Kontrollutvalet I Vinje

Kontrollutvalet i Vinje

Dato: 11.02.2020 09:00

Sted: Vinje kommunehus, Glasrommet

Notat:

Lunsj serverast i møte!

Innkallast: sak 1/20 Ordførar Jon Rikard Kleven og Rådmann Jan Myrekrok

Eventuelle forfall meldes sekretæren på mobil +47 90114543 evt. på e-post [email protected]. Varamedlemmer skal ikke møte uten særskilt innkalling.

31.01.2020

For leder i Kontrollutvalet i Vinje, Øystein Høgetveit

Marianne Lundeberg Førstekonsulent

Saksliste

Saker til behandling 1/20 Presentasjon av nytt kontrollutval, sekretariat, revisjon, ordførar og rådmann 2019 – 2023 - Vinje kommune3 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune5 3/20 Orientering frå revisor 11.02.202044 4/20 Uavhengighetserklæring 2020 - Forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll - Vinje kommune55 5/20 Møte- og arbeidsplan 2020 for Vinje kontrollutval60 6/20 Årsmelding for kontrollutvalet 2019 - Vinje kommune63 7/20 Referatsaker 11.02.202072 8/20 Eventuelt 11.02.202073 1/20 Presentasjon av nytt kontrollutval, sekretariat, revisjon, ordførar og rådmann 2019 – 2023 - Vinje kommune - 20/00094-1 Presentasjon av nytt kontrollutval, sekretariat, revisjon, ordførar og rådmann 2019 – 2023 - Vinje kommune : Presentasjon av nytt kontrollutval, sekretariat, revisjon, ordførar og rådmann 2019 – 2023 - Vinje kommune

Arkivsak-dok. 20/00094-1 Saksbehandler Marianne Lundeberg

Saksgang Møtedato

Kontrollutvalet i Vinje 11.02.2020

PRESENTASJON AV NYTT KONTROLLUTVAL, SEKRETARIAT, REVISJON, ORDFØRAR OG RÅDMANN 2019 – 2023 - VINJE KOMMUNE

Forslag til vedtak/innstilling: Saka vert teken til vitande

Saksframstilling: Vinje kommunestyre har vald nytt kontrollutval i det konstituerande kommunestyre 03.10.2019. Det nye kontrollutvalet har hatt opplæringsmøte i november i regi av Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS.

Kontrollutvalget 2019-2023: Øystein Høgetveit Leiar (SV) Nestleiar Ole Kristian Nyhus (H) Medlem Olav Nordstoga (SP) Medlem Gunn Bøe Eva Gulbrandsen Medlem Flatland (FRP) Varamedlemmer: Vara for Høgetveit Oscar Johan Garnes Vara for Nyhus Tor Olav Svalastog Vara for Nordstoga Sigrid Nykos Vara for Bøe Asbjørn Gardsjord Vara for Flatland Ånon Lognvik

1/20 Presentasjon av nytt kontrollutval, sekretariat, revisjon, ordførar og rådmann 2019 – 2023 - Vinje kommune - 20/00094-1 Presentasjon av nytt kontrollutval, sekretariat, revisjon, ordførar og rådmann 2019 – 2023 - Vinje kommune : Presentasjon av nytt kontrollutval, sekretariat, revisjon, ordførar og rådmann 2019 – 2023 - Vinje kommune

Sekretariatstenesten Vinje kommune har vald å delta i interkommunalt selskap for å utføre sekretariatstenesten. Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS/ Temark, nytt navn 2020 (Vestfold, Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS / Vetaks) utfører desse tenestene.

Sekretariatet forbereder sakene til kontrollutvalet, gjev løypande rådgjeving, skriver saksframstillingar, hjelper kontrollutvalet i praktisk tilrettelegging og oppfylging av møte, samt vedtaksoppfylging. I det løypande arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utval, revisjonen og administrasjonen, og utfører oppgåver på vegne av kontrollutvalet. Sekretariatet har for tida sju tilsette og fast sekretær for kontrollutvalet i Vinje kommune er Marianne Lundeberg. Dagleg leiar i sekretariatet er Line Bosnes Hegna.

Revisjonstenesten Vinje kommune har vald å delta i interkommunalt selskap for å utføre revisjonsoppgåvene. Telemark kommunerevisjon IKS /TKR IKS, nytt navn 2020 (Vestfold og Telemark revisjon IKS / VTR IKS) utfører desse tenestene. Revisjonen utfører rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og eigarskapskontroll for kommunen. På rekneskapsrevisjon er oppdragsrevisor for kommunen Birgitte Lindtner Bøen og oppdragsansvarleg revisor Hilde Vatnar. Kirsti Torbjørnson er oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor. Oppdragsrevisor for forvaltningsrevisjon varierer frå prosjekt til prosjekt. Dagleg leiar i revisjonen er Kjell Ekman.

Ordførar og kommunedirektør Ordførar i Vinje kommune er Jon Rikard Kleven. Ordførar har møte og tale rett i kontrollutvalet.

Kommunedirektør i Vinje kommune er Jan Myrekrok. Kommunedirektøren har møteplikt ved innkalling.

Sekretariatet legg opp til en dialog mellom utvalet, ordførar, kommunedirektør og revisjonen om forventningar til kontrollutvalsarbeidet og samarbeid i perioden.

Etter presentasjon vil utvalssekretær gå gjennom :

- Nettbrett. - Kontroll av val av medlem til utvalet - Oppdatere kontaktinformasjon

Merknader: Sekretariatet ynskjer alle lykke til og ser fram til eit godt samarbeid i perioden.

2 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune

Arkivsak-dok. 20/00091-1 Saksbehandler Marianne Lundeberg

Saksgang Møtedato

Kontrollutvalet i Vinje 11.02.2020

KONTROLLUTVALET - FUNKSJON OG OPPGÅVER - VINJE KOMMUNE

Forslag til vedtak/innstilling: Kontrollutvalet tek saka til vitande.

Vedlegg: -politisk reglement -saksutskrift budsjett for kontroll og tilsyn

Saksframstilling: Ordninga med kontrollutval blei lovfesta i 1992, da kommunelova sist var gjennom ei større fornying. Bakgrunnen for at kontrollutvala blei oppretta var at ein ville sikre kommunane ein eigenkontroll basera på demokratiske prinsipp. Dette blei sett på som ein del av det kommunale sjølvstyret og skulle bidra til å redusere behovet for statlig tilsyn og kontroll.

Etter kommunelova § 22-1 er det kommunestyret som har det øvste tilsynet med den kommunale forvaltninga. Kommunestyret skal likevel velje eiget kontrollutval som står for det løypande tilsynet på kommunestyret sine vegne. Kontrollutvalet er uavhengig av den kommunale forvaltninga og utvalet utøver kontrollfunksjonen på vegne av kommunestyret og er kunn underlagt kommunestyret.

Kontrollutvalet skal ha tilgang til naudsynte ressursar for å fylle rolla, blant anna økonomiske ressursar og bistand frå eit uavhengig sekretariat. Kontrollutvalet bestiller revisjonstenester frå kommunen sin revisor, som står for den operative delen av kontrollarbeidet.

Kontrollutvalet sine oppgåver Kontrollutvalet sine viktigaste oppgåve er å føre tilsyn med kommunedirektøren for å sjå til at kommunestyrets vedtak og intensjonar følgjast opp, og at kommunen drivast i samsvar med gjeldande lovverk. Utvalets oppgåver er lovfesta i kommunelova § 23- 2. Kontrollutvalet skal ifølgje kommunelova sørgje for at desse oppgåvene blir utført:

2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune

Rekneskapsrevisjon, som inneber å sjå at kommunen sitt årsrekneskap blir revidera på ein trygg måte, halde seg løypande orientert om revisjonsarbeidet, gje ei uttale om årsrekneskapet til kommunestyret og sjå til at det revisor peikar på i årsrekneskapet blir fulgt opp.

Forvaltningsrevisjon. Dette er ein form for evaluering av kommunen sin tenesteproduksjon. Kontrollutvalet undersøkjer behovet for, planlegg og bestiller forvaltningsrevisjonar. Utvalet rapporterer resultat frå kvar forvaltningsrevisjon til kommunestyret.

Eigarskapskontroll. Dette inneber å føre kontroll med forvaltninga av kommunen sine interesser i selskap. Utvalet skal følgje opp at kommunen tek vare på sine eigarinteresser og at selskapa drivast på ein økonomisk forsvarleg måte og i samsvar med kommunestyret sine intensjonar. Gransking eller undersøkingar. Gjennomførast enten på eige initiativ, eller etter vedtak i kommunestyret.

Budsjett. Kontrollutvalet lager årleg forslag til budsjett for kontrollarbeidet i kommunen.

Kontrollutvalet sitt budsjett for 2020 som blei sendt til kommunestyret hausten 2019 er vedlagt saka.

Val av revisjonsordning og val av revisor. Det er svært sjeldan denne saka er til handsaming i kontrollutvalet, men i slike tilfelle gir utvalet innstilling til kommunestyret om val av revisjonsordning, eventuelt også om val av revisor. Kommunen er allereie medeigar i Vestfold og Telemark revisjon IKS.

Kontrollutvalet sine rettigheitar og pliktar

Generelt Kontrollutvalet set sin eigen dagsorden og bestemmer sjølv kva undersøkingar ein ynskjer å sette i gang. Eksempel på saker som handsamast frå tid til annan er førespurnader frå innbyggjarar, rapporter frå statlege tilsyn, eller saker med utgangspunkt i oppslag i media.

Utvalet kan fremme saker for handsaming i kommunestyret og fremmer i den samanheng forslag til vedtak. Utvalet har ikkje instruksjonsmynde overfor administrasjonen, men kan be om å få tilslutning til pålegg til administrasjonen frå kommunestyret.

Leiar og nestleiar i kontrollutvalet har møte- og talerett i kommunestyret når saker frå kontrollutvalet skal handsamast. Det er viktig at denne retten nyttast, og at ordførar gir kontrollutvalsmedlemmene eigen taletid, slik at utvalet kan informere om aktuelle saker i samband med kommunestyret si handsaming. Spesielt gjeld dette ved handsaming av årsrekneskap og rapporter frå forvaltningsrevisjonar og selskapskontrollar. Når kontrollutvalsleiar får mogelegheit til å presentere sakane for

2 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune

kommunestyret, får kommunestyret eit betre grunnlag for handsaming av sakane. Presentasjon av sakane vil også bidra til å synliggjere kontrollutvalet sitt arbeid, og til å sette kommunestyret betre i stand til å forstå og bruke kontrollutvalet aktivt som sitt kontrollorgan.

Innsynsrett Kontrollutvalet kan be om ei kvar opplysning eller tilgang til eit kvart dokument i kommunen, uavhengig av bestemming om teiesplikt og eventuelt bestemming om unntak frå offentlegheit. Som følgje av bestemming om innsynsrett i kommunelova kan kontrollutvalet sine medlem få innsyn i fullstendige sakspapir og protokollar frå politiske utval, inkludert saker som er unnteke offentlegheit. Kontrollutvalet sine medlem kan få innsyn i teiepliktige dokument på førespurnad. Denne retten ligg til kontrollutvalet som kollegium, ikkje til det enkelte medlem.

Innsynsretten omfattar også informasjon i selskap som direkte eller indirekte er heileigd av kommunen sjølv, eller som eigast saman med andre kommunar/fylkeskommunar.

Teieplikt Den vide innsynsretten gir kontrollutvalet omfattande innsyn, samtidig har utvalet eit ansvar for ikkje å misbruke innsynsretten eller opplysningane som vert henta inn. Medlem i kontrollutvalet er underlagt forvaltningslova si bestemming om teieplikt. Teieplikta gjeld også etter at medlem har tredd ut av kontrollutvalet.

Det er ei vanleg misforståing at folkevalte kan påleggast teieplikt for alle typar opplysningar som kjem fram i lukka møter, dette er ikkje riktig. Kunn opplysningar knytt til personlege forhold og næringsopplysningar er underlagt teieplikt.

Habilitet Medlemmene i politiske organ skal be om å få vurdert eigen habilitet dersom organet handsamar saker der dei sjølv eller nokon av deira næraste har interesser, eller er part, dette gjeld også kontrollutvalet sine medlemmer. Medlemmane bør ta kontakt med sekretariatet dersom dei er i tvil om eigen habilitet for å få ei vurdering av spørsmålet og sikre at vara kallast inn ved behov.

Aktuelle diskusjonstema: Mediekontakt Ynskjer kontrollutvalet å ha ei aktiv rolle overfor media og kommunen sine innbyggjarar? Kva praksis skal i så fall utvalet leggje seg på?

Saker og møter Har utvalet ynskjer som gjeld sekretariatets saksframstilling eller korleis møta vert gjennomført? I kor stor grad ynskjer kontrollutvalet å leggje møter utanfor kommunehuset? Møteplanen handsamast i eiga sak, utvalet kan leggje sine møter til kommunen sine verksemder eller til selskap der kommunen har eigarinteresser.

3 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune

Opplæringsbehov Kontrollutvalet vil i dei kommande møta få informasjon om arbeidsoppgåvene, blant anna vil medlemmene høyre meir om forvaltningsrevisjon, eigarskapskontroll og rekneskapsrevisjon. Utvalsmedlem kan diskutere om opplæringsbehovet bør dekkjast på andre måtar, for eksempel studietur, eigne kursopplegg og deltaking på konferansar.

Bakgrunn: Kontrollutvalet er eit utval med ei særskilt stilling etter kommunelova. Sekretariatet gjev i denne saksutgreiinga ei oversikt over rammer for kontrollutvalet sitt arbeid.

Merknader: Sekretariatet anbefaler kontrollutvalet sine medlemmer å sette seg inn i kontrollutvalsboka. Boka har gode råd om korleis utvalet kan jobbe og kva medlemmane kan forvente.

Ny utgåve oppdatert etter ny kommunelov er ikkje ferdig pr. i dag. Denne får kontrollutvalet når den er ferdig.

