FORMULARIO INFORME FIN DE GESTION
1. INFORMACIÓN DEL FUNCIONARIO
Nombre de quien deja el cargo: Ramón Sánchez Ingrid 1º Apellido 2º Apellido Nombre Número de cédula: 1-0594-0349 Puesto ocupado: 010456 Gerente de Ingresos Ubicación: Calle Blancos, 150 al oeste Cargo ocupado: Gerente de la Coca Cola. Fecha de inicio de la labor: Fecha de fin de la labor: 16 de setiembre 2020. 30 de abril 2021. Motivo de separación del cargo:
Reubicación de la Gerencia de la Aduana Central a la Dirección de Gestión Técnica de la Dirección General de Aduanas, de acuerdo a la resolución RES- DGA-146-2021 del 20 de abril del 2021.
2. CONTENIDO
2.1 Presentación (En este apartado, entre otros asuntos que se consideren pertinentes, se efectuará la presentación del documento al respectivo destinatario, mediante un resumen ejecutivo del contenido del Informe)
En atención a la Resolución DGA-146-2021 del 20 de abril de 2021, donde se me reubica de la Aduana Central a la Dirección de Gestión Técnica, se presenta en este informe las principales acciones realizadas por la suscrita en función del cargo de Gerente de la Aduana Central, durante el periodo comprendido del 16 de setiembre del 2020 al 30 de abril de 2021, conforme al artículo 12 inciso e) de la Ley 8292 Ley General de Control Interno.
La Aduana Central por ubicación, es una Aduana situada en el centro de la capital, y en su jurisdicción mantiene los cantones de Central, Escazú, Desamparados, Tarrazú, Aserrí, Goicoechea, Alajuelita, Coronado, Acosta, Tibás, Moravia, Montes de Oca, Dota, Curridabat, Pérez Zeledón y León Cortés. También mantiene de la provincia de Heredia los cantones Santo Domingo, San Rafael, San Isidro y San Pablo. Adicionalmente, tiene a su cargo el Puesto de Aduana Postal, instalado en la oficina central de Correos de Costa Rica en Zapote.
Dirección: Edificio Aduana Central 150 metros al oeste de la Coca Cola en Calle Blancos. San José, Costa Rica - Tel:(506) 2222-9732 - www.hacienda.go.cr
Respecto a la actividad de la Aduana, muchos de los productos que se muestran en este informe se derivan de indicaciones emanadas por parte de la Direccion General de Aduanas, mientras que otros, surgieron como parte de las necesidades identificadas propiamente en el periodo en el cual me mantuve desempeñándome como Gerente de la Aduana Central.
La operativa del Aduana es compleja, no solo por la variedad de temas técnicos que engloba, sino también por la celeridad con la que se deben tomar decisiones trascendentales, como consecuencia de su naturaleza y del entorno tan cambiante en que se devuelve, además del control sobre las actividades de la misma.
El comercio tanto a nivel global como nacional experimenta una recesión, que se ha visto desde finales del 2019 a la fecha, impactado por la situación de pandemia por el coronavirus, provocando un fuerte receso del comercio internacional, esto ha exigido que el servicio aduanero responda a las necesidades de los sectores de forma distinta a la habitual, pero dentro del marco que las autoridades establecen para atender con prioridad la situación salud.
La operativa de la aduana, está guiada por los objetivos institucionales de:
• Facilitar el ingreso y salida de mercancías, vehículos y personas del territorio nacional que se realizan producto del comercio internacional.
• • Ejercer el control aduanero oportuno y eficaz; la justa recaudación y la efectiva represión de conducta ilícitas.
• • Fortalecer las capacidades de detección en operaciones de comercio exterior que atentan contra la seguridad y protección del país.
• • Ejecutar acciones de mejoras del sistema de control interno y el clima organizacional.
De esta manera, durante este periodo se realizaron esfuerzos para cumplir con las metas establecidas en el Plan Anual Operativo, tratando de combinar la experiencia de profesionales con conocimiento en las diferentes áreas de acción y con profesionales de nuevo ingreso lo que permite una visión integral y global de los procesos aduaneros y de la materia técnica aduanera en general.
