Handboek Starten Met Webcare
Total Page:16
File Type:pdf, Size:1020Kb
Starten met webcare handboek Aan de slag in 7 stappen Starten met webcare - Aan de slag in 7 stappen Jouw start voor effectieve webcare Je bent overtuigd van de kracht van webcare, maar hoe ga je ermee beginnen? Wat is er nodig om succesvol te worden? Wat zijn de eerste stappen om te starten met webcare en hoe zorg je dat je afdeling efficiënt gaat werken? In dit handboek delen we ons stappenplan waarmee jij concreet kan gaan starten met webcare. Daarnaast geven we je onze visie op webcare en vertellen we waarom webcare hét middel is waarmee je klanten extra service gaat bieden. Vervolgens kijken we naar de stappen die jij moet zetten om te beginnen met webcare. Door succesvolle verhalen van grote webcare organisaties als Ziggo, NS en Freo te combineren met onze eigen visie levert dit handboek je handvaten op. Zo kan jij vandaag nog aan de slag met webcare. In een notendop leert dit handboek je: • waarom webcare zorgt voor een glimlach bij de klant; • welke stappen jij concreet moet zetten om te starten met webcare; • een opzet van jouw webcareplan; • hoe je jouw toekomstige webcaresuccessen in kaart brengt. Team Coosto 2 Starten met webcare - Aan de slag in 7 stappen INHOUD 2 Jouw start voor effectieve webcare 4 Onze visie op webcare 7 Jouw stappenplan om te starten met webcare 12 Het leren kennen van je doelgroep met persona’s 15 Inspiratie van anderen 17 Het maken van een webcare plan 20 Breng het succes van jouw webcare afdeling in kaart 3 Onze visie op webcare Webcare wordt door organisaties op verschillende manieren ingezet afhankelijk van de doelstellingen. Zie je webcare voornamelijk als middel om stress weg te nemen bij jouw callcenter of zie je webcare juist als een middel om jouw merkreputatie te boosten door het openbaar beantwoorden van vragen? Onderstaand geven we kort onze visie op webcare zoals wij het zien en waar in onze ogen de kracht van webcare zit. Webcare is simpel gezegd het online reageren op klachten. Hierbij gaat het om een beleid om actief te reageren op social media uitingen. Social media is het verzamelbegrip voor alle online platformen waarop gebruikers zonder amper of enige tussenkomst van een redactie de inhoud verzorgen. Tot deze platformen behoren onder andere de bekende social media platformen zoals Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn en Google+ maar ook duizenden nieuwssites (denk aan de comments van gebruikers onder artikelen), fora en blogs. De enorme omvang van social media maakt dat het cruciaal is voor jouw organisatie om je merkreputatie te beschermen door actief op deze kanalen aanwezig te zijn. In de huidige wereld is webcare voor organisaties om die reden niet meer weg te denken. Consumenten zoeken steeks meer contact via online kanalen zoals Twitter, Facebook, blogs en fora. Om mensen, ook proactief, te helpen, is het belangrijk om daarom aanwezig te zijn op deze kanalen. Webcare geeft organisaties de mogelijkheid om op, verschillende kanalen vragen te beantwoorden. Het inzetten van webcare kan meerdere doelen hebben. Zo starten sommige organisaties met webcare om een betere service te verlenen of om de workload op andere kanalen te verlichten. Door vragen via sociale media te beantwoorden, verminder je het aantal binnenkomende berichten op andere kanalen zoals telefoon en e-mail. 4 Andere organisaties starten juist met webcare omdat Wat wordt er voornamelijk gevraagd, wanneer stelt de zij het een perfect middel vinden om de eigen klant deze vraag en waar doet hij of zij dit voornamelijk? merkreputatie te verbeteren. Door het openbare karakter Allemaal vragen waarop de data uit webcare eenvoudig van webcare kijkt potentieel de hele wereld mee hoe je antwoord geven. De inzichten uit deze data helpt vragen van klanten weet te beantwoorden. Heel anders organisaties om bijvoorbeeld persona’s te verrijken. dan bij traditionele kanalen als e-mail en telefoon. Daarnaast kunnen veelgestelde vragen proactief door Wanneer je webcare op een juiste manier weet te doen, organisaties uitgelicht worden met FAQ’s en andere laat je duidelijk aan de wereld - en in het specifiek jouw communicatie uitingen. doelgroep - zien dat jij een hoog niveau van service biedt. Daarnaast neem je op deze manier enkele In onze ogen is de combinatie van deze punten juist veelgestelde vragen van jouw doelgroep weg door deze dát wat webcare een sterke oplossing maakt. Of een openbaar te beantwoorden en zelfs mogelijk verder uit organisatie nu als doel heeft om meer service te bieden te lichten. of juist bang is voor het missen van negatieve reacties. In beiden gevallen leert de organisatie van de data die uit Tenslotte zijn er ook organisaties die het leren van de deze webcareactiviteiten naar voren komen. klant als voornaamste reden hebben om te starten met webcare. Social media data helpen webcare organisaties namelijk om ontzettend veel inzichten over de klanten te krijgen door o.a. de vragen die ze stellen. Meer lezen over onze visie op webcare? Lees het handboek ‘webcare in 2020’ voor onze uitgebreide visie op de Download hier toekomst van webcare. 