4 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

REGLEMENT FOR POLITISKE STYRINGSORGAN

Vedteke i kommunestyret 05.09.2019, sak PS 58/2019 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

Innhold 1. Kommunestyret ...... 4 1.1 Arbeidsområdet ...... 4 1.2 Førebuing av saker for kommunestyret ...... 4 1.3 Innkalling til møte og dok umentutlegging ...... 4 1.4 Forfall og varamedlemmer ...... 5 1.5 Andre deltakarar i møtet enn medlemmene i kommunestyret ...... 5 1.6 Møteleiar - Opne eller lukka møter - Teieplikt ...... 5 1.7 Opning av møtet ...... 6 1.8 Sakslista/sakar ...... 6 1.9 Å vera ugild ...... 6 1.10 Rekkjefølgja av talarane ...... 6 1.11 Når medlemane tek del i ordskiftet ...... 7 1.12 Møteleiaren si stilling under ordskiftet ...... 7 1.13 Avgrensing og avslutning av ordskiftet ...... 7 1.14 Framlegg ...... 7 1.15 Saka vert tekne opp til avrøysting ...... 7 1.16 Prøverøysting ...... 8 1.17 Røystemåten ...... 8 1.18 Førespurnader, interpellasjonar, høyringar ...... 8 1.19 Spørjetime for innbyggjarane ...... 9 1.20 Høyringar ...... 9 1.21 Temamøte ...... 9 1.22 Orden i salen og bygningen ...... 9 1.23 Møtebok og møtets slutt ...... 10 1.24 Oppmoding om ny handsaming av avgjort sak ...... 10 2 Formannskapet ...... 11 2.1 Virkeområde ...... 11 2.2 Førebuing av saker for formannskapet ...... 11 2.3 Møtetider og innkalling til møta ...... 11 2.4 Forfall og varamedlemmer ...... 11 2.5 Andre deltakarar i møtet enn formannskapet sine medlemar ...... 12 2.6 Møteleiar - Møtet si opning ...... 12

1 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

2.7 Rekkjefølgja for handsaming av sakene - Sak som ikkje er nemnt i innkallinga ...... 12 2.8 A vera ugild - Møteleiaren si utgreiing av saka - Rekkjefølgja til talarane ...... 13 2.9 Ordskifte og røystegjeving ...... 13 2.10 Bokføring. Slutten på møtet ...... 14 2.11 Opne eller lukka møte – Teieplikt - Offentleggjering av dokument og vedtak ...... 14 3 Utvala ...... 15 3.1 Val og samansetjing ...... 15 3.2 Arbeidsområde ...... 15 3.3 Nemnder i samsvar med særlover ...... 15 3.4 Møte ...... 15 4 Ungdomsråd ...... 17 4.1 Val og samansetning ...... 17 4.2 Arbeidsområde ...... 17 4.3 Møte ...... 17 5 Rådet for eldre og personar med nedsett funksjonsevne ...... 19 5.1 Generelt ...... 19 5.2 Val og samansetting ...... 19 5.3 Arbeidsområde ...... 19 5.4 Møte ...... 20 7 Kontrollutvalet ...... 21 7.1 Val og samansetjing ...... 21 7.2 Arbeidsområde ...... 21 7.3 Møte ...... 21 7.4 Forskrifter ...... 21 8 Klagenemnd ...... 22 8.1 Melding om einskildvedtak ...... 22 8.2 Klageinstans ...... 22 8.3 Arbeidsområde ...... 22 8.4 Klagehandsaming ...... 22 8.5 Klagebestemmetsar i særlovene...... 23 9 Ordføraren ...... 24 9.1 Ordføraren sine oppgåver...... 24 9.2 Innkalling til møte ...... 24

2 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

9.3 Møteleiing ...... 24 9.4 Møte-/saksførebuingar ...... 24 9.5 Ordføraren som kommunen sin rettslege representant ...... 24 9.6 Informasjon til kommunestyret ...... 24 9.7 Informasjon til publikum/ålmenta...... 24 9.8 Samarbeid - samhandling ...... 25 9.9 Intern kommunikasjon ...... 25 9.10 Saksgang - Løyve til å treffe vedtak ...... 25 9.11 Politisk sekretariat ...... 25 10 Administrasjonsutvalet ...... 26 10.1 Val og samansetjing ...... 26 10.2 Arbeidsområde ...... 26 10.3 Rettane og pliktene til arbeidstakarrepresentantane, og å vere ugild ...... 26 10.4 Møte ...... 26 10.5 Møteleiar - Teieplikt ...... 27 10.6 Møtebok ...... 27 10.7 Sekretariat ...... 27 11 Valnemnd ...... 28 11.1 Val og samansetjing ...... 28 11.2 Arbeidsområde ...... 28 11.3 Særskilte føresegner ...... 28 11.4 Sekretariat ...... 28

3 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

1. Kommunestyret 1.1 Arbeidsområdet

Kommunestyret er det øvste organ med avgjerdsmynde og med eit overordna ansvar for heile verksemda i kommune. Kommunestyret gjer vedtak i alle saker som ikkje er delegert til utval eller rådmann. 1.2 Førebuing av saker for kommunestyret

1.2.1 Rådmannen skal sjå til at dei saker som vert lagt fram for kommunestyret er førebudd på forsvarleg måte og i samsvar med dei reglar som lov, reglement eller andre bindande bestemmingar gjev (jf. Kommunelova § 13-1).

1.2.2 Formannskapet gjer framlegg til vedtak for kommunestyret om økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak (jf. Kommunelova § 14-3), i saker som gjeld likestilling og i dei personaladministrative saker som skal blir lagt fram for kommunestyret.

1.2.3 Dei faste utvala og kontrollutvalet gjer framlegg til vedtak for kommunestyret i saker som blir lagt fram for dei, eller som dei sjølv har teke opp til handsaming.

1.2.4 Kommunestyret kan opprette ad hoc-komitear som innanfor sitt mandat gjer framlegg til vedtak direkte overfor kommunestyret.

1.2.5 Før ei sak vert teken opp til handsaming i utval/formannskap, skal rådmannen si utgreiing og framlegg til vedtak ligge føre (fullført sakshandsaming).

1.2.6 I framlegg til vedtak skal det kort og oversiktleg gjerast greie for innhaldet i saka, og det skal gjerast konkret framlegg til vedtak. Dette vert likevel ikkje krevd når saka gjeld val eller tilsetjing.

1.2.7 Ordføraren syter for at sakene vert lagt ut elektronisk til medlemar og varamedlemmer av kommunestyret, rådmann og medlemane i kontrollutvalet samstundes med innkallinga til kommunestyret. 1.3 Innkalling til møte og dokumentutlegging

1.3.1 Kommunestyret held møte i samsvar med vedteken møteplan og elles når det sjølv avgjer det, når ordføraren finn det naudsynt eller når minst 1/3 av medlemane krev det. Ordføraren kallar saman til møtet.

1.3.2 Innkalling skal innehalde opplysing om tid og stad for møtet, spesifisert oppgåve over dei saker som skal til handsaming, og opplysing om kvar saksdokumenta er lagde ut.

Innkalling vert sendt kvar medlem av kommunestyret og dei varamedlemmer som skal møte. Saksdokumenta vert sendt samstundes til medlemane, eit høveleg tal varamedlemmer og andre med rett til å møte.

4 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

Innkallinga vert til vanleg gjort kjent med 8 dagars varsel.

1.3.3 Innkallinga skal kunngjerast i dei media som kommunestyret bestemmer, som regel med ein frist på 8 dagar, innkallingsdagen medrekna, derimot ikkje møtedagen. Dette gjeld når lov ikkje gjev påbod om annan frist for kunngjering, slik som for eksempel kommunelovas § 14-3 (handsaming av økonomiplanen).

1.3.4 Samstundes med innkallinga vert alle saksdokumenta lagt ut til ettersyn i politisk sekretariat frå det same tidspunkt, og dei blir liggjande ute så lenge som mogeleg før kommunestyremøtet startar. Dette gjeld likevel ikkje dokument som kan bli unnateke offentlegheit i medhald av lov, og som ordføraren finn er av ein slik art at dei ikkje bør blir kjende av andre enn medlemane i kommunestyret. Slike dokument kan medlemane i kommunestyret gå igjennom ved politisk sekretariat.

1.4 Forfall og varamedlemmer

1.4.1 Dersom ein medlem eller eit varamedlem som er innkalla ikkje kan møte i kommunestyret på grunn av lovleg forfall, skal vedkomande utan opphald melde dette til ordføraren og sei frå om årsak til forfallet. Ordføraren kallar straks inn varamedlem. Det same skal ordføraren gjere når ordføraren er kjent med at nokon må tre ifrå som ugild i sak som skal blir handsama i møtet.

1.4.2 Må nokon på grunn av lovleg forfall gå ifrå møtet under forhandlingane, melder vedkomande straks frå til møteleiaren. Varamedlem som er tilstades, eller som dersom det er mogeleg blir kalla inn, trer inn i staden for vedkomande.

1.4.3 Eit varamedlem fullfører den saka han har starta handsaminga av.

1.5 Andre deltakarar i møtet enn medlemmene i kommunestyret

1.5.1 Rådmannen er med i møta i kommunestyret med talerett og rett til å gjere framlegg. Andre kommunale tenestemenn kan og vera med når lov gjev dei rett til det. Dei har då dei rettar og plikter vedkomande lov gjev dei rett til.

1.5.2 Den frå politisk sekretariat som fører protokoll, er med i møta i kommunestyret, likså andre kommunale tenestemenn og særskilt sakkunnige når ordføraren, rådmannen eller kommunestyret kallar dei inn. Desse kan gje opplysningar og utgreiingar etter å vera spurd, men dei har elles ikkje høve til å vera med i forhandlingane.

1.5.3 Representantar for dei tilsette har ikkje møte- og talerett i kommunestyret utover den allmenne tilgang for publikum etter kommunelovas § 11-5.

1.6 Møteleiar - Opne eller lukka møter - Teieplikt

1.6.1 Ordføraren eller varaordføraren leier møtet. Dersom begge desse har forfall vert det valt ein ordstyrar etter reglane i kommunelovas § 11-2.

5 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

1.6.2 Møtet er ope, jf. Kommunelova § 11-5. Kommunestyret kan likevel etter same paragraf gjere vedtak om at ei einskild sak vert handsama i lukka møte. Forhandlingar om dette går føre seg i lukka møte dersom møteleiaren krev det eller kommunestyret gjer vedtak om det. Ein avstemming om eventuell lukking av eit møte skal haldas i open møte.

1.6.3 Blir det vedteke å handsame ei sak i lukka møte, pliktar kommunestyret sine medlemar, og dei kommunale tenestemenn som er tilstades, å teie om forhandlingane og om dei vedtak som vert gjort. Teieplikta varer inntil anna vert bestemt eller inntil grunnane for denne er falne bort. Er også andre tilstades under forhandlingane i ei slik sak, krev møteleiaren teielovnad frå dei.

1.7 Opning av møtet

1.7.1 På den tida møtet er innkalla sørger møteleiaren for opprop, eller klargjer på annan måte kva for medlemar som er tilstades og kva for varamedlemmer som møter for fråverande medlemar. Er det lovlege talet på medlemar tilstades, gjer møteleiaren det klårt at møtet er sett.

1.7.2 Frå dette tidspunkt og fram til møtet er slutt, kan ingen av medlemane i forsamlinga gå ut av salen for kortare eller lengre tid utan å melde frå til møteleiaren på førehand.

1.7.3 Medlemar og varamedlemmer som møter etter oppropet, melder seg for møteleiaren før dei tek sete.

1.8 Sakslista/sakar

1.8.1 Dersom det under oppropet er reist tvil om eit forfall er gyldig, vert dette handsama først. Etter det blir sakene som er nemnd i innkallinga handsama i den rekkefølgja dei er nemnd. Førespurnader blir likevel handsama etter dei andre sakene. Kommunestyret kan vedta ein annan rekkefølgje.

1.8.2 Dersom ei sak er teken opp til handsaming, kan møtet ikkje slutte før saka er avgjort ved avstemming eller kommunestyret vedtek å utsetje handsaminga av ho.

1.8.3 Sak som ikkje er nemnd i innkallinga til kommunestyremøtet kan ikkje takast opp til realitetsavgjerd dersom møteleiaren eller 1/3 av forsamlinga set seg imot at ho vert avgjort. Viss ho ikkje vert avgjort, blir saka sendt til det kommunale organet som ho høyrer under, eller ho blir ført opp til handsaming i seinare kommunestyremøte. (om "førespurnader, interpellasjonar, høyringar", sjå pkt. 2.8).

1.9 Å vera ugild

1.9.1 Bestemmingane om inhabilitet i Forvaltningsloven kapittel II gjelder ved behandlinga av saker i folkevalte organa, med de særreglane som følger av kommunelova § 11-10. 6 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

1.10 Rekkjefølgja av talarane Møteleiaren spør om nokon vil han ordet i saka. Talarane får ordet i den rekkefølgje dei ber om det. Dersom fleire ber om ordet samstundes, avgjer møteleiaren rekkefølgja mellom dei.

1.11 Når medlemane tek del i ordskiftet 1.11.1 Talaren skal rette sine ord til møteleiaren, ikkje til forsamlinga. Talaren skal halde seg nøye til saka eller til den delen av saka som ordskiftet gjeld. Møteleiaren skal sjå til at det blir gjort.

1.11.2 Det må ikkje seiast noko som krenkjer forsamlinga, nokon av medlemane eller andre. Heller ikkje er det lov å lage bråk eller uro som uttrykk for misnøye eller bifall.

1.11.3 Dersom ein medlem går ut over reglane om orden i reglementet, skal møteleiaren åtvara han. Åtvaring kan gjevast to gonger. Dersom han framleis ikkje rettar seg etter reglementet, kan møteleiaren ta ifrå han ordet, eller ved avstemming la forsamlinga ta avgjerd om denne skal bli stengd ute frå resten av møtet.

1.12 Møteleiaren si stilling under ordskiftet 1.12.1 Møteleiaren må ikkje avbryte nokon som har ordet, med mindre det skjer for å oppretthalde dei reglar som er gjevne i reglementet eller for å rette opp mistydingar frå talaren si side.

1.12.2 Vil møteleiaren ta del i ordskiftet med meir enn ganske korte innlegg, skal møteleiaren gje leiinga av møtet til ein annan (jf. punkt 1.6.1).

1.13 Avgrensing og avslutning av ordskiftet 1.13.1 Før ordskiftet i ei sak er starta, og under ordskiftet, kan kommunestyret med vanleg fleirtal vedta at taletida skal vere avgrensa til ei bestemt tid for kvart innlegg. Det kan med vanleg fleirtal bli gjort unntak frå dette for gruppeleiar for kvar politisk partigruppe i forsamlinga, og for rådmannen.

1.13.2 Finn kommunestyret at ei sak er drøfta ferdig, kan det med vanleg fleirtal vedta og avslutte ordskiftet om saka.

1.14 Framlegg 1.14.1 Ingen andre enn medlemar av kommunestyret og rådmannen kan gjere framlegg dersom ikkje lov også gjev andre rett til dette.

1.14.2 Framlegget skal ein levere skriftleg til møteleiaren. Eit framlegg kan vera munnleg viss det gjeld tilsetjing, val, utsetjing, oversending til eit anna kommunalt organ eller at eit framlegg ikkje skal bli vedteke. Skriftlege framlegg skal ha underskrift av den som gjer framlegget. Møteleiaren refererer framlegget.

7 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

1.15 Saka vert tekne opp til avrøysting 1.15.1 Etter at ordskiftet er avslutta, kan ingen nye talarar be om ordet, og det kan ikkje blir fremja nye framlegg i saka. Når ordskiftet er ferdig, seier møteleiaren ifrå at saka blir teken opp til avrøysting.

1.15.2 Berre dei medlemane som er tilstades når saka blir teken opp til avrøysting, har rett til å røyste. Dei kan ikkje gå ifrå plassen før avrøystinga er ferdig, og dei har plikt til å røyste, jf. Kommunelovas § 8-1. Ved val og vedtak om tilsetjing er det tillate å røyste blankt.

1.15.3 Avrøystingsrekkefølgja vert avgjort med vanleg fleirtal.

1.16 Prøverøysting 1.16.1 Før den endelege røystinga i ei sak kan forsamlinga vedta prøverøystingar, som ikkje er bindande.

1.16.2 Dersom framlegget er dela inn i fleire punkt eller paragrafar, bør ein til vanleg røyste over kvar einskild del fyrst. Til slutt røystar ein over heile framlegget samla.

