Editorial Unternehmen & Produkte

PROJECT CONSULT 20080421 NEWSLETTER

Inhalt Editorial

Editorial...... 1 Records Management ist angesagt Records Management ist angesagt...... 1 Die MoReq2-Roadshow wirft ihre Schatten voraus. Auf der Unternehmen & Produkte ...... 1 Informationsveranstaltung zum effizienten Einsatz von Re- Agorum mit neuer OpenSource DMS-Software...... 1 cords Management werden in Wien, Zürich, Frankfurt und Alfresco und Ingres schließen Partnerschaft...... 2 Berlin namhafte Vertreter des österreichischen Bundeskanz- ALOS bietet standardisierten Dokumentenzugriff leramtes, des Schweizer Verbandes der Archivare und des via Internet ...... 2 deutschen Bundesverwaltungsamtes in Vorträgen und Im- EMC-Centera mit XAM-Erweiterung ...... 3 pulsreferaten auf die Situation von Standards und Records Kodak mit neuer Software Scanner-Palette...... 3 Management in den jeweiligen Ländern eingehen. Das voll- HP übernimmt Tower Software ...... 4 ständige Programm kann unter http://www.MoReq2.de ein- HP und SER beim Bundesarchiv ...... 4 gesehen werden. Für unsere Kunden und Newsletterabon- IBM erweitert WebSphere um Event Processing...... 5 nenten gibt es für die Teilnahme ermäßigte Konditionen. Symantec mit neuer Storage-Management-Lösung...... 5 Records Management ist als Begriff in Deutschland und Ös- XEROX: Sustainability Calculator misst terreich kaum bekannt. PROJECT CONSULT führt daher Umweltbelastung ...... 6 im Vorfeld der MoReq2-Roadshow eine Marktbefragung Artikel...... 7 durch, die sich mit zwei Fragebögen an – potentielle - An- ECM: Capture ...... 7 wender und separat an Anbieter von Records-Management- In der Diskussion...... 21 Lösungen richtet. Die Ergebnisse der Marktbefragung wer- DLM Forum & MoReq2...... 21 den auf der MoReq2-Roadshow vorgestellt. Die Teilnehmer an der Befragung erhalten die Ergebnisse im Anschluss an ELO & BARC...... 22 die Roadshow in schriftlicher Form. Wir verlosen außerdem Ageism 2.0 ...... 22 Freikarten für die Veranstaltung und kostenfreie Newslet- Sicherheitslücken...... 23 ter-Abonnements unter den Teilnehmern der Befragung. Die Messen & Kongresse ...... 23 Fragen finden Sie im Internet unter folgender Adresse: Effizienter Einsatz von Records Management...... 23 www.moreq2.de. Wir freuen uns auf eine rege Teilnahme an Vereon: E-Mail-Management-Tagung ...... 24 der Befragung und Ihren Besuch der Records-Management- DMS EXPO 2008 ...... 24 Roadshow im Mai/Juni 2008! (SKK) Normen & Standards...... 24 XAM Extensible Access Method...... 24 Unternehmen & Produkte PROJECT CONSULT News ...... 25 Marktbefragung zum Records Management...... 25 Agorum mit neuer OpenSource DMS-Software MoReq2 Roadshow 2008 – Sonderkonditionen für Die agorum Software GmbH hat ihre DMS-Software Kunden und Newsletter-Abonnenten ...... 25 als Binärversion für Windows zum Download bereit- PROJECT CONSULT Seminare und Vorträge im gestellt haben. Die Software soll zum einen den Ago- 2. Quartal 2008 ...... 25 rum-Core-Server, zum anderen den Windows-Client Summer School ...... 28 enthalten. Der Windows-Client soll sich reibungslos in ECM Top Ten April 2008...... 28 das Betriebssystem einfügen und die DMS-Funktionen Benchpark ECM Auswertung 1. Quartal 2008...... 28 über das Kontextmenü bereitstellen. Eine Installations- Erfolgreicher CDIA+ Kurs im April...... 30 routine für Linux soll in Arbeit sein. Der „agorum co- Marlene’s Weblinks...... 31 re“ Server und die Clientintegration in Windows sollen Vignette, Signature Perfect, SDL Tridion, RSA, ab sofort neben einigen Supportvideos zum Download Primera Technology, Oracle, Open-E, IBM, bereitstehen. (CaM) Hyperwave, Diligent, Easy, Atempo, Aareon Infobox agorum

Impressum ...... 33 URL: http://www.agorum.com/ Newsletter-Bestellformular...... 33 Firmierung: agorum Software GmbH Stammsitz: Ostfildern GF/CEO/MD: Rolf Lang, Oliver Schulze Einhefter zur Moreq2 Roadshow zwischen den Seiten 08|09 Börse: ./. Zuletzt behandelt im ./. Einhefter zum CDIA+ Kurs zwischen den Seiten 16|17 Benchpark Rating: ./. DRT-Markt Eintrag ./. URL press releases: Press releases Produktkategorien: DM, Arc, Wf

PROJECT CONSULT Kommentar: Infobox Alfresco Schon häufiger haben wir an dieser Stelle erwähnt, dass Do- URL: http://www.alfresco.com kumenten- und Content-Management Funktionen mehr und Firmierung: Alfresco Software, Inc. mehr sich von einem eigenständigen Client entfernen und Stammsitz: Maidenhead, Berkshire GF/CEO/MD: John Powell als Basisfunktionen in das Betriebssystem und Standardan- Börse: ./. wendungen integriert werden müssen. Diese Entwicklung Zuletzt behandelt im Newsletter 20070917 zeigt sich im Markt mehr und mehr. Das Open Source Pro- Benchpark Rating: Gruppe B: 6,0 dukt agorum core folgt diesem Trend und bietet die Doku- DRT-Markt Eintrag ./. mentenmanagement Funktionalität integriert in das Datei- URL press releases: Press releases Produktkategorien: CM, ECM, DM, WCM system zur Verfügung. Beim genaueren Hinsehen zeigt es sich aber, dass diese Funktionalität sich nur auf Standardda- PROJECT CONSULT Kommentar: teioperationen wie Anlegen, Ändern und Löschen bezieht. Was ändert sich eigentlich durch diese strategische Partner- Für weitergehende Funktionen wird weiterhin ein eigener schaft? Zunächst einmal nicht viel. Alfresco konnte bereits Web Client gebraucht. Der braucht sich aber in keiner Weise vorher mit Open Source Datenbanken wie MySQL betrieben vor der Benutzerschnittstelle anderer DMS, seien sie prop- werden. Für eine vollständige Open Source Lösung wäre rietär oder Open Source, zu verstecken. Die recht moderne eine neue Datenbank nicht erforderlich gewesen. Aber dar- Web Oberfläche bietet im Wesentlichen die Funktionen, die um geht es eigentlich gar nicht. Für Alfresco öffnet sich von einem DMS erwartet werden können. Insbesondere die durch diese Partnerschaft ein neuer Vertriebskanal. Ingres Suchfunktion ist recht mächtig (Volltextsuche einschließlich nimmt Alfresco in sein Vertriebsportfolio auf. Dieser Ver- Ähnlichkeitssuche, Attributsuche, kombinierte Suche) und triebsweg ist nicht spezifisch für Open Source. Auch im Be- Web 2.0 Funktionen wie Wiki und Forum werden auch ge- reich der proprietären Software werden Content Mangement boten. Das Produkt ähnelt in seinem Funktionsumfang Alf- Systeme gern über die Vertriebswege der Datenbankherstel- resco, einem bekannten Open Source Content Management ler verkauft. Man denke nur an Oracle und die Akquisition System. Das Geschäftsmodell ist aber ein anderes. Während von Stellent. Inwieweit dieser Vertriebsweg erfolgreich ist, Alfresco die für den produktiven Einsatz gedachten Versio- hängt davon ab, wie offen Ingres Kunden für die Fragestel- nen kostenpflichtig lizensiert, beruht das Geschäftsmodell lung von Content Management sind. Aus der Produktsicht der agorum Software GmbH auf Dienstleistungen, die im eröffnet diese Partnerschaft die Möglichkeit, eine weitere Da- Umfeld vom Produkt agorum core verkauft werden. Ein sol- tenbank neben der nur für Demonstrationszwecken geeigne- ches Produkt wie agorum core macht deutlich, dass sich im ten HSQLDB in eine integrierte Installationsroutine einzu- Bereich der Open Source Lösungen für DMS nicht nur Alf- beziehen. So ist es möglich, in einem gemeinsamen Setup resco tummelt, sondern es auch andere interessante, wenn Ingres und Alfresco zusammen zu installieren. Aber wie be- auch lokalere Alternativen gibt. (CJ) reits oben angedeutet, ist die Verwendung mit einer anderen Open Source Datenbank wie MySQL relativ einfach einzu- Alfresco und Ingres schließen Partnerschaft richten, auch wenn beide Produkte zunächst unabhängig Die beiden Open-Source-Spezialisten Ingres und Alf- voneinander installiert werden müssen. Für die Open Sour- resco Software haben eine Partnerschaft geschlossen. ce Produktlandschaft bedeutet diese strategische Partner- Ingres will das Lösungsangebot von Alfresco in ihr schaft einen weiteren Schritt in die Richtung von Produkt- Vertriebsprogramm aufnehmen und so umfassende portfolios, die nicht nur Teilbereiche der Anforderungen von Content-Management-Lösungen anbieten. Alfresco Unternehmen abdecken, sondern einen umfassenderen An- zertifizierte zudem das Ingres-Produktportfolio. Teil spruch haben. Dieser Weg wird bei proprietären Produkten der Partnerschaft soll auch ein integriertes Communi- schon lange beschritten, daher wird es nun Zeit, dass auch ty-Bundle sein, welches die Bereitstellung einer quell- Open Source Produkte diesen Weg weiter beschreiten. Nur offenen Enterprise-Content-Management-Lösung er- so können sie im Markt als ernsthafte Alternative wahrge- möglicht. (CaM) nommen werden. (CJ)

Infobox Ingres ALOS bietet standardisierten URL: http://www.ingres.com/ Dokumentenzugriff via Internet Firmierung: Ingres Corporation Stammsitz: Redwood City, CA Die Kölner ALOS GmbH soll Anwendern von Doku- GF/CEO/MD: Roger Burkhardt, David Helfrich menten-Management-Systemen (DMS) mehr Flexibili- Börse: ./. tät beim Aufrufen und Arbeiten mit Dokumenten bie- Zuletzt behandelt im ./. Benchpark Rating: ./. ten. Externe Mitarbeiter, Kunden und Partner sollen DRT-Markt Eintrag ./. über einen Web-Client an einen zentralen Dokumen- URL press releases: Press releases tenpool angebunden und so integriert werden. Unab- Produktkategorien: DB hängig vom Standort sollen Nutzer mit ihrem DMS ar-

beiten und auf das zentrale Archiv zugreifen können, wobei sich alle typischen Prozesse im Unternehmen abbilden lassen. Eingebundene Anwender sollen

Zugriff auf beliebige Dokumentenarten erhalten und Management in der Langzeitarchivierung ermöglicht. über die Web-Technologie sollen sich nun auch Anwendungen, Server und Speichersysteme sollen Workflows anstoßen und bearbeiten lassen. Die Arbeit durch die Standardisierung besser miteinander kom- mit dem Web-Client von DocuWare, der nun stan- munizieren und unveränderliche Daten effizienter dardmäßig im Dokumenten-Management-System ent- verwalten und speichern können. Ab August 2008 soll halten ist, soll intuitiv und komfortabel sein. Das Sys- das SDK ausgewählten Partnern zur Verfügung ste- tem soll wartungsfrei sein, weil keine Software mehr hen. (CaM) auf den Userclients installiert werden muss. (CaM) Infobox EMC Infobox ALOS URL: http://www.emc.com URL: http://www.alos.de/ Firmierung: EMC Deutschland GmbH Firmierung: ALOS GmbH Stammsitz: Schwalbach/Taunus Stammsitz: Köln GF/CEO/MD: Jochen Moll GF/CEO/MD: Dieter Woeste, Stephan Kopp Börse: WKN:872526 Börse: ./. Zuletzt behandelt im Newsletter 20080123 Zuletzt behandelt im ./. Benchpark Rating: Gruppe A: 6,33 Benchpark Rating: ./. DRT-Markt Eintrag EMC DRT-Markt Eintrag ./. URL press releases: Press releases URL press releases: Press releases Produktkategorien: Cap, ECM, DM, Arc, ILM, RM, Wf, BPM, Sto

Produktkategorien: DMS, Wf, Arc

PROJECT CONSULT Kommentar: PROJECT CONSULT Kommentar: XAM (Extensible Access Method) ist eine innerhalb der Im Büro und auch unterwegs sind wir es gewohnt auf In- SNIA im Rahmen der 2004 gestarteten XAM Initiative formationen aus dem Internet zuzugreifen. Sie stehen uns entwickeltes offenes API zwischen Software und Speicher- zu jeder Zeit und überall zur Verfügung. Nur die Wichtigs- systemen. Softwareprodukte können so mit Speicherlösun- ten, unsere eigenen Unternehmensdaten und die dazugehö- gen unterschiedlicher Hersteller effizient zusammenarbeiten. rigen Anwendungen sind bisher meistens davon ausge- Die Langzeitarchivierung von Daten und Dokumenten und nommen. Durch die Bereitstellung des webbasierten die Realisierung von Konzepten des ILM (Information Life- Zugriffs auf das unternehmensweite DMS hat man nun die cycle Management) werden damit stark vereinfacht. Die Möglichkeit, überall auf alle Daten des Unternehmens zu- proprietäre Anbindung von Speicherlösungen entfällt - theo- zugreifen. Da ALOS die volle Bandbreite der DMS- retisch. Die XAM Version 1.0 vom Februar 2008 liegt als Anwendung zur Verfügung stellt, sind auch die Nutzung Entwurf vor. Sie ist allerdings noch nicht freigegeben. Dass von Workflows und das Ablegen von Dokumenten, egal aus EMC hier mit einem SDK vorprescht unterstreicht die Be- welcher Quelle auch immer diese stammen, problemlos mög- deutung, die der Hersteller dem Thema ILM zumisst. Ganz lich. Für Reisende und Mitarbeiter die außerhalb des Unter- abgesehen davon, dass es nicht nur eine XAM-Schnittstelle nehmens beschäftig sind bedeutet dies, dass sie ohne Installa- sondern drei leicht divergente Ausprägungen gibt, geht tion auf ihrem Rechner über die volle Leistungsfähigkeit des EMC mit der Unterstützung von XAM in die richtige Rich- DMS verfügen können und dies bei einer Performance die tung. Vor allem Großunternehmen bekommen immer größe- sonst nur ein Fullclient bietet. Damit rücken Home- re Probleme im Management des nach wie vor rasant wach- Arbeitsplätze wieder ein Stück näher in unsere gewohnte senden Datenvolumens. Die Risiken im fall von Back Up Arbeitsumgebung. Hierbei bleibt zwar die Kommunikation oder Recovery steigen. Gefragt sind hier intelligente Lösun- unter den Kollegen auf der Strecke aber es bietet vielen auch gen, die es erlauben, Daten und Dokumente flexibel zu ver- die Möglichkeit von flexiblen Arbeitszeiten und einer Stand- walten. Eine Initiative wie XAM war eigentlich schon lange ortabhängigkeit, die dieses sicher aufwiegt. Offen bleibt je- sehnsüchtig erwartet. Stellt EMC den Entwicklern in dieser doch wie so häufig im Internet die Frage nach der Sicherheit. frühen Phase der XAM Specification ein Entwicklerkit be- Fahrlässiger Umgang mit Passworten und das Zwischen- reit, bindet es frühzeitig die knappen Ressourcen der Soft- speichern von Dokumenten auf Notebooks oder gar fremden wareentwickler und wird einen entsprechenden Marktvorteil PCs in Internet-Cafes können schnell zu einem echten Si- besitzen, wenn erste Lösungen auf dem Markt sind. (JH) cherheitsproblem werden. Dies betrifft aber nicht nur den Web-Zugriff auf das ALOS-Archiv sondern gilt für jede Kodak mit neuer Software Scanner-Palette Nutzung Internet-basierter Lösungen. (OCH) Kodak bringt seine neue Software „Kodak Capture EMC-Centera mit XAM-Erweiterung Pro“ auf den Markt. Unternehmen sollen damit die Produktivität ihrer Kodak-Dokumentenscanner opti- EMC bringt für sein Archivsystem EMC Centera ein mieren und ihren Content-Management-Workflow bei Software-Development-Kit (SDK) auf den Markt. Das der Digitalisierung automatisieren und steuern kön- SDK soll mit der XAM-Spezifikation ausgestattet sein, nen. Das Softwarepaket soll mit einer komplett überar- welche Interoperabilität zwischen Storage-Bausteinen beiteten, intuitiven Benutzeroberfläche aufwarten, mit verschiedener Hersteller, verbesserte Datenmobilität der sich komplizierte Scan-Jobs ohne großes Know- und das automatisierte Information-Lifecycle- how einrichten lassen. Bild- und Indexerfassung sollen

sich automatisieren lassen und es sollen einige Daten- Infobox Hewlett Packard ausgabeformate unterstützt werden. Weitere neue URL: http://www.hp.com/de Funktionen sollen die neue Single-Click-Funktion sein, Firmierung: Hewlett-Packard GmbH mit der sich komplexe Scan-Abläufe per Mausklick Stammsitz: Böblingen GF/CEO/MD: Uli Holdenried ausführen lassen, und eine neue Erfassungs-Software, Börse: WKN: 851301 die optimierte Methoden für die Informationserfas- Zuletzt behandelt im Newsletter 20070917 sung und –extraktion bieten soll. Hierzu sollen Funkti- Benchpark Rating: ./. onen für automatisiertes Scannen und zur automati- DRT-Markt Eintrag HP URL press releases: Press releases sierten Indizierung, eine intelligente, selektive Bildan- Produktkategorien: ILM, Sto, DMS, Arc, Wf, RM zeige und umfangreiche Funktionen zur Nachbearbei- tung der gescannten Bilder zählen. Des Weiteren soll PROJECT CONSULT Kommentar: das Gesamtpaket einen Batch Explorer enthalten, der HP war schon länger auf der Suche nach einem geeigneten eine Komplettübersicht der gescannten Dokumente lie- Kandidaten, um in das Thema ECM Enterprise Content fert. (KM) Management und Records Management einsteigen zu kön- nen. Besonders der Druck aus dem ILM-Lager, wo zuneh- Infobox Kodak mend Archiv- und Dokumentenmanagement-Software mit URL: http://www.kodak.com Firmierung: Kodak GmbH Storage-Hardware gebundelt wird, hat den Druck erhöht. Stammsitz: NY, USA Während die Projektorganisation von HP bisher das Thema GF/CEO/MD: Antonio Perez ECM opportunistisch mit Partnerlösungen oder auch nur Börse: ./. als Generalunternehmer angegangen war, soll nunmehr mit Zuletzt behandelt im Newsletter 20070917 einem eigen en Portfolio der Markt für Compliance-nahe Lö- Benchpark Rating: ./. DRT-Markt Eintrag ./. sungen bedient werden. Mit Tower Software (die Firma auf URL press releases: Press releases der gegenüberliegenden Straßenseite, Tower Technologies, Produktkategorien: Cap war bereits im März 2004 von Vignette übernommen wor- DMS Expo Halle 7, Stand B 041 / E 040 den) hat sich HP einen Spezialisten für das Thema Records Management eingekauft. Tower Software hat jedoch bisher PROJECT CONSULT Kommentar: nur in sehr wenigen Märkten Visibilität erreicht und gerade Kodak kündigt mal wieder eine Verbesserung bei ihrer Cap- im deutschen Markt muss HP einiges unternehmen, um das ture-Software an. Die ohnehin bereits sehr leistungsfähigen neue Angebot bekannt zu machen. Auch gilt es sich gegen- Features bezüglich der Optimierung der Scan-Ergebnisse über den bisherigen Partnern für ECM-Projekte neu zu po- wurden sicherlich noch verbessert. Erwähnenswert ist aber sitionieren. Für HP wird es noch ein sehr langer Weg, bevor die Tatsache, dass jetzt Scan-Stapel im Hintergrund verar- man sich in den führenden Rängen der ECM-Anbieterschaft beitet werden können. Dies ermöglicht eine komplette Loslö- positionieren kann – auch wenn man mit Tower Software sung der eigentlichen Indizier-Arbeit vom Scannen. Sowohl zugleich auch den Sprung in den Gartner-ECM- Indizierzeiten als auch Indizierarbeitsplätze können hier Quadranten geschafft hat. (Kff) vollkommen wahlfrei eingeplant werden. Damit haben grö- ßere Organisationen wie zentrale Scan-Stellen oder Scan- HP und SER beim Bundesarchiv Dienstleister noch bessere Möglichkeiten, produktiver zu arbeiten. Eine wichtige Neuerung ist auch die Ausgabemög- Für die Erstellung eines Digitalen Archivs hat sich das lichkeit von PDF/A-Dateien. Dies kommt zum richtigen Bundesarchiv Unterstützung von HP und SER geholt. Zeitpunkt. (WKo) HP soll die gesamte Architektur für die digitale Lang- zeitarchivierung erstellen, die aus einer Workflow- HP übernimmt Tower Software und Archivkomponente besteht. Die Hardware-Basis sollen der HP-Blade-Server als auch die Speichersys- HP hat die australische Softwaregesellschaft Tower teme HP StorageWorks Enterprise Virtual Array (EVA) Software übernommen. Mit der Akquisition wird HP 6100 und die HP-Tape-Library EML103e bilden. SER gleichzeitig die ECM-Lösung „Trim Context 6“ als soll mit seinen Software-Produkten Prodea und Doxis auch einen Großteil der über 200 Mitarbeiter von Tow- das Archivsystem ergänzen. Die Aufgabe des Archiv- er Software übernehmen. HP will mit der Übernahme systems soll die dauerhafte und archivtaugliche Auf- sein Portfolio an Discovery- und Compliance-Software bewahrung und Nutzung von elektronisch gespeicher- erweitern und gesetzlichen Richtlinien und Vorschrif- ten Akten und weiteren Beständen sein. Zudem soll ten besser nachgehen. Die Akquisition soll noch im das Archiv OAIS-kompatibel und damit zukunftssi- 2. Quartal abgeschlossen werden. (CaM) cher sein. Eine erste Ausbaustufe des Digitalen Archiv- systems soll bis Oktober 2008 fertig gestellt werden. (CaM)

Infobox Hewlett Packard IBM erweitert WebSphere um Event Processing URL: http://www.hp.com/de IBM erweitert seine SOA-Plattform WebSphere um Firmierung: Hewlett-Packard GmbH Stammsitz: Böblingen Funktionen für das Event Processing. Mit der neuen GF/CEO/MD: Uli Holdenried Software WebSphere Business Events sollen Benutzer Börse: WKN: 851301 Ereignisse überwachen und analysieren können, um so Zuletzt behandelt im Newsletter 20070917 Verbindungen zu erkennen, die auf den ersten Blick Benchpark Rating: ./. DRT-Markt Eintrag HP kaum sichtbar sind. Im besten Fall soll die Software URL press releases: Press releases Verbindungen zwischen Ereignissen automatisch er- Produktkategorien: ILM, Sto fassen und ohne menschliche Hilfe darauf reagieren.

