Sistema Bibliotecario Seriate Laghi Seriate, 26 febbraio 2008 Ufficio Amministrativo

Prot. n. __5358_ /MA Tit. VII Cl. 5 Fasc. 180 Egregi Signori 2008_02_22 verbale - Sindaci/Assessori delegati

- Bibliotecari, Assistenti di biblioteca e Operatori di biblioteca incaricati con atto deliberativo

Amministrazioni Comunali aderenti Sistema Bibliotecario Seriate Laghi LORO INDIRIZZI

Oggetto: Verbale riunione Commissione Tecnica – 22 febbraio 2008

In data 22 febbraio 2008 alle ore 9.00, presso l’Auditorium della Biblioteca di Seriate, si è riunita la Commissione Tecnica del Sistema Bibliotecario Seriate Laghi. Risultano presenti:

nr. Biblioteca Nominativo Mat Pom 1 Albano S/A Gian Carlo Rizzi Si No 2 Luca Piccinini Si No 3 Sergio Staffiere Si Si 4 Matteo Gasparetti Si No 5 Luciano Quagliati Si No 6 Alessandra Gambirasio Si Si 7 De Vecchi Maria Rosa Si No 8 Claudia Montanelli Si Si 9 Ugo Bardella Si Si 10 Giuseppina Bettoni Si No 11 Sara Lazzaroni Si No 12 Gorle Monica Masper Si Si 13 Gorle Cinzia Mologni Si No SistemaBibliotecario SeriateLaghi 14 Foresti Micaela Si Si 15 Grone Matteo Gasparetti Si No 16 Montello Gabriella Fisso Si No 17 Luca Piccinini Si No 18 Pieremilio Angioletti Si No 19 Federica Conti Si Si 20 Tiziana Spadacini Si No 21 Simona Perego Si Si 22 Michele Pellegrini Si Si 23 Seriate Ivana Nicoli Si Si 24 Seriate Aldo Magri Si Si 25 Seriate Cristiana Valtulina Si Si 26 Seriate Nagaila Calori Si Si 27 Seriate Stefano Golino Si No 28 Seriate Cappelletti Elena No Si 29 Matteo Gasparetti Si No 30 Aurella Pegurri Si Si 31 Unione Media Val Cavallina Matteo Gasparetti Si No 32 Maria Marrese Si Si

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per totali n. 27 presenti in rappresentanza di n. 26 biblioteche nella sessione del mattino, n. 16 presenti in rappresentanza di n. 12 biblioteche in quella pomeridiana. I lavori si aprono alle 9.15. Presiede il Coordinatore, Marco Azzerboni. E’ presente il Dirigente del Settore IV, dr. Stefano Rinaldi. Rinaldi porge i suoi saluti e invita i presenti a sollecitare i propri Sindaci o Assessori delegati a partecipare alla Conferenza dei Comuni prevista per lunedì 25.02.2008, durante la quale è all’ordine del giorno l’elezione dell’Ufficio di Presidenza. Azzerboni introduce gli argomenti all’ordine del giorno. Catalogazione pregresso sezione locale: situazione Siamo in attesa di lettera di autorizzazione da parte della Provincia di ad effettuare il lavoro utilizzando operatori della ditta SECO alla quale è stato confermato l’appalto per il biennio 2008/2009. Il Sistema si doterà inoltre (utilizzando un residuo di bilancio relativo all’acquisto di una serie di computer effettuato nel 2003) di una stampante per codici a barre della stessa tipologia di quelle utilizzate dal Centro di Catalogazione Provinciale per permettere all’operatore incaricato di spostarsi nelle singole biblioteche interessate le quali, previo accordi, dovranno garantire la presenza di un computer con connessione internet e assistenza informatica per la risoluzione di eventuali problemi legati ai privilegi di amministrazione presenti sui computer di lavoro. Azzerboni prevede la ripresa dei lavori entro i primi giorni di Marzo con le operazioni di catalogazione del materiale delle biblioteche di Villongo e al momento dislocato presso la Biblioteca di Seriate. Catalogazione materiale multimediale: situazione Azzerboni riferisce di un incontro tenutosi presso gli uffici della Provincia di Bergamo tra i Coordinatori e i Responsabili dell’Ufficio di Catalogazione i quali hanno annunciato l’avvio ufficiale, dopo un periodo di sperimentazione, della catalogazione del materiale multimediale; coadiuvato da Valtulina (SER), anch’essa presente all’incontro, il Coordinatore informa di alcune criticità rilevate nel progetto e già segnalate alla Provincia. In particolare: • ad ogni elemento di un “kit multimediale” (libro + cd/dvd) viene assegnato un gestionale (numero di inventario) con il quale dovrà essere gestito nelle operazioni di prestito e interprestito e ciò causa due problemi: • la durata del prestito che per un “testo a stampa” è di massimo 30 giorni, per un

