REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI
Numer egzemplarza: 1
PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH
Jednostka kontrolowana: Gmina Rawa Mazowiecka
Termin kontroli: 2 marca - 30 kwietnia 2010 rok
Kontroluj ący Urszula Podra Ŝka – Krawczak - (imię, nazwisko, Główny inspektor stanowisko słu Ŝbowe ): Krystyna Gł ąb - Inspektor
Okres obj ęty kontrol ą 2008 - 2009 rok
WK - 601-2/4/2010 Numer i data upowa Ŝnienia: z dnia 9 lutego 2010 roku
Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz. U. nr 112, poz.1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
I. INFORMACJE WST ĘPNE
DANE O JEDNOSTCE
Gmina Rawa Mazowiecka połoŜona jest w województwie łódzkim, w zachodniej części powiatu rawskiego. Gmina obejmuje 54 miejscowości skupionych w 38 sołectwach, zajmujących obszar 163 km 2, który zamieszkuje około 8.790 osób. Przez teren gminy przebiega wiele waŜnych szlaków komunikacji samochodowej, a ich korzystny układ oraz bliskość miast Łodzi i Warszawy sprawiają, Ŝe obszary połoŜone przy szlakach komunikacyjnych stają się atrakcyjnymi terenami dla inwestorów, co jest atutem dla rozwoju małej i średniej przedsiębiorczości na terenie gminy. Liczba bezrobotnych według stanu na dzień 31 grudnia 2009 roku wynosiła 297 osoby, co stanowiło wskaźnik stopy bezrobocia 3,38%. Adres siedziby Urzędu Gminy: Urząd Gminy w Rawie Mazowieckie ul. Aleja Konstytucji 3 Maja 32 96 200 Rawa Mazowiecka woj. łódzkie Nr regon dla Urzędu Gminy – 000547879 Nr regon dla Gminy 750148420 Nr NIP dla Urzędu Gminy – 835 10 18 610 Nr NIP dla Gminy 8351543055 Przedmiotowa kontrola ma charakter kontroli kompleksowej, obejmującej prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Rawa Mazowiecka. PODSTAWOWE WSKA ŹNIKI FINANSOWE
Do obliczenia wskaźników wykorzystano dane pochodzące ze sprawozdań finansowych za lata 2008 – 2009, sporządzonych przez Gminę Rawa Mazowiecka na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budŜetowej, w tym: Rb 27S Sprawozdanie z wykonania planu dochodów budŜetowych, Rb 28S Sprawozdanie z wykonania planu wydatków budŜetowych, Rb NDS Sprawozdanie o nadwyŜce/deficycie, Rb Z Sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłuŜnych oraz gwarancji i poręczeń. 2008 rok Wskaźniki budŜetowe
Wskaźnik WB1 udział dochodów bieŜących w dochodach ogółem wynosił 0,9385
Db dochody bieŜące – 16.489.221,70 zł,
DO dochody ogółem – 17.569.513,81 zł.
Wskaźnik WB2 udział dochodów własnych w dochodach ogółem wynosił 0,3134
Dw dochody własne – 5.506.531,84 zł,
______2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
DO dochody ogółem – 17.569.513,81 zł. NadwyŜka operacyjna wynosiła 2.265.683,71 zł
NO = D b – W b
Db – dochody bieŜące – 16.489.221,70 zł,
Wb – wydatki bieŜące – 14.223.537,99 zł.
Wskaźnik WB3 udział nadwyŜki operacyjnej w dochodach ogółem wynosił 0,1289
NO nadwyŜka operacyjna 2.265.683,71 zł,
DO dochody ogółem 17.569.513,81 zł.
Wskaźnik WB4 udział wydatków majątkowych w wydatkach ogółem wynosił 0,1480
Wm wydatki majątkowe – 2.470.617,65 zł,
WO wydatki ogółem – 16.694.155,64 zł.
Wskaźnik WB5 obciąŜenie wydatków bieŜących wydatkami na wynagrodzenia wynosił 0,4319
Ww wydatki na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń – 6.143.803,84 zł,
Wb wydatki bieŜące – 14.223.537,99 zł.
Wskaźnik WB6 udział nadwyŜki operacyjnej i dochodów ze sprzedaŜy majątku w dochodach ogółem wynosił 0,1317
NO nadwyŜka operacyjna – 2.265.683,71 zł,
Sm dochody ze sprzedaŜy majątku – 47.725,00 zł,
DO dochody ogółem 17.569.513,81 zł.
Wskaźnik WB7 wskaźnik samofinansowania wynosił 1,3543
NO nadwyŜka operacyjna – 2.265.683,71 zł,
Dm dochody majątkowe – 1.080.292,11 zł,
Wm wydatki majątkowe – 2.470.617,65 zł. Wskaźniki na mieszkańca
Wskaźnik WL2 – nadwyŜka operacyjna na mieszkańca (według liczby mieszkańców na dzień 31 grudnia danego roku) wynosił 262,65 zł
______3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
NO – nadwyŜka operacyjna – 2.265.683,71 zł, L – liczba mieszkańców Gminy Rawa Mazowiecka – 8.626 osób. Wskaźniki dla zobowiązań
Wskaźnik WZ1 – udział zobowiązań ogółem w dochodach ogółem wynosił 0,0078
ZO – zobowiązania ogółem – 136.441,78 zł,
DO – dochody ogółem – 17.569.513,81 zł.
Wskaźnik WZ2 – udział zobowiązań ogółem, bez zobowiązań na projekty unijne, w dochodach ogółem wynosił 0,0078
ZO UE – zobowiązania ogółem bez zobowiązań na projekty unijne – 136.441,78 zł,
DO – dochody ogółem – 17.569.513,81 zł.
Wskaźnik WZ3 – obciąŜenie dochodów ogółem obsługą zadłuŜenia wynosił 0,0432
O – odsetki od zaciągniętych kredytów i poŜyczek – 4.645,54 zł, R – spłata rat kapitałowych od zaciągniętych kredytów i poŜyczek – 755.086,22 zł,
DO – dochody ogółem – 17.569.513,81 zł.
Wskaźnik WZ4 – obciąŜenie dochodów ogółem obsługą zadłuŜenia bez zobowiązań na projekty unijne wynosił 0,0432
O – odsetki od zaciągniętych kredytów i poŜyczek – 4.645,54 zł, R UE – spłata rat kapitałowych od zaciągniętych kredytów i poŜyczek bez rat kapitałowych na projekty unijne – 755.086,22 zł,
DO – dochody ogółem – 17.569.513,81 zł.
Wskaźnik WZ6 – obciąŜenie dochodów bieŜących wydatkami bieŜącymi i obsługą zadłuŜenia wynosił 0,0460
O – odsetki od zaciągniętych kredytów i poŜyczek – 4.645,54 zł, R – spłata rat kapitałowych od zaciągniętych kredytów i poŜyczek – 755.086,22 zł,
Db – dochody bieŜące – 16.494.935,70 zł.
Wskaźnik WZ7 – udział zobowiązań wymagalnych w zobowiązaniach ogółem wynosił 0,00
______4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zw– zobowiązania wymagalne – 0,00 zł,
ZO– zobowiązania ogółem – 136.441,78 zł. 2009 rok Wskaźniki budŜetowe
Wskaźnik WB1 udział dochodów bieŜących w dochodach ogółem wynosił 0,9827
Db dochody bieŜące – 17.615.901,28 zł,
DO dochody ogółem – 17.925.363,37 zł.
Wskaźnik WB2 udział dochodów własnych w dochodach ogółem wynosił 0,3461
Dw dochody własne – 6.081.460,00 zł,
DO dochody ogółem – 17.569.513,81 zł. NadwyŜka operacyjna wynosiła 1.534.174,03 zł
NO = D b – W b
Db – dochody bieŜące – 17.615.901,28 zł,
Wb – wydatki bieŜące – 16.081.727,25 zł.
Wskaźnik WB3 udział nadwyŜki operacyjnej w dochodach ogółem wynosił 0,0873
NO nadwyŜka operacyjna 1.534.174,03 zł,
DO dochody ogółem 17.569.513,81 zł.
Wskaźnik WB4 udział wydatków majątkowych w wydatkach ogółem wynosił 0,1016
Wm wydatki majątkowe – 1.817.946,13 zł,
WO wydatki ogółem – 17.899.673,38 zł.
Wskaźnik WB5 obciąŜenie wydatków bieŜących wydatkami na wynagrodzenia wynosił 0,4420
Ww wydatki na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń – 7.107.382,58 zł,
______5 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wb wydatki bieŜącej – 16.081.727,25 zł.
Wskaźnik WB6 udział nadwyŜki operacyjnej i dochodów ze sprzedaŜy majątku w dochodach ogółem wynosił 0,0865
NO nadwyŜka operacyjna – 1.534.174,03 zł,
Sm dochody ze sprzedaŜy majątku – 16.380,00 zł,
DO dochody ogółem – 17.925.363,37 zł.
Wskaźnik WB7 wskaźnik samofinansowania wynosił 1,0141
NO nadwyŜka operacyjna – 1.534.174,03 zł,
Dm dochody majątkowe – 309.462,09 zł,
Wm wydatki majątkowe – 1.817.946,13 zł. Wskaźniki na mieszkańca
Wskaźnik WL2 – nadwyŜka operacyjna na mieszkańca (według liczby mieszkańców na dzień 31 grudnia danego roku) wynosił 174,54 zł
NO – nadwyŜka operacyjna – 1.534.174,03 zł, L – liczba mieszkańców Gminy Rawa Mazowiecka – 8.790 osób. Wskaźniki dla zobowiązań
Wskaźnik WZ1 – udział zobowiązań ogółem w dochodach ogółem wynosił 0,0074
ZO – zobowiązania ogółem – 133.221,19 zł,
DO – dochody ogółem – 17.925.363,37 zł.
Wskaźnik WZ2 – udział zobowiązań ogółem, bez zobowiązań na projekty unijne, w dochodach ogółem wynosił 0,0074
ZO UE – zobowiązania ogółem bez zobowiązań na projekty unijne – 133.221,19 zł,
DO – dochody ogółem – 17.925.363,37 zł.
Wskaźnik WZ3 – obciąŜenie dochodów ogółem obsługą zadłuŜenia wynosił 0,0056
O – odsetki od zaciągniętych kredytów i poŜyczek – 8.359,28 zł,
______6 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
R – spłata rat kapitałowych od zaciągniętych kredytów i poŜyczek – 92.034,91 zł,
DO – dochody ogółem – 17.925.363,37 zł.
Wskaźnik WZ4 – obciąŜenie dochodów ogółem obsługą zadłuŜenia bez zobowiązań na projekty unijne wynosił 0,0056
O – odsetki od zaciągniętych kredytów i poŜyczek – 8.359,28 zł, R UE – spłata rat kapitałowych od zaciągniętych kredytów i poŜyczek bez rat kapitałowych na projekty unijne – 92.034,91 zł,
DO – dochody ogółem – 17.925.363,37 zł.
Wskaźnik WZ6 – obciąŜenie dochodów bieŜących wydatkami bieŜącymi i obsługą zadłuŜenia wynosił 0,9186
Wb – wydatki bieŜące – 16.081.727,25 zł, R – spłata rat kapitałowych od zaciągniętych kredytów i poŜyczek – 92.034,91 zł, O – odsetki od zaciągniętych kredytów i poŜyczek – 8.359,28 zł,
Db – dochody bieŜące – 17.615.900,88 zł.
Wskaźnik WZ7 – udział zobowiązań wymagalnych w zobowiązaniach ogółem wynosił 0,00
Zw– zobowiązania wymagalne – 0,00 zł,
ZO– zobowiązania ogółem – 133.221,19 zł. Wyliczenie wskaźnika zadłuŜenia określonego w art. 243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych dla 2009 roku – Gmina Rawa Mazowiecka. Wzór:
gdzie poszczególne symbole oznaczają: R planowaną na rok budŜetowy łączną kwotę z tytułu spłaty rat kredytów i poŜyczek, o których mowa w art. 89 ust. 1 pkt 2 4 oraz art. 90, oraz wykupów papierów wartościowych emitowanych na cele określone w art. 89 ust. 1 pkt 2 4 oraz art. 90, O planowane na rok budŜetowy odsetki od kredytów i poŜyczek, o których mowa w art. 89 ust. 1 i art. 90, odsetki i dyskonto od papierów wartościowych emitowanych na cele określone w art. 89 ust. 1 i art. 90 oraz spłaty kwot wynikających z udzielonych poręczeń i gwarancji,
______7 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
D dochody ogółem budŜetu w danym roku budŜetowym, Db dochody bieŜące, Sm dochody ze sprzedaŜy majątku, Wb wydatki bieŜące, n rok budŜetowy, na który ustalana jest relacja, n 1 rok poprzedzający rok budŜetowy, n 2 rok poprzedzający rok budŜetowy o dwa lata, n 3 rok poprzedzający rok budŜetowy o trzy lata. Dane do wyliczenia wskaźnika zadłuŜenia: Symbol ROK (wartość w zł) 2006 2007 2008 2009 (n 3) (n 2) (n 1) (n) R 92.034,91 O 30.000,00 D 14.570.391,00 15.958.353,54 17.469.229,50 17.925.363,37 Db 14.340.891,00 15.939.733,54 16.880.894,70 Sm 8.390,00 7.240,00 440.000,00 Wb 14.600.178,61 12.591.929,51 15.018.112,50
Wyliczenie wg ww. wzoru: (92.034,91 + 30.000,00 ) : 17.925.363,37 ≤ 1/3 * {((16.880.894,70 + 440.000,00 – 15.018.112,50): 17.469.229,50) + ((15.939.733,54 + 7.240,00 – 12.591.929,51): 15.958.353,54) + ((14.340.891,00 + 8.390,00 – 14.600.178,61): 14.570.391,00))} Wynik: 0,007 ≤ 1/3* (0,132 + 0,210 0,017) Wskaźnik zadłuŜenia na rok 2009 wynosił 0,007 ≤ 0,325
II. USTALENIA OGÓLNE
1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI
Przewodnicz ący rady gminy Przewodniczącym Rady Gminy Rawa Mazowiecka jest Tadeusz Pazurek wybrany w dniu 22 listopada 2006 roku, co stwierdzała uchwała Rady Gminy nr I/1/06 z dnia 22 listopada 2006 roku. Wiceprzewodniczącymi Rady zostały: Anna Grabarz i Wiesława Klimczak wybrane uchwałą nr I/2/06 z dnia 22 listopada 2006 roku.
______8 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wójt, burmistrz, prezydent i ich zast ępcy Wójtem Gminy Rawa Mazowiecka jest Krzysztof Starczewski , ponownie wybrany w wyborach bezpośrednich w dniu 12 listopada 2006 roku (zaświadczenie Gminnej Komisji Wyborczej w Rawie Mazowieckiej z dnia 13 listopada 2006 roku).
Skarbnik gminy W dniu 27 marca 1990 roku uchwałą nr III/12/90 Rady Gminy w Rawie Mazowieckiej funkcję Skarbnika Gminy powierzono Barbarze Lipiec .
Sekretarz gminy Sekretarzem Gminy Rawa Mazowiecka od dnia 6 grudnia 2002 roku jest Anna Jakubiak , powołana uchwałą nr II/3/2002 Rady Gminy w Rawie Mazowieckiej z dnia 6 grudnia 2002 roku. Z dniem 1 stycznia 2009 roku podstawą zatrudnienia Sekretarza jest umowa o pracę.
2. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNO ŚCI
Zgodnie z zapisami rozdziału II Statutu Gminy (wprowadzonego uchwałą nr III/19/2002 Rady Gminy z dnia 30 grudnia 2002 roku), na terenie Gminy funkcjonują następujące jednostki organizacyjne: - Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Rawie Mazowieckiej powołany uchwałą nr VIII/37/90 Gminnej Rady Narodowej w Rawie Mazowieckiej z dnia 9 marca 1990 roku działający jako jednostka budŜetowa, obsługa księgowa jest prowadzona w siedzibie tej jednostki, - Gminny Zespół ds. Oświaty Kultury i Sportu w Rawie Mazowieckiej powołany uchwałą nr 42/95 Rady Gminy w Rawie Mazowieckiej z dnia 20 grudnia 1995 roku – jednostka budŜetowa, która wykonuje obsługę administracyjną i księgową placówek oświatowych działających na terenie Gminy. - Gminny Zakład ds. Eksploatacji Wodociągów i Kanalizacji w Rawie Mazowieckiej powołany uchwałą nr XII/101/98 Rady Gminy w Rawie Mazowieckiej z dnia 31 marca 1998 roku – zakład budŜetowy, - Zespół Szkół Ogólnokształcących w Boguszycach powołany uchwałą nr VII/55/99 Rady Gminy w Rawie Mazowieckiej z dnia 30 marca 1999 roku – jednostka budŜetowa, - Zespół Szkół Ogólnokształcących w Kurzeszynie powołany uchwałą nr VII/56/99 Rady Gminy w Rawie Mazowieckiej z dnia 30 marca 1999 roku – jednostka budŜetowa, - Zespół Szkół Ogólnokształcących w Starej Wojskiej powołany uchwałą nr VII/57/99 Rady Gminy w Rawie Mazowieckiej z dnia 30 marca 1999 roku – jednostka budŜetowa, - Szkoła Podstawowa w Kaleniu powołana uchwałą nr Rady Gminy w Rawie Mazowieckiej z dnia – jednostka budŜetowa, która została zlikwidowana z dniem 31 sierpnia 2007 roku uchwałą nr VI/36/07 Rady Gminy Rawa Mazowiecka z dnia 5 kwietnia 2007 roku, - Szkoła Podstawowa w Konopnicy, przekształcona z dniem 1 września 1999 roku w sześcioklasową Szkołę Podstawową na podstawie uchwały Rady Gminy w Rawie Mazowieckiej nr VI/31/99 z dnia 12 marca 1999 roku, działająca jako jednostka budŜetowa,
______9 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- Szkoła Podstawowa w Pukininie, przekształcona z dniem 1 września 1999 roku w sześcioklasową Szkołę Podstawową na podstawie uchwały Rady Gminy w Rawie Mazowieckiej nr VI/33/99 z dnia 12 marca 1999 roku, działająca jako jednostka budŜetowa,, - Szkoła Podstawowa w Rossosze, przekształcona z dniem 1 września 1999 roku w sześcioklasową Szkołę Podstawową na podstawie uchwały Rady Gminy w Rawie Mazowieckiej nr VI/34/99 z dnia 12 marca 1999 roku, działająca jako jednostka budŜetowa, - Gminna Biblioteka Publiczna w Kurzeszynie wraz z filiami w: Boguszycach, Hucie Wałowskiej oraz w Kaleniu, przekształcona z gminnej jednostki organizacyjnej w samorządową instytucje kultury uchwałą nr XXXVII/192/06 z dnia 22 czerwca 2006 roku Rady Gminy Rawa Mazowiecka, którą wpisano do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez gminę, pod pozycją 1,dla której prowadzone są odrębne księgi rachunkowe.
3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE
Statut gminy W dniu 30 grudnia 2002 roku Rada Gminy Rawa Mazowiecka uchwałą nr III/19/2002 przyjęła statut gminy, opublikowany w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 122, poz. 1237 z dnia 14 maja 2003 roku. Statut w swej treści zawiera postanowienia ogólne, określa ustrój gminy, organizację wewnętrzną rady, tryb pracy rady, jednostki pomocnicze, zasady i tryb działania komisji rewizyjnej, zasady działania klubów radnych, tryb pracy Wójta, zasady dostępu i korzystania przez obywateli z dokumentów rady, komisji i wójta. Analiza zapisów zawartych w statucie Gminy wykazała, Ŝe nie zaktualizowano w nim informacji w zakresie wykazu jednostek organizacyjnych działających na terenie Gminy Rawa Mazowiecka, który stanowił załącznik do niniejszego statutu. W przedmiotowym wykazie ujęto jednostkę oświatową tj. Szkołę Podstawową w Kaleniu, która została zlikwidowana z dniem 31 sierpnia 2007 roku uchwałą nr VI/36/07 Rady Gminy Rawa Mazowiecka z dnia 5 kwietnia 2007 roku. W trakcie trwania kontroli Rada Gminy Rawa Mazowiecka uchwałą nr XLI/237/10 z dnia 31 marca 2010 roku wniosła zmiany do załącznika nr 1 Statutu Gminy Rawa Mazowiecka wykreślając z wykazu jednostek organizacyjnych ww. placówkę oświatową.
Regulamin organizacyjny urz ędu W okresie objętym kontrolą, organizację i zasady funkcjonowania urzędu określał regulamin organizacyjny, wprowadzony zarządzeniem nr 1/2003 Wójta Gminy Rawa Mazowiecka z dnia 2 stycznia 2003 roku. W dniu 30 grudnia 2009 roku Wójt Gminy zarządzeniem nr 44/2009 wprowadził nowy regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Rawa Mazowiecka.
Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Rada Gminy nie określiła zasad nabywania, zbywania i obciąŜania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierŜawienia lub wynajmowania na czas oznaczony dłuŜszy niŜ trzy lata lub na czas nieoznaczony. KaŜdorazowo taką operację gospodarczą poprzedzała stosowna uchwała organu stanowiącego, zgodnie z art. 18 ust.2 pkt 9 lit. a ustawy z
______10 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 roku Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.).
Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego warto ści maj ątkowych pochodz ących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł Zgodnie z art. 15a ust 2 ustawy z dnia 16 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu wprowadzeniu do obrotu finansowego wartości majątkowych, pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (tekst jednolity z 2003 roku Dz. U. nr 153, poz.1505), jednostka opracowała i wprowadziła w Ŝycie zarządzeniem Wójta nr 5/2006 z dnia 20 grudnia 2006 roku „Instrukcję w sprawie postępowania w przypadkach podejrzenia wprowadzenia do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz finansowaniu terroryzmu” i ustanowiła koordynatora ds. współpracy z GIIF w osobie Anny Jakubiak Sekretarza Gminy.
4. UNORMOWANIA W ZAKRESIE KONTROLI WEWN ĘTRZNEJ (FINANSOWEJ ).
Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne. W okresie objętym kontrolą tj. w latach 2008 2009 w Urzędzie Gminy Rawa Mazowiecka obowiązywały procedury kontroli finansowej wprowadzone w Ŝycie zarządzeniem nr 37/2003 Wójta Gminy Rawa Mazowiecka z dnia 31 grudnia 2003 roku. Opisywały one zasady kontroli wszystkich obszarów działalności jednostki, a mianowicie: gromadzenie środków publicznych, zaciąganie zobowiązań i rozdysponowanie środków publicznych oraz gospodarowanie mieniem, badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymagalnym. Zakresem kontroli finansowej ponadto objęto: przyjęte struktury organizacyjne powiązane zakresami czynności, przestrzeganie wewnętrznych unormowań jednostki, udzielanie zamówień publicznych, planowanie i realizację inwestycji. Ponadto elementy wewnętrznej kontroli finansowej funkcjonującej w Urzędzie Gminy Rawa Mazowiecka, zawarto w niŜej wymienionej dokumentacji: - w regulaminie organizacyjnym wprowadzonym w Ŝycie zarządzeniem Wójta Gminy Rawa Mazowiecka nr 1/2003 z dnia 2 stycznia 2003 roku, zmienionym zarządzeniem nr 44/09 Wójta Gminy z dnia 30 grudnia 2009 roku, - w zarządzeniu nr 8/2006 Wójta Gminy Rawa Mazowiecka z dnia 27 marca 2006 roku w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości dla Urzędu Gminy Rawa Mazowiecka wraz ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniem nr 48/07 z dnia 28 grudnia 2007 roku. W dniu 30 grudnia 2008 roku zarządzeniem nr 47/2008 Wójt Gminy Rawa Mazowiecka wprowadził nowe zasady rachunkowości, które obowiązywały od dnia 1 stycznia 2009 roku, - w instrukcji obiegu dokumentów w Urzędzie Gminy w Rawie Mazowieckiej stanowiącej załączniki: nr 4 do zarządzenia nr 8/2006 Wójta Gminy Rawa Mazowiecka z dnia 27 marca 2006 roku oraz nr 5 do zarządzenia nr 48/07 Wójta Gminy Rawa Mazowiecka z dnia 28 grudnia 2007 roku, - instrukcji kasowej stanowiącej załączniki: nr 5 do zarządzenia nr 8/2006 Wójta Gminy Rawa Mazowiecka z dnia 27 marca 2006 roku oraz nr 6 do zarządzenia nr 48/07 Wójta Gminy Rawa Mazowiecka z dnia 28 grudnia 2007 roku,
______11 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- w zarządzeniu nr 63/04 Wójta Gminy Rawa Mazowiecka z dnia 31 grudnia 2004 roku wprowadzającym instrukcję w sprawie zasad i sposobu inwentaryzacji aktywów i pasywów w Urzędzie Gminy Rawa Mazowiecka. Z wyŜej wymienionych dokumentów wynika, Ŝe czynności kontrolne są prowadzone na kaŜdym etapie danej operacji gospodarczej (etap wstępny, bieŜący i następny), oraz opisują sposób ich dokumentowania, tj. na etapie wstępnym – analiza wydatku, który kaŜdorazowo akceptuje Skarbnik Gminy i kierownik jednostki. Na etapie bieŜącym – kontrolę sprawują pracownicy w ramach kontroli funkcjonalnej, zgodnie z zakresami czynności. Zgodnie z zapisami § 8 instrukcji obiegu dokumentów księgowych, kontrola merytoryczna dokonywana jest przez pracowników posiadających upowaŜnienia i pełnomocnictwa udzielone przez Wójta. Wykaz osób upowaŜnionych do kontroli dokumentów pod względem merytorycznym stanowił załącznik nr 1 do przedmiotowej instrukcji. Kontrolę formalno – rachunkową faktur i rachunków, sprawują pracownicy referatu finansowego (wykaz osób stanowił załącznik nr 2 do przedmiotowej instrukcji), następnie są one zatwierdzane do wypłaty przez Wójta i Skarbnika Gminy lub osoby upowaŜnione w formie przelewu bankowego lub gotówki. Zgodnie z art. 45 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych, głównym księgowym skarbnikiem jest pracownik, któremu kierownik powierzył min. wykonywanie dyspozycji środkami pienięŜnymi. I takie kompetencje posiada Skarbnik Gminy w Rawie Mazowieckiej. Zapis o zatwierdzaniu przez Skarbnika dokumentów do wypłaty jest, więc niezgodny z postanowieniami powyŜej cytowanego aktu prawnego, wykonuje on, bowiem tylko dyspozycje kierownika jednostki. Na etapie następnym – kontrola sprawowana jest przez Skarbnika i podinspektora referatu finansowego. Kontroli dokumentów pod względem zgodności z prawem projektów aktów prawnych i innych dokumentów dokonuje radca prawny. Pozostali pracownicy sprawują czynności kontrolne wg przyjętych odpowiedzialności i zakresów czynności. Na podstawie niniejszych procedur Wójt Gminy powierzył na piśmie poszczególnym pracownikom obowiązki i odpowiedzialność w zakresie kontroli prawidłowości merytorycznej dokumentacji, dotyczącej operacji gospodarczych i finansowych. W rozdziałach od II V regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy określono zakresy działania i kompetencje kierownictwa i poszczególnych komórek organizacyjnych w tym Skarbnika oraz pracowników referatu finansowego w zakresie kontroli. Na postawie dokumentacji znajdującej się w aktach osobowych Barbary Lipiec Skarbnika Gminy Rawa Mazowiecka ustalono, Ŝe spełnia ona wymogi określone w art. 54 ust.2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1240). Kierownik jednostki nie powierzył na piśmie Skarbnikowi Gminy obowiązków i odpowiedzialności w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki. W konfrontacji zadań określonych dla pracowników referatu finansowego wynikających z działu V § 14 regulaminu organizacyjnego oraz zadań wynikających z zakresów czynności dla: Ewy Chojeckiej, BoŜeny Plichty, Jadwigi Małgorzaty Dobrosz, Marleny Rudzkiej i Magdaleny Machnickiej, stwierdzono Ŝe są one spójne. Na podstawie ww. próby stwierdzono, Ŝe u wszystkich osób ustalono zastępstwa w przypadku nieobecności poszczególnych pracowników. Jak wynika z przedłoŜonego oświadczenia przez Skarbnika Gminy Barbarę Lipiec, pracownicy referatu finansowego na bieŜąco byli zapoznawani z obowiązującymi w jednostce regulacjami w zakresie kontroli finansowej. Brak adnotacji potwierdzającej fakt wykonania powyŜszej czynności. Przedmiotowe oświadczenie stanowi załącznik nr 2 do protokołu kontroli. Podczas niniejszej kontroli, zebrano informacje dotyczącą szkoleń, w których uczestniczyli pracownicy Referatu Finansowego oraz Skarbnik Gminy. Przedmiotowa informacja dotyczy 2009 roku i stanowi załącznik nr 3 do protokołu kontroli.
______12 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zarządzeniem nr 24/2004 Wójta Gminy Rawa Mazowiecka z dnia 30 czerwca 2004 roku wprowadzono instrukcje kancelaryjną ustaloną rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku (Dz. U. nr 112, poz. 1319 ze zm.) w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych. Wpływająca korespondencja do kancelarii jednostki, ewidencjonowana jest na nośnikach elektronicznych w systemie Doue Safe pod datą wpływu. Oznaczona numerem rejestrowym dokumentacja zostaje przekazana kierownikowi jednostki lub osobie upowaŜnionej, gdzie podlega segregacji i przydzieleniu merytorycznemu pracownikowi celem dokonania dalszych czynności kontrolnych. WyŜej opisana rejestracja nie obejmuje faktur i rachunków, które wpływają bezpośrednio do referatu finansowego. Zasady obiegu wpływających faktur, rachunków, not księgowych oraz dowodów przekazania rzeczowych składników majątku do referatu finansowego, zostały opisane w rozdziale V Instrukcji obiegu dokumentów księgowych, która obowiązuje w Urzędzie Gminy Rawa Mazowiecka. W wyniku analizy zapisów ww. instrukcji oraz informacji udzielonych przez Skarbnika Gminy, wynika Ŝe faktury i rachunki bezpośrednio wpływające do komórki księgowości nie są rejestrowane oraz nie posiadają daty ich wpływu do jednostki. PowyŜsze rozwiązanie nie zabezpiecza interesu Gminy w przypadkach ewentualnego dochodzenia roszczeń z tytułu nie zachowania terminu płatności. Dokumenty księgowe opisane i sprawdzone pod względem merytorycznym przez osoby upowaŜnione, przekazywane są pracownikowi księgowości, który bada je pod względem formalnym i rachunkowym. Sprawdzone merytorycznie i rachunkowo dokumenty zatwierdza do wypłaty Wójt i Skarbnik Gminy lub osoby upowaŜnione. Po dokonaniu autoryzacji operacji księgowej za pośrednictwem kasy lub banku, na dowodzie stanowiącym podstawę dokonania zapłaty, umieszcza się klauzule, informującą o uregulowaniu zobowiązania. Zrealizowane dowody księgowe przekazywane są do komórki księgowości celem ich dekretacji i ujęcia w urządzeniach księgowości analitycznej i syntetycznej. Przedmiotowa instrukcja w rozdziale VI opisuje zasady sporządzania i zatwierdzania dokumentacji dotyczącej wypłaty wynagrodzeń pracownikom oraz wskazuje osoby podpisujące sporządzone listy płac. Elementy prawidłowo wystawionego i skontrolowanego dowodu księgowego, który podlega ewidencji w księgach rachunkowych jednostki, wyszczególniono w rozdziale II i III Instrukcji obiegu dokumentów księgowych. Kontrolujące dokonały szczegółowej analizy przyjętych zasad obiegu dokumentów księgowych w konfrontacji z funkcjonującym w kontrolowanej jednostce przepływem dokumentacji (po jednym dla wybranego rodzaju), a mianowicie: polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 114/09 z dnia 8 grudnia 2009 roku (poz. księgowa 886/12), faktura nr 12/2009 z dnia 10 grudnia 2009 roku (poz. księgowa 905/11), raport kasowy nr 56/2009 z dnia 17 grudnia 2009 roku (poz. księgowa 890/1), polecenie księgowania z dnia 25 listopada 2009 roku (poz. księgowa 828/9). Analiza ww. dokumentacji wykazała, Ŝe na fakturze nr 12/2009 roku z dnia 8 grudnia 2009 roku nie odnotowano informacji o dniu i formie zapłaty zobowiązania. Kontroli prawidłowości rejestracji wpływających do jednostki dokumentów i czy dokumenty stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych spełniają wymagania określone w instrukcji, dokonano w oparciu o zaewidencjonowane dokumenty (ostanie dziesięć) z miesięcy: kwietnia i listopada 2009 roku oraz pierwszych dziesięciu z czerwca 2009 roku – łącznie skontrolowano 34 dokumenty, które zestawiono w tabelach stanowiących załącznik nr 10 oraz w tabelach dotyczących realizacji inwestycji. Wnioski z przeprowadzonej analizy zamieszczono w rozdziale IV „Rozrachunki i roszczenia”.
______13 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontrolę przestrzegania przepisów ustawy o finansach publicznych w zakresie wewnętrznej kontroli finansowej przeprowadzono w oparciu o testy kontrolne stanowiące załącznik nr 4 do protokołu kontroli.
5. KONTROLE ZEWN ĘTRZNE
Kontrole przeprowadzone przez RIO W dniach od 30 stycznia do 22 marca 2006 roku, kontrolę kompleksową gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Urzędzie Gminy Rawa Mazowiecka, przeprowadzili inspektorzy RIO w Łodzi na podstawie upowaŜnienia Prezesa RIO nr WK 601/2/15/2006.
Kontrole przeprowadzone w zakresie gospodarki finansowej przez inne podmioty - lata 2008 - 2009 Inspektorzy Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi w dniu 27 marca 2008 roku przeprowadzili kontrolę w zakresie realizacji zadań: „Budowa boiska sportowego w Wołuczy”, „Odnowa wsi” oraz „Zachowanie i ochrona dziedzictwa kulturowego”. W dniach 20 maja 2008 roku oraz 20 sierpnia 2008 roku pracownicy Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi przeprowadzili kontrolę w zakresie realizacji projektu przebudowy systemu informatycznego w Urzędzie Gminy Rawa Mazowiecka w ramach ZPORR. Inspektorzy Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi w dniach 18 19 maja 2009 roku przeprowadzili kontrolę w zakresie realizacji projektu w ramach SPO ROL pn. „Przebudowa straŜnicy w Kaleniu”. Kontrolę realizacji umowy nr UWB/000009/15/D, której przedmiotem było dofinansowanie pilotaŜowego programu „Uczeń na wsi pomoc w zdobyciu wykształcenia przez osoby niepełnosprawne zamieszkujące gminy wiejskie” przeprowadzili inspektorzy Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w dniu 4 września 2009 roku.
6. BANK WYKONUJ ĄCY OBSŁUGĘ BANKOW Ą JEDNOSTKI
Wybór banku Rachunki bieŜące i rozliczenia pienięŜne kontrolowanej jednostki prowadzi Bank Spółdzielczy Mszczonów Oddział Rawa Mazowiecka wskazany uchwałą Rady Gminy nr IV/18/06 z dnia 28 grudnia 2006 roku. W dniu 31 grudnia 2009 roku upływał termin obowiązywania umowy na obsługę bankową Gminy Rawa Mazowiecka, w związku z czym Skarbnik skierowała pismo do Wójta Gminy z propozycją ponownego wyboru tego samego banku z uwagi na dotychczasowo prowadzoną bezkosztową obsługę bankową. Na wniosek Wójta Gminy Rawa Mazowiecka w dniu 30 grudnia 2009 roku została podpisana umowa pomiędzy Bankiem Spółdzielczym w Mszczonowie, a Urzędem Gminy w Rawie Mazowieckiej, której przedmiotem było prowadzenie rachunku bankowego bieŜącego i rachunków pomocniczych na okres 4 lat. Przyjęte warunki przedmiotowej umowy zachowywały bezkosztową obsługę bankową.
______14 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Rachunki bankowe Wielkość środków finansowych gromadzonych na poszczególnych rachunkach bankowych na dzień 31 grudnia 2009 roku obrazuje poniŜsza tabela:
Lp. Nazwa rachunku bankowego Saldo konta 1 Rachunek bieŜący Urzędu Gminy 785.260,83 2 Rachunek Fundusz Świadczeń Socjalnych 356,72 3 Rachunek Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i 827.170,73 Gospodarki Wodnej 4 Rachunek zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy 11.878,70
W czasie postępowania kontrolnego, dokonano sprawdzenia sald na dzień 31 grudnia 2009 roku na kontach księgowych, w porównaniu z saldami na rachunkach bankowych wg wyciągów bankowych. Stwierdzono, Ŝe salda końcowe wykazane na poszczególnych kartach kontowych są zgodne z saldami końcowymi wg wyciągów bankowych.
7. KREDYTY , PO śYCZKI , OBLIGACJE , POR ĘCZENIA , AKCJE I UDZIAŁY
Zaci ągni ęte kredyty i po Ŝyczki - 2009 rok Na sfinansowanie planowanego deficytu budŜetu jednostki samorządu terytorialnego (art.82 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych)
W dniu 10 grudnia 2008 roku Rada Gminy Rawa Mazowiecka podjęła uchwałę nr XXV/157/08 w sprawie zaciągnięcia poŜyczki w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi w wysokości 326.543,00 zł z przeznaczeniem na sfinansowanie planowanego deficytu budŜetowego w 2008 roku związanego z realizacją zadania inwestycyjnego „Budowa przydomowych biologicznych oczyszczalni ścieków na terenie Gminy Rawa Mazowiecka – etap II”. Termin spłaty poŜyczki według uchwały przewidziano na lata 2009 – 2010. Wykonanie uchwały powierzono Wójtowi Gminy, upowaŜniając go tym samym do podjęcia czynności prawnych związanych z zaciągnięciem poŜyczki. Zgodnie z danymi dotyczącymi wysokości planowanych dochodów i wydatków na rok 2008 zatwierdzonych uchwałą nr XXV/153/08 Rady Gminy Rawa Mazowiecka z dnia 10 grudnia 2008 roku, planowany deficyt wynosił 625.034,00 zł. W dniu 17 grudnia 2008 roku, Gmina Rawa Mazowiecka reprezentowana przez Wójta Gminy Krzysztofa Starczewskiego, podpisała z Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi umowę poŜyczki numer 141/OW/P/2008 na kwotę 229.482,53 zł. Z ustaleń zawartych w przedmiotowej umowie wynika, Ŝe kwota poŜyczki będzie przekazywana na podstawie rachunków/faktur za realizację zadania związanych z budową przydomowych biologicznych oczyszczalni ścieków zgodnie z harmonogramem rzeczowo – finansowym, który stanowił załącznik do niniejszej umowy. Termin przedstawienia końcowego rozliczenia kwoty poŜyczki i kwoty udziału własnego ustalono na dzień 31 marca 2009 roku. Umowę kontrasygnował Skarbnik Gminy – Barbara Lipiec. Aneksem z dnia 19 marca 2009 roku, dokonano zmian w warunkach zawartej umowy. Zgodnie z nowo zawartymi ustaleniami, przyznana poŜyczka w wysokości 222.035,33 zł, miała wpłynąć na konto poŜyczkobiorcy do dnia 15 kwietnia 2009 roku, ustalono nowy harmonogram rzeczowo – finansowy, a wyznaczonym terminem przedstawienia rozliczenia końcowego poniesionych kosztów przedmiotowej inwestycji był 15 maj 2009 roku.
______15 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Analiza dokumentów źródłowych (ewidencja konta 133 wyciągi bankowe) wykazała, Ŝe poŜyczkę bank przekazał w dniu 21 kwietnia 2009 roku. Kwotę 218.596,82 zł – wyciąg bankowy nr 87 poz. księgowa 217 zewidencjonowano na kontach: Wn 133 rachunek budŜetu (organ), Ma 260 – zobowiązania finansowe. Wysokość przyznanej poŜyczki pomniejszono o kwotę naliczonych odsetek od poŜyczki z terminem płatności do 20 kwietnia 2009 roku w wysokości 3.348,51 zł. Przypis naliczonych odsetek od poŜyczki zewidencjonowano na kontach: Wn 909 – rozliczenia międzyokresowe, Ma 260 zobowiązania finansowe. Analiza spłat rat poŜyczki oraz naliczonych odsetek wykazała, Ŝe kontrolowana jednostka przekazywała zobowiązania terminowo i w kwotach wykazanych w przyjętym harmonogramie spłat poŜyczki. Spłaty rat kapitałowych ujmowano na kontach: Wn 260, Ma 133, natomiast spłaty odsetek od poŜyczki księgowano na kontach organu: Wn 260, Ma 909 i równolegle Wn 902 – wydatki budŜetowe, Ma 133 rachunek budŜetu (organ) oraz na kontach jednostki Wn 750 1 – koszty finansowe, Ma 130 1 rachunek bieŜący jednostki z klasyfikacją budŜetową 757 – 75702 8070. Szczegółowe ustalenia zawarto w tabeli zamieszczonej w temacie dotyczącym spłat zaciągniętych zobowiązań z tytułu poŜyczek niniejszego rozdziału. Na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych poŜyczek i kredytów (art.82 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych)
Ustalono, Ŝe w latach 2007 – 2009 Gmina Rawa Mazowiecka nie zaciągała kredytów i poŜyczek na pokrycie wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych poŜyczek i kredytów. PowyŜsze dane wynikają z ewidencji księgowej oraz oświadczenia złoŜonego przez Skarbnika Gminy, które stanowi załącznik nr 5 do niniejszego protokołu kontroli.
Na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budŜetu jednostki samorządu terytorialnego (art.82 ust.1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych)
W latach 2007 2009 jednostka nie zaciągała poŜyczek i kredytów na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budŜetu jednostki samorządu terytorialnego. PowyŜsze dane wynikają z ewidencji księgowej oraz oświadczenia złoŜonego przez Skarbnika Gminy, które stanowi załącznik nr 6 do niniejszego protokołu kontroli.
Udzielone gwarancje i por ęczenia – 2007 - 2009 rok W kontrolowanej jednostce w 2007 roku udzielono dwóch poręczeń jednemu podmiotowi, tj. Stowarzyszaniu Lokalna Grupa Działania „Kraina Rawki”. Uchwałą nr V/31/07 z dnia 15 lutego 2007 roku Rada Gminy Rawa Mazowiecka podjęła decyzję o współdziałaniu Gminy Rawa Mazowiecka z innymi jednostkami samorządu terytorialnego: Gminą Biała Rawska, Gminą Cielądz, Gminą Kowiesy oraz Gminą Regnów w ramach „PilotaŜowego Programu LEADER+”. Zakres projektu obejmował „Stymulowanie zaangaŜowania mieszkańców wsi w rozwój obszarów wiejskich Ziemi Rawskiej w tym restrukturyzacja i modernizacja sektora Ŝywnościowego”. Głównym celem podjętego współdziałania była poprawa jakości Ŝycia mieszkańców, z wykorzystaniem posiadanych zasobów, poprzez rozwój przedsiębiorczości i kapitału ludzkiego. Rada Gminy Rawa Mazowiecka uchwałą nr V/21/07 z dnia 15 lutego 2007 roku, ustaliła maksymalną wysokość poręczeń i gwarancji do wysokości 90.000,00 zł, upowaŜniając Wójta do ich udzielenia w roku budŜetowym 2007.
______16 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Stosownie do wydanych uchwał, Wójt Gminy Rawa Mazowiecka zarządzeniem nr 6/07 z dnia 5 marca 2007 roku udzielił poręczenia do wysokości 28.000,00 zł Stowarzyszeniu Lokalna Grupa Działania „Kraina Rawki”, które stanowiło zabezpieczenie do umowy nr L/02/009/2006 zawartej z Fundacją Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA. Zarządzeniem nr 11/07 z dnia 21 marca 2007 roku Wójt Gminy Rawa Mazowiecka udzielił poręczenia do kwoty 60.000,00 zł, które stanowiło zabezpieczenie dla Banku Spółdzielczego w Mszczonowie na okoliczność udzielonych środków finansowych na realizację przedmiotowego projektu. Współfinansującym ww. przedsięwzięcie była Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, która środki przekazywała w systemie ratalnym. Poręczenia obowiązywały od dnia ich podpisania do dnia spłaty ostatniej raty kredytu inwestycyjnego przez Stowarzyszenie i wpłacenia ostatniej transzy przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, której dokonano 31 grudnia 2008 roku. Poręczenia zostały podpisane przez: Skarbnika i Wójta Gminy Rawa Mazowiecka. Udzielone poręczenia w kwocie 88.000,00 zł były wykazywane w sprawozdaniu Rb Z w okresie ich obowiązywania. Pismem nr RM/KR/4180/05/2009 z dnia 6 stycznia 2009 roku Bank Spółdzielczy w Mszczonowie poinformował Gminę, Ŝe w dniu 31 grudnia 2008 roku dokonano całkowitej spłaty poręczonego zadłuŜenia.
Wyemitowane papiery warto ściowe W okresie kontrolowanym, jak równieŜ w latach poprzednich Gmina Rawa Mazowiecka nie emitowała papierów wartościowych. PowyŜsze dane wynikają z ewidencji księgowej oraz oświadczenia złoŜonego przez Skarbnika Gminy, które stanowi załącznik nr 7 do niniejszego protokołu kontroli.
Posiadane akcje i udziały w spółkach prawa handlowego. Wnoszenie i wycena aportów rzeczowych W czasie postępowania kontrolnego stwierdzono, Ŝe na dzień 31 grudnia 2009 roku Gmina Rawa Mazowiecka posiadała udziały w spółkach prawa handlowego w wysokości 10.000,00 zł, które zaewidencjonowano na koncie 030. W dniu 26 sierpnia 1999 roku Rada Gminy podjęła uchwałę nr X/89/99 w sprawie przystąpienia przez Gminę Rawa Mazowiecka do Łódzkiego Centrum Handlowego „ZJAZDOWA” Spółka Akcyjna z siedzibą w Łodzi, w charakterze akcjonariusza oraz określała zasady nabycia i zbywania akcji w tej spółce przez Zarząd Gminy. Rada ustaliła, Ŝe Zarząd Gminy w Rawie Mazowieckiej zakupi i obejmie w imieniu gminy 10 akcji serii D Spółki akcyjnej Łódzkie Centrum Handlowe „ZJAZDOWA” S.A. w Łodzi za kwotę 10.000,00 zł, celem uzyskania statusu akcjonariusza podmiotu. Zakup akcji miał umoŜliwić rolnikom z terenu Gminy Rawa Mazowiecka, sprzedaŜ płodów rolnych w Łódzkim Centrum Handlowym „ZJAZDOWA” S.A. w Łodzi. Zgodnie z aktem notarialnym (Repetytorium A nr 111/2000) sporządzonym w dniu 3 marca 2000 roku, Gmina Rawa Mazowiecka stała się akcjonariuszem ww. spółki dokonując zakupu akcji imiennych serii D w ilości 10 sztuk o wartości nominalnej 1.000,00 zł kaŜda, tym samym wnosząc wkład pienięŜny w wysokości 10.000,00 zł.
Stan zadłu Ŝenia jednostki samorz ądu terytorialnego – 2009 rok 1. Zgodnie ze sprawozdaniem Rb Z o stanie zobowiązań wg tytułu dłuŜnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia 31.03.2009 roku: - papiery wartościowe długoterminowe – 0,00 zł, - zobowiązania z tytułu kredytów i poŜyczek długoterminowych wynosiły – 136.441,78 zł,
______17 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- zobowiązania wymagalne wynosiły – 0 zł, - wartość nominalna niewymagalnych zobowiązań z tytułu poręczeń i gwarancji na koniec okresu sprawozdawczego wynosiła – 0,00 zł. Wg sprawozdania Rb 27 S z wykonania planu dochodów budŜetowych za okres od początku roku do dnia 31.03.2009 roku: - planowane dochody po zmianach wynosiły – 17.414.473,82 zł, - wykonane dochody wynosiły – 4.918.134,68 zł. Z danych uzupełniających części „C” wynika, Ŝe na dzień 31 marca 2009 roku, jednostka nie posiadała zadłuŜenia z tytułu zaciągniętych poŜyczek i kredytów długoterminowych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności z innych źródeł. Z danych uzupełniających części „D” sporządzonych na dzień 31 marca 2009 roku, wynika, Ŝe jednostka nie posiadała zobowiązań, wynikających z zawartych umów o terminie płatności na okres dłuŜszy niŜ 6 miesięcy, przypadającym w latach następnych. Wskaźnik zadłuŜenia na koniec I kwartału roku 2009 wynosił 0,78%. 2. Zgodnie ze sprawozdaniem Rb Z o stanie zobowiązań wg tytułu dłuŜnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia 30.06.2009 roku: - papiery wartościowe długoterminowe – 0,00 zł, - zobowiązania z tytułu kredytów i poŜyczek długoterminowych wynosiły – 358.477,11 zł, - zobowiązania wymagalne wynosiły – 0 zł, - wartość nominalna niewymagalnych zobowiązań z tytułu poręczeń i gwarancji na koniec okresu sprawozdawczego wynosiła – 0,00 zł. Wg sprawozdania Rb 27 S z wykonania planu dochodów budŜetowych za okres od początku roku do dnia 30.06.2009 roku: - planowane dochody po zmianach wynosiły – 18.994.006,47 zł, - wykonane dochody wynosiły – 9.065.483,10 zł. Z danych uzupełniających części „C” wynika, Ŝe na dzień 30 czerwca 2009 roku, jednostka nie posiadała zadłuŜenia z tytułu zaciągniętych poŜyczek i kredytów długoterminowych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności z innych źródeł. Z danych uzupełniających części „D” sporządzonych na dzień 30 czerwca 2009 roku, wynika, Ŝe jednostka nie posiadała zobowiązań, wynikających z zawartych umów o terminie płatności na okres dłuŜszy niŜ 6 miesięcy, przypadającym w latach następnych. Wskaźnik zadłuŜenia na koniec II kwartału roku 2009 wynosił 1,89%. 3. Zgodnie ze sprawozdaniem Rb Z o stanie zobowiązań wg tytułu dłuŜnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia 30.09.2009 roku: - papiery wartościowe długoterminowe – 0,00 zł, - zobowiązania z tytułu kredytów i poŜyczek długoterminowych wynosiły – 242.043,56 zł, - zobowiązania wymagalne wynosiły – 0 zł, - wartość nominalna niewymagalnych zobowiązań z tytułu poręczeń i gwarancji na koniec okresu sprawozdawczego wynosiła – 0,00 zł. Wg sprawozdania Rb 27 S z wykonania planu dochodów budŜetowych za okres od początku roku do dnia 30.09.2009 roku:
______18 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- planowane dochody po zmianach wynosiły – 19.022.995,84 zł, - wykonane dochody wynosiły – 13.324.149,75 zł. Z danych uzupełniających części „C” wynika, Ŝe na dzień 30 września 2009 roku, jednostka nie posiadała zadłuŜenia z tytułu zaciągniętych poŜyczek i kredytów długoterminowych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności z innych źródeł. Z danych uzupełniających części „D” sporządzonych na dzień 30 września 2009 roku, wynika, Ŝe jednostka nie posiadała zobowiązań, wynikających z zawartych umów o terminie płatności na okres dłuŜszy niŜ 6 miesięcy, przypadającym w latach następnych. Wskaźnik zadłuŜenia na koniec III kwartału roku 2009 wynosił 1,27%. 4. Zgodnie ze sprawozdaniem Rb Z o stanie zobowiązań wg tytułu dłuŜnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia 31.12.2009 roku: - papiery wartościowe długoterminowe – 0,00 zł, - zobowiązania z tytułu kredytów i poŜyczek długoterminowych wynosiły – 133.221,19 zł, - zobowiązania wymagalne wynosiły – 0 zł, - wartość nominalna niewymagalnych zobowiązań z tytułu poręczeń i gwarancji na koniec okresu sprawozdawczego wynosiła – 0,00 zł. Wg sprawozdania Rb 27 S z wykonania planu dochodów budŜetowych za okres od początku roku do dnia 31.12.2009 roku: - planowane dochody po zmianach wynosiły – 18.671.272,07 zł, - wykonane dochody wynosiły – 17.925.363,37 zł. Z danych uzupełniających części „C” wynika, Ŝe na dzień 31 grudnia 2009 roku, jednostka nie posiadała zadłuŜenia z tytułu zaciągniętych poŜyczek i kredytów długoterminowych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności z innych źródeł. Z danych uzupełniających części „D” sporządzonych na dzień 31 grudnia 2009 roku, wynika, Ŝe jednostka nie posiadała zobowiązań, wynikających z zawartych umów o terminie płatności na okres dłuŜszy niŜ 6 miesięcy, przypadającym w latach następnych. Wskaźnik zadłuŜenia na koniec IV kwartału roku 2009 wynosił 0,74%. Zgodnie z ewidencją księgową, Gmina Rawa Mazowiecka na dzień 31 grudnia 2009 roku posiadała zadłuŜenie w wysokości 133.221,19 zł, które w całości stanowiła poŜyczka udzielona przez Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi z przeznaczeniem na budowę przydomowych oczyszczalni ścieków na terenie Gminy Rawa Mazowiecka. Zagadnienie szczegółowo opisano w pkt 7 niniejszego rozdziału kredyty poŜyczki, obligacje, poręczenia, akcje i udziały. Art. 169 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2005 roku Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze. zm.) stanowi, Ŝe łączna kwota przypadających w danym roku budŜetowym spłat rat kredytów i poŜyczek oraz wykupu wyemitowanych papierów wartościowych wraz z naleŜnymi w danym roku odsetkami, a takŜe potencjalnej spłaty kwot udzielonych gwarancji i poręczeń, nie moŜe przekraczać 15% planowanych na dany rok budŜetowy dochodów jednostki samorządu terytorialnego. Udział procentowy planowanych spłat w 2009 roku w stosunku do planowanych i zrealizowanych dochodów przedstawia poniŜsza tabela:
______19 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
30 czerwca 2009 rok 31 grudnia 2009 rok Planowane Wykonane dochody Planowane Planowane Lp Tytuł spłaty dochody Wykonane dochody dochody Planowane zobowi ązanie Planowane Wykonane zobowi ązanie zobowi ązanie zobowi ązanie 1. Kredyty 18.994.006,00 9.065.483,10 18.671.272,07 17.925.363,37 0,00 0,00 0,00 0,00 0% 0% 0% 0% 2. Po Ŝyczki 18.994.006,00 9.065.483,10 18.671.272 ,07 17.925.363,37 80.318,00 0,00 92.034,91 92.034,91 0,42% 0% 0,49% 0,51% 3. Wykup wyemitowanych 18.994.006,00 9.065.483,10 18.671.272,07 17.925.363,37 obligacji samorz ąd. 0,00 0,00 0,00 0,00 0% 0% 0% 0% 4. Por ęczenia i gwarancje 18.994.006,00 9.065.483,10 18.671.272,07 17.925.363,37 0,00 0,00 0,00 0,00 0% 0% 0% 0% 5. Odsetki 18.994.006,00 9.065.483,10 18.671.272,07 17.925.363,37 od kredytów 0,00 0,00 0,00 0,00 0% 0% 0% 0% 6. Odsetki od po Ŝyczek 18.994.006,00 9.065.483,10 18.671.272,07 17.925.363,37 8.379,08 3.438,51 8.379,08 5.801,50 0,04% 0,04% 0,04% 0,03% 7. Odsetki od 18.994.006,00 9.065.483,10 18.671.272,07 17.925.363,37 wyemitowanych 0,00 0,00 0,00 0,00 obligacji samorz ąd. 0% 0% 0% 0% 18.994.006,00 9.065.483,10 18.671.272,07 17.925.363,37 Razem zobowi ązania 88.698,08 3.438,51 100.413,99 97.836,41 0,47% 0,04% 0,54% 0,55% Jak wynika z danych zamieszczonych w tabeli, łączna kwota przypadających do spłaty ww. zobowiązań w kontrolowanej jednostce nie przekraczała wartości określonych w art.169 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych
Spłata zaci ągni ętych zobowi ąza ń - w szczególno ści z tytułu kredytów i po Ŝyczek Szczegółową kontrolą terminowości spłaty zobowiązań w rok 2009 zaciągniętych w latach poprzednich objęto raty poŜyczki wymienionych w poniŜszej tabeli:
Oznaczenie poŜyczki Kwota Data Kwota przypisanych Kwota Data zapłaty raty zapłaty, odsetek w zł zapłaty zapłaty, kapitałowej nr wyciągu Termin płatności odsetek nr wyciągu w zł bankowego wynikający z umowy w zł bankowego PoŜyczka nr 3.438,51 3.438,51 21.04.2009 141/OW/2008 44.407,08 31.08.2009 (dn.20.04.09) wb.87 udzielona przez wb. 188 WFOŚiGW w Łodzi 620,48 620,48 07.09.2009 Kwota poŜyczki (dn.10.09.09) wb. 194 222.035,33 zł Umowne raty: 641,16 641,16 06.10.2009 Rata I – 44.407,08 zł (dn.10.10.09) wb. 216 płatna do dnia 31.08.2009 44.407,06 23.11.2009 620,48 620,48 09.11.2009 wb. 255 (dn.10.11.09) wb. 244 Rata II – 44.407,06 zł płatna do dnia 480,87 480,87 07.12.2009 30.11.2009 (dn.10.12.09) wb. 278
______20 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Dane przedstawione w tabeli, przeanalizowano z wyciągami bankowymi, ewidencją księgową, umową i stwierdzono, Ŝe zobowiązania były spłacane terminowo. Kwota dokonanych spłat poŜyczki wykazana w tabeli, jest zgodna z wartościami wykazanymi w sprawozdaniu Rb NDS za okresy: od początku roku do dnia 31 grudnia 2009 roku oraz z zapisami księgowymi i saldem na koncie 260 strona Wn (obroty za dany rok).
III. EWIDENCJA KSI ĘGOWA. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ .
1. OPIS PRZYJ ĘTYCH ZASAD RACHUNKOWO ŚCI . ZABEZPIECZENIE DANYCH PRZETWARZANYCH W SYSTEMACH INFORMATYCZNYCH .
Zasady rachunkowości w kontrolowanej jednostce opisano w zarządzeniu nr 47/2008 Wójta Gminy Rawa Mazowiecka z dnia 30 grudnia 2008 roku w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości dla Urzędu Gminy Rawa Mazowiecka. Wymieniona dokumentacja: - opisywała w języku polskim przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, - określała rok obrotowy, którym był rok budŜetowy trwający od 1 stycznia do 31 grudnia, podzielony na okresy sprawozdawcze najkrótszym okresem sprawozdawczym określono miesiąc, - opisywała metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób ustalenia wyniku finansowego, - zawierała wykaz i sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, - zawierała wykaz i zasady funkcjonowania kont dla budŜetu Gminy, - zawierała wykaz i zasady funkcjonowania kont jednostki budŜetowej Urzędu Gminy, - zawierała wykaz i zasady funkcjonowania kont dla ewidencji podatków i opłat, - opisywała system przetwarzania danych w tym wykaz programów komputerowych finansowo księgowych z opisem ich funkcjonowania, opis zasad ochrony i metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu przetwarzania danych komputerowych. W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, jednostka wykorzystuje komputerowe programy opracowane przez firmę Usługi Informatyczne INFO SYSTEM Legionowo, a mianowicie: „Księgowość BudŜetowa”, „Płace”, „Podatki”, „Księgowość zobowiązań”, „Auta”, „Kasa”, „Środki trwałe”. Ponadto w załączniku nr 5 do zarządzenia nr 47/2008 z dnia 30 grudnia 2008 roku, opisano zasady obiegu kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych, które obowiązują w Urzędzie Gminy Rawa Mazowiecka. Wymieniona wyŜej dokumentacja opisująca zasady rachunkowości, odpowiadała wymogom określonym w art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości tekst jednolity z 2002 roku nr 76 poz. 694 ze zm. W wyniku analizy zapisów zawartych w zakładowym planie kont kontrolujące stwierdziły, Ŝe opisy funkcjonowania niŜej wymienionych kont nie precyzują, jakie operacje gospodarcze one obejmują, a mianowicie:
______21 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- konto 201 zapisy do przedmiotowego konta nie określają sposobu rozszerzenia analitycznego, które pozwalałoby wyodrębnić z prowadzonej ewidencji zobowiązania wymagalne, - opis do konto 229 na którym ewidencjonowano przekazywane składki na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Niepełnosprawnych oraz na Fundusz Pracy, ograniczono tylko do treści „słuŜy do ewidencji innych niŜ z budŜetami rozrachunków publicznoprawnych, a w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych”. Brak dokładnego opisu klasyfikacji operacji księgowych na poszczególnych kontach utrudnia prowadzenie ewidencji zdarzeń gospodarczych w ujęciu systematycznym. Dokumentacja określająca zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych oraz powiązań z kontami księgi głównej powinna w sposób przejrzysty wskazywać sposób i klucz ujmowania poszczególnych zdarzeń na kontach oraz sposób tworzenia kont analitycznych do poszczególnych kont syntetycznych lub zespołów kont jeśli jest on jednolity dla wszystkich zespołów kont. Zgodnie z art. 10 ust.1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, zakładowy plan kont jest podstawowym dokumentem opisującym przyjęte w jednostce zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, a jego składowymi elementami są: wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń oraz zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.
