Nye Orkland fellesråd

Prosessen fram til det nye Fellesrådet.

Prosjektbeskrivelse

1. Innledning

Prosjektbeskrivelsen er et styringsdokument for etablering av nytt kirkelig fellesråd i nye Orkland kommune (deler av Snillfjord, Agdenes, Orkdal og Meldal). Den inneholder aktivitetene fra prosjektet starter og fram til nyetablering 01.01.2020.

Dokumentet kan endres av Kirkelig fellesnemnd underveis ved behov.

Når det står i Kirkeloven, § 5, at det skal være et fellesråd i kommunen innebærer det at fellesrådene også må slåes sammen når kommunene slås sammen. Sammenslåing av fellesråd er en virksomhetsoverdragelse og dermed må Inndelingsloven så langt det er mulig og Arbeidsmiljøloven(AML) § 16 tas hensyn til. Kommunene har i stor grad hatt ansvaret for finansiering av fellesrådenes oppgaver. De tette båndene det tradisjonelt har vært mellom kommunen og fellesrådene er en forutsetning og en utfordring å ta vare på i prosessen. Fellesrådene i Snillfjord, Agdenes, Orkdal og Meldal vil organisere sammenslåingsprosessen i henhold til Kirkelovens § 5 siste ledd som sier at Inndelingsloven kap. 5 og 6 gjelder så langt det passer for sammenslåing av kirkelige fellesråd. Det betyr at det må etableres en Kirkelig fellesnemnd.

2. Sammenslåing av fellesrådene i deler av Snillfjord, Agdenes, Orkdal og Meldal.

2.1 Grunnlag Kommunestyrene i Snillfjord, Agdenes, Orkdal og Meldal vedtok i 2016 å slå sammen deler av Snillfjord, Agdenes, Orkdal og Meldal kommuner. Stortinget vedtok i Kongelig resolusjon 8.06.2017 tilsvarende sammenslåing til ny kommune. Endring i kommunestrukturen vil også si endring i fellesrådsstrukturen (jfr. KL 5). Bl.a. består dette i samordning av tjenester og administrative funksjoner. Det er allerede i dag etablert samarbeid fellesrådene imellom, i større og mindre grad. Mest i form av samlinger og samarbeid om tiltak i prostiet. Prosten og kirkevergene har i lengre tid hatt felles møter og samarbeidet i flere saker.

2.2 Mål Sammenslåingen har som mål å etablere en ny organisasjon som skal være effektiv og god i forhold til tjenester til befolkningen, ivareta kirkens omdømme, bygge en kultur hvor godt arbeidsmiljø er viktig og styrke kompetansen.

Strategi for måloppnåelsen  Etablere rasjonell drift  Redusere sårbarhet ved ferieavvikling og sykdom ved bl.a. etablering av fagteam.  Styrke den lokale kirken  Ha et godt samarbeid med den nye kommunen og fagforeningene.  Prioritere nærhet til lokalmiljøet.  Gjennomgang av stillingsstrukturen i organisasjonen.  Etablere en profesjonell ledelse og fagstillinger.

2.3 Kirkelig fellesnemnd Det er etablert en kirkelig fellesnemnd som er ansvarlig for å forberede og gjennomføre sammenslåingen/ nyetableringen. Fellesrådene har oppnevnt nemnda og gitt mandat og fullmakter. En foreløpig kirkelig fellesnemnd ble konstituert med leder og nestleder 02.05.2017.

Fellesnemndas oppgaver er å styre prosessene ut fra mål og rammer som er gitt. Den skal gjøre de nødvendige vedtak fram til nytt fellesråd er etablert og gi rammer for drift av dette.

Den Kirkelige fellesnemnda skal fungere fram til nytt fellesråd er etablert. Det nye fellesrådet skal konstitueres innen utgangen av november og trer i funksjon fra 01.12.2019. Fra desember 2019 fram til 01.01.2020 vil de gamle fellesrådene ha begrenset ansvar til det som omhandler å avslutte sin egen virksomhet.

