UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE TITULACIÓN
TRABAJO DE TITULACIÓN PREVIO A LA OBTENCION DEL TÍTULO DE LICENCIADA EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
ÁREA MODELAMIENTO DE PROCESOS
TEMA “MODELAMIENTO DE PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL A INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE NIVEL MEDIO (COLEGIOS) UTILIZANDO EL SOFTWARE OPENKM”.
AUTORA ESPINOZA CORTEZ KARLA DENNISE
DIRECTOR DEL TRABAJO ING.CIV. CARVACHE FRANCO ORLY DANIEL, MSC.
2018 GUAYAQUIL – ECUADOR ii
DECLARACION DE AUTORÍA
“La responsabilidad del contenido de este trabajo de titulación, me corresponde exclusivamente y el patrimonio intelectual del mismo a la Facultad de Ingeniería Industrial de la Universidad de Guayaquil”
Espinoza Cortez Karla Dennise C.C. 0940414865
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DEDICATORIA
Gracias a Dios este trabajo va dedicado a mi mamá quien fue la persona que estuvo conmigo desde el inicio y final de la carrera dándome ánimo y aconsejándome siempre que todo con perseverancia se puede lograr y creyó en mí siempre, y a los maestros y compañeros que me brindaban sus conocimientos en este proyecto.
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AGRADECIMIENTO
Mi agradecimiento principal es para Dios sin el este logro no lo hubiera realizado, a mi mamá Margarita Cortez, hermanas que siempre me apoyaron dándome ese impulso de que siga adelante a mi enamorado Gilson Mendoza por estar conmigo en toda esta etapa de mi vida logro concluir esta esperada y anhelada meta de obtener mi título.
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ÍNDICE GENERAL
N° Descripción Pág. PRÓLOGO 1 INTRODUCCIÓN 3
CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO
N° Descripción Pág. 1.1 ¿Qué es una Gestión Documental? 6 1.1.1 Ventajas de implementar un SGD 6 1.2 Gestión documental en las organizaciones 7 1.3 La organización documental 8 1.4 Ordenación 9 1.5 OpenKM 9 1.5.1 Funcionalidades de OpenKM 10 1.5.1.1 OpenKM 10 1.5.1.2 OpenKM – Otras fuentes indicaron 10 1.5.1.3 Ventajas de OpenKM 11 1.6 Software libre 12 1.7 Gestión de la información con OpenKM 12 1.7.1 ¿Qué documentos permite indexar OpenKM? 13 1.8 Workflows 13 1.9 Introducción a las bases de datos 13 1.10 Sistema de administración de bases de datos (DBMS) 14 1.10.1 MySQL Workbench 14 1.10.2 Su diseño 15 1.11 Sistemas de archivos manuales 15 1.12 Gestión por procesos 16 vi
N° Descripción Pág. 1.13 Gestión de archivos 16 1.14 Gestión Documental 16 1.15 Modelamiento visual de procesos 17 1.16 Definición de almacenamiento 17 1.17 Documentación 17 1.18 ¿Por qué documentar? 18
CAPÍTULO II METODOLOGÍA
N° Descripción Pág. 2.1 Análisis de la investigación 19 2.2 Técnica de observación 19 2.2.1 Recolección de datos 20 2.2.2 Introducción utilizadas en la investigación 20 2.2.3 Encuestas realizadas 20 2.3 Métodos de investigación 21 2.3.1 Fuentes de técnicas de investigación 21 2.3.2 Fuente Primaria 22 2.4 Población encuestada 23 2.5 Tipo de investigación 23 2.6 Métodos de investigación 24 2.7 Procedimientos de investigación 24 2.8 Encuestas 25 2.9 Elaboración de diagramas de flujos 34
CAPÍTULO III PROPUESTA
N° Descripción Pág. 3.1 Tema 38 vii
N° Descripción Pág. 3.1.1 Objetivos 38 3.2 Elaboración del proyecto 38 3.3 Funcionalidades 39 3.4 Requerimientos del sistema 40 3.4.1 Software 40 3.4.2 Hardware 40 3.4.3 Su acceso 40 3.5 Factibilidad Operacional 40 3.6 Factibilidad Económica 41 3.6.1 Factibilidad Técnica 41 3.7 Problema actual 41 3.8 Solución a la propuesta 41 3.9 Simbología aplicada casos de uso 42 3.9.1 Diagrama de Casos de uso 42 3.9.2 Actores que intervienen diagrama caso de uso 43 3.10 Conclusiones y Recomendaciones 54 3.10.1 Conclusiones 54 3.10.2 Recomendaciones 54
ABREVIATURAS 56 GLOSARIO DE TÉRMINOS 57 ANEXOS 58 BIBLIOGRAFÍA 75
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ÍNDICES DE CUADROS
N° Descripción Pág. 1 Población encuestada 23 2 Respuesta a la Pregunta 1 25 3 Respuesta a la Pregunta 2 26 4 Respuesta a la Pregunta 3 27 5 Respuesta a la Pregunta 4 28 6 Respuesta a la Pregunta 5 29 7 Respuesta a la Pregunta 6 30 8 Respuesta a la Pregunta 7 31 9 Respuesta a la Pregunta 8 32 10 Respuesta a la Pregunta 9 33 11 Caso de uso actores 42 12 Caso de uso gestión documental 44 13 Caso de uso solicitud de matrícula 45 14 Caso de uso sistema de pago 46 15 Caso de uso ingreso de notas-registro 47
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ÍNDICES DE IMÁGENES
N° Descripción Pág. 1 Área del colegio 22 2 Caso de uso actores 42 3 Área de trabajo 47 4 Pantalla de ingreso 48 5 Subir un documento 48 6 Notificar a los usuarios 49 7 Selección de usuarios 49 8 Búsqueda por palabras claves 50 9 Bloqueo de un documento 50 10 Inserción de documentos 51 11 Ingreso de palabras 51 12 Formas de búsqueda 52 13 Selección de búsqueda 52 14 Crear usuarios 53 15 Lista de usuarios registrados 53
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ÍNDICES DE DIAGRAMAS
N° Descripción Pág. 1 Arquitectura de OpenKM 11 2 Proceso de pago 34 3 Retiro de un documento 35 4 Proceso de pago (ASIS) 35 5 Proceso de pago (TOBE) 36 6 Entrega de documento (ASIS) 36 7 Entrega de documento (TOBE) 37 8 Gestión documental 43 9 Caso de uso solicitar matrícula 44 10 Caso de uso sistema de pago 45 11 Caso de uso ingreso de notas 46
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ÍNDICES DE GRÁFICOS
N° Descripción Pág. 1 Pregunta N° 1 25 2 Pregunta N° 2 26 3 Pregunta N° 3 27 4 Pregunta N° 4 28 5 Pregunta N° 5 29 6 Pregunta N° 6 30 7 Pregunta N° 7 31 8 Pregunta N° 8 32 9 Pregunta N° 9 33
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ÍNDICES DE ANEXOS
N° Descripción Pág. 1 Encuestas realizadas 59 2 Cronograma 61 3 Instalaciones de UBUNTU 63 4 Instalaciones de JAVA 66 5 Instalaciones de OpenKM 74
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AUTOR: ESPINOZA CORTEZ KARLA DENNISE TEMA: MODELAMIENTO DE PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL A INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE NIVEL MEDIO (COLEGIOS) UTILIZANDO EL SOFTWARE OPENKM. DIRECTOR: ING. CIV. CARVACHE FRANCO ORLY DANIEL, MSC.
