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Informatica documentaria 12 per Windows Francesco Dell’Orso Università degli studi di Perugia Presentazione dell’ultima edizione Centro servizi bibliotecari di un noto programma per dati bibliografici [email protected]

Dopo un considerevole numero di PDF o altro (immagini, fogli di cal- tercettamento dei doppioni di re- anni, quattro, è uscita la dodicesi- colo ecc.) e l’installazione – o la cord (duplicate record detection): ma edizione di Reference Manager successiva configurazione – del considerare o meno anche i pre- per Windows (i.e. RM12),1 il pro- programma si avvantaggia ora del- nomi degli autori, ignorare la pun- dotto edito dalla Thomson Reuters la possibilità di alloggiarli in car- teggiatura. ResearchSoft.2 telle di lavoro sotto i ..\Docu- Sono comparsi tre nuovi tipi di re- Le novità annunciate e rivelate so- ments and settings\[Nome utente]\ cord (per un totale inalterabile di no oggettivamente scarse, né è da- di Windows, legandoli dunque ai 35): grant, online source, edited to sospettare che tanti siano i ba- diversi utenti del PC, dotandosi book, che pescano comunque al- chetti della versione 11 ora emen- così di un percorso d’accesso rela- l’interno della medesima quantità dati da costituire essi la tacita più tivo e rendendo più facile il traslo- di campi già allestita: 37 di cui cin- cospicua novità, cosicché si insi- co su un’altra macchina. Ovvia- que chiamati User defined e tre nua il facile sospetto che dopo tan- mente così gli allegati saranno una Miscellaneous e talora già usati:4 to silenzio un’edizione andasse co- copia dell’oggetto originale, ma lo solo alcuni stili tengono conto dei munque pubblicata, poco o tanto spazio disco da tempo non è più nuovi campi preparandoli per la che arrecasse, quantomeno per un problema, lo è invece sempre citazione, il resto andrà fatto da non tacere rispetto al martellìo an- l’ordine: qualora l’allegato origina- noi. Rimane che non si creano né nuale delle versioni del cugino le venisse modificato si imporrà nuovi tipi di documento né campi. EndNote, fugando dubbi di abban- l’onere manuale di un aggiorna- Sono stati aumentati da tre a otto dono – già tramutati in mesta cer- mento della copia. gli elenchi di titoli di riviste utili tezza per il cuginastro ProCite – e L’interazione con l’elaboratore di per prenderli e non riscriverli e rinfrescare le casse con un aggior- testi MS-WORD 2007 è confermata, per giovarsi di fino a tre abbrevia- namento a pagamento. ma come per EndNote occorre in- zioni diverse quando si dà forma Vediamo dunque da vicino queste dicare quale programma scegliere, finale alle citazioni. Si tratta di file novità. restando liberi poi di ritornare sul- di testo creabili o modificabili an- la scelta (cfr. figura 1). Invece per che a propria cura. quanto riguarda Corel Word Perf- Se un nostro scritto incorpora nel Le novità della versione 12 ect 12 la documentazione certifica testo una citazione multipla, i crite- in dettaglio l’interazione, ma non è vero,3 non ri per ordinare i riferimenti alle va- funziona e se ne sono accorti a co- rie opere sono passati da quattro a Compatibilità regressiva: un ogget- se (dis)fatte, cioè ad edizione pub- sette5 così come nel formattare un to toccato da RM12 non è recepi- blicata. Non è dato né sapere né dattiloscritto ci si basa sì su uno sti- bile da nessuna delle edizioni pre- prevedere se interverranno: non le trascelto (MLA, APA, Chicago...), cedenti, all’inverso RM12 riprende sventoliamo pessimismo e speria- ma al volo si può ora scegliere un versioni >=10, (per impantana- mo bene. diverso tipo di ordinamento per menti è meglio contattare l’assi- La correzione ortografica (spell- l’elenco finale della bibliografia e stenza tecnica). checking) è applicabile opzional- per le citazioni multiple, in entram- Ad un record (in parte già dalla mente a tutto un archivio e non bi casi a sette criteri. versione 11) si possono allegare solo ad un singolo record. Alla stregua di EndNote, è stato in- vari altri oggetti: siano documenti Funzionano più opzioni per l’in- serito il meccanismo per disambi-

