Assemblée Générale Du 27.09.2017 – 19H30-20 H30

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Assemblée générale du 27.09.2017 – 19h30-20 h30

Secrétaires présents :

Commune Noms Prénoms Commune Noms Prénoms Aigle Devaud Barbara Jouxtens-Mézery Borer Valérie Aubonne Cretegny Jacqueline Lausanne Tétaz Frédéric Bavois Karlen Arianna Le Mont De Viron Guy Belmont Bérard Didier Montreux Pelet Anne-Claude Bex Guérin Carole Nyon Vuille Nathalie Blonay Morier Céline Ollon Jelovac Eliane Bussigny Dind Chantal Ormont-Dessus Belluz Julia Chavannes Menoud Danielle Perroy Débieux Romaine Cugy Stanimirovic Zeljko Renens Charlet Yvette Epalinges Gheza Fabienne Rougemont Yersin Christine Founex Jeanclaude Carole La Tour-de-Peilz Dind Carole Gland Teixeira Ferreira Karine Vevey Dind Carole

Secrétaires excusé-e-s : Fanny Champendal (Apples) ; Maryline Thalmann Giavina (Arzier-Le Muids) ; Rachel Loeffler (Ballaigues) ; Marie-Albane Baquey (Bassins) ; Vanessa Wicht (Begnins) ; Catherine Fonjallaz (Bourg-en-Lavaux) ; Myriam Stucky Tinouch (Château-d’Oex) ; Aline Carrupt (Corbeyrier) ; Fabienne Moll (Corcelles/Payerne) ; Christine Cuénod-Cochard (Corsier-sur-Vevey) ; Marianne Rufener (Cossonay) ; Christian Decrausaz (Echallens) ; Thérèse Maillefer (Echandens) ; Chantal Junod Napoletano (Ecublens) ; Lauriane Chuard (Essertines-sur-Yverdon) ; Bernard Cherpit (Etagnières) ; Isabelle Müller (Etoy) ; Chantal Küpler (Eysins) ; Aline Monteiro (Givrins) ; Emilie Gétaz (Lavey-Morcles) ; Béatrice Petermann (Lignerolle) ; Joëlle Martin (Montanaire) ; Tatyana Laffely Jaquet (Morges) ; Lorraine Bard (Oron) ; Jérôme Seydoux (Prangins) ; Claude De Titta (Préverenges) ; Alexandre Turrian (Prilly) ; Jocelyne Gaille (Provence) ; Brigitte Borloz (Puidoux) ; Geneviève Freda Guéritault (Romanel-sur-Lausanne) ; Maria-José Hautier (St-Cergue) ; Marylise Humbert (St-George) ; Séverine Rotondo (St-Légier-La Chiésaz) ; Stéphanie Bassi (Sainte-Croix) ; Martine Marro (Savigny) ; Fabia Massot-Gatti (Trélex) ; Francine Manière (Vallorbe) ; Sylvie Berset (Yens) ; Christine Morleo (Yverdon) Invités : Madame Eliane Failletaz (Présidente du Conseil communal d’Ollon ; Monsieur Philippe Pastor (municipal en charge de voirie, montagne, plaine et travaux) ; Madame Dominique Lachat (Préfète district d’Aigle). Notes de séance : Frédéric Tétaz (Lausanne).

Lieu : Salle du Conseil communal d’Ollon, Place de l’Hôtel de Ville, 1867 Ollon

Date : 27.09.2017

Début et fin de la séance : 19 h 30 – 20 h 30

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Association des Secrétaires des Conseils communaux vaudois, p.a. secrétariat du Conseil communal de Lausanne A l’att. de M. Frédéric Tétaz, Place de la Palud 2, 1002 Lausanne 021 315 21 01 – 079 748 35 85 – [email protected] – [email protected] – [email protected] Site internet : www.asccv.ch – Facebook : www.facebook.com/asccvaudois - Twitter : @asccv:info 1

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Ordre du jour de la séance du 27.09.2017.

1. Accueil, allocution et présentation d’Ollon par un représentant de la Municipalité et la présidente du Conseil communal 2. Adoption du PV de la séance du 28.09.2016 ; 3. Démissions et élections nouveaux membres association ; 4. Missions de l’AG 2016-2017 a. Propositions cours outils de dépouillement (Votelec) èdevrait être finalisé pour le 1er semestre 2018 b. Développement site internet ; c. Développement outil gestion administrative secrétariats conseils communaux. 5. Comptabilité et Rapport de trésorerie et de l’organe de contrôle des comptes 2016-2017 6. Rapport d’activité 2016-2017 du comité 7. Élections présidence et comité 8. Élections des contrôleurs des comptes 9. Missions 2017-2018 a. Finalisation cours Votelec (annexe 1) b. Finalisation cours ADNV c. Pool secrétaire. 10. Cotisations 2017-2018 èproposition du Comité : 50 francs pour l’année. Les non membres qui souhaitent participer aux cours évoqués ci-dessus paieraient 50 francs par cours. 11. Date prochaine assemblée générale 2018 12. Présentation et intervention Madame la Préfète du district d’Aigle 13. Divers et propositions individuelles

Mot de bienvenue Monsieur Tétaz, président de l’association, souhaite la bienvenue à toutes et tous, salue la présence de Mme Dominique Lachat, préfète du District d’Aigle, de Mme Eliane Failletaz, présidente du Conseil communal d’Ollon, de M. Philippe Pastor, municipal d’Ollon en charge de voirie, montagne, plaine et travaux ; remercie Mme Jelovac, secrétaire du Conseil communal d’Ollon pour la proposition d’y organiser l’Assemblée générale 2017 ; et salue la présence de M. Eric Cornamusaz huissier du conseil communal.