El PAO 2021 fue aprobado mediante oficio DGA-PC-92-2020 de 24 de noviembre 2020. En Anexo 1 encontrará el PAO 2021 aprobado junto con el oficio de presentación y el oficio de aprobación por parte del Área de Planificación y Control de la Gestión de la DGA. Por ser un plan definido a finales del 2020, las metas que se plantearon fueron proyectadas de manera cautelosa, debido a que para ese momento era difícil prever una mejora sustancial de la actividad económica del país, la cual ha sido afectada gravemente por la pandemia.
Dirección: Edificio Aduana Central 150 metros al oeste de la Coca Cola en Calle Blancos. San José, Costa Rica - Tel:(506) 2222-9732 - www.hacienda.go.cr
2.2 Resultados de la gestión. (Esta sección del Informe deberá contener, al menos, información relativa a los siguientes aspectos)
Referencia sobre la labor sustantiva institucional o de la Dirección General, Dirección, División, Departamento, Unidad, Área o Procesos de trabajo, a su cargo, según corresponda al Jerarca o Titular Subordinado.
En competencia de la Aduana, los artículos 13 de la Ley General de Aduanas y 35 de su Reglamento señalan:
“Artículo 13. —Aduana. La aduana es la unidad técnico-administrativa encargada de las gestiones aduaneras y del control de las entradas, la permanencia y la salida de las mercancías objeto del comercio internacional, así como de la coordinación de la actividad aduanera con otras autoridades gubernamentales ligadas al ámbito de su competencia, que se desarrollen en su zona de competencia territorial o funcional.
Las aduanas tendrán la facultad de aplicar las exenciones tributarias que la ley indique expresamente y las relativas a materia aduanera creadas por acuerdos, convenios y tratados internacionales.”
Artículo 35. —Competencia de la Gerencia de la Aduana. Compete a la Gerencia de la aduana de jurisdicción territorial dirigir técnica y administrativamente la aduana. La Gerencia está conformada por un Gerente, un Subgerente quien estará subordinado al Gerente y lo reemplazará en sus ausencias, con sus mismas atribuciones, para lo cual bastará su actuación. El Subgerente será el colaborador inmediato del Gerente, en la planificación, organización, dirección y control de la aduana, así como en la formulación de sus políticas y directrices que orienten las decisiones y acciones hacia el logro de las metas de la aduana. El Subgerente desempeñará, transitoria o permanentemente las funciones y tareas que le delegue el Gerente.
La Gerencia de la aduana podrá tomar las medidas administrativas que estime convenientes para el control de los regímenes, operaciones y trámites aduaneros que competan a la aduana. Asimismo, podrá solicitar a la Dirección General la definición de áreas funcionales necesarias para cumplimiento de sus competencias.”
De acuerdo con los artículos 13, 24 de la Ley General de Aduanas y los artículos 33, 34, 35 y 35 bis del Reglamento a la Ley General de Aduanas (Decreto N° 25270-H y sus reformas), se establece la competencia de la Gerencia de la Aduana de jurisdicción territorial. La Gerencia está conformada por un Gerente y un Subgerente quien estará subordinado al Gerente y lo reemplazará en sus ausencias, con sus mismas atribuciones, para lo cual bastará su actuación.
Dirección: Edificio Aduana Central 150 metros al oeste de la Coca Cola en Calle Blancos. San José, Costa Rica - Tel:(506) 2222-9732 - www.hacienda.go.cr
Cambios habidos en el entorno durante el periodo de su gestión, incluyendo los principales cambios en el ordenamiento jurídico que afectan el quehacer institucional o de la Dirección General, Dirección, División, Departamento, Unidad, Área o Procesos de trabajo, a su cargo, según corresponda al Jerarca o Titular Subordinado.