Den Kirkelige fellesnemnda for nye Orkland kommune ble konstituert 02.05.2017 og består av 2 medlemmer fra hvert av de 4 fellesrådene, biskopens representant, som er prosten i dette tilfellet og 1 representant fra den Kommunale fellesnemnda. Dette gir 10 faste medlemmer med stemmerett. Det er også oppnevnt varamedlemmer for disse. Alle 4 kirkeverger har hatt møte- og talerett fram til prosjektleder ble ansatt. Nå møter prosjektleder.

Fra Snillfjord menighetsråd/ fellesråd er valgt: - Marit Ramvik Berg - Sverre Johan Jacobsen - Varamedlemmer: Anna Berg Wuttudal og Turid Mjønesaune.

Fra Agdenes menighetsråd/ fellesråd er valgt: - Marie Davidsen - Jorid Astri Landrø - Varamedlemmer: Svein Helge Landrø, Marit Synnøve Lunder Meland.

Fra Meldal kirkelige fellesråd er valgt: - Kjetil Gunnes - Jan Inge Holm - Varamedlemmer: Mari Stene og Ida Løseth Muan

Fra Orkdal kirkelige fellesråd er valgt: - Johan Arnt Gjeten - Ivar Nerhoel - Varamedlemmer: Torgeir Fagerli og Liv Digerås

Fra biskopen er valgt prost i Orkdal; Dagfinn Thomassen med vara Åse Rugland.

Fra den Kommunale fellesnemnda er valgt Torstein Larsen med vara Olaug Muan.

Fellesnemnda har ansatt prosjektleder fra 01.01.2018.

Fellesnemnda har fått tildelt mandat gjennom likelydende vedtak i alle fire fellesråd.

Vedtak gjøres ved alminnelig flertall.

2.3.1 Innstillingsrett til fellesrådene Hvis noen saker som angår sammenslåingsprosessen er av en slik karakter at de må behandles i et eller flere av fellesrådene, må den Kirkelige fellesnemnda be kirkevergene om å legge fram aktuelle saker for de respektive fellesrådene.

2.3.2. Delegasjon Fellesnemnda bestemmer selv om myndighet skal delegeres internt. Den Kirkelige fellesnemnda kan gi prosjektleder fullmakt til å gjøre vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikke er av prinsipiell karakter.

2.3.3 Andre bestemmelser Den Kirkelige fellesnemnda har ansettelsesmyndighet til nye stillinger i det nye fellesrådet. Fellesnemnda skal ha møter etter fastsatt møteplan.

2.3.4 Mandat til den Kirkelige fellesnemnda Mandat til fellesnemnda er vedtatt av alle 4 fellesrådene i likelydende vedtak. Mandatet består i å gjennomføre sammenslåing av virksomhets- og forvaltningsfunksjoner, etablere nødvendige administrative funksjoner og legge til rette for folkevalgt styringsstruktur innen 01.01.2020.

Mandat/ fullmakter er vedtatt i egen sak og er gjengitt i eget dokument. Mandatet kan endres underveis hvis behovet tilsier det.

3. Prosjektorganisasjon

3.1 Organisasjonskart

Snillfjord MR/ FR Agdenes MR/ FR Orkdal KF Meldal KF

Parts.utv./ administrasjonsutvalg Orkland kirkelige fellesnemnd

Prosjektleder/ Arbeidsutvalg

Arb.gruppe Arb.gruppe Arb.gruppe Arb.gruppe Arb.gruppe Arb.gruppe

3.2 Administrasjonsutvalg

Administrasjonsutvalget ble vedtatt i møte 02.05.2017. 3 representanter fra den Kirkelige fellesnemnda ble valgt. Seinere ble det valgt 2 representanter blant ansatte. I møte 01.02.2018 ble permanent administrasjonsutvalg vedtatt opprettet med 4 representanter fra fellesnemnda og 3 fra de ansatte. Prosjektleder har tale- og møterett. Man er ikke pålagt å ha administrasjonsutvalg, men fellesnemnda vedtok allikevel å opprette et slikt. Fra fellesnemnda: Ivar Nerhoel, vara Johan Arnt Gjeten. Marie Davidsen, vara Jorid Landrø Kjetil Gunnes, vara Marit Ramvik Berg Dagfinn Thomassen, vara Åse Rugland Fra ansatte: Magne Krogsgaard Olav Pederstad Barbara Wrobel

