Office-Werkzeuge Für Kollaboratives Arbeiten
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Betriebsinformatik-Projekt Office-Werkzeuge fur¨ kollaboratives Arbeiten SS 2005 Prof. Dr.-Ing. Thorsten Spitta Dipl. Inf. Meik Teßmer Universit¨at Bielefeld Fakult¨at fur¨ Wirtschaftswissenschaften Angewandte Informatik September 2005 Vorwort Ausl¨oser dieses BI-Projekts war die Suche nach einem Ersatz fur¨ den derzeit verwendeten Email-Client PegasusMail sowie der Wunsch, die Termine mehre- rer Personen in einem gemeinsamen Kalender verwalten zu k¨onnen. Nach kurzer Uberlegung¨ wurde dann daraus die Untersuchung von Office-Werkzeugen fur¨ ” kollaboratives Arbeiten“. Dabei wollten wir nicht nur die konkrete Werkzeug- Landschaft beleuchten, sondern auch die grundlegenden Prinzipien der Offi- ” ce“-Arbeit betrachten und diejeningen Kommunikationsschritte festmachen, die durch den Computereinsatz unterstutzt¨ werden k¨onnen. Daneben stellt sich auf Grund des heute weit verbreiteten Einsatz dieser Techniken die Frage nach den rechtlichen, gesundheitlichen, aber auch den sozialen Auswirkungen auf die An- wender. Auf Initiative der Projektteilnehmer hin wurde sowohl die projektbegleitende als auch die anschließende Ausarbeitung erstmals mit dem Satzsystem LATEXverfasst. Eine Neuerung war die Verwendung eines sog. Repositories zur Verwaltung der LATEX-Dateien. Ursprunglich¨ fur¨ die Verwaltung von Software-Quellcode gedacht, eignet sich die Subversion-Software generell auch fur¨ die Versionierung von Dateien aller Art und unterstutzt¨ zudem das kollaborative Arbeiten an ei- ner oder mehreren Dateien. Damit konnten die Gruppen selbst in der Praxis erproben, zu welchen Schwierigkeiten es bei kollaborativem Arbeiten kommen kann und wie man mit ihnen umgeht. Die Teilnehmer waren: Boris Bornewasser, Dirk Breimhorst, Fatih Akkan, Simon Gemkow, Florian Gu- ra, Sebastian Kistner, Jianzhou Lu, Adrian Kostrz, Signe Peperkorn, Maren Reuter, Hildegard Ullrich. Bielefeld, im September 2005 Thorsten Spitta Meik Teßmer i ii VORWORT Inhaltsverzeichnis Vorwort i Gruppen v 1 Technische Umsetzung und Produkte 1 1.1 Aufgabenstellung . 1 1.2 Betriebswirtschaftliche Einbindung . 1 1.3 Projektplanung . 2 1.4 Allgemeines zu Groupware . 4 1.5 Verschiedene Groupware-Produkte . 5 1.5.1 Lotus Notes . 6 1.5.2 Novell GroupWise . 11 1.5.3 Microsoft Exchange . 16 1.6 Testinstallation verschiedener Groupware-Anwendungen . 21 1.6.1 Test einer nicht-kommerziellen L¨osung . 21 1.6.2 Test einer kommerziellen L¨osung . 23 1.7 Fazit . 26 Literaturverzeichnis . 28 2 Technikfolgenabsch¨atzung 33 2.1 Aufgabenstellung . 33 2.2 Betriebswirtschaftliche Einbindung . 33 2.3 Einleitung . 34 2.4 Grundlagen . 35 2.4.1 Arbeitsabl¨aufe im Buro¨ ................... 35 2.4.2 Vernetzte Arbeitsabl¨aufe . 37 2.4.3 Rechtliche Grundlagen . 37 2.4.4 Historische Entwicklung . 40 2.5 Auswirkungen der Systeme . 41 2.5.1 Soziale Wirkung . 41 2.5.2 Gesundheitliche Wirkung . 42 2.5.3 Arbeitstechnische Wirkung . 44 2.5.4 Abh¨angigkeit vom System . 47 2.6 Fazit . 48 Literaturverzeichnis . 49 iii iv INHALTSVERZEICHNIS 3 Abgrenzung und Definition der Begriffe 51 3.1 Aufgabenstellung . 51 3.2 Betriebswirtschaftliche Einbindung . 52 3.3 Projektplan . 