MASARYKOVA UNIVERZITA FAKULTA INFORMATIKY

Open source ERP pre malé a stredné firmy DIPLOMOVÁ PRÁCA

Brno, 2012 Bc. Jakub Kopecký Masarykova univerzita Fakulta informatiky

Zadání diplomové práce

Datum: 01. 03. 2012

Student: Jakub Kopecký

Program: FI N-AP Aplikovaná informatika

Obor: FI SSME Služby – výzkum, řízení a inovace

Garant oboru: prof. RNDr. Jiří Zlatuška, CSc.

Vedoucí práce: RNDr. Jaroslav Ráček, Ph.D.

Název práce: Open source ERP pro malé a střední firmy

Zadání: Cílem práce je popsat problematiku a výhody používání ERP systémů, zaměřit se zejména na malé a střední firmy a možnosti využití současných open source řešení. Následně vybrat alespoň 5 v současnosti používaných open source ERP systémů, navrhnout kritéria pro jejich srovnání a následně tyto systémy vzájemně porovnat z pohledu použitelnosti v malých firmách. Zvolit jeden z posuzovaných systémů a připravit projektovou dokumentaci v konkrétní firmě. Součástí bude analýza procesů firmy, analýza rizik, WBS, časový plán, rozpočet, plán využívání zdrojů.

Základní literatura: BASL, Josef; BLAŽÍČEK, Roman. Podnikové informační systémy: Podnik v informační společnosti. 2. roz. vyd. Praha : Grada Publishing a.s., 2008. 288 s. ISBN 978–80–247–2279–5. SODOMKA, Petr. Informační systémy v podnikové praxi. 1. vyd. Brno : Computer Press, a.s., 2006. 351 s. ISBN 80-251-1200-4. FERRAN, Carlos; SALIM, Ricardo. Enterprise resource planning for global economies: managerial issues and challenges. 1. vyd. London : Idea Group Inc., 2008. 388 s. ISBN-13: 978-1-59904-533-7. AMANT, Kirk St.; STILL, Brian. Handbook of research on open source software: technological, economic and social perspective. 1. vyd. London : Idea Group Inc., 2007. 728 s. ISBN 978-1-59140-892-5.

Souhlasím se zadáním (podpis, datum)

______student(ka) vedoucí diplomové práce garant oboru KPSK Prehlásenie Prohlašuji, že tato práce je mým původním autorským dílem, které jsem vypracoval samostatně. Všechny zdroje, prameny a literaturu, které jsem při vypracování používal nebo z nich čerpal, v práci řádně cituji s uvedením úplného odkazu na příslušný zdroj.

Poďakovanie

Chcel by som poďakovať vedúcemu práce RNDr. Jaroslavu Ráčkovi, Ph.D. za pomoc a rady pri vzniku tejto práce. Ďalej by som chcel poďakovať všetkým zamestnancom firmy Cargopass, osobitne Ing. Martinovi Toncarovi, za príležitosť účastniť sa Interim Project-u v tejto firme a za možnosť získania mnohých skúseností. Poďakovanie patrí aj spolužiakom a spoluúčastníkom v Interim Project-e Jurajovi Liptákovi, Ľubošovi Láskovi, Martinovi Líškovi, Pavlovi Vrtalovi. V neposlednom rade by som chcel poďakovať celej svojej rodine za neustálu podporu. Zhrnutie

Táto diplomová práca popisuje základné pojmy týkajúce sa ERP a open source. Zaoberá sa teóriou implementácie open source ERP v malých a stredných firmách. Porovnáva a hodnotí vybrané open source ERP. Praktickú časť predstavuje projekt konkrétnej implementácie spolu s projektovou dokumentáciou.

Kľúčové slová proces, ERP, free softvér, open source, malé a stredné podniky, analýza, implementácia, BPMN, projektové riadenie

Abstract This diploma thesis describes the basic concepts of ERP and open source. It deals with the theory of open source ERP implementation in small and medium businesses. It compares and evaluates selected open source ERP. The practical part is specific project implementation along with project documentation.

Key words process, ERP, free software, open source, small and medium companies, analysis, implementation, BPMN, project management Obsah 1 Úvod...... 7 2 Dôležité pojmy...... 8 2.1 Proces...... 8 2.2 ERP systém...... 9 2.3 Malé a stredné podniky...... 9 2.4 Free software, open source a licencie...... 10 2.4.1 Free Software...... 10 2.4.2 Open Source...... 10 2.4.3 Licencie...... 11 3 Vývoj ERP systémov...... 12 3.1 História...... 12 3.2 Hlavná funkcionalita...... 13 3.3 Nové trendy...... 14 3.4 Očakávania od zavedenia ERP ...... 14 3.5 Ponuka na trhu...... 15 4 Open source vs. proprietárne riešenia...... 18 4.1 Náklady na open source...... 18 4.1.1 Priame náklady...... 18 4.1.2 Nepriame náklady...... 19 4.2 Benefity open source...... 19 4.3 Riziká open source...... 20 4.4 Prípady kedy nieje open source vhodné riešenie...... 20 5 Implementácia ERP...... 21 5.1 Etapy životného cyklu projektu implementácie ERP...... 21 5.2 Kritické faktory úspešnosti projektu implementácie ERP...... 22 5.2.1 Kľúčové osoby...... 23 5.2.2 Kľúčové aktivity...... 23 5.3 Implementačná metodológia...... 25 5.3.1 Predpoklady...... 25 5.3.2 Fázy a úlohy...... 26 6 Analýza vybraných open source ERP systémov...... 28 6.1 Prehľad vlastností jednotlivých open source ERP...... 28 6.1.1 ...... 29 6.1.2 ...... 31 6.1.3 ...... 32 6.1.4 Openbravo...... 34 6.1.5 Opentaps - OfBiz...... 36 6.1.6 OpenERP...... 38 6.1.7 xTuple...... 40 6.1.8 ERP5...... 42 6.1.9 ...... 43 6.2 Porovnanie podľa kritérií...... 45 7 Migrácia OpenERP – Cargopass s.r.o...... 47 7.1 Popis organizácie...... 47 7.1.1 Obchodná činnosť...... 47 7.1.2 Personálne zabezpečenie...... 48 7.1.3 Organizačná schéma...... 48 7.2 Účastníci projektu...... 49 7.3 Ciele projektu...... 49 7.4 Zostavenie tímu – role a zodpovednosti...... 50 7.5 Komunikácia, monitoring, kontrola...... 50 7.6 Projektový plán ...... 51 7.6.1 WBS a časový plán...... 51 7.6.2 Plán využívania zdrojov a odhad ceny...... 54 7.7 Analýza podnikových procesov...... 57 7.7.1 Ľudské zdroje...... 57 7.7.2 Insert oddelenie...... 57 7.7.3 Projektové riadenie...... 58 7.7.4 Obchodné oddelenie...... 58 7.7.4.1 Hlavný proces obchodného oddelenia...... 58 7.7.4.2 Získanie kontaktu...... 59 7.7.4.3 Spracovanie informácií...... 60 7.7.4.4 Registrácia...... 61 7.7.4.5 Fakturovanie...... 61 7.7.4.6 Sledovanie aktivity klienta...... 62 7.7.5 Zhodnotenie analýzy procesov obchodného oddelenia...... 63 7.8 Analýza rizík...... 63 7.9 Výsledok projektu...... 65 7.10 Zhodnotenie projektu...... 66 8 Záver...... 67 9 Literatúra...... 68 10 Zoznam tabuliek...... 70 11 Zoznam obrázkov...... 70 12 Zoznam príloh...... 71 1 Úvod Open source riešenia sú často vyzdvihované na verejnosti ale v porovnaní s komerčnými systémami sú veľmi málo využívané. Hlavnou príčinou je nedostatok skúsenosti s ich inštaláciou a implementáciou, čo spôsobuje zlé výsledky týchto projektov.

Jednou z mnohých oblastí, kde open source môže nájsť uplatnenie a má potenciál veľkého prínosu, sú ERP systémy. V období posledných desiatich rokoch došlo k rýchlemu rastu v tejto oblasti. Trh je nasýtený veľkými systémami pre veľké firmy. Zvyšok menších podnikov v dnešnej dobe nedisponuje finančnými zdrojmi pre takéto robustné riešenia.

Táto práca má za účel doplniť chýbajúce informácie a poskytnúť návod pre využitie open source ERP systémov v malých a stredných firmách. V teoretickej časti sa nachádza vysvetlenie základných pojmov a uvedenie do problematiky. Nosnou časťou je metodológia implementácie. Nasledujú dve hlavné časti praktickej zložky práce. Prvou je analýza najrozšírenejších súčasných open source ERP na trhu formou recenzie a ich porovnanie na základe jednoduchých kritérií. Druhou časťou je projekt implementácie respektíve migrácie jedného z porovnávaných systémov. K dispozícii je vypracovaná základná projektová dokumentácia.

7 2 Dôležité pojmy

Proces, ERP, free softvér, open source a licencie, malé a stredné podniky. Vysvetlenie týchto pojmov a ich znalosť je vodítkom pre orientovanie sa v problematike, ktorej sa venuje táto práca. Samotné definície sú vyňaté z odbornej literatúry a uvádzané pre porovnanie rozdielnosti chápania ich významu.

2.1 Proces

„Proces je reťaz aktivít, ktorá v iteratívnom toku vytvára hodnotu pre zákazníka.“ [1]

„Každá aktvivita alebo skupina aktivít, ktorá prijme nejaký vstup, pridá mu hodnotu a poskytne výstup internému alebo externému zákazníkovi. Proces využíva zdroje organizácie k vytvoreniu konečných výsledkov. ” [2]

Z týchto definícii môžeme vyvodiť nasledujúce kritéria:

Proces pozostáva zo série pracovných úloh. Tieto úlohy musia mať určitú náväznosť, čo značí, že práca na nich má určitú štruktúru a je možné ju opakovať.

Proces zo vstupov pridaním nejakej hodnoty vytvára výstupy užitočné pre interného alebo aj externého zákazníka.

Proces je spustený udalosťou. Za udalosť môžeme považovať dodanie vstupov do procesu alebo rozhodnutie, inštrukciu.

Je samozrejmé, že každému subjektu ide vždy o zlepšenie a zefektívnenie procesu a k tomuto vedie viacero metód. Jednou z nich je Business Process Reengineering (BPR). Ide o tvorbu nových alebo opravu už funkčných procesov podniku. Otázkou je, ktorá cesta je efektívnejšia. Pri tvorbe úplne nového procesu sa odporúča úplne zabudnúť na starý. Metóda všetko alebo nič. Tým vzniká veľké riziko neúspechu pri nezvládnutí návrhu a implementácie a vysoké vstupné náklady. Dnes sa už po negatívnych skúsenostiach uprednostňuje menej radikálne riešenie, kedy sa procesy mapujú a skúmajú a zefektívňujú po častiach s podstatným využitím znalostí zo starých procesov. Takzvaná metóda kontinuálneho vylepšenia procesov presadzuje analýzu procesov za behu a skúmanie ich možností zlepšenia sa zodpovedným tímom. Po tímovej analýze je presadená zmena a postupné zmeny sú testované za behu s možnosťou ďaľších priebežných úprav v závislosti od výsledku. Veľkou výhodou je podieľanie sa tímu na výstavbe procesu a neustále

8 skvalitňovanie povedomia jednotlivých členov o danej činnosti. Iným prístupom sa stal takzvaný „benchmarking“ kedy sa vyhľadávajú, analyzujú a testujú procesy už existujúce, konkurenčné.

Celkovo ide v každom prístupe o zjednodušenie, racionalizáciu, automatizáciu, rekonfiguráciu, kooperáciu a výmenu informácii v procese.

2.2 ERP systém Každý pokus o zadefinovanie ERP (Enterprise Resource Planning) systému sa líši v závislosti od pohľadu autora a doby svojho vzniku. Pre porovnanie uvádzame viaceré príklady: „Metóda efektívneho plánovania a riadenia všetkých podnikových zdrojov vo výrobnom alebo distribučnom podniku, či v podniku zameranom na služby. Tieto zdroje sú nepostrádateľné k prijatiu a realizácii objednávky zákazníka vrátane následného dodania a fakturácie.“ [3]

„Účinný nástroj, ktorý je schopný pokryť plánovanie a riadenie všetkých kľúčových interných podnikových procesov (zdrojov a ich transformácie na výstupy) a to na všetkých úrovniach od strategickej až po operatívnu. K týmto kľúčovým procesom patrí: výroba, logistika, personalistika, ekonomika, procesy vrcholového rozhodovania využívajúce dátové sklady (OLAP).“ [4]

„ERP systém je pokus vytvoriť integrovaný produkt, ktorý zvláda manažovať väčšinu operácií v podniku. Čím sa ERP systémy odlišujú je, že spájajú funkcie, aby vytvorili jednoduchý zjednotený systém radšej ako skupinu oddelených, samostatných aplikácií. K ďalšiemu rozlíšeniu ERP systémov od všeobecných aplikačných rámcov a iného štandardného systému je požadovaná funkcionalita účtovníctva.“ [5]

2.3 Malé a stredné podniky Malé a stredné podniky (MSP) tvoria významnú časť trhovej ekonomiky. Podľa údajov Európskeho štatistického úradu Eurostat malé a stredné podniky v hospodárstve Európskej únie (EÚ) predstavujú: 99.8 % všetkých európskych podnikov

67.1 % pracovných miest v súkromnom sektore

Viac ako 80 % zamestnanosti v niektorých priemyselných odvetviach [6]

9 Český Statistický Úřad (ČSÚ) rozdeľuje MSP na tri základné kategórie podľa počtu zamestnancov na drobné (1-9), malé (10-49) a stredné (50-250 zamestnancov). V rámci EÚ sa používa podobný ale zložitejší spôsob založený na viackriteriálnom hodnotení, kde sa okrem počtu zamestnancov posudzuje napríklad aj vlastnícka štruktúra a iné parametre [7].

Kategória podniku Počet zamestnancov Obrat alebo Bilancia stredný < 250 ≤ € 50 mil. ≤ € 43 mil. malý < 50 ≤ € 10 mil. ≤ € 10 mil. mikro < 10 ≤ € 2 mil. ≤ € 2 mil. Tab. 1 kategorizácia podnikov podľa ČSÚ [7]

Počet zamestnancov je význammný faktor ovplyvňujúci výber implementovaného systému. Táto práca sa ďalej v praktickej časti zameriava na najpočetnejší výber malých a stredných podnikov, ktoré sa rozsahom a zameraním obídu bez komerčných produktov a môžu sa úplne spoľahnúť na open source.

2.4 Free software, open source a licencie

Keď v roku 1984 po odchode z MIT začal R. Stallman pracovať na projekte GNU (rekurzívna skratka pre „GNU's Not Unix“), založil o rok neskôr nadáciu Free Software Foundation (FSF).

2.4.1 Free Software

Podľa projektu GNU je pojem free software (slobodný softvér) vymedzený štyrmi základnými slobodami:

1. Sloboda spustiť program za akýmkoľvek účelom.

2. Sloboda študovať ako program pracuje a prispôsobiť ho svojim potrebám, predpokladom je prístup ku zdrojovému kódu.

3. Sloboda šíriť kópie.

4. Sloboda zlepšovať program a zverejňovať vylepšenia tak, za predpokladaného prístupu ku zdrojovému kódu [8].

2.4.2 Open Source

Podobný význam ako starší pojem free software (slobodný softvér) má open source

10 (softvér s otvoreným zdrojovým kódom ). Podľa neziskovej organizácie Open Source Initiative (OSI) založenej v roku 1998 B.Perens-om a E.Raymond-om, takto označený softvér musí spĺňať nasledujúce podmienky (skrátené) [9] :

1. Voľná redistribúcia, vrátane predaja a použitia ako komponentu bez poplatkov.

2. Zdrojový kód musí byť k dispozícii v čitateľnej podobe.

3. Sú povolené odvodené diela. Tie musí byť umožnené distribuovať za rovnakých licenčných podmienok ako dielo podobné.

4. Integrita autorovho zdrojového kódu ( licencie môžu požadovať, aby úpravy boli distribuované len ako patche).

5. Žiadna diskriminácia voči osobám alebo skupinám.

6. Žiadna diskriminácia voči oblasti využitia.

7. Distribúcia licencie (licencia sa vzťahuje na všetkých, ktorým je program šírený, uzatvorenie softvéru je zakázané).

8. Licencia nesmie byť špecifická pre spôsob a oblasť využitia výrobku.

9. Licencia nesmie obmedzovať iný softvér (napríklad nieje možné vyžadovať aby iný softvér distribuovaný na spoločnom médiu bol pod rovnakou licenciou).

10. Licencia musí byť technologicky neutrálna (či už z pohľadu technológie, štýlu alebo rozhrania).

2.4.3 Licencie

Licencie, ktoré zodpovedajú vyššie uvedenej definícii môžu byť certifikované a využívať certifikačnú značku OSI. Prístupnosť zdrojového kódu redukuje investičné riziko a softvér je možné prispôsobiť svojim potrebám.

Najčastejšie využívanou licenciou je GPL (General Public License) vytvorená už spomínaným R. Stallman-om pre projekt GNU. Vyhovuje obom vyššie uvedeným definíciam. Jej pravidlá riešia organizáciu práv užívateľov bez obmedzenia autora. Ten sa môže rozhodnúť pre vytvorenie ďalšej verzie pod inou licenciou. Bežný užívateľ môže zdrojový kód skúmať a upravovať bez potreby zverejnenia ale odvodené práce si musia zachovať pôvodné slobody („copyleft“ reciprocita). V súčasnosti je aktuálna verzia 3 (2007).