RESUMEN
El objetivo de este proyecto es modelar los procesos documentales manuales de las instituciones educativas que existen aún en la actualidad, los documentos son parte fundamental en toda organización este modelamiento se realizara por medio de OpenKM un sistema de gestión documental que permitirá optimizar los procesos esto ayudara a que los servicios brindados sean de mayor calidad y contando también con las ventajas que un sistema de gestión documental ofrece es la seguridad de mantener un documento, que la búsqueda sea más rápida y ágil y este a disposición del usuario al momento de ser solicitada, eliminar recursos innecesario como costos de manera interna y externa de la institución, liberar espacios en las oficinas ya que se manejan electrónicamente ahorrar tiempo y que exista orden y transparencia en la documentación ya que por medio de las respectivas investigaciones realizadas se pudo conocer más sobre las problemáticas por medio de los encuestados, y por las visitas al colegio se observó cómo se llevaba a cabo la gestión documental manual ocasionando estos retrasos como perdidas de documentos y no encontrar la información al momento que se la requería, el modelamiento de proceso de gestión documental da solución a los procesos mejorando su rendimiento logrando que el ambiente de trabajo se lleve de una manera más cómoda y en un solo espacio. El sistema de gestión documental ayuda a que la información este más estructurada y tenga un mejor acceso a la información.
PALABRAS CLAVES: Gestión, Documento, Procesos, Información, Optimización, Modelamiento.
Espinoza Cortez Karla Dennise Ing. Civ. Carvache Franco Orly Daniel, Msc. C.C: 0940414865 Director del Trabajo xiv
AUTHOR ESPINOZA CORTEZ KARLA DENNISE SUBJECT: MODELING OF DOCUMENTARY MANAGEMENT PROCESS TO EDUCATIONAL INSTITUTIONS OF AVERAGE RESOURCES (HIGH SCHOOLS) USING OPENKM SOFTWARE. DIRECTOR: C. E. CARVACHE FRANCO ORLY DANIEL, MSC.
ABSTRACT
The objective of this project is to model the manual documentary processes of educational institutions that still exist today, documents are a fundamental part of any organization. This modeling will be done through OpenKM, a document management system that will optimize the processes and they will help that the services provided would be of higher quality and also getting the advantages that a document management system offers is the security of maintaining a document, that the searching be faster and more agile and it is available to the user at the moment of being requested, eliminating unnecessary resources such as costs internally and it is externally from the institution, freeing space in offices as they are handled electronically, saving time, and that there may be an order and transparency in the documentation because through the respective investigations it was possible to know more about the problems through the respondents, and by the visits to the school was observed how the manual document management was carried out, causing these delays as loosing of documents and not finding the information when it was required, the modeling of the document management process gives solution to the processes, improving their performance, achieving that the work environment be carried out in a more comfortable way and in a single space. The document management System helps the information be more structured and has better access to information
KEY WORDS: Management, Document, Processes, Information, Optimize, Modeling.
Espinoza Cortez Karla Dennise C. E. Carvache Franco Orly Daniel, Msc. I.D: 0940414865 Director of Work
PRÓLOGO
La tecnología en la actualidad plantea múltiples beneficios en todos los ámbitos, el desarrollo de este trabajo realizara un modelamiento proceso de gestionar documentos que se llevan a cabo en los colegios.
En estas organizaciones se trabaja con documentaciones a diario y de gran importancia por lo que ha visto la necesidad de modelar los procesos de gestión documental, y con esto llevarlos de una manera estructurada.
Por este motivo se modelara los procesos que se llevan con la ayuda del software libre OpenKM. Para poder realizar este proyecto se necesitó analizar las situaciones de los procesos de la actualidad gracias a este sistema automatizado se notara un cambio mejorando el almacenamiento, control la estructura de los documentos e incrementando la eficiencia al momento de manejar la información y siendo mucho más rápida en la búsqueda de documentos.
El modelamiento de procesos de gestión documental se podrá almacenar, capturar documentos, seguridad de la información, clasificar la información por carpetas, mejorar la calidad del trabajo, reducir el tiempo de las tareas, trabajar en equipo, reducción de recursos y gastos.
Capítulo I: Marco Teórico se encontraran todos los temas relacionados al tema modelamiento de proceso de gestión documental, conceptos de otros autores de libros o sitios web.
Capitulo II: La Metodología el análisis de la investigación, técnicas de observación y recolección de datos, instrumentos, los procedimientos Prólogo 2
además la elaboración de las preguntas con las estadísticas de la población encuestada.
Capitulo III: La propuesta se podrá observar los resultados del proyecto la parte final de los procesos, las conclusiones y recomendaciones y anexos del proyecto.
INTRODUCCIÓN
Tema
Modelamiento de proceso de gestión documental a instituciones educativas de nivel medio (colegios) utilizando el software OpenKM.
Antecedentes
Desde hace muchos años atrás siempre ha existido la gestión documental en las organizaciones.
En la gestión documental antigua se llevaba la organización de documentos en carpetas, archivadores en los lugares de trabajo como las oficinas, estaban saturados con diferentes tipos de papeles donde la búsqueda de un documento es muy complicada al llevarla de forma manual y esto ocasiona una serie de inconvenientes como de que se no se encuentre los documentos al momento, de necesitar alguna información ya sea de algún departamento, y la mala organización hace que esto se retrase y de inconformidad de no recibir respuesta inmediata de lo que se solicita el no tener ningún tipo de seguridad y que los documentos se traspapelen, no estén en óptimas condiciones como deteriorados, incompletos o simplemente extraviados.
Objeto de la investigación
Este trabajo tiene como finalidad facilitar los medios de búsqueda de información en los colegios eliminando así una gran cantidad de problemas que dificultan al momento de requerir una consulta por parte de los padres Introducción 4
de los alumnos de los establecimientos o de algún departamento solicitando información del alumnado.
Delimitación del tema
Este estudio busca mejorar el proceso de gestión documental con un modelamiento para la institución se realizará un prototipo.
• Institución: Colegio Particular Florida. • Ubicación: Florida Norte • Área: Departamento de Secretaría, colecturía, administración, sala de profesores. • Estudiantes: 300
Objetivos de la investigación
Objetivo general
Realizar el modelamiento de proceso de gestión documental al colegio con el software OpenKM con el propósito de conservar de una manera más estructurada los documentos del colegio Florida y brindar un mejor servicio para los usuarios.
Objetivos Específicos
• Analizar la situación de problema. • Mejorar el proceso de gestión documental con el software OpenKM. • Brindar un mejor servicio al usuario donde la de búsqueda de información sea más precisa al instante de ser solicitada. • Por medio del gestor documental OpenKM se puede llevar a cabo los procesos en una forma muy organizada y segura al momento de gestionar los documentos.
Introducción 5
Justificación
La importancia de desarrollar este proyecto es que en los colegios se resolverá una serie de problemas que en la actualidad se presentan por la falta de control existente, llevar los documentos de una manera manual donde no hay un orden, no se pueden realizar búsquedas de una manera rápida.
El modelamiento de procesos de gestión documental es una herramienta que ayudara a optimizar los procesos documentales que son utilizados a diario en el colegio siendo un apoyo para el sistema donde brindara beneficios a las autoridades y el tener la documentación más segura y de forma jerárquica.
CAPÍTULO I
MARCO TEÓRICO
1.1. ¿Qué es una Gestión Documental?
Según Russo Gallo(2009) afirmó:
“Conjunto de actividades que permite coordinar y controlar los aspectos relacionados con creación, recepción, organización almacenamiento, preservación, acceso y difusión de documentos”. (p. 10).
En la actualidad el trabajar con un sistema de gestión documental es una de las herramientas más recomendadas para las organizaciones, esta ayudara a llevar acabo el manejo de distintas clases de documentación e información de una manera en si digitalizada donde estarán de una forma más segura y organizada. Esto lograra que se brinde un mejor servicio de parte de las entidades educativas, dando un fácil acceso para los distintos departamentos donde obtendrán la documentación a su alcance.