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Figura 1 - Reference Manager 12 dentro MS-Word 2007 per corredare un merita tener conto: dato un insie- dattiloscritto di citazioni e bibliografia me di record, apertone uno in scrittura, delle freccette ora per- mettono di andare avanti e indie- tro nella lista. Sia lecito osservare un’altra tipica “evoluzione”: a parità di prezzo non viene più fornito il manuale a stampa del programma (da quanti anni accade con MS-WORD?), pre- solo come file PDF di 620 pagine: di certo c’è da rallegrarsi per le piante e la riduzione di CO2 ma nessuno ancora sostiene che sia preferibile leggere su uno schermo o stamparsi a fogli oltre 600 pagine di testo, e forse non è illecito il dubbio che così il ma- nuale verrà letto di meno, anche se peraltro consultato con la possibili- tà di ricerca a testo intero, ma tan- Figura 2 - Web Publisher: ricerca semplice/quick e sotto ricerca complessa/ t’è. Oltre al solito help contestuale advanced e con indice, viene inviato un ma- nualetto “getting started” questo sì su carta, ridotto a 80 pagine. Anche con la documentazione ha a che fare l’importazione di file de- limitati, da virgole o da tabulatori (CDF e tabbed): non è una novità in teoria, ma di fatto sì visto che dimorava operazione non illustrata ed impraticabile ad intuito; ora è stata documentata6 ancorché con insufficiente chiarezza e comple- tezza e permette di raggiungere il risultato voluto, a quel punto con una certa flessibilità, visto che av- vantaggiandosi del modulo stan- dard di importazione dei dati a pa- rità di tipo di documento (reference type) permette di: definire l’ordine dei campi; sostituire stringhe di te- sto per ogni campo; aggiungere guare all’interno di uno stesso testo cit, ibidem ...) che è possibile ma parole chiave a tutti i record in en- le citazioni omonime includendo a non fa differenza (come invece la trata; onorare grassetto, corsivo, scelta: le iniziali o il nome com- sa fare EndNote) fra quelle imme- sottolineatura, sovra/sottoscritto, pleto dell’autore; più autori finché diatamente consecutive e le sem- cosa che con l’importazione di re- la citazione non diventa unica; il plicemente successive. cord delimitati non è ordinaria. titolo per opere del medesimo au- È contemplata un’esportazione dei Ma è senz’altro il modulo Web tore; la classica letterina in espo- dati in XML ingurgitabile solo da Publisher (i.e. RMWP) a fare la dif- nente all’anno (2007a, 2007b …). EndNote che la dovrà riconoscere ferenza costituendo il valore ag- Nulla è invece mutato circa la di- come “EndNote generated”. giunto più allettante di tutto il pro- stinzione fra prima citazione e suc- Fa pena doverlo citare, ma è do- gramma. Facente parte integrale cessive della medesima opera (op. cumentato ond’è che anche di ciò della licenza singola è quanto con-

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sente di pubblicare dinamicamente l’atto della configurazione. Non si bibliografici con attenzione specia- una base dati via Web (inter/intra- può da RMWP formattare un dattilo- listica alla forma dell’output. Riper- net), per questo si serve di un Web scritto (cosa che fanno sia EndNote corriamole rapidamente. server Apache interno e, quando Web che RefWorks nati per il Web). funziona, non reclama nulla di Abbastanza ampio il margine ope- particolare. È rimasto più che so- rativo in catalogazione visto che i Reference Manager: stanzialmente quello che era nel- record si possono creare, modifi- una panoramica l’edizione 