1.17 Røystemåten 1.17.1 Røystinga vert gjennomført på ein av følgjande måtar:

a) Ved stillteiande godkjenning når ikkje nokon uttalar seg mot eit framlegg som møteleiaren set fram, med tydeleg spørsmål om nokon har noko å uttale mot det. b) Ved at møteleiaren oppmodar dei medlemane som er imot eit framlegg til å reise seg, eller til å rekkje opp handa. Når møteleiaren avgjer det, eller eitt medlem krev det, blir det halde avrøysting ved at dei som røystar for framlegget reiser set eller rekkjer opp handa. c) Ved namneopprop - ja eller nei som svar - når møteleiaren ropar opp namna til dei som møter. Det blir avgjort ved loddtrekning kva for namn oppropet skal starte med, og det held fram i alfabetisk rekkjefølgje. d) Ved setlar utan underskrift. To medlemar som møteleiaren oppnemner til det, tel opp røystene. Røystesetlar kan berre brukast ved val og ved tilsetjingar. Dei skal brukast ved slike avrøystingar når ein medlem krev det. 1.17.2 Vedtak vert gjort med vanleg fleirtal av dei røyster som vert avhenda, viss ikkje anna kjem fram av kommunelova. Ved stemmelikskap i andre saker enn val og tilsetjingar er møteleiaren si røyst avgjerande. I tillegg vert det vist til kommunelova sine § 8-1 og § 11-9.

1.18 Førespurnader, interpellasjonar, høyringar 1.18 Spørsmål - interpellasjonar til ordføraren.

8 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

Utanom dei sakene som er oppført i innkallinga til kommunestyremøtet, kan medlemar og varamedlemmer som reknar med å møte, koma med førespurnader - spørsmål eller interpellasjonar til ordføraren.

Førespurnadene skal vera skriftlege, og må vera levert innan seinast 3 dagar før kommunestyremøtet.

Ordføraren kan svara på spørsmålet sjølv, eller peike ut ein annan til å gjera det.

Førespurnaden vert sett fram anten som spørsmål eller som interpellasjon.

Førespurnader som vedkjem prinsipielle spørsmål vert handsama som interpellasjonar, medan førespurnader som gjeld heilt konkrete tilhøve vert handsama som spørsmål.

Ordføraren avgjer etter samråd med medlemen om førespurnaden skal handsamast som spørsmål eller interpellasjon.

1.18.2 Interpellasjonar

Ved handsaming av interpellasjonar, kan interpellanten og ordføraren eller den som eventuelt svara på vegne av ordføraren, få ordet to gonger. Andre av kommunestyret sine medlemar kan få ordet berre ein gong. Taletida for interpellanten sitt fyrste innlegg og svararen sitt fyrste innlegg vert avgrensa til 5 minuttar. For det andre innlegget, og for dei øvrige kommunestyre-medlemene, vert taletida avgrensa til 3 minuttar.

1.18.3 Spørsmål

Ved handsaming av spørsmål, kan spørjaren og ordføraren eller den som eventuelt svarar på vegne av ordføraren, få ordet for å stille spørsmålet og gje svaret. Taletida vert avgrensa til 5 minuttar. Dei nemnde kan i tillegg få ordet ein gong til kvar for å kommentere svaret/stille tilleggsspørsmål og svare på dette. Ingen andre kan få ordet ved handsaming av spørsmål.

1.18.4 Framlegg

Framlegg som vert sett fram i samband med førespurnader, vert normalt sendt anna politisk organ utan realitetsvotering. Realitetsframlegg i samband med førespurnader kan ikkje vedtakast i same møte dersom ordføraren eller 1/3 av dei møtande kommunestyremedlemene set seg mot dette.

1.19 Spørjetime for innbyggjarane 1.19.1 For å betre kontakten mellom innbyggjarane og kommunen/dei folkevalde, skal det vera ei ordning med spø1jetime for innbyggjarane. Spørjetimen er open for alle. Dersom svar vert ynskt i same møte, må spørsmål leverast inn skriftleg, minst 3 dagar på førehand.

9 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

1.19.2 Spørjetimen bør leggjast rett før, eventuelt rett etter ein kommunestyremøte. Ordføraren avgjer dette i kvart høve. Spørjetimen vert gjort kjend i god tid i førevegen. Spørjetimen vert leia av, og spørsmåla vert til vanleg svara på av ordføraren.

1.20 Høyringar 1.20.1 I arbeid med saker som gjeld grupper av innbyggjarar eller alle innbyggjarane, kan det gjennomførast høyringar for å informere, og registrere meiningar/oppfatningar om sentrale spørsmål og problemstillingar som saka reiser. Høyringar kan gjennomførast som: a) møte der ein innbyr einskildpersonar/grupper for å informere b) skriftlege publikumsundersøkingar Høyringar er rådgjevande for dei folkevalde.

1.20.2 Høyringar vert kunngjorde i god tid i førevegen. Skriftleg grunninformasjon vert kunngjort på førehand når det er mogeleg, slik at deltakarane kan førebu seg til høyringa. Høyringar er opne for alle, med mindre det i innkallinga er gjeve avgrensingar for kven som kan deltaka.

1.21 Temamøte For å drøfte særskilde emne kan kommunestyret halde temamøte. Til slike møte kan ordføraren kalle inn dei innleiarane eller deltakarane det er trong for.

1.22 Orden i salen og bygningen 1.22.1 Møteleiaren skal sørgje for å oppretthalde god orden i møtesalen og i bygningen elles. Møteleiaren skal såleis sjå til at talarane ikkje vert avbrotne eller vert forstyrra frå nokon kant. Dersom tilhøyrarane ved meiningsytring eller på annan måte forstyrrar tingingane, eller ut over dette opptrer på ein måte som strir mot god orden, kan møteleiaren la tilhøyrarplassane tørne eller vise vedkomande tilhøyrar ut.

1.22.2 Teikningar, tabellar eller liknande må ikkje vera plassera eller plasserast i salen under møta, med mindre møteleiaren eller i tilfelle kommunestyret samtykkjer.

1.23 Møtebok og møtets slutt 1.23.1 Kommunestyret fører møtebok for sine møte. Ordførar/møteleiar har ansvar for møteboka.

1.23.2 I møteboka veit det ført inn for kvatt møte, møtestad og -tid, innkallinga (dato og måte), fråverande medlemar og møtande varamedlemmer. Går nokon frå eller kjem nokon til under tingingane, vert dette bokført slik at møtebok, saman med medlemslistene, syner kven som har teke del i handsaminga av kvar sak.

1.23.3 I tillegg vert bokført det som må til for å vise gangen i tingingane, og at vedtaka vert gjort etter rekkjefølgje for kalenderåret, og slik at ein kan sjå kva saka gjeld. Under kvar sak skal det bokførast dei framlegg som vert sett fram, bortsett frå dei framlegg som vedkjem saka sin realitet som ikkje er gjort til gjenstand for røystegjevinga.

10 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

Møteleiaren eller kommunestyret, dersom det blir reist protest mot møteleiaren si avgjerd, vedtar om evt. protokolltilførsle er godkjend. Dette kan møtet berre nekte dersom protokolltilførsla har ei sjikanerande form eller unødig omfattande.

Krav om protokolltilførsle må bli framsett i møtet.

1.23.4 Etter møtet vert det sendt ut utskrift av møteboka elektronisk. Eit eksemplar av utskrifta blir sendt alle medlemar og varamedlemmer som var tilstades i møtet, samt til dei medlemane som hadde forfall, eit naudsynt tal varamedlemmer, samt til medlemane av kontrollutvalet. Eit eksemplar av utskrifta vert teke vare på ved politisk sekretariat. Møteboka blir teken opp til godkjenning i førstkomande møte.

1.24 Oppmoding om ny handsaming av avgjort sak Formannskapet, eller andre politiske organ som førebur saker direkte for kommunestyret, kan avslå oppmoding om åta opp til ny handsaming sak som er· lovleg avgjort av same kommunestyre, når oppmodinga kjem inn før det er gått tre månader frå den dag kommunestyret gjorde endeleg vedtak i saka. Dette gjeld ikkje oppmoding frå departement eller fylkesmann.

11 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

2 Formannskapet 2.1 Virkeområde Formannskapet utfører dei gjeremål lovgjevinga legg til det, avgjer dei saker kommunestyret har gjeve det fullmakt til å avgjere - etter dei reglar som måtte vere gjeve i fullmakta-, utgreier og gjev innstilling i saker til kommunestyret, når lovgjevinga påbyr det eller kommunestyret krev det, og skaffar fram opplysningar og gjev dei uttaler som departement eller fylkesmann krev av det.

2.2 Førebuing av saker for formannskapet 2.2.1 Formannskapet legg fram tilråding til økonomiplan for komande fire budsjettår og tilråding om økonomiplan, årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning etter kommunelova § 14-3 i samsvar med lovas føresegner. Til grunn for formannskapet sine innstillingar utarbeider rådmannen naudsynte utgreiingar og vurderingar. Formannskapet nemner sjølv årleg i vedtak på kva slag måte rådmannen skal førebu grunnlaget for avgjerslene og kva slag innhald det skal ha. Rådmannen sine utgreiingar og framlegg er offentlege når saka er oversendt til formannskapet, dersom ikkje anna følgjer av unntak i Lov om offentligheit § 5 og § 6.

2.2.2 Formannskapet er tillagt hastekompetanse etter kommunelovas § 11-8.

2.2.3 Rådmannen har ansvaret for at dei saker som vert lagt fram for formannskapet er førebudd på forsvarleg måte og i samsvar med dei reglar som lov og andre bindande føresegner gjev.

2.3 Møtetider og innkalling til møta 2.3.1 Formannskapet held møte i samsvar med vedteken møteplan, når dei sjølv avgjer det, når ordføraren krev det eller minst 1/3 av medlemane krev det.

2.3.2 Ordføraren kallar inn til møtet. Dette vert gjort ved å sende innkalling og saksutgreiing til kvart einskild medlem, dei varamedlemmer som skal møte, og til rådmannen. I innkalling vert det ført opp tid og stad for møtet, spesifisera oppgåve over dei saker som skal handsamast. Samstundes vert det sendt kopi av innkallinga til distriktsrevisjonen og kontrollutvalet sine medlemar. Innkallinga skjer som regel med ein frist på 8 dagar, innkallingsdagen, men ikkje møtedagen medrekna. Det er høve til fjernmøte, dersom spesielle tilhøve tilseier dette, jf. Kommunelova § 11-7.

2.3.3 Medlemane og varamedlemmene har høve til å gå gjennom saksdokumenta ved politisk sekretariat.

2.4 Forfall og varamedlemmer 2.4.1 Dersom ein medlem eller ein varamedlem som er innkalla ikkje kan møte i formannskapet på grunn av lovleg forfall, skal vedkomande utan opphald melde dette til ordføraren og sei frå om årsak til forfallet. Ordføraren kallar straks inn varamedlem. Det 12 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

same skal ordføraren gjere når ordføraren er kjent med at nokon må tre ifrå som ugild i sak som skal blir handsama i møtet.

2.4.2 Må nokon på grunn av lovleg forfall gå ifrå møtet under forhandlingane, melder vedkomande straks frå til møteleiaren. Varamedlem som er tilstades, eller som dersom det er mogeleg blir kalla inn, trer inn i staden for vedkomande.

2.4.3 Ein varamedlem fullfører den saka han har starta handsaminga av.

2.5 Andre deltakarar i møtet enn formannskapet sine medlemar 2.5.1 Rådmannen er med i møta i formannskapet med talerett og rett til å gjere framlegg. Andre kommunale tenestemenn kan og vera med når lov gjev dei rett til det. Dei har då dei rettar og plikter vedkomande lov gjev dei rett til.

2.5.2 Den frå politisk sekretariat som fører protokoll, er med i møta i formannskapet, likså andre kommunale tenestemenn og særskilt sakklll1Ilige når ordføraren, rådmannen eller formannskapet kallar dei inn. Desse kan gje opplysningar og utgreiingar etter å vera spurd, men dei har elles ikkje høve til å vera med i forhandling ane.

2.5.3 Representantar for dei tilsette har møte- og talerett i folkevalte organ når dei behandlar saker som gjelder forholdet mellom dei tilsette og kommunen som arbeidsgivar, jf. Kommunelova § 13-4.

2.6 Møteleiar - Møtet si opning 2.6.1 Ordførar eller varaordførar leier møtet. Dersom begge desse har forfall vert det valt ein ordstyrar etter reglane i kommunelova § 11-2.

2.6.2 Møtet er ope, jf. Kommunelova § 11-5. Formannskapet kan likevel etter same lov gjere vedtak om at ei einskild sak vert handsama i lukka møte dersom omsynet til personvern krevjar at møtet lukkas eller at omsynet til tungtvegande offentlege interesser tilseier at møtet lukkas. Eit folkevalt organ skal vedta å lukka eit møte når det skal behandla ei sak som gjeld ein arbeidstakars tenestlege forhold.

2.6.3 Blir det vedteke å handsame ei sak i lukka møte, pliktar formannskapet sine medlemar og dei kommunale tenestemenn som er tilstades å teie om forhandlingane og om dei vedtak som vert gjort. Teieplikta varer inntil anna vert bestemt eller inntil grunnane for denne er falne bort. Er også andre tilstades under forhandlingane i ei slik sak, krev møteleiaren teielovnad av dei.

2.6.4 På den tida møtet er innkalla, sørgjer møteleiaren for opprop, eller klargjer på annan måte kva for medlemar som er tilstades og kva for varamedlemmer som møter for

13 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

fråverande medlemar. Er det lovlege talet på medlemar tilstades, gjer møteleiaren det klårt at møtet er sett.

2.6.5 Frå dette tidspunktet og fram til møtet er slutt, kan ingen av medlemane i forsamlinga gå ut av møterommet for kortare eller lengre tid utan å melde frå til møteleiaren på førehand.

2.6.6 Medlemar og varamedlemmer som møter etter oppropet, melder seg for møteleiaren før dei tek sete.

2.7 Rekkjefølgja for handsaming av sakene - Sak som ikkje er nemnt i innkallinga 2.7.1 Dersom det under oppropet er reist tvil om eit forfall er gyldig, vert dette handsama fyrst. Etter det blir sakene som er nemnd i innkallinga, handsama i den rekkjefølgja dei er nemnd. Førespurnader blir likevel handsama etter dei andre sakene. Formannskapet kan vedtak ei anna rekkjefølgje.

2.7.2 Saker som ikkje er nemnt i innkallinga, vert ikkje handsama i vedkomande møte, med mindre formannskapet avgjer det for kvar einskild sak.

2.8 A vera ugild - Møteleiaren si utgreiing av saka - Rekkjefølgja til talarane 2.8.1 Den som etter kommunelova § 11-10 er ugild i ei sak, eller som § 11-11 i same lov blir friteken, tek ikkje del i handsaming av saka. Når det gjeld å vera ugild, syner ein elles til reglane i forvaltningslova kap. Il.

2.8.2 Møteleiaren spør om nokon vil ha ordet i saka. Talarane får ordet i den rekkjefølgja dei ber om det. Viss fleire ber om ordet samstundes, avgjer møteleiaren rekkjefølgja mellom dei.

2.9 Ordskifte og røystegjeving 2.9.1 Talarane skal rette sine ord til møteleiaren, ikkje til forsamlinga. Talaren skal halde seg nøye til saka eller til den delen av saka som ordskiftet gjeld. Møteleiaren skal sjå til at det blir gjort.

2.9.2 Det må ikkje seiast noko som krenkjer forsamlinga, nokon av medlemane eller andre. Heller ikkje er det lov til å lage bråk eller uro som uttrykk for misnøye eller bifall.

