LOL – 4114-002-09/2014 I/14/006

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

I. Dane identyfikacyjne kontroli

Numer i tytuł kontroli I/14/006 – Wykorzystanie przez Lokalne Grupy Rybackie środków finansowych w ramach Programu Operacyjnego „Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich 2007-2013”.

Jednostka Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Olsztynie . przeprowadzająca kontrolę

Kontroler Waldemar Żarnoch – starszy inspektor kontroli państwowej, u poważnienie do kontroli nr 90948 z 17 grudnia 2014 r.

Jednostka Urząd Miasta i Gminy , ul. Plac Wolności 3, 82 -340 Tolkmicko (dalej: kontrolowana „Urząd”).

kier ownik jednostki Andrzej Lemanowicz – Burmistrz Tolkmicka. kontrolowanej (dowód: akta kontroli str. 1-7)

II. Ocena kontrolowanej działalności 1 Ocena ogólna Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie , mimo stwierdzonych nieprawidłowości, realizację przez Gminę Tolkmicko (dalej: „Beneficjenta”) projektu pn. „Budowa wielofunkcyjnego budynku użyteczności publicznej wraz z wielofunkcyjnym i trawiastym boiskiem sportowym jako miejscem kultywowania tradycji rybackich w miejscowości ” (dalej: „Projekt”), w ramach Programu Operacyjnego „Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich 2007-2013” (dalej: „PO RYBY”).

Uzasadnienie Podstawą pozytywnej oceny było prawidłowe przygotowanie wniosku oceny ogólnej o dofinansowanie oraz wniosku o płatność, osiągnięcie założonego celu i rezultatów Projektu, a także jego realizacja zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie. Stwierdzonymi nieprawidłowościami były natomiast: - nieterminowe przekazanie Samorządowi Województwa Warmińsko-Mazurskiego (dalej: „Instytucja Pośrednicząca”) notarialnego oświadczenia Beneficjenta o poddaniu się egzekucji oraz rocznego sprawozdania z realizacji Projektu, - podanie w ww. sprawozdaniu niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, dotyczących zakresu rzeczowego wykonanych robót oraz nieujęcia w nim, a także w sprawozdaniu końcowym, niektórych wymaganych danych, tj. w zakresie planu finansowego i struktury wydatków w ramach Projektu, - ustalenie wartości zamówienia na usługę sprawowania kompleksowego nadzoru inwestorskiego nad realizacją Projektu wcześniej niż trzy miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia.

1 Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna.