11, ora però può funzio- care, duplicare, distruggere con ef- nare – solo se installato dall’utente fetti immediati sul database d’ori- Costa sui 300 dollari US o 250 se amministratore della macchina – gine, ma senza potersi avvalere di scaricato da Internet (tanto, come come un “servizio” Windows e correzioni trasversali e di accesso si diceva, il manuale a stampa non dunque andare in esecuzione au- agli indici di voci. c’è più); gli studenti in Nordameri- tomatica a RM12 spento. E come La configurazione generale è con- ca possono comprarlo a molto me- novità, è stato corretto un errore tenuta: personalizzazione dell’a- no nelle librerie universitarie e dal- fastidiosissimo per cui tutti i re- spetto della pagina iniziale (si ve- la ditta stessa, per circa 115 dolla- cord venivano presentati come ap- dano “l’occhio” e il titolo in figura ri; all’inverso chi, come noi europei, partenenti ad un unico tipo di do- 2), indirizzo, testo; autenticazione ha distributori affiliati alla Thomson cumento che in più era quello per o no degli utenti; diritti di sola let- dovrebbe comprare attraverso es- le carte geografiche (map). tura o anche scrittura; quantità dei si, nelle varie valute e alle diverse Il Web Publisher consente – senza database pubblicati; stile di citazio- condizioni da verificare via . ze simultanee, come è invece ad modulo paragonabile a EndNote Quanto ad altro a dispo- esempio il caso per , Web e a RefWorks, ma va conside- sizione, a parte l’ovvio navigatore- – di pubblicare fino a standard del programma e tale da serve, peggio: che è indispensabi- 15 database ricercabili via www e meritare speciale attenzione. le se si vuole formattare un datti- di renderli anche aggiornabili. Tutto ciò quando funziona: quando loscritto con citazioni nel testo e Offre la funzione di ricerca in mo- non funziona si pena, e non poco, bibliografia finale. La compatibilità dalità semplice/quick che agisce perché è coinvolto un software di con Corel-WordPerfect 12-14 difat- da una finestrina vuota (blank-box servizio Web come Apache, perché ti si è persa strada facendo né googliana) sui campi indicizzati7 e i processi di Windows attivati da RM12 sa trattare un file statico RTF sul titolo principale potendo co- RM12 devono funzionare tutti, per- in cui siano stati inseriti i richiami munque inserire più termini ed ché ci sono due assetti diversi di – come fa invece ad es. il cugino operatori booleani anche con pa- funzionamento – come servizio EndNote, anche come EndNote rentesi (cfr. figura 2). La ricerca Windows da sé o con avvio inten- Web. Continua ad offrire una ver- avanzata replica quella della ver- zionale – e scoprire il motivo del sione in rete locale (LAN) – ad al- sione standard (desktop) con tradi- malfunzionamento Figura 3 - Record editabile, accesso all’indice degli zionali quattro finestre sovrapposte, e la maniera di ve- autori, in basso la lista generale del catalogo legate da operatori, e tutti i campi nirne a capo non è ricercabili disponibili ad ogni livel- affatto facile.8 lo. I record a video sono iperte- Per il resto Reference stualmente navigabili per autore, Manager è lo stesso, parola chiave ed URL, ordinabili robusto ed onesto per autore, data o titolo ospite, so- programma di ge- lo ad un livello; manca un’esplicita stione bibliografica operazione di vista e scorrimento che assolve in ma- di tutto il catalogo, occorre e cer- niera nettamente care “tutto” come ‘*’ e poi percor- tradizionale a tutte rere l’elenco totale. L’esportazione le classiche incom- è solo in formato RIS o in XML suo benze gravanti su proprio; le bibliografie si salvano programmi consimi- solo come file HTML con stile cita- li basate sulla ge- zionale unico non selezionabile da stione di più banche qui, ma scelto, fra le migliaia, al- dati di riferimenti

