Alesia Simonait IT ĮMONĖS ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ

VYTAUTO DIDŢIOJO UNIVERSITETAS INFORMATIKOS FAKULTETAS TAIKOMOSIOS INFORMATIKOS KATEDRA

Alesia Simonait

IT ĮMONĖS ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ SAUGYKLOS WIKI TECHNOLOGIJOS PAGRINDU (lietuvių kalba)

Magistro baigiamasis darbas

Verslo informatikos studijų programa, valstybinis kodas 62609P102 Informatikos studijų kryptis

Vadovas (-ė)______(Moksl. laipsnis, vardas, pavardė) (Parašas) (Data)

Apginta doc.dr. Kęstutis Šidlauskas ______(Fakulteto dekanas) (Parašas) (Data)

Kaunas, 2010

TURINYS SANTRUMPŲ IR TERMINŲ ŢODYNAS...... 3 SANTRAUKA...... 5 ABSTRACT...... 6 ĮVADAS...... 7 1. IT ĮMONIŲ ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ VALDYMO IR SAUGOJIMO PROBLEMOS ANALIZĖ...... 9 1.1. Grupinio darbo priemonės...... 10 1.2. Dokumentų valdymo sistemos...... 11 1.3. Dokumentų valdymo sistemų diegimas Lietuvoje...... 12 1.4. IBM Lotus Notes/Domino...... 15 1.5. Internetinė programų sistema GoogleDocs...... 20 1.6. Analizės išvados...... 23 2. WIKI TECHNOLOGIJOS ANALIZĖ...... 25 2.1. Wiki technologija...... 25 2.2. Wiki sistemos veikimo principas...... 26 2.3. Wiki technologijų galimybės įmonės dokumentų valdymui...... 29 2.4. Wiki programinės įrangos analizė...... 30 3. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ SAUGYKLOS WIKI PROJEKTAVIMAS...... 35 3.1. Wiki sistemos naudojimo atvejų diagrama...... 35 3.2. Wiki transformavimo schema...... 36 3.3. Wiki publikavimo schema...... 36 4. SISTEMOS REALIZACIJA...... 38 4.1. Wiki programinės įrangos parinkimas...... 38 4.2. MediaWiki...... 40 4.3. Aparatūrinė posistemė...... 40 4.4. MediaWiki sistemos įdiegimas...... 42 4.5. Wiki vartotojų sąsaja...... 46 4.6. Įdiegtos MediaWiki sistemos išbandymas...... 48 5. IŠVADOS...... 50 LITERATŪROS SĄRAŠAS...... 51 PRIEDAI...... 52

SANTRUMPŲ IR TERMINŲ ŢODYNAS

AIS - Administracinė informacinė sistema API (Application Programming Interface) - taikomųjų programų programavimo sąsaja (interfeisas). CSS (Cascading Style Sheet) - internetinių stilių aprašymai. Duomenų bazė (DB) – priemonė duomenims ir jų apdorojimo funkcijoms laikyti. Duomenų saugykla - organizacijos elektroninių duomenų talpykla. GNU FDL - licencija, skirta laisvai naudojamam turiniui GNU GPL - laisvosios programinės įrangos licencija HTML – hiperteksto ţymėjimo kalba. Java – Sun Microsystems sukurta interpretuojamoji programavimo kalba. JavaScript – Scenarijų rašymo kalba, leidţianti dirbti su dokumento objektiniu modeliu Naršyklė (Browser) – grafinė sąsaja, skirta vartotojams bendrauti su internetu. .NET Framework - Microsoft Windows operacinės sistemos komponentas Operacinė sistema (OS) - tai speciali programinė įranga, abstrahuojanti naudotojo bei programų darbą. PDF - atviras failo formatas skirtas technologiškai neutraliam dvimačiam dokumentui atvaizduoti Perl - yra bendros paskirties programavimo kalba PHP - dinaminė interpretuojama programavimo kalba Python - interpretuojama, interaktyvi programavimo kalba programas ir išteklius kreiptis klientams. Programinė įranga – informacijos apdorojimo sistemos programų, procedūrų, taisyklių visuma arba tos visumos dalis kartu su atitinkama dokumentacija. RSS (Really Simple Syndication) - naujienų publikavimo kalba. RTF – išplėstinis formatas tekstiniams duomenims saugoti Ruby - interpretuojama programavimo kalba greitam ir lengvam objektiškai orientuotam programavimui Serveris – kompiuteris, kuriame laikomi failai bei programos ir suteikiama galimybė į failus, Vartotojo interfeisas – ekrano aplinka, suteikianti vartotojui galimybė matyti ir valdyti taikomosios programos veiksmus. Vartotojo sąsaja (UI) – ekrano aplinka, suteikianti vartotojui galimybę matyti ir valdyti taikomosios programos veiksmus. 3

Wiki – interneto svetainių rūšis, kur lankytojai gali ne tik papildyti svetainės turinį, bet ir jį taisyti. Wiki taip pat vadinama ir programinė įranga, naudojama tokių svetainių kūrimui.

SANTRAUKA

Magistro darbo autorius: Alesia Simonait

Magistro darbo pavadinimas: IT įmonės elektroninių dokumentų saugyklos wiki technologijos pagrindu

Vadovas: Dr. D.Vitkutė –Adţgauskienė Darbas pristatytas: Vytauto Didţiojo Universitetas, Informatikos fakultetas, Kaunas, 2010 geguţė. Puslapių skaičius: 52

Lentelių skaičius: 23

Paveikslų skaičius: 16

Priedų skaičius: 1

Darbo tikslas – Wiki technologijos panaudojimo galimybės elektroninių dokumentų valdymui ir saugojimui. Analitinėje dalyje buvo apţvelgti siūlomi problemos sprendimo budai: dokumentų valdymo sistemos ir internetinių programų sistemos. Sistemų įvertinimui buvo atlikta apklausa. Nustatyta, kad dokumentų valdymo sistemos tinka stambioms įmonėms, apdorojančioms didelius dokumentų kiekius bei reikalaujančioms sudėtingo dokumentų valdymo, o internetinės sistemos - smulkiam verslui. Pasiūlytas universalus problemos sprendimas, kuris tinka ir stambioms, ir smulkioms įmonėms - wiki technologija. Atlikta wiki technologijos galimybių ir wiki programinės įrangos analizės. Projektinėje dalyje suprojektuota siūloma wiki sistema. Eksperimentinėje dalyje aprašytas bandomosios wiki sistemos diegimo procesas bei vartotojų atsiliepimai.

ABSTRACT

Author of Master Thesis: Alesia Simonait

Full title of Master Thesis: The electronic documents store of IT company based on the wiki technology Supervisor: Dr. D.Vitkute –Adzgauskiene

Presented at: Vytautas Magnus University, Faculty of Informatics, Kaunas, May 2010.

Number of pages: 52

Number of tables: 23

Number of pictures: 16

Number of appendices: 1

Project„s goal is to show how the same technology used in Wiki, can be implemented as a means to administrate and store e-documents. “Analytical approaches” – this is where solutions to project problems are analyzed, such as systems for administrating documents and free services provided by the Internet. To determine usage of each solution a survey have been done: documents administration systems are more preferred by large companies that need to process huge amounts of information and need advanced document control capabilities, while smaller companies are satisfied with simpler and free systems which provided by the Internet. A universal solution is presented, that both types of companies can find acceptable – document administration system based on Wiki technology. Tests were made and then performed to see what can be achieved with it, such as capabilities and actual systems already based on Wiki technology. After analyzes a draft is made of the planed system. The install process for trial version of the Wiki based system and user comments about it are at the end of this document.

ĮVADAS

Šiandienai vis svarbiau yra gauti norimą informaciją būtent tuo metu, kai jos reikia. Informacinių technologijų tyrimų bendrovės „IDC“ paskaičiavimais, įmonė su 1000 biuro darbuotojų kasmet praranda nuo 5,2 iki 7,9 mln. Lt. dėl to, kad darbuotojų laikas gaištamas neegzistuojančios ar pasimetusios informacijos ieškojimui arba prarastos informacijos atkūrimui.[1] Vis daugiau įmonių pereiną prie elektroninio dokumentų saugojimo būdo. Bendrovės „Gartner“ analitikai teigia, kad vienas popierinis dokumentas vidutiniškai kopijuojamas 9-11 kartų, o tai kainuoja apie 47 Lt. Dokumento registravimas kainuoja apie 52 Lt., o prarasto dokumento atkūrimas – net iki 314 Lt. Šie skaičiai neatspindi papildomų kaštų, tokių kaip dokumentų talpinimas kabinetuose ar specialiose patalpose bei išlaidos perveţimui[1]. Jau senai buvo pastebėta, kad informacinių technologijų panaudojimas versle yra efektyvus. Investicijos į naujas verslo sistemas gan greit atsiperka. Todėl šiuo metu tūkstančiuose kompanijų diegiamos dokumentų valdymo sistemos. Tokios sistemos sutaupo laiko, jų dėka maţiau įsivelia klaidų, uţtikrinamas efektyvesnis darbas bei maţesnės išlaidos. Jos taip pat maţina, ar net visai panaikina geografinio įmonės darbuotojų išsidėstymo reikšmę. Taigi darbuotojai gali efektyviai dirbti prie to pačio projekto tuo pačiu metu būdami skirtingose pasaulio šalyse. Pats grupinio darbo priemonių fenomenas atsirado dėl daugelio prieţasčių, kurių svarbiausia yra informacijos amţiaus pradţia. Pramoninio pasaulio įmonės pradeda lauţyti tradicinės, hierarchinės ir funkciškai apibrėţtos organizacijos rėmus, kurdamos horizontalią struktūrą iš funkciškai susietų grupių ar komandų, kurių nariai gali būti labai toli vienas nuo kito. Tokiai grupėmis pagrįstai valdymo struktūrai sudaryti įmonės naudojasi informacinėmis sistemomis, kuriomis kuria virtualius ryšių kanalus. Atsiranda vis naujų technologijų, kurios gali būti naudojamos versle. Vieną iš tokių – Wiki. Wiki - tai technologija, skirta internetinių svetainių kūrimui, kur lankytojai gali ne tik papildyti svetainės turinį, bet ir jį redaguoti. Wiki sistemos gali būti panaudojamos versle, kaip dokumentų valdymo sistemos. Šiame darbe sprendţiama – grupinio dokumentų tvarkymo problema. Darbo tyrimo sritis - IT technologijų taikymas elektroninių dokumentų valdymui ir saugojimui. Darbo tikslas - Wiki technologijos panaudojimo galimybės elektroninių dokumentų valdymui ir saugojimui.