2.9.3 Dersom ein medlem går ut over reglane om ro og orden i reglementet, skal møteleiaren åtvara han. Åtvaring kan gjevast to gonger. Dersom han framleis ikkje rettar seg etter reglementet, kan møteleiaren ta ifrå han ordet eller ved avstemming la forsamlinga ta avgjerd om han skal bli stengd ute frå resten av møtet.

14 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

2.9.4 Møteleiaren må ikkje avbryte nokon som har ordet, med mindre det skjer for å oppretthalde dei reglar som er gjevne i reglementet, eller for årette opp mistydingar frå talaren si side.

2.9.5 Finn formannskapet at ei sak er drøfta ferdig, kan det med vanleg fleirtal vedta å avslutta ordskiftet om saka.

2.9.6 Ingen andre enn medlemar av formannskapet og rådmannen kan gjera framlegg dersom ikkje lov også gjev andre rett til dette.

2.9.7 Etter at ordskiftet er avslutta, kan ingen nye talarar be om ordet, og det kan ikkje blir fremja nye framlegg i saka. Når ordskiftet er ferdig, seier møteleiaren ifrå at saka er teken opp til avrøysting.

2.9.8 Berre dei medlemane som er tilstades når saka blir teken opp til avrøysting, har rett til å røyste. Dei kan ikkje gå frå plassen før avrøystinga er ferdig, og dei har plikt til å røyste, jf. kommunelova § 8-1. Ved val og tilsetjing er det tillate å røyste blankt.

2.9.9 Avrøystingsrekkjefølgja vert avgjort med vanleg fleirtal.

2.9.10 Før den endelege røystinga i ei sak, kan forsamlinga vedta prøverøystingar, som ikkje er bindande.

2.9.11 Dersom framlegget er delt inn i fleire punkt eller paragrafar, bør ein til vanleg røyste over kvart del fyrst. Til slutt røystar ein over heile framlegget samla.

Om røystemåten gjeld det som er vedteke for kommunestyret pkt. 1.17, likevel slik at røysting ved namneopprop ikkje vert nytta.

2.10 Bokføring. Slutten på møtet Vedtaka i pkt.1.23 i reglement for kommunestyret får tilsvarande bruk.

2.11 Opne eller lukka møte – Teieplikt - Offentleggjering av dokument og vedtak 2.11.1 Formannskapet sine møte er opne etter kommunelovas § 11-5. Likevel kan formannskapet lukke møtet etter same paragraf, sjå elles pkt. 1.6 om lukking av møte.

2.11.2 Formannskapet- møteleiaren dersom formannskapet ikkje har gjort vedtak om det- kan påleggje medlemane og dei kommunale tenestemennene som måtte vera tilstades i møtet, teieplikt med omsyn til ei bestemtsak i sin heilskap eller til saksdokumenta og moglege vedtak i saka, i den utstrekning det gjeld unntak frå ålmenta etter offentleghetslova eller anna lov.

15 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

3 Utvala 3.1 Val og samansetjing 3.1.1 Kvart utval tel 7 medlemar med varamedlemmer, valt av kommunestyret. Medlemane og varamedlemmene bør veljast blant kommunestyret sine faste medlemar, og varamedlemmer.

Kommunestyret vel leiar og nestleiar. Desse bør vere faste medlemar i kommunestyret. Vala gjeld for den kommunale valperioden.

3.1.2 Dersom eit medlem fell frå eller vert løyst frå vervet, veit det valt nytt medlem sjølv om det er valt varamedlem. Fell leiaren frå, eller vert leiaren løyst frå vervet, skal det veljast ny leiar sjølv om det tidlegare er valt nestleiar.

3.2 Arbeidsområde 3.2.1 Utvala har som arbeidsområde dei oppgåver som til ei kvar tid vert vedtekne av kommunestyret. Utvala gjev tilrådingar for kommunestyret, evt. fattar vedtak, i dei saker s9m vert lagt fram for utvala. Ordføraren har ansvaret for fordelinga av sakene mellom utvala.

Det utvalet som er gjeve i oppdrag å utgreie ei sak, har ansvaret for ei heilskapleg tilråding i saka.

3.2.2 Utvalet kan sjølv ta initiativ andsynes kommunestyret når det gjeld utviklings- og utgreiingsoppgåver, samt saker av prinsipiell karakter innanfor eigne arbeidsområde.

3.2.3 For kvar sak som skal fremjast for kommunestyret, vel utvalet ein saksordførar blant sine medlemar. Når ei sak blir lagt fram for utvalet skal rådmannen si utgreiing og tilråding liggja føre (fullført sakshandsaming). I saksutgreiinga skal det til vanleg vere meir enn eit alternativ til løysing. 3.3 Nemnder i samsvar med særlover Kommunestyret vel medlemar til aktuelle nemnder i samsvar med vedtekter i vedkomande særlov, og vedtak i kommunestyresak 75/95, om nemnder, råd og utval. Tilknyting til dei faste utvala går fram av dette vedtaket.

3.4 Møte 3.4.1 Utvala held møte i samsvar med vedteken møteplan, når leiaren finn det påkravd eller når ordføraren eller minst 1/3 av medlemane krev det.

3.4.2 Innkallinga til møte i utvala skjer normalt med 8 dagars varsel, og møta vert kunngjorde i månadlege oversikter over møte i kommunale politiske organ. Saksdokumenta vert sendt samstundes til medlemane, eit høveleg tal varamedlemmer og andre med rett til å møte, og blir lagt ut til gjennomsyn ved politisk sekretariat.

16 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

3.4.3 Ordførar og rådmann, eller den kvar av dei har gjeve fullmakt til å møte på sine vegne, har møte-, tale- og forslagsrett i utvala sine møte. Rådmannen har og møteplikt.

3.4.4 Møta i utvala er opne i samsvar med kommunelovas § 11-5, med mindre det gjeld saker som er undergjeven teieplikt, jf. same paragraf.

3.4.5 Utvala er vedtaksføre når minst halvparten av medlemane, dvs. minst 4 er tilstades. Møta vert leia av leiaren eller nestleiaren, eventuelt eit anna medlem dersom båe har forfall. Ved

handsaming av sak der det er valt saksordførar, vert møtet under handsaminga av denne saka leia av saksordføraren.

3.4.6 Det skal førast møtebok, og utskrift av møteboka skal sendast innan ei veke til utvalet sine medlemar, varamedlemmer og andre med møterett, samt til distriktsrevisjonen og medlemane av kontrollutvalet. Møteboka vert teken opp til godkjenning i førstkomande møte.

3.4.7 Politisk sekretariat fører møtebok frå møta.

17 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

4 Ungdomsråd Ungdomsrådet eller anna medverknadsorgan for ungdom skal ha ein valperiode på inntil to år, jf. kommunelova §§ 5-2 og 5-12. Medlemmene i ungdomsrådet eller anna medverknadsorgan for ungdom skal på valtidspunktet ikkje ha fylt 19 år.

Rådet skal vere eit rådgjevande organ for kommunen som skal uttale seg i saker som gjeld ungdom.

Rådet skal kvart år utarbeida kvar sin årsmelding som skal leggast fram for kommunestyret

4.1 Val og samansetning 4.1.1 Det skal vere minimum 7 og maksimalt 11 representantar i ungdomsrådet. 4.1.2 Det veljas 3 representantar frå kvar ungdomskule i kommunen. Det er elevrådet som gjer framlegg om representantar til ungdomsrådet. Kommunestyret vedtek samansetnaden.

4.1.3 Alle elevar i kommunen er valbar frå dei byrjar i 8. klasse til tredje trinn i vidaregåande skule.

4.1.4 Ungdommane blir valde for to (2) år av gongen, med val i oktober. Medlemmene vel sjølv ut kven som skal vera leiar og nestleiar gjennom å arrangera eige val.

4.1.5 Sekretærrolla i rådet blir peikt ut av kommuneadministrasjonen. Denne rolla er då utan røysterett.

4.2 Arbeidsområde 4.2.1 Ungdomsrådet skal sikrast ein brei, open og tilgjengeleg medverknad i saker som er av tyding for dei unges levekår i Vinje kommune, jf. forskrift om medverknadsordningar § 2. Grunnlaget for identiteten til ungdomsrådet er FN's barnekonvensjon som vart ratifisert i Norsk Lov i 2003; artikkel 12 i barnekonvensjonen:

a) Partane skal garantera eit barn som er i stand til å danna seg eigne synspunkt, retten til fritt å gi uttrykk for desse synspunkta i alle forhold som omhandlar barnet, og tillegga synspunkta til barnet skikkeleg vekt i samsvar med alderen og modnad. b) For dette formål skal barnet særleg givast høve til å bli høyrt i kvar og ein rettsleg og administrativt saksarbeid som gjeld barnet, enten direkte eller gjennom ein representant eller eit eigna organ, på ein måte som er i samsvar med saksarbeidsreglane i nasjonal rett. Ungdomsrådet skal ikkje behandla saker som gjeld enkeltpersonar, men konsentrera seg om større saker som er av tyding for ungdom i kommunen.

Døme på saker som ungdomsrådet skal behandle:  kommuneplan/kommunedelplan  økonomiplan og årsbudsjett  tiltak og planar som gjeld barnehage, skule, fritid og idrett  samferdsels-, plan-, miljø- og reguleringssaker  kulturelle og andre tiltak som gjeld barn og unge 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

4.2.2 Ungdomsrådet skal kan sjølv ta initiativ til å fremma eigne saker for politikarane.

4.3 Møte 4.3.1 Ungdomsrådet held møte i samsvar med vedteken møteplan eller når leiaren finn det påkravd.

4.3.2 Det er sekretæren sin ansvar å senda ut saklister og innkalling, i samråd med leiar. Sekretæren set opp sakliste på vegne av ungdomsrådet, dvs. alle medlemmene i rådet skal ha moglegheit til å komma med saker til møta.

4.3.3 Innkalling med vedlegg skal sendast alle medlemmene og vara i rådet seinst 8 virkedagar før møtet skal haldast. Ved hastemøter kan dette skje på 3 dagars varsel.

4.3.4 Ungdomsrådet kan invitera ordførar, politikarar, lokal presse og andre ved behov.

4.3.5 Møta i utvala er opne i samsvar med kommunelovas § 11-5, med mindre det gjeld saker som er undergjeven teieplikt, jf. same paragraf.

4.3.6 Ungdomsrådet er vedtaksføre når minst halvparten av medlemmene er til stades. Avgjerder blir gjort med vanleg fleirtal. Dersom røystetalet er likt, er leiarens stemme avgjerande.

4.3.7 Det skal førast protokoll. Utskrift av protokollen skal sendast til medlemar, samt andre som har møterett. Protokoll frå rådet skal til Kommunestyret som referatsak.

18 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

5 Rådet for eldre og personar med nedsett funksjonsevne 5.1 Generelt Rådet for eldre og personer med nedsett funksjonsevne er eit rådgivande organ som skal sikre en bred, open og tilgjengelig medverknad frå eldre og personer med funksjonsnedsetting (jf. Kommunelova § 5-2, § 5-12 og forskrift om kommunale og fylkeskommunale råd for eldre, personar med funksjonsnedsetting og ungdom.

Kommunestyret skal etablera rutinar som sikrar at råda får sakene på eit så tidleg tidspunkt i saksarbeidet, at fråsegnene frå råda har moglegheit til å påverka utfallet av saka. Råda kan òg ta opp saker på eige initiativ. Fråsegnene skal følgja saksdokumenta til det kommunale organet som avgjer saka endeleg. Råda skal ikkje behandla saker som gjeld avgjerder overfor enkeltpersonar.

Rådet skal kvart år utarbeida kvar sin årsmelding som skal leggast fram for kommunestyret

5.2 Val og samansetting Rådet for eldre og personar med nedsett funksjonsevne har 7 medlem med personlege varamedlem. Lag og organisasjonar skal få høve til å kome med framlegg på medlemar.

Samansetting av rådet:  1 politikar  3 frå støtteorganisasjonane for  3 alderspensjonistar geografisk funksjonshemma fordelt i heile kommunen

Råd for eldre og personar med nedsett funksjonsevne blir vald av kommunestyret, som også skal oppnemnde leiar og nestleiar av rådet. Vala skal gjelde for den kommunale valperioden. Leiar skal ikkje vere medlem av kommunestyret.

5.3 Arbeidsområde Rådane har rett til å uttala seg i alle saker som gjeld høvesvis eldre, personar med funksjonsnedsetting, jf. forskrift om medverknadsordningar § 2. Rådet kan, på eige initiativ, ta opp saker som vedkjem eldre og personar med nedsett funksjonsevne i kommunen. Sak må varslast/koma til administrasjonen i god tid så ansvarleg sakshandsamer får høve til å førebu saka.

Døme på saker som rådet skal behandle:  kommuneplan/kommunedelplan  økonomiplan og årsbudsjett  samferdsels-, plan-, miljø- og reguleringssaker  saker som gjeld fysisk tilgjengelegheit til offentlege bygningar og institusjonar m.m.  tiltak og planar i helse og omsorg samt andre relevante kommunale tiltak  saker av prinsipiell karakter innan til dømes oppvekst, kultur, idrett og friluftsliv  andre overordna planar 19 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

 uttale i saker kommunale organ legg fram for rådet

Sekretariatet med oppgåvene som innkalling, protokoll og utsendingar er lagt til rådmannen.

5.4 Møte Rådet har som regel 3-4 møter i året og elles innkalla ved saker som rådet skal uttale seg i. Rådet blir innkalla skriftleg etter møteplan, med ei vekes varsel. Det er møteplikt til møte, med mindre det føreligg gyldig forfall.

Rådet er vedtaksføre når minst halvparten av medlemmene er til stades. Avgjerder blir gjort med vanleg fleirtal. Dersom røystetalet er likt, er leiarens stemme avgjerande.

Det skal førast protokoll. Utskrift av protokollen skal sendast til medlemar, samt andre som har møterett. Protokoll frå rådet skal til Kommunestyret som referatsak.

18 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

7 Kontrollutvalet 7.1 Val og samansetjing 7.1.1 Kontrollutvalet skal ha minst 5 medlemar med varamedlemmer valt av kommunestyret, jf. kommunelova §23-1. Same paragraf gir ei oversikt over dei som er utelukka frå val til kontrollutval. Vala gjeld for den kommunale valperioden.

7.1.2 Dersom eit medlem fell frå eller vert løyst frå vervet, vert det valt nytt medlem sjølv om det er valt varamedlem. Fell leiaren ifrå, vel kommunestyret ny leiar. 7.2 Arbeidsområde Kontrollutvalet har slikt arbeidsområde som går fram av forskrift om kontrollutval av 17.06.2019 kap. 1. 7.3 Møte 7.3.1 Kontrollutvalet held møte på dei tidspunkt som er vedtekne av utvalet sjølv eller av kommunestyret, og elles når leiaren finn det naudsynt eller minst 1/3 av medlemane krev det.

7.3.2 Innkalling til møte i kontrollutvalet skjer normalt med 8 dagars varsel. Sakdokumenta vert sendt til ordførar, medlemane og revisor.