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tro prezzo – con tutte le funzioni Oltre all’inserimento manuale si uno (a cluster) e idem per i titoli, disponibili. È rimasto incapace di dispone ovviamente di quello per e per tutti gli indicizzati o i non trattare caratteri in Unicode e di importazione di file: molti i filtri indicizzati; volendo, più parole in mostrare immagini e grafici all’in- già fatti ed un modulo distinto IFE ogni finestra con operatori boolea- terno dei record, mentre ovvia- Import File Editor (come il Biblio ni; termini derivabili dagli indici mente consente di allegare vari fi- Link di ProCite) consente di modi- che si offrono ad elenco, salvatag- le ai record anche con la novità di ficarne e crearne di propri: un po’ gio di strategie di ricerca... L’uso ubicazione personale sul disco già aggrovigliato già di suo diviene degli operatori booleani, relazio- descritta. provocatoriamente complesso per nali e dei troncamenti è nella me- Totalmente invariata la struttura i formati delimitati a tabulatori o dia con la divenuta consueta im- piatta del database che viaggia col virgole che tuttavia infine – come possibilità pratica di creare espres- suo indice con numero ampio, ma sopra detto – si incamerano. sioni di ricerca sintatticamente fisso, di tipi di documenti e di La funzione di ricerca, se svolta a complesse e logiche. Mancano del campi ad attributi invariabili. Solo partire dal Term Manager, è ele- tutto funzioni avanzate (come ri- con il Term Manager vede affac- mentare, immediata e rapida; inve- cerca approssimativa fuzzy, classi- ciarsi un po’ di relazionalità: in es- ce dalla finestra deputata non è ficazione degli esiti ranking, per so i termini degli indici per autori, simpaticissima, però migliora una tacere di suggerimenti “nuvole”).9 titoli di riviste e soggetti puntano volta compresi i vari meccanismi e Consente di svolgere ricerche su ai record, sono correggibili imme- strumenti a disposizione: volendo Pubmed e ISI Web of Knowledge diatamente con effetto su tutti i re- tutti i vari campi autore riuniti in (conservando nei record scaricati cord connessi, sono richiamabili dall’interno dei record, possono Tabella 1 - Carta d’identità di Reference Manager 12 per Windows venire muniti di sinonimi o altro rinvio fra voci – anche se non pre- Prodotto: Reference Manager (http://www.refman.com) versione 12 Windows; include modulo per la pubblicazione via web. senti nella base dati – formando Compatibilità: i database e gli oggetti toccati con la v. 12 non sono più leggibili dalla v. 11 e un grappolo di voci che una ricer- inferiori mentre la 12 legge >=10. ca reperisce in toto. Produttore: Thomson Reuters ResearchSoft (già ISI ResearchSoft), Carlsbad, CA (USA) Niente male le operazioni di cata- http://www.thomsonresearchsoft.com/ Altre versioni: sola lettura: no; in altre lingue: no; dimostrativa: sì; rete: sì, licenza per numero logazione manuale: volendo un di installazioni :5 utenze ca $US 1.400 oppure per numero di utenti simultaneamente attivi (per record alla volta è mostrato già cui è meglio contattare il produttore). editabile insieme alla lista breve Assistenza: via e-mail o, a pagamento, per telefono. generale; certi campi possono ve- Prezzo: ca $US 300, sconti per studenti (ca $US 115), e ca $US 240 se scaricato da Internet dun- que senza manuale già stampato e rilegato (gli italiani al momento devono passare tramite il nire definiti obbligatori a seconda distributore: Ritme Italia, 34, Boulevard Haussmann, 75009 Paris, France, www.ritme.com/it, sa- del tipo di documento in questio- [email protected]) e considerare: suoi prezzi, spedizione, IVA etc. ne; autori, parole chiave e titoli di Lista di discussione: Forum presso http://forums.thomsonscientific.com/ts/board?board.id=rm- riviste dischiudono il relativo general (archivi dal 2001 ad