofert, w wyniku której stwierdzono, że wszyscy wykonawcy spełniali warunki udziału w postępowaniu i wszystkie oferty uznano za prawidłowe. Prace komisji zakończono 22 kwietnia 2011 roku. Za najkorzystniejszą uznano ofertę nr 4 złożoną przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością „Mig-Ma” –Żychlin ul. Barlickiego 15, która zaoferowała najniższą cenę, tj. 362.658,56 zł brutto i która w ocenie komisji uzyskała 100 pkt. Należy podnieść, że wybrana spółka, była wykonawcą I części tego zadania i co opisano wyżej nie wykonała jego części, konsekwencją czego było odstąpienie zamawiającego od umowy. Jednak z uwagi na fakt, iż nowelizacja ustawy Prawo zamówień publicznych stwarzająca zamawiającemu możliwość wykluczenia z udziału w postępowaniu wykonawcy, z którym dany zamawiający odstąpił od umowy z powodu okoliczności leżących po stronie tegoż wykonawcy, a wartość niezrealizowanego zadania wynosiła co najmniej 5% jego wartości, obowiązywała od 11 maja 2011 roku (ogłoszona w Dz. U. nr 87, poz. 483), zamawiający nie miał podstaw do wykluczenia spółki „Mig-Ma” z udziału w przedmiotowym postępowaniu. Kontrolujące dokonały analizy złożonych ofert pod względem spełniania wymogów specyfikacji istotnych warunków zamówienia i oceny ofert przez członków komisji przetargowej. W trakcie niniejszej stwierdzono, że oferent nr 2 „SPORTPROJEKT sp. z o.o. Szczecin, na potwierdzenie spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia, wykazał się wykonaniem dwóch robót związanych z wykonaniem boisk wielofunkcyjnych, z tym, że w referencjach potwierdzających jakość ich wykonania, tylko w jednym ze zrealizowanych zadań potwierdzono wykonanie boiska o nawierzchni poliuretanowej, w drugim obiekcie wykazano tylko powierzchnie wykonanych boisk i zagospodarowanie terenu. Natomiast zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, żądał od wykonawców wykazania się realizacją co najmniej dwóch robót związanych z budową obiektów rekreacyjno-sportowych, który to obiekt w rozumieniu wykonawcy polegał na wykonaniu boiska wielofunkcyjnego o nawierzchni poliuretanowej wraz z zagospodarowaniem terenu. Jak wyjaśnił Kierownik Referatu Budownictwa, Planowania i Inwestycji drugie z wykazanych przez wykonawcę zadań dotyczyło realizacji boisk w ramach projektu unijnego „Moje boisko ORLIK”, który to program zakładał standardy w wykonaniu takich obiektów, a mianowicie koniecznym było wykonanie boisk o powierzchni poliuretanowych i trawiastych. Dlatego też uznano ofertę wykonawcy za prawidłową. Do oceny pozostałych ofert uwag nie wniesiono. Z toczącego się postępowania zamawiający sporządził protokół zgodny ze wzorem określonym w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 26 października 2010 roku w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. nr 223, poz. 1450), który podpisał w dniu 11 maja 2011 roku Burmistrz Gminy Grzegorz Ambroziak, zatwierdzając tym samym wybór wykonawcy zadania. Informację o wyborze wykonawcy do realizacji przedmiotowego zadania wraz z uzasadnieniem przekazano faksem w dniu 22 kwietnia 2011 roku wszystkim oferentom,

______154 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

opublikowano ją na stronie internetowej Urzędu Gminy w dniu 22 kwietnia 2011 roku oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego w terminie od 22 kwietnia do 10 maja 2011 roku. W dniu 10 maja 2011 roku pomiędzy zamawiającym – Gminą Żychlin reprezentowanym przez Burmistrza Grzegorza Ambroziaka przy kontrasygnacie Skarbnika a wykonawcą spółką z ograniczoną odpowiedzialnością „Mig-Ma” Żychlin ul. Barlickiego 15, spisano umowę nr 35/2011, na podstawie której zamawiający powierzył wykonawcy wykonanie robót związanych z realizacją zadania „Utworzenie kompleksu sportowo-rekreacyjnego w miejscowości Dobrzelin - część II”, za wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości 294.844,43 zł netto, 362.658,65 zł brutto. W ramach niniejszej umowy wykonawca zobowiązał się wykonać: roboty budowlane związane z wielofunkcyjnymi obiektami sportowymi, roboty w zakresie burzenia i rozbiórki obiektów budowlanych, roboty ziemne, roboty instalacyjne w budynkach, roboty instalacyjne elektryczne, instalowanie zasilania elektrycznego, instalowanie systemów oświetleniowych i sygnalizacyjnych, wg dokumentacji technicznej, specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót, harmonogramu rzeczowo-finansowego, oferty wykonawcy i kosztorysu ofertowego, która to dokumentacja stanowiła integralną jej część. W kwocie netto 294.844,43 zł, kwota 3.747,69 zł stanowiło wartość robót dotyczących działki 73/15, niewykonanych w części I zadania realizowanego w 2010 roku. Jak wynika z analizy stanu faktycznego opisanego wyżej, ten zakres robót wycenił wówczas, ten sam wykonawca, na kwotę 19.843,84 zł brutto. Kserokopia umowy wraz z protokołem z post ępowania stanowi akta kontroli strony 248 – 261. Zabezpieczenie wykonania umowy określono na 10% kwoty wynagrodzenia brutto, co stanowiło 36.265,87 zł. Wykonawca wniósł je w formie gwarancji ubezpieczeniowej Powszechnego Zakładu Ubezpieczeń PZU Nr GKDo/24/2011-07-3103 z dnia 4 maja 2011 roku ważną do 30 września 2011 roku do wysokości 36.265,87 zł w zakresie roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy i do dnia 15 września 2014 roku w wysokości 10.879,76 zł w zakresie roszczeń z tytułu rękojmi za wady fizyczne i udzielonej gwarancji jakości. Terminy wynikające z umowy to: 7 dni od protokolarnego przekazania terenu budowy nastąpi rozpoczęcie robót, 31 sierpnia 2011 roku ich zakończenie. Okres gwarancji – trzy lata od dnia odbioru końcowego. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia publicznego, zgodnie z art. 95 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zamawiający przesłał do Urzędu Zamówień Publicznych niezwłocznie po zawarciu umowy z wykonawcą, tj. w dniu 11 maja 2011 roku, które opublikowano w Biuletynie Zamówień Publicznych pod numerem 108128-2011 . Zabezpieczenie środków w budżecie na realizację zadania inwestycyjnego Uchwałą nr V/15/11 z dnia 25 lutego 2011 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy na 2011 rok, Rada Miejska w Żychlinie zaplanowała wydatki na w dziale 900 rozdziale 90095 na zadanie „Utworzenie kompleksu sportowo-rekreacyjnego w miejscowości Dobrzelin – część II” kwotę 414.820,00 zł, dla którego wskazanym finansowaniem były kredyty i pożyczki. Przedmiotowe zadanie wykazano w tabeli nr 3a dotyczącej zadań inwestycyjnych. Ponadto w tabeli 10 określającej limity wydatków na programy finansowane z udziałem środków unijnych, wykazano powyższe zadanie jako realizowane w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 i jego dofinansowanie w wysokości 311.115,00 zł. Na dzień podpisania umowy głównej z wykonawcą tj. na 10 maja 2011 roku, Rada Miejska w Żychlinie zabezpieczyła środki w budżecie w wysokości 414.820,00 zł. Wartość spisanej umowy z wykonawcą zadania wynosiła 362.658,65 zł brutto zł plus wartość wynagrodzenia dla inspektora nadzoru w kwocie 5.000,00 zł brutto, co

______155 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

stanowiło łączną wartość zadania 367.658,65 zł. Powyższe wskazuje więc, że na realizację przedmiotowej inwestycji jednostka posiadała zabezpieczone w budżecie gminy środki finansowe. W umowie nr 35/2011 zawarto zapis, że przedmiotowe zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi” objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013”. Wniosek o przyznanie pomocy w ramach działania wymienionego Programu na zadanie „Utworzenie kompleksu sportowo-rekreacyjnego w miejscowości Dobrzelin”, Gmina Żychlin złożyła do Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi w dniu 14 grudnia 2009 roku. Wykazany we wniosku koszt realizacji zadania to 796.486,23 zł z VAT w tym koszty kwalifikowane wynosiły 652.857,56 zł. Weryfikacja wniosku przez instytucję wdrażającą wykazała błędy, które Gmina usunęła we wskazanym 14 dniowym terminie i w dniu 8 lutego 2010 roku odesłała poprawiony dokument. W dniu 21 czerwca 2010 roku pomiędzy Samorządem Województwa Łódzkiego a Gminą Żychlin w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi” objętego PROW na lata 2007-2013, zawarto umowę nr 00158-6922-UM0503591/09 o przyznanie Gminie Żychlin pomocy finansowej w wysokości nie przekraczającej 75% poniesionych kosztów kwalifikowalnych zadania, tj. 489.643,00 zł. Wg umowy, w terminie po zakończeniu realizacji całości zadania, tj. od 1 listopada do 30 listopada 2011 roku, Gmina zobowiązana jest do złożenia wniosku o płatność wraz z wymaganymi dokumentami. Jak wynika z informacji merytorycznego pracownika Urzędu Gminy, wniosek o płatność jest w trakcie opracowywania. W dniu 23 września 2011 roku spisano aneks nr 1 do umowy, którym zmniejszono wartość udzielonej pomocy do 361.665,00 zł, z uwagi na mniejsze koszty kwalifikowalne całego zadania (482.221,11 zł). W ramach niniejszego postępowania o przyznanie pomocy Urząd Marszałkowski dwukrotnie dokonał oceny postępowań o udzielenie zamówień publicznych przeprowadzonych przez Gminę Żychlin na wybór wykonawcy do realizacji zadania objętego pomocą – pierwsza ocena z dnia 15 września 2010 roku (dotycząca postępowania na realizację części I zadania) i z dnia 26 lipca 2011 roku (dotycząca postępowania na wybór wykonawcy do realizacji II części). Zarówno pierwsze jak i drugie z przeprowadzonych postępowań oceniono pozytywnie.

Prawidłowość finansowania inwestycji (zgodność z umową, potwierdzenie odbioru robót) W dniu 19 maja 2011 roku dokonano protokolarnego przekazania placu budowy. Zawiadomienie o terminie rozpoczęcia robót przekazano w dniu 17 maja 2011 roku Powiatowemu Inspektorowi Nadzoru Budowlanego w Kutnie. Zgodnie z treścią § 12 umowy nr 35/2011 z dnia 10 maja 2011 roku określającego warunki płatności za wykonane roboty, podstawę rozliczenia wynagrodzenia miały stanowić faktury częściowe wystawiane po wykonaniu każdego z etapów robót, określonych w harmonogramie rzeczowo-finansowym i faktura końcowa. Podstawę wystawienia faktur częściowych i końcowej stanowił protokół odbioru częściowego i protokół odbioru końcowego podpisane przez inspektora nadzoru i kierownika robót oraz zestawienia wartości wykonanych robót. Wartość faktur częściowych nie mogła przekraczać 70% wynagrodzenia określonego umową. Termin zapłaty wynagrodzenia ustalono na 30 dni od daty doręczenia faktury do zamawiającego wraz z wymienionymi dokumentami.

