INFORME ESPECIAL DB-09-07 29 de septiembre de 2008 ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO SENADO DE PUERTO RICO Resultado del examen realizado en las oficinas de los senadores en el Capitolio y en las oficinas de servicios en los distritos senatoriales para corroborar la existencia del personal, evaluar los controles internos relacionados con la asistencia e inspeccionar las instalaciones donde ubican dichas oficinas (Unidad 2006)
Fecha del examen: 31 de enero de 2008
Informe Especial DB-09-07 1 29 de septiembre de 2008
CONTENIDO
Página
INFORMACIÓN SOBRE LA RAMA LEGISLATIVA ...... 3
RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA ...... 5
ALCANCE Y METODOLOGÍA ...... 5
CONCLUSIÓN ...... 6
RECOMENDACIONES ...... 7
AL PRESIDENTE DEL SENADO ...... 7
A LOS SENADORES ...... 8
CARTAS A LA GERENCIA ...... 8
COMENTARIOS DE LA GERENCIA ...... 9
AGRADECIMIENTO ...... 9
RESULTADO DEL EXAMEN REALIZADO EN LAS OFICINAS DE LOS SENADORES EN EL CAPITOLIO Y EN LAS OFICINAS DE SERVICIOS EN LOS DISTRITOS SENATORIALES PARA CORROBORAR LA EXISTENCIA DEL PERSONAL, EVALUAR LOS CONTROLES INTERNOS RELACIONADOS CON LA ASISTENCIA E INSPECCIONAR LAS INSTALACIONES DONDE UBICAN DICHAS OFICINAS ...... 10
1 – Hojas de asistencia no custodiadas adecuadamente, no entregadas para examen y otras deficiencias relacionadas con las mismas ...... 10
2 – Empleados que no llevaban consigo la tarjeta de identificación emitida por la Oficina de Recursos Humanos del Senado ...... 15
ANEJO 1 - SENADORES Y SUS OFICINAS EN LOS DISTRITOS SENATORIALES.. 17
ANEJO 2 - SUELDOS PAGADOS A LOS EMPLEADOS ASIGNADOS A LAS OFICINAS DE LOS SENADORES AL 31 DE ENERO DE 2008 ...... 18
ANEJO 3 - CANTIDAD DE EMPLEADOS ASIGNADOS A LAS OFICINAS DE LOS SENADORES AL 31 DE ENERO DE 2008 ...... 20
ANEJO 4 - CANTIDAD DE EMPLEADOS QUE CUSTODIABAN SU HOJA DE ASISTENCIA [Resultado 1-a.1)] ...... 22 2 Informe Especial DB-09-07 29 de septiembre de 2008
ANEJO 5 - CANTIDAD DE EMPLEADOS CUYAS HOJAS DE ASISTENCIA NO LE FUERON SUMINISTRADAS A LOS AUDITORES EL DÍA DE LA VISITA [Resultado 1-a.2)] ...... 23
ANEJO 6 - CANTIDAD DE EMPLEADOS QUE AL MOMENTO DE LA VISITA NO HABÍAN ANOTADO LAS HORAS DE ENTRADA O DE SALIDA DE UNO O MÁS DÍAS EN LAS HOJAS DE ASISTENCIA [Resultado 1-a.3)a)]...... 24
ANEJO 7 - CANTIDAD DE EMPLEADOS QUE AL MOMENTO DE LA VISITA HABÍAN REGISTRADO EL HORARIO COMPLETO DEL 31 DE ENERO DE 2008 SIN HABER CULMINADO LA JORNADA DE TRABAJO [Resultado 1-a.3)b)] ...... 25
ANEJO 8 - CANTIDAD DE EMPLEADOS CUYAS HOJAS DE ASISTENCIA ESTABAN EN BLANCO [Resultado 1-a.3)c)] ...... 26
ANEJO 9 - CANTIDAD DE EMPLEADOS QUE AL 31 DE ENERO DE 2008 HABÍAN CERTIFICADO POR ANTICIPADO LAS HOJAS DE ASISTENCIA DE LA SEMANA O DE LA QUINCENA [Resultado 1-a.4)] ...... 27
ANEJO 10 - CANTIDAD DE EMPLEADOS QUE NO COMPLETARON LA JORNADA DE TRABAJO EN UNA O MÁS SEMANAS [Resultado 1-a.5)a)] ...... 28
ANEJO 11 - HOJAS DE ASISTENCIA QUE NO ESTABAN FIRMADAS POR LA PERSONA ENCARGADA DE LAS MISMAS [Resultado 1-a.5)b)] ...... 29
ANEJO 12 - HOJAS DE ASISTENCIA QUE NO ESTABAN FIRMADAS POR EL SENADOR O LA PERSONA AUTORIZADA A FIRMAR LAS MISMAS [Resultado 1-a.5)c)] ...... 30
ANEJO 13 - CANTIDAD DE EMPLEADOS QUE NO FIRMARON LA CERTIFICACIÓN AL CULMINAR LA JORNADA DE TRABAJO SEMANAL O QUINCENAL [Resultado 1-a.5)d)] ...... 31
ANEJO 14 - CANTIDAD DE EMPLEADOS CUYAS HOJAS DE ASISTENCIA TENÍAN TACHADURAS, BORRONES Y MARCAS DE CORRECCIÓN [Resultado 1-a.5)e)] ...... 32
ANEJO 15 - CANTIDAD DE EMPLEADOS PRESENTES EN LAS OFICINAS DE LOS SENADORES EL 31 DE ENERO DE 2008 [Resultado 2] ...... 33
ANEJO 16 - CANTIDAD DE EMPLEADOS QUE NO LLEVABAN CONSIGO LA TARJETA DE IDENTIFICACIÓN DEL SENADO EL 31 DE ENERO DE 2008 [Resultado 2-a.] ...... 35
ANEJO 17 - COMENTARIOS DE LOS SENADORES AL RESULTADO DEL EXAMEN EFECTUADO A SUS OFICINAS ...... 36
ANEJO 18 - MIEMBROS DEL SENADO AL 31 DE ENERO DE 2008 ...... 45
Informe Especial DB-09-07 3 29 de septiembre de 2008
Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico
29 de septiembre de 2008
Al Gobernador y a los presidentes del Senado y de la Cámara de Representantes
Realizamos un examen en las oficinas de los senadores1 en el Capitolio y en las oficinas de servicios en los distritos senatoriales para corroborar la existencia del personal, evaluar los controles internos relacionados con la asistencia e inspeccionar las instalaciones donde ubican dichas oficinas. Efectuamos la misma a base de la facultad que se nos confiere en la Sección 22 del Artículo III de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada.
En este Informe Especial se presentan los resultados del examen efectuado el 31 de enero de 2008 en las oficinas de los senadores en el Capitolio y en las oficinas de servicios en los distritos senatoriales.
INFORMACIÓN SOBRE LA RAMA LEGISLATIVA En el Artículo III de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico del 25 de julio de 1952 se establece que el Poder Legislativo se ejercerá por una Asamblea Legislativa, que se compondrá de dos cámaras: el Senado y la Cámara de Representantes, cuyos miembros serán electos por votación directa en cada elección general. Se establece, además, que el Senado de Puerto Rico (Senado) se compondrá de 27 senadores: 16 senadores por Distrito2 y
1 Las normas de la Oficina prohíben el discrimen de clase alguna, entre otros motivos, por género o sexo. Por tanto, para propósitos de este Informe todo término utilizado para referirse a una persona o puesto se refiere a ambos géneros.
2 Dos por cada uno de los ocho distritos senatoriales. 4 Informe Especial DB-09-07 29 de septiembre de 2008
11 por Acumulación. Los senadores tienen asignada una oficina en el Capitolio y 10 de éstos mantienen oficinas de servicios en los distritos senatoriales. [ANEJO 1]
En la Sección 9 del Artículo III de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico se establece, entre otras cosas, que cada Cámara Legislativa adoptará las reglas propias de sus cuerpos legislativos para sus procedimientos y gobierno interno. Esa independencia administrativa ha sido reiterada por la propia Asamblea Legislativa al excluir a su personal de la aplicación de la Ley Núm. 184 del 3 de agosto de 2004, Ley para la Administración de los Recursos Humanos en el Servicio Público3.
El Senado es dirigido por su Presidente quien tiene a su cargo los asuntos administrativos del Senado. En tal capacidad, organiza y dirige las actividades relacionadas con el funcionamiento de dicho Cuerpo Legislativo, incluido, entre otras cosas, el nombramiento del personal. Los senadores tienen la responsabilidad de seleccionar al personal de sus oficinas y someter el nombramiento de éstos al Presidente. Las normas y guías que regulan la administración del personal del Senado se establecen mediante reglamentos y órdenes administrativas emitidas por el Presidente.
