Samarbetsavtal Bibliotek I Västmanland
Total Page：16
File Type：pdf, Size：1020Kb
Regionkontoret Beslut Centrum för regional utveckling Datum 2019-04-26 Kultur och ideell sektor Samarbetsavtal Bibliotek i Västmanland Bakgrund Bibliotek i Västmanland är ett samarbete mellan folkbiblioteken i kommunerna Köping, Arboga, Kungsör, Hallstahammar, Surahammar, Fagersta, Norberg, Skinnskatteberg, Sala och Västerås. Region Västmanlands roll är att stödja arbetet med gemensamt biblioteksdatasystem samt webbplats, bland annat genom att upphandla och vara avtalspart gentemot leverantör. Tankar om samarbetet inleddes 2014 med en tydlig koppling till Bibliotekslag (2013:801) 14§ I syfte att ge alla tillgång till landets samlade biblioteksresurser ska bibliotek och bibliotekshuvudmän inom det allmänna biblioteksväsendet samverka. Denna samverkan kräver organisation för förvaltning samt finansiering. Folkbiblioteken arbetar med stöd av den regionala biblioteksverksamheten fram riktlinjer för hur mediesamverkan ska ske. I samband med övergång till nytt biblioteksdatasystem går alla bibliotek över till Libris som katalogtjänst. Syfte I Regional kulturplan 2015–2018 Bibliotekssamverkan för länets kommuner Utveckla samverkan mellan kommunernas folkbiblioteksverksamhet i länet. Syftet är att öka servicegraden och tillgängligheten till bibliotekstjänster i hela länet. Ett större medieutbud ska kunna nås av flera medborgare på lika villkor. Mål utveckla samverkan mellan kommunernas folkbiblioteksverksamhet i länet tillsammans med kommunbiblioteken ta fram riktlinjer för hur 16 - 05 medieinfrastrukturen ska formas i Västmanland. Ett större medieutbud ska - kunna nås av flera medborgare på lika villkor. Detta kan ske genom att skapa ett gemensamt biblioteksdatasystem, gemensam bibliotekskatalog, RV2003, v5.0, 2018 v5.0, RV2003, webbplats och lånekort, Detta kräver medieplanering på lokal och regional nivå. Efter projekttiden ska Bibliotek i Västmanland övergå till reguljär drift och löpande förvaltning. Syftet med detta samarbetsavtal är att ge förutsättningar för en långsiktigt hållbar drift, förvaltning och vidareutveckling av upphandlade system och tjänster samt andra tillhörande delar, se nedan. 1 (6) Beslut Datum 2019-04-26 Innehållet i samverkan 1. De tio kommunernas bibliotekssamverkan omfattar: Löpande drift- och förvaltningsstyrning av gemensamt biblioteksdatasystem Löpande drift- och förvaltningsstyrning av gemensam webbplats Vidareutveckling av system och webbplats Finansiering 2. Andra områden som ingår i samverkan och har koppling till systemet är: Upphandling RFID-produkter (ej Fagersta, inkl Sjukhusbiblioteket) Libris Databaser E-böcker Parterna ska uppträda som en gemensam aktör med gemensamma prioriteringar inom område 1 och 2 ovan. Härvid ska dock hänsyn tas till enskild kommuns särskilda förutsättningar. 3. Ytterligare närliggande områden: Mediesamverkan Marknadsföring Transporter Dessa områden kommer utifrån framtida önskemål och behov att behöva särskilda överenskommelser, t ex kan en central funktion behöva gemensam finansiering. Avgränsning av samverkan Huvudinriktningen är att förvalta Bibliotek i Västmanlands gemensamma biblioteksdatasystem samt webbplats. Eventuella skolors anslutningar till biblioteksdatasystemet hanteras av respektive kommun. Ytterligare gemensamma områden kan tillkomma om alla parter är överens och önskar detta. Uppgifter om låntagare hanteras gemensamt av avtalets parter. Varje enskild kommun ansvarar för sin del av registret, det vill säga de låntagare som är folkbokförda i den enskilda kommunen. Parternas gemensamma åtagande Kommunerna åtar sig att: inom ramen för beslutad gemensam budget medverka i finansieringen av drift och support av system och webb enligt de beslut som fattas i styrgrupp 2 (6) Beslut Datum 2019-04-26 inom ramen för beslutad gemensam budget medverka i finansieringen av utvecklingsarbetet av system och webb enligt de beslut som fattas i styrgrupp utse representanter till samverkansorganisationen och ge dessa tidsmässiga och ekonomiska möjligheter att fullgöra sina åtaganden delegera befogenheter och behörigheter så att samverkansorganisationen kan fungera effektivt tillse att all berörd personal hanterar de uppgifter som finns i det gemensamma systemet på ett lagenligt sätt (Dataskyddsförordningen) Region Västmanland åtar sig att: sluta avtal med leverantör för drift och support av system och webb fördela och fakturera kostnader till kommunerna Samverkansorganisationen Parternas samverkansorganisation gällande systemet utformas enligt följande: Forum Arbetsuppgifter Deltagare Frekvens Kallar Styrgrupp Budgetbeslut Bibliotekscheferna 2ggr/år Ordförande Beslutar om större mindre utvecklingsinsatser styrgrupp Tillsätter deltagare i de olika forumen Mindre styrgrupp Prioriterar inkomna önskemål Mindre styrgrupp, 6ggr/år Ordförande Beslutar om mindre liten, mellan och mindre utvecklingsinsatser stor kommun styrgrupp Förvaltningsteam Kommer in med önskemål från 4–5 personer 1ggr/månad FL system verksamheten. Ge feedback på idéer inför förändringar. Ordnar intern fortbildning i Koha. Verksamhetsråd Se till att det fungerar lokalt på Minst en person 4 ggr/år FL system varje bibliotek. per kommun Kommer in med saker som ej fungerar eller behöver förändras. Ger användarstöd till närmaste kollegorna Leverantörsmöte Uppföljning SaaS-tjänst och Leverantör, FL och 2 ggr/år FL system utvecklings-initiativ. fler vid behov. eller mer vid behov. 