Beispielsweise könnten ungewöhnliche Aktivitäten an Infobox SER einem Geldautomaten von Websphere Business Events URL: http://www.ser.de als Betrugsversuche interpretiert werden und einen Firmierung: SER Solutions Deutschland GmbH Alarm, wie auch eine Abschaltung des Geldautomaten Stammsitz: Neustadt/Wied GF/CEO/MD: Kurt-Werner Sikora, Oswald Freisberg, Man- nach sich ziehen. Die WebSphere-Erweiterung soll sich fred Zerwas besonders in transaktionsintensiven IT-Umgebungen Börse: ./. auszeichnen, wie z.B. in der Finanzbranche. (CaM) Zuletzt behandelt im Newsletter 20080123 Benchpark Rating: Gruppe B: 5,67 Infobox IBM DRT-Markt Eintrag SER URL: http://www.ibm.com/de URL press releases: Press releases Firmierung: IBM Deutschland GmbH Produktkategorien: Cap, Klas, ECM, Arc, RM, COLD, DMS, Sto, Stammsitz: KM, Wf Stuttgart GF/CEO/MD: Martin Jetter PROJECT CONSULT Kommentar: Börse: WKN: 851399 Zuletzt behandelt im Newsletter 20080123 Das Bundesarchiv ist natürlich eine 1A Referenz. Dement- Benchpark Rating: Gruppe A: 6,67 sprechend euphorisch waren auch die Pressemitteilungen DRT-Markt Eintrag ./. von SER und HP mit der Ankündigung, dass man jetzt das URL press releases: Press releases Produktkategorien: CM, WCM, Col, ECM, RM, DM, Wf, Sto, Arc Bundesarchiv mit einer elektronischen Archivsystemlösung ausstatten darf. HP allein wäre der Coup nicht geglückt, da das eigene Softwareangebot - bisher – nicht auf das Thema PROJECT CONSULT Kommentar: Langzeitarchivierung ausgelegt war. So hat man sich mit (StM) SER einen Partner ins „Ange-Boot“ geholt, der bereits im Public Sector mit DOMEA-kompatiblen Lösungen reüssie- Symantec mit neuer Storage-Management- ren konnte. Doch beim Thema Langzeitarchivierung geht es Lösung weniger um das Thema DOMEA. Es müssen zwar Über- Symantec stellt Veritas Storage Foundation HA 5.1, die nahmestandards wie XDOMEA oder SAM erfüllt werden, neue Lösung für Windows vor. Die neue Version soll jedoch ist die eigentliche Herausforderung, dass die Archiv- Funktionen enthalten, die für eine bessere Verfügbar- lösung dem OAIS Standrad nach ISO 14721 entsprechen keit, Wiederherstellung und für eine zentralisierte Ü- soll. Das OAIS Open Archive Information System ist eine berwachung des verwalteten Speichers sorgen. Der sehr gute funktionale Beschreibung, jedoch keine technische Step-by-Step-Assistent soll es IT-Verantwortlichen er- Definition. Nun gilt es zunächst diese Beschreibung in eine möglichen, Applikationen von einer Point-in-Time- technische Lösung bei SER zu überführen. Eigentlich wäre Kopie wiederherzustellen. Des Weiteren werden in der zu erwarten gewesen, dass sich bei der Ausschreibung des neuen Version ein erweiterter Support für Windows Bundesarchivs Anbieter durchsetzen, die bereits OAIS- Server 2008 und für Windows Server 2008- „ähnliche“ Systeme umgesetzt haben, wie z.B. IBM. Die Umgebungen angeboten und die Anzahl der kompa- technische Umsetzung der Anforderungen durch HP und tiblen Storage-Plattformen angehoben. Die neue Lö- SER kann zum ersten Mal zu einer Referenzinstallation führen, an der sich dann auch andere öffentlich-rechtliche sung soll ab Juni 2008 zu erwerben sein. (SMe) Archive orientieren dürften. Man darf also gespannt sein, Infobox Symantec wie OAIS in einem realen System umgesetzt wird – und URL: http://www.symantec.com/de welche Rolle dabei Initiativen wie „vertrauenswürdige Ar- Firmierung: Symantec (Deutschland) GmbH chive“, „ArchiSafe“ oder „Transidoc“ spielen werden. Ein- Stammsitz: Berlin GF/CEO/MD: John W. Thompson fach wird dieses Projekt angesichts zahlreicher technologi- Börse: WKN:879358 scher Anforderungen und gemessen am Anspruch über Zuletzt behandelt im Newsletter 20060719 Jahrzehnte und Jahrhunderte sicher archivieren zu müssen Benchpark Rating: ./. sicherlich nicht. (Kff) DRT-Markt Eintrag ./. URL press releases: Press releases Produktkategorien: ILM, EMM

PROJECT CONSULT Kommentar: Infobox Xerox Die neue Version der Veritas Storage Foundation HA für URL: http://www.xerox.de Windows vor allem in verteilten Client/Server-Umgebungen Firmierung: Xerox GmbH einen höheren Schutz bei geschäftskritischen Anwendungen Stammsitz: Neuss GF/CEO/MD: Anne M. Mulcahy bieten. Festplattenfehler werden schneller erkannt, Back Up Börse: WKN:853906 und Recovery beschleunigt, die Verfügbarkeit der Applikati- Zuletzt behandelt im Newsletter 20070720 onen erhöht - ein wichtiger Faktor nicht nur im E-Business. Benchpark Rating: ./. Fast alle heutigen Geschäftsmodelle stellen höchste Anforde- DRT-Markt Eintrag Xerox rungen an die Verfügbarkeit und die Flexibilität der Daten URL press releases: Press releases Produktkategorien: Cap, CM, ECM, Wf, DM, OM und Applikationen und damit der Speichertechnologien. Die neuen Funktionen sind vor allem PROJECT CONSULT Kommentar: • erweiterter Support für Windows Server 2008 und für Green-IT ist in, aber bei vielen nur ein Hype-Thema ohne Windows Server 2008-Umgebungen; Substanz. Besonders die Anbieter von elektronischen Archi- • Unterstützung für Windows-Server-2008-Umgebungen ven haben immer schon gern argumentiert, dass man Papier mit einem Assistenten zur schnellen Wiederherstellung einspart. Über die Entsorgung optischer Medien oder über von Kopien von Microsoft Exchange und andere Appli- Stromkosten hat man sich nicht so viele Gedanken gemacht. kationen; Xerox kündigt hier ein Werkzeug zur Messung der Energie- • eine als Smartmove bezeichnete Technik zur Beschleuni- effizienz von Dokumenten im allgemeinen Büroumfeld an. gung von datenintensiven Operationen; Leider ist der erwähnte Nachhaltigkeitsrechner, mit dem • Kompatibilität mit EMC Symmetrix Remote Data Facili- Verbesserungspotenziale hinsichtlich Kosten und Umwelt- ty. verträglichkeit ermittelt werden sollen, mit dem beigefügten • ein „Configuration Checker”, der konfigurationsbezoge- Link nicht zu öffnen. Es erscheint vielmehr ein Subset von ne Installationsfehler erkennen soll und auf inkompatible Videosequenzen, in denen in Englisch einzelne Mitarbeiter Hard- und Software reagieren kann; die Vorzüge und Eigenarten von Xerox und ihrer Abteilung • Unterstützung von weiteren Storage-Plattformen, die erläutern. Über die Xerox-Website ist es möglich, diesen schon bei der Vorgängerversion die Zahl von 40 über- „Sustainability Calculator“ zu öffnen. Mit diesem werden stiegen. alle Drucker erfasst, die im untersuchten Bereich oder Un- Symantec richtet sich mit den neuen Features auf die ternehmen installiert sind. Dies geschieht getrennt nach Marktmacht von Microsoft ein, wobei nicht übersehen wer- SW- oder Farbdruckern und Laser- oder Tintenstrahltechno- den darf, dass Microsoft selbst zukünftig viele der Themen logie sowie nach Druckkapazität. Als Kennzahlen werden im Storage-Bereich mit eigener Funktionalität adressiert. die jeweilige Anzahl Geräte und durchschnittliche Anzahl (JH) Ausdrucke pro Gerät eingetragen. Außerdem wird markiert, ob die Gerätekategorie den „Energy Star“ besitzt – dies al- XEROX: Sustainability Calculator misst lerdings für die komplette Kategorie. Hier wird vernachläs- Umweltbelastung sigt, dass es in einer Kategorie doch Geräte mit und solche Xerox hat auf ihrer Homepage einen Sustainability ohne geben kann. In einem optimierten Szenario können Calculator veröffentlicht, der die Umweltbelastung, die dann die einzelnen Parameter geändert werden, also verrin- in einem Unternehmen erzeugt wird, messen soll. Das gerte Druckmengen oder Drucker mit „Energy Star“. Als Tool soll das gesamte Büroumfeld mit allen Kopierern, Ergebnis erhält man dann Grafiken, die die Einsparungen Druckern und anderen Systemen erfassen und mit den sowohl im Unternehmen als auch bei der Herstellung der Ergebnissen ermitteln können, welche Vorteile sich für Geräte bezüglich Energie, Treibgas und Verbrauchsmaterial die Umwelt erzielen lassen. Berücksichtigt werden da- anzeigen. Wie Xerox hiermit Unternehmen mit konkreten Empfehlungen unterstützen will, ist allerdings unklar. Aus- bei Energie, Papier, Müll, Wasser, Luft und Treibhaus- sagen, wie man Papier wirklich einspart, was die Nutzung gase. Der in dem Tool enthaltene Nachhaltigkeitsrech- verschiedener Papiertypen bringt, inwieweit man und wel- ner soll einem Unternehmen danach Lösungsvorschlä- che Geräte man austauschen sollte, welche man anschaffen ge aufzeigen, wie sie die Umweltverträglichkeit ihrer sollte oder ob man sie nur an einen anderen Ort stellen soll- Dokumentenverarbeitung verbessern und gleichzeitig te, lassen sich mit diesem Werkzeug jedenfalls nicht treffen. kostengünstiger gestalten können. (CaM) (WKo)

Artikel Einordnung in das ECM-Modell: Überblick über die Komponenten von ECM: Capture „Capture“ Artikel von Wolfgang Koch, Seniorberater bei PROJECT Die AIIM (Association for Image and Information Ma- CONSULT in Stuttgart, nagement), eine US-amerikanische Anwender- und E-Mail: [email protected] Anbietervereinigung, hat bereits vor vielen Jahren ein ECM-Model vorgestellt, welches sehr transparent und Einleitung anschaulich die Teile einer DMS/ECM-Anwendung darstellt. Dokumentenmanagement- oder Enterprise-Content- Management-Systeme (folgend: ECM) ganz gleich welcher „Qulör“ ziehen ihren Nutzen immer aus den be- reitgestellten Informationen. Aber bevor diese genutzt werden können, müssen sie den entsprechenden Sys- temen auch zugeführt werden. Deswegen ist die erste und wichtigste Stufe eines ECM-Systems diese Funkti- onalität. Man verwendet hierbei den Begriff „Capture“. Hierunter versteht man alle im Zusammenhang mit der Erfassung, Erkennung und Klassifizierung von Dokumenten oder besser Objekten durchzuführenden Tätigkeiten. „Capture“ hat sich zwischenzeitlich zu einem eigen- ständigen Bereich entwickelt, der sowohl ECM- Systeme und Archive als auch operative Systeme (z.B.

ERP-Anwendungen) mit Daten beliefert. Die Erfassung der im ECM zu verwaltenden Daten ist ein wichtiger Die Kategorie „Capture“ beinhaltet Funktionalität und Bestandteil beim Dokumenten-Management. Da hier- Komponenten zur Erstellung, Erfassung, Aufbereitung bei zu einem wesentlichen Teil die späteren Nut- und Verarbeitung von analogen und elektronischen zungsmöglichkeiten bestimmt werden, sollte man der Informationen. Es werden mehrere Stufen und Techni- Erfassung sowohl der Planung als auch später der ken unterschieden - von der einfachen Erfassung der Durchführung und der Kontrolle entsprechende Auf- Information bis zur komplexen Aufbereitung durch merksamkeit widmen. Die unterschiedlichen Doku- eine automatische Klassifikation. Die Capture- mentenquellen - Papier, COLD, E-Mail, Office-Doku- Komponenten werden auch häufig als „Input“- mente usw. - erfordern in der Regel auch unterschied- Komponenten zusammengefasst und als "Input- liche Erfassungs-, Attributierungs-/ Klassifizierungs- Management" bezeichnet. und Prüfschritte. Teilweise kommen bei der Erfassung zusätzliche rechtliche Anforderungen hinzu - etwa bei Generell kann unterschieden werden zwischen Inde- eingehenden elektronischen Rechnungen oder Belegen xing, Input Designs und Categorization. im Sozialversicherungsbereich. Anders als im Deutschen beschränkt sich im Anglo- Das Spektrum der Erfassungsverfahren ist entspre- amerikanischen der Begriff „Indexing“ auf die manuel- chend groß. Die verschiedenen Verfahren verlangen le Vergabe von Indexattributen, die in der Datenbank teilweise nach recht unterschiedlichen Techniken. In einer „Manage“-Komponente für Verwaltung und vielen Unternehmen kommen dabei mehrere Erfas- Zugriff auf die Informationen benutzt wird. Im Deut- sungsverfahren parallel zum Einsatz, um dem An- schen werden hier auch Begriffe wie „Indizieren“, spruch des Enterprise-Dokument-Management-An- „Attributieren“ oder „Verschlagworten“ benutzt. spruchs zu genügen und alle für das Unternehmen re- Sowohl die automatische als auch die manuelle Indi- levanten Dokumente möglichst integriert und weitge- zierung kann durch hinterlegte Input Designs (Profile) hend vollständig elektronisch zu erfassen und zu ver- erleichtert und verbessert werden. Solche Profile kön- walten. nen z.B. Dokumentenklassen beschreiben, die die An- zahl der möglichen Indexwerte beschränken oder bestimmte Kriterien automatisch vergeben. Input De- signs schließt auch die Eingabemasken und deren Lo- gik bei der manuellen Indizierung ein.

„Categorization“ beschreibt den Prozess der automati- dem Erfassungssystem bekannt sind. Hierbei sollten schen Klassifikation oder Kategorisierung auf Basis der Vordrucke, unabhängig vom Medium Papier oder in den elektronischen Informationsobjekten enthalte- Elektronik, gemäß ihrem Inhalt gleichbehandelt wer- nen Informationen (z.B. OCR-gewandelte Faksimiles, den. Office-Dateien oder Ausgabedateien). Hierbei können Programme zur automatischen Klassifikation selbst- Manuelle Erfassung: Scannen, Import von Office- ständig Index-, Zuordnungs- und Weiterleitungsdaten und anderen Dateien, Indizieren, Fehlervermeidung extrahieren. Solche Systeme können auf Basis vordefi- beim Indizieren nierter Kriterien - oder selbstlernend - Informationen Die Erfassung von papiergebundenen Dokumenten auswerten. bezeichnet man als Scannen.Die Begriffe „Scanner“ Der Flaschenhals der digitalen Informationsverarbei- und „Scannen“ leiten sich von dem englischen Begriff tung ist vor allem die schnelle Erfassung der Informa- für „Abtasten“ ab. Scannen ist ein Zusammenspiel der tionen. Sie gilt im besonderen Maße für existierendes Komponenten Scan-Eingabe, Verarbeitung und Aus- Schriftgut, das mittels Scannertechnologie in ein elekt- gabe. ronisches Informationssystem überführt werden soll. Dazu zählen Posteingang, sonstige Papierdokumente, eingehende Vordrucke etc. Ein weiteres Problem liegt darin, diese NCI-Dokumente (NCI - Non Coded In- formation) mit Zugriffsinformationen zu versehen. Dies kann manuell beim Scannen, durch automatisches Erkennen von Text oder Barcode und durch Ergän- zung fehlender Informationen aus bestehenden DV- Systemen geschehen. Für die automatische Extraktion von Zugriffsinformationen, der sogenannten Indexin- formation, sind Techniken wie OCR (Optical Character Recognition), ICR (Intelligent Character Recognition), HCR (Handprint Character Recognition), OMR (Opti- cal Mark Recognition), Barcode u.ä. erforderlich. Diese Die Entscheidung, welche Form des Scannens gewählt können nur unter bestimmten qualitativen Vorausset- wird, ist abhängig von den Anforderungen an die Qua- zungen der Dokumentenvorlagen sicher gewonnen lität und den Prozess der Erfassung. werden. In diesem Rahmen ist auch „Schriftgut“ zu Die Einrichtung einer eigenen zentralen Scanstelle (z.B. sehen, das gar nicht mehr in Papierform erzeugt wird. in der Poststelle) kann dann in Betracht kommen, Elektronische Dokumente erlauben eine einfache au- wenn relativ große Mengen an Dokumenten eingehen tomatische Indizierung und gewinnen bei der Speiche- und diese taggleich elektronisch am betreffenden rung von eigen erstellten Dokumenten (z.B. Ausgangs- Sachbearbeiterplatz zur Verfügung gestellt werden sol- rechnungen, Office-Dokumenten, E-Mails) oder elekt- len. ronischen, eingehenden Informationsobjekten (z.B. E- Scannen direkt am Arbeitsplatz oder abteilungsweises Mails, EDI-Dokumente etc.) immer mehr an Bedeu- Scannen wird häufig in Anwendungsfällen mit kleine- tung. Die automatische Übernahme von Daten erfolgt rem Volumen oder verteilt anfallendem Schriftgutein- in der Regel im sogenannten COLD-Verfahren. Um die gang eingesetzt. Als Sonderfall ist in diese Kategorie generelle Lesbarkeit eingescannter Informationen und das dezentrale Scannen an entfernten Arbeitsplätzen die Basis für eine optimale Erkennbarkeit für die ein- und anschließende Übertragen der Daten per Leitung gesetzten Extraktions-Techniken sicher zu stellen, ist es (z.B. von Baustellen) zuzuordnen, wobei diese Variante ratsam, entsprechende Bildbearbeitungs- und Bildver- zusätzlich die vorgenannten noch ergänzen kann. besserungstechniken einzusetzen. Eine zusätzliche Op- timierung des Erfassungsprozesses lässt sich durch die In vielen Fällen kann bei großen Belegmengen oder Verarbeitung von Formularen und Vordrucken errei- spezialisierten Aufgabenstellungen (z.B. bei der Indi- chen. Hierbei werden industriell oder individuell ge- zierung und Klassifizierung) die exklusive oder zu- druckte Vordrucke beim Scannen erfasst. Zusätzlich sätzliche Inanspruchnahme von Scan-Dienstleistungen kommen anschließend häufig Erkennungstechniken (Outsourcing) bei einem entsprechenden Dienstleis- zum Einsatz, da gut gestaltete Vordrucke eine weitge- tungsunternehmen stattfinden. hend automatische Verarbeitung ermöglichen. Es gibt zwei allgemeine Varianten beim manuellen In- Bei der Verarbeitung elektronischer Formulare (E- dizieren: die Erfassung vom Beleg, das sog. Einzelblatt- Forms / Web-Forms) ist eine automatische Erfassung Scannen oder die Erfassung vom Bildschirm, das sog. möglich, wenn Layout, Struktur, Logik und Inhalte Stapelscannen mit anschließendem Indizieren. Im ersten Fall werden die zu erfassenden Indexkriterien vom

MoReq2 Das Seminar 2008

MoReq2 Seminartermine

MoReq (Model Requirements for the Management Zürich, Mövenpick Hotel Zürich-Airport of Electronic Records) ist der europäische Dienstag, 27. Mai 2008 Standard für elektronisches Dokumenten- und Records-Management. Wien, Hotel de France Donnerstag, 29. Mai 2008 Zusammen mit den Requirements für das elektronische Schriftgutmanagement wurde ein Frankfurt, Lindner Congress Hotel Frankfurt umfangreiches Testverfahren entwickelt, das als Mittwoch, 04. Juni 2008 Grundlage für die die Überprüfung von Software- produkten und bereits vorhandenen Installationen Berlin, Crowne Plaza Berlin City Centre genutzt werden kann. Ergänzend wurde zum Donnerstag, 05. Juni 2008 Standard ein XML-Schema verfasst, das die Struktur der Abalageorganisation und der zuge- hörigen Metadaten definiert. Die neue Version des Standards ist auch Effizienz in der Grundlage für die Zertifizierung von Enterprise Content Management-, Records Informationsverwaltung Management- und Dokumentenmanagement- Ob man es virtuelle Akte, elektronische Produkten. Archivierung, Dokumentenmanagement, Erfahren Sie im Seminar durch Herrn Dr. Ulrich Vorgangsbearbeitung oder Schriftgutverwaltung Kampffmeyer und den beteiligten Firmen und nennt – für alle Unternehmen stellt sich die Frage, Referenten alles, was Sie über den Einsatz und wie man Informationen effizient verwaltet und eine den Nutzen des neuen Standards wissen sollten Records-Management-Anwendung für alle und diskutieren Sie mit den Spezialisten die europäischen Standorte findet, die als Auswirkungen des Standards für Ihre standardisiertes, austauschbares und kompatibles Anwendungen. Produkt in das IT-Portfolio passt. Dabei geht es nicht nur um die Erfüllung von Compliance-Vorgaben sondern die effektive Erschließung von Teilnehmer Informationen als Wissen in den Geschäftsprozessen. Führungskräfte, Projektleiter und Mitarbeiter Nutzen Sie die Chance, im Seminar ... aus den Bereichen: ... einen guten Überblick zu bekommen, was • Records Management Records Management ist und wie man es generell • Enterprise Content Management einsetzt. • Compliance ... die Bedeutung von MoReq2 einzuschätzen und • Informationsmanagement die Umsetzung in Records-Management-Produkte • Organisation und Datenverarbeitung und –Lösungen kennen zu lernen. • Geschäftsführung • E-Government ... zu erfahren, wie Sie Ihre Informationen effizient • Revision durch Records Management und mit dem neuen • Softwareentwicklung einheitlichen europäischen Standard compliance- • IT-Projektmanagement gerecht verwalten können. • Dokumentation Weitere Informationen unter: • Archive http://www.MoReq2.de

Veranstalter: PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH www.PROJECT-CONSULT.com Effiziente Informationsverwaltung mit dem neuen europäischen Records-Management-Standard

MoReq2 Das Seminar 2008

Hauptreferent und Moderator Was ist MoReq2? Dr. Ulrich Kampffmeyer MoReq ist die wichtigste Spezifikation für Geschäftsführer elektronisches Dokumenten- und Records- PROJECT CONSULT GmbH Management in Europa. Dr. Kampffmeyer hat an der Erstellung des Die Abkürzung MoReq steht für „Model Standards als Mitglied des MoReq2-Editorial Boards Requirements for the Management of Electronic und als Geschäftsführer des DLM Network EEIG, Records“. MoReq2 wurde im Februar 2008 von der Worcester, dem Träger des DLM Forums, mitgewirkt Europäischen Kommission freigegeben. und als Berater mehr als 20 Records-Management- Projekte begleitet. Die Vorteile von MoReq liegen darin, dass Anbieter ihre Produkte zukünftig nur noch auf Referenten & Aussteller einen europäischen Standard ausrichten müssen, und nicht mehr für jedes Land einen eigenen Spezialisten von führenden Records-Management- Standard in der Implementierung zu Software-Anbietern stellen ihre Lösung vor. berücksichtigen haben. Anwender erhalten durch die einheitlichen Standards Records-Management- Hyperwave Information Anwendungen, die als standardisierte, Management GmH austauschbare und kompatible Produkte der Jörg Ladner Anbieter zur Verfügung stehen werden. Aus der Senior Key Account Manager Perspektive der Archive ist vor allem die Hyperwave.com Kompatibilität und langfristige Stabilität von Interesse. Zudem ist zu erwarten, dass vor dem Hintergrund, dass die Produkte nur noch an einen IBM Deutschland GmbH Standard angepasst werden brauchen, zukünftig Ludger Helm günstigere Standardprodukte der Leader ECM Government Softwarehersteller verwendet werden können. Solutions NE & SW IOT MoReq schafft eine hohe Austauschfähigkeit, Informationmanagement langfristige Sicherheit sowie einheitliche IBM.com Rahmenbedingungen für die Entwicklung und den Einsatz von Systemen zum Dokumenten- und Records Management sowie zur elektronischen Imbus AG Archivierung. Michael Haimerl Senior Consultant für MoReq2 & Compliance Software Qualitätssicherung Imbus.de Angesichts der steigenden Compliance-Anforde- rungen an Unternehmen und Verwaltungen ist ein Fabasoft Distribution GmbH einheitlicher Standard für die Verwaltung von Herr Andreas Voglmayr Informationen von besonderer Bedeutung. Dies Head of Product Marketing zeigt sich zum Beispiel für internationale oder Fabasoft.com international tätige Unternehmen und Organi- sationen, die nach einem einheitlichen Regelwerk in allen Ländern Europas ihr Records Management Saperion AG ausrichten wollen. Ein einheitlicher Standard und Volker John die Implementierung einheitlicher Funktionen sind Director Product Management die Grundlage für die wirtschaftliche Nutzung Saperion.com von Informationssystemen, die Compliance- Anforderungen unterliegen.