1.1.1. Ventajas de implementar un SGD
Russo Gallo(2009) mencionó las ventajas de un SGD:
• Reduce la necesidad de manipular, almacenar y recuperar la documentación en papel. • Reduce el coste del proceso de creación, almacenamiento y conservación de los documentos Marco Teórico 7
• Asegura la eficiencia de los documentos al facilitar su recuperación y su acceso. • Permite la reutilización de la información ya obtenida y permite compartirla con toda la organización. • Reduce costes de operaciones. • Agiliza los procesos de trabajo y así mejora la productividad. • Acelera el flujo de información, dando más oportunidades de respuesta al servicio de los clientes. • Asegura la óptima utilización de los recursos y el espacio físico. • Reduce costes de mantenimiento y apoyo. • Ofrece apoyo en la toma de decisiones. • Documenta las actuaciones de la empresa. • Asegura su preservación histórica. ( p. 17).
Al desarrollar el sistema de gestión documental son muchas las funciones que estas realizarían en las instituciones su utilidad está dando de una manera más eficaz y más segura donde no se tendrá el riesgo que sea alterada la información, se archivara y sobre todo se le sacara provecho a lo que es una reducción de costos y recursos a la vista la manera de gestionar informes cambiara dándoles agilidad al darle una pronta respuesta a lo que buscan los usuarios y los departamentos ya no contaran con las oficinas, departamentos llenas de documentación manual donde hay riegos de perderse o deteriorarse por algún descuido más bien podrán distribuirse alguna novedad.
1.2. Gestión documental en las organizaciones
Russo Gallo 2009 (p. 15) mencionó:
La gestión de la documentación y de la información de una organización tiene que ir orientada a las personas que la utilizaran, sea proveedor, cliente o trabajador de la empresa. Dependiendo de su procedencia, la información de una
Marco Teórico 8
organización se puede categorizar en tres tipologías: Ambiental. Son las fuentes de información que se utilizan. Es el material que forma el conjunto de documentación de la empresa normalmente en el centro de documentación o biblioteca. Aporta información externa. Interna. Es la documentación operativa (ofertas, facturas, recibos, etc.) Aporta información interna Corporativa. Es la información que la empresa comunica al exterior, por ejemplo, encontramos folletos, presentación corporativa, catálogos, memorias públicas, la web, etc. (…).
El modelamiento de Proceso de Gestión documental va dirigido a que se eliminen los inconvenientes que se dan al momento de manejar la información que se ha solicitado a los respectivos departamentos con los que cuenta la institución u organizaciones. La Gestión documental que se diseñara en este trabajo son para documentos como son boletas de calificaciones, recibo de pagos de pensiones, matriculas, cobros va a depender de lo que requiera el personal dentro de la institución y usuarios externos como darles a conocer algunas de los actos a realizarse o actividades en folletos.
1.3. La organización documental
Según (EDITORIAL MAD, 2005, p. 251):
La idea de la organización documental está íntimamente vinculada al principio archivístico fundamental, aceptado universalmente, conocido como principio de respeto al origen de los fondos o principios de procedencia, según el cual los fondos documentales de los archivos deben conservarse manteniendo su organización original no introduciendo modificaciones ajenas a los procedimientos y tramites utilizados en ella.
Marco Teórico 9
En este proceso se mantienen los documentos sin modificaciones es decir tal cual como fue entregado al área respectiva para su registro o respaldo documental.
1.4. Ordenación
Según (EDITORIAL MAD, 2005, p. 253):
“Dentro de la organización de Archivos, la ordenación es la segunda operación archivística que siempre debe llevarse a cabo con posterioridad a la clasificación. Consiste básicamente en unir los elementos (documentos) dentro de un conjunto (la serie documental), de acuerdo a una unidad-orden establecida de antemano”.
Esta composición se trata de llevar un orden estricto en la agrupación de distintos tipos de documentos a sea por algún tipo de orden puede ser alfabético o numérico como se lo haya asignado dentro de la organización.
1.5. OpenKM
Según (Ramos Martín y Ramos Martín (2014) indica:
“Los documentos se organizan mediante taxonomías en carpetas y subcarpetas pudiendo realizar potentes búsquedas, además OpenKM se encarga de clasificarlos y almacenarlos automáticamente” (p. 250).
OpenKM ademas de faciltar la busqueda de registros o archivos brinda la disposcicion de mantenerlos de una manera coordinada y sistematizada estas mejoras ayudaran para beneficiar a los usuarios.
Marco Teórico 10
1.5.1. Funcionalidades de OpenKM
Según (Ramos Martín y Ramos Martín,2014):
“Además, OpenKM permite funcionalidades adicionales como los Workflows, gestores de correos electrónicos o plugins, que permiten la integración de la suite ofimática Microsoft Office con el gestor documental. OpenKM está basado en tecnología Java y Google web Toolkit, y se puede instalar sobre cualquier sistema Operativo”.
1.5.1.1 OpenKM
• Captura de documentos • Controlar la vida de los documentos • Recopilar información de cualquier fuente digital • Colaborar con sus colegas en documentos y proyectos • Permitir a las organizaciones aprovechar el conocimiento acumulado mediante la localización de documentos, expertos y fuentes de información. • Controlar los flujos de documentos • Gestión del conocimiento • Control de versiones • Garantizar la seguridad de la información. (OpenKM, 2011)
1.5.1.2 OpenKM - Otras fuentes indicaron
Según Palmer ( 2014) manifiesto en una entrevista que OpenKM:
“Siempre ha sido (y será) referente mundial en cuanto a software documental se refiere. Desde sus comienzos en 2005,
Marco Teórico 11
este software libre siempre ha destacado por su adaptación a las necesidades específicas del cliente y por la mejora continua respecto a la problemática de la empresa y su gestión documental”.
El software de código libre a tuvo muy buena acogida de parte de los usuarios por cumplir con sus expectativas de solucionar los problemas de una mejor organización para la documentación.
1.5.1.3 Ventajas de OpenKM
Según (Palmer, 2014):
“Si bien, aún hay sectores que desconocen lo que un DMS (Document Management System) puede hacer por la empresa, otros ya disfrutan de las ventajas que éste puede ofrecer: gestión ágil, mejora del tiempo de respuesta y de la gestión interna de la empresa, fiabilidad y sobre todo ahorro de coste y tiempo”.
DIAGRAMA N° 1 ARQUITECTURA DE OPENKM
Fuente: https:// www.openkm.com Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Marco Teórico 12
1.6. Software Libre
Según Stallman (2004) que un software libre es:
“Software libre es cualquier programa cuyos usuarios gocen de estas libertades. De modo que deberías ser libre de redistribuir copias con o sin modificaciones, de forma gratuita o cobrando por su distribución, a cualquiera y en cualquier lugar. Gozar de esta libertad significa, entre otras cosas, no tener que pedir permiso ni pagar para ello. Asimismo, deberías ser libre para introducir modificaciones y utilizarlas de forma privada, ya sea en tu trabajo o en tu tiempo libre, sin siquiera tener que mencionar su existencia (…)” (p. 45).
1.7. Gestión de la información con OpenKM
Según (Acevedo Trujillo & Roa Riveros, 2015):
“OpenKM es una aplicación web de gestión documental que utiliza estándares y tecnologías Open Source la cual proporciona el control de versiones, metadatos, escaneo, comentarios, foros sobre el programa, Workflows (flujos de trabajo), entre otras. Esto permite una fácil comunicación que conecte a las personas a otras personas, la información a la información, y las personas a la información, ayudando a gestionar, de forma más eficiente, la inteligencia colectiva que reside en los recursos de la compañía”.
OpenKM dará la flexibilidad de acceder a la información y facilidad principalmente al realizar trabajos en equipo donde se necesitara intercambiar información llevando una inspección dando la agilidad necesaria para administración de documentos.
Marco Teórico 13
1.7.1 ¿Qué documentos permite indexar OpenKM?
Para Acevedo Trujillo & Roa Riveros, (2015).
“OpenKM permite al usuario subir, trabajar y almacenar archivos creados en Open Office, la suite ofimática de Microsoft (MS Excel, MS PowerPoint, MS Word), documentos cuyas extensiones sean PDF, HTML, XML, TXT, RTF, JPEG EXIF and MP3 ID3. También se indexan ficheros TIFF cuando el motor de OCR está configurado”
Esta herramienta permitirá dará la ventaja de almacenamiento y subida de documentos desde utilitarios office, y de diferentes tipos de archivos.