El presupuesto del Senado para el año fiscal 2007-08 fue de $37,430,000. De este presupuesto, se asignaron $10,883,812 para sueldos de los empleados adscritos a las oficinas de los senadores. Al 31 de enero de 2008 se habían desembolsado $6,092,380 para cubrir el pago de sueldos. [ANEJO 2]
El Senado cuenta con una página de Internet, a la cual se puede acceder mediante la siguiente dirección: http://www.senadopr.us. Esta página provee información acerca de la entidad y de los servicios que presta.
En el ANEJO 18 se incluye una relación de los miembros del Senado al 31 de enero de 2008.
3 Esta Ley derogó la Ley Núm. 5 del 14 de octubre de 1975, Ley de Personal del Servicio Público de Puerto Rico, según enmendada.
Informe Especial DB-09-07 5 29 de septiembre de 2008
RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA La gerencia de todo organismo gubernamental debe considerar los siguientes Diez Principios para Lograr una Administración Pública de Excelencia. Éstos se rigen por principios de calidad y por los valores institucionales:
1. Adoptar normas y procedimientos escritos que contengan controles internos de administración y de contabilidad eficaces, y observar que se cumpla con los mismos.
2. Mantener una oficina de auditoría interna competente.
3. Cumplir con los requisitos impuestos por las agencias reguladoras.
4. Adoptar un plan estratégico para las operaciones.
5. Mantener el control presupuestario.
6. Mantenerse al día con los avances tecnológicos.
7. Mantener sistemas adecuados de archivo y de control de documentos.
8. Cumplir con el Plan de Acción Correctiva de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, y atender las recomendaciones de los auditores externos.
9. Mantener un sistema adecuado de administración de personal que incluya la evaluación del desempeño, y un programa de educación continua para todo el personal.
10. Cumplir con el Código de Ética aprobado por el Senado.
El 27 de junio de 2008, mediante la Carta Circular OC-08-32, divulgamos la revisión de los mencionados diez principios establecidos en nuestra Carta Circular OC-98-09 del 14 de abril de 1998. Ambas cartas circulares se pueden acceder a través de nuestra página de Internet: http://www.ocpr.gov.pr.
ALCANCE Y METODOLOGÍA El 31 de enero de 2008 nuestros auditores visitaron simultáneamente las 27 oficinas de los senadores ubicadas en el Capitolio y las 11 oficinas de servicios que 104 de éstos mantienen en los distritos senatoriales.
4 Un Senador tiene dos oficinas de servicios. [ANEJO 1] 6 Informe Especial DB-09-07 29 de septiembre de 2008
En las visitas efectuadas utilizamos la siguiente metodología:
• Examen de la nómina del personal asignado a las oficinas de los senadores al 31 de octubre de 2007 para determinar la cantidad de empleados que prestaban servicios en éstas.
• Entrevistas realizadas el 31 de enero de 2008 al personal en las oficinas de los senadores en el Capitolio y en las oficinas de servicios en los distritos senatoriales.
• Examen de las hojas de asistencia del personal asignado a las oficinas de los senadores en el Capitolio y a las oficinas de servicios en los distritos senatoriales del período del 16 al 31 de enero de 2008, provista por la Oficina de Recursos Humanos del Senado, para verificar la corrección de éstas. En algunas ocasiones, examinamos las hojas de asistencia de fechas anteriores y posteriores.
• Inspecciones a las oficinas de los senadores en el Capitolio y a las oficinas de servicios en los distritos senatoriales para verificar que no hubiese propaganda político-partidista. CONCLUSIÓN En la visita realizada por nuestros auditores el 31 de enero de 2008 para corroborar la existencia del personal, evaluar los controles internos relacionados con la asistencia e inspeccionar las instalaciones donde ubican las oficinas de los 27 senadores en el Capitolio y las 11 oficinas de servicios en los distritos senatoriales se determinó que:
1. Dieciocho empleados de las oficinas de dos senadores custodiaban sus propias hojas de asistencia. [Resultado 1-a.1)]
2. Las hojas de asistencia de 14 empleados de las oficinas de 2 senadores no se presentaron para examen al momento de la visita. [Resultado 1-a.2)]
3. Las horas en las hojas de asistencia de varios de los empleados no se anotaban consistentemente o las dejaban en blanco. [Resultado 1-a.3)]
4. Veintitrés empleados de 11 oficinas de los senadores habían certificado por anticipado las hojas de asistencia. [Resultado 1-a.4)]
5. Las hojas de asistencia del período del 16 al 31 de enero de 2008 suministradas por la Oficina de Recursos Humanos del Senado tenían varias deficiencias de control. Entre
Informe Especial DB-09-07 7 29 de septiembre de 2008
éstas: jornadas de trabajo incompletas, y hojas de asistencia sin la firma de la encargada de la asistencia o del Senador o de la persona autorizada por éste. [Resultado 1-a.5)]
6. Diez empleados de las oficinas de cinco senadores no llevaban consigo la tarjeta de identificación emitida por la Oficina de Recursos Humanos del Senado al momento de la visita. [Resultado 2]
7. Dos5 de los 27 senadores no tuvieron señalamientos.
En el ANEJO 1 se incluye información de la ubicación de las oficinas de servicios de los senadores en los distritos senatoriales.
En el ANEJO 2 se incluye información relacionada con sueldos pagados a los empleados asignados a las oficinas de los senadores al 31 de enero de 2008.
En el ANEJO 3 se incluye información de la cantidad de empleados asignados a las oficinas de los senadores al 31 de enero de 2008.
En los ANEJOS del 4 al 16 se presenta una relación de los resultados obtenidos del examen efectuado en las oficinas de los senadores.
En el ANEJO 17 se incluyen los comentarios sometidos por los senadores relacionados con el resultado del examen efectuado a sus oficinas.
RECOMENDACIONES
AL PRESIDENTE DEL SENADO
1. Instruir a los senadores para que ejerzan una supervisión eficaz del personal de sus oficinas y se aseguren de que éstos cumplan con el Reglamento Núm. 40, Reglamento de Personal para Empleados Adscritos a las Oficinas de los Senadores y Senadoras y de las Comisiones del Senado de Puerto Rico, aprobado por el Presidente del Senado mediante la Orden Administrativa 06-4 del 30 de mayo de 2006 y con la Orden Administrativa 01-17, Tarjeta de Identificación del 10 de mayo de 2001. [Resultados 1 y 2]
5 Hons. Margarita Nolasco Santiago y Roberto A. Arango Vinent. 8 Informe Especial DB-09-07 29 de septiembre de 2008
2. Ver que la Oficina de Auditoría Interna realice exámenes periódicos de las oficinas de los senadores para evitar que se repitan situaciones como las comentadas en los resultados 1 y 2.
A LOS SENADORES
3. En cuanto al Resultado 1, asegurarse de que:
a) Los encargados de las hojas de asistencia o los senadores, según sea el caso, sean los que custodien las hojas de asistencia del personal asignado a la oficina, y que las copias de éstas estén en las referidas oficinas, disponibles en todo momento. [Resultado 1-a.1) y 2)]
b) Los empleados de las oficinas anoten las horas de entrada y de salida diariamente, y en el caso de que éstos no completen la jornada de trabajo, ver que el tiempo no trabajado se cargue a las licencias correspondientes. En caso de que no tengan licencias acumuladas, ver que se descuente el tiempo no trabajado de su salario. [Resultado 1-a.3) y 5)a)]
c) Los empleados, los encargados de la asistencia y las personas autorizadas, firmen y certifiquen las hojas de asistencia cuando finalice la jornada de trabajo semanal o quincenal. [Resultado 1-a.4) y del 5)b) al d)]
d) Las hojas de asistencia no tengan tachaduras, borrones o marcas de corrección. En caso de tenerlas, se haya hecho una nota explicativa que justifique tal acción y que la persona que la haga escriba sus iniciales. [Resultado 1-a.5)e)]
4. Asegurarse de que los empleados de sus oficinas en el Capitolio y en las oficinas de servicios en los distritos senatoriales lleven consigo su tarjeta de identificación, según se establece en la Orden Administrativa Núm. 01-17. [Resultado 2]
CARTAS A LA GERENCIA Los resultados del examen fueron sometidos para comentarios a los senadores mediante cartas emitidas entre el 2 de julio y el 4 de agosto de 2008.
Informe Especial DB-09-07 29 de septiembre de 2008
COMENTARIOS DE LA GERENCIA Los senadores sometieron por cartas sus comentarios sobre los resultados del examen de sus respectivas oficinas, excepto los senadores Hons. Bruno A. Ramos Olivera y Loma J. Soto Villanueva. Éstos nos informaron mediante llamada telefónica de sus secretarias que no emitirían comentarios al respecto. La Directora Ejecutiva de la oficina del Hon. Pedro J. Rosselló González sometió los comentarios de los resultados de la evaluación efectuada a la oficina de éste. Los comentarios de los senadores fueron considerados en la redacción final del Informe. En el ANEJO 17 se incluyen algunos de sus comentarios.