Mandatet til administrasjonsutvalget følger, så langt det er hensiktsmessig, de retningslinjer som Kirkelovens § 35 og hovedavtalen legger for partssammensatte utvalg. Det står i Hovedavtalens § 10 1b) «Administrasjonsutvalget behandler bl.a. saker som gjelder virksomhetens personalpolitikk, for eksempel personalpolitiske retningslinjer, reglementer og rutiner, og dessuten utviklings- og omstillingsprosesser.»

Administrasjonsutvalget er fellesnemndas utvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom det nye fellesrådet som arbeidsgiver og de ansatte. Utvalget gir også uttalelser i saker som vedrøreroverordnede personalpolitiske spørsmål, retningslinjer og planer i forbindelse med sammenslåing av fellesråd.

3.3 Arbeidsutvalg og prosjektledelse

Arbeidsutvalg ble valgt på møte 06.06.2017 og består av Ivar Nerhoel, Marie Davidsen, Marit Ramvik Berg og Dagfinn Thomassen. Prosjektleder er sekretær i utvalget.

Kirkelig fellesnemnd vedtok å utlyse stillingen som prosjektleder i 25 % eksternt. Søker Egil Hammervik er ansatt fra 01.05.2018 og til sammenslåingen effektueres 01.12.2019.

3.3.1 Oppgaver for arbeidsutvalg og prosjektleder

Den Kirkelige fellesnemnda vedtok i møte 06.06.2017 å velge et AU. På et senere møte ble det vedtatt å ansette prosjektleder. Prosjektleder og AU har følgende oppgaver: - Lage forslag til organisering av nytt fellesråd/ ny organisasjon. - Ha hovedansvaret for omstilling og sammenslåing til nytt «Orkland kirkelige fellesråd». - Utarbeide prosjektplan og påse at prosjektet med sammenslåing/ nyetablering blir gjennomført. - Lage budsjett for prosjektet og søke midler til sammenslåingen/ nyetableringen. - Forberede møter og saksbehandle saker til Kirkelig fellesnemnd. - Påse at aktuelle tema blir utredet - Opprette arbeidsgrupper etter behov innenfor arbeidsområder der det er nødvendig eller ønskelig. Gruppene bør ha deltakere fra alle 4 fellesråd så langt det er mulig. - Legge til rette for å overføre ansatte til det nye fellesrådet. Dette må gjøres i samarbeid med tillitsvalgte og etter gjeldende lover og regelverk for virksomhetsoverdragelse, AML § 16.

3.3.2. Saksforberedelse

Arbeidsutvalget forbereder saker som prosjektleder legger fram for Kirkelig fellesnemnd. Dersom saker gjelder forholdet mellom det nye fellesrådet og de ansatte legges de først fram for administrasjonsutvalget. Prosjektleder innstiller overfor Kirkelig fellesnemnd.

3.3.5 Felles informasjons- og diskusjonsarena

En felles informasjons- og diskusjonsarena på tvers av fellesrådene og de 2 arbeidsgiverlinjene etableres. Dette er en arena hvor prosjektleder, kirkevergene, prosten og alle tillitsvalgte, både for fellesrådsansatte og ansatte i prestetjenesten. Uten noe formelt mandat kan dette være en arena for informasjon og diskusjon. Møtene arrangeres etter behov avhengig av framdriften i prosjektet.

3.4 Delegering fra Kirkelig fellesnemnd

3.4.1 Prosjektleder

Prosjektleder innstiller i alle saker til Kirkelig fellesnemnd. Vedkommende har ansvar for at sakene som skal behandles er forsvarlig utredet, og har også ansvaret for at vedtak blir effektuert. Prosjektleder har ansvaret for at det fattes vedtak for at nødvendig framdrift i prosjektet blir ivaretatt. Folkevalgte og administrative prosesser ligger også under ansvarsområdet. Prosjektleder gis fullmakt til å ta avgjørelser i saker som ikke er av prinsipiell karakter. Prosjektleder har innkjøps- og anvisningsmyndighet innenfor Kirkelig fellesnemnds budsjett etter vedtatte prioriteringer.