1.8. Workflows
Según Arnaud Guérin (2015) indicó:
“Un flujo de trabajo (workflow) es una secuencia de operaciones, automatizada o no desarrollada por varios actores. Un actor es un usuario o un sistema automatizado” (p. 189).
En esta etapa de estudio se analiza como como se irá desarrollando el trabajo y en el estado que se encuentren a medida que va avanzando ver cómo está mejorando.
1.9. Introducción a las bases de datos
Coronel, Morris y Rob 2011 manifestarón que:
• Por lo general, una eficiente administración de datos requiere el uso de una base datos por computadora. Una base de datos es una
Marco Teórico 14
estructura computarizada compartida e integrada que guarda un conjunto de datos del usuario final, es decir datos sin elaborar que son de interés para el usuario final. • Metadatos, o datos acerca de datos, por medio de los cuales los datos del usuario final son integrados y manejados.
Una base de datos es una herramienta muy útil en la actualidad ya que se registraran los datos más importantes de los usuarios que serán de gran ayuda para la búsqueda estos registros.
1.10. Sistema de administración de bases de datos (DBMS)
Según Coronel, Morris y Rob (2011) indicaron que:
“Es un conjunto de programas que maneja la estructura de la base de datos y controla el acceso a los datos guardados en ella. En cierto sentido una base de datos se asemeja a un muy bien organizado gabinete electrónico de archivos en el que un poderoso software, conocido como sistema de administración de base de datos, ayuda a manejar el contenido del gabinete”.
Son programas que manejan el ordenamiento de una base de datos y que regula la entrada de los datos. Una base de datos tiene similitud de cómo es llevada la estructura en la clasificación de los archivos como los tiene un sistema de administración de base de datos.
1.10.1. MySQL Workbench
Deléglise ( 2013 )informó que:
• MySQL Workbench es una herramienta grafica integrada, pensada para pensada para el desarrollador como para el administrador. • Diseño y modelado de base de datos
Marco Teórico 15
• Desarrollo SQL (como reemplazo de MYSQL Administrator). • Administración de la base de datos (como reemplazo de MySQL Administrator) (p.69)
1.10.2 Su diseño
Según MySQL (2017):
MySQL Workbench permite a un DBA, desarrollador o arquitecto de datos diseñar visualmente, modelar, generar y administrar bases de datos. Incluye todo lo que necesita un modelador de datos para crear modelos de ER complejos, ingeniería directa e inversa y también ofrece funciones clave para realizar tareas difíciles de gestión de cambios y documentación que normalmente requieren mucho tiempo y esfuerzo.
1.11. Sistemas de archivos manuales
Señalaron Coronel, Morris, & Rob (2011):
Históricamente esos sistemas eran manuales hechos con papel y lápiz. Los papeles de estos sistemas estaban organizados para facilitar el uso esperado de los datos. Por lo general esto se lo lograba mediante un sistema de carpetas y archivos y gabinetes para guardarlas.
Tiempo atrás pedir una constancia de algún trámite realizado se lo adquiría manualmente donde reposaban en un departamento de archivo de cada organización estos separados por miles de carpetas, eso se tomaba tiempo realizar la búsqueda y hacia que se formen filas de personas queriendo realizar la misma actividad y con el mismo mecanismo.
Marco Teórico 16
1.12. Gestión por procesos
Según Pérez Fernández de Velasco(2010) afirmó que:
“La gestión de procesos hace compatibles las necesidades organizativas internas con la satisfacción de los clientes. Su implantación práctica no está exenta de dificultades consecuencia de paradigmas y valores culturales ampliamente compartidos y anclados en los éxitos del pasado”.
En este procedimiento se realiza lo que al usuario le resulte ventajoso, formar grupos de trabajos es la mejor opción ya que por esta función se desarrollan con más prontitud las técnicas establecidas.
1.13. Gestión de archivos
Russo Gallo (2009) informo “Conjunto de actividades destinadas a la preservación, la difusión y el acceso de documentación de un archivo de carácter administrativo o histórico” ( p. 10).
Es una actividad que va a ser guardada ya sea por un plazo o un tiempo indefinido.
1.14. Gestión Documental
La importancia de un modelo de Gestíon Documental (2016):
“La implantación de un Modelo de Gestión de Documentos y de archivos está encaminada a mejorar la eficiencia de los procesos mediante la adopción de criterios normalizados y de buenas prácticas”.
Marco Teórico 17
En un modelo de gestion documental nos permitira poder llevar los procedimientos desde una perspectiva mejor organizada.
1.15. Modelamiento visual de procesos
Bravo Carrasco (2011) “El modelamiento visual de los procesos es la nueva propuesta de la teoría de modelos para lograr la participación de todas las personas de la organización.” (p. 13)
En este proceso se cuenta con la opinión de cada uno de los integrantes de la administración como punto de vista.
1.16. Definición de almacenamiento
Según (Cuál es el significado de almacenamiento. Concepto, 2013):
Para cualquier sistema ordenado, las unidades de almacenamiento son aquellas que permiten guardar física o virtualmente archivos de datos de todo tipo. Más específicamente en la informática, las unidades de almacenamiento serán todos aquellos dispositivos, internos o externos, que almacenan la información de un sistema dado.
Es el lugar donde se mantiene todo tipo de información de una manera fija ya sea de formas digitales o manera tangible que es como en la actualidad se mantienen en la organización.
1.17. Documentación
Gúzman y Verstappen (2002):“Acto de registrar los resultados de una investigación ya sea oficial o no, de una indagación, de una investigación científica o de una actividad similar.” (p. 6)
Marco Teórico 18
1.18. ¿Por qué documentar?
Según Gúzman y Verstappen (2002)
“Existe un cierto número de razones por las cuales la documentacion es importante. Primero que todo los hechos se producen y se terminan en el tiempo. Tambien hay hechos cuya informacion puede resultar importante pero que suceden en otro lugar”.( p. 10)
CAPÍTULO II
METODOLOGÍA
2.1 Análisis de la investigación
En la actualidad la unidad educativa “La florida” se encuentra con la problemática de llevar la documentación de manera física en diversos sitios donde existen ocasiones perdida de informes generales, documentación al no llevarlos de una manera organizada el realizar la búsqueda de manera manual provoca una gran pérdida de tiempo.
También existe inconformidad por parte de los representantes de los estudiantes donde hay ocasiones que no se les emite un recibo de cancelación de parte de la persona encargada que se encuentra en colecturía y por lo que se han registran las anotaciones manualmente ya sea en libretas o cuadernos lo cual no es una manera fiable porque no constan en un sistema seguro.
2.2. Técnica de observación
Mediantes la visitas realizadas a los departamentos de la institución se pudo observar la demora que toma a los usuarios retirar algún tipo de documento y la dificultad que existe al realizar la búsqueda de documentos como certificados, constancias de pagos (recibos), circulares esto origina una serie de retrasos como es la perdida tiempo al buscarlos y el no saber dónde se ubicaron exactamente causa malestar a las personas que van por algún trámite a la institución esto pasa con la gestión documental manual que lleva actualmente la institución. Metodología 20
2.2.1. Recolección de datos
En este punto se desarrolla la obtención de información por medio de las encuestas realizadas que van a dar como resultado los datos necesarios para conocer las consecuencias que se producen cuando no hay una buena organización y obtener también las actividades principales que se llevan a cabo para el modelamiento de proceso de gestión documental.
2.2.2. Instrumentos utilizados en la investigación
• Se realizó la elaboración de las preguntas (cuestionarios) correspondientes en unas hojas siendo estas entregadas a los encuestados. • Se hizo la explicación necesaria para que puedan contestar sin problemas. • Las encuestas fueron realizadas en las instalaciones del colegio la florida.