El periodo durante el cual llevé mi gestión en la Aduana Central fue bastante corto. La Aduana, como estructura funcional del Servicio Nacional de Aduanas, se ha tratado de ir ajustando a los cambios propuestos no solo por el Gobierno, sino también por los Jerarcas de la Institución para cumplir con los objetivos planteadas anualmente. Se realizó el esfuerzo necesario para cumplir con las metas establecidas en el Plan Anual Operativo del año 2020, ejecutando las actividades y generando los ajustes que se consideraron convenientes de acuerdo a las circunstancias que se iban presentando. El informe de gestión del PAO 2020 fue presentado por medio de oficio AC-G-011-2021 de fecha 15 de febrero de 2021. El periodo se caracterizó por constantes cambios en el personal provocados por renuncias por acogerse a periodos de pensión, así como también, por traslados a otras dependencias del Servicio Nacional de Aduanas, con el consecuente detrimento de continuidad a los procesos, trámites o bien finiquito de gestiones.
La situación de pandemia es uno de los factores que continúa generando un gran impacto en la economía del país y repercutiendo así en la dinámica de la Aduana. Siguiendo instrucciones ministeriales y del Ministerio de Salud, el teletrabajo se ha logrado implementar a más del 50% del personal de la Aduana. Se coordina por medio de las Jefaturas de cada Departamento la rotación de las personas que realizán teletrabajo con el objetivo que ningún área que requiera atención personal quede desatendida.
En referencia al Departamento Técnico, específicamente la Sección Técnica Operativa, ha presentado una afectación importante debido a que para inicios de año se contaba con 15 funcionarios y en los primeros dos meses se reubicaron tres funcionarios, y a partir del mes de mayo se acoge a la jubilación una funcionaria adicional. Si bien es cierto que se ha mantenido bastante baja la revisión de mercancías en proceso de aforo desde inicios de la pandemia, la disminución de personal en la Sección Técnica Operativa, ha requerido hacer ajustes a las rutas de los aforadores y un consecuente recargo para poder cubrir los Depositarios que veían otros compañeros.
La Sección de Depósitos es la que más se ha visto afectada por la disminución de personal. Para finales del año 2020 se acogen a la pensión tres funcionarios y para inicios del 2021 dos compañeros más. En el mes de abril por medio de servicio civil se logra la reposición de una plaza, sin embargo, el funcionario renuncia en menos de 15 días de nombrado. De los cinco compañeros jubilados, cuatro de ellos realizaban funciones de supervisión de descarga, lo que ha ocasionado que para atender oportunamente las descargas asignadas por regla de riesgo se asigne a los demás funcionarios de la Sección como recargo. En términos generales la cantidad de funcionarios asignados a esta Sección se redujo en más de un 40%.
Dirección: Edificio Aduana Central 150 metros al oeste de la Coca Cola en Calle Blancos. San José, Costa Rica - Tel:(506) 2222-9732 - www.hacienda.go.cr
Depositarios Aduaneros
Durante mi periodo de gestión se continúa con el proceso de cierre cinco Depositarios Aduaneros que se encuentran bajo jurisdicción de la Aduana Central.
A finales del año 2020 se finiquitan los procesos de cierre de los siguientes Depositarios Aduaneros: ILG Supply Chain Services, S.A., código A-253, Almacenadora de Equipos Sociedad Anónima, código A-117 y Almacén Fiscal del Este, código A-268. Se encuentran pendiente de cierre los Almacenes Centro Logístico Cladisa, código A205 y Almacén DEGENFIS, S.A., código A-223.
Puesto de Aduana Postal
Referente al Puesto de Aduana Postal, es importante mencionar que después de más de 6 meses de no contar con una Jefatura para este Puesto, el 4 de enero de 2021 asume el señor Minor Pampillo como Jefe del Puesto de Aduana Postal.
Gracias a esto, actualmente se tiene un alto nivel de coordinación con las Gerencias (Operativa y Logística) y de Supervisión de la CTP3 (Bodega de Aduanas). Se han estado desarrollando reuniones de coordinación y seguimiento respecto a temas de volumen de selección, capacidad operativa de elaboración de declaraciones, confirmaciones de pago, entre otros temas que se han venido analizando.
