TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT DE GROUPES DE CONSULTANTS OU CABINETS POUR DES PRESTATIONS DE COLLECTE, TRAITEMENT ET STOCKAGE DE DONNEES Le projet OIT/SAVABE lance un appel pour recruter un cabinet de consultant ou de groupe des consultants qui constitueront quatre (4) Correspondants Suivi-Evaluation qui seront respectivement basés à , , et Vohémar et mobiliseront 32 Points Focaux de collecte dans les 32 communes d’intervention, pour une période de 6 mois renouvelables.

Projet : OIT/SAVABE - Soutenir les Acteurs de la Vanille au Bénéfice des Enfants Titre de la consultance : Suivi et collecte des données sur les bénéficiaires et mise à jour du DPMS Nombre de lots : Deux (2), avec la possibilité de présenter une offre pour un ou deux lots. Lot 1 : Andapa (9 communes), Vohémar (4 communes) Lot 2 : Antalaha (9 communes), Sambava (10 communes) Organisation : Organisation internationale du Travail (OIT) Durée de service : 6 mois renouvelables sur la base d’une évaluation Type de contrat : Contrat de service Lieu d’affectation : Antalaha/ Andapa/ Sambava/ Vohémar Financement : Projet SAVABE MDG/16/01M/USA

1- CONTEXTE ET JUSTIFICATION

L’Organisation international du Travail met en œuvre le projet intitulé « Soutenir les Acteurs de la Vanille au Bénéfice des Enfants », en partenariat avec la SVI – Sustainable Vanilla Initiative. Le projet est financé par le Département Américain du Travail. L'objectif global du projet est de soutenir les acteurs de la filière vanille en vue de réduire la prévalence du travail des enfants dans ses zones d’intervention dans la région SAVA. Le projet opère sur 32 communes réparties au niveau des 4 districts de la région. Il apportera différents services directs à 15 000 ménages producteurs de vanille, essentiellement sous forme d’appui technique, d’éducation financière et d’insertion aux dispositifs d’appui aux producteurs, ainsi qu’à 450 enfants qui bénéficieront d’appui et de formations professionnelles.

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Pour plus d’impact en matière de lutte contre le travail des enfants le projet intègre dans sa stratégie l’amélioration de la gouvernance de la filière, le renforcement des capacités institutionnelles et la sensibilisation des communautés des zones d’intervention. Les communes d’intervention du projet sont réparties comme suit : District de Sambava: Ambodiampana, , , , , , , , Maroambihy, Andrahanjo

District d’Andapa: Ambalamanasy, Tanandava, , Ambodimanga, , Belaoko Lokoho, Marovato, Ankiakabe Nord

District d'Antalaha: Andampy, Ambalabe, , , , , Lanjarivo, ,

District de Vohémar: , Belambo, ,

Pour éclairer la prise de décision sur la mise en œuvre et la gestion des activités, le projet a développé son Plan Intégral de Suivi et Evaluation (PISE) qui prévoit de mettre sur pied un système de suivi des indicateurs de performance auquel s’insèrent le DPMS (Direct Participants Monitoring System), les CSE (Correspondant de Suivi Evaluation) et les Points focaux de collecte de données (PF). Dans ce cadre, le projet compte recruter des consortiums de consultants ou cabinets pour assurer la collecte des données sur les bénéficiaires et la mise à jour de la base de données DPMS, à travers l’opérationnalisation des CSE et des PF. Ces prestations participent à l’atteinte du résultat n° 5 du projet « Le système de suivi et évaluation du projet est développé et permet de suivre et d’évaluer d’une manière efficace la performance du projet », et contribue ainsi au management du projet SAVABE qui concourt à la mise en œuvre du Programme Pays Travail Décent pour , en particulier la priorité 2 sur « Améliorer la productivité du travail par la promotion du dialogue social, le droit du travail et la sécurité sociale », et « la lutte contre les pires formes de travail des enfants est intensifiée », et « l’application de la législation en faveur du travail décent est renforcée ». Le projet rentre dans le cadre de la réalisation de l’objectif 8 des ODD sur le travail décent et la croissance durable, portant sur l’indicateur 8.7 « Prendre des mesures immédiates et efficaces pour supprimer le travail forcé, mettre fin à l’esclavage moderne et à la traite d’êtres humains, interdire et éliminer les pires formes de travail des enfants, y compris le recrutement et l’utilisation d’enfants soldats. Et, mettre fin au travail des enfants sous toutes ses formes d’ici 2025 ».

