Hochschule Deggendorf für angewandte Wissenschaften -Fachhochschule Deggendorf- Fakultät Betriebswirtschaft und Wirtschaftsinformatik (Bachelor-Studiengang Wirtschaftsinformatik) Evaluation und Implementierung des Open Source ERP-Systems „OpenERP“ in einem Start-Up-Unternehmen Evaluation and implementation of the open source ERP system „OpenERP“ in a startup company Bachelorarbeit zur Erlangung des akademischen Grades: Bachelor of Science an der Hochschule Deggendorf VORGELEGT VON: PRÜFER: Stefan Feilmeier Prof. Dr. Josef Schneeberger geboren am 8. Juni 1986 Donaulände 19, 94544 Hofkirchen Dieses Werk bzw. Inhalt steht unter einer Creative Commons AM: 28. September 2012 Namensnennung - Weitergabe unter gleichen Bedingungen 3.0 Unported Lizenz. Kurzfassung Anhand des Start-Up-Unternehmens FENECON GmbH & Co. KG dokumentiert diese Bachelor- arbeit die Evaluation und anschließende Implementierung des Open Source ERP-Systems OpenERP. Traditionell waren hochintegrierte Sowaresysteme, sogenannte ERP-Systeme, aufgrund ihrer Komplexität und der hohen Kosten nur Mielständlern und Großunternehmen vorbehalten. Das heißt, dass in diesen Unternehmen mindestens einmal – sobald sie die kritische Größe ür ein ERP-System erreicht haen – eine aufwendige ERP-Sowareimplementierung mit Daten- migration erforderlich war. Diese Projekte bergen neben enormen Kosten auch ein nicht zu verachtendes betriebswirtschaliches Risiko, wie die Insolvenz des Unternehmens American LaFrance1 zeigt. Die Open-Source-Soware „OpenERP“ stellt diesbezüglich eine interessante Alternative dar. Das freie Lizenzmodell ermöglicht es, in einem neu gegründeten Unternehmen mit geringem Budget schon von Beginn an grundlegende Geschäsvorälle in einem ERP-System abzubilden, welches im Laufe der Zeit modular mit dem Unternehmen wachsen kann. Nach einer gründlichen Begriffsdefinition und -abgrenzung sowie einer Abwägung der So- warealternativen wird das System anhand von betriebswirtschalichen und informationstech- nischen Parametern analysiert und die anschließende Implementierung von OpenERP beschrie- ben. Ein beispielhaer Ablauf „Vertriebsprozess eines LED-Projekts“ und ein abschließendes Resümee runden die Arbeit ab. 1vgl. Computerwoche (ERP-Migration fehlgeschlagen: Mit Blaulicht in die Insolvenz) 2 Inhaltsverzeichnis I. Einleitung 6 1. Zielsetzung und thematischer Aufbau der Arbeit 7 2. Die Firma FENECON GmbH & Co. KG 8 II. Theoretische Grundlagen 9 3. Begriffsdefinition und -abgrenzung 10 3.1. ERP-System ..................................... 10 3.2. Open-Source- und Closed-Source-Soware .................... 11 3.3. On-Premise-Installation und Soware-as-a-Service ............... 13 3.4. Abgrenzung von Start-Up-Unternehmen zu anderen Unternehmenstypen ... 14 4. Soware zur Steuerung eines Start-Up-Unternehmens 16 4.1. Anforderungskatalog an ein Sowaresystem ................... 16 4.1.1. Anforderungskatalog bei Unternehmensgründung ........... 17 4.1.2. Zukünige Anforderungen an die Unternehmenssoware der FENECON GmbH & Co. KG ........................ 17 4.2. Sowarealternativen ................................ 19 4.2.1. Office-Paket ................................. 19 4.2.2. Kaufmännische Soware ür Kleinst- und Kleine Unternehmen .... 20 4.2.3. Mielstandssoware ............................ 22 4.2.4. Open Source ERP-Systeme ......................... 23 III. Evaluation von OpenERP 25 5. Funktionalität 26 5.1. Abdeckung unternehmerischer Funktionsbereiche ................ 26 5.2. Konkrete Anwendungsälle ............................. 29 5.2.1. Im Vertrieb ................................. 30 5.2.2. In der Buchhaltung ............................. 31 3 5.2.3. In der Lagerverwaltung .......................... 32 5.3. Anpassung von Geschäsprozessen ........................ 33 5.4. Erweiterungen im „Enterprise App Store“ ..................... 35 5.4.1. Reporting .................................. 35 5.4.2. E-Business .................................. 36 5.5. Referenzen ...................................... 36 6. Implementierungsunterstützung und Support 37 6.1. OpenERP s.a. in Belgien ............................... 38 6.2. Dienstleistungspartner ............................... 38 6.3. Online-Community ................................. 39 7. Systemarchitektur 40 7.1. Sowarekonzeption ................................. 40 7.1.1. Client-Server- und Drei-Schichten-Architektur ............. 41 7.1.2. Objektrelationaler Mapper ......................... 42 7.1.3. Modularität ................................. 42 7.1.4. Mehrbenutzerähigkeit ........................... 43 7.1.4.1. Transaktionssicherheit ..................... 43 7.1.4.2. Sperrverfahren ......................... 44 7.1.4.3. Berechtigungssystem ...................... 44 7.1.5. Schnistellen ................................ 