2

III. Opis ustalonego stanu faktycznego

1. Przygotowanie projektu do realizacji Opis stanu 1.1. Wniosek o dofinansowanie Projektu Beneficjent złożył do Lokalnej Grupy faktycznego Rybackiej „Zalew Wiślany” w Braniewie (dalej: „LGR”) w dniu 30 stycznia 2012 r. Wnioskodawca powziął informację o możliwości ubiegania się o dofinansowanie Projektu m.in. z ogłoszenia o naborze wniosków, zamieszczonego na stronie internetowej LGR. Ponadto, od maja 2009 r. Gmina Tolkmicko jest członkiem ww. stowarzyszenia. Przewodniczącym Komitetu LGR został Zastępca Burmistrza Tolkmicka, natomiast sekretarzem Komitetu LGR - pracownik Urzędu (m.in. ds. pozyskiwania funduszy zewnętrznych). Z informacji uzyskanych z LGR w trybie art. 29 ust. 1 pkt 2 lit. f ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli 2 wynikało, że pracownicy ci zostali wyłączeni z procedury wyboru operacji (projektów) do realizacji. W ww. wniosku o dofinansowanie zawarto wszystkie informacje wymagane § 24 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 15 października 2009 r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania, wypłaty i zwracania pomocy finansowej na realizację środków objętych osią priorytetową 4 - Zrównoważony rozwój obszarów zależnych od rybactwa, zawartą w programie operacyjnym „Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich 2007-2013” 3 (dalej: „rozporządzenie wykonawcze”), w tym w szczególności dane dotyczące opisu planowanej operacji, miejsca jej realizacji, celu, zakresu oraz wskaźników wyniku operacji. Wyszczególniono w nim także zestawienie rzeczowo – finansowe operacji z wnioskowanym poziomem dofinansowania do 85% kosztów kwalifikowalnych, kwotę dofinansowania (1,0 mln zł) oraz wnioskowaną kwotę zaliczki (700,0 tys. zł). Dołączono do niego również wszystkie wymagane załączniki, tj. m.in.: kopię dokumentu stwierdzającego prawo do dysponowania nieruchomością na cel związany z realizacją operacji, dokumenty potwierdzające planowane koszty operacji (w tym kosztorysy inwestorskie), pozwolenie budowlane oraz zaświadczenie o numerze rachunku bankowego, na który miała zostać przelana kwota zaliczki. (dowód: akta kontroli str. 3-38) Zakres rzeczowy realizowanego Projektu obejmował, w ramach jednego etapu prac, m.in.: roboty ziemne, wykonanie fundamentów, elewacji, ścianek działowych i więźby, prace wykończeniowe i instalacyjne (wodociągowe, kanalizacji sanitarnej, elektryczne, centralnego ogrzewania, wentylację i klimatyzację), a także nadzór inwestorski i autorski. Prace te nie obejmowały budowy ogrodzenia obiektu oraz wielofunkcyjnego i trawiastego boiska sportowego. Kalkulacji kosztów dokonano na podstawie sporządzonego kosztorysu inwestorskiego. (dowód: akta kontroli str. 11-16) 1.2. Badany wniosek o dofinansowanie był również zgodny z wymogami określonymi w Lokalnej Strategii Rozwoju Obszarów Rybackich „Zalew Wiślany” (dalej: „LSROR”). Pismem z 13 lutego 2012 r. stowarzyszenie poinformowało Beneficjenta o pozytywnym zweryfikowaniu Projektu pod względem zgodności z LSROR, przyznaniu mu 55 punktów (pierwsze miejsce na liście rankingowej) oraz o przekazaniu wniosku do dalszej oceny przez Instytucję Pośredniczącą. Wniosek ten wymagał dwukrotnego uzupełnienia. Pismami z 13 czerwca i 17 lipca 2012 r.

2 Dz. U. z 2012 r., poz. 82 ze zm. 3 Dz. U. Nr 177, poz. 1371 ze zm.

3

wezwano Beneficjenta do usunięcia braków we wniosku m.in. w zakresie uzupełnienia kosztorysów inwestorskich oraz wyjaśnienia czy wnioskodawca zamierza budować wielofunkcyjne i trawiaste boisko sportowe, czy tylko wielofunkcyjny budynek użyteczności publicznej. W odpowiedzi Beneficjent usunął braki we wniosku i przedstawił wymagane wyjaśnienia podając m.in, że w ramach przedmiotowej operacji zaplanowano budowę jedynie wielofunkcyjnego budynku użyteczności publicznej. (dowód: akta kontroli str. 39-51) 1.3. W dniu 3 października 2012 r. Beneficjent zawarł z Instytucją Pośredniczącą umowę o dofinansowanie Projektu 4 (dalej: „umowa o dofinansowanie”). Określono w niej m.in., że: • Beneficjentowi zostanie wypłacona pomoc, na warunkach określonych w umowie, w wysokości 1,0 mln zł i nie wyższej niż 85% poniesionych kosztów kwalifikowalnych operacji, wskazanych w załączniku nr 1 do umowy (zestawieniu rzeczowo – finansowym operacji). • Po zakończeniu realizacji całości operacji, w terminie od 1 czerwca 2014 r. do 30 czerwca 2014 r. przedstawiony zostanie wniosek o płatność wraz z wymaganymi dokumentami. • Zakres rzeczowo – finansowy będzie obejmował wykonanie jednego etapu inwestycyjnego składającego się z 24 elementów, w tym 22 dotyczących budowy budynku dwóch obejmujących nadzór inwestorski i autorski. Całkowity koszt operacji określono na kwotę 2.264,9 tys. zł, koszty kwalifikowalne – 1.841,4 tys. zł (wartość netto robót) i koszty niekwalifikowalne – 423,5 tys. zł (VAT), stosownie do kwot podanych we wniosku o dofinansowanie. Wartość pomocy ustalona została na 1,0 mln zł, w tym 750,0 tys. zł ze środków Europejskiego Funduszu Rybackiego (dalej: „EFR”) i 250,0 tys. zł z budżetu państwa. Zaliczka wynieść miała 700,0 tys. zł. • W wyniku realizacji operacji osiągnięty zostanie cel Projektu, tj. „Rewitalizacja miejscowości Suchacz poprzez budowę wielofunkcyjnego budynku użyteczności publicznej, pełniącego funkcje społeczno – kulturalne oraz rekreacyjne”. Umowa o dofinansowanie zawierała wszystkie elementy określone w art. 15 ustawy z dnia 3 kwietnia 2009 r. o wspieraniu zrównoważonego rozwoju sektora rybackiego z udziałem EFR 5 i § 39 rozporządzenia wykonawczego. Wskazano w niej również, że w przypadku wystąpienia Beneficjenta o zaliczkę, pomoc zostanie pomniejszona o wartość odsetek bankowych zgromadzonych na wyodrębnionym rachunku bankowym. Zabezpieczeniem należytego wykonania przez Beneficjenta zobowiązań wynikających z postanowień ww. umowy (§ 14 ust. 1 pkt 1) był weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową, który złożono w dniu podpisania umowy o dofinansowanie. (dowód: akta kontroli str. 52-91) 1.4. Postanowienia umowy o dofinansowanie były zgodne z wnioskiem o dofinansowanie złożonym w LGR, w tym m.in. w zakresie określonych celów i rezultatów Projektu, terminów jego realizacji, kwoty wnioskowanej pomocy i zaliczki. W zakresie rzeczowo – finansowym uwzględniały całość zaplanowanych prac i wydatków w ramach Projektu. (dowód: akta kontroli str. 3-16, 52-91)