2- OBJECTIFS a) Objectifs principal

L’objectif principal visé par les prestations du cabinet de consultants ou le consortium des consultants est de disposer de mécanisme qui permettrait de faire le suivi mensuel des 15 000 ménages et des 450 enfants bénéficiaires directs du projet ainsi que le suivi des différentes activités des CLLTE (Comités locaux de lutte contre le travail des enfants).

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b) Objectifs spécifiques

De façon spécifique, ces prestations permettront d’atteindre les objectifs suivants : Sur la base du PISE déjà développé par le projet,  Appuyer la mise en œuvre du plan de suivi de performance du projet au niveau local (district et commune).  Renforcer les capacités des responsables et structures impliqués dans la collecte de données et au suivi et évaluation de la performance du projet au niveau local (district et commune), notamment les CSE, les PF et les CLLTE.  Assurer les collectes mensuelles et trimestrielles des données et informations relatives aux activités du projet et aux ménages et enfants bénéficiaires directs des services fournis par le projet, à travers la mobilisation des CSE (au niveau des chefs-lieux de districts) et PF (au niveau des communes).  Assurer la saisie des données sous Excel et Access, et la mise en ligne sur le DPMS, l’analyse préliminaire ainsi que l’archivage sur des supports papiers et électroniques des informations et données relatives à la performance du projet, entre autres les données sur les ménages et les enfants bénéficiaires.

3- RESPONSABILITES ET ATTRIBUTIONS DES CONTRACTANTS :

Les contractants participeront à la mise en œuvre du Plan Intégral de Suivi et Evaluation du projet au niveau de leur district et communes d’intervention du projet. A cet effet, à travers la mobilisation des CSE, ils apporteront l’appui technique, en amont, aux experts du projet et, en aval, aux Points Focaux de collecte (PF) dans les communes, aux prestataires de services aux producteurs, aux comités locaux (CLLTE) et organisations partenaires au projet pour renforcer les systèmes de collecte et de suivi-évaluation et de permettre le rapportage fluide des indicateurs du projet. De manière spécifique, leurs responsabilités et attributions seront comme suit : Phase de préparation :  Préparer une note de stratégie et de méthodologie détaillée présentant l’organisation des activités relatives à la sélection des bénéficiaires, à la collecte récurrente des données, saisie et rapportage, ainsi que les outils de collecte de données et le plan de travail budgétisé et les soumettre à l’approbation de l’OIT. Il faut noter que la sélection se fera sur la base des critères de sélection établis au préalable par le projet.  Assurer la formation des agents impliqués au suivi des bénéficiaires, à la collecte et saisie des données et la mise à jour du DPMS, notamment les CSE et les PF. Phase d’enregistrement et de sélection des bénéficiaires :  Réaliser la sélection des ménages candidats, en se servant des formulaires d’enregistrement établis par le projet, et établir les listes des ménages et enfants bénéficiaires et les soumettre à l’approbation par le projet, en coordination avec les experts du projet et les intervenants locaux.

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Phase des activités récurrentes de collecte et de mise à jour du DPMS :  Assurer le suivi individuel des bénéficiaires et la collecte mensuelle des informations leur concernant ainsi que les informations sur les activités du projet, en se servant des formulaires de suivi établis par le projet ;  Assurer la saisie des données concernant les bénéficiaires et les activités ainsi que la mise à jour au quotidien du DPMS, en ligne (DPMMS en ligne) et hors ligne (sous Ms Excel et Ms Access).  Faire les analyses préliminaires des tendances des indicateurs, en produire les rapports tous les deux mois et les soumettre à l’approbation au niveau du bureau du projet.  Assurer l’archivage électronique (sous format PDF ou image) et physique des formulaires remplis.  Participer aux revues des données et formations sur le suivi et évaluation du projet.  Participer aux activités de sensibilisation contre le travail des enfants dans le cadre du projet.  Assurer le recyclage ou suivi formatif des agents impliqués au suivi des bénéficiaires, à la collecte et saisie des données et la mise à jour du DPMS, notamment les CSE et les PF.  Rédiger tous les mois un rapport des travaux relatifs au suivi, collecte de données sur les bénéficiaires et les activités et à la mise à jour du DPMS et le soumettre à l’approbation de l’OIT, suivant les formats de rapport convenu au préalable avec le projet.

