Productiehandboek Gids Voor Externe Productiehuizen

PRODUCTIEHANDBOEK

GIDS VOOR EXTERNE PRODUCTIEHUIZEN

Update: 1 april 2020

EPRO-CEL ...... 4

TOEGANGSBADGE ...... 5

HET DEPOT ...... 6

TOELEVERINGSDIENSTEN: REKWISIETEN – KOSTUUMS ...... 8 ALGEMEEN VOOR ALLE UIT TE LENEN STUKKEN ...... 8 REKWISIETEN ...... 8 KOSTUUMS ...... 9

WERKMATERIAAL EN UITZENDDRAGERS ...... 12

RICHTLIJNEN VOOR DE GENERIEKEN ...... 13

RICHTLIJNEN VOOR COPYRIGHT © OP ALLE VRT-TV-NETTEN ...... 15 HOE ZIET EEN EINDGENERIEK EN ZIJN COPYRIGHT ER NORMAAL GEZIEN UIT? ...... 15 VERDERE SPECIFICATIES VOOR DE EXTERNE PRODUCTIEHUIZEN ...... 17 EXTRA COPYRIGHTREGELS VOOR EEN EN CANVAS ...... 20 WAAR KAN JE DE COPYRIGHTS VINDEN? ...... 21

DE VERTAALAFDELING ...... 22 GESLOTEN ONDERTITELING ...... 22 OPEN ONDERTITELING ...... 22 ONDERTITELBELEID ...... 23

HET AFGEWERKTE PROGRAMMA ...... 25 DUUR VAN EEN PROGRAMMA ...... 25 TECHNISCHE VEREISTEN VAN EEN PROGRAMMA-FILE ...... 25 WANNEER EN HOE LEVEREN VAN EEN UITZENDING? ...... 26 LAATTIJDIGE AANLEVERING ...... 27 HET PROGRAMMA WERD GELEVERD, MAAR MOET WORDEN TERUGGEHAALD...... 27

DE NETPLANNING ...... 29 HOE WERKT DE NETPLANNING? ...... 29

INHOUDELIJKE EN TECHNISCHE PROGRAMMAGEGEVENS (IPG – TEG - IPO ) ...... 31 DE IPG OF HET DOCUMENT INHOUDELIJKE PROGRAMMAGEGEVENS ...... 31 DE TEG OF TECHNISCHE GEGEVENS VOOR UITZENDING ...... 33 DE IPO OF INHOUDELIJKE PROGRAMMAGEGEVENS VOOR ONLINE-MATERIAAL ...... 35

VRT COMMUNICATIE ...... 37 COMMUNICATIEDIENST VRT ...... 37

PROMOCEL...... 40 WAT MOET JE DOEN OM TRAILERING TE VERKRIJGEN OP EEN, KETNET OF CANVAS? ...... 40 AANLEVEREN VAN TRAILERS/TRAILERMATERIAAL/’VOLGENDE KEER’ VIA ASPERA ...... 41

2 AUTEURSRECHTEN ...... 45 AANDACHTSPUNTEN GEBRUIK BESTAANDE MUZIEK GENERIEKEN - THEMAMUZIEK - FILM/SERIE (gelet op mandaatswijziging Sabam) ...... 45 HOE EEN AANGIFTE INVULLEN? ...... 46 PRAKTISCHE RICHTLIJNEN INVULLEN AUTEURSRECHTEN ...... 47

VIDEO ON DEMAND (VOD) ...... 52

DIGITAAL ...... 54

HET TOESTEMMINGSFORMULIER EN HOE HET GEBRUIKEN BIJ TELEVISIEUITZENDINGEN ...... 55 INLEIDING ...... 55 SOORTEN TOESTEMMING ...... 55 WANNEER HEB JE EEN GETEKEND FORMULIER NODIG? ...... 55 CONCRETE GEVALLEN ...... 56 TOESTEMMINGSFORMULIER VOOR OPNAMES ...... 59

BESCHERMING MINDERJARIGEN (ALL 12+ 16+) ...... 60 HET MEDIADECREET ...... 60 ROUTING ...... 60

PRODUCTPLAATSING (PP) EN ANDERE VORMEN VAN COMMERCIELE COMMUNICATIE IN TELEVISIEPROGRAMMA’S (co)producties in opdracht van de VRT ...... 65

MEDEWERKING VAN NIET-COMMERCIELE ENTITEITEN IN TELEVISIEPROGRAMMA’S ...... 66 WAT IS INSTITUTIONELE FUINANCIERING (IF)?...... 66 ROUTING? ...... 66

3 EPRO-CEL

De EPRO-cel geeft logistieke steun aan de productiehuizen. Bij de EPRO-cel kan je terecht met al je vragen omtrent de praktische uitwerking. Medewerkers van productiehuizen moeten voor alle contacten en activiteiten binnen de VRT eerst contact opnemen met de EPRO-cel.

Contact

Ketnet en Canvas Francis Theuns [email protected] 02/741.52.17 [email protected]

één Daisy Hofmans [email protected] 02/741.52.94

Adjunct aanbodverantwoordelijke ketnet: Nadine Bernard nadine.bernard@vrt.be 02/741.59.41 0496/68.35.91

TOEGANGSBADGE

Met een VRT-badge heb je vrije toegang tot het omroepcentrum. Medewerkers van productiehuizen (met een contract langer dan 2 maanden) kunnen een badge aanvragen.

AANVRAAG VAN EEN NIEUWE BADGE Mail het aanvraagformulier ‘VRT-badge voor productiehuizen’ naar [email protected], [email protected], of [email protected] Geldigheid van de badge: losse medewerkers productiehuis = duur van hun contract vaste medewerkers productiehuis = max. 1 jaar Voor de badge dient een waarborg van € 25 betaald te worden. De badge moet persoonlijk afgehaald worden, want er wordt een foto gemaakt.

VERLENGING Mail naar het gewenste EPRO-adres met de vermelding: naam – badgenummer – productiehuis – nieuwe looptijd De EPRO-cel laat onmiddellijk de looptijd van de badge verlengen

VERANDERING VAN PRODUCTIEHUIS Je kan je badge behouden, maar laat de EPRO-cel zeker weten naar welk productiehuis je gaat. De badge wordt onder het nieuwe productiehuis geactiveerd.

VERLIES VAN BADGE Je kan een nieuwe badge laten aanmaken, mits betaling van € 25 waarborg.

EINDE CONTRACT / INLEVEREN BADGE Lever je badge weer in bij de VRT en je krijgt je € 25 waarborg terugbetaald.

BELANGRIJK Elke badge wordt gelinkt aan het productiehuis waarvoor het personeelslid werkt. Het productiehuis blijft steeds verantwoordelijk voor alle activiteiten die haar personeelsleden binnen de VRT uitvoeren. Bij misbruik wordt het productiehuis ter verantwoording geroepen.

HET DEPOT

Het Depot is een database met gedigitaliseerd video-en audiomateriaal. In het Depot vind je alle uitgezonden bewaard materiaal, footage, rushes, fragmenten van externe archieven. Het is niet omdat het materiaal in het Depot beschikbaar is, dat het mag hergebruikt worden. (er zit ook veel materiaal in het Depot dat niet mag hergebruikt worden)

Externe programmamakers kunnen alleen archief gebruiken wanneer dit in de productie-overeenkomst vermeld werd. Het ontleende materiaal mag alleen gebruikt worden in het kader van deze overeenkomst. Gebruik van het materiaal voor programma’s buiten de overeenkomst of voor persoonlijke doeleinden is niet toegelaten.

HOE TOEGANG KRIJGEN TOT HET ARCHIEF?

1. Om opzoekingen in het depot te kunnen doen is een korte opleiding verplicht! Vraag tijdig inlichtingen bij de EPRO-cel want deze opleiding wordt slechts één keer per maand georganiseerd. In deze opleiding komt de rechtenproblematiek aan bod en deze zal je daarenboven ook veel tijd besparen tijdens je research. 2. Mail 5 weken vóór je het archief wenst te gebruiken je archief-aanvraag naar [email protected], [email protected], of [email protected] (afhankelijk van het uitzendnet van je programma) 3. Je krijgt pas toegang tot het archief na ondertekening van een verklaring over het archiefgebruik. 4. De EPRO-cel regelt je accountgegevens.

Externe productiehuizen kopiëren van het Depot naar een externe harde schijf via de send to standalone-optie. Dit kan in originele high res kwaliteit. Het materiaal doorsturen is nog niet mogelijk. Het is belangrijk dat de researcher de afgesproken metadata van het materiaal oplijst. Bij export van EDL met selecties (echter niet van een volledig programma, los van een EDL) wordt automatisch een Excel-lijst met metadata gegenereerd. Hou deze zeker bij.

RECHTEN

VRT klaart geen rechten voor externe productiehuizen! Externe productiehuizen mogen alleen materiaal gebruiken als ze zelf de rechten klaren.

1. Gebruik van niet-uitgezonden materiaal is verboden! 2. De productiehuizen dienen alle beperkingen op het materiaal te respecteren. 3. Indien materiaal uit het archief in een andere context wordt gebruikt, mag deze niemand schaden. De toestemming voor hergebruik moet steeds verkregen worden. Ook bij materiaal dat 100% eigendom is van VRT. 4. De rechteninformatie die in het depot is opgenomen geldt voor rechten op het moment van de eerste uitzending. VRT kan niet garanderen dat deze informatie nog van toepassing is voor uw huidig hergebruik in uw context. 5. Voor hergebruik moet altijd de bron worden geraadpleegd.

Bij het contract zit sinds eind 2019 als bijlage een shotlist om het aangekocht beeldmateriaal in op te lijsten.

Het klaren van rechten, het respecteren van embargo’s op het materiaal en het naleven van het deontologisch charter blijft de verantwoordelijkheid van de programmamaker en het productiehuis.

De rechtenproblematiek komt ook in de opleiding aan bod!

Het productiehuis blijft steeds verantwoordelijk voor alle activiteiten die haar personeelsleden binnen de VRT uitvoeren. Bij misbruik van het VRT-archief wordt het productiehuis ter verantwoording geroepen.

Contacten bij het beeldarchief [email protected] 02/741.34.38 Linda De Leeuw 02/741.37.20

Visielokaal 2F21

Er zijn vier archiefkernen die hulp kunnen bieden bij zoekopdrachten in Het Depot. Televisie en Radio staan in voor het archiefmateriaal van één specifiek medium, de kernen Nieuws/Duiding en Sport werken crossmediaal over de grenzen van televisie en radio heen. Elke kern kan zowel telefonisch als via e-mail gecontacteerd worden.

Radio [email protected] 490 01 Nieuws/Duiding [email protected] 490 02 Televisie [email protected] 490 03 Sport [email protected] 490 04

Van buitenshuis zijn de archiefkernen te bereiken op het algemeen nummer 02 741 49 00 via een keuzemenu.

Technische moeilijkheden? TEO [email protected] 5030 (8u–18u) Helpdesk [email protected] 3410 (8u-18u)

TOELEVERINGSDIENSTEN: REKWISIETEN – KOSTUUMS

ALGEMEEN VOOR ALLE UIT TE LENEN STUKKEN

Indien vastgelegd in de productieovereenkomst kunnen rekwisieten en kostuums worden uitgeleend volgens de gemaakte afspraken.

Het uitgeleende materiaal mag enkel gebruikt worden voor het programma of project waarvoor het werd aangevraagd.

Bij aanvang van de uitleenperiode neemt het productiehuis eerst contact op met de EPRO-cel. Die informeert vervolgens de algemene coördinator toeleveringen. Hierna behandelt elke afdeling op zich (hetzij rekwisieten of kostuums) de verdere schriftelijke aanvragen.

Inpakken, stapelen en transporteren van ontleende stukken is de verantwoordelijkheid van het productiehuis.

REKWISIETEN

De VRT beschikt over een rekwisietenmagazijn met inrichtingsmateriaal voor diverse sets zoals meubilair, decoratie en spelrekwisieten. Wanneer vastgelegd in de productieovereenkomst kan een productiehuis rekwisieten ontlenen.

Volgende voorwerpen of taken behoren NIET tot rekwisieten: - Verbruiksmaterialen: cateringmateriaal, bevestigingsmateriaal, bureau-uitrusting, … - Productiematerialen: schminkstoelen, -koffers en –spiegels, tenten, rookmachines, walkies, zwarte doeken, inrichting productielokalen… - Echte wapens - Inpakmateriaal; inpakken, stapelen en transporteren van ontleende rekwisieten. - Samenstelling en inrichten van sets gebeurt NIET door de VRT rekwisietenafdeling. Het productiehuis zorgt zelf voor een rekwisiteur en/of setdresser die de rekwisieten uitkiest en naar en van de set brengt - Het productiehuis is verantwoordelijk voor het correct vervoeren van de rekwisieten, m.a.w. zij zorgt zelf voor inpakmateriaal en transport opdat de rekwisieten zonder beschadiging kunnen worden getransporteerd.

Speciale aandacht en attesten worden gevraagd voor het uitlenen van nepwapens, uniformen van ordediensten, uniformen van overheidsdiensten, die gebruikt worden op openbaren domeinen! Deze worden pas uitgeleend na voorlegging van een goedkeuringsattest van de plaatselijke ordediensten. In dit attest staat uitdrukkelijk plaats en datum van gebruik van de attributen vermeld. Dit materiaal dient ook getransporteerd te worden uit het zicht van publiek!

Hoe rekwisieten ontlenen? Indien je rekwisieten nodig hebt neem je eerst contact met de EPRO-cel. Na bevestiging kan je zelf contact nemen met de dienst rekwisieten via mail: [email protected] De rekwisieten dienen minimaal 2 dagen voor afhaling aangevraagd te worden.

8 Geef per bestelling/mail zo veel mogelijk info door: - Naam productiehuis + adres + telefoon + BTW nummer - VRTnet + Titel van het programma + PO-nummer - Naam van de aanbodverantwoordelijke - Naam van de afhaler + functie + gsm + email - Naam van de rekwisiteur en/of setdresser van het productiehuis + contactgegevens: gsm en email - Wat je nodig hebt (zo veel mogelijk in detail + hoeveel stuks). Voeg eventueel een foto bij van wat je zoekt. - Waar je het materiaal gaat gebruiken + ev. vergunningen, toelatingen - Datum van afhalen + manier van transporteren - Datum van terugbrengen [email protected] geeft je antwoord over beschikbaarheid van de rekwisieten, tijdstip van ophalen en terugbrengen van de uit te lenen stukken.

Alle beschikbare rekwisieten worden uitgezocht, gefotografeerd en klaargezet tegen de afgesproken afhaaldatum.

Per bestelling wordt een uitleen-bon opgemaakt. Een duplicaat (of duplicaten gegroepeerd per maand) wordt naar de aanbodverantwoordelijke en naar de EPRO-cel gestuurd.

Diegene die de rekwisieten afhaalt tekent de uitleen-bon voor ontvangst en wordt op dat ogenblik verantwoordelijk gesteld voor het intact terugbrengen van de ontleende stukken! De uitgeleende stukken moeten in dezelfde staat teruggebracht worden.

Bij terugkeer op de opgegeven datum, worden de rekwisieten gecontroleerd en terug ingecheckt. Kosten van ontbrekende, beschadigde of vervuilde rekwisieten worden aan het productiehuis gefactureerd.

Het laatste saldo dat VRT aan het productiehuis verschuldigd is, wordt pas uitbetaald wanneer alle ontleende rekwisieten opnieuw werden ingecheckt en alle eventuele kosten werden vergoed Afhalen en terugbrengen: 1R

Contact [email protected] 02/741.3922

KOSTUUMS

De VRT beschikt over een kostuummagazijn met diverse genres kostuums, schoenen en accessoires. Wanneer vastgelegd in de productieovereenkomst kan een productiehuis kostuums, schoenen en accessoires ontlenen.

Volgende voorwerpen of taken behoren NIET tot kostuum: - Verbruiksmaterialen: naaimateriaal, stoffen, was- en strijkmateriaal, poetsgerief, kapstokken… - Productiematerialen: strijkmachine, -tafels, paspoppen, passpiegels, kledingrekken,, kapstokken… - Inpakmateriaal, inpakken, stapelen en transporteren van uitgeleende kledij. - Samenstelling van meer dan zes (6) silhouetten gebeurt NIET door het VRT-kostuumfonds. - Het productiehuis zorgt zelf voor een kledingadviseur, stylist of kleedster die de silhouetten samenstelt en uitkiest en naar en van de set brengt.

