Omstillingsavtale for Tysfjord, Ballangen og Narvik kommune ved etableringen av nye Narvik kommune.

Vedtatt Fellesnemnda 01.02.2020. Innhold 1. Generelt ...... 3 2. Grunnlag ...... 3 3. Formål ...... 3 4. Målsetting ...... 4 5. Definisjoner ...... 4 6. Varighet ...... 4 7. Prosess ...... 4 8. Alminnelige bestemmelser, partenes oppfølgingsansvar ...... 4 9. Virksomhetsoverdragelse ...... 5 10. Tilsettinger/innplassering i stillinger ...... 5 11. Medbestemmelse, informasjon og gjennomføring ...... 6 Kommunikasjonsplan ...... 6 Leders ansvar ...... 6 Kartleggingssamtaler ...... 6 12. Overordnede planer i endringsprosessen ...... 7 13. Virkemidler ...... 7 Endring av oppmøtested ...... 7 Overgang til ekstern virksomhet ...... 7 Lønn ved overgang til lavere lønnet stilling ...... 7 Unntak kan gjøres for å begrense overtallighet ...... 8 14. Dokumenter som skal utarbeides: ...... 8

1. Generelt

Dette er en overordnet avtale. Korrigeringer i dette dokument utarbeides etter drøftinger i felles Partssammensatt Utvalg (PSU). Prosessene følger reglene for virksomhetsoverdragelse i Arbeidsmiljøloven kapittel 16. Tillitsvalgte skal involveres i alle drøftinger i henhold til Hovedavtalen.

2. Grunnlag

Foreliggende avtale er inngått mellom Fellesnemnda for Nye Narvik kommune og arbeidstakerorganisasjonene i Ballangen, Narvik og Tysfjord kommune er representert ved de hovedtillitsvalgte i Partssammensatt utvalg (PSU). Avtalen har vært på høring i alle arbeidstakerorganisasjonene og hos alle hovedverneombud samt i AMU i de respektive kommuner.

Partene står overfor betydelige omstillingsprosesser for å legge til rette for en bærekraftig og fremtidsrettet utvikling av gode og likeverdige tjenester i den nye kommunen.

Når Tysfjord, Ballangen og Narvik kommuner slår seg sammen 1. januar 2020, opphører Tysfjord, Ballangen og Narvik kommune å eksistere, og nye Narvik kommune blir en realitet.

Omstillingsavtalen skal sikre en ryddig og forutsigbar prosess for ansatte, og skape felles plattform og spilleregler for kommunesammenslåingen.

Omstillingsarbeidet skal gjennomføres i samsvar med de forpliktelser partene har etter arbeidsmiljøloven, hovedavtalen, hovedtariffavtalen og andre overordnede føringer. I tillegg skal lokale avtaler i de 3 kommunene hensyntas i arbeidsprosessene videre.

Avtalen begrenser ikke rettigheter eller plikter som er forankret i lover, forskrifter og det øvrige avtaleverk mellom arbeidsgiver og de ansattes organisasjoner. Den nye Narvik kommune skal stå tilsluttet KS som avtaleområde.

3. Formål

Denne avtalens formål er å gi nærmere retningslinjer for hvordan omstillingsprosessen skal gjennomføres. Det skal være en ryddig og forutsigbar prosess basert på felles forståelse og spilleregler for organisasjonsendringene. Avtalen skal bidra til ryddige prosesser og korrekt personalbehandling, herunder ivareta likestillingsvernet. Den skal ivareta arbeidsgivers behov for kontinuitet i arbeidsoppgaver og kompetanse, og arbeidstakers ønsker skal ivaretas så langt det er mulig. Medvirkning og forutsigbarhet knyttet til forhold som berører den enkeltes arbeidsplass, og organisasjonen som helhet skal ivaretas.

Partene skal bidra til realisering av dette formål, der man følger hovedavtalens intensjon om at medvirkning skal ivaretas så tidlig som mulig - og på alle nivå jamfør prosjektstyringsplanen.