52 3.4 Abgrenzung der Grundbegriffe . 53 3.4.1 Kollaboratives Arbeiten . 53 3.4.2 Information . 53 3.4.3 Kommunikation . 55 3.5 Buroinformationssysteme¨ . 56 3.6 Kommunikation und Kollaboration auf betrieblicher Ebene . 58 3.6.1 Synchrone Kommunikationsdienste . 58 3.6.2 Asynchrone Kommunikationsdienste . 60 3.6.3 Weitere Hilfsmittel . 62 3.7 CSCW . 62 3.8 Fazit und Ausblick . 65 4 Fallstudie 71 4.1 Aufgabenstellung . 71 4.2 Betriebswirtschaftliche Einbindung . 71 4.3 Aktivit¨atenplan . 72 4.4 Vorbereitung und Durchfuhrung¨ der Datenerhebung . 73 4.4.1 Auswahl der Untersuchungseinheiten . 73 4.4.2 Auswahl der Untersuchungskriterien . 73 4.4.3 Entwurf des Interviewfragebogens . 73 4.5 Auswertung und Zusammenfassung der Ergebnisse . 74 4.5.1 Ergebnisse der pers¨onlichen Interviews . 74 4.5.2 Ergebnisse der untersuchten Programme . 76 4.6 Fazit und Gestaltungsvorschlag . 84 Anh¨ange . 86 A: Pers¨onliches Interview mit M. Teßmer . 86 B: Pers¨onliches Interview mit T. Krivobokova . 87 C: Pers¨onliches Interview mit H. P. Wolf . 88 D: Pers¨onliches Interview mit T. Spitta . 89 E: Pers¨onliches Interview mit F. Lohkamp und B. Obergoeker . 90 Tabellenverzeichnis . 95 Abbildungsverzeichnis . 95 Gruppen Thema Teilnehmer Gruppe 1: Bornewasser, Boris Technische Umsetzung und Produkte Gura, Florian Ullrich, Hildegard Gruppe 2: Breimhorst, Dirk Technikfolgenabsch¨atzung Gemkow, Simon Kostrz, Adrian Gruppe 3: Akkan, Fatih Abgrenzung und Definition der Begriffe Kistner, Sebastian Lu, Jianzhou Gruppe 4: Peperkorn, Signe Fallstudie Reuter, Maren v vi GRUPPEN Thema 1 Technische Umsetzung und Produkte Groupware Boris Bornewasser, Florian Gura, Hildegard Ullrich 1.1 Aufgabenstellung Aufgabe der Gruppe 1 ist es, eine geeignete Auswahl von sowohl kommerziellen als auch Open-Source-Produkten1 zu treffen, um anschließend diese Produkte n¨aher zu er¨ortern. Dabei sollen die St¨arken und Schw¨achen der einzelnen Pro- dukte herausgearbeitet werden. Ein weiterer Aspekt ist der Datenschutz und die Datensicherheit. Abschließend soll ein praktischer Test eines oder zweier Pro- dukte erfolgen, um so verschiedene Charakteristika dieser Produkte aufzuzeigen. 1.2 Betriebswirtschaftliche Einbindung Die in jungster¨ Zeit rasante Entwicklung in den Bereichen der Kommunikati- onstechnologie sowie das unter anderem damit verbundene weltweite Zusam- menrucken¨ des Wirtschaftslebens (wirtschaftliche Globalisierung) l¨asst der be- trieblichen Ressource Information“ immer mehr Bedeutung zukommen. Zum ” einen mussen¨ Unternehmen in der Lage sein, Informationen uber¨ ihre Um- welt in der Form von Marktsituation, T¨atigkeiten von Wettbewerbern, Kunden, Ver¨anderungen bzgl. politischer und wirtschaftlicher Rahmenbedingungen, etc. aufzunehmen und verarbeiten zu k¨onnen. Solche Informationen sind die Inputs fur¨ operative, taktische und strategische Entscheidungen. Gleichzeitig wird auch das Management von Information innerhalb des Unter- nehmens zunehmend wichtiger. Die technische Entwicklung von Gutern¨ und 1Mit Open-Source ist der frei zug¨angliche Zugriff auf den Quellcode eines Programmes gemeint. 1 2 Technische Umsetzung und Produkte Dienstleistungen wirkt sich auf die aus den betrieblichen Funktionen2 resultie- renden innerbetrieblichen Prozesse zunehmend komplexit¨atssteigernd aus. Diese Prozesse erzeugen neben Guter-¨ und Geldflussen¨ insbesondere auch Informati- onsflusse.