2. URZ ĄDZENIA KSI ĘGOWE
W siedzibie Urzędu Gminy Rawa Mazowiecka prowadzone są odrębne księgi rachunkowe dla: - Gminy w Rawie Mazowieckiej jako organu finansowego, - Urzędu Gminy jako jednostki budŜetowej, - Urzędu Gminy jako organu podatkowego. Księgi rachunkowe prowadzone są techniką komputerową i obejmują zbiory zapisów księgowych tworząc: - dziennik – zawierający chronologiczne ujęcie zdarzeń jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym na kontach przewidzianych w zakładowym planie kont, a obroty na nich ujęte powinny wykazywać zgodność z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej, - księga główna (ewidencja syntetyczna) – prowadzona w sposób spełniający zasady: podwójnego zapisu, systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych, zawierająca zapisy w ujęciu syntetycznym i zapisy powiązane z zapisami dziennika, prowadzone dla organu finansowego, jednostek budŜetowych oraz organu podatkowego, - wykaz składników aktywów i pasywów, - zestawienie obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych. Metodą rejestrową (ręcznie), prowadzone są księgi pomocnicze z tytułu: udzielonych poŜyczek mieszkaniowych z ZFŚS, ewidencji materiałów oraz analityka pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Księgi rachunkowe oznaczone nazwą jednostki oraz rokiem obrotowym, prowadzone są w sposób zapewniający trwałość zapisów. Po zakończeniu dnia tworzone są na serwerze kopie zabezpieczające dokonane zapisy księgowe, a po zamknięciu roku obrotowego księgi rachunkowe są przechowywane na elektronicznym nośniku danych w formie zbiorów utrwalonych, dla których okres przechowywania nie moŜe być krótszy niŜ pięć lat.
______22 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Prawidłowość dokonywania ewidencji księgowej w dzienniku, skontrolowano na podstawie analizy ostatnich dziesięciu pozycji księgowych z miesiąca lipca 2009 roku i dziesięciu pierwszych zaewidencjonowanych operacji w sierpniu 2009 roku, a mianowicie: lipiec 2009 rok - polecenie księgowania z dnia 30 lipca 2009 roku poz. księgowa 496 – 15 operacji księgowych – naliczenie wynagrodzeń pracowniczych za lipiec 2009 rok ujęto na kontach: Wn 400, Ma 231 – koszt naliczonego wynagrodzenia brutto w łącznej kwocie 103.584,55 zł; Wn 400, Ma 229/1 – koszt składek społecznych płaconych przez pracodawcę w łącznej kwocie 15.195,87 zł; Wn 400; Ma 229/2 – koszt składek na Fundusz Pracy w łącznej kwocie 2.392,76 zł; Wn 231, Ma 229 – składki społeczne i zdrowotne opłacane przez pracownika 21.797,71 zł; Wn 231, Ma 225 podatek dochodowy od wynagrodzeń w wysokości 6.764,00 zł; Wn 231, Ma 240/2 – dobrowolne potrącenia od płac w wysokości 8.641,59 zł; - wyciąg bankowy nr 166 z dnia 30 lipca 2009 roku poz. księgowa 497 – 40 operacji księgowych – przekazanie dotacji dla jednostki organizacyjnej w kwocie 450.000,00 zł (Wn 223 2 1, Ma 133), wypłata wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia w kwocie 151,35 zł (Wn 231, Ma 130 1), zapłata za koszty komornicze w wysokości 1,91 zł (Wn 400, Ma 130 1), przekazanie naliczonych składek społecznych w łącznej kwocie 28.904,76 zł (Wn 229 1, Ma 130 1), przekazanie składek na Fundusz Pracy w łącznej kwocie 2.392,76 zł (Wn 229 2, Ma 130 1), przekazanie naliczonych składek zdrowotnych w łącznej wysokości 8.088,83 zł (Wn 229 3, Ma 130 1), przekazanie podatku dochodowego w kwocie 6.906,00 zł (Wn 225 1, Ma 130 1), przekazanie dobrowolnych potrąceń od płac (PZU, ZFŚS, PKZP) w łącznej kwocie 8.641,59 zł (Wn 240 2, Ma 130 1), pobranie gotówki do kasy czekiem w kwocie 7.116,79 zł (Wn 140, Ma 130 1), zrealizowane wydatki w kwocie 62.203,99 zł (Wn 902 1, Ma 133); - raport kasowy nr 30 z dnia 30 lipca 2009 roku poz. księgowa 498 – 19 operacji księgowych – przyjęcie gotówki do kasy w kwocie 7.116,79 zł (Wn 101, Ma 140), wpłata diet dla członków Rady Gminy w łącznej kwocie 5.760,00 zł (Wn 400, Ma 101), wypłata rachunków w łącznej kwocie 1.108,99 zł (Wn 400, Ma 201 numer kontrahenta i równolegle Wn 201 numer kontrahenta, Ma 101), opłata bankowa w wys. 1,80 zł (Wn 400, Ma 101), wypłata wynagrodzenia Komisji Antyalkoholowej w kwocie 246,00 zł (Wn 400, Ma 101), naliczenie podatku dochodowego od wynagrodzenia członków Komisji Antyalkoholowej w wys. 54,00 zł (Wn 400, Ma 225 2); - wyciąg bankowy nr 166 z dnia 30 lipca 2009 roku poz. księgowa 499 – 8 operacji księgowych – wpływ zobowiązań pienięŜnych w łącznej kwocie 58,94 zł (Wn 130, Ma 221), wpływ udziałów z podatku dochodowego w łącznej kwocie 2.242,29 zł (Wn 133, Ma 901 3 1), zrealizowane dochody w wys. 58,94 zł (Wn 133, Ma 901 2); - wyciąg bankowy nr 167 z dnia 31 lipca 2009 roku poz. księgowa 500 – 29 operacji księgowych – przekazanie płatności alimentacyjnych w wys. 3.500,10 zł (Wn 224 3, Ma 133), przekazanie podatku dochodowego w wys. 125,00 zł (Wn 225 2, Ma 130 1), opłata sądowa w wys. 400,00 zł (Wn 400, Ma 130 1), zapłata za faktury w łącznej kwocie 12.549,41 zł (Wn 400, Ma 201 numer kontrahenta i równolegle Wn 201 numer kontrahenta, Ma 130 1), zrealizowane wydatki w łącznej wys. 13.074,41 zł (Wn 902 1, Ma 133); - wyciąg bankowy nr 167 z dnia 31 lipca 2009 roku poz. księgowa 501 – 10 operacji księgowych – wpłata zobowiązań alimentacyjnych w łącznej kwocie 6.541,19 zł (Wn 133, Ma 224 3), wpływ dochodów z kasy w wys. 3.964,44 zł (Wn 133,130, Ma
______23 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
140), wpływ opłaty eksploatacyjnej w wys. 7.058,40 zł (Wn 130, Ma 750), wpłata na fundusz alimentacyjny w wys. 15,70 zł (Wn 130, Ma 750), zrealizowane dochody w wys. 10.828,54 zł (Wn 133, Ma 901 2); - raport kasowy nr 149 z dnia 31 lipca 2009 roku poz. księgowa 502 – 10 operacji księgowych – opłata skarbowa w wys. 17,00 zł (Wn 101, Ma 750), wpłata czynszu w wys. 600,00 zł (Wn 101, Ma 221), wpłata za wydanie dowodu osobistego w łącznej kwocie 90,00 zł (Wn 101, Ma 224 1), wpłata podatku transportowego w kwocie 2.223,00 zł (Wn 101, Ma 221), odprowadzenie zebranych opłat na rachunek bankowy w łącznej kwocie 3.964,44 zł (Wn 140, Ma 101); - polecenie księgowania z dnia 31 lipca 2009 roku poz. księgowa 503 – 1 operacja księgowa – przeksięgowanie hipoteki na naleŜności bieŜące w wys. 52.714,70 zł (Wn 221, Ma 226 7), - polecenie księgowania z dnia 31 lipca 2009 roku poz. księgowa 504 – 1 operacja księgowa – zabezpieczenie hipoteka nieruchomości w wys. 30.207,21 zł (Wn 226 11, Ma 221); - polecenie księgowania z dnia 31 lipca 2009 roku poz. księgowa 505 – 1 operacja księgowa – doksięgowanie zabezpieczenie hipoteką nieruchomości w wys. 0,20 zł (Wn 226 7, Ma 221); - polecenie księgowania z dnia 31 lipca 2009 roku poz. księgowa 506 – 5 operacji księgowych – przypis udziałów za miesiąc lipiec 2009 w podatku dochodowym od osób fizycznych w wys. 162.217,00 zł (Wn 224 5, Ma 901 1), potrącenie części zaliczki alimentacyjnej w łącznej wys. 3.041,09 zł (Wn 130, Ma 750 i równolegle Wn 224 3, ma 901 2); sierpień 2009 rok - wyciąg bankowy nr 168 z dnia 3 sierpnia 2009 roku poz. księgowa 507 – 2 operacje księgowe – wpłata czynszu w wys. 1.581,70 zł (Wn 130, Ma 221), zrealizowane dochody w wys. 1.581,70 zł (Wn 133, Ma 901 2); - wyciąg bankowy nr 168 z dnia 3 sierpnia 2009 roku poz. księgowa 508 – 2 operacje księgowe – wypłata wynagrodzenia – umowa zlecenia w wys. 1.417,88 zł (Wn 231, Ma 130 1), zrealizowane wydatki w wys. 1.417,88 zł (Wn 902 1, Ma 133); - raport kasowy nr 150 z dnia 3 sierpnia 2009 roku poz. księgowa 509 – 4 operacje księgowe – opłata skarbowa w wys. 27,00 zł (Wn 101, Ma 750), wpłata czynszu w wys. 150,80 zł (Wn 101, Ma 221), wpłata za wydanie dowodu osobistego w kwocie 30,00 zł (Wn 101, Ma 224 1), wpłata wyrok w kwocie 70,00 zł (Wn 101, Ma 221); - wyciąg bankowy nr 169 z dnia 4 sierpnia 2009 roku poz. księgowa 510 – 7 operacji księgowych – zwrot zaliczki na podatek dochodowy kwota ( )142,00 zł (Wn 225 1, Ma 130 1), zrealizowane wydatki na kwotę ( )142,00 zł (Wn 902 1, Ma 133), zapłata naleŜności funduszu alimentacyjnego w łącznej wys. 463,15 zł (Wn 224 3, Ma 133), przekazanie na dochody naleŜności funduszu alimentacyjnego w kwocie 227,03 zł (Wn 130, Ma 750 i równolegle Wn 224 3, Ma 901 2), - wyciąg bankowy nr 169 z dnia 4 sierpnia 2009 roku poz. księgowa 511 – 7 operacji księgowych – wpłata podatku od nieruchomości w wys. 116,00 zł (Wn 130, Ma 221), wpłata gotówki z kasy w wys. 812,20 zł (Wn 130,133, Ma 140), wpływ dotacji na zadania zlecone w wys. 116.156,00 zł (Wn 133, Ma 901 1), wpłata naleŜności na fundusz alimentacyjny w łącznej kwocie 690,18 zł (Wn 133, Ma 224 3), zrealizowane dochody w kwocie 748,20 zł (Wn 133, Ma 901 2),
______24 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- raport kasowy nr 151 z dnia 4 sierpnia 2009 roku poz. księgowa 512 – 31 operacji księgowych – opłata skarbowa w łącznej wys. 114,00 zł (Wn 101, Ma 750), wpłata czynszu w łącznej wys. 151,40 zł (Wn 101, Ma 221), wpłata za dowód osobisty w łącznej kwocie 150,00 zł (Wn 101, Ma 224 1), wpłata podatku od nieruchomości w łącznej kwocie 125,00 zł (Wn 101, Ma 221), odprowadzenie przyjętej przez kasę gotówki w łącznej kwocie 812,20 zł (Wn 140, Ma 101), - wyciąg bankowy nr 170 z dnia 5 sierpnia 2009 roku poz. księgowa 513 – 2 operacje księgowe – wpływ środków zebranych w kasie na rachunek bankowy w wys. 795,00 zł (Wn 130, Ma 140), zrealizowane dochody w wys. 795,00 zł (Wn 133, Ma 901 2), - wyciąg bankowy nr 171 z dnia 5 sierpnia 2009 roku pozycja księgowa 514 22 operacje księgowe – przekazanie dotacji do jednostki organizacyjnej w wys. 116.156,00 zł (Wn 223, Ma 133), zapłata za faktury w łącznej kwocie 3.624,61 zł (Wn 400, Ma 201 numer kontrahenta i równolegle Wn 201 numer kontrahenta, Ma 130 1), protokół likwidacji pozostałych środków trwałych na kwotę 120,00 zł (Wn 072, Ma 013), przyjęcie na stan wyposaŜenia na kwotę 165,00 zł (Wn 013, Ma 072), zrealizowane wydatki w łącznej kwocie 3.624,61 zł (Wn 902 1, Ma 133), - raport kasowy nr 152 z dnia 5 sierpnia 2009 roku pozycja księgowa 515 8 operacji księgowych – wpłata podatku od nieruchomości w kwocie 550,00 zł (Wn 101, Ma 221), opłata skarbowa w kwocie 17,00 zł (Wn 101, Ma 750), opłata targowa w wys. 228,00 zł (Wn 101, Ma 750), odprowadzenie środków na rachunek bankowy w kwocie 795,00 zł (Wn 140, Ma 101), - wyciąg bankowy 171 z dnia 6 sierpnia 2009 roku – pozycja księgowa 516 5 operacji księgowych – wpłata podatku od nieruchomości w wys. 19.500,00 zł (Wn 130, Ma 221), wpływ gotówki z kasy w kwocie 232,00 zł (Wn 130,133, Ma 140), wpływ środków z udziału w podatku dochodowym w kwocie 162.217,00 zł (Wn 133, Ma 224), zrealizowane dochody w kwocie 19.642,00 zł (Wn 133, Ma 901 2). Analiza wymienionych zapisów księgowych wykazała Ŝe: - kaŜdy zapis księgowy zawiera datę dokonania operacji, - oznaczenie kont, na których ewidencjonowano przedmiotowe operacje, - zapis wskazuje kwotę i datę jego dokonania, - określa rodzaj dokumentu, - dowody księgowe były wolne od błędów rachunkowych, sprawdzone merytorycznie oraz pod względem formalno rachunkowym przez pracowników upowaŜnionych do wykonywania tych czynności oraz zatwierdzone do wypłaty przez Wójta i Sekretarza Gminy. Szczegółowe ustalenia dokonane w trakcie analizy powyŜszych dokumentów oraz ich ewidencji w księgach rachunkowych zawarto teście stanowiącym załącznik nr 8 do protokołu kontroli. W celu sprawdzenia prawidłowości dokumentowania obrotu bezgotówkowego oraz ciągłości sald, kontroli poddano: - ostatni wyciąg bankowy z miesiąca czerwca 2009 roku – nr wyciągu 142 poz. księgowa 403 i stwierdzono, Ŝe na 30 czerwca 2009 roku saldo końcowe wyciągu wynosiło 878.356,58 zł i było zgodne z saldem początkowym wykazanym w pierwszym wyciągu bankowym z miesiąca lipca 2009 roku nr wyciągu 143 poz. księgowa 425, - ostatni wyciąg bankowy z miesiąca grudnia 2009 roku – nr wyciągu 284 poz. księgowa 938 i stwierdzono, Ŝe na 31 grudnia 2009 roku saldo końcowe wyciągu wynosiło 785.260,83 zł i było zgodne z saldem początkowym wykazanym w
______25 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
pierwszym wyciągu bankowym z dnia 4 stycznia 2010 roku nr wyciągu 1 poz. księgowa 3, - ostatni wyciąg bankowy z miesiąca czerwca 2009 roku (fundusz socjalny) – nr wyciągu 11 poz. księgowa 14 i stwierdzono, Ŝe na 30 czerwca 2009 roku saldo końcowe wyciągu wynosiło 4.289,29 zł i było zgodne z saldem początkowym wykazanym w pierwszym wyciągu bankowym z miesiąca lipca 2009 roku nr wyciągu 12 poz. księgowa 15, - ostatni wyciąg bankowy z miesiąca grudnia 2009 roku (fundusz socjalny) – nr wyciągu 30 poz. księgowa 39 i stwierdzono, Ŝe na 31 grudnia 2008 roku saldo końcowe wyciągu wynosiło 356,72 zł i było zgodne z saldem początkowym wykazanym w pierwszym wyciągu bankowym z miesiąca stycznia 2010 roku nr wyciągu 1 poz. księgowa 1. Zasady oraz prawidłowość ewidencjonowania operacji finansowych na poszczególnych kontach, przeanalizowano dodatkowo na podstawie wymienionych niŜej przykładowych księgowań: wpływ w grudniu subwencji oświatowej na styczeń roku następnego . Wpływ subwencji na podstawie wyciągu bankowego nr 278 poz. księgowa 904 z dnia 22 grudnia 2009 roku w kwocie 331.847,00 zł. Operację ujęto na kontach księgi głównej organu Wn 133, Ma 909 z klasyfikacją 758 75801 2920. W miesiącu styczniu 2009 roku na postawie polecenia księgowania poz. księg. 1 z dnia 2 stycznia 2010 roku przeksięgowano subwencję na dochody budŜetu w roku następnym Wn 909, Ma 901 1 z klasyfikacją budŜetową. wpływ na rachunek bankowy środków stanowiących zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy oraz zwrot tych środków . Operacje dotyczącą wpłaty wadium na budowę przydomowych oczyszczalni ścieków na terenie Gminy Rawa Mazowiecka w kwocie 11.500,50 zł wpłaconą przez firmę ROTO – POL Aleksandrów Łódzki, zaksięgowano z rachunku bieŜącego na podstawie wyciągu bankowego nr 211 z dnia 3 października 2008 roku poz. księgowa 737 na kontach: Wn 133, Ma 240/5. W dniu 6 października 2008 roku przekazano ww. środki z tytułu wadium z rachunku bieŜącego na rachunek depozytowy – wyciąg bankowy nr 8 poz. księgowa 741, ujmując w urządzeniach księgowych Wn 135/3, Ma 853/1. W dniu 17 grudnia 2008 roku firma ROTO POL wpłaciła kwotę 5.000,00 zł na rachunek depozytowy tytułem opłata do wadium. PowyŜszą operację zaewidencjonowano na kontach Wn 135/3, Ma 853/1. W dniu 19 lutego 2009 roku dokonano zwrotu 70% wpłaconego wadium w kwocie 11.550,50 zł przekazano wykonawcy wyciąg bankowy nr 1 poz. księgowa 1, ujęto na kontach: Wn 853/1, Ma 135/3 . Kontrolujące stwierdzają, Ŝe powyŜsza ewidencja jest niezgodna z unormowaniami zawartymi w zakładowym planie kont obowiązującym w roku 2008 (wprowadzony zarządzeniem nr 48/07 Wójta Gminy Rawa Mazowiecka z dnia 28 grudnia 2007 roku) oraz unormowaniami wynikającymi z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów (Dz. U. nr 142 poz. 1020 ze zm.), zgodnie z którymi przedmiotowe operacje ujmuje się na kontach księgi głównej dla Urzędu Gminy: wpływ środków Wn 139 inne rachunki bankowe, Ma 240 pozostałe rozrachunki; zwrot środków: Wn 240 pozostałe rozrachunki, Ma 139 inne rachunki bankowe. Analiza zapisów dziennika główna w 2009 roku wykazała, Ŝe na kontach: 135 3 oraz 853 2 ewidencjonowano równieŜ wpływające wadia. W trakcie niniejszej kontroli poleceniem księgowania nr 16 z dniu 10 marca 2010 roku, w księgach rachunkowych za 2009 rok dokonano przeksięgowania błędnie zaewidencjonowanych operacji księgowych przenosząc je na właściwe konta.
______26 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W dniu 20 marca 2009 roku na podstawie złoŜonej przez Urząd Gminy deklaracji nr 17 pozostałą część naleŜytego zabezpieczania umowy, tj. kwotę 4.950,00 zł przekazano na depozyt terminowy (lokata dla ww. kontrahenta na 12 miesięcy). PowyŜszą operacje zaksięgowano na kontach: Wn 139/3, Ma 240/1 (kontrahent). Od środków zdeponowanych na rachunku bankowym naliczane są odsetki; wpływ środków na realizacje zadań zleconych i przekazanie jej do GOPS. W dniu 10 listopada 2009 roku Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi przekazał środki w kwocie 19.955,00 zł na realizację zadań zleconych z działu – zasiłki i pomoc w naturze oraz składki na ubezpieczenia społeczne wyciąg bankowy nr 245 poz. księgowa 784/7. Operację ujęto na kontach księgi głównej organu Wn 133, Ma 901/1 z klasyfikacją budŜetową 852 85214 2030. Otrzymane środki przekazano w tym samym dniu do GOPS poz. księgowa 783/7 ewidencjonując na kontach organu Wn 223/1/1, Ma 133.
3. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ I BILANS JEDNOSTKI . ZGODNO ŚĆ DANYCH WYKAZYWANYCH W SPRAWOZDANIACH BUD śETOWYCH Z EWIDENCJ Ą KSI ĘGOW Ą
Z wykonania budŜetu Gmina Rawa Mazowiecka sporządzała sprawozdania określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej (Dz. U. nr 115, poz. 781 ze zm.). Wg powyŜszych jednostka sporządziła: - sprawozdania Rb 27S o dochodach budŜetowych (w okresach miesięcznych, kwartalnych i rocznych) sporządzone dnia 24 lutego 2010 roku za 2009 rok, - sprawozdanie Rb 28S o wydatkach budŜetowych, w okresach miesięcznych, kwartalnych i rocznych z dnia 24 lutego 2010 roku za 2009 rok, - sprawozdanie NDS o nadwyŜce / deficycie (w okresach kwartalnych i rocznych) z dnia 24 lutego 2010 rok za 2009 rok, - sprawozdanie Rb N o naleŜnościach (w okresach kwartalnych i rocznych) z dnia 24 lutego 2010 roku za 2009 rok, - sprawozdanie Rb UN roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie naleŜności z dnia 24 lutego 2010 roku za 2009 rok (sprawozdanie zerowe), - sprawozdanie Rb Z o zobowiązaniach wg tytułów dłuŜnych (w okresach kwartalnych i rocznych) z dnia 24 lutego 2010 roku za 2009 rok, - sprawozdanie Rb UZ roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie zobowiązań według tytułów dłuŜnych z dnia 24 lutego 2010 roku za rok 2009, - Rb 27ZZ – sprawozdanie z wykonania planu dochodów związanych z realizacja zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnymi ustawami (w okresach kwartalnych) z dnia 18 stycznia 2010 roku za rok 2009 dla rozdziałów: 750 75011, 852 85212, - sprawozdanie Rb PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych z dnia 24 lutego 2010 roku za rok 2009, - Rb 33 – sprawozdanie z wykonania planów finansowych funduszy celowych nieposiadających osobowości prawnej (w okresach półrocznych i rocznych) z dnia 24 lutego 2010 roku za rok 2009, - Rb 30 – sprawozdanie z wykonania planów finansowych zakładów budŜetowych (w okresach półrocznych i rocznych) z dnia 24 lutego 2010 roku za rok 2009, - Rb 50 – sprawozdanie o dotacjach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami (w okresach kwartalnych) z dnia 10 lutego 2010 roku za rok 2009 z rozdziałów: 01095, 75011, 75101, 75414, 85213, 85214, - Rb ST – roczne sprawozdanie o stanie środków na rachunkach bankowych jednostek samorządu terytorialnego z dnia 24 lutego 2010 roku za rok 2009.
______27 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Bilans z wykonania planu finansowego budŜetu za 2008 rok Gminy Rawa Mazowiecka, został sporządzony w dniu 18 marca 2009 roku i podpisali go Wójt Gminy Krzysztof Starczewski i Skarbnik Gminy Barbara Lipiec. W dniu 31 marca 2009 roku sporządzono bilans jednostki z wykonania budŜetu, którego korekty dokonano w dniu 6 kwietnia 2009 roku. Bilans oraz załączoną do niego dokumentację szczegółową (rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu jednostki, specyfikacje do sald wykazanych w bilansie) podpisały: z upowaŜnienia Wójta Gminy – Sekretarz Gminy – Anna Jakubiak oraz Skarbnik Gminy – Barbara Lipiec. Stwierdzono, Ŝe sprawozdania roczne za rok 2009 sporządzono w terminach zgodnych z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku o sprawozdawczości budŜetowej oraz bilanse organu i jednostki sporządzono w terminach, zgodnych z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
Zgodność danych wykazanych w sprawozdaniach budŜetowych z ewidencją księgową Sprawozdanie Rb 27S – z wykonania planu dochodów budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego na 31 grudnia 2009 rok Plan po zmianach wynosił 18.671.272,07 zł, dochody wykonane na 31 grudnia 2009 roku wynosiły 17.925.363,37 zł, co stanowiło 96% planu. Kwota wykonanych dochodów wykazana w sprawozdaniu wynikała z sumy ewidencji księgowej konta 901. Saldo końcowe naleŜności pozostałych do zapłaty wynosiło ogółem 478.981,00 zł, w tym zaległości w wys. 317.872,50 zł wynikające z naleŜności z tytułu: czynszów dzierŜawnych i mieszkaniowych na kwotę 15.607,81 zł, uŜytkowania wieczystego w kwocie 16.326,00 zł, karty podatkowej w wys. 4.477,00 zł, podatku od nieruchomości w wys. 254.898,64 zł, podatku rolnego na kwotę 20.803,42 zł, podatku leśnego – 1.083,53 zł, podatku od środków transportowych – 4.144,00 zł, naleŜności z Urzędu Skarbowego – 532,10 zł. Sprawozdanie Rb 28S – z wykonania planu wydatków budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego na 31 grudnia 2009 rok Plan po zmianach wynosił 19.975.892,14 zł, wydatki wykonane to kwota 17.899.673,38 zł stanowiąca 89,61% planu. Kwota wykonania zgodna z ewidencją księgową wynikającą z konta 902. Zobowiązania wg powyŜszego sprawozdania na 31 grudnia 2009 roku wynosiły 543.558,69 zł i nie były to zobowiązania wymagalne. Sprawozdanie Rb NDS o nadwyŜce/deficycie sporządzano w zakresie planu i wykonania. Dane dotyczące planu dla wymienionego okresu wykazano na podstawie planu budŜetu jednostki, natomiast dane dotyczące wykonania wykazane zostały na podstawie kont księgowych, tj. dochody wykonane wykazane w sprawozdaniu Rb NDS za 2009 rok w pozycji A (17.925.363,37 zł) odpowiadały kwocie konta księgowego 901. Wydatki wykazane w poz. B w sprawozdaniu NDS (17.899.673,38 zł) za 2009 rok odpowiadały kwocie konta księgowego 902. Ponadto dane wykazane w sprawozdaniu Rb NDS w zakresie dochodów (w poz. A.), były zgodne z danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb 27S (kol. 7 – dochody wykonane), natomiast dane wykazane w poz. B sprawozdania Rb NDS, wykazywały zgodność z danymi ze sprawozdania Rb 28S z kolumny 6 wydatki wykonane. Sprawozdanie Rb ST stan środków na rachunku bieŜącym jednostki samorządu terytorialnego, wykazany w rocznym sprawozdaniu Rb ST (pkt I. sprawozdania) na 31 grudnia 2009 roku wynosił 785.260,83 zł (w tym 331.847,00 zł środki pochodzące z subwencji przekazane w grudniu na styczeń roku następnego) i był zgodny z rachunkiem bankowym obsługi organu z dnia 31 grudnia 2009 roku.
______28 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Sprawozdanie Rb Z o stanie zobowiązań jednostki samorządu terytorialnego w wyniku porównania sprawozdania Rb Z o stanie zobowiązań wg stanu na dzień 31 grudnia 2009 rok z ewidencją księgową stwierdzono, Ŝe jednostka posiadała zadłuŜenie w kwocie 133.221,19 zł, które stanowiły kredyty i poŜyczki długoterminowe (powyŜsze opisano w rozdziale niniejszego protokołu dotyczącym kredytów i poŜyczek). Z części B przedmiotowego sprawozdania wynikało, Ŝe jednostka nie udzielała poręczeń i gwarancji. Z informacji udzielonych przez Skarbnika wynika, Ŝe jednostka nie zawierała umów o terminach płatności powyŜej sześciu miesięcy, bądź umów o odroczonych terminach płatności przypadający w latach następnych jak równieŜ nie zaciągała zobowiązań na realizację programów i projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności z innych źródeł. Analiza sprawozdań Rb Z wykazała, Ŝe jednostki organizacyjne sporządzały sprawozdania jednostkowe. Sprawozdanie Rb PDP na 31 grudnia 2009 rok z wykonania dochodów podatkowych skutki obniŜenia górnych stawek podatków, skutki udzielonych ulg i zwolnień (wynikające z uchwał Rady Gminy Rawa Mazowiecka) oraz skutki finansowe decyzji wydanych przez Wójta Gminy na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa, dla poszczególnych podatków (umorzenia zaległości, rozłoŜenia na raty) wykazane zostały odrębnie, co jest zgodne z zapisem § 3 ust. 1 pkt 10 i 11 Instrukcji sporządzania sprawozdań budŜetowych w zakresie budŜetów jednostek samorządu terytorialnego, będącej załącznikiem nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej. Kwoty dochodów z poszczególnych podatków w kolumnie „Wykonane” były zgodne z sumą odpowiadających tym podatkom paragrafów ze sprawozdania Rb 27S. Kwoty dotyczące skutków obniŜenia górnych stawek podatkowych, skutków udzielonych ulg i zwolnień oraz skutków decyzji organu podatkowego, wydanych na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa, wykazane w kolumnach 3, 5 i 6 sprawozdania PDP, były zgodne z kwotami skutków wykazanymi w sprawozdaniu Rb 27S. Kontrolujące na podstawie informacji przedłoŜonych przez merytoryczny referat, dokonały analizy prawidłowości wyliczenia skutków obniŜenia górnych stawek podatkowych w: Podatku od nieruchomości: Osoby fizyczne - budynki pod działalność gospodarczą – wg stawki ustawowej (19,81 zł) kwota podatku wynosiła 418.631,26 zł – wg stawek uchwalonych przez radę (12,89 zł )– kwota podatku wynosiła 272.542,75 zł, róŜnica 146.314,66 zł, - pozostałe budynki – powierzchnia 12.633,65m² wg stawki ustawowej (6,64 zł) – kwota podatku 83.781,12 zł, wg stawek uchwalonych – 2,21 zł – kwota 28.894,45 zł – róŜnica 54.886,67 zł, - grunty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą o powierzchni 122.513,64m² x stawka ustawowa 0,74 zł kwota podatku 90.652,64 zł, wg stawki uchwalonej przez radę – 0,43 zł kwota podatku 52.676,53 zł – róŜnica 37.976,11 zł, - grunty pozostałe – powierzchnia 410.735,00m² x stawka ustawowa 0,37 zł – kwota podatku 151.971,77 zł, wg stawek lokalnych x 0,08 zł – kwota podatku 32.858,61 zł – róŜnica 119.113,16 zł; Osoby prawne − budynki mieszkalne – wg stawek ustawowych 0,62 zł podatek 1.056,48 zł, wg stawek rady 0,30 zł – kwota podatku 511,20 zł róŜnica 545,28 zł,
______29 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
− budynki pod działalność gospodarczą – wg stawek ustawowych 19,81 zł kwota podatku 1.011.660,49 zł, wg stawek uchwalonych 12,89 zł kwota podatku 658.268,76 zł – róŜnica 353.391,73 zł , − pozostałe budynki – powierzchnia 897,10m² wg stawek ustawowych 6,64 zł kwota podatku 5.956,74 zł, wg stawek uchwalonych przez radę 2,29 zł kwota podatku 2.054,36 zł – róŜnica 3.902,38 zł, − grunty pod działalność gospodarczą – powierzchnia 765.617,90m² wg stawek ustawowych 0,74 zł kwota podatku 566.557,24 zł, wg stawek uchwalonych przez radę 0,43 zł kwota podatku 329.215,68 zł róŜnica 237.341,55 zł, − grunty pozostałe – wg stawek ustawowych 0,31 zł podatek 21.140,32 zł, wg stawek lokalnych 0,08 zł podatek 4.570,88 zł – róŜnica 16.569,44 zł, − budynki zajęte pod działalność w zakresie świadczeń zdrowotnych – wg stawki górnej 4,01 zł podatek wynosił 890,90 zł, wg stawki określonej przez Radę Gminy 3,82 zł podatek 848,69 zł – róŜnica 42,21 zł. Łącznie skutki obniŜenia górnych stawek podatkowych w podatku od nieruchomości wg analizy przeprowadzonej przez Urząd Gminy wynosiły w 2009 roku 1.034.958,00 zł . Kontrolujące stwierdziły nieprawidłowe wyliczenie skutków obniŜenia górnych stawek podatkowych w kategorii domki letniskowe. Do wyliczenia kwoty podatku wg stawek ustawowych przyjęto stawkę „zerową” i odniesiono ją do stawki lokalnej 2,29 zł. Natomiast domki letniskowe podlegają opodatkowaniu jako budynki pozostałe czyli ze stawką ustawową 6,64 zł i do tej stawki naleŜało odnieść stawkę lokalną 2,29 zł. Prawidłowo wyliczone skutki obniŜenia górnych stawek podatkowych dla tej kategorii wg danych jednostki winny wynosić: podatek wg górnych stawek 1.094,06m² x 6,64 zł = podatek 7.264,56 zł, podatek wg stawek lokalnych 1.094,06m² x 2,29zł = 2.505.40 zł – róŜnica 4.759,16 zł . Jednostka natomiast wykazała skutek ( 2.479,99 zł), czyli zaniŜyła skutki obniŜenia górnych stawek w tej kategorii o kwotę 7.239,15 zł. Podobnie wyliczono skutki obniŜenia stawek dla budynków mieszkalnych o powierzchni powyŜej 300m² powierzchnię tych budynków 42,50m² pomnoŜono tylko przez stawkę lokalną (x 0,30 zł), co stanowiło kwotę podatku ( 10,73 zł), natomiast jako stawkę ustawową przyjęto „0”. Prawidłowo wyliczona róŜnica powinna uwzględniać dane : powierzchnia budynków 42,50m² x 0,62 zł stawka ustawowa stanowi podatek wg górnych stawek w kwocie 26,35 zł i minus powierzchnia budynków 42,50m² x stawka lokalna 0,30 zł = podatek wg stawek lokalnych 12,75 zł – róŜnica 13,60 zł . Jednostka wykazała skutek obniŜenia stawki w tej kategorii ( 10,73 zł), czyli zaniŜyła faktycznie wynikające skutki o kwotę 24,33 zł. Ponadto kontrolujące stwierdziły błędne wyliczenie skutków obniŜenia górnych stawek podatkowych dla budynków mieszkalnych o powierzchni uŜytkowej do 300m² . Gmina jako stawkę lokalną przyjęła „0”, z uwagi na fakt zwolnienia z opodatkowania tej kategorii budynków uchwałą Rady Gminy. Skutek obniŜenia stawek podatkowych wg wyliczeń jednostki wynosił 67.347,92 zł . Natomiast prawidłowo wyliczone skutki obniŜenia stawek w tej kategorii opodatkowania powinny wynikać z danych: powierzchnia budynków 108.817,48m² x stawka górna 0,62 zł, co stanowiło kwotę podatku 67.466,84 zł. Podatek wyliczony wg stawek lokalnych przyjętych dla budynków mieszkalnych: powierzchnia budynków 108.817,48m² x stawka przyjęta dla budynków mieszkalnych 0,30 zł stanowił kwotę 32.645,24 zł – róŜnica do ujęcia w skutkach obniŜenia górnych stawek podatkowych wynosiła 34.821,60 zł. PoniewaŜ decyzją rady te budynki podlegały zwolnieniu z opodatkowania, dlatego teŜ kwota wynikająca z wyliczenia: powierzchnia budynków 108.817,48m² x 0,30 zł = 32.645,24 zł powinna być ujęta w sprawozdaniu PDP i Rb 27S w kolumnach przedstawiających skutki udzielenia przez radę ulg i zwolnień obliczonych za okres sprawozdawczy (bez ulg ustawowych). W sprawozdaniu PDP w kolumnie 4 oraz w sprawozdaniu RB27S w kolumnie 13 nie wykazano Ŝadnych zwolnień . Analiza sprawozdań
______30 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
PDP i RB 27S na 31 grudnia 2009 roku wykazała, Ŝe jednostka nie wykazała takŜe innych skutków zwolnień wynikających z uchwały Rady Gminy w Rawie Mazowieckiej, a mianowicie uchwałą nr XXV/155/08 z dnia 10 grudnia 2008 roku, rada zwolniła z opodatkowania nieruchomości lub ich części słuŜące do realizacji zadań z zakresu kultury, kultury fizycznej i sportu i nieruchomości lub ich części zajęte na potrzeby działalności ratownictwa poŜarniczego i drogowego. Zwolnione nieruchomości to: (…) 1 Z powyŜszych danych wynika, Ŝe w kolumnie 3 sprawozdania Rb PDP i kolumnie 12 sprawozdania Rb 27S skutki obniŜenia górnych stawek podatkowych organ podatkowy wykazał kwotę 1.034.958,00 zł, a winna być wykazana kwota 1.011.485, 15 zł (zawyŜono wyliczone skutki o 23.472,85 zł), natomiast w kolumnie 4 sprawozdania Rb PDP i w kolumnie 13 sprawozdania Rb 27S powinna być wykazana kwota 33.393,32 zł, a nie wykazano Ŝadnej wartości czyli zaniŜono skutki o 33.393,32 zł. Kserokopia sprawozdań Rb PDP i Rb 27S wg stanu na 31 grudnia 2009 roku stanowią akta kontroli strona nr 1 18. W trakcie trwania niniejszej kontroli Skarbnik Gminy sporządziła korekty przedmiotowych sprawozdań za 2009 rok i przekazała je w dniu 22 kwietnia 2010 roku do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi oraz do Zespołu Zamiejscowego w Skierniewicach. Kwoty dotyczące skutków decyzji Wójta w sprawie ulg w zapłacie podatku, wydanych na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa, wykazane w kolumnie 5 i 6 sprawozdania PDP, były zgodne z kwotami skutków wykazanymi w sprawozdaniu Rb 27S i zgodne z kwotą wynikającą z wydanych decyzji. Skutki obniŜenia górnych stawek podatkowych w podatku od środków transportowych Skutki obniŜenia górnych stawek podatkowych w podatku od środków transportowych wynosiły dla osób fizycznych w 2009 roku 145.774,00 zł, w tym pojazdów będących własnością osób prawnych 31.883,00 zł i 113.891,00 zł pojazdów będących własnością osób fizycznych. Prawidłowość wyliczenia skutków przeanalizowano na podstawie wybranej próby pojazdów, a mianowicie: samochód cięŜarowy z zawieszeniem pneumatycznym i równowaŜnym od 23 do 25 ton trzyosiowy stawka lokalna 1.470,00 zł x 4 pojazdy stanowiły podatek 5.880,00 zł, wg górnych stawek 2.692,00 zł x 4 pojazdy – stanowiły podatek 10.768,00 zł – róŜnica 4.888,00 zł, samochód cięŜarowy z zawieszeniem pneumatycznym i równowaŜnym, katalizatorem powietrza, o masie 3,5 do 5,5 ton – wg stawek lokalnych 315,00 zł x 1 pojazd, wg stawek górnych 705,00 x 1 pojazd róŜnica 390,00 zł , przyczepy i naczepy z zawieszeniem pneumatycznym powyŜej 38 ton trzy osiowe –wg stawek górnych 2.081,00 zł x 4 pojazdy – podatek 8.324,00 zł, wg stawek lokalnych 1.050,00 zł x 4 pojazdy – podatek 4.200,00 zł róŜnica 4.124,00 zł.
1 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______31 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wyliczone wartości ujęto w zestawieniu róŜnic pomiędzy wyliczonym podatkiem wg stawek ustawowych a podatkiem wg stawek lokalnych. Nieprawidłowości w powyŜszym zakresie nie stwierdzono. Dane dotyczące sprawozdawczości budŜetowej, skutków obniŜenia górnych stawek podatkowych, udzielenia ulg i zwolnień w zakresie podatku od nieruchomości i środków transportowych w zestawiono w testach stanowiących załącznik nr 9 do niniejszego protokołu kontroli. Bilans organu (z wykonania budŜetu) na dzień 31 grudnia 2008 roku Prawidłowość wykazywania danych w bilansie z wykonania budŜetu samorządu terytorialnego, sprawdzono na podstawie bilansu sporządzonego dnia 18 marca 2009 roku, wg stanu na dzień 31 grudnia 2008 roku. Bilans zamknął się sumą aktywów i pasywów w wysokości 683.816,68 zł. Stan aktywów i pasywów wykazany w bilansie na początek roku 2008 był zgodny ze stanem na 31 grudnia 2007 roku. Aktywa wg bilansu W poz. I. wykazano środki pienięŜne w wysokości 610.986,29 zł, które stanowiły saldo konta 133 strony Wn i odpowiadały wyciągom bankowym na 31 grudnia 2008 roku: rachunek bieŜący budŜetu wyciąg nr 277 saldo końcowe – 584.609,93 zł, rachunek bankowy funduszy specjalnych – PEFRON wyciąg nr 21 saldo końcowe 26.376,36 zł oraz danym zawartym w sprawozdaniu Rb ST. W poz. II. wykazano kwotę 72.830,39 zł wynikała ona z salda konta 224 – rozrachunki budŜetu na które składały się: udziały w podatku dochodowym od osób fizycznych 68.171,00 zł, udziały w podatku dochodowym od osób prawnych 4.659,39 zł. Zestawienie naleŜności od budŜetu według tytułów stanowiło załącznik do bilansu. Pasywa wg bilansu W pozycji I.1. wykazano wartość 136.441,78 zł, która była zgodna z saldem zaciągniętych i niespłaconych poŜyczek wraz z odsetkami z WFOŚiGW. W poz.I.3 wykazano kwotę 77,36 zł wynikającą z konta 240, na którą składały się: wpłata komornika kwota do wyjaśnienia w wysokości 50,00 zł oraz odsetki od środków na wyodrębnionym rachunku bankowym funduszu specjalnego PFRON w wysokości 27,36 zł. Wartość aktywów netto w budŜecie wynosiła 234.604,54 zł, z czego: nadwyŜka budŜetu wykazana w poz. II.1.1 wynosiła 254.344,17 zł, była zgodna z wartością wykazaną na koncie 961, którą pomniejszono o niedobór budŜetu z lat poprzednich wykazany w poz. II.6 w wysokości ( ) 19.739,63 zł (saldo konta 960 strony Wn). W poz. III wykazano saldo konta 909 strony Ma w kwocie 312.693,00 zł, wynikające z subwencji oświatowej przekazanej w grudniu 2008 roku na styczeń 2009 roku. Dane wykazane w bilansie, odpowiadały danym wynikającym z ewidencji księgowej. Według uchwały budŜetowej nr XXVII/160/09 z dnia 30 stycznia 2009 roku, ustalona kwota wolnych środków to 136.519,00 zł, która nie odpowiadała danym wynikającym z bilansu i ewidencji księgowej . Wg danych bilansowych i ewidencji księgowej, kwota wolnych środków wynosiła 136.441,78 zł i wynikała z danych bilansowych: aktywa środki pienięŜne 610.986,29 zł (saldo konta 133 strona Wn) plus naleŜności od budŜetów 72.830,39 zł (saldo konta 224 strona Wn) = 683.816,68 zł, pomniejszone o pasywa: subwencja na styczeń 312.693,00 zł (saldo konta 909 strona Ma) plus pozostałe zobowiązania 77,36 zł (saldo konta 240 strona Ma) = 371.046,32 zł powiększone o skumulowany niedobór na zasobach budŜetu 19.739,63 zł (saldo konta 960 strona Wn) = 390.785,95 zł, z czego aktywa netto budŜetu wynosiły 234.604,54 zł, a kwota wolnych środków 136.441,78 zł. RóŜnica w naliczeniu wynosiła 77,36 zł. W roku 2010 ustalona kwota wolnych środków wynosiła 255.478,20 zł i byłą na zgodna z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
______32 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Bilans jednostki na dzień 31 grudnia 2008 roku. Według „Bilansu jednostki budŜetowej”, sporządzonego dla Urzędu Gminy w Rawie Mazowieckiej jako jednostki na dzień 31 grudnia 2008 roku, stan aktywów i pasywów wynosił 18.964.076,07 zł. Stan aktywów i pasywów wykazany w bilansie na początek roku 2008 był zgodny ze stanem na 31 grudnia 2007 roku. Kontrolą objęto wszystkie pozycje bilansu za 2008 rok, a mianowicie: Aktywa Poz. A Aktywa trwałe, I. Wartości niematerialne i prawne wykazane w bilansie stanowiły kwotę 4.500,00 zł, która wynikała z ewidencji konta 020 wartości niematerialne i prawne kwota 75.041,57 zł minus umorzenie wynikające z konta 071 – 500,00 zł i konta 072 – 70.041,57 zł, Poz. A. Aktywa trwałe, II.1 Środki trwałe wykazana w bilansie wartość wynosiła 17.935.074,91 zł (wartość wg ewidencji księgowej 011 wynosiła 23.079.315,29 zł minus umorzenia środków trwałych wynikające z konta 071 na wartość 5.356.829,82 zł) z czego: - grunty stanowiły wartość – 256.520,49 zł, - budynki, lokale i obiekty inŜynierii lądowej i wodnej grupy 1 i 2 – o wartości 21.461.837,55 zł minus umorzenie 4.938.773,58 zł wartość bilansowa środków 16.523.063,97 zł, - urządzenia techniczne i maszyny grupy: 3, 4, 5, 6, 8 – wartość wg ewidencji księgowej – 967.347,68 zł, minus umorzenie 211.611,47 zł, wartość po umorzeniu 755.736,21 zł. Wartość bilansowa środków trwałych z grupy 8, która na dzień 31 grudnia 2008 roku wynosiła 10.427,43 zł, winna być wykazana w poz. II.1.5 – inne środki trwałe, - środki transportu – grupa 7 wartość środków wynosiła 393.609,57 zł minus umorzenie 206.444,77 zł – wartość bilansowa (po umorzeniu) środków transportu wynosiła 187.164,80 zł. Specyfikacja do konta 011 w podziale na grupy klasyfikacji środków trwałych z uwzględnieniem ich wartości początkowej, naliczonego umorzenia oraz wartości netto przyjętej do bilansu, stanowiła załącznik do bilansu. Wartości początkowe przyjęte do wyliczenia wartości bilansowej środków trwałych były zgodne z ich stanem na dzień 31 grudnia 2008 roku wynikającym z ksiąg inwentarzowych. Poz. II.2. Inwestycje rozpoczęte – wykazane w bilansie na kwotę 212.589,44 zł, były zgodne z wartością wynikającą z konta księgowego 080. Poz. A. III NaleŜności długoterminowe – w bilansie wykazano wartość 189.436,55 zł i taka sama wartość wynikała z ewidencji księgowej konta 226, na które składały się naleŜności zabezpieczone hipotecznie (zestawienie dłuŜników stanowił załącznik do bilansu), Poz. A. IV 1.1. Długoterminowe aktywa finansowe – w bilansie wykazano wartość 10.000,00 zł i taka sama wartość wynikała z ewidencji księgowej konta 030, którą w całości stanowiły udziały w Łódzkim Centrum Handlowym „ZJAZDOWA” S.A. (wg załącznika do bilansu). Poz. B.II.1.1 NaleŜności z tytułu dostaw i usług – wartość bilansowa to 321.482,55 zł. Analiza zapisów ewidencji księgowej, wykazała Ŝe kontrolowana jednostka na dzień 31 grudnia 2008 rok nie posiadała naleŜności z tytułu dostaw i usług. Wykazana wartość stanowiła saldo strony Wn konta 221 – NaleŜności z tytułu
______33 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
dochodów budŜetowych, która winna być wykazana w poz. B.II.1.4 – Pozostałe naleŜności. Poz. B.II.1.4 Pozostałe naleŜności – wartość wykazana w bilansie to 23.751,00 zł i wynikała z salda konta 234 1 (strona Ma), na którym ewidencjonowano naleŜności z tytułu udzielonych pracownikom poŜyczek mieszkaniowych ze środków funduszu socjalnego. Wykaz pracowników i kwot naleŜności stanowił załącznik do bilansu. Poz. B.III.1.2 Środki pienięŜne na rachunkach bankowych – wg bilansu stanowiły wartość 431.064,23 zł i wynikały one z ewidencji księgowej konta Wn 135: Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (konto 135) wyciąg bankowy nr 32 kwota 1.082,69 zł, Gminny Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (konto 135 1) wyciąg bankowy nr 56 kwota 409.007,14 zł, rachunek sum depozytowych (konto 135 2) wyciąg bankowy nr 10 kwota 20.974,40 zł. Poz. B.III.1.3 Inne środki pienięŜne – wykazane w bilansie o wartości 48.766,83 zł wynikały z ewidencji konta Wn 139 – konto sum depozytowych (zabezpieczenie naleŜytego wykonania umów) . PowyŜsza kwota winna być wykazana w poz. B.III.1.2 – Środki pienięŜne na rachunkach bankowych. W pozycji „Inne środki pienięŜne” ujmowane jest saldo konta 140 – Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pienięŜne, na którym ewidencjonuje się papiery wartościowe wymagalne w ciągu 3 miesięcy od daty wystawienia, czeki obce oraz środki pienięŜne w drodze. Do bilansu załączono zestawienie kontrahentów wraz z naleŜnymi kwotami oraz terminami zwrotu zabezpieczenia. Pasywa Poz. A.I. Fundusz jednostki na koniec okresu – wg bilansu 18.327.820,17 zł, wynikał z wartości wykazanych w zestawieniu zmian w funduszu jednostki: fundusz jednostki na początek roku obrotowego 3.797.317,34 zł. Zwiększenia funduszu wciągu roku budŜetowego w łącznej kwocie 19.792.994,87 zł z czego: zysk bilansowy za rok ubiegły 12.800.013,11 zł, zrealizowane wydatki budŜetowe 6.903.401,69 zł, nieodpłatnie otrzymane środki trwałe i inwestycje 89.580,07 zł. Zmniejszenia funduszu 19.632.830,92 zł, na którą to wartość składały się: zrealizowane dochody 17.569.513,81 zł, dotacje i środki na inwestycje 1.171.095,19 zł, pokrycie amortyzacji 881.121,92 zł, wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych środków trwałych i inwestycji 11.100,00 zł, fundusz jednostki na koniec okresu sprawozdawczego 3.957.481,29 zł (saldo konta 800 strona Ma) plus zysk netto 14.370.338,88 zł (saldo konta 860 strona Ma). Poz. A.II.1.1 Zysk netto – wykazana kwota w bilansie 14.370.338,88 zł była zgodna z ewidencją księgową tj. saldem konta 860. Poz. D.I.1.1 Zobowiązania z tytułu dostaw i usług – wg bilansu wynosiły 33.707,20 zł i wynikały z ewidencji księgowej konta Ma 201. Do bilansu załączono wykaz informujący o tytułach zobowiązań, dacie ich powstania, kontrahencie oraz kwocie zobowiązania. Poz. D.I.1.3 Zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych wartość bilansowa 14.775,53 zł wynikała z konta Ma 229 i stanowiły je naliczone składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne od dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2007 rok. Do bilansu załączono wykaz tytułów tworzących niniejszą kwotę zobowiązania. Poz. D.I.1.4 Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń – kwota 84.191,11 zł wynikała z ewidencji konta Ma 231 i dotyczyła naliczonego dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2008 rok. Załącznikiem do bilansu był wykaz list z wysokością naliczonych kwot. Poz. D.I.1.6 Sumy depozytowe – wartość bilansowa 48.766,83 zł wynikała z sald strony Ma konta 139 – rachunek depozytów i konta 240 1, na którym ewidencjonowano utworzone lokaty naleŜytego zabezpieczenia wykonania umów.
______34 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Poz. D.II.1.1 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – wartość bilansowa 24.833,69 zł wynikała z ewidencji konta Ma 851. Poz. D.II.1.2 Inne fundusze – wartość bilansowa 429.981,54 zł , która stanowiła sumę salda konta 853 Gminny Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w wys. 409.007,14 zł oraz wartości zabezpieczeń naleŜytego wykonania umów – konto 853 1 w wys. 20.974,40 zł. Zgodnie z zapisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych z dnia 28 lipca 2006 roku, saldo konta 853 – Gminny Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej winno być wykazane w poz. B.1.1 fundusze celowe . Natomiast saldo konta 853 1, powstało na skutek błędnej klasyfikacji operacji księgowych i dotyczy ewidencji zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy oraz wpłacanych wadiów – zagadnienie szczegółowo opisano punkcie 2 – urządzenia księgowe niniejszego rozdziału. W dniu 31 marca 2009 roku sporządzono zbiorczy bilans, na który składały się bilanse jednostkowe sporządzone w dniu 31 marca 2009 roku przez: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, Urząd Gminy oraz Gminny Zespół ds. Oświaty Kultury i Sportu. Kontrolujące stwierdziły, Ŝe nie sporządzano oddzielnych bilansów dla poszczególnych placówek oświatowych działających na terenie Gminy Rawa Mazowiecka. Jak wyjaśniła Skarbnik Gminy obsługę finansową tych jednostek prowadzi Zespół ds. Oświaty Kultury i Sportu, dlatego teŜ sporządzano jeden bilans dla wszystkich szkół. Tak sporządzony bilans był zbiorczym sprawozdaniem finansowym dla placówek oświatowych. PowyŜsze działanie było niezgodne z zapisem § 14 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych z dnia 28 lipca 2006 roku, zgodnie z którym jednostki kontynuujące działalność tj. jednostki budŜetowe, zakłady budŜetowe oraz gospodarstwa pomocnicze, sporządzają sprawozdanie finansowe na podstawie własnych ksiąg rachunkowych jednostki obejmujące bilans, rachunek zysków i strat jednostki (wariant porównawczy) oraz zestawienie zmian w funduszu jednostki na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych (dzień bilansowy), to jest na dzień 31 grudnia. W dniu 6 kwietnia 2009 roku sporządzono korektę bilansu zbiorczego jednostek, z uwagi na dokonane korekty kwot pozostałych dochodów budŜetowych Urzędu Gminy Rawa Mazowiecka wykazanych w rachunku zysków i strat zwiększając je o kwotę 1.253.603,52 zł. Dokonane zmiany spowodowały ustalenie nowego wyniku finansowy jednostki, co wymagało dokonania zmian danych wykazanych po stronie pasywów w poz. II.1.1 w bilansie jednostkowym sporządzonym w dniu 31 marca 2009 roku.
IV. ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA
1. ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI I DOSTAWCAMI . TERMINOWO ŚĆ REGULOWANIA ZOBOWI ĄZA Ń (LATA 2008 - 2009)
Zakładowy plan kont wprowadzony w Ŝycie zarządzeniem nr 47/2008 Wójta Gminy Rawa Mazowiecka z dnia 30 grudnia 2008 roku, uwzględniał konto 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami ze wskazaniem, Ŝe słuŜy ono do ewidencji wszelkich rozrachunków z tytułu dostaw, robót i usług. Ewidencja analityczna do konta 201 poprzez wprowadzenie rozszerzenia (kolejny numer), zapewnia ustalenie naleŜności i zobowiązań według poszczególnych kontrahentów.