9 Hoe kostuums ontlenen? Indien je kostuums nodig hebt neem je eerst contact op met de EPRO-cel. Zij mailt de toelating door naar hoofd toeleveringen, om een vast bepaald aantal silhouetten, zoals bepaald in de productieovereenkomst, te mogen afhalen. Nadien doe je zelf je bestelling via mail: [email protected]

Kostuums dienen minimum 2 dagen voor afhaling aangevraagd te worden!

Doe GEEN aanvragen voor meer dan zes silhouetten (=volledig pak van kop tot teen)! Vanaf 6 kostuums moet het productiehuis een styliste, adviseur of kleedster voorzien. Idem voor historische kostuums.

Geef per bestelling/mail zo veel mogelijk info door: - Naam productiehuis + adres + telefoon + BTW nummer - VRTnet + Titel van het programma + PO-nummer - Naam van de aanbodverantwoordelijke - Naam van de aanvrager + gsm + email - Naam van de kledingadviseur, stylist of kleedster PH + gsm + email - Geef een juiste beschrijving (zo veel mogelijk in detail + hoeveel stuks). - Voeg de maten bij van de personen die de kleding zal dragen. Alle maten: lengte, breedte, schoenmaten, lichaamskenmerken - Voor man/vrouw/jongen/meisje + ouderdom - Stijlperiode van de kledij: hedendaags, historisch, carnavalesk? Kleur? - Voeg eventueel een detailfoto bij. GEEN filmpje. - Zal er een pasmoment zijn? Wanneer is dit gepland? - Waar je het materiaal gaat gebruiken + ev. vergunningen, toelatingen voor uniformen manier van transporteren - Datum van afhalen - Datum van terugbrengen [email protected] geeft je antwoord over beschikbaarheid van de kostuums/silhouetten, tijdstip van ophalen en terugbrengen van de uit te lenen stukken.

Alle beschikbare kostuums worden uitgezocht, gefotografeerd en klaargezet tegen de afgesproken afhaaldatum.

Per bestelling wordt een uitleen-bon opgemaakt. Een duplicaat (of duplicaten gegroepeerd per maand) wordt naar de toeziend producer en de EPRO-cel gestuurd.

Diegene die de rekwisieten afhaalt tekent de uitleen-bon voor ontvangst en wordt op dat ogenblik verantwoordelijk gesteld voor het intact terugbrengen van de ontleende stukken!

Natte kostuums laten drogen vooraleer terug te brengen. NOOIT in plastiek zakken proppen!

Kledij wordt met zorg behandeld, NIET versneden en NIET gekleurd!

Bij terugkeer op de opgegeven datum, worden de kostuums binnengebracht zoals ze werden meegegeven: op kapstok, rek of met hoes. Beschadigingen worden gemeld per mail aan [email protected].

Bij terugkeer op de opgegeven datum worden de kostuums gecontroleerd en terug ingecheckt.

Het productiehuis zal voor elk ontleend kostuum de kosten van de droogkuis en van de te herstellen stukken dragen. De factuur wordt door de VRT aan het productiehuis gestuurd.

Kosten voor nieuwe aankoop van ontbrekende kostuums worden aan het productiehuis gefactureerd.

10 Het laatste saldo dat VRT aan het productiehuis verschuldigd is, wordt pas uitbetaald wanneer alle ontleende kostuums/silhouetten opnieuw werden ingecheckt en alle eventuele kosten werden vergoed Afhalen en terugbrengen: 2R NIET bij rekwisieten terugbrengen! Er is een rek en een box voorzien aan de ingang van het KF om kostuums terug te brengen buiten de openingsuren.

Contact [email protected] 02/741.3976

11 WERKMATERIAAL EN UITZENDDRAGERS

Alle soorten dragers, die door externe productiehuizen bij de VRT worden afgehaald, worden verkregen op uitleenbasis. Bij de EPRO-cel kan je terecht voor harde schijven. (maximaal 2 per productiehuis)

Hoe bestel je vooropnamemateriaal? Je bestelt het opnamemateriaal per mail bij [email protected], [email protected] of [email protected] De EPRO-cel laat je weten wanneer je het opnamemateriaal kan afhalen, afhankelijk van de voorraad en de nodige hoeveelheid. Op de afgesproken dag haal je het materiaal op in het Centraal Magazijn 0R22.

Hoe lever je het vooropnamemateriaal weer terug binnen? Het terugbrengen van het vooropnamemateriaal wordt gelinkt aan het uitbetalen van de laatste schijf van de factuur. Enkel wanneer alle ontleend materiaal weer werd binnengeleverd zal de laatste schijf uitbetaald worden.

Sorteer het materiaal dat je binnenbrengt volgens soort: gebruikt of ongebruikt. Verpak het in een rug-vriendelijke en draagbare verpakking. Dozen zijn steeds in het magazijn te verkrijgen.

Maak een formulier met daarop: - Logo en/of naam van het productiehuis – datum – titel van het programma – aantal en soort teruggebracht materiaal (1 programma per formulier) Je print dit in 3 exemplaren en neemt deze kopieën mee naar het magazijn. Laat het magazijn je formulieren ondertekenen. 1 ex. voor het magazijn / 1 ex. voor jezelf/ 1 ex. binnenbrengen bij de EPRO-cel, 8L23.

Wanneer je materiaal wil behouden voor eigen archief dan moet het productiehuis hetzelfde materiaal aankopen en dat ter vervanging binnenbrengen.

Contact Voorraadbeheer Centraal Magazijn - 0R22 [email protected] Openingsuren: weekdagen 08.00 – 12.00 en 13.00 – 16.00

Bert Destexhe [email protected] 02/741.31.48 Luc Segers [email protected] 02/741.32.39 Patrick Goessens [email protected] 02/741.53.20

12 RICHTLIJNEN VOOR DE GENERIEKEN

ALGEMEEN Een eindgeneriek is een ideaal zapmoment. De eindgeneriek moet zo beknopt mogelijk en moet verwerkt zijn in de beleving van het programma. Daarom worden er ook geen programmamakers vermeld in de eindgeneriek (behoudens uitzonderingen zie lager) De productiehuizen spreken ALTIJD af met hun aanbodverantwoordelijke hoe de eindgeneriek van een programma er zal uitzien.

GENERIEK VOOR EEN EN CANVAS

Vermeldingen blijven beperkt tot:

Verplicht: - Copyright (Zie volgend hoofdstuk) o deze copyright wordt door ons aangemaakt en kan je downloaden op volgende server: https://drive.google.com/folderview?id=0B9XQzsAeIuzqYlUxVWo5TTBMYmc&usp=sharing

Facultatief, volgens afspraak: - Vermeldingen commerciële partners: o met dank aan.. ’: voor PP-sponsors die het programma financieel of materieel ondersteunen. (vastgelegd via een ruilovereenkomst) Nooit logo’s of webadres - Vermeldingen niet-commerciële partners: o ‘in samenwerking met… ’ voor institutionele partners (overheidsdepartementen, ministeries, kabinetten, provincies, gemeenten, diensten voor city- of regionale marketing, overheidsbedrijven, een aantal culturele instellingen, liefdadigheids-organisaties, …). Deze afspraak dient ook te worden vastgelegd via een 3 partijenovereenkomst. o ‘met de steun van het Vlaams Audiovisueel Fonds’ (VAF): dient tekstueel vermeld te worden in begingeneriek, zonder logo en in eindgeneriek enkel met logo. o ‘met de steun van de Tax Shelter maatregel van de Belgische Federale overheid’. 1. In begingeneriek zonder logo ‘tax shelter’, in eindgeneriek met logo ‘tax shelter’. 2. Geen vermelding van investeerders, tussenpersonen of intermediairs in begingeneriek 3. Vermelding van investeerders, tussenpersonen of intermediairs kan enkel in eindgeneriek, zonder logo en zonder vermelding van bedrijfsomschrijving of vennootschapsvorm 4. In dezelfde lettergrootte als de andere commerciële en niet-commerciële partners 5. Gebundeld op 1 pancarte (1x schermvullend, bij voorkeur gecombineerd met andere commerciële en niet-commerciële partners) 6. Geen urls’s vermelden - eventuele contractuele afspraken: bv. Rechtenhouder bij aangekocht format

Uitzonderingen: - nieuws en sport: o naast ‘een programma van’ kunnen maximaal 2 makers vermeld worden o bij bewerkingen kan de naam van 1 vertaler in het lettertype van de onderschriften vermeld worden - fictie: o Duur begingeneriek: maximaal 60 seconden o Duur eindgeneriek: maximaal 45 seconden o Wie op de begingeneriek staat, komt niet op de eindgeneriek. Ook acteurs en regisseurs niet! NOOT: een naam mag dus in totaal maar één keer vermeld worden in de generieken.

13 Er wordt enkel vermelding gemaakt van voornaam + naam, geen extra info - bv lid van een bepaalde groep o Vermeldingen van medewerkers op eindgeneriek kan, als deze een wezenlijke bijdrage leveren aan de reeks: acteurs scenario story- en script editing script advise creative director regie productie extern advies en coördinatie: max. 2 namen muziek: de componist decorontwerp chef camera chef licht chef geluid chef opnameleiding chef kostuumadvies chef make-up

GENERIEK VOOR KETNET

Verplicht: - Ketnet-signature o Je kan de signature hier downloaden: stijlgids.ketnet.be (ze staat helemaal onderaan de pagina) Wachtwoord is Sav5z9XH o de grootte en positie behouden o binnen de 6 sec na begingeneriek gebruiken. Indien dit niet mogelijk is, overleggen met Nadine Bernard voor een andere oplossing o duurtijd is aanpasbaar volgens cutten maar graag min 2 sec in beeld houden o eerste toepassing ter goedkeuring laten checken door Nadine Bernard - Copyright: o de copyright verschijnt op het laatste beeld van de aflevering, niet op een zwarte pancarte erachter

Facultatief, volgens afspraak - vermeldingen commerciële partners: o Ketnet is reclame- en sponsorvrij. Commerciële sponsors zijn NOOIT toegestaan. - vermeldingen niet-commerciële partners: o ‘in samenwerking met … ’: voor institutionele partners (overheidsdepartementen, ministeries, kabinetten, provincies, gemeenten, diensten voor city- of regionale marketing, overheidsbedrijven, een aantal culturele instellingen, liefdadigheids-organisaties, …). Deze afspraak dient ook te worden vastgelegd via een 3partijenovereenkomst. o ‘met de steun van het Vlaams Audiovisueel Fonds (VAF): dient tekstueel vermeld te worden in eindgeneriek, zonder logo. o ‘met de steun van de Tax Shelter maatregel van de Belgische Federale overheid’. Zonder logo.

Hoe moet het copyright aan het einde van een programma vermeld worden? Als basis geldt dat het Ontwerpbureau VRT – Grafiek de copyright-pancarte levert aan iedereen die erom vraagt, in de vorm van een PNG-file met embedded alpha. Standaard levert Grafiek elk jaar 456 pancartes, voor zowat elk gekend productiehuis, voor elk net, zowel in “normale” als in “inverse” vorm, maar enkel in HD. (met HD wordt HD-1080i50 bedoeld).

HOE ZIET EEN EINDGENERIEK EN ZIJN COPYRIGHT ER NORMAAL GEZIEN UIT?

Een standaard copyright staat in het font van het net zélf en staat centraal onderaan, en in de “normale” (witte) vorm. Dit is hiervan een voorbeeld:

Hier volgen de algemene regels, die voor EEN, CANVAS en KETNET gelden:

Gewoonlijk wordt er een eindgeneriek gegeven (roll, crawl, pancartes) in de grafische look van het programma, inclusief alle sponsor- en commerciële vermeldingen. DAARNA (als aparte pancarte dus) wordt de copyright gegeven die in het font van het NET staat, zoals gezegd op een achtergrondbeeld (niet op zwart bij Ketnet!). Een copyright staat gebruikelijk 4 à 5 seconden, waaronder de klank proper uitgefaded wordt, en daarna op zwart geknipt of een “end-of-file” gegeven wordt. Dus geen eindeloze copyright op een freeze waaronder de klank gewoon doorloopt!

De copyright komt op het einde van het programma, NOOIT op de verwijzing naar ‘volgende keer’. De ‘volgende keer’ dient apart aangeleverd te worden via de promo-cel.

Het is niet toegelaten om zelf allerhande vermeldingen bij te tikken op de copyright.

Er mogen geen schaduwen of andere dingen zoals halo’s of softborders rond de copyright gezet worden. Indien de pancarte niet goed leesbaar is, bvb omdat de achtergrond té helder is, moet de “inverse” versie van de pancarte gebruikt worden. (zie voorbeeld op de volgende bladzijde).

Een copyrightpancarte kan gewoon enkel het net en het jaartal vermelden, zonder andere toevoegingen. “VRT TELEVISIE voor ” wordt niet meer gebruikt.

15 Wat het jaar betreft, het is de datum (en het net) van EERSTE UITZENDING die telt. Bij heruitzendingen worden de copyrightpancartes dus NIET aangepast.

Bij wijze van voorbeeld is hier een beeld met een “inverse” copyrightpancarte:

Interne VRT-productiehuizen worden in 1 lijn vermeld (in hoofdletters):

Enkel VRT NIEUWS en SPORZA wordt nog gebruikt.

In de regel bóven de copyrightregel kan er intern nog extra tekst bijgezet worden, bvb “eindredactie: xxx”, of een website-url bvb “www.een.be/programma”. Een website staat altijd in kleine letters en begint liefst met www, de website-url moet echter wel steeds de url zijn van het NET, met eventueel nog een toevoeging achter de slash “/”. “www.janneke.be/pietje” mag dus NIET.

Het is NIET toegelaten meer dan 1 lijn tekst bóven de copyrightregel te zetten. In totaal staan er dus maximaal 2 lijnen tekst in een copyrightpancarte, nooit 3 of meer.

VERDERE SPECIFICATIES VOOR DE EXTERNE PRODUCTIEHUIZEN

Bij de EXTERNE productiehuizen zijn er andere regels.

De eerste lijn van de copyrightpancarte is volgens de vorm: “een programma van voor” of “een coproductie van < xxx> en “ al naargelang het afgesloten contract

Op de tweede lijn staat de standaard copyright van het net zelf.

Alles steeds in het font van het net

De naam van het extern productiehuis wordt geschreven in de vorm zoals gevraagd door het productiehuis zélf, maar de lengte van het geheel moet binnen de geldende regels van de “safety” blijven.

Bij EEN vanaf 2 september 2019 moet alles volledig in HOOFDLETTERS geschreven worden! Té lange namen moeten ingekort worden:

Maar dan zijn er natuurlijk ook nog de verschillende samenwerkingsverbanden… Een coproductie tussen een extern productiehuis en het net zélf. Dit trekt heel hard op de vorige pancarte, maar we gebruiken het woord “coproductie”, en “en”:

Qua lengte van tekst geeft deze vorm problemen als er twee productiehuizen zijn (met lange namen) die samenwerken. Als het 2 externe productiehuizen zijn, wordt de naam geschreven zoals oorspronkelijk gevraagd en in de gevraagde volgorde:

Opgelet: bij EEN vanaf 2 september 2019 moet alle tekst volledig in HOOFDLETTERS staan.

Bij een intern en extern productiehuis wordt altijd EERST het externe productiehuis gezet in de vorm zoals gevraagd, en DAN het intern productiehuis in hoofdletters:

Bij EEN vanaf 2 september 2019 moet alle tekst volledig in HOOFDLETTERS staan! In dit geval kon “een coproductie van” er niet voor wegens de lengte. Dan worden gewoon de productiehuizen vermeld. Dit systeem wordt ook gebruikt als er 3 productiehuizen samenwerken.

En dan de samenwerkingsverbanden tussen productiehuizen en andere instanties:

Bij EEN vanaf 2 september 2019 moet alle tekst volledig in HOOFDLETTERS staan!

Tot zover de basisregels, maar voor één en canvas gelden er sinds september 2015 extra copyrightregels omdat de copyrights geanimeerd zijn.

EXTRA COPYRIGHTREGELS VOOR EEN EN CANVAS

De copyrightpancartes voor één en canvas bestaan nu uit 2 delen:

Het eerste deel is de vaste still die als TGA met embedded alpha aangeleverd wordt, deze pancarte moet ingefaded worden gedurende 50 frames (2 seconden).