2.2.3. Encuestas realizadas
Autoridades / directivos
Uno de los medios utilizados en este trabajo serán las encuestas estas fueron realizadas principalmente a la las autoridades de la institución donde también están conscientes de las inconformidades que existen en cómo se administra el ámbito documental.
Personal Externo (padres de familia)
Con el mismo objetivo de dar una solución a la gestión documental fueron realizadas las encuestas a los padres de familias donde indicaron
Metodología 21
el malestar que tienen al momento de ir a retirar algún tipo de documento como el tiempo que se debe de esperar para obtener una respuesta.
2.3. Métodos de investigación
Existen dos tipos de métodos de investigación cuantitativa y cualitativa:
La utilizada en el proyecto es la cualitativa por medio de la información obtenida mediante las visitas que fueron realizadas se pudo observar la falta de organización en el proceso documental que tiene la institución, es por eso que fue realizadas encuestas al personal del colegio y a representantes como los padres de familia fueron aporte para el desarrollo de este modelamiento de proceso.
2.3.1. Fuentes de técnicas de investigación
Hay dos tipos de fuentes de investigación así lo indicó:
Objetos reales que se usaron en el pasado y que se pueden Tamayo y Tamayo (2004):
“De las fuentes primarias el investigador obtiene las mejores pruebas disponibles: testimonios de testigos oculares y de los hechos pasados y examinar ahora. El investigador también recurre de las fuentes secundarias, es decir, a la información que proporcionan las personas que no participaron directamente en ella. Estos datos los encuentra en enciclopedias, diarios, publicaciones periódicas y otros materiales”. (p. 45)
La fuente de investigación que se utilizó en el proyecto es:
Metodología 22
2.3.2. Fuente Primaria
Por qué se buscó y recopilo información por medio de encuestas, como casos que han pasado en años anteriores en la demora en entrega de documentos, datos que ayudaran al desarrollo de la investigación por medio de las observaciones también por lo que se constató en el transcurso de las visitas realizadas para obtener información.
IMAGEN N° 1 ÁREA DEL COLEGIO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Metodología 23
2.4. Población encuestada
Estas encuestas fueron realizadas al personal del colegio como las autoridades y padres de familia de los estudiantes logrando así obtener una respuesta indicando la falta que hace un modelamiento al sistema manual de documentos que en la actualidad se está llevando donde tomamos sus comentarios, opiniones y respuestas de las encuestas como referencia para este trabajo
CUADRO N° 1 POBLACION ENCUESTADA
PERSONAL NÚMERO PORCENTAJE
Autoridades del plantel 10 50%
Padres de familia 10 50%
TOTAL 20 100%
Fuente: Investigación directa Realizado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
2.5 Tipo de investigación
Investigación Descriptiva.- Ya que en esta etapa se describe la situación de cómo se llevan los procesos de gestión documental directamente las distintas áreas en la unidad educativa, en este caso se contara con la opinión de distintas personas obtenidas por medio de las encuestas a padres de familia y como a las autoridades del plantel, además los distintos puntos de vistas de diferentes personas que conocen el majo de información interna de la institución.
Es decir que consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes a través de la descripción exacta de las
Metodología 24
actividades, objetos y personas.
2.6 Métodos de investigación
Dos métodos de investigación que existen son Inductivo, Deductivo.
El aplicado en el proyecto es el inductivo:
Empleamos este método en el proyecto por las observaciones que realizamos del área que nos permitieron ver la situación de cómo se lleva la documentación en la institución.
2.7 Procedimientos de investigación
Este proyecto fue enfocado al ver las inconformidades que fueron comentadas por personas cercanas de los conflictos que en ocasiones pasaban por el desorden documental se analizó la situación del Modelamiento de Proceso de Gestión Documental con OpenKM para la unidad educativa.
A medidas que se iba conociendo del tema el obtener información era parte fundamental para mejorar el cómo se llevaba la parte documental por medio de observaciones cuando se realizaron las visitas y ver la realidad de cómo se almacena la información en la actualidad, las entrevistas fueron otros de los métodos que sirvieron de mucho para ir avanzando y el poder recabar así puntos específicos para la mejora de los procesos del almacenamiento de los diferentes tipos de documentación como actas de grado, títulos de los bachilleres, procesos de pagos fichas estudiantiles registros de asistencias todo esto apreciado al momento de visitar las instalaciones de la unidad educativa.
Metodología 25
Cuando ya se realizaron las entrevistas se procedió con el análisis de la información recabada por cada una de las preguntas logrando obtener un porcentaje y gráficos estos elaborados por medio de fórmulas estadísticas elaboradas en la Excel.
2.8 Encuestas
Análisis de resultados
¿Qué problemas tiene con la gestión documental?
CUADRO N° 2 RESPUESTA A LA PREGUNTA N° 1 DESCRIPCION FRECUENCIA PORCENTAJES Se deterioran y se pierden la documentación. 9 45%
Toma más tiempo la búsqueda. 6 30%
No se obtiene rápido la entrega. 5 25% TOTAL 20 100%
Fuente: Investigación directa. Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
GRÁFICO N ° 1 PREGUNTA N° 1
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Metodología 26
Análisis
Los problemas causados en llevar una gestión manual y de los que más preocupa a la población es el 45% teme por la pérdida de su documentación al otro 30% les parece una forma tediosa el tiempo en que tarda una búsqueda y el 25% indican que no obtienen rápido su documentación.
¿Qué desventajas presenta trabajar con una gestión manual de documentos?
CUADRO N° 3 RESPUESTA A LA PREGUNTA N° 2 DESCRIPCION FRECUENCIA PORCENTAJE No obtener una respuesta inmediata a lo solicitado. 4 20% Tener inconvenientes con la perdida de los recibos de pagos, al no registrarlos. 5 25% Retraso en la entrega no es inmediata. 5 25% Ocupa mucho espacio físico en las oficinas 6 30% TOTAL 20 100%
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
GRÁFICO N ° 2 PREGUNTA N° 2
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Metodología 27
Análisis
Los encuestados indican que el trabajar con una gestión manual de documentos el 20% asegura que no obtienen una respuesta inmediata a lo que solicitan, el 25% tener inconvenientes al momento de cancelar cuando se produce la perdida de recibos de pagos al no ser estos registrados en un sistema el otro 25% que se retrasa la entrega y el 30% el espacio físico que ocupan en las oficinas.
¿Estaría de acuerdo de que existiera un modelamiento de procesos de gestión documental para su trabajo y le facilite información del alumnado desde cualquier lugar?
CUADRO N° 4 RESPUESTA A LA PREGUNTA N° 3
DESCRIPCION FRECUENCIA PORCENTAJE SI 14 70% NO 6 30% TOTAL 20 100%
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
GRÁFICO N ° 3 PREGUNTA N° 3
3¿Estaría de acuerdo que existiera un modelamiento de procesos de gestion documental para su trabajo y le facilite informacion del alumnado desde cualquier lugar?
30% 70%
SI NO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Metodología 28
Análisis
El 70% de los encuestados indican que están de acuerdo con que exista un modelamiento de proceso a la gestión documental que en la actualidad se maneja para así facilitar la información del alumnado y el 30% indico no estar de acuerdo al cambio.
¿Cuál de las siguientes ventajas logaría la instalación de una Gestión Documental?
CUADRO N° 5 RESPUESTA A LA PREGUNTA N° 4 DESCRIPCION FRECUENCIA PORCENTAJE Búsqueda con más fácil por medio de índice y categorías. 7 35% La información está más segura. 9 45% Mejora la utilización de documentos. 4 20% TOTAL 20 100%
Fuente: Investigación directa. Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
GRÁFICO N ° 4 PREGUNTA N° 4
¿Cuál de las siguientes ventajas logaría la instalación de una Gestión Documental?
20% 35%
45%
Búsqueda con más fácil por medio de índice y categorías. La informacion está más segura Mejora la utilizacion de documentos
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Metodología 29
Análisis
Las ventajas de una gestión documental es el 35% se realizara la búsqueda de una manera más rápido y fácil por índices y categorías, el 45% indica que la información estará más segura y el 20% mejora la utilización de documentos.
