REGULAR COUNCIL MEETING SÉANCE ORDINAIRE November 21, 2016 at 6:00 P.M
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TOWNSHIP OF RUSSELL CANTONDE RUSSELL REGULAR COUNCIL MEETING SÉANCE ORDINAIRE November 21, 2016 at 6:00 p.m. Le 21 novembre 2016 à 18 h Gaston R. Patenaude Hall Salle Gaston R. Patenaude 717 Notre-Dame Street 717, rue Notre-Dame Embrun ON Embrun ON AGENDA L'ORDRE DU JOUR Meeting ID/Identifiant de la réunion: 2016-023 Chair/Président: Pierre Leroux, Mayor/maire Prepared By/Préparé par: Joanne Camiré Laflamme, Clerk/greffière PAGE NO. 1. ROLL CALL APPEL 2. PRAYER PRIÈRE 3. NATIONAL ANTHEM HYMNE NATIONAL 4. ADDITIONS, DELETIONS OR AMENDMENTS ADJONCTIONS, EFFACEMENTS OU MODIFICATIONS 5. ADOPTION OF THE AGENDA ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR Motion to approve the agenda as presented. Motion d'adopter l'ordre du jour tel que présenté. 6. DISCLOSURE OF PECUNIARY INTEREST DÉCLARATION D'INTÉRÊT PÉCUNIAIRE 7. ADOPTION OF MINUTES L'ADOPTION DES PROCÈS-VERBAUX Regular Council Minutes - November 7, 2016 13 - 30 Procès-verbal de la séance ordinaire du conseil - 7 novembre 2016 Motion to approve the following Minutes as presented. Motion d'approuver le procès-verbal tel que présenté. 8. PRESENTATIONS PRÉSENTATIONS 9. DELEGATIONS - PETITIONS DÉLÉGATIONS - PÉTITIONS a. Delegation presented by Harry Baker on behalf of 31 - 37 residents of Forced Road - Paving of Forced Road in Russell for information only Délégation présentée par Harry Baker de la part des résidents du chemin Forced - Pavage du chemin Forced à Russell à titre d'information seulement 10. CONSENT ITEMS POINTS PAR CONSENTEMENT All items listed under the Consent Items will be enacted by one motion. A majority vote is required for the adoption of consent items. There will be no separate discussion of these items unless a request is made prior to the time Council votes on the motion that a consent item is to be separated from the motion. The separated item(s) shall be considered immediately thereafter. Tous les articles énumérés sous la rubrique Articles faisant l’objet d’un consentement seront adoptés par une résolution. Ces articles requièrent un vote majoritaire et ne doivent pas faire l’objet d’une discussion séparée, à moins qu’une demande à cet effet soit faite avant que le conseil vote sur la résolution. Les articles séparés doivent être examinés immédiatement par la suite. Motion that all items listed under Consent Items be received as presented. Motion que tous les documents énumérés sous les points de consentement soit reçus tel que présentés. a. Resolution to support the Prescott-Russell Chamber of 38 Commerce inc. for their annual conference Diner on November 10, 2016 (Council Member Item Nov 7, 2016) Résolution afin de soutenir une demande de contribution financière de la chambre de commerce de Prescott-Russell inc. pour leur souper conférence Regular Council Meeting November 21, 2016 Page 2 of 276 annuel le 10 novembre 2016 (article des membres du conseil le 7 nov 2016) That Council acknowledge receipt of the Prescott- Russell Chamber of Commerce inc. letter received on September 13, 2016 and presented by the Mayor at the Regular Council Meeting of November 7, 2016; and That Council support the Prescott-Russell Chamber of Commerce inc. in the amount of $250 from the Community Grants Fund for their annual conference Diner on November 10, 2016. Que le conseil accuse réception de la lettre de la chambre de commerce de Prescott-Russell inc. reçue le 13 septembre 2016 et présenté par le maire à la séance ordinaire du conseil du 7 novembre 2016; et Que le conseil appui la chambre de commerce de Prescott-Russell inc. au montant de 250 $ du fonds de subventions et contributions communautaires pour leur souper conférence annuel le 10 novembre 2016. b. Minutes of the Limoges Citizens Committee - October 39 - 46 11, 2016 Procès-verbal du comité des citoyens de Limoges - 11 octobre 2016 11. REPORTS FROM DEPARTMENTS AND COUNCIL COMMITTEES RAPPORTS DES DÉPARTEMENTS ET COMITÉS DU CONSEIL a. Sports Dome 60% Design Completion Report & 47 - 90 Preliminary Business Plan - Report CAO 20-2016 Rapport d'achèvement de la conception à 60 % du dôme sportif et plan d'affaire préliminaire - Rapport CAO 20-2016 That Council acknowledge receipt of the 60% design PowerPoint presentation and gives direction to staff to proceed with the 90% design phase which will take into consideration Council’s direction regarding the provisional elements of the project and that; The Farley Group be retained as the pre-selected dome supplier and installer who shall perform work under the successful general contractor upon final award of the dome construction contract. Regular Council Meeting November 21, 2016 Page 3 of 276 Que le conseil accuse réception de la présentation PowerPoint