4 Umowa o dofinansowanie nr 00068-6173-SW1400048/12 z 3 października 2012 r. 5 Dz. U. Nr 72, poz. 619 ze zm.

4

Ocena cząstkowa Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność kontrolowanej jednostki w zbadanym zakresie. 2. Realizacja dofinansowanego projektu Opis stanu 2.1. Realizowany Projekt dotyczył przedsięwzięcia budowlanego, w związku z czym faktycznego w październiku 2011 r. na zlecenie Urzędu przygotowany został, przez przedsiębiorstwo projektowe z Elbląga, projekt budowlany. Decyzją nr 26/12 Starosty Powiatu Elbląskiego z 24 stycznia 2012 r. Beneficjent uzyskał pozwolenie na budowę. Zawarto w nim warunek ustanowienia inspektora nadzoru inwestorskiego w specjalności konstrukcyjno – budowlanej oraz instalacyjnej w zakresie sieci, instalacji i urządzeń cieplnych, wentylacyjnych, gazowych, wodociągowych i kanalizacyjnych. Stosownie do ww. decyzji, przed przystąpieniem do użytkowania obiektu, Gmina miała również obowiązek uzyskać decyzję o pozwoleniu na jego użytkowanie. (dowód: akta kontroli str. 92-101) 2.2. W trakcie realizacji Projektu dokonano zmiany daty zakończenia realizacji całości operacji przewidzianej w umowie o dofinansowanie. W dniu 24 lipca 2014 r. Beneficjent zawarł z Instytucją Pośredniczącą aneks nr 1 do ww. umowy, zgodnie z którym termin złożenia wniosku o płatność został przesunięty do 31 sierpnia 2014 r. Poinformował on również ww. Instytucję o zmianach wprowadzonych w rzeczowej realizacji Projektu, w związku z błędami i brakami w dokumentacji projektowej, wychwyconymi na etapie przygotowywania procedury zamówienia publicznego. Uzupełniony przez Beneficjenta zakres rzeczowy obejmował osiem dodatkowych elementów, tj.: roboty rozbiórkowe, przyłącze kanalizacji sanitarnej i wodociągowe, instalację okablowania sieci strukturalnej i instalację antenową, zagospodarowanie terenu wraz z zielenią, a także wyposażenie budynku (m.in. w meble, urządzenia pracowni naukowych, sprzęt RTV i AGD). Urząd poinformował, że wprowadzone zmiany nie miały istotnego znaczenia i nie rzutowały na charakter operacji, natomiast ich wprowadzenie było konieczne w kontekście efektywności i racjonalności przyszłego użytkowania obiektu. Wskazano, że zmiany zostały wprowadzone przed rzeczowym rozpoczęciem robót, tj. na etapie przygotowywania zamówienia publicznego i w związku z tym na etapie realizacji robót nie było potrzeby przygotowywania protokołów konieczności. Zaznaczono, że zmiany te nie zmieniły celu przedmiotowej operacji i nie spowodowały wzrostu całkowitego kosztu inwestycji i kwoty dofinansowania. W dniu 23 października 2014 r. Beneficjent zawarł z Instytucją Pośredniczącą aneks nr 2 do umowy o dofinansowanie, którym zmieniono zestawienie rzeczowo-finansowe operacji o wnioskowane roboty dodatkowe i wyposażenie. (dowód: akta kontroli str. 92-114) W trakcie realizacji Projektu dokonano jednej zmiany nieistotnej w projekcie budowalnym, polegającej na przeniesieniu jednego układu klimatyzacyjnego w inne miejsce, a także dobudowano po jednym zewnętrznym i wewnętrznym układzie klimatyzacyjnym w jednym z pomieszczeń budynku. Zmianę tę uwzględniono z projektantem 21 stycznia 2014 r. w ramach projektu budowlanego zamiennego. Ponadto, wobec zaplanowania dodatkowych dwóch przyłączy (kanalizacji sanitarnej i wodociągowego), nieobjętych pozwoleniem na budowę, na etapie wykonywania prac budowlanych wykonano i uzgodniono z Zespołem Uzgadniania Dokumentacji Projektowej Starostwa Powiatowego w Elblągu projekt budowlany podłączenia do projektowanych sieci. (dowód: akta kontroli str. 115-122) 2.3. Uchwałą z 28 grudnia 2012 r. Rada Gminy zapewniła środki finansowe na realizację Projektu. Zgodnie z załącznikiem nr 4, stanowiącym wydatki na programy