Omstillingsavtalen skal medvirke til at den enkelte arbeidstaker har trygghet i arbeidsforholdet, gjennom prosessen og inn i den nye kommunen.

Videre skal avtalen avklare hvilke lokale avtaler, reglement, rutiner og prosedyrer som skal gjelde i nye Narvik kommune. Det legges som prinsipp at lønnsforskjeller mellom ansatte i de tidligere kommunene skal harmoniseres over tid, men ikke slik at ansatte går ned i lønn jamfør hovedtariffavtalen kapittel 1, § 3.4.

4. Målsetting

Hovedmålsettingen skal være at alle ansatte får beholde et arbeidsforhold i den nye kommunen, og ingen skal få oppsigelse med bakgrunn i kommunesammenslåingen. Dette vil også omfatte ansatte i Regionrådet.

Partene er enige om at omstillingsprosesser best gjennomføres i et forpliktende og tillitsfullt samarbeid mellom arbeidsgivers representanter og arbeidstakernes tillitsvalgte, herunder også verneombud. Deltakerne skal gis reell innflytelse. Deltakelse forplikter både arbeidsgiver og arbeidstakersiden. Alle avtaler som skal forankres i forhandling og drøfting må behandles i riktige organer.

Et overordnet mål for arbeidsgiverpolitikken er å bruke disponible ressurser på en hensiktsmessig og effektiv måte, slik at alle ansatte i størst mulig grad får oppgaver som er tilpasset den enkeltes kompetanse og at arbeidsoppgaver som oppfattes utfordrende og utviklende. Arbeidet må organiseres slik at både trivsel, helse, miljø og sikkerhet ivaretas.

Der det er nødvendig skal det gjøres en kartlegging av personalmessige forhold og konsekvenser for å sikre en vellykket omstilling.

En eventuell reduksjon i bemanningen skal som hovedregel skje ved naturlig avgang. Dersom ansatte defineres som overtallige, skal målet være å tilby annet arbeid. Arbeidstakere som blir omplassert må akseptere endring i ansvar- og arbeidsoppgaver samt arbeidssted som er i henhold til lov- og avtaleverk. Som overgangsordning må også vikararbeid, eller annet midlertidig arbeid kunne påregnes.

5. Definisjoner

Med ansatte/arbeidstaker menes her alle som har et ansettelsesforhold i Tysfjord, Ballangen og Narvik kommune. Med arbeidsgiver menes de som har fått delegert personalansvar. Med arbeidstakeres tillitsvalgte menes tillitsvalgte i henhold til hovedavtalen, samt verneombud.

6. Varighet

For kommunesammenslåingen gjelder omstillingsavtalen fra avtaleinngåelsen til 31.12.2019. Denne avtalen, eller tilsvarende avtale for nye Narvik kommune, skal ivareta alle arbeidstakere inntil kommunesammenslåingen med tilhørende ansettelsesprosesser er sluttført.

7. Prosess

I møte den 09.11.2018 i partssammensatt utvalg (PSU) ble det etablert en egen arbeidsgruppe for å lage en omstillingsavtale mellom Narvik, Ballangen og Tysfjord kommune. I arbeidsgruppen er ordførere, rådmenn, leder for delprosjektet arbeidsgiverpolitikk, tillitsvalgte og hovedverneombud som gir representasjon fra alle tre kommunene. Arbeidsgruppen har fem representanter fra arbeidsgiversiden og fem representanter fra arbeidstakersiden. Det ble hentet innspill fra tillitsvalgte underveis i prosessen. Omstillingsavtalen har vært til drøfting, og behandlet i alle tre kommuners arbeidsmiljøutvalg, PSU og fellesnemnda

8. Alminnelige bestemmelser, partenes oppfølgingsansvar

Tysfjord, Ballangen og Narvik kommune er ansvarlig for at denne avtalen blir gjort gjeldende for alle nivåer i det som blir nye Narvik kommune.

· Arbeidsgivers oppfølging av omstillingsavtalen skjer i rådmennenes styringslinje. · De hovedtillitsvalgtes oppfølging av omstillingsavtalen [1] skjer i hovedsak via de tillitsvalgte i virksomhetene. · Hovedverneombudets oppfølging av omstillingsavtalen [2] skjer i hovedsak via verneombudene i virksomhetene.

