Salle Polyvalente De Mortcerf - Reglement
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SALLE POLYVALENTE DE MORTCERF - REGLEMENT - Délibération du Conseil Municipal du 3 décembre 2015 Article 1 La salle polyvalente de Mortcerf est gérée en direct par le Conseil Municipal. Article 2 La commune, propriétaire du terrain et des locaux, est prioritaire pour l’utilisation de ces lieux. Elle peut également les mettre à la disposition : ➢ Des particuliers résidant les communes suivantes, pour des cérémonies familiales ou autres, dont l’entrée est gratuite. En aucun cas il ne pourra être demandé une participation financière aux participants à l’entrée de la salle. ▪ Bernay-Vilbert ▪ Hautefeuille ▪ Pécy ▪ Châtres ▪ La Chapelle Iger ▪ Pommeuse ▪ Chaumes en Brie ▪ La Houssaye-en-Brie ▪ Pézarches ▪ Coubert ▪ Le Plessis-Feu-Aussoux ▪ Presles-en-Brie ▪ Courpalay ▪ Les Chapelles Bourbon ▪ Rozay-en-Brie ▪ Courquetaine ▪ Limoges-Fourches ▪ Soignolles-en-Brie ▪ Crèvecoeur-en-Brie ▪ Lissy ▪ Solers ▪ Dammartin-sur-Tigeaux ▪ Liverdy-en-Brie ▪ Tigeaux ▪ Fontenay-Trésigny ▪ Lumigny-Nesles- ▪ Touquin ▪ Evry-Grégy-sur-Yerres Ormeaux ▪ Vaudoy-en-Brie ▪ Faremoutiers ▪ Marles-en-Brie ▪ Villeneuve-le-Comte ▪ Grisy-Suisnes ▪ Mortcerf ▪ Villeneuve-Saint-Denis ▪ Guérard ▪ Neufmoutiers-en-Brie ▪ Voinsles ➢ Des associations à caractère public ou privé, communales ou appartenant aux communes membres du Val Bréon, pour leurs activités culturelles, récréatives ou de loisirs, à l’exclusion des manifestations politiques et commerciales à but lucratif. ➢ A l’occasion de bals et/ou de lotos organisés exclusivement par les associations de Mortcerf d’intérêt communal (sauf dérogation exceptionnelle). Article 3 Conformément à la réglementation en vigueur, le nombre de personnes présentes est strictement limité à 200. Règlement salle polyvalente - Page 1 sur 5 Article 4 Objet de la location : Toute personne physique ou morale, désirant utiliser la salle polyvalente doit en faire la demande à la Mairie au moyen d’un formulaire mis à sa disposition, précisant les conditions d’utilisation. Le locataire s’engage à utiliser lui-même les locaux loués et à ne pas intervenir en prête-nom pour une tierce personne. Aucune sous-location n’est autorisée ; en cas d’infraction à cette règle, la location deviendrait caduque, et la caution serait encaissée par la commune à titre de pénalité. Article 5 En cas de demandes simultanées, la priorité est donnée aux habitants de la commune. Article 6 La commune se réserve le droit d’annuler le contrat de location de la salle en cas : D’élections (nationales, départementales, municipales, référendums, etc., la salle étant utilisée comme Bureau de Vote) De force majeure (intempéries, catastrophes naturelles, etc.). Article 7 La réservation de la salle sera effective à la signature du contrat de location et au versement d’arrhes. Le locataire versera un acompte égal à 25% du prix de la location, par chèque à l’ordre du Trésor Public ou en espèces. Le solde devra être acquitté quinze jours avant la mise à disposition. Lors de la réservation un chèque de caution de 600 euros sera exigé. En cas de désistement à moins de huit jours de la date de réservation, les arrhes ne seront pas restituées. Article 8 La remise des clés s’effectuera par un responsable communal. Article 9 Prise en charge du bâtiment Un état des lieux entrant sera réalisé à la remise des clés avec un représentant de la commune avant la mise à disposition de la salle avec la remise des clés. A ce moment le chèque de caution sera remis au représentant de la commune. Un état des lieux sortant sera réalisé à la fin de la location lors de la restitution de la salle avec les clés. Article 10 La caution sera restituée 72h après l’état des lieux et en Mairie. Le chèque de caution ne sera pas restitué dans les cas suivants : ▪ Dégradations et salissures des locaux, du mobilier, des équipements ▪ Disparition d'ustensiles de cuisine ou de mobilier ▪ Nettoyage courant non effectué ▪ Plainte du voisinage déposée en Mairie, suite à des nuisances ▪ Dégradation des abords, des équipements extérieurs ou dépôt de déchets à l’extérieur ▪ Perte des clés ▪ Constat par un élu du non-respect du présent règlement. Règlement salle polyvalente - Page 2 sur 5 Article 11 Pendant la durée de détention des clés, le locataire est seul responsable des biens et lieux mis à sa disposition, à savoir : ▪ Terrain : le parvis de la salle (parking obligatoire sur la place de la Mairie, et non sur le parvis) ▪ Locaux comprenant : Hall d’entrée, salle principale, office, bar, vestiaire, sanitaire et rangement ▪ Installation d’eau, chauffage et électricité ▪ Matériel de cuisine (cuisson, refroidissement, lavage) de sanitaire et mobilier de salle, téléphone, défibrillateur, etc. ▪ Clés du bâtiment Dégradation – Vol – Nettoyage : En cas de détérioration importante ou vol, et en cas de désaccord (montant du préjudice supérieur à 1 500 euros), il sera fait appel à un huissier qui constatera les dégâts. Les travaux de remise