______35 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zapisy planu kont dotyczące analityki prowadzonej do konta 201, nie odnosiły się do ewidencji zobowiązań wymagalnych nie opisano ewentualnego rozszerzenia konta dla przedmiotowych zobowiązań . Zgodnie z art.8 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 roku Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.) – określając zasady rachunkowości w jednostce naleŜy zapewnić w niej moŜliwość wyodrębnienia wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej jednostki, przy zachowaniu zasady ostroŜności. Ponadto na podstawie § 12 ust.1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych – zakładowy plan kont powinien zawierać moŜliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budŜetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach. Wg bilansu stan konta 201 na 31 grudnia 2009 roku po stronie Wn – (oznaczający stan naleŜności z tytułu dostaw i usług) wynosił „0” zł, natomiast strona Ma konta (zobowiązania z tytułu dostaw i usług) wynosiła 14.720,83 zł. Na zobowiązania powyŜsze składały się dowody księgowe wykazane w poniŜszej tabeli:
L.p Tytuł zobowi ązania Kwota Termin Termin zapłaty Kwota Uwagi zobowi ązania płatno ści zobowi ązania zobowi ązania wynikaj ący wymagalnego z faktury 1. Hotel dla Zwierz ąt i Ptactwa Domowego 1.701,90 14.01.2010 13.01.2010 F-ra 161/12/09 z dnia 31.12.2009 2. Hotel dla Zwierz ąt i Ptactwa Domowego 2.647,40 14.01.2010 13.01.2010 F-ra 162/12/09 z dnia 31.12.2009 3. Sprz ątanie i wywóz odpadów stałych 2.396,80 14.01.2010 13.01.2010 F-ra 103/09 z dnia 31.12.2009 4. Przedsi ębiorstwo Telekomunikacyjne 35,38 13.01.2010 13.01.2010 F-ra LAND2/00630/12/2009 z dnia 30.12.2009 5. Wydawnictwo Wiedza i Praktyka 69,59 05.01.2010 13.01.2010 Brak daty F-ra CUS-6045465/2009 z dnia wpływu do 17.12.2009 jednostki 6. Rawskie Wodoci ągi i Kanalizacja 26,89 16.01.2010 13.01.2010 F-ra SOPS/277/2009 z dnia 30.12.2009 7. WIWRa 268,40 14.01.2010 13.01.2010 Brak daty F-ra 58/12/2009 z dnia 31.12.2009 wpływu do jednostki 8. Selen Sp. j. 414,80 11.01.2010 13.01.2010 Wpłyn ęło do F-ra 09250/09 z dnia 28.12.2009 jednostki w dniu 04.01.2010 9. Rawskie Wodoci ągi i Kanalizacja 249,38 16.01.2010 13.01.2010 F-ra SWOD/3934/2009 z dnia 30.12.2009 10. Wydawnictwo Wiedza i Praktyka 89,99 11.01.2010 13.01.2010 Brak daty F-ra CSH-5024179/2009 z dnia wpływu do 28.12.2009 jednostki 11 Kancelaria Radcy Prawnego S-ce 872,30 14.01.2010 13.01.2010 F-ra 106/2009 z dnia 31.12.2009 12 PZU SA Rawa Maz. 3.804,00 13.01.2010 13.01.2010 Polisa AGN 5113967, 5113968, 5113969, 5113970, 5792671, 5792672, 5792673, 5792674, 5792679 z dnia 30.12.2009 13 PZU SA Rawa Maz. 1.710,00 14.01.2010 13.01.2010 Polisa E 0011563 z dnia 30.12.2009 14 Centrum Edukacji, Diagnozy 220,00 05.01.2010 13.01.2010 Wpłyn ęło do PROGRES jednostki w
______36 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
F-ra FAS/588/2009 z dnia 22.12.2009 dniu 04.01.2010 15 Sprz ątanie i wywóz odpadów stałych 214,00 14.01.2010 13.01.2010 F-ra 104/09 z dnia 31.12.2009 Ogółem 14.720,83 x x x Konsekwencją braku unormowań w zakresie rejestracji wpływających do jednostki rachunków i faktur jest brak moŜliwości ustalenia czy zachowano termin płatności naleŜności wynikających z faktur: faktury nr CUS 6045465/2009 z dnia 17.12.2009 roku na kwotę 69,99 zł z terminem płatności 5 stycznia 2010 roku oraz nr CSH 5024179/2009 z dnia 28 grudnia 2009 roku na kwotę 89,99 zł z terminem płatności 11 stycznia 2010 roku, wystawionych przez Wydawnictwo Wiedza i Praktyka, zapłacono w dniu 13 stycznia 2010 roku. Sprawdzenia pod względem merytorycznym oraz formalno rachunkowym dokonano w dniu 12 stycznia 2010 roku. W wyniku analizy ww. dokumentów, kontrolujące stwierdziły, Ŝe faktura nr 09250/09 z dnia 28 grudnia 2009 roku wystawiona przez Firmę Selen sp.j. Grodzisk Mazowiecki na kwotę 414,80 zł z terminem płatności do dnia 11 stycznia 2010 roku, wpłynęła do jednostki w dniu 4 stycznia 2010 roku (nr Dz.11/2010), natomiast zapłaty dokonano w dniu 13 stycznia 2010 roku tj. dwa dni po wyznaczonym terminie. Sprawdzenia pod względem merytorycznym oraz formalno rachunkowym dokonano w dniu 12 stycznia 2010 roku. Fakt odbioru przedmiotowego dokumentu przez pracownika odnotowano w elektronicznym przekazie dokumentów w dniu 25 lutego 2010 roku. Taki obieg dokumentów uniemoŜliwia identyfikację osoby odbierającej dokument i ustalenia odpowiedzialności za ewentualną nieterminową zapłatę z nich wynikającą. Sprawdzenia prawidłowości zapisów operacji finansowych na koncie 201, oraz czy podstawą ich ujęcia w ewidencji były dokumenty spełniające wymogi dowodu określone w ustawie o rachunkowości i instrukcji obiegu dokumentów księgowych, oraz terminowość regulowania zobowiązań, kontrolujące dokonały w oparciu o zarejestrowanych 30 faktur z miesięcy: dziesięć pierwszych zaewidencjonowanych czerwcu i listopadzie 2009 roku oraz dziesięć ostatnich zaewidencjonowanych w kwietniu 2009 roku. Próbę powiększono o faktury wystawione przez wykonawcę robót budowlanych związanych z realizacją zadań: „Przebudowa dróg gminnych: Konopnica, Soszyce, Wołucza” i „Budowa przydomowych oczyszczalni ścieków na terenie gminy Rawa Mazowiecka”. Ogółem skontrolowano 34 dokumentów. Skontrolowane faktury z kwietnia, czerwca i listopada 2009 roku zestawiono w tabeli stanowiącej załącznik nr 10 do niniejszego protokołu. W wyniku analizy wykazanych w załączniku faktur stwierdzono, Ŝe: - ewidencji księgowej podlegały dokumenty – (faktury) określone w instrukcji obiegu dokumentów księgowych, - dokumenty faktury będące podstawą zapisów księgowych, spełniały wymogi dotyczące dokumentu źródłowego określone przez art.21 i 22 ustawy o rachunkowości, oraz w rozdziałach II IV instrukcji obiegu dokumentów księgowych, - dokumenty stanowiące podstawę zapisów księgowych poddano kontroli pod względem prawidłowości merytorycznej, formalno rachunkowej czego potwierdzeniem są stosowne adnotacje na pieczątkach dokumentujących przeprowadzenie powyŜszych czynności,
______37 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- kompletność i rzetelność dokumentów dotyczących danej operacji, zgodność wydatku z planem finansowym oraz ich celowość potwierdził na wymienionych dokumentach Skarbnik, - wydatek na dokumentach zatwierdzał kierownik jednostki oraz pracownik upowaŜniony, - dowody ujmowano na koncie 201, księgowano je w korespondencji z kontem 400 (naliczenie) lub 080 i w chwili zapłaty z kontem 130. Księgowania przedstawiały się następująco: (Wn 400 lub 080, Ma 201, oraz Wn 201, Ma 130), - na dokumenty nanoszono pozycję i nr księgowy, co umoŜliwiało ich sprawdzenie i powiązanie z zapisami w księgach rachunkowych, - faktury, których zapłaty dokonywano za pośrednictwem banku nie zawierały informacji o dniu i formie uregulowania zobowiązania, czego wymagały zapisy rozdziału V § 12 ust. 3 instrukcji obiegu dokumentów księgowych funkcjonujące w kontrolowanej jednostce. Test kontroli prawidłowości prowadzenia ewidencji operacji gospodarczych i finansowych na koncie 201 – rozrachunki z dostawcami i odbiorcami w zakresie ewidencji zobowiązań stanowi załącznik nr 11 do protokołu kontroli.
2. ROZRACHUNKI PUBLICZNOPRAWNE
Konto 225 Na stronie Wn konta 225 ewidencjonuje się rozrachunki z budŜetami. Ewidencja szczegółowa powinna zapewnić moŜliwość ustalenia stanu naleŜności i zobowiązań według kaŜdego z tytułów rozrachunków z budŜetem. W księdze pomocniczej prowadzi się ewidencję szczegółową do konta z podziałem na: - 225 1 podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony od wynagrodzenia oraz świadczeń socjalnych, - 225 2 podatek dochodowy od osób fizycznych naliczany od wystawionych rachunków za świadczone usługi. Obroty konta 225 na 31 grudnia 2009 roku wynosiły po stronie Wn 123.293,00 zł i po stronie Ma 123.354,00 zł. Saldo konta na koniec roku 2009 wynosiło 61,00 zł i wynikało z naliczonego podatku od wypłaconego pracownikowi w miesiącu grudniu 2009 roku świadczenia z tytułu wypoczynku letniego, który zapłacono w dniu 20 stycznia 2010 roku wyciąg bankowy nr 1 rachunek funduszu świadczeń socjalnych. Terminowości zapłaty zobowiązań, zgodności zadeklarowanych kwot podatku dochodowego od osób fizycznych z przekazywanymi przelewami w roku 2009, przedstawiono w tabeli stanowiącej załącznik nr 12 do protokołu kontroli. W wyniku analizy wymienionych w załączniku dokumentów stwierdzono, co następuje: - przekazywane zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych wynikały z tytułu umów o pracę, umów o dzieło, umów agencyjno prowizyjnych oraz wybranych świadczeń socjalnych, - zobowiązania z tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, przekazywano do Urzędu Skarbowego w terminie zgodnym z art.38 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity z 2000 roku Dz. U. nr 14, poz. 176 ze zm.), tj. do 20 go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zaliczki zostały pobrane.
______38 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Konto 229 słuŜy do ewidencji rozrachunków innych niŜ z budŜetami rozrachunków publicznoprawnych, a szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Ewidencję analityczną naleŜy prowadzić wg tytułów i podmiotów, z którymi są dokonywane rozliczenia. Analityka do konta 229 prowadzona jest komputerowo w podziałach na: - 229 1 rozrachunki publicznoprawne składki na ubezpieczenia społeczne, - 229 2 rozrachunki publicznoprawne składki na fundusz pracy, - 229 3 rozrachunki publicznoprawne składki na ubezpieczenia zdrowotne, - 229 4 rozrachunki publicznoprawne składki PFRON. Saldo kont: 229 wykazane na 31 grudnia 2009 roku po stronie Ma wynosiło 16.357,11 zł. Na wymienioną kwotę zobowiązań składały się naliczone składki na ubezpieczenia społeczne (konto 229/1) i Fundusz Pracy (konto 229/2) od dodatkowego wynagrodzenia rocznego, wypłaconego w styczniu 2010 roku. Analizy terminowości zapłaty zobowiązań oraz zgodności zadeklarowanych składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy od wynagrodzeń wynikających z list płac, dokonano w oparciu o zapisy ewidencji księgowej za 2009 rok. Zestawienie składek zadeklarowanych podlegających wpłacie na rzecz ZUS oraz Fundusz Pracy wraz z ich wpłatami za 2009 rok przedstawia tabela, która stanowi załącznik nr 13 do protokołu kontroli. Jak wynika z przedstawionej dokumentacji składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz składki na Fundusz Pracy przekazywane były na rachunek Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w terminach określonych art.47 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity z 2007 roku Dz. U. nr 11, poz. 74 ze zm.). W wyniku analizy list płac za miesiące: kwiecień , wrzesień i listopad 2009 roku, kontrolujące stwierdziły, Ŝe w deklaracjach za ww. miesiące ujęto wszystkie zobowiązania z tytułu naliczonych składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy. Zapisy na kontach dotyczące naliczonych i zapłaconych składek ZUS, były zgodne z unormowaniami opisanymi w zakładowym planie kont. Kontrolowana jednostka na podstawie art.21 ust.2a ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jednolity z 18 stycznia 2008 roku Dz. U. nr 14, poz. 92), w okresie od stycznia 2008 roku do czerwca 2009 roku, była zobowiązana dokonywać miesięcznych wpłat na Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Wymagany wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosił 6% w 2008 roku i latach następnych, natomiast liczba pracowników odpowiadająca róŜnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych w Gminy Rawa Mazowiecka, kształtował się na poziomie od 1,65 do 2,10. Terminowość oraz wysokość zadeklarowanych składek na PFRON przekazywanych w 2009 roku przedstawia tabela, która stanowi załącznik nr 14 do protokołu kontroli. Zapisy zakładowego planu kont obowiązującego w kontrolowanej jednostce nie precyzują, na jakich kontach ewidencjonuje się naliczone składki na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Zapisy w urządzeniach księgowych, wskazują Ŝe sporządzone deklaracje ewidencjonuje się na kontach: Wn 400, Ma 229/4, natomiast przekazanie składek na rachunek bankowy PFRON ujmuje się na kontach: Wn 229/4, Ma 130 z klasyfikacja budŜetową 750–75023 § 4140. Analiza zapisów księgowych, wykazała Ŝe koszt naliczonych składek na PFRON nie był ewidencjonowany w urządzeniach księgowych w miesiącu, za który je
______39 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
naliczano, np.: składki w kwocie 2.063,00 zł naliczone za miesiąc grudzień 2008 rok, zaewidencjonowano 20 stycznia 2009 roku pod poz. 31/2 (Wn 400, Ma 229/4), a winny być one zaksięgowane w miesiącu grudniu 2008 roku. Tak przyjęty sposób ewidencji spowodował, Ŝe powyŜszych zobowiązań z miesiąca grudnia 2008 roku nie wykazano w sprawozdaniu Rb 28 S oraz bilansie jednostki za 2008 rok. PowyŜsze naruszało zapisy art. 24 ust 1 pkt 2 i 5 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne jeŜeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty, a pochodzące z nich informacje umoŜliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych. Płatności z tytułu naliczonych składek za rok 2009, kontrolowana jednostka przekazywała terminowo i w prawidłowych wysokościach.
3. POZOSTAŁE ROZRACHUNKI
Kontrolę ewidencji operacji gospodarczych na kontach 231, 234 i 240 przeprowadzono w oparciu o pisemną informację Skarbnika Gminy w konfrontacji z zapisami na wymienionych trzech kontach dokonanych w miesiącach: kwietniu, wrześniu i listopadzie 2009 roku. Informacja Skarbnika stanowi załącznik nr 15 do protokołu kontroli. Zgodnie z powyŜszą informacją na: koncie 231 – rozrachunki z tytułu wynagrodzeń ewidencjonuje się rozrachunki z pracownikami jednostki i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pienięŜnych i świadczeń rzeczowych zaliczonych, zgodnie z odrębnymi przepisami do wynagrodzeń, a w szczególności naleŜności za pracę wykonaną na podstawie stosunku pracy, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej, wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń, potrąceń wynagrodzeń. Po stronie Wn ujmuje się: wypłaty pienięŜne lub przelewy wynagrodzeń, wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń, potrącenia z wynagrodzeń obciąŜające pracownika, natomiast po stronie Ma konta 231 ujmuje się: zobowiązania jednostki z tytułu wynagrodzeń. Saldo konta na 31 grudnia 2009 roku wnosiło po stronie Ma – 95.972,99 zł i kwotę tę stanowiło naliczone dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2009 rok, które wypłacono 19 stycznia 2010 roku. Analiza księgowań z ww. miesięcy wykazała, Ŝe na powyŜszym koncie dokonywano zapisów operacji wymienionych przez Skarbnika. W celu sprawdzenia zgodności naliczonych dla pracowników wynagrodzeń netto z wysokością przekazanych kwot na indywidualne konta bankowe, przeanalizowano wynagrodzenia dla 25 pracowników z listy płac za ww. miesiące 2009 roku. Kontrolowane listy wypłaty wynagrodzeń pracowniczych podpisane były przez osobę sporządzającą, sprawdzone merytorycznie przez pracownika kadr, sprawdzone pod względem formalno rachunkowym przez Skarbnika. Listy zatwierdzał Wójt lub Sekretarz Gminy. Wypłaty wynagrodzeń dokonywano za pośrednictwem banku lub kasy. Taka weryfikacja dokumentów wynikała z obowiązującej w jednostce instrukcji obiegu dokumentów księgowych. Nieprawidłowości w powyŜszym zakresie nie stwierdzono. koncie 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami dokonuje się ewidencji naleŜności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niŜ wynagrodzenia, tj. wypłaconych pracownikom zaliczek i sumy do rozliczenia na wydatki obciąŜające jednostkę, naleŜności z tytułu poŜyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, naleŜności i roszczenia od pracowników z tytułu niedoborów i szkód, zapłacone zobowiązania wobec pracowników. Na stronie Ma ujmowane są w
______40 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
szczególności rozliczone zaliczki i zwroty środków pienięŜnych, wpływy naleŜności od pracowników, inne rozliczenia z pracownikami np. zwrot środków za zapłacone przez pracowników faktury tytułem zakupu materiałów bądź usług na potrzeby urzędu. Saldo konta 234 na 31 grudnia 2009 roku po stronie Wn wynosiło 25.502,00 zł, które stanowiły pozostające do spłaty poŜyczki mieszkaniowe wypłacone pracownikom z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Analiza zapisów na koncie w przyjętych do kontroli miesiącach wykazała, Ŝe były one zgodne z obowiązującymi zasadami ewidencji na powyŜszym koncie. koncie 240 – pozostałe rozrachunki (jednostka) słuŜy do ewidencji krajowych i zagranicznych naleŜności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencja na kontach 201 234, róŜnego rodzaju rozliczeń, a takŜe krótko i długoterminowych naleŜności funduszy celowych, sum depozytowych, sum na zlecenie. Na przedmiotowym koncie ewidencjonuje się rozrachunki z tytułu sum potrąconych pracownikom z list płac, dokonywanych na podstawie ich dobrowolnych oświadczeń tj. składki i poŜyczki z pracowniczej kasy zapomogowo poŜyczkowej, poŜyczki mieszkaniowe udzielane z ZFŚS, składki na związki zawodowe, dobrowolne ubezpieczenia, zajęcia komornicze dokonywane na podstawie prawomocnych wyroków sądowych. Ponadto na koncie 240 ewidencjonuje się rozliczenia niedoborów i szkód, roszczenia sporne, korekty z tytułu mylnych obciąŜeń i uznań rachunków bankowych jednostki. Do konta prowadzi się ewidencję szczegółową z podziałem na rodzaje rozrachunków, a mianowicie: 240 1 pozostałe rozrachunki lokaty zabezpieczenia naleŜytego wykonania umów, 240 2 potrącenia od wynagrodzeń. Saldo konta 240 po stronie Ma na 31 grudnia 2009 roku wynosiło 44.537,20 zł i było to zabezpieczenie naleŜytego wykonania umów z: Firmą ARTOM Tomaszów Mazowiecki w kwocie 18.068,73 zł (prace wykończeniowe budynku Urzędu Gminy), ROTO POL Tomasz Cichecki Wola Grzymkowa w kwocie 13.514,65 zł (budowa przydomowych oczyszczalni ścieków), Firmą DIM Marzena Bartkowicz Rawa Mazowiecka w kwocie 1.996,27 zł (prace remontowe w Zespole Szkół w Starej Wojskiej), ZPUH METALBUD Sierakowice Prawe w kwocie 676,15 zł (budowa sieci wodociągowej w KsięŜnej Woli), BUD MARKET Zbigniew Wieczorek Skierniewice w kwocie 6.427,32 zł (budowa boiska w Wołuczy), BUDMAR Marek Kamola Tomaszów Mazowiecki w kwocie 1.960,33 zł (termomodernizacja dachu w Zespole Szkół w Starej Wojskiej), Hydrogeowiert Wojciech Młynarczyk Tomaszów Mazowiecki w kwocie 1.893,75 zł (budowa studni w Hucie Wałowskiej). koncie 240 pozostałe rozrachunki (organ) słuŜy do ewidencji innych rozrachunków związanych z realizacją budŜetu, z wyjątkiem rozrachunków i rozliczeń ujmowanych na kontach 222, 223, 224, 260. Na przedmiotowym koncie ujmowane są rozliczenia związane z wadiami. Ewidencję szczegółową prowadzi się według poszczególnych tytułów oraz według kontrahentów, mianowicie: 240 4 pozostałe rozrachunki wadium, 240 5 pozostałe rozrachunki – inne rozrachunki Po stronie Wn ujmuje się: naleŜności z tytułu innych rozrachunków związanych z realizacją budŜetu, błędy w wyciągach bankowych. Po stronie Ma ujmuje się: zobowiązania z tytułu innych rozrachunków związanych z realizacją budŜetu oraz błędy w wyciągach bankowych. Saldo konta na dzień 31 grudnia 2009 roku wynosiło 0,00 zł. Analiza zapisów księgowych za ww. miesiące wykazała, Ŝe operacje gospodarcze ewidencjonowane na koncie 240 (w organie jak i w jednostce), są zgodne z obowiązującymi zasadami.
______41 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
V. GOSPODARKA KASOWA
1. ZABEZPIECZENIE WARTO ŚCI PIENI Ęś NYCH I DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA . KONTROLA KASY . INSTRUKCJA KASOWA
Zabezpieczenie wartości pienięŜnych i druków ścisłego zarachowania opisano w protokole z kontroli kasy przeprowadzonej w dniu 22 kwietnia 2010 roku stanowiącym załącznik nr 1 do protokołu kontroli. W Urzędzie Gminy Rawa Mazowiecka zasady gospodarki kasowej zawarte zostały w instrukcji kasowej w Urzędzie Gminy Rawa Mazowiecka stanowiącej załącznik nr 6 do zarządzenia nr 47/2008 Wójta Gminy Rawa Mazowiecka z dnia 30 grudnia 2008 roku w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości dla Urzędu Gminy Rawa Mazowiecka. Kasa, zgodnie z zapisami przedmiotowej instrukcji, podlega kontroli doraźnej i okresowej. Instrukcję uzupełnia zarządzenie nr 38/2003 Wójta Gminy Rawa Mazowiecka z dnia 31 grudnia 2003 roku, ustalające wysokość pogotowia kasowego w kwocie 3.000,00 zł.
2. DOKUMENTOWANIE OPERACJI KASOWYCH
Sprawdzono dowody kasowe zewidencjonowane w niŜej wymienionych raportach kasowych dochodowych i rozchodowych z miesięcy: maj, wrzesień i październik 2009 roku (próba losowo wybrane). Raporty rozchodowe: raport kasowy nr 15/2009 z dnia 7 maja 2009 roku, raport kasowy nr 16/2009 z dnia 12 maja 2009 roku raport kasowy nr 17/2009 z dnia 14 maja 2009 roku raport kasowy nr 18/2009 z dnia 21 maja 2009 roku, raport kasowy nr 19/2009 z dnia 25 maja 2009 roku, raport kasowy nr 20/2009 z dnia 27 maja 2009 roku, raport kasowy nr 21/2009 z dnia 29 maja 2009 roku, raport kasowy nr 36/2009 z dnia 14 września 2009 roku, raport kasowy nr 36/2009 z dnia 14 września 2009 roku, raport kasowy nr 36/2009 z dnia 14 września 2009 roku, raport kasowy nr 37/2009 z dnia 25 września 2009 roku, raport kasowy nr 40/2009 z dnia 1 października 2009 roku, raport kasowy nr 41/2009 z dnia 9 października 2009 roku, raport kasowy nr 42/2009 z dnia 15 października 2009 roku, raport kasowy nr 43/2009 z dnia 23 października 2009 roku, raport kasowy nr 44/2009 z dnia 26 października 2009 roku, raport kasowy nr 45/2009 z dnia 29 października 2009 roku, Raporty dochodowe: pełny raport kasowy nr 98/2009 z dnia 20 maja 2009 roku, pełny raport kasowy nr 99/2009 z dnia 21 maja 2009 roku, pełny raport kasowy nr 100/2009 z dnia 22 maja 2009 roku, pełny raport kasowy nr 101/2009 z dnia 25 maja 2009 roku,
______42 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
pełny raport kasowy nr 102/2009 z dnia 26 maja 2009 roku, pełny raport kasowy nr 180/2009 z dnia 14 września 2009 roku, pełny raport kasowy nr 181/2009 z dnia 15 września 2009 roku, pełny raport kasowy nr 182/2009 z dnia 16 września 2009 roku, pełny raport kasowy nr 183/2009 z dnia 17 września 2009 roku, pełny raport kasowy nr 184/2009 z dnia 18 września 2009 roku, pełny raport kasowy nr 194/2009 z dnia 1 października 2009 roku, pełny raport kasowy nr 195/2009 z dnia 2 października 2009 roku, pełny raport kasowy nr 196/2009 z dnia 5 października 2009 roku. Raporty wydatków z Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej: raport kasowy nr 3/2009 z dnia 5 maja 2009 roku. W wyniku kontroli stwierdzono, co następuje: - raporty kasowe z dochodów sporządzane były za pomocą programu komputerowego – „Kasa” firmy INFO – SYSTEM s.c. z Legionowa, natomiast raporty kasowe rozchodowe sporządzane były ręcznie na drukach RK – Raport Kasowy, - sporządzano zbiorcze raporty dochodów i jednostkowe raporty dotyczące poszczególnych rodzajów dochodów (podatki lokalne, wieczyste uŜytkowanie, opłaty za wypis z rejestru gruntów, opłaty za wydanie dowodów osobistych), - raporty rozchodowe sporządzano zgodnie przyjętymi ustaleniami w instrukcji kasowej tj. nie rzadziej niŜ 14 dni, ale okres sporządzenia raportu nie wykraczał poza miesiąc kalendarzowy, natomiast raporty dochodów były sporządzane codziennie, - sporządzane raporty kasowe dotyczyły wydatków bieŜących oraz wydatków z Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, - sprawdzenia raportów kasowych wraz z załączonymi do nich dowodami księgowymi, dokonywał inspektor referatu finansowego, - gotówka uzyskana z wpłat do kasy, odprowadzana była na koniec kaŜdego dnia, - dowody księgowe zawierały podpisy osób pobierających gotówkę z kasy i datę wypłaty oraz datę i podpis kasjera wypłacającego gotówkę, - na dowody kasowe nanoszono numerację i pozycję raportu kasowego, zgodnie z wymogami zawartym w instrukcji kasowej, - dokumenty stanowiące podstawę wypłaty z kasy, sprawdzane były merytorycznie, formalnie i rachunkowo oraz zawierały podpisy osób zatwierdzających dokumenty do wypłaty, - na dowodach załączonych do raportów kasowych, nanoszono klasyfikację budŜetową środków, z których dokonywano wydatków, - kaŜdy dokument wypłaty zawierał datę i kwotę wypłaty oraz podpis osoby pobierającej gotówkę. Kontrolujące w powyŜszym zakresie nie stwierdziły nieprawidłowości.
______43 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
VI. WYKONYWANIE BUD śETU JEDNOSTKI. ZAGADNIENIA OGÓLNE
1. INFORMACJE OGÓLNE – 2009 ROK .
Dochody i przychody bud Ŝetu
Plan Wykonanie Wyszczególnienie po zmianach (zł) (zł) DOCHODY OGÓŁEM 18.671.272 17.925.363 z tego : Dochody własne 6.097.755 6.081.460 Dotacje 3.828.509 3.701.384 z tego: - z bud Ŝetu Wojewody 3.627.011 3.513.373 - z funduszy celowych np. WFO Ś i GW (wymieni ć z jakich i ile) 8.498 8.498 -Powiatowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej - Urz ąd Marszałkowski / Fundusz 193.000 179.513 Ochrony Gruntów Rolnych/ Środki zagraniczne 1.093.434 504.323 Inne (Dotacje rozwojowe ) 39.719 26.341 Subwencja 7.611.855 7.611.855 PRZYCHODY 1.396.655 593.158 z tego: Kredyty i po Ŝyczki 1.025.532 222.035 Nadwy Ŝka z lat poprzednich /wolne 371.123 371.123 środki/ Inne (np. prywatyzacja)
Wydatki i rozchody bud Ŝetu - rok 2009
Plan Wykonanie Wyszczególnienie po zmianach (zł) (zł) WYDATKI OGÓŁEM 19.975.892 17.899.673 z tego: Wydatki maj ątkowe 3.098.154 1.817.946 Wydatki bie Ŝą ce 16.877.738 16.081.727 ROZCHODY 92.035 92.035 w tym: spłata kredytów i po Ŝyczek 92.035 92.035
______44 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2 PRZESTRZEGANIE ZASAD GOSPODARKI FINANSOWEJ OKRE ŚLONYCH W ART .138 PKT 3 USTAWY O FINANSACH PUBLICZNYCH
Kontrolujące sprawdziły przestrzeganie w roku 2008 i w 2009 zasad gospodarki finansowej określonych w art. 138 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, dokonując analizy dokonanych wydatków na dzień 15 września 2009 roku, 15 listopada 2009 roku, w następujących podziałkach klasyfikacji budŜetowej: Dział 750 Administracja publiczna rozdział 75023 – urzędy gmin: − § 4010 – wynagrodzenia osobowe pracowników, − § 4210 – zakup materiałów i wyposaŜenia, − § 4260 – zakup energii, − § 4300 – zakup pozostałych usług. Wykonanie na dzień 15 wrzesień 2009 rok Klasyfikacja Plan Wykonanie % wykonania planu 750 75023 § 4010 1.123.532,00 714.300,52 63,58 750 75023 § 4210 56.000,00 54.096,06 96,60 750 75023 § 4260 35.000,00 34.808,78 99,45 750 75023 § 4300 68.950,00 62.917,19 91,25
Wykonanie na dzień 15 listopada 2009 rok Klasyfikacja Plan Wykonanie % wykonania planu 750 75023 § 4010 1.123.532,00 888.034,49 79,04 750 75023 § 4210 62.000,00 61.134,52 98,60 750 75023 § 4260 35.000,00 30.714,56 87,76 750 75023 § 4300 69.450,00 69.285,90 99,76
Na podstawie wydruków z księgi rachunkowej, na podstawie uchwał organu stanowiącego i zarządzeń organu wykonawczego stwierdzono, Ŝe wydatki na dzień 15 września i 15 listopada 2009 roku w wymienionym wyŜej dziale, rozdziale i paragrafach, zostały wykonane w granicach kwot określonych w planie finansowym. Dział 600 Transport i łączność, rozdział 60016 drogi publiczne gminne: − § 4270 – zakup usług remontowych, − § 4210 – zakup materiałów i wyposaŜenia, − § 4300 – zakup usług pozostałych, − § 4170 – wynagrodzenia bezosobowe umowy zlecenia. Wykonanie planu na 15 września 2009 rok Klasyfikacja Plan Wykonanie % wykonania planu 600 60016 § 4270 130.000,00 114.884,33 88,37 600 60016 § 4210 146.000,00 57.140,53 39,14 600 60016 § 4300 323.000,00 224.043,87 69,36 600 60016 § 4170 10.000,00 4.500,00 45,00
______45 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wykonanie planu na 15 listopada 2009 rok Klasyfikacja Plan Wykonanie % wykonania planu 600 60016 § 4270 130.000,00 116.339,31 89,49 600 60016 § 4210 146.000,00 62.307,86 42,68 600 60016 § 4300 323.000,00 249.289,91 77,18 600 60016 § 4170 10.000,00 4.500,00 45,00 Na podstawie wydruków z księgi rachunkowej, na podstawie uchwał organu stanowiącego i aktów wykonawczych zarządzeń Wójta Gminy stwierdzono, Ŝe wydatki na dzień 15 września i 15 listopada 2009 roku w dziale 600 rozdziale 60016 i § 4270, 4210, 4300, 4170 zostały wykonane w granicach kwot określonych w planie finansowym. Plan finansowy w księgach rachunkowych zmieniano wraz z podejmowanymi zarządzeniami przez Wójta Gminy Rawa Mazowiecka.
VII. WYKONYWANIE BUD śETU. REALIZACJA DOCHODÓW BUD śETOWYCH
1. DOCHODY Z PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH - 2008 - 2009.
1) Rachunkowo ść w zakresie podatków i opłat. Plan kont
Zasady funkcjonowania kont dla organu podatkowego zawarto w zarządzeniach Wójta Gminy w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad polityki rachunkowości dla Urzędu Gminy w Rawie Mazowieckiej: nr 48/07 z dnia 28 grudnia 2007 roku obowiązujące w 2008 roku i nr 47/2008 z dnia 30 grudnia 2008 roku obowiązujące w 2009 roku. Wg obowiązującego w jednostce zakładowego planu kont, do ewidencji podatków i opłat lokalnych słuŜą konta: 011 – strona Wn konta zapłata podatku dokonana przez przeniesienie własności rzeczy lub praw majątkowych na gminę, w korespondencji z kontem Ma 221; 020 – strona Wn konta – zapłata podatku dokonana przez przeniesienie własności praw wartości niematerialnych i prawnych na rzecz gminy w korespondencji z kontem Ma 221 PowyŜsze konto w odniesieniu do podatków funkcjonowało tylko w 2008 roku; 101 – ewidencja gotówki wpłacanej przez podatników w kasie (po stronie Wn konta księguje się wpływ gotówki w korespondencji z kontem Ma 221, po stronie Ma 101 – księguje się przekazanie gotówki do banku w korespondencji z kontem 140), w korespondencji ze stroną Wn konta 221 zwroty podatnikom wpłat będących kwotami nienaleŜnymi; 130 – Wn konta wpływ podatku na konto bankowe w korespondencji z kontem Ma 221 i środki pienięŜne w drodze w korespondencji ze stroną Ma konta 140. Po stronie Ma księguje się rozchody środków pienięŜnych z tytułu zwrotu nadpłat w korespondencji ze stroną Wn konta 101 lub 221; 140 do ewidencji środków pienięŜnych znajdujących się między kasą Urzędu, a jego rachunkiem bankowym, w korespondencji z kontami 130 i 101;
______46 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
221 naleŜności z tytułu dochodów budŜetowych – po stronie Wn konta księguje się przypisy naleŜności w korespondencji ze stroną Ma konta 750, oraz zwrot nadpłat w korespondencji z kontem 130, jeśli zwrot następuje na rachunek bieŜący podatnika, albo kontem 101, jeśli zwrot następuje z kasy urzędu. Na stronie Ma konta ewidencjonuje się odpisy naleŜności w korespondencji ze stroną Wn konta 750, wpłaty dokonane przelewem w korespondencji ze stroną Ma konta 130, wpłaty dokonane do kasy w korespondencji ze strona Ma konta 101, wygaśnięcie zobowiązań podatkowych wskutek przeniesienia własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz jednostki samorządowej Konto zamyka się dwoma saldami Wn wpłacone, a nieprzypisane podatki, Ma oznacza przypisane, a niezrealizowane podatki; 226 – długotrwałe naleŜności podatkowe zabezpieczone hipoteką. Po stronie Wn konta ujmuje się naleŜności w wysokości zabezpieczonej hipoteką w korespondencji ze stroną Ma konta 221. Po stronie Ma konta 226 ujmuje się zmniejszenie naleŜności w wyniku dokonanej wpłaty w korespondencji ze stroną Wn konta 130. Konto w zakresie podatków, jak wynika z cytowanych zarządzeń, funkcjonowało tylko w 2008 roku. Zarządzenie obowiązujące na 2009 rok tego konta nie przewidywało, chociaŜ naleŜności zabezpieczone hipoteką jednostka posiadała; 310 – do ewidencji wpłat poprzez przeniesienie własności rzeczy nie będących środkami trwałymi, w korespondencji z kontem Ma 221. Konto powyŜsze w zakresie podatków funkcjonowało tylko w 2008 roku; 750 po stronie Wn konta ujmowane są odpisy z tytułu podatków i odpisy z tytułu naleŜnego podatnikowi oprocentowania od nadpłat, w korespondencji z kontem Ma 221. Po stronie Ma konta ujmowane są przypisy z tytułu podatków, oraz odsetki i naleŜności uboczne w kwocie wpłaconej w korespondencji z kontem Wn 221. Prawidłowość dokonanych zapisów księgowych oraz zapisów na kontach podatników, przeanalizowano w oparciu o materiały źródłowe (deklaracje podatkowe, decyzje umorzeniowe, dowody wpłaty), prowadzone dla podatników podatku od nieruchomości i podatników od środków transportowych. Kontrolę przestrzegania zasad rachunkowości podatkowej przeprowadzono w oparciu o testy stanowiące załącznik nr 16 do niniejszego protokołu.
2) Organizacja wymiaru i poboru podatków i opłat (inkaso)
Do prowadzenia spraw w zakresie podatków od nieruchomości, rolnego, leśnego od osób fizycznych od 1995 roku i prawnych od 2008 roku uŜywane są programy komputerowe: („Podatki” – licencja 3MR3 1I4W 39AU UG8Q, „Księgowość zobowiązań” – licencja nr WRPU H881 N2JY 6VSP oraz „Auta” licencja nr 852K FBJ5 8A74 TOKS, autorstwa INFO SYSTEM R. i T. Groszek, pozwalające wprowadzić pełne informacje dotyczące podmiotów i przedmiotów opodatkowania. Wymienione wyŜej programy, umoŜliwiają wydruk treści decyzji podatkowych od nieruchomości i rolnego dla osób fizycznych, pokwitowań dowodu wpłaty, upomnień wzywających do zapłaty. Odręcznie wystawiane są tytuły wykonawcze dotyczące postępowań egzekucyjnych. Pobór podatków następuje poprzez wpłaty za pośrednictwem banku lub poczty oraz za pośrednictwem inkasentów sołtysów. Pobór podatków rolnego, leśnego i od nieruchomości od osób fizycznych w drodze inkasa, odbywał się na podstawie uchwały nr XIV/82/04 Rady Gminy Rawa Mazowiecka z dnia 19 marca 2004 roku w sprawie inkasa podatków. Uchwała określała wynagrodzenie dla inkasentów w wysokości 6% pobranej raty. Ponadto niezaleŜnie od kwoty prowizji, rada ustaliła inkasentom „wynagrodzenie stałe w wysokości 200,00 zł brutto za inkaso jednej raty podatku”.
______47 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W celu sprawdzenia terminowości rozliczeń inkasentów, prawidłowości wypłat wynagrodzeń za pełnione czynności, kontrolujące przeanalizowały rozliczenia inkasentów z I i II raty 2008 roku, I i II raty z roku 2009 z trzech sołectw: Kurzeszyn, Konopnica i Boguszyce. Zestawienie wyników analizy przedstawiono w niniejszych tabelach: (…) 2 Kontrola wykazała, Ŝe zebrane kwoty podatków inkasenci wpłacali do gminy za pośrednictwem banku bądź bezpośrednio do kasy Urzędu, zachowując przy tym terminy wpłat określone w art. 47 § 4a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 roku Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.). (...) 3. Kontrolujące stwierdziły, Ŝe wynagrodzenie stałe w kwocie 200,00 zł, wypłacano inkasentom za kaŜdą rozliczaną ratę podatku, natomiast jak zapisano wyŜej, w uchwale nr XIV/82/04 Rada Gminy ustaliła stałe wynagrodzenie za inkaso jednej raty . Jak wynika z ustnych wyjaśnień Przewodniczącego Rady Gminy, intencją rady była wypłata inkasentom stałej kwoty w wysokości 200,00 zł za kaŜdą zebraną ratę podatku, a nie tylko za jedną ratę w roku. Realizację dochodów Gminy z tytułu podatków i opłat lokalnych w latach 2008 2009 przedstawiono w poniŜej zamieszczonych tabelach. Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w 2008 roku Udział Procent Plan Wykonanie procentowy Lp. Wyszczególnienie Wykonania (w zł) (w zł) w wykonaniu planu bud Ŝetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD śETOWE - 17.879.920 17.569.514 98,26 - ogółem 1. Podatek od nieruchomo ści 2.310.000 2.098.564 90,85 11,94 2. Podatek rolny 211.300 291.657 138,03 1,66 3. Podatek le śny 50.000 64.871 129,74 0,37 4. Podatek od środków 127.000 129.369 101,87 0,74 transportowych 5. Opłaty lokalne 21.000 19.969 95,09 0,11 6. Pozostałe dochody własne 3.042.179 2.902.102 95,40 16,52 DOCHODY WŁASNE 5.761.479 5.506.532 95,57 31,34
Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło Ŝonych przez Urz ąd Gminy w Rawie Mazowieckiej
2 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 3 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______48 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w 2009 roku Udział Procent Plan Wykonanie procentowy Lp. Wyszczególnienie Wykonania (w zł) (w zł) w wykonaniu planu bud Ŝetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD śETOWE - 18.671.272 17.925.363 96,01 ogółem 1. Podatek od nieruchomo ści 2.397.700 2.622.095 109,36 14,63 2. Podatek rolny 298.000 291.785 97,91 1,63 3. Podatek le śny 70.100 66.561 94,95 0,37 4. Podatek od środków 126.000 157.159 124,73 0,88 transportowych 5. Opłaty lokalne 20.000 17.886 89,43 0,10 6. Pozostałe dochody własne 3.185.955 2.925.974 91,84 16,32 DOCHODY WŁASNE 6.097.755 6.081.460 99,73 33,93
Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło Ŝonych przez Urz ąd Gminy w Rawie Mazowieckim
3) Podatek od nieruchomo ści
Stawki podatku od nieruchomości na 2008 rok określiła Rada Gminy w Rawie Mazowieckiej uchwałą nr XII/73/07 z dnia 30 listopada 2007 roku, natomiast na 2009 rok obowiązywały stawki określone przez Radę w uchwale nr XXV/155/08 z dnia 10 grudnia 2008 roku, Uchwałą XXI/113/04 z dnia 5 listopada 2004 roku ze zmianami wprowadzonymi uchwałą nr III/10/06 z dnia 8 grudnia 2006 roku, Rada Gminy w Rawie Mazowieckiej określiła wzór formularzy deklaracji w sprawie podatku od nieruchomości dla osób prawnych oraz wzór informacji o nieruchomościach dla osób fizycznych. W wymienionych wyŜej uchwałach w sprawie stawek podatkowych na poszczególne lata, Rada Gminy w Rawie Mazowieckiej przewidziała w 2008 i 2009 roku zwolnienia z opodatkowania: wielomieszkaniowych budynków, pozostałych budynków mieszkalne o powierzchni uŜytkowej nie przekraczającej 300m², w budynkach o powierzchni uŜytkowej większej niŜ 300m², opodatkowaniu podlega nadwyŜka powierzchni ponad 300m² zwolnienia nie dotyczą nieruchomości lub ich części związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą nieruchomości lub ich części słuŜących do realizacji zadań z zakresu kultury, kultury fizycznej i sportu, nieruchomości lub ich części zajętych na potrzeby działalności ratownictwa poŜarniczego i drogowego. Wymienione wyŜej uchwały ogłoszono w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego i weszły w Ŝycie po upływie 14 dni od dnia ich publikacji, miały zastosowanie od 1 stycznia 2008 roku uchwała nr XII/73/07, od 1 stycznia 2009 roku uchwała nr XXV/155/08 z 10 grudnia 2008 roku. Uchwały przekazano do Regionalnej Izby Obrachunkowej w dniu 5 grudnia 2007 roku obowiązującą na 2008 rok, w dniu 15 grudnia 2008 roku uchwałę obowiązującą w 2009 roku. Dane dotyczące uchwał w sprawie podatku od nieruchomości zawarto w teście stanowiącym załącznik nr 17 do niniejszego protokołu.
______49 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Podatek od nieruchomości od osób prawnych w 2008 roku podatkiem od nieruchomości objęto 40 podmiotów prawnych. Przypis dla tej grupy podatników wynosił 2.142.952,00 zł i stanowił odpowiednio 12% planowanych dochodów ogółem i 37,2% planowanych dochodów własnych. Wykonane dochody z podatku od nieruchomości osoby prawne w 2008 roku wynosiły 1.795.289,98 zł i stanowiły 77,7% planowanych z niniejszego podatku dochodów. W 2009 roku podatkiem od nieruchomości objęto 41 podmiotów. Przypis dla powyŜszej grupy wynosił 2.251.403,00 zł i stanowił odpowiednio 12% planowanych dochodów ogółem i 36,9% dochodów własnych. Wykonanie dochodów z niniejszego podatku na 31 grudnia 2009 roku wynosiło 2.154.424,49 zł i stanowiło 89,85% planowanych dochodów z niniejszego podatku. Wykaz podatników podatku od nieruchomości osoby prawne stanowi załącznik nr 18. W dalszej części protokołu podatnicy identyfikowani będą wg numeru konta podatnika podanego w powyŜszym wykazie. Pod względem prawidłowości zadeklarowanego podatku, terminowości wpłat, powszechności opodatkowania kontrolą objęto 15 podatników podatku od nieruchomości osoby prawne w roku 2008, dla których przypis wynosił 1.295.279,00 zł i stanowił 60,4% przypisu ogółem oraz 16 podatników z roku 2009, dla których przypis wynosił 1.365.643,00 zł i stanowił 60,6% ogólnego przypisu. Informacje zawarte w przedłoŜonych deklaracjach oraz indywidualnych kartach kontowych dla wybranych podatników zestawiono w tabeli stanowiącej załącznik nr 19 do niniejszego protokołu. W wyniku analizy danych zestawionych w tabelach stwierdzono, Ŝe: − (…) 4 − dane wykazane w deklaracjach podatkowych co do powierzchni gruntów były zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji gruntów; − złoŜone przez podmioty prawne deklaracje podatkowe na 2008 i 2009 rok, zawierają adnotację pracownika organu podatkowego podpis osoby przyjmującej i analizującej deklarację, co potwierdza prowadzenie przez organ podatkowy czynności sprawdzających, wynikających z art.272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 roku Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.); − porównano stany wynikające z deklaracji podatkowych na 2008 i 2009 rok oraz w wybranych przypadkach z deklaracjami roku 2007 i stwierdzono, Ŝe w przypadku zmian przedmiotu opodatkowania, pod deklaracjami znajdowały się dokumenty, bądź informacje dotyczące tych zmian; − (…) 5
4 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 oraz § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 5 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 oraz § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______50 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
− z przedłoŜonej dokumentacji oraz ustnych wyjaśnień merytorycznego pracownika ds. wymiaru podatków wynika, Ŝe organ podatkowy nie korzystał w okresie objętym kontrolą z uprawnień wynikających z art. 281 i następnych ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa i nie przeprowadzał kontroli u osób prawnych w zakresie zgodności zadeklarowanego podatku przez podatników – osoby prawne; − (…) 6 Na 31 grudnia 2008 rok, zaległości ogółem w przedmiotowym podatku wynosiły 72.078,72 zł (w tym zaległość roku bieŜącego to kwota 30.127,83 zł), na 31 grudnia 2008 roku zaległość w podatku od nieruchomości osoby prawne wynosiła 58.397,21 zł (w tym zaległość roku bieŜącego to kwota 29.624,39 zł). Największe zaległości w zapłacie podatku od nieruchomości osoby prawne odnotowano na koncie następujących podatników: (…) 7 Działania windykacyjne podejmowane przez jednostkę w celu wyegzekwowania powyŜej przedstawionych zaległości, omówiono w pkt 7 niniejszego rozdziału protokołu. Kontrolę w zakresie wymiaru podatku od nieruchomości osoby prawne przeprowadzono w oparciu o testy stanowiące załącznik nr 20 do niniejszego protokołu. Podatek od nieruchomości od osób fizycznych
Dochody uzyskane w 2008 roku przez Gminę Rawa Mazowiecka z tytułu podatku od nieruchomości od osób fizycznych wynosiły 303.273,68 zł. Uzyskana kwota dochodów stanowiła 5,5% uzyskanych dochodów własnych gminy i 1,7% wykonanych dochodów ogółem. W roku 2009 dochody z tytułu ww. podatku wynosiły 467.670,69 zł i stanowiły odpowiednio 7,6% uzyskanych za dany okres dochodów własnych i 2,6% wykonanych dochodów ogółem. Z ewidencji podatkowej wynika, Ŝe podatkiem od nieruchomości od osób fizycznych objętych było w 2008 roku 2.624 podatników, w 2009 roku 2.668 podatników. Wśród podatników podatku od nieruchomości osoby fizyczne, zarejestrowani byli takŜe podatnicy prowadzący działalność gospodarczą w stałej siedzibie na terenie Gminy Rawa Mazowiecka. Takich podatników zarejestrowano w 2008 roku 115, dla której to grupy przypis wynosił 277.352,92 zł i w 2009 roku 130, dla których przypis stanowił kwotę 350.686,51 zł. Jako próbę do kontroli w zakresie prawidłowości wymiaru podatku od nieruchomości i przedmiotu opodatkowania, przyjęto 17 podatników z 2008 i 17 z 2009 roku, prowadzących działalność gospodarczą. Kryterium wyboru próby stanowiła kwota przypisu – wybrano podatników z najwyŜszym przypisem. Wykaz podatników objętych kontrolą wraz z informacjami podlegającymi analizie kontrolujących zestawiono tabelach stanowiących załącznik nr 21 do niniejszego protokołu kontroli .
6 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 oraz § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). 7 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______51 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Analiza wymienionych decyzji wykazała, co następuje: − w wydanych decyzjach wymiarowych, zastosowano stawki podatku zgodne z uchwałami Rady Gminy w Rawie Mazowieckiej, decyzje podpisywał Wójt Gminy, Sekretarz bądź pracownik referatu podatków upowaŜnieni przez Wójta do wykonywania powyŜszych czynności; − (…) 8 − (…) 9 − w badanej próbie podatników wszyscy potwierdzili swoim podpisem odbiór decyzji, co pozwoliło stwierdzić, Ŝe doręczono je w terminie umoŜliwiającym zapłatę I raty podatku do 15 marca. Decyzje doręczone pocztą posiadały potwierdzenia ich odbioru z wpisanym numerem, datą decyzji, imieniem i nazwiskiem adresata, adresem zamieszkania, datą odbioru i podpisem podatnika. Odbiór decyzji doręczanych przez sołtysów potwierdzały podpisy na listach, zawierające adres podatnika, jego numer wynikający z rejestru, datę i podpis. (…) 10 Na 31 grudnia 2008 rok zaległości w przedmiotowym podatku wynosiły ogółem 234.217,02 zł, natomiast na 31 grudnia 2009 roku zaległość w podatku od nieruchomości osoby fizyczne wynosiła 196.501,43 zł. Wykaz największych dłuŜników przedstawia poniŜsza tabela: (…) 11 Prawidłowość podejmowania działań windykacyjnych do zaległości w podatku od nieruchomości – osoby fizyczne, opisano w punkcie 7 niniejszego rozdziału protokołu. Kontrole w zakresie wymiaru podatku od nieruchomości osoby fizyczne przeprowadzono w oparciu o test stanowiący załącznik nr 22 do protokołu. Udzielone ulgi w zapłacie podatku w zakresie podatku od nieruchomości (np. umorzenie zaległości, rozłoŜenie na raty, odroczenie terminu płatności)
2008 rok
8 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 9 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 10 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 11 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______52 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kwota obj ęta Ilo ść Rodzaj decyzji decyzjami wydanych decyzji (zł) Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek 2 164,00¹ Rozło Ŝenie zapłaty podatku na raty - - Odroczenie terminu płatno ści podatku - - Rozło Ŝenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej 1 60.052,61² Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej - - ¹umorzenie zaległości osobom fizycznym ²rozłoŜenie zaległości na raty osobie prawnej PowyŜsze dane są zgodne ze sprawozdaniami Rb PDP i Rb 27S sporządzonymi na 31 grudnia 2008 roku 2009 rok
Kwota obj ęta Ilo ść Rodzaj decyzji decyzjami wydanych decyzji (zł) Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek 3 4.080,00¹ Rozło Ŝenie zapłaty podatku na raty - - Odroczenie terminu płatno ści podatku - - Rozło Ŝenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej 1 166.184,43² Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej ¹w tym osoby prawne – 1 na kwotę 3.740,00 zł ²rozłoŜenie zaległości osobie fizycznej Wg sprawozdania Rb PDP i Rb 27S sporządzonymi na 31 grudnia 2009 roku umorzenie zaległości w podatku od nieruchomości wynosiło 4.080,00 zł i rozłoŜenie na raty 166.184,43 zł. Celem sprawdzenia prawidłowości postępowania organu podatkowego przy udzielaniu ulg w zapłacie podatku od nieruchomości podatnikom - osobom prawnym i fizycznym, analizie poddano udokumentowanie wszystkich wydanych w okresie objętym kontrolą decyzji. Wyniki analizy zestawiono tabelach stanowiących załącznik nr 23 do niniejszego protokołu. Z przeanalizowanej dokumentacji w powyŜszym zakresie wynika, Ŝe: − wszystkie sprawy z wniosków podatników, dotyczących umorzeń zaległości, odsetek, zgodnie z art. 207 ustawy Ordynacja podatkowa, zostały załatwione w drodze decyzji, − organem wydającym decyzje był Wójt Gminy Rawa Mazowiecka, − decyzje zawierały uzasadnienie faktyczne i prawne ich wydania, zgodnie z art.210 ustawy Ordynacja podatkowa, − w rozstrzygnięciach decyzji nie zapisano jakiego okresu dotyczy zaległość, co do której zastosowano ulgę oraz nie wyszczególniono tytułu zobowiązania podatkowego. Treść w tym zakresie ograniczono do zapisu ”organ podatkowy postanawia umorzyć zaległość w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w wysokości…”. Taki zapis uniemoŜliwiał kontrolującym weryfikację kwoty podlegającej umorzeniu, a brak wyszczególnienia w decyzji poszczególnych tytułów zobowiązań podatkowych utrudnia poprawne wyliczenie skutków finansowych udzielonych ulg na mocy
______53 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
decyzji organu podatkowego, które zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 10 i 11 Instrukcji sporządzania sprawozdań budŜetowych w zakresie budŜetów jednostek samorządu terytorialnego, będącej załącznikiem nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej, wykazywane są odrębnie dla określonego rodzaju podatku, − w decyzjach nr 3110/04/09 z 20 lipca 2009 roku umarzającej zaległość podatkową i nr 3113/6/09 z dnia 25 listopada 2009 roku umarzającej zaległość podatkową, odniesiono się do naleŜności pienięŜnych, które na dzień złoŜenia wniosku przez podatnika nie były zaległościami, a mianowicie na wniosek podatnika z dnia 13 maja 2009 roku organ podatkowy decyzją nr 3110/04/09 z 20 lipca 2009 roku umorzył podatnikowi zaległość z tytułu III, IV, V, VI i VII raty podatku za 2009 rok. Na wniosek z dnia 26 października 2009 roku organ podatkowy umorzył decyzją nr 3113/6/09 z dnia 25 listopada 2009 roku zaległość z tytułu IV raty łącznego zobowiązania pienięŜnego, którego termin płatności mijał 15 listopada 2009 roku. Instytucję umorzenia stosuje się wyłącznie do podatków, co do których upłynął termin płatności, a podstawą wszczęcia postępowania i wydania decyzji w sprawie jest wniosek podatnika, który tę sprawę wskazuje. JeŜeli więc podatnik w maju złoŜył wniosek o umorzenie zaległości to na dzień 13 maja zaległością był niezapłacony podatek z tytułu III i IV raty, natomiast podatek z tytułu raty V, VI i VII stanowił naleŜność, której organ podatkowy nie był kompetentny umorzyć zgodnie z art.67 a ust.3 ustawy Ordynacja podatkowa. Zaległość podatkową definiuje art. 51 § 1 cytowanej ustawy; − przed wydaniem decyzji organ podatkowy przeprowadził postępowanie podatkowe, dokonał analizy zebranego materiału dowodowego (protokoły z ustalenia stanu majątkowego, dokumenty przedkładane przez podatnika), − w postępowaniach podatkowych zakończonych wydaniem decyzji w sprawie ulg w zapłacie przedmiotowego podatku, nie brali udziału pracownicy urzędu podlegający wyłączeniu z udziału w postępowaniu na podstawie art.130 ustawy Ordynacja podatkowa, co potwierdził Wójt Gminy w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 24 do niniejszego protokołu. Kontrolę zagadnień związanych z udzielaniem ulg w zapłacie podatku od nieruchomości przeprowadzono w oparciu o testy, które stanowią załącznik nr 25 do niniejszego protokołu kontroli.
4) Podatek rolny
Zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 2006 roku, Dz. U. nr 136, poz. 969 ze zm.), podstawę obliczania podatku rolnego stanowiła średnia cena skupu Ŝyta za pierwsze trzy kwartały roku poprzedzającego rok podatkowy. Średnia cena skupu Ŝyta wynosiła w 2007 roku wg komunikatu Prezesa GUS z dnia 17 października 2007 roku (MP nr 77, poz. 831), 58,29 zł za 1 q, natomiast w roku 2008 wg komunikatu Prezesa GUS z dnia 27 października 2008 roku (MP nr 81, poz. 717) średnia cena skupu Ŝyta wynosiła 55,80 za 1 q. Rada Gminy Rawa Mazowiecka korzystała z uprawnienia wynikającego z art. 6 ust. 3 ustawy o podatku rolnym i uchwałą nr XII/71/07 z dnia 30 listopada 2007 roku, obniŜyła średnią cenę skupu Ŝyta z kwoty 58,29 zł do 40,00 zł za 1q, natomiast w roku 2009 uchwałą nr XXIV/139/08 z dnia 14 listopada 2008 roku, obniŜyła średnią cenę skupu Ŝyta z kwoty 55,80 zł do 40,00 zł za 1q w związku z czym w kontrolowanym okresie
______54 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
stawka podatku rolnego za 1ha przeliczeniowy wyniosła 100,00 zł (40,00zł x 2,5 q = 100,00 zł). Podatek rolny od osób fizycznych
W 2008 roku podatkiem rolnym od osób fizycznych objęto 3.945 podatników, natomiast w 2009 roku 4.021 podatników. Dochody uzyskane z powyŜszego tytułu w 2008 roku stanowiły kwotę 290.750,19 zł, co stanowiło 5,28% dochodów własnych gminy i 1,65% dochodów ogółem. W 2009 roku uzyskane z powyŜszego tytułu dochody to kwota 290.674,79 zł, stanowiąca 4,78 % dochodów własnych i 1,62% dochodów ogółem. Kontrolą prawidłowości naliczania, poboru i ewidencji podatku za lata 2008 2009 objęto 10 wybranych podatników (po pięciu największych kwotowo podatników z sołectw: Wilkowice oraz Linków). Przypis ogółem podatku rolnego w 2008 roku wynosił 300.353,10 zł, natomiast w 2009 roku 297.730,00 zł. Wyniki analizy zawarto w tabeli, która stanowią załącznik nr 26 do niniejszego protokołu kontroli .
Analiza terminowości wpłat podatku rolnego wykazała, Ŝe w okresie objętym kontrolą naleŜność nieterminowo wpłacili podatnicy: − (…) 12 Podatek rolny od osób prawnych
Uzyskane w 2008 roku dochody z tytułu podatku rolnego od 17 osób prawnych wynosiły 907,00 zł i stanowiły 0,02% dochodów własnych. Przypis podatku rolnego wynosił 20.775,00 zł. Uzyskane w 2009 roku dochody z niniejszego podatku od 19 osób prawnych wynosiły 1.109,80 zł stanowiąca 0,02 % dochodów własnych. Przypis podatku rolnego wynosił 2.086,00 zł. Zaległości na 31 grudnia 2008 roku w podatku rolnym wynosiły 1.094,50 zł i na 31 grudnia 2009 roku zaległości w przedmiotowym podatku wynosiły 2.070,50 zł. Czynności kontrolne w zakresie podatku rolnego od osób prawnych ograniczono do kontroli udzielania ulg i zwolnień oraz windykacji zaległości.
