INFORME ESPECIAL DB-09-07 29 de septiembre de 2008 ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO SENADO DE PUERTO RICO Resultado del examen realizado en las oficinas de los senadores en el Capitolio y en las oficinas de servicios en los distritos senatoriales para corroborar la existencia del personal, evaluar los controles internos relacionados con la asistencia e inspeccionar las instalaciones donde ubican dichas oficinas (Unidad 2006) Fecha del examen: 31 de enero de 2008 Informe Especial DB-09-07 1 29 de septiembre de 2008 CONTENIDO Página INFORMACIÓN SOBRE LA RAMA LEGISLATIVA .......................................................... 3 RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA ............................................................................. 5 ALCANCE Y METODOLOGÍA ............................................................................................... 5 CONCLUSIÓN ............................................................................................................................ 6 RECOMENDACIONES ............................................................................................................. 7 AL PRESIDENTE DEL SENADO ........................................................................................ 7 A LOS SENADORES ............................................................................................................ 8 CARTAS A LA GERENCIA ...................................................................................................... 8 COMENTARIOS DE LA GERENCIA ..................................................................................... 9 AGRADECIMIENTO ................................................................................................................. 9 RESULTADO DEL EXAMEN REALIZADO EN LAS OFICINAS DE LOS SENADORES EN EL CAPITOLIO Y EN LAS OFICINAS DE SERVICIOS EN LOS DISTRITOS SENATORIALES PARA CORROBORAR LA EXISTENCIA DEL PERSONAL, EVALUAR LOS CONTROLES INTERNOS RELACIONADOS CON LA ASISTENCIA E INSPECCIONAR LAS INSTALACIONES DONDE UBICAN DICHAS OFICINAS ................................................................................................................. 10 1 – Hojas de asistencia no custodiadas adecuadamente, no entregadas para examen y otras deficiencias relacionadas con las mismas .................................................... 10 2 – Empleados que no llevaban consigo la tarjeta de identificación emitida por la Oficina de Recursos Humanos del Senado ............................................................. 15 ANEJO 1 - SENADORES Y SUS OFICINAS EN LOS DISTRITOS SENATORIALES.. 17 ANEJO 2 - SUELDOS PAGADOS A LOS EMPLEADOS ASIGNADOS A LAS OFICINAS DE LOS SENADORES AL 31 DE ENERO DE 2008 ........................................ 18 ANEJO 3 - CANTIDAD DE EMPLEADOS ASIGNADOS A LAS OFICINAS DE LOS SENADORES AL 31 DE ENERO DE 2008 ............................................................................ 20 ANEJO 4 - CANTIDAD DE EMPLEADOS QUE CUSTODIABAN SU HOJA DE ASISTENCIA [Resultado 1-a.1)] ............................................................................................. 22 2 Informe Especial DB-09-07 29 de septiembre de 2008 ANEJO 5 - CANTIDAD DE EMPLEADOS CUYAS HOJAS DE ASISTENCIA NO LE FUERON SUMINISTRADAS A LOS AUDITORES EL DÍA DE LA VISITA [Resultado 1-a.2)] ....................................................................................................................... 23 ANEJO 6 - CANTIDAD DE EMPLEADOS QUE AL MOMENTO DE LA VISITA NO HABÍAN ANOTADO LAS HORAS DE ENTRADA O DE SALIDA DE UNO O MÁS DÍAS EN LAS HOJAS DE ASISTENCIA [Resultado 1-a.3)a)]............................................ 24 ANEJO 7 - CANTIDAD DE EMPLEADOS QUE AL MOMENTO DE LA VISITA HABÍAN REGISTRADO EL HORARIO COMPLETO DEL 31 DE ENERO DE 2008 SIN HABER CULMINADO LA JORNADA DE TRABAJO [Resultado 1-a.3)b)] ............ 25 ANEJO 8 - CANTIDAD DE EMPLEADOS CUYAS HOJAS DE ASISTENCIA ESTABAN EN BLANCO [Resultado 1-a.3)c)] ....................................................................... 26 ANEJO 9 - CANTIDAD DE EMPLEADOS QUE AL 31 DE ENERO DE 2008 HABÍAN CERTIFICADO POR ANTICIPADO LAS HOJAS DE ASISTENCIA DE LA SEMANA O DE LA QUINCENA [Resultado 1-a.4)] ................................................ 27 ANEJO 10 - CANTIDAD DE EMPLEADOS QUE NO COMPLETARON LA JORNADA DE TRABAJO EN UNA O MÁS SEMANAS [Resultado 1-a.5)a)] .................. 28 ANEJO 11 - HOJAS DE ASISTENCIA QUE NO ESTABAN FIRMADAS POR LA PERSONA ENCARGADA DE LAS MISMAS [Resultado 1-a.5)b)] .................................... 29 ANEJO 12 - HOJAS DE ASISTENCIA QUE NO ESTABAN FIRMADAS POR EL SENADOR O LA PERSONA AUTORIZADA A FIRMAR LAS MISMAS [Resultado 1-a.5)c)] .................................................................................................................... 