Monsieur Pastor souhaite, au nom des autorités communales, la bienvenue à Ollon dans la salle du Conseil. Il présente la commune qui, avec ses 23 villages et hameaux est la sixième commune du canton en superficie. 4700 habitants y vivent à l’année et 15'000 en saison d’hiver. La commune s’étend du Rhône au Chamossaire et est entourée des communes d’Aigle, Ormont- Dessus, Ormont-Dessous, de Gryon et de Bex. Les activités principales de la commune tournent autour du tourisme, la viticulture, l’agriculture et l’artisanat. C’est vous, mesdames et messieurs les secrétaires, qui par votre engagement dans la vie locale de votre commune, de la gestion de celle- ci, de l’intérêt que vous leur portez, qui contribuez par la rédaction de vos procès-verbaux à la

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______bonne marche de ces dernières. Il les remercie pour tout le travail effectué et souhaite une bonne assemblée. Madame Failletaz explique qu’à l’article 37 du Règlement du Conseil communal d’Ollon, 11 chapitres détaillent les tâches du secrétaire du Conseil : signer les pièces officielles, convoquer les conseils, rédiger les procès-verbaux, tenir à jour les registres, établir à la liste des jetons de présence et j’en passe. Mais le règlement ne dit rien sur les tâches essentielles du secrétaire : assurer année après année la transition d’une présidence à l’autre, lui transmettre son expérience afin que les séances se déroulent avec efficacité dans le respect des lois et des règlements. Elle profite de remercier Mme Eliane Jelovac, secrétaire du Conseil, pour la qualité de son travail, pour sa disponibilité sans faille et pour sa fidélité au Bureau du Conseil au sein duquel elle officie depuis 21 ans. A travers elle, elle remercie toutes et tous les secrétaires pour leur engagement dans la vie de leur commune. Elle souhaite de fructueuses discussions et se réjouit de retrouver les participants pour le verre de l’amitié à l’issue de l’assemblée.

Monsieur Tétaz remercie au nom de l’association Madame la présidente du Conseil et Monsieur le municipal pour leur présence et remercie la Commune pour l’apéritif offert et pour l’accueil.

Il présente les membres du comité : Madame Fabienne Gheza (Épalinges) ; Madame Christine Morleo (Yverdon) ; Madame Danielle Menoud (Chavannes-près-Renens) ; Madame Sylvie Berset (Yens), absente ce soir.

1. Présentation de Mme la préfète d’Aigle Madame la préfète présente un tableau des tâches des préfets. Le canton est composé de 10 districts : 14 préfets, 7 hommes et 7 femmes. Le district d’Aigle est représenté par elle- même. Le district de Riviera - Pays-d’Enhaut, représenté par 2 préfets : Monsieur Roland Berdoz qui intervient plutôt dans le Pays-d’Enhaut, et Madame Florence Siegrist qui intervient plutôt à la Riviera. Le district de Lavaux-Oron représenté par Monsieur Daniel Flotron. Le district de Lausanne représenté par Monsieur Serge Terribilini, président du corps préfectoral, et Madame Clarisse Schumacher Petoud. Le district de l’Ouest lausannois représenté par Madame Anne Marion Freiss. Le district de Morges, composé de 62 communes, représenté par Madame Andréa Arn. Le district de Nyon est représenté par Monsieur Jean-Pierre Dériaz et Madame Chantal Turin. Le district du Jura-Nord vaudois est aussi un district très grand en surface et est composé de 73 communes. Il est représenté par Madame Evelyne Voutaz et Monsieur Etienne Roy. Le district du Gros-de-Vaud représenté par Monsieur Pascal Dessauges. Le district de La Broie-Vuilly représenté par Monsieur Olivier Piccard. Le Canton de Vaud (780’000 habitants) est composé de 10 districts représentant 309 communes (01.01.2017)

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Madame la préfète explique que le rôle des préfets est défini par une loi. Les préfets ne sont pas engagés comme du personnel, mais ont une fonction de magistrat qui est décrite dans la lois sur les préfets. Ils sont nommés et assermentés par le Conseil d’Etat. Les préfets sont la courroie de liaison entre les autorités et le Conseil d’Etat. • Rôle du préfet vaudois (Art. 16ss Loi sur les préfets Lpréf) o Art. 16 Le préfet représente le Conseil d’Etat dans le district, tant auprès des autorités que de la population o Art. 17 Compétences administratives § Exécution de décisions prises par le Conseil d’Etat § Installation et assermentation des autorités communales § Délivrance des autorisations, permis § Préavis au Conseil d’Etat § Inspection et examen d’actes Madame la préfète précise qu’il s’agit de l’inspection des notaires et des alpages. Cette tâche est différente d’un district à l’autre. Dans le district d’Aigle, cela a représenté 10 journées. Elle est accompagnée par une délégation des services vétérinaires et des services de l’agriculture. Il s’agit de contrôler si les tenanciers d’alpages ont droit à leurs subventions pour l’entretien des alpages dont ils ont la charge. ______