7.3.3 Revisor har møterett, eventuelt med ein i sin stad, viss ikkje saka vedkjem revisor personleg, jf. kommunelova § 24-3. Revisor er utvalet sin sekretær, dersom ikkje anna er vedteke av utvalet. Ordføraren har møte- og talerett i utvalet sine møte. Rådmannen og representantar for dei tilsette har ikkje møterett i kontrollutvalet, jf. kommunelovas § 13-1.

7.3.4 Utvalet kan treffe vedtak i sak som ikkje er oppført på saklista, dersom ikkje møteleiar eller 1/3 av dei møtande medlemane motset seg det.

7.3.5 Kontrollutvalet er vedtaksfør når 3 medlemar er tilstades. Minst eitt medlem skal veljas blant kommunestyrets medlemmer.

7.3.6 Det skal førast møtebok. Utskrift av møteboka vert sendt ordførar, medlemar, varamedlemmer, revisor og rådmann.

7.3.7 Kontrollutvalet held møta for lukka dører.

7.4 Forskrifter Elles syner ein til forskrift for kontrollutval fastsett av kommunal og moderniseringsdepartementet 17. juni 2019 med heimel i kommunelova §§ 23-2, 24-2, 24-4.

19 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

8 Klagenemnd Klagenemnda er oppretta etter kommunelova § 5-1. Klagenemnda skal vere kommunen si særskilde klagenemnd i m.a. forvaltningslova § 28, 2. ledd.

8.1 Melding om einskildvedtak Denne faste brevteksten skal nyttast ved melding om einskildvedtak, jf. forvaltningslova §32:

De har rett til å klage på dette vedtaket. Frist for å klage er 3 veker frå De har teke imot denne meldinga om vedtaket. Klaga blir å sende til ...... (underinstansen). Klaga skal vera skriftleg. Klagaren skal skrive under klaga. I klaga skal det visast til vedtaket det vert klaga på. Det må gå klårt fram kva for ei endring som De ber om i vedtaket. De bør også grunngje klaga.

8.2 Klageinstans 6.2.1 Formannskap er klagenemnd. (eiga klagen mnd etter vedtak i KS 2/98). (Formannskapet er såleis klagenemnd for einskildvedtak gjort av alle underliggjande administrative og politiske organ. Kommunestyret kan avgjere at kommunestyret sjølv skal handsame ei klage sjølv om formannskapet er klagenemnd).

8.2.2 For einskildvedtak i formannskapet er kommunestyret klageinstans.

8.2.3 For einskildvedtak gjort av formannskapet med heimel i forvaltningslova § 28 er· fylkesmannen klageinstans.

For einskildvedtak i kommunestyret er fylkesmannen klageinstansen.

8.3 Arbeidsområde 8.3.1 Klagenemnda handsamar saker etter forvaltningslova § 28, 2 ledd, der ikkje anna er vedteke i særlovgjevinga.

8.3.2 Føremålet for slik klage er einskildvedtak gjort av politisk organ eller administrativ instans. Den eller dei som etter forvaltningslova har høve til å klage, skal gjerast kjent med at slik rett ligg føre.

8.3.3 Det blir sett opp eige sakskart; for klagenemnda. Møtet er ope, jf. Kommunelova § 11-5. Kommunestyret kan likevel etter same paragraf gjere vedtak om at ei einskild sak vert handsama i lukka møte.

8.4 Klagehandsaming (jf. forvaltningslova § 31-34 og saksførebuing kap. IV og V)

8.4.1 Klage skal setjas fram for det forvaltningsorgan som har gjort vedtaket (underinstansen).

Formkrav til klaga:  underskriven av klagar  nemne det vedtaket som det vert klaga over  dersom det er naudsyn, gje opplysingar til vurdering av om klagerett og klagefrist er 20 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

halde  nemne den endring klagaren ber om i vedtaket det vert klaga over/klagaren bør og nemne grunnen til klaga. 8.4.2 Underinstansen sin vanlege sakshandsamar førebur klagesaka for underinstansen. Rådmannen er underinstans for alle administrative avgjerder.

8.4.3 Underinstansen skal gjere dei undersøkingar klaga gjev grunn til jf . forvaltningslova § 33). 8.4.4 Underinstansen skal og varsle skal evt. motpartar om klaga.

8.4.5 Underinstansen kan oppheve eller endre vedtaket til klagaren sin fordel. Dersom det skjer er klagehandsaminga avslutta.

Dersom underinstansen ikkje endrar vedtaket, skal underinstansen greie ut og legge saka til rette for klageinstansen. Kopi av vedtaket frå underinstansen vert sendt til partane.

8.4.6 Rådmannen (personleg eller stab) førebur saka for klageinstansen i dei sakene ein sektorsjef har gjort innstilling til, eller vedtak i den saka som er klaga på.

I andre klagesaker førebur ordføraren saka for klageinstansen.

Klagenemnda sitt vedtak i klagesaka skal gjerast på grunnlagaveit fullstendig saksframlegg, med eit grunngjeve framlegg til vedtak, bygd på ei sjølvstendig saksførebuing.

8.4.5 Klaga veit så lagt fram for klageinstansen. (forvaltningslova§ 34). Klageinstansen skal sjå til at saka er så godt opplyst som mogeleg.

Dersom vilkåra for å handsame klaga ikkje ligg føre, skal klageinstansen avvise klaga. Klageinstansen kan prøve alle sider av saka, og også ta omsyn til nye ting.

8.4.6 Vedtaket kan ikkje blir endra til skade for klagaren. Det kan gjerast unntak frå dette dersom interessene må vike for omsynet til andre privatpersonar eller offentlege interesser. Vedtaket blir grunngi eve skriftleg samtidig med vedtaket.

8.4.7 Melding om vedtak må vera sendt klagaren innan 3 månader etter underinstansen tok imot klaga.

8.5 Klagebestemmelsar i særlovene. 8.5.1 Klagebestemmingane i særlovene gjeld framom klagereglane i forvaltningslova. Mellom anna gjeld ldage til fylkesmannen framleis etter  Plan- og bygningslova  Helse- og omsorgstenestelova  Barnevernslova  Opplæringslova (kap. 15 og forskrift til opplæringslova kap. 5 )

21 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

9 Ordføraren 9.1 Ordføraren sine oppgåver. Ordføraren er kommunen sin fremste representant og ivaretek dei gjeremål som er lagt til ordføraren i lovar, føresegner og reglement. Sjå elles kommunelova kap. 6.

9.2 Innkalling til møte Ordføraren syter for innkalling til møte i kommunestyret og formannskapet i samsvar med

Ordføraren syter for at varamedlemmene blir innkalla i naudsynt omfang, og ser til at møta vert halde med passande mellomrom og på høveleg tidspunkt.

9.3 Møteleiing Ordføraren leiar møta i kommunestyret og formannskapet i samsvar med dei reglar som er gjevne i kommunelova og fastsette reglement.

Ordføraren pliktar å syte for rettleiing til kommunestyret, formannskapet og utvala om reglar og sakshandsaming, og krav til røystingar. Det same gjeld spørsmål om nokon er ugild.

9.4 Møte-/saksførebuingar 9.4.1 Ordførar avgjer kva for saker som skal setjast opp på møtekarta for formannskap og kommunestyre.

9.4.2 Ordføraren avgjer, i samsvar med fatta vedtak, korleis administrasjonen skal prioritere arbeidet med dei politiske sakene som skal leggjast fram for kommunestyret, formannskap og utval.

9.5 Ordføraren som kommunen sin rettslege representant 9.5.1 Ordføraren er kommunen sin rettslege representant. Administrasjonen skal omgåande leggje fram for ordføraren rettsdokument, innkalling og andre viktige dokument.

9.5.2 Inngåande post som er adressera til kommunestyret eller formannskapet, skal leggjast fram for ordføraren. På si side syter ordføraren for at dei saker som krev administrativ førebuing eller som må sjåast på som del av slik førebuing, blir sendt.

9.6 Informasjon til kommunestyret 9.6.1 Ordføraren syter for at kommunestyret blir gjort kjend med tiltak som er viktige for kommunen og om nye føresegner, rundskriv og meldingar.

9.6.2 Ordføraren skal informere kommunestyret om viktige saker som er under førebuing, og om den økonomiske situasjonen i kommunen.

22 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

9.7 Informasjon til publikum/ålmenta. 9.7.1 Ordføraren skal sjå til at intensjonane i kommunelova § 4-1 vert ivaretekne, for å sikre at publikum vert haldne orientert om den kommunale verksemda.

9.7.2 Ordføraren ser til at offentlegheitslova vert følgde ved den kommunale sakshandsaminga i folkevalde organ. Ordføraren avgjer kva for saker som skal setjast opp på dei møtekart som blir offentleggjort.

9.7.3 Ordføraren set av tid retta mot besøk og førespurnader frå publikum.

9.8 Samarbeid - samhandling 9.8.1 Ordføraren skal arbeide for eit godt samarbeid og tilfredsstillande samhandling mellom dei kommunale folkevalde organ og mellom lesse og administrasjonen. Ordføraren kan kalle inn dei ulike folkevalde organa eller leiaren deira til fellesmøte.

9.8.2 Så snart som mogleg etter val av representantar til utval og nemnder i ein ny kommunestyreperiode, skal ordføraren kalle inn desse til orienteringsmøte. Ordføraren har ansvar for å setje i verk opplærings-/utviklingstiltak for folkevalde.

9.9 Intern kommunikasjon 9.9.1 Ordføraren og rådmannen skal innbyrdes halde kvarandre orientere om saker og tilhøve som vedkjem kommunen.

9.9.2 Ordføraren kan krevje opplysningar og hjelp frå administrasjonen. Innkalling av administrative leiarar og andre tilsette i kommunen skal skje i samråd med rådmannen.

9.10 Saksgang - Løyve til å treffe vedtak 9.10.1 Ordføraren avgjer saksgangen mellom politiske organ, og delar oppgåver mellom dei når kommunestyret ikkje har vedteke noko anna.

9.10.2 Ordføraren kan ta initiativ overfor kommunestyret til utviklingsarbeid, og kan påleggje utvala å gjera utgreiingsarbeid i samband med handsaming av konkrete saker.

9.10.3 Ordføraren kan få delegera fullmakt til å treffe vedtak i saker som ikkje er av prinsipiell verdi, hastesaker eller opprette utval som skal forberede saker som ikkje har prinsipiell tyding jf. kommunelova § 6-1. Sjå elles kommunens delegeringsreglement.

9.11 Politisk sekretariat 9.11.1 Politisk sekretariat er underlagt ordføraren og skal dekke sekretariatsfunksjonen for  kommunestyre, formannskap og dei fire utvala  ankeutval og ad hoc komitear  eldreråd  evt. andre nemnder, råd og utval etter særskilt vurdering

23 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

9.11.2 Politisk sekretariat skal hjelpe politikarane med å skaffe fram opplysningar, saksdokument m.m.

9.11.3 Alle saksdokument, møteinnkallingar og møtereferat frå sakshandsaming i kommunestyre, formannskap, utval m.m. skal vera lagt ut til gjennomsyn ved politisk sekretariat, med mindre det gjeld saker som er unnateke frå ålmenta.

24 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

10 Administrasjonsutvalet 10.1 Val og samansetjing 10.1.1 Medlemane i formannskapet utgjer og administrasjonsutval, med tillegg av to representantar utpeika av og blant arbeidstakarane, i samsvar med kommunelova og hovudavtala.

Kommunestyret vel leiar og nestleiar.

10.2 Arbeidsområde Administrasjonsutvalet skal handsame spørsmål som gjeld tilhøva mellom kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette. Unnateke er dei spørsmål ein gjennom lokal avtale er samde om å handsame på annan måte.

10.2.1 Administrasjonsutvalet har avgjerdsmynde innanfor dei rammer og føresegner som er fastlagt i lov, gjeve i medhald av lov/føresegner eller gjennom vedtak i kommunestyret. Dette gjeld m.a. gjennom delegasjonsreglement, tilsetjingsreglement m.v.

10.2.2 Administrasjonsutvalet er likestillingsutval.

10.2.3 Administrasjonsutvalet har uttalerett m.a. når det gjeld prinsipielle saker vedk. personal- og organisasjonsutvikling, personalpolitiske retningsliner, sentrale avtaler og protokollar, og oppretting av faste underutval i medhald av kommunelova. Kommunestyret kan be om uttale i andre aktuelle saker.

10.2.4 Dersom det er usemje i administrative tilsetjingsutval skal administrasjonsutvalet fatte vedtak.

10.2.5 For alle vedtak i administrasjonsutvalet er kommunestyret ankeinstans.

10.2.6 Rådmannen innstiller i saker som skai handsamast av utvalet.

10.3 Rettane og pliktene til arbeidstakarrepresentantane, og å vere ugild Dei tilsette sine representantar er medlemar av utvalet med same rettar og plikter som dei politisk valde. Dei kan likevel ikkje blir valt til, eller delta i saker som omhandlar forhandlingar eller førebuingar til forhandlingar.

10.4 Møte 10.4.1 Administrasjonsutvalet held møte i samsvar med vedteke økonomiplan og elles når det sjølv avgjer det, eller når leiaren eller minst 1/3 av medlemane krev det.

10.4.2 Møta vert gjort kjent på den måten administrasjonsutvalet finn det mest tenleg innanfor kommunelova sine krav.

10.4.3 Leiaren set opp sakliste for møtet, og syter for at dei saker som skal handsamast er tilstrekkeleg utgreidde. Innkalling og saksdokument vert sendt kvart medlem og varamedlem, samt andre med møterett. Innkallinga vert til vanleg gjort med 8 dagars varsel.

25 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

10.4.4 Ordførar og rådmann har møte-, tale- og forslagsrett i administrasjonsutvalet sine møte. Møterett har og andre som ved lov eller avtale er gjevne slike rettar. Leiar og rådmann kan og bli samde om at ein tenestemann skal kallast inn for å informere i konkrete saker.

10.5 Møteleiar - Teieplikt 10.5.1 Leiar eller nestleiar leier møtet. Dersom begge desse har forfall, vert det valt ein ordstyrar ved fleirtalsval.

Møtet er ope, jf. Kommunelova § 11-5. Kommunestyret kan likevel etter same paragraf gjere vedtak om at ei einskild sak vert handsama i lukka møte. Forhandlingar om dette går føre seg i lukka møte dersom møteleiaren krev det eller kommunestyret gjer vedtak om det. Ein avstemming om eventuell lukking av eit møte skal haldas i open møte.

Medlemane, og andre med møterett i utvalet, pliktar å teie om dei forhandlingar og dei vedtak som vert gjort. Teieplikta varer inntil anna vert bestemt eller inntil grunnane for denne er falt bort.

10.6 Møtebok Det skal førast møtebok for møte i utvalet. Møtebok skal førast på same måte som for kommunestyret, pkt. 1.23 i reglement for kommunestyret. Utskrift av møtebok blir innan ei veke sendt til medlemar og varamedlemmer, og andre med møterett. Utskrift blir og sendt til dei som etter lov, føresegner og avtaler og reglement har krav på det. Protokollen blir teke opp til godkjenning i førstkomande møte.

10.7 Sekretariat Rådmann utfører sekretariatsfunksjonen for administrasjonsutvalet.

26 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : politisk reglement

11 Valnemnd 11.1 Val og samansetjing Valnemnda skal ha minimum 5 medlemar med varamedlemmer, valt av kommunestyret. Kommunestyret vel valnemnd på sitt konstituerande møte etter kommunevalet, og valet gjeld for valperioden.