11 Voľnejšou úpravou je LGPL (Lesser …), ktorá oproti GPL neobmedzuje autora pred kombinovaným spájaním slobodného a neslobodného kódu.

Obe verzie AGPL (Affero General Public License, 2002) a AGPL v3 (2007) boli navrhnuté ako doplnenie bežnej GPL pre poskytovateľov aplikačných služieb (ASP). Každá pridáva podmienku pre použitie na sieti.

Apache License (web server Apache) narozdiel od GPL patrí k permisívnym licenciám. To znamená, že nevyžaduje, aby upravená verzia vášho kódu musela byť zverejnená pod rovnakou licenciou ako originál. Najnovšia Apache License 2.0 je kompatibilná s najnovšou GPL v3, teda ich kombinácia bude pod GPL v3.

K iným permisívnym licenciám patrií Mozilla Public License a aj Eclipse Public License. Vznikli pre potreby konkrétnych projektov. Ich náplň je kompromisom medzi GPL a BSD.

BSD (Berkeley Software Distribution) je obsahovo krátka licencia. Chráni iba autorstvo a použitie mena autora. Následné úpravy a derivácie kódu sú možné bez obmedzení. Vznikli tri verzie. Pôvodná štvorbodová nekompatibilná s GPL, nová trojbodová kompatibilná a zjednodušená dvojbodová FreeBSD (podobná ako MIT).

MIT (Massachusetts Institute of Technology) je najvoľnejšia licencia zbavujúca autora veškerej zodpovednosti [10].

Treba spomenúť, že v súčasnosti je legislatívna podpora týchto licencií v ČR a v SR nepostačujúca.

3 Vývoj ERP systémov

3.1 História

Systémy pre plánovanie podnikových zdrojov označované skratkou ERP ( Enterprise Resource Planning) sa začali formovať pomerne nedávno v deväťdesiatych rokoch dvadsiateho storočia. Vznikli na základe informatizácie činností v podnikoch, ich automatizáciou a zefektívňovaním. Ich predchodcami boli systémy pre správu skladov, kontrolu zásob a neskôr systémy schopné plánovať materiálové vstupy do výroby. Tieto drahé a nedokonalé systémy označované ako MRP ( Material Requierements Planning) programované v jazykoch ako

12 Fortran alebo Cobol sa v osemdesiatych rokoch dočkali rozšírenia na MRP II (Manufacturing Resources Planning). Zmena významu obsahuje prínos k pôvodným zostavám a komponentom skladov z pohľadu optimalizácie výrobného procesu, prevádzkových a distribučných aktivít. Samotný koncept ERP sa stal evidentným v roku 1994 vďaka systému SAP R/3 a jeho posunu k architektúre klient/server, kde klienti boli prepojení na jednu centrálnu datbázu. Ďalším funkčným obohatením obsahujúcim podnikové a projektové riadenie, ľudské zdroje a financie sa dostáva vývoj do súčasnosti. V súvislosti s implementáciou týchto podnikových informačných systémov vznikla aj nová vedná disciplína, podniková informatika.

3.2 Hlavná funkcionalita

Základnou funkciou ERP systému je modularita. Jednotlivé funkcie a procesy sú tématicky rozdelené do samostatných modulov, ktoré si užívateľ môže ale nemusí inštalovať vzhľadom na svoje potreby. Samozrejme moduly medzi sebou navzájom plne komunikujú. A ich procesy sú vystavané na princípe „best practices“, čo znamená, že software reflektuje interpretáciu najefektívnejšej cesty daným procesom. To v skutočnosti vytvára vzájomnú podobnosť procesov a modulov v ERP systémoch rôznych výrobcov. Medzi najčastejšie využívané moduly patria:

Financie - zabezpečujú vedenie účtovníctva, fakturáciu, správu majetku, vykazovanie dokladov, kontrolu nákladov a ziskov (s prihliadnutím na lokálnu legislatívu, menu, kurzy,...)

Ľudské zdroje (Human Resources – HR) - evidujú informácie o zamestnancoch a ich aktivity ako kurzy, školenia, pracovné cesty, ich dochádzku a nároky na dovolenku, v neposlednom rade výpočet a spracovanie platov

Obchodné oddelenie (Customer Relationship Management – CRM) - obsahuje databázu kontaktov na partnerov a zákazníkov, zhromažďuje informácie o telefonickej, písomnej i osobnej komunikácii a umožňuje plánovanie tejto marketingovej činnosti, nechýba kontrola výsledkov práce obchodníka v podobe počtu uzavretých kontraktov a predpokladaných ziskov

Logistika - umožňuje evidenciu, kontrolu a plánovanie objednávok, nákupu, predaja a skladovania.

Projektový manažment

13 - uľahčuje prácu na projektoch dôsledným plánovaním jednotlivých úloh, ich prideľovanie konkrétnym zodpovedným osobám a kontrolu ich plnenia. Nechýbajú nástroje ako Ganttov graf, správa zdrojov a iné.

BI (Business Inteligence) - pojem uvedený Howard J. Dresner-om (1989, Gartner). Nepredstavuje samostatný modul ale skôr zbierku metód, nástrojov, aplikácií, reportov využívaných manažmentom. Pomocou nich analyzujú aktuálne dáta a tak prispievajú k skvalitňovaniu rozhodovacích procesov podniku.

3.3 Nové trendy

Trh s ERP systémami prešiel od roku 2000 rýchlym vývojom. Potreba lepšej integrácie informácií, nahradzovania zastaralých systémov a rozšírenie eurozóny boli dostatočným motivátorom pre rast ponuky i dopytu. V súvislosti s postupným zasýtením trhu a hospodárskou krízou došlo k stagnácii predaja zameraného na veľké spoločnosti. Výrobcovia sa preto obracajú na doteraz zanedbané malé a stredné firmy a za jednoznačný trend môžeme považovať jednoduché, lacné, prednastavené a ľahko konfigurovateľné riešenia ponúkané v balíku so službami. Na túto výzvu najrýchlejšie zareagovali lokálne komerčné firmy a dlho prehliadané opensource riešenia. Najdôležitejšou devízou zostáva „know-how“ pre určitý druh podnikania, priemyslu a previazanie na internet v rámci nárastu „e-commerce“ (internetové obchodovanie) a „e-business“. Adaptáciou prešiel nielen samotný systém ale aj ponúkané služby. Implementácia prebieha rýchlo a presne na mieru, personál prechádza školeniami, klient sa nemusí starať o správu hardware-u. Nezvyklou službou nieje už ani „outsourcing“ celého ERP systému (zväčša so zameraním na CRM) alebo SaaS (Software as a Service, platí sa len za možnosť pripojenia k severu). Oblasťou, ktorá stále očakáva zlepšenie je štandardizácia výstupov (XML, EDI) a bezpečnosť vzhľadom na uložené dáta a ich prenos a prideľovanie právomoci užívateľom. Podľa štúdie spoločnosti IFS predstavuje najžiadanejší trend mobilný prístup k ERP a intuitívne rozhranie [11].

3.4 Očakávania od zavedenia ERP

ERP je integrovaný a celopodnikový, čo znamená, že je využívaný manažmentom podniku na všetkých úrovniach. Všetky firemné procesy jednotlivých oddelení sú prepojené v jeden celok a nadväzujú na seba v logickom slede. Zamedzuje sa duplicite činností a dát,

14 automaticky je ponúknutý ďalší krok. Najčastejšie očakávania sú: Zlepšenie informačných procesov a získanie náskoku pred konkurenciou - skrátenie procesu z piatich hodín na päť minút Dostatok informácií o partneroch a zákazníkoch (zlepšenie obchodnej činnosti) - databáza informácií nielen o adresách ale aj o požiadavkách, záajmoch, histórie komunikácie zákazníka Detailné a aktuálne správy o výkonnosti podniku - kontrola činnosti zamestnancov, výkonnosti a výške predaja, predpovede a plánovanie budúcej činnosti Zjednodušenie plánovania a riadenia výroby - šetrenie ľudských, finančných, materiálových zdrojov podniku Návratnosť investícií - cena implementácie systému navrátená vďaka zvýšeniu efektivity činnosti podniku Pre naplnenie očakávaní je nutná správna voľba systému tak, aby zodpovedala veľkosti firmy podľa počtu zamestnancov a podĺa počtu zákazníkov a partnerov a tak aby spĺňal požadovanú funkcionalitu vzhľadom na zameranie obchodnej činnosti. Podľa Maberta [12] vieme definovať päť kľúčových bodov vplyvu veľkosti podniku na implementáciu ERP. 1. Adaptácia ERP systémov veľkými podnikmi je motivovaná strategickými potrebami. 2. Väčšie spoločnosti využívajú viac funkcionality ERP systémov ako malé. 3. Väčšie spoločnosti si prispôsobujú ERP systémy viac ako malé, ktoré naopak svoju činnosť skôr prispôsobujú procesom používaného ERP systému. 4. Väčšie spoločnosti používajú inkrementálnu implementáciu a fázovanie zavádzania systému, zatiaľčo malé presadzujú skôr radikálnu implementáciu celého systému alebo väčšiny dôležitých modulov naraz. (Big-Bang verzus Mini Big-Bang prístup) 5. Väčšie spoločnosti benefitujú prevažne z modulov zaoberajúcich sa financiami, kým malé spoločnosti benefitujú z implementácie ERP v logistike a manufakturizácii.

3.5 Ponuka na trhu

Na trhu sa dnes nachádza nepreberné množstvo ERP systémov s rôznorodým zameraním a špecializáciou. Základná kategorizácia je komerčné verzus open source systémy.

15 Komerčné systémy sú na trhu už dlhšiu dobu a i keď sa dlho orientovali hlavne na stredné a veľké podniky potenciál rozšírenia medzi malé firmy nezostal bez povšimnutia a takéto riešenia niesú výnimkou. Využité boli hlavne lokálnymi dodávateľmi, ktorí sa špecializovali na špecifické činnosti typu správa skladov, logistika, priemyselná výroba. Spoločnosť Infinity a.s. realizovala prieskum, podľa ktorého sa zistilo, že viac ako dve tretiny podnikov nad 50 zamestnancov už nasadili alebo plánujú do roka nasadiť nejaký ekonomický informačný systém [13].

Predajca Tržby v mil. $ Za rok Microsoft 44282.0 2006 14380.0 2006 SAP 12401.4 2006 Infor Global Solutions 2100.0 2006 The Sage Group 1832.0 2006 Unit 4 Agresso 465.2 2005 CDC Software 409.1 2008 Lawson Software 390.8 2006 Epicor 384.1 2006 Industrial and Financial Systems (IFS) 341.0 2009 Visma 305.5 2005 Comarch 253.2 2009 QAD 225.0 2006 NetSuite 193.1 2010 Tab. 2 tržby významných spoločností vo svete zaoberajúcich sa ERP [14]

SAP (založený v roku 1972) je najznámejší a najúspešnejší dodávateľ podnikového software-u. Ich produktom SAP ERP sa zameriavajú hlavne na stredné a veľké spoločnosti. Dĺžka implementácie SAP Business One pre malé podniky je tri mesiace, cena jednej licencie začína od 25 tisíc Kč (tisíc eur). Celková cena projektu pri balíku Starter (do 5 užívateľov) sa pohybuje okolo stotisíc Kč.

Microsoft (založený v roku 1975) je svetovým lídrom na trhu s poskytovaním software-u, technologických riešení a služieb. Medzi ERP produkty, koré sú veľmi rozšírené patrí ich Microsoft Dynamics AX (pre stredne veľké a veľké organizácie) a Microsoft Dynamics NAV (riešenie pre stredné organizácie). Cena za licencie pre piatich užívateľov v jednom balíku 50 tisíc Kč (2tisíc eur).

16 Firma Celkové tržby za rok Celkové tržby za rok 2009 Zmena v % 2010 v EUR v EUR SAP Slovensko, s.r.o. 35 066 972.00 35 524 478.00 -1.29 Microsoft Slovakia, s.r.o. 1 440 506.00 1 800 000.00 -19.97 Cígler Software, a.s. 737 700.00 693 760.00 -3.09 Abra Software, s.r.o. 535 000.00 550 000.00 -2.73 Tab. 3 celkové tržby za produkty ERP tuzemských spoločností za rok 2009 a 2010 [15]

Karat Software a.s. (2006) je známa firma s pôsobnosťou v Českej aj Slovenskej republike. Ich ERP ponúkajú v troch balíkoch Express, Advance, Enterprise pre malé, stredné a aj veľké podniky. Cena štandardnej licencie verzie Express (5 súčasne pracujúcich užívateľov) je 200 tisíc Kč.

ABRA Software a.s. (1996) je jedna z najväčších českých firiem zameraných na podnikové systémy. ERP pre malé spoločnosti ABRA G2, stredné ABRA G3 a veľké ABRA G4, prepojenie na účtovný program ABRA G1. Cena licencie G2 od 5 do 10 tisíc Kč.

STORMWARE (1996) iná česká firma s riešením pre stredné spoločnosti POHODA E1 s dôrazom na vedenie účtovníctva. Cena licencie od 16900 Kč.

Cígler Software a.s. (1990) známa spoločnosť s riešením pre malé Money S3, pre stredné Money S4 a veľké spoločnosti Money S5. Za spomenutie stojí možnosť testovania a limitovaného používania skúšobnej verzie Money S3 ŠTART zdarma. Cena licencie verzie 3 sa pohybuje od 3900 do 19900 Kč v závislosti od bližšej špecifikácie.

Uvádzané ceny sú orientačné, získané zo stránok výrobcov. Pri českých zástupcoch som prihliadal na približne rovnakú funkčnosť balíkov. Každý výrobca ponúka možnosť prenájmu licencie (SaaS).

V prieskume slovenského trhu IT ročenky 2011 sa uvádza prieskum ERP trhu. Zúčastnilo sa ho 25 dodávateľov ponúkajúcich 37 produktov od jednoduchých nástrojov na vedenie účtovníctva až po veľké komplexné systémy. V roku 2010 dosiahli dodávatelia ERP riešení tržby vo výške 74 464 081.42 eur. Tržby z predaja licencií predstavovali 13 685 529 eur a z predaja služieb 63 289 746 eur. Už štvrtý rok dochádza k malému poklesu predaja. (výnimka firma NESS Slovensko, nárast 55.56%) [15].

Open source riešenia sú podstatne mladšie a vznikli ako reakcia na potrebu znižovania vstupných nákladov na nákup a implementáciu ERP systémov do podnikov, pre ktoré

17 komerčné produkty predstavujú príliš nákladnú položku a často nevyžadujú takú komplexnú funkcionalitu. Zisk z open source ERP systémov plynie hlavne z prémiových a doplnkových služieb ako napríklad rozšírenie funkcionality, proces implementácie, výstavba systému na mieru, podpora v zaškolení zamestnancov a zabezpečenie miesta (úložiska dát, server) pre chod systému.

4 Open source vs. proprietárne riešenia

Pri správnom pochopení možností systému a pochopení potreby podniku a hlavne jeho pripravenosti na zmenu vieme určiť, ktorý výber je vhodnejší. Existuje viacero dôvodov, prečo zvoliť zavedenie open source riešenia pre malé a stredné firmy.

4.1 Náklady na open source Sú najvýznamnejším rozhodovacím faktorom. Poznáme priame a nepriame náklady.

4.1.1 Priame náklady Sú nespornou výhodou každého open source. Sú ľahko odhadnuteľné a súvisia prevažne so životnými fázami samotného systému. Vieme ich prerozdeliť na softvér, hardvér, systémovú podporu a zamestnacov.

1. Softvér je verejne dostupný, zanikajú náklady na licencie.

2. Hardvér nevyžaduje dodatočné úpravy v porovnaní s požiadavkami proprietárnych produktov.

3. Podpora sa poskytuje v dvoch formách.

• Externá – poskytovaná komerčnými spoločnosťami. Platí sa paušálne alebo platbou za incident.

• Interná – poskytovaná vlastnými zamestnancami. K dispozícii je podpora komunity.

(berú sa do úvahy platy programátora alebo správcu počítačovej siete cca. 900-1300 eur)

4. zamestnaci – náklady na zamestnancov sa nemenia na základe toho, či ide o open source alebo proprietárne riešenie. K zmene dochádza podľa množstva potrebnej práce.

18 4.1.2 Nepriame náklady

Predstavujú náklady na premrhanú prácu zamestnancov vyjadrené mierou straty produktivity, respektíve zmenšený objem dosiahnutých výsledkov, spôsobený neefektívne vynaloženou prácou. Ako vhodný príklad sa dá uviesť poskytovanie podpory v pracovnom čase zamestnancami, pre ktorých to nepredstavuje ich pracovnú náplň.

4.2 Benefity open source

Medzi hlavné benefity open source v porovnaní s komerčnými systémami môžeme zaradiť slobodu, flexibilitu, interoperabilitu, podporu a celkovú nákladovosť [16].

Sloboda znamená pre nás úplnú voľnosť vo voľbe typu systému, jeho funkčnosti respektíve komplexnosti, úpravy jeho vzhľadu a kombinácie doplnkových služieb. Zamedzíme nutným zmenám diktovaným pravidelnou aktualizáciou.

Flexibilita, v prípade ďaľších úprav od drobnej funkčnosti až po celkom nové moduly v budúcnosti, záleží len na našom rozhodnutí.