Entre los acuerdos a los que se ha llegado, está el de definir volúmenes de cargas de trabajo (clareo, elaboración de declaraciones), en función de la capacidad operativa del puesto. Lo mismo por parte de Correos, es decir, que ellos también den trámite efectivo al volumen de trabajo que genera el puesto. Lo anterior con el objetivo de que las operativas trabajen de forma coordinada.
Estado de la autoevaluación del sistema de control interno institucional o de la Dirección General, Dirección, División, Departamento, Unidad, Área o Procesos de trabajo, a su cargo, según corresponda al Jerarca o Titular Subordinado al inicio y al final de la gestión.
Para el año 2021, de acuerdo a lo comunicado por parte del Área de Planificación Estratégica y Control de Ia Gestión, se debe dar cumplimiento a las 20 actividades contempladas en el Plan de Mejora del CI 2020-2021, mismas que fueron incluidas en el PAO 2021.
El detalle del cumplimiento del Plan de Mejora del CI 2021-2021 fue comunicado al Área de Planificación y Control de la Gestión por medio de oficio AC-G-031-2021 de fecha 09 de abril de 2021.
Dirección: Edificio Aduana Central 150 metros al oeste de la Coca Cola en Calle Blancos. San José, Costa Rica - Tel:(506) 2222-9732 - www.hacienda.go.cr
La actividad sobre el Control Interno, incluida en el PAO 2021, muestra un avance de un 41% en la Herramienta de Control Gerencial.
Acciones emprendidas para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional o de la Dirección General, Dirección, División, Departamento, Unidad, Área o Procesos de trabajo, a su cargo, según corresponda al Jerarca o Titular Subordinado, al menos durante el último año.
Según indicaciones del Área de Planificación y Control de la Gestión, para el año 2021, “Todos los Planes Operativos deben contemplar de forma general las actividades del Plan de Control Interno y SEVRI, atendiendo los lineamientos establecidos en el Manual y Políticas Institucionales para el Seguimiento del Sistema de Control Interno y SEVRI en el SNA”, para lo cual se incluyó en el PAO de la Aduana Central la Actividad número 63.
Por otra parte, de acuerdo a los lineamientos emitidos por el Departamento de Gestión del Potencial Humano, se confeccionan los Acuerdos de Compromiso de las Jefaturas a cargo de la Gerencia de la Aduana Central, sean los siguientes: Subgerencia, Jefe del Departamento Normativo, Jefe la Sección Técnica Operativa, Jefe de la Sección de Depósitos y Jefe del Puesto de Aduana Postal. Dichos acuerdos se firman al día 30 de abril de abril 2021 y se encuentran en la Intranet de la Aduana Central.
En cuanto a la actualización de procesos internos, se encuentran pendientes para revisión y aprobación los siguientes:
• De la Sección Técnica Operativa: Guía para hacer visitas a empresas de Zona Franca y Guía para hacer visitas a empresas de Perfeccionamiento Activo.
• De la Sección Depósitos: Procedimiento para cierre de operaciones de los Depositarios
Se ha maximizado el ingreso de la información en la Intranet de la Aduana Central, así como el recibo y notificación de tramites a través del buzón de notifica- [email protected].
Dirección: Edificio Aduana Central 150 metros al oeste de la Coca Cola en Calle Blancos. San José, Costa Rica - Tel:(506) 2222-9732 - www.hacienda.go.cr
Principales logros alcanzados durante su gestión de conformidad con la planificación institucional o de la Dirección General, Dirección, División, Departamento, Unidad, Área o Procesos de trabajo, a su cargo, según corresponda al Jerarca o Titular Subordinado.
A continuación, se presentan una serie de actividades y acciones que se ejecutaron durante mi gestión:
PAO: Mensualmente, los resultados de las actividades del PAO son incluidas en la herramienta establecida por parte del Área de Planificación y Control de la Gestión, en la Intranet, para lo cual se cuenta con la señora Ofelia Zúñiga Blanco, funcionaria que realiza funciones de Apoyo a la Gerencia.