Het tweede deel is de onderste regel die het animatielogo van het net bevat. Deze animatie wordt aangeleverd als een quicktime-file in TGA-codec met embedded alpha.

DE START VAN DE FADE VAN DE FIXE PANCARTE (1e lijn tekst) EN DE START VAN DE ANIMATIE (2e lijn tekst) MOETEN GELIJK LIGGEN !!!

Je zal zien dat de animatie iéts later start dan de fade, maar ze eindigen tegelijk.

20 Het einde van de animatie staat lang genoeg om in te korten:

Ontwerpbureau VRT – Grafiek levert elk jaar nieuwe quicktimes aan, in alle versies. De vaste PNG- pancartes veranderen enkel als de naam van het productiehuis verandert. Ook als er speciale samenwerkingsverbanden zijn maken wij een nieuwe fixe pancarte aan.

WAAR KAN JE DE COPYRIGHTS VINDEN?

URL voor het downloaden van de quicktime-animaties: https://drive.google.com/folderview?id=0B9XQzsAeIuzqYlUxVWo5TTBMYmc&usp=sharing

Hierboven staan de “standaard” richtlijnen, de uitzonderingen bekijken we geval per geval.

Contact Michel Andries [email protected] 02/741.50.51 (doorgeschakeld naar gsm)

21 DE VERTAALAFDELING

We maken een onderscheid tussen gesloten en open ondertiteling. Het zijn de aanbodverantwoordelijken die beslissen welk programma open of gesloten ondertiteling krijgt op basis van hun beleid hierrond. Zij communiceren de beslissing per titel zowel naar de ondertiteldienst als naar de productie.

GESLOTEN ONDERTITELING

Gesloten ondertiteling van Nederlandstalige programma’s, is actief op te roepen via pagina 888 van teletekst.

Wanneer je programma minstens 5 werkdagen voor uitzending aan de VRT wordt geleverd, kan de dienst 888 nog tijdig de titels aanmaken en hoef je verder niets te doen. Bij late montage/levering is het wenselijk te bekijken of er niet voordien al een kopie van een deel van het programma (of een voorlopige versie) kan geleverd worden aan de 888-redactie.

Neem steeds bij aanvang van een productie contact op met [email protected] om de juiste afspraken te maken. Bezorg via mail het script en andere nuttige informatie (juiste schrijfwijze van namen), alsook de uitzendgegevens (IPG en TEG) aan [email protected]

Vergeet niet de dienst 888 dadelijk op de hoogte te brengen wanneer er nog ultieme wijzigingen aan het programma worden aangebracht.

OPEN ONDERTITELING

Open ondertiteling komt automatisch mee in beeld bij de uitzending.

De ondertitels worden niet ingebrand op de video. Ondertitels lopen tijdens uitzending apart mee, gestuurd door de tijdscode. Het grote voordeel hiervan is dat er tot kort voor de uitzending aan de ondertitels gewerkt kan worden en de cleane versie voor archivering en hergebruik kan dienen.

Hou er rekening mee dat ondertiteling ALTIJD onderaan in beeld wordt gezet. Wanneer open ondertiteling voorzien is, zet dan geen SVO’s of andere grafiek onderaan in beeld die in conflict kan komen met de open ondertiteling.

Tenzij het anders wordt bepaald wordt de ondertiteling steeds gedaan door de vertaalafdeling van de VRT. Indien bij hoge uitzondering en met toelating van het NET een productiehuis toch zelf ondertitels maakt dan moeten deze ondertitels door de eindredactie van VRT worden nagelezen. De aangeleverde titels moeten voldoen aan de huisstijl en richtlijnen van de VRT.

Indien het externe productiehuis een ondertitelde kopie wenst van haar programma, dan bezorgen wij het ondertitelbestand in diverse formaten (890-formaat voor Scantitling – Cavena, stl voor EBU). Het productiehuis maakt ZELF een ondertitelde kopie. De meeste studio’s met ondertitelfaciliteiten kunnen dit 890-formaat lezen en weergeven.

Afhankelijk van het gebruik worden de ondertitels kosteloos, dan wel tegen betaling bezorgd. We onderscheiden 5 categorieën van gebruik: promotie (kosteloos), effectieve commerciële transactie (tegen betaling), grondstof voor commerciële transactie (tegen betaling), bij coproducties (kosteloos) en specifieke doeleinden zonder commercieel karakter (kosteloos)

Alle richtlijnen vind je terug in het ‘kader vertaling & ondertiteling – epro 2020 02 02’ (of latere aanpassingen hieraan)

ONDERTITELBELEID

Ketnet: specifiek op basis van doelgroep.

23 Op Ketnet is er geen open ondertiteling en wordt standaard T888 voorzien. Er is één belangrijke uitzondering: wanneer een programma daar uitzonderlijk bij gebaat is wegens gebruik van dialecten (bv. D5R) of gebrekkige audiokwaliteit (bv. Generatie K)

Vuistregels voor één en Canvas Reality: standaard open ondertitelen (Zowel de individuele verstaanbaarheid als de snelle wissels tussen dialecten maken dat de kijker een extra inspanning moet doen om voldoende te kunnen volgen. Daarnaast zijn scènes met slechte achtergrondklank onvermijdelijk) De VO en/of presentaties in camera hoeven niet open ondertiteld te worden Reality is een breed genre, en daardoor zijn er ook gevallen waarbij de voorkeur ook kan zijn om enkel de vreemde talen/onverstaanbare/onbegrijpbare scenes te ondertitelen. Fictieseries: standaard open ondertitelen - Uitzondering: humor - Uitzondering: THUIS – want zeer goede klank en algemeen goed verstaanbaar Studio-programma’s, nieuws en duiding, consumentenprogramma’s, live-programma’s: niet standaard open ondertitelen (tenzij scenes met vreemde talen, moeilijk verstaanbaar of begrijpbaar) - Uitzondering: programma’s met reality-inslag bv. Op straat, Dwars door Amerika In alle programma’s blijven specifieke scenes open ondertiteld worden om volgende redenen: - Niet goed verstaanbaar (individueel of veel achtergrond) - Niet goed te begrijpen (dialect, vervormde stemmen) - Vreemde talen

Dit zijn vuistregels. Afwijkingen en/of uitzonderingen zijn mogelijk. De aanbodverantwoordelijke is je aanspreekpunt bij onduidelijkheid of discussie over de gekozen vorm van ondertiteling. Overleg is mogelijk, maar de aanbodverantwoordelijke neemt de uiteindelijke beslissing.

Wat te doen om je programma te laten ondertitelen? Je stuurt een mail naar [email protected] met zoveel mogelijk info. (productiehuis, verantwoordelijke personen, GSM- en telefoonnummers). Indien mogelijk geef je de vertaalafdeling ook een script op papier en minstens de juiste schrijfwijze van eigennamen en plaatsnamen die in het programma voorkomen.

Contact

Gesloten OT [email protected] Giedo Ameele [email protected] 02/741.36.94 Margot De Palmeneire [email protected] 02/741.55.31

Open OT [email protected]

Aster Lauwers [email protected] 02/741.54.01 Femke Van Overbeke [email protected] 02/741.25.78

24 HET AFGEWERKTE PROGRAMMA

DUUR VAN EEN PROGRAMMA

Al van bij de eerste besprekingen wordt de duur van het programma vastgelegd. Het is de taak van de producer van het productiehuis om erover te waken dat de afgesproken duur zo nauwkeurig mogelijk benaderd wordt. Er wordt met de aanbodverantwoordelijke een vaste duurtijd voor een reeks afgesproken. Deze moet voor alle afleveringen gerespecteerd worden, met het oog op een duidelijke afspraak met de kijker. Als er voor een bepaalde aflevering een afwijking van meer dan 1 minuut wenselijk is, is de toestemming van de aanbodverantwoordelijke nodig. Bij Ketnet mag de afwijking slechts 45” zijn.

TECHNISCHE VEREISTEN VAN EEN PROGRAMMA-FILE

VRT verwacht een toelevering van alle afgewerkte programma’s - In AVCI 100 OP1A MXF (VRT Gouden Standaard) - Voorzien van juiste Media ID en juiste meta-data - Gerewrapped met XF convertor OF gemaakt met Avid AS11 OF via Adobe Premiere IRT profile ARD_ZDF_HDF02b-1.1

Videofile HD: - .mxf - Video: AVC-I 100 1080i50 - Gerewrapped met XF convertor of via Avid AS11 of via Adobe premiere IRT profile ARD_ZDF_HDF02b-1.1 - 16/9 full frame - Audio: 2 tot 16 channels audio (steeds even channels) Stereo - Kanalen: Audio ch 1&2 : Program Stereo op Links/Rechts - VERPLICHT! Audio ch 3&4 : audiodescriptie - Optioneel Audio ch 5&6 : International Sound - Optioneel Audio ch 7-16: audio voor andere diensten - Optioneel (af te spreken per productie) (in te vullen in Excel / in”Notes” in Aspera) - Niveau: Het programma dient afgemixt te zijn volgens richtlijn EBU R128: Integrated loudness van -23LUFS (gemiddeld, mag +/- 1 LUF afwijken) Maximum loudness range van 15 Maximum true peak level van -3dBTP - Start TC 10:00:00:00 - Start programma: start file - Einde programma: waar het programma van antenne gaat. - Geen extra zwart, geen fade-to-black, geen freeze! - Naamconventie file: TITEL PROGRAMMA_S0000_E0000_AFLEVERINGSTITEL_MEDIA ID.mxf (Indien er geen afleveringstitel is, hoeft deze dus ook niet vermeld te worden) MAX 150 tekens, dus afkorten indien nodig - Naamconventie TRAILER file: TR_TITEL PROGRAMMA_S0000_E0000_AFLEVERINGSTITEL_MEDIA ID.mxf (Indien er geen afleveringstitel is, hoeft deze dus ook niet vermeld te worden) MAX 150 tekens, dus afkorten indien nodig

25 - Begeleidende Excel-file ENKEL BIJ LEVERING VIA HARDDISK: bevat alle gegevens die noodzakelijk zijn bij het ingesten van het afgewerkt programma met Aspera door VRT De excel-file draagt als naam de Media-ID van de desbetreffende video-file. Bij de levering van verschillende afgewerkte programma’s op één harde schijf (telkens met de correcte naamconventie), wordt er per programma een aparte excel-file met meta-data meegestuurd.

WANNEER EN HOE LEVEREN VAN EEN UITZENDING?

Een uitzending dient ten laatste 5 werkdagen voor uitzending bij de VRT geleverd zijn. Eventuele afwijkingen kunnen enkel toegestaan worden na expliciet overleg.

Het productiehuis krijgt van de VRT een Media-ID, die gekoppeld is aan één bepaalde uitzending. De Media ID is dé sleutel voor de hele opvolging tussen ons uitzendproces en ons archief. Het is daarom van het grootste belang dat de Media-ID correct gekoppeld wordt aan de afgewerkte videomontage. Die koppeling dient te gebeuren bij het uploaden van die afgewerkte uitzending naar het Depot.

De EPRO-cel zal vooraleer de oplevering start, een lijst bezorgen met de juiste Media-ID’s voor de lopende productie.

HD uitzendingen worden geleverd via fiber/internet of op NTFS geformatteerde schijven

Aanlevering via fiber/internet Bestanden worden bij voorkeur aangeleverd via fiber/internet naar een ASPERA server van de VRT. Hiervoor dient het Productiehuis een ASPERA account aan te vragen. Aanvragen voor een ASPERA account worden via e-mail gestuurd naar: [email protected]. Meer info vind je in document “richtlijnen voor aanlevering via ASPERA” op de website voor externe medewerkers. Via deze link.

Het afgewerkte programma in AVCI 100 OP1A MXF uploaden naar het Depot.

Het productiehuis ontvangt een bevestigingsmail met het ID van het programma wanneer de transfer geslaagd is. Een gefaalde transfer wordt eveneens gemeld. Bij een gefaalde transfer dient het productiehuis maatregelen te nemen om aan de vooropgestelde specificaties te voldoen door een nieuwe file met andere versie op te sturen.

Je mag bij het uploaden met ASPERA GEEN Excel bijvoegen (enkel de videofile). Wanneer je aanlevert op externe harde schijf dien je de Excel wel toe te voegen.

Meteen na de upload stuurt het productiehuis het correct ingevulde TEG-formulier door naar alle diensten welke vermeld staan op het formulier. Zo weet iedereen dat de uitzending beschikbaar is.

Aanlevering op USB3 harde schijf Wanneer het Productiehuis verkiest om het programma via harde schijf aan te leveren kunnen door de VRT 2 harde schijven ter beschikking worden gesteld om uitwisseling toe te laten.

26 Deze harde schijven zijn geformatteerd volgens de NTFS standaard . Mac-users kunnen het gratis programma Mounty gebruiken om NTFS schijven te mounten via https://mounty.app De harde schijven worden ter beschikking gesteld, en gemarkeerd per productiehuis. Het productiehuis is aansprakelijk voor eventuele beschadiging of verlies van de harde schijf.

Wanneer de uitzendingen op schijf worden geleverd moet op de doos van de schijf duidelijke info staan: - naam productiehuis – naam contactpersoon – telefoonnummer - titel programma - aantal afleveringen op de schijf + afleveringsnummers en evt. afleveringstitel - uitzenddata - duur van het programma

De harde schijf bevat per aflevering van het programma steeds een MXF bestand (met de video) en een Excel bestand (met de meta-data). De naam van het MXF bestand is “TITEL PROGRAMMA_S0000_E0000_AFLEVERINGSTITEL_MEDIA ID.mxf” De naam van het Excel bestand is “TITEL PROGRAMMA_S0000_E0000_AFLEVERINGSTITEL_MEDIA ID.xls”.

Files op harde schijf moeten worden aangeboden in het CIP (lokaal 3R005). Openingsuren: 7/7, 7:00- 22:30, tel 02/7417511. De harde schijven dienen aan de VRT geleverd te worden ZONDER het kabeltje. De VRT zorgt zelf voor een kabeltje bij de ingest.

Na het inladen kan de schijf terug meegenomen worden of op een later tijdstip terug opgehaald worden bij de EPRO-cel, 8L23.

Diezelfde dag (zo snel mogelijk na het leveren van de schijf) stuurt het productiehuis het correct ingevulde TEG-formulier door naar alle diensten vermeld op het formulier. Zo weet iedereen dat de uitzending beschikbaar is.

LAATTIJDIGE AANLEVERING

In uitzonderlijke omstandigheden, wanneer voorzien in de productieovereenkomst of met toelating van de aanbodverantwoordelijke, kan een programma laattijdig worden aangeleverd (d.i. minder dan 5 werkdagen voor uitzending). In dit geval dient steeds in overleg bekeken te worden op welke manier er kan worden aangeleverd. Het productiehuis neemt hierover contact met de EPRO-cel. In geval van laattijdige aanlevering of opnieuw aanleveren moet ook [email protected] in cc. worden gezet.

HET PROGRAMMA WERD GELEVERD, MAAR MOET WORDEN TERUGGEHAALD.

Normaal moet een afgeleverde uitzending helemaal professioneel afgewerkt zijn.

27 Wanneer er toch een probleem wordt vastgesteld NADAT zij reeds werd geleverd -in uitzonderlijk geval - geldt volgende procedure: - Het productiehuis neemt contact met de EPRO-cel. ([email protected] of [email protected] of [email protected]) - Het productiehuis laat weten wat er aan de uitzending gewijzigd moet worden, (Media-ID en uitzenddatum vermelden) of de lengte van de uitzending zal veranderen EN of er voor de ondertiteling wat zal wijzigen (meer of minder tekst, andere TC) - Na reparatie levert het productiehuis de nieuwe versie met hetzelfde Media-ID. Dadelijk na levering: - Aan alle diensten een gecorrigeerde versie van het TEG-formulier toezenden. Het TEG- formulier is het signaal voor alle diensten dat de uitzending terug op VRT is. - In de begeleidende mail vermelden waarom er een nieuwe versie is. - De tijdcodes vermelden waarop er iets gewijzigd is.

Contact

Eindregie één 1G1 02/741.34.44 [email protected] 02/741.36.67 Eindregie Canvas 1G1 02/741.56.04 [email protected] 02/741.56.05 Eindregie Ketnet 1G1 02/741.44.83 [email protected]

CIP 3R005 02/741.75.11 [email protected]

Televisiearchief [email protected]

In het geval van inhoudelijke vragen en problemen kunnen jullie bij de coördinatoren van de EPRO- cel terecht.