AGRADECIMIENTO A los funcionarios y empleados del Senado y de las oficinas de servicios en los distritos senatoriales les agradecemos la cooperación que nos prestaron durante nuestro examen. 10 Informe Especial DB-09-07 29 de septiembre de 2008
RESULTADO DEL EXAMEN REALIZADO EN LAS OFICINAS DE LOS SENADORES EN EL CAPITOLIO Y EN LAS OFICINAS DE SERVICIOS EN LOS DISTRITOS SENATORIALES PARA CORROBORAR LA EXISTENCIA DEL PERSONAL, EVALUAR LOS CONTROLES INTERNOS RELACIONADOS CON LA ASISTENCIA E INSPECCIONAR LAS INSTALACIONES DONDE UBICAN DICHAS OFICINAS Resultado 1 – Hojas de asistencia no custodiadas adecuadamente, no entregadas para examen y otras deficiencias relacionadas con las mismas a. La jornada regular semanal de los empleados de las oficinas de los senadores es de un mínimo de 37.50 horas. Estas horas, al igual que las de los empleados de jornada parcial, se pueden completar en cualquier período dentro de la semana, según el acuerdo que haya concretado el Senador y el empleado. El sistema de control de asistencia consiste de hojas de asistencia semanales donde los empleados registran en tinta su asistencia diaria y hacen constar la hora de entrada y de salida, y el tiempo destinado para el almuerzo. Esta hoja provee para que los empleados la firmen y certifiquen al finalizar la semana, que realizaron su jornada de trabajo de acuerdo con sus deberes y obligaciones, los reglamentos del Senado, y las leyes y los reglamentos del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Además, provee un espacio para que el encargado de la asistencia y una persona autorizada certifiquen la misma como correcta. Los empleados a tiempo completo completan las 37.50 horas de trabajo semanalmente mientras que los de jornada parcial la completan quincenalmente.
De acuerdo con la información obtenida de las hojas de asistencia, de la información presupuestaria, de los empleados entrevistados en las oficinas visitadas y de la información suministrada por la Oficina de Recursos Humanos del Senado, al 31 de enero de 2008 había 306 personas nombradas para prestar servicios en las 38 oficinas de los senadores. De éstos, 271 (89 por ciento) estaban asignados a las 27 oficinas de los senadores en el Capitolio y 35 (11 por ciento) a las 11 oficinas de servicios en los distritos senatoriales. [ANEJO 3]
Nuestro examen reveló lo siguiente:
1) Se determinó que 18 (6 por ciento) empleados de las oficinas de 2 senadores en el Capitolio custodiaban sus propias hojas de asistencia, en lugar de mantenerlas bajo la custodia de un encargado de la asistencia o del Senador. [ANEJO 4]
Informe Especial DB-09-07 11 29 de septiembre de 2008
La hoja de asistencia constituye un documento fiscal, el cual es la base para el pago de los salarios y el registro de las licencias acumuladas y utilizadas. Por tal razón, como norma de sana administración, la misma debe permanecer en un lugar seguro al que sólo tengan acceso el Senador o los empleados autorizados por éste.
2) Las hojas de asistencia de 14 (5 por ciento) empleados de las oficinas de 2 senadores en el Capitolio no se presentaron para examen al momento de la visita. Las referidas hojas fueron posteriormente suministradas por la Oficina de Recursos Humanos del Senado. Al momento de la visita efectuada se determinó lo siguiente: [ANEJO 5]
a) Las hojas de asistencia de 12 empleados asignados a la oficina de un Senador en el Capitolio estaban en poder de éstos y al momento de la visita los empleados no estaban presentes. Éstos entregaban sus hojas de asistencia directamente en la Oficina del Senador en el Capitolio no más tarde del viernes siguiente de la semana trabajada.
b) Las hojas de asistencia de dos empleados de las oficinas de dos senadores en el Capitolio, que al momento de la visita no estaban presentes, no fueron presentadas a examen. En las entrevistas efectuadas, los empleados nos indicaron que desconocían dónde éstas estaban guardadas.
En la Sección 9.2.7 del Reglamento Núm. 40 se establece que copia de todas las hojas de asistencia de los empleados con sus respectivos anejos, será custodiada en la oficina del Senador para que puedan ser utilizadas por auditores, y para cualquier revisión o cotejo por parte del Senador o su representante autorizado. Indica, además, que cada Senador determinará cuál de sus empleados será designado como custodio de dichas hojas, quien también será responsable de facilitar las mismas cuando sean solicitadas por los auditores.
3) El examen de 549 hojas de asistencia suministradas en el momento de la visita reveló lo siguiente:
a) Treinta y siete (12 por ciento) empleados de las oficinas de 16 senadores no habían anotado en sus hojas de asistencia las horas de entrada y de salida en uno o más días, 12 Informe Especial DB-09-07 29 de septiembre de 2008
del 16 al 30 de enero de 2008, y en la de la mañana del 31 de enero. De éstos, 28 eran empleados de las oficinas de los senadores en el Capitolio y 9 de las oficinas de servicios en los distritos senatoriales. Se observó que en algunos casos anotaban sólo el horario de la mañana, pero no el de la tarde o viceversa. [ANEJO 6]
b) Cuatro (1 por ciento) empleados de las oficinas de 3 senadores en el Capitolio registraron en sus hojas de asistencia el horario completo de trabajo del 31 de enero, a pesar de que no había finalizado la jornada de trabajo del día. [ANEJO 7]
c) Once (4 por ciento) empleados de las oficinas de 7 senadores no anotaron los horarios trabajados en las hojas de asistencia del 16 al 30 de enero de 2008 y en la de la mañana del 31 de enero. Las hojas estaban en blanco. De éstos, 10 eran empleados de las oficinas de los senadores en el Capitolio y 1 de una oficina de servicios en un distrito senatorial. [ANEJO 8]
En la Sección 9.2.1 del Reglamento Núm. 40 se establece que el sistema de control de asistencia consistirá de hojas de asistencia semanales donde los empleados registrarán, en tinta o mediante sistema electrónico, su asistencia diaria haciendo constar la hora de entrada y salida en la mañana, el tiempo destinado para el almuerzo y en la tarde.
Como norma de sana administración, las horas de entrada y de salida deben registrarse diariamente en el momento en que ocurran dichos eventos. De tal manera, se asegura la exactitud de dichos registros y, a su vez, se logra prevenir la comisión de errores o irregularidades.
4) Veintitrés (8 por ciento) empleados de las oficinas de 11 senadores habían certificado por anticipado las hojas de asistencia de la semana del 28 de enero al 1 de febrero de 2008, a pesar de que la semana no había finalizado. De éstos, 18 eran empleados de las oficinas de los senadores en el Capitolio y 5 de las oficinas de servicios en los distritos senatoriales. [ANEJO 9]
En la Sección 9.2.2 del Reglamento Núm. 40 se establece que el mecanismo utilizado para registrar la asistencia será firmado por el empleado al final de la jornada semanal de
Informe Especial DB-09-07 13 29 de septiembre de 2008
trabajo, por el Encargado de Asistencia de cada Oficina, por el Senador o la persona en quien éste delegue como persona autorizada.
La hoja de asistencia provee para que los empleados, al finalizar la semana, certifiquen haber realizado su jornada de trabajo cónsona con sus deberes y obligaciones, los reglamentos del Senado, y las leyes y los reglamentos del Gobierno de Puerto Rico. Las certificaciones están dirigidas a prevenir cualquier comportamiento que vulnere los principios básicos de ética de los empleados y a salvaguardar el buen uso de los fondos públicos del Senado. Por ello, es esencial que los empleados y sus supervisores certifiquen correctamente las hojas de asistencia. Como norma de sana administración las certificaciones deben hacerse luego de culminada la semana.
5) El examen efectuado a las hojas de asistencia del período del 16 al 31 de enero de 2008, suministradas por la Oficina de Recursos Humanos del Senado, reveló lo siguiente:
a) Veintitrés (8 por ciento) empleados de las oficinas de 10 senadores en el Capitolio cuya jornada regular de trabajo era de 37.50 horas semanales no completaron la jornada de trabajo en una o más semanas. En las hojas de asistencia no se indicó la licencia a la cual se le cargaría el tiempo no trabajado. [ANEJO 10]
En la Sección 9.4.3 del Reglamento Núm. 40 se establece que todo empleado deberá informar a la persona que designe el Senador la razón o razones para sus ausencias o tardanzas. Éstas serán anotadas en la Hoja de Asistencia del empleado por la persona que el Senador designe. En la Sección 9.4.4 se establece que las ausencias o tardanzas en que incurra un empleado se cargarán al tipo de licencia que corresponda, excepto las ausencias sin autorización.
b) Las hojas de asistencia de 51 (17 por ciento) empleados de las oficinas de 10 senadores no estaban firmadas por la persona encargada de la asistencia. De éstos, 49 eran empleados de las oficinas en el Capitolio y 2 de las oficinas de servicios en los distritos senatoriales. [ANEJO 11] 14 Informe Especial DB-09-07 29 de septiembre de 2008
c) Las hojas de asistencia de 6 (2 por ciento) empleados de las oficinas de 4 senadores en el Capitolio no estaban firmadas por el Senador o por la persona autorizada para ello. [ANEJO 12]
d) Quince (5 por ciento) empleados de las oficinas de 5 senadores en el Capitolio no firmaron la certificación de la hoja de asistencia al culminar la jornada de trabajo semanal o quincenal. [ANEJO 13]
En la Sección 9.2.2 del Reglamento Núm. 40 se establece que el mecanismo utilizado para registrar la asistencia será firmado por el empleado al final de la jornada semanal de trabajo. También se establece que dicho mecanismo será firmado por el Encargado de Asistencia de cada Oficina y por el Senador o la persona en quien éste delegue como persona autorizada.