5

i projekty realizowane ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności, wyszczególniono planowane koszty wykonania Projektu z podziałem na lata 2013 i 2014 i uwzględnieniem środków z budżetu krajowego i Unii Europejskiej. Ostatecznie całkowity koszt realizacji Projektu wyniósł 1.721,06 tys. zł, w tym koszty kwalifikowalne – 1.201,97 tys. zł i kwota dofinansowania – 991,74 tys. zł.6 Pozostałe wydatki (721,06 tys. zł) stanowiły wkład własny Beneficjenta, obejmujący część kosztów kwalifikowalnych (201,97 tys. zł) oraz koszty niekwalifikowalne (519,09 tys. zł). Do kosztów niekwalifikowalnych zaliczono VAT oraz niektóre elementy robót (wymienione w pkt 2.2. wystąpienia pokontrolnego), które nie były przewidziane do realizacji według stanu na dzień podpisania umowy o dofinasowanie (uwzględnione natomiast w aneksie nr 2). (dowód: akta kontroli str. 110-114, 123-128) 2.4. Ewidencja finansowo-księgowa Projektu prowadzona była w Urzędzie zgodnie z wymogami umowy o dofinansowanie (§ 6 ust. 1 pkt 3 lit. k). Wydatki z nim związane zostały bowiem wyodrębnione w sposób umożliwiający identyfikację wszystkich operacji księgowych i bankowych w ramach Projektu. Ewidencjonowanie wydatków odbywało się m.in. na koncie „080” (inwestycje, środki trwałe w budowie) i koncie „130” (rachunek bieżący jednostki), do których utworzona została oddzielna analityka. Projekt finansowany był z wydzielonego rachunku bankowego, na który w dniu 27 listopada 2012 r. przekazana została wnioskowana przez Beneficjenta zaliczka w kwocie 700,00 tys. zł (stosownie do § 5 ust. 2 ww. umowy). Płatności realizowane z tego rachunku dotyczyły wyłącznie wydatków ponoszonych na realizację Projektu. Przeprowadzona w toku kontroli analiza wszystkich faktur dokumentujących poniesienie wydatków (1.721,06 tys. zł), wykazała m.in., że: - były one niezbędne do realizacji Projektu i zostały poniesione w okresie kwalifikowalności określonym w umowie o dofinansowanie, - dokumenty księgowe potwierdzające poniesienie wydatków zostały ujęte w ewidencji księgowej w prawidłowej kwocie, - wydatki nie zostały objęte podwójnym finansowaniem w ramach różnych Programów Operacyjnych. (dowód: akta kontroli str. 129-201) 2.5. W okresie realizacji Projektu Beneficjent złożył Instytucji Pośredniczącej sprawozdanie roczne (11 października 2013 r.) i końcowe (29 sierpnia 2014 r.) z realizacji dofinansowanej operacji. Sprawozdanie końcowe Beneficjent przekazał Instytucji Pośredniczącej wraz z wnioskiem o płatność (rozliczającym otrzymaną zaliczkę i dotyczącym płatności końcowej), w terminie określonym w § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z 28 sierpnia 2009 r. w sprawie szczegółowego zakresu, trybu i terminów przekazywania sprawozdań oraz trybu i zakresu rozliczeń w ramach Programu Operacyjnego "Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich 2007-2013" 7. Ustalone Sprawozdanie roczne przekazano Instytucji Pośredniczącej 11 października 2013 r., nieprawidłowości tj. z opóźnieniem 29 dni w stosunku do terminu określonego w § 4 pkt 1 ww. rozporządzenia oraz w umowie (termin złożenia sprawozdania upływał 12 września 2013 r.). Ponadto w sprawozdaniu tym (w pkt 2 dotyczącym informacji z przebiegu realizacji operacji) podano informacje niezgodne ze stanem faktycznym. Wskazano bowiem, że w okresie objętym sprawozdaniem (tj. od dnia podpisania umowy o dofinansowanie do dnia jego przekazania) zrealizowano niektóre rodzaje