4- RESULTATS ATTENDUS

Les résultats attendus des prestations sont les suivants:

 Au début de la prestation, l’enregistrement et la sélection des bénéficiaires sont effectués, en respectant les critères et procédures définies avec le projet.  Les CSE sont formés et préparés à leurs tâches, dans la phase préparatoire.  Les PF sont formés en matière de remplissage des formulaires de collecte, d’assurance qualité et de remontée de données.  Les données et informations relatives aux ménages et enfants bénéficiaires et aux activités du projet sont collectées, tous les mois, en utilisant les formulaires standardisées développées par le projet.  La saisie des données et des informations collectées et la mise à jour du DPMS en ligne sont effectuées d’une manière continue.  Les analyses préliminaires des données sont effectuées et rapportées au bureau du projet, au plus tard tous les trois mois.

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 Les données et informations sur les activités et les bénéficiaires sont correctement archivées et conservées sur des supports papiers et électroniques, en respectant la confidentialité.  La mise en œuvre du plan de Suivi et Evaluation du projet au niveau du district et des communes d’intervention du projet est effective.  Les facteurs de blocage au suivi et évaluation du projet au niveau des zones couverte par les prestations sont identifiés à temps, rapportés et des réponses appropriées sont prises.  La sensibilisation des communautés cibles en matière de lutte contre le travail des enfants est constamment effectuée.

5- LES PRODUITS LIVRABLES Cinq principaux produits livrables sont requis pendant la durée de la prestation.  La note de stratégie et de méthodologie détaillée présentant l’organisation des activités récurrente de collecte, de saisie et de rapportage, les outils de collecte et de remontée de données et le plan de travail budgétisé en version électronique et version imprimée en français validés, avant la mise en œuvre.  Les listes des ménages et enfants bénéficiaires, approuvées par le projet.  Le DPMS en ligne et les bases Excel et Access en offline constamment mis à jour et alimentés avec les informations sur les bénéficiaires et les services.  Un rapport mensuel des travaux relatifs au suivi, collecte de données sur les bénéficiaires et les activités et à la mise à jour du DPMS approuvé.  Un planning et un rapport de collecte de données et de mise à jour du DPMS soumis et validés par l’OIT chaque trimestre, suivant les formats de rapport convenu au préalable avec le projet.

6- AGENDA INDICATIF La durée totale du travail est de 6 mois. Et s’étalera, à titre indicatif, sur la période allant d’Août 2018 à Janvier 2019. L’agenda et les livrables attendus sont détaillés comme suit :  La date de signature du contrat marque le début des prestations de l’organisme ou groupe de consultants.  Dans les 3 jours suivant la signature du contrat une réunion de cadrage devra être tenue pour présenter et affiner la note de stratégie et de méthodologie détaillée décrivant l’organisation des activités et les outils de collecte et de remontée de données ainsi que le plan de travail budgétisé.  Dans les 5 jours suivant la signature du contrat la note de stratégie et de méthodologie finale doit être soumise à la validation de l’OIT.  Dans 10 jours après la signature du contrat, mise en œuvre effectif. A titre indicatif : o Mise en place et mobilisation des CSE et des moyens prévus,

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o Mise en place des sessions de formation des CSE, o Déploiement des CSE au niveau de leur poste respectif, o Identification et mobilisation des PF dans les communes, o Enregistrement et sélection des bénéficiaires, o Réalisation des activités récurrentes : collecte de données, mise en ligne et saisie des données dans les bases Excel, Access et PDMS en ligne.

