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Universidad De Guayaquil Facultad De Ingenieria Industrial Departamento Académico De Titulación

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Universidad De Guayaquil Facultad De Ingenieria Industrial Departamento Académico De Titulación UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE TITULACIÓN TRABAJO DE TITULACIÓN PREVIO A LA OBTENCION DEL TÍTULO DE LICENCIADA EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN. ÁREA MODELAMIENTO DE PROCESOS TEMA “MODELAMIENTO DE PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL A INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE NIVEL MEDIO (COLEGIOS) UTILIZANDO EL SOFTWARE OPENKM”. AUTORA ESPINOZA CORTEZ KARLA DENNISE DIRECTOR DEL TRABAJO ING.CIV. CARVACHE FRANCO ORLY DANIEL, MSC. 2018 GUAYAQUIL – ECUADOR ii DECLARACION DE AUTORÍA “La responsabilidad del contenido de este trabajo de titulación, me corresponde exclusivamente y el patrimonio intelectual del mismo a la Facultad de Ingeniería Industrial de la Universidad de Guayaquil” Espinoza Cortez Karla Dennise C.C. 0940414865 iii DEDICATORIA Gracias a Dios este trabajo va dedicado a mi mamá quien fue la persona que estuvo conmigo desde el inicio y final de la carrera dándome ánimo y aconsejándome siempre que todo con perseverancia se puede lograr y creyó en mí siempre, y a los maestros y compañeros que me brindaban sus conocimientos en este proyecto. iv AGRADECIMIENTO Mi agradecimiento principal es para Dios sin el este logro no lo hubiera realizado, a mi mamá Margarita Cortez, hermanas que siempre me apoyaron dándome ese impulso de que siga adelante a mi enamorado Gilson Mendoza por estar conmigo en toda esta etapa de mi vida logro concluir esta esperada y anhelada meta de obtener mi título. v ÍNDICE GENERAL N° Descripción Pág. PRÓLOGO 1 INTRODUCCIÓN 3 CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO N° Descripción Pág. 1.1 ¿Qué es una Gestión Documental? 6 1.1.1 Ventajas de implementar un SGD 6 1.2 Gestión documental en las organizaciones 7 1.3 La organización documental 8 1.4 Ordenación 9 1.5 OpenKM 9 1.5.1 Funcionalidades de OpenKM 10 1.5.1.1 OpenKM 10 1.5.1.2 OpenKM – Otras fuentes indicaron 10 1.5.1.3 Ventajas de OpenKM 11 1.6 Software libre 12 1.7 Gestión de la información con OpenKM 12 1.7.1 ¿Qué documentos permite indexar OpenKM? 13 1.8 Workflows 13 1.9 Introducción a las bases de datos 13 1.10 Sistema de administración de bases de datos (DBMS) 14 1.10.1 MySQL Workbench 14 1.10.2 Su diseño 15 1.11 Sistemas de archivos manuales 15 1.12 Gestión por procesos 16 vi N° Descripción Pág. 1.13 Gestión de archivos 16 1.14 Gestión Documental 16 1.15 Modelamiento visual de procesos 17 1.16 Definición de almacenamiento 17 1.17 Documentación 17 1.18 ¿Por qué documentar? 18 CAPÍTULO II METODOLOGÍA N° Descripción Pág. 2.1 Análisis de la investigación 19 2.2 Técnica de observación 19 2.2.1 Recolección de datos 20 2.2.2 Introducción utilizadas en la investigación 20 2.2.3 Encuestas realizadas 20 2.3 Métodos de investigación 21 2.3.1 Fuentes de técnicas de investigación 21 2.3.2 Fuente Primaria 22 2.4 Población encuestada 23 2.5 Tipo de investigación 23 2.6 Métodos de investigación 24 2.7 Procedimientos de investigación 24 2.8 Encuestas 25 2.9 Elaboración de diagramas de flujos 34 CAPÍTULO III PROPUESTA N° Descripción Pág. 3.1 Tema 38 vii N° Descripción Pág. 3.1.1 Objetivos 38 3.2 Elaboración del proyecto 38 3.3 Funcionalidades 39 3.4 Requerimientos del sistema 40 3.4.1 Software 40 3.4.2 Hardware 40 3.4.3 Su acceso 40 3.5 Factibilidad Operacional 40 3.6 Factibilidad Económica 41 3.6.1 Factibilidad Técnica 41 3.7 Problema actual 41 3.8 Solución a la propuesta 41 3.9 Simbología aplicada casos de uso 42 3.9.1 Diagrama de Casos de uso 42 3.9.2 Actores que intervienen diagrama caso de uso 43 3.10 Conclusiones y Recomendaciones 54 3.10.1 Conclusiones 54 3.10.2 Recomendaciones 54 ABREVIATURAS 56 GLOSARIO DE TÉRMINOS 57 ANEXOS 58 BIBLIOGRAFÍA 75 viii ÍNDICES DE CUADROS N° Descripción Pág. 1 Población encuestada 23 2 Respuesta a la Pregunta 1 25 3 Respuesta a la Pregunta 2 26 4 Respuesta a la Pregunta 3 27 5 Respuesta a la Pregunta 4 28 6 Respuesta a la Pregunta 5 29 7 Respuesta a la Pregunta 6 30 8 Respuesta a la Pregunta 7 31 9 Respuesta a la Pregunta 8 32 10 Respuesta a la Pregunta 9 33 11 Caso de uso actores 42 12 Caso de uso gestión documental 44 13 Caso de uso solicitud de matrícula 45 14 Caso de uso sistema de pago 46 15 Caso de uso ingreso de notas-registro 47 ix ÍNDICES DE IMÁGENES N° Descripción Pág. 1 Área del colegio 22 2 Caso de uso actores 42 3 Área de trabajo 47 4 Pantalla de ingreso 48 5 Subir un documento 48 6 Notificar a los usuarios 49 7 Selección de usuarios 49 8 Búsqueda por palabras claves 50 9 Bloqueo de un documento 50 10 Inserción de documentos 51 11 Ingreso de palabras 51 12 Formas de búsqueda 52 13 Selección de búsqueda 52 14 Crear usuarios 53 15 