Omstillingsavtalens praktisering og virkemåte kan tas til vurdering av partene under hele prosessen. Melding om dette skal skje skriftlig til prosjektleder for Nye Narvik kommune 14 dager i forkant av møter i PSU slik at temaet kan settes på dagsorden til PSU.

9. Virksomhetsoverdragelse

En kommunesammenslåing er å regne som en virksomhetsoverdragelse etter Arbeidsmiljøloven. Tysfjord, Ballangen og Narvik kommune opphører og nye Narvik etableres. Ved etableringen av ny kommune skjer det en virksomhetsoverdragelse hvor alle ansatte i de tidligere kommunene automatisk går over til den nye kommunen og får ny arbeidsavtale. Den ansattes lønns- og arbeidsvilkår skal ivaretas slik det fremkommer av AML kap.16. Ansatte som ville vært omfattet av hovedforhandlingen i opprinnelig tilsetting skal også omfattes av denne forhandlingen i sitt nye arbeidsforhold, der bibeholdt lønn er utgangspunkt for forhandlingen. Ingen ansatte blir sagt opp i forbindelse med kommunesammenslåingen. Ansatte har derimot en mulig reservasjonsrett, AML § 16-3.

10. Tilsettinger/innplassering i stillinger

Det skal utarbeides stillingsbeskrivelse med kompetansekrav i de tilfeller ny organisering inneholder stillinger som i det vesentlige endres i innhold eller stillinger som ikke eksisterer i dagens tre kommuner. For stillinger som videreføres, der kommunene har vesentlige forskjeller i stillingsbeskrivelser og kravspesifikasjon, må det også utarbeides nye felles dokumenter. Ansatte som etter ny organisering og innplassering ikke kan fortsette i tilsvarende stilling som vedkommende hadde vil få tilbud om annet passende arbeid i henhold til Arbeidsmiljøloven kapittel 15. Tilsetting i stilling gjøres i henhold til gjeldende hovedtariffavtale.

Straks det er kjent at flere ansatte kan være aktuelle for samme stilling, vil arbeidsgiver gjennomføre kartleggingssamtaler med de aktuelle. Samtalen skal sikre at arbeidsgiver har fullstendig oversikt over den ansattes kompetanse, formell og uformell, motivasjon for og prioriterte ønsker om andre aktuelle arbeidsoppgaver. Den ansatte kan la seg bistå av en tillitsperson i samtalen. Det skrives referat.

De tre kommunene etablerer et felles omstillingsutvalg, ad-hoc utvalg i henhold til HA § 3-1. Omstillingsutvalget tilknyttes delprosjektområdet for personal og arbeidsgiverpolitikk. Omstillingsutvalget settes i drift fra vedtaksdato for dette dokumentet. Mandatet for omstillingsutvalget fastsettes som følgende:

1. Felles omstillingsutvalg består av de tre personalsjefene eller annen funksjon utpekt av rådmannen, samt en arbeidsgiverrepresentant fra rådmannsnivå. Arbeidstakerrepresentantene i felles PSU representerer de ansatte i omstillingsutvalget.

2. Leder av utvalget utpekes blant arbeidsgiverrepresentantene.

3. Representanten fra rådmannsnivået vil ha vedtaksmyndigheten i utvalget.

4. Felles omstillingsutvalg behandler innplassering i stillinger, basert på kartleggingssamtaler. Dette omfatter også sykemeldte og arbeidstakere med arbeidsavklaringspenger, samt de som er i lønnet/ulønnet permisjon i omstillingsperioden.

5. De tre kommunene skal ikke utlyse faste ledige nøkkelstillinger (tradisjonelle rådhusfunksjoner), samt lederstillinger med delegert myndighet i de tre kommunene før disse er behandlet i felles omstillingsutvalg.

6. Ledere som søker stilling i en av de respektive kommunene skal ha mulighet til å fortsette i sin nåværende stilling frem til sammenslåingen er en realitet.

