Perancangan Dan Prosedur Penggunaan Tracer (Petunjuk Keluar) Pada Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Di Rumah Sakit Bhayangkara Tk Iii Hoegeng Iman Santoso Banjarmasin

PROSIDING: SEMINAR NASIONAL REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN “Penguatan Pendidikan Tenaga Kesehatan di Era Industri 4.0”

PERANCANGAN DAN PROSEDUR PENGGUNAAN TRACER (PETUNJUK KELUAR) PADA PENYIMPANAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT BHAYANGKARA TK III HOEGENG IMAN SANTOSO BANJARMASIN

Aus Al Anhar1, Eka Rahma Ningsih2, Amrina Rosada3

1,2,3Politeknik Unggulan Kalimantan, Jl. Pangeran Hidayatullah RT. 14 Kota Banjarmasin [email protected], [email protected], [email protected]

ABSTRACT The availability of medical record document quickly and precisely will be a great help the quality of health services to the patient, Document medical record stroge important consideration. The impact of the tracer outhave still not used it outquide document tucked or wrong the current positions of the medical record. Produce the tracer design outguide out) and procedure the use of the tracer outguideout) for storage and dischardmedical record and the hospital in- patient Bhayangkara TK III HoegengImanSantoso Banjarmasin 2018. Descriptive method with a qualitative case study design approach. Methods of data collection by interview and observation. The tracer design outguide out medical record for admission or dischardtreatment that is alternative II. A measure of length 35 cm in size and wide 24 cm, there are a pouch for bon lending with a measure of length 15,5 cm in size and wide, snellhecter material inter x spring f4 file to the weight of 99 grams color red folder to medical record. The tracer establish procedures the use of outguidego out for medical record for admission or dischardtreatment. Keyword :Medical record, The tracer(outguide out), Usag procedure, Infrastructure

ABSTRAK Ketersediaan dokumen rekam medis secara cepat dan tepat akan sangat membantu mutu pelayanan kesehatan kepada pasien. Penyimpanan dokumen rekam medis penting untuk diperhatikan. Dampak belum menggunakannya tracer (petunjuk keluar) dokumen rekam medis terselip atau salah letak (missfile). Menghasilkan rancangan tracer (petunjuk keluar) dan prosedur penggunaan tracer (petunjuk keluar) untuk penyimpanan rekam medis rawat jalan dan rawat inap Rumah Sakit Bhayangkara TK III Hoegeng Iman Santoso Banjarmasin Tahun 2018. Metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif rancangan studi kasus. Metode pengumpulan data dengan wawancara dan observasi.Rancangan tracer (petunjuk keluar) rekam medis rawat jalan dan rawat inap yaitu alternatif II. Ukuran panjang 35 cm dan lebar 24 cm, terdapat kantong untuk bon peminjaman dengan ukuran panjang 15,5 cm dan lebar 23 cm, bahan Snellhecter Inter X Spring File F4 dengan berat 99 gram berwana merah berbeda warnanya dengan map rekam medis. Membuat prosedur penggunaan tracer(petunjuk keluar) untuk rekam medis rawat jalan dan rawat inap. Kata Kunci: Rekam Medis, Tracer (Petunjuk Keluar), Prosedur Penggunaan, Sarana Prasarana

PENDAHULUAN maksimal. Ketersediaan dokumen rekam medis secara cepat dan tepat pada saat dibutuhkan akan Rekam medis yang baik adalah memiliki data yang sangat membantu mutu pelayanan kesehatan yang continue (berkesinambungan) mulai sejak awal diberikan kepada pasien. Maka dari itu, masalah hingga akhir perawatan diberikan ataupun sejak penyimpanan dokumen rekam medis merupakan pasien mendaftar pertama kali hingga pasien menjadi hal yang penting untuk diperhatikan. Jika sistem pasien inaktif (Huffman, 1994). Kesinambungan penyimpanan dokumen rekam medis yang dipakai data rekam medis merupakan suatu yang mutlak kurang baik, akan timbul masalah-masalah yang dan harus dipenuhi dalam menjaga nilai rekam dapat mengganggu ketersediaan dokumen rekam medis yang baik untuk mendukung kesehatan yang medis secara tepat dan cepat (Huffman, 1994).

