Møteinnkalling
Total Page:16
File Type:pdf, Size:1020Kb
MØTEINNKALLING Utval: Kontrollutvalet i Luster kommune Møtedato: Onsdag 29. april 2020 kl. 12:00 Møtestad: Kommunestyresalen SAKLISTE 4/2020 Godkjenning av møtebok 5/2020 Drøftingssaker, skriv og meldingar 6/2020 Årsrekneskap og årsmelding Luster kommune 2019 7/2020 Årsrekneskap og årsmelding Lustrabadet KF 2019 Eventuelle forfall meldast til kontrollutvalssekretariatet v/Linn Terese Engvik, tlf. 97514635 eller e-post [email protected] Varamedlemmer møter etter nærare avtale. Gaupne, 22. april 2020 Anders Bolstad Linn Terese Engvik Leiar (sign) Sekretariat Kopi: Ordførar Rådmann Oppdragsansvarlig revisor Kontrollutvalet i Luster kommune Sak 4/2020 Godkjenning av møteprotokoll Sakshandsamar Møtedato Saknr Linn Terese Engvik 29.04.2020 4/2020 KONTROLLUTVALSSEKRETARIATET SI INNSTILLING: Møteprotokollen frå møtet 10.2.2020 vert godkjent. VEDLEGG Nr. Dok. Dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 10.2.2020 Sekretariatet for Møteprotokoll frå møtet 10.2.2020 kontrollutvalet 1 Kontrollutvalet i Luster kommune Møtebok Møtedato: 10.02.2020 Møtetid: Kl. 12.00-15.00 Møtestad: Rådhuset, møterom 2.etasje Saksnr.: 1/2020 - 3/2020 Følgjande medlem møtte Parti Anders Bolstad, leiar AP Ernst Veum, nestleiar H, KrF og FrP Anne Lise Haukadal SP Vivian Kvam AP Kjetil Melheim V Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Ugilde Sak Følgjande varamedlem møtte Møteleiar: Anders Bolstad Frå sekretariatet møtte: Linn Terese Engvik, PwC Frå administrasjonen og Rådmann Jarle Skartun (sak 2/2020) politisk leiing møtte: Frå revisjonen møtte: Dokument utlevert i møtet: Rapport frå Deloitte: Forvaltningsrevisjon Innkjøp Luster Kommune (februar 2019) Synfaring: Merknader: Underskrifter: ___________________ ______________________ ___________________ ______________________ ____________________ Møtebok kontrollutvalet i Luster Kommune SAKLISTE 1/2020 Godkjenning av møtebok 2/2020 Drøftingssaker, skriv og meldingar 3/2020 Årsmelding for kontrollutvalet 2019 Sak 1/2020 Godkjenning av møteprotokoll Sakshandsamar Møtedato Saknr Linn Terese Engvik 10.2.2020 1/2020 KONTROLLUTVALSSEKRETARIATET SI INNSTILLING: Møteprotokollen frå møte 12.11.2019 vert godkjent. 10.2.2020 KONTROLLUTVALET Sak 01/20 VEDTAK Møteprotokollen frå møte 12.11.2019 vert godkjent. Samrøystes. Sak 2/2020 Drøftingssaker, skriv og meldingar Sakshandsamar Møtedato Saknr Linn Terese Engvik 10.2.2020 2/2020 KONTROLLUTVALSSEKRETARIATET SI INNSTILLING: Kontrollutvalet tek orienteringar, skriv og meldingar til vitande. 2 Møtebok kontrollutvalet i Luster Kommune VEDLEGG Vedlegg Dok. Dato Avsendar Tittel Nr. 1 8.11.2019 Interimsstyret Vestland Innkalling til konstituerande Revisjon Kommunale møte i representantskapen for Oppgåvefellesskap Vestland Revisjon (utdrag) 2 11.11.2019 Vestland Revisjon Brev - Revisjonshonorar for Kommunale 2020 Oppgåvefellesskap 3 9.1.2020 Rådmann Budsjett 2020 - Tilbakemelding til kontrollutvalet 4 3.2.2020 Sekretariatet Oversikt over vedteke budsjett/ kontrollutvalet sitt framlegg 5 10.1.2020 Skatteoppkrevjaren i a) Årsrapport frå Luster kommune Skatteoppkrevjaren for 2019 b) Skattrekneskap for 2019 6 Desember Arbeidsmiljøutvalet Heiltidskultur - Oppsummering 2019 av kartlegginga frå 2019 7 Januar Luster kommune Eigarskapsmelding 2019 2020 8 20.12.2019 Fylkesmannen i Vestland a) Følgjebrev rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt b) Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt 9 3.2.2020 Sekretariatet Kontrollutvalet i Luster - arbeidsmøte planar for forvaltningsrevisjon og eigarskapskontroll, herunder risiko- og vesentlegheitsvurderingar i samband med dette (utkast) 10 januar 2020 Forum for kontroll og Invitasjon /program tilsyn kontrollutvalgslederskolen 2020 11 januar 2020 Forum for kontroll og Invitasjon/program FKTs tilsyn fagkonferanse 2020 12 februar KPMG Prosjektplan - 2020 Forvaltningsrevisjon SIMAS IKS (ettersendt til kontrollutvalet 6.2.2020) 3 Møtebok kontrollutvalet i Luster Kommune 10.2.2020 KONTROLLUTVALET Orienteringssaker: ● Rådmann orienterte om: ○ Budsjett for Kontrollutvalet for 2020 ○ Årsrapport frå Skatteoppkrevjaren for 2019, herunder komande overføring av skatteoppkrevjarfunksjonen frå kommunane til Skatteetaten. ○ Status på arbeidet med heiltids- og deltidskultur i kommunen ○ Eigarskapsmelding for 2019 ○ Tilsynsrapport frå Fylkesmannen i Vestland vedr. kommunal beredskapsplikt, herunder dei avdekka avvika og oppfølging av desse. ○ Førebels status på rekneskapen for 2019. Rådmannen orienterte om at rekneskapen skal vere avlagt inneverande veke. Det er framleis nokre usikre føringar, men det ser ut til at kommunen vil få eit rimeleg godt resultat for 2019. Rådmann orienterte om at ein håpar at revisjonen vil vere klar innan utgangen av mars, slik at denne kan handsamast på planlagt samling for kommunestyret den 15. og 16. april. Det kan difor vere ønskeleg at andre møte i Kontrollutvalet haldast før dette. Kontrollutvalet fekk høve til å stille spørsmål til rådmannen. ● Sekretariatet orienterte om arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon og plan for eigarskapskontroll. Presentasjon for arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon og eigarskapskontroll vart gjennomgått, herunder forslag til gjennomføring av arbeidsmøte og dagsplan for slikt møte. Drøftingssaker: ● Anne Lise Haukadal og Vivian Kvam gav ei orientering/ oppsummering frå Kontrollutvalskonferansen på Gardermoen 29. og 30. januar. Presentasjonar frå konferansen ligg tilgjengeleg på nett. Kontrollutvalet oppsummerte og drøfta også konferansen på Skei 5. februar, der alle medlemma deltok. ● I fellesmøte for kontrollutvalsleiarane i Sogn i september 2019 vart det lagt opp til gjennomføring av felles forvaltningsrevisjon av SIMAS. Det er no føreslått at slik felles forvaltningsrevisjon utførast under Aurland si rammeavtale med KMPG. Dette er klarert med Vestland Revisjon KO. KMPG har utarbeidd ein prosjektplan (ettersendt til kontrollutvalet pr. e-post den 6.2.2020). Kontrollutvalet drøfta saka med utgangspunkt i prosjektplanen. ● Kontrollutvalet drøfta gjennomføring av arbeidsmøte i samband med utarbeiding av planar for forvaltningsrevisjon og eigarskapskontroll, herunder dagsplan for slikt møte og kven kontrollutvalet ønskjer å gjennomføre samtaler med. ● Kontrollutvalet drøfta mogeleg flytting av andre møte i 2020, som opphavleg er satt til 28. april. Så sant revisjonen er ferdig til det, blir andre møte flytta til 30. mars 2020. Inntil vidare held kontrollutvalet av både 30. mars og 28. april som alternative møtedatoar. Sekretariatet følgjer opp avklaring av endeleg møtedato. ● Kontrollutvalet drøfta deltaking på Kontrollutvalgsskolen 2020 i regi av FKT (21.