“materiale multimediale” è di 7 giorni; SistemaBibliotecario SeriateLaghi • le richieste di interprestito dovranno essere effettuate per ciascun oggetto, con l’evidente conseguenza che l’utente o il bibliotecario potranno ricevere gli n oggetti di un unico kit da n biblioteche differenti. I Coordinatori hanno quindi chiesto di sospendere l’avvio della catalogazione, o almeno di associare al materiale uno stato “in consultazione” per permettere ad ogni biblioteca la scelta sulla modalità di trattamento in locale (modifica dello stato a “prestito in sede”). Viene sottolineato come questo modo di procedere da parte della Provincia non sia molto professionale e invita i Coordinatori a portare avanti le opportune richieste per una soluzione ottimale del problema. Nicoli (SER) richiede inoltre che si prenda in esame la gestione del prestito di materiale multimediale specifico per utenti ipovedenti (in particolare gli audiolibri) che, per poter usufruire di tale servizio, necessitano di idonea certificazione; dovrà quindi essere prevista una modalità in B-Evolution che permetta ad un utente che si iscrive in una certa biblioteca (presso la quale consegna il proprio “certificato”) di essere abilitato a richiedere anche da casa, e quindi autonomamente, le opere desiderate.

B-Evolution: aggiornamento situazione

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Con la Provincia è ripreso il tavolo di confronto per lo sviluppo delle nuove funzionalità di B- Evolution. Alintec (ex Consorzio Politecnico Innovazione) ha presentato un’ipotesi sottoposta alla valutazione dei tecnici. Tra le proposte che hanno destato perplessità si notano: • la possibilità di permettere all’utente da casa la segnalazione di “suggerimenti di acquisto”: la Commissione Tecnica (CT) concorda con la richiesta avanzata dai coordinatori di sospendere lo sviluppo di una simile funzionalità per permettere una valutazione più accurata del servizio e il chiarimento su alcuni aspetti come la definizione del soggetto al quale è rivolto il suggerimento d’acquisto (singola Biblioteca, Sistema, Provincia), chi gestisce eventuali richieste multiple, con quali fondi effettuare gli acquisti, ecc.; • la presentazione di una funzione di gestione dei periodici che preveda l’inserimento dei singoli numeri in arrivo da parte dei bibliotecari: reputando di difficile realizzazione una simile attività, sia in termini di sviluppo sia in termini di coinvolgimento delle singole biblioteche, la CT concorda con la proposta dei coordinatori che hanno richiesto una gestione del posseduto dei periodici simile a quella già in essere sul sito del Sistema Bibliotecario, nella quale ogni biblioteca indica le riviste a cui è abbonata e l’eventuale posseduto.