Veranstalter: PROJECT CONSULT www.MoReq2.de Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH www.PROJECT-CONSULT.com

Programm

MoReq2 Das Seminar 2008

Programm Gastvorträge Vormittag Compliance und Records Management … 08:30 Registrierung und Begrüßungskaffee 09:15 Thematische Einführung Zürich, 27. Mai 2008 Dr. Ulrich Kampffmeyer … in der Schweiz Prof. Dr. Niklaus Stettler 10:00 MoReq 2 Verein Schweizer Archivarinnen und Archivare Dr. Ulrich Kampffmeyer Wien, 29. Mai 2008. 10:40 Marktstudie „Records Management in … in Österreich DACH 2008“ Vinzenz Wukits Dr. Ulrich Kampffmeyer Bundeskanzleramt Österreich 11:00 Kaffeepause und Gespräche Frankfurt, 04. Juni 2008 11:20 MoReq2 Test- und … in Deutschland Stefan Salz Zertifizierungsverfahren Bundesverwaltungsamt imbus AG Berlin, 04. Juni 2008 11:50 Von Compliance profitieren durch ECM … in Deutschland als Compliance-Plattform Stefan Salz IBM Bundesverwaltungsamt 12:30 Mittagsessen & Gespräche

Nachmittag Seminarpartner 13:40 Erfolgreiches Records Management in AIIM Association for Information der Praxis and Image Management Fabasoft International Sekretariat des DLM Network EEIG 14:20 Der richtige Zeitpunkt für Records Management Saperion Bundeskanzleramt Österreich 15:00 Kaffeepause und Gespräche 15:30 Records Management: GRC Aspekte im DGI Deutsche Gesellschaft für Entscheidungsprozess Informationswissenschaft und Hyperwave Informationspraxis e.V. 16:10 Gastvortrag zur Situation des Records Managements in D/A/CH Österreichische Gesellschaft für Dokumentation und Information 16:50 Abschlussdiskussion ÖGDI 17:15 Veranstaltungsende VSA Verein Schweizerischer Aktuelle und ausführliche Agenda: Archivarinnen und Archivare www.MoReq2.de Vereon (Unterstützung der PROJECT CONSULT Seminar- organisation in der Schweiz)

www.bit-news.de www.dgd.de www.competence-site.de

www.ecmguide.de www.itbusiness.ch www.egovcom.de Anmeldungen Seminar Zürich Wien Frankfurt Berlin

MoReq2 Das Seminar 2008

Konditionen Anmeldung Öffentliche Verwaltung, DLM-Forum-Mitglieder www.MoReq2.de oder per Fax 100,00 €/Teilnehmer zzgl. MwSt. Anwender: 200,00 €/Teilnehmer zzgl. MwSt. Ansprechpartnerin Anbieter: 500,00 €/Teilnehmer zzgl. MwSt. Frau Silvia Kunze-Kirschner Berater: 500,00 €/Teilnehmer zzgl. MwSt. Telefon: (040) 460762-20 Nach Eingang Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine Ihre Daten werden von der PROJECT CONSULT GmbH und schriftliche Bestätigung. Der Teilnahmebetrag für die Partnerunternehmen zur Organisation der Veranstaltung Veranstaltung ist nach Erhalt der Rechnung fällig. Alle verwendet. Wir werden Sie gerne künftig über unsere Preise inkl. Seminarunterlagen, Mittagessen, Veranstaltungen informieren. Mit Ihrer Unterschrift geben Pausengetränke und Snacks. Die schriftliche Sie Ihre Einwilligung, dass wir Sie auch per Fax, E-Mail Stornierung ist bis 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn oder Telefon kontaktieren dürfen. Sollten Sie die kostenlos möglich, danach wird die Hälfte des Einwilligung nicht in dieser Form geben wollen, so Teilnahmebetrages erhoben. Eine Benennung eines streichen Sie bitte entsprechende Satzteile oder setzen Sie Ersatzteilnehmers ist jederzeit möglich. sich mit uns in Verbindung.

Fax-Anmeldung MoReq2-Seminar: +49 (0)40 – 460762-29 (Zutreffendes bitte ankreuzen) Ja, ich nehme teil: Zürich, 27.05.2008 Zum Preis von: ______Wien, 29.05.2008 Frankfurt, 04.06.2008 Berlin, 05.06.2008 Name: ______Position/Abt.: ______Firma: ______Str., Nr.: ______PLZ/Ort: ______Telefon: ______E-Mail: ______Datum/Unterschrift: ______(rechtsverbindlich)

Oder melden Sie sich unter www.MoReq2.de elektronisch an.

Veranstalter: PROJECT CONSULT Seminaränderungen aus dringendem Anlass Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH behält sich der Veranstalter vor. www.PROJECT-CONSULT.com PROJECT CONSULT 20080421 NEWSLETTER

Beleg entnommen und in einer Erfassungsmaske ein- Methode ist in diesem Zusammenhang der Abgleich gegeben. Erst danach wird der Beleg gescannt und mit der erfassten Attribute mit bestehenden Datenbank- den erfassten Daten archiviert. Beim zweiten Fall wer- Inhalten zu nennen. Über die eigentliche Prüfung hin- den die Belege stapelweise eingescannt und dann e- aus kann damit eine automatische Ergänzung weiterer benfalls in einer Erfassungsmaske sukzessive Attribute erfolgen. verschlagwortet. Eine wichtige Anforderung innerhalb des Scan- Die folgenden Varianten finden sich in anwendungs- Vorgangs ist die revisionssichere Protokollierung. Die- spezifischen Abläufen wider. Beim Scannen nach der se ist erforderlich, um z.B. die Nachvollziehbarkeit im Bearbeitung werden die Geschäftsvorfälle vom Papier- Sinne der GoBS zu wahren. Die revisionssichere Proto- beleg bearbeitet. Je nach Anforderung wird das Do- kollierung führt in Verbindung mit der Verfahrensdo- kument danach kumentation zu einem sogenannten „elektronischen • als Papier archiviert, Dokument hoher Qualität“. Protokollsätze sollen die Angaben von Benutzer, Signaturcode, Datum/Uhrzeit, • nach Abschluss des Vorgangs gescannt, archiviert Unique Identifier des Informationsobjekts, etc. enthal- und vernichtet oder zusätzlich als Original archi- ten. viert, • nach Erstbearbeitung gescannt und vernichtet oder Die Archivierung von Office- und anderen Dateien zusätzlich als Original archiviert, lässt sich natürlich in vielen Fällen automatisch durch- führen. Diese Vorgehensweise wird an anderer Stelle • nach Bearbeitung im Original zurückgesendet und behandelt. Oftmals geschieht das aber auch am Ar- als Kopie archiviert. beitsplatz des Sachbearbeiters, der diese Dokumente Bei Scannen nach der Erstbearbeitung erfolgt die wei- erstellt und entscheidet, welche archiviert werden sol- tere Bearbeitung ausschließlich am Bildschirm. len. Hierzu werden meistens Drittanwendungen in die Office-Anwendungen eingeklinkt, die die erstellten Beim Scannen vor der Bearbeitung werden die Belege Dokumente zusätzlich zum Ausdruck an einen „Virtu- des Geschäftsvorfalls am Bildschirm bearbeitet. Die ellen Printer“ schicken. Dabei werden die Indexkrite- Indizierung erfolgt entweder vor dem Scannen am Pa- rien automatisch nach bestimmten Vorgaben ausgele- pier oder nach dem Scannen am Image auf dem Bild- sen, das Dokument TIFF (S/W) oder JPEG (Farbe) schirm. In den meisten Fällen nimmt die Indizierung konvertiert und gleichzeitig archiviert. beim Scan-Prozess nur eine erste Klassifizierung vor, die über die weitere Verarbeitung entscheidet. Wäh- rend der Bearbeitung wird die endgültige Indexzuord- Scanner-Technologien, Scanner-Typen, nung ergänzt. Die Dokumente werden nach dem Erfassungsverfahren, Multifunktionsgeräte, Scannen vernichtet oder zusätzlich im Original archi- Auflösung, Farbe, Qualitätsanforderungen viert. Bei der Wahl des Scanners kommt es darauf an, welche Das manuelle Indizieren kann auf Grund von Eingabe- Art von Dokumenten einzuscannen sind - Texte, Bele- fehlern des Erfassungspersonals ohne entsprechende ge, Formulare, Fotos, Dias und vieles mehr. Für jede Maßnahmen und technische Hilfsmittel zu einer man- dieser Vorlagen gibt es Scanner, die sich in Hardware- gelhaften Archivierung führen. Deswegen sollte immer technologie, Software und Komplexität der Bedienung dann wenn es möglich ist, ein entsprechendes Verfah- unterscheiden. Je nach notwendigen Weiterverarbei- ren oder eine Kombination davon zum Einsatz kom- tungs- und anschließenden Ausgabemöglichkeiten un- men. terscheiden sich die Anforderungen des Anwenders. Vorbelegte Auswahl-Menues zwingen zur Erfassung Mittlerweile sind die überwiegende Mehrzahl der aus- einzelner Felder von nur voreingestellten Inhalten. Be- gelieferten Dokumentenscanner Duplexgeräte, selbst stimmte Feldtypen erlauben die automatische Befül- wenn in der Regel nur die Blattvorderseite zu erfassen lung durch die Erfassungssoftware (z.B. Erfassungsda- ist. Die Preisdifferenz zwischen den Simplex- und tum = Systemdatum). Mit Hilfe von Prüfziffern kön- Duplexscannern ist inzwischen so gering, dass viele nen Eingabefehler erkannt werden. Bei Verwendung Hersteller Simplexscanner gar nicht mehr anbieten. der Ziffern 0-9 tritt eine zufällige Übereinstimmung Ähnlich verhält es sich beim Papierformat: Dokumen- auch bei ungültigen Zahlen mit ca. 10°% Wahrschein- tenscanner gibt es im A4- und A3-Format, doch vor al- lichkeit auf. Bei Verwendung von zwei Prüfziffern liegt lem im Marktsegment der Produktionsscanner sind diese Fehlerwahrscheinlichkeit nur noch bei ca. 1 %. mittlerweile überwiegend DIN-A3-Modelle zu finden. Die Prüfung von Plausibilitäten trägt ebenso erheblich Selbst wenn als Beleggut meistens A4 vorkommt, kann zur Vermeidung von Erfassungsfehlern bei. So darf durch quer eingelegte Blätter und automatische Rota- z.B. ein Rechnungsdatum nicht nach dem Erfassungs- tion um 90 Grad eine weitere Produktivitätssteigerung datum (Systemdatum) liegen. Als besonders sichere erzielt werden. Ein im DIN-A3-Scanner quer (landsca-

pe) eingelegtes A4-Blatt wird etwa 30 Prozent schneller keitsangaben von den gleichen Scannereinstellungen als das hochformatig (portrait) zugeführte Dokument aus. Meistens wird der Durchsatz für 200dpi angege- verarbeitet. ben. Je höher die gewählte Auflösung, desto langsamer wird der Scanner. Vor Einsatz eines Scanners müssen die zu scannenden Belege sorgfältig analysiert werden, um das passende Die Qualität der Bilderfassung sollte für unterschiedli- Gerät zu finden: Nicht alle Geräte können Sonderfor- che Arten von Dokumenten gewährleistet werden, so mate, Überlängen oder Endlosbelege scannen. Und dass der Scanner ohne Benutzereingriff stets perfekte nicht jeder Scanner ist in der Lage, Kleinstbelege zu Bilder ausgibt. In den Scannern sind unterschiedliche verarbeiten. Sobald Spezialpapier (z.B. NCR-Papier) Kameratypen eingebaut, und im Vorfeld der Beschaf- gescannt werden soll, ist Vorsicht geboten: Nicht alle fung empfiehlt es sich, mit den Originalbelegen zu tes- Einzugsrollen können dies verarbeiten. Auch die Fä- ten, ob der Dokumentenscanner die geforderten Er- higkeit, unterschiedliche Papierstärken zu verarbeiten, gebnisse liefert. Grundsätzlich gilt: je höher die opti- ist bei jedem Scanner unterschiedlich. Wenn man die sche Auflösung ist, umso besser die Qualität des ent- Minimalspezifikationen nicht beachtet, muss mit Dop- stehenden Bildes. Diese ist nicht mit der Auflösung der peleinzügen bei zu dünnem Papier gerechnet werden. Ausgabe zu verwechseln. So kann die Kamera ein Wenn neben Einzelblättern auch gebundene oder emp- Rohbild mit optischen 600dpi scannen, das mit 200dpi findliche Dokumente zu bearbeiten sind, ist ein Flach- ausgegeben werden kann. bettscanner mit integriertem ADF die richtige Wahl. Nach wie vor werden die meisten Dokumente in Abhängig von ihrer Geschwindigkeit werden die Do- schwarzweiß erfasst und als TIFF Datei abgespeichert. kumentenscanner eingeteilt in: Arbeitsplatz-Scanner In der Reget reicht eine Ausgabeauflösung von 200dpi (bis 1.000 Belege/Tag), Abteilungs-Scanner (bis 3.000 aus, um alle wesentlichen Informationen der Belege zu Belege/Tag), Low-Volume-Production-, Mid-Volume- erhalten oder auch elektronisch auszulesen. Die Her- Production- und High-Volume-Production-Scanner ausforderung an den Dokumentenscanner besteht dar- (bis 60.000 Belege/Tag). Es gibt Geräte, die über in, ein Farb- oder Graustufenbild ohne Informations- 200ppm (ppm = Blatt pro Minute) verarbeiten. Dies verlust in ein Schwarzweißbild umzuwandeln. Dies gibt bereits einen ersten Anhaltspunkt über den geschieht durch „dynamic thresholding“. D.h. ab einer Einsatzzweck des Geräts. Allerdings kann man nicht gewissen Schwelle wird ein Bit entweder schwarz oder nur die Geschwindigkeit betrachten und den angege- weiß dargestellt. Durch intelligente Helligkeits- und benen Wert mit 60 und der täglichen Stundenanzahl Kontrastanalyse wird diese Schwelle innerhalb eines multiplizieren. Dokuments automatisch verändert, damit können auch bei farbigen oder kontrastschwachen Belegen gute Bereits die Belegvorbereitung (Sortieren, Entklammern, Scannergebnisse erzielt werden. Gerade bei sehr unter- Glätten etc.) nimmt Zeit in Anspruch. Es empfiehlt sich schiedlichen Qualitäten der Originalbelege ist diese immer, einen verhältnismäßig schnellen Scanner zu Schwellenwertfunktion ein Muss. Eben¬falls unerläss- wählen, um das Zeitfenster für die Belegerfassung zu lich sind Funktionen wie die automatische Schrägla- verkürzen. Soll zum Beispiel die tägliche Eingangspost genkorrektur („deskew“) und „auto cropping“ (Zu- von 1.000 Blatt gescannt werden, würde theoretisch ein 25ppm Scanner ausrei- chen. Allerdings ist dann eine Arbeitskraft etwa zwei Stunden mit dem Einscan- nen beschäftigt, und mit einem schnelleren Gerät wird nicht nur diese Erfassungs- zeit gespart, sondern die Be- lege stehen für die folgenden Arbeiten schneller zur Verfügung. Außerdem ist zu beachten, dass die angegebene Scangeschwindig- keit in Abhängigkeit vom Papierformat und der ge- wählten Auflösung variiert, und nicht alle Hersteller gehen bei ihren Geschwindig-

schneiden von unterschiedlichen Belegen im Stapel auf • Barcode: die tatsächliche Größe). Die genannten Bildverbesse- Aufgebrachte Barcodes beim Versenden von Vor- rungen können über den Scannertreiber oder Zusatz- drucken können beim Einlesen der Rückläufer au- produkte erreicht werden. Der „de facto“-Standard in tomatisiert erkannt und zugeordnet werden. diesem Segment ist VirtualReScan von Kofax. • OCR (Optical Character Recognition): Alternativ kann in Farbe gescannt werden und der Hierbei werden die Bildinformationen in maschi- Markttrend geht auch eindeutig in diese Richtung: Bi- nenlesbare Zeichen umgesetzt. OCR wird für Ma- tonale Geräte sind bis auf einige Ausnahmen im Pro- schinenschrift eingesetzt. duktionsbereich nicht mehr verfügbar und alle seit • HCR (Handprint Character Recognition): 2006 neu vorgestellten sind farbfähig. Damit kann je- Die Erkennung von Handschriften ist eine Weiter- derzeit von Schwarzweiß auf Farbscannen umgestellt entwicklung von OCR, die jedoch bei Fließtexten werden. Die Frage nach Farbe kann beim Scannerkauf immer noch nicht zufriedenstellende Ergebnisse lie- mittlerweile als nachrangig betrachtet werden. fert. Beim Auslesen von definierten Feldinhalten ist die Methode doch bereits sehr sicher. Bei älteren oder einfacheren Scannern sollte das Scan- • ICR (Intelligent Character Recognition): Modul Zusatzfunktionen bereitstellen, die bei moder- ICR ist eine Weiterentwicklung von OCR und HCR, nen Scannern heute per Firmware oder Treiber zur die die Qualität der ausgelesenen Ergebnisse durch Verfügung stehen: Nämlich dass die Bilder automa- Vergleiche, logische Zusammenhänge, Abgleich mit tisch gerade gerückt werden und dass der Schwarz- Referenzlisten oder Prüftabellen verbessert. rand automatisch entfernt wird, Funktionen für die • OMR (Optical Mark Recognition): Rauschminderung oder Grauflächenentfernung sind OMR liest mit hoher Sicherheit spezielle Markie- bewusst einzusetzen, da diese ganz leicht i-Punkte o- rungen in vordefinierten Feldern aus und hat sich der Satzzeichen entfernen können. Handelt es sich dabei Fragenbogenaktionen und anderen Vordrucken bei um Dezimaltrennzeichen auf einer Rechnung, ist bewährt. sogar der Inhalt des Dokumentes verfälscht. Nur we- Bei der Freiformerkennung müssen die gesuchten Att- nige Scanner können auch auto¬matische Rotationen ribute nicht mehr an einer festen Stelle stehen, sondern ausführen. Dabei analysiert die Technik die Ausrich- können irgendwo aufgedruckt sein. Über ein flexibles tung des aufgedruckten Textes und dreht die Bilder Layout und ein Dokumentenmodell wird definiert, vollkommen automatisch in die richtige Richtung. welche Daten einem bestimmten Dokumententyp zu-

geordnet sind. Ein flexibles Layout beschreibt die Fel- Erkennungstechnologien: Barcode, der und deren variable Positionen bei einem bestimm- Barcodetypen, Strichcode, OCR, ICR; ten Satz von Dokumententypen. Man erkennt einen Abgleich mit vorhandenen Daten Dokumententyp anhand bestimmter Vorgaben und Konventionen. Beispielsweise steht auf einer Rechnung Automatisierte Erkennungstechnologien sollen die der Rechnungsbetrag, Kontonummer, Rechnungs- Sachbearbeiter vor zu vielen manuellen Eingaben be- nummer usw. Der Mensch schaut sich ein ganzes Do- wahren. Dies kann manuell beim Scannen, durch au- kument an und analysiert erst die verschiedenen Ele- tomatisches Erkennen von Text oder Barcode und mente und dann einzelne Informationen. Anschließend durch Hinzufügen fehlender Informationen aus beste- wird er nach Informationen in der Umgebung der In- henden DV-Systemen geschehen. Für die automatische dexfelder suchen, um zu entscheiden, welche Informa- Extraktion von Zugriffsinformationen, der sogenann- tionen er in welches Feld der Datenbank eingibt. Ähn- ten Indexinformation, sind Techniken wie OCR (Opti- lich macht es die Software. Mit Hilfe von Suchelemen- cal Character Recognition) u.ä. erforderlich. Diese ten, die mit bestimmten Eigenschaften versehen wer- können nur unter bestimmten qualitativen Vorausset- den und logisch untereinander verknüpft werden, zungen der Dokumentenvorlagen sicher gewonnen können die gesuchten Elemente gefunden werden. Ty- werden. pische Suchelemente sind Text, Trennlinien, weiße Lü- cken, Barcodes, Zeichenketten, Textfragmente, Objekt- Zur Verarbeitung von gescannten Belegen werden ver- sammlungen, Datum, Telefonnummern, Währungen schiedene Erkennungstechniken (Recognition - Mus- und sogar komplexe Tabellen. Im Gegensatz zur Er- tererkennung) eingesetzt. Zu ihnen gehören: kennung einzelner Elemente, kann durch eine Analyse der Elemente im Kontext die Genauigkeit gesteigert werden. Typische Anwendungen sind die automatische Rechnungseingangserfassung sowie die Klassifi- kation und Auswertung der Eingangspost. Die Klassi- fikation ermittelt den Dokumententyp, um die Daten-

