REFERENTIE RTL Met een paar drukken op de knop efficiënte managementinformatie en een betrouwbare forecast THE BEST OF ICT WITH A HUMAN TOUCH

ACHTERGROND tie van Board om structuur en hiërarchie aan DOELSTELLINGEN RTL Nederland is een dochteronderneming van te brengen in grote hoeveelheden data en daar • Proces van rapportages maken en forecasting RTL Group, een van de grootste tv-, radio- en snel waardevolle managementinzichten uit te automatiseren productiebedrijven van Europa. RTL Group is halen. • Meer inzicht door betere en snellere forecasts en voor 76,28 procent in handen van Bertelsmann, scenario’s een groot internationaal mediaconcern. RTL is TIJD VOOR VERANDERING • Fouten in rapportages en forecasts voorkomen door bekend van verschillende tv-zenders als RTL De financiële administratie van RTL is opge- handmatig werk te beperken 4 en RTL Z. Het bedrijf is bovendien een grote bouwd uit diverse afdelings- en projectcodes speler op de digitale markt met bekende mer- die ieder informatie bevatten over bijvoorbeeld OPLOSSING ken zoals RTL Nieuws, RTL XL, Buienradar en een merk, event of tv-programma. De finan- Videoland. Daarnaast creëert, produceert en ce-afdeling van RTL maakt op basis van de • Het Board platform voor business intelligence, vermarkt RTL succesvolle events en concepten informatie uit die projecten maandelijkse rap- corporate performance management en analytics als ‘Let’s Dance’ en ‘Healthy Fest’ en investeert portages voor managers, teams en afdelingen. • Structuur en hiërarchie aangebracht in financiële het bedrijf in (inter)nationale films. De finan- “Die rapportages maakten we in Excelsheets. data van RTL in Board ce-afdeling van RTL zocht een oplossing om Dat was een tijdrovende en foutgevoelige klus. • Bouwen van geautomatiseerde standaard over alle verschillende projecten van het bedrijf Eén verkeerde invoer of aanpassing en dan managementrapportages eenvoudiger rapportages en forecasts te maken. waren we zo een paar uur verder om te zoeken • Ontwikkelen van structuur en workflow voor Axians ondersteunde RTL met de implementa- waar het fout ging. Als iemand vroeg om meer budgetting en forecasting

AXIANS.NL/SMART-FINANCE | [email protected] details, kostte het minstens een uur om een nieuw rapport te maken.”

Bij forecasting liep RTL tegen een soortgelijk probleem op. “We hebben business controllers die verantwoordelijk zijn voor één of meer- dere afdelingen. Zij leveren de actuele cijfers van hun afdelingen aan en op basis daarvan maken we een forecast. Dat gebeurde in losse spreadsheets. Het nadeel is dat sommige infor- matie van toepassing is op diverse afdelingen. Daarnaast werden forecasts op basis van jaarto- talen gemaakt, waardoor het maandelijks moni- toren van de performance versus de forecast niet mogelijk was. Dat maakte het werkproces complex en niet efficiënt. We willen eigen- " We kunnen nu zelf allerlei lijk zo snel mogelijk weten of prognoses nog additionele dashboards en kloppen of dat we bij moeten sturen”, vertelt rapportages genereren op Gerben de Birk, Senior Business Controller bij basis van het framework dat RTL. “Daarom besloten we dat het tijd was voor Axians heeft gebouwd." verandering. We zochten naar een oplossing om Dennis Verweij eenvoudig, snel en vooral foutloos rapportages en forecasts te maken. Belangrijk was dat de tooling om kon gaan met de complexe structuur in Board verdeeld in dimensies – bijvoorbeeld VOORDELEN VOOR DE KLANT van onze business.” bedrijven, projecten en grootboekrekeningen • Standaard managementrapportages zijn dagelijks – en meetwaarden zoals de grootboekregels. beschikbaar MEER GRIP OP RAPPORTAGES Daardoor creëren we hiërarchie en structuur in • Nauwkeurigheid van forecasting en rapportages is EN FORECASTS onze (financiële) informatie. Vervolgens hebben aanzienlijk verbeterd Na een intensieve selectieprocedure koos RTL we alle bestaande rapportages nagebouwd in • Het produceren van nieuwe rapportages kan in een voor Board, de geïntegreerde oplossing voor Board en het proces om rapportages te gene- paar muisklikken business intelligence, corporate performance reren volledig geautomatiseerd. We kunnen nu management en analytics. De Birk: “De oplos- zelf allerlei additionele dashboard en rappor- sing voldeed aan onze eisen en wensen, de tages genereren op basis van het framework prijs-kwaliteitverhouding was goed en de Smart dat Axians heeft gebouwd. Bovendien hebben Finance-aanpak van Axians sprak ons aan. Bij we samen met Axians kritisch gekeken naar de de beslissing hebben we onze finance-collega’s huidige manier van forecasten en we hebben actief betrokken. Ze hebben allemaal de proof of dat proces vertaald naar een digitale workflow. concepts gezien en samen hebben we de knoop We hebben een autorisatiestructuur gebouwd doorgehakt. Daardoor wordt de oplossing breed zodat business controllers precies weten welke gedragen.” cijfers ze moeten invullen. Alle informatie komt vervolgens op een centraal punt samen, waar RTL en Axians brachten samen de minimale we met een audittrail direct kunnen zien welke eisen in kaart en vervolgens maakt Axians gegevens nog ontbreken. Als alle gegevens een roadmap voor de implementatie. Dennis compleet zijn, kunnen we ze direct controle- Verweij, Senior Group Financial Controller bij ren en in een handomdraai de forecast pro- RTL: “We hebben de data uit ons ERP-systeem duceren.”