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o Art. 18 Compétences en matière pénale Madame la préfète précise que tout ce qui n’est pas un délit vient chez le préfet. C’est-à-dire, toutes les amendes de la Loi sur la circulation routière (excepté parcage et petits excès de vitesse) viennent en préfecture, ainsi que les premiers recours. Les amendes pour dénonciation pêche et chasse et dénonciation pour arrivées tardives et absences. Les problèmes liés à la police des constructions, à la loi sur les auberges et débits de boissons. o Art. 19 Compétences en matière de baux Madame la préfète explique que les préfets président la commission de conciliation. Toute personne en litige avec son bailleur ou son locataire doit passer par la commission de conciliation avant de pouvoir aller au tribunal des baux. Sur l’ensemble des litiges, un très fort pourcentage de conciliations est obtenu ce qui décharge le tribunal des baux. Si la conciliation ne peut être obtenue, le préfet peut faire des propositions de jugement. Dans les cas où une conciliation ne peut être obtenue, le préfet délivre une autorisation de recourir au tribunal des baux. La commission de conciliation est paritaire et est composée d’un assesseur pour les bailleurs et un pour les locataires. o Art. 20 Bons offices Madame la préfète explique que n’importe quel citoyen en conflit peut demander au préfet une séance de médiation. Les cas les plus fréquents opposent 2 voisins ou un citoyen avec sa municipalité. Ces séances n’ont aucune valeur juridique. o Art. 21 Votations et élections § Le préfet surveille l’organisation et le déroulement des votations et élections o Art. 22 Renseignements et enquêtes Madame la préfète note qu’il s’agit de renseigner le Conseil d’Etat sur toute situation qui pourrait l’intéresser. Le Conseil d’Etat peut aussi mandater un préfet pour faire une enquête administrative, par exemple en cas de problème dans une commune. o Art. 23 Ordre public o Art. 24 Coordination administrative (avec cadres des bureaux cantonaux) Madame la préfète explique qu’une à deux fois par année, pour le district d’Aigle c’est deux fois par an, tous les chefs d’office des impôts, des poursuites, des ECA, des automobiles pour partager. o Art. 25 Coordination interdistrict Madame la préfète souligne que les associations intercommunales sont souvent à cheval entre 2 districts. o Art. 26 Relations avec cantons et Etats limitrophes Madame la préfète note que cette tâche dépend de la localisation du district dans le canton. Le district d’Aigle n’a pas beaucoup affaire avec la France. Mais le district de Nyon a pas mal affaire ______

______avec Genève et la France. Le Jura-Nord vaudois a affaire avec la France. o Art. 27 Promotion régionale Madame la préfète précise que pour le district d’Aigle une association se charge de la coordination de la promotion du Chablais vaudois et du Chablais valaisan. • Relations du préfet vaudois avec les communes (Art. 29ss Loi sur les préfets Lpréf) o Art. 29 Loi sur les communes o Art. 30 Information Madame la préfète indique qu’il s’agit de transmettre un courrier d’un service de l’Etat qui demande de la transmettre aux communes. Par exemple pour les publications des votations et des élections. o Art. 31 Surveillance et contrôle § Le préfet surveille les communes, les fractions de communes, les associations de communes et autres institutions intercommunales notamment en examinant chaque année leur activité et leur gestion, ainsi que leurs registres et leurs comptes. Le rapport annuel adressé au Conseil d’Etat fait état de ces contrôles. Madame la préfète explique dans le district d’Aigle il n’y a pas de fraction de commune, mais il y a des associations de communes. Ces associations sont aussi concernées par cette surveillance puisque la loi dit qu’une association de communes fonctionne comme une commune. Cette surveillance consiste en une visite annuelle lors de laquelle les procès-verbaux, de la tenue des registres, des archives, et des règlements sont contrôlés. Il y a aussi un contrôle des comptes. Ces visites font l’objet de rapports au Conseil d’Etat. o Art. 32 Réunion des autorités municipales Madame la préfète précise que les préfets ont l’obligation de réunir tous les syndics du district une fois l’an. Dans le district d’Aigle cette séance se fait 4 fois par an, plus une rencontre au Comptoir du Chablais. Cette tâche a pour but d’assurer une bonne collaboration entre communes. Dans le district d’Aigle, il y a 15 communes, la collaboration est donc assez fluide. Dans les districts composés de 30 ou 60 communes, les échanges sont plus compliqués. o Art. 33 Collaborations intercommunales et fusions de communes Madame la préfète explique que les préfets sont la porte d’entrée pour les fusions de communes. Ils sont censés favoriser les fusions. Mais les préfets ne provoquent pas de projets.

• Sollicitations possibles o Toutes les questions relatives § À la Loi sur les Communes LC Madame la préfète explique que les préfets sont à disposition pour aider le traitement d’objets particuliers. Par exemple, dans des petites communes où il n’y a pas souvent de dépôts de conseillers, les préfets peuvent préciser comment faire. Ils peuvent également aider à répondre à une question posée par un conseiller. Les préfets s’appuient aussi sur la Loi sur les communes pour répondre, mais tout ne figure pas dans les lois ou un règlement. Il faut parfois user du bon

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______sens. Cependant, elle note que pour la présidence d’un conseil il est parfois difficile de prendre une décision si elle n’est pas corroborée par un texte. Les préfectures peuvent alors appuyer et conforter les présidences dans leurs décisions.

§ Aux règlements des CC § À la tenue du Conseil Communal

o Formation des Conseillers Communaux Madame la préfète dit que ce n’est pas forcément proposé dans tous les districts. Elle en a organisé en début de législature pour les nouveaux conseillers pour savoir quand poser une interpellation, ou une initiative. Quelle est la forme d’une motion ou d’un postulat, dans quels cadres ces initiatives sont utilisées. Ces formations peuvent être demandées à tous les préfets.