______156 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Częściowego odbioru robót dokonano na podstawie protokołów: - z dnia 30 czerwca 2011 roku za etap robót wykonanych w okresie od 17 maja do 30 czerwca 2011 roku, na łączną wartość 58.101,44 zł netto, - z dnia 3 sierpnia 2011 roku za roboty zrealizowane w okresie od 1 lipca do 30 lipca 2011 roku na kwotę 130.395,42 zł netto, - protokół odbioru za roboty zrealizowane w okresie od 31 lipca 2011 roku do 31 sierpnia 2011 roku o wartości 106.347,57 zł netto. Zgodność robót objętych poszczególnymi protokołami z faktycznie wykonanymi i wykazanymi w harmonogramie finansowo-rzeczowym potwierdzał inspektor nadzoru, kierownik budowy. Zgodnie z zapisami § 12 pkt 2 lit. b umowy, podstawę wystawienia faktur częściowych stanowić miał protokół odbioru i zestawienie wartości wykonanych robót sporządzone przez wykonawcę, sprawdzone i zatwierdzone przez inspektora nadzoru i zatwierdzone przez zamawiającego. Załączonego do wymienionych protokołów odbioru zestawienia wartości wykonanych robót, nie zatwierdzał zamawiający. Zgodnie z zapisami §10 ust. 6 umowy nr 35/2011 wykonawca zobowiązany był na dzień rozpoczęcia odbioru częściowego robót, przedłożyć komisji odbiorowej dokumenty potwierdzające jakość zastosowanych materiałów (certyfikaty, deklaracje zgodności, aprobaty techniczne). Takich dokumentów w przedłożonej kontrolującym dokumentacji nie odnaleziono. Jak wynika z dokumentów rozliczeniowych wypłaty wynagrodzenia za przedmiot umowy dokonano na podstawie niżej wymienionych faktur: - nr ZRBI 0009/11 z dnia 30 czerwca 2011 roku (wpłynęła do zamawiającego 6 lipca 2011 roku) – na kwotę 58.101,44 zł netto, 71.464,77 zł brutto za roboty objęte protokołem odbioru z dnia 30 czerwca 2011 roku. Przekazu należności wynikającej z faktury, dokonano w dniu 19 lipca 2011 roku – wyciąg bankowy nr 148, - nr ZRBI 0012/11 z dnia 8 sierpnia 2011 roku (wpłynęła do zamawiającego 11 sierpnia 2011 roku) – na kwotę 130.395,42 zł netto, 160.386,37 zł brutto, za roboty wynikające z protokołu odbioru z dnia 3 sierpnia 2011 roku. Przelewu środków dokonała Gmina w dniu 25 sierpnia 2011 roku – wyciąg bankowy nr 174, - nr ZRBI 0017/11 z dnia 28 września 2011 roku (wpłynęła do zamawiającego 28 września 2011 roku) – na kwotę 106.347,57 zł netto, 130.807,51 zł brutto, za roboty objęte protokołem odbioru z 15 września 2011 roku i protokołem końcowym. Przelewu środków dokonano w dniu 4 października 2011 roku – wyciąg bankowy nr 204. Wartość wykonanych robót, wg faktur wystawionych na podstawie umowy nr 35/2011 z dnia 10 maja 2011 roku, wynosiła łącznie 362.658,65 zł i była tożsama z wartością wynikającą z protokołów potwierdzających odbiory częściowe robót oraz ofertą wykonawcy. Jednostka zachowała termin płatności wynagrodzenia wynikającego ze składanych faktur – opłacano je w okresie 30 dni od daty złożenia ich w jednostce. Z dokumentów potwierdzających przelew środków wynika, że należność z faktury nr ZRBI 0012/11, Gmina przekazała na rzecz Banku Spółdzielczego „Wspólna Praca” w Kutnie oddział Bedlno, w którym wykonawca - Spółka „Mg-Ma” zaciągnął kredyt. Wraz z wymienioną wyżej fakturą, wykonawca przedłożył zamawiającemu zawiadomienie o dokonaniu przelewu wierzytelności pieniężnej na rzecz Banku i prośbę o przelew należnej spółce kwoty na wskazany rachunek Banku Spółdzielczego „Wspólna Praca”. Przedłożono kontrolującym do wglądu umowę, na podstawie której Bank udzielił spółce „Mig-Ma” kredytu w wysokości 150.000,00 zł na sfinansowanie zadania „Utworzenie kompleksu sportowo-rekreacyjnego w miejscowości Dobrzelin” – część II.

______157 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Zabezpieczeniem spłaty kredytu była cesja wierzytelności przypadającej od Gminy Żychlin z tytułu umowy nr 35/2011 z dnia 10 maja 2011 roku. W dniu 31 sierpnia 2011 roku wykonawca zadania zgodnie z ustaleniami umowy nr 35/2011, zgłosił zakończenie robót na obiekcie „Utworzenie kompleksu sportowo- rekreacyjnego w m. Dobrzelin- część II”. Zarządzeniem nr 95/11 z dnia 5 września 2011 roku Burmistrz Gminy powołał pięcioosobową komisję do odbioru końcowego przedmiotowego zadania oraz ustalił, termin rozpoczęcia prac odbiorowych na dzień 12 września 2011 roku. Odbiór zakończono 15 września 2011 roku i z taką datą spisano końcowy protokół. Komisja stwierdziła terminowe wykonanie przedmiotu umowy, zgodnie z zapisami w dzienniku budowy, dokumentacją techniczną i pozwoleniem, w odbieranych robotach nie stwierdziła wad i usterek i uznała, że obiekt odpowiada przeznaczeniu i nadaje się do eksploatacji. Wykonawca przedstawił komisji geodezyjną inwentaryzację powykonawczą, atesty, certyfikaty, aprobaty techniczne na wbudowane materiały. W dniu 29 września 2011 roku Gmina zawiadomiła Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego o zakończeniu budowy kablowej linii oświetlenia uliczno-parkowego wraz montażem latarni stylowych na terenie kompleksu sportowo-rekreacyjnego w miejscowości Dobrzelin, wykonanej na podstawie pozwolenia nr 67/2010 z dnia 18 lutego 2010 roku. Do dnia przeprowadzenia niniejszej kontroli nie rozliczono niniejszego zadania i nie przekazano obiektu na stan środków trwałych. Po opłaceniu należności za nadzór inwestorski oraz po odbiorze dokumentacji z Powiatowego Odbioru Nadzoru Budowlanego, jednostka dokona przekazania i rozliczenia niniejszej inwestycji jako całości czyli części I zrealizowanej w 2010 roku i części II zrealizowanej w 2011 roku. Nadzór inwestorski Nadzór nad realizacją robót z ramienia zamawiającego sprawował Krzysztof Majtczak przedstawiciel firmy Usługi Projektowe i Nadzory „MAWIKON” s. c. Krzysztof Majtczak Kutno, posiadający uprawnienia budowlane do projektowania nr LOD/9844/P00K/07Ł. Pełnienie funkcji inspektora nadzoru powierzył ww. Burmistrz Gminy w umowie nr 41/2011 z dnia 17 maja 2011 roku. Okres obowiązywania umowy to: dzień jej podpisania do 30 dni od daty protokolarnego odbioru wykonania zadania. Z tytułu wykonania przedmiotu umowy ustalono wynagrodzenie ryczałtowe w kwocie 5.000,00 zł brutto, płatne po wykonaniu zadania w terminie 14 dni od daty przedłożenia faktury. W dniu 17 października 2011 roku pełniący funkcję inspektora nadzoru przedłożył do Gminy fakturę nr 48/2011 z dnia 14 października 2011 roku na kwotę brutto 5.000,00 zł, netto 4.065,04 zł. Termin płatności faktury upływał z dniem 31 października 2011 roku. Ww. umowę o pełnienie funkcji inspektora nadzoru zawarto w trybie art.4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, po uprzednim rozeznaniu rynku. Do pięciu wykonawców skierowano telefoniczne zapytania o oferty w sprawie pełnienia funkcji inspektora nadzoru. W odpowiedzi, trzech potencjalnych wykonawców złożyło swoje oferty, tj. Usługi Projektowe i Nadzory „MAWIKON” z ceną ofertową 5.000,00 zł brutto, „EMT” PROJEKTOWANIE, KODSZTORYSOWANIE, NADZORY Michał Tetkowski Kutno z ceną ofertową 6.500,00 zł brutto, Pracownia Projektowania Architektoniczno-Budowlanego „Karo” Piotr Ambroziewicz Kutno z ceną ofertową 6.000,00 zł, z których najkorzystniejszą cenowo była oferta wybranej firmy Usługi Projektowe i Nadzory „MAWIKON” s.c. K. Majtczak Kutno. Z wyboru wykonawcy pełniącego funkcję inspektora nadzoru sporządzono stosowną dokumentację (protokół z wyboru oferty, pod który załączono przedłożone oferty). Dane dotycz ące badanego zadania inwestycyjnego stanowi ą zał ącznik nr 89 protokołu kontroli.

______158 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

IX. EWIDENCJA MAJ ĄTKU GMINY. INWENTARYZACJA

1. ZASADY EWIDENCJI SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (EWIDENCJA ILO ŚCIOWA , ILO ŚCIOWO –WARTO ŚCIOWA )

Zasady prowadzenia ewidencji składników majątkowych w Urzędzie Gminy Żychlin wynikały z przyjętych zasad rachunkowości wprowadzonej zarządzeniem nr 80/07 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 27 września 2007 roku oraz zakładowego planu kont wprowadzonego zarządzeniem nr 84/06 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 31 października 2006 roku. Do ewidencji majątku wykorzystywano: Konto 011 „Środki trwałe” - służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowych środków trwałych, związanych z wykonywaną działalnością jednostki, które są umarzane w czasie metodą liniową, według stawek amortyzacyjnych, określonych w załączniku do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Na stronie Wn konta 011 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma ujmuje się zmniejszenia stanu i wartości początkowej środków trwałych, które ujmuje się na koncie 071. Konto 011 wykazuje wyłącznie saldo Wn, które oznacza stan środków trwałych według ich wartości początkowej. Do konta 011 prowadzi się za pomocą programu komputerowego szczegółową ewidencję środków trwałych z podziałem na grupy, według obowiązującej klasyfikacji środków trwałych – księga środków trwałych. Konto 013 „Pozostałe środki trwałe” - służy do ewidencji stanu zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych znajdujących się w użytkowaniu. Na stronie Wn ujmuje się zwiększenia a na stronie Ma zmniejszenia stanu i wartości początkowej pozostałych środków trwałych. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 013 powinna umożliwić ustalenie wartości początkowej środków trwałych oddanych do używania oraz osób, u których znajdują się środki trwałe, lub komórek organizacyjnych, w których znajdują się środki trwałe. Saldo Wn oznacza stan pozostałych środków trwałych znajdujących się w używaniu w wartości początkowej. Do konta 013 prowadzi się szczegółowe księgi inwentarzowe, w których wskazano miejsce użytkowania przedmiotów. Konto 014 służy do ewidencji stanu zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej wartości zbiorów bibliotecznych bibliotek naukowych, fachowych, szkolnych i pedagogicznych. Konto 020 służy do ewidencji stanu zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych tj. licencji na użytkowanie programów komputerowych. Konto 030 służy do ewidencji długoterminowych aktywów finansowych, a mianowicie: akcji i udziałów w obcych podmiotach gospodarczych, akcji i innych długoterminowych papierów wartościowych, traktowanych jako lokaty o terminie wykupu dłuższym niż rok oraz innych długotrwałych aktywów finansowych. Jednostka ubezpieczyła posiadany majątek: budynki i budowle, wyposażenie, środki transportu, sprzęt elektroniczny stacjonarny i przenośny na wypadek ognia, kradzieży z włamaniem, rabunku i innych zdarzeń losowych. Dane w powy ższym zakresie zawarto w tabeli stanowi ącej zał ącznik nr 90 protokołu kontroli .

______159 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

2. EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH – KONTO 011, 013.

2.1. Urz ądzenia ksi ęgowe

Zasady prowadzenia ewidencji składników majątkowych w urządzeniach księgowych wynikają z obowiązującego w jednostce zakładowego planu kont, w zakresie odnoszącym się do kont zespołu 0 – majątek trwały, który to zespół zawiera konta 011, 013, 014, 020, 030, 071, 072 i 073. Ewidencja syntetyczna środków trwałych, pozostałych środków trwałych, zbiorów bibliotecznych oraz wartości niematerialnych i prawnych, prowadzona jest w programie komputerowym - „Budżet” na kontach 011, 013, 014 i 020. Ewidencja analityczna środków trwałych, prowadzona jest w programie komputerowym „Środki Trwałe”. Analiza zapisów w ewidencji analitycznej środków trwałych Urzędu Gminy Żychlin według stanu na 31 grudnia 2010 roku wykazała co następuje: - ewidencja środków trwałych prowadzona jest w podziale na 8 grup rodzajowej wynikających z Klasyfikacji Środków Trwałych. W badanej próbie stwierdzono przypadki, w których nie określono podgrupy i rodzaju dla danego składnika majątkowego, co było wymagane rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (tekst jednolity z 2004 roku Dz. U. nr 26, poz. 2586 ze zm.). Powyższy sposób ewidencji uniemożliwiał zweryfikowanie zastosowanej stawki umorzeniowej w odniesieniu do poszczególnych składników majątkowych, - wskazany numer inwentarzowy nie pozwalał na zidentyfikowanie danego składnika majątkowego w klasyfikacji środków trwałych określonej rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku (tekst jednolity, a mianowicie w kolumnie „Nr inwentarzowy” wprowadzano dane dotyczące pozycji księgowej, pod którą zaewidencjonowano syntetycznie dany składnik majątkowy np. dla grupy 91 w kategorii środków trwałych „0” – grunty poz. 71 i 72 wskazano PK 141/1, PK 141/2, bądź omijano podanie powyższej informacji np. dla grupy 91 w kategorii środków trwałych „0” – grunty od poz. 73 do poz. 80, w kategorii środków trwałych „1” – budynki i lokale poz. 20, - stwierdzono przypadki zbiorczego ewidencjonowania składników majątkowych np. dla grupy 91 w kategorii środków trwałych „0” – grunty pod poz. 9 zewidencjonowano w łącznej kwocie 5.373.042,93 zł grunty tytułem „mienie komunalne – wykaz”. Podobne przypadki odnotowano w kategorii środków trwałych „0” – grunty w poz. 4, 6, 7, 10, 11, 13, 14, 15, 17, 43, 55, 56, 57, 58, 71, 72 oraz odnotowano w kategorii środków trwałych „1” – budynki i lokale w poz. 9, - treść zamieszczona w kolumnie „Nazwa” nie pozwalała na zidentyfikowanie jaki środek trwały został przyjęty na stan inwentarzowy np. w kategorii środków trwałych „2” – obiekty inżynierii lądowej i wodnej w poz. 22 w określeniu nazwa środka trwałego zamieszczono treść „zagospodarowanie terenu wokół UG” wartość 403.016,76 zł, w kategorii środków trwałych „1” – budynki i lokale: w poz. 9 określenie środka trwałego – wyposażenie „Nadzieja” wartość 6.562,84 zł, w poz. 17 – określenie środka trwałego - adaptacja pomieszczeń – wartość 96.407,58 zł, w kategorii środków trwałych „4” – maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania w poz. 56 określenie środka trwałego – „zwiększenia UG” wartość 100,04 zł,