45 7.1.5.1. CSV ................................ 45 7.1.5.2. XML-RPC ............................ 45 7.1.5.3. Direkter Datenbank-Zugriff .................. 46 7.1.5.4. E-Mail-Gateway ......................... 47 7.2. Basistechnologien .................................. 47 7.2.1. Datenbank: PostgreSQL .......................... 47 7.2.2. Programmiersprache: Python ....................... 48 7.2.3. Auszeichnungssprache: XML ....................... 48 7.3. Anpassungs- und Erweiterungstechnologien ................... 49 7.3.1. Personalisierung und Customizing .................... 50 7.3.2. Module ................................... 50 7.3.3. Modifikation des ellcodes ........................ 51 IV. Implementierung 52 8. Installation 53 8.1. Datenbank (PostgreSQL) .............................. 53 8.2. Applikationsserver (OpenERP) ........................... 54 8.3. Reporting (LibreOffice) ............................... 56 8.4. Client-PCs ...................................... 57 4 9. Vorbereitung zur Inbetriebnahme 58 9.1. Anpassung des Reportings an das Corporate Design ............... 59 9.2. Anpassung der Nummernkreise .......................... 60 10. Workflow: Vertriebsprozess für ein LED-Projekt 61 10.1. Angebot und Aurag ................................ 62 10.2. Lieferung ....................................... 64 10.3. Rechnung ...................................... 64 10.4. Bezahlung ...................................... 65 V. Resümee 66 11. Zusammenfassung 66 12. Ausblick 67 VI. Verzeichnisse 68 Literaturverzeichnis 69 Abbildungsverzeichnis 73 Tabellenverzeichnis 75 VII. Anhang 76 A. Die Definition quelloffener Soware („Open Source Soware“) 77 B. OpenERP Startskript (/etc/init.d/openerp-server) 80 C. LibreOffice Startskript (/etc/init.d/libreoffice-headless) 82 D. Rechnungserstellung mit Aeroo Reports 84 D.1. Ausschnie des Report-Parsers (parser.py) .................... 84 D.2. LibreOffice-Vorlage ................................. 84 E. Belege im Vertriebsprozess 87 E.1. Verkaufsaurag ................................... 87 E.2. Lieferschein ..................................... 87 E.3. Rechnung ...................................... 87 5 Teil I. Einleitung Integrierte Sowaresysteme können ein entscheidender Baustein ür langfristig erfolgreiches unternehmerisches Handeln sein. Richtig eingesetzt erhöhen Sie die Effizienz und verringern die Fehleranälligkeit betriebswirtschalicher Prozesse. Das Fraunhofer PMI schreibt dazu in einer Studie: „Nowadays, information technology is unavoidable in every part of life and busi- ness management is also not an exception. One of the most widespread solutions is the use of enterprise resource planning (ERP) systems that has proved to support the integration and automation of the processes, the improvement of the perfor- mance, and the reduction of costs.“2 Aufgrund der komplexen Einührung und Wartung in Verbindung mit den erheblichen Kos- ten waren sie aber traditionell nur den großen Konzernen vorbehalten. Seit einigen Jahren versuchen die großen Sowareanbieter neue Absatzmärkte zu erschließen und sprechen da- her zunehmend auch mielständische Unternehmen an. Für Unternehmensgründer stellt sich trotzdem weiterhin die Frage, mit welchem System der Geschäsbetrieb gestartet werden soll. Die Studie ergänzt: „Yet, several mostly small and medium enterprises (SME) cannot afford the time, the uncertainty and the resources that are required by the implementation of an ERP system.“3 Diese Arbeit beschäigt sich daher mit der Frage, inwieweit sich ein ERP-System ür Start- Up-Unternehmen eignen kann und propagiert die Idee, von Beginn an ein Open Source ERP- System als Unternehmenssoware ür Start-Up-Unternehmen einzusetzen. 2Schatz, Egri und Sauer (Open source ERP - Reasonable tools for manufacturing SMEs?, Seite 7) 3Schatz, Egri und Sauer (ebd., Seite 7) 6 Kapitel 1. 1Zielsetzung und thematischer Aufbau der Arbeit Ziel ist, dem neu gegründeten Unternehmen FENECON GmbH & Co. KG von Beginn an die Basisfunktionalitäten einer integrierten Soware zur Verügung zu stellen. Zu den erhoen Vorteilen zählt zum einen, dass bereits ab dem Zeitpunkt der Gründung eine einheitliche Da- tenbasis zur Verügung steht, mit der Auräge, Kunden- und Artikeldaten, Lagerbestände usw. zentral verwaltet werden können. Darüber hinaus soll das System mit dem Unternehmen wach- sen können, um somit eine später notwendige, aufwendige „Operation am offenen Herzen“4 vermeiden zu können. Die Struktur der Arbeit teilt sich konzeptionell in die Abschnie „eoretische Grundlagen“, „Evaluation von OpenERP“ und „Implementierung“. Im Teil „eoretische Grundlagen“ wird das große Feld kaufmännischer Soware, möglicher Lizenzmodelle und unterschiedlicher Un- ternehmenstypen so weit auf den vorliegenden Fall abgegrenzt und eingeschränkt,