Rapport Annuel Des Services De Fumel Vallée Du Lot
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ANNÉE 2018 ANNÉE 2019 ANNÉE RAPPORT ANNUEL DES SERVICES DE FUMEL VALLÉE DU LOT FUMEL VALLÉE DU LOT Place Georges Escande 47502 FUMEL - Tél. : 05 53 40 46 70 - Fax : 05 53 71 35 16 www.fumelvalleedulot.com ADMINISTRATION GENERALE ET JURIDIQUE 3 agents (2,8 ETP) Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif et juri- dique de la collectivité. ACCUEIL : GESTION PATRIMONIALE : § Réception des appels téléphoniques § Gestion des conventions des équipements d’intérêt § Réception, traitement et diffusion d’informations communautaire § Réalisation de travaux de bureautique § Gestion et suivi des baux professionnels des MSP § Suivi de la planification des réunions et de l’agenda § Tri, classement et archivage des documents SERVICE JURIDIQUE : § Gestion des précontentieux et contentieux de la ADMINISTRATION GÉNÉRALE : collectivité § Suivi et mise en forme des dossiers administratifs § Gestion des assurances de la collectivité § Exécution et suivi des procédures et décisions § Gestion et suivi des sinistres de la collectivité administratives / Contrôle de légalité § Organiser et assurer un contrôle préalable des actes § Secrétariat général en lien avec la Direction Générale § Garantir la sécurité juridique des actes et des Services procédures de la collectivité § Secrétariat des Assemblées (Conseils § Assistance et conseil auprès des élus et des services Communautaires, Commissions, CLECT, Bureaux Communautaires…) Temps forts 2019 : § Affirmation de la dématérialisation § Audit des assurances de la collectivité § Sécurisation des actes administratifs § Mise en place service vocal interactif § Suivi juridique des actes de la collectivité § Référé expertise Théâtre d’Eau de Fumel Perspectives 2020 : Chiffres clés aRenouvellement et installation des instances a126 Délibérations communautaires suite aux élections municipales 2020 a168 Décisions aRenouvellement du marché des assurances de la a15 Arrêtés collectivité a5 Conseils Communautaires aMise en place de la gestion du Pôle de Santé de Fumel a8 Bureaux Communautaires aSuivi des contentieux en cours a10 Réunions de Vice-présidents aDéménagement du siège de Fumel Vallée du Lot et a26 Actes administratifs pour le service AGJ et restructuration du service Administration Générale et 20 annexes. Juridique COMPTABILITE FINANCES 5 agents 5 Budgets Communauté de Communes 8 167 pièces (4 ETP) + 1 Budget Office de Tourisme comptables Mise en œuvre des décisons et des orientations financières de la collectivité § Élaborer l’ensemble des documents budgétaires Chiffres clés § Engagement des dépenses et mandatement dans les a6 Budgets délais règlementaires a4 356 Mandats émis § Engagement des recettes, émission des titres de a2 513 Titres de recettes émis recettes et suivi de leur encaissement a1 298 Factures § Gestion de la dette et de la trésorerie § Contrôle de gestion des différents services § Soutien technique aux agents § Gestion des relations avec les intervenants extérieurs (Trésorerie, Préfecture ….) Temps forts 2019 : § Transfert au 1er janvier 2019 de la compétence Assainissement collectif et non Collectif à EAU 47 § Avril : Vote des CA 2018 et des BP 2019 § 2ème semestre : préparation budgétaire 2020 rencontres avec les services Perspectives 2020 : aRenforcer le contrôle de gestion aConsolider l’utilisation de logiciels métiers : déconcentration des engagements de dépenses et de Répartition des réalisations prospective budgétaire : élaboration du nouveau PPI budgétaires par budget (plan pluriannuel d’investissements – mandature) RESSOURCES HUMAINES 4 agents Prévention Formations Recrutements Carrières QVT Conseil Rémunération Orientation Apporter la compétence nécessaire au fonctionnement des services § Administrer le personnel pour garantir leurs droits Temps forts 2019 : Révision du Document Unique d’Evaluation des Risques § Suivre la santé et la sécurité des agents Professionnels (DUERP) pour préserver le potentiel humain Mise en place du Prélèvement à la Source § Rationnaliser la gestion des ressources au strict besoin des services (effectifs, orga- Perspectives 2020 : nisation,…) en tenant compte des évolutions aRédaction des lignes de gestion RH aDématérialisation des process RH aMise en place du télétravail Chiffres clés a122 agents permanents a 401 actes de gestion (+28%) a 9 stagiarisations a 2004 payes traitées (-8%) a 4 titularisations a 188 jours de formation a 1 arrivée (mutation) a 35 stagiaires accueillis (59 demandes) a 7 départs ( 1 retraite, 3 mutations, a Taux absentéisme 6 % 3 démissions) COMMUNICATION 1 agent 519 « like » Application des Marchés Accord Cadre sur Facebook « Impressions » et « Signalétique » Valoriser les actions et les projets de la collectivité auprès de tous les publics § Concevoir et diffuser la Lettre d’Infos Temps fort 2019 : § Assurer la création et la mise en page § Janvier : Vœux communautaires des documents de communication de § Janvier : Reprise des enregistrements et diffusions Radio 4 chaque service § Février : 1 ETP en moins (poste de Chargé de Communication) § Alimenter en informations les supports § Avril : Pose de la signalétique de bâtiment « Pomme d’Happy » et de communication web (site internet, ré- du nouveau logo de FVL sur le totem d’entrée à Penne d’Agenais. seaux sociaux, newsletter…) § Avril et Mai : Inauguration de la nouvelle structure Crèche Pomme § Entretenir les relations entre la collec- d’Happy à Penne d’Agenais et la crèche Caziminu’s de Cazide- tivité et la presse à travers des communi- roque. qués, des conférences et des dossiers de § Juin : Accueil d’une stagiaire pendant 1 mois 1/2 presse § Août : Journée de cohésion § Organiser les cérémonies officielles § Octobre : Mise à jour des RIS de Zones d’Activité de Saint-Syl- § Apporter un soutien technique informa- vestre sur Lot tique et téléphonique aux agents § Toute l’année : réalisation de 5 clips vidéo sur nos services et actions menées,... Chiffres clés Perspectives 2020 : a1 Lettre d’infos envoyée à 12 500 aAccompagner les élus vers le zéro papier foyers aDéployer l’identité visuelle sur les bâtiments, les Zones d’Activités et a565 mentions « j’aime » sur la page des véhicules Facebook aAlimenter et faire vivre le site internet a93 publications Facebook (48 en + que aDévelopper la présence de la collectivité sur les réseaux sociaux 2018) aInscrire le Pôle de Santé comme un des projets phare de FVL, par la a34 émissions diffusées sur Radio 4 pose de la première pierre. (4 diffusions chacune / semaine) aSignaler les travaux sur les différents sites du territoire par des sup- a5 Clips / vidéos de promotion des ports de bâches, panneaux... services : aActualiser les signalétiques de Zones d’Activités de Penne d’Agenais, - Petite enfance Montayral, Fumel et Condezaygues - Soirée Club d’Entreprises - Espaces aquatiques aRéaliser une vidéo Périvision (reste à réaliser 2019) - Ecole des Arts sur les services techniques de la collectivité - Action culturelle aRélancer le marché Accord cadre Impressions pour 3 ans (dont 2 présentés lors de la cérémonie aPoursuivre les mises en pages des supports de communication de des voeux 2020) l’ensemble des service... aDiffuser 1 à 2 nouvelles « Lettre d’Infos » dans l’année. RÉSEAU INFORMATIQUE ET TÉLÉPHONIE 1 agent § Assurer le bon fonctionnement des supports informatiques pour les collègues § Entretenir le parc informatique et le serveur § Apporter un soutien technique informatique et téléphonique aux agents Temps fort 2019 : Perspectives 2020 : § Janvier - février : 6 Postes informatiques remplacés aMise en place du RGPD nomination DPO + éventuel (Office du tourisme) logiciel, pour mise en conformité… § Juillet : Mise en place nouvelle plateforme Mapado aEquipement de l’OT Mobile pour diffusion au public et inscriptions aux spectacles aRenouvellement matériel (ordinateurs portable, ap- § Septembre-octobre : Amélioration des équipements pareil photo, …) audiovisuels de l’amphithéâtre (écrans individuels, vi- aEtude sur la mise en place d’une sauvegarde dépor- déo projecteur, …), tée du serveur Mise en place du Serveur Vocal Interactif pour amélio- aAugmentation débit internet sur plusieurs sites rer l’accueil et l’orientation du public. aMise en place d’une station d’accueil et de déconta- mination de supports amovibles (clés, disques durs…) aParticipation au chantier de construction du Pôle de Santé à FUMEL et à l’installation des praticiens salariés Chiffres clés a70 Postes informatiques renouvelés sur 3 ans a326 interventions/dépannages pour l’année 2019 a72 postes téléphones fixes dont 3 standards télé- dont 67 confiées au prestataire phoniques a50 tablettes pour la dématérialisation des instances a22 téléphones portables déployés communautaires (convocation, documentation). COMMANDE PUBLIQUE 2 agents (1,5 ETP) Gestion des deniers publics Respect des procédures Assister et conseiller les élus mais éga- Temps forts 2019 : lement les services pour ce qui concerne § Mise en place de différents « accord-cadre » à l’utilisation des procédures réglementaires marchés subséquents ou à bons de commande de l’achat public. - Signalétique - Travaux - Produits piscine § Analyse du besoin, recherche des solutions adaptées - Produits d’entretien § Respect des seuils, choix des procédures § Marché travaux § Respecter le cadre juridique et règlementaire de la - Pôle de Santé de FUMEL commande publique - Machine de Watt § Planification, organisation et programmation des § Marché prestations de service achats - CACES FIMO FCS PERMIS E § Conseiller et orienter les services dans le montage d’une - OPAH procédure