Interoperabilita a kompatibilita znamená využívanie otvorených štandardov a nelimitovanosť proprietárnymi formátmi dát pri spracovaní vstupov a výstupov. Konkrétne je systém schopný fungovať na rôznych operačných systémoch a rôznych zariadeniach.

Podpora je poskytovaná rozsiahlymi komunitami s pravidelne aktualizovanou on-line dostupnou dokumentáciou, fórami, novinkami a opravami zistených chýb. Ak táto forma nepostačuje, je možné využiť štandardnú platenú podporu.

Bezpečnosť a kvalita sú diskutabilné a skôr verejnosť-zavádzajúce výhody. Tvrdenie, že pri otvorenom kóde má potencionálny hacker väčšiu šancu nájsť bezpečnostnú dieru je síce pravdivé, ale na druhú stranu veľkosť programátorskej komunity venujúcej sa softvéru s nie nelegálnymi úmyslami má možnosť tej istej kontroly. Tá istá komunita rieši nielen uvoľňovanie bezpečnostných záplat ale aj opravy chýb funkčnosti a vývoj nových nápadov. To kvalitu zvyšuje omnoho rýchlejšie ako pri komerčných riešeniach, ale musí priebiehať aj následná kontrola. V prípade nedostatkov je zodpovednosť za spôsobené chyby na nás a nie na tvorcoch.

Výkon a škálovateľnosť sú schopnosti efektívne využívať zdroje počítača a prispôsobovať sa meniacej záťaži hlavne vzhľadom na počet užívateľov a veľkosť databázy.

19 Životnosť je ovplyvnená licenciami, prístupom k dokumentácii, aktualizáciam a spätnej kompatibilite so staršími verziami [16].

4.3 Riziká open source

Tri hlavné riziká, respektíve podmienky, pre naplnenie vyššie zmienených benefitov sú čas, energia a zdroje.

Mali by sme mať dostatok času na výber z veľkého množstva ponúk na súčasnom trhu. Možností je veľa a každá má svoje prednosti. Príprava na samotný proces implementácie je kľúčový faktor úspechu.

Venovaná energia zo strany všetkých zainteresovaných by nemala spôsobiť znekvalitnenie alebo dokonca pozastavenie ostatných procesov v podniku.

Nutnosťou je mať dostatok ľudských zdrojov s potrebnými znalosťami. Je možné ho nahradiť zvýšením času a energie potrebnými na prípravu a zaškolenie takéhoto personálu.

Spomenúť sa dá ešte riziko fragmentácie, poprípade zániku, spojené s vývojom opensource softvéru. Hrozí teda, že vývojári projektu s rôznymi predstavami sa rozdelia a vzniknú nové projekty s novou funkčnosťou (code forking) alebo sa stratí záujem komunity na vývoji a projekt sa ukončí.

4.4 Prípady kedy nieje open source vhodné riešenie 1. Prioritou je rýchle nasadenie bez nutnosti vývoja a bez času a energie na prípravu implementačného personálu.

2. Požadovanú funkcionalitu neponúka žiadne open source riešenie. (resp. nemá dostatočný rozsah)

3. Nástroje open source sú príliš komplikované a neintuitívne na údržbu a úpravy.

4. Vyžaduje sa garancia funkčnosti a spoľahlivosti výrobku a jeho úprav od dodávateľa.

5. Potrebujeme kryť investíciu do riešenia silnou značkou dodávateľa s potrebnými referenciami a hodnoteniami z oficiálnych analytických zdrojov. (napr. Gartner) [17]

Prínos výhod a nákladovosť rizík je možné vždy vyčísliť a porovnať so starým riešením. Vykonanie zmien je vždy závislé na konkrétnej situácii a individuálne pre každý prípad.

20 5 Implementácia ERP

65% výkonného manažmentu verí, že problémy v implementácii môžu poškodiť obchodnú činnosť podniku [18].

Implementácia ERP systému je komplexný a časovo náročný projekt. Je dôležité aby systém spĺňal všetky organizačné potreby, požiadavky a predpokladané očakávania.

Podľa Gartner Group, 70% všetkých projektov implementácie ERP je neúspešných dokonca aj s odstupom troch rokov [19]. Existujú dva druhy zlyhania. Úplný a čiastočný. V prípade úplného zlyhania bol projekt pozastavený pred samotnou implementáciou alebo spôsobil finančné a funkčné škody samotnému podniku. V prípade čiastočného zlyhania dochádza k neúplnému prispôsobeniu procesom podniku, ktoré vyvolávajú činnosti naviac s dopadom na efektivitu úkonov [20].

Vyvstávajú teda dve základné otázky, „Aké sú základné faktory úspešnosti ERP implementácie?“ a „Ako úspešne vykonať samotnú implementáciu?“ [21]

5.1 Etapy životného cyklu projektu implementácie ERP

Samotný projekt možno intuitívne a prakticky rozdeliť do troch hlavných etáp: pred- implementačná, implementačná a po-implementačná. Pre lepšie pochopenie obsahu jednotlivých etáp a náväznosti kritických faktorov úspešnosti na ne, použijem podrobnejšie definície šiestich etáp štúdie [22].

Inicializácia je prvou etapou životného cyklu projektu. Zahŕňa hľadanie a výber vhodného softvéru zodpovedajúceho potrebám a očakávaniam podniku.

Prijatie znamená rozhodnutie podniku investovať potrebné prostriedky na implementáciu vybraného softvéru.

Prispôsobenie popisuje inštaláciu ERP a prípravu pre použitie v podniku.

Akceptovanie zahŕňa využitie systému zamestnancami podniku pri ich bežnej pracovnej činnosti.

Zabehnutie je moment, kedy sa systém stáva všednou súčasťou činností podniku.

Napĺňanie nastáva v okamihu, keď systém využíva svoj potenciál naplno, vzhľadom na podnik.

21 5.2 Kritické faktory úspešnosti projektu implementácie ERP

Vo viacerých štúdiách vykonaných na určitých prípadových štúdiách sa spomínajú nasledujúce faktory zmieňované takisto v odbornej literatúre: spolupráca s funkcionalitou systému, zachovanie rozsahu projektu, schopný projektový tím, podpora manažmentu, konzultanti, interná čitateľnosť, školenia, plánovanie, testovanie, zvládnutie členitosti organizácie, vývoj, financovanie. Porovnanie obsahu jednotlivých štúdií možno vidieť v nasledujúcej tabuľke.

Al-Mashari a kol. (2003) Somers a Nelson (2001) Bancroft a kol. (1998) Holland a Light (1999) Výber balíku ERP Podpora top manažmentu Komunikácia Dedené systémy Manažment a vedenie Projektový tím - Podpora top manažmentu Podniková vízia tímu kompetencie Vízie a plány Spolupráca a komunikácia Pochopenie kultúry ERP stratégia medzi oddeleniami podniku Projektový manažment Jasné ciele a úlohy Organizačné zmeny pred Podpora top implementáciou manažmentu Tréningy a vzdelávanie Manažment očakávaní Projektový manažér s Rozvrh projektu, posilnenými plánovanie právomovami Komunikácia Vedúci projektu Projektová metodológia Konzultácie Integrácia systému Podpora predajcu, Školenia Personál spolupráca, konzultanti Testovanie Dôkladný výber balíku Očakávané problémy Zmena podnikových procesov Dedené systémy Analýza a prenos dát Konfigurácia softvéru Štrukturálne a kultúrne Priradené zdroje Prijatie zmeny Ohodnotenie výkonnosti Pretvorenie podnik. Monitorovanie a procesov spätná väzba Školenia užívateľov Komunikácia Výber architektúry Riešenie problémov Minimálne úpravy užív. prostredia Manažment zmien Tab. 4 porovnanie štúdií významnosti kritických faktorov [23]

Nasleduje výpis vybraných kritických faktorov úspešnosti podľa popisu zo štúdie [22]. Je možné rozdeliť ich na kľúčové osoby a kľúčové aktivity.

22 5.2.1 Kľúčové osoby Sú to všetky osoby a skupiny osôb , ktoré majú nejaký vplyv na implementáciu ERP.

Podpora top manažmentu je jeden z najkritickejších faktorov. Hlavnou činnosťou musí byť monitorovanie pokroku a usmerňovanie implementačného tímu. Jeden zo spôsobov ako zabezpečiť splnenie úloh a motiváciu môže byť naviazanie platových bonusov na úspech projektu.

Vedúci projektu je zodpovedný nielen za vypracovanie a napĺňanie projektového plánu, ale aj za vedenie a motiváciu tímu, uľahčenie procesu, marketing, komunikáciu s partnermi a celkové naplnenie stanovenej vízie. Predpokladom je znalosť oblasti technologických inovácii.

Projektový tím je dôležitý z pohľadu technického zabezpečenia procesu, znalosti podnikových procesov a znalosti samotného systému. Uprednostňuje sa rôznorodosť špecializácii jednotlivých členov tímu.

Konzultanti pre implementáciu. Využívanie predovšetkým externých konzultantov je celkom bežný jav. Ich devízou je hlboká znalosť konkrétneho systému, modulu alebo procesu. Ďaľšou činnosťou môže byť vykonávanie analýz vhodných ERP systémov poprípade spolupráca na ich implementácii.

Predajca – dodávateľ. Vzťah medzi dodávateľom systému a podnikom v procese implementácie by mal byť stretegickej povahy. Ovplyvňuje konkurencieschopnosť a efektivitu. K dispozícii často máva rôzne nástroje na mapovanie, porozumenie, pretváranie podnikových procesov, zavedenie vhodných vzorov postupov, prepojenie hardvéru s ERP. Prínosom ich využívania je úspora času a nákladov v procese implementácie. Využívané sú hlavne v etapách prijatia a prispôsobenia ERP. Dodávateľ taktiež zvykne poskytovať podporu (telefonickú, mailovú, osobnú) pre svoj systém. V dlhodobom vzťahu pomáha pri vývoji nových funkčností, modulov a vylepšení. Využívanie takejto podpory sa odporúča počas všetkých etáp pred, počas aj po implementácii.

5.2.2 Kľúčové aktivity

Ide o aktivity s kľúčovou roľou počas napĺňania cieľov projektu implementácie.

Stanovenie jasných cieľov a úloh je potrebné vykonať hneď na začiatku. Ciele by sa nemali meniť počas behu a mali by byť pochopené každým účastníkom projektu. Úlohou ERP je tieto ciele pomáhať naplniť a zaručiť tak celkový obchodný úspech podniku.

23 Výber vhodného balíku predstavuje jedno z najzávažnejších rozhodnutí počas inicializácie projektu. Musí sa zakladať na dôkladnej analýze potrieb a požiadavkov podniku. Ovplyvní rozpočet, časový rozvrh, ciele a ostatné faktory.

Projektový manažment je súčasťou projektu od začiatku až do konca. Kontrola a plánovanie sa zapája v otázkach hardvéru, softvéru, organizácie, ľudí a prezentácie a preto je komplexná, nákladná a riziková. Je nutné si určiť zameranie, ciele, kritické cesty projektu a dodržať stanovený časový rozvrh a finančný rozpočet.

Manažment očakávaní a jeho zvládnutie sú dôležité pre celý proces. Nadhodnotené systémy často v konečnom dôsledku nespĺňajú očakávania používateľa.

Úprava užívateľského prostredia. Všeobecne platí, že čím menej úprav sa vykoná, tým je projekt menej rizikový, menej nákladný, menej časovo náročný a viac spoľahlivý, kontrolovaný a teda úspešný. Rozsah úprav diktujú predpoklady podnikových procesov. Sú vykonávané v prvých etapách.

Analýza a prenos dát. ERP systémy sú závislé na vstupných dátach. Manažment takýchto dát je nevyhnuteľný. Vyžaduje sa ich zhromažďovanie a konverzia do prijateľných formátov. Vykonáva sa prevažne počas etáp prispôsobenia a akceptácie systému. Popri testovaní sa zbiera spätná väzba od užívateľov.

Pretvorenie podnikových procesov (business process reengineering), tak aby boli kompatibilné s reálnou situáciou, je negatívum hotového balíka systému. Plánuje sa pri inicializácii, vyhodnocuje pri prijímaní, vykonáva pri prispôsobení a oceňuje počas akceptovania. Menej zmien znamená menšie riziko chýb.

Definovanie architektúry systému musí reflektovať podnikové potreby už počas inicializácie. Popri etape prispôsobovania sa musia zohladniť externé systémy.

Prideľovanie zdrojov. Nesplnenie vysokých nárokov ERP na zdroje má za následok čiastočné alebo dokonca úplné zlyhanie projektu implementácie.

Manažment zmien zmierňuje zmätok, nechuť účastníkov a chyby pri akceptovaní ERP. Vedenie podniku by malo ukázať ako splniť úlohy pomocou nového systému a motivovať zamestnancov k ochote zmeniť a prijať nové technológie.

Tréningy a vzdelávanie užívateľov sú podstatné pre hladký postup a pokrok v implementácii. Ich zanedbávanie je problémom väčšiny organizácii. Efektívnou metódou môže byť počítačové školenie cez podnikový intranet počas celého procesu. Užívatelia sa

24 musia stotožniť so zmenami v nových procesoch. Ich aktívna účasť počas celého životného cyklu projektu zvyšuje kvalitu výsledku. Nevyhnutná je neustála podpora (helpdesk).

Spolupráca a komunikácia medzi oddeleniami určuje zodpovednosť jednotlivých účastníkov a zabezpečuje ich informovanosť. Efektivita komunikácie sa prejavuje na výsledku projektu a pozitívne ovplyvňuje akceptovanie, zabehnutie a naplnenie potenciálu systému.

5.3 Implementačná metodológia

Po zoznámení sa s teoretickými etapami a kritickými faktormi úspešnosti implementácie ERP systému máme k dispozícii teoretické predpoklady pre návrh konkrétneho projektu. Táto práca sa venuje open source ERP systémom pre malé a stredné firmy. V tejto časti bude spracovaná metodológia celého procesu v podobe návodu s dôrazom na univerzálnosť použitia postupného prechodu na nový ERP systém. Pre zjednodušenie využijeme opäť už spomenuté tri etapy: pred-implementačná, implementačná a po- implementačná. Predpokladáme vopred pripravený projektový tím (či už externý alebo interný).

5.3.1 Predpoklady

Základné predpoklady, z ktorých sa vychádza v nasledujúcich podkapitolách, a ich zmeny majú podstatný vplyv na časovú náročnosť a v konečnom dôsledku na nákladovosť celého projektu.

• Metodológia je navrhnutá pre malé a stredné podniky používajúce štandardné pracovné postupy a výstupy (faktúry, reporty) s minimálnymi úpravami.

• Všetky odhady a postupy vychádzajú z dostupných informácií a dokumentov prediskutovaných a schválených klientom resp. vedením podniku. Akékoľvek iné zistenia a požiadavky sa musia podrobiť novej analýze. Podľa novonadobudnutých poznatkov bude upravený, prehodnotený a znovuschválený celý projektový plán.

• Pred zahájením projektu musia byť k dispozícii všetky požadované zdroje. Pracovníci, miestnosti pre porady alebo školenia, hardvér a softvér.

• Klient (vedenie podniku) plne spolupracuje s implementačným tímom. K dispozícii je prístup k všetkým úrovniam manažmentu tak aby sa dali zhromažďovať dáta a požiadavky na architektúru a funkcionalitu počas pred-implementačnej etapy.

25 • Klient (vedenie podniku) písomne odsúhlasí každý postup pri kritických bodoch projektu. Bez tohto súhlasu nieje možné pokračovať.

• Dokumentácia je vypracovaná za plnej účasti klienta resp. vedenia podniku. Zahŕňa: manuály systémov, programov, užívateľských činností, pravidiel prístupov atď. .

• Ceny za softvérové licencie, hardvér, služby sú špecifickou kapitolou závisiacou na konkrétnej situácii, a preto sú vyňaté z metodológie. Líšia sa podľa krajiny pôsobnosti, zamerania a veľkosti podniku, pracnosti a úsilia projektu. (Podobne časová náročnosť.)

5.3.2 Fázy a úlohy

Fázy Úlohy Popis

Pred-implementačná Požiadavky V tejto časti sa vyberá správny fáza systém pre podnik. Mal by - Zber požiadavkov na systém. spĺňať veškeré požiadavky. - Analýza ponuky na trhu. Pri výbere je dobré využiť - Výber konkrétneho systému. konzultácie a dostupné zdroje. Po rozhodnutí využiť vybraný - Testovanie demo verzie, prieskum prípadových štúdií, zber dokumentácie. systém sa sústreďujú všetky činnosti na implementáciu. Spolupráca s dodávateľom

- Prípadné vyjednávanie o cenách licencií, služieb a kontrakt.

- Zber a príprava dát.

- Príprava zdrojov.

Implementačná fáza Kontrola prípravy Samotná implementácia začína až po úplnej príprave všetkých - overenie hardvéru a siete zdrojov a dát v bezchybnom - nastavenie serveru stave. Akákoľvek chyba - príprava pracovných staníc spôsobí škodu na priebehu projektu. Je nutné angažovanie - súhrn iného softvéru a hardvéru manažmentu. Príprava dokumentácie Jednotlivé kroky sú závislé - procesy, dáta, potrebné úpravy, nastavenia od požiadaviek, funkcionalite Inštalácia a nutnosti úprav systému.