______160 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- ujęte w niej zostały nieruchomości i drogi, których właścicielem była kontrolowana jednostka. Ewidencję analityczną pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, kontrolowana jednostka prowadzi ręcznie w księgach środków trwałych. Ewidencję składników majątku w księgach środków trwałych, jak również w księdze inwentarzowej, prowadzi pracownik Referatu Finansowego w układzie rodzajowym. W celu sprawdzenia dokumentacji stanowiącej podstawę dokonywania zwiększeń wartości majątku w 2010 roku, skontrolowano pięć największych kwotowo operacji, które przedstawiono w formie tabelarycznej.

Zestawienie zwi ększe ń i zmniejsze ń środków trwałych w 2010 roku oraz I półroczu 2011 roku stanowi zał ącznik nr 91 protokołu kontroli Na podstawie analizy wybranej próby dokumentacji stwierdzono, że: - dowody księgowe dotyczące przyjęcia środka trwałego, nie zawierały wymaganych podpisów osób odpowiedzialnych za powierzone mienie, - przyjęcia na stan składników majątkowych pochodzących z zakupu bądź z zakończonych inwestycji, dokonywano na podstawie druku OT (przyjęcia środka trwałego), w przypadku zakupu na podstawie faktur, - skreślenia z ewidencji środków trwałych dokonywano na podstawie wniosku Komisji (pracownicy Urzędu Gminy w Żychlinie) wraz z załączoną opinią o wysokich kosztach naprawy przedstawionego do likwidacji sprzętu elektronicznego, - nowo przyjęte środki trwałe były grupowane zgodnie z obowiązującą klasyfikacją środków trwałych stosując odpowiednie stawki umorzeniowe, - zmiany w stanie analizowanych składników majątkowych, zaewidencjonowano w ujęciu syntetycznym i analitycznym, - na koniec każdego roku dokonywano uzgodnień ewidencji analitycznej z ewidencją syntetyczną, poprzez zsumowanie poszczególnych składników środków trwałych (analityka) według grup dla konta 011. Uzgodnioną analitykę porównywano z saldem konta syntetycznego 011. Ewidencja analityczna ilościowo - wartościowa pozostałych środków trwałych konta 013 prowadzona jest w książce inwentarzowej pozostałych środków trwałych, w ujęciu chronologicznym. W celu sprawdzenia dokumentacji będącej podstawą dokonanych operacji na tym koncie, przeprowadzono kontrolę zwiększeń i zmniejszeń majątku na próbie pięciu operacji największych kwotowo, a mianowicie: - na podstawie faktury VAT nr 2893/2010 z dnia 28 lipca 2010 roku przyjęto do księgi inwentarzowej aparat telefoniczny szt. 2 o łącznej wartości 470,01 zł poz. księgowa 6727/160, co zewidencjonowano w księgach inwentarzowych Urzędu Gminy pod poz. 9 str. 11 oraz w urządzeniach księgowych na kontach: Wn 013, Ma 072 oraz Wn 400/3, Ma 201-1 i Wn 201-1, Ma 130/2 wraz z klasyfikacją budżetową 750- 75023-4210, - na podstawie faktury VAT nr 211/07/2010 z dnia 20 lipca 2010 roku przyjęto na stan inwentarza Urzędu Gminy (księga inwentarzowa str.5 poz. 1) żaluzje pionowe w ilości 15 szt. o wartości 3.220,80 zł, poz. księgowa 6284/149, operację zaewidencjonowano na kontach: Wn 013, Ma 072 oraz Wn 400/3, Ma 201/41 Wn 201/41, Ma 130/2 wraz z klasyfikacją budżetową 750-75023-4210, - na podstawie faktury VAT nr 06/06/ŁFK dnia 8 czerwca 2010 roku, wpisano do księgi inwentarzowej Urzędu Gminy na str. 2 od poz. 1-13, str. 3 poz. 1-15 meble o łącznej wartości 60.390,00 zł oraz zaksięgowano na kontach: Wn 013, Ma 072 oraz Wn 400/3, Ma 201/1 i Wn 201/1, Ma 130/2 wraz z klasyfikacją budżetową 750-75023-4210,

______161 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- na podstawie faktury nr 000364 z dnia 29 stycznia 2010 roku ewidencjonowano w urządzeniach księgowych stojaki obrotowe szt. 2 na łączną wartość 1.884,90 zł poz. księgowa 754/24 oraz analitycznie w księdze inwentarzowej poz. 20 i 21 str.40, operacje zaewidencjonowano na kontach: Wn 013, Ma 072 oraz Wn 400/3, Ma 201/1 i Wn 201/1, Ma 130/2 wraz z klasyfikacją budżetową 750-75023-4210, - na podstawie faktury nr 12/2011 z dnia 30 marca 2011 roku przyjęto na stan inwentarza Urzędu Miasta (księga inwentarzowa str. 18 poz. 23) gaśnice szt. 1 o wartości 124,00 zł, poz. księgowa 2039/58, operację zaewidencjonowano na kontach: Wn 013, Ma 072 oraz Wn 401, Ma 201/111 i Wn 201/111, Ma 130/2 wraz z klasyfikacją budżetową 750-75023-4210, - na podstawie faktury VAT nr FS2/0000039/04/11 dnia 27 kwietnia 2011 roku, wpisano do księgi inwentarzowej Urzędu Gminy na str. 32 poz. 22 kosiarkę szt.1 o wartości 1.400,00 zł oraz zaksięgowano na kontach: Wn 013, Ma 072 oraz Wn 080/32, Ma 201/215 i Wn 201/215, Ma 130/2 wraz z klasyfikacją budżetową 900- 90004-6060. W wyniku analizy powyższych zapisów ewidencyjnych stwierdzono, że: - w książce inwentarzowej konta 013, zawarte są wymagane informacje dotyczące danego środka trwałego (nazwa środka trwałego, data przychodu bądź rozchodu, nr dowodu, na podstawie którego został przyjęty na stan ewidencji księgowej wartość środka trwałego, miejsce użytkowania przedmiotu), - zakupione środki trwałe ewidencjonowane są według cen zakupu i przekazywane bezpośrednio do używania, - przyjęte na stan składniki majątkowe ewidencjonowano na kontach syntetycznych w następujący sposób: Wn 013, Wn 072, - na rachunkach i fakturach odnotowano informację o dokonanym wpisie do księgi inwentarzowej podając stronę i pozycję, - w księgach inwentarzowych ewidencjonuje się pozostałe środki trwałe w podziale na grupy o zbliżonych cechach charakterystycznych np. na stronie nr 4 ewidencjonowane są szafy i meble, natomiast na stronie nr 9 zarejestrowano sprzęt gospodarczy, jednak sposób ich grupowania i klasyfikowania nie został określony w obowiązujących w kontrolowanej jednostce regulacjach, co utrudnia weryfikację poprawności ich klasyfikowania, - na koniec każdego roku dokonywano uzgodnień ewidencji analitycznej z ewidencją syntetyczną poprzez zsumowanie poszczególnych składników pozostałych środków trwałych (analityka), zaewidencjonowanych w księgach inwentarzowych, porównując je z ewidencją syntetyczną - saldem konta 013.

2.2. Udokumentowanie obrotów na kontach (zwi ększenia, zmniejszenia) - 2010 rok

Strukturę majątku trwałego Gminy Żychlin (ustaloną na podstawie bilansu oraz ewidencji księgowej za 2010 rok) według wartości brutto obrazuje poniższa tabela: Stan na 01.01.2010 Zwi ększenia Zmniejszenie Stan na 31.12.2010 Lp. Wyszczególnienie rok środków trwałych środków trwałych rok 1 2 3 4 5 6 Środki trwałe zaewidencjonowane na koncie 011 1 Grunty- 12.393.231,48 52.319,60 0,00 12.445.551,08 grupa „0” 2 Budynki- 11.522.254,20 1.270.903,25 0,00 12.793.157,45 grupa „1” 3 Budowle- 20.623.071,74 3.432.335,20 0,00 24.055.406,94 grupa „2” Kotły (…)- 4 21.890,00 14.540,00 10.000,00 26.430,00 grupa „3”

______162 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

5 Maszyny i urz ądzenia- 10.069.061,02 36.761,56 17.523,45 10.088.299,13 grupa „4” 6 Środki transportu- 237.628,96 0,00 0,00 237.628,96 grupa „7” Ogółem 54.867.137,40 4.806.859,61 27.523,45 59.646.473,56

W 2010 roku nastąpił wzrost majątku Gminy Żychlin w stosunku do 2009 roku poprzez przyjęcie w drodze decyzji komunalizacyjnych, zakupu nowych środków trwałych, bądź przyjęcia środków trwałych pochodzących z zakończonych inwestycji. Zwiększenia środków trwałych na dzień 31 grudnia 2010 roku wynosiły 4.806.859,61 zł, natomiast zmniejszenia odnotowano na kwotę 27.523,45 zł. Zwiększenia stanu środków udokumentowano wystawieniem dowodu OT wraz z załącznikami w postaci faktur, protokołów, decyzji bądź aktów notarialnych, natomiast zmniejszenia dokumentowano protokołem wraz z opiniami technicznymi o stopniu zużycia środka trwałego. Na dzień 31 grudnia 2010 roku stan konta 013 „Pozostałe środki trwałe” wynosił 1.452.410,71 zł. Zwiększenia pozostałych środków trwałych, w okresie objętym kontrolą, następowały z tytułu zakupu sprzętu oraz artykułów niezbędnych do funkcjonowania Urzędu Gminy oraz jednostek, dla których księgi rachunkowe prowadzone są przez służby finansowe Urzędu Gminy Żychlin i były udokumentowane fakturami. Łączna wartość przyjętego na stan wyposażenia w roku 2010 wynosiła 165.494,15 zł. Zmniejszenia następowały w wyniku likwidacji pozostałych środków trwałych, w związku utratą ich przydatności do użytkowania. Likwidację pozostałych środków trwałych udokumentowano protokołem likwidacji, który zawierał informacje: nazwę przedmiotu, pozycję i stronę na której zaewidencjonowano w księdze środków trwałych, ilość sztuk i ogólną wartość. Przedmiotowy dokument sporządziła komisja, w skład której wchodzili pracownicy Urzędu Gminy Żychlin. Z ustnych informacji udzielonych przez Skarbnika Gminy Emilię Rajewską wynika, że Burmistrz Gminy Żychlin nie wydał żadnego zarządzenia w sprawie powołania Komisji Likwidacyjnej. Kontrolujące, stwierdziły że obowiązujące w kontrolowanej jednostce regulacje nie opisują zasad i wymaganej dokumentacji w zakresie likwidacji składników majątkowych. Zmniejszenia pozostałych środków trwałych w użytkowaniu w 2010 roku stanowią wartość 6.513,07 zł. Stwierdzono, że w każdym pokoju w miejscu widocznym, znajduje się wykaz ze spisem inwentarza. Wyposażenie posiada numery inwentarzowe.