La hoja de asistencia provee para que los empleados, al finalizar la semana, certifiquen que realizaron su jornada de trabajo cónsona con sus deberes y obligaciones, los reglamentos del Senado y las leyes y los reglamentos del Gobierno de Puerto Rico. Las certificaciones están dirigidas a prevenir cualquier comportamiento que vulnere los principios básicos de ética de los empleados y a salvaguardar el buen uso de los fondos públicos en el Senado. Por ello, es esencial que los empleados y sus supervisores certifiquen correctamente las hojas de asistencia.
e) Las hojas de asistencia de 76 (25 por ciento) empleados de las oficinas de 20 senadores tenían tachaduras, borrones y marcas de corrección. En las hojas no se incluyó una nota explicativa para justificar tal acción y la persona que efectuó las mismas no escribió sus iniciales. De éstos, 73 eran empleados de las oficinas de los senadores en el Capitolio y 3 de las oficinas de servicios en los distritos senatoriales. [ANEJO 14]
En la Sección 9.2.6 del Reglamento Núm. 40 se dispone que una vez concluida la semana de trabajo, el registro de asistencia deberá ser entregado a la oficina de Recursos Humanos sin tachaduras, borrones o marcas de corrección, no más tarde del miércoles siguiente a la semana informada. De contener algún tipo de tachadura,
Informe Especial DB-09-07 15 29 de septiembre de 2008
borrón o marca de corrección, el Registro de Asistencia deberá contener las iniciales del Senador o de la persona en quien éste delegue, con una nota explicativa al respecto.
Las situaciones comentadas tienen o podrían tener los siguientes efectos:
• El incumplimiento con las disposiciones sobre la custodia de las hojas de asistencia da lugar a que se incurra en errores e irregularidades y que no se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades. [Apartado a.1) y 2)]
• La inconsistencia en completar adecuadamente las hojas de asistencia de los empleados propicia que se pague por servicios no prestados y se acumulen incorrectamente las licencias por vacaciones y enfermedad, y el tiempo compensatorio. Esto, a su vez, puede propiciar que se hagan pagos indebidos por dichos conceptos. [Apartado a.3) y del 5)a) al c) y e)]
• El certificar por anticipado que se cumplió con el horario de trabajo o no firmar la certificación vulnera el propósito para el cual ésta se solicita. Además, propicia el ambiente para la comisión de errores o irregularidades sin que se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades. [Apartado a.4) y 5)d)]
Atribuimos las situaciones comentadas a que los senadores y los supervisores de las oficinas no supervisaron eficazmente a los empleados adscritos a las mismas para ver que éstos cumplieran con la reglamentación citada y con las normas de sana administración dirigidas a garantizar la confiabilidad y corrección de las hojas de asistencia del personal asignado a las oficinas de los senadores.
Véanse las recomendaciones de la 1 a la 3.
Resultado 2 – Empleados que no llevaban consigo la tarjeta de identificación emitida por la Oficina de Recursos Humanos del Senado a. En la visita de nuestros auditores se comprobó que 235 de los 306 (77 por ciento) empleados asignados a las oficinas de los 27 senadores estuvieron presentes. De éstos, 10 empleados de las oficinas de 5 senadores no llevaban consigo las tarjetas de identificación que emite la 16 Informe Especial DB-09-07 29 de septiembre de 2008
Oficina de Recursos Humanos del Senado para identificar a los empleados que trabajan en las oficinas de los senadores. De éstos, 6 eran empleados de las oficinas de los senadores en el Capitolio y 4 de las oficinas de servicios en los distritos senatoriales. En las entrevistas efectuadas, éstos alegaron que las tenían en sus automóviles, en sus hogares, que se les habían extraviado o que estaban dañadas, y otros que habían sido nombrados recientemente. [ANEJOS 15 y 16]
En la Orden Administrativa 01-17 se establece, entre otras cosas, que:
• El uso de la tarjeta de identificación es requisito indispensable. Ningún empleado podrá ser aceptado en su área de trabajo si no tiene dicha tarjeta.
• La tarjeta de identificación es solamente para uso oficial en todas las dependencias del Senado y deberá mostrarse en un lugar visible siempre.
• La Oficina de Recursos Humanos es la unidad de trabajo responsable de expedir las tarjetas de identificación a los empleados del Senado.
• En caso de pérdida o extravío de la tarjeta, el empleado deberá notificarlo inmediatamente.
En la Orden Administrativa 05-10 del 10 de enero de 2005 emitida por el Presidente del Senado, además de adoptar las directrices de la Orden Administrativa 01-17 se añade que cada Senador podrá determinar si requiere que sus empleados tengan visibles sus identificaciones mientras se encuentran laborando dentro de las oficinas propias del Senador.
Dicha situación dificultó a nuestros auditores identificar a los empleados en las oficinas de los senadores. Además, propicia que personas no autorizadas puedan tener acceso a lugares restringidos.
Atribuimos la situación comentada a que los senadores y los encargados de las oficinas de éstos no velaron por que los empleados cumplieran con la Orden Administrativa 01-17.
Véase la Recomendación 4.
Informe Especial DB-09-07 17 29 de septiembre de 2008
ANEJO 1
ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO SENADO DE PUERTO RICO SENADORES Y SUS OFICINAS EN LOS DISTRITOS SENATORIALES
NOMBRE OFICINA
Hon. Antonio J. Fas Alzamora6 Cabo Rojo
Hon. Bruno A. Ramos Olivera Utuado
Hon. Carlos A. Pagán González Mayagüez
Hon. Cirilo Tirado Rivera Guayama
Hon. Héctor J. Martínez Maldonado Río Grande
Hon. José E. González Velázquez Arecibo
Hon. Lornna J. Soto Villanueva Río Grande
Hon. Luis D. Muñiz Cortés Aguada
Hon. Margarita Nolasco Santiago Barranquitas y Santa Isabel
Hon. Pedro J. Rosselló González Arecibo