Uţdaviniai:  Išanalizuoti ir palyginti elektroninių dokumentų valdymo ir saugojimo sprendimus;  Išanalizuoti Wiki technologijų pritaikymo galimybes įmonės dokumentų valdymui;  Išanalizuoti ir palyginti Wiki sistemų kūrimo priemones;  Suprojektuoti dokumentų valdymo sistemos prototipą naudojant Wiki technologijas;  Išbandyti sukurtą prototipą.

1. IT ĮMONIŲ ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ VALDYMO IR SAUGOJIMO PROBLEMOS ANALIZĖ

Kiekvieną dieną IT įmonės susiduria su elektroninių dokumentų valdymo ir saugojimo problema, sugaištama nemaţai laiko dokumentų perdavimui/persiuntimui. Nepriklausomai nuo veikimo srities IT įmonės susiduria su panašiomis dokumentų valdymo ir saugojimo problemomis (1 lentelė). Galima išskirti 3 pagrindinės IT įmonių veikimo sričių. Tai būtų:  Kompiuterinių informacinių sistemų kūrimas  Kompiuterinių informacinių sistemų prekyba, prieţiūra  Moksliniai ir kt. tyrimai. 1 lentelė IT įmonių problemos IT įmonės veiklos sritis Problemos Sistemų kūrimas  Nepakankami ryšiai tarp grupės narių  Priėjimas prie paskutines dokumento versijos  Didelis dokumento kopijų skaičius  Kolektyvinis ţinių kaupimas  Skirtingų specialistų sujungimas Prekyba, prieţiūra  Kolektyvinis ţinių kaupimas  Didelis dokumento kopijų skaičius Moksliniai ir kt. Tyrimai  Skirtingų specialistų sujungimas  Kolektyvinis ţinių kaupimas  Didelis dokumento kopijų skaičius

Problemų aprašymas:  Kolektyvinis ţinių kaupimas – ţinių kaupimas turint tikslą optimizuoti jų naudą organizacijai.  Didelis dokumentų kopijų skaičius – kai ţmonių grupė dirba su vienų dokumentų atsiranda daug kopijų ir nesunkų tarp jų pasiklysti. Tinkamo dokumento paieškos atima nemaţai brangaus laiko.

 Nepakankamas ryšys tarp grupės narių – projektas gali nepavykti dėl to, kad jį vykdanti grupė neţino, kokias uţduotis turi atlikti arba kokios uţduotys jau yra atliktos.  Priėjimas prie paskutinės dokumento versijos – labai svarbu gauti naujausią informaciją laiku.  Skirtingų specialistų sujungimas – kai kuriose srityse labai svarbus skirtingų specialistų bendradarbiavimas. Kad būtu išspręsta elektroninių dokumentų valdymo ir saugojimo problema, siūloma nemaţai sprendimo būdų. Galimus sprendimo variantus apţvelgsime šiame projekte. 1.1. Grupinio darbo priemonės Yra nemaţai grupinio darbo priemonių apibrėţimų. Tačiau dauguma ţmonių sutinka, kad grupinio darbo priemonėmis galima laikyti programinę įrangą, kuri padeda uţsiimančių bendra veikla ţmonių grupėms ir garantuoja ryšį su bendro naudojimo aplinka. Grupinio darbo gaminiai - tai bendro darbo gaminiai, leidţiantys ţmonėms dirbti kartu ir dalytis informacija. Grupinio darbo priemonių metodai Lygiagrečiai plėtojami du grupinio darbo priemonių metodai:  grupinio darbo paketas (GroupSuite),  informacijos/ryšių (InfoComm). GroupSuite modelis yra analogiškas stalinio kompiuterio taikomųjų programų paketui, kuriame keletas taikomųjų programų yra glaudţiai integruotos, jos garantuoja bendrą vartotojo sąsają su taikomųjų programų paketu. Tie gaminiai paprastai garantuoja bazinį funkcionalumą, kurio daugelis kompanijų šiandien tikisi iš grupinio darbo priemonių, tarp jų grafikų sudarymą ir planavimą, elektronines formas, bendrą naudojimąsi informacija, elektroninį paštą ir darbo srautų automatizavimą. GroupSuite metodas garantuoja sklandų perėjimą iš šiandieninės individualaus darbo programinės įrangos, didinančios darbo našumą, gerinančios atliekamos uţduoties (teksto redagavimas, darbas su skaičiuoklėmis ir pan.) efektyvumą. GroupSuite garantuoja universalią prieigą prie informacijos. Šis metodas pateikia bendro dokumentų naudojimo ir informacijos organizavimo priemones. Tačiau modelis pasikliauja vartotojais, kurie nusprendţia, kokios informacijos jiems reikia, kaip ją gauti ir kaip integruoti įvairių šaltinių informaciją. Tačiau susiformuoja visiškai naujas modelis, kurio pagrindą sudaro informacija ir ryšiai. Šiame modelyje vartotojui pateikiama su klausimu susijusi informacija, nepriklausomai nuo jos kilmės, buvimo vietos ar taikomosios programos. Informacija iš daugelio šaltinių vartotojai gali įsirašyti, pasiimti, vertinti, tvarkyti ir analizuoti. Nereikia galvoti, kur informacija laikoma ir kokių

10 taikomųjų programų reikia dirbant su ja. Pavyzdţiui, dokumentas gali turėti piktogramą su ja susieta tam tikra informacija. Kai vartotojas baksteli pele piktogramą, ji atidaro finansinių dokumentų skaičiuoklę. Kokia taikomoji programa valdo šį procesą, nesvarbu vartotojui. Jis taip pat nesirūpina tikra skaičiuoklės laikymo vieta: ar ji yra kito skyriaus serveryje, ar kitos kompanijos Interneto serveryje. Šioje naujoje aplinkoje vartotojui rūpi tik informacija. 1.2. Dokumentų valdymo sistemos Dokumentų valdymo sistemos yra skirtos padėti vartotojams rasti, organizuoti ir bendrai naudoti dokumentus. Dokumentų valdymo sistemos turi sugebėti tvarkyti tradicinius popierinius ir elektroninius dokumentus, iš jų faksogramas, elektroninį paštą, teksto redaktorių, dokumentus ir skaičiuokles. Pagrindinės dokumentų valdymo sistemų galimybės yra šios:  dokumentų įvedimas. Popierinių dokumentų skenavimas ir pervedimas į skaitmeninį pavidalą bei elektroninių dokumentų indeksavimas ir suţymėjimas. Suţymėjimo ir profiliavimo priemonės susieja dokumentą su svarbiausia informacija, įskaitant ir dokumento tipą, kilmę, autorių, pagrindinę informaciją dokumente, laiką bei vietovę ir pan.;  paieškos ir gavimo paslaugos, įgalinančios vartotojus greitai ir intuityviai rasti dokumentus;  bibliotekos paslaugos, automatizuojančios dokumentų registravimą, profiliavimą ir gavimą;  saugojimo ir archyvavimo paslaugos;  versijų valdymas;  registravimasis;  duomenų saugojimo ir prieigų valdymo saugumo paslaugos;  integravimas su kitomis taikomosiomis programomis. Tokios sistemos naudojamos norėdami išspręsti specifines verslo ir darbo našumo problemas, tai yra:  prieinamumo prie dokumentų gerinimą;  valdymo priemonių ir dokumentų leidybos, paskirstymo ir prieigos procedūrų nustatymą;  naujausių verslo formų, vadovų ir leidinių elektroninį pateikimą vartotojams;  nedelsiamo priėjimo prie atnaujintų dokumentų garantavimą;  popieriaus sąnaudų maţėjimą;  pakartotinio duomenų įvedimo maţėjimą;  laikymo, medţiagų ir personalo išlaidų popieriniams dokumentams tvarkyti maţėjimą. 11