2.3. Prawidłowo ść stosowanych odpisów umorzeniowych - 2010 rok

W kontrolowanej jednostce metody wyceny aktywów i pasywów opisano w zarządzeniu nr 80/07 Burmistrza Gminy z dnia 27 września 2007 roku w sprawie dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości. Środki trwałe umarzane są wg stawek amortyzacyjnych, ustalonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Kontroli poddano wysokość zastosowanych stawek umorzeniowych w odniesieniu do: budynków (grupa I - 4 pozycje), budowli (grupa II - 11 pozycji), kotły i maszyny energetyczne (grupa III – 1 pozycje) maszyny i urządzenia ogólnego zastosowania (grupa IV - 8 pozycji), Ogółem sprawdzono zastosowanie stawek umorzeniowych do 24 pozycji z 8 grup rodzajowych środków trwałych. Wyniki analizy przedstawiono w formie tabelarycznej stanowi ącej zał ącznik nr 92 protokołu kontroli . Na wybranej próbie środków trwałych stwierdzono: - przypadki, dla których nie określono podgrupy oraz rodzaju środka trwałego, co uniemożliwiało weryfikację zastosowanej stawki

______163 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

umorzeniowej dla wybranego składnika majątkowego (poz.2,3,4 – grupa 1, poz. 1,2,3,4,5,11 – grupa 2, poz. 1 – grupa 3, poz. 1,2, 4,6,7,8 – grupa 4), - odnotowano przypadki błędnego ich sklasyfikowania, np. transformator o wartości początkowej 3.811,40 zł ujęto w grupie 2 podgrupie 26 rodzaju 261 podczas gdy winien być sklasyfikowany w grupie 6 podgrupie 63 rodzaju 630. Podobne przypadki odnotowano w poz. (poz.1 - grupa 1, poz. 6,7,9,10 – grupa 2, poz. 5 – grupa 4), - błędne zastosowanie stawki umorzeniowej dla wybranych do kontroli składników majątkowych np. dla budynku mieszkalnego o wartości początkowej 2.014,64 zł sklasyfikowanego w grupie 1 podgrupie 16 rodzaju 165, dla którego naliczono 2,5% stawkę umorzeniową, natomiast obowiązująca dla tego rodzaju składnika majątkowego stawka wynosiła 1,5%. Kontrolujące stwierdziły, że przyjęta systematyka w zakresie podgrup i rodzajów Klasyfikacji Środków Trwałych nie wyszczególnia podgrupy „16” i dalszych podziałów w tym obszarze. Podobne przypadki odnotowano w poz. (poz.6,7,8,9,10 – grupa 2), - zawarta w ewidencji środków trwałych nazwa przyjętego na stan składnika majątkowego nie pozwalała na ustalenie jaki faktycznie przyjęto składnik majątkowy oraz uniemożliwiała zweryfikowanie poprawności zastosowanej klasyfikacji środków trwałych, a tym samym stosowanej stawki umorzeniowej np. do grupy 2 KŚT zakwalifikowano rewitalizację terenów zielonych, - dla drzwi segmentowych OSP Śleszyn o wartości 20.000,00 zł przyjętych na stan składników w dniu 31 grudnia 2010 roku naliczono amortyzację za rok 2010 w wys. 500,00 zł, klasyfikując je w grupie 1 – budynki i budowle. Kontrolujące stwierdziły, że zgodnie z opisem nazwy środka trwałego winien on być sklasyfikowany w grupie 8 podgrupie 80 rodzaju 808 ze stawką umorzeniową 20%. Ponadto rozpoczęcie naliczenia amortyzacji dla ww. składnika majątkowego zgodnie z art. 32 ustawy z dnia 29 września 1994 roku (tekst jednolity z 2009 roku nr 152, poz. 1223) powinno następować nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania, a jej zakończenie - nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością początkową środka trwałego lub przeznaczenia go do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia jego niedoboru, z ewentualnym uwzględnieniem przewidywanej przy likwidacji ceny sprzedaży netto pozostałości środka trwałego. Umorzenie ujmowane jest na koncie 071, amortyzacja obciąża konto 401. W jednostce przyjęto dla wszystkich środków trwałych liniową metodę umorzenia. Na dzień 31 grudnia 2010 roku saldo strony Ma konta 071 wynosiło 20.063.406,91 zł, które w całości stanowiło umorzenie środków trwałych. Wszystkie pozostałe środki trwałe zakupione przez kontrolowaną jednostkę, bezpośrednio po zakupie przekazywane były do używania i umarzano w 100%.

3. EWIDENCJA WARTO ŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH – KONTO 020. PRAWIDŁOWO ŚĆ STOSOWANYCH ODPISÓW UMORZENIOWYCH

Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest na koncie 020, na którym ujmuje się licencje oraz programy komputerowe. Ewidencja syntetyczna prowadzona jest w programie komputerowym, natomiast ewidencja analityczna w książce pozostałych środków trwałych. We wszystkich przypadkach, bezpośrednio po zakupie przekazano program komputerowy do używania i zastosowano 100 % umorzenie.

______164 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Saldo konta 020 na 1 styczeń 2010 roku wynosiło 190.523,06 zł i w trakcie roku uległo zwiększeniu o wartość 7.467,50 zł. Zwiększenie wartości niematerialnych i prawnych nastąpiło w skutek zakupu nowych oprogramowań bądź uzupełnień do użytkowanych licencji na potrzeby Urzędu Gminy oraz jednostek podległych, dla których prowadzone są wspólne księgi rachunkowe. W celu sprawdzenia dokumentacji będącej podstawą dokonanych operacji na tym koncie, przeanalizowano następujące operacje księgowe: - na podstawie faktury nr 526/07/2010 z dnia 6 lipca 2010 roku, przyjęto na stan inwentarza program komputerowy „MS Office” szt. 2 oraz „Open Office” szt. 1 o łącznej wartości 2.499,43 zł, który wpisano do księgi inwentarzowej pod poz. 1-3, 4 str. 32 i zaewidencjonowano w urządzeniach księgowych Wn 020, Ma 072 z klasyfikacją budżetową 750-75023-6060 poz. księgowa 6009/140, - na podstawie faktury nr V-0409/2010 z dnia 12 maja 2010 roku, przyjęto na stan inwentarza program komputerowy „MS Office” szt. 1 o wartości 771,04 zł, który wpisano do księgi inwentarzowej pod poz. 111 str. 26 i zaewidencjonowano w urządzeniach księgowych Wn 020, Ma 072 z klasyfikacją budżetową 750-75023- 6060 poz. księgowa 3932/100. Testy z zakresu gospodarowania mieniem stanowi ą zał ącznik nr 93 protokołu kontroli.

4. EWIDENCJA POZOSTAŁYCH SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (MATERIAŁY , FINANSOWY MAJ ĄTEK TRWAŁY )

Z zapisów księgowych konta 310 –materiały wynika, że operacje ewidencjonowane na przedmiotowym koncie dotyczą zakupu środków żywności oraz opału na potrzeby szkół i przedszkoli, które prowadzą stołówki szkolne. W Urzędzie Gminy zakupione materiały księgowane są bezpośrednio w koszty (konto 400).

5. INWENTARYZACJA

5.1. Instrukcja inwentaryzacyjna. Terminy przeprowadzania inwentaryzacji

Zasady i sposób przeprowadzania inwentaryzacji składników majątku w Urzędzie Gminy w Żychlinie ujęto w zarządzeniu nr 80/07 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 27 września 2007 roku w sprawie dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości. W przedmiotowym zarządzeniu określono następujące terminy przeprowadzania spisu z natury: - na ostatni dzień roku obrachunkowego – środki pieniężne przechowywane w kasie, czeki, materiały w magazynie, druki ścisłego zarachowania, - raz na dwa lata w przypadku, gdy teren jednostki uznaje się za teren strzeżony (monitoring, alarm itp.) – środki trwałe, pozostałe środki trwałe, zbiory biblioteczne. Określono również terminy: - uzgodnienia z kontrahentami sald: należności – w terminie określonym w ustawie, środków pieniężnych na rachunku bankowym – w ostatnim kwartale roku obrotowego, - weryfikacji sald ksiąg rachunkowych – na ostatni dzień roku obrachunkowego.

______165 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

5.2. Prawidłowo ść przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji

Pełną inwentaryzacje składników majątkowych przeprowadzono w terminie od dnia 10 listopada do 4 grudnia 2009 roku na podstawie zarządzenia nr 98/09 Burmistrza Gminy Żychlin z dnia 3 listopada 2009 roku. Częstotliwość jej przeprowadzania ustalono co dwa lata. Termin następnej pełnej inwentaryzacji przypada na 2011 rok. Dokumentacja przedłożona do kontroli w zakresie przeprowadzonej inwentaryzacji w 2010 roku zawierała: - arkusz spisowy nr 4/2011 i 5/2001– stan druków ścisłego zarachowania na dzień 31 grudnia 2010 roku – spisu dokonano w dniu 31 grudnia 2011 roku od godz. 12.00 o 12.40, - potwierdzenia sald rachunków bankowych wg stanu na 31 grudnia 2010 roku prowadzonych przez: Bank Spółdzielczy w Żychlinie, Bank Polskiej Spółdzielczości S.A. Oddział w Łodzi, Bank Spółdzielczy w Alksandrowie, Mazowiecki Bank Regionalny, - protokół z przeprowadzonej kontroli zużycia paliwa przez samochód służbowy Skoda Octavia EKU55HX wg stanu na dzień 31 grudnia 2010 roku, - protokół sporządzony w dniu 31 grudnia 2010 roku z inwentaryzacji kasy w tym: gotówki, druków ścisłego zarachowania (czeków i Kasa Przyjmie) oraz pieczęci. - zestawienie salda kont: 229/1, 225/1, 231, 229/3 na dzień 31 grudnia 2010 roku z uwzględnieniem podziałki klasyfikacji budżetowej (kserokopia), - potwierdzenie sald wysokości zobowiązań z: Crowley Data Poland Sp. z o.o. wg stanu na dzień 30 listopada 2010 roku oraz Spółdzielnią Inwalidów „Nowator” wg stanu na dzień 31 grudnia 2010 roku. Zgodnie z zapisami rozdziałów: IV pkt. 3, VII i VIII pkt 3 obowiązującej instrukcji inwentaryzacyjnej na ostatni dzień roku obrachunkowego kontrolowana jednostka powinna przeprowadzić weryfikację sald ksiąg rachunkowych. Inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald dokonuje Referat Finansowy we współpracy z właściwymi służbami jednostki w zakresie: gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, wartości niematerialnych i prawnych, należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań wobec pracowników, należności i zobowiązań wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, funduszy i kapitałów oraz innych aktywów i pasywów nie podlegających spisowi z natury i uzgodnieniu sald. Ujawnione w toku weryfikacji różnice (nieprawidłowości i rozbieżności) między stanem rzeczywistym a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych należało ująć i wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Ponadto zgodnie z zapisami rozdziału VII pkt 2 weryfikacja sald odbywa się poprzez porównanie danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami. Celem inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald jest stwierdzenie, czy rzeczywiście posiadane dokumenty potwierdzają istnienie określonego salda oraz czy jest ono realne i prawidłowo wycenione. Obowiązująca regulacja dopuszcza przeprowadzenie weryfikacji sald, które nie wymagają pisemnego uzgadniania, a mianowicie: należności sporne i wątpliwe, należności i zobowiązania wobec kontrahentów, którzy nie mają obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych, rozrachunki z pracownikami, drobne należności i zobowiązania, w przypadku których koszty uzgodnienia przekraczały by związane z tym korzyści, rozrachunki publicznoprawne. Kontrolujące stwierdziły, że powyższe zapisy nie wskazują na konieczność przeprowadzenia inwentaryzacji drogą weryfikacji sald w formie pisemnej. Nie odnotowanie czynności mających na celu ustalenie czy powstałe salda końcowe są zgodne z danymi wynikającymi z dokumentacji źródłowej oraz brak

______166 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

wskazania tytułów bądź rodzajów wierzytelności i należności, które spowodowały powstanie sald końcowych na koniec danego roku obrotowego w poszczególnych pozycjach aktywów i pasywów, nie pozwały na stwierdzenie czy kontrolowana jednostka przeprowadziła wymaganą weryfikację i czy salda końcowe są realne i prawidłowo wycenione. Oświadczenie Burmistrza i Skarbnika Gminy Żychlin o przeprowadzonej weryfikacji sald wg stanu na dzie ń 31 grudnia 2010 roku stanowi ą zał ącznik nr 94 protokołu kontroli .

X. ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE USTAW ORAZ POROZUMIE Ń Z JEDNOSTKAMI SAMORZ ĄDU TREYTORIALNEGO I ORGANAMI ADMINISTRACJI RZ ĄDOWEJ. POMOC FINANSOWA

ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE POROZUMIE Ń - 2010 ROK

Rada Miejska w Żychlinie uchwałą nr XLV/234/09 z dnia 1 października 2009 roku wyraziła wolę współpracy z Gminą Miastem Łowicz w zakresie wykonywania zadania oświatowego dotyczącego zapewnienia wychowania przedszkolnego mieszkańcom Gminy Żychlin i przekazania na jego realizację dotacji, której wysokość uzależniała liczba dzieci zamieszkujących w Gminie Żychlin i uczęszczających do przedszkoli prowadzonych przez Miasto Łowicz i szczegółowo określać ją miało porozumienie. W dniu 3 grudnia 2009 roku Miasto Łowicz przekazało Gminie Żychlin informacje, iż do przedszkola integracyjnego, prowadzonego przez Miasto Łowicz w roku szkolnym 2009/2010 uczęszczało jedno dziecko – mieszkaniec Gminy Żychlin. Średniomiesięczny koszt utrzymania dziecka w Przedszkolu w roku 2010 stanowił kwotę 530,00 zł. Na podstawie ww. dokumentów w dniu 4 stycznia 2010 roku pomiędzy Gminą Żychlin reprezentowaną przez Burmistrza Grzegorza Ambroziaka, a Gminą Miastem Łowicz reprezentowanym przez Burmistrza Miasta zawarto porozumienie w przedmiocie realizacji ww. zadania w terminie od 1 stycznia do 31 grudnia 2010 roku. Ustalona dotacja na sfinansowanie realizacji niniejszego zadania w roku 2010 wynosiła 5.300,00 zł, przekazywana w dwóch transzach, tj. I w kwocie 3.180,00 zł przekazana w terminie do 31 stycznia 2010 roku i II transza w wysokości 2.120,00 zł przekazana w terminie do 30 września 2010 roku. Miasto zobowiązało się wykorzystać dotację w terminie do 31 grudnia 2010 roku, przedkładać rozliczenia z jej wykorzystania w okresach półrocznych do 10 dnia miesiąca następującego po półroczu, a podstawę tego rozliczenia stanowić miały listy dzieci uczęszczających do przedszkoli. Porozumienie określało zasady zwrotu niewykorzystanej dotacji, dotacji wykorzystanej niezgodnie z jej przeznaczeniem oraz zasady postępowania w przypadku przerwania współpracy czy konieczności zmian wysokości dotacji .

Terminowo ść otrzymywania środków na realizacj ę wykonywanych zada ń

Zgodnie z umową - porozumieniem środki stanowiące I transzę miały zostać przekazane do 31 stycznia 2010 roku. Jak wynika z dokumentacji źródłowej (przelew bankowy – dokument księgowy nr 1052/31), Gmina Żychlin przekazała kwotę 3.180,00 zł na rachunek bankowy Miasta Łowicz w dniu 10 lutego 2010 roku, czyli nie zachowano terminu przekazania I transzy, wynikającego z umowy - porozumienia.

______167 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Kwotę stanowiącą II transzę dotacji w wysokości 2.120,00 zł Gmina przekazała Miastu Łowicz zachowując umowny termin, a mianowicie w dniu 28 września 2010 roku – dokument bankowy nr 8357/201. Miasto Łowicz realizujące zadanie, przekazało Gminie Żychlin rozliczenie z wykorzystania dotacji, zgodnie z ustaleniami porozumienia, a mianowicie w dniu 8 lipca 2010 roku i w dniu 12 stycznia 2011 roku zestawiono kwotę wydatków poniesionych w I i II półroczu 2010 roku na jedno uczęszczające do przedszkola dziecko z terenu Gminy Żychlin. Wydatki poniesione na realizację zadania objętego niniejszym porozumieniem sklasyfikowano w dziale 801 rozdziale 80104 w paragrafie 2310.

Księgowo operacje udzielenia i rozliczenia dotacji ewidencjonowano na kontach 130-2/810-8 z pominięciem konta 224 – odzwierciedlającego wartość dotacji przekazanych danej jednostce. Powyższe zasady ewidencji operacji były sprzeczne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, tj. rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 152, poz. 1020 ze zm.), oraz obecnie obowiązującym w tym zakresie rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zgodnie z którymi do ewidencji udzielonych w 2010 roku dotacji służyły konta: 224, 810, 221. Ponadto w zarządzeniu nr 84/06 z dnia 31 października 2006 roku w sprawie ustalenia zakładowego planu kont w Urzędzie Gminy w Żychlinie, Burmistrz Gminy przewidział konto 224 do ewidencji udzielonych i rozliczonych dotacji budżetowych.

POMOC FINANSOWA UDZIELANA INNYM JEDNOSTKOM SAMORZ ĄDU TERYTORIALNEGO – 2009 - 2010

Rada Miejska w Żychlinie uchwałami nr XLII/219/09 z dnia 19 sierpnia 2009 roku i nr XLV/235/09 z dnia 1 października 2009 roku udzieliła Powiatowi Kutnowskiemu pomocy finansowej w formie dotacji celowej z przeznaczeniem na modernizację dróg powiatowych. Pierwsza z wymienionych uchwał określała dotację w wysokości 50% wartości zadania obejmującego modernizację odcinka drogi nr 2102E Zosinów-Śleszyn- Biała-Zarębów, nie więcej jednak, niż 190.000,00 zł i druga z wymienionych uchwał określała dotację w wysokości 50% wartości zadania obejmującego modernizację odcinka drogi nr 2156E Kruki - Kaczkowizna - Zagroby i drogi nr 2123E Żychlin-Luszyn - nie więcej, niż 200.000,00 zł. Do drugiej z wymienionych uchwał, tj. do uchwały nr XLV/235/09 z dnia 1 października 2009 roku, rada wprowadziła zmiany uchwałą nr XLIX /252/09 z dnia 30 listopada 2009 roku, polegające na zwiększeniu kwoty przyznanej pomocy finansowej z kwoty pierwotnej 200.000,00 zł do kwoty 257.500,00 zł. W dniu 9 czerwca 2009 roku Burmistrz Gminy Żychlin Grzegorz Ambroziak zawarł z Powiatem Kutnowskim reprezentowanym przez Wicestarostę i Członka Zarządu umowę nr 84/2009 w przedmiocie udzielenia pomocy finansowej Powiatowi Kutnowskiemu na wykonanie remontu drogi nr 2102E Zosinów-Śleszyn-Biała-Zarębów. W powyższej umowie Gmina zobowiązała się do przekazania Powiatowi środków w wysokości do 190.000,00 zł w terminie 14 dni od daty otrzymania kopii faktur za wykonane roboty. Niniejszą umowę zawarto na czas realizacji zadania, nie dłużej niż do 31 października 2009 roku. Należy zauważyć, Rada Miejska w Żychlinie wolę udzielenia pomocy

______168 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

wyraziła w uchwale z dnia 19 sierpnia 2009 roku, natomiast umowę zobowiązującą Gminę do przekazania pomocy Burmistrz podpisał już w dniu 9 czerwca 2009 roku, czyli na dwa miesiące przed podjęciem uchwały przez organ stanowiący. W dniu 6 października 2009 roku, do umowy nr 84/2009 spisano aneks, którym zmieniono wartość dotacji ze 190.000,00 zł do kwoty 146.700,31 zł z uwagi na ogólną szacunkową wartość zadania, która wg umowy wynosiła 380.000.,00 zł, natomiast aneks ustalał tę wartość w kwocie 293.400,62 zł. W dniu 25 sierpnia 2009 roku Burmistrz Grzegorz Ambroziak działający w imieniu Gminy Żychlin zawarł z Powiatem Kutnowskim umowę nr 97/2009, w której zobowiązał Gminę do udzielenia pomocy finansowej Powiatowi w kwocie do 160.000,00 zł na dofinansowanie realizacji zadania obejmującego remont dróg powiatowych nr 2156 E Kruki-Kaczkowizna - Zagroby i nr 2123 E Żychlin-Luszyn (ul. Łukasińskiego), którego całkowity koszt wynosił 400.000,00 zł. W dniu 6 października 2009 roku do powyższej umowy spisano aneks, zgodnie z którym zmieniała się ogólna wartość zadania z 400.000,00 zł na 600.000,00 zł, a tym samym zwiększono wartość pomocy ze 160.000,00 zł do 200.000,00 zł. Kontrolujące zauważają, że tak jak umowę nr 84/2009 tak i umowę nr 97/2009 Burmistrz zawarł zanim organ stanowiący wyraził wolę w tym zakresie, tj. dwa miesiące wcześniej nim Rada podjęła stosowną uchwałę o udzieleniu pomocy. Zgodnie z art. 18 ust. 2 pkt 12 ustawy o samorządzie gminnym, do wyłącznej właściwości rady należy „podejmowanie uchwał w sprawach współdziałania z innymi gminami oraz wydzielanie na ten cel odpowiedniego majątku”. Zgodnie z art. 220 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych z budżetu jednostki samorządu terytorialnego może być udzielna pomoc finansowa w formie dotacji celowej lub pomoc rzeczowa. Dochody i wydatki danej jednostki samorządowej określa organ stanowiący w uchwale budżetowej i to uchwała budżetowa stanowi plan finansowy danej jednostki, w którym to planie określa się min. dochody i wydatki związane z realizacją zadań realizowanych w drodze umów lub porozumień miedzy jednostkami samorządu terytorialnego. Wyja śnienie w powy ższej sprawie zło żył Burmistrz Gminy Żychlin, które stanowi zał ącznik nr 95 protokołu kontroli. Zgodnie z wyjaśnieniem Burmistrza umieszczenie w przedmiotowych umowach warunku, że wejdzie ona w życie i wywrze skutki w nich określone, po podjęciu i ogłoszeniu stosownej uchwały Rady Miejskiej w Żychlinie, pozwoliło na ich zawarcie w terminach przed podjęciem takich uchwał. Należy jednak wskazać, że to wolą rady jest podejmowanie decyzji w ww. sprawach, a wyrazem takiej woli mogła być np. uchwała intencyjna organu stanowiącego, a nie koniecznie umowa, która jak wyjaśnia Burmistrz nie miała w okresie przed podjęciem uchwały żadnej wiążącej mocy. W dniu 28 listopada 2009 roku spisano aneks nr 2 do umowy nr 97/2009, wprowadzający zmiany do umowy: z wyszczególnienia dróg powiatowych wymienionych w uchwale rady i umowie jako podlegających modernizacji usunięto drogę 2123E Żychlin-Luszyn”, zmieniono wartość ogólną zadania z 600.000,00 zł na 515.002,50 zł i zmieniono wysokość pomocy finansowej udzielonej przez Gminę z 200.000,00 zł na kwotę 257.500,00 zł, oraz wydłużono termin obowiązywania umowy o pomocy do dnia 21 grudnia 2009 roku. Należy wskazać, że Rada Miejska podejmując uchwałę XLV/235/09 w sprawie udzielenia pomocy dla Powiatu, wyraziła wolę na dofinansowanie remontu konkretnych dróg, w tym min. drogi nr2123E Żychlin-Luszyn. Spisując aneks nr 2 do umowy 97/2009, Burmistrz wyraził zgodę na usunięcie z planowanych do remontu przedmiotowej drogi,