oggi presso: http://lists.adeptscience.co.uk/refman/) Paniere di risorse gratuite & materiale didattico: presso il sito di partenza. elenco da cui si può catturare e Requisiti hardware e software minimi: processore Pentium 450 MHz; sistema operativo: tutti i campi possono pescare in Windows XP SP2 o Vista; RAM 256MB; occupazione su hard-disk: 180MB. una generica Phrase list (molto Altro software: per usare la funzione di formattazione del manoscritto in CWYW (cite-while- poco versatile: è unica, non è edi- you-write): MS-Word per Windows 2003, 2007; browser per ogni uso di www in intra/internet tabile, né esportabile né importa- Numero di database: illimitato Numero di database simultaneamente aperti: 15 bile, interna ad ogni archivio); so- Numero di record per database: illimitato no marcati i termini nuovi e com- Numero di caratteri per record: illimitato pletati al volo quelli già presenti; i Numero di caratteri per campo: illimitato, i campi sono a lunghezza variabile (autori, parole campi dei titoli delle note e del- chiave e titoli di riviste sono indicizzati fino a 253 caratteri e ammettono 255 voci per campo). l’abstract possono venire dragati Numero di tipi di documento: 35 (non se ne aggiungono altri) Numero di campi: max 37 (non se ne aggiungono altri; molto parzialmente modificabili: nome per cercarvi parole che coincido- e posizione) no con soggetti già in indice onde Numero di stili di output: ca 1.360 + altri definibili, senza limite aggiungerle automaticamente al Numero di filtri di importazione: ca 430 filtri di importazione + altri definibili, senza limite campo dei soggetti dei vari re- Numero di target Z39.50: oltre 1.000 database interrogabili via Z39.50 + altri definibili, senza cord; dispone delle sue brave fun- limite Liste di termini utili in ricerca e catalogazione: 3 predefinite (autori, parole chiave, titoli di ri- zioni di correzione ortografica, in- viste) + 1 generica “Phrase list” tercettamento dei duplicati e cor- Numero di voci per lista: indefinito rezioni trasversali.

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Tabella 2 - Reference Manager 12 per Windows: sintesi valutativa 2 Produce Web of Knwoledge, Citation Index, JCR Journal Citation Report e Tratti salienti a favore Impact Factor e quanto rientra nelle at- – Web Publisher; – Term manager con rimandi fra voci; tività della famosa agenzia Reuters. Ref- – formattazione dell’output; erence Manager le appartiene sin dall’i- – formattazione dattiloscritti: buona integrazione con MS-Word e ricca operatività; nizio della sua esistenza e non è, come – funzione di catalogazione/inserimento dati; invece ProCite ed EndNote, portato del- – azioni su fino a 15 database: in ricerca, formattazione di dattiloscritti, correzioni globali, la fagocitosi monopolistica del gigante. intercettamento di duplicati; 3 – una vera versione di rete, a 5 o più postazioni e a prezzo diverso. Cfr. . Tratti salienti a sfavore 4 Ad esempio per: medium, number of – ordinamento: i record senza autori vanno comunque in cima alla lista; fa differenza volumes, unique ID come il DOI, il per gli accenti: “Fewer” in un elenco precede “Fénelon”; non sa ignorare articoli e stringhe PMCID di PubMed etc. in inizio di titoli e nomi; 5 – fa differenza anche in ricerca per presenza di accenti: “unita” non copre anche “unità”; Ordine di citazione, autore/data, au- – creare filtri di importazione col modulo IFE è farraginoso, specie per importazioni tore/data/titolo, autore/titolo, autore/ti- di file delimitati; tolo/data, data crescente, data a ritroso. – liste di termini (oltre il Term manager) troppo limitate: una sola rigida “Phrase list”; 6 – formattazione dattiloscritti: persa interazione con Corel WordPerfect e manca trattamento Il trucco consiste nel definire in in- di un file RTF. gresso un solo campo