Compartir y gestionar información

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Índice

1 ¿Qué es OpenKM? ...... 4 Recopilar: información 5 Colaborar: compartir y trabajar juntos en proyectos y grupos de trabajo 5 Capitalizar: Convertir el conocimiento en acción 6 Beneficios 6 Algunos datos de OpenKM 7 2 Funcionalidades ...... 10 2.1 Recopilar 10 2.2 Colaborar 11 2.3 Capitalizar 12

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1 ¿Qué es OpenKM?

Las organizaciones producen gran cantidad A diferencia de otras soluciones, el enfoque de de documentos, imágenes y otros tipo de bottom-up de OpenKM permite que las actividades en torno al contenido se utilicen para conectar a las información en formato digital. La búsqueda y personas a otras personas, la información a la localización de esta información implica una información, y las personas a la información ardua tarea que puede llegar a consumir consiguiendo una gestión más eficiente, la mucho tiempo. Además, los usuarios suelen inteligencia colectiva de la organización. guardar los documentos en carpetas en sus OpenKM es un repositorio de gran valor de los activos propios ordenadores. Nadie sabe qué de información corporativa que facilita la creación de conocimiento para una mejor toma de decisiones. información hay en toda la organización y qué información es necesaria. Gestionar con OpenKM da como resultado:  una mejora de la productividad, gracias a la OpenKM integra en una única plataforma interacción y actividades compartidas, documental todas las funcionalidades para crear y gestionar documentos (tanto para su archivo como  una mayor eficiencia de costes, para su búsqueda y recuperación)  una mejor relaciones con los clientes, OpenKM proporciona un sistema inteligente con  un ciclo de ventas más rápido, capacidades completas de gestión documental incluyendo el control de versiones, metadatos, escaneo,  una reducción del tiempo de la puesta del comentarios, foros sobre el documento, workflow, etc.. producto al mercado.

El “drama” de encontrar información/documentos

NO TENGO TIEMPO NO PUEDO ENCONTRARLO SEGURO QUE LO TENEMOS

Con OpenKM puede  Recopilar la información de cualquier fuente digital.

 Colaborar entre colegas para la elaboración de documentos y la gestión de proyectos.

 Capitalizar el conocimiento acumulado, para una mejor visión estratégica, de la propia organización.

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Los empleados cuentan con una herramienta Reduce el tiempo en investigación e incrementa la personalizada que formenta la colaboración, el colaboración y el aprendizaje aprendizaje y la reutilización

Por su fácil uso, la aplicación se integra facilmente en Los empleados aprenden rápidamente y la el entorno de trabajo organización evita un costoso proceso del cambio

La organización dispone de una herramienta para La organización puede optimizar los procesos de evaluar el comportamiento de los empleados Gestión de Conocimiento según sus necesidades

Utilizar OpenKM resulta muy sencillo gracias a una interfaz de usuario intuitiva y de fácil manejo que permite permite crear capital intelectual - tanto explícito como tácito - como un subproducto natural de la actividad personal y del trabajo en equipo

Recopilar: información Colaborar: compartir y trabajar juntos en proyectos y grupos de trabajo OpenKM captura la información de cualquier fuente digital, incluyendo correo electrónico, Microsoft Office, OpenKM permite a los usuarios recibir y distribuir de OpenOffice, PDF, AutoCAD, etc. Además, a través del manera eficiente la información necesaria según su interfaz de aplicaciones, cualquier aplicación puede perfil en el sistema. integrarse con OpenKM actuando como productor o OpenKM mejora la productividad del personal mediante consumidor de información. la asignación de flujos de trabajo diario a cada usuario Toda la información se recopila y almacena para que pueda ser visualizada y utilizada con rapidez en una única plataforma accesible desde cualquier lugar.

Los equipos de trabajo pueden enriquecer y modificar los documentos compartidos, editar la información de cualquier tipo de archivo y la vinculación de un documento final a todos los materiales de apoyo.

Además, los agentes de búsqueda de OpenKM (canales personalizados para cada usuario) entregan a cada usuarios contenidos de alta calidad que le son necesarios para el desarrollo de su trabajo.