3.4.2 Retningslinjer for bruk av delegert myndighet

Myndighet utøves innenfor de budsjettrammer og planer som er vedtatt i den Kirkelige fellesnemnda, i medhold av lover, forskrifter og retningslinjer gitt av overordnet organog etter de saksbehandlingsregler som følger av lover, forskrifter og god forvaltningsskikk.

3.4.3 Ikrafttreden og gyldighet

Reglementet er vedtatt av Kirkelig fellesnemnd og trer i kraft når det er behandlet av nemnda. Endringer av dette reglementet kan kun foretas og vedtas av Kirkelig fellesnemnd.

4 Framdriftsplan

Det er utarbeidet en framdriftsplan for arbeidet med sammenslåing av Snillfjord menighetsråd/ fellesråd, Agdenes menighetsråd/ fellesråd, Orkdal kirkelige fellesråd og Meldal kirkelige fellesråd. Denne skal vedtas i Kirkelig fellesnemnd, revideres ved behov og den skal refereres i forhold til framdriften, i alle møter i den Kirkelige fellesnemnda.

4.1 Organisering og framdrift

Prosjektbeskrivelse og framdriftsplan skal utarbeides og vedtas i den Kirkelige fellesnemnda, likeså skal det lages forslag til organisering av prosjektet og det må søkes den Kommunale fellesnemnda om midler til gjennomføring. Utgifter til gjennomføring av sammenslåingen skal dekkes av kommunenes engangsstønad fra departementet.

4.2 Avklare mål

Revidere prosjektbeskrivelsen, utforme informasjonsstrategi og avklare mål og føringer.

4.3 Kartlegging

Kartlegge eksisterende virksomhet; ansatte, stillinger og stillingsprosenter, rutiner, avtaler, IKT- løsninger og programvare, kontrakter, organisering, kultur, utstyr, lokaler, eiendommer. Informasjon fremskaffes av kirkevergene og rapporteres til prosjektleder. Arbeidsgrupper må nedsettes f.eks. til kartleggingsarbeidet. Gruppene kan bestå av kirketjenerene, sekretærene/ admin., organistene m.v. Forslag fra gruppene diskuteres i stabsmøtene/ fellesmøter.

4.4 Ny organisasjon

Det etableres administrativ lederstruktur og forslag til ny organisering. Dette innbefatter også folkevalgt styringsstruktur. Biskopens forordning ivaretas.

4.5 Planlegging

Forhandle frem avtaler, kontrakter om nye, felles fagsystemer/ programvare, arkivløsninger, ny tjenesteytingsavtale med den nye kommunen, nye leiekontrakter for kontorleie.

4.6 Arbeidsgiver

Arbeidsgivervirksomheten, arbeidsmiljø, bemanningsplaner og arbeidsavtaler. Avslutning og bevaring av arkiv.

4.7 Planer, budsjett

Forslag til budsjett må foreligge i tide slik at det blir med i den kommunale fellesnemndas budsjettprosess fram mot budsjett for den nye kommunen. Det må utarbeides årsbudsjett, økonomiplan, virksomhets- og handlingsplan.

4.8 Avslutning

Avslutning og evaluering.

4.9 Informasjon og kommunikasjon

Fellesnemnda vedtar en kommunikasjonsplan for prosessen. Hjemmesider til Orkdal kirkelige fellesråd kan brukes som informasjonskanal inntil annen hjemmeside er opprettet. Menighetsbladet kan brukes som infokanal. Det bør være et mål å opprette en facebook-konto for informasjon ut.

5 Prosjektbudsjett

Prosjektbudsjett er utarbeidet og vedtatt 06.06.2017 og sendt den kommunale fellesnemnda. Den kommunale fellesnemnda tildelte den Kirkelige fellesnemnda kr. 1 mill. over 2- årsperioden prosjektet skal vare i møte 03.05.2018. Budsjettforslag på postnivå behandles av den Kirkelige fellesnemnda 05.06.2018