Madame Menoud (Chavannes-près-Renens) demande quelle formation suivre pour devenir préfet. Madame la préfète dit qu’il n’y a pas de formation spécifique. A Lausanne, l’aspect juridique est prépondérant. Madame Schumacher est juriste spécialiste en droit du bail mais n’a jamais fait de politique. Dans le district d’Aigle, c’est différent. L’essentiel concerne les relations avec les communes. Elle est énormément sollicitée par les communes pour différentes questions. Comme elle avait été municipale, syndique et députée auparavant, son expérience en la matière lui est très utile. Elle a complété son bagage avec une formation en droit du bail à l’université de Neuchâtel.

Madame Belluz (Ormont-Dessus) demande si les formations sont aussi ouvertes aux secrétaires des conseils communaux et s’il est possible d’en prévoir une nouvelle Madame la préfète répond que certains secrétaires sont venus à celle organisée et que, si elle a une audience suffisante (cinq à six personnes), elle peut en organiser une nouvelle.

Monsieur Bérard (Belmont) demande si le personnel de la préfecture est engagé par l’Etat et la taille des offices Madame la préfète confirme que le personnel est engagé par l’Etat. Les préfets donnent leur avis, mais ne sont pas chargés des engagements. Pour ce qui est de la taille cela dépend des préfectures. A Aigle, elle dispose d’une cheffe de bureau, 2 employés et une apprentie.

2. Opération préliminaire – élection de 2 scrutatrices Mesdames Carole Dind (Vevey et La Tour-de-Peilz), Nathalie Vuille (Nyon) sont élues scrutatrices

3. Adoption du PV de la séance du 28.09.2016 Pas de remarques, le PV est adopté à l’unanimité.

4. Démissions et élections de nouveaux membres à l’association ______

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Monsieur Tétaz rappelle que Madame Charlotte Chevallier (Montreux) et Madame Mireille Tacheron (Gland) sont parties à la retraite. Il demande si des personnes présentes ne faisant pas partie de l’association désirent la rejoindre. Ce n’est pas le cas. Il indique que les membres du Comité se représentent à leur fonction. Il demande s’il y a d’autres candidatures. Le Comité se réunit environ 3 à 4 fois par année, en général à Lausanne.

5. Missions données par l’AG en 2016-2017 a) Proposition de cours pour Votelec Monsieur Tétaz (Lausanne) explique que le cours n’a pas pu être organisé avant les élections cantonales car le Service des communes était débordé. Il sera question de ce cours au point des missions 2017-2018. b) Développement site internet Monsieur Tétaz (Lausanne) indique que l’implémentation d’une alerte pour le forum devrait pouvoir être faite à la fin 2017. c) Développement d’outil de gestion administrative des secrétariats des conseils communaux Monsieur Tétaz (Lausanne) explique que c’est un objet qui sera abordé au point des missions 2017-2018. 6. Rapport de trésorerie et de l’organe de contrôle des comptes 2016-2017 Monsieur Tétaz (Lausanne) présente les comptes 2016-2017. Il rappelle que les exercices comptables courent du 1er juillet au 30 juin. Mme Dind (Bussigny) et Mme Müller (Etoy) se sont portées volontaires pour contrôler les comptes. Elles ont procédé par sondage. Il ne lit pas le rapport des comptes puisqu’il a été envoyé par mail. Il est reproduit ci-dessous, après le bilan et comptes de pertes et profits.

BILAN ET COMPTES DE PERTES ET PROFITS Année : 2016-2017

BILAN Débit Crédit Solde Actifs 1000 Caisse 0.00 0.00 0.00 1020 Compte courant bancaire 20 616.45 7 095.95 13 520.50 1100 Débiteurs 0.00 0.00 0.00 1300 Actifs transitoires 1 427.50 0.00 1 427.50 1400 Site internet 0.00 0.00 0.00 22 043.95 7 095.95 14 948.00

Passifs 2100 Créanciers 0.00 0.00 0.00 2730 Passifs transitoires 0.00 100.00 100.00 2800 Capital propre/Capital social 0.00 3 128.20 3 128.20 2990 Bénéfice/perte reporté-e 0.00 10 638.25 10 638.25 2991 Bénéfice/perte de l'exercice 6 249.52 7 331.07 1 081.55 6 249.52 21 197.52 14 948.00

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PERTES ET PROFITS Débit Crédit Solde Charges 6500 Matériel bureau 0.00 0.00 0.00 6510 Frais internet 6 199.72 0.00 6 199.72 6520 Apéritifs 0.00 0.00 0.00 6530 Frais administratifs 0.00 0.00 0.00 6540 Divers 0.00 0.00 0.00 6600 Amortissements 0.00 0.00 0.00 6840 Frais bancaires 49.80 0.00 49.80

6 249.52 0.00 6 249.52

Produits 3100 Cotisations annuelles 0.00 5 300.00 5 300.00 3150 Produits exceptionnels 0.00 0.00 0.00 3200 Dons 0.00 2 031.07 2 031.07 3450 Intérêts bancaires 0.00 0.00 0.00 Produits financiers sur avoirs 3850 bancaires 0.00 0.00 0.00

0.00 7 331.07 7 331.07

Rapport des contrôleuses des comptes. Monsieur le Président, Mesdames et Messieurs les membres de l’Association,

La séance du contrôle des comptes annuels 01.07.2016 au 30.06.2017 de l’Association des secrétaires des conseils communaux vaudois s’est tenue le mercredi 16 août 2017 à 17h00 à Morges.

Étaient présents, les soussignées ainsi que Mme Sylvie Berset, trésorière de l’association et M. Frédéric Tétaz, président de l’association.

Lors de la réunion, les soussignées ont procédé à une vérification par sondage et ont pu poser toutes les questions jugées utiles à la trésorière.