23 PROSIDING: SEMINAR NASIONAL REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN “Penguatan Pendidikan Tenaga Kesehatan di Era Industri 4.0”

Sistem penyimpanan menurut Shofari, (2002) antara Faktor-faktor penyebab tidak menggunakan tracer lain: Sentralisasi yaitu penyimpanan dokumen rekam di bagian penyimpanan dokumen rekam medis di medis seorang pasien dalam satu kesatuan adalah Rumah Sakit Mata Dr. Yap Yogyakarta yaitu Sumber dokumen rekam medis rawat jalan dan rawat inap Daya Manusia (SDM) mengakibatkan petugasnya disimpan ke dalam folder atau map, desentralisasi tergesa- gesa, sarana di bagian penyimpanan yaitu yaitu penyimpanan dokumen rekam medis seorang rak penyimpanan sudah penuh dan prosedur tetap pasien disimpan secara terpisah antara dokumen pengambilan dan penyimpanan rekam medis terkait rekam medis rawat jalan dan dokumen rekam medis penggunaan tracer yang tidak dijalankan. Dampak rawat inap ataupun gawat darurat, satelit suatu sistem tidak menggunakan tracer di bagian penyimpanan penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan, dokumen rekam medis di Rumah Sakit Mata Dr. Yap rawat inap dan gawat darurat disimpan pada unit Yogyakarta yaitu (missfile) serta dokumen rekam tertentu yang digunakan oleh pasien secara continue medis sulit terlacak sehingga memperlambat dalam (terus menerus). penyediaan dokumen rekam medis (Budi, 2015). Fasilitas di ruang penyimpanan dokumen rekam Perancangan adalah penggambaran, perencanaan medis diantaranya, ruang dengan suhu ideal untuk dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa penyimpanan dokumen agar dokumen rekam medis elemen yang terpisah dari suatu kesatuan yang utuh tidak lembap, alat penyimpanan dokumen rekam dan berfungsi (Jogiyanto, 2009).Prosedur adalah medis, bisa menggunakan Roll o pack, rak terbuka, suatu urutan klerikal, biasanya melibatkan beberapa dan fillingcabinet dan tracer yang digunakan sebagai orang dalam suatu departemen atau lebih, yang pengganti dokumen dokumen rekam medis di rak dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam filling yang dapat digunakan untuk menelusuri transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang keberadaan rekam medis. Pentingnya tracer sebagai (Mulyadi, 2016). kartu pelacak dokumen rekam medis keluar dari rak Berdasarkan hasil observasi yang dilaksanakan penyimpanan dokumen rekam medis. Dengan adanya di Rumah Sakit Bhayangkara TK III Hoegeng tracerpenyimpanan dokumen rekam medis maka Iman Santoso Banjarmasin.Data kunjungan rata- dapat memudahkan ditemukannya kembali dokumen rata pasien di Rumah Sakit Bhayangkara TK III rekam medis pasien saat dibutuhkan (Budi, 2015). Hoegeng Iman Santoso Banjarmasin data bulan Tugas, peran dan fungsi pokok penyimpanan di unit Maret 2018 untuk rawat jalan rata- rata kunjungan rekam medis diantaranya, sebagai penjaga keamanan adalah 175 pasien perhari. Sedangkan pasien rawat dan kerahasiaan dokumen rekam medis, menyimpan inap 11 pasien perhari. Pasien rata-rata berasal dokumen rekam medis yang sudah lengkap dengan dari kota Banjarmasin dan sekitarnya. Dengan metode penyimpanan angka akhir dan diurutkan demikian petugas harus melakukan pengambilan dan sesuai nomor urutnya, mencarikan dokumen atau penyimpanan dokumen rekam medis sebanyak 186 menyediakan dokumen rekam medis untuk keperluan dokumen rekam medis tiap harinya. pelayanan dan keperluan lainnya dengan langkah- Rumah Sakit Bhayangkara TK III Hoegeng Iman langkah sebagai berikut, menerima tracer yang sudah Santoso Banjarmasin pada penyimpaan rekam medis terisi, mencari nomor rekam medis, menyelipkan menggunakan sistem desentralisasi proses menuju tracer pada dokumen rekam medis yang sudah sentralisasi dan sistem penjajaranya terminal diambil, mengambil dokumen rekam medis yang Numerical sistem(TNF).Rumah Sakit Bhayangkara sudah ditemukan, mencatat penggunaan dokumen TK III Hoegeng Iman Santoso Banjarmasin belum rekam medis dalam buku peminjaman, menandatangi menggunakan tracer (petunjuk keluar) rekam dan meminta tanda tangan penerima dokumen rekam medis (Shofari, 2002 ). medis yang keluar dari rak penyimpanan.Buku International Federation of Health Information ekspedisi atau buku peminjaman rekam medis Management Associations (IFHIMA, 2012), tracer baru tersedia pada bulan Februari 2018, dimana (petunjuk keluar) yaitu pengganti rekam medis yang buku ekspedisi berfungsi untuk mencatat siapa dan akan dikeluarkan dari penyimpanan untuk tujuan berapa jumlah rekam medis yang dipinjam sehingga apapun. Tracer (petunjuk keluar) meningkatkan dapat digunakan untuk melacak keberadaan rekam efisien dan keakuratan dalam peminjaman dengan medis. Berdasarkan wawancara kepada petugas menunjukkan dimana sebuah rekam medis untuk penyimpanan dampak dari belum menggunakannya disimpan saat kembali. Ketika penyimpanan kembali, tracer (petunjuk keluar) yaitu mengakibatkan rekam slip permintaan akan dihapus dan tersedia, kosong medis terselip atau salah letak (missfile) yaitu 7 dari slip peminjaman pada catatan (Utami, 2016). dokumen atau 4% dari 175 pasien perhari untuk