30 ANEJO 13 - CANTIDAD DE EMPLEADOS QUE NO FIRMARON LA CERTIFICACIÓN AL CULMINAR LA JORNADA DE TRABAJO SEMANAL O QUINCENAL [Resultado 1-a.5)d)] .......................................................................................... 31 ANEJO 14 - CANTIDAD DE EMPLEADOS CUYAS HOJAS DE ASISTENCIA TENÍAN TACHADURAS, BORRONES Y MARCAS DE CORRECCIÓN [Resultado 1-a.5)e)] .................................................................................................................... 32 ANEJO 15 - CANTIDAD DE EMPLEADOS PRESENTES EN LAS OFICINAS DE LOS SENADORES EL 31 DE ENERO DE 2008 [Resultado 2] ............................................ 33 ANEJO 16 - CANTIDAD DE EMPLEADOS QUE NO LLEVABAN CONSIGO LA TARJETA DE IDENTIFICACIÓN DEL SENADO EL 31 DE ENERO DE 2008 [Resultado 2-a.] .......................................................................................................................... 35 ANEJO 17 - COMENTARIOS DE LOS SENADORES AL RESULTADO DEL EXAMEN EFECTUADO A SUS OFICINAS ......................................................................... 36 ANEJO 18 - MIEMBROS DEL SENADO AL 31 DE ENERO DE 2008 ............................. 45 Informe Especial DB-09-07 3 29 de septiembre de 2008 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico 29 de septiembre de 2008 Al Gobernador y a los presidentes del Senado y de la Cámara de Representantes Realizamos un examen en las oficinas de los senadores1 en el Capitolio y en las oficinas de servicios en los distritos senatoriales para corroborar la existencia del personal, evaluar los controles internos relacionados con la asistencia e inspeccionar las instalaciones donde ubican dichas oficinas. Efectuamos la misma a base de la facultad que se nos confiere en la Sección 22 del Artículo III de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada. En este Informe Especial se presentan los resultados del examen efectuado el 31 de enero de 2008 en las oficinas de los senadores en el Capitolio y en las oficinas de servicios en los distritos senatoriales. INFORMACIÓN SOBRE LA RAMA LEGISLATIVA En el Artículo III de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico del 25 de julio de 1952 se establece que el Poder Legislativo se ejercerá por una Asamblea Legislativa, que se compondrá de dos cámaras: el Senado y la Cámara de Representantes, cuyos miembros serán electos por votación directa en cada elección general. Se establece, además, que el Senado de Puerto Rico (Senado) se compondrá de 27 senadores: 16 senadores por Distrito2 y 1 Las normas de la Oficina prohíben el discrimen de clase alguna, entre otros motivos, por género o sexo. Por tanto, para propósitos de este Informe todo término utilizado para referirse a una persona o puesto se refiere a ambos géneros. 2 Dos por cada uno de los ocho distritos senatoriales. 4 Informe Especial DB-09-07 29 de septiembre de 2008 11 por Acumulación. Los senadores tienen asignada una oficina en el Capitolio y 10 de éstos mantienen oficinas de servicios en los distritos senatoriales. [ANEJO 1] En la Sección 9 del Artículo III de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico se establece, entre otras cosas, que cada Cámara Legislativa adoptará las reglas propias de sus cuerpos legislativos para sus procedimientos y gobierno interno. Esa independencia administrativa ha sido reiterada por la propia Asamblea Legislativa al excluir a su personal de la aplicación de la Ley Núm. 184 del 3 de agosto de 2004, Ley para la Administración de los Recursos Humanos en el Servicio Público3. El Senado es dirigido por su Presidente quien tiene a su cargo los asuntos administrativos del Senado. En tal capacidad, organiza y dirige las actividades relacionadas con el funcionamiento de dicho Cuerpo Legislativo, incluido, entre otras cosas, el nombramiento del personal. Los senadores tienen la responsabilidad de seleccionar al personal de sus oficinas y someter el nombramiento de éstos al Presidente. Las normas y guías que regulan la administración del personal del Senado se establecen mediante reglamentos y órdenes administrativas emitidas por el Presidente. El presupuesto del Senado para el año fiscal 2007-08 fue de $37,430,000. De este presupuesto, se asignaron $10,883,812 para sueldos de los empleados adscritos a las oficinas de los senadores. Al 31 de enero de 2008 se habían desembolsado $6,092,380 para cubrir el pago de sueldos. [ANEJO 2] El Senado cuenta con una página de Internet, a la cual se puede acceder mediante la siguiente dirección: http://www.senadopr.us. Esta página provee información acerca de la entidad y de los servicios que presta. En el ANEJO 18 se incluye una relación de los miembros del Senado al 31 de enero de