Compte tenu de ce qui précède, du fait qu’elles jugent que les comptes ont été tenus avec rigueur et exactitude, les soussignées recommandent aux membres de l’Association, réunis à Ollon lors de l’Assemblée générale du 27.09.2017, d’accepter les comptes 2016-2017 et de donner décharge à la trésorière, ainsi qu’au Comité.

Les soussignées remercient encore Mme Berset, trésorière, pour le travail accompli.

Monsieur Tétaz (Lausanne) demande à l’assemblée d’adopter les comptes et de donner au comité décharge de la gestion 2016-2017. ______

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Décision : À l’unanimité, les membres présents adoptent les comptes 2016-2017 et donnent décharge au comité de la gestion 2016-2017.

7. Rapport du comité sur l’activité de l’association pendant l’année écoulée Durant l’exercice qui concerne la période allant du 01.07.2016 au 30.06.2017, le comité s’est réuni 3 fois, le 27.10.2016, le 31.05.2017 et 17.08.2017 pour préparer l’Assemblée générale du mois de septembre. Le Comité a enregistré la démission de l’association de M. Christian Decrausaz (Échallens), membre du Comité en 2015-2016. Plusieurs membres de l’association ont par ailleurs quitté leur fonction de secrétaire du conseil de leur commune. Le comité pense particulièrement à Mme Charlotte Chevallier (Montreux) membre du Comité provisoire entre 2013 et 2014, Mme Seivel (Cugy) membre du Comité en 2015-2016. Il profite de cette occasion pour les remercier de leur engagement et leur souhaiter une bonne suite. Durant cette année, le Comité a travaillé sur différentes thématiques développées ci-après :

Formation Votelec : Les élections cantonales d’avril et mai 2017 ont été l’occasion d’utiliser le logiciel Votelec dans un autre contexte que celui des week-ends de votations. Le Comité a consulté le Service des communes (SCL) pour proposer des rencontres avant les échéances susmentionnées. Malheureusement, le SCL étant occupé à organiser les séances d’information pour le déroulement des élections, rien n’a pu être entrepris durant le premier semestre. Le Comité a cependant rencontré le chef de division du service afin de discuter de la question. Un canevas de cours a été proposé par le SCL. Ceux-ci seraient organisés début 2018. Le canevas sera soumis par mail aux membres de l’association et discuté lors de l’Assemblée générale du 27.09.2017 afin de vérifier s’il correspond aux attentes des membres de l’Association. Les personnes qui ne pourront être présentes à Ollon ont la possibilité de faire leurs remarques par retour de messagerie.

Création d’un pool de secrétaires remplaçant-e-s : Le Comité a entendu dire que certains conseils communaux vaudois cherchent parfois un-e secrétaire de Conseil pour remplacer le/la titulaire devant s’absenter pour une longue durée. Le Comité a réfléchi à la manière de constituer un pool de remplaçant-e-s susceptibles d’entrer en fonction rapidement. Il a analysé quelles pourraient être les attentes, et comment faire en sorte que les personnes appelées à intervenir soient opérationnelles rapidement. Autrement dit, à l’opportunité éventuelle de proposer des formations rapides de remise à niveau. Avant d’initier formellement le projet, le Comité a cherché à vérifier que l’information entendue était correcte et à quelle fréquence pourrait survenir de telles demandes. Après contact avec le préfet du district de Lausanne et président des préfets vaudois, qui n’avait jamais entendu parler de ce type de demande, la préfète du Nord vaudois, en charge d’un district comptant 73 communes, et donc potentiellement plus susceptible d’avoir eu à traiter ce type de requête a été contactée. Durant ces dernières années, elle n’a reçu aucune demande de communes pour des remplacements.

Intégration et collaboration avec les secrétariats des conseils généraux : L’ASCCV a pour vocation statutaire de réunir les secrétaires des conseils communaux. Cependant, la question d’accueillir les ______

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secrétaires des conseils généraux a été ouverte dès le départ. Dans ce cadre, le Comité a pris contact et a rencontré la responsable de l’Association du Nord vaudois (ADNV) chargée d’organiser des cours à destination des secrétaires des communes de cette région, indépendamment du type de conseil. Il a également sollicité une secrétaire de conseil général pour évoquer les besoins et les attentes que pourraient avoir ses homologues. À ce stade, les besoins sont encore flous et l’intérêt effectif des personnes concernées à rejoindre notre association n’est pas établi. Cependant, le Comité garde contact avec l’ADNV et sa responsable et compte approfondir ces questions, ceci d’autant plus qu’un cours a été organisé par l’ADNV le 13 septembre 2017 et que l’une des membres du Comité s’y rendra.

Le président profite de ce rapport pour remercie chaleureusement mesdames, Berset, Gheza, Menoud, Morleo, pour leur investissement et leur travail tout au long de cette année. Il demande s’il y a des questions. Ce n’est pas le cas. Le point est ainsi clos.

8. Élections de la présidence ou de la coprésidence, des membres du comité Élection de la présidence Monsieur Tétaz (Lausanne) explique que les statuts prévoient des postes de coprésident. Personne ne se porte candidat. Il se porte candidat à la présidence. Décision : À l’unanimité, les membres présents élisent M. Tétaz au poste de président.