Durante lo stesso incontro, sono anche ripresi i lavori per la messa a punto delle statistiche che dovrà offrire B-Evolution. I Coordinatori hanno fatto richiesta perché il sistema offra: • produzione dei dati richiesti dalla Regione Lombardia; • produzione di una serie di indici, così come da linee guida AIB; • produzione, anche asincrona, di report in formato EXCEL/CSV rielaborabili con apposite procedure. A tale scopo Azzerboni propone la creazione di uno specifico gruppo all’interno del Sistema che si preoccupi della raccolta e della messa a punto di applicazioni specifiche per l’analisi dei dati raccolti; seguirà di conseguenza mail con richiesta a partecipazione a tale gruppo.

Azzerboni richiede infine alla CT un nominativo di una persona che lo assista, in rappresentanza dei bibliotecari, durante gli incontri per seguire lo sviluppo di B-Evolution e nella raccolta delle segnalazioni sui malfunzionamenti. All’unanimità viene accolta la candidatura di Valtulina (SER), alla quale dovranno quindi essere inviate (in copia al Coordinatore) tutte le future segnalazioni riguardo al software.

Progetti

Specializzazioni SistemaBibliotecario SeriateLaghi Si conferma il proseguimento del progetto “Specializzazione” per il quale sono coinvolti Rizzi (ASA), Montanelli (CDM), Bardella (COS), Magri (SER), Marrese (VIL) e Angioletti (PED). Pellegrini (SCA) annuncia di uscire dal gruppo di lavoro. Viene ipotizzato un primo incontro di verifica per venerdì 29 febbraio in apertura dell’acquisto coordinato. Il gruppo dovrà valutare: • l’effettiva validità del progetto, per verificare l’ipotesi di ulteriore finanziamento per il 2008 (si ricorda che si sta attingendo al fondo 2007); • le attuali specializzazioni delle biblioteche; • le proposte di nuove specializzazioni; • la modalità di acquisto.

Piccoli comuni Azzerboni propone di valutare il progetto “Piccoli Comuni” (esaurito nel triennio 2005/2007) come semplice contribuzione economica per l’acquisto librario, per convertirlo in un programma di formazione, assistenza e coordinamento al fine di garantire, anche in queste realtà, un livello qualitativo sia del personale che dei servizi erogati (laddove chiaramente

se ne senta la necessità). Il Coordinatore chiederà nei prossimi tramite mail l’adesione ad un gruppo che si preoccupi di impostare una proposta di progetto da sottoporre alla prossima CT.

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Diversi bibliotecari chiedono che le attività di formazione non coinvolgano i dipendenti delle cooperative, ai quali le cooperative stesse devono garantire adeguata formazione. Questa problematica, peraltro già discussa in precedenti commissioni, verrà affrontata dal gruppo “Formazione” e sottoposta all’approvazione sia della CT che della Conferenza dei Comuni.

Fiato ai libri e Leggendo Leggendo (Promozione) Il gruppo di lavoro relativo a “Fiato ai libri” e “Leggendo Leggendo” ha già avuto modo di ritrovarsi e valutare una proposta per il 2008. Il gruppo è composto da Masper (GRL), Redolfi (SER), Gandossi (ASA), Quagliati (BRS), Gandossi (TRE).

Per quanto riguarda “Fiato ai libri”, la proposta prevede come elementi di novità: • la definizione di due mini-rassegne da svolgersi nei mesi di giugno (Fiato ai libri ESTATE) e ottobre (Fiato ai libri AUTUNNO) in un periodo di 10 giorni prevedendo di fatto una o due letture per ogni sera; • l’individuazione di un “direttore artistico” che selezioni e curi le rassegne con scelta di attori/spettacoli diversi dagli abituali presenti nei circuiti provinciali; • l’offerta ad ogni comune aderente del finanziamento di una lettura in cambio di un’analoga iniziativa da effettuare nell’ambito delle due rassegne. Pellegrini (SCA) segnala che imporre che la lettura a carico di un singolo comune si svolga in un periodo temporale particolarmente ristretto è troppo vincolante per chi, come Scanzorosciate, ha già ampiamente programmato un calendario di letture per l’anno 2008. Dopo una breve discussione viene proposto di ridurre ad una sola la rassegna (periodo estivo) e di chiedere ai comuni aderenti l’organizzazione di una lettura da svolgersi liberamente durante l’anno 2008 riconoscendo alle biblioteche l’impegno e la sensibilità verso queste forme di promozione.