24 24 Aus Al Anhar, Eka Rahma Ningsih, dan Amrina Rosada. Perancangan dan Prosedur Penggunaan tracer ....

rawat jalan. Rawat inap 3 dokumen 27% dari 11 rekam medis terakhir, yang dimana bila ada tracer pasien perhari, rekam medis yang tidak ditemukan dapat mengetahui keterlambatan pengembalian. pada saat dibutuhkan atau saat pasien berobat ke Perancangan tracer (petunjuk keluar) yang digunakan rumah sakit, yang dimana jika ada tracer (petunjuk untuk Rumah Sakit Bhayangkara Tingkat III keluar) meningkatkan efisien dan keakuratan dalam Hoegeng Iman Santoso Banjarmasin dengan peminjaman dengan menunjukkan dimana sebuah membuat 2 alternatif tracer (petunjuk keluar) dengan rekam medis untuk disimpan saat kembali. Hal bahan yang kuat dan berkantong. ini menghambat dalam pencarian dokumen rekam Tahap-tahap dalam merancangtracer (petunjuk medis dan kesinambungan rekam medis untuk keluar) sebagai berikut: pelayanan. a) Membuat bentuk drafttracer (petunjuk keluar) dengan menggunakan sofware computer METODE Microscoft Word 2010; b) Kemudian menentukan ukuran dan bahan; Jenis penelitian ini adalah deskriptif, dengan c) Menyiapkan bahan; pendekatan kualitatif dengan memberikan gambaran d) Kemudian menentukan ukuran pada tracer perancangan dan penggunaan tracer (petunjuk alternatif I dengan panjang 33 cm dan lebar 21,5 keluar). cm sedangkan untuk alternatif II panjang 35 cm Desain pada penelitian ini menggunakan studi kasus dan lebar 24 cm; dilakukan dengan cara meneliti suatu permasalahan e) Memberi warna merah pada tracer (petunjuk melalui suatu kasus yang terdiri dari unit tunggal. keluar) alternatif I dan alternatif II; (Notoatmodjo, 2014).Yaitu pada penyimpanan f) Alternatif I menggunakan bahan cover jilid rekam medis rawat jalan dan rawat inap di Rumah buffalo yang dilapisi plastik laminating f4 Sakit Bhayangkara TK III Hoegeng Iman Santoso dan alternatif II menggunakan bahan plastik Banjarmasin. Snellhecter Inter X Spring File F4; Teknik pengumpualan data pada penelitian g) Selanjutnya membuat bentuk kantong untuk ini dengan cara wawancara dilakukan untuk penyimpanan bon peminjaman permintaan mendapatkan informasi terkait faktor penyebab berkas rekam medis, alternatif I dengan ukuran tidak menggunakan tracer, kemudian melakukan panjang 11,5 cm dan lebar 17 cm, sedangkan observasi menggunakan lembaran check list untuk alternatif II dengan ukuran panjang 15,5 cm dan melihat sarana prasarana penyimpanan dokumen lebar 23 cm; rekam medis dan kinerja petugas dalam proses h) Kemudian membuat tulisan pada tracer(petunjuk mengambil maupun menyimpan kembali dokumen keluar) dengan menggunakan jenis huruf Times rekam medis di rak penyimpanan dokumen dan New Rowman pada alternatif I dan II. kebutuhan terkait pembuatan prosedur penggunaan tracer (petunjuk keluar). Setelah drafttracer (petunjuk keluar) selesai Teknik analisis data menggunakan analisis univariat maka perancang melakukan perwujudan tracer bertujuan untuk menjelaskan atau mendeskripsikan (petunjuk keluar) sesuai dengan draft tersebut, dalam karakteristik setiap variabel penelitian. melakukan perwujudan tracer (petunjuk keluar) perancang menemukan kesulitan karena tidak semua HASIL percetakan bisa mencetak tracer (petunjuk keluar) dengan alasan bahan tidak ada dan harus dengan Rancangan Pembuatan Tracer (Petunjuk Keluar) jumlah yang banyak, maka dari itu perancang Rekam Medis Rawat Jalan dan Rawat Inap membuat sendiri perwujudan tracer (petunjuk Berdasarkan hasil wawancara dan observasi bahwa keluar) untuk pengajuan usulan. dibutuhkannya dan pentingnya tracer (petunjuk Pembuatan rancangan ini peneliti membuat 2 keluar), karena masih terjadinya misfile. Kendala rancangan alternatif tracer (petunjuk keluar). yang terjadi di penyimpanan adalah kurangnya Dibawah ini hasil dari perancangan tracer (petunjuk koordinasi tentang pengembalian rekam medis yang keluar) sebagai berikut: mana rawat jalan 1 x 24 setelah pelayanan dan rawat inap 2 x 24 jam setelah pelayanan, yang dimana petugas penyimpanan kehilangan siapa peminjam Tracer Alternatif I