______169 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

zwiększając przy tym kwotę pomocy o 57.000,00 zł. Jak wyjaśniono kontrolującym, Rada wyrażając w uchwale nr XLIX/252/09 z 30 listopada 2009 roku zgodę na zwiększenie środków pomocy, posiadała wiedzę o powyższym fakcie. Wymienione wyżej umowy o udzielenie pomocy finansowej w § 4 określały zasady rozliczenia otrzymanych środków. Dokumentować je miały: kserokopie umów z wykonawcami robót, wyłonionymi w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, uwierzytelnione kopie protokołów końcowego odbioru robót, uwierzytelnione kopie faktur wystawianych przez wykonawców robót. Otrzymujący pomoc Powiat Kutnowski na potwierdzenie wykonania zadania objętego pomocą, przedłożył Gminie w dniu 23 grudnia 2009 roku wymienione niżej dokumenty: - umowa nr 43/IPP.0342-36/09/2009 z dnia 16 listopada 2009 roku z wykonawcą remontu drogi powiatowej nr 2156E Kruki-Kaczkowizna odc. Sędki-Zagroby, wg której wartość robót wynosiła 515.002,50 zł brutto, - protokół nr 29/DR/2009 z dnia 18 grudnia 2009 roku z ostatecznego odbioru robót remontowych drogi nr 2156E Kruki-Kaczkowizna-Zagroby, wg którego wartość wykonanych robót wynosiła 515.002,50 zł brutto, 422.133,20 zł netto, - faktura VAT nr 23/DT/2009 z dnia 18 grudnia 2009 roku za wykonanie remontu drogi powiatowej nr 2156E Kruki-Kaczkowizna-odc. Sędki- Zagroby, na kwotę 515.002,50 zł brutto, - umowa nr 15/IPP.0342-22/09/2009 z dnia 21 sierpnia 2009 roku zawartą z wykonawcą remontu 8 dróg powiatowych w tym drogi 2102 E Zosinów-Śleszyn-Biała Zrębów, na łączną wartość tych ośmiu zadań 1.017.552,48 zł brutto, 834,059,41 zł netto, - kosztorys ofertowy dotyczący każdej z wymienionych w umowie dróg, w tym drogi wymienionej w umowie o pomocy oraz kosztorys powykonawczy dla przedmiotowej drogi będącej przedmiotem umowy o pomocy na kwotę 293.400,62 zł brutto, 240.492,31 zł netto, - protokół nr 35/DR/09 z dnia 22 grudnia 2009 roku z ostatecznego odbioru robót wykonanych na drodze powiatowej nr 2102E Zosinów-Śleszyn-Zrębów o wartości 293.400,62 zł brutto, - faktura VAT nr 370/09 z dnia 22 grudnia 2009 roku wystawiona przez wykonawcę robót remontowych na drodze 2102E, o wartości 293.400,62 zł brutto, 240.492,31 zł netto. Wymieniona wyżej dokumentacja stanowiła podstawę dokonania przekazu środków przyznanej pomocy. W dniu 30 grudnia 2009 roku Gmina przekazała na konto Starostwa Powiatowego w Kutnie kwotę 404.200,31 zł, na którą składały się kwota 257.500,00 zł wynikająca z umowy o pomocy nr 97/2009 i aneksów oraz z kwoty 146.700,31 zł wynikającej z umowy o pomocy nr 84/2009. Jak wynika z powyższego nie zachowano terminów realizacji zadania objętego umową nr 84/2009 z której wynikał termin jej obowiązywania nie dłużej niż do 31 października 2009 roku, natomiast jak wynika z rozliczenia zadanie zrealizowano i rozliczono dopiero w grudniu 2009 roku. Księgowanie wydatku związanego z udzieleniem niniejszej pomocy finansowej odzwierciedlały konta jednostki Wn 810-6 z klasyfikacją dział 600 rozdział 60014 Ma130-2. Operację udzielenia i rozliczenia pomocy w formie dotacji ewidencjonowano z pominięciem konta 224 – odzwierciedlającego wartość dotacji przekazanych wg danej jednostki.

______170 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

XI. ROZLICZENIA BUD ŻETU Z SAMORZ ĄDOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI

1. DOTACJE PRZEKAZYWANE NA RZECZ ZAKŁADÓW BUDŻETOWYCH I GOSPODARSTW POMOCNICZYCH – WYSOKO ŚĆ I RODZAJ - 2010 ROK

W formie zakładu budżetowego w Gminie Żychlin funkcjonował w 2010 roku Zakład Gospodarki Komunalnej powołany uchwałą nr 98/XIX/92 Rady Gminy i Miasta w Żychlinie Miejskiej w Żychlinie z dnia 9 kwietnia 1992 roku. W skład tegoż zakładu wchodziły Zakład Gospodarki Mieszkaniowej i Zakład Komunikacji Miejskiej, Transportu, Gospodarki Magazynowej i Zaopatrzenia.

Uchwałą nr VII/28/11 z dnia 27 kwietnia 2011 roku, Rada Miejska w Żychlinie zlikwidowała Zakład Gospodarki Komunalnej i przekształciła go w jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością w celu realizacji zadania własnego w zakresie zaopatrzenia w energię cieplną.

Uchwałą nr VII/29/11 z dnia 27 kwietnia 2011 roku rada utworzyła z dniem 1 lipca 2011 roku Samorządowy Zakład Budżetowy zwany „Zakładem”. Przedmiot działalności Zakładu, źródła przychodów własnych oraz terminy i sposób ustalania zaliczkowych wpłat nadwyżki środków obrotowych dokonywanych przez zakład do budżetu jednostki samorządu terytorialnego oraz sposób i terminy rocznych rozliczeń i dokonywania wpłat, określał statut Zakładu stanowiący załącznik do przedmiotowej uchwały. Przedmiotem działania zakładu jest zaspakajanie zbiorowych potrzeb mieszkańców Gminy Żychlin w zakresie: gospodarki mieszkaniowej i gospodarowania lokalami, wodociągów i zaopatrzenia w wodę, kanalizacji, usuwania i oczyszczania ścieków komunalnych, utrzymania czystości i porządku oraz urządzeń sanitarnych, lokalnego transportu zbiorowego.

W 2010 roku funkcjonował na terenie Gminy Zakład Gospodarki Komunalnej i w odniesieniu do tegoż zakładu kontrolujące przeanalizowały rozliczenia dokonywane z budżetem jednostki samorządu terytorialnego. Koszty działalności zakładu budżetowego dofinansowywane były z budżetu gminy. W 2010 roku z Gmina udzieliła powyższemu zakładowi budżetowemu dotację przedmiotową w łącznej kwocie 882.900,00 zł stanowiącą 9,27% kosztów jego działalności. Zaplanowanie w budżecie wydatków w formie dotacji przedmiotowej na 2010 rok dla Zakładu Gospodarki Komunalnej, poprzedzała uchwała Rady Miejskiej w Żychlinie nr LI/264/10 z dnia 25 stycznia 2010 roku, ustalająca stawki jednostkowe tej dotacji. Ustalając stawki, organ stanowiący wskazał rodzaj działalności dotowanej, jednostki miary konkretyzujące tę działalność oraz stawkę dotacji na jednostkę miary w postaci kwotowej, a mianowicie dotację ustalono do kosztów: Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej: powierzchni związanej z remontami bieżącymi – 4,83 zł/m³, - powierzchni związanej z administrowaniem - 25,24 zł/m³. Stawka jednostkowa dotacji wynosiła 30,07zł/m² powierzchni będących w zasobach komunalnych. Łączna powierzchnia administrowanych przez Zakład zasobów komunalnych wynosiła 14.495m². Wysokość dotacji wyliczona jako iloczyn stawki

______171 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

jednostkowej i powierzchni administrowanej wynosiła 435.864,65 zł, (w zaokrągleniu do stu złotych 435.900,00 zł). Zakładu Komunikacji Miejskiej, Transportu, Gospodarki Magazynowej i Zaopatrzenia - obsługiwanej linii – 7,59zł/km. Łączna ilość przejechanych kilometrów na liniach w roku wynosiła wg wyliczeń 59.000 km. Wysokość dotacji liczona jako iloczyn stawki jednostkowej i ilości przejechanych kilometrów w roku, stanowiła kwotę na 2010 rok 447.810,00 zł, którą zaokrąglono do tysiąca złotych w dół na 447.000,00 zł). Przed podjęciem uchwały budżetowej w sprawie stawek jednostkowych, organ wykonawczy powinien przedłożyć organowi stanowiącemu kalkulacje, analizy, wyliczenia dotyczące ustalenia poziomu niezbędnych przychodów, kosztów świadczenia dotowanych usług oraz inne wskaźniki ekonomiczno-organizacyjne dotyczące działalności zakładu ubiegającego się o przyznanie dotacji. Takich dokumentów nie przedłożono kontrolującym do wglądu, dlatego o wyja śnienie w oparciu o jakie parametry wyliczono i przyj ęto powy ższe stawki, kontroluj ące poprosiły Burmistrza Gminy, które stanowi zał ącznik nr 96 protokołu kontroli. Zgodnie z wyjaśnieniem, organ wykonawczy takich analiz i kalkulacji dokonywał, na co wskazują wzory i wskaźniki przedstawione w treści wyjaśnienia. W zarządzeniu nr 25/08 z dnia 29 kwietnia 2008 roku, organ wykonawczy określił zgodnie z § 52 ust.2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno - prawną (Dz. U. nr 116, poz. 783), szczegółowe zasady przekazywania i rozliczania dotacji przedmiotowej dla Zakładu Gospodarki Komunalnej. Zgodnie z powyższym przekazywanie środków następowało na wniosek Dyrektora Zakładu po akceptacji Burmistrza Gminy lub upoważnionego Kierownika Referatu. Zakład zobowiązany był do rozliczenia się z dotacji w szczegółowości określonej we wzorze stanowiącym załącznik do zarządzenia. W terminie do 20-go następnego miesiąca po upływie kwartału, w którym otrzymano środki zakład sporządzał sprawozdanie z wykorzystania dotacji na formularzu określonym w przedmiotowym zarządzeniu. Termin ostatecznego rozliczenia za dany rok upływał do 31 stycznia następnego roku. Środki dotacji przedmiotowej dla zakładu budżetowego przekazywano jak niżej:

Przekazana kwota Data Nr wyci ągu Nr dok. ksi ęgowego 74.500,00 9.02.2010 30/10 1022/1 72.650,00 37.250,00 23.02.2010 41/10 1335/1 36.325,00 37.250,00 22.03.2010 63/10 2290/1 36.325,00 37.250,00 21.04.2010 85/10 3244/1 36.325,00 37.250,00 20.05.2010 105/10 4188/1 36.35,00 37.250,00 18.06.2010 125/10 5157/1 36.325,00 37.250,00 8.07.2010 140/10 5996/1 36.325,00 37.250,00 5.08.2010 160/10 6801/1 36.325,00 37.250,00 22.09.2010 195/10 8178/1 36.325,00 37.250,00 18.10.2010 213/10 9175/1 36.325,00

______172 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

37.250,00 22.11.2010 237/10 10395/2 36.325,00 Razem ; 447.000,00 x x x (dział 600 rozdz. 60004) 435.900,00 (dział 700 rozdz. 70001) Ogółem 882.900,00 Łącznie przekazana kwota dotacji w 2010 roku wynosiła 882.900,00 zł. Kwoty przekazywano miesięcznie, każdorazowo na wniosek Dyrektora Zakładu, po akceptacji przez Burmistrza Gminy. Rozliczenie wykorzystanej dotacji przedmiotowej za 2010 rok, Zakład przedkładał Gminie kwartalnie zgodnie z zapisami § 3 zarządzenia Burmistrza nr 25/08 z 29 kwietnia 2008 roku, a dniu 31 stycznia 2011 roku rozliczenie za cały 2010 rok w formie zestawienia stanowiącego wzór do cytowanego zarządzenia. Rozliczenia zawiera informację: o przedmiocie dotacji czyli działalności dotowanej (remonty bieżące, administrowanie zasobami komunalnymi i przewozów pasażerskich), jednostkę kalkulacyjną, ilość jednostek kalkulacyjnych, stawkę dotacji i kwotę dotacji. Ponadto do rozliczenia końcowego załączono szczegółowy opis wykorzystania dotacji przeznaczonej na remonty wykonane w 2010 roku. W roku 2010 Gmina nie dokonywała kontroli i oceny wykorzystania środków dotacji. Operacje przekazania i rozliczenia dotacji ewidencjonowano z pominięciem konta 224 – odzwierciedlającego wartość dotacji przekazanych danemu podmiotowi. Zapisy księgowe w tym zakresie ujmowano tylko na kontach Ma 130, Wn 810. Zakład Gospodarki Komunalnej w Żychlinie w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego za 2010 rok Rb-30 wykazał w przychodach w paragrafie 2650 planowaną kwotę dotacji 882.900,00 zł i w wykonaniu 843.302,41 zł (dotacja wykazana w kwocie netto). W części D sprawozdania- informacja o rozliczeniu kasowym z budżetem wykazano podatek VAT od otrzymanych dotacji przedmiotowych w wysokości 39.597,59 zł. Kwota wykazana w sprawozdaniu była zgodna z faktycznie przekazaną kwotą. Wg sprawozdania Rb-28S za 2010 rok w dziale 600 rozdziale 60004 w paragrafie 2650 odzwierciedlającym dotacje przedmiotowe dla zakładu budżetowego w zakresie przewozów pasażerskich, wykazano na planowaną do wykonania kwotę dotacji 447.000,00 zł, jej wykorzystanie w kwocie 447.000,00 zł i w dziale 700 rozdziale 70001 paragrafie 2650 (gospodarka mieszkaniowa), wykazano planowaną dotację w kwocie 435.900,00 zł i jej wykonanie w planowanej wysokości.

2. WPŁATY ZAKŁADÓW BUD ŻETOWYCH I GOSPODARSTW POMOCNICZYCH DO BUD ŻETU GMINY - 2010 ROK

Z planu finansowego samorządowego zakładu budżetowego na 2010 rok, różnica pomiędzy sumą planowanych przychodów powiększonych o planowany stan środków obrotowych na początek roku, a sumą planowanych wydatków powiększonych o planowany stan środków obrotowych na koniec roku, która stanowiłaby ewentualną kwotę wpłaty do budżetu jednostki samorządu terytorialnego wynosiła „0”, dlatego też, zakład nie planował i nie dokonywał wpłat zaliczkowych. Wg sprawozdania z dnia 18 lutego 2011 roku sporządzonego na dzień 31 grudnia 2010 roku i wg bilansu sporządzonego dla zakładu z dnia 31 marca 2011 roku, nie odnotowano różnicy pomiędzy faktycznym a planowanym stanem środków obrotowych na koniec roku, tj. przychody wykonane plus planowany stan środków obrotowych wynosił 9.514.420,55 zł wydatki wykonane i środki obrotowe na koniec okresu wyniosły

______173 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

9.514.420,92 zł. Wg zestawienia zmian funduszu na 31 grudnia 2010 rok w wyniku finansowym zakładu odnotowano stratę (-240.521,96 zł netto).