Per quanto riguarda “Leggendo Leggendo” vengono segnalate le seguenti proposte organizzative: • eliminazione della locandina riepilogativa con tutte le iniziative previste per il periodo Aprile/Ottobre in quanto ritenuta troppo complessa da gestire per l’elevato numero di iniziative; • predisposizione di un foglio prestampato con una grafica specifica della rassegna che le singole biblioteche possano utilizzare per la produzione di volantini promozionali del proprio evento; • la predisposizione di un documento riepilogativo per ogni mese, scaricabile dal sito Internet del Sistema Bibliotecario, a cura del Coordinatore che si preoccuperà di

ricevere le segnalazioni di tutti gli eventi; SistemaBibliotecario SeriateLaghi • l’offerta alle biblioteche del finanziamento di una lettura per ragazzi (0-10 anni) in cambio di un’analoga iniziativa;

In seguito a discussione viene deciso di affidare al gruppo di lavoro anche il progetto 0-6 anni allargandolo anche a Conti (PIA) e Spadacini (ROG), i dettagli saranno messi a punto nel corso dei prossimi mesi.

Servizio centralizzato ILL/DD Azzerboni propone di attivare il servizio di Interprestito Nazionale e Internazionale (ILL) e di Document Delivery (DD) all’interno del Sistema: richiede la disponibilità di massima di una o più biblioteche che si occupino di svolgere tali attività, previa stesura di un progetto che definisca i dettagli operativi: si rendono disponibili Perego (SAR) e Staffiere (BAG) che verranno contattati dal Coordinatore per impostare e stabilire una prima ipotesi di lavoro.

Scarto Viene confermato di fatto il progetto già elaborato nel 2006. I prossimi passaggi operativi prevedono:

• censimento delle biblioteche interessate ad una attività di scarto coordinato; • stesura di una graduatoria in base ai termini stabiliti nel documento di progetto;

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• scelta degli operatori di cui è stata richiesta la collaborazione per lo scarto in base alle classi (CDD).

Marketing Constatando che Montanelli (CDM) e Marrese (VIL) non intendono confermare la loro disponibilità e non risultando presenti gli altri componenti del gruppo, la CT sospende ulteriormente il progetto di marketing e rimanda ad una futura riunione la definizione di un percorso che porti alla preparazione di un nuova proposta.

Formazione Si confermano come disponibili a riprendere la problematica della formazione all’interno del Sistema Staffiere(BAG) e Pellegrini (SCA), ai quali chiede di aggiungersi Nicoli (SER). Azzerboni propone al gruppo di prevedere due livelli di formazione: una fascia “bassa” che preveda attività di alfabetizzazione in varie discipline (vedi anche progetto “Piccoli Comuni”) che possa coinvolgere, come docenti, il personale interno al Sistema e una fascia “alta” che proponga invece interventi mirati e specifici con l’ausilio di esperti a livello nazionale. Verrà organizzato a breve un incontro per valutare se sussistano i termini per richiedere un contributo regionale (Nicoli, SER). Azzerboni ricorda anche che la Provincia ha annunciato la realizzazione di un percorso formativo, di cui non è ancora noto il dettaglio, in collaborazione con l’Università di Bergamo.

Varie ed eventuali

NPL Viene annunciata la possibilità di organizzare una mezza giornata di formazione relativa a NPL con Angela Manzoni, bibliotecaria di e componente del gruppo NPL di Bergamo. L’ iniziativa è già stata finanziata con i fondi del progetto NPL provinciale 2007. Verrà inviata comunicazione con richiesta di adesione e indicazione della data e del luogo.