25 PROSIDING: SEMINAR NASIONAL REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN “Penguatan Pendidikan Tenaga Kesehatan di Era Industri 4.0”

medis agar bon peminjaman tidak mudah hilang. Warna tracer merah dan bahan plastik Snellhecter Inter X Spring File F4 dengan berat 99 gram, dengan menggunakan bahan ini maka akan menghasilkan tracer (petunjuk keluar) yang kuat, awet dan mudah digunakan karena tidak akan mudah terlipat saat disisipkan di antara dokumen-dokumen rekam medis. Kelebihan dan kekurangan pada alternatif II ini, kelebihan yaitu ukurannya lebih besar dari ukuran sampul rekam medis dan warna yang mencolok maka sangat mempermudah dalam menemukannya kembali tracer (petunjuk keluar) tersebut, sedangkan untuk kekurangannya yaitu dilihat dari segi bentuk yang tidak praktis dan harganya lebih mahal. Gambar 1. Draft Rancangan Tracer (Petunjuk Setelah melalui tahap perancangan terhadap Keluar) Alternatif I perwujudan 2 alternatif rancangan tracer (petunjuk keluar), perancang melakukan wawancara kembali Rancangan tracer (petunjuk keluar) alternatif I kepada responden untuk mengetahui alternatif berbentuk persegi panjang horizontal yang ukurannya rancangan yang terpilih serta tanggapan mengenai lebih kecil dari alternatif II dimana kantong tracer hasil perancangan tracer (petunjuk keluar), tersebut. dibuat menonjal atau lebih keluar. Ukuran pada Hasil wawancara menyatakan bahwa alternatif tracer (petunjuk keluar) alternatif I ini yaitu dengan rancangan tracer (petunjuk keluar) yang terpilih yaitu panjang 33 cm dan lebar 21,5 cm, dan terdapat rancangan alternatif II. kantong untuk tempat bon peminjaman rekam medis Berdasarkan evaluasi pengajuan usulan mengenai agar bon peminjaman tidak mudah hilang, kantong hasil perancangan tracer (petunjuk keluar) tersebut, tersebut berukuran panjang 11,5 cm dan lebar 17 cm. maka perancang melakukan revisi terhadap rancangan Warna tracer merah dan bahan berupa kertas cover tracer (petunjuk keluar) alternatif II sesuai dengan jilid buffalo dilapisi dengan plastic laminatin F4. hasil pengajuan usulan yaitu sebagai berikut: Kelebihan dan kekurangan pada perancangan ini a) Penambahan lambang dan alamat Rumah Sakit kelebihan kantong lebih menonjol keluar, mudah Bhayangkara TK III Hoegeng Iman Santoso pada saat dilakukan pengambilan dan penyimpanan Banjarmasin, pada bagian belakang. dan lebih murah. Sedangkan untuk kekurangannya b) Perancang mengajukan kembali tracer (petunjuk bisa menggores rekam medis. keluar) yang sudah direvisi kepada pengguna Tracer alternatif II rancangan dengan melakukan wawancara. Di bawah ini merupakan gambar tracer (Petunjuk Keluar) yang sudah direvisi sesuai dengan permintaan responden (dilihat dari depan dan belakang):