26 - inštalácia databázy a vybraného ERP systému Najväčšie nároky má zvyčajne modul správy financií a - základné nastavenie klienta a testovacích dát účtovníctva. Odporúča sa Priebežná testovacia prevádzka využitie plánovacích nástrojov - zoznámenie sa so základnou navigáciou, procesmi, (MS Project) a synchrónna reportmi, nastaveniami prevádzka so starým - diskusia, nové poznatky systémom, tak aby nebol ohrozený chod podniku. Konfigurácia

- základné nastavenie štruktúry podniku, modulov, kategorizácia, prístupové práva a role

- import dát (databáza klientov, faktúry,...)

- nastavenie financií (metódy platieb, dátumy splatnosti, meny, účtov, )

- ostatné nastavenia v závislosti od funkčností (inventár, …)

- externý softvér a hardvér

Zálohovanie

- pravidelná záloha dát a nastavení

Po-implementačná Užívatelia a systém V záverečnej časti sa fáza sústreďujeme na akceptovanie - testovanie nového systému - školenia zamestnancami a využitie jeho - monitorovanie potenciálu naplno. Vyhodnocujeme úspešnosť - vyhodnotenie projektu. Tab. 5 rozpis fáz a úloh implementácie ERP

Prezentovaný návod vychádza zo zaužívaných metodológií a osvedčených postupov používaných bežnými dodávateľmi ERP systémov. Pri projekte je vhodné využívať zoznamy požiadaviek a ich aktuálny stav, časové grafy a iné nástroje využívané v projektovom manažmente.

27 6 Analýza vybraných open source ERP systémov

V nasledujúcej kapitole sa budem venovať popisu a čiastočnému porovnaniu vybraných open source ERP systémov na základe všeobecných kritérií. Výber deviatich zástupcov som uskutočnil na základe subjektívneho kvalitatívneho ohodnotenia webových stránok venovaných danej tématike a marketingovej prezentácie zástupcov analyzovaných produktov.

6.1 Prehľad vlastností jednotlivých open source ERP Individuálne sledujem skupiny nasledujúcich vlastností: vyspelosť systému – v akom štádiu vývoja sa projekt nachádza, či je verzia systému stabilná, poprípade stále vo vývoji (alfa, beta,...) riadenie projektu a aktivita komunity – aká je vízia projektu, či je riadený komunitou alebo konkrétnou spoločnosťou, aká veľká je komunita, ako komunikuje, ako často dochádza k vydávaniu noviniek podpora systému – aké služby sú k dispozícii, aká kvalitná je dokumentácia flexibilita systému – zisťujem závislosť/nezávislosť systému na operačnom systéme, poprípade na databáze, aký programovací jazyk je používaný pri vývoji, aká je možnosť prispôsobiť si prostredie (kustomizácia), akým spôsobom sa dá vytvoriť nová funkcia alebo modul, ako sa dá upgrade-ovať systém, aké úrovne prístupových práv sa dajú nastaviť, či je k dispozícii multijazyková podpora

V prípade, že je k dispozícii demo verzia, sledujem podobné procesy (proces vytvorenia nového zákazníka pre obchodné oddelenie) a postupnosť jednotlivých krokov s následným vyhodnotením kvality a intuitivity užívateľského prostredia.

Údaje o počte riadkov kódu projektu, počte aktívnych prispievateľov a aktívnosti komunity som čerpal z projektu „ChoiceERP“ [24] vytvoreného na „Ohloh opensource API“ [25]. Tento projekt zbiera a porovnáva dostupné informácie o open source ERP.

28 6.1.1 ADempiere

Všeobecné 1887718 riadkov kódu informácie projekt sa vyvinul z projektu Compiere www.adempiere.com www.adempiere.org licencia GPL v2.0 stabilná verzia 3.5.4a Architektúra a Programovací jazyk Java, komunikácia s aplikačným serverom J2EE iné (Jboss, Websphere) pomocou RMI, komunikácia s relačnou databázou Oracle alebo PostgreSQL pomocou protokolu JDBC, nezávislé na OS, podpora Ajax, JasperReports, WSDL(XML, SOAP, http, MIME) Formáty Funkcie CRM, HR, nákup a predaj, skladové hospodárstvo, účtovníctvo, výroba, projektové riadenie, spotreba, mnažérske správy,... Užívateľské Rozhranie cez xWindow, WEB 2.0 rozhranie, ťažšie na inštaláciu a prostredie konfiguráciu. Samotné prostredie neprehľadné. Pozitívne riešenie je otváranie menu do samostatných záložiek. Úpravy Možná zmena formulárov, farieb, fontov, polí, validačných kritérií a nápovedy. Multijazyková podpora vrátane slovenčiny a češtiny. Podpora viacerých mien a operácii medzi nimi. Komunita Slovenská aj česká komunita, klesajúca tendencia aktívnosti vývojársky tímu (17 prispievateľov), Služby Platené oBIZ Cloud, oBIZ onSite balíky s predplatenou podporou. Samostatná podpora, tréningy, konzultácie v cene okolo 50 eur za hodinu. Dokumentácia Bohatá dokumentácia pre užívateľov, vývojárov na produktovej wiki stránke. Roadmaps. Návody. Referencie Booking21.com (hotelový rezervačný systém), dispečerský systém pre Všeobecnú fakultnú nemocnicu, UMS, s.r.o. , Weldplast (nákup, predaj, účtovníctvo), 400 tisíc stiahnutí, 170 registrovaných aplikácií Demoverzia je k dispozícii1 . K dispozícii je možnosť vyskúšania systémového manažmentu ale aj jednoduchej správy klienta.

1 na adrese http://www.testadempiere.com/webui/

29 Skúšobný proces zavedenia nového zákazníka: Po prihlásení vidíme menu, hlavnú centrálnu plochu s odkazmi pre zrýchlenú navigáciu, kalendár a štatistické ukazovatele. V záložkách obľúbené je odkaz na obchodného partnera (Business Partner) po kliknutí sa objaví formulár pre vyhľadávanie, treba kliknúť na ikonu pre nového. Dostaneme sa do prostredia pre vytvorenie obchodného partnera. Po vyplnení mena, sa dá na samostatnej záložke potvrdiť, že ide o zákazníka. Adresu a kontaktné údaje vypĺňame opäť na samostatnej záložke. Je nutné uloženie, na čo sme upozornení. Okrem potrebných údajov je plocha preplnená nastaveniami pre finančné transakcie. [počet klikov 7, počet okien 5, čas celkový: 4 min] Zhodnotenie: Po prvom prihlásení bolo obtiažne v menu mám nájsť formulár pre pridanie nového zákazníka. Menu je nevýrazné a tématicky chaotické. Horná lišta nástrojov, tak ako vlastne celý systém, vyžaduje cvik pre rýchle použitie a rozhodne sa nedá nazvať intuitívnou.

Obr. 1 vytvorenie zákazníka Adempiere demo

30 6.1.2 Compiere

Všeobecné 823404 riadkov kódu informácie www.compiere.com projekt už neaktívny, od projektu sa oddelil ADempiere licencia GPL v2 stabilná verzia R3.3.0 Architektúra a Kombinovaná 2 a 3-vrstvová architektúra, programovací jazyk Java, iné nezávislé na OS, databáza Oracle Formáty CSV, PDF Funkcie CRM nieje samostatne, Financie, Predaj a nákup, Projekty, Správa hardware, Manufakturizácia, Služby, Reporty pre manažment, E- commerce, web email Užívateľské Nie moc príjemné, prepínanie medzi viacerými tabmi pri jednej položke. prostredie Úpravy bezpečnostné pravidlá podľa rolí, 26 jazykov, 4 účtovnícke schémy Komunita Nepravidelný vývoj, v súčasnosti neaktívny. (roadmap, changelog) Služby platená migrácia a dodatočná dokumentácia, cva balíky Standard a Enterprise podľa veľkosti firmy, Amazon Elastic Computer Cloud Dokumentácia Podrobná užívateľská, minimálna vývojárska. Referencie asi 100 firiem, Madalbal (CZ, SK, sklady, reklamácie, nákup, predaj)

Podľa viacerých názorov tento systém už nieje úplne otvorený a nevyhovuje licencii GPL. Vývoj projektu z pohľadu komunity je uzavretý a neaktívny, prebieha už iba prostredníctvom komerčných partnerov. Jeho ďalšie využitie sa pravdepodobne sústredí už len do oblastí platených služieb. Ako je napríklad využitie Amazon Elastic Computer Cloud-u (narozdiel od SaaS, software cloud, ide o hardware cloud, kedy má nájomca k dispozícii určitý výpočtový výkon a úložište dát podľa potreby).

Demoverzia nieje k dispozícii.

Na adrese2 je k nahliadnutiu inštruktážne video vytvorenia nového zákazníka. Z videa je zrejmá rovnaká logika a zložitosť ako v Adempiere.

2 http://opensourceerpguru.com/flash/CompierecreateBPCreate.swf

31 6.1.3 Dolibarr

Všeobecné 523 782 riadkov kódu informácie www.dolibarr.org www.wiki.dolibarr.org verzia 1.0 uvoľnená v septembri 2003 licencia GPL v2.0 stabilná verzia 3.1.0 Architektúra a Programovací jazyk PHP 4.1+, MySQL 3.1 +, samostatné inštalačné iné balíky podľa OS Formáty Generuje PDF Funkcie Správa kontaktov, správa bankových účtov, faktúrovanie, predaj a nákup, objednávky, manažérske správy, emaily, interaktívny kalendár pre plánovanie Užívateľské Príjemné prostredie s ľahkým používaním, na výber viacero vzhľadov. prostredie Úpravy Jednoduché na inštaláciu, vývoj a použitie vďaka PHP. Multi-užívateľ, bezpečnostné práva pre viacero úrovní, rozdielne menu, 12 jazykov Komunita Aktívni prispievatelia 21, vzrastajúca tendencia. Služby K dispozícii DoliStore, predaj dodatočných komponentov a služieb. Dokumentácia Dokumentácia k dispozícii na projektovej wiki stránke. Referencie Najpopulárnejší je vo Francúzsku (asi 30 referencíí: Auguria, Novabio,...).

Chýba tú model účtovníctva, plnohodnotné HR, webmail. Nepodporuje operácie vo viacerých menách a formát multi-podniku, kedy vieme spojiť dáta dvoch samostatných fieriem pod jeden ERP systém.

Demoverzia je k dispozícii3 . K dispozícii je aj možnosť dočasnej plnohodnotnej trial verzie na Amazon Cloud-e s možnosťou prechodu na plnú verziu, alebo demoverzia s rôznym nastavením zamerania a skladby modulov. Skúšobný proces zavedenia nového zákazníka: Po prihlásení vidí užívateľ hlavnú centrálnu plochu so štatistickými ukazovatelmi a upozorneniami nadchádzajúcich úloh.

3 na adrese http://www.dolibarr.org/onlinedemo

32 Vľavo je jednoduché vyhľadávanie a možnosť vytvorenia záložiek. Hlavné menu sa nachádza na hornej lište. Hneď prvá záložka (Third Parties) slúži pre správu partnerov. Na hlavnej ploche opäť vidíme štatistické údaje a priestor pre vyhľadávanie. V ľavej časti je podmenu pre správu partnerov s podmnožinami zákazníkov, dodávateľov a adries. Po zvolení vytvorenia nového zákazníka (New Customer) sa objaví jednostranný formulár so základnými položkami ako meno, adresa a iné. Po uložení sa vytvorí karta obsahujúca stručný náhľad, záložky s agendou, dokumentmi a tlačítka pre pridanie faktúry alebo naplánovanie služobnej cesty. [počet klikov 4, počet okien 3, čas celkový: 2 min] Zhodnotenie: Po prihlásení sa dalo postupovať veľmi intuitívne. Na hlavných obrazovkách boli k dispozícii aktuálne údaje a pripomienky. Nepríjemnosťou bolo zobrazenie niektorých formulárov v zle pôsobiacej tabuľkovej forme.

Obr. 2 Dolibarr úvodná obrazovka

Obr. 3 Dolibarr formulár pre pridanie nového zákazníka

33 6.1.4 Openbravo

Všeobecné Vznik v roku 2006/08 (Španielsko, dnes USA) informácie www.openbravo.com wiki.openbravo.com Openbravo S.L. MPL licencia, Openbravo Public Licencia stabilná verzia 3.00 (jún 2011) Architektúra a Nezávislé na OS, programovací jazyk Java, JavaScript, PL/SQL iné Formáty XML, PDF, Microsoft Excel Funkcie Openbravo POS (Point-of-Sale), CRM, financie, účtovníctvo, predaj, nákup, inventár, spolupráca s POS vybavením ako: čítačky kariet, zberače dát, čítačky čiarových kódov, dotykové displeje Užívateľské Webové rozhranie, využitie viacerých záložiek, jednoduchá inštalácia prostredie Úpravy 13 jazykov, pridávanie polí a záložiek priamo cez menu bez potreby zásahov do kódu Komunita Aktívna, zameranie hlavne na odhaľovanie chýb (bug-ov) Služby Tri základné balíky Community (zdarma), Basic(365 dolárov ročne za užívatela) a Professional (750-975 dolárov ročne za užívatela), možné dokúpenie samostatných modulov Dokumentácia Videá, semináre, Referencie 2 mil. Stiahnutí, 1500 užívateľov, 200 platiacich zákazníkov

Demoverzia je k dispozícii4 . Skúšobný proces zavedenia nového zákazníka: Po prihlásení vidíme hlavnú obrazovku s množstvom doplnkov (kalendár, predpoveď počasia, štatistiky, odkazy na videonávody, dokonca prepojenie na sociálne siete). Vľavej časti je možnosť správy vzhľadu plochy a zoznam naposledy otvorených dokumentov resp. položiek menu. Navigáciu obstaráva minimalistická horná lišta. Obsahuje tlačítka pre rýchle spustenie a rýchle vytvorenie ľubovoľného dátového objektu zo zoznamu a menu (tlačítko Application), ktoré sa postupne rozbaľuje do ponuky. Z menu sa dostaneme do databázy obchodných partnerov.

4 na adrese http://demo.openbravo.com/openbravo/

34 Vytvorenie nového partnera alebo prehľad už vytvoreného funguje v dvojdielnom okne. Horná časť funguje ako základný prehľad, dolná má viacero tématických záložiek a zobrazuje ich obsah podľa výberu. Pri zadávaní adresy sa zobrazí zoznam a pre editáciu vyskakuje ďalšie externé okno. [počet klikov 6, počet okien 4, čas celkový: 2.5 min] Zhodnotenie: Úvodná obrazovka dodáva pocit preplnenia modernými doplnkami. Ničmenej minimalistické menu nieje praktické pre časté používanie. Pri prechode dochádza k zdržaniu pri načítavaní. Taktiež dvojdielne okno pri zákazníkovi je nutné neustále rolovať bočnými posuvnými lištami, pretože rozloženie zobrazených informácii je príliš voľné.

Obr. 4 Openbravo hlavná pracovná plocha

Obr. 5 Openbravo vytvorenie zákazníka a zadanie jeho adresy

35 6.1.5 Opentaps - OfBiz

Všeobecné komunitne riadený informácie (Open Source Strategies Inc. Los Angeles) 987394 riadkov kódu www.opentaps.org ofbiz.apache.org licencia GPL v2 stabilná verzia 1.5.0 (2011) Architektúra a Opentaps je vystavaný na Apache Geronimo, Tomcat a OfBiz (Open for iné Business) framework-u, má 3-vrstvovú architektúru, webové rozhranie, nezávislé na OS, server Windows aj , databázy MySQL, PostgreSQL, Oracle, SQL Server, programovací jazyk Java, Beanshell, XML-Minilang, podpora XML RPC, SOAP a SyncML protokolov, Pentaho, JasperReports, Funambol pre mobilné zariadenia Formáty Exportuje XML,ASCII, CSV, PDF, spolupracuje s Mircosoft Outlook Funkcie CRM, MRP (manufakturizácia), manažment skladu, správa inventáru, účtovníctvo a financie, eCommerce, web email Užívateľské Web GUI rozdelené na časti s možnosťou viacerých vzhľadov prostredie (templates). Úpravy Pomocou XML a zmien v databáze. Čiastočný preklad až do 39 jazykov. Komunita Klesajúca tendencia aktivity, len jeden aktívny prispievateľ k vývoju. Služby Konferencie, dokumentácia a tréning na diaľku. Dokumentácia Chýba dokumentácia pre implementáciu (Windows). Wiki systém. Referencie

Demoverzia je k dispozícii5 . Je možné zvoliť z viacerých testovacích verzií podľa zamerania. K dispozícii nebol CRM modul, preto bude skúšané vytvorenie nového dodávateľa. Skúšobný proces zavedenia nového dodávateľa: Úvodná obrazovka ponúka zoznam ikôn jednotlivých modulov. Následná obrazovka modulu má strohé štatistické informácie o počte nových, schválených a pozastavených objednávok. Menu je horizontálne v hornej časti pracovnej plochy. Jeho členenie je prehľadné. Pri ploche zoznamu dopravcov je

5 na adrese http://www.opentaps.org/products/online-demo

36 v ľavej časti menu pre úkony (nájdi, vytvor nového,...). V stredovej časti je vyhladávanie a zoznam dodávateľov. Pri vytvorení nového stačí vyplniť jednoduchý formulár. [počet klikov 5, počet okien 5, čas celkový: 1.5 min] Zhodnotenie: Veľmi jednoduché a prehľadné prostredie s jasnou a priamočiarou funkčnosťou.