28 DE NETPLANNING

De netverantwoordelijken bepalen hoe een dag televisie op een bepaald net eruit zal zien. De netplanners zetten deze beslissingen om in een uitzendschema. Zij houden dit schema én de flows naar uitzendregie, mediaplanning, hosting, VOD, mediacenter, programmagids en web-redacties nauwlettend in het oog.

HOE WERKT DE NETPLANNING?

De netplanner voert op basis van het jaar- en/of seizoenschema de programma’s in Whats’On in. Per programma wordt een ‘materiaal’ aangemaakt, waar indien beschikbaar meteen gegevens worden ingevoerd (programma en afleveringstitel (bij reeksen), generieke omschrijving, detailinhoud, productiehuis, aantal afleveringen, nummering, formaat (HD), beschikbaar voor video on demand (VOD), product placement, netlogo’s, opmerkingen voor uitzendregie. De netplanner zorgt voor een eerste detail update van de timing en vult titels en inhoudelijke gegevens van elk programma aan. Het weekschema dat zo ontstaat is de basis voor een eerste versie van ‘programmaweek’ die vijf weken voor uitzending vrijgegeven wordt voor publicatie in de pers. De planner zal tot 1 dag voor uitzending deze inhoudelijke gegevens en de timing in het schema nauwgezet bijhouden. Elke wijziging wordt meegedeeld aan VRT communicatie, webmasters, VAR, OT-diensten, hosting, trailerplanning, VRtnu e.v.a.

Jouw IPG-formulier is de belangrijkste bron hiervoor, en moet dus rondgemaild worden 6 weken voor uitzending!

Indien je al eerder over info beschikt, mag die zeker vroeger naar de netplanning worden doorgemaild. Hoe sneller de netplanning over info beschikt, hoe beter. Indien je 6 weken op voorhand niet over alle info beschikt, dan moet je toch een IPG rondmailen met wat al bekend is. Later kan je nog steeds meer detailgegevens doormailen aan netplanning en De EPRO-cel.

Een tweede taak van de netplanner is het aanvullen van de technische parameters in Whats’ On (de software voor de uitzendplanning).

Vanuit de netplanning worden o.a. exacte duur van het programma, beeldverhouding, studio of straalverbinding, rechtstreeks of opname… en andere gegevens aan het programma gekoppeld. Naarmate deze gegevens ingevoerd zijn, start automatisch de flow naar de uitzendregie.

Jouw TEG-formulier is hierbij de belangrijkste bron, en moet dus rondgemaild worden dadelijk nadat de uitzendfile werd opgeleverd.

Elke wijziging aan de uitzendfile, NA het opleveren, moet onmiddellijk aan de toeziend productiemedewerkers en de netplanners gemeld worden. Indien nodig kunnen zij de flow blokkeren of opnieuw starten. Je stuurt ook steeds een nieuw TEG-formulier!!

29 Contact

Netplanning één: Inge Stassen [email protected] [email protected] 02/741.39.31

Netplanning Ketnet: Ludo Vos [email protected] [email protected] 02/741.34.26

Netplanning Canvas: Jurgen Coninx [email protected] [email protected] 02/741.38.60

Programmagids (alle netten): Pierre Van de Sompel [email protected] [email protected] 02/741.35.58

30 INHOUDELIJKE EN TECHNISCHE PROGRAMMAGEGEVENS (IPG – TEG - IPO )

Het invullen van de formulieren IPG, TEG en IPO lijkt soms een vervelende administratieve klus, maar is zeer belangrijk voor de verdere uitzendflow. Deze formulieren moeten dan ook volledig ingevuld en volgens de vastgelegde termijn doorgemaild worden!

DE IPG OF HET DOCUMENT INHOUDELIJKE PROGRAMMAGEGEVENS

Moet 6 weken voor uitzending opgemaakt en rondgestuurd worden. Deze gegevens dienen vooral voor de persdienst en andere informatieve kanalen. Het is in ieders belang dat de pers goed op tijd de juiste informatie krijgt. Vul daarom de ‘korte inhoud’ zo gedetailleerd mogelijk in! (indien details nog niet mogelijk zijn, toch de IPG doorsturen! Later kan nog steeds een update rondgemaild worden) De programmaoverzichten met tijdschema’s en korte inhoud van elke aflevering in de elektronische programmagidsen worden gestuurd vanuit de software van de netplanning. Alle wijzigingen en updates van het programma moeten dadelijk aan de EPRO-cel en de netplanners meegedeeld worden.

Hoe invullen? Gelieve steeds van een blanco formulier te vertrekken om fouten te vermijden.

Net: één, canvas of ketnet aanklikken Formulier is op: Kiezen tussen seizoens- en afl-niveau (Indien het programma een seizoen betreft waarbij de inhoudelijke gegevens niet veranderen mag er 1 formulier gemaakt worden voor het hele seizoen) datum uitzending: bv. 01/01/2013 Programma: Uitzendtitel: bv. Dagelijkse Kost HD: Ja of Neen invullen Afleveringstitel: bv. Soep van venkel Voorziene Duur: zoals in bestelling Rechtstreeks: Ja of neen aanklikken vanuit: van waar wordt het doorgestraald Product Placement: Ja/neen aanklikken indien sponsor in beeld komt Seizoensnr: bv. 5 Voor Ketnet NOOIT productplacement Afl.nummer: bv. 26 Media ID: De door VRT bezorgde Media ID, ter controle of deze overeenkomt met de bedoelde aflevering Kijkadvies: 12+ of 16+ aanklikken (bij programma’s niet geschikt voor jonge kijkers, ook de bijkomende informatie aangeven rond categorieën! Extra uitleg zie hoofdstuk ‘bescherming minderjarigen) Genre: De VRT gebruikt het DVB-systeem om een genreaanduiding mee te geven. De grote providers nemen dit over in hun EPG’s. Kies eerst een hoofdgenre, en dan een desbetreffend genre uit de voorgestelde lijst. Het is niet mogelijk om een nieuw genre mee te geven, en de VRT behoudt zich het recht om het genre nog te wijzigen. ------Open ondertiteling Ja of Neen invullen volgens gemaakte afspraak met de aanbodverantwoordelijke Indien Ja, dan verschijnen invulvakjes voor de te vertalen talen en het aantal minuten. Bij rechtstreekse programma’s, ook aangeven of er rechtstreekse ondertiteling (ROT) nodig is. Steeds ook persoonlijk contact opnemen met [email protected] voor de nodige afspraken. ------Video On Demand (VOD) rechten gecleared (voor info mail naar [email protected]) Alle programma’s dienen in principe beschikbaar te zijn voor VOD en voor herbekijken op een vrt- website. De juiste velden zijn default aangevinkt. Uitzonderingen kunnen enkel na overleg met de aanbodverantwoordelijke. ------Inhoud

31 Technisch: om in een excel-cel een volgende regel te beginnen, druk “Alt”+”Enter”. Indien er meer regels getikt zijn, dan zichtbaar: dubbelklik op het streepje links onder het regelnummer (nr36 in dit geval)

Hier dubbelklikken

We vragen een “wervende tekst” van max 140 karakters. Dit is een korte baseline van het programma of de afzonderlijke aflevering. Vb. van wervende tekst: Vandaag maakt Jeroen Meeus voor ons een lekker soepje van venkel.

En we vragen een “korte inhoud” die liefst minder dan 600 karakters bevat. ------

Externe info medewerkers: (presentatie, acteurs, panel,…) enkel namen opgeven die door de pers mogen gebruikt worden. Interne info medewerkers: (panel, kandidaten, gasten,…) enkel namen opgeven die alleen intern en voor archivering mogen worden gebruikt. Gebruiksbeperking: aanvinken indien er restricties zijn voor hergebruik van fragmenten uit het programma. ------

VERANTWOORDELIJKEN Productiehuis – producer – regisseur – assistent – Vrt verantwoordelijke: Zoveel mogelijk info (= namen, adres productiehuis en gsm- of telefoonnummers) opgeven! Productieordernr.: is het programmanummer toegekend na contractopmaak (vragen bij de EPRO-cel)

BELANGRIJK: Wanneer je de programmagegevens opslaat willen we dat het bestand telkens een duidelijke en voor ons relevante naam heeft. Daarom wordt deze in het document voorbereid met ingevulde programmagegevens. Gebruik deze naam dus steeds bij opslaan van het document.

Voorziene vorm:IPG_uitzendtitel_S00xx_A00xx_Afleveringstitel (afl. titel enkel indien ingevuld) BV: IPG_Premiejagers_S0001_A0026

Het correct benoemen van de IPG bestanden is belangrijk omdat de verschillende diensten natuurlijk zeer veel bestanden krijgen. Ze hebben niet de tijd om alle files te openen en de juiste gegevens te zoeken. Met een correcte benaming van het bestand zien ze dadelijk van welk programma de gegevens zijn.

Deze IPG-gegevens moeten vervolgens 6 weken voor uitzending naar de volgende diensten verzonden worden: [email protected] [email protected] of [email protected] of [email protected] [email protected] of [email protected] of [email protected] [email protected] of [email protected] of [email protected] [email protected] [email protected] (enkel indien vertaling nodig is) Deze info is ook te vinden onderaan het document, en wordt afgeleid uit de gekozen gegevens.

32 DE TEG OF TECHNISCHE GEGEVENS VOOR UITZENDING

Moet verstuurd worden, dadelijk NADAT de aflevering op VRT werd geleverd. De TEG-gegevens dienen om het programma tijdig en juist op antenne te krijgen, om het archief te organiseren en om de diensten te verwittigen dat de file op VRT is. Daarom is het belangrijk dat dit formulier correct is ingevuld met zoveel mogelijk informatie. Als het een seizoen betreft moet het telkens op dezelfde manier wordt ingevuld, met dezelfde afkortingen enz.

Hoe invullen? Gelieve steeds van een blanco formulier te vertrekken om fouten te vermijden.

Net: één, canvas of ketnet aanklikken datum uitzending: bv. 01/01/2015 Programma: Uitzendtitel: bv. DAGELIJKSE KOST HD: Ja of Neen invullen Afleveringstitel: Soep van venkel Seizoensnr: bv. 1 Afl. nummer: bv. 26 Rechtstreeks: Ja of neen bij ja: vanuit: vanwaar wordt het doorgestraald Duur: EXACTE DUUR!!! Product Placement: Ja of neen aanklikken Ketnet NOOIT productplacement Media ID: De door VRT bezorgde Media ID, ter controle of deze overeenkomt met de bedoelde aflevering Kijkadvies: 12+ of 16+ aanklikken (bij programma’s niet geschikt voor jonge kijkers, ook de bijkomende informatie aangeven rond categorieën) Extra uitleg zie hoofdstuk ‘bescherming minderjarigen) ------DRAGER INFORMATIE Wijze van oplevering: Kiezen voor Faspex of harde schijf Media ID: Dit is ons unieke identificatienummer in ons Media archief. Na bestelling wordt een lijst met Media ID’s per aflevering gestuurd naar de productieverantwoordelijke van het externe productiehuis. Audio: Klanksporen 1 & 2 moeten de programma-klank weergeven. Deze worden standaard gebruikt bij uitzending. Klanksporen 3 & 4 zijn voorbehouden voor audiodescriptie. Indien geen audiodescriptie voorzien is (meestal dus), zijn deze klanksporen leeg Klanksporen 5 & 6 zijn voorbehouden voor ‘internationale klank’. Indien geen internationale klank voorzien is (meestal dus), zijn ook deze klanksporen leeg Alle volgende klanksporen zijn vrij te gebruiken, indien nuttig. Begin tijdscode: 10:00:00:00 Einde tijdscode: bv. 10:27:28:12 beeld: beschrijving van het eerste beeld beeld: beschrijving van laatste beeld (bv. tekst begingeneriek) (bv. zonsondergang + generiek) geluid: bv. muziek begingeneriek geluid: beschrijving geluid laatste beelden ------ONDERTITELING : Ja of Nee invullen volgens gemaakte afspraak met de aanbodverantwoordelijke Indien Ja, dan verschijnen invulvakjes voor de te vertalen talen en het aantal minuten. Bij rechtstreekse programma’s, ook aangeven of er rechtstreekse ondertiteling (ROT) nodig is. Voor vertaling moet steeds op voorhand persoonlijk contact opgenomen worden met [email protected] voor de nodige afspraken. ------VIDEO ON DEMAND (VOD) rechten gecleared voor De vakjes zijn standaard aangevinkt voor gewone clearing door het productiehuis. Uitzonderingen moeten steeds overlegd worden met de aanbodverantwoordelijke.

33 ------Technische Opmerkingen Vermelden wanneer er iets speciaals met de band of de uitzending is. Bv. wanneer de eindregie een crawl in beeld moet laten lopen bij uitzending Informatie voor de kijkers adressen en telefoonnummers of info vermelden die de eindregie eventueel kan doorgeven aan kijkers die bellen. ------

Gebruiksbeperking: aanvinken indien er restricties zijn voor hergebruik van fragmenten uit het programma. ------

Technisch: om in een excel-cel een volgende regel te beginnen, druk “Alt” + ”Enter”. Indien er meer regels getikt zijn, dan zichtbaar: dubbelklik op het streepje links onder de regelnummer.

Hier dubbelklikken

------VERANTWOORDELIJKEN Productiehuis – producer – regisseur – assistent – Vrt verantwoordelijke: zoveel mogelijk info (= namen, adres productiehuis en telefoonnummers) opgeven! Productieordernr: is het programmanummer toegekend na contractopmaak (vragen bij de EPRO-cel) ------Opgemaakt door naam persoon die de gegevens invulde Datum: datum opmaak gegevens

BELANGRIJK: Wanneer je de technische gegevens opslaat willen we dat het bestand telkens een duidelijke en voor ons relevante naam heeft. Daarom wordt deze in het document voorbereid met ingevulde programmagegevens. Gebruik deze steeds bij het opslaan van het document. Voorziene vorm: TEG_uitzendtitel_S00XX_Afleveringstitel (afl. titel enkel indien ingevuld) Bv.: TEG_Dagelijkse Kost_S0001_A0026

Wanneer je de file doorstuurt via Aspera willen we dat het bestand telkens een duidelijke en voor ons relevante naam heeft. Daarom wordt deze in het document voorbereid met ingevulde programmagegevens. Gebruik deze steeds bij het opslaan van het document. Depotreferentie: uitzendtitel_S000X_A000X_WPXXXXXXXX_afleveringstitel

Het correct benoemen van de TEG bestanden is belangrijk omdat de verschillende diensten natuurlijk zeer veel bestanden krijgen. Ze hebben niet de tijd om alle files te openen en de juiste gegevens te zoeken. Met een correcte benaming van het bestand zien ze dadelijk van welk programma de gegevens zijn. Deze TEG gegevens moeten dadelijk NA levering van het uitzendmateriaal naar de volgende diensten verzonden worden: [email protected] of [email protected] of [email protected] [email protected] of [email protected] of [email protected] [email protected] of [email protected] of [email protected] [email protected] [email protected] en [email protected] (indien vertaling nodig is)

34 Deze info is ook te vinden onderaan het document, en wordt afgeleid van het gekozen net. Deze standaarddocumenten zijn te verkrijgen bij: [email protected], [email protected] en [email protected]

DE IPO OF INHOUDELIJKE PROGRAMMAGEGEVENS VOOR ONLINE-MATERIAAL

Voor toelevering van programma’s die enkel voor de website bedoeld zijn, moet geen TEG en IPG verstuurd worden. De gegevens worden verzameld in één IPO-formulier en dient om het programma op de juiste website te krijgen en om het archief te organiseren. De IPO moet worden rondgemaild onmiddellijk nadat de aflevering op VRT werd afgeleverd.

OPGELET: ook voor online-materiaal dienen auteursgegevens doorgemaild worden naar [email protected] en [email protected] (of [email protected] of [email protected])

Hoe invullen? Gelieve steeds van een blanco formulier te vertrekken om fouten te vermijden.