Projektuojant ar renkantis dokumentų valdymo sistemas, reikia atsiţvelgti į įmonės realaus verslo reikalavimus. Tai reiškia, jog ne visada būtina realizuoti įmantrią dokumentų valdymo sistemą. Kai kuriais atvejais internetinės programų sistemos ar Interneto serverio galimybių uţtenka daugumai verslo reikalavimų patenkinti. Pertvarkant sistemos architektūrą ir struktūrą, siūloma atsiţvelgti į šiuos pasiūlymus:  laikytis pramoninio standarto API ir protokolų kur tai įmanoma;  projektuoti sistemą, kurią galima išplėsti visomis kryptimis (ypatumai, funkcionalumas, valdymas ir tinklo naudojimas);  įmontuoti tvirtas administravimo ir valdymo galimybes;  saugumą;  valdomumą;  patikimumą:  duomenų architektūrą;  einamųjų dokumentų tipus;  glaudų integravimą su esamomis stalinio kompiuterio taikomosiomis programomis;  galimybę plėstis pagal būsimų dokumentų tipų, pavyzdţiui, garso, vaizdų ir daugiaterpių dokumentų reikalavimus;  grupinio darbo priemonių, procesų automatizavimo ir perprojektavimo iniciatyvos bei standartų palaikymą. Vieną iš populiariausių dokumentų valdymo sistemų yra IBM Lotus Notes/Domino [2]. 1.3. Dokumentų valdymo sistemų diegimas Lietuvoje Siekiant įvertinti dokumentų valdymo sistemų panaudojimą Lietuvoje buvo atliktas tyrimas (2 lentelė). Ištyriau pagrindinius tokios programinės įrangos gamintojus Lietuvoje, jų produktus ir naudotojus [3]. Lietuvos rinkoje yra penki pagrindiniai dokumentų valdymo sistemų gamintojai, tai:  DocLogix, UAB  Verslo duomenų valdymo sprendimai, UAB  IT City, UAB  Baltic Amadeus, UAB  Iterija, UAB

Vienas populiariausių yra UAB „DocLogix“ siūlomas produktas - DocLogix. Šios sistemos pagrindiniai naudotojai:  komunalines paslaugas teikančios įmonės  finansinės įstaigos (bankai). Lietuvoje tokių sistemų panaudojimas darbo našumui pagerinti vis populiarėja. 2 lentelė IT įmonių problemos Gamintojas Produktas Aprašymas Įmonės DocLogix, DocLogix DocLogix yra programinės įrangos -Nacionalinė mokėjimo UAB sprendimas, skirtas informacijos ir agentūra prie Ţemės darbo procesų valdymui, geriausiai ūkio ministerijos tinkantis vidutinėms ir didelėms -VĮ "Oro navigacija organizacijoms. Organizacijos -AB "Ragutis lygmenyje, DocLogix sklandţiai - “Dnb NORD Lietuva” sujungia visus dokumentus, faksus, -Nordea Bank Lietuva elektroninį paštą, uţduotis, -LR Ūkio ministerija adresatus ir procedūras į nuoseklią -AB “Grigiškės” darbo logiką. -AB “RST” -UAB “Javinė” -AB “Klaipėdos Energija” -UAB "Elektrobalt" -Kauno energija, -Klaipėdos nafta, -Klaipėdos vanduo, - Rytų skirstomieji tinklai, - Šiaulių energija, -Šiaulių vandenys -VST -Kauno Technologijos universitetas. -Klaipėdos ligoninė -Senukų Prekyba

Verslo Dokas Dokumentų valdymo sistema - UAB "Baltnora"; duomenų - UAB "Kauno valdymo komprojektas", sprendimai, -AB "Pramprojektas". UAB IT City, UAB Document City Dokumentų valdymo sistema, - UAB „Fizinės uţtikrinanti sklandţius darbo su Apsaugos Centras“, dokumentais procesus. -UAB "Teisės ir verslo grupė"; - UAB „Melsta“; - UAB „MG Holding“. Baltic Dovas Dokumentų valdymo sistema -AB "ORLEN Lietuva"

Amadeus, UAB Iterija, UAB KONTORA E.Administracijos ir dokumentų -AB "Lietuvos valdymas sistema geleţinkeliai" -Marijampolės kolegija,

-Kauno kolegija, -Mykolo Romerio universitetas; -Darbo rinkos mokymo tarnyba

1.4. IBM Lotus Notes/Domino IBM Lotus Notes (taip pat Lotus Notes, Lotus Notes/Domino) – kliento serverio technologija. Ji suteikia galimybę pasiekti tinklo informaciją, visiems vartotojams bendrai ją naudotis ir tvarkyti. IBM Lotus Notes/Domino sistema sudaro:  Notes – vartotojo darbo stotelės programinė įranga  Domino – serverio programinė įranga (3 lentelė) Lotus Notes – tai kliento programa, kuria kuriami ir skaitomi dokumentai, atliekama paieška ir kitos grupinio darbo funkcijos. Lotus Notes programinį paketą gali atstoti ir interneto naršyklė, kadangi Lotus Domino serveris gali atvaizduoti taikomųjų programų elementus (formas, rodinius) ir interneto puslapiuose. 3 lentelė Lotus Notes sistemos komponentų funkcijos Komponentai Funkcijos

Domino serveris  Serveris suteikia galimybę saugoti informaciją, uţtikrina saugumą, pašto persiuntimą ir sinchronizaciją su kitais Dimino serveriais.

 Priklausomai nuo vartotojo uţklausos, serveris gali pateikti informaciją iš skirtingų šaltinių.

Notes ir web vartotojas  Programinė įranga Notes leidţia gauti informaciją iš Domino serverio.

 Web vartotojas gali prieiti prie Domino serverio duomenų per internetinę naršyklę.

Domino serveriai ir Notes klientas formuoja integruotą klientas-serveris architektūrą bendram darbui ir informacijos perdavimui. Klientas nuolatos palaiko tiesioginį ryšį su Domino serveriu. Klientui reikalinga informacija laikoma Lotus Notes taikomosiose programose, arba duomenų bazėse. Jos organizuotos taip, kad tuo pat metu į jas gali kreiptis daug klientų. Klientas (jūsų kompiuteris) kreipiasi į serverį ir prašo duomenų bazės, o kai ji atidaroma, pamatote duomenų bazę iš serverio. (1 pav.).

1 pav.IBM Lotus Notes/Domino

Lotus Notes sistema turi duomenų bazes, kurių pagrindinis elementas yra dokumentas. Dokumento struktūrą, vartotojo veiksmus bei laukų skaičių nusako jo forma. Informacijos (dokumentų) perţiūrą įvairiais pjūviais leidţia realizuoti duomenų bazės rodiniai. Informacijos saugumą ir konfidencialumą padeda realizuoti galinga ir lanksti prieigos teisių kontrolė. Lotus Notes suteikia išsamios paieškos, dokumentų versijavimo ir tarpusavio susiejimo priemones. Dokumente talpinama informacija gali būti įvairiausio pobūdţio: elektroninis laiškas, faksas, tekstų redaktoriaus failas, grafikai, lentelės, skenuotos dokumentų kopijos, garso/vaizdo informacija ar vidinėmis Lotus Notes priemonėmis sukurtas dokumentas. Prieigos teisių kontrolė Šioje sistemoje galima išskirti tokius vartotojų tipus:  Skaitytojas  Tvarkytojas  Modulių administratorius  Sistemos administratorius (4 lentelė)

4 lentelė Vartotojų funkcijos Vartotojai Funkcijos Skaitytojas Paprastas sistemos vartotojas, kuris nerengia dokumentų, jam suteikta tik skaitymo teisė.

Sistemos skaitytojai - visi įmonės darbuotojai (pavieniams darbuotojams gali būti suteiktos ir aukštesnės prieigos teisės, pvz. tvarkytojo ar administratoriaus).

Tvarkytojas Vartotojas turintis dokumentų rengimo teisę. Taip pat jam suteikiamos visos skaitytojui

leidţiamos funkcijos. Ši teisė daţniausiai suteikiama administracijos darbuotojams bei padalinių vadovams.

Modulių administratorius Šiam vartotojui leidţiama keisti pagrindinius su modulio funkcionalumu susijusius parametrus: skaityti, redaguoti ir šalinti visus dokumentus. Modulių administratoriais daţniausiai skiriami asmenys iš modulį naudojančio padalinio vadovybės.

Sistemos administratorius Tai Lotus Domino serverio administratorius. Tik sistemos administratorius gali nustatinėti prieigos teises prie atskirų modulių kitiems vartotojams, kurti, redaguoti ir šalinti duomenų bazes.

Lotus Notes/Domino sistemos galimybės Norėdama išsiaiškinti IBM Lotus Notes/Domino sistemos galimybės, panaudojau informaciją, pateiktą IBM kompanijos elektroninėje svetainėje [4]. Apţvalgos rezultatai pateikti 5 ir 6 lentelėje.