extraktion zu vereinfachen. In einer Personalakte be- Die Eignung der untersuchten Systeme wird anhand finden sich beispielsweise ein Bewerbungsschreiben, von Testmaterial erprobt. Es sollte ein repräsentatives ein Lebenslauf, Zeugnisse, Beurteilungen und Gehalts- Mustermaterial (Referenzstapel), so wie es später zum abrechnungen. Für jeden Dokumententyp sind Daten Einsatz kommt, zusammengestellt werden. Alle Sys- definiert, die das jeweilige Dokument kennzeichnen. teme werden der gleichen Testprozedur unterworfen. Im Gegensatz zu dem regelbasierten Ansatz sind in Besondere Erwähnung in diesem Zusammenhang den vergangenen Jahren lernende Mustererkennungs- muss der Einsatz von RFID (Radio Frequency Identity) verfahren entwickelt worden. Bei den Mustererken- erwähnt werden, der sicherlich in naher Zukunft ver- nungsverfahren werden der Anwendung viele Mus- stärkt im Umfeld von ECM-Anwendungen zu finden terdokumente vorgeführt, aus denen die Anwendung sein wird. Informationsobjekte im ECM-Umfeld kön- bestimmte regelmäßige Strukturen entnimmt. Wird ein nen digitaler oder körperlicher Natur sein. Einige in neues Dokument vorgeführt, wird die Ähnlichkeit zu körperlicher Form vorhandene Informationsobjekte, den gelernten Dokumenten verglichen. Der Einsatz wie z.B. Dokumente in Papierform, lassen sich digitali- von lernenden Mustererkennungsverfahren wird meist sieren. Bei einer Reihe von Objekten, z.B. Blutproben, begrenzt auf die Klassifikation und dient als Hilfsmit- Gemälden, Postpaketen, Bauteilen etc. ist diese Digita- tel der eigentlichen Datenextraktion. lisierung nicht möglich. In der Regel wird bei diesen rein körperlich vorliegenden Objekten nur der Stand- Über automatische Datenbankabfragen lassen sich die ort im ECM abgespeichert. erkannten Ergebnisse überprüfen und als „sicher erkannt“ markieren. Auch kann die Datenbank fehlende Der Einsatz von RFID erfordert zwei Komponenten: Indexmerkmale ergänzen. Die Korrekturen lassen sich den RFID-Tag als Prozessor, Speicher, Sende- und so auf ein Minimum reduzieren. Nachgelagerte Daten- Empfangseinrichtung und den RFID-Reader. Der Rea- bankabfragen und Konsistenzprüfungen innerhalb der der erzeugt ein elektromagnetisches Feld, welches die Erfassungslösung stellen zusätzlich sicher, dass die Da- Antenne des Transponders empfängt und es als Befehl ten korrekt sind. an den RFID-Tag weiterleitet. Der Transponder sendet Antwort an das elektromagnetische Feld und der Rea- OCR Beurteilungskriterien der interpretiert die Antwort als Antwortdaten. • Erkennungsmethode Denkbare Anwendungsformen von RFID im ECM- • Erkennungsgeschwindigkeit • Schriftgrößen Kontext könnten sein: • Erkennung von Nadeldruck (LQ, Draft) • Möglichkeit der Genauigkeitskontrolle • Verfolgung und Archivierung von Proben aller Art • Lexikonunterstützung bei der Erkennung • Integrierte Korrektursoftware • Verfolgung und Archivierung von Urkunden, die • Trainierbarkeit im Original vorliegen müssen • Automatische Ligaturentrennung • Spaltenerkennung • Verfolgen und Archivierung von Büchern und Zeit- • Hoch- /Querformaterkennung • Komfort der Fensterdefinition schriften • Inputformate (TIFF, PCX etc.) • Outputformate (Textverarbeitung, DTP, Tabellenkalkulation, Datenba • Bessere Unterstützung des Posteingangs • Hardwareunterstützung (Co-Prozessor) • Betriebssystem • Leichteres Finden und Zuordnen verloren gegan- • Benutzeroberfläche gener Objekte •Preis • Compliance Unterstützung durch automatischen Es stellt sich nun die Frage: Welches OCR/ICR- Vergleich von Dokumentation und tatsächlich um- Produkt ist das richtige für die jeweilige Anwendung? gesetzter Realität (wurden die geplanten Teile ein- Es gibt zahlreiche OCR/ICR-Systeme unterschiedlicher gebaut und befindet sich keine Fälschung darunter Qualität. Benchmark-Tests und Untersuchungen auf z.B. Schiffbau, Anlagenbau, Flugzeugbau etc.) Fehleranfälligkeit führen zu vergleichbaren Ergebnis- • Auslösen von Alarmen, bei vorher definierten Er- sen, indem man Messungen mit standardisierten Vor- eignissen (z.B. zu hohe Luftfeuchtigkeit) lagen unter gleichbleibenden Bedingungen durchführt. • Zeitgewinn bei der Beseitigung von Schäden (z.B. Der Aufwand für die Nachbearbeitung der maschinell bei Temperaturüberschreitung kann ohne visuelle gelesenen Texte - ein weiteres wichtiges Beurteilungs- Überprüfung festgestellt werden, welche Objekte in kriterium - kann je nach Anwendung sehr unterschied- einem bestimmten Stapel, Raum oder anderen Ein- lich sein. Von maßgeblicher Bedeutung wird letztlich heit betroffen sind) eine individuell zu erstellende Kosten/Nutzen- Analyse sein.

Formulare, Formularmanagement, Übernahme von Daten und Dateien: Formularverarbeitung; Design von Formularen COLD, Listenformate Eine besondere Bedeutung bei der Erfassung von Wie bereits erwähnt sind Belege, die selbst erzeugt Merkmalen für die Charakterisierung von DMS- werden und deren Aufbau und Datenstruktur damit Objekten spielen Formulare oder Vordrucke. Ein For- bekannt sind, besonders für eine automatische Zufüh- mular ist ein standardisiertes Mittel zur Erfassung, An- rung in ein ECM-System geeignet. Das Verfahren mit sicht und Aufbereitung von Daten. Formulare sind dem dies geschieht, nennt man COLD. COLD/ERM Vervielfältigungen, die durch Eintragungen zu ergän- sind Verfahren zur automatisierten Verarbeitung von zen sind und der Bearbeitung häufig auftretender, strukturierten Eingangsdateien. Der Begriff COLD gleichartiger Geschäftsfälle dienen. steht ursprünglich für Computer Output on LaserDisk Bei der Erfassung von Formularen werden heute noch und hat sich gehalten, obwohl das Medium LaserDisk zwei Gruppen von Techniken unterschieden, obwohl seit Jahren nicht mehr am Markt ist. Das Akronym der Informationsinhalt und der Charakter der Doku- ERM steht für Enterprise Report Management. In bei- mente gleich sein kann: den Fällen geht es darum, angelieferte Ausgabedateien • Forms Processing (Vordruckverarbeitung). auf Basis vorhandener Strukturinformationen so auf- Das „Forms Processing“ bezeichnet die Erfassung zubereiten, dass sie unabhängig vom erzeugenden Sys- von industriell oder individuell gedruckten Vor- tem indiziert und an eine Speicherkomponente wie ei- drucken mittels Scannen. Hierbei kommen anne dynamische Ablage (Store) oder ein Archiv (Preser- schließend häufig die vorne beschriebenen Erken- ve) übergeben werden können. Die „Aggregation“ nungstechniken zum Einsatz, da gut gestaltete Vor- stellt einen Kombinationsprozess von Dateneingaben drucke eine weitgehend automatische Verarbeitung verschiedener Erstellungs-, Erfassungs- und zuliefern- ermöglichen. den Anwendungen dar. Zweck ist die Zusammenfüh- • E-Forms / Web-Forms (Verarbeitung elektronischer rung und Vereinheitlichung von Informationen aus Formulare). unterschiedlichen Quellen, um sie strukturiert und ein- Bei der Erfassung elektronischer Formulare ist eine heitlich formatiert an die Speicher- und Bearbeitungs- automatische Verarbeitung möglich, wenn Layout, systeme zu übergeben. Struktur, Logik und Inhalte dem Erfassungssystem Ausgangsdokumente werden üblicherweise auf Dru- bekannt sind. ckern erzeugt. Deswegen bietet es sich an, die Druck- Vordrucke müssen immer einheitlich aussehen und daten selbst zu archivieren. Da diese Daten typischer- gleichartig verarbeitet werden können. Dabei ist es weise in größeren Läufen erstellt werden (Spool- gleichgültig, ob sie industriell vorgedruckt (herkömm- Dateien), hat sich das COLD-Verfahren für die Archi- liches Papierformular), individuell vorgedruckt (Aus- vierung dieser Druckdaten entwickelt. Dabei kommen druck auf Laserdrucker) oder am Bildschirm angezeigt unterschiedliche Strategien zum Einsatz: Abspeiche- und mit Daten ausgedruckt (im LAN mit der Anwen- rung als Rohdaten, die durch Aufruf von Layout- dung des Sachbearbeiters, als interaktives PDF oder im Ressourcen in ein anzeigefähiges Dokument gewandelt Internet als Web-Formular) dargestellt werden. Ein werden, Abspeicherung in Listenform für strukturierte Vordruck gleichen Inhalts und Rechtscharakters kann Berichte und Auswertungen sowie strukturierte An- in unterschiedlicher Form vorliegen und muss aber zeige der Daten in Anwendungen und Wandlung des gleich behandelt werden. Datenstroms in einzelne PDF- oder TIFF-Objekte, die Formulare haben dann besondere Vorteile, wenn es den versendeten Ausgangsbriefen bildlich entspre- sich um rücklaufende Eingangspost handelt. Denn die- chen. se ist dann so strukturiert, wie die Organisation, die sie Seit einiger Zeit sind die Anforderungen auch im Mas- verarbeiten will, benötigt. Formulare und Vordrucke sendruck immer komplexer. Entsprechend wurden op- bleiben weiterhin eines der wichtigsten Mittel der In- timierte Druckdatenströme wie PCL, Postscript, BE- formationserhebung, Informationsorganisation und TA93 oder AFP entwickelt, die aufwändige Layouts Prozesssteuerung. Inzwischen geht es nicht mehr nur ermöglichen. Die Speicherung solcher Druckdaten als um die Verarbeitung von Papiervordrucken und deren einzelne Datei ist daher nicht mehr in jedem Fall prak- Datenextraktion. Ein Schwerpunkt ist die Identifikati- tikabel. Entsprechend bieten moderne COLD-Systeme on von elektronischen Formularen, PDF-Formularen folgende Grundfunktionen: Separieren der Dokumente und Vordrucken in Papierform um durchgängige Pro- mit unterschiedlicher Seitenzahl, Index-Ermittlung ü- zesse umsetzen zu können. Dabei kommt eigenständi- ber frei definierbare Logik, Konvertierung der Druck- gen Textbaustein- und Formularmanagement-Lösun- daten in ein archivgeeignetes Format wie zum Beispiel gen mit entsprechender Versionierung, Synchronisati- TIFF oder PDF/A und Erstellen von speziellen Im- on mit Datenmodellen und weiterer Verwaltungsfunk- portdateien für unterschiedliche Archivsysteme. tionalität eine wichtige Bedeutung zu.

AFP ist ein von IBM entwickeltes Format für den Übertragung elektronischer Daten benutzt werden Druckdatenstrom im Rahmen der Herstellung von kann. Ursprünglich wurde EDIFACT auf Standleitun- Massendruckstücken. Ein AFP-Datenstrom besteht aus gen eingesetzt. Es gab auch erfolgreiche Projekte, die Verbunddokumenten (MO:DCA mixed object docu- EDIFACT-Nachrichten per Diskette oder Magnetband ment content architecture) mit Text, grafischem Inhalt, transportierten. Auch das Internet kann natürlich für Schriften und Barcodes. Für die Bildschirmanzeige ist EDIFACT genutzt werden. ein AFP-Viewer erforderlich. BETA93 ist ein Output- EDIFACT-Nachrichten sind natürlich prädestiniert für Verwaltungssystem, mit dem Listen (Ergebnisunterla- die Archivierung per COLD. Es müssen bestimmte gen) online zur Verfügung gestellt werden anstatt auf Voraussetzungen geschaffen werden. Entweder sind Papier. Es verwaltet, verteilt und archiviert Listen au- die beteiligten Anwendungen in der Lage, EDIFACT- tomatisch. PCL (von Hewlett-Packard entwickelt) ist Nachrichten zu erzeugen oder zu verarbeiten, oder es eine Befehlssprache zum Steuern von Laserdruckern wird ein Konverter dazwischengeschaltet, der die Da- und liegt in seiner Komplexität zwischen ASCII (wel- ten entsprechend umwandelt. Ein moderner Konverter che nur die einfachsten Kommandos erlaubt, wie z.B. kann heute jedes Format in jedes Format umwandeln. Zeilenvorlauf) und PostScript (welches eine eigene, Zusätzlich wird dann eine Steuerung verwendet, die komplexe Programmiersprache ist und einen Interpre- den Kommunikationsprozess von der Partnerverwal- ter voraussetzt). tung, der Tabellenverwaltung, dem Logging und der Die COLD-Archivierung stellt eine sehr wichtige Archivierung vollautomatisch übernimmt. EDIFACT Komponente von Enterprise-Content-Management- ist ein Format, das die ganz überwiegende Mehrheit Systemen dar. COLD dient hier sowohl für die Aufbe- aller Geschäftspapiere beschreibt. Es ist notwendig, reitung der Ausgabe für verschiedene Formate als zwischen den Partnern genaue Vereinbarungen über auch als Eingang für die Bereitstellung der Postaus- Dateninhalte zu treffen, die die Kannfelder und Muss- gänge in einer gesamtheitlichen Sicht auf alle elektro- felder in ausgewählten Segmenten festlegt. nischen Dokumente (virtuelle Akte). COLD-Verfahren werden ferner für Migration von Datenspeichern und die automatisierte Überführung von Bewegungsdaten Formate JPEG 2000, AFP, PDF/A, TIFF, XML etc.; in Dokumentenmanagement-Lösungen benutzt. Eben- Format-Konvertierung so werden auf diesem Weg automatisch MS Office- Die Speicherung der zu verwaltenden Objekte inner- Dokumente abgelegt. halb eines ECM-Systems ist ein sehr bedeutender Eine besondere Erwähnung in diesem Zusammenhang Komplex, da das Format letztendlich die Verwendbar- soll hier die Archivierung von SAP-Daten finden. Auf keit und Darstellung des betreffenden Objekts be- Grund der sehr großen Verbreitung als ERP-System stimmt. Da es eine Vielzahl verschiedener Formate gibt hat dieser Aspekt eine herausragende Bedeutung. SAP und mit Dokumenten nur dann umgehen kann, wenn verfügt zwar selbst auch über mehr oder weniger um- man z.B. einen geeigneten Viewer besitzt, ist der Ruf fangreiche ECM-Funktionen, dennoch werden in ent- nach standardisierten Formaten nur zu verstehen. Die sprechenden ECM-Umgebungen SAP-Belege (Rech- Dokumentenformate lassen sich in folgende Gruppen nungen, Lieferscheine, Buchungsbelege etc.) im COLD- zusammenfassen: Verfahren archiviert. • Rasterformate sind alle Formate, in denen der darzustellende In- Im Zusammenhang mit COLD kann es nicht ausblei- halt mit einzelnen Bildpunkten unterschiedlicher ben, das Thema EDIFACT zu streifen. EDIFACT ist die Farbe wiedergegeben wird. Beispiele sind TIFF und Abkürzung für Electronic Data Interchange For Admi- JPEG. nistration, Commerce and Transport. EDI-FACT ist ein branchenübergreifender internationaler Standard für • Auszeichnungsformate das Format elektronischer Daten im Geschäftsverkehr. sind alle Formate, in denen das Layout der jeweili- Die bei uns gebräuchlichen EDIFACT-Sätze bestehen gen Objekte mittels lesbarer Kennzeichnungen aus einem Umschlag, den man sich als ein Briefkuvert (Tags) festgelegt wird. Beispiele sind XML und vorstellen kann. In diesem Umschlag stehen jeweils HTML. vereinbarte Codenummern für Absender und Emp- • Mixed Object-Formate fänger, sowie Nachrichteninhalt, Zeiten zur Rückver- beschreiben jeden Objekttyp (Text, Grafik, Barcode folgung, sowie Prüfelemente. Eine Nachricht selbst be- etc.) in einer eigenen, seine Besonderheiten berück- steht aus Segmenten, Datenelementgruppen und Da- sichtigenden Weise. Beispiele sind, PDF, PDF/A, tenelementen. EDIFACT ist ein Standard für das Da- PCL und AFP. tenformat, nicht für die Übertragung der Daten, das Die im Umfeld von ECM-Lösungen gebräuchlichsten heißt im Prinzip können EDIFACT-Nachrichten über Formate sind wohl TIFF, JPEG, XML und PDF bzw. jedes Medium/Protokoll ausgetauscht werden, das zur PDF/A (ISO 19005).

TIFF wurde als Format zur Speicherung von Bilddaten fügbar aber noch kein PDF/A Viewer. Wesentliche von Aldus (später: Adobe) und Microsoft für gescannte Anforderungen, die an dieses Format gestellt wurden Rastergrafiken für die Farbseparation entwickelt. Es sind: unterstützt S/W-Bilder und Bilder mit Grauwerten o- • Geräte-, Software- und Versionsunabhängigkeit, so der Farben sowie einseitige (single-page-TIFF) und dass die Inhalte immer gleich dargestellt werden mehrseitige Dokumente (multi-page-TIFF). Die Komp- • „Self Contained“, beinhaltet alle Komponenten, die rimierung von S/W-Bildern kann verlustfrei erfolgen zur Darstellung nötig sind, in der Datei inklusive durch z.B. Fax Gruppe 3 oder 4. Farbbilder werden Fonts verlustfrei komprimiert durch LZW-Verfahren oder • „Self Documented“, die Dateien beschreiben sich verlustbehaftet durch JPEG-Verfahren. TIFF kann mit inhaltlich und dokumentieren sich selbst über wie- Standard-Viewern angezeigt werden. Manchmal gibt derum standardisierte Metadaten es dabei durch verschieden Versionen Kompatibili- tätsprobleme. Es ist das bisher am meisten verwendete • Transparenz, eine PDF/A-kompatible Datei ist mit Speicherformat in DMS/ECM-Anwendungen. einfachen Mitteln analysierbar JPEG oder besser: JPEG2000 ist seit 2001 offizieller Es gibt bereits viele Organisationen und Unternehmen, weltweiter Kompressionsstandard der ISO für statische die PDF/A als generelles Speicherformat einsetzen. Bilder. Er basiert auf einer Wavelet-Kompression und Detaillierte Informationen gibt es im Artikel „PDF/A – ist geeignet für die elektronische Speicherung und Ar- machen wir aus der Maus einen Elefanten?“ im PRO- chivierung sowie die Langzeitarchivierung. JECT CONSULT Newsletter 20080214 sowie beim XML ist ein Sprachenstandard zur Strukturierung und „PDF/A Competence Center“ http://www.pdfa.org. Beschreibung von Daten. Die Speicherung geschieht nicht im Binärformat, sondern im Textformat. Es stellt Vor-/Nachteile verbreiteter Formate eine echte Untermenge von SGML. PDF wurde von Adobe entwickelt als Dateiformat mit Nicht immer stehen Objekte in dem Format zur Verfü- dem es möglich ist, elektronische Dokumente unab- gung, welches in der aktuellen Anwendung verwend- hängig von Textverarbeitungsprogramm und/oder Be- bar ist. Deswegen müssen in diesen Situationen Kon- triebssystem originalgetreu zu nutzen. Es ist ein stati- vertierungen vorgenommen werden. Es gibt verschie- sches Format und beinhaltet alle Layout- und Schriftin- denste Zeitpunkte und Gründe für die Anforderung, formationen des Originals. Es unterstützt gleichzeitig Dokumente in ein anderes Format zu konvertieren. So eine flexible Architektur für digitale Unterschriften. kann es vorkommen, dass für eine Anzeige am Bild- Das PDF-Format ist eine Weiterentwicklung von schirm das Dokument konvertiert werden muss. Dies Postscript und wird mit dem kostenlosen Acrobat Re- geschieht unmittelbar während des Viewing-Prozesses. ader oder anderen PDF-Viewern gelesen. Das Original bleibt dabei unverändert. Vielleicht muss eine Konvertierung für eine Langzeitarchivierung vor- PDF/A hat eine besondere Bedeutung, da sich hier ein genommen werden. Standard entwickelt hat, den alle Experten als das Format für die Langzeitarchi- vierung einstufen, das überall Merkmale B TIFF/G3 oder G4 B PDF B Prop. Formate verwendet werden kann. Be- Volltextfähig - Nein, erst durch + Ja (aber nicht für TIFF-in- + Ja, wenn Filter verfügbar trieben wurde die Entwicklung OCR/ICR PDF) von den US Branchenverbän- Ressourcen- + Nein Ø Manchmal Ø Manchmal den NPES und AIIM. Erste Probleme Verfügbarkeit von Ø Unterschiedliche + Sehr gut - Nur für den Anwender der Entwürfe zum Standard ISO Viewern Viewer, nicht alle Autorensoftware oder durch 19005-1 liegen vor. Plattformen 3rd-Party Formatviewer Als Ziele für die Langzeitar- Veränderbarkeit Ø Einfach durch Ø Einfach durch Editoren, Ø Einfach durch Editoren, chivierung sind sowohl Versi- Editoren, System muss System muss schützen System muss schützen schützen onsunabhängigkeit, Revisions- Zukunft-sicherheit + Hoch + Hoch Ø Hoch bei Einfachformaten sicherheit und Unabhängigkeit des Formates (ASCII) und weit verbreiteten von Adobe definiert. Tech- Formaten (Bsp. Word). Riskant bei anderen nisch gesehen handelt es sich hier um eine erweiterte und Kann farbige - G3/G4 nur bitional. +Ja + Ja auch beschränkte PDF1.4- Texte enthalten TIFF mit JPEG Definition. Es sind z. B. einge- möglich Kann farbige - G3/G4 nur bitional. + Ja (positiv: Embedded + Ja (Achtung: Kompression!) bettete Scripte nicht erlaubt. Grafiken enthalten TIFF mit JPEG Bitmaps werden Der Acrobat-Reader ist ver- möglich komprimiert