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Capitalizar: Convertir el conocimiento en acción

OpenKM convierte la información en capital intelectual y en activos valiosos para la organización. ayudando a las organizaciones aprovechar plenamente su potencial de conocimiento con un solo clic.

OpenKM incluye herramientas de administración para la definición de roles y perfiles de usuarios, controles de acceso, cuotas de usuario, nivel de seguridad de documentos, detalle del logs de actividad y administración de workflows entre otros

OpenKM mejora la productividad del personal mediante la asignación de procesos de trabajo diario a cada usuario ofreciendo de esta forma los de altas tasas de adopción Estos procesos automáticos permiten enriquecer y controlar el capital intelectual de la organización.

Beneficios

 AHORRO  PRODUCTIVIDAD OpenKM es una aplicación web que utiliza Facilita la rápida localización de estándadres y tecnologías Open Source. Su documentos y fomenta la práctica del flexible sistema de licencias y su gran intercambio de información entre los robustez y estabilidad permiten unos costes usuarios. Sencilla configuración de muy ajustados y competitivos. notificaciones, procesos, rutinas de trabajo y de revisión  INTEGRACIÓN OpenKM se integra con terceras  SEGURIDAD aplicaciones, lo que permite tener un punto Cada usuario o grupo puede gestionar de acceso único a todo el núcleo sencillamente la información que desea informacional de la organización hacer pública y crear “carpetas inteligentes” con propiedades configurables.  FACILIDAD DE USO El antivirus incorporado y la extrema Instalación sin necesidad de ningún tipo de robustez del sistema garantizan la software cliente. Acceso desde la Nube a la integridad de los datos almacenados información mediante un navegador internet. Soporte para iPhone y Android. Rápida  OPTIMIZACIÓN curva de aprendizaje. Traducido a más de Para una mejor optimización de procesos 35 idiomas OpenKM dispone de herramientas que permiten evaluar y auditar el  INNOVACIÓN comportamiento de los usuarios y grupos, En un entorno empresarial muy competitivo así como el uso de documentos es importante fomentar el desarrollo del capital intelectual de la empresa, la colaboración y la reutilización de recursos

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Con OpenKM

 Las organIzaciones tienen concentrado todo su capital intelectual

 La información está categorizada

 Los usuarios tienen acceso a la información según sus necesidades y rol dentro de la organización

Algunos datos de OpenKM

 Más de 4000 instalaciones en todo el mundo  Un promedio de 7000 downloads de la versión Community

 Traducido a 35 idiomas

 Más de 8000 miembros en la Comunidad de OpenKM  30 socios en el desarrollo de la aplicación

 Partners en todos los continentes

 Referente en Google como aplicación de gestion documental,

apareciendo en las primeras posiciones

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www.dgt.es www.europarl.europa.eu

www.senado.gob.mx www.cenatic.es

www.sernageomin.cl www.madrid.org www.inteco.es

www.cantv.com.ve www.smm.org www.valencia.es www.organojudicial.gob.bo

www.aransalut.net www.bom.gov.au

www.almashfa.com www.capiosanidad.es www.bwindihospital.com

www.osler.org www.gis.a-star.edu.sg www.totalmed.com.mx

phoenixbio.co.jp www.ophthalmed.com

www.vivopharm.com.au www.seeo.org www.uc.edu www.paris-sorbonne.fr

www.uib.es www.madrealberta.com www.socraticarts.com

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www.indorama.com www.greenbearcorp.com www.mediage.nl

www.millwardbrown.com www.italdesign.com www.factorenergia.com

www.nov.com www.forestdigital.es

www.lafarge.com www.homex.com.mx www.ufds.dk

www.prodigyconsultores.com www.7i.net.sa www.norwin.dk

www.abd-ong.org

www.tpg.com.au www.primebet.com.mt www.possehlelectronics.com

www.toucancapital.com/ www.pivotpointsecurity.com www.amicorp.com

www.gusparo.com www.jbcm.com www.ieb.com.co

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2 Funcionalidades

Para información más actualizada ver: http://openkm.com/es/producto/funcionalidades.html