du plan concept à 60 pour cent et donne la directive au personnel de procéder à la phase de conception à 90 pour cent qui tiendra compte de la direction du conseil concernant les éléments provisoires du projet et ; Que le groupe Farley soit retenu en tant que fournisseur et installeur présélectionné qui effectuera les travaux sous la direction du contracteur général suite à l’attribution finale du contrat de construction du dôme. b. New Site Plan Control By-law for the Township of 91 - 159 Russell - Report PD 94-2016 Nouveau règlement du plan d'implantation pour la municipalité de Russell - Rapport PD 94-2016 That Council receive report PD-94-2016 dated November 21, 2017 and approve the proposed by-law at the regular Council meeting. Que le conseil reçoit le rapport PD-94-2011 daté du 21 novembre 2016 et que le règlement proposé sur les plans d’implantation soit approuvé à la réunion régulière du conseil. c. Community Improvement Plan (CIP) Grant Program 160 - 169 Update and a Proposed Amendment to the CIP Area - Report PD 95-2016 Mise à jour du plan de subvention pour le programme d'amélioration communautaire (PAC) et modification proposée aux secteurs désignés du PAC - Rapport PD 95-2016 That Council receive report PD 95-2016 dated November 21, 2016 and that Council approve for staff to proceed with the process to amend the Community Improvement Plan Area to include the area shown on Map 1 in Appendix B. Que le conseil reçoit le rapport PD 95-2016 daté du 21 novembre 2016 et que le conseil approuve que le personnel procède avec le processus pour modifier la zone du plan d’amélioration communautaire pour y inclure la zone indiquée sur la carte 1 de l’annexe B. d. Community Improvement Plan Signage 170 - 177 Regular Council Meeting November 21, 2016 Page 4 of 276 Improvement - Report PD 96-2016 Grant to IDA Pharmacy Plan d'amélioration communautaire pour l'amélioration d'affichage - Rapport PD 96-2016 Subvention pour la pharmacie IDA That Council receive report PD 96-2016 dated November 21, 2016 and that Council approve the award the amount of $1,000 of a Community Improvement Plan – Signage Improvement Grant to IDA Pharmacy. Que le conseil reçoit le rapport PD 96-2016 daté du 17 novembre 2016 et que le conseil approuve l’attribution d’une subvention d’un montant de 1,000$ d’amélioration de l’affichage à la Pharmacie IDA. e. Removal of Part Lot Control - Report PD 99-2016 178 - 184 Properties owned by Tartan Homes Corporation and known as 121, 123, 126 & 128 Boxcar Crescent in Russell Demande de retrait de l'application du contrôle des parties de lots - Report PD 99-2016 Tartan Homes Corporation pour les propriétés ayant comme adresses civiques 121, 123, 126 et 128, cr. Boxcar à Russell That Council receive report PD 99-2016 dated November 21, 2016 and that Council adopts a by-law for the proposed application for the Removal of Part Lot Control submitted by Tartan Homes Corporation, for the parcel of land described Lot 7 on Plan 50M-317, being Parts 1, 2, 3 & 4 on Plan 50R-10551 and known as 126 & 128 Boxcar Crescent in the Village of Russell; and for the parcel of land described as Lot 30 on Plan 50M-317, being Parts 1, 2 & 3 on Plan 50R-10533, and known as 121 & 123 Boxcar Crescent in the Village of Russell. Que le conseil reçoit le rapport PD 99-2016 daté le 21 novembre 2016 et que le conseil adopte le règlement pour une demande de retrait de l’application du contrôle des parties de lot déposée par Tartan Homes Corporation pour la parcelle de terrain décrite comme étant le lot 7 du plan 50M-317, étant les parties 1, 2, 3 & 4 du plan 50R-10551 soit adopté. Les adresses civiques pour les propriétés sont le 126 et 128, cr. Boxcar dans le village de Russell; et pour la parcelle terrain décrite comme étant le lot 30 du plan 50M-317, étant les parties 1, 2 & 3 du plan 50R-10533 soit Regular Council Meeting November 21, 2016 Page 5 of 276 adopté. Les adresses civiques pour les propriétés sont le 121 et 123, cr. Boxcar dans le village de Russell. f. Paylist - October, 2016 185 - 207 Liste des comptes - octobre 2016 That Council receive the paylist for the month of October 2016. Que le conseil reçoit la liste des paiements pour le mois d’octobre 2016. g. Summary of Purchases Awarded Over $25,000 - 208 - 210 Report FS 32-2016 Sommaire des dépenses allouées par soumissions au-delà de 25 000 $ - Rapport FS 32-2016 That Council receive report FS 32-2016 dated November 21, 2016 for information purposes. Que le conseil reçoit le rapport FS 32 -2016 daté du 21 novembre 2016 à titre d’information. h. List of all Sponsorships, Advertising, and 211 - 216 Donations for 2015 - Report FS 33-2016 Liste des commandites, publicité et dons pour 2015 - Rapport FS 33-2016 That Council receive report FS 33-2016 dated November 21st, 2016 for information purpose.