6 Przyznana kwota dofinansowania wyniosła 1 mln zł i pomniejszona została o wysokość naliczonych odsetek na rachunku bankowym od wysokości przekazanej Beneficjentowi zaliczki, tj. o kwotę 8.255,44 zł. 7 Dz. U. nr 142, poz. 1163 ze zm.

6

prac objętych umową z wykonawcą (więźbę, przyłącze kanalizacji sanitarnej oraz wodociągowe, wykonanie dolnego źródła ciepła, niektóre elementy instalacji elektrycznej), podczas gdy z dokumentacji odbioru częściowego robót (podpisanego 31 października 2013 r.) wynikało, że prac tych nie wykonano w ogóle. Ustalono również, że sprawozdanie roczne i końcowe nie zawierały wszystkich wymaganych § 2 ust. 2 pkt 1 ww. rozporządzenia danych. Nie podano w nich bowiem informacji dotyczących realizacji planu finansowego operacji i struktury poniesionych wydatków w ramach Projektu. Burmistrz Tolkmicka wyjaśnił, że w wyniku pomyłki przekazano Instytucji Pośredniczącej roboczą wersję sprawozdania rocznego, w której znalazły się błędy. Podał, że wzory sprawozdań pobrał ze strony internetowej LGR i domniemywał, że są one prawidłowe. Dodał, że omyłkowo uznał, że roczne sprawozdania powinny być złożone najwcześniej po minięciu roku od rozpoczęcia realizacji operacji. (dowód: akta kontroli str. 202-222) Opis stanu 2.6. W ramach realizowanego Projektu Beneficjent udzielił trzech zamówień faktycznego publicznych na roboty budowlane, nadzór inwestorski oraz nadzór autorski. Łączna wartość umów zawartych z wykonawcami wyniosła 1.721,06 tys. zł brutto (w tym 1.678,01 tys. zł na roboty budowlane, 30,75 tys. zł na nadzór inwestorski 8 i 12,30 tys. zł na nadzór autorski). Z wyjątkiem zamówienia na nadzór autorski (zamówienie z wolnej ręki zlecone autorowi dokumentacji projektowej), wartość pozostałych dwóch zamówień przekraczała szacowaną i wyrażoną w złotych równowartość 14,0 tys. euro, w związku z czym udzielono ich w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 9 (dalej: „Pzp”). Analiza dokumentacji tych postępowań wykazała, że przeprowadzono je prawidłowo, gdyż m.in.: - ogłoszenia opublikowano w siedzibie i stronie internetowej jednostki oraz terminowo zamieszczono informacje o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych, - sporządzono protokoły podstawowych czynności w postępowaniu, - spośród złożonych ofert spełniających wymogi Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (dalej: „SIWZ”) wybrano oferty najkorzystniejsze, tj. zgodne z jedynym kryterium oceny ofert (najniższa cena), - zakres świadczenia ujęty w zawartej umowie z wyłonionym wykonawcą był tożsamy z jego ofertą, a oferta ta została sporządzona zgodnie z przedmiotem zamówienia określonym w SIWZ. (dowód: akta kontroli str. 223-314) Ustalone Beneficjent nie wywiązał się z obowiązku terminowego oszacowania wartości nieprawidłowości zamówienia na usługę sprawowania kompleksowego nadzoru inwestorskiego w ramach Projektu. W toku kontroli stwierdzono, że ustalenia wartości zamówienia dokonano na podstawie rozeznania rynku dokonanego w dniu 26 lipca 2012 r., natomiast postępowanie wszczęto 19 listopada 2012 r. (dzień publikacji ogłoszenia o zamówieniu). Naruszono tym samym art. 35 ust. 1 Pzp, który stanowi, że ustalenia wartości zamówienia na usługi dokonuje się nie wcześniej niż trzy miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia. Burmistrz Tolkmicka wyjaśnił, że dokonane szacownie wartości usługi z 26 lipca 2012 r. posiadało swoją aktualność co najmniej do końca 2012 r. Dodał, że sytuacja ta nie miała żadnego wpływu na wynik postępowania, ponieważ wybrana została oferta z najniższą ceną o wartości 55,35 tys. zł brutto. (dowód: akta kontroli str. 269-279, 287-292, 305-326, 426-427)