Élection du comité Monsieur Tétaz (Lausanne) indique que Madame Menoud est membre sortante du comité. Il lui demande si elle se représente. Madame Menoud (Chavannes-près-Renens) répond par l’affirmative. Monsieur Tétaz (Lausanne) indique que Madame Morleo (Yverdon) est membre sortante du comité. Absente, elle lui a indiqué qu’elle souhaitait se représenter. Monsieur Tétaz (Lausanne) indique que Madame Gheza est membre sortante du comité. Il lui demande si elle se représente. Madame Gheza (Épalinges) répond par l’affirmative. Monsieur Tétaz (Lausanne) indique que Madame Berset (Yens) est membre sortante du comité. Absente, elle lui a indiqué qu’elle souhaitait se représenter. Monsieur Tétaz (Lausanne) demande s’il y a d’autres candidatures. Ce n’est pas le cas. Décision : À l’unanimité, les membres présents élisent Mesdames Berset, Gheza, Menoud, Morleo.

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9. Élection de l’organe de contrôle des comptes Monsieur Tétaz (Lausanne) demande s’il y a des candidatures pour contrôler les comptes 2017-2018 en juillet 2018. Madame Borer (Jouxtens-Mézery) se propose. Madame Dind (Bussigny) se propose. Il n’y a pas d’autres candidatures. Décision : Par une majorité de oui et 2 abstentions, les membres présents élisent Madame Borer (Jouxtens-Mézery) et Madame Dind (Bussigny) comme contrôleuses des comptes 2017-2018.

10. Définition de la mission 2017-2018 Monsieur Tétaz (Lausanne) expose la proposition du Comité :

1. Finalisation cours Votelec 2. Finalisation cours ADNV 3. Pool secrétaire. 4. Enquête pour développement d’un logiciel de gestion administrative

Cours Votelec (voir annexe 1) Madame Gheza (Epalinges) explique qu’elle a eu contact avec le responsable de la section juridique du Service des communes des cantons pour la mise en place d’un cours Votelec à destination des secrétaires des conseils communaux vaudois. Il n’a pas pu être organisé avant les élections cantonales. Le cours proposerait de passer en revue toutes les étapes d’organisation des élections, mêmes celles où les secrétaires ne sont pas directement impliquées. Il sera organisé au printemps 2018. Elle invite les membres de l’Assemblée à faire part de leurs besoins. Un rapide sondage avait été effectué au début 2017. Les réponses reçues seront transmises au SCL pour être intégrées dans la présentation. Monsieur Tétaz (Lausanne) dit que les problèmes rencontrés aux mois d’avril et mai 2017 pour les élections cantonales pourraient faire l’objet de points.

Madame Vuille (Nyon) note que les points du cours concernent essentiellement les greffes. Madame Gheza (Epalinges) explique que dans certaines communes, les secrétaires vont traiter certains de ces points. Elle estime qu’il est avantageux d’avoir une vision de l’ensemble du processus. Ce qui concerne le greffe ne sera pas approfondi. Une secrétaire dit que le cours organisé par le Canton allait beaucoup trop vite. Elle demande si certains points pourront être revus. Elle demande comment seront organisés les cours : sur une journée, sur 1 ou 2 heures. Madame Gheza (Epalinges) répond que cela reste à déterminer selon les besoins. Monsieur Tétaz (Lausanne) répète que si des points de la présentation du SCL du début 2017 ont semblé aller trop vite, c’est l’occasion de demander à ce qu’ils soient revus. Pour cela, il invite les secrétaires à écrire à Madame Gheza ou à lui- même pour ([email protected]) pour leur préciser leurs souhaits. Monsieur Bérard (Belmont) dit que pour une commune qui n’a pas de partis, le dépouillement est assez simple. Une secrétaire demande si on peut faire des présentations spécifiques pour les petites communes, ou focaliser le cours sur les tâches des secrétaires.

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Monsieur Tétaz (Lausanne) redit que le cours peut être organisé comme les secrétaires le souhaitent. S’il y a une demande pour traiter une étape du dépouillement cela peut être fait. Une secrétaire demande quand auront lieu les prochaines élections. Il lui est répondu que les fédérales auront lieu en 2019, puis les communales en 2021 et les cantonales en 2022. Elle demande si le cours en 2018 ne vient pas trop tôt. Elle craint que le cours ne soit pas d’une grande aide si les choses apprises ne peuvent pas être mise en pratique rapidement. Madame Gheza (Epalinges) note qu’il ne faudrait pas se retrouver dans le même timing vécu en 2016 et 2017 où le SCL n’aura plus de disponibilité. Monsieur Bérard (Belmont) rappelle que les soirées d’information sur les élections à destination des présidents de conseils sont aussi ouvertes aux secrétaires des conseils communaux. Une secrétaire dit que pour les nouveaux secrétaires, ces soirées ne sont pas très adaptées. Monsieur Tétaz (Lausanne) demande si des personnes ici présentes sont intéressées par le cours. Il rappelle qu’il s’agirait d’un cours sur Votelec, donc pour traiter les élections comme les votations. Madame Jelovac (Ollon) rappelle qu’elle avait demandé s’il était possible de modifier la mise en page des procès-verbaux, par exemple en intégrant le logo de la ville. Madame Gheza (Epalinges) indique qu’elle a posé la question. Il lui avait été répondu qu’actuellement ce n’était pas possible mais que c’était envisagé. Monsieur Tétaz (Lausanne) propose d’organiser une première séance lors de laquelle ces questions de logo et de mise en page pourront aussi être évoquées et s’il le faut, une seconde séance pourra être organisée. Monsieur Tétaz (Lausanne) invite une nouvelle fois les secrétaires à faire part de leurs attentes pour que le cours qui sera préparé en concertation avec le responsable des élections du Canton réponde aux attentes. Madame Gheza (Epalinges) rappelle que le SLC est tout à fait favorable à préparer un cours. Madame Vuille (Nyon) demande s’il est possible de demander de moderniser les fichiers. Monsieur Tétaz (Lausanne) l’invite à venir faire la demande en direct. Une secrétaire demande s’il est envisagé d’uniformiser le système de scannage (Nest, ou Citizen). Cours ADNV Monsieur Tétaz (Lausanne) transmet les informations données par Mme Morleo, en charge du dossier « ADNV» au sein du comité : « l'ADNV transmet volontiers les documents présentés lors de leur séance organisée le 13 septembre dernier, mais souhaite que ce soit des protagonistes régionaux qui l'anime. Si demandé, cela peut être organisé par les préfectures. » Il s’agirait d’un cours sur les tâches des secrétaires des conseils communaux, à quels problèmes ils sont confrontés. Les cours seront modulés en fonction des attentes. Il note que Madame la préfète d’Aigle a fait une présentation sur le rôle des préfets. Il pourrait être intéressant de contacter les autres préfets pour qu’ils fassent une remontée anonyme des questions qui leurs sont posées pour voir si des généralités peuvent être établies. Une secrétaire demande s’il s’agit d’organiser un cours ou une soirée d’échanges. Monsieur Tétaz (Lausanne) dit que cela peut être les deux. Madame Dind (Vevey et La Tour de Peilz) a une expérience de 20 ans et serait intéressée par un tel cours. Monsieur Tétaz (Lausanne) propose de faire un sondage pour voir dans quels districts officient les secrétaires les intéressées, puis de contacter les préfets concernés. Madame ______