Przykładowe księgowanie podatku rolnego wpłaconego przelewem Podatek rolny w kwocie 24,00 zł wpłacony w dniu 22 czerwca 2009 roku przez podatnika o nr ewidencyjnym (...) 13 został zaksięgowany: Wn 221 / Ma 750 – przypis naleŜności z tytułu podatku, Wn 750 / Ma 221 – odpis naleŜności z tytułu podatku. W jednostce Wn 130 / Ma 221 – wpłata naleŜności podatkowej na rachunek bankowy, W organie
12 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 13 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______55 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wn 133 / Ma 901. Przykładowe księgowanie podatku rolnego wpłaconego do kasy Podatek rolny w kwocie 75,00 zł wpłacony w dniu 10 września 2009 roku przez podatnika o nr ewidencyjnym (...) 14 został zaksięgowany: Wn 221 / Ma 750 – przypis naleŜności z tytułu podatku, Wn 750 / Ma 221 – odpis naleŜności z tytułu podatku. W jednostce Wn 101 / Ma 221 – wpłata naleŜności podatkowej do kasy, Wn 140/1 / Ma 101 – odprowadzenie gotówki na rachunek bankowy (środki w drodze), Ma 130 / Wn 140/1 – wpłata gotówki na rachunek bankowy. W organie Wn 133 i Ma 901/1. Udzielone ulgi i zwolnienia w zakresie podatku rolnego (w szczególności ulga inwestycyjna i z tytułu nabycia gruntów)
2008 2009 Kwota Kwota Rodzaj decyzji Ilo ść decyzji ulgi lub Ilo ść decyzji ulgi lub (szt.) zwolnienia (szt.) zwolnienia (zł) (zł) Ulga inwestycyjna 1 167.219,18* Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów 6 319,00** Ulga Ŝołnierska 1 231,70 Umorzenie zaległo ści, odsetek 13 2.356,00** 6 2.530,76** Rozło Ŝenie na raty zapłaty podatku
(zaległo ści) Odroczenie terminu zapłaty podatku
(zaległo ści) *osoby prawne ** osoby fizyczne Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów Kontrolujące dokonały sprawdzenia prawidłowości udzielania zwolnień w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów w przypadku 100 % wydanych decyzji w 2008 roku (6 decyzji). Skontrolowane decyzje wraz z danymi zestawiono w poniŜszej tabeli:
Data wniosku Pow. obj ęta ulg ą Okres obj ęty ulg ą Kwota ulgi Numer i data decyzji Data umowy w ha wg decyzji w 2008 roku kupna przeliczeniowe
14 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______56 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Fn.3255/1/08 z dnia 25 lutego 01.02.2008- 31.01.2008 3,3600 172,00 2008 08.01.2008 31.01.2013 Fn.3255/2/08 z dnia 10 kwietnia 18.03.2008 01.04.2008 1,89 2008 roku 02.04.2007 30.04.2012 63,00 01.04.2008- 18.03.2008 4,725 22.01.2007 31.01.2012 Fn.3255/3/08 z dnia 6 maja 01.05.2008- 15.04.2008 2,0056 26,00 2008 roku 09.04.2008 30.04.2012 Fn.3255/4/08 z dnia 20 01.10.2008- 23.09.2008 1,22 1,00 pa ździernika 2008 roku 14.07.2008 31.07.2013 Fn.3255/5/08 z dnia 5 listopada 01.11.2008- 27.10.2008 2,90 48,00 2008 roku 20.09.2008 30.09.2013 Fn.3255/6/08 z dnia 24 01.12.2008- 03.11.2008 4,34 9,00 listopada 2008 roku 30.09.2008 30.09.2013 Jak wynika z analizy materiałów źródłowych ww. decyzje wydano na podstawie art. 13d ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 2006 roku Dz. U. nr 136, poz. 969 ze zm.). Wszystkie decyzje wydano na wniosek podatnika. Wniosek podatnika zawierał oświadczenie o braku istnienia pokrewieństwa kupującego ze sprzedającym grunty (art. 12 ust. 5 ustawy o podatku rolnym) i załączono kserokopie aktów notarialnych dotyczących zakupionych gruntów. Jak wykazano w tabeli we wszystkich wydanych decyzjach poprawnie wyliczono okres zwolnienia z opłaty w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów. Zgodnie z art. 12 ust 3 cytowanej wyŜej ustawy, okres zwolnienia z opłat podatku wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaŜy gruntów. Ulgi inwestycyjne W okresie objętym kontrolą tj. w latach 2008–2009, Wójt Gminy Rawa Mazowiecka decyzją nr 3253/1/2008 z dnia 18 stycznia 2008 roku udzielił jednej ulgi inwestycyjnej w wysokości 167.219,00 zł, która miała być stosowana nie dłuŜej niŜ 15 lat do momentu wykorzystania przez podatnika przyznanej kwoty ulgi. Przedmiotowa ulga została udzielona na wniosek podatnika tj. Zakładu Doświadczalnego Instytutu Zootechniki Rossocha sp. z o.o. z dnia 10 stycznia 2008 roku (…) 15 . Wysokość ulgi inwestycyjnej wynikająca z niniejszej decyzji była zgodna z art. 13 ust.2 ustawy o podatku rolnym. Umorzenia zaległości podatkowych W 2008 roku Wójt Gminy Rawa Mazowiecka wydał 13 decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych i odsetek na łączną kwotę 2.356,00 zł, natomiast w 2009 roku umorzenie zaległości podatkowych nastąpiło na podstawie 6 wydanych decyzji na łączną kwotę 2.530,76 zł. PowyŜsze dane ujęto w sprawozdaniach Rb 27 S i Rb PDP za 2008 i 2009 rok. Prawidłowość postępowania przy wydawaniu decyzji kontrolujące sprawdziły w oparciu o materiały źródłowe dotyczące niŜej wymienionych decyzji:
15 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______57 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
decyzje wydane w 2008 roku Fn 3113/1/08 z dnia 3 czerwca 2008 roku, umarzająca zaległości w podatku rolnym w kwocie 158,00 zł, Fn 3113/2/08 z dnia 3 czerwca 2008 roku, umarzająca zaległości w podatku rolnym w kwocie 82,00 zł, Fn 3113/3/08 z dnia 3 czerwca 2008 roku, umarzająca zaległości w podatku rolnym w kwocie 132,00 zł, Fn 3113/4/08 z dnia 3 czerwca 2008 roku, umarzająca zaległości w podatku rolnym w kwocie 460,00 zł, Fn 3113/5/08 z dnia 16 października 2008 roku, umarzająca zaległości w podatku rolnym raty III w kwocie 126,00 zł, Fn 3113/6/08 z dnia 3 grudnia 2008 roku, umarzająca zaległości w podatku rolnym raty III w kwocie 120,00 zł, Fn 3113/7/08 z dnia 3 grudnia 2008 roku, umarzająca zaległości w podatku rolnym w kwocie 153,00 zł, Fn 3113/8/08 z dnia 3 grudnia 2008 roku, umarzająca zaległości w podatku rolnym w kwocie 98,00 zł, Fn 3113/9/08 z dnia 3 grudnia 2008 roku, umarzająca zaległości w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 252,00 zł, z czego podatek rolny wynosił 249,00 zł oraz podatek leśny 2,00 zł, Fn 3113/10/08 z dnia 3 grudnia 2008 roku, umarzająca zaległości w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 117,00 zł, z czego podatek rolny wynosił 106,00 zł oraz podatek leśny 11,00 zł, Fn 3113/11/08 z dnia 3 grudnia 2008 roku, umarzająca zaległości w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 63,00 zł, z czego podatek rolny wynosił 54,00 zł oraz podatek leśny 9,00 zł, Fn 3113/15/08 z dnia 30 grudnia 2008 roku, umarzająca zaległości w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 135,00 zł, z czego podatek rolny wynosił 133,00 zł oraz podatek leśny 2,00 zł, Fn 3113/16/08 z dnia 30 grudnia 2008 roku, umarzająca zaległości w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 485,00 zł, co w całości stanowił podatek rolny, decyzje wydane w 2009 roku Fn 3113/1/09 z dnia 21 kwietnia 2009 roku, umarzająca zaległości za rok 2008 i 2009 w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w wysokości 230,00 zł, co w całości stanowił podatek rolny, Fn 3113/2/09 z dnia 22 maj 2009 roku, umarzająca zaległości raty I i II za rok 2009 w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w wysokości 372,00 zł, co w całości stanowił podatek rolny, Fn 3113/3/09 z dnia 25 czerwca 2009 roku, umarzająca zaległości raty I i II za rok 2009 w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w wysokości 232,00 zł, co w całości stanowił podatek rolny, Fn 3113/5/09 z dnia 7 października 2009 roku, umarzająca zaległości III raty za rok 2009 w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w wysokości 196,00 zł, co w całości stanowił podatek rolny, Fn 3113/6/09 z dnia 8 października 2009 roku, umarzająca zaległości III raty za rok 2009 w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w wysokości 74,00 zł, co w całości stanowił podatek rolny, Fn 3113/6/09 z dnia 25 listopada 2009 roku, umarzająca zaległości IV raty za rok 2009 w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w wysokości 359,00 zł, z czego podatek
______58 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
rolny wynosił 30,00 zł, podatek od nieruchomości wynosił 314,00 zł oraz podatek leśny 11,00 zł, Fn 3113/7/09 z dnia 25 listopada 2009 roku, umarzająca zaległość w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w wysokości 390,76 zł, co w całości stanowił podatek rolny, Fn 3113/8/09 z dnia 26 listopada 2009 roku, umarzająca zaległości III i IV raty za rok 2009 w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w wysokości 518,00 zł, z czego podatek rolny wynosił 516,00 zł oraz podatek leśny 2,00 zł, Fn 3113/9/09 z dnia 26 listopada 2009 roku, umarzająca zaległości III i IV raty za rok 2009 w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w wysokości 368,00 zł, z czego podatek rolny wynosił 347,00 zł oraz podatek od nieruchomości wynosił 21,00 zł, Fn 3113/10/09 z dnia 15 grudnia 2009 roku, umarzająca zaległości III i IV raty za rok 2009 w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w wysokości 66,00 zł, co w całości stanowił podatek rolny, Fn 3113/11/09 z dnia 15 grudnia 2009 roku, umarzająca zaległości III i IV raty za rok 2009 w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w wysokości 98,00 zł, z czego podatek rolny wynosił 77,00 zł, podatek od nieruchomości wynosił 5,00 zł oraz podatek leśny 16,00 zł, Analiza materiałów dotyczących wyŜej wymienionych decyzji wykazała, Ŝe: - przed wydaniem decyzji organ podatkowy przeprowadził postępowania wyjaśniające, zgodne z art. 122 i 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, - wszystkie sprawy z wniosków podatników, dotyczących umorzenia zaległości, zostały załatwione w drodze decyzji zgodnie z art. 207 ustawy Ordynacja podatkowa, - wszystkie decyzje zawierały uzasadnienie faktyczne i prawne wymagane art. 210 ustawy Ordynacja podatkowa, - decyzje wydawał Wójt Gminy, - w kontrolowanym okresie nie odnotowano wydania decyzji odmownych, - umorzenia zaległości zobowiązań pienięŜnych wynikających z decyzji nr: Fn 3113/11/08, Fn 3113/10/08, Fn 3113/9/08, Fn 3113/8/08, Fn 3113/7/08, Fn 3113/6/08 z dnia 3 grudnia 2008 roku, Fn 3113/5/08 z dnia 16 października 2008 roku oraz , Fn 3113/16/08 z dnia 30 grudnia 2008 roku zaklasyfikowano jako pomoc de minimis w rolnictwie na podstawie art. 37 ust. 5 i 7 ustawy z 30 kwietnia 2004 roku o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (tekst jednolity z 2007 roku, Dz. U. nr 59, poz. 404 ze zm.). W załączonej dokumentacji znajdowały się oświadczenia podatników, Ŝe wartość otrzymanej pomocy w przeciągu ostatnich trzech lat nie przekroczyła kwoty 75 EURO, - w decyzjach nr: Fn 3113/6/09 z dnia 25 listopada 2009 roku umarzającej zaległość podatkową IV raty 2009 roku oraz nr Fn 3113/2/09 z dnia 22 maja 2009 roku umarzającej zaległość podatkową I i II raty 2009 roku, odniesiono się do naleŜności pienięŜnych, które na dzień złoŜenia wniosku przez podatnika nie były zaległościami, a mianowicie na wniosek podatnika z dnia 11 maja 2009 roku organ podatkowy decyzją nr Fn 3113/2/09 z dnia 22 maja 2009 roku umorzył zaległość z tytułu II raty podatku rolnego za rok 2009, której termin płatności upływał 15 maja 2009 roku , - stwierdzono przypadki nieprecyzyjnego określenia zaległości, w stosunku do której wydano decyzję umorzeniową np.: decyzją Fn 3113/9/08 z dnia 3 grudnia 2008 roku postanowiono umorzyć zaległość w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym nie wskazując na ratę i rok oraz rodzaj przedmiotowej zaległości. Podobne nieprecyzyjne zapisy odnotowano w decyzjach o numerach: Fn 3113/10/08, Fn3113/11/08, Fn 3113/12/08, Fn 3113/13/08 z dnia 3 grudnia 2008 roku, Fn 3113/15/08 z dnia 30 grudnia 2008 roku, Fn 3113/1/09 z dnia 21 kwietnia 2009 roku. PowyŜszy zapis utrudniał weryfikację poprawności zastosowanej ulgi.
______59 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W postępowaniach podatkowych zakończonych wydaniem decyzji w sprawie ulg w zapłacie przedmiotowego podatku, nie brali udziału pracownicy urzędu podlegający wyłączeniu z udziału w postępowaniu na podstawie art.130 ustawy Ordynacja podatkowa co potwierdził Wójt Gminy w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 27 do niniejszego protokołu .
5) Podatek od środków transportowych
Stawki podatku od środków transportowych na rok 2008 i 2009 zostały określone uchwałą Rady Gminy Rawa Mazowiecka nr XII/74/07 z dnia 30 listopada 2007 roku. W dniu 5 grudnia 2007 roku wymienioną wyŜej uchwałę przekazano do RIO w Łodzi Zespół Zamiejscowy w Skierniewicach. Uchwała została opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 389, poz. 3970 z 17 grudnia 2007 roku. Stawki określone w powyŜszej uchwale były niŜsze od kwot określonych ustawą o podatkach i opłatach lokalnych i wyŜsze, od stawek minimalnych określonych w załącznikach nr 1 3 do niniejszej ustawy. Uchwałą nr XII/74/07 z dnia 30 listopada 2007 roku, Rada Gminy zwolniła z podatku środki transportowe wykorzystywanych do celów przeciwpoŜarowych. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe gmina otrzymuje ze Starostwa Powiatowego w Rawie Mazowieckiej (Wydział Komunikacji) informacje podatkowe dotyczące zaistniałych zmian w ilości zarejestrowanych pojazdów. Ostatnie ww. informacje otrzymano: w dniu 4 listopada 2009 roku za okres od 1 października 2009 roku do 31 października 2009 roku, w dniu 8 grudnia 2009 roku za okres od 1 listopada 2009 roku do 30 listopada 2009 roku, w dniu 6 stycznia 2010 roku za okres od 1 grudnia 2009 roku do 31 grudnia 2009 roku. Podatek od środków transportowych – osoby fizyczne
Plan w dziale 756 rozdz. 75616 § 0340 – ogółem podatek od środków transportowych od osób fizycznych wyniósł w 2008 roku 115.000,00 zł, a wykonanie 108.225,00 zł co stanowiło 0,62% dochodów budŜetowych i 1,64% dochodów własnych. Plan w dziale 756 rozdz. 75616 § 0340 – ogółem podatek od środków transportowych od osób fizycznych wynosił w 2009 roku 105.000,00 zł, a wykonanie 135.323,00 zł co stanowiło 0,75% dochodów budŜetowych i 2,23% dochodów własnych. Z ewidencji podatkowej wynika, Ŝe podatkiem objęto w 2008 roku 46 podatników (141 pojazdy), w 2009 roku 43 podatników (132 pojazdów). Przypis podatku na 2008 rok wynosił 112.083,00 zł, na 2009 rok 139.345,00 zł. Kontrolą objęto poprawność zastosowania stawek podatku, terminowość wpłat oraz powszechność opodatkowania dla ośmiu największych kwotowo podatników z 2008 – 2009 roku. Wymiar podatku dla wybranej próby wynosił: 2008 rok – 50.632,00 zł 2009 rok – 50.229,00 zł Terminowość składania deklaracji podatkowych, zgodność zastosowanych stawek ze stawkami uchwalonymi przez Radę Gminy Rawa Mazowiecka oraz terminowość wpłat rat podatku sprawdzonych na przykładzie wybranej próby podatników w latach 2008 – 2009 przedstawiono w tabeli stanowiącej załącznik nr 28 do protokołu kontroli. Analiza deklaracji złoŜonych przez podatników objętych próbą kontrolną wykazała, Ŝe:
______60 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- (…) 16 - stwierdzone błędy w informacjach składanych przez podatników wskazują, Ŝe mimo adnotacji o przeprowadzonej analizie poszczególnych informacji, organ podatkowy takich czynności zaniechał, bądź były one niekompletne, czym naruszył art. 272 oraz art. 274 ustawy Ordynacja podatkowa, - w badanej próbie 28 deklaracji złoŜonych na 2008 i 2009 rok tylko deklaracje złoŜone przez podatnika o numerze (…) 17 posiadały datę wpływu do jednostki, które potwierdzały terminowe ich złoŜenia. Pozostałe deklaracje nie posiadały daty wpływu co uniemoŜliwiało kontrolę terminu ich złoŜenia do organu podatkowego. W wybranej do kontroli próbie podatników, siedmiu w 2008 roku (…) 18 i sześciu w 2009 roku (…) 19 opłacało podatek po terminie określonym w art. 11 ust.1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych, a mianowicie: - (…) 20 Zaniechanie naliczania i poboru przez organ podatkowy odsetek od nieterminowych wpłat podatku jest niezgodne z przepisem art. 55 Ordynacji podatkowej, który normuje, Ŝe odsetki za zwłokę wpłacane są bez wezwania organu podatkowego, a w przypadku gdy wpłata nie pokrywa zaległości podatkowej wraz z odsetkami, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek. Ewidencja przypisów oraz wpłat podatku od środków transportowych w podziale na indywidualne konta podatników prowadzona jest za pomocą programu komputerowego „Księgowość zobowiązań”. W wyniku analizy zapisów na kontach podatników, kontrolujące stwierdziły brak przejrzystości w ewidencji zobowiązań podatkowych w podatku od środków transportowych, która uniemoŜliwiała weryfikację prawidłowości dokonywanych wpłat i ich naliczenia, a mianowicie: - (…) 21
16 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 17 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 18 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 19 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 20 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 21 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______61 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zaległości w przedmiotowym podatku na 31 grudnia 2008 rok wynosiły 4.068,00 zł, na 31 grudnia 2009 rok wynosiły 4.144,00 zł. Działania windykacyjne w stosunku do największych dłuŜników opisano w punkcie 7 niniejszego rozdziału „Terminowość podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych”. Podatek od środków transportowych – osoby prawne
Plan w dziale 756 rozdz. 75615 § 0340 – podatek od środków transportowych od osób prawnych wyniósł w 2008 roku 12.000,00 zł, wykonanie 21.144,00 zł, co stanowiło 0,12% dochodów budŜetowych i 0,38% dochodów własnych. Plan w dziale 756 rozdz. 75615 § 0340 – podatek od środków transportowych od osób prawnych wyniósł w 2009 roku 21.000,00 zł, a wykonanie 21.836,00 zł co stanowiło 0,12% dochodów budŜetowych i 0,36% dochodów własnych. Na terenie Gminy Rawa Mazowiecka w 2008 roku funkcjonowały 4 podmioty, które posiadały 31 pojazdów, w 2009 roku funkcjonowały 4 osoby prawne posiadające 32 pojazdy podlegające opodatkowaniu. Przypis podatku od środków transportowych – osoby prawne w 2008 roku wynosił 19.560,00 zł, natomiast w 2009 roku 21.261,00 zł. Kontrolą objęto prawidłowość opodatkowania wszystkich pojazdów stanowiących własność osób prawnych w latach 2008 – 2009. Zestawienie danych zawierających terminowość składania deklaracji podatkowych na określonym formularzu z naliczonym podatkiem, zgodność zastosowanych stawek ze stawkami uchwalonymi przez Radę Gminy Rawa Mazowiecka dla podatników w latach 2008 – 2009 oraz terminowość wpłat rat podatku przedstawiono w tabeli stanowiącej załącznik nr 29 do protokołu kontroli. Analiza danych wynikających z tabeli wykazała, Ŝe: - stawki zastosowane przez podatników w latach 2008 – 2009 były zgodne ze stawkami uchwalonymi przez Radę Gminy Rawa Mazowiecka, - (…) 22 - organ podatkowy nie podejmował działań mających na celu uzupełnienie danych ujętych w deklaracjach podatkowych, które pozwoliłyby na weryfikację prawidłowości zastosowanych przez podatników stawek, pomimo Ŝe podpis złoŜony przez pracownika merytorycznego na przedmiotowych deklaracjach wskazywał na dokonywaną przez niego kontrolę. PowyŜsze nieprawidłowości wskazują na zaniechanie czynności sprawdzających albo nienaleŜyte ich wykonywanie, co stanowi naruszenie art. 272 oraz art. 274 Ordynacja podatkowa, - w badanej próbie 17 deklaracji złoŜonych za lata 2008 i 2009, tylko 5 deklaracji posiadało datę ich wpływu do jednostki i były one złoŜone terminowo, a mianowicie: (…) 23 W pozostałych przypadkach brak daty wpływu do organu podatkowego uniemoŜliwiał stwierdzenie terminowości ich złoŜenia,
22 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 23 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach
______62 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- (…) 24 Na 31 grudnia 2008 roku oraz 2009 roku zaległości w przedmiotowym podatku nie występowały. Przykładowe księgowanie podatku od środków transportowych wpłaconego przelewem Podatek od środków transportowych w kwocie 866,00 zł wpłacony w dniu 9 września 2009 roku przez podatnika o nr ewidencyjnym (...) 25 został zaksięgowany: Wn 221 / Ma 750 – przypis naleŜności z tytułu podatku, Wn 750 / Ma 221 – odpis naleŜności z tytułu podatku. W jednostce Wn 130 / Ma 221 – wpłata naleŜności podatkowej na rachunek bankowy, W organie Wn 133 / Ma 901. Przykładowe księgowanie podatku od środków transportowych wpłaconego do kasy Podatek od środków transportowych w kwocie 2.799,00 zł wpłacony w dniu 15 września 2008 roku przez podatnika o nr ewidencyjnym (...) 26 został zaksięgowany:
Wn 221 / Ma 750 – przypis naleŜności z tytułu podatku, Wn 750 / Ma 221 – odpis naleŜności z tytułu podatku. W jednostce Wn 101 / Ma 221 – wpłata naleŜności podatkowej do kasy, Wn 140/1 / Ma 101 – odprowadzenie gotówki na rachunek bankowy (środki w drodze), Ma 130 / Wn 140/1 – wpłata gotówki na rachunek bankowy. W organie Wn 133 i Ma 901/1.
Udzielone ulgi w zakresie podatku od środków transportowych (np. umorzenie zaległości, rozłoŜenie na raty, odroczenie terminu płatności)
składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 24 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 25 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 26 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______63 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2008 2009 Ilo ść Kwota Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji wydanych obj ęta decyzjami wydanych obj ęta decyzjami decyzji (zł) decyzji (zł) (szt.) (szt.) Umorzenie zaległo ści podatkowej, 1 461,00 1.621,80 odsetek Rozło Ŝenie zapłaty podatku na raty Odroczenie terminu płatno ści podatku Rozło Ŝenie na raty zapłaty zaległo ści 1 11.115,00 podatkowej Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej Ulgi wymienione w tabelach dotyczą osób fizycznych. W okresie objętym kontrolą o ulgi w zapłacie przedmiotowego podatku nie ubiegały się podatnicy osoby prawne. Sprawdzono wszystkie wydane w okresie objętym kontrolą decyzje w sprawie ulg w zapłacie ww. podatku a mianowicie: 2008 rok decyzja nr Fn. 3113/1/08 z dnia 28 maja 2008 roku – umarzającą zaległość podatkową w wys. 461,00 zł, 2009 rok decyzja nr Fn. 3113/1/09 z dnia 4 czerwca 2009 roku – rozkładająca na raty: zaległość podatkową za lata 2007 2008 rok w kwocie 11.115,00 zł oraz umarzająca odsetki od zaległości w podatku od środków transportowych za lata 2007 – 2008 w kwocie 1.621,80 zł). W wyniku powyŜszego stwierdzono: sprawy z wniosków podatników dotyczących umorzenia zaległości podatkowej, umorzenia odsetek i rozłoŜenia zaległości na raty zostały załatwione w drodze decyzji, zgodnie z art. 207 ustawy Ordynacja Podatkowa, organ podatkowy przed wydaniem decyzji przeprowadził postępowanie wyjaśniające wymagane przepisami art. 122 i 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, decyzje zawierały uzasadnienie faktyczne wymagane art. 210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa, umorzenia stosowano do zaległości podatkowych, w jednym przypadku ulgi zostały udzielone na podstawie art. 37 ust. 5 i 7 ustawy o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej, w decyzji nr Fn 3113/1/08 z dnia 28 maja 2008 roku organ podatkowy powołał się na wniosek z dnia 29 maja 2008 roku, natomiast z załączonej dokumentacji wynika, Ŝe wniosek został złoŜony w dniu 31 marca 2008 roku , w decyzji nr Fn 3113/1/08 z dnia 28 maja 2008 roku organ podatkowy nie wskazał jakiego okresu dotyczy umorzona zaległość podatkowa, decyzje wydał Wójt Gminy Rawa Mazowiecka lub upowaŜniony do powyŜszych czynności Sekretarz. W postępowaniach podatkowych zakończonych wydaniem decyzji w sprawie ulg w zapłacie przedmiotowego podatku, nie brali udziału pracownicy urzędu podlegający
______64 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wyłączeniu z udziału w postępowaniu na podstawie art. 130 ustawy Ordynacja podatkowa, co potwierdził Wójt Gminy w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 30 do niniejszego protokołu . Kontrolę zagadnień związanych z ulgami w zapłacie podatku od środków transportowych przeprowadzano w oparciu o testy, które stanowią załącznik nr 31 do niniejszego protokołu.
6) Opłata targowa
Gmina Rawa Mazowiecka pozostaje właścicielem targowiska gminnego we wsi Niwna, z funkcjonowania którego uzyskała w 2008 roku dochody w kwocie 19.969,00 zł stanowiące 0,11% dochodów ogółem, natomiast dochody z powyŜszego tytułu uzyskane w 2009 roku to 17.886,00 zł, które stanowiły 0,09% dochodów budŜetowych i 0,29% dochodów własnych. Na podstawie uchwały Rady Gminy nr XIII/107/99 z dnia 28 grudnia 2000 roku Zarząd Gminy w Rawie Mazowieckiej, spisał na czas nieokreślony umowę z Gminnym Zakładem d.s. Eksploatacji Wodociągów i Kanalizacji w Rawie Mazowieckiej, którą powierzył zakładowi prowadzenie całokształtu spraw związanych z funkcjonowaniem targowiska tzn. pobór opłaty targowej i jej rozliczanie z Urzędem Gminy, utrzymanie porządku i czystości na targowisku. Za czynności określone w umowie, zakład otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 80% zainkasowanych w danym miesiącu kwot. Wysokość pobieranej opłaty targowej wynikała z uchwały Rady Gminy w Rawie Mazowieckiej nr IX/86/97 z dnia 11 grudnia 1997 roku. Z uwagi na znikomy procent dochodów z powyŜszego tytułu w dochodach własnych gminy w 2008 i 2009 roku odstąpiono od kontroli powyŜszego zagadnienia.
7) Terminowo ść podejmowania czynno ści windykacyjnych w odniesieniu do zaległo ści podatkowych
Zaległości w poszczególnych rodzajach podatków oraz zestawienie działań windykacyjnych podejmowanych przez jednostkę w okresie objętym kontrolą, przedstawiają poniŜsze tabele, sporządzone na podstawie prowadzonej w jednostce ewidencji upomnień i tytułów wykonawczych. PowyŜsza ewidencja spełniała wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 ze zm.). Zgodnie z załącznikiem nr 3 § 4 ust.3 cytowanego wyŜej rozporządzenia, zawierała ona: nr ewidencyjny upomnienia, datę jego wystawienia, nr konta zobowiązanego, nazwę i adres zobowiązanego, rodzaj, okres i kwotę naleŜności oraz datę doręczenia upomnienia. Ewidencja tytułów wykonawczych prowadzona jest zgodnie z § 7 ust.2 ww. rozporządzenia, wg wzoru określonego w załączniku nr 8 do cytowanego rozporządzenia.
2008 rok
Tytuł Kwota Kwota Kwota Kwota y wyegze Rodzaj odsetek zaległo ści na Upomni Tytuły wyegzekw Upomnienia wyko kwowan podatku naliczona na koniec roku (z enia wykonawcze owanych nawc ych koniec roku uwzgl ędnienie zaległo ści m lat ze odsetek
______65 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
ubiegłych) Ilo ść Warto ść Ilo ść Warto ść
Podatek od nieruchomo ści – 105.654,50 234.217,02 1026* 106.1912,91* 68 54.434,90* 817,77 2.760,50 osoby fizyczne Podatek od nieruchomo ści – 10.290,60 72.078,72 47 479.576,31 14 62.963,60 640,70 11.133,60 osoby prawne Podatek rolny – 18.714,00 16.824,28 * * * 263,66 1.149,45 osoby fizyczne Podatek rolny – 100,20 1.094,50 4 2.786,00 - - - - osoby prawne Podatek le śny 925,23 5 63,00 28,90 46,90 Podatek od środków 1.839,70 4.068,00 132 117.098,00 2 1.500,00 166,10 300,00 transportowych
2009 rok
Kwota Tytuł zaległo ści y Tytuły Kwota Upomn Kwota Kwota na koniec Upomnienia wyko wykonawc Rodzaj odsetek ienia wyegzekw wyegzekw roku (z nawc ze podatku naliczona na owanych owanych uwzgl ędni ze koniec roku odsetek zaległo ści eniem lat ubiegłych) Ilo ść Warto ść Ilo ść Warto ść
Podatek od nieruchomo ści – 84.328,00 196.501,43 929 814.895,71* 83 65.143,89 2.193,65 22.157,62 osoby fizyczne* Podatek od nieruchomo ści – 7.538,10 58.397,21 67 534.819,21 12 39.930,51 348,16 8.217,40 osoby prawne Podatek rolny – 19.413,20 18.732,92 350,71 2.158,90 osoby fizyczne Podatek rolny – 267,00 2.070,50 11 10.305,00 2 1.194,00 osoby prawne Podatek le śny 1.083,53 10 3.456,00 26,94 165,60 Podatek od środków 1.575,00 4.144,00 36 49.981,20 10 19.569,00 1271,40 14.919,00 transportowych *dot. podatku , rolnego , le śnego i od nieruchomo ści Na łączną kwotę zaległości w podatku od nieruchomości osoby prawne na dzień 31 grudnia 2008 roku stanowiącą 72.078,72 zł, zaległość w kwocie 71.928,22 zł posiadały trzy podmioty tj. podatnicy o numerach: (…) 27 . Na 31 grudnia 2009 roku kwotę zaległości 58.397,21 zł stanowiły zadłuŜenia w opłatach przedmiotowego podatku trzech wymienionych wyŜej podatników. W celu wyegzekwowania powyŜszych zaległości w stosunku do wymienionych podatników podjęto następujące działania windykacyjne:
27 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______66 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
(…) 28 Działania windykacyjne w stosunku do podatników podatku od nieruchomości osoby fizyczne . Największe zaległości w zapłacie przedmiotowego podatku posiadali podatnicy wykazani w niniejszej tabeli. (…) 29 Z ustaleń zawartych w powyŜszej tabeli wynika, Ŝe organ podatkowy podejmował działania windykacyjne mające na celu wyegzekwowanie zaległości. Stwierdzono przypadki ich nieterminowości, a mianowicie: tytuły wykonawcze w stosunku do osób prawnych oraz fizycznych wystawiano w terminach znacznie późniejszych niŜ przewidują obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa np. tytuł wykonawczy na niezapłacone przez osobę prawną raty X i XI/2007 wystawiono dopiero w styczniu roku 2008, czy tytuły na zaległość wynikającą z rat I, II, III/2008 wystawiono dopiero 12 grudnia 2008 roku. W stosunku do osób fizycznych na zaległość wynikającą z raty 2, 3 i 4 roku 2008 tytuł 30 wykonawczy nr 28/2009 wystawiono łącznie dopiero 11.03.2009 roku, (...) Zgodnie z przepisami § 3 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541 ze zm.), po upływie terminu płatności danego zobowiązania wystawia się dłuŜnikowi upomnienie określając termin jego zapłaty, a w myśl § 5 ust.1 cytowanego rozporządzenia po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wystawia się tytuł wykonawczy. Poza analizą opisanych wyŜej działań podejmowanych przez jednostkę w stosunku do największych dłuŜników w opłatach podatku od nieruchomości, kontrolujące dokonały szczegółowej analizy terminowości podejmowanych działań windykacyjnych w stosunku do osób prawnych odnosząc się do zapłaty II raty podatku z 2008 roku i I w 2009 roku oraz w stosunku do osób fizycznych uwzględniając zapłatę II raty podatku w 2008 roku i III w 2009. Wyniki analizy przedstawiono w poniŜszych tabelach: Podatek od nieruchomości od osób prawnych – II rata 2008r. (termin zapłaty 15 luty 2008 rok) (…) 31 Podatek od nieruchomości od osób prawnych – I rata 2009 r. (termin zapłaty 15 styczeń 2009 rok)
28 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 29 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 30 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 31 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______67 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
(…) 32 Podatek od nieruchomości od osób fizycznych – II rata 2008 r. (termin zapłaty 15 maja 2008 rok) (…) 33 Podatek od nieruchomości od osób fizycznych – III rata 2009 r. (termin zapłaty 15 wrzesień 2009 rok) (…) 34 Z powyŜszych ustaleń wynika, Ŝe poza jednym przypadkiem (…)35 działania windykacyjne do zaległości powstających po kolejnych ratach, organ podatkowy podejmował zgodnie z przepisami § 3 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, po upływie terminu płatności danego zobowiązania wystawiał dłuŜnikowi upomnienie określając termin jego zapłaty. Windykację kaŜdej niezapłaconej raty, przeprowadzano przed upływem terminu wpłaty raty kolejnej. Windykacja zaległości w podatku rolnym od osób fizycznych Zaległość w podatku rolnym od osób fizycznych, na koniec 2008 roku stanowiła kwotę 16.824,28 zł. Na dzień 31 grudnia 2009 roku zaległość w przedmiotowym podatku wynosiła 18.732,92 zł. Największe zaległości posiadali niŜej wymienieni podatnicy: 2008 rok (…) 36 2009 rok (…) 37
32 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 33 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 34 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 35 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 36 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 37 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______68 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Przeanalizowano wystawione upomnienia oraz tytuły wykonawcze i stwierdzono, Ŝe: - dla wszystkich wymienionych podatników na niezapłacone raty podatku w roku 2008 i 2009 wystawiano upomnienia w terminach przed upływem zapłaty kolejnej raty, - (…) 38 Ponadto kontrolujące przeanalizowały działania windykacyjne prowadzone do wybranych podatników powyŜszego podatku, którzy nieterminowo opłacali II ratę podatku z 2008 i III ratę z 2009 roku. Wyniki zestawiono w poniŜszych tabelach: II rata 2008 rok (…) 39 III rata 2009 (…) 40 Jak wynika z powyŜszych danych organ podatkowy podejmował działania windykacyjne do zaległości w bieŜących opłatach rat podatku rolnego. Upomnienia wystawiono przed upływem terminu zapłaty kolejnej raty podatku. Bezskuteczność upomnień w stosunku do niezapłaconej II raty podatku za 2008 rok powodowała wystawienie tytułu wykonawczego. (...) 41 . NaleŜy zauwaŜyć, Ŝe organ podatkowy po upływie terminu płatności danej raty wystawia jedno upomnienie, które jeśli jest nieskuteczne skutkuje wystawieniem tytułu wykonawczego zgodnie z przepisami § 3 ust.1 i § 5 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Windykacja zaległości w podatku od środków transportowych – osoby fizyczne Zaległości w przedmiotowym podatku wynosiły na 31 grudnia 2008 roku 4.068,00 zł i na 31 grudnia 2009 roku 4.144,00 zł. Największe zaległości w zapłacie podatku od środków transportowych osoby fizyczne odnotowano na koncie następujących podatników: (…) 42
38 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 39 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 40 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 41 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 42 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______69 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W stosunku do powyŜszych organ podatkowy podejmował następujące działania windykacyjne: 2008 rok - (…) 43 , 2009 rok - (…) 44 PowyŜsza analiza wykazała, Ŝe organ podatkowy z opóźnieniem wystawiał tytuły wykonawcze np. (…) 45 . Nieprawidłowym jest wystawianie kilkakrotnie upomnień dotyczących tej samej zaległości. Zgodnie z przepisami § 3 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, po upływie terminu płatności danego zobowiązania wystawia się dłuŜnikowi upomnienie, określając termin jego zapłaty a w myśl § 5 ust.1 cytowanego rozporządzenia po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wystawia się tytuł wykonawczy. Ponadto w oparciu o przepisy ustawy Ordynacja podatkowa, o czym pisano wyŜej, bezskuteczność działań windykacyjnych powinna skutkować podjęciem przez organ podatkowy działań mających na celu zabezpieczenie naleŜności jednostki w formach wskazanych przez cytowaną wyŜej ustawę (ustanowienie hipoteki przymusowej, czy zastawu skarbowego). Jednostka takich działań nie podejmowała. Kontrolujące w wyniku analizy dokumentacji dotyczącej podejmowanych działań windykacyjnych w stosunku do podatników zalegających w płatności podatku od środków transportowych, stwierdziły, Ŝe zaewidencjonowane tytuły wykonawcze sporządzone na drukach określonych rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku, nie wskazują okresu, którego dotyczy dany tytuł, co utrudnia ich weryfikację z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Ponadto w przedmiotowej ewidencji brak adnotacji potwierdzającej ich złoŜenie do Urzędu Skarbowego. Poza analizą opisanych wyŜej działań podejmowanych przez organ podatkowy w stosunku do największych dłuŜników w opłatach podatku od nieruchomości, kontrolujące dokonały szczegółowej kontroli terminowości podejmowanych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, którzy nieterminowo opłacali II ratę podatku w 2008 roku i I ratę w 2009 roku. Informacje zestawiono w poniŜszych tabelach: Podatek od środków transportowych II rata 2008 r. (termin zapłaty 15 wrzesień 2008r.) (…) 46
43 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 44 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 45 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 46 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29
______70 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Podatek od środków transportowych I rata 2009 r. (termin zapłaty 15 luty 2009 r.) (…) 47
Jak wykazuje powyŜszy opis, organ podatkowy podejmował działania windykacyjne terminowo. Po niezapłaconej racie podatku wystawiano upomnienie wzywające podatnika do zapłaty, a brak takiej wpłaty skutkował wystawieniem tytułu wykonawczego. (…) 48 Stwierdzono dwa przypadki niepobrania naleŜnych odsetek od nieterminowych wpłat oraz kosztów upomnienia na łączną kwotę 24,90 oraz koszty upomnienia 17,60 zł, co było niezgodnie z art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej. Dane dotyczące podejmowanych czynności windykacyjnych – testy stanowią załącznik nr 32 do protokołu.
2. DOCHODY Z MAJ ĄTKU
Zgodnie z zapisem § 20 pkt 1 regulaminu organizacyjnego, sprawy związane z gospodarowaniem nieruchomościami będącymi własnością Gminy Rawa Mazowiecka, naleŜą do zadań stanowiska pracy do spraw gospodarki nieruchomościami. Stosownie do § 10 ust.1 pkt 6 regulaminu, koordynacja działań oraz nadzór nad pracami tego stanowiska leŜy w kompetencji Wójta. Rada Gminy w Rawie Mazowieckiej nie określiła zasad nabywania, obciąŜania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierŜawiania lub najmu na okres dłuŜszy niŜ 3 lata. KaŜdorazowo taką operację gospodarczą, poprzedzała stosowna uchwała organu stanowiącego, zgodnie z art. 18 ust.2 pkt 9 lit. a ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.). Rada Gminy w Rawie Mazowieckiej w dniu 9 października 2002 roku podjęła uchwałę nr XLIII/256/2002 w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu umarzania, odraczania oraz rozkładania na raty spłat naleŜności pienięŜnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa.
2.1. Dochody z tytułu sprzeda Ŝy nieruchomo ści
W budŜecie Gminy Rawa Mazowiecka na 2008 rok, zaplanowano dochody z tytułu sprzedaŜy nieruchomości w dziale 700 rozdziale 70005 § 0870 kwotę 440.000,00 zł – dochody ze sprzedaŜy składników majątkowych. Dochody wykonane w 2008 roku wynosiły ogółem 47.725,00 zł i zaewidencjonowano je: w dziale 700 rozdziale 70005 § 0870 kwotę 41.000,00 zł, w dziale 700 rozdziale 70005 § 0770 kwotę 5.714,00 wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa uŜytkowania wieczystego oraz w dziale 750 rozdziale 75095 § 0870 kwotę 1.011,00 (sprzedaŜ samochodu słuŜbowego. Na 2009 rok zaplanowano dochody w wysokości 16.300,00 zł i sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 47 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 48 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______71 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wykonano je w kwocie 16.380,00 zł. Dane wynikają z uchwał budŜetowych na rok 2008 i 2009, sprawozdań Rb 27S z wykonania planu dochodów budŜetowych za rok 2008 i 2009, i są zgodne z ewidencją księgową. Dochody ze sprzedaŜy nieruchomości lub ich części (w tym lokali) Plan Plan po zmianach Wykonanie Plan Plan po zmianach Wykonanie 2008 rok 2008 rok 2009 rok 2009 rok (zł) (zł) (zł) (zł) 440.000 440.000 47.725 - 16.300 16.380
W 2008 roku dokonano sprzedaŜy jednej nieruchomości zabudowanej budynkiem zlewni mleka na działce o numerze 154/1 w obrębie wsi Wilkowice. Zbycia dokonano w drodze przetargu. W 2009 roku dokonano zbycia udziału ½ części w działkach połoŜonych we wsi Boguszyce Małe, oznaczonych numerami 19, 102, 159, 160, 190, 254. Dokonano sprawdzenia prawidłowości przeprowadzonych przez jednostkę procedur na okoliczność sprzedaŜy ww. nieruchomości. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o przepisy ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 roku, Dz. U. nr 261, poz. 2603 ze zm.) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzenia przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz. 2108).
Analiza dokumentacji dotyczącej zbycia w 2008 roku nieruchomości zabudowanej wykazała, Ŝe: − zbycia ww. nieruchomości dokonano na podstawie: uchwały nr IX/55/07 Rady Gminy Rawa Mazowiecka z dnia 31 sierpnia 2007 roku w sprawie zbycia nieruchomości połoŜonej we wsi Wilkowice oznaczonej jako działka nr 154/1 o obszarze 0,12ha; cenę wywoławczą nieruchomości w wysokości 40.000,00 zł przeznaczonej jako tereny uŜyteczności publicznej, ustalono na podstawie sporządzonego przez rzeczoznawcę majątkowego – Tadeusza Kryjana – (uprawnienia nr 3294) operatu szacunkowego nieruchomości z dnia 25 września 2007 roku. Przedmiotową nieruchomość wyceniono na kwotę 32.400,00 zł; − wykaz nieruchomości wchodzących w skład Gminnego Zasobu Nieruchomości przeznaczonych do sprzedaŜy, sporządzono w dniu 27 listopada 2007 roku i wywieszono na tablicy ogłoszeń w siedzibie urzędu w okresie od 29 listopada do 20 grudnia 2007 roku – czyli zachowano ustawowy okres 21 dni podania do publicznej wiadomości wykazu. Informację o publikacji wykazu zamieszczono w prasie lokalnej (Głos Rawy i Okolic), na stronach internetowych urzędu oraz przekazano do sołectwa Wilkowice z prośbą o jego publikację. Wykaz nie zawierał wszystkich informacji wymaganych art. 35 ust.2 pkt 4 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, a mianowicie informacji o sposobie zagospodarowania zbywanej nieruchomości;
− ogłoszenie o planowanym w dniu 21 lutego 2008 roku przetargu ustnym nieograniczonym wymienionej nieruchomości zabudowanej, opublikowano na tablicy ogłoszeń w siedzibie urzędu w okresie od 14 stycznia 2008 roku do 21 lutego 2008 roku i na stronie internetowej urzędu. W ogłoszeniu zawarto informacje określone w § 13 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz. 2108);
− w ogłoszeniu ustalono wadium w wysokości 4.000,00 zł, które stanowiło 10% ceny wywoławczej, wniesione w gotówce w terminie do dnia 18 lutego 2008 roku;
− w dniu 21 lutego 2008 roku otwarcia przetargu i czynności związanych z jego
______72 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
przeprowadzeniem dokonała trzy osobowa komisja. Jak wynika z ustaleń komisji, w prawidłowej wysokości i w terminie wyznaczonym w ogłoszeniu, wadium wpłacił jeden uczestnik zainteresowany zakupem przedmiotowej nieruchomości (polecenie przelewu z dnia 21 stycznia 2008 roku). Zainteresowana zakupem nieruchomości zaoferowała cenę w wysokości 41.000,00 zł i została nabywcą przedmiotowej nieruchomości. Z przeprowadzonego przetargu w dniu 21 lutego 2008 roku sporządzono protokół zawierający informacje wymagane § 10 rozporządzenia z dnia 14 września 2004 roku. Protokół podpisał przewodniczący i członkowie komisji, oraz osoba wyłoniona w przetargu jako nabywca;
− w dniu 23 lutego 2008 roku Wójt Gminy, zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zawiadomił nabywcę nieruchomości o terminie (14 marca 2008 roku) i miejscu (kancelaria notarialna Marianny Fiałkowskiej Rawa Mazowiecka ul. Zwolińskiego) podpisania umowy sprzedaŜy nieruchomości. W dniu 14 marca 2008 roku w kancelarii notarialnej w Rawie Mazowieckiej, spisano akt notarialny repetytorium A Nr 1644/2008 potwierdzający sprzedaŜ zabudowanej nieruchomości nr 154/1 o powierzchni 1.200m² za cenę 41.000,00 zł, ustaloną w przetargu. Zapłaty ceny nabycia nieruchomości dokonano w dniu 21 lutego 2008 roku – wyciąg bankowy nr 43 z 25 lutego 2008 roku. Gminę Rawa Mazowiecka przy podpisywaniu umowy reprezentował Wójt Gminy Krzysztof Starczewski;
Zbycie udziału ½ części w nieruchomościach gruntowych połoŜonych we wsi Boguszyce W dniu 12 września 2003 roku Rada Gminy Rawa Mazowiecka uchwałą nr IX/55/03 wyraziła zgodę na zbycie udziału stanowiącego własność Gminy wynoszącego ½ części w niŜej wymienionych nieruchomościach połoŜonych we wsi Boguszyce Małe: działka nr 19 o obszarze 0,61 ha z przeznaczeniem rolniczym, działka nr 102 o obszarze 0,70 ha z przeznaczeniem na rolnictwo, leśnictwo i droga dojazdowa, działka nr 159 o obszarze 0,42 ha z przeznaczeniem na zabudowę zagrodową z mieszkaniowo usługową, na rolnictwo i drogę dojazdowa, działka nr 160 o obszarze 0,30 ha z przeznaczeniem na wykorzystanie rolnicze, działka nr 190 o obszarze 0,05 ha z przeznaczeniem na zabudowę zagrodową z mieszkaniowo usługową, droga dojazdowa, działka nr 254 o obszarze 0,25 ha do wykorzystania pod rolnictwo i leśnictwo. W drugiej części wymienione nieruchomości stanowią własność osoby prywatnej, która w dniu 5 stycznia 2008 roku wystąpiła do Wójta Gminy z wnioskiem o moŜliwość zakupu udziałów stanowiących własność Gminy. Oszacowania wartości udziałów w przedmiotowych nieruchomościach, dokonał w dniu 11 kwietnia 2008 roku rzeczoznawca majątkowy Tadeusz Kryjan Rawa Mazowiecka (…) 49 (upr. zawodowe 3294). Na podstawie powyŜszego operatu wartość udziału Gminy w nieruchomościach wynosiła: dla działki nr 19 – 1.850,00 zł, dla działki nr 102 – 2.950,00 zł, dla działki nr 159 8.550,00 zł, dla działki nr 160 – 1.000,00 zł,
49 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______73 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
dla działki nr 190 – 1.100,00 zł, dla działki nr 254 – 750,00 zł W dniu 27 listopada 2008 roku Wójt Gminy Rawa Mazowiecka opublikował w prasie lokalnej – Głos Rawy i Okolicy, na tablicy ogłoszeń w siedzibie urzędu w okresie od 27 listopada do 18 grudnia 2008 roku wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaŜy. Informację o publikacji wykazu zamieszczono równieŜ w dniu 28 listopada 2008 roku na stronach internetowych urzędu. Wykazy zawierały dane określone art. 35 ust.2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami. W wykazie zaznaczono, Ŝe współwłaścicielowi zbywanych nieruchomości przysługuje prawo pierwokupu. Wójt Gminy działając na podstawie art. 28 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, ogłosił w dniu 18 maja 2009 roku przetarg ustny nieograniczony na sprzedaŜ udziałów w wysokości ½ części w wyŜej wymienionych nieruchomościach. Informacje o przetargu opublikowano w internetowej bazie przetargów na nieruchomości, na stronie internetowej urzędu w dniu 19 maja 2009 roku, na tablicy ogłoszeń w sołectwie, w którym znajdują się przedmiotowe działki, na tablicy ogłoszeń w siedzibie urzędu w okresie od 18 maja 2009 roku na okres 30 dni, oraz przekazano właścicielowi pozostałych udziałów w przedmiotowych nieruchomościach. Termin przetargu ustalono na 26 czerwca 2009 roku, a warunkiem udziału w nim było wniesienie do dnia 23 czerwca 2009 roku wadium w łącznej wysokości od wszystkich działek 1.630,00 zł (wadium ustalone dla poszczególnej działki wynosiło ok. 10% jej wartości wywoławczej). Ceny wywoławcze dla kaŜdej działki były równe cenom szacunkowym. W zakresie powyŜej opisanych działań jednostki, kontrolujące zwracają uwagę, Ŝe zgodnie z art.37 ust. 2 pkt 9 ustawy o gospodarce nieruchomościami, jeŜeli przedmiotem zbycia jest udział w nieruchomości a zbycie następuje na rzecz innych współwłaścicieli nieruchomości, nieruchomość jest zbywana w drodze bezprzetargowej. Zgodnie z protokołem z przetargu ustnego nieograniczonego mającego miejsce w dniu 26 czerwca 2009 roku, wadium wpłaciło dwóch potencjalnych nabywców, a mianowicie współwłaściciel drugiej części zbywanych nieruchomości, który wpłacił w dniu 22 czerwca 2009 roku wadium w wysokości 1.630,00 zł (KP nr 41) zainteresowany nabyciem udziałów we wszystkich działkach oraz drugi nabywca zainteresowany tylko zakupem udziału w działce nr 159, wpłacił wadium w wysokości 850,00 zł (KP nr 42) w dniu 23 czerwca 2009 roku. Przetarg przeprowadziła trzyosobowa komisja, która sporządziła w dniu 26 czerwca 2009 roku protokół. Z powyŜszego wynika, Ŝe nabywcą udziału wynoszącego ½ części we wszystkich działkach został za cenę łączną 16.380,00 zł współwłaściciel pozostałej części przedmiotowych działek. Cena zbycia uzyskana w przetargu dla poszczególnych działek był wyŜsza o 1% od ceny wywoławczej kaŜdej z nich, a mianowicie:
działka nr 19 cena wywoławcza 1.850,00 zł, cena uzyskana w przetargu 1.870,00 zł; działka nr 102 cena wywoławcza 2.950,00 zł, cena uzyskana w przetargu 2.980,00 zł; działka nr 159 cena wywoławcza 8.550,00 zł, cena uzyskana w przetargu 8.640,00 zł, działka nr 160 cena wywoławcza 1000,00 zł, cena uzyskana w przetargu 1010,00 zł, działka nr 190 cena wywoławcza 1.100,00 zł, cena uzyskana w przetargu 1.120,00 zł, działka nr 254 cena wywoławcza 750,00 zł, cena uzyskana w przetargu 760,00 zł. Protokół z postępowania przetargowego podpisali członkowie komisji oraz nabywca nieruchomości. Gmina dokonała w dniu 26 czerwca 2009 roku zwrotu wadium drugiemu uczestnikowi przetargu (KW nr 59 w wysokości 850,00 zł). W dniu 10 lipca 2009 roku Wójt Gminy Rawa Mazowiecka zawiadomił nabywcę przedmiotowych udziałów w nieruchomościach o terminie (21 lipca 2009 roku godz.
______74 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
10.00) i miejscu (kancelaria notarialna Marii Fiałkowskiej Rawa Mazowiecka), spisania umowy sprzedaŜy. W kancelarii notarialnej wskazanej przez Wójta Gminy w zawiadomieniu przesłanym do nabywcy nieruchomości i w ustalonym terminie spisano akt notarialny repetytorium A nr 2326/2009 potwierdzający zbycie przez Gminę ½ udziałów w opisanych nieruchomościach na rzecz dotychczasowego współwłaściciela pozostałych ½ części za cenę ustaloną w przetargu. Zapłaty ceny nabycia nieruchomości dokonano w dniu 21 lipca 2009 roku w kasie Urzędu Gminy (KP141). Zbycie nieruchomości gruntowej nr 50/3 połoŜonej we wsi Niwna na rzecz uŜytkownika wieczystego Na podstawie aktu notarialnego repetytorium A nr 619/2006 z dnia 23 marca 2006 roku prawo uŜytkowania wieczystego nieruchomości gruntowej o obszarze 900m², połoŜonej we wsi Niwna, Gminna Spółdzielnia „Samopomoc Chłopska” w Rawie Mazowieckiej przekazała na okres do dnia 6 lipca 2094 roku osobom fizycznym (małŜeństwu). W dniu 15 stycznia 2008 roku uŜytkownicy przedmiotowej nieruchomości wystąpili do Gminy Rawa Mazowiecka o przekształcenie prawa uŜytkowania wieczystego w prawo własności. Rada Gminy Rawa Mazowiecka uchwałą nr XVIII/118/08 z dnia 12 czerwca 2008 roku wyraziła zgodę na zbycie nieruchomości, stanowiącej własność Gminy Rawa Mazowiecka, połoŜonej we wsi Niwna oznaczonej jako działka 50/3 na rzecz uŜytkownika wieczystego. Operat szacunkowy dla nieruchomości gruntowej sporządził w dniu 11 kwietnia 2008 roku rzeczoznawca majątkowy Tadeusz Kryjan. Wg powyŜszego wartość prawa własności przedmiotowej nieruchomości wynosiła 18.100,00 zł, wartość prawa uŜytkowania wieczystego 12.386,00 zł – róŜnica wartości obu praw – 5.714,00 zł. W okresie od 14 sierpnia – 4 września 2008 roku na tablicy ogłoszeń w siedzibie urzędu, w dniu 14 sierpnia w gazecie lokalnej „Głos Rawy i Okolic”, na stronach internetowych Urzędu Gminy, Wójt Gminy opublikował wykaz nieruchomości przeznaczonej do zbycia w trybie bezprzetargowym na rzecz uŜytkownika wieczystego. Informację taką, przekazał równieŜ sołectwu, na terenie którego połoŜona jest zbywana nieruchomość w celu publikacji jej na tablicy wiejskiej. Wykaz nie zawierał informacji dotyczącej sposobu zagospodarowania zbywanej nieruchomości, której wymóg zamieszczenia wynikał z art. 35 ust.2 pkt 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami . Wg planu zagospodarowania przestrzennego, nieruchomość przeznaczona na cele zabudowy mieszkaniowo usługowej jednorodzinnej oraz w części wzdłuŜ drogi pod drogę główną i ulicę lokalną. W dniu 22 września 2008 roku pomiędzy Gminą Rawa Mazowiecka, reprezentowaną przez jej Wójta Krzysztofa Starczewskiego a osobami fizycznymi (małŜeństwo) nabywcami i dotychczasowymi uŜytkownikami wieczystymi działki, spisano protokół uzgodnień, zgodnie z którym nabywcy nieruchomości zobowiązali się uiścić róŜnicę wartości praw uŜytkowania wieczystego i prawa własności w kwocie 5.714,00 zł w terminie przed podpisaniem umowy sprzedaŜy. Umowę sprzedaŜy w formie aktu notarialnego repetytorium A nr 4541/2008 spisano w kancelarii notarialnej w dniu 6 października 2008 roku. Wpłaty naleŜności w kwocie 6.971,08 zł (5.714,00 zł plus podatek VAT) dokonano w dniu 3 października 2008 roku do kasy urzędu nr dowodu wpłaty 00464/2008 – raport kasowy 0002/2008. Nadpłata w wysokości 1.257,08 zł stanowiła pobrany nienaleŜnie podatek VAT, który zwrócono wpłacającemu w dniu 7 października 2010 roku. Dochód za zbycie przedmiotowej nieruchomości zaewidencjonowano na kontach – wpłata do kasy 101 140/1, odprowadzenie wpłaty do banku 130 221 – dokument księgowy 737/4.
______75 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2.2. Dochody z tytułu u Ŝytkowania wieczystego nieruchomo ści, uŜytkowania, zarz ądu
Dochody z uŜytkowania wieczystego nieruchomości, uŜytkowania, zarządu Plan po zmianach Wykonanie Plan po zmianach Wykonanie 2008 rok 2008 rok 2009 rok 2009 rok (zł) (zł) (zł) (zł) 33.200 33.630 33.600 32.044 W okresie objętym kontrolą, tj. w latach 2008 2009 nie zawierano nowych umów o oddanie nieruchomości gruntowej w uŜytkowanie wieczyste. Dochody za uŜytkowanie wieczyste wynikają z umów zawartych w okresie wcześniejszym (rok 1999 i 2000) i dotyczą uŜytkowania wieczystego w 2008 roku 22 działek przez 9 uŜytkowników i 21 działek przez 10 uŜytkowników w 2009 roku. W wieczystym uŜytkowaniu znajdowały się działki o łącznej powierzchni 9.1014 ha w 2008 roku i 8.9004ha w 2009 roku. Zestawienie uŜytkowników wieczystych wraz z numerami działek, ich powierzchniami, wysokościami opłat rocznych stanowią załącznik nr 33 do niniejszego protokołu Ostatniej aktualizacji opłat z tytułu uŜytkowania wieczystego uwzględniając stawki procentowe określone w art. 72 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami, dokonano 14 grudnia 2007 roku i obowiązywały one w roku 2008 i w latach następnych. Przeanalizowano wpłaty roczne wybranych niŜej wymienionych uŜytkowników wieczystych: Agencja Usług Techniczno Handlowych „Drox” – wysokość opłaty rocznej wynosiła 2.235,00 zł, stanowiła 3% wartości nieruchomości. UŜytkownik dokonał opłaty w dniu 13 marca 2009 roku za rok 2009 i 17 marca 2010 roku za rok 2010; Kółko Rolnicze w Konopnicy – wysokość opłaty rocznej wynosiła 1.743,00 zł i stanowiła 3% wartości nieruchomości. Opłaty za 2009 rok oraz za 2010 rok uŜytkownik nie dokonał. Zaległość z powyŜszego tytułu wynosiła na 31 grudnia 2009 roku 3.486,00 zł ; Spółdzielnia Kółek Rolniczych w Rawie Mazowieckiej (uŜytkowane nieruchomości połoŜone w Nowym Kurzeszynie – 7 działek) – wysokość opłaty rocznej wynosiła 8.274,00 zł. Opłaty w wysokościach wynikających z przypisu dokonał uŜytkownik w dniu 25 marca 2009 roku za rok 2009 i 31 marca 2010 roku za rok 2010; Euro Trading N.S. spółka z o.o. Warszawa uŜytkujący nieruchomość nr 217/10 połoŜoną w Nowym Kurzeszynie – wysokość opłaty rocznej 12.840,00 zł stanowiła 3% jej wartości. UŜytkownik nie dokonał wpłaty z tytułu uŜytkowania nieruchomości w roku 2009 ani teŜ w roku 2010, chociaŜ zgodnie z art. 71 ust 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami opłaty roczne wnosi się w terminie do 31 marca kaŜdego roku z góry; Polski Koncern Naftowy Orlen Spółka Płock uŜytkujący nieruchomości nr 73/10 i 76/6 połoŜone w m. Podlas – wysokość opłaty rocznej wynosiła 14.694,10 zł, została ustalona drodze ugody z uŜytkownikiem. Opłaty rocznej dokonał uŜytkownik 1 kwietnia 2009 roku za 2009 rok i 31 marca 2010 rok za uŜytkowanie w roku 2010. W toku kontroli ustalono, Ŝe zaległości z tytułu uŜytkowania wieczystego nieruchomości na 31 grudnia 2009 roku wynosiły 16.326,00 zł i dotyczyły dwóch uŜytkowników wieczystych, a mianowicie: Kółko Rolnicze w Konopnicy posiadające zaległość w kwocie 3.486,00 zł. ZadłuŜenie na koncie uŜytkownika datuje się od roku 2008 kwota 1.743 zł i z 2009 roku kwota
______76 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
1.743,00 zł. Na zaległość z roku 2008 Urząd Gminy skierował do uŜytkownika wezwanie do zapłaty dopiero w dniu 26 marca 2009 roku. Wezwanie do zapłaty zaległości z 2009 roku skierowano do uŜytkownika w dniu 12 listopada 2009 roku. W wezwaniach zapisano, ze w przypadku braku wpłaty, Gmina wystąpi na drogę sądową w celu wyegzekwowania naleŜności. Takich działań nie podjęto, mimo Ŝe na dzień przeprowadzania niniejszej kontroli zaległość na koncie uŜytkownika wynosiła 5.229,00 zł, EURO Trading N.S. sp. z o.o. Warszawa – posiadające zaległość w kwocie 12.840,00 zł powstałe w roku 2009. Urząd Gminy w dniu 23 kwietnia 2009 roku i 12 listopada 2009 roku wysyłał do uŜytkownika wezwania do zapłaty. Pierwsze wezwanie nie zostało odebrane przez adresata. Drugie doręczono skutecznie, czego potwierdzeniem jest zwrotne potwierdzenie odbioru. W wezwaniu określono termin zapłaty w ciągu 14 dni od daty doręczenia wezwania co miało miejsce 16 listopada 2009 roku – i poinformowano uŜytkownika, Ŝe brak wpłaty w określonym terminie będzie skutkował złoŜeniem wniosku do sądu. Wpłaty w ustalonym terminie uŜytkownik nie dokonał, a Urząd Gminy nie podjął działań zapisanych w wezwaniu. Zaległość na koncie podatnika na dzień przeprowadzania niniejszych czynności kontrolnych wynosiła 26.053,40 zł. Zaniechanie czynności egzekucyjnych moŜe skutkować przedawnieniem naleŜności cywilnoprawnych, okres przedawnienia dla tych naleŜności, zgodnie z art.118 ustawy Kodeks cywilny wynosi trzy lata. W okresie objętym kontrolą jednostka nie przekazywała nieruchomości w uŜytkowanie i zarząd. Oświadczenie w powyŜszej sprawie złoŜyła Skarbnik Gminy, które stanowi załącznik nr 34 do niniejszego protokołu .