Voor website: Voor net: één, canvas of ketnet aanklikken Programma: uitzendtitel: bv. Fans of Flanders seizoensnr: bv.1 Duur: exacte duur Product placement: Ja of neen Afl nr: bv. 3 Voor Ketnet: nooit PP MediaID: de door VRT bezorgde media-ID voor deze aflevering Genre: De VRT gebruikt het DVB-systeem om een genreaanduiding mee te geven. De grote providers nemen dit over in hun EPG’s. Kies eerst een hoofdgenre, en dan een desbetreffend genre uit de voorgestelde lijst. Het is niet mogelijk om een nieuw genre mee te geven, en de VRT behoudt zich het recht om het genre nog te wijzigen. Kijkadvies: 12+ of 16+ aanklikken (bij programma’s niet geschikt voor jonge kijkers, ook de bijkomende informatie aangeven rond categorieën! Extra uitleg zie hoofdstuk ‘bescherming minderjarigen) ------Open ondertiteling: Ja of neen invullen volgens gemaakte afspraak met de aanbodverantwoordelijke Indien Ja, dan verschijnen invulvakjes voor de te vertalen talen en het aantal minuten. Steeds ook persoonlijk contact opnemen met [email protected] voor de nodige afspraken. ------Video On Demand (VOD) rechten gecleared (voor info mail naar [email protected]) Alle programma’s dienen in principe beschikbaar te zijn voor VOD en voor herbekijken op een vrt- website. De juiste velden zijn default ingevuld. Uitzonderingen kunnen enkel na overleg met de aanbodverantwoordelijke. ------Korte inhoud Technisch: om in een excel-cel een volgende regel te beginnen, druk “Alt”+”Enter”. Indien er meer regels getikt zijn, dan zichtbaar: dubbelklik op het streepje links onder het regelnummer (nr36 in dit geval)

Hier dubbelklikken

En we vragen een korte inhoud die liefst minder dan 600 karakters bevat.

35 ------Interne info medewerkers: (panel, kandidaten, gasten,…) enkel namen opgeven die alleen intern en voor archivering mogen worden gebruikt. Gebruiksbeperking: aanvinken indien er restricties zijn voor hergebruik van fragmenten uit het programma.

------

BELANGRIJK: Wanneer je de programmagegevens opslaat willen we dat het bestand telkens een duidelijke, en voor ons relevante naam heeft. Daarom wordt deze in het document voorbereid met ingevulde programmagegevens. Gebruik deze naam dus steeds bij opslaan van het document.

Voorziene vorm: IPO_uitzendtitel_S00xx_A00xx_Afleveringstitel Bv: IPO_Fans of Flanders_S0001_A0026

Het correct benoemen van de IPO bestanden is belangrijk omdat de verschillende diensten natuurlijk zeer veel bestanden krijgen. Ze hebben niet de tijd om alle files te openen en de juiste gegevens te zoeken. Met een correcte benaming van het bestand zien ze dadelijk van welk programma de gegevens zijn.

Deze IPO gegevens moeten dadelijk NA levering van het uitzendmateriaal naar de volgende diensten verzonden worden: [email protected] of [email protected] of [email protected] [email protected] of [email protected] of [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] (indien vertaling nodig is)

36 VRT COMMUNICATIE

In overleg met het net wordt er voor elk programma of project een communicatieplan opgesteld. Dit communicatieplan wordt in detail besproken met het productiehuis tijdens het merkbelevings overleg. via de brand manager en/of de aanbodverantwoordelijke.Belangrijk is dat er in elke fase van de communicatie voldoende overleg is tussen het net en het productiehuis. En dat er bij elke afwijking van het plan overleg is. Er kunnen geen communicatie-intiatieven genomen worden zonder overleg met de brand manager.

Aanspreekpunt communicatieplan: Brand manager Eén: [email protected] Brand manager Canvas: [email protected] Brand manager Ketnet: [email protected]

De uitvoering van het communicatieplan wordt opgepikt door verschillende diensten binnen VRT zoals VRT Communicatie, spotcel, marketing, online, hosting, VRT NU, …

COMMUNICATIEDIENST VRT

VRT Communicatie is verantwoordelijk voor de persrelaties, de relaties met actualiteitsprogramma’s op radio en televisie, de communicatie naar stakeholders en de interne communicatie. Ze communiceren actief antwoorden op veel gestelde vragen en behandelen klachten van kijkers.

Waarvoor kan je hier terecht?

a. Relaties met de pers Volledig inhoudelijk en praktisch afstemmen van de perscommunicatie rond je programma.

b. Relaties met de VRT actualiteitsprogramma’s In samenwerking met het productiehuis, inhoudelijke en praktische afspraken maken met de redacties van VRT actualiteisprogramma’s over de communicatie rond je programma.

c. Faq en klantendienst VRT communicatie communiceren actief antwoorden op veelgestelde vragen (FAQ’s) via een kennisbank op de websites van de netten, coördineren de concrete antwoorden op e-mail en telefoon en adviseren de programmamakers in hun omgang met de mediagebruiker. Van het productiehuis wordt indien nodig actieve medewerking gevraagd bij het opstellen en onderhouden van de veel gestelde vragen (FAQ ) op de websites van de betrokken VRT-netten en bij het beantwoorden van kijkersvragen via e-mail. De productiehuizen zijn verplicht de kijkers even goed te verzorgen als de VRT dit doet. Elke e-mail van de kijker moet op een vriendelijke manier beantwoord worden.

d. Communicatie binnen de VRT VRT Communicatie beheert het intranet. In uitzonderlijke gevallen kunnen productiehuizen van die media gebruik maken om snel binnen de VRT te informeren of een oproep naar alle VRT- medewerkers te lanceren. Met oog op interne communicatie kan het nuttig zijn achter-de-schermen- foto’s van opnames aan te leveren.

Wat wordt er georganiseerd? In het communicatieplan wordt bepaald welke initiatieven richting pers en stakeholders genomen worden.

a. Persberichten Persberichten worden verstuurd vanuit een VRT-account. VRT beschikt over een database met adressen van de belangrijkste journalisten. Het productiehuis levert inhoudelijke input voor het persbericht. Dit persbericht bevat algemene info over het programma of project. En eventueel info per aflevering en een korte biografie/omschrijving van acteurs/deelnemers.

In het communicatieplan wordt bepaald wanneer en hoe vaak er een bericht wordt uitgestuurd. Niet voor elke communicatie wordt er een bericht uitgestuurd, persberichten worden vaker vervangen door een post op sociale media of op andere manieren.

b. Interviewmomenten of visie-sessies VRT Communicatie organiseert interviewmomenten, dat kan verschillende vormen aannemen: interviewsessie tijdens voor-en najaarslancering van de netten, aparte interviewsessies, telefonische interviews, interviews tijdens actualiteitsprogramma’s op radio en/of televisie,…

c. Visie-sessies Wanneer relevant wordt er intern een visie sessie georganiseerd voor een specifieke doelgroep. Tijdens deze visie wordt het programma door schermgezicht en/of programmamakers aan de genodigden voorgesteld.

d. Aanspreekpunt bij persvragen Indien er persvragen binnenkomen worden die steeds beantwoord door de persverantwoordelijke. Hiervoor zal input worden gevraagd aan het productiehuis en de aanbodverantwoordelijke. Perslekken zijn absoluut te vermijden. Daarom is het heel belangrijk steeds onmiddellijk contact op te nemen bij onverwachte vragen van de pers ( zie contactpersonen). Wees er ook steeds alert voor dat oproepen naar figuranten, locaties,… in een vroege fase van het productieproces ook door pers opgepikt kunnen worden. Ga hiervoor dus ook steeds vooraf in overleg.

e. Advies en persbriefings, mediatraining VRT Communicatie zorgt voor mediatraining van nieuwe gezichten, acteurs of presentatoren om hen zo voor te bereiden op mogelijke interviews en te adviseren in omgang met journalisten.

f. Setbezoek VRT Communicatie kan zorgen voor setbezoek voor pers of stakeholders gedurende de opnames. Daarbij is het belangrijk om tijdig een opnameplanning te bezorgen en mee te kijken naar mogelijke opportuniteiten die een setbezoek interessant maken voor pers of stakeholders.

g. Verspreiding van programma-inhoud en foto’s VRT Communicatie staat in voor de verspreiding van programma-inhoud en foto’s. Hiervoor is het belangrijk tijdig de nodige input aan te leveren: - bij het aanleveren van programma-info: uiterlijk 6 weken voor de start van het programma

38 - bij het aanleveren van programma-inhouden en persteksten: bij voorkeur 4 weken voor uitzending; ten laatste 2 weken voor uitzending voor weekbladen; ten laatste 2 dagen voor kranten en websites; ten laatste 1 dag voor kranten, websites en EPG. - voor het inplannen van fotosessies. Zelf videostills maken en aanleveren. - In bijzondere gevallen zelf digitale foto’s maken en aan Communicatie bezorgen

Contacten bij VRT Communicatie Communicatiemanager en algemeen woordvoerder VRT: Bob Vermeir [email protected] 02 741 66 38

Woordvoerder aanbod radio, televisie en online: Hans Van Goethem [email protected] 0471 13 90 46

Aanbod netten Eén: [email protected] 02 741 58 45 Canvas, VRTNWS: [email protected] 02 741 51 63 Ketnet & MNM: [email protected] 02 741 38 62 Radio1, Radio2, StuBru, Sporza: [email protected] 02 741 57 21 Klara: [email protected] 02/741 38 85

Voor foto- en beeldvragen: Geert Van Hoeymissen [email protected] 02 741 35 59

Voor interviewaanvragen: [email protected]

39 PROMOCEL

De promocel zorgt voor de on-air programmacommunicatie van de 3 netten. Ieder net heeft haar eigen promocel.

De promocel van één en Canvas bestaat uit: autopromotie: trailerplanning, regie/productie/eindredactie van de trailers Hosting: stemmen + redactie

De promocel van Ketnet bestaat enkel uit een dienst autopromotie.

WAT MOET JE DOEN OM TRAILERING TE VERKRIJGEN OP EEN, KETNET OF CANVAS?

Het Net bepaalt of een programma een spot krijgt of niet.

Deze informatie zit vervat in het communicatieplan dat tijdens het merkbelevingsoverleg wordt besproken. Zodra je weet dat er een nieuw programma komt, neemt de producer van het programma contact op met de eindredacteur (van het respectievelijke net) van de promocel. In overleg wordt dan bepaald wie de trailers zal maken. De producer maakt de eerste afspraken over de trailers: lanceer- en programmatrailers, spots voor evenementen, …

Informeer de promocel correct: wie is er bij het productiehuis verantwoordelijk, waar is men te bereiken, email gegevens, gsm- nummers … Lever het beeldmateriaal tijdig en volgens afspraak aan.

Voor promomateriaal (commercials, trailers, bumpers, … ) geldt:

Parameter Engelse notatie Meterindicatie Waarde Geïntegreerde luidheid3 Integrated Loudness I -23 LUFS Maximum signaalniveau Maximum True Peak Level dBTP -1 dBTP Maximum momentele luidheid Maximum Momentary Loudness M + 8 LU Korte termijn luidheid Maximum Short Term Loudness S Geen beperking Luidheidbereik Loudness Range LRA Geen beperking

Opmerkingen: - Het luidheidsbereik voor promomateriaal is nog niet gedefinieerd. Op basis van ervaringen in de praktijk kan dit in toekomstige versies van de aanlevervoorwaarden wijzigen. - Voor live promomateriaal geldt een marge van +/- 1 LU.

Naamconventie voor TRAILERS: TR_TITEL PROGRAMMA_S0000_E0000_AFLEVERINGSTITEL_MEDIA ID.mxf (Indien er geen afleveringstitel is, hoeft deze dus ook niet vermeld)

De Promocel maakt de trailer De eindredacteur bespreekt het scenario met de programmamakers.

De programmamakers leveren het gewenste materiaal digitaal aan.

40 - Volgens afspraak op harde schijf of via Aspera. - Volledige afleveringen en indien nodig extra ruw materiaal. Wanneer de trailer in studio werd opgenomen, noteer dan de TC van de beste take(s). - Visiemateriaal in lowres én HD-materiaal voor montage - Geen gemixte klank, alleen gescheiden klanksporen - Indien er een vreemde taal wordt gesproken de werkvertaling mee aanleveren - Clean: zonder grafiek (bumpers, SVO’s), en zonder ondertiteling - Bezorg ook duidelijke info samen met het materiaal: o Naam van het programma o Datum uitzending van het programma o Contactpersoon – GSM-nummer – telefoonnummer- e-mailadres o TC van goeie takes

Het productiehuis maakt de trailer Als programmamakers hun trailers zelf maken, krijgen ze van de desbetreffende eindredacteur bij de promocel een briefing naar inhoud, strategie en versies. De programmamakers bespreken het scenario met de eindredacteur.

Maak duidelijke afspraken over de levering - Aangeleverde trailers zijn volledig klaar en afgemixt op -23 LUFS. De Promocel zorgt voor de grafische afwerking en inlees met de net-stem. Afwijkingen worden op voorhand afgesproken met de eindredacteur van het desbetreffende net. - Alle trailers worden in HD en in 16/9 geleverd en uitgezonden. - Zorg ervoor dat er geen zwarte balken in de trailer zitten. - Zorg voor een duidelijk muzikaal begin en einde. Pas desnoods je beeldmontage aan om daarin te passen. Knip liever onderweg in de muziek dan op het begin of einde een slechte fade te maken. - De meeste muziek wordt sinds kort automatisch herkend en moet niet meer aangegeven worden, met uitzondering van speciaal gecomponeerde muziek. De soundfiles van eigen gecomponeerde muziek moeten worden doorgegeven aan [email protected] en [email protected].

Let op aan het eind van de trailer - Visueel (= cross van eindbeeld naar de pancarte met uur/versie en pgm) - Er mag geen betekenisvolle actie, geen ondertiteling en geen quote in het laatste beeld zitten. - Het laatste beeld moet minstens 5 seconden zijn. - Auditief: alle duiding en extra uitleg moet afgerond zijn VOOR het eindbeeld start. - Indien er ook een radiocampagne is, ook een embedded AAF aanleveren met gescheiden audiosporen. - Hou, in overleg met de eindredacteur, rekening met de netwaarden en de styling van het net.

AANLEVEREN VAN TRAILERS/TRAILERMATERIAAL/’VOLGENDE KEER’ VIA ASPERA

Op voorhand wordt afgesproken of het materiaal via Aspera dan wel op harde schijf aan de Promocel

wordt geleverd.

41 Alle nuttig info mbt formaat is terug te vinden via http://www.vrt.be/externe-medewerkers Elke trailer moet apart doorgestuurd worden, ttz elke file krijgt een andere upload

Methode 1: Trailers aanleveren mét media ID 1. Ga naar faspex.vrt.be. 2. Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord. Heb je geen account (meer)? Vraag het dan even aan je contactpersoon. 3. Klik op “New package”. 4. Kies voor het profiel “TV - trailers_depot_met media-ID”

5. Vul de verplichte velden in: a. “Title”: Geef je bestand een relevante naam zodat het meteen duidelijk is over welke trailer het gaat (programmatitel, afleveringsnummer of - titel, …) b. “Media ID”: Deze krijg je van je contactpersoon op VRT. Begint altijd met “WT” of “WV”. Heb je geen media ID? 1. Vraag er dan even naar bij je contactpersoon, 2. Of gebruik methode 2 om je file door te sturen. c. “Channel”: Selecteer in het dropdownmenu het kanaal waarop het programma wordt uitgezonden. d. “Producer mail” Dit veld is optioneel. Meerdere emails scheiden met komma. e. “Note”: Dit veld is optioneel. 6. Voeg je file toe door op “Browse for files” te klikken of door hem naar de kartonnen doos te slepen. Eén file per media ID. File moet een .mxf zijn. 7. Klik op “Send Package”. Een automatische notificatie zal naar de promocel van één, canvas of ketnet worden gestuurd van zodra de upload compleet is. Belangrijk: Via deze methode mag je enkel files uploaden die voldoen aan de technische specificaties.

Methode 2: Trailers of trailermateriaal aanleveren zonder media ID. 1. Ga naar faspex.vrt.be. 2. Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord. Heb je geen account (meer)? Vraag het dan even aan je contactpersoon.

42 3. Klik op “New package”. 4. Kies voor “TV - trailers_materiaal_zonder media-ID” 5. Vul de nodige info in: a. “Title”: Geef het pakket een relevante naam zodat meteen duidelijk wordt over welk programma en welke aflevering het gaat. b. “Channel”: Selecteer in het dropdownmenu het kanaal waarop het programma wordt uitgezonden. c. “Note”: Dit veld is optioneel.

6. Selecteer bij “Browse for files” je bestand(en) of sleep ze naar de kartonnen doos. 7. Klik op “Send Package”. Een automatische notificatie zal naar de promocel van één, canvas of ketnet worden gestuurd van zodra de upload compleet is.