8 Umowa na pełnienie nadzoru inwestorskiego dotyczyła świadczenia usługi inwestorskiej przez wykonawcę w zakresie trzech inwestycji na łączną kwotę 55,35 tys. zł, w tym 30,7 tys. zł na nadzór w ramach ww. Projektu. 9 Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.

7

Opis stanu Wszystkie umowy z wykonawcami zawarte w ramach Projektu zawierały zapisy faktycznego chroniące interes Gminy. Ustalono w nich bowiem wysokość kar umownych z tytułu nieterminowej lub nierzetelnej realizacji przedmiotu umowy, bądź odstąpienia od umowy. Od wykonawcy robót budowlanych wyegzekwowano również złożenie wymaganej gwarancji należytego wykonania umowy, zarówno w trakcie budowy, jak i w okresie gwarancyjnym. Przed rozpoczęciem robót budowlanych Urząd zawiadomił Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Elblągu (dalej: „PINB”) o terminie ich rozpoczęcia, a do zawiadomienia dołączone zostały wszystkie wymagane oświadczenia. W dzienniku budowy wskazano osoby pełniące funkcje kierownika budowy i inspektora nadzoru inwestorskiego, a wpisów w nim dokonywano chronologicznie, zgodnie z postępem realizowanych prac. Wykonanie całego zadania potwierdzono protokołem odbioru końcowego zakończonego 2 lipca 2014 r. Dołączono do niego dokumentację powykonawczą Projektu i pismem z 6 sierpnia 2014 r. złożono do PINB wniosek o wydanie pozwolenia na użytkowanie wybudowanego obiektu. Do wniosku dołączono m.in. dziennik budowy, wymagane oświadczenia i kompletną dokumentację powykonawczą. W dniu 24 września 2014 r. PINB przeprowadził kontrolę zakończonej budowy i decyzją z 25 września 2014 r. udzielono Beneficjentowi pozwolenia na użytkowanie budynku. Realizacja Projektu przebiegała zgodnie z warunkami i terminami określonymi w umowie o dofinansowanie. Zakres rzeczowy operacji określony w zestawieniu rzeczowo-finansowym był tożsamy z zakresem prac wykonanych przez wykonawcę robót budowlanych. (dowód: akta kontroli str. 52-91, 103-106, 110-114, 293-314, 327-355) 2.7. Planowany cel Projektu (rewitalizacja miejscowości Suchacz poprzez budowę wielofunkcyjnego budynku użyteczności publicznej) został przez Beneficjenta osiągnięty. Oględziny obiektu, przeprowadzone w dniach 9 i 14 stycznia 2015 r., potwierdziły rzeczowe wykonanie inwestycji, tj. wybudowanie niepodpiwniczonego, dwukondygnacyjnego budynku z użytkowym poddaszem. Stwierdzono m.in., że: - Na ścianie frontowej znajdowało się wejście z gankiem wykonane w konstrukcji szkieletowej drewnianej, wszystkie wejścia do budynku posiadały dwuspadowe zadaszenia o konstrukcji drewnianej, pokryte dachówką. Przed wejściem do budynku wykonano podjazd dla osób niepełnosprawnych, który zabezpieczono barierkami. - Powierzchnię parteru stanowiły dwa pomieszczenia: spotkań mieszkańców, kultywowania tradycji rybackich, zaplecze kuchenne, sanitarne, a także szatnie z zapleczem sanitarnym. Na poddaszu znajdowały się cztery sale: rękodzieła, językowa, komputerowa oraz muzyczna. Umiejscowiono tu również pomieszczenia gospodarcze oraz sanitariaty. - Wyposażenie budynku obejmowało głównie meble kuchenne wraz z kuchenką elektryczną i lodówką, komody, stoły rozkładane, krzesła, szafy ubraniowe, a także komplet wyposażenia sali językowej (projektor, tablica multimedialna, laptopy, słuchawki z mikrofonem, biurka), sali komputerowej (biurka komputerowe, fotele obrotowe) oraz muzycznej (pianino cyfrowe). - Wokół obiektu zamontowano: ławki terenowe, stojaki rowerowe (trwale przymocowane do podłoża) oraz maszty flagowe. Nawierzchnię wokół budynku wykonano z kostki betonowej. Wytyczono na niej miejsca postojowe. - Wewnątrz budynku umiejscowiono tablicę informacyjną zawierającą dane dotyczące dofinansowania Projektu z EFR, natomiast na zewnątrz postawiono gablotę informacyjną. (dowód: akta kontroli str. 356-379)