2.3. Dochody z tytułu najmu i dzier Ŝawy nieruchomo ści
Dochody z najmu i dzierŜawy składników majątkowych Plan po zmianach Wykonanie Plan po zmianach Wykonanie 2008 rok 2008 rok 2009 rok 2009 rok (zł) (zł) (zł) (zł) 47.000 54.315 55.000 75.555
W 2009 roku spisano 5 umów dzierŜawy nieruchomości gruntowych, a mianowicie: W okresie od 27 marca 2009 do 24 kwietnia 2009 roku na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy opublikowano wykaz nieruchomości przeznaczonych do wydzierŜawienia. Ogłoszenie zamieszczono w prasie lokalnej, tj. Głos Rawy i Okolic oraz na stronach internetowych urzędu. Wykaz przekazano do sołectw, na terenach których zlokalizowane były nieruchomości przeznaczone do wydzierŜawienia, celem ich publikacji na wiejskich tablicach ogłoszeń. Wykaz nie zawierał informacji dotyczących: zasad aktualizacji opłat z tytułu dzierŜawy, wysokości opłat z tytułu dzierŜawy i terminu ich wnoszenia, których wymóg zamieszczania wynikał z art.35 ust.2 pkt 10, 5, 8, 9 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Termin składania wniosków wraz podaniem oferowanej kwoty czynszu dzierŜawnego zgodnie z wykazem upływał 29 kwietnia 2009 roku. Przedmiotowy wykaz obejmował nieruchomości: − nieruchomość rolną oznaczoną numerem 234/1 o pow. 1,46 ha, połoŜoną we wsi Niwna – zgodnie z planem zagospodarowania przestrzennego nieruchomość przeznaczona pod produkcję i usługi produkcyjne, magazyny i składy oraz handel,
______77 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
− nieruchomość rolną oznaczoną numerem 755/1 o pow. 0,49 ha, połoŜoną we wsi Boguszyce – z przeznaczeniem na produkcję usługi produkcyjne, magazyny i składy, obsługa komunikacji samochodowej i zaplecza techniczne motoryzacji oraz wody powierzchniowe, − nieruchomość rolną oznaczoną numerem 295 o pow. 0,1519 ha, połoŜoną we wsi Stary Kurzeszyn – z przeznaczeniem pod rolnictwo, leśnictwo i wody powierzchniowe, − nieruchomość rolna oznaczoną numerem 308 o pow. 0,1596 ha, połoŜoną we wsi Stary Kurzeszyn – z przeznaczeniem wg planu zagospodarowana przestrzennego pod rolnictwo, leśnictwo i wody powierzchniowe, − nieruchomość rolną oznaczoną numerem 338/2 o powierzchni 0,2526 ha, połoŜoną we wsi Stary Kurzeszyn – z przeznaczeniem pod rolnictwo i leśnictwo, zabudowę zagrodową z mieszkaniowo usługową. W dniu 23 kwietnia 2009 roku wpłynął wniosek o wydzierŜawienie nieruchomości nr 234/1 połoŜonej w obrębie wsi Niwna z oferowaną kwotą czynszu dzierŜawnego w wysokości 200,00 zł rocznie. W dniu 27 kwietnia 2009 roku wniosek o wydzierŜawienie nieruchomości nr 755/1 połoŜonej w obrębie wsi Boguszyce, złoŜyły dwie zainteresowane osoby, które zaproponowały czynsz dzierŜawny w kwotach odpowiednio 401,00 zł i 310,00 zł rocznie. W dniu 16 kwietnia 2009 roku wpłynął wniosek o wydzierŜawienie nieruchomości nr 295, 308 i 338/2 połoŜonych w obrębie wsi Stary Kurzeszyn z oferowanym czynszem rocznym łącznie od wszystkich nieruchomości 100,00 zł i w dniu 21 kwietnia 2009 roku wpłynął wniosek od innej osoby zainteresowanej dzierŜawą nieruchomości oznaczonej numerem 338/2 z oferowaną kwota czynszu rocznego 121, 00 zł. W związku z powyŜszymi wyŜej ustaleniami, przedmiotowe nieruchomości przekazano w dzierŜawę zainteresowanym, którzy zaoferowali ceny najwyŜsze na podstawie pisemnych umów: − umowa nr 72243/1 5/2009 z dnia 15 maja 2009 roku, której przedmiotem była dzierŜawa do uŜytkowania rolniczego na okres od 15 maja 2009 roku do 30 września 2011 roku działki nr 234/1 o powierzchni 1,46 ha połoŜonej we wsi Niwna. Strony ustaliły czynsz dzierŜawny w wysokości 200,00 zł rocznie (zgodnie z kwotą zaoferowaną we wniosku), płatny w terminie do 30 września kaŜdego roku dzierŜawy. Podatek od dzierŜawionego gruntu obciąŜał dzierŜawcę; − umowa nr 72243/2 5/2009 z dnia 18 maja 2009 roku o wydzierŜawienie działki połoŜonej w obrębie wsi Boguszyce, oznaczonej numerem 755/1 o powierzchni 0,49 ha do uŜytkowania rolniczego, na okres od 18 maja 2009 roku do 17 maja 2012 roku. Roczna kwota czynszu dzierŜawnego wynikająca z umowy to 401,00 zł, płatna w terminie do 31 października kaŜdego roku dzierŜawy. Podatek za dzierŜawiony grunt, obciąŜał dzierŜawcę; − umowa nr 72243/3 5/2009 z dnia 31 maja 2009 roku, której przedmiotem było wydzierŜawienie działek o numerach 295, 308 i 338/2 połoŜonych w obrębie wsi Stary Kurzeszn, na okres od 31 maja 2009 roku do 30 września 2011 roku. Strony ustaliły roczną kwotę czynszu w wysokości 100,00 zł rocznie. Oferent, który zgodnie z protokołem spisanym z otwarcia ofert (z dnia 12 maja 2009 roku), zaproponował cenę za dzierŜawę działki nr 338/2 w wysokości rocznej 121,00 zł, w dniu 18 maja 2009 roku złoŜył pisemną rezygnację z dzierŜawy przedmiotowej działki, uzasadniając swoje działanie nagłym kryzysem finansowym. W związku z powyŜszym wszystkie trzy nieruchomości oddano w dzierŜawę drugiej z zainteresowanych osób. Analiza dokumentacji przedłoŜonej kontrolującym wykazała, Ŝe wyŜej wymienione umowy spisano z dotychczasowymi dzierŜawcami tych nieruchomości na podstawie
______78 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
umów zawartych w 2006 roku. Weryfikacja wysokości opłat wykazała, Ŝe tylko w przypadku dzierŜawy nieruchomości nr 755/1, czynsz wzrósł z 200,00 zł do 401,00 zł, natomiast w pozostałych przypadkach, umowy spisane w 2009 roku zawierały stawki na poziomie stawek wynikających z umów spisanych w 2006 roku. Umowy ze strony wydzierŜawiającego podpisał Wójt Gminy. W notatce słuŜbowej spisanej w dniu 12 maja 2009 roku na okoliczność wydzierŜawienia wyŜej opisanych nieruchomości zapisano, Ŝe wykazem gruntów przeznaczonych do wydzierŜawienia objęto m.in. działkę nr 245/2, której wykaz nie zawierał. W rejestrze umów dzierŜawy równieŜ w poz. 3 zapisano wydzierŜawienie umową nr 3 5/2009 nieruchomości o numerze 245/2. Wg cytowanej umowy, przedmiotem dzierŜawy nie była nieruchomość o numerze 245/2. Kserokopie wymienionej dokumentacji (wykazu, rejestru umów, notatki i umowy nr 3 5/2009 stanowią akta kontroli strona nr 19 23 Wyjaśnienie w powyŜszej sprawie złoŜył inspektor ds. gospodarki nieruchomościami, które stanowi załącznik nr 35 do niniejszego protokołu . Zgodnie z wyjaśnieniem ujęcie działki nr 245/2 w rejestrze umów oraz w notatce słuŜbowej było wynikiem pomyłki pracownika przygotowującego przedmiotową dokumentację. W okresie od 8 października – 30 października 2009 roku Wójt Gminy Rawa Mazowiecka opublikował wykaz nieruchomości wchodzących w skład gminnego zasobu nieruchomości, przeznaczonych do wydzierŜawienia na okres do lat trzech. W ww. wykazie znalazły się nieruchomości: nieruchomość rolna o pow. 0,55 ha, połoŜona w obrębie wsi Kurzeszynek, oznaczona numerem 70 z przeznaczeniem na rolnictwo i leśnictwo; nieruchomość rolna o pow. 0,1813 ha, połoŜona w obrębie wsi Stary Kurzeszyn, oznaczona numerem 276/2 z przeznaczeniem na rolnictwo, leśnictwo i wody powierzchniowe, uŜyteczności publicznej i parking ogólnodostępny; nieruchomość rolna o pow. 0,3253 ha, połoŜona w obrębie wsi Stary Kurzeszyn, oznaczona numerem 209, z przeznaczeniem na rolnictwo i leśnictwo; nieruchomość rolna o pow. o 0,7117 ha, połoŜona w obrębie wsi Stary Kurzeszyn, oznaczona numerem 484, z przeznaczeniem pod rolnictwo i leśnictwo; nieruchomość rolna o pow. o 0,7291 ha, połoŜona w obrębie wsi Stary Kurzeszyn, oznaczona numerem ewidencyjnym 507, z przeznaczeniem pod działalność rolniczą i leśną; nieruchomość rolna o pow. 0,2439, połoŜona w obrębie wsi Stary Kurzeszyn, oznaczona numerem 245/2, przeznaczona pod działalność rolniczą, leśną, zabudowę zagrodową i mieszkaniowo usługową. W dniu 8 października 2009 roku informację o wykazie nieruchomości przeznaczonych do wydzierŜawienia opublikowano w gazecie lokalnej Głos Rawy i Okolic, oraz na stronach internetowych Urzędu Gminy. Termin składania wniosków przez zainteresowanych dzierŜawą wymienionych gruntów, ustalono do dnia 2 listopada 2009 roku. Wykaz nie zawierał informacji dotyczących wysokości opłat z tytułu dzierŜawy, terminów ich wnoszenia, zasad ich aktualizacji oraz terminu zagospodarowania nieruchomości. Wymóg zamieszczenia powyŜszych danych wynikał z art.35 ust.2 pkt 8,9,10 i 5 ustawy o gospodarce nieruchomościami. W terminie ustalonym w wykazie tj. 2 listopada 2009 roku do Urzędu Gminy wpłynęły wnioski od dwóch osób zainteresowanych wydzierŜawieniem nieruchomości nr 209 i 507 z oferowaną stawką czynszu dzierŜawnego łącznie 150,00 zł za rok i drugi wniosek dotyczył wydzierŜawienia nieruchomości znaczonej numerem 484 z oferowaną kwotą czynszu rocznego w wysokości 100,00 zł.
______79 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
PowyŜsze wnioski stanowiły podstawę spisania w dniu 5 listopada 2009 roku dwóch umów, których przedmiotem było oddanie w dzierŜawę na okres od 5 listopada 2009 roku do 4 listopada 2012 roku nieruchomości rolnych: nr 209 o obszarze 0,3253 ha i 507 o obszarze 0,7291 ha z czynszem rocznym w wysokości 150,00 zł (umowa nr 5 2/2009) i nieruchomości rolnej nr 484 o obszarze 0,7117ha z czynszem rocznym 100,00 zł (umowa nr 7 2/2009). Czynsz w przypadku obu dzierŜaw płatny w terminie do 31 maja kaŜdego roku dzierŜawy. Podatek od dzierŜawionych gruntów obciąŜał dzierŜawcę . Umowę nr 7 2/2009 na dzierŜawę działki 484 spisano z dotychczasowym jej dzierŜawcą. Stawki czynszów określone w obydwu umowach zawartych w 2009 roku były o 100 % niŜsze od stawek, określonych dla tych nieruchomości w umowach zawartych w 2006 roku i obowiązujących do października 2009 roku. Zgodnie z ustnym wyjaśnieniem Wójta Gminy nieruchomości te nie cieszyły się zainteresowaniem. Kontrolujące dokonały analizy terminowości wpłat czynszu dzierŜawnego wynikającego z wymienionych wyŜej umów zawartych w 2009 roku i stwierdziły, Ŝe: dzierŜawca nieruchomości nr 234/1 (umowa 1 5/2009 z 15 maja 2009 roku) – nie zachował terminu płatności określonego w umowie , a mianowicie wg umowy zobowiązany był do zapłaty czynszu w kwocie 200,00 zł w terminie dnia 30 września kaŜdego roku, natomiast dokonał wpłaty w dniu 6 listopada 2009 roku – dowód wpłaty 4743/09). Od nieterminowej wpłaty nie naliczono odsetek; dzierŜawca nieruchomości nr 755/1 (umowa nr 2 5/2009 z 18 maja 2009 roku) – dokonał wpłaty w trzy dni po ustalonym w umowie terminie . Wg umowy termin wpłaty czynszu w kwocie 401,00 zł upływał 31 października, natomiast dzierŜawca dokonał wpłaty w dniu 3 listopada 2009 roku dowód wpłaty 4711/09; dzierŜawca nieruchomości o numerach 295, 308 i 338/2 (umowa nr 3 5/2009 z 31 maja 2009 roku) – nie zachował terminu płatności określonego w umowie . Wg umowy zapłata czynszu 100,00 zł miała mieć miejsce do 30 września kaŜdego roku dzierŜawy, natomiast dzierŜawca dokonał wpłaty 3 listopada 2009 roku (dowód wpłaty 4715/09). Analizy terminowości wpłat czynszów dzierŜawnych wynikających z umów zawartych w 2006 roku, przeprowadzono takŜe na podstawie wpłat dokonanych w roku 2008 i stwierdzono, Ŝe terminu płatności nie zachowało trzech dzierŜawców, a mianowicie czynsz z tytułu dzierŜawy nieruchomości nr 295, 308 i 338/2 na podstawie umowy 3 1/2006 w wysokości 100,00 zł, wpłacono do kasy Urzędu Gminy 26 listopada 2008 roku, natomiast terminem wpłaty wynikającym z umowy był 31 październik 2008 rok i czynsz dzierŜawny wynikający z umowy nr 1 4/2006 w kwocie 200,00 zł powinien wpłynąć do jednostki do 31 października 2008 roku, natomiast dzierŜawca dokonał wpłaty dopiero 7 stycznia 2009 roku, czynsz dzierŜawny wynikający z umowy 4 4/2006 w wysokości 60,00 zł dzierŜawca zobowiązany był zapłacić do 31 grudnia 2008 roku natomiast dokonał opłaty dopiero 12 lutego 2010 roku, po dwukrotnie wystawionych przez Gminę wezwaniach (z dnia 30 marca 2009 roku i 9 listopada 2009 roku). Najem lokali. Zgodnie z art. 21 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (tekst jednolity z 2005 roku Dz. U. nr 31, poz. 266 ze zm.), Rada Gminy Rawa Mazowiecka uchwałą nr XVI/107/08 z dnia 10 marca 2008 roku wraz ze zmianami wprowadzonymi uchwałami: nr XXV/156/08 z dnia 10 grudnia 2008 roku, nr XXXI/188/09 z dnia 29 maja 2009 roku, nr XXXV/208/09 z dnia 24 września 2009 roku, ustaliła na okres pięciu lat program gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Rawa Mazowiecka. Przedmiotowa uchwała określała wielkość oraz stan techniczny posiadanego zasobu mieszkaniowego gminy, prognozę zmian tych wielkości, analizę potrzeb oraz plan remontów i modernizacji, wynikających ze stanu technicznego budynków i lokali, zasady polityki
______80 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
czynszowej oraz warunki obniŜania czynszu, źródła finansowania gospodarki mieszkaniowej oraz wysokość wydatków z podziałem na koszty bieŜącej działalności, koszty remontów i modernizacji, jak równieŜ wydatki inwestycyjne. Przedmiotowy program przewidywał sprzedaŜ lokali w okresie jego obowiązywania. Lokalami wg programu, za wyjątkiem lokali będących w posiadaniu Wspólnot Mieszkaniowych zarządza Wójt Gminy, natomiast lokalami mieszkalnymi przy istniejących szkołach, zarządzają dyrektorzy szkół w porozumieniu z Wójtem Gminy Rawa Mazowiecka. Zasady wynajmu lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy określała uchwała nr III/23/2002 Rady Gminy w Rawie Mazowieckiej z dnia 30 grudnia 2002 roku. Zarządzeniami nr 14/08 z dnia 16 czerwca 2008 roku i nr 8/2009 z dnia 17 marca 2009 roku Wójt Gminy Rawa Mazowiecka ustalił stawki czynszu dla lokali mieszkalnych tworzących mieszkaniowy zasób Gminy Rawa Mazowiecka. Dochody uzyskane przez Gminę Rawa Mazowiecka z tytułu wynajmu lokali mieszkalnych w 2008 roku wynosiły 50.447,63 zł, w 2009 roku natomiast uzyskano dochody z powyŜszego tytułu w kwocie 70.185,68 zł. Zasoby lokali mieszkalnych Gminy Rawa Mazowiecka w latach 2008 2009
Rok Ogółem lokale Liczba lokali Liczba lokali Liczba lokali mieszkalne wynaj ętych wolnych wynaj ętych w danym roku 2008 42 41 1 0 2009 45 45 0 6 W roku 2008 obowiązywało 41 umów najmu, wszystkie podpisane w okresie wcześniejszym. W 2009 roku obowiązywało 45 umów, w tym 6 zawarto w roku 2009, a mianowicie: − umowa zawarta w dniu 27 lipca 2009 roku, której przedmiotem był wynajem na czas nieokreślony lokalu mieszkalnego, połoŜonego w budynku w miejscowości Konopnica nr 45 o powierzchni uŜytkowej 29,70m 2. Umowa, zawierała termin wpłaty czynszu, tj. do 15 tego kaŜdego miesiąca, jego wysokość 44,55 zł, którą to kwotę wyliczono wg stawki dla lokali mieszkalnych połoŜonych w tym budynku, ustalanej zarządzeniem Wójta Gminy nr 14/08, tj. 1,50 zł za m2 powierzchni uŜytkowej. Ponadto najemca zobowiązał się do rozliczeń i zapłaty we własnym zakresie, na podstawie faktur wystawionych przez odpowiednie podmioty, naleŜności za zuŜycie energii elektrycznej na podstawie wskazania licznika, za zuŜycie wody zimnej naliczanej na podstawie wskazania licznika, za odprowadzanie ścieków i wywóz ścieków. Wynajmujący zawarł zapis, Ŝe w przypadku zwłoki przez najemcę z zapłatą czynszu lub innych opłat za uŜywanie lokalu, co najmniej za trzy pełne okresy płatności, wynajmujący moŜe wypowiedzieć najem. Umowę podpisał Wójt Gminy. Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, Ŝe od sierpnia 2009 roku, czyli od dnia przejęcia lokalu, najemca nie wpłacał ustalonego czynszu. W dniu 21 października 2009 roku i 1 grudnia 2009 roku, Gmina wysłała do najemcy wezwania do zapłaty. Na dzień 31 grudnia 2009 roku na koncie najemcy odnotowano zaległości w kwocie 222,75 zł. Wpłat ustalonego w umowie czynszu nie odnotowano takŜe w 2010 roku. Wezwanie do zapłaty wysłano do najemcy w dniu 30 marca 2010 roku. Do czasu przeprowadzenia niniejszej kontroli najemca nie dokonał Ŝadnej wpłaty, w związku z czym, zaległość na jego koncie z tytułu czynszu najmu wynosiła na 30 marca 2010 roku 757,35 zł;
______81 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
− umowa zawarta w dniu 30 kwietnia 2009 roku, której przedmiotem był wynajem na czas nieoznaczony lokalu mieszkalnego, połoŜonego w budynku w miejscowości Kurzeszyn nr 5 (budynek po byłym Ośrodku Zdrowia), o powierzchni uŜytkowej 41,89m². Umowa określała wysokość czynszu wg stawek określonych przez Wójta Gminy na kwotę 240,45 zł wynikająca z wyliczenia 41,89m²x2,24 zł plus opłata za c.o. 41,89m²x3,50 zł (3,50 zł cena za opał wg kosztów wyliczonych przez TBS). Opłata za c.o. stanowiła opłatę zaliczkową do rozliczenia po sezonie grzewczym. Termin wpłaty czynszu ustalono do dnia 15 kaŜdego miesiąca. Ponadto w przedmiotowej umowie tak, jak w umowie wyŜej, zobowiązano najemcę do rozliczenia we własnym zakresie opłat za media. Umowę ze strony Gminy Rawa Mazowiecka podpisał Wójt Gminy. Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, Ŝe czynsz w 2009 roku opłacono nie zachowując terminu wynikającego z umowy, a mianowicie za maj czynsz opłacono 1 czerwca 2009 roku, za czerwiec zapłacono 26 października 2009 roku, za lipiec 25 listopada 2009 roku a za sierpień dopiero 23 grudnia 2009 roku. Nie opłacono czynszu za miesiące od września do grudnia 2009 roku, co stanowiło zaległość w wysokości 1.534,85 zł. Pismem nr Fn 320/2/09 z dnia 21 września 2009 roku rozłoŜono najemcy zapłatę zaległości na cztery raty, płatne w terminach do 30 września, do 30 października, 30 listopada i 30 grudnia 2009 roku. Najemca nie zachował tych terminów płatności i nie dokonał wpłaty zaległości. W dniu 12 października 2009 roku Urząd Gminy poinformował najemcę o obowiązku spłaty zaległego czynszu w terminie 14 dni od daty otrzymania wezwania, z uwagi na fakt niedotrzymania terminu spłaty rat określonego w piśmie Fn 320/2/09. W 2010 roku w miesiącach od stycznia do marca najemca dokonał wpłaty zaległej kwoty w wysokości 300,00 zł. Od nieterminowych wpłat nie naliczono i nie pobrano od najemcy odsetek. Do dnia trwania niniejszej kontroli nie podjęto dalszych działań mających na celu wyegzekwowanie przedmiotowej zaległości z 2009 roku, która wynosi 1.234,00 zł. Czynsz bieŜący, tj. za okres od stycznia do marca 2010 roku opłacono terminowo; − umowa zawarta w dniu 30 kwietnia 2009 roku, której przedmiotem był wynajem na czas nieoznaczony lokalu mieszkalnego, połoŜonego w budynku w Kurzeszynie nr 5 o powierzchni uŜytkowej 67,83m², za czynsz wg stawek określonych przez Wójta Gminy, w wysokości miesięcznej 389,34 zł, wynikający z wyliczenia 67,83m²x2,24 zł plus opłata za c.o. 67,83x3,50 zł, stanowiąca opłatę zaliczkową do rozliczenia. Umowa zobowiązywała najemcę do opłat dodatkowych za media wymienione w opisywanej wyŜej umowie. Termin opłaty czynszu ustalono w terminie do dnia 15 kaŜdego miesiąca. Umowę podpisał Wójt Gminy. Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, Ŝe najemca wpłacał czynsz nie zachowując terminów płatności wynikających z umowy. Czynsz za maj 2009 roku wpłacono 3 czerwca 2009 roku, za lipiec 2009 roku 27 lipca 2009 roku, za październik 12 listopada 2009 roku, za listopad 2 grudnia 2009 roku, natomiast za grudzień 2009 roku dokonano wpłaty dopiero 15 stycznia 2010 roku. Czynsz za styczeń i luty 2010 roku najemca opłacił dopiero 10 marca 2010 roku. Nie odnotowano wpłat za miesiące marzec i kwiecień 2010 roku, chociaŜ zgodnie z ustaleniami umowy, czynsz powinien wpłynąć do 15 dnia kaŜdego miesiąca. Jednostka nie podjęła działań windykacyjnych w celu wyegzekwowania zaległości z powyŜszego tytułu ; − umowa zawarta w dniu 30 kwietnia 2009 roku, której przedmiotem był wynajem na czas nieoznaczony lokalu mieszkalnego, połoŜonego w budynku w Kurzeszynie nr 5 o powierzchni uŜytkowej 64,47m², za czynsz wg stawek określonych przez Wójta Gminy w wysokości miesięcznej 370,05 zł wynikający z wyliczenia 64,47m² x 2,24zł plus opłata za c.o. 64,47m² x 3,50 zł stanowiąca opłatę zaliczkową do rozliczenia. Umowa zobowiązywała najemcę do opłat dodatkowych za media
______82 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wymienione w opisywanej wyŜej pierwszej umowie. Termin opłaty czynszu ustalono w terminie do dnia 15 kaŜdego miesiąca. Umowę podpisał Wójt Gminy . Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, Ŝe czynsz w okresie objętym kontrolą, tj. w roku 2009 i 2010 (do kwietnia) opłacano w kwocie wynikającej z umowy nie zachowując terminu wpłaty, tj. czynsz za czerwiec i lipiec 2009 roku wpłacono dopiero 11 sierpnia 2009 roku za sierpień i wrzesień wpłacono 15 października 2009 roku. Najemca nie dokonał wpłaty czynszu za październik, listopad i grudzień 2009 roku. W dniu 23 listopada 2009 roku skierowano do najemcy wezwanie do zapłaty, które nie przyniosło efektów w postaci wpływu zaległości. Na dzień 31 grudnia 2009 roku na koncie najemcy odnotowano zaległość w wysokości 1.992,10 zł. Najemca nie opłacił takŜe czynszu najmu za miesiące od stycznia kwietnia 2010 roku. W dniu 30 marca 2010 roku wysłano dłuŜnikowi wezwanie do wpłaty zaległości z 2009 i 2010 roku; − umowa zawarta w dniu 30 kwietnia 2009 roku której przedmiotem był wynajem na czas nieoznaczony lokalu mieszkalnego, połoŜonego w budynku w Kurzeszynie nr 5 o powierzchni uŜytkowej 42,34m², za czynsz wg stawek określonych przez Wójta Gminy, w wysokości miesięcznej 243,03 zł wynikający z wyliczenia 42,34m² x 2,24zł plus opłata za c.o. 42,343m² x 3,50 zł, stanowiąca opłatę zaliczkową do rozliczenia. Umowa zobowiązywała najemcę do opłat dodatkowych za media wymienione w opisywanej wyŜej pierwszej umowie najmu. Termin opłaty czynszu ustalono do dnia 15 kaŜdego miesiąca. Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, Ŝe czynsz w okresie objętym kontrolą, tj. w latach 2009 i 2010 rok (do kwietnia) opłacano w kwocie wynikającej z umowy z zachowaniem określonego w niej terminu; − umowa zawarta w dniu 16 marca 2009 roku, której przedmiotem był wynajem na czas nieoznaczony lokalu mieszkalnego, połoŜonego w budynku w Kurzeszynie nr 23e o powierzchni uŜytkowej 26,04m². Ustalono czynsz miesięczny w kwocie 52,08zł wynikający z wyliczenia 26,04m² x 2,00 zł. Umowa zobowiązywała najemcę do opłat dodatkowych za media wymienione w opisywanej wyŜej pierwszej umowie. Termin opłaty czynszu ustalono w terminie do dnia 15 kaŜdego miesiąca. Umowę podpisał Wójt Gminy. Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, Ŝe czynsz w okresie od oddania lokalu w najem od 1 kwietnia 2009 roku do czasu niniejszej kontroli (do kwietnia 2010 roku) opłacano w kwocie wynikającej w umowie z zachowaniem umownego terminu ; − umowa zawarta w dniu 1 września 2009 roku pomiędzy Dyrektorem Zespołu Szkół Ogólnokształcących w Starej Wojskiej, którą przekazano z dniem jej podpisania na czas nieoznaczony w najem lokal mieszkalny o pow. 42,36m², połoŜony w budynku Domu Nauczyciela w Starej Wojskiej nr 30b. Zarządcą budynku pozostaje wg ustaleń Rady Gminy Dyrektor SZO, który jako wynajmujący przedmiotową umowę z najemcą podpisał. Dyrektor Zespołu Szkół posiadał pełnomocnictwo udzielone przez Wójta Gminy w dniu 1 września 2007 roku. Zgodnie z zapisami wieloletniego programu gospodarowania zasobem mieszkaniowym, Dyrektorzy szkół mogli wynajmować lokale mieszkalne w budynkach, którymi zarządzali ale po uzyskaniu zgody Wójta Gminy. W przypadku niniejszego wynajmu, zainteresowana złoŜyła wniosek o wynajem do Wójta Gminy (wniosek z dnia 10 grudnia 2008 roku), wniosek przekazano na posiedzenie komisji mieszkaniowej powołanej uchwałą Rady Gminy nr IV/31/2003, która zaopiniowała go pozytywnie. W związku z powyŜszym w dniu 12 marca 2009 roku Wójt Gminy poinformował zainteresowaną o przyznaniu lokalu i konieczności podpisania stosownej umowy z Dyrektorem Szkoły. Ustalony w umowie czynsz najmu to 213,92 zł miesięcznie wynikający z wyliczenia zgodnie z zarządzeniem Wójta Gminy w sprawie stawek czynszu 42,36m² x 2,20zł plus opłata za c.o. 42,36m² x 2,85 zł. Ponadto najemca zobowiązany był do dokonywania opłat zmiennych za zuŜycie zimnej wody 1,77zł/m³ wg wskazań licznika, za zuŜycie ciepłej wody 5,75zł/m³ wg wskazań licznika, za odprowadzenie
______83 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
ścieków 2,50zł/m³ x suma dostarczonej zimnej i ciepłej wody wg wskazań licznika. Czynsz i opłatę stałą za c.o. najemca zobowiązany był opłacać do dnia 15 kaŜdego miesiąca, natomiast opłaty zmienne naliczano w kasie na podstawie odczytów przeprowadzonych przez najemcę lokalu na koniec kaŜdego miesiąca i płatne były do dnia 15 następnego miesiąca. Odczyty najemca sporządza na formularzach i podpisany formularz kaŜdorazowo przekazuje do kasy Urzędu Gminy w momencie uiszczenia opłaty. Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, Ŝe czynsz w okresie od oddania lokalu w najem od 1 kwietnia 2009 roku do czasu niniejszej kontroli (do kwietnia 2010 roku) opłacano w kwocie wynikającej w umowie z zachowaniem ustalonego terminu. Analiza dochodów z czynszów najmu, uzyskanych na podstawie umów zawartych w okresach wcześniejszych wykazała, Ŝe kaŜdorazowo o zmianach wysokości czynszów Wójt Gminy informował kaŜdego najemcę pisemnie. Ostatniej zmiany stawek czynszu dokonano z dniem 1 listopada 2008 roku, na podstawie zarządzenia nr 14/08 z dnia 16 czerwca 2008 roku. Na 31 grudnia 2008 roku zaległości w opłatach z powyŜszego tytułu wynosiła 13.136,38 zł, natomiast na 31 grudnia 2009 rok zaległość z tytułu najmu lokali mieszkalnych wynosiła 15.492,31 zł. Wykaz największych dłuŜników w opłatach czynszów oraz działań windykacyjnych podejmowanych przez jednostką stanowi załącznik nr 36 do niniejszego protokołu. Zestawienie wyników zawartych w wymienionym w załączniku wskazuje, Ŝe jednostka w okresie do 2006 roku podejmowała pełne działania windykacyjne mające na celu wyegzekwowanie zaległości, tj. wystawiono wezwania do zapłaty a brak wpłaty w określonym w wezwaniu terminie powodował skierowanie wniosku do sądu. W roku 2007, 2008 i 2009 działania windykacyjne ograniczono tylko do wystawiania kolejnych wezwań do zapłaty. Nie kierowano wniosków do sądu. Zaniechanie działań windykacyjnych w celu wyegzekwowania naleŜnych jednostce dochodów z umów cywilnoprawnych, moŜe skutkować ich przedawnieniem – art.118 ustawy Kodeks cywilny. Wynajem lokali uŜytkowych
Gmina Rawa Mazowiecka dysponowała w 2009 roku jednym lokalem uŜytkowym, z wynajmu którego uzyskała dochody w kwocie 1.820,00 zł.
W dniu 31 lipca 2009 roku pomiędzy Gminą Rawa Mazowiecka a Stowarzyszeniem LGD Kraina Rawki z siedzibą w Kurzeszynie spisano umowę najmu lokalu uŜytkowego połoŜonego w budynku w m. Kurzeszyn nr 5, o powierzchni 30m². Najemca zobowiązał się do zapłaty czynszu w wysokości 350,00 zł miesięcznie oraz do opłat za media (energia elektryczna, energia cieplna, woda i odprowadzanie ścieków). Umowa obowiązywała na okres do trzech miesięcy, tj. od 1 sierpnia do 30 października 2009 roku. W dniu 6 sierpnia 2009 roku Wójt Gminy podał do publicznej wiadomości wykaz lokali uŜytkowych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy przeznaczonych do oddania w najem na okres do lat trzech. W wykazie ujęto jeden lokal o powierzchni 34m², płoŜony na parterze budynku w miejscowości Kurzeszyn 5, posiadający księgę wieczystą 8220/2. Wysokość czynszu określona dla tego lokalu wg wykazu wynosiła 350,00 zł miesięcznie, płatna z góry do 15 dnia kaŜdego miesiąca. Lokal przeznaczono pod wynajem przez stowarzyszenia i organizacje pozarządowe działające w sferze publicznej. Wykaz podano do publicznej wiadomości w prasie lokalnej „Głos Rawy i Okolic”, na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu i na stronach internetowych. Wykaz nie zawierał zasad aktualizacji opłat czynszu najmu, których wymóg zamieszczania wynikał z art. 35 ust 2 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
______84 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W dniu 30 października 2009 roku spisano pomiędzy Wójtem Gminy Rawa Mazowiecka a Stowarzyszeniem LGD Kraina Rawki z siedzibą w Kurzeszynie umowę najmu lokalu o powierzchni 29,29m² połoŜonego w Kurzeszynie nr 5, z przeznaczeniem na cele biurowe. Najemca zobowiązał się do zapłaty na rzecz wynajmującego czynszu miesięcznego płatnego z góry w terminie do 15 dnia danego miesiąca kalendarzowego, na podstawie faktury wystawionej przez Gminę, w kwocie 385,00 zł. Czynsz wg umowy podlega waloryzacji raz w roku o 10% w stosunku do roku poprzedniego. Ponadto obowiązkiem najemcy było regulowanie zobowiązań: w okresie grzewczym za ogrzewanie, za dostarczanie energii elektrycznej, za dostarczanie zimnej wody do celów sanitarnych wraz z odprowadzaniem ścieków, w terminie 14 dni po otrzymaniu rozliczenia za dany okres. Umowa została zawarta na okres do lat trzech, tj. od 31 października 2009 roku do 29 października 2012 roku. W umowie nie określono wysokości odsetek za nieterminową opłatę czynszu. Analiza wpłat czynszu wynikającego z wyŜej wymienionych umów wykazała, Ŝe najemca opłacał go w terminach: - 12 sierpnia 2009 roku czynsz za VIII w kwocie 350,00 zł na podstawie rachunku nr 13/09 z dnia 10.08.2009 roku, - 18 września 2009 roku, czynsz za IX w kwocie 350,00 zł, na podstawie rachunku nr 14/09 z dnia 9 września 2009 roku, - 22 października 2009 roku, czynsz za X w kwocie 350,00 zł, na podstawie rachunku nr 17/09 z dnia 20 października 2009 roku, - 24 listopada 2009 roku, czynsz za XI w kwocie 385,00 zł, na podstawie rachunku nr 20/09 z dnia 18 listopada 2009 roku, - 15 grudnia 2009 roku, czynsz za XII w kwocie 385,00 zł, na podstawie rachunku nr 23/09 z dnia 7 grudnia 2009 roku, - 27 stycznia 2010 roku, czynsz za I/2010 w kwocie 385,00 zł, na podstawie rachunku nr 1/10 z dnia 15 stycznia 2010 roku, - 23 lutego 2010 roku, czynsz za II/2010 w kwocie 385,00 zł, na podstawie rachunku nr 4/10 z dnia 15 lutego 2010 roku, - 19 marca 2010 roku, czynsz za III/2010 w kwocie 385,00 zł, na podstawie rachunku nr 7/10 z dnia 10 marca 2010 roku. Opóźnienia w zapłacie czynszu wynikały z nieterminowo wystawianych przez wynajmującego rachunków, które zgodnie z umową powinny być wystawione do piątego dnia kaŜdego miesiąca. Zagadnienia związane z uzyskiwaniem przez jednostkę dochodów z majątku gminy skontrolowano w oparciu o test stanowiący załącznik nr 37 do protokołu
3. POZOSTAŁE DOCHODY
3.1. Dochody z tytułu zaj ęcia pasa drogowego
Ilo ść wydanych Wysoko ść Wysoko ść Rok decyzji wymierzonych opłat uzyskanych dochodów (szt.) (zł) (zł) 2008 3 7.683,62 7.683,62 2009 12 4.833,31 4.833,31
Rada Gminy Rawa Mazowiecka uchwałą nr XXIX/171/09 z dnia 5 marca 2009 roku zmienioną uchwała nr XXX/179/09 z dnia 23 kwietnia 2009 roku określiła stawki opłat
______85 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
za zajęcie pasa drogowego dróg gminnych na terenie Gminy Rawa Mazowiecka na cele niezwiązane z budową, przebudową, remontem, utrzymaniem i ochroną dróg. Z uwagi na niską wartość uzyskanych dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego, tj. 0,04% wykonanych dochodów ogółem, 0,13% dochodów własnych w 2008 roku i 0,02% wykonanych dochodów ogółem, 0,07% dochodów własnych w 2009 roku, odstąpiono od kontroli prawidłowości pobieranych wpłat z powyŜszego tytułu.
3.2. Inne dochody
Gmina Rawa Mazowiecka w badanym okresie nie uzyskiwała dochodów z tytułu renty planistycznej. Kontrolowana jednostka posiada plan zagospodarowania przestrzennego, w którym ustalono zerowe stawki procentowe dla naliczania opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości. Uchwałą nr XXX/176/09 z dnia 23 kwietnia 2009 roku w sprawie zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego gminy Rawa Mazowiecka (fragment wsi Nowy Kurzeszyn), ustalono stawkę procentową słuŜącą naliczaniu opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości w wysokości 20%. Jak wynika z wyjaśnień merytorycznego pracownika powyŜsza zmiana dotyczy jednostkowej nieruchomości, która pozostaje własnością dotychczasowego właściciela. W związku z powyŜszym nie został ustalony plan dochodów na rok 2008 2009 z tytułu renty planistycznej. W 2008 roku i 2009 roku jednostka uzyskiwała dochody z tytułu darowizn na budowę przydomowych oczyszczalni ścieków, na podstawie umów spisanych 2008 roku umowy z 25 właścicielami nieruchomości objętych budową przydomowych biologicznych oczyszczalni ścieków. Uzyskane z tego tytułu wpływy w 2008 roku wynosiły 98.000,00 zł i w 2009 roku 14.500,00 zł. Szczegółowo zagadnienie powyŜsze opisano w punkcie 5 niniejszego protokołu pt.”Wydatki na inwestycje – kontrola wybranych zadań inwestycyjnych”.
VIII. WYKONYWANIE BUD śETU. REALIZACJA WYDATKÓW BUD śETOWYCH
1. WYDATKI NA ZADANIA Z ZAKRESU POMOCY SPOŁECZNEJ - 2009 ROK
1.1. Informacje ogólne
Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Rawie Mazowieckiej powołała Gminna Rada Narodowa w Rawie Mazowieckiej uchwałą nr VII/37/90 z dnia 9 marca 1990 roku. Szczegółowy zakres działania GOPS określał statut stanowiący załącznik do uchwały nr III/21/2002 Rady Gminy w Rawie Mazowieckiej z dnia 30 grudnia 2002 roku. W dniu 30 grudnia 2008 roku uchwałą Rady Gminy nr XXVI/158/08 został uchwalony nowy Statut GOPS opublikowany w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego Nr 62 poz. 2437 z dnia 21 marca 2009 roku. GOPS realizuje własne i zlecone zadania z zakresu pomocy społecznej polegające, w szczególności na: - analizie, ocenie i diagnostyce zjawisk rodzących zapotrzebowanie na świadczenia pomocy społecznej, - przyznawaniu i wypłacaniu przewidzianych ustawą świadczeń, - pracy socjalnej,
______86 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- aktywizowaniu środowiska lokalnego, - współpracy z innymi organizacjami i instytucjami, których statutowym celem jest pomoc rodzinie i zwalczanie patologii. Uchwałą nr 50/2002 z dnia 26 marca 2002 roku Zarząd Gminy Rawa Mazowiecka wyraził zgodę na zatrudnienie od dnia 1 kwietnia 2002 roku ElŜbiety Szczepańskej na stanowisku Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rawie Mazowieckiej. Z dokumentacji znajdującej się w aktach osobowych Kierownika GOPS wynika, Ŝe ElŜbieta Szczepańska spełniała wymogi art. 122 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (tekst jednolity z dnia 17 czerwca 2008 roku Dz. U. nr 115 poz. 728 ze zm.). Wójt Gminy Rawa Mazowiecka wydał następujące upowaŜnienia dla Kierownika GOPS: - zarządzenie nr 13/04 z dnia 4 maja 2004 roku upowaŜnienie do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach w zakresie pomocy społecznej, naleŜących do właściwości gminy, - zarządzenie nr 12/04 z dnia 4 maja 2004 roku upowaŜnienie na czas określony (od 1 maja 2004 roku do 15 sierpnia 2004 roku), do prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych, a takŜe do wydawania w tych sprawach decyzji, - zarządzenie nr 19/06 z dnia 30 czerwca 2006 roku – upowaŜnienie do prowadzenia postępowania wobec dłuŜników alimentacyjnych oraz postępowania w sprawach zaliczek, a takŜe do wydawania decyzji administracyjnych w tych sprawach, - zarządzenie nr 28/2007 z dnia 1 sierpnia 2007 roku – upowaŜnienie do wydawania decyzji administracyjnych w sprawach z zakresu dodatków mieszkaniowych, - zarządzenie nr 31/2008 z dnia 25 sierpnia 2008 roku upowaŜnienie do prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń z funduszu alimentacyjnego a takŜe do wydawania w tych sprawach decyzji administracyjnych, - zarządzenie nr 32/2008 z dnia 25 sierpnia 2008 roku upowaŜnienie do załatwiania spraw i wydawania decyzji w zakresie potwierdzenia prawa bądź odmowy do świadczeń opieki zdrowotnej, - uchwała nr XXIV/142/08 Rady Gminy Rawa Mazowiecka z dnia 14 listopada 2008 roku w sprawie upowaŜnienia do podejmowania działań wobec dłuŜników alimentacyjnych. Ośrodek działa jako jednostka budŜetowa, którego obsługa finansowo księgowa z wyodrębnionymi księgami rachunkowymi jest prowadzona w siedzibie ośrodka. Obsługa kasowa w zakresie wypłaty świadczeń z zakresu pomocy społecznej dokonywana jest w kasie znajdującej się w budynku Ośrodka Pomocy w Rawie Mazowieckiej, a w przypadku wypłat bezgotówkowych za pośrednictwem Banku Spółdzielczego Mszczonów Oddział w Rawie Mazowieckiej.
1.2. Wydatki na zadania z zakresu pomocy społecznej
Wydatki GOPS u za rok 2009 klasyfikowano w dziale 852 pomoc społeczna. Plan wydatków na dzień 31 grudnia 2009 roku na zadania zlecone zaklasyfikowane w tym dziale wynosił 3.151.135,01 zł z czego wydatkowano kwotę 3.065.08,46 zł, co stanowiło 97,27% panu, natomiast plan wydatków na zadania własne wynosił 867.984,57 zł i wykonano je w wysokości 837.125,17 zł, co stanowiło 96,44 % planu. Wykonanie zadań finansowych i rzeczowych w 2009 roku przedstawiono w formie tabelarycznej, która stanowi załącznik nr 38 do protokołu kontroli. Prawidłowość w zakresie udzielania i wypłaty świadczeń z zakresu pomocy społecznej skontrolowano na podstawie dokumentacji źródłowej dotyczącej wypłaconych w 2009
______87 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
roku 6 zasiłków stałych jako zadań zleconych oraz 5 zasiłków celowych finansowanych ze środków własnych gminy. Skontrolowano następujące decyzje w sprawie przyznania zasiłków: Zasiłki celowe - decyzja GOPS 81210/29/2009 z dnia 24 lipca 2009 roku – na wniosek z dnia 20 lipca 2009 roku, w którym wnoszono o pomoc finansową na zakup podręczników dla dzieci uczęszczających do szkoły. Na podstawie dokonanej analizy sytuacji bytowej petentki (wywiad środowiskowy z dnia 23 lipca 2009 roku), przyznano specjalny zasiłek celowy w wysokości 500,00 zł, z przeznaczeniem na ww. cel, - decyzja GOPS 81213/33/2009 z dnia 27 listopada 2009 roku – na wniosek z dnia 9 listopada 2009 roku, w którym wnoszono o pomoc finansową na bieŜące potrzeby bytowe. Z uwagi na trudną sytuację materialną rodziny przyznano specjalny zasiłek celowy w wysokości 600,00 zł, z przeznaczeniem na zakup posiłku lub Ŝywności, - decyzja GOPS 81210/40/2009 z dnia 21 października 2009 roku – na wniosek z dnia 14 października 2009 roku, w którym wnoszono o pomoc finansową na zakup opału. Na podstawie dokonanej analizy sytuacji bytowej petentki (wywiad środowiskowy z dnia 19 października 2009 roku), przyznano zasiłek celowy w wysokości 500,00 zł, - decyzja GOPS 81210/25/2009 z dnia 16 czerwca 2009 roku – na wniosek z dnia 19 maja 2009 roku, w którym wnoszono o pomoc finansową zakup podręczników dla dzieci uczęszczających do szkoły. Na podstawie analizy sytuacji bytowej petentki (wywiad środowiskowy z dnia 18 czerwca 2009 roku), przyznano zasiłek celowy w wysokości 300,00 zł, - decyzja GOPS 81210/38/2009 z dnia 20 października 2009 roku – na wniosek z dnia 6 października 2009 roku, w którym wnoszono o pomoc finansową na zakup opału oraz bieŜące potrzeby bytowe. Z uwagi na trudną sytuację materialną wnioskodawcy (wywiad środowiskowy z dnia 13 października 2009 roku), przyznano zasiłek celowy w wysokości 300,00 zł z przeznaczeniem na ww. cel. Ponadto decyzją nr GOPS 81213/4/2009 z dnia 20 października 2009 roku przyznano pomoc w formie świadczenia pienięŜnego w postaci zasiłku celowego na zakup Ŝywności w wysokości 150,00 zł. Zasiłki stałe - decyzja GOPS 81220/14/2009 z dnia 19 października 2009 roku, przyznająca pomoc społeczną w formie zasiłku stałego w wysokości 444,00 zł na okres od 1 października 2009 roku do dnia 31 października 2011 roku, oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne na czas trwania świadczenia. Wniosek o pomoc wpłynął do ośrodka w dniu 5 października 2009 roku. Na podstawie przeprowadzonego wywiadu środowiskowego oraz przedłoŜonego orzeczenia o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności stwierdzono, Ŝe wnioskujący spełnia określone ustawą kryteria do przyznania zasiłku stałego, - decyzja GOPS 81220/1/2009 z dnia 15 stycznia 2009 roku – zasiłek przyznany na okres od 1 stycznia 2009 roku do 31 stycznia 2011 roku oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne na czas trwania świadczenia. Zgłoszenie o pomoc wpłynęło dnia 13 stycznia 2009 roku. Pod zgłoszenie załączono orzeczenie z dnia 12 stycznia 2009 roku o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Zasiłek przyznano na okres orzeczonej niepełnosprawności w kwocie 444,00 zł, - decyzja GOPS 81220/11/2009 z dnia 27 sierpnia 2009 roku – zasiłek przyznany na okres od 1 sierpnia 2009 roku do 31 sierpnia 2010 roku w wysokości 444,00 zł
______88 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne na czas trwania świadczenia. Wniosek o pomoc złoŜono dnia 20 sierpnia 2009 roku. Do wniosku załączono orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, wydane w dniu 11 sierpnia 2009 roku, - decyzja GOPS 81220/10/2008 z dnia 29 września 2008 roku roku, przyznająca pomoc społeczną w formie zasiłku stałego na okres od 1 września 2008 roku do dnia 30 września 2010 roku oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne na czas trwania świadczenia. Wniosek o pomoc wpłynął do ośrodka w dniu 17 sierpnia 2008 roku. Na podstawie przeprowadzonego wywiadu środowiskowego oraz przedłoŜonego orzeczenia o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności wystawionego w dniu 22 września 2008 roku stwierdzono, Ŝe wnioskujący spełnia określone ustawą kryteria do przyznania zasiłku stałego, ponadto z oświadczenia złoŜonego w dniu 25 września 2009 wynikało, iŜ wnioskujący jest osobą samotnie prowadzącą gospodarstwo domowe, któremu przysługuje zasiłek stały w wysokości 444,00 zł. W dniu 12 października 2009 roku wydano decyzję zmieniającą nr GOPS/81220/10/2008/2009, którą obniŜono przyznane świadczenie do kwoty 351,00 zł. W uzasadnieniu decyzji wskazano na fakt prowadzenia przez podopiecznego wraz z córką wspólnego gospodarstwa domowego, w związku z czym zastosowano kryterium jak dla osoby w rodzinie, nie przekraczające 351,00 zł, - decyzja GOPS 81220/14/2008 z dnia 19 grudnia 2008 roku – zasiłek przyznany na okres od 1 grudnia 2008 roku do 31 grudnia 2010 roku w wysokości 444,00 zł oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne na czas trwania świadczenia. Wniosek o pomoc złoŜono dnia 17 grudnia 2008 roku. Do wniosku załączono orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, wydane w dniu 10 grudnia 2008 roku, - decyzja GOPS 81220/4/2007 z dnia 29 marca 2007 roku – zasiłek przyznany na okres od 1 marca 2007 roku na czas nieokreślony w wysokości 444,00 zł oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne na czas trwania świadczenia. Wniosek o pomoc złoŜono dnia 28 marca 2007 roku. Do wniosku załączono orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności wydane w dniu 26 marca 2007 roku, W wyniku kontroli stwierdzono: Zasiłki celowe były przyznawane rodzinom będącym w trudnej sytuacji materialnej, z przeznaczeniem na zakup opału, Ŝywności oraz podręczników dla dzieci uczęszczających do szkoły. Wnioskodawcy, którzy otrzymali pomoc finansową w postaci zasiłku celowego, spełniali wymogi określone art. 39 ustawy o pomocy społecznej. Zasiłki stałe wypłacone były zgodnie z art. 37 ust.1 5 ustawy o pomocy społecznej. Podstawą do wypłaty zasiłku było wydane orzeczenie o niepełnosprawności ze stopniem znacznym bądź umiarkowanym. Wysokość zasiłku stałego była uzaleŜniona od osiąganego dochodu rodziny. W dokumentacji wybranej do kontroli osób otrzymujących pomoc znajdowały się: - wnioski o udzielenie pomocy, - wywiady środowiskowe sporządzone przez pracownika socjalnego GOPS lub aktualizacje wywiadów środowiskowych, - oświadczenia o prowadzeniu bądź nieprowadzeniu wspólnego gospodarstwa domowego, - karty wypłaty przyznanych świadczeń, - zaświadczenie lekarskie o stanie zdrowia, - oświadczenia o stanie majątkowym, - zaświadczenie o dochodach, - zaświadczenia o niepobieraniu świadczeń z ZUS i KRUS, - zaświadczenia z Powiatowego Urzędu Pracy o zarejestrowaniu osoby bezrobotnej, - zaświadczenia o zatrudnieniu sezonowym,
______89 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- w wydanych decyzjach wyszczególniono rodzaj i kwotę zasiłku, termin wypłaty zasiłku, okres na jaki zostało przyznane świadczenie, uzasadnienie przyznania zasiłku z wyliczeniem dochodu na osobę nie przekraczającego kryterium dochodowego określonego w art. 8 ustawy o pomocy społecznej. Jako kryteria dochodowe przyjęto od dnia 1 października 2006 roku kwoty zgodne z § 1 pkt 1 lit. a, b rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 lipca 2006 roku w sprawie zweryfikowania kryteriów dochodowych oraz kwot świadczeń pienięŜnych pomocy społecznej (Dz. U. Nr 135, poz. 950), tj. dla osoby samotnie gospodarującej w wysokości nie przekraczającej 477,00 zł, dla osoby w rodzinie w wysokości nie przekraczającej 351,00 zł. Sprawdzono listy wypłat zasiłków stałych z miesięcy: kwiecień, lipiec, wrzesień, listopad 2009 roku oraz zasiłków celowych i stwierdzono, Ŝe: świadczenia wypłacano w Banku Spółdzielczym Mszczonów Oddział Rawa Mazowiecka oraz w kasie Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej na podstawie listy wypłat zasiłków, w terminach zgodnych z wydanymi decyzjami, listy wypłaty świadczeń były zatwierdzane do wypłaty przez kierownika GOPS, a finansowo akceptował je księgowy ośrodka. W analizowanych dokumentach nieprawidłowości nie stwierdzono.
2. WYDATKI (DOTACJE ) NA REALIZACJ Ę ZADA Ń POWIERZONYCH NA PODSTAWIE UMOWY JEDNOSTKOM SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH - 2009 ROK Rada Gminy Rawa Mazowiecka uchwałą nr XXVII/160/09 z dnia 30 stycznia 2009 roku w sprawie uchwalenia budŜetu gminy na rok 2009, określiła dotacje na zadania własne gminy realizowane przez organizacje pozarządowe na łączną kwotę 85.500,00 zł. Kwotę powyŜszą zapisano w podziałce klasyfikacyjnej: - dział 926 rozdział 92605 paragraf 2830 – rozwój kultury fizycznej i sportu wśród dzieci i młodzieŜy na terenie gminy w wysokości 80.000,00 zł, - dział 851 rozdział 85154 paragraf 2830 – pomoc psychologiczna, terapeutyczna osobom i rodziną, w których występuje problem alkoholowy w wysokości 5.500,00 zł. Z ewidencji księgowej oraz sprawozdania Rb 28S za 2009 rok wynika, Ŝe Gmina Rawa Mazowiecka udzieliła dotacji na rzecz podmiotów nie zaliczanych do sektora finansów publicznych w wysokości 81.000,00 zł. Szczegółowe dane dotyczące zawartych umów na współfinansowanie zadań własnych gminy realizowanych przez organizacje pozarządowe w roku 2009 przedstawia poniŜsza tabela:
Podmiot dotowany Zadanie z zakresu Umowa z dnia Kwota Kwota Kwota dotacji udzielonej rozliczonej podlegaj ąca dotacji w zł dotacji w zł zwrotowi Gminno-Ludowy Klub Upowszechnianie i Nr Zd 22.000,00 22.000,00 - Sportowy w Wołuczy rozwój kultury 4125/36/2009/3 fizycznej i sportu z dnia06.03.2009 wśród młodzie Ŝy i dorosłych Ludowy Klub Upowszechnianie i Nr Zd 18.000,00 18.000,00 Sportowy „Sobpol” w rozwój kultury 4125/35/2009/2 Konopnicy fizycznej i sportu z dnia06.03.2009 wśród młodzie Ŝy i dorosłych Ludowy Uczniowski Upowszechnianie i Nr Zd 12.000,00 12.000,00 Klub Sportowy rozwój kultury 4125/33/2009/1 „BOGUSZYCE” fizycznej i sportu z dnia05.03.2009 wśród dzieci i
______90 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
młodzie Ŝy Ludowy Klub Upowszechnianie i Nr Zd 12.000,00 12.000,00 Sportowy „All-Stars” rozwój kultury 4125/37/2009/4 Boguszyce fizycznej i sportu z dnia06.03.2009 wśród młodzie Ŝy i dorosłych Ludowy Klub Upowszechnianie i Nr Zd 12.000,00 12.000,00 Sportowy „Start” rozwój kultury 4125/38/2009/5 Pukinin fizycznej i sportu z dnia06.03.2009 wśród młodzie Ŝy i dorosłych Stowarzyszenie Pomoc ofiarom Nr Zd 2.000,00 2.000,00 „Pogotowie Rodzinne” przemocy w rodzinie 8173/31/2009/8 Rawa Maz. z dnia03.03.2009 Rawskie Pomoc rodzinom, w Nr Zd 3.000,00 3.000,00 Stowarzyszenie których wyst ępuje 8173/30/2009/7 Abstynenckie Rawa problem alkoholowy z dnia03.03.2009 Maz. Ogółem x x 81.000,00 81.000,00 - Uchwałą nr XXV/148/08 z dnia 10 grudnia 2008 roku, Rada Gminy przyjęła program współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U nr 96, poz. 873 ze zm.) na rok 2009. Program, o którym mowa wyŜej, zakłada współpracę Gminy Rawa Mazowiecka z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami prowadzącymi działalność poŜytku publicznego w zakresie zadań publicznych odpowiadających działaniom organów gminy, określonych art. 4 ustawy o działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie. Ponadto program określał jego zakładane cele oraz formy współpracy z organizacjami pozarządowymi. W dniu 14 stycznia 2008 roku Wójt Gminy Rawa Mazowiecka decyzją nr 1/2008 powołał trzyosobową komisje do rozpatrywania ofert na realizację zadań publicznych przez organizacje pozarządowe. Zgodnie z § 2 i 3 przedmiotowej decyzji, komisja rozpatruje złoŜone oferty i dokonuje ich oceny. Wyniki prac przedstawia w sporządzonym protokole, który podlega akceptacji Wójta Gminy. Gmina Rawa Mazowiecka w roku budŜetowym 2009 wydatkowała środki w wysokości 76.000,00 zł z przeznaczeniem na dotacje z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu na terenie Gminy Rawa Mazowiecka. Informacja o otwartym konkursie ofert na powyŜsze zadanie została ogłoszona przez Wójta Gminy Rawa Mazowiecka i w swej treści zawierała dane wymagane art. 13 ust.2 ustawy o działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie, w tym min. informacje o: - rodzaju realizowanego zadania i wysokości środków przeznaczonych na jego realizację w roku poprzednim, a mianowicie: w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i sportu wśród młodzieŜy i dorosłych w dyscyplinie piłki noŜnej w sołectwach: Wołucza i okolice – 22.000,00 zł, Konopnica i okolice – 18.000,00 zł, Pukinin i okolice – 12.000,00 zł, Boguszyce i okolice – 12.000,00 zł oraz w zakresie upowszechnianie kultury fizycznej i sportu wśród dzieci i młodzieŜy w dyscyplinie lekkoatletyki sołectwa Boguszyce i okolice 12.000,00 zł, - okresie realizacji zadania – od dnia podpisania umowy do 31 grudnia 2009 roku, - kryteriach stosowanych przy wyborze ofert, - terminie składania ofert – do dnia 3 marca 2009 roku do godz. 12 00 .