Obr. 6 Opentaps zoznam dodávateľov

Obr. 7 Opentaps formulár vytvorenia nového dodávateľa

37 6.1.6 OpenERP

Všeobecné Projekt založený v roku 2005 (pôvodne TinyERP) informácie 310479 riadkov kódu www.openerp.com investori Sofinnova, Iliad pobočky v Belgicku, USA a v Indii licencia AGPLv3 stabilná verzia 6.1 (frekvencia update-ov pravidelná, 4 mesiace) Architektúra a 3-vrstvová architektúra, programovací jazyk Python, server Linux aj iné Windows, klient nezávisle na OS, databáza PostgreSQL, web aj desktop klient Formáty OpenObject s podporou Object-Relationship Mapping, Model-View- Controller, dáta XML a CSV s metadátami, reporty exportujú dáta vo formáte XML, HTML, ODT, PDF, podpora OpenOffice, Excel, Thunderbird Funkcie CRM, ľudské zdroje (HR), marketing, projektový manažment, skladové hospodárstvo, inventár, fakturácie aj elektronické, účtovníctvo, purchase/expense, manufakturizácia, niekoľko stoviek doplnkových modulov je k dispozícii v rámci komunity, web email Užívateľské GUI klient. Prostredie je pohodlné a dobre nastavené. Práca v ňom je prostredie intuitívna. Je k dispozícii viacero druhov grafov a typov vzhľadov. Úpravy Vykonávajú sa zmenou formulárov priamo v XML, pomocou administrátorského konta, pomocou zmien vo workflows a priamo v python kóde. Nové moduly je možné vytvárať, k dispozícii je viacero návodov. Preklady sú do 11 jazykov vrátane češtiny. Je možné si spraviť vlastný preklad. 2 účtovné schémy. Bezpečnostné práva sú prideľované užívateľským skupinám a roliam. Vzťahujú sa nielen na formuláre a moduly ale aj na konkrétne dátové objekty. Komunita 261 aktívnych prispievateľov, okolo 100-200 správ na fóre za mesiac, (change log) Služby Balíky Free, Enterprise a Online. Free je zdarma a obsahuje všetky funkčnosti. Enterprise začína na 165 euro za mesiac. Zahŕňa podporu, neobmedzené migrácie, opravu chýb, súkromné moduly, bezpečnostné

38 upozornenia. Online ponúka hosting zriaďovaný OpenERP s možnosťou záloh a migrácii. K dispozícii niesú iné moduly ako obsahuje originál inštalačný balík. Cena 39 eur na mesiac a jedného užívateľa. Iné služby: implementačný asistent, migrácia vybraných modulov (800 eur), telefonická podpora na konkrétny počet hodín (125-5000 eur), ... Dokumentácia Obsiahla ale nie vždy úplne podrobná. K dispozícii voľne na stiahnutie inštalačný, administrátorský a užívateľský manuál. Partneri majú k dispozícii dokumentáciu ku architektúre. Referencie Viac ako 400 partnerov v 70 krajinách, 122 referencií na stránke (Danone, Veolia,...)

Demoverzia je k dispozícii6. K testovaniu sa treba registrovať. Skúšobný proces zavedenia nového zákazníka: Úvodná plocha ponúka prehľadné grafické menu modulov a klasické horizontálne menu. Nad toto menu je k dispozícii nastavenie záložiek. Po vybraní obchodného oddelenia sa v ľavom stĺpci otvára ponuka daného modulu a v centrálnej časti nástenka so štatistikami a aktuálnymi údajmi pre obchodníka. V ponuke zvolíme adresár a zákazníkov. Zobrazí sa v zozname spolu s možnosťou vyhľadávania podľa rôznych kritérií. Zvolíme vytvorenie nového zákazníka. Následný formulár má hlavnú časť pre zadanie mena, čo stačí pre uloženie a časť so záložkami (všeobecné/adresa, predaj, financie, poznámky, upozornenia). [počet klikov 5, počet okien 4, čas celkový: 2 min] Zhodnotenie: Užívateľsky priateľské prostredie s bohatou funkcionalitou.

Obr. 8 OpenERP formulár pre vyplnenie zákazníka

6 na adrese http://demo.openerp.com

39 6.1.7 PostBooks xTuple

Všeobecné Prvá stabilná verzia v septembri 2007 (USA) informácie www.xtuple.com Licencia CPAL stabilná verzia 3.8.0 (2012) Architektúra a Klient-server aplikácia s grafickým klientom v C++ (Qt od Nokie), iné nezávislé na OS, databáza PostgreSQL, Formáty Na tvorbu reportov používa OpenRPT (LGPL licencovaný opensource projekt od xTuple), PDF Funkcie CRM, predaj, nákup, výroba, účtovníctvo, inventár, produkty, možnosť integrácie s Drupal-om Užívateľské Pri zmene verzie dochádza k zmene funkčnosti a organizácii tlačidiel. prostredie Aplikácia s klasickými oknami a špecifickým menu. Úpravy 25 prekladov Komunita Aktívna komunita s rýchlou podporou, samostatne pôsobiaca ruská komunita. Služby Spoplatnený modul výroby, Amazon EC2 Cloud, App Store, tri balíky (len jeden zdarma) s nejasným cenníkom v závislosti od podpory, počtu užívateľov atď. Dokumentácia Na produktovej wiki stránke sú k dispozícii diskusie, kvalitná technická dokumentácia a videá. Referencie Creamer Metal Products, Richart Distributors, Cedarlane,...

Demoverzia je k dispozícii7. K testovaniu je k dispozícii po registrovaní, stiahnutí klienta a inštalácii verzia s funkčnosťou na úrovni platenej verzie. Skúšobný proces zavedenia nového zákazníka: Základná obrazovka je typické aplikačné okno s horizontálnym menu pre jednotlivé moduly ERP. Pod ním je lišta ikôn nástrojov. V module CRM sa rozbalí klasické menu. Vyberieme možnosť kontakt a nový kontakt. Otvorí sa nové samostatné okno s prehľadným formulárom a kartou so záložkami s dodatočnými informáciami. [počet klikov 5, počet okien 3, čas celkový: 2min]

7 na adrese http://www.xtuple.com/free-demo-of-xtuple-erp

40 Zhodnotenie: Po funkčnej stránke bohatá aplikácia s trochu zvláštnym dizajnom menu nástrojov ale úplne klasickým dizajnom všetkých ostatných zoznamov a formulárov.

Obr. 9 dizajn xTuple ERP

Obr. 10 xTuple karta so zákazníkom

41 6.1.8 ERP5

Všeobecné Projekt vznikol v roku 2002. informácie 938 534 riadkov kódu Rozvíjaný je francúzskou spoločnosťou Nexedi. Partneri sú z Francúzska, Luxemburska, Nemecka, Poľska, Senegalu a z Indie. www..org , www.erp5.com licencia GPL stabilná verzia 5.4.6. Architektúra a 3-vrstvová architektúra, nezávislé na OS, databáza Zope, programovací iné jazyk Python, previazanie na Zope (Z Object Publishing Enviroment) a MySQL, Zope využíva na prístup k objektom HTTP, XML-RPC a SOAP, stránky sú nastavované cez „templates“. Formáty Funkcie CRM, účtovníctvo a financie, spracovanie kontaktov, manažment ľudí, manažment darcovstva, zdravotníctvo, bankovníctvo, textilný a automobilový priemysel Užívateľské Prostredie je webové, jednoduché s viacerými GUI elementami. prostredie Úpravy Pre upravovanie prostredia musí užívateľ poznať Python, Zope a XML. Na jednoduchšiu prácu s modulmi slúžia takzvané „business templates“. Jazykové lokalizácie sú do francúzštiny, angličtiny a portugalštiny. Komunita 34 aktívnych prispievateľov, asi 10 príspevkov do fóra za mesiac, časté konferencie Služby Pri implementácii by mal byť k dispozícii aspoň jeden zástupca z Nexedi kvôli chýbajúcej dokumentácii. Je k dispozícii online podpora. SaaS Dokumentácia K dispozícii sú čiastkové a stručné návody. Referencie Senegal Government, EADS Astrium, Bet'Eire Flow

Demoverzia nieje k dispozícii.

42 6.1.9 Tryton

Všeobecné Odnož TinyERP (2008) informácie www.tryton.org licencia GPLv3 stabilná verzia (séria) 2.2 (2011) Architektúra a Trojvrstvová architektúra, nezávislé na OS, programovací jazyk python, iné databáza PostgreSQL, SQLite, XML-RPC a DAV protokoly Formáty Podpora generovania ODT a PDF Funkcie Účtovníctvo, fakturácia, predaj, nákup, správa inventáru, projektový manažment Užívateľské Iba GTK klient prostredie Úpravy Komunita Vývoj pod záštitou viacerých firiem a aktívnej komunity, každých 6 mesiacov nová verzia/séria, možnosť spolupodieľať sa na vývoji alebo financovaní Služby Možnosť vývoja projektu na mieru, podpora podľa počtu incidentov a doby odozvy (od 95 do 3995 dolárov ročne) Dokumentácia Produktová wiki stránka, dokumentácia online pravidelne aktualizovaná s novou verziou, Referencie B2ck, Incore IT Solutions,

Demoverzia je k disopzícii8. Online demo nieje funkčné. Treba stiahnuť aplikačného klienta. Skúšobný proces zavedenia nového zákazníka: Aplikácia ponúka rozsiahle menu v ľavej časti a záložky so zoznamom a formulármi vo zvyšnej. Nechýba možnosť doplnenia odkazov a ponechanie viacerých záložiek otvorených zároveň. Zvolíme Party a Parties. Ocitneme sa v jednoduchom zozname kontaktov. V ľavom hornom rohu sa nachádza ikona pre vytvorenie nového. Nasleduje vyplnenie jednoduchého formulára. [počet klikov 3, počet okien 3, čas celkový: 2 min] Zhodnotenie: Rýchle reakcie sa striedajú s pomalou odozvou pri ukladaní údajov. Orientácia v menu pri zložitejších úkonoch nieje jednoduchá.

8 na adrese http://www.tryton.org/demo.html

43 Obr. 11 Tryton zadanie kontaktu

Obr. 12 Tryton zoznam kontaktov

44 6.2 Porovnanie podľa kritérií

Pri výbere vhodného systému alebo softvéru je zaužívaný postup vytvorenia žiadosti o návrh (RFP request for proposal). RFP je balík dokumentov obsahujúci kompletnú agendu žiadostí o dodanie ponuky u dodávateľa, jej vyhodnotenie a schválenie alebo zamietnutie. Okrem dokumentov ako profil firmy, žiadosť o ponuku je hlavnou súčasťou kvantitatívne ohodnotenie systému. Podstatou je zoznam požadovaných vlastností. Na základe vyhodnotenia naplnenia tohto zoznamu dochádza k výberu z ponúk. Pri stredne veľkých firmách a pre nich určených systémoch ERP obsahuje tento zoznam približne tri tisíc položiek. Požiadavky sú rozdielne v závislosti od zamerania firmy či organizácie [26].

Cieľom tejto podkapitoly je kvalitatívne porovnanie a teda určenie najprijateľnejších systémov zo všeobecného pohľadu základných kritérií funkčnosti a náročnosti práce s nimi. Kritéria a váhy vychádzajú z tématicky podobných analýz [27][28] vykonaných v minulosti .

V tabuľke sú najskôr vypísané v riadkoch jednotlivé moduly potom nasledujú jednotlivé funkcie spomínané už v samostatných opisoch porovnávaných systémov. V stĺpcoch sa nachádza zoznam porovnávaných ERP systémov s priradeným hodnotením.

Stupnica hodnotenia:

0 Systém neobsahuje funkciu Nepodarilo sa získať informácie 1 Nízka podpora 2 Stredná podpora 3 Vysoká podpora Tab. 6 legenda pre rating ERP porovnania

Sčítaním výsledných hodnôt získame predstavu o poradí systémov. Nasleduje druhá časť, kedy priradíme váhy (1-málo významné, 2-stredne významné, 3-veľmi významné) kritériam podľa ich dôležitosti vzhľadom ku konkrétnemu praktickému príkladu v kapitole 7.

Výsledok je ovplyvnený nekompletnými informáciami v prípade niektorých systémov. Všetky systémy nad 100 bodov považujem za vhodné alternatívy k implementácii pri daných kritériach.

45 Adempiere Compiere Dolibarr Openbravo Opentaps – OfBiz OpenERP Postbooks xTuple ERP5 Tryton moduly váha rating skóre rating skóre rating skóre rating skóre rating skóre rating skóre rating skóre rating skóre rating skóre CRM 3 2 6 2 6 2 6 3 9 3 9 3 9 3 9 3 9 3 9 HR 3 2 6 0 0 3 9 3 9 0 0 3 9 0 0 3 9 0 0 Projektové plánovanie 3 3 9 3 9 0 0 0 0 0 0 2 6 0 0 0 0 3 9 Nákup a predaj 1 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 0 0 3 3 Skladové hospodárstvo 1 3 3 3 3 0 0 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 0 0 Výroba 1 3 3 3 3 0 0 0 0 3 3 3 3 3 3 3 3 0 0 Účtovníctvo a fakturácia 1 3 3 3 3 1 1 3 3 3 3 2 2 3 3 3 3 3 3 Funkčnosť-kritéria 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Malé podniky 3 3 9 3 9 3 9 3 9 3 9 3 9 3 9 3 9 3 9 Stredné podniky 3 0 3 0 3 0 3 0 3 0 3 0 3 0 3 0 3 0 Status vývoja/verzia 2 3 6 2 4 3 6 3 6 3 6 3 6 3 6 3 6 3 6 Architektúra 2 3 6 2 4 3 6 3 6 3 6 3 6 2 4 3 6 3 6 Licencia 2 3 6 1 2 3 6 3 6 3 6 3 6 3 6 3 6 3 6 Nezávislosť na OS 2 3 6 2 4 3 6 3 6 3 6 3 6 3 6 3 6 3 6 Jazyková podpora 1 3 3 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3 2 2 2 2 2 2 Užívateľské prostredie 3 1 3 1 3 3 9 2 6 2 6 3 9 3 9 1 3 1 3 Kustomizácia 3 2 6 0 0 3 9 0 0 2 6 3 9 0 0 3 9 0 0 Prístupové práva 3 3 9 3 9 3 9 0 0 0 0 3 9 0 0 3 9 0 0 Flexibilné upgrady 2 0 0 2 4 0 0 0 0 2 4 2 4 2 4 0 0 0 0 Mailová komunikácia 2 0 0 3 6 3 6 3 6 3 6 3 6 0 0 0 0 0 0 Export dokumentov 3 3 9 3 9 2 6 3 9 3 9 3 9 2 6 0 0 3 9 Dokumentácia 3 3 9 2 6 3 9 2 6 2 6 2 6 3 9 2 6 3 9 Možnosť školenia 1 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 Aktivita komunity 2 2 4 1 2 3 6 3 6 2 4 3 6 3 6 2 4 3 6 Frekvencia update-ov 2 2 4 1 2 3 6 3 6 3 6 3 6 3 6 3 6 3 6 Online demo 1 2 2 0 0 3 3 3 3 3 3 3 3 2 2 0 0 2 2 Spolu: 61 118 51 96 59 121 58 108 61 110 71 141 55 99 52 102 50 97 Tab. 7 a Graf č.1 kvalitatívne porovnanie open source ERP

160

140

120

100

80

60

40

20

0 Compiere Openbravo OpenERP ERP5 Adempiere Dolibarr Opentaps – OfBiz Postbooks xTuple Tryton 46 7 Migrácia OpenERP – Cargopass s.r.o.

Open source ERP systém OpenERP bol v spoločnosti Cargopass používaný vo verzii 6.0.1. . Všetky funkčné moduly systému boli využívané v pôvodnom nastavení, ktoré vzniklo pri inštalácií. Hlavnou výhodou je, že tento stav môže byť kompletne zmenený pomocou doinštalovania množstva iných modulov, ktoré su voľne prístupné na internete a sú neustále obohacované aktívnou vývojárskou komunitou. Ich vzhľad a funkčnosť môžu byť úplne prispôsobené potrebám klienta zásahmi do databázy, zdrojového kódu a podobne. Aby firma Cargopass mohla zvýšiť efektivitu práce, boli navrhnuté, testované, zavedené a zdokumentované rozsiahle zmeny vo verzii 6.0.3. Samotnou náplňou projektu bola optimalizácia CRM – ERP systému vrátane migrácie na novšiu verziu. Predpokladom úspešnosti bola dôkladná analýza prebiehajúcich firemných procesov a návrh ich zefektívnenia vzhľadom na časovú náročnosť a hlboká znalosť samotného CRM – ERP systému. Všetky zistenia z analýz, návrhy zmien systémovej a procesnej logiky a samotného dizajnu boli konzultované s vedením spoločnosti a aj priamo so zamestnancami. Projekt bol hlavnou náplňou Interim Projektu [29] prebiehajúceho v zmienenej spoločnosti od 1.9.2011 do 31.01.2012. Projekt bol oficiálne ukončený.

7.1 Popis organizácie

Spoločnosť Cargopass je mladá česká spoločnosť, ktorá na trhu ponúka rovnomennú dopravnú databanku. Snaží sa o neustále zdokonaľovanie svojho systému a s ním súvisiacich služieb.