5 lentelė IBM Lotus Notes/Domino sistemos ypatumai Ypatumai Galimybės Daugiaplatformė  Lotus Domino serveris – Windows NT (32 ar 64 bitų), GNU/Linux (Red Hat, SuSE), Solaris ir kt.  Lotus Notes klientas - Windows NT (32 bitų), Mac OS X, GNU/Linux Replikacija  kliento replikavimas.  atrankinis replikavimas.  foninis replikavimas. Darbas su dokumentais  Raiškusis tekstas/daugialypė terpė  Išsami tekstinė paieška  Versijų valdymas.  Dokumentų saitai. Pranešimų perdavimas  Elektroninis paštas  Darbo grupių bendradarbiavimas  Darbo srautai.  Grupės grafiku sudarymas ir planavimas. DBVS integracija Lotus Notes leidţia taikomųjų programų kūrėjams suderinti Lotus Notes ir reliacinių duomenų bazių (RDBMS) galingumą. Taikomųju programų kūrimo aplinka Lotus Notės platforma turi integruotą kūrimo aplinką, duodančią daug kūrimo priemonių įvairią patirtį turintiems kūrėjams. Lotus Notes funkcionalumo praplėtimas  IBM produktai  Kitų firmų produktai

 Antivirusiniai  Antispamai Saugumas  autentikavimo;  vartojimo teisių;  lauko lygio privatumo;  skaitmeninių parašų.

6 lentelė IBM Lotus Notes/Domino palaikomos technologijos

Pavadinimas Technologija

Elektroninis paštas  SMTP  POP3

 IMAP  MIME  DNSBL Momentinės ţinutės  Sametime

Naujienų skaitymas  RSS  Usenet (NNTP) Duomenų bazė  Objektinis DBVS  klientas-serveris  Formatai: NSF ir NSFDB2 Serveris  Klasteris (serverių grupė)  partitioned servers – galimybė įdiegti kelis

Lotus Domino serverius viename aparatiniame serveryje

Klientas  Eclipse  HTTP ir HTTPS

Ofiso paketas  OpenDokument formatas

Tinklo protokolai  TCP/IP  IPX/SPX

 NetBIOS Programavimo kalba  Lotus Script  Java  JavaScript Integracija su duomenų bazėmis ir kitomis  CORBA programomis  COM  XML

 ODBC  DDE  OLE Šifravimas ir elektroninis parašas  X.509  SSL  S/MIME Autentifikacija  LDAP

1.5. Internetinė programų sistema GoogleDocs Galimas grupinio dokumentų tvarkymo sprendimas, tai internetinių programų panaudojimas. Buvo apţvelgta ir išbandyta internetinė sistema GoogleDocs [5]. Google Docs yra atviro kodo, nemokamas biuro programų rinkinys. Kurį sudaro: tekstų rengyklė, skaičiuoklė, ir pristatymų rengyklė. Google Docs veikia per interneto naršyklę, be diegimo į vartotojo kompiuterį. Vartotojų sukurti dokumentai ir lentelės saugomi Google serveryje, arba gali būti eksportuoti į failą ir išsaugoti kitoje laikmenoje. Realizuota panaudojus Ajax technologija. Google Docs sistemos programų rinkinys  Tekstų rengyklė Teksto rengyklė, leidţia redaguoti teksto dokumentus ir dirbti su tuo pačiu dokumentu keliems vartotojams (iki 10). Vartotojas gali gauti priėjima prie dokumento iš bet kurio prijungto prie interneto kompiuterio. Yra nemaţai formatavimo įrankių, suteikiančių galimybę: pakeisti šrifto dydį, stilių, spalvą, foną, kurti sąrašus ir lenteles, įterpti paveikslėlius, nuorodas, specialius ţenklus. Dokumentai ir jų pokyčių istorija yra išsaugomi automatiškai, kas leidţia grįţti prie senesnės dokumento versijos. Palaiko HTML, Microsoft Word, RTF, OpenDocument, PDF ir kelis grafinius formatus.  Skaičiuoklė Leidţia dirbti su lentelėmis ir atlikinėti nesudėtingus skaičiavimus, ir redaguoti Microsoft Excel, OpenDocument ir CSV dokumentus. Su tuo pačiu dokumentu gali dirbti keli vartotojai (iki 10). Tokios programinės įrangos pilnai uţtenka paprastam darbui su duomenimis.

 Pristatymų rengyklė Leidţia kurti elektroninius pristatymus. Galima importuoti/eksportuoti, perţiūrėti Microsoft PowerPoint (*.ppt) failus. Google Docs galimybės  Nepriklausomybė nuo platformos Norint pasitikrinti Google Docs nebūtina turėti Windows OS, tą patį galima puikiai atlikti ir su savo išmaniuoju telefonu, kuris palaikomas Linux OS. Nepriklausomybė nuo kaţkurios vienos platformos yra svarbus privalumas.  Nepriklausomybė nuo vietos Nereikia nieko atsisiųsti, uţtenka tik kompiuterio, turinčio interneto ryšį ir standartinės naršyklės. Dokumento perţiūra ir redagavimas vykdomas interneto terpėje.  Informacijos apsikeitimas realiuoju laiku. Keli ţmonės gali perţiūrėti ir atlikti pakeitimus tuo pat metu. Skaičiuoklėje yra pokalbių langas, kuriame rodomos dokumentų versijos, kas, ką ir kada pakeitė. Pristatymo perţiūra kartu yra itin paprasta. Kiekvienas prisijungęs prie pristatymo gali automatiškai ţiūrėti jį kartu su pristatytoju.  Dokumentų, skaičiuoklių ir pristatymų kūrimas internete. Galite lengvai atlikti visus paprasčiausius veiksmus, įskaitant sąrašus su ţenkleliais, rūšiavimą stulpeliais, lentelių, vaizdų, komentarų, formulių pridėjimą, šriftų keitimą ir t.t.  GoogleDocs - dokumentų saugykla. Nesenai atsirado galimybė naudoti GoogleDocs sistemą, kaip dokumentų saugyklą, Dabar galima eksportuoti/importuoti bet kokius dokumentus. Perţiūrėti ir redaguoti galima tik konvertuotus dokumentus. Tik atitinkantys reikalavimus dokumentai yra konvertuojami. Apribotas failų tipas ir dydis (7 lentelė).

7 lentelė Konvertuojamų failų tipų ir dydţių apribojimai

Dokumento tipas Failo dydis Failo tipas Tekstinis dokumentas 500 MB „Microsoft Word“ (.doc, .docx), „OpenDocument“ tekstas (.odt), „StarOffice“ tekstas (.sxw) Raiškusis tekstas (.rtf), paprastasis tekstas (.txt), HTML (.htm, .html) Skaičiuoklės 10 MB „Microsoft Excel“ (.xls) Prezentacinis dokumentas 1 MB „Microsoft PowerPoint“ (.ppt, .pps)

 GoogleDocs talpos praplėtimas Kiekvienas Google vartotojus gauna 1 GB talpos. Talpa galima praplėsti (8 lentelė). 8 lentelė GoogleDocs papildomos talpos kainos

Talpa $ per metus 20 GB 5.00 80 GB 20.00 200 GB 50.00 400 GB 100.00 1 TB 256.00

 Saugumas Google tvirtina, kad didţiausia problema, kuri gali kilti su talpinamais dokumentais tokioje tarnybinėje stotyje, tai paskyros perėmimas. Jeigu koks nors piktavalis suţinos paskyros slaptaţodį ir jį gali pakeisti ar net ištrinti visą esančią informaciją. Kad taip nenutiktų patariama daryti atsargines kopijas. Norėdami pasigaminti savo atsargines kopijas, galite pasinaudoti Google Code mini programėle - GdocBackup, kurią galima parsisiųsti iš Google kodų talpyklos. Programa visiškai nemokama, paprasta naudojimuisi ir nepatyrusiems vartotojams.

Iš kitos pusės net ir be interneto ryšio visada galėsite naudoti savo dokumentus iš kietojo disko, kuriame bus saugiai patalpintos dokumentų kopijos. 1.6. Analizės išvados Elektroninių dokumentų valdymo ir saugojimo problemoms spręsti naudojamos grupinio darbo priemonės. Mes apţvelgėme dokumentų valdymo sistemą ir internetinės programų sistemą, kurios vis labiau populiarėja. Daţniausiai dokumentų valdymo sistemos būna komercinės. Buvo apţvelgta populiariausia šio tipo sistema – IBM Lotus Notes/Domino - tai daugiaplatformė, lanksti sistema, pasiţyminti aukštu saugumo lygiu. Skirta organizacijos darbo srautų ir procesų automatizavimui, dokumentų valdymui. Sistema reikalauja didelių investicijų:  Aukšta produkto kaina  Įdiegimo išlaidos  Personalo apmokymo išlaidos Internetinės programų sistemos tai naujas dokumentų valdymo problemų sprendimo būdas. Apţvalgai buvo pasirinkta nemokama, paprasta naudojimui GoogleDocs sistema. Tai sistema skirta grupiniam elektroninių dokumentų redagavimui ir saugojimui. Ši sistema labiau pritaikyta darbui su tekstiniais dokumentais ir elektroninėmis lentelėmis. Sistema veikia Interneto pagalba, kuris gali dingti, ir priėjimas prie dokumentų gali tapti problematiškas. Tam rekomenduojama daryti atsargines kopijas. Išanalizavus siūlomus sprendimus matome, kad dokumentų valdymo sistemos, tokios kaip IBM Lotus Notes/Domino labiau tinka stambioms, vidutinėms įmonėms. O maţoms įmonėms pilnai uţtenka ir internetinės programų sistemos. Kad nustatyti, ką mano apie siūlomus sprendimus stambių ir maţų įmonių darbuotojai ir vadovai, buvo atlikta apklausa: „Ką manote apie internetinės programų sistemos ( pvz.GoogleDocs) naudojimą versle?“ (9 lentelė).