7. Omstillingsutvalget skal vurdere om stillingene skal utlyses internt i de tre kommunene eller eksternt. Utover dette følger ansettelsesmyndigheten av den enkelte kommunes delegeringsreglement.

8. Felles omstillingsutvalg innstiller til rådmannen i kommunen hvor ledighet oppstår. Rådmannen konsulterer de øvrige rådmennene (inkl. rådmann i nye Narvik kommune) før beslutning om utlysning og ansettelse fattes.

9. Felles omstillingsutvalg møtes ved behov.

11. Medbestemmelse, informasjon og gjennomføring

For å sikre medbestemmelse etter denne avtalen, skal det i prosjektperioden etableres hensiktsmessige samarbeidsarenaer med arbeidsgiver, arbeidstakernes tillitsvalgte og hovedverneombudene.

Kommunikasjonsplan

Utarbeidet og vedtatt kommunikasjonsstrategi for arbeidet med etablering av Nye Narvik kommune, (FN-sak 019/2017, møtedato 01.11.2017), legges til grunn for all kommunikasjon og informasjon i omstillingsprosessen.

På samme måte som arbeidsgiver har informasjonsplikt, har arbeidstaker plikt til å søke informasjon.

Leders ansvar

Den enkelte leder med personalansvar har gjennom hele prosessen plikt til å informere sine ansatte, med særlig fokus på de som kan bli berørt av omstillinger, om forhold som berører virksomhetens oppgaver og arbeidstakernes stilling.

Kartleggingssamtaler

Omstillingsprosessen skal støttes ved konkret involvering av den enkelte ansatte. Leder skal sørge for at alle ansatte som blir direkte berørt får en særskilt individuell samtale (kartleggingssamtale). Kartleggingssamtalen skal ha som mål å styrke lederes og ansattes gjensidige kunnskap om individuelle forhold som har betydning for den ansatte i forbindelse til den aktuelle endring. Hensikten er å få oversikt over relevant formell kompetanse, realkompetanse, tjenestetid, personlige og sosiale forhold, ønsker og behov i forhold til arbeidsoppgaver og arbeidsvilkår. Leder benytter utarbeidet mal for slike samtaler. Samtalene skal dokumenteres skriftlig ved bruk av malen, og skal underskrives av arbeidstaker og leder.

Dokumentasjon skal arkiveres i personalmappen. Arbeidstaker kan ha med seg tillitsperson i samtalen.

12. Overordnede planer i endringsprosessen

Denne omstillingsavtalen forutsetter at det utarbeides et overordnet organisasjonskart, (Administrativ organisering og tjenesteutvikling) med organisasjons- og bemanningsplaner, der det er formålstjenlig. Disse planene skal så tidlig som mulig legges fram for felles PSU og Fellesnemnda.

Organisasjonsplanene vil kunne omhandle lokalisering, organisasjonsstruktur, hovedoppgaver og generelle krav til kompetanse.

Plan for administrativ organisering omhandler utarbeiding av formell organisasjonsstruktur og prinsipp, (funksjonelt og geografisk prinsipp for organisering), Nye Narvik kommune skal organiseres etter.

Bemanningsplanen vil bla angi aktuelle arbeidsområder, tjenestested, type kompetanse og antall årsverk eller stillinger.

13. Virkemidler

Det tilligger omstillingsutvalget å bestemme hvilke virkemidler som er nødvendige for å nå de mål som er satt for de ulike omstillingsprosesser, samt hvem som evt. skal tilbys slike virkemidler. Omstillingsutvalgets beslutning om bruk av virkemidler skal tas opp med den enkelte arbeidstaker i tråd med denne avtalen, og den ansatte har da rett til å la seg bistå av en tillitsvalgt eller en annen tillitsperson. Partene er enige om at hver enkelt personaltilpasning må vurderes for seg. Omstillingsutvalgets konkrete tilbud er en sak mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, og skal gjøres til gjenstand for en individuell avtale. Dette skal drøftes med tillitsvalgte jf. AML.§16-5.