Rancangan tracer alternatif II berbentuk persegi panjang dengan bentuk horizontal lebih besar dari rancangan alternatif I dengan ukuran panjang 35 cm dan lebar 24 cm hal ini agar mempermudah cepat Gambar 3. Tampak Depan Hasil Rancangan Tracer ditemukannya kembali tracer tersebut. Terdapat (Petunjuk Keluar) Alternatif II kantong dengan ukuran panjang 15,5 cm dan lebar 23 cm untuk tempat bon perminjaman berkas rekam

26 Aus Al Anhar, Eka Rahma Ningsih, dan Amrina Rosada. Perancangan dan Prosedur Penggunaan tracer ....

Gambar 4. Tampak Belakang Hasil Rancangan Prosedur Penggunaan Tracer (Petunjuk Keluar) Tracer (Petunjuk Keluar) Alternatif II Pada Penyimpanan Rekam Medis Rawat Jalan dan Rawat Inap Spesifikasi rancangan akhir tracer (petunjuk keluar) Hasil Penelitian di Rumah Sakit Bhayangkara alternatif II pada penyimpanan rekam medis. SOP (Standar Operasional Prosedur) untuk sistem Tabel 1. Hasil spesifikasi rancangan akhirtracer peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis di Rumah Sakit Bhayangkara TK III Hoegeng No Spesifikai Keterangan Iman Santoso Banjarmasin terdapat pada pedoman 1. Bentuk Berbentuk persegi panjang penyelenggaraan rekam medis sesuai dengan dengan bentuk horizontal hasil wawancara kepada respondenterdapat pada lebih besar dari ukuran map pedoman penyelenggaraan rekam medis berdasarkan rekam medis di Rumah Sakit Keputusan Rumah Sakit Bhayangkara TK III Bhayangkara TK III Hoegeng Banjarmasin Nomor: Kep/362/I/2017/Rumkit. Iman Santoso Banjarmasin SOP (Standar Operasional Prosedur) mengenai agar mempermudah cepat tracer (petunjuk keluar) yang ada di Rumah Sakit ditemukannya kembali tracer Bhayangkara TK III Hoegeng Iman Santoso (petunjuk keluar) tersebut dan Banjarmasin. Petunjuk keluar adalah suatu alat lebih terlihat saat diletakan yang penting untuk mengawasi penggunaaan rekam di dalam rak dan terdapat medis. Pada tempat keluarnya status dibuatkan kartu kantong untuk menyimpan bon petunjuk keluaranya satus sebagai pengganti pada peminjaman map-map rekam medis yang diambil ( dikeluarkan) 2. Ukuran Ukuran panjang 35 cm dan dari rak penyimpanan. Pada petunjuk kelaur lebar 24 cm Terdapat kantong dicantumkan: no. urut, no rekam medis, nama pasien, dengan ukuran panjang 15,5 tanggal keluar, tanggal kembali, nama peminjam, cm dan lebar 23 cm untuk serta keperluan (Jika permintaan rutin poliklinik tempat bon peminjaman rekam ditulis” rutin). Petunjuk keluar ini dibuat dari karton medis agar bon tidak mudah putih dan diletakaan menonjol, agar jika ada status hilang.. yang tidak kembali dapat diketahui dengan mudah. 3. Warna Warna merah karena warna Petunjuk keluar tetap berada diluar rak tersebut, merah tidak digunakan sebagai sampai map rekam medis yang diambil (dipinjam) sampul atau map berkas kembali.Setelah status kembali, petunjuk keluar rekam medis di Rumah Sakit dikeluarkan, diganti dengan status.Pada petunjuk Bhayangkara TK III Hoegeng keluar dilingkari nomor dari status yang telah Iman Santoso Banjarmasin kembali. dan merupakan saran dari responden I agar warna lebih mencolok. 4. Bahan Bahan plastik Snellhecter Prosedur penggunaan tracer (petunjuk keluar) rawat Inter X Spring File F4 jalan yang dibuat oleh peneliti adalah: dengan berat 99 gram, dengan a. Petugas pendaftaran pasien rawat jalan mencatat menggunakan bahan ini maka sesuai bon peminajaman yang dibuat 3 rangkap. akan menghasilkan tracer b. Petugas penyimpanan mengambil 2 rangkap bon yang kuat, awet dan mudah peminjaman rawat jalan. digunakan karena tidak akan c. Petugas penyimpanan mengambil tracer mudah terlipat saat disisipkan (petunjuk keluar) dan memasukan 1 rangkap di antara dokumen- dokumen bon peminjaman kedalam kantong tracer rekam medis. (petunjuk keluar). d. Petugas penyimpanan rawat jalan mencarikan 5. Estimasi Rp. 10.000/ Tracer ( petunjuk rekam medis sesuai bon peminjaman pada rak Harga keluar) penyimpanan. e. Petugas penyimpanan rawat jalan meletakan