7.1.1 Obchodná činnosť

Hlavnou úlohou je prevádzka špedičnej databanky Cargopass, ktorú využívajú dopravcovia nákladnej dopravy v ČR a SR pre plánovanie prepravy nákladov po celej Európe. Pod pojmom prevádzka sa myslí nielen zabezpečenie chodu systému po technickej stránke, ale aj jeho propagácia medzi potencionálnou klientelou. Noví zákazníci môžu byť požiadať o školenie, stáli zákazníci majú možnosť doplnkových asistenčných služieb pri uverejňovaní svojich ponúk v systéme. Ďalšou činnosťou je poradenstvo a konzultácia v oblasti riešenia sporov a vymáhavania pohľadávok. Firma sa pravidelne zúčastňuje výstav zameraných na dopravu.

47 7.1.2 Personálne zabezpečenie

Riaditeľ spoločnosti je Ing. Martin Toncar. Ľudské zdroje: má len jedného stáleho zamestnanca, ktorý má aj iné úlohy v rámci spoločnosti. Okrem iného eviduje zamestnancov, ich dochádzku, spracováva podklady pre výpočet mzdy, spravuje firemný majetok, služobné autá a ich využívanie. Obchodné oddelenie: má troch stálych zamestnancov (2ČR+SR, 1 zahraničie), ktorých úlohou je predovšetkým kontakt so stálymi, novými i potencionálnymi zákazníkmi formou telefonickej, emailovej ale aj osobnej komunikácie. Výnimkou nieje ani účasť na služobných cestách, výstavách, firemných prezentáciach a školeniach. Insert oddelenie: má stáleho zamestnanca len vedúcu oddelenia a pohyblivý počet brigádnikov (20) s flexibilnou pracovnou dobou a hodinovou mzdou. Oddelenie má za úlohu vkladať dáta do špedičnej databanky Cargopass v rámci služby pre zákazníka a v rámci aktualizácie s partnerskými databankami. Práca je zadávaná a organizovaná vedúcou oddelenia. Brigádnici využívajú firemný systém len pre prihlásenie/odhlásenie dochádzky a sledovanie mesačných štatistík výkonnosti zamestnancov.

7.1.3 Organizačná schéma

Obr. 13 organizácia firmy Cargopass

48 7.2 Účastníci projektu

Vedúci projektu: garant interim projektu za spoločnosť Compass Communication Projektový tím: účastníci interim projektu (5 študentov SSME FI MUNI). Úlohou tímu je okrem iného zoznámenie sa s fungovaním spoločnosti a používaného systému. Analyzovanie súčasného stavu, návrh, testovanie, zavádzanie a dokumentácia zmien a úprav. Zamestnanci spoločnosti Cargopass: zamestnanci obchodného oddelenia, oddelenia ľudských zdrojov a oddelenia pre vkladanie dát do dopravnej databanky.

7.3 Ciele projektu

Cielom projektu je optimalizácia CRM – ERP systému, konkrétne verzie OpenERP 6.0.3. , vrátane migrácie zo staršej na novšiu verziu. Čiastkovými vstupmi, výstupmi v projekte je dôkladná analýza prebiehajúcich firemných procesov a návrh ich zefektívnenia vzhľadom na časovú náročnosť a analýza možností samotného ERP systému. Ďalej vytvorenie dokumentácie, manuálov, plánov, postupov v závislosti od fáze projektu. Hlavný cieľ: úspešné vykonanie samotnej migrácie systému a zavedenie do činnosti zákazníka Z pohľadu ceny: základný predpoklad zákazníka (Cargopass) je mať na projekt minimálne náklady. Samotný projektový tím pozostáva z piatich účastníkov interim projektu, ktorí pracujú bez nároku na mzdu. Systém OpenERP je riešenie založené na open source licencii, čiže náklady na zavedenie sú nulové. (prispôsobenie systému OpenERP je platený produkt mnohých subjektov na trhu, úloha projektového tímu) Z pohľadu času: je dôležité ukončit projekt do konca roka 2011, čomu zodpovedá navrhnutý projektový plán. Z pohľadu kvality: je cieľom úspešné vykonanie samotnej migrácie systému a zavedenie do užívania zákazníka bez obmedzenia jeho pravidelnej obchodnej činnosti. Ďalej obsiahnutie všetkých navrhovaných zmien s plnou požadovanou funkčnosťou, bez nutnosti (s minimálnym počtom) dodatočných zásahov do systému. Komunikácia so zamestnancami prebieha v rámci ich pracovného času bez väčších zásahov do ich náplne práce. Testovanie prebieha na samostatnej inštancii bez vplyvu na ostrú prevádzku.

49 Hardware-ové prostriedky firma vlastnila už pred zahájením projektu. Stanovanie akceptačných kritérií prebehne v súlade s dohodou s garantom projektu a projektovým tímom. Nasadenie jednotlivých účastníkov projektu je navrhnuté podľa ich časových možností s dôrazom na kvalitu.

7.4 Zostavenie tímu – role a zodpovednosti

Projektový tím pozostáva z piatich účastníkov interim projektu ( študentov SSME FI MUNI), ktorí prešli výberovým konaním a boli vybraní s rôznymi technickými schopnosťami a zameraním a z vedúceho-garanta projektu (Compass Communication), ktorý tento tím zostavil a riadí. Medzi členov tímu boli vedúcim tímu perozdelené oblasti zodpovednosti pre migráciu a čiastkové úlohy. Boli vytvorené tri základné oblasti migrácie: Ľudské zdroje, Obchodné oddelenie, Projektové riadenie. Úlohy presahujúce pridelené kompetencie, poprípade úlohy náročnejšie na prevedenie, sú vykonávané na základe spoločnej dohody projektového tímu. Dielčie úlohy v jednotlivých oblastiach si plánuje každý osobitne. Hlavné úlohy sú z oblasti obchodného oddelenia. Zahrňujú dôkladné analýzy možností systému, zaužívané a odporúčané metódy v oblasti CRM (client relation management), analýzy činnosti zamestnancov, návrh zlepšenia procesov, navrhnutie zlepšenia funkčnosti systému, dizajnu systému, testovanie návrhov, samotná migrácia systému, helpdesk v post- implementačnej fáze a vytvárenie rozsiahlej dokumentácie.

7.5 Komunikácia, monitoring, kontrola

Komunikácia so zákazníkom (rozumej Cargopass, vedenie, zamestnanci, garant) prebieha písomne, telefonicky, ústne. Raz týždenne sú naplánované tímové alebo osobné stretnutia s garantom, na ktorých sú rozoberané dôležité udalosti, nápady, očakávania. Záznamy z týchto stretnutí sú zaznamenané do zdieľaného firemného priestoru Google Docs. V tomto priestore sú aj nasledujúce dokumenty: • dokument so záznamom konkrétnych činnosti vykonaných v priebehu dňa • dokument so zaznamenanými postupmi a skriptmi, ktoré je nevyhnutné zdielať v tíme • dokument s aktuálne rozpracovanou dokumentáciou, analýzou Mimo týždenných stretnutí prebieha neustále komunikácia prostredníctvom emailov alebo Skype-u (konferenčné hovory).

50 Plánovanie projektov po odkomunikovaní bude zavedené do príslušného modulu ERP systému. So zamestnancami sa komunikuje osobne. Dodržiavanie časového harmonogramu, dochádzku a kompetencie má na starosti vedúci projektového tímu (garant). Môže vykonávať náhodné kontroly funkčnosti. Ostatné monitorovanie a kontroly vykonáva tím v spolupráci so zamestnancami.

7.6 Projektový plán

Projekt prebiehal od 1.9.2011 do 20.12. 2011. Bolo sa treba zoznámiť s činnosťou firmy (Cargopass) a s nárokmi na budúci informačný systém. To zahrňovalo sledovanie činností obchodného oddelenia (nákup, predaj, oslovenie klientov), oddelenia ľudských zdrojov (sledovanie dochádzky), insertného oddelenia (vkladanie údajov do systému) a v neposlednom rade činnosť vedenia firmy (projektový manažment). Nasledovalo zoznámenie sa so systémom OpenERP. Získavali sme základné pracovné návyky v jeho prostredí z pohľadu užívateľa (čo, kde, ako funguje) a z pohľadu administrátora (konfigurácia servera, zálohovanie, testovacia prevádzka). Neskôr bol tím rozdelený na tri časti: Obchodné oddelenie, Ľudské zdroje, Projektový manžment. Každý člen mal špecifikované zameranie na analýzu procesov, návrh a testovanie zlepšení. Po vzniku testovacej verzie konečnej podoby systému, bol tento daný k dispozícii zamestnancom pre užívateľské testovanie. Po zapracovaní pripomienok a zistených nedostatkov boli všetky zmeny zapísané a zostavil sa migračný plán. Po úspešnej migrácii prebehlo školenie zamestnancov a bola dopracovaná dokumentácia.

7.6.1 WBS a časový plán Nižšie zobrazená osnova zobrazuje priebeh činností 1. Zostavenie tímu • pohovory s potencionálnymi členmi tímu 2. Definovanie projektu 3. Zahájenie projektu • príprava obsahu a prostriedkov pre prácu tímu Pred-implementačná fáza (september 2011) 4. Zoznámenie sa s procesmi vo firme • analýza procesov jednotlivých oddelení a zamestnancov • sledovanie obchodného cieľu firmy a prispôsobenie smerovania výsledkov projektu 5. Zoznámenie sa so systémom

51 • funkcie systému všeobecne, databáza a nároky na HW • analýza náveznosti systému na jednotlivé firemné procesy 6. Zoznámenie sa s teóriou CRM, ERP • štúdium literatúty a prípadových štúdií 7. Návrh zmien • prispôsobenie systému podľa výsledkov analýz a dohody s projekt. vedúcim 8. Testovanie • testovanie prispôsobeného systému, prebiehalo na testovacej inštancii bez zásahu do skutočného prostredia a bez ovplyvnenia chodu firmy, • každé výsledky testovania sú komunikované so zamestnancami Implementačná fáza (prelom október/november 2011) • plánovaná tak aby prebehla v najkratšom možnom čase, ideálne v jednom pracovnom týždni s nejakým sviatkom s predpokladom práce do večera a cez víkend 9. Príprava postupov • zálohovanie, dokumentácia 10. Testovanie procesu migrácie • celý presun vykonaný na testovacej inštancii 11. Užívateľský test • zamestnanci testujú budúci systém 12. Zapracovanie dodatočných zmien 13. Testovanie • prípadné opravy a zmeny 14. Ostrá migrácia • zavedenie nového systému 15. Testovanie 16. Odovzdanie do užívania Post-implementačná fáza (november 2011) 17. Monitorovanie funkčnosti • plánované na dlhšiu dobu, aby bola zaručená istota a kvalita výsledku 18. Zaškolenie zamestnancov • nesúvisí len s novými funkciami systému, ale aj so zmenou ich pracovných postupov, a vyplývajúceho hodnotenia výsledkov práce 19. Dodatočné úpravy 20. Testovanie • prípadné opravy a zmeny 21. Záverečné spracovanie dokumentácie, zhodnotenia • všetky postupy a záznamy spracované do prehľadnej dokumentácie, • vytvorenie manuálov pre jednotlivé pracovné postupy,

52 • vytvorenie manuálov a záloh pre prípad budúcej migrácie alebo možnosti predaja implementácie ako produktu 22. Ukončenie projektu do konca roka 2011

Obr. 14 WBS s časovým plánom z MS Project Pôvodná odhadovaná doba trvania bola pred zahájením projektu 105 dní. Skutočná doba trvania bola 89 dní, celková doba prípravy 25 dní, vývoja 24 dní, testovania 10+29 (monitorovania) dní, celková doba práce so zamestnancami 25 dní. Kompletný diagram je k dispozícii ako elektronická príloha a je súčasťou dokumentácie vypracovanej v MS Project-e.

53 7.6.2 Plán využívania zdrojov a odhad ceny

Projekt má od začiatku výskumný charakter. Nieje presne daná jeho dĺžka, postup, ani nároky na prácu. Firma disponuje všetkými potrebnými materiálnymi zdrojmi. Z dôvodu udržania nízkych nárokov na ľudské a finančné zdroje je samotný projektový tím zostavený z 5 študentov FI MUNI v rámci bezplatnej polročnej stáže. Pracujú zhruba štyri dni v týždni s voľnou pracovnou dobou a na vlastných PC. Samotní zamestnanci sa zúčastňujú projektu počas svojej pracovnej doby, s minimálnym zdržaním od ich pracovnej činnosti.

ZDROJE Zabezpečené pred zahájením projektu ? materiálne Hardware Server (firemný, záložný) áno Firemná sieť áno Internetové pripojenie/provider áno Pracovné stanice (PC) zamestnancov áno Pracovné stanice (PC) projektového tímu áno Software Všetky počítače vybavené OS a inými potrebnými áno aplikáciami pre prácu (napr. GTK klient OpenERP) OpenERP (inštalačný balík v aktuálnej verzii 6.03) áno Fungujúca databáza (PostgreSQL) áno Iné Vybavená kancelária pre projektový tím (stoly, stoličky, áno nástenka, elektrika, internet) ľudské Zamestnanci firmy Vedúci projektového tímu áno Manažér (HR) áno Obchodník 1 áno Obchodník 2 áno Obchodník 3 áno Projektový tím 5 členov áno finančné Rezerva v prípade potreby zabezpečenia nadčasov áno zamestnancov, poprípade zakúpenie nového HW Tab. 8 zoznam potrebných zdrojov

54 Obmedzenie ľudských zdrojov vzhľadom na nutnosť vykonávania bežných činností: vedúci projektového tímu 40%, zvyšní zamestnanci 30%, projektový tím 90% V nasledujúcej tabuľke je rozpis zodpovedných osôb k jednotlivým fázam projektu a konktrétnym činnostiam.

Fáza Činnosti Zodpovedné osoby

zostavenie tímu, definovanie projektu, pohovory s potencionálnymi členmi vedúci tímu (garant zahájenie projektu tímu projektu) manažer (HR) príprava obsahu a prostriedkov pre vedúci tímu (garant prácu tímu projektu) Pred-implementačná fáza analýza procesov, analýza systému prerozdelenie kompetencií na tri vedúci tímu (demoverzia), návrh zmien hlavné oblasti projektový tím pravidelné týždenné stretnutia a vedúci tímu konzultácie (1-2 hod) projektový tím konzultácie so zamestnancami (počas zamestnanci projektový tím ich pracovnej činnosti) Implementačná fáza príprava, migrácia, testovanie, projektový tím odovzdanie užívateľský test projektový tím zamestnanci pravidelné týždenné stretnutia a vedúci tímu konzultácie (1-2 hod) projektový tím Post-implementačná fáza monitorovanie, školenia, dodatočné dodatočné úpravy a testovanie projektový tím úpravy, testovanie, dokumentácie, vyhodnotenie a ukončenie projektu monitorovanie 1 člen tímu dokumentácia (prispôsobený časový 1 člen tímu rozsah úlohy) školenia, vyhodnotenie a ukončenie vedúci tímu projektový tím zamestnanci Tab. 9 naviazanie ľudských zdrojov na odhadovaný priebeh činností

55 V nasledujúcej tabuľke je k dispozícii informatívny rozpis časového vyťaženia jednotlivých účastníkov projektu počas jeho priebehu. Údaje sú čerpané z firemného systému dochádzky.

Prípravná Pred-implementačná Implemen- Post-implementačná Celkový fáza tačná počet projektu človekohod ín Projektový August September Október November December na zamestn tím (hod) (hod) (hod) (hod) (hod) anca 1. CRM - 76 84 88 42 290 2. CRM - 60 78 80 68 286 3.Project + - 90 142 146 93 471 iné 4.Project + - 103 154 152 96 505 iné 5. HR + - 90 148 146 84 468 hardware 6. vedúci 16 12 12 12 8 60 Zamestnanci 1 CRM - 12 8 16 36 2 CRM - 12 6 16 36 3 CRM - 12 6 16 36 4.HR+ ine 8 8 4 10 30 Celkovo 14 dní 34 dní 8 dní 36 dní Všetci trvala fáza spolu 2020+60+1 38 hod Tab. 10 časový rozpis účastníkov projektu

Cenový odhad interných zdrojov:

plánovaný čas projektového tímu 255 človekodní (37+36+59+64+59)

plánovaný čas vedúceho projekt. tímu 8 človekodní

plánovaný čas zamestnancov 18 človekodní (4.5+4.5+4.5+4)

Spolu: 281 človekodní

Rozpočet: ako bolo už vyššie spomínané, materiálne zdroje firma už mala k dispozícii a zamestnanci pracovali v rámci svojho pracovného času. Projektový tím pracoval bez nároku na odmenu. Z toho vyplývajú výsledné minimálne náklady. V skutočnosti by sa dali započítať náklady za spotreby energií a podobne, ale ich výška hrá nevýznamnú úlohu. Veľký potenciál zisku projektu spočíva vo využití skúsenosti a získaných výsledkov práce v budúcnosti. Symbolický rozpočet je k dispozícii v prílohe B.

56 7.7 Analýza podnikových procesov

Analýza je proces, bez ktorého by implementácia nemohla prebehnúť. Okrem zoznámenia sa so systémom, je nutné vedieť, ako v skutočnosti funguje firma a do akej miery je nutné zmeniť proces systému alebo postup práce jednotlivých oddelení. Po dohode s firmou/vedúcim projektu sa analýza sústreďuje hlavne na obchodné oddelenie. Diagramy procesov sú v notácii BPMN9 (Business Process Modeling Notation). Ďalšie materiály sú k dispozícii v prílohe B.

