SERSIN Guía De Uso 2.1 2020
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Asociación de Scouts de Venezuela Dirección Nacional de Desarrollo Institucional Ámbito de Operaciones / Cooperación Nacional de Tecnología Asociación de Scouts de Venezuela Dirección Nacional de Desarrollo Institucional Ámbito de Operaciones / Cooperación Nacional de Tecnología ÍNDICE ÍNDICE ..................................................................................................... 2 DISPOSICIONES GENERALES ....................................................................... 3-4 LA PLATAFORMA ......................................................................................... 4 Descripción ......................................................................................... 4 Características técnicas ......................................................................... 5 ÁREAS DE ATENCIÓN Y DESCRIPCIÓN DE SOPORTES ........................................... 5 Servicios Generales. ............................................................................. 6 Dirección Ejecutiva Nacional. ................................................................. 6 Dirección Nacional de Adultos en el Movimiento Scout .............................. 6 Dirección Nacional de Programa de Jóvenes ............................................ 6 Dirección Nacional de Desarrollo Institucional …………………………………………..…. 7 Cooperación Nacional de Operaciones …………….…………………………………… 7-8 Cooperación Nacional de Comunicaciones y Relaciones Interinstitucionales………………………………………………………………………………….… 8 Proveeduría …………………………………………………………………………………………… 8-9 Servicios Especiales ………………………………………………………………………………………….9 SOLICITUD DE SERVICIO DE SOPORTE .............................................................. 9 Formulación correcta de una solicitud ................................................ 9-12 Adjuntar documentos …………………………..……………………………………………….….…..12 Ciclo de vida de un Servicio de Soporte ................................................. 12 DIRECTRICES GENERALES DE USO ................................................................. 13 LECTURAS RECOMENDADAS ........................................................................ 13 TEXTO INTEGRO DE LA GNU/GPL DE LA PLATAFORMA .................................... 13-24 PROTECCIÓN DE NUESTRA MARCA SCOUT…………………………..………….…………………....25 2 Asociación de Scouts de Venezuela Dirección Nacional de Desarrollo Institucional Ámbito de Operaciones / Cooperación Nacional de Tecnología DISPOSICIONES GENERALES La documentación suscrita en el presente instructivo, tiene por fin último orientar a los usuarios del nuevo Servicio de Soporte Institucional (SERSIN), el cual es implementado acorde con las Políticas Nacionales de Desarrollo Institucional de la Asociación de Scouts de Venezuela (ASV). El país y por ende la Asociación de Scouts de Venezuela ha enfrentado en los últimos años una situación compleja a nivel social, laboral y cultural, como consecuencia de la crisis política y económica que impacta en el desenvolvimiento y desempeño de individuos e instituciones, lo que para nosotros como organización ha generado un cambio importante en las necesidades diarias de los Grupos y Distritos Scouts en diferentes aspectos: asuntos de gobernanza, rotación frecuente en los cargos de cuerpos colegiados, disminución de membresía de jóvenes y adultos, aumento en la demanda de actividades de formación, atención de situaciones puntuales y particulares, entre otra serie de tópicos que requieren de tiempo y esfuerzo conjunto y coordinado que en muchos casos requiérela atención directa del Nivel Nacional a través de su órgano ejecutivo; ante esa dinámica en los procesos de gobernanza, surge la necesidad de desarrollar una atención de calidad por parte de la estructura institucional hacia la base de Distritos y Grupos Scouts. Convencionalmente y a lo largo de los años, la atención a los miembros de la Asociación de Scouts de Venezuela se ha ejecutado a través de correspondencia electrónica, siendo el medio oficial de envío y recepción de comunicaciones. Ante el aumento de solicitudes de atención por parte de los miembros de todos los niveles de la estructura y la disminución de los miembros del Equipo Operativo Nacional, incluyendo además los Equipos Distritales, sumado a las continuas actualizaciones y cambios en los cuales se ha comprometido la Institución como parte de su proceso de acercamiento a las políticas mundiales de la Organización Mundial del Movimiento Scout (OMMS), la capacidad de atención y respuesta pudiera verse comprometida por tiempos elevados de respuesta, solicitudes mal atendidas, solicitudes huérfanas (atendidas de manera incompleta), varias solicitudes de la misma incidencia sin un proceso de mejora continua, entre otros. A través