Endring av oppmøtested

Ansatte som blir pålagt en betydelig økt arbeidsreise (reisetiden til nytt arbeidssted øker med mer enn 30 minutter hver vei i forhold til dagens reisetid) skal følgende ivaretas:

1. Ansatte kan få tilbud om fjernarbeidsplass med utgangspunkt i sin nåværende oppmøteplass. 2. Det kan gis kjøregodtgjørelse til ansatte som blir omfattet av kjøretid på 30 minutter eller mer. 3. Arbeidstiden kan reduseres tilsvarende forlengelsen av reisetid. 4. Ansatte med redusert arbeidsevne samt seniorer (over 58 år) skal bli hensyntatt ved endring av oppmøtested.

Ansatte som ønsker å tiltre annet oppmøtested, skal kunne forhandles og innvilges særskilt tilrettelegginger eller kompensasjon i en overgangsfase. Overgangsfasen vurderes individuelt, men skal ikke settes lengre enn 31.12.2034 (15 år).

Overgang til ekstern virksomhet

Dersom det ikke fremkommer løsning på overtallighet, og den ansatte kan gå over til ekstern arbeidsgiver, skal det legges til rette for rask overgang.

Lønn ved overgang til lavere lønnet stilling

Det vises ellers til Hovedtariffavtalens kapittel 1, § 3.4 om omplassering og videreføring av stillingens lønn ved overgang til lavere lønnet stilling.

Unntak kan gjøres for å begrense overtallighet

1. Ledige stillinger kan holdes vakante i påvente av kartlegging/avklaring for overtallighet, tilsettingsstopp kan vedtas. 2. Ansatte som søker stilling i en av de respektive kommunene skal ha mulighet til å fortsette i sin nåværende stilling frem til sammenslåingen er en realitet. 3. Ansette midlertidig i vakant stilling – etter vedtak. (Stillinger som er til vurdering i prosessen med ny organisering) 4. Utdanning til annen stilling i organisasjonen vurderes (lønnet permisjon, mot 2 års bindingstid etter endt utdanning).

14. Dokumenter som skal utarbeides:

· Mal for kartleggingssamtale (sendes ut) · Overordnet organisasjonskart (hovedstruktur) · Kommunikasjonsplan (til omstillingsavtalen, fokus på de ansatte) · Rutiner for omorganisering/omstilling og nedbemanning · Kartlegging av og kriterier for overtallighet · Mal for kartlegging av lokale avtaler · Modell for administrativ organisering av nye Narvik kommune · Bemanningsplaner · Delegasjonsreglement for administrasjon/ledere · Nye arbeidsavtaler for alle ansatte i nye Narvik kommune · Kartlegging av lokale avtaler, funksjonstillegg, lønn mm · Kartlegging av vikarer som har en juridisk rett til ansettelse jf AML § 14-9. · Fortrinnsrett et år etter oppsigelse, etablere rutine. · Kompetanseplaner

I tillegg skal kommunenes planverk (IA-plan, lønnpolitisk plan mm), reglement (permisjonsreglement, fleksitid mm) gjennomgås og samkjøres.

-Se HTA kap.1, § 3.3 Innskrenking/rasjonalisering -Se HTA kap.1 § 3.4 Omplassering – (SKAL) beholde sin lønn -Se HA del B, § 1-4-1(omorganisering)

Etablering av omstillingsavtale for Nye Narvik kommune

For Fellesnemda v/leder:

For Tysfjord kommune v/rådmann:

For Ballangen kommune v/rådmann:

For Narvik kommune v/rådmann:

For sammenslåingsprosjektet Nye Narvik kommune v/prosjektleder:

For vernetjenesten:

For arbeidstakerorganisasjonene:

[1] For at hovedtillitsvalgte skal ha mulighet til å følge opp hvordan omstillingsavtalen etterleves i virksomhetene, må de tillitsvalgte informere HTV underveis i prosessen. [2] For at hovedverneombud skal ha mulighet til å følge opp hvordan omstillingsavtalen etterleves i virksomhetene, må verneombud informere HVO underveis i prosessen.