El avance del PAO 2021:
Departamento o Cantidad de Actividades con avance Sección actividades crítico de cumplimiento Puesto Aduana 16 3 Postal Sección Depósito 14 8 Sección Técnica 14 2 Operativa Departamento 14 8 Normativo Control Interno / 7 2 Otros Total 65 23
De acuerdo a la información estadística obtenida de la Herramienta de Control Gerencial, hay 22 actividades que muestran un porcentaje de cumplimiento de 30% o menos, por lo cual debe prestarse especial atención. Sobre estas metas se podría, si se justifica adecuadamente, solicitar un ajuste al Área de Planificación y Control de la Gestión en el mes de junio.
Recaudación
En materia de recaudación efectiva, se destaca que, con la realización de subasta, al finalizar el año 2020 se logró cumplir y superar la meta propuesta de veinte millones de colones; se cerró el año 2020 con una recaudación efectiva de ¢29.113.474,27. Lo que muestra el esfuerzo de las Secciones del Departamento
En este punto también es importante indicar que para finales del año 2020, 42 importadores formalizaron arreglos de pago correspondiente a los DUAS acogidos a la Ley de Alivio Fiscal. Estos arreglos de pago corresponden a un total de
Dirección: Edificio Aduana Central 150 metros al oeste de la Coca Cola en Calle Blancos. San José, Costa Rica - Tel:(506) 2222-9732 - www.hacienda.go.cr
¢5,548,303,969.33. Al mes de mayo 2021 se tiene pendiente de recaudar 2,858,954,383.36.
Destrucciones
Durante el 2020, se continuó con la tarea de destrucciones en los diferentes Depositarios Aduaneros, con el objetivo de disminuir inventarios de mercancía en abandono en los depositarios, junto con el proceso de Subasta Pública Aduanera.
Tránsitos
La Sección de Depósitos de la Aduana ha ejecutado acciones tendientes a mejorar de la depuración de viajes, de manera que el reporte al 15 de abril 2021, se tiene un total de 259 viajes, detallados de la siguiente manera:
• De 2008 a 2020 se tiene un saldo de 153 viajes pendientes • De enero a la segunda quincena de abril 2021, un saldo de 106 viajes
Las razones de los pendientes obedecen a solicitudes de anulaciones o rectificaciones de DUAs a sin resolver, prevenciones no atendidas por los auxiliares, requerimientos de información y cierre de viajes a otras aduanas.
Empresas Zona Franca y Perfeccionamiento Activo: Se debe continuar con la labor de estudios de renuncias, aperturas, habilitaciones, ampliaciones y reducciones de área, verificando el cumplimiento de los deberes y obligaciones de los auxiliares, brindando las recomendaciones y los criterios pertinentes.
Departamento Normativo
Se hizo un gran esfuerzo para confeccionar una base de datos para el Departamento Normativo, debido a que, ninguna de los controles existentes hasta el momento, se encontraba en la condición de dar un dato exacto de los expedientes que se mantenían en trámite en el Departamento, ni tampoco un dato exacto de que tenía asignado cada funcionario, ni el estado real de las gestiones. a. Se identificaron los expedientes activos por tipo, teniendo 3.819 expedientes de procedimientos sancionatorios del artículo 236 de la LGA, 348 expedientes de procedimientos sancionatorios del artículo 242 de la LGA, 219 expedientes de procedimientos ordinarios o determinativos, 490 de la PCF y 771 rectificaciones, entre los datos más relevantes, como se muestra en el siguiente gráfico. b. c.
Dirección: Edificio Aduana Central 150 metros al oeste de la Coca Cola en Calle Blancos. San José, Costa Rica - Tel:(506) 2222-9732 - www.hacienda.go.cr
Expedientes activos por tipo de la Aduana Central al año 2021 4500 3819 4000 3500 3000 2500 2000 1500 771 1000 381 490 348 500 184 19 219 71 21 9 0
Administración de los recursos financieros asignados durante su gestión a la institución o a la Dirección General, Dirección, División, Departamento, Unidad, Área o Procesos de trabajo, a su cargo, según corresponda al Jerarca o Titular Subordinado
En la Aduana Central, la parte de administración de recursos financieros está a cargo de la Dirección Administrativa y Financiera de la DGA.