Hierbei wird das Originalformat verändert. In man- zieren und zuzuordnen. Hierzu werden nach der Er- chen Fällen müssen sogar mehrere Formate des glei- fassung durch den Scanner die Faksimiles mit chen Inhalts unter gleichem Index archiviert werden. OCR/ICR-Techniken interpretiert und anschließend Dies kann der Fall sein, wenn S/W- und Farb- werden die Indexmerkmale nach vordefinierten Sche- Dokumente abgelegt werden müssen. Um im Web Do- mata herausgefiltert, geprüft und mit Stammdaten ab- kumente verwenden zu können, ist es erforderlich, geglichen. Selbstlernende Programme erlauben die diese zu konvertieren. Generierung von Strukturen, Aufbau von Ordnungs- systematiken und Zuordnungen anhand der Doku- Ein häufig verwendetes Format ist hier Adobe Flash mentinformationen. Elektronische Informationsobjekte als eine proprietäre integrierte Entwicklungsumge- (z.B. per OCR-gewandelte Faksimiles, Office-Dateien bung zur Erstellung multimedialer Inhalte, so genann- oder Ausgabedateien) enthalten Informationen. Auf ter „Flash-Filme“. Die resultierenden Dateien liegen im Basis dieser Informationen können Programme zur au- SWF-Format vor, einem auf Vektorgrafiken basieren- tomatischen Klassifikation selbstständig Index-, Zu- den Grafik- und Animationsformat. Das Kürzel SWF ordnungs- und Weiterleitungsdaten extrahieren. Sol- steht dabei für Shockwave Flash. Um Flash-Dateien be- che Systeme können auf Basis vordefinierter Kriterien trachten zu können, ist das proprietäre Abspielpro- oder selbstlernend Informationen auswerten. Zur An- gramm Flash Player erforderlich, das auch als wendung können hierbei neuronale Netze oder regel- Webbrowserplugin eingebunden werden kann. Flash basierte Ansätze kommen. Neuronale Netze sind findet heutzutage auf vielen Webseiten Gebrauch z.B. selbstlernende Mechanismen bzw. künstliche Intelli- als Werbebanner. genz. Auf Grund einer definierten Lernmenge können Automatische Klassifikation, Taxonomien alle weiteren Informationen automatisch zugeordnet werden. Der Effekt des Übertrainierens kann diese Sys- Generell versteht man unter Klassifikation die Bildung teme allerdings in unkontrollierbare Zustände verset- von Dokumentenklassen oder Informationsobjektklas- zen. sen. Diese dient zur Gruppierung von Objekten mit gleichen Attributen oder Eigenschaften. Die Nutzung Regelbasierte Ansätze sind alle Merkmale, die einen von Dokumentenklassen ist eine der wesentlichen Ei- bestimmten Dokumententyp beschreiben, müssen genschaften von Systemen um Dokumente und Infor- durch eine Regel beschrieben werden. Bei sehr hetero- mationsobjekte zu schützen, zu strukturieren und zu genen Dokumenten können erhebliche Administrati- ordnen, in geeigneter Form in elektronischen Akten zu onsaufwände für die Erstellung der Regeln entstehen. visualisieren und effizient zu verwalten. Typische Att- Regelbasiertes Lernen ribute von Dokumenten- oder Informations- • Sinnvoll bei geringer oder mittlerer Anzahl vonDo- objektklassen sind Schlagworte, Ordnungskriterien, kumententypen Berechtigungen, Speicherorte, Aufbewahrungsfristen, Vernichtungszeitpunkte. Den Prozess der Zuordnung • Dokumentanalyse durch qualifiziertes Personal von Objekten zu einer Klasse bezeichnet man als Klas- • Einfach zu verstehen und zu optimieren sifizierung oder auch Indizierung oder Attributierung. • Kann auch spezielle Sonderfälle behandeln

• Funktioniert sowohl bei der Klassifikation als auch bei der Informationsextraktion Automatisches Lernen • Sinnvoll bei vielen verschiedenen Dokumententy- pen • Reduziert den Erstaufwand beim Setup • Führt zu intransparentemVerhalten • Schwer zu optimieren und zu pflegen • Funktioniert bei der Informationsextraktion nur eingeschränkt Es ist verständlich, dass solche Automatismen nicht

immer fehlerfrei ablaufen. Es können Erkennungsfeh- Copyright © 2006, Competence Center Postbearbeitung,VOI e.V., Bonn ler auf Zeichenebene, Feldebene, Dokumentebene vor- Wie bereits weiter oben ausgeführt, ist es ein verständ- kommen. Die Fehlerrate nimmt mit jeder Ebene expo- liches Anliegen der Anwender, diesen Prozess mög- nentiell zu. lichst zu automatisieren und eingehende, elektronische und papierbasierte Dokumenten automatisch zu indi-

Allgemeiner Termin in Hamburg: 4-Tageskurs Termin 16. – 19.06.2008 oder 01.12. – 04.12.2008 – jeweils inkl. Test

Inhouse Seminare:3-Tageskurs, Test (4. Tag) unternehmensindividuell

Die Qualifikation zum „CDIA+ Certified“ IT-Professional ist z. Zt. der einzige international anerkannte International Nachweis für Fachkompetenz in der Branche. Das CDIA+ Zertifikat der CompTIA, eines der größten anerkannt: herstellerunabhängigen Zertifizierungs-Anbieters, ist in vielen Ländern für Projektleiter und -mitarbeiter der Nachweis für Dokumententechnologien bereits ein MUSS. Auch in Deutschland nutzen Anwender- wie Fachkompetenz in Anbieterunternehmen die CDIA+ Intensiv-Kurse, die tiefe Sachkenntnisse für Technologien und Verfahren Dokumenten- vermitteln und/oder ausbauen, die für die Planung und Einführung von Dokumententechnologien aus technologien organisatorischer wie technischer Sicht unverzichtbar sind. Kursinhalt: Kick-Off; Strategie; Analyse; Begründung, Beantragung; Identifizierung der Lösung /

Konzeptdesign; Entwurf; Konvertierung; Fachlicher Pilot; Implementierung. Übungen, Tests.

Führungskräfte, Projektleiter und Mitarbeiter die an Projekten im Bereich Planung und Implementierung von Zielgruppe Dokumententechnologien wie Dokumenten- und ECM Enterprise Content Management arbeiten. Voraussetzung sind mehrjährige Tätigkeit im IT- und/oder Dokumentenmanagement-Umfeld sowie Englischkenntnisse.

CDIA+ steht für die Neuauflage des CompTIA-Zertifikates CDIA (Certified Document Imaging Architech). Was ist CDIA+ Das Zertifikat CDIA+ beinhaltet die weltweit wichtigsten Sachkenntnisse für Technologien und Verfahren, um Systeme der Dokumententechnologien planen, entwerfen und implementieren zu können. Das CDIA+ Zertifikat wurde von Branchenexperten aus der ganzen Welt konzipiert und steht für höchstes Niveau im Bereich Professionalität und Kompetenz für Dokumentenmanagement. Bisher haben weltweit über 5000 Dokumentenmanagement-Professionals das CDIA / CDIA+ Zertifikat erworben.

Der CDIA+ 4-Tageskurs bereitet konzentriert auf die Prüfung vor. Durch die Teilnahme werden dem Ziel Teilnehmer ausführlich die Inhalte vermittelt, die zum Erlangen des CDIA+ Zertifikates benötigt werden. Hierfür werden auch über 200 Testfragen aus vorangegangenen Computertests behandelt. Der Kurs ist ferner geeignet, die Kenntnisse der englischsprachigen Fachterminologie zu vertiefen.

Der Kurs wird in Englisch gehalten. Kurssprache und Zur Vorbereitung wird das Handbuch ca. 2 - 4 Wochen vor Kursbeginn versandt. Die Teilnehmer senden Vorbereitung des Ihre Fragen vorab an PROJECT CONSULT, damit individuelle Fragen berücksichtigt werden können. Teilnehmers im Vorfeld

Die Prüfung findet am 4. Tag in einem Computer-Testcenter statt und dauert 2 Stunden. Die Testfragen Prüfung sind in Englisch und sind durch Multiple-Choice-Antworten zu lösen. Es sind mindestens 700 von 900 Punkten zu erzielen, um das Zertifikat zu erhalten. Erfahrungsgemäß bestehen 3/4 bis 4/5 der Teilnehmer den Test in ersten Anlauf. Der Test kann maximal 2mal wiederholt werden.

PROJECT CONSULT in Zusammenarbeit mit CompTIA und OPTIMILA. Veranstalter Kontakt: PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Silvia Kunze-Kirschner Telefon: +49-(0)40 – 46076220 E-Mail: [email protected]

Die Durchführung erfolgt durch ausgebildete CDIA+ Trainer von Optimila und PROJECT CONSULT. Referenten

1. Tag: 09:00 bis 18:30 Uhr Zeitrahmen / 2. und 3. Tag: 09:00 bis 17:00 Kursablauf 4. Tag: 09:00 bis ca.13:00; Prüfung und Nachbesprechung bis ca. 17:30 Die Teilnehmer müssen an den ersten drei Tagen abends ca. 2 Stunden für Nachbereitung und Beantwortung von Testfragen zusätzlich einkalkulieren.

DRT-Anbieter: BDO / Brother International / Canon / Ceyoniq / Codia / dp itsolutions / d.velop / EMC Referenzen Deutschland / ESC / Fme / GbD / Gisa / Guder + Partner / Hewlett Packard / IBM / optimal systems / SAP / Scanpoint / SER / Siemens / Tropper Data / T-Systems u.a. Anwender: (Projektleiter) aus den Branchen Banken, Krankenkassen, Handel, Pharma, Versicherungen, Öffentliche Verwaltung

„CDIA+ Zertifizierung“ für Dokumententechnologien

Programm 1. Tag

Einführung CDIA+ Kurs

Kickoff Projekt-Team, Partnerschaft, Rollen, Verantwortlichkeiten und Zeitplan Testfragen zum Kapitel

Strategie Festlegen der organisatorischen- und Projektziele / Bestimmung spezieller zu lösender Probleme Bestimmung von Vorgängen und Gruppen, Anwenderkreisen und Ausbildungsständen, Firmenkultur und organisatorischer Voraussetzungen Festlegung der inhaltlichen Tiefe und technologischer Möglichkeiten (z. B. RM (Record-Management), DM (Dokumenten-Management), CM (Content-Management), COLD (Computer Output to Laser Disk) sowie Lösungsarten Festlegung von Standards, rechtlicher und technischer Anforderungen sowie Disaster Recovery für unternehmenskritische Informationen Testfragen zum Kapitel

Analyse Methodisch unterstützte Analyse von Dokumentenprozessen wie Workflow, Indizierung und Sicherheit Analyseinhalte Dokumentenarten, Charakteristiken, Mengengerüste, Zugriffsverhalten, Such- und Erfassungsanforderungen Auswirkungen von Lösungen auf bestehende Netzwerke Gegenwärtige IT-Infrastruktur Plattformen, Datenbanken, Protokolle, Server, Scanner, Speichersysteme, Integrationsanforderungen, etc. Kommunikationsplanung Testfragen zum Kapitel

Begründung und Erfassen der Geschäftsanforderungen Beantragung eines Bestimmung der Strategie, Kosten/Nutzen, Return of Investment, Annahmen und Risiken Vorhabens Bestimmung der Realisierbarkeit und Auswirkung für den Endbenutzer Testfragen zum Kapitel

Roundtable Nur bei öffentlichen 4-Tageskursen(in deutsch mit einem Seniorberater von PROJECT CONSULT) Bei Inhouse-Kursen: nach Vereinbarung Gesprächsrunde zu aktuellen Standards und Rechtsfragen in Deutschland

Programm 2. Tag

Identifizierung der Identifizieren und bewerten alternativer Lösungen und Konzeptuelles Design Lösung Lösungsvorschläge (Management-Präsentation) Testfragen zum Kapitel

Entwurf Kapazitätsbestimmung Kalkulation von Dateigrößen mit Komprimierung, Speicherbedarf, Netzwerkdurchsatz und Skalierbarkeit Erfassungswerkzeuge Aufbereitung von Dokumenten und alternative Anforderungen an Konvertierung, Zugriffsgeschwindigkeit, Bildoptimierung, Indizierungsmethoden und –werkzeuge, Texterkennung und Formularverarbeitung Aufbau von Speichersystemen Kapazitäten, Speicherarchitekturen und Subsysteme, inklusive Auswirkungen durch Aufbewahrungsfristen Integration von Altsystemen, Bürokommunikation, ERP (Enterprise Ressource Planning), etc. Wiederherstellungswerkzeuge und –verfahren Wiederherstellungsoptionen, Sicherheitsmodelle und –verfahren, Revisions- und Protokollierungsanforderungen, Datenbankplattformen, Dokumentenklassen, Attribute, Indizes Definition der Hardware Definition der Infrastruktur und Auswahl von Hardwarekomponenten, Bestimmen der Netzwerktopologie und Auswahl von Scannsystemen Definition der neuen Arbeitsumgebung Input, Output, Sicherheit, Erstellung von Dokumenten, Versionierung, Verteilung, Datensicherung und Recovery Testfragen zum Kapitel

CDIA+ II von IV CDIA+ P 2008 © PROJECT CONSULT GmbH 2008

„CDIA+ Zertifizierung“ für Dokumententechnologien

Programm 3. Tag

Bestimmung von Ablageformaten und –strategien, zu berücksichtigende Datenquellen Konvertierung Testfragen zum Kapitel

Simulation von Arbeitsprozessen und Testumgebungen Fachlicher Pilot Testfragen zum Kapitel

Einführungsplanung, Rollen und Zuständigkeiten für die Implementierung, Bedarf für Change Management Implementierung Dokumentenverständnis und der Wert von Dokumenten Testfragen zum Kapitel

Einschätzung des Wissensstandes Übung Aufstellung eines Trainingsplanes

Durchführung eines zusammenhängenden Beispieltests Test

Programm 4. Tag (bzw. 3. Tag bei Inhousekursen)

Zusammenfassung und Wiederholung schwierigerer Themenkomplexe, sowie Behandlung sprachlicher Prüfungs- Divergenzen bei den Prüfungsfragen zwischen Deutsch und Englisch vorbereitung Testfragen Ausführliche Einführung in den Ablauf des Tests, Vorgehensmodelle und Vermittlung von Erfahrungen aus zahlreichen vorangegangenen Tests.

Test am 4. Tag (optionaler, individueller Termin bei Inhousekursen) CDIA+ Prüfung am Nachmittag in einem Computertestcenter (Prüfungsfragen in Englisch). Prüfung (2 Stunden) Nachbesprechung des Tests

Kursmaterial

CDIA+ Studienbuch (Studyguide) Kursunterlagen CDIA+ Arbeitsbuch mit den gezeigten Folien in englisch CDIA+ Testfragen CDIA+ Prüfungsbeispiele

Glossar Kursunterlagen in Unterlagen zu Standards, Rechtsfragen etc. deutsch

Teilnehmerstimmen

„Die Trainer waren einfach klasse und gingen prima auf Theorie und Praxis ein“. „Der Kurs und die Prüfung sind, dank der angenehmen Atmosphäre und der guten Unterlagen zur Vorbereitung, auch mit Schulenglisch zu schaffen.“ „Anstrengend, aber es hat sich gelohnt“.„Die Grundkonstruktion des Kurses bzw. der Zertifizierung ist sehr gut.“ „Die Zertifizierung schafft in der Branche eine gemeinsame Sprache bzw. Ansätze dazu. Das erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Auftraggebern und -nehmern. Insofern bringt die Ausbildung/Zertifizierung auch Kunden einen direkten Nutzen.“ „Der Kurs hat mir sehr viel Spaß gemacht. Unser Trainer hat es verstanden, uns mit einem Schuss Witz die umfangreichen Themen beizubringen und der mit 700 von 900 Punkten recht hoch angesetzte Level der Prüfung hat eine gewisse Spannung erzeugt. Wenngleich man tatsächlich durchfallen kann, so kann man aus meiner Sicht dem Trainer dafür keinen Vorwurf machen. Aus fachlicher Sicht wurde alles getan, um alle Teilnehmer bestehen zu lassen. Alle Themen wurden ausführlich behandelt. Durch den zuvor versendeten Study Guide konnten Begrifflichkeiten schon im Voraus herausgearbeitet werden, wenn man z.B. ein Verständnisproblem identifizierte. Ich freue mich, an dieser Schulung teilgenommen und Mitarbeiter Ihres Hauses persönlich kennen gelernt zu haben. Viele Themen erscheinen nun in einem etwas anderen Licht und der Gedanke, dass es derzeit in der Praxis anders aussieht, als in der Theorie, ist nicht mehr erheiternd, sondern gibt Anlass, Dinge erneut zu beleuchten.“

„CDIA+ Zertifizierung“ für Dokumententechnologien

Registrierung / Anmeldung für Kurse in Hamburg: Per Fax an PROJECT CONSULT: 040 / 460 762 29

Termin öffentliche Kurse in Hamburg (Zutreffendes bitte ankreuzen:

16. – 19.06.2008

01. – 04.12.2008

Ort und Zeit Hamburg (genauer Kursort wird rechtzeitig bekannt gegeben); 4 Tage jeweils ca. 9:00 – 17:00 Uhr

Kosten / Anmeldung / Zahlungsbedingungen Der Kostenbeitrag pro Person wird bei Anmeldung berechnet. Im Preis inbegriffen sind Veranstaltungsunterlagen, Mittag- essen, Pausengetränke, Gebühr für den Computertest und das Zertifikat. Preise bei mehr als 1 Teilnehmer pro Unternehmen auf Anfrage.

( ) Bitte ankreuzen: a) Ja, ich nehme teil zum Preis von € 2.650,00 pro Person zzgl. 19 % MwSt. Übernachtungskosten sind nicht im Preis inbegriffen.

Zimmerreservierung Für die Kursteilnehmer steht ein Zimmerkontingent bereit. Das Hotel und dessen Konditionen werden rechtzeitig bekannt gegeben. Ich benötige ein Zimmer für folgende Übernachtungen (unverbindliche Reservierung); Bestellung und Rechnung erfolgt entweder direkt über das Hotel oder durch PROJECT CONSULT nach Absprache; bitte den gewünschten Tag/Zeitraum ankreuzen und den Termin eintragen.

( ) Vorabend Tag 1 auf 2 ( ) Tag 2 auf 3 ( ) Tag 3 auf 4 ( )

Nach Eingang der Anmeldung erhalten Sie eine Anmeldebestätigung, Anfahrtsskizze und Rechnung. Bitte überweisen Sie die Rechnung bis 21 Tage vor Veranstaltungsbeginn.*

Vorname, Name: ...... Abteilung: ...... Position: ...... Firma/Anschrift: ...... (Rechnungsadresse) ...... Tel.-Durchwahl: ...... E-Mail ......

Unterschrift (rechtsgültig): ...... Datum: ......

*Die Stornierung der Registrierung (bitte schriftlich) ist bis zu 15 Arbeitstagen vor Beginn kostenlos möglich. Bei Absagen danach oder bei Nicht-Erscheinen wird der gesamte Teilnahmebetrag fällig. Eine Vertretung des angemeldeten Teilnehmers ist jederzeit möglich. Programmänderungen aus dringendem Anlass behält sich der Veranstalter vor. Mit der Anmeldung autorisieren Sie uns, Ihnen per E-Mail Informationen zu dieser Veranstaltungsreihe zuzusenden.

PROJECT CONSULT 20080421 NEWSLETTER

Als Fehler oder Probleme kann es beispielsweise ge- Begriff oder ein Objekt immer nur an einer Position in ben: einer Hierarchie befinden kann, gilt in IT-Systemen • Nicht gefunden: nicht mehr. Ähnliches gilt übrigens auch für hierar- das Feld steht auf dem Dokument wurde aber nicht chisch aufgebaute Thesauri, wo mittels Crosslinks nach erkannt ISO 2788 die rein hierarchischen Zuordnungen „durchbrochen“ werden können. Die Nomenklatur ist • Falsch gefunden: eine Anwendung der Taxonomie. das Lieferdatum wurde als Rechnungsdatum interpretiert Ein kontrollierter und/oder prüfbarer Wortschatz, der • Falsch gelesen: als Auswahllisten und hierarchische Thesauri bereitge- 12.08.2004 wurde als 12.03.2004 erkannt stellt wird, sichert die Einheitlichkeit der Indizierung. Im Gegensatz zu herkömmlichen Ablageorganisatio- • Fehlerhafterweise gefunden: nen kann jedes Dokument mit mehreren Begriffen ver- auf dem Dokument fehlt die Information, trotzdem bunden werden, was später die Suche erheblich verein- wird aber ein Wert geliefert. facht. • Normierung beachten: Sind 12.08.2004 und 12-8-04 identisch? Andere Beispiele: Besondere Szenarien und Anwendungsbeispiele Goethestr. → Goethe Straße oder Die bisherigen Ausführungen zum Thema „Capture“ ++49 7531 874259 → 07531 874259 werden abgeschlossen mit einigen kurzen Szenarien • Felder haben unterschiedliches Gewicht: und Anwendungsbeispielen, wie sie uns in der Praxis Adresse hat mehr Zeichen als ein Betrag / begegnen. besteht ein Datum aus einem oder aus drei Feldern? Posteingangslösungen In einer automatischen Nachverarbeitung kann unter Zuhilfenahme von Kontextwissen eine Korrektur von Die mit am Häufigsten anzutreffende Anwendung in Fehlern vorgenommen werden. In einem geometri- ECM-Lösungen ist die Verarbeitung des Posteingangs. schen Kontext werden Beträge besonders behandelt Sie ist auch eine der Anwendungen, die auf Grund der oder es wird ein Liniensystem anhand der Erkennung Verschiedenartigkeit der Belege mit die höchsten An- gebildet. Dieses erlaubt es solche Erkennungsunter- forderungen an das Capturing stellt. Automatisierte scheidungen wie z.B. bei „9“ oder „G“, „,“ oder „I“, Posteingangserfassung mit maschineller Indizierung „o“ oder „O“ vorzunehmen. Im logischen Kontext las- dient zur Überwindung des Flaschenhalses der Erfas- sen sich Groß- und Kleinbuchstabenworte eindeutig sung. Bei diesen Anwendungen ist immer der Umfang interpretieren. Beispielsweise wird „H A L L [0 | O | der Automatisierbarkeit zu prüfen. Organisation be- o]“ eindeutig als „HALLO“ erkannt. Als lexikalischer sonders bei stufenweiser Einführung, Zeitpunkt der Kontext wird der Abgleich gegen ein Wörterbuch be- Bereitstellung, Abhängigkeit von der Verfügbarkeit zeichnet. Dies nennt man auch taxonomischer Ansatz. und Prozentsatz „richtig“ erkannter Daten und Auf- wand für Korrekturen sind Punkte, denen besondere Die Taxonomie in Bezug auf Dokumente steht für ein Aufmerksamkeit geschenkt werden muss. Wo es mög- Klassifikationssystem, eine Systematik oder den Vor- lich ist, sind alle Einflussmöglichkeiten auf selbst er- gang des Klassifizierens zur Schaffung von Ordnungs- stelltes Schriftgut (Vordrucke, Formulare, Individual- und Ablagestrukturen mit Beziehungen zwischen briefe) auszunutzen. Letztendlich sind alle rechtlichen Klassen und den zugeordneten Objekten. In diesem Grundlagen wie Unterschriften, Papiervernichtung Umfeld ist auch der Begriff Ontologie angesiedelt. On- und Elektronisches Posteingangsbuch (zertifizierte tologien dienen der Bildung von Kategorien, denen Zeitstempel) sorgsam zu berücksichtigen. Ein „einheit- Einzelobjekte zugeordnet werden. Zusammengehalten licher Postkorb“ ist das, was die Anwender eigentlich wird eine Ontologie durch Interferenz- und Integritäts- wollen. Das bedeutet: regeln, die die Struktur, die Beziehungen und die Re- geln selbst in einem geschlossenen kausalen System • Alle Nachrichten aus den Quellen Posteingang, logisch und nachvollziehbar definieren. Der Unter- Vorgangsbearbeitung, interne E-Mail, Internet-Mail, schied zwischen Taxonomie und Ontologie ist, dass die Fax, Datenbankrecherchen, Sprachaufzeichnung Ontologie ein Netzwerk von Informationen mit logi- etc. in nur einem Posteingangsordner schen Relationen darstellt, während die Taxonomie ei- • Der Medienbruch zwischen derzeit verschiedenen ne hierarchische Untergliederung bildet. In modernen Ordnern („man muss wissen, wo die Information Systemen kann man aber auch eine Taxonomie als hie- ist“) soll vermieden werden. rarchische Abbildung einer auf Relationen aufgebau- • Eine einheitliche, strukturierte Benutzeroberfläche ten Ontologie betrachten, die Restriktionen klassischer mit Dokumentenmanagement-Funktionalität soll hierarchischer Ordnungsprinzipien, in denen sich ein angeboten werden.