 Importación de texto, html y los attachments 2.1 Recopilar  Captura de metadatos  Importación automática y ordenación por Cliente filtros  Cliente Web: puede acceder a sus  Sincronización con Google Contacts documentos desde cualquier lugar, no se  Importación de ficheros eml y msg precisa instalar software cliente  Rápida y agradable interface de usuario 1D / Códigos de barras lineales utilizando AJAX  Codebar  Funciona con los navegadores mas  Code 39 populares: , , ,  Code 93 , Chrome.  Code 128  Previsualización de ficheros multimedia.  EAN-8 and EAN-13  Configuración del idioma por defecto.  ITF  Administración Web  UPC-A and UPC-E  WebDAV  RSS-14  Drag & drop ( ficheros o documentos) desde  RSS Expanded el escritorio  Extensible a otros formatos.  Soporte para iPhone i Android

Microsoft Office Add-in 2D / Códigos de barras de dos dimensiones  MS Outlook Add-in  Data Matrix  MS Word Add-in  PDF 417  MS Excel Add-in  QR Code  MS PowerPoint Add-in  Aztec  Extensible a otros formatos. Openoffice Office Add-on  OpenOffice Addon es compatible desde la Antivirus versión 3.2  Escaneo de todos los documentos subidos en busca de virus. (Previene de añadir OCR documentos con virus en el repositorio).  Escanea y asegura el almacenamiento de todos los documentos en papel Desktop Sync  OCR ilimitado  Sincronizar automáticamente o  Lee binarios, escala de grises o imágenes manualmente carpetas de OpenKM y el en color. escritorio de un computador personal.  Extracción de texto, soporte con diccionarios inglés, francés, italiano,  Importar carpetas desde un computador alemán, español y holandés. personal a OpenKM.  Búsqueda de datos en TIFF. Factura electrónica

Email  Extracción de las facturas en formato "XML"  Captura del correo electrónico desde un  Validación de la factura mediante firma servidor IMAP, Pop3 digital  Configuración de la cuenta de usuario  Descarga de la E-factura en formato PDF  Envío de notificaciones

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2.2 Colaborar

Gestión de documentos  Imágenes.  DICOM.  Subida masiva de documentos utilizando ficheros ZIP Control de versiones  Descarga de carpetas como ficheros ZIP  Bloqueo / Desbloqueo de documentos  Basado en el modelo check-in / check-out  Gestión de favoritos  Permite añadir comentarios a las versiones  Seleccionar carpeta de inicio por defecto  Permite acceder a versiones anteriores del  Soporte para plantillas de documentos documento  Documentos personales para cada usuario  Permite restaurar versiones anteriores del  Papelera de reciclaje para cada usuario documento  Notificación de eventos por correo  Permite compactar el histórico para liberar electrónico (cuando se producen cambios) espacio  Envío de la url del documento por correo electrónico Tablón  Envió del documento por correo electrónico  Vista de usuario (documento editados, (attachment ) bloqueados, descargados, suscritos, últimos  Notas en los documentos modificados, últimos subidos).  Mensajería (compartir consultas/  Vista general (documentos mas vistos/ suscripciones/enviar mensajes a usuarios) modificados; la última semana / mes; último  Servicio de chat subidos, últimos modificados  Extracción de metadatos de los documentos  Novedades de usuarios (agente de  Identificador único del documento búsqueda)  Tags de usuario  Vista de workflow  Tags del thesaurus  Vista de correo electrónico (nuevos correos  Nube de tags y attachments)  Clasificación por categorías  Nube de documento, búsqueda y  Grapado ( documentos / carpetas / correos navegación electrónicos )  Servicio RSS  Foros  Openmeetings (videoconferencia)  Generación de documentos con asistente (conjuntamente con formularios y Workflow documentos se genera un documento final  Permite crear complejos workflows con los valores)  Workflow de revisión, aprobación,  Marca de agua en documentos ( texto o validación imagen )  Soporta de workflows paralelos y en serie.  Catalogación automática programable  Permite asignar tareas a grupos o usuarios  Extracción inteligente de palabras claves  Desde el tablón se puede monitorizar las  Operaciones con múltiples ficheros tareas de workflow, estado y proceso.  Conversor de voz a texto  Notificación de mensajes de correo  Alertas de Expiración de documentos configurables.  Live edit.  Permite lanzar un workflow automáticamente desde una carpeta o tipo Previsualización de documentos de documento determinado  AutoCAD.  MS Office family. Gestión de tareas  Open Office family.  Permite crear tareas.  Ficheros PDF.  Asignar, controlar y completar tareas.  Fichero de vídeo y sonido.