CRS La Regione Lombardia, tramite Provincia di Bergamo, ha consegnato al Sistema Bibliotecario 180 lettori smart-card per l’utilizzo della Carta Regionale dei Servizi da distribuire ad ogni biblioteca (3): la consegna avverrà già durante l’odierna CT. Brevemente si illustra le potenzialità della CRS, rimandando ad una successiva riunione una spiegazione più approfondita possibilmente con la presenza di un esperto di Lombardia Informatica, gestore del progetto regionale.

SistemaBibliotecario SeriateLaghi Il Mondo del Libro Viene presentato il progetto “Il Mondo del Libro”, proposto dalla Provincia di Bergamo: si tratta di un kit per la preparazione e la gestione di un laboratorio/mostra rivolto alla promozione della lettura per ragazzi. Vengono richiesti due nominativi per ciascun Sistema per partecipare, come prima fase, ad un incontro formativo mercoledì 5 marzo presso la Provincia di Bergamo dalle ore 9.30 alle ore 13.00. I nominativi indicati dal Sistema risultano essere Luciano Quagliati (Brusaporto) e Maria Marrese (Villongo).

Open Day Viene comunicata la data per l’Open day delle Biblioteche Lombarde (18 maggio): a livello di Sistema non sono previste iniziative particolari. Viene sollecitato l’inserimento delle proprie iniziative sull’apposito sito regionale. Azzerboni propone, e la Commissione approva, di raccogliere tutti gli eventi e pubblicarli sul sito Internet del Sistema come unica attività (“Evento di Sistema”) da evidenziare in home page.

Sito di Sistema Azzerboni comunica che da qualche giorno Elisabetta Poledri, la volontaria del Servizio Civile

distaccata al Sistema Bibliotecario, è impegnata, tra le altre cose, a curare il sito internet del Sistema; richiede quindi a tutti i bibliotecari di riprendere l’inserimento e l’aggiornamento dei dati anagrafici (recapiti, staff, orari) e di quelli relativi a eventi,

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periodici, consigli di lettura, ecc.. In caso di difficoltà sarà possibile richiedere l’aiuto da parte del coordinatore e della stessa Elisabetta.

Corriere interprestito Su segnalazione dei colleghi della Biblioteca di Seriate viene richiesta una verifica sull’operato dei corrieri della Provincia di Bergamo: in particolare Nicoli (SER) informa che Seriate ha inviato in Provincia una lettera ufficiale di lamentela per alcuni atteggiamenti mantenuti dal signor Mungo durante il servizio. Azzerboni chiede di monitorare l’attività di ritiro e consegna casse di interprestito e di segnalare eventuali difformità di servizio.

Protocollo di comportamento sull’utilizzo di B-Evolution Azzerboni sollecita di attenersi, per quanto riguarda in particolare il comportamento verso gli utenti sospesi perché in ritardo nella riconsegna delle opere, al protocollo licenziato dalla Provincia di Bergamo con l’avvio di B-Evolution: questo soprattutto per garantire uniformità nell’atteggiamento dei bibliotecari ed evitare, di conseguenza, di mettere in cattiva luce i colleghi che hanno semplicemente rispettato le indicazioni generali del protocollo stesso.

Data per convocazione CT Azzerboni chiede una verifica sull’opportunità di spostare la data di CT per evitare che non cada sempre nel giorno dedicato all’Acquisto Coordinato. Emergono alcune ipotesi: • alternare ogni CT in date diverse (mercoledì, giovedì e venerdì); • concordare con Leggere la sospensione dell’acquisto ogni 2 o 3 settimane lasciando quindi “libero” il venerdì per le CT o anche solo per la riunione dei gruppi di lavoro; Si rimanda un’eventuale decisione alla successiva Commissione, subordinando ulteriori ragionamenti all’avvio di un progetto specifico di rivalutazione dell’acquisto coordinato.

La riunione si chiude alle 17.00.

Il Coordinatore Sistema Bibliotecario Seriate Laghi Marco Azzerboni

Visto il Dirigente del Settore IV

Dr. Stefano Rinaldi SistemaBibliotecario SeriateLaghi

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