Rechnungseingangsverarbeitung E-Mail-Management Eine Anwendung mit sehr viel Einsparungspotenzial E-Mail-Management rückt immer stärker in den Fokus ist die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen. der Anwender. Immer mehr eigenständige Produkte Hier werden nach dem Scannen die Rechnungen einer kommen auf den Markt. Noch beherrschen reine E- Dokumentenanalyse unterzogen, diverse Daten extra- Mail-Archivierungslösungen den Markt, stellen jedoch hiert und abschließend in Verbindung mit dem beste- eine Sackgasse dar. Langsam wird den Anwendern henden ERP-System die Rechnungen eingebucht. Als bewusst, dass sie weitere Insellösungen schaffen und Daten werden extrahiert: eine Integration in vorhandene Ablagen in Kunden-, • Kopfdaten (Identifizieren des Buchungsvorgangs, Vorgangs- oder Sachakten benötigen. Die Bürokom- Lieferant, Rechnungsdatum, Währung etc.) munikationsprogramme quellen über und werden • Positionsdaten (Artikelangaben, Menge, Einzel- gleichzeitig immer größer und komplexer. Der Spam- preis, exakte Kontierungsangaben, Steuerangaben, Anteil bzw. der Anteil an unnötigen Mails und der Beschreibung, Zahlungsbedingungen, Skonto etc.) Aufwand für die Systemadministration steigen. Bei E- Mails ist die Identifikation der aufbewahrungspflichti- • Zusatzangaben (Kostenstelle, Auftragsdaten, Pro- gen, der aufbewahrungswürdigen und der übrigen jektdaten, Aufteilungsschlüssel etc.) Dokumente besonders aufwändig, insbesondere wenn Schwierigkeiten, die eine 100%ige automatische Ver- private Nutzung erlaubt ist. Häufig werden E-Mails buchung behindern tauchen dann auf, wenn Rechnun- und/oder Attachements gedruckt und dann abgelegt. gen von noch nicht bekannten Kunden eingehen, noch Verschiedene Alternativen werden bei Anwendern keine Kunden-Nummer angelegt ist, das Rechnungs- eingesetzt. Die vollständige Archivierung liefert mit Layouts sich geändert hat oder große Sammelrechnun- Sicherheit Konformität mit den rechtlichen Erforder- gen geteilt werden müssen. nissen, bietet die Möglichkeit der Prozessintegration Scannen mit elektronischer Signatur und hat kaum Einfluss auf die Arbeitsweise der Nut- zer. Sie ist aber zugleich umfangreichste, aufwändigste Generell werden elektronische Rechnungen durch die und damit meist kostenintensivste Lösung. Die voll- elektronische Signatur effizienter. Denn nur dadurch ständige Archivierung mit Separierung der Anlagen ist gewährleistet, dass die Vorsteuer abgezogen wer- führt zu wesentlicher Reduzierung der Mailboxgrößen, den darf (UStG §14), dass umfangreicher Papieraus- erhöht damit die Performance und benötigt weniger tausch (teilweise zusätzlich zur elektronischen Rech- Hardware. Bei der selektiven Archivierung werden nung) und Aufwendungen für Papierhandling (Porto- nicht immer alle rechtlichen Anforderungen erfüllt. kosten) vermieden werden. Es sind Lösungen sowohl Nach einem Crash des Mailsystems ist eine Zuordnung für Ein- als auch für Ausgangsrechnungen verfügbar. der archivierten Anhänge zu Mails meist schwierig. Für die Nutzung der elektronischen Signatur beim Ein Offline-Rückgriff auf die Anhänge ist nicht mög- Scannen wird verlangt, dass die korrekte Verarbeitung, lich. In der Realität finden sich natürlich auch Kombi- Indizierung und Qualitätskontrolle jedes Einzeldoku- nationen der Verfahren. Alle diese Verfahren können ments durch das Scan-Personal mit der persönlichen anwender- oder system-getrieben eingesetzt werden. Signaturkarte bestätigt wird. Welchen Wert hat diese Fax als „Scannen an entferntem Ort“ Signatur? Sie gilt nur als Bestätigung, dass vollständig und lesbar erfasst wurde. Es gibt keine Beziehung zum Ein Fax-Gerät ist eigentlich nichts anderes als ein Absender bzw. Nutzer des Dokuments. Diese Vorge- Scanner. An einem entfernten Ort werden Dokumente hensweise ist bei Organisationen, die der Sozialgesetz- in ein Faksimile-Format gebracht und an einen Emp- gebung unterliegen bindend. fänger verschickt. Da diese Dokumente bereits in digitaler Form eingehen, können sie bei entsprechender Die elektronische Signatur verbreitet sich zunehmend, Infrastruktur vollautomatisch erfasst werden. Dies die Signatur findet zunehmend Akzeptanz, besonders führt zu erheblichen Einsparungen durch weniger Kos- bei elektronischen Rechnungen. Es besteht bereits ein ten für Ausdrucke, Wegfall der Zeit beim Scannen, Re- großes Angebot an Produkten. Die Öffentliche Verwal- duzierung der Zeit für Indizierung und Arbeitsvorbe- tung ist Vorreiter bei Fachanwendungen. reitung. Als zusätzlicher Nutzen ergibt sich kein Me- dienbruch, kein Zeitverlust bei der Weiterverarbeitung der Schriftstücke, Prozessoptimierung und Nutzung aktueller technischer Möglichkeiten des ECM-Systems.

Modulares Scan-Subsysteme „Frühes, paralleles, spätes“ Scannen Hierunter ist ein Subsystem zu verstehen, dass auf ei- Je nach Zeitpunkt des Scannens im Prozess der Erfas- nem Bus einzelne Module, die über Profile gesteuert, sung und Sachbearbeitung unterscheidet man in „frü- zugeschaltet oder nicht genutzt werden, den vollstän- hes“, „paralleles“ und „spätes“ Scannen. digen Erfassungsprozess bis zur Übergabe an Folge- Beim „frühen“ Scannen erfolgt die Wandlung des Pa- systeme erledigt. Bei diesem System-Aufbau legt der pierdokuments in ein elektronisches Dokument vor Administrator zentral fest, welche Arbeiten an den ent- der eigentlichen Bearbeitung. Dazu muss beim Scan- fernten Standorten erledigt werden sollen. Die Doku- nen bereits mindestens eine Basisindizierung und e- mente können sofort nach dem Scannen übermittelt ventuell eine elektronische Signatur erfolgen. Die wei- werden oder sie können in der entfernten Niederlas- tere Bearbeitung des dem Dokument zugrunde liegen- sung weiterverarbeitet werden. Mitarbeiter vor Ort, die den Vorgangs kann dann elektronisch erfolgen. Das mit den Dokumenten vertraut sind, übernehmen die frühe Scannen ist die Basis für komplett elektronisch Indexierung und Validierung. unterstützte Workflows, elektronische Aktenlösungen, Vorteile dieses konzernweiten Schriftgutmanagements papierlose Sachbearbeitung u.ä. sind z.B. in einem echten Einsatz eine einheitliche Beim „späten“ Scannen erfolgt der Scan-Vorgang erst Plattform für die unterschiedlichen Anforderungen der nach Bearbeitung des Dokuments. Häufig wird bei der Tochterunternehmen, ausreichende Flexibilität trotz Bearbeitung ein Barcode oder eine eindeutig zu identi- einheitlicher Plattform, um eine Vielfalt von Anforde- fizierende Nummer auf das Dokument angebracht. rungen abdecken zu können, Minimierung des War- Dann kann durch einen Erkennungsvorgang das Do- tungsaufwandes und der Ausfallzeiten sowie die kument nach dem Scannen direkt einer Anwendung schnelle Reaktion auf neue Anforderungen. zugeordnet und automatisch indiziert werden. Zentrales versus dezentrales Scannen Es sind auch Mischformen des frühen und späten Generell lassen sich beim Scannen zwei Strategien un- Scannens denkbar. Beim parallelen Scannen wird das terscheiden. Bei der zentralen Erfassung gibt es eine Dokument am Arbeitsplatz des Bearbeiters bearbeitet, Stelle im Unternehmen, wo die Post erfasst wird (Scan- gescannt und indiziert. oder Post-Stelle). Bei der dezentralen Erfassung gibt es Einbindung von Multifunktionsgeräten einige bis zu einer Vielzahl von Scannern, die über das Unternehmen verteilt oder sogar in ausgelagerten Stel- Multifunktionsgeräte wie kombinierte Kopierer / Fax len (z.B. Baustellen, Filialen) installiert sind. Die ent- / Drucker / Scanner-Systeme (MFP = Multi Function sprechenden Sachbearbeiter erfassen die Belege vor Printer) können innerhalb eines ECM-Systems als de- Ort. zentrale Scanner Einsatz finden. Ein MFP versendet automatisch gescannte Dokumente in das ECM-System Zentrale Posteingangslösungen machen bei höherem und dessen Workflow. Die Indexkriterien/Metadaten Papieraufkommen Sinn. Die technische Auslegung der werden anhand von ausgewählten Profilen (z.B. Lösung einschließlich redundanter Komponenten ist „Rechnung“) manuell erfasst. Die Vorteile bei der Nut- an einer Stelle konzentriert. Eine höhere Qualität bei zung solcher Geräte in einem ECM-System sind, dass der Erfassung durch spezialisiertes Personal ist sicher es das MFP erlaubt, Papierdokumente in Informatio- gestellt. Ein entsprechendes Know-how für die Doku- nen umzuwandeln, die sich auf einfache Weise in alle mentenerfassung kann aufgebaut werden. Dies ist be- Geschäftsanwendungen integrieren lassen und dass sonders dann wichtig, wenn das Unternehmen eine bestehende Komponenten genutzt werden können. Strategie der frühen Erfassung verfolgt und alle Infor- mationen elektronisch den Mitarbeitern zur Verfügung Allerdings eignet sich ein MFP nur für kleine Scan- stellen will. Mengen und für eine einfache Indizierung. Am MFP selbst ist keine Prüfung der Scan-Qualität möglich (be- Dezentrales Scannen macht dort Sinn, wo eine verteilte schränkte Displays). Für eine komplexere Indizierung, Unternehmensstruktur mit zahlreichen Standorten zu Workflow-Steuerung und Qualitätsprüfung ist Zusatz- finden und die Dokumente erst nach der Bearbeitung software erforderlich. erfasst werden. Als Sonderfall sind hier Multifunktionsgeräte wie kombinierte Kopierer / Fax / Drucker / Scanner- Systeme zu nennen. Diese ermöglichen unabhängig von spezialisierten zentralen oder dezentralen Scan- Strecken die Erfassung von kleineren Dokumentenbe- ständen.

Als Problempunkte sind generell zu nennen: Deswegen ist es empfehlenswert, die Pläne in diesem • Ist eine Schnittstelle zu ECM-Systemen oder Zu- Spezialsystem zu belassen. Die Spezial-Funktionen satzsoftware vorhanden? und die Archivierung in Verbindung mit Plänen blei- • Wie wird die Lieferung von nicht indizierten Do- ben dort. Rückgriffe auf Pläne sollen bei Bedarf direkt kumenten in empfangende Systeme (z.B. ECM- aus dem DMS durchgeführt werden. System) geregelt? DICOM (Digital Imaging and Communications in Me- • Wie wird das Nachscannen bei schlechter Qualität dicine) ist ein weltweiter offener Standard zum Aus- durchgeführt? tausch von digitalen Bildern in der Medizin. Er stan- dardisiert sowohl das Format zur Speicherung von Buchscannen Bilddaten, als auch das Kommunikationsprotokoll zum Bücher zu scannen erfordert eine komplett andere Austausch der Bilder. Fast alle Hersteller medizinisch technische Vorgehensweise als Dokumentenscannen. bild gebender Systeme wie z.B. Digitales Röntgen, Anders als bei herkömmlichen Flachbettscannern liegt Computertomographie oder Sonografie implementie- das Buch bei den Buchscannern nicht mehr mit seinen ren den DICOM-Standard in ihren Geräten. Dadurch Seiten nach unten auf einer Glasplatte. Der Grund liegt wird im klinischen Umfeld Interoperabilität zwischen verständlicherweise darin, dass dieses zusätzliche medizinischen Systemen verschiedener Hersteller er- „von oben mit einem Deckel beschwert zu sein“ den reicht. Buchrücken zu stark belastet und das Buch beschädigt Scan-Outsourcing werden könnte. Deswegen liegt das Buch bei den Auf- lichtscannern meist in einer Buchwippe und die Seiten Eine mittlerweile sehr gebräuchliche Weise Dokumen- werden von oben gescannt. Das vermeidet starke te zu erfassen, ist die Vergabe dieser Tätigkeit außer Gebrauchspuren nach der Digitalisierung eines Wer- Haus. Dies versteht man unter dem Begriff „Outsour- kes. Da zu scannende Seiten so nicht plan liegen kön- cing“. Outsourcing ist eine langfristige und häufig nen, werden erhöhte Anforderungen an die Imagever- endgültige Vergabe von Leistungen an einen externen arbeitung bezüglich der Bildqualität gestellt. Dienstleister, die bisher selbst erstellt wurden oder Buchscanner sind grundsätzlich in drei verschiedene sonst selbst erstellt werden müssen. Scan-Outsourcing Kategorien einzuteilen. Manuelle Buchscanner (Auf- ist die Vergabe von Scan- und Erfassungs-Leistungen lichtscanner oder adaptierte Flachbettscanner), halbau- an einen externen Dienstleister. tomatische oder vollautomatische Buchscanner. Wäh- Die auf dem Markt präsenten Dienstleister bieten eine rend man bei den manuellen Buchscannern die Seiten komplette Palette an: Arbeitsvorbereitung (Entklam- von Hand umblättert, haben vollautomatische Geräte mern, Glätten, Sortieren), Scannen, Indizierung, Ab- dafür verschiedene Mechanismen. Es gibt Buchscan- gleich mit dem ERP-System des Kunden (z.B. mit Be- ner, die bis zu Vorlagen der Größe DIN A0 verarbeiten stelldaten), Übertragung der Buchungssätze in das können. ERP-System, Qualitäts- und Vollständigkeitskontrolle und Nachbehandlung (z.B. Vernichtung) der Belege. Sonderformate Doch ohne ausreichende Vorbereitung wird die Einbe- An dieser Stelle soll auf zwei besondere Formate bzw. ziehung eines externen Dienstleistungsunternehmens Speicheranforderungen eingegangen werden. nicht erfolgreich sein. Es sind grundlegende Fragen zu Die Speicherung von Plänen und Karten wird meist klären (z.B. Welches Ziel wird verfolgt? Ist es unter- von Spezialanwendungen abgedeckt. Diese sind aus- nehmenspolitisch durchsetzbar? Ist das Volumen ausgelegt für die Verwaltung und Darstellung von Plänen reichend? Sind die Prozesse überhaupt abgrenzbar?). und Dokumentationen zu technischen Projekten und Die eigenen Prozesse müssen mit Spezifikation der stellt deswegen Funktionen bereit, die ein DMS nur Schnittstellen, Angaben zur Dokumentenstruktur und eingeschränkt abbilden kann, z.B. übersichtliche Pro- zu Benutzergruppen dokumentiert werden. Generelle jektverwaltung, Archivierung der Pläne und Doku- Anforderungen und geforderte Service Levels müssen mentationen, detaillierte Ablage aller Plan beschrei- festgelegt werden. Eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung benden Daten, komplette Versionsverwaltung, Ad- sollten durchgeführt werden und Angebote sollten ressbuch mit zahlreichen Schnittstellen, vordefinierter eingeholt und verglichen werden. und adhoc-Planversand, nachvollziehbare Dokumenta- tion aller Planbewegungen, konsequente Terminver- Üblicherweise wird Outsourcing an einen Dienstleister folgung, Plankopfdatenaustausch mit CAD-Systemen, vergeben, der die Aufgaben in seinen Räumlichkeiten leistungsfähiger Viewer zum Betrachten und Drucken, durchführt. Es gibt aber auch die Variante des Inhouse Drucken vordefinierter und frei erstellbarer Listen so- Outsourcing. In diesem Fall „übernimmt“ der wie Anbindung von Plottern bzw. Plot-/Repro- Dienstleister praktisch die Scan-Stelle des Auftragge- Betrieben. bers mit seinem Personal oder er bringt sogar seine Scanner mit.

Altakten-Scannen In der Diskussion Bei der Neueinrichtung einer ECM-Lösung stellt sich oft die Frage, wie können „alte“ Bestände übernom- DLM Forum & MoReq2 men werden. Natürlich können diese eingescannt wer- Vom 8. bis zum 9. April 2008 fand in Ljubljana das DLM den. Da es sich hierbei meist um sehr große Bestände Forum statt. Rund 150 Teilnehmer aus über 30 Ländern tra- handelt, sollte dies konzeptionell gut durchdacht wer- fen sich zum Frühjahrstreffen in Slowenien. Die Veranstal- den. Grundsätzlich bieten sich folgende Varianten an: tung stand diesmal ganz im Zeichen von MoReq2. Beson- der gesamter Altbestand wird gescannt, der Altbe- ders die Fragen der weiteren Pflege und der Governance stand ab einem bestimmten Stichtag wird gescannt, die für Zertifizierung, Übersetzungen und Chapter „0“ stan- Akten werden abhängig von geschätzter Zugriffshäu- den auf der Tagesordnung. Diskutiert wurde auch der Um- figkeit gescannt oder sie werden „on demand“ d.h. bei fang und die Tiefe des Testmaterials, dessen Bewältigung für Zugriff gescannt. einen Anbieter einen nicht unerheblichen Aufwand bei Test und Zertifizierung darstellt. Wichtiger noch waren einige Für die Übernahme großer Altaktenbestände sollte provokante Vorträge und Beiträge, die von Beratern und stets ein externer Dienstleister herangezogen werden. Anbietern vorgetragen wurden: „wer kauft MoReq2 compli- Es lohnt sich nicht, hierfür die Infrastruktur und Pro- ant solutions“. Die Nationalarchive, die das DLM Forum zesse im Haus bereit zustellen (Hard- und Software, tragen, sind es nicht. Der Markt wäre auch zu klein, um Personal, Raum). hierfür eigene Lösungen zu schaffen und sich einem auf- Fazit & Ausblick aktuelle Entwicklungen wändigen Zertifizierungsverfahren zu unterziehen. So fällt denn der Blick der Anbieter eher auf Unternehmen der freien Abschließend sollen einige aktuelle Fragen aufgewor- Wirtschaft, die unter dem zunehmenden Compliance-Druck fen, die derzeit die Anwender und die Anbieter von stöhnen. Die Anbieter halten sich jedoch mit verbindlichen Capture-Lösungen bewegen: Commitments zurück. Am weitesten hatte sich bisher Open • PDF/A als DAS Langzeitarchivformat?! Viele Cap- Text aus dem Fenster gelehnt, ohne jedoch einen konkreten ture-Systeme liefern beim Scannen noch TIFF Releaseplan für eine Moreq2-Lösung zu veröffentlichen, In Deutschland haben Unternehmen wie Docuware oder SER • Ist Farbe beim Scannen rechtsrelevant? mit vollmundigen Presseerklärungen und Artikeln sich des • Benötigen wir den Begriff des „Elektronischen Ori- Standards angenommen – jedoch auch ohne ein Commit- ginals“, wo doch in IT-Systemen meistens mit Ko- ment eine kompatible Software zu erstellen. Auf pien gearbeitet wird? www.MoReq2.de finden sich eine ganze Reihe von State- • Bleibt es bei nur zwei führenden internationalen ments namhafter Anbieter – jedoch keine verbindlichen Aus- Capture-Basistechnologie-Anbietern? sagen zur Verfügbarkeit von Produkten. Lediglich diejeni- gen, die darauf hoffen, dass MoReq2 der Nachfolger von • Wird sich der Markt für automatische Klassifikation TNA in England wird, sind zur Zeit bereit, zu investieren. noch weiter konsolidieren? Nur wenn es Nachfrage zu Records Management á la Mo- • Wie lange bleibt die Erfassung von Papier noch Req gibt, werden die Anbieter auch kompatible Produkte wichtig, wenn der Trend zu immer mehr elektro- schaffen. Die Verbreitung und Akzeptanzschaffung für Mo- nisch originär entstandenen Dokumenten geht? Req2 ist so die nächste wichtige Aufgabe. Hier sind außer • Nur das Scannen outsourcen oder gleich die ganze den Veranstaltungen von PROJECT CONSULT in Lösung außer Haus geben? Deutschland, Österreich und der Schweiz inzwischen auch ähnliche Events in den Niederlanden und in England in Fachlich kann festgestellt werden: Vorbereitung. Ob dies reicht, MoReq2 genügend Momen- • Capture“ hat sich zu einer eigenständigen Disziplin tum zu verschaffen, muss sich erst zeigen. Was sich alle entwickelt sowohl für die Belieferung von ECM- wünschen, ist eine stärkere Unterstützung durch die Euro- Systemen und Archiven als auch für die Lieferung päische Kommission, z.B. die Verankerung von MoReq2 als von Daten an operative Systeme. empfohlene Lösung bei der Bewältigung von Dokumentati- • Die automatische Klassifikation ist praxistauglich, onspflichten. Immerhin hat MoReq2 die Chance, sich als das europäische Gegenstück zum amerikanischen DoD 5015 zu besonders wenn die Ergebnisse mit vorhandenen etablieren – es müssen halt alle an einem Strang ziehen. Mal Daten abgeglichen werden können. sehn, was sich bis zum nächsten DLM Forum Treffen in Toulouse im Dezember 2008 noch so alles tut. (Kff) Anm. d. Red.: PROJECT CONSULT führt regelmäßig Seminare zum Thema „Capture“ durch. Zum Programm siehe unsere Rubrik „PROJECT CONSLT News | PROJECT CONSULT Semina- re und Vorträge im 2. Quartal 2008“ in diesem Newsletter. Die aktuellen Termine finden sich unter: www.PROJECT- CONSULT.com.