27 PROSIDING: SEMINAR NASIONAL REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN “Penguatan Pendidikan Tenaga Kesehatan di Era Industri 4.0”

tracer (petunjuk keluar) secara horizontal untuk diserahkan kepada peminjam. ditempat rekam medis dikeluarkan. h) Pengembalian rekam medis rawat inap 2 x 24 f. Petugas penyimpanan mengambil rekam medis jam setelah pelayanan diberikan ke unit rekam dan meletakan 1 rangkap bon peminjaman medis. kedalam rekam medis dan mencatat rekam i) Rekam medis yang dikembalikan dikoreksi medis ke buku ekspedisi dan buku register. kembali yaitu mencocokan sesuai dengan buku g. Petugas penyimpanan rawat jalan menyerahkan ekspedisi. rekam medis kepada petugas pendaftaran untuk j) Petugas penyimpanan rawat inap mensortir pendistribusian rekam medis ke poliklinik- rekam medis sesuai dengan angka akhir poilklinik. ditempatkan pada rak sementara untuk h. Pengembalian rekam medis rawat jalan 1 x 24 mempermudah penyimpanan. Namun apabila jam setelah pelayanan poliklinik diberikan. rekam medis yang dipinjam tidak lebih dari i. Rekam medis yang dikembalikan poliklinik- lima tidak perlu disortir langsung dilakukan poliklinik dikoreksi kembali yaitu mencocokan penyimpanan. sesuai dengan buku ekspedisi. k) Rekam medis yang telah disortir, disimpan ke j. Petugas penyimpanan rawat jalan mensortir rak sesuai dengan angka akhir dan mengambil rekam medis sesuai dengan angka akhir tracer (petunjuk keluar) serta mengeluarkan bon ditempatkan pada rak sementara untuk peminjaman pada tracer (petunjuk keluar). Agar mempermudah penyimpanan. Namun apabila tersedia tracer (petunjuk keluar) yang kosong. rekam medis yang dipinjam tidak lebih dari lima tidak perlu disortir langsung dilakukan PEMBAHASAN penyimpanan. k. Rekam medis yang telah disortir, disimpan ke Rancangan Pembuatan Tracer (Petunjuk Keluar) rak sesuai dengan angka akhir dan mengambil Rekam Medis Rawat Jalan dan Rawat Inap tracer (petunjuk keluar) serta mengeluarkan bon Rumah Sakit Bhayangkara TK III Hoegeng Iman peminjaman pada tracer (petunjuk keluar). Agar Santoso Banjarmasin pendaftaran rawat inap dan tersedia tracer (petunjuk keluar) yang kosong. rawat jalan menjadi satu tempat yang mana terdiri Prosedur penggunaantracer (petunjuk keluar) rawat dari 1 orang koordinator pendaftaran rawat jalan dan inap yang dibuat oleh peneliti adalah: rawat inap, 8 orang pelaksana dan 1 orang petugas a) Petugas pendaftaran rawat inap menerima filling rekam medis. Penyimpanan rekam medis permintaan peminjaman kemudian mencatat ke berada dibelakang tempat pendaftaran pasien. bon peminjaman yang dibuat 3 rangkap. Menurut International Federation of Health Peminjaman rekam medis untuk keperluan riset, Information Management Associationspetunjuk penelitian dilakukan di unit rekam medis. keluar atau tracer yaitu pengganti rekam medis yang b) Petugas penyimpanan mengambil 2 rangkap bon akan dikeluarkan dari penyimpanan untuk tujuan peminjaman. apapun (IFHIMA, 2012). Jenis Tracer (petunjuk c) Petugas penyimpanan mengambil tracer keluar) yang baik adalah bentuk kartu, biasanya (petunjuk keluar) dan memasukan 1 rangkap ukurannya sama atau sedikit lebih besar dari rekam bon peminjaman kedalam kantong tracer medis (WHO, 2002). Model usulan rancangan (petunjuk keluar). yang terpilih pada rancangan peneliti adalah dapat d) Petugas penyimpanan rawat inap mencarikan dilihat pada gambar 4. 6 (hal 58) dan 4.7 (hal 58) rekam medis sesuai dengan catatan bon yaitu dengan ukuran panjang 35 cm dan lebar 24 peminjaman rawat inap pada rak penyimpanan. cm dengan ukuran kantong untuk menyimpan bon e) Petugas penyimpanan rawat inap meletakan peminjaman panjang 15,5 cm dan lebar 23 cm. tracer (petunjuk keluar) secara horizontal Petunjuk keluar tersebut lebih besar dari ukuran ditempat rekam medis dikeluarkan. rekam medis dengan ukuran rekam medis panjang f) Petugas penyimpanan mengambil rekam medis 32 cm dan lebar 24 cm. dan meletakan 1 rangkap bon peminjaman Petunjuk keluar berwarna membantu petugas dalam kedalam rekam medis dan mencatat rekam menandai lokasi yang benar untuk penyimpanan medis ke buku ekspedisi dan buku register. kembali rekam medis.Petunjuk keluar digunakan g) Petugas penyimpanan rawat inap menyerahkan berulang- ulang, maka bahan yang kuat merupakan rekam medis kepada petugas penadtaftaran hal yang penting (Huffman, 1994).Rancangantracer