Sugerencias para la buena marcha de la institución o de la Dirección General, Dirección, División, Departamento, Unidad, Área o Procesos de trabajo, a su cargo, según corresponda al Jerarca o Titular Subordinado, si el funcionario que rinde el Informe lo estima necesario.
• Darle seguimiento al cumplimiento de las metas programadas en el PAO 2021. • Dar prioridad aquellas actividades del PAO que se muestran con el menor avance. • Mantener una capacitación continua a los funcionarios en todas las áreas, para reforzar su conocimiento, su interés, compromiso, motivación para con la Aduana y la Institución, para así alcanzar los objetivos institucionales. • Seguimiento a los pendientes que se llevan en los Departamentos con el fin de atender en forma oportuna cada uno de ellos y entregar lo requerido por la Dirección General de Aduana y demás entes en tiempo y forma. • Dotar de personal calificado al Departamento Normativo, específicamente con especialidad en derecho, para apoyar las funciones sustantivas de ese
Dirección: Edificio Aduana Central 150 metros al oeste de la Coca Cola en Calle Blancos. San José, Costa Rica - Tel:(506) 2222-9732 - www.hacienda.go.cr
Departamento en la emisión de resoluciones y lineamientos, reducir la cantidad de expedientes activos, atender gestiones en tiempo y evitar que acaezca sobre ellos la prescripción, entre otras actividades. • Seguimiento constante a la base de datos del Departamento Normativo, con el fin de que se mantenga actualizada y evitar cualquier tipo de prescripción. • Continuar con la actualización de los manuales de procedimientos internos de cada Departamento. • Continuar apoyando al Puesto Postal en temas de reformas legales y procedimientos informáticos que están en trámite. • Darle continuidad y cumplimiento a los planes especiales que tiene la Aduana, como el de Control Interno, Clima Organizacional y SEVRI.
Estado actual del cumplimiento de las disposiciones o recomendaciones que durante su gestión le hubiera girado algún otro órgano de control externo, según la actividad propia de cada administración.
Durante mi pequeño período de permanencia en la Aduana Central no los hubo.
3. Comentarios y observaciones. (Quien presenta el Informe podrá señalar cualquier otra observación o comentario que considere importante).
Quisiera señalar que las constantes reubicaciones de los funcionarios o jefaturas con periodos de tiempo tan corto, afecta la continuidad y ejecución de proyectos de mejora del servicio de la aduana, por cuanto, se requiere tiempo para conocer el perfil de los funcionarios y el estado los asuntos prioritarios por resolver en la aduana, para empezar a plantear acciones de seguimiento, supervisión y mejora. Los cambios generan un desgaste para los funcionarios y la administración en general de la aduana o dependencia, falta de seguimiento, compromiso y concretización de mejoras importantes y de impacto en las tareas de la aduana, con funcionarios desmotivados y conscientes de la poca supervisión de seguimiento en el cumplimiento de asuntos urgentes y de todo en general, ante el constante cambio de jefaturas. Debe valorarse de una manera objetiva y sistemática, periodos, formas y lineamientos para las reubicaciones de personal, para que respondan a valores agregados reales para la administración.
Dirección: Edificio Aduana Central 150 metros al oeste de la Coca Cola en Calle Blancos. San José, Costa Rica - Tel:(506) 2222-9732 - www.hacienda.go.cr
Hacemos constar que lo indicado en la información consignada en el presente formulario es correcto.
______12/05/2021______Firma del funcionario que deja Fecha Firma del Jefe Inmediato Fecha el cargo
Dirección: Edificio Aduana Central 150 metros al oeste de la Coca Cola en Calle Blancos. San José, Costa Rica - Tel:(506) 2222-9732 - www.hacienda.go.cr