3. DOTACJE NA RZECZ PUBLICZNYCH SAMODZIELNYCH ZAKŁADÓW OPIEKI ZDROWOTNEJ – 2010 ROK

W okresie objętym kontrolą (i w latach poprzedzających) jednostka nie przekazywała dotacji na rzecz publicznych samodzielnych zakładów opieki zdrowotnej.

XII. INNE USTALENIA

Jednorazowy dodatek uzupełniający dla nauczycieli. Na terenie Gminy Żychlin działa osiem placówek oświatowych, tj. dwa samorządowe przedszkola, cztery szkoły podstawowe, jedno gimnazjum oraz jedno liceum, których obsługę finansową prowadzi Referat Finansowy Urzędu Gminy Żychlin. Zgodnie z art. 30 a ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (tekst jednolity z dnia 17 maja 2006 roku Dz. U. nr 97 poz.674 ze zm.) Referat Finansowy oraz Referat Kultury, Oświaty i Zdrowia, przeprowadził analizę poniesionych w roku 2010 wydatków na wynagrodzenia nauczycieli w odniesieniu do wysokości średnich wynagrodzeń oraz średniorocznej struktury zatrudnienia na poszczególnych stopniach awansu zawodowego. Do wyliczenia dodatku uzupełniającego wykorzystano program komputerowy Excel. Analiza danych zawartych w sprawozdaniu z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostkę samorządu terytorialnego, sporządzonym w dniu 3 lutego 2011 roku wykazała, że Gmina Żychlin była zobowiązana do wypłacenia dodatku jednorazowego nauczycielom dyplomowanym w łącznej wysokości 60.600,38 zł. Kontrolujące dokonały analizy wyliczeń struktury zatrudnienia oraz poniesionych kosztów wynagrodzeń nauczycieli dyplomowanych zatrudnionych w Gimnazjum w Żychlinie na podstawie dokumentów źródłowych tj. kart wynagrodzeń, angaży, umów o pracę, kart zasiłków chorobowych oraz zwolnień chorobowych. Dane w powy ższym zakresie zawarto w tabelach stanowi ącej zał ącznik nr 97 protokołu kontroli . W celu ustalenia wysokości średnich wynagrodzeń osiąganych przez nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego zatrudnionych ww. placówce oświatowej w roku 2010, kontrolowana jednostka uwzględniła w wyliczeniach składniki wynagrodzeń wynikające z art. 30 ust. 1 ustawy Karta Nauczyciela, a mianowicie: - wynagrodzenie zasadnicze, - dodatki: za wysługę lat, motywacyjny, funkcyjny, za wychowawstwo, opiekun stażu, - dodatki za warunki pracy, - godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, - dodatkowe wynagrodzenie roczne, - ekwiwalent za urlop, - nagrody ze specjalnego funduszu nagród, - odprawy emerytalne i rentowe, - wynagrodzenie za czas choroby.

______174 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Przy ustaleniu osobistej stawki wynagrodzenia zasadniczego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia inspektorzy dokonali wyliczeń według wzoru wskazanego w załączniku nr 1 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 roku w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 6 poz. 35) ze zm. Suma średnich wynagrodzeń zasadniczych nauczycieli dyplomowanych zatrudnionych we wszystkich placówkach oświatowych Gminy Żychlin wynosiła 1.759.754,11 zł, natomiast suma średnich wynagrodzeń zasadniczych Gimnazjum wynosiła 466.577,95 zł (tj. 26,51%), ponadto udział procentowy etatów nauczycieli dyplomowanych zatrudnionych w kontrolowanej jednostce w ogólnej strukturze zatrudnienia nauczycieli z ww. grupy awansu zawodowego wynosił 26,51% (łączna wielkość etaty – 34,02, wielkość etatów w Gimnazjum – 9,02). Z powyższych danych wynika, że udział procentowy wynosił 26,51% a tym samym kwota przysługującego do wypłaty dodatku uzupełniającego wynosi 16.066,00 zł (kwota do wyrównania 60.600,38 zł x 26,51%) . W wyniku powyższego stwierdzono, że wykazane sumy iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń, ustalonych dla okresów obowiązywania poszczególnych kwot bazowych w odniesieniu do nauczycieli dyplomowanych ww. placówki oświatowej, zostały wyliczone poprawnie. Wypłaty jednorazowego dodatku uzupełniającego dla nauczycieli dyplomowanych ww. placówki oświatowej na łączą kwotę 16.071,59 zł dokonano w dniu 26 stycznia 2011 roku wyciąg bankowy nr 19/2011 poz. księgowa 520/19. Różnica pomiędzy wyliczoną kwotą należną do wypłacenia a łączną wypłaconą kwotą wynosiła 5,59 zł i wynikała z zaokrągleń w wyliczeniach. Sprawozdanie z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez Gminę Żychlin przekazano wersję elektroniczną oraz papierową do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi w dniu 7 lutego 2011 roku.

W trakcie niniejszych czynności kontrolujące zebrały informacje dotyczące zadań realizowanych z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach PROW na lata 2007-2013, które zestawiono w tabeli stanowi ącej zał ącznik nr 98 protokołu kontroli. Z powyższego wynika, że kontrolowana jednostka zrealizowała cztery i rozliczyła trzy takie zadania, a mianowicie „Przebudowa budynku handlowego z przeznaczeniem na świetlicę wiejską oraz budowę zbiornika na nieczystości ciekłe w Drzewoszkach Wielkich”, „Akcja lato jako forma zorganizowania wypoczynku dla dzieci i młodzieży z obszarów wiejskich objętych Lokalną Strategią Działania” oraz „Kultura i edukacja furtką do społecznej integracji dla dzieci i młodzieży z ternu Gminy Żychlin”. Do czwartego z zadań, „Utworzenie kompleksu sportowo – rekreacyjnego w Dobrzelinie”, do którego podpisano umowę o przyznanie pomocy Gmina przygotowuje obecnie wniosek o płatność. Na dofinansowanie pierwszego z wymienionych zadań podpisano umowę pomocy nr 00051-6922-UM0500802/09 w dniu 2 września 2009 roku. W dniu 27 maja 2010 roku spisano aneks nr 1 do przedmiotowej umowy i w dniu 25 października 2010 roku aneks nr 2. Aneksy dotyczyły: pierwszy z wymienionych spisano na okoliczność wprowadzenia zmian wynikłych ze zmiany rozporządzenia nr Komisji WE, drugi natomiast spisano z uwagi na zmniejszenie kosztów zadania po przeprowadzonym postępowaniu przetargowym, co wiązało się ze zmianą wartości przyznanej pomocy do 122.312,00 zł. Przedmiotowe zadanie Gmina zrealizowała w terminach od 8 października 2009 roku do 18 grudnia 2009 roku I część zadania i od 7 kwietnia 2010 roku do 30 lipca 2010 roku

______175 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

II jego część. Wniosek o płatność beneficjent projektu złożył w dniu 27 października 2010 roku, który zweryfikowano dopiero we wrześniu 2011 roku, na co wskazują uwagi formalne przekazane Gminie przez Urząd Marszałkowski. Poprawiony wniosek Urząd Gminy przesłał w dniu 13 września 2011 roku. Przelew środków z Urzędu Marszałkowskiego na konto Gminy w wysokości 122.312,00 zł odnotowano w dniu 11 października 2011 roku. Należy zauważyć, że Gmina z uwagi na przedłużające się w czasie procedury związane z przekazem środków pomocy, zaciągnęła kredyt na sfinansowanie niniejszego zadania w wysokości 104.000,00 zł, dla którego koszty zestawiono w tabeli stanowi ącej zał ącznik nr 99 protokołu kontroli. Umowę z Urzędem Marszałkowskim w odniesieniu do drugiego z wymienionych zadań spisano w dniu 26 sierpnia 2010 roku. Zadanie zrealizowała jednostka w terminie od 19 lutego do 28 września 2010 roku. W dniu 28 września 2010 roku, Gmina złożyła wniosek o płatność, do którego UM wnosił dwukrotnie uwagi formalne – pierwsze w dniu 24 lutego 2011 roku. Gmina złożyła poprawiony wniosek w dniu 10 marca 2011 roku, do którego ponownie w dniu 4 kwietnia 2011 roku wniesiono uwagi. W dniu 8 kwietnia 2011 roku Gmina złożyła ponownie skorygowany wniosek, natomiast jego płatność w wysokości 11.223,42 zł odnotowano w dniu 22 czerwca 2011 roku. Umowę nr 00328-6930-UM050034/11 dotyczącą trzeciego z wymienionych zadań, spisano w dniu 17 czerwca 2011 roku. Zadanie zrealizowała jednostka w okresie od 4 lutego 2011 roku do 30 września 2011 roku i w dniu 30 września 2011 roku złożono do Urzędu Marszałkowskiego wniosek o płatność.

XIII. USTALENIA KO ŃCOWE. ZAŁ ĄCZNIKI.

Protokół zawiera 202 ponumerowanych i zaparafowanych stron. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w książce kontroli strona 64 pod pozycją 4/2011.

W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielały niżej wymienione osoby: 1. Grzegorz Ambroziak– Burmistrz Gminy, 2. Zbigniew Gał ązka – Zast ępca Burmistrza Gminy, 3. Emilia Rajewska – Skarbnik Gminy, 4. Genowefa Stasiak – Zast ępca Skarbnika Gminy, 5. Jacek Dobosz – Inspektor Referatu Organizacyjno – Prawnego, 6. Edyta Ledzion- Kierownik Referatu Gminne Centrum Promocji i Informacji, 7. Halina Wi śniewska – Kierownik Referatu O światy i Zdrowia, 8. Małgorzata Szyma ńska – Inspektor Referatu O światy i Zdrowia , 9. Zofia Pietrzak – Inspektor Referatu Rolnictwa, Gospodarki Gruntami i Ochrony Środowiska, 10. Łukasz Pro śniewski – Podinspektor Referatu Rolnictwa, Gospodarki Gruntami i Ochrony Środowiska, 11. Jacek Cholewa- Inspektor Referatu Budownictwa, Planowania Przestrzennego i Inwestycji, 12. Anna Szewczyk – Inspektor Referatu Budownictwa, Planowania Przestrzennego i Inwestycji, 13. Sławomira Wasi ńska – Inspektor Referatu Finansowego, 14. Alicja Dubrownik – Inspektor Referatu Finansowego, 15. Jolanta Witkowska – Inspektor Referatu Finansowego, 16. Anna Studzi ńska – Inspektor Referatu Finansowego, 17. Zofia Petera – Kasjer - Referat Finansowy, 18. Ewa Muras – Archiwista Referatu Organizacyjno – Prawnego, 19. Krzysztof Anyszka – Kierownik Referatu Budownictwa, Planowania Przestrzennego i Inwestycji.