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Dind (Bussigny). Madame Pahud (secrétaire conseil général d’Aclens) demande si les secrétaires des conseils généraux pourraient aussi assister à ces cours/rencontre. Il lui est répondu par l’affirmative. Il faudrait passer par les préfets pour contacter les secrétaires des conseils généraux. Monsieur Tétaz (Lausanne) dit que ce sera également l’occasion pour engager une réflexion sur l’intégration des secrétaires des conseils généraux au sein de l’association. Il explique que Madame Morleo a aussi reçu des demandes allant dans ce sens. Pool secrétaire Monsieur Tétaz (Lausanne) explique que les discussions menées avec différents préfets vaudois et avec le Service des communes n’ont pas permis de confirmer une demande potentielle de remplaçant-e-s des secrétaires de la part de conseils communaux. La création d’un pool pourrait reposer soit sur des secrétaires de conseils communaux retraité-e-s, soit sur des personnes formées spécialement et qui auraient suffisamment de travail tout au long de l’année pour mettre en pratique les compétences acquises par la formation. Les secrétaires retraitées récentes interrogées n’ont plus envie d’officier, même comme remplaçantes. Le besoin inexistant en termes de remplaçants ne permet pas d’assurer un nombre d’heures suffisant pour un-e secrétaire itinérant-e. Dès lors, le Comité estime qu’il serait contreproductif de créer un tel pool. Une secrétaire demande comment ces remplacements sont organisés dans d’autres communes. Madame Dind (Bussigny) dit qu’elle a une suppléante qui a été nommée par le Conseil communal. Madame Devaud (Aigle) explique qu’elle n’a pas de suppléante, mais qu’elle s’adresse au président du conseil pour organiser le remplacement. Elle parle ici des cas pour les élections et les votations. Une secrétaire dit que dans sa commune, c’est le greffe qui se charge de trouver un remplaçant, ou de charger le secrétaire municipal. Carole Dind (Vevey et La Tour-de-Peilz) dit que dans sa commune c’est le greffe ou un conseiller communal qui se charge du remplacement. Elle estime qu’il est difficile d’être parachuté pour un remplacement dans un conseil où l’on ne connaît rien. Madame Borer (Jouxtens-Mézery) dit qu’elle est élue. Elle a remplacé la secrétaire en place alors qu’elle a un lien avec le président. Monsieur De Viron (Le Mont) note que dans le Bureau, ils sont 9. Le président et les scrutateurs, scrutateurs suppléants exceptés, ils ont communiqué aux 5 membres restant les tâches du secrétaire et ils se les répartissent. Une personne dit qu’il faudrait obliger les communes à nommer un suppléant. Il est souligné que cela demanderait de modifier la loi. Monsieur Tétaz (Lausanne) résume les différentes interventions. Il ne faut pas créer un pool mais faire un questionnaire pour déterminer les différents modes d’organisation et proposer une synthèse sur le site de l’ASCCV. Logiciel gestion administrative pour les conseils communaux Madame Menoud (Chavannes-près-Renens) explique que le Comité a été informé du développement d’un logiciel de gestion administrative des conseils communaux. Ce logiciel n’a pas été commercialisé. Parmi les fonctionnalités proposées : la possibilité pour les conseillers communaux d’indiquer leurs absences. Cela permet au Bureau de nommer des personnes disponibles dans les commissions. Une autre fonctionnalité permet la saisie des jetons de présence. C’est un logiciel qui a l’air complet par rapport aux tâches des secrétaires ______