7- MANAGEMENT ET ORGANISATION

Les prestations seront fournies dans le cadre de contrats de service avec l’OIT, conformément aux règles de procédure en vigueur au sein de l'organisation pour ce type de contrat. La personne désignée comme représentant légal des cabinets ou consortiums de consultants seront les premiers responsables vis-à-vis de l’OIT en ce qui concerne l'organisation et la réalisation des prestations et la livraison des produits et livrables requis. Le ou les contractants doivent assurer la mise en place de leurs agents, notamment les CSE, respectivement au niveau des quatre chefs-lieux de district et des PF. Les PF pourront, dans la mesure du possible, être membres des comités locaux de lutte contre le travail des enfants. Les consultants seront mis sous la supervision générale du Directeur du Projet et sous la supervision directe de l’Expert en suivi-évaluation. Ils travailleront en coordination avec les experts du projet, les prestataires de services, la SVI, les CLLTE et les organisations de base dans leur zone respective, pour recueillir les données et informations concernant les activités et les bénéficiaires et les saisir dans le DPMS, de la phase de sélection à la phase d’évaluation, en passant par la collecte récurrente.

8- CONSIDÉRATIONS ÉTHIQUES

Le ou les contractants ne seront pas membres du personnel de l’OIT. Toutefois, vu leur position de relais du Projet SAVABE au niveau des districts et des communes, ils seront tenus de respecter en toute circonstance les principes de conduite éthique appliqués par le personnel de l’OIT. Les actes répréhensibles tels que les cas de violence envers les enfants, les cas d'exploitation ou de travail des enfants connus ou observés au cours de la période de consultation ne doivent pas être divulgués, mais doivent être rapportés discrètement à la hiérarchie supérieure du projet BIT/SAVABE ou signalés à l’autorité compétente. Le ou les contractants sont tenus, en toutes circonstances, d'éviter d'infliger la dignité des personnes avec lesquelles ils entrent en contact. Le respect des coutumes, des croyances religieuses et des différences politiques, d'origine et de genre est impératif. Le ou les contractants doivent pouvoir démontrer leur capacité et volonté d’éviter les conflits d'intérêts et d’assurer leur objectivité et impartialité dans l'exécution de leur prestation.

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Le ou les contractants doivent respecter et faire respecter la plus stricte confidentialité des données et informations sur les bénéficiaires et les activités du projet. Le ou les contractants sont responsables de la clarté, de la cohérence et de la véracité de la présentation orale ou écrite de l'information qu’ils fournissent à l’OIT.

9- APPUI ET ENCADREMENT

L’Expert en suivi et évaluation du projet donnera une formation, un encadrement et soutien technique aux responsables de collecte, de saisie et de mise à jour du DPMS, sur la base des besoins constatés, pour leur permettre de bien assumer leurs responsabilités. L’organisation des séances de formation devront être pris en charge par le budget alloué dans le cadre des prestations qui font l’objet des présents termes de référence. L’Expert en suivi et évaluation du projet leur partagera pour outils de travail les éléments essentiels du PISE du projet. Il s’assurera que les bases de données Excel, Access et DPMS en ligne développés par le projet soient installées et fonctionnelles sur les matériels informatiques. Dans les cours normaux des activités, les contractants assureront le suivi formatif des agents de collecte, de saisie et de mise à jour du DPMS, notamment les CSE et les PF.

10- PROFIL DES CABINETS OU GROUPES DE CONSULTANTS

Qualifications and Compétences

• La présente mission s’adresse à toute personne morale (ONG, associations, cabinet, consortium de consultants) ayant des compétences confirmées en matière de collecte, traitement et rapportage de données à caractère social, agricole ou économique et disposant des capacités techniques et matérielles pour la réaliser. • Les organismes, cabinet ou groupes de consultants demandeurs devront, de préférence, avoir une implantation dans la région et une bonne connaissance du monde rural de la région SAVA. La composition des membres des organismes, cabinet ou groupes de consultants doit répondre aux exigences requises par le travail proposé Le chef de mission et les consultants qui serviront de CSE devront répondre aux profils suivant : • avoir un diplôme universitaire (licence ou master) en gestion, sociologie, économie, informatique ou un diplôme dans un domaine similaire. Les diplômes de Bac+2 avec plus de 5 ans d’expérience dans les domaines cités pourront être acceptés. • disposer d’au moins un an d'expérience dans la collecte, saisie de données, gestion de base de données ou autres activités liées au suivi et évaluation d’un projet. • avoir de bonnes compétences en informatique, y compris une expérience avérée dans l’utilisation de Ms Access ou Ms Excel. • avoir un bon niveau de Français, à l’écrit comme à l’oral. • avoir une bonne capacité organisationnelle et analytique. • avoir la capacité de travailler sous pression avec un minimum de supervision.