3 (6) Beslut Datum 2019-04-26 Parternas samverkansorganisation gällande webbplats utformas enligt följande: Forum Arbetsuppgifter Deltagare Frekvens Kallar Styrgrupp Budgetbeslut Bibliotekscheferna 1 ggr/år Ordförande Beslutar om större styrgrupp utvecklingsinsatser Tillsätter deltagare i de olika forumen Huvudredaktion Planerar, utvecklar och skapar 3–5 personer ca 50 % innehåll på webbplatsen totalt Lokal redaktör Håller lokal information aktuell. 1 per kommun 2,5–10 % Lägger till lokalt material i evenemangsdatabasen Stöd Strategiskt stöd till Kulturutvecklare Vid behov huvudredaktionen regionen Leverantörsmöte Uppföljning tjänst och Leverantör, 1–2 ggr/år system utvecklingsinitiativ huvudredaktion eller mer vid behov Vid möten i samtliga grupper ska alltid minnesanteckningar föras vad avser fattade beslut. Part som önskar invända mot gruppens minnesanteckningar ska snarast efter mottagandet av dessa anmäla invändningen till mötesordförande. Minnesanteckningar ska konfirmeras vid nästkommande möte. Mandat i samverkansorganisationen Styrgruppen ska årligen fastställa budgetramar för den gemensamma förvaltningen av system och webb. Samverkan ska inom dessa ramar styras av årliga förvaltningsplaner som på förslag av förvaltningsledaren fastställs av styrgruppen. Ägande Koha är ett open source-system. Kommunerna äger tillsammans med regionen den data som finns i systemet. Om någon part väljer att lämna samarbetet får denna själv täcka eventuella kostnader i samband med migrering av data ut från biblioteksdatasystemet. 4 (6) Beslut Datum 2019-04-26 Drift av biblioteksdatasystem För drift och support av systemet har Region Västmanland åt kommunerna upphandlat leverantör imCode. Avtalet är skrivet på 3 år och kan förlängas med ytterligare 2 + 2 år, totalt 7 år. Personuppgiftbiträdesavtal och samtycke till registrering Region Västmanland äger licensen och blir biträde åt respektive kommun som är personuppgiftsansvarig. Region Västmanland skriver i sin tur personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören. Från 25 maj 2018 Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 (”Dataskyddsförordningen”). Biblioteksanvändare ska vid registrering för bibliotekskort ge sitt godkännande för att registreras i det kommunövergripande låntagarregistret. Tidigare registrerade låntagare godkänner detta genom att få information om registret och därefter anskaffa ny pinkod. För barn under 18 år krävs vårdnadshavares underskrift på papper. Dessa ska sparas tills barnet fyllt 18 år. Finansiering Fördelningsnyckel: enligt befolkningsmängd per kommun. Kostnaden för införande av biblioteksdatasystem och upphandlade integrationer samt webbplats delas på de tio kommunerna enligt fördelningsnyckel ovan. Årlig licenskostnad för biblioteksdatasystem och webbplats fördelas enligt fördelningsnyckel ovan. Ska ytterligare integrationer tillföras biblioteksdatasystemet och webbplats, för gemensamt bruk, fördelas kostnaden för dessa på samma sätt som ovan. Integrationer som inte önskas av alla folkbibliotek bekostas av respektive kommun. Ekonomisk administration Region Västmanland svarar för all gemensam ekonomisk administration av Koha och ska minst per kvartal fakturera kommunerna. Parternas bundenhet Parterna är överens om att de är bundna till detta avtal inom de ramar som anges i den årliga förvaltningsplan som fastställs av styrgruppen. Enskild part kan under löpande förvaltningsår inte lämna samverkan utan att detta enhälligt godkänns i styrgruppen. För nya utvecklingsobjekt gäller den bundenhet som beslutas i styrgruppen. Hänsyn ska därvid tas till utvecklingens relevans och nytta för de kommuner som inte nyttjar biblioteksdatasystemet och webbplatsen fullt ut i sin organisation. För nya objekt som innebär större åtaganden för parterna, eller för omprioriteringar som påverkar tidigare gemensamma beslut, ska eftersträvas tydliga beslutsunderlag och konsekvensbeskrivningar i god tid före möten där beslut ska fattas. 5 (6) Beslut Datum 2019-04-26 Enskild part kan bara bindas av beslut som denne uttryckligen godkänner. Part som önskar lämna samverkan ska anmäla detta i styrgruppen minst tolv månader innan avtalsperioden med leverantör är slut. Förändringar i detta avtal Förändringar i detta samarbetsavtal kan bara göras genom enhälliga beslut av styrgrupp samt godkännande av den som för respektive kommun har rätt att underteckna det aktuella avtalet. Förändringar ska dokumenteras som särskilda tillägg till detta avtal. Detta avtal gäller endast inbördes mellan parterna och kan inte åberopas av annan. Detta avtal har upprättats i elva exemplar och undertecknats av respektive part. Arboga kommun Fagersta kommun Hallstahammars kommun Kungsörs kommun Köpings kommun Norbergs kommun Sala kommun Skinnskattebergs kommun Surahammars kommun Västerås kommun Region Västmanland 6 (6) .