Electronic Data Safes – Personal Information Management at the Intersection of Electronic Process Support and User-Managed Access in E-Business and E-Government
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Zurich Open Repository and Archive University of Zurich Main Library Strickhofstrasse 39 CH-8057 Zurich www.zora.uzh.ch Year: 2017 Electronic Data Safes: personal information management at the intersection of electronic process support and user-managed access in e-business and e-government Pfister, Joachim Posted at the Zurich Open Repository and Archive, University of Zurich ZORA URL: https://doi.org/10.5167/uzh-144449 Dissertation Published Version Originally published at: Pfister, Joachim. Electronic Data Safes: personal information management at the intersection ofelec- tronic process support and user-managed access in e-business and e-government. 2017, University of Zurich, Faculty of Economics. Department of Informatics Electronic Data Safes – Personal Information Management at the Intersection of Electronic Process Support and User-Managed Access in E-Business and E-Government Dissertation submitted to the Faculty of Business, Economics and Informatics of the University of Zurich to obtain the degree of Doktor der Wissenschaften, Dr. sc. corresponds to Doctor of Science, PhD presented by Joachim Pfister from Germany approved in July 7 at the request of Prof. Dr. Gerhard Schwabe Prof. Dr. Jörn von Lucke The Faculty of Business, Economics and Informatics of the University of Zurich hereby authorizes the printing of this dissertation, without indi- cating an opinion of the views expressed in the work. Zurich, July , Chairwoman of the Doctoral Board: Prof. Dr. Elaine M. Huang i To my mother Katharina who missed the beginning and my father Anton who missed the end of this journey. I know you're living in my mind. It's not the same as being alive. Supersymmetry. Arcade Fire, Supersymmetry iii Abstract In private households, paper-based documents are increasingly substi- tuted by electronic documents. In order to get organized, an individual nowadays needs to oversee a plethora of digital and physical information items stored at various locations. As a technological solution to alleviate or overcome this problem of information fragmentation, cloud-based storage services such as Electronic Data Safes EDS emerge as the quasi- natural habitat for all digital valuables. Besides storing such information items, an active EDS also connects individuals and organizations from the private and the public sector to exchange information items related to business processes following the user-managed access paradigm. This means, that the individuals decide with whom they want to share specific information items. In other words, an EDS acts as a tool or service at the intersection of personal information management and process support in the domain of e-government and e-business. This thesis investigates the overarching research question: How can we reduce or even overcome information fragmentation in the context of e- business or e-government processes? by putting the EDS concept into practice. This is done by researching existing EDS services and by carry- ing out exploratory research using the prototype of an active EDS. Thereby, this thesis contributes to e-government, e-business, and human computer interaction by providing new knowledge and insights due to an in depth-analysis of current practices and by uncovering challenges and requirements that are relevant for the future design of EDS solutions or cloud-based information item storage solutions in general. The thesis consists of four research essays. The first essay gives an over- view of the current landscape of electronic data safes in the e-business and e-government domain. Thereby, and with its in-depth study of busi- ness models for EDS, this essay provides the foundation and context for the further research activities of this thesis. v Essays two and three identify current usage patterns and emerging prob- lems from the user-perspective when individuals chose to store their in- formation items in an EDS. The second essay investigates what it means to go paperless with the help of an EDS in terms of user-behavior. A ty- pology of content that is kept safe in an EDS is developed. Moreover, the users motivations are reflected and an EDSs role with respect to other cloud-based storage services is analyzed. Also, the challenges of main- taining a digital, personal archive are depicted and data value zones are introduced as a sensitizing concept to reflect upon problematic reasa . The third essay focusses on the aspect when digitally stored information items eventually become a digital legacy and which strategies people choose to shape and give access to it. Pre-mortem password sharing is identified as a common coping strategy. Additionally, the challenges