______91 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W dniu 30 stycznia 2009 roku ogłoszenie o identycznej treści zamieszczono na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Gminy oraz w Biuletynie Informacji Publicznej i dodatku regionalnym Dziennika Łódzkiego. W wyznaczonym do składania ofert terminie do dnia 3 marca 2009 roku na wybrane zadania wpłynęły oferty – po jednej na poszczególne zadania: - oferta Ludowego Uczniowskiego Klubu Sportowego „Boguszyce” na zadanie „Upowszechnianie kultury fizycznej i sportu wśród dzieci i młodzieŜy w dyscyplinie lekkoatletyki sołectwa Boguszyce i okolice” wnioskowana kwota dotacji 12.000,00 zł, - oferta Ludowego Klubu Sportowego „Start” Pukinin na zadanie „Upowszechnianie kultury fizycznej i sportu wśród dzieci, młodzieŜy i dorosłych na terenie Gminy Rawa Mazowiecka wnioskowana kwota dotacji 12.000,00 zł, - oferta Gminno Ludowego Klubu Sportowego w Wołuczy na zadanie „Upowszechnianie kultury fizycznej i sportu na terenie Gminy Rawa Mazowiecka” wnioskowana kwota dotacji 22.000,00 zł, - oferta Ludowego Klubu Sportowego „Sobpol” Konopnica na zadanie „Upowszechnianie kultury fizycznej i sportu wśród dzieci, młodzieŜy i dorosłych zadanie 2” wnioskowana kwota dotacji 18.000,00 zł, - oferta Ludowego Klubu Sportowego „All Stars” Boguszyce na zadanie „Krzewienie kultury fizycznej wśród dzieci, młodzieŜy i dorosłych na terenie Gminy Rawa Mazowiecka zadanie 4” wnioskowana kwota dotacji 12.000,00 zł. W dniu 5 marca 2009 roku komisja konkursowa dokonała oceny złoŜonych ofert na realizację poszczególnych zadań z zakresu upowszechniania i rozwoju kultury fizycznej i sportu wśród dzieci, młodzieŜy i dorosłych z terenu Gminy Rawa Mazowiecka. W wyniku analizy ofert komisja stwierdziła, Ŝe wszystkie oferty spełniały warunki formalne określone w ogłoszeniu o konkursie otwartym z dnia 30 stycznia 2009 roku. Oferty oceniano stosując następujące kryteria: zgodność projektu z zadaniami Gminy oraz z zadaniami statutowymi organizacji pozarządowych, moŜliwość realizacji zadania przez oferenta, oraz ocena przedstawionej kalkulacji kosztów zadania.Za kaŜde z kryteriów oferta mogła uzyskać od 0 do 10 punktów, co dawało maksymalną ilość 30 punktów. Kontrolujące stwierdzają, Ŝe zapisy dotyczące przyjętych do oceny ofert kryteriów zawartych w opisie trybu postępowania konkursowego, są nieprecyzyjne i pozwalają członkom komisji na dowolność w przyznawaniu punktów. Skala ocen przy wyznaczonych kryteriach wynosiła od 0 10 przy czym nie określono, kiedy podmiot moŜe uzyskać maksymalną ilość punktów, a kiedy uzyska ich mniej lub nie uzyska w ogóle, czyli jakie to moŜliwości rzeczowe i kadrowe są wystarczające do uzyskania maksymalnej ilości punktów, a jakie tych punktów daną ofertę pozbawiają. Z ustnych informacji udzielonych przez członka komisji konkursowej – Irminę Grzywkę wynika, Ŝe wytycznymi do oceny ofert były jedynie kryteria opisane wyŜej, które równieŜ wymieniono w pkt. IV.3 ogłoszenia o konkursie otwartym. Komisja konkursowa wnioskowała o przyznanie dotacji wszystkim oferentom na realizację poszczególnych zadań w kwotach określonych w ofertach. W uzasadnieniu wyboru oferty odniesiono się do oceny poprawności formalnej wybranej oferty oraz do spełnienia przez nią wymagań zawartych w ustawie i ogłoszeniu o konkursie. Protokół został zatwierdzony przez Wójta Gminy. W dniu 10 marca 2009 roku wyniki konkursu zamieszczono na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu oraz opublikowano w Biuletynie Informacji Publicznej bez uzasadnienia. Kontrolujące dokonały analizy dwóch wybranych ofert przedstawionych przez: Gminny Ludowy Klub Sportowy w Wołuczy oraz Ludowy Klub Sportowy „Sobpol” w Konopnicy i stwierdziły, Ŝe podmiot złoŜył ofertę na formularzu określonym w załączniku nr 1 do
______92 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 roku w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. nr 264, poz. 2207). Z opisu zadania oferty przedstawionej przez Gminny Ludowy Klub Sportowy w Wołuczy wynika, Ŝe ubiega się on o dotację na realizacje zadania upowszechnianie kultury fizycznej i sportu wśród młodzieŜy i dorosłych z terenu sołectwa Pukinin i okolic, natomiast komisja konkursowa wnioskowała o przyznanie dotacji na realizację przedmiotowego zadania na terenie Wołuczy i okolic. Ponadto oferta zawierała błędy rachunkowe w przedstawionej kalkulacji kosztów, a mianowicie z poszczególnych pozycji kosztów, wynika Ŝe środki własne klubu sportowego wynoszą 1.500,00 zł, natomiast w ogólnej sumie kosztów własnych wykazano kwotę 15.000,00 zł. Do oferty załączono wymagane dokumenty: odpowiednio aktualny wypis rejestru Krajowego Rejestru Sądowego (GLKS w Wołuczy) lub wyciąg ewidencji Klubów Sportowych prowadzonej przez Starostę Rawskiego (LKS „Sobpol” Konopnica), sprawozdanie merytoryczne i finansowe z działalności za ostatni rok i statut organizacji pozarządowej. Oferta spełniała warunki określone w ustawie i ogłoszeniu publikowanym przez Gminę. Zawarcie umowy Z wyŜej wymienionymi podmiotami wybranymi w drodze otwartego konkursu ofert spisano w dniu 6 marca 2009 roku umowy zgodne w treści z wzorem umowy określonym w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 roku. Umowy ze strony dotującego podpisał kierownik jednostki Wójt Gminy Krzysztof Straczewski przy kontrasygnacie Skarbnika Barbary Lipiec. Umową nr 4125/36/2009/3 Gmina zobowiązała się do przekazania Gminno – Ludowemu Klubowi Sportowemu w Wołuczy dotacji w kwocie 22.000,00 zł na realizację zadania publicznego, określonego szczegółowo w ofercie złoŜonej przez zleceniobiorcę w dniu 3 marca 2009 roku, stanowiącej załącznik nr 1 do przedmiotowej umowy. Umową nr 4125/35/2009/2 zobowiązano się do przekazania dotacji w wysokości 18.000,00 zł na konto Ludowego Klubu Sportowego „Sobpol” Konopnica na zadanie „Krzewienie kultury fizycznej wśród młodzieŜy i dorosłych w dyscyplinie piłka noŜna z terenu sołectwa Konopnica i okolice”, które szczegółowo określono w ofercie. Umowy określały terminy: przekazania środków, wykonania zadania, wykorzystania środków, sporządzenia sprawozdania częściowego i końcowego, rozliczenia (ewentualnego zwrotu środków). PowyŜsze zagadnienia z dwóch objętych kontrolą umów zestawiono w niniejszej tabeli:
Podmiot Termin i nr umowy przekazania wykonania wykorzystania sporz ądzenia zwrotu kwot środków zadania środków sprawozda ń: niewykorzystanych cz ęś ciowego (od wraz z odsetkami dnia realizacji umowy do 30.06.09 ko ńcowego (za okres trwania umowy) G-LKS w 30 dni od podpisania 31.12.2009 14.01.2010 cz ęś ciowe do dn. 28.01.2010 Wołuczy umowy lub w 15.07. 2009 Umowa nr transzach ko ńcowe do dn. 4125/36/300 I – 12.000,00 30.01.2010 9/3 do dn. 30.03.2009 II - 10.000,00 do dn. 31.10.2009 LKS „Sobpol” 30 dni od podpisania 31.12.2009 14.01.2010 cz ęś ciowe do dn. 28.01.2010 Konopnica umowy lub w 15.07. 2009 Umowa nr transzach ko ńcowe do dn. 4125/35/200 I – 10.000,00 30.01.2010 9/3 do dn. 30.03.2009 II - 8.000,00 do dn. 31.10.2009
______93 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Prawidłowość ewidencjonowania i rozliczenia umów dla wybranych podmiotów Operacje związane z udzielonymi dotacjami w kontrolowanej jednostce księgowano na koncie 224/8 – rozliczenie udzielonych dotacji, którego nie przewidywał zakładowy plan kont. Ponadto ewidencja prowadzona do tego konta nie zapewniała moŜliwości ustalenia wartości przekazywanych dotacji według podmiotów. Jak oświadczyła Skarbnik Gminy z dniem 1 lipca 2010 roku zostanie wprowadzone przedmiotowe konto, z uwzględnieniem analityki pozwalającej na ustalenie przyznanej i rozliczonej kwoty dotacji przez poszczególne podmioty. Na podstawie wyciągów bankowych i zapisów na kontach 224/8 stwierdzono, Ŝe dotacje przekazywano jak niŜej: - Gminno – Ludowemu Klubowi Sportowemu w Wołuczy przekazano pierwszą transze dotacji wysokości 12.000,00 zł w dniu 25 marca 2009 roku – numer dokumentu 146/6, druga transza dotacji w wysokości 10.000,00 zł została przekazana w dniu 30 października 2009 roku – numer dokumentu 759/10, - Ludowego Klubu Sportowego „Sobpol” Konopnica przekazano pierwsza transze dotacji wysokości 10.000,00 zł w dniu 25 marca 2009 roku – numer dokumentu 146/5, druga transza dotacji w wysokości 8.000,00 zł została przekazana w dniu 30 października 2009 roku – numer dokumentu 759/11, Dotacje były przekazywane terminowo w wysokościach zgodnych z kwotami określonymi w umowach. Sprawozdania częściowe i końcowe z wykonania zadań objętych umowami sporządzono na formularzach zgodnych z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 roku. Zgodnie z umowami, sprawozdanie częściowe obejmujące okres od dnia realizacji umowy do dnia 30 czerwca 2009 roku naleŜało przedłoŜyć do dnia 15 lipca 2009 roku, natomiast sprawozdanie końcowe z wykonania zadania w terminie do 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania, tj. do 30 stycznia 2010 roku. Na sprawozdaniach złoŜonych przez ww. podmioty odnotowano daty ich wpływu do jednostki, z których wynika, Ŝe złoŜono je w określonych wyŜej terminach. Analizy przedłoŜonych sprawozdań dokonała Skarbnik Gminy Barbara Lipiec i na powyŜszą okoliczność sporządziła protokół z wyników przeprowadzonej weryfikacji. Do przedłoŜonych sprawozdań załączono zestawienia faktur potwierdzających wysokość poniesionych kosztów na realizację przedmiotowego zadania. Z przedmiotowych zestawień wynika, Ŝe do rozliczenia środków dotacji przyjęto faktury z okresu obowiązywania umowy. Z ustnych informacji Skarbnika Gminy wynika, Ŝe faktury wykazane w zestawieniu były przedstawione do wglądu celem ich weryfikacji z danymi wykazanymi w sprawozdaniu. Jednostka zlecająca zadanie do realizacji i udzielająca dotacji nie stwierdziła wykorzystania dotacji niezgodnie z przeznaczeniem. Sprawozdania z realizacji zadania ze strony podmiotów dotowanych podpisały osoby upowaŜnione do składania oświadczeń woli, natomiast ze strony Urzędu Gminy Rawa Mazowiecka sprawozdania podpisała referent samodzielnego stanowiska ds. Zdrowia i przeciwdziałania patologiom społecznym. W przedłoŜonych kontrolującym materiałach źródłowych brak dokumentów potwierdzających przeprowadzenie przez dotującego kontroli w zakresie oceny realizacji oraz wykorzystania środków dotacji w trakcie trwania realizacji zadania. Z wyjaśnienia ustnego udzielonego przez merytorycznego pracownika wynika, Ŝe Gmina dokonywała takiej kontroli na podstawie przedkładanych przez podmioty rozliczeń za okres od dnia zawarcia umowy do 30 czerwca danego roku oraz po zakończeniu realizacji zadania.
______94 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zestawienie informacji dotyczących procedur udzielania i rozliczania dotacji na realizację zadań własnych przez podmioty pozarządowe zawarto w testach kontrolnych stanowiących załącznik nr 39 do protokołu kontroli
3. WYDATKI OSOBOWE 3.1.Wydatki na wynagrodzenia - 2009 rok W kontrolowanej jednostce w na dzień 31 grudnia 2009 roku zatrudnione były 33 osoby. Plan i wykonanie wydatków na wynagrodzenia w 2009 roku przedstawiał się następująco:
Lp Ogółem Plan Wykonanie %
Ogółem na dzie ń 31 grudnia 2009 rok 1. 1.181.074,00 1.180.637,18 99,96 z tego: dz. 750 rozdz. 75011 § 4010 63.742,00 63.742,00 100 dz. 750 rozdz. 75023 § 4010 1.102.332,00 1.102.302,17 100 dz. 851 rozdz. 85154 § 4010 15.000,00 14.893,01 99,29 W cięŜar § 4010 księgowano wypłaty naleŜności pracowników, które obrazuje poniŜsza tabela: 2009 Wyszczególnienie Rozdz. 75023 Rozdz. 75011 Rozdz. 85154 kwota liczba osób kwota liczba osób kwota liczba osób 1 2 3 4 5 6 7 Wyn. zasadnicze 790.619,75 39 56.994,20 2 13.695,01 1 Dodatek sta Ŝowy 128.625,32 31 6.747,80 821,70 Dodatek specjalny 21.600,00 1 Dodatek funkcyjny 39.120,00 3 Premia 12.999,68 4 Wynagrodzenie za 5.796,81 8 czas choroby Wyrównanie płac 20.036,82 27 376,30 Nagrody jubileuszowe 19.881,00 4 Nagrody uznaniowe 46.670,00 31 Odprawy 16.560,00 1 Ekwiwalent za urlop 392,79 1 Godziny nadliczbowe - Razem 1.102.302,17 63.742,00 14.893,01
______95 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Prawidłowo ść ustalania i wypłaty wynagrodze ń na rzecz pracowników jednostki
W okresie kontrolowanym ustalanie warunków pracy i płacy dla Wójta Gminy, określała Rada Gminy w Rawie Mazowieckiej. Pozostałym pracownikom w tym: Skarbnikowi i Sekretarzowi, wysokość wynagrodzenia wynikającego ze stosunku pracy ustalał Wójt. Kontrolą wynagrodzeń z uwzględnieniem stanowisk, kategorii zaszeregowania i składników wynagrodzenia, objęto dokumenty źródłowe (akta osobowe listy wypłat wynagrodzenia za miesiące: maj i wrzesień 2009 roku), dotyczące pracowników administracji samorządowej i pracowników obsługi Urzędu Gminy w Rawie Mazowieckiej zatrudnionych na nw. stanowiskach : - Wójta Gminy, - Sekretarza Urzędu, - Skarbnika Gminy, - Inspektora referatu finansowego, - Pracownik obsługi – sprzątaczka. W czasie postępowania kontrolnego stwierdzono, Ŝe wynagrodzenie w 2009 roku dla Wójta Gminy wypłacano w wysokości określonej uchwałą Rady Gminy nr XVIII/121/08 z dnia 12 czerwca 2008 roku. Wynosiło ono − wynagrodzenie zasadnicze 4.500,00 zł, − dodatek funkcyjny 1.500,00 zł, − dodatek specjalny 30% wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego co stanowiło 1.800,00 zł, − dodatek staŜowy 20% wynagrodzenia zasadniczego 900,00 zł Razem 8.700,00zł W naliczeniu wynagrodzenia dla Wójta Gminy nieprawidłowości nie stwierdzono. Na podstawie art.39 ust.1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych (Dz. U. nr 223, poz. 1458), Wójt Gminy Rawa Mazowiecka zarządzeniem nr 20/2009 z dnia 15 czerwca 2009 roku wprowadził Regulamin wynagradzania pracowników Urzędu Gminy, który to regulamin określał wymagania kwalifikacyjne i szczegółowe warunki wynagradzania, warunki przyznawania oraz warunki i sposób wypłacania premii i nagród, dodatku funkcyjnego i specjalnego. Załącznikami nr 1 i 2 do regulaminu były: tabela miesięcznych kwot wynagrodzenia zasadniczego i tabela stanowisk pracowniczych i kategorie zaszeregowania. W punkcie dotyczącym wymagań kwalifikacyjnych pracowników zapisano, Ŝe w zakresie minimalnych wymagań stosuje się odrębne przepisy, a w szczególności rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. nr 50, poz. 398). W wyniku kontroli wynagrodzeń pozostałych wyŜej wymienionych pracowników, ustalono, co następuje: - wynagrodzenie zasadnicze wypłacone pracownikom, wynikało z tabel określonych w regulaminie wynagradzania, - kwalifikacje pracowników zajmujących wymienione stanowiska, były zgodne z wymaganiami określonymi w cytowanym rozporządzeniu Rady Ministrów z 18 marca 2009 roku, - dodatek funkcyjny otrzymywały Sekretarz w wysokości 80% najniŜszego wynagrodzenia zgodnie z ustaleniami regulaminu wynagradzania oraz Skarbnik
______96 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Gminy – zatrudniony na podstawie powołania wg obowiązującego rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 roku (otrzymała 80 % minimalnego wynagrodzenia), - zmian wysokości wynagrodzenia dla kontrolowanej próby pracowników dokonano z dniem 1 stycznia 2009 roku dla Sekretarza, Skarbnika Gminy i pracownika obsługi dla podinspektora referatu finansowego od 1 listopada 2009 roku, co odzwierciedlają angaŜe, - (...) 50 - karty wynagrodzeń odzwierciedlają dane zawarte w angaŜach, - listy płac oraz karty wynagrodzeń pracowników prowadzono komputerowo, - skontrolowane listy wypłat za miesiąc maj 2009 roku na kwotę brutto 87.558,77 zł i wrzesień 2009 roku na kwotę brutto 87.878,54 zł, były sprawdzone merytorycznie przez pracownika ds. kadr, podpisane przez osobę sporządzającą oraz przez Skarbnika Gminy. Do wypłaty zatwierdziła listę z upowaŜnienia Wójta Sekretarz Gminy. Taka weryfikacja list wypłat wynikała z zapisów instrukcji obiegu dokumentów księgowych, funkcjonującej w Urzędzie Gminy Rawa Mazowiecka. Nieprawidłowości w powyŜszym zakresie nie stwierdzono . Wypłata odpraw i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
W okresie objętym kontrolą wypłacono jedną odprawę emerytalną. NaleŜne świadczenie wypłacono na podstawie pisma nr Z.1111/2/2009 z dnia 19 stycznia 2009 roku, w związku z rozwiązaniem stosunku pracy z dniem 28 stycznia 2009 roku – przejście pracownika na emeryturę. (...) 51 Kontrolujące dokonały analizy prawidłowości wykorzystania urlopu przez kierownictwo jednostki i stwierdziły, Ŝe na 31 marca 2010 roku osoby zajmujące niŜej wymienione stanowiska posiadały urlop w wymiarze: (…) 52
3.2. Zakładowy Fundusz Świadcze ń Socjalnych
Odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych naliczono w oparciu o przepisy ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 roku Dz. U. nr 70, poz. 335 ze zm.). W Urzędzie Gminy Rawa Mazowiecka obowiązuje regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, zatwierdzony przez Wójta Gminy Rawa Mazowiecka w dniu 8 kwietnia 2004 roku.
50 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 51 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 52 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak .
______97 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
PowyŜszy regulamin opracowano na podstawie: ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 roku Dz. U. nr 70, poz. 335 ze zm.). Regulamin zawiera zapisy dotyczące osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń, przeznaczenia środków ZFŚS, zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych, zasady udzielenia pomocy w zakresie spraw mieszkaniowych oraz opisuje zasady gospodarowania funduszem. W oparciu o dokumenty źródłowe stwierdzono, Ŝe w 2009 roku, 100% naliczanego funduszu przeznaczono na świadczenia w ramach działalności socjalnej (poŜyczki mieszkaniowe, dofinansowanie do wypoczynku pracowników, imprezy kulturalne, paczki Ŝywnościowe dla pracowników z okazji świąt). Zestawienie przyznanych świadczeń socjalnych w 2009 roku zawarto w formie tabelarycznej stanowiącej załącznik nr 40 do protokołu kontroli. Planowany odpis środków na 2009 rok na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych dla pracowników Urzędu Gminy Rawa Mazowiecka w miesiącu maju i wrześniu wynosił 30.700,00 zł. W związku z przewidywanym zwiększeniem zatrudnienia w ciągu roku (zatrudnienie pracowników w ramach prac interwencyjnych) zwiększono wysokość odpisów socjalnych ustalając plan na kwotę 34.000,00 zł w podziale na działy: 750 75023–4440 kwota 33.000,00 zł oraz 851 85154 4440 kwota 1.000,00 zł. Wysokość odpisu dokonano w oparciu o art.5 ust. 1,2 i 6 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Przyjęta podstawa do naliczenia funduszu dla pracownika, to kwota 1.000,04 zł, tj. 37,50% przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w II półroczu 2008 roku – 2.666,77 zł, natomiast dla emeryta roczna kwota odpisu wynosiła 166,67 zł (6,25% x 2.666,77 zł). W trakcie kontroli sprawdzono terminy przekazania w 2009 roku środków wynikających z odpisów na rachunek bankowy funduszu. Środki przekazywano w terminach jak niŜej: - 17 marca 2009 roku – 30.670,00 zł (wyciąg bankowy nr 61, poz.księgowa 132/1,2), - 2 grudnia 2009 roku – 2.830,00 zł (wyciąg bankowy nr 262, poz. księgowa 847/1), - 8 grudnia 2009 roku – 496,00 zł (wyciąg bankowy nr 267, poz.księgowa 861/23). Terminy przekazania środków na rachunek bankowy zakładowego funduszu określają przepisy art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, w myśl których równowartość odpisów oraz zwiększeń, pracodawca winien przekazać na odrębny rachunek bankowy do dnia 30 września tego roku kalendarzowego, którego odpis dotyczy, z tym, Ŝe do dnia 31 maja tego roku powinien przekazać kwotę stanowiącą co najmnej 75% równowartości dokonanych odpisów. Jak wynika z wyciągów bankowych potwierdzających przekazanie środków na rachunek funduszu, do dnia 31 maja 2009 roku na rachunek zakładowego funduszu świdaczeń socjalnych przekazano kwotę 30.670,00 zł, stanowiącą 100% kwoty naliczonego odpisu. Do 31 grudnia 2009 roku przekazano kwotę 33.996,00 zł, czyli 100% odpisu na rok 2009. W trakcie kontroli dokonano sprawdzenia dokumentów dotyczących przyznawania poŜyczek mieszkaniowych z Zakładowego Funduszu Mieszkaniowego, pracownikom Urzędu Gminy Rawa Mazowiecka w roku 2009, na podstawie umów: - nr 1/2009 z dnia 15 kwietnia 2009 roku, - nr 2/2009 z dnia 15 kwietnia 2009 roku, - nr 3/2009 z dnia 15 kwietnia 2009 roku. Analiza unormowań wynikających z regulaminu, w konfrontacji z dokumentami dotyczącymi udzielonych poŜyczek mieszkaniowych, wykazała co następuje: - wnioski składały osoby zainteresowane zaciągnięciem poŜyczki mieszkaniowej z ZFŚS,
______98 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- umowy poŜyczki zawierały wszystkie wymagane ustalenia, tj. wysokość przyznanej poŜyczki, wysokość pobieranej prowizji od zobowiązania, okres spłaty z wyszczególnieniem wysokości rat, - umowy podpisywał Wójt Gminy, poŜyczkobiorca oraz jeden poręczyciel, - zgodnie z ewidencją księgową, wypłata poŜyczki następowała w dniu podpisania umowy, - potrącenia rat spłaty poŜyczek zgodnie z § 2 umowy poŜyczki, dokonywano co miesiąc z naleŜnego miesięcznego wynagrodzenia za pracę pracownika.
3.3. Wydatki na podró Ŝe słu Ŝbowe pracowników - 2008 rok
W roku 2009 na wydatki związane z podróŜami słuŜbowymi pracowników Urzędu Gminy Rawa Mazowiecka wynosiły 3.420,00 zł. Zgodnie z rejestrem wydanych poleceń wyjazdów słuŜbowych w 2009 roku wydano 118 poleceń. Zasady zlecania i rozliczania kosztów podróŜy słuŜbowych pracowników Urzędu Gminy, określał rozdział VII instrukcji obiegu dokumentów księgowych wprowadzonej w Ŝycie zarządzeniem Wójta Gminy nr 47/2008 z dnia 30 grudnia 2008 roku. Drukami poleceń zgodnie z zapisami instrukcji, gospodaruje pracownik Sekretariatu Urzędu. Osobami upowaŜnionymi do podpisywania poleceń wyjazdów słuŜbowych był Wójt i Sekretarz Gminy. Rozliczenia kosztów delegacji słuŜbowych pracownicy zobowiązani byli dokonywać w ciągu 14 dni od dnia zakończenia wyjazdu słuŜbowego. Na uzasadniony wniosek pracownika Wójt moŜe wyrazić zgodę na odbycie podróŜy słuŜbowej samochodem stanowiącym własność pracownika i w tym przypadku zwrotu kosztów przejazdu dokonuje się pracownikowi w oparciu o stawki określone zarządzeniem Wójta nr 45/07 z dnia 10 grudnia 2007 roku – w wysokości 50% aktualnie obowiązujących stawek ustalonych przez Ministra Transportu. Sprawdzono prawidłowość wystawionych i rozliczonych poleceń wyjazdów słuŜbowych, zaewidencjonowanych w rejestrze delegacji w miesiącach maj, wrzesień i październik 2009 roku pod numerami: - 45/2009 wydane 14 maja 2009 roku – rozliczone 21 maja 2009 roku, - 51/2009 wydane 22 maja 2009 roku – rozliczone 26 maja 2009 roku, - 49/2009 wydane 18 maja 2009 roku – rozliczone 28 maja 2009 roku, - 68/2009 wydane 10 września 2009 roku – rozliczone 14 września 2009 roku, - 67/2009 wydane 10 września 2009 roku – rozliczone 14 września 2009 roku, - 69/2009 wydane 21 września 2009 roku – rozliczone 25 września 2009 roku - 71/2009 wydane 25 września 2009 roku – rozliczono 1 października 2009 roku, - 74/2009 wydane 2 października 2009 roku – rozliczone 6 października 2009 roku, - 86/09 wydane dnia 21 października 2009 roku – rozliczone 26 października 2009 roku, - 85/09 wydane 20 października 2009 roku – rozliczone 26 października 2009 roku, - 88/09 wydane 22 października 2009 roku – rozliczone 26 października 2009 roku. Analiza przedmiotowej dokumentacji wykazała, Ŝe:
______99 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- wydane polecenia wyjazdów słuŜbowych ujęto w rejestrze prowadzonym przez pracownika sekretariatu, - na poleceniach ujęto numer zgodny z rejestrem, termin wykonania podróŜy słuŜbowej, miejsce i cel podróŜy, środek transportu, - zlecającym wyjazd był Wójt Gminy bądź Sekretarz, - pod poleceniami wyjazdów słuŜbowych, odbytych samochodem nie będącym własnością pracodawcy, znajdowały się wnioski pracowników zaakceptowane przez Wójta Gminy. Wysokość wypłacanych kosztów wynikała z iloczynu przejechanych kilometrów i 50% stawki wynikającej z rozporządzenia z dnia 23 października 2007 roku Ministra Transportu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów uŜywania do celów słuŜbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 201,poz 1462), czyli 0,4179 zł za kilometr, - podstawę zwrotu kosztów podróŜy środkami komunikacji publicznej stanowiły bilety dołączone do polecenia wyjazdu, - zastosowano prawidłowe stawki do wyliczenia diet oraz ryczałtów, - delegacje rozliczano w ustalonym wewnętrznie 14 dniowym terminie, - przedłoŜone do realizacji polecenia, sprawdzane były merytorycznie, pod względem formalno rachunkowym, akceptowane przez Skarbnika i zatwierdzane do wypłaty przez Wójta bądź Sekretarza Gminy. Nieprawidłowości w zakresie wydawania i rozliczania delegacji nie stwierdzono. W Urzędzie Gminy Rawa Mazowiecka nie wypłacano miesięcznych ryczałtów samochodowych z tytułu uŜywania do celów słuŜbowych samochodów nie będących własnością pracodawcy. W kontrolowanym okresie jednostka posiadała dwa samochody słuŜbowe: Chevrolet „AVEO” nr rejestracyjny ERW 66FF oraz Citroen Berlingo nr rejestracyjny ERW 58 LU. Zasady korzystania z samochodów słuŜbowych określało zarządzenie nr 7/99 Wójt Gminy Rawa Mazowiecka z dnia 10 grudnia 1999 roku. Wg powyŜszej instrukcji upowaŜnionymi osobami do wydawania zgody na korzystanie z samochodów słuŜbowych są Wójt i Sekretarz Gminy. Podstawę do korzystania z samochodów słuŜbowych stanowiła karta drogowa. Dokumentację samochodów słuŜbowych – rejestr wyjazdów, miesięczne zestawienia, weryfikację kart drogowych, rozliczenia za zakupione paliwo i materiały eksploatacyjne prowadzi inspektor ds. obsługi sekretariatu i archiwum. Decyzją nr 2/2009 z dnia 12 maja 2009 roku Wójt Gminy Rawa Mazowiecka określił normy zuŜycia paliwa dla samochodu słuŜbowego Citroen Berlingo na 7 litrów /100km. Decyzją nr 2/2007 z dnia 31 sierpnia 2007 roku ustalił normy zuŜycia paliwa na 8,5 litra /100km dla samochodu Chevrolet Aveo. W decyzjach zapisano moŜliwość zamiany wysokości normy zuŜycia w granicach (+ ) 10% od normy ustalonej w zaleŜności od warunków atmosferycznych, pory roku, uŜytkowania samochodu. KaŜda zmiana zuŜycia normy wymagała zgody Wójta. Ostatniej zmiany dotyczącej samochodu Chevrolet Aveo dokonano 14 września 2009 roku. Wydatki dotyczące zakupu paliwa i materiałów eksploatacyjnych do ww. samochodów słuŜbowych wynosiły w roku 2009 13. 173,69 zł i sklasyfikowano je w dziale 750 rozdziale 75023 § 4210 poz. 3. W celu sprawdzenia zasad korzystania z samochodów słuŜbowych, dokonywania ewidencji kart drogowych, i prawidłowości ich rozliczania, kontrolujące przeanalizowały rozliczenia kart drogowych z dwóch miejscy grudzień i czerwiec 2009 roku dla obydwu samochodów słuŜbowych (dla samochodu Chevriolet Aveo były to karty od numeru 83
______100 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
98 i 173 185 i dla samochodu Citroen Berlingo karty o numerach od 53 69 i od 179 198). W wyniku powyŜszych czynności kontrolnych stwierdzono, Ŝe: karty drogowe zawierały wszystkie dane wymagane zapisami rozdziału II ust.1 i rozdziale III instrukcji w sprawie korzystania z samochodu słuŜbowego, tj. imię i nazwisko jadącego oraz jego podpis, godzinę wyjazdu, miejscowość docelową, ilość przejechanych kilometrów, potwierdzenie pobytu w miejscu docelowym – w przypadku wyjazdu poza teren gminy do kaŜdej karty załączano polecenie wyjazdu słuŜbowego, na którym znajdowała się pieczęć instytucji lub podpis osoby stwierdzającej pobyt. Ponadto karty zawierały policzoną liczbę przejechanych kilometrów i zuŜycie paliwa, miesięczne rozliczenia zawierały dane; stan paliwa na początek miesiąca, zakup paliwa w trakcie miesiąca, stan paliwa na koniec miesiąca, zuŜycie faktyczne paliwa, stan licznika na początek i koniec miesiąca i wyliczenia odnośnie oszczędności bądź przepału, zakupione paliwo kierowca odnotowywał na karcie wpisując miejsce zakupu, ilość i numer faktury, zlecającym wyjazd samochodem słuŜbowym był Sekretarz bądź Wójt Gminy, czego potwierdzeniem jest ich podpis na kaŜdej karcie drogowej. Nieprawidłowości w powyŜszym zakresie nie stwierdzono. PodróŜe zagraniczne
Na podstawie prowadzonej ewidencji wyjazdów słuŜbowych oraz sprawozdań Rb 28S z wykonania planu wydatków budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2009 roku, stwierdzono, Ŝe jednostka nie wydatkowała środków na pokrycie kosztów podróŜy zagranicznych pracowników Urzędu Gminy Rawa Mazowiecka.
3.4. Wydatki na wypłaty diet i zwrot kosztów podró Ŝy słu Ŝbowych dla radnych oraz członków władz jednostek pomocniczych - 2009 rok
Zasady wypłaty diet
Zasady wypłaty diet oraz zwrotu kosztów podróŜy radnym Gminy Rawa Mazowiecka, określała uchwała Rady Gminy nr XV/101/08 z dnia 30 stycznia 2008 roku. Wg powyŜszej dla Przewodniczącego Rady, ustalono miesięczną dietę w wysokości 1.200,00 zł, którą pomniejsza się o 10% w przypadku nie wykonywania obowiązków wynikających z pełnienia funkcji z powodu choroby lub innych przyczyn. Zgodnie z zapisami § 1 pkt 2 przedmiotowej uchwały, diety za kaŜdy udział w Sesji Rady Gminy Rawa Mazowiecka oraz w posiedzeniach komisji, dla pozostałych radnych wynoszą 120,00 zł. Zgodnie z ustaleniami przedmiotowej uchwały, radnemu przysługuje zwrot kosztów podróŜy słuŜbowych związanych z pełnieniem mandatu radnego na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku (Dz. U. nr 66, poz.800 ze zm.). Uchwałą nr XV/100/08 z dnia 30 stycznia 2008 roku Rada Gminy Rawa Mazowiecka ustaliła dietę dla sołtysów, za kaŜdy udział w sesjach rady i jej komisjach w wysokości 60,00 zł. Zwrot kosztów podróŜy słuŜbowych dla sołtysów, zgodnie z § 2 cytowanej uchwały, przysługiwała na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2001 roku w sprawie zasad ustalania oraz wysokości naleŜności przysługujących pracownikom z tytułu podróŜy słuŜbowej (Dz. U. nr 151, poz. 1720). Kontrolujące zauwaŜają, Ŝe z dniem 1 stycznia 2003 roku powyŜsze zagadnienie reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz
______101 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
warunków ustalania naleŜności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŜetowej z tytułu podróŜy słuŜbowej na obszarze kraju z dnia 19 grudnia 2002 roku (Dz. U. nr 236, poz. 1990 ze zm.) Prawidłowość wypłaty diet
Łączna kwota wypłaconych diet dla radnych w 2009 roku wynosiła 79.920,00 zł, które sklasyfikowano w rozdziale 75022 § 3030. Prawidłowość wypłaty diet radnym skontrolowano na podstawie list wypłat z miesięcy: maja (4.560,00zł), czerwca (4.320,00 zł), listopada (4.920,00 zł) 2009 roku. Kontrolą objęto wydatki przeznaczone na wypłaty diet dla radnych w 2009 roku na łączną kwotę 13.800,00 zł, co stanowiło 17,27 % wydatków poniesionych w rozdziale 75022 § 3030. W czasie kontroli stwierdzono, Ŝe: wysokość wypłaconych diet była zgodna z wartością, określoną w cytowanych uchwałach Rady Gminy z 2008 roku, dietę wypłacano za kaŜdy udział w pracach komisji lub sesji, w przypadku zbiegu dwóch posiedzeń w tym samym dniu, wypłacano dwie diety, wysokość wypłaconych w ciągu miesiąca diet Przewodniczącemu Rady i radnym nie przekraczała dopuszczalnych wysokości określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie maksymalnej wysokości diet przysługujących radnemu gminy – Dz. U. nr 61, poz. 710) tj. 50% półtora krotności kwoty bazowej (art. 25 ust. 6 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 12 października 2001 roku Dz. U. nr 142 poz. 1591 ze zm.). Kwota bazowa, określona w ustawie budŜetowej na 2009 rok w wysokości 1.835,35 x 150%= 2.649,69 zł x 50% = 1.376,51 zł, obecność radnych na sesjach Rady Gminy oraz na posiedzeniach komisji potwierdzali radni na listach obecności własnoręcznym podpisem, listy wypłat były sprawdzane pod względem formalno rachunkowym, merytorycznym i zatwierdzane do wypłaty przez Sekretarza Gminy (upowaŜnienie w aktach osobowych) i Skarbnika Gminy, posiadały klasyfikację budŜetową i dekretację księgową. W zakresie prawidłowości ustalenia i wypłaty diet dla sołtysów za uczestnictwo w sesji Rady Gminy, kontrolą objęto listy wypłat z miesięcy (czerwiec w kwocie 1.560,00 zł, lipiec w kwocie 1.440,00 zł i wrzesień 2009 roku w kwocie 1.680,00 zł. Kontrola wykazała: - diety dla sołtysów wypłacono w wysokości ustalonej przez Radę Gminy w Rawie Mazowieckiej tj. w kwocie 60,00 zł, - wypłaty diet dokonywano w kasie urzędu, odbiór gotówki potwierdzali sołtysi podpisem na liście naliczonych diet, - udział sołtysów w sesjach potwierdzały listy obecności, które załączono do list wypłat diet, - listy wypłat zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez Sekretarza i Wójta Gminy Rawa Mazowiecka. Nieprawidłowości w powyŜszym zakresie nie stwierdzono.
______102 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
4. WYDATKI INWESTYCYJNE
Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych w latach 2008 – 2009
2008 rok 2009 rok Plan po Plan po Dział Rozdział Paragraf Wykonanie Wykonanie zmianach zmianach (zł) (zł) (zł) (zł) 010 01010 6050 1.289.026 672.267 630.000 502.013 600 60016 6050 1.265.000 1.215.656 700,00 699.134 700 70005 6050 116.415 75.609 477.500 211.053 750 75023 6050 190.710 188.975 - - 6058 802.256 251.501 801 80195 - - 6059 339.398 30.368 900 90015 6050 50.000 42.143 50.000 47.214 926 92601 6050 165.000 138.348 65.000 44.164 Razem x x 3.076.151 2.332.998 3.064.154 1.785.447 Wydatki bud Ŝetowe x x 18.504.954 16.694.156 19.975.892 17.889.673 ogółem % udziału wydatków inwestycyj-nych w 16,62 13,97 15,34 9,97 wydatkach ogółem
Źródła finansowania realizowanych inwestycji w latach 2008-2009 Ogólna kwota wydatkowanych środków na inwestycje zrealizowane w kontrolowanej jednostce w 2008 roku to 2.332.998 zł, w 2009 roku wydatkowano kwotę 1.785.447 zł. Środki na realizację zadań inwestycyjnych (w obydwu latach łącznie w 2008 i 2009 roku) pochodziły z następujących źródeł: środki własne, w tym poŜyczki i kredyty, dotacja z budŜetu państwa 234.513,00 zł, oraz środki z budŜetu Unii Europejskiej – 453.257,00 zł, w tym 273.922,00 zł w 2009 roku zł na zadanie będące w realizacji (budowa sali gimnastycznej w m. Stara Wojska) i 179.335,00 zł w 2008 roku na informatyzację Urzędu Gminy.
Ewidencja ksi ęgowa wydatków inwestycyjnych
Wydatki związane z realizacją zadań inwestycyjnych, ewidencjonowane są na koncie syntetycznym – 080 – inwestycje, do którego prowadzona jest ewidencja szczegółowa dla poszczególnego zadania. Na stronie Wn konta 080, ujmuje się poniesione koszty dotyczące danej inwestycji, po stronie Ma konta, ujmuje się wartość uzyskanych efektów inwestycyjnych. Saldo po stronie Wn konta 080, wskazuje na koszty inwestycji nie zakończonych. Ewidencja syntetyczna i analityczna prowadzona jest w programie komputerowym. Saldo konta 080 na 31 grudnia 2008 roku wynosiło 212.589,44 zł i dotyczyło niezakończonych inwestycji: - Kanalizacja śydomice – Konopnica – Pukinin – 7.442,00 zł (etap dokumentacji technicznej) - Oczyszczalnie przydomowe – 500,00 zł (etap wstępny zadania)
______103 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- Budowa budynku jednorodzinnego Boguszyce Małe – 4.026,00 zł (etap wstępny realizacji) - Adaptacja budynku byłej Szkoły Podstawowej w Kaleniu – 4.270,00 zł, - Budowa sali gimnastycznej ZSO Stara Wojska – 70.760,00 zł, - Budowa sali gimnastycznej ZSO Kurzeszyn – 67.588,00 zł, - Budowa boiska sportowego Konopnica – 15.860,00 zł, - Budowa oświetlenia ulicznego – 42.143,44 zł. Saldo konta na 31 grudnia 2009 roku wynosiło 837.831,73 zł i dotyczyło nie zakończonych i nie rozliczonych inwestycji: - Rozbudowa studni w Hucie Wałowskiej 27.572,00 zł, - Rozbudowa wodociągu zbiorowego Boguszyce – 58.926,00 zł, - Kanalizacja śydomice – Konopnica – Pukinin – 7.442,00 zł, - Oczyszczalnia ścieków Kurzeszyn – 19.676,16 zł, - Budowa budynku jednorodzinnego Boguszyce Małe – 26.840,00 zł, - Adaptacja budynku byłej Szkoły Podstawowej w Kaleniu – 13.420,00 zł, - Termomodernizacja ZSO Kurzeszyn – 129.485,05 zł, - Budowa sali gimnastycznej ZSO Stara Wojska – 352.629,08 zł, - Oczyszczalnia ścieków Kurzeszyn – 68.564,00 , - Budowa boiska sportowego Konopnica – 18.910,00 zł, - Adaptacja budynku mieszkalnego przy Szkole Podstawowej w Pukininie na zaplecze sportowe oraz urządzenie boiska Orlik – 25.010,00 zł, - Budowa oświetlenia ulicznego na terenie gminy – 89.357,44 zł.
Organizacja procesu inwestycyjnego (planowanie i nadzór)
Zadania inwestycyjne realizowane w okresie objętym kontrolą zostały zaplanowane przez Radę Gminy w uchwałach budŜetowych na lata 2008 i 2009, ujęte w załącznikach zadań inwestycyjnych. Zmian w trakcie roku budŜetowego, dotyczących wysokości środków finansowych przeznaczonych na ich realizację, dokonywała Rada Gminy w drodze uchwał. Do przygotowania i przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia, których wartość jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na postawie art. 11 ust.8 ustawy Prawo zamówień publicznych, Wójt Gminy zarządzeniem nr 30/07 z dnia 16 sierpnia 2007 roku, powołał komisję przetargową, dla której w załączniku do cytowanego zarządzenia, określono regulamin opisujący organizację, tryb pracy i zakres obowiązków jej członków. Członkami komisji byli pracownicy urzędu – poszczególnych referatów. W przypadku zamówień publicznych niŜszych wartościowo, procedurę przetargową przygotowują i przeprowadzają pracownicy merytorycznego referatu, zgodnie z zakresem czynności na swoim stanowisku.
______104 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontrola realizacji wybranych inwestycji
Zestawienie zrealizowanych w okresie 2008 – 2009 rok zadań inwestycyjnych stanowi załącznik nr 41 do niniejszego protokołu. Udzielenie zamówienia publicznego na zadanie pn. „Modernizacja dróg gminnych we wsiach Wołucza, Soszyce i Konopnica” o wartości szacunkowej 1.025.330,00 zł tj. mniejszej niŜ kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art.11 ust.8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych .
Etap przygotowania inwestycji W dniu 8 stycznia 2008 roku pomiędzy Gminą Rawa Mazowiecka reprezentowaną przez Wójta Krzysztofa Starczewskiego a Firmą „DROGAL” Kazimierz Kalinowski Rawa Mazowiecka ul. Braci Świderskich 8, zawarto umowę, której przedmiotem było opracowanie uproszczonej dokumentacji technicznej wykonania modernizacji – remontu około 7km dróg w 10 miejscowościach na terenie gminy, w tym: w Wołuczy modernizacja odcinka o długości 0,9 km, we wsi Soszyce – odcinka 1,34 km i we wsi Konopnica odcinek o długości 0,76 km. Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy określono na kwotę 15.000,00 zł, natomiast termin wykonania dokumentacji ustalono do 15 marca 2008 roku. Wykonawca zobowiązał się do opracowania map do celów opiniodawczych, wykonania projektu technicznego wraz z uzgodnieniami do zgłoszenia zamiaru budowy, szczegółowej specyfikacji technicznej, kosztorysu inwestorskiego, kosztorysu ofertowego. Decyzję o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięć polegających na przebudowie dróg gminnych: nr 113101E Wołucza Nowy Dwór, nr 113113E Konopnica – Kaleń, wydał w dniu 27 maja 2008 roku Wójt Gminy Rawa Mazowiecka (decyzje nr: OŚ.7624/3 4/2008, OŚ.7624/2 4/2008,). Do zadania modernizacja drogi we wsi Soszyce, nie wymagana była decyzja o środowiskowych uwarunkowaniach z uwagi na jej kategorię – nie zaliczana do dróg publicznych – jest to droga dojazdowa do pól. Zamiar wykonania robót budowlanych związanych z modernizacją niniejszych dróg, zgłosił Staroście Rawskiemu Wójt Gminy: w dniu 30 lipca 2008 roku – zamiar przebudowy drogi w Konopnicy o długości 0,72 km na zlokalizowanej na działkach nr 269/1, 269/2 i 311, w dniu 5 czerwca 2008 roku zamiar przebudowy drogi o długości 0,807 km zlokalizowanej na działce nr 257/2 we Wołucza i w dniu 5 czerwca 2008 roku zamiar przebudowy drogi na odcinku 1,21 km zlokalizowanej na działce nr 78 we wsi Soszyce. Wartość zamówienia, wg kosztorysu inwestorskiego, ustaliła na kwotę 1.025.330,56 zł netto (264.458,11 euro), 1.250.903,28 zł brutto, inspektor ds. utrzymania dróg w Urzędzie Gminy Rawa Mazowiecka. Prawidłowość stosowania przepisów o zamówieniach publicznych Specyfikację istotnych warunków zamówienia sporządzoną w dniu 1 lipca 2008 roku, zatwierdził kierownik zamawiającego – Wójt Gminy Rawa Mazowiecka Krzysztof Starczewski. Specyfikacja zawierała wszystkie informacje wymagane art. 36 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 20 listopada 2007 roku (Dz. U. nr 223, poz. 1655 ze zm.), w tym: − termin wykonania przedmiotu zamówienia – 3 miesiące od daty podpisania umowy, − zamawiający wymagał wniesienia wadium w wysokości 10.000,00 zł stanowiącego 0,97% wartości zamówienia,
______105 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
− zamawiający określił wniesienie zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy na poziomie 5% ceny ofertowej brutto, − miejsce i termin składania ofert – do 30 lipca 2008 roku do godz. 10.00, (termin zgodny z art. 43 ust.1 – nie mniej, niŜ 20 dni od daty ogłoszenia o zamówieniu), − termin związania ofertą 30 dni od daty upływu terminu składania ofert (zgodnie z art.85 ust.1 pkt 1 cytowanej wyŜej ustawy), − opis kryteriów przy wyborze ofert oraz sposób oceny ofert jedynym kryterium była cena wykonania zadania z wagą 100% liczona wg wzoru (cena oferty najniŜszej: cena oferty ocenianej x 10 pkt), − zamawiający przewidział moŜliwość wykonania robót dodatkowych koniecznych, o których mowa w art.67 ust.1 pkt 5 ustawy Prawo zamówień publicznych, po podpisaniu z wykonawcą stosownej umowy, − nie dopuszczono moŜliwości składania ofert wariantowych i ofert częściowych. Integralną część specyfikacji stanowiły załączniki: zestawienie dokumentów wymaganych od oferentów, formularz ofertowy, kosztorys ofertowy z przedmiarem robót, projekt umowy, wzory oświadczeń wynikających z art. 22 i art.24 ustawy Prawo zamówień publicznych, wzór informacji o zobowiązaniach i naleŜnościach oferenta, wykaz wykonanych robót w ostatnich pięciu latach. Specyfikację opublikowano na stronach internetowych zamawiającego: www.rawam.ug.gov.p l 1 link BIP. Ogłoszenie o przedmiotowym zamówieniu publicznym, przekazano do Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 8 lipca 2008 roku – zamieszczone w Biuletynie Urzędu Zamówień Publicznych pod numerem 153300 2008. Opublikowano je w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Gminy w dniu 8 lipca 2007 roku, wywieszono na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego w okresie od 8 – 30 lipca 2008 roku. W treści ogłoszenia zawarto dane wymagane art. 41 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Treść ogłoszenia publikowana we wskazanych miejscach, była zgodna i spójna z informacjami zawartymi w specyfikacji. W wyznaczonym terminie do składania ofert, tj. do 30 lipca 2008 roku do godz. 10.00, do zamawiającego wpłynęły trzy oferty: oferta nr 1 – STRABAG spółka z o.o. Oddział Łódź ul. P.O.W. 17/10, z ceną ofertową netto 616.055,42 zł, brutto 751.587,61 zł – wadium wniesiono w formie gwarancji bankowej WBK Bank Zachodni, oferta nr 2 Przedsiębiorstwa Robót Drogowo Mostowych spółka z o.o. Piotrków Trybunalski ul. Południowa 17/19, z ceną ofertową 604.365,63 zł netto, 737.326,07 zł brutto – wadium wniesiono w formie gwarancji ubezpieczeniowej PZU SA, oferta nr 3 Zakładu Budowy i Eksploatacji Dróg i Mostów sp. z o.o. Tomaszów Mazowiecki ul. Luboszewska 71, z ceną ofertową 559.289,65 zł netto, 682.333,37 zł brutto – wadium wniesiono w formie gwarancji ubezpieczeniowej „HESTIA”. Wg zapisów protokołu z przeprowadzonego postępowania, zamawiający bezpośrednio przed otwarciem ofert, przekazał informację o wysokości przeznaczonych środków na sfinansowanie przedmiotowego zamówienia, a mianowicie 1.275.000,00 zł brutto. PrzedłoŜona kontrolującym dokumentacja z postępowania, wykazała, Ŝe zgodnie z art.17 ustawy Prawo zamówień publicznych, pracownicy biorący w nim udział, złoŜyli w dniu 30 lipca 2008 roku oświadczenia o braku istnienia okoliczności powodujących wyłączenie ich z udziału w postępowaniu. Oświadczenie takie złoŜył równieŜ Wójt jako kierownik zamawiającego. Pracownik przeprowadzający postępowanie na druku ZP 12 odnotował fakt złoŜenia trzech ofert. Dokonano ich weryfikacji, co odzwierciedla druk ZP 17. Wg oceny wszyscy wykonawcy spełnili warunki udziału w postępowaniu, a oferty uznano za prawidłowe.
______106 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Za najkorzystniejszą uznano ofertę nr 3 złoŜoną przez Zakład Budowy i Eksploatacji Dróg i Mostów sp. z o.o. Tomaszów Mazowiecki ul. Luboszewska 71, z ceną ofertową 559.289,65 zł netto, 682.333,37 zł brutto. Z przeprowadzonego postępowania pracownik ds. inwestycji drogowych ElŜbieta Bonio – sporządziła na druku ZP 2 protokół, oraz na drukach ZP 12, ZP 17, ZP 20, ZP 21 (dokumenty obrazujące badanie ofert), dokumentację z przebiegu postępowania. Wynik prac komisji (protokół ZP 2 wraz z załącznikami) i wybór wymienionej firmy, na wykonawcę przedmiotowego zadania zatwierdził Wójt Gminy Rawa Mazowiecka. Kontrolujące dokonały analizy złoŜonych ofert pod względem spełniania wymogów specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz analizy oceny ofert dokonanej przez merytorycznego pracownika i nieprawidłowości nie stwierdzono. Wykonawcy spełniali warunki określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz przedłoŜyli Ŝądane przez zamawiającego dokumenty. Zgodnie z art.92 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zamawiający w dniu 5 sierpnia 2008 roku zawiadomił wykonawców oraz uzasadnił wybór najkorzystniejszej oferty (w załączeniu zwrotne potwierdzenia odbioru zawiadomień), zamieścił taką informację na tablicy ogłoszeń w dniu 4 sierpnia 2008 roku, oraz wyniki prac komisji opublikował na stronie internetowej Urzędu Gminy w dniu 8 sierpnia 2008 roku. W dniu 18 sierpnia 2008 roku pomiędzy Gminą Rawa Mazowiecka, reprezentowaną przez Wójta Gminy Krzysztofa Starczewskego z kontrasygnatą Skarbnika Gminy, a Zakładem Budowy i Eksploatacji Dróg i Mostów spółka z o.o. Tomaszów Mazowiecki, reprezentowanym przez zarząd spółki, spisano umowę nr 342/5/2008, której przedmiotem była „Modernizacja dróg we wsiach Wołucza na odcinku 0,827km, Soszyce na odcinku 0.9km i Konopnica na odcinku 0,720km” wg szczegółowego zakresu wynikającego z kosztorysu ofertowego stanowiącego załącznik do przedmiotowej umowy. Za wykonanie zadania określono wynagrodzenie w wysokości 682.333,37 zł brutto, 559.289,65 zł netto, zgodne z ceną podaną w ofercie. Umowa z załącznikiem stanowi akta kontroli strona nr 24 34 W § 6 i 7 umowy ustalono warunki rozliczenia za wykonane roboty, z których wynika, Ŝe podstawą zapłaty będzie jedna końcowa faktura, wystawiona po ostatecznym odbiorze wykonania zadania. Zamawiający zobowiązał się do jej zapłaty w terminie 14 dni od daty przedłoŜenia faktury wraz z protokołem odbioru końcowego zamawiającemu. Termin realizacji zadania to trzy miesiące od daty podpisania umowy tj. do 18 listopada 2008 roku. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia publicznego, zamawiający przesłał do Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 9 września 2008 roku i zamieszczono je na portalu UZP pod numerem 209713 2008. Zgodnie z art. 95 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, jeŜeli wartość zamówienia jest mniejsza, niŜ kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust.8 cytowanej ustawy, zamawiający niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego, zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Urzędu Zamówień Publicznych. Przekazanie ogłoszenia bez zbędnej zwłoki moŜna uznać za dokonane, jeŜeli następuje w następnym dniu roboczym po zawarciu umowy. W innych przypadkach naleŜy wykazać, Ŝe przekazanie ogłoszenia zaraz po zawarciu umowy nie było moŜliwe. W opisywanym przypadku ogłoszenie przekazano do UZP dopiero 22 dni po podpisaniu umowy z wykonawcą. Wykonawca przedłoŜył gwarancję naleŜytego wykonania umowy w formie gwarancji ubezpieczeniowej ERGO HESTIA nr 250001106902 z dnia 14 sierpnia 2008 roku o wartości 34.100,00 zł, waŜną do dnia 20 listopada 2008 roku w zakresie roszczeń z tytułu niewykonania lub nienaleŜytego wykonania przedmiotu umowy i do dnia 20
______107 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
listopada 2011 roku w zakresie roszczeń z tytułu nieusunięcia lub nienaleŜytego usunięcia wad lub usterek powstałych w przedmiocie umowy. W dokumentacji nie odnaleziono adnotacji o dacie przekazania wykonawcy placu budowy. Zabezpieczenie środków w budŜecie na realizację zadania inwestycyjnego W uchwale nr XV/97/08 z dnia 30 stycznia 2008 roku w sprawie uchwalenia budŜetu gminy na 2008 rok Rada Gminy w Rawie Mazowieckiej przyjęła do realizacji w dziale 600 rozdziale 60016 – Drogi publiczne gminne zadanie „Utwardzenie 6km dróg masą asfaltową” o wartości 1.820.000 zł. Kolejnymi uchwałami zmieniającymi budŜet gminy, rada zmieniała wysokość środków na realizację przedmiotowego zadania, a mianowicie: uchwałą nr XVIII/120/08 z dnia 12 czerwca 2008 roku zwiększono nakłady na niniejsze zadanie o 55.000,00 zł, uchwałą nr XX/127/08 z dnia 14 sierpnia 2008 roku – zmniejszono planowane środki o 110.000,00 zł, uchwałą nr XXI/133/08 z dnia 24 września 2008 roku – zmniejszono wysokość nakładów o 500.000,00 zł. Ostatecznie wartość planowanych nakładów na realizację modernizacji dróg gminnych w 2008 roku to kwota 1.265.000,00 zł. Wartość zadania wg podpisanej umowy wynosiła 682.333,37 zł brutto. W trakcie roku 2008, jednostka modernizowała drogi gminne w kolejnych czterech wsiach o wartości łącznej 506.537,00 zł. Jak wynika więc z powyŜszego opisu, Gmina zabezpieczyła środki w budŜecie na realizację kontrolowanego zadania. Prawidłowość finansowania inwestycji (zgodność z umową, potwierdzenie odbioru robót)
Zgodnie z § 4 umowy nr 342/5/2008 z 18 sierpnia 2008 roku, wykonawca zobowiązał się do wykonania zadania w terminie trzech miesięcy od daty jej podpisania tj. w terminie do 18 listopada 2008 roku, zamawiający natomiast do wypłaty wynagrodzenia w terminie 14 dni od daty przedłoŜenia faktury wraz z końcowym protokołem odbioru robót. Wykonanie modernizacji drogi na odcinku 0,720 km we wsi Konopnica , wykonawca zgłosił zamawiającemu 17 listopada 2008 roku. W dniu 28 listopada 2008 roku komisja w składzie inspektora nadzoru i przedstawicieli zamawiającego, odebrała wykonanie robót na przedmiotowej drodze o wartości 252.669,26 zł, nie wnosząc do ich jakości uwag. Analiza zakresu wykonanych robót opisanych w protokole odbioru w konfrontacji z dokumentacją techniczną stanowiącą podstawę wykonania przedmiotowej drogi (kosztorys ofertowy, projekt) wykazała róŜnice w zakresie wykonanych robót, a mianowicie: zgodnie z protokołem odbioru wykonano roboty na powierzchni 3.571m², w kosztorysie ofertowym ujęto powierzchnię 3.511,00m², oczyszczenie nawierzchni i skropienie warstw konstrukcyjnych obejmowało powierzchnię 1.785,5m², zamiast 3.511,00m², warstwę wiąŜąca wykonano na powierzchni 3.473m² natomiast dokumentacja obejmowała powierzchnię 3.396m². Kserokopia protokołu odbioru wraz poprawionym kosztorysem stanowi akta kontroli strona nr 35 40. O wyjaśnienie przedstawionych róŜnic, kontrolujące poprosiły inspektora ds. utrzymania dróg ElŜbietę Bonio, które stanowi załącznik nr 42 do niniejszego protokołu kontroli . Zgodnie z wyjaśnieniem, w trakcie realizacji robót na drodze gminnej w Konopnicy zamawiający zrezygnował z wykonania betonowych ścieków i korytek odpływowych z uwagi na ich przebieg wzdłuŜ alei lipowej, wchodzącej w obszar strefy ochrony konserwatorskiej. Wartość netto robót, z których zrezygnowano to 26.880,00 zł. Poprawiono dokumentację techniczną, którą uzgodnił Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Łodzi. Wykonawca
______108 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wykonał w trakcie robót koryto i podbudowę drogi w zakresie szerszym niŜ określała dokumentacja techniczna oraz dodatkowo wykonał dwa rozjazdy o powierzchni 115m². Wymienione roboty w ogólnym rozrachunku zmniejszyły wartość zamówienia w części dotyczącej modernizacji przedmiotowej drogi o kwotę netto 28.664,25 zł, brutto 35.214,38 zł. Jak wynika z powyŜszych ustaleń, strony dokonały dopuszczalnych zmian umowy nr 342/5/2008 zawartej wykonawcą zadania, zmian korzystnych dla zamawiającego, tj. skutkujących zmniejszeniem wartości zamówienia, które przyjęto do realizacji na podstawie ustaleń ustnych, nie zawarto ich w formie pisemnej, która to forma moŜe stanowić podstawę dochodzenia ewentualnych roszczeń przez strony umowy. Formy pisemnej umowy (równieŜ aneksu, który wnosi zmiany do treść umowy głównej), pod rygorem niewaŜności wymaga art. 139 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych. Wykonanie zadania w zakresie modernizacji drogi we wsi Soszyce na odcinku 0,9 km i Wołucza na odcinku 0,827km, wykonawca zgłosił zamawiającemu w dniu 1 grudnia 2008 roku (wpływ zgłoszenia do jednostki 2 grudnia 2008 roku), czyli 13 dni po terminie określonym w umowie . W dniu 12 grudnia 2008 roku komisja w składzie inspektora nadzoru, przedstawiciela zamawiającego i wykonawcy odebrała wykonanie obydwu dróg, które wg zapisów protokołu, wykonano zgodnie z umową. Wartość wykonanych robót to kwoty: droga w Wołuczy 152.480,45 zł netto, 186.026,15 zł brutto i droga w Soszycy 170.839,00zł netto, 208.423,58 zł brutto. Wartość wykonanych robót określona w dwóch wymienionych protokołach odbioru, była zgodna z wartością wynikającą z umowy. Komisja zapisała konieczność dokonania w okresie do maja 2009 roku przeglądu wykonanych nawierzchni bitumicznej i poboczy. Na podstawie protokołów odbioru robót wykonawca wystawił faktury: VAT nr 0157/2008 z dnia 28 listopada 2008 roku, dotyczącą wykonania drogi w Konopnicy, na kwotę 207.105,95 zł netto, 252.669,26 zł brutto, VAT nr 0165/2008 z dnia 15 grudnia 2008 roku za wykonanie drogi w Wołuczy na kwotę 152.480,45 zł netto, 186.026,15 zł brutto, VAT nr 0164/2008 z dnia 15 grudnia 2008 roku za wykonanie drogi we wsi Soszyce na kwotę 170.839,00 zł netto, 208.423,58 zł brutto. Łącznie wartość wykonanych robót wg faktur wynosiła netto 530.425,40 zł, brutto 647.118,99 zł. Jak ustalono wyŜej, wykonawca nie zachował terminu wykonania zadania, wykonał je 13 dni po terminie określonym umową, w związku z czym zgodnie z §13 umowy zamawiający naliczył wykonawcy kary w wysokości 0,05% całkowitej wartości umowy za kaŜdy dzień zwłoki. Podstawę do wyliczenia kar stanowiła kwota brutto 682.333,37 zł wynikająca z umowy nr 342/5/2008, chociaŜ zgodnie z ustaleniami zawartymi wyŜej, strony dokonały ustnej zmiany umowy w zakresie wykonywanych robót, a co za tym zmianie uległa ich wartość (faktycznie wykonano roboty o wartości brutto 647.118,99 zł). Wysokość naliczonej kary wynosiła: 682.337,37 zł X 0,05% x 13 dni = 341,16 zł x 13 4.435,08 zł. NaleŜność wynikającą z faktur pomniejszoną o naliczoną karę, zamawiający przekazał wykonawcy w dniach: 15 grudnia 2008 roku kwotę 252.669,26 zł – wyciąg bankowy nr 266 i 29 grudnia 2008 roku kwotę 390.014,65 zł – wyciąg bankowy nr 275. Wydatek określony fakturami zaksięgowano na kontach 080/9 201/405 i 810/2 800/5, zaś jego zapłatę na kontach 201/405 130/1.