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• disposer d’un bon sens relationnel et ayant l’esprit du travail d’équipe et de résolution pacifique de problèmes. • être aptes aux marches à pieds et à la conduire de moto dans les brousses de la SAVA et aptes à travailler dans des conditions limitées Le chef de mission doit avoir la capacité de diriger et coordonner le travail des membres de l’équipe

11- SOUMISSION DES DOSSIERS DE CANDIDATURE

Si vous souhaitez soumissionner, veuillez envoyer votre dossier de candidature uniquement par courrier électronique à [email protected] mentionnant la référence « recrut_CSE- SAVABE », avant le 23 Juillet à 17 heures. Vous pouvez présenter une offre pour un ou plus de un lot. Votre dossier de candidature devra inclure : 1. Une lettre de soumission qui doit comporter les informations suivantes : a) le nom, la qualité et les coordonnées des personnes clés, b) le ou les lots choisis, c) les montants en Ariary du budget total des prestations et d) la participation matérielle. 2. Une offre technique qui présente les éléments suivants : a) la compréhension de la mission, b) la méthodologie d’intervention, c) le plan de mobilisation des RSE et des AC, d) le plan de sélection des bénéficiaires, e) le plan de collecte, de saisie, d’analyse et rapportage des données, f) les outils de travail, g) le plan de travail incluant le chronogramme, h) l’assurance qualité des données. 3. Une présentation de l’organisme ou groupe demandeur (veuillez remplir la « fiche de préselection » en annexe). 4. Une offre financière détaillées libellée en Ariary comportant, entre autres, les honoraires et les couts liés à la mise en œuvre de la méthodologie (à titre indicatif : les équipements éventuels, les fournitures et consommables, les formulaires de suivi individuel des ménages et des enfants, les frais de communication y inclus la connexion internet pour la saisie des données dans le DPMS en ligne). Le budget doit être présenté sous forme de tableau incluant la désignation, le contenu, le mode de calcul des rubriques (nombre, fréquence, forfait, coût unitaire) et le coût total. 5. Le CV des personnes clés mobilisées daté et mis à jour, avec contact et trois références de chaque. 6. Une copie du diplôme le plus élevé de chaque personne clé.

12- PAIEMENT

Les conditions de paiement, qui restent sujettes à modifications suivant les négociations, sont comme suit :

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1) La première tranche de 20% est décaissée à l'approbation des documents préparatoires clés incluant les outils méthodologiques, 2) La deuxième tranche de 20% est décaissée à l’approbation du premier rapport mensuel et du résultat de la prestation au terme du premier mois d’activité relatifs au suivi, collecte de données sur les bénéficiaires et les activités et à la mise à jour du DPMS approuvé. 3) La troisième tranche de 20% est décaissée à l’approbation du premier rapport trimestriel relatifs au suivi, collecte de données sur les bénéficiaires et les activités et à la mise à jour du DPMS approuvé. 4) La quatrième et dernière tranche de 40% est décaissée à l’approbation des produits livrables finaux 13- PROCEDURE DE SELECTION ET D’EVALUATION DES OFFRES

Un Appel à candidature est d’abord lancé pour les deux lots géographiques : Antalaha, Andapa, Vohémar, Sambava. Chaque demandeur aura la possibilité de présenter une offre pour un ou deux lots.

La sélection se fera en principe en deux (2) phases :

1- une phase de présélection par l’établissement d’une liste restreinte des soumissionnaires les plus qualifiés pour la mission au regard de l’analyse des dossiers de soumission reçus ;

2- une phase de sélection par une interview des soumissionnaires présélectionnés sur la liste restreinte, avec une éventuelle demande de complément d’information, pour déterminer le ou les soumissionnaires à retenir pour les prestations.

L’OIT se réserve le droit de retenir les meilleurs soumissionnaires identifiés lors de présélection s’il le juge utile.