¿Qué características considera usted que debería tener un Sistema de Gestión Documental (S.G.D).?
CUADRO N° 6 RESPUESTA A LA PREGUNTA N° 5 DESCRIPCION FRECUENCIA PORCENTAJE Fácil manejo. 6 30% Permite facilitar la búsqueda. 3 15% Permite acceder a la información rápidamente. 2 10% Que maneje un sistema de seguridad 5 25% Mejora el control y se vuelve más eficiente 4 20% TOTAL 20 100%
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
GRÁFICO N ° 5 PREGUNTA N° 5
¿Qué características considera usted que debería tener un Sistema de Gestión Documental (S.G.D).? 20% 30% 25% 15% 10%
Facil manejo. Permite facilitar la busqueda. Permite acceder a la informacion rapidamente. Que maneje un sistema de seguridad Mejora el control y se vuelva mas eficiente
Fuente: Investigacion Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Metodología 30
Análisis
Las características que debería tener un sistema de gestión documental la población encuestada indico el 30% que debería ser de fácil manejo , el 15 % indica que permita facilitar la búsqueda , el 10%permitir el acceso a la información rápidamente el 25% que maneje un sistema de seguridad, y el 20% mejora el control y se vuelve más eficiente.
¿Qué desventaja existe en un sistema manual de documentos considera usted qué?
CUADRO N° 7 RESPUESTA A LA PREGUNTA N° 6 DESCRIPCION FRECUENCIA PORCENTAJE Retrasa el servicio al cliente (tramites solicitados). 7 35% Hay desorden en la documentación existente. 5 25% Falta de organización. 6 30% Equivocaciones al momento de emitirlos (cambiados). 2 10% TOTAL 20 100%
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
GRÁFICO N ° 6 PREGUNTA N° 6
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Metodología 31
Análisis
Las desventajas que existen en un sistema manual de documentos el 35% retrasa el servicio al cliente de los tramites solicitados, el 25% hay desorden en la documentación existente, el 30% la falta de organización en las organizaciones, el 10% equivocación al momento de la entrega (cambiados).
¿Estaría de acuerdo que la Gestión Documental fuera automatizada?
CUADRO N° 8 RESPUESTA A LA PREGUNTA N° 7
DESCRIPCION FRECUENCIAS PORCENTAJE SI 14 70% NO 6 30% TOTAL 20 100%
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
GRÁFICO N ° 7 PREGUNTA N° 7
¿Estaría de acuerdo que la gestion documental sea automatizada?
NO 30% SI 70%
SI NO
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Metodología 32
Análisis
Los encuestados indican un 70% está de acuerdo con la automatización a la gestión documental y el 30% no está de acuerdo a la automatización.
¿Ventajas qué obtendrían con un sistema de gestión documental automatizada?
CUADRO N° 9 RESPUESTA A LA PREGUNTA N° 8 DESCRIPCION FRECUENCIA PORCENTAJE Agilidad en el Sistema de Gestión Documental. 5 25% Servicio más eficiente. 6 30% Mejorar el control documental de la institución. 6 30% Preservar la documentación. 3 15% TOTAL 20 100%
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
GRÁFICO N ° 8 PREGUNTA N° 8
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Denisse
Metodología 33
Análisis
Las ventajas que se obtendría con un sistema de gestión documental automatizado el 25% da agilidad al sistema de gestión documental, el 30% el servicio es más eficiente, el 30% mejora el control documental de la institución, el 15% preservar la documentación.
Considera usted que beneficiaria de gran ayuda la inclusión de un sistema de Gestión Documental en la institución
CUADRO N° 10 RESPUESTA A LA PREGUNTA N° 9
DISCRIPCION FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 16 80% NO 4 20% TOTAL 20 100%
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
GRÁFICO N ° 9 PREGUNTA N° 9
¿Considera usted que beneficiaría de gran ayuda la inclusíon de un sistema de Gestíon Documental en la institución.?
20%
80%
SI NO
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Metodología 34
Análisis
El 80% de población indica que beneficiaria la inclusión de un sistema de gestión documental en la institución y el 20% indico no estar de acuerdo.
2.9 Elaboración de Diagramas de Flujos
A continuación en las investigaciones realizadas se representan casos principales que en la actualidad se llevan en el colegio Florida de cómo son sus procesos de forma manual.
DIAGRAMA N° 2 PROCESO DE PAGO
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Metodología 35
DIAGRAMA N° 3 RETIRO DE UN DOCUMENTO
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
DIAGRAMA N° 4 PROCESO DE PAGO (ASIS)
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Metodología 36
DIAGRAMA N° 5 PROCESO DE PAGO (TOBE)
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
DIAGRAMA N° 6 ENTREGA DE DOCUMENTO (ASIS)
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Metodología 37
DIAGRAMA N° 7 ENTREGA DE DOCUMENTO (TOBE)
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
CAPÍTULO III
PROPUESTA
3.1 Tema
Modelamiento de proceso de gestión documental a instituciones educativas de nivel medio (colegios) utilizando el software openKM.
3.1.1 Objetivos
• Modelar la gestión documental manual que existe en la actualidad para obtener mejores resultados todo esto en un solo espacio. • Clasificar de una manera organizada, correcta y mucho segura la documentación por medio del sistema de Gestión documental OpenKM. • Optimizar los procesos documentales en la institución dando una solución mucho más rápida de búsqueda a la directiva del plantel como a los representantes una respuesta inmediata. • Facilitar a los directivos de la institución el poder compartir su información desde un solo sitio por medio de este proceso teniendo todos al mismo acceso. • Archivar los documentos en carpetas y subcarpetas electrónicamente reduciendo espacios físicos en los departamentos y tener la documentación en buenas condiciones al momento de emitirla.
3.2 Elaboración del proyecto
La elaboración de este proyecto se hará un modelamiento de proceso de gestión documental utilizando el software OpenKM en el cual Propuesta 39
se podrá llevar de una manera más ordenada los documentos que son la parte esencial de toda organización.
De esta manera se tendrá mayor control en los documentos servirá para realizar una búsqueda de documentación de una manera más ágil y estructurada para diferentes tipos de archivos, recibos de pagos, oficios, registros de notas de logrando que mejoren los procesos. En la actualidad se ha brindado la posibilidad de contar con un software libre y que se puede obtener gratis gracias al internet que está a disponibilidad de las personas logrando así una ayuda y ventaja para distintas organizaciones y como es el caso ahora de las instituciones de bajos recursos que no cuentan aún con un Gestor Documental.
3.3 Funcionalidades
• Su acceso es fácil. • Almacena la documentación de una manera segura. • Permite la subida de documentos de Microsoft Office: PDF, Word, Excel, PowerPoint, imágenes. • Bloqueo de documentos. • Desbloqueo de documentos. • Pre visualización de archivos. • Pre visualización de imágenes • Convertir el documento a PDF • Notificación de eventos por correo electrónico(cuando se producen cambios) • Notas en los documentos • Clasificación por categorías • Busqueda por palabras claves • Documentos personales para cada usuario • Subida masiva de documentos utilizando ficheros Zip • Descarga de carpetas como fichero Zip
Propuesta 40
3.4 Requerimientos del sistema
El Modelamiento de Procesos de Gestión Documental se podrá instalar en los computadores de la institución o pc personales o simplemente no instalarlos si desea ya que se podrá acceder al sistema desde cualquier parte este software será libre y no tendrá ningún costo.
3.4.1 Software
• Ubuntu version 16.04 • Java 1.7 o 1.8 • Tomcat version 7.x • Software OpenKM Version Community • MySQL. • Servicio de internet
3.4.2 Hardware
• Laptops • Memoria RAM 4GB • Procesador Intel • Sistema operativo de 64 bits
3.4.3 Su acceso
Se puede realizar desde cualquier navegador.