ELO & BARC Ageism 2.0 Die Wellen schlagen hoch, endlich mal was los in der lang- “Social Computing and Ageism 2.0” nannte Francois Non- weiligen ECM-Branche, einstweilige Verfügungen, Presse- nenmacher seinen Blog-Beitrag, in dem er eine Diskussion notizen, Diskussionen in Foren und Blogs. Soll man sich da auf der CeBIT anlässlich seines Vortrages reflektierte. Hin- noch einmischen? Kurz zum Hintergrund – BARC bringt tergrund ist die Frage, welche Alters- und Berufsgruppen eine neue Studie heraus. Um die Vollständigkeit des Markt- am schnellsten neue Ideen wie Web 2.0 oder Enterprise 2.0 überblickes zu gewährleisten nimmt man auch die alten Da- adaptieren. Wir erleben einen Umbruch, der extreme Aus- ten von ELO aus dem Jahr 2004 mit auf, da ELO sich nicht wirkungen auf Unternehmen und Verwaltungen hat – die einer erneuten Evaluierung unterzogen hatte. Veraltete Da- Generation der Babyboomer ist in die Jahre gekommen und ten lassen aber ELO schlecht aussehen und so versucht man wird zunehmend von jungen Leuten ersetzt, die bereits mit kurzerhand die BARC-Studie per gerichtlicher Verfügung dem Internet, Twitter und der Nintendo-Konsole groß ge- vom Markt zu nehmen. BARC veröffentlicht die Studie worden ist. Man unterscheidet in den Diskussionen hierbei nunmehr ohne Daten zum ELO Produkt. Das Ganze gar- eine Reihe unterschiedlicher Adaptionsformen: „analogs“ – niert mit Pressenotizen, Polemik in Blogs, Darstellungen Menschen, die mit Papier aufgewachsen sind und sich mit und Gegendarstellungen. Was kann man daraus lernen? elektronischen Medien schwer tun, „digital immigrants“ – Vier Dinge. Menschen die sich in die elektronische Welt hineingearbeitet 1. Man sollte mehr miteinander reden. Die ganze Situation haben, und „digital natives“ – Menschen, die mit seit frü- ist in erster Linie ein Kommunikationsproblem mit „Schul- hester Jugend mit elektronischen Medien umgehen. Auf den digen“ auf beiden Seiten. Klare Ansage, was man warum Führungsetagen im Top-Management ist man sich der veröffentlichen will, wenn es keine aktuellen neuen Daten Auswirkungen von E-Business und neuen Technologien gibt; vorher kommunizieren, dass man nicht die Zeit hat das durchaus bewusst, hier herrschen altersmäßig die „digital Produkt evaluieren zu lassen und daher überhaupt keine Da- immigrants“ vor. Aber auf der Ebene des Mittelmanage- ten in der Studie sehen möchte. ments und der Sachbearbeitung überwiegen die „analogs“, die sich mit der Nutzung von moderner IT- und Kommuni- 2. Studien veralten sehr schnell. Der Markt entwickelt sich kationstechnologien noch schwer tun. Diese Generation der sehr stürmisch und drei Jahre alte Daten lassen ein Produkt ca. 45 bis 60jährigen geht langsam in den Ruhestand. Die schon mal schnell sehr alt aussehen. Fragt man sich, wozu „digital natives“ rücken nach. Dabei ist es weniger eine Al- sind dann Studien überhaupt gut – na um einen Überblick tersfrage denn eine Frage der Unternehmenskultur. „digital zu bekommen. Im Zeitalter von Web 2.0 stellt sich so auch immigrants“ haben häufig eine wesentlich realistischere die Frage nach dem Zweck herkömmlicher Publikationsfor- Einschätzung der Möglichkeiten, Grenzen und Risiken des men von Studien wenn man im Web tagesaktuell sein kann. Einsatzes elektronsicher Medien als euphorische „digital na- Und man darf nicht übersehen, Teilnahmen an Studien kos- tives“, die ihre Arbeitsumgebung gleich á la Facebook, ten einen Anbieter viel Zeit und Ressourcen. Google und Web 2.0 umgestalten wollen. Aber die Unter- 3. Sind Studien objektiv? Eingeschränkt … die Kriterien nehmen haben keine Wahl mit der zeit zu gehen. Gilt es in- ändern sich und es kann immer nur einen Sieger geben. So novative, hoch qualifizierte junge Mitarbeiter zu gewinnen, stellt es sich zumindest dar, wenn man die Pressenotizen muss man ihnen auch Arbeitsumgebungen anbieten, die nach Veröffentlichung einer Studie liest … Erster, der Beste, dem entsprechen, was die User im privaten Leben bereits 100%. So wird es immer auch Anbieter geben, deren Pro- längst nutzen. Es geht nicht nur darum, Unternehmen mit dukte trotz aller Qualität hinten anstehen. Muss man immer Enterprise 2.0 fit für den Wettbewerb zu machen, sondern alle Studien und Zertifizierungen mitmachen? Gehört dies auch die Mitarbeiter zufrieden zu stellen und zu binden. dazu, um im Markt visibel zu bleiben? Dies macht sich inzwischen auch beim Enterprise Content 4. Trotz des negativen Touchs auf beiden Seiten ist es auch Management bemerkbar. Scannen, s/w-Bilder auf den Werbung für beide! Jeder weiß jetzt, die neue BARC-Studie Screen zu bringen, in einem elektronischen Archiv suchen – ist da, und die ist so heiß, dass sie sogar Gerichte beschäftigt. alles „kalter Kaffee“. Volltext, Favoriten, automatische Klas- Und für ELO, da weiß jetzt jeder, dass die Firma sich nicht sifikation, automatische Übersetzung, Foren, Wikis und scheuen muss, mit den Analysten in den Clinch zu gehen, Blogs als Ergänzung der Colloboration – die Liste neuer wenn diese mit veralteten Daten jonglieren, die lassen sich Funktionen ließe sich beliebig fortsetzen. Für Unternehmen nicht die „Butter vom Brot nehmen“ – muss was dran sein, und Verwaltungen gilt es dabei strategisch vorzugehen, da an dem Produkt und der Firma. Beide betroffenen Parteien viele Features in ihrer Funktionalität redundant sind, und sind – für eine Weile – in aller Munde, zumindest bei den viele Funktionen einfach nur eine Spielerei darstellen. Zu Insidern. Den Endanwender wird es erst interessieren, wenn dem neigen die schnell gestrickten neuen Tools dazu, sich er ein neues Stück Software kaufen will – und dann ist die der Kontrolle in zentral gemanagten Unternehmenslösun- aktuelle BARC-Studie wahrscheinlich schon nicht mehr tagen zu entziehen – von einer Nachvollziehbarkeit und ver- gesfrisch. nünftigen Archivierung der Informationen einmal ganz ab- In Bezug auf ELO sagen zumindest andere Einschätzungen, gesehen. Neben diesen technischen Aspekten sind jedoch die nicht von Analysten sondern von Endanwendern, dass das wirtschaftlichen, organisatorischen und kulturellen Auswir- Produkt sehr gut ist: Benchpark/ECM – die andere Form der kungen viel wichtiger. Eine Software ist schnell installiert, Studie. (Kff) sie in Prozesse einzufügen und über all den neuen Features

nicht den Unternehmenszweck zu vergessen ist viel schwie- Messen & Kongresse riger. Deshalb ist Enterprise 2.0 nicht nur die Beschäftigung mit neuen Technologien und Geschäftsmethoden, sondern Effizienter Einsatz von Records Management auch die Beschäftigung mit Organisation 2.0, Prozessen 2.0 und Unternehmenskultur 2.0. Ageism 2.0 spielt dabei eine MoReq2, der neue europäische Standard für Records Rolle, ich bin mir aber sicher, dass weniger das Alter eines Management wurde am 13.02.2008 veröffentlicht – Menschen sondern eher seine geistige Mobilität, seine Neu- welche Auswirkungen hat dies auf eine effiziente In- gier und seine Anpasssungsfähigkeit die ausschlaggebenden formationsverwaltung von Unternehmen und Behör- Faktoren sind. Die Herausforderung für die „digital im- den? Dieser Frage geht die PROJECT CONSULT Un- migrants“ ist, die neuen Spielräume auszuschöpfen und zu ternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH gestalten, das Feld nicht den „digital natives“ zu überlassen, in einem Seminar unter dem Thema „Effiziente Infor- denn Berufserfahrung und eine gewisse Abgeklärtheit zählen mationsverwaltung mit dem neuen europäischen heute mehr denn je. (Kff) Standard für Records Management" nach.

Sicherheitslücken Die Anforderungen an ein geordnetes Informations- management steigen mit jedem neuen Gesetz, jeder Viele Sicherheitsexperten haben sich über die englischen neuen Verordnung. Unter dem zunehmenden Compli- Verhältnisse gewundert, wo CDs mit sensiblen Daten mehr- ance-Druck – Stichwort Handels- und Steuerrecht und fach in die falschen Hände gerieten, bzw. sich im Abfall wie- viele branchenspezifische Vorgaben - rückt Records derfanden. Nun müssen wir auch in Deutschland feststellen, Management auch in Deutschland, Österreich und der dass es um die Vertraulichkeit und Sicherheit von Daten in Schweiz zunehmend ins Blickfeld der Anwender und der öffentlichen Verwaltung nicht sehr gut bestellt ist. Das Anbieter - in Ländern wie Frankreich und England hat Bundesinnenministerium erklärte, das allein von 2005 bis sich Records Management schon fest etabliert und 2007 in den Bundesbehörden 189 Computer, 326 Laptops, MoReq als Standard ist kein Fremdwort mehr. 38 Speicher-Sticks und 271 Handys mit teilweise sensiblen Daten abhanden gekommen sind. Kritisch ist es natürlich, War früher Records Management nur ein Thema für wenn komplette Datensätze mit persönlichen Daten wie auf Archivare, Dokumentare und Registrare so betrifft die- einem auf einem gestohlenen Notebook des Bundesamtes für se Technologie heute jeden, der Information erstellt Zivildienst verloren gehen. Noch kritischer wird es, wenn oder empfängt und diese ablegen muss. Gerade ange- geheime Daten wie bei Datenträgern des Verteidigungsmi- sichts der zunehmenden elektronischen Kommunika- nisteriums mit Informationen der Geheimhaltungsstufe tion betrifft das Records Management inzwischen fast "Verschlusssache -Vertraulich" und höher neue, unberech- jeden Mitarbeiter im Unternehmen und in der Verwal- tigte Leser finden. Da in der Regel nur Führungspersonen tung und ist eine wichtige Komponente zur Erfüllung ein Notebook oder einen PDA erhalten, ist hier das Risiko der Nachweis- und Dokumentationspflichten. Die besonders groß. Aber auch USB-Sticks und CDs stellen eine Auseinandersetzung mit Records Management ist da- kritische Lücke im Sicherheitssystem dar. Bei letzteren dürf- her gerade in Deutschland wichtig, da dieses Thema te bisher nur die Spitze des Eisberges bekannt geworden noch weitgehend unbekannt ist. Nur mit dem gezielten sein. Während man sich in den geschlossenen Netzwerken Einsatz von Records Management lassen sich die zu- um differenzierte Berechtigungssysteme bemüht, Zugriffe nehmenden Compliance-Anforderungen wie Durch- und Nutzung protokolliert, Digital Rights Management er- gängigkeit über alle Systeme, alle Prozesse und die ge- wägt, und Daten wie Dokumente verschlüsselt, wird nach samte Organisation hinweg wirtschaftlich erfüllen und Hause zumeist ein Notebook mit unverschlüsselter Festplat- Insellösungen zur Erfüllung rechtlicher Vorgaben sind te mitgenommen. Manches Dokumentenmanagement-, Vor- nicht der richtige Weg. gangsbearbeitungs- und Archivsystem in der öffentlichen Verwaltung wurde dagegen fast bis zur Unbenutzbarkeit Seminar und Roadshow zurechtkonfiguriert um noch die abstrusesten Zugriffsrisi- PROJECT CONSULT führt im Mai/Juni 2008 eine ken abzusichern. Zwei Dinge sind aus den Vorkommnissen Roadshow in Zürich (27.05.), Wien (29.05.), Frankfurt abzuleiten: einmal ist das Bewusstsein, mit sensiblen Daten (04.06.) und Berlin (05.06.) durch, um auch im deut- umzugehen, bei vielen Mitarbeitern nicht vorhanden. Zum Zweiten macht es wenig Sinn interne Systeme bis in die schen Sprachraum der DACH-Länder ein Bewusstsein letzte kleine Ecke abzusichern, wenn man Daten einfach aus für Records Management zu schaffen bzw. zu veran- den Verwaltungen rein- und raustransportieren kann. Hier kern, den Standard MoReq2 vorzustellen und den wird alles Sicherheitsdenken ad absurdum geführt. (Kff) Nutzen dieses europäischen Standards für Anwender wie Anbieter aufzuzeigen.

Mit dabei sind führende Anbieter von Records- DMS EXPO 2008 Management-Lösungen wie Hamburg – Wo trifft sich vom 09. - 11 September 2008 Fabasoft http://www.fabasoft.com, wieder die DMS-Branche? Natürlich in Köln, auf der Hyperwave http://www.Hyperwave.com, DMS EXPO http://www.dmsexpo.de der Messe Köln IBM http://www.IBM.com und http://www.koelnmesse.de . Und was gehört wie üb- Saperion http://www.Saperion.com, die am MoReq2- lich zum Must-See? Natürlich die Standard mitgearbeitet haben und ihre Umsetzung des Standards in aktuelle Produkte vorstellen. Imbus • Keynote von Dr. Ulrich Kampffmeyer am Mitt- http://www.imbus.de stellt das MoReq2 Test- und woch, 10.09.2008, zum Thema „Records Manage- Zertifizierungsverfahren vor und erläutert die Nut- ment - neue Standards schaffen die Vorausset- zung bei Auswahl und Prüfung von Lösungen, das zungen für einheitliche Lösungen“ und Testverfahren, die Testkriterien, das Testmaterial, die die Paneldiskussionen „Das Rote Sofa“ mit Anbietern Zertifizierung und das Vorgehensmodel. unter der Moderation von Dr. Ulrich Kampffmeyer. Dieses Jahr lauten die Themen: Als Gastreferenten konnten zusätzlich Experten zu den jeweiligen nationalen Records-Management-Standards • „Compliance – rechtliche Anforderungen fordern gewonnen werden: in der Schweiz vom VSA durchgängige Prozesse“ (http://www.vsa-aas.org Verein Schweizerischer Ar- Dienstag, 09.09. 2008, 13 – 14 Uhr und chivarinnen und Archivare), in Österreich vom Bun- • „ECM 2.0 – die Integration von Webtechnologien deskanzleramt Österreich http://www.austria.gv.at in das Enterprise Content Management“ und in Deutschland vom Bundesverwaltungsamt Donnerstag, 11.09.2008, 13 – 14 Uhr. (http://www.bit.bund.de ). Auch Partner wie AIIM http://www.aiim.eu , DGI (http://www.dgi-info.de Die Anmeldeunterlagen zur Teilnahme an der Podi- Deutsche Gesellschaft für Informationswissenschaft umsdiskussion erhält man bei der KölnMesse. (SKK) und Informationspraxis e.V.) und ÖGDI (http://www.oegdi.at Österreichische Gesellschaft Normen & Standards für Dokumentation und Information) unterstützen die Veranstaltung auf nationaler Ebene. Das Programm XAM Extensible Access Method und alles Wissenswerte rund um diesen wichtigen Re- XAM ist ein Schnittstellen-Standard, der sich um eine cords-Management Standard MoReq2 werden unter einheitliche Schnittstelle zwischen Anwendungen und http://www.MoReq2.de regelmäßig aktualisiert. Speichersystemen bemüht. Der Standard soll es An- Das Seminar kostet 100 € (Öffentliche Verwaltung, wendungen ermöglichen, strukturierte Records zu- DLM-Forum,), 200 € (Anwender) und 500 € (Anbie- sammen mit Metadatenfeldern in einem standardisier- ter/Berater) zzgl. gesetzl. MwSt. Anmeldungen bitte ten Format unabhängig vom zugrundeliegenden Spei- unter: http://moreq.niniel.org/anmeldung/ (SKK) chersystem zu speichern. Jeder einzelnen Information und ihren Metadaten wird ein unveränderbarer Name Vereon: E-Mail-Management-Tagung zugewiesen, der über die gesamte Lebensdauer nicht verändert wird. Die Informationen können also unab- Records Management & E-Mail Management: Daten hängig vom verwendeten Speichersystem wiederge- im Spannungsfeld zwischen Compliance und Technik funden werden und ermöglichen so den einfachen – unter diesem Motto findet vom 3. – 4. Juni 2008 in Austausch von Speichersystemen über Herstellergren- Frankfurt und vom 24. bis 25. Juni 2008, Zürich, eine zen hinweg, solange diese XAM unterstützen. Fachtagung und ein Fokusseminar von Vereon statt. Betrachtet werden dabei internationale rechtliche An- Neben den Verantwortlichen für das Speichermana- forderungen, notwendige Vorbereitungen der IT, Vor- gement, die sich keine Gedanken mehr über Integrati- aussetzungen einer erfolgreichen Umsetzung und be- on machen müssen und den Herstellern, die ihre Pro- sondere Herausforderungen durch heterogene System- dukte über ein Standardinterface verfügbar machen landschaften. Des weiteren lernen die Teilnehmer da- können, sollen auch die Anwendungsentwickler von tenschutzrechtliche Grundlagen der Archivierung, XAM profitieren, da man keinen herstellerspezifischen mehrwertsteuerkonformes E-Billing und die Bedeu- Code mehr schreiben muss, um Informationen zu refe- tung der elektronischen Signatur kennen bzw. können renzieren. ihr Wissen dazu vertiefen. Moderator und Keynote- Eine vorläufige Spezifikation wurde im Februar 2008 Sprecher der Veranstaltung ist Dr. Ulrich Kampffmey- veröffentlicht. (SMe) er. Programm, Preise und Anmeldung unter http://www.vereon.ch (SKK)

PROJECT CONSULT Kommentar: MoReq2 Roadshow 2008 – Sonderkonditionen EMC ist eines der ersten Unternehmen, die mit XAM ernst für Kunden und Newsletter-Abonnenten machen. Andere Storage-Anbieter werden nachziehen. Offen PROJECT CONSULT Kunden und Abonnenten des bleibt die Frage, ob der XAM-Standard auch den Anforde- PROJECT CONSULT Newsletters bieten wir die Teil- rungen der elektronischen Langzeitarchivierung entspricht. nahme an der Records-Management-Roadshow zum Hier gibt es seit Jahren Bemühungen, Schnittstellen zu defi- ermäßigten Preis von 100,00 EURO an. Bitte wenden nieren, die die Übergabe und das Management der zu archi- Sie sich bei Interesse per E-Mail an Silvia.Kunze- vierenden Objekte optimieren. Ein Ende der Diskussion um [email protected]. (SKK) die Langzeitarchivierung, besonders im Bereich der histori- schen Archive bei Bund, Ländern und anderen öffentlich- PROJECT CONSULT Seminare und Vorträge im rechtlichen Organisationen ist nicht abzusehen. Initiativen wie Europeana setzen aber auf einheitliche Interfaces und 2. Quartal 2008 normierte Metadaten um einen übergreifenden Zugriff auch Im zweiten Quartal führt PROJECT CONSULT zahlrei- auf Archiv-Repositories sicher zu stellen. Ob XAM hier eine che eigene Veranstaltungen durch bzw. nehmen PRO- Rolle spielen wird, muss abgewartet werden. (Kff) JECT CONSULT Mitarbeiter als Referenten an Tagun- gen und Kongressen teil. Die jeweils aktuelle Übersicht PROJECT CONSULT News finden Sie auf unserer Homepage unter www.project- consult.net/portal.asp?UR=10. Marktbefragung zum Records Management Im Vorfeld der diesjährigen Roadshow zum Records Veranstalter PROJECT CONSULT Management & MoReq2 führt PROJECT CONSULT Veranstaltung S118 Capture und Posteingangssteuerung eine Marktbefragung zum Einsatz von Records Mana- Art Tageseminar gement in Deutschland, Österreich und der Schweiz Titel Capture und Posteingangssteuerung durch. Die Befragung wird mit einem interaktiven Themen Fachlicher Inhalt: Web-Formular getrennt für Anbieter und Anwender • Begriffe, Einordnung in das ECM-Modell, Ü- berblick über die Komponenten von „Captu- durchgeführt. Den Fragebogen für ANWENDER (An- re“ wender von Records Management, Archivierung und • Manuelle Erfassung: Scannen, Import von Of- Dokumentenmanagement sowie potentielle Anwen- fice- und anderen Dateien, Indizieren, Fehler- der) finden Sie unter www.niniel.org/RM- vermeidung beim Indizieren, Datenerfassung ANWENDERbefragung, den Fragebogen für ANBIE- über „Stifte“ • TER (Software- und Systemhersteller, Berater, Syste- Scanner-Technologien, Scanner-Typen, Erfas- sungsverfahren „Frühes, Paralleles, Spätes“ mintegratoren, ASP-Dienstleister …) finden Sie unter Scannen, Multifunktionsgeräte; Auflösung, www.niniel.org/RM-ANBIETERbefragung. Alle Teil- Farbe; Qualitätsanforderungen nehmer erhalten nach der MoReq2-Roadshow die Er- • Erkennungstechnologien: Barcode, Barcodety- gebnisse beider Befragungen mit entsprechendem pen, Strichcode, OCR, ICR; Abgleich mit vorhandenen Daten Vergleich der Ansichten von Anwendern und Anbie- • Formulare, Formularmanagement, Formular- tern. Die Marktuntersuchung beschäftigt sich mit Fra- verarbeitung; Design von Formularen gen des Einsatzes von Records Management, Verbrei- • Übernahme von Daten und Dateien: COLD, tung solcher Lösungen, Funktionalität von Produkten, Listenformate Bedeutung von Records Management für bestimmte • Formate JPEG 2000, AFP, PDF/A, TIFF, XML Branchen, der Rolle von Normen und Standards sowie etc.; Format-Konvertierung; • Automatische Klassifikation, Taxonomien der Positionierung des neuen europäischen MoReq2- • Besondere Szenarien: E-Mail-Management, Standards. Unter den Teilnehmern verlosen wir zu- Scannen mit elektronischer Signatur, Rech- sätzlich 10 Freikarten für die MoReq2 Roadshow sowie nungseingangsdatenverarbeitung, Postein- 10 Frei-Abonnements des PROJECT CONSULT News- gangslösungen, Fax als „Scannen an entfern- letter für ein Jahr. Natürlich erfolgt die Auswertung tem Ort“ • Anwendungsbeispiele: modulares Scan- anonymisiert und es wird jede Teilnehmer-E-Mail- Subsystem, zentrales vs. dezentrales Scannen, Adresse überprüft, so dass jeder nur einmal an der Be- Einbindung von Multifunktionsgeräten, fragung teilnehmen kann. Die Befragung läuft einen Buchscannen, Scan-Outsourcing, Altakten- Monat vom 23.04.2008 bis zum 23.05.2008. Näheres er- Scannen fahren Sie auf der Webseite zur Befragung unter Referent Seniorberater von PROJECT CONSULT www.niniel.org/survey. Über eine rege Beteiligung Datum 06.05.2008 München freuen wir uns! (SKK) Uhrzeit 09:00 – 17:30 h Ort Stuttgart, München URL http://www.project-consult.com