en état et les éventuels honoraires d’huissier et frais de justice, seront imputés à la personne ou à l’association qu’elle représente. La commune conservera la caution à titre de dommages et intérêts. Les frais de remise en état ou de remplacement du matériel seront en totalité à la charge du locataire. Le Conseil Municipal reste juge en dernier lieu d’accepter ou de refuser toutes les propositions qui lui seront faites. Article 12 Installation et usage L’utilisateur doit veiller au respect des règles de sécurité, de police et d’hygiène dans les locaux durant la mise à disposition, ainsi qu’à l’ouverture et à l’accessibilité des portes et fenêtres pour la sécurité, l’aération, le confort et enfin la fermeture des diverses ouvertures (portes, fenêtres) et installations (électricité et chauffage) lors du départ du dernier occupant. « Eclairez et chauffez, mais évitez le gaspillage ». Les consommations d’eau, d‘électricité et de chauffage étant comprises dans le tarif forfaitaire de location, il est demandé à chaque utilisateur à veiller à leur consommation raisonnable (fermeture des portes et fenêtres en période de chauffage ...). En aucun cas le compteur électrique ainsi que le système de chauffage ne doit être touché. Le courant devra être coupé uniquement par l’intermédiaire des interrupteurs prévus à cet effet. Article 13 Sécurité et environnement Le responsable communal indiquera au locataire l’emplacement des équipements de sécurité de la salle polyvalente lors de l’état des lieux avant location et vérifiera leur bon fonctionnement avant et après la location. Le stationnement de tous véhicules doit se limiter aux emplacements réservés à cet effet sur le parking de la place. Sont interdits : ▪ Tout bruit à l’extérieur de la salle pouvant gêner après 22 heures les habitants du voisinage (exemple : usage des avertisseurs de voiture, sono, discussion en pleine nuit devant les habitations) ▪ Les feux d’artifice ▪ L’usage des confettis, riz, etc., à l’intérieur comme à l’extérieur de la salle ▪ Les barbecues ▪ Les jets et jeux de balles et ballons sur l’ensemble du parvis ▪ Fumer à l’intérieur de la salle, conformément à la législation en vigueur Règlement salle polyvalente - Page 3 sur 5 Article 14 Le responsable communal aura droit de contrôler à tout moment les conditions d’utilisation de la salle. Au cas où ce contrat ne serait pas respecté, le Conseil Municipal se réserve le droit d’exercer tout recours en dommages et intérêts auprès du bénéficiaire de cette location et de mettre fin à la location sur le champ. Article 15 Assurances Les utilisateurs devront remettre, lors du versement des arrhes, une attestation d’assurance Responsabilité Civile couvrant les risques d’accidents et de détériorations pouvant se produire durant la durée totale de la location. Article 16 Gendarmerie Dans le cas où la Gendarmerie constaterait un trouble à l’ordre public dont l’origine est une soirée dans la salle polyvalente, elle aurait toute autorité de mettre fin à cette manifestation. Dans ce cas la commune conservera le prix de la location ainsi que la caution. Une copie du présent règlement sera transmise à la Brigade de Gendarmerie de Mortcerf. Article 17 Nettoyage Le locataire devra restituer les locaux dans l’état où il les a trouvés (y compris l’office, le bar, les sanitaires et le hall d’accès) et toute décoration installée par le locataire devra être retirée après usage des locaux. Dans le cas où le locataire sous-traite le nettoyage, il en reste néanmoins responsable et doit lui-même assuré la visite après location, avec le responsable communal. Toutes les ordures et déchets de toutes natures, en provenance de l’usage de la location, devront être déposés dans les différents containers prévus à cet effet et mis à leur disposition : ▪ Container à verres ▪ Container de couleur Jaune pour les déchets de types papiers, cartons ▪ Containers de couleur gris pour tous les autres déchets ne répondant pas aux produits des 2 précédents Les containers gris et jaune doivent être placés rue du 27 Août sur le trottoir côté Manoir des Oiseaux en fonction des dates de ramassage inscrites sur le planning annuel de ramassage des déchets. Article 18 Relations avec le personnel communal Le responsable a pour mission : ▪ De rencontrer le locataire avant l’utilisation des locaux ▪ De dresser le constat contradictoire d’état des lieux avant et après la location ▪ D’assurer la surveillance de la location ▪ D’assister le locataire en cas de problèmes touchant à l’utilisation des locaux ▪ De récupérer les clés lors de l’état des lieux après location Il est à la disposition du locataire, pour le guider dans l’utilisation des locaux et des équipements. Son avis est déterminant pour la retenue de caution Article 19 Prix de la location La mise à disposition de la salle polyvalente à l’utilisateur par la commune se fait toujours à titre Règlement salle polyvalente - Page 4 sur 5 onéreux, sauf pour les associations communales qui peuvent en disposer gratuitement.