Nemnda skal setjast saman av representantar frå dei ulike politiske grupperingar som er representert i kommunestyret, helst gruppeleiarane. Kommunestyret vel leiar og nestleiar.

11.2 Arbeidsområde Valnemnda er oppretta etter kommunelova § 5-1.

Nemnda skal korne med framlegg om medlemar til dei utval og nemnde kommunestyret skal velje, både kommunale, statlege og andre. Nemnda skal og korne med framlegg på personar til dei øvrige val og oppnemningar som kommunestyret eller andre kommunale organ skal foreta. I slike saker har nemnda direkte innstillingsrett til det aktuelle organ.

Nemnda skal på same måte korne med framlegg på nyoppnemningar og val som skjer i løpet av kommunevalperioden når dette er naudsynt.

11.3 Særskilte føresegner 1. Det einskilde parti eller gruppe sin representant i nemnd har full avgjerdsmynde om dei representantar har gjer framlegg om frå eige parti. 2. Nemnda sitt framlegg må ivareta dei spesielle vedtak som er gjevne i lover, føresegner og reglement. I særleg grad må ei ta omsyn til kommunelova sine paragrafer og likestilling (kap. 7). 3. Nemnda har ingen sjølvstendig avgjerdsmynde, og skal ut frå sitt interne, førebuande arbeid halde sine møte for lukka dører. 4. Ordførar har møterett i nemnda sine møte. 5. Det skal førast møtebok. I møteboka skal bene dei konkrete framlegg som skal blir lagt fram, førast. Utskrift av møteboka vert sendt medlemar og varamedlemmer innan ei veke.

11.4 Sekretariat Politisk sekretariat utfører sekretariatfunksjon for valnemnda.

27 2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : Saksutskrift - Budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2020 - Vinje kommune

Saksutskrift

Arkivsak-dok. 19/10865-1 Arkivkode 151 Sakshandsamar Marianne Lundeberg

Saksgang Møtedato Saknr 1 Vinje kontrollutval 02.10.2019 23/19

Budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2020 - Vinje kommune

Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret:

Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2020 for Kontroll- og tilsynsverksemda i Vinje kommune med ei ramme på kr 1 013 900,-

Kontrollutvalet sitt budsjettframlegg skal fylgje budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet

Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet fremjar med dette ei sak til kommunestyret (via formannskapet) om budsjett for kontrollutvalet si verksemd og kjøp av revisjons- og kontrollutvalstenester for 2020 i Vinje kommune. Det å syte for god kontroll og tilsyn av den kommunale verksemda er høgaktuelt. Kommunestyret har eit ansvar for å sørgje for at det vert løyvd nok med ressursar til dette.

Forskrift om kontrollutvalg § 18 seier følgjande om budsjetthandsaminga: ”Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følgje formannskapets innstilling til kommunestyret”.

Saksopplysningar: Sekretariatet har utarbeidd eit framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsverksemda i Vinje kommune for 2020. Kontrollutvalet sitt budsjett omfattar utgiftene til sjølve drifta av utvalet, samt utgiftene knytt til kjøp av sekretariatstenester for kontrollutvalet og kjøp av revisjonstenester. Budsjettframlegget er basert på rekneskapstal og noko på anslag. Det er viktig at det er sett av tilstrekkeleg ramme for drift av kontrollutvalet, slik at det ikkje vert store svingingar om aktiviteten/kostnadane varierar frå eitt år til eit anna.

2/20 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune - 20/00091-1 Kontrollutvalet - funksjon og oppgåver - Vinje kommune : Saksutskrift - Budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2020 - Vinje kommune

Sekretariatet vil knytte nokre kommentarar til enkelte av postane:

1. Opplæring av kontrollutvalet Det er viktig med tilstrekkeleg ressursar til at medlemmane får delta på ulike kurs og seminar for å halde seg oppdatert og få påfyll faglig sett. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalsmedlemmar. Deltaking på nasjonale, fylkesvise og regionale samlingar er viktig i denne samanhengen.

Sekretariatet rår til at ein legg til rette økonomisk slik at alle medlemmane i kontrollutvalet får anledning til å delta på dei viktigaste skoleringstilboda i 2020. Temark arrangerar to årlege konferansar i eigenregi. I tillegg har spesielt NKRF sin årlege konferanse i februar blitt ein «institusjon» for dei som driv med kontroll og tilsyn. Denne er noko kostbar å delta på, men er ein svært viktig fagleg arena og som nettverksskaper. I tillegg arrangerer òg Forum for kontroll og tilsyn òg fagkonferansar.

2. Kjøp av tenester Vinje kommune har vald å delta i to interkommunale selskap for å løyse kontroll og tilsynsoppgåvene: Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR)/ Vestfold og Telemark revisjon (VTR) for revisjonsoppgåver og Agder og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) for sekretariatsoppgåver.

2.1 Sekretariatstenester Vinje kommune er medeigar i Agder og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Kostnadar i selskapet vert fordelt etter eigarbrøk/ kommunestørrelse. Budsjett for Temark vert fastlagt av representantskapen i Temark i november, og budsjettala er difor eit anslag.

2.2 Revisjonstenester Vinje kommune er medeigar i Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR)/ Vestfold og Telemark revisjon (VTR) Kostnadar i selskapet vert fordelt etter eigarbrøk/kommunestørrelse, og budsjett for verksemda vert fastlagt av representantskapen. Det faste driftstilskotet omfattar ordinær rekneskapsrevisjon og ei gitt mengde med forvaltningsrevisjon. Selskapskontroll er foreslege inn i driftstilkottet. Skulle det oppstå behov for meir forvaltningsrevisjon i løpet av 4-års perioden enn det som er avtalt må kommunen enten omprioritere prosjekt, eller kjøpe fleire timar i tillegg.

3. Selskapskontroll og andre tenester Kjøp av tenester omfattar òg kostnadar knytt til gjennomføring av selskapskontroll og evt. andre tenester det skulle bli behov for. Selskapskontroll har hittil blitt bestilt frå TKR, og fakturert i tillegg til det faste driftstilskotet. Selskapskontroll er no foreslege inn i driftstilkottet Med andre tenester meiner ein t.d. kjøp av tenester frå andre revisjonsselskap, advokattenester, andre eksterne.

4. Tapt arbeidsforteneste/godtgjersle Denne posten vert mellom anna påvirka av aktiviteten i utvalet, kva godtgjerslenivå kommunen ligg på og om medlemmane har krav på/treng å få dekt tapt arbeidsforteneste for å delta i det politiske arbeidet. Det er teke høgde for 4 kontrollutvalsmøter i året og deltaking på andre kurs/møter. Sekretariatet tek høgde for at det vert behov for noko utbetaling av tapt arbeidsforteneste i 2020.

Budsjettforslag for Kontroll, tilsyn og revisjon i Vinje kommune for 2020: Ansvar: 1020200

Rev Forslag til Budsjett budsjett 2020 2019 Rekneskap 2018

LØN ANNA 600 956,60 LØN FOLKEVALDE 10 000 6 459,00 MØTEGODTGJ.FOLKEVALDE 10 000 786,07 ARB.GJEVAR AVGIFT 2 500 1 315,56 Lønn/godtgjering, arb. Avg tapt arbidsfort 23 100 25 000 AVISER/TIDSSKRIFT 15 000 ,00 22960,00 23 000 MATVARER SERVERING I 10 000 KOMM.REGI 1 000,00 2640, +4987,50 KURSUTGIFTER (EKSTERNE 40 000 OPPLEGG) 5 000 5465,46 HOTELLOPPHALD VEDR.KURS 2808,75 REISE / KOSTGODTGJERSLE 10 000 (OPPGÅVEPLIKTIG) 4 000 2778,15+5903,00 AVGIFTER,GEBYR,LISENSAR 1 500 1 500 kontigenter og abbonement 4 200,00 KAUP FRÅ IKS TKR 772 000 774 284,00 769 000 Kaup frå iks Temark 115 000 114 500 135 400 selskapskontroll (tatt med i førre line) 60 000 887 000 888 784 1 013 900 Budsjettet var på 1 050 000,- for 2019.

Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet har brukt rekneskap for 2018 som grunn lag for å vise budsjettala. Det er justert litt på tala i budsjettforslag i forhold til bruk siste år. Kontrollutvalet har delteke på lite kurs og opplæring i 2018 og 2019. Det tas høgde for meir aktivitet i nytt kontrollutval. Selskapskontroll er foreslege inn i driftstilskotet til TKR IKS/VTR IKS i neste periode. Det er difor ikkje satt av midlar til detta i budsjettet.

Vi meiner dette gjev eit realistisk bilete av forventa utgifter for kontrollutvalet si verksemd i komande år. Sekretariatet foreslår ei budsjettramme på kr 1 013 900,- for kontrollutvalet for 2020, inkl. kjøp av revisjons- og sekretariatstenester.

Informasjon frå leiar i sekretariat: «Inntreden av nye kommuner i Temark ble enstemmig vedtatt av repskapet i november 2018. Det har tatt litt tid å behandle saken i de nye kommunene, derfor er vi forsinket med noen måneder. I budsjettet som vi skal legge frem tar vi noen forutsetninger om at inntreden går som planlagt. Dette vil påvirke alle til en viss grad. Når det gjelder kommunene som slår seg sammen, vil det også påvirke de andre i modellen. Vi har derfor tatt grep og lagt inn antall møter for den nye kommunen

likt antall møter dersom man slår sammen møtene i de gamle kommunene for å øke kostnadsbelastningene på de sammenslåtte kommunene. Budsjettet for sekretariatet 2020 skal behandler i styret 6 september og i representantskapet i november/desember 2019. Vi lager budsjett for 2020 med forutsetning av at inntreden av nye kommuner går i orden. Vi rekker ikke noe annet. Dersom det ikke går i orden, vil jo det komme et revidert budsjett, men kostnadene vil da trolig ligge på det samme. Men generelt på ramma er det lønnsøkning på 3,5 % eller er det ikke særlig endring på drift. Om styret tar andre grep, ser vi an, men dette er altså det taller vi gar foreløpig.»

Informasjon frå TKR IKS: Etter avtale er det oversendt oversikt over budsjettert driftstilskudd til nye Vestfold og Telemark revisjon IKS. TKR gjør oppmerksom på at budsjettet ennå ikke er behandlet i det nye selskapets representantskap. For tidligere TKR kommuner er nå kirkelige fellesråd og kommunale foretak ikke lenger en del av tilskuddet. Disse vil heretter bli fakturert direkte. Det vil derfor fremkomme en reduksjon for disse kommunene sammenlignet med 2019.

Vinje kontrollutval har handsama saken i møte 02.10.2019 sak 23/19

Møtehandsaming Sekretariatet la fram forslag til budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2020.

Votering Samrøystes.

Vedtak

Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret:

Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2020 for Kontroll- og tilsynsverksemda i Vinje kommune med ei ramme på kr 1 013 900,-

Kontrollutvalet sitt budsjettframlegg skal fylgje budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet

RETT UTSKRIFT DATO 2.oktober.2019

3/20 Orientering frå revisor 11.02.2020 - 20/00088-1 Orientering frå revisor 11.02.2020 : Orientering frå revisor 11.02.2020

Arkivsak-dok. 20/00088-1 Saksbehandler Marianne Lundeberg

Saksgang Møtedato

Kontrollutvalet i Vinje 11.02.2020

ORIENTERING FRÅ REVISOR 11.02.2020

Forslag til vedtak/innstilling: Saka vert teken til vitande.

Vedlegg: -overordna revisjonsstrategi Vinje kommune

Saksframstilling: Teamleder rekneskapsrevison Birgitte Lindtner Bøen orienterar om revisjonen sitt arbeid i Vinje kommune.

Forenkla etterlevelseskontroll med økonomiforvaltninga er ei ny oppgåve for rekneskapsrevisor, denna blir orientara munnleg om i møte.

Vedlagt er overordnet revisjonsstrategi som ble lagt frem i møtet 02.10.2019, til orientering for nye kontrollutvalgsmedlemmer.

Bakgrunn: Overordna revisjonsstrategi viser kva revisjonen arbeider med gjennom året. Revisjonen møter fast i møta og har eiga sak der dei orienterar forløpande.

3/20 Orientering frå revisor 11.02.2020 - 20/00088-1 Orientering frå revisor 11.02.2020 : Overordnet revisjonsstrategi Vinje kommune 2019 3/20 Orientering frå revisor 11.02.2020 - 20/00088-1 Orientering frå revisor 11.02.2020 : Overordnet revisjonsstrategi Vinje kommune 2019 3/20 Orientering frå revisor 11.02.2020 - 20/00088-1 Orientering frå revisor 11.02.2020 : Overordnet revisjonsstrategi Vinje kommune 2019 3/20 Orientering frå revisor 11.02.2020 - 20/00088-1 Orientering frå revisor 11.02.2020 : Overordnet revisjonsstrategi Vinje kommune 2019 3/20 Orientering frå revisor 11.02.2020 - 20/00088-1 Orientering frå revisor 11.02.2020 : Overordnet revisjonsstrategi Vinje kommune 2019 3/20 Orientering frå revisor 11.02.2020 - 20/00088-1 Orientering frå revisor 11.02.2020 : Overordnet revisjonsstrategi Vinje kommune 2019 3/20 Orientering frå revisor 11.02.2020 - 20/00088-1 Orientering frå revisor 11.02.2020 : Overordnet revisjonsstrategi Vinje kommune 2019 3/20 Orientering frå revisor 11.02.2020 - 20/00088-1 Orientering frå revisor 11.02.2020 : Overordnet revisjonsstrategi Vinje kommune 2019 3/20 Orientering frå revisor 11.02.2020 - 20/00088-1 Orientering frå revisor 11.02.2020 : Overordnet revisjonsstrategi Vinje kommune 2019 3/20 Orientering frå revisor 11.02.2020 - 20/00088-1 Orientering frå revisor 11.02.2020 : Overordnet revisjonsstrategi Vinje kommune 2019 4/20 Uavhengighetserklæring 2020 - Forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll - Vinje kommune - 20/00098-2 Uavhengighetserklæring 2020 - Forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll - Vinje kommune : Uavhengighetserklæring 2020 - Forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll - Vinje kommune

Arkivsak-dok. 20/00098-2 Saksbehandler Marianne Lundeberg

Saksgang Møtedato Kontrollutvalet i Vinje 11.02.2020

UAVHENGIGHETSERKLÆRING 2020 - FORVALTNINGSREVISJON OG EIERSKAPSKONTROLL- VINJE KOMMUNE

Forslag til vedtak/innstilling: Saka vert teken til vitande.

Vedlegg: -Vinje kommune - uavhengighetserklæring 2020

Saksframstilling: Dokumentet «oppdragsansvarlig revisors uavhengighet – forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll» blir lagt fram i saka.

Bakgrunn:

Kommuneloven § 24-4 og forskrift om kontrollutvalg og revisjon § 16-19. stiller krav til vandel, uavhengighet og objektivitet hos revisor.

Ifølge forskriften § 19 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Vestfold og Telemark revisjon IKS har for tiden to oppdragsansvarlige revisorer Kirsti Torbjørnson og Bente Hegg Ljøsterød for forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll. Deres egenvurdering av uavhengighet og objektivitet følger vedlagt.

Kontrollutvalget vil få informasjon om hvem som er oppdragsansvarlig for hvert oppdrag i forbindelse med bestillingen av forvaltningsrevisjon/eierskapskontroll.