6 Oficina Regional del Senador. 18 Informe Especial DB-09-07 29 de septiembre de 2008
ANEJO 2
ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO SENADO DE PUERTO RICO SUELDOS PAGADOS A LOS EMPLEADOS ASIGNADOS A LAS OFICINAS DE LOS SENADORES AL 31 DE ENERO DE 2008
SUELDO A OFICINA DEL SENADOR EMPLEADOS
Hon. Antonio J. Fas Alzamora $ 211,940
Hon. Bruno A. Ramos Olivera 145,189
Hon. Carlos A. Díaz Sánchez 464,493
Hon. Carlos A. Pagán González 141,496
Hon. Carmelo J. Ríos Santiago 104,041
Hon. Cirilo Tirado Rivera 133,369
Hon. Eudaldo Báez Galib 118,735
Hon. Héctor J. Martínez Maldonado 119,400
Hon. Jorge A. de Castro Font 681,705
Hon. Jorge I. Suárez Cáceres 143,479
Hon. José E. González Velázquez 134,411
Hon. José Garriga Picó 80,228
Hon. José L. Dalmau Santiago 456,645
Hon. Juan E. Hernández Mayoral 99,700
Hon. Kenneth McClintock Hernández 221,456
Hon. Lornna J. Soto Villanueva 117,953
Hon. Luz Z. Arce Ferrer 463,728
SUBTOTAL DE ESTA PÁGINA $3,837,968
Informe Especial DB-09-07 19 29 de septiembre de 2008
Continuación ANEJO 2
SUELDO A OFICINA DEL SENADOR EMPLEADOS
Hon. Luis D. Muñiz Cortés $ 102,357
Hon. Margarita Nolasco Santiago 166,603
Hon. María de L. Santiago Negrón 276,175
Hon. Migdalia Padilla Alvelo 531,862
Hon. Modesto Agosto Alicea 189,384
Hon. Norma E. Burgos Andújar 98,083
Hon. Orlando Parga Figueroa 473,509
Hon. Pedro J. Rosselló González 187,964
Hon. Roberto A. Arango Vinent 114,150
Hon. Sila M. González Calderón 114,325
SUBTOTAL DE ESTA PÁGINA $2,254,412
TOTAL $6,092,380 20 Informe Especial DB-09-07 29 de septiembre de 2008
ANEJO 3
ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO SENADO DE PUERTO RICO CANTIDAD DE EMPLEADOS ASIGNADOS A LAS OFICINAS DE LOS SENADORES AL 31 DE ENERO DE 2008
OFICINA DEL DISTRITO NOMBRE CAPITOLIO SENATORIAL TOTAL Hon. Antonio J. Fas Alzamora 14 4 18 Hon. Bruno A. Ramos Olivera 12 5 17 Hon. Carlos A. Díaz Sánchez 15 - 15 Hon. Carlos A. Pagán González 6 6 12 Hon. Carmelo J. Ríos Santiago 8 - 8 Hon. Cirilo Tirado Rivera 5 3 8 Hon. Eudaldo Báez Galib 4 - 4 Hon. Héctor J. Martínez Maldonado 4 1 5 Hon. Jorge A. de Castro Font 22 - 22 Hon. Jorge I. Suárez Cáceres 5 - 5 Hon. José E. González Velázquez 5 2 7 Hon. José Garriga Picó 6 - 6 Hon. José L. Dalmau Santiago 13 - 13 Hon. Juan E. Hernández Mayoral 6 - 6 Hon. Kenneth McClintock Hernández 20 - 20 Hon. Lornna J. Soto Villanueva 6 2 8 Hon. Luz Z. Arce Ferrer 21 - 21 Hon. Luis D. Muñiz Cortés 1 7 8 Hon. Margarita Nolasco Santiago 3 3 6 SUBTOTAL DE ESTA PÁGINA 176 33 209
Informe Especial DB-09-07 21 29 de septiembre de 2008
Continuación ANEJO 3
OFICINA DEL DISTRITO NOMBRE CAPITOLIO SENATORIAL TOTAL Hon. María de L. Santiago Negrón 9 - 9
Hon. Migdalia Padilla Alvelo 23 - 23
Hon. Modesto Agosto Alicea 15 - 15
Hon. Norma E. Burgos Andújar 6 - 6
Hon. Orlando Parga Figueroa 25 - 25
Hon. Pedro J. Rosselló González 5 2 7
Hon. Roberto A. Arango Vinent 7 - 7
Hon. Sila M. González Calderón 5 __ 5
SUBTOTAL DE ESTA PÁGINA 95 2 97
TOTAL 271 35 306
22 Informe Especial DB-09-07 29 de septiembre de 2008
ANEJO 4
ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO SENADO DE PUERTO RICO CANTIDAD DE EMPLEADOS QUE CUSTODIABAN SU HOJA DE ASISTENCIA [Resultado 1-a.1)]
OFICINA DEL DISTRITO OFICINA DEL SENADOR CAPITOLIO SENATORIAL TOTAL Hon. Jorge A. de Castro Font 6 - 6
Hon. Modesto Agosto Alicea 12 - 12
TOTAL 18 - 18
Informe Especial DB-09-07 23 29 de septiembre de 2008
ANEJO 5
ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO SENADO DE PUERTO RICO CANTIDAD DE EMPLEADOS CUYAS HOJAS DE ASISTENCIA NO LE FUERON SUMINISTRADAS A LOS AUDITORES EL DÍA DE LA VISITA [Resultado 1-a.2)]
OFICINA DEL DISTRITO OFICINA DEL SENADOR CAPITOLIO SENATORIAL TOTAL Hon. Bruno A. Ramos Olivera 1 - 1
Hon. Modesto Agosto Alicea 13 - 13
TOTAL 14 - 14
24 Informe Especial DB-09-07 29 de septiembre de 2008
ANEJO 6
ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO SENADO DE PUERTO RICO CANTIDAD DE EMPLEADOS QUE AL MOMENTO DE LA VISITA NO HABÍAN ANOTADO LAS HORAS DE ENTRADA O DE SALIDA DE UNO O MÁS DÍAS EN LAS HOJAS DE ASISTENCIA [Resultado 1-a.3)a)]
OFICINA DEL DISTRITO OFICINA DEL SENADOR CAPITOLIO SENATORIAL TOTAL Hon. Antonio J. Fas Alzamora 7 - 7 Hon. Bruno A. Ramos Olivera - 2 2 Hon. Carlos A. Díaz Sánchez 1 - 1 Hon. Carlos A. Pagán González - 1 1 Hon. Carmelo J. Ríos Santiago 2 - 2 Hon. Cirilo Tirado Rivera - 1 1 Hon. Héctor J. Martínez Maldonado - 1 1 Hon. Jorge A. de Castro Font 1 - 1 Hon. Jorge I. Suárez Cáceres 2 - 2 Hon. Lornna J. Soto Villanueva 5 - 5 Hon. Luz Z. Arce Ferrer 2 - 2 Hon. Luis D. Muñiz Cortés - 4 4 Hon. María de L. Santiago Negrón 2 - 2 Hon. Migdalia Padilla Alvelo 2 - 2 Hon. Pedro J. Rosselló González 2 - 2 Hon. Sila M. González Calderón 2 - 2 TOTAL 28 9 37
Informe Especial DB-09-07 25 29 de septiembre de 2008
ANEJO 7
ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO SENADO DE PUERTO RICO CANTIDAD DE EMPLEADOS QUE AL MOMENTO DE LA VISITA HABÍAN REGISTRADO EL HORARIO COMPLETO DEL 31 DE ENERO DE 2008 SIN HABER CULMINADO LA JORNADA DE TRABAJO [Resultado 1-a.3)b)]
OFICINA DEL DISTRITO OFICINA DEL SENADOR CAPITOLIO SENATORIAL TOTAL Hon. Luz Z. Arce Ferrer 1 - 1 Hon. Orlando Parga Figueroa 2 - 2 Hon. Pedro J. Rosselló González 1 - 1 TOTAL 4 - 4
26 Informe Especial DB-09-07 29 de septiembre de 2008
ANEJO 8
ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO SENADO DE PUERTO RICO CANTIDAD DE EMPLEADOS CUYAS HOJAS DE ASISTENCIA ESTABAN EN BLANCO [Resultado 1-a.3)c)]
OFICINA DEL DISTRITO OFICINA DEL SENADOR CAPITOLIO SENATORIAL TOTAL Hon. Bruno A. Ramos Olivera - 1 1 Hon. Carmelo J. Ríos Santiago 3 - 3 Hon. Jorge A. de Castro Font 3 - 3 Hon. Jorge I. Suárez Cáceres 1 - 1 Hon. José L. Dalmau Santiago 1 - 1 Hon. María de L. Santiago Negrón 1 - 1 Hon. Norma E. Burgos Andújar 1 - 1 TOTAL 10 1 11
Informe Especial DB-09-07 27 29 de septiembre de 2008
ANEJO 9
ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO SENADO DE PUERTO RICO CANTIDAD DE EMPLEADOS QUE AL 31 DE ENERO DE 2008 HABÍAN CERTIFICADO POR ANTICIPADO LAS HOJAS DE ASISTENCIA DE LA SEMANA O DE LA QUINCENA [Resultado 1-a.4)]
OFICINA DEL DISTRITO OFICINA DEL SENADOR CAPITOLIO SENATORIAL TOTAL Hon. Carlos A. Pagán González - 1 1 Hon. Carmelo J. Ríos Santiago 2 - 2 Hon. Cirilo Tirado Rivera 1 1 2 Hon. Eudaldo Báez Galib 1 - 1 Hon. José L. Dalmau Santiago 1 - 1 Hon. Luz Z. Arce Ferrer 4 - 4 Hon. Luis D. Muñiz Cortés - 3 3 Hon. María de L. Santiago Negrón 1 - 1 Hon. Migdalia Padilla Alvelo 1 - 1 Hon. Norma E. Burgos Andújar 1 - 1 Hon. Orlando Parga Figueroa 6 - 6 TOTAL 18 5 23
28 Informe Especial DB-09-07 29 de septiembre de 2008
ANEJO 10
ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO SENADO DE PUERTO RICO CANTIDAD DE EMPLEADOS QUE NO COMPLETARON LA JORNADA DE TRABAJO EN UNA O MÁS SEMANAS [Resultado 1-a.5)a)]
OFICINA DEL DISTRITO OFICINA DEL SENADOR CAPITOLIO SENATORIAL TOTAL Hon. Antonio J. Fas Alzamora 8 - 8 Hon. Carlos A. Díaz Sánchez 2 - 2 Hon. Eudaldo Báez Galib 2 - 2 Hon. Jorge A. de Castro Font 1 - 1 Hon. José E. González Velázquez 1 - 1 Hon. Juan E. Hernández Mayoral 1 - 1 Hon. Kenneth McClintock Hernández 3 - 3 Hon. Luz Z. Arce Ferrer 1 - 1 Hon. Orlando Parga Figueroa 2 - 2 Hon. Sila M. González Calderón 2 - 2 TOTAL 23 - 23
Informe Especial DB-09-07 29 29 de septiembre de 2008
ANEJO 11
ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO SENADO DE PUERTO RICO HOJAS DE ASISTENCIA QUE NO ESTABAN FIRMADAS POR LA PERSONA ENCARGADA DE LAS MISMAS [Resultado 1-a.5)b)]
OFICINA DEL DISTRITO OFICINA DEL SENADOR CAPITOLIO SENATORIAL TOTAL Hon. Bruno A. Ramos Olivera 3 1 4 Hon. Carmelo J. Ríos Santiago 1 - 1 Hon. Eudaldo Báez Galib 1 - 1 Hon. Héctor J. Martínez Maldonado 1 - 1 Hon. Jorge I. Suárez Cáceres 4 - 4 Hon. José Garriga Picó 6 - 6 Hon. Kenneth McClintock Hernández 12 - 12 Hon. Lornna J. Soto Villanueva 4 1 5 Hon. Luz Z. Arce Ferrer 10 - 10 Hon. Modesto Agosto Alicea 7 - 7
TOTAL 49 2 51
30 Informe Especial DB-09-07 29 de septiembre de 2008
ANEJO 12
ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO SENADO DE PUERTO RICO HOJAS DE ASISTENCIA QUE NO ESTABAN FIRMADAS POR EL SENADOR O LA PERSONA AUTORIZADA A FIRMAR LAS MISMAS [Resultado 1-a.5)c)]
OFICINA DEL DISTRITO OFICINA DEL SENADOR CAPITOLIO SENATORIAL TOTAL Hon. Carmelo J. Ríos Santiago 2 - 2 Hon. Héctor J. Martínez Maldonado 1 - 1 Hon. Jorge I. Suárez Cáceres 2 - 2 Hon. Luis D. Muñiz Cortés 1 - 1 TOTAL 6 - 6
Informe Especial DB-09-07 31 29 de septiembre de 2008
ANEJO 13
ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO SENADO DE PUERTO RICO CANTIDAD DE EMPLEADOS QUE NO FIRMARON LA CERTIFICACIÓN AL CULMINAR LA JORNADA DE TRABAJO SEMANAL O QUINCENAL [Resultado 1-a.5)d)]
OFICINA DEL DISTRITO OFICINA DEL SENADOR CAPITOLIO SENATORIAL TOTAL Hon. Carmelo J. Ríos Santiago 2 - 2 Hon. Kenneth McClintock Hernández 1 - 1 Hon. Lornna J. Soto Villanueva 1 - 1 Hon. Luz Z. Arce Ferrer 3 - 3 Hon. Migdalia Padilla Alvelo 8 - 8 TOTAL 15 - 15
32 Informe Especial DB-09-07 29 de septiembre de 2008
ANEJO 14
ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO SENADO DE PUERTO RICO CANTIDAD DE EMPLEADOS CUYAS HOJAS DE ASISTENCIA TENÍAN TACHADURAS, BORRONES Y MARCAS DE CORRECCIÓN [Resultado 1-a.5)e)]
OFICINA DEL DISTRITO OFICINA DEL SENADOR CAPITOLIO SENATORIAL TOTAL Hon. Antonio J. Fas Alzamora 1 - 1 Hon. Bruno A. Ramos Olivera 1 2 3 Hon. Carlos A. Díaz Sánchez 7 - 7 Hon. Carlos A. Pagán González 1 1 2 Hon. Carmelo J. Ríos Santiago 3 - 3 Hon. Héctor J. Martínez Maldonado 1 - 1 Hon. Jorge I. Suárez Cáceres 3 - 3 Hon. José E. González Velázquez 3 - 3 Hon. José Garriga Picó 4 - 4 Hon. José L. Dalmau Santiago 1 - 1 Hon. Juan E. Hernández Mayoral 2 - 2 Hon. Kenneth McClintock Hernández 8 - 8 Hon. Lornna J. Soto Villanueva 3 - 3 Hon. Luz Z. Arce Ferrer 11 - 11 Hon. María de L. Santiago Negrón 1 - 1 Hon. Migdalia Padilla Alvelo 11 - 11 Hon. Modesto Agosto Alicea 3 - 3 Hon. Norma E. Burgos Andújar 3 - 3 Hon. Orlando Parga Figueroa 5 - 5 Hon. Sila M. González Calderón 1 - 1 TOTAL 73 3 76
Informe Especial DB-09-07 33 29 de septiembre de 2008
ANEJO 15
ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO SENADO DE PUERTO RICO CANTIDAD DE EMPLEADOS PRESENTES EN LAS OFICINAS DE LOS SENADORES EL 31 DE ENERO DE 2008 [Resultado 2]
OFICINA DEL DISTRITO NOMBRE CAPITOLIO SENATORIAL TOTAL Hon. Antonio J. Fas Alzamora 14 3 17 Hon. Bruno A. Ramos Olivera 3 3 6 Hon. Carlos A. Díaz Sánchez 13 - 13 Hon. Carlos A. Pagán González 3 3 6 Hon. Carmelo J. Ríos Santiago 16 - 16 Hon. Cirilo Tirado Rivera 5 3 8 Hon. Eudaldo Báez Galib 2 - 2 Hon. Héctor J. Martínez Maldonado 4 1 5 Hon. Jorge A. de Castro Font 15 - 15 Hon. Jorge I. Suárez Cáceres 4 - 4 Hon. José E. González Velázquez 2 4 6 Hon. José Garriga Picó 6 - 6 Hon. José L. Dalmau Santiago 11 - 11 Hon. Juan E. Hernández Mayoral 5 - 5 Hon. Kenneth McClintock Hernández 12 4 16 Hon. Lornna J. Soto Villanueva 5 2 7 Hon. Luz Z. Arce Ferrer 14 - 14 Hon. Luis D. Muñiz Cortés 1 3 4 SUBTOTAL DE ESTA PÁGINA 135 26 161 34 Informe Especial DB-09-07 29 de septiembre de 2008
Continuación ANEJO 15
OFICINA DEL DISTRITO NOMBRE CAPITOLIO SENATORIAL TOTAL Hon. Margarita Nolasco Santiago 3 3 6 Hon. María de L. Santiago Negrón 8 - 8 Hon. Migdalia Padilla Alvelo 21 - 21 Hon. Modesto Agosto Alicea 3 - 3 Hon. Norma E. Burgos Andújar 3 - 3 Hon. Orlando Parga Figueroa 20 - 20 Hon. Pedro J. Rosselló González 4 2 6 Hon. Roberto A. Arango Vinent 5 - 5 Hon. Sila M. González Calderón 2 - 2 SUBTOTAL DE ESTA PÁGINA 69 5 74 TOTAL 204 31 235
Informe Especial DB-09-07 35 29 de septiembre de 2008
ANEJO 16
ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO SENADO DE PUERTO RICO CANTIDAD DE EMPLEADOS QUE NO LLEVABAN CONSIGO LA TARJETA DE IDENTIFICACIÓN DEL SENADO EL 31 DE ENERO DE 2008 [Resultado 2-a.]