8

2.8. Określony we wniosku o dofinansowanie wskaźnik wyniku operacji, dotyczący wpływu Projektu na stan zatrudnienia został przez Beneficjenta osiągnięty. Gmina zatrudniła bowiem dwie osoby (na czas nieokreślony) do pracy w wybudowanym w ramach Projektu obiekcie. Określone w umowie o dofinansowanie i poniesione na realizację Projektu nakłady finansowe odpowiadały wartościom ustalonym w umowach z wykonawcami (łącznie 1.721,06 tys. zł). Zakres wykonanych i sfinansowanych robót budowlanych (wynikających z dokumentacji odbiorowej i kosztorysów powykonawczych) był tożsamy z dokumentacją projektową oraz SIWZ, nie obejmował robót dodatkowych i uzupełniających nieprzewidzianych zamówieniem publicznym. (dowód: akta kontroli str. 3-16, 110-114, 280-292, 343-345, 356-382) 2.9. Realizacja Projektu była kontrolowana przez Instytucję Pośredniczącą w zakresie prawidłowości udzielonego przez Beneficjenta zamówienia publicznego na roboty budowlane w ramach Projektu. Urząd w dniu 24 czerwca 2013 r. przekazał ww. instytucji dokumentację ww. postępowania, a pismem z 23 lipca 2013 r. został poinformowany o pozytywnej jego ocenie. (dowód: akta kontroli str. 383-384) 2.10. W latach 2012-2014 Beneficjent, oprócz kontrolowanego Projektu, uzyskał dofinansowanie z EFR na realizację trzech innych operacji w ramach PO RYBY. Inwestycje te dotyczyły: a) rewitalizacji miejscowości poprzez budowę budynku publicznego pełniącego funkcje społeczno – kulturalne i rekreacyjne, b) wzmocnienia konkurencyjności obszaru LGR poprzez budowę hangaru żeglarskiego – obiektu pełniącego funkcję sportową i rekreacyjną, c) utworzenia małej infrastruktury sportowej – zewnętrznej siłowni miejskiej w Tolkmicku. Całkowite koszty realizacji trzech ww. inwestycji wyniosły łącznie 3.358,89 tys. zł, zaś uzyskane dofinansowanie – 1.543,75 tys. zł (w tym 1.157,81 tys. zł z EFR i 385,94 tys. zł z budżetu państwa). (dowód: akta kontroli str. 385-388) 2.11. W dniu 29 sierpnia 2014 r. Beneficjent przedłożył Instytucji Pośredniczącej wniosek o płatność końcową, wraz z dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki, określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia wykonawczego (faktury, protokoły odbioru wykonanych robót, wyciąg z rachunku bankowego, informacje bankowe o dopisanych odsetkach i o rachunku wolnym od zajęć). Wniosek sporządzono na wymaganym formularzu i przekazano zgodnie z terminem określonym w § 8 umowy o dofinansowanie. W związku z uwagami ww. instytucji dotyczącymi głównie: zestawienia rzeczowo-finansowego, opisu do faktur oraz dostarczenia dodatkowej dokumentacji i informacji (m.in. wyjaśnienia podstawy wyboru wykonawców nadzoru inwestorskiego oraz autorskiego), Beneficjent wezwany został do usunięcia braków oraz złożenia wyjaśnień. W odpowiedzi, w dniu 18 listopada 2014 r. Urząd przekazał uzupełniony wniosek o brakujące dane i informacje, dołączając do niego wymaganą dokumentację. Instytucja Pośrednicząca (pismami z 21 listopada 2014 r., a następnie 15 grudnia 2014 r.) poinformowała Beneficjenta o rozliczeniu Projektu i ustalonej kwocie do wypłaty z tytułu refundacji. Poniesione wydatki prawidłowo zaliczono do kosztów kwalifikowalnych, zgodnie z zestawieniem rzeczowo-finansowym. Kwoty te były zgodne z kwotami ujętymi w ewidencji księgowej, poniesione zostały od dnia przyznania pomocy i miały bezpośredni związek z realizacją operacji, stosownie do § 16-18 ww. rozporządzenia.