3.5 Factibilidad Operacional
Este proyecto resulta de gran apoyo y es modelado porque en la actualidad es fundamental contar con un proceso de gestión documental automatizado en las instituciones este brindara una mejor planificación académica a nivel general de la institución.
Propuesta 41
Es un sistema ágil logrando así un mejor servicio para los usuarios como padres de familia, profesores facilitando el trabajo en equipo y dando una solución a colegios donde dará un mejorar ambiente laboral. Se obtuvo charlas con algunas de las autoridades de la institución donde indicaron que estarían gustosos de trabajar con el sistema y donde se les indico que también se le daría capacitaciones al personal 2 días hasta que conozcan bien el manejo del sistema documental.
3.6 Factibilidad Económica
Este proyecto es realizado con el gestor documental OpenKM ya que gracias a sus características puede acoplarse al modelamiento de gestión documental en el colegio precisamente en el área administrativa por lo que no se generara costos para la institución logrando un servicio más eficiente.
3.6.1 Factibilidad Técnica
Se trabajara con las herramientas que ya se tienen a disposición las cuales son necesarias y óptimas para el modelamiento de proceso.
3.7 Problema actual
En la institución no cuentan con un sistema de gestión documental, esto ocasiona que la documentación sea manejada de forma manual ocasionando en los procesos retrasos, perdida de información y pérdida de tiempo y recursos para los usuarios.
3.8 Solución a la propuesta
El modelamiento de este proceso a la gestión documental ayudara a la institución a tener los documentos de una forma más ordenada y segura a disposición de los trabajadores.
Propuesta 42
3.9 Simbología aplicada casos de uso
CUADRO N° 11 CASO DE USO ACTORES
NOMBRE SIMBOLOGIA
Caso de Uso
Actor
Conector
Siste ma Límite de sistema
Fuente: Investigación Directa. Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
3.9.1 Diagrama de Casos de Usos
IMAGEN N° 2 CASO DE USO ACTORES
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Propuesta 43
3.9.2 Actores que intervienen Diagrama Caso Uso
Representante. La persona que representara al alumno estudiante de la institución.
Estudiante. Persona que realiza sus estudios en un centro educativo.
Director. Persona que tiene a cargo una institución.
Maestro. Encargado de la enseñanza de una persona.
Secretaria. Persona encargada del área administrativa organiza documentos, lleva el control de ellos.
DIAGRAMA N° 8 GESTION DOCUMENTAL
Fuente: Investigación Directa Realizado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Propuesta 44
CUADRO N° 12 CASO DE USO GESTION DOCUMENTAL Caso de En los distintos departamentos esta inversa la gestión uso: documental.
Actores: Usuario, administrador Es mejorar el proceso de búsqueda de documentos de una manera más rápida logrando así una mejor organización en Propósito: las áreas.
Objetivo: Facilitar la búsqueda de los documentos.
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
DIAGRAMA N° 9 CASO DE USO SOLICITAR MATRICULA
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Propuesta 45
CUADRO N° 13 CASO DE USO SOLICITUD DE MATRICULA Caso de En el departamento de secretaria se realiza la matricula uso: correspondiente de cada estudiante.
Actores: Secretaria, Director Es que el director apruebe el ingreso la aceptación del Propósito: alumnado, con la correcta revisión de la documentación. Lograr la optimización del proceso y se realice de una Objetivo: manera más ágil.
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
DIAGRAMA N° 10 CASO DE USO SISTEMA DE PAGO
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Propuesta 46
CUADRO N° 14 CASO DE USO SISTEMA DE PAGO Caso de uso: Sistema de Pago
Actores: Representante, Secretaria. Lograr obtener un respaldo de pago para seguridad de los Propósito: representantes de la institución.
Objetivo: Mejorar el proceso de pago de una manera más efectiva.
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
DIAGRAMA N° 11 CASO DE USO INGRESO DE NOTAS
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Propuesta 47
CUADRO N° 15 CASO DE USO INGRESO DE NOTAS-REGISTRO
Caso de uso: Ingreso de notas/Registro
Actores: Administrador, Secretaria, estudiante. Poder acceder al sistema cuando se realice la consulta de Propósito notas académicas y registros. Llevar de una manera mucho más organizada el sistema de notas donde el administrador general podrá realizar sus Objetivo: respectivas modificaciones.
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Instalaciones del Dpto. de Administración
IMAGEN N° 3 ÁREA DE TRABAJO
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Propuesta 48
Gestión documental
IMAGEN N° 4 PANTALLA DE INGRESO
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Pantalla principal de ingreso al sistema de openKM
• Usuario: okmAdmin • Contraseña: admin
Subir un documento
IMAGEN N° 5 SUBIR UN DOCUMENTO
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Propuesta 49
Esta es la pantalla principal de ingreso al sistema de openKM.
Procederemos a subir un documento en el Sistema documental OpenKM, dando clic derecho añadir documento o desde la barra de herramientas y seleccionamos el archivo.
IMAGEN N° 6 NOTIFICAR A LOS USUARIOS
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Aparecerá dos opciones en este caso que se le notificación al resto de usuarios en el recuadro blanco sobre la existencia de un nuevo archivo luego enviar.
IMAGEN N° 7 SELECCION DE USUARIOS
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Propuesta 50
En esta opción se escoge a los usuarios que se les será notificado del nuevo documento.
IMAGEN N° 8 BÚSQUEDA POR PALABRAS CLAVES
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Dara la facilidad de realizar la búsqueda por medio de palabras clave
Seguridad del documento
IMAGEN N° 9 BLOQUEO DE UN DOCUMENTO
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Subido el documento se podrá bloquear para que los demás usuarios no realicen modificaciones, o se eliminado el desbloqueo podrá ser realizado por el mismo administrador.
Propuesta 51
IMAGEN N° 10 INSERCIÓN DE DOCUMENTOS
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Al subir un documento nuevo aparece la ventana y seleccionamos la opción que utilizaremos
Facilidad de búsqueda
Formas de realizar búsqueda de documentos por medio de palabras claves.
IMAGEN N° 11 INGRESO DE PALABRAS CLAVES
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Propuesta 52
En este recuadro se escriben las palabras claves del documento correspondiente.
IMAGEN N° 12 FORMAS DE BUSQUEDA
Fuente: Investigación Directa. Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
La búsqueda de documentos se puede realizar por texto libre se escribe el nombre del archivo y se mostraran los resultados
IMAGEN N° 13 SELECCION DE BUSQUEDA
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Propuesta 53
Otra de las formas de realizar la búsqueda es por medio de la opción de búsqueda avanzada.
IMAGEN N° 14 CREAR USUARIOS
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Esta es la opción de crear usuarios donde se llenaran los campos y se podrá realizar en ingreso desde cualquier parte, con la dirección del servidor nombre y contraseña
IMAGEN N° 15 LISTA DE USUARIOS REGISTRADOS
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise
Propuesta 54
Después de registrar los datos vemos aquí en lista los usuarios registrados
3.10 Conclusiones y Recomendaciones
3.10.1 Conclusiones
• Las conclusiones que se obtuvieron durante este proceso. • Debido a la perdida de información y documentación se realizó el modelamiento de proceso a la gestión documental utilizando el software libre openKM un gestor documental este ayudara a la mejora del problema. • El sistema de gestión documental es de gran apoyo porque tiene herramientas que servirán a las instituciones educativas en llevar una mejor estructura organizacional. • El uso del sistema de gestión documental brindara beneficios a los usuarios facilitando el mecanismo de trabajo y control al momento de manejar documentación. • Garantiza la seguridad de la información que se lleva a cabo en las distintas actividades de los procesos.
3.10.2 Recomendaciones
• Se recomienda la implementación del gestor de documentos como OpenKM por la solución que brinda a las instituciones en la gestión documental sirviendo de gran apoyo para las organizaciones. • Se recomienda capacitar a las autoridades de las instituciones de la utilización de plataforma de open Source como lo es el gestor documental OpenKM por sus distintas ventajas que brinda en su utilización. • Se recomienda que por la importancia que tiene la documentación estén en un lugar seguro y ordenado y a disposición inmediata.