OFICINA DEL DISTRITO OFICINA DEL SENADOR CAPITOLIO SENATORIAL TOTAL Hon. Bruno A. Ramos Olivera 1 2 3 Hon. Carlos A. Díaz Sánchez 2 - 2 Hon. Carlos A. Pagán González - 1 1 Hon. Jorge A. de Castro Font 3 - 3 Hon. Lornna J. Soto Villanueva - 1 1 TOTAL 6 4 10
36 Informe Especial DB-09-07 29 de septiembre de 2008
ANEJO 17
ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO SENADO DE PUERTO RICO COMENTARIOS DE LOS SENADORES AL RESULTADO DEL EXAMEN EFECTUADO A SUS OFICINAS
NOMBRE COMENTARIO Hon. Antonio J. Fas Alzamora “...Se le envió un Memorando a todo el personal recordándoles que no se podía hacer marcas de corrección en el registro de asistencia. Se orientó a la persona encargada del registro de asistencia para que verificara con más detalle las hojas de registro de asistencia, y como Senador le informé que no certificaré asistencia ni documento que pueda estar alterado y no se halla explicado por escrito la razón de la alteración... (sic)” [Resultado 1-a.5)e)] Hon. Carlos A. Díaz Sánchez “...En ambos casos presentados por la Oficina del Contralor, las hojas de asistencia reflejan las horas trabajadas. Nótese que en ambos casos las empleadas en cuestión así lo hicieron. Bajo ningún concepto, en la oficina del que suscribe se permite que se anoten o reflejen en las hojas de asistencia horas no trabajadas...” [Resultado 1-a.5)a)]
“...Reiteramos que en los casos expuestos, las hojas de asistencia reflejan las horas trabajadas. Las correcciones encontradas son solamente eso, correcciones, pero el documento evidencia efectiva y verdaderamente las horas trabajadas...” [Resultado 1-a.5)e)]
“...En la Orden Administrativa 01-07, antes citada, se requería el uso indispensable de la tarjeta de identificación como requisito para ser aceptado en el área de trabajo, mediante la Orden Administrativa 05-10, de 10 de enero de 2005, se enmendó dicha cláusula para permitir que cada Senador determinase si sus empleados tengan que tener visibles sus identificaciones. En esta oficina así se hizo, determinándose que no tenían los empleados que estar portando sus identificaciones...” [Resultado 2]
Informe Especial DB-09-07 37 29 de septiembre de 2008
Continuación ANEJO 17
NOMBRE COMENTARIO Hon. Carlos A. Pagán González En la carta del Senador, éste indicó, entre otras cosas, que discutió con el personal de su oficina las situaciones comentadas y los orientó para que estas situaciones se corrijan. [Resultado 1-a.3)a), 5)a) y e)] Hon. Carmelo J. Ríos Santiago En la carta del Senador, éste indicó, entre otras cosas, que discutió con el personal de su oficina las situaciones comentadas y las mismas obedecieron a inadvertencias y errores involuntarios. Además, indica que: “...de forma regular la oficina de Recursos Humanos envía el informe de Notificación de Balances de Licencias en el cual se mantiene el control de los balances de licencia regular, licencia por enfermedad y tiempo cedido. Este informe forma parte del expediente de cada empleado que se mantiene en la oficina. La información contenida en el informe antes indicado es corroborada con las hojas de asistencia y cualquier discrepancia es notificada al Área de Recursos Humanos...” [Resultado 1-a.3)a) y c), 4) y 5)b), c), d) y e)] Hon. Cirilo Tirado Rivera “...Tomando en consideración los resultados preliminares de dicha intervención, el 18 de julio de 2008 se preparó y fue suministrada a todo el personal, una comunicación para que no se repitan las situaciones antes indicadas...” [Resultado 1-a.3)a) y 4)] Hon. Eudaldo Báez Galib “...Los señalamientos allí anotados son correctos y no creo necesario comentar, más allá de certificarle que son incidentes muy aislados que no representan los procedimientos usuales de mis asociados en la Oficina Senatorial, de quienes estoy muy orgulloso. Estoy seguro que no habrán de repetirse...” [Resultado 1-a.4) y 5)a) y b)] Hon. Héctor J. Martínez Maldonado En la carta del Senador, éste indicó que impartió instrucciones específicas a sus empleados referentes al registro de las horas de entrada y de salida para asegurar la exactitud de dichos registros. [Resultado 1-a.3)a)] Indicó, además, que las hojas de asistencia del personal, a las cuales hacemos referencia, se encontraban firmadas por la encargada de la asistencia, quien a su vez, es la persona autorizada por él para firmar las hojas de asistencia. [Resultado 1-a.5)b) y c)] 38 Informe Especial DB-09-07 29 de septiembre de 2008
Continuación ANEJO 17
NOMBRE COMENTARIO Hon. Héctor J. Martínez Maldonado “...Hemos orientado a la encargada de la asistencia que de ser necesaria alguna corrección en las hojas de asistencia, ésta debe iniciarse y debe constar una nota explicativa al respecto... (sic)” [Resultado 1-a.5)e)] Hon. Jorge A. de Castro Font En la carta del Senador, éste indicó que en cuanto al proceso de mantener las hojas de asistencia de una forma uniforme, se recogerá la misma diariamente por una empleada designada y se guardarán en un lugar preasignado bajo llave. [Resultado 1-a.1)] “...En cuanto al señalamiento de que algunos de los empleados no tenían la tarjeta de identificación emitida por la oficina de Recursos Humanos del Senado, se están tomando los pasos necesarios para que todo el personal tenga las mismas...” [Resultado 2] Hon. Jorge I. Suárez Cáceres “...Como medida correctiva se le ha entregado a los empleados, copia del memo con fecha del 6 de septiembre de 2006, titulado Funciones de la Oficina donde les indica que la hoja de asistencia se debe firmar diariamente, de forma que esa situación no vuelva a ocurrir...” [Resultado 1-a.3)a)] “En cuanto a las enmiendas y correcciones sin iniciar por la persona encargada, se ha circulado un memo a todos los empleados indicándole que sean más cuidadosos al momento de llenar las hojas de asistencia y que no se procesarán hojas de asistencia con enmiendas y correcciones... (sic)” [Resultado 1-a.5)e)] Hon. José E. González Velázquez En la carta del Senador, éste indicó, entre otras cosas, que conforme a las normas de su oficina, las salidas fuera de la oficina antes de completar la jornada diaria regular de trabajo, que cuenten con la autorización de la persona autorizada se descontarán del balance de tiempo compensatorio o de las licencias regulares. Además, indicó que no era necesario indicar en las referidas hojas de asistencia a cuál licencia se estarían cargando las mismas ya que éstas habían sido autorizadas por su supervisora. [Resultado 1-a.5)a)]
Informe Especial DB-09-07 39 29 de septiembre de 2008
Continuación ANEJO 17
NOMBRE COMENTARIO Hon. José E. González Velázquez Sobre el señalamiento de las hojas de asistencia con correcciones sin justificar, el Senador indicó que para cumplir cabalmente con lo que establece el Reglamento Núm. 40 remitió un comunicado a todo el personal de la oficina donde expuso la importancia de cumplir con los deberes y obligaciones, reglamentos, leyes y reglamentos del Gobierno de Puerto Rico. [Resultado 1-a.5)e)] Hon. José Garriga Picó Sobre las hojas de asistencia que no estaban firmadas por la persona encargada de la asistencia, éste indicó que todas las hojas de asistencia usadas en su oficina tienen un espacio para que las personas autorizadas las certifiquen. Con una sola excepción, todas las hojas provistas en el anejo de sus resultados muestran las firmas de los encargados. [Resultado 1-a.5)b)]
“...Agradecemos que nos hayan puesto en conocimiento de que no se estaban iniciando ciertas correcciones en números. Como práctica, solamente iniciamos tachaduras completas mas no correcciones de dígitos. Acojo el señalamiento como recomendación para adoptar prospectivamente y le daré instrucciones al personal a esos efectos...” [Sic] [Resultado 1-a.5)e)] Hon. José L. Dalmau Santiago “...Desde principios del mes de febrero de 2008 ya el empleado señalado fue debidamente orientado y conoce las normas sobre el debido registro de la asistencia diaria, pero aprovechamos su comunicación del 15 de julio para orientarle nuevamente sobre los requerimientos de sana administración en lo que respecta al registro de la jornada de trabajo semanal...” [Resultado 1-a.3)c)] “...Se le orientó al empleado sobre la necesidad de asegurarse firmar la certificación una vez concluida la semana de trabajo, lo cual ha sido la práctica consistente de los empleados de esta oficina...” [Resultado 1-a.4)]
40 Informe Especial DB-09-07 29 de septiembre de 2008
Continuación ANEJO17
NOMBRE COMENTARIO Hon. José L. Dalmau Santiago “...En aras de cumplir fielmente con las normas reglamentarias y observar los más elevados criterios de sana administración, hemos orientado a las personas encargadas de la asistencia y a las personas autorizadas a certificar la hoja de asistencia que luego de cotejar cualquier corrección en el registro de jornada semanal, se proceda a iniciar la parte corregida e incluir una breve explicativa al calce de la hoja de asistencia... (sic)” [Resultado 1-a.5)e)] Hon. Juan E. Hernández Mayoral “...Desde el tiempo en que se comenzó a laborar en esta Oficina cada uno de los empleados que trabajan en ella, han anotado en la hoja de asistencia el horario tal y como ha sido desempeñado y que a menos que un empleado se ausente durante todo un día, varios días o se tome varias horas de la mañana o la tarde nunca hemos sido instruidos por la Oficina de Recursos Humanos ni se ha provisto en la hoja de asistencia un espacio para indicar de donde se cargarán las horas que puedan faltar en una semana...” [Resultado 1-a.5)a)] “Con relación a las hojas de asistencia que tenían marcas de correcciones... sólo nos resta decir que dicha práctica fue una omisión involuntaria y que nos comprometemos en poner mayor atención a este asunto...” [Resultado 1-a.5)e)] Hon. Kenneth McClintock Hernández “...Aunque se acepta que las horas trabajadas por los empleados señalados fue menor que la jornada mínima de 37.50 horas en esa semana en particular, se aclara que la Oficina de Recursos Humanos hace los ajustes correspondientes en cuanto al sueldo de estos empleados, de ser necesario...” [Resultado 1-a.5)a)] “...Que para los empleados adscritos a mi Oficina de Senador y que trabajan allí, la responsabilidad de ser persona encargada de la asistencia y ser la persona autorizada recaen ambas en mi Ayudante Ejecutiva. En adelante, para evitar cualquier confusión, he solicitado que se prepare una nueva Hoja de Asistencia para estos empleados, de forma tal que la firma en un mismo blanco cuente por el encargado de asistencia y por la persona autorizada...” [Resultado 1-a.5)b)]