7.7.1 Ľudské zdroje

Zúčastnené osoby: manažér, zamestnanci Funkcia oddelenia: starostlivosť o chod firmy a spokojnosť vedenia aj zamestnancov Ciele: efektívna kontrola a správa ľudských zdrojov Úlohy: sledovanie dochádzky, plánovanie dovoleniek, firemné výdaje, starostlivosť o zamestnancov Procesy: nábor nového zamestnanca, kontrola dochádzky, plánovanie dovoleniek, kontrola firemných nákladov a majetku Využívané aplikácie: OpenERP 6.03 (modul HR) a iné Iné: sledovanie bankových prevodov, mailová komunikácia, telefonická komunikácia Pri jednom zamestnancovi starajúcom sa o zmienené procesy sme nenašli procesy, ktoré by bolo nutné zmeniť. Už zaužívaný spôsob práce v systéme OpenERP bol v poriadku. Došlo len k zjednodušeniam dizajnu, úpravam niektorých formulárov a nastaveniu výpočtov v novom systéme podľa starého. OpenERP: dochádzka, dovolenky, údaje o zamestnancoch, firemný majetok, náklady

7.7.2 Insert oddelenie Zúčastnené osoby: zamestnanci (part-time) Funkcia oddelenia: dopĺňanie údajov do firemnej databázy a do systému Cargopass Ciele: bezchybné fungovanie v čo najkratšom čase Úlohy: prihlásenie sa do dochádzky a dopĺňanie údajov Využívané aplikácie: OpenERP 6.03 len kôli dochádzke (modul HR), Cargopass a iné V tomto prípade ide len o písanie údajov podľa tlačených zoznamov získaných od klientov (obchodné oddelenie). 9 bližšie informácie k BPMN http://www.bpmn.org/

57 OpenERP: So samotným OpenERP komunikujú len pri prihlasovaní/odhlasovaní dochádzky.

7.7.3 Projektové riadenie

V tomto prípade nejde o reálne oddelenie. Je to skôr požiadavka do budúcnosti pri zapojení firmy do rôznych projektov. Zúčastnené osoby by boli manažér, vedúci projektu a členovia tímu. V starom systéme nebola táto časť funkčná, preto sa dvaja členovia projektového tímu venovali tejto problematike. Ako neskôr vyšlo najavo, systém potreboval rozsiahle úpravy vo funkčnosti.

7.7.4 Obchodné oddelenie

Zúčastnené osoby: manažér (1), obchodníci (3), zákazníci Funkcia oddelenia: aktívny predaj a informačný servis produktu ‘Cargopass’ klientovi Ciele: rozšíriť vplyv spoločnosti a klientelu naprieč celým sektorom s nákladnou dopravou Úlohy: oslovovanie a získavanie potenciálnych klientov, udržiavanie kontaktu so stálymi Procesy: hlavný proces obchodného oddelenia rieši získavanie klientov, ich zavedenie do systemu, databázy a kontakt s nimi. Pozostáva zo subprocesov: získanie kontaktu, spracovanie informácií a oslovenie, registrácia, fakturovanie, prípadne znovuoslovenie. Využívané aplikácie: OpenERP 6.03 (modul CRM), Cargopass Iné: sledovanie bankových prevodov, mailová komunikácia, telefonická komunikácia

7.7.4.1 Hlavný proces obchodného oddelenia Popis procesu: Traja zamestnanci obchodného oddelenia kontaktujú potenciálnych zákazníkov, dopravcov, s ponukou využívania špedičného portálu Cargopass. Komunikáciu si plánujú a zaznamenávajú. Podľa reakcie je zákazník zaregistrovaný do Cargopass-u, je mu zaslaná faktúra, kontroluje sa platba. V súčasnosti oddelenie kontaktuje hlavne zákazníkov určitých kategórií vo forme kampaní. Ak záujem prejaví ako prvý zákazník, obchodník kontroluje jeho záujem a činnosť. Z firemnej databáze sa zákazník odstraňuje iba pri zániku firmy.

Dátové objekty: faktúra, email

OpenERP: databáza zákazníkov, adresy, komunikácia (telefón, email, osobne), plánovanie (kalendár), kategorizácia partnerov, hromadné emaily,

58 BI: komunikácia preklápana v systéme ako vodítko a príležitosť so sledovaním stavu a očakávaného zisku, obchodník si má možnosť kontrolovať svoju úspešnosť a obrat

Obr. 15 hlavný BPD (Business Process Diagram) obchodného oddelenia

Popis BPD hlavného procesu: Obchodník získa kontakt (z databázy, aktívnym vyhľadaním), spracuje informácie o ňom a naplánuje kontaktovanie zákazníka. Ak má zákazník záujem, je registrovaný do Cargopass-u v obmedzenej verzii (zadarmo 30 dní) alebo v plnohodnotnej (platenej). V prípade, že záujem nemá alebo je dlhšiu dobu v obmedzenej verzii, je zákazník kontaktovaný obchodníkom, či má záujem prehodnotiť svoj status. Zaregistrovaný platiaci zákazník obdŕža faktúru, po ktorej zaplatení mu je sprístupnený plnohodnotný systém Cargopass. Podľa sledovanej aktivity zákazníka sú mu ponúkané ďalšie služby. Ako napríklad asistencia so zadávaním údajov (Insert odd.). Ak faktúru nezaplatí ostane v obmedzenej verzii a je kontaktovaný obchodníkom.

7.7.4.2 Získanie kontaktu

Popis procesnej mapy: obchodník získava kontakt usmernením od manažéra alebo tým, že ho kontaktuje samotný zákazník

59 Obr. 16 BPD subprocesu získania kontaktu

7.7.4.3 Spracovanie informácií Popis BPD: obchodník planuje kontakt so zákazníkom (z vlastnej alebo zákazníkovej iniciatívy). Zisťuje jeho existenciu vo firemnej databáze. Ak sa v systéme nachádza, obchodník sa oboznámi s históriou klienta a prebieha komunikácia, ktorú riadne zaznamená (forma+obsah). Ak sa v sytéme zákazník nenachádza, overujú sa informácie o ňom (nielen u neho samotného) a v pozitívnom prípade sa mu vytvorí nový záznam v systéme (kontrola duplikátov), nasleduje komunikácia...

Obr. 17 BPD subprocesu spracovania informácii

60 7.7.4.4 Registrácia Popis BPD: Pri registrácii klienta je nutné kontrolovať a dopĺňať údaje o ňom ako v OpenERP tak aj Cargopass-e. Následne sa schváli registrácia, vygenerujú sa heslá (Cargopass) a tie sú odoslané zákazníkovi. Poprípade je kontaktovaný, či tento mail dostal.

Obr. 18 BPD subprocesu registrácie

7.7.4.5 Fakturovanie Popis BPD: Ak sa zákazník rozhodol zaplatiť pripravia a zašlú sa mu fakturačné údaje. Potom sa čaká na potvrdenie od banky o prijatej platbe. Po obdržaní platby sa spracuváva potvrdenie o zaplatení, zaeviduje sa do OpenERP a aktivuje sa mu plnohodnotný prístup do Cargopassu. Zákazník je upovedomený o zmene nastavení. Ak nezaplatil, je kontaktovaný onchodníkom.

Obr. 19 BPD subprocesu fakturácie

61 7.7.4.6 Sledovanie aktivity klienta Popis BPD: Pri snahe o udržanie zákazníka sa kontroluje jeho aktivita v systéme aj napríklad podľa štatistiky počtu aktuálnych záznamov v Cargopass-e. Následne je kontaktovaný a sú mu ponúknuté asistenčné služby (Insert odd.). Výsledok sa zaznamenáva do OpenERP.

Obr. 20 BPD subprocesu sledovania aktivity

62 7.7.5 Zhodnotenie analýzy procesov obchodného oddelenia

Malé obchodné oddelenie, čo do počtu zamestnancov, ale veľké, čo do počtu klientov. 1. Vyťaženosť manažéra je vysoká. Jedna osoba funguje ako teamleader predajcov, ale zároveň má na starosti mzdy, plánovanie, insert (nepriamo),... 2. Komunikácia s klientom je častá (email, telefonicky, osobne). 3. Časová náročnosť procesu je vo veľkej miere závislá na reakcii klienta a jeho odozve prípadne platbe. 4. Systém OpenERP: hlavná funkcia je zhromažďovanie informácií o klientoch do databázy (adresa, kontakty, história a plánovanie komunikácie, kategorizácia,...) • Časová náročnosť práce v OpenErp podľa obsiahlosti úkonu sa pohybuje v minútach. • Zručnosť v práci so systémom je obstojná. • Využívané funkcie OpenERP sú: plánovanie stretnutí, plánovanie hovorov, zaznamenávanie histórie komunikácie, vytváranie poznámok a príprava na komunikáciu s klientom. • Zistená prílišná komplikovanosť niektorých úkonov. Opatrenie : úpravy v OpenERP za účelom zmenšenia počtu nutných krokov 5. Zistená duplicita činností pri registrácii klienta - OpenErp a Cargopass Opatrenie: konverzný most medzi aplikáciami - v súčasnosti vyvíjaný. 6. Zistený rozpor medzi očakávaným a skutočným množstvom získaných zákazníkov. Opatrenie : návrh zavedenia KPI a zavedenia platového motivačného bonusu (príloha B)

7.8 Analýza rizík

Projekt je dôležitý pre efektívny chod firmy Cargopass a je významný využitím open source systému s minimálnymi nákladmi na projekt. Je nutné zmeniť systém tak, aby spĺňal požiadavky funkčnosti, ktoré preň niesú typické. Vykonané zmeny majú mať pozitívnu odozvu u zákazníka (Cargopass). Fakty: • systém je viac-menej neznámy. Na inej ako užívateľskej úrovni s ním pracovala len jedna osoba vo firme • dokumentácia je nepostačujúca alebo chýba úplne

63 • firma s takýmto typom projektu doteraz nemala skúsenosti. To sa môže prejaviť neodhadnutím časového plánu, rozpočtu, zdrojov • členovia tímu sa nepoznajú navzájom a nová pre nich je aj pozícia vo firme a na nich kladené nároky • firma má veľké očakávania na úžitok projektu s dôrazom na kľúčové využitie v ďalšej obchodnej činnosti

Najvážnejšie riziká a navrhované opatrenia: 1. strata klienta - z dôvodu slabej komunikácie, veľkej vyťaženosti obchodníka a nedostatočného monitorovania aktivity klientov opatrenie: štatistiky (komunikácia, aktivita klienta v systéme), newsletter, feedback, learn-how-to kampane a následne vyhodnocovanie 2. nedostupnosť služby - nefunkčnosť systému, pozorované výpadky internetového pripojenia, prip. el. prúdu opatrenie: zálohy, záložný zdroj, zmluvné dodatky so zabezpečovateľom internet. pripojenia (prípadne zmena poskytovateľa) 3. neprítomnosť zamestnanca - strata nezaznamenaných informácií z práce s klientom opatrenie: zaznamenávanie všetkých informácií 4. časový sklz projektu - odsunutie zefektívnenia procesov vo firme, ušlý zisk opatrenie: aktualizácia projektového plánu, posun termínov, dôsledné analýzy 5. opomenutie funkcionality - chyby systému a procesov, navýšenie času na opravy opatrenie: dôsledné analýzy, testovanie, dokumentovanie a konzultácie so zamestnancami 6. precenenie možností softvéru - z dôvodu zlého výberu, nereálny návrh nových procesov (reengineering), zlých analýz (možnosť rizika neúspešnej implementácie) opatrenie: dôsledné analýzy a testovanie možností systému, navýšenie času (nákladov)

Pravdepodobnosť nežiadúceho výskytu: 45% Prehľadná tabuľka rizík je k dispozícii v prílohe B.

64 7.9 Výsledok projektu

Cieľ projektu - optimalizácia CRM – ERP systému, konkrétne verzie OpenERP 6.0.3. , vrátane migrácie zo staršej na novšiu verziu bol splnený. Čiastkovými vstupmi, výstupmi v projekte bola dôkladná analýza prebiehajúcich firemných procesov a návrh ich zefektívnenia vzhľadom na časovú náročnosť a analýza možností samotného ERP systému, ktorá bola vykonaná. Vytvorenie dokumentácie, manuálov, plánov, postupov v závislosti od fáze projektu bolo uskutočnené. Hlavný cieľ - úspešné vykonanie samotnej migrácie systému a zavedenie do činnosti zákazníka, bol splnený. Z pohľadu ceny - základný predpoklad zákazníka (Cargopass), mať na projekt minimálne náklady bol splnený. Samotný projektový tím pracoval bez nároku na mzdu. Náklady na zavedenie systému OpenERP boli minimálne. Komunikácia so zamestnancami prebehla v rámci ich pracovného času bez väčších zásahov do ich náplne práce. Testovanie prebehlo na samostatnej inštancii bez vplyvu na ostrú prevádzku. Z pohľadu času - ukončiť projekt do konca roka 2011- splnené. Z pohľadu kvality - úspešné vykonanie samotnej migrácie systému a zavedenie do činnosti zákazníka bez obmedzenia jeho pravidelnej obchodnej činnosti – splnené. Ďalej obsiahnutie všetkých navrhovaných zmien s plnou požadovanou funkčnosťou, bez nutnosti (s minimálnym počtom) dodatočných zásahov do systému – čiastočne splnené. Nedosiahnutie stanovených cieľov – nastalo v neúplnom splnení kritéria kvality migrácie, kedže nie všetky navrhované zmeny funkčnosti a dizajnu systému sa podarilo zaviesť. Ide hlavne o vytvorenie modelu pre zálohovanie zmien vykonaných pri migrácii a ich automatizované zavedenie pri migrácii budúcej. Ten bol čiastocne nahradený dôkladnou dokumentáciou.

65 7.10 Zhodnotenie projektu

Základným predpokladom pre úspech projektu bolo zostavenie funkčného tímu, podpora zo strany vedenia a zamestnancov, dôsledné analýzy možností a priebežná komunikácia so zákazníkom priamo pri procese implementácie. Dôležité pri analýzach bolo, že na nich vždy pracovali viacerí členovia tímu a tým prinášali rôzne pohľady na daný problém. Tí istí ľudia zároveň pracovali na implementácií, čím sa podarilo vyhnúť klasickým nedorozumeniam medzi analytikmi a vývojármi. Za kritické situácie sa dá považovať dodržanie funkčnosti ostrej prevádzky bez ovplyvnenia užívateľov hlavne počas ostrej migrácie a nekorešpondujúce odozvy zavedených zmien z testovacej na ostrú prevádzku. Tie boli spôsobené neznámymi chybami a výpadkami systému ale aj chybami z nepozornosti, spôsobenými členmi tímu. Riešením bolo zvýšené nasadenie podpory projektového tímu smerom k zákazníkovi z pohľadu časového aj výkonnostného počas problematického obdobia projektu. Tie najkritickejšie zmeny (update databázového stroja, migrácia samotná) sa vykonávali mimo pracovnú dobu zamestnancov s možnostou okamžitého návratu k pôvodnému funkčnému stavu (vďaka pravidelnému zálohovaniu).

66 8 Záver

Cieľom tejto práce bolo hlavne aktualizovanie prehľadu súčasnej ponuky a možností open source ERP systémov a vytvorenie dostatočnej znalostnej báze pre implementáciu takéhoto systému do malej alebo stredne veľkej firmy.

V teoretickej časti bol načrtnutý úvod do ERP, jeho vývoja a ponuky na trhu. Spomenutá bola aj problematika open source a licencií a výpočet výhod a nevýhod v porovnaní s komerčnými produktmi. Nasledovalo podrobné rozpísanie kritických faktorov implementácie a samotnej implementačnej metodológie.

Za praktickú časť práce sa dá považovať analýza najznámejších open source ERP a ich porovnanie nielen recenzijným spôsobom ale aj na základe kriteriálnej tabuľky.

Jeden vybraný systém je náväzne súčasťou reálneho projektu vo firme Cargopass. Výstupom je dokumentácia v podobe WBS, časového plánu, analýz procesov, využitia zdrojov a rozpočtu.