Veranstalter Vogel IT-Medien GmbH Veranstalter PROJECT CONSULT Veranstaltung STORAGE & ARCHIVIERUNG 2008 Veranstaltung S303 Projektmanagement für ECM Einführungs- Partner Solution Days & IT-Entscheider Kongress projekte Art Tageskonferenz Art Interaktives Seminar (2 Tage) Titel Archivierung, Storage & Compliance: die aktu- Methoden: Vortrag, praktische Gruppenarbeit, ellen Trends Fallbeispiele, Erfolgskontrolle Titel Projektmanagement für ECM Einführungspro- Themen Fachlicher Inhalt: jekte • Markttreiber Compliance & Informations- Betrachtete Abschnitte eines ECM Projektes wachstum Themen • IST-Analysen • Archivierung & ILM (Information Lifecycle Management) • Know How Transfer • Storage und Archivierung als Appliance und • SOLL-Konzepte SaaS (Software as a Service) • Auswahl System und Integrator • Ausblick: Informationsmanagement als ganz- • Stufenweise Einführung heitliche Aufgabe Projektplanung Uhrzeit 09:15 - 09:45 h • Projektteam Titel Archivierung und Informationssicherheit • Kommunikation • Ressourcen Themen Fachlicher Inhalt: • Einführung: Archivierung, Records Manage- • Analysen ment & Digital Preservation • Aufgaben • Anforderungen an die elektronische Archi- • Phasen, Meilensteine, Termine vierung • Risiken • Datensicherheit, Verfügbarkeit, Migrati- Projektdurchführung onskonzepte • Kontrolle • Ausblick: Sicherheit, Richtigkeit & Verfügbar- • Change Management keit • Kommunikation Uhrzeit 16:45 - 17:15 h • Fortschreiben des Projektplans Referent Dr. Ulrich Kampffmeyer Referent Seniorberater von PROJECT CONSULT Datum 06.05. Frankfurt/Hanau Datum 29. – 30.05.2008 08.05. Düsseldorf/Neuss Uhrzeit 09:00 – 17:30 h Ort Hamburg, München, Hanau, Düsseldorf/Neuss Ort Hamburg URL http://www.vogel.de URL http://www.project-consult.com

Veranstalter Euroforum Deutschland GmbH Veranstaltung 9. Datenschutzkongress 2008 Art Kongress Titel Records Management & Datenschutz Themen Fachlicher Inhalt: • Einführung: Compliance, Records Manage- ment und Archivierung • Sicherung bei Speicherung und Zugriff • Funktionalität von Records Management, elektronischer Archivierung und ILM Infor- mation Lifecycle Management • Organisatorische und technische Anforderun- gen an die sichere Speicherung von Informati- onen • Zukunft: Sicherheit und Zugriffskontrolle in der Langzeitarchivierung Referent Dr. Ulrich Kampffmeyer Datum 07.05.2008 Uhrzeit 09.55 – 10.25 h Ort Berlin URL http://www.datenschutzkongress.de/

Veranstalter PROJECT CONSULT Veranstalter PROJECT CONSULT Veranstaltung MoReq2 Roadshow 2008 Veranstaltung S103 ECM Enterprise Content Management Art Tageseminar Art Tageseminar Titel Effiziente Informationsverwaltung mit Titel ECM Enterprise Content Management dem neuen europäischen Standard für Re- Themen Fachlicher Inhalt: cords Management • Einführung: „Wie setze ich ein ECM-Projekt Themen Fachlicher Inhalt: auf?“ • • Records Management & Compliance; Grundlagen Entwicklung von MoReq und Moreq2; • Architekturen und Standards im ECM-Umfeld Umfang und Inhalt des MoReq2 Standards • Die fünf Komponenten von ECM - Überblick (PROJECT CONSULT) • Capture (Scannen, COLD, OCR, ICR, Klassif- • Moreq2 Testszenarien und Zertifizierung kation etc.) (Imbus) • Deliver (Output Management, Sicherheit, • Records Managements Produktvorstellungen: Multi-Channel-Distribution, Kryptographie, Anwendungsgebiete, Wirtschaftlichkeit, Signaturen etc.) Compliance-Erfüllung, Vorgangsbearbeitung • Manage (Business Process Management, Col- (IBM, Fabasoft, Saperion, Hyperwave) laboration, Records Management, Document • Nationale Gegebenheiten des Records Mana- Management, Web Content Management) gement (jeweils ein anderer unabhängiger • Storage (Speicherverwaltungssysteme, Spei- Referent für Deutschland | Schweiz | Öster- cherarchitekturen, Speichermedien) reich) • Preservation (Langzeitarchivierung, Schnitt- • Abschlussdiskussion stellen, Formate, Speichermedien, Migration) Referenten von PROJECT CONSULT, IBM, Fabasoft, Imbus, • Ausblick: Trends, Markt, Anbieter Hyperwave, Saperion und anderen Referent Seniorberater von PROJECT CONSULT Datum 27.05.2008 Zürich (Schweiz) 29.05.2008 Wien (Österreich) Datum 03.06.2008 Essen 04.06.2008 Frankfurt (Deutschland) 10.06.2008 Mannheim 05.06.2008 Berlin (Deutschland) Uhrzeit 09:00 – 17:30 h Uhrzeit 09:00 – 17:30 h Ort Essen, Mannheim Ort Zürich, Wien, Frankfurt, Berlin URL http://www.project-consult.com

URL http://www.MoReq2.de Veranstalter PROJECT CONSULT Veranstaltung CompTIA CDIA+ 4-Tageskurs (K112) Art 4-Tages-Kurs mit Zertifikat Titel CDIA+ Themen Fachlicher Inhalt: • Kickoff • Strategie, Analyse • Begründung und Beantragung eines Vorhabens • Konzeptuelles Design • Entwurf, Konvertierung • Fachlicher Pilot • Implementierung • Übung, Beispieltest Roundtable zu aktuellen Standards und Rechts- fragen in Deutschland. Referent Kore Friestad, zertifizierter CDIA+ Trainer Dr. Ulrich Kampffmeyer, Chef-Berater Datum 16. – 19.06.2008 01. – 04.12.2008 Uhrzeit 09:00 – 17:00 h / 19:00 h Ort Hamburg URL http://www.project-consult.com http://www.cdia.info

Die meisten der PROJECT CONSULT Seminare kön- nen auch als Inhouse-Veranstaltung gebucht werden. (SKK)

Summer School Benchpark ECM Gruppe A Rating: 10 = Exzellent, 0 = schwach Jüngste Letzter Im Sommer ist die Seminar- und Veranstaltungsszene Aktueller Firma (Produkt) Wert Newsl Wert in Deutschland ziemlich ruhig. Urlaubszeit ist ange- ung etter sagt. Zumindest im akademischen Bereich geht das OpenText: Hummingbird (docs 1 7,33 7,21 7,16 Lernen weiter – das Konzept heißt „Summer School“. open) PROJECT CONSULT möchte diese Idee aufgreifen und IBM (Content Manager, Common 2 8,00 6,67 6,67 wird in 2008 erstmals in der besten Ferienzeit eintägige Store) Workshops anbieten, bei denen in lockerer Atmosphä- 3 EMC (Documentum) 5,33 6,33 6,33 re Themen gemeinsam erarbeitet werden können. Spe- 4 Open Text: IXOS (eCon-Suite, LEA) 9,00 5,59 5,54 zialisten von PROJECT CONSULT werden in kleiner 5 OpenText (Livelink) 6,00 5,01 4,99 Runde mit Interessierten sich den Themen Verfahrens- Microsoft (Sharepoint 6 1,67 4,68 4,74 dokumentation, ILM & Archivierung sowie Capture Server/Biztalk) widmen. Die Teilnehmer können im Vorfeld ihre Inte- 7 IBM: FileNet (P8) 5,20 4,34 4,41 ressen anmelden, so dass die Workshops an realisti- 8 IBM (Lotus Notes Domino) 3,00 2,80 2,80 schen Fragestellungen zu konkreten Ergebnissen füh- 9 ./. ./. ./. ./. ren. Im Vordergrund steht der Erfahrungs- und Infor- mationsaustausch zwischen den Teilnehmern. Ziel- 10 ./. ./. ./. ./. gruppe sind Endanwender wie Hersteller als auch Stichtag: 18.04.2008. Eigene Zusammenstellung von Benchpark-Daten.

Studierende. Führende Vertreter von Anbietern werden als Co-Referenten zur Summer School dazu sto- Benchpark ECM Gruppe B Rating: 10 = Exzellent, 0 = schwach

ßen. Interesse? Dann melden Sie sich doch bitte un- Jüngste Aktueller Letzter Firma (Produkt) verbindlich bei Frau Kunze-Kirschner unter Wertung Wert Newsletter eZ systems (Open Source eZ [email protected] – 1 8,00 10,00 10,00 Stichwort „Summer School“. Die „Summer School“ Publish) wird zu günstigen Konditionen ab 6 Teilnehmern an- 2 Lemon42 (cms42, filebase42) 10,00 9,85 9,82 geboten werden. (SKK) 3 Step One Software (Solution Server) 9,67 9,67 9,62 4 Coextant (hyper.net) 9,33 9,33 9,33 ECM Top Ten April 2008 5 INS (INS-CMS) 9,00 9,00 9,00 Im Gegensatz zu den bekannten Regeln Benchparks, Infopark (NPS Fiona Content 5 5,67 9,00 9,00 bei denen Firmen nur in die Bestenlisten einfließen Management System) dürfen, wenn sie in den letzten 24 Monaten mindestens 5 GFT inboxx (Hyparchiv) 9,00 9,00 9,00 fünf gültige Bewertungen hatten, zeigen wir im PRO- EMC: Captiva (InputAccel, Digital 5 9,00 9,00 9,00 JECT CONSULT Newsletter eine andere Sicht auf das Mailroom) Ranking. Für die nachfolgenden Tabellen werden von 5 COI (COI-BusinessFlow, Intelliger) 9,00 9,00 9,00 uns alle bewerteten Firmen berücksichtigt, auch wenn 10 InterRed (InterRed Enterprise) 2,67 8,78 8,86 die Ergebnisse nur auf eine gültige Bewertung zurück- Stichtag: 18.04.2008. Eigene Zusammenstellung von Benchpark-Daten. gehen. Dabei sind teilweise durchaus interessante Ver- schiebungen entstanden, wie ein Vergleich mit den Da- ten der aktuellen Bewertung auf Benchpark ECM Auswertung 1. Quartal 2008 www.Benchpark.de/ECM zeigt. Die Spalte „Aktueller Das Portal Benchpark.com hat zum ersten Mal in 2008 Wert“ gibt den Wert auf Benchpark wieder. Die Spalte aus den Bewertungen und Berichten 13033 akkreditier- „Jüngste Wertung“ ist der zuletzt von einem Bewerter ter Teilnehmer seinen Marktmonitor ECM-Software- eingegebene Wert. Ganz rechts steht unter „Letzter anbieter verfasst. Er dokumentiert u. a., welche The- Newsletter“ zum Vergleich der Wert, den der Anbieter men, Konditionen, Zeiträume und Zufriedenheiten die im vorangegangenen Newsletter besaß. Die Kategorie Zusammenarbeit zwischen Auftraggebern und Anbie- „A“ enthält zurzeit nur 8 Anbieter/Produkte. Auf tern während den letzten drei Monaten bestimmten. Benchpark wird ein Anbieter erst dann angezeigt, Die Teilnehmer kommen aus Mittelstand und Großun- wenn er fünf aktuelle und gültige Wertungen besitzt. ternehmen und berichten auf freiwilliger Basis. In der PROJECT CONSULT Zusammenstellung wird ein Anbieter bereits berücksichtigt, wenn er nur eine 1. Erhebungsbasis Wertung hat. Dies erklärt den Unterschied zwischen Den nachfolgenden Ergebnissen liegen 448 Kunden- den hier veröffentlichten Daten und den Angaben auf aussagen zugrunde. Die Auswertungsperiode ist das 1. http://www.benchpark.de. Quartal 2008 vom 01.01.2008 bis 31.03.2008.

2. Ergebnisse in der Zusammenfassung 2.3 Typische Projektbudgets auf Kundenseite 2.1 Funktionen auf Kundenseite

35 % aller Projekte liefen in einer Bandbreite von ECM-Softwareanbieter wurden überwiegend von 100.000 - 499.999 EUR, 23 % von 10.000 - 49.999 EUR. IT/EDV (61 %) und Sonstiges (12 %) ausgewählt. Auch Das durchschnittliche Projektbudget betrug 484.200,00 die weitere Zusammenarbeit wurde von diesen Ver- EUR. antwortungsbereichen koordiniert. 2.4 Typische Dauer der Geschäftsbeziehung 2.2 Thematische Schwerpunkte der Zusammenarbeit

Die typische Dauer der Geschäftsbeziehung betrug in 36 % aller Fälle 2 - 5 Jahre, bei 14 % der Fälle 5 - 10 Jah- re. Die durchschnittliche Beziehungsdauer erreichte 2,5 Thematische Schwerpunkte waren mit 37,74 % Doku- Jahre. mentenmanagement, gefolgt von Digital Asset Mana- 2.5 Entwicklung der Kundenzufriedenheit gement, Content Management mit 22,9 %, Archivie- rung, Records Management mit 14,88 % und anderes mit 6,16 %.

Gruppe A enthält ECM-Anbieter, die eine ECM-Suite oder Komplettlösung mit Abdeckung von mindestens 5 der Ober- und/oder Unterkategorien nach der Defi- nition des Branchenverbandes AIIM International anbieten.

Gruppe B enthält ECM-Anbieter, die eine oder mehre- 3.4 Bestplatzierte ECM-Softwareanbieter re ECM-Einzelkomponenten entsprechend den Ober- (Stand: 31.03.2008) Gruppe B des 1. Quartals nach Kri- und Unterkategorien nach der ECM-Definition des terien Branchenverbandes AIIM International anbieten. Produkt: DocuPortal (DocuPortal.NET): 3. Rankings in der Zusammenfassung 8,36 = "sehr gut" Beratung: CONTENS Software (enterprise Edition): 3.1 Ranking der ECM-Softwareanbieter 8,39 = "sehr gut" (Stand: 31.03.2008) Gruppe A nach Kundenzufrieden- heit (Auszug) Technologie: DocuPortal (DocuPortal.NET): 8,52 = "sehr gut" 1. EMC: Documentum (Documentum): 6,33 = "gut" Implementierung: windream (windream): 7,93 = "sehr gut" 2. OpenText (Livelink): 4,99 = "zufriedenstellend" Support: CONTENS Software (enterprise Edition): 7,81 = "sehr gut" 3. Microsoft (Sharepoint Portal Server, Biztalk): 4,72 = "zufriedenstellend" 3.2 Ranking der ECM-Softwareanbieter (Stand: 31.03.2008) Gruppe B nach Kundenzufrieden- Erfolgreicher CDIA+ Kurs im April heit (Auszug) Hamburg - Der CompTIA CDIA+ Kurs von PROJECT 1. windream (windream): CONSULT erfreut sich wachsender Beliebtheit. Alle 7,94 = "sehr gut" neun Teilnehmer des Kurses im April bestanden dies- 2. DocuPortal (DocuPortal.NET): mal den schwierigen Computertest. 7,82 = "sehr gut" 3. CONTENS Software (enterprise Edition): 7,29 = "sehr gut" 4. Optimal Systems (OS:DRT, OS:ECM): 7,24 = "sehr gut" 5. ELO Digital Office (ELOenterprise): 7,06 = "sehr gut" 3.3 Bestplatzierte ECM-Softwareanbieter (Stand: 31.03.2008) Gruppe A des 1. Quartals nach Kri- terien Produkt: EMC: Documentum (Documentum): 7,56 = "sehr gut" Beratung: EMC: Documentum (Documentum):

5,59 = "gut" (Abschlussfeier CDIA+ Kurs April 2008) Technologie: EMC: Documentum (Documentum): 7,11 = "sehr gut" Der Teilnehmer Dirk Geccelli schrieb uns zum Kurs: Implementierung: EMC: Documentum (Documen- Bei SOKA-IT bin ich Ansprechpartner für den Bereich Do- tum): 7,48 = "sehr gut" kumentenmanagement. Als IT-Dienstleister entwickelt und realisiert SOKA-IT individuelle Konzepte und flexible Lö- Support: EMC: Documentum (Documentum): sungen mit höchstem Sicherheitsstandard. Zertifizierungen, 4,64 = "zufriedenstellend" wie das CDIA+ unterstreichen unsere Kompetenz als Dienstleister und die Kompetenz der Mitarbeiter im Bereich Dokumentenmanagement. Aus diesem Beweggrund habe ich Mitte April am CDIA+ (Certified Document Imaging Ar- chitech von CompTIA) Seminar teilgenommen. Die Inhalte wurden von unserem Trainer Kare Friestad in englischer Sprache sehr gut erläutert, so dass die Prüfung von allen Teilnehmern erfolgreich absolviert werden konnte.

Marlene’s Weblinks Vignette hat die Video-Sharing-Seite Vidavee über- nommen. Das Unternehmen plant, die Video- Technologien der Seite in die eigene Web Experience Platform zu integrieren und es den Anwendern zu er- möglichen, Videos einfach in ihre Seite einzubinden. http://www.vignette.com/de Das Adobe Acrobat / Adobe Reader PlugIn SigPDF für fortgeschrittene elektronische Signatur mit Unter- schrift der Signature Perfect KG ist in Version 5.0 er- schienen. Neben der Signierung normaler PDF- Dokumente gestattet SigPDF nun auch die Signierung für XML Dokumente, die mit dem Adobe LiveCycle Designer erstellt wurden. (CDIA+ Trainer Kare Friestad aus Norwegen) http://www.signature-perfect.com Die Veranstaltung war von PROJECT CONSULT sehr gut SDL Tridion hat die Veröffentlichung des Translation organisiert und der Veranstaltungsort optimal gewählt. Die Manager 2.0 bekanntgegeben. Der Translation Mana- erforderlichen Schulungsunterlagen wurden vier Wochen ger 2.0 kombiniert das Web Content Management von vor der Veranstaltung zugesendet. Da das Seminar, wie SDL Tridion mit der Übersetzungstechnologie von auch die Prüfung in 'american english' gehalten werden, SDL zu einer Global Web Content Management- hier mein Tipp an zukünftige Seminarteilnehmer: Arbeiten Lösung. Der Translation Manager leitet Content auto- Sie das Material zu Hause in Ruhe durch und versuchen Sie matisch in einen Übersetzungs-Workflow soll einheit- gleichzeitig ihr Englisch aufzufrischen.“ liche Übersetzungstexte gewährleisten. http://www.tridion.com Die EMC-Tochter RSA hat den neuen RSA Key Mana- ger (RKM) for the Datacenter angekündigt. Diese neue Software soll die Verwaltung von Verschlüsselungs- Codes über ein ganzes Unternehmen hinweg zentrali- sieren und modernisieren. Das System soll einfach zu nutzen und zu verwalten sein und kann über Platten- speichersysteme, Bandlaufwerke, Virtual Tape, Daten- banken und File-Systeme hinweg arbeiten. Die Lösung soll ab dem 2.Quartal 2008 erhältlich sein. http://www.rsa.com Nach Meinung von Primera Technology ist die Blu- ray-Disc das am besten zur Archivierung geschäftskri- tischer Daten geeignete Medium. Als Vorteile sieht das (Blick aus den Trainingsräumen des Elsa-Brandströmhaus in Blankenese) Unternehmen neben der großen Kapazität auch eine lange Haltbarkeit. So soll die Verwendung extra hart Der nächste CDIA+ Kurs findet im Juni 2008 statt. In- beschichteter Medien und die richtige Lagerung für formationen und Anmeldung: www.PROJECT- eine sehr lange Haltbarkeit von bis zu neunzig Jahren CONSULT.com. (SKK) sorgen. http://www.primera.com Oracle erweitert sein ECM Angebot um universelle Archive und E-Mail-Management mit dem neuen Uni- versal Online Archive. Die Lösung basiert auf Oracle 11g sowie Technologien von Stellent und ZL Techno- logies. http://www.oracle.com

Der Storage-Software-Hersteller Open-E hat seinen „Data Storage Server“(DSS) mit neuen Features ausgestattet, die die Speicherung unternehmenswichtiger Daten noch sicherer machen sollen. Eine neu integrierte WORM-Technologie soll die Archivierung von Da- ten optimieren und das neu eingeführte „Network Da- ta Management Protocol“ (NDMP) Backup sowie Restore beschleunigen. NAS-Server und iSCSI-Target sollen sich besonders schnell einführen lassen, da das Betriebssystem auf einem USB-Disk-on-Module (DoM) vorinstalliert ist. http://www.open-e.com IBM hat den Deduplizierungs-Spezialisten Diligent Technologies übernommen. Mit Deduplizierungs- Lösungen soll sich die Datenmenge, die für ein Backup erforderlich ist, stark reduzieren lassen. Bisher setzte IBM hier auf OEM-Produkte von FalconStor Software. http://www.ibm.com/de http://www.diligent.com Hyperwave stellt sein neues Web Content Manage- ment vor, das sich sowohl für kleine Projekte als auch für Webseiten großer Unternehmen eignen soll. Ein einfaches Interface und Inline-Editing-Tools sollen es auch Anwendern ohne HTML-Kenntnisse ermögli- chen, Webseiten zu managen. http://hyperwave.com Der Datensicherungs- und ILM-Spezialist Atempo stößt mit seiner neuen Software für die Langzeitarchi- vierung, Atempo Digital Archive (ADA) 2.0, weiter in den Archivierungsmarkt vor. Die neue Software soll Archivierungsprozesse durch Daten-Deduplizierung, Inhalts-Katalogisierung und Suchfunktionen vereinfachen. ADA 2.0 soll flexibel sein, Kontrollmöglichkeiten für Administratoren und die Möglickeit zur signifikan- ten Kostenreduzierung bieten. Die neue Softwarelö- sung soll ab Mitte April für Windows-, Mac-, Linux-, und Unix-Umgebungen erhältlich sein. http://www.atempo.com Im Rahmen einer Kooperation bietet das Beratungs- und Systemhaus für die Immobilienwirtschaft Aareon gemeinsam mit Easy Software ein neues DMS Doku- menten-Management-System unter dem Namen Aare- on DMS an. Im Rahmen der Kooperation integriert Aa- reon die Easy-Lösungen über Schnittstellen in seine ERP-Systeme. http://www.aareon.com http://www.easy.de

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