28 Aus Al Anhar, Eka Rahma Ningsih, dan Amrina Rosada. Perancangan dan Prosedur Penggunaan tracer ....

(petunjuk keluar) yang terpilih adalah berwarna medis dari rak dimana rekam medis tersebut disimpan merah karena warna merah tidak digunakan sebagai dan satu ditinggal dipoliklinik/ bagian/ orang yang sampul atau map berkas rekam medis di Rumah meminjam rekam medis tersebut. Saat rekam medis Sakit Bhayangkara TK III Hoegeng Iman Santoso dikembalikan, kedua copysurat permintaan dibuang. Banjarmasin dan warna lebih mencolok. Bahan yang Bahan bon peminjaman rekam medis biasa dibuat digunakan adalah plastik Snellhecter Inter X Spring dari kertas biasa dengan ukuran ± 10,5 x 7 cm. File F4 dengan berat 99 gram, dengan menggunakan (Dirjen YanMed,2006). bahan ini maka akan menghasilkan tracer yang kuat, awet dan mudah digunakan karena tidak akan mudah SIMPULAN terlipat saat disisipkan di antara dokumen- dokumen rekam medis. Hasil rancangan tracer (petunjuk keluar) untuk peminjaman rekam medis rawat jalan dan rawat inap Prosedur Penggunaan Tracer (Petunjuk Keluar) berbentuk persegi panjang horizontal dengan ukuran Pada Penyimpanan Rekam Medis Rawat Jalan panjang 35 cm dan lebar 24 cm, berbahan keras dan Rawat Inap tahan lama terbuat dari Snellhecter Inter X Spring Prosedur penggunaan tracer (petunjuk keluar) File F4 dengan berat 99 gram berwarna merah yang untuk penyimpanan rekam medis, yang dibuat oleh berbeda warnanya dengan map rekam medis. Serta peneliti adalah Petugas pendaftaran pasien rawat ada kantong untuk memasukan bon peminjaman. jalan mencatat sesuai bon peminjaman yang dibuat 3 rangkap. Jenis petunjuk keluar atau tracer harus DAFTAR PUSTAKA tercantum nama pasien, nomor rekam medis, tanggal keluar, dan tujuan rekam medis atau peminjam Abdelhak, M. (2001).Health Information Of A (WHO, 2002). Strategic Resource 2nd Edition. Philadelphia: Bon peminjaman biasanya berbentuk suatu formulir Sunders Company. yang berisi nomor rekam medis, nama pasien, nama peminjam, tanggal peminjaman, tanggal Agustina.(2011). Perancangan Prosedur pengembalian, keperluan, tanda tangan peminjam Penggunaan Petunjuk Keluar (Outguide) dan petugas.Formulir tersebut biasanya dibuat untuk penyimpanan rekam medis rawat rangkap tiga, satu diletakan pada rekam medisnya, jalan di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura. satu disimpan sebagai tanda bukti keluarnya rekam Martapura: Stikes Husada Borneo Banjarbaru. medis dari rak dimana rekam medis tersebut disimpan Azwar, A. (1996) Menjaga Mutu Pelayanan dan satu ditinggal dipoliklinik/ bagian/ orang yang Kesehatan, Jakarta: Pustaka Sinar Harapan. meminjam rekam medis tersebut. Saat rekam medis dikembalikan, kedua copy surat permintaan dibuang. Budi, S. C. (2015) Pentingnya Tracer Sebagai Kartu Bahan bon peminjaman rekam medis biasa dibuat PelacaK Dokumen Rekam Medis Keluar dari kertas biasa dengan ukuran ± 10,5 x 7 cm. Dari Rak Penyimpan , Indonesian Jurnal Of (Dirjen YanMed,2006). Community Engagement, Volume 1. Petugas pendaftaran rawat inap menerima permintaan Departemen Pendidikan Nasional.(2002). Kamus peminjaman kemudian mencatat ke bon peminajaman Besar Bahasa Indonesia, Jakarta: Balai yang dibuat 3 rangkap. Pustaka. Peminjaman rekam medis untuk keperluan riset, penelitian dilakukan di unit rekam medis. Dirjen YanMed. (1997). Pedoman Pengelolaan Jenis petunjuk keluar atau tracer harus tercantum Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. nama pasien, nomor rekam medis, tanggal keluar, dan Jakarta: Departemen Kesehatan RI Direktorat tujuan rekam medis atau peminjam (WHO, 2002). Jendral Pelayanan Medik. Bon peminjaman biasanya berbentuk suatu formulir yang berisi nomor rekam medis, nama pasien, Dirjen YanMed. (2005). Pedoman Pengelolaan nama peminjam, tanggal peminjaman, tanggal Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. pengembalian, keperluan, tanda tangan peminjam Revisi 1. Jakarta: Departemen Kesehatan RI Direktorat Jendral Pelayanan Medik. dan petugas.Formulir tersebut biasanya dibuat rangkap tiga, satu diletakan pada rekam medisnya, Dirjen YanMed. (2006). Pedoman Pengelolaan satu disimpan sebagai tanda bukti keluarnya rekam Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia.