Propuesta 55
• Esta herramienta brinda la facilidad de ser amigable al utilizarla, brindando así confidencialidad para los usuarios que la manejan.
Propuesta 56
ABREVIATURAS
BD: Base de datos. SGD: Sistema de gestión documental. PDF: Tipo de formato portátil. HTML: Lenguaje de marcas de hipertexto. TXT: Archivos de datos. RTF: Formato de archivo informático. JPGE EXIF: Formato de archivo de imagen. ID3: Estándar (para incluir metadatos). DBMS: Sistema manejador de base de datos. MYSQL WORKBENCH: Diseño de base de datos. DBA: Administrador de base de datos.
Propuesta 57
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Interfaz: Se podrá acceder a la aplicación por medio de los navegadores (Chrome, Explorer, Firefox) sin necesidad de ser instalado.
Api: Permite realizar el procedimiento de nuestro proyecto sin tener que programarlas nuevamente.
Core: Permite procesar de documentos, como carpetas, registros y correos electrónicos.
ANEXOS
Anexos 59
ANEXO N° 1 ENCUESTAS REALIZADAS
AUTORIDADES DEL PLANTEL
1 ¿Qué problemas tiene con la Gestión Manual de Documentos?
Se deterioran y se pierde la documentación. Toma más tiempo la búsqueda. No se obtiene rápido la entrega.
2 ¿Qué desventajas presenta trabajar con una Gestión Manual de Documentos?
No obtener una respuesta inmediata a lo solicitado. Tener inconvenientes con la perdida de los recibos de pagos, al no registrarlos Retraso a la entrega no es inmediata. Ocupa mucho espacio físico en las oficinas
3¿Estaría de acuerdo de que existiera un modelamiento de procesos de gestión documental para su trabajo y le facilite información del alumnado desde cualquier lugar?
Si No
4¿Cuál de las siguientes ventajas logaría la instalación al realizar una Gestión Documental?
Búsqueda con más fácil por medio de índice y categorías. La información está más segura Mejora la utilización de documentos.
Anexos 60
5¿Qué características considera usted que debería tener un Sistema de Gestión Documental (S.G.D).?
Fácil manejo. Permita facilitar la búsqueda por medio de categorías. Permita acceder a la información desde cualquier parte. Que maneje un sistema de seguridad. Mejora el control y se vuelve más eficiente.
PADRES DE FAMILIA 6¿Que desventaja existe en un sistema de gestión manual, considera usted qué?
Retrasa de servicio al cliente(tramites, solicitudes) Hay desorden en la documentación existente Falta de organización. Equivocaciones al momento de emitirlos (cambiados).
7¿Estaría de acuerdo usted que la gestión documental sea automatizada?
SI NO
8¿Ventajas que obtendrían con un sistema de gestión documental?
Agilidad al servicio al cliente. Tramites. Mejora el control documental de la institución. Preservar la documentación.
9¿Considera usted que beneficiaria de gran ayuda la inclusión de un sistema de Gestión Documental en la institución?
SI NO Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortéz Karla Dennise
Anexos 61
ANEXO N° 2 CRONOGRAMA
Anexos 62
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortéz Karla Dennise
Anexos 63
ANEXO N° 3 INSTALACION DE UBUNTU
Empezamos con la instalación de Ubuntu en esta imagen seleccionamos el idioma.
Luego seleccionamos la opción instalar software de terceros y continuar.
Anexos 64
Seleccionar la opción borrar disco e instalar Ubuntu.
Continuar
Seleccionamos la ciudad donde os encontramos y continuar
Anexos 65
Seleccionamos instalar Ubuntu junto a Windows
En esta pantalla ingresamos los datos
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortéz Karla Dennise
Anexos 66
ANEXO N° 4 INSTALACION DE JAVA
Una vez instalado Ubuntu buscamos ejecutamos la terminal donde escribiremos la siguiente línea de código para la instalación de JDK
openkm@openkm: sudo apt–get install default -jdk
Después se despliegan unos paquetes que hay que aceptar para continuar con la instalación al final preguntara ¿Desea continuar? [S/n] Indicamos S y damos enter.
Después se escribe en la siguiente línea
openkm@openkm: $ java -version
Anexos 67
Luego indica descargar OKMInstaller.jar (de Linux) guardamos y aceptamos.
Luego vamos a la carpeta de descarga y copiamos el archivo descargado y lo pegamos en la carpeta Home que queda en la carpeta de equipo.
Luego escribimos esta línea de código openkm@openkm: sudo su
Luego pide ingresar la clave de OpenKm es la que en un inicio ingresamos al momento de instalar Ubuntu
Luego ingresamos la línea java –jar OKMInstaller.jar
En el momento de ingresar la DATABASE: ingresamos mysql y enter hasta que aparezca la opción de seguir [y/N] y empieza a correr.
Anexos 68
Luego las 3 líneas que aparecen en amarillo las copiamos
Al final ingresamos la siguiente línea apt –get install mariadb- server esto nos ayudara a la creación de una base de datos como ejemplo, continuamos [S/n] indicamos que si con la letra S
Anexos 69
Luego mysql –h localhost –u root –p y enter y escribimos la clave de openkm y enter luego pegamos las lineas de creación de base de datos y empieza a correr y ponemos show databases;
Exit y enter
Luego descargamos tomcat tar.gz(pgp,mds,shoa1,sha512) Guardar el archivo y aceptar, ir a descargas y se copia la carpeta de tomcat a equipo dentro de la carpeta local.
Anexos 70
Luego ingresamos esta línea de código Sudo vim / etc/ init.d/ tomcat
Luego nos pedirá ingresar estas líneas de código que se encuentran disponibles en la web.
ECHO=/bin/echo
TEST=/usr/bin/test
Anexos 71
TOMCAT_USER=openkm
TOMCAT_HOME=/home/openkm/tomcat-8.0.49 desployer
TOMCAT_START_SCRIPT=$TOMCAT_HOME/bin/startup.sh
TOMCAT_STOP_SCRIPT=$TOMCAT_HOME/bin/shutdown.sh
$TEST -x $TOMCAT_START_SCRIPT || exit 0
$TEST -x $TOMCAT_STOP_SCRIPT || exit 0
start() {
$ECHO -n "Starting Tomcat"
su - $TOMCAT_USER -c "$TOMCAT_START_SCRIPT &"
$ECHO "."
}
stop() {
$ECHO -n "Stopping Tomcat"
su - $TOMCAT_USER -c "$TOMCAT_STOP_SCRIPT 60 -force &"
while [ "$(ps -fu $TOMCAT_USER | grep java | grep tomcat | wc - l)" -gt "0" ]; do
Anexos 72
sleep 5; $ECHO -n "."
done
$ECHO "."
}
case "$1" in
start)
start
;;
stop)
stop
;;
restart)
stop
sleep 30
start
;;
*)
$ECHO "Usage: tomcat {start|stop|restart}"
exit 1
Anexos 73
esac
exit 0:
Y para levantar el servicio buscamos en el navegador localhost:8080/OpenKM y levanta el servicio donde nos pedirá el ingreso y la contraseña .
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortéz Karla Dennise
Anexos 74
ANEXO N° 5 INSTALACION DE OPENKM
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortéz Karla Dennise
Levanta el sistema OpenKM.
Usuario: okmAdmin
Clave: admin
BIBLIOGRAFÍA
Acevedo Trujillo, A. F., & Roa Riveros, D. J. (12 de Febrero de 2015). Gestión del Conocimiento e Implementación de Open KM. Obtenido de cienciaseconomicas.unal.edu.co: http://fce.unal.edu.co/media/ files/documentos/uifce/proyectos/Gestion%20del%20Conocimiento %20e%20Implementacion%20de%20Open%20KM.pdf
Arnaud Guérin, B. (2015). Gestíon de proyectos informaticos: desarrollo , analisis y control. Barcelona: Ediciones ENI.
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