9 lentelė Apklausos „Ką manote apie internetinės programų sistemos( pvz.GoogleDocs) naudojima versle?“ rezultatai.

Atsakymai Stambios IT įmonės Vidutinio dydţio,smulkios Tai puikus būdas sutaupyti 41% 67% pinigų ir gauti gerą funkcionalumą Tik komerciniai produktai yra 54% 30% tinkami verslui O kas yra internetinės 5% 3% programų sistemos?

Apklausa rodo, kad nemaţai darbuotojų ţino apie internetines programų sistemas, tik 5% (stambių įmonių) ir 3% (maţių) dar negirdėjo apie tokio tipo produktą. Taip pat matoma tendencija: stambios įmonės geriau vertina komercines sistemas, o maţos - internetines programų sistemas.

2. WIKI TECHNOLOGIJOS ANALIZĖ.

Ieškant universalaus elektroninių dokumentų valdymo ir saugojimo sprendimo, buvo pasirinkta wiki technologija. Ji tinka tiek ir stambioms, tiek ir smulkioms įmonėms, nes ji gali būti naudojama, kaip atskira sistema, ir integruota į turimą, kaip taikomoji programa. 2.1. Wiki technologija. Wiki – interneto svetainių rūšis, kurioje lankytojai gali ne tik papildyti svetainės turinį, bet ir jį redaguoti. Wiki taip pat vadinama ir programinė įranga, naudojama tokių svetainių kūrimui. Technologiją apibūdinantis ţodis Wiki kilo iš havajiečių kalbos, kuris reiškia – vikriai, sparčiai, ypač greitai [6]. Tai uţuomina į tai, kaip greitai galima įdėti ir keisti turinį wiki tinklalapiuose, nes tekstui formatuoti pakanka naršyklės. Wiki sistema turi savitą interneto turiniui kurti skirtą ţymėjimo kalbą – Wiki sintaksę. Tačiau naudotis ja nereikia specialių ţinių, puslapių redagavimas primena darbą su paprastais tekstiniais dokumentais. Kadangi Wiki dokumentas dedamas į internetą, jį gali pasiekti ir prie jo tuo pačiu metu dirbti įvairūs vartotojai (2 pav.).

2 pav. Wiki sistema

Naudojantis Wiki sistema galima prie puslapių prisegti įvairius dokumentus, paveikslėlius, atlikti paiešką puslapiuose ir prisegtuose dokumentuose, skirstyti dokumentus pagal jų sukūrimo ir redagavimo versijas, jas ţymėti, kurti šablonus ir ryšius tarp dokumentų. Garsiausios pasaulio wiki svetainės – Wikipedia enciklopedijos – pranašumus versle taiko tiek automobilių servisai, tiek tokie verslo milţinai kaip „Microsoft. Kaip ir Wikipedia, tūkstančiai kitų wiki svetainių yra tarsi visuotinės informacijos saugyklos, kurias kiekvienas gali papildyti savo ţiniomis, redaguoti medţiagą ar taisyti kitų klaidas. Diskutuodami, koks turinys geriausiai atspindės tam tikrą temą, Wikipedia vartotojai iš viso pasaulio ilgainiui sukuria, daugumos nuomonę, tiksliausią ir objektyviausią straipsnį. Savo ruoţtu viki svetaines naudojančios įmonės į bendrą idėjų fabriką sujungia visus savo darbuotojus, jie bendromis jėgomis sukuria beveik viską - nuo susitikimų darbotvarkės iki naujų produktų ar procesų. 2.2. Wiki sistemos veikimo principas. Yra 4 sistemos dalyviai:  Skaitytojas  Autorius  Wiki administratorius  Web administratorius Skaitytojas. Wiki programinė įranga įdiegiama į serverį. Serveris sukuria dokumentus, kurie pasiekiami per naršyklę. Wiki puslapio turinys saugomas faile arba duomenų bazėje. Norint perskaityti wiki puslapio turinį, naršyklė siunčia uţklausą serveriui, Wiki script formatuoja wiki kodą į HTML, įstato į internetinio puslapio šabloną ir siunčia naršyklei (3 pav.). Kiekvienas wiki puslapis turi savo, atskirą pavadinimą, nurodantį puslapio temą.

3 Pav.Dokumento skaitymo procesas Autorius. Redaguojant puslapį spaudţiame mygtuką „Redaguoti“. Naršyklė siunčia kitokia uţklausą į serverį.Tas pats puslapis yra įkeliamas iš naujo, tik šį kartą turinys nekonvertuojamas į HTML formatą. Vartotojas gali redaguoti formos tekstą ir siųsti naują variantą, kuris nedelsiant pakeičia senąją versiją duomenų bazėje. Kai atversime puslapį matysime nauja puslapio versija (4 pav.).

4 pav. Puslapio kūrimo schema

Wiki Administratorius Svarbiausia wiki administratorių uţduotis, priţiūrėti wiki turinį ir uţtikrinti sklandų wiki sistemos veikimą. Jie turi daugiau teisių nei paprasti dalyviai. Wiki administratoriai gali ištrinti puslapį arba blokuoti atskirų vartotojų prieigą. Norėdami tai padaryti, wiki administratoriai turi savo sąsają, specialių wiki puslapį, prie kurių gali prisijungti tik administratoriai (5 pav.).

5 pav. Wiki administratorius Web administratoriai Vis dėlto net wiki negali egzistuoti be kai kurių technologijų. Web administratoriai atsakingi uţ programinės įrangos įrengimą, prieţiūrą ir atnaujinimus. Skirtingai nuo sistemos vartotojų, web administratoriai turi tiesioginį priėjimą prie failų (6pav.).

6 pav. Web administratorius

2.3. Wiki technologijų galimybės įmonės dokumentų valdymui Pagrindiniai wiki sistemų galimybės: Dokumentų kūrimas Wiki technologija leidţia į puslapį talpinti tekstinę informaciją, grafinius vaizdus, nuorodas į interneto išteklius ir kitų formatų failus. Dokumentų redagavimas Vartotojui nereikia savo kompiuteryje turėti redagavimo įrankių, dokumento redagavimas vyksta wiki aplinkoje. Pakeitimai matomi iš kart po redagavimo. Dokumentų paieška. Dokumentų paieška gali būti atlikta 2 būdais:  pagal dokumento pavadinimą  pagal dokumento tūrinį. Vedant tekstą į paieškos langelį wiki sistema nurodo atitinkančius egzistuojančius dokumentų pavadinimus. Versijų kontrolės sistema. Wiki turi istorijos funkciją, kuri leidţia ankstesnes teksto versijas nagrinėti, ir funkciją kuri atkuria ankstesnes puslapio versijas. Tokia sistema leidţia kontroliuoti, kas ir kokius pakeitimus įnešė, ir, jei reikia – galima grįţti į ankstesnę versiją. Diskusijos, aptarimai. Galimybė vesti diskusijas/aptarimus įvairiais klausimais, susijusiais su jūsų patalpinta informacija. Tokias diskusijas/aptarimus galite vesti sukurtuose puslapiuose arba vesti juos tinklaraščio stiliumi, sukūrus atskirą skyrių svetainėje. Dokumentų skirstymas į kategorijas. Kategorijų ţymių panaudojimas - leidţia sutvarkyti talpinamą informaciją, organizuoti patogų priėjimą prie puslapio ir sukurti lanksčią navigaciją. Nuoroda į naujausius pakeitimus. Leidţia prieiti prie paskutinių pakeitimų sąrašo, kurie buvo atlikti sistemoje. Priėjimų kontrolės sistema. Standartinės sistemos tokios galimybės daţniausia neturi, bet ji gali būti nustatyta įdiegus sistemos išplėtimą. Tokiu atveju vartotojas gali nustatyti slaptaţodį atskiriems puslapiams arba puslapių grupei.