de la nueva plataforma de servicio, se disponen de niveles de administración, estadísticas y filtros que facilitan la atención personalizada y a tiempo, la respuesta rápida a las solicitudes rutinarias (cambio de cédula) y auditoría de la calidad del servicio por parte de la Dirección Ejecutiva Nacional. El intercambio de mensajes resultantes del Servicio de Soporte solicitado cuenta con avisos concurrentes por correspondencia electrónica, indicando cuando fue 3 Asociación de Scouts de Venezuela Dirección Nacional de Desarrollo Institucional Ámbito de Operaciones / Cooperación Nacional de Tecnología solicitado el servicio de soporte, si fue respondido o si se ha culminado la atención. Fuera de la implementación de la nueva plataforma de Servicio de Soporte de la Oficina Scout Nacional, es necesario que todos los Adultos Scouts, tanto quienes utilizarán el servicio como usuarios, como quienes prestan atención institucional directa desde los niveles de Distrito y Región, mantengan constante lectura y repaso de los Principios y Organización (P.O.) así como los Reglamentos y Manuales que describen los aspectos necesarios para garantizar una adecuada Gobernanza y por ende un adecuado funcionamiento institucional de la Asociación de Scouts de Venezuela, garantizando ser multiplicadores de la buena práctica de orientación al voluntario, mejorando la calidad de las atenciones, y en consecuencia mejorando la calidad de los procesos en Distritos y Grupos Scouts. Todos formamos parte de la misma Institución, y somos responsables de su éxito, y sobre este producto somos corresponsables de garantizar una plataforma institucional de calidad para el desarrollo de los jóvenes y la institución. LA PLATAFORMA Descripción El Sistema SERSIN de la Asociación de Scouts de Venezuela, es una plataforma Open Source con la cual desde el Equipo Operativo Nacional, se desea aplicar una nueva herramienta de atención para los miembros de la Institución en cualquiera de sus niveles, abriendo canales de comunicación institucional rápida y directa, mejorando la atención personalizada a través de la prestación de cada servicio. El Servicio de Soporte prestará atención a los usuarios miembros de la ASV mediante un mecanismo de tickets de soporte, los cuales estarán identificados por un ID único, y que será de fácil seguimiento por parte del usuario emisor del ticket su línea de vida respectiva, entre qué prestadores de soporte ha pasado el caso, quién está atendiendo el ticket, las respuestas realizadas, el cambio de prioridad en la atención del ticket, así como día y hora de las respuestas. Es una plataforma autogestionada que no involucra un gasto de inversión para su uso, pero cuya fuerza labor para la implementación requiere una inversión de horas-hombre significativa que debe ser siempre optimizada. Es importante destacar que el presente Servicio es de uso exclusivo para miembros de la Asociación de Scouts de Venezuela. Se podrá acceder a la plataforma a través de la siguiente URL o página web en línea: http://support.scoutsvenezuela.org.ve 4 Asociación de Scouts de Venezuela Dirección Nacional de Desarrollo Institucional Ámbito de Operaciones / Cooperación Nacional de Tecnología Características técnicas Plataforma basada en el software de código abierto Zammad, disponible en la red. Compatible con todos los navegadores. Compatible con sistemas operativos IOS y Android. Requerimientos mínimos: Ruby v2.4.2+ PostgreSQL, MariaDB or MySQL Elasticsearch Apache v2.4+ Interfaz gráfica responsive first. Herramienta protegida bajo un acuerdo de licencia Affero General Public License v3.0 que permite: Uso Comercial / No Comercial. Modificación y mejora de la plataforma instalada. Distribución. Uso patentado. Uso privado. ÁREAS DE ATENCIÓN Y DESCRIPCIÓN DE SOPORTES Para facilitar la atención y la identificación de requerimientos, cada uno de los soportes descritos se deben solicitar indicando en el asunto del ticket el tipo de soporte, asimismo identificando el Grupo Scout solicitante bajo el siguiente formato: Soporte requerido: Grupo Scout / Distrito / Región Ejemplo: Registro Institucional GS: Asogata / Luis Amigó / Táchira En el caso que la petición de soporte sea solicitada desde una instancia Distrital o Regional, debe retirarse el nivel de la estructura que no aplica, bajo el siguiente formato: Distrito: Soporte requerido: Distrito / Región. Ejemplo: Cambio de Cargo: Distrito Luis Amigó / Táchira Región: Soporte requerido: Región. Ejemplo: Desincorporación de AS: Región Táchira 5 Asociación de Scouts de Venezuela Dirección Nacional de Desarrollo Institucional Ámbito de Operaciones / Cooperación Nacional de Tecnología Servicios Generales Todas las áreas mencionadas, tendrán dos (2) tipos de servicios en común, los cuales son los siguientes: Soporte: Reporte y solicitud de atención