______109 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Fakturę sprawdził pod względem merytorycznym inspektor ds. utrzymania dróg, ujęcie wydatku w planie finansowym podpisała Skarbnik, a zapłatę wydatku zatwierdził Wójt Gminy. Pod względem formalno rachunkowym fakturę opisała podinspektor referatu finansowego. Do faktury załączono protokół odbioru robót, kosztorys, umowę z wykonawcą oraz dokument naliczenia kary umownej. Rozliczenie inwestycji i przyjęcie na stan środków trwałych Wg konta 080 oraz przedłoŜonych rachunków, na przedmiotową inwestycję wydatkowano środki w łącznej kwocie 654.118,99 zł. Zestawienie przyjętych do danego zadania kosztów obrazuje poniŜsza tabela: Lp. Wykonawca Przedmiot f-ry Nr i data f-ry Warto ść brutto/netto 1. Zakład Budowy i Eksploatacji Dróg i Za wykonanie przebudowy 0157/2008 z 252.669,26/ Mostów sp. z o.o. Tomaszów drogi w Konopnicy 28.11.2008 207.105,95 Mazowiecki 2. Zakład Budowy i Eksploatacji Dróg i Za wykonanie przebudowy 0164/2008 z 208.423,58/ Mostów sp. z o.o. Tomaszów drogi we wsi Soszyce 15.12.2008 170.839,00 Mazowiecki 3. Zakład Budowy i Eksploatacji Dróg i Za wykonanie modernizacji 0165/2008 z 186.026,15/ Mostów sp. z o.o. Tomaszów drogi w m. Wołucza 15.12.2008 152.480,45 Mazowiecki 4. DROGKAL Kazimierz Kalinowski Za nadzór budowlany nad 22/12/2008 z 7.000,00/ Rawa Mazowiecka modernizacj ą dróg 10.12.2008 5.737,70 Razem 654.118,99/ 536.163,10 Rozliczenia wydatków związanych z przedmiotowym zadaniem, dokonano w dniach 15 i 16 grudnia 2008 roku, sporządzając dokumenty przyjęcia środka trwałego: OT nr 7/2008 na kwotę 211.733,58 zł, nr 8/2008 na kwotę 187.656,15 zł, nr 6/2008 na kwotę 254.729,26 zł. Na podstawie powyŜszych OT inwestycję odnotowano w ewidencji środków trwałych gminy, symbol układu klasyfikacyjnego 2 22 220 pod pozycjami 39, 40 i 41. Nadzór inwestorski Nadzór nad realizacją zadania z ramienia zamawiającego pełnił Kazimierz Kalinowski zam. Rawa Mazowiecka, posiadający uprawnienia konstrukcyjno budowlane nr 59/99/S ce. Obowiązki pełnienia nadzoru inwestorskiego wyŜej wymienionemu, zlecił Wójt Gminy Krzysztof Starczewski w umowie zlecenia nr 5541/81/2008 z dnia 18 sierpnia 2008 roku. Okres jej obowiązywania to 25 sierpień – 18 listopad 2008 rok. Z tytułu wykonania przedmiotu umowy ustalono wynagrodzenie w kwocie 7.000,00 zł brutto, płatne po wykonaniu zadania i przedłoŜeniu rachunku. Przedmiotowe wynagrodzenie wypłacono inspektorowi poleceniem przelewu w dniu 16 grudnia 2008 roku, na podstawie rachunku nr 22/12/2008 z dnia 10 grudnia 2008 roku. – wyciąg bankowy nr 267. Przestrzeganie przez jednostkę przyjętych procedur kontroli Analiza funkcjonujących procedur kontroli wewnętrznej opisanych w procedurach kontroli finansowej wprowadzonych zarządzeniem Wójta Gminy nr 37/2003 z dnia 31 grudnia 2003 roku, w instrukcji obiegu dokumentów księgowych, w regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy, w zarządzeniu nr 30/07 z dnia 16 sierpnia 2007 roku, powołującym komisję przetargową, oraz opisującym organizację, tryb pracy i zakres obowiązków jej członków, w konfrontacji z przestrzeganiem ich przy realizacji inwestycji
______110 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
„Przebudowa dróg gminnych we wsiach Konopnica, Soszyce, Wołucza” wykazała, co następuje: - zgodnie z zapisami zawartymi w §13 zarządzenia nr 37/2003 z 31 grudnia 2003 roku, zgodność realizowanych procedur z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych ocenił kierownik, zatwierdzając przygotowaną do postępowania dokumentację, a następnie zatwierdzając wybór najkorzystniejszej oferty, - oceny pod względem zgodności z prawem umowy, zgodnie z § 12 procedur kontroli finansowej, powinien dokonywać radca prawny, potwierdzając powyŜszą czynność stosowną adnotacją. W kontrolowanej dokumentacji, takiej adnotacji na projekcie umowy stanowiącym załącznik do specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz na podpisanej umowie, kontrolujące nie stwierdziły, - zgodnie z postanowieniami zawartymi w zarządzeniu nr 30/07 z 16 sierpnia 2007 roku, z uwagi na wartość zamówienia, procedurę przetargową przygotował i przeprowadził pracownik merytoryczny inspektor ds. utrzymania dróg. Pracownik nadzorował równieŜ co znajduje odzwierciedlenie w zakresie jego czynności prawidłowość przebiegu prac, potwierdzając zgodność wykonanych robót z treścią umowy na protokole odbioru robót, - fakturę za wykonane roboty, zgodnie z rozdziałem III, IV instrukcji obiegu dokumentów księgowych wraz z dołączonym protokołem odbioru robót, podpisywał inspektor nadzoru, sprawdzał pod względem merytorycznym inspektor ds. utrzymania dróg. Pod względem formalno – rachunkowym fakturę oceniał oraz podpisywał podinspektor referatu finansowego oraz Skarbnik. Tak opisaną i sprawdzoną fakturę zatwierdził do wypłaty kierownik jednostki – Wójt Gminy, - zadanie rozliczono i przyjęto na stan środków trwałych poprzez wystawienie OT, zgodnie z zapisami rozdziału IX dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości. Zestawienie danych dotyczących badanego zadania stanowią załącznik nr 43 do niniejszego protokołu. Budowa 25 sztuk biologicznych przydomowych oczyszczalni ścieków na terenie gminy Rawa Mazowiecka – przetarg nieograniczony o wartości 91.511,69 euro. Etap przygotowania inwestycji W dniu 12 października 2004 roku Urząd Gminy Rawa Mazowiecka zgłosił do Starostwa Powiatowego zamiar wykonania robót budowlanych polegających na budowie 132 szt. przydomowych oczyszczalni ścieków na terenie Gminy. PoniewaŜ teren, na którym planowano inwestycję, podlegał ochronie z uwagi na występowanie znalezisk archeologicznych o zróŜnicowanej przynaleŜności kulturowej i chronologicznej, projekt budowy podlegał takŜe uzgodnieniu przez Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Łodzi, którego to uzgodnienia dokonano w dniu 9 listopada 2004 roku (postanowienie nr WUOZ/Sk 633/90/04). Wykonanie dokumentacji technicznej budowy 120 sztuk przydomowych oczyszczalni ścieków, zlecił Wójt Gminy Krzysztof Starczewski, Przedsiębiorstwu WielobranŜowemu „IN BUD” s.c. Mariusz Pastuszak, Ryszard Kowalczyk Lublin, na podstawie umowy nr 68/2004 z dnia 4 sierpnia 2004 roku. Wynagrodzenie za przedmiot umowy ustalono na 198,86 zł brutto za jedną oczyszczalnię. Zamawiający zastrzegł sobie moŜliwość zmniejszenia lub zwiększenia liczby projektowanych oczyszczalni, lecz nie więcej niŜ 10% całości zamówienia (tj. +/ 12 sztuk). Strony ustaliły termin wykonania umowy – 30 dni od daty dostarczenia wykonawcy map wraz z deklaracją o zamiarze budowy oczyszczalni.
______111 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Na podstawie niniejszej dokumentacji projektowej, zamawiający w 2006/2007 roku wykonał 51 przydomowych oczyszczalni na kwotę łączną 566.758,52 zł. Do realizacji w 2008 2009 roku zaplanowano wykonanie 25 sztuk, na podstawie projektów sporządzonych przez wyŜej wymienionego wykonawcę. Kosztorys inwestorski oraz przedmiary robót, obejmujące wykonanie instalacji elektrycznej oczyszczalni oraz budowę samych oczyszczalni, wykonał Zbigniew Gabra – Projektowanie i Nadzór Budowlany Skierniewice (posiadający uprawnienia 142/74ŁW), na podstawie umowy nr 38/2008 z dnia 25 marca 2008 roku za wynagrodzenie ryczałtowe w kwocie 500,00 zł brutto. Wartość wykonania 25 sztuk przyłączy określono na podstawie niniejszych kosztorysów inwestorskich, na kwotę 354.799,99 zł netto (91.511,69 euro), 432.855,90 zł brutto. Prawidłowość stosowania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych Z przedłoŜonej kontrolującym dokumentacji wynika, Ŝe postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego „Budowa 25 sztuk biologicznych przydomowych oczyszczalni ścieków na terenie Gminy Rawa Mazowiecka”, przygotował i przeprowadził pracownik merytoryczny – podinspektor referatu inwestycji i remontów. Specyfikację istotnych warunków zamówienia z dnia 13 sierpnia 2008 roku zatwierdził Wójt Gminy Krzysztof Starczewski. Specyfikacja w swojej treści zawierała informacje wynikające z art. 36 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych, w tym: - termin wykonania zadania – trzy miesiące od daty podpisania umowy z wykonawcą, - zamawiający wymagał wniesienia wadium w wysokości 5.000,00 zł – (1,4% wartości netto zamówienia), - miejsce i termin składania ofert – do 3 września 2008 roku do godz. 10.00, - termin związania ofertą 30 dni od daty upływu składania ofert, - opis kryteriów przy wyborze ofert oraz sposób oceny ofert jedynym kryterium była cena realizacji zadania z wagą 100%. – 100 punktów, - zamawiający przewidywał wniesienie zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy w wysokości 5% ceny ofertowej, - zamawiający nie dopuszczał składania ofert częściowych, - nie przewidywał zamówień uzupełniających. Integralną część specyfikacji stanowiły załączniki: formularz ofertowy, wzór oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu , projekt umowy z waŜnymi dla obu stron postanowieniami, wzór oświadczenia wykonawcy o posiadaniu potencjału finansowego i technicznego, wzór wykazu wykonanych robót, formularz cenowy – kosztorys ślepy, przedmiary robót, specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót, dokumentacja projektowa. W okresie wyznaczonym do składania ofert, tj. w dniach 21 i 26 sierpnia 2008 roku do zamawiającego wpłynęły zapytania dotyczące treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w kwestiach: moŜliwości dopuszczenia zastosowania równowaŜnych urządzeń do tych zamieszczonych w projekcie budowlanym, wyposaŜenia przepompowni (w zakresie ilości pomp), załączania do ofert aktualnych aprobat technicznych i atestów na elementy składowe oczyszczalni. W dniu 25 sierpnia 2008 roku zamawiający przekazał treść pytań wraz z wyjaśnieniami wykonawcom oraz zamieścił je na stronie internetowej Urzędu Gminy. Ogłoszenie o zamówieniu publicznym na realizację powyŜszego zadania, zamieszczono na stronie internetowej Urzędu Gminy Rawa Mazowiecka w dniu 14 sierpnia 2008 roku i wywieszono na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego w okresie od 13 sierpnia – 3 września 2008 roku oraz opublikowano w Biuletynie Urzędu Zamówień Publicznych nr
______112 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
ogłoszenia 189413 2008 pod datą 13 sierpnia 2008 roku. W treści ogłoszenia zawarto dane wymagane art. 41 ustawy Prawo zamówień publicznych. Treść ogłoszenia była spójna z informacjami zawartymi w specyfikacji. W wyznaczonym do składania ofert terminie, do zamawiającego wpłynęło pięć ofert: oferta nr 1 „HYDROBUD” spółka z o.o. ŁomŜa ul. Poznańska 141/B, z ceną ofertową 371.450,40 zł brutto, 304.467,54 zł netto – wadium wniesiono w formie gwarancji ubezpieczeniowej, oferta nr 2 Krzysztof Bobrowski Łódź ul. Siewna 9/13, z ceną ofertową 314.047,67 zł brutto, 257.416,12 zł netto – wadium wniesiono w gotówce, oferta nr 3 Firmy WielobranŜowej „LEDA” sp. z o.o. Skierniewice ul. Wschodnia 10A, z ceną ofertową 325.980,96 zł brutto, 267.197,51 zł netto – wadium wniesiono w formie gwarancji ubezpieczeniowej, oferta nr 4 AWAS POLSKA sp. z o.o. Warszawa ul. Senatorska 12 z ceną ofertową 295.488,57 zł brutto, 242.203,75 zł netto – wadium wniesiono w gotówce, oferta nr 5 „ROTO POL” Tomasz Cichecki Wola Grzymkowa 25 Aleksandrów Łódzki, z ceną ofertową 330.010,00 zł brutto, 270.500,00 zł netto – wadium wpłacono w gotówce. Bezpośrednio przed otwarciem ofert, jak wynika z protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia, zamawiający przekazał informację o wysokości przeznaczonych środków na sfinansowanie przedmiotowego zamówienia, a mianowicie 450.026,00 zł brutto. Otwarcie ofert miało miejsce w dniu 3 września 2008 roku, a ich weryfikacji dokonał w dniu 16 września 2008 roku merytoryczny pracownik inspektor ds. inwestycji i remontów. ZłoŜył on uprzednio oświadczenie o braku istnienia okoliczności powodujących wyłączenie go z udziału w postępowaniu. Oświadczenie takie złoŜył równieŜ w dniu 16 września 2008 roku Wójt Gminy jako kierownik zamawiającego. W wyniku oceny ofert, cztery oferty odrzucono, w tym jednego wykonawcę wykluczono z postępowania. Kontrolujące dokonały analizy złoŜonych ofert pod względem spełniania wymogów specyfikacji istotnych warunków zamówienia i oceny ofert dokonanej przez pracownika jednostki zamawiającej. Stwierdzono, co następuje: oferent nr 1 w kosztorysie ofertowym w poz. 8 zmniejszył zakres robót dotyczących wykonania warstwy podsypkowej do 274,75m². Zgodnie z kosztorysem załączonym do specyfikacji (załącznik nr 7 poz. 8), oraz przedmiarem robót – załącznik nr 8 do specyfikacji, zamawiający określił wykonanie robót w tym zakresie na powierzchni 483,64m². Ponadto parametry zaproponowanej przez wykonawcę oczyszczalni nie odpowiadały wymogom stawianym przez zamawiającego w załączniku nr 9 Specyfikacji Technicznej – zamawiający określił minimalną pojemność komory osadnika wstępnego oczyszczalni na 1,5m³, natomiast zaproponowana przez wykonawcę to oczyszczalnia o pojemności komory 0,064m³ lub 0,109m³. Ofertę uznano za niezgodną z treścią specyfikacji i na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych została odrzucona; oferta nr 2 wykonawca złoŜył ofertę, której załącznik nr 1, 2 i 3 były nieczytelne. Poszczególne zdania w wymienionych załącznikach (ofercie, oświadczeniu i projekcie umowy) nakładały się na siebie, uniemoŜliwiając prawidłowe ich zrozumienie. Zamawiający w związku z powyŜszym odrzucił ofertę jako nie odpowiadającą treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Kontrolujące dokonały dalszej analizy złoŜonej oferty, która wykazała, Ŝe oferent przedłoŜył nieaktualne zaświadczenie o przynaleŜności do samorządu zawodowego (PIIB) jednego z kierowników robot wykazanych jako uprawnionych do wykonywania przedmiotu zamówienia. Nie przedłoŜono aprobaty technicznej Instytutu Ochrony Środowiska zaproponowanej oczyszczalni, jedynym dokumentem była deklaracja zgodności wystawiona przez producenta. Ponadto parametry wykazane w deklaracji zgodności typu pojemność
______113 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
komory osadnika, moc instalowanej dmuchawy, parametrów pompy, nie były moŜliwe do identyfikacji z parametrami wymaganymi od oferenta z uwagi na brak opisu w dokumentacji przedłoŜonej przez oferenta; oferta nr 3 – wykonawca nie załączył do oferty dokumentów dotyczących uprawnień budowlanych kierownika robót w specjalności elektrycznej i jego przynaleŜności do Izby InŜynierów Budownictwa. W dniu 10 września 2008 roku zamawiający na podstawie art. 26 ust.3 i 4 wezwał wykonawcę do uzupełnienia brakujących dokumentów terminie do 15 września 2008 roku do godz. 12.00. W wyznaczonym terminie wykonawca nie przedłoŜył brakujących dokumentów, w związku z czym na podstawie art.24 ust.2 pkt 3 został wykluczony, a jego oferta uznana za odrzuconą – art. 89 ust.1 pkt 5; oferta nr 4 – wykonawca nie przedłoŜył dokumentów potwierdzających spełnienia warunków udziału w postępowaniu, a mianowicie aprobaty technicznej Instytutu Ochrony Środowiska lub równowaŜnego dokumentu UE, oraz dokumentów potwierdzających, Ŝe zaproponowana przez niego oczyszczalnia spełnia parametry określone przez zamawiającego w zakresie pojemności komory osadnika wstępnego wymagane minimum to 1,5m³. W dniu 10 września 2008 roku wezwano wykonawcę do uzupełnienia brakujących dokumentów w terminie do dnia 15 września 2008 roku. Z doręczonej w ustalonym terminie dokumentacji wynika, Ŝe zaproponowana przez wykonawcę oczyszczalnia, nie spełniała wymaganego parametru dotyczącego pojemności komory osadnika wstępnego – zaproponowane przez wykonawcę wersje oczyszczalni zawierały dwie komory osadnika wstępnego kaŜda o pojemności 1,1m³, lub trzy połączone zbiorniki kaŜdy o pojemności 1,1m³. W związku z powyŜszym, oferta nie odpowiadała treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia i na podstawie art. 89 ust.1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych została odrzucona; oferta nr 5 – uznana za waŜną, wybrano jako ofertę najkorzystniejszą i spełniającą wymogi zamawiającego. Do oceny dokonanej przez zamawiającego, kontrolujące nie wniosły uwag. Zgodnie z art.92 ustawy Prawo zamówień publicznych, zamawiający w dniu 17 września 2008 roku zawiadomił wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty, o wykonawcach odrzuconych i wykonawcy wykluczonym z postępowania, podając uzasadnienie faktyczne i prawne, informacje taką zamieścił na tablicy ogłoszeń w okresie od 16 września do 6 października 2008 roku oraz wyniki opublikował na stronie internetowej Urzędu Gminy. W dniu 3 października 2008 roku pomiędzy Gminą Rawa Mazowiecka reprezentowaną przez Wójta Gminy Krzysztofa Starczewskiego z kontrasygnatą Skarbnika Gminy, a firmą „ROTO POL” Tomasz Cichecki, spisano umowę nr 342/8/2008, której przedmiotem był wykonanie „25 sztuk biologicznych przydomowych oczyszczalni ścieków na terenie gminy Rawa Mazowiecka” wg szczegółowego zakresu ujętego w dokumentacji projektowej. Za wykonanie przedmiotu umowy określono wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości 330.010,00 zł brutto, 270.500,00 zł netto, zgodne z ceną podaną w ofercie. Umowa stanowi akta kontroli strona nr 41 50. Zamawiający określając wynagrodzenie ryczałtowe, zapisał jednocześnie, Ŝe zastrzega sobie prawo ograniczenia przedmiotu umowy i w takim przypadku nastąpi zmniejszenie wynagrodzenia i ustalenie jego nowej wysokości w aneksie do umowy ”. W § 12 ust. 5,6,7,8 umowy ustalono warunki rozliczenia za wykonane roboty, z których wynika, Ŝe zamawiający zobowiązany był dokonać zapłaty w ciągu 30 dni od daty przedłoŜenia przez wykonawcę faktury, wystawionej po ostatecznym odbiorze robót, potwierdzonym przez inspektora nadzoru. Termin realizacji umowy określono na trzy miesiące od dnia jej podpisania tj. do 3 stycznia 2009 roku.
______114 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia publicznego, zamawiający przesłał do Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 7 października 2008 roku i zamieszczono je na portalu UZP pod numerem 253741 2008. Zabezpieczenie środków w budŜecie na realizację zadania inwestycyjnego Plan „Budowy przyzagrodowych oczyszczalni ścieków” wynikał juŜ z Planu Rozwoju Lokalnego Gminy przyjętego uchwałą Rady Gminy nr XXI/109/04 z dnia 5 listopada 2004 roku. Niniejsze zadanie Rada Gminy w Rawie Mazowieckiej przyjęła do realizacji w 2008 roku uchwałą nr XV/97/08 z dnia 30 stycznia 2008 roku w sprawie uchwalenia budŜetu gminy na 2008 rok. W załączniku nr 3 zadania inwestycyjne, zaplanowano budowę przydomowych oczyszczalni ścieków o łącznej wartości 350.000,00 zł, w tym 200.000,00 zł środki własne i 150.000,00 zł darowizny od mieszkańców. Uchwałą nr XVIII/120/08 z dnia 12 czerwca 2008 roku zwiększono środki na niniejsze zadanie o 72.026,00 zł i uchwałą nr nr XIX/124/08 z dnia 21 lipca 2008 roku zwiększono nakłady o kolejne 28.000,00 zł. Łącznie na przedmiotowe zadanie zapanowano środki w wysokości 450.026,00 zł, w tym 112.500,00 zł dobrowolne wpłaty ludności i pozostałe to środki własne gminy. PowyŜsze zadanie z uwagi na okres jego realizacji do 3 stycznia 2009 roku, znalazło odbicie w uchwale budŜetowej na rok 2009 nr XXVII/160/09 z 30 stycznia 2009 roku. W załączniku nr 3 do ww. uchwały, określającym wydatki inwestycyjne na 2009 rok w dziale 010 rozdziale 01010 zaplanowano wydatki na budowę przydomowych oczyszczalni w wysokości 340.000,00 zł. Na dzień podpisania umowy, tj. na 3 października 2008 roku, zamawiający na finansowanie przedmiotowego zadania zabezpieczył środki w wysokości 450.026,00 zł, wartość umowy natomiast to kwota 330.010,00 zł brutto. Jak zapisano wyŜej, jednym ze źródeł finansowania budowy przydomowych oczyszczalni ścieków, były dobrowolne wpłaty mieszkańców. Na powyŜszą okoliczność Wójt Gminy Rawa Mazowiecka Krzysztof Starczewski, spisał w terminach od 14 30 maja 2008 roku umowy z właścicielami 25 nieruchomości, objętych budową przydomowych oczyszczalni, w sprawie dobrowolnego udziału właścicieli w realizacji inwestycji. Kopia przykładowej umowy stanowi akta kontroli strony nr 51 52. Na podstawie niniejszych umów mieszkańcy zobowiązali się do dobrowolnych wpłat na konto bankowe Urzędu Gminy kwoty 4.500,00 zł w dwóch ratach: I raty w kwocie 2.000,00 zł w terminie do 30 maja 2008 roku i II raty w wysokości 2.500,00 zł na siedem dni przed planowanym rozpoczęciem robót na nieruchomości właściciela, z przeznaczeniem środków na wykonanie instalacji przyłączeniowej budynku mieszkalnego oraz montaŜ oczyszczalni. O wyjaśnienie w sprawie sposobu ustalenia wysokości dobrowolnych wpłat mieszkańców (dlaczego po 4.500,00 zł,) kontrolujące zwróciły się do Wójta Gminy, które stanowi załącznik nr 44 do niniejszego protokołu . Zgodnie z wyjaśnieniem wysokość współfinansowania przez mieszkańców została ustalona na poziomie kosztów wykonania przyłącza kanalizacyjnego przy budowie kanalizacji zbiorczej (w przybliŜeniu była to równowartość) i zaakceptowali ją przyszli uŜytkownicy oczyszczalni. W § 2 i § 3 umowy uzaleŜniono wykonanie przyłączenia nieruchomości do oczyszczalni przydomowej od dokonania przez właściciela tej nieruchomości wpłaty w ustalonych w umowie terminach. PowyŜszy zapis powoduje, Ŝe przedmiotowa umowa traci charakter dobrowolności. Mieszkańcy gminy mają prawo przekazywać darowizny na cel przez nich określony, jednak jest to całkowicie dobrowolne i nie moŜe być obwarowane Ŝadnymi warunkami. W odniesieniu do opisywanego faktu naleŜy przywołać rozstrzygnięcie nadzorcze Wojewody Łódzkiego z 2004 03 11 PN I 0911/32/2004 OwSS 2004/4/100/74 o treści „nie moŜna uzaleŜniać przyłączenia do gminnej sieci wodociągowej (moŜna je
______115 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
równieŜ odnieść do przyłączenia do przydomowej oczyszczalni), od wniesienia stosownej opłaty. Do 8 lipca 2008 roku wszyscy mieszkańcy podpisujący umowy w sprawie dobrowolnych wpłat, dokonali wpłat I raty na kwotę łączną 50.000,00 zł. Pozostała kwota wynikająca z raty II, wpłynęła do Urzędu Gminy w terminach do 31 grudnia 2008 roku – 48.000,00 zł i do 30 kwietnia 2009 roku – 14.500,00 zł (dwóm mieszkańcom Gmina na podstawie aneksów do umów, wyraziła zgodę na odroczenie terminu zapłaty II raty do 30 kwietnia 2009 roku). Prawidłowość finansowania inwestycji (zgodność z umową, potwierdzenie odbioru robót)
Zgodnie z § 5 umowy rozpoczęcie robót ustalono na trzy dni od daty przekazania terenu budowy. Przekazania nieruchomości objętych niniejszym zadaniem, następowało sukcesywnie, w miarę realizacji zadania. Pierwsze przekazania miały miejsce w dniu 3 listopada 2008 roku (nieruchomości połoŜone we wsi Wilkowice), a ostatnie 19 grudnia 2008 roku. Rozpoczęcie robót w dniu 3 listopada 2008 roku potwierdzają takŜe zapisy w dzienniku budowy nr 1/2008. Umowny termin zakończenia robót to trzy miesiące od dnia podpisania umowy, tj. 3 stycznia 2008 roku. Wg zapisu dziennika budowy w dniu 24 grudnia 2008 roku inspektorzy nadzoru potwierdzili wykonanie 25 oczyszczalni przydomowych na terenie Gminy Rawa Mazowiecka. W dniu 2 stycznia 2009 roku wykonawca zgłosił gotowość odbioru robót zamawiającemu. Komisja w składzie przedstawiciela zamawiającego, inspektorów nadzoru w branŜy elektrycznej i budowlanej, przedstawiciela wykonawcy dokonała w dniu 19 stycznia 2009 roku odbioru końcowego robót związanych z budową 25 biologicznych przydomowych oczyszczalni ścieków. Komisja stwierdziła wykonanie zadania zgodnie z umową, zapisując jednocześnie, Ŝe zmieniono wartość wykonanych robót – nie podając ich wartości (ustalono je na podstawie kosztorysu powykonawczego z dnia 18 stycznia 2009 roku, zatwierdzonego przez inwestora.) Kserokopia protokołu odbioru stanowi akta kontroli strona nr 53. Kontrolujące zauwaŜają, Ŝe zgodnie z zapisami § 12 ust.3 umowy z wykonawcą zadania, zamawiający zawarł ustalenie o treści ”zamawiający zastrzega sobie prawo ograniczenia przedmiotu umowy. W takim przypadku nastąpi zmniejszenie wynagrodzenia ryczałtowego i ustalenia jego nowej wysokości w aneksie do umowy” . Zamawiający nie spisał aneksu do umowy uwzględniającego powyŜsze zmiany. Wyjaśnienie w powyŜszej sprawie złoŜył Wójt Gminy i stanowi ono załącznik nr 45. do niniejszego protokołu. Zgodnie z treścią wyjaśnienia, nie został ograniczony zakres wykonania zadania (wykonano 25 sztuk oczyszczalni), zmianie uległ tylko zakres robót. Konstruując powyŜszy zapis w umowie, zamawiający miał w zamyśle, Ŝe aneks będzie wymagany tylko w przypadku zmiany ilości montowanych oczyszczalni. Kontrolujące zauwaŜają, Ŝe zgodnie z art.139 ust 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, pod rygorem niewaŜności umowa (oraz przez analogię wszelkiego rodzaju zmiany do jej treści) wymagają formy pisemnej. Analiza kosztorysu powykonawczego w konfrontacji z kosztorysem inwestorskim wykazała znaczne rozbieŜności w wykonanych zakresach robót. Wykonawca nie zainstalował zbiorników pompowni ścieków surowych, zrezygnowano z instalacji 4 sztuk zbiorników przepompowni ścieków oczyszczonych. W ich miejsce zastosowano drenaŜ o długości 110,4 m z rur i tworzyw sztucznych wraz z obsypką filtracyjną grubości 30cm o wartości 9.255,94 zł. Jak wynika z analizowanej dokumentacji, wykonawca w dniu 3 listopada 2008 roku przedstawił wykaz kosztorysowy wykonania drenaŜu rozsączającego w nasypie lub w gruncie zamiast studni chłonnej, z którego wynikał koszt 1mb drenaŜu w gruncie 50,00zł za 1mb, i 1mb drenaŜu w nasypie 100,00 zł. Kserokopia wykazu stanowi akta kontroli
______116 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
strona nr 54 55 . Wykaz podpisał inspektor nadzoru, natomiast brak dokumentu akceptującego przez zamawiającego wprowadzenia takiego rozwiązania. Wyjaśnienie w powyŜszej sprawie złoŜył Wójt Gminy, które stanowi załącznik nr 46 do protokołu. Zgodnie z treścią wyjaśnienia przyczyną rozbieŜności były konkretne stany faktyczne zastane przez wykonawcę w poszczególnych nieruchomościach. Na etapie projektu jak wyjaśnił Wójt „błędnie oszacowano głębokość posadowienia wyprowadzenia instalacji z budynku i w trakcie montaŜu oczyszczalni stwierdzono, Ŝe wyprowadzenie instalacji znajduje się na głębokości umoŜliwiającej spływ ścieków grawitacyjnie, w związku z czym zrezygnowano z montaŜu przepompowni ścieków surowych”. W znacznie mniejszym zakresie niŜ wynikało to z kosztorysu inwestorskiego wykonano prace towarzyszące instalacji oczyszczalni, min.: zasypywanie wykopów fundamentowych – zasypywanie podsypek, osypek rur i zbiorników (róŜnica 292m³), mechaniczne plantowanie ternu i przygotowanie podłoŜa – (róŜnica 351m³), wykopy oraz przekopy pod kanał ścieków surowych i oczyszczonych (róŜnica 310,24m³). Ponadto w kosztorysie powykonawczym zawarto wykonanie 8 pozycji od nr 32 39 a mianowicie: przebicie otworów w ścianach i ich zabetonowanie, wykonanie rurociągów kanalizacyjnych z PCV na ścianach w budynkach niemieszkalnych, rozbiórka elementów konstrukcji betonowych niezbrojonych oraz odbudowa posadzki podłoŜa betonowego, których nie przewidywał kosztorys inwestorski i ofertowy. Wartość tych robót to 3.518,39 zł. Zgodnie z zapisem § 4 ust. 12 lit e), wykonawca zobowiązał się do wykonania bez dodatkowego wynagrodzenia robót: demontaŜu, napraw, montaŜu ogrodzeń posesji oraz innych uszkodzeń obiektów. Stąd zapytanie kontrolujących: czego dotyczyły roboty związane z odbudową posadzki – podłoŜa betonowego wykazanego w poz. 39 kosztorysu ofertowego. Kserokopia kosztorysów inwestorskiego i powykonawczego stanowią akta kontroli strona nr 56 67. Wyjaśnienie w powyŜszej sprawie złoŜył Wójt Gminy, które stanowi załącznik nr 46 do niniejszego protokołu. Zgodnie z treścią wyjaśnienia, dokumentacja techniczna dotycząca niniejszego zadania zawyŜała ilość robót koniecznych do wykonania. Natomiast na konkretnym placu budowy okazywało się, Ŝe zakres prac do wykonania jest znacznie mniejszy niŜ określił to projektant. Jak wyjaśnia Wójt, projekt wykonywany był na podstawie map do celów opiniodawczych, które nie zawierają współrzędnych, w związku z czym, wartości ilości mas ziemnych przyjęto szacunkowo. Roboty nie wyszczególnione w kosztorysie ofertowym a wykazane w kosztorysie powykonawczym były robotami, jak wyjaśnił Wójt, które wynikły w trakcie realizacji zadania (np. odbudowa zniszczonej kostki) i by zrealizować całość inwestycji były one konieczne do wykonania. Do dokumentacji odbiorowej oczyszczalni wykonawca załączył atesty Państwowego Zakładu Higieny, deklaracje zgodności wyrobu z aprobatą techniczną Instytutu Badawczego Dróg i Mostów i atestem higienicznym Państwowego Zakładu Higieny, wykaz aprobat technicznych otrzymanych przez producenta urządzeń zastosowanych przy realizacji zadania, certyfikat na materiały elektryczne, sprawozdanie z badań osiągniętych parametrów dla ścieków oczyszczonych odprowadzanych do wód powierzchniowych w 10 losowo wybranych oczyszczalniach, oświadczenie pracowni geodezyjnej o przedłoŜeniu map inwentaryzacyjnych w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Rawie Mazowieckiej, dziennik budowy i protokoły sprawdzenia skuteczności ochrony systemu przeciwpoŜarowego w wybudowanych oczyszczalniach. Na podstawie końcowego protokołu odbioru robót, wykonawca wystawił za wykonanie 25 sztuk biologicznych przydomowych oczyszczalni ścieków i przedłoŜył zamawiającemu w dniu 5 lutego 2009 roku fakturę nr 4/01/2009 z dnia 26 stycznia 2009 roku na kwotę 321.735,33 zł brutto, 263.717,48 zł netto. Była to wartość niŜsza od wartości umownej o kwotę 8.274,67 zł brutto, 6.782,52 zł netto. NaleŜność wynikającą z faktury jednostka przekazała na konto wykonawcy w dniu 11 lutego 2009 roku – wyciąg bankowy nr 34.
______117 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wydatek przyjęto do ewidencji księgowej: w momencie wpływu faktury do jednostki Wn 080/1/5 Ma 201/423 i fakt zapłaty odnotowano na kontach Wn 201/423 i Ma 130/1. Rozliczenie inwestycji i przyjęcie na stan środków trwałych Wg konta 080 oraz przedłoŜonych rachunków, na przedmiotową inwestycje wydatkowano środki w łącznej kwocie 330.235,33 zł. Zestawienie kosztów obrazuje poniŜsza tabela: Lp. Wykonawca Przedmiot f-ry Nr i data f-ry Warto ść brutto/netto 1. „ROTO-POL” Tomasz Cichecki Budowa 25 sztuk Nr 4/01/2009 z 321.735,33/ oczyszczalni 26.01.2009 263.717,48 2. Projektowanie i Nadzór Budowlany Pełnienie nadzoru Rachunek nr 1/2009 5.000,00/ Zbigniew Gabara Skierniewice inwestorskiego (roboty z 2.02.2009 5.000,00 budowlane- sanitarne) 3. ANDBART Usługi Elektryczne Sprawowanie nadzoru Nr FV/021/2009 z 3.000.00/ Andrzej Bartosik Skierniewice inwestorskiego nad robotami 6.03.2009 2.459,02 elektrycznymi 4. Projektowanie i Nadzór Budowlany Wykonanie kosztorysu Rachunek n r 6/2008 500,00/ Zbigniew Gabara Skierniewice inwestorskiego i nakładczego z 2.05.2008 500,00 Ogółem wydatki x x 330.235,33 271.676,50
Rozliczenia wydatków związanych z przedmiotowym zadaniem, dokonano w dniu 11 lutego 2009 roku sporządzając 25 dokumentów OT przyjęcia środka trwałego nr od 1/O/2009 do 25/O/2009 na kwotę 13.209,41 zł kaŜdy, łącznie 330.235,33 zł. Na podstawie powyŜszych OT inwestycję odnotowano w ewidencji środków trwałych gminy w grupie 6 podgrupie 65 rodzaju 658 pod pozycjami od 52 do 76. Przyjęto prawidłową stawka umorzeniową 10%. W dniu 26 marca 2009 roku na podstawie 25 umów uŜyczenia, spisanych pomiędzy Gminą Rawa Mazowiecka, reprezentowaną przez Wójta a właścicielami nieruchomości, na których wybudowano oczyszczalnie, przekazano na czas nieokreślony w bezpłatne uŜytkowanie przydomowe oczyszczalnie ścieków. UŜytkownicy zobowiązali się do wykorzystywania przedmiotu umowy zgodnie z przeznaczeniem, do utrzymania w pełnej sprawności technicznej wszystkich urządzeń oczyszczalni i przestrzegania zasad eksploatacji oraz do ponoszenia kosztów eksploatacji i napraw przez cały okres uŜyczenia. UŜyczający scedował na uŜytkowników uprawnienia z tytułu gwarancji. Przykładowa umowa uŜyczenia stanowi akta kontroli strona nr 68 69 . Nadzór inwestorski Zgodnie z zapisami § 4 ust.2 umowy nr 342/8/2008 z dnia 3 października 2008 roku z wykonawcą przedmiotowego zadania, nadzór nad realizacją robót z ramienia zamawiającego sprawował Zbigniew Gabara Skierniewice, posiadający uprawnienia budowlane nr 142/74ŁW w specjalności instalacyjnej. Pełnienie funkcji inspektora nadzoru powierzył ww. Wójt Gminy Rawa Mazowiecka w umowie nr 99/2008 z dnia 7 października 2008 roku. Okres obowiązywania umowy to 8 październik 2008 rok – 10 styczeń 2009 rok. Z tytułu wykonania przedmiotu umowy ustalono wynagrodzenie ryczałtowe w kwocie 5.000,00 zł brutto, płatne po wykonaniu zadania w terminie siedmiu dni od przedłoŜenia faktury. Przedmiotowe wynagrodzenie wypłacono inspektorowi w dniu 11 lutego 2009 roku – wyciąg bankowy nr 34/09 na podstawie rachunku nr 1/2009 z dnia 2 lutego 2009 roku.
______118 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Nadzór inwestorski nad robotami elektrycznymi w trakcie realizacji niniejszego zadania, sprawował Andrzej Bartosik Skierniewice, posiadający uprawnienia budowlane 4/84 w specjalności instalacje elektryczne. Obowiązki inspektora powierzył ww. Wójt Gminy Rawa Mazowiecka Krzysztof Starczewski na podstawie umowy nr 100/2008 z dnia 7 października 2008 roku. Wynagrodzenie za przedmiot umowy ustalono na 3.000,00 zł brutto jako wynagrodzenie ryczałtowe, z okresem jej obowiązywania od 8 października 2008 rok do 10 stycznia 2009 roku. W dniu 6 marca 2009 roku, pełniący obowiązki inspektora nadzoru nad realizacją robót elektrycznych, wystawił fakturę nr FV/021/2009 na kwotę 3.000,00 zł brutto, 2.459,02 zł netto. NaleŜność powyŜszą opłacono poleceniem przelewu w dniu 12 marca 2009 roku wyciąg bankowy 57/09. Przestrzeganie przez jednostkę przyjętych procedur kontroli Analiza funkcjonujących procedur kontroli wewnętrznej w konfrontacji z przestrzeganiem ich przy realizacji przedmiotowej inwestycji wykazała, Ŝe zgodnie z zapisami zawartymi zarządzeniu Wójta Gminy nr 37/2003 z dnia 31 grudnia 2003 roku w sprawie procedur kontroli finansowej w Urzędzie Gminy Rawa Mazowiecka, w instrukcji obiegu dokumentów księgowych, w regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy, w zarządzeniu nr 30/07 z dnia 16 sierpnia 2007 roku, powołującym komisję przetargową, oraz określającym regulamin opisujący organizację, tryb pracy i zakres obowiązków jej członków , zgodność realizowanych procedur z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych ocenił kierownik, zatwierdzając przygotowaną do postępowania dokumentację, a następnie zatwierdzając wynik postępowania. Oceny pod względem zgodności z prawem dokumentacji, projektów dokumentów, projektów umów , zgodnie z § 12 procedur kontroli finansowej , powinien dokonywać radca prawny . W kontrolowanej dokumentacji takich adnotacji na projekcie umowy stanowiącej załącznik do specyfikacji istotnych warunków zamówienia, kontrolujące nie stwierdziły. Faktury za wykonane roboty, zgodnie z rozdziałem III, IV instrukcji obiegu dokumentów księgowych wraz z dołączonym protokołem odbioru robót, podpisywane były przez inspektora nadzoru i sprawdzane pod względem merytorycznym przez podinspektora referatu inwestycji i remontów. Pod względem formalno – rachunkowym faktury oceniał oraz podpisywał podinspektor referatu finansowego oraz Skarbnik jednostki. Tak opisaną i sprawdzoną fakturę zatwierdził do wypłaty kierownik jednostki. Zadanie rozliczono i przyjęto na stan środków trwałych poprzez wystawienie OT, zgodnie z zapisami rozdziału IX dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości. Kontrolę niniejszego zadania w zakresie: posiadania dokumentacji wstępnej –pozwolenie na budowę, wpisów w dzienniku budowy, posiadania protokółu odbioru, informacji o dofinansowaniu zadania ze środków Funduszu, przeprowadził w dniu 3 marca 2009 roku inspektor WFOŚiGW w Łodzi, z uwagi na fakt dofinansowania zadania ze środków Funduszu (umowa poŜyczki spisana w dniu 17 grudnia 2008 roku z aneksem z dnia 9 marca 2009 roku). Szczegółowo zagadnienie związane z zaciągnięciem niniejszej poŜyczki opisano w dziale II pkt.7 niniejszego protokołu. Dane dotyczące badanego zadania inwestycyjnego stanowią załącznik nr 47 do protokołu kontroli
______119 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
IX. EWIDENCJA MAJ ĄTKU GMINY. INWENTARYZACJA
1. ZASADY EWIDENCJI SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (EWIDENCJA ILO ŚCIOWA , ILO ŚCIOWO –WARTO ŚCIOWA )
Zasady prowadzenia ewidencji składników majątkowych W Urzędzie Gminy Rawa Mazowiecka określono w Instrukcji w sprawie zasad i sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów w Urzędzie Gminy Rawa Mazowiecka, wprowadzonej zarządzeniem nr 63/04 Wójta Gminy Rawa Mazowiecka z dnia 31 grudnia 2004 roku. Zasady ewidencji składników majątku wynikały równieŜ z przyjętej polityki rachunkowości oraz instrukcji obiegu dokumentów księgowych. Do ewidencji majątku wykorzystywano: Konto 011 „Środki trwałe” słuŜy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowych środków trwałych, związanych z wykonywaną działalnością jednostki, które są umarzane w czasie metodą liniową, według stawek amortyzacyjnych określonych w załączniku do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Na koncie 011 po stronie Wn ujmuje się zwiększenia środków trwałych pochodzących z: zakupu gotowych środków według cen nabycia, z inwestycji według kosztu ich wytworzenia, nieodpłatnego przyjęcia według wartości określonej w protokole przekazania, wartość ulepszeń zwiększających wartość początkową środków trwałych, przychody środków trwałych nowo ujawnionych. Natomiast po stronie Ma konta 011 ujmuje się zmniejszenia tj. wycofanie środków trwałych z uŜywania wskutek ich likwidacji z powodu zniszczenia lub zuŜycia, sprzedaŜ środków trwałych, nieodpłatnego przekazania środków trwałych, ujawnione niedobory środków trwałych, zmniejszenie wartości początkowej środków trwałych dokonywane wskutek aktualizacji ich wyceny. Podstawą zapisu zwiększeń środków trwałych jest protokół przyjęcia (OT), protokół przekazania (PT) lub faktura, natomiast podstawą wykreślenia z ksiąŜki środków trwałych jest protokół likwidacji środka trwałego (LT), protokół przekazania (PT) lub sprzedaŜy środka trwałego. Wyniki dokonanej aktualizacji wartości środków trwałych ewidencjonowane są na funduszu jednostki w zakresie aktywów trwałych. Na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” księgowane są pozostałe środki trwałe, których wartość zakupu nie jest wyŜsza, niŜ wartość przedmiotu zaliczanego do środków trwałych. Podstawą ewidencji pozostałych środków trwałych w uŜywaniu stanowi faktura VAT lub protokół przekazania, natomiast zmniejszeń w ewidencji księgowej dokonuje się na podstawie protokołu komisyjnego zniszczenia przedmiotu, po uprzednim zaopiniowaniu przez komisję inwentaryzacyjną. Jednostka ubezpieczyła posiadany majątek: budynki i budowle, drogi gminne (55 km), środki pienięŜne znajdujące się w kasie urzędu, wyposaŜenie, środki transportu, sprzęt elektroniczny stacjonarny i przenośny na wypadek ognia, kradzieŜy z włamaniem, rabunku i innych zdarzeń losowych. Dane w powyŜszym zakresie zawarto w tabeli stanowiącej załącznik nr 48 do niniejszego protokołu kontroli .
2. EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH – KONTO 011, 013.
2.1. Urz ądzenia ksi ęgowe
Zasady prowadzenia ewidencji składników majątkowych w urządzeniach księgowych wynikają z obowiązującego w jednostce zakładowego planu kont, w zakresie
______120 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
odnoszącym się do kont zespołu 0 – majątek trwały, który to zespół zawiera konta 011, 013, 020, 030, 071 i 072. Ewidencja syntetyczna środków trwałych i pozostałych środków trwałych, prowadzona jest w programie komputerowym „BudŜet” na kontach 011 i 013. Ewidencja analityczna środków trwałych, prowadzona jest w programie komputerowym „Środki Trwałe”. W ewidencji tej zawarto następujące informacje: nazwę jednostki, której własnością jest dany środek trwały, numer inwentarzowy (wg Klasyfikacji Środków Trwałych), lokalizację bądź miejsce uŜytkowania przedmiotowego składnika majątkowego, nazwę środka trwałego i jego krótką charakterystykę, datę i źródło nabycia w danym roku budŜetowym, wskazanie osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone mienie, datę, symbol i numer dowodu, wartość początkową, zmiany wartości początkowej (data symbol i numer dowodu), wskaźnik umorzenia, kwotę dokonanego umorzenia na dzień 1 stycznia 2008 roku, kwotę rocznego umorzenia, dane dotyczące skreślenia z ewidencji (data, symbol i numer dowodu oraz sposób likwidacji). Ewidencję analityczną pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych kontrolowana jednostka prowadzi ręcznie w księgach środków trwałych. Kontrola ksiąg środków trwałych, wykazała, Ŝe prowadzi się je z podziałem na podstawowe środki trwałe ujmowane na koncie 011, z uwzględnieniem 8 grup wynikających z Klasyfikacji Środków Trwałych, wprowadzonej rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku (Dz. U. 112, poz. 1317 ze zm.). Analiza zapisów w ksiąŜce środków trwałych wykazała, Ŝe ujęte w niej zostały nieruchomości i drogi, których właścicielem była kontrolowana jednostka. W celu sprawdzenia dokumentacji stanowiącej podstawę dokonywania zwiększeń wartości majątku w roku 2009, skontrolowano wybrane największe kwotowo operacje dokonane na podstawie niŜej wymienionych dokumentów: - OT nr 4/2009 z dnia 16 marca 2009 roku, poz. księgowa 130/1 przyjęcie na stan środków trwałych nieruchomość zabudowaną o łącznej pow. 0,1864 ha we wsi Stary Kurzeszyn wycenioną na wartość 404.000,00 zł. Przedmiotową nieruchomość, na której znajdował się budynek wiejskiej przychodni zdrowia, Gmina Rawa Mazowiecka otrzymała jako darowiznę od Starostwa Powiatowego w Rawie Mazowieckiej co zostało udokumentowane aktem notarialnym z dnia 12 marca 2009 roku Rep. A nr 834/2009. Ponadto do OT załączono operat szacunkowy działek nr 274/1, 271/1, 272/1, 273/4 i 275/1, wraz z wyceną budynku znajdującego się na tej posesji. Grunty o wartości 41.000,00 zł sklasyfikowano w grupie 0 podgrupie 03 rozdział 032 poz.16, natomiast budynek o wartości 363.000,00 zł zewidencjonowano w grupie 1 podgrupie 11 rozdział 110 poz.10. PowyŜszą operację zaksięgowano na kontach: Wn 011, Ma 800/3 wartość 404.000,00 zł. Stawka umorzenia dla budynku wynosiła 1,5%, - OT nr 28/2009/UG z dnia 18 marca 2009 roku, poz. księgowa 134/8, przyjęcie środka trwałego – samochodu osobowego Citroen Berlingo o wartości 28.500,00 zł, sklasyfikowanego w grupie 7 podgrupie 74 rozdział 741 poz.5. Wartość środka trwałego oszacowano na podstawie umowy kupna sprzedaŜy oraz rachunku uproszczonego z dnia 18 marca 2009 roku. PowyŜszą operację zaksięgowano na kontach: Wn 011, Ma 080 i równolegle Wn 080, Ma 201, zapłatę za rachunek zaewidencjonowano Wn 201, Ma 130/1. Stawka umorzenia wynosiła 20%, - OT/5/2009/DZ z dnia 19 maja 2009 roku poz. księgowa nr 294/8 sporządzony na podstawie aktu notarialnego Rep. A nr 1611/2009 z dnia 19 maja 2009 roku Gmina Rawa Mazowiecka otrzymała nieodpłatnie od Ochotniczej StraŜy PoŜarnej w Wilkowicach działki: nr 243/3 oraz 240/2 o łącznym obszarze 0,2292 ha z przeznaczeniem na budowę obiektu na cele społeczno – kulturalne. Wartość przedmiotu darowizny określono na kwotę 50.000,00 zł, którą sklasyfikowano w
______121 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
grupie 0 podgrupie 03 rozdział 032 poz.17. PowyŜszą operację zaksięgowano na kontach: Wn 011, Ma 800/3. - OT nr 2/2009/D z dnia 12 października 2009 roku, poz. księgowa nr 712/1 przyjęcie środka trwałego – przebudowa drogi dojazdowej we wsi Wilkowice na kwotę 364.823,99 zł, sklasyfikowano w grupie 2 podgrupie 22 rozdział 220 poz.42. Dokument OT wystawiono na podstawie faktury nr 0147/2009 z dnia 6 października 2009 roku wystawionej przez Zakład Budowy i Eksploatacji Dróg i Mostów Tomaszów Mazowiecki tytułem przebudowa drogi dojazdowej we wsi Wilkowice w wys. 361.163,99 zł oraz faktury nr 16/10/2009z dnia 15 października 2009 roku przez firmę DROGKAL Rawa Mazowiecka tytułem nadzoru budowlanego na kwotę 3.660,00 zł. PowyŜszą operację zaksięgowano na kontach: Wn 011, Ma 080/9. Ustalona stawka umorzeniowa wynosiła 4,5%, - OT nr 1/2009/D z dnia 12 października 2009 roku, poz. księgowa nr 712/2 przyjęcie środka trwałego – przebudowa drogi dojazdowej we wsi Bogusławki Małe na kwotę 337.969,78 zł, sklasyfikowano w grupie 2 podgrupie 22 rozdział 220 poz. 43. Dokument OT wystawiono na podstawie faktury nr 0146/2009 z dnia 6 października 2009 roku wystawionej przez Zakład Budowy i Eksploatacji Dróg i Mostów Tomaszów Mazowiecki tytułem przebudowa drogi dojazdowej we wsi Bogusławki Małe w wys. 337.969,78 zł oraz faktury nr 16/10/2009z dnia 15 października 2009 roku wystawioną przez firmę DROGKAL Rawa Mazowiecka tytułem nadzoru budowlanego na kwotę 3.660,00 zł. PowyŜszą operację zaksięgowano na kontach: Wn 011, Ma 080/9. Ustalona stawka umorzeniowa wynosiła 4,5%, - OT nr 28/09/I z dnia 31 grudnia 2009 roku, poz. księgowa nr 955/1 zakup piłkochwytów szt. 2 z przeznaczeniem do montaŜu na boisku sportowym we wsi Wołuczy o łącznej wartości 15.128,00 zł, sklasyfikowano w grupie 2 podgrupie 29 rozdział 290 poz.2. Dokument OT wystawiono na podstawie faktury VAT nr 154/10/2009 z dnia 21 października 2009 roku wystawionej przez Firmę Transet sp. z o.o. Sulmierzyce. PowyŜszą operację zaksięgowano na kontach: Wn 011, Ma 080/5. Ustalona stawka umorzeniowa wynosiła 2,5%, - OT nr 30/09/W z dnia 31 grudnia 2009 roku, poz. księgowa nr 956/1 zwiększenie wartości Stacji Uzdatniani Wody w Zagórzu o zestaw hydroforni z pompami na kwotę 44.509,08 zł, sklasyfikowano w grupie 2 podgrupie 21 rozdział 210 poz.3. Dokument OT wystawiono na podstawie faktury VAT nr 3890/09/K4 z dnia 17 grudnia 2009 roku wystawionej przez Firmę Hydro Vacum Grudziądz na kwotę 44.509,08zł. PowyŜszą operację zaksięgowano na kontach: Wn 011, Ma 080/1/1. Ustalona stawka umorzeniowa wynosiła 2,5%. Na podstawie analizy wybranej próby dokumentacji stwierdzono, Ŝe: - ewidencja środków trwałych jest prowadzona prawidłowo, - dla kaŜdego środka trwałego jest prowadzona indywidualna karta ewidencyjna, - dowody księgowe dotyczące przyjęcia środka trwałego zawierały wymagane podpisy osób odpowiedzialnych za powierzone mienie, - na koniec kaŜdego roku dokonuje się uzgodnień ewidencji analitycznej z ewidencją syntetyczną poprzez zsumowanie poszczególnych składników środków trwałych (analityka) według grup, podgrup i rodzajów dla konta 011. Uzgodnioną analitykę porównuje się z ewidencją syntetyczną konta 011. Kontrolujące, dokonały analizy informacji o stanie mienia komunalnego sporządzonej na dzień 31 października 2009 roku i stwierdziły, Ŝe dane w niej zawarte były zgodne ze stanem wynikającym z ksiąg inwentarzowych oraz ewidencją księgową na dzień jej sporządzenia.