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 Gestionar estados y proyectos relacionados Calendario con tareas.  Crear tareas.  Notificaciones de mensajes de correo  Mover o modificar la duración de las tareas. configurables  Vista por mes, semana o día.

2.3 Capitalizar

Motor de búsqueda  Internacionalización de los valores de los metadatos.  Búsquedas de documentos por contenido,  Permite ordenar la posición de cómo nombre de fichero, palabras clave, fecha de aparecen los metadatos en la interfaz de modificación, autor tipo de documento. usuario.  Automáticamente indexa documento subidos en formato: Text, HTML, RTF, XML, Thesaurus PDF, OpenOffice.org, MS Office, MS Office 2007, JPEG EXIF, MP3 ID3  Vista de los documentos en la estructura del  Búsquedas por sinónimos. thesaurus  Búsquedas ordenadas por relevancia  Extracción automática de palabras clave  Búsquedas utilizando propiedades de grupo  Módulo de entrenamiento basado en skos y (metadatos) documentos de entrenamiento  Permite almacenar y compartir consultas  Búsquedas avanzadas utilizando XPATH y Seguridad SQL  Plug-in para autentificación basado en  Novedades de usuario JAAS  Búsquedas a partir de una estructura de  Soporte para LDAP, Active Directorio, directorios jerárquica DBMS, etc... (mediante un fichero de  Permite seleccionar los objetos de configuración). Por defecto OpenKM se búsqueda, carpetas, correos electrónicos o proporciona con una base de datos documentos embebida.  Permite utilizar los tags de usuario para  Lista de control de acceso granular localizar documentos  Flexibilidad en la opción de herencia de las  Permite utilizar metadatos para localizar listas de control de acceso. documentos  Seguridad por usuario y roles  Opciones de búsqueda simple y avanzada  Permisos en documentos y carpetas  Permite ordenar los resultados según varios  Quedan registradas todas operaciones del criterios usuario  Opciones de descarga o ir a la ubicación de  Soporte para comunicaciones SSL. un documento desde la vista de resultados  Criptografía ( encriptar y desencriptar  Soporte para Stemming, stopwords y documentos ) sinónimos  Firma electrónica  Servicio push de novedades (basado en las consultas de usuario). Administración

 Auditoría completa del usuario (log trace). Todas las operaciones del usuario quedan Propiedades de grupo (metadatos) registradas y almacenadas en una base de  Puede añadir sus propias propiedades de datos. grupos al sistema (metadatos).  Mostrar usuarios logeados  Admite distintos formatos: inputs, listas  Desbloquear y cancelar documentos simples, listas de seleccion múltiple, text editados areas.  Vista del repositorio

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 Búsquedas avanzados utilizando XPATH y Integración SQL  Kofax  Detalle del log de actividad  Abby Flexicapture  Importar documentos / carpetas desde el  Flexibar sistema de ficheros  2D barcode reader  Exportar el repositorio al sistema de  Active Directory ficheros  LDAP  Administración del workflow  CAS (authentication  Reports (jasper)  Canon IW DS.  Importación del thesaurus (formatos owl o  Integración con otro software utilizando rdf ) WebServices.  Vista de los parámetros de configuración  Integración con otro software utilizando  Cuotas de usuario CMIS.  Perfiles de usuario ( funcionalidades a las  Integración con otro software utilizando que puede acceder un usuario ) Rest.  Programador de tareas ( scheduler )  Sincronización automática con el escritorio  Tareas inteligentes. de windows y .  Macros.  SDK for .NET

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