Informe Especial DB-09-07 41 29 de septiembre de 2008
Continuación ANEJO 17
NOMBRE COMENTARIO Hon. Kenneth McClintock Hernández En la carta del Presidente, éste indicó que la falta de la firma de una empleada en su hoja de asistencia se debió a un error involuntario. [Resultado 1-a.5)d)] “...He dado instrucciones para que todo empleado que haga alguna tachadura o corrección en su hoja de asistencia, plasme sus iniciales en la misma a modo de confirmación, según requiere los Reglamentos 35 y 40...” [Resultado 1-a.5)e)] Hon. Luz Z. Arce Ferrer En la carta de la Senadora, ésta nos indicó, entre otras cosas, que como medida correctiva, llevará a cabo un adiestramiento intensivo con todos sus empleados sobre el cumplimiento efectivo de las reglas contenidas en el Reglamento Núm. 40 y el Manual de Procedimientos Internos de la Oficina Legislativa y la Comisión que preside. Además, que copia de dichos documentos se enviaron a todos los empleados para que puedan estudiarlos e implementar las normas contempladas en éstos. [Resultado 1-a.3)a), b), 4), 5)a), b) y d)] “...Los empleados fueron orientados a descontinuar con la práctica de incurrir en tachaduras, borrones o marcas de corrección en los espacios permitidos para completar las hojas de asistencia. Se instruyó a la persona encargada de certificar las hojas de asistencia, para que en los casos en que esto ocurra proceda a iniciar las mismas e incluir una nota explicativa al respecto... (sic)” [Resultado 1-a.5)e)] Hon. Luis D. Muñiz Cortés En la carta del Senador, éste indicó, entre otras cosas, que las horas no registradas en las hojas de asistencia fueron por olvido de los empleados. [Resultado 1-a.3)a)] “...Hemos instruido al personal a cargo que las nóminas se firman una vez se culmina la jornada o quincena en el horario establecido y señalamos que a tales efectos, se le ha hecho entrega del Reglamento #40 de Personal para conocimiento de todo el personal... (sic)” [Resultado 1-a.4)] “...Hemos requerido del personal a cargo de revisar las nóminas, que sean más precavidos en la evaluación de las mismas...” [Resultado 1-a.5)c)] 42 Informe Especial DB-09-07 29 de septiembre de 2008
Continuación ANEJO 17
NOMBRE COMENTARIO Hon. María de L. Santiago Negrón “...Sin que ello signifique una aceptación de que los señalamientos constituyen violaciones a los reglamentos aplicables, tomamos nota de las observaciones y recomendaciones en el borrador de informe recibido el 30 de julio de 2008. Tomaremos las medidas administrativas que la situación requiere...” [Resultado 1-a.3)a), c), 4) y 5)e)] Hon. Migdalia Padilla Alvelo En la carta de la Senadora, ésta indicó que aceptaba los resultados, que los mismos fueron investigados y que se impartieron instrucciones al personal para corregir las situaciones y que no se repitan. [Resultado 1-a.3)a), 4), 5)d) y e)] Hon. Modesto Agosto Alicea En la carta del Senador, éste indicó, entre otras cosas, que: “...Ningún empleado podrá custodiar sus hojas de asistencias. Las hojas de asistencias estarán a cargo de una persona asignada por el Senador con sus correspondientes responsabilidades de verificación de horas trabajadas por empleado, sin tachaduras, borrones o marcas de corrección y deberán estar en la Oficina del Capitolio en San Juan el martes por la tarde para ser enviadas a Recursos Humanos.” [Resultado 1-a.1), 2) y 5)e)] “...Todas las hojas de asistencia deberán tener la firma de la persona encargada y la firma de la persona autorizada.” [Resultado 1-a.5)b)] Hon. Norma E. Burgos Andújar En la carta de la Senadora, ésta sometió evidencia de las acciones tomadas para corregir las situaciones comentadas. [Resultado 1-a.3)c), 4) y 5)e)] Hon. Orlando Parga Figueroa “...La actuación de ambos jóvenes fue inmediatamente censurada y ambos fueron amonestados por su conducta.” [Resultado 1-a.3)b)]
Informe Especial DB-09-07 43 29 de septiembre de 2008
Continuación ANEJO 17
NOMBRE COMENTARIO Hon. Orlando Parga Figueroa En la carta del Senador, éste indicó que las disposiciones reglamentarias son claras al respecto, la Oficina de Recursos Humanos es la encargada de llevar un registro de las ausencias o las tardanzas de los empleados. A falta de una directriz del Senador o de su representante autorizado a que se proceda a descontarle al empleado de su salario las tardanzas, ellos tienen la obligación de descontar las tardanzas de las licencias de vacaciones. [Resultado 1-a.5)a)] “...Las personas que laboran en mis oficinas se caracterizan por ser Servidores Públicos verdaderamente comprometidos con su trabajo y con su misión de servir. Es por ello que en repetidas ocasiones habiendo firmado su hora de salida para almuerzo o la hora de salida, que estos empleados se han quedado atendiendo al público... Es por lo antes expuesto, que verán y encontrarán en las hojas de asistencia de algunos empleados... que le han pasado por encima con tinta correctora o se ha creado el borrón al escribir encima de la hora previamente consignada en la hoja de asistencia...” [Resultado 1-a.5)e)] Hon. Pedro J. Rosselló González En la carta de la Directora Ejecutiva del Senador, ésta indicó que las situaciones señaladas se debieron a omisiones o errores involuntarios, que no ocurrirán nuevamente. [Resultado 1-a.3)a) y b)] Hon. Sila M. González Calderón “El personal de mi Oficina completa su hoja de asistencia diariamente. Las observaciones presentadas... relacionadas al registro, representan situaciones excepcionales que fueron debidamente explicadas a los auditores el día de su visita. Más aún, las instrucciones impartidas al personal son a los efectos de que deben registrar su asistencia diaria a la hora de entrada, a la salida y regreso de almuerzo, y a la salida. A través de memorandos escritos y en diversas reuniones, he recalcado la importancia de cumplir estrictamente con tales directrices, y con las disposiciones reglamentarias relacionadas con la asistencia y su registro diario. También, como medida correctiva adicional, emití un memorando interno, debidamente firmado por todo el personal donde se le recuerda el cumplimiento de ésta y otras normas vigentes.” [Resultado 1-a.3)a)] 44 Informe Especial DB-09-07 29 de septiembre de 2008
Continuación ANEJO 17
NOMBRE COMENTARIO Hon. Sila M. González Calderón “...se instruyó a la persona encargada de la asistencia, que se asegure de que los empleados informen las razones para no cumplir con la jornada mínima semanal, para ésta poder anotar a qué licencia se cargaría el tiempo no trabajado. También, se le recordó a la persona encargada de la asistencia, que debe verificar que cualquier corrección en el registro de asistencia, sea debidamente iniciada, y que contenga una nota explicativa, conforme a la reglamentación aplicable... (sic)” [Resultado 1-a.5)a) y e)]
Informe Especial DB-09-07 45 29 de septiembre de 2008
ANEJO 18
ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO SENADO DE PUERTO RICO MIEMBROS DEL SENADO AL 31 DE ENERO DE 2008
CARGO O DISTRITO NOMBRE DEL SENADOR SENATORIAL Hon. Kenneth McClintock Hernández Presidente7
Hon. Orlando Parga Figueroa Vicepresidente7
Hon. Antonio J. Fas Alzamora Senador por Acumulación
Hon. Eudaldo Báez Galib Senador por Acumulación
Hon. Jorge A. de Castro Font Senador por Acumulación
Hon. José Garriga Picó Senador por Acumulación
Hon. Juan E. Hernández Mayoral Senador por Acumulación
Hon. Luz Z. Arce Ferrer Senadora por Acumulación
Hon. María de L. Santiago Negrón Senadora por Acumulación
Hon. Norma E. Burgos Andújar Senadora por Acumulación
Hon. Sila M. González Calderón Senadora por Acumulación
Hon. José E. González Velázquez Senador Distrito de Arecibo
Hon. Pedro J. Rosselló González "
Hon. Carmelo J. Ríos Santiago Senador Distrito de Bayamón
7 Senador por acumulación. 46 Informe Especial DB-09-07 29 de septiembre de 2008
Continuación ANEJO 18
CARGO O DISTRITO NOMBRE DEL SENADOR SENATORIAL Hon. Migdalia Padilla Alvelo Senadora Distrito de Bayamón
Hon. Héctor J. Martínez Maldonado Senador Distrito de Carolina
Hon. Lornna J. Soto Villanueva Senadora Distrito de Carolina
Hon. Cirilo Tirado Rivera Senador Distrito de Guayama
Hon. Margarita Nolasco Santiago Senadora Distrito de Guayama
Hon. Jorge I. Suárez Cáceres Senador Distrito de Humacao
Hon. José L. Dalmau Santiago "
Hon. Carlos A. Pagán González Senador Distrito de Mayagüez
Hon. Luis D. Muñiz Cortés "
Hon. Bruno A. Ramos Olivera Senador Distrito de Ponce
Hon. Modesto Agosto Alicea "
Hon. Carlos A. Díaz Sánchez Senador Distrito de San Juan
Hon. Roberto A. Arango Vinent "