29 PROSIDING: SEMINAR NASIONAL REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN “Penguatan Pendidikan Tenaga Kesehatan di Era Industri 4.0”

Jakarta :Departemen Kesehatan RI Direktorat Republik Indonesia. (2009) .Undang- Undang RI Jendral Pelayanan Medik. Nomor 44 tahun 2009 , tentang Rumah Sakit. Jakarta. Hatta, G. R. (2008). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. RI, Menteri Kesehatan. (2008) Peraturan Menteri Jakarta: UI Press. Kesehatan No: 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. 2008 : Departemen IFHIMA. (2012). Education Module For Health Kesehatan RI, Jakarta. Record Practice: Module 3 – Record Identification System, Filling and Retention Rustiyanto, E. (2009). Manajemen Filing Dokumen Of Health Record. Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata Jogiyanto, H.M. (2009). Analisis dan Desain. Indonesia. Yogyakarta: Andi. Shofari, B. (2002). “PSRK 01 (Buku 1 Modul Mulyadi.(2016). Sistem Akuntansi.Jakarta Selatan: Pembelajaran Pengelolaan Rekam Medis Salemba Empat. dan Dokumentasi Rekam Medis)“. Semarang: Nafarin, M. (2009). Penganggaran Perusahaan . PORMIKI. Jakarta: Penerbit Salemba WHO.(2002). Medical Records ManualA Guide For Notoatmodjo, S. (2010).Metodologi Penelitian Developing Countries.Geneva : WH Kesehatan Edisi Revisi. Jakarta: PT Rineka Cipta.

Notoatmodjo, S. (2014).Metodologi Penelitian Kesehatan Edisi Revisi. Jakarta: PT Rineka Cipta.

Utami, A. S. (2016). Perancangan Tracer Berbasis Elektronik Di Filing Rawat Jalan RSUD RAA SOEWONDO Pati Tahun 2016. Semarang: Universitas Dian Nuswantoro.

Pratiwi, I. (2015). Redesain Tracer (Outguide) Pada Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Di Rumah Sakit Panti Nugroho Sleman Yogyakarta. Yogyakarta : Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.