4/20 Uavhengighetserklæring 2020 - Forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll - Vinje kommune - 20/00098-2 Uavhengighetserklæring 2020 - Forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll - Vinje kommune : Uavhengighetserklæring 2020

Kontrollutvalget i Vinje kommune Dato: 03.01.2020 v/Vestfold, Telemark og Agder Referane: 20/24 kontrollutvalgssekretariat IKS

Oppdragsansvarlig revisors uavhengighet — forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll

Vedlagt følger skriftlig egenvurdering av uavhengighet for oppdragsansvarlig revisor for forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll. Krav til revisors vandel og uavhengighet er regulert i kommuneloven § 24-4 og forskrift om kontrollutvalg og revisjon § 16-19.

Ifølge forskriften § 19 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Vestfold og Telemark revisjon IKS har for tiden to oppdragsansvarlige revisorer for forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll. Deres egenvurdering av uavhengighet og objektivitet følger vedlagt.

Kontrollutvalget vil få informasjon om hvem som er oppdragsansvarlig for hvert oppdrag i forbindelse med bestillingen av forvaltningsrevisjon/eierskapskontroll.

Skien, 03.01.2020 Vestfold og Telemark revisjon IKS

Kirsti Torbjørnson leder for, forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll

Vedlegg: Skriftlige egenvurderinger av uavhengighet og objektivitet

vestfold og Telemark revisjon IKS Avdeling Skien Avdeling Horten Avdeling Bø Org.nr.: 923 822 410 MVA Postboks 2805, 3702 skien Søllistrandsveien 12, 3187 Horlen Postboks 83, 38338ø post(vtrevisjon.no / vtrevis]on.no TIf.:3591 7030 Tif.: 33071300 TIL:35059000 4/20 Uavhengighetserklæring 2020 - Forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll - Vinje kommune - 20/00098-2 Uavhengighetserklæring 2020 - Forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll - Vinje kommune : Uavhengighetserklæring 2020

VTR

Vedlegg: Skriftlig egenvurdering av uavhengighet og objektivitet for forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll i Vinje kommune — Kirsti Torbjørnson

Forskrift om Egenvurdering kontrollutvalg og revisjon § 18 Ansettelsesforhold, Undertegnede har ikke ansettelsesforhold hos andre arbeidsgivere enn Vestfold og bokstav a) og b) Telemark revisjon IKS

Medlem i styrende Undertegnede er ikke medlem av styrende organ i noen virksomhet som Vinje organer, bokstav c) kommune deltar i.

Funksjoner i annen Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kan føre virksomhet som kan til interessekonflikt eller svekket tillit til revisor. føre til interessekonflikt eller svekket tillit, bokstav d) Tjenester som er egnet Undertegnede har ikke ytet rådgivnings- eller andre tjenester som er egnet til å til å svekke påvirke min habilitet overfor Vinje kommune. uavhengighet og objektivitet, bokstav e) Kommunens egne Undertegnede har ikkeytet tjenester overfor Vinje kommune som hører inn under ledelses- og kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. kontro loppgaver, bokstav f) Fullmektigfor den Undertegnede opptrer ikke som fullmektig for Vinje kommune.

revisjonspliktige, bokstav g)

Nærstående, § 17 Undertegnede og undertegnedes nærstående har ikke sliktilknytning til Vinje kommune at den er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet. Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet.

Andre forhold, § 17 Undertegnede har ikke annen tilknytning til Vinje kommune, og kjenner ikketil andre forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet. Skien, 03.01.2020 Vestfold og Telemark revisjon IKS fl

KirstiTorbjørnson oppdragsansvarlig for\ forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll

Vestfold og Telemark revisjon IKS Avdeling Skien Avdeling Horten Avdeling Be Orgnr.: 923 822 410 MVA Postboks 2805, 3702 Skien Soliistrandsveien 12, 3157 Horten Postboks 83, 3833 Be post(vtrevisionno / ‘w.vtrevisjonno TIL:3591 7030 Til.: 33071300 Til.: 35059000 4/20 Uavhengighetserklæring 2020 - Forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll - Vinje kommune - 20/00098-2 Uavhengighetserklæring 2020 - Forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll - Vinje kommune : Uavhengighetserklæring 2020

Vedlegg: Skriftlig egenvurdering av uavhengighet og objektivitet for forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll i Vinje kommune — Bente Hegg Ljøsterod Forskrift om Egenvurdering kontrollutvalg og revisjon § 18 Ansettelsesforhold, Undertegnede har ikke ansettelsesforhold hos andre arbeidsgivere enn Vestfold og bokstav a) og b) Telemark revisjon IKS

Medlem i styrende Undertegnede er ikke medlem av styrende organ i noen virksomhet som Vinje organer, bokstav c) kommune deltar i.

kontro Iloppgaver, bokstav f) Fullmektig for den Undertegnede opptrer ikke som fullmektig for Vinje kommune.

revisjonspliktige, bokstav g)

Andre forhold, § 17 Undertegnede har ikke annen tilknytning til Vinje kommune, og kjenner ikke til andre forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet. Skien, 03.01.2020 Vestfold og Telemark revisjon IKS /ea £ nte Hegg hj6’ter oppdragsansvarlig for forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll

Vestfold og Telemark revisjon IKS Avdeling Skien Avdeling Horten Avdeling Bo Orgnr.: 923 822 410 MvA Postboks 2805, 3702 Skien Solhstrandsveien 12! 3187 Horten Postboks 83, 383380 postvtrevisjon.no / wvtrevisjcnno TIL:3591 7030 Til.: 33071300 TIL:35059000 4/20 Uavhengighetserklæring 2020 - Forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll - Vinje kommune - 20/00098-2 Uavhengighetserklæring 2020 - Forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll - Vinje kommune : Uavhengighetserklæring 2020 5/20 Møte- og arbeidsplan 2020 for Vinje kontrollutval - 20/00096-1 Møte- og arbeidsplan 2020 for Vinje kontrollutval : Møte- og arbeidsplan 2020 for Vinje kontrollutval

Arkivsak-dok. 20/00096-1 Saksbehandler Marianne Lundeberg

Saksgang Møtedato

Kontrollutvalet i Vinje 11.02.2020

MØTE- OG ARBEIDSPLAN 2020 FOR VINJE KONTROLLUTVAL

Forslag til vedtak/innstilling: Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet 2020 vert godkjend.

Planen og møtedatoane er leiande og kontrollutvalet står fritt til å ta opp dei saker og avhalde dei møte utvalet ynskjer.

Møtedato 2020: Tirsdag, kl: 09:00, dato: 11.02 – 12.05 - 15.09 – 24.11.

Saksframstilling:

Sekretariatet legg med detta fram ei eiga sak om møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet. Saka skal vidare leggast fram som orienteringssak i kommunestyret.

Møte- og arbeidsplanen er ikkje å forstå som ein fullstendig presentasjon av alle dei oppgåver/saker som kontrollutvalet vil handsame i løpet av året, men legg vekt på dei oppgåver som utvalet etter eigen forskrift er pålagt å handsame.

Kontrollutvalet i Vinje kommune har fire møte i året, fordelt på to møte på våren og to møte på hausten. Lengda på møta bestemmast av kor mange saker som skal opp i møte.

Sekretariatet legg fram forslag til følgjande møtetidspunkt og forslag til agenda for 2020:

5/20 Møte- og arbeidsplan 2020 for Vinje kontrollutval - 20/00096-1 Møte- og arbeidsplan 2020 for Vinje kontrollutval : Møte- og arbeidsplan 2020 for Vinje kontrollutval

Vinje kommune - Kontrollutvalet Møte- og arbeidsplan 2020

Tirsdag 11. februar 2020 kl. 09:00 • Godkjenning av innkalling /protokoll • Saker vedkomande opplæringa • Årsmelding for Vinje kontrollutval • Risiko- og vesentlighetsvurdering / plan for forvaltningsrevisjon • Risiko- og vesentlighetsvurdering / plan for eierskapskontroll • Orientering frå revisor • Referat/eventuelt

Tirsdag 12. mai 2020 kl. 09:00 • Godkjenning av innkalling /protokoll • Rekneskap for Vinje kommune • Melding om andre reviderte rekneskap (skatteoppkrevjaren) • Forenklet etterlevelseskontroll med økonomiforvaltningen • Referat/eventuelt

Tirsdag 15. september 2020 kl. 09:00 • Godkjenning av innkalling /protokoll • Budsjett for kontroll og tilsyn • Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon • Vurdering av revisor sitt sjølvstende • Referat/eventuelt

Tirsdag 24. november 2020 kl. 09:00 • Godkjenning av innkalling /protokoll • Møte- og arbeidsplan • Orientering om budsjettet for Vinje kommune • Orientering frå revisor • Referat/eventuelt

Planen er leiande og kontrollutvalet står fritt til å ta opp saker og halde dei møte dei ynskjer.

2 5/20 Møte- og arbeidsplan 2020 for Vinje kontrollutval - 20/00096-1 Møte- og arbeidsplan 2020 for Vinje kontrollutval : Møte- og arbeidsplan 2020 for Vinje kontrollutval

Forvaltningsrevisjonar og selskapskontrollar Gjennomførte forvaltningsrevisjonar og selskapskontrollar, og eventuelle prosjektplanar, rapporteringar undervegs e.l., leggast fram/behandlast løypande. Nye prosjekt bestillast løypande. Tentativt leveringstidspunkt vert oppgitt i planen så langt som mogleg.

Fellesmøte/prosjekt med andre kontrollutval Haldast/Planleggast etter utvala sine ynskje og behov som kjem opp gjennom arbeidsåret.

Kurs/konferansar Det vert stilt stadig større krav og forventningar til kontrollutvalets kompetanse, både frå det politiske miljø og kommunens innbyggjarar. Endra regelverk gjer det naudsynt å leggje til rette for opplæring og kurs for alle medlem av kontrollutvalet. Kunnskap om kontrollutvalet si rolle, oppgåver og lovverk er naudsynt for å utføre dei oppgåver som gjeng fram av lov og forskrift. Slike opplæringar og kurs kan skje lokalt (høst- og vårkonferanse i regi av Temark) eller gjennom sentrale tilbod. Kontrollutvalet inviterast blant anna årleg til landskonferansen for kontrollutval i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF) eller Forum for kontroll og Tilsyn (FKT). Detta er viktige samlingar for å tilføre kontrollutvalet sine medlem ny kunnskap, og det er ein arena der kontrollutvalsmedlem frå heile landet møtast og drøfter saker og arbeidsmetodar.

Aktuelle datoar: - NKRF sin Kontrollutvalgskonferanse 29-30. januar 2020, på Gardermoen - Temark Vårkonferanse i april - Temark Høstkonferanse i november - Forum for kontroll og tilsyn, konferanse 3-4. juni 2020, på Gardermoen

3 6/20 Årsmelding for kontrollutvalet 2019 - Vinje kommune - 20/00097-1 Årsmelding for kontrollutvalet 2019 - Vinje kommune : Årsmelding for kontrollutvalet 2019 - Vinje kommune

Arkivsak-dok. 20/00097-1 Saksbehandler Marianne Lundeberg

Saksgang Møtedato

Kontrollutvalet i Vinje 11.02.2020

ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET 2019 - VINJE KOMMUNE

Forslag til vedtak/innstilling: Årsmelding for kontrollutvalet 2019 vert vedteke og sendast over til kommunestyret.

Tilråding til kommunestyret: Kommunestyret tek Årsmelding for kontrollutvalet 2019 til vitande.

Vedlegg: -årsmelding for kontrollutvalet 2019 – Vinje kommune

Saksframstilling: Årsmeldinga oppsummerer utvalets viktigaste aktiviteter gjennom 2019, og gje eit bilete av utvalets formelle rolle, instruks, forholdet til revisjonen og sekretariatet. Kontrollutvalet gir kvar år ei uttale til kommuneregnskapet. Etter forskrift for kontrollutval, skal kontrollutvalet rapportere om resultatet av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt og selskapskontroll. Dette må sjåast i samanheng med vedtatte planar for året 2019.

Bakgrunn: Kontrollutvalet skal etter kommunelova § 23, punkt 5, informere kommunestyret om sitt arbeid.

Merknader:

Sekretariatet legg fram årsmeldinga for 2019 for godkjenning i utvalet. Årsmeldinga vil bli sendt over til kommunestyret til orientering.

6/20 Årsmelding for kontrollutvalet 2019 - Vinje kommune - 20/00097-1 Årsmelding for kontrollutvalet 2019 - Vinje kommune : Årsmelding for kontrollutvalet 2019 - Vinje kommune

Vinje kommune

Årsmelding for kontrollutvalet 2019

Tem a r k Agder og Telemark Kontrollutvalssekret ariat IKS 6/20 Årsmelding for kontrollutvalet 2019 - Vinje kommune - 20/00097-1 Årsmelding for kontrollutvalet 2019 - Vinje kommune : Årsmelding for kontrollutvalet 2019 - Vinje kommune

1. INNLEIING

Kontrollutvalet gir med dette ei samla årsmelding for aktiviteten i 2019. Årsmeldinga skal gi eit bilde av utvalet si formelle rolle, instruks, forhold til revisjonen og sekretariatet og dei viktigaste saker som er behandla i år. Kontrollutvalet gir kvart år uttale til kommunerekneskapen, adressert til kommunestyret. Etter forskrift for kontrollutval, skal kontrollutvalet årleg rapportere om resultatet av gjennomførte forvaltningsrevisjons prosjekt og selskapskontroll. Bestemminga må sjåast i samanheng med vedtekne planar og vert presentert på denne måten for året 2019.

2. SAMANSETNAD AV KONTROLLUTVALET

Kontrollutvalet er valt av kommunestyret og skal i kommunestyret sin stad føre tilsyn med den kommunale forvaltninga. Alle kommunar og fylkeskommunar er pliktige til å velje eit kontrollutval. Kommunestyret kan foreta nyval av kontrollutvalets medlemmer i valperioden, men da må heile utvalet veljast på nytt. Reglar for val av medlemmer til kontrollutvalet er fastsette i eiga forskrift. Det er strenge avgrensingar i kven som er valbare til utvalet.

Medlem og varamedlem før valet hausten 2019: Medlemmar Personlege varamedlemmar

Leiar Oscar Johan Garnes Vara for Garnes Margit Auran Nestleiar Eva Gulbrandsen Flatland Vara for Flatland Per Særen Medlem Sigrid Nykos Vara for Nykos Erling Svalastog Medlem Svein Rorgemoen Vara for Rorgemoen Ragna V. Wiese Medlem Bjørn Arne Lindskog Vara for Lindskog Olav Nystog

Medlem og varamedlem etter valet hausten 2019: Medlemmar Personlege varamedlemmar Leiar Øystein Høgetveit Oscar Garnes Nestleiar Ole Kristian Nyhus Tor Olav Svalastog Medlem Olav Nordstoga Sigrid Nykos Medlem Gunn Bøe Asbjørn Gardsjord Medlem Eva G. Flatland Ånon Lognvik

Kommunelova krev at minst eitt av medlemmene skal veljast blant kommunestyret sine medlemmer. Departementet har tolka det slik at det gjeld ved konstituering.