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des conseils communaux. Mais comme il n’a jamais été commercialisé, il n’y a pas de retour d’expérience. Le Comité n’a par ailleurs plus de nouvelles de la société qui développe ce logiciel. Elle explique qu’un député l’a approchée pour savoir si cela aurait un sens de lancer une initiative parlementaire au Gand Conseil pour demander un développement cantonal. Monsieur Tétaz (Lausanne) dit que si le point est abordé ce jour, c’est pour savoir si l’Assemblée souhaite que des investigations soient conduites pour le développement d’un tel produit : prise de contact avec la société évoquée, approche du Canton pour un développement, contact avec le député. Madame Dind (Vevey et La Tour-de-Peilz) dit qu’elle avait aussi eu contact avec une société. Elle suppose que c’est la même que celle évoquée par Madame Menoud. Elle avait discuté avec les greffes des deux communes dans lesquelles elle officie. La Tour-de-Peilz n’était pas intéressée. Vevey était intéressée par certaines fonctionnalités. Le problème est l’intégration d’un tel logiciel dans le système informatique communal. Elle se demande s’il n’est pas possible de créer un logiciel à l’interne de l’association et de le mettre sur notre site internet, par exemple pour la tenue des jetons de présence. Monsieur Tétaz (Lausanne) dit qu’un développement est possible, mais que cela aurait un coût. Il demande aux membres de l’Assemblée si elle souhaite que le Comité investigue si d’autres communes, ailleurs que dans le canton de Vaud, utilisent un logiciel du type de celui évoqué (jetons de présence, liste de présence, rapports de commissions). Ce n’est pas le cas. Monsieur Tétaz (Lausanne) résume les propositions et les soumet au vote. Décision : À l’unanimité, les membres présents décident de donner la charge au comité : - D’organiser les cours Votelec pour le printemps 2018 - Finalisation court ADNV - Créer une base de connaissances sur le remplacement des secrétaires des conseils communaux. Laisse tomber la création d’un pool. - Engager une réflexion sur l’intégration des secrétaires des conseils généraux.

11. Cotisations 2017-2018 Monsieur Tétaz (Lausanne) explique qu’au vu de la situation de l’Association, le Comité propose le montant de 50 francs pour 2017-2018. Les secrétaires non membres de l’Association qui désireraient participer aux cours mentionnés au point précédent paieraient 50 francs par cours. Le compte courant de l’Association présente un solde positif de plus 10 000 francs. Lors de la création de l’association, décision avait été prise de rediscuter chaque année de la cotisation pour éviter de thésauriser. Les missions que l’Assemblée vient de donner au Comité ne demandent pas de dépenses particulières. Actuellement, sur 160 communes, une grosse quarantaine est membres de l’Association. Madame Dind (Vevey et La Tour-de-Peilz) relève que la cotisation sera rediscutée l’année prochaine et que si un nouveau développement informatique est envisagé (dépenses les plus onéreuses) une augmentation pourra être envisagée à ce moment. Décision : À l’unanimité, les membres présents décident que la cotisation 2017-2018 est de 50 francs.

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12. Date prochaine assemblée générale Vote pour déterminer Quel jour de semaine est préférable: Monsieur Tétaz (Lausanne) indique que Madame Morleo (Yverdon) souhaiterait pouvoir organiser la prochaine AG en 2018. A Yverdon, les séances du Conseil sont organisées le jeudi. Madame Dind (Vevey et La Tour-de-Peilz) dit que ce serait plus simple de maintenir l'assemblée générale le dernier mercredi du mois. Les autres membres présents se rallient à la proposition. Décision: A l'unanimité, les membres présents décident d'organiser l'Assemblée .générale 2018 le mercredi 26.09.2018 à 19h00 à Yverdon

L'information sera transmise au comité de rédaction de Point CommUne 1pour qu'elle figure dans leur agenda.

13. Divers et propositions individuelles Madame Dind (Vevey et La Tour-de-Peilz) demande s'il serait possiple, sur le site internet, de listel: les communes avec tri par nombre d'habitants ou phr nombre de conseillers communau.x.

Monsieur Tétaz (Lausanne) réitère ses remerciements aux autorités communales d'Ollon pour l'apéritif et cède la parole à la présidente du Conseil communal. Madame Failletaz, présidente du Conseil communal d'Ollon, clôt la séance. Elle invite tout le monde à participer à l'apéritif offert par la commune.

La séance est levée à 20h51.

Le président « La trésorière

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Membre du comité ~té

C. Morleo F. Gheza

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Annexe 1 : proposition de cours Votelec

Proposition de structure de formation pour les secrétaires des conseils généraux/communaux

1. Présentation succincte des opérations réalisées par l’administration communale 1.1. Transfert du rôle des électeurs et commande du matériel de vote de réserve 1.2. Gestion des doublons et des mutations dans le rôle des électeurs 1.3. Distribution du matériel de vote de réserve si nécessaire 1.4. Gestion des votes par correspondance 1.4.1. Contrôle des cartes de vote et séparation des votes conformes et non conformes 1.4.2. Établissement du procès-verbal du greffe 1.5. Transmission greffe – bureau électoral communal 1.5.1. Procès-verbal du greffe 1.5.2. Rôle des électeurs y compris mutations 1.5.3. Urne

2. Organisation préalable du bureau électoral communal 2.1. Vérification des ressources (locaux, matériel, personnel, scrutateurs, accès Votelec) 2.2. Impressions (procès-verbal de bureau, procès-verbal communal, protocoles de travail, protocoles de bureau, schémas de dépouillement, instructions du canton)

3. Organisation le jour du scrutin 3.1. Mise en place des locaux 3.2. Instructions aux scrutateurs

4. Opérations liées au dépouillement 4.1. Ouverture des enveloppes de vote (du greffe, de la boîte aux lettres communale et du vote au bureau de vote) 4.2. Tri des bulletins 4.3. Traitement des cas spéciaux 4.4. Dernier prélèvement de la boîte aux lettres communale 4.5. Comptage des bulletins

5. Établissement des résultats 5.1. Établissement du procès-verbal de bureau 5.2. Établissement du procès-verbal communal 5.3. Affichage et transmission des procès-verbaux

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