Puslapiai talpinami vienoje vietoje. Informacijos patalpinimas lengvai prieinamoje duomenų saugykloje leidţia sutaupyti laiką dokumentų paieškai. Wiki technologija galima panaudoti įmonės dokumentų saugojimui ir valdymui. Naudojant tokią sistemą įmonė gali ne tik perţiūrėti, bet ir kurti, redaguoti, atlikti paiešką, dokumentų rūšiavimą. Galimi aptarimai tiek ir atskirus dokumentus, tiek ir atskiras temas, įmanoma versijų kontrolė. Įdiegus priėjimo kontrolės sistemą sukuriama prieigos kotrolė. (10 lentelė). Wiki idealiai tinka ţinių bazių kūrimui ir įvairių dokumentų parengimui, su kuriais bendrai dirba kelį vartotojai. 10 lentelė Wiki galimybės įmonės dokumentų valdymui, saugojimui Savybės Galimybės Veiksmai Dokumentų perţiūra Dokumentų redagavimas Dokumentų saugojimas Komunikacija Dokumento aptarimas Diskusijos kitais klausimais Dokumentų rūšiavimas Skirstymas į kategorijas Paieška Pagal turinį Pagal dokumento pavadinimą Apsauga Priėjimo prie dokumentų kontrole Kita Versijų kontrolės sistema Nuoroda į naujausius pakeitimus

2.4. Wiki programinės įrangos analizė Wiki erdvės sukūrimui reikalinga programinė įranga – Wiki variklis. Wiki variklis – programų rinkinys, kuris wiki ţymes paverčia į HTML. Šiuolaikiniai Wiki varikliai leidţia dirbti ne tik su tekstais, bet ir su lentelėmis, nuotraukomis, failais ir t.t. Wiki programinę įrangą pagal jos paskirtį galima suskirstyti:  Verslo wiki Programinė įranga skirta įmonėms, daugiau dėmesio skiriančioms saugumui. Korporatyvinės wiki svetainės daţniausia prieinamos iš įmonės vidinio tinklo, tačiau informacijos

30 keitimasis vyksta tokiu pat principu kaip paprastuose wiki tinklalapiuose – kiekvienas darbuotojas gali redaguoti temą ir kartu priimti geriausią sprendimą.  Taikomasis wiki Programinė įranga, kuri gali būti integruojama į kitas programas.  Asmeninis wiki Asmeninis wiki skirtas asmeninės informacijos kūrimui ir valdymui.  Mobilus wiki Mobilus wiki - programinė įranga skirta mobiliems telefonams. Wiki daţniausiai būna atviro kodo programinė įranga, kurios išeitinį kodą galima laisvai studijuoti, tobulinti, kopijuoti ar platinti. Todėl yra gausybė Wiki variklių, kurie sukurti panaudojus skirtingas programavimo kalbas (11 lentelė). Daugiausia wiki variklių sukurta panaudojus Java ir PHP programavimo kalbas. 11 lentelė Wiki variklių skirstymas pagal programavimo kalba

Programavimo kalbos Wiki varikliai .NET Framework •FlexWiki • WWWiki • Perspective • ScrewTurn Wiki Java •Clearspace • Confluence • JAMWiki • JSPWiki • Kerika • Mindquarry • SnipSnap • Traction TeamPage • XWiki JavaScript •TiddlyWiki Lisp •CLiki • Svnwiki Perl •Kwiki • Noösphere • PodWiki

• Socialtext • TWiki • Foswiki • UseModWiki • OddMuseWiki • WikiWikiWeb PHP •CitiWiki • DokuWiki • GetWiki • MediaWiki • PhpWiki • PmWiki • PukiWiki • TigerWiki • TikiWiki • WackoWiki • Wiclear • WikkaWiki Python •MoinMoin • OghamWiki • PikiPiki • PikiePikie • TamTam • Trac • Zwiki Ruby •Instiki • Pimki • Ruwiki • Redmine

Buvo apţvelgti pagrindiniai verslo varikliai ir sukurta palyginimo lentelė. Palyginti tokie parametrai:  programos licenzija; GPL – bendroji laisvoji licenzija LGPL – maţoji bendroji laisvoji licenzija, taikoma programinėms bibliotekoms. BSD – operacinių sistemų grupė paremta unix sistema  atviras kodas,  programavimo kalba,  platforma,  web-serveris,  kita programinė įranga – reikalinga diegimui (12 lentelė). 12 lentelė Verslo variklių palyginimas

Kita Wiki Atviras Programos Programavimo Platforma Web-serveris turi programinė varikliai kodas licencija kalba įranga Linux, Bet kuris serveris DokuWiki GPL v2 Taip PHP Unix, KKA PHP palaikantis PHP ir kiti OS palaikanti JAMWiki LGPL Taip Java Bet kuris servlet 2,4 Java 1,5 Java 1.5 ir servlet 2,4 OS palaikantis JSPWiki GPL Taip Java Bet kuris servlet 2,4 Java 1,5 Java 1.5 ir servlet 2,4 Linux, Unix, MySQL, MediaWiki GPL v2 Taip PHP Apache ar IIS MSW ir PHP5 kiti Linux, WSGI, CGI, Unix, MoinMoin GPL Taip Python FastCGI, SCGI, Python MSW ir AJP. kiti Turi savo serverį, gali dirbti ir su Linux, kitais MySQL Unix, MojoMojo GPL Taip Perl PostgreSQL MSW ir Sqlite kiti

Linux, Unix, Bet kuris Phpwiki GPL Taip PHP PHP MSW ir palaikantis PHP kiti Linux,

Unix, Bet kuris serveris PmWiki GPL Taip PHP MSW ir palaikantis PHP PHP kiti Linux, TikiWiki Unix, Bet kuris CMS / LGPL Taip PHP PHP MSW ir palaikantis PHP Groupware kiti Linux, Unix, TWiki GPL Taip Perl Apache 1.3/2.0 Perl, RCS MSW ir kiti Linux, Unix, MySQL, BSD Taip PHP Apache v1.3.x ,IIS WackoWiki MSW ir PHP kiti SaaS – Wikispaces Patentuotas Ne PHP Nė vienas Nė vienas Hostingas Linux, Unix, Bet kuris serveris MySQL, Wikiwig GPL Taip PHP MSW ir palaikantis PHP PHP kiti Java Bet kuris Java EE XWiki LGPL Taip Java Java platformos serveris Linux, Unix, ZWiki GPL Taip Python Zope MSW ir Python kiti

Daţniausiai wiki verslo variklių aprašomi PHP ir Java programavimo kalbomis. Dauguma programinių įrangų yra atviro kodo, tai suteikia galimybę išeitinį kodą laisvai studijuoti, tobulinti, kopijuoti ar platinti. Renkantis wiki programinę įrangą naudosiu 12 palyginimo lentelę.

3. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ SAUGYKLOS WIKI PROJEKTAVIMAS Išsiaiškinau, kad wiki sistema, tai geras sprendimas kuriant ţinių saugyklas grupiniam darbui su dokumentais. Suprojektuosime wiki sistemą skirtą grupiniam darbui su dokumentais ir ţinių kaupimui. 3.1. Wiki sistemos naudojimo atvejų diagrama

7 pav. Naudojimo atvejų diagrama Yra 3 pagrindiniai sistemos dalyviai:  Vartotojas  Wiki administratorius  Web administratorius (7 pav.) Neregistruotas vartotojas – vartotojas turintis tik perţiūros teisę. Registruotas vartotojas - vartotojas, kuris automatiškai gauna teisės: kurti, redaguoti ir saugoti savo dokumentus, o taip pat perţiūrėti.

Wiki administratorius – dalyvis, turintis teisę ir atsakomybę atlikti sistemos prieţiūros darbus, tai:  Puslapių naikinimas  Panaikintų puslapių atstatymas  Puslapio apsauga nuo pakeitimų  Vartotojų blokavimas Web administratorius – specialus administratorius, kuris įdiegia, priţiūri ir atnaujina wiki programinę įrangą. 3.2. Wiki transformavimo schema

8 pav.Veikimo principas Wiki formatavimo komponentas formatuoja wiki failą naudojant informaciją iš duomenų bazės. Publikavimo komponentas transformuota failą įstato į puslapio šabloną ir perduoda naršyklei (8 pav.). 3.3. Wiki publikavimo schema

9 pav. Wiki publikavimo schema

Yra 2 lentelės:  WikiRoot  Dokument (9 pav.). WikiRoot - saugoja informacija apie wiki būvio vietą.  WikiRootID- pirminis raktas.  WikiRootPath – wiki adresas.  WikiRootBasePapeText – wiki turinis. Dokument fiksuoja informacija apie kiekvieną dokumentą.  WikiRootID – pirminis raktas.  DocumentID – dokumento raktas.  DokumentName – dokumento pavadinimas  WikiPageName –wiki puslapio pavadinimas  SourceDocumentPath – nustato originalaus dokumento buvimo vietą  SkipFlag – jeigu true, dokumentas neturi būti paskelbtas

4. SISTEMOS REALIZACIJA

4.1. Wiki programinės įrangos parinkimas

Tokia wiki variklių gausa sukelia problemų pasirenkant tinkamą variklį atliekamam darbui:  Nustatyti su kokia platforma turi dirbti sistema.  Pasirinkti pagal atliekamas funkcijas.  Atkreipti dėmesį, koks duomenų saugojimo būdas jums reikalingas:  duomenų bazėje  dokumente. Wiki variklis realizacijai buvo parinktas pagal anksčiau aprašytas rekomendacijas. Mums reikalinga sistema dirbti su Windows OS, bendrų dokumentų kūrimui, redagavimui, saugojimui. Pasirinkau MediaWiki ir DokuWiki (13 lentelė). 13 lentelė DokuWiki ir MediaWiki palyginimas Pagrindinės savybės DokuWiki MediaWiki Atviras kodas Taip Taip Licenzija GPL2 GPL Programavimo kalba PHP PHP Duomenų saugojimas Į failą Į duomenų bazę Išplėtimas Mokamas Nemokamas Sistemos reikalavimai Linux Windows UNIX Operacinė sistema Linux Windows MacOS X MacOS Apache Apache Web serveris IIS IIS Duomenų bazė MySQL, SQLite Duomenų bazė Tekstinis failas PostgreSQL

Saugumas Priėjimo kontrolė Taip Taip Plėtojimas Komerciniai išplėtimai Taip, 26 Taip, 49 Pagrindinės savybes Perţiūra Taip Taip Redagavimas Taip Taip Puslapio istorija Taip Taip Paieška pilnas tekstas Pilnas tekstas Failai Failų prisegimas Taip Taip Priedai Kalendorius Taip Taip Nuotraukų galerija Taip Taip Forumas Ne Taip Blogas Taip Ne

Wiki parametrų esminiai skirtumai :  Duomenų saugojimo būdas  MediaWiki – duomenų saugojimas duomenų bazėje  DokuWiki – duomenų saugojimas faile  Naudojimo licenzija  MediaWiki – GPL- visiškai nemokama  DokuWiki – GPL2-nekomerciniams tikslams Buvo pasirinktas MediaWiki variklis:  jis visiškai nemokamas,  mūsų serverio duomenų bazės techninės galimybės atitiko wiki sistemos reikalavimus.