Side 1 av 7

6/20 Årsmelding for kontrollutvalet 2019 - Vinje kommune - 20/00097-1 Årsmelding for kontrollutvalet 2019 - Vinje kommune : Årsmelding for kontrollutvalet 2019 - Vinje kommune

3. RAMMER FOR KONTROLLUTVALET SITT ARBEID

Etter Kommunelova § 77 er kommunestyret pålagt å opprette eit eige kontrollutval som skal stå for løypande tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga og dei folkevalde organa som kommunestyret har oppretta. Tilsynet og kontrollen skjer i kommunestyret sin stad. Kommunelova § 77 slår fast: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens rekneskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon).

Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. ” Kontrollutvalet skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. ”

Kontrollutvalet sine oppgåver er i utgangspunktet gitt i kommunelova § 77, og i forskrift om kontrollutval av 15.06.2004, men kommunestyret kan konkret be utvalet utføre særskilte tilsynsoppgåver på deira vegner. Kontrollutvalet si hovudoppgåve er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga på vegner av kommunestyret og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet skal ifølgje kommunelova sørge for mange oppgåver som vi vil komme nærmare inn på seinare.

4. OPPLÆRING OG KURS

Ein opplever at det vert stilt stadig større krav og forventningar til kva kompetanse Kontrollutvalet skal ha, både frå det politiske miljø og innbyggjarane. Regelverk endrar seg, og kontroll og tilsyn er eit komplekst felt som femner om det meste av kommunal verksemd. Det er naudsynt å legge til rette for opplæring og kursverksemd for alle medlemmar av Kontrollutvalet.

Kunnskap om kva rolle kontrollutvalet har, oppgåver og lovverk er sentralt for å utføre dei lovpålagte oppgåvene utvalet har. Slik opplæring og kursing kan skje lokalt (haust- og vårkonferanse og andre tilbod i regi av Temark) eller gjennom ulike sentrale tilbod. Utvala vert årleg invitert til blant anna landskonferansen for kontrollutval i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF) og Forum for kontroll og tilsyn (FLT) Dette er viktige samlingar for å gje kontrollutvalsmedlemmane ny kunnskap, og det er ein arena der kontrollutvalsmedlemmar frå heile landet møtest og drøftar saker og arbeidsmetodar.

Side 2 av 7

6/20 Årsmelding for kontrollutvalet 2019 - Vinje kommune - 20/00097-1 Årsmelding for kontrollutvalet 2019 - Vinje kommune : Årsmelding for kontrollutvalet 2019 - Vinje kommune

5. SEKRETARIAT

Kommunen er medeigar i Agder og Telemark kontrollutvalssekretariat IKS (Temark). Temark har sekretariatsoppdraget for 31 kommunar og 3 fylkeskommunar i Vest-Agder, Aust-Agder og Telemark. Temark er med det et av landets største kontrollutvalssekretariat. Sekretariatet har åtte tilsette og fast sekretær for kontrollutvalet er Marianne Lundeberg.

Sekretariatet skriv saksframstillingar, bistår kontrollutvalet i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møte og med oppfølging av vedtak. I detta arbeidet er sekretariatet bindeleddet mellom utval og revisjonsselskap, og utfører oppgåver på vegne av kontrollutvalet. I detta arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utval og revisjonsselskap og mellom utval og administrasjon, og utfører oppgåver på vegne av kontrollutvalet.

6. REVISJON

Kommunen er medeigar i, og har avtale om levering av revisjonstenester med Telemark kommunerevisjon IKS. Revisjonen leverer revisjonstenester til 21 kommunar. Selskapet bistår kommunen med rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og rådgiving. Oppdragsrevisor er Birgitte Lindtner Bøen, oppdragsansvarleg revisor er Hilde Vatnar og oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor er Kirsti Torbjørnson.

7. ØKONOMI

For å utøve sin funksjon på ein god måte har kontrollutvalet lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som mogeleggjer den aktiviteten som det vert lagt opp til i møte- og arbeidsplanen. Kontrollutvalet er i tråd med kommunelova pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsverksemda i kommunen.

Rekneskapstala for den samla kontroll- og tilsynsverksemda i kommunen kjem fram av kommunen sitt samla årsrekneskap.

Kontrollutvalet vil få lagt fram ei eiga sak som går på økonomien knytt til kontroll- og tilsynsverksemda, slik at kontrollutvalet kan halde seg oppdatera på utvalet si økonomiske stilling, i tillegg til kostnadane til sekretariat og revisjon.

Side 3 av 7

6/20 Årsmelding for kontrollutvalet 2019 - Vinje kommune - 20/00097-1 Årsmelding for kontrollutvalet 2019 - Vinje kommune : Årsmelding for kontrollutvalet 2019 - Vinje kommune

Budsjett 2020

LØN ANNA LØN FOLKEVALDE MØTEGODTGJ.FOLKEVALDE 25 000,00 ARB.GJEVAR AVGIFT AVISER/TIDSSKRIFT 23 000 ,00 MATVARER SERVERING I KOMM.REGI 10 000 KURSUTGIFTER (EKSTERNE OPPLEGG) 40 000,00 HOTELLOPPHALD VEDR.KURS REISE / KOSTGODTGJERSLE (OPPGÅVEPLIKTIG) 1 500 AVGIFTER,GEBYR,LISENSAR kontigenter og abbonement 4 200,00 KAUP FRÅ IKS TKR 769 000 Kaup frå iks Temark 135 400 selskapskontroll (tatt med i førre line) 1 013900

8. ARBEIDET I KONTROLLUTVALET– MØTER OG SAKER

Kontrollutvalet har i 2018 gjennomført 5 møter og handsama 25 saker. I likskap med andre folkevalde organ er som hovudregel møta opne. Sakskart, saksdokument og protokollar vert løypande lagt ut på kommunen og sekretariatet sine heimesider (www.temark.no). Utvalet ynskjer å ha oppdatert informasjon om kommunen si verksemd, og samtidig gjere sin eigen funksjon meir kjent. Administrasjonen har ved fleire høve blitt invitert til kontrollutvalet for å orientere om forskjellige verksemdsområder i kommunen. Kontrollutvalet ønsker å være synleg og ha god kontakt med leiinga i kommunen. Rådmannen eller representantar for rådmannen har deltatt på fleire av utvalet sine møte, noko kontrollutvalet oppfattar som ein styrke i sitt arbeid. Ein stor del av kontrollutvalet si saksbehandling omfattar forhold utvalet er pålagt å arbeide med, gjennom krav i kommunelova § 77 og forskrift om kontrollutval. Kva for fokus utvalet vel i dei ulike arbeidsoppgåvene er det i stor grad opp til utvalet å definere sjølv. Kontrollutvalet kan etter oppmoding frå kommunestyret, etter innspel frå innbyggarar eller på eige initiativ ta opp forhold ved kommunen si verksemd, som kan knytast til utvalet sitt tilsynsarbeid. Kontrollutvalet er også opptatt av korleis kommunen følger opp rapportar frå andre tilsyn.

Side 4 av 7

6/20 Årsmelding for kontrollutvalet 2019 - Vinje kommune - 20/00097-1 Årsmelding for kontrollutvalet 2019 - Vinje kommune : Årsmelding for kontrollutvalet 2019 - Vinje kommune

Saker handsama i kontrollutvalet:

• Protokoll frå sist møte (eiga sak i kvart møte) • Innkallinger (eiga sak i kvart møte - nytt frå hausten 2015) • Referatsaker / Eventuelt (eiga sak i kvart møte) • Orientering frå revisjonen (eiga sak i kvart møte) • Vinje kommune sin implementering av GDPR • Uavhengighetserklæring 2019 - Forvaltningsrevisjon - Vinje kommune • Årsmelding for kontrollutvalet 2018 - Vinje kommune • Forvaltningsrevisjonsrapport - Renovasjon og feiing -Vinje kommune • Årsrekneskap og årsmelding 2018 for Vinje kommune - Uttale frå kontrollutvalet • Årsrapport med rekneskap 2018 frå skatteoppkrevjar og Kontrollrapport 2018 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen for Vinje kommune • Orientering om eigarskapsmelding - Vinje kommune • Orientering om etablering av Vestfold og Telemark revisjon IKS - Vinje kommune • Orientering om dokumentasjon i samband med politihus-saka • Rapport om eigarstyring -Vinje kommune • Bestilling av risiko- og vesentlegheitsvurdering som grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon 2020-2023 - Vinje kommune • Bestilling av risiko- og vesentlegheitsvurdering som grunnlag for plan for eigarskapskontroll 2020-2023 - Vinje kommune • Varslingsrutinar ved kritikkverdige forhold i Vinje kommune • Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon 2019 - Vinje kommune • Vurdering av oppdragsansvarleg revisor og oppdragsrevisors sitt sjølvstende i høve til Vinje kommune • Melding om endring i revisjonsteam - Vinje kommune • Budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2020 - Vinje kommune

Eit av møta var opplæring av nytt kontrollutval. Vinje har hatt eit fellesmøte med Seljord, Tokke, Kviteseid og Seljord i 2019.

Side 5 av 7

6/20 Årsmelding for kontrollutvalet 2019 - Vinje kommune - 20/00097-1 Årsmelding for kontrollutvalet 2019 - Vinje kommune : Årsmelding for kontrollutvalet 2019 - Vinje kommune

9. REKNESKAPSREVISJON

Revisjon av årsrekneskapen er ein heilt sentral del av kommunen sin eigenkontroll. Revisor skal gje tryggleik for at ein kan stole på informasjonen kommunen gir om økonomien sin. Dette er ei viktig oppgåve. Revisor er ein uavhengig og objektiv tredeperson som gjennom sine kontrollar kan avdekke og førebygge feil og manglar i den økonomiske rapporteringa. Revisor vil i tillegg rettleie kommunen for å bidra til å førebygge og avdekke feil og underslag.

Kontrollutvalet skal sjå til at kommunen blir revidert på ein tryggjande måte. Utvalet er difor avhengig av at revisor gir tilstrekkeleg rapportering om revisjonsarbeidet. At kontrollutvalet og revisor har ein god dialog og god forståing av kvar deira oppgåver, er ein viktig føresetnad for å vere trygg på at revisjonsarbeidet blir forsvarleg utført.

Kontrollutvalet registrerar at revisor sitt arbeid med å utføre rekneskapsrevisjon dei siste åra er blitt meir omfattande, spesielt knytt til dei mange attestasjonsoppgåvene som vert utført på vegner av staten og andre offentlege organ. I tillegg til å gje skildringar og uttaler mottek kontrollutvalet jamleg i møte informasjon om utført rekneskapsrevisjon. Kontrollutvalet har ved fleire høve gitt utrykk for at det vert gjort mykje godt arbeid innanfor området rekneskapsrevisjon og at dei er nøgde med måten revisjonen løyser oppdraget på.

10. FORVALTNINGSREVISJON OG ANDRE RAPPORTAR

Forvaltningsrevisjon er eit verktøy som kommunestyret og kontrollutvalet skal bruke for å sikre at kommunen blir driven på ein måte som tar vare på innbyggarane sine behov og rettar best mogeleg. Forvaltningsrevisjon er ei av de pålagte oppgåvene til kontrollutvalet. Gjennom forvaltningsrevisjon kan kontrollutvalet undersøke om kommunen følgjer regelverk, når fastsette mål, og om ressursane blir forvalta på ein effektiv måte.

Kontrollutvalet har vore delaktig i val av tema og utforming av problemstillingar basert på ei risiko- og vesentlegheitsvurdering, innanfor dei rammene som er gjevne av kommunestyret. Kontrollutvalet er delegert mynde til å bestemme korleis avsette ressursar til forvaltningsrevisjon skal nyttast, og revisjonen har gjennomført forvaltningsrevisjonen i tråd med faglege krav i løpet av valperioden.

Sjølv om det er spesifikke krav til gjennomføring av ein forvaltningsrevisjon, er det viktig at kontrollutvalet involverer seg i val av problemstillingar, avgrensingar og tilnærming. Forvaltningsrevisjon gir kontrollutvalet mogelegheita til å gå i djupna i ulike saksforhold, innan eitkvart verksemdsområde i kommunen. Forvaltningsrevisjon vil derfor kunne ha høg nytteverdi, både i utvalet si kontrollverksemd, og i kommunen sin internkontroll og forbetringsarbeid.

Kontrollutvalet skal minst ein gong i valperioden og seinast innan utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtakast av kommunestyret sjølv, men kommunestyret kan delegere til kontrollutvalet å gjere endringar i planperioden.

Side 6 av 7

6/20 Årsmelding for kontrollutvalet 2019 - Vinje kommune - 20/00097-1 Årsmelding for kontrollutvalet 2019 - Vinje kommune : Årsmelding for kontrollutvalet 2019 - Vinje kommune

Vinje kommune hadde ei ramme på 4 prosjekt i valperioden, noko avhengig av omfanget på dei ulike prosjekta. Planen ble sendt kommunestyret for godkjenning. Kontrollutvalet vurderar årleg omfanget av forvaltningsrevisjonen og legger evt. endringar/tillegg som det er trong for fram for kommunestyret.

Se punkt 8, saker handsama i kontrollutvalet for kva forvaltningsrapportar som er levera. Bestilt og fylgd opp i 2019.

11. SELSKAPSKONTROLL

Selskapskontroll er ei av dei pålagte oppgåvene til kontrollutvalet og er eit viktig verkemiddel for å sikre at selskapa vert underlagt demokratisk styring og kontroll.

Telemark kommunerevisjon IKS la fram plan for selskapskontroll 2016-2020 i 2016 for kontrollutvalet. Kontrollutvalet vurderer årleg omfanget av selskapskontroll og legger evnt. endringar/tillegg som det er behov for fram for kommunestyret.

Se punkt 8, saker handsama i kontrollutvalet for kva selskapskontrollar som er levera. Bestilt og fylgd opp i 2019

12. KONKLUSJON OG AVSLUTTANDE KOMMENTAR

Kontrollutvalet si årsmelding for 2019 vert med dette lagt fram for kommunestyret til orientering. Ved å sjå årsplan og årsmelding for 2019 i samanheng, kan kommunestyret sjå om dei vedtekne oppgåver og målsettingar for kontrollutvalet er eller blir følgde opp.

Vinje, 11.02.2020

Leiar Utvalssekretær Øystein Høgetveit Marianne Lundeberg

Side 7 av 7

7/20 Referatsaker 11.02.2020 - 20/00090-1 Referatsaker 11.02.2020 : Referatsaker 11.02.2020

Arkivsak-dok. 20/00090-1 Saksbehandler Marianne Lundeberg

Saksgang Møtedato

Kontrollutvalet i Vinje 11.02.2020

REFERATSAKER 11.02.2020

Forslag til vedtak/innstilling: Sakene vert tekne til vitande.

Saksframstilling:

1. -betraktningar frå NKRF sin kontrollutvalskonferanse 29-30.01.2020 på Gardermoen.

2. -saker i neste møte og innspel av saker til leiar

3. referatsak frå møtet 02.10.19: førre utval opmodar om sak: - registrering av kunstverk i Vinje kommune

8/20 Eventuelt 11.02.2020 - 20/00089-1 Eventuelt 11.02.2020 : Eventuelt 11.02.2020

Arkivsak-dok. 20/00089-1 Saksbehandler Marianne Lundeberg

Saksgang Møtedato

Kontrollutvalet i Vinje 11.02.2020

EVENTUELT 11.02.2020

Forslag til vedtak/innstilling:

Saksframstilling:

Bakgrunn: Fast sak i møta, om det kjem innspel frå medlemmane på saker som bør tas opp