43 Contacten bij de promocel

coördinator één Maaike De Wit [email protected] aanleveren materiaal Julie Heyvaert [email protected]

Eindredacteur Canvas Anne-lore Vanderhallen [email protected] aanleveren materiaal Canvas Fien Dehaen [email protected]

coördinator Ketnet Nele Termont [email protected] aanleveren materiaal Ketnet [email protected]

AUTEURSRECHTEN

VRT heeft bepaalde afspraken met de relevante beheersvennootschappen wat betreft het gebruik van het repertoire van hun leden in de producties van/voor VRT. Bijgevolg moet ook door VRT worden aangegeven welk repertoire er precies in een programma wordt gebruikt. Dit betekent dus dat, zelfs wanneer men zegt dat een programma zogenaamd ‘rechtenvrij’ is, er nog gegevens in verband met de auteursrechten overgemaakt moeten worden aan de cel Auteursrechten. Het gaat dan bijvoorbeeld om gegevens omtrent auteursrechtelijke bijdragen van bepaalde personen aan het programma, zoals bijvoorbeeld die van de betrokken regisseur of scenarist, maar ook omtrent vooraf bestaande werken die in het programma aan bod komen, zoals bijvoorbeeld commerciële muziek of fragmenten van andere programma’s of producties. Bij de cel Auteursrechten worden deze gegevens verzameld en aan de diverse beheersvennootschappen bezorgd. Deze aangiften worden enkel verricht (en kunnen bijgevolg enkel dan een vergoeding van de betrokkenen teweeg brengen) als een programma effectief uitgezonden werd.

AANDACHTSPUNTEN GEBRUIK BESTAANDE MUZIEK GENERIEKEN - THEMAMUZIEK - FILM/SERIE (gelet op mandaatswijziging Sabam)

Vanaf 2019 gelden er enkele beperkende wijzigingen aan het mandaat dat SABAM namens haar leden mag uitoefenen met betrekking tot de verwerking van bestaande muziek in een audiovisueel werk of publicitaire boodschap (door SABAM ook wel synchronisatie genoemd).

Deze mandaatsbeperking heeft gevolgen voor de toelating die VRT in haar overeenkomst met SABAM (de zgn. ‘blanket license’) heeft afgesloten. De overige contractuele beperkingen die aan onze toelating worden gesteld, blijven natuurlijk onverkort gelden. Vragen over de inhoud en dekking van die ‘blanket license’ kunnen worden gericht aan [email protected] (business management Media&Productie)

In elk geval blijven ook de andere contractuele afspraken met de relevante beheersvennootschappen van kracht. Zo mogen een aantal muziekwerken in geen geval in (onze) audiovisuele producties of in het kader van autopromotie worden gebruikt. Deze werken zijn terug te vinden in de ‘uitsluitingslijst audiovisuele producties’ die SIMIM op haar website (https://www.simim.be/pdf/S-T08- 043%20REP%20Uitsluitingslijst%20audiovisuele%20producties.pdf) heeft gepubliceerd. Bij vragen over de inhoud en dekking van onze overige afspraken met dergelijke beheersvennootschappen kan u steeds terecht bij eerder genoemde contactpersoon.

De mandaatsbeperking van SABAM heeft de volgende bijkomende beperkingen tot gevolg:

 Films en Series

Voor Films en Series waarvan de opnames vanaf 2019 gestart zijn, kan SABAM géén toestemming meer verlenen voor de verwerking van bestaande muziekwerken daarin.

SABAM definieert de begrippen ‘Film’ en ‘Serie’ als volgt: . Film: single – verfilming van een verhaal dat gedramatiseerd is en al dan niet gebaseerd op waar gebeurde gebeurtenissen of bestaande personen of feiten.

45 . Serie: gedramatiseerde televisieserie, opgebouwd rond de persoonlijke ontwikkelingen van één of meerdere hoofdpersonages van het verhaal, al dan niet gebaseerd op waargebeurde gebeurtenissen of bestaande personen of feiten.

Het gebruik van bestaande muziek in dergelijke producties moet nu rechtstreeks bij de betrokken auteurs of hun publisher worden geklaard. SABAM heeft wel aangegeven tussen te willen komen om de contactgegevens van de betrokkenen op verzoek te verstrekken.

Soaps, sitcoms, telenovelles, reportages, docusoaps en sketches worden in dit kader niet beschouwd als een ‘Serie’ en blijven gedekt door de toelating. Een definitie van die laatste begrippen kan teruggevonden worden in het intern reglement van SABAM dat op hun website kan worden geraadpleegd (https://www.sabam.be/sites/default/files/reglement_commissie_av.pdf).

 Themamuziek en Generieken

Ook het gebruik van bestaande muziek als themamuziek of in generieken kan door SABAM niet langer worden geklaard. Dit moet nu evenzeer rechtstreeks bij de betrokken auteurs of hun publisher worden gedaan.

Wat generieken betreft, nemen we de positie in dat generieken die rechtsgeldig onder de vroegere regeling tot stand werden gebracht en na 2019 ongewijzigd worden gebruikt (vb. voor een volgend seizoen van het betrokken programma of de betrokken productie) geen bijkomende rechtenklaring behoeven.

 Publiciteit (met in begrip van autopromotie)

De toelating die SABAM ons verstrekte voor synchronisatie van bestaande muziek in het kader van publiciteit (zoals vb. in trailers of aankondigingsspots van een bepaald programma of een bepaalde productie), was al beperkt in het vorige contract en dit blijft zo. Enkel onder zeer strikte voorwaarden is het mogelijk om bestaande muziek in bepaalde autopromotiespots te gebruiken. Het gaat daarbij om autopromotiespots ter promotie van onze programma’s, producties en evenementen die worden uitgezonden op VRT. Normaal gesproken maakt VRT deze spots zelf, maar in het geval het productiehuis zelf de spots aanlevert, is het belangrijk om hiervan op de hoogte te zijn. Voor meer informatie over de specifieke voorwaarden die worden gesteld, kan u terecht bij [email protected] (business management Media&Productie) of je aanbodverantwoordelijke.

HOE EEN AANGIFTE INVULLEN?

Voor ELK(E) (aflevering van een) programma moet een overzicht van de relevante auteursrechten worden opgemaakt. De aangifte van de auteursrechten moet TEN LAATSTE 14 dagen na uitzending doorgegeven worden via de SABAM-auteursrechtentool Cuesheetcorner.be (CSC)

Login en paswoord (elk productiehuis heeft 1 login) kan aangevraagd worden bij de EPRO-cel. ([email protected] of [email protected] of [email protected])

In de tool vind je je eigen programma’s op basis van de programmagids (per dag, week, maand, aangepaste periode) (-> zoeken op datum en zender) of via de productcatalogus (-> zoeken op media-ID of weergave titel)

46 Aangiftes kunnen • rechtstreeks ingevuld worden in de tool • via vooraf ingevulde excel opgeladen worden in de tool

Een heel belangrijke wijziging tov van vroeger is dat behalve wanneer er voor je programma in CSC een muziekicoon staat, de gebruikte muziek NIET meer moet aangegeven worden. Indien dit heel uitzonderlijk wel het geval is (dus muziekicoon voor programma), zijn er 2 mogelijkheden:  zwart muziekicoon: de muziek moet net zoals vroeger gewoon aangegeven worden via de categorieën, B& F  rood muziekicoon: Wanneer er rood muzieksymbool verschijnt betekent dit dat de soundfiles van de specifiek gecomponeerde muziek (bvb generiek of bumper) niet tijdig is opgeleverd bij [email protected] en nog niet is opgenomen in de SABAM-database/Soundaware fingerprinting systeem. Gelieve zo snel mogelijk contact op te nemen met [email protected]

! OPGELET: VOOR FICTIE DIENT ALTIJD DE MUZIEK MEE AANGEGEVEN TE WORDEN, ONGEACHT OF ER EEN MUZIEKSYMBOOL VOOR DE AFLEVERING STAAT !!!!!

Na het invullen van de cuesheet dient de cuesheet op status “finished” gezet te worden -> de betrokken afleveringslijn kleurt groen. Wanneer alle cuesheets van de reeks in kwestie afgerond zijn (maw op “finished” staan) dient dit gemeld te worden aan [email protected] en de epro-cel in kwestie ([email protected], [email protected], [email protected]) zodat dit kan geverifieerd/gecontroleerd worden en tot uitbetaling kan worden overgegaan.

PRAKTISCHE RICHTLIJNEN INVULLEN AUTEURSRECHTEN

Bij het invullen van het formulier niets aan de lay-out wijzigen en NIET copy/pasten, maar de gegevens correct in de vakjes typen. Indien de formulieren niet correct worden ingevuld zal het opladen in cuesheetcorner een error geven en dient men opnieuw te beginnen.

OPBOUW Het copyrightformulier wordt ingevuld (opgebouwd) volgens dezelfde structuur als het programma. Dus eerst begingeneriek, dan onderdelen (reportage/documentaire/aankoop/quizgedeelte…) van het programma, eventueel tussengeneriek(en) en tenslotte eindgeneriek. Bij elk onderdeel eventuele medewerkers, foto’s, (evt muziek) ed. vermelden.

HET INVULLEN VAN DE KOLOMMEN We kennen 5 (+1) programmaonderdelen: (Glob) - Generiek – documentaire – fictie – reportage – zonder specificatie. Alleen deze 5 (+1) onderdelen (aan te duiden in ‘aard’) kleuren blauw en moeten enkel worden voorzien van een volgnummer, titel van het programmaonderdeel en duur.

Aard: *Voorzien van een volgnummer:

47 GLOB (globaal) DEZE CAT ENKEL GEBRUIKEN WANNEER MEN RECHTSTREEKS IN CUESHEETCORNER INVULT, hier brengt me de aflevering overkoepelende informatie in (bvb. medewerkers voor gans de aflevering). In de excel kan deze cat niet geselecteerd worden, daar dient deze info gewoon als eerste lijnen vooraan ingevoegd

GEN (generiek) Te gebruiken voor begingeneriek, eindgeneriek, bumpers, jingles en tussengenerieken. Bij begingeneriek en eindgeneriek met zelfde muziek mag de duurtijd worden opgeteld. Generiek steeds onderscheiden van het programma!

DOC (documentaire) Bij eigen documentaire. Ook bij aankoop waarbij generiek en/of inleiding eigen aan VRT zijn. Indien aankoop: bij programmaonderdeel naam van de documentaire zetten.

FIC (fictie) Fictiereeksen zoals Thuis, Witse, Albert II, Flikken Maastricht

REP (reportage) Bij reportage, documentaire

ZS (zonder specificatie) Om onderscheid te maken tussen begingeneriek en start van programma dat nadien enkel uit een quizgedeelte bestaat of louter praatprogramma met enkel filmfragmenten (archief) of een programma met enkel muziek ed.

*Zonder een volgnummer: FF (filmfragment) Filmfragment of beeldfragment uit archief

B (background muziek) Achtergrondmuziek, tapijtje, sonorisatie. (uitvoerder is niet in beeld) ENKEL INDIEN ER EFFECTIEF MUZIEK MOET WORDEN AANGEGEVEN

F (foreground muziek) Live, playback, concert, (uitvoerder is zichtbaar in beeld) ENKEL INDIEN ER EFFECTIEF MUZIEK MOET WORDEN AANGEGEVEN

PK (beeldende kunst) Beeldende kunsten, plastische kunsten, grafiek

PHO (foto’s)

LI (literatuur, gedicht) Literaire werken: voorgedragen of gelezen of getoond

MED (medewerkers) Scenarist, regisseur (producers & redacteurs: vermelden als scenarist)

VC (videoclip) Enkel te gebruiken bij een echte videoclip geleverd door een muziekfirma

PRO (promo) Promotietrailer voor eigen programma

PUB (publiciteit) Enkel voor publiciteit VAR (Var-spotjes)

Titel van het programmaonderdeel: Enkel in te vullen bij blauwe lijnen. NIET in te vullen bij de grijze lijnen.

48 Titel van het werk: Altijd in te vullen bij witte lijnen. Indien de titel niet gekend is, dan een beknopte omschrijving geven. Wanneer er speciale muziek voor het programma werd gemaakt (begin- en eindgeneriek en/of jingles) moeten die steeds opgegeven worden met de titel van het werk zoals de componist dit werk bij de auteursvereniging heeft neergelegd. Indien er geen muziek gebruikt werd, ‘geen muziek gebruikt’ invullen.

Duur: Verplicht in te vullen bij de blauwe lijnen. Duurtijden invullen van muziek, reportages, archief, foto’s, beeldende kunsten en videoclips. Niet in te vullen bij MED. OPGELET: duur slechts 1 keer invullen per gebruikt werk binnen dat onderdeel (dus enkel bij componist en niet herhalen bij uitvoerder) Duurtijden ingeven als 00:00:00 (uren:minuten:seconden)

Naam van de rechthebbende: Bij beeldfragment Indien uit ons archief: VRT Indien aangekocht: naam van de rechthebbende firma: bv.NOS, ARD, Universal

Bij B Eerst de naam van de componist vermelden, op volgende lijn naam uitvoerder. Verschillende personen met zelfde hoedanigheid bij voorkeur op aparte lijnen. Indien op dezelfde lijn, de namen onderscheiden door een komma.

Bij F idem

Bij PK Naam graficus Naam beeldende kunstenaar

Bij MED Officiële naam van regisseur en scenarist

Bij PHO Naam fotograaf

Bij LI Bij het tonen van een cover van een boek in het kader van een literair programma: uitgeverij vermelden en indien mogelijk de gegevens van de foto en/of grafiek die op de kaft staan.

Hoedanigheid van de rechthebbende: Bij B zowel componist als uitvoerder zijn op een APARTE lijn te vermelden!

Bij F Idem

Bij PHO ‘fotograaf’

Referentie/bron: Bij B of F Muziekuitgeverij + CD nummer bv. EMI500688 (dus NOOIT ‘I-tunes’)

PH naam van krant, magazine + datum of titel van boek + uitgeverij

49 FF programma waar fragment uitkomt + afleveringsnummer of –titel + datum (en nooit gewoon ‘VRT-archief’)

% (enkel voor VRT): In te vullen bij medewerkers volgens afspraken die door de PRODUCENT en de medewerkers zijn gemaakt. Het oorspronkelijke document met handtekeningen wordt door de productie bijgehouden. MAAR er moet wel een gescande versie naar de auteursvereniging en naar [email protected] gestuurd worden.

VRT? (enkel voor VRT): Enkel JA invullen wanneer de medewerker VRT-personeel is ten tijde van de productie.

Info: Hier kan men ook aangeven dat rechten geklaard zijn. Hier kan men eventueel vermelden dat het personeelslid niet meer in dienst is of ondertussen op rust.

HANDIGE WEETJES *Om snel van de ene kolom naar de andere kolom te gaan kan je gebruik maken van de pijltjes (NIET van de TAB). *Formulier indienen 14 dagen NA uitzending via CUESHEETCORNER.BE *Titel van het werk komt best overeen met de benaming die de graficus/fotograaf ed. doorgaven aan Sabam, anders vinden zij de gegevens niet terug.

FAQ VERDEELSLEUTEL (enkel voor VRT) De producent bepaalt de verdeling van de percentages. Dit omdat de meeste producers ook een inhoudelijke bijdrage leveren en dan worden zij betrokken partij.

Wat gebeurt er met ondertekende verdeelsleutel? (enkel voor VRT) Het formulier van de verdeelsleutel mét handtekeningen moet worden ingescand en doorgemaild naar de auteursvereniging en naar [email protected]

RECHTHEBBENDEN (enkel voor VRT) Regisseur, reporter, redacteur, inhoudelijke producer, graficus worden op de formulieren vertaald naar regisseur, scenarist en beeldend kunstenaar. Indien andere medewerkers belangrijke inhoudelijke bijdrage leveren, kunnen deze ook als rechthebbenden worden opgegeven, in overleg met de producent. Naargelang de bijdrage worden deze personen opgegeven als regisseur of scenarist.

Medewerker niet aangesloten (enkel voor VRT) Of de medewerker al dan niet aangesloten is, heeft voor het invullen van het formulier geen belang. Dus de medewerker altijd vermelden met het percentage dat hem toegekend werd (indien deze medewerker niet vermeld zou worden, kloppen de percentages niet meer).

TRAILERS De muziek van trailers zal automatisch herkend worden en dient NIET aangegeven te worden

ONLINE-MATERIAAL Voor online-materiaal gelden dezelfde regels als voor ieder ander programma. De auteursrechten moeten worden aangegeven ten laatste 14 dagen na levering van het programma.