Lors de la phase de présélection, les offres recevables seront évaluées par lot, par un comité d’évaluation composé du CTP, l’Expert en Suivi-Evaluation et la Chargée de programme au sein de l’OIT, en fonction de la qualité technique et du prix de chaque offre technique et le niveau d’organisation le plus adapté au projet.

a) L’offre technique est notée sur 40, en considérant les aspects suivants : - La référence du ou des consultants : expérience dans le domaine, implantation et ou partenariat dans la région, - qualité de la méthodologie proposée, - qualification du personnel proposé : niveau et nature des diplômes, niveau d’adéquation des compétences requises

b) Le prix est noté sur 60 points de la façon suivante : NP = Po / P1 x 60 avec - PO : montant de l’offre la moins distante - P1 : prix proposé de l’offre considérée

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ANNEXE

Ci-après, à titre indicatif, les responsabilités et attributions des agents de collecte au niveau des chefs-lieux de district et des communes, notamment les CSE et les PF.

RESPONSABILITES ET ATTRIBUTIONS DES CSE : Les CSE participeront à la mise en œuvre du Plan Intégral de Suivi et Evaluation du projet au niveau de leur district et communes d’intervention respective. A cet effet, ils vont apporter l’appui technique, en amont, aux experts du projet et, en aval, aux Points Focaux de collecte (PF) dans les communes, aux prestataires de services aux producteurs, aux comités locaux (CLLTE) et organisations partenaires au projet pour renforcer les systèmes de collecte et de suivi-évaluation et de permettre le rapportage fluide des indicateurs du projet.

Les CSE auront spécifiquement les devoirs et responsabilités suivants :

 Participer à la mise à jour des outils de collecte, suivi et rapportage des données et informations sur les activités du projet et sur les bénéficiaires.  Renforcer les capacités des Points Focaux de collecte (PF) et les CLLTE en matière de collecte, d’assurance qualité et de remontée de données, pour s’assurer que ceux-ci font remonter périodiquement et correctement les données suivant le PISE.  Collecter et traiter les données et informations sur les activités et les bénéficiaires, tous les mois, en collaboration avec les PF et les CLLTE.  S’assurer de la qualité et cohérence des données et informations recueillies avant d’en faire la saisie et la conservation et, apporter les mesures correctives nécessaires.  Effectuer continuellement la saisie exhaustive des données sur les bénéficiaires dans les bases de données sous Excel, Access et DPMS en ligne, en utilisant les formulaires remplis par les PF.  Faire les analyses préliminaires des tendances des indicateurs, en produire les rapports trimestriels et les envoyer au niveau du bureau du projet.  Assurer l’archivage électronique (sous format PDF ou image) et physique des formulaires remplis.  Respecter et faire respecter la plus stricte confidentialité des données et informations sur les bénéficiaires et les activités du projet.  Identifier, prévenir et rapporter les facteurs de blocages à la bonne marche de la collecte et suivi des données qui nécessitent des réponses stratégiques.  Participer aux revues des données et formations sur le suivi et évaluation du projet.  Participer aux activités de sensibilisation contre le travail des enfants dans le cadre du projet.

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14- RESPONSABILITES ET ATTRIBUTIONS DES POINTS FOCAUX (PF) :

Les PF auront spécifiquement les devoirs et responsabilités suivants :

 Participer à la mise à jour des outils de collecte, suivi et rapportage des données et informations sur les activités du projet et sur les bénéficiaires.  Participer à l’enregistrement et sélection des bénéficiaires.  Collecter tous les mois les informations sur les ménages et enfants bénéficiaires et les services offerts aux bénéficiaires (et en réunion et en visite à domicile).  Préparer/faire remonter au niveau du CSE de leur zone respective, tous les mois, tous les formulaires de suivi individuel des enfants et ménages bénéficiaires.  Participer aux activités de sensibilisation en matière de lutte contre le travail des enfants dans leur commune d’intervention respective.

Afin de contribuer à une performance positive en matière d’appui aux bénéficiaires les CSE et les PF devront faire preuve d'un haut degré de flexibilité et d'engagement. Il leur est demandé d'être prêts à aller au-delà de cette liste de responsabilités et attributions en faisant montre d’une grande sensibilité et disponibilité à l’égard besoins réels des ménages et enfants cibles et à la lutte contre le travail des enfants.

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