4.2. MediaWiki MediaWiki - programinė įranga, leidţianti serveryje ar asmeniniame kompiuteryje sukurti wiki tipo svetainę. Ši įranga naudojama ir Vikipedijos serveriuose. Ji yra platinama laisvosios licencijos GNU GPL sąlygomis. Programos aprašai platinami GNU FDL viešosios nuosavybės sąlygomis. Todėl tai yra visiškai laisva atvirojo kodo programinė įranga. Ji kuriama PHP programavimo kalbos pagalba ir leidţia didelei grupei redaktorių veiksmingai bendradarbiauti. MediaWiki gali būti naudojama su MySQL, SQLite arba PostgreSQL duomenų bazių valdymo sistema, Apache serveriu (14 lentelė). 14 lentelė MediaWiki pagrindiniai reikalavimai Funkcijų sąrašas Aprašymas Programavimo kalba PHP Operacinė sistema Windows, Linux, Mac OS Web serveris Apache Duomenų saugojimo būdas Duomenų bazė Duomenų bazė  MYSQL  POSTGRESQL  SQLite

4.3. Aparatūrinė posistemė Realizacijai buvo panaudotas uţdaras lokalus tinklas, jungiantis tarpusavyje 10 kompiuterių. Sujungti viename įmonės pastato ribose. Tinklo topologija – bendros magistralės, kai visi tinklo kompiuteriai ir išoriniai įrenginiai jungiami prie vienos ryšio magistralės. Kad realizuojama sistema funkcionuotu reikalingi šie aparatūriniai komponentai: . Personalinis kompiuteris (15 lentelė) . Komutatorius (16 lentelė) . Serveris (17 lentelė)

15 Lentelė Personalinio kompiuterio charakteristikos Pavadinimas Reikšmė Centrinio procesoriaus tipas AMD Athlon II X3 435 Centrinio procesoriaus daţnis 2.9 GHz Vaizdo plokštė integruota į pagrindinę plokštę Grafinė atmintinė naudoja pagrindinę atmintį Operatyvioji atmintis 2048 MB DDR2 800 MHz Standţiojo disko talpa 120 GB sūkių skaičius 7200 aps/min Optinio įrenginio tipas DVD+-R/RW Tinklo adapteris 10/100/1000 Mbps Operacinė sistema Windows XP

16 lentelė Komutatoriaus charakteristikos Pavadinimas Reikšmė Portų skaičius 16 Duomenų perdavimo greitis (Mbits) 10/100/1000

17 lentelė Serverio charakteristikos Pavadinimas Reikšmė Tinklo serveris Apache Programavimo kalba PHP 5.2 Duomenų bazė MySQL 5.0

4.4. MediaWiki sistemos įdiegimas Pagrindiniai sistemos įdegimo etapai, paradyti paveikslėlyje.

techninių galimybių

patikrinimas

Instaliacinio failo paleidimas

Nustatymų formų pildymas

Wiki konfigūravimas

10 pav. MediaWiki programinės įrangos degimo etapas

Techninių galimybių patikrinimas Wiki sistemos įdiegimui reikia pasiruošti. Mums reikalingi penki komponentai: PHP, duomenų bazė, serveris, MediaWiki instaliacinis failas, archyvavimo programos (18 lentelė), kurie atitinka reikalavimams (19 lentelė). 18 lentelė MediaWiki įdegimui reikalingi komponentai Pavadinimas Aprašymas PHP Reikalinga norint paleisti programą Duomenų bazė Reikalinga duomenų saugojimui Serveris Reikalingas duomenų generavimui. MediaWiki Instaliacinis failas Archyvavimo programa Reikalinga duomenų išpakavimui

19 lentelė Reikalavimai komponentams Pavadinimas Tipas Programavimo kalba PHP Duomenų bazė MySQL Serveris Apache Instaiocinis failas MediaWiki Archivatorius WinRAR

Instaliacinio failo paleidimas 1. MediaWiki instaliavimo failas buvo parsiųstas iš tinklapio: http://prdownloads.sourceforge.net/wikipedia/mediawiki-1.9.3.tar.gz 2. Mediawiki programinės įrangos mediawiki-1.9.3.tar. gz failas buvo išpakuotas ir perkeltas į kompiuterio poskyrį www. 3. Paleidome instaliacinį failą, naršyklėje nurodus : http://localhost/mediawiki-1.9.3/ Nustatymų formų pildymas 1. Po instaliacinio failo paleidimo atsirado diegimo nustatymų puslapis, kuriame galimi įvairūs nustatymai. Site config forma buvo uţpildyta, taip (20 lentelė): 20 lentelė Site config formos uuţpildymas Nustatymų sąrašas Pasirinkti nustatymai Nustatymų aprašymas Wiki name wiki_prototipas Sistemos pavadinimas Contact e-mail Buvo palikta be pakeitimų. Elektroninio pašto nustatymai Language Buvo pasirinkta lietuvių Kalbos pasirinkimas

Copyright/license Liko be pakeitimų Informacijos publikavimo licenzijos tipo nustatymas Admin username Alesiute Vartotojo vardas Password Alesia Vartotojo slaptaţodis Password corfirm Alesia Vartotojo vardo pakartojimas Shared memory Liko be pakeitimų ************

2. Formos E-mail, e-mail notification and authentication setup liko be pakeitimų. 3. Registracijos forma Database config buvo uţpildyta, taip (21 lentelė): 21 lentelė Database config formos uţpildymas Nustatymų sąrašas Pasirinkti nustatymai Nustatymų aprašymas Database host: Localhost Web serverio adresas Database name: wiki_prototipas_db Serverio DB pavadinimas, kur bus saugoma Wiki informacija DB username: Alesiutedb Vartotojo vardas, kuris naudos Wiki duomenis serveryje DB password: Alesia Vartotojo slaptaţodis DB password confirm: Alesia Vartotojo slaptaţodţio pakartojimas Superuser account: alesiute27 Root vartotojo paskyra Superuser name: alesia27 Root vartotojo vardas Superuser password: alesia27 Root vartotojo slaptaţodis

4. Po puslapio perkrovimo gavome paruošta darbui wiki. Wiki konfigūravimas MediaWiki – tai labai lanksti sistema. Šiai sistemai parašyta nemaţai galimybių praplečiančių modelių, pvz.,LDAP autorizacijos su serverių modelis ir kt. Buvo atlikta tokia konfigūracija: 1. Pagrindinio meniu konfigūracija Pagrindinis wiki meniu leidţia organizuoti patogų ir greitą priėjimą prie pagrindinių sistemos skyrių. Norint pakeisti meniu mums reikia pereiti į specifinį wiki puslapį. Adreso juostoje įrašoma:

 http://127.0.0.1/?title=MediaWiki:Sidebar Paspaudus „Keisti“ galima pakeisti meniu struktūra: įrašant arba ištrinant nuorodos į puslapius. Skyrių pavadinimai rašomi 2 kartus per vertikalų brūkšnį. Jeigu skyriaus pavadinimą nurodomas tik 1 karta – pagrindiniame meniu pamatysime pilna kelią iki puslapio.

2. Failų tipų nustatymas Kad nustatyti su kokio tipo failais bus dirbama, reikia tai nurodyti konfigūravimo faile: LocalSettings.php. Parametrai $wgFileExtensions[] atsako uţ failų tipus su kuriais gali dirbti sistema. Buvo padaryti tokie nustatymai:  $wgFileExtensions[] = 'odt';  $wgFileExtensions[] = 'odp';  $wgFileExtensions[] = 'pdf';  $wgFileExtensions[] = 'png';  $wgFileExtensions[] = 'jpg';  $wgFileExtensions[] = 'jpeg';  $wgFileExtensions[] = 'ogg';  $wgFileExtensions[] = 'doc';  $wgFileExtensions[] = 'xls';  $wgFileExtensions[] = 'ppt';  $wgFileExtensions[] = 'mp3';  $wgFileExtensions[] = 'wmv';  $wgFileExtensions[] = 'avi';  $wgFileExtensions[] = 'mpg';  $wgFileExtensions[] = 'tar.gz';  $wgFileExtensions[] = 'tgz'. 3. Priėjimo teisių nustatymas Priėjimo teisių nustatymui buvo panaudotas $wgGroupPermissions parametras ( 22 lentelė).