______176 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Integralną częścią protokołu są następujące załączniki: 1. Protokół kontroli kasy Urz ędu Gminy w Żychlinie przeprowadzonej w dniu 18 pa ździernika 2011 roku. 2. Podstawowe dane dotycz ące jednostek organizacyjnych i prawnoorganizacyjne formy ich działalno ści. 3. Wyja śnienia Burmistrza Gminy w sprawie sposobu zapewnienia realizacji procedur kontroli zarz ądczej. 4. Oświadczenie Skarbnika Gminy Żychlin o zapoznawaniu na bie żą co pracowników Referatu Finansowego z regulacjami dotycz ącymi kontroli finansowej oraz testy kontrolne. 5. Informacja dotycz ąca szkole ń pracowników Referatu Finansowego w latach 2009 i 2010. 6. Kontrole w zakresie gospodarki finansowej przeprowadzone w Urz ędzie Gminy Żychlin przez inne podmioty zewn ętrzne w okresie 2008 -2010. 7. Zestawienie podstawowych warunków umów kredytów zaci ągni ętych w latach 2009- 2010 z okre śleniem trybu wynikaj ącego z Prawa zamówie ń publicznych. 8. Kredyty zaci ągni ęte na sfinansowanie planowanego deficytu bud żetu Gminy na 2010 roku. 9. Oświadczenie Skarbnika Gminy w zakresie nie zaci ągania kredytów i po życzek na spłat ę wcze śniej zaci ągni ętych kredytów i po życzek. 10. Oświadczenia Skarbnika Gminy w zakresie nie zaci ągania kredytów i po życzek na finansowanie przej ściowego deficytu bud żetu w 2009 i 2010 roku. 11. Oświadczenie Skarbnika Gminy w zakresie nie zaci ągania kredytów i po życzek na wyprzedzaj ące sfinansowanie działa ń finansowanych ze środków pochodz ących z UE. 12. Oświadczenie Skarbnika Gminy w zakresie nie udzielania por ęcze ń i gwarancji. 13. Oświadczenie Skarbnika Gminy w zakresie nie emitowania papierów warto ściowych. 14. Specyfikacja zadłu żenia Gminy Żychlin - kredyty i po życzki zaci ągni ęte w latach ubiegłych maj ące znaczenie dla długu publicznego w okresie obj ętym kontrol ą. 15. Zestawienie spłat kredytów, po życzek i odsetek w roku 2009, w roku 2010 i w I półroczu 2011 roku 16. Terminowo ść spłat kredytów i po życzek w 2009 i 2010 roku. 17. Wydruk operacji ksi ęgowych za okres od dnia 31 sierpnia 2010 roku (63 ostatnich dokumentów zaewidencjonowanych w danym dniu) do dnia 1 wrze śnia 2010 roku (46 pierwszych dokumentów zewidencjonowanych w danym dniu). 18. Test w zakresie dokumentów oraz ich ewidencji w ksi ęgach rachunkowych. 19. Testy dotycz ące skutków obni żenia górnych stawek podatkowych w podatku od nieruchomo ści. 20. Dane dotycz ące wyliczenia skutków obni żenia stawek podatkowych w podatku transportowym. 21. Testy dotycz ące skutków obni żenia stawek podatkowych w podatku od środków transportowych . 22. Wyja śnienie Skarbnika Gminy Emilii Rajewskej w sprawie wierzytelno ści wobec Spółki Mig-Ma. 23. Wyja śnienie Burmistrz Gminy Grzegorz Ambroziak, w sprawie informacji o stanie mienia komunalnego sporz ądzonej wg stanu na dzie ń 31 grudnia 2010 roku. 24. Wydruk operacji księgowych konta 030/1 dotycz ących ewidencji udziałów w spółkach prawa handlowego z 2009 roku.. 25. Tabele ACL dotycz ące sprawozdawczo ści i ewidencji ksi ęgowej za 2010 rok. 26. Wyja śnienie Skarbnika Gminy Emilii Rajewskiej w sprawie nieprawidłowo ści w zakresie operacji ksi ęgowych dokonywanych w 2010 roku. 27. Wykaz zobowi ąza ń na koncie 201 wg stanu na dzie ń 31 grudnia 2010 roku. 28. Oświadczenie Skarbnika Gminy w sprawie salda konta 201 na dzie ń 30 czerwca 2011 rok. 29. Zestawienie faktur obj ętych kontrol ą w zakresie funkcjonowania konta 201. 30. Test dotycz ący kontroli prawidłowo ści ewidencji operacji gospodarczych i finansowych. 31. Zestawienie zadeklarowanych kwot podatku dochodowego od osób fizycznych. 32. Zestawienie zobowi ąza ń wobec ZUS wg stanu na dzie ń 31 grudnia 2010 roku 33. Zestawienie wpłat składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy. 34. Zestawienie informacji INF-1 dotycz ących wska źnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Urz ędzie Miasta Rawa Mazowiecka w 2010 roku. 35. Oświadczenie Skarbnika Gminy Emilii Rajewskiej dotycz ące ksi ęgowa ń na kontach 231, 234 i 240. 36. Oświadczenie Skarbnika Gminy Emilii Rajewskiej w sprawie nie wypłacania pracownikom zaliczek zaliczonych na poczet przyszłego wynagrodzenia. 37. Dane dotycz ące przestrzegania zasad rachunkowo ści podatkowej - test.

______177 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

38. Dane dotycz ące uchwał w sprawie podatku od nieruchomo ści – test. 39. Zestawienie podatników – osoby prawne. 40. Zestawienie informacji podatkowych w podatku od nieruchomo ści osoby prawne. 41. Testy dotycz ące wymiaru podatku od nieruchomo ści – osoby prawne. 42. Zestawienie informacji wynikaj ących z analizy dokumentacji dotycz ącej wybranej do kontroli próby podatników podatku od nieruchomo ści osoby fizyczne. 43. Test dotycz ący wymiaru podatku od nieruchomo ści osoby fizyczne. 44. Prawidłowo ść udzielania ulg w zapłacie podatku od nieruchomo ści – osoby prawne. 45. Oświadczenie Burmistrza Gminy w sprawie uczestnictwa pracowników organu podatkowego w post ępowaniu o udzielenie ulg w zapłacie podatku. 46. Wykaz decyzji zastosowanych ulg i zwolnie ń z podatku od nieruchomo ści osoby fizyczne za lata 2009- 2010 oraz I półrocze 2011 rok 47. Test w zakresie prawidłowo ści udzielonych ulg i zwolnie ń. 48. Zestawienie informacji dotycz ących ulg w zapłacie podatku rolnego. 49. Zestawienie danych dotycz ących podatku od środków transportowych - osoby fizyczne. 50. Zestawienie danych dotycz ących podatku od środków transportowych - osoby prawne. 51. Testy dotycz ące podatku od środków transportowych. 52. Zestawienie informacji dotycz ących ulg w zapłacie podatku od środków transportowych. 53. Zestawienie danych prawidłowo ści pobierania opłaty targowej. 54. Oświadczenie Burmistrza w sprawie wydanych decyzji dotycz ących ulg w zapłacie podatku od środków transportowych. 55. Wyja śnienie Burmistrza Gminy w sprawie poboru opłaty targowej. 56. Dane dotycz ące windykacji podatkowej w podatku od nieruchomo ści (kontrola koordynowana WP1, WP2, WP3, WP4, WP5, WP6) 57. Wyja śnienie Burmistrza w sprawie zaniechania windykacji zaległo ści w podatku od nieruchomo ści – osoby prawne. 58. Zestawienie podj ętych działa ń windykacyjnych w stosunku do 10 najwi ększych dłu żników w podatku od nieruchomo ści osoby fizyczne wg stanu na 31 grudnia 2010 roku. 59. Wyja śnienie w sprawie podatnika nr 1048011. 60. Testy dotycz ące podj ętych działa ń windykacyjnych. 61. Zestawienie działa ń windykacyjnych podj ętych w stosunku do podatnika w podatku rolnym nr 40045 oraz wyja śnienie Burmistrza. 62. Testy dotycz ące działa ń windykacyjnych w podatkach. 63. Szczegółowe zestawienie danych uzyskanych w wyniku przeprowadzonej kontroli trybu przeprowadzenia sprzeda ży nieruchomo ści w drodze przetargu ustnego nieograniczonego. 64. Zestawienie umów u żytkowania wieczystego z wysoko ści ą naliczonych opłat na dzie ń 31 grudnia 2009 i 31 grudnia 2010 roku. 65. Zestawienie zaległo ści w opłatach z tytułu u żytkowania wieczystego. 66. Wyja śnienie Skarbnika Gminy w sprawie egzekucji nale żno ści z tytułu u żytkowania wieczystego od użytkownika nr 49 . 67. Zestawienie nieruchomo ści stanowi ących własno ść Gminy Żychlin oddanych w trwały zarz ąd ze stanem na 31 grudnia 2009 roku i 31 grudnia 2010 roku z okre śleniem opłat z tytułu trwałego zarz ądu. 68. Zestawienie umów najmu nieruchomo ści oddanych na cele nierolnicze na dzie ń 31 grudnia 2009 i 31 grudnia 2010 roku . 69. Zestawienie zaległo ści w opłatach z tytułu czynszu najmu i dzier żawy na 31 grudnia 2009 i 31 grudnia 2010 roku . 70. Zestawienie umów dzier żawy gruntów rolnych na 31 grudnia 2009 i 31 grudnia 2010 roku. 71. Zestawienie umów najmu na lokale u żytkowe zawarte w 2009 i 2010 roku. 72. Zestawienie zaległo ści w czynszu najmu lokali na 31 grudnia 2009 roku i 31 grudnia 2010 roku. 73. Testy w zakresie najmu i dzier żawy nieruchomo ści. 74. Wykaz wydanych w 2009 i 2010 roku decyzji na zaj ęcie pasa drogowego z wysoko ści ą opłat i terminem dokonania wpłat.

______178 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

75. Wyja śnienia Sekretarza Gminy Żychlin w sprawie braku ustalania opłaty z tytułu wzrostu warto ści nieruchomo ści wynikaj ących ze zmian miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego i w sprawie nie podj ęcia przez Gmin ę Żychlin uchwał w sprawie ustalenia stawki opłaty adiacenckiej. 76. Dane o finansowej i rzeczowej realizacji zada ń z zakresu pomocy społecznej. 77. Zestawienie udzielonych dotacji na rzecz podmiotów nie zaliczanych do sektora finansów publicznych. 78. Analiza danych przyj ętej do kontroli próby udzielonych dotacji dla podmiotów nie zaliczanych do sektora finansów publicznych. 79. Testy - analiza udzielonych dotacji dla organizacji pozarz ądowych - wybrana próba kontrolna. 80. Wyja śnienie Kierownika Referatu O światy i Zdrowia w sprawie refundacji kosztów poniesionych na jednego ucznia Niepublicznego Przedszkola. 81. Wyja śnienie Burmistrza Gminy Żychlin Grzegorza Ambroziaka w sprawie zaniechania przeprowadzenia kontroli w niepublicznych placówkach o światowych. 82. Zestawienie wydatkowanych środków z ZF ŚS w 2010 roku. 83. Zestawienie planu i wykonania zada ń inwestycyjnych w okresie 2009-2010 z uwzgl ędnieniem podziałki klasyfikacji bud żetowej finansowania. 84. Zestawienie zrealizowanych zada ń w latach 2009-2011. 85. Wyja śnienie Burmistrza Gminy w sprawie wyboru wykonawcy dokumentacji projektowej wodotrysku. 86. Dane dotycz ące zadania inwestycyjnego „Rewitalizacja starówki miejskiej w Żychlinie – budowa wodotrysku”. 87. Wyja śnienie w sprawie realizacji umowy nr 99/10 z dnia 10 wrze śnia 2010 roku. 88. Dane dotycz ące zadania inwestycyjnego ”Utworzenie kompleksu sportowo – rekreacyjnego cz ęść I. 89. Dane dotycz ące zadania inwestycyjnego ”Utworzenie kompleksu sportowo – rekreacyjnego cz ęść II. 90. Zestawienie składników maj ątku obj ętych ubezpieczeniem. 91. Zestawienie zwi ększe ń i zmniejsze ń składników maj ątkowych w latach 2009 – 2010. 92. Prawidłowo ść klasyfikacji środków trwałych oraz zastosowanych stawek umorzeniowych wybranych środków trwałych. 93. Testy z zakresu ewidencji składników maj ątkowych jednostki. 94. Oświadczenie Burmistrza i Skarbnika Gminy w sprawie przeprowadzonej weryfikacji sald na dzie ń 31 grudnia 2010 roku. 95. Wyja śnienie Burmistrza Gminy w sprawie terminu zawarciu umowy o pomocy finansowej. 96. Wyja śnienie Zast ępcy Burmistrza Gminy w sprawie przyj ętych parametrów i wska źników wykorzystanych do wyliczenia stawki dotacji dla samorz ądowego zakładu bud żetowego. 97. Wyliczenie jednorazowego dodatku uzupełniaj ącego dla nauczycieli dyplomowanych zatrudnionych w Gimnazjum w Żychlinie. 98. Zestawienie realizowanych i rozliczonych przez jednostk ę zada ń w ramach projektu PROW. 99. Koszty obsługi kredytu zaci ągni ętego na realizacje zadania pn. „Przebudowa budynku handlowego z przeznaczeniem na świetlic ę środowiskow ą w Drzewoszkach”. 100. Zestawienie akta kontroli.

Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i podpisano w dniu 16 grudnia 2011 roku . Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami pozostawiono w Urzędzie Gminy w Żychlinie.

______179 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ŻYCHLIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Kierownika jednostki i Skarbnika poinformowano o przysługującym mu prawie odmowy podpisania protokołu i złożenia w ciągu 3 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyjaśnień, co do przyczyn tej odmowy.

Kontrolujący: Jednostka kontrolowana:

...... (Urszula Podrażka-Krawczak)

...... (Krystyna Głąb)

………………………………………… (Ewa Chojka)

Kwituję odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli:

......

(data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej)

______180