67 9 Literatúra

[1] RENTZHOG, O.: Processorientering – En grund for morgondagens organisationer., Lund, 1998. študent. lit. [2] HARRINGTON, H.J.: Business Process Improvement., McGraw-Hill, Inc., New York, 1991. [3] APICS Dictionary, 10. edícia, 2002, 1, 65 s. príručka APICS, Dostupné na internete [4] SODOMKA, P., Informační systémy v podnikové praxi. 1. vyd. Brno : Computer Press, a.s., 2006. 351 s. ISBN 80-251-1200-4. [5] ALSHAWI, S.; THEMISTOCLEOUS, M.; ALMADANI, R.: Integrating diverse ERP systems: a case study. In: The Journal of Enterprise Information Management 17/6, 2004. Emerald Group Publishing Limited. [6] Euractiv.sk, [online], [citované 10.1.2012], Dostupné na internete [7] Efektivita nasazení Open Source, Studie pro management organizací a správce ICT, Poradenské centrum pro podporu implementace opensource software, Praha, 2008. [8] Open Source Initiative, The Open Source Definition (Annotated), [online], [citované 10.1.2012], Dostupné na internete [9] opensource.org, [online], [citované 10.1.2012], Dostupné na internete [10] zajtra.sk/technologie, [online], [citované 10.1.2012], Dostupné na internete [11] IFS ERP Mobility Survey; Overview and Projections on Remote Access to Enterprise Data, 2011. [12] MABERT, V. A., SONI, A., VENKATARAMANN, M. A., The impact of organization size on enterprise resource planning (ERP) implementations in the US manufacturing sector. Omega, 2003. [13] podnikanieainovacie.euin.org, [online], [citované 10.1.2012], Dostupné na internete [14] BAILOR, C., For CRM, ERP, and SCM, SAP Leads the Way, 2006. [15] Prieskumy, výsledky prieskumov o slovenskom trhu IT, IT ročenka 2011, zdroj Infoware. [16] itnews.sk, [online], [citované 10.1.2012], Dostupné na internete [17] DANIŠ, R., Podujatie Open Source Monitoring, Priestor pre open source riešenia, 2011. [18] CLIFFE, M. L., ERP implementation. Harvard Business Review, 1999. [19] GILOOLY, C., Disillisionment, Information Week, 1998. [20] GARGEYA, V.B., BRADY, C. , Success and failure factors of adopting SAP in ERP system

68 implementation, Business Process Management Journal, 2005. [21] HOLLAND, P. H., LIGHT, B., A Critical Success Factors Model for ERP Implementation.IEEE Software, 1999. [22] SOMERS, T. M., NELSON, K. G. A taxonomy of players and activities across the ERP project life cycle. Information & Management, 2004. [23] HEDMAN, J., On Enterprise System Artifacts: Changes in Information Systems Development and Evaluation. Lund: Department of Informatics, Lund University, 2003. [24] choiceerp.org, [online], [citované 10.1.2012], Dostupné na internete [25] ohloh.net, [online], [citované 10.1.2012], Dostupné na internete [26] rfp-template.html, [online], [citované10.1.2012], Dostupné na internete [27] BENDOVÁ, M., Nástroje na podporu znalostního managementu v ERP systémech. Srovnávací analýza, VŠE Praha, 2010. bakalárska práca [28] HERZOG, T., A comparison of open Source ERP Systems,Wirtschaftsuniversität Viedeň, 2006. diplomová práca [29] KOPECKÝ, J. , Technická správa Interim Projectu, Brno, 2012. 1-9s. Interim Project SSME FI MUNI

69 10 Zoznam tabuliek Tab. 1 kategorizácia podnikov podľa ČSÚ (7) (str. 10) Tab. 2 tržby významných spoločností vo svete zaoberajúcich sa ERP (15) (str. 16) Tab. 3 celkové tržby za produkty ERP tuzemských spoločností za rok 2009 a 2010 (16) (str. 17) Tab. 4 porovnanie štúdií významnosti kritických faktorov (26) (str. 22) Tab. 5 rozpis fáz a úloh implementácie ERP (str. 27) Tab. 6 legenda pre rating ERP porovnania (str. 45) Tab. 7 kvalitatívne porovnanie open source ERP (str. 46) Tab. 8 zoznam potrebných zdrojov (str. 54) Tab. 9 naviazanie ľudských zdrojov na odhadovaný priebeh činností (str. 55) Tab. 10 časový rozpis účastníkov projektu (str. 56)

11 Zoznam obrázkov Obr. 1 vytvorenie zákazníka Adempiere demo (str. 30) Obr. 2 Dolibarr úvodná obrazovka (str. 33) Obr. 3 Dolibarr formulár pre pridanie nového zákazníka (str. 33) Obr. 4 Openbravo hlavná pracovná plocha (str. 35) Obr. 5 Openbravo vytvorenie zákazníka a zadanie jeho adresy (str. 35) Obr. 6 Opentaps zoznam dodávateľov (str. 37) Obr. 7 Opentaps formulár vytvorenia nového dodávateľa (str. 35) Obr. 8 OpenERP formulár pre vyplnenie zákazníka (str. 39) Obr. 9 dizajn xTuple ERP (str. 41) Obr. 10 xTuple karta so zákazníkom (str. 41) Obr. 11 Tryton zadanie kontaktu (str. 44) Obr. 12 Tryton zoznam kontaktov (str. 44) Obr. 13 organizácia firmy Cargopass (str. 48) Obr. 14 WBS s časovým plánom z MS Project (str. 53) Obr. 15 hlavný BPD (Business Process Diagram) obchodného oddelenia (str. 59) Obr. 16 BPD subprocesu získania kontaktu (str. 60) Obr. 17 BPD subprocesu spracovania informácii (str. 60) Obr. 18 BPD subprocesu registrácii (str. 61) Obr. 19 BPD subprocesu fakturácie (str. 61) Obr. 20 BPD subprocesu sledovania aktivity (str. 62)

70 12 Zoznam príloh

Príloha A (doplňujúce teoretické informácie) (2 str.) Známe projekty open source ERP Príloha B (doplňujúca projektová dokumentácia) (16 str.) Výsek Ganttovho diagramu implementačnej časti projektu Symbolický rozpočet projektu Tabuľka rizík Procesná mapa – Cargopass Hierarchia aktérov – OpenERP Model prípadov použitia – OpenERP Scenáre prípadov použitia Diagramy procesov v notácii BPMN

Odporúčanie sledovania údajov Elektronické prílohy (CD) OpensourceERP_DP_Kopecky.pdf OpenERP.mpp Gantt.jpg

71 Príloha A Známe projekty open source ERP1 ERP Programované v Licencia Iné informácie Krajina vývoja Adaxa Suite Java GPL Australia, New Zealand Adempiere Java GPL Odnož Compiere Spain BlueErp PHP,MySQL, GPL PostgreSQL Compiere Java GPL/Commercial 1999, Consona Corporation, jún 2010 Dolibarr PHP,MySQL, GPL US,France, Belgium, PostgreSQL Spain,India,Argentina ERP5 Python, Zope, MySQL GPL Brazil,France,Germany , Japan Sénégal Fedena Ruby Apache License ERP pre univerzity India FreedomERP Java, Firebird GPL ERP/CRM pre SME Brazil FrontAccounting PHP, MySQL GPL Oddelene od WebERP

GNU Enterprise Python GPLv3 HeliumV Java AGPL Austria, Germany JFire Java LGPL Foundation Java LedgerSMB Perl, PostgreSQL GPL Odnož projektu Worldwide SQL-Ledger, 2006 OFBiz Apache, Java Apache OpenPro PHP, MySQL MPLLicense 2.0 USA Openbravo Java Openbravo Public Spain License (OBPL), OpenERP Python, PostgreSQL AGPLv3, pôvodne Tiny ERP Belgium, India, USA OpenERP Public License Opentaps Java AGPLv3 Amazon EC2 cloud Worldwide Postbooks C++,JavaScript, CPAL VytvorenéXTuple, PostgreSQL Qtframework SQL-Ledger Perl, PostgreSQL GPL Tryton Python GPLv3 Odnož OpenERP WebERP PHP, MySQL GPLv2 LAMP

1 List of ERP software packages, Free and Open Source ERP software, [online], [citované 10.1.2012], Dostupné na internete

1 Príloha B Výsek Ganttovho diagramu implementačnej časti projektu

Pre lepší odhad množstva vykonanej práce slúži nasledujúca tabuľka sumarizujúca počet vykonaných zmien v kóde alebo počet strán analýz a dokumentácie. Pri úpravách v OpenERP znamená jedna strana dokumentácie približne zmenu jedného XML formuláru.

Množstvo vykonanej práce

činnosť počet zmien vo funkčnosti počet strán dokumentácie Analýzy 11 Úprava OpenERP CRM 131 42 (vrátane obrazovej prílohy) Project 207 36 (vrátane obrazovej prílohy) HR 133 41 (vrátane obrazovej prílohy) databáza 7 - Manuály spolu 38

2 Symbolický rozpočet projektu

Rozpočet Typ výdavkov Počet Poznámka Cena HW server 2 k dispozícii, bežný chod firmy - firemná sieť - internet - PC zamestnancov 16 - tlačiarne 2 - PC pre projektový tím 5 vlastné 0,00 SW OS a iné k dispozícii 0,00 OpenERP 0,00 INÉ kancelária 1 - vybavenie kancelárie - nájomné bežný chod firmy elektrika voda telefón Skype, email, k dispozícii 0,00 spotrebný materiál k dispozícii, bežný chod firmy Osobné výdaje zamestnanci 3+2 plat 198 hod v rámci svojej pracovnej doby 0,00 nadčasy - - projektový tím 5 práca od hodiny 2020 hod neplatená stáž 0,00 odmena za vykonané dielo Nákup služieb implementácia zabezpečil projektový tím 0,00 školenia 0,00 manuály 0,00 podpora 0,00 Celkovo 0,00

3 Tabuľka rizík Aktuálny Možné Riziko Dopad Zamestnanec stav východisko Chod firmy strata bonusu Zlepšenie procesu Strata klienta 45% obchodníka, ušlý CRM zisk Zálohovanie Nedostupnosť služby 45% ušlý zisk všetci zdrojov Aktualizovanie Veľká vyťaženosť pracovníka 45% ušlý zisk časového rozpisu všetci práce Presunutie plánovaného Choroba 45% 80% hod mzdy všetci úkonu na iný čas alebo pracovníka 1 mesačná Výpoveď 10% mzda,strata Motivácia všetci vedomostí Plány, rozpočty, proces Získavanie náklady na nových/ďalších Prekročenie rozpočtu 10% projekt +ušlý všetci financií, presun zisk zdrojov Časový sklz 45% ušlý zisk Posun termínu projekt. tím Aktualizácia Nesprávna nadväznosť 10% čas projekt. tímu projektového projekt. tím procesov/úkonov plánu Nekompatibilita čiastkových Pravidelné 10% čas projekt. tímu projekt. tím riešení (navzájom) testovanie Nezhody v požiadavkách navýšenie času a Pravidelné analytici, Opomenutie funkcionality 45.00% nákladov testovanie manažment Nezhody v užívateľskom rozhraní Priebežné a navýšenie času a záverečné Nezhody v dizajne vedúci a projekt. 10% nákladov na stretnutie samotnom tím prepracovanie s vedúcim projektu Výkon, kvalita Zálohovanie Preťaženie systému 10% ušlý zisk projekt. tím zdrojov náklady na Pravidelné Vysoká chybovosť 10% projekt. tím prepracovanie testovanie navýšenie času a Precenenie možností tímu 10% Posun termínu projekt. vedúci nákladov navýšenie času a vedúci a projekt. Precenenie možností softvéru 45.00% Posun termínu nákladov tím

4 Procesná mapa - Cargopass

Hierarchia aktérov - OpenERP

5 Model prípadov použitia - OpenERP

6 Scenáre prípadov použitia

Názov prípadu použitia Prihlásiť sa Identifikácia prípadu UC01 použitia Cieľ prípadu použitia Prihlásenie do OpenERP a do firemnej dochádzky Primárny aktér Užívateľ-Zamestnanec – je riadnym zamestnancom firmy Cargopass Pomocný aktér Vstupné podmienky Aktér je zamestnancom firmy Cargopass s pridelenými prístupovými heslami a právami Výstupné podmienky Aktér je prihlásený v systéme s označeným časom príchodu v dochádzke Základný scenár KROK ROĽA AKCIA 1 systém zobrazí formulár pre prihlásenie 2 aktér zadá povinné údaje: meno a heslo 3 systém prihlási aktéra a zobrazí základné menu v závislosti od užívateľských práv 4 aktér zvolí v menu ľudské zdroje/dochádzka 5 systém zobrazí formulár dochádzky pre príchod/odchod 6 aktér zvolí príchod, pokiaľ sa nezabudol odhlásiť v predchodzí deň, je zapísaný jeho čas (príchodu) Alternatívny scenár KROK ROĽA AKCIA 6a1 systém zobrazí chybové hlásenie, že prihlásenie už prebehlo 6a2 aktér sa odhlási (a pokračuje znovu v kroku 6)

Názov prípadu použitia Vytvoriť záznam o zákaznikoch Identifikácia prípadu UC02 použitia Cieľ prípadu použitia Vytvorenie záznamu v databáze o novom zákazníkovi Primárny aktér Insert – aktér je brigádnikom firmy Cargopass Pomocný aktér Vstupné podmienky Aktér je prihlásený v OpenERP Výstupné podmienky Vytvorený záznam v adresári Základný scenár KROK ROĽA AKCIA 1 aktér zvolí v menu obchod/adresár 2 systém zobrazí zoznam zákazníkov 3 aktér zvolí vytvorenie nového 4 systém zobrazí prehľadný formulár 5 aktér vyplní farebne odlíšené povinné údaje vo formulári a zvolí uložiť 6 systém vytvorí záznam o zákazníkovi (adrese, kontaktoch,...) Alternatívny scenár 6a1 systém vyhlási, že zákazník už existuje

7 6a2 aktér skontroluje inkriminovaný záznam (nieje duplikátny), vráti sa ku kroku 5 (zmení názov záznamu) 6b2 aktér skontroluje inkriminovaný záznam (je duplikátny), (scenár je neúspešný)

Názov prípadu použitia Plánovať komunikáciu Identifikácia prípadu UC03 použitia Cieľ prípadu použitia Naplanovanie schodzky so stalym zakaznikom Primárny aktér Obchodne oddelenie – aktér je obchodnik firmy Cargopass Pomocný aktér Vstupné podmienky Aktér je prihlásený v OpenERP a zákazník je uložený v databáze kontaktov Výstupné podmienky Naplanovana schodzka v kalendari systemu Základný scenár KROK ROĽA AKCIA 1 aktér v systéme zvolí v menu obchod/adresár 2 systém zobrazí zoznam zákazníkov 3 aktér nájde a otvorí záznam daného zákazníka 4 systém zobrazí prehľadný formulár informácií o zákazníkovi 5 aktér zvolí v záložke história/stretnutia/nové 6 systém zobrazí prehľadný formulár pre nové stretnutie s predvyplneným zákazníkom 7 aktér vyplní farebne odlíšené povinné údaje vo formulári a zvolí uložiť 8 systém vytvorí novo-naplánované stretnutie Alternatívny scenár KROK ROĽA AKCIA 1a1 aktér v systéme zvolí v menu Stretnutia, vytvoriť nové 1a2 systém zobrazí prehľadný formulár pre nové stretnutie bez predvyplneného zákazníka 1a3 aktér V danej kolonke formuláru dá dohladať konkrétneho zákazníka a pokračuje v kroku 7

8 Názov prípadu použitia Vytvoriť projekt Identifikácia prípadu UC04 použitia Cieľ prípadu použitia Vytvoriť nový projekt s pridelenými úlohami pre zamestnancov Primárny aktér Projektové riadenie – aktér je manažérom firmy Cargopass Pomocný aktér Vstupné podmienky Aktér a zamestnanci sú prihlásení v OpenERP, má zodpovedajúce prístupové práva Výstupné podmienky Založený projekt Základný scenár KROK ROĽA AKCIA 1 aktér zvolí v menu projektové riadenie/projekty/nový 2 systém zobrazí prehľadný formulár pre nový projekt 3 aktér vyplní farebne odlíšené povinné údaje a zvolí uložiť 4 systém vytvorí nový projekt 5 aktér zvolí v menu projektové riadenie/projekty/úlohy/nová 6 systém zobrazí prehľadný formulár pre novú úlohu 7 aktér vyplní farebne odlíšené povinné údaje, pridelí úlohu konkrétnemu zamestnancovi zo zoznamu a zvolí uložiť 8 systém vytvorí priradené úlohy v danom projekte

9 Diagramy procesov v notácii BPMN

Obr. 15 hlavný BPD (Business Process Diagram) obchodného oddelenia

10 Obr. 16 BPD subprocesu získania kontaktu

11 Obr. 17 BPD subprocesu spracovania informácii

12 Obr. 18 BPD subprocesu registrácie

13 Obr. 19 BPD subprocesu fakturácie

14 Obr. 20 BPD subprocesu sledovania aktivity

15 Odporúčanie sledovania údajov Návrh zavedenia KPI - Key Performance Indicator - ukazovateľ, ktorý udáva aký výsledok sa očakáva (na základe výpočtu priemerných výsledkov a schválenej hranice plniteľnosti) (%) (obdobne KRI - Key Result Indicator, výsledok je číslo, počet) Po vzájomnej dohode a kompromise medzi očakávaniami vedenia a súčasných výsledkov činnosti obchodníkov by mohli byť nastavené hraničné hodnoty, ktoré budú sledované (a na základe ich nesplnenia/prekročenia, môže byť vypočítavaný motivačný bonus). Pozitíva: v dlhodobom výhľade je predpoklad postupného ustálenia výkonu a neskorší rast. Negatíva: vytváranie a pravidelné dopĺňanie výsledkov zabere určitý čas niektorému zo zamestnancov Príklad: pri kampani (mail, feedback dotazník) rast počtu zákazníkov ) percento obratu nových zákazníkov podiel na trhu loajalita zákazníka resp. počet zákazníkov, kt. opäť nezakúpia

kontakt na telefóne miera získavania zákazníkov 1. celkový počet zákazníkov 2. celkový počet platiacich zákazníkov 3. celkový počet neplatiacich zákazníkov 4. celkový počet dlhodobo platiacich zákazníkov 5. celkový počet krátkodobo platiacich zákazníkov 6. celkový počet stratených zákazníkov (platili ale prestali) 7. počet oslovených zákazníkov /deň /predajca / celkovo 8. počet získaných zákazníkov -||- 9. počet nezískaných zákazníkov -||- 10. počet opätovne získaných zákazníkov 11. čas hovoru priemerne na zákazníka / 1 telefonát /celková komunikácia 12. priemerný čas pretelefonovaný pri získaní zákazníka (od 1. telefonátu po platbu) 13. priemerný počet emailov -||- 14. priemerný čas čakania na platbu od klienta 15. priemerný zisk na obchodníka (vzhľadom na obrat,...)

16