Contact Véronique Neefs [email protected] 02/741.34.72

51 VIDEO ON DEMAND (VOD)

De catalogi van mediadistributeurs (Telenet, Belgacom, UPC,…) evolueren op korte termijn naar een sterke visuele gebruikerstoepassing waarin VOD files steeds meer als een image worden aangeboden. Voor het vod-team is het niet evident om telkens een sprekend beeld in de juiste look & feel te vinden, dat bovendien moet voldoen aan kwaliteitsnormen en ingedekt is qua rechten. De kans is groot dat deze images al bestaan en bij VRT verspreid zitten (aankoop, persdienst, grafische dienst, autopromotie, productiehuizen zelf…) of op eenvoudige vraag kunnen aangeleverd worden. VOD wil dit materiaal verzamelen om imagebeheer en automatisering te vergemakkelijken. Van het productiehuis wordt gevraagd om bij opstart van een nieuw programma (en telkens bij een nieuw seizoen) 2 representatieve visuals door te mailen naar VOD. Opgelet: 1 poster en 1 landscape per seizoen/jaargang volstaat + eventueel 1 still per aflevering

Specificaties van de VOD visuals:

portrait-formaat (designposter en eventuele resize hiervan) Inhoudelijke specificaties voor bronimage Technische specificaties detailposter In volgorde van voorkeur: Design: Portrait (7x10) images dvd cover, affiche minimum resolutie W2048 x H2926px programmatitel representatieve (herkenbare) image van hoofdpersonage/decor Bronimage in JPG, liefst in zo groot opletten personages : aan te passen bij mogelijk formaat versturen naar wissels of wijzigingen [email protected] , omwille van dringende Hou onderaan rekening met plaats voor inhaalbeweging. logo (één, Canvas, Ketnet-logo) (Info ivm beeldbank volgt later)

Landscape formaat (nodebanner en eventuele resize hiervan) Inhoudelijke specificaties voor bronimage Technische specificaties nodebanner In lijn van detailposter Design: Landscape 16/9 met voorkeur voor titel (logo) of minimum resolutie W2560 x H1440 herkenbaar onderdeel uit decor

Hierop komt geen OG /NG logo Bronimage in JPG, liefst in zo groot mogelijk formaat versturen naar [email protected] , omwille van dringende inhaalbeweging. (Info over de beeldbank volgt later)

52 Still Clean en relevant Design: 16/9 Minimum resolutie: W2000 x H1125

Contact [email protected]

53 DIGITAAL

Kort na het bestellen en vóór het draaien van een programma zitten de programmamakers, VRT- persverantwoordelijke en de digitaal aanbodverantwoordelijke samen om het communicatieplan van het programma te bespreken.

Wanneer een programma een programmabladzijde krijgt op de site van het net dan moet er hiervoor zoveel mogelijk programma-info aan de eindredactie digitaal worden doorgespeeld.

Indien er overeengekomen wordt dat er bv. extra filmpjes op het net komen, dan moet dit duidelijk afgesproken worden.

Contacten

Digitaal aanbodverantwoordelijke Eén en Ketnet: Sam Ickx [email protected] 02/741.58.70

Eindredacteur Eén digitaal [email protected] 02/741.35.76 Eindredacteur Ketnet digitaal [email protected] 02/741.34.67 Eindredacteur Canvas digitaal [email protected] 02/741.59.19

Digitaal verantwoordelijke Canvas: Michele Valkenborghs [email protected] 02/741. 35.15

54 HET TOESTEMMINGSFORMULIER EN HOE HET GEBRUIKEN BIJ TELEVISIEUITZENDINGEN

INLEIDING

Wie gefilmd wordt, moet zijn toestemming geven, zowel voor de opname als voor het verdere gebruik ervan. De bewijslast dat iemand zijn toestemming gegeven heeft, ligt altijd bij de VRT. Toch is het niet altijd nodig dat iemand schriftelijke toestemming geeft, ook mondelinge of impliciete toestemming kunnen volstaan. Hierbij bespreken we een aantal specifieke gevallen waarin het formulier dat je achteraan vindt, kan helpen. Het formulier is te gebruiken voor alle televisieprogramma’s die gemaakt worden buiten de nieuwsdienst. Je kan trouwens altijd overleggen met de juridische dienst en met de cel beroepsethiek.

SOORTEN TOESTEMMING

a. Impliciete toestemming: We spreken van impliciete toestemming wanneer de geïnterviewde misschien niet uitdrukkelijk gezegd heeft dat hij of zij toestemming voor uitzending geeft, maar de camera was duidelijk zichtbaar en je hebt gezegd voor welk programma je werkt en wat de bedoeling is. Wie in die omstandigheden een interview geeft, kan weten dat het zal worden uitgezonden.

b. Mondelinge toestemming: Iemand zegt uitdrukkelijk dat hij of zij akkoord gaat met uitzenden, maar er is geen tijd of de omstandigheden laten niet toe om een schriftelijk document te tekenen. De bewijslast voor de toestemming ligt altijd bij de VRT. Als je discussie achteraf wil uitsluiten, kan het aangewezen zijn om die mondelinge toestemming op te nemen.

c. Schriftelijke toestemming: Daarvoor hebben we dus formulieren, die laagdrempelig en toegankelijk zouden moeten zijn. Je vindt ze aan het eind van dit document. Er is ook ruimte om eventuele afspraken met een geïnterviewde te noteren. In principe bestaat het formulier uit twee exemplaren. De geïnterviewde krijgt ook een exemplaar. Het is de bedoeling dat daarop de contactgegevens van het programma staan. Als je om een of andere reden liever een op maat gemaakt formulier hebt, kan je daarvoor de juridische dienst contacteren.

WANNEER HEB JE EEN GETEKEND FORMULIER NODIG?

- Bij slachtoffers van seksueel misbruik - Bij emotionele getuigenissen die echt een heel programma dragen - Bij geplande opnames met kinderen heb je beter schriftelijke toestemming van de ouders. (Bij opnames in een school is het misschien handiger om te werken met een brief aan de ouders. Zie verder) - Bij verborgen camera voor amusementsprogramma’s.

55 - Bij mensen die in beeld deelnemen aan een wedstrijd, zeker als het in de studio gebeurt. Maar ook in heel wat andere omstandigheden kan het handig zijn om toch maar het toestemmingsformulier te gebruiken. We overlopen hierna een aantal gevallen.

CONCRETE GEVALLEN

Vaak volstaat impliciete toestemming. Maar er zijn toch een aantal bijzondere gevallen :

a. Slachtoffers van seksueel misbruik :

Schriftelijke toestemming is wettelijk verplicht voor slachtoffers van seksueel misbruik. Zij mogen volgens de strafwet pas geïdentificeerd worden in de media als ze zelf hun schriftelijke toestemming geven. Je kan het formulier achteraan gebruiken, maar een toestemming op maat is voor dit soort gevallen vaak menselijker en beter. Het beste is dat je even contact opneemt met de juridische dienst.

b. De jeugdrechtbank:

Het is verboden om jongeren of kinderen die het voorwerp uitmaken van een maatregel van de jeugdrechtbank herkenbaar in beeld te brengen. Dat staat zo in de strafwet. Er is juridisch geen toestemming mogelijk. Zelfs de jeugdrechter kan geen uitzondering toestaan. (Voor alle duidelijkheid: we vinden deze wet soms te streng. Maar we kunnen niet anders dan je erop te wijzen dat het zo in de strafwet staat.)

c. Kinderen:

Tot en met vijftien jaar: Als kinderen onder de twaalf geïnterviewd worden, moet dat in principe altijd met toestemming van de ouders. Alleen dagelijkse en niet-controversiële onderwerpen kunnen daar volgens het programmacharter een uitzondering op zijn, maar voor televisieopnames vraag je beter altijd toestemming van iemand die op dat moment de hoede over de kinderen heeft. Bij geplande opnames brengen we ouders vooraf op de hoogte. Bijvoorbeeld via een brief die door de school of de jeugdbeweging waar je gaat draaien wordt meegegeven aan de ouders. In die brief wordt aangegeven dat ouders die niet wensen dat hun kind te zien is in de opnames, dit schriftelijk kunnen laten weten. Bij niet-geplande opnames geven we contactgegevens mee aan kinderen die aan het woord komen of die prominent in beeld komen. Dat doen we ook als er toestemming is van bijvoorbeeld scoutsleiders of schooldirectie. Ouders kunnen dan bellen of mailen om meer uitleg te vragen en eventueel te laten weten dat ze niet willen dat de opnames worden uitgezonden. Als er toch persoonlijke of controversiële dingen verteld worden, zoek je toch beter zelf nog contact met de ouders. Probeer in dat geval een spoor van hun toestemming te hebben. Dat kan bijvoorbeeld door na een telefoongesprek nog een mailtje te sturen waarin je hen bedankt voor hun toestemming. Het formulier dat je achteraan vindt, biedt de meeste garanties. De vorige alinea geldt ook voor mensen met verlengde minderjarigheid.

56 Onherkenbaar maken: Wanneer toestemming vragen aan de ouders echt niet mogelijk is kan je in sommige gevallen overwegen om kinderen onherkenbaar te maken. Maar dat kan echt alleen uitzonderlijk. Contacteer daarover de cel beroepsethiek.

Vanaf 16: Vanaf 16 gaan we ervan uit dat jongeren in staat zijn om zelf toestemming te geven. Maar voor heel controversiële of emotionele getuigenissen, of voor zaken die de ouders duidelijk aanbelangen, is het nog altijd beter dat de ouders op de hoogte worden gebracht.

Meer dan eenmalig / kinderarbeid: Als het niet gaat om eenmalige medewerking aan een opname, maar bijvoorbeeld om deelname aan een talentenwedstrijd of om iemand die als figurant optreedt in een programma, komen al heel snel de regels in verband met kinderarbeid in het spel. Dat kan je niet regelen met het formulier dat je achteraan vindt. Contacteer hierover de juridische dienst. Als kinderen samen met hun ouders deelnemen aan een programma is het misschien niet nodig om de toestemming schriftelijk vast te leggen. Overleg eventueel met de juridische dienst.

Eén ouder of beide ouders ? In principe mag je bij toestemming van één ouder (die het ouderlijk gezag uitoefent) ervan uitgaan dat de andere ouder ook instemt. Maar als het gaat om een gescheiden ouderpaar is het toch aangewezen om de toestemming van beide ouders te vragen wanneer het gaat om gevoelige getuigenissen of zaken die beide ouders aanbelangen. Wanneer de andere ouder ook ouderlijk gezag heeft, kan die ouder nadien immers nog protesteren en dan kan je programma in de problemen komen.

d. Verborgen camera, misleiding, grappen:

Verborgen opnames voor informatieve programma’s kunnen alleen als je voor de verborgen opname een goeie journalistieke argumentatie hebt. Dat wil zeggen dat je met de verborgen opname feiten van maatschappelijk belang aan het licht brengt en dat de informatie niet op een andere manier verkregen kon worden. In de regel worden mensen die in deze omstandigheden met verborgen camera zijn gefilmd, onherkenbaar gemaakt. Schriftelijke toestemming achteraf is nodig voor alle opnames met verborgen camera zonder echt maatschappelijk belang, voor infotainment- of amusementsprogramma’s (grappen, candid camera). Je kan het formulier in bijlage gebruiken, maar de juridische dienst zal je met plezier een op maak gemaakt formulier bezorgen. Als je verborgen opnames overweegt, kan het ook een goed idee zijn om even contact op te nemen met de cel beroepsethiek.

e. Gevoelige persoonlijke gegevens:

Wanneer gewone mensen praten over zeer persoonlijke gegevens zoals religieuze overtuiging, ziektes, ideologische voorkeur, seksuele geaardheid en dergelijke moeten we echt wel controleren of ze duidelijk beseffen dat de opnames zullen worden uitgezonden. De privacywetgeving vraagt een geïnformeerde toestemming. Dat betekent dat de betrokkene duidelijk moet weten voor welk programma de opname in eerste instantie bedoeld is. De toestemming hoeft niet per se schriftelijk te zijn, het kan ook mondeling. Maar het is heel belangrijk dat de betrokkene vooraf heel goed weet waar hij of zij aan meedoet en wat er met zijn/haar getuigenis gaat gebeuren.

57 Wanneer de opname gevoelige gegevens en getuigenissen bevat, is de mondelinge toestemming van de mensen ook echt beperkt tot het gebruik van de opname voor het programma waarvoor je de opname hebt gemaakt. Het is hoe dan ook aan de VRT om te bewijzen dat er toestemming was. Daarom is het een goed idee om een mondelinge toestemming op te nemen. Of om mensen achteraf een mailtje te sturen waarin je hen vriendelijk bedankt voor hun medewerking en waar zij dan op antwoorden. Elk spoor van de toestemming helpt bij discussies achteraf. Het toestemmingsformulier achteraan biedt uiteraard de meeste garanties.

f. Emotionele of intieme getuigenissen:

Wanneer mensen echt emotionele verhalen vertellen ga je beter voor schriftelijke toestemming. We bedoelen dan mensen die vertellen over traumatische of tragische gebeurtenissen : de zelfmoord van hun broer, het overlijden van een echtgenote, een crimineel feit waar ze het slachtoffer van werden. Let er bij emotionele getuigenissen ook op dat er niet wordt uitgehaald naar anderen, die zich niet kunnen verdedigen. Als iemand zegt dat zijn moeder een dominante vrouw is of dat zijn zus een gierige pin is, is het vaak het makkelijkste om zulke passages gewoon niet uit te zenden. Maar soms valt dat natuurlijk niet te vermijden. In een reportage over huiselijk geweld kan iemand zeggen dat zijn vader hem sloeg. Je hoeft voor zo’n reportage geen toestemming aan de vader te vragen maar als die vader identificeerbaar is, heeft hij allicht recht op wederwoord. Je kan over dit soort problemen overleggen met de cel beroepsethiek. Wanneer mensen over tragische gebeurtenissen vertellen, is het een goed idee om aan hen te vragen hun naasten op de hoogte te brengen. Het is soms heel confronterend voor mensen om op televisie verrast te worden door bijvoorbeeld een getuigenis van een familielid over een recent overlijden. Tegelijk moet het wel duidelijk zijn dat naasten geen vetorecht hebben over iemands getuigenis. De toestemming van de betrokkene volstaat. Het is onze normale praktijk dat mensen die ons een zeer intiem getuigenis hebben gegeven, nog een telefoontje krijgen wanneer reportages worden heruitgezonden. Ook dat wordt eigenlijk opgelegd door de privacywetgeving.

g. Opnames die we zouden willen gebruiken voor promotie:

Normaal gezien kunnen opnames ook gebruikt worden voor de trailers van programma’s. Maar wanneer opnames gebruikt zouden worden voor een echte promotiecampagne voor bijvoorbeeld het net in het algemeen, dan is er toch beter schriftelijke toestemming. In dat geval contacteer je beter de juridische dienst om te bepalen of we voldoende ingedekt zijn.

h. Auteursrechtelijk beschermde prestaties:

Voor artistieke prestaties, (iemand zingt een lied, draagt een gedicht voor, komt naar de studio voor een sessie etc.) is het formulier achteraan niet geschikt. Contacteer de juridische dienst.

i. Deelname aan programma’s als figurant of als kandidaat in de studio

Het is normaal dat je mensen die op een heel structurele manier deelnemen aan een programma, een toestemmingsformulier laat tekenen. (figureren, deelnemen in de studio etc.) De juridische dienst heeft hiervoor op maat gemaakte formulieren.

58 NOG EEN PAAR TIPS

- Probeer vooral vertrouwen te wekken Mensen een document laten tekenen kan natuurlijk heel formeel en afstandelijk overkomen. Je kunt mensen geruststellen door te zeggen dat dit voor een aantal gevallen routine is en dat het formulier ook gewoon een aantal rechten duidelijk maakt die zij hebben. Stel je open en constructief op. Het is belangrijk dat mensen zich goed behandeld voelen door de VRT.

Als mensen achteraf zeggen dat ze zich misbruikt of gemanipuleerd voelen door de VRT valt de schade met geen honderd getekende formulieren te herstellen. Probeer dus vooral vertrouwen te wekken en denk ook aan de nazorg. Het formulier zou begrijpelijk en laagdrempelig moeten zijn en zou dus niet mogen afschrikken.