as- sociated with passing on a digital legacy, such as the lack of enculturated practices, difficulties in the appraisal and selection of information items, the preference for deletion, and implicitly transferring data stewardship duties are described and discussed to suggest design implications. The fourth and last essay reports on the results of an evaluation of an EDS prototype with e-government and e-business process support in order to identify potential benefits, challenges, and problems. Four barriers for the adoption of an active EDS in the light of transformational govern- ment are identified: offering citizens unfamiliar services thathave the character of experience-goods; failing to fulfil common service expec- tations of the customers; failing to establish contextual integrity for data sharing, and, failing to establish and run an active EDS as a multi-sided platform providing an attractive business model. Further- more, design implications are suggested to overcome the identifiedchal- lenges and problematic areas. The last chapter wraps up the findings from the four essays and puts them into context with smart government initiatives aspiring to the idea of government . or industry . that are being discussed as emerging future topics. vi Zusammenfassung In Privathaushalten werden Papierdokumente zunehmend durch elekt- ronische Dokumente ersetzt. Daher muss man heutzutage, um sich selbst zu organisieren, eine Vielzahl von digitalen und physischen Infor- mationsitems, die an verschiedenen Orten gespeichert sind, im Blick be- halten. Um dieses Problem der zunehmenden Fragmentierung von In- formationsitems zu lindern oder gar zu lösen, bieten sich als technische Lösung elektronische Datensafes EDS an, die per se als quasi-naturge- gebener Aufbewahrungsort für sämtliche, digitale Wertsachen fungie- ren. Neben dem Speichern von Informationsitems verbinden aktive EDS zudem Individuen und Organisationen aus dem privatwirtschaftli- chen und öffentlichen Sektor, um Informationsitems für Geschäftspro- zesse mit der Erlaubnis des Datenbesitzers auszutauschen, was mit user- managed access bezeichnet wird. Dies bedeutet, dass Individuen ent- scheiden, mit wem sie ihre eigenen Informationsitems teilen wollen. Man könnte auch sagen, dass ein EDS an der Schnittstelle zwischen per- sönlichem Informationsmanagement und Prozessunterstützung im Be- reich von E-Government und E-Business liegt. Diese Arbeit untersucht die übergreifende Forschungsfrage: Wie kann die Fragmentierung von Informationen vermindert oder sogar verhindert wer- den im Kontext von E-Business oder E-Government, indem man das Kon- zept eines EDS in der Praxis umsetzt? Antworten auf diese Frage werden dadurch erarbeitet, dass bestehende EDS-Dienste untersucht werden und zudem ein Prototyp zur Durchführung von explorativen Nutzertests herangezogen wird. Diese Arbeit leistet einen Betrag zur Forschung in den Bereichen E-Government, E-Business und Mensch-Maschine-Inter- aktion, indem neues Wissen und Einblicke generiert werden, beispiels- weise durch die tiefgehende Analyse von gegenwärtigen Praktiken und durch das Ermitteln von Herausforderungen und Anforderungen, die für das Service-Design von zukünftigen EDS oder generell Cloud-basierten Speicherdiensten für Informationsitems von Nutzen sind. vii Diese Arbeit besteht aus vier in sich abgeschlossenen Essays. Der erste Essay vermittelt einen Überblick über die aktuelle Landschaft von elekt- ronischen Datensafes im Bereich von E-Business und E-Government. Dadurch und mittels einer detaillierten Untersuchung von Geschäftsmo- dellen für EDS schafft der Essay die Grundlage und den Kontext für die darauf aufbauenden Forschungsaktivitäten im Rahmen dieser Arbeit. Essay zwei und drei widmen sich den gegenwärtigen Nutzungsmustern und den möglichen Problemen aus Endnutzersicht, die sich aus dem Ein- satz von EDS beim Speichern von Informationsitems von Privatleuten ergeben. Der zweite Aufsatz untersucht das Nutzerverhalten beim Ver- such, mittels eines EDS privat ein papierloses Dasein anzustreben. Als Ergebnis wird eine Inhaltstypologie von Inhalten in einem EDS vorge- stellt. Zudem wird die Motivation der Nutzer reflektiert und die Position eines EDS im Informations-Ökosystem mit anderen Cloud-basierten Speicherdiensten beleuchtet. Ausserdem werden die Herausforderungen beschrieben, ein digitales, persönliches Archiv zu schaffen und „data va- lue zones Zonen mit spezifischem Wert für Daten werden als ein sinn- stiftendes Konzept eingeführt, um Problematiken zu reflektieren. Der Hauptfokus des dritten Essays liegt auf dem Aspekt des digitalen Vererbens, d.h., was passiert, wenn digitale Informationsitems zum digi- talen Nachlass werden und welche Strategien von den Nutzern verfolgt werden, um ihren Nachlass zu schnüren und den Zugriff darauf zu er- möglichen. Das Teilen von Passwörtern vor dem Tode wurde als verbrei- tete