______122 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Do analizowanych materiałów dokumentujących zwiększenia i zmniejszenia środków trwałych w uŜytkowaniu, kontrolujące nie wniosły uwag. Ewidencja analityczna ilościowo wartościowa pozostałych środków trwałych konta 013 prowadzona jest w ksiąŜce inwentarzowej pozostałych środków trwałych, w ujęciu chronologicznym. W celu sprawdzenia dokumentacji będącej podstawą dokonanych operacji na tym koncie, przeprowadzono kontrolę zwiększeń i zmniejszeń majątku na próbie siedmiu operacji największych kwotowo, a mianowicie: na podstawie faktury VAT nr 1006/09/BP z dnia 28 stycznia 2009 roku przyjęto do księgi inwentarzowej walizkę kasjerską szt. 1 o wartości 2.391,20 zł poz. księgowa 49/18, którą zewidencjonowano w księgach inwentarzowych w dziale II, konto 23 poz. 2 na podstawie faktury VAT nr 2352003672 z dnia 8 maja 2009 roku przyjęto na stan inwentarza Urzędu Gminy dział I, konto 8 poz. 11 namiot szt. 1 o wartości 1.750,00 zł, poz. księgowa 271/8, na podstawie faktury VAT nr 234/05/2009 z dnia 11 maja 2009 roku, wpisano do księgi inwentarzowej Urzędu Gminy dział II, konto 18 poz. 8 9 projektor wraz z uchwytem szt. 1 o łącznej wartości 1.777,00 zł, na podstawie dokumentu LT nr 3/2009 z dnia 2 lipca 2009 roku poz. księgowa 435/34, dokonano odpisu wyposaŜenia, które utraciło swą wartość uŜytkową tj. biurko szt. 1 o wartości 250,00 zł, sklasyfikowane w dziale I, konto 1 poz. 17 księgi inwentarzowej Urzędu Gminy, na podstawie faktury VAT nr S H/001016 z dnia 21 grudnia 2009 roku poz. księgowa 906/4, przyjęto do księgi inwentarzowej prowadzonej dla Ochotniczej StraŜy PoŜarnej w Krzeszynie w dziale I, konto 4 poz. 6 spręŜarkę o wartości 2.481,48 zł, na podstawie faktury VAT nr ŁKS/0239/08/09/FVS z dnia 25 sierpnia 2009 roku poz. księgowa 566/9, zakupiono 20 szt. straŜackich pasów bojowych o łącznej wartości 4.964,80 zł, które przyjęto do ksiąg inwentarzowych poszczególnych jednostek Ochotniczej StraŜy PoŜarnej tj. OSP Wołucza w dziale II, konto 27 poz. 2 szt. 3, OSP Kaleń w dziale II, konto 27 poz. 1 szt. 1, OSP Konopnica w dziale II, konto 27 poz. 5 szt. 4, OSP Wilkowice w dziale II, konto 27 poz. 7 szt. 1, OSP Wilkowice w dziale II, konto 27 poz. 7 szt. 1, OSP Niwna w dziale II, konto 27 poz. 6 szt. 1, OSP Przewodowice w dziale II, konto 27 poz. 3 szt. 1, OSP Stara Wojska w dziale II, konto 27 poz.4 szt. 1, OSP Linków w dziale II, konto 27 poz. 8 szt. 8, na podstawie dokumentu LT nr 1/2009 z dnia 30 stycznia 2009 roku poz. księgowa 49/57, dokonano likwidacji torby kasjera szt. 1 o wartości 680,00 zł, którą sklasyfikowano w dziale II, konto 23 poz. 1 księgi inwentarzowej Urzędu Gminy, na podstawie protokołu przekazania nr 13/333/E/2 z dnia 26 stycznia 2009 roku poz. księgowa 774/3, Centrum Kształcenia w Kurzeszynie w ramach projektu „Wioska internetowa – kształcenie na odległość na terenach wiejskich”, otrzymało wyposaŜenie teleinformatyczne, elektroniczne i biurowe na łączną wartość 60.605,25 zł, które zewidencjonowano w księgach inwentarzowych Centrum Kształcenia w Krzeszynie w dziale I, konto 1, poz.1 18; konto 2 poz. 1; konto 3 poz. 1, ; konto 4 poz. 1; konto 5 poz. 1 11, ; konto 6 poz. 1 17, na podstawie protokołu przekazania nr 33/31/E/CK2 z dnia 26 stycznia 2009 roku poz. księgowa 774/5, Centrum Kształcenia w Kurzeszynie w ramach projektu „Wioska internetowa (...)”, otrzymało bezpłatnie wyświetlacz wielkoformatowy wraz z osprzętem szt. 1 na łączną wartość 3.199,00 zł, który zewidencjonowano w dziale I, konto 1 poz. 18 ksiąg inwentarzowych Centrum Kształcenia w Krzeszynie. W wyniku analizy powyŜszych zapisów ewidencyjnych stwierdzono, Ŝe: - w ksiąŜce inwentarzowej konta 013, zawarte są wymagane informacje dotyczące danego środka trwałego (nazwa środka trwałego, data przychodu bądź rozchodu, nr dowodu na podstawie, którego został przyjęty na stan ewidencji księgowej lub
______123 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zdjęty ze stanu środek trwały, numer inwentarzowy, wartość środka trwałego, miejsce uŜytkowania przedmiotu), - zakupione środki trwałe ewidencjonowane są według cen zakupu i przekazywane bezpośrednio do uŜywania, - na rachunkach i fakturach dokonywane są zapisy strony i pozycji w ksiąŜce inwentarzowej, pod którą środek został zaewidencjonowany, - opinię o likwidacji wyposaŜenia wydawały osoby, nie będące członkami Komisji Inwentaryzacyjnej, co było niezgodne z wytycznymi zawartymi w rozdziale IX § 22 pkt 5 instrukcji obiegu dokumentów księgowych, zgodnie z którymi „podstawą do skreślenia z ksiąŜki środków trwałych w uŜytkowaniu jest protokół komisyjnego zniszczenia przedmiotu, po uprzednim zaopiniowaniu przez komisję inwentaryzacyjną”, - na koniec kaŜdego roku dokonuje się uzgodnień ewidencji analitycznej z ewidencją syntetyczną poprzez zsumowanie poszczególnych składników pozostałych środków trwałych (analityka) według rodzajów dla konta 013 porównując je z ewidencją syntetyczną saldem konta 013.
2.2. Udokumentowanie obrotów na kontach (zwi ększenia, zmniejszenia) - 2009 rok
Strukturę majątku trwałego Gminy Rawa Mazowiecka (ustaloną na podstawie bilansu oraz ewidencji księgowej za 2009 rok) według wartości brutto obrazuje poniŜsza tabela: Stan na 1.01.2009 Zwi ększenia Zmniejszenie środków Stan na 31.12.2009 Lp. Wyszczególnienie rok środków trwałych trwałych rok 1 2 3 4 5 6 Środki trwałe zaewidencjonowane na koncie 011 1 Grunty- 256.520,49 148.571,92 0,00 405.092,41 grupa „0” 2 Budynki- 3.466.348,99 363.000,00 0,00 3.829.348,99 grupa „1” 3 Budowle- 17.995.488,56 766.090,85 0,00 18.761.579,41 grupa „2” Kotły (…)- 4 81.608,00 0,00 0,00 81.608,00 grupa „3” 5 Maszyny i urz ądzenia- 276.208,83 950,00 0,00 277.158,83 grupa „4” 6 Urz ądzenia techniczne – 566.758,52 330.235,33 0,00 896.993,85 grupa „6” 7 Środki transportu- 393.609,57 28.500,00 0,00 422.109,57 grupa „7” 8 Narz ędzia, przyrz ądy(...) – 42.772,33 12.576,74 0,00 55.349,07 grupa „8”
Ogółem 23.079.315,29 1.649.924,84 0,00 24.729.240,13
Środki trwałe (programy i licencje) zaewidencjonowane na koncie 020
Programy komputerowe 5.000,00 0,00 0,00 5.000,00
Razem (konto 011,020) 23.084.315,29 1.649.924,84 0,00 24.734.240,13 W 2009 roku nastąpił wzrost majątku Gminy Rawa Mazowiecka w stosunku do 2008 roku poprzez przyjęcie w drodze darowizny, zakup nowych środków trwałych lub przyjęcie środków trwałych z inwestycji. Zwiększenia środków trwałych na dzień 31 grudnia 2009 roku wynosiły 1.649.924,84 zł, natomiast zmniejszenia w danym roku budŜetowym nie występowały. Zwiększenia stanu środków udokumentowano
______124 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wystawieniem dowodu OT wraz z załącznikami w postaci faktur, protokołów bądź aktów notarialnych. Na dzień 31 grudnia 2009 roku stan konta 013 „Pozostałe środki trwałe” wynosił 607.732,91 zł. Zwiększenia pozostałych środków trwałych w okresie objętym kontrolą, następowały z tytułu zakupu sprzętu oraz artykułów niezbędnych do funkcjonowania Urzędu Gminy oraz jednostek podległych. Zakupy udokumentowano fakturami, natomiast otrzymane w drodze darowizny wyposaŜenie przyjęto na podstawie protokołów. Łączna wartość przyjętego na stan wyposaŜenia w roku 2009 wynosiła 89.186,07 zł. Zmniejszenia następowały w wyniku likwidacji pozostałych środków trwałych, w związku utratą ich przydatności do uŜytkowania. Likwidację pozostałych środków trwałych udokumentowano drukiem LT Likwidacja, który zawierał informacje: nazwę przedmiotu, numer inwentarzowy, ilość sztuk i ogólną wartość i przyczyny likwidacji przedmiotu, datę i podpisy osób dokonujących likwidacji oraz podpis osoby zatwierdzającej przedmiotową decyzję. Zgodnie z zapisami rozdziału IX § 22 pkt 5 instrukcji obiegu dokumentów księgowych podstawą do skreślenia z ksiąŜki środków trwałych w uŜytkowaniu jest protokół komisyjnego zniszczenia przedmiotu, po uprzednim zaopiniowaniu przez komisję inwentaryzacyjną. Zmniejszenia pozostałych środków trwałych w uŜytkowaniu w 2009 roku stanowią wartość 3.131,60 zł. Stwierdzono, Ŝe w kaŜdym pokoju w miejscu widocznym, znajduje się wykaz ze spisem inwentarza. WyposaŜenie posiada numery inwentarzowe.
2.3. Prawidłowo ść stosowanych odpisów umorzeniowych - 2009 rok
W kontrolowanej jednostce metody wyceny aktywów i pasywów opisano w załączniku nr 2 do zarządzenia nr 47/2008 Wójta Gminy z dnia 30 grudnia 2008 roku w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości dla Urzędu Gminy Rawa Mazowiecka. Środki trwałe umarzane są wg stawek amortyzacyjnych ustalonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Odpisów umorzeniowych dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia środka trwałego do uŜywania. Umorzenie ujmowane jest na koncie 071, amortyzacja obciąŜa konto 401. W jednostce przyjęto dla wszystkich środków trwałych liniową metodę umorzenia. Kontroli poddano wysokość zastosowanych stawek umorzeniowych w odniesieniu do: budynków (grupa I 10 pozycji), budowli (grupa II 13 pozycji), kotły i maszyny energetyczne (grupa III – 1 pozycja) maszyny i urządzenia ogólnego zastosowania (grupa IV 6 pozycji), urządzeń technicznych (grupa VI 2 pozycje), środki transportu (grupa VII – 2 pozycje), narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposaŜenie (grupa VIII 2 pozycje). Ogółem sprawdzono zastosowanie stawek umorzeniowych do 36 pozycji z 8 grup rodzajowych środków trwałych. Wyniki analizy przedstawiono w formie tabelarycznej stanowiącej załącznik nr 49 do protokołu kontroli. Na wybranej próbie środków trwałych stwierdzono, jeden przypadek błędnego ich sklasyfikowania, a mianowicie: projektor o wartości początkowej 6.618,63 zł ujęto w grupie 8 podgrupie 80 rodzaju 803 stosując stawkę umorzeniową 14% podczas gdy winien być sklasyfikowany w grupie 6 podgrupie 66 rodzaju 662 ze stawką umorzeniową 10%. Wszystkie pozostałe środki trwałe zakupione przez Urząd Gminy bezpośrednio po zakupie przekazywane były do uŜywania i umarzane w 100%. Wartość umorzenia pozostałych środków trwałych w kwocie 747.678,00 zł na koniec roku 2009 wynika z salda konta 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych” i jest zgodna z saldem konta 013 – 637.667,06 zł plus wartość zakupionych programów i licencji księgowanych na koncie 020 – „Wartości niematerialne i prawne”, które umarzane są 100% 110.010,94 zł.
______125 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
3. EWIDENCJA WARTO ŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH – KONTO 020. PRAWIDŁOWO ŚĆ STOSOWANYCH ODPISÓW UMORZENIOWYCH
Wartości niematerialne i prawne, których cena nabycia lub koszt wytworzenia przekroczą kwotę 3.500,00 zł, umarza się w 50 % i ewidencjonowane są na koncie Wn 401, Ma 071, a poniŜej tej wartości umarza się w 100%. Nowo przyjęte wartości niematerialne i prawne, umarza się w dniu przyjęcia do uŜytkowania i są one ewidencjonowane na koncie 020. Ewidencja szczegółowa dla objętych ewidencją księgową wartości niematerialnych i prawnych uwzględnia podział na wartości o cechach środka trwałego oraz poniŜej tej wartości w celu ustalenia umorzenia dla poszczególnych rodzajów wartości niematerialnych i prawnych. Saldo konta 020 na początek roku 2009 wynosiło 75.041,57 zł i w ciągu roku zakupiono programy komputerowe na łączną wartość 7.927,56 zł oraz otrzymano w darze oprogramowanie w ramach projektu „Wioska internetowa (...)” na kwotę 31.149,83 zł oraz w ramach projektu „Nasze przedszkolaki” na kwotę 891,98 zł. Saldo konta 020 na dzień 31 grudnia 2009 roku wynosiło 115.010,94 zł, z czego 5.000,00 zł stanowiły programy komputerowe, których wartość początkowa była wyŜsza niŜ 3.500 zł. Zgodnie z obowiązującym zakładowym planem kont na koncie 071 ewidencjonowane są zmniejszenia wartości początkowej stanu wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają umorzeniu według stawek amortyzacyjnych określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych. Analiza dokonanych odpisów umorzeniowych dla wartości niematerialnych i prawnych za rok 2009, wykazała Ŝe zastosowano 10% stawkę umorzeniową, podczas gdy prawidłową stawką dla tej grupy składników majątkowych było 50%, wynikającą z unormowań polityki rachunkowości obowiązującej w kontrolowanej jednostce oraz zapisów art. 16m ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych tekst jednolity z 2000 roku (Dz. U. nr 54, poz.654 ze zm.). Umorzenie na dzień 31 grudnia 2009 roku wynosiło 1.000,00 zł. W celu sprawdzenia dokumentacji będącej podstawą dokonanych operacji na tym koncie, przeanalizowano zwiększenia wartości niematerialnych i prawnych dla czterech największych kwotowo operacji, a mianowicie: - na podstawie faktury nr 399/09/K z dnia 1 lipca 2009 roku poz. księgowa 435/25, przyjęto na stan inwentarza programy komputerowe: „Środki trwałe” (licencja na jedno stanowisko) oraz oprogramowanie „Kasa” szt.1 o łącznej wartości 4.743,60 zł, który wpisano do księgi inwentarzowej wartości niematerialnych i prawnych pod poz. 71,72 i zaewidencjonowano w urządzeniach księgowych Wn 400, Ma 072 oraz równolegle Wn 020, Ma 201 124; - na podstawie faktury nr 315/2009 z dnia 29 maja 2009 roku poz. księgowa 352/22, przyjęto na stan inwentarza program komputerowy „Mienie 2” szt. 1 o wartości 3.184,20 zł, który wpisano do księgi inwentarzowej wartości niematerialnych i prawnych pod poz. 70 i zaewidencjonowano w urządzeniach księgowych Wn 400, Ma 072 oraz równolegle Wn 020, Ma 201 1290; - na podstawie protokołu przekazania nr 13/333/E/2 z dnia 26 stycznia 2009 roku poz. księgowa 774/3, Centrum Kształcenia w Kurzeszynie w ramach projektu „Wioska internetowa – kształcenie na odległość na terenach wiejskich” otrzymało bezpłatnie oprogramowanie uŜytkowe oraz antywirusowe dla 11 stanowisk na łączną wartość 29.499,99 zł, które zewidencjonowano w księgach inwentarzowych Centrum Kształcenia w Kurzeszynie w dziale I, konto 7 poz. 1 23, - na podstawie protokołu przekazania nr 333/31/E/CK2 z dnia 26 stycznia 2009 roku poz. księgowa 774/5, Centrum Kształcenia w Kurzeszynie w ramach projektu „Wioska internetowa (...)” otrzymało oprogramowanie do zdalnego zarządzania Centrami (szt. 1) o wartości 1.649,84 zł, które zewidencjonowano dziale I, konto 1 poz. 24 ksiąg inwentarzowych Centrum Kształcenia w Kurzeszynie.
______126 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Do analizowanych materiałów dokumentujących zwiększenia stanu wartości niematerialnych i prawnych, kontrolujące nie wniosły uwag.
4. EWIDENCJA POZOSTAŁYCH SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (MATERIAŁY , FINANSOWY MAJ ĄTEK TRWAŁY )
Gmina Rawa Mazowiecka posiadała na dzień 31 grudnia 2009 roku finansowy majątek trwały w wysokości 10.000,00 zł, który wynikał z ewidencji konta 030. Szczegółowe ustalenia w powyŜszym zakresie zawarto w punkcie 7 niniejszego protokołu dotyczącego kredytów, poŜyczek obligacji, poręczeń, akcji i udziałów. Testy z zakresu gospodarowania mieniem stanowią załącznik nr 50 do niniejszego protokołu kontroli.
5. INWENTARYZACJA
5.1. Instrukcja inwentaryzacyjna. Terminy przeprowadzania inwentaryzacji
Zagadnienia związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji uregulowano w instrukcji w sprawie zasad inwentaryzacji aktywów i pasywów w Urzędzie Gminy Rawa Mazowiecka wprowadzonej zarządzeniem nr 63/04 Wójta Gminy Rawa Mazowiecka z dnia 31 grudnia 2004 roku. Określono w niej zasady oraz metody przeprowadzenia inwentaryzacji, opisano dokumenty dotyczące inwentaryzacji i rozliczeń róŜnic inwentaryzacyjnych. Sprecyzowano obowiązki Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej, Skarbnika Gminy w zakresie przygotowania, przeprowadzenia i rozliczenia wyników inwentaryzacji. Rzeczywisty stan aktywów i pasywów jednostki ustalano w drodze: spisu z natury, uzyskania od kontrahentów pisemnego potwierdzenia sald naleŜności i zobowiązań, weryfikacji prawidłowości stanów wynikających z ksiąg rachunkowych i porównania ich z odpowiednimi dokumentami. Zgodnie z zapisami instrukcji, inwentaryzację powinno się przeprowadzać z częstotliwością: - środki pienięŜne w kasie – nie rzadziej niŜ raz w roku oraz w ostatnim dniu roku obrachunkowego, - aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych – raz w roku wg stanu na dzień 31 grudnia danego roku obrachunkowego, - weryfikacji stanu ewidencyjnego dokonuje się w drodze uzgodnienia z kontrahentami salda na ostatni dzień roku obrotowego, - pozostałych aktywów i pasywów co roku. Konkretne terminy przeprowadzania inwentaryzacji określał kaŜdorazowo Wójt w drodze decyzji. Rzeczywisty stan aktywów i pasywów jednostki ustalano w drodze: spisu z natury oraz weryfikacji prawidłowości stanów wynikających z ksiąg rachunkowych i porównanie ich z odpowiednimi dokumentami oraz potwierdzeniami sald.
5.2. Prawidłowo ść przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji
Decyzją nr 4/09 z dnia 23 listopada 2009 roku Wójt Gminy Rawa Mazowiecka powołał Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej i decyzją nr 5/09 z dnia 23 listopada 2009
______127 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
roku powołał pozostałych członków Komisji Inwentaryzacyjnej w składzie trzyosobowym – (pracownicy Urzędu). W planie inwentaryzacji z dnia 23 listopada 2009 roku, określono pola spisowe oraz terminy przeprowadzenia prac inwentaryzacyjnych. Wójt Gminy decyzją nr 6/09 z dnia 23 listopada 2009 roku, powołał dziewięć zespołów spisowych, którym przypisano pola spisowe ze wskazaniem rodzaju aktywów objętych spisem, które naleŜało zinwentaryzować do dnia 31 grudnia 2009 roku. Inwentaryzacją składników majątkowych Urzędu Gminy w Rawie Mazowieckiej, naleŜało objąć: środki trwałe znajdujące się na terenie gminy, wyposaŜenie pomieszczeń biurowych w Urzędzie Gminy, wyposaŜenie jednostek OSP i środki trwałe, wyposaŜenie – Ośrodek w Kaleniu, boisko w Wołuczy, lampy oświetlenia ulicznego oraz tablice informacyjne, kasę urzędu , wiaty przystankowe na terenie Gminy Rawa Mazowiecka, projekt „Nasze Przedszkolaki” oraz Centrum Kształcenia w Kurzeszynie . Kontrolujące zauwaŜają, Ŝe Wójt Gminy nie jest kierownikiem jednostek OSP i nie ma uprawnień zarządzać inwentaryzacji tych jednostek. Definicję kierownika jednostki określa art. 3 ust.1 pkt 6 ustawy o rachunkowości. Pismem z dnia 23 listopada 2009 roku Wójt Gminy poinformował kaŜdego pracownika, o powołaniu go do zespołu spisowego oraz o zakresie prac inwentaryzacyjnych przypisanych do jego obowiązków. Przeprowadzona kontrola dokumentacji inwentaryzacyjnej wykazała, Ŝe: - decyzja Wójta nr 6/09 z dnia 23 listopada 2009 roku w sprawie powołania zespołów spisowych do przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych, nie określała na jaki dzień bilansowy naleŜy dokonać spisu stanu składników majątkowych i jaką metodę inwentaryzacji naleŜy zastosować dla poszczególnych składników majątku. Ponadto stwierdzono przypadki niewskazania rodzaju składników jakie winny być objęte spisem z natury bądź pola spisowego, które obejmuje wskazane składniki majątkowe np.: projekt „Nasze przedszkolaki”. Brak powyŜszych wytycznych utrudniał weryfikacje danych wykazanych w arkuszach spisowych z ewidencją księgową składników majątku gminy, - osoby materialnie odpowiedzialne za spisywany majątek, złoŜyły przed rozpoczęciem spisów oświadczenia informujące o tym, Ŝe wszystkie dowody przychodowe i rozchodowe zostały ujęte w ewidencji ilościowej, - na arkuszach spisowych od numeru 1 do numeru 35, nie wskazano osób odpowiedzialnych za stan spisanych składników majątkowych, co było sprzeczne z zapisami § 13 pkt 13 instrukcji inwentaryzacyjnej, - spisu inwentaryzacyjnego dokonały zespoły spisowe w składzie wskazanym decyzją nr 6/09 Wójta Gminy Rawa Mazowiecka i w terminie zgodnym z przyjętym planem inwentaryzacji z dnia 23 listopada 2009 roku, - stwierdzono, Ŝe spisu składników majątku Gminy, dokonywano na odrębnych arkuszach spisowych wg pól i rodzajów składników wyznaczonych decyzją Wójta, - w dniu 29 stycznia 2010 roku Przewodnicząca komisji inwentaryzacyjnej dokonała rozliczenia wyników inwentaryzacji przeprowadzonej metodą spisu z natury składników majątku Urzędu Gminy w Rawie Mazowieckiej, straŜnic gminnych jednostek OSP, ośrodka rekreacyjno – kulturalnego w Kaleniu oraz „wioski internetowej” w Kurzeszynie. Ponadto w przedmiotowym sprawozdaniu zamieszczono informację o wynikach inwentaryzacji przeprowadzonej metodą weryfikacji bądź potwierdzenia sald pozostałych aktywów i pasywów. Wynik prac inwentaryzacyjnych zatwierdził Wójt Gminy Rawa Mazowiecka. Ponadto dokumentacja zawierała: - protokół nr OP 2140/12/09 z przeprowadzonej inwentaryzacji sald rachunków bankowych, kredytów i poŜyczek wraz z potwierdzeniem wysokości środków
______128 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
pienięŜnych na rachunkach bankowych na dzień 31 grudnia 2009 roku, wystawione przez Bank Spółdzielczy w Mszczonowie Oddział w Rawie Mazowieckiej, prowadzący obsługę rachunków bankowych. Protokół został podpisany przez Agnieszkę Kaczorowską – referenta oraz Barbarę Lipiec – Skarbnika Gminy, - protokół nr OR 2140/11/09 z przeprowadzonej inwentaryzacji aktywów i pasywów metodą weryfikacji sald z dokumentacją źródłową na dzień 31 grudnia 2009 roku, którą objęto: środki trwałe – drogi i grunty, inwestycje rozpoczęte, wartości niematerialne i prawne oraz długoterminowe aktywa finansowe. Załącznikami do protokołu był wydruk sald z kont 080 (analityka) oraz 020 (analityka). Protokół podpisała przez Agnieszka Kaczorowska – referent, - potwierdzony wykaz przedmiotów znajdujących się w uŜyczeniu w Samorządowym Stowarzyszeniu Rozwoju Ziemi Rawskiej z dnia 31 grudnia 2009 roku, - protokół z przeprowadzonej inwentaryzacji w kasie Urzędu Gminy w dniu 31 grudnia 2009 roku, którą objęto środki pienięŜne w kasie oraz druki ścisłego zarachowania, - zinwentaryzowany stan paliwa znajdujący się w samochodach straŜackich (arkusze nr 76 85) oraz w samochodach słuŜbowych Urzędu Gminy (arkusze nr 88 – 89), - zestawieni wysokości zobowiązań z tytułu dostaw, robót i usług w stosunku do 13 kontrahentów sporządzonego na dzień 31 grudnia 2009 roku – dokumentacja księgowa zawierała potwierdzenie sald od kontrahentów.
X. ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE USTAW ORAZ POROZUMIE Ń Z JEDNOSTKAMI SAMORZ ĄDU TREYTORIALNEGO I ORGANAMI ADMINISTRACJI RZ ĄDOWEJ. POMOC FINANSOWA
ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE POROZUMIEŃ - 2009 ROK
W uchwałach nr XV/97/08 z dnia 30 stycznia 2008 roku w sprawie uchwalenia budŜetu gminy Rawa Mazowiecka na 2008 rok i nr XXVII/160/09 z dnia 30 stycznia 2009 rok w sprawie ustalenia budŜetu Gminy Rawa Mazowiecka na 2009 rok i uchwałą nr XXI/133/08 z dnia 24 września 2008 roku, Rada Gminy ustaliła w dziale 801 rozdziałach 80101 i 80104 wydatki na realizację zadań wykonywanych na podstawie porozumień (umów) między jednostkami samorządu terytorialnego w wysokości odpowiednio w roku 2008 325.000,00 zł (przedszkola) i 150.000,00 zł (szkoły) i w roku 2009 350.000,00 zł (rozdział 80101) i 400.000,00 zł (rozdział 80104) łącznie 750.000,00 zł. Uchwałą nr XXXVII/221/09 z dnia 2 grudnia 2009 roku Rada Gminy zwiększyła w dziale 801 rozdziale 801104 środki na przedmiotowe zadanie o kwotę 120.700,00 zł. W 2008 roku obowiązywała umowa porozumienia z dnia 14 kwietnia 2005 roku zawartego pomiędzy Miastem Rawa Mazowiecka a Gminą Rawa Mazowiecka na zadanie z zakresu edukacji publicznej polegającej na prowadzeniu nauki i wychowaniu dzieci w wieku przedszkolnym, zamieszkałych na obszarze Gminy w przedszkolach, dla których organem prowadzącym jest Miasto Rawa Mazowiecka. W dniu 10 grudnia 2008 roku Gmina Rawa Mazowiecka podpisała z Miastem Rawa Mazowiecka porozumienie, którego przedmiotem była współpraca stron przy realizacji zadania z zakresu edukacji publicznej. W ramach współpracy stanowiącej przedmiot porozumienia Gmina zobowiązała się do zwrotu Miastu kosztów nauki uczniów zamieszkałych na terenie Gminy, a pobierających naukę i wychowanie w szkołach, dla
______129 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
których organem prowadzącym jest Miasto Rawa Mazowiecka, w wysokości stanowiącej iloczyn planowanych średnich wydatków bieŜących ponoszonych przez Miasto na prowadzenia nauki i wychowania jednego ucznia oraz liczby tych uczniów pomniejszoną o liczbę uczniów mieszkańców Miasta, którzy pobierają naukę w szkołach prowadzonych przez Gminę. Liczbę uczniów objętych zadaniem, stanowiącym przedmiot porozumienia, ustalano na podstawie wykazu imiennego wg stanu na 30 września kaŜdego roku i przekazywano Gminie w terminie do 30 października kaŜdego roku. NaleŜną kwotę wynikającą z porozumienia, Gmina Rawa Mazowiecka zobowiązała się przekazywać Miastu w dwóch ratach do 30 listopada za okres od września do grudnia i za okres od stycznia do sierpnia w terminie do 30 czerwca. Porozumienie zawarto na okres do 31 sierpnia 2010 roku. Aneksem z dnia 23 października 2009 roku do niniejszego porozumienia, zmieniono zakres realizowanego zadania, a mianowicie gmina zobowiązała się do zwrotu kosztów nauki i wychowania dzieci 6 letnich – mieszkańców Gminy Rawa uczęszczających do oddziałów przedszkolnych w szkołach podstawowych, dla których organem prowadzącym jest Miasto Rawa Mazowiecka
Terminowo ść przekazywania środków na realizacj ę zada ń
W odniesieniu do postanowień umowy porozumienia, kontrolujące dokonały analizy przekazania i rozliczenia środków i stwierdziły co następuje: przekazanie środków stanowiących zwrot kosztów kształcenia dzieci w przedszkolach miejskich przekazywano w terminach: 31 marca 2009 roku kwota 7.296,00 zł (wyciąg bankowy nr 72), 5 czerwca 2009 roku kwota 332.296,32 zł (wyciąg bankowy 123) za okres od stycznia do sierpnia 2009 roku i w dniu 30 listopada 2009 roku w kwocie 181.041,60 zł (wyciąg bankowy 260) koszty za okres od września do grudnia 2009 roku, przekazanie środków stanowiących zwrot kosztów kształcenia dzieci w Szkołach Podstawowych za okres od stycznia do sierpnia 2009 roku w wysokości 203.792,07 zł (wyciąg bankowy 145) i za okres od września do grudnia 2009 roku kwotę 135.340,74 zł (wyciąg bankowy 260), przedmiotowe środki przekazywano na podstawie wykazów uczniów zamieszkałych w Gminie Rawa Mazowiecka, uczęszczających do poszczególnych szkół na terenie Miasta Rawa Mazowiecka i rozliczeń przekazanych przez Miasto Rawa Mazowiecka uwzględniających średni miesięczny koszt na jednego ucznia (róŜnica pomiędzy wydatkami a otrzymaną subwencją. Rozliczenia powyŜsze Miasto przedłoŜyło Gminie: w zakresie kosztów kształcenia uczniów szkół podstawowych i gimnazjów w dniach 2 lipca 2009 roku za okres od stycznia do sierpnia 2009 roku, 30 listopada 2009 roku za okres od września do grudnia 2009 roku, w zakresie kosztów nauki i wychowania dzieci w wieku przedszkolnym w dniu 4 czerwca 2009 roku za okres od stycznia do sierpnia 2009 roku i 30 listopada 2009 roku za okres od września do grudnia 2009 roku. Z rozliczeń wynikały kwoty przekazane przez Gminę Rawa Mazowiecka Miastu, wykazane wyŜej. Wydatki sklasyfikowano w dziale 801 rozdziałach 80104 i 80101 w paragrafie 2310. W ewidencji księgowej ujęto na kontach 810 1/130. W powyŜszym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości.
POMOC FINANSOWA UDZIELANA INNYM JEDNOSTKOM SAMORZ ĄDU TERYTORIALNEGO – 2008 - 2009
Rada Gminy w Rawie Mazowieckiej w 2008 i 2009 roku udzieliła pomocy finansowej niŜej wymienionym jednostkom:
______130 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Gminie Wielopole Skrzyńskie – uchwałą nr XXXIII/193/09 z dnia 30 lipca 2009 roku przyznano pomoc w wysokości 5.000,00 zł, z przeznaczeniem na usuwanie skutków powodzi, która dotknęła Gminę Wielopole Skrzyńskie pod koniec czerwca 2009 roku. Uchwała była odpowiedzią na apel Marszałka Województwa Łódzkiego z dnia 9 lipca 2009 roku w sprawie pomocy najbardziej potrzebującym gminom południowo wschodniej Polski dotkniętych powodzią, Gminie Gorzkowice – uchwałami nr XXI/135/08 z dnia 24 września 2008 roku i nr XXXIII/194/09 z dnia 30 lipca 2009 roku, Rada Gminy w Rawie Mazowieckiej postanowiła o udzieleniu pomocy finansowej w wysokości po 5.000,00 zł w kaŜdym roku z przeznaczeniem na usuwanie skutków wichury, która przeszła przez Gminę Gorzkowice odpowiednio w dniu 15 sierpnia 2008 roku i 18 lipca 2009 roku, Gminie Rozprza – uchwałą nr XXI/134/08 z dnia 24 września 2008 roku Rady Gminy Rawa Mazowiecka przyznano pomoc finansową w wysokości 5.000,00 zł z przeznaczeniem na usuwanie skutków huraganu, który przeszedł przez Gminę Rozprza w dniu 15 sierpnia 2008 roku, Powiatowi Rawskiemu – uchwałą nr XXI/132/08 z dnia 24 września 2008 roku udzielono pomocy finansowej w wysokości 110.000,00 zł z przeznaczeniem na remont drogi powiatowej w m. Rosocha, który miał poprawić warunki komunikacyjne poprzez połączenie drogi gminnej z powiatowymi oraz zwiększyć bezpieczeństwo na drodze, Powiatowi Rawskiemu – uchwałą nr XXIX/173/09 z dnia 5 marca 2009 roku, przyznano pomoc finansową w wysokości 200.000,00 zł z przeznaczeniem na przebudowę drogi powiatowej Łochów Zarzecze, Powiatowi Rawskiemu – uchwałą nr XV/97/08 z dnia 30 stycznia 2008 roku na 2008 rok i uchwałą nr XXX/181/09 z dnia 23 kwietnia 2009 roku, przyznano pomoc finansową w formie dotacji w wysokości 2.000,00 zł w kaŜdym roku z przeznaczeniem na działalność Klubu Pracy Powiatowego Urzędu Pracy w Rawie Mazowieckiej. Szczegółowe warunki udzielenia pomocy jej przeznaczenia i zasady rozliczenia określały umowy porozumienia: nr 5/2009 z dnia 10 sierpnia 2009 roku, spisana pomiędzy Gminą Rawa Mazowiecka reprezentowaną przez Wójta Krzysztofa Starczewskiego przy kontrasygnacie Skarbnika a Gminą Wielopole Skrzyńskie reprezentowaną przez jej Wójta. Umowa określała przeznaczenie pomocy finansowej w wys. 5.000,00 zł – na usuwanie skutków powodzi, ustalała sposób rozliczenia wykorzystania środków pomocy – w terminie do 31 grudnia 2009 roku, Gmina otrzymująca pomoc, przedłoŜy Gminie Rawa Mazowiecka spis kosztów zgodnych z celem udzielenia pomocy wraz z kopiami faktur i rachunków potwierdzających ich poniesienie. Umowa zobowiązywała udzielającego pomocy do przekazania środków w terminie do 14 dni od daty jej podpisania na konto bankowe wskazane w umowie, umowa nr 4/2008 z dnia 6 października 2008 roku, spisana pomiędzy Gminą Rawa Mazowiecka a Gminą Rozprza, która określała termin przekazania pomocy finansowej – 14 dni od daty podpisania umowy i termin jej rozliczenia – do 31 grudnia 2008 roku, Podstawę rozliczenia wykorzystania środków miał stanowić opis poniesionych kosztów przez jednostkę otrzymującą pomoc wraz z załączonymi kopiami faktur i rachunków potwierdzających ich poniesienie, nr 4/2009 z 10 sierpnia 2009 roku, spisana pomiędzy udzielającą pomocy Gminą Rawa Mazowiecka, reprezentowaną przez Wójta Krzysztofa Starczewskiego przy kontrasygnacie Skarbnika, a Gminą Gorzkowice reprezentowaną przez jej Wójta. Umowa zawierała takie same postanowienia jak opisano wyŜej przy umowie z Gminą Wielopole Skrzyńskie,
______131 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
umowa – porozumienie nr 3/08 z dnia 6 października 2008 roku, na podstawie którego Gmina Rawa Mazowiecka zobowiązała się udzielić Powiatowi Rawskiemu pomocy finansowej w wysokości 110.000,00 zł stanowiącej 50% kosztów remontu drogi powiatowej w miejscowości Rosocha. Termin przekazania środków wg porozumienia ustalono na 30 października 2008 roku, a termin rozliczenia ich wydatkowania to 15 grudzień 2008 rok. nr 197/2009 z dnia 11 maja 2009 roku, spisana pomiędzy Gminą Rawa Mazowiecka w osobie Wójta Krzysztofa Starczewskiego przy kontrasygnacie Skarbnika a Powiatem Rawskim reprezentowanym przez Starostę, której przedmiotem było udzielenie Powiatowi Rawskiemu pomocy finansowej w wysokości 200.000,00 zł na remont drogi powiatowej Łachów – Zarzecze o długości 2,4km. Termin przekazania środków ustalono do 30 września 2009 roku a termin ich rozliczenia ustalono na 15 grudnia 2009 roku, nr 1/08 z dnia 12 lutego 2008 roku i 1/09 z dnia 4 maja 2009 roku, spisane ze Starostwem Powiatowym w Rawie Mazowieckiej. Dokumenty określały zasady przekazania i rozliczenia dotacji, zgodnie z którymi Gmina zobowiązała się przekazać środki finansowe na konto Starostwa w terminach w 2008 roku do 30 czerwca 2008 roku i do 30 maja 2009 roku, natomiast otrzymujący dotację, zobowiązał się wykorzystać ją zgodnie z przeznaczeniem (zakup materiałów biurowych i wyposaŜenia Klubu Pracy) i rozliczyć w terminie w 2008 roku do 30 listopada 2008 roku i w 2009 roku do 15 grudnia 2009 roku, załączając do rozliczenia poświadczone kserokopie faktur dokumentujących wydatkowanie środków. Umowy porozumienia o pomocy finansowej przeznaczonej na remonty dróg zawarte z Powiatem Rawskim nie opisywały zasad ich rozliczenia. Analiza dokumentacji dotyczącej przekazywania kwot ustalonych w wyŜej wymienionych umowach oraz z ich rozliczenia wykazała, Ŝe kwoty wynikające z umów porozumień zawartych w 2009 roku, Gmina przekazywała w wysokościach z nich wynikających. Z rozliczeń przedłoŜonych przez jednostki otrzymujące pomoc wynikało, Ŝe środki wykorzystano zgodnie z ich przeznaczeniem, czego dowodem były sprawozdania z potwierdzonymi za zgodność z oryginałem kserokopiami faktur i rachunków. RównieŜ Starostwo Powiatowe w Rawie Mazowieckiej, mimo braku zapisów w umowach o pomocy dotyczących potwierdzenia prawidłowego wykorzystania środków na remont dróg załączyło do rozliczenia potwierdzone kopie faktur i protokoły z odbiorów wykonanych remontów. Z rozliczenia realizacji umowy porozumienia nr 1/08 z Powiatem Rawskim na remont drogi w m Rosocha wynikało, Ŝe Powiat nie wykorzystał całej kwoty dotacji. Dofinansowaniem objęto 50% kosztów remontu. Łączny koszt remontu wg rozliczenia wynosił 174.142,80 zł, w związku z czym dofinansowanie w wysokości 50% stanowiło kwotę 87.071,40 zł. Kwota pomocy przekazana do Starostwa w dniu 30 października 2008 roku to 110.000,00 zł (wyciąg bankowy nr 232). Wraz z rozliczeniem Starostwo zwróciło Gminie niewykorzystane środki dotacji w wysokości 22.928,60 zł w dniu 12 grudnia 2008 roku wyciąg bankowy nr 264.
XI. ROZLICZENIA BUD śETU Z SAMORZ ĄDOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI
1. DOTACJE PRZEKAZYWANE NA RZECZ ZAKŁADÓW BUDśETOWYCH I GOSPODARSTW POMOCNICZYCH – WYSOKO ŚĆ I RODZAJ - 2009 ROK
Uchwałą nr XXV/152/08 z dnia 10 grudnia 2008 roku Rada Gminy w Rawie Mazowieckiej ustaliła stawki dotacji przedmiotowej do produkcji wody i odprowadzania ścieków w
______132 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2009 roku dla gminnego zakładu budŜetowego Zakład d.s. Eksploatacji Wodociągów i Kanalizacji w Rawie Mazowieckiej w wysokościach: 0,85 zł do produkcji 1m³ wody pitnej, 1,70 zł do odprowadzenia 1m³ ścieków. W związku z powyŜszym kwota dotacji na poszczególne działy działalności zakładu wynosiła: na dostawę wody pitnej – 246,300 zł, na odprowadzenie ścieków – 18.700,00 zł. Ogółem dotacja na 2009 rok dla Zakładu wynosiła 265.000,00 zł przy kosztach działalności zakładu 942.678,64 zł. Dotacją przekazywano na wniosek Zakładu w miarę potrzeb środków w terminach i wysokościach jak niŜej: w dniu 15 stycznia 2009 roku kwotę 10.000,00 zł (wyciąg bankowy nr 11), w dniu 25 lutego 2009 roku kwotę 15.000,00 zł (wyciąg bankowy nr 30), w dniu 16 lutego 2009 roku kwotę 15.000,00 zł (wyciąg bankowy nr 37), w dniu 11 marca 2009 roku kwotę 25.000,00 zł (wyciąg bankowy nr 56), w dniu 08 kwietnia 2009 roku kwotę 25.000,00 zł (wyciąg bankowy nr 79), w dniu 05 maja 2009 roku kwotę 25.000,00 zł (wyciąg bankowy nr 98), w dniu 15 maja 2009 roku kwotę 15.000,00 zł (wyciąg bankowy nr 106), w dniu 1 czerwca 2009 roku kwotę 15.000,00 zł (wyciąg bankowy nr 119), w dniu 10 czerwca 2009 roku kwotę 15.000,00 zł (wyciąg bankowy nr 127), w dniu 14 lipca 2009 roku kwotę 15.000,00 zł (wyciąg bankowy nr 153 ), w dniu 14 sierpnia 2009 roku kwotę 15.000,00 zł (wyciąg bankowy nr 177), w dniu 15 września 2009 roku kwotę 15.000,00 zł (wyciąg bankowy nr 200), w dniu 15 października 2009 roku kwotę 15.000,00 zł (wyciąg bankowy nr 224), w dniu 13 listopada 2009 roku kwotę 15.000,00 zł (wyciąg bankowy nr 247), w dniu 2 grudnia 2009 roku kwotę 15.000,00 zł (wyciąg bankowy nr 262), w dniu 15 grudnia 2009 roku kwotę 15.000,00 zł (wyciąg bankowy nr 272). Zgodnie z § 52 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budŜetowych, zakładów budŜetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno prawną (Dz. U. nr 116, poz. 783), kierownik samorządowego zakładu budŜetowego przekazuje zarządowi jednostki samorządu terytorialnego, w terminie do dnia 31 stycznia następnego roku, rozliczenie wykorzystania dotacji w szczegółowości określonej przez ten zarząd. Jak stwierdziły kontrolujące Wójt Gminy zarządzeniem nr 48/08 z dnia 31 grudnia 2008 roku określił szczegółowe zasady i tryb przekazywania i rozliczenia dotacji dla Gminnego Zakładu d.s. Eksploatacji Wodociągów i Kanalizacji. W dniu 29 stycznia 2010 roku kierownik gminnego zakładu budŜetowego przedłoŜył Gminie rozliczenie dotacji za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2009 roku, zgodnie z którym dotację wykorzystano na: opłatę za korzystanie ze środowiska, opłatę za roczny dozór techniczny, zakup hydrantów i materiałów do remontu pomp, zakup wodomierzy,
______133 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
badania i analizy wody i ścieków, badania bakteriologiczne i fizykochemiczne wody. Poza formą opisową sporządzono takŜe rozliczenie w formie tabelarycznej zawierającej informacje dotyczące: dotowanej działalności, ilości jednostek kalkulacyjnych, stawkę za jednostkę określoną przez Radę, kwotę dotacji brutto. Wg rozliczenia kwota wykorzystanej dotacji na działalność związaną z dostawą wody wynosiła 246.300,00 zł brutto i na działalność z odprowadzeniem ścieków 18.700,00 zł brutto. Nieprawidłowości w powyŜszym zakresie nie stwierdzono.
2. WPŁATY ZAKŁADÓW BUD śETOWYCH I GOSPODARSTW POMOCNICZYCH DO BUD śETU GMINY - 2009 ROK
Na podstawie sprawozdania jednostkowego Rb 30 sporządzonego na dzień 31 grudnia 2009 roku oraz w oparciu o plan finansowy zakładu wynika, Ŝe suma planowanych przez Zakład w 2009 roku przychodów i środków obrotowych na początek roku 2009 wynosiła 948.113,70 zł, natomiast suma planowanych wydatków i planowanych środków obrotowych na koniec roku wynosiła 948.113,70 zł, w związku z powyŜszym zakład nie planował w 2009 roku wpłat do budŜetu gminy. Wg stanu na 31 grudnia 2009 roku, faktyczny stan środków obrotowych w zakładzie wynosił (– 8.909,07 zł), natomiast planowana wysokość środków obrotowych w 2008 roku to kwota 49.013,70 zł. Wobec powyŜszego zakład nie dokonywał wpłat do budŜetu gminy za 2009 roku.
XII. INNE USTALENIA
Na terenie Gminy Rawa Mazowiecka działa osiem placówek oświatowych, tj. dwa gimnazja oraz sześć szkół podstawowych, których obsługę finansową prowadzi Gminny Zespół ds. Oświaty, Kultury i Sportu w Rawie Mazowieckiej. Zgodnie z art. 30 a ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (tekst jednolity z dnia 17 maja 2006 roku Dz. U. nr 97 poz.674 ze zm.) Gminny Zespół ds. Oświaty, przeprowadził analizę poniesionych w roku 2009, wydatków na wynagrodzenia nauczycieli w odniesieniu do wysokości średnich wynagrodzeń oraz średniorocznej struktury zatrudnienia na poszczególnych stopniach awansu zawodowego. Analiza danych zawartych w sprawozdaniu z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostkę samorządu terytorialnego, sporządzonego w dniu 10 lutego 2010 roku wykazała, Ŝe Gmina Rawa Mazowiecka zobowiązana była do wypłacenia dodatku jednorazowego w łącznej wysokości 16.071,41 zł, a mianowicie: - nauczyciele staŜyści – 4.638,65 zł, - nauczyciele kontraktowi – 9.983,05 zł, - nauczyciele dyplomowani – 1.449,71 zł. Kontrolujące dokonały analizy przeprowadzonych wyliczeń jednorazowego dodatku uzupełniającego dla dwóch największy kwotowo grup zawodowych nauczycieli, tj. staŜystów i kontraktowych. Dane w powyŜszym zakresie zawarto w tabelach stanowiącej załącznik nr 51 do protokołu kontroli . W wyniku powyŜszego stwierdzono:
______134 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- błędnie wyliczono strukturę zatrudnienia nauczycieli staŜystów w okresie od 1 stycznia do 31 sierpnia 2009 roku. Wg sprawozdania średnioroczna liczba etatów wynosiła 0,66 natomiast z wyliczeń na podstawie dokumentacji źródłowej (angaŜe, umowy o pracę) liczba etatów wynosiła 0,69. W związku z powyŜszym suma iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń, ustalonych dla okresów obowiązywania poszczególnych kwot bazowych zwiększyła się o kwotę 522,69 zł, - błędnie przyjęto do wyliczenia koszt dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla nauczyciela staŜysty (...) 53 zaniŜając o kwotę 35,71 zł poniesione wydatków dla tej grupy. Z analizy dokumentacji źródłowej, wynika Ŝe ww. nauczyciel do dnia 31 sierpnia 2009 roku był staŜystą w związku z czym dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2008 rok powinno być w całości wliczone do kosztów wynagrodzeń nauczycieli staŜystów, a przyjęto proporcjonalnie tj. 8 części wynagrodzenia dla grupy nauczycieli staŜystów oraz za 4 części wynagrodzenia do grupy nauczycieli kontraktowych, tym samym zawyŜając wyliczenia dotyczące poniesionych kosztów wynagrodzeń dla grupy nauczycieli kontraktowych, - pominięto w wyliczeniach koszt wypłaconych w 2009 roku wynagrodzeń dla pracownika (...) 54 (nauczyciel zatrudniony w dwóch placówkach oświatowych) na łączną kwotę 2.467,75 zł, - błędnie przyjmowano stawkę wynagrodzenia wynikającą z osobistego zaszeregowania, która winna być przyjęta w wysokości pełnej stawki wynagrodzenia zasadniczego nauczyciela na pełnym etacie, natomiast jednostka kontrolowana do wyliczenia przyjęła stawkę proporcjonalnie do części etatu na jaki był zatrudniony nauczyciel, - nie dokonywano przeliczenia tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin na pełny etat np.: pełny etat przyjmowano do wyliczeń jako 18 bądź 20 godzin , natomiast powinno być ujęte jako 20/20 czyli 1 etat. Po uwzględnieniu ww. danych, kontrolujące dokonały ponownego przeliczenia jednorazowego dodatku uzupełniającego dla nauczycieli z grupy staŜystów i kontraktowych, w wyniku czego stwierdziły róŜnice w wyliczonych przez jednostkę kontrolowaną kwotach, a kwotą wyliczoną przez inspektorów RIO. Z powyŜszych wyliczeń kwota róŜnicy pomiędzy wysokością wynikająca ze średniej wynagrodzeń, a kwotą faktycznie wypłaconych wynagrodzeń dla nauczycieli staŜystów wynosiła 2.657,71 zł, natomiast w przypadku wyliczeń dokonywanych przez jednostkę była to kwota 4.638,64 zł. Suma osobistych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli staŜystów, ustalonych proporcjonalnie do okresu ich zatrudnienia z wyliczeń inspektorów RIO wynosiła 1.411,35 zł , natomiast zgodnie z wyliczeniami przedstawionymi przez pracownika merytorycznego była to kwota 12.706,66 zł. Przy ustalaniu osobistej stawki wynagrodzenia zasadniczego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia inspektorzy dokonali wyliczeń według wzoru wskazanego w załączniku nr 1 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 roku w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na
53 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 54 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______135 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 6 poz. 35). Sposób wyliczenia przedstawiono na przykładzie nauczyciela staŜysty (...) 55 zatrudnionego w okresie od 1 września do 31 grudnia 2009 roku w wymiarze pełnego etatu (20 godzin ) kwota jednorazowego dodatku uzupełniającego wynosiła : wyliczenia dokonane przez kontrolowaną jednostkę: Sj = 1.906,00 zł x 20 godz. x 4m ce / 12 m cy = 12.706,66 12.706,66 Dj = 4.638,64 x = 2.668,81 zł 22.085,38 wyliczenia dokonane przez inspektorów RIO: Sj = 1.906,00 zł x 1,00 etat x 4m ce / 12 m cy = 635,33 635,33 Dj = 2.657,71 x = 1.196,40 zł 1.411,35 RóŜnica jednorazowego dodatku uzupełniającego wyliczonego dla ww. pracownika wynosiła 1.472,41 zł. Analiza wyliczeń jednorazowego dodatku uzupełniającego dla nauczycieli staŜystów i kontraktowych zatrudnionych w placówkach oświatowych na terenie Gminy Rawa Mazowiecka wykazała, Ŝe w kaŜdym analizowanym przypadku stwierdzono róŜnice kwotowe. RóŜnice kwotowe sumy jednorazowego dodatku uzupełniającego dla analizowanych grup nauczycieli danego stopnia awansu zawodowego przedstawia poniŜsza tabela: Nauczyciele na danym Kwota ró Ŝnicy ustalona dla Kwota ró Ŝnicy ustalona dla RóŜnica wynikaj ąca z stopniu awansu grupy nauczycieli danego grupy nauczycieli danego poszczególnych wylicze ń zawodowego stopnia awansu stopnia awansu zawodowego wyliczona zawodowego wyliczona przez inspektorów RIO przez jednostk ę kontrolowan ą Nauczyciele sta Ŝyści 2.657,71 4.638,64 (-)1.980,93 Nauczyciele kontraktowi 10.018,75 9.983,04 (+) 35,71 Razem 12.676,46 14.621,68 (-)1.945,22 Łączna kwota jednorazowego dodatku uzupełniającego dla analizowanych grup nauczycieli wyliczona przez kontrolowaną jednostkę wynosiła 14.621,68 zł, który wypłacono w dniu 26 stycznia 2010 roku. Ponadto kontrolujące stwierdziły, Ŝe kontrolowana jednostka nie wypłaciła dodatku uzupełniającego pracownikom, którzy w miesiącu grudniu 2009 roku nie byli pracownikami szkół prowadzonych przez Gminę Rawa Mazowiecka i była to kwota 1.552,95 zł, z czego kwota 1.034,35 stanowiła jednorazowy
55 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______136 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
dodatek uzupełniający przysługującym nauczycielom naleŜącym do analizowanych grup zawodowych nauczycieli. Zgodnie z zapisami art.1 ustawy o zmianie ustawy Karta Nauczyciela z dnia 19 listopada 2009 roku (Dz. U. nr 213 poz. 1650) organ prowadzący szkołę będący jednostką samorządu terytorialnego ustala kwotę róŜnicy między wydatkami poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli w danym roku w składnikach, o których mowa w art. 30 ust. 1, a iloczynem średniorocznej liczby etatów nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego oraz średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w art. 30 ust. 3, ustalonych w danym roku. Kwota róŜnicy, jest dzielona między nauczycieli zatrudnionych i pobierających wynagrodzenie w roku, dla którego ustalono kwotę róŜnicy. Sprawozdanie z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez Gminę Rawa Mazowiecka przekazano do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi w dniu 14 lutego 2010 roku.
XIII. USTALENIA KO ŃCOWE. ZAŁ ĄCZNIKI.
Protokół zawiera 151 ponumerowanych i zaparafowanych stron. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w ksiąŜce kontroli str. 6 pod pozycją 1/2010.
W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielały niŜej wymienione osoby:
1. Krzysztof Starczewski – Wójt Gminy Rawa Mazowiecka, 2. Anna Jakubiak - Sekretarz Gminy, 3. Barbara Lipiec - Skarbnik Gminy, 4. El Ŝbieta Szczepa ńska - Kierownik GOPS, 5. Ewa Chojecka - Inspektor Referatu finansowego, 6. Jadwiga Małgorzata Dobrosz - Inspektor Referatu finansowego, 7. Bo Ŝena Plichta - Inspektor Referatu finansowego, 8. Marlena Rudzka - Podinspektor Referatu finansowego, 9. Agnieszka Kaczorowska – Referent Referatu finansowego, 10. Małgorzata Melon – Inspektor ds. Organizacyjnych i zatrudnienia 11. Lidia Stawi ńska – Inspektor ds. Obsługi sekretariatu i archiwum, 12. Hubert Kozłowski – Podinspektor Referatu inwestycji i remontów, 13. El Ŝbieta St ępie ń – Inspektor samodzielne stanowisko ds. gospodarki nieruchomo ściami 14. El Ŝbieta Bonio – Inspektor samodzielne stanowisko ds. utrzymania dróg, 15. Marek Kobyłecki – Podinspektor samodzielne stanowisko ds. gospodarki komunalnej i inwestycji 16. Irmina Grzywka - Referent samodzielnego stanowiska ds. zdrowia i przeciwdziałania patologiom społecznym, 17. Zofia Maciejak - Główny ksi ęgowy Zespołu ds. O światy, Kultury i Sportu,
______137 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Integralną częścią protokołu są następujące załączniki: 1. Protokół kontroli kasy Urz ędu Gminy w Rawie Mazowieckiej przeprowadzonej w dniu 22 kwietnia 2010 roku. 2. Oświadczenie Skarbnika Gminy o zapoznaniu pracowników z obowi ązuj ącymi regulacjami w zakresie kontroli finansowej 3. Wykaz odbytych szkole ń przez pracowników referatu finansowego w 2009 roku. 4. Funkcjonowanie wewn ętrznych procedur kontroli – test. 5. Oświadczenie Skarbnika Gminy w sprawienie niezaci ągania kredytów ani po Ŝyczek na pokrycie wcze śniejszych zaci ągni ętych zobowi ąza ń z tytułu emisji papierów warto ściowych na lata 2007 - 2009. 6. Oświadczenie Skarbnika Gminy w sprawie kredytów i po Ŝyczek na wyst ępuj ący w ci ągu roku przej ściowy deficyt na lata 2007 - 2009. 7. Oświadczenie Skarbnika Gminy w sprawie emisji papierów warto ściowych. 8. Test w zakresie poprawno ści dokonywania zapisów ksi ęgowych. 9. Dane dotycz ące sprawozdawczo ści bud Ŝetowej, skutków obni Ŝenia stawek podatkowych, skutków udzielenia ulg i zwolnie ń w podatkach – testy. 10. Zestawienie faktur obj ętych kontrol ą w zakresie funkcjonowania konta 201. 11. Test dotycz ący kontroli prawidłowo ści ewidencji operacji gospodarczych i finansowych. 12. Zestawienie zadeklarowanych kwot podatku dochodowego od osób fizycznych. 13. Zestawienie wpłat składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy. 14. Zestawienie zadeklarowanych kwot wpłat na Pa ństwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. 15. Informacja Skarbnika dotycz ąca ksi ęgowa ń na kontach 231, 234 i 240. 16. Testy dotycz ące przestrzegania zasad rachunkowo ści podatkowej. 17. Testy dotycz ące uchwał w sprawie podatku od nieruchomo ści. 18. Wykaz podatników podatku od nieruchomo ści – osoby prawne (wybrana próba). 19. Zestawienie informacji z deklaracji podatkowych – podatku od nieruchomo ści osoby prawne – badana próba. 20. Testy w zakresie prawidłowo ści wymiaru i poboru podatku od nieruchomo ści – osoby prawne. 21. Wykaz podatników podatku od nieruchomo ści – osoby fizyczne – wybrana próba. 22. Test w zakresie prawidłowo ści wymiaru podatku od nieruchomo ści – osoby fizyczne. 23. Decyzje dotycz ące ulg w zapłacie podatku – analiza próby. 24. Oświadczenie Wójta o udziale pracowników urz ędu w post ępowaniach podatkowych w sprawach ulg w zapłacie podatku od nieruchomo ści. 25. Test- udzielanie ulg w zapłacie podatku od nieruchomo ści. 26. Zestawienie wybranej do kontroli próby podatników podatku rolnego od osób fizycznych za lata 2008 - 2009. 27. Oświadczenie Wójta Gminy w sprawie udziału pracowników urz ędu w post ępowaniach podatkowych w sprawach ulg w zapłacie podatku rolnego. 28. Zestawienie wybranej do kontroli próby podatników podatku transportowego od osób fizycznych za lata 2008 – 2009. 29. Zestawienie wybranej do kontroli próby podatników podatku transportowego od osób prawnych za lata 2008 – 2009. 30. Oświadczenie Wójta Gminy w sprawie udziału pracowników urz ędu w post ępowaniach podatkowych w sprawach ulg w zapłacie podatku od środków transportowych. 31. Testy dotycz ące w podatku od środków transportowych.
______138 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
32. Dane dotycz ące podejmowanych działa ń windykacyjnych w stosunku do zaległo ści podatkowych 33. Zestawienie u Ŝytkowników wieczystych wraz z numerami działek, powierzchniami i wysoko ściami wpłat rocznych, 34. Oświadczenie Skarbnika Gminy w sprawie dochodów z tytułu u Ŝytkowania i zarz ądu 35. Wyja śnienie inspektora ds. gospodarki nieruchomo ściami w sprawie dzier Ŝawy nieruchomo ści nr 245/2. 36. Wykaz najwi ększych dłu Ŝników w opłatach czynszu z tytułu najmu lokali mieszkalnych i podj ęte działania windykacyjne. 37. Test dotycz ący prawidłowo ści uzyskiwanych dochodów maj ątkowych. 38. Dane o finansowej i rzeczowej realizacji zada ń z zakresu pomocy społecznej. 39. Udzielone dotacje na rzecz podmiotów nie zaliczanych do sektora finansów publicznych – testy. 40. Wydatkowanie środków z Zakładowego Funduszu Świadcze ń Socjalnych. 41. Zestawienie zrealizowanych zada ń inwestycyjnych w latach 2008 – 2009. 42. Wyja śnienie ró Ŝnic pomi ędzy kosztorysem ofertowym a kosztorysem powykonawczym 43. Dane dotycz ące zadania inwestycyjnego modernizacja dróg gminnych. 44. Wyja śnienie Wójta Gminy Rawa Mazowiecka w sprawie ustalenia wysoko ści dobrowolnych wpłat mieszka ńców na budow ę oczyszczalni ścieków. 45. Wyja śnienie w sprawie zmian do umowy na wykonanie oczyszczalni ścieków. 46. Wyja śnienie w sprawie zmian w zakresie realizacji zadania zwi ązanego z budow ą oczyszczalni ścieków. 47. Dane dotycz ące zadania inwestycyjnego – budowa 25 szt. przydomowych oczyszczalni. 48. Zestawienie składników maj ątku obj ętych ubezpieczeniem. 49. Prawidłowo ść klasyfikacji środków trwałych oraz zastosowanych stawek umorzeniowych wybranych środków trwałych. 50. Testy kontroli w zakresie gospodarowania składnikami maj ątku. 51. Wyliczenie jednorazowego dodatku uzupełniaj ącego dla nauczycieli sta Ŝystów i kontraktowych zatrudnionych w placówkach o światowych Gminy Rawa Mazowiecka. 52. Zestawienie akt kontroli. Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i podpisano w dniu 8 lipca 2010 roku. Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami pozostawiono w Urzędzie Gminy w Rawa Mazowiecka.
Kierownika jednostki i Skarbnika poinformowano o przysługującym mu prawie odmowy podpisania protokołu i złoŜenia w ciągu 3 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyjaśnień, co do przyczyn tej odmowy.
Kontrolujący: Jednostka kontrolowana: ...... (Urszula PodraŜka Krawczak) ......
______139 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE RAWA MAZOWIECKA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
(Krystyna Głąb) Kwituję odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli: ......
(data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej)
______140