- Hou hoe dan ook gegevens bij. Het is vaak een goed idee om contactgegevens van mensen bij te houden. Zelfs bij impliciete toestemming. Dat is al helemaal aangewezen wanneer er een uitgebreid portret over hen is gemaakt. Al was het maar om archiefredenen. En zelfs bij een gewoon straatinterview geven mensen soms verrassend veel persoonlijke informatie vrij. Als je achteraf twijfelt of sommige stukken wel uitgezonden mogen worden of als je nog om andere redenen wil terugkoppelen, heb je uiteraard contactgegevens nodig. Soms zijn ze ook handig, gewoon om te melden dat de uitzending bijvoorbeeld om een of andere reden niet doorgaat. Als je een formulier laat tekenen staan de contactgegevens er sowieso op. Het is de bedoeling dat je zelf ook je contactgegevens invult en één exemplaar aan de betrokkene geeft.

- Overleg bij twijfel Bel 02-741 4321 of neem contact op met de juridische dienst. Bij twijfel is overleg het logische antwoord. En zoals al eerder vermeld: de juridische dienst kan ook formulieren op maat maken.

TOESTEMMINGSFORMULIER VOOR OPNAMES

Je vind een voorbeeldformulier op onze site voor externen dat als basis kan dienen om een eigen formulier te ontwikkelen. https://www.vrt.be/nl/info/externe-medewerkers/

Productiehuizen dienen, wat de verwerking van persoonsgegevens betreft, te verwijzen naar hun eigen privacybeleid daaromtrent.

59 BESCHERMING MINDERJARIGEN (ALL 12+ 16+)

HET MEDIADECREET

verplicht de omroepen om maatregelen te nemen ter bescherming van minderjarigen als ze programma’s uitzenden die schade kunnen toebrengen aan de lichamelijke, geestelijke of zedelijke ontwikkeling van minderjarigen. Hiervoor kennen we leeftijds-labels toe. Dit geldt niet voor journalistieke of documentaire producties. Bij die producties gebruiken we normaal geen leeftijdslabel maar we zullen wel mondeling waarschuwen voor schokkende of expliciete beelden. Dit is ook geen reglement. Na overleg kan er voor een concreet geval altijd een andere keuze gemaakt worden. De netmanager neemt de eindverantwoordelijkheid. Dit hoofdstuk hoopt wel een leidraad te zijn bij het overleg daarover.

Bij de VRT gebruiken we twee leeftijds-labels : 16+ en 12+ Als een programma niet geschikt is voor kijkers onder de zestien, dan kondigt de omroepster of stem dat duidelijk aan met de standaardzin : “Dit programma is geschikt vanaf 16 jaar.” In de uitzending zelf wordt het logo de eerste 10” getoond. Voor 16+ programma’s vraagt het mediadecreet ook dat we door ons uitzenduur ervoor zorgen dat minderjarigen het programma normaal niet bekijken. De netmanager beslist hierover. TRAILERS VOOR 16+ PROGRAMMA’S, DIE ZELF OOK 16+ MATERIAAL BEVATTEN, ZENDEN WE NIET UIT VOOR 20.30 UUR EN WE GEVEN ZE DE HELE TRAILER LANG HET 16+ LOGO.

Programma’s die 12+ krijgen, vinden we niet “schadelijk voor de zedelijke ontwikkeling van minderjarigen” in de zin van het mediadecreet. Daarom kan het voor 12+ ook volstaan dat het label minstens 5 seconden in beeld is bij het begin van de uitzending, al kan er naar gelang de omstandigheden voor gekozen worden om verder te gaan. Het 12+ label beschouwen we als een service voor de ouders die meekijken. Het gebruik ervan is dus ook minder dwingend dan het 16+ label. Zowel bij 12+ als bij 16+ gaan we ervan uit dat de ouders meekijken.

ROUTING

1.De programmamaker vermeldt op de formulieren inhoudelijke programmagegevens (IPG) en technische gegevens voor uitzending (TEG) of een auditief en visueel signaal nodig is voor 16+. Als het om een 12+ label gaat moet dit uitdrukkelijk worden gemeld en hoeft er geen auditief signaal te zijn. Het visuele volstaat.

2.De netplanner registreert de code bij het programma in WHATS’On.

3.Uitzendregie, autopromotie en teletekst nemen deze gegevens over voor concrete verwerking

4.Deze gegevens kunnen gebruikt worden voor wettelijke rapportering.

60 5.Ook bij uitgesteld kijken wordt ervoor gezorgd dat het 16+ label zichtbaar is voor de mediagebruiker, en VOOR het programma wordt opgevraagd.

VOORBEELDEN

We geven nu een aantal thematisch geordende voorbeelden. We denken dat dat handiger is dan abstracte regels. Tegelijk kunnen voorbeelden natuurlijk ook nooit alles dekken. Bij twijfel kan je feedback vragen aan de manager beroepsethiek. De eindbeslissing ligt bij de netmanager.

SEKSUALITEIT

ALL *Twee mensen liggen naakt in bed. Er zijn, eenmalig en zonder close-ups, borsten of billen te zien maar geen genitaliën. Ze tongzoenen. Het is duidelijk dat ze vrijen. De geslachtsdaad zelf wordt niet getoond of niet nadrukkelijk gesuggereerd.

12+ *Twee mensen strelen elkaar over borsten en billen. Ze hebben kleren aan maar zulke scenes komen echt wel voortdurend voor in het programma. De geslachtsdaad wordt nadrukkelijk gesuggereerd maar er is geen duidelijk beeld van genitaliën. Er zijn wel borsten of billen te zien, maar kort en eenmalig.

16+ *Er zijn genitaliën close-up in beeld. *Er zijn geregeld seksuele handelingen. Er zijn vaak blote borsten of billen te zien.

ANGST

ALL *Kinderen komen in een heel griezelige omgeving. Er gebeuren allerlei onverwachte dingen waar ze van schrikken. Het is onaangenaam, maar er wordt nooit gesuggereerd dat er gevaar is voor hun leven. *Er dreigt iemand te verdrinken maar hij wordt gered.

12+ *Er is oorlog in een niet-bestaand land. Vele mensen sterven. Je ziet geen ernstige verwondingen of bloed maar je ziet wel lijken en je weet dat de agressor meedogenloos is. De angst wordt met allerlei (muziek)effecten duidelijk opgezocht. Op het einde van de aflevering lijkt er geen enkele uitweg te zijn. Het is al- lemaal heel beangstigend.

16+ *Je ziet zwaar gehavende lijken. Er wordt aan zelfverminking gedaan. Het angst-effect wordt opgezocht met extreem angstaanjagende geluiden

61 De categorie angst gaat normaal niet verder dan 12+, angst op zichzelf zal slechts uitzonderlijk 16+ geven. Maar er kunnen natuurlijk ook andere elementen zijn die toch weer 16+ opleveren

GEWELD

ALL *De tekenfilmmuis Jerry lokt de kat Tom in een regenpijp. Tom komt eruit in de vorm van een lange buis. Hij blijft verder lopen. Het geweld is niet realistisch, de verwondingen zijn dat ook niet.

*Hardy slaat Laurel hard op zijn hoofd. *Een jongen die alleen thuis is, slaagt erin om het haar van inbrekers in de fik te steken. Ze zien er belachelijk uit, maar ze zijn niet ernstig gewond. Slapstickcontext.

*Een ruimteschip ontploft nadat het getroffen is door een laserstraal. De piloot is waarschijnlijk dood, maar je ziet dat niet. * Het monster Smagogorn wordt gedood door met een magisch zwaard zijn hoorn af te hakken. De context is niet realistisch.

12+ *Er wordt een meisje ontvoerd. Ze verzet zich hevig en krijgt een klap in het gezicht. Ze wordt vastgebonden. Op het einde van de aflevering weet je niet hoe het met haar is.

16+ *Er wordt een meisje ontvoerd. Ze verzet zich hevig en krijgt rake klappen in het gezicht die duidelijk pijn doen. Ze wordt in beeld verkracht. Er is zichtbaar, indringend en realistisch geweld maar zonder ernstige verwondingen. “ Indringend” wil zeggen dat het geweld hard aankomt bij het slachtoffer en dat de agressor ook bedoelt dat het hard aankomt. Je ziet het geweld maar je ziet geen ernstige verwondingen.

------

ALL *Er wordt enorm veel geschoten maar niemand lijkt ooit gewond te raken. (genre “the A-team”) *De held wordt gewond maar zonder veel zichtbaar geweld. Hij heeft pijn maar het eindigt goed. *Een hoofdpersonage wordt ontvoerd maar zonder veel zichtbaar geweld en het loopt goed af. *De politie vindt een lijk. Er zijn geen ernstige verwondingen zichtbaar. Geen ernstige verwondingen

12+ 16+ *Een tekenfilmpersonage krijgt in beeld *Een tekenfilmpersonage doet aan zelfverminking een messteek. Het is duidelijk dat hij pijn heeft. Er is bloed.

62 In tekenfilms kan er normaal iets meer, omdat de context meestal onrealistisch is maar ook geweld in tekenfilms kan 12+ of 16+ krijgen bijvoorbeeld als het zichtbaar, indringend en realistisch is én als het ook leidt tot ernstige verwondingen.

16+ *Een man krijgt zichtbaar een kogel in het hoofd. *Een man wordt neergeschoten, hij ligt in een grote plas met bloed. *Een lijk is zwaar verbrand en verminkt en is toch duidelijk in beeld. Er is zichtbaar, indringend en realistisch geweld met ernstige verwondingen: (Zulke beelden mogen dus ook niet in trailers terechtkomen die voor 20.30 uur worden uitgezonden.)

DRUGS

ALL *De piraten in Pipi Langkous drinken zich lazarus nadat ze de schat gevonden hebben. *Patsy in Absolutely Fabulous drinkt de hele dag champagne maar het is ook gewoon een gek mens. Er is overdreven alcoholgebruik door een niet serieus te nemen anti-held (anti-helden).

12+ *Een politie-inspecteur is duidelijk drankverslaafd. Toch is hij de held de die zaak uiteindelijk oplost. Drugsgebruik of overmatig alcoholgebruik wordt expliciet in een gunstig daglicht geplaatst

16+ *Een personage zegt dat heroïne een feest is. Niemand spreekt dat tegen. *Er wordt getoond hoe je heroïne moet injecteren Een ernstig te nemen personage gebruikt harddrugs of gebruikt echt overmatig softdrugs of alcohol, zonder dat dit wordt afgeraden.

TAALGEBRUIK

ALL *Er wordt sporadisch fuck, shit en godverdomme gezegd. *Er wordt “Vuile Marokkaan” gezegd, maar degene die het zegt wordt terechtgewezen. *Er wordt gezegd dat vrouwen minderwaardig zijn, maar de man die het zegt is een beetje gek. Basil in Fawlty Towers, Al Bundy in Married with Children.

12+ *Er worden (nogal vaak) grove, racistische of seksistische beledigingen geuit, (“Vuile smeerlap, vuile makak, hondenlul, gratenkut, …”) zonder dat dit tot een terechtwijzing leidt.

16+

63 *Er worden seksistische of racistische dingen gezegd zonder dat een tegengeluid is door ernstig te nemen personages. De uitlatingen zijn eigenlijk niet aanvaardbaar maar het lijkt alsof iedereen ze banaal vindt. (“Marokkanen zijn nu eenmaal achterlijk.”) Dit soort van uitlatingen kan ook een reden zijn om het programma gewoon niet uit te zenden.

64 PRODUCTPLAATSING (PP) EN ANDERE VORMEN VAN COMMERCIELE COMMUNICATIE IN TELEVISIEPROGRAMMA’S (co)producties in opdracht van de VRT

Product plaatsing (PP) en alle andere vormen van commerciële communicatie in televisieprogramma’s vallen onder de bevoegdheid van de commerciële dienst. De dienst wordt, samen met de dienst Brand Extensions, geleid door commercieel manager Lisbeth Rillaerts. Peter Reniers is diensthoofd. Deze dienst is hét adviesorgaan voor iedereen die zich in een onderhandelingspositie bevindt, waarbij de tegenpartij een return vraagt op één of meerdere VRT platformen (tv, radio, digitaal, op events, ...). Ook bepaalt de dienst het beleid van wat wél of niet mag in onze televisieprogramma’s, radio- en tv-spots, online, in nieuwsbrieven, enzovoort. De commerciële dienst tarifeert voor elk televisieprogramma de waarde van een aftiteling en van de visibiliteit (PP) van een product of dienst in een programma. BELANGRIJK ! Elke producer is, bij de aanvang van de productie, verplicht om contact op te nemen met de dienst om volgende agendapunten te overlopen tijdens een meeting (reken ongeveer 1,5u):

- De handleiding over product placement (die je via deze link kan downloaden). Dat gaat o.a. over: o Soorten product plaatsing? o Wat is offscreen sponsoring? o Welke producten mogen wel/niet? o Welke return mag wel/niet? o Wat is het tarief en hoe is dat bepaald? o Welk soort contract? o Wat is commercieel en wat is niet-commercieel? o Wat met overheden? o Waarom heeft de VRT een decentrale organisatie op commercieel gebied? o ...

- Tarief van een generiekvermelding (met dank aan...) en de waarde van de visibiliteit (PP) van een product of dienst in jouw televisieprogramma. - De lijst van alliantiepartners van de VRT. Dat is een nuttige lijst van alle bedrijven die een alliantie met de VRT hebben afgesloten. Deze bedrijven hebben voorrang op alle andere bedrijven en moeten eerst gecontacteerd worden voor product plaatsing. - Standaardcontracten (PP, Offscreensponsoring) die verplicht moeten gebruikt worden bij het afsluiten van overeenkomsten. De commerciële dienst moet ook elke overeenkomst op voorhand goedkeuren. Zij bezorgen deze contracten ook aan de zakelijk leiding van Eén, Canvas, ...

Aanspreekpunt is stafmedewerker Jorgo Michalopoulos (02-741 50 94, [email protected] of [email protected]) Bij afwezigheid van Jorgo kan je terecht bij het diensthoofd Peter Reniers (02-741 38 83 – [email protected])

Via deze link kan je de volledige handleiding over product plaatsing en andere vormen van commerciële communicatie in televisieprogramma’s al downloaden als voorbereiding op de vergadering met de commerciële dienst.

65 MEDEWERKING VAN NIET-COMMERCIELE ENTITEITEN IN TELEVISIEPROGRAMMA’S

Naast de commerciële financiering bestaat er ook een afzonderlijk beleid inzake Institutionele financiering. Dit niet-commercieel beleid valt onder de bevoegdheid van Business Management Media & Productie.

WAT IS INSTITUTIONELE FUINANCIERING (IF)?

IF is een vorm van financiering door niet commerciële instellingen: overheid- gelieerde entiteiten of soortgelijke zoals overheidsdepartementen, ministeries, provincies, gemeentes, diensten voor city of regionale marketing. Overheidsbedrijven of organisaties met winstoogmerk (vb. Zoo Antwerpen, musea,...), sectororganisaties en belangenverenigingen van bepaalde sectoren/bedrijven (vb. VOKA, federatie bierbrouwers, Assuralia) worden uitgesloten. IF is dus per definitie non-commercieel en volgt dan ook een andere logica dan sponsoring of productplaatsing waar het Mediadecreet op van toepassing is. Ook bij IF geldt het principe dat VRT onafhankelijk en (redactioneel) autonoom en trouw aan haar programmacharter moet handelen. Spreiding en diversiteit van mogelijke IF-partners is noodzakelijk.

Inbreng IF partner kan zowel in natura als financieel als beide. De return VRT is afhankelijk van de grootte van deze inbreng (zie IF beleid VRT). Indien aftiteling werd overeengekomen is dit steeds mits “In samenwerking met…”.

ROUTING?

Bij mogelijke samenwerking met IF partner: het productiehuis (PH) ligt het net in. Het net stuurt mee en kan veto stellen. Bij twijfel escaleert het net naar Business management Media & Productie. Bij goedkeuring: PH maakt contract op a.d.h.v. sjabloon VRT. Het net tekent het contract mee.

Een 3 partijen “Samenwerkingsovereenkomst Institutionele financiering” is de verplichte contractvorm (sjabloon door VRT geleverd).

Voor verdere details: zie het IF beleid VRT d.d. februari 2020.

Contact IF (o.a. beleid, sjabloon, routing, return,….): Business management Media & Productie – Linda Gaethofs - [email protected] – 02/741 55 50.