AXIANS.NL/SMART-FINANCE | [email protected] Verweij: “Axians ondersteunde ons bij iedere " We kunnen onze actuals KLANT IN HET KORT stap in het proces. Ze stelden de juiste vragen. Ze eenvoudiger vergelijken, wisten wat onze gebruikers nodig hadden, hoe waardoor we afwijkingen onze rapportages waren opgebouwd en advi- veel sneller signaleren." seerden ons hoe we Board het beste in konden Gerben de Birk richten. Natuurlijk liepen we soms tegen dingen Bedrijf: RTL Nederland aan. Rapportages waren soms complexer dan diend. Zo bewaken we eenvoudig de voortgang Branche: Media & entertainment gedacht of de hoeveelheid data vormde een gro- van forecasts en hebben we direct inzicht in wie Feiten & cijfers: RTL Nederland is 100% dochter tere uitdaging. Gelukkig was Axians heel flexibel wat precies heeft gedaan. Door de autorisatie- van RTL Group, een groot Europees tv-, radio- en als het project net even anders liep. Bovendien structuur is er bovendien geen onduidelijkheid productiebedrijf. RTL Group is voor circa 76,28 procent hebben ze ons niet alleen bij de implementatie meer welke informatie business controllers aan in handen van het Duitse mediaconcern Bertelsmann ondersteund, maar ook geleerd om zelf rappor- moeten leveren. Ze zien in Board precies welke Website: www.rtl.nl tages te bouwen en te beheren.” cijfers ze in moeten vullen. En we vergelijken onze forecasts eenvoudig, waardoor we afwij- DUIDELIJKE VERBETERING kingen veel sneller signaleren. Daardoor kunnen ZORGT VOOR AMBASSADEURS we cijfers beter vergelijken en op tijd bijsturen.” Met Board kan RTL nu efficiënter en nauwkeu- riger het verhaal achter de cijfers vertellen met Binnen de organisatie ziet Verweij dat Board slimme rapportages, analyses, dashboards en steeds meer ambassadeurs krijgt. “Mensen zien voorspellingen. De Birk: “Veel arbeidsintensieve de mogelijkheden en de wensenlijstjes groeien. processen zijn geautomatiseerd. Dat scheelt Onze business controllers krijgen steeds vaker ons veel tijd. We hebben nu dagelijks actuele de vraag om meer gedetailleerde rapportages te data tot onze beschikking om managementrap- maken. We willen de business ook steeds beter portages te produceren. Met een paar drukken bedienen door naast financiële data ook infor- op de knop voorzien we steeds meer afdelingen, matie uit andere systemen te halen. Dat doen businessunits en managers van de juiste infor- we nu bijvoorbeeld al door FTE-informatie uit matie. En dat is niet alles. Als de situatie erom ons HR-systeem toe te voegen aan rapporta- vraagt, kunnen we nu veel vaker forecasten dan ges. Voor nu zijn we ontzettend tevreden met de voorheen. Door de audittrail zien we precies wie resultaten en daar heeft Axians een belangrijke voor welke afdeling de forecasts heeft inge- bijdrage aan geleverd.”

AXIANS.NL/SMART-FINANCE | [email protected]