5 Webcare start in onze ogen bij het in kaart brengen van jouw doelgroep. Veel organisaties werken met persona’s om tastbare representaties te maken van verschillende soorten veel voorkomende klanten. Door doelstellingen, angsten en bedreigingen te beschrijven en te combineren met de fase waarin de klant zich bevindt, ben je als organisatie beter in staat om deze klant te helpen. Je weet immers met welke vragen hij of zij op dat moment worstelt. Doordat jij ze - in de meeste gevallen - op kunt lossen, zorg je voor tevreden klanten. Iets dat, wanneer dit lukt, voor enorm tevreden klanten gaat zorgen. Upstream deed eind 2016 onderzoek naar de stand van webcare 2016 en liet in de resultaten zien dat 94,85% van de organisaties die aan webcare doet webcare inzetten met customer service als doelstelling. Iets meer dan de helft van de organisaties (54,64%) geeft aan dat public relations (PR) ook een doelstelling is. Deze cijfers laten zien dat lang niet alle organisaties webcare inzetten voor het beschermen en verbeteren van de merkreputatie. Iets waarvoor webcare uitermate Waarom doen organisaties aan webcare? waardevol is. Customer service Public relations (PR) Marketing & sales 65% van de door Upstream ondervraagde organisaties weet welke thema’s, vragen en onderwerpen er spelen. Inzichten die helpen om zowel proactief als reactief klanten beter te helpen met vragen. 65% Weet welke thema’s, vragen of onderwerpen er spelen op een bepaalde dag 6 Jouw stappenplan om te starten met webcare Webcare start in onze ogen dus bij het volledig in kaart brengen van je doelgroep. Weten wie je probeert te helpen als organisatie is iets waar je niet alleen als webcare afdeling profijt van ebt,h maar juist als hele organisatie. Maar het allerbelangrijkste? Uiteindelijk hebben vooral je klanten er veel profijt van. We helpen je graag om écht te starten met webcare. Om die reden hebben we zeven stappen uitgeschreven waar jij direct mee aan de slag kan gaan. In de komende hoofstukken werken we daarnaast de eerste drie stappen uitgebreid uit. Stap 1: Start met het maken van jouw persona(s) Het doel van webcare voor jou als organisatie is om jouw klanten beter te kunnen helpen. Enerzijds wil je geen vragen, klachten en complimenten missen en anderzijds wil je meer potentiële vragen vinden waarop jij als organisatie kunt inhaken. In beiden gevallen staat de klant centraal staan bij jouw webcareactiviteiten. Om die reden weet jij als afdeling meer dan elke andere afdeling binnen jouw organisatie wie deze klant is. Toch? Als het goed is roep je hier volmondig ja op. In de praktijk blijkt echter dat organisaties vaak geen juist beeld hebben van de klant en de doelgroep. Het huidige beeld dat intern heerst, komt misschien niet overeen met de werkelijkheid. Misschien is er überhaupt nog nooit onderzoek naar gedaan. Tal van organisaties starten om die reden vaak het webcare proces met het maken van persona’s. Deze persona’s zijn fictieve weergaven van jouw meest voorkomende klant(en) en geven jouw organisatie een beter beeld van de klant/doelgroep. 7 Bij het maken van deze persona’s wordt gekeken naar overkoepelende doelen, angsten en bedreigingen waarmee dit fictief persoon (die gebaseerd is op een echte klant) dagelijks worstelt. lsA organisatie is het aan jou om deze (potentiële) klant hierbij te helpen. Iets wat jij dagelijks met jouw team fanatiek doet. Door het maken van persona’s krijg je als organisatie en als webcare afdeling een beter beeld van de klant die jij gaat helpen. Is deze überhaupt wel te vinden op de kanalen die met webcare zijn te bereiken? Hoe ga je hem of haar aanspreken en waar ga je hem of haar mee helpen? Vragen die je later in het proces moet beantwoorden om webcare goed op te kunnen zetten. In het volgende hoofdstuk gaan we uitgebreider in op deze persona’s en de bijbehorende klantreis die deze personen doorlopen. Eigenaar Jack Marketing Mary Enterprise Erin (1-100 werknemers) (100-2.000 werknemers) (2000+ werknemers) voorbeeld van persona’s Stap 2: Zoek naar inspiratie van anderen Starten met webcare lijkt soms lastig. Hoe zorg je ervoor dat je online opgewassen bent tegen de vele verschillende vragen? Hoeveel berichten kan je verwachten en hoeveel mensen heb je nodig om dit te kunnen behappen? Er zijn al een groot aantal bedrijven die webcare inzetten om hun klanten beter te kunnen helpen. Wat kunnen we van deze bedrijven leren? Na het formuleren van je persona’s is het verstandig om inspiratie te zoeken bij dergelijke organisaties. Verderop in dit handboek nemen we een kijkje in de keuken bij TUI, ING en Ziggo en zien we hoe zij webcare inzetten in de praktijk.