¨ Ein wichtiger Aspekt hierbei ist, dass fur¨ einen optimalen Ablauf der einzelnen Prozesse die an ihnen beteiligten Mitarbeiter Zugriff auf s¨amtliche fur¨ sie relevanten Informationen haben mussen.¨ Das Informationsmanagement hat entsprechend eine große Bedeutung fur¨ die Konkurrenzf¨ahigkeit eines Unterneh- mens. Software-Produkte fur¨ kollaboratives Arbeiten k¨onnen einen Beitrag zu verbes- serter Zurverfugungstellung¨ und Verarbeitung von Informationen in Unterneh- men leisten. Solche Produkte werden unter dem Begriff Groupware“ zusammen- ” gefasst. Das grundlegende Prinzip von Groupware ist die kommunikative und informative Verbindung von Mitarbeitern. Daruber¨ hinaus erm¨oglichen g¨angi- ge Produkte dieser Kategorie die zentrale Bereitstellung von Daten, die fur¨ die Sicherstellung reibungsloser betrieblicher Abl¨aufe ben¨otigt werden. Ihre Anwen- dung soll letztlich sowohl die Produktivit¨at steigern als auch Kostensenkungs- potenzial beinhalten. Im Hinblick auf die Entscheidungssituation, ob und, wenn ja, welches konkrete Produkt implementiert werden soll, mussen¨ sich die Ver- antwortlichen im Vorfeld daruber¨ Klarheit verschaffen, welche Produkte welche Funktionen unterstutzen.¨ Auch die Anforderungen an die Soft- und Hardware mussen¨ bekannt sein und gegebenenfalls mit dem bereits gegebenen Bestand verglichen werden. Nicht zuletzt sind die Kosten der Einfuhrung¨ und Nutzung von Groupware zu sch¨atzen. Dabei handelt es sich nicht nur um Anschaffungs- kosten, sondern auch um Folgekosten, die fur¨ Administration, Wartung, Support und Schulung von Mitarbeitern entstehen. Der mittelfristige Nutzen des Einsat- zes muss die Kosten uberwiegen.¨ Aus diesem Grund muss sich die Unterneh- mensfuhrung¨ vergegenw¨artigen, uber¨ welche Funktionen sich ihr Unternehmen charakterisiert und inwieweit in diesem Zusammenhang Groupware sinnvoll ein- setzbar ist. Ein blinder“ Einsatz einer standardisierten Softwarel¨osung durfte¨ ” in den meisten F¨allen wenig Erfolg versprechend sein. 1.3 Projektplanung Die Struktur der folgenden Beschreibung von Zielen, Istzustand, Ressourcen, Bedingungen und Aktivit¨aten im Zusammenhang der gegebenen Aufgabenstel- lung entstand in Anlehnung an [Spi1]. Projektsituation: Die Projektsituation entspricht der im vorangegangenen Kapitel erl¨auterten Aufgabenstellung. Ziele: • Erstellung einer umfassenden Projektarbeit, die die Ergebnisse enth¨alt • Erschließung neuen Wissens, Erweiterung der eigenen F¨ahigkeiten in Be- zug auf betriebliche Groupware-Anwendungen 2Typische betriebliche Funktionen sind z.B. Beschaffung, Personal, Kostenrechnung, ex- terne Rechnungslegung, Produktion, Entwicklung sowie Vertrieb. Groupware 3 Ausgangszustand: • 3 Gruppenmitglieder mit jeweils lediglich Basiskenntnissen uber¨ Informa- tionstechnologien • Praktisch keine Kenntnisse uber¨ Groupware-L¨osungen Ben¨otigte Ressourcen: • Software fur¨ die Schritt haltende Dokumentation der Ergebnisse (MikTex) • Zentrale Bereitstellung des Gruppendokuments auf einem Server3, der fur¨ jeden Teilnehmer uber¨ das Internet erreichbar ist • Software zur Versionsverwaltung,