equivalente ad un record, cioè ad una riga da fram- mentare in sottocampi che rappresenta- il legame a ritroso verso il www); Note no i campi effettivi in entrata ed in ar- incorporando BookWhere™ della rivo. Non mancano caveat a fronte del WebClarity cerca in centinaia di 1 Reference Manager versione 11 per manuale sull’IFE: occorre specificare il cataloghi di biblioteche tramite Windows è stato pubblicato nel 2004, reference type RT, occorre una riga vuo- Z39.50: si aggiungono e alterano la versione 1 nel 1984. Non intratten- ta in inizio e il fine riga prodotto da le configurazioni esistenti (svariate go alcun rapporto promozionale o Ctrl-L è diverso da quello mostrato nel- centinaia) e la conversione è rego- commerciale con la Thomson Reuters la documentazione. 7 lata da pochi file: uno per MARC21 Researchsoft (http://www.thomson- Autori, titoli di riviste e soggetti key- uno per UNIMARC e così via, alla reuters.com). La prima versione della words (i componenti del Term Man- 12. edizione per Windows è uscita a ager) e il RefID identificatore di ogni maniera di ProCite, da cui lo clo- settembre 2008. Non c’è e non ci sarà scheda che sia alfabetico o numerico. nò, e non di EndNote che ne esi- una versione per Macintosh. I nomi 8 È stato il mio caso per penose settima- ge uno per ogni destinazione. Agi- dei prodotti software citati sono mar- ne forse anche perché sulla stessa mac- sce anche come generatore di dati chi dei rispettivi produttori soggetti a china erano state installate più versioni OpenUrl da inviare ad un pro- copyright. Manoscritto terminato il 10 beta dello stesso programma nel perio- gramma di smistamento e collega- dicembre 2008; indirizzi URL in do precedente l’edizione finale cosicché mento (OpenUrl Link Resolver) Internet verificati alla stessa data. Ho lì non sono riuscito a venirne a capo. Quanto alla gestione delle uscite provato la versione Windows 12 di 9 Per questo la Thomson propone il suo (output), ha il corredino da bravo Reference Manager monoutente e il RefViz, . (tutto derivato da ProCite): centi- versione in rete locale – con Windows XP SP3, MS-Word 2007 su un Pentium Abstract naia di stili di citazione in assetto IV 3,4 GHz con 1 GB di RAM. ricco e flessibile con modifica faci- Reference Manager (Thomson In “Biblioteche oggi” ci si è occupati di- Reuters) is a leading and long-time le ed efficace, stampa di elenchi di rettamente due volte di questo pro- existing bibliography formatting soft- record con intestazioni in vedetta gramma: Banche dati bibliografiche ge- ware. After four years, a new, (subject bibliography) e salvatag- stite su microelaboratore e accessibili via RM12, edition for Windows has been gio anche in HTML e con URL na- web. Reference Manager 11 (Windows) published. It now integrates only vigabili, esportazione (formato ad con Web Publisher, 22 (2004), 9, p. 39- with MS-Word 2007 for manuscript etichette RIS, o Medlars o delimita- 50, e prima in: Reference Manager, 20 formatting. The scanty enhance- to, o in un proprio XML) formatta- (2002), 1, p. 38-41, entrambi a cura di ments of this edition are reviewed in zione del dattiloscritto in CWYW chi scrive. Una descrizione analitica del detail along with a summary of its (cite-while-you-write) operativo programma ed una comparazione con core functionalities and a short altri consimili sono in: FRANCESCO DEL- ormai soltanto in MS-Word. Nella checklist of its strong/weak points. L’ORSO, Bibliography Management Soft- Although RM12 remains far from tabella 2 un tentativo di sintesi va- ware: with a Detailed Analysis of Some lutativa sugli aspetti salienti pro e showing innovative features it resta- Packages, Genova, ESB Forum, 2008, in tes its robust, trustworthy and effi- contro, non tutti evidentemente Internet: .

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