Lista de usuarios registrados 53 x ÍNDICES DE DIAGRAMAS N° Descripción Pág. 1 Arquitectura de OpenKM 11 2 Proceso de pago 34 3 Retiro de un documento 35 4 Proceso de pago (ASIS) 35 5 Proceso de pago (TOBE) 36 6 Entrega de documento (ASIS) 36 7 Entrega de documento (TOBE) 37 8 Gestión documental 43 9 Caso de uso solicitar matrícula 44 10 Caso de uso sistema de pago 45 11 Caso de uso ingreso de notas 46 xi ÍNDICES DE GRÁFICOS N° Descripción Pág. 1 Pregunta N° 1 25 2 Pregunta N° 2 26 3 Pregunta N° 3 27 4 Pregunta N° 4 28 5 Pregunta N° 5 29 6 Pregunta N° 6 30 7 Pregunta N° 7 31 8 Pregunta N° 8 32 9 Pregunta N° 9 33 xii ÍNDICES DE ANEXOS N° Descripción Pág. 1 Encuestas realizadas 59 2 Cronograma 61 3 Instalaciones de UBUNTU 63 4 Instalaciones de JAVA 66 5 Instalaciones de OpenKM 74 xiii AUTOR: ESPINOZA CORTEZ KARLA DENNISE TEMA: MODELAMIENTO DE PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL A INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE NIVEL MEDIO (COLEGIOS) UTILIZANDO EL SOFTWARE OPENKM. DIRECTOR: ING. CIV. CARVACHE FRANCO ORLY DANIEL, MSC. RESUMEN El objetivo de este proyecto es modelar los procesos documentales manuales de las instituciones educativas que existen aún en la actualidad, los documentos son parte fundamental en toda organización este modelamiento se realizara por medio de OpenKM un sistema de gestión documental que permitirá optimizar los procesos esto ayudara a que los servicios brindados sean de mayor calidad y contando también con las ventajas que un sistema de gestión documental ofrece es la seguridad de mantener un documento, que la búsqueda sea más rápida y ágil y este a disposición del usuario al momento de ser solicitada, eliminar recursos innecesario como costos de manera interna y externa de la institución, liberar espacios en las oficinas ya que se manejan electrónicamente ahorrar tiempo y que exista orden y transparencia en la documentación ya que por medio de las respectivas investigaciones realizadas se pudo conocer más sobre las problemáticas por medio de los encuestados, y por las visitas al colegio se observó cómo se llevaba a cabo la gestión documental manual ocasionando estos retrasos como perdidas de documentos y no encontrar la información al momento que se la requería, el modelamiento de proceso de gestión documental da solución a los procesos mejorando su rendimiento logrando que el ambiente de trabajo se lleve de una manera más cómoda y en un solo espacio. El sistema de gestión documental ayuda a que la información este más estructurada y tenga un mejor acceso a la información. PALABRAS CLAVES: Gestión, Documento, Procesos, Información, Optimización, Modelamiento. Espinoza Cortez Karla Dennise Ing. Civ. Carvache Franco Orly Daniel, Msc. C.C: 0940414865 Director del Trabajo xiv AUTHOR ESPINOZA CORTEZ KARLA DENNISE SUBJECT: MODELING OF DOCUMENTARY MANAGEMENT PROCESS TO EDUCATIONAL INSTITUTIONS OF AVERAGE RESOURCES (HIGH SCHOOLS) USING OPENKM SOFTWARE. DIRECTOR: C. E. CARVACHE FRANCO ORLY DANIEL, MSC. ABSTRACT The objective of this project is to model the manual documentary processes of educational institutions that still exist today, documents are a fundamental part of any organization. This modeling will be done through OpenKM, a document management system that will optimize the processes and they will help that the services provided would be of higher quality and also getting the advantages that a document management system offers is the security of maintaining a document, that the searching be faster and more agile and it is available to the user at the moment of being requested, eliminating unnecessary resources such as costs internally and it is externally from the institution, freeing space in offices as they are handled electronically, saving time, and that there may be an order and transparency in the documentation because through the respective investigations it was possible to know more about the problems through the respondents, and by the visits to the school was observed how the manual document management was carried out, causing these delays as loosing of documents and not finding the information when it was required, the modeling of the document management process gives solution to the processes, improving their performance, achieving that the work environment be carried out in a more comfortable way and in a single space. The document management System helps the information be more structured and has better access to information KEY WORDS: Management, Document, Processes, Information, Optimize, Modeling. Espinoza Cortez Karla Dennise C. E. Carvache Franco Orly Daniel, Msc. I.D: 0940414865 Director of Work PRÓLOGO La tecnología en la actualidad plantea múltiples beneficios en todos los ámbitos, el desarrollo de este trabajo realizara un modelamiento proceso de gestionar documentos que se llevan a cabo en los colegios.
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