22 lentelė Priėjimo teisių nustatymas Parametrai Aprašymas Neregistruoti vartotojai $wgGroupPermissions['*']['read'] = true; neregistruotas vartotojas gali skaityti $wgGroupPermissions['*']['edit'] = false; neregistruotas vartotojas negali redaguoti dokumentus $wgGroupPermissions['*`]['createtalk'] = true; neregistruotas vartotojas gali kurti diskusijas Registruoti vartotojai $wgGroupPermissions['user' ]['read'] = true; registruotas vartotojas gali skaityti $wgGroupPermissions['user' ]['edit'] = true; registruotas vartotojas gali redaguoti dokumentą $wgGroupPermissions['user' ]['createpage'] = registruotas vartotojas gali kurti naują true; dokumentą $wgGroupPermissions['user' ]['createtalk'] = registruotas vartotojas gali kurti diskusijas true;

4.5. Wiki vartotojų sąsaja

11 pav.Wiki sistemos sąsaja. Mano MediaWiki puslapis turi 3 pagrindinius navigacijos elementus (11 pav.):  Šoninis meniu iš kairės duoda priėjima prie svarbiausių wiki sistemos puslapių.  Puslapio viršuje yra kortelės, leidţiančios pereiti iš puslapio turinio į šio puslapio diskusiją, pakeitimų istoriją, redagavimą

 Viršuje iš dešinės: prisijungimas prie sistemos. Sąsaja turi pagrindinius komponentus: naršymas, paieška, registracija prie sistemos. Šoninis meniu  Naršymas

12 pav. Šoninis meniu „naršymas“

Pagrindinis puslapis – perėjimas į pagrindinį puslapį Kategorijos – perėjimas prie kategorijų sąrašo Naujausi keitimai – rodo naujausius pakeitimus(12 pav.).  Paieška

13 pav. Paieškos langelis

Vedant tekstą į paieškos langelį wiki sistema nurodo atitinkančius egzistuojančius dokumentų pavadinimus. Paspaudus mygtuką „Rodyti“ paieška bus atlikta pagal dokumento pavadinimą, paspaudus “Paieška“ ir pagal dokumento pavadinimą ir pagal dokumento tūrinį (13 pav.) Puslapio kortelės Nuo vartotojo būsenos pasikeitimo keičiasi ir puslapių kortelės.  Kai neregistruotas vartotojas skaito dokumentą, jis gali tik aptarti turinį (14 pav.)

14 pav. Neregistruoto vartotojo puslapio kortelės  Kai registruotas vartotojas perţiūri dokumentą, jis gali aptarti, pakoreguoti turinį ir prieiti prie puslapio redagavimo istorijos (15pav.)

15 pav.Registruoto vartotojo kortelės

Redagavimas puslapio. Paspaudus mygtuką „redaguoti“ atsiranda redagavimo langas, kur ir vyksta teksto redagavimas (16 pav). Patvirtinus redagavimą, koreguota tekstą matome puslapyje.

16 pav. Redagavimo langas 4.6. Įdiegtos MediaWiki sistemos išbandymas MediaWiki sistema po įdiegimo ir konfigūravimo, buvo išbandyta. Tyrime dalyvavo dvi studentų grupės, atliekančios panašų darbą. Jie turėjo parašyti sukurto produkto dokumentaciją. Kiekvienoje grupėje buvo 5 studentai. Viena grupė atliko darbą panaudojus mano įdiegtą wiki sistemą ( 22 lentelė).Kitoje grupėje informacijos perdavimas vyko per tinklą. 22 lentelė Sukurto prototipo panaudojimas Pavadinimas Duomenys Projekto dalyvių skaičius 10 Dalyvių tipas Informatikos fakulteto studentai Projekto pobūdis Praktikos atlikimas Projekto tipas Grupinis darbas Projekto aprašymas Sukurto produkto dokumentacijos rašymas Pagrindiniai reikalavimai Grupinis dokumentų tvarkymas Priėjimas prie paskutines dokumento versijos Kūrimo proceso paprastumas

Po darbo atlikimo projekto dalyviai buvo apklausti. Buvo nustatyta, grupė naudojanti wiki sistemą darbą atliko greičiau. Darbo atlikimo laikai grupės naudojančios ir nenaudojonačios wiki sistema skyrėsi 23%. Naudojant sistemą nė vienam tyrimo dalyviui nekilo problemų. 1 ţmogui iš 5 reikėjo naudojimo instrukcijos, kiti jau buvo susipaţinę su wiki sistemų naudojimu, wiki sintakse. Dauguma projekto dalyvių kaip didţiausią privalumą nurodė - galimybę prieiti prie paskutinės dokumento versijos bet kokių metu. 23 lentelė Apklausos rezultatai Klausimas Vertino teigiamai 100% Grupinio dokumento talpinimas vienoje erdvėje 80% Kiekvienas gali redaguoti

dokumentą 100% Redagavimo proceso paprastumas

Kūrimo proceso 100% paprastumas. 100% Galimybė prieiti prie redaguotų puslapių sąrašas

Iš apklausos rezultatų matome (23 lentelė), kad bendras wiki sistemos įvertinimas - aukštas. Tik vienas ţmogus neigiamai įvertino galimybę, kad kiekvienas sistemos narys gali redaguoti bendrą dokumentą. Jis norėtų, kad butų šiokių tokių apribojimų, susijusių su priėjimu, redagavimu. Tai galima įgyvendinti, tik reikia įdiegti praplėtimą. Dokumento redagavimo ir kūrimo procesą dauguma įvertino teigiamai. Dirbant su wiki sistema, studentų grupei nekilo didelių problemų, tik vienam ţmogui reikėjo susipaţinti su naudojimo instrukcija. Visi tyrimo dalyviai teigiamai įvertino galimybę perţiūrėti dokumento redagavimo istoriją, kūrimo ir redagavimo proceso paprastumą. 5 ţmonės iš 5 tokią sistemą panaudotų dar kartą.

5. IŠVADOS

Tyrimo metu buvo apţvelgta į dokumentų tvarkymui siūlomus sprendimus: . Dokumentų valdymo sistema – IBM Lotus Notes/Domino . Internetinė programų sistema – GoogleDocs. Įvertinus sistemas nustatyta: . Dokumentų valdymo sistema tinka didelėms ir vidutinėms įmonėms, nes tai saugus, bet nepigus problemos sprendimo variantas. . Internetinė programų sistema labiau tinka maţoms įmonėms, nes tai biuro programų rinkinys su bendro naudojimo galimybėmis, jos pakanka nesudėtingoms operacijoms atlikti. Išanalizavus Wiki technologijų pritaikymo galimybes įmonės dokumentų valdymui, nustatyta, kad Wiki tinka ţinių bazių kūrimui ir įvairių dokumentų parengimui, su kuriais bendrai dirba keli vartotojai. Tokios sistemos gali būti naudojamos, kaip atskiros sistemos, taip pat įdiegiamos, kaip taikomoji programinė įranga. Todėl wiki sistema tinka tiek smulkiam verslui tiek ir didelėms korporacijoms. Išanalizavus Wiki sistemų kūrimo priemones, nustatyta, kad dauguma programinės įrangos yra atviro kodo, tai leidţia programinį kodą laisvai studijuoti, tobulinti, kopijuoti ar platinti. Sudaryta palyginimų lentelė. Buvo suprojektuota Wiki sistema, ir paleistas prototipas, tam panaudota MediaWiki programinė įranga. Pagrindiniai sukurtos sistemos ypatumai:  Dokumentų kūrimas, redagavimas, perţiūra  Prieigos kontrolė  Dokumento aptarimas  Dokumento paieška Prototipas buvo išbandytas bendram dokumentų kūrimui. Darbo atlikimo laiką sumaţino 23 %.

LITERATŪROS SĄRAŠAS 1.Dokumentų valdymas – sprendimas taupioms įmonėms, https://www.elektronoka.lt/articles/computers/16802, 2010-03-12 2. Grįţtam prie ištakų?, http://www.spauda.lt/nr18int/ibm.htm, 2010-03-12 3. Dokumentų valdymo sistemos, http://www.vvsgidas.lt/lt/VVS_gido_menu/VVS_katalogas/Universalios_sistemos/cat:14, 2010-05- 14 4.Lotus Notes,http://www.ibm.com/software/lotus/products/notes/features.html, 2010-04-07 5.Google dokumentai, http://docs.google.com , 2010-04-15 6.Wiki, http://lt.wikipedia.org/wiki/Wiki, 2010-03-12 7. Installation, http://www.mediawiki.org/wiki/Installation, 2010-05-16 8. Anja Ebersbach, Markus Glaser, Richard Heigl, Wiki Web Collaboration, Springer, 2006. ISBN 3-540-22939-6 9.Daniel J.Barrett, MediaWiki, O'Reilly Media, 2009. ISBN:978-0-596-51979-7

PRIEDAI

Priedas Nr.1