-22. april 2020) og/eller FKTs fagkonferanse 2020 (3.-4. juni 2020). Nestleiar Ernst Veum 4 Møtebok kontrollutvalet i Luster Kommune vil vurdere å delta på fagkonferansen i juni. Sekretariatet sørgjer for påmelding etter nærare avklaring med Veum. Øvrige forhold: ● Vestland Revisjon KO v/Marianne Vara skulle møte i Kontrollutvalet for å orientere om nye Vestland Revisjon KO. Grunna sjukdom måtte dette avlysast. Sak 02/20 VEDTAK: Kontrollutvalet vedtok at det skal setjast i gang felles forvaltningsrevisjon av SIMAS IKS, og godkjente motteken prosjektplan frå KMPG. Kontrollutvalet vedtok å gjennomføre arbeidsmøte vedr. plan for forvaltningsrevisjon og eigarskapskontroll. Kontrollutvalet tek sikte på å gjennomføre slikt møte den 29. april 2020. Sekretariatet utarbeider oppdatert forslag til dagsplan, og oversender til kontrollutvalet. Før møtedagen gjennomgår sekretariatet eksisterande overordna analyse og planar samt andre relevante dokument, og oppsummerer informasjonen i skriftleg oversending til Kontrollutvalet. Kontrollutvalet tek elles orienteringar, skriv og meldingar til vitande. Samrøystes. Sak 03/2020 Årsmelding for kontrollutvalet 2019 Sakshandsamar Møtedato Saknr Linn Terese Engvik 10.2.2020 2/2020 KONTROLLUTVALSSEKRETARIATET SI INNSTILLING: Kontrollutvalet vedtek utkast til årsmelding for 2019. Årsmeldinga vert sendt til kommunestyret til orientering Sak 03/20 VEDTAK: Kontrollutvalet vedtek årsmelding for 2019. Årsmeldinga vert sendt til kommunestyret til orientering. Samrøystes. 5 Kontrollutvalet i Luster kommune Sak 5/2020 Drøftingssaker, skriv og meldingar Sakshandsamar Møtedato Saknr Linn Terese Engvik 29.04.2020 5/2020 KONTROLLUTVALSSEKRETARIATET SI INNSTILLING: Kontrollutvalet tek orienteringar, skriv og meldingar til vitande. VEDLEGG Vedlegg Dok. Dato Avsendar Tittel Nr. 1 17.2.2020 Skatteetaten Kontrollrapport 2019 vedkomande skatteoppkrevjaren for Luster kommune (med vedlegg) 2 6.2.2020 Den interkommunale Årsmelding for 2019 arbeidsgjevarkontrollen i Sogn 3 5.4.2020 Luster kommune Melding om politisk behandling - årsmelding kontrollutvalet 2019 Orienteringar: Rådmannen orienterer om: ● Covid-19 situasjonen i Luster kommune - status ● Økonomisk status - kvartalsrapport Drøftingssaker: ● Vidare arbeid med plan for forvaltningsrevisjon og plan for eigarskapskontroll, herunder gjennomføring av møtedag (ref. sak 2/2020) Datoen vår Datoen dykkar Sakshandsamar 17.02.2020 Ingrid Elgtvedt 800 80 000 Referansen dykkar Telefon Skatteetaten.no 35585752 Org.nr Referansen vår Postadresse 974761076 2019/6816666 Postboks 9200 Grønland 0134 OSLO Kommunestyret i Luster kommune [email protected] Kontrollrapport 2019 vedkomande skatteoppkrevjaren for Luster kommune 1. Generelt om fagleg styring og kontroll av skatteoppkrevjaren Skatteoppkrevjaren sitt ansvar og mynde følgjer av skattebetalingslova og "Instruks for skatteoppkrevere" av 8. april 2014. Skatteetaten har fagleg ansvar og