9

W toku kontroli NIK Instytucja Pośrednicząca przeprowadziła również kontrolę realizacji Projektu na miejscu u Beneficjenta (w dniach 20 – 21 stycznia 2015 r.) i w kontrolowanym przez nią zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości. (dowód: akta kontroli str. 52-101, 103-106, 110-114, 150-189, 389-417, 428-438) 2.12. Zagwarantowana w umowie o dofinansowanie kwota pomocy została pomniejszona wyłącznie o wielkość naliczonych odsetek bankowych od otrzymanej zaliczki (8.255,44 zł). Nie pomniejszono jej z innych tytułów. (dowód: akta kontroli str. 418-421) Ustalone Beneficjent nie wywiązał się z obowiązku terminowego złożenia Instytucji nieprawidłowości Pośredniczącej zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie w postaci notarialnego oświadczenia o dobrowolnym poddaniu się egzekucji. W § 14 ust. 1 pkt 2 umowy wskazano, że dokument ten należy złożyć do dnia złożenia pierwszego wniosku o płatność, tj. do 29 sierpnia 2014 r. Oświadczenie powyższe Beneficjent złożył dopiero 18 listopada 2014 r. (z opóźnieniem 81 dni), po wezwaniu przez Instytucję Pośredniczącą do usunięcia i uzupełnienia braków oraz błędów zawartych w tym wniosku. Burmistrz Tolkmicka wyjaśnił, że przez niedopatrzenie nie zachowano terminu złożenia notarialnego oświadczenia o poddaniu się egzekucji. Dodał też, że wywiązano się z ustaleń wynikających z umowy o dofinansowania, ponieważ wymagany dokument dostarczony został wraz z uzupełnieniem wniosku w terminie późniejszym. (dowód: akta kontroli str. 219-222, 422-424)

Ocena cząstkowa Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, działalność kontrolowanej jednostki w zbadanym zakresie. IV. Wnioski Wnioski pokontrolne Przedstawiając powyższe oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, Najwyższa Izba Kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli, wnosi o: 1. Wywiązywanie się z zobowiązań umownych dotyczących terminowego przekazywania Instytucji Pośredniczącej wymaganych dokumentów oraz przedstawianie w sprawozdaniach z realizacji projektów wszystkich wymaganych i zgodnych ze stanem faktycznym danych. 2. Podjęcie działań zapewniających terminowe ustalanie wartości zamówień publicznych na zlecane przez Gminę usługi. V. Pozostałe informacje i pouczenia Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach; jeden dla kierownika jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli. Prawo zgłoszenia Zgodnie z art. 54 ustawy o NIK kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje zastrzeżeń prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. Zastrzeżenia zgłasza się do dyrektora Delegatury NIK w Olsztynie. Obowiązek Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK proszę o poinformowanie Najwyższej Izby Kontroli, poinformowania w terminie 21 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie NIK o sposobie wykorzystania uwag wykorzystania uwag i wykonania wniosków pokontrolnych oraz o podjętych i wykonania wniosków działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań.

10

W przypadku wniesienia zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, termin przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu zastrzeżeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego

Olsztyn, dnia stycznia 2015 r.

Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Olsztynie Kontroler: Waldemar Żarnoch starszy inspektor kontroli państwowej

...... podpis podpis

11